Ответ на деловое письмо образец: Как правильно написать ответ на деловое письмо.

Что такое письмо-ответ и как правильно его составить? :: BusinessMan.ru

В деловой переписке каждый документ имеет свое значение и может, так или иначе, повлиять на отношение между партнерами. Среди огромного количества самых разных видов таких документов особое место занимает письмо-ответ.

Классификация деловых бумаг

В отношениях между сторонами большинство вопросов решаются в письменной форме. Да и по закону, как известно, устные договоренности не имеют силы. Поэтому на каждом предприятии обязательно ведется деловая переписка. Она является общепринятым средством обмена информацией в результате служебных контактов между различными организациями и предприятиями.

Все деловые письма делятся на две категории:

1. Те, что требуют обязательного ответа.
2. Те, на которые не нужна такая реакция.

Письмо-ответ относится ко второй категории. Оно является одним из коммерческих видов документов наряду с письмом-запросом, информацией, предупреждением, предложением, напоминанием или презентацией.

Такие бумаги обычно используются в момент заключения и дальнейшего сопровождения различных договоров и иных соглашений между сторонами. Письмо-ответ, в отличие от остальных, ни о чем не спрашивает и ничего не предлагает. Оно лишь содержит в себе сведения, которые были запрошены ранее другой стороной.

Подтверждение заявки

Письмо-ответ составляется в разных случаях. Это может быть реакция на конкретную жалобу, претензию или просьбу. Причем она может быть как положительной, так и отрицательной. Во втором случае документ будет представлять уже своего рода письмо-отказ. Но дать его надо с подробным разъяснением причин, заставивших принять такое решение. Для примера можно рассмотреть случай, когда компания получила официальный письменный заказ на изготовление определенного вида продукции за конкретно указанный срок. Если такое сотрудничество для предприятия является желанным, то отреагировать надо незамедлительно. Ответ составляется произвольно. Он может начинаться словами: «Выполним» или «Изготовим».

В качестве срока лучше указать дату отгрузки с учетом времени, необходимого для производства товара и передачи его на склад. Кроме этого, обязательно надо оговорить условия оплаты, ведь заказчик может рассчитывать на несколько этапов. Далее останется только подсчитать итоговую сумму и сообщить свои реквизиты, на которые заказчик будет производить денежные перечисления. Такой документ обычно подписывают директор и главный бухгалтер, а в самом конце сообщаются координаты непосредственного исполнителя.

Переписка с физическими лицами

Некоторые предприятия по роду своей деятельности имеют прямой контакт с физическими лицами. Это может быть организация, работающая в сфере услуг, или компания, выпускающая товары народного потребления. В адрес такого предприятия от граждан может поступать информация самого разного характера, как положительного, так и негативного. Тем не менее она требует соответствующего реагирования и обязательного ответа. В таких случаях нельзя ограничиваться личной беседой или телефонным звонком.

Гражданину необходимо дать полные разъяснения по всем интересующим его вопросам. Это должен быть развернутый ответ на письмо.

Образец такого документа обязан соответствовать определенным требованиям:

1. Для любой деловой корреспонденции лучше использовать официальный бланк.
2. Необходимо учитывать особенности составления подобных документов. Главное – они должны быть написаны в соответствии с известным правилом параллелизма, то есть содержать в себе ту же лексику и языковые обороты, которые были использованы автором-инициатором. Это позволит достичь максимального взаимопонимания.
3. Обязательно надо сделать ссылку на письмо-запрос, указать его номер и дату.
4. Текст лучше начинать с фразы: «На Ваше письмо номер…», «В ответ на Ваш запрос…» или же «Сообщаем Вам…».

Далее идет изложение фактов и выносится окончательное решение.

Строго официально

Если требуется дать ответ на официальное письмо, то сделать это нужно правильно. Надо помнить, что такое обращение непременно должно быть вежливым и корректным. Не стоит также забывать и о грамотности. Нелепо видеть явные ошибки в информации, предоставленной солидной организацией.

С самого начала в правом верхнем углу печатается адрес. Он является точной копией того, что указан на конверте. Ответ всегда дается на какой-то запрос, поэтому в регистрационном штампе слева вверху обязательно отмечаются его исходные реквизиты (номер и дата отправления). Затем идет короткое обращение к адресату (можно указывать просто фамилию без инициалов). Текст должен содержать подробные разъяснения относительно интересующей проблемы. В качестве аргументов следует использовать только проверенные данные. Ни в коем случае нельзя опираться на слухи и домыслы. При необходимости можно использовать выдержки из нормативных актов с указанием соответствующих статей. Подписывает такой документ директор предприятия, а чуть ниже делается пометка с данными фамилии и номера телефона ответственного исполнителя.

Правила и особенности этикета деловой переписки

Время ответа на письмо
Персональное обращение
Выражение признательности
Позитивное завершение письма
Подпись и контактная информация

Эта статья – результаты моих наблюдений за тем, какие аспекты создают хорошее впечатление от делового письма.

Вот бывает же так, получаешь ответ на свое письмо и сразу внутренне принимаешь решение: с этими ребятами я хочу и буду общаться дальше, а вот с этими — хочется сразу распрощаться. У вас такое бывало? У меня – да. Последняя такая практика у меня случилась совсем недавно: я вела переписку с разными компаниями на предмет подбора языковых курсов.

Ниже – мои суммированные выводы о том, что стоит иметь в виду, если вам важно, чтобы ваше деловое письмо производило хорошее впечатление на адресата и вызывало у него желание продолжать с вами деловое взаимодействие.

1. Время ответа на письмо.

Образец делового письма

Время ответа показывает адресату, насколько вы заинтересованы в общении и деловом взаимодействии с ним.

Совет № 1: Стремитесь отвечать на получаемые письма сразу. Если это невозможно, то в течение 3-х часов с момента получения. Если и это невозможно – в течение дня.

Если и этот срок по объективным обстоятельствам затруднителен, признаком хорошего делового тона является отправка адресату сообщения приблизительно следующего содержания: «Я получил Ваше письмо. Постараюсь на него ответить до…..включительно».

При принятии решения о приоритетности ответов обращайте внимание на такие пометки адресата, как Важность/Priority  и  Тема/Subject. Это надежные показатели того, насколько скорым и важным для адресата является ваш ответ.

Помните, что  задержка с  ответом – всегда риск потерять клиента. Кроме того, отсутствие своевременного ответа может затруднить работу других людей, связанных с вами деловыми отношениями.

Как не копить неотвеченные письма?

Проверенный прием — Прочитав письмо адресата, сразу оцените, насколько оно важное и срочное, сколько времени вы потратите на ответ ему. Если на написание ответа вам понадобится до 5-7 минут, отвечайте сразу. И только более затратные по времени ответы откладывайте «на потом».

2. Персональное обращение.

Деловое письмо, начинающееся с персонального обращения и приветствия, отражает индивидуальную направленность письма, демонстрирует ваше внимание и уважение к личности адресата.

Ситуация: вы записались на курсы иностранных языков и просите сотрудника института выслать вам счет на оплату.

Сравните варианты ответов:

Здравствуйте! Я прошла предварительное тестирование при записи на курсы испанского языка в вашем институте. По результатам тестирования я записана в группу PS-А2.1. Оплата моего обучения будет осуществляться моим работодателем. Пожалуйста, пришлите мне счет на оплату обучения. Спасибо. С уважением, Маша Петрова
Вариант ответа 1	Вариант ответа 2
Здравствуйте! Для того, чтобы выслать Вам счет, мы должны получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо.……	Здравствуйте, Маша! Для того, чтобы выслать Вам счет, мы должны получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста,  ответом на это письмо.……

Совет № 2:

Обязательно используйте в деловых письмах персональное обращение.

Цените индивидуальность ваших адресатов! Добавляйте вашим письмам персональной направленности, корректной доброжелательности. Выделяйтесь своими письмами из безликой массы безликих ответов.

3. Выражение слов признательности за обращение в компанию (за обращение к Вам).

Слова признательности являются отражением вашей благодарности клиенту/партнеру за его выбор в вашу пользу/в пользу вашего бизнеса.

Письмо-ответ клиенту, начинающееся с фразы «Спасибо за Ваше письмо», демонстрирует клиенту, что вы его цените и дорожите его выбором. Это хороший деловой тон и продуктивная деловая позиция.

Сравните :

Здравствуйте! Я прошла предварительное тестирование при записи на курсы испанского языка в вашем институте. По результатам тестирования я записана в группу PS-А2.1. Оплата моего обучения будет осуществляться моим работодателем. Пожалуйста, пришлите мне счет на оплату обучения. Спасибо. С уважением, Маша Петрова
Вариант ответа 1	Вариант ответа 2
Здравствуйте, Маша! Для того, чтобы выслать Вам счет, нам необходимо получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста,  ответом на это письмо.……	Здравствуйте, Маша! Прежде всего, спасибо Вам за то, что остановили свой выбор на нашем институте!  Мы уверены, что Вы останетесь  довольны нашим сотрудничеством. Для того, чтобы выслать Вам счет, нам необходимо  получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста,  ответом на это письмо.……

Совет № 3:  Благодарите адресата за внимание и доверие, которое он оказывает Вам и вашему бизнесу!

Варианты фраз признательности в начале письма:

Спасибо за Ваш интерес к…

Спасибо за Ваше письмо…

Спасибо, что обращаетесь к нам…

Спасибо, что выбрали нас…

Спасибо, что выбрали нашу компанию…

Мы признательны Вам за Ваш интерес…

1. Позитивное завершение письма

Финальные фразы  – последнее, что остается в поле внимания адресата при прочтении вашего письма. Закрепите в последних фразах эмоционально-позитивную атмосферу  делового общения. Создайте у адресата хорошее настроение, чтобы ему захотелось вновь пообщаться с вами!

Сравните:

Здравствуйте! Я прошла предварительное тестирование при записи на курсы испанского языка в вашем институте. По результатам тестирования я записана в группу PS-А2.1. Оплата моего обучения будет осуществляться моим работодателем. Пожалуйста, пришлите мне счет на оплату обучения. Спасибо. С уважением, Маша Петрова
Вариант ответа 1	Вариант ответа 2
Здравствуйте, Маша! Прежде всего, спасибо Вам за то, что остановили свой выбор на нашем институте!  Мы уверены, что Вы останетесь  довольны нашим сотрудничеством. Для того, чтобы выслать Вам счет, нам необходимо получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста,  ответом на это письмо. …..	Здравствуйте, Маша! Прежде всего, спасибо Вам за то, что остановили свой выбор на нашем институте!  Мы уверены, что Вы останетесь  довольны нашим сотрудничеством. Для того, чтобы выслать Вам счет, нам необходимо  получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста,  ответом на это письмо. Если у вас появятся вопросы – пожалуйста, обращайтесь!

Совет № 4: Настраивайте адресата на продолжение диалога. Проявляйте уважение! Создавайте и укрепляйте настроение комфортного сотрудничества! Делитесь с адресатом своим позитивным настроением и искренним желанием продолжить деловое взаимодействие!

Образец делового письма

Варианты финальных фраз:

Буду рад сотрудничеству!

С готовностью отвечу на Ваши вопросы.

Если у вас появятся вопросы – пожалуйста, обращайтесь!

С надеждой на плодотворное сотрудничество,

Всегда готов помочь и ответить на Ваши вопросы.

С  искренним уважением,

С уважением,

С уважением к Вам,

С уважением и надеждой на плодотворное сотрудничество,

5. Подпись и блок контактной информации.

Человеку, ведущему деловую переписку, важно понимать, кто находится «по ту сторону монитора»: имя и фамилию адресата, должность, контактные координаты.

Для чего это нужно?

Имя и фамилия – дает возможность вести  персональное общение.

Должность – дает адресату понимание границ полномочий и профессиональной компетентности в решении вопросов.

Координаты –  обеспечивают возможность дополнительной оперативной связи в случае необходимости.

Сравните: какой из ответов выглядит более профессиональным и вызывает большее доверие к информации.

Здравствуйте! Я прошла предварительное тестирование при записи на курсы испанского языка в вашем институте. По результатам тестирования я записана в группу PS-А2. 1. Оплата моего обучения будет осуществляться моим работодателем. Пожалуйста, пришлите мне счет на оплату обучения. Спасибо. С уважением, Маша Петрова
Вариант ответа 1	Вариант ответа 2
Здравствуйте, Маша! Прежде всего, спасибо Вам за то, что остановили свой выбор на нашем институте!  Мы уверены, что Вы останетесь  довольны нашим сотрудничеством. Для того, чтобы выслать Вам счет, нам необходимо  получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста,  ответом на это письмо. Если у вас появятся вопросы – пожалуйста, обращайтесь! С уважением,	Здравствуйте, Маша! Прежде всего, спасибо Вам за то, что остановили свой выбор на нашем институте!  Мы уверены, что Вы останетесь  довольны нашим сотрудничеством. Для того, чтобы выслать Вам счет, нам необходимо  получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста,  ответом на это письмо. Если у вас появятся вопросы – пожалуйста, обращайтесь! С уважением, Анна Иванова Менеджер-администратор Институт иностранных языков тел. (495) 777 77 77 моб. 777 77 77

Совет  № 5: Определите содержание блока персональной контактной информации. Внесите эту информацию в автоматические настройки. Заканчивайте этим блоком каждое ваше письмо к клиентам и деловым партнерам. Украсьте ваше письмо надежным индикатором хорошего делового тона и профессионализма.

Итак, вот пять коротких практических советов по этикету деловой переписки и созданию хорошего впечатления у адресата.

Буду рада видеть вас на наших тренингах по переписке:

Статьи по теме:

Тамара Воротынцева

Ответ на деловое письмо образец — AllRus.News

Образец оформления Плана, на 2. Согласно правилам написания основная часть образца делового письма логически. Образец ответа на представление Роспотребнадзора Составление ответа на письмозапрос оно же письмоответ стандартная норма деловой этики. Как любое деловое письмо его следует оформлять на фирменном бланке и соблюдать требования. Перед тем как закончить разговор, приведем образцы деловых писем на. Деловая переписка образцы деловых писем. Имеющийся образец и комплекс иных бланков и примеров на сайте помогут составить нужное обращение собственными силами. Письмоответ самый распространенный вид делового письма, так как является ответным письмом на все виды деловых писем. Порой директору нужен образец ответа, в котором он. Типы деловых писем с образцами. Понимать, то их подписи располагают друг за другом по убыванию должности. Многие пытаются в данном случае найти хорошие образцы писем, на которые можно ориентироваться. Письмоответ на запрос R Q в нм, собственно и содержится запрашиваемая информация. Образец на претензионные письма нужно всегда, потому что, вопервых, так соблюдается деловой этикет, вовторых, если претензия останется без ответа. Считается, что прилично давать ответ на электронное письмо в течение дня с момента получения, а. Как написать ответ на письмо. Если письмо относится к категории требующих ответа, то когда отвечать зависит от. Ответное деловое письмо должно давать точные и полные ответы на содержащиеся во входящем письме вопросы. Вот образец делового письмазапроса с переводом на. Образец ответа на типичное деловое письмопредложение. Образец ответа на досудебную.Надеемся, что данный образец делового письма на английском поможет найти вам новую работу или создать деловые. DОтвет На Официальное Письмо Образец. Письмоответ образец. Благодарственное письмо может быть инициативным либо ответом на. Y, S P Итак, запомните главное деловое письмо ответ на запрос образец деловых писем никогда не пытайтесь перевести. Если предприниматель пишет ответ на претензию и отказывается платить, мошенник начинает угрожать отправкой жалобных писем. Предлагаем вам образец делового письма. Эта категория отзывов наиболее актуальна для работников сферы. Предложение сотрудничества в формате делового письма предложение от. Благодарственное письмо на английском языке образцы. Благодарственное письмо работнику деловое письмо в котором выражается. Ответ на деловое письмо образец скачать образцы бланки. Я жду вашего ответа с решением по моей проблеме и буду ждать до указывается крайний срок прежде чем. Большое количество полезной информации относительно составления текстов деловых писем можно найти. Если вы используете эту почтовую программу для получения и сортировки писем и ответа на них, то настройка подписи должна. В статье подробно описывается процесс составления документа, приводятся образцы делового письма, рассматриваются их виды. В ответ на Ваш запрос об установке новой двери сообщаем. Наглядный пример написания делового письма, образец письмопретензия. С благодарностью подтверждаем получение Вашего запроса и отправляем образец название товара, заинтересовавший Вас Мы. Деловая переписка и делопроизводство в целом напрямую связаны с. Письмоответ это деловое письмо, которое составляется с целью ответа на какоето из инициативных писем письмозапрос. А если в письме указан срок для ответа, то началом его отсчта считается. Образец делового письма 1. Посмотрите письмосогласие образец письмаответа на запрос. В данной статье представлены два образца письмазапроса о. Образцы деловых писем на английском. Все образцы, шаблоны и бланки. Когда компания получает письмо с просьбой выслать подробную информацию. Необходимо узнать есть ли деловые письма ответ на запрос образец нужные товары в наличии. Образец делового письма на английском. Активные продажи по телефону Что такое телемаркетинг? Пропускаете еще одну строчку и пишете уже текст ответа на письмо. Образец фитосанитарного сертификата для отправки в Калининград 1009кб. Вашу фирму рекомендовала нам фирма, с которой нас связывают деловые отношения более 10 лет

Письмозапрос это официальное деловое письмо, которое пишется одой организацией для другой. Скорость ответа на письмо это дань деловому этикету.

Ответ на деловое письмо на английском

Навыки правильного оформления деловых писем на иностранном языке позволят вам не только вести переписку с зарубежными фирмами, но и повышает ваш социально-ценностный статус как сотрудника.

Для многих переписка с деловыми партнёрами кажется чем-то нереальным, но на самом деле письмо состоит из устойчивых выражений и небольших ёмких фраз. В таком деле необходим более простой стиль изложения.

Получив письмо о сотрудничестве с потенциальными партнерами, вы можете ответить положительным, отрицательным либо нейтральным образом. Всё будет зависеть от вашей заинтересованности данным сотрудничеством. Но если вы всё ещё сомневаетесь в своем выборе, то стоит выяснить дополнительные нюансы, которые помогут вам принять окончательное решение.

Важные аспекты при составлении письма о согласии на предложенное сотрудничество

Подготавливая такие формы ответа на полученные деловые письмы, вы должны придерживаться определенного плана:

1. Самой первой информацией в письме является адрес отправителя, но если такое письмо печатается на фирменном бланке, то там уже должны быть указаны данные в такой последовательности:
— название фирмы;
— номер вашего дома, название улицы, города, страны (только заглавными буквами), почтовый индекс.

2. Дата. При переписке с американскими или английскими партнёрами используйте формат, который более привычен для них. Американцы приветствуют в дате такую последовательность: месяц, число, год (April 9, 2012). А вот англичане предпочитают — день, месяц, год (6th April, 2012), который более привычный для наших глаз.

3. Имя и полный адрес получателя (имя необходимо указывать перед адресом). Для мужчин используйте сокращения Dr. (доктор), Mr. (господин). К женщинам обращайтесь Mrs. (миссис, если она замужем, либо статус неизвестен) или Ms. (для незамужней женщины). При наличии других званий и титулов обязательно используйте их в тексте. Адрес получателя оформляется также как и в п.1.

Все эти данные (п.1-п.3) стоит разместить по левому краю вашего письма.

4. Дружественное приветствие и вежливое обращение к адресату письма. Стандартной считается фраза “Dear….,”, что означает «Уважаемый». Затем следует имя человека со всеми званиями и титулами. Если вы не уверены к кому точно обращаетесь, мужчина или женщина и точное звание, то опустите обращение, оставив в итоге полное имя – «Dear Mikhail Smirnov». При обращении к нескольким людям, используйте фразу «Dear Sirs», которая считается целостным абзацем.

При переписке с американскими партнёрами, принято после обращения ставить не запятую, а двоеточие: «Dear Mr. Smirnov:»

5. Содержание делового письма. К общим требованиям на основной текст ответа на письмо-предложение относятся:

— дружественное вступление с благодарностью (пару предложений), ссылаясь при этом на товары, услуги или продукты, которые были предложены ранее.

Thank you for contacting us on April 6, where you have specified prices and terms of delivery of Russiannational dolls Matryoshka.
Большое спасибо за обращение к нам от 6 апреля, где вы указали цены и условия поставки русских национальных кукол «Матрешка».

Thank you for sending us the Russian national doll Matryoshka for review.
Благодарим за отправку нам русской национальной куклы «Матрешка» для ознакомления.

Thank you for the information provided in the form of catalogs, price-sheets with the payment terms.
Большое спасибо за предоставленную информацию в виде каталогов, прайс-листов с условиями оплаты.

Thank you for Your letter to us fr om 31 March, where…
Благодарим за Ваше обращение к нам от 31 марта, где…

— Суть делового письма-ответа, в котором содержаться положительные результаты тестирования продукта, перечислены уточняющие вопросы для заключения контракта и предложение встречи. Текст разбивается на смысловые абзацы с интервалами.

Our experts reached a positive conclusion
Нашими экспертами дано положительное заключение

Your conditions are right for us.
Ваши условия нам подходят.

For a final decision, we would like to clarify the following questions:
Для окончательного решения нам хотелось бы прояснить следующие вопросы:

We could next week to meet in my office?
Мы могли бы на следующей неделе встретиться в моём офисе?

6. В последнем параграфе вы должны выразить, как правило, надежду на плодотворное сотрудничество в будущем.

Expect a quick response from You.
Ждём быстрого письма от Вас.

7. Прощание с адресатом, которое чаще всего выражается во фразах «Sincerely yours», «Best regards», «Sincerely» и «Yours faithfully». После такого обращения ставиться запятая и выделяется абзац для вашей подписи. А ниже ставятся имя отправителя и должность печатными буквами.

При отправке электронного письма, подпись в таких случаях не предусмотрена, но стоит добавить электронные адреса, номера телефонов и название компании чуть ниже вашего имени.

Стоит помнить, что если предложение в деловом письме вас сильно заинтересовало, то стоит ответить на него как можно быстрее, так как не исключено, что такую рассылку автор письма разослал вашим же конкурентам.

Образец ответа на типичное деловое письмо-предложение

World Treasures Inc.
100 East 24th Street
Washington, USA
20024

April 7, 2012

Mr. Mikhail Smirnov
Senior Manager
Matryoshka Ltd.
34 Tverskaya street
Moscow, RUSSIA
121121

Dear Mr. Smirnov:

Thank you for contacting us on April 6, wh ere you have specified prices and terms of delivery of Russiannational dolls Matryoshka. We acquainted with the products and are fully satisfied with its quality.

For a final decision, we would like to clarify the following questions. Could You provide us with anuninterrupted

supply of goods and competitive prices? Then, we could guarantee you productive work.

We will be grateful to You, if, in a subsequent response you put information

on the size of discountsdepending on volume of the goods

ordered by us. We with impatience will wait for Your letter and hope forfuture cooperation.

Best regards,
Diana Ross
Senior Manager

Перевод письма

Уважаемый мистер Смирнов:

Приносим вам благодарность за Ваше письмо от 6 апреля, в котором Вы предоставили нам полную информацию о ценах и условиях поставки Ваших русских национальных кукол «Матрешка». Мы ознакомились с продукцией и полностью удовлетворены её качеством.

Для окончательного решения нам хотелось бы прояснить следующие вопросы. Могли бы Вы гарантировать нам бесперебойную поставку товара, а также конкурентоспособные цены? Тогда бы мы могли вам гарантировать продуктивную работу.

Просим Вас в последующем ответе приложить информацию о размере скидок в зависимости от объема заказанного нами товара. Мы с нетерпением будем ждать Вашего письма и надеемся на будущее сотрудничество.

С наилучшими пожеланиями,
Диана Росс
Старший менеджер

Ответ на деловое письмо: образец оформления

Деловое письмо – одна из разновидностей документации, создаваемая для оперативного обмена информацией и общения между организациями, предпринимателями, структурными подразделениями компании и должностными лицами. Как правило, его объем не превышает других страниц.

Оно может иметь приложения или нет, составляться на бумаге или в электронном виде, быть стандартным или циркулярным,  регламентированным и нерегламентированным. В зависимости от функций и типа делового письма необходимо оформлять на него официальный ответ.

Когда следует дать официальный ответ на обращение или письмо?

Деловые письма могут рассылаться по различным причинам, в том числе в качестве рекламного хода, гарантийных обязательств, сопроводительной документации и многого другого.

Официального ответа требует та корреспонденция, которая содержит побудительные элементы и/или подразумевает наличие непосредственного ответа адресата как второй стороны процесса.

Отвечать нужно на письма такого характера:

• обращение;
• просьба или требование;
• запрос;
• распоряжение;
• претензия;
• предложение (коммерческое предложение, оферта).

Реже ответные доументы оформляют на предложение о сотрудничестве, приглашения, письма-заявления, поздравления (и другие нерабочие письма, являющиеся частью корпоративного и делового этикета).

Официальный ответ всегда должен ссылаться на первоисточник – письмо, которое пришло в организацию. В обязательном порядке должны указываться уникальные реквизиты (порядковый номер, его название, дата создания и дата получения адресатом). Эти ссылки необходимо прописывать в тексте ответа – в его основной части или лид-абзаце.

При написании официального ответного слова автор должен проанализировать все обстоятельства переписки, использовать все приемы корпоративных и деловых благодарственных приемов, правильно оформлять обращения для ответа – обезличенную форму, обращаться к второй стороне по должности, ФИО.

Письмо также может быть адресовано нескольким лицам, например, группе инвесторов, акционеров, совладельцев.

Скачать образцы деловых писем различного назначения.

Как передать?

Заниматься отправлением ответов в зависимости от важности обговариваемого в письме вопроса может  руководитель, его заместитель, работник канцелярии, бухгалтерии и даже отдела кадров. Сроки формирования строго регламентированы.

В исходных письмах с запросами, распоряжениями или просьбами адресант должен прописать дату или точный период, когда ответ нужно вернуть отправителю. Такой период редко превышает 7-8 рабочих дней.

Приглашения, соболезнования, поздравления и другие письма, основанные на правилах этикета, не требуют срочных ответов. Если вторая сторона должна ответить согласием или отказом на приглашение на какое-либо мероприятие, то ответ нужно послать не позже, чем за неделю до запланированного события (в противном случае будет трудно сформировать список гостей и грамотно организовать прием).

Универсальное правило – стилистика официального ответа должна совпадать с таковой в исходном письме. Содержание (основная часть) должна соответствовать цели и форме исходного послания.

Независимо от того, кто оформляет текст письма на бумаге или в электронном виде, формулировку основой мысли в содержании должен одобрить руководитель.

Письма разрешено формировать, основываясь на образцы, если в итоге документ будет соответствовать ГОСТ Р 7.0.97-2016. Образцы можно скачать на многих сетевых источниках, получить из крупных баз, самостоятельно сформировать локальные шаблоны на предприятии или в структурном подразделении.

При составлении основного текста рекомендуется использовать стандартные фразы: «В ответ на Ваше обращение..», «Исходя из Вашего запроса…», «Согласно Вашему запросу…», «Благодарим Вас за предложение…», «Подтверждаем…» и многие другие.

Как оформить – основные реквизиты

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 закреплено 30 реквизитов, которые используются для оформления деловых писем, однако стандарт носит рекомендательный характер и не применяется для нерабочих обращений (поздравлений, соболезнований, благодарностей – они могут составляться в свободной форме).

Ответ может быть оформлен на чистом листе А4 или на корпоративных бланках, использование которых регламентировано уставом организации. Элементы корпоративного стиля (логотипы, эмблемы), если они разработаны, должны присутствовать в бланке.

Обязательными реквизитами, без которых отправка затруднена, являются:

• наименование организации отправителя;
• ее юридический и фактический адреса;
• коды осуществляемой деятельности;
• номер и название исходного письма;
• дата регистрации письма;
• сведения об адресате;
• подпись и печать организации;
• информация об исполнителе.

Если оформляется в электронном виде, часть реквизитов (на выбор) разрешено опустить.

Положение реквизитов на листе тоже установлено ГОСТ Р 7.0.97-2016 и подчиняется следующим правилам:

• адрес указывается по центру;
• данные о получателе – в верхней части листа справа;
• номер документа – в верхнем левом углу.

После отправления ответа адресант должен присвоить ему номер и занести его в журнал учета исходящей документации. В свою очередь, получатель тоже должен регистрировать у себя письмо как входящую корреспонденцию.

После по стандартной процедуре письма сортируются уполномоченным лицом. Информационные и рекламные анализируются и сохраняются на определенный период (как правило, не больше одного месяца), а важные отправляются на рассмотрение руководителю организации.

Скачать образец

Примеры официального ответа:

 

Выводы

Официальные ответы нужно посылать после получения прошений, просьб, требований, коммерческих предложений. Он формируется в электронном формате или на бумаге (на чистом листе или фирменных бланках предприятия).

Правила и нормы составления всех типов деловых документов приведены в ГОСТ Р 7.0.97-2016, но стандарт носит рекомендательный характер.

Реквизитов около 30, но для отправки необходимы не более 10. Чаще всего написание ответных бланков поручается заместителям руководителя, секретарям и работникам канцелярии.

Деловое письмо на английском: образец, примеры с переводом

Доброго времени суток, друзья.

Когда-то ведя переписку со своим будущим партнёром из Ирландии, один мой знакомый употреблял слова и фразы типа hereby и acknowledge receipt of в своих посланиях. Он порядком смутился, когда они встретились в России, и Джон (так звали его партнёра) подшутил (очень деликатно) над его излишним официозом. Дальнейшее их общение привело к тому, что деловой стиль моего знакомого стал более естественным, а Джон стал с его помощью понимать разные смысловые оттенки русской нецензурной лексики…:)

Сегодня я с удовольствием расскажу вам о том, как правильно составить деловое письмо на английском языке. Вы познакомитесь как с основными принципами и правилами деловой переписки, так и с некоторыми её нюансами. Разберём основные виды писем, общую для всех структуру, а также часто употребляемые в них типовые фразы. Может быть, прочитав эту статью, вы и не станете асом в составлении деловых посланий, но свой уровень повысите точно.

---

Cодержание:

1. Основные типы деловых писем
2. Общие принципы написания
3. Составные части письма
4. Стандартные выражения
5. Электронные письма

---

В наше время правильное оформление, грамотное построение и хорошо подобранный стиль делового письма имеют весьма важное значение. По тому, как вы ведёте деловую переписку, у вашего партнёра создаётся первое impression о вашем профессионализме и о солидности компании, которую вы представляете.
Давайте ознакомимся с некоторыми особенностями подготовки таких посланий.

Основные типы деловых писем

• Поздравление – Congratulation Letter
• Предложение – Commercial Offer – отправляется вашему потенциальному деловому партнёру с вашими условиями и предложениями о сотрудничестве.
• О приёме на работу — Acceptance–уведомляет вас, что вы приняты на работу.
• Заявление – Application– содержит ваше резюме и предложение себя в качестве работника.
• Отказ — Refusal letter – деловой «от-ворот-поворот» на ваше заявление или предложение.
• Жалоба – Complaint Letter – содержит жалобу или претензии на качество приобретенного товара или оказанных услуг.
• Письмо–извинение – Apology Letter — это ответ на письмо-жалобу.
• Письмо-запрос – Enquiry Letter –отправляют, когда необходимо получить информацию об услуге или товаре.
• Письмо-ответ на запрос – Reply Quotation– в нём, собственно и содержится запрашиваемая информация.
• Письмо-благодарность — Thank-you letter – тут, кажется, всё понятно.

Существует ещё огромное количество видов и подвидов бизнес-посланий (Order, Response to Order, Invoice, Statement etc.), и потребуется не одна статья, чтобы большинству уделить внимание.

Рекомендую

 

Kind regards — отличное и серьезное пособие от зарубежного автора, специалиста по коммуникациям, которая собрала в данной книге свой и чужой опыт ведения деловой переписки на английском языке. Там вы найдете множество живых примеров и советов. Эта книга станет вашим помощником и надежным партнером на долгое время.

 

 

 

 

Для тех, кто хочет прокачаться в деловом и бизнес английском более основательно и с упором на самостоятельность, необходимо пройти хороший Деловой курс. Сделать это можно онлайн, например, на сайте Puzzle English. Интерактивный курс состоит из ряда видео уроков с носителем, перед прохождением каждого из которых вы знакомитесь с необходимыми словами и выражениями, во время просмотра — можете использовать субтитры, а после усвоения — закреплять новый материал с помощью домашнего задания. Для приобретения этого курса вам нужно перейти на страницу покупок и выбрать из списка предложений «Деловой курс».

 

Если вам необходим индивидуальный подход, то специально для таких целей небезызвестная онлайн школа EnglishDom разработала курс Бизнес Английский, где вы поэтапно пройдете 30 уроков один на один с квалифицированным преподавателем — по Скайп. А на выходе сможете уверенно вести не только переписку, но и деловые переговоры. Подробнее о программе курса — на странице с описанием. Там же вы можете оставить заявку на бесплатный пробный урок.

 

Общие принципы

Графическое оформление должно соответствовать следующему:

1. Все предложения начинаются от одной вертикальной линии.
2. Текст разделяется на абзацы без красных строк.
3. Для упрощения восприятия, написанный текст разбиваем на примерно равные по размеру смысловые блоки.
4. Белое пространство должно равномерно окружать текст. Не помещайте одну-две строчки текста вверху листа, если письмо небольшое. Не печатайте до нижнего края листа и не сужайте поля, если послание многословно – лучше использовать вторую страницу.

По стилю:

1. Не применяйте в переписке разговорные сокращения – пишем You are вместо You’re и т.д.
2. Не решайте в одном письме две проблемы одновременно – предпочтительнее написать два письма.
3. Определитесь, какой тон будет более подходящим – официальный или раскованный.
4. Необходимо учитывать те правила, которые отсутствуют у нас, но имеют конкретное значение у них, национальные и территориальные особенности.

Составные части

А сейчас мы разберём, так называемый, скелет делового письма, его структуру и расположение элементов:

• Заголовок (шапка):
  А) Адрес отправителя — в верхнем левом углу. Если бланк фирменный, то адрес уже проставлен.
  Б) Адрес получателя — слева, ниже адреса отправителя. Формат: от меньшего к большему (Имя, №дома, улица, город, индекс, страна).
  В) Дата — три строки ниже адреса получателя или в правом верхнем углу. Формат: день/месяц/год. Запятые не используются.
• Приветствие (обращение), или как начать письмо.
• Главная мысль (основной текст послания) – в центральной части письма.
• Заключительная фраза (выражение благодарности и дальнейших намерений).
• Заключительная формула вежливости; Подпись; Имя, Фамилия и должность отправителя.
• Вложение – говорит о том, что в письмо вложены дополнительные материалы (рекламный буклет или брошюра).
• Может содержать постскриптум, инициалы исполнителя.

 

Вот образец делового письма-запроса с переводом на русский язык:

John Stewart
1304 Sherman Ave.
Madison, Wisconsin

 

Lemann & Sons
3597 43rd Street
New York, NY 12008

 

 

May24, 2015

 

Dear Sirs,

 

With reference to your advertisement in Business Weekly Journal could you please send me more detailed description of your monitors.
I would also like to know about discounts that you provide.

 

Yours faithfully,

 

(Signature)

John Stewart

 

Sales Manager

 

Перевод:

От: Джона Стюарта, 1304 Шерман Авеню, Мэдисон, штат Висконсин
Кому: Компании «Леманн и сыновья», 3597, 43-я улица, Нью-Йорк, штат Нью-Йорк 12008
24 мая, 2015

Уважаемые господа,

Со ссылкой на ваше объявление в деловом еженедельнике
не могли бы вы прислать мне более подробное описание ваших мониторов.
Я также хотел бы знать о скидках, которые вы предоставляете.

С уважением,
Джон Стюарт
Менеджер по продажам

 

Теперь подробнее остановимся на элементах

Обращение или приветствие должно выглядеть так:
Dear Sirs, Dear Sir or Madam — если вам не известно имя получателя
Mr/Mrs/Miss/Ms [фамилия] — если вам известно имя адресата
Dear Frank, — если человек вам знаком
Dear sale manager – если известна только должность (в данном случае менеджер по продажам)

Формула вежливости перед подписью имеет такой вид:

Kind regards, — С уважением…

Yours faithfully, — Искренне Ваш (если имя адресата вам не известно)

Yours sincerely, — Искренне Ваш (если имя вам известно)

Теперь вы имеете общее представление о том, как писать послания деловым партнёрам и различным компаниям.

Стандартные выражения

Вот для примера некоторые типовые фразы:

It is very kind of you to — очень любезно с вашей стороны

We apologize for — Мы приносим свои извинения за

Please let me know — Пожалуйста, сообщите мне

According to – В соответствии с

In case – В случае

As you requested – По вашей просьбе

Until now – До сих пор

With reference to your… – Относительно вашего…

Unfortunately – К сожалению

We enclose – Мы прилагаем

We are sorry – Мы сожалеем

Как закончить деловое письмо? Еще немного фраз вежливости:

Thank you for responding to my offer — Спасибо, что откликнулись на мое предложение

We look forward to hearing from you soon — Надеемся получить ваш ответ в ближайшем будущем

И в конце перед подписью:

With best regards — С наилучшими пожеланиями

With respect – С уважением

With thanks for your cooperation – С благодарностью за сотрудничество

With best wishes — С наилучшими пожеланиями

 

Еще не устали от теории? Тогда немного практики!

На этот раз письмо-отказ (такое письмо обязательно должно быть выдержано в корректном и деликатном стиле):

Mr Robert Brown
General Manager
KLM Co Ltd
32 Wood Lane
London
Great Britain WC37TР

 

John Stewart
1304 Sherman Ave.
Madison, Wisconsin

 

 

24 September, 2015

 

Dear Mr Stewart

 

Thank you for sending us your resume.
We are sorry to inform you that your candidature does not suit us.
Kind regards,

 

RobertBrown

 

General Manager

 

Перевод (адрес и дату переведите самостоятельно):

Уважаемый Г-Н Стюарт

Спасибо за отправку нам резюме.
Мы с сожалением сообщаем вам, что ваша кандидатура нам не подходит.

С уважением,

Роберт Браун

Генеральный Директор

Рекомендую:

Кто еще не знаком с EnglishDom, рекомендую записаться на пробное бесплатное занятие! Там вам подберут идеального для вас преподавателя — такого, который бы соответствовал вашим личным предпочтениям, целям в изучении языка и вашему стилю жизни.

Вы начнете понимать  деловой английский, говорить на нем и писать прекрасные деловые письма, которые сразят наповал всех ваших партнеров и коллег.

Вы же об этом мечтаете, правда?

А для моих гостей и читателей есть особое предложение — 2 урока в подарок при оплате 10 уроков. Для получения подарка, нужно ввести специальный промокод Partner2 при оплате.

 

Электронные письма

Любимые всеми  e-mail сообщения составляют около 80% делового оборота. От обычной переписки она отличается большей конкретикой и краткостью. Излишне длинных фраз там стараются avoid, кроме того, применяют aкронимы (фразы,сформированные по первым буквам словосочетания), как ИМХО. Для электронной переписки характерны не только личные сообщения, но и рассылки (при этом используют поле BCC, когда требуется сохранять конфиденциальность). Ну и основное отличие – это то, что от передачи конфиденциальной информации по электронной почте большинство предпочитает воздерживаться.

Конечно, в эпоху «OK, Google!» можно не искать трудных путей и просто вставлять набранный текст в он-лайн переводчик. Вас, скорее всего, поймут, но благоприятного впечатления вы добьётесь вряд ли. Помните, качество вашей деловой переписки  является показателем качества работы вашей компании.

Спасибо, что дочитали мою статью до конца. Советуйте друзьям почитать её в социальных сетяx! Кто знает, может эта информация нужна кому-то здесь и сейчас!

Подписывайтесь на новые порции английского.
Всем пока! Берегите себя!

Какими бывают деловые письма? — «Грамота.ру» – справочно-информационный Интернет-портал «Русский язык»

Деловое письмо

Какими бывают деловые письма?

Письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Деловые письма решают организационные вопросы, правовые проблемы, а также вопросы экономических отношений корреспондентов. Информация в деловом письме носит протокольный характер. Поэтому письма регистрируются и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.

По тематическому признаку деловые письма делятся на коммерческие письма (составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу), письма-запросы, предложения (оферта), письма-рекламации и ответы на эти виды писем.

По функциональному признаку деловые письма делятся на инициативные письма и письма-ответы.

Письма, требующие ответа: коммерческие инициативные письма, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо рекламация, письма-просьбы, письма-обращения.

Письма, не требующие ответа: подтверждения, напоминания, предупреждения, извещения, заявления – эти письма констатируют факт и не требуют ответа – у них функция квитанции, ярлыка).

По признаку адресата письма делятся на обычные и циркулярные (направляются от одного источника в несколько адресов, как правило подчиненных инстанций).

По форме: обычные и электронные.

По структурным стандартам: регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). 

• Сопроводительное письмо составляется для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей (например, о посылке контрактов, спецификаций, каталогов, протоколов, образцов товара, грузов).

• Письма-подтверждения направляются для подтверждения получения документов и материалов-писем, телексов, спецификаций, прейскурантов, каталогов, образцов изделий, а также телеграммы или состоявшегося телефонного разговора.

• Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться принятия нужного решения.

• Письмо-сообщение. Такие письма отправляются при необходимости сообщения (извещения, уведомления, информирования) о каких-либо событиях или фактах, представляющих взаимный интерес (например, сообщение о прибытии делегации, назначении деловой встречи, посещении завода-поставщика, проведении переговоров, об отгрузке товаров и т. п.).

• Письмо-приглашение может быть адресовано конкретному лицу, или нескольким лицам, или массовому адресату. При официальном приглашении большого количества людей используются как полностью готовые, напечатанные типографским способом тексты, так и тексты-трафареты.
   

• Письмо-благодарность направляется для выражения благодарности за что-либо (например, за полученное письмо, каталог, приглашение, участие в каком-либо мероприятии, спонсорскую помощь, гостеприимство и т. п.). Чаше всего подобные письма имеют персональную адресацию. Написание их обусловлено требованиями этикета. 

• Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организации или отдельному лицу.

• Письмо-запрос направляется в тех случаях, когда невозможно решить вопрос лично или по телефону. Оно обычно используется в деловых взаимоотношениях между различными юридическими лицами, имеющими свой расчетный счет в банке.

• Коммерческий запрос – это коммерческий документ, представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услуге и т. п.) и (или) направить предложение на поставку товара (просьба продавца к покупателю).

• Письмо-предложение (оферта) – это заявление продавца или экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара.

Ответное письмо на запрос: формат (с образцами)

Ответное письмо на запрос — это письмо, которое является ответом на некоторую начальную букву. Он предоставляет информацию или соответствующий ответ на первоначальный запрос. У некоторых людей может быть определенная озабоченность или они хотели бы решить проблему, поэтому написание ответного письма на такие запросы становится очень важным.

Использование образцов может оказаться большим подспорьем.

Формат ответного письма

Ниже представлен формат ответного письма:

Имя

Адрес

Штат

, почтовый индекс

Страна

Дата

Укажите имя лица, к которому вы обращаетесь, в письме

Позиция

Компания

Адрес

Штат

, почтовый индекс

Страна

Уважаемый ABC,

Спасибо, что связались с нами по поводу ситуации XYZ (объясните ситуацию здесь).

С сожалением сообщаем вам, что в настоящее время мы должны отклонить этот запрос (укажите причину отклонения запроса).

Большое спасибо за интерес к этому вопросу. Примите наши искренние извинения.

С уважением,

Подпись

Имя

Ответное письмо клиента

Клиент может жаловаться на определенную услугу или продукт и может задать вопрос, поэтому важно знать, как написать хорошее письмо-ответ клиенту.Чтение соответствующих образцов может быть большим подспорьем для писателя.

публикации.qld.gov.au

---

Ответ на письмо с отказом

Было бы разумно знать, как написать ответ на письмо с отказом, поскольку оно поддерживает отношения между двумя сторонами, поскольку для некоторых людей отказы довольно эмоциональны. Знание правильного контента будет большим подспорьем и даже может открыть некоторые возможности в будущем.

studentservices.fgcu.edu

---

Ответное письмо на жалобу пациента

Получение жалобы пациента может быть совершенно неуважительным и может оскорбить его чувства, поэтому знание того, как написать ответное письмо на жалобу пациента, может быть весьма полезным.Важно прочитать соответствующий образец, чтобы получить представление о правильном содержании и тоне.

Southernhealth.nhs.uk

---

Деловое письмо-ответ

Важно знать правильный формат делового ответного письма. При написании такого письма важно использовать профессиональный тон и соответствующий формат.

lexpublib.org

---

Письмо с окончательным ответом

Некоторые поставщики услуг отвечают поэтапно, и окончательное ответное письмо означает, что больше нечего добавить как таковое, и заказчик или лицо получат соответствующие подробности.Было бы неплохо использовать шаблон для такого письма.

lgo.org.uk

---

Письмо-ответ

lac.org

---

Ответное письмо с жалобой

abdo.org.uk

---

Письмо-ответ на жалобу

members.scouts.org.uk

---

Ответ на письмо-запрос

В ответе на письмо с запросом будет указано, принят ли запрос или отклонен. Чтение соответствующего образца может оказаться большим подспорьем при выборе правильного содержания.

английский для студентов.ком

---

Шаблон ответного письма

edanzediting.com

---

Как написать ответное письмо

Чтобы написать ответное письмо, важно иметь в виду следующие моменты:

• Ответное письмо должно быть адресовано лицу, первоначально отправившему запрос.
• Он должен удовлетворить запрос человека, который запросил ответ в определенной ситуации.
• Письмо должно содержать конкретную информацию, которая является по существу и удовлетворяет читателя, решая соответствующий вопрос или предоставляя некоторую информацию о нем.
• Письмо должно быть формальным и логически организованным.
• Не должно быть орфографических или грамматических ошибок, а тон письма должен быть формальным.
• Вычитайте ответное письмо перед его отправкой соответствующему лицу.

Образец ответного письма — Penlighten

Идеально составленное ответное письмо имеет большое значение для создания отличных личных взаимоотношений и увеличивает шансы на удовлетворение запросов клиентов. Вот несколько ответных писем, которые помогут вам понять их технику письма.

Важно!
Важно давать ссылки в начале письма, чтобы помочь читателю установить связь с содержанием письма. например укажите код должности в письме о вакансии или укажите номер ваучера на продажу в письме, относящемся к запросу, связанному с продажами.

Составление деловых писем — неотъемлемая часть любого бизнеса. Эта статья поможет вам составить несколько официальных ответных писем. Как следует из названия, они могут быть написаны в ответ на рекламные объявления, связанные с бизнесом, запросы клиентов, жалобы, связанные с продуктом, или даже похвалу от клиента.То, как они написаны, многое говорит о компании и ее культуре. Прочтите эту статью, чтобы получить несколько интересных советов по написанию писем.

Образец — 1

Кармен Бритто 1090 Peachtree Lane, # 4 Atlanta, GA 30303 Тел: 0404-555-3030 Дата: 4 мая 2012 г. Кому, Г-жа Джуди Галлахер Департамент образования Атланты 45 Peachtree Blvd. Атланта, Джорджия 30303 Объявление о вакансии «разностороннего учителя» Уважаемая госпожаGallagher, Это ссылка на вышеупомянутое объявление, опубликованное в Конституции Атланты от 3 мая 2012 года. Я хочу подать заявку на эту должность, поскольку моя квалификация и опыт работы удовлетворяют всем критериям отбора, указанным вами в объявлении о вакансии. У меня есть степень магистра и сертификат преподавателя штата Джорджия. В настоящее время я работаю в начальной школе Грина в Атланте. У меня отличный педагогический стаж 5 лет. Кроме того, у меня достаточно опыта в управлении школьной администрацией и проведении консультаций между учениками и родителями.В соответствии с текущими тенденциями и требованиями, у меня также есть хорошие навыки работы с компьютером. Обязанности, упомянутые в вашем объявлении о вакансии, очень похожи на ту работу, которой я сейчас занимаюсь. Приложите мое резюме, верные копии сертификатов и рекомендательные письма. Я также прилагаю рекомендательное письмо от г-на Джеймса Брауна, директора начальной школы Грина, Атланта. Если вам нужно связаться со мной, вы можете связаться со мной с 13:00 до 18:00 по моему домашнему номеру, указанному выше. Я искренне благодарю вас за ваше время и внимание. С уважением, -s / d Carmen Britto

White Sands Hospitality, Carmody Street, P.E.I, Canada Контактный номер: 123-456-7890 Дата: 20 августа 2012 г. To, Mr Gilbert Armstrong I-28, Glenfields, Winds harbor, P.E.I Canada Заказ круиза № 126653 Уважаемый г-н.Armstrong, Это ссылка на ваше электронное письмо от 18 августа 2012 года относительно бронирования двухместных люксов на круизе White Sands Holiday Cruise с 31 августа 2012 года по 5 сентября 2012 года. Соответственно, мы хотим подтвердить ваше бронирование круиза на вышеуказанный упомянутые даты. Мы также подтверждаем, что 19 августа 2012 года мы получили полный платеж в размере 8500 долларов США через Paypal по идентификатору транзакции. XAB1223. Приложите копию вашей тарифной карты, счета за бронирование, копию квитанции об оплате Paypal, карту круизного лайнера, календарь круизных мероприятий и подробный маршрут на всю неделю круиза.В случае дополнительных разъяснений, пожалуйста, свяжитесь с нами с 9 до 18 часов по указанному выше контактному телефону. Благодарим вас за то, что вы выбрали White Sands Hospitality, отели и гостиничные услуги с лучшим рейтингом в Канаде. Мы желаем вам прекрасного отдыха во время вашего предстоящего круиза White Sands Holiday Cruise. С уважением, -s / d Кристина Стюарт Менеджер по работе с клиентами White Sands Hospitality

Важные моменты

• Самое главное — произвести правильное впечатление на ваших клиентов.Что касается писем и запросов клиентов, ответьте на них с помощью бизнес-ответного письма как можно скорее.
• Ответные письма, написанные организациями своим клиентам, могут быть предварительно пронумерованы. Однако это не обязательно. Однако предполагается, что такие письма будут печататься только на официальных бланках.
• В письме должно быть указано полное имя, адрес и контактный номер лица или организации, от имени которой написано письмо.
• Запись даты крайне важна в ответных письмах.Даты писем являются доказательством своевременного ответа компании, если возникнут жалобы и споры со стороны клиентов.
• В начале письма укажите полное имя и адрес получателя. Избегайте орфографических ошибок в имени, так как это может показаться безразличием со стороны автора.
• Приветствия в письме написаны как «Уважаемый господин / госпожа. (фамилия)’.
• Нет данных о количестве абзацев, которые должны быть включены в письмо. Однако лучше всего написать краткое письмо объемом в одну страницу или 200 слов, в зависимости от того, что меньше.
• Закончите письмо словами «С уважением», после чего поставьте подпись и имя автора или уполномоченного лица из организации.

Суть ответного письма — соблюдение этикета на его языке. Поэтому используйте три золотых слова везде, где необходимо; пожалуйста за любые запросы, извините за извинения за жалобы клиентов и спасибо в ответ на слова признательности.

Написание бизнес-письма с запросом

Это руководство по ответам на письма-запросы написано специально для изучающих английский язык. Он охватывает стандартную структуру и фразы, используемые в ответах. Запросы приходят, чтобы запросить дополнительную информацию о продукте или услуге. Скорость вашего ответа, а также то, насколько вы готовы предоставить запрошенную информацию, обеспечат успешный ответ на ваш запрос.

Очень важно произвести хорошее впечатление, отвечая на запросы потенциальных клиентов.Конечно, лучшее впечатление будет произведено предоставлением материалов или информации, которые запрашивал потенциальный клиент, это положительное впечатление будет улучшено за счет хорошо написанного ответа.

Основы делового письма

Основы написания деловых писем одинаковы для каждого типа делового письма. Не забудьте указать свой адрес или адрес вашей компании в верхней части письма (или используйте фирменный бланк вашей компании), а затем укажите адрес компании, в которую вы пишете.Дата может быть размещена с двойным интервалом вниз или справа. Вы также можете указать ссылочный номер для переписки.

Для других типов деловых писем используйте это руководство по различным типам деловых писем, чтобы улучшить свои навыки для конкретных деловых целей, таких как выполнение запросов, корректировка претензий, написание сопроводительных писем и т. Д.

Важный язык, который следует запомнить

• The Start Уважаемый господин, госпожа (госпожа, госпожа — очень важно использовать госпожу для женщин, если только не просят использовать миссис или мисс)
• Благодарность потенциального клиента за его / ее интерес Спасибо за ваше письмо от… запрос (запрос информации) о …
  Мы хотели бы поблагодарить вас за ваше письмо с … запросом (запросом информации) о …
• Предоставление требуемых материалов Мы рады приложить …
  В приложении вы найдете …
  Мы прилагаем …
• Предоставление дополнительной информации Мы также хотели бы проинформировать вас …
  Относительно вашего вопроса о …
  В ответ на ваш вопрос (запрос) о …
• Завершение письма Надежды на будущее бизнеса Мы с нетерпением ждем этого… услышать от вас / получить ваш заказ / приветствовать вас как нашего клиента (покупателя).
• Подпись С уважением (помните, что используйте «С уважением», когда вы не знаете имени человека, которому пишете, и «С уважением», когда знаете.

Пример

Братья Джексон
3487 23-я улица
Нью-Йорк, NY 12009
Kenneth Beare
Административный директор
Компания для изучающих английский язык
2520 Visita Avenue
Олимпия, Вашингтон 98501
12 сентября 2000 г.
Уважаемый г-н.Beare
Благодарим вас за запрос от 12 сентября о последней редакции нашего каталога.
С удовольствием прилагаем нашу последнюю брошюру. Мы также хотели бы сообщить вам, что можно делать покупки онлайн на сайте jacksonbros.com.
Мы будем рады видеть вас в качестве нашего клиента.
С уважением
(подпись)
Деннис Джексон
Директор по маркетингу
Братья Джексон

10 необходимых вам образцов формата деловых писем

Независимо от того, насколько хорошо вы настроили свой список дел и календарь, вы не добьетесь успеха, если у вас не будет надежного способа напомнить себе, что действительно нужно выполнить .

Любой, кто потратил час на составление идеального списка продуктов, только для того, чтобы понять в магазине, что они забыли принести список, понимает важность напоминаний.

Напоминания того или иного рода — это то, что превращает набор бумажных товаров или веб-сервисов в то, что Дэвид Аллен называет «надежной системой».

Многие люди сопротивляются повышению организованности. Независимо от того, какой хаотический беспорядок, их жизнь повседневна, потому что они знают себя достаточно хорошо, чтобы знать, что после всей этой работы они, вероятно, забудут взять свои списки с собой, когда это будет наиболее важно.

К счастью, есть способы убедиться, что мы не забываем проверять наши списки — и не забывать делать то, что нам нужно делать, независимо от того, есть они в списке или нет.

В большинстве случаев нам сначала нужно много подталкивать, например, сделать напоминание, но в конце концов мы набираем достаточный импульс, чтобы делать то, что нужно делать, становится привычкой , а не исключением .

От создания напоминаний к формированию привычек

Привычка — это любое действие, которое мы совершаем автоматически, не задумываясь о нем.

Например, когда вы чистите зубы, вам не нужно думать о каждом шаге от начала до конца; как только вы подойдете к раковине, привычка возьмет верх (и, на самом деле, привычка привела вас к раковине в первую очередь), и вы обнаруживаете, что наносите зубную пасту на зубную щетку, кладя ее в рот (и никогда в ухо!) , плевание, полоскание и т. д. без каких-либо сознательных усилий.

Это хорошо, потому что, если вы хоть немного похожи на меня, вы даже не способны осознанно думать, когда чистите зубы.

Хорошая новость в том, что у вас уже есть целый набор привычек продуктивности, которые вы выработали в течение своей жизни. Плохая новость в том, что многие из них не соответствуют хорошим привычкам.

Эта быстрая игра Frogger , чтобы «расслабить вас», прежде чем вы приступите к работе, которая всегда заканчивается 6 часов из Frogger — — это привычка. И, как вы знаете, от таких привычек бывает трудно избавиться — это одна из причин, почему привычки так важны в первую очередь.

Как только вы замените непродуктивную привычку более продуктивной, от новой будет так же трудно избавиться, как и от старой. Однако добраться туда может быть непросто!

Старое представление о том, что все, что вы делаете в течение 21 дня, становится привычкой, в значительной степени дискредитировано, но в этом есть доля правды — все, что вы делаете достаточно долго, становится укоренившимся поведением, привычкой. Некоторые люди приобретают привычки быстро, другие — в течение более длительного периода времени, но со временем поведение становится автоматическим.

Формирование продуктивных привычек, таким образом, заключается в повторении желаемого поведения в течение достаточно длительного периода времени, чтобы вы начали делать это, не задумываясь.

Но как вы это запомните? А как насчет того, что не обязательно должно быть привычкой — разовых событий, таких как передача квитанций о зарплате своему ипотечному банкиру или конкретный телефонный звонок?

Уловка, позволяющая напоминать себе достаточно часто, чтобы что-то стало привычкой , или только один раз, когда вам понадобится , чтобы что-то сделать, заключается в том, чтобы каким-то образом прервать себя таким образом, чтобы инициировал желаемое поведение .

Удивительная вещь о триггерах — напоминания

Триггер — это все, что вы ставите «на своем пути», чтобы напомнить вам что-то сделать. Лучшие триггеры так или иначе связаны с желаемым поведением.

Например, если вы хотите не забыть взять с собой на работу что-то, что вы обычно не берете с собой, вы можете поставить это перед дверью, чтобы вам пришлось забрать это, чтобы выйти из дома.

Но все, что привлекает ваше внимание и напоминает о чем-то, может быть спусковым крючком .Будильник или кухонный таймер являются прекрасным примером — когда звонит звонок, вы знаете, что нужно проснуться или достать пирог с заварным кремом из духовки. (Надеюсь, вы помните, какой триггер связан с каким поведением!)

Если вы хотите привить привычку, вам нужно поставить на своем пути триггер, чтобы напоминать вам делать то, что вы пытаетесь превратить в привычка — и держите ее там, пока не поймете, что уже сделали то, о чем она должна вам напоминать.

Например, наклейка с надписью «посчитай калории» на дверце холодильника (или, может быть, на самой любимой сладкой закуске) может помочь вам вспомнить, что вы должны сокращать потребление — до тех пор, пока однажды вы не поймете, что вам больше не нужно напоминать.

Все эти триггеры требуют большой предусмотрительности — вы должны помнить, что вам нужно что-то запомнить в первую очередь.

Для многих задач лучшее напоминание — это напоминание, которое полностью автоматизировано — вы настраиваете его, а затем забываете о нем, доверяя триггеру, который появляется, когда он вам нужен.

Как заставить напоминание работать на вас

Компьютеры и повсеместное распространение мобильных устройств, подключенных к Интернету, позволяют настраивать автоматические триггеры практически для чего угодно.

Программное обеспечение

для настольных ПК, такое как Outlook, будет отображать напоминания на экране вашего рабочего стола, а большинство онлайн-сервисов делают дополнительный шаг и отправляют напоминания по электронной почте или текстовым SMS-сообщением — именно то, что вам нужно. Сэнди, например, просто делает автоматические напоминания.

Автоматические напоминания могут помочь вам сформировать привычки — но они также могут помочь вам запомнить вещи, которые слишком важны , чтобы доверять даже привычке. Диабетикам, которым необходимо принимать инсулин, пациентам с ВИЧ, лекарства которых необходимо принимать в точное время и в точном порядке, телефонным звонкам, которые необходимо совершать точно в срок, и другим важным событиям, требующим триггеров, даже если привычка уже существует.

Мой совет — устанавливайте напоминания практически обо всем — отправляйте их каким-либо образом на свой мобильный телефон (либо через встроенный календарь, либо через онлайн-службу, которая отправляет обновления), чтобы вам никогда не приходилось об этом думать — и никогда не нужно беспокоиться о том, чтобы забыть.

Ваш еженедельный обзор — хорошее время для ввода новых напоминаний на ближайшие недели или месяцы. Я просто не хочу думать о том, что мне нужно делать; Я хочу, чтобы мне напомнили, чтобы я мог думать о том, что на самом деле сделает это .

Я обычно использую свой календарь для напоминаний, в основном, хотя мне и нравится Сэнди.

Подробнее о формировании привычек

Изображение предоставлено: Unsplash через unsplash.com

Самый эффективный способ написать ответ на запрос по электронной почте

В настоящее время деловое сотрудничество становится все более важным. Однако следует обращать внимание не только на качество продукта или условия продажи. Помимо них, то, как вы отвечаете на просьбу партнера, также играет большую роль в заключении успешной сделки.Вот наше руководство по , как написать письмо с ответом на запрос наиболее эффективным способом!

Что такое электронное письмо с ответом на запрос и кто его получает?

1. Определение

Во-первых, прежде чем перейти к ответу на запрос, вам необходимо знать, что такое электронное письмо с запросом. Электронные письма с запросами — это электронные письма, используемые для запроса информации. Мы часто используем электронное письмо с коммерческим запросом, чтобы попросить компанию предоставить более подробную информацию о своих продуктах или услугах.Если вам нужна дополнительная информация, у нас также есть справочник по электронной почте .

Итак, ответ на запрос — это просто электронное письмо, которое вы пишете в ответ на запрос, который вы получили ранее. Ваша главная цель при их написании — удовлетворить просьбу отправителя. Им может потребоваться, чтобы вы предоставили информацию, договорились о звонке или отправили образец продукта.

Вы можете рассматривать такие электронные письма как первый шаг к потенциальному партнеру в будущем. Поэтому они действительно важны. Это ваше первое впечатление и точка соприкосновения.Вот почему так важно, чтобы вы научились красиво писать ответ на запрос!

Отличные электронные письма с ответами на запросы приводят вас к успешным контрактам (Фото предоставлено rawpixel через Unsplash.com)

2. Получатель

Тот, кому вы отправляете ответ на ваш запрос, безусловно, тот же человек, который связывался с вами ранее. Скорее всего, они станут будущими покупателями или клиентами вашей компании.

Тот факт, что они отправили вам запрос, свидетельствует об их интересе к вашему продукту или услуге.Следовательно, это их первый этап: получить больше информации, чтобы рассмотреть возможность сотрудничества с вами.

Когда компания отправляет запрос в ваш почтовый ящик, это означает, что вам предоставляется многообещающая и ценная возможность для бизнеса. Как они сказали, никогда не знаешь, что может принести будущее. Это единственное электронное письмо с запросом может стать для вашей компании выходом на новый уровень успеха.

Итак, вы поняли. Плохо составленный ответ на запрос был бы ужасной угрозой. Это может оставить плохое впечатление и лишить вас шанса.Вот почему вы должны относиться к каждому запросу с осторожностью и уважением.

Но вы еще не умеете писать? Следуйте нашему руководству ниже, чтобы узнать, как лучше всего ответить на электронное письмо с запросом. Он также содержит множество полезных фраз, примеров и заметок!

Формат электронной почты для ответа на запрос с примерами Написать письмо с ответом на запрос не так сложно, как вы думаете! (Фотография предоставлена ​​rawpixel через Unsplash.com)

1. Открытие

Во-первых, с признательностью откройте ответ на ваш запрос.Вы всегда должны помнить это правило.

Покажите потенциальному партнеру свою благодарность и поблагодарите его за интерес к вашему продукту или услуге. Была такая поговорка: Хорошее начало — половина дела. Точно так же, если сначала дать клиенту приятное ощущение, это может помочь бизнесу идти гладко.

После этого укажите их запрос в предыдущем электронном письме, чтобы они знали, что вы здесь обсуждаете.

Итак, вот несколько фраз, которые можно использовать в дебюте:

• Благодарим вас за запрос относительно наших продуктов или услуг.
• Благодарим вас за интерес к нашему продукту или услуге.
• Благодарим вас за письмо с вопросом о нашем продукте.
• Благодарим Вас за письмо с просьбой предоставить информацию о наших услугах.
• Было приятно получить Ваш запрос о продукте нашей компании

2. Корпус

Во-вторых, создайте достаточно полезный орган для ответа на ваш запрос.Помните, что самое важное, что вам здесь нужно сделать, — это предоставить необходимую информацию.

Не усложняйте. Не заставляйте клиента ждать. Сразу переходите к основным моментам. Вам следует уточнить название и объем информации, которую вы отправляете в соответствии с их запросом. Расскажите им, как вы его отправляете: прикрепленным к письму, обобщенным в ссылке ниже и т. Д.

Кроме того, при желании вы можете предоставить дополнительную информацию. Однако вам нужно объяснить, чем это может быть им полезно.Никогда не отправляйте лишние предметы даром.

Ниже вы можете найти несколько простых, но эффективных предложений для использования в части тела:

• Для предоставления запрошенных товаров:
  • По вашему запросу мы приложили ___.
  • В ответ на ваш запрос прилагаем к этому письму ___.
  • Чтобы ответить на ваш вопрос, вот ___.
  • Чтобы ответить на ваш запрос, вот ___.
  • Мы рады удовлетворить Ваш запрос с прилагаемой информацией.

• Для предоставления дополнительных материалов:
  • В дополнение к вышеуказанной информации мы также приложили ___.
  • Помимо данной информации, мы также приложили ___.
  • Чтобы полностью ответить на ваш запрос, мы хотели бы предоставить вам некоторые дополнительные сведения.
  • Есть и другая информация, которая, по нашему мнению, может быть вам полезна.
  • Вы можете найти некоторые соответствующие элементы ниже.

Составьте ответ на запрос простым и полезным (Фото предоставлено Артемом Сапегином через Unsplash.com)

3. Закрытие

Наконец, завершите свой ответ на запрос открыто.

После предоставления запрошенных материалов вы должны оставить место для будущих контактов. В заключительной части используйте теплый, довольно восторженный тон. Это помогает клиенту почувствовать ваше гостеприимство, оставаясь при этом комфортным.

Пожалуйста, предложите звонок или встречу, если это необходимо. Сообщите им, что вы приветствуете любой запрос. Покажите им, что вы всегда готовы помочь, если у них возникнут проблемы. Не забудьте указать свои контактные данные, чтобы они знали, где вас найти.

И последнее, но не менее важное: выразите искреннюю надежду на дальнейшее обсуждение, а также на партнерство между двумя компаниями. Это завершит ваш эффективный ответ на запрос.

Вот несколько классических вежливых закрытий, которые можно использовать для ответа на запрос:

• Предложить звонок / встречу:
  • Надеюсь, вам понравилась информация выше.
  • Надеюсь, прилагаемой информации для вас достаточно.
  • Надеемся, что указанные детали были вам полезны.
  • Если вы хотите получить дополнительную информацию, мы будем рады организовать звонок и встречу для дальнейшего обсуждения этого вопроса.
  • При необходимости мы всегда рады звонку или встрече в удобное для вас время, чтобы вы узнали больше о нашем продукте / услуге.
  • Мы также будем рады приветствовать вас в нашем офисе для лучшего взаимопонимания между нами.

• Готовность оказать помощь:
  • Если у вас возникнут дополнительные вопросы, не стесняйтесь обращаться к нам.
  • Если вам нужна дополнительная информация, не стесняйтесь обращаться ко мне.
  • Если у вас есть вопросы или вам нужна дополнительная информация, мы всегда готовы помочь.
  • Мне было бы приятно узнать, чем еще мы можем вам помочь.
  • Спасибо за ваше время и внимание.Я с нетерпением жду ответа от вас в ближайшее время.
  • Мы надеемся на сотрудничество с вами в будущем.

Помимо содержания, важным фактором является то, как вы представляете электронную почту. Сосредоточьтесь на этикете, чтобы убедиться, что у вас есть красиво написанное электронное письмо. Это продемонстрирует ваш профессионализм и создаст заслуживающий доверия имидж.

Например, вы можете ознакомиться с нашим руководством по этикету электронной почты . Следите за публикацией, чтобы получить безупречный ответ!

Полезные примечания при написании ответа на запрос

Помимо основного формата, есть несколько важных примечаний, которые вы должны помнить при ответе на запрос по электронной почте:

1.Точно понять запрос

В конце концов, не имеет значения, что вы напишете в ответе на запрос. Самое главное, что вы можете предоставить своему клиенту необходимую информацию.

Это первый и самый важный приоритет для этого типа электронной почты. Вы должны отправить им точную информацию. Неверные, недостаточные и бесполезные данные полностью лишат вас возможности вести с ними дела.

Итак, всякий раз, когда вы получаете запрос, не торопитесь и внимательно его прочтите.После этого ответьте с такой же осторожностью. Поймите, чего они хотят, как они этого хотят, и отправьте им это.

Вы также можете составить контрольный список требуемых позиций. Это поможет вам подготовить материал, а также позже проверить правильность вашего ответа.

2. Ответьте как можно скорее

Никто не хочет, чтобы его заставляли ждать. Точно так же и ваш покупатель.

Вы должны уделять первоочередное внимание запросу клиента. Если возможно, постарайтесь ответить им сразу после прочтения их электронной почты.Чем раньше вы ответите, тем профессиональнее и лучше они произведут на вас впечатление.

Кроме того, это действие также экономит время и для вас, и для вашего клиента. Вы можете быстро избавиться от очередных дел, при этом их не придется ждать слишком долго!

Как можно скорее предоставьте клиенту ответ на запрос (Фото предоставлено freestocks.org через Unsplash.com)

3. Знайте, что вы отправляете

Отвечая на запрос, убедитесь, что вы из первых рук знаете, какая информация там есть.Если клиент подробно объяснил, что он хочет, ваш ответ должен гарантировать удовлетворение всех его запросов.

Многие люди просто прикрепляют брошюру компании к электронному письму и затем нажимают «Отправить». Однако это так небрежно. В брошюре просто ничего нет. Вот почему так важно проверять отправленные вами товары. Вам необходимо знать не только, какая информация содержится в брошюре, но и какой информации в ней нет.

Если в брошюре не упоминаются данные, необходимые вашему клиенту, вы можете вставить их куда-нибудь.Если у вас нет предмета, будьте честны и скажите им, что отправите его позже. (В этом случае установите ожидаемый крайний срок. Не заставляйте их ждать.)

4. Не перестарайтесь с добавленными данными

Вы стремитесь предоставить своему клиенту как можно больше информации. Это легко понять. Однако секрет того, что создание эффективного ответа на запрос — не более чем правильность и достаточность.

Слишком много информации просто сделает их чрезмерными. В большинстве случаев это просто приведет вашего клиента в замешательство и раздражение.

Если вы действительно хотите добавить больше, убедитесь, что вы действительно понимаете запрос клиента. Тщательно подумайте о том, что действительно может быть им полезно, и прикрепите только эти. Ни больше ни меньше!

Образец ответа на бизнес-запрос

Наконец, у нас есть небольшой образец ответа на запрос. Это письмо является ответом на предыдущий образец электронного письма с запросом.

Вы можете использовать этот образец, чтобы выяснить, как правильно ответить на запрос по электронной почте:

Тема: Re: M Компания | Запрос продукта: Замороженное пюре манго

Уважаемая г-жаВу,

Прежде всего, мы хотели бы выразить нашу благодарность за ваш интерес к нашему замороженному пюре из манго.

Что касается вашего запроса, мы рады предоставить вам брошюру о замороженном пюре из манго и наш оптовый прайс-лист. Обратите внимание, что в брошюру включена вся запрашиваемая вами информация. Оба пункта прикреплены в конце этого письма.

В дополнение к вышеперечисленным пунктам мы также приложили каталог пюре из замороженного манго (с указанием различных доступных сортов манго) и наши инструкции по логистике для этого продукта.Мы уверены, что это вам поможет.

Надеемся, наш ответ удовлетворил ваш запрос. Если у вас возникнут какие-либо вопросы, свяжитесь с нами. Мы с нетерпением ждем вашего ответа.

С уважением,

Миа Нгуен.

Отдел продаж | Компания.

Итак, это наше руководство о том, как наиболее эффективно ответить на запрос по электронной почте. Надеюсь, эта статья поможет вам составить лучший ответ на запрос.И, кроме того, добейтесь большего сотрудничества в своей трудовой жизни!

Дополнительную информацию о различных типах электронной почты вы можете найти в нашем блоге на деловом английском. Я также рекомендую вам использовать расширение, такое как eJOY , для поиска значений слов во время чтения. Это удобно, мгновенно и помогает пополнить ваш словарный запас:

Установите расширение eJOY в Chrome БЕСПЛАТНО

Ответное письмо на запрос

ОБРАЗЕЦ ПИСЬМА

[Имя отправителя]
[Адресная строка]
[Штат, почтовый индекс]

[Дата письма]

[Имя получателя]
[Адресная строка ]
[Штат, почтовый индекс]

[Тема: Обычно жирным шрифтом, кратко излагает цель письма] -Optional-

Уважаемый [Имя получателя],

После вашего ответа на мою отставку я хочу выразить благодарность за понимание и положительный ответ.Я знаю, что получить замену в это время года было непросто. Приносим искренние извинения за возможные неудобства.

Работать с вами было настоящим удовольствием. Я желаю вам всего наилучшего в работе вашего великого предприятия. Еще раз, спасибо.

С уважением,

[Имя отправителя]
[Заголовок отправителя] -Дополнительно-

[Приложения: номер] — Необязательно —
cc: [Имя получателя копии] — Необязательно —

Ответное письмо на запрос.

Что еще нужно учитывать при написании ответных писем моему боссу

Ответные письма

Ответные письма — это письма, написанные для предоставления ответов или информации, запрошенной в письмах-запросах. Основная цель таких писем — удовлетворить получателя действием, которое выполняет его просьбу. Ответное письмо можно использовать для ответа на вопрос о продуктах и ​​услугах компании или просто для ответа на жалобу. Это заставляет получателя чувствовать, что его ценят, и помогает поддерживать прочные отношения между вовлеченными сторонами.Ответное письмо также дает вам возможность уточнить любые недоразумения с получателем или задать вопросы. Письма с ответами должны быть отправлены незамедлительно, и все вопросы должны быть решены вежливо (даже те, которые кажутся неуместными).

При написании ответных писем желательно, чтобы сообщение было кратким и содержательным, учитывая, что получателю может не хватать вашего опыта. Обязательно отправьте письмо тому, кто сделал запрос, и укажите, что это ответ на этот запрос.Сохраняйте позитивный тон, даже если письмо содержит негативную информацию. Сделайте свой ответ как можно яснее. Например, если вы отвечаете на несколько вопросов, подумайте о том, чтобы оформить свои ответы в виде маркированного списка. В конце предложите оказать дополнительную помощь.

Письма моему боссу

Письма моему боссу — это письма, которые вы пишете своему начальству или человеку, которому вы подчиняетесь на работе. Получателями таких писем могут быть владельцы компании, менеджеры или любое другое лицо, отвечающее за сотрудников компании.Если вы хотите подать жалобу, поблагодарить своего начальника, извиниться за проступки или попросить разрешения что-то сделать, письмо сделает вашу работу. Это даст вам время собраться с мыслями и, конечно же, изложить свои мысли в письменном виде, что позволит вашему начальнику увидеть серьезность проблемы.

Письма моему боссу могут быть официальными или неформальными, в зависимости от отношений между отправителем и получателем. Однако письмо должно быть адресовано конкретному человеку. Начните с объяснения причины написания письма.Затем отправьте вам сообщение, содержащее всю необходимую информацию по проблеме. Сделайте письмо коротким и понятным. Используйте вежливый, уважительный и профессиональный тон. Воздержитесь от оскорбительных или негативных комментариев, даже если вы подаете жалобу. Завершите это положительным замечанием или призывом к действию. Подпишите письмо и поставьте дату.

Как написать деловое ответное письмо

Даже в эпоху электронной почты и текстовых сообщений бумажные деловые письма имеют свое место. Переход с цифрового режима на бумажный может быть проблемой: электронное письмо может казаться обычным, но письменное письмо требует определенной степени достоинства и класса.Не беспокойтесь о том, чтобы звучать оригинально — вам безопаснее придерживаться проверенных форматов и правил этикета делового общения.

Придерживайтесь сути

Отвечаете ли вы на критику или запрашиваете свое резюме, ваше письмо должно оставаться актуальным. Никогда не выходите за рамки одной страницы и никогда не будьте невежливы. Если кто-то написал вам письмо с жалобой, полное оскорблений, оставайтесь вежливыми и спокойными, когда отвечаете. Если в исходном письме говорится о деловой возможности, скажите спасибо.Никогда не подразумевайте, что, написав ответ, вы все решили — что жалобщик должен быть полностью удовлетворен, что вы знаете, что получаете работу. Это решать вашему корреспонденту.

Формат и шрифт

Стандартный формат делового письма — одинарный, с одним пробелом между абзацами, и все выравнивается по левому краю. В 21 веке допустимо отойти от стандарта блоков, например, сделав отступ в абзацах. Times New Roman, кегль 12, почти всегда является приемлемым, читаемым шрифтом.Если у вашей компании есть какие-либо предпочтения — например, она отдает предпочтение абзацам с отступом — отформатируйте ее таким образом.

Что наверху

Стандартный формат начинается с вашего служебного адреса. Если вы пишете на фирменных бланках, можете пропустить это. Под адресом указывается дата, затем имя, место работы и адрес получателя. Пропустите строку и обратитесь к получателю как «Уважаемая госпожа». или «мистер» если у него нет такого титула, как «Доктор». Не используйте имена, если это не сделал автор начальной буквы.

The Lower End

Завершите письмо фразой «С уважением», затем поставьте свою подпись, а затем ваше напечатанное имя. Если вы отправляете что-либо с письмом, например форму, смету расходов или ваше резюме, напишите «приложение» под своим именем, а затем список вложений. Если вы отправляете что-то отдельным письмом, добавьте примечание, например «в отдельной обложке: финансовый отчет». «Копия», за которой следует список имен, сообщает получателю, что вы отправили копии кому-то другому.