Правила деловой электронной переписки: 10 правил написания деловых электронных сообщений

Содержание

10 правил написания деловых электронных сообщений

Общение с партнерами по электронной почте требует гораздо меньших формальностей, чем официальная переписка по обычной почте. Кроме того, электронные сообщения гораздо легче подготовить к отправке. С их помощью вы сможете обратиться к большой группе людей одновременно, также сэкономив немало времени.

Однако если вы пишете деловое электронное сообщение, следует уделить больше внимания языку письма. Например, если вы пишете работодателю, то будет очень важно произвести хорошее первое впечатление.

Следующие рекомендации помогут вам освоить этикет электронной переписки, что не раз поможет вам в жизни.

Электронное сообщение – это официальный документ

Помните, что в сфере политики и бизнеса официальные электронные сообщения являются частью деловой переписки. Они могут быть исследованы и проинспектированы уполномоченными органами.

Приветствия

Вы можете начать электронное сообщение приветствиями Hi и Greetings, затем перечислив имена адресатов.

Если вы знакомы с адресатом недостаточно близко, то лучше указать его научное звание: Dr. Walles (доктор Уоллес), Prof. Higgins (профессор Хиггинс). Этим вы также подчеркнете свое профессиональное уважение к адресату.

Если вы обращаетесь к главе организации и прилагаете копии для других ее сотрудников, постарайтесь перечислять имена и адреса сотрудников согласно служебной иерархии, от старшего к младшему.

Проверьте правописание

Обязательно проверьте ваше сообщение на наличие грамматических и орфографических ошибок перед отправкой.

Можете воспользоваться программой MS Word для написания текста сообщения, скопировав его потом в почтовый интерфейс.

Ориентируйтесь на более широкую аудиторию

Очень часто электронные сообщения, отправленные определенной группе адресатов, пересылаются далее. Имейте это в виду, если вы позволили себе написать что-то непочтительное в отношении кого-либо.

Ваше сообщение может прочитать совершенно случайный человек. Старайтесь упоминать только ту информацию, в которой вы уверены и можете делиться с другими.

Будьте профессиональны, избегайте неточностей и многословия

Когда вы пишете деловое электронное сообщение, запомните главное – это деловое сообщение. Проявите ваши лучшие навыки и убедитесь, что оно однозначно, лаконично и профессионально.

Используйте подходящий ситуации стиль английского языка, не забывая при этом о пунктуации. В вашем деловом сообщении должны быть только полные предложения и слова, избегайте сленга и сокращений.

Будьте предельно точны в формулировке темы сообщения: она должна быть краткой, но ёмкой.

Будьте максимально корректны

Не допускайте в тексте электронных сообщений никаких высказываний, дискриминирующих кого-либо по расовому, этническому или половому признаку. Деловое сообщение должно фокусировать внимание только на сути дела.

Досчитайте до 10, прежде чем отправить сообщение

Будьте очень осторожны, когда отправляете электронное сообщение в плохом настроении.

В таких случаях люди нередко пишут вещи, о которых потом сожалеют.

Если вы не в духе, то возьмите небольшую паузу и сделайте глубокий вдох. Прогуляйтесь немного на свежем воздухе или поговорите с хорошим другом. Затем спокойно сядьте и допишите свое сообщение, как и подобает настоящему профессионалу.

Вежливая подпись – залог успеха

В конце вашего электронного сообщения следует добавлять фразу вежливости, например: Best wishes, Yours sincerely, Best regards, Yours truly, Regards.

Контактная информация

Обязательно укажите в подписи следующие контактные данные:

  • Ваше полное имя
  • Название компании
  • Номера телефонов и факсов
  • Адрес электронной почты
  • Адрес веб-сайта

Не увлекайтесь украшательством

Не загружайте в деловое электронное сообщение необязательную графику: красочные, но ненужные фоны, изображения; не используйте нестандартные шрифты (если на компьютере адресата они не установлены, ваши старания пропадут впустую). Все эти элементы делают сообщение громоздким и многие получатели просто не станут его читать.

Итак, следуя этим полезным правилам в написании электронных деловых сообщений, вы покажете себя профессионалом и улучшите имидж компании. Ваш профессионализм и учтивость в ведении дел быстро оценят коллеги и клиенты. А вы знали об этих правилах? Помогали ли они вам в профессиональной деятельности?

Читайте также:

Деловой этикет в США

Деловой этикет в Британии

Презентация на английском

Деловой английский для совещаний и конференций

Деловой английский в США

Правила деловой переписки: почта, мессенджеры, мемы

С развитием онлайн-сервисов люди все реже общаются лично или по телефону и все больше вопросов решают в переписке. Одни предпочитают использовать почту, другие уходят в чаты и мессенджеры. Кажется, что с этими каналами умеет работать каждый. Но на самом деле в онлайн-переписке легко допустить ошибку, которая испортит впечатление, подорвет веру в ваш профессионализм или вызовет скандал.

Разбираем специфику бизнес-коммуникации в почте и мессенджерах: о чем нельзя забывать, а от чего лучше сразу отказаться.


Как написать e-mail, который не отправят в спам

Неумение писать деловые письма приводит к тому, что важные сообщения остаются без ответа, заинтересованные лица выпадают из диалога, получатели не понимают, чего от них хотят, а конфиденциальные данные оказывают в руках посторонних. Чтобы этого избежать, следуйте простым правилам:

  • Отвечайте на письма в течение двух часов. Если вы физически не успеваете это сделать (например, для сбора информации нужно два дня), напишите, что получили письмо, и укажите, когда сможете ответить.
  • Используйте функцию «Ответить всем». Вы можете получать ответы только от одного человека, но если в ветке при этом несколько получателей, значит, им всем нужно быть в курсе. Хотите обсудить конкретный вопрос приватно с кем-то из адресатов? Предупредите об этом остальных и заведите отдельную ветку.
  • Указывайте тех, от кого ждете ответа, в графе «Получатель». Людей, которым нужно просто ознакомиться с письмом и быть в курсе, внесите в поле «Копия».
  • Если письмо предназначено больше чем десяти людям, внесите их в графу «Скрытая копия». Иначе список получателей будет слишком длинным. Также эту функцию стоит использовать, если получатели не должны знать друг о друге.
  • Всегда заполняйте графу «Тема». Так адресат сразу поймет, о чем речь, письмо не затеряется и не попадет в спам. Тема должна быть конкретной и отображать суть письма. Например, «Вопрос по проекту» звучит слишком размыто, а «Мероприятие Сбербанка / Согласование сметы» — емко и понятно.
  • Здоровайтесь в начале письма и обращайтесь к получателю по имени. Так вы покажете, что письмо отправлено не автоматически и вы уважительно относитесь к адресату. Кроме того, если у письма несколько получателей, обращение поможет человеку понять, что вы ожидаете ответа или каких-то действий именно от него.
  • Обязательно проверяйте имена людей, названия компаний и продуктов. Здесь легко ошибиться и задеть получателя, показав ему свою невнимательность.
  • Вынесите главную мысль в начало. Это поможет читателю сразу понять, о чем пойдет речь.
  • Структурируйте письмо по принципу пирамиды. Разбейте текст на части с подзаголовками, четко идите от общего к частному или наоборот. В структуре должна прослеживаться логика.
  • Одно письмо = одна тема. Если информации слишком много, разделите ее на два письма и в первом укажите, о чем будет следующее.
  • Добавьте призыв к действию в конце письма. Четко объясните человеку, чего вы от него ждете.
  • Под текстом письма укажите свое имя, должность, название компании и контакты. Не заставляйте получателя тратить время на поиски этой информации. 
  • Внимательно вычитайте текст. Опечатки и орфографические ошибки портят впечатление и снижают уровень доверия к вашему профессионализму.
  • Убедитесь, что не забыли о вложениях. Если отправляете дополнительные файлы, прикрепляйте их до того, как начнете писать письмо. Перед отправкой проверьте, на месте ли все вложения и есть ли в тексте пояснение, что в этих файлах. 

Кидать ли мемы любимому клиенту

Мессенджеры — относительно новый канал бизнес-коммуникации, но он уже составляет конкуренцию электронной почте. Во многих компаниях это основной способ общения с коллегами. Например, Екатерина Макарова, сооснователь каршеринга BelkaCar, отмечает: «С появлением мессенджеров электронная почта начала понемногу терять популярность. Так как в каршеринге есть много вопросов, которые требуют немедленной реакции, мы пользуемся Telegram». Внешняя коммуникация с клиентами и подрядчиками тоже вполне может идти через чаты, мессенджеры и соцсети.

Общение между коллегами полностью регламентируется корпоративной культурой. Во внутренних чатах сотрудники могут шутить и разговаривать в крайне фамильярной манере, если в компании это считается приемлемым.

Но внешняя коммуникация через мессенджеры, должна проходить только в деловом стиле. Чтобы не испортить впечатление при общении с клиентами, соблюдайте несколько правил:

  • Держите дистанцию. Мессенджеры — неформальный канал коммуникации, и общение в них кажется более приватным. Когда вы пишете человеку в мессенджер, вы вторгаетесь в его личное пространство. Поэтому стоит для начала поинтересоваться, удобно ли ему обсуждать там рабочие вопросы.
  • Старайтесь уместить свою мысль в одно сообщение. Людей раздражает, когда в деловой переписке приходится продираться через десяток реплик вроде «Привет!», «Не отвлекаю?» и «Просто тут такое дело…», чтобы добраться до сути вопроса.
  • Не используйте стикеры и эмоджи. За редким исключением они не подходят для деловой переписки с клиентом, даже если вы давно общаетесь и в целом придерживаетесь неформального стиля. Люди по-разному воспринимают одни и те же изображения и могут неправильно считать ваш посыл.
  • Соблюдайте деловой стиль. Хотя в мессенджерах мы общаемся в расслабленной манере, не нужно переносить эту привычку на деловую коммуникацию. Сленг, юмор, пренебрежение орфографией и пунктуацией недопустимы.
  • Скажите «нет» аудио- и видеосообщениям. Во-первых, не всем и не всегда комфортно их прослушивать. Во-вторых, получатель может воспринять это как знак того, что вы не готовы приложить усилия и набрать текст.
  • Представьтесь, если пишете человеку впервые. Это как минимум признак хорошего тона. Не заставляйте адресата гадать, кто вы — особенно если ваш никнейм не соответствует имени. 
  • Используйте хэштеги для навигации в переписке. Так и вам, и собеседнику будет легче искать важную информацию в диалоге.
  • Не пишите в нерабочее время. Не все готовы посвящать деловым вопросам 24 часа, а отвлекать человека от личных дел неэтично. 

Почта vs мессенджер

Для внутренней переписки каждая компания подбирает вариант на свое усмотрение. А чтобы выбрать оптимальный канал для внешней коммуникации, лучше прислушаться к мнению клиента. Просто уточните, где ему удобнее общаться. Главное, помните, что у каждого из способов есть свои недостатки и преимущества:

Почта

Плюсы:

  • Письмо на почту выглядит более официально, его воспринимают серьезнее. 
  • Можно скрыть часть получателей.
  • Чаще всего на сайтах компаний в качестве контакта указывают именно почту, так что получатель готов, что вы ему напишете.

Минусы:

  • Письмо может попасть в спам.
  • В отличие от чата, в почте нельзя узнать, прочитал ли человек письмо (если вы не установили заранее специальное расширение, например, MixMax).
  • Если в ветке переписываются сразу несколько человек, легко запутаться.
  • Обычно интервал между письмами дольше, чем между сообщениями в чате.

Мессенджеры и чаты

Плюсы:

  • Больше подходят для оперативной переписки.
  • Во вложениях легко найти файлы, которыми вы делились с адресатом.
  • Более широкий функционал. Например, можно удалять и редактировать сообщения после отправки или проводить голосования.

Минусы:

  • Общение в мессенджере может показаться клиенту нарушением личного пространства.
  • Во время переписки легко скатиться на фамильярный стиль общения.
  • Сообщение может потеряться в диалоге, и его будет трудно найти.


Чтобы лучше разобраться в правилах письменной деловой коммуникации, предлагаем прочитать следующие книги:

1. «Принцип пирамиды Минто», Барбара Минто
Автор книги, первая женщина-консультант McKinsey & Company, рассказывает о построении суждений и оформлении документов по принципу пирамиды. Книга помогает логичнее выстраивать свои мысли и доносить их до получателей.

2. «Искусство делового письма», Саша Карепина
Книга о том, как сделать деловое письмо работающим инструментом, способным убеждать. Автор, специалист в области письменной коммуникации, разбирает все ее аспекты и иллюстрирует примерами.

3. «Новые правила деловой переписки», Максим Ильяхов, Людмила Сарычева
Книга научит избегать штампов и канцеляризмов в деловой переписке и строить ее по принципам уважения и заботы об интересах получателя.

4. «Пиши, сокращай», Максим Ильяхов, Людмила Сарычева.
Авторы культовой книги о работе с текстами рассказывают, как писать убедительно, понятно и кратко. После прочтения вы научитесь анализировать собственные тексты и избавляться от лишних конструкций.  

5. «Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц», Павел Безручко
Книга учит излагать мысли так, чтобы даже очень занятой человек смог быстро уловить суть написанного. Вы узнаете, как правильно формулировать цель своего обращения и создавать структуру документа. 


Теги

9 правил электронной переписки от председателя совета директоров Google Эрика Шмидта

У приверженцев гугловских продуктов есть особый термин — gmailing. Это значит не просто вести переписку по электронной почте, но делать это с помощью одного из самых современных сервисов — Gmail. Умелая работа с ним может превратить вас в невероятно эффективного человека. Так что обязательно воспользуйтесь советами Эрика Шмидта и Джонатана Розенберга — они, кстати, пригодятся и тем, кто пользуется более традиционными почтовыми сервисами.


В век интернет-технологий под коммуникацией, как правило, подразумевают электронную переписку. Несмотря на ее очевидные преимущества, эта технология зачастую вводит в ступор даже самых оптимистически настроенных пользователей. Вот несколько наших личных советов, как избежать этого неприятного ощущения:

1. Оперативно отвечайте на письмо. 

Есть люди, которые быстро реагируют на электронную почту, и те, которые медлят с этим. Старайтесь относиться к первой категории отвечающих. Наиболее успешные и занятые люди, из числа тех, кого мы знаем, быстро откликаются на ВСЕ входящие письма, а не делают это выборочно. Такая отзывчивость позволяет наладить общение с коллегами и дает хорошую возможность быть в центре обсуждения и принятия решений. Ответ вполне может быть коротким — вроде излюбленного нами «понятно». И, когда окружающие уже привыкнут к вашим оперативным ответам, вы с легкостью сможете им объяснить, что означает отсутствие такового. В нашем случае, например, это «Понял. В работе». У большинства же людей подобное молчание может означать: «Я очень занят. Не знаю, будет ли возможность рассмотреть это. Ждите ответа. И, вообще, вы мне не нравитесь».

2. В письме важно каждое слово, нет нужды в бессмысленной прозе. 

Отвечайте четко. Если вы описываете проблему, то определяйте ее ясно. Это, конечно, займет больше времени. Напишите черновик, внимательно просмотрите его и избавьтесь от лишнего. Запомните слова покойного Элмора Леонарда о своем писательском успехе: «Я выбрасываю отрывки, которые читатели обычно пролистывают». Большинство электронных писем переполнены информацией, которая людям вообще не нужна.

3. Регулярно наводите порядок в папке «Входящие». 

Сколько времени занимает у вас изучение папки «Входящие»? Как долго вы решаете, на какое письмо ответить сначала? А сколько времени вы тратите на открытие и чтение уже просмотренных писем? Скорее всего, все это время уходит впустую. Когда вы открываете новое письмо, у вас есть несколько опций: прочитать немного, чтобы понять, следует ли уделять этому время или нет; прочитать и отреагировать на письмо сразу же; прочитать и отреагировать позже. Самый верный способ- сразу определиться с вариантом действий и четко следовать этому. Помните правило OHIO (Only Hold It Once): обрабатывать информацию нужно сразу. Если вы читаете материал и уже знаете, что с ним следует делать дальше — не медлите! В противном случае вы обрекаете себя на перечитывание.
Если вы последуете этому совету, ваш ящик превратится в список задач, который требует изучения. Мы советуем делать пометки для разных электронных писем: например, указывать, что письмо в обработке или ставить «звездочку». Расставляйте такие маркировки каждый день (это, кстати, неплохое занятие для вечера), тогда все письма не будут автоматически переходить в раздел «к исполнению». Старайтесь свести этот своеобразный список задач к нулю, или, по крайней мере, не накапливайте там больше пяти пунктов. Иначе потом вы потеряете время, вычленяя первостепенную задачу.

4. В почтовом ящике придерживайтесь принципа «Последний пришел, первый вышел» — метод LIFO (Last in First Out). 

Порой решением вопросов в старых письмах уже кто- то занимается, соответственно, в вашем ответе вообще уже не нуждаются.

5. Представьте себя «маршрутизатором». 

Получая электронные письма, думайте, кому еще может быть полезна эта информация. Регулярно конце каждого рабочего дня задайтесь вопросом, кому из коллег стоит перенаправить полученную электронную почту.

6. Не используйте функцию скрытой копии. Как правило, ее применяют, чтобы скрыть кого-то из участников диалога.

 

Подобное действие может оказаться контрпродуктивным — оно помешает выстраиванию доверительных отношений в коллективе. Стоит добавлять людей «в копию» открыто, либо не делать этого вовсе. Единственный случай, когда использование bcc оправдано — это удаление из ветки переписки какого-либо адресата. Когда вы используете функцию «ответить всем» (reply all), переместите адресатов, которым все это больше неинтересно, в раздел «скрытая копия». И обязательно напишите об этом в теле письма. Вам будут только благодарны — в почтовом ящике собеседника станет на одну нерелевантную позицию меньше.

7. Не кричите. Если у вас потребность высказаться эмоционально — делайте это лично. 

Это куда лучше, ЧЕМ ПИСАТЬ ГНЕВНЫЕ ПИСЬМА КАПСОМ!!!!1

8. Отслеживайте статус переписки. 

Если вы отправляете письмо, которое предполагает действие или реакцию, добавляйте себя в копию и пометьте письмо от самого себя. Это позволит легко отследить статус выполнения письма. Если вам не отвечают, просто перешлите первоначальное письмо адресату и добавьте ненавязчивый вопрос типа «Ну как?».

9. Помогите себе найти нужную информацию в будущем. 

Если вы считаете, что какая-либо информация из электронного письма пригодится вам в будущем, этот совет вам пригодится: перешлите себе письмо и добавьте в него несколько ключевых слов, которые помогут в будущем его опознать. Подумайте, какие именно слова помогут найти нужную информацию. Кстати, этот подход будет полезен не только в электронной переписке, но и при документообороте.
Например, Розенберг сканирует документы своей семьи и отправляет себе на электронную почту с ключевыми словами. Так, если какой-либо документ потеряется, поиски копии его не займут много времени.

Теги

Этикет в электронной переписке

Представьте, что два человека подходят к незнакомцу, чтобы попросить воспользоваться телефоном: первый говорит “Простите, пожалуйста, мой телефон разрядился, не могли бы вы одолжить свой, это очень важный для меня звонок. Огромное спасибо!!”, а второй “Эй, ты, дай позвонить, это срочно!”. Кто из них, по-вашему, добьется результата?

Такая же ситуация складывается в деловой электронной переписке – вся беседа может сорваться из за несоблюдения правил этикета. Однако, эти правила иногда менее очевидны, чем в повседневной жизни.

Зачем соблюдать этикет?

Культурно составленное электронное письмо поможет вам:

Повысить количество ответов в холодной переписке

Например, представьте, выпускник Венчурного Акселератора хочет представить свой проект инвесторам. Но он не знает, что отправлять одинаковое письмо сразу нескольким адресатам некультурно, поэтому добавляет в адресную строку сразу 10 получателей. Вроде это логично, ведь информация всем инвесторам нужна одинаковая, а работы меньше. Однако такое поведение считается некорректным и ответ, наверняка, не придет. С другой стороны, если бы он отправил индивидуальные письма каждому получателю, обратившись к каждому инвестору по имени и отчеству, его шансы на начало диалога возросли бы.

Что такое этикет в email переписке?

В деловой переписке этикет – это общепринятый набор правил, соблюдение которых считается нормой, их несоблюдение – неприлично.

Например, согласно правилам этикета, нельзя рассылать одинаковые письма-предложения сразу нескольким адресатам, добавляя их в адресную строку всех вместе. Это считается грубым нарушением этикета и говорит о неуважении к получателям.

“Быть вежливым и заботливым по отношению к другим — все равно, что инвестировать центы и получать доллары.” Томас Соуэлл, известный экономист

Кто придумал этикет?

В современном виде и значении слово было впервые употреблено при дворе короля Франции Людовика XIV — гостям были розданы карточки (этикетки) с изложением того, как они должны держаться в обществе..

Когда использовать правила этикета?

Бывает ли вежливость излишней? Нет!  Проявляя вежливость в самом начале общения с потенциальными клиентами и партнерами,  вы сможете выстроить с ними хорошие и долгосрочные отношения..

Где использовать формальные правила этикета?

Правила, о которых мы сегодня поговорим, уместны в любой деловой переписке, неважно, знакомы вы с человеком или нет.

Как соблюсти правила этикета в email переписке?

1. Вступление

Знакомство с вашим письмом начинается с темы, поэтому важно придумать короткую, но четкую и емкую тему письма.

Такие темы как “Привет” или “Знакомство” ничего не говорят получателю о назначении вашего имейла. Используйте такие темы как  “Запрос о поставке велосипедов”, “Партнерство с магазином велосипедов” и не оставляйте тему пустой.

Кроме того, еще до открытия письма, получатель увидит с какой почты оно пришло. Рабочие почты, привязанные к домену вашего сайта вызывают доверие, в то время как письма даже с хорошо составленной темой, пришедшие с почты [email protected] могут полететь прямиком в корзину.

Когда собеседник откроет письмо, первое, что он увидит – это приветствие. Если вы переписываетесь с незнакомым человеком, избегайте неформального тона. Обращайтесь к собеседнику на “вы” и приветствуйте его тактично. Например, напишите “Здравствуйте” или “Добрый день.” Избегайте фамильярности и не пишите  “Привет!” или “Здорово!”.

В продолжение темы приветствия, хорошим тоном считается адресовать письма лично собеседнику. Иными словами, вместо того чтобы написать “Здравствуйте”, постарайтесь узнать кому вы пишете письмо и обратитесь к человеку по имени или даже по имени отчеству.

2. Тело письма

В деловой переписке желательно не шутить и не писать письма с юморком. Такое фривольное  общение воспринимается каждым человеком по- разному, и вы можете непреднамеренно оскорбить собеседника. Более того, в некоторых культурах то, что кажется  смешным нам, может считаться оскорблением у других.

В теле письма  старайтесь писать максимально четко, коротко и ясно.

Основная мысль  должна находится в начале, а менее важные детали ближе к концу письма. Адаптируйте ваши послания  так, чтобы их было легко прочитать на телефоне. Как правило, это означает, что письмо должно быть не длиннее 3-х абзацев. Хорошим тоном считается экономить время собеседника, поэтому старайтесь сообщить о чем-то в “двух словах”. Старайтесь разбивать текст на короткие абзацы из одного-двух предложений, а не писать целое полотно. Деловое письмо – это не книга, вместо длинных описаний используйте короткие тезисы.

Закончив написание письма, не забудьте проверить грамматику и орфографию. Не отправляйте  письма с грубыми ошибками — это характеризует вас, как личность. Большая часть почтовых клиентов уже включает сервисы проверки орфографии, поэтому обязательно потратьте лишних 5 минут, чтобы ими воспользоваться.

Если ответ на ваше письмо не требуется, постарайтесь закончить разговор, чтобы собеседнику не пришлось отвечать вам. Например, в конце напишите “Благодарю, до встречи завтра в 14 : 00” или “Спасибо, мы подумаем над вашим предложением и свяжемся с вами как только придем к решению”. По правилам этикета отвечать на такие письма не обязательно, что позволяет избежать бесконечно тянущейся цепочки ненужных имейлов.

В заключение, в конце письма, обязательно оставить подпись, которая должна включать в себя ваше имя и должность в компании, контакты — телефон, адрес электронной почты, ссылки на социальные сети и веб сайт вашей компании. Подпись можно оформить графически, либо сделать текстовой. Это может показаться мелочью, но хорошо составленная подпись играет роль в создании первоначального доверия и помогает представить вас, как серьезного человека.

3. Ответы

Прежде всего, обязательно отвечайте на все письма, кроме спама. Оставлять имейлы без ответа некультурно.

Отвечать моментально считается необязательным в бизнес переписке, в конце концов, электронная почта – это не мессенджер. Тем не менее, задерживать ответ дольше чем на 24 часа некомильфо.

Отвечая на письма, всегда используйте функцию “ответить”, чтобы сохранить историю переписки и помочь собеседнику напомнить, о чем шел разговор.

Используйте функции ответить всем с осторожностью. Иногда ответ должен быть адресован лишь части получателей, участвующих в переписке. В таком случае, лучше использовать функцию “ответить” и добавить нужных получателей руками, вместо того, чтобы засорять почтовые ящики коллег ненужной информацией.

Если важно, чтобы получатель прочитал письмо, не указывайте его в копии, а добавляйте его электронную почту в основную строку адресатов. Если получателей письма несколько и вы ждете определенного ответа или действий от конкретного человека, об этом нужно прямо указать в теле письма. Например “Андрей, пожалуйста, ознакомьтесь с вложением и дайте мне знать, что вы думаете!”

4. Вложения

Ну и наконец, если вы прикрепляете к письму файл, хорошим тоном считается продублировать его, вставить файл в тело письма. Таким образом, получателю не нужно будет скачивать непонятное вложение, которое теоретически может содержать в себе вирус.

Сколько стоит вежливость?

Написание вежливого и корректного письма ничего не стоит, хоть и занимает больше времени. Особенно в начале, чтобы написать письмо, соблюдающее правила этикета, вам понадобится от 10 минут до получаса, однако, потраченное время однозначно стоит того!

Мы рекомендуем продолжить изучение делового этикета и прочитать книги “Новые правила деловой переписки” Максима Ильяхова и «Правила делового общения» Нины Зверевой.

речевые и языковые нормы письма, этика личного и письменного общения, культура деловой переписки по электронной почте

Служебная переписка – совершенно особый жанр, которым вы должны овладеть, если собираетесь подниматься по служебной лестнице. Хорошие навыки делового письма будут служить вам верой и правдой: помогут в общении с подчинёнными, начальством и партнёрами, подчеркнут вашу образованность и кругозор. Стиль общения должен быть сдержанным, целенаправленным, без отклонения от заданной темы.

Особенности делового общения

Любое общение: и личное, и письменное – это взаимодействие с людьми с целью обменяться информацией, произвести впечатление, договориться. Ничто человеческое нам не чуждо, мы порой даём волю эмоциям, но в бизнес-сфере не должно быть места бурному проявлению своих чувств, особенностей характера и темперамента.

Невозможно представить себе, чтобы на международной встрече президенты разных стран распевали песни, громко хохотали или высказывали личную неприязнь. На то и существует этикет, чтобы сделать нашу жизнь максимально комфортной и упорядоченной.

Важная черта бизнес-общения – то, что его нельзя оборвать на полуслове. На каждое полученное письмо нужно написать ответ, даже если вам этого не хочется. Если вам позвонили, а вы не успели снять трубку, нужно обязательно перезвонить. Конечно, общение с некоторыми людьми бывает неприятным. Именно поэтому в списке обязательных качеств менеджера значится стрессоустойчивость.

Бизнес-встреча, разговор по телефону или деловая переписка по электронной почте непременно имеют какую-то цель. В результате стороны должны прийти к выводам, обсудить проект, договориться о стратегическом партнёрстве и так далее.

Правила электронной переписки

В письменной речи ограничений и условностей, пожалуй, ещё больше, чем в устной. Общаясь с собеседником напрямую, при личной встрече, мы можем сделать интонационный акцент на том или ином факте, уточнить что-то, если собеседник нас не понял. Если допущена речевая ошибка, можем её тут же исправить. Но в служебном письме мы должны выражаться предельно ясно и чётко, чтобы слова не подразумевали двойного толкования.

Раньше говорили: «Бумага всё стерпит», подразумевая, что написать можно даже недостоверные факты. Мы же придерживаемся мнения, что вести деловую переписку нужно максимально честно. Кстати, сейчас бумажных писем отправляется всё меньше. В основном, в них переправляются договоры и прочие документы. В этом случае используются фирменные бланки как свидетельство высокого статуса организации.

В наши дни в большинстве случаев деловая переписка происходит в виртуальном пространстве, и у неё есть свои особенности. Когда диалог только завязывается, по этикету принято писать приветствие, к примеру: «Здравствуйте, уважаемый Олег Сергеевич! ». А при последующем обращении в течение рабочего дня приветствие можно опустить.

Грамотность

Письменное общение, в том числе по электронной почте, требует соблюдения языковых норм и безукоризненной грамотности. Ведь переписка раскроет перед образованным собеседником ваши пробелы. Поэтому советуем проверять написанное с помощью специальных сервисов, если в собственных знаниях вы не вполне уверены.

Перечислим общие правила, которых требует этика электронного общения. Они достаточно простые, но многие, увы, ими пренебрегают:

  • начало каждого предложения пишется с заглавной буквы;
  • в конце фразы ставится точка, чтобы смысл прочитанного был понятен;
  • чтобы разложить по полочкам проблему и предложить пути решения, полезно применять маркированный или нумерованный список;
  • для наглядности хорошо использовать таблицы, графики, диаграммы;
  • не пытайтесь специально показаться умным, образованным собеседником, не усложняйте простые мысли избыточными причастными и деепричастными оборотами;
  • чем проще вы излагаете свои мысли, тем лучше;
  • хотя в бытовой речи культура требует избегать жаргонизмов, в деловой среде профессиональный жаргон и заимствования из английского сейчас считаются хорошим тоном (но не переусердствуйте! ).

Виды деловых писем

Различают следующие типы посланий:

  • рекламные предложения;
  • благодарственные;
  • сопроводительные;
  • гарантийные;
  • напоминания;
  • предупреждения;
  • предложения о сотрудничестве.

Их структура практически одинакова. Что же касается объёма, то длинный текст плохо смотрится в теле письма. Лучше оформить его в виде отдельного файла и прикрепить как вложение. В этом случае в самом письме, после приветствия, нужно кратко указать, о чём идёт речь во вложенном файле.

Структура письма (начало)

Кроме общих правил, важно знать некоторые подробности деловой письменной речи. Мы приведём правила, которые будут уместны в подавляющем большинстве случаев.

Начало электронного письма называется шапкой. В нём стоит логотип организации. Полезно всегда иметь под рукой (то есть на рабочем столе вашего компьютера) шаблон, в который внесен этот логотип.

В отличие от офлайн-общения, современные правила не обязывают приветствовать адресата, и можно сразу, назвав его по имени и отчеству, изложить суть дела. Однако многие продолжают писать в начале сообщения: «Доброе утро! », «Здравствуйте! », «Добрый вечер! » или «Приветствую». И в этом тоже нет отступления от нормы.

Требования к основной части письма предполагают, что именно в ней заключается смысл переписки. Разделение текста на абзацы считается хорошим тоном, признаком внимательного отношения к собеседнику. В каждом абзаце называют тот или иной аспект темы и раскрывают его. Кроме обозначения проблемы, принято предлагать пути её решения. Так сказать, раскрывать бизнес-идею в миниатюре.

Структура письма (заключение)

В заключительной части послания можно выразить как формальные, так и более личностные чувства. Общепринятыми считаются формулировки «С уважением… », «С наилучшими пожеланиями… » («best regards» по-английски) или более эмоциональное пожелание «Хорошего дня! ».

В личной подписи обязательно указывать фамилию и имя (а в некоторых кругах, ещё и отчество). Также должны стоять номера телефонов, по которым можно дозвониться: мобильный и служебный городской. В последнее время в моду вошла электронная подпись с логотипом компании.

Дополнительная ссылка на электронный портал организации служит дополнительной рекламой и в перспективе может увеличить трафик этого сайта.

Как отправлять бизнес-послание?

У большинства сотрудников офиса хранится весьма обширный архив писем в электронном почтовом ящике. Чтобы собеседник не запутался в длительной переписке, рекомендуется отправлять письмо в виде ответа. При нажатии соответствующей плашки в начале темы письма появляется английское сокращение «Re… ». Это очень удобно, потому что адресат сразу вспомнит ход переписки.

Можно сохранять всю историю виртуального общения с данным собеседником, а можно оставлять только последние или наиболее значимые цитаты. Современный бизнес-этикет требует достаточно быстро отвечать на письма. Ведь за рабочим компьютером мы проводим значительную часть нашего дня. К тому же почту можно проверить и с мобильных устройств.

Если вы переживаете, дошло ли письмо до адресата, используйте удобную функцию «Уведомление о получении», которая есть практически на всех почтовых серверах. Таким образом, вам будет понятно, что письмо было просмотрено.

Если послание обладает особой важностью и срочностью, то допускается написать sms или сделать телефонный звонок, чтобы напомнить о письме.

Не стоит упоминать о том, что быстрый ответ на электронные письма свидетельствует о вашей серьёзности и мобильности в решении рабочих вопросов.

Нужны ли нам штампы

В среде творческих деятелей использование штампов не принято и, более того, высмеивается и порицается. Но в деловой переписке штампы помогают отражать стандартные ситуации.

Полезно завести себе виртуальную копилку устойчивых выражений и фраз. Ведь на этих клише и строится структурированное общение, делопроизводство, решение формальных вопросов. К примеру, сочувствие выражается оборотом «К сожалению, мы вынуждены сообщить вам… ». Чувство признательности отражено в этой дежурной формуле: «Благодарим вас за неоценимый вклад… ». И, наконец, радость: «С гордостью сообщаем вам, что… ». А вот завершающая фраза: «Рассчитываем на дальнейшее плодотворное сотрудничество» выражает надежду на дальнейшие деловые контакты.

Итак, мы рассказали об этикете деловой переписки. Эти правила нужны для того, чтобы сделать общение максимально комфортным и плодотворным. Используйте их, и вы увидите, что ваши дела на службе пошли на лад!

Подробнее об правилах деловой переписки, в том числе электронной, смотрите в следующем видеоролике.

Пиши пропало. 10 правил этикета для переписки в 2021 году — Секрет фирмы

6. Оставьте правильную подпись в конце

В самом конце письма обязательно должна быть подпись, содержащая информацию о том, кто вы, и ваши контактные данные (включая ссылку на сайт вашей компании). Идеальная в данном случае подпись — короткая (4-5 строк вполне достаточно) и информативная.

Структура такая:

  • Формула вежливости: «Спасибо», «Хорошего дня».
  • ФИО автора письма.
  • Должность и место работы.
  • Электронный адрес и номер телефона.

Если вы проигнорируете этот пункт, письмо как минимум выйдет оборванным.

  1. Правильно напомните о себе

Бывает, что письма остаются без ответа. В этом случае, согласно этикету, можно напомнить человеку об ответе три раза: за день до окончания обозначенного срока для ответа, на следующий день после окончания и через неделю. Далее рекомендуем позвонить, уточнить причину молчания. Если ответа также не будет, попробуйте просто дождаться ответа или решить вопрос другим способом.

Про напоминания есть два золотых правила:

  • Не писать письмом ничего срочного. Считаем, что если написано письмо, то задача в нём смело подождёт 1-2 дня. Если нужен срочный ответ, то лучше позвонить. О звонке сначала предупреждаем в мессенджере.
  • Если человек не отвечает, не стоит писать ему на следующий день «Пишу вам повторно» или упрекать «Я вам уже писал, а вы не ответили». Можно вежливо уточнить, не затерялось ли письмо и получил ли его адресат.

Важно. Если человеку отправили документ на согласование два дня назад, не стоит заставлять его искать это письмо. Лучше приложите этот файл снова, чтобы не доставлять человеку неудобства.

8. Отвечайте оперативно

Один-два дня — крайний срок. Телефонный звонок — это тоже ответ, тем более если переписка заходит в тупик и коллега или партнёр начинает неверно трактовать то, что вы написали: звонок поможет исправить ситуацию.

9. Контролируйте, кому вы отвечаете

​​Отвечая на электронные письма, спросите себя, нужно ли отправлять информацию всем участникам цепочки или вы можете выделить избранных, которым она понадобится.

Поверьте, люди будут счастливы, что вы избавили их от лишней информации. При необходимости вы всегда можете воспользоваться функцией BCC (скрытая копия).

10. Используйте автоматические ответы во время отпуска

Если вы планируете отправиться в путешествие и не сможете ответить на письмо в течение нескольких часов, обязательно установите автоматический ответ с альтернативным вариантом связи. Помните, что ваши электронные письма — это отражение вас самих.

В зависимости от культуры вашей компании или потенциальной аудитории, вы можете составить профессиональное сообщение или использовать забавный, творческий подход. Как правило, сообщения вне офиса относятся к следующим категориям: деловое или смешное.

Пример делового сообщения:

«Здравствуйте,

Спасибо за ваше письмо. К сожалению, меня не будет в офисе до 3 января 2022 года. Пожалуйста, направляйте все срочные сообщения руководителю проекта Пете Иванову по адресу [email protected] Я ценю ваше терпение и постараюсь ответить на ваше письмо не позднее 10 января 2022 года.

Спасибо,

Катя Шпет»

Пример смешного сообщения:

Дизайнер из Лос-Анджелеса Пол Вудс, автор книги «Как прекрасно выполнять свою работу, не будучи при этом засранцем» (How to Do Great Work Without Being An Asshole), предлагает свой вариант автоматического ответа:

«Уважаемый автор письма,

Как вы уже знаете, я в отпуске. Тем не менее вы, судя по всему, вопиющим образом игнорировали многочисленные имейлы, разговоры с глазу на глаз и месседжи, в которых я на протяжении прошлой недели сообщал об этом. Поэтому ниже вы найдёте подробный перечень того, что я не собираюсь делать, пока не вернусь…»

«Мир и так слишком серьёзен — людям нужна определенная доля легкомыслия, часто им это даже нравится», — говорит Вудс.

Коллаж: «Секрет фирмы», pngwing.com, www.freepik.com, Pexels, Pexels License

Статьи: Правила электронной переписки

Деловое письмо – это своеобразный психологический портрет отправителя, его визитная карточка, а также часть имиджа и репутации компании. Как остеречь себя от перспективы поставить на всем этом жирный крест – в нашей статье.

Татьяна Николаева, ведущий эксперт по деловому этикету компании «Центр обучения переговорам», Москва

Правила электронной переписки для деловых людей – это своего рода инструмент, который позволяет «держать лицо» компании и отражать ее имидж в общении с партнерами. Какие же ключевые правила деловой электронной переписки нужно учитывать коммерсантам? Давайте разберем подробнее, ведь это действительно играет огромную роль. 

Правило 1. Указывайте тему электронного письма

Именно по этому критерию занятой человек принимает решение, какое письмо ему открыть первым. Кроме того, это правило электронной переписки позволяет найти собеседнику нужное письмо среди потока корреспонденции. Например, удобно получать письма, в теме которых отражены разные организационные аспекты одного и того же процесса.

Например: «Пакет документов участника», «Счет на оплату участия в выставке», «Памятка участнику выставки», «Схема расположения выставочных павильонов» и т.п. Если вся переписка велась бы с темой «Участие в выставке», найти нужное письмо в обширной переписке было бы гораздо сложнее.

Правило 2. Не забывайте об обращении и приветствии

Именно с этого и нужно начинать письмо. Делать это лучше в такой форме: «Добрый день, имя (отчество) адресата». Громоздкую конструкцию «Доброго времени суток!» лучше не использовать. Некорректно указывать и такую формулировку: «Здравствуйте, господин Иванов». В деловой среде не говорят о здоровье. Если письмо адресовано группе людей, можно использовать собирательное слово: «Уважаемые господа!» или «Коллеги!». Без обращения можно обойтись только в случае интенсивной переписки в режиме «вопрос-ответ», как при общении в Скайпе.

Правило 3. Помните, что краткость – сестра таланта

Если предмет письма требует объяснений и подробностей, укажите необходимые параметры. Однако не лейте при этом «воду», пишите конкретно. Идеальным вариантом будет небольшое письмо, в котором Вы договоритесь с адресатом о телефонном разговоре или о встрече, на которой Вы сможете обсудить все детали.

Правило 4. Стиль письма – деловой, тон – нейтральный

В отличие от очного общения, разговора по телефону, Ваш адресат не только вас не видит, но и не слышит. Вы не можете дополнить свои слова выражением лица, интонацией, другими невербальными сигналами. Поэтому строго придерживайтесь этого правила деловой электронной переписки. Например, в разговоре фраза «что еще от меня нужно?», произнесенная с определенной интонацией, выразит желание узнать весь список обязанностей или действий. А в письменном виде она может быть прочитана и так: «Сколько можно меня нагружать? Имейте совесть!»

Поэтому, если Вы готовы к дальнейшим действиям, лучше всегда использовать это правило переписки по электронной почте. Напишите так: «чем еще могу быть полезен/полезна?». Если участвовать в дальнейшем процессе желания у Вас нет, надо корректно об этом сказать. Например, так: «Коллеги, в виду моей высокой загруженности на другом проекте, буду признателен, если Вы …» и далее описываете свои пожелания: «освободите меня от дальнейшей работы по данному проекту», «опишете мне полный круг мох обязанностей, чтобы я мог спланировать свою работу». При этом важно учитывать субординацию: если Вы переписываетесь с руководителем, уточните у него приоритетность данной работы.

Правило 5. Дозируйте количество смайликов в тексте

Это принципиальное правило электронной переписки деловых людей. В некоторых компаниях  использование «смайликов» строго запрещается. Если Ваша организация не относится к их числу, пользуйтесь этими значками, но очень аккуратно. Ведь «смайлики» – это символы эмоций, которые в деловой среде надо дозировать. Одного значка в письме вполне достаточно, чтобы дать собеседнику понять Ваши эмоции. Это правило переписки по электронной почте касается также делового общения в Скайпе и в ICQ.

Правило 6. Не забывайте об электронной подписи

В конце любого (не только первого) письма должна быть подпись, содержащая ФИО и должность отправителя, его рабочие контакты, логотип компании. Это хороший тон и показатель наличия корпоративной культуры.

Правило 7. Перечитайте письмо перед отправлением. Исправьте ошибки и опечатки

Небрежность – не лучшее качество для делового человека.

Правило 8. Отвечайте на корреспонденцию в течении 24 часов

Если вам необходимо больше времени, стоит написать об этом в течение суток. Не лишним будет после отправления связаться с получателем письма и удостовериться, что он его получил и когда ждать от него ответа.

Правило 9. Подтверждайте получение писем с вложениям 

Проверьте, корректно ли они открываются. Обратите внимание, что руководителям компаний не стоит отправлять никакие рекламные предложения или ссылки, ведущие на них (если они не являются предметом обсуждения).  

Подобные письма лучше отправлять от имени менеджера по продажам с соответствующим уведомлением в теле письма.

Правило 10. Переписку заканчивает тот, кто ее начал

Последнее письмо отправляет инициатор переписки. Даже если все вопросы уже обговорены, напишите партнеру слова благодарности за эффективное сотрудничество и оперативные ответы. В конце Вы можете пожелать хорошего настроения и продуктивной недели. Однако только в том случае, если у Вас с адресатом тесные и продолжительные отношения. Во всех остальных случаях, лучше указать: «С наилучшими пожеланиями». 

Ссылка на статью: http://www.kom-dir.ru/article/430-10-pravil-elektronnoy-perepiski

8 Лучшие практики делового этикета электронной почты

Электронная почта в значительной степени заменила бумажную связь на рабочем месте, поэтому этикет электронной почты стал таким же важным, как и этикет деловой почты. Правильный этикет деловой электронной почты поможет вам произвести благоприятное впечатление на клиентов, коллег и руководителей. С соответствующим форматированием и языком вы можете завоевать профессиональную репутацию и четко донести свое сообщение. В этой статье мы обсудим, что такое этикет деловой электронной почты, и дадим советы по улучшению вашего этикета.

Описание изображения

Профессиональный формат электронной почты

  1. Строка темы
  2. Приветствие
  3. Тело
  4. Закрытие
  5. Подпись

Рекомендации:
Определите свою цель, рассмотрите свою аудиторию, сделайте ее краткой, вычитайте свое письмо, используйте соблюдайте этикет и не забывайте следить за ним.

Что такое этикет деловой электронной почты?

Этикет деловой электронной почты — это обычный набор правил, используемых в профессиональном общении по электронной почте.Соответствующий этикет электронной почты включает в себя включение необходимых элементов сообщения, таких как четкая строка темы, приветствие, закрытие, хорошо организованные абзацы основного текста и правильный язык. Сотрудники должны тщательно продумывать формат и формулировку своих профессиональных сообщений, чтобы убедиться, что они отправляют сообщения надлежащим образом.

Как соблюдать правила делового этикета электронной почты

Эти правила этикета электронной почты помогут вам составить вежливое и профессиональное электронное письмо для работы.

  1. Составьте четкую и простую тему письма.
  2. Используйте стандартный шрифт.
  3. Официально обратитесь к получателю.
  4. Правильно используйте копию и слепую копию.
  5. Четко структурируйте свое сообщение.
  6. В конце укажите призыв к действию.
  7. Включите профессиональное закрытие.
  8. Внимательно вычитайте свою электронную почту.

1. Составьте ясную и простую строку темы.

Тема — одна из самых важных частей электронного письма, поскольку это то, что получатели видят первым в своем почтовом ящике.Вы можете думать о строке темы как о заголовке вашего сообщения. Он должен рассказать читателю, почему вы пишете или о чем пишете.

Создайте прямую строку темы, чтобы получатель сразу понял, о чем идет речь. Эта строка темы должна кратко излагать цель вашего электронного письма в нескольких словах или лаконичном предложении. Краткость и включение только основной части электронного письма может улучшить способность получателя видеть ваше сообщение в своем почтовом ящике.

Ваша тема должна состоять из трех-пяти слов. Для заявлений о приеме на работу используйте простые идентификаторы, такие как «Заявление о вакансии графического дизайнера», или «Запрос-команда графического дизайна». Эти строки темы лаконичны и точно сообщают читателю, чего он может ожидать от вашего электронного письма.

Всегда пишите в теме письма. В электронных письмах без такового будет написано «Без темы» в почтовом ящике получателя, и они могут остаться непрочитанными. Вы можете произвести хорошее первое впечатление, написав четкую, лаконичную и привлекающую внимание тему.

2. Используйте стандартный шрифт.

Сохраните шрифт и цвет текста электронной почты по умолчанию для аккуратного профессионального внешнего вида. Настройки по умолчанию часто представляют собой черный или темно-серый текст простым, легко читаемым шрифтом. Используя стандартные шрифты и цвета, вы можете лучше убедиться, что получатель понимает ваше сообщение и верит, что оно действительно от вас. Вот несколько примеров хорошо читаемых шрифтов:

  • Avenir
  • Arial
  • Calibri
  • Cambria
  • Constantia
  • Corbel
  • Garamond
  • Georgia
  • Gill Sans
  • Helvetica

.Официально обратитесь к получателю

Обращайтесь к получателю как «г-н», «г-жа». или «Миссис» , если вы не знаете их очень хорошо. Вы можете обращаться к людям по имени, если вы часто находитесь в сердечном контакте. Используйте профессиональное приветствие, например «Здравствуйте, мистер Чо» или «Дорогая мисс Эли» , чтобы начать свое электронное письмо вежливо и профессионально.

Особенно важно проявлять профессионализм при обращении к вашему контактному лицу, если вы спрашиваете о работе.Если ваше заявление о приеме на работу отправлено в общий почтовый ящик и в списке вакансий не указано имя человека, который будет рассматривать ваше заявление, отправьте электронное письмо на адрес «Кого это может касаться» или «Уважаемый менеджер по найму» . верный.

4. Правильно используйте копию и слепую копию

Используйте копию или копию для группы деловых контактов, которые знают друг друга, чтобы открыто связать каждого человека с цепочкой электронной почты. Это уместно, когда вы отправляете электронное письмо команде коллег и хотите, чтобы получатели видели, кто еще находится в команде.Параметр «Копия» открыто предоставляет общий доступ к именам и адресам электронной почты всех, поэтому вы должны использовать его только в том случае, если обмен такой информацией подходит для группы.

Используйте скрытую копию, или скрытую копию, если вы отправляете свое сообщение группе людей, которые не знают друг друга. Эта функция скрывает имена и адреса электронной почты других получателей, чтобы защитить их конфиденциальность, когда вы не хотите, чтобы все участники сообщения получали контактную информацию других получателей. Он также запрещает получателям случайно ответить большой группе людей.

5. Четко структурируйте свое сообщение

Вы можете использовать различные структурные методы, чтобы организовать основные абзацы и разбить большие блоки текста для улучшения читаемости. По возможности постарайтесь сделать свое электронное письмо кратким, включив до трех коротких разделов. Если вы отправляете более длинное сообщение, используйте короткие абзацы и маркированные или нумерованные списки, чтобы выделить или выделить важную информацию.

Убедитесь, что каждый абзац связан со следующим, и используйте первое предложение каждого в качестве тематического предложения, в котором излагаются идеи вашего сообщения.Используйте простое форматирование. Большие вложения, такие как изображения, иногда перехватываются спам-фильтром вашего работодателя, и преобразование HTML в обычный текст или наоборот часто выглядит беспорядочным. Используйте обычный шрифт с засечками или без засечек и черный текст на белом поле.

Подробнее: Как написать профессиональный адрес электронной почты

6. В конце укажите призыв к действию

Завершите свое электронное письмо четким призывом к действию, который сообщает получателю, что он должен делать следующий.Вы можете попросить о личной встрече, RSVP, доставке файла или общем ответе. Укажите временные рамки для этого сообщения, например, конец дня или конец недели. Этот призыв к действию позволяет вашему получателю узнать, что им нужно сделать и сколько времени им нужно выполнять.

7. Включите профессиональное закрытие.

Завершите свое электронное письмо коротким завершением, например «Спасибо», «С уважением», или «С уважением». Включите свое полное имя внизу вместе с должностью и основной контактной информацией, например номером телефона.Это закрытие дает вашему получателю все подробности, необходимые для ответа.

Подписание электронного письма с псевдонимом допустимо, если это имя является именем, по которому все вам звонят (заменяя «Билл» на «Уильям» ) или если вы пишете коллеге, с которым вы дружите. Как и в случае с телом электронного письма, избегайте использования цветов, выделения, необычных шрифтов или изображений в подписи электронного письма.

Подробнее: Как завершить электронное письмо

8.Внимательно вычитайте свою электронную почту

Перечитайте сообщение перед его отправкой. Проверка орфографии может выявить множество ошибок, но убедитесь, что вы проверили опечатки самостоятельно. Ищите правильную пунктуацию, орфографию и грамматику. Если вы обращаетесь к важному клиенту, подумайте о том, чтобы коллега также просмотрел сообщение, прежде чем отправлять его.

Описание изображения

Советы профессионального приветствия по электронной почте:
1. Избегайте гендерного языка
2. Избегайте восклицательных знаков
3.Избегайте случайных слов, таких как «Привет,
» 4. Избегайте чрезмерно формальных выражений, таких как «Сэр» или «Мадам»
5. Избегайте использования «Для кого это может беспокоить»
6. Избегайте использования времени дня, например «Доброе утро» или «Добрый вечер»
7. По возможности избегайте использования «Уважаемый [Должность]»

Советы по профессиональному этикету электронной почты

Следующие правила электронной почты для деловых сообщений помогут вам составить профессиональные электронные письма, подходящие для любой отрасли.

  • Будьте вежливы и позитивны. Для поддержания профессиональных отношений с работодателями, клиентами, клиентами и коллегами, с которыми вы общаетесь по электронной почте, требуется профессиональный тон. Вы можете добиться этого, используя формальный язык вместо сленга, полные предложения, правильную пунктуацию, записывая все слова и избегая восклицательных знаков. Если вам нужно разрешить разногласия по электронной почте, оставьте положительный отзыв и убедитесь, что любая критика, которую вы даете, носит конструктивный характер. Держите эти электронные письма краткими и, если возможно, используйте личную встречу или телефонный звонок.
  • Используйте личный адрес электронной почты для обычных сообщений. Если вы отправляете неофициальные сообщения на темы, не связанные с бизнесом, вам следует использовать свой личный адрес электронной почты. Использование разных адресов электронной почты для разделения личного и профессионального общения также помогает правильно организовать ваши сообщения и контакты.
  • «Ответить всем» только при необходимости. Тщательно подумайте, должен ли ваш ответ дойти до всех, кто был включен в исходное сообщение.Используйте параметр «Ответить всем» только в том случае, если вы предоставляете информацию, имеющую отношение ко всей группе. В противном случае вариант «Ответить» обычно лучше.
  • Начать новые цепочки писем для новых тем. Если вы хотите обсудить новую тему с группой или отдельным человеком, начните новое сообщение, а не добавляйте вопрос в существующую и не имеющую отношения к беседе. Этот метод может гарантировать, что вы и другие получатели будете вести общение как можно более организованно.
  • Оперативно отвечайте на сообщения. Своевременный ответ помогает клиентам и коллегам не отставать от графика. Краткий ответ часто подходит для таких вещей, как подтверждение получения файла или подтверждение времени встречи.
  • Учитывайте культуру. Если вы общаетесь с деловыми партнерами за границей, учитывайте их культуру. Некоторые культуры предпочитают общаться только с уже установленными деловыми контактами, в то время как другие открыты для сообщений от новых знакомых. В некоторых культурах также есть определенные стандарты, когда дело касается приветствий и вступительных слов.Попытки учесть эти и другие культурные предпочтения помогут вам построить более благоприятные отношения с глобальными контактами.
  • Сохраните смайлы для личных сообщений. Хотя смайлики — обычная часть популярной культуры, они больше подходят для обычных сообщений, чем для делового общения.
  • Запросите перед включением вложения. Спросите получателя, можете ли вы отправить вложение, прежде чем включать его в электронное письмо. Поинтересуйтесь, какой формат лучше всего подходит для этих файлов, чтобы получатель мог легко их открыть.Включение ссылки на файл, размещенный в облаке, часто бывает проще, чем прикрепление файлов, особенно если файлы большие. Внутреннее общение часто является исключением из этого правила, то есть вы можете отправлять документы коллегам, используя свой внутренний почтовый сервер.

Правила этикета деловой электронной почты

Мало что может запятнать ваш профессиональный бренд, как плохо написанное и ошибочное электронное письмо. Одно нажатие кнопки «отправить» может стать решающим фактором между успешным деловым обменом и потенциальной проблемой с персоналом или конфликтом между коллегами.И хотя американцы отправляют сотни тысяч электронных писем в день, это не следует воспринимать как должное.

Независимо от того, являетесь ли вы старшим специалистом или новичком в офисе, вот 13 правил этикета деловой электронной почты, которые необходимо помнить.

Обращайте внимание на тему сообщения

Напишите четкую и лаконичную строку темы, отражающую текст электронного письма. Избегайте строк темы с общими словами, такими как «Привет», «Касаясь базы» или «К вашему сведению», и не оставляйте строку темы пустой.

Используйте правильное приветствие

«Привет» и «Привет» передают отсутствие профессионализма и зрелости. Начните письмо с таких фраз, как «Доброе утро», «Добрый день», «Добрый вечер» или «Привет». «Добрый день» или «Приветствую» — другие фразы, часто используемые на международной арене.

Использовать введение

В таких странах, как США, отправителю лучше всего представляться по имени и фамилии с некоторой справочной информацией в первых нескольких строках.Например: «Уважаемая г-жа Манделл! Меня зовут Шэрон Швейцер, основатель Access to Culture. Вы меня порекомендовали. . . » или «Меня зовут Шэрон Швейцер, и я, эксперт по международному бизнесу, пишу вам об этом. . . » Это особенно важно, когда вы знакомитесь с новыми контактами, потенциальными клиентами, клиентами и работодателями, которые хотят знать, как вы получили их контактную информацию.

Знать культуру

При отправке электронных писем людям, принадлежащим к косвенным культурам, правильным протоколом и передовой практикой является изучение обычаев страны.Например, в Японии вежливо, уместно и принято спрашивать о погоде в первом предложении делового электронного письма. Напротив, было бы неуместно отправлять электронное письмо, представляющее себя потенциальному японскому контакту. В непрямых культурах знакомство осуществляется только уважаемыми сторонами по обычаю; холодные письма игнорируются, удаляются, блокируются и / или помечаются как нежелательные.

Не включайте юмор и сарказм

Электронные письма можно легко неверно истолковать из-за текста без контекста.Юмор зависит от культуры. Избегайте юмора и сарказма в электронных письмах, так как получатель может быть сбит с толку или, что еще хуже, оскорблен.

Дважды проверьте свои вложения

Когда вы прикрепляете файл, будьте любезны, потратьте несколько дополнительных секунд, чтобы также вставить его в тело письма. Это показывает внимание к получателю, экономя время и риск при открытии вложений. Это отнимает у вас больше времени? да. Стоит ли оно того? да.

Не нажимайте «Ответить всем»

Избегайте использования «Ответить всем», если это не нужно всем.Когда C-Suite (CEO / COO) или административный помощник отправляет электронное письмо 10 сотрудникам с запросом волонтеров для проекта общественных работ, отвечайте администратору, а не всем 10 членам. Зачем заставлять десять других удалить вашу электронную почту? «Ответить всем» — это функция для постоянного обсуждения определенной темы.

Ответить оперативно

Ответ в течение 24 часов является обычным делом. Если оставить кого-то висящим надолго, вас не только посчитают грубым, но и в долгосрочной перспективе это может стоить вам бизнеса.Если вы непреднамеренно заставили кого-то ждать дольше 24 часов или возникли смягчающие обстоятельства, вежливо объясните ситуацию и принесите свои извинения.

Не используйте смайлы

Эти маленькие подмигивающие, улыбающиеся значки предназначены для текстовых сообщений. Они неуместны и непрофессиональны в деловой переписке. Смайлики могут перенаправлять электронные письма в фильтр спама или в ящик нежелательной почты, и это может выглядеть незрелым и непрофессиональным.

Защитите конфиденциальность

Электронная почта общедоступна.Несмотря на то, что электронное письмо удалено, онлайн-сервисы и программы могут получать доступ к сообщениям на жестком диске. Прежде чем щелкнуть «отправить», подумайте, что может произойти, если ваше электронное письмо прочитает ваш коллега по бизнесу, ваш конкурент, работодатель, ФБР или любой непредусмотренный получатель. Подумайте об этом так: Как бы выглядело мое электронное письмо, если бы оно было размещено на Facebook?

Не будь отрицательным

Неуместно отправлять отрицательные комментарии по электронной почте. Письмо, написанное заглавными буквами, означает гнев в электронном письме.Эти антагонистические сообщения вызывают неловкость еще долго после того, как письмо было отправлено и получено. Если вам необходимо передать плохие новости по электронной почте, используйте объективные слова и изложите факты. Личное общение лучше всего подходит для передачи плохих новостей.

Сделать корректуру

Проверить и перепроверить на предмет орфографических и грамматических ошибок. Эти ошибки заставят вас казаться непрофессиональным и уменьшат вероятность того, что письмо будут восприняты серьезно. Программное обеспечение электронной почты поставляется с множеством профессиональных инструментов, таких как проверка орфографии — используйте их.

Не забывай разговор поближе

Сообщая получателю, что в ответе нет необходимости, цикл электронной почты не может продолжаться бесконечно. Завершите словами «Ответить не нужно», «Еще раз спасибо», «Увидимся на заседании правления во вторник» или «Пожалуйста, дайте мне знать, могу ли я оказать дополнительную помощь». Завершите свое электронное письмо заключительным словом «С уважением», «С уважением», «С уважением», «Спасибо» или другой подходящей фразой.

10 золотых правил для отправки рабочих писем

Смайлики или без смайлов? Чтобы подписаться с «Дорогой» или «Привет», или вообще ничего? Как насчет того, использовать ли «С уважением» или «С уважением»?

Электронная почта может быть трудной.Хорошо составленное электронное письмо может иметь значение между успешными рабочими отношениями или потенциальной неразберихой, оскорблением или конфликтом — все это может усугубиться, если ваши сотрудники постоянно работают удаленно.

Соответствующий способ общения по электронной почте может варьироваться в зависимости от множества факторов, в том числе от того, в какой отрасли вы работаете, если вы пишете вышестоящему руководителю или коллеге, пишете ли вы одному или нескольким получателям и пишете ли вы в разных культурах.

Однако есть несколько основных правил, которые можно и нельзя использовать, чтобы руководить сотрудниками.

1. Включите ясную тему и не кричите

Всегда включайте тему, которая лаконично отражает суть вашего письма. Если ваше электронное письмо срочно или требует немедленного ответа, укажите это в строке темы, но делайте это с осторожностью. Если ваше письмо не срочное, то вы будете только раздражать людей плачем волка.

Не пишите все буквы заглавными буквами, независимо от того, насколько срочно ваше электронное письмо, так как вы будете выглядеть агрессивно — это все равно что КРИЧАТЬ НА ЭЛЕКТРОННУЮ ПОЧТУ.

2. Всегда используйте подходящее приветствие

Приветствия горячо обсуждаются. Многие утверждают, что всегда следует использовать официальное приветствие. Это зависит от получателя. Если вы пишете близкому коллеге или своей команде, скорее всего, будет достаточно неформального приветствия.

Если вы пишете в цепочке писем, контекст которой уже был установлен в предыдущем письме или даже по телефону, то можно писать без приветствия.

Если вы пишете кому-то, кого не так хорошо знаете, всегда добавляйте формальное приветствие и вступление.

3. Используйте стенографию только в том случае, если вы знаете своих получателей

Если вы пишете своей команде о проекте, который вы обсуждали, вы можете написать короткие поучительные электронные письма со списком пунктов. Это означает, что они могут быстро понять задачу, и их гораздо легче читать на смартфоне.

Однако отправив такую ​​записку незнакомым людям, вы можете выглядеть грубым, грубым и даже хулиганом. Если у вас нет ранее существовавших отношений с получателем, вам нужно сначала построить их, прежде чем писать стенографические сообщения электронной почты.

Точно так же не пишите лишние электронные письма, так как это только утомит получателя.

4. Остерегайтесь использования юмора или разговорной речи в разных культурах

Имейте в виду, что ваши коллеги в зарубежных офисах могут совершенно неверно истолковать забавные высказывания или разговорные выражения. В худшем — в лучшем случае можно было их оскорбить; вы можете заставить их чувствовать себя сбитыми с толку или брошенными.

5. Обдумайте цель вашего электронного письма

Всегда указывайте, требуется ли действие по электронной почте и когда.Открытые электронные письма могут сбивать с толку. Полезно иметь действие или даже сообщить получателю, что никаких дальнейших действий не требуется.

Что бы вы ни делали, прежде чем нажать кнопку «Отправить», визуализируйте, чего вы хотите достичь, и измените свой язык как таковой.

6. Подумайте, прежде чем улыбнуться

Emojis вошли в повседневное использование. С увеличением объема электронной почты и текстовых сообщений невозможно увидеть выражения лиц, поэтому люди добавляют смайлики, чтобы смягчить свои письма.Однако исследование 2017 года показало, что это может сделать отправителя некомпетентным.

Это зависит от норм в вашей организации и секторе, но помните, когда и кому вы отправляете смайлы. Если вы отправляете их людям, которых хорошо знаете, и знаете, что они их поймут, тогда это нормально. Если нет, подумайте, действительно ли они нужны.

7. Не нажимайте «Ответить всем» или «Копировать всем»

Вы проверили, что общаетесь только с теми людьми, с которыми вам нужно общаться? Копирование в каждое электронное письмо или просмотр каждого ответа в цепочке может раздражать, если он не имеет отношения к вашему получателю.

8. Своевременный ответ

Всегда отвечайте в течение 24 часов, даже если это подтверждение получения электронного письма и объяснение, что вы вернетесь с соответствующим ответом в течение определенного периода времени. Люди не любят, когда их игнорируют!

9. Подумайте, где может оказаться ваше электронное письмо

Никогда не используйте ненормативную лексику в рабочем письме. На самом деле ваша электронная почта останется на сервере еще долго после того, как вы ее удалите.

Проблема может быть решена, но ваш адрес электронной почты по-прежнему будет существовать, и вы не захотите оскорбить или попасть в неприятности из-за того, что вы написали по глупости, не задумываясь.

10. Всегда проверять орфографию

Отправка писем с орфографическими и грамматическими ошибками может привести в бешенство коллег. Они могут подразумевать, что вы слишком ленивы, чтобы использовать средство проверки правописания, прежде чем нажать кнопку «Отправить». Найдите время, чтобы перечитать свои электронные письма, убедитесь, что они имеют смысл и имеют правильный тон, прежде чем отправлять их.

Все дело в контексте

В конечном счете, существует множество способов написать электронное письмо, и у каждого сотрудника свой уникальный стиль.

Все сводится к контексту. Кому пишут ваши сотрудники? Насколько хорошо они знают получателя? Знают ли они их лично или виртуально? Как будет интерпретироваться электронное письмо? И чего они пытаются достичь посредством общения?

HR и команды по работе с персоналом могут направлять сотрудников в различных стилях внутреннего общения и задавать тон организации — как путем подачи примера, так и посредством вводных инструкций и обучения менеджеров.

Убедитесь, что ваши сотрудники знают, что можно и чего нельзя делать при использовании внутренней электронной почты, а если вы не уверены, знают ли они, спросите их. Лучше перестраховаться, чем сожалеть!

Знаете ли вы, чего на самом деле хотят ваши работники? Загрузите исследования 3500 сотрудников о том, что ими действительно движет.

Лучшие практики профессионального этикета электронной почты в любой ситуации

Электронная почта — мощный инструмент — используйте его с умом.

Если вы уже получаете больше деловых писем, чем хотите открыть, прочитать и ответить, вы определенно не одиноки.По данным Statista, в 2018 году ежедневно отправлялось и принималось примерно 281 миллиард электронных писем, и ожидается, что к 2023 году эта цифра увеличится до более чем 347 миллиардов ежедневных электронных писем.

Электронная почта

— это часть бизнеса, как для работающих профессионалов, так и для соискателей. Поскольку большинство людей ежедневно завалены электронными письмами, вы хотите сделать все возможное, чтобы письма, которые вы отправляете, были прочитаны. От уважительного электронного приветствия до профессионального формата электронной почты, хорошее письмо может иметь большое значение.Так что читайте советы по профессиональному этикету электронной почты, которые повысят вероятность того, что ваши электронные письма будут прочитаны, а не выброшены.

1. Укажите тему сообщения

Назовите строки темы электронного письма таким образом, чтобы получатель сразу знал, о чем на самом деле идет речь.

Например, если вы отправляете электронное письмо, чтобы проинформировать коллегу о конкретной встрече, вы можете озаглавить свое письмо примерно так: «Информация о совещании по бюджету». Если вы отправляете электронное письмо, чтобы сообщить коллеге об импровизированной встрече, вы можете назвать его примерно так: «Встреча в конференц-зале в 2 часа дня».м. Cегодня.» В общем, вы хотите, чтобы ваш заголовок сразу переходил к сути.

2. Используйте профессиональный адрес электронной почты

Правильный электронный этикет предполагает отправку электронных писем с вашего рабочего адреса электронной почты, а не с личного адреса электронной почты. Некоторые считают использование личного адреса электронной почты в деловых целях непрофессиональным, особенно если вы обсуждаете конфиденциальные вопросы. Кроме того, разделяя свою деловую и личную электронную почту, вы гарантируете, что ничего важного не будет потеряно среди спама, маркетинговых сообщений и других личных сообщений.

3. Используйте профессиональные электронные поздравления

Хотя может возникнуть соблазн использовать неформальные приветствия при отправке электронных писем коллегам и друзьям по работе, вам следует использовать те же профессиональные приветствия, которые вы обычно делаете при написании деловой переписки ручкой и бумагой. Поэтому думайте «Привет», а не «Привет», чтобы задать правильный тон разговору.

Другие примеры приветствий, которые вы можете использовать:

4. (В основном) избегать «ответить всем»

Обычно рекомендуется не поддаваться искушению выбрать вариант «ответить всем» при отправке профессиональных писем.

Если не считать надлежащего электронного этикета, включение людей в групповое электронное письмо может сильно раздражать, если содержание сообщения не имеет к ним никакого отношения. Так что будьте внимательны и нажимайте «ответить всем» только в том случае, если сообщение будет интересно всем получателям.

Еще один способ избежать рассылки нежелательных писем людям? Воспользуйтесь вежливой альтернативой переходу на BCC. Это означает, что если кто-то должен «ответить всем» на сообщение как с CC’ed, так и с BCC-сторонами, только CC’ed стороны получат ответ.Перемещая кого-то в BCC, вы поддерживаете разговор без этого человека, избавляя его от писем, которые им не нужно читать. Просто убедитесь, что вы заранее сообщили им, что будете отправлять их BCC; вы не хотите исключать кого-то из цепочки писем, не будучи прозрачным.

5. Корректура / проверка орфографии

Иногда люди уделяют меньше внимания орфографии и грамматике при составлении электронных писем, чем при написании настоящих писем, как это традиционно ведется в деловой переписке.Но правда в том, что правильное правописание и грамматика по-прежнему имеют значение даже в виртуальном мире. После написания электронного письма прочтите его вслух, чтобы убедиться в отсутствии орфографических или грамматических ошибок, поскольку они могут затмить ваше сообщение. Причина для чтения вслух в том, что иногда ваши уши улавливают что-то, на что ваши глаза скользят.

6. Будьте краткими и понятными

Что касается деловой электронной почты, то чем короче, тем лучше. Если электронная почта будет лаконичной и по существу, это означает не только меньше времени, затрачиваемое на ее создание, но и своевременный ответ от человека, которому вы отправили электронное письмо.Поверьте, никто не хочет читать роман в своем почтовом ящике.

7. Подтвердить адрес электронной почты

При соблюдении этикета деловой электронной почты всегда полезно отправить ответ, независимо от того, просит ли его отправитель. Вы должны не только подтверждать получение всех писем, но и делать это своевременно. Нацельтесь на это в течение 1-2 рабочих дней, но отдавайте предпочтение электронным письмам, которые требуют вашего внимания, чтобы другая сторона продвигалась вперед с действием.

Такая вежливость не всегда проявляется, и вы удивитесь, насколько ваш профессионализм может вас выделить.

8. Избегайте использования заглавных букв

Использование всех заглавных букв в письменном общении похоже на крик в разговоре лицом к лицу — и никто не любит, когда на него кричат. Поэтому, как правило, использование заглавных букв для передачи сообщения является неуместным и неуместным в электронной переписке.

Если вы знаете, что хотите сказать, позвольте своим словам показать, что вы чувствуете, и не трогайте кнопку Caps Lock. Одно очевидное исключение — если вы используете аббревиатуры или инициалы.

Примеры общеупотребительных деловых сокращений и инициализмов в профессиональных электронных письмах:

  • Как можно скорее (как можно скорее)

  • FYI (для информации)

  • Кстати (кстати)

  • EOD (конец дня)

  • COB (закрытие бизнеса)

  • АТТН (внимание)

  • Н / Д (недоступно)

  • COD (наложенный платеж)

  • TBD (подлежит определению)

  • KPI (ключевой показатель эффективности)

  • EOM (конец сообщения)

  • WFH (работа на дому)

  • ООО (вне офиса)

  • с начала года (с начала года)

9.Осторожно прикрепите

В случае, если вам нужно отправить большие вложения, вы должны сначала спросить предполагаемого получателя, нормально ли это делать. Предполагая, что вы получили добро, вам следует использовать программу для сжатия или заархивирования вложения, чтобы оно занимало меньше места в почтовом ящике получателя. Также неплохо сообщить получателю, когда вы планируете отправить вложение.

Еще одна отличная альтернатива вложениям электронной почты — это отправка ссылок на файлы, размещенные в облачном хранилище, таком как Google Диск или Dropbox.Это не только займет намного меньше места, но также позволит вам размещать несколько файлов и оставаться организованным. Вместо того, чтобы листать электронные письма и находить нужные вложения, вы и ваши коллеги можете получить все в одном месте. Кроме того, большинство поставщиков облачных хранилищ бесплатны до определенного ГБ, так что вы не сломаете банк.

10. Еще раз проверьте адрес электронной почты

Когда дело доходит до деловых вопросов, последнее, что вам нужно, — это отправлять электронное письмо не тому человеку. Вот почему вам следует дважды проверить информацию о получателе, прежде чем нажимать кнопку «отправить».Если вы возьмете за привычку проверять информацию о получателе, вы избежите этих ошибок.

Некоторые поставщики услуг электронной почты, например Gmail, также предлагают функцию «Отменить отправку». После первого нажатия кнопки «Отправить» в нижней части окна браузера появится опция с вопросом, хотите ли вы отменить это действие, прежде чем оно будет отправлено навсегда. Если вы случайно добавили не того человека, это изменит вашу жизнь. Вместо того, чтобы отправлять им электронное письмо, не предназначенное для их глаз, у вас есть еще один шанс отправить его нужному человеку, не причинив ему никакого вреда.

11. Поставить подпись

Хорошей идеей будет иметь подпись электронной почты как компонент вашего фирменного стиля. Это сделает ваши электронные письма более законными и профессиональными. Фактически, вы можете рассматривать свою подпись в электронной почте как цифровой эквивалент своей визитной карточки. Тем не менее, вы хотите, чтобы ваша подпись в электронной почте была так же правильно отформатирована, как и ваша распечатанная визитная карточка. Так что отбросьте несколько типов шрифтов и перейдите на стандартизацию, чтобы получить красивое профессиональное изображение.Даже с подписью электронной почты вы все равно должны закрыть свое сообщение профессиональной подписью.

Примеры профессиональных подписей по электронной почте:

Дополнительная помощь

Тон голоса

В заключение, рассмотрите свой общий тон при черчении и еще раз при редактировании электронного письма. Обычно вы хотите выглядеть вежливым, профессиональным и услужливым. Использование коротких предложений может указывать на то, что вы очень заняты или злитесь. Использование большого количества восклицательных знаков может указывать на то, что вы очень взволнованы, или непрофессионально, когда используете слишком много.

Ваш тон голоса должен соответствовать вашим намерениям. При общении без визуальных подсказок, таких как выражения и объем, может быть легко неправильно понять или быть неправильно понятым. Как правило, лучше быть ясным и кратким. Внимательно прочтите свое электронное письмо перед его отправкой — после того, как оно не будет ошибочным, — пытаясь поставить себя на место получателя. Понятно ли, о чем вы спрашиваете? Можете ли вы определить какие-либо двусмысленные фразы? Можете ли вы предвидеть вопросы, которые могут возникнуть? Вы уверены, что у этого человека есть необходимое количество информации? Проверка ясности перед тем, как вы нажмете кнопку «Отправить», в конечном итоге сократит время, которое вы тратите на ответы на сообщения.

Примеры профессиональных писем

Если вы не уверены, что сказать в следующем письме, у нас есть примеры и шаблоны писем для этих типичных профессиональных ситуаций:

Заключение

Как видите, когда дело касается почтового этикета на работе, есть над чем подумать. Электронная почта на рабочем месте — это факт жизни, и есть исследования, которые показывают, что так будет и в ближайшие годы, поскольку компании продолжают полагаться на электронную почту для общения как внутри, так и за пределами компании.Это означает, что вам нужно научиться эффективно использовать электронную почту, особенно если вы хотите, чтобы ваши сообщения читались, а не удалялись.

Поддержание профессионального имиджа включает в себя правильное общение и, конечно же, электронную почту. Электронная почта — это мощный профессиональный инструмент как на рабочем месте, так и для общения, и эти советы по почтовому этикету послужат вам хорошим началом.

Вы отправляете кому-нибудь свое резюме? Убедитесь, что вы отправляете правильное сообщение потенциальным работодателям с помощью бесплатного обзора резюме от наших экспертов по резюме.

Рекомендуемая литература:

Статьи по теме:

15 правил этикета электронной почты для каждого профессионала

Автор биографии: Гэри Стивенс

Технический директор Hosting Canada, веб-сайта, который предоставляет экспертные обзоры услуг хостинга и помогает читателям создавать онлайн-бизнес и блоги.

Средний сотрудник в США тратит примерно четверть каждой рабочей недели на просмотр десятков электронных писем, которые мы все отправляем и получаем ежедневно.В 2019 году количество активных пользователей электронной почты во всем мире подскочило до 3,9 миллиарда. В соответствии с нашей нынешней новой нормой некоторые цепочки поставок нарушены, и миллионы людей работают из дома, что приводит к еще большему использованию электронной почты, поскольку регулярные встречи в офисе теперь должны происходить в цифровом формате. Тем не менее, несмотря на то, что мы застряли на кнопках ответа, многие из нас до сих пор не знают, как и когда правильно использовать электронную почту.

Фактически, из-за огромного количества электронных писем и текстов, которые мы читаем и пишем каждый день, у нас может быть больше шансов совершить ненужные ошибки или даже ошибки, связанные с соблюдением требований, — и эти ошибки могут иметь серьезные профессиональные последствия.

Вот пятнадцать основных правил этикета электронной почты, которые должен знать каждый профессионал:

1. Используйте прямую строку темы

Во многих случаях люди решают открыть электронное письмо исключительно на основе темы.

Сильные темы — краткие, описательные и, по возможности, ориентированные на действия. Например, «Заседание Правления перенесено на вторник, 21 ноября» — более сильная тема, чем «Дата собрания изменена».

Невозможно переоценить важность четкой темы, особенно если электронное письмо используется в целях прямого маркетинга.Всегда выбирайте тему, которая позволит получателю узнать, что вы решаете его деловые вопросы или другие проблемы.

2. Используйте профессиональный адрес электронной почты

Очевидно, что удаление ваших писем — это последнее, чего вы хотите. Один из лучших способов избежать этого — избегать использования небрендовых или невнятных адресов.

Если вы представляете компанию, вы всегда должны использовать адрес электронной почты, который вам предоставила ваша компания. Это один из самых важных советов для аутрич-маркетинга, потому что он мгновенно заставляет вас выглядеть более авторитетным и значительно улучшает доставку электронной почты.

Однако, если вы используете частный адрес электронной почты (независимо от того, являетесь ли вы фрилансером или просто предпочитаете его использовать), вам следует быть очень осторожными при выборе своего дескриптора.

Если вы занимаетесь маркетингом B2B, ваш рабочий адрес электронной почты всегда должен содержать ваше имя, чтобы получатель знал, откуда оно пришло и кому он должен ответить.

3. Кнопку «ответить всем» следует использовать с осторожностью.

Никто не любит открывать или читать электронные письма, которые не имеют ничего общего с ним, их отделом или их индивидуальными обязанностями.

Игнорировать несвязанные электронные письма может быть сложно, а повторяющиеся предупреждения могут раздражать, если мы пытаемся сосредоточиться на других задачах.

Не нажимайте «ответить всем», если вы не знаете, что все, включенные в список, действительно нуждаются в ответе.

4. Добавьте профессиональную подпись электронной почты

Профессиональные электронные подписи могут повысить рентабельность инвестиций, если вы участвуете в маркетинговых кампаниях. Имеет смысл дать вашему читателю дополнительную информацию о вас или вашей компании.Обычно подпись электронной почты включает ваше полное имя, должность, название компании и контактную информацию.

Вы также можете добавить немного рекламы, но не переусердствуйте с изображениями, ссылками, лозунгами или цитатами. Сохраняйте шрифт, размер шрифта и цвет текста такими же, как и в остальной части электронного письма, чтобы задать профессиональный тон.

5. Используйте профессиональные приветствия

Когда речь идет об этикете электронной почты, важно научиться использовать профессиональные приветствия.

Будьте осторожны при использовании случайных приветствий, таких как «Привет!» Или «Всем привет.«Несмотря на то, что непринужденные дружеские приветствия уместны во многих типах электронных писем, убедитесь, что вы знаете, к какой аудитории вы обращаетесь.

6. Остерегайтесь лишних восклицательных знаков

Если у вас есть привычка использовать восклицательные знаки, постарайтесь ограничить их количество при выражении своего энтузиазма или воодушевления.

Некоторые люди склонны злоупотреблять этим знаком препинания и в конечном итоге используют несколько восклицательных знаков в нескольких предложениях. Из-за этого писатель может показаться излишне нетерпеливым или даже незрелым.Используйте их экономно и только тогда, когда это действительно необходимо.

7. Будьте осторожны при использовании юмора

Без соответствующей мимики или тона голоса любой юмор, используемый в электронной почте, может легко потеряться при переводе. На самом деле, лучше отказаться от любых форм юмора в профессиональных переписках по электронной почте, если вы не очень хорошо знаете получателя.

Кроме того, то, что вы считаете смешным, может не показаться кому-то даже отдаленно забавным. В некоторых случаях юмор может показаться даже грубым или обидным, поэтому в случае сомнений лучше не упоминать его.

8. Ответьте на все ваши электронные письма

Кардинальные изменения, которые мы пережили в этом году из-за пандемии COVID-19, привели к серьезным изменениям в способах ведения бизнеса. Наше рабочее общение кардинально меняется, и то, как мы используем нашу электронную почту, является прекрасным примером.

Трудно отвечать на каждое письмо, которое вы получаете, но это хороший этикет, который стоит попробовать. Сюда входят электронные письма, которые были отправлены вам случайно: ответ не является обязательным, но это всегда хороший электронный этикет.

Достаточно даже короткого слова: «Я знаю, что вы очень заняты, но полагаю, что вы отправили мне это письмо по ошибке. Я хотел сообщить вам, чтобы вы могли передать это нужному человеку ».

9. Всегда проверяйте перед отправкой

Не полагайтесь исключительно на стандартную проверку орфографии. Получатели вашего электронного письма, скорее всего, заметят ошибки, и хотя случайные опечатки случаются со всеми, повторяющиеся ошибки и неправильное написание могут выглядеть небрежно.

Как и в случае с автокоррекцией, вы не всегда можете доверять средствам проверки правописания.Вот почему Zoho представляет вам Зию, нашего помощника по письму, который не только проверяет ваше правописание, но и вносит контекстные исправления.

10. Добавьте адрес электронной почты после того, как вы составили сообщение

Хотите избежать случайной отправки электронного письма до того, как вы закончите вводить и вычитывать сообщение? Это хорошая мера безопасности: сначала введите свой адрес электронной почты, а затем добавьте адрес электронной почты получателя, когда вы будете готовы отправить сообщение.

11. Еще раз проверьте адреса получателей

Старайтесь быть точными и обращайте особое внимание при вводе имени из списка контактов в строку «Кому».К сожалению, очень легко выбрать неправильное имя, что может смутить вас и человека, случайно получившего письмо. Кроме того, разумно используйте CC и BCC в электронной почте, чтобы избежать беспорядка в разговоре.

12. Всегда учитывайте, как культурные различия могут повлиять на ваше общение.

Электронный маркетинг — один из самых экономичных способов охвата широкого круга людей, и его легко настроить. Но это очень легко может привести к недопониманию из-за культурных различий, особенно когда получатель не видит вашего выражения лица или языка тела.

Если возможно, рекомендуется адаптировать сообщение к культурному контексту выбранного получателя.

Помните, что, вероятно, вам также необходимо будет учитывать разницу в часовых поясах.

13. Делайте шрифты простыми и классическими

У каждого шрифта свое место и время, но когда дело доходит до делового общения, лучше использовать простые и классические шрифты с соответствующими размерами и цветами.

Самое важное практическое правило — ваши сообщения должны быть легко читаемыми.Обычно лучше всего выбирать размер шрифта размером 11 или 12 пунктов и легко читаемый шрифт без засечек, такой как Calibri, Helvetica или Arial. Это может показаться скучным, но черный — самый безопасный и легкий для чтения выбор в том, что касается цвета. Постарайтесь свести к минимуму выделение текста и использование полужирного шрифта, курсива и подчеркивания. Эти эффекты могут помочь выделить важную информацию, но при слишком частом использовании они выглядят хаотично.

14. Сегментируйте свои сообщения

Один из лучших способов персонализировать ваше общение — это для начала сегментировать список рассылки.Функция сегментации — это абсолютно то, что должно быть в любом инструменте электронного маркетинга, который вы используете.

Сегментация списков адресов электронной почты упрощает нацеливание кампаний на группы клиентов, что, в свою очередь, позволяет делать сообщения более адаптированными к получателям.

15. Учитывайте свой тон

Наконец, так же, как юмор может быть истолкован неверно, ваш тон письма может быть легко неправильно понят без перспективы, которую можно получить, услышав ваш голос.В результате легко выглядеть резким, когда вы просто пытаетесь говорить откровенно.

Прочтите ваше письмо вслух перед его отправкой. Если он покажется вам негативным или грубым, он обязательно будет воспринят читателем именно так. Если вы хотите положительных результатов, помните о своих основных манерах: говорите «пожалуйста» и «спасибо» и старайтесь не использовать излишне негативные или драматические слова.

Zoho Mail для совместной работы в команде

Хотя многие компании полагаются на несколько различных форм общения для эффективного сотрудничества, электронная почта остается одним из самых эффективных и популярных средств общения.Недавний переход делового мира к преимущественно удаленной работе перед лицом пандемии COVID-19 только усилил зависимость делового мира от электронной почты для обмена, систематизации и хранения информации. Инновационные почтовые платформы, такие как Zoho Mail, предлагают больше возможностей и функций, чем когда-либо, чтобы помочь вашей команде лучше сотрудничать, но основы этикета электронной почты остаются прежними: будьте вежливы, точны и профессиональны.

Надеемся, эти советы были для вас полезны! Если вы хотите узнать больше о том, что Zoho Mail может сделать для вашего бизнеса, ознакомьтесь с надежными функциями совместной работы, которые предлагает Mail, и подпишитесь на бесплатную 15-дневную бесплатную пробную версию сегодня!

Просмотры сообщений: 13 920

Электронный этикет: как HR может помочь сотрудникам в эффективном удаленном общении?

Эмодзи или без эмодзи? Чтобы подписаться с «Дорогой» или «Привет», или вообще ничего? Как насчет того, использовать ли «С уважением» или «С уважением»?

Электронная почта

может быть сложной для сотрудников, особенно когда многие работают на 100% удаленно.

Хорошо составленное электронное письмо может иметь значение между успешными рабочими отношениями или потенциальной неразберихой, оскорблением или конфликтом — все это может усилиться, если ваши сотрудники работают не в одном месте.

Собственная роль HR в эффективном общении

Нет сомнений в том, что те, кто работает в HR, отлично умеют общаться; это часть работы.

Будь то электронная почта, личное общение, обмен мгновенными сообщениями, звонки, через интранет или систему управления персоналом и персоналом — команды управления персоналом и персоналом общаются с помощью множества различных средств, чтобы эффективно поддерживать своих сотрудников.

Подавая пример, команды HR и People могут направлять сотрудников в различных стилях внутреннего общения и задавать тон для организации.

Еще лучше, если у вас есть интранет или портал HR и People, вы можете поделиться советами по общению, чтобы они были легко доступны для ваших людей — независимо от того, где они работают в мире.

Как HR может помочь сотрудникам эффективно общаться удаленно?

Помимо ответственности за эффективное общение с сотрудниками, какую роль могут сыграть руководители отдела кадров и персонала, направляя сотрудников к передовой практике в том, как они сами общаются?

Вот несколько идей.

Поощрять кофе-брейки

Некоторые из лучших идей приходят из чатов о кулерах.

Пока вы работаете удаленно, сделать это так же, как в офисе, невозможно. Поощряйте перерывы на кофе между командами и их руководителями, а также между проектными командами, чтобы лучше узнать друг друга, зажечь идеи и провести время вдали от рабочего чата.

Вы можете даже подумать о проведении рабочих викторин или пятничных командных встреч, чтобы сотрудники могли собраться вместе.

Телефон, а не электронная почта

Электронная почта всего на 7% эффективнее личного разговора.

При удаленной работе видеозвонки или телефонные звонки — лучшая альтернатива для сотрудников.

Для сотрудников особенно важно учитывать это, если им нужно уложиться в срок или объяснить что-то более подробно, чтобы выполнить работу, поэтому работайте с менеджерами, чтобы побудить сотрудников по возможности брать трубку.

Наградить и признать

Всем нравится, когда их признают за хорошо выполненную работу.

Когда дело доходит до удаленной работы, вы не можете сделать это лично, поэтому вместо этого подумайте о том, как сотрудники могут посылать друг другу похвалу; будь то через платформу распознавания, интранет или назначение сотрудников для вызова во время конференц-связи с командой.

Это означает, что и сотрудники, и менеджеры могут записывать эти признания, так что, когда дело доходит до их непрерывных разговоров и обзоров, это может быть то, что можно отслеживать и официально признавать через этот процесс.

Обучайте типам и стилям обратной связи

Каждый сотрудник уникален, и то, как они хотят получать обратную связь, естественно, будет отличаться.

Обучайте менеджеров типам и стилям обратной связи посредством живого или виртуального тренинга или руководства.

Вы также можете попробовать провести некоторые оценки личности, такие как индикатор Майерс-Бриггс, чтобы менеджеры могли больше узнать о своих сотрудниках, о том, как они работают и как им нравится получать обратную связь.

Выделите преимущества и недостатки видеозвонка

Видеоконференцсвязь — отличный способ оставаться на связи, но у него есть свои недостатки.

Хотя это может быть отличным вариантом для общения в чате, совместные видеозвонки могут быть утомительными. На самом деле видеозвонки вызывают широко распространенное явление, известное как «усталость от зума».

Если бы встреча могла работать как телефонный звонок или групповой чат, сотрудники не должны чувствовать себя обязанными использовать свои камеры.

Дайте понять сотрудникам и руководителям, что видеозвонки не являются обязательными, но если они хотят использовать видео, это может быть хорошим способом оставаться на связи.

Наладить эффективный процесс встреч

Это факт: плохо организованные встречи могут отрицательно сказаться на производительности сотрудников.

Исследование показало, что 44% респондентов заявили, что плохо организованные собрания означают, что у них не хватает времени для остальной работы, а 33% заявили, что нечеткие действия приводят к путанице.

Дайте несколько советов по эффективному управлению собраниями, которые работают для вашей команды, например, предложите им заранее распространить повестку дня и некоторые предложения о том, как всех можно услышать.

Поделиться передовым этикетом по электронной почте

При прогнозируемом уровне 306,4 миллиарда электронных писем, отправляемых и получаемых каждый день в 2020 году, для сотрудников жизненно важно правильно общаться по электронной почте.

Делитесь главными советами и передовым опытом, чтобы у них было некоторое представление о том, как выглядит эффективное электронное письмо.

10 главных советов по этикету электронной почты

Вот десять советов по этикету электронной почты для сотрудников отдела кадров и персонала, которыми они могут поделиться с сотрудниками:

1. Включите ясную тему

Краткое и яркое резюме, вероятно, будет более эффективным, чем полное предложение. Если это для обзора, поместите это в начале строки темы, чтобы сделать его более привлекательным.

2.Всегда используйте подходящее приветствие

Если вы пишете близкому коллеге, скорее всего, будет достаточно неформального приветствия, но если вы пишете кому-то, кого не так хорошо знаете, всегда добавляйте формальное приветствие и вступление.

3. Используйте стенографию, только если знаете своих получателей.

Если вы пишете своей команде о проекте, который вы обсуждали, вы можете написать короткие электронные письма со списком пунктов.

4. Остерегайтесь использования юмора или разговорной речи в разных культурах

Помните о забавных высказываниях или разговорных выражениях.Вместо этого старайтесь, чтобы ваши электронные письма были по существу и как можно более ясными.

5. Обдумайте цель вашего электронного письма

Всегда указывайте, требуется ли действие по электронной почте и когда. Вы можете даже выделить это жирным шрифтом или выделить курсивом дату выполнения или необходимое действие, чтобы было понятно.

6. Подумайте, прежде чем использовать смайлы

Если вы отправляете их людям, которых хорошо знаете, и знаете, что они их поймут, тогда ничего страшного. Если нет, подумайте, действительно ли они нужны.

7. Не нажимайте «Ответить всем» или «Копировать всем»

Отвечая людям, которые не нуждаются в копировании, они забивают только их почтовый ящик — и, возможно, ваш, если они ответят на то, что вам не нужно.

8. Своевременный ответ

Всегда отвечайте в течение 24 часов, даже если это подтверждение получения электронного письма и объяснение, что вы вернетесь с соответствующим ответом в течение определенного периода времени.

9. Подумайте, где может оказаться ваша электронная почта

Никогда не используйте ненормативную лексику в рабочем письме. На самом деле ваша электронная почта останется на сервере еще долго после того, как вы ее удалите.

10. Всегда проверять орфографию

Найдите время, чтобы перечитать свои электронные письма, убедитесь, что они имеют смысл и имеют правильный тон, прежде чем отправлять их.

Живая демонстрация Sage People

Хотите привлечь лучших людей, сохранить свой ключевой талант и повысить производительность? Запросите бесплатную живую демонстрацию Sage People и узнайте, как она может помочь вам в достижении ваших целей.

Запросить бесплатную демонстрацию

Наконец-то! 23 неписаных правила электронной почты

Только когда я помог своему студенту-брату взломать (э-э, настроить) его почтовый ящик и объяснил некоторые нюансы этого вездесущего метода общения, я понял, сколько неписаных правил электронной почты развивались годами.

Некоторые из них довольно очевидны, но их стоит повторить (потому что я все еще вижу, как люди время от времени нарушают их). А другие не сразу интуитивно понятны, но, если им повсеместно следовать, они помогут нам всем лучше отправлять и отвечать на электронные письма.

Итак, записываю. Просмотрите список и повторяйте за мной: «Я торжественно клянусь, что буду всегда следовать правилам электронной почты».

  1. Тема всегда должна быть описательной. «Вступление» недостаточно наглядно.«Вступление: Алекс (Муза) // Дженнифер (XYZ Co)» лучше.

  2. Делайте каждое электронное письмо как можно короче; это экономит ваше время и, что более важно, уважает время получателя.

  3. Чем быстрее вы ответите, тем короче ваш ответ может быть.

  4. Всегда включайте одну строку контекста, если получатель не ожидает это письмо. Это актуально как для первых писем («Здесь мы встретились»), так и для писем тому, с кем вы регулярно работаете («Это письмо касается следующего этапа проекта, над которым мы работаем вместе»).

  5. Поместите в электронном письме свои «вопросы» или «действия» первыми, а не последними, и сделайте их явными. Получателю должно быть сразу понятно, чего вы хотите.

  6. Если есть крайний срок, скажите об этом. Если запрос не срочен, так и скажите.

  7. Если вам не нужен ответ, а электронное письмо предназначено только для информации, скажите об этом.

  8. Задайте любые вопросы как можно более конкретными. «Что вы думаете о предложении?» нехороший вопрос.»Можем ли мы продолжить предложение поставщика о 20 000 долларов к пятнице?» лучше.

  9. По возможности используйте маркированные или нумерованные списки. Их легче пролистывать, чем блоки текста.

  10. Если что-то действительно важно, выделите это жирным шрифтом.

  11. Не злоупотребляйте жирным шрифтом в письмах.

  12. Используйте разборчивые шрифты. Comic Sans не является разборчивым шрифтом.

  13. Если вы получили вопрос от кого-то еще, но не можете ответить сразу, ответьте, сообщив ему или ей, когда вы ответите на него.Это сэкономит вам электронные письма о регистрации и поможет другому человеку составить план.

  14. Всегда указывайте минимальное количество людей, необходимое для выполнения работы. Чем больше людей в цепочке писем, тем меньше ответственность отвечать.

  15. Используйте «Ответить всем» только тогда, когда это действительно необходимо. Никому не нравится тот человек, который забивает почтовый ящик всего отдела.

  16. Если кто-то находится в цепочке писем, ему больше не нужно присутствовать, переместите этого человека в BCC в своем следующем ответе и скажите об этом в первой строке письма.(«Сэм, спасибо, что представил Мэри и меня — я перенесу тебя в BCC и заберу его отсюда».)

  17. Всегда делайте двойные вступительные сообщения. Если вы этого не сделаете, люди начнут бояться вашего ответа.

  18. Не захватывайте ветку одной темы, чтобы обсудить другую тему. Вместо этого начните новую цепочку писем с соответствующей темой и получателями.

  19. Не нагромождайте. Никому не нужен 20-й «Мне это тоже понравилось!» Эл. адрес.

  20. Если вы пишете электронную почту в деловых целях, укажите в нижнем колонтитуле свою контактную информацию и название.Чем проще, тем лучше.

  21. Если вы пишете электронное письмо очень занятому человеку, вполне приемлемо и отчасти ожидаемо, что вы перешлете ему или ей исходное электронное письмо с последующим сообщением через неделю или две. Большинству занятых людей требуется хотя бы один из них. Не делайте больше трех.

  22. Нельзя отвечать на электронное письмо в течение 48 часов, если оно не является действительно срочным. Многие люди рассматривают электронную почту как форму переписки и могут иметь более высокий приоритет, чем немедленный ответ.

  23. Если вы получили или хотите отправить гневное письмо, подождите. Если это срочно, лучше позвоните по телефону.

Сообщите нам! Какие правила электронной почты вы бы добавили в этот список?

Фотография женщины с компьютером любезно предоставлена ​​Shutterstock

.

Comments

No comments yet. Why don’t you start the discussion?

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.