Как планировать: Проект жизни. Как планировать в условиях неопределенной среды

Содержание

Проект жизни. Как планировать в условиях неопределенной среды

Поговоркой про корабль, который лавировал, да не вылавировал, можно кратко подытожить состояние отечественного бизнеса, который не умеет нормально планировать свою деятельность. Но планировать в условиях непредсказуемых изменений почти во всех сферах от экономики до политики, от климата до поведения людей очень сложно. Герой известного романа Булгакова скептически и справедливо заявлял, что управлять без понимания того, что произойдет хотя бы за ближайшую тысячу лет, невозможно. Поэтому человек обречен быть в ситуации, когда его жизнью «управил кто-то другой».

В российских традициях

Часть отечественного бизнеса — то ли под воздействием бессмертного романа, то ли из генотипической любви россиян к крайностям — либо не планирует деятельность вовсе (малых предприятий с нормальной планово-учетной системой практически нет, да и средние часто управляются по принципу наличия денег в тумбочке), либо его планы на бумаге не имеют ничего общего с тем, что происходит по факту. Даже статьи затрат не совпадают, не говоря о показателях.

Тем не менее конец текущего года и начало следующего компании обычно проводят в увлекательном и сложном процессе — пытаясь угадать, что год грядущий нам готовит. Деятельность многих из них связана с закупками за рубежом, а потому курс валют служит мерилом благополучия большого числа бизнесов и не только в нефтегазовой промышленности (у которой как раз все хорошо). Вмешательство госрегулятора тоже вносит элемент нестабильности в планы предпринимателей. А отсутствие терпения и умения выстраивать причинно-следственные связи у постановщиков задач и их исполнителей вынуждает весь менеджмент играть в игру «угадайте, что мы задумали: не угадали — мы уже передумали». Игра идет с переменным успехом как с подачи рынка в целом, так и конкретных работодателей и лиц, принимающих решения, в частности. Выигравших в такой игре нет, зато всегда избыток «виноватых».

Реклама на Forbes

Не жизнь, а сказка

Выбраться из ловушки неопределенности способен тот, кто умеет пользоваться инструментом «скользящее планирование» или «планирование методом набегающей волны». Нехитрый алгоритм давно и успешно применяется в проектном управлении, но незаслуженно редко используется в повседневной практике непроектных организаций. Мне кажется, что и в обыденной жизни любого человека метод скользящего планирования не навредит. А многим даже поможет. Необязательно планировать в частной жизни все — обнулив романтику приятных сюрпризов. Но если есть желание перестать наступать на те же грабли с упорством, достойным лучшего применения, то несколько внятных принципов помогут его осуществить.

Суть идеи скользящего планирования проста: поскольку жизнь всегда богаче наших представлений о ней, невозможно детально запланировать все действия на долгий срок с гарантией непременного «исполнения отдаленных мечт». Однако если человек (или предприятие) не действует всегда и только вслепую, можно задать направление движения к желанной цели крупными мазками, а планировать конкретные действия надо на том временном горизонте, на котором ситуация поддается контролю.

Длительность и содержание плана конкретных действий зависят от той деятельности, которой хочется управлять. И от понимания планировщиком сути этой деятельности. Чем больше опыта, тем четче шаги и длиннее горизонт планирования. Чем меньше опыта, тем обобщеннее образ цели и короче период планирования конкретных действий. Например, если барышне «уж замуж невтерпеж», но замужем она еще ни разу не была, то тщательное представление в голове образа прекрасного принца и детальное изображение его в пахнущем духами дневничке, вопреки наставлениям лайф-коучей, не приблизит объект, а отдалит его от венца. Идеал заботливого состоятельного полубога, красиво описанный в женских романах, потому и не встречается в жизни, что в книжках пишут обычно о том, чего в жизни не бывает, но автору очень хотелось, чтобы было, — вот и создана им альтернативная скучному бытию прекрасная сказка.

Ради гендерной справедливости отметим, что никто так не привередлив в выборе невесты, как лысые нищие холостяки, почему-то считающие свою принадлежность к мужскому полу основным и уверенным преимуществом в глазах любой принцессы.  Однако те, кто был замужем или женат, как правило, уже в состоянии описать желаемый объект довольно близко к распространенному, а не сказочному виду человека и отказаться от большого количества капризов и формулировок «он/она должны, а я имею право». Не потому ли по статистике вторые браки крепче и удачнее первых?

И ровно то же самое происходит у бабочек, пчелок и романтиков «от бизнеса». Чем больше они ориентируются не на опыт и практику работы конкретного бизнеса, а на тренинги типа «как пятью простыми действиями заработать миллион долларов и больше никогда не работать», тем жестче будет удар о жизненную поверхность. Тренеры рассказывают о том, о чем сами мечтают, но достичь в реальности не смогли. Люди, не создавшие успешной бизнес-системы, рассказывают о том, как такую модель сделать. Наивная аудитория верит бодро продекларированным со сцены победам и редко задает вопрос, как в моменте работает тот победный бизнес, о котором рассказывает тренер, если он сам 90% своего времени тратит на шоу.

Планирование не шоу

Планирование отличается от сторителлинга тем, что в нем предполагается не только описание желаемого результата, но и шаги по его достижению. Со сроками, ответственными лицами, ресурсами, стоимостью и др. Умелое планирование предполагает также хеджирование рисков, то есть наличие альтернативного плана Б, если план А в какой-то момент окажется неосуществим.

Итак, что надо сделать, чтобы запланировать деятельность в условиях большой неопределенности среды.

1. Описать желаемую цель и обозначить горизонт планирования. Например, «войти в тройку лидеров отрасли через пять лет». Или «купить домик у теплого моря и переселиться туда через три года». Или «похудеть на десять килограмм к лету (через полгода)».

2. Подумать, чего надо достичь на кратном промежутке, чтобы реализовалась эта цель. Например, «если мы хотим войти в тройку лидеров через пять лет, то какое состояние компании должно быть через три года: место на рынке, объем продаж, уровень капитализации и прочее». Или «если через три года я уже хочу жить в своем домике у моря, то что у меня должно быть через полтора года: какой доход, что в собственности, какой образ жизни». Или «если через полгода я буду весить на 10 кг меньше, то сколько я буду весить через три месяца, какой образ жизни вести, что и когда есть и не есть, каким спортом заниматься и др.».

3. Приблизить горизонт планирования и состояние на тот период, на котором привычно и комфортно управлять своими действиями. Например, «если через три года у нас должен быть такой объем продаж и место на рынке, какого состояния мы должны достичь через год? Что учесть в текущем годовом планировании, чтобы повысить вероятность достижения этого состояния?» Или «если через полтора года у меня планируется такой доход и образ жизни, что мне надо изменить в планах на ближайшие полгода относительно места работы и места в обществе». Или «если через три месяца я буду весить столько-то, то какую диету начать соблюдать, в какой спортклуб мне надо завтра записаться».

4. Запланировав действия на ближайший управляемый период, надо начать их осуществлять, контролируя отклонения. Например, «в текущем году объем продаж основного продукта под угрозой из-за курса валют — какой продукт отечественного производителя можем вывести на рынок, чтобы не провалить продажи?». Или «нынешняя работа не приведет к желаемому доходу, несмотря на то что неоднократно предлагал руководству свое участие в дополнительных проектах — надо запланировать поиск новой, хотя и страшно, да и тусовка сложилась, да и лень». Или «грядет Новый год — как мне запланировать меню так, чтобы не вылететь из привычного веса за три дня и вкусного поесть».

5. По мере движения по календарю в сторону своей цели, конкретизировать следующие периоды, зафиксировав промежуточные результаты и учитывая их в следующей итерации планирования. Например, «через восемь месяцев от старта действий понимаем, что план продаж по году просядет на 20%, если не менять действий или отдельных исполнителей и их систему мотивирования — что надо делать в оставшиеся 4 месяца, чтобы сократить разрыв?» Или «четыре месяца прошли, а я все еще ищу работу по принципу «а вдруг сама найдется?» — так домика у моря мне не видать, надо сделать себе ежедневный план по поиску и выполнять его». Или «вес снизился на три килограмма за три месяца отказа от всех радостей жизни — надо усилить тренировки и диету или забить на цель похудания и быть толстым и счастливым?»

Хороший результат

Итак, создав образ цели и определив направление движения к ней, следует создать несколько промежуточных образов подцелей, достижение которых приведет к желаемому результату. Далее детально планировать действия на тот период, которым вы реально управляете, но строго следить за отклонениями и корректировать либо действия (что правильно), либо образ цели (что нежелательно без серьезных оснований). По мере приближения к промежуточному образу цели и фиксации достижения, детализировать следующий управляемый отрезок действий. И так до победного результата.

Или осознанного отказа от него. У вас всегда есть возможность назвать целью не то, к чему вы реально стремились, а то, чего вы в итоге достигли. В конце концов вы можете выдать полученное за запланированное — и пойти в бизнес-тренеры или лайф-коучи.

Советы для тех, кто хочет эффективно планировать свой день

Вам знакомо чувство паники перед приближающимся дедлайном? Когда понимаешь, что время пролетело, а окончание задачи не виднеется даже вдали. Бывало, что я не успевала выполнить поручение, хотя записывала сроки и вносила задачу в план на день. 

  • Я решила разобраться, что с моим планированием не так и почему список дел не работает. После изучения ряда книг и просмотра вебинаров по тайм-менеджменту я определила ошибки и нашла способы, как планировать день эффективно. Проверила их работоспособность и хочу поделиться итогами с вами.

1. Найти подходящий инструмент планирования

Инструмент первый: календарь как список дел

Сегодня нам предлагается множество инструментов, которые помогут распланировать день: от блокнотов с ручкой до компьютерных программ, которые будут составлять список за вас. Важно методом проб и ошибок найти подходящий именно вам. 

  • Я начинала составлять списки с блокнота, записывала рабочие задачи, которые предстоит выполнить, фильмы, которые хочу посмотреть.
    Но со временем поняла, что мне некомфортно, когда рядом с конспектом рабочей встречи есть напоминание о том, что нужно записаться с собакой к ветеринару. Пробовала пользоваться двумя блокнотами: для работы и личной жизни, но в итоге либо забывала один дома, либо оба занимали слишком много места в сумке. Так я выяснила, что блокнот мне не подходит, теперь я использую его для конспектов или быстрых заметок, которые потом переношу в телефон. 
  • В итоге я опробовала 12 программ для составления списков дел: блокноты, планировщики, заметки. В итоге остановилась на календаре, который синхронизирован между компьютером и телефоном. Использую один календарь для работы и личной жизни. Это удобно тем, что коллеги видят мою занятость при планировании встреч, а я настраиваю напоминания на телефоне о делах, которые предстоит сделать.
  • Заношу в календарь все дела, начиная с рабочих встреч, заканчивая стиркой и приготовлением еды. Так я трезво оцениваю возможности, знаю, сколько времени потрачу на ту или иную задачу. В течение недели список может меняться и корректироваться, для этого оставляю получасовые зазоры между запланированными делами. Для меня это самый рабочий инструмент, который не отвлекает, а наоборот, помогает сосредоточиться на том, что необходимо сделать.

Инструмент второй: заметки в телефоне

Еще один инструмент планирования, которым я пользуюсь, — заметки в телефоне. В заметках планирую бюджет на месяц, составляю списки покупок и дел, которые нужно сделать перед путешествием. Также записываю новые идеи для статей или вебинаров, которые могут прийти в любое время и в любом месте. Визуально разделяю такие заметки по цветам:

  • синий — для рабочих, желтый — для семейных, фиолетовый — для личных. Так я могу быстро найти нужную мне заметку. 

Оба инструмента синхронизирую между собой. В календарь заношу задачу, например «спланировать траты на месяц», а планирую траты уже в заметках. В календаре настраиваю напоминания на особо важные дела, которые могу забыть.

Например, передать показатели счетчиков или принять лекарство. Эти два инструмента планирования подходят мне больше всего, но я смогла это понять, только перепробовав десяток других. 

  • Не бойтесь пробовать и искать. Чем комфортнее будет ваш планировщик, тем чаще вы будете им пользоваться.

2. Составлять список дел с учетом бытовых планов и обязанностей

Моя первая и основная ошибка в планировании заключалась в том, что я вносила в план на день только «очень важные» задачи. Написать статью, прочитать 100 страниц книги, написать план по завоеванию мира. И каждый день, когда я не выполняла и 20% от всего списка, я очень расстраивалась. Я не понимала, почему все вокруг так много успевают, а я только два пункта зачеркнула. Шла искать информацию том, как бороться с прокрастинацией и быть еще эффективнее. Так я сама закапывала себя в яму. 

Когда я поняла, что дело с мертвой точки не двигается и я никак не могу выйти за пределы двух-трех крупных задач, я решила, что пора проанализировать, что идет не так.

  • В один день я стала записывать все дела, которые выполняю. Мне было интересно, куда уходит мое время. Я ожидала увидеть пробелы в моей продуктивности в виде прокрастинации — валянии на диване и просмотре сериалов. Я отчаянно хотела победить лень. Каково было мое удивление, когда в конце дня в списке было: почистила картошку, поставила варить картошку, погуляла с собакой, помыла собаку, помыла ванну, сделала салат из картошки, помыла посуду. И никаких сериалов! Оказалось, бороться нужно не с прокрастинацией, а с нерациональным планированием. Я составляла список «развивающих и рабочих» задач, не учитывая, что половину моего дня занимают бытовые дела, которые я не могу отложить.

У каждого из нас есть ряд бытовых обязанностей, которые мы должны выполнять каждый день. Часто эти дела занимают весомую часть нашего свободного времени. Поэтому нельзя не учитывать их при составлении плана на день. Поддержание порядка в доме положительно сказывается на нашей продуктивности, а правильный баланс между работой и отдыхом помогает не выгорать.

 

Лайфхак: можно разделить свои заметки по сферам жизни: работа, дом, личное. Это помогает упорядочивать списки, чтобы не потеряться в одном очень большом списке. При планировании я беру дела из этих списков и составляю один большой план на день или неделю. Если дело становится несрочным, то переношу его обратно в тематическую заметку, если дело сделано — удаляю из обоих списков. Так разделять удобно, когда заметок накопилось очень много и сложно в них ориентироваться. Если у вас их немного, то можно хранить все в одном списке.

3. Уйти от многозадачности к качественному выполнению небольшого количества задач

Одна моя знакомая жаловалась на то, что у нее не получается планировать. На вопрос, 
в чем заключается проблема, она стыдливо опустила глаза и еле слышно прошептала:
«Я никогда не выполняю план…» Мне стало очень интересно посмотреть на план, который никак не удается выполнить. Последний состоял из 27 дел, 15 из которых физически выполнить за сутки было нельзя.

Частой ошибкой при планировании становится излишняя многозадачность. Для чего планировать, если в плане две задачи? Если составлять план, то только грандиозный. К сожалению, грандиозные планы разбиваются о недостаток времени и сил, после чего забрасываются насовсем.

Когда я спросила свою знакомую, по какому принципу она составляет список дел, она ответила: «Все, что нужно сделать!» Выяснилось, что у задач не было четкого дедлайна. Для чего их нужно было выполнять все в один день — непонятно. Тогда я задала определяющий вопрос: для чего она составляет список дел? Она ответила, чтобы видеть, что день прошел не впустую. В ответе содержалась ошибка, на крючок которой и я однажды попалась. 

Часто мы составляем планы и списки для того, чтобы самоутвердиться в собственных глазах. Перед нами возникает иллюзия: чем больше задач за день я выполню, тем я продуктивнее. Но это ошибка, из-за которой наши ожидания о планировании рушатся и мы делаем вывод, что нам это не подходит.

При планировании нужно понимать цель. Нас интересует результат. Мы работаем не на количество, а на качество. Важно не количество прочитанных книг, а качество материала, который мы из них усвоим и сможем применить в жизни.

  • Поэтому начинать планирование нужно с малого, постепенно вырабатывая навык, который в будущем будет экономить силы и время. Планирование позволяет держать перед глазами главную цель и не сходить с пути. Но взамен требует осознанности и терпения. 

4. Фиксировать выполненные задачи и количество времени, которое на них уходит

Бывает за день мы выполняем очень много дел, жалуемся на то, что в сутках только 24 часа, возвращаемся домой абсолютно разбитыми. А когда нас спрашивают, чем мы сегодня занимались, мы не можем четко сформулировать ответ. Кажется, будто ничего толком не сделано. Чтобы такого не происходило, очень важно записывать дела, которые вы выполняете

в течение дня. Список может корректироваться, какие-то дела отменяться, а новые добавляться.

  • Настоятельно советую все записывать. А в конце дня церемониально зачеркивать выполненные дела. Так мы даем мозгу установку: я с делами справился, я молодец! 

Для того чтобы научиться грамотно планировать свой день, необходимо знать и понимать себя. Нужно знать, сколько времени занимает та или иная задача, в какое время суток они даются легче, а в какое затягиваются. Изучать себя — очень полезно. Если вы будете фиксировать не только действия, которые выполняли, но и время выполнения, в каком расположении духа вы были, что вас отвлекало или стимулировало — это позволит вам лучше узнать самого себя и в последующем более грамотно планировать свой день, а значит, больше успевать.

Лайфхак: попробуйте упражнение «будильник». При составлении плана на день откладывайте определенное количество времени на каждую задачу, а перед выполнением включайте таймер или будильник. Если вы закончите выполнение дела раньше, чем прозвучит будильник, то нужно понять, что позволило вам справиться быстрее. Может быть, для выполнения этого действия вы идеально подобрали время суток. Это стоит отметить и учесть при дальнейшем планировании. Если же будильник прозвенел раньше, чем вы успели закончить дело, стоит понять, почему вам потребовалось больше времени, сделать выводы и учесть их при выполнении этого действия в следующий раз.

5. Помнить про главную цель

В мире планирования существует схема под названием «Пирамида Франклина». Ее суть заключается в том, что план на день является начальной точкой к достижению главной жизненной ценности и идеи. В пирамиде шесть ступеней:

  1. План на день.
  2. Краткосрочный план на недели или месяцы.
  3. Долгосрочный план на годы.
  4. Генеральный план достижения глобальной цели.
  5. Глобальная жизненная цель.
  6. Главные жизненные ценности — то, чего человек хочет от жизни.
  • Идея заключается в том, что действия, которые мы совершаем каждый день / неделю/ месяц, должны в итоге привести нас к той самой цели жизни, ради которой мы двигаемся вперед. Наши дни состоят из бытовых хлопот, мелких задач и поручений, пробок, готовки и уборки. Мы не можем от этого избавиться, потому что из таких маленьких действий состоит вся наша жизнь. Но чтобы не утонуть в рутине повседневности, нужно каждый день делать шаг, который приблизит вас к вашей заветной цели.

Мне исходный вид пирамиды не нравится, потому что он требует от меня здесь и сейчас решить всю мою судьбу. Я хочу оставить для себя возможность изменить взгляды на жизнь и основные цели, поэтому предлагаю ее немного модифицировать:

  1. План на день.
  2. План на неделю / месяц.
  3. План на год / несколько лет.

Считаю, что цели и задачи, которые мы ставим перед собой, должны быть измеримыми и достижимыми, поэтому предлагаю не ставить цели дольше чем на пару лет. Полезно периодически оглядываться назад, видеть свои достижения и ставить новые цели.

Предлагаю начать с постановки цели на ближайший год-два. Цель должна быть сформулирована по SMART:

SMART — это аббревиатура, используемая в менеджменте и проектном управлении для определения целей и постановки задач

Аббревиатура Расшифровка
S — Specific Конкретность
M — Measurable Измеримость
A — Attainable Достижимость
R — Relevant Уместность
T — Time-bound Ограниченность во времени

Цель должна быть:

  • Конкретной. Например, «увеличить суммарный доход семьи».
  • Измеримой. Мы должны иметь возможность измерить ее результат. Если показатель количественный, то необходимо выявить единицы измерения, если качественный, то необходимо выявить эталон отношения. Например, «увеличить доход семьи на 25% относительно доходов в этом году».
  • Достижимой. Мы должны понимать, что у нас есть возможность эту цель достигнуть. Если у нас нет партнеров и стартового капитала для начала нефтяного бизнеса, то вряд ли мы сможем за пару лет повысить доход на 500%.
  • Уместной. Необходимо удостовериться, что выполнение задачи действительно необходимо.
  • Ограниченной во времени. Необходимо зафиксировать время, через которое мы достигнем цель. 

Важно помнить: чем масштабнее цель, тем глубже яма при ее недостижении. 

Давайте сформулируем пример правильной цели по SMART:

  • К 31 декабря 2021 года (ограничение по времени) я повышу свой доход (конкретность) на 25% от текущего (измеримость) за счет повышения уровня квалификации и сложности выполняемых задач на работе (достижимость).

Сформулировав глобальную цель на ближайшие два года, я должна декомпозировать ее на 12 частей и внести их в месячные планы. Каждую из частей нужно разбить на более мелкие и быстро выполнимые задачи и вносить их в план на день.

Бесплатные вебинары в Контур.Школе

Изменения в учете. Практические ситуации. Судебная практика.

Расписание вебинаров

Давайте на примере сформулированной цели попробуем составить план по ее достижению. Мы хотим повысить доход на 25% с помощью повышения уровня экспертности и квалификации и сложности выполняемых задач. Для этого нам нужно изучить рынок труда и понять, какому уровню квалификации мы должны соответствовать, чтобы получать на 25% больше. Определив нужный уровень, мы ищем инструменты для его достижения. 

Пример. Виктор работает программистом. Для того чтобы получать на 25% больше, ему нужно повысить уровень профессионализма с новичка до среднего уровня. Для того чтобы перейти на следующий уровень, он должен владеть пятью языками программирования. Сейчас он владеет двумя. Значит, ему нужно за два года пройти три курса по изучению новых языков программирования. Год он откладывает на изучение и год на практику. Он должен проходить новый курс каждые 4 месяца. В планы на январь, май и сентябрь Виктор внес начало обучений по новым курсам. А при планировании он будет вносить задачи, которые приблизят его к завершению этих курсов: просмотр лекций и прохождение тестов по темам.Подводя итог, хочу сказать, что не существует универсального средства для достижения успехов. К высоким результатам приведут усердный труд, старания и упорство. А грамотное планирование может помочь сократить путь к достижению цели.

Думайте на бумаге. Каждая минута, затраченная на планирование, экономит 10 минут при осуществлении плана
Брайан Трейси

 

Потехе час. Как планировать день, чтобы рабочие задачи не перевешивали личные?

Электронный календарь стал одним из наших главных инструментов в работе. Звонки с командой, статусы по проекту, встречи с партнерами – все мероприятия и задачи мы фиксируем в нем. Еще недавно поиски свободного «окна» в расписании напоминали настоящий челлендж: мы могли часами обсуждать, кому, когда и во сколько удобно провести встречу, но так и не договориться. Благодаря появлению сервисов-планировщиков вроде Calendly или Meetingbird смогли оптимизировать этот процесс.

Суть их работы довольна проста: они интегрируются с календарем и формируют ссылку с информацией о свободных «окнах», которую пользователь может отправить своему собеседнику, чтобы тот выбрал удобное ему для встречи время. С одной стороны, мы научились мастерски управлять бизнес-графиком, с другой – рабочие задачи продолжают перевешивать личные (вроде сходить в спортзал или пройти курс иностранного языка).

Например, раньше мой поход в фитнес-клуб часто срывался в последний момент: я планировала провести тренировку вечером, но в это время как назло всегда появлялись важные совещания или задачи. Вместо занятий спортом приходилось «тушить пожары». Но как-то я забронировала время тренировки в календаре, и ситуация изменилась. Случается только то, что запланировано. Чтобы успевать не только работать, но и уделять время своему здоровью, отдыху и саморазвитию, нужно бронировать время под личные цели в календаре. Это реально работает. 

Персональная система планирования

Большая часть бизнес-литературы рассказывает нам, как ничего не забыть, все спланировать и выделить самое главное в списке задач. Но не менее важно определить, что вы не будете делать. Совсем. Стратегический выбор – это не длинный список задач, часть из которых мы берем в приоритет, а другие оставляем на потом. Главное, успеть сделать самое важное, а не все.

Раньше я составляла длинный список задач на день. Рвалась скорее начать, но уже к середине дня понимала, что ничего не успеваю. Сейчас же, прежде чем поставить задачу в свой план, оцениваю не только ее важность, но и количество времени, которое мне понадобится на ее выполнение. Например, вам нужно 4 часа, чтобы разработать концепцию нового проекта. Забронируйте это время в своем календаре и подберите правильные часы для работы.

Дело в том, что у каждого из нас есть предел продуктивности, который в среднем составляет 3-4 часа в день. В течение дня мы испытываем колебания энергии – подъем, спад и снова подъем. Эти колебания связаны с биоритмами и пиком продуктивности. Чаще всего это утро с 9.00 до 12.00 и вечер с 17.00 до 20.00. В связи с чем важные переговоры, подготовки презентаций, мозговые штурмы и стратегические сессии лучше ставить на утренние часы. А вот после обеда организм чувствует сонливость в течение 1–2 часов, поэтому это время лучше посвятить задачам, которые не требуют высокой концентрации. 

Также вы можете составить персональный график продуктивности. Например, американский писатель Сэм Карпентер в книге «Системность во всем» предлагает отмечать свой уровень энергии по 10-балльной шкале каждый час в течение трех недель. Благодаря такому анализу можно узнать, на какое время суток приходится пик вашей продуктивность, в зависимости от которой стоит планировать свой день. Разные типы задач требуют от нас разных мозговых усилий, поэтому распределять надо не только время, но и энергию. 

Шаблонное расписание: внедряйте повторяющиеся события вместо разовых

Кажется, главный секрет планирования – в предсказуемости. Искусство маленьких шагов для непрерывного продвижения к цели требует дисциплины. Иногда наш мозг тратит на решение больше ресурсов, чем на само действие. Поэтому здорово один раз решить, а потом не задумываясь сделать. Например, американский миллиардер, основатель Twitter Джек Дорси каждый день недели посвящает работе над определенной темой задач. Его расписание выглядит следующим образом:

– понедельник – менеджмент и администрирование;

– вторник – продукт;

– среда – маркетинг и коммуникации;

– четверг – связи с партнерами; 

– пятница – культура и наем новых сотрудников.

Я знаю несколько компаний, которые стали проводить совещания по шаблонной модели. Например, каждый понедельник обсуждают продажи и маркетинг, а каждую пятницу – стратегические задачи. Этот же принцип я переложила на решение личных задач. Посвящаю 1–2 часа в день тем сферам, в которых вижу для себя наибольшую ценность. Например, в понедельник выделяю время на красоту и здоровье, во вторник – на новые знания, в пятницу – на нетворкинг и т. д. В момент, когда мне нужно определить время для разговора с новым знакомым, я точно знаю, что на подобные задачи у меня есть двухчасовой слот в пятницу вечером. 

Выделяйте четырехчасовой стратегический слот

Гуру венчурного бизнеса Пол Грэм часто рассказывает, что использует в работе два режима – режим «творца» и режим «менеджера». Последний предполагает решение операционных задач, которые занимают большую часть рабочего времени большинства предпринимателей и топ-менеджеров. Они, как многорукий бог Шива, пытаются решить несколько задач одновременно: кого из кандидатов взять на работу, какой канал лучше всего подойдет для продвижения нового продукта, как увеличить продажи и многое другое. И это нормально, когда важно уследить за всем сразу. В режиме «творца» нужно отложить ежедневную рутину, чтобы, не отвлекаясь, подумать над решением стратегических задач. 

Только представьте: чтобы сконцентрироваться, нам нужно 25 минут. К примеру, вы собираете слайды для инвестиционной презентации, но отвлекаетесь буквально на пять минут, чтобы ответить на сообщение в мессенджере. В итоге пять минут превращаются в полчаса. Ведь, чтобы войти в тот же ритм, вашему мозгу необходимо гораздо больше времени, чем кажется. 

Работать в режиме «творца» – не отвлекаясь – возможно. Для этого нужно внедрить в свой еженедельный календарь «стратегические слоты» по четыре часа. Хотя бы один раз в неделю и желательно в ваш пик продуктивности. Не планируйте в этом промежутке встречи и звонки, иначе ваш день может превратиться в «нарезку» из бесконечных переговоров. Вроде день забит, а поработать некогда. 

Это ваше священное время, когда можно взять одну крупную задачу и сосредоточенно поработать.

Посвящайте время личным ритуалам

Забронируйте в своем расписании один час на ежедневные ритуалы, например, на чтение книг или медитацию. Еще год назад мне не удавалось делать это системно. Это выглядело так: о, сегодня у меня есть 15 минут на чтение. Я смогла внедрить полезные привычки в свою жизнь, когда стала бронировать для них время в своем расписании. Вы точно сможете дойти до спортзала, если зафиксируете время тренировки в календаре. Заложите один час на дорогу, один час на тренировку и 30 минут на душ. Будьте открытыми и попросите своих коллег не ставить на это время рабочих встреч.

Продуманное личное расписание придает не только ощущение контроля над жизнью, но и чувство свободы. Когда вы подумали над ключевыми событиями недели и забронировали для этого свое время и внимание, у вас появляется возможность более качественно проживать жизнь в моменте. Здесь и сейчас смаковать каждую минуту.

Мнение редакции может не совпадать с точкой зрения автора.

Как планировать, когда ничего нельзя планировать?

Как планировать, когда ничего нельзя планировать?

2020-ый дал нам всем жару. VUCA-мир, вызовы внешней среды и, конечно, COVID-19. Уровень неопределенности просто зашкаливает. Не понятно, куда, как и с кем идти. Всё влияет на всё. Одни и те же события, явления, данные можно интерпретировать по-разному.

Пора признать, понять, принять, что перемены – это новая нормальность. Не стоит ждать стабилизации ситуации. Этого просто не будет. Поэтому, нужно перестать пережидать или бороться с ситуацией. Пришло время научиться использовать эту нестабильность как новый ресурс.

Конец года, по традиции, время строить планы на будущее. Раньше в этот период мы проводили довольно много стратегических сессий с корпоративными клиентами. Ставили цели на год, планировали на долгосрочную и среднесрочную перспективу. Сейчас ситуация несколько иная: все меняется слишком быстро. Во внешней среде: в мире, в бизнесе, в работе. В приоритетах, ценностях, желаниях и интересах людей. И нужно научиться это учитывать.

 

Меняйся, будь гибким

Это значит, не сопротивляться обстоятельствам, не цепляться за планы и быть готовым их поменять. Помните, выживает не сильнейших, а тот, кто быстрее приспосабливается и адаптируется к изменениям. Этот принцип вывел еще Чарльз Дарвин. В VUCA-мире быстрота реакции – это новая валюта, основа успеха.

К сожалению, большинство из предлагаемых систем планирования очень негибкие. Они предполагают, что мир статичен. Есть цель и есть линейное к ней движение. Реальная же жизнь показывает, что двигаться к цели можно по-разному: зигзагом, по синусоиде, совершая крутые виражи на поворотах.

А можно и вовсе отказаться от цели на пути движения к ней. Поскольку цели, которые вы ставите сегодня, определяются вашим сегодняшним мышлением. И оно будет отличаться от того, что было месяц или полгода назад. Значит план по их достижению тоже будет другой. Наша жизнь становится интереснее. Некоторые цели – неактуальными. Поэтому, задавайте вектор развития и учитесь принимать ситуацию, радоваться подаркам судьбы, видеть возможности и доверять интуиции, хотя бы иногда.

 

Стань спринтером и концентрируйся на главном

Гибкость вовсе не означает, что не нужно планировать. Нужно. Но давая себе возможность для маневра. И не распыляя ресурсы. Наша жизнь с ее бешеным темпом, соцсетями, сотнями чатов в телефоне распыляет внимание и растрачивает энергию. Если вы отвлеклись на 3 минуты, чтобы полистать ленту в Инстаграм, знайте, что вам потребуется около получаса, для того, чтобы вновь сосредоточиться на своей задаче.

Нам очень нравится технология гибкого, agile-планирования. Она отлично подходит как для решения бизнес-задач, так и для личного использования. Вместо постановки долгосрочных целей делите свой путь к результату на короткие отрезки – спринты. И в течение короткого времени сосредоточенно работайте над ограниченным числом целей. Спринты позволяют приспосабливаться к изменяющимся условиям, сохранять фокус внимания и шаг за шагом идти в точку назначения.

Обычно agile-спринты длятся от одной до трех недель. Слишком короткие по времени спринты не позволяют совершить маневр, когда это необходимо. А слишком длинные – снижают мотивацию и размывают конечную цель. Да и прокрастинация тоже может появиться – время же еще есть, можно и “бамбук покурить”. Делайте недельные перерывы между спринтами, чтобы перевести дух, осмыслить ситуацию и поставить новые планы. И так, за год, незаметно для себя выполните 12 спринтов.

Agile-подход к планированию позволяет экспериментировать и видеть открывающиеся возможности. Здесь нет “правильно” и “неправильно”. Здесь есть “интересно”, “надо попробовать”, “а что будет, если…”.

 

Так как, все-таки, планировать?

Думаю, все вы знакомы с методикой SMART. Это одна из самых популярных технологий по постановке целей и планированию. Но мы добавим к ней еще три новых буквы – ALE.

И тогда у нас получится следующее.

    • Specific – цель должна быть конкретной. Напишите, какого результата вы хотите добиться.
    • Measurable – цель должна быть измерима. В каких показателях вы будете мерить вашу цель?
    • Achievable – цель должна быть достижима. В первую очередь для вас. В пределах вашего понимания.
    • Relevant – цель должна быть значимой, нужной для вас. Это должна быть ваша цель, а не чья-то, навязанная сверху.
    • Time-bounded – цель должна быть ограничена по времени, задан дедлайн.
    • Ambitious – цель должна быть немного амбициозной и заряжать вас энергией.
    • Legal – цель должна быть легальной, в первую очередь с точки зрения закона. Она не должна быть вредной.
    • Ecological – цель должна быть экологичной и учитывать интересы других людей. Коллег, партнеров, семьи, друзей и т.д.

Каждый свой спринт формулируйте и расписывайте, опираясь на эти параметры. Берите бумагу и ручку. И пропишите цели и план на свой первый спринт. Если вы взяли в работу большой проект, постарайтесь разбить его на законченные этапы. Каждый этап рассматривайте как отдельный проект. Проверьте, как это работает в бизнесе, карьере, отношениях с окружающими, личной жизни.

 

Читайте также:

У вас будет ребенок! Как планировать беременность

Все пары рано или поздно задумываются о пополнении в семье. Одни сразу приступают к делу, а другие предпочитают для начала все тщательно изучить и обратиться за советом к специалистам. Ульяновский врач акушер-гинеколог Дарья Иванникова поделилась с ulpravda.ru основными правилами подготовки и возможными препятствиями на пути к родительству.

А может, по старинке?

Подчинять свою сексуальную жизнь расписанию для того, чтобы получить заветные две полоски на тесте, не стоит. Часто это не помогает, а вгоняет в стресс обоих партнеров. Однако посетить специалиста всё же нужно.

«Сейчас женщины задумываются о пополнении в семье значительно позже. К этому моменту увеличивается риск заболеваний и степень их тяжести. Также на здоровье влияют негативные факторы экологии. Поэтому всем парам всегда рекомендую пройти обследование перед беременностью. Это касается не только физического здоровья, важна и психологическая подготовка обоих партнеров», — говорит акушер-гинеколог.

В большей степени, конечно, подготовка касается женщины. Ведь во время беременности именно ее организм подвергается колоссальной нагрузке, а определенная диагностика и лечение некоторых заболеваний могут быть невозможны во время беременности. Я на своем примере убедилась. У меня нежданно-негаданно начались проблемы с почками, которые раньше вообще никак не давали о себе знать. Ситуация усложнилась тем, что не было препаратов, которые бы не навредили мне и малышу. Поэтому все 9 месяцев беременности приходилось терпеть приступы почечных колик. Проблемы можно было избежать, если бы я знала о ней заблаговременно.

С чего начать?

Для начала мужчине нужно обратиться к терапевту, а женщине — в консультацию по месту жительства. Почти все необходимые анализы и исследования перед планированием беременности можно сдать и пройти в Ульяновской области бесплатно по ОМС.

«На планирование рекомендуется отвести не менее трех месяцев. Необходимо скорректировать образ жизни обоих родителей: отказаться от вредных привычек, придерживаться правильного питания. А также провести полное обследование организма: посетить гинеколога для выявления или коррекции имеющихся заболеваний и посетить узких специалистов для санации хронических очагов инфекции, а также провести необходимую вакцинацию женщин от инфекций, которые могут вызвать патологию у плода», — говорит доктор.

Как правило, иммунитет от многих опасных болезней у нас уже есть, потому что почти каждый проходил полную вакцинацию в детстве. Но если по каким-то причинам этого не произошло, нужно знать, что есть заболевания, очень опасные для беременных. К примеру, краснуха часто оказывается причиной развития серьезных пороков у плода. 

«Во время беременности вакцинация против кори, краснухи и паротита (КПК) не проводится, — предостерегает Дарья. — Поэтому своим пациентам я рекомендую проверить уровень антител до наступления беременности. Если они отсутствуют, то есть смысл сделать прививки на этапе планирования. Что касается других прививок, то лучше этот вопрос обсуждать со своим врачом в индивидуальном порядке».

В период пандемии актуальной стала и вакцинация от коронавирусной инфекции. Тут позиция врачей однозначная: во время беременности стоит воздержаться, потому что официальных данных о влиянии прививки на организм беременной нет. Но на этапе планирования стоит задуматься, потому что ситуация с COVID-19 напряженная во всех регионах страны.

«После вакцинации до момента наступления беременности должно пройти не менее трех месяцев. Это касается не только вакцины от коронавируса, но и всех остальных», — предупреждает Дарья.

Старородящая, или Опасности поздней беременности

К врачам перед важным шагом теперь приходят не только пары, которым от 35 и выше, но и совсем молодые будущие родители.

«Расскажу о фактах — всемирных исследованиях ВОЗ, — говорит доктор Иванникова. — Есть такой показатель, как процент живорожденных детей. К примеру, если женщина моложе 35 лет, то этот показатель составляет 40,7% от всех рожденных детей в этой возрастной группе. А дальше он стремительно уменьшается. Так в 35-37 лет живые дети рождаются только в 31,7% случаев, в 38-40 — 22%, а в возрасте от 40 и старше и вовсе составляет не больше 12%. Если же говорить о таких генетических заболеваниях как синдром Дауна, то у детей от двадцатилетних мам он выявляется лишь у 1 ребенка из 1480 случаев, а у женщин старше 35 лет – у 1 ребенка из 353. Делайте выводы сами».

У мужчин проблема в основном одна – с возрастом снижается качество спермы. Хотя, если нет никаких онкологических заболеваний и химического облучения, возможность зачатия может сохраняться достаточно долго. Женский же век, действительно, короткий. А обусловлено это генетическим запасом количества яйцеклеток. Проще говоря, сколько природой заложено – столько и будет возможность зачать — повлиять на это невозможно.

«Но несмотря на статистику, женщины сейчас часто рожают поздно, и диагноз старородящая – пережитки прошлого. Главное, чтобы здоровье и генетика позволяли», — объясняет доктор.

Анализы и исследования

Из основных анализов, которые нужно сдать на первом этапе, – на выявление инфекций, передающихся половым путем. И часто они протекают бессимптомно.

«Для условно здоровых женщин, то есть для тех, что не имеют никаких хронических заболеваний (или не знают о них), на этапе планирования рекомендую сдать кровь на ТТГ (это скрининг на заболевания щитовидной железы), общий анализ крови, на ВИЧ, сифилис и гепатиты группы В и С, мазок на инфекции, передающиеся половым путем (мужчинам урологический мазок). Также обязательно сделать флюорографию, потому что в Ульяновской области не самая благополучная ситуация по туберкулезу», — рассказывает Дарья.

Если находятся скрытые заболевания, то список исследований корректируется на приеме у врача в соответствии с ситуацией.

Питание и витамины

Мы часто слышим от беременных фразу «Я ем за двоих». Не делайте так. Это не правильно. Питание во время беременности и до нее должно быть сбалансированным, чтобы и мама, и малыш получали все нужные им питательные вещества. Но тут ничего сверхъестественного, никаких жестких диет, простая и полезная пища.

«Рекомендации по питанию беременных женщин не сильно отличаются от обычного здорового питания всех остальных людей, — говорит Дарья Иванникова. — Нужно просто увеличить количество овощей и фруктов в рационе. Взять за правило после каждого приема пищи или в перекус съедать какой-нибудь свежий фрукт или овощ. Ну и, конечно же, убираем полностью или сильно уменьшаем употребление шоколада в любом виде, фастфуда и всех блюд из фритюра, а также жирные соусы, сладкие йогурты, выпечку и торты. А к третьему триместру в рацион рекомендуется добавить один дополнительный прием пищи на 150-200 калорий».

Что же касается приема витаминов, то лучше всего их получать через продукты: мясо, рыба, свежие овощи и фрукты. Но если по анализам установлен дефицит какого-то витамина в организме, корректировать его под наблюдением специалиста.

«Здоровым женщинам, без установленного дефицита витаминов, я рекомендую прием фолиевой кислоты, потому что это витамин номер один для всех, кто задумался о появлении малыша. Он уменьшает риск развития дефекта нервной трубки плода. Принимать его можно длительно, он не накапливается в организме. Также не забываем и о том, что мы находимся в эндемичном районе по дефициту йода, поэтому всем беременным и во время грудного вскармливания показан прием препаратов йода. Но все препараты и их дозы должны быть согласованы с лечащим врачом», — говорит Дарья.

А что на счет красненького?

В этом вопросе большинство врачей непреклонны и считают, что беременность и алкоголь – несовместимы.

«Это очень частый вопрос. Нет, нельзя. Совсем. Потому что безопасных доз алкоголя не существует. Он свободно проникает через плаценту и уже через 2 часа может обнаруживаться в крови плода в том же количестве, что и в крови матери. Алкоголь оказывает негативное влияние не только на течение беременности, т.к. может спровоцировать выкидыш или преждевременные роды, но еще на развитие плода, его интеллект, память и психику в будущем. Разве один весёлый вечер с алкоголем стоит здоровья малыша?»

Беременность противопоказана!

Многие пары откладывают свою беременность в силу разных причин: карьера, самореализация, покупка жилья или путешествия. Но бывает и так, что вот уже и карьера построена, и дом, и лететь никуда не охота, а врачи говорят «Стоп, подождите». С чем это может быть связано?

«Повременить с беременностью стоит в случае, если у вас имеется острое инфекционное заболевание или обострение любого хронического. В этом случае надо скорректировать течение заболевания, принимать профилактическую терапию и только потом начинать планировать, такие пациенты тоже успешно вынашивают здоровых малышей. Особые противопоказания имеются и у онкологических больных, которым предстоит курс химиотерапии. Тут мы можем предложить сохранить их генетический материал, а когда человек вступит в стойкую ремиссию и захочет родить, то у него будут здоровые клетки, которые мы сможем использовать», — заключает Дарья.

Бывают случаи, что будущие родители полностью здоровы, а долгожданная беременность не наступает. В таких случаях специалисты рекомендуют ни в коем случае не отчаиваться, а посетить кабинет репродуктолога. Наука шагнула далеко вперед. И если вы действительно хотите родить, то долгожданное счастье к вам обязательно придет!

Планирование конференций – Zoom Центр справки и поддержки

  1. Войдите в учетную запись на веб-портале Zoom.
  2. Нажмите «Конференции», а затем — «Запланировать новую конференцию».
  3. Выберите параметры конференции.  Обратите внимание: некоторые из этих параметров могут быть недоступны, если они отключены и заблокированы в выключенном положении на уровне учетной записи или группы.
    • Тема. Введите тему или название конференции.
    • Описание. Введите в этом параметре описание конференции.
    • Когда. Выберите дату и время начала конференции. Можно ввести любое время вручную и нажать Enter для выбора. 
    • Продолжительность. Выберите примерную продолжительность конференции. Эта настройка используется только в целях планирования. Конференция не завершится по истечении этого времени.
    • Часовой пояс. По умолчанию Zoom использует часовой пояс, указанный в вашем профиле. Нажмите на раскрывающееся меню, чтобы выбрать другой часовой пояс.
    • Повторяющаяся конференция. Установите флажок, если нужно запланировать повторяющуюся конференцию (для каждого сеанса будет использоваться тот же идентификатор конференции). При этом откроются дополнительные параметры повторения.
      • Повторение. Выберите периодичность повторения конференции. ежедневно, еженедельно, ежемесячно или без фиксированного времени. Возможно повторение до 50 раз. Если требуется больше 50 повторений, используйте параметр «Без фиксированного времени».
      • Другие параметры повторения зависят от периодичности повторения конференции. Вы можете настроить завершение конференции после определенного количества повторений или установить завершение повторяющейся конференции на определенную дату.
    • Включить эту конференцию в список публичных мероприятий. Если для вашей учетной записи включен список публичных мероприятий, установите этот флажок, чтобы включить эту конференцию в список.
    • Регистрация. Установите этот флажок, если для вашей конференции будет требоваться регистрация. Вместо ссылки для входа участников вам будет предоставлена ссылка регистрации. Если требуется регистрация, и конференция является повторяющейся, выберите один из следующих параметров.
      • Участники регистрируются один раз и могут участвовать во всех событиях. Зарегистрированные участники могут участвовать во всех событиях. Будут перечислены все даты и времена конференций, и участники будут зарегистрированы во всех событиях.
      • Участникам нужно регистрироваться в каждом событии. Участникам нужно регистрироваться в каждом событии отдельно. Они могут выбрать только одну дату и время на странице регистрации.
      • Участники регистрируются один раз и могут выбирать посещение одного или нескольких событий. Участники регистрируются один раз и могут выбирать посещение одного или нескольких событий. Они должны выбрать даты и время посещения, при этом они будут зарегистрированы только в этих событиях. Они могут выбрать несколько параметров одновременно.
    • Видео организатора. Выберите, хотите ли вы транслировать изображение с камеры организатора при входе в конференцию. Даже если будет выбрано значение «Выкл.», организатор будет иметь возможность включить трансляцию изображения.
    • Видео участников. Выберите, хотите ли вы транслировать изображение с камер участников при входе в конференцию. Даже если будет выбрано значение «Выкл.», участники будут иметь возможность включить свое видео.
    • Параметры звука. Выберите параметры звука при входе пользователей: только «Телефон», только «Звук компьютера», «Звук телефона и компьютера» (оба варианта) или «Сторонний звук» (если включено для вашей учетной записи).
    • Набрать номер из. Если для этой конференции включена настройка «Телефон» или «Звук телефона и компьютера», нажмите «Редактировать» для выбора стран исходящего соединения, которые вы хотите включить в приглашение. По умолчанию в него включаются страны глобальных номеров для исходящих соединений, указанные в меню «Мои настройки конференции».
    • Требуется пароль конференции. Здесь можно выбрать и ввести пароль конференции. Участники должны будут ввести его для входа в запланированную конференцию.
      Примечание. Пароль конференции должен соответствовать следующим требованиям.
      • Длина — не более 10 символов.
      • Пароли чувствительны к регистру.
      • Рекомендуется использовать буквенно-числовые символы и специальные символы: «@», «*», «_», «-».
      • Клиент Zoom для ПК поддерживает буквенно-числовые символы и следующие специальные символы: «@», «*», «_», «-».
      • Веб-портал Zoom поддерживает любые символы, за исключением следующих: «&», «<», «>», «\».
    • Включить вход раньше организатора. Разрешить участникам входить в конференцию без вас или раньше вас. Конференция завершится через 40 минут для базовых (бесплатных) пользователей, если в конференцию войдет 3 или большее количество участников.
    • Выключать звук участников при входе. Если вход раньше организатора не включен, то звук участников будет выключаться при входе в конференцию. Участники могут включать свой звук после входа в конференцию. 
      Примечание. Чтобы выключить звук всех участников, находящихся в конференции, см. параметры управления участниками.
    • Использовать идентификатор персональной конференции. Установите этот флажок, если хотите использовать свой идентификатор персональной конференции. Если этот флажок не установлен, будет создан случайный уникальный идентификатор конференции.
    • Включение зала ожидания. Функция помещает участников в зал ожидания и позволяет организатору управлять моментом их входа в конференцию.
    • Участие в этой конференции могут принимать только зарегистрированные пользователи. В конференцию смогут войти только пользователи, выполнившие вход в систему.
    • HD-видео по умолчанию. Если вы включите эту настройку, участникам всегда будет выводиться видео в HD-качестве по умолчанию (если эта функция доступна в настройках учетной записи).
    • Записывать конференцию автоматически. Установите этот флажок, чтобы автоматически записать конференцию. Выберите, хотите ли вы выполнять запись локально (на ваш компьютер) или в облако (zoom.us/recordings).
    • Запланировать для. Если у вас есть право на планирование от имени другого пользователя, вы сможете выбрать пользователя, от чьего имени необходимо запланировать конференцию, в раскрывающемся списке.
    • Альтернативные организаторы. Введите адрес электронной почты другого лицензированного пользователя Zoom в вашей учетной записи, чтобы разрешить ему начинать конференцию в ваше отсутствие. 
  4. Нажмите «Сохранить» для завершения.

После завершения вы можете выбрать параметр календаря, чтобы добавить запланированную конференцию в ваш календарь, или выбрать «Копировать приглашение», чтобы отправить приглашение в вашу конференцию Zoom.

При нажатии «Копировать приглашение» открывается окно, в котором вы можете копировать полное приглашение, чтобы отправить его по электронной почте.

Примечание. При использовании параметра «Календарь Outlook» файл .ics может открыться в приложении iCal, если Outlook не выбран в качестве почтового клиента по умолчанию в macOS. 

Как планировать карьеру

«Когда человек не знает, к какой пристани держит путь, для него ни один ветер не будет попутным», — писал Сенека. Карьера как парусник: если управлять им, то достигнешь цели, а если отдаться воле ветра, то и результат непредсказуем. Сегодня менеджеры по персоналу всё чаще говорят о необходимости планирования карьеры. Можно ли предусмотреть все повороты своей профессиональной жизни? Как планировать движение по карьерной лестнице?

Немного статистики

Ещё недавно выражение «планирование карьеры» вызывало улыбку. Что можно было планировать в 90-е, когда школьные учителя нередко шли торговать на рынок, а рабочие закрывающихся предприятий вынужденно осваивали новые для них профессии – от охранника до предпринимателя?

Сегодня рынок труда заметно более устойчив, а умение ставить себе цели и продумывать пути их достижения ценится. По данным Исследовательского центра рекрутингового портала Superjob.ru, планирование карьеры считает необходимым большинство экономически активных россиян (77%). «Получение высоких должностей не может быть спонтанным»; «Нужно планировать, как повысить квалификацию, какие курсы пройти, как завоевать авторитет в фирме»; «Планирование карьеры очень важно: необходимо знать, в каком направлении двигаться, какие навыки развивать», — комментируют участники исследования.

Чаще всего о планировании карьеры задумывается молодёжь: согласно результатам опроса, у 60% респондентов до 24 лет есть общий план развития карьеры, тогда как среди людей старше 45 лет этот показатель составляет лишь 37%.

«Через пять лет я буду… Вашим начальником»

Сегодня на любом собеседовании Вас могут спросить, кем Вы видите себя через пять лет. Такой вопрос не что иное, как попытка узнать Ваши карьерные планы: в каком направлении Вы намерены развиваться, какой должности хотите достичь. Перед тем как отвечать на него, взвесьте все «за» и «против». Так, если на данном этапе Вы претендуете на позицию помощника руководителя, секретаря и т. п., то есть на должности, где не нужны лидерские качества, о своих честолюбивых планах лучше умолчать. Если же Вы собираетесь работать в отделе продаж или менеджменте, то, скорее всего, имеет смысл подчеркнуть, что данная позиция не является пределом Ваших мечтаний.

Конечно, лучше всего планировать карьеру в молодости, ещё до поступления в вуз или после его окончания. Но в большинстве случаев у молодых специалистов, а тем более выпускников школы, слишком мало жизненного опыта для серьёзного поэтапного планирования с учётом множества факторов. Хорошо, если в окружении найдётся наставник, способный помочь в этом непростом деле, – родители, кто-то из преподавателей или друг семьи. Однако чаще всего необходимость карьерного планирования осознается специалистом несколько позже, когда профессиональный путь уже начался.

От солдата к генералу

Что такое планирование карьеры? Это постановка профессиональных целей и определение конкретных сроков их достижения. Например, выпускник вуза по специальности «технология молочного производства», решивший развиваться в области продаж, может планировать свою карьеру следующим образом.

На первом этапе выпускник может трудоустроиться торговым представителем в компанию, занимающуюся поставкой молочной продукции. В течение двух-трёх лет молодой человек наберётся опыта, освоит технику прямых продаж, научится деловому этикету, освоит тонкости работы с договорами и т. д. При этом ему будут полезны знания, полученные в вузе, а также участие в тренингах и курсах по продажам.

На втором этапе карьеры при условии успешной работы торговый представитель может стать супервайзером – специалистом, контролирующим работу торговых представителей. Он будет заниматься организацией их работы, постановкой целей и задач, участвовать в подборе и мотивации персонала, проводить переговоры с клиентами. Самообразование, повышение квалификации вкупе с упорной работой обязательно принесут результаты.

Рост с позиции супервайзера до позиции начальника отдела продаж в крупной компании занимает обычно несколько лет. Таким образом, к 30 годам молодой человек, осознанно подходящий к планированию своей карьеры и вкладывающий в работу и самообразование много сил, вполне в состоянии достигнуть определённых высот. Следующим карьерным этапом может стать должность директора по продажам либо коммерческого директора, при условии получения дополнительного экономического образования.

Разумеется, обозначенная схема «торговый представитель – супервайзер – начальник отдела продаж – директор по продажам» не обязательно должна реализоваться в одной компании. Скорее всего, на своём профессиональном пути выпускнику придётся сменить не одно место работы. Однако, имея в голове примерный план своей карьеры, он будет выбирать работодателей не слепо, а осознанно, учитывая не только величину зарплаты, но и возможные перспективы.

Этапы, цели, сроки…

  • Задумываясь о перспективах своей профессиональной жизни, нужно чётко осознавать: успешная карьера – это результат упорного труда. «Без знакомств на хорошую работу не устроишься», — уверены многие. Безусловно, полезные связи ещё никому не мешали, однако чаще всего такие убеждения – лишь оправдание собственных неудач. Эксперты уверены: сегодня карьера специалиста зависит от него самого – от того, какие цели он себе ставит, какую ответственность готов на себя взять, сколько вкладывает в своё развитие.
  • Обдумав, в каком направлении Вам хотелось бы расти и какой уровень ответственности будет для Вас предельным, напишите на бумаге примерную схему Вашей карьеры, какой бы Вам хотелось её видеть (например, ассистент отдела по связям с общественностью – специалист по связям с общественностью – руководитель отдела рекламы и PR – руководитель департамента маркетинга). Это основа Вашего плана.
  • Теперь наполните свой план содержанием. Что нужно сделать на каждом этапе, чтобы подняться на ступень выше? Чему научиться и какой вклад внести в развитие компании-работодателя? Какие компетенции и навыки приобрести? Возможно, для того чтобы занять позицию руководителя департамента маркетинга, Вам придётся получить дополнительное образование. А если Вы собираетесь работать в иностранной компании – ещё и выучить английский язык.
  • Продумайте и примерные сроки каждого этапа. При этом не будьте слишком самонадеянны – смотрите на вещи реально. Едва ли Вам удастся стать вице-президентом по маркетингу крупной компании в 25 лет – скорее всего, данной цели Вы достигнете не раньше, чем к 35-40 годам при условии напряжённой работы и самообразования.

Что такое горизонтальная карьера?

«Не все хотят быть начальниками», — можете справедливо возразить Вы. И в самом деле, карьера – это не всегда постоянное движение вверх по служебной лестнице. Существует и такое понятие, как горизонтальная карьера – профессиональное развитие специалиста, не претендующего на постоянное повышение в должности, но рассчитывающего на постепенное повышение зарплаты.

Осознанный отказ от продвижения в начальники – явление достаточно распространённое. Например, не всякий практикующий врач захочет стать заведующим отделением или тем более главным врачом: слишком много бумажной работы и слишком мало возможностей для лечения пациентов. Успешные журналисты нередко отказываются от работы редактором отдела, понимая, что потеряют возможность реализовывать себя в творчестве. И подобных примеров очень много.

Так что далеко не всегда плох тот солдат, который не мечтает стать генералом. Настоящий профи – ценный кадр на рынке труда. Разумеется, профессиональное развитие сказывается на зарплате: специалист, достигший определённого мастерства, будет получать хорошее вознаграждение.

Если Вы решили, что карьерный Олимп не для Вас и намерены развиваться скорее в горизонтальном направлении, подумайте, что может помочь Вам стать профи. Возможно, это работа в крупной западной компании под началом авторитетного специалиста, постоянное самообразование, чтение профессиональной литературы, в том числе на иностранных языках. Как правило, в жизни ни горизонтальная, ни вертикальная карьера в чистом виде не встречаются. Чаще всего профессиональный путь включает как вертикальные, так и горизонтальные передвижения.

Но помните, что любой карьерный план, как бы он ни был продуман, — это всего лишь план. Будьте готовы к тому, что жизнь может внести в него свои коррективы. Разочарование в профессии, захватывающие проекты в смежной отрасли, наконец, семья и дети – всё это жизненные реалии. Стоит ли упорно отказываться от интересной и высокооплачиваемой работы только потому, что такая позиция не входила в Ваши планы? Что важнее для карьеры – гибкость или целеустремлённость? На эти вопросы каждый отвечает для себя сам. Тем не менее карьерный план полезен в профессиональной жизни, поскольку учит самодисциплине, постановке задач и путей их решения.

Желаем Вам успехов в построении Вашей карьеры!


Материал подготовлен Исследовательским центром рекрутингового портала superjob.ru

6 универсальных шагов планирования

Если вы застряли, пытаясь что-то спланировать дома или на работе, то вам нужно знать, как что-либо планировать, и 6 универсальных шагов планирования. Сегодня я собираюсь дать вам простую процедуру из шести шагов, которая будет работать в любой ситуации, в любом месте и в любое время. Он отлично масштабируется от небольших задач до крупных проектов. Как только вы поймете основные концепции, вы сможете планировать как профессионал.

Мы начнем с того, почему мы планируем и какие планы могут или не могут быть реализованы, затем более подробно рассмотрим шесть этапов планирования и подведем итоги тому, как вы можете начать применять это прямо сейчас.

Почему мы планируем

Все, что выходит за рамки простого тривиального действия, требует предварительных размышлений о том, как действовать дальше. Это фундаментальная роль планирования; он обеспечивает фокус и порядок. Тот факт, что мы можем придумать структуру действий, которые нам нужно выполнить, не означает, что план будет работать.

Мы не можем знать будущее, поэтому планы по своей природе являются предсказаниями. Если что-то непредсказуемо по своей природе, вы не можете создать осмысленный план — лучшее, что вы можете сделать, — это догадаться и надеяться на лучшее.

Эта проблема становится все более реальной, чем крупнее и сложнее становятся проекты. Большинство традиционных советов по планированию в таких случаях не работают. Строительная отрасль особенно страдает от высокой степени неопределенности в своих проектах, и они придумали несколько интересных методов, чтобы справиться с этим в повседневной реализации своих проектов. Но сейчас мы не будем это рассказывать.

Вот список шагов планирования, которые мы сейчас рассмотрим более подробно.

6 универсальных шагов планирования

  1. Сформулируйте свои цели
  2. Опишите ситуацию
  3. Перечислите свои варианты
  4. Проанализируйте свои варианты
  5. Сделайте свой выбор
  6. Решите, как выполнять

1. Сформулируйте свои цели

Вы должны быть кристально ясными в том, чего вы пытаетесь достичь. Если вы не можете изложить это четко, ваш план окажется несовершенным.

Попробуйте спросить себя: «Что значит« сделать »?» Подумайте немного, а затем попробуйте ответить себе так: «Я закончил, когда я выполнил a, b, c и т. Д.

Перечислите азбуку, которую вы должны сделать, прежде чем сказать, что все готово. Имея в руках этот список, вы заложили основу для прочного плана.

2. Опишите ситуацию

Каждый план — это реакция на определенную ситуацию или контекст. Вы можете проверить свое понимание ситуации, спросив себя: «Что сейчас происходит вокруг нас и что может измениться в ходе реализации проекта?»

По-видимому, для вашего проекта есть веские причины.Вы знаете, что это такое? Если вы не можете перечислить эти причины, значит, вы недостаточно знаете, чем занимаетесь.

План выражает намерение, основанное на текущей ситуации, и желание перемен. Если вы знаете намерение, у вас есть мощный ориентир для принятия повседневных решений. Но кто именно намерен? Помимо того, что вы знаете, что значит «сделать», вы также должны знать, кто скажет, когда вы закончите.

Те, кто скажет, когда вы закончили, могут изменить свое мнение между началом и концом проекта.Вам нужно понять, почему это могло произойти.

3. Перечислите ваши варианты

У вас почти всегда есть выбор. Иногда вы можете их определить, иногда они могут быть вам даны. Думайте об этих вариантах или вариантах как о способах достижения конечного результата, для достижения вашей цели.

На этом этапе вашего планирования варианты должны быть только общими. Думайте о них как о решениях «на развилке дорог». Сейчас не время беспокоиться о том, какой шрифт использовать на веб-странице или о подобных мелочах.Мы говорим об основных решениях типа «или / или». Каких поставщиков нам следует выбирать, какие модули мы включаем на этом этапе, а какие делаем позже и так далее.

4. Проанализируйте свои варианты

Когда у вас есть список основных вариантов, вы должны проанализировать их достаточно подробно, чтобы принять обоснованное решение о том, какие из них вы примете, а какие нет.

Думайте об этом как о следующем: «Как выглядят эти варианты? Что они означают с точки зрения ожидаемых затрат, ресурсов и временных затрат? » Кроме того, вы можете сделать шаг назад и спросить: «Верю ли я, что мы действительно можем это сделать?» Это может показаться отличным вариантом, но если, например, ваша организация не готова к этому или просто не имеет денег, это не сработает.

5. Делайте свой выбор

Нельзя анализировать вещи вечно. Рано или поздно вам придется сделать трудный выбор. Когда вы смотрите на варианты, спросите себя: «Какой вариант лучше?» В некоторых случаях у вас могут быть формальные критерии принятия решения, которыми вы будете руководствоваться, в противном случае вы должны использовать свое суждение.

Количественный анализ может дать вам некоторые твердые долларовые затраты, выгоды и очевидных победителей и проигравших, но это далеко не все. Часто окончательный выбор зависит от других факторов, особенно если в остальном варианты очень похожи.Здесь вам пригодится ваше понимание намерения, потому что намерение является ключевым фактором, лежащим в основе этих других критериев.

Если вы понимаете намерение, вы можете подумать наперед и включить в свой анализ некоторые мягкие или «качественные» затраты и выгоды. Это может упростить окончательный выбор и избавит вас от необходимости возвращаться и искать недостающую информацию в последнюю минуту.

6. Решите, как выполнять

В какой-то момент у вас будут определены ваши цели, разобраны основные варианты, выбран единственный путь, и вы будете готовы посмотреть, как их выполнять, т.е.е., как доставить решение. Здесь вы должны начать составлять более подробный план.

Один из ключей к хорошему планированию — найти правильный уровень детализации плана. Слишком подробное описание приведет к тому, что вы потратите слишком много времени на его поддержание, поскольку что-то изменится или пойдет не так, как вы надеялись. Слишком высокий уровень, и вы потратите слишком много времени, пытаясь понять, что делать дальше.

Вот как это преодолеть.

Вернитесь к описанию того, что это значит, что нужно сделать, и в какой общей последовательности.Затем посмотрите, как вы это добьетесь. А теперь хорошенько подумайте, как вы можете доказать, что все это было сделано. Эти доказательства называются результатами.

Опишите результаты, выровняйте их в той последовательности, которую вы видите, что они должны быть выполнены, и это в основном ваш основной план прямо здесь. Добавьте ресурсы и зависимости, и у вас будет полный план. Настройте его, просмотрев временные интервалы между вашими результатами и убедившись, что вы никогда не пропустите больше двух, максимум трех недель между результатами.

Подобный план позволяет легко отслеживать прогресс, и если вы что-то поскользнулись, вы знаете достаточно рано, чтобы выздороветь без особых трудностей.

Для более крупных проектов опытные планировщики обычно создают довольно подробный план с ресурсами, зависимостями и временем начала и окончания. Основная цель этого — проверить реальность того, что план может быть выполнен, и создать или утвердить бюджет.

Выгода

Выгода от этого состоит в том, что вы получите довольно хорошее представление о том, какие ресурсы вам понадобятся, и требуемый рычаг усилий.Обратной стороной является то, что, если вы не включите в план оценки изменчивости, у вас не будет особенно хорошего представления о вероятности фактического завершения в запланированную дату окончания.

Подобный анализ, известный как моделирование методом Монте-Карло, невозможен с обычным программным обеспечением для управления проектами, но есть способы обойти это. Однако это выходит за рамки нашего обсуждения. Для небольших проектов он вам тоже не нужен.

Как все спланировать — заключение

Вот и все, что касается 6 универсальных шагов планирования.Мы видели, как вы переходите от постановки целей к описанию ситуации, перечислению вариантов, их анализу, принятию решений и принятию решения о том, как их выполнять.

Для мелких вещей все, что вам нужно сделать, — это мысленный пробег по ступеням. Для больших усилий необходимо быть более формальным и тратить больше времени на то, чтобы все описать. Слишком много вещей, которые нужно носить в голове.

Ни один план не может охватить все случаи или действия. Это означает, что в вашем плане отсутствует множество деталей, с которыми вам все еще приходится иметь дело каждый день, работая над своим планом.Эта часть проектной работы, как известно, недостаточно изучена и недостаточно преподается в большинстве учебников или официальных учебных программах.

Как вы работаете над своим планом изо дня в день — это тема для другого поста, но пока позвольте мне оставить вам пару идей о том, куда обратиться, чтобы узнать больше о части выполнения. Мне нравятся Scrum, Last Planner и Critical Chain. На мой взгляд, эти три предлагают наиболее практическое руководство о том, как управлять проектами изо дня в день.

Заключительные слова

В заключение позвольте мне оставить вас с этой мыслью, основанной на моем собственном опыте:

У каждого проекта есть три жизни: та, на которую вы надеетесь, ту, на которую вы планируете, и та, которую вы получаете.

Я использую 6 универсальных шагов планирования, чтобы убедиться, что все три выходят как можно ближе.

Связанные

Как выполнить планирование

© Авторские права Картер Макнамара, MBA, доктор философии, Консультации по вопросам подлинности, ООО.
Адаптировано из Полевого руководства по стратегическому планированию и упрощению некоммерческих организаций. Руководство по разработке и маркетингу некоммерческих программ. и оценка.

Один из самых распространенных наборов действий в управлении планирует.Проще говоря, планирование задает направление для чего-то — некоторой системы — а затем направляя систему к следуйте направлению. В организациях существует множество видов планирования. Общими для этих многих видов планирования являются различные этапы планирования. и рекомендации по их максимально эффективному выполнению. На информацию в этом документе можно ссылаться в качестве основы из которые для выполнения различных видов планирования, начиная от очень от сложного к простому и базовому. (В разделе библиотеки «Планирование» описаны самые разные планы.) Чтобы сделать следующую информацию применимой к как можно большему количеству ситуаций по возможности, объем следующей информации о планировании в «систему», подробное описание которой приводится ниже. В следующий процесс должен быть настроен специалистами по планированию на встречу потребности и характер планировщиков и их организаций.

Разделы этой темы включают

Контекст планирования

Вклад в планирование в масштаб Контекст (обратный ход в любой «системе»)
Краткий обзор некоторых основных терминов в планировании

Типовые общие этапы планирования

Базовый обзор типичных фаз в Планировка

Руководство по успешному планированию и реализации

Пошаговая процедура
Привлекайте нужных людей к процессу планирования
Запишите информацию о планировании и общайтесь в целом
Цели и задачи должны быть РАЗУМНЕЕ
Укреплять подотчетность (регулярно проверять, кто делает Что и когда?)
Отметить отклонения от плана и соответственно перепланировать
Оценить процесс планирования и план
Поймите, что повторяющийся процесс планирования как минимум так же важен, как и План. Документ
. Обеспечение совместимости характера процесса с Характер планировщиков
Критический, но часто упускаемый шаг — Благодарность и празднование результатов

Общие ресурсы

Основные типы планов
Другие типы планов
Дополнительные перспективы планирования

Также рассмотрите
Планирование (многие типы)
Бизнес Планирование
Управление проектами
Стратегическое Планировка

Связанные темы библиотеки

Узнайте больше в блогах библиотеки, связанных с планированием

Помимо статей на этой странице, также посетите следующие блоги у которых есть посты, связанные с планированием.Просмотрите страницу блога, чтобы увидеть различные посты. Также см. Раздел «Последние сообщения в блоге» на боковой панели блог или нажмите «Далее» в нижней части сообщения в блоге. В блоге также есть ссылки на многочисленные бесплатные ресурсы по теме.

Библиотеки Блог о бизнес-планировании
Библиотека Создание бизнес-блога
Библиотека Блог руководства
Библиотека Блог по управлению проектами Библиотека
Блог стратегического планирования
Блог по надзору за библиотекой


Планирование в более широком контексте (системное планирование)

Работа в обратном направлении через любую «систему» ​​

Прежде чем мы перейдем к типичным фазам в стандартном «родовом» процесс планирования, давайте отойдем назад, минут и вкратце посмотрим на роль планирования в его общем контексте.Это больше чем академическое упражнение — понимание этого общего контекста для планирование может очень помочь читателю разработать и осуществить процесс планирования в приложении почти для планирования.

Один из самых распространенных наборов действий в управлении планирует. Проще говоря, планирование задает направление для чего-то — какой-то системы — а затем работая над тем, чтобы система следует этому направлению. У систем есть входы, процессы, итоги и результаты. Чтобы объяснить, вводит в систему. включают ресурсы, такие как сырье, деньги, технологии и люди.Эти входные данные проходят процесс , где они выровнены, продвинуты и тщательно скоординированы, в конечном итоге достичь поставленных перед системой целей. Выходы осязаемы результаты, полученные процессами в системе, например, продукты или услуги для потребителей. Другой вид результата — это исходов , или преимущества для потребителей, например, рабочие места для рабочих, повышенное качество жизни для клиентов и т. д. Системы могут быть всей организацией, или его отделы, группы, процессы и т. д.(Для обзора различные системы в организациях, см. «Основное определение организации» и «Различные Способы взглянуть на организации.)

Является ли система организацией, отделом, бизнесом, проект и т. д., в процесс планирования входят работающие планировщики назад по системе. Они начинают с результатов (исходов и выходы) они предпочитают и работают в обратном направлении через систему для определения процессов, необходимых для получения результатов. потом они определяют, какие входы (или ресурсы) необходимы для выполнения процессы.

Краткий обзор основных терминов

Планирование обычно включает использование следующих основных терминов.

ПРИМЕЧАНИЕ: не обязательно понимать полностью точные определения. каждого из следующих условий. Для планировщиков важнее иметь общее представление о разнице между целями / задачами (результаты) и стратегии / задачи (методы достижения результатов).

Голы

Цели — это конкретные достижения, которые необходимо выполнить в целом или в некоторой комбинации, чтобы добиться большего, общий результат, предпочтительный от системы, например, миссия организации.(Возвращаясь к нашей ссылке на системы, цели выходы из системы.)

Стратегии или действия

Это методы или процессы, требуемые в целом или в какая-то комбинация для достижения целей. (Возвращаясь к нашей ссылке для систем стратегии — это процессы в системе.)

Цели

Цели — это конкретные достижения, которые необходимо выполнить. в целом или в некоторой комбинации для достижения целей в план. Цели обычно являются «вехами» на пути к способ при реализации стратегии.

Задачи

В частности, в небольших организациях людям назначают различные задачи, необходимые для реализации плана. Если объем плана очень маленький, задачи и действия часто по сути тем же.

Ресурсы (и бюджеты)

Ресурсы включают людей, материалы, технологии, деньги, и т. д., необходимых для реализации стратегий или процессов. Расходы из этих ресурсов часто изображаются в форме бюджета. (Возвращаясь к нашей ссылке на системы, ресурсы вводятся в система.)


Базовый обзор типичных этапов планирования

Является ли система организацией, отделом, бизнесом, проект и т. д., базовый процесс планирования обычно включает аналогичные характер деятельности, выполняемой в аналогичной последовательности. Фазы выполняются осторожно или — в некоторых случаях — интуитивно например, при планировании очень небольших простых усилий. Сложность различных этапов (и их дублирование на всем протяжении система) зависят от объема системы.Например, в крупная корпорация, будут выполнены следующие этапы в корпоративных офисах, в каждом подразделении, в каждом отделе, в каждой группе и т. д.

ПРИМЕЧАНИЕ: разные группы планировщиков могут иметь разные названия. для следующих действий и сгруппируйте их по-разному. Тем не мение, характер действий и их общая последовательность остаются такой же.

ПРИМЕЧАНИЕ: Ниже приведены типичные этапы планирования. Они делают , а не , составляют полный идеальный процесс планирования.

1. Ссылка на общую единственную цель («Миссия») или желаемый результат от системы
При планировании планировщики имеют в виду (сознательно или неосознанно) некоторая общая цель или результат, которого должен достичь план. Для Например, во время стратегического планирования очень важно ссылаться на миссия или общая цель организации.

2. Подведение итогов вне и внутри системы
Эта «подведение итогов» всегда в некоторой степени проводится, независимо от того, сознательно или бессознательно.Например, во время стратегического планирования, Важно провести проверку окружающей среды. Это сканирование обычно включает рассмотрение различных движущих сил или основных факторов, это может повлиять на организацию.

3. Проанализируйте ситуацию
Например, во время стратегического планирования планировщики часто проводят «SWOT-анализ». (SWOT — это аббревиатура от сильные и слабые стороны организации, а также возможности и угрозы, с которыми сталкивается организация.) Во время этого анализа, планировщики также могут использовать различные оценки или методы для «измерить» работоспособность систем.

4. Определите цели
На основе анализа и согласования с общей миссией системы, планировщики устанавливают набор целей, основанных на сильных сторонах использовать возможности, наращивая слабости и отражение угроз.

5. Разработка стратегий для достижения целей
Выбранные конкретные стратегии (или методы достижения целей) зависят от вопросов доступности, практичности и эффективности.

6. Постановка задач на пути к достижению целей
Цели выбираются так, чтобы быть своевременными и свидетельствовать о прогрессе к целям.

7. Связанные обязанности и сроки выполнения каждой цели
Распределены обязанности, в том числе за выполнение план, а также для достижения различных целей и задач. Идеально, крайние сроки установлены для выполнения каждой обязанности.

8. Составьте план и сообщите о нем.
Приведенная выше информация организована и записана в документе, который распространяется по системе.

9. Подтвердите завершение и отметьте успех
Этот важный шаг часто игнорируется — что в конечном итоге может подорвать успех многих ваших планов на будущее.Цель плана — решить текущую проблему или продолжить разработку Цель. Утверждать, что вы должны признать если проблема решена или цель достигнута. Однако этот шаг в процессе планирования часто игнорируется вместо того, чтобы двигаться дальше следующая проблема, которую нужно решить, или цель, которую нужно решить. Пропуск этого шага может развить апатию и скептицизм — даже цинизм — в ваших организация. Не пропускайте этот шаг.



Руководство по обеспечению успешного планирования и реализации

Обычная ошибка во многих видах планирования состоит в том, что план никогда не реализуется.Вместо этого все внимание сосредоточено на написании плановый документ. Слишком часто план пылится на полка. Таким образом, большинство следующих рекомендаций помогают обеспечить что процесс планирования выполнен полностью и реализован полностью — или отклонения от намеченного плана признаются и управлял соответственно.

Привлекайте нужных людей к процессу планирования

Возвращаясь к ссылке на системы, очень важно, чтобы все части системы продолжают обмениваться отзывами, чтобы эффективно функционировать.Это верно независимо от типа системы. При планировании учитывайте мнение всех, кто будет отвечать за выполнять части плана вместе с представителем от группы на кого будет воздействовать план. Конечно, люди тоже должны участвовать, они будут нести ответственность за рассмотрение и авторизацию план.

Запишите информацию о планировании и широко распространите ее

Новые менеджеры, в частности, часто забывают, что другие знать то, что знают эти менеджеры. Даже если менеджеры общаются свои намерения и планы на словах, велики шансы, что другие не полностью слышит или не понимает, что хочет сделать менеджер.Кроме того, при изменении планов крайне сложно вспомнить, кто должен делать то, что и в соответствии с какой версией план. Ключевые заинтересованные стороны (сотрудники, руководство, члены правления, спонсоры, инвестор, клиенты, клиенты и т. д.) могут запрашивать копии различных типов планов. Поэтому очень важно писать планы вниз и широко расскажите о них. Дополнительные рекомендации в этом см.
Основы написания и передачи плана

Цели и задачи должны быть умнее

SMARTER — это аббревиатура, то есть слово, составленное путем присоединения буквы из разных слов во фразе или наборе слов.В этом В этом случае более РАЗУМНАЯ цель или задача:

Специфические:

Например, сложно понять, кем должен быть делать, если они хотят преследовать цель «работать усерднее». Легче распознать «Напиши статью».

Измеряемый:

Сложно понять, что такое «Написание бумаги» на самом деле. Эти усилия легче оценить, если цель «Напишите 30-страничный доклад».

Допустимо:

Если я беру на себя ответственность за достижение цели, цель должно быть приемлемо для меня.Например, я вряд ли буду следовать указания человека, говорящего мне написать 30-страничную статью когда мне нужно написать еще пять документов. Однако если вы вовлечь меня в постановку цели, чтобы я мог изменить другие свои обязательства или изменить цель, я с большей вероятностью приму погоню за цель тоже.

Реалистичный:

Даже если я беру на себя ответственность преследовать цель, конкретная и измеримая, цель не будет полезна ни мне, ни другим если, например, цель состоит в том, чтобы «написать 30-страничную статью на следующие 10 секунд ».

Срок:

Это может значить больше для других, если я буду стремиться к реалистичной цели на «Напишите 30-страничный доклад за одну неделю». Однако это будет значат больше для других (особенно если они планируют помочь меня или направить меня к достижению цели) если я уточню, что напишу одна страница в день в течение 30 дней, вместо того, чтобы включать возможность что я напишу все 30 страниц в последний день 30-дневного периода.

Расширение:

Цель должна расширять возможности исполнителя.Например, Я мог бы быть более заинтересован в написании 30-страничной статьи, если тема статьи или способ ее написания расширит мои возможности.

Награда:

Я более склонен писать статью, если она будет способствовать к усилию таким образом, чтобы я мог быть вознагражден за свои усилия.

Также обратите внимание на
Интересный взгляд на постановку целей SMART!

Укрепляйте подотчетность (регулярно проверяйте, кто чем занимается и когда?)

В планах

должно быть указано, кто отвечает за достижение каждого результат, включая цели и задачи.Даты должны быть установлены на завершение каждого результата. Ответственные стороны должны регулярно проверяйте статус плана. Обязательно есть кто-нибудь из авторитет «подписывает» план, в том числе ставит свою подпись на плане, чтобы указать, что они согласны и поддерживают его содержимое. Включите обязанности в политики, процедуры, должностные инструкции, процессы проверки эффективности и т. д.

Отметить отклонения от плана и соответственно перепланировать

Отклоняться от плана — это нормально.План — это не набор правила. Это общее руководство. Так же важно, как соблюдение план замечает отклонения и соответствующим образом корректирует план.

Оценка процесса планирования и плана

В процессе планирования регулярно собирайте отзывы от участников. Согласны ли они с процессом планирования? Если не, что им не нравится и как это можно сделать лучше? В целом, текущие процессы планирования (например, стратегическое планирование, бизнес планирование, планирование проекта и т. д.), очень важно собрать это вид обратной связи регулярно.

Во время регулярных проверок выполнения плана оценивать достигаются цели или нет. Если нет, были ли цели реалистичными? Обладают ли ответственные стороны ресурсами, необходимыми для достижения цели и задачи? Следует ли менять цели? Если больше приоритет будет отдан достижению целей? Что должно быть сделано?

Наконец, уделите 10 минут, чтобы записать, как процесс планирования можно было сделать лучше.Сохраните его и прочтите в следующий раз время, когда вы ведете процесс планирования.

Периодический процесс планирования не менее важен, чем план Документ

Слишком часто основной упор делается на плановый документ. Это крайне прискорбно, потому что настоящее сокровище планирования сам процесс планирования. Во время планирования планировщики учатся многое из постоянного анализа, размышлений, дискуссий, дебатов и диалог по вопросам и целям в системе. Возможно там не лучший пример неправильно расставленных приоритетов в планировании, чем в деловой этике.Слишком часто люди делают упор на письменном кодексы этики и кодексы поведения. Хотя эти документы непременно важны, по крайней мере, так же важно, как постоянное общение вокруг этих документов. Постоянное общение — вот что делает людей к пониманию и следованию ценностям и поведению предложено в кодах.

Характер процесса должен соответствовать характеру проектировщиков

Ярким примером такого типа потенциальной проблемы является ситуация, когда планировщики не предпочитают «сверху вниз» или «снизу» «вверх», «линейный» тип планирования (например, идущий от общего к частному в процессе экологической сканирование, SWOT-анализ, миссия / видение / ценности, проблемы и цели, стратегии, цели, сроки и т. д.) Есть и другие способы проводить планирование. Для обзора различных методов см. (В Далее модели применяются к стратегическому планированию процесс, но, как правило, подходят для использования в других местах):
Basic Обзор различных моделей планирования

Критическое — но часто пропускаемый этап — подтверждение и празднование результатов

Планировщикам легко устать и даже цинично процесс планирования. Одна из причин этой проблемы очень вероятно, что слишком часто упор делается на достижение полученные результаты.Как только желаемые результаты достигнуты, быстро появляются новые. учредил. Может показаться, что процесс решает одну проблему. за другим, которому не видно конца. Но когда действительно думает об этом, это серьезное достижение — тщательно проанализировать ситуации, вовлечь других в план, чтобы что-то с ней сделать, работать вместе, чтобы выполнить план и действительно увидеть некоторые результаты. Так что признайте это — отпразднуйте свое достижение!


Есть много типов планов для людей, команд, процессов и организаций.Все они — если они сделаны хорошо — стремятся следовать приведенным выше рекомендациям.

Основные типы планов

Бизнес Планирование (планирование новой бизнес-организации, продукта, бизнес-подразделения и т. Д.)
Основные принципы для успешного планирования (основа для многих типов планов)
Управление по целям (комплексный процесс для обеспечения достижения целей организации)
Планирование программы (разработка и выполнять основную, внутреннюю или внешнюю организационную функцию)
Планирование проекта (спроектировать и выполнить конкретное разовое усилие, например, строительство, продукт и т. д.)
Стратегическое планирование (установить цели организации и способы их достижения)

Другие типы планов

Реклама и планирование рекламных акций
Disaster Планирование
Карьерное планирование
Компьютерные системы Планирование
Сбор средств Планы (некоммерческая организация)
Руководство Планирование развития
Менеджмент Планирование развития
Маркетинговое планирование
Планирование эффективности (для организаций, групп, сотрудников и т. д.)
Повышение эффективности планирование (организации, группы, сотрудники и т. д.)
Планирование исследовательского проекта
Кадровое планирование
Надзорное развитие Планирование
Обучение и развитие Планировка

Дополнительные перспективы планирования


Big Dog о планировании продуктивности: действительно ли вы делаете то, что действительно важно?
Производство проектов: Мой путь
Двенадцать причин, почему планирование более важно в трудные времена


Для категории планирования и управления проектами:

Чтобы расширить свои знания по этой теме библиотеки, вы можете хотите просмотреть некоторые связанные темы, доступные по ссылке ниже.Каждая из связанных тем включает бесплатные онлайн-ресурсы.

Также отсканируйте рекомендованные книги, перечисленные ниже. Они были выбраны из-за их актуальности и практического характера.

Связанные темы библиотеки

Рекомендуемые книги


Как написать план действий

Планируете воплотить свое видение в жизнь? И как лучше всего избежать трудностей и проблем на этом пути? Твердый план действий.

Мы выделили 6 шагов, объясняющих, как написать план действий.После того, как вы ознакомитесь с ними, используйте редактируемые шаблоны ниже, чтобы сразу приступить к планированию.

Что такое план действий

План действий — это контрольный список шагов или задач, которые вам необходимо выполнить для достижения поставленных вами целей.

Это важная часть процесса стратегического планирования, помогающая улучшить планирование совместной работы. Не только в управлении проектами, но и планы действий могут использоваться людьми для подготовки стратегии для достижения своих личных целей.

Компоненты плана действий включают

  • Четкое описание цели, которую необходимо достичь
  • Задачи / шаги, которые необходимо выполнить для достижения цели
  • Люди, которые будут отвечать за выполнение каждой задачи
  • Когда эти задачи будут выполнены ( сроки и вехи)
  • Ресурсы, необходимые для выполнения задач
  • Меры для оценки прогресса

Что хорошего в том, что все перечислено в одном месте, так это то, что это упрощает отслеживание прогресса и эффективное планирование.

План действий — это не что-то высеченное на камне. По мере роста вашей организации и изменения окружающих обстоятельств вам придется пересматривать ее и вносить коррективы в соответствии с последними потребностями.

Зачем нужен план действий

Иногда компании не тратят много времени на разработку плана действий перед инициативой, что в большинстве случаев приводит к провалу. Если вы еще не слышали, «неудача в планировании означает провал», как якобы однажды сказал Бенджамин Франклин.

Planning поможет вам подготовиться к предстоящим препятствиям и не сбиться с пути.А с помощью эффективного плана действий вы сможете повысить свою продуктивность и сосредоточиться.

Вот некоторые преимущества плана действий, которые вам следует знать;

  • Это дает вам четкое направление. Поскольку в плане действий четко указано, какие шаги необходимо предпринять и когда они должны быть выполнены, вы будете точно знать, что вам нужно делать.
  • Если ваши цели записаны и поэтапно спланированы, это даст вам повод сохранять мотивацию и приверженность на протяжении всего проекта.
  • Имея план действий, вы можете отслеживать свой прогресс в достижении цели.
  • Поскольку вы перечисляете все шаги, которые необходимо выполнить, в своем плане действий, это поможет вам расставить приоритеты для ваших задач на основе усилий и воздействия.

Как написать план действий | Лучшие Лрактики

На первый взгляд, создание плана действий кажется довольно простым. Но есть несколько важных шагов, которые нужно выполнять с осторожностью, чтобы извлечь из этого максимум пользы. Вот как составить план действий, состоящий из 6 простых шагов.

Шаг 1. Определите конечную цель

Если вы не уверены в том, что хотите делать и чего хотите достичь, вы настраиваете себя на провал.

Планируете новую инициативу? Начните с определения того, где вы находитесь и где хотите быть.

Решаете проблему? Прежде чем расставить приоритеты, проанализируйте ситуацию и изучите возможные решения.

Тогда запишите свою цель. И прежде чем перейти к следующему шагу, прогоните свою цель по критериям SMART.Или, другими словами, убедитесь, что это

  • Конкретный — четко определенный и ясный
  • Измеримый — включает измеримые индикаторы для отслеживания прогресса
  • Достижимый — реалистичный и достижимый в пределах ресурсов, времени, денег, опыта и т. Д. У вас есть
  • Актуально — согласовывается с другими вашими целями
  • Своевременно — имеет дату окончания

Используйте эту таблицу целей SMART, чтобы упростить этот процесс. Поделитесь этим с другими, чтобы получить их мнение.

Таблица целей SMART (Щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете)

И обратитесь к нашему простому руководству по процессу постановки целей, чтобы узнать больше о постановке и планировании целей.

Шаг 2: Перечислите шаги, которые необходимо выполнить

Цель ясна. Что именно нужно сделать, чтобы это осознать?

Создайте примерный шаблон, чтобы перечислить все задачи, которые должны быть выполнены, сроки выполнения и ответственных лиц.

Шаблон простого плана действий (щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете)

Важно убедиться, что вся команда участвует в этом процессе и имеет доступ к документу.Таким образом, каждый будет знать свои роли и обязанности в проекте.

Убедитесь, что каждая задача четко определена и достижима. Если вы сталкиваетесь с более крупными и сложными задачами, разбейте их на более мелкие, которые легче выполнять и управлять ими.

Советы: Используйте шаблон матрицы RACI для уточнения ролей и обязанностей в проекте и планирования проектов

Шаг 3. Расставьте приоритеты задач и добавьте крайние сроки

Пора реорганизовать список, расставив приоритеты задач.Некоторые шаги вам, возможно, придется расставить по приоритетам, поскольку они могут блокировать другие подэтапы.

Добавьте крайние сроки и убедитесь, что они реалистичны. Прежде чем определять сроки, проконсультируйтесь с лицом, ответственным за его выполнение, чтобы понять его или ее возможности.

Шаг 4: Установите вехи

вех можно рассматривать как мини-цели, ведущие к главной цели в конце. Преимущество добавления вех в том, что они дают членам команды возможность чего-то с нетерпением ждать и помогают им оставаться мотивированными, даже если окончательный срок еще далеко.

Начните с конечной цели и возвращайтесь назад, устанавливая вехи. Помните, что не следует оставлять слишком мало или слишком много времени между установленными вами вехами. Лучше всего разделять вехи на две недели.

Шаг 5. Определите необходимые ресурсы

Перед тем, как начать свой проект, очень важно убедиться, что у вас есть все необходимые ресурсы для выполнения задач. И если они в настоящее время недоступны, вам необходимо сначала составить план их приобретения.

Это также должно включать ваш бюджет. Вы можете назначить столбец своего плана действий, чтобы отмечать стоимость каждой задачи, если таковая имеется.

Шаг 6. Визуализируйте свой план действий

Смысл этого шага — создать что-то, что всем будет понятно с первого взгляда, и чем можно будет поделиться со всеми.

Независимо от того, представлен ли ваш план действий в форме блок-схемы, диаграммы Ганта или таблицы, убедитесь, что он четко передает элементы, которые мы определили до сих пор — задачи, владельцев задач, крайние сроки, ресурсы и т. Д.

Этот документ должен быть доступен для всех и должен быть доступен для редактирования.

Шаг 7. Отслеживание, оценка и обновление

Выделите время, чтобы оценить прогресс, которого вы достигли со своей командой.

В этом окончательном плане действий вы можете отметить выполненные задачи как выполненные, обратив внимание на то, как вы продвинулись к цели.

Это также выявит незавершенные или отложенные задачи, и в этом случае вам нужно выяснить причину и найти подходящие решения.А затем соответствующим образом обновите план действий.

Шаблоны планов действий

Бизнес-план действий

Шаблон бизнес-плана (щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете)

Простое руководство по созданию бизнес-плана для презентаций

План маркетинговых мероприятий

План маркетинговых действий (Щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете)

Стратегический план действий

Стратегический план действий (щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете)

Шаблон плана корректирующих действий

План корректирующих действий (Щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете)

Найти больше шаблонов плана корректирующих действий

Простое руководство по созданию плана действий на случай непредвиденных обстоятельств

Шаблон плана действий

Шаблон плана действий (Щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете)
Есть еще советы по созданию плана действий?

План действий разработан, чтобы указать вам путь к достижению ваших целей.Он превращает ваше видение в действенные цели и шаги. И это помогает вам оставаться сосредоточенным и мотивированным.

От отдельного сотрудника в организации до более крупных отделов могут использовать планы действий, чтобы направлять свой путь к достижению своих целей.

Может быть, вы собираетесь создать свой самый первый план действий, или вы уже являетесь профессионалом в его написании. В любом случае, мы хотели бы услышать ваше мнение о том, как составить план действий. Поделитесь ими с нами в разделе комментариев ниже.

Присоединяйтесь к более чем тысячам организаций, которые используют Creately для мозгового штурма, планирования, анализа и успешного выполнения своих проектов.

Начните здесь

Как составить план и придерживаться его

Вы хотите научиться составлять план и придерживаться его?

Строите ли вы планы, но вам трудно продолжать их реализацию?

Были ли у вас мысли о том, почему вы всегда в конечном итоге не придерживаетесь этих планов?

Идея построения планов и их достижения может показаться относительно простой концепцией.

Однако нужно больше найти то, что вам нужно, и сделать все необходимое, чтобы это получить.

Будь то в жизни или в бизнесе, ваше знание того, как составить план, и его соблюдение, что бы ни было, намного сложнее, чем может показаться.

Прочтите, чтобы узнать, как составить план и придерживаться его.

Как составить план и придерживаться его

Кажется, мир любит бросать гаечные ключи даже в самые тщательно разработанные планы.

Однако, если вы составили правильный план и нашли время, чтобы обдумать все возможные варианты, оставаться на верном пути — одна из самых важных вещей, которые вы можете сделать.

Это одна важная вещь, которую вам нужно знать, прежде чем думать о том, как составить план и придерживаться его.

Оставайтесь верными своему плану

Оставайтесь верными своему плану и сохраняйте позитивный настрой.

Вы быстро продвинетесь к достижению конечных целей своих планов.

Иметь правильный образ мышления.

Не сбивайтесь с пути и сохраняйте мотивацию.

Независимо от того, какова ваша конечная цель, постоянное внимание к ней поможет вам успешно ее достичь.

Вот несколько советов и приемов, которые вы можете запомнить, которые помогут вам быстро и эффективно достичь своих целей, начиная с самого первого дня планирования.

Эффективные советы о том, как составить план и придерживаться его

1

Знайте, что вы хотите

Одна из самых первых вещей, которую вам нужно определить при составлении плана, — это конкретная конечная цель.

Вам нужно быть полностью уверенным в том, что именно вы хотите, чтобы вы могли точно определить, что для этого потребуется.

Вам также необходимо уметь определять свои цели, чтобы вы могли составить точный план.

Конечно, вам придется учитывать и некоторые факторы.

Например, убедитесь, что вы ставите реалистичные достижимые цели.

Хотя для вас это может быть потрясающей мечтой попасть на Луну, текущие обстоятельства могут сделать это немного трудным.

Не допускайте неудач, когда вас ждут удивительные альтернативные возможности.

Убедитесь, что ваши цели вписываются в общую схему ваших окончательных ожиданий.

Говорите ли вы о том, где вы хотите прожить свою жизнь или какой бизнес хотите вести, главное — чтобы все было взаимосвязано.

Представьте, что кто-то планирует начать бизнес по продаже мячей для гольфа, а конечной целью является владение магазином мороженого.

Очень важно убедиться, что вещи соотносятся друг с другом.

Кроме того, когда вы строите планы, чтобы увеличить свои шансы придерживаться их, устанавливайте реалистичные временные рамки.

Хотя было бы неплохо думать, что вы можете стать миллионером за неделю, вероятность этого довольно мала.

Убедитесь, что вы ставите достижимые цели в определенные временные рамки, чтобы вы могли дать себе что-то, над чем можно было бы работать, и увидеть прогресс по мере его достижения.

2

Работа в обратном направлении

После того, как вы выяснили, в чем состоит ваш основной план, важно определить количество времени, которое у вас есть на его выполнение.

Это невероятно важный шаг для прокрастинаторов.

Одна из наиболее распространенных проблем, с которыми люди сталкиваются, — это предположение, что у них гораздо больше времени, чем у них.

Тогда они либо опаздывают, либо имеют серьезные проблемы.

Работая в обратном направлении от установленного плана и ставя по пути меньшие поставленные цели, вы можете помочь сохранить порядок и без проблем добраться до конечной точки.

Удостоверьтесь, что у вас достаточно времени, и начните работать в обратном направлении.

Также подумайте обо всех более мелких шагах, которые необходимо будет предпринять на этом пути.

Независимо от того, насколько велика ваша конечная цель, вы можете со временем разбить ее на что-то более управляемое, что сделает вещи намного более возможными.

Понимание того, что вам нужно было сделать для достижения ваших конечных целей, будет мотивировать вас на достижение ваших целей

3

Определите, что вам нужно

Убедитесь, что у вас есть все необходимое для успешного достижения ваших целей. ожидания — это ключ к составлению плана и его следованию.

Составьте продуманный список всего, что вам может понадобиться для реализации ваших планов. Составьте план, чтобы получить то, что вам нужно для выполнения вашего плана.

E Все, что вы делаете с этого момента, следует делать с учетом эффективности.

Таким образом, вы гарантированно оправдаете свои ожидания задолго до того, как вы могли подумать.

Например, если у вас есть план проведения рекламных акций или распродаж, убедитесь, что у вас есть необходимое количество доступных продуктов.

4

Используйте списки

Если вам нужна визуальная подсказка для достижения ваших целей, расположите списки с меньшими точками, которые вы можете вычеркнуть или выделить.

Это не только доставит огромное моральное удовлетворение, но и поможет вам лучше отслеживать, о чем уже позаботились и что еще нужно сделать.

Эти списки — отличный инструмент для общего планирования и повседневного планирования.

Прикрепив их к стене или за дверью, вы будете постоянно напоминать себе о том, что вам нужно сделать.

Попробуйте указать в своем списке конкретный график, например «Список за понедельник» или «Список за неделю».

Это поможет вам указать конкретные временные рамки, в которые вы можете завершить каждую задачу из этого списка.

Не имея в виду конкретных временных рамок, очень легко уйти от вас.

Таким образом, упрощая работу, вы сделаете ваши конечные цели более управляемыми.

Так что убедитесь, что вы в полной мере используете их преимущества, делая их чем-то, к чему вы любите часто возвращаться.

5

Возьмите на себя ответственность

Когда единственный человек, который может заставить вас реализовать ваш план, — это вы сами, все может быть отложено в сторону, если вы думаете: «Я сделаю это завтра» или «Я начну. Следующая неделя.»

Вместо этого попросите близкого друга или члена семьи возложить на вас ответственность за все, что вы делаете.

Так вы почувствуете ответственность и безотлагательность, когда дело доходит до того, чтобы не сбиться с пути.

Сделайте так, чтобы они полностью осознавали, что должно произойти для достижения ваших конечных целей, и сделайте так, чтобы они были как можно более твердыми и требовательными к вам.

Достаточно часто сама идея, что кто-то знает, что вам нужно сделать, может быть более чем достаточной мотивацией.

Если у вас нет друга или члена семьи, которому вы доверяете, часто существуют организационные или мотивационные группы, которые периодически встречаются, где вы можете поделиться своими целями.

Даже если единственный постоянный человек — это тренер, наличие кого-то, кто знает, что вам нужно делать, и который будет подталкивать вас к выполнению этой задачи, может иметь огромное значение в долгосрочной перспективе.

6

Embrace Cheat Days

Если вы с нетерпением ждете вечера пиццы или не можете дождаться, чтобы немного отдохнуть от бизнеса, перерывы — неотъемлемая часть любого успешного плана.

Сохранять целеустремленность и быстро достигать своих целей — это одно, однако вы не должны слишком перегореть, чтобы продолжать.

Если вы будете время от времени отдыхать, вы станете намного здоровее психически.

У вас также будет гораздо больше шансов насладиться своим успехом, когда вы его наконец достигнете.

В наши дни можно полностью восстановить здоровье.

Они дадут вам столь необходимый заряд энергии, чтобы выйти на улицу и осуществить свои планы.

Дайте себе отдых, которого вы заслуживаете, чтобы почувствовать себя обновленным и готовым достичь своих конечных целей в кратчайшие сроки.

7

Сделай все бездумным

Превратив некоторые более мелкие задачи в бессмысленные привычки, у вас будет гораздо больше шансов достичь своих ожиданий намного раньше, чем вы ожидали.

Необходимость постоянно напоминать себе о выполнении определенных задач и необходимость заставлять себя действовать может быть сложной задачей и достаточно часто, чтобы заставить вас отказаться от своего плана.

Сделайте некоторые аспекты этой работы бездумными, и вы довольно быстро встанете на путь к успеху.

Не превращайте свои цели в нечто лишнее, чего вы пытаетесь достичь.

Постарайтесь составить план и придерживаться его в повседневной жизни.

Это важно, чтобы они больше не казались тяжелой работой каждый раз, когда вы начинаете.

Если вы звоните клиентам в конце каждого долгого дня, сделайте это привычкой.

Это, в свою очередь, поможет вам упростить управление делами.

8

Окружите себя нужными людьми

Когда с вами работают нужные люди, вы легко строите планы и придерживаетесь их.

Идеальный набор сотрудников может существенно повлиять на общий успех вашего бизнеса .

Если они узнают о ваших планах, они с большей готовностью будут работать с вами для их достижения.

Убедитесь, что вы не позволяете себе терпеть неудачу из-за того, что вас окружают негативные люди.

Окружите себя позитивом и энергией, и вам будет легко строить планы и придерживаться их.

Наличие квалифицированного персонала, работающего с вами, может быть лучшим способом помочь себе придерживаться своих планов.

Эти люди вдохновят вас и дадут вам мотивацию, необходимую для продолжения работы каждый божий день.

Они позволят вам сосредоточиться на своих планах и избавиться от любого негативного мышления.

Сделав их частью своего плана, вы создаете команду, которая будет сражаться вместе с вами, преодолевая препятствия.

Поэтому подарите себе такую ​​поддержку, когда она вам больше всего нужна.

9

Посмотрите, как далеко вы зашли

Одна из вещей, которую вы можете сделать, пытаясь придерживаться плана, — это оглянуться назад на то, как далеко вы продвинулись.

Слишком часто вносимые вами изменения становятся настолько привычным делом, что вы забываете, что они не всегда были частью того, кем вы являетесь.

Сделав шаг назад и отделившись, вы сможете увидеть, как вы добились кардинальных изменений.

Всякий раз, когда вы чувствуете, что никуда не денетесь, обязательно помните все, что вы уже достигли в своем плане.

Признавая уже достигнутый успех, вы с гораздо большей вероятностью будете стремиться к еще большему успеху.

Не позволяйте себе выгореть из-за своего плана, не позволяя себе почувствовать награду.

Каждого время от времени нужно похлопывать по плечу в качестве похвалы за хорошо выполненную работу.

Таким образом, не забывайте отдавать себе должное, чтобы почувствовать не только ответственность, но и желание продолжать.

10

План успеха

Вместо того, чтобы готовиться к худшему, вам следует готовиться к лучшему.

Строя планы в моменты чистого позитива, вы с гораздо большей вероятностью будете стремиться к более масштабным целям.

Это даже поможет вам придерживаться своих планов и быстрее приблизиться к конечной цели.

Если вы не только упорно придерживаетесь намеченного плана, но и пытаетесь переборщить с ним, вы поможете превратить свою конечную цель в настоящую историю успеха на ваших глазах.

Вы должны дать себе необходимую мотивацию, говоря себе, что все это произойдет с вами.

11

Верьте в себя

Итак, вы изложили свой план и установили, как вы собираетесь его придерживаться — что осталось?

Полностью верьте в себя, чтобы достичь всего, что вы запланировали.

Истина в том, что когда вы верите в себя и свои способности, вы можете добиться успеха.

Негативное отношение может сильно повлиять на то, сколько усилий вы наконец приложите для реализации своих планов.

Если вы уже чувствуете, что проиграете, то зачем беспокоиться?

Сохраняя себя счастливым и позитивным, зная, что вы сможете достичь всего, к чему стремитесь.

Вы воплотите в жизнь свои планы задолго до того, как осознаете это.

Когда дело доходит до составления плана, нет ничего важнее, чем придерживаться своего оружия.

В большинстве случаев владельцы бизнеса отказываются от своих мечтаний задолго до того, как у них появляется шанс потерпеть неудачу в их реализации.

Создавая хорошо продуманный план и находя способы поддерживать мотивацию придерживаться его, вы сможете уверенно двигаться вперед и каждый день стремиться к успеху.

Эти советы и рекомендации по планированию помогут вам сосредоточиться на самом важном.

Это также позволит вам серьезно продвигаться к вашей конечной цели при любой возможности.

Позитивность и истинная решимость — ключ к тому, чтобы дать себе импульс, необходимый для достижения всего, что вы когда-либо планировали.

Убрав определенные вредные привычки из своей повседневной жизни и заменив их настоящей тяжелой работой, вы начнете видеть результаты, о которых вы даже не подозревали.

Не забывайте об этих советах и ​​приемах, чтобы в кратчайшие сроки вы могли встать на путь к успеху.

Нажмите «Купить сейчас», чтобы получить PDF-версию этого сообщения в блоге

Купить сейчас

Как планировать дни, месяцы и годы

читать

Последние шесть лет я работал над планом жизни.Я планировал свои дни, месяцы и годы. В этой статье я расскажу, как я это делаю и как это повлияло на мою жизнь и карьеру.

На работу над долгосрочным планированием меня вдохновил Джим Рон. Он говорит об этом на своем классическом семинаре «Как взять на себя ответственность за свою жизнь». Ему 30 лет, но его совет актуален как никогда.

У нас так много возможностей и блестящих вещей, которые привлекают наше внимание, что мы, вероятно, будем парализованы нерешительностью. Многие из нас просто блуждают без ясной цели.С помощью планирования вы можете избежать бесполезной траты времени и бесцельности.

Для меня есть пять основных причин, по которым я планирую свои дни, месяцы и годы.

  1. Больше ясности — Когда я не знаю, что делать, я откладываю дела на потом, теряю время и чувствую себя плохо.
  2. Экономит время — Когда я заранее думаю о том, что хочу сделать, я работаю более эффективно.
  3. Повышает креативность —Планирование помогает мне находить более творческие занятия в жизни.Это также помогает мне находить творческие решения моих проблем.
  4. Momentum —Планирование помогает мне двигаться вперед, поэтому я почти никогда не застреваю.
  5. Лучшее мышление — Процесс планирования заставляет вас серьезно задуматься о том, что вы хотите сделать и как вы собираетесь это делать. Это улучшит ваши навыки мышления.

Есть одно предостережение при планировании, от которого я хочу избавиться, прежде чем мы перейдем к процессу. Вы можете планировать жизнь и ставить цели, но не можете контролировать результаты.На самом деле планирование не имеет ничего общего с контролем — оно имеет прямое отношение к началу работы.

Чтобы эффективно спланировать свою жизнь и убедиться, что эти планы выполняются , я рекомендую создать 5-летний, 1-летний, ежемесячный и ежедневный план — в указанном порядке.

Как составить пятилетний план

Вы хотите начать с очень далекого будущего. Где вы хотите быть примерно? Чтобы лучше понять весь процесс, я расскажу вам о пятилетнем плане, который я разработал в 2015 году, прежде чем начал вести блог и карьеру в Интернете.

План — это не более чем комбинация целей (чего вы хотите достичь) и действий (как вы собираетесь их достичь). Как и большинство голеадоров-любителей, я начал с глупостей вроде: «Я хочу зарабатывать миллион долларов в год, через пять лет!»

Я не ставлю цели в отношении вещей, которые больше не контролирую. Но в то время это был хороший гол, потому что он помог мне думать по-другому. Чтобы зарабатывать большие деньги, нельзя быть наемным работником. Вы должны быть предпринимателем.

Чтобы составить пятилетний план, просто запишите несколько больших целей, на которых вы хотите сосредоточиться.Если вы еще не уверены в своем пятилетнем плане или вам кажется, что ваши цели слишком расплывчаты, возможно, у вас в целом отсутствует направление в жизни. И это нормально. Важно то, что теперь вы осознаете это и можете внести позитивные изменения.

Вот почему я настоятельно рекомендую вести дневник. Письмо — это процесс самовыражения. Письмо помогает вам лучше выражать себя, свои желания и, в конечном итоге, найти свою настоящую карьеру.

Я всегда призываю своих читателей, даже тех, кто «не писатель», научиться писать лучше.Чем лучше вы научитесь писать, тем лучше вы станете думать.

Помимо того, что я больше зарабатывала, я также хотел жить в теплом месте, и чтобы на меня работало несколько человек. Заметьте, что мой пятилетний план был очень неоднозначным. «Где-то в тепле» могло быть много мест. Мне нравится оставаться гибким, потому что это наиболее реалистичный подход к жизни.

Я не достиг всех своих пятилетних целей, но это нормально. Наличие плана направило меня в правильном направлении. Теперь я финансово свободен, и на меня также работают два человека.И хотя в настоящее время я не живу где-нибудь в тепле, я, вероятно, скоро перееду.

Как создать годовой план

Вы можете подумать: «Зачем переходить с пятилетнего плана на годичный?» Для меня нет смысла создавать план на следующие 2, 3 или 4 года. Цель 5-летнего плана — помочь вам двигаться в определенном направлении. Цель годового плана — помочь выполнить .

Всегда важно ставить реалистичные цели. И процесс составления годового плана заставляет вас оценить, достижимы ли ваши цели в этот срок.Например, предположим, что ваша общая цель — бросить текущую работу и стать постоянным предпринимателем.

Когда мы строим планы, мы, естественно, хотим многого достичь. Возможно, вы захотите создать веб-сайт, нанять людей, создать продукты и услуги и так далее.

Сможете ли вы сделать все это в течение года? Возможно нет. Так что вам нужно решить, на чем вы будете в первую очередь сосредоточиться. Итак, спросите себя: что мне нужно для достижения в этом году , чтобы немного приблизиться к моему пятилетнему плану?

Самая большая ошибка амбициозных людей, которую я вижу, заключается в том, что они переоценивают то, чего могут достичь в течение года.Помните, что ключ к постоянному прогрессу — это делать последовательные шаги вперед. Но вы будете удивлены, чего вы сможете достичь за пять лет.

Как создать ежемесячный план

С этого момента я начал разбивать вещи на ежемесячные действия. Сначала я написал книгу, затем создал сайт и так далее.

Каждый месяц выбирайте что-нибудь, над созданием которого вы хотите сосредоточиться. То, что приближает вас к достижению поставленных на год целей. На этом этапе все сводится к выполнению.Позже вы будете благодарить себя за то, что сели и обдумали порядок достижения ваших целей. Мне нравится сосредотачиваться на чем-то одном в каждой сфере моей жизни.

Допустим, ваша цель — создать веб-сайт в этом месяце. Прежде чем завершить проект, четко обозначьте каждый шаг, который необходимо выполнить.

До сих пор я просто использовал Evernote для записи своих целей и действий в виде маркированного списка. Мне не нравятся модные визуальные приложения, в которых все выглядит красиво. Достаточно простого списка.

Но когда дело доходит до моего ежемесячного плана, мне нравится использовать Trello для управления своими проектами.Я использую их доски и списки, чтобы прояснить все, что мне нужно сделать. Для веб-сайта у вас может быть список технических действий, другой список для создания контента, еще один для дизайна.

Я не вдавался в подробности, потому что все думают по-разному. Вы должны все это спланировать. Просто спросите себя: ВСЕ шаги, которые мне нужно предпринять, чтобы достичь своей цели? У вас должно быть хорошее представление о том, что вам нужно делать.

Как создать ежедневный план

Когда вы определитесь со всеми шагами, которые вам нужно предпринять в этом месяце, просто выберите 3-4 действия, на которых вы будете сосредоточиваться каждый день.Обычно я каждый вечер выделяю несколько минут, чтобы подумать о том, что я собираюсь делать завтра. Я смотрю на свою доску Trello и спрашиваю себя: «Что важно? И что я хочу делать завтра? »

Во-первых, сделайте важное. Затем делайте то, над чем вам хочется работать. То, что вам нравится. У меня такой же подход к письму. У меня огромный список идей для статей, и перед тем, как написать, я пролистываю его и выбираю ту, которую мне хочется написать. Когда вы увлечены задачей, ее намного проще выполнить.

Большинство из нас уже посвятили свою жизнь тому, что мы ненавидели. И давайте будем честными, нам все равно приходится постоянно делать то, что нам не нравится. Я не люблю покупать продукты, оплачивать счета, заниматься спортом каждый день и так далее. Но я все еще это делаю.

Поэтому, когда дело доходит до работы, используйте другой подход. Делайте работу, которая вам действительно нравится.

Но чтобы попасть туда, вам нужен план. Так что попробуйте эту стратегию.

Продолжайте пересматривать свои планы

И последнее. Избегайте создания жизненного плана и следования ему с туннельным видением.Никто не хочет идти по жизни, как собака, которая гоняется за машинами.

Вот почему я регулярно пересматриваю свои дни, недели, месяцы и годы. Я даю себе время и место, чтобы переоценить их. Если ваш план не работает, не опускайте голову и продолжайте работать, не увидев никаких результатов.

Если ваш план не работает, измените его. И продолжайте настраивать, пока он не сработает. Мы должны оглянуться назад и критически относиться к себе. Иначе мы не будем расти.

И, наконец, это единственная настоящая цель создания плана.Если вы добьетесь всего, что поставили, это прекрасно. Но даже если вы этого не сделаете, вам будет лучше, чем просто плыть по течению.

Секрет стабильного карьерного удовлетворения и счастья — это рост. Если ты не вырастешь, ты умрешь. Выбор прост. А каков твой план?

Полное руководство по планированию проекта

Условия планирования проекта

Прежде чем мы погрузимся в составление плана проекта, полезно ознакомиться с некоторыми терминами, с которыми вы столкнетесь.Вот список общих терминов, с которыми вы встретитесь в этом руководстве.

  • Результат поставки: Результаты проекта, такие как продукт, услуга, отчет и т. Д.
  • Заинтересованное лицо: Любое лицо, заинтересованное в проекте — руководитель проекта, спонсор проекта, члены команды, клиенты и т. Д.
  • Задачи: Небольшие задания, которые приводят к окончательному результату.
  • Milestone: Конец одной фазы проекта и начало следующей.
  • Ресурсы: Все, что вам нужно для завершения проекта, например персонал, расходные материалы, материалы, инструменты, люди и многое другое.
  • Бюджет: Оценка общих затрат, связанных с завершением проекта.
  • Отслеживание и мониторинг: Сбор данных по проекту и обеспечение их отражения запланированных вами результатов.

Этапы планирования проекта

Процесс планирования проекта имеет решающее значение для успеха вашего проекта, и как руководитель проекта вы должны думать обо всех элементах, составляющих ваш план управления проектом, таких как работа, время, ресурсы и риски.

Теперь мы рассмотрим основные этапы планирования проекта :

  1. Краткое описание бизнес-модели
  2. Встреча с ключевыми заинтересованными сторонами
  3. Определить объем проекта
  4. Собрать команду проекта
  5. Определить бюджет проекта
  6. Установить цели и задачи проекта
  7. Краткое описание результатов проекта
  8. Составить график проекта
  9. Назначьте задачи членам вашей команды
  10. Провести анализ рисков
  11. Создайте план проекта
  12. Сообщите о своем прогрессе

Следуя этим этапам планирования проекта, вы проясните, чего вам нужно достичь, разработаете процессы, необходимые для достижения этой цели, и разработаете план действий по дальнейшему развитию этого плана проекта.

1. Краткое описание бизнес-модели

Если у вас есть проект, для него есть причина — это ваше экономическое обоснование. В бизнес-модели излагаются причины, по которым проект запускается, его преимущества и окупаемость инвестиций. Если есть проблема, которую решают, то эта проблема описана здесь. Бизнес-кейс будет представлен тем, кто принимает решения в вашей организации, с объяснением, что и как должно быть сделано, а также технико-экономическое обоснование для оценки практичности проекта.В случае одобрения у вас есть проект.

2. Встреча с ключевыми заинтересованными сторонами

У каждого проекта есть заинтересованные стороны, те, кто кровно заинтересован в проекте. От тех, кто получает прибыль, до членов команды проекта, ответственных за его успех. Следовательно, любой руководитель проекта должен определить, кто эти ключевые заинтересованные стороны в процессе планирования проекта, от заказчиков до регулирующих органов. Встреча с ними имеет решающее значение для получения лучшего представления о том, что должен включать план управления проектом и что ожидается от конечного результата.

3. Определите объем проекта

Это относится к работе, необходимой для достижения целей проекта и получения требуемых результатов. Объем проекта должен быть определен и организован иерархической структурой работ (WBS). Таким образом, объем проекта включает в себя то, что вы должны сделать в проекте (конечные результаты, промежуточные результаты, рабочие пакеты, действия, задачи), но также и то, что несущественно. Последнее важно для плана проекта, потому что знание того, что не является приоритетным, помогает избежать сползания объема работ; то есть использовать ценные ресурсы для чего-то, что не является ключом к успеху вашего проекта.

4. Соберите команду проекта

Вам понадобится квалифицированная проектная группа, которая поможет вам составить план проекта и успешно его реализовать. Желательно собрать разнообразную группу опытных профессионалов, чтобы создать многопрофильную команду, которая увидит ваш план управления проектом с разных точек зрения.

5. Определите бюджет проекта

После определения объема проекта у вас будет список задач, которые необходимо выполнить для успешной реализации проекта.Для этого вам потребуются такие ресурсы, как оборудование, материалы, человеческий капитал и, конечно же, деньги. Бюджет вашего проекта оплатит все это. Первым шагом к созданию бюджета проекта является оценка затрат, связанных с каждой задачей. Когда у вас есть эти оценочные затраты, вы можете установить базовый план затрат, который является основой для бюджета вашего проекта.

6. Установите цели и задачи проекта

Цели и задачи — разные вещи, когда дело доходит до планирования проекта. Цели — это результаты, которых вы хотите достичь, и обычно они широкие.С другой стороны, цели более конкретны; измеримые действия, которые необходимо предпринять для достижения вашей цели. При создании плана проекта цели и задачи, естественно, вытекают из экономического обоснования, но на этом этапе вы углубляетесь в детали. В некотором смысле вы настраиваете цели, сформулированные в бизнес-модели, и создаете четко определенные задачи. Эти цели и задачи собраны в уставе проекта, который вы будете использовать на протяжении всего жизненного цикла проекта.

7. Краткое описание результатов проекта

У проекта может быть множество результатов.Результатом может быть товар, услуга или результат, необходимые для выполнения задачи, процесса, фазы, подпроекта или проекта. Например, конечный результат является причиной проекта, и как только этот результат создается, проект завершается. Как определено в объеме проекта, проект состоит из подпроектов, фаз, рабочих пакетов, действий и задач, и каждый из этих компонентов может иметь конечный результат. Первое, что нужно сделать, это определить, каков будет окончательный результат и как вы узнаете, что качество соответствует ожиданиям ваших заинтересованных сторон.Что касается других результатов проекта, они также должны быть идентифицированы, и кто-то из команды должен нести ответственность за их успешное выполнение.

8. Создайте расписание проекта

График проекта — это то, на чем все держится. Все зависит от времени, от ваших задач до вашего бюджета. Графики составляются путем сбора всех задач, необходимых для достижения вашего окончательного результата, и установки их на графике проекта, который заканчивается к вашему крайнему сроку. Это может привести к неуправляемой работе впереди, поэтому графики разбиты на фазы, обозначенные вехами, которые отмечают конец одной фазы проекта и начало следующей.

9. Назначьте задачи членам вашей команды

План установлен, но он все еще существует в абстрактном виде, пока вы не возьмете задачи из своего расписания и не начнете распределять их среди членов вашей команды. Их роли и обязанности должны быть четко определены, чтобы они знали, что делать. Затем, когда вы назначаете им задачи из своего плана, они должны быть четкими, с указаниями и любой сопутствующей документацией, которая потребуется им для выполнения задач.

10. Проведите анализ рисков

Каждый проект имеет определенный уровень риска.Существует несколько типов рисков, таких как, среди прочего, риск объема работ, технические риски и риск графика. Даже если ваш план проекта тщательный, внутренние и внешние факторы могут повлиять на время, стоимость и масштаб вашего проекта (тройное ограничение). Следовательно, вы должны рассматривать свое планирование как гибкое. Есть много способов подготовиться к риску, например, разработать план управления изменениями, но на данный момент самое важное, что нужно сделать, — это отслеживать ваш прогресс на всем этапе выполнения с помощью отчетов о статусе проекта и / или программного обеспечения для планирования проекта для отслеживания рисков. .

11. Создайте план проекта

Как обсуждалось выше, план управления проектом — это документ, состоящий из нескольких элементов. Прежде чем мы перейдем к подробному объяснению каждого из них, важно понять, что вы должны включить их все, чтобы иметь надежный план проекта. Компоненты, которые вам понадобятся, могут отличаться в зависимости от вашего проекта, но в целом вам понадобятся следующие основные документы для создания плана управления проектом:

  • Устав проекта
  • График проекта
  • Бюджет проекта
  • Описание объема проекта
  • План управления рисками
  • План управления изменениями
  • План управления затратами
  • План управления ресурсами
  • План управления заинтересованными сторонами

12.Сообщите о своем прогрессе

Ваша конечная цель — обеспечить успешный проект для заинтересованных сторон. Они вложили деньги и не будут удовлетворены, пока не будут смотреть отчеты о статусе проекта, чтобы отслеживать прогресс. Построив иерархическую структуру работ (WBS) на этапе планирования проекта, вы можете разбить проект для них, чтобы они понимали, как будет выполняться ваш план проекта. Информирование заинтересованных сторон важно для управления их ожиданиями и обеспечения их удовлетворения.Регулярные встречи, на которых вы представляете отчеты о проделанной работе, — отличный способ показать им, что все идет вперед, как запланировано, и обсудить любые вопросы или проблемы, которые могут у них возникнуть. В вашем плане управления заинтересованными сторонами будет указано, как вы будете вовлекать заинтересованные стороны в проект.

Как создать план проекта с помощью ProjectManager

Программное обеспечение для планирования проектов — это инструмент, который помогает планировать, организовывать и управлять графиком и ресурсами, необходимыми для завершения проекта. Руководитель проекта.com — это отмеченное наградами программное обеспечение для управления проектами, которое организует проекты от планирования до завершения. Подпишитесь на бесплатную 30-дневную пробную версию и следуйте инструкциям, чтобы составить подробный план проекта, охватывающий все детали.

1. Составьте список задач для плана

Задачи — это строительные блоки любого проекта, и начало любого плана — это определение всех задач, которые приводят к вашему окончательному результату.

Откройте инструмент, чтобы добавить свои задачи на диаграмму Ганта или в одно из других множественных представлений проекта.Вы можете импортировать список задач из любой электронной таблицы или использовать один из наших шаблонов для начала.

2. Добавление продолжительности и затрат к задачам

У каждой задачи есть примерная продолжительность, то есть время, необходимое для ее выполнения. Им также потребуется определенная сумма финансирования, которую необходимо собрать, чтобы сформулировать ваш план.

Добавьте даты начала и окончания для каждой задачи в диаграмме Ганта, и они заполнят временную шкалу проекта, чтобы вы могли видеть весь проект в одном месте.Также есть столбец для стоимости задачи.

3. Связать зависимые задачи

Задачи не всегда отделены друг от друга. Часто один не может начать или остановиться, пока другой не начнется или не остановится. Это называется зависимостью задач и должно быть отмечено в вашем плане.

Свяжите зависимые задачи, перетащив одну на другую. Пунктирная линия указывает на то, что они связаны, чтобы вы знали об этом и могли избежать узких мест в дальнейшем в проекте.

4. Установите вехи и исходный уровень

Веха указывает конец одной фазы и начало другой, что помогает с отслеживанием и моральным духом.Базовый план устанавливает ваш план, чтобы вы могли сравнить его с фактическим прогрессом.

На диаграмме Ганта есть фильтр, который автоматически устанавливает базовый уровень, поэтому вы можете использовать его для отслеживания вашего фактического прогресса в сравнении с планом. Базовую линию также можно заблокировать одним щелчком мыши.

5. Команда на борту и назначение

Объединение команды и инструмента — вот как претворяется в жизнь план проекта. Чем проще и плавнее этот переход, тем быстрее вы приступите к работе над проектом.

Пригласите свою команду из программного обеспечения, и оно сгенерирует электронное письмо со ссылкой.Перейдя по этой ссылке, они окажутся в системе и получат доступ к инструментам, необходимым для управления своими задачами.

6. Отслеживание прогресса и отчет для заинтересованных сторон

Отслеживание вашего прогресса и последующее обновление информации о заинтересованных сторонах — это то, как вы не сбиваетесь с пути и управляете ожиданиями заинтересованных сторон.

Наблюдайте за прогрессом на нашей панели в реальном времени, которая вычисляет данные и отображает их по шести метрикам проекта. Отчеты можно фильтровать и публиковать для более глубокого изучения этих цифр.

7. При необходимости скорректируйте план

Ни один план не остается неизменным на протяжении всего проекта. Что-то случается, и требуются перемены. Следовательно, возможность легко редактировать свой план является ключом к процессу планирования проекта.

Измените свой план на диаграмме Ганта простым перетаскиванием. Переместите старую дату на новую дату, и не только эта задача будет исправлена, но и все затронутые задачи также обновятся автоматически.

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение, которое помогает менеджерам планировать и помогает группам организовываться.Диаграммы Ганта контролируют все аспекты вашего плана проекта, от планирования до назначения задач и даже отслеживания прогресса. Несколько представлений проекта обеспечивают прозрачность рабочего процесса и предоставляют каждому инструменты, необходимые для достижения наилучших результатов.

Готовы составить свой план? Попробуйте ProjectManager.com сегодня с помощью этой бесплатной 30-дневной пробной версии.

Менеджер проекта отвечает за составление плана проекта, и, хотя вы не можете составить весь контент самостоятельно, вы будете тем, кто нажимает клавиши, чтобы напечатать все это.Используйте шаблоны, чтобы сэкономить время. Загрузите наш бесплатный шаблон плана проекта и напишите свой план в два раза быстрее!

Какова цель плана управления проектом?

Цель плана управления проектом — служить руководством для этапов выполнения и контроля. План проекта предоставляет всю информацию, необходимую для фазы выполнения, такую ​​как цели проекта, задачи, объем работ, этапы, риски и ресурсы. Затем эта информация помогает менеджерам проектов отслеживать и контролировать ход проекта.

Вначале мы планируем сэкономить время позже. Хороший план проекта означает, что вам не нужно беспокоиться о том, появятся ли участники проекта в нужные даты, потому что вы запланировали их присутствие. Вам не нужно беспокоиться о том, как оплачивать эти счета — вы спланировали свой финансовый процесс. Вам не нужно беспокоиться о том, все ли согласны с тем, как выглядит качественный результат — вы уже спланировали, какие меры качества вы собираетесь использовать.

Хороший план проекта определяет процессы, которым должны следовать все, чтобы избежать многих головных болей в будущем.Например, если вы укажете, что оценки будут составляться экспертами в предметной области на основе их суждений, и это будет одобрено, впоследствии никто не сможет жаловаться на то, что они хотели, чтобы вы использовали другой метод оценки. Они знали о сделке с самого начала.

Планирование упрощает работу.

Планы проекта

также очень полезны для отслеживания прогресса. Вы можете вернуться к ним и проверить, что вы сказали, что собираетесь сделать и как, сравнивая это с тем, что вы делаете на самом деле.Это дает вам хорошую проверку реальности и позволяет при необходимости изменить курс, возвращая проект в нужное русло.

Инструменты, такие как информационные панели, могут помочь вам убедиться, что ваш проект идет по плану. ProjectManager.com имеет панель управления в реальном времени, которая автоматически обновляется при обновлении задач.

Элементы плана проекта

Уже рассмотренный процесс планирования проекта лишь поверхностно описывает то, что является глубоким кладезем практик, созданных для управления вашим проектом.Они начинаются с диалога — общения с заинтересованными сторонами, командами и т. Д.

Результатом этапа планирования является документ, называемый планом проекта. Руководство к своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK) — пятое издание говорит, что план проекта состоит из множества вспомогательных планов. К ним относятся:

  • Описание содержания проекта для определения всех задач и результатов, необходимых для завершения проекта
  • План управления рисками для работы с рисками проекта, включая процессы регистрации и отслеживания рисков
  • План управления изменениями для управления любыми изменениями, которые будут внесены в план проекта
  • План управления затратами для управления затратами и элементами бюджета проекта, включая любые закупки или договоренности с поставщиками, которые могут у вас быть
  • План управления ресурсами для управления материальными ресурсами, такими как оборудование и человеческие ресурсы в команде, как с точки зрения доступности, так и навыков
  • План управления заинтересованными сторонами, определяющий, кто, когда и в каком формате будет получать сообщения о проекте
  • План качества, определяющий целевые показатели качества для проекта

Это много документации.

На самом деле, вы редко представляете их как отдельные документы. Что вам нужно, так это план проекта, в котором рассказывается о важных элементах каждого из них. В любом случае нет смысла создавать большой документ, в котором точно описывается, как работает ваш бизнес. Если у вас уже есть структурированный процесс управления рисками, не теряйте время, записывая все это снова в свой план проекта.

Ваш план управления проектом должен включать достаточно информации, чтобы быть уверенным, что вы точно знаете, какие процессы и процедуры необходимо соблюдать, и кто должен быть вовлечен.Получите одобрение вашего плана проекта заинтересованными сторонами, спонсором проекта и вашей командой, чтобы не было никаких сюрпризов. Как объяснялось выше, диаграммы и методы планирования проекта, такие как диаграммы Ганта, CPM, WBS или PERT, могут помочь вам в создании плана проекта.

Сколько времени занимает этап планирования проекта?

Трудно ответить. Планирование высадки на Луну займет больше времени, чем новое приложение для знакомств.

Лучший способ оценить, сколько времени займет фаза планирования вашего проекта, — это посмотреть на аналогичные проекты, которые выполнялись раньше, и посмотреть, сколько времени потребовалось для их планирования.Также поговорите с менеджером проекта, если сможете, потому что он поймет, хватило ли этого времени или нет!

Легко увидеть, сколько времени заняли другие проекты, если у вас есть инструмент управления проектами, который архивирует ваши старые расписания проектов и делает данные доступными для всех, кто в них нуждается. Затем вы можете искать похожие проекты и подробно изучать их графики.

Методы процесса планирования проекта

План проекта — это разработка того, что делать и как это делать, поэтому вам нужно привлечь много людей.Есть несколько хороших инструментов и методов для получения информации от других людей, в том числе:

  • Мастерские
  • Индивидуальные встречи или интервью
  • Опросы или фокус-группы клиентов для сбора и проверки требований.

Вам также следует вооружиться инструментом управления задачами, например списком или доской канбан. Они невероятно полезны для записи важных вещей, которые должны быть в вашем плане проекта. Программное обеспечение Kanban Board может помочь структурировать ваш план, записав ключевые заголовки и затем перемещая их по мере необходимости, пока вы не получите поток, который выглядит правильно.

Наконец, вам понадобится онлайн-система управления проектами, в которой будет храниться ваш план управления проектами. Убедитесь, что у всех в команде есть доступ к последней версии плана проекта.

Как управлять планом проекта

План вашего проекта — это не высеченный на камне документ. Вы должны возвращаться к нему и вносить в него изменения так часто, как вам нужно. Его части, такие как расписание вашего проекта, будут меняться почти ежедневно. Другие части, такие как планы закупок и процессы управления затратами, вообще не изменятся в течение всего срока реализации вашего проекта.

Важно помнить, что если ваш план управления проектом не работает для вас, подумайте, что вы можете сделать, чтобы его изменить. Он нужен для руководства вашим проектом, а не для ограничения ваших поступков. Если вам нужно проверить, как вы управляете ресурсами проекта, вернитесь и просмотрите его. Внесите необходимые изменения, снова утвердите план и поделитесь им с командой.

Как составить план проекта, когда у вас нет ответов на все

Да, такое бывает — в большинстве случаев! Редко бывает иметь всю информацию в начале проекта.Большинство менеджеров хотят, чтобы вы погрузились в процесс и приступили к работе, но, возможно, вы не сможете позволить себе роскошь знать все детали.

Ничего страшного; у нас есть методы, которые помогут справиться с неопределенностью.

Во-первых, это предположение проекта. Вы используете их, чтобы сделать оговорки в своем плане и задокументировать то, что вы считаете правдой на данный момент. Например:

  • Предполагаем, что ресурсы будут доступны.
  • Мы предполагаем, что необходимое финансирование имеется.
  • Мы предполагаем, что запрошенные цвета будут соответствовать бренду компании и что маркетинговое подтверждение не требуется.

Вы понимаете. Затем, если команда дизайнеров вернется и скажет, что они хотят, чтобы продукт представлял собой совершенно новую палитру цветов и что Маркетинг должен это одобрить, вы вправе сказать, что вам придется изменить временные рамки в расписании, чтобы сделать это возможно.

Вы планировали, основываясь на предположении (с которым все согласились, потому что документ утвержден), и это предположение оказалось неверным.

Следующие шаги для планирования проекта

Самое важное, что нужно запомнить, — не торопить процесс планирования проекта.При правильном выполнении планирование проекта требует времени. И стоит делать это правильно, потому что, если вы этого не сделаете, мы гарантируем, что вы столкнетесь с проблемами позже, поскольку люди не поймут, что они должны делать и почему.

Хорошее планирование ведет к успеху. Это дает вам уверенность в том, что у вас есть все процессы, инструменты и системы, необходимые для достижения идеального результата.

Теперь, когда вы узнали все о планировании проектов, пора действовать. Подпишитесь на бесплатную 30-дневную пробную версию ProjectManager.com и начните планировать свой проект уже сегодня!

Начать бесплатную пробную версию

10 лучших способов спланировать свой день

10 лучших способов спланировать свой день

Сообщение из нашего блога об управлении временем

По сценарию Эшли Эндрюс

Одна из важнейших функций правильного управления временем — и один из лучших способов повысить вашу продуктивность — это планирование дня.Хотя это относительно простой процесс и может показаться незначительной частью вашего рабочего дня, он поможет вам повысить эффективность работы и получить максимальную отдачу от дня.

Итак, с чего начать и как лучше всего спланировать свой день? Выполните десять шагов, приведенных ниже, и вы будете на пути к повышению собственной продуктивности и более эффективному управлению своим временем.

1. Планируйте заранее

Один из лучших и простых способов спланировать свой день — это придумать план действий накануне.Подумайте обо всем, что вам нужно сделать на следующий день, и составьте список. Независимо от того, делаете ли вы это старомодным способом, используя ручку и лист бумаги, или выбираете другую альтернативу (например, электронную таблицу Excel или другое программное обеспечение, такое как Evernote), это не имеет значения. Просто убедитесь, что у вас есть твердый план, который вы можете использовать на следующий день.

2. Знайте свои самые большие цели на день

Составив план, убедитесь, что вы знаете, каковы ваши самые важные цели на день.Всегда думайте о том, какая из этих задач даст наилучшие результаты в кратчайшие сроки, и сосредоточьтесь на том, чтобы избавиться от них в первую очередь. Оставьте другие низкоприоритетные задания, такие как проверка и ответ на электронную почту или проверку учетных записей в социальных сетях, на потом. Посмотрите на то, что принесет вам более ощутимые результаты, и сосредоточьтесь на их достижении — все остальное может подождать.

Когда вы узнаете, какие задачи принесут вам наилучшие результаты, создайте список приоритетов. Всегда сосредотачивайтесь на выполнении задач с высоким приоритетом, прежде чем переходить к задачам с низким приоритетом.

3. Выделите время для каждой задачи

Выделите время для каждой из ваших самых важных задач, которые вам нужно выполнить в определенный день. Это поможет вам определить, сколько времени вам понадобится на их выполнение и где вы сможете вписать их в свой рабочий день.

4. Перерыв в плане

Хотя поначалу это может показаться контрпродуктивным, всегда делайте регулярные перерывы в течение дня. Без отдыха вы потеряете концентрацию и сосредоточитесь на том, что делаете.

Поэтому всякий раз, когда вы планируете свое расписание на следующий день и пытаетесь определить, сколько времени вам понадобится для определенных занятий, оставляйте достаточно времени для перерывов.Лучше запланировать несколько коротких перерывов в течение дня вместо одного длительного.

5. Планируйте время для упражнения

Это доказанный научный факт, что упражнения помогают повысить продуктивность, поэтому регулярные упражнения так же важны, как и возможность много отдыхать. Обязательно включите в свой распорядок некоторые упражнения, даже если это всего полчаса ходьбы каждый день. В идеале вам следует попробовать заняться спортом до начала рабочего дня, потому что это действительно заставит вас включиться и настроиться на предстоящий день.

6. Оставьте достаточно времени для завтрака

Исследования показывают, что люди, которые пропускают завтрак, менее продуктивны, чем те, кто этого не делает, поэтому по возможности старайтесь не пропускать завтрак. Если вы хотите сэкономить время, вы также можете заранее спланировать, что вы будете есть. В идеале это должно быть что-то полезное и придающее вам энергию в течение всего дня.

7. Разделите свой день на короткие интервалы

Многие люди считают, что разделение рабочего дня на более короткие интервалы является наиболее эффективным способом работы.Исследования показали, что мы, как правило, начинаем терять концентрацию и внимание после длительных периодов рабочего времени, поэтому важно делать короткие перерывы и разбивать свой день на более мелкие части. Одним из наиболее распространенных методов для этого является Техника Помидора, которая рекомендует работать короткими очередями с последующим периодом отдыха перед повторением цикла.

8. Успокойтесь

Всем нам нужно время простоя. Обязательно выделяйте время исключительно на отдых и отключение каждый день, когда вы идете домой.Даже если это всего полчаса, чтобы почитать книгу, посмотреть телевизор или даже приготовить сытную еду. Самое главное — отвлечься от работы и получить совершенно ясный и свежий ум, поэтому всегда планируйте это в своей повседневной жизни.

9. Установка ежедневных напоминаний

Устанавливайте себе ежедневные напоминания каждый день, чтобы сосредоточиться на самых важных целях. Есть несколько замечательных приложений для смартфонов для управления временем и повышения производительности, которые помогут вам в этом, но вы также можете загрузить различные программы на свой планшет, ноутбук или настольный компьютер, которые помогут вам не сбиться с пути.

10. Оценить

Вы выполнили все, что планировали на день? Вернитесь и оцените свои первоначальные планы и посмотрите, как все прошло. Оценка своего дня — это не только хороший способ повысить вашу продуктивность, но также поможет вам увидеть, где вы можете улучшить определенные аспекты своего ежедневного планирования. Чем больше вы будете это делать, тем лучше вы научитесь планировать свой день, поэтому обязательно включите эту оценку в свой распорядок дня.

Заключение

Наличие четкого плана и подробного списка дел имеет решающее значение для повышения вашей продуктивности и получения максимальной отдачи от ваших рабочих дней.Всегда не забывайте планировать свой день заранее и старайтесь придерживаться этого плана в течение дня. В конце дня — или недели, если вам так удобнее, — оцените свой прогресс и эффективность своих первоначальных планов и посмотрите, как вы могли бы еще больше улучшить свое ежедневное планирование.

Если вы последуете десяти лучшим способам планирования дня, которые мы выделили выше, вы заметите значительное улучшение своей продуктивности и управления временем в кратчайшие сроки.

Comments

No comments yet. Why don’t you start the discussion?

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *