Бланк письма от организации: Рисунок Б.3. Образец продольного бланка письма организации / КонсультантПлюс

Содержание

Бланки локальных документов

Основные правила оформления локальных документов в ТУСУРе

(из инструкции от 2018 года)

  1. Все реквизиты печатаются шрифтом Times New Roman, размеры шрифта от № 8 до № 14 (в зависимости от реквизита).
  2. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм – левое, 10 мм – правое, 20 мм – верхнее, 20 мм – нижнее.
  3. Наименование вида документа: приказ, служебная записка, акт и т. д. – должно соответствовать его содержанию и перечню применяемых в университете управленческих документов. Наименование вида документа печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и отделяется от следующих далее реквизитов двойным межстрочным интервалом.
  4. Датой документа является дата его подписания, утверждения или дата события, зафиксированного в нём. Для правовых актов, служебных писем, записок, справок и прочих датой является дата подписания. Для документов, принимаемых коллегиально (протокол), датой является дата заседания (принятия решения), для акта – дата события.
  5. Дата оформляется арабскими цифрами в формате дд.мм.гггг, например, 05.06.2021 (если день/месяц обозначается одной цифрой, то перед ней проставляется ноль).
  6. Дата в документах, содержащих сведения финансового и нормативного характера, оформляется словесно-цифровым способом: 23 июня 2009 г.
  7. При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ дата указывается перед номером, например: приказ ректора от 01.04.2008 № 1234.
  8. Подробнее см. в инструкции о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной документации в ТУСУРе (от 10.08.2018).
  9. База локальных документов ТУСУРа
Презентации и грамоты
Распорядительные документы и служебные записки
Информационно-справочные документы

§ 102. Создание бланков организационно-распорядительной документации

§ 102. Создание бланков организационно-распорядительной документации

Артемий Лебедев

21 января 2004

Слово бланк происходит от французского blanc — белый, в переносном значении — пустой. Существуют самые разные бланки, но сегодня мы поговорим о создании фирменных бланков для корреспонденции.

Бланки делового письма, приказа, факсимильного сообщения и т. д. должны быть пустыми, они существуют только для того, чтобы их заполняли. Но не все знают об этом, поэтому примерно половина корпоративных бланков в нашей стране создается уже заполненными. Посмотрим, как это происходит.

Приходит заказчик к дизайнеру и говорит: — Послушайте, а вы фирменный стиль умеете делать?
— Умею, конечно.
— Не хуже, чем N?
— Меня, право, обижают такие сравнения! Конечно, не хуже. Entre nous, N вообще фуфло делает.
— Давайте тогда начнем с дизайна фирменного бланка. Это ведь важная составляющая фирменного стиля, как мне говорили в Москве?

— О да, важнейшая. Если турбинные лопатки — профиль вашей компании, то фирменный бланк — ее фас, определенно!

Дизайнер приступает к работе и в скором времени встречается с заказчиком, чтобы показать готовую работу:

Заказчик: — У меня складывается впечатление, что во время нашей первой встречи произошло недоразумение. Я вовсе не собирался приобретать чистый лист бумаги по цене билета в Париж.

Заказчик: — Вот совсем другое дело. Но девяносто пять процентов листа по-прежнему пустуют… Вы же не хотите, чтобы я вам заплатил только пять процентов от обещанного гонорара?

— Прекрасно. Прекрасно. Мне нравится ход ваших мыслей и эта полоска в нижней части листа.
— Только настоящие ценители лаконичного и прекрасного обращают внимание на этот прием. Это называется графическая рифма. Она как бы продолжает и дополняет стиль, берущий начало в верхней части.
— Графическая рифма, говорите? А где же стихи? Я хочу оду, поэму, песню стиля! Я хочу, чтобы весь лист был занят поэзией!

— Да! ДА! ДААА! Умопомрачительно! Победа стиля над разумом! Вы — гений!

Счастливый дизайнер получает гонорар, а счастливый заказчик относит стопку бланков в компанию и просит секретаршу напечатать благодарственное письмо дизайнеру уже на новом бланке:

Бланк — очень простой, утилитарный и функциональный объект, не требующий специального украшения.

Когда бланк рассматривают как самостоятельное произведение искусства, он начинает обрастать декоративными элементами, фоновыми изображениями, адресным блоком в нижней части и прочими свидетельствами отсутствия представлений о его назначении.

Не бывает дизайнеров, которые показывали бы своим заказчикам макет визитки без впечатанного имени. Оценить дизайн бланка без текста могут только опытные специалисты. Для того, чтобы избегать упреков в «пустоте» и быстро утвердить макет, дизайнерам надо научиться показывать бланк сразу с текстом:

Лирическое отступление

Дизайнеры испытывают определенные трудности с показом бланков в своих портфолио, так как по сравнению с той же визиткой бланк занимает много площади, а выглядит пустым. Чтобы избегать таких проблем с подачей, бланк тоже нужно заполнять текстом. В любом случае, это выглядит ценнее, интереснее и привлекательнее, чем большой высветленный логотип на фоне. При желании логотип можно сделать в виде настоящего (а не эмулированного) водяного знака.

Не грех помнить о том, как бланк живет после того, как на нем напечатали текст. Во-первых, бланк можно послать по факсу (следовательно, никаких фоновых изображений). Во-вторых, деловые бумаги обычно прокалывают дыроколом и держат в скоросшивателях (следовательно, нужен щедрый отступ от левого края). Ну и, наконец, на бланках ставят подписи и печати (следовательно, бумага должна хорошо впитывать чернила и не должна быть мелованной или глянцевой).

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Требования к оформлению документов. Издание официальное

Заказать дизайн…

Работа с документами на гербовых (фирменных) бланках в СЭД

Вопрос:

наше госучреждение обязано использовать гербовые бланки. Обмен документами (письмами) осуществляется в СЭД. Есть ли какой-то регламентирующий порядок? Как лучше построить работу? В частности, визовый экземпляр письма, остающийся в учреждении, должен ли быть оформлен на типографском бланке или нет, в регистрационную карточку вставляется сканированная копия письма или электронный образ бланка с текстом. При обычной работе у нас если письмо отправляется на типографском бланке (на бумажном носителе) сторонней организации, то визовый экземпляр должен быть без бланка.

Определения:

●    Гербовый бланк – это бланк с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Бланки изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам федеральных органов исполнительной власти. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера. Бланки подлежат учету.

●    Фирменный бланк – это бланк официального документа (письма), форма и порядок работы с которым определяется предприятием или организацией. При этом может быть оговорен порядок работы по аналогии с гербовыми бланками, то есть, что они подлежат нумерации, учету выдачи и расхода.

●    Визовая копия – копия документа (обычно на пустом листе), который используется для проставления виз сотрудников в ходе согласования документа внутри организации.

Порядок работы с такими документами в системах электронного документооборота (СЭД) и межведомственного электронного документооборота (МЭДО) может вызвать дополнительные вопросы. Рассмотрим отдельно методическую и технологическую составляющие процесса.

Методические вопросы организации работы с бланками и визовыми копиями

Основой в этом вопросе нужно считать ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

Этот ГОСТ носит рекомендательный характер. В отличие от старого ГОСТ 6.30-97 в ГОСТ 6.30-2003  статья о бланках звучит как «4.2. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов». И все. То есть были исключены требования по фирменным бланкам и был исключен раздел 5 «Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации», а также положения о порядке изготовления гербовых бланков.

Таким образом, каждая организация может ввести свой нормативно-правовой документ, который будет регулировать такую работу.

Государственные учреждения при организации своего документооборота должны пользоваться следующими документами:

●    Типовая инструкция, действующая в органах власти,

●    Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Некоторые негосударственные учреждения так же используют положения этих документов для организации своего документооборота, принимая их как достаточно подробно проработанными и методически верными.

Это достаточно «свежие» документы и в них учтена возможность подготовки документов в электронном виде. Рассмотрим ниже, какие требования по работе с бланками и визовыми копиями имеются в этих нормативных документах.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти 

5. Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

11. Согласование документа в федеральном органе исполнительной власти оформляется визой уполномоченного должностного лица федерального органа исполнительной власти. Согласование документа, созданного в федеральном органе исполнительной власти, с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.

Типовая инструкция, действующая в органах власти

1.4. Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в федеральном органе исполнительной власти, должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству этого органа.

2.5.3. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам федеральных органов исполнительной власти.

2.5.4. Бланки документов федерального органа исполнительной власти подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера.

2.6.21. Согласование проекта документа.

Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника нормативно-правового акта федерального органа исполнительной власти. На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.

Таким образом, государственная организация может выбрать вариант, который не противоречит этим положениям и зафиксировать его в своем внутреннем положении о делопроизводстве. Например, для некоторых учреждений разработаны инструкции по делопроизводству с учетом работы с фирменными бланками (кадастровая служба, таможенные органы).

Очень полезным документом для составления инструкции являются  Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (с приложениями — образцы и пояснения), в которых целый раздел посвящён работе с электронными документами.

В случае, который был описан в вопросе, имеются условия:

●    обязательно использование гербовых (фирменных) бланков,

●    документооборот между организациями осуществляется с помощью СЭД,

●    бумажный документ не досылается второй стороне,

●    визы собираются в бумажном виде

Наиболее удобным вариантом здесь мы считаем не делать визовую копию, а проставлять визы на обратной стороне бланка. Так как при этом вы не будете распечатывать, подшивать и хранить документ два раза – на бланке и визовую копию, а только один документ со всеми визами. И этот вариант предусмотрен всеми нормативными документами и не противоречит им. При этом в СЭД имеет смысл хранить скан-образ бланка с обеих сторон.

Технические моменты организации работы с документами на гербовых (фирменных бланках) в СЭД

Условия работы с документами в СЭД могут отличаться в разных организациях и предприятиях. Например, согласование может идти в электронном виде, либо оригинальный бумажный бланк должен отправляться второй стороне. Важны так же возможности системы электронного документооборота для того, чтобы точно определить процесс работы с бланками, визовыми копиями. Например, есть ли в системе понятие  версий документов и как идет работа с ними. Работа с версиями значительно упрощает процесс, так как к одной карточке может быть прикреплен 1) проект документа в формате текстового редактора (doc), 2) окончательная версия, подписанная ЭЦП, 3) скан-образ  на фирменном бланке. И далее работа с этим документом будет идти как с единой сущностью.

Порядок и общие принципы работы с документами на бланках в СЭД могут быть такими:

●    В специальном справочнике (модуле) ведется учет фирменных бланков (кому, сколько и когда выдано).

●    Для исходящих официальных писем в СЭД хранится шаблон без шапки, и текст в нем располагается так, чтобы при печати он хорошо размещался на бланке (оставлено место под шапку и поля).

●    Согласование писем проходит в электронном виде. В ходе согласования документ подписывается ЭЦП.

●    Печатает письма ответственный за делопроизводство уже на фирменных бланках (на фирменном бланке распечатывается только один экземпляр).

●    Если нужно еще оставить экземпляр у себя в организации, то он уже распечатывается на пустом листе А4 (для неавтоматизированных пользователей визы могут быть собраны на нем).

●    Далее при регистрации исходящего письма делопроизводитель в регистрационно-контрольной карточке указывает номер фирменного бланка. Таким образом, можно учитывать, сколько бланков было израсходовано в подразделении.

●    После сканирования сохраняется в системе скан-образ (подтверждает номер и серию бланка).

При согласовании в электронном виде к распечатанному визовому экземпляру (на котором не будет живых подписей, так как согласование шло в электронном виде) можно приложить распечатку «листа согласования» из СЭД. На листе согласования будет указано кто и когда подписал/согласовал документ средствами СЭД. Это может быть информация об ЭЦП, либо других предусмотренные системой «визах».  Сканировать в этом случае лист согласования не имеет смысла, так как вся информация с него полностью хранится в системе.

Если согласование идет в бумажном виде, то в систему можно заносить скан-образы и первого экземпляра на гербовой бумаге с номером бланка и визовой копии с подписями.

Если обмен документами осуществляется с внешними организациями, то в организации должен быть разработан порядок обмена документами, в котором определено какой из экземпляров интересует вторую сторону. Скорее всего, будет предусмотрен обмен образами подлинников документов, а не визовых копий.

Таким образом, важно определить наиболее оптимальный вариант для конкретной организации и закрепить порядок работы в инструкции делопроизводству и электронному документообороту.

Рекомендуем

Узнайте больше про ECM из вебинаров


Какие бывают бланки – полезные статьи от Принтомата

Бланк – это полиграфический шаблон стандартного документа, на котором заранее напечатаны некие постоянные сведения и реквизиты, неизменные в каждом аналогичном документе. Бланки облегчают делопроизводство и могут являться эффективным инструментом для продвижения фирменного стиля.

По видам бланки делятся по двум критериям.

Во-первых, по степени официальной «обобщенности». То есть бланк может представлять некую организацию в целом, может представлять конкретное структурное подразделение организации и, наконец, может свидетельствовать о полномочиях конкретного должностного лица.

Во-вторых, каждый из этих трех типов бланков может иметь три различных вида, в зависимости от их целей и задач:

  • общий бланк;
  • бланк письма;
  • бланк конкретного вида документа;

Виды бланков – довольно сложная тема, поэтому для примера можно подробно рассмотреть один из типов бланков во всех трех видах.

Возьмем бланк структурного подразделения.

  • Общие бланки на бумаге почти не применяются; используя в качестве образца общий бланк организации, создаются, в основном, электронные шаблоны иных видов внутренних документов структуры;
  • Бланк письма печатается только для рассылки в иные структурные подразделения;
  • И, наконец, бланк конкретного вида документов создается структурными подразделениями, в основном, в электронном виде для оформления внутренних документов (например, служебной записки, информационной справки, плана работы, отчета и т.п.).

Вообще, наиболее распространенный тип бумажных бланков – это бланки организации.

Принято считать, что заказ бумажных бланков в типографии оправдывает себя в том случае, если данный тип бланков используется чаще ста раз в год.

Для изготовления бланков документов используются стандартные листы бумаги формата А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм). Последние используются для документов, содержащих минимум текста, буквально несколько строк.


Области применения фирменных бланков

Фирменные бланки – это листы формата А4, которые содержат элементы фирменного стиля, логотип, контакты и реквизиты компании. Без фирменных бланков невозможно представить делопроизводство любой серьёзной организации, так как данный вид представительской продукции используется для ведения внутренней и внешней документации компании. Таким образом, изготовление фирменных бланков должно осуществляться ещё на этапе создании любой организации.

Разработка фирменных бланков

Фирменные бланки должны отражать в себе корпоративный стиль компании, так как данная полиграфическая продукция является своеобразной визитной карточкой организации. Бланки обычно печатают на плотной белой бумаге методом офсетной печати. Небольшие тиражи фирменных бланков можно напечатать на дизайнерской бумаге с помощью трафаретной печати. Такие бланки будут выглядеть более престижно, а значит, будут говорить о высоком статусе и серьёзности компании.

Прежде чем отдать фирменный бланк в печать, необходимо разработать его макет. Для этого необходим логотип компании, адрес, контактная информация, электронная почта организации, и, по желанию заказчика, другие дополнительные реквизиты. Данная информация располагается на листе формата А4. При этом оставляется место для текстового блока, даты, подписи, регистрационного номера и названия документа.

Так как бланки являются частью фирменного стиля компании, то их разработку и печать лучше заказывать совместно с изготовлением другой рекламной полиграфии.

Для чего нужны фирменные бланки?

Фирменные бланки создают имидж компании. Деловая документация, напечатанная или написанная на фирменных бланках, говорит о серьёзности организации. Кроме того, письма и документы, для которых были использованы качественные фирменные бланки, сразу же становятся более значимыми в глазах получателя, как и информация, изложенная в них. Фирменные бланки выделяются среди других бумаг, а значит, подобный документ, письмо или распоряжение сложно будет потерять на рабочем столе.

Фирменные бланки нужны в работе любой организации. Их используют для деловой переписки, издания распоряжений, написания отчётов и т.д. В некоторых случаях руководители компаний заказывают печать специальных формуляров, которые сокращают время на оформление различных производственных операций, а также позволяют оформлять документы без ошибок. Таким образом, фирменные бланки могут быть различных видов и форматов, в зависимости от возложенных на них задач.

Отдельный вид фирменной полиграфической продукции – это самокопирующиеся бланки. Они могут быть самых разнообразных форматов, цветов и размеров. Такие бланки экономят время и позволяют избавить сотрудников от монотонной работы. Самокопирующиеся бланки представляют собой несколько листов бумаги, склеенных по краям. Данная бумага имеет копирующее покрытие, однако не пачкает руки, как привычная копирка. После того, как формуляр будет заполнен, бланки можно легко и просто отделить друг от друга.

Фирменные бланки являются не только средством повышения имиджа компании, но и отличным рекламным ходом, так как, оформленные в корпоративном стиле, они способствуют узнаваемости компании. Также фирменные бланки подчёркивают солидность и надёжность организации, даже если она была создана совсем недавно.

Бланк письма от организации в организацию

Официальный бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя ряд обязательных реквизитов. Расположение реквизитов угловой вариант бланка письма размеры указаны в миллиметрах. Расположение реквизитов продольный вариант бланка письма размеры указаны в миллиметрах. Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Открыта форма:

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: РАССЫЛКИ писем WORD слияние документов в ворде

К оформлению исходящей корреспонденции предъявляются особые требования. Это обусловлено тем, что она носит информационно-справочный характер.

Это позволит соблюсти четкую структуру документа и сохранить требуемый стиль делового общения, а также правильно расположить реквизиты делового письма.

Обязательным соблюдение указанного ГОСТа является только для федеральных органов исполнительной власти. Шапка документа может располагаться как продольно, так и иметь угловое расположение здесь обычно располагают реквизиты бланка письма, телефоны и адреса организаций. Образец письма с угловым расположением реквизитов является наиболее распространенным вариантом в современном делопроизводстве. Шапка служебного письма расположена под регистрационным номером.

В ней содержится обращение к адресату. По центру пишется обращение к получателю. Реквизиты компании отправителя чаще всего указываются на фирменном бланке компании. Также необходимо правильно указать получателя корреспонденции, другими словами, реквизиты адресата:.

Важно отметить, что если письмо с одинаковым содержанием необходимо отправить нескольким получателям, то в первую очередь необходимо указывать адрес основного получателя и только потом остальных. После того как исходящий документ было подписан, на него проставляется дата. Дата может иметь формат В случае, когда дата указывается в документе несколько раз, рекомендуется выдерживать единый стиль написания. Присвоение регистрационного номера происходит в соответствии с той системой регистрации исходящей документации, какая принята в организации, и только после подписания документа.

Номер регистрации состоит из порядкового номера документа, который может быть дополнен индексом дела или буквами. Важно отметить, что регистрация исходящего документа облегчает обработку почтовой корреспонденции как вам, так и вашему получателю.

В этом случае в ответном письме указывают дату и номер полученного. Это обеспечит более быструю обработку корреспонденции в компании-получателе. Служебную корреспонденцию в основном подписывают руководители, а в случае отсутствия его на рабочем месте — его заместители или другие должностные лица, которые исполняют обязанности руководителя в период его отсутствия.

Важно отметить, что современная деловая корреспонденция отправляется не только при помощи почты, но и с использованием телеграфа, факсов и электронной почты. Несмотря на то, что каждое деловое послание подписывает руководитель компании или уполномоченные им должностные лица, саму переписку ведет обычный рядовой сотрудник, т. Именно его имя и контактные данные указываем в этой части. Информация об исполнителе располагается всегда в самом низу, в последних строках.

Пишется полностью имя, отчество и фамилия работника, с новой строки его контактный телефон, и еще ниже — адрес электронной почты. Шрифт оставляем тот же. Печати на письма обычно не ставят, но если исходящая корреспонденция носит официальный характер, оформлена на бланке организации и имеет своей целью вступить с кем-то или другой организацией в юридические правовые отношения и нести ответственность за все позиции, излагаемые письмом, руководство может пожелать добавить дополнительный реквизит в виде печати.

Электронная подпись — это удобная возможность подтверждения подлинности авторства документа или информации, имеющая юридическую силу. При возникновении непредвиденной ситуации, например утрате цифрового ключа, необходимо знать, как его отозвать. Отдел кадров, HR-департамент, служба управления персоналом — названия этого структурного подразделения, как и круг обязанностей, варьируются от компании к компании.

Неизменным остается одно: в центре внимания — человек как трудовой ресурс. Врио — это временно исполняющий обязанности. ГОСТ по делопроизводству и документообороту г. Расскажем, каков порядок работы с документацией, чем отличаются новые требования, как выглядит инструкция по кадровому делопроизводству по новому ГОСТу.

Правила оформления документов — это утвержденный порядок обращения с деловыми бумагами в конкретной взятой организации. А поскольку в любой организации существует потребность ведения документооборота, то, как правило, эту функцию возлагают на конкретное лицо, секретаря или офис-менеджера. В крупных компаниях существует отдельная должность делопроизводителя. Рассмотрим правила оформления документов в делопроизводстве ГОСТ Реквизиты служебного письма.

Мария Ламинская. Работа любой современной организации невозможна без входящей и исходящей документации. Служебное письмо — один из видов документации, которая имеет свой стиль оформления.

Так как служебная корреспонденция является еще и коммуникативным средством управленческой деятельности, очень важно понимать, как она правильно составляется и оформляется, какие реквизиты включаются в бланк письма. Связанные статьи. Шапка К оформлению исходящей корреспонденции предъявляются особые требования. Образец бланка письма с угловым расположением реквизитов.

Санкт-Петербург, Улица Фрунзе, д. Материалы по данной теме есть в КонсультантПлюс. Получить доступ. Автор: Мария Ламинская. Подпишитесь на новости Клуба кадровиков. Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с Правилами пользования и Политикой конфиденциальности и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.

Как отозвать электронную подпись Электронная подпись — это удобная возможность подтверждения подлинности авторства документа или информации, имеющая юридическую силу. Кадровая служба в организации Отдел кадров, HR-департамент, служба управления персоналом — названия этого структурного подразделения, как и круг обязанностей, варьируются от компании к компании.

Требования к оформлению документации ГОСТ по делопроизводству и документообороту г. Правила оформления документов в делопроизводстве Правила оформления документов — это утвержденный порядок обращения с деловыми бумагами в конкретной взятой организации. Другие образцы документов. Как использовать сводные таблицы Excel в КДП. Как объявить простой по вине заказчика.

Как заполнить форму номенклатуры дел организации. Образец письма о смене банковских реквизитов организации. Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции Club TK.

С бланками документов, составляемых внутри организации, мы имеем дело довольно часто, будь то оформление писем, приказов, распоряжений или множества других документов, составлять которые — наша обязанность. В этой статье мы поясним, что такое бланк, какие бывают бланки, а затем рассмотрим, как их утверждают, учитывают и хранят.

Важно понимать, что письмо это всего лишь оболочка для передаваемой информации. И если вам требуется составить хорошее письмо, кроме формы письма важно обратить и на содержание. Мы же в данном обзоре ограничимся описанием формы письма. Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту.

Главное о бланках организаций

К оформлению исходящей корреспонденции предъявляются особые требования. Это обусловлено тем, что она носит информационно-справочный характер. Это позволит соблюсти четкую структуру документа и сохранить требуемый стиль делового общения, а также правильно расположить реквизиты делового письма. Обязательным соблюдение указанного ГОСТа является только для федеральных органов исполнительной власти. Шапка документа может располагаться как продольно, так и иметь угловое расположение здесь обычно располагают реквизиты бланка письма, телефоны и адреса организаций. Образец письма с угловым расположением реквизитов является наиболее распространенным вариантом в современном делопроизводстве. Шапка служебного письма расположена под регистрационным номером.

Деловая переписка, бланк письма – правила написания деловых писем

Официальное письмо — это форма делового послания, которое имеет статус документа. Оно может применяться для отправки каких-то сообщений между организациями или индивидуальными предпринимателями и частными лицами. Открыть и скачать онлайн. Кроме того, официальные письма зачастую формируются на специальных фирменных бланках — это придает им солидности и лишний раз подчеркивает их официальных статус. В частности, в бланках всегда должно быть:. То есть, по сути дела, они могут составляться по самым разным поводам и обстоятельствам. Главное условие — их соответствие определенным критериям.

Здесь и сейчас давайте рассмотрим основные правила деловой переписки, освоение которых позволит вам уменьшить затраты времени на ведение делопроизводства. Главное правило — всегда используйте фирменный бланк для написания делового письма.

Поэтому к оформлению такого документа предъявляются определенные требования, закрепленные в соответствующем ГОСТ Р 6. Как правило, дизайн фирменного бланка любой организации прорабатывается по заранее созданному образцу. Исходят из того, чтобы его тона, стиль, художественные элементы соответствовали торговой марке, бренду, логотипу компании или принятым корпоративным цветам. Бланк создается в специальной программе или с привлечением специальных фирм, занимающихся оказанием дизайнерских и полиграфических услуг. Оба вида должны быть совершенно одинаковыми не только по содержанию, но и по параметрам страницы, пропорциям и т. В большей степени бланк играет представительскую роль. Организации удобно связываться со своими партнерами, клиентами или потенциальными покупателями, используя в переписке именно фирменный бланк определенного образца. К тому же это удобно с практической точки зрения: среди множества документов корреспонденцию компании можно найти очень быстро по знакам отличия. Нормативные документы не обязывают фирму создавать какой-либо логотип, товарный знак и прочие художественные рисунки.

Официальное письмо

Бланк письма — это формат бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации — авторе документа. Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документа за счет наличия постоянной информации , сокращает трудозатраты на составление, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда. Бланк придает информации официальный характер. При получении документа, адресованного организации, основное внимание, безусловно, уделяется существу содержащейся в нем информации, однако неизбежно внимание фиксируется и на внешнем виде документа — качестве бумаги, использовании цвета, дизайне логотипа, начертании шрифтов, композиции надписей бланка.

ГОСТ Р 7. Организационно-распорядительная документация.

.

Пример составления фирменного бланка для организации, назначение и образцы в формате Word.

Деловое письмо организации, структурного подразделения и должностного лица: бланки и оформление

.

Образец фирменного бланка организации

.

Бланки делового письма

.

Реквизиты служебного письма

.

.

.

Делопроизводство. Двуязычный бланк |/, Бизнес-консультант, имиджмейкер, коуч Игнатьева Елена Сергеевна


Разработка фирменного официального бланка компании дело непростое. Особенно если ваша компания является представительством зарубежной фирмы. Часто коммерческие компании при разработке своего бланка ограничиваются только нанесением на него своего логотипа и торгового названия. Что с точки зрения российских стандартов (ГОСТов) абсолютно не верно. И самое интересное, что юристы компании, которые участвуют в процессе создания фирменного бланка не считают нужным заглянуть в действующие стандарты, чтобы внести коррективы в соответствии с действующим законодательством РФ.
На моих занятиях по Деловому письму и по Делопроизводству участники семинаров стали все чаще и чаще задавать вопросы —  как же правильно оформлять фирменный бланк на двух языках. И надо ли это делать вообще? Ответ на этот вопросы четко и ясно прописан в п. 3.8 ГОСТа 6.30-2003. (напомню, что ГОСТ никто не отменял и не смотря на то, что он разработан 9 лет назад, ГОСТ имеет юридическую силу и по сей день).
И так, давайте обратимся к указанному ГОСТу и посмотрим, что там написано:

«3.8. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.»

Ниже привожу два примера, как может выглядеть двуязычный бланк компании. Стоить заметить, что при изучении стандартов по унифицированным формам документов  стран СНГ (Украины, Белоруссии и Казахстана) требования к оформлению двуязычных бланков одинаковы: слева – название компании на национальном языке, справа – на иностранном.
Как видите все ясно, просто и четко. Вот за это я и люблю работать с ГОСТами.

Вернуться в раздел

Организации, освобожденные от уплаты налогов — письма-подтверждения

Организации, освобожденной от налогов, может потребоваться письмо для подтверждения ее статуса освобожденной от налогов или для отражения изменения ее названия или адреса. В таком случае организация обычно может связаться со Службой поддержки клиентов по телефону, письмом или факсом, чтобы запросить подтверждающее письмо .

Письмо или факс с запросом подтверждения должно включать номер

вашей организации.
  • полное наименование
  • Идентификационный номер работодателя и
  • уполномоченная подпись (должностное лицо или доверенное лицо)

Лицо, подписывающее письмо, должно указать, в каком качестве оно подписывает (например, «Джон Смит, Президент»).

Организация может сообщить об изменении имени или адреса одновременно с запросом подтверждающего письма. Если вы сообщаете об изменении адреса, вы можете приложить форму 8822-B «Изменение адреса — служебный PDF-файл» или сообщить об изменении адреса по телефону, либо в теле письма или факса с запросом подтверждающего письма. Письмо или факс с сообщением об изменении адреса должны содержать конкретную информацию об изменении адреса — нового адреса, просто отраженного на фирменном бланке корреспонденции, будет недостаточно.Пожалуйста, укажите в письме или факсе как старый, так и новый адрес вашей организации.

Если вы сообщаете об изменении имени, обязательно приложите необходимые вспомогательные материалы. Об изменении имени нельзя сообщить по телефону. Следовательно, если вы запрашиваете изменение имени и подтверждающее письмо одновременно, вы должны сделать это по почте или по факсу.

Обратите внимание, что об изменении имени или адреса необходимо сообщать в следующем годовом отчете, даже если об этом сообщается отдельно при запросе подтверждающего письма.

Интерактивное обучение

Узнайте больше о преимуществах, ограничениях и ожиданиях организаций, освобожденных от налогов, посетив 10 курсов на онлайн-семинаре для малых и средних организаций, освобожденных от налогов.

Дополнительная информация

Как написать рекомендательное письмо (плюс шаблон!)

На ваш почтовый ящик приходит электронное письмо от бывшего сотрудника или коллеги. Вы видите тему: Запрос: Рекомендательное письмо о приеме на работу. Тут же у вас падает живот.

Конечно, лестно, когда тебя просят составить рекомендательное письмо. Но с другой стороны, вы должны признать, что боитесь этого. Ваш график уже заполнен, и это всего лишь еще одна вещь, которую нужно добавить в ваш нескончаемый список дел.

Добавьте к этому рекомендательные письма, которые сложно составить, особенно если вы хотите создать что-то хорошо написанное, персонализированное и действительно достойное этого человека по отношению к менеджеру по найму.

Но больше не беспокойтесь! Написание рекомендательного письма для сотрудника больше не должно сбивать вас с толку благодаря нашему удобному формату и руководству. (Хотите написать кому-нибудь рекомендацию в LinkedIn? Получите совет здесь.)

Соберите важную справочную информацию

Прежде всего, вам нужно знать, почему вас просят написать рекомендательное письмо. Вы пишете рекомендательное письмо по академическим причинам, по личным рекомендациям, по новой работе или по чему-то еще? Если рекомендатель еще не предоставил вам информацию о том, для чего ему нужно письмо, попросите его предоставить вам следующее:

  • Контактные данные того, кому следует адресовать письмо
  • Текущее резюме
  • Описание позиция, которую они ищут
  • Любые конкретные примеры, которые они хотели бы, чтобы вы включили и выделили
  • Срок отправки письма

Наличие этой информации поможет вам сосредоточиться на правильных качествах, достижениях и должности человека в лучшем виде.

Овладейте форматом рекомендательного письма

Хорошее рекомендательное письмо включает три основных момента: ваши отношения с человеком, которого вы рекомендуете, наблюдения и оценки его работы, а также то, почему он подходит для этой должности.

  1. Определите, как вы работали вместе и как долго, в одном-двух предложениях. Отчитывались ли они вам? Они были твоим начальником? Вы работали в разных отделах, но тесно сотрудничали над проектом?
  2. Оцените работу кандидата, сосредоточив внимание на его сильных сторонах и применив ее к должности, которую они ищут.Например, если они хотят занять руководящую должность, продемонстрируйте их лидерские качества. Подчеркните ощутимые успехи, которые можно измерить количественно, подробно описав увеличение продаж или их эффективность в управлении бюджетами и / или людьми.
  3. Опишите, чем они выделялись среди остальных своих коллег, и используйте конкретные примеры, подтверждающие вашу позицию, будь то проявление инициативы в сложном проекте или руководство новой общекорпоративной программой. Конкретные анекдоты произведут неизгладимое впечатление.Если можете, неплохо заключить сделку сравнением, например, сказать, что они «самый эффективный продавец, с которым я когда-либо работал» или «один из двух лучших сотрудников, которыми я когда-либо руководил» — при условии, что это правда, конечно!

Все еще не знаете, что сказать? Наш базовый шаблон покажет вам, как написать рекомендательное письмо, которое не только будет персонализированным, но и подчеркнет, почему ваш коллега должен получить ту должность, которую он ищет.

Шаблон рекомендательного письма

Уважаемый [Имя и Фамилия],

Мне очень приятно рекомендовать [Имя] на [должность] в [Компании]. [Имя] и я [отношения] в [Компания] в течение [периода времени].

Мне очень понравилось работать с [Имя], и я узнал [его / ее / их] как действительно ценный актив для нашей команды. [Он / Она / Они] честные, надежные и невероятно трудолюбивые. Кроме того, [он / она / они] впечатляющий [мягкий навык], способный [результат].

[Его / ее / их] знание [конкретного предмета] и опыт в [конкретном предмете] были огромным преимуществом для всего нашего офиса.[Он / она / они] использовали этот набор навыков, чтобы получить [конкретное достижение].

Наряду с [его / ее / их] неоспоримым талантом, [Имя] всегда было для меня абсолютным удовольствием работать. [Он / она / они] настоящий командный игрок, всегда способствует позитивным обсуждениям и извлекает [-и] лучшее из других сотрудников.

Без сомнения, я настоятельно рекомендую [Имя] присоединиться к вашей команде в [Компания]. Как преданный своему делу и знающий сотрудник и отличный человек во всем, я знаю, что [он / она / они] будет полезным дополнением к вашей организации.

Свяжитесь со мной по телефону 555-123-4567, если вы хотите дополнительно обсудить квалификацию и опыт [Имя]. Я был бы счастлив расширить свою рекомендацию.

С наилучшими пожеланиями,

[Ваше имя]
[Заголовок]
[Название компании]

Выглядит достаточно просто, правда?

Но я знаю, что заполнение этих пробелов — одна из самых сложных задач. Итак, давайте посмотрим на наш пример рекомендательного письма на практике, не так ли?

Вот как будет выглядеть черновик этого рекомендательного письма для Джоанн, гипотетического сотрудника отдела продаж, которым я ранее руководил.

Образец рекомендательного письма

Уважаемая Арья Смит,

Мне очень приятно порекомендовать Джоан Адамс на должность менеджера по продажам в торговой компании.

Мы с Джоанн работали вместе в Generic Sales Company, где я был ее менеджером и непосредственным руководителем с 2015 по 2019 год.

Мне очень понравилось работать с Джоанн, и я узнал ее как действительно ценный актив. Наша команда.Она честная, надежная и невероятно трудолюбивая. Кроме того, она отлично решает проблемы, способные решать сложные проблемы стратегически и уверенно. Джоанн вдохновляет вызовы и никогда не пугает их.

Ее знание торгового этикета и опыт холодных звонков были огромным преимуществом для всего нашего офиса. Она не только применила этот набор навыков, но и провела серию тренингов по холодным звонкам с командой, увеличив наши общие продажи более чем на 18% всего за один квартал.Я знаю, что Джоан была огромной частью нашего успеха.

Работать с Джоанн, несмотря на ее неоспоримый талант, всегда доставляло огромное удовольствие. Она настоящий командный игрок, всегда способствует позитивным обсуждениям и извлекает максимум из других сотрудников.

Без сомнения, я с уверенностью рекомендую Джоанн присоединиться к вашей команде в The Sales Company. Как преданный своему делу и знающий сотрудник и отличный человек во всем, я знаю, что она будет полезным дополнением к вашей организации.

Пожалуйста, свяжитесь со мной по телефону 555-123-4567, если вы хотите обсудить квалификацию и опыт Джоанн в дальнейшем. Я буду рад расширить свою рекомендацию.

С наилучшими пожеланиями,

Kat Boogaard
Директор по продажам
Компания по продажам дженериков

Вот оно — рекомендательное письмо, краткое, увлеченное, но профессиональное, кто-нибудь хочет немедленно нанять Джоанн.

Конечно, учтите, что это просто рекомендательное письмо , шаблон . Вы определенно можете внести некоторые изменения и добавить творчества и индивидуальности в свое собственное рекомендательное письмо. На самом деле, я призываю вас сделать это!

А пока этот пример рекомендательного письма должен помочь вам начать работу и встать на верный путь. Помните, говорите комплименты (при этом оставаясь честными!). Отрицательная рекомендация бесполезна, поэтому, если вы поймете, что идете по этому пути, лучше сказать человеку нет.

И, конечно же, убедитесь, что вы персонализируете каждое письмо или рекомендательное письмо, которое вы пишете. Чем более индивидуализированным вы сможете его сделать, тем лучше!

Кэт — внештатный писатель из Среднего Запада, освещающий темы, связанные с карьерой, производительностью и внештатной жизнью. Помимо Muse, она участвует во всех веб-сайтах и ​​дает рекомендации, основанные на исследованиях, для таких мест, как Atlassian, Trello, Toggl, Wrike, The Everygirl, FlexJobs и других. Она также работает советником по трудоустройству в местном колледже и любит помогать студентам подготовиться к успешной карьере (и жизни!), Которую они любят.Когда ей удается сбежать из-за экрана компьютера, она обычно нянчится со своими двумя дворнягами-спасателями или продолжает поиски идеального тако. Скажите привет в Твиттере @kat_boogaard или посетите ее сайт. Больше от Кэт Богаард

Организационных элементов делового письма | Small Business

Деловое письмо, используемое для информирования или убеждения читателя, носит более формальный характер, чем личное письмо. Чаще всего в деловом письме используется блочное форматирование, при котором каждый элемент письма, кроме фирменного бланка, выравнивается по левому полю.Необходимо набрать деловое письмо. Проверьте свое письмо на предмет орфографических и грамматических ошибок.

Обратный адрес и дата

На фирменном бланке отображается название и адрес вашей компании, а также другая контактная информация. Он находится по центру вверху страницы. Если у ваших бланков есть фирменный бланк, введите свой обратный адрес без своего имени в верхней части листа, выровняв адрес по левому полю. После обратного адреса введите два строчных пробела и введите дату вашего письма.Ставьте дату через одну строку.

Адрес получателя

Адрес получателя или внутренний адрес совпадает с адресом, который будет указан на конверте. Включите личный титул получателя, например «Доктор», «Мистер». или «миссис» Если получатель имеет профессиональное звание, например «Менеджер», поместите его после имени человека, например «Г-н. Джон Смит, менеджер ». Следуйте внутреннему адресу с двумя строчными пробелами.

Тема письма и приветствие

Сообщите читателю причину вашего письма, указав в строке темы, начинающейся с «Re:», за которым следует слово или фраза, указывающие на тему.Если ваше письмо касается торговой презентации, например, напишите «Re: Торговая презентация». После строки темы укажите два пробела; затем введите приветствие. Приветствие начинается с «Уважаемый», за ним следует имя получателя и двоеточие. Используйте формальное приветствие, например «Уважаемая миссис Джейн Смит!», Если вы хорошо не знаете этого человека; в этом случае вы можете написать «Дорогая Джейн:». После приветствия сделайте два строчных пробела.

Сообщение

Введите сообщение в форме абзаца.Не делайте отступы в абзацах. Разделите абзацы пустой строкой. Деловое письмо лаконично, поэтому используйте активные глаголы и разговорный стиль. Организуйте свое сообщение в виде введения, тела и заключения. Вводный абзац указывает причину вашего письма. Текст письма состоит из одного или нескольких абзацев, в которых вы раскрываете тему; включите детали, причины и информацию, соответствующую вашей теме. В заключительном абзаце резюмируйте свою точку зрения. После последнего абзаца сделайте два строчных пробела.

Заключение

Введите слово «С уважением», выровненное по левому краю, и после него сделайте четыре строчных пробела, затем введите свое имя и заголовок в последующих строках. Если букву набрал не вы, оставьте пустую строку после набранного имени и напечатайте инициалы машинистки строчными буквами, затем косую черту и ваши инициалы в верхнем регистре. Если вы включаете в свое письмо другие документы, оставьте пустую строку и введите «Приложение:», а затем в последующих строках укажите заголовки прилагаемых документов.Если вы отправляете копию письма кому-либо еще, оставьте пустую строку и введите «cc:», а затем имена тех людей, которые получат копии. Подпишите свое имя в пустом месте между «С уважением» и введенным вами именем.

Ссылки

Биография писателя

Дженис Тингам занимается профессиональным писательством с 1979 года. Она является автором биографии «Э.Б. Уайт: элементы писателя», а ее статьи публиковались в журналах «Женский круг» и «Сегодняшняя христианка». Журналы.Tingum также рисует и пишет электронные книги с инструкциями по рисованию.

Полное руководство (с бесплатными примерами)

писем о сборе средств сообщают о потребностях вашей организации, дают вашим получателям информацию о том, как они могут помочь, и просят их принять участие. Этот тип письма о сборе средств — это оптимальный шанс поделиться своей историей, показать донорам, какое влияние они могут оказать с помощью подарка, и заручиться поддержкой вашей миссии.

Узнайте, как лучше всего использовать письма о сборе средств, используя навигацию ниже:

Шаблоны писем о сборе средств

Продолжайте читать, чтобы узнать основы написания письма о сборе средств и узнать, как начать работу.Или, если вы предпочитаете сразу переходить к нашим шаблонам, воспользуйтесь приведенным ниже списком, чтобы быстро перейти к нужному вам письму о сборе средств:

Как написать письмо о сборе средств

По мере того, как вы изучаете, как написать отличное письмо по сбору средств, важно выполнить несколько ключевых шагов, чтобы написать наиболее убедительное и эффективное письмо. Эти шаги включают:

  1. Обратитесь к получателю лично.

    Обращаясь к получателю по имени, он не будет чувствовать себя одним из многих, кто читает это письмо. Обязательно укажите имена, чтобы каждый читатель знал, что вы цените его индивидуальную поддержку.

  2. Расскажите историю.

    Покажите читателю проблему или проблему, над решением которой работает ваша организация, с помощью рассказа. Подробно опишите людей, которым вы пытаетесь помочь, чтобы было понятно, какую пользу они могут получить от пожертвования.

  3. Определите проблему .

    Четко обозначьте более серьезные проблемы и проблемы, с которыми сталкиваются ваши клиенты. Делая это, будьте максимально прямолинейны.

  4. Объясните свою миссию и наметьте ее цель.

    Объясните, что вам нужно, и как они соотносятся с вашей общей миссией. Ваши читатели должны понимать, как будут использоваться их пожертвования и кому они будут полезны. Убедитесь, что вы четко объяснили влияние дара дарителя и его значение.

  5. Объясните, как ваш донор может оказать влияние.

    Перед тем, как сделать пожертвование, доноры хотят точно знать, как их пожертвование изменит мир к лучшему. Вы уже определили для них проблему; объясните, как их пожертвование решит проблему с помощью конкретных действий. Например, если вы собираете деньги для приюта для животных, вы можете указать, что пожертвование в размере 50 долларов предоставит еду для X количества домашних животных!

  6. Призываем читателя к действию.

    Объясните срочность ситуации, чтобы вы могли убедить своих читателей действовать быстро. Упомяните, что дары ваших других жертвователей уже сделали для решения проблемы, и отметьте прогресс, которого добивается ваш текущий сбор средств.

В дополнение к этим шагам обязательно сосредоточьтесь на словах «вы» и «мы» в своем письме, но в основном сосредоточьтесь на «вы». Ваш охват должен быть посвящен вашему читателю и тому влиянию, которое он может оказать, и он должен напрямую обращаться к ним.Использование слов «вы» и «мы» очень важно и помогает привлечь внимание людей к вашему письму о сборе средств.


Как долго должно быть письмо о сборе средств?

Письмо о сборе средств должно быть кратким. Одна страница — это большой объем, но для рассказа некоторых историй требуется немного больше времени. Хорошее практическое правило — использовать столько же слов для определения проблемы и просить доноров предоставить решение — не более того! Вы также можете включить дополнительные материалы (например, информацию о подходящих подарках, дополнительную информацию о вашей организации и т. Д.) или дополнительные подъемники к вашему призыву. Если вы решили сделать свое письмо по сбору средств более одной страницы, убедитесь, что доноры знают, какие действия вы хотите, чтобы они предприняли к концу первой страницы.


Как отправить письмо о сборе средств?

писем по сбору средств можно отправлять по разным каналам, хотя наиболее эффективными из них, как правило, являются электронная почта и прямая рассылка. Чтобы персонализировать вашу работу, убедитесь, что ваши письма о сборе средств адресованы конкретному человеку, что легко достигается через электронную почту и прямую почтовую рассылку.Не пишите вместо этого просто «Уважаемый донор»!

Почему так важны письма о сборе средств?

Письма о сборе средств

важны, потому что они дают вам возможность продемонстрировать свои финансовые потребности, привлечь жертвователей к вашему делу, рассказать вашу эмоциональную историю, показать донорам, почему их подарки важны, и создать долгосрочные отношения с вашим сторонником.

Примеры писем о сборе средств

Чтобы вы начали готовить, мы написали несколько примеров писем по сбору средств для разных сценариев, связанных с разными типами кампаний.

Стандартное письмо о сборе средств

Если вы просите о пожертвованиях , вам нужен стандартный формат, который можно использовать в качестве основы для всех ваших других писем о сборе средств. Это письмо должно быть:

  • Донор-ориентированный
  • Индивидуальный
  • Краткое

Этот шаблон является общим, но ваши письма о сборе средств должны быть сегментированы в зависимости от ваших отношений с получателем.Доноры, впервые делающие пожертвования, должны получать письма, отличные от писем для крупных жертвователей, одноразовые доноры должны получать письма, отличные от писем для постоянных жертвователей, и так далее.

Это довольно короткое письмо, в котором прямо говорится о просьбе о пожертвовании. Ваше письмо, очевидно, будет более конкретным и подробным, в зависимости от вашей миссии и проектов, которые ваша кампания будет финансировать. Вы также должны добавить P.S. сообщение. И вот почему: большинство читателей воспринимают письмо в определенном порядке. Порядок такой: сначала доноры читают приветствие, затем — П.S. сообщение, а затем тело письма. Поскольку P.S. — это второе, что они читают, важно, чтобы вы использовали его, чтобы произвести впечатление. Это идеальное место, чтобы повторить ваш призыв к действию (когда вы просите людей что-то пожертвовать, стать волонтером или сделать что-то еще, что вы от них хотите).

Не забудьте также приложить конверт с предварительным адресом и маркой, чтобы вашим читателям было легче раздавать!

Индивидуальное спонсорское письмо

Спонсорские письма похожи на стандартные письма о сборе средств.Единственная разница в том, что спонсорство обычно связано с такими мероприятиями, как марафоны, пешеходные прогулки и веселые забеги.

К запросу на спонсорство также может быть прикреплено вознаграждение или поощрение , например:

    • Имя спонсора фигурирует в промо-продукции и рекламных материалах.
    • Определенные товары, связанные с мероприятием.
    • Мест или билеты на мероприятие.

Если вы действительно хотите произвести впечатление на потенциальных спонсоров, спросите их, какие поощрения они хотели бы , прежде чем отправят апелляцию.У них могут быть идеи, о которых вы никогда не задумывались!

Как и стандартный шаблон сбора средств, этот шаблон запроса на спонсорство можно адаптировать к потребностям вашей организации. Вы всегда должны включать больше информации о самом мероприятии и о том, что спонсоры получат в обмен на свои пожертвования. Не забывайте сохранять ориентацию на донора, особенно если получатель спонсировал ваше мероприятие или поддерживал вас другими способами в прошлом. Если они уже поддерживали вас в прошлом , не забудьте упомянуть этот ранний подарок и поблагодарить их за участие в прошлом.

Письмо с запросом волонтера должно быть сосредоточено на работе, которую волонтер мог бы выполнять, если бы он решил работать с вашей организацией. Это также должно дать им понять, как их работа положительно повлияет на людей или сообщество, которых вы поддерживаете.

Добровольцы обычно лучше знакомы с вашей организацией, если они участвовали в прошлом. Если вы пишете письмо кому-то, кто, как вы знаете, был волонтером в вашей организации или других некоммерческих организациях, вам следует упомянуть об этом участии и поблагодарить их за их услуги.

Письмо о корпоративном спонсорстве

Обратите внимание, что в этом письме содержится просьба о личной встрече с руководителем организации. Компания, которой вы пишете, может не решиться отдать деньги некоммерческой организации, с которой они никогда раньше не работали. Личные встречи — хороший ход даже с организациями, которые уже поддерживали вас ; большинство крупных доноров предпочитают вести свои благотворительные разговоры лично. Это включает в себя корпорации и другие предприятия!

Личная встреча может значительно помочь вам в сборе средств.Это позволяет бизнес-лидеру задавать вопросы, выражать озабоченность и лучше знакомиться с вашей организацией — и с вами! Доноры предпочитают жертвовать людям, а не организациям, даже если они являются частью большой компании. Ваша личная встреча повысит вероятность того, что они дадут

Опять же, это письмо может быть изменено в соответствии с миссией и потребностями вашей организации.

Одноранговое письмо о сборе средств

Одноранговые кампании по сбору средств — один из наиболее эффективных способов для вашей некоммерческой организации собрать деньги и рассказать о своей миссии в Интернете.Ваши сторонники откроют персонализированные страницы по сбору средств от имени вашего дела, а затем обратятся в свои личные сети, чтобы запросить подарки от друзей, семьи и коллег.

Чтобы дать вашим участникам однорангового сбора средств представление о том, как получить эти подарки, предложите им шаблон, подобный этому. Заполнив пустые поля, они могут легко составить эффективные и персонализированные предложения.

Когда ваши участники зарегистрируются и начнут разрабатывать свою страницу по сбору средств, подумайте о предоставлении таких шаблонов по сбору средств, как этот, чтобы помочь им начать работу.Если вы используете Qgiv, их легко создать! Вы можете включить их в информационные панели участников по сбору средств, которые предоставят им мгновенный доступ к разделу электронной почты их инструментов обмена.

Письмо о сборе средств в виде подарков

Редко когда все ваши сторонники знают, что такое программы подходящих подарков, тем более, если их работодатели предлагают подходящие подарки. Вот почему ваша некоммерческая организация должна планировать рассылку соответствующих писем для сбора пожертвований с дополнительной информацией недавним жертвователям.В этих письмах можно описать, как проверить право на участие и отправить соответствующий запрос на подарок для завершения процесса.

Готовясь к отправке писем, используйте базу данных совпадающих подарков , чтобы определить, кто из ваших жертвователей может претендовать на соответствующий подарок. Затем создайте список сегментов доноров в вашей CRM из этих специальных сторонников.

Кроме того, не забудьте указать на тот факт, что отправка этого запроса не потребует каких-либо дополнительных действий с их стороны. Отправка этого запроса — лучший способ для них максимизировать эффект от первоначального подарка и, по сути, бесплатные деньги для вашего дела.

Письмо о сборе средств для школы

Школы являются одними из самых распространенных некоммерческих организаций, и в них, как правило, невероятно широкий круг участников. Вот почему так важно, чтобы школы серьезно относились к своим потребностям в сборе средств и заранее планировали, как они будут запрашивать пожертвования у членов сообщества.

Чтобы повысить эффективность работы школы по сбору средств, создайте шаблоны для разных типов писем о пожертвованиях в зависимости от типа спонсора, к которому вы обращаетесь.Возможно, вы просите подарок от одного из родителей текущего студента; обращайтесь к ним соответственно! В качестве альтернативы вы можете составить шаблон приглашения, адресованного выпускнику.

При создании шаблона письма о сборе средств для школы ваша некоммерческая организация должна подчеркнуть влияние, которое ваша школа оказывает на нынешних учащихся и следующее поколение вашего сообщества.

Письмо о сборе средств для церкви

В письмах по сбору средств в вашей церкви не забудьте поставить миссию вашего собрания в первую очередь.Вам нужно немедленно обратиться к чувству приверженности своих прихожан к вашей церкви и максимально использовать существующие отношения с этим человеком.

Ваш читатель, возможно, уже делает подарки коллекционных тарелок каждое воскресенье, поэтому вам нужно будет убедить их, чтобы они делали более адресный подарок помимо этих предложений. Обязательно сообщите им, сколько именно вам нужно собрать и как эти средства будут задействованы.

Всегда остерегайтесь слишком часто просить у вашего сообщества подарки.Одна из стратегий минимизации риска чрезмерного запроса взносов — переключение между группами по сбору средств. Например, в феврале вы можете отправлять письма прихожанам старшего возраста с просьбой сделать пожертвования в связи с Днем святого Валентина, а в июне вы можете связаться с родителями детей в вашей церкви и попросить подарок, чтобы отпраздновать летние каникулы их детей.

Письмо о сборе средств на спасение животных

Организации по спасению животных играют важную роль в вашем сообществе, и вы можете поделиться важностью своей работы, написав письмо для сбора средств.Кроме того, вы можете задействовать эмоциональную связь ваших читателей с животными, чтобы обосновать, почему они должны отдавать.

В своем письме покажите сторонникам, как их вклад принесет пользу конкретным животным. Персонифицируйте домашних животных, которых вы спасаете, и проиллюстрируйте своим читателям, какое огромное влияние они могут оказать на жизнь животного, если решат сделать пожертвование. В своем письме подумайте о том, чтобы поделиться изображением реальных животных, спасенных вашим спасением. Добавьте подпись с именем и возрастом питомца, чтобы еще больше заинтересовать ваших сторонников.После того, как они сделают пожертвование, отправьте благодарственное письмо с последующим обращением к этим животным, чтобы подчеркнуть влияние их пожертвования.

Служба спасения животных также должна рассылать индивидуальные письма различным группам в вашем районе. Это могут быть люди, которые взяли домашних животных из вашего спасения, волонтеры или полезные члены сообщества, которые бросили потерянных или бездомных животных в вашем приюте.

Письмо с запросом на предмет аукциона

Аукционы — прекрасные возможности для сбора значительных средств для вашей организации, но приобретение аукционных предметов может оказаться непростым делом.Ваша цель должна заключаться в приобретении привлекательных товаров, которые будут побуждать ваших посетителей делать ставки. Обязательно поделитесь типами аукциона или опытом, который вы ищете, чтобы доноры поняли, что вам нужно.

Вы можете разослать эти письма о сборе средств местным предприятиям, а также другим сторонникам вашей организации и объяснить, на что пойдут вырученные средства. Предложите убедительную причину того, почему они должны внести свой вклад, и проясните, кому это принесет пользу.

Как написать электронное письмо для сбора средств

Как упоминалось ранее, электронная почта — отличный канал, через который вы можете отправлять запросы на пожертвования. Лучшая часть? Все примеры писем о сборе средств, которые мы предоставили выше, можно легко отправить по электронной почте!

Однако, когда дело доходит до написания электронного письма для сбора средств, важно выбрать программное обеспечение для сбора средств, которое интегрируется с маркетинговыми инструментами . Это позволит легко сегментировать получателей и персонализировать охват без особых усилий с вашей стороны.

При написании электронного письма о сборе средств учитывайте следующее:

  1. Организуйте свою базу данных.

    Сегментируя своих спонсоров и адаптируя свой электронный маркетинг к различным группам, вы с большей вероятностью удержите больше спонсоров и увеличите объем пожертвований. Предоставление релевантного контента соответствующим сегментам может иметь огромное значение!

  2. Автоматизируйте работу с общественностью.

    Используя инструменты электронного маркетинга, вы можете автоматизировать рассылку писем по установленному расписанию, чтобы вы могли регулярно общаться со сторонниками.

  3. Используйте инструменты слияния писем.

    Используйте инструменты слияния, чтобы отправлять персонализированные электронные письма своим избирателям, автоматически вставляя их предпочтительные имена в соответствующие поля.

  4. Направляйте получателей к вашим онлайн-формам.

    Поскольку электронные письма являются цифровыми, вы можете настроить свои сообщения так, чтобы они направляли трафик на ваши онлайн-формы. Призывайте читателей к действию и помогайте им переходить к форме и отдавать.

Убедитесь, что ваше программное обеспечение для сбора средств работает с инструментами электронного маркетинга, потому что оно делает отслеживание пожертвований и общение с донорами еще проще.Электронные письма по сбору средств легко организовать и отправить, поэтому обязательно используйте эти инструменты, чтобы создать максимально эффективный охват!

Как написать письмо-благодарность за пожертвование

Если ваше первоначальное письмо по сбору средств было успешным и сторонник поддерживает ваше дело или участвует в мероприятии, крайне важно, чтобы вы выразили свою признательность письмом с подтверждением пожертвования. Без ваших доноров ваша организация не смогла бы разрабатывать важные программы и финансировать проекты, изменяющие жизнь и влияющие на ваше дело.

Отправка писем с подтверждением пожертвований — это больше, чем просто благодарность вашим сторонникам! Это также помогает продвигать здоровые и позитивные отношения между вашей организацией и донорами, создавая прочную основу для будущего взаимодействия. Не забудьте отправить свое письмо вскоре после того, как пожертвование будет сделано, чтобы пожертвование было свежим в памяти жертвователя.

Простое благодарственное письмо также может побудить доноров сделать еще один пожертвование, увеличивая темпы удержания доноров. Когда донор дает второй раз, это часто называют «золотым пожертвованием».«Согласно отчету об эффективности сбора средств, только 19% новых доноров снова будут давать пожертвования. Но как только этот донор завершит «золотое пожертвование», 63% жертвователей снова сделают пожертвование, что повысит их шансы стать пожизненным жертвователем.

При написании письма с подтверждением пожертвования учитывайте те же правила, что и в письме о сборе средств. Не забывайте быть ориентированными на доноров, персонализированными и краткими! Используйте их имя и даже укажите конкретные данные о пожертвовании.

Вы также можете легко преобразовать этот шаблон в форму электронной почты.Чтобы получить максимальную отдачу от электронных писем с благодарностью за доноров, ваше программное обеспечение по сбору средств должно интегрироваться с вашим маркетинговым и коммуникационным инструментом. Таким образом, вы можете автоматизировать процесс. Как только спонсоры сделают свой подарок, ваш маркетинговый инструмент отправит электронное письмо с благодарностью, адресованное этому дарителю.

Письма-пожертвования в эпоху COVID-19

COVID-19 не умаляет важности письма-пожертвования. Фактически, некоторые из ваших жертвователей могут больше, чем когда-либо, оценить более индивидуальный подход! Тем не менее, есть несколько ключевых вещей, которые вам нужно помнить при создании писем с пожертвованиями во время COVID-19:

.
  1. Можно упомянуть COVID-19. Мы все выгорели от пандемии, и все мы это знаем. Но не бойтесь упоминать COVID-19, , особенно , если на вашу миссию повлияла пандемия. Попытайтесь наполнить свое послание надеждой, что ваши спонсоры помогут вам изменить ситуацию:

«До COVID-19 отсутствие продовольственной безопасности в США было на самом низком уровне за последние 20 лет. Сейчас, когда пандемия усугубляет отсутствие продовольственной безопасности, мы работаем упорнее, чем когда-либо, чтобы вернуть уровни до 20-летнего минимума, но мы не сможем сделать это без вашей поддержки! »

  1. Ожидайте задержки почты.Не секрет, что из-за пандемии Почтовая служба США была загружена как никогда. Хотя почтовая служба наняла еще около 100 000 сотрудников, чтобы удовлетворить спрос, они все еще пытаются оправиться от социально дистанцированной праздничной суеты.

Это не означает, что вам, как правило, следует избегать отправки писем с пожертвованиями. Просто имейте в виду, что задержки означают, что срочные письма могут не успеть … если вы не отправите их заранее.

Сейчас также отличное время, чтобы убедиться, что у вас есть «мгновенная» благодарность, настроенная с помощью настраиваемых квитанций о пожертвованиях по электронной почте. Персонализированное продуманное электронное письмо с благодарностью может иметь такой же эффект, как и бумажное письмо, но вам не нужно беспокоиться о том, что доноры почувствуют себя недооцененными из-за того, что письмо пришло слишком долго.

  1. Даже из-за задержек с почтовой службой вам не обязательно сокращать количество писем для сбора средств, которые вы отправляете.Но прежде чем вы добавите к отправляемому вами числу, сейчас самое время улучшить свои письма о пожертвованиях с помощью увлекательного некоммерческого рассказывания историй. Вам не нужно отправлять больше, когда ваша история оказывает влияние в первый раз!

Несмотря на то, что пандемия COVID-19 изменила жизнь в том виде, в каком мы ее знаем, еще есть много возможностей для успешных писем-пожертвований! Фактически, персонализированное письмо с ярким повествованием, в котором донору рассказывается о том, насколько он помог, может стать тем, что скрасит чей-то день.А если вы хотите автоматизировать рассылку писем с пожертвованиями, сейчас самое время улучшить стратегию электронного маркетинга в вашей некоммерческой организации!

греческих букв

Это руководство по регистрации включает в себя особые требования, которые необходимо заполнить греческим организациям.


Программа Slug Greek Excellence Program предназначена для улучшения творческой среды, которую создают студенческие организации. Это включает в себя сотрудничество, свободу действий, динамику организации, целостность цели, отношения с избирателями и самопонимание.Цель программы — предоставить сообществу GLO основу для того, как отделения могут оценивать как свой вклад в создание более справедливого и безопасного сообщества университетского городка, так и области, которые можно улучшить.


Эта форма требуется всякий раз, когда в вашем Правлении происходят изменения. Отправьте копию обновления вашему советнику по SOAR.


Список сотрудников

Реестры отделений

обновляются и отправляются ежеквартально. Информация, которая должна быть включена, — это совокупный средний балл по главе, имя участника, идентификатор студента, адрес электронной почты UCSC, статус заполнения формы Anti-Hazing и статус членства.Пожалуйста, свяжитесь со своим консультантом по SOAR, чтобы получить доступ к Google Spreadsheet of Chapter Roster.


Эта форма требуется для каждой главы.


Эта форма требуется для каждого активного, неактивного и потенциального члена организации. Исполнительный член отделения должен подать заявку на каждого из своих членов.

Щелкните здесь, чтобы увидеть руководство, которое поможет вам заполнить форму.


Эта необходимая форма используется для записи всех мероприятий по обучению новых участников, связанных с периодом вашего приема на работу.


Эта необходимая форма используется для записи и документирования профилактического и образовательного семинара, который ваше отделение должно провести для 75% своих членов.


Эта необходимая форма используется для записи и документирования благотворительного мероприятия, которое ваше отделение должно посетить, провести или поддержать как отделение.


Документы по расширению

Процесс отбора членов Совета по расширению | Посмотреть PDF
В этом документе описывается процесс отбора членов в Совет по расширению.

Политика расширения | Посмотреть PDF
Политика расширения описывает необходимую процедуру для признания университетом новых греческих организаций. UC Santa Cruz работает с допущением о невозможности расширения, если не будет определена необходимость изменить это предположение.

Политика повторной активации | Посмотреть PDF
Политика повторной активации описывает необходимую процедуру для повторной активации неактивной организации с греческой буквой, которая ранее была признана Управлением документации для организаций с греческой буквой (SOAR).Чтобы считаться кандидатом на повторную активацию, греческая организация должна быть признана Управлением документации греческих организаций (SOAR) в течение последних 2 академических лет (с осени по весну). Начиная с 2019-2020 учебного года, никакие греческие организации не имеют права на повторную активацию в нашем кампусе.

Повторная активация / изменение схемы организации с греческой буквой
На приведенном ниже графике поясняется, какой политике вы будете следовать в отношении возможности повторной активации / изменения схемы организации с греческой буквой.

реактивация-изменение графика
Была ли ваша греческая организация признана университетом за последние 2 года?
Есть Нет
Ознакомьтесь с Политикой повторной активации. Ознакомьтесь с Политикой расширения.

Записка Совета по расширению | Посмотреть PDF
Эта памятка касается расширения на 2021-2022 учебный год.

Электронная рассылка для расширения | Откройте Google Form
Благодарим вас за проявленный интерес к открытию новой организации с греческой буквой в университетском городке. В 2020-2021 учебном году не будет расширения новых греческих организаций. Если вы хотите встретиться с Советом по расширению, чтобы обсудить свой интерес к расширению, зарегистрируйтесь в форме Google.

Пустое письмо — заполнение онлайн, для печати, заполняемое, пустое

Комментарии и помощь с шаблоном пустого письма для печати

Подпись работодателя Дата Дата рождения (дата рождения — это дата полученного вами свидетельства о рождении.Дата получения свидетельства о рождении — это дата на одном из свидетельств, выданных в этот день. Если свидетельство о рождении является копией, дата — это дата на оригинальном свидетельстве) Штат проживания в США (отметьте здесь соответствующий квадрат) Дата и время рождения (дата рождения должна соответствовать дате в вашем последнем государственном документе, например, на карточке социального страхования или водительских правах штата. Вы можете указать дату в полученной вами записи о рождении. , или дату в свидетельстве о браке, чтобы обеспечить хронологическое родство.) Если вы не уверены в статусе вашей подписи или дате, вы должны связаться с нами по указанному выше адресу, прежде чем использовать эту информацию. Пожалуйста, включите необходимые подтверждающие документы, которые нам требуются, в электронном письме по адресу трудоустройство[email protected] Подтвердив получение подтверждения вашего заявления о приеме на работу, мы приступим непосредственно к проверке занятости. Чтобы получить работу по визе H-1B или L-1 в течение 120 дней с момента вступления в силу аналогичного закона в иностранном государстве, работодатель должен предоставить справку от назначенного посольства или консульства, подтверждающую, что соискатель трудоустройства обладает «хорошими моральными качествами».«Если наше посольство / консульство не знает о таком статуте, значит, у нас есть посольство в стране, в которую вы собираетесь подать заявление. Сообщите нам, если ваша заявка еще рассматривается и как долго она остается в файле. Если работодатель не обладает «хорошими моральными качествами», мы не сможем оформить разрешение на работу по программе. Если это произойдет, заявитель должен вернуться в США и начать работать у американского работодателя, который предлагает квалифицированную визу H-1B, L-1 или P-1. Как мы уже давно говорили, пора и Опять же, громкие имена в мире мобильного оборудования работают над новыми телефонами — теми, которые выглядят иначе, чем все, что доступно сегодня.Многим из нас всегда приходил на ум первый телефон Lumia, который затронул эту тему, однако в новом отчете немецкого журнала ZDNet указано, что на самом деле в ближайшие несколько месяцев выйдет несколько телефонов. Это заставит людей загореться глазами, когда они вспомнят о таких, как 920,

Видеоинструкция и помощь с заполнением и заполнением пустого письма

Инструкции и справка по формату пустых писем

Являетесь ли вы самозанятым или предпринимателем? Вам трудно задокументировать свой заработок? Вам трудно получить право на продукты и услуги, потому что вы не можете доказать свой доход, если вы ответили утвердительно. квитанции вы можете создать профессионально выглядящие квитанции о заработной плате всего за несколько минут, их так просто использовать, есть даже выбор шаблонов квитанций на выбор, которые лучше всего соответствуют имиджу вашего бренда. информация о компании и сотрудниках введите сумму вашего дохода и как часто вам платят; выберите свою картину; введите любые специальные вычеты или другую соответствующую информацию; просмотрите и отредактируйте квитанцию ​​о заработной плате; отправьте платеж, и в течение нескольких минут квитанция о заработной плате будет отправлена ​​вам по электронной почте с этой простой настраиваемой зарплатой и услуги по проверке занятости также предлагаются по доступным ценам. Позвоните, чтобы узнать подробности. поступления в документы о доходах с рейтингом заработной платы

Шаблон рекомендательного письма профессионала

Профессиональное рекомендательное письмо обычно написано работодателем от имени сотрудника, который ищет другие возможности трудоустройства.Это письмо может быть очень полезным, помогая соискателю получить определенную должность. Для человека, пишущего письмо, будет важно знать, относится ли его ссылка к конкретной вакансии или это общее рекомендательное письмо, которое будет использоваться при поиске работы.

Самая важная информация, которую следует включить в профессиональное рекомендательное письмо, — это то, в каком профессиональном качестве автор знал заявителя и как долго. В нем также следует подробно описать прошлые обязанности сотрудника и выделить его личные навыки, способности и таланты.Чтобы рекомендательное письмо было эффективным, автор должен представить кандидата в наиболее благоприятном свете и использовать конкретные примеры и анекдоты, чтобы проиллюстрировать и поддержать аргументы автора.

Хотя профессиональное рекомендательное письмо обычно пишет работодатель, оно также может быть написано руководителем стажировки, учителем, профессором, клиентом или коллегой. Выбранный человек должен иметь возможность положительно ссылаться на характер кандидата и его пригодность для желаемой должности.Если возможно, автору следует дать описание вакансии, на которую претендует кандидат, и ее требований, чтобы он мог наилучшим образом приспособить свое письмо к описанию должности.

Профессиональное рекомендательное письмо обычно следует стандартному формату делового письма и должно занимать одну страницу. Формат делового письма требует наличия фирменного бланка, который включает имя автора, должность и контактную информацию, дату, а также имя, должность и контактную информацию адресата.Если письмо предназначено для общего пользования, то автор должен отказаться от информации адресата и поставить «Кого это может касаться» в качестве приветствия. После бланка и приветствия общий формат начинается с введения, за которым следуют один или несколько основных абзацев, и заканчивается заключением и приглашением к дальнейшему контакту.

Введение

Вводный абзац должен кратко описывать профессиональные отношения автора с кандидатом и продолжительность их знакомства с кандидатом.Он также должен выражать намерение письма, которое должно рекомендовать рассматриваемого сотрудника / кандидата.

Пример № 1

Фрэнсис Бэкон
Менеджер Princeton Electric
4123 Blink St
Beverly Hills, CA,

19 апреля 2017

Джозеф Бейкер
Генеральный директор Alt Power Associates
6161 Big Plaza
Чикаго, Иллинойс, 66161

Уважаемый мистер Бейкер,

С большим удовольствием пишу вам по рекомендации Дейла Дэвиса на должность начальника магазина.Этот прекрасный молодой человек работал в моей команде последние 3 года, и за это время я стал считать его бесценным активом.

Приведенный выше пример адресован определенному лицу в связи с конкретной должностью, на которую претендует кандидат. При написании письма от имени человека, увольняющегося с нынешней работы, важно подробно описать причину ухода с номера (в данном примере: поиск продвижения по службе).

Пример № 2

21 января 2017

Чарльз Робертсон
Бронирование и управление в BookerT Productions
4191 Fairville Place
Нэшвилл, Теннесси, 61611

Для тех, кого это может касаться,

Последние два года Джули Стайлз работала неоплачиваемым стажером здесь, в компании BookerT Productions.Джули зарекомендовала себя как ответственная, целеустремленная и представительная. Она более чем способна ассимилировать и выполнять новые задачи, поэтому я с большим энтузиазмом могу лично рекомендовать ее на любую должность в сфере бронирования и управления артистами.

Этот пример написан кем-то, кто выступал в качестве руководителя стажировки. Хотя к нему обращаются как к общему рекомендательному письму, оно конкретно рекомендует кандидата как способного в желаемой области.

Основная часть абзаца (ов)

Тело письма будет содержать один или несколько абзацев , которые описывают обязанности, которые кандидат выполнял в качестве сотрудника или стажера, его положительные черты характера и любую ценность, которую они добавили команде или предприятию, выходящую за рамки их должностной инструкции. . По возможности следует использовать конкретные примеры, чтобы сделать рекомендацию более убедительной.

Пример № 1

Чарльз, как младший редактор и писатель, получил множество похвал за свою работу.Я помню, как его рассказ о разрушающейся местной инфраструктуре получил широкое освещение в масштабах всей страны и привлек внимание к важной проблеме. Во многом из-за заботы Чарльза о своем местном сообществе и его непоколебимых методов исследования наш город сделал поворотный момент в своей истории и преодолел бюрократическую коррупцию, которая мешала планам развития.

Чарльз много часов проводит в офисе, и его дверь всегда открыта. Он не только отличный писатель и редактор, но и отличный руководитель группы, с которым приятно работать.

Здесь автор использует конкретный пример, чтобы выделить образцовый труд сотрудников и их положительное влияние на местное сообщество.

Пример № 2

При подготовке контракта на этот строительный проект мы с Джоном составили очень четкий план и бюджет. Когда он и его команда смогли завершить работу до запланированного срока и в рамках согласованного бюджета, я был очень впечатлен. На протяжении многих лет я имел дело со многими подрядчиками и могу засвидетельствовать, что мистер Мистер.Трэвис продемонстрировал редко встречающийся уровень профессионализма.

В этом примере клиент описывает, как кандидат смог составить план, который они оба могли согласовать, и предоставить услуги вовремя и в рамках своего бюджета. Клиент, в отличие от работодателя, потратит ограниченное количество времени на общение с кандидатом, поэтому важно, чтобы у него было много положительных моментов, которые он мог бы сказать о своем опыте.

Заключение

Заключение должно включать краткое изложение квалификации кандидата, повторное заявление автора , приглашение к дальнейшему общению, официальное подписание и подпись автора над его напечатанным именем.

Пример № 1

Обладая выдающимися коммуникативными навыками, г-н Вивекананда станет бесценным активом для любой команды продаж, и он заслуживает моей высочайшей рекомендации.

Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас возникнут другие вопросы (со мной можно связаться по электронной почте [email protected]).

С уважением,

______________

Эллиот Робертс

В этом заключении, подводя итог ценности соискателя как сотрудника, автор акцентирует внимание на его прекрасных коммуникативных навыках.Сосредоточив внимание на отличительной особенности, эта рекомендация завершается четким указанием типа ценности, которую может предложить кандидат.

Пример № 2

Мне было приятно иметь Эдварда в качестве сотрудника, и я уверен, что он и дальше будет отличаться на своем следующем месте работы.

Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне, если вам потребуется дополнительная информация или помощь по поводу заявки Эдварда.

С уважением,

___________________

Джейн Джейкобс

(545) 712-9876

Приведенный выше пример демонстрирует простой и понятный вывод, который указывает на то, что кандидат является хорошим сотрудником, и предлагает четкое приглашение связаться с автором для получения дополнительной информации. Этот тип заключения наиболее подходит для общего рекомендательного письма, поскольку он описывает кандидата в более общих чертах.

Чарльз Вестфилд
Владелец и менеджер, Salty Custom Shirt Design
500 Park Street
Salt Lake City, UT, 89701

30 апреля 2017

Венди Олбрайт
Starlight Communications
999 First Avenue
Vernon, UT, 77079

Уважаемая госпожаОлбрайт,

Я пишу это письмо, чтобы поддержать заявку Стивена Данхэма на должность веб-менеджера и графического дизайнера в Starlight Communications. Более года Стивен работал со мной, создавая индивидуальные дизайны футболок для различных предприятий и частных лиц. Он талантливый дизайнер и работяга.

Большая часть работы, которую Стивен делал для меня, заключалась в создании дизайна и общении с клиентами. Однако он также переработал веб-сайт компании, сделав его более привлекательным и удобным для пользователей.Он очень свободно владеет Интернетом. Помимо обновления веб-сайта компании, Стивен улучшил логотип компании и разработал фирменные канцелярские товары и визитки.

Объем работы, которую мы получаем, может быть чрезвычайно требовательным, но Стивен всегда выполняет свою работу в соответствии с графиком и может спланировать свой рабочий процесс в соответствии с потребностями компании. По этой причине я очень рекомендую вам принять Стивена на эту должность. По моему опыту, не так много людей, которые могут выдержать серьезное давление, чтобы неизменно добиваться качественных результатов.

Если у вас есть другие вопросы относительно заявки Стивена Данхэма на должность веб-менеджера и графического дизайнера, не стесняйтесь обращаться ко мне.

С уважением,

______________

Чарльз Вестфилд
[email protected]
555-555-5555

16 апреля 2017

Мэнди Уилсон
Владелец и менеджер
Наберите 411 Events, Inc.
6 Treeline Ave
Freedom, UT, 80801

Для тех, кого это может касаться,

Я хотел бы порекомендовать Джозефа Раджида на должность в вашей организации.Джозеф был организатором мероприятий и менеджером команды в Dial 411 Events в течение последних трех лет. За это время он показал себя чрезвычайно опытным во всех областях планирования мероприятий.

Как руководитель группы, г-н Раджид демонстрирует организацию, уверенность и профессионализм, необходимые для выполнения этой руководящей роли. Он поддерживает команду сотрудников, которые всегда пунктуальны и трудолюбивы. Я постоянно получаю исключительно положительные отзывы от клиентов об успехе мероприятий, которыми он руководил, а также о качестве услуг, предоставляемых нашими сотрудниками.Если кому и следует отдать должное этим положительным отзывам, так это Джозефу.

Спланировав мероприятия от небольших собраний до гала-концертов, на которых присутствуют тысячи человек, Джозеф обладает опытом в этой области, который необходим для планирования успешных мероприятий. Одним из конкретных контрактов была помолвка дочери дипломата. Заказчик имел в виду событие, настолько амбициозное и запутанное по своему размаху, что я подумал, что это довольно ошеломляющая перспектива. Джозеф взял контракт и быстро нашел специальных подрядчиков, чтобы помочь с некоторыми из наиболее экстравагантных деталей.Мероприятие имело такой успех, что попало в фоторепортаж журнала City Life.

Нам всем грустно видеть, что Джозеф уходит, и нам будет очень его не хватать. Он был образцовым сотрудником и активом компании с первого дня.

Я с большим удовольствием пишу это рекомендательное письмо от имени такого достойного кандидата. Если вам потребуется дополнительная информация, не стесняйтесь обращаться ко мне.

С уважением,

__________________

Мэнди Уилсон
wendywilson @ 411events.ком
313-421-4135

Тед Кросс
Генеральный директор Cross, Inc.
10 Main Street
Charleston, CA,


555-555-5555
[email protected]

12 июля 2017

Джордж Вест
Генеральный директор West, Inc.
55 Easy Street
Амбридж, Нью-Йорк, 50601

Уважаемый мистер Уэст,

Я пишу это письмо в поддержку заявки Трейси Кинан на вакансию в вашей организации.

Comments

No comments yet. Why don’t you start the discussion?

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *