структура, форма, содержание и распространенные ошибки
Сегодня деловое письмо – неотъемлемая часть ведения бизнеса и других официальных отношений. Деловое письмо может быть составлено любым человеком или организацией, если в этом существует объективная необходимость. Но важно уметь составить его правильно.Виды деловых писем
Существует масса видов деловых писем, классифицируемых по тому или иному признаку. Различаться они могут как по составлению, так и по целевому назначению.
Классификация
На данный момент насчитывается не менее пяти признаков, по которым осуществляется классификация деловых писем.
Один из них – функциональный признак. Согласно данному критерию письма в деловой речи подразделяются на:
- Письма, на которые нужно составлять письмо-ответ. В письме-ответе непременно должен использоваться индекс письма, на которое отвечает отправитель.
- Не нуждающиеся в письме-ответе.
Классифицируют письма и по структурному признаку:
- Нерегламентированные. Тип делового письма, содержание которого представляет текст, написанный полностью на усмотрение автора. Главные критерии – формально-логическое представление и правила делового этикета.
- Регламентированные. Обладают стандартными синтаксическими конструкциями и призваны решать вопросы регулярного экономико-правового характера.
Тематический признак – также основание для классификации:
- Коммерческая корреспонденция. Письма, относящиеся к вопросам по материально-техническому обеспечению, снабжению и сбыту.
- Деловая корреспонденция. Письма, затрагивающие экономическую, правовую, финансовую и другие формы деятельности организации.
Классификация писем по признаку адресата:
- Обычные. Деловое письмо составляется одним адресатом в адрес другого.
- Циркулярные. Письмо может быть направлено от одного отправителя по двум и более получателям.
Наконец, деловые письма также могут классифицироваться согласно композиционным особенностям:
- Одноаспектные. В таком письме указывается какая-либо одна конкретная проблема, сложность или вопрос, нуждающиеся в решении. Также целью этого письма может быть донесение до получателя сведений о возникновении какой-либо проблемы.
- Многоаспектные. Многоаспектные деловые письма могут доносить до получателя информацию или сведения сразу по нескольким вопросам.
Разновидности деловой письменности
Помимо общей классификации существуют также следующие разновидности деловых писем:
1. Письмо-просьба (запрос). Деловое письмо, содержащее изложение какой-либо просьбы, подчёркивая нужду предприятия в её выполнении. Излагается только от первого и третьего лица (как в единственном, так и множественном числе).
83,49 Kb
образец запроса в формате .pdf (Adobe Reader)2. Письмо-напоминание. Письмо необходимо при невозможности получить ответ от получателя любым другим образом (например, когда отсутствует возможность личной встречи, телефонного звонка). Состоит из напоминания об обещанных действиях и указания мер, которые будут выполнены при отказе от исполнения договорённостей.
3. Письмо-подтверждение. Деловое письмо, подтверждающее факт, действие или отвечающее на поставленные раннее вопросы или предложения.
103,49 Kb
образец письма-подтверждния .pdf (Adobe Reader)4. Письмо-благодарность. Выражение благодарности за оказание какой-либо услуги в письменном виде.
193,31 Kb
образец письма-благодарности .pdf (Adobe Reader)5. Сопроводительное письмо. Письмо, составляемое при направлении получателю материальных объектов или документации. Необходимо в случаях, когда отправляемые ценности нуждаются в разъяснениях.
7. Письмо-приглашение. Составляется в случае, когда одно предприятие желает пригласить другое на мероприятие какого-либо характера. В письме должны быть указаны место, дата и время проведения.
8. Гарантийное письмо. Подтверждает определённые обязательства. Адресуется как предприятию или организации, так и конкретному физическому лицу.
9. Электронная почта. Электронная деловая переписка – абсолютно новый вид деловых коммуникаций, пришедший в XXI веке, подразумевающий общение в режиме диалогов, телеконференций и т. п. Любое из перечисленных выше видов деловых писем может быть составлено в электронном виде наравне с бумажным классическим форматом.
Составление делового письма
Использование в ведении бизнеса деловых писем позволяет не только вести с партнёрами переписку, но и создавать имидж предприятия в целом, а репутация в современных реалиях имеет весьма солидное значение. К тому же деловые письма часто выступают связующими звеньями между отделами в рамках одного предприятия. В связи с этим полезно знать, как правильно написать деловое письмо.
Структура
Вне зависимости от разновидности делового письма, оно должно обладать чёткой структурой. Это позволит экономить время на составление письма автором и прочтение адресатом, верно донесёт суть и поможет получить адекватный ответ.
Письмо в деловой речи обладает следующей структурой:
- Реквизиты отправителя. Это информация об авторе. Как правило, эти сведения можно найти на бланках предприятия-отправителя.
- Реквизиты получателя. Информация об адресате (например, должность, Ф. И. О. и др.).
- Дата написания. Зачастую, этот реквизит уже находится на бланке.
- Заголовок. Кратко, но ёмко описывает содержимое делового письма. Позволяет получателю быстро ознакомиться с тематикой письма и степенью важности. Правильно подобранный заголовок, написанный в строгом и лаконичном стиле, – залог того, что письмо не затеряется среди десятков других.
- Обращение. Расположенное по центру письма, оно содержит должность, фамилию, имя или имя и отчество получателя. Допустимо использование классического «Уважаемый».
- Преамбула. Здесь должны быть указаны мотивы написания данного конкретного письма данному конкретному получателю. В преамбуле нередко встречаются ссылки на разного рода информацию (даты, мероприятия, события и т. д.), которая известна получателю, но могла быть забыта.
- Основная часть. Часть делового письма, содержащая развёрнутую информацию. Например, непосредственное предложение, просьба, обращение и т. д.
- Заключение. Вежливое завершение письма.
- Подпись. Деловое письмо должно быть окончено подписью отправителя и стандартной формулой вежливости (например, «Искренне Ваш», «С уважением» и т. д.).
- Дополнительно письмо может также содержать постскриптум и приложения.
Стиль и форма
Стилистика делового письма требует:
- нейтральную и надличностную форму изложения письма;
- термины и речевые средства, применяемые в таком письме, должны быть единообразными и стандартизированными;
- конкретные части делового письма должны содержать шаблонные для них языковые формы.
Составляя деловое письмо, необходимо как можно больше придерживаться сухих фактов, полностью исключив просторечия, уменьшительно-ласкательные словосочетания и так далее. Диапазон речевых средств должен быть минимален.
Требования
К данному виду писем предъявляется ряд требований, отличающих деловое письмо от других:
- Лаконичность. Суть делового письма – изложить максимум информации в минимуме слов.
- Чёткая структура. Деловое письмо обязательно должно быть жёстко структурировано по шаблону, приведённому выше.
- Отсутствие эмоций. Следует избегать эмоциональной составляющей при написании. Главное в письме – информация, которую необходимо донести или запросить, стараясь при этом не демонстрировать субъективное отношение.
- Простота изложения. Несмотря на максимальную концентрацию информации и минимальную – эмоций, это вовсе не означает, что текст делового письма должен содержать исключительно терминологию. Напротив, текст должен быть легко читаем и понятен.
Особенности электронного делового письма
Существует ряд особенностей и требований по оформлению электронного делового письма:
- Поле «Тема» всегда должно быть заполнено. Это помогает адресату распознать письмо автора среди множества других, поступающих на электронную почту. Тема, как и заголовок, должна кратко и ёмко отображать содержание письма.
- «Важность письма». Если отправляемое деловое письмо носит важный или срочный характер – в электронном его варианте необходимо поставить соответствующий флажок.
- Не рекомендуется в тексте использовать слова, написанные в верхнем регистре (когда все буквы в слове – прописные). В сети Интернет такое написание может быть воспринято как агрессия.
- Чересчур специфические термины, сленг или сокращения – недопустимы, особенно если нет уверенности, что адресат знает их значение.
- Для демонстрации дружелюбия или другого позитивного настроя допускается использование смайликов, но в умеренных количествах.
- В конце делового письма, отправляемого как сообщение по электронной почте, должна быть подпись с контактами (например, номер телефона, аккаунт в социальной сети и др.).
- Если к сообщению прикрепляется какой-либо файл как приложение, о его наличии должно быть упоминание в тексте сообщения.
В отношении деловых писем, направляемых посредством электронной почты, актуальны все требования и правила, что и для классической деловой письменности.
Распространённые ошибки
Любому человеку свойственно ошибаться, особенно если речь идёт о формальном общении. В деловых письмах чаще всего допускаются такие ошибки:
- Приветствие «Доброго времени суток». Данное словосочетание у многих получателей вызывает раздражение. Вряд ли это именно та реакция, на которую рассчитывал автор письма.
- Пунктуационные, орфографические и другие ошибки в письме. При составлении делового письма крайне важно следить за тем, чтобы оно было написано по всем правилам русского языка.
- «Вы» и «вы». Многие люди до сих не ощущают разницы между этими местоимениями и часто путают их. «Вы» – вежливое и почтительное обращение к одному человеку, а «вы» – к группе людей.
- Точка после подписи. В деловом письме после подписи точка никогда не ставится.
Ответ на деловое письмо
На некоторые деловые письма необходимо отвечать. Как и когда это сделать правильно?
Согласно нормам делового этикета, на важные деловые письма ответить следует не позднее, чем через 48 часов. Менее важная корреспонденция допускает отсрочки ответа до 14 дней.
К письму-ответу (например, письмо-подтверждение) предъявляются те же требования, что и к иному другому письму делового стиля. Отличительной чертой является лишь то, что в ответах используется прямая ссылка на деловое письмо, на которое отвечает отправитель. Это может быть определённый номер, дата получения, индекс и так далее.
Следует помнить, что ответ также должен быть точен, лаконичен, неэмоционален и понятен к прочтению.
Деловое письмо – важный атрибут официальных взаимоотношений как между людьми, так и между организациями. Составление требует знания правил и требований, но умение писать деловые письма может понадобиться любому человеку. Главные условия – умение излагать мысли точно, прямо и кратко, не забывая о вежливости и этикете.
НОУ ИНТУИТ | Лекция | Виды деловых писем
Аннотация: В этой лекции описаны основные виды деловых писем и их характеристики. Рассматриваются наиболее употребительные конструкции для каждого вида деловых писем.
Цель лекции: познакомить студентов с различными видами деловых писем, научить правильно выбирать вид письма в соответствии с целью написания и релевантные языковые средства.
5.1. Виды деловых писем
Существует огромное количество самых разнообразных деловых писем, соответствующих разным ситуациям в бизнесе: заказ товаров, отказ, приглашение, и т.д. Как уже отмечалось выше, самой яркой характеристикой официально-делового стиля английского языка является особый набор клише и устойчивых выражений, которые дают возможность без труда узнать каждый из подстилей. В деловой переписке также существует своя система
I am looking forward to hearing from you soon.
Мы разделим все деловые письма на группы по цели написания (цель написания может быть следующей: пригласить, информировать, извиниться, высказать жалобу и т.д.). После описания того или иного вида делового письма даётся список необходимых клишированных фраз. Обозначение (Б) рядом с клишированной фразой указывает на то, что данное клише можно использовать при составлении писем на бумажных носителях. Для данного курса мы будем использовать следующую классификацию деловых писем:
- Информационное письмо, или письмо-уведомление
- Письмо-жалоба и письмо-претензия
- Письмо-приглашение и письмо-благодарность
- Письмо-запрос (и ответ на запрос)
- Письмо-заказ
- Рекламное письмо
- Письмо-рекомендация
- Письмо-поздравление
- Мотивационное письмо
- Сопроводительное письмо
Информационное письмо, или письмо-уведомление — письмо, в котором сообщают некоторую информацию: о получении счёта или письма, о наличии определенных видов товара на складе, и так далее (цель — to inform).
Клишированные фразы
I am writing to inform you… (Б) We carefully considered your (proposal) and… I will be happy to meet you… I am sorry to inform you that I will not be able to join you… Б) It is our intention to… Письмо-жалоба и письмо-претензия — в таком письме покупатели или клиенты указывают на некоторое несоответствие полученных товаров или оказанных услуг (цель — to complain). При написании такого рода писем очень важно быть как можно более вежливым и тактичным. Жалобы и требования действий по исправлению сложившейся ситуации должны быть выражены корректно, лаконично и без эмоций.
Клишированные фразы:
(Б) I am writing to complain about… (Б) I am writing to express my dissatisfaction with… (Б) I regret to inform you that… (Б) I would like to query…which seem unusually high/low/bad/inefficient/… Письмо-приглашение (invitation letter) и письмо-благодарность (letter of gratitude) — цель такого письма — пригласить кого-либо на конференцию, промо-акцию или любое другое мероприятие, или выразить благодарность за что-либо
Клишированные фразы Invitation Letter:
(Б) I/we are happy to invite you to… (Б) I/we would like to invite you… (Б) Great Cherry Committee cordially invites you to… (Б) I/we request you to attend… (Б) I would like to express my gratitude for… Thank you for… Thank you again for… (Б) We appreciate your… I wanted to thank you for… (Б) With gratitude for your… В письмах-приглашениях важно правильно указать имя приглашенного, название мероприятия, дату и место проведения. Также стоит написать о любых дополнительных условиях и указать контактные данные человека, к которому можно обратиться с вопросом.
Письма — благодарности могут представлять собой пару строк, отправленных по электронной почте, а могут — официальное письмо на фирменном бланке компании. В зависимости от ситуации письма-благодарности могут не только выражать непосредственно саму благодарность, но и содержать некоторые элементы рекомендации, информацию о значимости того или иного события, а также выражать надежду на дальнейшее сотрудничество.
Письмо-запрос (и ответ на запрос) — в таких письмах содержится запрос на предоставление некоторых данных: о товаре, об услугах, и т.д. Сюда же входят и письма о бронировании и организации встреч (цель — to request)
Клишированные фразы:
(Б) I am writing to request some information on… (Б) Could you please send me/us information on/details of… (Б) I/we would appreciate if you could send me/us… (Б) I/we would be grateful if you could/would… Письмо-заказ (и ответ на заказ) — следом за письмом-запросом часто приходит письмо-заказ, в котором покупатель заказывает те или иные товары или услуги (цель — to order/to place an order). В таких письмах следует четко и ясно указывать всю необходимую информацию — номер заказа и количество заказываемых товаров, адрес и предпочтительные условия доставки и оплаты.
Клишированные фразы:
(Б) Please send me/us the following articles/items… (Б) I wish/would like to buy/order/make an order/place an order… (Б) I/we are pleased to place an order with your company… I/we would like to cancel our order… Please confirm the receipt of our order. (Б) Your order will be processed within 5 working/business days. Рекламное письмо — это письмо рассказывает и предлагает товар или услугу (цель — to advertise). В таких письмах обычно содержатся изображения товаров, их характеристики и преимущества, доступные акции и специальные предложения. Так как написание рекламного текста (в том числе и письма) — это тема для отдельного курса, в данной лекции мы не будем подробно останавливаться на этом виде делового письма.
Письмо-рекомендация (reference letters, letters of recommendation) — эти письма содержат рекомендации самого разного рода (цель — to recommend). Обычно указывается, откуда рекомендующий знает кандидата, каков характер их сотрудничества, причины, почему кандидат (не)подходит на данную вакансию, преимущества кандидата.
Клишированные фразы:
(Б) I am writing to recommend… I am happy to recommend… (Б) I feel confident in recommending Mr White… (Б) Mr White has been a pleasure to work with… (Б) I can highly recommend her for… (Б) I believe that Mr White will be a positive addition to your programme… (Б) Mr White would be a tremendous asset for your company… (Б) If/Should you need any additional information, please contact/feel free to contact me. Письмо-поздравление — название этого типа писем говорит само за себя (цель — to congratulate. Письмо-поздравление на английском языке составить совсем не так трудно, как кажется — достаточно знать традиционные формулировки.
Клишированные фразы:
(Б) Congratulations on… (Б) Best wishes for continued success Good luck as you… (Б) I am writing (this letter) to commend your business success… (Б) I/we would like to wish you all/every success in… (Б) Please accept my heartiest congratulations on… Мотивационное письмо — в этом письме вы объясняете, почему вы хотите принять участие в том или ином мероприятии (цель — to motivate). Здесь важно указать ваш предыдущий опыт в данной сфере, причины вашего интереса к вакансии, программе, курсу и т.д., а также рассказать о том, чем вы будете полезны на данной должности, программе и т.д. Мотивационные письма для поступления на образовательные программы часто называются Personal Statement. Очень часто формат и содержание подобных мотивационных писем оговаривается, например:
Personal Statement The personal statement offers you an opportunity to discuss the talents, experiences and goals that qualify you for acceptance to the graduate program at Binghamton University. In preparing your statement, please realize that the Graduate Admission Committee is seeking evidence of your qualifications and aptitude, as well as your ability to communicate clearly and professionally. Please refer to your program’s web pages for specific content and page length/word count requirements (if any). Typically, the personal statement will incorporate the following: Кроме того, в разнообразных application forms мотивационное письмо может быть разделено на несколько вопросов:
PART B: Professional Background and Leadership
1) The John Smith Fellowship is designed for outstanding individuals who are already leaders in their country and have been change agents in their field. In the space below please describe your major professional achievements to date and show how these achievements have demonstrated your leadership. Your answer should be a maximum of 1000 words.PART C: Programme Objectives
2) The heart of the Fellowship is an action plan. This is a project that you will bring to fruition within one year of the completion of your Fellowship and which you will develop during your stay in the UK. Please provide below an outline project proposal for the action plan or outline the main objectives you will seek to further. Your answer should be a maximum of 1000 words.PART D: Attachments Programme
3) During your stay in London you will have a personally tailored programme focusing on your own professional interests. To help us ensure we cover your areas of interest please list below the areas and ideas you wish to explore, and specific institutions or organisations you would ideally like to visit and how they would relate to your action plan.(PART B: Professional Background and Leadership [12]) Сопроводительное письмо (Cover Letter) — высылается вместе с резюме; такое письмо помогает работодателю больше узнать о вас как о потенциальном кандидате на позицию. В сопроводительных письмах указывается образование, релевантный (имеющий отношение к конкретной позиции) опыт работы, навыки и умения. Также в сопроводительных письмах обосновываются ваши преимущества как кандидата, ваш интерес в данной вакансии, а также ваш возможный вклад. Довольно часто сопроводительные и мотивационные письма отличаются только названием: сопроводительные «сопровождают» резюме, а мотивационные — рассказывают о вашем интересе к чему-либо. На деле содержание таких писем примерно одно и то же.
Рекламные, мотивационные и сопроводительные письма и письма-рекомендации представляют собой отдельную большую группу писем с особыми правилами написания, поэтому в данной лекции мы ограничимся лишь общей характеристикой данных писем.
Какими бывают деловые письма? — «Грамота.ру» – справочно-информационный Интернет-портал «Русский язык»
Деловое письмо
Какими бывают деловые письма?
Письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Деловые письма решают организационные вопросы, правовые проблемы, а также вопросы экономических отношений корреспондентов. Информация в деловом письме носит протокольный характер. Поэтому письма регистрируются и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.
По тематическому признаку деловые письма делятся на коммерческие письма (составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу), письма-запросы, предложения (оферта), письма-рекламации и ответы на эти виды писем.
По функциональному признаку деловые письма делятся на инициативные письма и письма-ответы.
Письма, требующие ответа: коммерческие инициативные письма, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо рекламация, письма-просьбы, письма-обращения.
Письма, не требующие ответа: подтверждения, напоминания, предупреждения, извещения, заявления – эти письма констатируют факт и не требуют ответа – у них функция квитанции, ярлыка).
По признаку адресата письма делятся на обычные и циркулярные (направляются от одного источника в несколько адресов, как правило подчиненных инстанций).
По форме: обычные и электронные.
По структурным стандартам: регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные).
-
Сопроводительное письмо составляется для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей (например, о посылке контрактов, спецификаций, каталогов, протоколов, образцов товара, грузов).
-
Письма-подтверждения направляются для подтверждения получения документов и материалов-писем, телексов, спецификаций, прейскурантов, каталогов, образцов изделий, а также телеграммы или состоявшегося телефонного разговора.
-
Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться принятия нужного решения.
-
Письмо-сообщение. Такие письма отправляются при необходимости сообщения (извещения, уведомления, информирования) о каких-либо событиях или фактах, представляющих взаимный интерес (например, сообщение о прибытии делегации, назначении деловой встречи, посещении завода-поставщика, проведении переговоров, об отгрузке товаров и т. п.).
-
Письмо-приглашение может быть адресовано конкретному лицу, или нескольким лицам, или массовому адресату. При официальном приглашении большого количества людей используются как полностью готовые, напечатанные типографским способом тексты, так и тексты-трафареты.
-
Письмо-благодарность направляется для выражения благодарности за что-либо (например, за полученное письмо, каталог, приглашение, участие в каком-либо мероприятии, спонсорскую помощь, гостеприимство и т. п.). Чаше всего подобные письма имеют персональную адресацию. Написание их обусловлено требованиями этикета.
-
Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организации или отдельному лицу.
-
Письмо-запрос направляется в тех случаях, когда невозможно решить вопрос лично или по телефону. Оно обычно используется в деловых взаимоотношениях между различными юридическими лицами, имеющими свой расчетный счет в банке.
-
Коммерческий запрос – это коммерческий документ, представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услуге и т. п.) и (или) направить предложение на поставку товара (просьба продавца к покупателю).
-
Письмо-предложение (оферта) – это заявление продавца или экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара.
Деловое письмо и его виды — Студопедия
Деловое письмо принято писать на бланках фирмы или организации, где уже имеются реквизиты учреждения или фирмы-отправителя.
Внешний вид бланка является своеобразной визитной карточкой фирмы, поэтому к его оформлению следует отнестись со всей серьезностью.
Чем официальнее бланк, тем официальнее должен быть стиль письма.
Виды некоммерческих деловых писем:
Письмо-просьба. В письме-просьбе излагается какая-либо просьба, при этом в ней подчеркивается заинтересованность организации в ее исполнении. Просьба может излагаться от первого лица единственного числа, от первого лица множественного числа; от третьего лица единственного числа и от третьего лица множественного числа.
Сопроводительное письмо. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату документов или материальных ценностей. Подобного рода письмо оправдывает себя в тех случаях, когда содержит дополнительные разъяснения к приложенному документу.
Письмо-сообщение. В данном виде делового письма дается какая-либо информация, не требующая ответа или подтверждения со стороны, которой высылается данное письмо.
Письмо-подтверждение. Содержит сообщение о получении какого-либо отправления или о том, что ранее составленный документ остается в силе. Также можно подтверждать факт либо действие.
Письмо-напоминание. Направляется в тех случаях, когда не удается получить ответ с помощью телефонных переговоров или личных встреч. Оно состоит из двух элементов: напоминание о выполнении действия; меры, которые будут приняты в случае невыполнения ранее заключенного договора или соглашения.
Пометка «Вторично» отправляется тогда, когда отправитель допускает возможность, что адресат не получил письма, отправленного ранее.
Письмо-приглашение. Пишется в том случае, когда организация хочет пригласить другую организацию на какое- либо торжество или мероприятие. В данном деловом письме указывается время, место и дата проведения мероприятия.
Письмо-благодарность. В данном виде письма выражается благодарность за выполнение какого-либо рода деятельности.
Гарантийное письмо. Составляется с целью подтверждения определенных обязательств и адресуется организации, либо отдельному лицу.
Для коммерческой корреспонденции характерна следующая градация:
Письмо-запрос, ответ на него. Данные виды коммерческой корреспонденции являются в письменной речи реализацией двусторонней связи. Запрос представляет собой обращение лица, желающего заключить сделку. В запросе обязательно указывается наименование товара (услуг), условия, на которых желательно получить товар, условия платежа, количество и качество товара. Написание этого вида писем требует соблюдения следующих принципов:
— ссылка на первичное письмо и его тему;
— соблюдение одинаковых языковых средств в обоих письмах;
— соблюдение последовательности в изложении аспектов содержания.
Письмо-предложение (оферта), ответ на него. В данном виде письма обычно указывается, на каких условиях должен произойти обмен товарами (услугами). В ответе выражается согласие либо несогласие с выдвинутыми условиями.
- Письмо-претензия (рекламация), ответ на него. Рекламация содержит претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по договору обязательства и требования возмещения убытков. Она может быть предъявлена в отношении качества, количества товаров, сроки поставки и т.п.
Рекламация содержит:
— основания для предъявления претензий;
— доказательства произошедшего ущерба;
— конкретные требования стороны, предъявляющей претензию.
Рекламация представляется в письменном виде, с приложением всех необходимых документов. Если она не может быть урегулирована сторонами, то она переноситься в арбитраж. В ответе на рекламацию сообщается, что: информация принята к рассмотрению; она рассматривается полностью, частично либо отклоняется; денежная оплата произведена.
Виды деловых писем | Социальная сеть работников образования
Как уже отмечалось выше, самой яркой характеристикой официально-делового стиляанглийского языка является особый набор клише и устойчивых выражений, которые дают возможность без труда узнать каждый из подстилей. В деловой переписке также существует своя система клишированных фраз, которые и будут рассмотрены в этой лекции. Клишированная фраза (клише) — это стандартная и частотная формулировка, которую используют в готовом виде. Например, клишированные фразы используются в формулах этикета:
I am looking forward to hearing from you soon.
Мы разделим все деловые письма на группы по цели написания (цель написания может быть следующей: пригласить, информировать, извиниться, высказать жалобу и т.д.). После описания того или иного вида делового письма даётся списокнеобходимых клишированных фраз. Обозначение (Б) рядом с клишированной фразой указывает на то, что данное клише можно использовать при составлении писем на бумажных носителях. Для данного курса мы будем использовать следующую классификацию деловых писем:
- Информационное письмо, или письмо-уведомление
- Письмо-жалоба и письмо-претензия
- Письмо-приглашение и письмо-благодарность
- Письмо-запрос (и ответ на запрос)
- Письмо-заказ
- Рекламное письмо
- Письмо-рекомендация
- Письмо-поздравление
- Мотивационное письмо
- Сопроводительное письмо
- Информационное письмо, или письмо-уведомление — письмо, в котором сообщают некоторую информацию: о получении счёта или письма, о наличии определенных видов товара на складе, и так далее (цель — to inform).
Клишированные фразы
I am writing to inform you… |
(Б) We carefully considered your (proposal) and… |
I will be happy to meet you… |
I am sorry to inform you that I will not be able to join you… |
Б) It is our intention to… |
- Письмо-жалоба и письмо-претензия — в таком письме покупатели или клиенты указывают на некоторое несоответствие полученных товаров или оказанных услуг (цель — to complain). При написании такого рода писем очень важно быть как можно более вежливым и тактичным. Жалобы и требования действий по исправлению сложившейся ситуации должны быть выражены корректно, лаконично и без эмоций.
Клишированные фразы:
(Б) I am writing to complain about… |
(Б) I am writing to express my dissatisfaction with… |
(Б) I regret to inform you that… |
(Б) I would like to query…which seem unusually high/low/bad/inefficient/… |
- Письмо-приглашение (invitation letter) и письмо-благодарность (letter of gratitude) — цель такого письма — пригласить на кого-либо на конференцию, промо-акцию или любое другое мероприятие, или выразить благодарность за что-либо (цель — to invite/to express thanks). Также как и письма-поздравления, такие письма пишутся по определенному шаблону, что значительно упрощает задачу.
Клишированные фразы Invitation Letter:
(Б) I/we are happy to invite you to… |
(Б) I/we would like to invite you… |
(Б) Great Cherry Committee cordially invites you to… |
(Б) I/we request you to attend… |
Клишированные фразы для Letter of Gratitude:
(Б) I would like to express my gratitude for… |
Thank you for… |
Thank you again for… |
(Б) We appreciate your… |
I wanted to thank you for… |
(Б) With gratitude for your… |
В письмах-приглашениях важно правильно указать имя приглашенного, название мероприятия, дату и место проведения. Также стоит написать о любых дополнительных условиях и указать контактные данные человека, к которому можно обратиться с вопросом.
Письма — благодарности могут представлять собой пару строк, отправленных по электронной почте, а могут — официальное письмо на фирменном бланке компании. В зависимости от ситуации письма-благодарности могут не только выражать непосредственно саму благодарность, но и содержать некоторые элементы рекомендации, информацию о значимости того или иного события, а также выражать надежду на дальнейшее сотрудничество.
- Письмо-запрос (и ответ на запрос) — в таких письмах содержится запрос на предоставление некоторых данных: о товаре, об услугах, и т.д. Сюда же входят и письма о бронировании и организации встреч (цель — to request)
Клишированные фразы:
(Б) I am writing to request some information on… |
(Б) Could you please send me/us information on/details of… |
(Б) I/we would appreciate if you could send me/us… |
(Б) I/we would be grateful if you could/would… |
- Письмо-заказ (и ответ на заказ) — следом за письмом-запросом часто приходит письмо-заказ, в котором покупатель заказывает те или иные товары или услуги (цель — to order/to place an order). В таких письмах следует четко и ясно указывать всю необходимую информацию — номер заказа и количество заказываемых товаров, адрес и предпочтительные условия доставки и оплаты.
Клишированные фразы:
(Б) Please send me/us the following articles/items… |
(Б) I wish/would like to buy/order/make an order/place an order… |
(Б) I/we are pleased to place an order with your company… |
I/we would like to cancel our order… |
Please confirm the receipt of our order. |
(Б) Your order will be processed within 5 working/business days. |
- Рекламное письмо — это письмо рассказывает и предлагает товар или услугу (цель — to advertise). В таких письмах обычно содержатся изображения товаров, их характеристики и преимущества, доступные акции и специальные предложения. Так как написание рекламного текста (в том числе и письма) — это тема для отдельного курса, в данной лекции мы не будем подробно останавливаться на этом виде делового письма.
- Письмо-рекомендация (reference letters, letters of recommendation) — эти письма содержат рекомендации самого разного рода (цель — to recommend). Обычно указывается, откуда рекомендующий знает кандидата, каков характер их сотрудничества, причины, почему кандидат (не)подходит на данную вакансию, преимущества кандидата.
Клишированные фразы:
(Б) I am writing to recommend… |
I am happy to recommend… |
(Б) I feel confident in recommending Mr White… |
(Б) Mr White has been a pleasure to work with… |
(Б) I can highly recommend her for… |
(Б) I believe that Mr White will be a positive addition to your programme… |
(Б) Mr White would be a tremendous asset for your company… |
(Б) If/Should you need any additional information, please contact/feel free to contact me. |
- Письмо-поздравление — название этого типа писем говорит само за себя (цель — to congratulate. Письмо-поздравление на английском языке составить совсем не так трудно, как кажется — достаточно знать традиционные формулировки.
Клишированные фразы:
(Б) Congratulations on… |
(Б) Best wishes for continued success |
Good luck as you… |
(Б) I am writing (this letter) to commend your business success… |
(Б) I/we would like to wish you all/every success in… |
(Б) Please accept my heartiest congratulations on… |
- Мотивационное письмо — в этом письме вы объясняете, почему вы хотите принять участие в том или ином мероприятии (цель — to motivate). Здесь важно указать ваш предыдущий опыт в данной сфере, причины вашего интереса к вакансии, программе, курсу и т.д., а также рассказать о том, чем вы будете полезны на данной должности, программе и т.д. Мотивационные письма для поступления на образовательные программы часто называются Personal Statement. Очень часто формат и содержание подобных мотивационных писем оговаривается, например:
Personal Statement |
The personal statement offers you an opportunity to discuss the talents, experiences and goals that qualify you for acceptance to the graduate program at Binghamton University. In preparing your statement, please realize that the Graduate Admission Committee is seeking evidence of your qualifications and aptitude, as well as your ability to communicate clearly and professionally. |
Please refer to your program’s web pages for specific content and page length/word count requirements (if any). Typically, the personal statement will incorporate the following: |
- Your reasons for pursuing graduate study at Binghamton University
- Your personal background
- Your academic background
- Your work experience
- Your future plans
- Other information that may be of special interest and importance to the Graduate Admission Committee
Кроме того, в разнообразных application forms мотивационное письмо может быть разделено на несколько вопросов:
PART B: Professional Background and Leadership 1) The John Smith Fellowship is designed for outstanding individuals who are already leaders in their country and have been change agents in their field. In the space below please describe your major professional achievements to date and show how these achievements have demonstrated your leadership. Your answer should be a maximum of 1000 words. |
PART C: Programme Objectives 2) The heart of the Fellowship is an action plan. This is a project that you will bring to fruition within one year of the completion of your Fellowship and which you will develop during your stay in the UK. Please provide below an outline project proposal for the action plan or outline the main objectives you will seek to further. Your answer should be a maximum of 1000 words. |
PART D: Attachments Programme 3) During your stay in London you will have a personally tailored programme focusing on your own professional interests. To help us ensure we cover your areas of interest please list below the areas and ideas you wish to explore, and specific institutions or organisations you would ideally like to visit and how they would relate to your action plan. |
(PART B: Professional Background and Leadership) |
- Сопроводительное письмо (Cover Letter) — высылается вместе с резюме; такое письмо помогает работодателю больше узнать о вас как о потенциальном кандидате на позицию. В сопроводительных письмах указывается образование, релевантный (имеющий отношение к конкретной позиции) опыт работы, навыки и умения. Также в сопроводительных письмах обосновываются ваши преимущества как кандидата, ваш интерес в данной вакансии, а также ваш возможный вклад. Довольно часто сопроводительные и мотивационные письма отличаются только названием: сопроводительные «сопровождают» резюме, а мотивационные — рассказывают о вашем интересе к чему-либо. На деле содержание таких писем примерно одно и то же.
Рекламные, мотивационные и сопроводительные письма и письма-рекомендации представляют собой отдельную большую группу писем с особыми правилами написания, поэтому в данной лекции мы ограничимся лишь общей характеристикой данных писем.
ОБЩИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОСТАВЛЕНИЮ ТЕКСТА ДЕЛОВОГО ПИСЬМА
При составлении текста делового письма важно уважать время вашего адресата — письма на несколько страниц с множеством деталей не самая лучшая идея для бизнес-письма. В идеале, электронное деловое письмо должно «укладываться» в 80 слов, а деловое письмо на бумаге — в одну страницу, если не указано иное. Для мотивационных и сопроводительных писем данное правило может не действовать: вас могут попросить написать письмо примерно на полторы страницы или в 2000 слов.
Самое первое предложение в тексте письма (body of letter) должно содержать цель, с которой вы пишете. В последующих абзацах следуют необходимые детали. Рекомендуется не обсуждать более трёх вопросов в одном письме. Кроме того, текст письма должен состоять из 3 — 5 абзацев:
первый — цель написания, указание на предыдущий бизнес-контакт |
второй |
третий — непосредственно содержание письма |
четвертый |
пятый — формулы этикета |
Подробно структура делового письма будет рассмотрена в следующей лекции.
Статья «Разновидности делового письма»
Аннотация. Рассматривается классификация деловых писем. Дается пояснение видам деловых писем.
Ключевые слова. Деловые письма, классификация деловых писем, коммерческая корреспонденция.
Разновидности деловых писем
Вся деятельность организации, предприятия, фирмы связана с документацией. Документ – это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу [1].
Документация разнообразна по выполняемым ею функциями, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации. Специалисты выделяют некоторые факторы, которые позволяют разделить документы на типы и виды.
Существует не менее пяти видов классификации деловых писем, в основе которых лежат различные классификационные признаки:
1) по функциональному признаку деловые письма можно разделить на две группы:
— письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение; письмо-предложение и др.). Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.
— письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение и др.).
2) по структурным признакам деловые письма делятся также на две группы:
— регламентированные (стандартные) – письма, решающие типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуемые в виде стандартных синтаксических конструкций.
— нерегламентированные – деловые письма, представляющие собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического повествования или этикетного текста.
3) по тематическому признаку проводится условное разделение, на деловую и коммерческую корреспонденцию. Принято считать, что переписка, касаемая экономических, правовых, финансовых и всех других форм деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции.
4) по признаку адресата деловые письма делятся: на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов.
5) по композиционным особенностям деловые письма делятся: на одноаспектные и многоаспектные. Одноаспектное письмо рассматривает одну проблему, один вопрос, а многоаспектное — несколько. Также многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты — просьбы, сообщения и предложения [3].
Деловые письма подразделяются на следующие виды:
Письмо-просьба. В таком письме излагается какая-либо просьба, при этом подчеркивается заинтересованность организации в ее исполнении. Сопроводительное письмо. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату документов или материальных ценностей. Подобного рода письмо оправдывает себя в тех случаях, когда содержит дополнительные разъяснения к приложенному документу.
Письмо-сообщение. В таком деловом письме дается какая-либо информация, которая не требует ответа или подтверждения со стороны.
Письмо-подтверждение. Содержит сообщение о получении какого-либо отправления, о том, что ранее составленный документ остается в силе, подтверждает факт либо действие.
Письмо-напоминание. Такое письмо направляется в тех случаях, когда нет возможности получить ответ с помощью телефонных переговоров или личных встреч.
Письмо-приглашение. Пишется в том случае, когда одна организация хочет пригласить другую организацию на какое-либо торжество или мероприятие. В таком деловом письме необходимо указывать время, место и дату проведения мероприятия.
Письмо-благодарность. В данном виде делового письма выражается благодарность за выполнение какого-либо рода деятельности.
Гарантийное письмо. Составляется с целью подтверждения определенных обязательств и адресуется организации, либо отдельному лицу
Инициативное письмо. Письмо, требующее ответа. Большая часть таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату о решении каких-либо вопросов [3, 4].
В последнее время большой интерес повысился к коммерческой корреспонденции. С помощью этого типа документа можно установить и поддержать деловые отношения. Важно уметь вести коммерческую переписку [1].
Коммерческие письма составляют, когда заключают коммерческие сделки. Успех сделок зависит от того, насколько грамотно и убедительно составлено письмо.
К коммерческой корреспонденции относятся письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-ответ, письмо-претензия.
Письмо-запрос – это документ, который представляет собой обращение лица или организации с просьбой дать подробную информацию о товаре и направить предложение на поставку товара. Когда нет возможности лично или по телефону решить этот вопрос, применяют письма-запросы.
В содержание коммерческого запроса входят наименование товара (услуг) и условия, на которых автору запроса желательно получить товар. Запрос такого типа входит в группу контрактных документов и используется в операциях по подготовке и заключению сделок [1].
При составлении письма-запроса могут быть использованы следующие стандартные выражения:
Просим выслать нам предложение на поставку…
Просим Вас сообщить нам, можете ли Вы…
Будем весьма признательны, если Вы сообщите нам…
Обращаемся к Вам с просьбой выслать нам предложение..
Мы заинтересованы в срочной поставке…
Желательно, чтобы поставка была произведена в течение… и др. [1]
Ответ на запрос составляется в случае, если продавец не может сразу выслать покупателю предложение. Письмо-запрос может содержать следующую информацию:
— о принятии запроса к рассмотрению;
— о выяснении возможностей поставки товара, интересующего покупателя;
— об отказе поставить товар, интересующий покупателя;
— об изменении условий запроса;
— об обещании направить предложение на поставку товара, интересующего покупателя [1].
В случае если продавец может сразу удовлетворить просьбу покупателя и поставить интересующий его товар, он направляет предложение (оферту) [2].
Предложение (оферта) – это заявление продавца, экспортера, который желает заключить сделку с указанием её конкретных условий. В предложении указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условии поставки в зависимости от характера товара [1].
При составлении предложения используются следующие стандартные модели:
В ответ на Ваш запрос от… мы предлагаем Вам…
Цена … составляет…
Товар будет поставляться в … квартале текущего года…
Платеж производится через… (указание банка) и др. [1]
Ответ на предложение может содержать согласие на условия предложения. Принятием предложения является выдача заказа или заключение контракта. Если покупатель не согласен с условиями предложения или не заинтересован в закупе товара, он откланяет его принятие [1].
Письмо-претензия (рекламация) – коммерческий документ, который представляет собой предъявление претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков [2].
Рекламация должна содержать:
— основания для предъявления претензии;
— доказательства – ссылки на нормативные акты, документы;
— конкретные требования стороны, предъявляющей претензию.
Рекламация предъявляется в письменном виде и должны быть приложены документы, которые подтверждают рекламацию и имеют полную доказательную силу обеих сторон и в определенный срок.
В ответе на рекламацию сообщаются:
— претензия принята к рассмотрению;
— претензия удовлетворяется полностью или частично;
— денежная оплата произведена;
— претензия откланяется полностью или частично [1, 2].
Новым видом делового письма сегодня является электронная деловая переписка. Электронная почта – совершенно особый вид коммуникаций XXI века. Она позволяет общаться в диалоговом режиме, в режиме телеконференций и т.п. и представляет как огромные возможности, так и большие трудности из-за специфики ведения электронной переписки. С точки зрения вышеперечисленной классификации электронные письма почти ничем не отличаются от своих обычных предшественников – бумажных писем [3].
На что обратить внимание при деловой переписке:
— важный момент для любого делового письма – обращение к конкретному лицу, с правильным написанием ФИО, должности, названия фирмы;
— независимо от того, пишете вы электронное деловое письмо или бумажное – оно должно быть на бланке фирмы со всеми реквизитами;
— этика, корректность и уважение – единственно допустимый тон для деловых писем.
— письмо должно быть выдержано в сухом, деловом стиле – лучше избегать эмоциональных оборотов из обычной речи [5].
Деловое письмо, написанное с учетом этих нюансов, произведет лучшее впечатление о своем отправителе. А в мире бизнеса это поможет открыть нужные двери.
Деловые письма подготавливают заключение сделок, важные встречи, содержат служебную информацию, претензии, предложения и т.д., т.е. при помощи деловой корреспонденции, представляющей собой письменный диалог юридических лиц, решаются важнейшие вопросы экономико-правовой деятельности организаций. Поэтому, несмотря на широкое использование в деловом общении стационарных и мобильных телефонов, пейджеров, деловое письмо продолжает выполнять важнейшие функции официальной передачи информации вне зависимости от способа передачи – телефакс, электронная почта, обычное почтовое отправление.
Используемая литература:
Введенская Л.А. Русский язык и культура речи:? Учебное пособие для вузов / Л.А.Введенская, Л.Г. Павлова, Е.Ю. Кашаева. – Изд. 28-е. – Ростов н/Д: Феникс, 2010. – 539 с. – (Высшее образование).
Русский язык и культура речи: Учебное пособие. — Уфа: Издательство БашГАУ, 2004. – 149 с.
http://evrovektor.com/article/Vidy-delovogo-pisma-Trebovanija-k-napisaniju
http://www.grandars.ru/college/pravovedenie/pismo.html
http://womanadvice.ru/vidy-delovyh-pisem#ixzz409zBvWTR
Классификация деловых писем
Принципы классификации деловых писем могут быть различными.
1. По теме письма разделяются на коммерческие и собственно деловые.Коммерческие письма используются при организации коммерческой сделки, заключении и выполнении контрактов; составляются от имени юридических лиц и нередко имеют правовую силу. К коммерческой корреспонденции относятся коммерческое письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-претензия (рекламация) и ответы на эти письма, кредитное письмо (при заключении контрактов с иностранными партнерами).
Собственно деловые письма решают организационные, правовые вопросы, проблемы экономических отношений корреспондентов, поэтому они весьма разнообразны по форме и содержанию. Это могут быть и расписка, и приглашение, и протокол собрания и др.
2. По функции письма подразделяются на письма-ответы и инициативные письма. Последние, в свою очередь, подразделяются на письма, требующие ответа (коммерческое инициативное письмо, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение), и письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, письмо-заявление, сопроводительное письмо).
3. По признаку адресата письма подразделяются на обычные и циркулярные.
Циркулярные письма – это письма, рассылаемые одним адресантом нескольким получателям, как правило, подчиненным инстанциям (организациям).
Обычные письма направляются одному получателю.| - |
Не нашли нужную Вам информацию касательно деловых писем? Переходите на сайт business-letter.ru и вы найдете правила и примеры написания ко всем популярным видам деловых писем. И с каждым днем примеров становиться все больше!
Если Вы хотите написать максимально эффективное письмо, которое точно не останется без ответа – обращайтесь к нам и наши профессионалы помогут Вам в этом. write.business-letter.ru |
- | - | |
| - |
4. По композиции письма подразделяются на одноаспектные и многоаспектные.
В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос. В последнее время они доминируют в деловой переписке. Если необходимо обратиться в организацию сразу по нескольким вопросам, рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них, особенно в том случае, когда рассматриваемые вопросы не связаны между собой.
Многоаспектные письма составляют в том случае, когда они затрагивают несколько взаимосвязанных вопросов, которые будут рассматриваться в одной организации (одним адресатом). Например, это может быть письмо, одновременно являющееся и письмом-предложением, и письмом-напоминанием.
5. По форме отправления письма подразделяются на традиционные почтовые отправления (обычно это письма, имеющие юридическое значение, как то: договоры, оферта, рекламация), электронные письма и факсы. Последние два вида писем используются, когда необходимо срочно решить вопрос, но юридической силы они не имеют.
6. По структуре письма подразделяются на регламентированные, форма которых строго оговорена ГОСТом, и нерегламентированные, не имеющие жесткой текстовой структуры, не требующие специального бланка или строго определенного формата бумаги. Последний вид писем тем не менее предполагает наличие некоего набора стандартных элементов, например: общей структуры письма, формы обращения к адресату и завершения письма и т.п.
7. По цели письма подразделяются на информирующие, создаваемые с целью передать информацию и документы и убеждающие, призванные вызывать эмоции.
Каждое деловое письмо попадает в несколько классификаций, а следовательно, составляется с учетом разных аспектов.
13 типов деловых писем (с форматами / образцами / советами по написанию)
Любые письменные коммуникативные заметки, которыми обмениваются компании и их клиенты, клиенты или другие организации, которые передают профессиональные и связанные с работой сообщения или информацию, служащую для различных целей, известны как a Деловые письма . Письма или деловые письма в этом отношении обычно относятся к рукописному или напечатанному письму о физическом существовании на бумаге, хотя с появлением технологий виртуальное письмо также может быть отнесено к той же категории.
Каждое из этих писем имеет определенную цель, и, таким образом, выполняется их категоризация. Степень формальности или полуформального подхода в письме также зависит от отношений между отправителем и получателем. Обычно стандартный формат делового письма сохраняется в любом его виде, хотя обычно допускаются незначительные изменения.
Давайте обсудим различные типы деловых писем, каждое из которых служит разным целям.
1. Коммерческие письма — Обычно коммерческое письмо служит цели убедить покупателя или покупателя приобрести продукт или услугу.Письмо о продаже, написанное привлекательно, вызывающее интерес потенциального клиента, содержит подробную информацию о компании и услугах, которые они предлагают, а также о преимуществах того, как их продукт следует выбирать среди других. Неотъемлемая часть маркетинга, они написаны для удовлетворения потенциальных клиентов в целом. Дополнительная информация о коммерческих коммерческих письмах .
2. Письма о заказе — Судя по названию, письмо с заказом или письмо о покупке содержит информацию о заказе продукта или услуги.Подробная информативная структура, содержащая точные размеры и количество желаемых продуктов, письма с заказами также могут быть отправлены вместе с оплатой. Таким образом, он служит юридической записью транзакции между компанией и поставщиком. Подробнее о письмах-заказах .
3. Письма с жалобами — Сложное письмо в рамках деловых писем , письмо с жалобой отправляется с целью выразить неудовлетворенность или жалобу.Уловка заключается в тоне письма; общий тон должен быть профессиональным и строгим, но не оскорблять собеседника. Вежливое кольцо по длине письма действительно окупается в деловом кругу. Подробнее о письмах-жалобах .
4. Письма о корректировке — это ответное письмо, отправленное клиентом или ему с деловой стороной на другом конце, подтверждающее претензию. Подробнее о написании корректировочного письма .
5. Письма-запросы — Любой запрос может быть оформлен в форме письма-запроса. Дефицит информации, пропущенный пункт или любые другие возможные вопросы, письма-запросы рассылаются компаниям, чтобы устранить пробелы. Контактная информация отправителя имеет решающее значение для того, чтобы ответное письмо имело законный адрес. Дополнительная информация о письмах-запросах .
6. Последующие письма — Письмо, направленное на повышение эффективности ранее реализованных действий, известно как дополнительное письмо.Его можно назвать последующим письмом, которое может охватывать множество тем, от общего благодарности до намерения ускорить процесс. Подробнее о написании дополнительных писем .
7. Рекомендательные письма — Письмо, написанное лицом, чтобы эффективно повысить ценность второго человека до третьего в ходе новой перспективы работы или приема на работу, среди прочего, известно как рекомендательное письмо. Подробнее о рекомендательном письме .
8. Письма-подтверждения — Письмо, отправленное с подтверждением доставки другого письма или информации, является письмом-подтверждением. Подробнее о письмах-подтверждениях.
9. Сопроводительное письмо — Письмо, которое сопровождает биографические данные и представляет собой точную и привлекательную документацию о человеке, его личных и профессиональных достижениях, которая в конечном итоге вызывает у читателя интерес к поиску резюме, называется Сопроводительное письмо.
.10 типов деловых писем | Работа
Автор Hannah Wickford Обновлено 29 июня 2018 г.
Термин «деловые письма» относится к любому письменному сообщению, которое начинается с приветствия, заканчивается подписью и имеет профессиональный характер. Исторически деловые письма отправлялись по почте или курьером, хотя Интернет быстро меняет способ общения компаний. Есть много стандартных типов деловых писем, и каждый из них имеет определенную направленность.
Коммерческие письма
Типичные коммерческие письма начинаются с очень сильного заявления, чтобы привлечь внимание читателя. Поскольку цель состоит в том, чтобы побудить читателя что-то сделать, эти письма содержат решительный призыв к действию, подробно описывают выгоду для читателя от совершения действия и включают информацию, которая поможет читателю действовать, например номер телефона или ссылку на веб-сайт.
Письма с заказами
Письма с заказами рассылаются потребителями или предприятиями производителю, розничному или оптовому торговцу для заказа товаров или услуг.Эти буквы должны содержать конкретную информацию, такую как номер модели, название продукта, желаемое количество и ожидаемая цена. Оплата иногда включается в письмо.
Письма с жалобами
Слова и тон, которые вы решите использовать в письме с жалобой в компанию, могут стать решающим фактором при рассмотрении вашей жалобы. Говорите прямо, но тактично и всегда используйте профессиональный тон, если хотите, чтобы вас выслушали.
Письма о корректировке
Письмо о корректировке обычно отправляется в ответ на претензию или жалобу.Если корректировка в пользу покупателя, начните письмо с этой новости. Если нет, говорите, что говорите о фактах, и дайте клиенту понять, что вы понимаете жалобу.
Письма-запросы
В письмах-запросах задается вопрос или запрашивается информация от получателя. Составляя этот тип письма, делайте его ясным и кратким и точно перечисляйте, какая информация вам нужна. Не забудьте указать свою контактную информацию, чтобы читателю было легко ответить.
Последующие письма
Дополнительные письма обычно отправляются после определенного типа первоначального общения.Это может быть отдел продаж, который благодарит клиента за заказ, бизнесмен, оценивающий результаты встречи, или соискатель, интересующийся статусом своего заявления. Во многих случаях эти письма представляют собой комбинацию благодарственного письма и коммерческого письма.
Рекомендательные письма
Потенциальные работодатели часто просят у соискателей работы рекомендательные письма перед тем, как нанять их. Этот тип письма обычно от предыдущего работодателя или профессора, и в нем описываются отношения отправителя и мнение соискателя работы.
Письма-благодарности
Письма-благодарности действуют как простые квитанции. Компании отправляют их, чтобы сообщить другим, что они получили предыдущее сообщение, но действия могли или не могли иметь место.
Сопроводительные письма
Сопроводительные письма обычно сопровождают посылку, отчет или другие товары. Они используются для описания того, что вложено, почему оно отправляется и что получатель должен с ним делать, если необходимо предпринять какие-либо действия.Эти типы букв обычно очень короткие и емкие.
Заявления об увольнении
Когда сотрудник планирует уволиться с работы, его непосредственному руководителю обычно направляется заявление об увольнении с уведомлением и сообщением о том, когда будет последний день работы. Во многих случаях сотрудник также подробно описывает причину своего ухода из компании.
.10 типов деловых писем
Хотя быстрых электронных писем и телефонных звонков достаточно для многих деловых целей, все же есть некоторые вещи, которые нужно решать с постоянством и профессионализмом письма. В разных ситуациях требуются разные письма, и, хотя есть много разных причин, по которым вам может понадобиться написать профессиональное письмо, может быть полезно заранее ознакомиться с некоторыми из наиболее распространенных типов деловых писем.
1.Письма о размещении заказа
Как следует из названия, письмо о размещении заказа написано для размещения заказа товаров. Эти письма очень распространены, но они также очень формальны и должны быть написаны очень точным и конкретным образом, поэтому может быть полезно поискать шаблон для этих писем, прежде чем писать его.
2. Вводные рекламные письма
Если вы хотите продать продукцию новому покупателю, вам необходимо представиться. Это очень похоже на то, как вы представляете себя кому-нибудь на вечеринке, поскольку вы хотите произвести хорошее первое впечатление в обеих ситуациях.Вы хотите показать своему целевому клиенту, какие продукты или услуги вы предлагаете, как они могут им помочь и что отличает ваш бизнес от других.
3. Циркулярное письмо с объявлениями
Циркуляр назван так потому, что он рассылается широкой аудитории. Другими словами, хотя большинство писем представляют собой частную переписку между двумя или более сторонами, циркуляр рассылается сразу огромным группам. Поскольку они предназначены для многих читателей, их следует писать для членов вашей целевой аудитории.Не забудьте также сделать их достаточно общими, чтобы они понравились всем, кто их получает.
4. Благодарственные письма
Эти письма отправляются просто для подтверждения того, что ваша компания получила деловой документ или пакет. По сути, они действуют как квитанция и должны быть отправлены сразу после получения товара.
5. Дополнительные письма
Дополнительные письма могут быть отправлены после многих типов корреспонденции. Соискатель работы может прислать ответ после собеседования.Продавец может отправить его через неделю или две после отправки вступительного рекламного письма. Они могут быть отправлены после встречи для подтверждения договоренностей, достигнутых обеими сторонами. По сути, они просто служат для того, чтобы напомнить получателю о предыдущем сообщении и подтолкнуть к прогрессу на следующем этапе отношений или проекта.
6. Письма службы поддержки клиентов с извинениями
В мире бизнеса иногда что-то идет не так. Независимо от того, была ли это вина вашей компании и можно ли ее предотвратить, письмо с извинениями может иметь большое значение для исправления отношений с обиженным клиентом.Эти письма часто проходят через юридический отдел, чтобы гарантировать, что компания не подвергнется юридической ответственности.
7. Письма о заинтересованности
Хотя письма о заинтересованности чаще всего используются ищущими работу, чтобы уведомить работодателей о своем интересе к должности в компании, их также можно использовать для выражения того, что ваша компания заинтересована в работе над конкретным проектом. с другой компанией или некоммерческой организацией.
8. Письма соболезнования
Вне зависимости от того, оплакиваете ли вы потерю сотрудника, соперника, партнера или кого-либо еще из вашего профессионального круга, писать письма с соболезнованиями непросто, но они могут стать трогательным жестом для тех, кто больше всего пострадал от смерти.
9. Служебные меморандумы
Хотя служебные служебные записки часто носят неформальный характер, такое внутреннее общение похоже на деловые письма от одного сотрудника к другому. Записки можно написать практически на любую тему, от дополнений к дресс-коду до серьезных нарушений со стороны сотрудников.
10. Благодарственное письмо
В то время как всегда приятно поблагодарить сотрудника, который делает все возможное, они должны быть зарезервированы для действительно замечательных действий, поскольку чем чаще они получают пособие, тем меньше они значат для тех, кто их получает.
.типов деловых писем | Деловое общение
Типы деловых писем
Деловое общение
Как создать деловое письмо?
Формат делового письма | Написание деловых писем
Типы деловых писем: писем способствуют сохранению связи между обеими сторонами; они могут сблизить друзей или родственников, обогатить профессиональные отношения и предоставить средства самовыражения. Письма способствуют защите и сохранению грамотности.Написание писем ведет к овладению техникой хорошего письма и может обеспечить продолжение личного терапевтического общения. Деловые письма — это письменные, напечатанные или распечатанные сообщения, отправляемые в конверте по почте или через курьера, обычно по квитанциям за пределами организация для определенной деловой цели. Различные типы деловых писем:
Типы деловых писем
1. Письма с подтверждением :
Тип письма, которое отправляется для подтверждения получения предметов или запросов от кого-либо (физического лица, частного лица или организации) называются письмом-подтверждением.Проще говоря, мы можем сказать, что письмо-подтверждение — это письменное или печатное сообщение, адресованное физическому лицу, компании и т. Д. Для признания чужого авторитета, существования, права, действительности и т. Д., Обычно отправляемое по почте в конверте. Образец письма с подтверждением вклада в Google и его тоже можно написать. В этой развивающейся технологии вы можете использовать письмо с подтверждением для отправки сообщения, и мы можем получить ответ по электронной почте.
2. Письма с извинениями:
Письмо с извинениями — это тип письма, которое обычно написано, чтобы извиниться или просто выразить сожаление по поводу прошлых действий или событий с искренней целью исправить их.Это отражает нашу честность и искренность, поскольку они используются, чтобы показать, что вы принимаете на себя ответственность за ошибки. В организации письмо с извинениями клиенту пишется с использованием технических устройств, а также письмо с извинениями клиенту.
3. Благодарственные письма:
Благодарственное письмо — это тип письма, обычно направляемого сотрудниками высшего звена сотрудникам более низкого уровня, чтобы выразить благодарность за некоторые важные дела, которые они сделали, и мотивировать младший персонал.Это теплые и позитивные письма доброй воли с благодарностью кого-либо за его или ее услуги, доброту или деятельность, которая заслуживает признательности. В организации написано письмо с благодарностью сотруднику за хорошую работу. работы тоже пересылаются.
4. Циркулярные письма:
Циркулярное письмо — это тип письма, которое отправляется закрытой группе людей с целью его широкого распространения.Компании обычно используют циркулярные письма, чтобы предлагать продукты и услуги для продажи, передавать информацию о новых объектах или уведомлять о некоторых разработках в организации, которые достигают потенциальных клиентов, что служит важным инструментом рекламы.
5. Письма с жалобами :
Письма с жалобами — это очень специфический и объективный тип писем, который обычно пишется для решения проблемной ситуации, когда другие попытки (телефонные контакты, электронная почта и т. Д.) Не помогли исправить ситуация.На письмо-жалобу нужно ответить незамедлительно.
6. Письма с подтверждением :
Письмо с подтверждением — это официальное письмо, которое следует за устным соглашением между двумя сторонами, чтобы гарантировать, что стороны в разговоре имеют письменное заявление о том, что было согласовано. Это помогает избежать недоразумений которые могут возникнуть позже. Электронная почта обычно используется для передачи писем с подтверждением.
7. Сопроводительные письма :
Сопроводительное письмо — это тип письма, которое подается вместе с заявлением о приеме на работу, в котором объясняются учетные данные кандидата и его интерес к открытой должности.Это короткие сообщения, в которых объясняется, что было прикреплено к письму или что было вложено в него.
8. Письма-запросы:
Письмо-запрос — это тип письма, которое направляется частным лицам или компаниям с просьбой запросить информацию и / или удостовериться в ее подлинности, например, о поставках определенных товаров или услуг. В них кратко и четко указано подробности с точки зрения соискателя или покупателя.
9. Заказные письма :
Заказные письма — это тип письма, которое обычно пишется, когда компания заказывает товары или услуги для покупки у другой компании.Физические лица также могут написать письмо с заказом, если они размещают заказ на покупку чего-либо у фирмы.
10. Письма с просьбой об оплате:
Письмо с просьбой об оплате — это тип письма, отправляемого организацией клиентам, у которых просрочен платеж, с напоминанием о том, что они должны оплатить взносы к определенной дате.
11. Рекомендательные письма:
Рекомендательное письмо — это тип письма, обычно написанного для того, чтобы рекомендовать кого-то на работу или должность.Это также называется рекомендательным письмом, в котором автор оценивает качества, характеристики и возможности человека, которому его рекомендуют, с точки зрения его способности выполнять конкретную задачу.
12. Рекламные письма:
Рекламные письма — это письмо с прямым заказом, которое обычно пишется для того, чтобы убедить читателя приобрести определенный продукт или услугу в отсутствие продавца. Оно может быть длиннее страницы, потому что оно включает сведения об определенных продуктах или услугах.Чтобы повлиять на клиентов и привлечь их внимание, коммерческое письмо пишется с точки зрения аудитории.
13. Стандартные письма:
Стандартное письмо — это тип письма, написанного компанией или организацией для отправки ответа или общей информации множеству корреспондентов. Многие деловые письма включают аналогичные форматы и темы, касающиеся различных повседневных деловых операций. Для повышения эффективности и экономии времени компании могут разработать стандартное письмо, которое может быть разработано на основе уже существующего формата.
14. Письма об увольнении :
Заявление об увольнении — это кратчайший формальный тип письма, как правило, если кто-то увольняется с работы или намеревается покинуть занимаемую в настоящее время должность, такую как офис, работа или комиссия. Это просто, ясно и включает дату, когда вы уезжаете.
Точно вам также могут понравиться:
