Текст письма делового: Письмо-просьба. Образец написания 2021 года

Содержание

Какие существуют правила написания делового письма?

Деловые письма – это вид коммуникации между различными субъектами хозяйственной деятельности в процессе ведения бизнеса и деловых отношений. Написание деловых писем помогает решать вопросы: 1.оперативного управления холдингом или подразделениями фирмы; 2.взаимоотношений и обмена информацией с партнерами и клиентами; 3.координирования рабочих процессов и деловой активности компании; 4.сбора и систематизации коммерческой информации.

Написание делового письма. Требования

Документооборот крупной коммерческой компании огромен, и, соблюдая некоторые правила составления делового письма, вы существенно упрощаете их систематизацию, архивирование и реагирование на полученную информацию. 1.Правила написания деловых писем требуют от автора: 2.излагать информацию полно, фактически достоверно и объективно; 3.использовать деловой стиль написания делового письма – краткость и нейтральность; 4.избегать домысливания, рассуждений и повествовательности; 5.соблюдать доброжелательность; 6.исключить грубость, иронию, жаргонизмы, ложную вежливость; 7.отказаться от эмоциональности в пользу логической оценки.

Виды делового письма

Деловые письма имеют несколько видов, которые требуют обязательного ответа. Это простые деловые письма-просьбы, письма-обращения, письма-предложения, письма-запросы, письма-требования. В тоже время предупреждения, подтверждения, приглашения, напоминания, отказы, извещения, распоряжения, а также гарантийные, информационные и сопроводительные письма ответа не требуют.

Этика стиля написания деловых писем

К уже перечисленным стилистическим требованиям деловых писем следует добавить несколько важных правил. Они не являются явными формальными элементами, но важны с точки зрения восприятия вашего письма получателем. Речь идет о тоне изложения, в котором адресат ни в коем случае не должен увидеть пренебрежение, неуважительное отношение, завуалированное хамство. В этом случае получатель выработает стойкое негативное отношение к вам, как к нарушителю деловой этики.
Особой осторожности требует стиль написания делового письма-отказа.Такое письмо само по себе не вызывает позитива у адресата, но вы должны выдержать его в таком тоне, чтобы он не почувствовал вашего пренебрежения даже в случае отрицательного решения его вопроса. В письме необходимо использовать аккуратные и корректные формулировки и убедительную аргументацию отказа. В качестве примера написания делового письма-отказа, мы предлагаем следующую схему: 1.Обязательное повторение просьбы адресата в письме – свидетельство того, что она внимательно изучена и осмыслена. 2.Подробное изложение причин отказа. 3.Констатация факта отказа. 4.Резюме ситуации и выражение надежды, что сотрудничество будет продолжено. Образец правила составления деловых писем предполагает использование словесных формул, которые имеют прямое содержание, но исключают пренебрежительность: 1.«Ваша просьба, к сожалению, не может быть удовлетворена…». 2.«Ваш запрос, к нашему сожалению, удовлетворить не представляется возможным…». 3.«Глубоко сожалеем, но выполнить ваше требование мы не в состоянии…».

Лексические правила написания делового письма

Язык имеет большое значение для порядкасоставления делового письма! Он должен быть таким, чтобы ваш адресат, с одной стороны прекрасно понял ту мысль, которая изложена в письме, а с другой – не обращал внимания на стиль и лексику текста. Чтобы этого добиться, необходимо четко соблюдать ряд лексических, грамматических и синтаксических правил составления деловых писем: 1.используйте простые и общеупотребительные слова; 2.избегайте большого числа прилагательных и местоимений – они утяжеляют текст; 3.пишите по существу, откажитесь от рассуждений и описаний; 4.пишите короткими предложениями – они понятнее и убедительнее; 5.сохраняйте логику текста и не отходите от темы; 6.тщательно продумывайте формулировки; 7.избегайте двусмысленности предложений.

Оформление деловых писем

Большинство крупных компаний руководствуются определенными стандартами написания делового письма, используют фирменные бланки и четкие стандарты оформления документов. Это позволяет упорядочить деловую переписку, соблюсти корпоративную этику, поддержать солидный статус компании, а также упростить написание и сократить время оформления. Итак, правила составления делового письма предполагают его оформление на фирменном бланке, на котором должны присутствовать реквизиты компании. 1.В левом верхнем углу должен указываться исходящий номер по вашему корпоративному журналу регистрации документов с указанием даты отправления. 2.В правом верхнем углу — фамилия, инициалы адресата и его должность в компании. 3.В левом нижнем углу – подпись, фамилия и ваша должность в компании, номер телефона. 4.Текст письма условно делится на три блока: суть проблемы, обоснование просьбы или предложения, дополнительная информация по теме письма. Если вы оформляете ответное письмо, то в нем обязательно должна присутствовать ссылка на письмо адресата, к которому вы пишете ответ. Письмо к партнеру (особенно, иностранному) должно содержать краткую аннотацию о вашей компании и ее задачах на внешних рынках, а также буклет о ваших услугах и благодарность за сотрудничество.

Электронные письма

Составление и оформление электронных писем, с одной стороны, подчиняется стандартным правилам деловой переписки, а с другой, учитывает особенности электронного документооборота. На что необходимо обратить особое внимание при написании деловых писем своим виртуальным адресатам? Обязательно указывайте тему письма в стандартном поле почтового сервиса. Она упростит вашему адресату задачу понимания повода вашего письма и его приоритетности прочтения. Соблюдайте стандартные правила написания текста делового письма (лаконичность, точность формулировок, деловой стиль, грамотность, стандартный шрифт).

Избегайте графики и анимации в письме – это недопустимо.

Обязательно проверьте содержание, стилистику, грамматику и орфографию перед отправкой письма. Тщательно проверьте адрес отправки, чтобы ваше письмо не было по ошибке отправлено по другому адресу. Важный момент! Даже в случае отправки письма нескольким адресатам, постарайтесь каждый вариант оправить индивидуально – с обращением к каждому адресату по имени и отчеству. Примеры написания деловых писем в электронном виде представлены в Интернете – стандартными бланками пользоваться достаточно удобно.

Образец делового письма на английском – правила

Деловой английский язык весьма актуален в наше время. Современный ритм жизни требует умения написания делового письма на английском языке. Поговорим об основных пунктах написания делового письма на английском языке, рассмотрим примеры и образцы деловых писем.

Как писать деловое письмо на английском правильно?

Не стоит забывать, что деловое письмо не должно быть слишком длинным и пространным. Не нужно «растекаться по древу» или «лить воду», это отнимет много времени у получателя. Сразу приступите к изложению сути, будьте максимально точны и кратки. Помните, что «краткость – сестра таланта»! Также, не забывайте о правилах вежливости, не будьте резки и грубы, иначе это оттолкнет получателя.

По каким правилам пишется деловое письмо?

Итак, мы пишем деловое письмо. Мы уже упоминали на нашем сайте основные правила, которых требует написание бизнес корреспонденции на английском языке. Но если вы их забыли, то позвольте их вам напомнить. Итак, правила написания делового письма выглядят следующим образом:

  • Текст послания нужно разделить на абзацы, не соблюдая красную строку
  • Полное имя отправителя или название компании с ее адресом нужно указать в верхнем левом углу письма
  • Имя адресата и название компании нужно указать с новой строки
  • Через три строки или в верхнем правом углу послания нужно указать дату отправления
  • Основной текст помещается в центральной части письма
  • Главную мысль послания нужно начинать с причины обращения
  • Завершать письмо нужно словами благодарности
  • Через четыре строчки помещаются полное имя автора и должность
  • Подпись автора помещается между приветствием и именем.

Ну что же, мы вспомнили правила, теперь можем рассмотреть написание самого делового послания на английском языке.

Пишем деловое письмо на английском

Деловое письмо требует тщательного обдумывания того, что вы собираетесь сообщить получателю. Пишите кратко и по делу. Представляем вам образец делового письма или послания на английском языке, который поможет вам составить свое письмо:

Mrs Aman­da Way
Bridge-company
Office 708, Entrance 1D
Alley Street
Bristol
Great Britain

30 June 2008

Dear Mrs Way (Дорогая миссис Вэй),

I’m writ­ing to you to ask for your help (Я пишу вам, чтобы попросить о помощи

). I know you said that Mr Green is your friend. (Я знаю, вы говорили, что мистер Грин ваш друг). I also know that he is a very good jour­nal­ist, that’s why I need his help in my activ­i­ty (Я также знаю, что он очень хороший журналист, поэтому мне нужна его помощь в моей деятельности). Please, can you intro­duce me to Mr Green? (Пожалуйста, могли бы вы представить меня мистеру Грину?) I would be very thank­ful to you! (Я был бы вам очень благодарен).

Please, write me if you agree and sched­ule an appoint­ment with me and Mr Green. (Пожалуйста, напишите мне, согласны ли вы и назначьте встречу со мной и мистером Грином).
I look for­ward to get your answer (Я жду вашего ответа). My best regards to your hus­band (Мои наилучшие пожелания вашему супругу).

Yours sin­cere­ly,
Dick Smith
Dc Col­lege Professor

Рассмотрим еще один пример того, как выглядит деловое письмо на английском языке. Пусть это будет пример ответа на предыдущее послание:

Mr Dick Smith
Dc College
Office 102, Entrance 1A
Main Street
Bristol
Great Britain

1 July 2008

Dear Mr Smith (Дорогой мистер Смит),

I’ve got your let­ter, and I am glad to help you (Я получила ваше письмо и буду рада вам помочь). I have spo­ken with Mr Green and he said that he is free on Sun­day at 12.00 (Я поговорила с мистером Грином, он сказал, что он свободен в воскресенье в 12 часов). You can come to the restau­rant “White Owl”, I will be there wait­ing for you and him. (Вы можете прийти в ресторан «Белая сова», я буду ждать вас и его там).

My best regards to your fam­i­ly (С наилучшими пожеланиями вашей семье).

Yours sincerely,
Aman­da Way
Bridge-company

Вот такой пример ответа у нас получился. В данном письме мы рассматриваем согласие. Если же нужен отказ, то напишите о том, что вы не согласны и причину вашего отказа.

Образец делового письма на английском – правила и примеры

Какие фразы использовать в деловом письме?

Деловые послания, как и все остальные документы, требуют определенной лексики. Следовательно, в этот раздел входят деловые выражения и фразы. Поговорим о выражениях, которые обычно входят в деловое послание на английском языке. Мы хотим предложить вашему вниманию общие примеры фраз, которые помогут вам в написании бизнес корреспонденции. Примеры этих предложений для такого послания — это выражение вежливости и лаконичности.

Примеры благодарности:

  • I am writ­ing to thank you for… — Пишу вам, чтобы поблагодарить вас за…
  • It was very kind of you to… – Было приятно с вашей стороны…
  • We appre­ci­ate your kind­ness… – Мы ценим вашу доброту…
  • I am grate­ful for your advice/help – Я благодарен за ваш совет/помощь

Примеры извинения:

  • I apol­o­gize for… – Я прошу прощения за…
  • Get our apolo­gies for… – Примите наши извинения за…

Пример выражения удовлетворения:

  • I take plea­sure of… – Я очень рад…
  • We are glad that you… – Мы рады, что вы…

Пример просьбы:

  • Please inform me about… – Пожалуйста, проинформируйте меня об…
  • We kind­ly ask you to… – Мы просим вас…
  • Please, let me know… – Пожалуйста, дайте мне знать…

Как вы можете убедиться, деловая корреспонденция – это не так уж и сложно, как может показаться на первый взгляд. Дерзайте, пишите деловые письма, пробуйте, и у вас все получится!

Инструкция как писать деловые письма за 10 минут на одном дыхании ✉️

Электронная почта — один из злостных поглотителей рабочего времени. Мы уже писали о том  как организовать эффективную работу со входящими письмами. Но в обязанности некоторых Ваших сотрудников входит не только просмотр содержимого почтового ящика, но и написание деловых писем.

Деловое письмо — это документ, который используют для передачи официальной информации между коллегами, сотрудниками, представителями государственных учреждений. Деловое письмо партнеру выполняет не только информационную роль, а формирует имидж компании. Много фамильярности, строгий стиль, сюсюканье как с лучшим другом — то, как вы подадите информацию партнеру, определит его отношение к вашей компании.

Проблема многих сотрудников в том, что у них нет навыков написания деловых писем. Такая задача вводит их в ступор, заставляя подолгу редактировать текст.

Как писать деловые письма быстро и так, чтоб Вас поняли

С этой же проблемой столкнулась и наша коллега. Но, к счастью, в нашей корпоративной библиотеке есть книга Саши Карепиной “Искусство делового письма”. Она помогла не одному сотруднику, будем рады если она будет полезна и в Вашей компании.

Своей проблемой и её решением поделилась сотрудница компании Yaware:

“Думаю, что каждый из нас хоть раз в жизни писал письма. (Переписка с ребятами из детского лагеря и друзьями с деревни, куда каждое лето отправляли родители, чтобы погостить у бабушки, не в счёт).

В этой статье я хочу рассказать Вам о том, насколько тяжело мне давалось написание писем клиентам и как помогла мне побороть свои страхи книга “Искусство делового письма” Саши Карепиной.

Началось всё с того, что я пришла на новую работу, где, собственно говоря, и столкнулась с проблемой написания делового письма. Письмо, которое содержало от силы 10 строчек, я писала ни много, ни мало — 30 минут.

Только вдумайтесь, 30 минут я писала письмо (перечитывая которое сейчас, мне становится стыдно), дрожащей рукой нажимала “Отправить” и с замиранием сердца ждала ответ. А всё потому, я что не знала с какого боку подступится к письму: с чего начать,  и  как написать письмо, чтобы клиент на него ответил.

Проблема заключалась еще и в том, что, написанные мною письма не нравились и мне самой. Но лучше чем есть, писать я не могла — то был мой высший пилотаж.

Видя, как я каждый раз переживаю, коллега посоветовала мне книгу “Искусство делового письма”.

Советую Всем прочитать на досуге. Книга легко читается и содержит массу полезной информации:)

Итак, с какими трудностями мы сталкиваемся при написании письма

1. Мыслей много, но с чего же всё таки начать письмо?
2. В голове крутятся всевозможные: глубокоуважаемый, совершите действие.. От этого письмо выходит длинным и скучным.
3. Так и хочется вписать, заученные еще со школьной скамьи, канцелярские выражения. Причём и по парочке в каждое предложение.
4. Как передать суть письма, чтобы адресат нас правильно понял?

Этикет
Начало делового письма

«Многоуважаемый сударь, спешим сообщить…» Продолжили б чтенье такого шедевра? Если нет, то держите 3 совета:

  1. вы не уверенны, что адресат откроет письмо до обеда или после, поэтому «добрый день/вечер” замените на «здравствуйте»;
  2. обращайтесь по имени-отчеству, а если не уверены в достоверности информации, не используйте «уважаемый господин»;
  3. если переписка длится долго, все равно запрещено обращаться в короткой форме: Света, Ваня.
Общие правила деловой переписки

Определение делового письма гласит, что это официальный документ, а значить в нем запрещены сокращения слов, использование сленга и эмоциональных выражений: чрезмерно благодарны, к сожаленью. Подавайте только правдивую информацию объёмом не более 1 страницы и соблюдайте в тексте нейтральный тон. Стоит упоминать о грамотности текста?

 

5 правил, которые помогут писать эффективные деловые письма

1. Структурировать письмо

Деловое письмо должно содержать следующие обязательные элементы:

1. Вступление.

  • заголовок;
  • обращение;
  • цель письма;

2. Основную часть.
3. Заключение.

Писать письмо нужно от общего к частному: самое главное и коротко вначале, а потом уже описывать детали.

Используйте в письме специальные слова-связки, такие как:

например, а именно, кроме того, более того, потому что, в результате, таким образом, однако и др .

Они помогут Вам соединить между собой предложения и целые абзацы, а значит — Ваши мысли не будут путаться и читатель без труда поймёт суть Вашего письма.

2. Определение выгоды для адресата

Главное в письме — это заинтересовать читателя ответить Вам или выполнить Вашу просьбу. А для этого необходимо постараться понять его потребности, постараться понять, что интересует или волнует адресата.  Но не забывайте и о том, что все адресаты разные. Необходимо понять, что получит читатель, если поступит именно так, как мы его просим. И представить это в качестве выгод.

3. Стиль делового письма

Особое внимание стоит обратить на стиль, в котором Вы пишите письмо.

Нужно четко различать личный и формальный стили. Использование того или иного стиля  зависит от ситуации и содержания сообщения.

Придерживаясь личного стиля, мы подчёркиваем свое личностное начало, показываем свое отношение; используя формальный стиль — излагаем факты.

Поэтому если мы  хотим показать, что говорим с адресатом на равных, понимаем его, хотим договориться по-человечески или же похвалить за хорошую работу лучше использовать личный стиль.

Если же Вам необходимо написать жалобу, претензию, уместным будет  формальный стиль. Так как именно формальному стилю присущи такие черты, как: давление со своей позиции, констатация фактов, преобладание над кем-то, критика. Если Вы пишете чиновнику государственного учреждения, также лучше писать в формальном стиле.

Написав письмо, прочтите его еще раз и убедитесь в том, что Вы выбрали правильный стиль. Тогда адресат Вас не только поймёт, но и поверит в искренность Вашего послания.

4. Заключение

Самая большая ошибка, которую чаще всего допускают при написании письма — это не написать окончания.

Запомните, как бы хорошо Вы не описали суть своего предложения, как бы не приукрасили всё фактами и яркими подробностями, в письме обязательно должно быть окончание. Оно должно быть простым, понятным и лаконичным.

В заключении нужно еще раз подчеркнуть суть письма и выгоду для читателя. Это, своего рода, закрепляющий эффект.

Прочитав окончание, Ваш адресат должен понять, какой должна быть его реакция на письмо. Чего Вы от него ждете. Это подтолкнет его к действию, которого Вы от него, собственно говоря, и ждали.

5. Оформление

Красиво, а главное правильно оформленный текст, не только заинтересует адресата, но и вызовет желание быть несомненно прочитанным. Поэтому важность оформления письма нельзя недооценивать.

Правила оформления делового письма:

1. Выбираем шрифт:

  • с засечками — подходит для чтения с бумаги;
  • без засечек — для чтения на бегу или с экрана;

2. Делаем абзацы в тексте
3. Выделяем заголовки;
4. Выделяем нужный нам текст:

  • жирным — выделяем главную мысль текста;
  • курсивом — можно выделять фрагменты текста писем VIP-клиентам или что-то менее важное;
  • подчеркнутым — если хотим что-то действительно подчеркнуть.

5. Делаем списки:

  • маркированные списки — если количество пунктов от 3 до 5;
  • нумерованные списки — больше 5.

Вот такие простые, но действенные правила я открыла для себя, прочитав книгу “Искусство делового письма”. Теперь на написание письма я трачу значительно меньше времени (а мои адресаты, надеюсь, лучше понимают, чего от них ждут).

Ответ на деловое письмо

Вся входящая корреспонденция с просьбой, приглашением, распоряжением требует ответа: отказа или соглашения.

  • Письмо-соглашение несет позитивный настрой. Включает информацию о просьбе, которую вы выполните и на основании чего приняли положительное решение.
  • Письмо-отказ начинайте в вежливом тоне, объясняйте причину неоглашения, как можно корректнее сообщите об отказе. В конце поблагодарите за предложение.

Надеюсь, что моя статья будет полезной для Вас и поможет Вам и Вашим сотрудникам в написании деловых писем клиентам и партнёрам по бизнесу, а также для внутренней переписки с сотрудниками.

Ведь согласитесь, всё довольно просто. Так почему же не применять эти простые принципы на практике?

Советую Вам не откладывать книгу на завтра и приступить к чтению уже сегодня».

Купить книгу «Искусство делового письма» можно здесь ( или где она Вам попадётся на глаза))

Деловая переписка

Значительное место в работе коммерсанта занимает деловая переписка. Содержание делового письма мажет быть разнообразным: информация, просьба, предложение, приглашение, поздравление и т.д. Кроме того, письмо может быть инициативным, т.е. направленным по личной инициативе коммерсанта, или ответным, представляющим собой ответ на ранее полученное письмо. Однако не зависимо от содержания существуют общие требования к составлению и оформлению деловых писем.

Общепринятой формой делового письма является следующая. В левом верхнем углу размещается информация об отправителе письма: наименование организации, телефон, факс, номер расчетного счета. Здесь же указывается дата отправления и исходящий номер (номер, под которым письмо зарегистрировано на предприятии). Если письмо направляется в ответ на полученное ранее, то проставляется также его исходящий номер и дата. Далее одной фразой излагается краткое содержание письма (аннотация).

Справа вверху указывается наименование организации, в которую направляется письмо (в именительном падеже), должность фамилия адресата (а дательном падеже) и адрес организации.

Текст письма начинается с вступительного обращения «уважаемый», «глубокоуважаемый», далее следует имя и отчество. Текст письма печатается на одной стороне листа с выделением полей справа 2—3 см и слева 1,5—2 см. Если к письму имеется приложение, например, перечень предлагаемых товаров или проект договора, то после текста письма необходимо указать количество листов и экземпляров приложения.

Вслед за текстом письма располагается подпись: слева — должность подписавшего письма, справа — фамилия с инициалами. Еще ниже указывают фамилию и телефон того, кто подготовил письмо и к кому можно обратиться за разъяснениями.

Образец делового письма

ЗАО «Вектор» Выставочный Центр

195314, Москва, «Экспо—Бизнес»

ул. Нагатинская, 10

 Директору

тел.__г-ну Иванову С. С.

факс __111297, Москва,

р.сч.__ул. Строителей, 29

18.03.99 № 17/08-11 На №_от_

Об участии в выставке

Уважаемый Сергей Сергеевич! Ознакомившись с рекламой и программой работы Вашего Выставочного Центра, опубликованными в № 4 «Торговой газеты», направляем Вам заявку на участие в летней экспозиции Центра.

Просим включить наше предприятие в число участников выставки.

Приложение: на 4 л. в 2 экземплярах.

Директор предприятия (Личная подпись) Сидоров Б.А.

Петров 387 09 11

При отправке по почте рекомендуется складывать деловые письма в конверте не более чем в два раза (текстом внутрь). Особо важные письма желательно не сгибать, а отправлять в больших конвертах.

На письма следует отвечать возможно быстрее, не более чем через пять дней. В случае задержки необходимо попросить извинения и объяснить причину несвоевременного ответа.

В настоящее время для отправки деловой корреспонденции все чаще используется факс или Интернет, однако правила оформления делового письма остались прежними.

Деловой этикет в переписке и деловые письма

Этикет — это установленный порядок поведения. Такой порядок в сфере делового общения называется деловым этикетом. В его основе лежат правила:
  • Уважение чужого мнения.
  • Уважение, вежливость и доброжелательность по отношению к деловому партнеру. 
  • Умение отказывать, не задевая чувств делового партнера.
  • Самокритичность, умение признавать свою неправоту.
  • Умение аргументированно отстаивать свое мнение в спорах. 
  • Субординация: соблюдение дистанции между сотрудниками, которые занимают разное положение в иерархии компании.

Этикет в письменном деловом общении

В письменном деловом общении этикет проявляется в форме и содержании документов:
  • Формате аргументации. 
  • Способах обращения. 
  • Способах выражения просьб, отказов, претензий.
  •  

Они помогают достигнуть коммуникативной цели. в то же время демонстрируя уровень культуры автора послания. 

В деловой переписке использование этикетных средств, формул носит регламентированный характер. Первая формула проявления этикета — это обращение к личности адресата для налаживания контакта, привлечения внимания. 

Обращение — важная часть коммерческой переписки. Сейчас его используют и в служебной переписке, когда нужно обратиться непосредственно к должностному лицу. 

Обращение в деловой переписке 

При обращении к адресату учитываются его служебное положение, сфера деятельности, степень личного знакомства. Наиболее общей формулой обращения, которая может использоваться независимо от перечисленных факторов, является «Уважаемый господин [Фамилия]!», «Уважаемая госпожа [Фамилия]!»

При обращении к должностным лицам высших и центральных органов государственной власти и управления, президентам (председателям) обществ, компаний, возможно обращение с указанием должности и без фамилий: 

«Уважаемый господин министр!», «Уважаемый господин президент!» 

В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение по имени  и отчеству: «Уважаемый Владимир Андреевич!». При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение «Уважаемые коллеги!». Если текст документа начинается с личного обращения к адресату, правила делового этикета требуют в конце текста, перед подписью, заключительную формулу вежливости «С уважением». 

Согласно традициям отечественного делового этикета, при формулировке просьб, запросов, предложений, мнений принята форма выражения от первого лица множественного числа: 

«Предлагаем Вашему вниманию новую линейку продукции», «Напоминаем, что дата окончания работ изменилась». 

Формула обращения от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, приглашаю) используется в письмах конфиденциального содержания, а также в документах, оформленных на бланках официальных лиц. 

Тональность писем и этикетные средства

Тональность деловых писем должна определять корректность и оптимизм. Кроме того, убедительность делового послания, сила его воздействия зависит от выбранной формы и стиля письма. Потому что убеждает не только информация, но и тональность, в которой ведется переписка. Во многих случаях именно она определяет характер делового диалога между организациями. 

Использование этикетных средств позволяет смягчить категоричность высказывания. Например, отказ, смягченный формулами вежливости, оставляет открытой возможность дальнейшего сотрудничества: 

«На наш взгляд, цены на Вашу продукцию высоки, что делает невыгодной ее реализацию в нашем регионе». «Мы выражаем надежду на разумную ценовую политику с Вашей стороны, что в конечном счете приведет к длительному и плодотворному сотрудничеству». 

Это отказ, но в вежливой, корректной форме.

В функции этикетных средств могут выступать вводные слова, указывающие на отношение автора к предмету сообщения, придающие высказыванию оценочность: 

«Если рассматривать долю продукции Вашего предприятия в объеме нашей реализации, то она составляет, к сожалению, около 7%». «К сожалению, мы не можем предложить вам эту марку, так как она находится в стадии переработки». 

В мировой практике и в российском деловом письме признаком хорошего тона является выражение благодарности за точность, своевременный ответ. 

Этикетные модели выражения радости, надежды, уверенности, одобрения, признательности не просто украшают текст делового послания, лишая его привычной сухости, но и создают определенную тональность восприятия, влияют на отношение адресата к сообщению: 

«С удовольствием приглашаю Вас принять участие в …», «Имею честь пригласить Вас…», «Мы были бы рады видеть Вас на…». 

Но следует исключить так называемую ложную вежливость,которая отталкивает деловых партнеров. Выражения вроде «Будьте так любезны», «Не откажите в любезности сообщить» и им подобные неуместны в деловых письмах. Также недопустимы в коммерческом информационном письме устойчивые обороты разговорной речи, нарушающие тональность: 

«Приносим извинения за вновь причиненное беспокойство. Но к сожалению, в банке очередное закручивание гаек и мы не можем получить паспорт сделки без вышеуказанных документов и, следовательно, произвести оплату». 

Тем не менее, с помощью образности можно смягчить сухость делового языка, разнообразить интонационный рисунок текста, при необходимости придать речи экспрессивные оттенки.  

Выбор этикетных средств в первую очередь обусловлен коммуникативной заданностью послания. Однако никакой список рекомендуемых высказываний и языковых моделей не позволит полностью решить проблему официального речевого этикета. Только культура, такт, объективность в оценке производственных ситуаций подскажут правильный выбор слов и выражений.

Этические нормы деловой переписки

Немаловажный аспект деловых отношений — вопросы этики между деловыми партнерами. В переписке она проявляется в необходимости соблюдения ряда требований, предъявляемых и к адресанту, и к адресату. Составителям деловых писем не рекомендуется:
  • Побуждать адресата к спешке при вынесении решения: «Срочно», «Незамедлительно», «В наиболее короткие сроки». Более приемлемыми будут формулы «Прошу Вас ответить до такого-то числа», «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении». 
  • Навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса: «Прошу изучить и решить вопрос положительно», «Прошу утвердить эту кандидатуру». 
  • Намекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительную часть письма формулировку «Предлагаю внимательно изучить…». 
  • Начинать послание с констатации отказа в тех случаях, когда выполнение просьбы или поручения не представляется возможным. Сначала следует изложить мотивацию принятого решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться. 

Получатель деловой корреспонденции, с точки зрения этических норм, должен быстро ответить отправителю. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничества и приведет к разрыву деловых отношений. 

Безусловным нарушением этических норм деловой переписки, выражением неуважения является форма ответа, при которой письмо-запрос или предложение возвращается к адресанту с размещенной на нем ответной информацией (особенно, написанной на нем от руки) без обращения, заключительной фразы.

По правилам, заключительная форма вежливости размещается на правой стороне письма под заключительной строкой основного содержания. И выносится в отдельную строку, обычно с дополнительным интервалом. В отличие от вступительного обращения, заключительная формула вежливости безлична и обращена одновременно и к организации, и к ее сотрудникам: 

«С уважением…», «С глубоким уважением…», «С пожеланиями успехов…», «С наилучшими пожеланиями…».  

Материал подготовлен на основе лекции преподавателя Русской Школы Управления Натальи Абрамовой.


Подписывайтесь на телеграм-канал Русской Школы Управления @rusuprav

Полезно знать

25. 02.2014

С какими бы целями не составлялись деловые письма, пишутся они для достижения желаемой цели в бизнесе. Не любой сотрудник организации обладает должной компетентностью в области деловой переписки, при неумелом подходе есть риск и вовсе испортить репутацию фирмы одним письмом. Зато если воспользоваться услугой составления письма в нашем агентстве, адресат наверняка заинтересуется сотрудничеством с вами.

Назначение деловых писем

Деловые письма не теряют актуальности в решении рабочих вопросов и маркетинговых задач. Информация, оформленная письменно, удобна тем, что к ней всегда можно вернуться или апеллировать при решении спорных вопросов. Письменный текст позволяет более емко и четко формулировать мысли, нежели устное общение. К тому же с некоторыми адресатами есть возможность связаться только посредством отправки делового письма. И чем выше статус этого адресата, тем профессиональнее должен быть составлен текст. Виды деловых писем так же разнообразны, как и сфера деловых отношений. Деловая переписка может быть коммерческой (желание заключить сделку, претензия к стороне сделки) и некоммерческой (благодарственное, информационное, гарантийное письмо, письма-просьбы, -приглашения, -напоминания и т. д.) По функционалу различают инициативные письма и письма-ответы, а также сообщения, не требующие ответной реакции.

Как правильно писать деловые письма.

Особенности структуры и текста делового письма

Деловые письма имеют четкую композицию:

•во введении указываются цель и причина письма, дается ссылка на документ, послуживший отправной точкой для данного послания;

•в основной части описывается положение дел, дается анализ ситуации, аргументация. Характер доказательств зависит от направленности письма: например, убедить прийти на конференцию, вложить инвестиции в проект, приобрести товар;

•в заключении делается вывод на основании вышесказанного: предложение, просьба, отказ, пожелание и т. д.

Перед текстом письма всегда размещают вежливое обращение к адресату (Например, «Уважаемый Сергей Михайлович!») А также в начале или в конце текста присутствует формула вежливости, составляемая по канонам деловой переписки. Формулы вежливости обычно начинаются так: «Выражаю признательность за оказанное содействие… / благодарность за приглашение… / надежду на плодотворное сотрудничество…». При написании такого рода писем соблюдается деловой стиль. Его особенности: лаконичность, ясность, однозначность, использование терминов, нейтральный тон, стандартизированность.

Трудности в составлении деловых писем

От автора делового письма требуется многое:

•быть хорошо осведомленным об адресате и той информации, которой он уже владеет по вашему вопросу;

•знание правил русского языка и особенностей делового стиля: языковых формул, правил составления предложений и проч.;

•правильное и уместное использование терминологии;

•корректность в обращении к адресату.

Как грамотно писать деловые письма.

Словари, образцы составления деловых писем могут помочь вам справиться с этой задачей своими силами. Но если нет достаточно компетентного сотрудника или времени на подготовку к составлению деловых писем, эту услугу может оказать профессиональное агентство. Специалисты коммуникационного агентства Comagency помогут вам разработать фирменный бланк, собрать необходимые документы для убедительной аргументации, составить грамотное и презентабельное деловое письмо, улучшая тем самым имидж вашей организации.

Как научиться писать деловые письма

Посмотрите видео ниже, где легко и просто рассказывается, как научиться писать деловые письма, даются четкие и понятные рекомендации и практики для тренировки:

Виды деловых писем — научим писать по примерам и содержанию

В данной статье вы найдете информацию, которую мы рекомендуем знать для того, чтобы грамотно работать при помощи писем в непростых деловых ситуациях: ситуациях нарушения деловых интересов сторон. Поскольку ситуация сама по себе является достаточно непростой, то и написание письма в такой ситуации является очень важным вопросом, в котором автору важно быть грамотным, вежливым, корректным, и в то же время, умеющим твердо отстоять свои деловые интересы. Практические примеры, правила деловой переписки помогут лучше понять, как должно выглядеть то или иное письмо, какую должно иметь структуру.

 Успешно решить сложности «трудных» писем  помогают:

  • Грамотная установка во взаимодействии: твердая, но корректная  установка на партнерство
  • Выбор уместного стиля письма (официально-делового  или доверительно-делового
  • Грамотное и логичное оперирование фактами

Стиль письма в «трудных»  письмах может быть официально-деловым или доверительно-деловым.

Особенности официально-делового стиля
  • Внутренняя позиция – от лица компании
  • Отсутствие эмоций
  • Преобладание страдательного залога («рассмотренный нами» – вместо «мы рассмотрели» «высланный мною» вместо «я выслал» и т.д.)
  • Преобладание официальных клише (данный, вышеобозначенный, отвечая на ваш вопрос относительно…,  приняв во внимание, в настоящее время, имеющий место факт и т.д.)

Особенности доверительно-делового стиля
  • Внутренняя позиция – не только/не столько от лица компании, но и от себя лично
  • Наличие эмоций и указание на них (мы обеспокоены , мне крайне неприятно, это вызывает у нас беспокойство/сомнение/недоумение)
  • Вместо официальных клише – простые словесные конструкции: «рассмотрев ваше предложение» – «мы рассмотрели ваше предложение» «приняв во внимание условия договора» — «мы действуем в рамках условий договора»

Виды деловых писем: письмо-просьба

Письмо-просьба становится «сложным», когда:

  • Есть необходимость что-то получить от адресата
  • Нет уверенности в том, что просьба будет удовлетворена
  • Есть необходимость выдержать позицию взаимного выигрыша  (делового равноправия): не скатиться в позицию «бедного просителя» (пассивность) и не демонстрировать «грубый напор» (агрессия)
Образец письма-просьбы

От кого: Мария

это не спамКому: Михаил

Копия: Иван, Константин

Дата: Пн 03  Апр 2009 17:21:05

Тема: Официальное предупреждение

Важность: Высокая

Михаил, добрый день!

Обращаюсь к Вам по поводу нарушений сроков отправки документов по клиенту ХХХ.

Согласно нашей договоренности (переписка ниже) в срок до 01 апреля вы должны были выслать в мой адрес все  перечисленные в письме ниже документы: (перечислены документы) . К сожалению, ни один документ мною до сих по не получен.

Я допускаю, что задержка с отправкой  имеет объективные основания (т.к.  прежде все наши договоренности точно исполнялись) .  Тем не менее сейчас  точность в соблюдении сроков отправки документов для нас является особенно важной (в связи с сроками контракта с клиентом «У»).  Я  искренне надеюсь, что Вы возьмете ситуацию под контроль,  и до 5 апреля включительно я получу все перечисленные мною документы.  

Спасибо!

 С уважением,

Мария Петрова

Менеджер по работе с партнерами

ООО «Макси»

Виды деловых писем: письмо-претензия

Сложности написания письма-претензии:

  • Есть факт нарушения договоренностей
  • Есть собственная эмоциональная «включенность»
  • Есть необходимость что-то получить от адресата
  • Нет уверенности в том, что просьба будет удовлетворена
  • Есть необходимость выдержать позицию взаимного уважения и выигрыша (делового равноправия), показать свое отношение, продемонстрировать силу, но не «перегнуть палку» 

Особенно важно учитывать в таких случаях правила делового письма.

Образец письма-претензии

От кого: Мария

Кому: Андрей

Копия: Иван, Константин

Дата: Пн 03  Апр 2009 17:21:05

Тема: Официальное предупреждение

Важность: Высокая

Андрей,

ценя наше продуктивное взаимодействие и позитивное деловое общение с вашей компанией, тем не менее,  вынуждена обратиться к Вам с этим письмом. Также вынуждена обратить Ваше внимание на то, что письмо носит характер официального предупреждения.

1. На сегодняшний день имеет место систематическое несоблюдение вами сроков отправки документов (в файле № 1, прилагаемому к данному письму, перечислены:- документы, не высланные вами в срок по текущему месяцу; в файле № 2  — все случаи задержки вами документов за последние два квартала).

2. Данный факт является нарушением оговоренных и прописанных условий партнерства, закрепленных между нашими компаниями (см. п.3.2. Договора № 52  от 22.09.2008).

3. Систематическое несоблюдение ООО «Микс» сроков подачи документов является существенным нарушением  установленного порядка взаимодействия. Это  оборачивается сбоями в протекании отлаженных бизнес-процессов и ставит под угрозу их эффективность. Поэтому мы вынуждены вынести  это официальное предупреждение и уведомить о следующем. При очередном повторении ситуации с несвоевременным предоставлением вами комплектов документации  мы оставляем за собой право поднять вопрос о расторжении Договора  о сотрудничестве ( в соответствии с п. 7.7 Договора № 52  от 22.09.2008).

Андрей, мы заинтересованы в совместной работе. Однако систематическое несоблюдение вами условий партнерства существенно осложняет работу и ставит под угрозу ее успешность. 

Убедительно прошу Вас в срок до 5 апреля включительно выслать в мой адрес все документы, перечисленные мною в приложенном файле № 1.

С уважением,

Мария Менеджер по работе с партнерами

ООО «Макси»

Мария Петрова

Письмо-отказ

Письмо- отказ — адрес просит нас о чем-либо, а мы не можем эту просьбу удовлетворить.

В чем обычно заключается трудность написания письма-отказа?

  • Мы не можем пойти на уступки адресату
  • Нам неприятно отвечать отказом
  • Нам важно сохранить благорасположение и лояльность адресата

Как эти трудности преодолеть?

  • Важно иметь четкую внутреннюю деловую позицию
  • Полезно знать, что «смягчает» звучание письма-отказа 
Образец письма-отказа

Добрый день, Владимир!

Мы рассмотрели проект вашей компании по организации офисной печати компании ООО «БИ Технология».

Предложенная вами схема была очень интересна для нас, но затраты, которые будет вынуждена нести наша компания, как в период окупаемости проекта, так и после, превосходят наши текущие затраты.

Затраты по рискам, от которых избавляет  ваш проект, в данный момент меньше затрат по вашему проекту.

 Поэтому, не смотря на технически грамотный проект, мы вынуждены пока отказаться от ваших услуг. Мы надеемся, что в дальнейшем мы сможем вернуться к этому проекту и продолжить сотрудничество.

С уважением,

Сергей Иванов

Начальник отдела ххх

ООО «БИ Технология»

Будем рады, если данная информация о видах деловых писем  окажется вам полезной  в вашем деловом общении!

Тамара Воротынцева

Обратите внимание на наши тренинговые программы по деловой переписке:

E-mail переписка в бизнесе. Управляйте деловыми отношениями

Деловая е-mail переписка с партнерами. Непростые ситуации (продвинутый уровень)

Деловая переписка. Имидж и деловые интересы

форматов деловых писем | Примеры формата деловых писем [Шаблоны]

Форматирование деловых писем

В наши дни общение — это отправка электронной почты, набор текстовых сообщений или подключение через социальные сети. Составление настоящего письменного делового письма и проверка правильности формата делового письма может показаться устаревшим, но все же это остается более важным, чем когда-либо, для владельцев малого бизнеса.

Если вам нужно написать сопроводительное письмо, чтобы убедить кого-то прочитать отчет, представиться потенциальному клиенту или выразить благодарность, хорошо составленное деловое письмо может отличиться.Письменные письма остаются важной — и, возможно, даже решающей — частью коммуникационной стратегии каждого владельца малого бизнеса.

Различные исследования показали, что бумажные коммуникации могут быть более запоминающимися и полезными, чем те, что показаны на экранах, таких как электронная почта. Поскольку американские офисные работники получают в среднем 121 электронное письмо в день, письмо также может выделяться, когда оно доставляется через ваш почтовый ящик, а не через ваш почтовый ящик. (Некоторые эксперты, в том числе эксперт по деловому этикету Жаклин Уитмор, также утверждают, что рукописные письма для деловых целей даже более эффективны, чем печатные.)

Настоящее деловое письмо демонстрирует приверженность, потому что автор достаточно заботился о рассматриваемом вопросе, чтобы сесть и положить чернила на бумагу. Письма демонстрируют уровень профессионализма и класс. Они также предоставляют письменный отчет о том, что выяснилось, что обе стороны могут хранить в архиве. Иногда события, которые отмечаются буквами, настолько важны для компании, что становятся ценными сувенирами.

Деловые письма по-прежнему имеют значение, но они могут навредить вашей профессиональной репутации, если содержат орфографические и грамматические ошибки.Неправильно отформатированное деловое письмо также может указывать на то, что автор неопытен, непрофессионален или не разбирается в деталях — все это первое (или второе) впечатление, которое владельцы бизнеса не хотят производить.

Таким образом, для каждого владельца малого бизнеса важно знать, как правильно составить и отформатировать профессионально оформленное деловое письмо. Типы форматов деловых писем могут включать сопроводительные письма, благодарственные письма, письма с жалобами, письма с поправками и многое другое в зависимости от деловой ситуации.

Типы форматов деловых писем

Общие типы деловых писем включают:

  • Сопроводительные письма. Сопроводительное письмо, отправляемое вместе с посылкой, отчетом или другим предметом, является описанием того, что прилагается, и того, что получатель должен с этим делать.
  • Благодарственные письма. Они могут быть полезны для создания сетей и построения отношений. Не стоит просто писать «Спасибо за» и оставлять все как есть. Расскажите подробнее о том, что они сделали и как это помогло вам, а затем завершите свое выступление вторым выражением благодарности.
  • Письма-жалобы. Ключ к этим типам писем — продемонстрировать, что вы недовольны, без чрезмерной злости. Подскажите, как получатель письма может исправить ситуацию.
  • Буквы регулировки. Это ответ на письмо с жалобой. Суть в том, чтобы отвечать скромно и предлагать возможные решения. Вы хотите избежать сжигания мостов и вместо этого использовать свой ответ как инструмент для построения отношений.
  • Письма с плохими новостями. Ключ к плохим новостям — смягчить удар. В деловой переписке ценится прямолинейность. Но при написании писем с плохими новостями лучше всего напомнить получателю о том, что на самом деле работает в ваших деловых отношениях, прежде чем сообщать ему плохие новости.
  • Благодарственные письма. Они предназначены для подтверждения того, что вы получили товар от кого-то или что вы знаете о факте или ошибке, на которые он указал. Сообщите получателю, когда вы получили посылку или информацию, а затем поблагодарите его за это.
  • Заметки Часто используемые для распространения важных новостей и директив внутри компании. Смысл заметок — быть быстрым и точным при общении.
  • Поздравительные письма. Смысл этих типов букв в том, чтобы оставаться в курсе и избегать чрезмерных или насмешливых звуков. Опишите, что побудило вас отправить поздравление и положительный отзыв, который вы уже слышали. Письмо должно быть кратким.
  • Ответные письма. Речь идет об объяснении или перечислении того, как был выполнен запрос.
  • Письмо-запрос. Ключевой момент в таких письмах — просить о помощи, не унижаясь и не проявляя чрезмерных эмоций. Внимательно посмотрите на прилагательные, которые вы используете в письме.
  • Рекламные письма. Эти письма требуют сильного призыва к действию или крючка в начале, чтобы получатель продолжал читать и обнаруживал преимущества того, что вы продаете. Обязательно предоставьте информацию, чтобы они могли легко ответить.
  • Заявления об увольнении. Это уведомление о том, что вы покидаете должность, указание последнего дня работы и объяснение причин вашего увольнения.

Вот основы, которые вам нужно знать, когда дело доходит до написания делового письма:

Примеры формата деловых писем

Допустим, Таня Смит, генеральный директор Acme Corp. в Миннеаполисе, хочет отправить письмо в NewTech из Сан-Хосе, Калифорния, с просьбой о бесплатной консультации по облачному программному обеспечению для управления продажами NewTech.Что Смит нужно указать в письме? Как оформить ее деловое письмо?

Части делового письма

Большинство экспертов сходятся во мнении, что деловое письмо должно состоять как минимум из следующих семи частей:

  1. Адрес отправителя. Вы не хотите, чтобы получателю приходилось искать ваш адрес, чтобы написать ответ. Также можно указать номер телефона и адрес электронной почты.
  2. Дата. Это должно быть сразу видно, когда письмо было написано.Таким образом, получателю будет легче напомнить о том, когда и почему было написано письмо, особенно если оно связано с конкретным событием или деловой ситуацией.
  3. Адрес получателя. Вы не хотите, чтобы вашему помощнику приходилось искать адрес для отправки письма (или вы не хотите, чтобы вам приходилось искать адрес снова).
  4. Приветствие. «Для кого это может касаться» — верный способ поместить ваше письмо в корзину для бумаг. Важно указать имя в адресе получателя и приветствовать, даже если вам нужно позвонить в компанию или выполнить поиск в LinkedIn, чтобы узнать, кому должно быть отправлено письмо.
  5. Кузов. Как правило, разумно оставаться профессионалом и переходить к делу. Как и в случае с любым другим сообщением, ясность и краткость обычно лучше всего отражаются на писателе.
  6. Закрытие / подпись. Подпись придает индивидуальный характер письму, точно показывает, от кого оно и что вы одобряете содержание письма.
  7. Корпуса. Важно иметь список любых дополнительных элементов, приложенных к деловому письму, на случай, если получатель потеряет их.

Интервалы и форматы шрифтов

Презентация также важна, когда дело касается выражения профессионализма в деловом письме. Эмпирическое правило здесь заключается в том, что полезность и удобочитаемость важнее индивидуальности. Вы не отправляете письмо старому другу по колледжу — вы занимаетесь бизнесом. Вот правила использования интервалов и шрифтов, которые обычно встречаются в деловом письме:

Выравнивание. Все правильные деловые письма должны быть выровнены по левому краю. На протяжении десятилетий распространено мнение, что такое выравнивание лучше всего для удобочитаемости.

Расстояние. Буквы должны быть разделены между предложениями через один интервал, чтобы на странице было больше места. Включите четыре разрыва строки между заключительным предложением или абзацем письма и вашим напечатанным именем, чтобы оставить место для вашей подписи.

Шрифт. Стандартный стиль шрифта — Times New Roman, размер 12, хотя допустимы и другие широко используемые шрифты, такие как Arial и Helvetica. Читаемость имеет решающее значение, когда дело доходит до шрифтов, поэтому не проявляйте творчества и не используйте трудночитаемые готические или курсивные шрифты.Если в теле письма не хватает места на одной странице, лучше сократить его, чем уменьшить размер шрифта.

Поля. Большинство экспертов сходятся во мнении, что лучше всего подходят поля в 1 дюйм, поскольку они увеличивают пространство, хотя вам, возможно, придется освободить место для фирменного бланка, если вы его используете. (Подробнее о фирменных бланках см. Ниже.)

Блочная форма и форматы с отступом

С отступом или без отступа? Вот в чем вопрос. Это действительно вопрос того, насколько формальным вы хотите, чтобы письмо выглядело.Например, если вы на что-то жалуетесь, вы можете захотеть, чтобы формат блока отображал формальность, а полублок может придать благодарственный вид приятному, «формальному» виду, особенно если это кто-то, кого вы уже знаете.

Обычно используются три стиля: блок, модифицированный блок и полублок. Вернемся к нашему примеру, когда Смит писал Уайльда. Вот как ее письмо будет выглядеть в каждом из трех форматов: форматирование блока, форматирование измененного блока и форматирование полублока.

Форматирование блока

Г-жа Таня Смит, генеральный директор
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368

1 июня 2018 г.

Г-н Оскар Уайльд, вице-президент по продажам
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Уважаемый мистер Уайлд:

Мне нужна бесплатная консультация по облачному программному обеспечению для управления продажами NewTech. Acme Corp. — быстрорастущий производитель (годовой рост выручки 20% за последние пять лет).Мы хотим продолжать расти, и программное обеспечение NewTech кажется продуктом, который может вывести нашу команду продаж на новый уровень. Я хочу вместе с вами выяснить, подходит ли программное обеспечение NewTech для компании Acme.

Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами при первой же возможности.

С уважением,

Таня Смит, генеральный директор

Корпуса: брошюра Acme Corp.

Обратите внимание, что это более формальный тип делового письма: без отступов, все находится слева. Если вы сомневаетесь, насколько формальным должно быть письмо, вероятно, лучше перестраховаться и использовать блочный формат.

Форматирование измененного блока

Г-жа Таня Смит, генеральный директор
Acme Corp.
12345 Acme Ave,
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368
1 июня 2018 г.

Г-н Оскар Уайльд, вице-президент по продажам
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Уважаемый мистер Уайлд:

Мне нужна бесплатная консультация по облачному программному обеспечению для управления продажами NewTech.Acme Corp. — быстрорастущий производитель (годовой рост выручки 20% за последние пять лет). Мы хотим продолжать расти, и программное обеспечение NewTech кажется продуктом, который может вывести нашу команду продаж на новый уровень. Я хочу вместе с вами выяснить, подходит ли программное обеспечение NewTech для компании Acme.

Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами при первой же возможности.

С уважением,

Таня Смит, генеральный директор

Корпуса: брошюра Acme Corp.

Обратите внимание, что углублений по-прежнему нет, но слева все не совпадает.Это немного менее формально. В этом случае Смит, возможно, будет разумнее придерживаться формата блока, но она может переключиться на модифицированный блок, когда у нее появятся рабочие отношения с Уайльдом.

Полублочное форматирование

Г-жа Таня Смит, генеральный директор
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368
1 июня 2018 г.
Г-н Оскар Уайлд, вице-президент по продажам
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Уважаемый г-н.Уайльд:

Мне нужна бесплатная консультация по облачному программному обеспечению для управления продажами NewTech. Acme Corp. — быстрорастущий производитель (годовой рост выручки 20% за последние пять лет). Мы хотим продолжать расти, и программное обеспечение NewTech кажется продуктом, который может вывести нашу команду продаж на новый уровень. Я хочу вместе с вами выяснить, подходит ли программное обеспечение NewTech для компании Acme.

Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами при первой же возможности.

С уважением,

Таня Смит, генеральный директор

Корпуса: Acme Corp.брошюра

Обратите внимание, что это в значительной степени блочный формат, но абзацы имеют отступы. Если вы обсуждаете, использовать ли блочный или модифицированный блочный формат (или просто ненавидите смотреть абзацы без отступов), полублок — хороший компромисс.

Тон для форматирования деловых писем

Помимо формата, тон письма может иметь решающее значение, если оно предназначено для достижения ваших бизнес-целей или, по крайней мере, для того, чтобы к вам относились серьезно.Вот несколько важных советов по установке подходящего тона в письме:

  • Не производите впечатление высокомерного или хвастливого.
  • Сделайте свой тон разговорным, но профессиональным.
  • Как правило, лучше перейти к делу как можно быстрее. Как любил говорить Бенджамин Франклин: «Время — деньги».
  • При написании писем с жалобами используйте формальный тон, чтобы выразить недовольство, но тон не должен быть откровенно злым. «Сначала мы были рады подписаться на ваше программное обеспечение для управления продажами, но были разочарованы, обнаружив, что…» Кратко опишите проблему, а затем объясните, как вы в идеале хотели бы ее решить.
  • При написании писем, содержащих плохие новости, сохраняйте лаконичный и профессиональный тон делового письма, но также будьте внимательны к чувствам читателя. Вы же не хотите сжигать мосты. Это тот случай, когда вы не хотите быстро переходить к сути. Вы хотите смягчить удар: «Мы были рады узнать об интересе вашей компании к программному обеспечению для управления продажами». Важно проявить серьезность и попытаться убедить получателя увидеть вашу точку зрения: «Мы тоже быстрорастущая компания, поэтому у нас, к сожалению, пока нет ресурсов, чтобы предоставить бесплатную консультацию каждому потенциальному клиенту.”Закройтесь с доброй волей, а также потенциальным решением. «Мне очень жаль, что у нас нет бесплатных консультаций, но мы очень хотим начать с вами деловые отношения. Я прилагаю брошюры о том, как наше программное обеспечение может удовлетворить потребности вашей компании. Я рад обсудить больше по телефону, а также организовать бесплатную пробную версию нашего программного обеспечения ».
  • При написании заметки обязательно используйте предельно четкий, точный, деловой тон. Записки часто используются внутри компании, поэтому имеет смысл не тратить время сотрудников на мелочи.«Брошюры о наших новейших программных продуктах готовы к отправке в типографии. Пожалуйста, разместите заказы в течение следующих 10 дней в зависимости от ваших предполагаемых потребностей ».

Выбор слов и грамматика

Выбор слова может повысить или снизить эффективность делового письма. Старайтесь говорить откровенно, избегая таких слов, как «попробуй», «просто», «возможно» и «может быть». Держите свой язык простым, избегайте непонятных слов или жаргона, к которым люди иногда прибегают, когда они пытаются казаться более умными, чем они есть на самом деле.

Хотите знать, правильно ли слово передает то значение, которое вы имеете в виду? Попробуйте поискать в словарях и тезаурусах в Интернете. В случаях, когда письмо особенно важно, также полезно, чтобы кто-то другой отредактировал и прочитал письмо, чтобы оставить отзыв.

Любой ценой избегайте грамматических ошибок. Они предполагают, что вам не хватает внимания к деталям и профессионализма.

Также используйте глаголы с активным и пассивным голосом. Активный голос показывает, что вы несете ответственность за свои действия.(Пример: «Мы установим ваше программное обеспечение до 1 сентября». Не… «Ваше программное обеспечение будет установлено до 1 сентября»)

Форматы подписи

Когда дело доходит до подписи, важно избегать штампов и компьютерных подписей. Рукописная подпись — это знак того, что вы подтверждаете содержание письма. Под расшифрованной подписью вы должны ввести свое имя и титул, чтобы избежать путаницы с вашим почерком. Если вы представляете компанию, название компании должно быть написано заглавными буквами.Также не забудьте включить четыре пробела между дополнительным закрытием и напечатанным именем, чтобы оставить достаточно места для подписи.

Форматы деловых писем электронной почты

Письменное деловое письмо действительно может иметь значение, потому что оно говорит о серьезности того, кто его отправил. Легко быстро отправить кому-то электронное письмо и нажать «отправить», но письменное письмо требует времени. Вам нужно серьезно подумать о том, что вы пишете, дважды проверить, чтобы убедиться в отсутствии глупых ошибок, а затем сложить письмо в конверт и отправить по назначению.

Однако иногда время настолько важно, что вам просто нужно отправить электронное письмо. Однако даже в этом случае использование блочного формата может добавить к нему некоторую формальность.

Распространенные ошибки и ошибки

Избегайте рутинных ошибок в деловом письме, потому что они предполагают небрежность. Пропустите текст через Grammarly, чтобы дважды проверить грамматические ошибки, опечатки, повторяющиеся слова, ошибки пунктуации и другие проблемы. Не забудьте также проверить орфографию, пока вы это делаете.Любые имена собственные, которые вы используете в письме — выполните поиск в Google, чтобы дважды проверить правильность их написания.

Форматы фирменных бланков

Вы также можете использовать фирменные бланки для деловых писем вашей компании, потому что они имеют профессиональный вид и информативны. Наличие канцелярских товаров с фирменным бланком похоже на веб-сайт компании: это означает, что ваш бизнес является законным.

На фирменном бланке должен быть указан почтовый адрес компании, номер телефона и любая другая контактная информация.При использовании фирменных бланков не забудьте соответствующим образом настроить поля и форматирование.

Написание деловых писем — фундаментальный навык для любого владельца бизнеса и вашей профессиональной жизни в целом. Хорошо написанное письмо показывает, что вы серьезно относитесь к делу, потому что вы уделили внимание и время, чтобы написать, отформатировать, распечатать и отправить его. Если компания получит по почте письменную жалобу, велика вероятность, что автор не оставит этот вопрос в покое. Точно так же письменное письмо с благодарностью намного эффективнее и эффективнее, чем благодарность, отправленная по электронной почте.

Деловое письмо, однако, теряет свою силу, если его форматирование непрофессионально, если оно задает неправильный тон, если оно плохо написано или если оно содержит грамматические и орфографические ошибки. Поэтому важно научиться делать их правильно.

Как владелец малого бизнеса, вы тоже являетесь экспертом. Мы хотим узнать, как вы относитесь к деловым письмам. Сообщите нам — и вашим коллегам по бизнесу — об этом, поделившись комментарием ниже.

Частей делового письма

Деловое письмо — это официальное письмо.В отличие от резюме или сопроводительного письма, оно может быть более одной страницы и, вероятно, состоять из шести частей:

Заголовок

Заголовок содержит обратный адрес с датой в последней строке. Иногда необходимо добавить строку перед датой с номером телефона, номером факса или адресом электронной почты. Часто между адресом и датой пропускается строка. Нет необходимости вводить обратный адрес, если вы используете канцелярские товары с уже напечатанным обратным адресом, но вы всегда должны использовать дату.Убедитесь, что заголовок находится на левом поле.

Пример:

г-жа Джейн Доу
543 Вашингтон-стрит
Маркетт, Мичиган 49855
Тел . :
Факс:
Эл. Почта:
28 июня 2011 г.

Адрес получателя

Это адрес, на который вы отправляете письмо. Обязательно сделайте его как можно более полным, чтобы он добрался до места назначения. Всегда включайте титульные имена (например, «Доктор»), если вы их знаете. Этот адрес, как и другой, находится на левом поле.Если стандартный лист бумаги размером 8 ½ на 11 дюймов сложен пополам, чтобы поместиться в стандартный 9-дюймовый деловой конверт, внутренний адрес должен появиться в окошке конверта (если оно есть). Обязательно пропустите строку после заголовка и перед адресом получателя, а затем пропустите следующую строку после внутреннего адреса перед приветствием. В конце этого листа вы найдете образец письма.

Приветствие

Приветствие (или приветствие) в деловом письме всегда формальное.Часто оно начинается с «Дорогой {имя человека}». Еще раз, не забудьте указать титул человека, если вы его знаете (например, мисс, миссис, мистер или доктор). Если вы не уверены в названии или поле человека, просто укажите его имя. Например, вы могли бы использовать только имя человека, если человек, которому вы пишете, — «Джордан», и вы не знаете, идентифицируют он себя как мужчина, женщина или небинарный.
Приветствие всегда заканчивается двоеточием.

Тело

Тело — основа вашего письма.Для блочного и модифицированного форматов печатных букв: одиночный пробел и выравнивание по левому краю каждого абзаца. Однако не забудьте оставить пустую строку между каждым абзацем, независимо от формата. Не забудьте также пропустить линию между приветствием и телом, а также телом и закрытием.

Бесплатное закрытие

Бесплатное закрытие — это короткое и вежливое замечание, которым заканчивается ваше письмо. Закрытие начинается с того же выравнивания, что и ваша дата, и на одну строку после последнего основного абзаца.Начните с заглавной буквы в заключительном слове (Спасибо) и оставьте четыре строки для подписи между закрытием и именем отправителя. После закрытия должна стоять запятая.

Линия подписи

Пропустите как минимум четыре строки после закрытия для своей подписи, а затем введите имя, которое нужно подписать. Если вы распечатываете это письмо и отправляете его по почте, вы подпишите свое имя ручкой. Эта строка будет включать ваше имя и фамилию и часто включает инициалы отчества, хотя это не обязательно.Вы можете указать свой заголовок заранее, чтобы показать, как вы хотите, чтобы к вам обращались (мисс, миссис, доктор).
Подпись должна быть выполнена синими или черными чернилами.

Корпуса

Если у вас есть какие-либо прилагаемые документы, например, резюме, вы можете указать это, набрав «Приложения» на одну строку под списком. Вы также можете указать название каждого документа.


Формат и шрифт

У многих организаций есть собственный стиль написания деловых писем, но вот несколько распространенных примеров.

Блок

Наиболее распространенный формат делового письма называется блочным форматом. В этом формате вся буква выравнивается по левому краю с одинарным интервалом, за исключением двойного пробела между абзацами.

Модифицированный блок

Модифицированный блок — еще один популярный вид делового письма. Текст письма, а также адреса отправителя и получателя выровнены по ширине с одинарным интервалом. Однако в этом формате дата и закрытие вкладываются в центральную точку.

Полублок

Наименее используемый стиль называется полублоком. В нем каждый абзац имеет отступ, а не выравнивание по левому краю.

Шрифт

Стандартный шрифт для деловых писем — Times New Roman, размер 12. Однако можно использовать шрифты, которые легко читаются, например, Arial.

Образец письма
{ПРИМЕЧАНИЕ: ваше имя указывается только внизу}
Ваш обратный адрес (без сокращений для улиц, авеню и т. Д.)
Ваш город, YC [двухбуквенное сокращение штата] zip
Дата (напишите либо как 4 июня 2004 г. или 4 июня 2004 г.)
Имя и фамилия лица, которому вы пишете
Адрес
Город, ST zip
Уважаемый г-н./РС. Whomever:
В первом абзаце расскажите, о чем вы пишете и чего вы от них хотите.
В следующих абзацах объясните природу вашей проблемы и то, что они могут для вас сделать. Будьте небрежны и говорите прямо.
В последнем абзаце обязательно поблагодарите получателя за время и усилия, потраченные от вашего имени. Кроме того, сообщите им, что вы свяжетесь с ними или что они могут связаться с вами по любым вопросам.
С уважением,
{четыре пробела, чтобы здесь могла быть ваша подпись}
Джейн Доу

Что такое деловое письмо и как его написать?

Написать профессиональное, изысканное деловое письмо или деловую электронную почту станет легко, если вы знаете основы.Большинство деловых писем написано в простом формате, который легко адаптируется к потребностям любой компании, и деловая электронная почта имеет такой же простой формат. Читайте дальше, чтобы узнать больше о том, как сделать вашу деловую переписку лучше.

Как написать деловое письмо: основы

Деловое письмо всегда содержит несколько стандартных частей:

  • Дата
  • Информация об отправителе и получателе
  • Приветствие
  • Тело, состоящее из нескольких кратких абзацев
  • Закрытие
  • Подпись отправителя
  • Введите имя, должность и контактную информацию отправителя
  • Перечень вложений, при необходимости

Адрес компании:

Если у вашей компании есть фирменный бланк, вы можете использовать его вместо того, чтобы печатать информацию.В противном случае адрес вашей компании должен быть выровнен по правому или левому краю вверху страницы. Выпишите каждое слово в адресе вместо сокращений. Например:

ABC, Inc.
400 Leafy Lane
Лос-Анджелес, Калифорния


Дата:

Напишите дату, а не сокращайте ее числами. Например, «1 марта 2015 г.» или «1 марта 2015 г.». Дата должна быть выровнена по левому краю и размещена на две или три строки над адресом получателя.

Имя и адрес получателя:

Добавьте имя получателя, его титул, если он известен, и его адрес. Запишите каждое слово в адресе получателя. Эту информацию следует оставить по ширине на несколько строк над приветствием. Например:

Г-н Джек Ричер
Менеджер по продажам
Craft Supply Provider, Inc.
602 Spinner’s Road
Los Angeles, California

Обращение:

Выберите свое приветствие в зависимости от того, знаете ли вы человека, которому пишете, насколько хорошо вы его знаете, если да, и насколько формальны отношения.Приветствие — это больше, чем простое приветствие; это показатель уважения. В зависимости от ситуации можно использовать несколько вариантов:

  • Кому это может быть интересно: Используйте это стандартное приветствие, только если вы не знаете, к кому конкретно обращаетесь.
  • Уважаемый господин / госпожа: Это еще одно стандартное приветствие, которое следует использовать только в том случае, если вы не знаете, кто будет читать ваше письмо.
  • Имя и фамилия получателя: Это широко распространенный метод включения приветствия в деловую переписку.Примеры включают: «Уважаемый доктор Джеймисон» или «Уважаемый профессор Уильямс». Приветствия «Дорогой мистер Смит», «Дорогая мисс Кеннеди» и «Дорогая миссис Роллинз» являются дополнительными примерами такого рода приветствия.
  • Имя получателя: Используйте это, только если вы и получатель уже поддерживаете неформальные отношения. Пример: «Дорогая Мария».
  • Полное имя получателя: Если у получателя нет титула и вы не уверены в его поле, вам следует приветствовать его, используя его полное имя.Например: «Дорогой Пэт Браун».

Всегда добавляйте запятую после приветствия, если вы не используете «Для кого это может касаться», и в этом случае уместно двоеточие.

Кузов:

Тело вашего делового письма должно содержать несколько кратких абзацев, ясно передающих ваше сообщение. Подберите правильный тон, избегая длинных, извилистых предложений и переходя сразу к делу. Если вы не знаете, с чего начать, подумайте о том, чтобы использовать «Я пишу вам по поводу…» в качестве вступительной фразы.

Ваш читатель получит лучшее впечатление, когда ваш смысл будет кристально ясен. Вы должны объяснить свою позицию, используя как можно меньше слов. В то же время не стесняйтесь разговаривать, если это уместно. Деловая переписка должна быть по возможности дружеской и полезной.

Четко изложите свои мысли в последнем абзаце и опишите свои ожидания или планируемый курс действий. Это подходящее место для упоминания о том, что получатель может связаться с вами с вопросами или проблемами.Обязательно поблагодарите получателя за внимание к письму или делу.

Закрытие:

Как и приветствие, завершение делового письма является показателем уважения, которое должно отражать формальность ваших отношений.

  • Официальное закрытие: Закрытие, такое как «С уважением», «С уважением», «С уважением», «С уважением», «С уважением» и «Сердечно», подходят для всех видов деловой переписки.
  • Неофициальное закрытие: Менее формальные закрытия, такие как «С наилучшими пожеланиями», «С наилучшими пожеланиями», «С наилучшими пожеланиями», «Спасибо» и «Всего наилучшего», по-прежнему являются профессиональными, но лучше всего подходят для писем людям с с которыми вы поддерживаете постоянные дружеские деловые отношения.

Используйте запятую после закрытия, независимо от того, что вы выберете. По левому краю выравнивание закрытия.

Подпись:

Оставьте около четырех строк текста пустыми, чтобы у вас было место для подписи. Используйте синие или черные чернила, чтобы получить чистый профессиональный вид.

Имя и контактная информация отправителя:

Введите свое имя, затем добавьте заголовок в следующую строку. Пропустите строку, затем введите свой номер телефона. В следующей строке введите свой адрес электронной почты. Например:

Терри Браун
Вице-президент ABC, Inc.

223-555-1212
[email protected]
Эту информацию следует оставить по ширине.

Корпуса (если есть):

Если вы планируете приложить что-либо к своему деловому письму, введите слово «Приложения» с двоеточием и сделайте пометку, в которой получателю будет указано, что еще искать в конверте. Например:

Корпуса (2): брошюра, флаер
Корпуса: две брошюры

Эта информация должна быть выровнена по левому краю и размещена на несколько строк ниже вашей контактной информации.

форматов деловых писем — Университет Галлодета

Большинство деловых писем должны включать обратный адрес (бланк или ваше имя и адрес), дату, внутренний адрес (имя и адрес получателя), приветствие, основные абзацы и закрытие. Однако есть несколько способов отформатировать эту информацию. Например, адреса возврата могут быть центрированы или начинаться с левого поля или начинаться с центра по горизонтали.

Существует четыре основных формата деловых писем.

Features Образец полного блока письма Все части букв начинаются с левого поля. Полный блок Измененный блок Абзацы с отступом Дата, подпись и закрытие начинаются в центре страницы по горизонтали. Все абзацы основного текста имеют отступ. Абзацы с отступом Заблокированные абзацы Дата, подпись и закрытие начинаются в центре страницы по горизонтали. Все основные абзацы начинаются с левого поля. Упрощение заблокированных абзацев Все части букв начинаются с левого поля. Этот формат включает строку темы, но опускает приветствие и подпись.Упрощенное

Формат для написания профессиональных писем

Существует несколько форматов написания профессиональных писем. Существует два основных стиля букв: блочная форма и форма с отступом. Приведенные ниже образцы помогут вам определить, какой стиль вы предпочитаете.

Проверьте написание букв, чтобы получить более подробную информацию о печатных буквах, буквах с отступом и упрощенных буквах.

Полная форма блока

Ваше имя
Адрес
Телефон
Электронная почта (необязательно)


Дата


Имя получателя
Должность
Название компании
Адрес

Уважаемый __________:

При написании письма с использованием формы блока нет отступов строк.Укажите свое имя, адрес и номер телефона, по которому с вами можно связаться, а также дату. Затем вы включаете имя и адрес человека, которому вы отправляете письмо.

В новых абзацах просто пропустите строку вместо отступа.

Добавьте свой номер телефона, по которому с вами можно связаться, в последнем абзаце. Если получателю необходимо использовать службу ретрансляции, чтобы позвонить вам, кратко объясните, что вы глухой / слабослышащий и что он / она может позвонить вам через ретранслятор. Сообщите получателю его / ее номер государственного реле и объясните, что ему / ей нужно будет сообщить оператору ваш номер.Затем дайте ему / ей свой номер.

С уважением,

Ваша подпись

Ваше имя
Ваше имя

Форма абзацев с отступом

Ваше имя
Адрес
Телефон
Электронная почта (необязательно)

Дата


Имя получателя
Должность
Название компании
Адрес

Уважаемый __________:

При написании письма в форме с отступом делайте отступ в каждом абзаце.Сначала укажите свое имя, адрес, номер телефона и дату. Эта информация должна быть расположена вверху страницы, по центру или с отступом на правой стороне листа. Затем вы включаете имя и адрес человека, которому вы отправляете письмо.

В конце письма поставьте свою подпись в правой части страницы. Не забудьте при необходимости предоставить любую информацию о реле.

С уважением,

Ваша подпись

Ваше имя

Ваш титул

Форма заблокированных абзацев

Ваше имя
Адрес
Телефон
Электронная почта (необязательно)

Дата


Имя получателя
Должность
Название компании
Адрес

Уважаемый __________:

При написании письма с использованием заблокированной формы делайте отступ в каждом абзаце.Сначала укажите свое имя, адрес, номер телефона и дату. Эта информация должна быть расположена вверху страницы, по центру или с отступом на правой стороне листа. Затем вы включаете имя и адрес человека, которому вы отправляете письмо.


В конце письма поставьте свою подпись в правой части страницы. Не забудьте при необходимости предоставить любую информацию о реле.

С уважением,

Ваша подпись

Ваше имя
Ваше имя

Форма упрощенного стиля

Ваше имя
Адрес
Телефон
Электронная почта (необязательно)


Дата


Имя получателя
Должность
Название компании
Адрес


СТРОКА ТЕМА (используйте заглавные буквы)


При написании письма с использованием упрощенного стиля формы укажите дату слева.Затем введите имя получателя, его / ее должность, название компании и адрес.

Напишите тему сообщения вместо приветствия. Строка темы должна быть написана заглавными буквами.

В конце письма укажите свое имя и титул заглавными буквами.


ВАШЕ ИМЯ
ВАШЕ НАЗВАНИЕ

ДРУГИЕ ОПЦИИ

  • Если вы используете формат блока , вы можете разместить свой адрес в любом месте письма. Вы можете разместить его вверху страницы (вверху по центру или вверху справа) или вы можете указать свой адрес в конце письма после вашей подписи и имени, независимо от того, какой формат вы используете.

  • Если вы используете блочную форму , вы можете разместить дату слева, в центре или справа. Однако, если вы используете форму с отступом , обычно лучше разместить дату справа или слева. Не ставьте его в центр.

  • С помощью формы с отступом вы можете поставить свою подпись на правой или левой стороне страницы.

  • Если вы хотите, чтобы ваше письмо выделялось, смело набирайте свое имя крупным шрифтом в верхней части буквы и введите свой адрес чуть ниже его меньшим шрифтом. Пример:

    Missy Gold
    1345 Main Street
    Anytown, VA 22879

  • В текстовом редакторе на вашем компьютере могут быть стандартные шаблоны писем, которые могут вам помочь.Эти программы обычно имеют много разных стилей и форматов. Обратитесь к функции шаблона или в справочной службе вашего текстового редактора, чтобы узнать о возможных вариантах. Вот несколько ключевых слов, которые вы можете попробовать:

    • буквы

    • создать письмо

    • написать письмо

    • возобновляет

    Список литературы

    Источник: Janel Muyesseroglu

    Gallaudet Interpreting Services (июнь 1999 года).GIS Web. [В сети]. Доступно: http://www.gallaudet.edu/~gisweb/ [23 июня 1999 г.].

    Маджио Р. (1990). Как это сказать. Энглвуд Клиффс, Нью-Джерси: Прентис Холл.

    Справочник профессионала Webster’s New World Office. (5-е изд.). (1996). Нью-Йорк: Макмиллан.

    Ят, М. (1997). Сопроводительные письма, которые убивают их. Холбрук, Массачусетс: Adams Media Corporation

    Разработано Патриком Петерсом
    и Кун Вей Хо

деловых писем

деловых писем Деловые письма

Деловое письмо более формальное, чем личное письмо. У него должны быть поля не менее одного дюйма по всем четырем краям. Он всегда пишется на бланках размером 8 x 11 дюймов (или в метрических эквивалентах) без подкладки. В деловом письме шесть частей.

1. Заголовок. Содержит адрес возврата (обычно две или три строки) с датой в последней строке.

Иногда может потребоваться добавить строку после адреса и перед датой для номера телефона, номера факса, адреса электронной почты или чего-то подобного.

Часто между адресом и датой пропускается строка. Это всегда нужно делать, если заголовок находится рядом с левым полем. (См. Стили деловых писем.)

Нет необходимости вводить обратный адрес, если вы используете канцелярские товары с уже напечатанным обратным адресом. Всегда указывайте дату.

2. Внутренний адрес. Это адрес, на который вы отправляете письмо. Сделайте его максимально полным. Включите названия и имена, если вы их знаете.

Это всегда на левом поле. Если лист размером 8 x 11 дюймов сложить пополам, чтобы уместиться в стандартном 9-дюймовом деловом конверте, внутренний адрес может появиться в окошке конверта.

Внутренний адрес также помогает получателю правильно направить письмо и может помочь, если конверт будет поврежден и адрес станет нечитаемым.

Пропустите строку после заголовка перед внутренним адресом. Перед приветствием пропустите следующую строку после внутреннего адреса.

3. Приветствие. Также называется приветствием. Приветствие в деловом письме всегда носит формальный характер. Обычно оно начинается со слова «Уважаемый» и всегда включает фамилию человека.

Обычно у него есть заголовок. Используйте имя только в том случае, если заголовок неясен — например, вы пишете кому-то по имени «Лесли», но не знаете, мужчина это или женщина. Для получения дополнительной информации о форме заголовков см. Заголовки с именами.

Приветствие в деловом письме всегда заканчивается двоеточием.(Вы поймете, что у вас проблемы, если вы получили письмо от парня или девушки, а приветствие оканчивается двоеточием — это не будет дружелюбным. )

4. Тело. Тело написано как текст. Деловое письмо никогда не пишется от руки. В зависимости от выбранного стиля букв абзацы могут иметь отступ. Независимо от формата, пропускайте строку между абзацами.

Пропустите строку между приветствием и телом сообщения. Пропустите линию между телом и закрытием.

5.Бесплатное закрытие. Это короткое вежливое завершение заканчивается запятой. Он находится либо на левом поле, либо его левый край находится по центру, в зависимости от стиля делового письма, который вы используете. Он начинается в том же столбце, что и заголовок.

Блочный стиль становится все более широко используемым, потому что нет отступов во всем письме.

6. Линия подписи. Пропустите две строки (если у вас нет необычно широких или узких строк) и введите имя, которое нужно подписать.Это обычно включает средний инициал, но не обязательно. Женщины могут указать, как они хотят, чтобы к ним обращались, поместив Мисс, Миссис, Мисс или аналогичный титул в скобки перед своим именем.

При необходимости строка подписи может включать в себя вторую строку для заголовка. Термин «По указанию» во второй строке означает, что вышестоящий уполномочивает подписывающего лица.

Подпись должна начинаться непосредственно над первой буквой строки подписи в промежутке между закрытием и строкой подписи.Используйте синие или черные чернила.

Деловые письма не должны содержать приписок.

У некоторых организаций и компаний форматы могут незначительно отличаться.

Используйте функцию «Редактировать» в меню «Справка» выше, если вам нужно внести дополнения в информацию на этой странице.

Щелкните здесь, чтобы увидеть различные стили деловых писем.

См. Также запятые в буквах, особое использование двоеточия и использование заглавных букв в буквах


Полное содержание
Глоссарий

Грамматика Содержание


Copyright © 1997-2006 English Plus. Все права защищены.

Как отформатировать профессиональное деловое письмо в Word | Малый бизнес

Автор Анам Ахмед Обновлено 12 марта 2019 г.

Деловое письмо — это документ, который используется для официальной переписки между организацией и ее клиентами, сотрудниками, партнерами или другими заинтересованными сторонами. Формальность делового письма часто зависит от бренда компании, цели письма и взаимоотношений между отправителем и получателем. В любом случае важно понимать правила написания деловых писем, чтобы вы могли изменить их в соответствии со своими потребностями.

Выбор формата и шаблона

Решите, будет ли ваше письмо отправлено получателю в бумажном или электронном формате. Это будет зависеть от цели письма и получателя. Деловые письма могут быть отправлены клиентам с коммерческими предложениями, в которых излагаются ключевые моменты предложения. Их также можно использовать для ссылки на сотрудника. Выясните, как получатель хотел бы получить информацию, которую вы отправляете, и используйте этот формат.

В Microsoft Word доступны шаблоны деловых писем, которые можно использовать для форматирования содержимого.В большинстве случаев деловые письма соответствуют формату букв блочного стиля, что означает, что весь текст выравнивается по левому краю страницы. Буква имеет одинарный интервал, с двойными пробелами между абзацами. Двойной пробел также известен как возврат каретки, и его можно сделать, нажав «Enter» на клавиатуре.

Установка полей

В большинстве шаблонов деловых писем поля письма устанавливаются равными 1 дюйму со всех сторон страницы. В некоторых случаях вам может потребоваться отрегулировать поля вашего делового письма.Например, если ваше деловое письмо сопровождает другие документы, такие как коммерческое предложение или электронные таблицы с разными полями, вы можете настроить поля письма, чтобы они соответствовали остальным документам, обеспечивая единообразный вид для получателя.

Выбор шрифтов

Шрифты делятся на две категории: с засечками и без засечек. Шрифты с засечками имеют небольшую выступающую линию, которая прикрепляется к более крупным линиям. Примеры шрифтов с засечками — Times New Roman, Garamond и Bookman Old Style.Шрифты с засечками обычно лучше подходят для печатных материалов. Большинство предприятий используют Times New Roman.

Шрифты без засечек не имеют мелких выступающих штрихов на больших линиях букв. Примеры шрифтов без засечек: Arial, Helvetica и Verdana. Как правило, для онлайн-материалов лучше использовать шрифты без засечек. Независимо от того, выберете ли вы шрифт с засечками или без засечек, лучше избегать новых шрифтов, таких как Comic Sans, или любых других шрифтов с курсивом, так как они могут быть трудными для чтения и выглядеть непрофессионально.

Размер выбранного вами шрифта может зависеть от объема содержимого вашего письма и других материалов, которые вы отправляете вместе с ним. Если возможно, подберите другие материалы для единообразия. Чаще всего деловые письма пишутся размером шрифта 10 или 12 пунктов.

Написание предварительных сведений

Начните деловое письмо с вашей контактной информации, включая ваше имя, должность, адрес, номер телефона и адрес электронной почты. Используйте одинарные строки, а затем двойной пробел перед датой.

Запишите дату в формате «месяц, день, год». Добавьте еще один двойной пробел, а затем введите контактную информацию получателя. Начните с имени, должности, названия компании, адреса, телефона и электронной почты через один интервал.

После этого добавьте двойной пробел и напишите приветствие. В деловых письмах обычно используется слово «Кому» или «Уважаемый», за которым следует полное имя или название и фамилия. В деловых письмах используйте двоеточие после имени, а не запятую, как в личных письмах.

Передача сообщения в абзацах тела

Введите двойной пробел и начните писать абзацы тела. Они должны быть с одинарным интервалом, с двойным интервалом между каждым абзацем. Содержание должно быть кратким и ясным. Укажите причину письма, некоторую вспомогательную информацию и призыв к действию, если необходимо.

Завершение с подходящим приветствием

Добавьте еще один двойной пробел, а затем закончите письмо подходящим завершением, например «С уважением» или «Спасибо за ваше время.”Введите несколько двойных пробелов, чтобы оставить место для подписи, а затем введите свое полное имя. Если вы печатаете письмо, вы можете подписать его синими или черными чернилами. Если вы отправляете письмо по электронной почте, вы можете использовать электронную подпись.

Если вы отправляете вместе с письмом дополнительные документы, вы можете поставить двойной пробел после своего имени и написать «Приложения». После этого в следующей строке укажите названия документов, которые вы отправляете.

11,5 Письма — Деловые письма для успеха

Цели обучения

  1. Опишите пятнадцать частей стандартного делового письма.
  2. Получите доступ к образцам деловых писем и напишите образец делового письма.

Письма

Письма — это короткие сообщения, отправляемые получателям, которые часто находятся за пределами организации (Bovee, C., & Thill, J., 2010). Они часто печатаются на фирменных бланках и представляют бизнес или организацию на одной или двух страницах. Более короткие сообщения могут включать электронные письма или памятки, бумажные или электронные, в то время как отчеты, как правило, состоят из трех или более страниц.

В то время как электронная почта и текстовые сообщения могут использоваться сегодня более часто, эффективное деловое письмо остается распространенной формой письменного общения.Он может служить для знакомства с потенциальным работодателем, объявления о продукте или услуге или даже для передачи чувств и эмоций. Мы рассмотрим основной план письма, а затем сосредоточимся на конкретных продуктах или письменных заданиях.

Все письменные задания связаны с языком и форматом. Аудитория или читатель могут иметь собственное представление о том, что представляет собой конкретный тип письма, и ваша организация может иметь свой собственный формат и требования. В этой главе описаны общие элементы букв, и следует обратить внимание на ожидания, связанные с вашим конкретным письменным заданием.Существует много типов букв и множество вариантов их формы и содержания, но в этой главе мы обсудим пятнадцать элементов традиционного буквенного стиля.

Письма

могут служить для ознакомления потенциальных работодателей с вашими навыками и квалификацией, для предоставления важной или конкретной информации или для документирования события или решения. Независимо от типа письма, которое вам нужно написать, оно может содержать до пятнадцати элементов в пяти областях. Хотя вы не можете использовать все элементы в каждом случае или контексте, они перечислены в таблице 9.1 «Элементы делового письма».

Таблица 9.1 Элементы делового письма

Содержание Руководящие принципы
1. Обратный адрес Это ваш адрес, по которому кто-нибудь может отправить ответ. Если ваше письмо включает бланк с этой информацией, либо в верхнем колонтитуле (вверху страницы), либо в нижнем колонтитуле (внизу страницы), вам не нужно включать его до даты.
2.Дата Дата должна быть размещена вверху с выравниванием по правому или левому краю, в пяти строках от верха страницы или логотипа фирменного бланка.
3. Ссылка (Re 🙂 Как и в строке темы электронного письма, здесь вы указываете, на что ссылается письмо, на тему или цель документа.
4. Доставка (необязательно) Иногда нужно указать на самом письме, как оно было доставлено. Это может дать понять третьей стороне, что письмо было доставлено определенным способом, например заказным письмом (юридическое требование для некоторых типов документов).
5. Примечание получателя (необязательно) Здесь вы можете указать, является ли письмо личным или конфиденциальным.
Содержание Руководящие принципы
6. Приветствие Обычное приветствие может быть: «Уважаемый господин (полное имя)». Но если вы не уверены в названиях (например, миссис, мисс, доктор), вы можете просто написать имя получателя (например, «Уважаемый Кэмерон Рай») с последующим двоеточием.Запятая после приветствия подходит для личных писем, но в бизнесе следует использовать двоеточие. Приветствие «Для кого это может касаться» подходит для рекомендательных писем или других писем, которые предназначены для чтения любым и всеми людьми. Если это не относится к вашему письму, но вы не знаете, как обратиться к получателю, приложите все усилия, чтобы выяснить, кому конкретно следует адресовать письмо. Для многих нет более сладкого звука, чем их имя, и неправильное написание этого слова чревато риском оттолкнуть читателя еще до того, как ваше письмо будет прочитано.Избегайте использования безличных приветствий, таких как «Уважаемый потенциальный клиент», поскольку отсутствие персонализации может оттолкнуть будущего клиента.
7. Введение Это ваш вводный абзац, и он может включать в себя заявление о внимании, ссылку на цель документа или введение человека или темы в зависимости от типа письма. Эмфатическое начало предполагает использование наиболее значимого или важного элемента письма во введении. Читатели склонны обращать внимание на вступления, и имеет смысл заранее изложить ожидания читателя.Так же, как вы предварительно просматриваете свою тему в речи, четкое вступление во вступление устанавливает контекст и облегчает понимание.
8. Корпус Если у вас есть список моментов, ряд фактов или ряд вопросов, они должны быть включены в текст вашего письма. Вы можете выбрать организационные устройства, чтобы привлечь внимание, например маркированный список, или просто пронумеровать их. Читатели могут пропустить информацию в тексте вашего письма, поэтому убедитесь, что вы четко подчеркнули ключевые моменты.Это ваш основной контент, в котором вы можете выделить и поддержать несколько ключевых моментов. Краткость важна, но не менее важна и явная поддержка основных моментов. Конкретная значимая информация должна быть ясной, краткой и точной.
9. Заключение Решительное завершение отражает ваше вступление с добавленным элементом, объединяющим основные моменты вместе, ясно демонстрируя их взаимосвязь. Заключение может служить напоминанием читателю, но не должно вводить новую информацию.Четкое итоговое предложение укрепит ваше письмо и повысит вашу эффективность. Если ваше письмо требует или подразумевает действие, в заключении должно быть четко указано, чего вы ожидаете. Обычно вежливо в заключение поблагодарить получателя за внимание и пригласить его связаться с вами, если вы можете помочь или у него есть вопросы. В этом абзаце повторяются основные моменты и их взаимосвязь друг с другом, усиливая основную мысль или цель.
10.Закрыть «С уважением» или «Сердечно» — это стандартные заявления о завершении бизнеса. («С любовью», «Искренне Ваш» и «Лучшая подруга» — это заключительные утверждения, подходящие для личной переписки, но не для бизнеса.) Заключительные заявления обычно помещаются на одну или две строки под заключением и включают в себя запятую, как в выражении «С уважением,
11. Подпись Через пять строк после закрытия вы должны ввести свое имя (обязательно) и в строке под ним ваш заголовок (необязательно).
12. Линия подготовки Если письмо было подготовлено или обработано кем-то другим, кроме подписавшего (вы), то включение инициалов является обычным явлением, как в MJD или abc.
13. Корпуса и принадлежности Как и в электронном письме с вложением, письмо иногда содержит дополнительные документы, которые доставляются вместе с ним. Эта строка указывает, что читатель может искать в документах, включенных в письмо, таких как брошюры, отчеты или связанные бизнес-документы.
14. Любезно предоставленные копии или «CC» Аббревиатура «CC» когда-то обозначала точные копии, но теперь относится к любезно предоставленным копиям. Так же, как опция «Копия» в электронном письме, она указывает соответствующие стороны, которые также получат копию документа.
15. Логотип / контактная информация Официальное деловое письмо обычно включает логотип или контактную информацию организации в заголовке (вверху страницы) или нижнем колонтитуле (внизу страницы).

Стратегии эффективных писем

Помните, что у буквы есть пять основных областей:

  1. Заголовок, определяющий отправителя, часто включающий адрес и дату
  2. Введение, устанавливающее цель
  3. Тело, в котором формулируется сообщение
  4. Заключение, которое повторяет основную мысль и может включать призыв к действию
  5. Строка подписи, иногда включающая контактную информацию

Образец письма показан на рисунке 9.5 «Образец делового письма».

Рисунок 9.5 Образец делового письма

Всегда помните, что буквы представляют вас и вашу компанию в ваше отсутствие. Для эффективного общения и создания положительного имиджа,

  • быть ясным, кратким, конкретным и уважительным;
  • каждое слово должно способствовать достижению вашей цели;
  • каждый абзац должен фокусироваться на одной идее;
  • части письма должны образовывать законченное сообщение;
  • письмо не должно содержать ошибок.

Основные выводы

  • Письма — это короткие печатные сообщения, которые часто используются извне для информирования или убеждения клиентов, поставщиков или общественности.
  • Письмо состоит из пятнадцати частей, каждая из которых выполняет определенную функцию.

Упражнения

  1. Создайте черновик письма, представляющего продукт или услугу новому клиенту. Публикуйте и делитесь с одноклассниками.
  2. Найдите деловое письмо (например, предложение, которое вы получили от компании, выпускающей кредитную карту, или просьбу о пожертвовании), и поделитесь им со своими одноклассниками.Ищите общие элементы и отличия.
  3. Теперь, когда вы просмотрели образец письма и узнали о пяти областях и пятнадцати основных частях любого делового письма, напишите деловое письмо, которое информирует потенциального клиента или покупателя о новом продукте или услуге.

Дополнительные ресурсы

Как написать деловое письмо, 8 частей. Автор : HelenWilkie. Расположен по адресу : http://www.youtube.com / watch? v = AxFs5zeRBn0. Лицензия : Все права защищены . Условия лицензии : Стандартная лицензия YouTube

Saylor.org BUS210: Меморандумы и деловые письма. Автор : Saylor Academy. Предоставлено : http://www.youtube.com/watch?v=B3Vih5v57QE. Лицензия : Все права защищены . Условия лицензии : Стандартная лицензия YouTube

Образцы

Список литературы

Бови, К., & Тилль, Дж. (2010). Основы делового общения: основанный на навыках подход к жизненно важному деловому английскому языку (4-е изд.

Comments

No comments yet. Why don’t you start the discussion?

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *