Пример деловая переписка: согласовать нельзя игнорировать — CMS Magazine

Содержание

3. Правила деловой переписки. Стандартные фразы и выражения деловых писем. Письмо — предложение о совместном сотрудничестве (собственный пример). Азбука делового этикета

Похожие главы из других работ:

Вербальное общение

1. Основные правила деловой беседы

Деловая беседа является «генератором», движущей силой бизнеса. Почти все дела начинаются, осуществляются и завершаются при помощи различных деловых бесед…

Деловая беседа по телефону

1. Основные правила деловой беседы

Деловая беседа является самой распространенной формой делового общения. Проведение деловой беседы — это проверка нашего умения устанавливать контакт с собеседником, ясно и убедительно излагать свои мысли, слушать и слышать то…

Деловая переписка

§2. Правила международной переписки. Общие требования к деловым письмам

Письмо должно быть составлено, как правило, на языке адресата…

Деловая переписка

§3.
Характерные типы деловых писем

Письмо-презентация (представление) предприятия Должно содержать максимум необходимых данных о предприятии, включая его номенклатуру, историю и т.п., а также четко выраженную идею…

Как овладеть искусством делового письма

2.2. Ответ на письмо-предложение

Ответ на письмо с предложением о сотрудничестве может быть положительным, отрицательным или нейтральным, если получатель не вполне уверен в результате предполагаемого сотрудничества, однако хотел бы выяснить некоторые вопросы…

Как овладеть искусством делового письма

3. Некоторые примеры деловой переписки.

Правила деловой переписки

2. Общие правила ведения деловой переписки

Современные формы деловой переписки, принятые теперь в международном общении, сложились около 150 лет тому назад. Родина их — Англия. Именно оттуда ведут свое начало основные правила этикета составления корреспонденции. ..

Речевой этикет делового письма

3 Композиция деловых писем

Каждое деловое письмо может содержать один или несколько аспектов — содержательных фрагментов, включающих речевое действие. Отсюда письма делятся на одноаспектные и многоаспектные…

Современное деловое письмо

Общие правила составления деловых писем

Бланк письма организации в зависимости от ее учредительных документов включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), т.е Герб Российской Федерации (субъекта РФ или эмблему организации/товарный знак), реквизит 04 — код организации по ОКПО…

Универсальный этикет делового общения

2.3 Особенности написания деловых писем

Существуют некоторые особенности написания деловых писем. Если их усвоить, то можно с легкостью писать и самые обычные и очень сложные письма. Особенности таковы: бизнес-письма должны быть точными, краткими и вежливыми…

Фразы, помогающие провести деловые переговоры и фразы-запреты

2.
Фразы, помогающие провести переговоры и фразы-запреты

На всех этапах переговоров, что бы заключить взаимовыгодное соглашение, наладить взаимоотношения, важно следовать общепринятым нормам речевой коммуникации…

Этика делового общения: сущность, содержание, принципы

2.2 Подготовка деловых бумаг по правила этикета

А) Бланк Одна из первых деловых бумаг, с которыми сталкивается клиент или заказчик,- это бланк фирмы. Бланк фирмы во многом характеризует ее, по нему может сложиться первое впечатление о деловых партнерах…

Этика деловой беседы

3. Основные правила деловой беседы

Оптимальный сценарий деловой беседы, как правило, включает следующие этапы Баева О.Е. Ораторское искусство и деловое общение. Минск: Наука, 2001. С. 144…

Этикет в компьютерных сетях

1.3 Введение деловой переписки посредством электронной почты

При переписке через электронную почту можно опускать обращения и приветствия и сразу переходить к делу. Но, если вы хотите, чтобы ваше электронное письмо носило более официальных характер…

Этикет служебных отношений мужчины и женщины

2.2 Элементы этики деловых отношений, правила вежливости

Сущностью этики деловых отношений в области вежливости является принцип равенства сотрудников обоего пола. Это означает, что одинаковых правил поведения на работе должны придерживаться как мужчины, так и женщины…

Как написать деловое письмо на английском | GeekBrains

Расскажем о нюансах деловой переписки и типовых фразах, которые помогут сделать письмо вежливым и естественным.

https://gbcdn.mrgcdn.ru/uploads/post/1584/og_cover_image/4e70fb28078af2c268495216fe6ca712

Деловая переписка — основа коммуникации в любом бизнесе. Даже сегодня, когда общение ведется с помощью электронных писем, правила деловой переписки остаются неизменными.

При написании делового письма важно придерживаться ряда формальностей. Переписка ведется между малознакомыми или совсем незнакомыми людьми; правила позволяют сделать письмо вежливым и эффективным.

Общий стиль делового письма

Деловая переписка очень формализована, поэтому здесь важно сохранять уважительный тон письма. Даже в том случае, когда вы пишете язвительную жалобу.

Чтобы письмо выглядело вежливо, часто используют модальные глаголы. К примеру, вместо фразы «Please write me an answer» (пожалуйста, пришлите мне ответ) можно использовать «I would be grateful if you could write me an answer» (Я был бы рад, если бы вы прислали мне ответ).

В деловом стиле нельзя использовать сленговые фразы и жаргонные выражения. Также не стоит использовать слова с сильным эмоциональным фоном — terrible (ужасный), marvelous (удивительный), rubbish (чушь) и подобные.

Сокращения также не допускаются — все словосочетания нужно использовать только полностью.

  • Wouldn’t — would not
  • I’m — I am
  • I’d like to — I would like to

Не стоит использовать и фразовые глаголы. Лучше заменить их синонимами. Например, вместо «give up» — «surrender», вместо «put together» — «compose». Фразовые глаголы — это прерогатива разговорного стиля, в деловом они неуместны.     

Специалисты школы английского языка EnglishDom советуют использовать в деловое переписке только те конструкции и фразы, в значении которых вы на 100% уверены. Многоуровневыми составными приложениями тоже увлекаться не стоит — в них легко сделать ошибку, что негативно скажется на вашем имидже.

Тем не менее, все не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Давайте разберем каждую из частей делового письма.

Обращение в деловом письме

Приветствие — первая часть письма, по которой адресат составит свое впечатление о вас. Стоит сделать лишь одну ошибку в приветствии, и эффективность письма упадет почти до нуля.

Dear Sir or Madam

Используйте это обращение, когда не знаете имени получателя. Такое обращение допустимо, к примеру, если вы отправляете email на корпоративную почту, которой пользуются несколько сотрудников.

Но если есть возможность, мы рекомендуем все же узнать имя адресата. С помощью соцсетей и поисковиков это не так сложно. Персональное обращение повышает вероятность прочтения письма.

Dear Mr Black (Mrs Black, Ms Black)

Стандартное обращение к адресату. Используется в большинстве деловых писем:

  • Mr — обращение к мужчине;
  • Mrs — к замужней женщине;
  • Ms — к женщине без обозначения семейного положения;
  • Miss — к незамужней женщине.

Специалисты EnglishDom не рекомендуют использовать обращение Miss. В деловых кругах оно считается полукорректным. Лучше выбрать нейтральный вариант Ms — так вы точно не ошибетесь.

Обращение нужно использовать только в сокращенном виде. Не пишите Mister или Mistress полностью.

В обращении по фамилии допустимо указать имя: Mr John Black. Но в переписке между незнакомыми или малознакомыми деловыми партнерами вполне можно ограничиться только фамилией.

Если у адресата есть ученая степень, в обращении рекомендуем указать ее вместо Mr и Ms:

Dear Dr. Black

Dear Prof. Black.

Dear John

Именное обращение. Можно использовать только при общении с близкими партнерами по бизнесу или работе. И только после обоюдного согласия называть друг друга по именам.

Помните, что обращение по имени не избавляет вас от формальностей деловой переписки — это всего лишь один из способов проявить уважение и показать доверительные отношения.

Dear Valued Customer

Обезличенное обращение чаще всего используется в стандартизованных письмах, рассчитанных на отправку группе людей.

Также допустимо применять его, когда вы хотите подчеркнуть определенную должность человека: Mr Editor-in-Chief.

Несмотря на то, что такое обращение считается корректным, мы рекомендуем при возможности использовать персонализированное — оно работает лучше.

Пунктуация и орфография в обращении

В британском и американском английском несколько отличаются правила пунктуации в деловых обращениях.

В британской версии после Mr или Ms знаки препинания не ставят, но в конце обращения обязательно нужна запятая:

Mr Black,

Американский английский требует точку после Mr, Mrs и Ms, а в конце обращения — двоеточие.

Mr. Black:

Тем не менее, допустимо вообще не использовать пунктуацию в обращении. Этот вариант очень популярен в онлайн-переписке.

Mr Black

Обязательно проверьте, правильно ли написано имя адресата. Особенно это касается сложных и длинных фамилий. Ведь ошибка в имени может сильно испортить впечатление от переписки.

Тело письма

Первое предложение
В первом же предложении стоит обозначить причину написания письма. Для этого рекомендуем использовать следующие фразы:

  • I am writing to enquire about… (Я пишу Вам, чтобы выяснить о. ..)
  • In reply to your request… (В ответ на Ваш запрос…)
  • Further to our conversation… (В продолжение нашего разговора)
  • I would be grateful if… (Я буду очень рад, если)
  • I received your address from… and I would like to… (Мне дал Ваш адрес… и я бы хотел…)
  • Thank you for your email from 14 May… (Спасибо за Ваше письмо от 14 мая)

Раньше в деловой переписке считалось моветоном сразу переходить к делу, поэтому часто использовались вводные фразы «ни о чем». В них было принято делать ссылку на предыдущие встречи или разговоры с адресатом, писать нейтральные фразы о погоде или вопросы о семье.

Сегодня же подобные фразы воспринимаются не слишком хорошо, потому что они не несут смысловой нагрузки. Мы рекомендуем в письме ограничиться маленькой вступительной фразой и сразу переходить к сути вопроса, без излишних расшаркиваний.

Следующее за вступительной фразой предложение должно раскрывать тему и суть письма. Оно должно быть коротким и емким, чтобы не отвлекать адресата от основной мысли сообщения.

Основная часть
Излагать цель письма нужно с помощью небольших абзацев. Короткие предложения приветствуются, но использовать их не обязательно.

Не пытайтесь решить в одном письме сразу несколько разноплановых вопросов. Руководствуйтесь правилом: «Одно письмо — один запрос». Тем не менее, вы можете задать несколько связанных вопросов, которые касаются одной темы.

Если главная мысль поместилась в один абзац — не пытайтесь расширить его без особой надобности.

В деловом письме нужно все писать только по делу. Такой вот каламбур.

Заключительная мысль
Последняя фраза в теле письма играет роль жеста вежливости и заканчивает мысль. В деловой переписке мы рекомендуем использовать одну из стандартных фраз:

  • Looking forward to your answer. (С нетерпением жду ответа)
  • I look forward to your reply. (Жду Вашего ответа.)
  • If you require more information, please contact me. (Если Вам нужно больше информации, напишите мне об этом.)
  • Please respond at your earliest convenience. (Прошу ответить как можно быстрее.)
  • Feel free to contact me by email. (Вы можете свободно связаться со мной по электронной почте.)
  • Thank you for taking it into consideration. (Спасибо, что приняли это во внимание.)
  • I would appreciate your immediate attention to this matter. (Буду признателен за Ваш скорый ответ).

Заключительная фраза должна выражать уважение. При этом ее формулировка может быть произвольной. Вы можете использовать разные варианты фразы для разных адресатов или же выбрать одну стандартную для всех видов писем.

В заключительной фразе также можно сделать ссылку на дополнительные материалы, которые прикреплены к письму.

  • Enclosed you will find… (К письму прилагается…)
  • Attached to the letter is… (В приложении к письму есть. ..)
  • Please find attached… (Пожалуйста, найдите в приложении…)

Окончание письма
Для окончания делового письма используется несколько стандартных словосочетаний. В русском языке повсюду используется фраза «с уважением», но в английском все немного сложнее.

Yours faithfully (искренне Ваш) — эту фразу нужно использовать, если вы с адресатом не знакомы. Также это окончание следует писать, если в обращении вы писали «Dear Sir or Madam».  

Yours sincerely (искренне Ваш) — используйте фразу, если адресат вам известен, а он знает вас.

В случае, если вы хорошо знакомы с адресатом или давно ведете общение в переписке, можно немного уменьшить градус формальности и использовать более теплые окончания:

Best wishes

Kind regards

Warmest regards

Все 3 фразы переводятся как «с наилучшими пожеланиями».

Осталось написать только свое полное имя — и письмо завершено.

Пример правильно составленного делового письма:

Dear Mr Black

 

Further to our conversation about 3D designer vacancy in Liberty LTD I am sending you my CV attached to this letter.

 

I have five years of experience as a Lead 3D designer, so I beleive that my skills will contribute to your company’s success.

 

Looking forward to your answer.

 

Yours sincerely,

Jack White

Дорогой мистер Блэк,

 

В продолжение нашего разговора о вакансии 3D-дизайнера в компании «Либерти» я отправляю Вам свое резюме, прикрепленное к этому письму.

 

Я обладаю 5-летним опытом работы в качестве ведущего 3D-дизайнера, поэтому я считаю, что полученные навыки позволят мне сделать существенный вклад в развитие вашей компании.

 

Искренне Ваш,

Джек Уайт.

Используйте эти правила и советы при ведении деловой переписки, и ваши письма будут эффективными по максимуму.

Бонусы для читателей

Ловите бесплатный доступ на три месяца изучения английского на онлайн-курсах EnglishDom до 30 мая 2018 года.

Будем рады видеть вас на индивидуальных занятиях курса «Английский для IT-специалистов». Пройдите бесплатный вводный урок и получите комплексную обратную связь по своему уровню знаний, затем выбирайте преподавателя и программу обучения себе по душе!

Успехов вам!

фразы и советы / Хабр

Елена Соловьева, менеджер проектов в компании Лаборатория Касперского, специально для блога Нетологии поделилась советами о том, как вести деловую переписку с иностранными коллегами и партнерами на английском языке. Статья участвует в конкурсе.

Электронные сообщения дают возможность быстро обмениваться информацией на больших расстояниях. По скорости передачи идеи это приравнивает их к телефонному разговору. Однако электронные письма сохраняются на почтовых серверах и используются как печатное свидетельство наших слов. Поэтому электронная переписка требует ответственного отношения.

Задача становится сложнее, если вы общаетесь на неродном английском языке с представителями других культур. В статье я поделюсь, на что в этом случае обратить внимание, как избежать ошибок и достичь взаимопонимания с иностранными коллегами и партнерами.

Этикет

Вне зависимости от того, с кем и на каком языке вы ведете переписку, не забывайте про правила email-этикета.

1. Четко укажите тему письма (Subject).

По результатам исследования агентства Radicati Group, представители бизнеса получают до 80 электронных писем в день. Как убедить прочитать именно ваше письмо? Составьте заголовок, который полностью отражает содержание. Чем понятнее, о чем идет речь, тем быстрее собеседник прочитает сообщение.

Нет: «Idea».

Да: «How to boost online sales by 15% by the end of Q4 2017».

2. Используйте профессиональное приветствие и избегайте панибратства.

Нет: «Hey», «Yo», «Hiya».

Да: «Dear», «Hello», «Hi».

3. Перечитайте письмо перед отправкой. Ошибки и опечатки негативно повлияют на ваш образ в глазах собеседника.

4. Если вы вводите в переписку нового собеседника, кратко опишите предысторию вопроса. Не заставляйте его пролистывать вниз и читать все сообщения по теме. Опишите суть вопроса, что обсуждалось, что вы хотите об этом сказать.

5. Отвечайте на сообщения. Если у вас нет сейчас времени провести исследование темы, подтвердите, что письмо получено, и укажите, когда вы сможете заняться вопросом.

6. Не используйте красный цвет для привлечения внимания к идее. Красный говорит об опасности и вызывает негативные эмоции. Для выделения используйте специальные слова и фразы, а не графику или цвет:

  • I would like to underline → Я бы хотел подчеркнуть.
  • I would like to draw your attention → Я бы хотел привлечь ваше внимание.
  • Please pay attention → Пожалуйста, обратите внимание.
  • Please note → Пожалуйста, имейте в виду.

Аудитория

Английский язык —  универсальный язык общения людей из разных стран. Но это не значит, что стиль переписки будет всегда одинаковым. Рассмотрим отличия.

Китай, Япония, арабские страны

При общении с коллегами и партнерами из этих стран, особенно в начале знакомства, используйте максимально вежливые формы. Каждое письмо начинайте с вежливого приветствия и форм этикета, к примеру:

  • Hope this email finds you well → Надеюсь, у вас все хорошо,
  • Sorry for bothering you → Прошу прощения за то, что отвлекаю.
  • Might I take a moment of your time? → Могу я занять у вас минуту?  

Используйте максимально вежливые формы запроса:

  • I would be grateful if you could… → Я бы был очень признателен, если бы вы могли…
  • Could you please be so kind… → Будьте так добры…

Германия, Великобритания

Уменьшите модальность фраз, но не отказывайтесь от вежливых форм и форм этикета:

  • Should you have any further questions, please do not hesitate to contact me. → Если у вас появятся вопросы, пожалуйста, обращайтесь,
  • I would appreciate your help in this matter. → Буду признателен за вашу помощь.
  • I await a response at your earliest convenience. → Ответьте при первой возможности.

США

Опустите формы этикета, если только вы не общаетесь со стоящим выше вас коллегой или партнером. Четко опишите, что произошло, и что вам нужно. Чем меньше конструкций с

would, could, might

, тем лучше.

Африка, Южная Америка

Если вы уже знакомы с коллегой или партнером из этих стран, поинтересуйтесь, как у него дела, как поживает его семья. Обращение к личному не воспринимается как плохой тон, наоборот, помогает установить хорошие отношения.

Языковые принципы

Рассмотрим общие принципы составления электронного письма.

Сокращайте

В деловой переписке нет места фигурам речи, сложным конструкциям и составным временам. Основная задача письма — без потерь донести ваше сообщение. Поэтому все, что может затруднить понимание, должно быть удалено.

Нет

You may remember John whom we met at the conference, he was in his funny suite and talking aloud. When I asked him recently how he was doing he said he was working on a very interesting project and asked me to assist him. → Ты, наверное, помнишь Джона, которого мы встретили на конференции, на нем еще был его смешной пиджак, и он громко разговаривал. Недавно я у него поинтересовался, как у него дела, и он ответил, что работает над очень интересным проектом, и попросил меня ему помочь.

Да

John Johnson is now working on new partner program for his company. He proposed us to become his subcontractor on the project. → Джон Джонсон сейчас работает над над новой партнерской программой для своей компании. Он предложил нам стать подрядчиком по этому проекту.

Откажитесь от жаргонизмов

Откажитесь от жаргонизмов даже если вы общаетесь с коллегами, которые разбираются в вопросе. Вашу переписку могут переслать людям, которые не знакомы с темой.

Обратите внимание на титул, имя и пол собеседника

В русском языке все просто: Иванова, — женщина, Иванов — мужчина. В английском языке все не так однозначно. К примеру, Jody Jonson, это мужчина или женщина? Фамилия нам ни о чем не скажет. Более того, имя Jody носят и мужчины, и женщины:

Если вы не уверены, кто ваш собеседник, уточните у коллег, найдите его аккаунт в социальных сетях. Назвав Mr Johnson Mrs Johnson, вы поставите себя в неудобное положение.

Откажитесь от шуток и личных комментариев

Строго формальный стиль не обязателен, но важно звучать профессионально.

Уберите предлоги там, где это возможно

Большое количество предлогов затрудняет понимание и создает эффект «воды» в тексте. К примеру, вместо

The meeting on December 1 about the marketing strategy

→ «Встреча первого декабря на тему маркетинговой стратегии», напишите

The December 1 Marketing strategy meeting

→ «Встреча по маркетинговой стратегии 1 декабря».

Вместо фразовых глаголов come up with — придумать, и find out — выяснить, используйте их беспредложные синонимы generate и determine.

Избегайте восклицательных знаков

Передать эмоции через электронное письмо сложно. Восклицание в тексте воспринимается как повышение тона.

Если в сообщении много восклицательных знаков, они обесцениваются. Собеседник перестанет их воспринимать как призыв обратить внимание.

Ограничьтесь пятью предложениями

По словам Гая Кавасаки, если сообщение состоит менее чем из 5 предложений, оно звучит грубо, если более — это потеря времени.

Используйте короткие слова, предложения и абзацы

Этот принцип особенно актуален для тех, кто работает с почтой с телефона или планшета: нужно быстро прочитать письмо, понять и ответить, размер экрана вносит ограничения. Чем короче текст в сообщении, тем быстрее его прочитают.

Откажитесь от страдательного залога


Нет

:

The information was sentme by Peter

→ Информация была отправлена мне Петром.

Да: Peter sent me this information → Петр отправил мне эту информацию.

Используйте списки

Если вы интересуетесь мнением коллеги по вопросу и предлагаете ему выбор из альтернатив, перечислите их в виде нумерованного списка. Иначе вы рискуете получить в ответ односложное

Yes

. Собеседник хочет быстро ответить на сообщение. Ему удобнее сказать да, нет или указать цифру понравившегося варианта. В других ситуациях списки структурируют текст и помогают пониманию.

Поставьте дедлайн

Если вам нужна обратная связь к определенной дате, укажите ее в письме. Это дисциплинирует собеседника, и он не будет затягивать с ответом.

Структура письма

Электронное письмо состоит из пяти смысловых частей:

  1. Приветствие.
  2. Сообщение.
  3. Закрытие.
  4. Прощание.
  5. Подпись.

Рассмотрим стандартные фразы для каждой части.

Приветствие

Используйте слова

Dear, Hello, Greetings

(если вы еще не знакомы с собеседником) и

Hi

(ближе к неформальному).

Сообщение

Это самая информативная часть. В ней мы сообщаем информацию, даем детали, спорим, предлагаем идеи и т.д. Рассмотрим полезные фразы для разных типов сообщения.

Как открыть сообщение

Используйте нейтральные фразы для повседневного общения с коллегами и формальные фразы для сообщений начальству, клиентам и партнерам.


Формально Полуформально Нейтрально
I am writing to…
Пишу, чтобы…
Just a quick note to tell you that…
Короткая ремарка, …
Thank you for your mail…
Спасибо за письмо…
In accordance with your request…
В соответствии с вашим запросом…
This is to…
Это письмо, чтобы…
Thank you for your mail regarding…
Спасибо за письмо относительно…
We refer to our mail regarding …
Ссылаясь на наше письмо относительно …
I wanted to let you know that / tell you about / ask you if…
Я хотел сообщить, что…/рассказать о…/спросить вас…
In reply to your mail …
В ответ на ваше письмо…
I am writing with regard  to…
Пишу насчет…
Referring to your email dated …
Ссылаясь на ваше письмо от …
Thank you for your e-mail of (date) regarding…
Спасибо за ваше письмо от (дата)…
With reference to our telephone conversation on Friday, I would like to let you know that…
Ссылаясь на наш телефонный разговор в пятницу, я бы хотел вам сообщить, что …
I am writing to enquire about… /in connection with. ../to let you know that…/to confirm…
Я пишу, чтобы узнать/Я пишу в связи с /Я пишу, чтобы сообщить о…/Я пишу, чтобы подтвердить…

Как уточнить дедлайн

Укажите час и часовой пояс. Без этого дедлайн размывается и воспринимается как пожелание:


Please submit your report (reply) on 10 March, EOB CET

→ Пожалуйста, пришлите ваш отчет/ответ 10 марта до конца рабочего дня по среднеевропейскому времени.

Как просить и давать детали

Даем детали:


Формально Нейтрально
We would also like to inform you…
Мы так же хотели бы сообщить вам о…
I’ll keep you in the loop.
Я буду держать вас в курсе.
In answer to your question (enquiry) about…
В ответ на ваш вопрос (запрос) о…
I’ll keep you posted.
Я буду держать вас в курсе.
I will include you in the loop.
Я включу вас в переписку.
Regarding your question about…
Относительно вашего вопроса о…

Просим детали:


Формально Нейтрально
I would be grateful if you could…
Я был бы признателен вам, если бы вы могли…
For further details…
Более подробно/для более подробной информации…
Could you possibly explain…
Не могли бы вы объяснить…
I do not fully understand what…
Я не до конца понял, что…
Could you please let me know…
Не могли бы вы мне сообщить…
I also wonder if…
Меня также интересует, если…
Please could you send me…
Не могли бы вы выслать мне…

Как сообщить о проблеме

1. Для ввода проблемы часто используют глагол to flag в значении «указывать, подчеркивать»:


Flagging you about the issue on…

→  Указывая вам на проблему с…


With this letter, I want to flag one problem to you…

→ Своим письмом я хочу указать вам на одну проблему…

2. Для уточнения или получения комментариев используйте фразы on my/our/your end или from my/our/your side — «с моей/нашей/твоей стороны».

3. Часто в контексте обсуждения проблем используется существительное workaround  —  выход из ситуации, обходное решение.

Как поставить коллег в копию


1.  

Чтобы попросить поставить вас с в копию, используйте фразу

Cc me

, где

Cc

выступает в качестве глагола «копировать», т. е. ставить в строку

Cc

. От слова

Cc

образуется причастие

cc’ed

— обратите внимание на написание. Фраза

I was cc’ed

переводится как «Меня поставили в копию».

2. Чтобы указать собеседнику, что вы добавляете кого-то в обсуждение, напишите Adding (name) to the thread — Добавляю (имя) в разговор.

3. Используйте знак @, если обсуждение идет с несколькими коллегами, но вам нужно обратиться к одному из них: @ Steve, I believe the next step is on you, right? — @Стив, думаю, следующий шаг твой, так?

Как принести извинения

Формально Нейтрально
We regret to inform you that…
К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о…
Unfortunately…
К сожалению…
I am sorry to inform you that…
Мне тяжело сообщать вам, но…
I am afraid that…
Боюсь, что…
Please accept our apologies for…
Пожалуйста, примите наши извинения за…
I would be glad / delighted to/happy to…  
Я был бы рад /Я был бы счастлив…
I sincerely regret that… Я искренне сожалею, что… I’m sorry, but I can’t make it tomorrow.
Прошу прощения, но я не смогу прийти завтра.
I would like to apologize for any inconvenience caused.
Я прошу прощения за причиненные неудобства.
Thank you for your understanding.
Спасибо за понимание.
We apologize for…
Мы извиняемся за…
I am (extremely) sorry that/for…
Прошу извинить за то, что…

Как просить и предлагать помощь

Предлагаем помощь:


Формально Нейтрально
If you wish, I would be happy to…
Если хотите, я с радостью…
If you have any questions, please don’t hesitate to contact me.
Если у вас возникли вопросы, смело пишите мне.
We are willing to arrange another meeting with…
Мы бы хотели назначить еще одну встречу с…
Would you like me to…?
Могу ли я (сделать)…?
Should you need any further information/assistance, please do not hesitate to contact me.
Если вам нужна еще какая-либо информация/помощь, пожалуйста, обращайтесь.
How about I come and help you out?
Может я приду и помогу?
If you would like to continue this conversation, please feel free to call (contact) with me.
Если вы хотите продолжить нашу беседу, прошу без колебаний связаться со мной.
Please do let me know if I can be of further assistance.
Пожалуйста, сообщите, если вам нужна еще какая-либо помощь.
Let me know whether you would like me to…
Сообщите, если вам понадобится моя помощь…

Просим помощи:


Формально Нейтрально
Could you please… (for me)?
Не могли бы вы…
Can I ask you to…?
Могу я вас попросить?
Could I ask you a favor?
Могу я попросить вас об одолжении?
Could you possibly. ..?
Не могли бы вы…
Please let me know…
Пожалуйста, сообщите…
I would appreciate…
Я был бы очень признателен
Would you mind…?
Могли бы вы…
I was wondering if you could come.
Скажите, могли бы вы прийти.
Could you do me a favor?
Можете оказать мне услугу?

Переговоры

Часто электронная переписка носит характер полноценных деловых переговоров. Для их оформления используйте следующие фразы.

Выражаем удовлетворение:

Формально Нейтрально
We were very pleased to…
Нам было очень приятно…
We are delighted that…
Мы очень рады, что…
Your help is highly appreciated…
Мы будем очень признательны…
I am pleased to…
Рад (что-то сделать)…
I will be happy to discuss with you…
Буду рад обсудить с вами. ..
We are glad/happy to inform you…
Мы рады/счастливы сообщить…

Предлагаем:


Формально Нейтрально
We’d like to propose that…
Я бы хотел предложить…
We propose / suggest…
Я предлагаю…
Maybe it would be better to…
Возможно, было бы лучше…
May we offer an alternative?
Мы можем предложить альтернативу?

Соглашаемся:

  • I agree with you on that point. → Я согласен с вами по этому пункту.
  • You have a strong point there. → Здесь вы правы.
  • I think we can both agree that… → Я думаю, мы оба согласимся, что…  
  • I don’t see any problem with that. → Я не вижу в этом проблемы.

Не соглашаемся:


Формально Нейтрально
I’d have to disagree with you there. Вынужден с вами не согласиться здесь. From my perspective…
С моей точки зрения…
I’m afraid that doesn’t work for me.
Я боюсь, мне это не подходит.

Приглашаем:


Формально Нейтрально
We’d be glad to have you accompany us.
Мы были бы рады, если бы вы к нам присоединились.
I’d like to invite you to…
Я бы хотел вас пригласить…
Would you like to join us for (event) at (time)?
Не хотите ли присоединиться к нам на (событие) в (время).

Выражаем недовольство:


Формально Нейтрально
I am writing to express my dissatisfaction with…
Я пишу, чтобы выразить свое неудовольствие…
I’m sorry to say that you’re…
Вынужден сообщить, что вы…
I was not completely satisfied with…
Я не совсем доволен…
I hope you won’t mind me saying that…
Надеюсь, вас не обидят мои слова о том, что…

Как приложить к письму дополнительные материалы

Если вы прикладываете к письму документ, обратите на это внимание собеседника с помощью фраз:

  • Please find attached → К настоящему письму прилагается.
  • You can find in attachment… → Вы можете найти в приложении…
  • I am enclosing… → Я прикладываю…
  • I forward to you… → Я пересылаю вам…
  • We are pleased to enclose… → Мы рады выслать вам…
  • Attached you will find… → В прикрепленном файле вы найдете…

Закрытие

Прежде чем попрощаться собеседником, поблагодарите его за уделенное время, выразите свою готовность помочь и/или предоставить разъяснения и детали.


Формально Нейтрально
I look forward to hearing from you.
Жду вашего ответа
Looking forward to hearing from you.
Жду вашего ответа
I look forward to your reply.
Жду вашего ответа
Hope to hear from you soon.
Надеюсь скоро получить от вас сообщение.
Do not hesitate to contact me if you need any assistance.
Обращайтесь, если вам понадобится какая-либо помощь.
Let me know if you need anything else.
Дайте мне знать, если вам понадобится что-то еще.
Should you have any question, please feel free to let me know.
Если у вас есть вопросы, пожалуйста, обращайтесь.
Have a nice day/weekend.
Хорошего дня/недели.
Thank you for your kind assistance.
Спасибо большое за помощь.
Thank you for your help.
Спасибо за помощь.
Thank you in advance!
Заранее благодарю.
Thanks for your e-mail, it was wonderful/great to hear from you.
Спасибо за письмо, очень рад был получить от вас весточку.
Apologize for the inconvenience!
Приношу свои извинения за неудобства!

Как разобраться в аббревиатурах

Обратите внимание на аббревиатуры, которые используют иностранные собеседники в электронной переписке вне зависимости от стиля:

  • EOB (end of business day) → конец рабочего дня.
  • SOB (start of business day) → начало рабочего дня.
  • EOQ (end of quarter) → к концу квартала.
  • TBD (to be determined) или TBA (to be announced), используем, когда информация по срокам или дате еще не известна.
  • PTO (paid time off) → отпуск.
  • OOO (Out of office) → вне офиса, не на работе. Фраза используется в автоответах.  
  • FUP (follow up) → проследить, взять на контроль.
  • POC (point of contact) → контактное лицо.
  • FYI (for your information) → для вашей информации.
  • AAMOF (As A Matter Of Fact) → в сущности.
  • AFAIK (As far as I know) → насколько я знаю.
  • BTW (By The Way) →кстати.
  • CU (see you) → увидимся
  • F2F (face to face) → наедине.
  • IMHO (In My Humble (Honest) Opinion) → по моему скромному мнению.

Прощание

Для прощания используйте фразы:

best regards, regards, kind regards, best wishes, warm wishes, sincerely yours

(формально).

Подпись

Укажите свое имя, фамилию, должность и контактный телефон. Этим вы дадите собеседнику возможность связаться с вами напрямую и выяснить нужные детали.

Шаблоны

Если вы плохо владеете английским или часто пишите однотипные письма, удобно иметь под рукой несколько готовых шаблонов. Приведем некоторые из них.

Объявление о продвижении по службеSubject Line: Firstname Lastname — New Position

I am pleased to announce the promotion of [Firstname Lastname] from [Old Position] to [New Position]. [Firstname] has been with [Name of Company] for [X years] and has worked in [insert Names of Departments/Positions]. S/he will be gaining these new responsibilities [list].

[Firstname] attended [Name of University] and came to [Name of Company] after graduation.
During her/his tenure here, [Firstname] has implemented protocols which have improved efficiency in the [Name of departments] and has frequently been recognized for outstanding achievement.

Please join me in congratulating [Firstname] on her/his promotion, and welcoming her/him to the New Department/Position.

Warm Regards,
Name
Title

Тема: Имя, фамилия — новая должность

Я рад сообщить о продвижении (имя, фамилия) с должности (название) на позицию (название). (Имя) работает в компании (имя компании) (количество лет) лет в отделе (название отдела).

(Имя) учился в (имя университета) и пришел в (название компании) после его окончания.
За время его/ее работы здесь, (имя) запустил протоколы, которые повысили эффективность в (название департамента), и часто получал признание за свои достижения.

Давайте вместе поздравим (имя) с новой должностью и поприветствуем его/ее в новом отделе (название отдела).

С уважением,
Имя
Должность


Поздравление с новой должностьюSubject line: Congratulations on Your Promotion

Dear [Firstname],
Congratulations on your promotion to [insert Names of Departments/Positions]. I heard about your well-deserved promotion through LinkedIn. You have done a fine job there for many years, and you deserve the recognition and responsibility of the position.
Best wishes for continued success in your career.
Sincerely,
Name
Title

Тема: Поздравляю с новой должностью

(Имя), поздравляю с продвижением на должность/в отдел (название должности/отдела). Я узнал о вашем заслуженном повышении через LinkedIn. Вы хорошо работали на предыдущем месте много лет и заслужили признания и ответственность новой должности.
С уважением,
Имя
Должность


Прием на работу (для соискателя)Subject line: Welcome!

Dear

[Firstname]

,

I was pleased to hear that you accepted the position with our firm, and that you’ll be joining us September 7. Welcome aboard!

You’ll be working closely with me for the first couple of weeks, until you get to know the routine here.

I’m looking forward to hearing your ideas. Don’t hesitate to call, text, or email me if you have any questions before your first day.

Best wishes,
Name
Title

Тема: Добро пожаловать!

(Имя), я рад, что вы приняли приглашение на позицию в нашей компании, и вы присоединитесь к нам 7 сентября. Добро пожаловать!
Мы будем тесно работать вместе первые пару недель, пока вы не познакомитесь с нашими порядками.
Жду ваших идей. Звоните, пишите смс, присылайте емейлы, если у вас появятся вопросы до вашего первого дня.
С уважением,
Имя
Должность


Прием на работу (для коллег)

Dear Staff:


[Firstname, Lastname]

is joining our team on May 1.

[Firstname]

will work as a

[insert Names of Positions]

in the

[insert Names of Departments]

department.

So, if you see a new face on May 1, let [Firstname] know that you are excited about his/her joining our team.

[Firstname] has worked at two other [insert name] companies over the past ten years, so he/she brings a wealth of knowledge about [insert name].

[Firstname]’s Bachelor’s degree is from [University name] where he/she majored in [insert name].

[Firstname] has a passion for [insert name].

I appreciate you joining me in providing a warm welcome for [Firstname].

With excitement,
Name of Department Manager / Boss

Уважаемые коллеги,
(Имя, фамилия) присоединится к нашей команде 1 мая. (Имя) будет работать в качестве (название должности) в (название отдела).

Поэтому, если вы увидите новое лицо 1 мая, дайте понять (Имя), что вы рады видеть его/ее в своей команде.

(Имя) работал в двух других (название компаний) компаниях в течение последних десяти лет, поэтому он/она принесет нам богатые знания о (название области).

(Имя) имеет степень бакалавра (название дисциплины) (название университета).

(Имя) увлекается (название).

Присоединяйтесь к моим теплым приветствиям (Имя).

С волнением,
Имя руководителя департамента/начальника.


Уход из компании

Dear colleagues,

I’d like to let you know that I am leaving my position at

[insert name]

on

[date]

.

I have enjoyed my tenure at[insert name], and I appreciate having had the opportunity to work with you. Thank you for the support and encouragement you have provided me during my time at

[insert name]

.

Even though I will miss you, clients, and the company, I am looking forward to starting a new phase of my career.

Please keep in touch. I can be reached at my personal email address [insert email] or my cell phone [insert number]. You can also reach me on LinkedIn: linkedin.com/in/firstnamelastname.
Thanks again. It’s been a pleasure working with you.

Best Regards,
Your [Firstname]

Дорогие коллеги,
Хочу сообщить, что я покидаю свой пост в компании (название компании) (дата).
Я был рад работать в (название компании), и ценю предоставленную возможность
работать с вами. Спасибо за поддержку и вдохновение, которые вы давали мне во время
моей работы в (название компании).

Но не смотря на то, что мне будет не хватать вас, клиентов и компании, я хочу начать
новый этап моей карьеры.

Пожалуйста, оставайтесь на связи. Со мной можно связаться по личному имейлу (адрес
электронной почты)
или телефону (номер). Меня также можно найти в LinkedIn: (адрес страницы).
Еще раз спасибо. Я был рад работать с вами.

С уважением,
Ваш (имя)


День Рождения

Если нужно поздравить коллегу с днем рождения, полезно иметь под рукой несколько дежурных фраз:


  • May all your wishes come true → Пусть все твои мечты сбудутся.
  • I wish you a happy birthday → Желаю тебе счастливого дня рождения.
  • Happy Birthday! Enjoy your wonderful day → С Днем Рождения! Наслаждайся своим чудесным днем.
  • I want to wish you all the best! I hope it is as fantastic as you are, because you deserve the best →Я хочу пожелать тебе всего самого наилучшего! Надеюсь, что этот день такой же чудесный, как и ты, ведь ты заслуживаешь самого лучшего.
  • Have a wonderful day! I wish you many nice presents and a lot of fun! → Пусть у тебя будет чудесный день! Желаю тебе много приятных подарков и массу удовольствия!


Перенос или отмена встречи/звонка

Hi everyone,

Due to

[name of a problem]

, the time of the

[name of a meeting]

has been changed from

[date]

at

[time]

in

[venue]

to

[date]

at

[time]

in

[venue]

.

If you have any questions, please feel free to contact me.

Best regards,

Name

Всем привет!
Из-за (название проблемы) время (название мероприятия) меняется: с (дата) (время) в (место встречи) на (дата) (время) в (место встречи).
Если у вас есть вопросы, пожалуйста, обращайтесь.
С уважением,
Имя

Dear colleagues,
Because of some unavoidable circumstances, I have to reschedule our meeting to [date & time] at [venue]. I hope you/everyone is comfortable with this new schedule. If you/any of you have a problem with this new program, please inform me at your earliest convenience.
Sorry for the inconvenience caused!
Kind regards,
Name
Title

Уважаемые коллеги!
В силу неустранимых обстоятельств, я вынужден перенести нашу встречу на (дата, время) в (место проведения). Я надеюсь вам/всем подходит новое расписание. Если вам/кому-либо не подходит новая программа, пожалуйста, дайте мне знать как можно скорее.
Прошу прощения за неудобства!
С уважением,
Имя
Должность

Подробные советы по принципам построения стандартных писем и другие шаблоны доступны на сайте

https://www. thebalance.com

.

Работа с языком

Электронное общение не ограничивается использованием стандартных фраз и шаблонов. Сообщения содержат описание уникальной проблемы или ситуации. Если плохо владеешь языком, как быть уверенным, что письмо составлено корректно и выдержано в бизнес стиле?

Используйте толковые словари

Двуязычные словари помогут, если вы не знаете перевода слова. Но от них мало толку, когда речь идет о стилистике. Используйте английские толковые словари: в них указывается стиль (формальный и неформальный) и дается описание ситуаций использования слова.

Словари профессиональных издательств по обучению английскому языку доступны онлайн :https://en.oxforddictionaries.com, http://dictionary.cambridge.org,  http://www.ldoceonline.com, http://www.macmillandictionary.com. Сокращенная версия представлена бесплатно, полную нужно покупать, но для целей деловой переписки сокращенной вполне достаточно.

Строение словарной статьи:

  • часть речи,
  • транскрипция с возможностью прослушать произношение,
  • определение,
  • примеры использования,
  • синонимы,
  • часто используемые словосочетания со словом и фразеологизмы.

Обратите внимание на пометку formal/neutral/informal (формальный, нейтральный, неформальный), используйте слова стиля formal или neutral. Если выбранное слово отмечено как informal, изучите раздел с синонимами.

Не игнорируйте примеры, они помогают правильно поместить выбранное слово или фразу в предложение.

Используйте словари-активаторы

Эти словари построены не на принципе алфавита слов, как традиционные словари, а на принципе алфавита понятий. К примеру, вы хотите передать понятие «красиво». Найдите понятие beautiful в словаре-активаторе. Под ним расположен список синонимов слова beautiful с определениями, примерами и объяснениями разницы между ними. В одном месте собраны все возможные варианты выражения идеи «красиво», и не нужно искать каждое слово отдельно.

Сегодня словарь-активатор выходит под маркой Longman: Longman Language Activator.

Проверяйте сочетаемость слов с помощью Google поиска

Если в русской фразе слова сочетаются, их совместный перевод на английский не всегда корректен. Забейте фразы на английском языке в поисковик и проверьте, встречаются ли слова рядом.

Проверяйте грамматику текста

Если вы плохо владеете языком, используйте специальные сервисы для проверки грамматики и пунктуации, к примеру,

Grammarly

.

Заключение

Если вы ведете электронную переписку с иностранными коллегами, партнерами и клиентами, но английским языком владеете не очень хорошо, воспользуйтесь чеклистом:

  • Определите свою аудиторию. Учитывайте ее специфику при составлении сообщения.
  • Проверьте, нельзя ли адаптировать существующий шаблон для вашей цели. Возможно, вы хотите поздравить коллегу с днем рождения? Используйте шаблон.
  • Составьте план письма. Опирайтесь на стандартную структуры электронного сообщения. Убедитесь, что вы ничего не пропустили.
  • Выберите распространенные фразы, которые будете использовать. При выборе стиля фраз ориентируйтесь на аудиторию.
  • Заполните построенную структуру своими словами и предложениями.
  • Проверьте все сообщение на корректность языка через сервисы, словари и Google поиск. Вы учли стиль выбранных слов? Они сочетаются друг с другом?
  • Убедитесь, что вы не нарушили принципы составления электронного письма. Можно его сократить без потери смысла?  В нем есть жаргонизмы?
  • Перечитайте сообщение. Проверьте, что имейл этикет соблюден. Четко указана тема письма? Исправлены все опечатки?
  • Нажмите Send!

От редакции

Курсы «Нетологии» по теме:

Секреты письменного языка в североамериканской деловой среде

В каждой стране существуют свои правила и представления о способах делового общения. В некоторых случаях меньший акцент придается письменному языку и больше внимания уделяется устному общению.

В американской практике доклады, письма и сообщения электронной почты играют важнейшую роль в создании деловой репутации человека.

Давайте узнаем, какие существуют приемы для эффективного делового общения в Северной Америке, в особенности письменной его составляющей.

Подача основной идеи/смысла

В американской деловой среде вопрос «so what is your point» (так в чем суть вашего дела) широко распространен. Дело в том, что американцы предпочитают узнать основную идею дела заранее, чтобы знать, чего ожидать.

Объясняется это тем, что время является важнейшим фактором для бизнесменов и у большинства его просто нет. Если вы пишете деловое письмо, обозначьте основную цель в самом начале документа.

Вот пример скрытой подачи основной идеи при обращении к начальнику:

On December 10, I was requested by Mrs. Jane Carter from Boston, who used to take a secretary position at your office in Miami. She also worked in the department of…

В этом примере вы видите, что автор, написав несколько предложений, так и не раскрыл сути дела и цели своего обращения. Занятой директор по кадровым вопросам может просто проигнорировать этот запрос или не придать ему значения.

А вот пример, как правильно обозначать цель своего обращения в письме в Америке:

Would you regard Mrs. Jane Carter as the candidate for the secretary position in our department? She was taking the same position at your Miami office…

Очень часто авторы писем раскрывают суть дела только в конце документа, если сообщают плохие новости или боятся, что их предложения будут отвергнуты.

Между тем, эксперты в области делового письма советуют упоминать о плохих новостях в самом начале документа.

Также следует помнить, что обращаясь с какой-либо идеей или предложением к начальству не следует использовать слишком агрессивный стиль. Например:

  • We must hire a new engineer now. – Мы должны нанять нового инженера немедленно.

Вместо этого нужно описать вашу идею более корректно:

  • We know current situation is not apt for hiring a new employee, but we really believe we need another engineer. Please let us explain the reasons for that. – Мы осознаём, что текущая ситуация неблагоприятна для найма нового сотрудника, но мы искренне полагаем, что нам необходим ещё один инженер. Пожалуйста, позвольте нам объяснить причины.

Простота языка

Вы, наверное, не раз слышали от своего преподавателя рекомендацию не увлекаться сложными предложениями и яркими фразами. То же самое уместно и в деловом письме.

Старайтесь не использовать в письме слишком витиеватые выражения, чтобы адресату не пришлось ломать голову над тем, что вы пытались сказать.

Употребление активного и пассивного залога

Для пассивного залога в английском языке характерно следующее:

  • Форма глагола to be (be, am, are, is, was, were, been, being).
  • Причастие прошедшего времени (глагол с окончанием -ed, кроме неправильных глаголов).
  • Предложная фраза, обычно начинающаяся с предлога by (хотя и не всегда).

Рассмотрим примеры:

  • The presentation was arranged by the marketing department.
  • It was stated that the winter was going to be warm.

Использование пассивного залога нередко позволяет более ясно выразить вашу мысль, хотя некоторые авторы порой увлекаются его употреблением.

Пассивный залог позволяет скрыть действующее лицо или подлежащее в предложении, чтобы написанное выглядело более дипломатично. Например:

  • Активный залог: Mr. Parker asked that everyone should take away his car.
  • Пассивный залог: It has been asked that everyone should take away his car.

В примере с пассивным залогом действующее лицо опускается, так что читатели не смогут прямо обвинить кого-либо в определенных действиях.

Автор Эдвард Бейли предлагает использовать пассивный залог в следующих трех случаях:

  • Если действующее лицо неизвестно.
  • Если действующее лицо не так важно для смысла написанного.
  • Если акцент делается на совершаемом действии, а не на лице, которое его совершило.

Если ваша идея не укладывается в один из трех вариантов, лучше употребить активный залог. Однако и здесь нужно проявить осторожность, чтобы не быть слишком прямолинейным.

Непредвзятость в письменной речи

Важно соблюдать непредвзятость в речи, устной или письменной, избегать дискриминирующих слов и намеков.

В американском деловом письме равенство и уважение всех индивидуумов имеет огромное значение. Такой стиль письма позволяет наладить понимание между автором и читателем.

Убедитесь, что ваше письмо не содержит намеков на гендерные стереотипы или дискриминацию по расовому, этническому, религиозному, возрастному признаку. Также недопустима предвзятость в отношении людей с инвалидностью и представителей гендерных меньшинств.

Нейтральные названия должностей:
  • Некорректно: Chairman
  • Корректно: Chairperson
Избегайте слов и фраз, без необходимости указывающих на пол человека:
  • Некорректно: Managers and their wives
  • Корректно: Managers and their spouses
Избегайте уничижительных терминов и стереотипных суждений:
  • Некорректно: As soon as the girls see new clients in the hall, they have to serve them within 5 minutes.
  • Корректно: Once new clients appear in the hall, they are to be served in 5 minutes.
Опускайте информацию о принадлежности лица к какой-либо группе/общности:
  • Некорректно: Jane Atkinson made a good speech though she was apprentice.
  • Корректно: Jane Atkinson made a good speech.
Если вы не знаете пол адресата, лучше использовать нейтральное приветствие:
  • Некорректно: Dear Gentlemen:
  • Корректно: Executive Manager Jack Murphy:
Не используйте только мужские местоимения:
  • Некорректно: Each senior manager must have his own vision of business strategy.
  • Корректно: Each senior manager must have his or her own vision of business strategy.

Читаем дальше:

Деловой английский для совещаний и конференций

Деловой этикет в США

Презентация на английском

Деловой этикет в Британии

Такие интересные английские традиции и обычаи

правила деловой переписки – Мисс Офис

Психология

19 октября 2016

Электронная почта настолько вошла в нашу повседневную жизнь, что мы порой совершенно забываем о правилах деловой переписки. OFM и бизнес-консультант Анна Рыжикова решили напомнить ее основные принципы


Первое, что видит адресат, это адрес вашего электронного почтового ящика. Поэтому помните, что адрес – это ваше лицо! Даже если фамилия, написанная латиницей, читается трудно, для деловой переписки нет ничего лучше. Не стоит использовать домашнюю почту с веселым адресом типа kuzya, pussik или, как у одной моей бывшей коллеги, bodrayakorova. Вы только представьте себе лицо своего будущего партнера, который получит письмо от Кузи или Пуcсика… 

Стандарт, негласно принятый в деловой среде, это фамилия(имя)@домен-вашего-сайта. Также не стоит использовать для переписки ящик [email protected]домен-вашего-сайта. Такие письма чаще всего обезличены, и их могут принять за спам и удалить.

Как начать

Не нужно изобретать велосипед. Правило простое: «Здравствуйте… (имя, отчество /имя)!» Если вы лично не знакомы, будет хорошим тоном указать в начале письма, откуда у вас адрес собеседника. И конечно, никаких «Доброго времени суток» или «Доброго дня», это дурной тон не только в деловой переписке.

Внимательно следите за полом адресата, ни в коем случае не ленитесь убирать ненужное окончание в «уважаемый(ая)». По правилам бизнес-этикета недопустимо использовать сокращения должностей и обращений типа «ув. нач. департ.» или «ув. дир. по разв».

И понятно, в деловой переписке только на Вы (да-да, не вы, а Вы). Даже если вы дружите. Это этика и официальное общение.

Как продолжить

Чем короче письмо, тем больше удовольствие, с которым его читают. Да-да, и в деловой переписке краткость – сестра таланта. Никакой воды, светской болтовни о погоде, все только по делу. Деловое письмо не проверка вашего писательского гения! Но оно может быть гениальным, если простыми словами изложены сложные понятия. Каждая новая мысль – новый абзац, так и читать и воспринимать информацию легче. 


Абзацы обязательно отделяйте отступом (необходим межстрочный пробел), они не должны сливаться в единое целое. Лучше всего следовать такой конструкции: первый и последний абзацы не более четырех строк, остальные не более восьми. Оптимальный размер письма – «на один экран», то есть такое письмо, которое читается без прокручивания страницы.

Обязательно придерживайтесь единого стиля оформления: один шрифт, один размер кегля, жирный и курсив можно использовать только фрагментарно, для выделения заголовков или ключевых моментов.

Недопустимо

ПРИМЕР. Данную конструкцию ВАЖНО согласовать в ближайшее время.

— Слова, написанные заглавными буквами, принято считать повышением тона, поэтому категорически нет.

ПРИМЕР. Примите меры!!!

— Восклицательный знак и повелительное наклонение – враги официального письма.

ПРИМЕР. Мы погуглили, посовещались и, чем черт не шутит, решили выбрать вашу компанию.

— Интернет-сленг, разговорная речь, смайлики, народные выражения, анекдоты, афоризмы, пословицы, метафоры и прочие эмоциональные украшения оставьте для неформальных писем друзьям.

ПРИМЕР. Мы отправили вам ПРК, РМ и КП неделю назад и до сих пор не получили ответа.

— Аббревиатуры и сокращения должны быть понятны не только вам, но и адресату, поэтому лучше их не использовать.

ПРИМЕР. P.S. Также мы ждем от вас ответ на предыдущее предложение.

— Постскриптум в деловой переписке недопустим.

ПРИМЕР. Вы не выполнили обещание и не отгрузили первую партию бумаги.

— Использование страдательного залога более предпочтительно. Подобное предложение лучше сформулировать так: «Обещание по отгрузке первой партии бумаги не было выполнено».

Полезные советы и негласные правила

  • Трижды проверяйте название компании, должность и ФИО получателя.
  • Избегайте в деловой переписке эмоциональной окраски и излишней вежливости. Даже если вы негодуете или преисполнены благодарности, ваше письмо должно быть «хладнокровным».
  • Не пишите русскими буквами английские термины (айти, дивиди, вип, спешиал, сос и т.д.).
  • Перед отправкой три раза проверьте письмо на ошибки и опечатки. Если не доверяете себе, это всегда можно сделать в печатной программе, но письмо обязательно должно быть грамотным. Грамотность – это ваша деловая репутация и составляющая часть профессионализма.
  • Никогда не пишите никаких личных или деликатных вещей в официальной переписке, даже своим друзьям. Ваш друг может оказаться в командировке или отпуске, и его почта будет доступна человеку, которому эта информация не предназначается.
  • Обязательно указывайте тему письма. В идеале по шаблону: название компании, цель письма.
  • Если вы прикрепляете к письму файлы, обязательно перечислите их в конце письма, это позволит адресату, в случае если что-то не прикрепилось, оперативно запросить у вас документы повторно.
  • Очень важно никогда не удалять деловую переписку. Официальное письмо – это документ. И вы никогда не предугадаете, когда и зачем вам может пригодиться эта история переписки.
  • Поле «кому» заполняйте в последнюю очередь, чтобы письмо случайно не улетело в незавершенном виде.
  • Отвечать на письмо – основа этики и хорошего тона. Согласно принятым в деловой среде правилам, на письменный запрос отвечают в течение 10 дней, на электронные письма/факс – в течение 48 часов без учета выходных/праздничных дней. Отвечая, всегда нажимайте «ответить», чтобы не нарушать историю переписки. И не забывайте нажать «ответить всем», если в копии несколько собеседников.
  • Отправляя письма, старайтесь придерживаться рабочего времени, не отправлять их ночью и в выходные/праздничные дни. Всегда есть риск, что получатель откроет письмо сразу, но, выйдя на работу, попросту забудет про него.

    Как завершить

    Подпись стандартно состоит из 4–6 строк: имя, фамилия, должность, название компании, телефон, электронный адрес, сайт, логотип.  Хороший тон подразумевает одну классическую фразу перед контактными данными: «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями». Избегайте креативных вариантов наподобие «В надежде на сотрудничество», «Искренне ваша», «Всегда на связи».


    И самый важный совет, который я однажды прочла: прочитайте пару десятков писем, получаемых вами от разных людей и компаний. Обратите внимание на то, что лично у вас вызывает вопрос или негодование, и постарайтесь в своих письмах не использовать такие выражения/форматирования и нюансы.

    Результативного вам общения!

    Текст: Анна Рыжикова


    Читайте также:

    Деловое письмо: как овладеть мастерством онлайн-общения для работы

    Язык письма в интернете у мужчин и женщин кардинально отличается? Интернет прочно вошел в жизнь современного человека и гармонично дополнил все ее сферы. Но при этом жизнь онлайн порой диктует другие правила. Яркий тому пример – правила деловой переписки.

    Сегодня люди в офисах совершают меньше деловых звонков, предпочитая им связь в мессенджерах. Последние предоставляют возможность с легкостью ответить на сообщение, получить нужную информацию, например, во время бизнес-встречи или конференции. Однако далеко не всем специалистам одинаково легко удается поддерживать коммуникацию в заданном интернетом режиме нон-стоп: быть всегда на связи и освоить язык делового общения – задача не из простых. К слову, мужчины и женщины справляются с ней по-разному.

    В классической бумажной переписке исследователи не находят гендерных различий, так как в сравнении с электронной она более формальная. Но в том, как люди пишут сообщения в мессенджерах или в электронной почте, разница уже заметна. По данным Forbes, после анализа 200 электронных писем, написанных в равных количествах мужчинами и женщинами, был выявлен ряд особенностей.

    Обращение

    Женщины в 80% случаев в начале письма обращаются к собеседнику по имени, мужчины – нет. При этом последние если и используют имя, то обязательно дописывают рядом слово «уважаемый». Эксперты считают, что в такой ситуации оптимально использовать тактику прекрасной половины: письмо, начинающееся только со слова «здравствуйте», получается обезличенным, и собеседнику кажется, что вы забыли его имя или держите дистанцию. Любопытно, но в последующих переписках женщины быстро «теряют» обращение, а вот у мужчин оно появляется примерно в третьем письме. Выходит, что представители сильного пола понимают: резкий переход на неформальное общение может сыграть злую шутку при общении с клиентом или заказчиком.

    Так можно ли в деловой переписке использовать неполные имена? Если вы давно знакомы с человеком – конечно. Также допускается опускать при обращении отчество, однако имя всегда должно быть полным.

    Кратко и по существу

    Мужчины часто грешат сложноподчиненными предложениями. Они пишут длинно, подробно и стремятся в одно письмо вместить всю необходимую информацию. Женщины же пишут короткими фразами. При этом в конце могут использовать постскриптум.

    Между тем, читать длинные письма никто не любит – учитесь излагать свои мысли максимально лаконично. Также не стоит использовать специфическую терминологию, жаргонизмы и сленг.

    Осторожно, комплимент!

    Мужчины настороженно относятся к комплиментам, а вот женщины пытаются использовать их при первом удобном случае. В деловой переписке после встречи с клиентом женщина чаще всего напишет: «Здравствуйте! Благодарим за встречу, с Вами было приятно пообщаться!» Крайне мало мужчин готовы написать в ответ: «Здравствуйте! Мы тоже очень рады знакомству!» Сильный пол не любит подобного рода любезности, так как считает их явной манипуляцией. Между тем, в бизнес-среде страны-соседки – России говорить комплименты не принято, так что подобные приятные сообщения могли бы даже сыграть на руку потенциальным партнерам. Главное – не переборщить.

    Структура

    Мужчины не любят уделять внимание оформлению писем: чаще всего они не подбирают шрифты или их размер, не выравнивают текст. А вот женщины более аккуратны: используют нумерацию, маркированные списки, выдерживают формат. Зрительно именно их письма легче воспринимаются. Зато у мужчин есть другое преимущество – использование подзаголовков. За счет хорошо продуманной структуры в их посланиях легче вычленить главное. Так что здесь представителям обоих полов стоит поучиться друг у друга.

    Логика – наше все

    В деловой переписке мужчин прослеживается четкая логика. А вот женщины чаще взывают к эмоциям и морально-этическим нормам поведения. Например, мужчина в попытке вразумить недобросовестного партнера напишет: «Мы подадим иск, и даже если проиграем дело, судебный процесс нанесет ущерб вашей репутации». В то же время дама отметит: «Все понимают, что так поступать некрасиво». Очевидно, что здесь позиция мужчины сильнее.

    Относительно того, как в общем стоит вести деловую переписку в интернете, существует несколько универсальных рекомендаций:

    • отвечать следует в течение 2-х часов после получения письма или сообщения;
    • в переписке по электронной почте стоит использовать кнопку «ответить», чтобы человек мог просмотреть предыдущие письма и сразу вникнуть в беседу. Если же вы пишите на тему, по которой ранее не общались, стоит написать новое сообщение;
    • отмечайте тему письма;
    • используйте информативную подпись. В ней должны присутствовать имя, фамилия, должность в компании, а также варианты связи с вами;
    • не высылайте прикрепленные файлы без комментариев;
    • не используйте много восклицательных знаков и клавишу Caps Lock. Если нужно повысить голос, то делайте это лично.

    Подготовила: Кристина СМОЛЬЯНОВА

    Фото pixabay.com

     Источник: https://1prof.by/news/economy/delovoe_pismo_kak_ovladet_masterstvom_onlain-obshcheniya_dlya_raboty.html © 1prof.by

    Вам письмо: 40 полезных фраз для деловой переписки на английском

    Деловая переписка на английском требует особого внимания, в том числе и ко многим деталям. Мы собрали выражения, которые помогут начать письмо, проявить вежливость и структурировать изложить свою мысль.

    Приветствие

    • Dear Mr … – Уважаемый мистер …

    • Dear Ms … – Уважаемая мисс …

    • Dear Sir – обращение в случае, если вы не знаете имени адресата

    • Dear Madam – обращение в случае, если вы не знаете имени адресата

    • Dear Sir /Madam – обращение в случае, если вы не знаете имени и пола адресата

    Начало

    • I am writing to inform you that … – Я пишу, чтобы уведомить вас …

    • I am writing to confirm … – Я пишу, чтобы подтвердить …

    • I am writing to enquire about … – Я пишу, чтобы узнать о …

    • I am contacting you for the following reason … – Я пишу вам по следующей причине…

    • I received your address from (name) and would like to … – Ваш адрес мне дал (имя) и я хотел бы …

    • With reference to your letter of 8 June, I … – Относительно вашего письма от 8 июня, я …

    • Thank you for your letter. – Спасибо за ваше письмо.

    • Thank you for contacting us. – Спасибо, что вы с нами связались.

    • In reply to your request, … – В ответ на ваш запрос, …

    • Thank you for your letter regarding … – Спасибо за ваше письмо касательно …

    • With reference to our telephone conversation yesterday … – В связи/в контексте нашего вчерашнего разговора по телефону …

    • Further to our meeting last week … – В продолжение нашей встречи, состоявшейся на прошлой неделе…

    • It was a pleasure meeting you in … last month. – Для меня была большим удовольствием наша встреча в … в прошлом месяце.

    Читайте еще: 43 полезных выражения для телефонных разговоров на английском

    Запрос/просьба

    • I would be grateful if you could … – Я был бы очень благодарен, если бы вы могли…

    • Could you please send me … – Не могли бы вы прислать мне …

    • I am interested in (obtaining / receiving) … – Я хотел бы получить …

    • Could you possibly tell us / let us have … – Не могли бы вы сообщить нам…

    • In addition, I would like to receive … – Кроме того, я хотел бы получить …

    • It would be helpful if you could send us … – Было бы очень полезным, если бы вы могли прислать нам …

    Сообщение

    • We are pleased to announce that … – Мы с удовольствием сообщаем, что …

    • I am delighted to inform you that … – Мне приятно сообщить вам, что …

    • You will be pleased to learn that … – Вам будет приятно узнать, что …

    • We regret to inform you that … – Мы с сожалением сообщаем …

    • After careful consideration we have decided … – После тщательной оценки мы приняли решение …

    • I’m afraid it would not be possible to … – Боюсь, это невозможно …

    • Unfortunately we cannot / we are unable to … – К сожалению, мы не можем / мы не в состоянии …

    Читайте еще: Hello, HR: 44 полезные фразы, чтобы написать сопроводительное письмо на английском языке

    Жалобы

    • I am writing to express my dissatisfaction with … – Я пишу, чтобы выразить свое неудовлетворение …

    • I am writing to complain about … – Я пишу, чтобы пожаловаться …

    Заключительная часть

    • I would appreciate your immediate attention to this matter. – Я был бы очень признателен за ваше неотложное внимание к этому делу.

    • Should you need any further information, please do not hesitate to contact me. – Если вам понадобится дополнительная информация, без сомнений связывайтесь со мной.

    • If you require any further information, feel free to contact me. – Если Вам понадобится дополнительная информация, без сомнений связывайтесь со мной.

    • I look forward to hearing from you. – Жду вашего ответа.

    • Yours sincerely … – С уважением …

    • Yours faithfully … – С уважением … (в том случае, если вам неизвестно имя адресата)

    • Best regards … – С наилучшими пожеланиями …

    По материалам Good Luck IELTS,  Speakspeak.

    Читайте еще: Small talk: 30 полезных фраз, чтобы начать разговор на английском

    Примеры формата делового письма. — The Writing Center — UW – Madison

    В этом разделе вы найдете множество учебных материалов, которые мы разработали для обучения в нашем Центре письма.

    Однако у этих материалов есть ограничения. Задания различаются, и разные преподаватели хотят разных вещей от студентов-писателей. Поэтому приведенный здесь совет может относиться или не относиться к вашей письменной ситуации.

    Наконец, раздаточные материалы могут дать лишь часть индивидуальных рекомендаций, которые может предоставить индивидуальная конференция с инструктором Центра письма.Если у вас есть вопросы по поводу информации, содержащейся в наших раздаточных материалах, запишитесь на прием к инструктору Центра письма.

    Форма блока

    5 Hill Street
    Мэдисон, Висконсин 53700

    15 марта 2005 г.

    Г-жа Хелен Джонс
    Президент
    Jones, Jones & Jones
    123 International Lane
    Boston, Massachusetts 01234

    Уважаемая мисс Джонс:

    А, формат деловых писем — есть форматы блоков, форматы с отступом и измененные форматы блоков.. . и неизвестно какие другие. Чтобы упростить задачу, мы демонстрируем на этой странице формат блока, один из двух наиболее распространенных форматов. Для получения авторитетных советов обо всех вариациях мы настоятельно рекомендуем The Gregg Reference Manual, 9-е изд. (Нью-Йорк: McGraw-Hill, 2001), отличный справочный инструмент для общения на рабочем месте. Кажется, нет единого мнения по поводу таких тонких моментов, как пропускать строку после вашего обратного адреса и до даты: некоторые рекомендации предполагают, что вы это сделаете; другие нет.Будем надеяться, что ваше деловое письмо будет успешным, независимо от того, какой выбор вы сделаете!

    Когда вы используете блочную форму для написания делового письма, вся информация печатается заподлицо слева, с полями в один дюйм по периметру. Сначала укажите свой собственный адрес, затем пропустите строку и укажите дату, затем пропустите еще одну строку и укажите внутренний адрес стороны, которой адресовано письмо. Если вы используете фирменный бланк, на котором уже указан ваш адрес, не вводите эту информацию повторно; просто начните с даты.В официальных письмах по возможности избегайте сокращений.

    Пропустить еще одну строку перед приветствием, после которого следует двоеточие. Затем напишите текст письма, как показано здесь, без отступов в начале абзацев. Пропускайте строки между абзацами.

    После написания текста письма введите закрытие, затем запятую, оставьте 3 пустые строки, затем введите свое имя и заголовок (если применимо), все влево. Подпишите письмо в пустом месте над напечатанным именем.Разве это не выглядит профессионально?

    С уважением,

    Джон Доу
    Помощник по административным вопросам

    Форма с отступом

    5 Hill Street
    Мэдисон, Висконсин 53700

    15 марта 2005

    Г-жа Хелен Джонс
    Президент
    Jones, Jones & Jones
    123 International Lane
    Boston, Massachusetts 01234

    Уважаемая мисс Джонс:

    А, формат делового письма — есть форматы блоков, форматы с отступом
    и модифицированные форматы блоков.. . а кто
    знает какие другие. Чтобы упростить задачу, мы демонстрируем на этой странице формат
    с отступом, один из двух наиболее распространенных форматов
    . Для получения авторитетного совета обо всех вариациях,
    мы настоятельно рекомендуем The Gregg Reference Manual, 9-е изд. (New
    York: McGraw-Hill, 2001), отличный справочный инструмент для связи на рабочем месте
    . Кажется, нет единого мнения по поводу таких тонких моментов
    , как пропускать строку после вашего обратного адреса
    и до даты: некоторые руководящие принципы предполагают, что вы
    делаете; другие нет.Будем надеяться, что ваше деловое письмо
    увенчается успехом, независимо от того, какой выбор вы сделаете!

    Если вы используете форму с отступом, поместите свой адрес на
    вверху, выровняв левый край адреса с центром
    страницы. Пропустите строку и введите дату, чтобы она была под вашим адресом
    . Введите внутренний адрес и приветствие
    слева; после приветствия ставится
    двоеточие. В официальных письмах избегайте сокращений.

    Сделайте отступ в первой строке каждого абзаца на полдюйма.
    Пропускать строки между абзацами.

    Вместо того, чтобы размещать закрывающие строки и строки подписи
    заподлицо влево, введите их в центре, даже с адресом
    и датой выше, как показано здесь. Разве это не выглядит
    профессионально?

    С уважением,

    Джон Доу

    Что такое деловое письмо и как его написать?

    Написать профессиональное, безупречное деловое письмо или деловую электронную почту станет легко, если вы знаете основы. Большинство деловых писем написано в простом формате, который легко адаптируется к потребностям любой компании, и деловая электронная почта имеет такой же простой формат.Читайте дальше, чтобы узнать больше о том, как сделать вашу деловую переписку лучше.

    Как написать деловое письмо: основы

    Деловое письмо всегда содержит несколько стандартных частей:

    • Дата
    • Информация об отправителе и получателе
    • Приветствие
    • Тело, состоящее из нескольких кратких абзацев
    • Закрытие
    • Подпись отправителя
    • Введите имя, должность и контактную информацию отправителя
    • Перечень вложений, при необходимости

    Адрес компании:

    Если у вашей компании есть фирменный бланк, вы можете использовать его вместо того, чтобы печатать информацию.В противном случае адрес вашей компании должен быть выровнен по правому или левому краю вверху страницы. Выпишите каждое слово в адресе вместо сокращений. Например:

    ABC, Inc.
    400 Leafy Lane
    Лос-Анджелес, Калифорния


    Дата:

    Напишите дату, а не сокращайте ее числами. Например, «1 марта 2015 г.» или «1 марта 2015 г.». Дата должна быть выровнена по левому краю и размещена на две или три строки над адресом получателя.

    Имя и адрес получателя:

    Добавьте имя получателя, его титул, если он известен, и его адрес. Запишите каждое слово в адресе получателя. Эту информацию следует оставить по ширине на несколько строк над приветствием. Например:

    Г-н Джек Ричер
    Менеджер по продажам
    Craft Supply Provider, Inc.
    602 Spinner’s Road
    Лос-Анджелес, Калифорния

    Обращение:

    Выберите свое приветствие в зависимости от того, знаете ли вы человека, которому пишете, насколько хорошо вы его знаете, если да, и степень формальности ваших отношений.Приветствие — это больше, чем простое приветствие; это показатель уважения. В зависимости от ситуации можно использовать несколько вариантов:

    • Кому это может быть интересно: Используйте это стандартное приветствие только в том случае, если вы не знаете, к кому конкретно обращаетесь.
    • Уважаемый господин / госпожа: Это еще одно общее приветствие, которое следует использовать только в том случае, если вы не знаете, кто будет читать ваше письмо.
    • Имя и фамилия получателя: Это широко распространенный метод включения приветствия в деловую переписку.Примеры включают: «Уважаемый доктор Джеймисон» или «Уважаемый профессор Уильямс». Приветствия «Дорогой мистер Смит», «Дорогая мисс Кеннеди» и «Дорогая миссис Роллинз» являются дополнительными примерами такого приветствия.
    • Имя получателя: Используйте это, только если вы и получатель уже поддерживаете неформальные отношения. Пример: «Дорогая Мария».
    • Полное имя получателя: Если у получателя нет титула и вы не уверены в его поле, вам следует приветствовать его, используя его полное имя.Например: «Дорогой Пэт Браун».

    Всегда добавляйте запятую после приветствия, если вы не используете «Для кого это может касаться», и в этом случае двоеточие уместно.

    Кузов:

    Тело вашего делового письма должно содержать несколько кратких абзацев, ясно передающих ваше сообщение. Подберите правильный тон, избегая длинных, извилистых предложений и переходя сразу к делу. Если вы не знаете, с чего начать, подумайте о том, чтобы использовать «Я пишу вам по поводу…» в качестве вступительной фразы.

    Ваш читатель получит лучшее впечатление, когда ваш смысл будет кристально ясен. Вы должны объяснить свою позицию, используя как можно меньше слов. В то же время не стесняйтесь разговаривать, если это уместно. Деловая переписка должна быть по возможности дружеской и полезной.

    Четко изложите свои мысли в последнем абзаце и опишите свои ожидания или планируемый курс действий. Это подходящее место для упоминания о том, что получатель может связаться с вами с вопросами или проблемами.Обязательно поблагодарите получателя за внимание к письму или делу.

    Закрытие:

    Как и приветствие, завершение делового письма является показателем уважения, которое должно отражать формальность ваших отношений.

    • Официальное закрытие: Закрытие, такое как «С уважением», «С уважением», «С уважением», «С уважением», «С уважением» и «Сердечно», подходят для всех видов деловой переписки.
    • Неофициальное закрытие: Менее формальное закрытие, такое как «С наилучшими пожеланиями», «С наилучшими пожеланиями», «С наилучшими пожеланиями», «Спасибо» и «Всего наилучшего», по-прежнему профессионально, но лучше всего подходит для писем людям с с которыми вы поддерживаете постоянные дружеские деловые отношения.

    Используйте запятую после закрытия, независимо от того, что вы выберете. По левому краю выровняйте закрытие.

    Подпись:

    Оставьте около четырех строк текста пустыми, чтобы у вас было место для подписи. Используйте синие или черные чернила, чтобы получить чистый профессиональный вид.

    Имя и контактная информация отправителя:

    Введите свое имя, затем добавьте заголовок в следующую строку. Пропустите строку, затем введите свой номер телефона. В следующей строке введите свой адрес электронной почты. Например:

    Терри Браун
    Вице-президент ABC, Inc.

    223-555-1212
    [адрес электронной почты защищен]
    Эту информацию следует оставить по ширине.

    Корпуса (если есть):

    Если вы планируете приложить что-либо к своему деловому письму, введите слово «Приложения» с двоеточием и сделайте пометку, в которой получателю сообщается, что еще искать в конверте. Например:

    Корпуса (2): брошюра, флаер
    Корпуса: две брошюры

    Эта информация должна быть выровнена по левому краю и размещена на несколько строк ниже вашей контактной информации.

    Формат делового письма — Обзор, структура и пример

    Каков правильный формат делового письма?

    Деловое письмо всегда должно иметь определенный формат и структуру, чтобы гарантировать, что оно получено как профессиональное и отвечающее стандартам. Несмотря на то, что существует множество различных типов деловых писем, в этом руководстве будет подробно рассмотрен наиболее классический формат деловых писем.

    Обзор делового письма

    В бизнесе Корпорация — это юридическое лицо, созданное физическими лицами, акционерами или акционерами с целью деятельности с целью получения прибыли.Корпорациям разрешается заключать контракты, предъявлять иски и предъявлять иски, владеть активами, перечислять федеральные налоги и налоги штата и занимать деньги в финансовых учреждениях. Письмо — это просто любой тип корреспонденции, отправляемой между двумя сторонами. Он может быть на любую тему и отправлен с помощью многих способов доставки, таких как электронная почта, обычная почта или доставка вручную.

    Тон вашего письма будет зависеть от аудитории и цели общения. Межличностные навыки. Межличностные навыки — это навыки, необходимые для эффективного общения, взаимодействия и работы с отдельными людьми и группами.является. Иногда вам нужно будет вести себя более формально, а иногда уместно более непринужденный голос.

    Пример, приведенный ниже, является нейтральным голосом и умеренным уровнем формальности.

    Структура делового письма

    Ниже приведен пример того, как оформлено и структурировано деловое письмо. Не стесняйтесь копировать и вставлять текст в свою электронную почту, Word или документ Google и обязательно настройте и вычитайте его тщательно.

    [Имя отправителя]

    [Название компании отправителя]

    [Уличный адрес отправителя]

    [Город, штат / провинция отправителя и почтовый индекс]

    [Номер телефона и / или адрес электронной почты отправителя]

    [Дата]

    [Имя получателя]

    [Название компании получателя]

    [Уличный адрес получателя]

    [Город, штат / провинция получателя и почтовый индекс]

    [Телефон получателя номер и / или адрес электронной почты]

    [Тема]

    [Уважаемое имя],

    [Введение — здесь вы объясняете цель письма, например, почему вы пишете это, что вы надеетесь получить от этого, и любую другую важную информацию, которую вы хотите сообщить заранее.]

    [Средняя часть — здесь вы уточняете и предоставляете более подробную информацию о том, что вы изложили в первом абзаце. Таких абзацев может быть еще несколько, в зависимости от того, какой длины должно быть письмо]

    [Заключение — это место, где вы завершаете и резюмируете вещи. В этом абзаце может быть призыв к действию или следующие шаги.]

    [С уважением],

    [Подпись]

    [Имя отправителя]

    Пример полного делового письма

    Теперь, что вы знакомы с форматом делового письма, давайте рассмотрим пример со встроенной реальной информацией.

    Джон Браво

    ABC Education Inc.

    1234–123 Street

    New York, NY 01218

    21 мая 2018 г.

    Сара Джини

    XYZ Company Inc. Street

    New York, NY 04851

    Re: Обновленная частота выставления счетов

    Уважаемая г-жа Джини,

    Я пишу, чтобы сообщить вам о нашей новой модели ценообразования, вступающей в силу 1 февраля 2019 года.Первого февраля мы перейдем с годового платежного цикла на ежеквартальный, и это письмо содержит важную информацию, которая может повлиять на вашу организацию.

    Проведя обширное исследование и получив отзывы от наших клиентов, мы определили, что большинство клиентов решительно предпочитают ежеквартальный цикл выставления счетов, а не годовой. Чтобы максимально удовлетворить ваши потребности, мы решили предложить это преимущество, которое вступит в силу 1 февраля 2019 года.

    Это письмо просто уведомляет вас о предстоящих изменениях, и в настоящее время от вас не требуется никаких немедленных действий. Благодарим вас за продолжение работы.

    С уважением,

    Джон Браво

    Загрузить шаблон формата делового письма

    Введите свое имя и адрес электронной почты в форму ниже и загрузите бесплатный шаблон прямо сейчас!

    Шаблон формата делового письма

    Загрузите бесплатный шаблон Word Doc, чтобы создать свой персонализированный документ!

    Дополнительные соображения по форматированию

    В дополнение к общему формату и структуре, изложенным выше, вы также можете рассмотреть следующую информацию в качестве стандартной деловой практики.

    Общие стандарты форматирования включают:

    • Arial, Times New Roman или аналогичный стандартный шрифт
    • Размер 11 или 12 пунктов
    • Заглавные буквы в предложении
    • Белый фон
    • Бумага размером 5 x 11 дюймов
    • Книжная ориентация
    • Поля 1 дюйм
    • Одинарный, 1,5 или двойной интервал
    • Черный цвет шрифта
    • Использование фирменных бланков
    • Односторонняя или двусторонняя печать
    • Обычный белый фон

    Дополнительные ресурсы

    Спасибо за прочтите это руководство о том, как использовать правильный формат делового письма.CFI — глобальный провайдер онлайн-образования и предлагает аналитику финансового моделирования и оценки (FMVA). TM Стать сертифицированным аналитиком финансового моделирования и оценки (FMVA) ® Сертификат CFI’s Financial Modeling and Valuation Analyst (FMVA) ® поможет вам обрести уверенность, в которой вы нуждаетесь. в вашей финансовой карьере. Запишитесь сегодня! сертификация для финансовых аналитиков.

    Чтобы продолжить обучение и продвинуться по карьерной лестнице, вам будут полезны следующие дополнительные ресурсы:

    • Шаблон заявления об увольнении Письмо об увольнении Письмо об увольнении — это официальное письмо, отправленное сотрудником своему работодателю с уведомлением о том, что он больше не будет работать в компании
    • Шаблон резюмеУзнайте, как написать резюме для инвестиционного банка (аналитик или партнер) с помощью бесплатного руководства и шаблона резюме CFI. Резюме IB уникально. Важно адаптировать свое резюме к отраслевому стандарту, чтобы его не удалили сразу же.
    • Шаблон сопроводительного письма Используйте этот шаблон сопроводительного письма, чтобы пройти собеседование! Сопроводительное письмо может сделать или испортить заявление о приеме на работу, поэтому очень важно правильно его составить. Независимо от того, читает ли ваше письмо HR или менеджер по найму напрямую, вы должны отметить несколько важных полей.Это руководство содержит бесплатный шаблон сопроводительного письма и объяснение того, что вам нужно знать.
    • Руководства по собеседованию Ознакомьтесь с руководствами CFI по собеседованию с наиболее распространенными вопросами и лучшими ответами на любую должность в сфере корпоративных финансов. Вопросы и ответы на собеседование по финансам, бухгалтерскому учету, инвестиционному банкингу, исследованиям капитала, коммерческому банковскому делу, FP&A и т. Д.! Бесплатные руководства и практика для успешного прохождения собеседования

    Цели деловой переписки | Small Business

    Автор Chron Contributor Обновлено 10 сентября 2020 г.

    Деловые письма можно писать сотрудникам или руководителям, а также клиентам и потенциальным клиентам.Деловое письмо — это формальный вид коммуникации, который обычно печатается на белой канцелярской бумаге размером 8 1/2 на 11 дюймов. Деловые письма должны быть нацелены на конкретного человека или группу, иметь четкую и краткую цель, быть убедительными и заканчиваться конкретной целью, например, датой встречи.

    Важность написания писем для продаж

    Целью делового письма может быть знакомство клиентов с новыми продуктами. В прямой почтовой рассылке, форме рекламы, эти письма называются коммерческими письмами.Коммерческое письмо обычно отправляется по почте вместе с брошюрой и формой заказа. В цветной брошюре часто представлены продукты компании, а коммерческое письмо предназначено для того, чтобы подчеркнуть ключевые преимущества продуктов для потребителя или бизнес-клиента.

    Все вводные или коммерческие письма, как правило, будут следовать принципу AIDA (внимание, интерес, желание, действие), сообщает Business Balls. Заголовок или письмо должны привлечь внимание читателя, заинтересовать его достаточно, чтобы прочитать его, увеличить их желание владеть продуктом и побудить их купить его.

    Построение взаимоотношений

    Цели деловых писем также включают информирование или благодарность деловых партнеров или клиентов. Например, сопроводительное письмо, отправленное с отчетом, может информировать деловых партнеров о содержании отчета. Эти письма часто бывают очень короткими, в них выделены ключевые темы, обсуждаемые в отчете. Компании могут использовать благодарственные письма, чтобы поблагодарить клиентов за недавний заказ. Цель благодарственного письма — установить взаимопонимание с клиентом и напомнить ему о продуктах или веб-сайте компании.

    Еще одно предназначение делового письма — заказ продукции. Этот тип письма обычно имеет форму заказа на поставку. Заказ на поставку — это юридический документ между покупателем и продавцом, в котором указывается количество и долларовая сумма конкретного заказа.

    Продажи по стимулированию продаж

    Цели деловых писем могут включать в себя стимулирование продаж для клиентов. Рекламные письма-стимулы используются для предложения скидок, купонов или специальных предложений постоянным клиентам.Например, небольшая типография может предложить 20-процентную скидку клиентам, которые использовали их услуги в течение шести месяцев или дольше. Альтернативой может быть предложение скидки клиентам, которые тратят на принтер определенную сумму в долларах. Компании обычно используют рекламные письма-стимулы для продвижения существующих продуктов.

    Типы писем о предупреждении / решении

    Иногда компаниям необходимо написать письмо, подтверждающее подачу жалобы. Эта жалоба может быть связана с проблемой обслуживания клиентов, повреждением продукта или даже неточной доставкой.Следовательно, компания должна написать клиенту письмо, информирующее его о том, что делается для исправления ошибки. Жалобы могут привести к потенциальным юридическим проблемам. Поэтому компаниям важно незамедлительно рассматривать жалобы клиентов.

    Формат письма потерянному клиенту

    Наконец, компания может написать бизнес «потерянному клиенту» или тому, кто не покупал продукты какое-то время, согласно веб-сайту по созданию бренда, Authority Alchemy. Интернет-компании, компании, занимающиеся доставкой по почте, розничной торговлей и электронной коммерцией, которые используют базы данных, часто имеют возможность точно определить этих клиентов.Впоследствии они могут написать этим клиентам и предложить им специальную сделку. Например, небольшая компания сотовой связи может отправлять письма клиентам, отказавшимся от предоставления услуг, о введении новой ежемесячной ставки, которая ниже, чем у их конкурентов.

    Как написать деловое письмо — с образцами

    Независимо от того, являетесь ли вы владельцем бизнеса, общающимся с клиентами или сотрудниками, сотрудником, который общается от имени компании, или клиентом, который пишет в компанию, важно соблюдать некоторые базовые форматы и правила стиля при написании делового письма.В этой статье мы опишем, как написать деловое письмо, различные части делового письма, дадим вам несколько советов по написанию успешного письма и предоставим короткий образец письма.


    Части делового письма

    Адрес отправителя: укажите свой почтовый адрес, город, штат и почтовый индекс. Поскольку ваше имя, должность и название компании (если применимо) будут включены в заключительную часть, вам не нужно указывать ее здесь. Примечание. Если вы используете заранее напечатанный бланк, содержащий эту информацию, повторять ее не нужно.


    Дата

    Укажите месяц, день и год, когда будет отправлено ваше письмо.


    Внутренний адрес

    Укажите имя, название компании, почтовый адрес, город, штат и почтовый индекс человека, которому вы отправляете письмо. Хотя по возможности лучше адресовать письмо конкретному человеку, если у вас нет имени конкретного человека, вы можете просто указать название и адрес компании.


    Приветствие

    Большинство приветствий начинаются со слова «Уважаемый», за которым следует имя человека, которому вы пишете.Если вы пишете официальное письмо, вы должны использовать почетное имя человека (например, мисс, миссис, мистер или доктор) и его фамилию. Если вы не знаете пол человека, просто укажите его имя и фамилию. Если вы знаете, что это женщина, но не знаете, замужем ли она, используйте мисс вместо миссис. Если вы пишете группе людей (например, комитету по найму), используйте приветствие, например: «Уважаемый отборочный комитет. Члены ».


    Тело

    В теле письма начните с краткого объяснения причин, по которым вы пишете.Затем используйте простые, ясные утверждения, чтобы передать свои идеи, описать проблему, с которой вы столкнулись, или представьте любую другую информацию, которую необходимо знать вашему читателю. Если вы пишете о проблеме, может быть хорошей идеей поделиться своими идеями или предложениями относительно возможных решений. Не забудьте использовать профессиональный формальный тон вместо неформального, болтливого тона. Убедитесь, что ваш текст ясен, краток и вежлив. Кроме того, не забудьте сгруппировать связанные идеи в абзацы и обеспечить логический поток информации.


    Закрытие

    Сообщите читателю, какое действие (я) вы предпримете дальше, и кратко опишите все действия, которые вы ожидаете от него или нее. В отдельной строке используйте официальное завершение, например «С уважением» или «С уважением», за которым следует запятая. Оставьте три или четыре строки пустыми, затем введите свое имя, должность и название компании, если применимо.


    Форматирование делового письма

    В большинстве деловых писем используется блочный формат, что означает, что все абзацы и другие элементы письма выравниваются по левому краю, а не с отступом.Обычно для делового письма можно использовать обычные поля страницы. За исключением пробела между формальным закрытием и вашим именем, вставьте одну пустую строку между всеми буквенными элементами и между каждым абзацем в теле. Между официальным закрытием и вашим именем вставьте примерно 3 строки, чтобы у вас было место для вашей подписи (обратите внимание, что если вы отправляете цифровую версию, не требующую подписи, вы можете вставить одну или две строки). Перед отправкой письма не забудьте вычитать его, чтобы выявить ошибки.


    Образец письма

    123 Main St.
    Майами, Флорида 33101
    США

    11 мая 2016 г.

    Г-н Джон К. Смит
    Mega-Retailer
    456 Park Ave.
    New York, NY 10001
    США

    Уважаемый г-н Смит,

    Я пишу, чтобы выразить мою озабоченность по поводу вашей политики возврата. Я купил тостер 1 апреля 2016 года в вашем магазине в Майами, Флорида, но он не работал. Я попытался вернуть его в магазин, но так как у меня не было квитанции, мне не удалось получить возмещение.Я считаю, что из-за неисправности тостера я должен был получить полную компенсацию. Я прошу вас ознакомиться с политикой возврата и попросить вашу компанию прислать мне чек на сумму покупки (19,99 доллара США).

    Благодарю за внимание к этому вопросу.

    С уважением,

    Джейн Доу


    Ресурсы

    Экспертная корректура онлайн

    Услуги корректуры

    Услуги копирования и редактирования

    11,5 Письма — Деловые письма для успеха

    Цели обучения

    1. Опишите пятнадцать частей стандартного делового письма.
    2. Получите доступ к образцам деловых писем и напишите образец делового письма.

    Письма

    Письма — это короткие сообщения, отправляемые получателям, которые часто находятся за пределами организации (Bovee, C., & Thill, J., 2010). Они часто печатаются на фирменных бланках и представляют компанию или организацию на одной или двух страницах. Более короткие сообщения могут включать электронные письма или памятки, бумажные или электронные, в то время как отчеты обычно состоят из трех или более страниц.

    В то время как электронная почта и текстовые сообщения могут использоваться сегодня более часто, эффективное деловое письмо остается распространенной формой письменного общения.Он может служить для знакомства с потенциальным работодателем, объявления о продукте или услуге или даже для передачи чувств и эмоций. Мы рассмотрим основной план письма, а затем сосредоточимся на конкретных продуктах или письменных заданиях.

    Все письменные задания связаны с языком и форматом. Аудитория или читатель могут иметь собственное представление о том, что представляет собой конкретный тип письма, и ваша организация может иметь свой собственный формат и требования. В этой главе описаны общие элементы букв, и следует обратить внимание на ожидания, связанные с вашим конкретным письменным заданием.Есть много типов букв и множество вариантов их формы и содержания, но в этой главе мы обсудим пятнадцать элементов традиционного блочного письма.

    Письма

    могут служить для ознакомления потенциальных работодателей с вашими навыками и квалификацией, для предоставления важной или конкретной информации или для документирования события или решения. Независимо от типа письма, которое вам нужно написать, оно может содержать до пятнадцати элементов в пяти областях. Хотя вы не можете использовать все элементы в каждом случае или контексте, они перечислены в таблице 9.1 «Элементы делового письма».

    Таблица 9.1 Элементы делового письма

    Содержание Руководящие принципы
    1. Обратный адрес Это ваш адрес, по которому кто-нибудь может отправить ответ. Если ваше письмо включает бланк с этой информацией, либо в верхнем колонтитуле (вверху страницы), либо в нижнем колонтитуле (внизу страницы), вам не нужно включать его до даты.
    2.Дата Дата должна быть размещена вверху с выравниванием по правому или левому краю, в пяти строках от верха страницы или логотипа фирменного бланка.
    3. Ссылка (Re 🙂 Как и в строке темы электронного письма, здесь вы указываете, на что ссылается письмо, на тему или цель документа.
    4. Доставка (опционально) Иногда нужно указать на самом письме, как оно было доставлено. Это может дать понять третьей стороне, что письмо было доставлено определенным способом, например заказным письмом (юридическое требование для некоторых типов документов).
    5. Примечание получателя (необязательно) Здесь вы можете указать, является ли письмо личным или конфиденциальным.
    Содержание Руководящие принципы
    6. Приветствие Обычным приветствием может быть «Уважаемый господин (полное имя)». Но если вы не уверены в названиях (например, миссис, мисс, доктор), вы можете просто написать имя получателя (например, «Уважаемый Кэмерон Рай») с последующим двоеточием.Запятая после приветствия подходит для личных писем, но в бизнесе следует использовать двоеточие. Приветствие «Для кого это может касаться» подходит для рекомендательных писем или других писем, которые предназначены для чтения любым и всеми людьми. Если это не относится к вашему письму, но вы не знаете, как обратиться к получателю, приложите все усилия, чтобы выяснить, кому конкретно следует адресовать письмо. Для многих нет более сладкого звука, чем их имя, и неправильное написание этого слова чревато риском оттолкнуть читателя еще до того, как ваше письмо будет прочитано.Избегайте использования безличных приветствий, таких как «Уважаемый потенциальный клиент», поскольку отсутствие персонализации может оттолкнуть будущего клиента.
    7. Введение Это ваш вводный абзац, и он может включать в себя заявление о внимании, ссылку на цель документа или введение человека или темы в зависимости от типа письма. Эмфатическое начало предполагает использование наиболее значимого или важного элемента письма во введении. Читатели склонны обращать внимание на вступления, и имеет смысл заранее изложить ожидания читателя.Так же, как вы предварительно просматриваете свою тему в речи, четкое вступление во вступление устанавливает контекст и облегчает понимание.
    8. Корпус Если у вас есть список моментов, ряд фактов или ряд вопросов, они должны быть включены в текст вашего письма. Вы можете выбрать организационные устройства, чтобы привлечь внимание, например маркированный список, или просто пронумеровать их. Читатели могут пропустить информацию в тексте вашего письма, поэтому убедитесь, что вы четко подчеркнули ключевые моменты.Это ваш основной контент, в котором вы можете выделить и поддержать несколько ключевых моментов. Краткость важна, но не менее важна и явная поддержка основных моментов. Конкретная значимая информация должна быть ясной, краткой и точной.
    9. Заключение Решительное завершение отражает ваше вступление с добавленным элементом, объединяющим основные моменты вместе, ясно демонстрируя их взаимосвязь. Заключение может служить напоминанием читателю, но не должно вводить новую информацию.Четкое итоговое предложение укрепит ваше письмо и повысит вашу эффективность. Если ваше письмо требует или подразумевает действие, в заключении должно быть четко указано, чего вы ожидаете. Обычно вежливо в заключение поблагодарить получателя за внимание и предложить ему связаться с вами, если вы можете помочь или у него есть вопросы. В этом абзаце повторяются основные моменты и их взаимосвязь друг с другом, усиливая основную мысль или цель.
    10.Закрыть «С уважением» или «Сердечно» — это стандартные заявления о завершении бизнеса. («С любовью», «Искренне Ваш» и «Лучшая подруга» — это заключительные утверждения, подходящие для личной переписки, но не для бизнеса.) Заключительные заявления обычно помещаются на одну или две строки под заключением и включают в себя запятую, как в выражении «С уважением,
    11. Подпись Через пять строк после закрытия вы должны ввести свое имя (обязательно) и в строке под ним ваш заголовок (необязательно).
    12. Линия подготовки Если письмо было подготовлено или обработано кем-то другим, кроме подписавшего (вы), то обычно используются инициалы, например MJD или abc.
    13. Корпуса и принадлежности Подобно электронному письму с вложением, письмо иногда содержит дополнительные документы, которые доставляются вместе с ним. Эта строка указывает на то, что читатель может искать в документах, включенных в письмо, таких как брошюры, отчеты или связанные бизнес-документы.
    14. Любезно предоставленные копии или «CC» Аббревиатура «CC» когда-то обозначала точные копии, но теперь относится к любезно предоставленным копиям. Так же, как опция «Копия» в электронном письме, она указывает соответствующие стороны, которые также получат копию документа.
    15. Логотип / контактная информация Официальное деловое письмо обычно включает логотип или контактную информацию организации в заголовке (вверху страницы) или нижнем колонтитуле (внизу страницы).

    Стратегии эффективных писем

    Помните, что у буквы есть пять основных областей:

    1. Заголовок, определяющий отправителя, часто включающий адрес и дату
    2. Введение, устанавливающее цель
    3. Тело, в котором формулируется сообщение
    4. Заключение, которое повторяет основную мысль и может включать призыв к действию
    5. Строка подписи, иногда включающая контактную информацию

    Образец письма показан на рисунке 9.5 «Образец делового письма».

    Рисунок 9.5 Образец делового письма

    Всегда помните, что буквы представляют вас и вашу компанию в ваше отсутствие. Для эффективного общения и создания положительного имиджа,

    • быть ясным, кратким, конкретным и уважительным;
    • каждое слово должно способствовать достижению вашей цели;
    • каждый абзац должен фокусироваться на одной идее;
    • частей письма должны образовывать законченное сообщение;
    • письмо не должно содержать ошибок.

    Основные выводы

    • Письма — это короткие печатные сообщения, которые часто используются извне для информирования или убеждения клиентов, поставщиков или общественности.
    • Письмо состоит из пятнадцати частей, каждая из которых выполняет определенную функцию.

    Упражнения

    1. Создайте черновик письма, представляющего продукт или услугу новому клиенту. Публикуйте и делитесь с одноклассниками.
    2. Найдите деловое письмо (например, предложение, которое вы получили от компании, выпускающей кредитную карту, или просьбу о пожертвовании), и поделитесь им со своими одноклассниками.Ищите общие элементы и отличия.
    3. Теперь, когда вы просмотрели образец письма и узнали о пяти областях и пятнадцати основных частях любого делового письма, напишите деловое письмо, которое информирует потенциального клиента или покупателя о новом продукте или услуге.

    Дополнительные ресурсы

    Как написать деловое письмо, 8 частей. Автор : HelenWilkie. Расположен по адресу : http://www.youtube.com / watch? v = AxFs5zeRBn0. Лицензия : Все права защищены . Условия лицензии : Стандартная лицензия YouTube

    Saylor.org BUS210: Меморандумы и деловые письма. Автор : Saylor Academy. Предоставлено : http://www.youtube.com/watch?v=B3Vih5v57QE. Лицензия : Все права защищены . Условия лицензии : Стандартная лицензия YouTube

    Образцы

    Список литературы

    Бови, К., & Тилль, Дж. (2010). Основы делового общения: основанный на навыках подход к жизненно важному деловому английскому языку (4-е изд.). Река Аппер Сэдл, штат Нью-Джерси: Prentice Hall.

    Льюис, Л. (13 февраля 2009 г.). Panasonic приказывает персоналу покупать товары на 1000 фунтов стерлингов . Получено с http://business.timesonline.co.uk/tol/business/markets/japan/article5723942.ece.

    деловых писем: определение, типы, формат и советы!

    Что приходит вам в голову, когда вы слышите термин «деловые письма»?

    Угадаем!

    Сама концепция деловых писем может показаться вам совершенно древней.

    Вы можете задаться вопросом, присылают ли люди белые конверты с красивыми бланками ?

    Или, если это просто устаревшее понятие, замененное электронными письмами и сообщениями.

    По правде говоря, в деловом мире печатные письма являются важной и важной частью любой коммуникационной стратегии.

    Согласно исследованиям, офисный работник получает в среднем 121 электронное письмо в день.

    Это означает, что у вашего письма больше шансов быть прочитанным, если оно доставлено через ваш почтовый ящик вместо вашего почтового ящика.

    Если вам нужно рассказать потенциальному клиенту о своем продукте, сотрудничать с другой компанией, убедить кого-то посетить ваше мероприятие или написать благодарственное письмо — хорошо написанное деловое письмо может отличиться.

    Что такое деловое письмо? (Определение)

    Деловое письмо — это профессиональное официальное письмо, которое одна компания отправляет другой. Эти письма могут использоваться для профессиональной переписки между бизнес-клиентами, сотрудниками, заинтересованными сторонами, а также частными лицами.

    Если вам нужно рассказать потенциальному клиенту о своем продукте, сотрудничать с другой компанией, убедить кого-то посетить ваше мероприятие или написать благодарственное письмо — хорошо написанное деловое письмо может выделиться среди других. Деловые письма демонстрируют уровень профессионализма и высокого класса, однако их написание становится утомительной задачей, когда вы не знакомы с концепцией.

    Какую информацию вы должны включить и насколько она должна быть формальной?

    Есть ли ограничение на количество абзацев, которые вы можете написать?

    Как обратиться к кому-то и как закрыть заметку?

    Если у вас нет ответов на эти вопросы, значит, вы попали в нужное место.

    Мы составили руководство, чтобы вы овладели искусством написания деловых писем .

    Но перед этим давайте кратко рассмотрим различные типы деловых писем, которые вам, возможно, понадобится написать в какой-то момент вашей жизни.

    Подробнее: Деловые документы: определение, типы, преимущества и шаги по их созданию!

    Типы деловых писем

    1. Сопроводительные письма

    Во-первых, сопроводительное письмо — это одностраничный документ, который кандидаты отправляют вместе со своим резюме.Работодатель отправляется на путь величайших карьерных и жизненных достижений.

    Независимо от того, являетесь ли вы студентом или опытным специалистом, сопроводительное письмо является важным документом, демонстрирующим ваши навыки, опыт и то, почему вы подходите для должности, на которую претендуете.

    Советы:

    • Не пытайтесь описать всю свою карьеру в сопроводительном письме. В нем должен быть тщательно подобранный сборник рассказов.
    • Не указывайте навык, которого у вас на самом деле нет.Вы определенно пожалеете, когда вас попросят применить этот навык на собеседовании.
    • Будьте лаконичны и по существу. У работодателя нет времени сесть и прочитать мемуары целиком.

    2. Деловые приглашения

    Эти письма представляют собой официальный способ связаться с компанией или частным лицом и пригласить их на мероприятие, организованное вашей компанией.

    Поскольку деловые мероприятия обычно носят формальный характер, письмо-приглашение, скорее всего, также будет формальным.Но если вы организуете случайное мероприятие, это должно быть отражено в вашем приглашении и тоне.

    Подсказки:

    • Напишите письмо так, чтобы оно вызывало предвкушение события.
    • Четко укажите дату, время и место проведения.
    • Установите дружеское продолжение, чтобы напомнить им о событии.

    Подробнее: Письмо-предложение: Что это такое и как его написать?

    3. Письмо с жалобой

    Это письмо — способ официально выразить свое разочарование.Вы можете сообщить о неудачном опыте, плохом обслуживании клиентов или сообщить компании, что их продукция не соответствует вашим ожиданиям.

    Ключ к этому письму заключается в том, что оно не должно звучать так, как будто вы придираетесь, но оно также не должно терять своей важности, если вы хотите, чтобы вас воспринимали всерьез.

    Советы:

    • Не становитесь слишком эмоциональными или чрезмерно злыми. Просто констатируйте факты.
    • Будьте сердечны и профессиональны. Расскажите им всю историю и расскажите, как вы хотите, чтобы они исправляли свои ошибки.

    4. Заявление об увольнении

    Заявление об увольнении — это документ, уведомляющий вашего работодателя о том, что вы уходите с работы. Независимо от того, работаете ли вы в кафе или в крупной компании, подать заявление об увольнении перед отъездом — это правильный протокол.

    Также не поддавайтесь, если у вас возникнет желание отправить зажигательное заявление об увольнении! Вы можете снова пересечься с этими людьми.

    Советы:

    • Будьте проще, придерживайтесь фактов и не начинайте жаловаться.Письма об увольнении — не самое подходящее место для жалоб и критики.
    • Поблагодарите своего начальника и / или компанию за предоставленные возможности и опишите некоторые ключевые вещи, которым вы научились на работе.
    • Если вы занимаетесь влиятельной позицией, внимательно относитесь к своим словам, потому что ваше письмо, скорее всего, будет обнародовано.

    5. Письма с заказами

    Эти письма, также известные как «заказы на поставку», используются для заказа товаров или покупки материалов.Они действуют как юридическая запись, документируя сделку между покупателем и продавцом.

    Эти письма обычно отправляются одним предприятием другому предприятию с целью сделать заказ или изменить его.

    Советы:

    • Будьте краткими и ясными, чтобы избежать недоразумений или путаницы.
    • Включите все, что потребуется продавцу для доставки заказа и получения оплаты.
    • Предоставьте контактную информацию для будущих разговоров или последующих действий.

    6.Рекомендательное письмо

    Эти письма предназначены для того, чтобы рекомендовать кого-то для стажировки, работы, стажировки или других подобных возможностей.

    Перед тем, как нанять сотрудника, многие работодатели просят такие письма. В нем рассказывается, почему человек, о котором идет речь, следует нанять, и описываются его сильные стороны и способности.

    Советы:

    • Будьте честны и не соглашайтесь писать письмо незнакомому человеку.
    • Используйте конкретные примеры, чтобы выделить сильные стороны, навыки и способности человека.
    • Укажите, почему, по вашему мнению, кандидат преуспеет в этой должности.

    Часто люди упускают из виду важность написания убедительных деловых писем, потому что эта концепция их просто не интересует. В результате люди не умеют писать деловое письмо.

    Что ж, если вы в одной лодке, мы вас поддержим.

    Написать четкое и краткое деловое письмо не составляет большого труда, если вы соблюдаете установленные правила для верстки и языка .

    Подробнее: Как написать рекомендательное письмо?

    Давайте научимся составлять безупречное профессиональное деловое письмо, потому что мы знаем, что вы не хотите ошибиться в формате и выглядеть неряшливо и непрофессионально!

    Как написать деловое письмо? (Формат или структура)

    Шаг 1. Информация об отправителе

    Если вы хотите получить ответ, вы должны понимать, как правильно адресовать деловое письмо.

    В этом разделе вы должны указать свой адрес, контактный номер и адрес электронной почты.

    Многие люди также включают свое полное имя вверху. Однако другие считают, что в этом нет необходимости, потому что вы все равно собираетесь подписать письмо своим именем.

    Хотите сэкономить время?

    Что ж, если у вашей компании есть фирменный бланк, вы можете использовать его вместо того, чтобы печатать всю информацию.

    Шаг 2: Дата

    Вместо того, чтобы сокращать числами, напишите дату целиком.

    Когда вы пишете в американские компании, используйте американский формат даты , то есть поставьте месяц перед днем.

    Пример: 20 октября 2016 г.

    Укажите дату перед месяцем, если вы отправляете письмо в Великобритании или Австралии .

    Пример: 20 октября 2016 г.

    Шаг 3: Адрес получателя

    Это адрес, по которому будет доставлено ваше письмо.

    Напишите имя получателя, его титул (г-жа/Mrs./Mr./Dr) и их адрес. Убедитесь, что вы как можно более конкретны, чтобы добраться до нужного пункта назначения.

    Если вы не знаете имени человека, небольшое исследование вам не повредит! Позвоните в компанию или поговорите с сотрудниками компании, чтобы узнать название.

    Пример:

    Г-н Майк Браун

    Исполнительный директор

    XYZ, Inc.

    602 Melrose Avenue

    Лос-Анджелес, Калифорния

    Советы:

    • На случай, если вы не уверены предпочтение женщины в адресе, используйте «Ms».
    • Если вы думаете, что ваш получатель использует «Dr» или имеет другое название, используйте это. (Обычно люди не возражают, когда к ним обращаются с более высоким титулом, чем они на самом деле обладают, но они не хотят, чтобы к ним обращались более низким.)

    Шаг 4: Приветствие

    Приветствие не Это не просто приветствие, это показатель уважения. Вы можете выбрать приветствие в зависимости от того, насколько хорошо вы знаете человека и контекст вашего письма.

    Если вы знаете человека, которому отправляете письмо, и в большинстве случаев обращаетесь к нему по имени, вы можете использовать его имя в приветствии.(Например, Уважаемый Майк)

    Однако и в этом случае есть исключения.

    Рассмотрим пример.

    Деканом колледжа XYZ может быть ваш дядя, но если вы пишете ему по официальному вопросу, лучше всего использовать приветствие « Декан (Фамилия)» или « Доктор (Последний Имя) », потому что есть шанс, что другие люди обработают его письма и электронные письма.

    Если вы не знаете кого-то , всегда используйте его личный титул и его фамилию.

    Если вы не уверены в чьем-либо поле , вы можете использовать его полное имя. (Например, Уважаемый Тейлор Браун)

    Если вы, , не знаете конкретно, , кому вы отправляете письмо, используйте «тех, кого оно может касаться».

    В любой ситуации убедитесь, что вы заканчиваете приветствие двоеточием. (Не запятая!)

    Шаг 5: Тело

    Это самая важная часть вашего письма. Тело должно содержать несколько (в основном три) кратких абзаца, каждый из которых имеет четкую цель.

    Если вы хотите, чтобы ваш читатель произвел наилучшее впечатление, держите свое сообщение кристально ясным.

    В первом абзаце представьтесь и поясните суть вашего письма. Вы также можете упомянуть здесь взаимные связи, если получатель не знает, кто вы.

    Не знаете, с чего начать?

    Вы можете написать «Я пишу вам по поводу…» в качестве вступительной строки.

    В следующем абзаце подробно опишите вашу основную мысль.

    В заключительном абзаце кратко изложите свои соображения, еще раз сформулируйте цель письма и расскажите о своем запланированном курсе действий.

    Совет: Старайтесь избегать длинных, извилистых предложений и переходите сразу к делу.

    Шаг 6: закрытие

    Здесь вы укажете, что получатель может связаться с вами или вашей командой, если у него возникнут какие-либо проблемы или вопросы. Вы также можете поблагодарить его или ее за то, что он прочитал письмо.

    Убедитесь, что закрытие не превышает двух предложений!

    Например, вы можете написать:

    • Пожалуйста, напишите мне на (ваш адрес электронной почты), чтобы назначить встречу.Спасибо!
    • Если у вас есть вопросы, не стесняйтесь звонить мне по (ваш контактный номер).

    Шаг 7: Бесплатное закрытие

    Это короткое замечание, которым заканчивается ваше письмо. У вас есть много вариантов, но выберите тот, который отражает формальность ваших отношений.

    Рекомендуемые формальные закрытия включают «Искренне Ваш», «С уважением» или «Искренне».

    Если ваше письмо менее формальное , вы можете написать «Всего наилучшего», «Спасибо», «С уважением» или «Всего наилучшего».

    Независимо от того, что вы выберете, добавьте в конец запятую.

    Шаг 8: Подпись

    Под бесплатным закрытием подпишите письмо.

    Убедитесь, что вы пропустили не менее четырех строк, чтобы было достаточно места для вашей подписи. После этого введите имя, которое нужно подписать.

    Вы также можете указать название должности под своим полным именем.

    Вот формат:

    Ваша подпись

    Введено полное имя

    Заголовок

    Шаг 9: Приложения (если применимо)

    Если вы планируете отправить что-либо вместе с вашим деловым письмом, вы можете укажите это, просто написав приложений после подписи.

    Считайте это печатной версией письма «пожалуйста, найдите прикрепленный ».

    Если вы вложили много документов, составьте список, в котором получателю будет указано, что ему нужно искать в конверте.

    Например:

    Приложения (5): 2 брошюры и 3 флаера

    Когда дело доходит до делового письма, правильного выравнивания и точной структуры недостаточно.

    Нужно подобрать правильный тон.

    Убедитесь, что получатель понимает намерения вашего письма.

    Давайте раскроем секреты написания выдающегося делового письма!

    Подробнее: Письмо с уведомлением за две недели: что это такое и как его написать? (С примерами)

    Советы по написанию деловых писем

    1. Будьте краткими и простыми

    Выбор слова может повысить или снизить эффективность вашего делового письма.Избегайте цветочных описаний и жаргона, если вы не уверены, что получатель поймет, о чем вы говорите.

    Как однажды сказал Бенджамин Франклин: « Время — деньги.

    Сохраняйте четкость и лаконичность букв. Как можно быстрее переходите к делу.

    2. Правый тон

    Держите свой тон разговорным, но профессиональным. Вы же не хотите показаться высокомерным или хвастливым?

    Сохраните обычный язык для электронных писем и сообщений — ваши деловые печатные письма должны быть немного профессиональными.

    С учетом сказанного убедитесь, что вы говорите как вы. Вы же не хотите, чтобы ваше письмо выглядело как что-то написанное машиной!

    Совет: Используйте глаголы с активным голосом вместо пассивного. Активный голос показывает, что вы заботитесь и несете ответственность за свои действия. (Пример: «Мы доставим его вам до 15 декабря». Не… «Ваш товар будет доставлен до 15 декабря).

    3. Корректировка, корректура и корректура!

    Как вы уже могли понять, деловое письмо — не место для небрежности.Трижды проверьте его на наличие орфографических и грамматических ошибок.

    Также не забудьте проверить написание имени получателя. Если вы напишете его неправильно, это повысит вероятность того, что ваше письмо попадет в корзину.

    Любой ценой избегайте грамматических ошибок. Они предполагают, что вам не хватает профессионализма и внимания к деталям. Не забудьте также проверить орфографию, пока вы это делаете.

    Bit.ai — идеальный инструмент для создания деловых писем

    Да, деловые письма должны быть формальными и отформатированы определенным образом, но как только вы освоитесь, вы поймете, что писать их не В конце концов, это не такая уж боль, особенно когда у вас есть такой инструмент, как бит.ai с вами!

    Благодаря своим интуитивно понятным и интегрированным инструментам Bit.ai упростил зачастую сложный и долгий процесс написания делового письма.

    Используя Bit.ai, вы можете создать «живое» деловое письмо, которое выделяет ваш текст, имеет идеальный формат, приятное для глаз и приятное на вид! Вы можете легко поделиться этим письмом с получателем, внутренними командами и заинтересованными сторонами.

    Лучшая часть? Вы можете работать со своей командой в режиме совместного редактирования в режиме реального времени и использовать встроенные комментарии, чтобы собрать ваших коллег в одном месте для обсуждения работы и принятия решений, связанных с вашими деловыми письмами.

    Рабочие пространства Bit — это разумный способ сохранить все ваши знания и работу в одном пространстве для доступа вашей команды. Вы можете создать множество рабочих мест. Будь то для личного использования, для команд, отделов, клиентов или для всей компании.

    Использование bit.ai принесет немного счастья в ваш рабочий день, а также поможет сделать деловое письмо более эффективным!

    Заключительные слова

    Знаете ли вы, что бумажное общение более запоминающееся и обогащающее, чем общение через экран?

    Еще одна причина для отправки печатного делового письма!

    Да, электронная почта может быть самым быстрым и удобным способом делового общения, но печатное деловое письмо никогда не потеряет своего очарования и эффективности.

    Кроме того, теперь, когда вы знаете, что делаете, написание деловых писем станет для вас легкой прогулкой.

    Разве это не проще, чем вы себе представляли?

    Вы готовы написать деловое письмо с помощью bit.

Comments

No comments yet. Why don’t you start the discussion?

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *