Правило 6 п тайм менеджмент: Тайм-менеджмент — управление временем своей жизни

Тайм-менеджмент — управление временем своей жизни

Нехватка времени — важный вопрос, который беспокоит многих. Всегда хочется сделать больше дел, чем получается. Люди привыкли обвинять сумасшедший ритм жизни и чрезмерную загруженность. Дела постоянно накапливаются и разобраться с ними становится всё сложнее. Не каждый умеет правильно расставить приоритеты, все задачи представляются важными и неотложными. Тайм-менеджмент, как навык грамотного управления своим временем, позволит решить эту проблему.

Что такое тайм-менеджмент?

Это иноязычный термин, который в буквальном переводе означает «управление временем». Звучит некорректно, потому что нам не подвластно его течение. А вот распоряжение личным временем, которого каждому отводится 24 часа в сутки, имеет верный смысл. Успешная реализация планов и целей неразрывно связана с понятием тайм-менеджмент.

Правильное распределение задач в течение дня повышает эффективность и качество жизни.

Урегулировать отношения со временем несложно, большинство инструментов известны многим. На деле используют их далеко не все. Такие важные элементы, как определение целей и приоритетов, планирование личного времени, поиск мотивации, анализ потраченного времени часто упускаются из вида.

Поглотители времени

Развитие информационных технологий порождает новых расхитителей времени: электронная почта, социальные сети, развлекательные ресурсы, аська, скайп, онлайн-игры, видеосервисы… Как остановить минуты и часы, утекающие словно песок сквозь пальцы? Тайм-менеджмент выявляет резервы времени, вступая в борьбу с его поглотителями.

Полный отказ от праздного времяпровождения не сделает вас счастливыми. Иногда надо баловать себя ничегонеделанием, это полезно для психического здоровья. Нужно лишь научиться управлять привязанностями. Уменьшение количества

поглотителей времени освобождает вас для важной работы или общения с семьёй. Кстати, планированию отдыха в тайм-менеджменте отводится особое место.

Организация рабочего дня

Умение правильно организовать рабочий день важно для всех работников, особенно для руководителей. На их плечи возлагается двойная нагрузка — управление своим временем и постановка задач для подчинённых. Рядовые сотрудники также должны правильно планировать работу, чтобы достичь успеха в карьере.

В настоящее время появился ряд самостоятельных школ тайм-менеджмента, каждая из которых по-своему интерпретирует правила управления временем. В своей основе эти нормы универсальны. Вот несколько таких правил, придерживаясь которых, вы существенно улучшите свои производственные показатели.

Универсальные правила тайм-менеджмента

Название	Характеристика
Правило 10/90	10% на план экономят 90% на выполнение
Правило 6П	Важность предварительного планирования
Принудительная эффективность	Времени всегда мало, нужны приоритеты
Решение неприятных и глобальных задач	Начинать с неприятного и дробить большие задачи

Правило 10/90

Производительность труда увеличивается на 25%, если придерживаться заранее обозначенного плана. Утром не нужно ломать голову, с чего начать работу. Постепенное разрешение вопросов и выполнение приоритетных дел позволит существенно сократить затрачиваемое на них время. Об этом как раз и гласит правило тайм-менеджмента

под названием «10/90». Суть его заключается в том, что на планирование задачи необходимо затратить 10% времени. В последствии этот вклад сэкономит 90% времени на её решение.

Правило 6П

• Правильное Предварительное Планирование Предотвращает Плохие Показатели

Нужно уметь чётко определять наиболее приоритетные задачи, исходя из их важности и срочности. Сложные задачи можно разбивать на мелкие, выстраивая дерево решений. При этом главное не закопаться в мелочах, отдаляясь от конечной цели. Чрезмерное количество подзадач может мешать решению главной задачи.

Принудительная эффективность

• Главное — успевать главное

К выделению самого важного в работе также призывает закон «

принудительной эффективности». Надо чётко себе представлять, что времени никогда не бывает достаточно, поэтому первоначально нужно решать тот вопрос, который в результате принесёт наибольшую выгоду. Каждый выполненный пункт плана рекомендуется вычёркивать. Это не только разгрузит голову, но и принесёт моральное удовлетворение, что даст новый заряд энергии для работы.

Решение неприятных и глобальных задач

• Съешь лягушку и разрежь слона

Не стоит откладывать неприятные дела на потом. Это одна из самых главных ошибок, приводящих к эмоциональному перенапряжению. Съесть лягушку

означает в начале дня без всяких размышлений закрыть неприятный вопрос, после чего груз спадёт с плеч и появится хорошее настроение. Новый прилив энергии повысит работоспособность, а оставшиеся дела не потребуют чрезмерных усилий.

Если дело такое большое, что за него никак не получается взяться, то надо «разрезать слона на бифштексы» — разбить большое дело на взаимосвязанные дела «удобоваримого» размера. В научном мире такой подход называется декомпозицией.

Сегодня многие компании стали внедрять технологии тайм-менеджмента. Основные правила организации времени помогают сотрудникам более рационально и правильно им распоряжаться. На данный момент методы и принципы управления временем довольно подробно освещены ведущими российскими и зарубежными авторами. Яркие примеры и множество полезных советов сможет найти каждый желающий, заинтересовавшийся тайм-менеджментом более углубленно.

Грамотная организация отдыха

Управляя рабочим временем, нельзя забывать про организацию отдыха. Непрерывный труд способен измотать даже самого выносливого сотрудника. Для того, чтобы не чувствовать себя уставшим и загнанным, нужно умело планировать кратковременный и периодический отдых. Только ритмичность и максимальное отключение от работы позволит не потерять к ней вкус. К тому же, хорошее отвлечение позволит более эффективно отдохнуть.

Ритм перерывов и переключение внимания

Как показывает снимок рабочего времени, у большинства сотрудников перерывы на отдых складываются стихийно. Они запросто могут отвлечься на звонок мобильного телефона, статью в Интернете, на личный вопрос коллеги. Кофе-пауза, перекур или общение с близкими также носят неритмичный характер. Тайм-менеджмент призывает к планированию отдыха с соблюдением определённых промежутков времени, ведь даже школьные уроки проходят в подобном ключе. На один час работы надо выделять 5-10 минут перерыва.

Переключение внимания улучшает работоспособность. Однообразной и монотонной деятельности необходимо противопоставлять активные упражнения, прогулку или деловую поездку. Если вы долго сидели у компьютера, самое время сделать что-то руками. Даже разговор по телефону может вывести из утомления.

Большому отдыху — подробный план

Грамотная организация отдыха подразумевает не только управление рабочим временем и перерывами. Необходимо тщательно планировать всё свободное время, так как на отдых мы тратим его значительно меньше, чем на работу. Труд формирует профессиональный опыт, а отдых — моральные установки и жизненное восприятие.

Для того, чтобы получать удовольствие от жизни, нужно уметь хорошо отдыхать. Это настоящая проблема для многих людей. После отпуска кто-то себя ощущает ещё более разбитым. Поэтому жёсткий тайм-менеджмент порой является лучшим помощником в грамотной организации и планировании отдыха. Список дел должен быть составлен на каждый день, чтобы впустую не расходовать драгоценное время. Но это вовсе не означает, что в отпуске нужно загружаться бесконечной работой по дому или на даче. Будние вечера, выходные и каникулы по возможности нужно стараться планировать так, чтобы не сожалеть об упущенном времени.

Управление временем молодой мамы

С появлением в семье новорождённого, привычный быт супругов меняется. Новые заботы требуют затрат дополнительного времени. Ухаживая за ребёнком, надо находить время на посещение медицинских учреждений, каждодневные прогулки, развитие и игры. Наличие детей добавляет в навык тайм-менеджмента новую категорию.

Женский тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент для женщин и мам это самостоятельная дисциплина, поскольку на хрупкие плечи всегда возлагается много специфических обязанностей по дому и по уходу за детьми. Разрываясь между домашними делами, молодая мама не успевает всё переделать. На себя времени и сил практически не остаётся. Для отчаявшихся женщин тайм-менеджмент является спасительным кругом, приносящим моральное облегчение и высвобождение временных резервов.

Грамотная организация домашних дел и уход за малышом позволит молодой маме сделать так, чтобы в доме царил порядок, на плите был приготовлен обед, а ребёнок рос, ощущая внимание и заботу драгоценного человека. При этом важно, чтобы мама оставалась ухоженной и любимой женщиной. Для этого нужно выработать гибкий распорядок дня, согласно изменению режима сна и бодрствования малыша.

Управление временем для молодых мам включает в себя многие стандартные техники тайм-менеджмента, так как уход за детьми по своей нагрузке сопоставим с рабочей деятельностью. Правильная комбинация правил и приёмов подружит женщину со временем, привнося в жизнь новые краски и удовольствие.

Игра родных с детьми — отдых для мамы

Молодой маме надо уметь принимать помощь родителей. Первым помощником в домашних делах должен быть муж. Детям нравится проводить время с папой, бабушкой и дедушкой, не стоит их в этом ограничивать. Любая забота со стороны родных это дополнительный резерв времени. Нужно благодарить родных за проявленный интерес и помощь, но и не забывать хвалить себя. Это должно стать важным правилом, которое будет приносить личную удовлетворённость и самоуважение. Ведь нет ничего почётнее, чем воспитание и становление ребёнка на ноги.

Особенности тайм-менеджмента для детей

Детским временем в основном управляют родители. Именно взрослые устанавливают режим для ребёнка, отводят время на игры, определяют задания по дому, записывают их в кружки, контролируют выполнение школьных заданий.

Чтобы ребёнок вырос организованным, родителям нужно приложить усилия, в том числе и в работе над собой. Часто бабушки и дедушки, да и сами родители «инвалидизируют» своё чадо, отказывая детям в приобретении самостоятельности.

• больше свободы — больше ответственности

Постепенно расширяйте границы свободы для ребёнка и одновременно ограничивайте своих пап и мам в чрезмерном опекании внуков. С расширением свободы надо увеличивать и персональную ответственность. Любой человек, даже маленький, должен научиться самостоятельно организовывать своё время.

Тайм-менеджмент для детей это НЕ увеличение количества дел в единицу времени! Основная цель — освободить время ребёнка, научив его быстро справляться со своими обязанностями.

Правила обучения детей тайм-менеджменту

Название	Характеристика
Игровой подход	Быстрое усвоение навыков
Личный пример	Наглядный пример воспроизводится ребёнком интуитивно
Соблюдение последовательности	Определённый режим понятен и легко принимается
Приучение к планированию	Наглядная последовательность определения и выполнения дел
Система поощрения	Обязательные награды за завершение дел и промежуточные поощрения

Игровой подход

Дети новую информацию усваивают намного быстрее, когда она подаётся в игровой форме. При таком подходе не бывает скучно, а ребята с охотой выполняют предлагаемые задания. К примеру, в качестве игрушки может быть выбран таймер, с помощью которого ребёнок научится выполнять поручения, не превышая установленного времени. С помощью картинок или рисунков можно рассказать о режиме дня и попробовать составить наглядный список ежедневных дел.

Личный пример

Взрослые, прежде чем приступить к обучению детей, должны взглянуть на себя со стороны и дать себе объективную оценку. Обучение будет эффективным только на личном примере, когда родители сами умеют грамотно организовывать своё время, составлять чёткие планы и придерживаться установленного распорядка дня. В этом случае дети потянутся за родителями и с удовольствием будут им подражать.

Соблюдение последовательности

Дети быстро привыкают к определённому режиму, соблюдение которого выступает для них своеобразной гарантией безопасности. Нарушение уклада может вызвать чувства волнения и тревоги. Именно поэтому соблюдение последовательности определённых действий так важно для детей. Родители должны строго следить за этим, не уклоняясь при этом от выполнения обозначенных планов.

Приучение к планированию

Важным этапом в процессе обучения детей тайм-менеджменту является приучение их к планированию своего времени. Для малышей нужно проговаривать вслух порядок действий, отмечать, что выполнено, а что нужно сделать дальше. Дети школьного возраста должны самостоятельно уметь составлять списки дел и планировать личное время.

Система поощрения

Обучая детей тайм-менеджменту, взрослые обязательно должны разработать систему поощрения. Желательно, чтобы она была наглядной и понятной даже малышам. Можно за выполненные дела поощрять наклейками или выставлять оценки. Используя накопительную систему, можно определить более значимую награду. Родители обязательно должны не забывать хвалить детей за успехи и их достижения, пусть и небольшие. Это будет хорошим стимулом развития, который со временем перерастёт в реальные навыки.

Тайм-менеджмент и лайф-менеджмент

Как мы отмечали в начале статьи, термин «тайм-менеджмент» в строгом смысле не совсем корректен. Время течёт безотносительно того, хотим мы им управлять или нет. Мы можем лишь эффективно справляться со своими делами, что в итоге даёт экономию времени нашей жизни. Существует менее распространённый, но более подходящий термин — лайф-менеджмент, или управление своей жизнью. Поэтому мы и назвали статью «Тайм-менеджмент — управление временем своей жизни».

Как бы мы ни называли этот полезный навык, он жизненно необходим каждому человеку. Кто называет планирование скучным делом, упускает из виду обратную сторону. Неужели интересней жить без цели, плыть по течению в неизвестном направлении, утопая каждый день в хаосе неразрешимых дел? Достойно ли тратить драгоценное время на малоэффективную работу, обделяя близких своим вниманием?

Раньше говорили, что время — это деньги. Теперь всё чаще говорят, что время — дороже денег! Побольше денег в информационном веке можно заработать в любой момент, а упущенное время потеряно навсегда, это невосполнимый ресурс. Если вы часто задаёте себе вопрос, почему не достигаются желаемые цели, самое время заняться личным тайм-менеджментом.

5 основных правил тайм-менеджмента, или как научиться управлять своим временем

Часто ли с вами случается, что Вы запланировали миллион дел, которые могли бы сделать в течение дня, но что-то пошло не так. На улице уже темно, а половина дел еще даже не начата!

А может быть Вы устали от невероятного объема работы и обязательств, которые ежедневно лежат у Вас на плечах?

А Вы не задумывались о том, что от всех этих перегрузок и массы дел можно избавиться? Можно, конечно, бросить работу, но мы не сторонники столь радикальных методов, тем более это не всегда может помочь!

В данной статье мы предлагаем Вам обратиться к тайм-менеджменту! Ведь на самом деле во всем виновато время и его неправильное использование.

 

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент – это умение, которое позволяет эффективно распределять и управлять своим личным временем.

В некоторой степени, это умение выделять главные и приоритетные задачи для себя. Именно это является важнейшим в тайм-менеджменте.

Он не поможет Вам создать заветный 25 час в сутках, но научит, как работать продуктивнее и выбрасывать ненужные дела «в корзину». В следствии чего, Вы получите свободное время, которое сможете потратить на что-то приятное.

Давайте же скорее перейдем к правилам, которые помогут наконец-то сбросить груз ненужных дел с Ваших плеч!

 

1.Представьте, что сегодня Ваш последний день

Немного жутковатое начало, не правда ли? Но вспомните, Вы когда-нибудь задумывались над тем, чтобы делали, если бы знали, что завтра уже не будет?

Вероятно, после подобных мыслей, половина Ваших «срочных» дел теряют свою важность и актуальность!

Задайте себе этот вопрос, возьмите ручку и листочек, и сами для себя откровенно ответьте на него!

 

2. Планирование – ключевой аспект

Когда Вы работаете с составленным списком задач, Вы уже увеличиваете свою продуктивность на 25%! Просто работая с заранее составленным планом, можно добиться таких результатов! А теперь представьте, чего можно добиться, планируя каждый день!

Заведите себе новое нерушимое правило – перед тем, как ложиться спать, взять блокнот и ручку и написать подробный план на завтра!

Кроме того, помимо реальной пользы от планирования, Вы получите еще и моральное удовлетворение! Вы будете горды тем, как много Вы сделали за этот день. А какое непередаваемое чувство, когда вычеркиваешь выполненную задачу из плана на день! Вам определенно стоит это попробовать!

 

3.Всем по кусочку

Тяжелые и длинные задачи, например, «составить отчет», всегда следует дробить на несколько подзадач.

Прежде чем начать выполнять сложный и масштабный проект продумайте, КАК Вы будете его делать. Что необходимо сделать в первую очередь? Определите точную последовательность действий.

Таким образом, в итоге Вы сможете оценить какая часть работы уже выполнена и не будете терять время на раздумывание «что же лучше сделать дальше», ведь у Вас уже есть четкий порядок!

 

4.«Съешьте лягушку на завтрак»

Как бы интригующе это не звучало, эта самая «лягушка» позволит провести Вам весь день в эмоциональном спокойствии, а значит, и работать Вы будете быстрее и лучше!

Что же за сказочная лягушка может помочь Вам чувствовать себя лучше?

Известный бизнес-консультант Б. Трейси, «лягушкой» называет самые сложные, тяжелые, а возможно и длительные дела, которые просто необходимо сделать именно сегодня и нет никакой возможности их перенести.

Когда Вы постоянно откладываете какое-то важное дело, которое необходимо сделать, но Вы понимаете, что это будет сложно – это приводит к постоянному напряжению.

На Вас давит груз невыполненного задания, кроме того, тяжелого задания. Это угнетает и не дает сосредоточиться на текущей работе.

Именно поэтому, Ваш день стоит начать с самого сложного, и тогда остальные задачи покажутся Вам простыми, да и, в целом, настроение будет лучше

 

5.Ваша жизнь – Ваши правила

После нескольких успешно реализованных правил тайм-менеджмента оглянитесь назад. Сделайте выводы о том, что Вам приносит пользу, а что — бессмысленные ограничения и сложности, изучите индивидуальные ошибки и примите меры по их исправлению.

Вы всегда можете создать собственное правило, которое поможет именно Вам увеличить продуктивность и уменьшить расход времени на выполнение задачи! В конце концов – это Ваша жизнь, и она абсолютно уникальна!

 

Казалось бы, все очевидно! Нет каких-либо невыполнимых правил, но самое важное, что такие простые изменения в Вашей жизни, в конечном счете, приведут к большим результатам!

Стоит ли использовать тайм-менеджмент в своей жизни? Наш ответ — «конечно, да»! А Ваш?

 

Спасибо за то, что прочли нашу статью! Мы делаем это для Вас!

6 основных правил тайм-менеджмента | BBF.

RU

Менеджеры, признающие важность правильной организации рабочего времени, добиваются высокой эффективности. Персонал гораздо лучше работает не под угрозой увольнения или штрафов, а в комфортных условиях. Учитесь тайм-менеджменту, это полезные знания.

Главные правила тайм-менеджмента

Всякая работа должна быть эффективной и приносить удовольствие (см. «6 советов, как найти идеальную работу, которая подойдет именно вам»). Однако в жизни это происходит далеко не всегда (см. «Как перестать ненавидеть свою работу»).

Правильная организация бизнеса включает в себя перечень универсальных правил, позволяющих не только с максимальной пользой использовать отведенное для дела время, не превращая при этом сам процесс в однообразную и утомительную повинность.

Перегруженность делами, суетливость, раздражительность и, как следствие, депрессия – признаки неверной организации рабочего времени. Тайм-менеджмент позволяет выделить главные и второстепенные проблемы, а также определить, что нужно сделать немедленно, а что можно пока отложить.

Как только проясняются приоритеты, суета и чувство нехватки времени пропадают, появляется уверенность в своих силах и удовольствие от труда. Итак, какими правилами руководствоваться при планировании времени для бизнеса?

1. Четко определяйте и записывайте свои цели

Лучше выделить две категории целей: личные и профессиональные. Примерно один раз в год их можно корректировать. Ваши цели должны вдохновлять и стимулировать вас на новые дела. Цели обязательно должны быть записаны на бумаге (см. «Как выглядит эффективно сформулированная цель»).

2. Приступайте к делу, даже если не представляете себе процесс идеально

Многие люди побаиваются начинать новое делу или приступать к его определенному этапу, если не представляют все в мелочах. По этой причине многие серьезные проекты откладываются до последнего, что вредит делу.

Заставляйте себя браться за работу, даже если у вас нет уверенности, что справитесь с ней идеально. «Начинай действовать!» — это должно стать для вас главным принципом. Не упрекайте себя за неидеальность результата. Если вы выполнили 80% работы, можете считать ее законченной, поскольку оставшиеся 20% — это наведение лоска.

Как ни удивительно, возможность работать неидеально становится источником экономии сил и времени. При таких условиях довести дело до совершенного состояния становится гораздо проще.

3. Больше полезных привычек

В основе наших поступков лежат привычки. К примеру, первое, что мы делаем по приходу на работу, включаем компьютер и открываем привычные новостные сайты. И так ежедневно. Почему происходит именно так? Это просто привычка. Отмечайте свои вредные привычки, старайтесь избавиться от них и приучить себя к полезному. Как ни странно, это не очень сложно и весьма результативно.

Можно начать с изменения своего отношения ко времени прибытия на деловые встречи. Если вы привыкли приезжать на такие встречи впритык, редко опаздываете, но при этом нервничаете и переживаете, приезжайте на встречу за 15 минут до ее начала.

Вы удивитесь, но такая мелочь позволит вам избавиться от нервотрепки и напряжения от необходимости быть строго пунктуальным. Оставшееся до встречи время вы можете потратить на обдумывание деталей предстоящей беседы, то есть использовать максимально полезно.

4. Ежедневно планируйте 6 дел

Количество дел, которое вы планируете на день должно быть не более шести. Эта цифра не случайна. Перечень из 20 задач, составленный вами накануне, на следующий день остается неизменно невыполненным. Это угнетает и демотивирует (см. «Метод кайдзен: шаг за шагом к достижению цели»). В накопившиеся списки не хочется заглядывать, и в результате подобное планирование ни к чему не приводит. Вам просто придется ежедневно переписывать список, перенося дела на следующий день.

Итак, планируйте не более шести дел в день. Если появляется седьмое, перенесите его на следующий день или поменяйте с одним из тех, что запланировали на сегодня. Такой простой прием приносит неожиданные преимущества. Вы сможете правильно разбивать крупные части дела на этапы и ежедневно планировать именно их, а не всю работу целиком.

У вас появится возможность видеть результаты своей работы. Даже если вы успели сделать 4 дела из 6, это почти 70% от запланированного, что совсем неплохо. Это куда приятнее, чем унылое созерцания увеличивающегося перечня несделанного на многих страницах ежедневника. И, в конце концов, вы научитесь планировать и больше успевать.

5. Не бойтесь откладывать

Бывают дела, за которые не хочется браться немедленно. Они могут быть неприятными и хлопотными. Перенесите их на следующее утро. Психологи утверждают, что неприятные вещи лучше делать с утра, поскольку потом весь день кажется свободным.

Это должно стать вашей очередной полезной привычкой. Вы будете уверены, что сделав неприятное дело с утра, вы можете с чистой совестью перенести сегодняшнюю проблему на завтра. При этом вы будете абсолютно уверены, что завтра точно с ней справитесь.

6. Ежедневно фиксируйте главное

Можно порекомендовать ежедневно записывать важные и запоминающиеся события и дела. Ставьте оценку тому, что, по вашему мнению, приближает вас к личным и профессиональным целям.

• 0 – ничего значительного не произошло (или продолжает выполняться то, что намечено ранее).
• -1 – вы отдалились от намеченной цели.
• +1 – вы приблизились к цели.

Для оценки не может быть определенных жестких критериев, оценивайте по ощущениям, но при этом будьте максимально строги к себе.

Ежемесячно суммируйте оценки, и выводите общую динамику в виде графика. Переоценить значение такой статистики сложно. Это своего рода дневник, в котором вы можете увидеть, каким вы были два или три года назад. Благодаря этому дневнику вы получите возможность наблюдать за своим развитием.

Способ позволит вам критически отнестись к себе в некоторых случаях, если в течение всей недели вами отмечены одни нули, это будет сигналом к тому, что пора собраться и сделать решительный шаг вперед. С другой стороны, у вас может появиться повод похвалить себя. Если суммарная оценка за месяц положительная, а кривая графика устремилась вверх, — вы молодец.

Конечно, не следует ограничиваться приведенным перечнем. Существует еще много условий, при соблюдении которых вы сможете увеличить эффективность труда. Не позволяйте «пожирателям времени», таким как социальные сети, ICQ, компьютерные игры отвлекать вас от полезных дел.

Полезная привычка станет образом жизни, если вы будете повторять ее в течение 66 дней. Установите для себя время, когда вы обязательно будете заниматься исключительно полезными делами, и в это время оградитесь от отвлекающих факторов (телевизора, социальных сетей, чашечки кофе с приятельницей). Полезная привычка, ставшая неотъемлемой частью вашего ежедневного поведения, приведет вас рано или поздно к успеху.

© Старецкая Елена, BBF.RU

методики тайм-менеджмента — управляй временем эффективнее.

Иногда нам всем жизненно необходим двадцать пятый час в сутках, чтобы закончить горящий проект или выучить все билеты в ночь перед экзаменом. Дополнительное время мы вам не подарим. Зато поделимся шестью методиками тайм-менеджмента, которые помогут правильно организовать свое время. А в конце статьи вы найдете пять книг об управлении временем и пять приложений для планирования.

---

Метод помидора

Когда использовать: когда нужно выполнять рутинную работу, требующую много времени. Например, готовиться к экзамену, писать отчет или делать уборку.

В чем суть метода: возьмите таймер, засеките его на 25 минут и работайте, не отвлекаясь ни на что. После одного «помидора» сделайте пятиминутный перерыв, а после четырех отвлекитесь от задачи на полчаса. Метод разработал студент Франческо Чирилло, когда готовился к сессии. Название появилось потому, что он засекал время на кухонном таймере в форме помидора.

Почему это работает: мозг может запоминать информацию и активно работать в течение 30 минут, а потом устает. Небольшие перерывы дают ему перезагрузиться и снова быть на пике продуктивности.

Метод  лягушки

Когда использовать: метод подходит для выполнения неприятных задач, которыми вам совсем не хочется заниматься.

В чем суть метода: начинайте каждое утром с какого-то задания (лягушки), которое вы давно откладывали. Съели лягушку — и можете спокойно заниматься более приятными и интересными делами. Распределите по неприятной задаче на каждый день недели, чтобы они не копились, а решались по мере поступления.

Почему это работает: с утра у людей больше силы воли, чем вечером. А еще после завтрака лягушкой вы получите чувство свободы и высокую мотивацию на весь день.

Метод слона

Когда использовать: слон — это объемная работа. Чтобы его съесть, нужно сделать из него стейки. Другими словами, разделите большую задачу на пункты, внесите их в ежедневный план и постепенно выполняйте. Так вы сможете управлять своим временем.

В чем суть метода: слон — это объемная работа. Чтобы его съесть, нужно сделать из него стейки. Другими словами, разделите большую задачу на пункты, внесите их в ежедневный план и постепенно выполняйте.

Почему это работает: большой проект вызывает ступор, и вы не знаете, с чего начать. А перед четко расписанным планом страх исчезает.

Метод швейцарского сыра

Когда использовать: когда нужно раскачаться, чтобы приступить к выполнению большой задачи.

В чем суть метода: методика работает так же, как со слоном, но вместо последовательного выполнения плана вы просто выбираете из большого проекта те задачи, которые вам нравятся, и решаете их в первую очередь. Таким образом, вы делаете в сыре дырки и уменьшаете его объем.

Почему это работает: задачи, которые вам интересны, завершаются быстрее и успешнее. Вы легко вычеркнете их из плана, и весь проект начнет вызывать приятные ассоциации. А еще, начав с несложных дел, вы сможете быстрее втянуться в процесс и оказаться в состоянии потока.

Метод резиновой уточки

Когда использовать: когда работаете над задачей, требующей свежего взгляда и креативности.

В чем суть метода: если вы зашли тупик, пообщайтесь с резиновой уточкой. Подробно объясните ей суть задачи, расскажите, что вы уже сделали и с какой проблемой столкнулись. Разговаривайте так, будто объясняете задачу новичку. Не стесняйтесь.

Почему это работает: иногда бывает, что вы зацикливаетесь и начинаете смотреть на проблему однобоко. Мозг не может прийти к решению, потому что идет по кругу, прогоняя одни и те же сценарии выхода из ситуации. Проговорив проблему вслух, вы, скорее всего, придете к неожиданному и простому решению. Вспомните, как это бывает, когда спрашиваете у друга совет: пока описываете вопрос, решение само приходит в голову. 

Матрица Эйзенхауэра

Когда использовать: матрица пригодится при планировании дня, недели или года. Лучше всего составить ее перед тем, как приступите к задачам. Так вам будет понятно, с чего стоит начать, а что не так важно.

В чем  суть метода: распределите свои задачи внутри четырех квадратов матрицы, отталкиваясь от их срочности и важности:

• Квадрат A — срочно и важно. Впишите сюда неотложные дела и горящие проекты.
• Квадрат B — важно, но не срочно. Здесь основная часть работы, слоны, долгосрочные проекты. При неправильном планировании эти таски попадают в квадрат А и начинают гореть.  
• Квадрат C — неважно, но срочно. Это задачи, которые не принесут вам особой пользы, но выполнить их все равно надо. Например, заказ воды для кулера. Такие дела лучше всего делегировать.
• Квадрат D — неважно и не срочно. Обычно в этом квадрате лежит то, чем мы занимаемся во время прокрастинации: проверка соцсетей или просмотр видео на YouTube. Вместо этого запланируйте полноценные перерывы, чтобы качественно отдохнуть и вернуться к работе с новыми силами.

Почему это работает: матрица распределяет задачи по приоритетам и помогает понять, что нужно сделать как можно скорее, а чем вообще можно не заниматься. Такой подход поможет не тратить время впустую.

Тратим время с пользой

Собрали пять книг по методикам и техникам тайм-менеджмента. После них у вас не пройдет даром ни минуты:

• «Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управление своей жизнью» Джулии Моргенстерн. Эта книга о повышении личной эффективности и о том, как планировать время, чтобы достигать целей.
• «Оставьте брезгливость: Сначала съешьте лягушку» Брайана Трейси. Книга о методах организации работы и приоритизации задач.
• «Искусство успевать» Алана Лэйкина. Автор учит рационально использовать время, чтобы никуда не спешить.
• «Научите себя думать» Тони Бьюзена. В книге описаны подходы, которые позволяют лучше запоминать новый материал, развивать творческие способности и навыки скорочтения.
• «7 навыков высокоэффективных людей» Стивена Кови. Книга о системном подходе к определению жизненных целей.  

А еще нашли пять приложений, помогающих правильно распределять время между задачами:

• Fabulous: Motivate Me! Relax, Meditate, Sleep. Приложение поможет составить распорядок дня и напомнит о каждом задании — от чистки зубов до завершения важного проекта.
• TimeTune. Удобный планер, в котором можно составить расписание для себя и подчиненных.
• Evernote. В этом приложении можно составлять планы. Оно позволяет организовывать важную информацию: составлять заметки, сохранять фото и аудиозаписи.
• Хаос-контроль. Органайзер помогает выбрать приоритетные цели и расписать план их достижения.
• Mindly. В этом приложении можно составить майндмап, разделив задачи по матрице Эйзенхауэра или удобному вам принципу.

Теги

Тайм-менеджмент для современного педагога — презентация онлайн

1.

Тайм-менеджмент для современного педагога Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение
Свердловской области
«Свердловский областной педагогический колледж»
Тайм-менеджмент
для современного педагога
©Костарева Е.А.,2016
Реализация ФГОС дошкольного образования предъявляет
высокие требования к профессиональным качествам
специалистов дошкольных организаций (максимум
работоспособности и умения быстро адаптироваться в современных
условиях)
Одна из ключевых проблем в осуществлении
профессиональной деятельности – отсутствие времени и
трудности в его эффективном распределении
Поэтому необходимо правильно и рационально
организовывать свое рабочее время и личное время для
достижения целей
©Костарева Е.А.,2016
• Тайм-менеджмент в переводе с английского
означает «управление временем»
• Тайм-менеджмент (time management,
организация времени) — это технология
организации времени и повышения
эффективности его использования.
• Тайм-менеджмент –
искусство эффективной
организации времени
©Костарева Е.А.,2016

4. Задачи тайм-менеджмента:

• помочь человеку организовать свое время так, чтобы с
меньшими усилиями и в кратчайшие сроки достигать
своих целей
• успевать больше, уставая меньше.
!!! На первом месте всегда должны быть Вы и главные
люди Вашей жизни, — ради этого и стоит работать над
собственной эффективностью.
©Костарева Е.А.,2016

5. Основные процессы в управлении собственным временем

1.Постановка цели
2.Расстановка приоритетов
3. Планирование
4.Реализация – конкретные шаги и действия
5. Контроль достижения цели и выполнения
планов
©Костарева Е.А.,2016

6. В управлении временем (тайм менеджменте) можно выделить следующие процессы: 

В управлении временем (тайм менеджменте)
можно выделить следующие процессы:
1. Постановка
цели
• «Когда я не знаю, на какую гавань мне держать курс, ни один ветер не
будет для меня попутным» (Луция Сенек, древний римский философ)
• Чтобы достичь чего-то, мы сначала должны знать, чего мы хотим.
• Только наличие четкой цели дает возможность достигнуть многого.
Не спешите сразу браться за глобальное – начните с того, что
сформулируйте главные цели вашей профессиональной жизни, исходя из
них определите:
— долгосрочные цели на ближайшие 5-10 лет,
— определите 4 главные цели в год,
— затем определите цель на 1 месяц.
• И то, что вы делаете в течение дня, недели, месяца – приближает вас к
этой крупной и далекой цели.
©Костарева Е.А.,2016
2.Расстановка приоритетов
• Можно всю жизнь делать вещи правильно.
Но лучше – делать правильные вещи.
• Приходилось ли Вам заниматься решением какой-нибудь задачи впервые?
• Сколько сил и энергии уходило на то чтобы добиться хоть какого-то
результата?
• Если Вы будете заново решать эту задачу, то отбросите большую половину
дел, а делать только те, которые действительно давали результат.
• Заметьте: только небольшая часть всех ваших дел дает наибольший
результат. Вложившись именно в эти дела, вы сэкономите массу времени.
©Костарева Е.А.,2016

8. Закон Парето (Принцип Парето)

• «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий дают
только 20%».
• правило звучит так: 20% дел (и затраченного времени) дают 80%
результатов, 80% дел (и затраченного времени) дают 20% результатов.
• Этот принцип является универсальным, и применим к любой сфере
деятельности.
• Например: 20% информации приносят 80% знаний по данной теме, а
остальные 80% только 20%.
• Проверьте этот принцип обязательно, проанализировав одно из своих
последних дел, чтобы убедиться самому в его действительности.
• Поэтому примите совет: следует вначале выделить те 20% дел,
которые дают максимальный результат и начинать с них.
©Костарева Е.А.,2016
Отделять главные дела от второстепенных,
причем делать это быстро и правильно –
очень ценное для организации времени
умение.
И главным помощником в этом должен стать
Метод Эйзенхауэра – техника расстановки
приоритетов
©Костарева Е. А.,2016

10. Техника тайм менеджмента для расстановки приоритетов

Метод Эйзенхауэра (считается, что именно 34
президент США Дуайт Эйзенхауэр предложил
ее и сделал стандартом своей работы)
!!!Использование данной техники позволяет
выделить важные и существенные дела и
решить, что делать с остальными
©Костарева Е.А.,2016

11. Эйзенхауэр выделил следующие 4 категории дел по критериям – важности и срочности. 

Эйзенхауэр выделил следующие 4 категории
дел по критериям – важности и срочности.
Категория А: Важные и срочные
Сюда входят все неотложные дела: аварийная и критическая ситуации,
проекты с «горящим сроком», все то, что необходимо выполнить без
промедления.
Не допускайте появления этих дел! Старайтесь предвидеть их появление!
Категория Б: Важные и не срочные
В этой группе должны быть сосредоточены дела, которые приближают Вас
к цели – самые полезные задачи. Они касаются Вашего личностного
развития. Сосредоточьте все Ваши усилия на делах этой категории – они
принесут самую большую отдачу.
©Костарева Е.А.,2016
Категория В: Не важные и срочные
Выполнение этих дел никак не приблизят Вас к достижению Вашей
цели. В этой категории скапливаются самые вредные дела, которые
пытаются выдать себя за дела из категории А. Это могут быть срочные
дела, не относящиеся к вашим непосредственным обязанностям. Не
принимайте все, что надо сделать срочно – за важное. Думайте о
целях!
Категория Г: Не важные и не срочные
Как ни печально, таких дел большинство. Эта категория ежедневных
дел делает очень маленький вклад в Ваше качество жизни, либо не
делает его вообще. Однако они часто бывают интересными и даже
приятными. Это может быть: разговор с друзьями по телефону в
рабочее время, чаепития, игра в компьютер, просмотр сериалов и др. С
делами этой категории нужно поступать жестко – вычеркивать из
списка или выделять для них время по остаточному принципу.
©Костарева Е.А.,2016
3. Планирование
• Если Вы наметили цель, и убедились, что она
действительно важна — надо начинать действовать.
• Но не вслепую — а проработав эффективный план,
чтобы тратить ресурсы (время, силы, деньги) именно
на то, на что нужно, и в правильный момент.
• Воспитатель в своей профессиональной деятельности
постоянно сталкивается с планированием.
©Костарева Е.А.,2016
Планирование
Жесткое
Наметить четкий план, где
каждое дело привязано к
определенному времени, и
этому плану следовать, оно
удобно в масштабах года
(например, годовой план
дошкольной организации)
Гибкое
Данное планирование удобно
для плана дня.
За день нужно сделать
некоторые дела — пишем список,
— и в течение дня дела из списка
выполняем.
В какой последовательности и
когда именно — решаем по
ситуации.
!!!Как планировать свое время, как сочетать жесткое и гибкое планирование —
решать вам. Главное — план должен быть.
©Костарева Е.А.,2016

16. !!!Специалисты по тайм-менеджменту утверждают, что планирование освобождает время

Правило 6 «П», оно гласит:
правильное (1)
предварительное (2)
планирование (3)
предотвращает (4)
плохие (5)
показатели (6)
©Костарева Е.А.,2016

17. Правило 6 «П»

• Планировать и думать нужно всегда на бумаге.
• Если цели нет на бумаге, то она не существует.
• Продолжайте работать с составленным списком в
течение дня: при появлении нового дела вносите его
в список с учетом приоритетности по отношению к
ранее запланированным задачам.
• Выполнив очередную задачу из списка, обязательно
вычеркивайте ее.
• Это даст Вам ощущение удовлетворенности своей
работой, прибавит энтузиазма и зарядит энергией.
©Костарева Е.А.,2016
4.Реализация – конкретные шаги и действия
в соответствие с намеченным планом и
порядком достижения цели.
5.Контроль достижения цели и выполнения
планов.
©Костарева Е.А.,2016

19. Классификация дел

Дела «Лягушки»
(любое занятие,
которое совсем не
хочется делать, но
рано или поздно
выполнить его
необходимо)
Дела «Слоны» (дела,
выполнение которых
пугает от большого
объема, Вы не
знаете, как к ним
подступиться и с чего
начать)
©Костарева Е.А.,2016
Эмоциональное напряжение блокирует
производительность и приводит к быстрой
утомляемости и апатии
Поэтому, чтобы не стать жертвой
стресса или, еще хуже, синдрома
хронической усталости, займемся
управлением временем или таймменеджментом
©Костарева Е.А.,2016

21. Правила тайм — менеджмента  

Правила тайм — менеджмента
1. Записывайте план на следующий день
2. Старайтесь выполнить большую часть запланированного в
первой половине дня
3. Корзина для мусора — один из самых эффективных
инструментов управления временем
4. Слово «нет» экономит неожиданно много времени
©Костарева Е. А.,2016

22. Правила тайм — менеджмента  

Правила тайм — менеджмента
5. Научитесь воспринимать информацию с
первого раза
6. Носите с собой блокнот
7. Нельзя перегружать память лишней
информацией
8. Боритесь с «Пожирателями времени»
©Костарева Е.А.,2016

23. Правила тайм — менеджмента  

Правила тайм — менеджмента
9. Установите время посещений
10. Учитесь быстро переключаться с одного
дела на другое
11. Уделяйте время себе
12. Высыпайтесь, занимайтесь спортом,
правильно питайтесь
13. Разработайте собственную систему
мотивации и поощрений
©Костарева Е.А.,2016
Удачи в реализации
намеченных целей
и планов!!!
©Костарева Е.А.,2016

правила, советы, книги и программы

О тайм-менеджменте и правилах планирования рабочего времени написано сто тыщ статей. Мы решили написать сто тыщ первую, но без глупых советов и навязываний мнения. Изучайте популярные методики планирования, полезные приложения, книги и опыт успешных людей и выбирайте свой путь сами.

В виде вступления — наша статья с говорящим названием «Как начать планировать, если я ненавижу это делать».

Какой метод планирования рабочего времени выбрать

При планировании и анализе рабочего времени важно выбрать подходящую именно вам методику. Любимая техника друга может вам не подойти, но вы об этом не узнаете, пока не попробуете. Собрали вам для изучения самые популярные правила планирования рабочего времени.

Метод Айви Ли

Эту методику еще в начале ХХ века придумал американский журналист и основатель такой области как PR. Суть в том, что в конце рабочего дня вы намечаете 6 главных дел на завтра, обязательно располагая их по степени важности — от самого важного к менее. На следующий день вы беретесь за выполнение первого в списке дела и не бросаете его, пока не выполните. Недоделанные задачи переносятся на следующий день.

Плюс метода в его простоте — вы наглядно видите, что нужно делать и в какой последовательности действовать. Но если в вашей работе постоянно происходят непредвиденные ситуации и задачи поступают хаотично, метод можно не сработать на все 100%. К тому же, на наш взгляд, число задач может быть и меньше и чуть больше 6 — навряд ли оно имеет магическую силу.

Метод оценок

Еще одна методика для эффективного планирования рабочего времени, которая основана на сортировке задач по важности. Нужно выписать все задачи на день в список и выставить им баллы. Авторы метода предлагают такую систему: 2 балла — самые важные задачи; 1 балл — те дела, которые можно выполнить позже; 0 баллов — мелкие задачи и повседневные дела. В конце дня предполагается подсчет своих успехов. Мы считаем, что повседневные дела тоже должны оцениваться, поэтому предлагаем немного изменить систему: 3 балла — за важные задачи, 2 балла — за дела средней важности, 1 балл — за мелкие задачки. Метод оценок хорошо подойдет тем, кто сильно зависел от оценок в школе — у таких людей будет мотивация «зарабатывать» как можно больше баллов за день.

Метод 1–3–5

Следующая методика рационального планирования рабочего времени подходит людям, которые боятся слова «многозадачность». Эксперты по тайм-менеджменту рекомендуют сокращать все дела до 9 задач: одна самая важная задача, 3 дела, которые нужно решить в течение рабочего дня, 5 мелких задач, которые выполняются по возможности. Авторы методики считают, что мелкие задачи могут переноситься на следующий день, а вот самая важная задача и 3 средних — нет.

GTD — Getting Things Done

Эту методику разработал американский эксперт по тайм-менеджменту Дэвид Аллен. Эксперт считает, что не нужно разделять задачи на важные и нет — нужно выполнять их все. Getting things done. Методика предполагает фиксацию абсолютно всех дел в тематические списки. Вспоминаете про задачу — и сразу же ее записываете.

Также важно четко описать задачу. Не просто «написать статью», а «найти три источника, собрать информацию, набросать план статьи, продумать иллюстрации» и т. д. Чем более развернуто вы пропишете дело, тем понятнее вам самому будет порядок действий. Еще важно для каждой задачи устанавливать дедлайн.

Техника Pomodoro

Наверно, хоть раз в жизни об этой технике слышал каждый. Рассказываем принцип: 25 минут усиленной работы, затем 5 минут отдыха. После каждого 4 периода работы — длинный перерыв 20-25 минут. Важно заниматься в «рабочий» отрезок только делами и отдыхать в минуты перерыва. Таким образом, вы чередуете работу и отдых и избегаете переутомления. Необычное название техники объясняется просто — создатель, Франческо Чирилло, использовал кухонный таймер в виде помидора.

Поедание лягушек

Еще одна сверхпопулярная методика. «Лягушка» в тайм-менеджменте — это самое неприятное дело, которое вы должны сделать. Принцип метода в том, что вы должны заставить себя «съесть лягушку» — совершить самое неприятное и сложное дело, чтобы сделать и забыть о нем. Метод может не сработать, если коварная задача пришла в середине или под конец дня — большинство людей автоматически перенесет «лягушку» на следующий день. Также многим людям нужно основательно подготовиться перед выполнением сложного дела и просто так расправиться с «лягушкой» у них не получается.

Метод салями

А еще его можно назвать методом пачки семечек/ чипсов/ брикета мороженого. Вроде бы вы едите маленькие порции и кусочки, а потом оказывается, что вся палка колбасы съедена, а от килограмма пломбира не осталась и следа 🙂 Авторы метода предлагают «порезать» важное и большое дело на маленькие кусочки-составляющие и планомерно их выполнять. Сами не заметите, как освоите большую задачу!

Метод 10 минут

Как давно вы хотели изучить французский язык, освоить сальсу или прочитать «Анну Каренину»? Уверены, у каждого есть такое дело, на которое никак не получается выделить достаточно времени. Этот метод помогает решить проблему — потратьте на задачу хотя бы 10 минут. Хотя бы посмотрите один видеоурок по изучению французского, погуглите ближайшие школы танца или прочитайте хотя бы одну главу книги. Начав с малого, будет легче продолжить.

Принцип 60/40

Этот принцип предполагает такое планирование рабочего времени: все задачи вы распределяете в 60% рабочего дня, а оставшиеся 40% оставляете свободными на случай непредвиденных обстоятельств.

Энергетический список

Суть метода в том, чтобы поделить все необходимые задачи по степени энергетических усилий, которые потребуются на их выполнение. После оценки сложности нужно проанализировать, какие дела вам будет комфортнее выполнить в какое время дня.

Пример: вам нужно в течение дня забить данные в табличку Excel, обзвонить клиентов и подготовить отчет. Пик вашей работоспособности — 10 утра и 4 часа дня, а самый сильный упадок сил вы ощущаете в обед. Значит, вам нужно перенести задачи, которые требуют максимум сил и концентрации на 10 утра и 4 часа дня. Например, это будет обзвон клиентов (телефонные разговоры высасывают столько сил!) и подготовка отчета. А вот в обед вы можете спокойно заняться рутинными добавлением данных в Excel — эта работа больше автоматическая, чем интеллектуальная. Еще и YouTube на фон можно включить :)

Популярные инструменты для планирования времени

Ну куда же без них — полезных приложений и инструментов, которые помогают эффективно планировать рабочее время и выжимать максимум производительности. Но помните, приложения — не панацея от всего: скачав их хоть 20 штук, вы не станете успевать больше, если сама не постараетесь. Используйте приложения как дополнительную помощь, но не забывайте воспитывать в себе дух ответственности.

Todoist

Этот ресурс синхронизируется со всеми устройствами — можно использовать и на ноутбуке, и на телефоне. В Todoist можно ставить дедлайны, сортировать дела по важности, добавлять файлы.

Any.Do

В Any.do вы можете создавать задачи с помощью голосового набора — удобно! Также здесь вы сможете устанавливать фильтры по спискам, ставить дедлайны, отслеживать дела в календаре.

Google Calendar

Да-да, обычный сервис от Google отлично подходит для планирования дел. Понятный интерфейс, возможность группировать дела, добавлять участников, комментировать задачи и отслеживать общее количество дел на день/неделю/месяц.

24me

Приложение хранит заметки, to-do листы, напоминания о важных датах и делах, советует во сколько лучше выйти, чтобы успеть на важную встречу, и даже оплачивает счета.

Еще советуем изучить подборку 10 приложений для повышения продуктивности.

Какие книги о планировании рабочего времени почитать

«Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть», Тимоти Феррисс

Название книги вызывает безудержное желание читать 🙂 Книга американского писателя, оратора и инвестора, в которой он раскрывает секреты продуктивности богачей и учит управлять временем.

«Тайм-драйв: Как успевать жить и работать», Глеб Архангельский

Книга основоположника российской школы тайм-менеджмента, как заявляет он сам 🙂 Глеб действительно эксперт в области управления временем, и помогает многим крупным компаниям («Русский стандарт», «Вимм-Билль-Данн» и др.) налаживать тайм-менеджмент среди сотрудников.

«Когда. Научные секреты идеального выбора времени», Дэниел Пинк

Если хорошо знаете английский, рекомендуем прочитать эту книгу — она того стоит, но на русский язык, к сожалению, не издавалась. В книге автор глубоко разбирает мысль о значении правильного момента выполнения дела. Пинк рассказывает, как правильно планировать день, месяц и собственную жизнь.

«Принцип рычага. Как успевать больше за меньшее время, избавиться от рутины и создать свой идеальный образ жизни», Роб Мур

Роб Мур обещает в книге раскрыть секреты стремительного роста по карьерной лестнице, достижения больших целей и все это без ущерба для личной жизни. А все дело в правильном планировании! Автор точно знает, о чем говорит. Он — один из самых известных предпринимателей Великобритании, миллионер, автор нескольких бестселлеров Amazon, счастливый муж и отец самого успешного пятилетнего гольфиста в мире. Счастливые мамочки из Instagram завидуют!

Принципы планирования рабочего времени успешных людей

И немного секретов планирования задач и дел от людей, которые с этим точно справляются — бизнесменов, предпринимателей и руководителей.

Итоги

Изложим итоги в виде тезисов. Итак:

• Выбирать, как планировать рабочее время, только вам. Изучите все методики и выберите подходящую;
• В основе большинства методик — принцип ранжирования дел и задач по важности. Умейте анализировать и выделять важное;
• Если боитесь сорваться в хаос, попробуйте приложения для тайм-менеджмента с системой уведомлений и напоминалок;
• Приложения не помогут, если вы не будете первое время заставлять себя планировать и придерживаться плана;
• Важно записывать задачи хоть где-нибудь — на листке бумаги или в приложении. Все, что не записано, может забыться.

Тайм-менеджмент – что это? — Защита в срок. Тайм-менеджмент: эффективное управление временем — Внауке.by

Тайм-менеджмент – что это?

 

Многие из нас сталкиваются с проблемой постоянной нехватки времени, чрезмерной загруженности, когда накапливается столько дел, что просто не знаешь, за какое из них взяться в первую очередь, поскольку все они, на первый взгляд, кажутся важными и неотложными. Чтобы решить эту проблему, нужно научиться правильно организовывать своё время. Собственно, для этого и существует тайм-менеджмент, или организация времени.

Тайм-менеджмент — это сознательный контроль за временем, затрачиваемым человеком на выполнение определённых видов деятельности. При этом намеренно увеличиваются как эффективность, так и продуктивность.

Для реализации целей управления временем существует ряд инструментов, о которых все знают, но мало кто использует… А именно, это  постановка целей, планирование, умение делегировать обязанности, анализ затраченного времени, расстановка приоритетов и составление списков.

Существует даже такое правило 6 «П», согласно которому «правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели». Обязательным условием является предварительное планирование всех дел на бумаге, поскольку достаточно много времени у нас уходит на то, чтобы ответить на вопрос «А что я ещё хотел сегодня сделать…?»

Согласно статистике, уже в первый день использования намеченного плана на день увеличит производительность труда на 25%! Кроме того, придя на работу Вам не нужно думать над тем, с чего бы начать, поскольку план уже составлен.

Очень важным моментом является вычёркивание выполненных задач, поскольку это приносит ощущение глубокого морального удовлетворения и зарядит энергией для дальнейшей работы.

Для того, чтобы выполнить сложную задачу, можно разделить её на мелкие подзадачи. Существует такое «дерево решений», где самим деревом является основная задача, а ветви – это маленькие подзадачи. Причём «ветвить» дерево нужно до тех пор, пока весь процесс не окажется простым.

В тайм-менеджменте есть ещё одно очень хорошее правило под названием «10/90», согласно которому 10% времени, которое необходимо затратить для планирования выполнения задачи, в последствии сэкономит Вам 90% времени при её  решении!

Проблема многих заключается не только в неумении спланировать дела, но и в распылении на множество мелких дел, которые мешают решать главную задачу. Другими словами, для того, чтобы эффективно управлять временем, нужно расставить приоритеты и определить важные и второстепенные дела. Чтобы отличить одно от другого, достаточно представить себе последствия в случае невыполнения той или иной задачи. Если они окажутся серьёзными – значит это и есть главная!

Поскольку времени в любом случае не хватит на все дела, можно прибегнуть к закону «принудительной эффективности», который гласит, что времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного. Соответственно необходимо собраться и сделать сначала то, что принесет наибольшую выгоду и результат.

Ещё одной распространённой ошибкой является откладывание неприятных, тяжёлых дел на потом. Есть такая притча: если первым делом с утра Вы должны съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это самое плохое, что может случиться с Вами за весь день. Если сравнить такое неприятное, но очень важное дело с лягушкой, становится понятным, что откладывание его приводит к эмоциональному перенапряжению, в результате чего снижается и общая работоспособность, и настроение. Поэтому нужно просто взять, и сделать его, без лишних размышлений. И, поверьте, когда этот груз спадёт с Ваших плеч, Вы тут же почувствуете прилив энергии и чувство удовлетворения.

Вы когда-нибудь задумывались над волшебной силой слова «нет»? А между тем вежливое и своевременное его использование может сэкономить уйму времени! Безусловно, всегда следует быть осторожным в его использовании и употреблять это слово так, чтобы человек, к которому оно адресовано, понимал, что отказ относится не к нему лично, а только лишь к его просьбе.

Другим не менее важным и неожиданным инструментом, позволяющим сэкономить до 30℅! рабочего времени, является мусорная корзина! Поскольку примерно это количество времени тратится на поиск нужной бумаги на столе, заваленном хламом. Соответственно, если Вы хотите более эффективно использовать рабочее время – содержите стол в чистоте!

Выполнение этих простых, но очень эффективных правил поможет Вам грамотно распоряжаться своим временем. Поэтому чем раньше Вы приучите себя жить по ним, тем выше вероятность добиться успеха в короткие сроки.

---

Комментарии отсутствуют

Добавление комментариев доступно только зарегистрированным пользователям

6 золотых правил для лучшего управления временем

Есть старая поговорка, что нельзя управлять временем, но можно управлять собой. Как это правда! Управление временем — это примерно привычки, изменения — крошечные модификации поведения, которые вы вносите, чтобы повысить свою продуктивность. Имейте в виду, что цель более высокой продуктивности заключается не в том, чтобы выполнять больше задач, а в том, чтобы выполнить правильных задач, которые приведут вас к более значимым результатам. Правильное выполнение поможет вам почувствовать себя более удовлетворенным, быстрее продвинуться по службе, заработать более высокую зарплату или, возможно, уволиться с работы чуть раньше.

Не думаете, что у вас есть время подумать об управлении временем? Каждый может внести небольшие изменения в свои привычки, которые приведут к лучшим результатам. Попробуйте реализовать идеи ниже, чтобы увидеть, как далеко вы можете зайти!

1. Будьте открыты для изменений. Это ключ. Если вы не готовы к переменам, вы не сможете изменить свои привычки, чтобы попробовать что-то новое.
2. Считайте время тем же, что и деньги. Мы осторожны со своими деньгами, но не так осторожны со своим временем, которое на самом деле более ценно.Вы всегда можете как-то заработать больше денег, но вы никогда не сможете заработать больше часов в день. Помните, что у вас есть только 1440 минут в день, поэтому тратьте время на действительно важные дела — как в профессиональном, так и в личном плане.
3. Расставьте приоритеты, как будто вы собираетесь в отпуск. Мы очень хорошо умеем расставлять приоритеты, когда собираемся в отпуск; у нас есть длинный список задач, который мы безжалостно сокращаем по мере приближения к нашему отпуску. Если бы мы были такими безжалостными на основе ежедневно , мы бы выполняли более важные дела и тратим меньше времени на неважную работу.
4. Подумайте о последствиях. Что бы произошло, если бы вы не выполнили эту задачу или проект? Иногда мы так быстро говорим: «Да!» что в то время мы не понимаем, что не сможем выполнить работу должным образом. Избавьте себя и другого человека от разочарований и разочарований, подумав о своей рабочей нагрузке и вежливо скажите «Нет», когда это необходимо. Вы получите уважение, и другие люди будут знать, что могут на вас рассчитывать, когда вы с по скажете «Да».
5. Позаботьтесь о том, что вас больше всего беспокоит. Вам нужно разобраться с тем, что у вас на уме, иначе вы никогда не сможете сосредоточиться на других задачах. Мы теряем энергию, время и мотивацию, когда отпускаем дела изо дня в день. Будь то уплата налогов, ремонт тормозов на автомобиле или создание сложного отчета, вам необходимо выполнить эти задачи и выбросить их из головы, чтобы вы могли сосредоточиться на других вещах.
6. Используйте T.A.R. Принцип. Думая о каждом электронном письме или листе бумаги, относящемся к одной из трех категорий — T rash, A ction или R eference, вы сможете справиться с наводнением.Для каждого предмета сначала спросите себя: «Могу я его выбросить?» Если да, то немедленно избавьтесь от него! Если вы не можете его устранить, спросите: «Требуются ли действия?» Если никаких действий не требуется, то товар является справочным и его следует зарегистрировать. Если требуется действие , тогда спросите: «Какой следующий шаг мне нужно предпринять?» Напишите этот шаг в своем списке дел. Ключ состоит в том, чтобы разделить ваши электронные письма и документы по этим категориям, чтобы вам не приходилось постоянно перебирать мусор и файлы в поисках необходимых действий.К тому же вы поймете, что у вас не так много действий, как вы думали раньше!

Эти Золотые правила помогут вам делать больше правильных дел каждый день. Помните, что жизнь — это ваши ценности и большие цели, а не наполнение заданиями каждую секунду дня. Внеся небольшие изменения в мысли и действия, вы почувствуете себя лучше и добьетесь большего!

7 законов тайм-менеджмента для повышения эффективности работы

[av_textblock size = »av-medium-font-size =» av-small-font-size = »av-mini-font-size =» font_color = »color =» av-desktop-hide = »av-medium- hide = »av-small-hide =» av-mini-hide = »id =» custom_class = »template_class =» av_uid = ‘av-7fep4e’ sc_version = ‘1.0 ′]
В управлении проектами, чтобы добиться высоких результатов и добиться успеха во всех своих проектах, вам необходимо быть организованным и продуктивным, знать, как эффективно управлять своим временем и предвидеть риски.

Знаете ли вы, что существуют законы и принципы, регулирующие трудовую жизнь?

Вот 7 из них, с которыми вы неизбежно столкнетесь в своей карьере менеджера проектов и которые важно знать, чтобы эффективно управлять своими проектами и гарантировать их успех.

1. Закон Мерфи

« Все, что может пойти не так, пойдет не так »

Это Эдвард А.Мерфи-младший, американский аэрокосмический инженер, разработавший этот пессимистический закон. Этот принцип, также известный как закон Сода или закон поджаренного хлеба (вы знаете, утренний тост, который всегда ложится маслом вниз), регулярно проверяется на работе, когда возникают опасности, задерживающие выполнение ваших проектов.

Необходимо усвоить: этот закон заставляет вас всегда думать о худшем, побуждает предвидеть потенциальные проблемы и искать решения, чтобы ограничить их или даже устранить их.

2.Принцип Парето

Также известный под названием закон 20-80, принцип Парето гласит, что 80% последствий являются продуктом 20% причин. Этот принцип, изобретенный в начале 20 века итальянским экономистом Вильфредо Парето, подтвержден во многих областях, в частности в управлении проектами.

Например, этот принцип означает, что 80% дохода приносят 20% клиентов или что 20% проектов дают 80% результатов. Таким образом, принцип Парето помогает вам определить наиболее важную задачу, которую необходимо выполнить.

Необходимый урок: вам следует еще раз взглянуть на свои приоритеты, сконцентрироваться на наиболее важных задачах и делегировать второстепенные задачи. Не стесняйтесь останавливать проекты, которые нерентабельны и заставляют вас тратить время, а также человеческие и финансовые ресурсы.

3. Закон Паркинсона

Закон Паркинсона является основным законом организации труда. Он был опубликован британским писателем Сирилом Норткотом Паркинсоном в статье журнала Economist от 19 ноября 1955 года.

Принцип этого закона следующий: «Работа расширяется, чтобы заполнить время, доступное для ее завершения». Короче говоря, чем больше времени у нас будет на выполнение задачи, тем больше времени потребуется на выполнение этой задачи.

Урок, который нужно усвоить: устанавливает разумные и реалистичные сроки выполнения ваших задач и регулярно ставит точки для отслеживания прогресса.

4. Закон Карлсона

Согласно этому закону шведский экономист Суне Карлсон заявляет, что вся прерванная работа будет менее эффективной и займет больше времени, чем если бы она выполнялась непрерывно.

Доказано: прерывание работы серьезно вредит производительности. Телефон, электронная почта, обсуждения между коллегами и другие посторонние отвлекающие факторы мешают вам сконцентрироваться и максимально эффективно выполнять свою работу. Знаете ли вы, что нам нужно от 3 до 5 минут, чтобы вернуться к работе? В рабочий день это большая потеря времени.

Обязательный урок: максимально сокращайте количество прерываний. Проверяйте электронную почту только два раза в день, избегайте одновременного выполнения нескольких задач, начинайте задачу и завершайте ее, прежде чем переходить к следующей, и изолируйте себя, чтобы работать как можно скорее.

5. Закон Ильича

Также называемый законом убывающей доходности, закон Ильича гласит, что « сверх определенного порога эффективность человека снижается, даже становясь отрицательной. »Этот принцип предложил австрийский мыслитель-эколог Иван Ильич.

По прошествии 90 минут, потраченных на задачу, наше внимание и наша эффективность снижается. Чем больше мы стараемся продолжать работать, тем хуже мы работаем. Если вам не удается выполнить задание, перестаньте беспокоиться и сделайте перерыв.

Обязательный урок: научитесь делать перерывы. В полдень сделайте настоящий обеденный перерыв. Пойдите и поешьте на улице самостоятельно или с коллегами или уйдите прогуляться, но не ешьте бутерброд перед экраном. Вашему мозгу нужны перерывы, чтобы работать.

6. Закон о труде

По словам Анри Лабори, французского хирурга и нейробиолога, наше поведение заставляет нас делать то, что в первую очередь делает нас счастливыми. На работе наш инстинкт заставляет нас избегать стрессов. Именно из-за этого мы откладываем дело на потом, то есть откладываем задачу до следующего дня.Закон Лейборита также называют «Законом наименьшего усилия», подчеркивая тот факт, что мы предпочитаем выполнять задачи, которые приносят немедленное удовлетворение.

Необходимый урок: Начните свой рабочий день с самого трудного / трудного задания, а затем предложите себе вознаграждение, как только оно будет выполнено. Планируйте свои дни заранее в зависимости от сложности ваших занятий.

7. Закон Хофштадтера

Закон Хофштадтера, также известный как закон обрыва расписания, гласит, что «всегда занимает больше времени, чем ожидалось, даже с учетом закона Хофштадтера. Об этом заявил американский академик Дуглас Хофштадтер в своей книге G ö del, Escher, Bach: Eternal Golden Braid (Пулитцеровская премия), опубликованной в 1979 году.

По мнению Хофштадтера, мы часто ошибаемся в оценке времени, необходимого для выполнения проекта, либо из-за незнания того, что нужно сделать, либо из-за того, что хотим угодить иерархии, добровольно объявляя более короткие сроки. Однако сроки задерживаются, а графики смещаются и сдвигаются.

Необходимый урок: руководитель проекта и его команда должны более полно оценить время, необходимое для завершения своего проекта.Предполагайте, что он неизбежно отстанет. Лучше закончить проект раньше, чем планировалось, чем наоборот.

Заключение

Примите эти законы и принципы во внимание, чтобы быть более эффективными в работе и управлении проектами. А чтобы улучшить совместную работу и повысить производительность своей команды, не бойтесь использовать платформу для совместной работы, такую ​​как Wimi.

[/ av_textblock]

[av_hr class = ‘default’ icon_select = ‘yes’ icon = ‘ue808’ position = ‘center’ shadow = ‘no-shadow’ height = ’50 ‘custom_border =’ av-border-thin ‘custom_width =’ 50px ‘custom_margin_top = ’30px’ custom_margin_bottom = ’30px’ custom_border_color = «custom_icon_color =» av-desktop-hide = «av-medium-hide =» av-small-hide = «av-mini-hide =» id = «custom_class =» template_class = ”Av_uid = ‘av-1sgfqfi’ sc_version = ‘1.0 ′]

[av_textblock size = »av-medium-font-size =» av-small-font-size = »av-mini-font-size =» font_color = »color =» id = »custom_class =» template_class = »av_uid = ‘av-kmw5516w’ sc_version = ‘1.0 ′ admin_preview_bg = ”]
Подробнее…
[/ av_textblock]

[av_one_half first min_height = »vertical_alignment = ‘av-align-top’ space =» row_boxshadow = »row_boxshadow_color =» row_boxshadow_width = ’10 ‘custom_margin = »margin =’ 0px ‘mobile_breaking =« border = »border_color =» radius =’ 0px ‘padding =’ 0px ‘column_boxshadow = »column_boxshadow_color =» column_boxshadow_width = ’10’ background = ‘bg_color’ background_color = »background_gradient_color1 =» background_gradient_color2 = »background_gradient_direction = ‘vertical’ src =» background_position = ‘top left -repeat ‘highlight = «highlight_size =» animation = «link =» linktarget = «link_hover =» title_attr = «alt_attr =» mobile_display = «id =» custom_class = «template_class =» aria_label = «av_uid =’ av-zrvnzi ‘sc_version = ‘1.0 ′]

[av_textblock size = »av-medium-font-size =» av-small-font-size = »av-mini-font-size =» font_color = »color =» id = »custom_class =» template_class = »av_uid = ‘av-kmw532v2’ sc_version = ‘1.0’ admin_preview_bg = ”]

[/ av_textblock]

[av_button label = ‘Download’ icon_select = ‘yes’ icon = ‘ue82d’ font = ‘entypo-fontello’ link = ‘вручную, https: //www.eloquens.com/tool/lkLbhlQ1/leadership-hr-human- ресурсы-советы-и-методы / производительность / the-ivy-lee-method ‘link_target = »size =’ small ‘position =’ center ‘label_display =» title_attr = »color_options =» color =’ theme-color ‘custom_bg =’ # 444444 ′ custom_font = ‘# ffffff’ btn_color_bg = ‘theme-color’ btn_custom_bg = ‘# 444444 ′ btn_color_bg_hover =’ theme-color-highlight ‘btn_custom_bg_hover =’ # 444444 ′ btn_color_font = ‘btn_color_font =’ btn_color_font = ‘цвет-тема_ id = ”custom_class =” template_class = ”av_uid = ‘av-kmw53qai’ sc_version = ‘1.0 ′ admin_preview_bg = ”]

[/ av_one_half] [av_one_half min_height = »vertical_alignment = ‘av-align-top’ space =» row_boxshadow = »row_boxshadow_color =» row_boxshadow_width = ’10 ‘custom_margin = »margin =’ 0px ‘mobile_breaking =» border = «border_color =» radius = ‘0px’ padding = ‘0px’ column_boxshadow = »column_boxshadow_color =» column_boxshadow_width = ’10 ‘background =’ bg_color ‘background_color = »background_gradient_color1 =» background_gradient_color2 = »background_gradient_direction =’ вертикальный ‘src =» background_position =’ вертикальный ‘src = » = ‘no-repeat’ highlight = «highlight_size =» animation = «link =» linktarget = «link_hover =» title_attr = «alt_attr =» mobile_display = «id =» custom_class = «template_class =» aria_label = «av_uid = ‘av- k8ix5a ‘sc_version =’ 1.0 ′]

[av_textblock size = »av-medium-font-size =» av-small-font-size = »av-mini-font-size =» font_color = »color =» id = »custom_class =» template_class = »av_uid = ‘av-kmw545pz’ sc_version = ‘1.0 ′ admin_preview_bg = ”]

[/ av_textblock]

[av_button label = ‘Download’ icon_select = ‘yes’ icon = ‘ue82d’ font = ‘entypo-fontello’ link = ‘вручную, https: //www.eloquens.com/tool/1zxYHGm8/leadership-hr-human- ресурсы-советы-и-методы / задачи-менеджмент-лучшие-практики / метод-съесть-лягушку-повышение-вашу-продуктивность ‘link_target = ”size =’ small ‘position =’ center ‘label_display =” title_attr = »Color_options =» color = ‘theme-color’ custom_bg = ‘# 444444 ′ custom_font =’ # ffffff ‘btn_color_bg =’ theme-color ‘btn_custom_bg =’ # 444444 ′ btn_color_bg_hover = ‘theme-color-highlight’ btn_custom_bg_hover44 ′ Btn_color_font = ‘theme-color’ btn_custom_font = ‘# ffffff’ id = »custom_class =» template_class = »av_uid = ‘av-kmw54hiw’ sc_version = ‘1.0 ′ admin_preview_bg = ”]

[/ av_one_half]

6 советов по управлению временем для владельцев бизнеса, которые работают на дому

Работа на дому дает вам автономию и гибкость. Когда вы ведете свой собственный бизнес, у вас есть не только преимущества того, что вы являетесь независимым подрядчиком, но и абсолютное право быть собственным начальником. Однако есть проблемы с ведением собственного бизнеса и работой из дома. Самыми важными из них являются прокрастинация, демотивация и стирание границ между вашей личной и профессиональной жизнью.К счастью, для всех трех есть решение. Ответ — тайм-менеджмент.

Ниже приведены шесть советов по тайм-менеджменту, которые помогут вам бороться с прокрастинацией, зажечь мотивацию и улучшить баланс между работой и личной жизнью.

1. Создайте домашний офис

Наличие отдельного помещения для работы играет важную роль в том, насколько хорошо вы сможете управлять своим временем. В идеале это должно быть в тихом месте у вас дома. Есть также другие соображения, включая освещение и подключение к Интернету.Одно из больших преимуществ работы в специально отведенном для этого домашнем офисе — это помогает вам настроиться на работу. Это также может служить сигналом для членов семьи, что вас не должны беспокоить личные дела. Кроме того, если все необходимое для работы собрано в одном месте, вы сможете выполнять свои задачи быстрее и эффективнее.

2. Определите ваши часы пик

Мы все уникальны. Некоторые из нас люди утром, в то время как другие лучше себя чувствуют глубокой ночью.Когда вы показываете лучшие результаты? У вас, наверное, уже есть идея. Однако ведение дневника, безусловно, может помочь вам более точно определить часы пик. Для этого просто выполняйте свои задачи как обычно, но при этом не забудьте отметить свой уровень энергии или мотивацию, указав также часы. И продолжайте вести дневник как минимум неделю. Затем вернитесь к своим заметкам и посмотрите, есть ли какие-либо повторяющиеся закономерности, например, вы быстрее выполняете задачи в определенное время дня.

3.Установите расписание

Настоятельно рекомендуется ограничивать рабочее время так же, как вы устанавливаете их для сотрудника. Поэтому обращайте особое внимание на то, как долго вы работаете каждый день, так как это существенно повлияет на ваш баланс работы и личной жизни. Установка определенных часов также предотвратит выгорания и демотивацию, если вы будете придерживаться своего графика. Конечно, можно легко убедить себя поработать еще час. И, прежде чем вы это осознаете, вы переутомились, из-за чего ваша выносливость упала и побуждала откладывать дела на потом.Это не тот цикл, в который вы хотели бы войти.

4. Создайте систему продуктивности

Применение системы продуктивности к вашей повседневной работе также является большим подспорьем, не только в том, чтобы уловить то, что вам нужно сделать, но и также в управлении временем, в которое вы должны их сделать. Существует множество систем, но наиболее популярны три из них.

• Как добиться успеха. Разработано экспертом по производительности Дэвидом Алленом, Getting Things Done (a.к.а. GTD) — это система, которая стремится улавливать мысли, которые могут нарушить ясность ума и замедлить вас. Затем он предоставляет методы организации своих мыслей в соответствии с вашими конкретными потребностями и приоритетами.
• Bullet Journaling. Те, кому GTD кажется довольно сложным, оценят простоту журналирования пули. Он во многом основан на легенде символов, которые вы можете использовать для организации своих задач. Существуют журналы, специально разработанные для этой системы. Тем не менее, вы определенно можете применить его методы, используя любой блокнот, бумагу или даже приложения для цифровых заметок.
• The Daily Trifecta. Понятно, что некоторые люди чувствуют себя подавленными двумя системами, указанными выше. В конце концов, оба дают вам полную свободу действий, чтобы перечислить столько задач, сколько захотите. С другой стороны, система Daily Trifecta ограничивает вас тремя наиболее важными задачами в день. Только когда это будет сделано, вы сможете взять на себя больше.

В конце концов, важно найти, какой из них лучше всего подходит вашей личности и рабочему распорядку.

5. Планируйте свои задачи на ночь накануне.

После того, как вы определили наиболее подходящую вам систему продуктивности, следующий шаг к более эффективному управлению своим временем — это планирование накануне вечером.Утреннее планирование задач может испортить тот импульс и творческую энергию, которые у вас есть на утро. Владельцы бизнеса, которые рано начинают свою деятельность, также могут счесть неудобным планирование по утрам. Итак, накануне вечером создайте свой список дел на следующий день. Это позволит вам каждое утро приступать к работе.

6. Минимизируйте отвлекающие факторы

Наконец, если есть что-то, что может отвлекать вас от работы, то это отвлечение. Итак, вы должны стремиться свести к минимуму отвлекающие факторы, насколько это возможно.К сожалению, отвлекающие факторы бывают разных форм: непрерывный шум, уведомления по телефону, визуальный беспорядок и даже желание проверить свою электронную почту. Хорошо то, что с большинством из них можно легко справиться. Ниже приведены несколько советов.

• Отключите уведомления. На самом деле, лучше всего переводить телефон в режим полета, когда вы работаете. Конечно, это возможно не для всех, особенно для владельцев бизнеса, которые в своей суеты в значительной степени полагаются на свои телефоны.
• Declutter. Держите домашний офис в чистоте. Уменьшите количество канцелярских принадлежностей до самого необходимого. Минималистичный дизайн домашнего стола тоже идеален.
• Запланируйте проверку электронной почты. Наконец, если возможно, запланируйте проверку электронной почты в определенные часы дня. Это поможет вам лучше сосредоточиться на текущих задачах, не позволит «срочным» элементам нарушить ваш установленный график и будет держать вас подальше от телефона или браузера.

Майк Абельсон является редакционным директором Lendza .Ему нравится помогать предпринимателям и стартапам добиваться успеха с помощью умных, новаторских стратегий. Он сотрудничает с генеральными директорами и руководителями, чтобы развивать бизнес с нуля. До работы в Lendza Майк был аналитиком фондового рынка. Когда он не путешествует по работе, он любит читать приключенческие и научно-фантастические романы.

6 «Новые правила», которым следует следовать в 2019 году. С упором на тайм-менеджмент… | Джош Хоффман

С основным упором на управление временем и продуктивность

Фото Джессики То’ото’о на Unsplash

Одно из моих любимых телешоу, хотя я смотрю его не так часто, как хотелось бы, это « В реальном времени с Биллом Махером »на канале HBO.

В конце каждой серии Билл делает сегмент под названием «Новые правила», в котором он высмеивает текущие события, предлагая сатирические советы.

Чтобы вырвать страницу из книги Билла, я хотел бы поделиться шестью новыми правилами — однако, более серьезными, — с которыми я много экспериментировал в 2018 году и планирую закрепить в 2019 году.

Чем больше я Говоря с людьми об эффективности времени и продуктивности, я тем больше понимаю, сколько людей (в том числе и я в прошлом) путают важность с срочностью.

Всегда есть подробный список важных задач, которые нужно выполнить, проектов, которые нужно начать, и встреч, которые нужно провести, но чаще всего они не так уж срочны. Другими словами, не будет большой разницы, займемся ли мы ими сегодня или завтра, в эту пятницу или в следующий понедельник.

Почему же тогда большинство людей втискивают как можно больше в восьмичасовой или девятичасовой рабочий день, поскольку в течение дня они становятся экспоненциально менее продуктивными? Если учесть, что задачи и миссии во второй половине дня отнимают у нас больше времени и больше ошибок, мы действительно просто крутим колеса по мере того, как проходит день.

Почему бы для разнообразия не сосредоточиться на самых неотложных и важных делах в начале дня (то, что Дэниел Пинк называет «пиком» в своей книге «Когда: научные секреты идеального выбора времени»), и оставить все остальное, что нужно для этого. важно, но не срочно до следующего дня, когда вы будете бодры и бдительны?

Конечно, вы можете проверять электронные письма и отвечать на них в течение дня, но большинство из нас может делать это удаленно, а это значит, что вам не нужно оставаться в офисе восемь или девять часов подряд.Иди домой. Делайте упражнения в начале дня. Посмотреть фильм в 15:00 в четверг. Встречайтесь с друзьями за кофе. Возьмите собаку на долгую прогулку. Проведите некоторое время на природе (исследования, проведенные после исследований, доказали восстанавливающую способность). Читать книгу.

Это может звучать как кощунство, но на самом деле это приведет к более эффективной и продуктивной работе, что очень важно в мире, который часто принимает движение за прогресс. Попробуйте и убедитесь в этом сами. В худшем случае вы можете вернуться к традиционному образу жизни.

Если вы чувствуете себя очень амбициозным, ознакомьтесь с практикой Daily Theming, которая дополняет этот срочный и важный подход.

Если вам интересно узнать больше о матрице Эйзенхауэра (на фото ниже), нажмите здесь >>

Hack My Time

Недавно я занялся кулинарией, и это изменило правила игры для моего банковского счета, здоровья, и счастье. Это не значит, что я часами провожу на кухне. Часто я могу приготовить питательную, приятную и свежую еду за 10-15 минут.(Возможно, мне помогает то, что я придерживаюсь в основном веганской диеты, но все же.)

Чем больше я готовлю, тем больше понимаю, что есть отходы на улице — если только вы не едите еду в ресторанах, которую, вероятно, не можете или дома не получится. Это «правило» также делает питание в ресторанах по своей сути более интересным, поскольку вы обязательно будете есть более уникальные блюда, если будете придерживаться этого стандарта.

Когда мы беремся за новую задачу, проект, хобби, миссию или цель, мы обычно начинаем с вопроса:

Что мне делать, чтобы быть максимально успешным и эффективным?

Это, безусловно, справедливый и разумный вопрос.Но, по словам Дэниела Пинка, автора бестселлеров книги «Когда: научные секреты идеального времени», время суток, в которое мы что-то делаем, так же важно, как и то, что мы делаем.

Это известно как хронобиология, изучение того, как живые существа (то есть люди) взаимодействуют со временем, зависят от времени и действуют в соответствии с ним.

Вот почему студенты, которые ходят на занятия по математике утром, с большей вероятностью будут иметь более высокие результаты тестов и средний балл, чем студенты, у которых занятия по математике будут позже в течение дня.Вот почему количество ошибок при операциях между 13 и 15 часами может быть в два-три раза выше, чем обычно. Вот почему непропорционально много рекордов в скоростных гонках было побито с 16:00 до 19:00 по местному времени.

Фактически, согласно Пинк, влияние времени суток объясняет примерно 20-процентную разницу в том, как люди работают. Это означает, что вы можете быть на 20 процентов лучше или хуже, в зависимости от , когда вы решите выполнять определенные задачи и действия в течение дня.

Если вам интересно узнать больше об эффектах времени суток, нажмите здесь >>

Hack My Time

Раньше я думал, что развитие навыков — это комбинация проб и ошибок, консультации с людьми, которые там были, и сделал это, и используя интуицию.

Но, прочитав книгу «Пик: секреты новой науки опыта», я понял, насколько ошибался. Оказывается, есть четыре фундаментальных принципа того, что авторы Андерс Эрикссон и Роберт Тул называют целенаправленной практикой:

Я использовал, чтобы проверить свою электронную почту от тошноты, вплоть до того, что я потенциально стал зависимым.Я открывал свой телефон и первым приложением, на которое я нажимал, даже не задумываясь, был Gmail.

Что могло быть такого интересного в электронной почте, что она стала моим цифровым дефолтом?

На самом деле, это имеет большой смысл (по крайней мере, с точки зрения науки). Когда вы получаете ожидаемое электронное письмо, вы получаете дозу дофамина, который создает когнитивный процесс, называемый мотивационной значимостью. Этот процесс представляет собой тип внимания, который мотивирует или продвигает наше поведение по отношению к определенному объекту, воспринимаемому событию или результату (который известен как значимость стимула).

Тяга — это состояние особого стимула, которое постепенно увеличивается за счет многократного употребления вызывающих привыкание веществ, таких как, как вы уже догадались, телевизоры, компьютеры и смартфоны. Этот процесс значительно усиливает желание или реакцию тяги и увеличивает риск хронической зависимости.

Теперь я проверяю свою электронную почту не чаще пяти раз в день — и никто в моей жизни не сказал ни единого слова. Другими словами, нет никакой разницы между проверкой электронной почты пять и 50 раз в день.

Если вам интересно узнать больше о том, почему и как я перестал так часто проверять свою электронную почту, щелкните здесь >>

После того, как я опубликовал статью на эту тему здесь на Medium, кто-то прокомментировал:

«Как кто-то Если вам за 40, и он строит новую карьеру, ваша цитата о ведении образа жизни, возможно, является самым просвещенным советом, который я когда-либо читал ».

Я думаю, он может немного преувеличить, но если вам интересно узнать больше по этой теме, нажмите здесь >>

Тайм-менеджмент: 6 способов повысить вашу производительность

Если в начале этого месяца вы решили работать умнее, перестать откладывать на потом и быть более продуктивными, ваши лучшие намерения могли быть быстро подорваны регулярным расписанием работы.

Эксперт по производительности на рабочем месте Джейсон Вомак говорит, что изменить способ выполнения нашей работы для повышения производительности сложно, потому что наши процессы стали привычкой, и во многих случаях эти привычки сделали нас успешными (даже если они довели нас до предела здравомыслия в процессе. ).

«Менеджер среднего звена, например, вероятно, привык жить за счет электронной почты или шума BlackBerry», — говорит Вомак, и, вероятно, был вознагражден за свою отзывчивость.«Если они не обратятся к этому павловскому ответу, им будет трудно изменить свои привычки».

Самая большая ошибка, которую делают профессионалы, когда дело касается тайм-менеджмента, добавляет Вомак, они продолжают использовать свое время для занятий, которые больше этого не заслуживают.

«Они продолжают работать, когда должны быть закончены», — говорит он. «Они продолжают набирать электронное письмо, когда уже ответили на вопрос в строке темы. Они продолжают говорить по телефону, когда они уже назвали цель звонка.Они остаются в зале заседаний после того, как будут прикрыты места встречи ».

Чтобы вы не совершали тех же ошибок, Вомак делится шестью своими самыми эффективными советами по управлению временем и повышению производительности.

1. Придерживайтесь правила 15 минут. Womack рекомендует разбивать рабочий день на 15-минутные отрезки. Если вы работаете по восемь часов в день, у вас есть 32 15-минутных отрезка времени. 10-часовой рабочий день дает вам 40-15-минутные блоки. Уомак делает упор на 15 минут, потому что, по его словам, этого достаточно, чтобы что-то сделать, и достаточно короткого, чтобы найти в течение дня.

Когда вам нужно запланировать встречу или конференц-связь, которая обычно занимает час, Вомак советует своим клиентам начинать ее через 15 минут и заканчивать в час. Он считает, что люди могут выполнить за 45 минут (то есть трех, 15-минутных отрезков) то, для чего, по их мнению, им нужно 60 минут. Если вы сократите время встречи до 45 минут, вы будете держать ее в курсе, а также получите дополнительный 15-минутный отрезок, на котором вы сможете обратиться к другому пункту в своем списке дел.

2.Знай, когда закончишь. Продолжать работать над чем-то, когда это по существу сделано, — это значительная трата времени, о которой большинство профессионалов даже не подозревает. Люди должны продумать вопрос «Когда я закончу?», — говорит Вомак, который также является автором книги Your Best Just Got Better: Work Smarter, Think Bigger, Make More (Wiley 2012).

«Когда я получаю документальную книгу, я заканчиваю с ней, когда узнаю от автора что-то, чего я не знал раньше», — говорит он.«Я взял книги, заплатил 24,95 доллара, прочитал их два или три 15-минутных отрезка, кое-что выучил и отдал книгу своему соседу в самолете».

3. Избавьтесь от отвлекающих факторов. Устранение отвлекающих факторов не может быть новым советом по управлению временем, но совет Вомака по избеганию конкретных отвлекающих факторов, таких как ворчливый коллега или придирчивый менеджер, является новым и эффективным.

Если ваш менеджер склонен перебивать вас вопросами, Вомак предлагает предупредить ее.Например, вместо того, чтобы ждать, пока ваш менеджер появится к вашему столу или позвонит вам, сначала подойдите к нему за несколько минут до часа, скажем, в 10:52 или 10:55, в идеале до встречи или звонка. Он говорит ей: «У меня есть несколько вещей, над которыми я работаю, и встреча в 11, и я стараюсь не отвлекаться. У вас есть что-нибудь, что вам нужно сказать мне или спросить? меня до встречи и до того, как моя работа начнется? »

Еще один совет от Womack: если у вас есть быстрый вопрос к кому-то, но вы не хотите втягиваться в затяжной разговор вокруг этого, позвоните своему контакту (или остановитесь у его стола) за несколько минут до часа, зная, что он может назначьте встречу в час, и у вас тоже не будет времени на болтовню.

4. Определите глаголы, на которые нужно обратить внимание. Womack рекомендует организовать свой список дел, используя глаголы, например позвонить , черновик , просмотреть , подготовить и расписание . По его словам, это задачи, которые обычно можно выполнить за один присест, и они помогают продвинуть вперед более крупный проект.

Если в вашем списке дел есть глаголы общей картины, такие как план , обсудить , создать или реализовать , замените их действиями, которые разбивают проект большой картины, добавляет Вомак.Это поможет вам начать работу и уменьшит чувство подавленности.

5. Будьте готовы к бонусному времени. В следующий раз, когда вы узнаете, что ваш рейс задержали или ваш врач опаздывает, не расстраивайтесь. Осознайте, что вам только что подарили «бонусное время». Если вы возьмете с собой какую-то работу, куда бы вы ни пошли, как предлагает Вомак, у вас будет возможность заняться ею, будь то ответ на электронную почту, звонок по телефону, рассмотрение предложения или составление плана.

6. Используйте ярлыки электронной почты. Womack отмечает, что и BlackBerry, и iPhone позволяют пользователям создавать быстрые клавиши или сочетания клавиш при использовании смартфонов для электронной почты. Он создал несколько клавиатурных сокращений, которые вызывают стандартный текст, который он часто использует повторно. Например, если кто-то отправит Womack электронное письмо с просьбой предоставить ему информацию о том, как более эффективно использовать Microsoft Outlook, все, что ему нужно сделать, это ввести его ярлык «OL», который автоматически заполнит его электронное письмо ответом на вопрос.(В этом видео показано, как создавать эти сочетания клавиш на iPhone 4S. В этом видео показано, как создавать их на BlackBerry.)

Эти ярлыки экономят Вомаку массу времени, поскольку он разработал несколько ответов на некоторые из наиболее распространенных вопросов, которые ему задают. Это избавляет его от необходимости воссоздавать ответ каждый раз, когда кто-то отправляет ему электронное письмо. Это также избавляет его от необходимости искать в папке отправленных сообщений и копировать и вставлять ответ в электронное письмо.

Меридит Левинсон занимается вопросами карьеры, безопасности и облачных вычислений для ИТ-директора.com. Следите за сообщениями Меридит в Твиттере @meridith. Следите за всем с CIO.com в Twitter @CIOonline и на Facebook. Напишите Меридит по адресу [email protected].

Copyright © 2012 IDG Communications, Inc.

Управление временем — это больше, чем лайфхаки

Затягивание проекта, срыв сроков и список дел, который, кажется, становится длиннее с каждым днем ​​- все это слишком часто встречается как в жизни, так и на работе.Наступает сезон новогодних разрешений, и многие люди смело пытаются достичь целей, чтобы «лучше управлять временем», «быть более продуктивным» и «сосредоточиться на главном». Подобные цели развития действительно важны для успеха в карьере. Не ищите ничего, кроме крупномасштабных опросов, которые обычно показывают, что навыки тайм-менеджмента являются одними из самых желаемых навыков рабочей силы, но в то же время являются одними из самых редких навыков, которые можно найти.

Так как же нам лучше распоряжаться своим временем? Конечно, недостатка в советах нет — книги и блоги, хаки и приложения — все создано для повышения эффективности управления временем с помощью множества готовых к применению инструментов.Тем не менее, самая разочаровывающая реальность для людей, пытающихся улучшить свое управление временем, заключается в том, что независимо от того, насколько эффективно были разработаны эти инструменты, они вряд ли сработают. Проще говоря, эти инструменты предполагают базовый набор навыков человека, но навыки, составляющие управления временем, предшествуют эффективности любого инструмента или приложения. Например, мог бы кто-нибудь всерьез ожидать, что покупка хорошего набора ножей, высококачественного кухонного оборудования и свежих продуктов мгновенно сделает кого-то пятизвездочным шеф-поваром? Конечно нет.Точно так же использование приложения для планирования без предварительных навыков управления временем вряд ли приведет к положительным результатам в отношении управления временем.

К счастью, существует множество исследований, посвященных навыкам, лежащим в основе тайм-менеджмента. Здесь тайм-менеджмент определяется как процесс принятия решений, который структурирует, защищает и корректирует время человека в соответствии с изменяющимися условиями окружающей среды. Три конкретных навыка отделяют успех от неудач в тайм-менеджменте:

• Осведомленность : реалистичное мышление о своем времени, понимание его является ограниченным ресурсом.
• Схема : разработка и организация ваших целей, планов, графиков и задач для эффективного использования времени.
• Адаптация : отслеживание использования времени при выполнении действий, в том числе приспособление к перерывам или изменение приоритетов.

Из этих трех навыков организация, вероятно, наиболее знакома, особенно если учесть, что большинство приложений и хаков связаны с составлением расписания и планированием. Однако нет такого широко распространенного признания навыков осведомленности и адаптации.Это поднимает ключевые вопросы о том, как эти навыки проявляются с точки зрения развития: одинаково ли они важны? Сложнее ли освоить некоторые из них? И некоторые реже, чем другие?

Измерение навыков управления временем

Чтобы ответить на эти вопросы, я изучил результаты более 1200 человек, которые участвовали в 30-минутном микросимуляторе, предназначенном для объективной оценки навыков управления временем. Участникам была предоставлена ​​роль внештатного дизайнера, и они должны были управлять задачами и отношениями с клиентами и коллегами в рамках коммуникационной платформы с электронной почтой, мгновенными сообщениями, файлами облачных накопителей и т. Д.Проблемы, с которыми им пришлось столкнуться, включали разрешение конфликтов в расписании, определение приоритетов требований клиентов и принятие решения о том, как использовать (или не использовать) свое время.

Доказательства позволили сделать несколько убедительных выводов.

Во-первых, все три навыка имели одинаковое значение для общей эффективности управления временем. Следовательно, только улучшение расписания и планирования (то есть навыков организации) игнорирует две трети компетенции, необходимой для эффективного управления временем. Это может объяснить, почему так обидно пробовать новый инструмент, а потом кажется, что мы никогда не продвигали вперед стрелку к тому, чтобы стать отличными общими распорядителями времени.

Во-вторых, люди больше всего боролись с осознанием и адаптационными навыками, где оценки были в среднем на 24 процента ниже, чем у навыков организации. Эти данные свидетельствуют о том, что осведомленность и адаптация — это не только более редкие навыки, но и их труднее развить естественным путем без прямого вмешательства. Кроме того, навыки осознания были основным фактором того, насколько хорошо люди избегали откладывания на потом, а навыки адаптации были основным фактором того, насколько хорошо они расставляли приоритеты.

В-третьих, результаты противоречили популярным утверждениям о достоинствах или недостатках многозадачности. В опросе после моделирования спрашивали, как респонденты думают о многозадачности. Факты показали, что их предпочтения к многозадачности (что ученые называют «полихронностью») на самом деле не связаны с навыками управления временем. То, насколько хорошо или плохо люди распоряжаются своим временем, не имело ничего общего с их предпочтениями к многозадачности. Таким образом, то внимание, которое так часто уделяется многозадачности теми, кто предлагает уловки тайм-менеджмента, вряд ли приведет к реальному успеху.

В-четвертых, были кристально очевидны свидетельства того, что люди совсем не точны в самооценке своего мастерства в управлении временем. Например, менее 1% самооценок людей совпадают с их объективными оценками навыков. Более того, самооценки составляли лишь около 2% различий в фактических навыках управления временем. Эти результаты перекликаются с предыдущими исследованиями отсутствия у людей точного самосознания своих компетенций и того, как это препятствует изменениям и развитию лидерства.

Как улучшить свои навыки управления временем

Итак, как люди могут лучше всего подготовиться к тому, чтобы лучше распоряжаться своим временем? Для этого сначала необходимо выяснить , где сфокусироваться. Более глубокое погружение в свои текущие уровни навыков — единственный способ ответить на этот вопрос. Есть три шага, которые вы можете предпринять, чтобы направить свои усилия на улучшение.

Развивайте точную самооценку своих навыков управления временем. Этого можно достичь, используя объективные оценки, такие как микромоделирование, запрашивая обратную связь от других, таких как коллеги или начальник, или устанавливая базовый уровень поведения, по которому можно оценивать улучшения.

Признайте, что предпочтения имеют значение, а не то, как вы думаете. Самоосознание своих предпочтений или личности, связанных с тайм-менеджментом, таких как многозадачность или проактивность, может углубить понимание того, где вы можете бороться, поскольку ваши усилия по изменению противоречат существующим привычкам. Но помните, что навыки, а не личность, являются наиболее податливыми личными качествами и обеспечивают наибольшую рентабельность инвестиций в усилия по самосовершенствованию.

Определите и расставьте приоритеты в навыках, которые необходимо улучшить. Хотя это звучит очевидным образом, ключевым моментом здесь является избежание самосовершенствования «на дюйм глубиной, но шириной в милю», когда усилия слишком тонко распределяются по слишком многим потребностям. Лучше всего расставить приоритеты в развитии ваших навыков, сосредоточившись сначала на наиболее насущных потребностях, а затем переходя к следующему.

Существует ряд основанных на фактах тактик для улучшения навыков управления временем. Ниже приведены некоторые примеры. Опять же, очень важно понимать, что тактика предназначена для развития ваших основных навыков, которые в конечном итоге улучшат ваше управление временем.Простое применение этой тактики — не конечная цель.

Развитие навыков осведомленности. Эффективность отличается от эффективности: эффективность заключается в том, чтобы делать что-то хорошо, а эффективность — в том, чтобы делать что-то быстро. Оба имеют решающее значение. Стремление к эффективности ради самой эффективности контрпродуктивно.

• Найдите время максимальной производительности. Разделите свой обычный день на три-четыре временных интервала и в течение недели расположите эти интервалы в порядке от наиболее до наименее продуктивного (наиболее продуктивным является пиковая производительность).
• Относитесь к своему времени, как к деньгам. Создайте временной бюджет с подробным описанием того, как вы проводите часы в течение обычной недели. Разделите время на фиксированное («нужно сделать») и произвольное («хочу сделать»).
• Попробуйте отсчитать время. Запишите, сколько времени вы потратили на задачи с очень четкими сроками, а не сколько времени у вас осталось.
• Оцените, насколько реалистично вы оцениваете время. После завершения проекта оцените, сколько времени, по вашему мнению, это займет, и сколько времени это заняло на самом деле.
• Взгляните на «перспективу будущего». Подумайте, как задачи, которые вы выполняете прямо сейчас, помогут или повредят вам в будущем (например, как сегодняшние задачи проекта повлияют на задачи следующей недели?).
• Избегайте «заблуждения о невозвратных затратах». Если вам кажется, что вы тратите слишком много времени на занятие, сделайте шаг назад и оцените его важность (например, насколько ценен результат, на кого повлияет, завершено оно или не закончено, и т. Д.).

Развитие навыков аранжировки. Незнакомые, но важные задачи часто требуют более крутого обучения и более непредсказуемых временных затрат. Развитие навыков аранжировки — это не организация вашей работы для лучшего контроля над своей жизнью — это о том, чтобы взять под свой контроль свою жизнь, а затем структурировать свою работу вокруг этого.

• Определите приоритеты деятельности и обязательств. Недостаточно просто перечислить свои задачи, списки дел и встречи.
• Избегайте «эффекта простой срочности». Срочность и важность — взаимосвязанные, но разные понятия; срочные задачи требуют немедленных действий, тогда как важные задачи имеют более значительные и долгосрочные последствия.В первую очередь необходимо выполнить и срочных и важных задач.
• Воспользуйтесь приложением-календарем. Записывайте сроки выполнения задач и встреч — и делайте это немедленно, когда они запланированы или запрошены. Этикетка или запись с цветовым кодом (например, работа, учеба, жизнь и т. Д.).
• Расписание защищенного времени. Назначьте себе встречи в календаре, чтобы у вас было время посвятить самым важным проектам.
• Уменьшите количество ошибок недооценки. При составлении планов попросите нейтральную сторону высказать свое мнение о ваших прогнозируемых временных затратах.
• Попробуйте голы половинного размера. Когда вы пытаетесь достичь цели, которая кажется слишком сложной, установите менее сложную версию цели.

Развитие навыков адаптации. Эти навыки проверяются и развиваются в ситуациях, которые, естественно, связаны с высоким давлением, а иногда даже с кризисом — задача состоит в том, чтобы справиться с такими ситуациями, не расстраиваясь, не беспокоясь или не отвлекаясь.

• Попробуйте «сложить привычки». Свяжите свое поведение по тайм-менеджменту с привычками, которые у вас уже есть (например, отслеживайте ежедневный прогресс каждый вечер, когда вы садитесь ужинать).
• Используйте короткие усилия. Когда задача кажется непосильной, прикладывайте максимум усилий в течение 15–30-минутных интервалов, чтобы избежать откладывания на потом.
• Поэкспериментируйте с приложениями для отслеживания времени или контрольными списками. Помните, что выгода от использования этих инструментов должна превышать затраты.Прибыль должна перевешивать время, потраченное на использование приложения.
• Не будьте «скрягой по напоминаниям». Напоминания должны содержать подробные объяснения или описания, а не одно или два слова, которые не описывают важность задачи, ожидаемое качество и т. Д.
• Создайте планы на случай непредвиденных обстоятельств. Подумайте о наилучшем и наихудшем сценариях, когда вы намечаете возможные результаты своих планов.
• Стремитесь сократить потери времени. Создавайте временные интервалы «не беспокоить» и блокируйте сайты социальных сетей в критическое рабочее время.

Почему в этот период личного самоанализа улучшение управления временем остается такой постоянной и постоянной целью для многих из нас? Ирония заключается в том, что нам нужно лучше управлять своими собственными усилиями, чтобы улучшить управление временем — чтобы расставить приоритеты в наших усилиях по развитию. Этот путь начинается с отказа от заманчивых быстрых решений и вместо этого к оценке и развитию наших основных навыков тайм-менеджмента до того, как очередное новогоднее решение достигнет своей цели.

Производительность — это не о тайм-менеджменте. Речь идет об управлении вниманием.

Хорошо, конечно, но зачем смещать акценты?

Согласно общепринятому мнению об управлении временем, вы должны ставить цели, когда вы хотите закончить задачу. Решил попробовать для этой статьи. Требовалось 1200 слов, поэтому я сел в 8 утра и дал себе три часа, что позволило бы мне писать в неторопливом темпе шесть слов в минуту. Затем я потратил следующие шесть минут на то, чтобы написать в общей сложности ноль слов, глядя на мигающий курсор.Единственная задача, которую я выполнил, — это поиск в Google того, был ли курсор назван в честь всех писателей, проклявших его. (Да, я знаю, что ты издеваешься надо мной, жалкое моргание, оправдание прямоугольника.) Затем я подумал, сколько слов я на самом деле печатаю в минуту, и прошел тест на набор текста. Мне не понравился мой результат, поэтому я взял еще один… и еще один.

В конце концов я разочаровался и переключился на управление вниманием. Э. Уайт однажды написал: «Я встаю утром, разрываясь между желанием улучшить (или спасти) мир и желанием наслаждаться (или смаковать) мир.Это затрудняет планирование дня ». Но в своем исследовании я обнаружил, что продуктивные люди не думают о том, какое желание преследовать. Они занимаются обоими одновременно, тяготея к проектам, которые лично интересны и социально значимы.

Итак, вместо того, чтобы сосредоточиться на том, как быстро я хотел закончить эту статью, я спросил, почему я вообще согласился написать ее: я мог бы узнать что-то новое при обобщении результатов исследования; Мне наконец-то есть куда указывать людям, когда они спрашивают о продуктивности; и это могло бы помочь некоторым из этих людей.Это заставило меня задуматься о конкретных людях, которые могли бы это прочитать, что напомнило мне Майкла. Бум.

Часто наши проблемы с производительностью вызваны не недостатком эффективности, а недостатком мотивации. Продуктивность — не добродетель. Это средство для достижения цели. Только добродетельно, если конец достоин. Если ваша цель — продуктивность, вы должны полагаться на силу воли, чтобы заставить себя выполнить задачу. Если вы обратите внимание на то, почему вам нравится проект и кто получит от него пользу, вы будете естественным образом вовлечены в него благодаря внутренней мотивации.

Но как мне оставаться на задаче, если меня не беспокоит время?

Управление вниманием также включает в себя отслеживание того, где вы делаете дела. Я вырос в Мичигане, и когда я вернулся туда в аспирантуру, я пытался убедить друга с Западного побережья присоединиться ко мне.

«Слишком холодно и серо», — сказала она после визита во время метели. Затем она отправилась в Стэнфорд. Следующая зима в Мичигане была самым холодным и серым сезоном, который я мог вспомнить, и я никогда не был более продуктивным.Делать было нечего, кроме работы!

Разумеется, серия исследований, проведенных Джулией Ли (сейчас в Мичигане), показывает, что плохая погода способствует продуктивности, потому что нас меньше отвлекает мысль о выходе на улицу. Исследователи обнаружили, что в дни, когда шел дождь, сотрудники японских банков быстрее завершали операции, а в дни, когда в Америке была плохая погода, люди более эффективно исправляли орфографические ошибки в эссе. Имея это в виду, я сознательно ждал, чтобы начать писать эту статью, до следующего дня после снежной бури, когда тающая слякоть за моим окном не понравилась.