Ответ на письмо как написать: Письмо ответ | Образец — бланк — форма

Как правильно написать письмо-ответ

Чаще всего при запросах, когда нужно ответить на вопрос, что-то уточнить или разъяснить. Отдельную категорию писем-ответов составляют письма-подтверждения, отказы и ответы на претензии.

Как написать исчерпывающее письмо-ответ на запрос?

Для примера возьмем самое простое письмо:

«Уважаемый Петр Петрович!

Ежегодно в последние выходные мая Ваша организация проводила фестиваль «32 мая», на котором собирались творческие люди со всего СНГ. Однако в прошлом году по каким-то причинам фестиваль не состоялся.

Будет ли проводиться фестиваль «32 мая» в 2015 году? Если да, то где и когда?

Для нас очень важно это знать, так как творческая молодежь очень хочет принять в нем участие.

С уважением, Иван Иванович».

1. Обращение

Обращение по имени отчеству или просто по имени – первое, что делает ответ адресным и подтверждает, что Вы отвечаете конкретному человеку.

Когда же обращение опускается, письмо становится безликим. Ответ для «галочки».

Здравствуйте, Иван Иванович!

2. Покажите, что читали письмо, на которое отвечаете

Благодарю за интерес к нашему фестивалю и культурному развитию современной молодежи.

3. Уточните вопрос, на который Вы отвечаете

Если я правильно понимаю, Вас интересует судьба фестиваля «32 мая» в 2015 году.

4. Укажите источник, на который ссылаетесь, отвечая на вопрос

Согласно плану культурных мероприятий на 2015 год в Х области…

5. Дайте ответ на вопрос

…фестиваль «32 мая» запланирован на последние выходные мая 2015 года. Заезд состоится 29 мая, а выезд – 1 июня.

Более точную информацию о месте проведения фестиваля мы сможем предоставить после 1 апреля 2015 года, так как по этому поводу ведутся переговоры с организаторами.

6. Напишите свое пожелание или просьбу к адресату по поводу данного вопроса.

Свяжитесь, пожалуйста, с нами любым удобным для Вас способом после 1 апреля, чтобы уточнить место проведения и состав Вашей делегации.

7. Поставьте подпись

С уважением, Иван Иванович

8. Оставьте свои контактные данные

Контакты:

e-mail: [email protected]

телефон +7*****98

Конечно же, каждое письмо индивидуально, и говорить об универсальном алгоритме ответа нельзя. Но, отвечая на письмо, важно помнить, что Ваш ответ должен быть написан так, чтобы у адресата не возникало сомнений, что письмо адресовано ему, а не кому-то другому.

Некоторые составляющие можно опускать, например, прощание или ссылку на источник, если такового нет. Однако письмо должно быть исчерпывающим и содержать ответ на поставленный вопрос.  

К сожалению, очень часто приходится получать ответы, не раскрывающие суть вопроса, так называемые ответы-отписки. Вроде бы все по алгоритму, но ответ лишь отдаленно приближен к теме письма, а ответа на конкретный вопрос нет.

Если у Вас возникают сложности при написании ответов, наша новая услуга «Написание деловых писем» для Вас. Опытный специалист поможет Вам подготовить ответ на любое сложное письмо.

Как писать письмо-запрос информации и ответ на него на английском языке — Блог LinguaTrip

Заказываешь товары в зарубежных интернет-магазинах или учишь английский для работы? Тогда тебе надо уметь писать формальные письма на английском языке. В этой статье мы расскажем, как писать письмо-запрос информации и ответ на него на английском языке. Образцы и примеры прилагаются. Представим полезный набор фраз и примеры таких писем, чтобы ты смог по ним составить собственное письмо. А ещё мы рассказали о том, как писать другие виды формальных писем в статье «Как писать письмо-просьбу и письмо-заявление на английском языке».

Письмо-запрос информации требуется, если тебе необходимо получить подробную информацию по интересующему тебя вопросу.

В начале письма необходимо указать твой адрес или адрес и название компании, которую ты представляешь, а ниже — название и адрес компании, в которую ты обращаешься. Далее следует изложение самого запроса с объяснением его причины. В конце письма стоит указать срок, к которому ты хотел бы получить ответ.

Письмо-запрос должно быть написано в вежливом тоне, чтобы побудить адресата к действиям. Также оно должно быть кратким и ёмким, чтобы адресат, прочитав твоё письмо, чётко понял, что именно тебе нужно.

Будь особенно внимателен при написании своей контактной информации (адрес, телефон), чтобы ответ своевременно до тебя дошёл.

Написать письмо-запрос тебе помогут следующие фразы:

Пример письма-запроса информации: Пример письма-запроса информации

Такой вид письма — ответ на письмо-запрос информации. В начале письма-ответа стоит поблагодарить адресата за оказанное внимание. Письмо-ответ должно содержать всю информацию, которая была запрошена в письме-запросе. Ответ на каждый вопрос лучше писать в новом абзаце.

Предлагаем использовать следующие фразы при написании письма-ответа:

Пример письма-ответа на запрос информации: Пример письма-ответа на запрос информации

В таких письмах обсуждается какая-либо проблема и её причины, а также ожидаемый результат и последствия предлагаемого решения. Структура таких писем следующая:

• Введение, в котором указываются проблема и причины её возникновения;

• Основная часть, состоящая из нескольких абзацев, каждый из которых содержит предлагаемое решение проблемы и ожидаемый результат/последствия;

• Заключение, в котором подводится итог.

Следующие фразы помогут тебе грамотно составить письмо с твоими предложениями решения проблем:

Пример письма с предложениями решения проблемы: Пример письма с предложениями решения проблемы

Пишешь официальное письмо на английском и остались вопросы? Загляни на страницы наших пособий:

«Пиши — поступай» и «The Dream Job — как заполучить работу мечты».

Подписывайся на наши рассылки

Сервисная поддержка: как написать идеальный ответ клиенту

Если клиент не выходит на связь Как правильно написать письмо клиенту Вы думаете о клиентах постоянно, но это не взаимно. Чтобы завладеть их вниманием и опередить конкурентов, нужно регулярно напоминать о себе. Электронные письма отлично справляются с этой задачей. По мнению авторов блога Pipedrive , есть несколько хитростей, которые могут сыграть в вашу пользу: Терпение и еще раз терпение. Подводите потенциального покупателя к сделке постепенно, регулярно отправляя ему письма с ценной и интересной информацией. Согласуйте стратегию в рассылке писем клиентам с отделом маркетинга, чтобы не быть слишком назойливыми и не засорять ящик клиента повторной информацией.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Ответ на письмо-запрос. Письмо-ответ

Ответ на запрос носит официальный характер и является частью делового документооборота фирмы. Общие правила написания ответа В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо.

Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует больничный, командировка. Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос.

Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек. Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме только если это не относится к конкретной деятельности фирмы.

Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным. Положительный ответ должен быть максимально подробным, а отрицательный — обоснованным и предельно корректным. Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным. В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме.

Желательно избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса. Грубость, ровно как и заведомо ложные сведения совершенно недопустимы. Как составить ответ на запрос Форма подачи и оформления ответа на письмо-запрос может сыграть решающую роль в отношениях между организациями.

Именно поэтому к его составлению следует относиться очень внимательно, придерживаясь определенных правил. В первую очередь, прежде чем составлять ответное письмо следует любым удобным способом проинформировать отправителя о получении запроса.

Далее, при наличии всей необходимой информации можно приступать к ответу. Чем скорее будет написано ответное послание, тем лучше, но если в данный момент запрашиваемые сведения отсутствуют, с письмом лучше повременить. Структура ответа вполне стандартна с точки зрения делопроизводства. Вверху послания справа или слева нужно написать название компании-отправителя с указанием адреса и телефона , а также конкретного сотрудника, от имени которого составляется ответ.

Далее аналогичным образом вносятся сведения о получателе. После этого пишется сам ответ. Он должен полностью соответствовать сути запроса и, если запрашивающий в своем письме задал сразу несколько вопросов, разбитых на отдельные пункты, ответ должен быть написан точно в таком же формате. Если к ответу прилагаются какие-либо дополнительные сведения, это необходимо отразить в тексте письма, отметив отдельно.

Точно также, если того требуют обстоятельства, в ответ можно включать ссылки на какие-то законы, нормативные и правовые акты. Как оформить письмо-ответ Ответ можно писать как в рукописном виде в основном так поступают тогда, когда сам запрос приходит в подобном формате , так и в печатном данный способ существенно экономит время.

Его можно оформлять на простом листе А4 формата или же на фирменном бланке организации — второй вариант позволяет не вбивать вручную реквизиты фирмы, да и выглядит значительно солиднее. Ответ должен в обязательном порядке содержать подпись сотрудника, который представляет организацию с указанием его должности. Ставить печать не надо, так как с года требование закона о применении юридическими лицами штампов и печатей утратило силу.

Составляется ответ в единственном экземпляре, перед отправлением его нужно пронумеровать в соответствии с внутренним документооборотом компании , а также проставить дату. Сведения об письме нужно внести в журнал учета исходящей документации — в случае, если ответ на запрос затеряется или возникнут разногласия с контрагентом, это позволит быстро разобраться в ситуации. Как отправить письмо Ответ можно отправлять разными способами. Электронная почта или факс позволяют существенно сэкономить время.

Но если письмо содержит особо ценную информацию или оригиналы документов и отправитель заинтересован в гарантированном получении послания, следует воспользоваться услугами Почты России, отправив ответ заказным письмом с уведомлением о вручении.

Ждать ли ответ на письмо-ответ Практически все деловые письма требуют ответа, но из этого правила есть исключение. Письмо-ответ не нуждается ни в каком ответе, поскольку оно изначально не содержит в себе никаких просьб, запросов и предложений. По сути дела, оно содержит лишь ту информацию, которая требовалась второй стороне.

При этом именно письмо-ответ может стать отправной точкой к заключению выгодного контракта или сделки, а также простым и доступным способом урегулирования каких-либо проблем и сложностей во взаимоотношениях между партнерами.

Ответ на запрос носит официальный характер и является частью делового документооборота фирмы. Общие правила написания ответа В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо.

Из этой статьи вы узнаете: Как отвечать клиенту по почте Как отвечать клиенту на звонок Как отвечать клиенту на обоснованную претензию Как отвечать клиенту на необоснованную претензию В сфере работы с клиентами всегда возникает много проблем. Какой тон официальный или дружеский лучше выбрать для общения? Как быстро нужно реагировать на вопросы, заданные в письме? Можно ли ответить на вопросы клиента еще до того, как он их задаст? И так далее. При этом если вы не знаете ответов, то можно попасть в неловкие ситуации.

Как правильно отвечать клиенту

Управление персоналом Можно ли ответить на вопросы клиента еще до того, как он их задаст? Общаться с клиентом по-свойски или в официальном тоне? За какое время надо отвечать на вопросы в почте? Как сделать клиента счастливым и постоянным? Мы набили немало шишек в поисках ответов на эти вопросы.

Гид по лучшим письмам клиентам

Пришло время писать ответ на запрос! Как обычно, рассмотрим несколько примеров писем формальных и не очень и выделим в них полезные фразы-клише. Формальные письма Итак, вы получили запрос или предложение, и теперь вам надо на него ответить, даже если вы планируете отказаться от этого предложения или сообщить вашему собеседнику другие неприятные новости. Не ответить будет невежливо, и так вы можете потерять потенциального клиента или партнёра в будущем, навредить репутации компании. Вот несколько примеров, которые помогут вам по аналогии составить своё письмо. Производитель посуды отвечает менеджеру ресторана Фармацевтическая компания отвечает владельцу небольшой аптеки Менее формальные письма Во многих ситуациях вам даже не нужно писать длинное формальное письмо, особенно по электронной почте. При ответе на письмо, написанное простым языком, вы тоже будете писать простым языком.

Примечание Если поставщик является поставщиком государственного сектора включен конфигурационный ключ Public Sector и роль «Поставщик внешний — государственный сектор» см.

Гид по лучшим письмам клиентам Катерина Виноходова Совладелец Юздеска Сегодня мы рассмотрим 10 типичных писем в поддержку от клиентов и расскажем, как написать нестандартный ответ службы поддержки, который полюбят клиенты. Мы только что получили ваш запрос. Мы свяжемся с Вами как можно скорее. Запишите ваш номер тикета Используйте его в дальнейшей корреспонденции. Вместо того чтобы заставлять беспокоиться клиента о номере тикета, позвольте ему просто ответить на это письмо, чтобы обновить тикет. Персонализация — это важно! Даже если вы часть большой команды поддержки, отправляйте электронную почту от своего имени.

Как отправить данные клиенту без запроса этих данных самим клиентом?

.

.

.

Пришло время написать ответ на запрос! и так вы можете потерять потенциального клиента или партнёра в будущем, навредить.

Формальные письма

.

Просмотр и ответ на запрос предложения

.

Как отвечать на запросы клиентов в Direct

.

Образец письма клиенту: 15 готовых шаблонов для рассылки

.

.

.

Как написать деловое письмо | HURMA

С написанием деловых писем приходится сталкиваться специалистам многих профессий. Для HR-менеджеров и рекрутеров умение писать деловые письма особенно важно, ведь это часть их основных обязанностей.

Деловые письма все разные и очень важно понимать, в какой ситуации следует использовать тот или иной шаблон. К тому же оформление делового письма на русском отличается от такого же на английском и нужно уметь правильно составлять его на обоих языках.

В этой статье мы расскажем, как правильно писать деловое письмо на русском и английском языках.

Что такое деловое письмо

Деловые письма используются организациями для коммерческих целей. Например, деловая сделка, жалоба, предупреждение, уведомление, приглашение, декларация, информация, извинения и другие корпоративные вопросы. В деловом письме используется официальный язык и определенный формат.

Не только профессиональные письма организации являются деловыми. Физическое лицо тоже может написать деловое письмо, например, сопроводительное письмо, заявление или другие официальные документы.

Вот несколько примеров пар отправителей и получателей:

• бизнес – бизнес
• бизнес – клиент
• соискатель – компания
• бизнес – государственная организация
• работодатель – работник
• сотрудник – сотрудник

Большинству специалистов в той или иной области приходится писать деловые письма. Кто-то делает это каждый день, а кто-то всего несколько раз за всю карьеру.

Главная цель делового письма – информация. В таких письмах не допускаются неформальные обороты и выражения с неоднозначным смыслом.

Особенности деловых писем:

• Подчеркнутая официальность
• Адресность – наличие отправителя и получателя
• Стандартная деловая речь
• Тематическая ограниченность
• Нейтральный тон изложения
• Точность, исключающая недопонимание фактов
• Лаконичность

Научиться писать деловые письма не сложно, достаточно один раз запомнить структуру и основные правила. Однако, не стоит забывать о том, что с развитием технологий и переходом на email правила немного меняются. Поэтому важно знать, как писать деловые письма по электронной почте и на бумаге.

Различия между электронным и обычным письмом

В большинстве случаев для деловых писем сейчас используется электронная почта, но иногда приходится иметь дело и с бумажными письмами. Чтобы быть уверенным в том, как оформлять каждый из вариантов, рассмотрим подробнее, чем они отличаются.

В электронном письме редко используется классическая шапка, где указываются имена, должности и иногда даже контакты адресата и адресанта. Для email характерна меньшая официальность. Тип послания чаще всего указывается прямо в теме. Но это не значит, что деловое письмо, полученное не на бумаге, а в электронном варианте имеет меньшее значение. На официальных бумажных письмах желательна подпись автора, в электронных достаточно указание ФИО и должности в конце.

Как ни крути, электронные письма более функциональные и быстрые. Можно уже через несколько минут получить ответ и решить проблему. К тому же в них есть возможность отправить дополнительные файлы без лишних сложностей. Именно поэтому бумажные письма отошли на второй план и используются все реже. Разобраться, как в современном мире писать деловые письма поможет книга “Новые правила деловой переписки” Сарычевой и Ильяхова.

Классификация деловых писем

Не существует единой классификации деловых писем. Их очень много и для каждой сферы деятельности регулярно будут использоваться разные типы. Например, рекрутеры чаще всего пишут ответ на резюме, а сотрудник банка – запросы.

Абсолютно все типы деловых писем можно поделить на два функциональных типа:

1. Требующие ответа – вопрос, просьба, обращение, предложение.
2. Не требующие ответа – приглашение, напоминание, предупреждение.

Основные типы деловых писем:

• Подтверждение. Этот тип писем иначе известен, как письмо-квитанция и значит не более, чем просто подтверждение. Такое письмо является юридическим документом и доказательством чего-либо, например, оплаты покупки.
• Извинение. Письма с извинениями написаны для того, чтобы извиниться за то, что произошло в прошлом и какие меры принимаются для решения этой проблемы. По сути, эти письма о чем-то негативном, но с позитивным тоном. Автор принимает на себя ответственность и показывает важность проблемы, чтобы получатель не чувствовал себя проигнорированным. Такие письма обычно являются ответом на жалобу.
• Благодарность. Эти письма отправляются с целью выразить признательность и сказать “спасибо”.
• Жалоба. Эти письма отправляются, если кто-то остался недоволен чьими-то услугами или даже поведением. Правильно оформленная жалоба должна обязательно рассматриваться и приводить к решению проблемы.
• Сопроводительное. Такие письма обычно являются откликом на вакансию. Автор выражает желание работать в компании и прикладывает к нему резюме.
• Запрос. Этот тип письма предназначен для получения определенной информации от адресата.
• Рекомендация. Такие письма содержат информацию о кандидате и его успехах на предыдущем месте работы. Обычно его отправляет отдел кадров с прошлого места работы, чтобы подтвердить компетентность кандидата для принятия на новую должность.
• Увольнение. Официальное уведомление, которое сопровождает увольнение кого-либо из сотрудников.
• Отказ на резюме. В таком письме работодатель сообщает потенциальному кандидату, что пока не готов принять его на работу.

Конечно, помимо этих типов, существуют еще десятки разновидностей деловых писем. Они предназначены для решения разных задач, но имеют похожую структуру и официальный тон.

Структура делового письма

Первое, с чего стоит начать, если вы хотите научиться писать письма в деловом стиле – изучение структуры. Поскольку она типична для большинства документов, это значительно облегчает дальнейшую работу над письмом.

Деловое письмо состоит из трех частей: вводной, констатирующей и заключающей.

Вводная часть

Начать писать деловое письмо следует с вводной части, которая включает в себя информацию об адресате и отправителе, тип письма, приветствие и лид-абзац. Из вводной части должно быть понятно к кому и зачем вы обращаетесь.

Основная часть

В основной части необходимо более подробно описать ситуацию, с которой вы обращаетесь или на которую отвечаете. Например, привести аргументы, сообщить о решении вопроса или о том, что вы делаете для его решения.

Помните, что каждое предложение должно быть логически связано с предыдущим. Если это простой запрос или заявление, не стоит слишком подробно расписывать ситуацию. Укажите только самое важное и ограничьтесь тремя – четырьмя предложениями.

Заключение

В конце делового письма вы подводите итог своего письма в виде выводов или предложений по решению проблем, прощаетесь, указываете свое имя и должность. Допускается использование постскриптума, но только если это обоснованно.

Образец делового письма на русском

Как написать деловое письмо на английском

Написание деловых писем на английском не самая легкая задача, особенно для тех, кто изучал английский, как иностранный. Мы на простых примерах разберемся, как правильно писать деловые письма на английском.

При написании делового письма на английском очень важно излагать информацию в нужном стиле. Необходимо всегда оставаться предельно вежливым и деликатным. Иногда лучше показаться немного консервативным, чем невежливым. Также важно формулировать предложения коротко и четко.

Каких формулировок стоит избегать:

• Сокращений
• Сленга, жаргона, даже использование идиом нежелательно
• Эмоционально окрашенных слов

Структура делового письма в английском языке

Структура делового письма на английском такая же, как и в русском, отличаются в основном только формат адреса и речевые обороты.

Контактная информация

Имя Фамилия Ваш номер телефона Ваш адрес электронной почты Дата

Anna Robins +0000000 [email protected] January 11, 2005

Вежливое приветствие

Если вы не знаете имя собеседника	Dear Sir – для мужчины Dear Madam – для женщины
Если знаете имя	Dear Mr John – для мужчины Dear Ms Jane – для женщины
Если у адресата есть ученое звание используйте его	Dear Dr. Snow Dear Prof. Black

Завершение

Если вы не знаете имени адресата	Yours faithfully
Если знаете имя	Yours sincerely

Конструкции для разного типа писем

В зависимости от типа делового письма, следует использовать соответствующие фразы. Вот несколько примеров.

Письмо-жалоба

Я пишу, чтобы пожаловаться на…	I am writing to complain about…
Я пишу, чтобы привлечь ваше внимание к…	I am writing to draw your attention to…
Я недавно купил … в вашей компании.	I recently purchased … from your company.
Я хотел бы получить полный возврат средств.	I suggest that I get a full refund.
Я был бы признателен, если бы вы могли вернуть мне деньги.	I would be grateful if you could give me a refund
Я с нетерпением жду ответа.	I look forward to receiving a prompt reply.

Письмо-запрос

Я пишу, чтобы узнать о…	I am writing to inquire about…
Не могли бы вы предоставить мне некоторую информацию о…	Would you be kind enough to provide me with some information about…
Буду признателен, если вы поможете мне узнать…	I would appreciate if you could help me find out…
Не могли бы вы сказать мне, если…	Could you tell me whether…
Мне также было бы интересно…	I would also be interested in…

Сопроводительное письмо

Я пишу, чтобы подать заявку на должность…	I am writing to apply for the position of…
Я пишу в ответ на вашу вакансию …	I am writing in response to your advertisement…
Я особенно заинтересован в этой работе, потому что. ..	I am particularly interested in this job because…
Как вы можете видеть из моего резюме…	As you can see from my resume, …
В настоящее время я работаю в…	I am currently employed by…
Я стремлюсь делать карьеру в…, потому что…	I am keen to pursue a career in…, because…
Мои сильные стороны…	My main strengths are…
Если вам требуется дополнительная информация, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне.	Should you require any further information, please do not hesitate to contact me.

Письмо-извинение

Пожалуйста, примите наши извинения за…	Please accept our apologies for…
Мы искренне извиняемся за…	We sincerely apologize for…
Ошибка, видимо, была связана с…	The mistake was apparently due to…
В настоящее время мы работаем над. ..	We are currently working on…
Чтобы этого не случилось снова …	To prevent this from happening again, …
Мы понимаем, как вы были расстроены, когда … но, к сожалению …	We understand how upset you must have been when…, but unfortunately…

Образец делового письма на английском

9 советов, которые помогут написать деловое письмо

Краткость

Деловые письма должны быть короткими и точными, если это возможно, стоит ограничиться одной страницей. Адресаты, особенно если это деловые люди, не любят читать длинные письма и часто откладывают их на потом. Поэтому если вы хотите, чтобы ваше письмо как можно скорее прочитали, стоит писать лаконично.

Внимательность к читателю

Всегда старайтесь сосредоточиться на потребностях читателя и постарайтесь взглянуть на вещи с его точки зрения. Поставьте себя на его место и представьте, как бы вы отреагировали на такое письмо. Каждый может сделать это, так как все мы все являемся клиентами какого-либо бизнеса.

Официальный тон

Стиль написания и содержание деловых писем должны быть официальными и оперировать фактами. Чувствам и эмоциям не место в деловых письмах. Поэтому избегайте фраз типа “мы чувствуем”, вместо них используйте “мы полагаем” или “мы думаем”. Сердечный, дружелюбный подход – это хорошо. Просто сделайте его более официальным, но избегайте и чрезмерно формальных терминов.

Логика и однозначность

Используйте простые слова и фразы, старайтесь придерживаться прямого порядка слов в предложении. Убедитесь, что письмо сформулировано логично: сначала определяется главная мысль, потом она раскрывается, а затем следует вытекающее из этих фактов заключение.

Своевременность и точность

Деловые письма всегда должны быть своевременными и точными. Учитывая то, что в большинстве случаев мы говорим о бизнесе, несвоевременность может иметь финансовые последствия. Несколько раз проверьте все факты, которые вы указываете в письме. Если вы ошибетесь в цифрах или датах – это может нанести ущерб и негативно отразится на репутации компании.

Вложения

Если вы отправляете документы, то ваше основное письмо будет использоваться как сопроводительное. Кратко и понятно дайте небольшие инструкции о вложенных файлах, чтобы адресат сразу понимал про что идет речь.

Не используйте сложные конструкции

Некоторые типичные для деловой переписки слова и фразы сильно усложняют текст и его восприятие. Постарайтесь не делать письмо слишком громоздким. Чем проще и понятнее оно будет, тем лучше.

Вывод: умение писать деловые письма необходимо каждому

Может показаться, что правильно составить деловое письмо все-таки сложно. Но на самом деле вам достаточно сделать несколько шаблонов, по одному для каждого типа письма, которые вы используете. Такие шаблоны сильно сэкономят время и позволяют не путаться в оформлении.

Деловые письма представляют вашу компанию. С их помощью вы общаетесь с клиентами, поставщиками, акционерами, сотрудниками. Формат официальных писем является частью бренда компании, поэтому стоит относиться к их оформлению и написанию со всей серьезностью. Отлично оформленное, лаконичное и понятное официальное письмо способно привлечь новых клиентов, убедить инвесторов и повысить лояльность сотрудников.

Как написать деловое письмо и получить положительный ответ

Сделал разбор двух писем. Что включает в себя правильное письмо. Учимся делать деловые предложения. Например, предлагаете партнерство отелю или ресторану, хотите их площадку под какой-то свой ивент. Как написать так, чтобы вам сказали: «Да, конечно! Вот вам площадка. Еще и денег возьмите!».

Ваши письма больше не останутся без ответа)

 

 

 

 

 

Аудио версия

  

 

Текстовый перевод

Мне часто задают вопрос: «Как написать письмо человеку и добиться от него результата?». На примере 2 случаев, 2 писем расскажу, как это правильно сделать.

Первый запрос, один из последних, в фейсбуке участница курса по нетворкингу решала написать мне напрямую и спросить: «Вот если я хочу договориться с какой-то площадкой типа ресторана или кафе, или отеля на то, чтобы они предоставили мне место под какое-то мероприятие, что мне надо сделать такого в письме, и как мне надо это правильно написать? Есть ли какой-то шаблон, как это правильно сделать, чтобы они согласились?». Надо показать ценность второй стороне от вашего предложения. Если вы пишите, допустим, отелю и хотите, чтобы они вам дали конференц-зал под ваше мероприятие вы должны объяснить, почему это им будет интересно. И чем более высокого уровня отель или ресторан, тем лучше вам надо объяснять, понимаете? Здесь нет каких-то таких магических формул. Возможно, это будет интересный бартер. Допустим, вы каким-то образом пропиарите их в рамках рекламной компании, которую вы делаете. Можно лично что-то сделать для ЛПР — лица, принимающего решение. Но ваша задача подготовиться и понять, что им может быть интересно. Все, это просто. Дальше уже вопросы технические. 

Технически как это сделать?  Старайтесь, чтобы письмо было коротким.

Универсальное правило — письмо должно быть до 100 слов длиной. Если это мессенджер, фейсбук, допустим, то лучше поменьше. И всегда становитесь на место человека, которому вы пишите. Во-первых, он вас не знает. В идеале надо найти кого-то, кто вас представит, чтобы утеплить контакт, или, по крайней мере, позвонит или напишет и скажет, что вы будете контактировать. То есть ваша задача утеплить. Но не всегда это возможно.  Допустим, бренд-менеджер ресторана является для вас ЛПР, который может дать вам возможность что-то поснимать или провести event на их площадке. Это очень занятой человек, как правило. Он сидит, у него каждый день  50-100 e-mail приходит на почту. Он получает какой-то e-mail незнакомый. Он может его открыть, и если он его открывает, он должен сразу быстро понять, что вы от него хотите. Вот ту самую ценность написать 1-2 предложением. Написать пару предложений, кто вы и про что, и сразу объясняйте, что вы хотите. Тогда вероятность положительного ответа будет гораздо больше. И повторюсь — нет таких волшебных шаблонов с волшебными словами, которые вы вставите имя адресата, и он сразу согласится. Такого не бывает.

Второй пример, тоже показательный.  Другой участник моего курса по нетворкингу хочет издать книгу. Он перевел эту книгу с английского на русский язык,  и теперь пишет в издательство и предлагает ее для издания. Я проходил через процесс переговоров с издательством, когда мы договаривались на мою книгу. Это сложно. Плюс я знаю редакторов больших издательств. Я знаю, сколько на них запросов и людей каждый день падает. 80% из них не совсем адекватные. Люди пишут: «Это уникальная книга про продажи, которой еще не было на рынке». Блин, ну, про продажи 1000 книг на рынке! И представьте, что редактору нужно продраться сквозь вот эти массированные запросы так же, как любому ЛПР — это может быть инвестор, когда вы стартап свой предлагаете, это может быть вот тот самый бренд-менеджер, а ему пишет агентство, предлагая свои услуги. И точно так же  с издательством. Вот сидит редактор. Издательство зарабатывает на 10% книг или даже меньше, скорее всего. От 1 до 10% изданных книг приносит какие-то деньги издательству. И их задача — минимизировать эти риски. Так же как инвестор должен выбрать 10 более или менее нормальных проектов. 1 выстрелит, он на этом заработает.  У издательства примерно похожая схема. Поэтому редактору надо из тысячи запросов выбрать самые адекватные и тогда он их возьмет в работу.

Ваша задача — провести какое-то мини-исследование, сделать research, понять, почему именно ваша книга, на вот эту тему, вот этого автора будет продаваться. Вы можете сравнить ее с книгами других авторов в этой теме. Вы можете сравнить какие-то цифры: как она продается на других рынках. Но вы должны подготовиться. Если вы просто будете писать голословно, что это уникальная книга про что-то, вы этом нет уникальности. Вам нужны: а)факты, б)цифры. Запомните: факты и цифры лучше всего всегда продают. Поэтому, подытоживая второй пример: готовьтесь к конкретному письму конкретному человеку, к которому вы обращаетесь.  Поймите, что для него может быть интересно, проведите какое-то исследование. Об этом, кстати, очень хорошо говорил Юрий Белонощенко.

В любой коммуникации, которая для вас важна, если вам не важно: положительно вам ответят или отрицательно, то не надо готовиться. Если вы хотите положительного ответа:

 

— Давайте ценность.

— Проведите исследование и поймите, что будет интересно конкретно тому человеку, к которому вы обращаетесь.

— Понимая загруженность, держите вашу переписку короткой. Будьте по делу.

— Приводите цифры и факты.

 

Так, положительных ответов на ваши запросы будет гораздо больше. Независимо от того, ищите ли вы инвестора, работу, хотите обратиться к блогеру, хотите получить пиар — не важно, ответов на ваши запросы будет больше.

 

Поделиться с друзьями

comments powered by HyperComments

Пять привычек в деловой переписке, которые всех бесят

Офисные сотрудники и фрилансеры знают, как могут бесить рабочие письма. Осенью об этом выходит книга «Новые правила деловой переписки». Авторы — Людмила Сарычева и Максим Ильяхов, соавторы книги «Пиши, сокращай», главные редакторы изданий «Дело Модульбанка» и «Тинькофф—Журнал».

{«id»:44026,»url»:»https:\/\/vc.ru\/books\/44026-pyat-privychek-v-delovoy-perepiske-kotorye-vseh-besyat»,»title»:»\u041f\u044f\u0442\u044c \u043f\u0440\u0438\u0432\u044b\u0447\u0435\u043a \u0432 \u0434\u0435\u043b\u043e\u0432\u043e\u0439 \u043f\u0435\u0440\u0435\u043f\u0438\u0441\u043a\u0435, \u043a\u043e\u0442\u043e\u0440\u044b\u0435 \u0432\u0441\u0435\u0445 \u0431\u0435\u0441\u044f\u0442″,»services»:{«facebook»:{«url»:»https:\/\/www.facebook.com\/sharer\/sharer.php?u=https:\/\/vc.ru\/books\/44026-pyat-privychek-v-delovoy-perepiske-kotorye-vseh-besyat»,»short_name»:»FB»,»title»:»Facebook»,»width»:600,»height»:450},»vkontakte»:{«url»:»https:\/\/vk.com\/share.php?url=https:\/\/vc.ru\/books\/44026-pyat-privychek-v-delovoy-perepiske-kotorye-vseh-besyat&title=\u041f\u044f\u0442\u044c \u043f\u0440\u0438\u0432\u044b\u0447\u0435\u043a \u0432 \u0434\u0435\u043b\u043e\u0432\u043e\u0439 \u043f\u0435\u0440\u0435\u043f\u0438\u0441\u043a\u0435, \u043a\u043e\u0442\u043e\u0440\u044b\u0435 \u0432\u0441\u0435\u0445 \u0431\u0435\u0441\u044f\u0442″,»short_name»:»VK»,»title»:»\u0412\u041a\u043e\u043d\u0442\u0430\u043a\u0442\u0435″,»width»:600,»height»:450},»twitter»:{«url»:»https:\/\/twitter.com\/intent\/tweet?url=https:\/\/vc.ru\/books\/44026-pyat-privychek-v-delovoy-perepiske-kotorye-vseh-besyat&text=\u041f\u044f\u0442\u044c \u043f\u0440\u0438\u0432\u044b\u0447\u0435\u043a \u0432 \u0434\u0435\u043b\u043e\u0432\u043e\u0439 \u043f\u0435\u0440\u0435\u043f\u0438\u0441\u043a\u0435, \u043a\u043e\u0442\u043e\u0440\u044b\u0435 \u0432\u0441\u0435\u0445 \u0431\u0435\u0441\u044f\u0442″,»short_name»:»TW»,»title»:»Twitter»,»width»:600,»height»:450},»telegram»:{«url»:»tg:\/\/msg_url?url=https:\/\/vc.ru\/books\/44026-pyat-privychek-v-delovoy-perepiske-kotorye-vseh-besyat&text=\u041f\u044f\u0442\u044c \u043f\u0440\u0438\u0432\u044b\u0447\u0435\u043a \u0432 \u0434\u0435\u043b\u043e\u0432\u043e\u0439 \u043f\u0435\u0440\u0435\u043f\u0438\u0441\u043a\u0435, \u043a\u043e\u0442\u043e\u0440\u044b\u0435 \u0432\u0441\u0435\u0445 \u0431\u0435\u0441\u044f\u0442″,»short_name»:»TG»,»title»:»Telegram»,»width»:600,»height»:450},»odnoklassniki»:{«url»:»http:\/\/connect.ok.ru\/dk?st.cmd=WidgetSharePreview&service=odnoklassniki&st.shareUrl=https:\/\/vc.ru\/books\/44026-pyat-privychek-v-delovoy-perepiske-kotorye-vseh-besyat»,»short_name»:»OK»,»title»:»\u041e\u0434\u043d\u043e\u043a\u043b\u0430\u0441\u0441\u043d\u0438\u043a\u0438″,»width»:600,»height»:450},»email»:{«url»:»mailto:?subject=\u041f\u044f\u0442\u044c \u043f\u0440\u0438\u0432\u044b\u0447\u0435\u043a \u0432 \u0434\u0435\u043b\u043e\u0432\u043e\u0439 \u043f\u0435\u0440\u0435\u043f\u0438\u0441\u043a\u0435, \u043a\u043e\u0442\u043e\u0440\u044b\u0435 \u0432\u0441\u0435\u0445 \u0431\u0435\u0441\u044f\u0442&body=https:\/\/vc.ru\/books\/44026-pyat-privychek-v-delovoy-perepiske-kotorye-vseh-besyat»,»short_name»:»Email»,»title»:»\u041e\u0442\u043f\u0440\u0430\u0432\u0438\u0442\u044c \u043d\u0430 \u043f\u043e\u0447\u0442\u0443″,»width»:600,»height»:450}},»isFavorited»:false}

134 447 просмотров

В поддержку книги они прислали текст с некоторыми идеями. Полная версия будет доступна в печатном и электронном виде в сентябре.

Бесит: обращения «коллеги» и «доброго времени суток»

Представьте себе любую компанию, у которой есть соцсети. Трое сотрудников отдела маркетинга одновременно получают письмо с таким текстом:

Коллеги! Завтра надо сдать отчёт по рекламе в соцсетях за прошлый месяц. Жду к 14:00.

Кто в итоге ответственный — неясно. Кажется, что Анна просто скинула задачу, а вы там сами разбирайтесь. Разберутся ли эти люди? Может быть, и разберутся, но Анну добрым словом не помянут. Ещё такое обращение может раздражать отстранённостью: вы только что пили с Анной кофе на кухне, а тут вдруг «коллеги», смотрите-ка.

Лучше обратиться к каждому лично:

Всем привет!

Завтра мы сдаём отчёт по рекламе в соцсетях.

Саша, собери статистику по продвижению постов. Ирина, с тебя — таблица по переходам на сайт и сравнение с прошлыми месяцами.

Пришлите, пожалуйста, завтра к 11, в ПДФ я соберу сама.

Ясно, что когда в переписке десять человек, к каждому по имени не обратиться. Но на десять человек лучше ничего не обсуждать в письмах, а собраться на встречу или созвониться. Если нужно просто скинуть на десятерых какой-то общий документ, это можно сделать вообще без обращения, никто не обидится.

Само слово «коллеги» нормальное. Но когда его постоянно используют, чтобы скинуть ответственность, это начинает раздражать. Если есть возможность лишний раз не раздражать собеседника, лучше так и сделать.

А «доброе время суток» — вообще всегда в топе ненавистных слов по данным всех наших опросов. Это просто уродство, нечего тут обсуждать.

Бесит: планёрки в почте

Есть такой формат работы: когда несколько человек что-то обсуждают в переписке. Кто-то один вбрасывает идею и включает троих коллег, потом их становится пятеро, постепенно обсуждение переключается на другие темы и обсуждаются несколько вопросов параллельно. Почему это ад:

• Люди начинают писать одновременно, отвечают на одно и то же невпопад. Очень трудно вникать в такие ответы.
• Кто-то обязательно забудет ответить на всех.
• Кто-то другой упустит чужой ответ.
• Кто-то третий в середине треда будет менять тему и подключать дополнительных людей.
• Чтобы получить какую-то полезную информацию из треда, должен быть специальный человек, который модерирует эту переписку.

Чтобы обсудить что-то коллективно, нужно собрать встречу или конференц-колл. Если такой возможности нет — задать вопросы каждому человеку по отдельности. Крайний случай — предложить всем проголосовать в гугл-форме или телеграме.

Если вас втянули в такой тред, напишите лично организатору треда ответы на все интересующие его вопросы и попросите исключить вас из переписки. Коллективная переписка — это нецелевое использование почты. Почта — это для переписки с одним человеком, плюс можно добавить пару человек в копию для информации.

• Если имя человека стоит в поле «Получатель», считается, что он ответственный за это дело или задачу. Ему можно что-то поручать.
• Если человек стоит в копии, то считается, что он тут для информации, никакие задачи он тут не решает и ответственность не несёт.
• Если человек стоит в копии и понадобилось поставить ему задачу, делается новое письмо.

Бесит: благодарность авансом

В деловых письмах иногда пишут «Заранее спасибо», потому что все хотят быть вежливыми. Попросил об одолжении, вроде как уже напряг человека, надо поблагодарить:

Лёша, привет!

Мы записываем видеоролик. Можешь написать нам сценарий прямой речи? Детали в аттаче.

Заранее спасибо, Слава.

Лёша ещё не согласился писать сценарий, а Слава уже благодарит. Выглядит как манипуляция: мол, всё равно не откажешь. И это наоборот подталкивает Лёшу найти повод не писать. Наверняка он переборет этот инстинкт и поможет коллеге — всё-таки, это работа. Но гораздо лучше, если в просьбах нет манипуляции.

Лёша, привет!

У меня к тебе просьба. Это не совсем по твоей должностной инструкции, но ты очень выручишь, если возьмёшься.

Завтра мы пишем ролик о продукте «…», нам нужна прямая речь для Петрова вроде того, что ты писал для Зайцева в марте. С Зайцевым тогда получился крутой ролик, и теперь Петров тоже хочет такой же. Текста на 15-20 секунд. Съёмки завтра в 14:30, текст нужен к этому времени.

Основные тезисы приложил. Выручи, пожалуйста. Если не возьмёшься — тоже скажи, я тогда буду искать копирайтера.

Слава.

Что тут хорошего произошло:

1. Слава заранее говорит, что просьба не по должностной инструкции, и согласие Лёши — это будет акт доброй воли.
2. Слава подробно рассказывает о задаче, показывает пример и называет срок.
3. Слава даёт Лёше возможность отказать. Парадоксально, но когда человеку предлагают поступить великодушно и при этом не давят, он с большей вероятностью соглашается помочь. Тут Слава наверняка согласится — разве что он очень занят.

Дело, конечно, не в словах типа «заранее спасибо», а в настрое. Если Слава относится к коллегам как к прислуге, они вряд ли будут ему стремиться помогать.

Бесит: когда пинают, ждут срочного ответа, напоминают о себе

Пятнадцать лет назад, когда не было мессенджеров и соцсетей, электронная почта казалась быстрым способом связи (хотя уже тогда была Аська). Теперь есть каналы и побыстрее, а почта считается врагом продуктивности. Особо просветлённые тайм-менеджеры отвечают на почту раз в день в специально отведённое время. А так получатель может отвечать на письмо день, два и неделю. Поэтому здесь два правила:

• Не писать письмом ничего срочного. Если надо срочно — звонить. Считаем, что если написано письмо, то задача в нём смело подождет 1-2 дня.
• Не писать повторных писем. Если человек не отвечает, не стоит ему на следующий день писать «ПИШУ ПОВТОРНО!» или попрекать «Я вам уже писал, а вы не ответили». Можно просто написать повторно, не упрекая и не подчеркивая, что письмо повторное.

Ещё: если человеку отправили документ на согласование два дня назад, не надо писать «смотри письмо два дня назад». Надо просто снова приложить этот документ.

Бесит: когда в тупой ситуации делают вид, что всё в порядке

Вот ситуация. Через два часа встреча с клиентом. Никто не в курсе, потому что менеджер никого не предупредил (забыл). Менеджеру стыдно признать провал, поэтому он такой типа всё в порядке:

Коллеги! Сегодня в 14:00 у нас встреча с клиентом таким-то. Жду вас через два часа!

Всем очевидно, что это накосячил менеджер. И ладно бы накосячил и извинился — нет, ещё и делает вид, что всё нормально, как будто мы дурачки и ничего не понимаем. Забыть может кто угодно и это можно понять и простить. А вот держать нас за дураков — это некрасиво, тем более что делается намеренно.

Менеджеру надо было просто признать, что ситуация ненормальная:

Ребята, я забыл вас предупредить о встрече с таким-то клиентом сегодня в 14:00. Простите меня, пожалуйста. Я понимаю, что всё в последний момент, но вы мне очень нужны на этой встрече.

Я прозвонил всем, с кем у вас запланированы встречи на это время. Всем всё объяснил, все в курсе, поэтому просто приходите в 14:00 в «Аврору». Простите еще раз.

Что тут хорошего:

• менеджер признал свой косяк;
• попросил прощения за него;
• совершил действия, чтобы всем было удобно выполнить его просьбу.

Это вообще классный приём, если нужно, чтобы человек сделал вам что-то, что он делать не обязан, покажите ему свою добрую волю: проделайте за него часть работы. Покажите, что вы с ним заодно, в одной команде. Такое отношение располагает и помогает договориться.

Напоследок прямая речь авторов

Когда-то я работала в корпорации и каждый день получала письма. Часть писем было формальным, отстранённым обсуждением рабочих вопросов, где каждый ссылался на правила, считал друг друга идиотами и отстаивал свою правоту. Побеждал тот, кто сошлётся на большее количество правил. Это была страшная потеря времени.

Потом до меня дошло: на том конце переписки не идиоты. Это такие же люди, как я: они работают над своими задачами, изо всех сил стараются успевать за планом и просто хотят решить вопрос. Одна эта вещь всё поменяла: я стала писать без претензий, бросила прикрываться правилами и сменила тональность на более дружелюбную. Вопросы стали решаться быстрее и проще.

С тех пор я знаю, что относиться к другим, как к идиотам, — непродуктивно, а уважение помогает улаживать конфликты и легко решать рабочие задачи. Книга «Новые правила деловой переписки» об этом.

Людмила Сарычева

Уже давно понятно, что «Хороших выходных» в переводе с офисного означает «Идите на х…», а «Я вас услышал» — «Ну ты и кретин». Мы хотим это изменить. Наш главный посыл: чтобы другие хотели тебе помогать, нужно отнестись к ним с уважением и заботой, пойти навстречу, проявить доброту.

Понятно, что многие вещи здесь сейчас выглядят максималистскими, и мы не поменяем культуру за один месяц. Но если из десятерых ваших коллег хотя бы двое начнут относиться к вам с уважением и заботой, вы это мгновенно почувствуете.

Еще очевидно, что всё это необязательно. В деловой переписке можно быть кровавым тираном, и люди всё равно будут с тобой работать, потому что у тебя бюджет, а у них зарплата. Но когда людям с тобой в кайф, они будут работать во много раз быстрее, эффективнее и изобретательнее.

Максим Ильяхов

Сопроводительное письмо к документам

Кроме обычной переписки, мы ежедневно высылаем контрагентам различные документы: договоры, протоколы, счета, презентационные материалы… Правила делового этикета да и элементарная осмотрительность в обращении с документами требуют написания в этих случаях сопроводительного письма. Что это дает и как его оформить? Каковы сроки его исполнения? Как потом хранить?

Сопроводительное письмо – это вид делового письма, который нужен для описания направляемого адресату пакета документов, если в этих документах отсутствует адресная часть.

Таким образом, информационной нагрузки сопроводительное письмо не несет, однако выполняет три важных функции:

• подтверждает факт отправки;
• предоставляет перечень отправленных документов и инструкцию по обращению с ними;
• благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения.

Как и большинство деловых писем, сопроводительное письмо оформляется на фирменном бланке и получает исходящий регистрационный номер отправителя. Правила оформления служебных писем мы подробнейшим образом не раз разбирали в журнале, поэтому сейчас сосредоточимся на особенностях сопроводительного письма.

Речевые шаблоны

Основа сопроводительного письма – перечень приложений. Текст же документа краток и условно делится на две части:

• сообщение о направлении документов,
• просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.).

Первая часть обычно так и начинается:

• «Во исполнение… направляем вам…»,
• «Высылаем вам…»,
• «Представляем вам…».

Далее можно указать цель направления документов: «для согласования», «для ознакомления», «для подписания», «для заполнения» (если речь идет об опросной форме или анкете). Мы рекомендуем использовать клише «направляем вам» или «высылаем вам», т.к. представлять что-либо можно только для ознакомления, но не для подписания или согласования.

Вторая часть может содержать следующие слова:

• «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр…»,
• «Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес…»,
• «Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного…».

Реквизит «Отметка о наличии приложений»

Как мы уже определили, главное в сопроводительном письме к документам – приложения. Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита. Независимо от того, как будет оформлено приложение, практика делового обращения требует полного перечисления приложенных к письму документов, указания количества экземпляров и количества листов в каждом из них. Если этой информации не будет, сопроводительное письмо потеряет всякий смысл.

Итак, когда о направляемых документах уже сообщается в тексте письма, вновь перечислять их названия не стоит. Достаточно указать количество листов и экземпляров. См. Пример 1.

Пример 1. Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в тексте письма)

Если приложение не обозначено в тексте письма, помимо количественных данных нужно указать его название. Если пакет включает в себя несколько документов, приложения нумеруются. См. Пример 2.

Пример 2. Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в отметке о его наличии)

Хотя в ГОСТе Р 6.30-2003 написано, что при перечислении нескольких приложений в отметке об их наличии обобщающее слово перед двоеточием стоит в единственном числе «Приложение:», в подобных случаях все-таки рекомендуем писать его во множественном числе «Приложения:», как мы показали в Примере 2.

Во-первых, это правильно с точки зрения правил русского языка. И во-вторых, разработчики этого ГОСТа сами потом «исправились», когда стали давать разъяснения относительно его применения в своих методических рекомендациях. См. цитаты двух этих документов ниже. Но многие упорно продолжают писать слово «Приложение:» в единственном числе, даже если за ним следует список из нескольких документов. Не делайте так, и мы объяснили почему.

Фрагмент документа

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.21. …Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют:

Фрагмент документа

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003

3.16. …Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют:

Разночтения встречаются и относительно того, как писать слово «приложение» в тексте письма: с маленькой или большой буквы, со знаком «№» или без. Дело в том, что указать наименование прилагаемого документа в тексте сопроводительного письма можно по-разному; сравните сами, глядя на Пример 3: во втором случае уместно указать в скобках, что документ является приложением, а в последующих случаях показываем, как по-разному это можно сделать. Все варианты корректны, просто в письме важно придерживаться единообразия. А еще лучше в инструкции по делопроизводству своей организации (или ином локальном нормативном акте, посвященном подобным вопросам) выбрать и зафиксировать какой-то один вариант, тогда единообразие будет во всех документах и путаницы у исполнителей – меньше.

Пример 3. Различные способы указания наименования приложения в тексте письма

Для сброшюрованного приложения количество листов можно не указывать (Пример 4).

Пример 4. Описание сброшюрованного приложения

Когда приложений настолько много, что удобнее перечислить их на отдельном листе (он будет называться «Опись приложений к письму от… №…»), в письме будет достаточно сослаться на такую опись (Пример 5).

Пример 5. Если приложений так много, что их удобнее перечислить в отдельной описи

Если же вы прикладываете к своему письму другое письмо, имеющее собственное приложение, об этом нужно сообщить адресату (Пример 6).

Пример 6. Приложение к письму имеет собственное приложение

Наконец, если ваше письмо адресовано сразу нескольким организациям, а приложение – только одной из них (другие получают письмо лишь для ознакомления), об этом тоже следует сказать (Пример 7).

Пример 7. Приложение направляется только одному получателю письма из нескольких

Отметку о наличии приложений оформляют ниже текста письма и выше подписи. Обычно эти расстояния (отступы) делают одинаковыми и равными примерно 2-3 межстрочным интервалам (это хорошо показано на образце оформления целого письма в Примере 9).

По общему правилу, если документ имеет приложения, то на нем оформляется отметка об их наличии ниже текста и выше подписи, а на прилагаемых документах (у каждого в верхней правой части первого листа) пишется, приложением к какому документу они являются (с обозначением номера приложения, если их несколько), как в Примере 8.

Пример 8. Номер приложения и данные основного документа на 1 листе приложения

Но сопроводительное письмо несет учетную функцию пересылаемых документов, выступая в роли некой описи вложений в конверт, реально же пересылаются документы, поименованные в таком письме в качестве приложений. Если бы письмо имело другую функцию (например, было офертой, делая предложение подписать договор и перечисляя условия предлагаемого сотрудничества), то «ключевым» по смыслу документом было бы письмо, а прилагаемые документы лишь помогали бы ему выполнить свою функцию. Но речь идет о сопроводительном письме, и в этом случае не стоит «портить» пересылаемые документы информацией об «описи вложения в конверт» – т.е. такую отметку на них оформлять не нужно!

Подписание и регистрация у отправителя

Подписант делового письма – то же должностное лицо, что и при обычной деловой переписке (как правило, либо руководитель организации, либо уполномоченный топ-менеджер). Если речь идет об отправке первичных учетных документов, подписать письмо может и главный бухгалтер.

Чтобы получатель письма потом не обращался со всеми уточняющими вопросами к его подписанту (обозначен цифрой 1 в Примере 9), следует указывать в этом документе и исполнителя (там же, см. цифру 2).

Перед отправкой сопроводительному письму нужно присвоить исходящий номер (обозначен цифрой 3).

А адресат присвоит ему свой входящий номер при регистрации факта поступления документа, при этом на нем дата поступления и входящий номер могут указываться (рукописно или при помощи штемпеля, как в Примере 9 – см. цифру 4).

Пример 9. Сопроводительное письмо Пример 11. Форма сопроводительного письма для заявителей – физических лиц

Сюрприз для заявителей – физических лиц

Необходимость писать сопроводительное письмо к документам касается всех, независимо от того, организация это или физическое лицо. Между тем когда в организацию приходит обычный человек, никакого письма к его документам, как правило, не составляется. А жаль, ведь вам было бы удобнее не запоминать и самим как-то фиксировать, а иметь написанные визитером сведения: от кого, какие документы, кому из ваших сотрудников и зачем передать. Если вы систематически имеете дело с частными лицами, особенно по ряду типовых вопросов, и при этом получаете от них документы, с которыми ваша организация далее должна что-то сделать, то рекомендуем вам разработать бланк сопроводительного письма для подобных случаев и просить его заполнить каждого такого визитера. См. образец формы в Примере 11.

Заполненную форму вы зарегистрируете и копию письма с входящим номером отдадите заявителю, а пакет полученных от него документов пустите по надлежащему маршруту. Тогда, позвонив справиться о своих документах, человек спросит уже не про «дачу в Малиновке», а про определенное письмо с уникальным индексом.

Просьба ответить в определенный срок

Многие организации любят сразу ставить адресату в своих сопроводительных письмах срок исполнения, причем способы могут варьироваться от вежливого «Просим подписать документы и вернуть в десятидневный срок» до императивного «Срок ответа на письмо – 5 рабочих дней». Стоит ли писать так? И как реагировать самим на подобные условия?

Вспомним о том, что по правилам делового обращения . Этот ориентир следует вспомнить, если в сопроводительном письме иной срок отсутствует.

Поставить обязательный срок исполнения может только вышестоящая, контролирующая организация или какой-либо государственный орган, обязательный для вашего исполнения нормативный документ. Еще стороны сами могут договориться и зафиксировать документально добровольно взятые на себя обязательства:

Пример 10. Срок ответа на письмо может быть установлен в договоре

Договором предусмотрен обязательный досудебный порядок разрешения споров и разногласий. Сторона, считающая, что ее права по настоящему Договору нарушены, обязана направить другой Стороне письменную мотивированную претензию. Сторона, получившая письменную мотивированную претензию, обязана рассмотреть ее и дать письменный мотивированный ответ в течение 10 (Десяти) календарных дней с момента ее получения…

Когда общаются равные по статусу компании (если ранее для них никто свыше или они сами для себя правил взаимодействия не установили), попросить ускорить ответ можно, но для этого нужно веское основание. Например: «Просим выслать заполненный опросный лист в четырнадцатидневный срок, так как до 01.10.2013 мы должны предоставить ответ в Министерство здравоохранения РФ». Приказы в подобных случаях некорректны, в том числе с точки зрения делового этикета.

Хранение сопроводительных писем

Сопроводительное письмо становится ненужным, как только исполнитель берет в руки его приложения и убеждается в их полной комплектности. С этой минуты работа будет идти над ними, а на письме следует поставить отметку об исполнении и поместить его в дело.

Часто возникает вопрос о том, как хранить сопроводительные письма и приложения к ним: отдельно или вместе? Обычно приложение к письму помещается в специальное, отведенное именно для этого рода документов дело. Для сопроводительных писем в нем места нет: акты выполненных работ, счета-фактуры, договоры и многие другие документы хранятся отдельно и зачастую в течение разного времени.

Этот момент следует учитывать при составлении номенклатуры дел. Некоторые компании (с малым объемом документооборота) создают одно дело «Сопроводительные письма» и помещают в него вообще все письма этого рода, независимо от того, что было к ним приложено. Другим приходится создавать несколько дел по сопроводительным письмам и помещать их в номенклатуры дел структурных подразделений. Тогда, например, присланный договор пойдет в дело «Договоры оказания услуг», а сопроводительное письмо к нему – в дело «Сопроводительные письма к договорам по основной деятельности».

Бывает и так, что письмо остается в компании на хранении, а приложение – нет. Это касается, например, проектов документов (как в Примере 9). Проект положения еще не является документом и наверняка не раз будет подвергнут исправлениям, хранить его не обязательно.

Как видим, ничего сложного в составлении сопроводительного письма нет, зато само оно может сберечь не только ваши документы, но и время.

Небольшая сложность, как обычно, может наступить при внедрении в компании правила составлять и сдавать на отправку вместе с пакетом документов должным образом оформленное сопроводительное письмо. Но эта проблема решается довольно просто путем установления данного правила в локальном нормативном акте. А пользу от него переоценить трудно.

Написание эффективных ответных писем рецензентам: советы и шаблон

Не все рецензенты предоставляют комментарии в одном и том же формате, но многие рецензенты предоставляют «основные комментарии», за которыми следуют «второстепенные комментарии». Этим двум категориям комментариев может предшествовать краткое изложение рецензентами цели, методов, основных результатов и последствий вашей работы.

Основные комментарии: они обычно касаются основного научного или академического содержания представленной рукописи

Незначительные комментарии: они обычно касаются презентационных аспектов, таких как грамматические ошибки, несоответствия, отсутствие соответствующих ссылок и изменения, предлагаемые для таблиц и рисунков

Мы предлагаем вам проработать эти четыре подготовительных этапа для ответа рецензентам.Вы можете пропустить этап 1, если рецензент уже классифицировал комментарии как основные и второстепенные.

• Если рецензент не использовал формат основных / второстепенных комментариев, разделите каждый из комментариев на основные и второстепенные категории, чтобы помочь вам решить важность каждого из комментариев — вам не нужно ссылаться на вашу категоризацию в своем письменном ответе. рецензентам.
• Решите, с какими комментариями вы согласны и сделаете, а какие не согласны и решите не делать.
• Для каждого комментария запишите, как вы (и ваши соавторы) ответите, кто будет выполнять необходимую работу, и кто будет составлять отредактированную рукопись и ответное письмо.
• Тогда это просто (а иногда, не так просто) случай проработки каждого из основных и второстепенных комментариев по очереди и соответствующего пересмотра вашей рукописи.

На этом этапе не забудьте проверить крайний срок возврата отредактированной статьи.Некоторые редакторы журналов заявляют об этом в письмах к вам. В противном случае вам, возможно, придется проверить, указан ли крайний срок в руководстве для авторов. Например, может быть указан 3-месячный (90-дневный) срок. Обязательно спланируйте работу, которую вы должны выполнить, включая составление письма (и любое время для редактирования и перевода вашего исправленного документа и ответного письма), в течение этого периода времени. Если на каком-либо этапе вы считаете, что не сможете уложиться в срок, указанный для повторной подачи, обязательно сообщите об этом редактору журнала.Мы рады помочь вам составить соответствующее письмо с просьбой о дополнительном времени для доработки, и большинство редакторов с радостью предоставят продление.

Ответное письмо на запрос: формат (с образцами)

Ответное письмо на запрос — это письмо, которое является ответом на некоторую начальную букву. Он предоставляет информацию или соответствующий ответ на первоначальный запрос. У некоторых людей может быть определенная озабоченность или они хотели бы решить проблему, поэтому написание ответного письма на такие запросы становится очень важным.

Использование образцов может оказаться большим подспорьем.

Формат ответного письма

Ниже представлен формат ответного письма:

Имя

Адрес

Штат

, почтовый индекс

Страна

Дата

Укажите имя лица, к которому вы обращаетесь, в письме

Позиция

Компания

Адрес

Штат

, почтовый индекс

Страна

Уважаемый ABC,

Спасибо, что связались с нами по поводу ситуации XYZ (объясните ситуацию здесь).

С сожалением сообщаем вам, что в настоящее время мы должны отклонить этот запрос (укажите причину отклонения запроса).

Большое спасибо за интерес к этому вопросу. Примите наши искренние извинения.

С уважением,

Подпись

Имя

Ответное письмо клиента

Клиент может жаловаться на определенную услугу или продукт и может задать вопрос, поэтому важно знать, как написать хорошее письмо-ответ клиенту.Чтение соответствующих образцов может быть большим подспорьем для писателя.

публикации.qld.gov.au

---

Ответ на письмо с отказом

Было бы разумно знать, как написать ответ на письмо с отказом, поскольку оно поддерживает отношения между двумя сторонами, поскольку для некоторых людей отказы довольно эмоциональны. Знание правильного контента будет большим подспорьем и даже может открыть некоторые возможности в будущем.

studentservices.fgcu.edu

---

Ответное письмо на жалобу пациента

Получение жалобы пациента может быть совершенно неуважительным и может оскорбить его чувства, поэтому знание того, как написать ответное письмо на жалобу пациента, может быть весьма полезным.Важно прочитать соответствующий образец, чтобы получить представление о правильном содержании и тоне.

Southernhealth.nhs.uk

---

Деловое письмо-ответ

Важно знать правильный формат делового ответного письма. При написании такого письма важно использовать профессиональный тон и соответствующий формат.

lexpublib.org

---

Окончательное ответное письмо

Некоторые поставщики услуг отвечают поэтапно, и окончательное ответное письмо означает, что больше нечего добавить как таковое, и заказчик или лицо получат соответствующие детали.Было бы неплохо использовать шаблон для такого письма.

lgo.org.uk

---

Ответное письмо юридического характера

lac.org

---

Ответное письмо на жалобу

abdo.org.uk

---

Письмо-ответ на жалобу

members.scouts.org.uk

---

Ответ на письмо-запрос

В ответе на письмо с запросом будет указано, принят ли запрос или отклонен. Чтение соответствующего образца может оказаться большим подспорьем в выборе правильного содержания.

english-for-students.com

---

Шаблон ответного письма

edanzediting.com

---

Как написать ответное письмо

Чтобы написать ответное письмо, важно иметь в виду следующие моменты:

• Ответное письмо должно быть адресовано лицу, первоначально отправившему запрос.
• Он должен удовлетворить запрос человека, который запросил ответ в определенной ситуации.
• Письмо должно включать конкретную информацию, которая является по существу и удовлетворяет читателя, решая соответствующий вопрос или предоставляя некоторую информацию о нем.
• Письмо должно быть формальным и логичным.
• Не должно быть орфографических или грамматических ошибок, а тон письма должен быть формальным.
• Вычитайте ответное письмо перед его отправкой соответствующему лицу.

Как ответить на письмо с запросом информации

Когда кто-то отправляет вам письмо с запросом какой-либо информации, важно ответить быстро и кратко, но без резкости.Ключ к хорошему письму с ответом на запрос информации или ответному письму на запрос документов должен звучать так, как будто вы счастливы предоставить информацию, если можете, или искренне сожалеете, если не можете. Никогда не говори, что они беспокоят вас своей просьбой.

Начните с личного приветствия

Письма, запрашивающие какую-либо информацию, всегда подписываются физическим лицом, поэтому убедитесь, что вы начинаете свое письмо с личного ответа автору письма. С помощью компьютеров можно легко обратиться к человеку по имени , даже если вы используете шаблон.

Если письмо с запросом было подписано мисс Сьюзан Кеннеди, вы должны ответить «Уважаемая мисс Кеннеди», за которым следует запятая или двоеточие. Если автор письма подписался более неформально, например, просто «Сьюзен Кеннеди», всегда безопасно использовать «Мисс». Однако, если ваш бизнес известен своим веселым, модным или молодым бизнесом, вы можете вместо этого написать «Дорогая Сьюзен». Если в имени не указан пол, используйте имя: «Дорогой Алекс» или «Дорогой Дрю».

Начните с объяснения причин

Ваше первое предложение должно объяснить причину вашего письма .Может показаться очевидным, что, поскольку человек написал вам первым, он будет знать, почему вы отвечаете. Однако указание этого заранее поможет подтвердить, что вы оба говорите об одном и том же. Когда запрос был отправлен кому-то другому, который переслал его вам для ответа, вы также должны указать это, чтобы избежать путаницы.

• Это письмо отправлено в ответ на ваш запрос о предоставлении информации о наших чистящих средствах.
• Пишу в ответ на ваш запрос о предоставлении информации о наших услугах.
• Наш вице-президент по продажам Вики Свенсон направила мне ваше недавнее письмо, поскольку я обрабатываю запросы о предоставлении информации.

Если возможно, после этого открытия добавьте второе предложение, показывающее, что вы рады возможности помочь.

• Я рад помочь устранить путаницу.
• Я рад предоставить вам ответы, которые помогут вам принять решение.

Предоставьте запрошенную информацию

Начните новый абзац, чтобы предоставить запрошенную информацию как можно короче .Если информация длинная или сложная, и у вас есть документ, который хорошо ее объясняет, укажите, что вы включили этот документ.

• У нас есть два продукта, шалфей и кварц, которые, я думаю, вам пригодятся. Шалфей — это (краткое описание), а кварц — скорее (краткое описание).
• У нас есть несколько продуктов в этой категории, и я приложил к каждому из них брошюры, в которых объясняются их особенности, преимущества и наилучшее использование.

Избегайте безличных фраз вроде «Прилагаю, пожалуйста, найдите… «Сделайте свое письмо дружественным и разговорным, написав» Я приложил … «

Когда вы не можете помочь

Бывают случаи, когда вы не можете предоставить запрошенную информацию, независимо от того, знаете ли вы ответ, информация является частной, или по другой причине. важно ответить на письмо независимо от , чтобы ваша компания по-прежнему отзывчиво и заботливо. , бережно хранимый семейным рецептом.

Я просмотрел наши архивы, но не нашел ответов на ваши вопросы. Мне очень жаль, что я не смог помочь.

Поблагодарить их за письмо

Поблагодарить автора письма за ее письмо является хорошей деловой практикой, потому что показывает, что вы знаете, что ее время ценно.

• Спасибо, что нашли время написать.
• Спасибо, что подумали о (название компании) при поиске системы безопасности.

Старайтесь не звучать слишком похоже на коммерческое предложение, например, «Спасибо за то, что подумали о ABD.Помните, мы обеспечиваем вам безопасность дома, на работе и на отдыхе ».

Close, предлагая дополнительную помощь

Всегда заканчивайте свое ответное письмо с чувством « наша дверь всегда открыта ». в конце вашего письма, вы никогда не хотите, чтобы оно звучало как отмахивание.

• Если вам нужна дополнительная информация, свяжитесь со мной лично в любое время.
• Если у вас есть какие-либо вопросы по приложенному мною документу, я буду рад на них ответить.

Завершите просто словом «С уважением», пропустите четыре строки для своей собственноручной подписи, а затем добавьте свое напечатанное имя и заголовок. Избегайте модных подписей, таких как «Best» или «Cheers» или сиропное «Очень искренне ваше».

Как отвечать на благодарственные письма (с шаблоном, примерами и советами)

Электронная почта позволяет легко отправлять быстрые сообщения и заметки людям в профессиональных условиях. Все чаще деловые партнеры могут отправлять друг другу письма с благодарностью, а не открытки с благодарностью.Ответ на благодарственные письма — это уместный и вежливый жест, который может помочь установить или продвинуть позитивные отношения.

В этой статье мы объясняем, когда отвечать на благодарственные письма, описываем, как отвечать, и приводим пример ответа.

Связано: 15 шаблонов бизнес-рассылки

Когда отвечать на благодарственные письма

Сотрудники получают много писем в день от коллег, клиентов и внешних заинтересованных сторон.Некоторые электронные письма требуют ответа, а другие — нет. Ответ на письмо с благодарностью часто бывает хорошей идеей. Подтверждение наличия электронного письма помогает поддерживать крепкие отношения, будь то между вами и коллегой или между вами и клиентом. Есть несколько писем с благодарностью, которые вы можете игнорировать, например письма от продавцов, товары которых вы не заинтересованы в покупке.

Если вы не уверены, заслуживает ли благодарственное электронное письмо ответа, подумайте, хотите ли вы поддерживать отношения с отправителем, и если благодарственное письмо включает в себя дополнительные вопросы.Если одно из этих утверждений верно, быстро ответьте отправителю.

Связано: 20 лучших практик этикета электронной почты на рабочем месте

Как отвечать на благодарственные письма

Используйте эти шаги, чтобы составить соответствующий и эффективный ответ на благодарственное письмо:

1. Благодарность Отправитель.
2. Объясните выгоду.
3. Будьте краткими.
4. Поддерживайте позитивный тон.
5. Подпишите свой ответ.
6. Отвечайте быстро.

1. Подтвердите отправителя

Откройте свое электронное письмо с подтверждением отправителю. Выразите свою благодарность за их электронную почту.

Пример: «Добро пожаловать, Пэт!»

2. Объясните выгоду

Опишите выгоду для вас проекта, услуги или работы, за которые вас благодарит.

Пример: «Мне понравилась возможность встретиться с клиентом и развить свои навыки продаж.«

3. Будьте краткими

Электронное письмо должно быть кратким. Поскольку ответ на благодарственное письмо является дополнительным сообщением, он не требует пространных объяснений.

Пример: « Я с нетерпением жду к большему количеству встреч с клиентами в будущем ».

4. Поддерживайте позитивный тон

Тон вашего электронного письма должен быть легким и позитивным. Сосредоточьтесь на благодарности, которую вы чувствуете, и на пользе, которую вы получили от первоначального взаимодействия.

Пример: «Это вообще не было проблемой!»

5. Подпишите свой ответ

Если вы отвечаете коллеге или другому внутреннему члену вашей организации, поставьте неофициальную подпись своим именем. Если ответ предназначен для клиента или другого внешнего заинтересованного лица, включите официальную подпись компании с названием должности и прямой контактной информацией.

Пример: С уважением, Алекси Джонсбург, менеджер по продажам, 870-586-3142 доб.509

6. Ответьте быстро

Напишите и отправьте ответ на благодарственное письмо в течение 24 часов с момента его получения. Поскольку эти ответы короткие и не требуют исследования, на составление соответствующего ответа у вас не уйдет много времени.

Связано: 12 эффективных способов начать электронное письмо

Шаблон для ответов на благодарственные письма

Рассмотрите возможность использования этого шаблона для структурирования краткого и эффективного ответа на благодарственное письмо:

Уважаемый [имя отправителя ],

Было очень приятно! Мне понравился [проект или задача], и он [принесет пользу вам].Я с нетерпением жду [соответствующего опыта].

С уважением,

[ваше имя]
[должность]
[контактная информация]

Примеры благодарственных писем по электронной почте

Вот несколько примеров благодарственных писем, которые помогут вам начать работу самостоятельно :

1. Спасибо по электронной почте ответ коллеге

Уважаемый Райан,

Мне было приятно! Мне понравилось работать с вами и остальной командой над весенней маркетинговой кампанией, и это действительно помогло мне глубже понять лучшие практики SEO.С нетерпением жду начала летней кампании!

С уважением,

Мэгги

2. Спасибо, ответ по электронной почте клиенту

Уважаемая г-жа Арнольд,

Добро пожаловать! Мне понравилось найти идеальный спальный гарнитур для вас и мистера Арнольда, и было приятно встретиться и поработать с вами обоими. Я с нетерпением жду возможности помочь вам найти более совершенные предметы мебели в будущем.

С уважением,

Бри Андерс
Начальник этажа
907-445-6536 доб.133

3. Спасибо, ответ по электронной почте руководителю

Дорогая Хизер,

Мне было приятно! Мне понравилось изучать передовой опыт и составлять отчет. Это действительно помогло мне глубже понять ценность эффективных процедур, особенно для нашей команды. Рад помочь с любыми другими проектами в будущем!

Если вы создаете исходное электронное письмо, а не ответ, убедитесь, что ваша тема письма дает получателю четкое представление о том, что повлечет за собой электронное сообщение.

Оставайтесь сосредоточенными: Держите электронную почту с одной или двумя связанными идеями. Четко опишите ситуацию и что вам нужно от ресивера.

Представьтесь: Если вы впервые пишете кому-то электронное письмо, представьте себя и свою роль в компании в начале письма. Таким образом, получатель знает, кто отправил им сообщение, без необходимости прокручивать страницу до вашей подписи.

Вычитайте написанное: После составления электронного письма проверьте его точность и ясность.Исправьте любые орфографические ошибки или неудобные фразы перед отправкой электронного письма.

Подходите: Держите язык профессиональным и подходящим. Используйте полные слова, а не сокращения или смайлики.

Отвечайте быстро: Отвечайте в течение 24 часов с момента получения электронного письма. Если вам нужно больше времени для сбора информации, отправьте ответ, отметив, что вы работаете над запросом отправителя, и укажите временные рамки для полного ответа.

Используйте функцию reply-all с осторожностью: Убедитесь, что людям, указанным в ответном сообщении, нужна информация.

Рассмотрим телефонный звонок: Если вы пишете длинное электронное письмо или просите сложный запрос, подумайте о том, чтобы позвонить этому человеку, а не писать по электронной почте. Может быть проще объясниться по телефону, чем в письменной форме.

Включите подпись: Даже если вы просто общаетесь по электронной почте с коллегами, включите краткую подпись со своим именем.

Рассмотрите возможность создания шаблонов: Если вы обнаружите, что постоянно составляете похожие электронные письма или ответы, подумайте о написании нескольких шаблонов, чтобы сделать процесс электронной почты более эффективным.

Как написать ответное письмо?

Форматирование письма Наилучший шрифт для ответных писем — Times New Roman, размер 12. Используйте одиночные пробелы в тексте письма.

Заголовок Заголовок вверху письма должен включать определенную информацию. Это включает дату и имя, адрес и адрес телефона. Кроме того, должны быть указаны имя, должность, название компании и адрес получателя.

Напишите приветствие Наиболее распространенное приветствие — «Уважаемый», за которым следует имя получателя. В зависимости от того, насколько формальным является письмо, вы можете использовать фамилию или имя человека. Если это женщина, используйте «Ms.» вместо того, чтобы предполагать, что она «миссис». если информация не предоставлена ​​четко.

Напишите тело письма Правильный способ начать — поблагодарить отправителя за письмо. Текст письма должен быть через один интервал с пропущенной строкой между абзацами и после конца.Содержание тела должно содержать четкие и краткие ответы на все заданные вопросы. Дважды проверьте исходное письмо и убедитесь, что на все вопросы даны ответы. Когда дело доходит до тона письма, лучше всего быть формальным и профессиональным. Избегайте использования сленга.

Предоставьте дополнительную важную информацию Если есть определенные моменты, которые, по мнению некоторых, сделают письмо более сильным, добавьте информацию, выходящую за рамки исходного запроса.Однако постарайтесь сделать эту часть короткой и понятной, потому что у получателя может не быть много времени, чтобы прочитать письмо.

Напишите Заключение Напишите краткое содержание, если письмо длинное. Спросите, достаточно ли предоставленной информации, и дайте получателю возможность снова связаться с автором или темой письма.

Обзор и исправление Самое главное, просмотрите письмо хотя бы один раз. Проверьте наличие распространенных орфографических и грамматических ошибок.Если письмо особенно важно, попросите другого человека прочитать его и дать свой отзыв.

Подпишите письмо Используйте заключительные строки, которые приглашают к дополнительному разговору. Хороший пример — сказать: «Я с нетерпением жду вашего ответа». Кроме того, перед подписанием письма используйте заключительную фразу, например «С уважением» или «С уважением». Для бумажной копии письма найдите время, чтобы подписать письмо чернилами над линией подписи. Для электронных писем просто введите свое полное имя.

Советы по ответам на письма-жалобы Если ответное письмо является ответом на жалобу, рассмотрите факты ситуации и найдите время, чтобы понять точку зрения отправителя. Не занимайте оборонительную позицию или пренебрежительно, но спокойно решайте все проблемы.

Советы по ответу на деловой запрос Отвечая на деловой запрос, важно как можно лучше представить себя, поскольку отправитель потенциально является новым клиентом.Сосредоточьтесь на том, чтобы сообщить, как каждый добавляет ценность или удовлетворяет потребности клиента. Если есть другие услуги, которые могут быть полезны клиенту, добавьте краткую информацию об этом. Это прекрасная возможность объяснить, чем вы выделяетесь среди конкурентов.

Образец благодарственного письма для ответа, ответа или ответа

ОБРАЗЕЦ ПИСЬМА

[Имя отправителя]
[Адресная строка]
[Штат, почтовый индекс]

[Дата письма]

[ Имя получателя]
[Адресная строка]
[Штат, почтовый индекс]

[Тема: Обычно жирным шрифтом, кратко излагает цель письма] -Дополнительно-

Уважаемый [Имя получателя],

Я был рад вижу, что вы так быстро ответили на присланную мною заявку.Возможно, вы знаете, что поиск новой работы часто может быть печальным временем, особенно когда вы не получаете подтверждения о том, что кто-то принимает к сведению вашу заявку.

Я понимаю, что в настоящее время у вас нет открытых позиций в вашей фирме, но я хотел бы спросить, если какие-либо позиции действительно откроются в ближайшее время, вы помните обо мне. Еще раз благодарю вас за то, что вы нашли время ответить на мое первоначальное заявление, и хотел бы иметь возможность поработать для вас в ближайшее время.

С уважением,

[Имя отправителя]
[Заголовок отправителя] -Дополнительно-

[Приложения: номер] — Необязательно —
cc: [Имя получателя копии] — Необязательно —

Образец письма с благодарностью за ответ, ответ или ответ.

Что еще нужно учитывать при написании благодарственных писем руководству

Благодарственные письма

Благодарственные письма — это письма, написанные для вежливого подтверждения подарка, услуги, комплимента или предложения. Проще говоря, это письма, которые вы пишете, чтобы выразить свою благодарность и признательность за чьи-то продуманные действия. Вы можете отправить благодарственное письмо после личных мероприятий, интервью, сетевых мероприятий, после получения подарка или пожертвования и т. Д. Благодарственное письмо всегда особенное, поскольку оно позволяет получателю узнать, что то, что он / она сделал, было большим. ценится и ценится.Письмо должно быть отправлено как можно скорее и когда события еще свежи, чтобы оно могло быть более значимым.

Благодарственные письма должны быть теплыми, личными и искренними. Начните с двух волшебных слов «Спасибо» и обращайтесь к получателю так, как это кажется наиболее естественным. Четко сформулируйте, за что вы благодарите человека. Сообщите получателю, почему его / ее конкретный подарок или действия ценятся и почему они важны для вас. Спросите о благополучии получателя и поделитесь некоторой информацией о своей жизни.Сообщите ему / ей, что вы думаете о нем / ней, и сообщите об этом в следующий раз, когда вы, возможно, захотите встретиться. В заключение поблагодарите получателя еще раз и дайте ему понять, что вы цените его дружбу.

Письма руководству

Письма руководству — это письма, написанные персоналу или отделу, который контролирует и принимает решения для компании или организации. Это могут быть письма-заявления о приеме на работу, письма-жалобы для подачи жалоб, письма-запросы для запроса информации и т. Д.При любых обстоятельствах все письма, направляемые руководству, должны быть формальными, содержать всю необходимую информацию и не содержать грамматических ошибок. Они также должны быть набраны четким и профессиональным шрифтом. Не включайте конфиденциальную информацию, особенно если письмо не адресовано конкретному человеку.

Прежде чем писать письма руководству, вам нужно подумать о том, чего вы хотите достичь и кому именно вы пишете. Используйте правильный адрес и приветствие.Если у вас нет существующих отношений с получателем, представьтесь в первом абзаце. Начните с самой важной информации и переходите непосредственно к делу. Будьте краткими. Однако, если ваше письмо относительно длинное, разбейте его на короткие абзацы. Если есть какие-либо приложения, обязательно укажите это в письме и дайте краткое описание того, что они из себя представляют. В заключение выразите признательность и сообщите свои контактные данные.

Как написать акт приема-передачи

В тот момент, когда вы соглашаетесь на открытое приглашение или просьбу, с энтузиазмом покажите свое решение.Один из лучших способов сделать это — просто написать письмо, в котором говорится, что вы принимаете. Письменный ответ хорошо говорит приглашающим о вашем персонаже. Он говорит, что вы настоящий персонаж и горячо хотите поддержать мероприятие / мероприятие.

Самая большая часть написания вашего согласия, это во много раз проще, чем принятие решения сказать «да».

Вот несколько вещей, на которые вы можете ответить письмом о принятии:

• Приемные заявки: учебные заведения / клубы / организации
• возможности франчайзинга
• приглашает пообедать, отпраздновать, тайные обеды, гостеприимство, встречи
• предложение
• возможность трудоустройства
• частных членов приглашает: комитет правления / комиссия / уполномоченные организации
• пригласить на свадебную церемонию
• разговорных занятий: мастер-классы / форумы / праздничные застолья
• любые просьбы о пожертвованиях, благотворительных услугах или другой помощи

Что указывать в письме:

• Те же мысли, которые побудили вас согласиться с приглашением или предложением, должны быть выражены в письме.Убедитесь, что ваш ответ доставляет удовольствие приглашающей стороне прочитать.
• Чтобы дополнительно настроить принятие, включите подробности мероприятия (дату, время, сумму взноса, на который вы соглашаетесь, обязанности, с которыми вы соглашаетесь, что вы можете помогать после утверждения)
• В теле письма укажите любые потребности, если это применимо к вашей ситуации. Если вам нужна квитанция о благотворительных пожертвованиях для использования в качестве налогового вычета, адрес и направления к месту проведения, оборудование для выступления или выступления, список всех, кто участвует в организации мероприятия, или особые потребности для инвалидов, это должно быть упомянуто в вашем ответе который принимает приглашение.
• Заканчивая письмо, прозрачно выразите, насколько вам приятно присутствовать, получать повышение и / или находить развитие в этой ситуации.

предложений для обычно используемых приглашений:

«После рассмотрения вашей недавней заявки наша компания удовлетворена вашим заявлением и может предложить вам запрошенное финансирование».

«Я с большим удовольствием принимаю предложенную должность старшего химика-аналитика».

«Я очень рад, что у меня появилась возможность сделать это.”

«Я очень признателен за ваши щедрые извинения и принимаю их с ясным пониманием».

«Я согласен и рад возможности встретиться вместе в вашем офисе утром 11 марта в 9:30. Вместе мы спланируем Всеамериканскую ярмарку науки в этом году и устроим еще одно замечательное мероприятие ».

«Одним словом, мой ответ — Абсолютно».

«Мой ответ на ваше письмо с просьбой о пожертвовании для Смитсоновского детского дома, благотворительной цели, за которую я ценю усилия, обнаружил вложенный чек на 1000 долларов.”

«Спасибо, что пригласили меня выступить лектором в Центре медитации Свон Суун в следующие два месяца».

«Мы с удовольствием принимаем Ваше любезное приглашение. Ожидайте, что мы будем там ».

«Смета на ремонт обеденного зала королевы Луизы любезно принята. Мы рады вас нанять ».

«Мы определенно рады предоставить вам продление на 6 недель для завершения вашей работы. Все, что было сделано до сих пор, было великолепно. Вы отлично разбираетесь в своем деле, поэтому мы готовы работать с вами.”

«Приемная комиссия рада сообщить вам, что ваше заявление о зачислении в школу Тиллер было одобрено».

«Весь наш персонал будет рад видеть вас в офисе и работать с вами».

Пункты, обычно используемые в письмах о принятии решений:

«Принимаю ваше приглашение на обед в пятницу, 16 февраля. Я буду там в 8 часов вечера. как просили. Я с нетерпением жду этой встречи. Не могу дождаться, чтобы снова увидеть тебя и Дженнифер.”

«Спасибо, что рассказали, как дети в доме Святой Жозефины оценили мое повествование ранее на этой неделе. Зная, что дети ценят мои усилия, я рад принять ваше приглашение стать одним из постоянных волонтеров. Каждую вторую среду вечером я буду приходить на выступления. Есть ли у вас iPad или другое устройство для воспроизведения mp3 и динамики, которые я могу использовать для воспроизведения музыки? »

«Мы с нетерпением ждем вашего выпуска, и я также буду присутствовать на приеме после этого.Спасибо, что включили меня в приглашенную группу ».

«Предложение, сделанное вашей компанией на сумму 11 111 долларов США на установку обоев в наших парадных залах, было одобрено. Ваше внимание к деталям в представленном предложении и цена предложения выгодна. Пожалуйста, прочтите контракт, который мы приложили к этому письму, и подпишите его. Звоните нам с любыми вопросами ».

Образцы писем

Образец письма-зачисления

Уважаемая Андреа,

Мы с Микеланджело с огромным удовольствием принимаем любезное приглашение на празднование 30-й годовщины свадьбы ваших родителей в отеле DeAnza в Сан-Хосе, Калифорния, 16 июля, 8 p.м. и ни секунды спустя.

С уважением,

Пример письма о зачислении

Уважаемый доктор Смит,

Спасибо, что пригласили меня выступить на обеденном ужине Общества Стоматологов округа Симпсонвилл 10 июля в 6:15. Я с радостью принимаю и, как предложили вы и другие председатели, обсуждаю новые стратегии обучения в стационаре. Пожалуйста, дайте мне время выступления, которое мне было предоставлено, в вашем ответном электронном письме.

С уважением,

Пример письма о зачислении

Уважаемая госпожа Гупта,

Я рад получить ваше предложение и любезно принимаю предложенную должность, помощник директора Центра семьи и отдыха Типтен Греббен.

Мне очень понравились наши предыдущие разговоры, и я с нетерпением жду возможности стать частью ресурса сообщества, которым вы так хорошо руководили в течение своей карьеры. Я в восторге от того, что учусь в качестве вашего помощника.

Заработная плата, часы, требования, дата начала и другие подробности меня устраивают. Стандартный пакет льгот с дополнительными двумя неделями отпуска — это здорово.

С уважением,

Образец письма о зачислении

Уважаемая Салли Мэй,

Я обязательно напишу для вас рекомендательное письмо. Я рада, что ты подумал меня об этом спросить. В колледже вы были одним из моих любимых учеников, которых я хотел преподавать.У меня нет проблем с описанием вашего таланта в письме будущему работодателю Кори, Хэдлексу и Уортби.

С уважением,

Письмо о принятии франшизы

Уважаемый Харви М. Блю,

Поздравления от главного офиса нашей компании. Ваша заявка на присоединение к нашей франшизе была одобрена. Добро пожаловать в семью Moonlight Cleaners.

К этому письму прилагается договор, который вы и ваш поверенный должны рассмотреть. Также найдите пакет других документов, которые дают вам информацию о спецификациях компании.

Пожалуйста, позвоните в наш офис, чтобы назначить встречу для дальнейшего обсуждения присоединения к франшизе Moonlight и ответить на любые вопросы, которые могут у вас возникнуть.

Добро пожаловать в семью,

Письмо о приеме на работу

Дорогой лорд Хэндли,

Ответ простой, да! Я в восторге от того, что вы выбрали меня для выполнения 20-минутных фокусов на 7-й ежегодной ярмарке и в зоопарке детской больницы Sixty Towns. Я буду там в 16:00. в субботу 26 сентября.По мере приближения даты давайте встретимся за обедом или ужином, чтобы обсудить дальнейшие детали.

Еще раз спасибо,

Нина Сайзер

Письмо о приеме няни

Привет, Рафаэль,

Конечно, я останусь с вашими близнецами во время вашего короткого отпуска. Нашим детям понравится их компания. Пока вы и Скайлар возите лошадей на ярмарку штата для соревнований, мы позаботимся о том, чтобы ваши дети были развлечены и в безопасности. Вы предложили нам неделю, но дайте нам две, чтобы мы могли взять группу в поход (на заднем дворе, смеется).Также приветствуется предложение бесплатного билета на самолет, спасибо за жест.

Любовь,

Симона и Роджер

Письмо о принятии ссуды

Уважаемая Бонти В. Лакер,

Мой ответ на ваше вчерашнее письмо. Я рад предоставить вам двухмесячное продление для предоставленного в аренду слайда, на котором изображено развитие нашего парка развлечений. Моя команда признательна вам, представив наш проект своей компании, и надеется, что он получит одобрение спонсоров от всех председателей.

Сердечно,

Далия Дж. ДеЯндж

Письмо-согласие издателя

Уважаемый мистер Роуз,

Мы с радостью принимаем запрос на публикацию вашей новой книги самопомощи «Никогда не сдавайся». Будет хитом. Весь наш коллектив в восторге от возможностей этого литературного проекта.

В приложении к письму-одобрению находятся все инструкции, необходимые для завершения этого процесса. У производственного редактора также было несколько примечаний, которые прилагаются.Оформление документов — это предварительный проект вашего книжного контракта.

Пожалуйста, посмотрите это в течение следующих 7 дней, я позвоню вам в следующий четверг ровно в пять тридцать.

С уважением,

Гарри С. Трумэн

Подсказки

Ответьте, что вы примете как можно скорее. Если быстро ответить, это показывает, что вы без колебаний благодарны за приглашение, и выражает искреннюю признательность.

Если вы опоздали с ответом, но соглашаетесь, извинитесь в короткой фразе и двигайтесь дальше.

Хотя вы хотите обозначить ключевые моменты и чтобы вас читали с удовольствием, постарайтесь сделать письмо как можно более кратким.

Признанный эксперт по использованию Рудольф Флеш дает совет: «Если вы ответили на вопрос« да », лучше сделать« да »первым словом вашего письма.

Включите упоминание, которое действительно вызовет у читателя положительные эмоции.Отметьте что-то личное, яркое или вызывающее улыбку. Это важно, потому что это увеличит ваш запас в сознании и представлении приглашающих. Обязательно поместите что-то в свое письмо, принимая между «хорошо» и повторением деталей события, чтобы действительно получить пользу от написания.

В письме о принятии упомяните всех, кто указан в списке как приглашающих. Однако в поле почтового конверта «Кому» указывается только лицо, указанное под R.С.В.П. или имя, указанное в отправленном вам приглашении.

Если в приглашении было отмечено или упоминается необходимость «R.S.V.P.» или использует слова «пожалуйста, ответьте», всегда быстро отвечайте. Любые такие запросы обычно означают, что они являются абсолютно императивными, обязательными, вежливыми и важными, чтобы вы быстро прояснили свое намерение по важным причинам.

Тем, кто отвечает на предложение о трудоустройстве, пишите с энтузиазмом, выражающим ваше удовольствие и волнение по поводу восходящего или горизонтального сдвига в вашей карьере.

Советы к письмам с предложениями о работе соискателю:
Сделайте краткое поздравление или замечание избранным. Мало того, упомяните что-нибудь похвальное о навыках, полномочиях, опыте, опыте приглашенного человека или об интервью. Обязательно укажите новые должностные обязанности и требования, дату начала новой должности и имя руководителя. Лицо или группа, ответственные за предоставление полезных ответов и информации кандидату, также должны указать свои контакты в приглашении.Наконец, напомните потенциальному сотруднику, что если он будет нанят, то все причины, по которым ему будет приятно работать в компании, повлияют на его решение.