В каком интервале целесообразно назначать деловые встречи: 6 правил этикета деловых переговоров

Содержание

6 правил этикета деловых переговоров

7 вопросов для собеседования, которые помогут вам нанять лучшего кандидата
Эксперт по подбору кадров выяснил, какие качества требуются людям, чтобы преуспеть в работе. Чтобы определить, есть ли у кандидата нужные качества, следует задать ему эти вопросы. Нанимать людей нелегко. Рынок труда в наши дни очень ограничен, особенно в технической сфере, а гласные и негласные правила найма очень часто не работают. Зачастую кандидаты хорошо выглядят «на бумаге», но на практике выясняется, что они никуда не годятся. Настало время переосмыслить качества, которыми должны обладать лучшие сотрудники! Со-основатель и генеральный директор компании Koru, предлагающей программу по бизнес-тренингу для новых сотрудников, Кристен Хэмилтон помогает людям сгладить переход от студенчества ко взрослой жизни и найти работу, в которой они могут преуспеть. Общаясь с кандидатами без реального опыта, Хэмилтон четко сформулировала список качеств, которыми обладают все великолепные сотрудники.
На основании этого списка Хэмилтон создала свою систему ценностей, которая позволяет ей без труда отыскивать и нанимать ценные кадры. Компания Koru отказалась от стандартных показателей — таких, как средний балл выпускника или рейтинг колледжа, который тот окончил. Вместо этого Хэмилтон и ее коллеги оценивают навыки и образ мышления кандидата. Они считают, что это способствует формированию более качественного прогноза о профессиональном будущем кандидата. Оценка проводится по семи критериям, которые в совокупности описывают идеального сотрудника. Критерии не зависят от специфики работы и ступени карьерного развития, то есть могут применять как к начинающему инженеру, так и к директору по маркетингу. И, что еще более важно, эти критерии действительно работают! 85% молодых специалистов, отобранных для участия в образовательной программе в соответствии с обозначенными критериями, очень быстро находят себе работу! Некоторые из них получают по несколько предложений одновременно, а компании, которые их нанимают (например, LinkedIn, Facebook и Yelp), остаются очень довольны своими приобретениями.
«Ласло Бок, директор по персоналу Google, одним из первых попытался проверить, влияют ли университетские оценки сотрудников на их производительность. Оказалось, что нет», — говорит Хэмилтон. — «Самыми надежными индикаторами успеха оказались технические и социальные навыки, которые оказывают влияние на бизнес-процессы». Рассказывая нам о Koru (именно так в компании называют новый принцип найма), Хэмилтон поделилась с нами особыми вопросами и тактиками, которыми она пользуется при проведении собеседований. Любой стартап может взять их на вооружение, чтобы убедиться в том, что те, кого нанимают, действительно будут хорошо работать.Твердость характераСовременные стартапы развиваются очень быстро, и их сотрудникам нередко приходится занимать должности без четко определенных должностных обязанностей. Им необходимо делать дела очень быстро и схватывать все на лету, не забывая при этом о рутинных процедурах, поэтому вам нужны настойчивые и несгибаемые люди, способные выживать в бесконечной гонке.
О чем спрашивать? «Попросите кандидата рассказать о том, как он чего-то сильно хотел, настойчиво преследовал свою цель и наконец добился ее, преодолев все преграды», — предлагает Хэмилтон. Слушая ответ, обращайте внимание не только на саму проблему, но и на период времени, в который все происходило. «Вам нужно понять, насколько настойчив тот, кто перед вами сидит. Как долго он может биться над решением проблемы, которая его интересует?» Такое качество, как настойчивость, часто проявляется в самых повседневных вещах, то есть не стоит ждать от кандидата героических историй. Напротив, вполне вероятно, что история будет очень скучная, но по ней вы сможете распознать человека, способного хорошо делать свою работу.СкрупулезностьКаждый день в мире появляется новая информация и инструменты для ее получения, и это замечательно! Тем не менее, сами по себе цифры ничего не значат. «Это верно для любой работы, вне зависимости от ее уровня. Каждый сотрудник, будь то руководитель или простой исполнитель, должен обладать аналитическим складом ума и стремиться находить ответы на вопросы самостоятельно.
Инструментов для этого сегодня полно, нужно лишь использовать их правильно», — говорит Хэмилтон. Скрупулезность — это стремление кандидата постигать факты, интегрировать информацию из разных источников, правильно ее толковать и быстро принимать важные решения. Неважно, кого вы ищете — специалиста по обработке данных или менеджера по работе с клиентами. Он должен уметь это делать. О чем спрашивать? Проверить, насколько скрупулезен человек, несложно. Для технических специальностей можно устроить практический или логический тест на время. С представителями всех остальных специальностей можно поговорить о случаях из практики. «Попросите кандидата рассказать вам о том, как он принимает решения. Проанализируйте то, как он мыслит и анализирует имеющуюся у него информацию, не сосредотачиваясь на конечном результате», — советует Хэмилтон.ВлияниеЛидеру важно знать, что все члены его команды понимают конечную цель и стремятся к ней приблизиться. Вам нужны люди, способные прочувствовать свою роль в общем деле, понять связь между конкретными задачами и результатом, а также расставить приоритеты и действовать в нужном направлении.
О чем спрашивать? Спросите кандидата, знает ли он, каким образом его работа влияет на деятельность всей организации. Попросите привести измеримые факты — например, «увеличил прибыль на Х%», «порекомендовал Y специалистов, которые впоследствии вошли в штат» или «привлек Z новых клиентов». Кроме того, вы можете попросить кандидата описать человека или компанию, которые ему нравятся, а также их способы влияния на окружающих. «Вам нужен человек, который видит общую картину и знает, как распределять силы и средства и расставлять приоритеты», — говорит Хэмилтон.Командная работа»По нашим временам мало кому удается отсиживаться в уголке», — утверждает Хэмилтон. — Почти в каждой компании существуют кроссфункциональные команды, многи сферы деятельности становятся прозрачнее, а работодатели стремятся укреплять свои коллективы, делая их более разнообразными. Таким образом, основой для здоровой и деятельной команды могут стать специалисты, способные понимать и принимать разные социальные стили.
Ищите кандидатов, которые ясно видят свои достоинства и недостатки и умеют сопереживать, то есть обладают способностями к эмпатии и высоким уровнем эмоционального интеллекта. О чем спрашивать? «Есть одно любопытное исследование, которое связывает способность работать в команде со способностью распознавать эмоции других людей. Кроме того, в этом исследовании указывается, что уровень эмоционального интеллекта можно измерить с помощью 10 вопросов. На этом и базируется наш подход», — утверждает Хэмилтон.  Конкретные вопросы предельно просты: Что для вас самое сложное при работе в команде? Расскажите об опыте работы в проблемной команде. Какова была ваша роль и в чем заключались проблемы? Какие аспекты работы в команде приносят вам радость и удовлетворение? Кроме того, Хэмилтон использует один хитрый прием, выработанный за долгие годы проведения собеседований. Она просит кандидата описать свои достоинства и недостатки словами друзей или членов семьи. «Так люди отвечают честнее. Это гораздо лучше, чем спрашивать их о недостатках напрямую», — советует Хэмилтон.
Ответственность»Неприятные события происходят на каждом шагу. Предположим, вы получили новую работу, а ваш предполагаемый босс через три дня уволился, или оказалось, что работа не соответствует вашим ожиданиям. Успешные люди не расстраиваются, если жизнь подкидывает им лимоны. Они делают лимонад и не зацикливаются на неприятностях. И все же, одного позитивного отношения к жизни будет недостаточно. Вам нужны люди, способные инициативно решать проблемы и быстро двигаться вперед. «У хорошего кандидата нет времени на то, чтобы искать виноватых. Он несет ответственность наряду с другими членами команды, и говорит «мы» чаще, чем «я». Следите за этими словами», — советует Хэмилтон. О чем спрашивать? Опыт Хэмилтон подсказывает, что это качество оказывает наибольшее влияние на организационную культуру, поэтому им не стоит пренебрегать. «Умение нести ответственность требуется во многих процессах. Вам не нужны энергетические вампиры — они могут все разрушить, даже если они блистательно справляются со своими задачами».
Чтобы отсеять таких людей на этапе собеседования, вы должны заставить кандидатов почувствовать жалость к себе, как бы странно это ни звучало. «Спросите о ситуации, в которой кто-то обошелся с соискателем несправедливо, а затем посочувствуйте ему. Скажите: «Правда что ли? Безумие какое-то! Ну и придурок!» Человек, способный нести ответственность, немедленно скажет что-то вроде «Да, все так, но я счел, что не стоит тратить время на нытье и жалобы». Он не будет на этом зацикливаться и жалеть себя», — говорит Хэмильтон. Она вспоминает, как один кандидат рассказывал о своей матери, у которой диагностировали рак, а отчим ушел от них и попытался отсудить часть дома. В результате кандидату пришлось бросить учебу, чтобы заботиться о матери. «В такой ситуации слова сочувствия сами просятся наружу», — резюмирует Хэмилтон. — «Но человек сказал мне: «Знаете, это все неважно. Я счел, что жаловаться бесполезно, и в итоге стал сильнее». Только представьте, как сильно отличает этот человек от тех, кто постоянно пытается выставить себя жертвой обстоятельств!»ЛюбознательностьЭто свойство характера связано с массой других качеств, которые вам пригодятся, — эмпатией, творческим мышлением, стремлением к новому и способностью быстро обучаться.
О чем спрашивать? Спросите кандидата, в чем он хорош. Его ответ необязательно должен быть связан с работой. «На днях я беседовала с соискателем, который всегда помогает друзьям совершать покупки», — вспоминает Хэмилтон. — «Друзья ценят его за стремление докопаться до сути. Если им нужна гитара, они точно знают, кто поможет им выбрать лучшую, изучив вопрос до мелочей, вплоть до сортов дерева, из которого изготавливается корпус. Если ваш собеседник не знает, как ответить на этот вопрос, скорее всего, он и на работе не найдет, чем можно сильно увлечься». И никогда не заканчивайте беседу без обманчиво простого предложения задать встречные вопросы, потому что это, возможно, и есть самая важная часть. «Любознательный кандидат к тому моменту, скорее всего, уже засыплет вас вопросами», — утверждает Хэмилтон. — «Если ему нечего спросить, это повод насторожиться, ведь даже в худшем случае он наверняка интересовался вашей компанией и знает, кто перед ним сидит и чему он может здесь поучиться». Умение общатьсяВо время собеседования обращайте внимание на проявления истинной сущности кандидата — например, язык жестов, положение тела и эмоциональную реакцию на ваши слова. «Мы много работаем с неопытными специалистами, которые пишут невероятно сложные научные труды, но при этом не могут составить маркированный список из трех пунктов так, чтобы все было просто и понятно», — говорит Хэмилтон. — «Обращайте внимание на его готовность отступить от дел в случае необходимости. Умение помолчать в те моменты, когда кто-то другой делает что-то важное, многое говорит о характере». О чем спрашивать? Прежде всего, вам стоит обращать внимание не только на то, что говорит кандидат, но и как он это говорит. Как он реагирует на замечания? Поблагодарил ли он вас за уделенное время? Умеет ли он высказывать свои мысли лаконично, не разглагольствуя по пустякам? Компания Koru предлагает соискателям снять короткий ролик и отправить его вместе с резюме. «Перед камерой почти все нервничают», — говорит Хэмилтон. — «В ролике мы предлагаем ответить на простой вопрос, например «В чем проявляется ваша решительность?», «Расскажите о своем типичном влиянии на проект, которым вы занимаетесь».» Просматривая ролики, Хэмилтон ищет энергичных и уравновешенных людей. «Очень важно, чтобы люди, которых вы нанимаете, располагали к себе. В конце концов, вам с ними работать!» — говорит Хэмилтон. — «Выбирайте тех, кто способен «зажечь» встречу или собрание». Все эти качества невероятно важны и должны присутствовать в любом человеке, которого вы нанимаете. Тем не менее, для разных ролей акценты могут смещаться, то есть значимость качеств может меняться. «Аналитику потребуется настойчивость и твердость характера, чтобы он мог раз за разом проверять полученные результаты, а вот умение общаться для него будет менее важным, чем, к примеру, для специалиста по продажам. А вот для человека, который будет обеспечивать взаимодействие между разработчиками и другими членами команды, очень важна любознательность», — говорит Хэмилтон. Каждая компания обладает уникальной культурой. “Мы сформулировали Koru7, задавая своим сотрудникам вопросы и используя приемы обратной инженерии. В результате мы выяснили, какими качествами должен обладать идеальный кандидат, но это вовсе не означает, что наш опыт сработает для всех». Как заставить схему работать? После адаптации вышеприведенного списка качеств под свои нужды, Хэмилтон советует придерживаться следующих ключевых принципов: Последовательность. Необходимо помнить, что оценка кандидата по результатам собеседования всегда субъективна. Тем не менее, вы можете стандартизировать процесс, максимально приблизив его к идеалу. «У нас есть очень четкие рекомендации по оценке. Мы точно определили, какое количество баллов необходимо поставить кандидату в той или иной ситуации. Кроме того, мы тратим много времени на обсуждения и не переходим к следующему этапу, пока не достигнем соглашения», — сообщает Хэмилтон. Она обладает большим опытом работы с компаниями любого размера — от таких гигантов, как Microsoft, до мелких некоммерческих объединений. В этих компаниях Хэмилтон занималась вопросами планирования и разработки маркетинговых стратегий, а также собеседовала новых кандидатов. В процессе работы выяснилось, что ни одна компания не могла предложить ей четких критериев или системы для оценки кандидатов. «Мы проводили собеседование, а потом все участники писали мне письма с субьективными мнениями — стоит или не стоит нам нанимать кандидата. Разумеется, такой подход вряд ли можно назвать последовательным», — говорит Хэмилтон. — «С другой стороны, если вы обозначите качества, которые вы хотели бы видеть в кандидатах, вы на шаг приблизитесь к объективной оценке». Само собой, списки нужных качеств не появляются внезапно. Хэмилтон утверждает, что на формирование Koru7 ушло примерно полгода, но потом усилия окупились сполна. Определив список нужных качеств и связанных с ними компетенций, обязательно нужно поделиться им со всеми, кто проводит собеседования. Расскажите им, что такое «настойчивость» и «ответственность» и как их искать. После собеседования обсудите результаты и уточните оценки. Не относитесь к данным беспечно. Фактически, информация, полученная в процессе приема сотрудников на работу, не менее важна, чем, к примеру, объемы продаж или эффективность рекламы. Храните информацию! В будущем она поможет вам принимать рациональные решения снова и снова. Что касается организации этой информации, Хэмилтон предлагает неожиданное решение: Salesforce. «В Koru мы пользуемся Salesforce на каждом шагу — пишем в ней заметки о кандидатах, приводим количественные и качественные данные. Кроме того, мы ввели туда ключевые определения и ответы на самые распространеннные вопросы, чтобы все, кто работает с кандидатом, могли в любой момент свериться с оптимальными вариантами». Кроме того, Хэмилтон рекомендует стандартизировать список вопросов к кандидатам, чтобы эффективнее управлять информацией, собранной разными представителями компании. Если несколько человек зададут кандидату один и тот же вопрос, вы сможете объективно оценить его ответы. Этот совет особенно важен для компаний, которые массово набирают сотрудников и хотят свести обсуждения к минимуму. Найдите свой собственный источник кадров. Позвольте дать вам ценный совет. Не смотрите, кто и где учился! Забудьте об оценках! Многие передовые компании давно об этом не думают! «Зачастую студентам, которые хорошо учатся, просто повезло — у них было много времени на занятия и не было потребности параллельно работать или выполнять иные обязательства. Между прочим, те, у кого нет ученой степени, тоже на что-то годятся», — утверждает Хэмилтон. Более того, многие стартапы не могут победить гигантов в битве за кандидатов, которые идеально выглядят «на бумаге». «Откажитесь от популярных источников кадров. Все равно вам не удастся платить своим сотрудникам больше, чем Google. Вам придется играть по другим правилам». — справедливо замечает Хэмилтон. Определите качества и компетенции, которые для вас важны, и упорно ищите их во всех, кто к вам приходит. Это и будут ваши правила. Работая в Koru, Хэмилтон вывела простой принцип, который ее еще ни разу не подводил — нельзя судить о книге по обложке, а о человеке по первомуу впечатлению. «Однажды ко мне пришел человек, окончивший колледж Бэйтс, отделение риторики», — вспоминает она. — «У него не было никакого опыта работы в бизнесе, и он считал слово «продажи» ругательством, но при этом он был очень настойчивым. Он даже не думал, что мог бы работать в солидной компании по разработке программного обеспечения. После Koru тот выпускник смог осознать свой бесценный опыт и получил предложения от Amazon и Smartsheet. Теперь он работает в отделе продаж Smartsheet и отлично справляется. «Вот вам отличное доказательство того, что о людях нельзя судить по их резюме и сопроводительным письмам. Стартапы не могут позволить себе нанимать тех, кто плохо работает, поэтому им пора пересмотреть свои принципы найма», — заключает Хэмилтон.

Читать полностью

Лунный календарь переговоров.

Как выбрать время для встречи Лучшее время для деловых встреч

Знаете ли вы, что время проведения деловой встречи тоже влияет на результат? Выбрав удачное время, вы можете значительно увеличить количество согласий и договоренностей.

Итак, как же выбрать лучшее время для деловой встречи?

Знаете ли вы, что время проведения деловой встречи тоже влияет на результат? Выбрав удачное время, вы можете значительно увеличить количество согласий и договоренностей.

Узнайте из этой статьи как выбрать время для встречи и придерживайтесь этих рекомендаций, если хотите поднять эффективность своих деловых коммуникаций.

Переговоры — это искусство!

Ведение деловых переговоров — тонкое искусство, для освоения которого нужно учитывать множество важных моментов (впрочем, в бизнесе вообще «неважных» вещей попросту не существует).

Одним из них является выбор времени для проведения встречи. Для успешного претворения в жизнь вашей бизнес-стратегии следует помнить о ритме офисной жизни. Как правило, он несколько замедлен в начале и конце недели, поэтому лучше не назначать важных переговоров на понедельник или пятницу — разумеется, кроме тех случаев, когда именно эти дни оказываются наиболее удобны для партнера, в котором вы заинтересованы.


А когда лучше?

Благоприятнее всего для важных встреч вторник, среда и четверг, поскольку именно на середину недели приходится пик психофизиологической, а значит, и деловой активности. Именно в эти дни вы сможете наиболее эффективно решать вопросы и продвигать свои интересы.

Ну а время?

Первая половина дня предпочтительней, чем вторая. 10-11 часов — вот лучшие часы для проведения переговоров, которые важно проводить в динамичном режиме и завершать не позднее 17-18 часов. Если в течение одной встречи всех вопросов разрешить не удалось, разумнее назначить новую дату для ещё одного «раунда» — на свежую голову конструктивные решения наверняка появятся быстрее.

Время — деньги! Удобно выбранное время деньги вдвойне!

Этикет переговоров.

Этикет переговоров.

Готовясь к переговорам, устраивая совещания, подумайте: сколько могли бы заработать для компании люди, не присутствуя на совещании?! Если выгода от проведенного мероприятия меньше, то оно не оправдано и его не стоит проводить.

Подготовка к переговорам.

Успешность проведения переговоров во многом зависит от того, насколько тщательно они подготовлены. Условно процесс подготовки к переговорам можно разделить на два этапа: организационный и содержательный. Эти два этапа тесно связаны, так как характер предстоящих переговоров обусловливает организационные моменты.

Первым шагом является определение времени и места встречи (место встречи должно соответствовать общей концепции будущей встречи). Следует избегать назначения рабочей встречи на утренние часы или поздние вечерние часы, а также обеденное время. Оптимальное время для встречи — первая половина дня. Избегайте крупных встреч под конец года, когда подводятся итоги и делаются финансовые отчеты.

При необходимости, к переговорам привлекается эксперт. Большое значение имеет содержание переговоров: важно определить переговорные позиции, сформулировать предложения и аргументы к ним, подготовить инструкции для участников переговоров, документы и материалы.

Представления.

Когда вас представляют, наиболее вежливым вариантом ответа будет: «Здравствуйте» либо «Приятно познакомиться», при этом надо протянуть руку и посмотреть человеку в глаза. Если вас не кому представить, представьтесь сами. Не допустима фраза: «Вы меня помните!», если вы не уверены, запомнил ли вас оппонент, лучше представьтесь еще раз.

При первой встрече, если участники не знакомы, необходимо представиться. Первым представляется глава принимающей делегации, затем — глава приехавшей. После этого главы делегаций представляют своих сотрудников. Первой здесь также должна быть представлена принимающая делегация. Сначала представляют тех, кто занимает более высокое положение, потом те, кто рангом ниже. После этого, участники могут обменяться визитными карточками. При большом количественном составе делегаций такой обмен затруднен, поэтому необязателен. В этом случае до начала переговоров каждому участнику вручается список делегаций, по возможности с указанием полных имен и должностей.

Представляя людей, называйте имя и фамилию. Улыбайтесь и говорите отчетливо. Скажите несколько слов неличного характера о каждом из тех, кого вы знакомите. Младшего всегда представляют старшему. Пол не имеет значения. В общественном этикете мужчину принято представлять женщине, но в бизнесе это правило не обязательно. Здесь все равны.

Молодые пары представляют парам старшим по возрасту. В большой группе одного человека представляйте сразу нескольким. Если вы знакомите равных по положению людей, представьте того, кто вам менее знаком, тому, кого вы лучше знаете. Нетитулованного человека следует представлять человеку с титулами.

Когда представляют вас, всегда снимайте перчатки, исключая случаи, когда они являются элементом официальной одежды или на улице слишком холодно. Если ваши руки вдруг заняты (папками, например), не возбраняется, если вы просто кивнете в ответ головой.
В случае, если человек, представляющий вас, вдруг забыл ваше имя, тотчас подскажите ему, чтобы устранить неловкость. Если вы, представляя кого-либо, забыли его (ее) имя, сведите это к шутке. Если человек не догадался подсказать вам свое имя, спросите его об этом прямо.

Представление полномочий.

Этот момент особенно важен в любых переговорах. В самом простом случае это может быть письмо-доверенность руководителя вашей фирмы, заверяющего, что вам поручено провести переговоры на определенную тему. В таком документе нелишне упомянуть, что вам доверено подписать (или только согласовать) совместный документ. Если в тексте соглашения, которое вам поручено подготовить, есть ссылка на Положение о вашей организации или на ее Устав, то у вас должна быть с собой их копия для передачи другой стороне.

Руководитель фирмы для подтверждения своих полномочий может вручить рекомендательные письма от своих банкиров или деловых партнеров, известных другой стороне. Это всегда действует убедительно. Своего рода свидетельством полномочий может служить рассказ о вашей фирме или организации, сопровождающийся передачей копии аудиторского отчета, статьей о вашей организации, опубликованной в авторитетном журнале или газете.

В свою очередь и вы, принимая ранее не известных вам партнеров, вправе поинтересоваться их полномочиями, в ходе беседы задать вопрос об их партнерах, банкирах, о том, есть ли у них право подписывать совместные документы. В некоторых случаях такие вопросы лучше поручить задать своему юристу или лицу, отвечающему в вашей делегации за оформление документов (это может быть сделано в ходе подготовки переговоров или беседы в кулуарах).

Деловое совещание.

Успешность проведения деловых совещаний зависит от предварительной подготовки повестки дня. Важно при этом и ее неукоснительное соблюдение, четкое обозначение времени начала и окончания совещания, соблюдение порядка выступлений. Но самое главное, чтобы совещание было продуктивным. Деловое совещание начинают вовремя, даже если группа в неполном составе. Действенный метод борьбы с опозданиями — закрыть и запереть дверь.

Повестка дня должна быть продумана таким образом, чтобы люди не тратили попусту время. Обсуждаемый вопрос должен касаться всех участников совещания. Недопустимо разбирать вопрос, который касается лишь двоих из присутствующих. Если в завершении совещания должно быть принято решение — то в этот же день всем участникам нужно раздать протокол, в котором указано, что решили и кто ответственен за реализацию решения.

Правила поведения на переговорах.

Опоздание не допустимо, оно может не только негативно отразиться на вашем имидже, но и повредить ходу переговоров. Посетителей лучше принимать выйдя им на встречу. Участники переговоров рассаживаются так, чтобы члены каждой делегации, занимающие равное положение сидели друг напротив друга. Первым садится за стол переговоров глава принимающей стороны. Инициатива в ходе переговоров принадлежит именно ему. Он начинает беседу, следит, чтобы не было пауз в ходе переговоров, которые могут быть восприняты как сигнал к их окончанию — в общем, руководит ей.

На переговорах не принято перебивать выступление партнеров. После выступления можно задать уточняющие вопросы. Если все-таки есть необходимость уточнить какую-либо деталь в ходе выступления, необходимо извиниться, а свое высказывание сделать максимально кратким и конкретным. В ходе переговоров широко практикуется передача главой делегации слова для выступления другим членам своей делегации, экспертам и советникам. Во время переговоров могут быть поданы чай или кофе. Другой вариант — объявить перерыв для кофе (кофебрейк). Он обычно используется и при достаточно длительных переговорах, а также, если нужно обменяться «неофициальными» мнениями, «разрядить атмосферу», просто немного отдохнуть.

Принимающая сторона, как правило, следит за тем, чтобы на столе переговоров были карандаши или ручки, блокноты или просто чистая бумага. Если делегации большие по составу и помещение велико, то необходимо позаботиться о звукоусилении. Как правило, с иностранцами заранее согласовывается вопрос о рабочем языке переговоров. Если предусматривается синхронный перевод, то следует подумать о рабочем месте для переводчика — специальной кабине. При последовательном переводе переводчик каждой стороны сидит слева от главы всей делегации или же сразу за ним и чуть левее.

Ошибки при ведении переговоров.

Подготовке к переговорам не уделяется должного внимания. Участники полагают, что на самих переговорах легче будет решить все вопросы. За столом переговоров возникают споры внутри делегации. Не достаточно внимания уделяется тому, как конкретно могут быть реализованы их предложения. Избегайте включать в делегацию тех, кто не обладает достаточным уровнем профессионализма. Это может отрицательно повлиять на ваш имидж. Нередко завышается количественный состав делегации, что ведет к снижению эффективности работы на переговорах. Не учитываются особенности делового общения и этикета партнера из другой страны, что ведет к взаимонепониманию на переговорах.

Стенограмма.

Стенограмма должна содержать обязательные атрибуты — гриф конфиденциальности, дату, место проведения и название мероприятия, имена или инициалы стенографов, визу или подпись председательствующего или секретаря (стенограмма переговоров может быть завизирована или подписана руководителями делегаций). Стенограмма применяется при необходимости обеспечить полное соответствие каждого выступления, реплик председательствующего и т. д. Каждая из сторон вправе вести стенограмму самостоятельно.

О ведении записи председательствующий предупреждает участников в начале работы. Готовые письменные тексты выступлений сдаются о окончании. После завершения работы, если ведется общая для всех участников стенограмма, председательствующий вносит предложение о дальнейшей работе с текстом и об использовании стенограммы. Стенограмма может включаться в официальные документы конференций, совещаний, переговоров или же только упоминаться в них — в таких случаях делается ссылка на то, где с ней можно ознакомиться.

Магнитная запись.

В целом к использованию диктофонной записи предъявляются те же основные требования, что и к стенограмме. Как правило, при ведении магнитофонной записи необходимо предупредить участников переговоров об этом, четко обозначив, как будет использоваться эта магнитозапись в дальнейшем. При магнитозаписи совещаний и переговоров уместно председательствующему предложить выступающим в начале своего выступления называть себя — это облегчит дальнейшую обработку записи. При проведении переговоров сторона, организующая совместную магнитозапись, обычно предоставляет копию магнитозаписи партнерам по переговорам.

Ни в коем случае недопустима передача магнитозаписей конфиденциальных переговоров, выступлений или телефонных разговоров третьим лицам. Для этого требуется письменное согласие того лица, выступление которого записывалось. Если вы хотите записать важный для вас разговор, то лучше всего это делать открыто, не стараясь спрятать диктофон.

Прощание.

Затянувшееся прощание одинаково неудобно для всех — и для уходящего, и для остающегося. По истечении отведенного для беседы или мероприятия времени следует уйти, кратко попрощавшись. Бывает так, что в знак уважения к гостям хозяин провожает их до выхода. Следует избегать искушения превратить этот жест внимания в продолжение переговоров.

Расставаясь с партнерами по переговорам, постарайтесь пожать им руки. Если делегации большие, то прощаются главы делегаций, ограничиваясь вежливым легким поклоном остальным членам делегации.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

    Применение правил вербальной и невербальной обратной связи. Специфика проведения телефонного разговора. Основные типы стратегии ведения переговоров, их преимущества и недостатки. Специфика подготовки и проведения переговоров с иностранными партнерами.

    контрольная работа , добавлен 26. 02.2009

    Общая характеристика и понятие делового общения и переговоров. Основные этапы ведения деловых переговоров. Методы ведения деловых переговоров. Основные практические рекомендации для эффективного ведения деловых переговоров в любой сфере деятельности.

    реферат , добавлен 26.11.2014

    Основные этапы подготовки к переговорам. Особенности проведения переговоров. Переговоры в неофициальной обстановке. Тактика ведения переговоров, проверенная временем. Недостатки при ведении переговоров. Национальные особенности ведения переговоров.

    реферат , добавлен 02.11.2009

    Сущность и структурная организация деловой беседы. Характеристика стадий и этапов деловых переговоров и деловых бесед. Принципы, тактика и порядок проведения переговоров. Национальные стили ведения переговоров. Деловые совещания, их классификация.

    презентация , добавлен 21.09.2016

    Понятие, цель, стадии и основные элементы подготовки, правила и ход проведения деловых переговоров, их значение для бизнеса. Стратегии поведения их участников. Стили позиционного торга. Реализация партнерского подхода на основе взаимного учета интересов.

    презентация , добавлен 29.05.2016

    Этика и психология деловых переговоров, методика их ведения. Культура организации делового общения на примере работ американского специалиста Дейла Карнеги. Основные функции и принципы переговоров. Этические правила ведения переговоров по телефону.

    контрольная работа , добавлен 30.06.2009

    Определение и структура деловых переговоров. Эффективная межличностная коммуникация как важнейшая составная часть переговорного процесса. Фразы, способствующие проведению переговоров и мешающие достичь понимания между партнерами в процессе переговоров.

    реферат , добавлен 19.03.2009

    Сбор информации по проблемам, требованиям и пожеланиям партнера и его организации (фирмы). Характеристика деятельности ООО «Универсал». Техника ведения профессиональных деловых переговоров на предприятии. Психологические аберрации и их преодоление.

    курсовая работа , добавлен 23.08.2014

Не каждый час на своем рабочем месте человек находится в одной и той же физической форме: бывают подъемы и спады энергии, хочется, то есть, то спать, и все это влияет на эффективность общения с коллегами и партнерами. Наше настроение, даже время и место деловой встречи могут сказаться на ее результатах.

Выбор лучшего времени дня и дня недели — первый шаг к успеху

деловых переговоров. Каждый человек живет, но своим метаболическим часам. Есть «жаворонки», встающие с восходом солнца и способные к десяти часам утра «свернуть целые горы». А есть «совы», кривая биоритмов которых идет вверх к исходу дня. Встают они ближе к полудню, а трудятся далеко за полночь, в IX) время как «жаворонки» к середине дня теряют скорость и норовят приложиться к подушке. Хотя большая часть людей целиком и не принадлежат к этим двум категориям, но, тем не менее «жаворонки» и «совы» используют наибольшую часть биоритмических перепадов. Поэтому желательно знать как свои суточные биоритмы, так и биоритмы партнера, и с учетом этого назначать деловую встречу. В понедельник людям требуется время, чтобы подключиться к рабочему ритму после воскресной расслабленности. Но поскольку неделя только начинается, понедельник лучший день для планирования встреч. Совещания но крупным проблемам, можно начинать и в понедельник, ближе к обеду, планируя завершить дело к концу недели.

Во вторник организм работает «на полную мощность», поэтому на этот день можно смело планировать ответственные встречи. Однако не следует забывать, что во вторник психика человека несколько «взвинчена», повышена возбудимость, ярче проявляются агрессивные свойства характера. Поэтому все спорные дела и переговоры лучше перенести на другой день, так же как и принятие решений, требующих такта, мягкости и уступчивости.

В среду у нас есть шанс конструктивно решить многие проблемы Деловой активный ритм способствует хорошему настроению. В этот день мысль работает быстро и точно. Так что не нужно упускать момент для решения масштабных проблем. Если на неделе предстоят дела, успех которых зависит от

вашей коммуникабельности, умения наладить деловые и личные контакты —

запланируйте их на четверг. В этот день легко завязываются новые знакомства, удачно проходят коммерческие переговоры, встречи с друзьями и знакомыми. Люди больше расположены к общению, готовы выслушать и понять друг друга.

В пятницу обычно отмечается несколько повышенная эмоциональная чувствительность, поэтому у несдержанных людей возможны срывы. Этот день обычно не дает неожиданных поводов для дополнительного напряжения мысли. По окончании пятничных встреч люди сразу не могут сообразить, чем заниматься дальше. Гак что серьезные дела, в пятницу лучше не начинать и не решать. Особенно нежелательны по пятницам встречи, где возможны неприятная информация или критика в адрес той или другой стороны. В противном случае за выходные дни вести обрастут слухами и преувеличениями, так что возобновление встреч и переговоров на следующей неделе будет ознаменовано скорее плохим настроением, нежели стремлением исправить допущенные ошибки.

Если критические переговоры проводить в первые дни недели, перед обедом или перед уходом домой, то участники переговоров получают передышку и возможность остыть, прежде чем они снова увидят друг друга. Они имеют также шанс собраться с силами и к концу недели вновь почувствовать себя нормально.

Максимальная восприимчивость зависит от питания. Приближение часа приема пищи непроизвольно вызывает две вещи. Во-первых, снижается содержание сахара в крови. Человек ощущает упадок сил и желание поесть. От мыслей о еде трудно отвлечься. Также настроение не способствует сосредоточенности. Ощущение голода делает людей несчастными. Примерно к одиннадцати часам организм уже нуждается в подзарядке, хотя до обеда еще остается пара часов. Если время встречи выбивает вас из колеи, то в промежутке между встречами желательно что-нибудь перекусить, выпить чашечку кофе или чая. При стаде энергии это взбодрит вас, а ваших гостей расположит к вам.

Не нужно планировать встречу сразу же после обеда. Спешка за обедом не способствует решению серьезных проблем. Не мешает узнать, когда ваши собеседники обычно возвращаются с обеда. К этому времени добавьте еще полчаса, назначая время послеобеденной встречи.

Место встречи для переговоров способно во многом отразиться на их результативности. Встреча в вашем, офисе или кабинете бросает вызов человеку, который чувствует свою силу; внушает угрозу недостаточно влиятельному человеку; является плюсом для клиента, желающего быть уверенным в вашей силе, которая может способствовать положительному разрешению его проблемы.

Посещение кабинета партнера показывает ваше к нему уважение. Если вы старше своего партнера, то это придает вам дополнительную авторитетность. Посещение места работы других людей дает возможность понять, как они себе представляют собственную силу и какое впечатление хотят произвести на других. Если вы идете в чужой офис как равный, то там самым вы как бы поднимете уровень своего партнера.

Если вы — руководитель, посещающий кабинет своего подчиненного, то здесь есть элемент необычности, поскольку служащие не часто удостаиваются такой чести. Договариваясь с подчиненным о встрече в его кабинете, делайте это как бы, между прочим, говоря: «Разрешите, я к вам загляну завтра часов в двенадцать, чтобы кое-что обговорить»

Благоприятной средой для создания деловой атмосферы может служить нейтральная территория, например конференц-зал или другое помещение без каких-либо индивидуальных отличий. Нейтральную территорию целесообразно использовать, когда вы хотите сосредоточиться на бизнесе, а не на саморекламе. Недостаток встреч в конференц-зале в том, что они слишком безличны, Если переговоры здесь затягиваются или осложняются, то требуется немало усилий для того, чтобы сделать атмосферу встречи как-то потеплее.

Еще до назначения встречи желательно поточнее знать, сколько времени она займет. Не огорчайтесь, если у партнера окажется очень плотный график, будьте гибкими, но помните, что времени должно быть достаточно не только дня изложения позиций обеих сторон, но и обсуждения и ответов на вопросы.

Если речь будет идти о предмете, известном обеим сторонам, то изложение проблемы можно сократить, но так, чтобы было ясно, что общая заинтересованность при этом не пострадает. Если встреча предстоит сложной, то, возможно, не стоит слишком пускаться в детали. Наметьте главное, что способно заинтересовать партнера, причем надо стремиться к тому, чтобы информация настраивала на позитивное ожидание, чтобы партнер не начал ориентироваться на отказ. С этой целью не лишними будут выражения: «некоторые мысли на сей счет вас могут заинтересовать», «это связано с по­лучением дополнительной прибыли». Разница между встречами «тэт а тэт» и. группами состоит в уровне интенсивности общения. При встрече наедине имеет место лимит времени для раздумий. Встреча двух людей, взаимодействующих в бизнесе, чревата стрессами. Крупным преимуществом разговора «с глазу на глаз», в отличие от групповой дискуссии, является то, что каждый участник имеет возможность сосредоточиться на идеях партнера и подтексте.

У людей есть склонность «замыкаться» в себе, если идея принадлежит не им. Прежде, чем высказать свою точку зрения, надо убедиться в том, что вы правильно поняли идею партнера, а для этого нужно внимательно вслушиваться в его слова, а не отвлекаться при этом на собственные мысли. Часто бывает, что, начав излагать партнеру давно выношенные вами мысли, вы прибегаете к скороговорке, и партнер не успевает вникнуть в суть дела.

Переговоры – важнейшая часть любого делового партнерства. От качества проведенных переговоров во многом зависит дальнейшая работа с клиентом или поставщиком, и именно на этом этапе определяются главные условия сотрудничества.

С психологической точки зрения каждый из нас – уникальная личность. У нас есть своя жизненная позиция, взгляды и предпочтения. Тоже самое относится и к человеку, как к контрагенту в процессе сделки. Директор, менеджер, финансист и другие должностные лица представляют конкретную фирму, которой нужны конкретные условия. Частного клиента, в свою очередь, интересует определенный товар, в определенном количестве. Людям, с которыми вы будете вести переговоры нужна конкретика – это важно. Но наряду с ней существуют стандартные приемы ведения переговоров. Их можно рассматривать, как некий шаблон, в хорошем значении этого слова. Эти правила сформированы на основе таких факторов, как деловая этика и психоанализ, поэтому их эффективность вряд ли стоит подвергать сомнению.

Итак, правила успешных переговоров включают в себя следующие пункты:

  1. Подготовка. Вы должны четко понимать цель переговоров еще до их непосредственного начала. В идеале разбить эту цель на три пункта: планируемый результат, приемлемый и нежелательный. Для каждого из них необходимо иметь собственную стратегию поведения, которая пускается в ход еще до того, как результат будет достигнут. Допустим, вы видите, что разговор идет не в то русло, и вы не можете прийти к общему знаменателю с собеседником. Воспользуйтесь приемами, которые дадут возможность выйти из ситуации.
  2. Представление. В начале разговора дайте партнеру четко понять, кто вы, от какой компании вы действуете и с какой целью пригласили его на эту беседу. Это поможет избежать многих вопросов в дальнейшем. Неформальное отступление имеет смысл, если вы действительно умеете общаться на отвлеченные темы. Если же разговор «о погоде» делается постольку поскольку, неискренне, он будет лишь во вред, т.к. станет бесполезной тратой времени. Которого у многих деловых людей просто-напросто не хватает. Лучше переходить сразу к сути.
  3. Взаимопонимание. Безусловно, в процессе переговоров вы должны отстаивать, прежде всего, свои интересы. Но не лишним будет взглянуть на разговор со стороны собеседника. Это поможет вам лучше понять, какие плюсы своего предложения вы можете для него подчеркнуть. Умейте слушать и слышать чужую позицию.
  4. Антураж и внешний вид (для «живых» переговоров). Позаботьтесь о том, чтобы переговоры проходили в подходящем месте, там, где никто не будет вам мешать. Если это офис, его обстановка должна настраивать на деловой лад. Закройте дверь (но не запирайте) и позаботьтесь о том, чтобы вам никто не мешал. Если это кафе, постарайтесь подобрать уютное заведение. Не приглашайте участвовать в переговорах лиц, чье присутствие на них необязательно. Контролируйте время переговоров, не затягивайте их, но и не смотрите на часы каждые 5 минут, это признак плохого тона и вашей недостаточной заинтересованности в сделке. Что касается внешнего вида – в нем должна присутствовать аккуратность. Вы проводите деловую встречу и должны выглядеть соответствующе.

Справедливости ради, стоит отметить, что по этому пункту все сугубо индивидуально. Нередко люди, продвигая свой товар или услугу, создают себе такой внешний вид, чтобы их собеседник первое время не может понять, с кем он вообще ведет разговор. Это дает возможность играть первую скрипку именно в плане делового общения, пока другая сторона уделяет время изучению тебя, как личности. Но тут на тоненького. Важно не переборщить, т.к. излишняя экспрессивность в стиле может дать и в корне обратный результат – человек изначально не увидит в вас серьезно настроенного партнера.

  1. Положительный характер беседы. И вы, и ваш собеседник, заинтересованы во взаимовыгодном сотрудничестве. Это ведь хорошо, не правда ли? Демонстрируйте свой позитивный настрой. Но не с помощью «дежурной» улыбки или подхалимства, а так, чтобы эмоции были искренними. Рассказывайте о перспективах сотрудничества с чувством, с блеском в глазах. Если вы не кривите душой, поддерживать такой тон будет очень легко. Но при этом держите дистанцию. Возможно, в будущем вы и собеседник станете лучшими друзьями, но в данный момент вы – представители разных деловых сторон, каждая из которых отстаивает свои интересы.
  2. Однозначность. Если речь идет о финансовом партнерстве, условий оплаты товара и т.п. моментов, нужно, чтобы все они были четко оговорены, а затем прописаны в договоре и не подвергались двойной трактовке. Подписывать документ, естественно, сразу не стоит. Почему – см. примечание над этим пунктом.
  3. Главное – детали. Не поняли, что означала та или иная фраза из уст партнера? Не поленитесь задать ему уточняющий вопрос. Сомнения, неуверенность и т.п. чувства необходимо либо подтверждать, либо развеивать. Уточняющие вопросы в данном случае – самый лучший способ.
  4. Соблюдайте баланс. Между «добрым и злым полицейским». Еще один важный фактор того, как вести переговоры о сотрудничестве. Здесь, как и в бою, силен не тот, кто атакует, а тот, кто держит удар. Свои позиции необходимо отстаивать не за счет отказов, споров и другого негатива. Важно продемонстрировать профессионализм. И тогда партнер лояльнее будет относиться к предложенным вами условиям.
  5. Держите слово. Раз уж мы проверяем партнера на честность и порядочность, можно быть уверенными, что он сделает то же самое. Обещайте только то, что можете гарантировать. Соблюдайте обещания. Точнее, даже не обещания, а обязанности согласно будущему договору. Иначе вас будет ожидать уже не только моральная, а и административная (а порой и уголовная ответственность). Плюс ко всему это ваша репутация. Не позвольте ей пострадать.
  6. Грамотное завершение беседы. По факту переговоров стороны должны прийти к совместному итогу. Это может быть компромисс, предварительная договоренность, иногда – категорическое несогласие сторон друг с другом. Но нельзя оставлять переговоры незавершенными. Даже если они были всего лишь одним из этапов, после которого вам предстоят другие встречи, разговоры или переписки. Относитесь к ним, как к прочитанной главе, из которой необходимо сделать вывод. И, естественно, соблюдайте элементарную вежливость. Пожмите человеку руку (если это мужчина), улыбнитесь даме, пожелайте хорошего дня. Делайте это независимо от результата беседы.

ВАЖНО! Итог переговоров – не значит принятое решение. Вердикт о сотрудничестве нужно принимать, лишь обдумав в спокойной обстановке, обсудив со своими коллегами все то, о чем вы общались в процессе переговоров. Особенно, если собеседник предлагал вам варианты сотрудничества, о которых вы ранее не задумывались. Вам необходимо тщательно проанализировать это предложение, понять, устраивают ли вас озвученные условия. Возможно, стоит поискать подводные камни. Для того чтобы было проще разобраться, ведите записи во время переговоров. Если же согласиться на сделку во время самой беседы, можно стать жертвой личности с сильной харизмой, за счет которой вы будете сбиты с толку.

Как вести переговоры с клиентом?

Вышеописанные рекомендации относились к переговорам в целом. Теперь давайте рассмотрим несколько тезисов относительно того, какой линии придерживаться при общении с человеком, которому вы хотите что-либо продать. Неважно – это оптовый закупщик или розничный клиент. Для нас он в первую очередь – покупатель.

  1. Узнайте, что нужно клиенту. Какой товар, в каком объеме, для каких целей (помним о конкретике). Получив данные сведения, дайте человеку понять, что вы можете реализовать его запросы.
  2. Опишите преимущества товара. Желательно с цифрами. На сколько компонентов богаче его состав, до скольки раз это средство поможет сэкономить и т.п. Это позволит вам обосновать ту цену, которую вы хотите получить за товар.

ВАЖНО! Все преимущества вы должны понимать, прежде всего, сами. Только тогда вы сможете их обосновать и донести до покупателя.

  1. Если цена не устраивает клиента, не жалуйтесь на то, что такая стоимость обусловлена затратами на производство, логистику и прочие статьи расходов. Покупателя это не интересует. Лучше еще раз подчеркните, какие выгоды он получает от приобретения. Желательно – финансовые. Если таковые действительно есть, человек с радостью заплатит вам разово, дабы сэкономить в дальнейшем. В отдельных случаях можно предложить скидку и специальные условия. Какие именно – просчитайте заранее, как и размер скидок.

Среди льгот может быть:

  • бесплатная доставка при покупке определенного объема;
  • возможность приобретения товара в рассрочку;
  • дополнительные бонусы (3 товара по цене 2-х и т.п.).

Вариантов масса, главное, чтобы они были экономически целесообразны для вас. Если покупатель просит нереальную скидку, не бойтесь отказать ему. При этом обоснуйте свой отказ, скажите, что такие условия для вас просто-напросто нерентабельны. И предложите альтернативу.

СОВЕТ: Примеры успешных переговоров демонстрируют актуальность сравнений при озвучивании цены. «Эта книга стоит, как 10 чашек кофе», «Месячный платеж за автомобиль равен трем ужинам в ресторане» и т.п.

Главное – не начинайте разговор со стоимости. Сначала ознакомьте покупателя с товаром (или общим ассортиментом), перечислите его плюсы, а затем вежливо, но уверенно озвучьте цену. Уверенность – важный момент. Если клиент видит, что вы колеблетесь, он точно начнет торговаться. Произносите цифру так же уверенно, как и свое имя. При торге, если он все-таки имеет место, используйте то, о чем сказано в начале данного пункта. Но не торопитесь делать саму скидку, если клиент говорит о том, «как это дорого». Возможно, он просто ждет, что вы еще раз перечислите ему, почему товар стоит именно столько, сколько вы за него хотите.

  1. Не отчаивайтесь , если человек отказался от покупки. Быть может, ему просто необходимо подождать до зарплаты или узнать условия и цены ваших конкурентов (особенно актуально для оптовых клиентов). Оставьте свои контакты и вежливо скажите, что в случае чего всегда будете рады сотрудничеству.

Трудный клиент – кто он такой?

Да, существует такая отдельная категория покупателей. Их многие не любят, но именно эти люди помогают продавцам понять слабые стороны своего бизнеса. Они представляют собой некий вызов, который необходимо принять, и преграду, которую необходимо обойти. При этом сами эти клиенты делятся на:

При общении с такими людьми главное не поддаваться на провокации. Соблюдайте спокойствие и уверенность. Грубость означает отсутствие иных аргументов, и когда человек поймет, что криками и обвинениями вас не пронять, он отступит сам. И весь его негатив останется при нем. А возможно, это просто эмоции, которым нужно не мешать выплеснуться. Если человек недоволен ценой, внешним видом товара – согласитесь с ним, используя речевые обороты по типу «Да, вы, безусловно, правы, но позволю себе уточнить…». И дальше, несмотря на эмоции, постарайтесь ему помочь.

  • застенчивых и нерешительных людей;

Такой человек, как правило, не уверен в себе и в своем выборе. Его преследуют сомнения, которые вам необходимо нивелировать. Поддерживайте его, расширяйте, либо напротив, сужайте список вариантов для покупки. Здесь вдвойне важно подчеркнуть все плюсы товара. Если человек хочет посоветоваться с женой или начальством, предложите свою помощь в этом вопросе.

Клиент хочет продемонстрировать, что он знает ваш товар лучше, чем вы сами. Что же, в этом случае можно сыграть в его игру. Покажите, как вы восхищаетесь его компетентностью, не используйте резких возражений, если он критикует товар, а лишь предлагайте альтернативные аргументы. Здесь главное – найти компромисс. А здоровая дискуссия всегда идет на пользу обеим сторонам.

Как вести переговоры по телефону?

Для начала уточним – любая серьезная сделка требует личной встречи. Успешные телефонные переговоры – лишь один из этапов сотрудничества. Но и этот этап очень важный. Поговорим о нем.

Клиент звонит первым

Это уже означает, что у него есть вопрос, который нужно решить. Человек нашел ваши контакты, набрал номер, дождался ответа. Здесь ваша задача – вежливо поприветствовать его, представиться, узнать о проблеме. Это даст заряд определенному доверию, когда клиент будет понимать, что на другом конце провода тоже сидит живой человек, а робот-менеджер. Не обманите его ожиданий. Но при этом и дайте возможность убедиться в вашем профессионализме, поскольку звонящий далеко не всегда является экспертом в области товаров или услуг, ради которых, он вам, собственно, позвонил. Узнав о его предпочтениях, четко и лаконично озвучьте их своими словами и дайте возможность клиенту согласиться с вами. А затем сделайте предложение и договоритесь о встрече.

Первым звоните вы

В этом случае первоочередная задача – узнать, есть ли у человека время на разговор. Если нет, спросите, когда можно перезвонить, поскольку в данный момент занятый собеседник если и не положит трубку, то вряд ли уделит достаточно внимания вашему предложению.

Остальной скрипт общения с клиентом выглядит стандартно:

  • Представляетесь;
  • Узнаете о потребностях собеседника, уточняете их при необходимости;
  • Делаете предложение;
  • Договариваетесь о встрече.

Отдельные нюансы подбираются уже для каждой конкретной сферы.

Если ваш товар или услуга рассчитаны на представителей бизнеса, а не корпоративных клиентов, узнайте у собеседника, кто в компании уполномочен отвечать на предложения по типу ваших и свяжитесь с этим человеком. И далее действуйте по накатанной схеме: определение проблемы – ваш вариант ее решения – ценовые вопросы – подтверждение заинтересованности. И используйте необходимые маркетинговые ходы – давайте информацию о скидках и прочих выгодных условиях.

На практике ведение такое телефонных переговоров выглядит следующим образом (пример):

– Добрый день, меня зовут …, я представитель компании …, мы занимаемся продажей канцелярских изделий. Есть ли у вас время для разговора?
– Да, слушаю вас.
– Скажите, вы пользуетесь бланками для печати налоговых документов?
– Да, пользуемся.
– То есть, для вас актуальна покупка таких документов?
– Да, верно, а что вы хотите предложить?
– Наша компания будет заинтересована в сотрудничестве по поставкам таких бланков для вас. Мы готовы обсуждать индивидуальную ценовую политику и условия сотрудничества.

Дальше разговор пойдет сам по себе, если человеку действительно интересно ваше предложение. В случае отказа попытайтесь узнать его причину и предложить альтернативный вариант сотрудничества. Не стесняйтесь задавать вопросы и располагать собеседника к обратной связи. Только так вы сможете построить конструктивный диалог.

Деловой этикет. Правила подготовки к деловым переговорам |/, Бизнес-консультант, имиджмейкер, коуч Игнатьева Елена Сергеевна

(Фрагмент книги «Международный бизнес-этикет», Игнатьева Е.С.)

Любые виды деловой активности основываются на деловом общении, которое предполагает решение ряда стратегических и тактических задач с целью дальнейшего обоюдовыгодного сотрудничества.

Одна из  таких важнейших задач – создание имиджа компании.  Имидж компании складывается  в результате многочисленных контактов специалиста или компании с деловыми партнерами.  Поэтому нередко допущенная ошибка, непродуманное действие, неверное поведение во время переговоров могут привести к формированию негативного впечатления о компании, которое впоследствии сложно изменить.

Избежать подобных неприятностей поможет знание правил этикета подготовки и проведения переговоров.
Рассмотрим более подробно некоторые правила.


1.  Правила встреч делегаций


Итак, деловые переговоры начинаются с того момента, когда одна из сторон выступила с предложением обговорить детали и условия сотрудничества. Когда вторая сторона принимает такое предложение,  наступает один из важных моментов – подготовка к переговорам. Оттого насколько тщательно будут подготовлены переговоры, зависит не только их конечный результат, но и сам процесс их проведения.

Подготовка к переговорам включает в себя два основных этапа: решение организационных проблем и проработку самого процесса переговоров. К организационным вопросам относятся следующие: повестка дня, дата, время начала переговоров, количество переговорных раундов, регламент переговоров, место проведения переговоров, состав участников и их полномочия.

Программа переговоров должна быть четкой, ясной и по возможности детальной. За составление такой программы, как правило, отвечает лицо, ответственное за прием делегации, и утверждается руководством компании. Программа включает в себя следующие пункты:

  • встреча и проводы делегации
  • размещение в гостинице
  • питание, транфер, культурная программа
  • деловая часть
  • состав участников переговоров с обеих сторон
  • ответственные за проведение мероприятия

Разработанную программу необходимо согласовать с приезжающей стороной, немаловажным моментом в этом процессе является уточнение и согласование вопросов:

  • кто будет вести протокол переговоров
  • с чьей стороны будет предоставлен переводчик


При разработке программы следует учесть, что во время пребывания делегации принято организовывать и неформальные встречи как принимающей, так и приглашенной стороной, несмотря на то, что визит носит деловой характер. Для этого необходимо запланировать один свободный день.

По правилам делового этикета, число членов переговорной группы не должно значительно превышать число зарубежной делегации. Если в состав группы со стороны зарубежной компании входит 5 человека, то с вашей стороны целесообразно включить не более 3-4, например, руководитель компании, переводчик, коммерческий директор,  секретарь, который будет вести протокол переговоров. Будьте внимательны: если в состав делегации приглашенной стороны входит женщина, то обязательно включение женщины и в состав принимающей стороны.  

Есть отличия в работе с зарубежными партерами?  Конечно, имеется много нюансов. Так, одним  из самых главных правил при работе с иностранной делегацией является  следующее: ранг и должность главы встречающей делегации должны соответствовать рангу и должности главы прибывающей делегации. Соответственно, если приезжает руководитель зарубежной компании, то и встречать его должен руководитель вашей компании. Для встречи, как правило, прибывает глава принимающей делегации в сопровождении 2-3 человек. Если гость будет вместе с супругой, то его следует встречать главе делегации со своей супругой.

Если переговоры будет вести не руководитель компании, а его заместитель, то целесообразно предусмотреть в программе короткую встречу приехавших партнеров с руководителем компании, и лучше это сделать в начале переговорного процесса.
Высшим знаком внимания для приглашенной стороны является встреча у трапа самолета, но если у вас нет такой возможности, то можно ограничиться встречей в зале прилета.

Первым при встрече представляется глава принимающей стороны. В случае приезда  с ним  супруги,  он представляет и ее.
Вторым представляется глава приглашенной стороны и, соответственно, представляет свою супругу.

После знакомства глав делегаций и их супруг идет представление сотрудников – членов делегации по рангам. Сначала это делает встречающая сторона, затем прибывшая. Если среди встречающих есть женщины, то вначале представляют их, по рангам, затем мужчин. Стоит знать, что обмен карточками в аэропорту или на вокзале обычно не практикуется, обмен визитными карточками происходит в начале процесса деловых переговоров

При встрече делегации в аэропорту или на  вокзале глава принимающей стороны должен вручить цветы всем без исключения женщинам, входящим в состав делегации. Поэтому следует всегда уточнять, какое количество женщин будет входить в состав приезжающей делегации, чтоб в ходе встречи не возникло казусной ситуации: когда одним женщинам вручать цветы, а остальным – нет.
Вне зависимости от времени прибытия делегацию желательно сразу же из аэропорта или с вокзала отвезти в гостиницу.

2. Правила рассадки по автомобилям


После взаимных приветствий и представлений участники переговоров рассаживаются по машинам. На этот случай тоже  есть свои строгие правила. При посадке и высадке пассажиров-участников приглашенной стороны необходимо открыть им дверцу, а затем закрыть её за ними. Эти обязанности, в зависимости от рассадки, могу выполнять как члены встречающей стороны, так водитель или переводчик.

В международном этикете места в автомобиле так же, как за столом, делятся на почетные и менее почетные. Самым почетным местом является место на заднем сидении справа по ходу движения автомобиля (для стран с правосторонним движением – заднее слева по ходу автомобиля).          

Первым садится и выходит пассажир, занимающий наиболее почетное место. Если рассадка производится по многоместным машинам, то она будет выглядеть, как показано на рис.6. Если глава делегации прибыл со свой супругой, то почетное первое место в автомобиле занимает супруга, супруг занимает второе почетное место.

Если в качестве автотранспорта используется личный члена встречающей делегации автомобиль, а водитель – он сам, то самым почетным местом будет сиденье рядом с ним. Но данное правило не действует при использовании такси.
В случае приезда делегации из 3-4 человек целесообразнее подготовить две автомашины, а лучше —  микроавтобус.

Автотранспорт подается правой стороной к тротуару, чтобы почетному гостю было удобнее занять свое место. Если условия не позволяют выполнить такое маневр, то пассажир, занимающий первое почетное место, садится через левую дверцу. По окончании поездки автомобиль должен быть припаркован таким образом, чтобы выход был с правой стороны.

Необходимо сделать все возможное, чтобы ваши партнеры не испытывали неудобств. Так,  сопровождая делегацию в гостиницу, не следует бросать ее у входа, а необходимо проводить до рессепшена и убедиться, что не возникло никаких проблем с документами или номерами. После этого с представителями приглашенной стороны прощаются, заранее оговаривая, в какое время и куда прибудет машина за участниками переговоров.

При подготовке встречи делегации необходимо продумать и ее проводы. Желательно уже в первый же день работы обсудить этот вопрос с членом приглашенной делегации, ответственным за организационные вопросы. С этим же лицом обсуждаются и дальнейшие вопросы, связанные с маршрутом поездки, приемлемое время отъезда и вид транспорта. Процедура отъезда аналогична церемониалу встречи.

3. Подготовка к процессу переговоров

Разумеется, что самый важный этап организации переговоров – это собственно подготовка самих переговоров. Во-первых, для организации встречи необходимо точно знать должности и ранг приезжающих. Незнание этого может привести к занижению статуса самих переговоров, что неблагоприятно повлияет на их ход. Подобное недоразумение может даже привести к отказу от заключения торговой сделки.

Во-вторых, необходимо учитывать,  что зарубежные делегации приезжают на сравнительно  непродолжительный срок – не более пяти рабочих дней,  поэтому следует провести деловые встречи в интенсивном режиме. Это будет полезно как для зарубежных партнеров, так и для российской стороны.

Наилучшим временем начала переговоров считается время с 10.00 до 12.30 и с 15.00 до 18.00. Если назначить встречу позднее 12.30, то это может быть расценено как приглашение по окончании переговоров на обед, а позднее 18.00 – на ужин.
Помните, что принимающая сторона должна быть в сборе за 5-7 минут до начала запланированного времени переговоров.
Процесс переговоров включает в себя три обязательных этапа.               

Официальное представление присутствующих и обмен визитными карточками.
Ознакомление гостей с программой их пребывания . На этом этапе происходит обмен мнениями и пожеланиями, и окончательно согласуется программа пребывания.   

Переговоры. Целесообразно дополнительно предоставить гостям программу переговоров, которая предварительно была направлена и согласована с деловым партнером.

Оптимальное время проведения одного раунда переговоров – не более 3 часов.
За 10-15 минут до окончания заседания производится оперативное уточнение графика работы и подводятся предварительны итоги работы, после чего объявляется перерыв (кокус). После перерыва заседание возобновляется, и полномочия председательствующего руководителя одной стороны передаются руководителю другой стороны. Перерывы между заседаниями, как правило, используются для подготовки необходимых документов.

По окончании процесса переговоров делегации фотографируются, обмениваются подарками и дают интервью представителям СМИ, после чего обычно принимают участие в торжественно приеме.

4.Оборудование переговорной комнаты

Существуют определенные требования и к переговорной комнате. Очень полезно иметь в ней наглядную информацию (стенды, образцы, буклеты и т.п.) о предприятии, продукции, связях в России и за рубежом. Обязательно нужны и все необходимые данные о предлагаемой к продаже продукции, предпочтительно на иностранном языке. Не забудьте про образцы продукции или документацию.

На столах не должно быть никаких лишних документов. На них могут лежать лишь блокноты, карандаши, спички или зажигалки, сигареты, стоять пепельницы (тогда считается, что в данном помещении разрешается курить), бутылки с минеральной водой и перевернутые стаканы — признак их неиспользованности (фужеры не переворачивают).

Кроме того, на столах могут стоять цветы в низких вазах. Высота букета не должна быть больше 20-25 см. В зависимости от формы стола они располагаются или в центре стола или по его краям. Желательно на стол поставить таблички с указанием фамилий и инициалов членов делегаций, чтобы не возникало заминок в рассадке перед началом переговоров и дальнейшего общения.

При ведении переговоров очень важно внутреннее состояние партнеров. Необходим настрой на успех. Это поможет быть спокойным и собранным во время переговоров. Не забывайте о правилах невербального общения – они помогут расположить к вам партнера. Будьте внимательны, уважительны к партнеру; покажите, как важны эти переговоры для вас – и у вас все получится.

К общим правилам международных встреч при подписании договора можно отнести следующие действия
  • Не опаздывайте на переговоры;
  • Всегда записывайте фамилию вашего собеседника. Свою фамилию нужно произносить чаще (необязательно самому — это могут сделать и коллеги по переговорам), чтобы ее быстрее запомнил контрагент;
  • Для создания непринужденной атмосферы, выяснения общих интересов в предварительной беседе, которая длится перед началом официальных переговоров не более 5-10 минут, можно вести разговор на общие темы: Как долетели? Какое первое впечатление о стране, городе? Какая погода в вашей стране? и т.д.;
  • Ведите переговоры в доброжелательной манере, внимательно, не перебивая, выслушивая собеседника;
  • В случае возникновения трудных, непредвиденных вопросов, ошибочные ответы на которые могут загнать в тупик, следует сказать: «По этому вопросу мне необходимо провести дополнительные консультации с господином», «К сожалению, в данную минуту я не готов дать вам ответ на этот вопрос»,  и т. д. В любом случае не стоит спешить с ответом, особенно с представителями азиатских стран;
  • Излагайте свои мысли кратко и четко. Имейте ввиду, что при построении длинных фраз, более 14 слов, собеседник забудет начало фразу и запомнит, только ее конец;
  • Желательно знание иностранного языка
  • Присутствие на переговорном процессе профессионального переводчика обязательно. Причем стоит предварительно согласовать со своим партнером, с чьей стороны будет присутствовать переводчик;
  • В переговорах необходимо соблюдать дисциплину и полное подчинение руководителю, так как именно на него возложена полная ответственность за результаты работы.
  • Прежде чем начать деловое общение с представителями других стран, поинтересуйтесь историей их страны, города, провинции;
  • Учитывайте национальные особенности своих деловых партнеров;
  • Будьте терпимы, вежливы и пунктуальны;
  • следите за своими жестами и мимикой. Лучше улыбаться и быть приветливым, чем хмурым и замкнутым;
  • Внимательно следите за реакцией, мимикой и жестами своего партнера;
  • Прорабатываете свои ответы на возможные вопросы;
  • имейте под рукой все необходимые документы, которые вам могут понадобиться в ходе переговоров;
  • Отвечайте на вопросы на профессиональном языке,  в то же время не перегружая свою речь специальной терминологией.


При положительном исходе переговоров на завершающей их стадии надо обязательно обратиться к моментам, по которым достигнуто согласие. Это будет свидетельством определенного прогресса в переговорах. К тому же на основе положительных результатов можно обсудить дальнейшее развитие деловых отношений.
При отрицательных результатах переговоров необходимо акцентировать внимание на личностном контакте с партнером, что позволит сохранить деловые отношения. Нужно постараться создать непринужденную атмосферу прощания.

Для тех кто хочет изучить темы «Международный бизнес-этикет » или «Деловой этикет»  более подробно повилась возможность  приобрести  на DVD запись вебинара «Бизнес-этикет. Особенности делового этикета разных стран, на примере 20 стран мира» или пройти  индивидуальное учение

Тренинги на тему:

1. Эффективный помощник руководителя: Деловой этикет и профессиональные навыки.

2. Деловой этикет для секретарей компании

3. Основы делового этикета. Внешний имидж делового человека

4. Международный деловой этикет. Особенности делового этикета разных стран

 Записаться на тренинг

5 советов по планированию встреч с уважением ко времени

«Слишком много встреч» и «Слишком много времени потрачено на непродуктивные встречи». Когда компания борется с низкой вовлеченностью сотрудников, вы всегда найдете одну из этих жалоб в верхней части списка.

Это похоже на жалобы на встречи, но на самом деле это утверждения о чувстве неуважения.

Когда кто-то говорит, что у них слишком много собраний, они говорят, что люди, созывающие эти собрания, не обращают внимания на всю другую важную работу, которую они выполняют.Сотрудник ходит на больше встреч, чем позволяет его рабочая нагрузка, вынуждая его красть время из перерывов, отпусков и семей, чтобы они могли выполнять работу, которую они должны выполнить, чтобы получить свою зарплату.

Когда кто-то жалуется на потерю времени на * непродуктивные * собрания, они говорят, что руководитель собрания недостаточно уважает команду, чтобы спланировать продуктивную встречу. Спешный лидер может заявить, что у него просто не было времени составить план встречи, что еще больше усугубляет ситуацию, потому что теперь совершенно ясно, что время лидера драгоценно, но допустимо тратить время всех остальных.

Высокопроизводительные организации проводят нужные встречи с нужными людьми в нужное время. Они уважают время, которое сотрудники вкладывают в собрания, и следят за тем, чтобы оно использовалось продуктивно.

Время начала и окончания имеет значение, равно как и справедливое распределение времени в рамках собрания. Возможно, что еще более важно, внимательные руководители работают над планированием встреч, которые сводят к минимуму перерывы в другой работе и не доставляют неудобств ненужным участникам.

Вот пять способов внушить уважение при планировании встреч.

1. Планируйте встречи в естественное переходное время, чтобы минимизировать время переключения задач.

Эффективное планирование улучшает концентрацию во время собраний, снижает затраты на переключение задач и увеличивает продуктивное время сосредоточения на другой работе. Переключение задач — это время, необходимое для того, чтобы переключить ваше внимание с одной задачи на другую и переориентировать. Штраф за переключение задач может истощить от 10 до 50 минут в течение дня.

Встречи проводятся в первую очередь утром, прямо перед полуденным перерывом, а в конце дня совпадают с временами, когда работа уже естественным образом прерывается.Это создает только одно, а не два прерывания переключения задач для каждой встречи.

2. Запланируйте встречи с достаточным временем для подготовки.

Чтобы время на собрании было продуктивным и сосредоточенным, каждый должен прийти подготовленным. Им потребуется время, чтобы просмотреть повестку дня, прочитать любые отчеты и обдумать вопросы, которые они задают.

Встречи, запланированные как минимум за два дня, дают людям время подготовиться.

3. Оставляйте время между встречами для переходов.

Продуктивные встречи начинаются вовремя, что становится невозможным, когда людям не хватает времени, необходимого для того, чтобы покинуть одно собрание и перейти к следующему.

В дни с несколькими собраниями планирование завершения собрания как минимум за 10 минут до начала следующего собрания гарантирует, что у людей будет время для плавного перехода. Этого времени достаточно, чтобы быстро сходить в туалет и отправить несколько срочных сообщений, что существенно влияет на способность каждого сосредоточиться.

4.Заблокируйте полные или половину дня как время «без встреч».

Высокопроизводительные люди регулярно блокируют время для работы, которую они хотят сделать. Известная как временная блокировка, вы можете умножить это преимущество на всю группу, указав определенное время, свободное от встреч.

Это позволяет каждому знать, что они могут рассчитывать на несколько часов подряд для выполнения индивидуальной работы каждую неделю, что упрощает планирование, снижает беспокойство и повышает продуктивность. Это особенно важно для работников умственного труда, которым нужны большие блоки непрерывного времени, чтобы делать свою работу наилучшим образом и «попасть в поток».«

Например, наша команда оставляет вторник и пятницу свободными для встреч.

5. Сделайте встречи необязательными.

Наконец, самый простой способ уважать время каждого — уважать их мнение о том, как лучше всего использовать это время . Если ваша команда считает, что собраний слишком много, дайте им знать, что они могут отказаться от любого собрания, которое сочтут ненужным для своей работы.

И, если они чувствуют, что собрание не продуктивно, примите «закон двух ног». … «Это нормально, если вы спокойно уйдете со встречи, когда поймете, что это неэффективное использование вашего времени.

Если ваша организация изо всех сил старается не допускать непродуктивных встреч в календаре, применение лишь некоторых из этих советов в качестве политик станет мощным сигналом уважения. Когда вы планируете встречи с уважением к общему времени, вы выиграете от наличия более вовлеченных и лояльных сотрудников, которые потратят это время на вас.

Мнения, выраженные здесь обозревателями Inc.com, являются их собственными, а не мнениями Inc.com.

Два дела после каждой встречи

Стив Джобс настоял на том, чтобы по каждому пункту повестки дня встречи было назначено лицо, ответственное за эту задачу и любую последующую работу.Он назвал этого человека DRI — напрямую ответственным лицом. Он знал, что общественная подотчетность гарантирует, что проект или задача действительно будут выполнены, и он хотел установить четкие, организованные инструкции, которым должна следовать его команда.

Звучит достаточно просто, но большинство менеджеров и руководителей совершенно этого не делают. Мы все покидали собрания, чувствуя себя хорошо от того, что мы обсуждали, только чтобы потом задаться вопросом, почему в результате так мало произошло. Куда делся импульс?

Есть ряд причин, по которым продуктивные разговоры на встрече, похоже, ни к чему не приводят.Участники часто сразу же бегут на другую встречу, где их внимание переключается на новый набор вопросов. Или люди уходят с собрания, не понимая, о чем договорились.

Чтобы продуктивность не снижалась после того, как вы выходите из комнаты, делайте две вещи после встреч и в перерывах между ними: быстро отправляйте четкие и краткие заметки о встрече , и выполняйте взятые на себя обязательства.

Протоколы встреч

Как гласит китайская пословица: «Самые бледные чернила лучше, чем лучшая память.«Если вы не зафиксируете беседу и не приведете ее в форму, которую можно легко восстановить позже, мысли и договоренности могут быть потеряны.

Заметки о встрече не являются необходимой обузой. Они — мощный способ влиять на других. Они помогают информировать людей, которых не было, о том, что произошло, и напоминают тем, кто был там, о том, какие соглашения они заключили. Вы можете использовать их, чтобы держать всех на одной странице и сосредоточиться на том, что вам всем нужно сделать до следующей встречи.

Если вы работаете над сокращением количества людей, которые посещают ваши собрания, заметки приобретают большее значение, потому что люди любят, когда их привлекают и информируют.Краткое изложение встречи — важная часть работы над вовлечением.

Связанный инструмент

Вот то, что работает: Распространяйте краткие, ясные заметки о встрече. Исторически протоколы были подобны судебным протоколам, фиксирующим все, что было сказано во время заседания. Это не то, что вам нужно. Одной страницы будет достаточно для большинства встреч. Цель состоит не в том, чтобы воссоздать обсуждение, а в том, чтобы зафиксировать ключевые моменты и конкретные обязательства по каждой теме, чтобы не участники имели представление о том, что произошло, и чтобы у всех была запись о том, кто будет предпринимать дальнейшие действия.

В этих примечаниях должна быть указана каждая обсуждаемая вами тема, ключевые выводы и список конкретных действий, которые будут предприняты, какими людьми и когда.

Напишите и раздайте сводку собрания в течение 24 часов, если не раньше. Ваша способность запоминать и улавливать суть каждого разговора уменьшается с каждым часом. Отправка резюме в течение часа или к концу дня также демонстрирует чувство срочности.

Выполнение обязательств

Настойчивость — ключевой навык влияния.Если вы хотите, чтобы что-то произошло, вы должны следить за ситуацией и следить за ней.

Президент университета однажды попросил меня провести тренинг для группы преподавателей и выпускников, потому что он подумал, что им не хватает лидерских качеств. Он собрал группу за два года до обсуждения открытия новой школы журналистики. У них была продуктивная встреча, и все были в восторге от проекта. Он сказал им, что готов и может предоставить любую поддержку, в которой они нуждаются, когда они приступят к реализации инициативы.Но два года спустя ничего не произошло, и президент был убежден, что это произошло из-за того, что люди на той встрече не обладали необходимыми навыками.

Но на самом деле у него не было новой школы журналистики, потому что он не следил за ней. Если бы он проверил группу через две недели после встречи, а затем следил бы за ней каждые несколько недель, пока проект не был запущен и работал, скорее всего, все было бы по-другому. Возможно, он бы узнал, что у людей в комнате действительно есть дефицит навыков, но он мог бы помочь позаботиться о них, пока они продвигали проект.

Часто менеджеры, такие как этот президент, думают, что люди — инициативные люди — прирожденные лидеры, которым нужна только идея и автономия для ее реализации. Талантливые, целеустремленные люди не всегда делают то, что обещают, и мы не должны удивляться, когда они этого не делают. Людей тянет в разные стороны и перегружает слишком много работы. Если вы хотите, чтобы проект был завершен, вы должны внимательно и последовательно следить за ним. В противном случае богатые идеи легко упадут на второй план.

Некоторые менеджеры обеспокоены тем, что пристальное наблюдение может быть истолковано как микроменеджмент.Они не хотят, чтобы их обвиняли в том, что они не доверяют людям свою работу. На самом деле последовательное наблюдение — необходимая часть руководства проектом.

Вот что работает:
  • В конце каждой темы на собрании сделайте паузу, чтобы договориться о следующих шагах и установить конкретные обязательства с четкими сроками.
  • Сообщите людям, что они могут вести переговоры в то время, когда они берут на себя обязательства, особенно в отношении сроков выполнения.
  • Не используйте автоматическое «до следующего собрания» в качестве срока выполнения.Подумайте о том, какое время наиболее разумно.
  • Дайте понять, что вы ожидаете, что каждое обязательство будет выполнено в соответствии с договоренностью, и если что-то произойдет, вы ожидаете, что они свяжутся с вами, чтобы обсудить изменение.
  • Назначьте кого-нибудь для проверки через соответствующие промежутки времени, чтобы гарантировать, что обязательства будут выполнены, как обещано, или переоценка, если произойдет что-то неожиданное.

Одна из самых больших жалоб, которые я слышу от руководителей, заключается в том, что они проводят слишком много времени на собраниях.Планирование и проведение более эффективных встреч поможет лучше использовать время каждого. Но документирование обязательств и управление прогрессом после завершения встречи также поможет сделать будущие встречи более продуктивными или даже ненужными.

4 эксперта рассказывают, когда проводить встречи один на один

Оптимальная частота встреч один на один аналогична поиску оптимальной частоты свиданий, которые вы должны проводить со своей второй половинкой. Все хотят их делать, говорят, что делают, но когда они смотрят на частоту и достоверные факты, это не так много, как им хотелось бы.Когда проводить встречи один на один — это не так сложно, как личные отношения, но, тем не менее, их сложно реализовать.

Вот почему сегодня мы привлекаем любовь, я имею в виду врачей-менеджеров. Верно. Перейдите к «Дорогая Эбби» и перейдите к доктору Лемкину, доктору Тернбуллу и многим другим с их пониманием того, когда проводить встречи один на один.

При всей шумихе вокруг встреч один на один, уже не удивительно, когда менеджеры планируют время в своих календарях с каждым непосредственным подчиненным. Сейчас это норма.

Частота по-прежнему остается большим и назревающим вопросом, который зависит от лидеров, команды и многих других факторов.

Ниже на этот вопрос отвечают великие умы в бизнесе и руководстве. Получите ответы на следующие вопросы 4 экспертов, которые были там и провели тысячи встреч один на один.

Когда проводить встречи один на один?

Джейсон Лемкин: Основатель EchoSign (приобретенный Adobe), основатель SaaStr (крупнейшего сообщества SaaS) и недавний владелец нового фонда в размере 70 миллионов долларов:

Оптимальная частота встреч один на один согласно Джейсону Лемкину: Каждые 2 недели, не менее

Джейсон Лемкин — крестный отец SaaS.Он не только побывал в окопах и построил невероятно успешную компанию, но и создал самое узнаваемое и популярное сообщество, когда речь идет о SaaS. Он уже сделал это, продолжает делать и планирует делать больше. Прочтите SaaStr, чтобы получить представление.

Лемкин о том, когда проводить встречи один на один:

«Затем, во-вторых, найдите способ проводить встречи один на один с каждым вице-президентом и непосредственным подчиненным. Я знаю, у тебя нет на это времени. Но помните, это не о вас. Вашим вице-президентам и отчетам необходимо неструктурированное времяпрепровождение с вами, по крайней мере, каждые 2 недели, когда они могут предоставлять обновления.Вент. Поделитесь своими опасениями и опасениями. Их тревоги. И вы можете им помочь. Поднимите их. Или просто иногда быть их психиатром.

Вы тоже не многому научитесь из этих разговоров. Не из фактов. Но вы узнаете, в чем ваша команда нуждается в помощи, чтобы работать еще лучше ».

(Источник)

Алекс Тернбулл : основатель GrooveHQ, профессиональный блоггер, на пути к MRR в размере 500 тысяч долларов

Оптимальная частота встреч один на один по словам Алекса Тернбулла: Каждые 2 недели

По общему признанию, я «позаимствовал» много стиля и частоты Алекса, когда дело касается контента.Каждый четверг я с нетерпением жду письма от него о его путешествии к MRR за 500 000 долларов. Я люблю это. Он руководит своим бизнесом с прагматичным мышлением, у которого может учиться любой менеджер или предприниматель. Конечно, он делает 1 на 1, по его словам, это спасло его бизнес.

Тернбулл о том, когда проводить встречи один на один:

«Каждые две недели я выделял восемь часов, чтобы поговорить со всеми в команде. Мы лишь кратко говорили о том, над чем они работали; Большая часть каждого звонка была потрачена на то, чтобы узнать, что они думают о Groove, команде, о том, с какими проблемами они столкнулись, что они думают о том, чтобы быть частью команды, и о моей работе в качестве их генерального директора.

Восемь часов — это немалое вложение, но оказалось, что это одно из самых ценных способов использования моего времени. Польза была колоссальной, и мне очень жаль, что я делал это с первого дня ».

(Источник)

Энди Гроув: Бывший генеральный директор Intel

Оптимальная частота встреч один на один согласно Энди Гроуву: от одного раза в неделю до одного раза в месяц

High Output Management выходит за рамки культовой классики. Это, пожалуй, одна из самых определяющих написанных книг по менеджменту.У Энди Гроува есть легион поклонников, и нет никого более яркого, чем Бен Горовиц — известный предприниматель и венчурный капиталист. Посмотрите это 23-минутное видео, посвященное Энди Гроуву, в блоге Бена: Человек, построивший Кремниевую долину: дань уважения Энди Гроуву.

Энди Гроув о том, когда проводить встречи один на один:

«Как часто вам следует заниматься один на один? Или, по-другому, как вы решаете, как часто кому-то нужны такие встречи? Ответ — это соответствующая работе или задаче зрелость каждого из ваших подчиненных.Другими словами, насколько опытен подчиненный в выполнении конкретной задачи? Это не то же самое, что у него вообще опыт или сколько ему лет. Наиболее эффективный стиль управления в конкретном случае варьируется от очень близкого до очень слабого по мере того, как возрастает зрелость задач подчиненного. Соответственно, вам следует чаще (например, раз в неделю) встречаться один на один с подчиненным, не имеющим опыта в конкретной ситуации, и реже (возможно, раз в несколько недель) с опытным ветераном.”

Источник: High Output Management

Марк Хорстман и Майк Озенн: соучредители Manager Tools (сообщество из 90 000 менеджеров, обучающихся на еженедельных подкастах Майка и Марка):

Оптимальная частота встреч один на один согласно Майку и Марку из Manager Tools: еженедельно… но только если они запланированы в календаре.

Начиная с 20:30 минуты этого эпизода подкаста Manager Tools, Майк и Марк делятся следующим:

«Итак, давайте поговорим о том, когда, поскольку я знаю, что некоторые люди думают, что Майк, они говорят:« Хорошо, хорошо, я хочу построить отношения, я делаю, Марк, я делаю », что, кстати, является переводом для нет, я не нет, но я знаю, что должен что-то делать.Так что давайте попробуем делать это ежемесячно ». Я собираюсь отложить это на минутку, потому что за последние 20 лет для уточнения этого мы кое-чему научились, и я не собираюсь говорить вам, что выполнение ежемесячных неважно, мы должны решить это, но что более важно, чем период, интервал, который мы рекомендуем еженедельно, это вторая по важности вещь, которую мы должны сказать о 1 на 1. Самая важная вещь в интервале ваших встреч один на один, времени или расписании ваших встреч один на один — это то, что они запланированы.Это огромный фактор. Большинство людей сказали бы: «О, давайте поговорим об этом еженедельно», а я говорю: «Нет, прежде чем мы поговорим еженедельно, давайте поговорим о расписании». Я бы предпочел, чтобы вы планировали свои встречи один на один, чем у вас были один на один почти каждую неделю, которые были незапланированными и Я вам скажу почему.

Основная ценность индивидуального подхода к вашим указаниям заключается в том, чтобы сказать: «У вас всегда будет время со мной, я всегда буду инвестировать в отношения». Если вы не планируете свои индивидуальные встречи, вы говорите своим людям: «Это может быть важно на этой неделе, вы можете быть в приоритете на этой неделе, это время может оказаться ценным, я не знаю, давайте поиграем с ним в лохматку и поиграем на слух, мы посмотреть, как идут дела.Данных об этом очень много. Менеджеры, которые назначают встречи 1 на 1, имеют 80% и выше с точки зрения завершения встреч 1 на 1. Менеджеры, которые не склонны попадать в диапазон 50% ».

Как применить это к вашему набору навыков управления

Успешные менеджеры из компаний любого размера используют индивидуальный подход к работе в качестве ключевой управленческой практики для построения качественных отношений и эффективного общения со своим представителем. Этот пост побудит вас честно оценить качество каждого прямого отчета индивидуально.Наличие каждого в календаре и по крайней мере 30 минут — лучшая практика, о чем напоминают некоторые из самых успешных менеджеров.

Что ваше отношение к встречам говорит о вас

Если вы все еще разрабатываете свой подход к повсеместной офисной реальности — Встрече, программист Пол Грэм может помочь вам разобраться в своих взглядах на проблему. Одни любят встречи, а другие ненавидят.Грэм говорит, что это потому, что ваше отношение к встречам показывает, является ли ваша офисная роль главным образом менеджером или производителем. Уточнение вашей роли и той роли, которую собрания играют в вашей работе, может помочь вам лучше планировать и использовать свое время для достижения результатов. Грэм объясняет:

Есть два типа расписания, которые я назову расписанием менеджера и расписанием создателя. График менеджера — для начальников. Это воплощено в традиционной книге встреч, где каждый день разделен на часовые интервалы.Вы можете выделить несколько часов для одной задачи, если вам нужно, но по умолчанию вы меняете то, что делаете каждый час ….

Самые влиятельные люди находятся в графике менеджера. Это расписание командования. Но есть еще один способ использования времени, распространенный среди людей, которые создают вещи, например, программистов и писателей. Обычно они предпочитают использовать время как минимум полдня.

Когда вы действуете по графику создателя, встречи — это катастрофа. Одна встреча может разрушить весь день, если разбить ее на две части, каждая из которых слишком мала, чтобы сделать что-нибудь сложное…. Для кого-то в расписании создателя встреча … не просто заставляет вас переключаться с одной задачи на другую; он меняет режим, в котором вы работаете.

Конечно, каждому бизнесу нужны и менеджеры, и производители, и один способ работы не более ценен, чем другой — они просто разные. Но всем по-прежнему нужно работать вместе, и в этом трудность. У Грэма нет ответов на все вопросы, но он надеется, что его статья, в которой говорится о том, что встречи должны быть удобными для творцов и при этом работать на менеджеров, поможет.Он предлагает, чтобы вместо бесконечных встреч начальство оставалось в рабочее время в конце дня. Если у вас хорошие отношения со своим начальником или старшим мастером, у которого есть некоторая тяга, вы можете переслать им его статью как «интересное чтение».

BNET также предлагает множество ресурсов по улучшению собраний, которые могут быть полезны тем, кто выясняет, как лучше всего планировать свою рабочую жизнь, в том числе:

(Изображение встречи Саймона Блэкли, CC 2.0)

Актуальные новости

Джессика Стиллман

Джессика живет в Лондоне, где работает писателем-фрилансером и интересуется экологическим бизнесом и технологиями, менеджментом и маркетингом.

Использование программы чтения с экрана для планирования встреч или собраний в Outlook

Используйте Outlook с клавиатурой и средством чтения с экрана, чтобы назначать встречи или встречи с другими людьми. Мы протестировали его с экранным диктором, JAWS и NVDA, но он может работать с другими программами чтения с экрана, если они соответствуют общим стандартам и методам обеспечения доступности. Вы узнаете, как проверять, когда люди, которых вы приглашаете, доступны, делать собрания повторяющимися, устанавливать напоминания для собраний и запрашивать ответы от людей, которых вы приглашаете в Outlook.

В этой теме

Назначить встречу

Вы можете назначить личную встречу в своем календаре, например, чтобы напомнить вам о чем-то. Назначения не предполагают приглашения других людей. Если вы хотите пригласить других, вы можете запланировать встречу. Инструкции см. В разделе «Назначение встречи» и «Приглашение на нее людей».

Создать встречу

  1. В Outlook нажмите Ctrl + 2, чтобы открыть календарь. Вы услышите название текущего представления, например «Представление рабочей недели», за которым следует количество событий в представлении.

  2. Нажмите Alt + H, N, чтобы открыть пустое окно встречи.Фокус находится в поле Название .

  3. Введите название встречи и нажмите клавишу TAB, чтобы переместить фокус в поле Дата начала .

  4. Чтобы изменить дату начала, нажмите клавишу со стрелкой вниз или вверх, чтобы переместить дату вперед или назад на день. Вы также можете ввести дату начала.

  5. Чтобы изменить время начала, нажимайте клавишу TAB, пока не услышите «Время начала», а затем нажимайте клавишу со стрелкой вниз или вверх, чтобы переместить время вперед или назад на полчаса.

  6. Нажимайте клавишу TAB, пока не услышите: «Дата окончания». Чтобы изменить дату окончания, нажмите клавишу со стрелкой вниз или вверх, чтобы переместить дату вперед или назад на день.

  7. Чтобы изменить время окончания, нажимайте клавишу TAB, пока не услышите «Время окончания», а затем нажимайте клавишу со стрелкой вниз или вверх, чтобы переместить время вперед или назад на полчаса.

  8. Чтобы добавить место к встрече, выполните одно из следующих действий:

    • Если вы используете учетную запись Microsoft Exchange, вы можете использовать средство выбора Местоположение , чтобы добавить местоположение, например комнату для собраний компании.Нажимайте клавишу TAB, пока не услышите фразу «Местоположение, кнопка», а затем нажмите клавишу ВВОД. Откроется диалоговое окно Select Rooms с фокусом в поле Search . Введите имя местоположения, нажимайте клавишу TAB, пока не услышите название местоположения, и нажмите клавишу ВВОД, чтобы выбрать его. Чтобы добавить место к встрече, нажмите Enter.

    • Чтобы добавить расположение путем ввода, нажимайте клавишу TAB, пока не услышите «Расположение, изменить», и введите расположение.

  9. Чтобы добавить примечание или информацию о встрече, например повестку дня или программу, нажимайте клавишу TAB, пока экранный диктор не объявит «Сообщение, редактирование», а затем введите заметку. При использовании JAWS вы услышите: «Изменить», а при использовании NVDA — «Сообщение, отредактируйте. Многострочный».

  10. Если вы хотите, чтобы другие люди знали, заняты вы или свободны во время встречи, добавьте индикатор состояния.Инструкции см. В разделе Сообщите людям о вашей доступности.

  11. Чтобы сохранить встречу, нажмите Ctrl + S. Чтобы закрыть окно встречи и вернуться в календарь, нажмите Esc.

Сообщите людям о вашей доступности

Вы можете добавить к своей встрече индикатор состояния, чтобы другие люди знали о вашей доступности во время встречи.Если кто-то попытается назначить встречу с вами, они узнают, свободны вы или заняты.

  1. Когда у вас открыта встреча, нажмите Alt + H, B, чтобы открыть меню Показать как .

  2. Нажимайте клавишу со стрелкой вверх или вниз, пока не услышите нужный вариант доступности.

  3. Чтобы выбрать параметр, нажмите Enter.Меню Показать как закроется.

  4. Чтобы сохранить изменения, нажмите Ctrl + S. Чтобы закрыть окно встречи и вернуться в календарь, нажмите Esc.

Назначьте встречу и пригласите на нее людей

Вы можете отправить приглашение на собрание одному или нескольким людям. При создании приглашения вы можете указать место встречи и использовать Scheduling Assistant , чтобы выбрать лучшее время для встречи.

  1. Чтобы создать приглашение на собрание из любого места в Outlook (например, из электронной почты, календаря или задач), нажмите Ctrl + Shift + Q. Откроется пустое приглашение Встреча с фокусом в текстовом поле Название .

  2. Введите название собрания.

  3. Чтобы пригласить необходимых участников, нажимайте клавишу TAB, пока не услышите: «Обязательно.»Введите имена людей, которых вы хотите пригласить. Если человека нет в вашей адресной книге, введите его адрес электронной почты.

  4. Outlook автоматически ищет совпадения в адресной книге. Чтобы просмотреть предложенные имена, используйте клавишу со стрелкой вниз. Чтобы выбрать имя, нажмите Enter.

    Совет: Чтобы подтвердить имена и адреса электронной почты, нажмите Ctrl + K.

  5. Чтобы установить дату начала собрания, нажимайте клавишу TAB, пока не услышите: «Дата начала». По умолчанию в этом поле отображается дата создания приглашения на собрание.

    Введите дату начала или используйте клавишу со стрелкой вниз, чтобы найти дату.

    Примечание: Если собрание длится весь день, введите дату начала или используйте клавишу со стрелкой вниз, чтобы найти его, нажимайте клавишу TAB, пока не услышите «Весь день, флажок, флажок снят», а затем нажмите клавишу пробел.

  6. Чтобы установить время начала собрания, нажимайте клавишу TAB, пока не услышите: «Время начала». Введите время начала или используйте клавишу со стрелкой вверх или вниз, чтобы найти его.

  7. Чтобы установить время окончания собрания, нажимайте клавишу TAB, пока не услышите: «Время окончания». Введите время окончания или найдите его с помощью клавиши со стрелкой вверх или вниз.

  8. Чтобы убедиться, что приглашенные вами люди доступны для встречи, прежде чем вы сохраните или отправите приглашение, проверьте их доступность. Инструкции см. В разделе Проверка доступности приглашенных вами людей.

  9. Чтобы выбрать место для встречи, выполните одно из следующих действий:

    • Если вы используете учетную запись Microsoft Exchange, вы можете использовать средство выбора Местоположение , чтобы добавить местоположение, например комнату для собраний компании.Нажимайте клавишу TAB, пока не услышите фразу «Местоположение, кнопка», а затем нажмите клавишу ВВОД. Откроется диалоговое окно Select Rooms с фокусом в поле Search . Введите имя местоположения, нажимайте клавишу TAB, пока не услышите название местоположения, и нажмите клавишу ВВОД, чтобы выбрать его. Чтобы добавить место к встрече, нажмите Enter.

    • Чтобы добавить расположение путем ввода, нажимайте клавишу TAB, пока не услышите «Расположение, изменить», и введите расположение.

  10. Чтобы добавить сообщение к приглашению, например повестку дня или программу собрания, нажимайте клавишу TAB, пока экранный диктор не объявит «Сообщение, редактирование», а затем введите свое сообщение. При использовании JAWS вы услышите: «Изменить», а при использовании NVDA — «Сообщение, отредактируйте. Многострочный».

  11. Чтобы отправить приглашение на собрание, нажмите Alt + S.Фокус переместится в текущее активное окно.

Проверить наличие приглашенных

После того, как вы запланировали встречу и добавили имена участников, вы можете проверить, доступны ли все для участия в вашей встрече, и найти наиболее подходящее время для встречи.

  1. В приглашении Meeting нажмите Alt + X, чтобы открыть помощник по планированию .Вы услышите: «Статус всех участников».

  2. Чтобы открыть меню Autopick , нажмите Alt + X, A, а затем P.

  3. Используйте клавишу со стрелкой вниз для навигации по меню. По мере продвижения вы слышите варианты «Все люди и ресурсы» или «Все люди и один ресурс». Чтобы выбрать вариант, нажмите Enter.

    AutoPick выбирает следующее доступное время, которое соответствует критериям для выбранного вами варианта.С помощью экранного диктора вы слышите предполагаемую дату и время, а также имя каждого участника и статус доступности. С помощью JAWS и NVDA, чтобы узнать о доступности каждого участника, используйте клавиши со стрелками вверх и вниз для просмотра списка участников.

  4. Выберите один из следующих вариантов:

    • Чтобы принять время и отправить приглашение на собрание, нажмите Alt + S.

    • Чтобы принять время и вернуться к сообщению с приглашением для его редактирования, нажмите Alt + H.

    • Чтобы вернуться к AutoPick и найти другой вариант, нажмите Alt + X, A, а затем P.

Сделайте повторяющуюся встречу

Если вы планируете, например, еженедельную встречу, вы можете легко превратить ее в повторяющуюся.Таким образом, вам не нужно создавать новую встречу для каждой недели отдельно.

  1. В приглашении Встреча нажмите Alt + H, а затем E, чтобы открыть диалоговое окно Повторение встречи .

  2. Чтобы выбрать шаблон повторения, используйте следующие сочетания клавиш:

    • Чтобы выбрать параметр Daily , нажмите Alt + D.Чтобы выбрать узор из параметра Daily , выполните одно из следующих действий:

      • Чтобы повторять собрание каждый будний день, нажмите Alt + K.

      • Чтобы повторять собрание каждые несколько дней, нажмите Alt + V. Чтобы определить дневной интервал, нажмите клавишу TAB один раз и введите желаемое количество дней.Например, чтобы повторять встречу каждые два дня, введите 2.

    • Чтобы выбрать опцию Weekly , нажмите Alt + W. Чтобы определить недельный интервал, нажмите Alt + C и введите желаемое количество недель. Например, чтобы повторять собрание каждые три недели, введите 3. Чтобы выбрать день недели, нажимайте клавишу TAB, пока не услышите нужный день, а затем нажмите клавишу пробела, чтобы выбрать его.

    • Чтобы выбрать параметр Ежемесячно , нажмите Alt + M. Чтобы выбрать узор из параметра Ежемесячно , выполните одно из следующих действий:

      • Чтобы повторять собрание в один и тот же день каждый месяц, нажмите Alt + A. Нажмите клавишу TAB один раз и введите номер нужной даты. Например, если вы хотите, чтобы встреча состоялась 12-го числа выбранного месяца, введите 12.Чтобы установить интервал между месяцами, нажмите клавишу TAB один раз и введите количество месяцев. Например, если вы хотите, чтобы встреча повторялась каждые два месяца, введите 2.

      • Чтобы повторять собрание в определенный день каждого месяца, нажмите Alt + E. Чтобы выбрать дневной интервал, нажмите клавишу TAB один раз, нажмите клавиши ALT + СТРЕЛКА ВНИЗ, чтобы развернуть меню, нажимайте клавишу со стрелкой вверх или вниз, пока не найдете нужный вариант, и нажмите Enter.Чтобы выбрать день недели, нажмите клавишу TAB один раз, нажмите клавиши ALT + СТРЕЛКА ВНИЗ, чтобы развернуть меню, нажимайте клавишу со стрелкой вверх или вниз, пока не найдете нужный вариант, и нажмите Enter. Чтобы установить интервал между месяцами, нажмите клавишу TAB один раз и введите количество месяцев. Например, если вы хотите, чтобы встреча повторялась каждые два месяца, введите 2.

    • Чтобы выбрать вариант Годовой , нажмите Alt + Y.Чтобы установить годовой интервал, нажмите Alt + C и введите желаемое количество лет. Например, если вы хотите, чтобы встреча повторялась каждые два года, введите 2. Чтобы выбрать шаблон в параметре Ежемесячно , выполните одно из следующих действий:

      • Чтобы повторять встречу в один и тот же день каждый год или каждые несколько лет, нажмите Alt + Colon (:). Чтобы выбрать месяц для собрания, нажмите клавишу TAB один раз, нажмите клавиши ALT + СТРЕЛКА ВНИЗ, чтобы развернуть меню, нажимайте клавишу со стрелкой вверх или вниз, пока не найдете нужный месяц, и нажмите Enter.Чтобы установить дату, нажмите клавишу TAB один раз и введите желаемую дату. Например, если вы хотите, чтобы встреча состоялась 12-го числа выбранного месяца, введите 12.

      • Чтобы повторить встречу в определенный будний день месяца, нажмите Alt + E. Чтобы выбрать дневной интервал, нажмите клавишу TAB один раз, нажмите клавиши ALT + СТРЕЛКА ВНИЗ, чтобы развернуть меню, нажимайте клавишу со стрелкой вверх или вниз, пока не найдете нужный вариант, и нажмите Enter.Чтобы выбрать день недели, нажмите клавишу TAB один раз, нажмите клавиши ALT + СТРЕЛКА ВНИЗ, чтобы развернуть меню, нажимайте клавишу со стрелкой вверх или вниз, пока не найдете нужный вариант, и нажмите Enter. Чтобы выбрать месяц, нажмите клавишу TAB один раз, нажмите клавиши ALT + СТРЕЛКА ВНИЗ, чтобы развернуть меню, нажимайте клавишу со стрелкой вверх или вниз, пока не найдете нужный месяц, и нажмите Enter.

  3. Чтобы сохранить выбор и закрыть диалоговое окно Повторение встречи , нажимайте клавишу TAB, пока не услышите «ОК, кнопка», а затем нажмите клавишу ВВОД.

Проведите онлайн-встречу

Вы можете легко превратить собрание в собрание по сети с помощью Skype или Microsoft Teams.

Примечание: В зависимости от вашей организации и от того, являетесь ли вы подписчиком Microsoft 365, Skype и / или Microsoft Teams могут быть недоступны.

В окне приглашения Meeting выполните одно из следующих действий:

  1. Чтобы выбрать вариант Skype Meeting и создать ссылку на собрание Skype, нажмите Alt + H, O, M.

  2. Чтобы выбрать параметр Teams Meeting и создать ссылку на собрание Microsoft Teams, нажмите Alt + H, T, M.

Outlook добавляет сведения о встрече по сети и ссылку в поле сообщения о встрече.

См. Также

Использование средства чтения с экрана для чтения и ответа на приглашение на собрание в Outlook

Используйте программу чтения с экрана, чтобы настроить свою учетную запись электронной почты в Outlook

Используйте программу чтения с экрана для форматирования текста в электронной почте в Outlook

Сочетания клавиш для Outlook

Основные задачи с помощью средства чтения с экрана с календарем в Outlook

Настройте свое устройство для работы со специальными возможностями в Microsoft 365

Используйте программу чтения с экрана для просмотра календаря Outlook и навигации по нему

Используйте Outlook для Mac с клавиатурой и VoiceOver, встроенным средством чтения с экрана macOS, чтобы планировать встречи или встречи с другими людьми.Вы также узнаете, как создавать повторяющиеся собрания и собрания Microsoft Teams в Outlook для Mac.

Примечания:

  • Новые функции Microsoft 365 постепенно предоставляются подписчикам Microsoft 365, поэтому ваше приложение может еще не иметь этих функций. Чтобы узнать, как быстрее получить новые функции, присоединяйтесь к программе предварительной оценки Office.

  • В этом разделе предполагается, что вы используете встроенную в macOS программу чтения с экрана VoiceOver.Чтобы узнать больше об использовании VoiceOver, перейдите в Руководство по началу работы с VoiceOver.

В этой теме

Назначить новую встречу

  1. В Outlook для Mac нажмите Command + N. Откроется новое окно встречи с фокусом в текстовом поле Тема .Введите тему встречи.

  2. Чтобы указать место для встречи, нажимайте клавишу TAB, пока не услышите «Место, изменить текст», и введите нужное место.

  3. Чтобы установить дату и время начала и окончания встречи, нажимайте клавишу TAB, пока не услышите дату и время по умолчанию. Чтобы изменить значения, введите нужные новые значения.

    Совет: Чтобы создать мероприятие на весь день, нажимайте клавишу TAB или Shift + Tab, пока не услышите «Мероприятие на весь день, без флажка», а затем нажмите клавиши Control + Option + пробел.

  4. Чтобы добавить дополнительную информацию о встрече, например повестку дня, нажимайте клавишу TAB, пока не услышите «Вводится текст», и введите нужные сведения.

  5. Чтобы установить время напоминания для встречи, нажимайте Shift + Tab, пока не услышите «Напоминание, всплывающая кнопка», а затем нажмите Control + Option + пробел.Нажимайте клавишу Стрелка вниз, пока не услышите нужный вариант, а затем нажмите клавишу Return.

  6. Чтобы сохранить встречу, нажимайте Shift + Tab, пока не услышите «Сохранить и закрыть, кнопка», а затем нажмите Control + Option + пробел. Окно новой встречи закроется.

Назначить новую встречу

  1. В Outlook для Mac нажмите клавиши Control + Option + M.Вы услышите: «Строка меню, Apple». Нажимайте клавишу Стрелка вправо, пока не услышите: «Файл». Нажмите клавиши Control + Option + пробел, чтобы открыть меню Файл .

  2. Чтобы открыть подменю Новый , нажмите клавишу со стрелкой вниз один раз, а затем нажмите Control + Option + пробел. Затем нажимайте клавишу Стрелка вниз, пока не услышите «Встреча», а затем нажмите клавишу Return. Откроется новое окно собрания с фокусом в текстовом поле Кому: .

  3. Чтобы пригласить людей, введите имена контактов в текстовое поле Кому: . После ввода каждого имени нажмите клавишу Return, чтобы Outlook для Mac завершил ввод.

  4. Чтобы дать собранию имя, нажимайте клавишу TAB, пока не услышите «Тема, изменить текст», а затем введите имя.

  5. Чтобы указать место для собрания, нажимайте клавишу TAB, пока не услышите «Место, изменить текст», и введите нужное место.

  6. Чтобы установить дату и время начала и окончания собрания, нажимайте клавишу TAB, пока не услышите дату и время по умолчанию. Чтобы изменить значения, введите нужные новые значения.

    Совет: Чтобы создать мероприятие на весь день, нажимайте клавишу TAB или Shift + Tab, пока не услышите «Мероприятие на весь день, без флажка», а затем нажмите клавиши Control + Option + пробел.

  7. Чтобы добавить дополнительную информацию о собрании, например повестку дня, нажимайте клавишу TAB, пока не услышите «Вводится тело», и введите нужные сведения.

  8. Чтобы установить время напоминания для собрания, нажимайте Shift + Tab, пока не услышите «Напоминание, всплывающая кнопка», а затем нажмите Control + Option + пробел. Нажимайте клавишу Стрелка вниз, пока не услышите нужный вариант, а затем нажмите клавиши Control + Option + пробел.

  9. Чтобы отправить приглашение на собрание, нажимайте Shift + Tab, пока не услышите «Отправить, кнопка», а затем нажмите Control + Option + пробел.Новое окно встречи закроется.

Сообщите людям о вашей доступности

Покажите другим, что вы доступны во время встречи или встречи.

  1. При планировании события нажимайте клавишу TAB или Shift + Tab, пока не услышите текущий статус доступности (например, «Занят») и «Показывать как, всплывающая кнопка», а затем нажмите Control + Option + пробел.

  2. Чтобы выбрать доступность, нажимайте клавишу Стрелка вниз, пока не услышите информацию о доступности, которую хотите показать другим во время мероприятия. Чтобы выбрать, нажмите Control + Option + пробел.

Превратите встречу в встречу

Пригласите других присоединиться к вам и превратите встречу в собрание.

  1. В окне встречи нажимайте Shift + Tab, пока не услышите «Пригласить, кнопка», а затем нажмите клавиши Control + Option + пробел, чтобы превратить собрание в собрание.

  2. Фокус переместится на вновь созданное текстовое поле с по . Введите имена контактов, которых вы хотите пригласить на встречу. После ввода каждого имени нажмите клавишу Return, чтобы Outlook для Mac завершил ввод.

  3. Когда закончите, чтобы отправить приглашения, нажимайте Shift + Tab, пока не услышите «Отправить, кнопка», а затем нажмите Control + Option + пробел.

Сделайте повторяющуюся встречу

Если вы планируете, например, еженедельную встречу, вы можете легко превратить ее в повторяющуюся. Таким образом, вам не нужно добавлять собрание для каждой недели отдельно.

  1. При планировании события нажимайте клавишу TAB или Shift + Tab, пока не услышите «Повторение, кнопка», а затем нажмите клавиши Control + Option + пробел. Откроется новое окно, в котором вы можете выбрать параметры для повторяющегося события, с фокусом на раскрывающееся меню Повторяется .

  2. Чтобы выбрать частоту собрания, нажмите клавиши Control + Option + пробел, а затем используйте клавишу со стрелкой вверх или вниз, чтобы найти частоту, с которой встреча должна повторяться ( ежедневно , еженедельно , ежемесячно , ежегодно ).Чтобы выбрать, нажмите Control + Option + пробел.

  3. Чтобы просмотреть другие параметры даты и времени, нажмите клавишу TAB или Shift + Tab. По завершении нажимайте клавишу TAB, пока не услышите «ОК, кнопка», а затем нажмите клавиши Control + Option + пробел.

Сделайте собрание Microsoft Teams

Вы можете легко превратить вашу встречу в онлайн-встречу Microsoft Teams.

  1. При планировании собрания нажимайте клавишу TAB или Shift + Tab, пока не услышите «Собрание команд, переключатель», а затем нажмите клавиши Control + Option + пробел.

  2. Добавьте оставшиеся детали встречи и отправьте приглашение. Сведения о собрании Microsoft Teams добавляются к приглашению при его отправке.

См. Также

Использование средства чтения с экрана для чтения и ответа на приглашение на собрание в Outlook

Используйте программу чтения с экрана, чтобы настроить свою учетную запись электронной почты в Outlook

Сочетания клавиш для Outlook

Основные задачи с помощью средства чтения с экрана с календарем в Outlook

Используйте средство чтения с экрана, чтобы присоединиться к собранию в Microsoft Teams

Настройте свое устройство для работы со специальными возможностями в Microsoft 365

Используйте программу чтения с экрана для просмотра календаря Outlook и навигации по нему

Используйте Outlook для iOS с VoiceOver, встроенным средством чтения с экрана iOS, чтобы планировать встречи или собрания с другими людьми.

Примечания:

  • Новые функции Microsoft 365 постепенно предоставляются подписчикам Microsoft 365, поэтому ваше приложение может еще не иметь этих функций. Чтобы узнать, как быстрее получить новые функции, присоединяйтесь к программе предварительной оценки Office.

  • В этом разделе предполагается, что вы используете встроенное средство чтения с экрана iOS, VoiceOver.Чтобы узнать больше об использовании VoiceOver, посетите специальные возможности Apple.

В этой теме

Назначить новую встречу или встречу

  1. В календаре Outlook для iOS коснитесь четырьмя пальцами в верхней части экрана. Вы услышите: «Меню навигации календаря, кнопка.«Проводите пальцем вправо, пока не услышите« Кнопка нового события », и дважды коснитесь экрана. Откроется окно Новое событие , а фокус находится в текстовом поле Название .

  2. Используйте экранную клавиатуру, чтобы ввести описательное название для события.

  3. Чтобы установить дату и время начала и окончания для события, проводите пальцем вправо, пока не услышите «Начало» или «Конец», а затем дату и время по умолчанию.Чтобы изменить дату и время, дважды коснитесь экрана. Проводите пальцем вправо, пока не услышите значение, которое хотите изменить, а затем проводите пальцем вверх или вниз, пока не услышите нужное значение. Чтобы подтвердить выбор, проводите пальцем влево, пока не услышите «Готово, кнопка», а затем дважды коснитесь экрана.

    Совет: Чтобы создать мероприятие на весь день, проводите пальцем влево или вправо, пока не услышите «Весь день, кнопка переключения, выключено», а затем дважды коснитесь экрана.

  4. Чтобы указать место для собрания, проводите пальцем вправо, пока не услышите «Местоположение, кнопка», а затем дважды коснитесь экрана.Начните вводить местоположение. Список предлагаемых мест обновляется по мере ввода. Чтобы выбрать местоположение, проводите пальцем вправо, пока не услышите нужное местоположение, а затем дважды коснитесь экрана.

  5. Чтобы установить время оповещения для события, проводите пальцем вправо, пока не услышите «Оповещение», за которым следует текущее значение оповещения, а затем дважды коснитесь экрана. Проводите пальцем вправо, пока не услышите нужный вариант, а затем дважды коснитесь экрана.

  6. Чтобы добавить дополнительную информацию о мероприятии, например повестку собрания, проводите пальцем вправо, пока не услышите «Описание, кнопка», а затем дважды коснитесь экрана. Проводите пальцем вправо, пока не услышите «Многострочное текстовое поле», а затем дважды коснитесь экрана. Используйте экранную клавиатуру, чтобы ввести сведения, а когда закончите, коснитесь в верхней части экрана четырьмя пальцами, проводите пальцем вправо, пока не услышите «Готово», а затем дважды коснитесь экрана.

  7. Когда вы закончите добавлять сведения о событии, коснитесь в верхней части экрана четырьмя пальцами, проводите пальцем вправо, пока не услышите «Готово, кнопка», а затем дважды коснитесь экрана.

Пригласите других на собрание

Пригласите других присоединиться к вам и превратите встречу в собрание.

  1. При редактировании или создании события в окне Изменить событие или Новое событие проводите пальцем вправо, пока не услышите «Люди», а затем дважды коснитесь экрана. Откроется окно People , фокус находится на редактируемом текстовом поле, а экранная клавиатура находится в нижней половине экрана.

  2. Проводите пальцем вправо, пока не услышите «Введите имя или адрес электронной почты», а затем дважды коснитесь экрана.Используйте экранную клавиатуру, чтобы начать вводить имя контакта. Список предлагаемых контактов обновляется по мере ввода. Чтобы выбрать контакт, проводите пальцем вправо, пока не услышите нужное имя, а затем дважды коснитесь экрана. Повторите это для всех контактов, которых хотите пригласить.

  3. Когда вы закончите, коснитесь в верхней части экрана четырьмя пальцами, проводите пальцем вправо, пока не услышите «Готово», а затем дважды коснитесь экрана.

Сделайте повторяющуюся встречу

Если вы планируете, например, еженедельную встречу, вы можете легко превратить ее в повторяющуюся.Таким образом, вам не нужно добавлять собрание для каждой недели отдельно.

  1. При создании события в окне Новое событие проводите пальцем вправо, пока не услышите «Повторить, Нет, кнопка», а затем дважды коснитесь экрана. Откроется меню Повторить .

  2. Чтобы выбрать частоту встречи, проводите пальцем вправо, пока не услышите частоту, с которой вы хотите проводить собрание.Чтобы выбрать, дважды коснитесь экрана.

  3. Чтобы переместить фокус обратно в окно Новое событие , проводите пальцем влево, пока не услышите «Назад, кнопка», а затем дважды коснитесь экрана.

Сделайте собрание Microsoft Teams

Вы можете легко превратить собрание в собрание Microsoft Teams.

  1. Когда вы редактируете или создаете событие, в окне Изменить событие или Новое событие проводите пальцем вправо, пока не услышите «Встреча групп, кнопка переключения, выключено», а затем дважды коснитесь экрана. Вы услышите: «Включено». Outlook добавляет сведения о онлайн-собрании и ссылку в поле Описание .

См. Также

Использование средства чтения с экрана для чтения и ответа на приглашение на собрание в Outlook

Используйте программу чтения с экрана, чтобы настроить свою учетную запись электронной почты в Outlook

Основные задачи с помощью средства чтения с экрана с календарем в Outlook

Настройте свое устройство для работы со специальными возможностями в Microsoft 365

Используйте программу чтения с экрана для просмотра календаря Outlook и навигации по нему

Используйте Outlook для Android с TalkBack, встроенным средством чтения с экрана Android, чтобы планировать встречи или встречи с другими людьми.

Примечания:

  • Новые функции Microsoft 365 постепенно предоставляются подписчикам Microsoft 365, поэтому ваше приложение может еще не иметь этих функций. Чтобы узнать, как быстрее получить новые функции, присоединяйтесь к программе предварительной оценки Office.

  • В этом разделе предполагается, что вы используете TalkBack, встроенное в Android для чтения с экрана.Чтобы узнать больше об использовании TalkBack, перейдите в раздел специальных возможностей Android.

В этой теме

Назначить новую встречу или встречу

  1. В календаре Outlook для Android проведите пальцем вправо или влево или проведите одним пальцем в правом нижнем углу экрана, пока не услышите «Добавить новое событие, кнопка», а затем дважды коснитесь экрана.Откроется окно Новое событие .

  2. Проводите пальцем вправо, пока не услышите «Заголовок, поле редактирования», а затем дважды коснитесь экрана. С помощью экранной клавиатуры введите описательное название события. Когда закончите, проведите пальцем вниз, затем влево, чтобы закрыть экранную клавиатуру.

  3. Чтобы установить дату и время начала и окончания для события, проводите пальцем влево, пока не услышите дату и время по умолчанию.Чтобы изменить дату или время, дважды коснитесь экрана, проводите пальцем влево или вправо, пока не услышите нужный вариант, а затем дважды коснитесь экрана. Чтобы подтвердить выбор, проводите пальцем влево или вправо, пока не услышите «ОК, кнопка», а затем дважды коснитесь экрана.

    Совет: Чтобы создать мероприятие на весь день, проводите пальцем влево или вправо, пока не услышите «Мероприятие на весь день, переключить», а затем дважды коснитесь экрана.

  4. Чтобы указать место для собрания, проводите пальцем вправо, пока не услышите «Место», а затем дважды коснитесь экрана.Чтобы ввести название места, которое вы хотите использовать, дважды коснитесь экрана и начните вводить текст. Список предлагаемых мест обновляется по мере ввода. Чтобы выбрать местоположение, проводите пальцем вправо, пока не услышите нужное местоположение, а затем дважды коснитесь экрана.

  5. Чтобы установить время оповещения для события, проводите пальцем вправо, пока не услышите «Оповещение», за которым следует текущее значение оповещения, и дважды коснитесь экрана. Проводите пальцем вправо, пока не услышите нужный вариант, а затем дважды коснитесь экрана.

  6. Чтобы добавить дополнительную информацию о мероприятии, например повестку собрания, проводите пальцем вправо, пока не услышите слово «Описание», а затем дважды коснитесь экрана. Проводите пальцем вправо, пока не услышите «Редактирование, поле редактирования», а затем дважды коснитесь экрана. Используйте экранную клавиатуру для ввода сведений, а когда закончите, проведите пальцем вниз, затем влево, чтобы закрыть экранную клавиатуру. Проводите пальцем влево, пока не услышите «Готово», а затем дважды коснитесь экрана.

  7. Когда вы закончите добавлять сведения о мероприятии, проводите пальцем влево, пока не услышите «Сохранить», а затем дважды коснитесь экрана.

Пригласите других на собрание

Пригласите других присоединиться к вам и превратите встречу в собрание.

  1. При редактировании или создании события в окне Изменить событие или Новое событие проводите пальцем вправо, пока не услышите «Люди», а затем дважды коснитесь экрана.Откроется окно Добавить людей , фокус будет в текстовом поле Введите имя или адрес электронной почты .

  2. Используйте экранную клавиатуру, чтобы начать вводить имя контакта. Список предлагаемых контактов обновляется по мере ввода. Чтобы выбрать контакт, проводите пальцем вправо, пока не услышите нужное имя, а затем дважды коснитесь экрана. Повторите это для всех контактов, которых хотите пригласить.

  3. Когда вы закончите, проводите пальцем влево, пока не услышите «Готово», а затем дважды коснитесь экрана.

Сделайте повторяющуюся встречу

Если вы планируете, например, еженедельную встречу, вы можете легко превратить ее в повторяющуюся. Таким образом, вам не нужно добавлять собрание для каждой недели отдельно.

  1. При создании события в окне Новое событие проводите пальцем вправо, пока не услышите «Повторять, никогда», а затем дважды коснитесь экрана. Откроется меню Повторить .

  2. Чтобы выбрать частоту собрания, проводите пальцем вправо, пока не услышите «Частота, никогда», дважды коснитесь экрана, а затем проводите пальцем вправо, пока не услышите частоту, с которой вы хотите проводить собрание.Чтобы выбрать, дважды коснитесь экрана.

  3. Чтобы сохранить изменения, проводите пальцем влево, пока не услышите «Сохранить», а затем дважды коснитесь экрана. Фокус переместится обратно в окно Новое событие .

Сделайте собрание Microsoft Teams

Вы можете легко превратить собрание в собрание Microsoft Teams.

  1. Когда вы редактируете или создаете событие, в окне Изменить событие или Новое событие проводите пальцем вправо, пока не услышите «Выкл., Собрание команд, переключение», а затем дважды коснитесь экрана. Outlook добавляет сведения о онлайн-собрании и ссылку в поле Описание .

См. Также

Использование средства чтения с экрана для чтения и ответа на приглашение на собрание в Outlook

Используйте программу чтения с экрана, чтобы настроить свою учетную запись электронной почты в Outlook

Основные задачи с помощью средства чтения с экрана с электронной почтой в Outlook

Настройте свое устройство для работы со специальными возможностями в Microsoft 365

Используйте программу чтения с экрана для просмотра календаря Outlook и навигации по нему

Используйте Outlook в Интернете с помощью клавиатуры и средства чтения с экрана для планирования встреч или встреч с другими людьми в Calendar .Мы протестировали его с экранным диктором в Microsoft Edge и JAWS и NVDA в Chrome, но он может работать с другими программами чтения с экрана и веб-браузерами, если они соответствуют общим стандартам и методам доступности.

Примечания:

  • Новые функции Microsoft 365 постепенно предоставляются подписчикам Microsoft 365, поэтому ваше приложение может еще не иметь этих функций. Чтобы узнать, как быстрее получить новые функции, присоединяйтесь к программе предварительной оценки Office.

  • Чтобы узнать больше о программах чтения с экрана, перейдите в раздел Как программы чтения с экрана работают с Microsoft Office.

  • В этом разделе предполагается, что область чтения отключена.

  • При использовании Outlook в Интернете мы рекомендуем использовать Microsoft Edge в качестве веб-браузера.Поскольку Outlook в Интернете запускается в вашем веб-браузере, сочетания клавиш отличаются от таковых в настольной программе. Например, вы будете использовать Ctrl + F6 вместо F6 для перехода к командам и выхода из них. Кроме того, общие сочетания клавиш, такие как F1 (Справка) и Ctrl + O (Открыть), применяются к веб-браузеру, а не к Outlook в Интернете.

  • В настоящее время мы обновляем Outlook.office.com (Outlook в Интернете). Некоторые люди уже используют новый Outlook, а для других классическая версия будет по умолчанию, пока мы не завершим обновление.Дополнительные сведения см. В разделе «Справка по новому Outlook в Интернете». Поскольку инструкции в этом разделе относятся к новому интерфейсу, мы рекомендуем переключиться с классического интерфейса на новый Outlook. Чтобы переключиться на новый Outlook, нажимайте Ctrl + F6, пока не услышите «Команда, попробуйте новый Outlook», а затем нажмите клавишу ВВОД. Если вы слышите «Панель инструментов команды» вместо «Команда, попробуйте новый Outlook», значит, вы уже используете новый Outlook.

В этой теме

Назначить новую встречу или встречу

Вы можете назначить личную встречу в своем календаре, например, чтобы напомнить вам о чем-то.Вы также можете превратить встречу в собрание, добавив участников.

  1. В Outlook нажмите Ctrl + Shift + 2, чтобы открыть календарь. Вы услышите «Загружен», а затем — количество событий и количество выбранных календарей.

  2. Чтобы создать новое событие, нажмите Ctrl + N. Откроется окно сведений о событии с фокусом на текстовое поле заголовка события.Вы услышите: «Добавьте сведения о мероприятии. Добавьте заголовок».

  3. Чтобы просмотреть параметры события, нажмите клавишу TAB или Shift + Tab.

    • Чтобы назвать событие, введите имя в поле Добавить заголовок .

    • Если вы создаете встречу, нажмите клавишу TAB.Вы услышите: «Пригласите участников». Чтобы добавить контакт, введите контакт и нажмите клавишу ВВОД.

    • Чтобы установить дату и время начала и окончания для события, нажимайте клавишу TAB, пока не услышите значения по умолчанию. Чтобы изменить дату, в начальной или конечной дате нажмите клавишу SR + стрелка вправо один раз, нажмите Enter, чтобы открыть раскрывающийся календарь, затем используйте клавиши со стрелками для просмотра раскрывающегося календаря и нажмите Enter, чтобы Выбрать.Чтобы изменить часы, введите новые значения.

    • Чтобы указать место для собрания, нажимайте клавишу TAB, пока не услышите «Найдите комнату или место», а затем введите нужное место.

    • Чтобы добавить дополнительную информацию о событии, нажимайте клавишу TAB, пока не услышите «Добавьте описание или прикрепите документы», а затем введите нужные сведения.

  4. Когда вы закончите, нажимайте Shift + Tab, пока не услышите «Отправить, кнопка» (для собрания) или «Сохранить, кнопка» (для встречи), а затем нажмите клавишу пробела.

  5. Новое окно события закрывается, и фокус перемещается на Календарь .

Превратите встречу в встречу

Пригласите других присоединиться к вам и превратите встречу в собрание.

  1. В окне сведений о мероприятии нажимайте клавишу TAB или Shift + Tab, пока не услышите: «Пригласить участников».

  2. Чтобы добавить контакт, введите или вставьте адрес электронной почты участника и нажмите Enter. Повторите для других участников.

Проверить наличие приглашенных

После ввода имен в приглашение на собрание Outlook может помочь вам выбрать время, когда каждый приглашенный будет доступен.

  1. В окне сведений о событии нажимайте клавишу TAB или Shift + Tab, пока не услышите предложение о времени встречи в разделе Расписание .

  2. Чтобы просмотреть другие предлагаемые времена, нажимайте клавишу со стрелкой вверх или вниз, пока не услышите нужный вам предложенный временной интервал. Вы услышите предполагаемое время, когда будете двигаться. Чтобы выбрать время, нажмите пробел.

  3. Если вы не можете найти какое-либо доступное время для этого конкретного дня, вы можете проверить наличие приглашенных на другой день. Чтобы просмотреть другие дни, в разделе Расписание нажимайте клавишу TAB или Shift + Tab, пока не услышите «Открыть средство выбора месяца, кнопка свернута», а затем нажмите клавишу пробела. Нажимайте Shift + Tab, пока не услышите название текущего дня, а затем используйте клавиши со стрелками для просмотра дней. Чтобы выбрать день, нажмите Enter.

Сделайте повторяющуюся встречу

Если вы планируете, например, еженедельную встречу, вы можете легко превратить ее в повторяющуюся. Таким образом, вам не нужно добавлять собрание для каждой недели отдельно.

  1. В окне сведений о событии нажимайте клавишу TAB или Shift + Tab, пока не услышите: «Повторить.«

  2. Чтобы выбрать частоту собрания, нажмите клавишу пробела, а затем нажимайте клавишу Стрелка вниз, пока не услышите частоту, с которой вы хотите проводить собрание. Для выбора нажмите пробел.

Проведите онлайн-встречу

Вы можете легко превратить собрание в собрание по сети с помощью Skype или Microsoft Teams.

Примечание: В зависимости от вашей организации и от того, являетесь ли вы подписчиком Microsoft 365, Skype и / или Microsoft Teams могут быть недоступны.

В окне сведений о событии выполните одно из следующих действий:

  • Если вам доступны Skype или Microsoft Teams, нажимайте клавишу TAB или Shift + Tab, пока не услышите «Выкл., Собрание Teams, тумблер» или «Выкл., Собрание Skype, тумблер».»Вариант, который вы слышите, определяется вашим администратором. Нажмите клавишу ВВОД, чтобы превратить собрание в собрание по сети.

  • Если доступны и Skype, и Microsoft Teams, нажимайте клавишу TAB или Shift + Tab, пока не услышите «Добавить собрание по сети», затем нажмите клавишу со стрелкой вниз, чтобы выбрать один из доступных вариантов, и нажмите клавишу ВВОД, чтобы подтвердить свой выбор.

Outlook добавляет сведения о собрании по сети и ссылку в текст события после отправки приглашения.

См. Также

Использование средства чтения с экрана для чтения и ответа на приглашение на собрание в Outlook

Используйте программу чтения с экрана, чтобы настроить свою учетную запись электронной почты в Outlook

Используйте программу чтения с экрана для форматирования текста в электронной почте в Outlook

Сочетания клавиш для Outlook

Основные задачи с помощью средства чтения с экрана с календарем в Outlook

Используйте программу чтения с экрана для просмотра календаря Outlook и навигации по нему

ресурсов / блог / 55-каракулей-календарей-хаков, которые-изменят-вашу-жизнь | Doodle

Вы когда-нибудь задумывались, как заставить ваш календарь работать на вас? Что ж, этот список — ваш универсальный магазин.Прочтите 55 супер-практических советов, которые помогут вывести свой календарь на новый уровень. Почему 55? Что ж, когда вы живете и дышите планированием и производительностью, как мы, трудно остановиться, как только вы начнете… Тогда мы держим пари, что вы, вероятно, все еще играете в электронный пинг-понг, когда вам нужно назначить встречу. Онлайн-календарь предлагает гораздо больше функциональных возможностей, чем бумажный — подумайте о интеллектуальном планировании, совместных календарях, напоминаниях о мероприятиях и многом другом.Сможет ли ваш настенный календарь «Кошка месяца» сделать все это? Прекратите читать эту статью, познакомьтесь с электронным календарем — подсказка! Возможно, на рабочем столе вашего компьютера есть один, который ждет, когда его обнаружат, — тогда возвращайтесь. Почему бы не попробовать Doodle, пока вы занимаетесь этим? Будем ждать.

Будьте проще

Если вы используете несколько календарей, это неизбежно: рано или поздно важное событие или срочная встреча пропадут без проблем. Придерживайтесь онлайн-планировщика и узнайте, как заставить его работать на вас — это руководство — хорошее место для начала.

Синхронизация календаря Google

Не забудьте синхронизировать бесплатный онлайн-календарь Doodle с предпочитаемым программным обеспечением для работы с календарем: все встречи, которые вы запланировали с помощью Doodle, будут автоматически отображаться в вашем календаре. Как это просто!

Познай себя

После того, как вы выбрали цифровой календарь для работы и синхронизировали его с Doodle, чтобы легко отслеживать свои встречи, пора заполнить его любыми событиями и обязательствами, которые входят в вашу онлайн-повестку. Прежде чем вы увлечетесь блокировкой времени и цветовым кодированием (подробнее об этих приемах мы расскажем позже: TL; DR, вы можете найти их здесь), подумайте о своих предпочтениях в расписании.Слишком легко возбудиться и заполнить утро встречами за завтраком, только чтобы помнить, что, на самом деле, вы не будете последовательны, пока не выпьете третью чашку кофе в 10 утра. Размышляя о том расписании, которое реально работает для вас, вы предотвратите чрезмерную загруженность, переутомление и недостаточную мотивацию!

Нет смысла записываться на прием…

… если вы не можете не забыть записаться на прием. Не заносите встречу в свой календарь, а потом забудьте о ней! Есть один суперпростой способ убедиться, что ваш календарь «не пропал из поля зрения».Готовый? Вот он:

Установите онлайн-календарь в качестве фона рабочего стола

Каждый раз, когда вы входите в свой компьютер, вы будете точно видеть, чем вы занимались в течение дня, недели и месяца.

Используйте напоминания о событиях

Чтобы вдвойне быть уверенным, что вы выполняете все свои обязательства, не забудьте включить напоминания о событиях — эти автоматические уведомления будут держать вас в курсе.

Но НЕ используйте настройки напоминаний по умолчанию!

Когда у вас есть полный календарь, последнее, что вам нужно, — это напоминания о событиях.Поиграйте с настройками своего планировщика, чтобы настроить напоминания так, как вам удобно. Возможно, вам не нужны напоминания о повторяющихся мероприятиях. Если напоминание за 2 минуты до встречи будет менее неприятным, чем напоминание за 15 минут до встречи, установите меньшее время напоминания. С другой стороны, некоторые встречи требуют дополнительной подготовки — установите напоминание, чтобы оно срабатывало, скажем, за час до подобных встреч.

Не теряйте свой поток

Напоминания — это здорово… до тех пор, пока они не прерывают ваш рабочий процесс.Иногда уведомление о событии по электронной почте — это все, что вам нужно, чтобы прекратить глубокую работу и перейти к своему почтовому ящику. И если вы откроете приглашение на мероприятие, вы можете просмотреть и другие новые электронные письма… верно? Если эта ситуация кажется вам знакомой, не пользуйтесь почтовым ящиком и вместо этого настройте уведомления на рабочем столе.

Предпочитаете всю информацию за один раз?

Некоторые календари позволяют выбрать ежедневную электронную рассылку вместо получения напоминаний и уведомлений в течение дня.А если вы предпочитаете видеть вещи «с первого взгляда»…

Используйте персонализированную панель инструментов Doodle

Все ваши опросы и приглашения на собрания отображаются здесь, в одном месте. Простой!

Smarter Meetings для занятых людей

Используйте Doodle для планирования ваших встреч

Перво-наперво, получите подтверждение встреч и внесите в свой календарь с минимумом суеты, используя запросы приглашения на встречу Doodle. Предложите время, пригласите участников и позвольте им проголосовать за предпочитаемое время, затем выберите лучший вариант и дайте участникам знать об этом по ссылке или по электронной почте.

Отправить приглашения в календаре

После того, как вы найдете наилучшее время для встречи, с помощью Doodle Premium вы можете отправить календарное приглашение всем своим участникам, так что встреча будет автоматически занесена в календарь для всех. Отлично, правда? Если вы хотите попробовать, начните пользоваться пробной версией Doodle Premium. Если вы уже являетесь пользователем Doodle Premium, то, вероятно, знаете, что также можете…

Отправлять напоминания и обновления

Если вы хотите отправить персонализированное напоминание участникам встречи или обновить их любой новой информацией, относящейся к вашей встрече, Doodle Premium тоже позволяет это делать.Мы упоминали, что пробная версия бесплатно ?

Используйте Doodle 1: 1

Пользователи Premium также получают доступ к Doodle 1: 1, интуитивно понятному инструменту для настройки встреч один на один. Это похоже на обычный запрос приглашения на встречу, но он еще более упрощен. Отправьте приглашение с несколькими возможными вариантами времени, дождитесь, пока другой человек подтвердит предпочтительное время, а затем введите встречу в свой календарь … подождите, мы сказали «введите встречу в свой календарь»? Мы имеем в виду, расслабьтесь и расслабьтесь: мы уже добавили это для вас.

Создание повторяющихся собраний

Если ваша рабочая неделя всегда начинается с утреннего выступления в понедельник или у вас есть регулярный сеанс обратной связи с вашим руководителем, не тратьте время на участие в одних и тех же собраниях неделю за неделей — установите для этих встреч повторяются, и они автоматически появятся в вашем календаре.

Настройте свои временные интервалы!

В большинстве онлайн-календарей по умолчанию используются временные интервалы в 30 минут и один час. Если вы не измените эти настройки, вы обнаружите, что планируете 30 минут для звонков, которые должны занять максимум 20 минут, и час для встреч, которые можно завершить за 45 минут.Настройте свои временные интервалы, чтобы планировать встречи более эффективно.

Планирование встреч по частям

Это одна из самых неприятных вещей в собраниях: когда они плохо спланированы и организованы, собрания могут отвлекать, вы знаете, от реальной работы, которую вам нужно выполнять каждый день. Исследования показывают, что вам нужно время, свободное от отвлекающих факторов, чтобы достичь «состояния потока», и что каждый раз, когда вас прерывают, требуется в среднем 25 минут, чтобы снова сосредоточиться. Выделите время, необходимое для решения сложных задач, путем планирования встреч по частям — скажем, три встречи одна за другой днем, а не в течение дня.

Установить контакт

Сохраните контактную информацию всех приглашенных на встречу в своем мероприятии календаря, чтобы их было легко найти в любое время — Doodle Premium делает это автоматически с приглашениями календаря. Если вы встречаетесь удаленно, добавьте также имена пользователей Skype!

Используйте умные заголовки

Обозначение каждой встречи в календаре «Встреча» не просто лишено воображения — это бесполезно. Дайте каждой встрече конкретное название, чтобы вы могли точно видеть, что у вас на повестке дня: «Обновление бюджета» или «Презентация» гораздо информативнее, чем «Встреча».

Расположение, расположение

Не забывайте отмечать место проведения каждой встречи — это избавит вас от лишних хлопот, когда вы попытаетесь определить, где именно вы должны быть.

Тратьте меньше времени на планирование и больше на выполнение. Подпишитесь на бесплатную 14-дневную пробную версию.

Советы по управлению временем, которые можно принять прямо сейчас

Интегрируйте свой список дел

Большинство цифровых календарей позволяют интегрировать список дел, чтобы вы могли просматривать задачи дня вместе с назначенными на день встречами.Может возникнуть соблазн заполнить каждое свободное место в вашем календаре встречами и социальными мероприятиями — взгляд на список дел из пятнадцати пунктов в углу экрана может побудить вас более разумно использовать свое время …

Дон ‘ t Планируйте задачи вокруг собраний

Если вы не придаете своим ежедневным задачам равный вес с ежедневными встречами, вы можете спешить с завершением всего, что указано в вашем списке, или втиснуть задачу, которая обычно занимает час, на три 20-минутных перерыва. Планирование задач, а также собраний предотвращает чрезмерное планирование и дает вам гораздо больше шансов на самом деле выполнить свою работу.На этой ноте, почему бы не попробовать…

Блокировка времени

Если это достаточно хорошо для Ричарда Брэнсона и Мишель Обамы, то попробовать стоит. Блокировка времени берет концепцию вашего списка дел и переводит ее в формат календаря: по сути, вы назначаете часть времени для каждой задачи и относитесь к ней так же, как и к любому другому обязательству в вашем календаре. Установление ограничения по времени для каждой задачи означает, что вы, скорее всего, справитесь с ней более эффективно; Более того, перевод этого нереалистичного списка дел из 37 пунктов в отрезки времени может заставить вас переоценить, какие задачи важны, а какие задачи можно делегировать, отложить или даже забыть.

Расставьте приоритеты!

Когда дело доходит до ограничения по времени, сначала займитесь самыми важными задачами. Планы меняются, и появляются отвлекающие факторы, поэтому дайте себе как можно больше шансов выполнить самую срочную работу каждый день.

Think Small

Слышали о микропланировании? Это система, с помощью которой вы планируете свое время с точностью до минуты, и некоторые эксперты по производительности ей доверяют. Мы не предлагаем вам планировать свой день на 5-минутные отрезки, как это делают некоторые микросхемы, — но этот раздражающий десятиминутный перерыв между встречами не означает, что время тратится зря.Используйте свой календарь, чтобы выделить небольшие промежутки времени для быстрых задач, таких как отправка одного или двух электронных писем.

Работа в пакетном режиме

Попробуйте выполнить аналогичные задачи в пакетном режиме. Если вам нужно написать три оценки сотрудников, выделите в своем календаре достаточно времени, чтобы выполнить их все сразу, а не работать над ними в разные моменты дня. Разные задачи требуют разного внимания и требуют разного набора навыков. Одновременное решение схожих задач означает меньшую психологическую корректировку в течение дня.Чтобы помочь вам в этом, попробуйте…

Сортировка задач по типам

Думайте о таких задачах, как написание электронных писем, назначение встреч и назначение встреч, как об административных задачах, думайте о таких задачах, как мозговой штурм или написание, как о творческих задачах и т. Д. Попробуйте сгруппировать задачи в своем календаре по типу.

Время в пути

При организации встреч может возникнуть соблазн назначить их подряд, но не забывайте учитывать время в пути. Даже если вы просто переходите из одного конференц-зала в другой, выделите себе 5 минут, чтобы добраться туда, и вы не почувствуете спешки.

Время буферизации

Время буферизации может иметь такое же значение, как и время в пути! Если вы знаете, что ваша первая встреча дня, скорее всего, будет интенсивной и ориентированной на данные, а вторая встреча предполагает обдумывание идей с потенциальным клиентом, оставьте себе достаточно времени между ними, чтобы прийти в правильное настроение.

График перерывов

Забыли обед? Да, нам тоже это кажется невозможным. Но правда в том, что в напряженные дни можно легко забыть о еде или питье воды — ну, знаете, обо всех тех элементарных вещах, которые помогают вам выжить.Вы не сможете хорошо работать, если не будете сытым и хорошо гидратированным, поэтому не бойтесь делать перерывы в свой день.

Расписание отвлекающих факторов

Даже если мы иногда забываем обед, есть некоторые вещи, которые мы никогда не забываем сделать. Важные вещи, например, проверка социальных сетей или просмотр мемов с котятами. Нет ничего плохого в том, чтобы немного отвлечься, если вы не позволяете этому отвлекать ваш день. Если вы знаете, что собираетесь перейти к своей ленте в Твиттере, тогда спланируйте это! Запланируйте десятиминутный перерыв в твиттере и придерживайтесь лимита времени! Таким образом, ваше невинное отвлечение не превратится в проблемную трату времени.

Составьте расписание для безделья

Точно так же вы должны стараться составлять перерывы и отвлекаться, вы также должны стараться каждую неделю выделять какое-то время, чтобы… ничего не делать. Это ваше время для размышлений, мозгового штурма, мечтаний, расслабления, отключения — и оно так же продуктивно, как и время, которое вы тратите на свою работу. Бездействие необходимо для подзарядки вашего мозга и подпитки вашего творчества.

Отметьте себя как занятого

На многих рабочих местах вы не единственный, у кого есть доступ к своему календарю.Ваш менеджер и команда также могут видеть это, чтобы они знали, когда вы будете доступны. И каждый раз, когда вы не на встрече, вы должны быть доступны, верно? Если у вас нет встречи, но вы все равно не хотите, чтобы вас беспокоили, отметьте себя занятым в своем календаре. Ваши коллеги будут знать, что вас не следует прерывать, и вы сможете спокойно играть в Candy Crush — извините, мы имеем в виду окончательные цифры бюджета.

Не позволяйте работе прерывать работу

Даже если вы используете свой календарь в основном в рабочих целях, подумайте о том, чтобы добавить в свой календарь личные обязательства (например, день рождения вашего партнера) и цели (посещение тренажерного зала три раза в неделю).Это простой способ сохранить в уме этот неуловимый баланс между работой и личной жизнью.

Handy Hacks слишком хороши, чтобы не делиться ими

Категории — ваш друг!

Используете ли вы свой календарь, чтобы отслеживать рабочие обязательства, личные встречи, общественные мероприятия, фитнес-цели, дни рождения в семье и многое другое? Мы надеемся, что ответ положительный, а если нет, вернитесь и прочитайте наш 35-й совет еще раз, пожалуйста! Но когда ваш календарь так усердно работает, иногда бывает трудно отслеживать все свои обязательства.Почему бы не разделить их на категории — «Работа», «Социальные сети», «Семья», «Фитнес» и т. Д. Вы даже можете скрыть определенные категории, если находите их слишком отвлекающими.

Цветовая кодировка

Что может быть лучше категорий? Категории с цветовой кодировкой! Назначьте разный цвет каждой категории, и тогда вы сможете сразу выделить все свои обязательства.

Свежий взгляд на вещи

Большинство календарей предлагают четыре стандартных режима просмотра: день, неделя, месяц, год. Если вы смотрите в ежедневном режиме, можно легко увязнуть в краткосрочных целях и упустить из виду общую картину.Найдите время, чтобы изменить точку зрения: проверьте, как складываются ваша неделя, месяц и год.

Обзор рабочей недели

Нет ничего хуже, чем смотреть на выходные в своем календаре, наполненные многообещающими социальными обязательствами, когда только утро понедельника. Если вы не хотите отвлекаться на мысли о субботних вечеринках и воскресных дневных пикниках, когда неделя еще не началась, вы можете переключиться в режим просмотра рабочей недели.

Узнайте свои сочетания клавиш

Настоящий календарный ниндзя знает все соответствующие сочетания клавиш.Знаете, как мы только что говорили об изменении вашего режима просмотра? Если вы пользуетесь Календарем Google, используйте «1» или «d» для просмотра в ежедневном режиме, «2» или «w» для просмотра в еженедельном режиме и, как вы уже догадались, «3» или «m» для просмотра. просмотр в ежемесячном режиме. И есть еще много всего, откуда это взялось! Ознакомьтесь с сочетаниями клавиш в календаре и сделайте планирование еще быстрее и проще.

Автоматически отклонять приглашения

В идеальном мире вы бы не работали в нерабочее время.И вы также не станете принимать приглашения на встречи, которые выпадают в нерабочее время. Может быть, ваш календарь не может запретить вам работать сверхурочно, но он может перестать планировать встречи после окончания рабочего дня. Просто укажите свои рабочие часы в своем календаре, а затем настройте календарь на автоматическое отклонение любых встреч, выходящих за рамки этих часов.

Используйте мировые часы

Если вы ведете дела с международными партнерами или работаете в многонациональной фирме с офисами по всему миру, ознакомьтесь с функцией мировых часов: больше не нужно сомневаться, что еще рано звонить Нью-йоркский офис!

Добавить определенные часовые пояса

Вы также можете добавить определенный часовой пояс — или несколько часовых поясов, если на то пошло — прямо в представление календаря.

Планирование встреч в разных часовых поясах с помощью Doodle

Мировые часы и настройки часовых поясов, безусловно, удобны, но когда дело доходит до согласования календарей с клиентами и коллегами в разных часовых поясах, лучше не рисковать. Используйте функцию часового пояса Doodle, чтобы легко согласовывать время встреч с участниками в разных часовых поясах.

Совместное использование — это забота (в том числе и для календарей)

Совместное использование календарей со своей командой

Включите настройки общего доступа, чтобы все в вашей команде могли видеть, каковы ваши обязательства и когда вы доступны (не забудьте отметить себя занят, когда вы не хотите, чтобы вас отвлекали).

И создать общий календарь команды

Наличие главного календаря, к которому может получить доступ вся команда, с общими сроками, собраниями и праздниками, может помочь всем не сбиться с пути.

Попробовать календарь на основе проекта

Календарь на основе проекта работает по тому же принципу, что и общий командный календарь. Если вы пытаетесь выполнить большой проект, специальный календарь поможет всем не отвлекаться от задачи. Настройте его так, чтобы каждый, кто заинтересован в проекте, мог получить к нему доступ, и добавьте все соответствующие встречи, цели и сроки.

Делитесь календарями с семьей и друзьями

Когда вы ведете напряженный образ жизни, может быть слишком сложно найти время, чтобы наверстать упущенное поужинать с друзьями — и слишком легко забыть позвонить бабушке и дедушке на годовщину их золотой свадьбы. Совместное использование календарей с семьей и друзьями может помочь вам следить за социальными и семейными обязательствами. И если попытка организовать ужин с тремя вашими лучшими друзьями по-прежнему требует недель споров о календарях, не забывайте, опросы Doodle столь же полезны для организации встреч, как и для профессиональных.

Скрыть общие календари

Если вы прислушались к нашему совету и поделились календарями с коллегами, семьей и друзьями — и создали еще несколько специализированных календарей для хорошей оценки, то вы можете просеять загруженные графики свиданий ваших друзей и встречи книжного клуба вашей мамы, чтобы выполнить свои собственные обязательства. Эту проблему легко исправить: просто отключите все календари, которые вам не нужно видеть постоянно. Вы всегда можете нажать на них, когда вам нужно что-то проверить.

Хаки с дополнительным кредитным календарем

Посмотрите назад и вперед

Конечно, вы используете свой календарь для управления своим будущим, но знаете ли вы, что вы также можете использовать его для архивации своего прошлого? Добавляйте заметки к ключевым встречам после их проведения — о том, что обсуждалось, о чем говорилось в светской беседе, о любых других интересных моментах — а затем ищите в календаре, когда хотите освежить память. Коллеги и клиенты будут впечатлены вашей способностью вспоминать, а ваш календарь теперь выполняет двойную функцию.Беспроигрышный вариант!

Изучить дополнения

Думаете, что надеть утром? Попросите ваш календарь показать вам погоду. Хотите знать, будет ли Меркурий в этом месяце ретроградным? Узнайте наверняка, добавив астрологический календарь. Какой бы цифровой календарь вы ни использовали, он обязательно может похвастаться множеством интересных дополнений — используйте их по максимуму!

Не забывайте о праздниках

В большинстве календарей автоматически отображаются праздничные дни в вашем регионе, хотя, если вы похожи на нас, вы вряд ли их забудете.Но знаете ли вы, что вы также можете настроить свой календарь так, чтобы показывать праздники и в других регионах? Это удобный способ отслеживать, какие праздники отмечают ваши зарубежные коллеги.

Будьте блестящими с днями рождения

Будьте сотрудником, который приносит торт на день рождения босса, добавляя дни рождения каждого в свой календарь — скоро вы станете самым популярным сотрудником в офисе.

Изучите расширения

Повысьте функциональность своего календаря с помощью расширений, таких как расширение Doodle, специально разработанное для использования с вашим Календарем Google.Планирование никогда не было таким простым!

И загрузите приложение «Календарь»

Будьте в курсе всех своих обязательств и задач с помощью мобильного приложения, которое позволяет получать доступ к календарю и всей его информации на ходу. Мы можем предложить вам попробовать наши? Doodle Mobile не только синхронизируется с вашим личным календарем, но и позволяет вам отслеживать все ваши текущие дудл-опросы и , создавать и отвечать на новые, где бы вы ни находились. Теперь действительно нет оправдания, чтобы не быть в курсе событий в календаре — удачного планирования!

Устранение неполадок с доступностью календаря для собраний

Существуют настройки для подключенного календаря и страниц расписания, которые могут вызвать непредвиденную доступность, например, появление меньшего количества доступных временных интервалов, чем ожидалось.Чтобы определить проблему, вы можете использовать режим устранения неполадок.

Обратите внимание: , если у вас есть доступ к более чем одной учетной записи HubSpot, войдите в учетную запись, которую вы использовали для создания страниц планирования, прежде чем переходить в режим устранения неполадок.

  • В своей учетной записи HubSpot перейдите к Sales > Meetings .
  • Наведите указатель мыши на ссылку собрания и щелкните Изменить .
  • В меню левой боковой панели перейдите к Устранение неполадок .
Ваша страница расписания откроется в другой вкладке браузера. Любые недоступные слоты будут заблокированы.
Как только вы определите, почему ваше время недоступно для бронирования, просмотрите настройки в своем календаре и на странице расписания, чтобы устранить любые проблемы с настройками вашей доступности или планирования.

Наличие

Если вы видите Перекрытие с другим событием , На этот день не установлена ​​доступность или Нет даты для определенного временного интервала , проверьте настройки страницы расписания, чтобы убедиться, что вы добавили доступное время:

  • В своей учетной записи HubSpot перейдите к Sales > Meetings .
  • Наведите указатель мыши на ссылку собрания и щелкните Изменить .
  • В меню левой боковой панели перейдите к Планирование .
  • Добавьте любые дополнительные доступные временные интервалы, затем нажмите Сохранить .

Настройки подключенного календаря

При использовании собраний с календарем Office 365 или Gmail только временные интервалы в ваших календарях, отмеченные как Занят, , будут недоступны для резервирования.

Офис 365

Чтобы избежать резервирования на время, когда вы заняты, убедитесь, что для вашего календарного события установлено значение Показывать как Занят. Это будет работать для специально запланированных событий календаря, а также для событий календаря на весь день .

Если у вас есть событие на весь день в любом из ваших интегрированных календарей (например, конференция), и вы хотите быть доступными для собраний в это время, установите для этого события значение Бесплатно .

Обратите внимание: любые события на весь день в вашем календаре Office 365 будут отображаться на странице расписания в часовом поясе вашей учетной записи HubSpot, даже если в вашем календаре Office 365 установлен другой часовой пояс.

Gmail

Чтобы избежать резервирования на время, когда вы заняты, убедитесь, что для вашего календарного события установлено значение Занят. Это будет работать для специально запланированных событий календаря, а также для событий календаря на весь день .

Если у вас есть мероприятие на весь день в любом из ваших интегрированных календарей, например конференция, и вы хотите быть доступными для собраний в это время, установите для события значение Бесплатно .

Обратите внимание: HubSpot не принимает во внимание рабочее время Календаря Google для определения доступности встреч.

Расширенные настройки процесса планирования

Если вы видите ошибку Слишком рано для минимального времени уведомления или Конфликт времени буферизации , проверьте минимальное время уведомления и настройки времени буферизации:

  • В своей учетной записи HubSpot перейдите к Sales > Meetings .
  • Наведите указатель мыши на ссылку встречи и щелкните Изменить .
  • В меню левой боковой панели перейдите к Устранение неполадок .
  • Щелкните, чтобы развернуть меню Расширенные настройки .
    • Чтобы устранить ошибку Слишком скоро для минимального времени уведомления , щелкните раскрывающееся меню Минимальное время уведомления и выберите более длительное минимальное время уведомления время .
    • Чтобы устранить ошибку , конфликт времени буфера , щелкните раскрывающееся меню Время буфера и выберите другое время .
    • Чтобы решить проблему Этот день выходит за рамки, когда собрания можно запланировать , просмотрите параметр Когда собрание можно запланировать и внесите любые изменения.

Встречи

.

Comments

No comments yet. Why don’t you start the discussion?

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.