Как написать письмо на: Написать письмо — Help Mail.ru. Почта

Письмо себе — Help Mail.ru. Почта

Письма себе — это отдельная папка в вашей почте, где собраны письма, которые вы отправили на свой адрес. Если вы включаете группировку писем себе, Почта сама складывает их в эту папку.

Письма себе можно использовать как аналог заметкам. Отправляйте на свой адрес важную информацию: документы, фотографии, план на день, скидки, промокоды, полезные ссылки. Так они всегда будут рядом.

Написать письмо себе

1. Нажмите .
2. Установите курсор в поле «Кому».
3. Нажмите «Письмо себе».
4. Напишите письмо и отправьте его.

1. Нажмите на значок .
2. Нажмите «Написать себе».

Включить группировку «Письма себе»

1. Под списком писем нажмите  → «Умная сортировка».
2. Нажмите на переключатель «Письма себе», чтобы он стал .

Все письма, которые вы отправили на свой адрес, Почта соберет в отдельную папку с названием «Письма себе».

В списке папок появится папка «Письма себе». А в списке писем — специальная строка с цепочкой писем. Нажмите на нее, чтобы увидеть письма в категории, не переходя в нее. Строка будет подниматься, когда вы отправляете новое письмо себе, и опускаться, когда придет новое письмо во «Входящие».

Скрыть категорию из списка писем

Категорию «Письма себе» можно скрыть из списка писем и оставить только среди папок. Для этого:

1. Под списком писем нажмите  → «Умная сортировка».
2. Установите галочку «Показывать только в списке папок».

Отключить группировку «Письма себе»

1. Под списком писем нажмите  → «Умная сортировка».
2. Нажмите на переключатель «Письма себе», чтобы он стал .

После отключения все письма из папки перенесутся во «Входящие». Если вы создавали фильтры, автоматически перемещающие письма в папку «Письма себе», они отключатся.

Как написать письмо, чтобы вам ответили.

Правила email-этикета для старшеклассников и студентов

Зачем соблюдать этикет?

Культурно составленное электронное письмо поможет вам произвести хорошее впечатление на собеседника.

• Вы повысите количество ответов
• Вам будет легче договориться с собеседником
• Вы сможете представить себя как компетентного человека

Например, выпускник Венчурного Акселератора хочет представить свой проект инвесторам. Но он не знает, что отправлять одинаковое письмо сразу нескольким адресатам некультурно, поэтому добавляет в адресную строку сразу 10 получателей. Вроде это логично, потому что информация всем инвесторам нужна одинаковая, а работы меньше. На самом деле такое поведение считается очень некорректным, и ответ наверняка не придет. Шансы на начало диалога возрастают, если вы отправляйте индивидуальные письма каждому получателю и лично обращайтесь к инвесторам.

Что такое этикет в email-переписке?

В деловой переписке этикет – это общепринятый набор правил, соблюдение которых считается нормой, а несоблюдение – неприличным.

Например, по правилам нельзя рассылать одинаковые письма-предложения сразу нескольким адресатам, добавляя их в адресную строку всех вместе. Это считается очень грубым нарушением этикета и говорит о неуважении к получателям.

Как соблюсти все правила этикета?

1. Вступление

Знакомство с вашим письмом начинается с темы, поэтому очень важно уделить внимание и придумать короткую, но четкую и емкую тему письма.

Темы «Привет» или «Знакомство» ничего не говорят получателю о цели вашего имейла. Используйте темы вроде «Запрос о поставке велосипедов», «Партнерство с магазином велосипедов» и ни в коем случае не оставляйте тему пустой.

Кроме того, еще до открытия письма, получатель увидит, с какой почты оно пришло. Рабочие почты, привязанные к домену вашего сайта, вызывают доверие, в то время как письма даже с хорошо составленной темой, пришедшие с почты [email protected], могут полететь прямиком в корзину.

Когда собеседник откроет письмо, первое, что он увидит – это приветствие. Если вы переписываетесь с незнакомым человеком, избегайте неформального тона. Обращайтесь к собеседнику на «вы» и приветствуйте его в формальной манере: «Здравствуйте» или «Добрый день». Формулировок вроде «Приветик!» или «Хаю-хай!» лучше избегать.

Постарайтесь узнать имя человека, которому вы пишете письмо, и обратитесь к человеку по имени или даже по имени-отчеству.

2. Тело письма

В деловой переписке желательно не шутить и не писать с сарказмом. Юмор воспринимается каждым человеком по-разному, и вы можете случайно оскорбить собеседника. Кстати, в некоторых культурах то, что кажется нам смешным, может считаться грубым.

В теле письма старайтесь писать максимально четко, коротко и ясно. Основная мысль письма должна находится в начале, а менее важные детали – ближе к концу письма. Адаптируйте ваши письма так, чтобы их было легко прочитать на телефоне.

То есть письмо должно быть не длиннее трех абзацев. Хорошим тоном считается экономить время собеседника, поэтому если вы можете сказать что-то в двух словах – скажите это в двух словах, а не в 10 предложениях.

Старайтесь разбивать текст на короткие абзацы из одного-двух предложений, а не писать их в одну кучу. Деловое письмо – это не художественный роман, поэтому вместо длинных описаний используйте короткие тезисы.

Если ответ на ваше письмо не требуется, постарайтесь закончить разговор, чтобы собеседнику не пришлось отвечать вам. Например, в конце напишите «Благодарю, до встречи завтра в 14.00» или «Спасибо, мы подумаем над вашим предложением и свяжемся с вами как только придем к решению». По правилам этикета отвечать на такие письма не обязательно, что позволяет избежать бесконечно тянущейся цепочки ненужных имейлов.

В конце письма обязательно подпишитесь. Подпись должна включать ваше имя и должность в компании, контакты, такие как телефон, адрес электронной почты, ссылки на социальные сети и сайт вашей компании. Подпись можно оформить графически либо сделать текстовой. Это может показаться мелочью, но хорошо составленная подпись играет роль в создании первоначального доверия и помогает представить вас как серьезного человека.

Поздравляю – вы написали письмо. Не забудьте проверить грамматику и орфографию. Отправлять письма с грубыми ошибками – плохая идея, собеседнику вы можете показаться как минимум невнимательным человеком. Большая часть почтовых клиентов уже включает сервисы проверки орфографии, поэтому обязательно потратьте пять минут, чтобы ими воспользоваться.

3. Ответы

Прежде всего, обязательно отвечайте на все письма, кроме спама. Оставлять имейлы без ответа некультурно.

Отвечать моментально считается необязательным в бизнес-переписке, в конце концов, электронная почта – это не мессенджер. Но лучше не задерживайте ответ дольше, чем на 24 часа. Используйте функцию «ответить», чтобы сохранить историю переписки и напомнить собеседнику, о чем шел разговор.

Функцией «ответить всем» пользуйтесь с осторожностью. Иногда ответ должен быть адресован части получателей в переписке. Тогда лучше нажать «ответить» и добавить нужных получателей вручную и не засорять почтовые ящики остальных ненужной информацией.

Если важно, чтобы получатель прочитал письмо, не указывайте его в копии, а добавляйте его электронную почту в основную строку адресатов. Если получателей письма несколько и вы ждете определенного ответа или действия от конкретного человека, об этом нужно прямо указать в теле письма. Например «Андрей, пожалуйста, ознакомьтесь с вложением и дайте мне знать, что вы думаете!»

4. Вложения

Если вы прикрепляете к письму файл, хорошим тоном считается продублировать его, вставить файл в тело письма. Получателю не нужно будет скачивать непонятное вложение, которое теоретически может содержать в себе вирус.

Чтобы точно узнать все тонкости делового этикета, рекомендую прочитать «Новые правила деловой переписки» Максима Ильяхова и «Правила делового общения» Нины Зверевой.

13 советов, как писать письма

Дорогие друзья, сегодня я решил написать о наболевшем — о том, как писать письма 😉 . Думаю, многие специалисты в различных областях ежедневно получают много писем с вопросами и просьбами о помощи.

Ваш покорный слуга не исключение 🙂 . Количество писем с вопросами и просьбами о помощи в среднем составляет 40-50 в день и порой превышает мои физические возможности ответов на них.

В переписке значительную часть составляют письма, в которых вопросы и описания проблем не совсем правильно сформулированы, из-за чего требуют дополнительных уточняющих писем, что занимает лишнее время как отправителя, так и получателя.

В этом посте я хочу рассказать о том, как нужно правильно писать письма с вопросами специалистам, чтобы получение нужной вам информации занимало минимум времени и не требовало лишней переписки.

Главное правило, на мой взгляд, заключается в том, что в письме очень важно дать понять, что вы дорожите временем получателя. Все должно быть кратко и четко сформулировано.

1. Приветствие

Я считаю, что любое письмо обязательно должно начинаться с приветствия. «Здравствуйте», «Привет», «Добрый день» — написать эти слова не составляет никакого труда и занимает секунды. Мне лично не нравятся письма, в которых нет приветствия. Ничто не ценится так дорого и не дается так дешево, как вежливость.

2. Обращение по имени

На всех страницах блога shakin.ru, где есть форма обратной связи (например, страница «Реклама»), я всегда пишу «Меня зовут Михаил», поэтому не вижу проблемы, чтобы не обращаться в письмах по имени. Подсознательно любой человек любит, когда его называют по имени.

И хотя «Майк» я люблю больше, чем «Михаил» 😉 , любое обращение по имени сойдет 🙂 .

3. Сначала погуглите свой вопрос

Сколько раз в переписке мне приходилось давать ссылки на материалы, которые я нашел, просто набрав заданный мне вопрос в поисковике! У меня даже пальцев не хватит на руках и ногах 😉 !

Если серьезно, то искренне советую сначала погуглить интересующий вас вопрос в различных вариантах (в том числе на английском, перевести можно через Google Переводчик) и потратить время, чтобы изучить найденные материалы.

В большинстве случаев вы без труда найдете ответы на свои вопросы в поисковиках или на форумах (туда многие люди и приходят, чтобы общаться, обсуждать специфические проблемы по разным тематикам и отвечать на вопросы). Зачем тратить время другого человека, когда во многих случаях вы сами без труда можете найти все, что нужно?

🔥 Кстати! Я провожу платный курс по продвижению англоязычных сайтов SEO Шаолинь. Если интересует, можете подать заявку на его сайте seoshaolin.com. Для своих читателей делаю хорошую скидку по промокоду blog.

Приглашаю вас подписаться на мои каналы в Telegram:

@shakinru — продвижение в рунете.
@burzhunet — англоязычное SEO.

Меня вдруг сейчас осенило — я сам никому писем с вопросами не пишу, а просто ищу в интернете. Если не могу найти — спрашиваю на соответствующих форумах. Бывает, это занимает много времени, но искать решение своего вопроса самому мне намного интереснее.

Пишите письма только в крайних случаях, когда вы действительно не можете найти ответа на свой вопрос.

4. Письма с целью просто узнать мнение

Я уверен, что во многих сферах на один и тот же вопрос есть несколько различных мнений даже у авторитетных профессионалов, и все они будут правильными.

Продвижение сайтов — это специфическая область. Как и в других сферах, здесь могут быть прямо противоположные мнения по одному и тому же вопросу у различных специалистов. И те, и другие будут правы, потому что у одних работает один вариант, у других — другой. Например, одни используют разные тексты ссылок для продвижения одного запроса, а другие нет (я отношусь к их числу), и оба варианта могут давать хороший эффект.

Писать письма специалистам с целью узнать у них мнение по тому или иному вопросу (например, «Нужно ли использовать разные тексты ссылок для одного запроса или одинаковые?») особого смысла нет, потому что это будет ИХ точка зрения, потому что именно их способ работает лучше для НИХ. Для вас это может не дать эффекта.

Лучше всего попытайтесь узнать интересующий вас момент на практике, и тогда вы точно будете знать ответ на свой вопрос.

5. Сформулируйте свой вопрос кратко и понятно

Бывает, открываешь письмо, а там несколько тысяч символов текста с долгим и запутанным описанием проблемы (иногда сразу нескольких). Складывается впечатление, что люди совсем не ценят чужое время. Если времени мало, то у меня нет никакого желания и возможности в рамках бесплатной помощи читать длинные  письма.

Если в письме кратко и четко сформирован вопрос, то шансов, что получатель на него ответит, намного больше.

Можно брать пример с программистов, у которых модно писать код как можно короче, или с Твиттера, где размер сообщений ограничен 140 символами.

6. Заголовок письма должен быть осмысленным

Не стоит писать заголовки вида «Помогите» или «Нужна помощь». Такой заголовок не несет никакого смысла.

Представьте, что в почтовом ящике получатель увидит несколько десятков подобных заголовков у писем, и при этом у других будут конкретные заголовки. На какие он быстрее ответит?

Сравните заголовки — «Вопрос по социальным кнопкам» или «Вопрос по WordPress». Сразу понятно, о чем суть письма.

7. Пишите грамотно

Думаю, мало кому будет интересно отвечать на письмо, написанное с ошибками. Например, захочется ли человеку отвечать на письмо с вопросом «Чо та пазиции ни ростут ваще? Каво мине зделать?» 😉

Если вы допускаете ошибки, то бороться с этим очень просто — поместите текст письма перед отправкой в Word, там все распространенные ошибки и опечатки будут подчеркнуты красной волнистой линией.

Также можно просто набрать фразу, которая у вас вызывает затруднения в плане правильности написания, в поисковике, и вы наверняка найдете решение на сервисах вопросов и ответов или на специализированных форумах. Также есть полезные сервисы gramota.ru, slovari.yandex.ru и therules.ru.

8. Избегайте «тяжелых» скриншотов и файлов

Я считаю, что не нужно прикладывать к письму большие по размеру скриншоты и файлы. Мне приходится помечать такие письма метками, чтобы впоследствии их удалить для того, чтобы освободить почтовый ящик.

Скриншоты можно уменьшить и оптимизировать (вот мой видеоурок на эту тему — Как оптимизировать изображения для сайтов и блогов), а также загрузить их на любой хостинг картинок, например, на radikal.ru или twitpic.com.

Текстовые файлы можно сжать в rar или zip архив. Можно вообще сделать стильно — загрузить необходимые скриншоты, таблицы и другие документы на dropbox.com и дать на них ссылку. Очень удобно. В дальнейшем просто удалите эти файлы, и получателю не нужно будет удалять ваши письма с приложенными файлами.

9. Если у вас проблема, то опишите, что вы предпринимали для ее решения

Очень много писем приходит с описанием той или иной проблемы с продвижением сайта. Обычно люди пишут только о самой проблеме (снижение посещаемости, никак не получается повысить позиции и т.д.).

При этом в письмах часто упускают самое важное — что предпринималось в плане оптимизации и продвижения сайта. Без истории действий по оптимизации и продвижению по одному лишь описанию проблемы трудно что-либо сказать. Мы же не телепаты 😉 .

Поэтому, если хотите написать о проблеме с сайтом, то не забудьте упомянуть, какие методы оптимизации и продвижения вы использовали. Если вы уже пытались решить проблему, то напишите, каким образом вы хотели это сделать.

10. Вопросы должны быть конкретными

Что можно ответить на такой общий вопрос «Как раскрутить сайт?» Это то же самое, что спрашивать «Как стать счастливым», «Как стать богатым» и т.д.

Чем конкретнее вопрос, тем лучше. На конкретный вопрос можно получить конкретный ответ.

11. Указывайте адрес сайта

Если ваш вопрос или проблема напрямую связаны с вашим сайтом, то указывайте его адрес. Бывает, приходят письма вида «У моего сайта выпали страницы из Яндекса» или «Почему-то понизились позиции», а самого адреса сайта нет.

12. Обязательно благодарите за совет или помощь

Я уже привык, что за мою помощь и советы многие не благодарят. Ну помог старик Глобатор, потратил несколько минут своего времени, ну и что с того? Ему же заняться нечем, он только и ждет, чтобы отвечать на письма 😉 !

Нет уж, я таких махом вычисляю 🙂 . Если в ответ на мое письмо не говорят элементарного «спасибо», то на последующие письма этого человека я часто просто не отвечаю 😉 . Я лучше сэкономлю время на таких письмах, накоплю из сэкономленных минут пару часиков, лягу на диван, намою фруктов и посмотрю с супругой какой-нибудь отличный фильмец 😉 !

13. Не нужно садиться на шею

Этот пункт, пожалуй, я не люблю больше всего. Поможешь человеку один раз, а он тут же буквально садится на шею и присылает еще несколько писем. Никто никому ничем не обязан.

Думаю, никому не нравится, когда в рамках бесплатной помощи начинают присылать одно письмо за другим.

В продолжение темы переписки. Вы можете сделать себе эффектную e-mail подпись по этой инструкции — Как сделать стильную e-mail подпись для пользы сайта, а также прочитать о моих наработках в посте Как я планирую и экономлю свое время.

Желаю вам успешного увеличения посещаемости ваших сайтов!

Глобатор

Десерт на сегодня — видео о том, как парень подтягивается на турнике на одном пальце. Тоже так хочу 🙂 :

Подпишитесь на рассылку блога с полезными материалами по SEO

Оцените, пожалуйста, статью, я старался 🙂 :

Загрузка…

Как написать письмо в веб-интерфейсе Gmail – Наши инструкции

Как написать письмо в web-интерфейсе корпоративной почты Google Apps.

 

1. Откройте страницу http://gmail.com. Введите свои логин и пароль от входа в почту и нажмите кнопку Войти.

 

2. На загрузившейся странице нажмите кнопку Написать.

 

3. В открывшемся окне Новое сообщение введите адрес получается, укажите тему письма и наберите текст письма.

Вы также можете воспользоваться дополнительными инструментами форматирования, нажимая на значки в нижней части окна. Их описание приведено в конце статьи.

 

4. Письмо будет отправлено и вы получите следующее сообщение.

 

 

 

Форматирование письма.

— справа от надписи Кому напишите адрес электронной почты получателя;

— если нажать на саму кнопку Кому — вам будет предложено выбрать контакт из сохраненных вами ранее;

— если нажать на кнопку Копия или Скрытая — вы сможете добавить адресатов, которым отправится копия этого письма.

 

— в поле Тема письма укажите название темы письма.

— когда письмо дойдет до получателя — он сможет увидеть тему письма в своем почтовом клиенте, при этом не открывая само письмо.

— в большом поле под строкой темы письма напишите сообщение, которое вы желаете отправить;

— в нижней части письма находится панель инструментов, расширяющая возможности редактирования письма:

 — можно форматировать текст письма (как в Microsoft Word) —  для этого нажмите на значок с изображением подчеркнутой буквы «A»;

— чтобы приложить к письму файл — нажмите на значок скрепки справа от значка с изображением подчеркнутой буквы «A»;

— если вы наведете курсор мыши на значок «плюсика» — у вас появятся дополнительные значки: вставить ссылки на файлы в Google Диске, добавить фото, вставить смайлик, вставить приглашение;

— если нажать на перевернутый треугольник справа — вы сможете развернуть письмо во весь экран, прикрепить к нему метку в почте, переделать письмо в обычный текст, вывести письмо на печать и проверить орфографию;

— если вы захотите удалить письмо — нажмите на иконку мусорного ведра в правом нижнем углу окна сообщения;

— если нажать на перевернутый треугольник справа — вы сможете развернуть письмо во весь экран, прикрепить к нему метку в почте, переделать письмо в обычный текст, чтобы убрать все форматирование, вывести письмо на печать и проверить орфографию.

23 способа написать письмо, на которое вам ответят

Привет, друзья!

Как часто вы отправляете письма с текстом вроде «Просто хочу убедиться, что все в порядке, так как вы не…», если получатель не отвечает? Работают ли такие письма? Вызывают ли они желание написать вам ответное письмо? Ответы на эти вопросы читайте в переводе статьи из блога Hubspot .

Такие имейлы производят не самое хорошее впечатление. Если вы не получили ответ на предыдущее письмо и пишете повторно, и так понятно, что вы хотите в чем-то убедиться/проверить. Не надо лишний раз упоминать об этом.

К тому же такие письма не представляют никакой ценности для ваших клиентов: их не волнует, что вы хотите получить ответ, тем более если вы не приводите вескую причину для этого.

Писать такие имейлы очень просто. Не нужно много времени и раздумий, чтобы набрать что-то вроде «Здравствуйте, [Имя получателя]! Вы не ответили на мое письмо, и я решил проверить, все ли в порядке. С уважением, [Ваше имя]».

Мы даже замерили время, оказалось, что это занимает 19 секунд.

Незамысловатость этих писем и делает их бесполезными. Их легко писать, потому что они не несут никакой ценности для ваших клиентов.

Если вам не ответили на первое письмо, скорее всего, получатель счел это бесполезной тратой времени. И зачем только укреплять это впечатление, заставляя его тратить еще больше времени на ваше повторное письмо?

Конечно, это не значит, что нужно перестать работать с потенциальными покупателями, просто нужно приложить больше усилий. Вот о чем следует упомянуть кроме очевидного «я пишу вам, чтобы удостовериться, что все в порядке».

 

Если вам не ответили:

1. Отправьте ценный, полезный совет.
2. Отправьте подробное руководство по вашему продукту и предложите помочь с дальнейшими шагами лично, если потребуется.  
3. Укажите на слабые стороны в бизнесе получателя и предложите способ их устранения.  
4. Поделитесь ссылкой на статью, имеющую отношение к сфере бизнеса или профессии получателя.
5. Ответьте на сообщение в соцсетях, затем отправьте письмо с дополнительными источниками информации по вопросу.
6. Ответьте на вопрос на онлайн-форуме, затем отправьте дополнительные источники информации по вопросу.
7. Упомяните недавний пост из блога получателя.
8. Отправьте ссылку на пост из вашего блога.
9. Порекомендуйте событие в интересующей получателя сфере.
10. Пригласите на предстоящий вебинар или образовательное мероприятие, которое организует ваша компания.
11. Отправьте ссылку на статью о ваших крупнейших клиентах.
12. Обратите внимание адресата на примеры успешного ведения бизнеса их конкурента и спросите его мнение об этом.
13. Заведите разговор о проблемах, с которыми часто сталкиваются ваши покупатели, и спросите получателя, существуют ли такие же проблемы и у них.
14. Спросите, не потерялось ли ваше письмо в куче других писем (к примеру, такое бывает после праздников, у Hubspot есть статья на эту тему).
15. Спросите адресата, преследует ли он какую-то цель (ту, которой можно добиться с помощью вашего продукта) и посоветуйте, как ее можно достигнуть.   
16. Отправьте завершающее переписку письмо, чтобы расставить все точки над i (в этой статье вы найдете несколько примеров).

 

Если произошло одно из этих событий:

1. Если потенциальное ЛПР (лицо, принимающее решение) добился повышения, поздравьте его: этот человек теперь может повлиять на решение о покупке вашего продукта.
2. Если человек, который отказался заключить с вами сделку, ушел из компании, напишите новому ЛПР. Возможно, теперь у вас появился шанс совершить продажу.
3. Если был назначен новый руководитель, свяжитесь с ним: перестановки в высшем звене могут говорить и о переменах в стратегии.
4. Если в компанию адресата были привлечены новые источники инвестиций, поздравьте его: чем больше ресурсов, тем выше рост, а высокий рост дает возможность обратить внимание на то, что раньше не было приоритетным.
5. Если появились новые сотрудники, профиль которых связан с вашим продуктом, спросите, значит ли это, что у компании появились новые инициативы. Изменения в стратегии говорят об изменении потребностей компании.

 

Если вам не удалось убедить клиента попробовать ваш продукт:

1. Напишите письмо через месяц после того, как ваш потенциальный клиент начал пользоваться продуктом вашего конкурента. Спросите о впечатлениях.
2. Напишите письмо тогда, когда контракт получателя с вашим конкурентом начнет подходить к концу.

 

Бонус: в каком случае письма «Просто хочу убедиться, что все в порядке…» работают:

Безусловно, есть и исключения из правил. Если вы уже начали процесс продажи, есть много случаев, когда письмо с целью «убедиться, что все в порядке…» оправданно. Обычно эти случаи объединяют два момента:

• Ваш потенциальный покупатель взял на себя какие-то обязательства и не выполнил их или не вышел на связь.
• В письме или во время звонка по поводу этой ситуации вы должны максимально сфокусироваться на невыполненных обязательствах, а не просто проверить, все ли в порядке.

В каждом из нижеперечисленных случаев написать письмо или позвонить, чтобы «убедиться, что все в порядке» совершенно необходимо:

1. Если вам обещали написать через определенное количество дней/недель/месяцев.
2. Если после звонка с вами так и не вышли на связь.
3. Если вам не ответили на запланированный звонок.
4. Если вас попросили подождать неделю, чтобы обсудить предложение с коллегами, а затем так и не связались.
5. Если не были выполнены обязательства по подписанию контракта.
6. Если получатель начал пользоваться вашим продуктом, но так и не поделился результатами или впечатлениями.

Проверенное правило для таких писем — это писать только тогда, когда у вас есть на то веская причина.

Если у вас таковой нет, придумайте ее. А если не можете придумать хотя бы один обоснованный повод, то не пишите. Займитесь созданием более полезных имейлов, и ваши собеседники вас за это поблагодарят.

 

 

Администрация Правительства Кузбасса

В электронной анкете в Вашем обращении укажите в именительном падеже Ваши:

В соответствии с частью 1 статьи 7 Федерального закона от 2 мая 2006 года No59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» гражданин в своем обращении в обязательном порядке излагает суть предложения, заявления или жалобы.

Обращаем Ваше внимание, что в целях объективного и всестороннего рассмотрения Вашего обращения рекомендуется в тексте обращения указывать адрес описанного Вами места действия, факта или события.

В случае, если текст Вашего обращения не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем Вам будет сообщено в течение семи дней со дня регистрации обращения.

Обращаем Ваше внимание, что при написании текста обращения в форме электронного документа в поле ввода текста обращения в форме электронного документа для изложения сути предложения, заявления или жалобы отсутствует ограничение по вводимому количеству символов.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов Вы вправе приложить к обращению необходимые документы и материалы в электронной форме, воспользовавшись функцией «Прикрепить файл(ы)».

Обращаем Ваше внимание, что прикрепляемые в предложенном на сайте формате документы и материалы только подтверждают изложенную Вами суть предложения, заявления или жалобы.

Приложить необходимые документы и материалы в электронной форме Вы можете в любой последовательности.

В случае необходимости вы можете прикрепить к обращению до 20 документов размером до 5 мб каждый.

Допустимые форматы файлов: txt, doc, docx, rtf, xls, xlsx, pps, ppt, pptx, pdf, jpg, jpeg, bmp, png, tif, gif, pcx, mp3, avi, mp4, mkv, wmv, mov.

Иные форматы не обрабатываются в информационных системах Администрации Правительства Кузбасса.

Информируем Вас, что передача файла(ов) вложения на почтовый сервер зависит от пропускной способности сети «Интернет» пользователя, а получение – от объёма обрабатываемых почтовым сервером переданных файлов.

При подключении Вашего оборудования к сети «Интернет» по выделенным каналам связи с использованием технологий ADSL, 3G, 4G, WiFi и иных технологий, обеспечивающих аналогичные скорости передачи данных в сети «Интернет», передача и обработка файла(ов) с суммарным размером:

• до 5 Мб осуществляется, как правило, без задержки во времени;
• от 5 Мб до 10 Мб может осуществляться с задержкой во времени; свыше 10 Мб может быть не осуществлена.

Для приложения к обращению необходимых документов и материалов в электронной форме нажмите кнопку «Прикрепить файл(ы)».

Как написать письмо, чтобы на него ответили

Что такое эпистолярный жанр, сегодня знают немногие, однако письменные сообщения пишут ежедневно, в том числе и по электронной почте. При этом эффективность переписки оставляет желать лучшего: чтобы ваше письмо открыли, потом чтобы прочли до конца, да еще и ответили, нужно приложить некоторые усилия. К сожалению, писать письма не учат ни в школе, ни в вузе, ни на работе, а пользоваться этим навыком приходится достаточно часто.

Предлагаем десять лайфхаков написания хорошего письма.

1. Тема письма должна объяснять, почему вы его отправили. При этом, если вы отправляете резюме, то в теме письма указывайте свое имя и фамилию, а не пишите «ответ на вакансию», Responding to job post, Application for Apple job или еще что-либо в этом роде. Обычно для такой почты выделяется отдельный адрес, так что эта причина написания письма достаточно очевидна, а вот без имени и фамилии у вашего мейла будет больше шансов потеряться в общем потоке корреспонденции. Кроме того, в тему можно добавить немного саморекламы – так вы сможете выделиться из общего ряда претендентов на внимание HR-специалиста, да и любого адресата.

2. Переходите к цели письма как можно быстрее. В эпоху маленьких и очень маленьких экранов нужно учитывать, что ваше письмо, скорее всего, прочтут сначала со смартфона или с планшета, так что суть обращения, изложенная в первом абзаце, – лучший вариант, если вы хотите, чтобы вас заметили. Например, I’m writing to apply for the Junior Manager, Logistics position, as my 2 years in logistics with Wal-Mart make me a great fit for your company.

3. Списки с цифровой или буквенной нумерацией. Как и в интернет-публикациях, так и в переписке удобная организация информации приветствуется всей читающей публикой. И, конечно, использование списков характеризует вас с самой лучшей стороны, подтверждая, что вы:

1. организованный человек,
2. цените время собеседника,
3. умеете расставлять приоритеты,
4. не перегружаете письмо излишней информацией.

4. Будьте предельно точными. Логичное продолжение предыдущих двух пунктов – требование точности в определениях. Пишите только то, в чем уверены и в чем хорошо разбираетесь, и делайте это максимально кратко.

5. Используйте выделение полужирным шрифтом экономно, только чтобы выделить отдельные слова, на которые хотели бы обратить внимание.

6. Осторожнее с вложениями! Стандарт отправки резюме – файл в формате MS Word или PDF, однако мир меняется, и если у вашего адресата суровые настройки почты, то письмо с вложенным файлом может попасть в папку «спам». Хороший вариант – ссылка на резюме в Google Docs, использование облачных хранилищ, например, Dropbox.

7. Выбирайте слова покороче. Два нобелевских лауреата, Уильям Фолкнер и Эрнст Хемингуэй, иронизировали над стилем друг друга. Фолкнер: «Он никогда не использовал слова, которые заставили бы читателя обратиться к словарю». Хемингуэй: «Бедняга Фолкнер. Неужели он думает, что большие эмоции появляются от прочтения длинных слов?» Если вы не планируете карьеру писателя, не стоит соревноваться с классиками. Лучше избегать длинных малоупотребительных слов, которые с трудом читаются и требуют пояснений.

8. Ваш запрос должен быть ясен. Использование слов и конструкций с неопределенным значением может запутать читателя, намного лучше точно сформулировать, что вам нужно от адресата, сразу определив временные рамки и, если нужно, локацию. Так же четко описывайте свои действия и намерения.

9. Сотрите все лишние слова. После того, как вы закончили письмо, вернитесь, пожалуйста, к его началу и удалите все слова, без которых можно обойтись. Помните: сейчас ни у кого нет времени читать длинные письма. Чем короче будет ваше сообщение, тем больше шансов, что его прочтут.

10. Читайте классиков. Возможно, после всех перечисленных советов это покажется странным, но чтение переписки литературно одаренных людей поможет вам со временем выработать свой узнаваемый стиль. Естественно, читать надо на том языке, на каком вы чаще всего общаетесь по электронной почте.

Для тех, кто хочет более детально разобрать стили деловой переписки в английском языке и научиться писать идеальное письмо соискателя на хорошую должность, на платформе EDUGET есть специальный бесплатный онлайн-курс How to Ace a Job Application Letter.

via 

При цитировании материалов раздела «Блог» на www.eduget.com активная ссылка на сам материал или на страницу www.eduget.com – обязательна. Любое использование материалов раздела «Статьи» на www.eduget.com (материала целиком) возможно исключительно по предварительному письменному разрешению правообладателя. Благодарим за сотрудничество!

Как написать письмо

Хотя электронная почта и текстовые сообщения стали стандартной формой письменного общения в современном быстро меняющемся цифровом мире, все еще есть место для старомодных обычных писем.

Физический вес письма придает общению психологический вес, которого нет у электронной почты и текстовых сообщений. Цифровая коммуникация эфемерна и эфемерна и, следовательно, поддается импульсивным и легкомысленным передачам. С другой стороны, письмо — реальное свидетельство того, что кто-то задумался над своим письмом.Они обрисовали в общих чертах, отредактировали и придерживались структурированной бизнес-формы при создании послания. Чтобы отправить это письмо, его автору пришлось потратить время на получение конверта и марки. Затем они должны были проверить правильность написания адреса, чтобы обеспечить его безопасное прибытие. Короче говоря, физическое письмо показывает, что кому-то было наплевать. И получателю трудно это игнорировать.

Хотите разобраться в бесконечном количестве заявлений, которые получают работодатели? Вместо того, чтобы отправлять еще одно резюме через онлайн-фабрику, отправьте свое по почте.

Хотите, чтобы избранный вами представитель знал ваше мнение по проблеме? Вместо того, чтобы подписывать петицию о формочке для печенья, напишите им письмо.

Хотите показать другу, что вы действительно думали о нем? Вместо того, чтобы посылать паршивый вопрос: «Что происходит?» текст, напишите им записку.

Всякий раз, когда вы хотите, чтобы ваше сообщение было воспринято серьезно, выбирайте вес физического письма над ненадежностью цифровых коммуникаций.

А что, если вы никогда не писали письма? Во-первых, не расстраивайтесь.Если вы выросли во времена, когда Интернет существовал всегда, возможно, вы просто никогда не думали о его написании. Но почему бы не попробовать? Когда вы закончите читать эту статью, вы будете готовы написать свою самую первую.

Два типа писем: официальные и неформальные

Есть два типа писем: официальные и неформальные.

У официальных писем есть определенные форматы и протоколы, которым вы должны следовать, и они используются, когда вы общаетесь с предприятиями, государственными служащими или людьми, которых вы не очень хорошо знаете.

Неформальные письма имеют меньше правил и используются, когда вы пишете близким родственникам и друзьям.

Формальные письма содержат больше правил относительно структуры и протокола, поэтому давайте сначала рассмотрим этот тип.

Как написать официальное письмо

1. Официальные письма следует набирать

Хотя ничто не выглядит красивее, чем письмо, написанное впечатляющим почерком, рукописные письма слишком личные (и, возможно, беспорядочные) для официальных ситуаций.Поскольку при обсуждении деловых вопросов используются официальные письма, вы должны быть уверены, что ваш текст разборчив и профессионален. Сохраните свои рукописные письма, когда будете писать своей бабушке или лучшей девушке; напечатайте свое письмо, если вы пишете конгрессмену или потенциальному работодателю.

2. Какой тип бумаги использовать

Для большинства официальных писем используйте стандартную белую бумагу для принтера. Если вы хотите придать своему общению немного размаха, замените его красивым листом резюме кремового цвета.Он больше напоминает ткань и восходит к аристократическим временам, когда люди писали на овчине.

В США стандартный размер бумаги составляет 8,5 x 11 дюймов. В других странах он обозначен как A4.

3. Выберите правильный шрифт

Официальное письмо — не время для демонстрации своей эксцентричной творческой стороны. Никаких комиксов (кто-нибудь когда-нибудь использовал комиксы?). Держите это строго по делу.

Для печатных букв лучше всего подходят шрифты с засечками. Они просто выглядят резкими, и их легко читать на бумаге.Шрифты без засечек придают вашему письму легкость и неформальность. Для официальных писем вы не ошибетесь с Times New Roman или Georgia.

4. Выберите форму: блочная или с отступом

Официальные письма следуют, ну, форме. Цель этой формы — облегчить чтение письма и указать читателю, где искать важную информацию.

В блочной форме весь текст печатается заподлицо с левым краем, с полями в один дюйм по периметру.

При использовании формы с отступом первая строка абзаца отступает на один дюйм.Вы также указываете свой адрес и дату, чтобы они были правильно выровнены. Мы скоро покажем вам, что это значит. До распространения компьютеров большинство людей писало деловые письма с отступом.

Блочную форму проще всего форматировать и легче всего читать. Формат с отступом добавляет немного визуального интереса и олдскульного чутья. Для официальных писем допускается любой вариант.

5. Введите свой адрес и сегодняшнюю дату

Первая информация, которую вы указываете в официальном письме, — это ваше имя и адрес.Затем пропустите строку и введите дату, когда вы пишете письмо.

Если вы используете блочную форму, она будет напечатана вверху с выравниванием по левому краю. Это будет выглядеть так:

Если вы используете форму с отступом, поместите свой адрес вверху так, чтобы левый край адреса был выровнен по центру страницы, например:

Если вы печатаете письмо на фирменном бланке со своим именем и адресом, вам не нужно вводить свое имя и адрес.Просто свидание подойдет.

6. Введите адрес получателя

После даты пропустите строку и введите имя и адрес получателя с выравниванием по левому краю как для блока, так и для формы с отступом. Если письмо отправляется в компанию, в которой работает получатель, сначала идет имя получателя, а затем — название компании.

Форма блока

При вводе имени получателя используйте его полное имя, включая заголовок. Если она врач, это «Доктор. Лаура Дункан.«Если он представитель штата, то это« Представитель. Майк Уоллс ». Профессор? «Проф. Опасения.» Вы уловили идею.

7. Введите приветствие

Форма с отступом

Пропустите строку и введите приветствие. Вы не ошибетесь, выбрав «Уважаемый [Имя получателя]». Если вы хорошо знаете получателя, используйте его имя. Если вы плохо их знаете или у вас формальные отношения, используйте их титул и фамилию, например, «Уважаемый мистер Фергюсон», «Уважаемый профессор Слейтер» и т. Д. Убедитесь, что вы правильно написали имя получателя!

Если вы пишете письмо, которое не адресовано кому-либо, в частности, в организации, перейдите к «Кому это может быть интересно».В идеале, прежде чем писать письмо, вы должны провести исследование, чтобы оно было адресовано кому-то конкретному. Используйте «Кому это может быть интересно» только после того, как вы тщательно выясните, к кому обращаться, и убедитесь, что конкретное имя недоступно.

При приветствии официальными буквами после имени можно ставить запятую или двоеточие. Раньше это было строго двоеточие, поскольку оно означало больше формальности, чем мягкая, свежая запятая. Большинство людей, придерживающихся делового этикета, согласны с тем, что запятые сегодня — это хорошо. Если вы хотите придать письму серьезность военного характера, используйте двоеточие.

8. Тип корпуса

Для блочных форм: одиночный пробел и выравнивание по левому краю каждого абзаца в тексте письма. Между каждым абзацем оставляйте пустую строку.

Для форм с отступом: одинарный пробел и отступ первой строки каждого абзаца на один дюйм. Между каждым абзацем оставляйте пустую строку.

Формальные письма должны быть краткими и по существу.Официальное письмо не должно быть больше одной страницы, за исключением случаев крайней необходимости.

Используйте первый абзац для короткой любезности: «Надеюсь, с тобой все хорошо». — а потом сразу перейдем к делу — «Я пишу по поводу…».

Используйте оставшуюся часть письма, чтобы обосновать важность вашей основной мысли, предоставив справочную информацию и вспомогательные детали. Используйте жирный, четкий язык. По возможности избегайте пассивного голоса.

В заключительном абзаце должна быть повторена цель письма и, в некоторых случаях, просить о каких-либо действиях или последующих действиях.Если у вас есть вопрос или просьба, ответьте или выполните его как конкретный и под ключ , насколько это возможно. Не говорите расплывчато! Спросите о чем-то, на что получатель может ответить «да» или «нет», или что ему будет проще направить вас к нужному ресурсу. Ваш получатель, скорее всего, занятой человек, и чем легче вы дадите ему возможность ответить на ваше письмо, тем выше вероятность, что вы получите ответ.

Закончите еще одной любезностью, например «Я с нетерпением жду встречи с вами в ближайшее время» или «Пожалуйста, не стесняйтесь связаться со мной по телефону, если вы хотите обсудить подробности.Во многих случаях уместно и вежливо добавить: «Спасибо за время и внимание».

9. Введите Valediction

После заключительного абзаца пропустите две строки и поставьте прощальную речь, также известную как «приветственное завершение».

Если вы пишете кому-то, кого плохо знаете или имеете официальные отношения, вы не ошибетесь, выбрав «Искренне» в прощальном слове. Что-то вроде «Yours Truly» также может сработать, если «искренне» не кажется правильным.

Если у вас более близкие отношения, не стесняйтесь использовать более неформальные выражения, такие как «С наилучшими пожеланиями», «С уважением», «С наилучшими пожеланиями» или просто «С наилучшими пожеланиями».

Форма блока

В блочных форматах дополнительное закрытие располагается заподлицо влево; На шаблонных письмах с отступом приветственное закрытие начинается в центре, заподлицо с вашим адресом и датой.

Форма с отступом

После бесплатного закрытия пропустите три строки и введите свое полное имя. Не стесняйтесь указывать здесь любые учетные данные, такие как CPA, Ph.Д., или эсквайр.

Поставьте свое собственное имя между прощанием и напечатанным именем.

10. Дополнительная информация

Корпуса. Если вы прилагаете к письму дополнительные элементы (например, резюме), пропустите одну строку под блоком подписи и введите «Enclosures» или «Encl.» Вы также можете указать количество дополнительных документов, заключив число в скобки. Итак, если у вас есть два корпуса, введите «Enclosures (2)».

Отдельная рассылка. Если вы отправляете дополнительный документ, которого нет в этом почтовом сообщении, укажите «Отдельная рассылка» или «С отдельной обложкой», а затем укажите название части. Например, «Раздельная рассылка: майский отчет TPS».

Вы должны поместить эту пропущенную строку под блоком подписи.

Копии любезно предоставлены. Если вы отправляете это же письмо другим людям, сообщите получателю с помощью «Копии:» или «Копии в:», за которыми следует имена других получателей. Перечислите имена в алфавитном порядке по фамилии.Это будет одна пропущенная строка под блоком подписи или одна пропущенная строка под вашим приложением или отдельной почтовой нотацией.

Инициалы машинистки. Если кто-то другой напечатал письмо, пока вы диктовали, попросите его включить свои инициалы строчными буквами на две строки ниже блока подписи. Если у вас есть вложения или отдельные почтовые отправления, поместите их на одну пропущенную строку под ними.

11. Как сложить официальное письмо

Если вы помещаете письмо в почтовый конверт стандартного размера, согните его втрое, используя «C-Fold.Поднимите нижнюю часть листа так, чтобы он занимал две трети от высоты страницы, и согните. Затем загните верхнюю часть так, чтобы складка совпала с нижней частью бумаги.

Как написать неформальное письмо

Неофициальные письма предназначены для друзей, членов семьи или других знакомых, с которыми у вас есть близкие отношения, и, в отличие от официальных писем, они не имеют строгой формы или протокола.

Не стесняйтесь писать свои неформальные письма от руки.На самом деле, мы рекомендуем вам сделать это, поскольку это придает вашему письму характер и индивидуальность. Ваш почерк уникален. Чтение чьего-либо почерка раскрывает его личность и присутствие для получателя — создается ощущение, что здесь присутствует часть человека, даже если он на самом деле находится на расстоянии сотен или тысяч миль.

Вы можете использовать любой тип бумаги — блокнот, копировальную бумагу и т. Д. Я обнаружил, что письмо с красивыми канцелярскими принадлежностями делает процесс письма более приятным. (Если вам нужны канцелярские товары для мужчин, посмотрите нашу подборку в магазине AoM.)

Не нужно указывать свой адрес или адрес получателя вверху. Просто дата в правом верхнем углу.

Допускается приветствие «Уважаемый [имя получателя]». Вы также можете опустить «Уважаемый» и просто написать их имя. Вы даже можете использовать милое прозвище, например, Knucklehead или Goomba-head.

Нет протоколов о форматировании абзацев тела. Не стесняйтесь использовать блок или отступ. И пишите так ясно или кратко, как хотите.

Что писать в неофициальных письмах? В общем письме для переписки вы должны рассказать о том, что происходило в вашей жизни, спросить, что происходит у получателя, и ответить на любые вопросы, которые они задавали вам в последнем письме.

Конечно, есть и личные письма, написанные для различных конкретных целей (записки благодарности, поздравления, соболезнования и т. Д.). Чтобы получить представление о типах букв, которые вы можете написать, прочитайте нашу статью о 7 буквах, которые следует написать каждому до 70 лет.

Завершите свое выступление любыми прощальными словами: «С уважением», «Всего наилучшего», «Сердечно», «С любовью», «С благодарностью» (если это благодарственная записка) и т. Д.

Как адресовать конверт

Первое правило адресации конверта: пишите разборчиво! Естественно, если вы не укажете адрес получателя разборчиво, почтовая служба не сможет доставить его домой или на работу.И если вы не напишете свой обратный адрес разборчиво, то даже если они получат ваше письмо, они не смогут вам ответить!

Звучит очень просто, но я не могу сосчитать, сколько раз мне не удавалось ответить на письмо читателя, потому что я не мог прочитать их обратный адрес, который они написали в царапинах. У вас может возникнуть соблазн сделать этот шаг быстро и небрежно, потому что вы, , так хорошо знаете свой адрес; но помните, что получатель никогда не видел ваш адрес и должен иметь возможность точно скопировать его, чтобы отправить ответ, который вы действительно получите.

Итак, если вы пишете адрес на конверте, делайте это разборчиво! (Это вдвойне верно, если вы отправляете почту за границу, поскольку получатель может не знать формат адреса или язык вашей улицы / города.)

Адрес получателя находится в середине конверта в следующем формате :

Имя
Улица
Номер этажа, кв. Номер, номер квартиры и т. Д.
Город, штат Почтовый индекс
Страна

Для международных адресов все будет иначе.Формат варьируется в зависимости от страны и даже в пределах одной страны. Это может сбивать с толку. Почтовая служба США рекомендует использовать этот формат независимо от того, отправляете ли вы почту из США за границу или из других стран в США.

Ваш адрес (обратный адрес) находится в верхнем левом углу. Напишите свое имя и адрес в верхнем левом углу, чтобы почтовое отделение знало, куда вернуть письмо, если оно не может быть доставлено. Обратный адрес также важен для неофициальных писем, в которых вы не указали свой адрес в самом письме.Это то, что ваш получатель будет использовать, чтобы ответить вам.

И убедитесь, что он входит в левый угол. Я получаю письма от людей, которые пишут обратный адрес на обратной стороне конверта по шву его закрытия. Когда я открываю письмо, я в конечном итоге разрываю адрес и вынужден собирать его обратно, чтобы понять, куда отправить свой ответ (да, я мог бы получить открывалку для писем, но я предпочитаю открывать конверты своим мужественным лапы).

Вот и все. Как написать письмо.Это утраченное искусство, но его стоит сохранить.

Теги: Письмо

18 Написание писем требует вернуть обычную почту | Дженни Мораитис

Обратите внимание, что этот пост может содержать партнерские ссылки. Для получения дополнительной информации, прочтите мою политику раскрытия информации здесь .

Вот несколько подсказок по написанию писем, которые помогут вам снова начать писать старомодные письма. Сделайте чей-то день сегодня! 🙂

Я из семьи писателей. Когда я была маленькой девочкой, я писала письма своему дедушке (моя мама писала его фамилию), и он отвечал мне.Он присылал фотографии собаки и рассказывал мне о своих проектах и ​​саду. Я любил, когда получал от него почту. Когда друзья уезжали, я писал им письма. И многие из них написали ответ. У меня до сих пор есть письма от подруги, которая писала мне при свечах на Амазонке (ее родители переехали туда на несколько лет, чтобы стать миссионерами).

Когда пришло время поступать в колледж, я написал тома домой и получил обратно. Я смеялся до слез от писем сестер. Мы прошли этап изготовления конвертов из страниц журнала, чтобы они были особенно красочными (и забавными, поскольку мы также писали собственные комментарии к рекламе.) Моя мама писала красивые описательные письма о том, как протекает жизнь, и даже мой папа тут и там писал мне пару строк.

Но по мере того, как электронная почта, текстовые сообщения и социальные сети в целом становятся все более и более важными, мое написание писем замедлилось почти до полной остановки. Я все еще пишу своему дедушке и маленьким девочкам, которых мы спонсируем. И я стараюсь отправлять записки маме и сестрам. Буквально на прошлой неделе я получил роман (то, что мы называем очень длинным письмом) от одной из моих сестер, а другой — от мамы. Мне нужно ответить им!

Когда я спрашиваю окружающих, мне кажется, что большинство из нас больше не пишут «настоящие» буквы («настоящая» означает ручку на бумаге, в отличие от длинных писем и т. Д.), но многие из нас хотят, чтобы писал больше. Для меня это очень интересно. Я слышу что-то вроде: «Мне нравится получать настоящую почту, а не просто счета!» но тогда большинство из нас как бы остается в этом месте типа «Разве не было бы неплохо?…» и ничего не делает. Я включен.

Итак, я подумал, что напишу сообщение в блоге с некоторыми подсказками и идеями по написанию писем, чтобы вы могли вернуться в писательский дух. Это не исчерпывающий список, но, надеюсь, он снова поможет вам писать письма.Я уверен, что ваши друзья и семья оценят получение в свой почтовый ящик чего-либо, кроме нежелательной почты!

Подсказки для написания писем

1. Будьте вдохновителем. Напишите несколько способов, которыми вы хотели бы подбодрить этого человека, в заметке, прежде чем начинать свое настоящее письмо и ссылаться на него в процессе написания. Всегда приятно думать о том, как подбодрить получателя, а не просто писать, пока не придет в голову, что еще сказать. (Вот несколько бесплатных поощрительных карточек, которые вы могли бы использовать.)

2. Проиллюстрируйте свой день или недавнюю поездку. Вы можете подумать, что ваш день слишком скучен, чтобы его иллюстрировать, но на самом деле интересно заглянуть в чью-то жизнь. Что вы ели на завтрак? Что вы заметили по дороге на работу или в школу? Когда вы начнете смотреть на свой день в качестве наблюдателя, все начнет выскакивать из головы. Однажды я увидел женщину, очень внимательно читающую книгу с большим увеличительным стеклом в кафе. И однажды я бежал и увидел человека, играющего на трубе океанским волнам.Эти маленькие случайные моменты стали отличными иллюстрациями!

3. Какая погода там, где вы находитесь? Я знаю, ботаник, тревога, но это почти всегда включается в мои письма. Я ничего не могу с собой поделать. Думаю, интересно прочитать о ледяной буре, обрушившейся на восточное побережье, или о том, как в этом году в начале года появляются нарциссы.

4. Опишите новое любимое место для посещения. Может быть, вы только что открыли для себя забавную кофейню или небольшой дворик, где можно посидеть у фонтана и написать.Напиши об этом!

5. Последние и величайшие выходки детей (или домашних животных). Вы, вероятно, естественным образом добавите это. Ваш малыш только что начал считать до двадцати из ниоткуда? Ваша кошка решила, что будет есть пищу только тогда, когда никто не смотрит? Случайные, но забавные моменты интересно читать.

6. Делитесь тем, что вы изучаете. Может быть, вы учитесь в школе и можете воспринимать это буквально, рассказывая о некоторых вещах, которые вы получаете после занятий.Но даже если вы далеко закончили школьный возраст, вы всегда учитесь. Вы читали что-нибудь интересное за последнее время? Смотрите хороший фильм, который порекомендуете?

7. Расскажите о своих целях. Скорее всего, вы пишете кому-то, кто вас любит, поэтому они, вероятно, подумают, что интересно посмотреть, над чем вы сейчас работаете. И не бойтесь слова «цель». Это может быть что-то очень простое, например, рассказать, как вы собираетесь научиться готовить идеальную лепешку.

Что включить в письмо

1. Отправьте семейное фото или свое изображение. Звучит глупо, но честно, в наши дни мы часто фотографируем и никогда их не печатаем. Приятно получить фотографию кого-то, кроме праздника (по крайней мере, мне так кажется :))

2. Сделайте бумажную цепочку или баннер, чтобы отметить событие. Сделайте его очень маленьким, чтобы он поместился в конверт. Это будет мини-праздник!

3. Отправить открытку. Вы можете отправить его письмом или отдельно. Всегда приятно получить по почте одну из этих величественных живописных открыток.

4. Сделайте мини-книгу. Заполните его любимыми цитатами, иллюстрациями, коллажами или чем угодно. Вы также можете отправить пустые мини-книги и объяснить, как их заполнить.

5. Детские рисунки. Мне нравится получать произведения искусства от моих племянниц и племянников. Наш холодильник похож на маленький музей. Если у вас есть дети, прежде чем выбросить этот последний шедевр, потому что он загромождает столешницу, подумайте о том, чтобы отправить его Нане или Тете.С помощью этого урока вы также можете превратить рисунки вашего ребенка в открытку.

6. Отправить стихотворение. В последнем письме моей мамы она упомянула, что наткнулась на старое письмо, которое я отправил ей много лет назад, когда работал в Санта-Барбаре, штат Калифорния. Я переписал любимое в то время стихотворение «Черный марш» Стиви Смита. Я забыл об этом, но просто посмотрел снова. Какая красивая мысль читать. Стихи или текст песни передают так много правды и являются прекрасным способом поделиться своим сердцем.

Больше никаких оправданий!

1. Просто сделай это. Возьмите 15 минут, возьмите лист бумаги и напишите. Это действительно не займет у вас столько времени, сколько вы думаете. Если вы предпочитаете печатать, напечатайте это на компьютере и распечатайте. Сделанный.

2. Сделайте дату, чтобы написать. Может быть, у вас сейчас нет времени, чтобы писать, поэтому вместо этого запланируйте это. Я обычно не строг с этим — это должно быть весело, верно? — Я просто пишу в своем списке дел на В начале недели мне нужно написать письмо такому-то и поставить себе цель сделать это где-нибудь в те семь дней. шт. Это то, что я имею в виду под «ретритом по написанию писем» на изображении выше. У меня уходит 10 минут на то, чтобы написать содержательное письмо во время ретрита (обычно во время сна!), И я всегда так рада, что это сделала.

3. Подумайте, насколько счастливым вы сделаете этого человека. Может быть, это глупо, но если это работает для вас, продолжайте и сделайте это. Какие бабушки и дедушки будут закатывать глаза при письме? Большинство людей удивлены и благодарны за настоящую почту.Вы могли бы просто сделать чей-то день!

4. Купите марки в продуктовом магазине. Вы написали письмо, адресовали конверт и. . . ах, да, штамп. Вместо того, чтобы идти на почту, которая может быть или не мешать вам, просто возьмите книгу марок в продуктовом магазине в следующий раз, когда вы будете там. Напишите его в списке покупок, чтобы не забыть.

5. Напишите, как вы говорите. Не нужно фантазировать. Вам не нужно сидеть и придумывать сложные предложения и превращать это в рутинную работу.Получайте удовольствие, записывайте свои мысли и отправляйте это письмо миру!

Если вы хотите развлечься, попробуйте сделать набор карточек «Напиши мне ответ» для друга, которому собираетесь написать. Один из моих друзей и я сделали это несколько лет назад, и я любил делать / получать открытки каждый месяц!

Что ж, надеюсь, эти несколько идей побудили вас вернуть в свою жизнь письмо. Я знаю, что приму эти мысли близко к сердцу и напишу сестре и маме в ответ! Я создал набор для написания писем, который серьезно полон подобных подсказок, руководств и канцелярских принадлежностей для печати, так что вы можете писать письма круглый год.Нажмите сюда, чтобы проверить это.

Надеюсь, у всех вас есть прекрасный {и творческий} день!

Как адресовать конверт

В век технологий, когда люди могут отправлять быстрые текстовые сообщения своим друзьям или легко общаться через FaceTime своей семьей, кажется безумием, что кому-то все равно нужно знать, как адресовать письмо. Вы не поверите, но иногда рукописные письма — идеальный способ общения.

Что на внутренней стороне, зависит от вас, но важно следовать определенным правилам для внешней стороны конверта, чтобы ваше письмо было отправлено тому, кому оно предназначено.

Как адресовать конверт

СЕГОДНЯ

1. Напишите обратный адрес в верхнем левом углу.
2. Затем напишите адрес получателя по центру нижней половины конверта.
3. Чтобы закончить, поместите штамп в верхний правый угол.

Обычно на конверте есть два адреса, но технически требуется только один: адрес получателя. Адрес отправителя необязателен, но рекомендуется. Если есть какие-либо ошибки, которые препятствуют доставке письма, отсутствие обратного адреса означает, что почтовое отделение не сможет отправить его обратно, чтобы исправить какие-либо проблемы.

Как написать (обратный) адрес отправителя

СЕГОДНЯ

1. Начните со своего полного имени.
2. Напишите свой почтовый адрес в следующей строке. При необходимости можно использовать две строчки.
3. В этой строке укажите город, штат и почтовый индекс вашего адреса.

Как написать адрес получателя

СЕГОДНЯ

1. Для неофициальных писем используйте тот же формат, что и адрес отправителя.
2. При отправке письма сотруднику определенного предприятия в первой строке должно быть название компании.
3. В следующей строке после «ATTN:» или «c / o» укажите имя человека. Если письмо не адресовано сотруднику определенного предприятия, в первой строке должно быть просто его имя.
4. Следующие две строки должны содержать почтовый адрес, город, штат и почтовый индекс.

Как форматировать военные адреса (APO, FPO, DPO)

СЕГОДНЯ

Несмотря на то, что они следуют тому же формату, что и обычные адреса, военные адреса не используют обычные названия городов и штатов, к которым многие привыкли.

1. Название города будет либо APO (Авиа / Армейское почтовое отделение), FPO (Почтовое отделение флота) или DPO (Дипломатическое почтовое отделение).
2. Для штата используются AA (Вооруженные силы Америки), AE (Вооруженные силы Европы) и AP (Вооруженные силы Тихого океана) в зависимости от места службы.
3. Почтовый индекс тот же, но иногда для доставки требуется дополнительный четырехзначный код.

Как написать международный адрес доставки

СЕГОДНЯ

При отправке письма на заграничный адрес, который не является военным, формат адреса обычно остается прежним — только с добавлением названия страны в последней строке.

В некоторых странах почтовый индекс помещается перед городом и страной, но он варьируется от страны к стране, поэтому просто проверьте, чтобы быть уверенным.

Как найти «ZIP + 4» код

Если вы не уверены в дополнительном четырехзначном коде, на сайте USPS есть инструмент поиска по почтовому индексу.

1. Выберите для поиска почтовый индекс по адресу и введите всю необходимую информацию.
2. Нажмите «Найти», и USPS выдаст вам почтовый индекс +4.

Сколько марок вы должны использовать

СЕГОДНЯ

Поставить марку легко, но знать, какие марки и сколько использовать, является трудной частью.

Для стандартного письма весом в 1 унцию, отправляемого в любую точку Америки, рекомендуется использовать марки Forever, потому что вы всегда сможете использовать их независимо от будущих изменений цен на марки.

Каждая унция сверх одной стоит 15 центов, поэтому вам придется использовать марки «Дополнительные унции» за каждую лишнюю унцию. Марки весом в две унции также являются вариантом.

Если вы отправляете открытку, не обманывайте себя марками Forever. На открытках есть собственные марки, которые обычно дешевле.

Для международных адресов используются марки Global Forever, и, как и марки Forever, вы можете использовать их в любое время, независимо от корректировки цен.

Конверты неправильной формы, которые можно использовать для квадратных приглашений на свадьбу или объявлений о выпускных, требуют различных штампов, называемых штампами без механической обработки. Поскольку квадратный конверт не подходит для станка для автоматической обработки, штамп стоит немного дороже, чтобы учесть дополнительную плату, не подлежащую механической обработке.

С соответствующей печатью, точными адресами отправителя и получателя и правильным размещением всех трех адресов на конверте, ваше письмо готово к отправке!

Введение в написание писем

Введение

Написание писем — важный навык.Несмотря на распространенность электронных писем и текстовых сообщений, каждый в какой-то момент должен писать письма. Письма с жалобами, заявления о приеме на работу, благодарственные письма, письма с просьбами об изменениях или предложениями — список можно продолжать и продолжать. Поощрение детей к написанию писем с раннего возраста улучшит их коммуникативные, социальные навыки и навыки письма, а также научит их тому, что им нужно знать о написании и структурировании писем.

В этой статье:

Что такого особенного в получении рукописного письма?

Помимо требований учебной программы, попросить написать письма — это задача, которая понравится детям.Настоящее удовольствие от отправки и получения писем нравится каждому ребенку. Есть что-то особенное в том, чтобы класть письма в почтовый ящик, а затем получать письма от почтальона … яркие цветные марки, видеть свое имя на конверте и знать, что внутри находится долгожданное письмо от друга или члена семьи. Это показывает, что кто-то заботится и нашел время, чтобы сесть и подумать о вас.

Рукописные письма обладают собственным очарованием. У вас есть время подумать о том, что вы хотите сказать.Вы можете держать письма, чтобы читать снова и снова. Почерк можно полюбоваться; делиться мечтами и мыслями. Ответ по письму сильно отличается от немедленного отправки текстового сообщения или электронного письма.

В начало

Задание 1: Подготовка к написанию письма

Используйте указанные выше темы, чтобы побудить детей обсудить написание писем. Попросите детей поднять руки, если они когда-либо получали личное письмо. Попросите одного или нескольких добровольцев рассказать о том, что они чувствовали, получив письмо.Вот несколько начальных вопросов, которые могут помочь:

• О чем вы думали, читая письмо?
• Вы сохранили письмо, чтобы прочитать его еще раз?
• Вы поделились своим письмом с кем-нибудь?
• Вы ответили?

И несколько вопросов для обсуждения всего класса или группы:

• Может ли класс описать какие-либо различия между рукописным письмом и электронным письмом?
• Думают ли дети, что когда-нибудь будет время, когда подойдет только рукописное письмо?

Попросите класс опросить друг друга, чтобы узнать, как каждый человек пишет и отправляет письма.Это можно записать в диаграмму.

В начало

Задание 2: Знакомство с написанием писем

Соберите запас писем разных типов — как официальных, так и неофициальных. Попросите детей разделить их на две группы. Которые писали друзьям? Какие официальные письма от предприятий? Какие черты или характеристики отличают формальный от неформального?

После этого попросите детей найти различия между двумя группами. Это позволяет обсудить различные типы писем.Составьте схему для каждой группы, охватывающей:

• Адрес — служебный или частный?
• Приветствие — формальное или неформальное?
• Стиль письма — дружеский или деловой?
• Что это за сообщение?
• Как заканчивается письмо?

Это позволит детям самостоятельно выяснить разницу между формальным и неформальным письмом.

После этого можно обсудить, какие письма пишут дети или их семьи.Сколько случаев они могут придумать, какие письма заслуживают написания? Например:

• Поздравительные письма
• Обмен новостями
• Письмо друзьям
• Письма с извинениями за что-то не так
• Запись на прием
• Запрос информации
• Работа с банками или магазинами
• Письма членам семьи, живущим далеко от дома
• Письма Деду Морозу
• Благодарственные письма
• Письма, свидетельствующие о том, насколько вы кого-то цените
• Письма, отвечающие кому-то, у кого плохие новости — показывающие, насколько вы заботитесь, пытаясь разделить их печаль
• Письма-жалобы
• Письма в газеты и журналы

В каждом случае дети должны решить, какой тип письма будет наиболее подходящим в каждом случае — формальный или неформальный? Составьте таблицу для каждой группы.

В начало

Действие 3: Официальные письма

Иногда их называют деловыми письмами. Они написаны в строго формальном стиле. Такие буквы всегда пишутся на листе бумаги формата А4 (8 «x 11»). Их можно сложить втрое, чтобы адрес, на который отправляется письмо, появился в окошке делового конверта. Планировка всегда одинакова.

Состав:

• Адрес отправителя помещается вверху справа
• Укажите номер телефона и адрес электронной почты, если таковой имеется
• Адрес получателя письма находится слева под адресом отправителя
• Дата
• Приветствие — Уважаемый господин или госпожа.Вы можете использовать титулы Мисс, Миссис или Мистер, если знаете имя человека, которому пишете
• Сообщение
• Бесплатное закрытие — С уважением или Искренне Ваш
• Подпись
• Напишите имя печатными буквами (это необходимо для того, чтобы получатель письма точно знал, кто его отправил. Подписи могут быть не очень четкими)

В начало

Мероприятие 4: Неофициальные письма

Это письма друзьям и родственникам, или людям, которых вы хорошо знаете.Структура:

• Адрес отправителя всегда должен отображаться в правом верхнем углу страницы.
• Укажите номер телефона и адрес электронной почты, если таковой имеется
• Приветствие — Есть несколько вариантов, которые можно использовать в зависимости от того, насколько хорошо вы знаете человека: Дорогая Мэри, Привет Мэри, Приветствую
• Бесплатное закрытие — короткий комментарий, например, Любовь, Много любви, С благодарностью, Скоро увидимся

Советы по написанию хороших букв

• Убедитесь, что они хорошо написаны.Когда кому-то приходится с трудом читать почерк, это может быть очень неприятно. Всегда используйте свой самый лучший и ясный почерк.
• Убедитесь, что все ваши контактные данные четко указаны в верхней части письма. В противном случае вы можете не получить ответа. Правильный адрес важен.
• Подумайте, что вы хотите сказать. При необходимости сначала сделайте заметки на отдельном листе бумаги. Это гарантирует, что вы ничего не забудете.
• Подумайте, кому вы пишете письмо.Используйте правильный стиль письма и язык — формальный или неформальный, деловой или дружеский.
• Разложите письмо по абзацам. Это облегчает читателю задачу.

В начало

Мероприятие 5: Письмо-запрос и информационные письма

Подходит для школы, детям 7-9 лет

Это официальные письма, и сообщения должны быть точными и подробными, содержащими всю необходимую информацию. Могут быть отправлены два типа писем — письмо с запросом информации; и ответ, предоставляющий это.

В Млечном Пути есть инопланетянин, любопытствующий насчет Земли. Он пишет письмо с просьбой предоставить информацию о жидкостях и газах. Их не существует на его планете, и ему трудно понять, что это такое.

Напишите письмо с объяснением, что такое жидкости и газы. Как они работают? Какие примеры можно было бы включить? Что в них смущает? Это может быть связано с вашей учебной программой по естествознанию и может выступать в качестве упражнения для повторения, давая возможность обсудить газы и жидкости.

На следующий день передайте детям благодарственное письмо от пришельца!

Вы можете подключиться к другому классу в школе. Один класс мог писать письма-запросы. Они будут доставлены во второй класс для ответа.

В начало

Задание 6: Благодарственные письма

Подходит для школы, детей 5-7 и 7-9 лет

Благодарственные письма очень важны и могут использоваться по-разному: поблагодарить организации за помощь, поблагодарить людей за помощь вам, поблагодарить кого-то за приятно проведенное время.Они станут хорошим последующим упражнением после получения подарков или посещения.

Ваш класс только что был в школьном визите на ферму. Напишите благодарственное письмо фермеру. Вам нужно будет поблагодарить вас и сказать, насколько вам понравился визит. Приведите несколько примеров того, что вам больше всего понравилось в этот день? Кормление ягнят? Погружение в пруд? Видите молодых животных?

В начало

Мероприятие 7: Приглашения

Подходит для школы, детей 5-7 и 7-9 лет

Все любят получать приглашения.Получив рукописное письмо с приглашением на вечеринку или особое мероприятие, вы почувствуете себя особенным.

Обсудите, на каком мероприятии может возникнуть необходимость в написании пригласительных писем. Примеров масса — дни рождения, рождественские вечеринки, поход на пляж с друзьями; поход на ферму или в кино, на свадьбу или при крещении новорожденного; или просто пригласите друга переночевать у вас дома.

Выберите особое событие и напишите письмо с приглашением друга.Что нужно указать в письме, чтобы в них была вся необходимая информация? Вы должны четко указать дату и время, а также место. Ваш друг был бы очень расстроен, если бы пошел не в то место. Нужно ли ему или ей что-нибудь брать с собой? Нужно ли его или ее забрать в установленное время? Потребуется ли верхняя одежда в плохую погоду? Как ваш друг доберется до места проведения мероприятия? Должен ли их привезти родитель или вы предоставите транспорт?

Не забудьте попросить их ответить «да» или «нет».Укажите дату, к которой вы должны получить их ответ. Это важно, если вам доставляют еду и напитки или вам нужно точно знать, сколько человек придет.

В начало

Мероприятие 8: Письма-жалобы

Подходит для школы или дома, детям 5-7 и 7-9 лет

Когда можно отправить письмо с жалобой? Это может быть, когда кто-то сделал что-то не так. Иногда люди пишут письма в организации или газеты с жалобами на мусор или плохое обслуживание.

Только представьте, о чем, должно быть, думал мистер Медведь в конце истории о Златовласке и Трех Медведях. В его дом ворвалась непослушная девушка, съела его кашу; сломал стул и заснул на детской кроватке. Потом она убежала, даже не извинившись, когда медведи вернулись.

Напишите письмо с жалобой от мистера Медведя родителям Златовласки. Что бы он сказал? Ему нужно будет очень убедительно изложить свою жалобу. Будет список проступков Златовласки.Он просил извинений. Спросит ли он плату за сломанный стул? Попросит ли он принять меры против Златовласки? Обсудите с детьми различные возможности. Что он может спросить? Будет ли это письмо официальным или неофициальным?

В начало

Задание 9: Письма Деду Морозу

Подходит для школы, детей 5-7 и 7-9 лет

Каждый год дети пишут письма Деду Морозу с просьбой подарить ему особые игрушки на Рождество.Но сколько детей думают о самом Деде Морозе? На что похожа его жизнь? Какие проблемы жить среди этого снега и льда?

Это упражнение может включать два класса в школе. Оба класса должны подготовиться к выполнению задания, выслушав несколько необычных букв. Дж. Р. Толкейн написал прекрасную книгу под названием «Письма от Деда Мороза». Каждый год в декабре появлялось письмо, в котором рассказывалось о чудесных историях о жизни на Северном полюсе — о том, как олени сбегали и разбрасывали подарки повсюду; как подверженный авариям Белый медведь поднялся на Северный полюс и провалился через крышу дома Санта-Клауса.

Дети младшего класса должны писать письма Деду Морозу. Им стоит спросить о жизни на Северном полюсе. Как они думают, на что это похоже? Какие персонажи там живут? Как Санта-Клаус проводит свое время в остальное время года? Подумайте, как бы они чувствовали себя, живя в стране снега и льда круглый год? Хотели бы они провести отпуск в более теплом месте?

Когда буквы будут написаны, соберите их и отнесите старшей группе детей. Раздайте каждому ребенку письмо и попросите его написать ответ.Это даст им возможность использовать свое воображение и создавать творческие ответы, возможно, небольшие рассказы о жизни на Северном полюсе. Они также могли добавить свои собственные идеи. Но следует позаботиться о том, чтобы ответы на все вопросы в исходных письмах были даны.

Наконец, верните ответы классу для чтения и обсуждения.

В начало

Действие 10: Письма в газеты и журналы

Подходит для школы, детям 7-9 лет

Это письма, целью которых является передача мнения или сообщения.Примеры можно легко найти в местных газетах или детских журналах, таких как DK Find Out или Aquila. Они пишутся немного иначе, чем обычные буквы, и всегда обращаются к Dear Sir или Dear — (название журнала).

Это письма, адресованные широкой аудитории — всем, кто их прочитает. Отправитель никогда не получает ответное письмо по почте. Иногда людям настолько интересно письмо, которое появилось в журнале, что они хотят высказать свое мнение.Затем они пишут письмо в журнал со своими комментариями.

Итак, что может быть написано в письме в газету или журнал? Это может быть просьба — не могли бы вы рассказать еще о скейтбординге или природе? Это может быть способ поблагодарить людей за помощь. Иногда письма в местные газеты используются, чтобы поблагодарить людей, которые помогли найти потерявшуюся собаку или помочь после аварии; но кто не оставил своих имен. Отправляя письмо в газету, отправитель надеется, что сообщение достигнет заинтересованных лиц.Иногда такие письма используются для выражения мнений, например, об изменении климата, обращении с животными, плохом обслуживании, нехватке автобусов и правах человека.

Письма такого рода должны быть очень точными. Аргументы должны быть четко сформулированы. Требования к действию должны быть четко указаны. Прочитав письмо, каждый должен точно знать, о чем спрашивает отправитель.

Основной проблемой является переработка отходов и энергосбережение. Все пытаются сократить количество потребляемой энергии.Посмотрите на все причины, по которым энергосбережение так важно. Затем напишите письмо в газету или журнал, объяснив, почему, по вашему мнению, нам не следует тратить энергию впустую. Приведите примеры того, как можно сэкономить энергию? Какие меры мы должны предпринять дома или в школе? Что еще можно сделать?

В начало

Глава 33. Проведение кампании прямого действия | Раздел 2. Написание писем в редакцию | Основной раздел

Узнайте, как писать и отправлять эффективные печатные и электронные письма редакторам различных типов носителей, вместе с примерами, которые получат как редакционную поддержку, так и поддержку читателей.

• Что такое письмо в редакцию?

• Зачем писать письмо в редакцию?

• Когда писать письмо в редакцию?

• Следует ли вам использовать электронную почту для отправки письма?

• Как написать письмо в редакцию?

• Как добиться принятия вашего письма?

Что такое письмо в редакцию?

Вы серьезно относитесь к проблеме и хотите, чтобы люди знали, что вы думаете.Вы верите, что можете даже повлиять на людей, чтобы они предприняли какие-то действия, если вы высказываете свое мнение. Но вы хотите охватить аудиторию больше, чем просто ваши друзья или членство в вашей группе. Письма в редакцию могут быть эффективным способом рассказать о вас.

Письмо редактору — это письменный способ общения с газетой, журналом или другим регулярно печатаемым изданием. Письма редактору обычно находятся в первом разделе газеты, или в начале журнала, или на редакционной странице.Они могут занять позицию за или против проблемы, или просто сообщить, или и то, и другое. Они могут убедить читателей, используя эмоции или факты, или эмоции и факты вместе взятые. Письма в редакцию обычно короткие и сжатые, редко превышают 300 слов.

Используя несколько аккуратно размещенных букв, вы можете вызвать множество дискуссий в сообществе. Вы также можете сохранить проблему, не допустив ее исчезновения из поля зрения общественности. Вы можете стимулировать интерес средств массовой информации и более широко освещать те вопросы, над которыми вы работаете.Вы также можете отправить письмо с «хорошими новостями», чтобы привлечь внимание людей, которые этого заслуживают, или признать успех своих усилий.

Зачем писать письмо в редакцию?

Письма в редакцию — одни из самых читаемых статей в любой газете или журнале. Они позволяют охватить большую аудиторию. Вы, вероятно, можете придумать много более конкретных причин, по которым вы можете захотеть написать редактору, но вот несколько общих:

• Вы злитесь на что-то и хотите, чтобы об этом узнали другие
• Вы думаете, что проблема настолько важна, что вам нужно высказать свое мнение
• Часть стратегии вашей группы — убедить других предпринять определенные действия

Или вы хотите:

• Предложите идею другим
• Влияние на общественное мнение
• Просвещать широкую публику по конкретному вопросу
• Прямое или косвенное влияние на политиков или выборных должностных лиц
• Рекламируйте работу своей группы и привлекайте волонтеров или участников программы

Когда писать письмо редактору?

Письма редактору можно писать в любое время, когда вы хотите сформировать общественное мнение, рассказать другим, что вы думаете о людях, программах или идеях, или просто проинформировать общественность по определенному вопросу.Это отличный способ повысить осведомленность о проблемах, над которыми работаете вы или ваша организация, а также отстаивать свое дело.

Письма редактору также можно использовать для начала обсуждения в сообществе важного для вас вопроса. Запланированная серия писем редактору может стимулировать общественный интерес и освещение в СМИ. Вам решать, когда лучше всего начинать писать письма, давая время для их публикации.

Чем больше газета или журнал, тем больше конкуренция за место для писем редактору.Это означает, что ваше письмо должно выделяться, чтобы его можно было напечатать. Советы в этом разделе помогут вам написать письмо, которое будет эффективным и выделится на столе редактора.

Имейте в виду, что если вы хотите проинформировать общественность об определенных действиях, которые ваша организация собирается предпринять, вы можете вместо этого подумать о выпуске пресс-релиза. Если газеты постоянно игнорируют ваши выпуски новостей, лучшим выбором может быть письмо в редакцию.

Как отправить письмо?

Реальность практически для каждой печатной публикации такова, что они предпочитают получать письма и другие материалы по электронной почте, поскольку все, что они публикуют, настраивается на компьютере и печатается прямо из программного обеспечения.Если вы отправляете письмо в электронном виде, все, что им нужно сделать, это перенести его прямо на страницу «писем» в программе, чтобы распечатать.

Конечно, вы все еще можете отправить почтовое письмо, но кто-то должен ввести его в компьютер, прежде чем его можно будет распечатать, и поэтому оно может не только прийти позже, чем электронное письмо, но и может ждать дольше после его получения. напечатаны.

Как написать письмо в редакцию?

Откройте письмо простым приветствием.

Не волнуйтесь, если вы не знаете имени редактора.Достаточно простого «Редактору Daily Sun, » или просто «Редактору:». Однако, если у вас есть имя редактора, вы должны использовать его, чтобы расширить возможности чтения вашего письма.

Привлечь внимание читателя.

Ваше вступительное предложение очень важно. Он должен рассказать читателям, о чем вы пишете, и заставить их захотеть узнать больше.

Объясните, о чем идет речь в начале.

На протяжении всего письма помните правило:

• Быстрее,
• Будьте лаконичны, а затем
• Тихо.

Не заставляйте редактора или широкую публику ждать, чтобы узнать, что вы хотите сказать. Скажите им свой ключевой момент в начале.

Объясните, почему проблема важна.

Если вы достаточно мотивированы, чтобы написать письмо в газету или журнал, важность вашей темы может показаться вам очевидной. Однако помните, что широкая публика, вероятно, не разделяет ваше прошлое или ваши интересы. Просто объясните проблему и ее важность. Используйте простой язык, понятный большинству людей

Дайте доказательства похвалы или критики.

Если вы пишете письмо, в котором обсуждаете прошлое или ожидаемое действие, четко объясните, почему это приведет к хорошим или плохим результатам.

Выскажите свое мнение о том, что следует делать.

Вы можете написать письмо только для того, чтобы «выговориться», поддержать или критиковать определенное действие или политику, но у вас также могут быть предложения о том, что можно сделать для улучшения ситуации. Если да, обязательно добавьте их. . Будьте конкретны. И чем больше веских причин вы приведете в поддержку своих предложений, тем лучше.

Будьте краткими.

Как правило, у более коротких писем больше шансов на публикацию. Так что вернитесь к своему письму и посмотрите, можно ли что-нибудь сократить или сократить. Если вам есть что сказать, и это не так легко сделать коротким, вы можете посоветоваться с редактором, чтобы узнать, можно ли написать более длинную статью с мнением или гостевую колонку.

Подпишите письмо.

Обязательно укажите свое полное имя (и титул, если необходимо) и укажите свой адрес, номер телефона и адрес электронной почты.Газеты не печатают анонимные письма, хотя в некоторых случаях они могут не раскрывать ваше имя по запросу. Они также могут позвонить вам, чтобы подтвердить, что вы написали письмо, прежде чем они его опубликуют.

Проверьте свое письмо, чтобы убедиться, что оно ясное и по существу.

Газета не может печатать каждое полученное письмо, но четкие, хорошо написанные письма, вероятно, заслуживают более серьезного внимания.

Как добиться того, чтобы ваши письма принимались?

Вероятность того, что ваше письмо будет опубликовано, в определенной степени зависит от публикации, в которую вы его отправляете. New York Times , вероятно, получает сотни, если не тысячи писем в день, из которых только десять или около того попадают в печать. С другой стороны, газета маленького городка может печатать все письма, которые получает, так как она может получать только две или три буквы в день.

Как правило, газеты и журналы публикуют хорошо написанные и четко сформулированные письма, которые либо представляют конкретную точку зрения по проблеме, либо содержат подробный анализ сложных вопросов и событий. Большинство публикаций воздерживаются от публикации тирады, хотя они могут публиковать короткие письма по существу, которые содержат те же тезисы, что и тирады, но гораздо более спокойным и рациональным образом.Публикации также стараются держаться подальше от нападок на конкретных людей (хотя и не от критики действий политиков и других общественных деятелей) и всего, что может рассматриваться как клевета.

С юридической точки зрения клевета — это публикация ложных заявлений о ком-либо, наносящих ущерб репутации этого человека. Таким образом, ложное обвинение кого-либо в преступлении было бы клеветой; неточно напечатать, что кто-то получил награду за гражданство, не будет.

Вот несколько полезных советов, как добиться принятия ваших писем редактором:

• Объем письма не должен превышать 300 слов.У редакторов есть ограниченное пространство для печати писем, а в некоторых статьях указаны правила относительно длины (для этого проверьте редакционную страницу).
• Убедитесь, что ваши самые важные моменты изложены в первом абзаце. Редакторам может потребоваться вырезать части вашего письма, и они обычно делают это снизу вверх.
• Обратитесь к недавнему событию в вашем сообществе или к недавней статье — установите связь и сделайте это актуальным.
• Используйте местную статистику и личные истории, чтобы лучше проиллюстрировать свою точку зрения.
• Убедитесь, что вы указали свой заголовок, а также свое имя — это повысит доверие, особенно если оно имеет отношение к обсуждаемой теме. Если вы являетесь директором программы, ваша должность может повысить доверие к письму.

Добавление заголовка также важно для демонстрации того, что вы не пытаетесь скрыть свой интерес к теме. Если вы являетесь директором программы и не упоминаете об этом в своем письме, на следующий день может появиться письмо с обвинением вас в нечестности за то, что вы не раскрыли его.

• Редакторы могут захотеть связаться с вами, поэтому укажите свой номер телефона и адрес электронной почты.
• Если ваше письмо не приняли с первого раза, попробуйте еще раз. Вы можете отправить исправленную версию с другим углом зрения на проблему позже.

Вам не обязательно писать письмо одному: письма часто публикуются с несколькими подписавшими. Вам также не обязательно быть единственным, кто напишет или письмо. Несколько человек могут писать письма на одну и ту же тему с одинаковыми или немного разными пунктами и отправлять их с разницей в несколько дней, чтобы проблема оставалась на странице писем в течение определенного периода времени.Если в вашей группе есть талантливые писатели, вы можете предложить одному из них написать редакционную статью или «Op-Ed» — то есть редакционную статью, которая обычно печатается на странице общественного мнения. Прежде всего, не ограничивайте свое общение. Проведите мозговой штурм в поисках идей в вашей группе — как вы можете достичь своих целей, поговорив с читателями своей общественной газеты?

Все необходимое, чтобы включить

В деловом мире профессиональные отношения могут принести долгосрочное партнерство или помочь вам повысить лояльность клиентов.Когда дело доходит до написания деловых писем, ожидается, что вы начнете с соответствующего приветствия. Большинство людей знают, что нужно заканчивать письмо словами «искренне» или «наилучшими пожеланиями», но как начать? Независимо от того, отправляете ли вы сопроводительное письмо или сообщение по электронной почте, профессиональное приветствие всегда должно быть включено!

Чтобы помочь вам написать деловое письмо, будь то официальное или неформальное, мы подготовили список советов и приемов, используемых профессиональными маркетологами электронной почты, ИТ-директорами и офисными работниками. Официальное деловое письмо будет отличаться от личного во многих отношениях, которые мы рассмотрим.Начнем с некоторых полезных рекомендаций о том, как решить проблему с бизнес-конвертом.

Будет ли это деловое общение более личным, чем телефонный звонок? Ознакомьтесь с нашей статьей о том, как профессионально говорить по телефону.

Хотите узнать больше об обучении деловому языку? Выберите предпочтительного репетитора на Preply, чтобы проконсультировать вас. Preply — одна из ведущих образовательных платформ, предлагающая уроки один на один с сертифицированными преподавателями через эксклюзивный видеочат.Ежегодно наши специалисты помогают более 100 000 учащихся овладеть языковыми навыками и достичь языковых целей в кратчайшие сроки.

У нас есть онлайн-репетиторы более чем на 50 языках. Просмотрите их прямо сейчас!

У нас есть онлайн-репетиторы более чем на 50 языках.

Preply — одна из ведущих образовательных платформ, предлагающая уроки 1 на 1 с сертифицированными преподавателями через эксклюзивный видеочат.

5 вещей, которые нужно включить, чтобы правильно адресовать письмо

Хотите, чтобы ваше благодарственное письмо дошло до ожидаемого получателя? Затем вам следует правильно адресовать конверт.Есть несколько стандартных правил, которым нужно следовать, особенно когда вы отправляете письмо большой компании с различными отделами.

Если вы хотите, чтобы конверт был доставлен нужному вам человеку, включите всю необходимую информацию, выполнив следующие шаги:

1. Контактная информация . Если вы не используете готовые конверты, укажите свое имя, название компании, должность и адрес в верхнем левом углу.

2. Имя получателя . Распечатайте его в верхней строке адресного блока.Он должен быть расположен по центру конверта, на несколько строк ниже вашего адреса.

3. Титул . Если вы знаете титул человека, напишите его в следующей строке. Если у вас нет такой информации, укажите название отдела.

4. Название компании . В следующей строке укажите название компании или организации, в которой работает человек. Без этой информации на конверте ваше письмо может выглядеть менее профессионально или может не быть доставлено получателю.

5. Точный адрес . Адрес компании следует поместить в одну строку. Если он слишком длинный, напишите адрес в двух разных строках. В этом случае поместите название улицы в первую адресную строку.

(805S — квартира; Арлингтонский бульвар — название улицы; Apt 1A — квартира; Арлингтон — город; VA — штат Вирджиния)

Найдите еще несколько примеров адресации на конвертах и ​​научитесь писать свой адрес, чтобы понимать, в каких точках вы можете делать ошибки.Конечно, сегодня мало кто отправляет письма в конвертах; однако деловая переписка по-прежнему опирается на него.

Следуйте этим умным советам о том, как написать письмо профессионально.

Как написать официальное письмо

Вот пошаговое руководство, которое поможет вам овладеть искусством официальной переписки и улучшить свои навыки письма. Узнайте, как выбрать лучшее приветствие в деловом письме.

Поместите свои контактные данные вверху

Если вы хотите, чтобы получатель быстро понял, кто вы и как вам ответить, не забудьте добавить свою контактную информацию.Это чрезвычайно важно, особенно если вы не хотите упускать возможность получить ответ от человека, которому вы пишете.

Есть много людей, которые не уделяют должного внимания правильному написанию сопроводительного письма. Они осознают это слишком поздно, когда теряется шанс получить работу своей мечты.

Упомяните дату

Это очень простой шаг. Просто проверьте календарь еще раз и не ошибитесь.

Напишите адрес получателя

Это простая, но очень важная деталь.Поместите адрес человека в левый верхний угол письма, на несколько строк ниже линии даты. Вот полезный пример, который вы можете использовать для правильного форматирования делового письма:

Поместите приветствие

Независимо от того, готовите ли вы рекомендательное письмо или деловое электронное письмо, официальные приветствия необходимы для всех типов онлайн- и офлайн-переписки. Итак, давайте подробнее рассмотрим некоторые из основных проблем, с которыми вы можете столкнуться при выборе правильного приветствия.

Прежде всего, сделайте эту часть максимально простой. Не используйте неформальное « Эй! ”, вместо этого выберите проверенные приветствия для деловых писем:

« Уважаемый господин или госпожа,…»

« Уважаемый господин или госпожа,…»

«Здравствуйте, [имя],…»

«Привет, [имя],…»

Хотя « Уважаемый» в наши дни звучит слишком формально и немного старомодно, он все же идеально подходит для заявления об увольнении, резюме или письма о заинтересованности.Если вы знаете пол получателя, используйте « Dear », затем имя человека (г-н, г-жа) и его фамилию:

.

«Дорогая мисс Партридж,…»

Если вы знаете только полное имя, используйте его без заголовка. Это формально и нейтрально с гендерной точки зрения:

«Дорогая Моника Партридж,…»

Как обратиться к женщине, если не знаешь, замужем ли она? Ответ прост: избегайте названий, в которых указывается семейное положение. Вместо «Миссис» всегда используйте «Мисс.«Если у женщины есть профессиональное звание — доктор, профессор, офицер и т. Д., Выберите его.

Хотите быть в курсе последних тенденций в области деловой переписки? Ознакомьтесь с нашей статьей « 5 самых популярных профессиональных форматов деловых писем ».

Приготовьтесь говорить уверенно

Улучшите свои языковые навыки с помощью последних статей, которые публикуются еженедельно.

Как отправить электронное письмо едва знакомому человеку? Имя вашего получателя может не отличаться, в основном, если вы пишете кому-то, кто работает в организации, с которой вы никогда не работали.Чтобы узнать, кто должен читать ваше письмо, проведите небольшое расследование.

Вы всегда можете позвонить в компанию и запросить эту информацию. Другой практический подход — поиск в Интернете через Facebook или LinkedIn. Независимо от того, что вам больше подходит, не используйте эти надоедливые приветствия по электронной почте:

«Для кого это может касаться…»

«Уважаемый господин / госпожа…» .

Если вам интересно, как адресовать благодарственное письмо нескольким получателям, выберите «Привет, всем…» Это всегда отличное приветствие для любых форматов деловых писем.В конце концов, вы хотите произвести хорошее первое впечатление.

Не забывайте о двоеточии и запятой

При написании приветствия ставьте в конце его запятую или двоеточие. Некоторые думают, что в деловой переписке запятая работает лучше. Другие предпочитают ставить толстую кишку. Что лучше выбрать? Это зависит только от вас.

Заключение

Существует множество формальных форматов писем с разной структурой и целями. Но когда дело касается делового письма, все они похожи.Благодаря хорошо отформатированному конверту и индивидуальному приветствию вы на пути к переписке, как профессионал.

Хотите получить дополнительную помощь по остальной части документа? Ознакомьтесь с нашим руководством по форматированию деловых писем здесь. Кроме того, мы написали еще одно руководство о том, как начать письмо, чтобы помочь вам придумать тему и первые несколько строк.

Если вы хотите улучшить свои навыки делового письма, Preply всегда рядом, чтобы вам помочь. Мы предлагаем частные онлайн-уроки с квалифицированными преподавателями из 185 стран.Имея на выбор тысячи репетиторов, вы обязательно найдете того, который подходит для вашего уровня, расписания и бюджета. И так, чего же ты ждешь?

Как написать сопроводительное письмо

Никто не любит поиск работы. Просматривать онлайн-списки вакансий, улучшать свое резюме, готовиться к изнурительным собеседованиям — все это не весело. Для многих самая сложная часть процесса — это составление эффективного сопроводительного письма. Существует так много противоречивых советов, что трудно понять, с чего начать.Вам он вообще нужен, особенно если вы подаете заявку через онлайн-систему?

Что говорят эксперты

Ответ почти всегда положительный. Конечно, будут случаи, когда вы подаете заявку онлайн, и вы не сможете включить ее, но по возможности отправьте ее, — говорит Джоди Гликман, эксперт по коммуникациям и автор книги Great on the Job . «Это ваш лучший шанс привлечь внимание сотрудника отдела кадров или менеджера по найму, а также отличная возможность выделиться среди всех остальных.«А в условиях ограниченного рынка труда выделение себя очень важно, — говорит Джон Лис, карьерный стратег из Великобритании и автор Knockout CV . Тем не менее, как знает любой, кто когда-либо писал сопроводительное письмо, добиться успеха непросто. Вот несколько полезных советов.

Сначала исследуйте

Прежде чем начать писать, узнайте больше о компании и конкретной вакансии, которую вы хотите. Конечно, вам следует внимательно прочитать описание должности, но также внимательно изучить веб-сайт компании, ленты ее руководителей в Twitter и профили сотрудников в LinkedIn.Это исследование поможет вам составить собственное сопроводительное письмо, поскольку не следует отправлять общее. Это также поможет вам выбрать правильный тон. «Подумайте о культуре организации, в которую вы подаете заявку», — советует Гликман. «Если это креативное агентство, например, дизайнерский магазин, вы можете пойти на больший риск, но если это более консервативная организация, например банк, вы можете сдерживаться».

Если возможно, обратитесь к менеджеру по найму или кому-то еще, кого вы знаете в компании, прежде чем писать сопроводительное письмо, советует Лиз.Вы можете отправить электронное письмо или сообщение LinkedIn с «умным вопросом о вакансии». Таким образом, вы можете начать свое письмо со ссылки на взаимодействие. Вы можете сказать: «Спасибо за полезный разговор на прошлой неделе» или «Я недавно разговаривал с таким-то человеком в вашей компании». Конечно, не всегда можно с кем-то связаться — иначе вы можете не получить ответ. Это нормально. Попробовать все равно стоит.

Сосредоточьтесь на будущем

Хотя ваше резюме предназначено для того, чтобы оглянуться на ваш опыт и где вы были, сопроводительное письмо должно быть сосредоточено на будущем и на том, чем вы хотите заниматься, говорит Гликман.«Может быть полезно думать об этом как о мосте между прошлым и будущим, который объясняет, что вы надеетесь делать дальше и почему». Из-за пандемии меньше ожиданий, что вы будете подавать заявление на работу, которую выполняли раньше. «Есть миллионы людей, которые меняют карьеру — добровольно или невольно — и им необходимо изменить и переосмыслить, как их набор навыков соотносится с другой ролью или отраслью», — говорит Гликман. Вы можете использовать свое сопроводительное письмо, чтобы объяснить, какой переход вы совершаете, например, от гостеприимства к маркетингу.Думайте об этом как о возможности продать свои передаваемые навыки.

Открытый прочный

«Люди обычно пишут в письмах:« Я подаю заявление на X работу, которую я видел вместо Y ». Это пустая трата», — говорит Лиз. Вместо этого начните с сильного вступительного предложения. «Начните с изюминки — почему эта работа интересна для вас и что вы предлагаете, — говорит Гликман. Например, вы можете написать: «Я профессионал по сбору средств на охрану окружающей среды с более чем 15-летним опытом и ищу возможность применить свои навыки по-новому, и я хотел бы поделиться своим опытом и энтузиазмом с вашей растущей командой разработчиков. .Затем вы можете добавить пару предложений о своем прошлом и соответствующем опыте, но не перефразируйте свое резюме.

Скорее всего, менеджер по найму или рекрутер читает их стопку, поэтому вы хотите привлечь их внимание. Но не пытайся быть смешным. «Юмор может часто падать или казаться эгоистичным», — говорит Лиз. Также держитесь подальше от общих банальностей. «Скажите что-нибудь прямое и динамичное, например:« Позвольте мне обратить ваше внимание на две причины, по которым я буду отличным дополнением к вашей команде.’”

Если у вас есть личные связи с компанией или кем-то, кто там работает, также укажите это в первых двух предложениях. И всегда адресуйте свое письмо кому-нибудь напрямую. «В социальных сетях часто можно найти имя менеджера по найму», — говорит Гликман.

Подчеркните свою ценность

Менеджеры по найму ищут людей, которые могут помочь им решить проблемы. Опираясь на проведенное вами ранее исследование, покажите, что вы знаете, чем занимается компания и с какими проблемами она сталкивается.Это не обязательно, но вы можете упомянуть, как пандемия повлияла на отрасль. Например, вы можете написать: «Многие медицинские компании перегружены необходимостью предоставлять высококачественный уход, защищая при этом здоровье и безопасность своих сотрудников». Затем поговорите о том, как ваш опыт помог вам удовлетворить эти потребности; возможно, объясните, как вы решали подобную проблему в прошлом, или поделитесь соответствующим достижением. Вы хотите предоставить доказательства того, что вас выделяет.

Лис отмечает, что есть два навыка, которые актуальны практически для любой работы прямо сейчас: адаптируемость и способность быстро учиться. Если у вас есть краткие примеры, демонстрирующие эти навыки, включите их. Например, если вы поддержали свою команду при переходе к удаленной работе, опишите, как вы это сделали и какие возможности вы использовали.

Дополнительная литература

Передай энтузиазм

«Когда вас не принимают на работу, обычно это происходит не из-за недостатка навыков», — говорит Гликман.«Это потому, что люди не поверили вашей истории, что вы хотели получить работу или что вы знали, во что ввязываетесь». Менеджеры по найму пойдут с кандидатом, который сделал вид, что это работа их мечты. Так что проясните, почему вы хотите эту должность. «Энтузиазм передает индивидуальность», — добавляет Лиз. Он предлагает написать что-нибудь вроде «Я бы хотел поработать в вашей компании. А кто бы не стал? Вы — лидер отрасли, устанавливая стандарты, которым только следуют другие ». Не трудитесь подавать заявку, если вас не волнует какой-то аспект компании или должности.

Смотреть тон

В то же время не переусердствуйте с лестью и не говорите того, чего вы не имеете в виду. Подлинность имеет решающее значение. «Даже если вы были без работы в течение нескольких месяцев и согласились бы на любую работу в этот момент, вы не должны выглядеть отчаянно», — говорит Лиз. Вы не хотите, чтобы ваш тон подрывал ваше сообщение, поэтому будьте профессиональны и зрелы. Хорошее практическое правило — поставить себя на место менеджера по найму и подумать о том, «каким языком он будет разговаривать с одним из клиентов компании.«Конечно, при письме бывает сложно различить собственный тон, поэтому вам, возможно, придется попросить кого-нибудь просмотреть черновик (что в любом случае всегда является хорошей идеей — см. Совет ниже). Лиз говорит, что он часто вырезает «все, что звучит как отчаяние», когда просматривает письма для клиентов.

Коротко

Многие советуют держать это под страницей. Но и Гликман, и Лис говорят, что чем короче, тем лучше. «Большинство сопроводительных писем, которые я вижу, слишком длинные, — говорит Лиз.«Оно должно быть достаточно кратким, чтобы кто-нибудь мог прочитать его с первого взгляда». Вам действительно нужно пройти много времени, но вы должны сделать это кратко. Здесь может быть полезно попросить друга, бывшего коллегу или наставника оставить отзыв. Попросите их прочитать его и указать места, где вы можете вырезать.

Получить обратную связь

На самом деле, это отличная идея — поделиться своим сопроводительным письмом с несколькими людьми, — говорит Лис. Вместо того, чтобы отправлять его и спрашивать: «Что вы думаете?» Будьте конкретны в том, какую обратную связь вы хотите получить.В частности, просите о двух вещах. Во-первых, спросите друга, понятно ли, о чем вы говорите. Какую историю вы рассказываете? Могут ли они резюмировать это? Во-вторых, спросите их, что не так с письмом. «Другие люди более склонны к отчаянию, перепродаже, излишней скромности и недооценке», — говорит Лиз, и они должны быть в состоянии указать на те места, где отсутствует тон.

Если вы не можете отправить сопроводительное письмо

Многие компании сейчас используют онлайн-системы подачи заявок, в которых не предусмотрено сопроводительное письмо.Вы можете придумать, как включить его в тот же документ, что и ваше резюме, но это не гарантия, особенно потому, что некоторые системы позволяют вводить данные только в определенные поля. В этих случаях используйте предоставленный вам формат, чтобы продемонстрировать свою способность выполнять работу и свой энтузиазм по отношению к должности. Если возможно, вы можете попытаться найти кого-нибудь, кому вы можете отправить краткое последующее электронное письмо, выделив несколько ключевых моментов вашего приложения.

Принципы, которые следует запомнить

До :

• Сделайте сильное вступительное заявление, разъясняющее, почему вы хотите получить эту работу и что вы предлагаете.
• Будьте лаконичны — менеджер по найму должен сразу прочитать ваше письмо.
• Поделитесь своим достижением, которое показывает, что вы можете решать проблемы, с которыми сталкивается работодатель.

Не надо :

• Постарайтесь быть смешным — слишком часто это не удается.
• Отправьте стандартное сопроводительное письмо — настройте каждое для конкретной работы.
• Перебарщивайте с лестью — будьте профессиональны и зрелы.

Практический совет

Пример # 1: Продемонстрируйте понимание того, что нужно компании

Мишель Соммерс, вице-президент по персоналу некоммерческой организации Boys & Girls Village из Коннектикута, недавно устроилась на работу специалистом по набору и обучению.«Я искала кого-то с большим опытом работы в сфере рекрутинга, который мог бы делать все, от поиска кандидатов до приема на работу новых сотрудников», — говорит она. Она также хотела, чтобы этот человек сразу же взялся за дело. «У нас небольшая команда, и я не могу позволить себе кого-то обучать», — говорит она.

На вакансию подали заявки более 100 кандидатов. Система онлайн-заявок организации не позволяет прикреплять сопроводительные письма, но одна из соискателей, Хайди (имя изменено), отправила повторное электронное письмо после отправки своего резюме.«И это хорошо, что она сделала, потому что иначе ее бы исключили», — говорит Мишель.

В резюме

Хайди выглядела как «ищущая работу» — очень короткие стажировки у каждого предыдущего работодателя. Мишель предположила, что она плохая исполнительница, и ее постоянно увольняли. Она также была единственным кандидатом, не окончившим четырехлетнее высшее учебное заведение.

Но письмо Хайди привлекло внимание Мишель. Во-первых, это было профессионально. Хайди четко заявила, что писала, чтобы перепроверить, что ее заявление было получено.Далее она объяснила, как она получила имя и информацию о Мишель (через босса ее мужа, входившего в совет директоров) и о своей личной связи с Boys & Girls Village (ее тесть работал с организацией).

Что действительно отличало Микеле, так это понимание Хайди группы и проблем, с которыми она сталкивается. Она провела свое исследование и «перечислила некоторые вещи, которые она сделает или уже сделала, которые помогут нам удовлетворить эти потребности», — говорит Мишель.

«Личность и страсть, которые она передала в сопроводительном письме, проявились во время просмотра ее телефона», — говорит Мишель. Хайди оказалась более чем квалифицированной для этой работы. «С самого начала я хотел, чтобы эта роль была больше, но я не думал, что это возможно. Когда я встретил ее, я знал, что мы можем расширить его ». Три недели спустя Мишель предложила Хайди работу, и она согласилась.

Пример № 2: Привлечь их внимание

За последние четыре года Эмили Сернакер подала заявку на несколько должностей в Международном комитете спасения (IRC).Она никогда не сдавалась. С каждой заявкой она отправляла индивидуальное сопроводительное письмо. «Я хотела, чтобы мое сопроводительное письмо подчеркивало мою квалификацию, творческое мышление и искреннее уважение к организации», — говорит она.

Сара Ваня, региональный директор по персоналу организации, говорит, что письма Эмили привлекли ее внимание, особенно потому, что они включали несколько видео-ссылок, демонстрирующих результаты пропагандистской работы и работы Эмили по сбору средств в других организациях. Эмили объясняет: «У меня был предыдущий опыт защиты бывших детей-солдат, жертв торговли людьми, уязвимых женщин и перемещенных лиц.Одно дело — делать заявления в сопроводительном письме, например: «Я умею делать презентацию, я творческий человек, я вдумчивый», но демонстрация этих качеств казалась лучшим способом убедить рекрутера в правдивости этих утверждений ».

Вот что Эмили написала Саре о видео:

Вот небольшой видеоролик о моей истории с активизмом. Некоммерческая организация «Дети-невидимки» приехала на молодежную конференцию, на которой я выступал в этом году. Это примерно четыре минуты.

Как вы увидите из видео, я добился большого успеха в сборе средств для студентов, собрав более 200 000 долларов для детей-невидимок.С тех пор я работал консультантом Wellspring International и недавно закончил учебу в качестве посольского стипендиата Ротари Интернэшнл.

В каждом сопроводительном письме Эмили также ясно дала понять, насколько она хочет работать в IRC. «Выражение энтузиазма — вещь уязвимая и может показаться наивной, но когда дело дошло до этого, мой энтузиазм по поводу организации был искренним, и выражение его было правильным», — говорит она.

Вот как Эмили выразила свой интерес к работе в IRC:

Вы также должны знать, что я искренне признателен IRC.Мне понравилось узнавать о ваших программах, и я лично посетил вашу штаб-квартиру в Нью-Йорке, ферму New Roots в Сан-Диего, выставку We Can Be Heroes и выставку Half the Sky в Лос-Анджелесе. IRC — мой лучший выбор, и я считаю, что буду ценным дополнением к вашей команде по сбору средств.

Эмили на протяжении всего процесса узнала, что в организации были сотни кандидатов на каждую должность, и что она была чрезвычайно конкурентоспособной.