Основы деловой переписки по электронной почте: согласовать нельзя игнорировать

Содержание

10 правил деловой переписки — Mailfit

Правило первое: любая переписка может стать публичной

Любая переписка в интернете, в том числе и по электронной почте, может стать публичной по желанию одной из сторон. Кроме того, она может иметь юридическую силу и использоваться в различных разбирательствах. Например, во внутренних расследованиях.

Рекомендация: в любой деловой переписке ведите себя прилично и думайте о том, что пишете.

Правило второе: файлы в первую очередь

Начинайте любое письмо с прикрепления файлов. Так вы избежите ситуации, когда письмо уже отправлено, файлы не прикрепились и теперь нужно высылать всё заново и извиняться.

Старайтесь использовать общедоступные форматы файлов, типа .doc или .xls, а также называйте их латиницей и без пробелов — так ваши файлы смогут открыть 99,9% людей без всяких проблем.

Автор рекомендует воспользоваться облачными хранилищами, например Google Drive + Google Docs и прикреплять все документы в виде ссылок.

Это удобно совместно редактировать, однако в этой ситуации существует проблема форматирования — документ, созданный в Microsoft Word не будет выглядеть на 100% так же, как и Google Docs. Будьте бдительны.

Рекомендация: перед отправкой убедитесь, что файлы нормально открываются и прикреплены к письму.

Правило третье: тема письма должна давать понимание о содержимом

После того, как вы прикрепили файлы и написали текст письма, нужно написать тему. Она должна содержать ключевые слова, по котором потом будет легко найти письмо.

Тема письма должна давать понимание: Что это — задача? Форс-мажор? Заявка на оплату? Документы? Оперативное согласование? Согласование в обычном режиме?

Рекомендация

: не стоит писать в теме письма односложные конструкции типа «Договор» или «Срочное». У получателя в папке «входящие» наверняка уже скопилось много таких и ваше письмо просто затеряется.

Правило четвёртое: будьте аккуратны со списком адресатов

Когда файлы, текст и тема письма готовы — пора определиться, кому мы отправляем письмо.

Если отправляете имейл сразу нескольким людям, то в поле «Кому» ставите главного получателя, а в поле «Копия» — всех остальным. Если хотите, чтобы письмо получил кто-то ещё, но его не должны увидеть другие участники переписки — ставьте его адрес в поле «Скрытая Копия».

Если вам пришло письмо, где в копии несколько адресатов, пользуйтесь кнопкой «Ответить всем». Потому что за обсуждаемый вопрос в переписке могут отвечать сразу несколько человек.

Рекомендация: ставьте в копию только тех адресатов, которые напрямую относятся к обсуждаемому в письме вопросу.

Правило пятое: один рабочий вопрос — одна тема письма

Всегда сохраняйте историю переписки в одной ветке. Если с одним адресатом вы обсуждаете несколько деловых вопросов, то создайте несколько переписок с разными темами.

Это позволит не запутаться в обсуждаемых вопросах и не упустить важных деталей. Пишите коротко: длинные письма имеют значительно меньше шансов, что их дочитают до конца.

Рекомендация: все рабочие и важные вопросы следует направлять именно по почте, но ни в коем случае не в чат. Часто человек может не увидеть важного сообщения в массе других личных переписок.

Правило шестое: пишите коротко и по делу

Текст письма с задачами часто копируются полностью или частично простым действием — Ctrl+C / Ctrl+V — и пересылается дальше сотрудникам команды, которые будут над этой задачей работать. Сделайте так, чтобы всем было удобно.

Например, нужно описать какие-то правки к тексту, сайту или баннеру. Сразу пишите так, чтобы человек мог спокойно скопировать и отправить дизайнеру или автору правки, никого не оскорбив.

Не пишите «дизайнер м*дак, пусть в жопу себе засунет логотип», потому что кто-то будет сидеть и редактировать ваше письмо в блокноте, чтобы потом отправить дизайнеру нормальную рабочую версию.

Рекомендация: максимально нейтрально описывайте задачи и оставляйте комментарии, чётко прописывая, что вы хотите.

Правило седьмое: пишите грамотно

Аксиома, про которую не будет лишним напомнить. Грубые ошибки могут испортить впечатление от общения с клиентом. Вот несколько простых рекомендаций:

каждое новое предложение начинайте с большой буквы;
абзац пишите с новой строчки;
не пренебрегайте запятыми и точками в конце предложения;
пользуйтесь вопросительными знаками, если задаёте вопрос.

Рекомендация: проверяйте перед отправкой. За неправильно поставленную запятую вас никто не осудит, но регулярные грамматические ошибки точно снизят уровень доверия.

Правило восьмое: проверяйте то, что отправляете или пересылаете

Никогда не пересылайте вложения другому человеку, не скачав и не просмотрев их. Последствия могут быть фатальны.

Можно запросто выслать клиенту внутренние расчёты и тогда, например, все узнают про наценку в 300%. Если отправить неверный счёт, то можно потерять деньги.

Рекомендация: всегда открывайте и проверяйте файлы, которые пересылаете.

Правило девятое: отвечайте на все письма в течение суток

Мы живём на невероятной скорости. Через сутки ваш ответ, скорее всего, уже будет не нужен. Через двое — тем более.

Если есть какие-то тяжёлые, сложные вопросы — они очень быстро консервируются и становятся мертвым грузом, письма тонут под слоями новых писем. А это — деньги.

Рекомендация: отвечайте на письма сразу, как только их получили и отвлекайтесь на другие задачи только после отправки.

Правило десятое: дожимайте переписку, даже если надо писать неприятные вещи

Люди постоянно мигрируют и часто меняют место работы. На добрых партнёрских отношениях и взаимоуважении строится бизнес.

Если сегодня вы сольётесь перед человеком, а завтра он вам понадобится, то будет крайне неудобно всплывать в почте. Маловероятный шанс, что он пошевелится, чтобы вам помочь.

Рекомендация: будьте вежливы и решайте вопросы до конца.

Ах, да — старайтесь отправлять письма только в рабочее время. Если вопрос суперсрочный и его нужно решить уже после окончания рабочего дня, то лучше позвонить. Как правило, всё может подождать до следующего утра.

По тому, как вы работаете в почте, как оформляете письма, вложения, темы, да и в целом как относитесь к деловой переписке — виден ваш уровень как специалиста. Прокачивайтесь и вы удивитесь, как мир вокруг становится проще и как клиентам понравится иметь с вами дело.

Рекомендация напоследок: прочитайте «Новые правила деловой переписки» от Максима Ильяхова.

образец. Узнаем как отправить письмо по электронной почте

За последние десятки лет деловая переписка посредством электронной почты приобрела огромную популярность и стала одним из основных способов делового общения. Сегодня трудно найти такого человека, который бы в практике межличностных коммуникаций не использовал бы электронную почту. Несмотря на это, многие сегодня задаются вопросом: как отправить письмо по электронной почте так, чтобы были соблюдены все правила? Как с помощью грамотного письма сформировать у адресата хорошее впечатление об отправителе?

Данная статья описывает регламент деловой переписки по электронной почте, а практические советы, представленные в статье, помогут научиться правильному деловому общению при составлении электронных писем.

При составлении электронных писем должны быть заполнены все представленные поля

Правила деловой переписки по электронной почте обязывают отправителя письма заполнять все поля, предусмотренные в электронной почте, такие как адрес и имя получателя и отправителя письма. Обязательно должна быть описана тема, которая кратко описывает суть отправляемого письма. Очень часто от правильно описанной темы зависит судьба отправленного письма и скорость разрешения проблемы изложенной в нем. Деловое электронное письмо должно начинаться с приветствия — это несложное проявление уважения к получателю очень важно при переписке. После приветствия должно следовать текст, который называют «телом письма», а в конце оставляется подпись, к примеру, «С уважением, Брисов Петр Иванович».

Приветствие в деловой переписке

На этом моменте стоит дополнительно заострить свое внимание, так как жест уважения очень важен при любом аспекте деловых коммуникаций. Оптимальным приветственным словосочетанием является «Добрый день» или же «Здравствуйте». Ведение деловой переписки по электронной почте ограничивает отправителя в использовании словосочетаний «Добрый вечер» или «Доброе утро», так как получатель может прочесть письмо намного позже его получения. Также не корректно использовать в приветствии просторечные выражения, употребляемые в неформальном общении.

После слова или словосочетания приветствия следует обратиться к получателю по имени и отчеству, а в случае, если имя неизвестно отправителю, этот момент можно пропустить. После приветственного слова можно переходить к изложению цели письма.

Прикрепленные файлы в деловой переписке по электронной почте

Если главной целью письма выступает не только письменное повествование и изложение сути вопроса , но и отправление файла, то лучше прикрепить пересылаемый объект в первую очередь. Часто случается, что многие отправители, из-за невнимательности, изложив суть вопроса в тексте письма, забывают прикрепить необходимое вложение. Такая халатность может негативно сказаться на деловой репутации отправителя делового письма.

Электронный адрес должен быть узнаваемым и лаконичным

Правила деловой переписки по электронной почте обязывают отправителя иметь узнаваемое электронное имя, которое должно нести в себе правдивые сведения об имени отправителя. Очень не лаконично и глупо выглядят официальные письма и обращения, когда в электронном адресе указаны неформальные выражения или слова, к примеру, электронный адрес «limon_petya». Это выглядит очень несолидно для взрослого человека. Для ведения деловой переписки лучше создать отдельный email и соблюдать этикет деловой переписки по электронной почте.

Использование быстрой функции Reply (Response) на ответ полученных ранее писем

Функция Reply или Response (в сокращенном варианте она выглядит как Re:) помогает пользователю быстрым способом отвечать на ранее присланные сообщения отправителя. Эта функция обладает также и универсальной возможностью прочесть предыдущую переписку с собеседником по заданной теме. Но правила деловой переписки по электронной почте обязывают отправителя переименовывать тему делового письма, если во время переписки суть обсуждения изменена.

Перед отправкой делового письма следует производить вычитку на предмет орфографических ошибок и пунктуации

Электронная почта упрощает обмен информацией, но при деловой переписке не стоит пренебрегать правилами русского языка, так как небрежно допущенная ошибка может повлиять на авторитет отправителя. Перед тем как отправить письмо, следует несколько раз просмотреть текст и тщательно проверить его на наличие офографических и пунктуационных ошибок. Многие электронные почтовые клиенты имеют функцию проверки орфографии, поэтому следует обращать внимание на слова, подчёркнутые красной линией. Если возникают сомнения в правильности написания, то следует обратиться за помощью в интернет или проверить написание с помощью орфографического словаря.

Поле адресата должно заполняться в последнюю очередь

Во избежание отправки неоконченных или неотредактированных писем адрес получателя делового письма следует вписывать в самый последний момент перед отправкой. Это правило также входит в основы деловой переписки по электронной почте. Случается, что при заполнении поля адресата электронная почта может предложить список ранее использованных получателей, здесь также следует заострить свое внимание, для того чтобы по ошибке не отправить составленное деловое письмо стороннему адресату.

Структурирование делового письма

Правила структурирования текста распространяется не только для бумажные носители, но также и на правила деловой переписки по электронной почте. Не всегда получателю удобно вычитывать большие объемы текста писем на экране монитора. Для упрощения этого момента следует разбивать текст на логично сформированные небольшие абзацы и не допускать в написании текста деловых писем усложненных предложений. Оптимальная длина одного предложения в деловом письме должна составлять не более пятнадцати слов.

Суть делового письма должна излагаться по существу

Помимо указанной темы делового письма, получателя должно заинтересовать и четко сформулированное первое и второе предложение основного текста. Задачей отправителя является изложить в начале письма суть проблемы или вопроса, по которому он обращается к получателю. В первом предложении должна быть обозначена цель, по которой направляется деловое письмо. Образец: «Сообщаем Вам, что сроки обязательства по договору №45 от 02.01.2017 года «О поставе сыпучих материалов» подходят к концу. Для продления договора Вам следует подать повторный пакет документов». Благодаря обозначенной цели получатель имеет возможность вникнуть в главную мысль делового письма. Если текст письма слишком большой, то лучше воспользоваться функцией прикрепления объекта вложением в виде текстового документа, но при этом с поле для текста следует оставить сопроводительный очерк, который освещает деловое письмо. Образец: «Направляем Вам для ознакомления электронную копию письма компании ООО «Мак-строй». Просим Вас сообщить Ваше решение по вопросу продления договора №45 от 02.01.2017 года «О поставе сыпучих материалов» до указанного в письме срока».

На каждое деловое электронное письмо должен быть дан ответ

Существуют отрицательные примеры деловой переписки, когда получатель игнорирует деловое письмо по каким-либо соображениям. Иногда действительно могут быть случаи, когда ответ нельзя дать из-за определенных ситуаций, к примеру, срок решения проблемы может занять несколько дней или получатель находится в размышлении и не может сразу ответить на поставленный вопрос. В таком случае должен быть дан краткий комментарий по этому поводу, к примеру, «Здравствуйте, Петр Иванович. Я получил Ваше письмо, но на сегодняшний день затрудняюсь с ответом, так как должен проконсультироваться с вышестоящим руководством. Я доложу о Вашей проблеме генеральному директору нашей компании и дам официальный ответ к концу недели. С уважением, менеджер отдела продаж Белов Иван Геннадьевич».

Стоит помнить, что в случае, если ответ не был дан в течение трех рабочих дней, то факт молчания получателя делового письма можно оценить как игнорирование и отказ от общения с отправителем.

При составлении ответных писем следует отвечать на все поставленные вопросы

Если направленное получателю письмо несет вопросительный характер, то при составлении письма следует давать ответы на вопросы в той очерёдности, которая присутствует в полученном тексте делового письма. Если вопросы были заданы, отправитель надеется получить на них конкретные ответы. При составлении письма ответы не стоит нумеровать, нужно просто излагать мысль по порядку. Для того чтобы ответить на все поставленные вопросы, для начала нужно несколько раз перечитать полученное деловое письмо и в том случае, если вопросов слишком много, лучше выписать их отдельно, чтобы не допустить пропуска. Если невозможно дать ответ на некоторые из поставленных вопросов, стоит указать, что на данный момент по каким-либо причинам ответ не может быть дан.

Не стоит злоупотреблять аббревиатурами, эмоциональным оформлением и прописными буквами

Существуют отрицательные примеры деловой переписки, когда отправители разбавляют её, используя неформальные знаки в виде смайлов. Их применение популярно при общении в социальных сетях, однако правила деловой переписки не приветствуют такие проявления эмоций, так как получатель может не знать их истинного значения и принять их за непонятный ему набор пунктуационных ошибок.

Также стоит отказаться от написания текста прописными буквами. В интернете набор слов написанных прописными буквами называют «кричащими фразами» и чаще такие фразы несут в себе негативный окрас. Получатель при прочтении электронного делового письма может расценивать такой шрифт отрицательно, что пагубно скажется на восприятии смысла. В случае если в деловом письме нужно подчеркнуть важность какого-либо момента, лучше использовать вводные словосочетания, к примеру, «Обращаем Ваше внимание, что Вам необходимо предоставить пакет документов для продления договора не позднее 10.02.2017 года» или «Обратите внимание, что документы на продление договора следует подать до 10.02.2017 года».

Не стоит передавать секретную информацию посредством электронной почты

Для передачи личной или конфиденциальной информации лучше отказаться от электронных почтовых ящиков, так как существует угроза перехвата сведений злоумышленниками для использования в своих корыстных целях. К такой информации могут быть отнесены: номера телефонов, пароли от банковских карт, лицевые банковские счета и т. п. Важно помнить, что информация сохраняется на сервере почтового агента и в случае взлома может быть похищена.

В конце письма обязательно должна стоять подпись отправителя

Как уже говорилось ранее, каждое отправленное письмо должно содержать конкретизированную подпись. Часто разработчики почтовых ящиков вводят функцию блока подписи, в который можно внести свои данные о должности, имени и контактный номер телефона. Впоследствии данный блок будет автоматически отображаться в конце каждого письма, что позволит упростить набор текста. Важно правильно составить подпись, чтобы получатель имел возможность при ответе на письмо корректно обратиться к отправителю. Пример подписи может выглядеть так: «С уважением, начальник отдела продаж Петров Николай Александрович, +79810000000».

Делая выводы, можно отметить, что для того, чтобы понять, как вести деловую переписку по электронной почте, не нужно осваивать дополнительные и сложные азы. Стоит всего лишь придерживаться элементарных правил этикета и соблюдать нормы русского языка.

образец. Как отправить письмо по электронной почте. Начинайте письмо с вашего заключения

За последние десятки лет деловая переписка посредством электронной почты приобрела огромную популярность и стала одним из основных способов делового общения. Сегодня трудно найти такого человека, который бы в практике межличностных коммуникаций не использовал бы электронную почту. Несмотря на это, многие сегодня задаются вопросом: так, чтобы были соблюдены все правила? Как с помощью грамотного письма сформировать у адресата хорошее впечатление об отправителе?

Многие начинают свой рабочий день именно с проверки почтового ящика на наличие новых сообщений. Но, к огромному сожалению, несмотря на распространенность этого метода обмена информацией, многие не умеют правильно использовать язык деловой переписки, принимая электронные письма за неформальный способ общения.

Благодаря скорости доставки упрощает обмен важными официальными документами, бланками, заявлениями, но и здесь люди делают ошибки при отправлении писем. Очень часто случается, что при составлении электронного письма при обмене какими-либо файлами адресанты по каким-либо причинам не составляют сопроводительных очерков и не вписывают темы, что может усложнять работу получателей. Цель данной статьи дать ответ на вопрос: как отправить письмо по электронной почте и соблюсти все правила делового письменного общения по средствам электронной почты?

При составлении электронных писем должны быть заполнены все представленные поля

Приветствие в деловой переписке

После слова или словосочетания приветствия следует обратиться к получателю по имени и отчеству, а в случае, если имя неизвестно отправителю, этот момент можно пропустить. После можно переходить к изложению цели письма.

Прикрепленные файлы в деловой переписке по электронной почте

Если главной целью письма выступает не только письменное повествование и изложение сути вопроса, но и отправление файла, то лучше прикрепить пересылаемый объект в первую очередь. Часто случается, что многие отправители, из-за невнимательности, изложив суть вопроса в тексте письма, забывают прикрепить необходимое вложение. Такая халатность может негативно сказаться на деловой репутации отправителя делового письма.

Электронный адрес должен быть узнаваемым и лаконичным

Использование быстрой функции Reply (Response) на ответ полученных ранее писем

Перед отправкой делового письма следует производить вычитку на предмет орфографических ошибок и пунктуации

Поле адресата должно заполняться в последнюю очередь

Структурирование делового письма

Суть делового письма должна излагаться по существу

На каждое деловое электронное письмо должен быть дан ответ

При составлении ответных писем следует отвечать на все поставленные вопросы

Не стоит злоупотреблять аббревиатурами, эмоциональным оформлением и прописными буквами

Также стоит отказаться от написания текста прописными буквами. В интернете набор слов написанных прописными буквами называют «кричащими фразами» и чаще такие фразы несут в себе негативный окрас. Получатель при прочтении электронного делового письма может расценивать такой шрифт отрицательно, что пагубно скажется на восприятии смысла. В случае если в деловом письме нужно подчеркнуть важность какого-либо момента, лучше использовать вводные словосочетания, к примеру, «Обращаем Ваше внимание, что Вам необходимо предоставить пакет документов для продления договора не позднее 10. 02.2017 года» или «Обратите внимание, что документы на продление договора следует подать до 10.02.2017 года».

Не стоит передавать секретную информацию посредством электронной почты

В конце письма обязательно должна стоять подпись отправителя

Важно правильно составить подпись, чтобы получатель имел возможность при ответе на письмо корректно обратиться к отправителю. Пример подписи может выглядеть так: «С уважением, Петров Николай Александрович, +79810000000».

Дорогие друзья, сегодня я решил написать о наболевшем — о том, как писать письма 😉 . Думаю, многие специалисты в различных областях ежедневно получают много писем с вопросами и просьбами о помощи.

Ваш покорный слуга не исключение 🙂 . Количество писем с вопросами и просьбами о помощи в среднем составляет 40-50 в день и порой превышает мои физические возможности ответов на них.

В переписке значительную часть составляют письма, в которых вопросы и описания проблем не совсем правильно сформулированы, из-за чего требуют дополнительных уточняющих писем, что занимает лишнее время как отправителя, так и получателя.

В этом посте я хочу рассказать о том, как нужно правильно писать письма с вопросами специалистам, чтобы получение нужной вам информации занимало минимум времени и не требовало лишней переписки.

Главное правило, на мой взгляд, заключается в том, что в письме очень важно дать понять, что вы дорожите временем получателя. Все должно быть кратко и четко сформулировано.

1. Приветствие

Я считаю, что любое письмо обязательно должно начинаться с приветствия. «Здравствуйте», «Привет», «Добрый день» — написать эти слова не составляет никакого труда и занимает секунды. Мне лично не нравятся письма, в которых нет приветствия. Ничто не ценится так дорого и не дается так дешево, как вежливость.

2. Обращение по имени

На всех страницах блога сайт, где есть форма обратной связи (например, страница « »), я всегда пишу «Меня зовут Михаил», поэтому не вижу проблемы, чтобы не обращаться в письмах по имени. Подсознательно любой человек любит, когда его называют по имени.

И хотя «Майк» я люблю больше, чем «Михаил» 😉 , любое обращение по имени сойдет 🙂 .

3. Сначала погуглите свой вопрос

Сколько раз в переписке мне приходилось давать ссылки на материалы, которые я нашел, просто набрав заданный мне вопрос в поисковике! У меня даже пальцев не хватит на руках и ногах 😉 !

Если серьезно, то искренне советую сначала погуглить интересующий вас вопрос в различных вариантах (в том числе на английском, перевести можно через Google Переводчик) и потратить время, чтобы изучить найденные материалы.

В большинстве случаев вы без труда найдете ответы на свои вопросы в поисковиках или на форумах (туда многие люди и приходят, чтобы общаться, обсуждать специфические проблемы по разным тематикам и отвечать на вопросы). Зачем тратить время другого человека, когда во многих случаях вы сами без труда можете найти все, что нужно?

🔥 Кстати! Я провожу платный курс по продвижению англоязычных сайтов SEO Шаолинь. Если интересует, можете подать заявку на его сайте seoshaolin.

com .

Желаю вам успешного увеличения посещаемости ваших сайтов!

Десерт на сегодня — видео о том, как парень подтягивается на турнике на одном пальце. Тоже так хочу 🙂 :

За последнее десятилетие электронная почта стала, пожалуй, одним из самых популярных средств делового общения. Сегодня довольно сложно найти человека, который в своей практике межличностных и межкультурных коммуникаций не использует электронную почту. Бегло сканируя взглядом адреса и темы пришедших сообщений, решаем, какие письма прочитать, а какие удалить не раскрывая. В зависимости от отношений между корреспондентами переписка может быть деловой или частной. Если письмо частное, то к нему не предъявляется жестких требований с точки зрения этики — стиль письма и манера изложения зависят главным образом от степени знакомства с адресатом.

Сегодня довольно сложно найти компанию, которая в своей практике межличностных коммуникаций не использовала бы электронную почту. Следует отметить, что в обычной деловой переписке посредством e-mail существуют общепринятые правила, которые необходимо знать и которыми следует руководствоваться. Остановимся подробно на наиболее значимых.

Правило 1. При оформлении электронного письма в обязательном порядке заполняйте все поля. В общем виде структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:

Адрес и имя отправителя.

Адрес получателя (или адреса получателей, когда существует необходимость отправить письмо с одним текстом нескольким получателям).

Важность письма (это при необходимости).

Тема письма.

Приложение.

Письмо, состоящее из приветствия; основного текста письма; заключения; и подписи.

Правило 2. Адрес и имя отправителя должны быть узнаваемыми. Поэтому когда заводите почтовый ящик, в графе имя отправителя всегда вписывайте свои имя и фамилию. Наибольшее доверие вызывает адрес, содержащий Ваше настоящее имя, а также имя Вашей организации в названии домена, например: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра. .

Правило 3. Обязательно заполняйте графу «Тема письма». Тема письма — это особый реквизит письма, наличие которого значительно облегчает работу с электронной корреспонденцией. Судьба письма очень часто зависит от его Темы, особенно если имя и адрес отправителя Вам ничего не говорят. Тема письма должна быть краткой – не более 50 знаков – и по существу. Чем проще и понятней будет Тема письма, тем больше вероятности, что письмо будет прочитано и будет иметь отклик. Особо тщательно необходимо подумать над Темой, когда в первый раз пишете кому-либо.

Правило 4. Используйте пиктограмму («Re:») только для ответа. Используя пиктограмму , размещенную в поле адреса письма, на которое отвечаете, открываем форму для составления ответа. Данная форма уже содержит адрес вашего собеседника, текст его письма и Тему. Пиктограмма (Re) является аббревиатурой английского слова «Reply:» или «Response:» и означает «Мой ответ на:». Поэтому если тема письма меняется, изменения темы необходимо вносить, используя стрелочку вниз, размещенную справа от пиктограммы Rе. В открывшемся ниспадающем списке выбираем команду «изменить тему».

Если отвечая на чье-либо электронное письмо, вы меняете основную мысль диалога, изменяйте соответственно и Тему, а лучше начинать обсуждение нового вопроса созданием нового письма.

Правило 5. Во избежание преждевременной отправки адрес получателя вставляйте только тогда, когда письмо дописано, проверено и готово к отправке. Будьте внимательней с кнопкой «Отправить»: убедитесь, что посылаете письмо тому, кому хотели.

Правило 6. Обязательно пишите приветствие, состоящее из приветственного слова и имени получателя, перед основным текстом письма. Некоторые пользователи считают, что приветствие в электронном письме не нужно писать, поскольку это якобы бессмысленный пережиток бумажной почты, что оно не несёт в себе никакой значимой информации и содержит лишь дежурные слова.

Приветствие несёт в себе информацию о воспитанности того, кто составляет письмо. В качестве приветствия используйте следующую форму обращения: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата!» или «Уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата, здравствуйте!» и только после этого переходите к цели Вашего сообщения.

В Европе принято всегда обращаться «Dear Sir/Madam» или менее формально, особенно, если Вы знакомы с адресатом, «Dear + имя». В США, где темп жизни и переписки более интенсивный, электронное письмо начинается с обращения, состоящего из имени и короткого «Hi + имя». В русском языке восклицательный знак ставится после обращения в письменной форме в любом жанре переписки: деловой, частной, официальной и т. д., в то время как в английском языке во всех этих жанрах ставится запятая.

Правило 7. Правильно структурируйте свое письмо. Поскольку чтение c экрана монитора гораздо сложнее, чем чтение бумажного носителя. Разбивайте текст письма на логические абзацы. Старайтесь, чтобы предложения содержали не более 15-20 слов. Отделяйте абзацы друг от друга отступом или пустой строкой.

Правило 8. Будьте краткими и выражайте мысли по существу. Основной текст письма с первого абзаца должен притягивать внимание читателя не меньше, чем его Тема. Помните об ограниченном времени потенциального читателя. Начните с цели письма, она должна быть четко сформулирована в первом предложении. Если первые предложения сформулированы правильно, то существует очень большая вероятность, что получатель письма прочтёт его до конца. Электронное письмо предназначено для быстрой передачи информации. Если необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объем, лучше составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформить в виде вложения.

Правило 9. Прежде чем приступить к написанию письма, присоедините вложение. Сколько раз приходилось получать письмо, целью которого была пересылка вложения, без этого самого вложения?! Такая беспечность может не лучшим образом отразиться на Вашей деловой репутации.

Правило 10. Когда Вы пишите кому-либо в первый раз, не прикрепляйте никаких вложений. Если Вы всё же посылаете какое-то вложение без согласования с получателем, то обязательно напишите в тексте письма, что это за файл. Не присоединяйте вложения размером более 5Мбайт, так как возможна такая неприятная ситуация: Вы перешлёте свой файл на почтовый сервер за секунду, а Ваш адресат будет скачивать его целый час.

Правило 11. Составляя ответное письмо, отвечайте на ВСЕ заданные Вам вопросы. Если Вы затрудняетесь ответить, то так прямо и напишите.

Правило 12. Прежде чем отправить письмо, проверьте орфографию, грамматику и пунктуацию. Тот факт, что электронная почта — быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Стройте свои фразы возможно более грамотно с точки зрения орфографии и грамматики. Это важно не только потому, что неграмотно написанное письмо может испортить впечатление о Вас, и потому, что очень трудно читать текст без запятых и точек.

Правило 13. На электронные письма обязательно нужно отвечать. Электронная почта — это связь с другими людьми, и немного вежливости никогда не повредит. По правилам этикета на электронные письма обязательно нужно отвечать, а время ответа не должно превышать трех суток. Если не отвечаете на электронное письмо в течение этого срока, – это явный отказ от общения. Если Вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки. При получении письма, содержащего вложение, обязательно подтвердите, что вложение дошло и нормально открылось. При получении писем от неизвестных людей можно на них не отвечать. Их можно удалять, не читая. При получении незатребованного письма с присоединенным файлом следует удалить файл, не распаковывая: скорее всего — это источник компьютерного вируса.

Правило 14. Не запрашивайте уведомление о прочтении. Можно после текста основного письма и перед Вашей подписью написать следующую фразу: «Прошу подтвердить получение письма ответным письмом или по указанным ниже телефонам».

Правило 15. В тексте сообщения никогда не надо использовать прописные буквы. ТЕКСТ, ВЫДЕЛЕННЫЙ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ, рассматривается как крик. В лучшем случае его относят к неграмотности в вопросах сетевого этикета. Это может вызвать раздражение или другую нежелательную реакцию у Вашего читателя.

Правило 16. Никогда не сообщайте конфиденциальную информацию посредством электронной почты. Будьте очень осторожны при пересылке номеров своих банковских карт или другой конфиденциальной информации в тексте электронного письма. Электронная почта при пересылке может быть перехвачена и использована в корыстных целях. Кроме того, посланное Вами электронное письмо навсегда остается в памяти компьютера.

Правило 17. Не злоупотребляйте аббревиатурами и эмоциональным оформлением. В деловой электронной почте старайтесь не использовать такие аббревиатуры как BTW (by the way) или LOL (laugh out loud), также так называемые смайлики («улыбающиеся лица»). Они неуместны в деловой переписке, тем более что получатель письма может не знать их значение.

Правило 18. В конце письма обязательно ставьте свою подпись. Подпись — это небольшой блок текста, добавляемого в конец Ваших сообщений, который идентифицирует Вас и содержит Вашу контактную информацию. Делайте подпись краткой: не более четырех-семи строк. Длинная подпись занимает много места и может вызвать раздражение. Включайте в нее несколько возможных способов связи с Вами (обычно это номера телефонов и факса), а также ссылку на сайт Вашей компании.

По материалам статей:

1. 32 most important email etiquette tips.Emailetiquette. [Электронный ресурс] http://www.emailreplies.com/ Проверено 19.09.2015.

2. Top 26 Most Important Rules of Email Etiquette. [Электронный ресурс] http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm Проверено 20.09.2015.

Материал подготовлен Шутилиной Л.А., методистом ГМЦ ДОгМ

Вы уверены, что среди сотен писем, которые просматривает получатель, ваше письмо действительно выделяется? Специалисты по развитию карьеры и маркетологи рассказали о том, как правильно указывать тему электронного письма, чтобы получатель обязательно его открыл и своевременно ответил на него.

1. Всегда указывайте тему письма

Игнорирование поля темы письма является самой большой ошибкой отправителя, который рассчитывает получить своевременный ответ. Тема письма, как правило, указывает получателю содержание сообщения и заставляет его принять решение — открывать или не открывать письмо. Электронное сообщение с пустым полем темы, скорее всего, будет сразу же удалено, так как раздражает получателя, ведь ему необходимо будет открыть письмо, чтобы узнать, о чем в нем идет речь.

2. Сначала укажите тему письма, а затем приступайте к написанию сообщения

Многие люди считают, что тема письма является второстепенной задачей после его написания. Однако Аманда Августин, занимающаяся консультированием по развитию карьеры в компании The Ladders, подчеркивает, что именно тема письма является приоритетной для автора. Во-первых, именно тема задает тон сообщению, а, во-вторых, не позволяет отвлекаться на другие темы.

3. Будьте кратки

Тогда как при открытии ящика со входящей почтой на мониторе компьютера вы можете видеть в теме письма 60 символов, на смартфоне вы сможете увидеть лишь 25-30 символов. Поэтому уместите тему письма в 6-8 слов. Этого будет более, чем достаточно.

4. Укажите самое важное в начале темы письма

Дмитрий Леонов, вице-президент компании SaneBox, рассказал, что около 50% писем просматриваются с мобильных телефонов. Учитывайте это, и пишите самое главное в самом начале темы письма. В противном случае, в 50% случаев важные части сообщения могут быть просто обрезаны мобильными устройствами и не прочтены получателями.

5. Избегайте ненужных слов

Не засоряйте тему письма такими ненужными фразами, как «Добрый день», «Приятно познакомиться», «Спасибо» и так далее. Во-первых, они ничего не значат для получателя. Во-вторых, вы можете смело их использовать в самом письме, что будет даже более логично.

6. Будьте ясны и конкретны в теме письма

В теме письма должно быть указано именно то, о чем в письме пойдет речь. Именно по теме письма получатель должен расставлять приоритеты и решать, когда именно ему необходимо ответить на него. Например, сообщение в теме «У вас есть сейчас свободное время для решения моего вопроса?» очень расплывчато, так как не дает понимания получателю, что именно от него хотят, и заставляет открыть письмо. Поэтому если вы отправляете резюме, то в теме смело пишите свое имя и названия вакансии, на которую претендуете. А если хотите задать вопрос о текущем проекте своему коллеге или партнеру, то в теме указывайте название конкретного проекта.

7. Сделайте тему простой и призывающей к действию

Этот совет в особенности будет полезен маркетологам и тем, кто отправляет маркетинговые письма. Вице-президент компании Hub Spot Кип Боднар советует написать такую тему письма, которая призывала бы получателя к действию, заинтересовала бы его.

8. Используйте ключевые слова для дальнейшего поиска и фильтрации

У многих профессионалов в электронной почте есть тематические папки, а также они активно используют фильтры для поиска тех или иных писем. Поэтому, если в теме вашего письма подобных меток нет, то ваше письмо, скорее всего, будет просто не замечено. Поэтому очень важно использовать ключевые слова, отражающие тему письма, чтобы в дальнейшем получатель смог его легко найти через систему поиска.

9. Укажите, если вам необходим ответ

Когда человек получает письмо, ему также важно знать, необходимо ли ему его просто прочесть или же на него необходимо ответить. Поэтому, говорит Аманда Августин, указывайте в теме письма «Пожалуйста, ответьте» или «Пожалуйста, прочтите». Также вы можете использовать выражение «К вашему сведению». Оно используется, чтобы сообщить получателю о том, что ему сообщение будет интересно. В деловой электронной переписке подчеркивает, что отправитель хочет проинформировать получателя, но при этом сообщение не является поручением и не требует от получателя выполнения действий, непосредственно связанных с сообщением.

10. Укажите дедлайн в теме письма

Если в теле письма вы отправляете много информации, но вам необходимо, чтобы на нее отреагировали в определенные сроки, то укажите их в теме письма. Это значительно увеличит шансы прочтения и своевременного реагирования на сообщение. Например, можно указать: «Пожалуйста, ответьте на это письмо до конца рабочего дня пятницы».

11. Если к данному получателю вас кто-либо направил, дайте об этом знать

Если контакт получателя вам дал какой-либо партнер, клиент, коллега, то укажите его имя прямо в теме, а не в самом письме. Во-первых, знакомое имя привлечет внимание получателя. Во-вторых, оно даст представление получателя о проекте или вопросе, с которым вы можете к нему обращаться.

12. Выделите то, что хотите предложить

Если вы отправляете «холодное письмо», то не знаете, заинтересует ли ваше предложение вашего получателя. Поэтому укажите в теме то, что предлагаете, а также расскажите о бонусах — скидках, специальных предложениях.

13. Укажите имя получателя или название компании

Вы должны знать, кому отправляете письмо. И получатель также должен сразу же осознать, что это письмо предназначается конкретно для него. Кип Боднар заявляет, что одним из самых лучших способов это показать является указание его имени или названия компании в теме письма. Например, вы можете написать так: «Владимир, взгляните на эти цифры: объем продаж компании увеличился на 25%».

14. Используйте слова, ограничивающие сроки ответа на письмо

Если вы хотите привлечь чье-то внимание и убедить получателя ответить вам, то в теме письма укажите срок вашего предложения. Например: «Регистрация обязательна сегодня», «Количество мест ограничено — поспешите записаться на мероприятие».

15. Не начинайте предложение в теме письма, которое заканчивается в самом письме

Если вы начинаете писать какой-либо вопрос или предложение в теме письма, то заканчивайте его тут же, не продолжая в самом письме. Получателя это раздражает, так как заставляет его открывать письмо и продолжать прочтение. Подумайте, возможно, для короткого вопроса больше подойдет мессенджер или даже звонок?

16. Перечитайте сообщение в теме письма

Аманда Августин советует перед отправкой перечитать тему письма. Зачем это? Очень часто, когда отправитель отправляет целую «пачку» писем различным получателям, то забывает изменить имя или название компании в теме письма. Это может раздражить получателя или даже оскорбить. Поэтому прежде чем отправить письмо, перечитайте его и проверьте на несоответствия.

17. Не пишите в верхнем регистре

Использование слов, написанных в верхнем регистре, привлекает внимание, но в неверном направлении. Такой способ делает письмо тяжелым для прочтения и заставляет получателя беспокоиться на подсознательном уровне. Вместо этого вы можете использовать тире, двоеточия, чтобы провести некую грань между словами и сделать на чем-то акцент.

Перевод статьи подготовила Екатерина Никитина по материалам Business Insider

Электронная переписка всегда была и остается основным способом коммуникации в деловом мире. Правильно составленное письмо означает уже половину успеха. Но такие письма умеют составлять не все. Иногда, читая письмо с деловым предложением, становится не совсем понятно, что конкретно вам хотят предложить, какую именно выгоду вы от этого получите и зачем вы вообще потратили свое время на прочтение и осмысление этого письма.

Умение писать правильные, убедительные письма приходит с практикой. И хорошо, когда накопленным опытом делятся, позволяя, тем самым, другим людям не наступать на те же грабли. Джефри Джеймс, автор книги «Business to Business Selling: Power Words and Strategies From the World’s Top Sales Experts», предлагает свою простую систему составления убедительных писем, которая состоит из 6 шагов.

Copyright Shutterstock

1. Всегда четко представляйте то, о чем собираетесь написать

Основная цель письма — сделать так, чтоб получатель принял определенное решение. Поэтому, прежде чем начать составлять письмо, спросите себя еще раз о том, чего именно вы хотите от получателя? Какое решение он должен принять после прочтения вашего письма?

В данном случае, неопределенность — ваш заклятый враг. Чем яснее ваша цель, тем более убедительным получится ваше письмо.

2. Начинайте письмо с вашего заключения

Ваш вывод является утверждением того решения, которое должен принять получатель, основываясь на содержании вашего письма.

В школе нас учили всегда начинать со вступления. В случае с составлением убедительных писем данное утверждение является неправильным. В деловом мире все слишком заняты для того, чтобы оценивать ваши литературные способности. Поэтому вы должны сразу переходить к делу.

К примеру, вы хотите получить от своего начальства разрешение на установку спортзала в одном из помещений вашей компании.

Неправильно:

«Джим,
Как вы знаете, прогулы сотрудников на данный момент является основной проблемой, которая имеет довольно сильное финансовое влияние как на нашу компанию, так и на другие компании в нашей отрасли… бла-бла-бла… Таким образом, мы должны рассмотреть вопрос о выделении денег на обустройство тренажерного зала в главном офисе нашей компании.»

Правильно:

«Джим,
Я хочу, чтобы вы утвердили установку тренажерного зала в нашем офисе.»

3. Разделите ваши аргументы на несколько легко перевариваемых абзацев

Для того, чтобы аргументы в поддержку вашей идеи легко читались и воспринимались, разделите их на несколько абзацев.

Неправильно

«Согласно недавно опубликованному докладу правительства группы физической активности чрезвычайно важны даже не смотря на то, что лишь немногие компании демонстрируют свою приверженность к подобному поощрению сотрудников. Многие фирмы определяют подобные группы как недооцененный активы, но при этом у них нет плана по внедрению подобных групп в этой отрасли, даже не смотря на то, что фитнес тесно связан с корпоративными и личными успехами. Я считаю, что если мы не введем подобные физические группы в нашей компании, мы останемся далеко позади конкурентов.»

Правильно

«Тренажерный зал в офисе позволит:
— уменьшить прогулы
— увеличить общую продуктивность»

4. Подкрепите каждый аргумент доказательствами

Если вы напишете письмо, состоящее из сплошных аргументов, его могут воспринять как сплошное личное мнение и не более. Для каждого аргумента нужно доказательство. Иначе как понять, что это действительно работает?

Неправильно

«Тренажерный зал в офисе будет правильным решением, потому что люди предпочтут идти на работу, а не оставаться дома. Также это поможет снизить общую заболеваемость в офисе.»

Правильно

«Снижение количества прогулов. Согласно опросу, проведенному Национальным Институтом Здоровья среди 1.000 фирм, у которых есть тренажерные залы в офисах, прогулы сотрудников в этих компаниях на 20% ниже, чем в тех компаниях, у которых нет подобного оборудования.»

5. Повторите ваш вывод, как призыв к действию

В конце письма снова повторите свой вывод, заявленный в самом начале. Только теперь уже в качестве призыва к конкретному действию. Таким образом вы подводите получателя к конкретному выводу, который он должен сделать после прочтения вашего письма. Этот призыв должен быть простым и конкретным.

Неправильно

«Мы будем очень благодарны вам, если вы поддержите этот проект.»

Правильно

«Если вы ответите на это письмо утвердительно, я сразу же инициирую процесс.»

6. Укажите выгоду в строке темы письма

Строка темы в письме является чуть ли не самой главной частью. Так как она должна предвкушать основную тему письма и настраивать получателя на нужный вам лад. И именно поэтому вы должны заполнять ее в последнюю очередь уже после того, как вы написали все аргументы и доказательства, которые поддерживают ваше основное заключение.

В идеале, тема письма должна решать две важные задачи: она должна настолько заинтересовать получателя, чтобы он открыл и прочел письмо; и она должна заключать в себе вывод, который вы хотите донести до получателя.

В большинстве случаев лучший способ выполнить сразу обе задачи — это написать о преимуществах, которые можно получить в результате принятия желаемого для вас решения.

Неправильно

«Влияние на здоровье сотрудников программы по оборудованию тренажерных залов в офисах»

Правильно

«Как мы можем уменьшить количество прогулов сотрудников»

Интересно ваше мнение. Как бы вы отреагировали на оба варианта и какими правилами руководствуетесь вы во время составления подобных писем?

Правила деловой переписки — Work.

Электронная почта — важный канал для общения и решения рабочих вопросов. Как бы свободно мы не ориентировались в интернете, порой правила рабочей переписки приходится узнавать, наступая на собственные грабли.

Рабочая переписка — дело серьезное. Неважно с кем вы переписываетесь — с коллегами, заказчиками, клиентами или поставщиками. От корректности ваших писем зависит не только ваш авторитет, но и непосредственный итог обсуждения. Work.ua подготовил правила деловой переписки, которые помогут вам выглядеть настоящим профессионалом своего дела.

Работа с письмами

Полученные письма необходимо читать. Ведь, кто-то и зачем-то написал их вам. Разумеется, это не относится к спаму.
Если для вас почта — не один из основных инструментов в работе, то проверяйте ее пару раз в день. Например, утром и после обеда.
Если переписка для вас такой же инструмент как и телефон, то почтовый клиент должен быть запущен постоянно с автоматической проверкой новых сообщений каждые несколько минут.
Вы очень заняты и получили письмо. Быстро изучите его тему и отправителя, чтобы понять требует ли оно срочного ответа. Если это не простое дружеское сообщение, а важная деловая беседа, то ответьте сразу, не откладывая на потом. Это отличный способ не накапливать кучу сообщений, с которой в дальнейшем будет трудно разобраться.

Адресаты

Следует всегда замечать, правильно понимать и использовать поля «Кому», «Копия» и «Скрытая копия».

«Кому» — здесь все понятно. Письмо и его содержание адресованы именно этому получателю, их может быть несколько.
«Копия» — адресаты, которые стоят в копии, получают письмо «к сведению» и ответ от них не обязателен.
«Скрытая копия» — указывая таким образом адресата, вы тайно отсылаете ему письмо. Об отправке письма этому человеку не узнают основные получатели или те, кто был указан в копии. Можно использовать для массовой рассылки, чтобы вашу адресную книгу не узнали все получатели.
Если в письма указано несколько получателей, то для ответа используйте «Ответить всем», тогда ваш ответ не пройдет мимо них. Добавлять и удалять получателей можно в любой момент.
Отправляя письмо нескольким адресатам, вы рискуете не получить ответ вообще. Поэтому делайте это по согласованию или в крайнем случае.

Советуем так же прочитать нашу статью как повысить эффективность работы.

Тема письма

Ни в коем случае не оставляйте тему пустой. Люди, с которыми вы переписываетесь, могут получать множество писем в день, и ваше может просто затеряться и остаться без своевременного ответа.
Тема должна быть краткой, но понятной. Бессодержательные или слишком длинные заголовки писем выдадут в вас или новичка или отсутствие элементарных правил переписки.

Содержание

Начинайте письмо с простого приветствия. Обычного «Добрый день» или «Здравствуйте, Игорь» будет достаточно.
Если вам пришло формальное письмо, то и отвечать на него следует так же. Неформальный ответ будет не кстати — это неуважение к респонденту и демонстрация низкой культуры.
Деловое письмо должно быть точным, лаконичным и содержательным. Указывайте точные даты, цифры и факты. Старайтесь изложить свои мысли кратко, но понятно.
Деловая переписка — не место для ярких эмоций. Это не сухость — это экономия времени.
Если в письме несколько вопросов или задач, то не забудьте структурировать свои ответы. Не отвечайте односложно: «Сделаем», «Будет готово». Хотя бы напишите сроки или дополните важными нюансами.
Никаких ошибок! Проверить орфографию очень просто, не игнорируйте это.
Не отправляйте письмо, не прочитав написанное. Убедитесь, что все написано верное и понятно, проверьте правильность адресатов.
Цитируйте текст письма в ответе. Собеседник может не вспомнить о чем конкретно идет речь, поэтому не стоит заставлять его искать предыдущие сообщения.

Вложения

Без предупреждения можете приложить к письму небольшой файл объемом 2-3 мегабайта. Для отправки более крупных файлов поинтересуйтесь у получателя сможет ли он получить такое письмо.
Прикладывайте свободно к письмам текстовые файлы и изображения. Другие же типы файлов могут быть заблокированы почтовыми серверами, объедините их в архивы, чтобы этого избежать. Лучше использовать формат ZIP, так как RAR может некорректно обрабатываться в разных операционных системах.

Подпись

Наличие подписи — очень полезно и показывает ваш профессионализм.
Подпись должна включать в себя имя и фамилию, должность и название компании, сайт, ваш контактный телефон или другую актуальную контактную информацию. Постарайтесь, чтобы ваша подпись была не длиннее 5-6 строк.

Так же прочитайте нашу статью о правилах составления деловых писем.

Учтите, что ваша рабочая почта — более открытое пространство нежели личная. Не используйте ее для любовных переписок или для регистрации на различных сайтах.

Чтобы оставить комментарий, нужно войти.

Тема 7.2. Деловая переписка — Модуль 7. Деловой этикет

Поговорим об особенностях деловой электронной коммуникации. Мы уже говорили о таком важном разделе этикета, как нетикет. Сейчас остановимся на деловой электронной переписке. Многие пользуются простотой и доступностью электронной почты, и забывают, что письма, которое мы отправляем, читают конкретные люди. Написать письмо — как будто бы ничего не стоит, этим стали злоупотреблять, и в наших электронных почтовых ящиках оказывается огромное количество бессмысленных и неуместных сообщений. Если вы пишете письмо, обязательно в теме письма должна быть «тема». Отправлять письмо без темы — знак неуважения, потому что это первичная информация, которую человек должен считать при получении. Но ваша тема не должна выглядеть так или так. По адресу получатель понимает, от кого пришло письмо. Обязательно приветствие, если переписка ведется не первый раз за день. Обязательно приветствие! Если переписка ведется не первый раз за день, то используйте вводные слова с обращением: «Иван, как и договаривались, отправляю» или «Иван, отвечая на ваш вопрос». Избегайте фраз «Доброго времени суток». Пишите в именительном падеже и конкретно: «Доброе утро» (день или вечер) или «Здравствуйте», если не уверены, в какое время суток ваше письмо прочитают. Если мы пишем «Доброго утра» — то это пожелание, и оно, как правило, пишется в конце. Участилась отправка писем без темы, без приветствия, но с вложенным файлом. Никогда так не делаете! Вы не сбрасываете информацию на флешку или другой бездушный носитель — вы отправляете файл конкретному человеку, которого приветствуете, и которому комментируете, что у вас во вложении. Письмо должно быть опрятным. Делайте отступы, перечисление осуществляйте в виде маркированного списка. Жирным выделяйте не более 10 процентов текста. Еще одно важное правило: один абзац — одна мысль. Суть послания формулируется дважды — в начале и в конце письма, только в разной форме. Не передавайте неприятные новости по электронной почте. Тот, кто читает, не видит через письмо всей информации, главным образом невербальной, которая важна, когда мы получаем неприятные новости. В письме сложно передать вашу искренность, сопереживание, поддержку и многое другое. Используйте «Caps Lock» только для смыслового выделения, а не эмоционального. Не используйте смайлики в переписке с руководителем, со старшими по должности, с клиентами, только если не знаете точно, что это приветствуется. Также не используйте сокращения, если не знаете точно, что партнер по переписке сможет вас понять. В конце письма идет краткая формула вежливости — пожелание доброго дня, подпись и контакты. Если вы получили письмо, обычно ожидается, что вы сразу же отреагируете на него. Поэтому при получении, если не можете дать развернутый ответ моментально, отпишитесь, что письмо получено, а в определенные сроки вы на него дадите ответ. Поверьте, это оценят.

Правила деловой переписки

Корпоративная переписка — это сложный элемент коммуникации. Если вы работаете в крупной компании, то, скорее всего, это знание само придёт к вам и постепенно станет нормой. И, переписываясь с теми, кто с большими корпорациями не взаимодействовал, вы будете испытывать дискомфорт.

Конечно, есть базовые правила делового этикета, и все мы, по мере возможности, стараемся им соответствовать. Тем не менее, знание и правильное применение основ корпоративного общения по электронной почте поможет вам быть правильно воспринятым вашими виртуальными собеседниками.

Прежде всего, не забывайте, что каждое отправленное вами письмо — это своего рода визитка. Вспоминайте об этом перед отправлением: не будет ли вам неудобно за какое-то слово или выражение, не могут ли вас понять двояко или вовсе не понять.

Начнем с заголовка

Знакомство с вашим письмом начнется с поля «Тема письма». И уже в этот момент получатель задумывается, открывать ли ему e-mail или листать дальше. Стоит помнить, что в крупных корпорациях рядовой сотрудник получает около 120 писем в день, в то время как для вас может быть нормой и 1-2 письма в день. А если вы ещё и незнакомый внешний «контакт» и ваше имя пока ни о чём не говорит получателю, есть большой шанс остаться незамеченным. Как этого можно избежать?

*Максимально точно отразите в заголовке содержание письма. Он не должен быть абстрактным («вопрос», «предложение», «презентация»).

*Не бойтесь прямо писать в теме письма то, что хотите получить. Например, вы собираетесь отправить коммерческое предложение, но предпочитаете прямо об этом не заявлять. Такие типы фраз, как: «Вам это будет интересно», «По вашему запросу» и т. д. точно будут неуместными, а во втором случае — грубой ложью. Напишите, как есть: «Коммерческое предложение по обучению сотрудников», и если адресат верный и перед ним потенциально стоит подобная задача — он прочитает письмо.

Структура самого письма

Стандартный и самый оптимальный вариант — это:

Повод для написания письма. Кратко и по делу.
Последовательное и логичное изложение информации.
Предложение (призыв к действию).
Контактные данные.

Не пренебрегайте подписью с вашим именем, должностью, сайтом компании и контактными данными. Часто в ответ на письмо хочется перезвонить, но при отсутствии телефона для связи, в лучшем случае, человек запросит эту информацию, а, скорее всего, отложит на потом и больше о вас не вспомнит, ведь после вашего письма неизвестно, сколько писем и предложений он еще получит?

Точно «Нет»

Избегайте жаргонизмов, обилия смайликов и перевода устойчивых слов и выражений, которые принято писать латиницей (например, режет глаз написание сайта «YouTube» как «ютуб»). После такого диалог может прерваться, а о причинах никто и не скажет. Также перепроверяйте написание профессиональных терминов.

Оформление письма

*Не «играйте» с шрифтами и цветами. Это напрягает зрение и мозг. И будьте аккуратнее с подчёркиванием, оно часто воспринимается как ссылка. Выделение текста курсивом, опять же, сильно сбивает при чтении текста.
*Не пишите заглавными буквами, т.к. это часто подразумевает повышение тона.
*Важные моменты можно выделить жирным шрифтом. Перед этим убедитесь, что они действительно достойны выделения.
*Используйте флажок метки «высокой важности» только в случае этой самой высокой важности. И не ставьте его при отправке первого ознакомительного письма: то, что важно для вас может не иметь никакой важности для получателя.

Несколько полезных хитростей в деловой коммуникации

Функция задержки отправки сообщений в Outlook.

Если вы ни разу в жизни сразу после отправки письма не осознавали, что забыли дописать что-то важное, добавить вложение, поменять/добавить/удалить адресата, то смело закрывайте эту статью. Если всё же сталкивались с подобными последствиями торопливости, то попробуйте установить себе правило задержки отправки сообщений в Outlook (на главной станице Outlook заходим в раздел «Rules» — «правила», создаём новое правило, применяем его к отправляемым сообщениям и выбираем время, на которое хотим отсрочить доставку сообщения).
Также полезно будет установить себе автоматические ответы при отсутствии в офисе. Это тоже элемент корпоративной культуры в общении по электронной почте. Находитесь ли вы в отпуске/ командировке/ на конференции — неважно, но в мире корпоративной переписки принято, что получатель письма отреагирует в течение 24 часов (не считая выходные).Все понимают важность отпуска и любых других не менее важных событий в жизни, но всё равно ждут ответа — разве что автоматический ответ не предупреждает о том, что вы в отъезде, о том, когда будете доступны и можно ли с вами связаться в случае возникновения неотложных вопросов (на заглавной страничке Outlook выбираем «File» — «Файл» и далее — «Automatic replies» — «Автоматические ответы»).
И еще важное правило — не отвечайте недовольством на входящее «недовольное» письмо, даже если вы ощущаете нотку негатива. Тем более не отвечайте агрессией на агрессию. Отключите эмоции, придерживайтесь исключительно бизнес-лексикона и не переходите на личности. Не получается — сделайте паузу, не отвечайте сразу. Посоветуйтесь с коллегой/руководителем.

Некоторые стандартные фразы деловой переписки

Приветствие:

Если вы знаете адресата, то обращайтесь с самого начала к человеку по имени. Со следующей строчки пишите основную часть вашего письма, к примеру:
«Уважаемая Александра, здравствуйте.
Направляем Вам чертежи…»
«Добрый день, Вячеслав.
Уточните стоимость …»
Если адресат неизвестен, то начните просто: «Здравствуйте!», «Добрый день». И не забудьте представить себя или свою компанию.

Просьба:

Если Вы обращаетесь к человеку с просьбой, то после приветственного слова следует сразу перейти к главной цели письма. Используйте такие фразы, как: «Просим Вас», «Сообщаем, что…», «Уточните, пожалуйста…» и т.д.

Объяснение цели и причины письма:

«В соответствии с …»
«В целях повышения…»
«В ответ на Ваше письмо…»
«В связи с …»
«Ввиду…»
«Вследствие…» и т.д.

Подтверждение:

«Подтверждаем…»
«Сообщаем Вам…»
«Уведомляем…» и т.д.

Отказ:

«Ваше предложение отклонено по причине…»
«К сожалению, мы не можем гарантировать…»
«Ваш проект «…» не может быть утвержден нам в силу того, что…» и т. д.

Заключительные фразы:

«В ожидании Вашего ответа, как можно скорее»
«Надеемся на наше сотрудничество»
«Желаем Вам хорошего рабочего дня»
«Надеемся, что наша просьба будет выполнена»
«В случае возникновения вопросов, будем рады дать вам свой ответ»
«С уважением, Владислав Андреянов» и т.д.

Удачных коммуникаций!

Деловая переписка по электронной почте. Правила общения

Пишите тему письма

Тема — как заголовок, помогает быстро найти нужную переписку в почтовом ящике. Обязательно указывайте ее, чтобы проще работать с письмами. Формулировка темы должна быть информативной. Получатель не поймет, что ему предлагают, если письмо назвать «Сотрудничество», «Фотографии», «Оно». Тема есть, но она бесполезна. Добавьте конкретики: «Предлагаем размещение в нашем журнале» или «Фотографии для раздела о путешествиях».

Если в ходе переписки тема стала другой, не меняйте ее в письме. Допустим, вы начали диалог о разработке сайта для стоматологии, но в процессе пришел новый заказ — сайт для детского центра. Не смешивайте проекты в одной переписке и не меняйте тему, когда открывается другой вопрос. Заведите для него новую цепочку писем. Соблюдайте правило: для каждого большого вопроса — отдельная переписка.

Не стоит злоупотреблять аббревиатурами, эмоциональным оформлением и прописными буквами

Подписывайте письма

Называйте почту для рабочей переписки нейтрально, желательно — по принципу имя_фамилия@работодатель. Если нет корпоративной почты, просто создайте почтовый ящик вида [email protected] вместо svinkapeppa или superboy.

В подписи укажите имя, фамилию, должность и название компании. Добавьте способы связи: телефон, мессенджеры, соцсети, — и ссылку на корпоративный сайт. Ограничьтесь нейтральным «с уважением» или «с наилучшими пожеланиями». Не стоит расписывать в автоматической подписи слова благодарности на полстраницы, размещать рекламу, ставить ссылки на сбор подписей и подобные проекты.

Правила общения

1. Всегда указывайте тему письма.

Поле «Тема» должно быть заполнено в любом случае и очень желательно, чтобы оно соответствовало содержанию сообщения.

Хотите вы, например, записаться на консультацию пятого марта, так и напишите: «Запись на консультацию (05.03)».

2. При ответе на письмо сохраняйте историю переписки.

Когда вы получаете от кого-то письмо, то на него можно ответить тремя способами:

Скопировать адрес отправителя и написать ему новое письмо.
Нажать на специальное поле для ответа внизу сообщения.
Использовать кнопку «Ответить».

При деловой переписке отвечать следует третьим способом, то есть нажать на кнопку «Ответить». Откроется новое письмо, повторяющее то, которое вы получили. Тема такая же, только с приставкой «Re:», изначальный текст полностью процитирован.

Это общепринятая форма ответа и вы в ней ничего не должны менять. Свой ответ нужно печатать перед процитированным текстом. Это делается для того, чтобы каждый участник беседы в любой момент мог вспомнить, о чем шла речь.

3. Всегда здоровайтесь и обращайтесь к собеседнику на «вы».

Любое сообщение следует начинать с приветствия. И лучше, если оно будет индивидуальным. Если уместно, называйте собеседника по имени, в противном случае – по имени и отчеству.

Заканчивать письмо желательно конструкцией: С уважением, … (имя/фамилия или имя/отчество).

Например: Здравствуйте, Алексей Петрович. Отправьте, пожалуйста, договор Ивану Михайловичу. С уважением, Илья Кривошеев

4. Отвечайте как можно быстрее.

Чем раньше вы ответите на сообщение, тем лучше. Идеально – в течение нескольких часов. Но допустимо и в течение нескольких суток. Чем дольше тянете с ответом, тем хуже это сказывается на репутации.

Добавляйте сразу все ссылки и файлы

Бывает, что только после отправки обнаруживается, что важный файл не прикреплен или не указана нужная ссылка. Многие высылают вложения и дополнения отдельным письмом — «вот документ, который я забыл». И переписка раздваивается: в одной истории — обсуждение, в другой — нужные документы. На какое письмо ответит получатель, неизвестно — возможно, на то, в котором нет истории переписки. Поэтому лучше продублировать предыдущее и добавить к нему файл. В сообщении стоит попросить получателя удалить письмо без файла, чтобы избежать путаницы.

Еще я встречала людей, которые высылали пять файлов пятью отдельными письмами. Это засоряет почтовый ящик и отвлекает получателя. Пожалуйста, отправляйте все вложения вместе. Если их слишком много, присылайте ссылку на файлообменник.

На каждое деловое электронное письмо должен быть дан ответ

Отвечайте быстро

Отправители не ждут мгновенной реакции на письма, но почти половина респондентов из 2 миллионов человек отвечает на емейл-сообщения в течение часа. Напишите ответ при первой возможности. Если это входит в ваши прямые обязанности — например, вы работаете в поддержке или координатором проекта — старайтесь отвечать в течение 15-30 минут.

Если ваша основная работа не связана с перепиской, запланируйте в течение дня два интервала на разбор почты и ответы. Например, в 11:00 и в конце дня, в 17:00. Так вы не пропустите важные сообщения и сохраните порядок в почтовом ящике. Не переживайте: если возникнет экстренный вопрос, с вами свяжутся другим способом — через мессенджер или по телефону.

Электронный адрес должен быть узнаваемым и лаконичным

Отправляйте письма в рабочее время

Три причины, чтобы следовать этому правилу:

Звуковое оповещение может разбудить адресата.
Некоторые считают переписку в нерабочее время, включая выходные, неприемлемой.
Ваше письмо может просто затеряться среди других.

Настройте отложенную отправку. Например, в почте Mail.ru есть функция «Отправить в точное время». Если вы пишете текст в субботу утром, запланируйте отправку письма на понедельник в 10:05. Так будет больше вероятность, что получатель его не пропустит. Если к этому времени в письмо станет неактуальным, зайдите в раздел «Исходящие» и отмените отправку.

Чего делать категорически НЕЛЬЗЯ

1. Злоупотреблять знаками препинания.

Вполне достаточно одного восклицательного или вопросительного знака. Не следует их дублировать. Также не следует злоупотреблять многоточием.

Пример «плохого» письма:

2. Использовать разные шрифты, размер и цвет букв.

Почтовые сайты и программы позволяют менять эти параметры. Можно выбрать необычный шрифт, увеличить или уменьшить буквы, раскрасить текст в разные цвета. Но в деловой переписке это неуместно!

Лучше вообще ничего не менять и оставить всё так, как оно указано по умолчанию. Единственное, что допустимо, это выделить некоторые слова полужирным или курсивным начертанием. Но только если это необходимо!

Пример «плохого» письма:

3. Вставлять смайлики-картинки.

Веселые и грустные рожицы, цветочки и сердечки оставьте для личной переписки. В деловых письмах лучше не использовать смайлики – ни текстовые, ни картинки.

Пример «плохого» письма:

4. Печатать текст заглавными буквами.

Печатать текст большими буквами в интернете считается дурным тоном. Это касается как деловой переписки, так и личной, а также общения в социальных сетях, в скайпе, на форумах и в других местах. Причем это касается как всего текста, так и отдельных слов.

За заглавные буквы отвечает клавиша клавиатуры Caps Lock. То есть, если у вас все буквы набираются большими, нужно просто нажать на нее один раз и отпустить.

Тем более не печатайте большими буквами «Тему» письма — это верх неуважения!

На заметку. Печать отдельных слов и всего текста заглавными буквами воспринимается как крик. А крик – это агрессия, что выходит за рамки культурной переписки.

Если вам очень надо что-то выделить в тексте, лучше сделайте это при помощи полужирного или курсивного начертания.

И еще очень желательно избегать в теме письма слов «Срочно», «Важно» и других, выражающих нетерпение.

Не пишите информацию, которую нужно обязательно скрыть

Будьте готовы к тому, что все, что вы напишете, может стать общедоступным. Никто не застрахован от ситуаций, при которых конфиденциальная информация оказывается у посторонних. Может случиться сбой в работе почтовых или поисковых систем, или контрагент выложит скрины закрытой переписки. Иногда обсуждения случайно попадают к человеку, для которого не были предназначены:

Всегда следите за тоном и выражениями. Не пишите того, что может обидеть другого человека или негативно отразиться на имидже работодателя.

Правил много, но все заучивать не обязательно. Главное — уважайте собеседника, его мнение и время и радейте за общее дело. А что вы хотели бы улучшить в рабочих письмах?

«>

Электронная почта — основной источник связи на работе. Мы ежедневно переписываемся с коллегами, руководством, заказчиками и клиентами. Иногда адресаты не могут прийти к договоренности или тратят слишком много времени на письма. Мы составили 15 правил, которые помогут сэкономить время себе и контрагенту и быстрее решить рабочие вопросы.

Зачем нужны единые правила электронной переписки

Деловое взаимодействие практически полностью перешло в интернет-пространство. Грамотно составленные и правильно оформленные письма подчеркивают репутацию компании, становятся ее визитной карточкой и позволяют сотрудникам точно понимать изложенную информацию.

Основные правила делового электронного общения сводятся к следующему:

точность и пунктуальность в процессе обмена информацией;
уважительное отношение к оппоненту и его деловой позиции;
соблюдение принципов конфиденциальности.

Сетикет с его общепринятыми стандартами также предполагает установленные формат и шаблон писем, правильное оформление и отсутствие креатива. Но при этом допускается собственный корпоративный стиль компании.

Единые нормы написания электронного обращения учитывают возможность корректного отображения на различном оборудовании — стационарных ПК или мобильных устройствах.

При составлении ответных писем следует отвечать на все поставленные вопросы

Поле адресата должно заполняться в последнюю очередь

Получение писем

Следует проверять свой почтовый ящик несколько раз в течение рабочего дня. В противном случае вы можете затянуть решение важных вопросов и застопорить работу других людей.
Если вы получили письмо, значит его нужно прочитать, ведь его кто-то отправил. Естественно,о спаме мы здесь не говорим.
Если вы занимаете должность менеджера, то ваш рабочий день должен начинаться с проверки почты. Для удобства настройте свой почтовый клиент на автоматическую доставку или отправление почты каждые 10-20 минут.
В случае, когда вы заняты, и вам пришло письмо, посмотрите от кого оно, какова тема письма, и быстро просмотрите заголовок, чтобы оценить важность письма.
Старайтесь отвечать на письма сразу – это поможет вам избежать завалов в почте.

Образцы деловых писем

Интернет-переписка позволяет оперативно решать различные коммерческие вопросы. Условно вся корреспонденция делится на несколько категорий в зависимости от содержания и цели взаимодействия с адресатом.

Информационные

Такой вид корреспонденции представляет собой некоммерческую переписку с целью информирования адресата, например, о сроке действия или окончании договора, об особенностях деятельности фирмы, ассортименте выпускаемой продукции или предоставляемых услугах, кадровых изменениях и запланированных мероприятиях.

Информационные извещения используются как эффективный маркетинговый инструмент с целью:

сетевого продвижения товаров или бренда;
привлечения покупателей или партнеров;
увеличения объемов сбыта.

Ответы

Таким почтовым извещением адресат уведомляет отправителя о получении информации, документов, коммерческих материалов и прочих данных. Этика корпоративного общения подразумевает включение в ответное письмо слов благодарности, пожеланий, а при необходимости просьбы.

Таким образом проявляются глубокое уважение и внимание к оппоненту.

Претензии

В претензионных обращениях (рекламациях), унифицированная форма которых законодательством не установлена, выражается недовольство одной из сторон (например, качеством предоставленных услуг или нарушением сроков контракта). Бизнес не приемлет неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств, и участники договора вправе требовать возмещения убытков или устранения возникшей проблемы.

Благодарственные

В эту категорию входят деловые письма со словами благодарности за предоставление качественных услуг, за профессионально выполненную работу, за строгое соблюдение сроков сделки, бонусы или скидки. Обращение адресуется одному лицу или компании, составляется по инициативе самого отправителя либо в качестве ответа на поздравительное письмо или приглашение.

Сопроводительные

Главной целью такого письма является предоставление уточняющих, дополнительных данных или сведений, которые могут быть интересны адресату. Оно составляется в качестве приложения к коммерческому предложению, оферте, резюме и другим документам.

Гарантийное

Вид некоммерческих электронных обращений с содержащимся подтверждением, например, соблюдения сроков и способов оплаты за услуги и товары, гарантии качества. Подобная корреспонденция выступает в роли обеспечения исполнения обязательств одним из участников сделки или договора, а в некоторых случаях составляется как ответ на претензионные письма.

С предложением о сотрудничестве

Письма с договором оферты являются прямым предложением адресату. Они содержат условия возможного сотрудничества, важные детали заключения контракта, цены на поставку товара, способы оплаты и другие сведения о дальнейшей работе.

Получение такого письма является предварительным этапом подписания основного договора. Правила ведения деловой электронной переписки предполагают ответ — акцепт.

Поздравительные

Письма с торжественными текстами отправляются по электронной почте персонально человеку либо на адрес компании. Это зависит от того, к какому событию приурочены поздравления: личному празднику, достижениям фирмы, корпоративным или государственным мероприятиям. Обязательного ответа такой тип корреспонденции не предполагает.

Запросы

В электронных письмах-запросах формулируется просьба о предоставлении информации, интересующей собеседника:

об организации мероприятия, встречи;
о формировании перечня товаров или услуг;
о получении документации;
о рекомендациях по выполнению условий договора.

При составлении текста сообщения может указываться не одна, а несколько просьб. Корреспонденция направляется как физическим лицам, так и юридическим.

Рекламные

Имейл-рассылка — это эффективный инструмент маркетинга, позволяющий охватить большую аудиторию адресатов. Правильно выбранная стратегия позволяет привлечь новых клиентов, заинтересовать получателя в покупке товара, приобрести преимущества перед конкурентами.

Этикетом деловой переписки не предусмотрены строгие сроки рассылки. Но если рекламные сообщения приходят слишком часто и навязчиво, а тексты однотипные, неинформативные и неграмотные, получатель может отправить их в папку «Спам» или совсем отписаться.

В корреспонденции должен содержаться инфоповод, который максимально заинтересует адресата.

Структурирование делового письма

Перед отправкой делового письма следует производить вычитку на предмет орфографических ошибок и пунктуации

Не стоит передавать секретную информацию посредством электронной почты

Содержание письма

Что касается текста сообщения, то при его написании тоже следует руководствоваться некоторыми правилами.

Пишите конкретно, но подробно

Не заставляйте собеседника догадываться, что вы имели в виду. Если проблема неочевидна, опишите ее как можно подробнее: как получили тот результат, который имеете, чего именно хотите достичь и что требуется от собеседника.

Но это вовсе не означает, что нужно указывать все детали в мельчайших подробностях. Опустите лишнее – цените время другого человека.

Старайтесь писать кратко и по делу

Не нужно, например, рассказывать о том, как поживает ваша жена, теща и прочие родственники.

Что касается размера, то в идеале – один «экран» (без прокрутки). Максимум – размер текста, умещающийся на листе формата А4.

Руководствуйтесь здравым смыслом и правилами приличия

Будьте вежливы, внимательны, благодарите за письма и уделенное время.

Нужно правильно использовать поля «Кому», «Копия» и «Скрытая копия»

«Кому». Если вы отправляете вопрос или просите что-то уточнить, то ответа вы ждете от адресата, чьи данные указаны в поле «кому». Когда в роли получателя выступаете вы, то вам нужно ответить на вопрос. То есть в данном поле указываются данные получателя.
«Копия». Получатель, данные которого указаны в этом поле, являются как бы «приглашенными очевидцами». Получатель в этом случае не должен отвечать на письмо. Кроме того, при необходимости отправки такого письма его следует начинать со строк «извините, что вмешиваюсь», из вежливости.
«Скрытая копия». О том, что письмо отправлено адресату, данные которого указаны в поле «скрытая копия» неизвестно основному получателю. Кроме того, это поле используют при массовой рассылке почты.

Отвечая, не следует забывать о кнопке «ответить всем», это поможет вам не пропустить ни одного получателя. Удалять нежелательных получателей и добавлять новых можно в любой момент.

Поле «Тема». Данное поле следует заполнять всегда. Человек, которому адресовано письмо, может получать в день огромное количество почты, и по данному полю он сможет оценить степень важности письма. Тема письма должна кратко и информативно отображать его содержание.

«Важность письма». В случае, когда письмо содержит важную или срочную информацию, которая нуждается в срочном рассмотрении, укажите это, установите важность «высокая». Это позволит выделить ваше письмо в папке «входящие». Но не злоупотребляйте напрасно этой функцией.

Используемые источники:

https://geekbrains. ru/posts/net_etiquette
https://fb.ru/article/309120/pravila-delovoy-perepiski-po-elektronnoy-pochte-delovoe-pismo-obrazets-kak-otpravit-pismo-po-elektronnoy-pochte
https://neumeka.ru/pravila_obscheniya.html
https://etiketclub.ru/obshhie-pravila-delovoj-perepiski-po-elektronnoj-pochte
https://bbf.ru/magazine/5/3269/

10 советов по этикету деловой электронной почты | Small Business

Лиза МакКуэрри Обновлено 4 марта 2019 г.

Деловая электронная почта практически заменила бумажную корреспонденцию, но это не означает, что этот более быстрый подход к общению должен быть менее профессиональным, чем его традиционный аналог. Этикет деловой электронной почты может иметь больше требований, чем обычная почта, особенно когда дело доходит до использования таких функций электронной почты, как пересылка, CC и BCC.

1.Используйте информативную строку темы

Выбор правильной строки темы не только привлекает внимание к вашему электронному письму, но и является разумным способом привлечь внимание к обсуждаемой теме и избежать путаницы. Если вы пишете, чтобы запланировать конференц-связь, «Con Call» не лучшая тема. «Конференц-связь с Joe’s Warehouse» дает получателям больше информации и упрощает поиск в вашем почтовом ящике и справочных файлах, когда вам нужно что-то получить в будущем.

2. Будьте рассудительны в линии отправки

Любой, кто когда-либо участвовал в бесконечной цепочке электронных писем «ответ всем», понимает, что не всем нужно постоянно копировать каждое электронное письмо.Решая, кто должен получать ваше письмо, спросите себя, действительно ли этому человеку нужно быть в курсе. Если вы планируете встречу с генеральным директором, во что бы то ни стало, скопируйте своего помощника и помощника начальника, чтобы помочь координировать процесс, но нет необходимости зацикливаться на других, если они не заинтересованы в встрече или ее исходе.

3. Знайте, кому отправить CC

Конечно, бывают случаи, когда уместно отправить копию или скопировать несколько других сторон. Это включает в себя электронное письмо:

Поиск времени для группового собрания
Запрос информации по идее или черновику проекта
Удержание кого-то вроде менеджера проекта в разговоре

Многие люди используют CC функция деловой электронной почты, чтобы продемонстрировать другим, что предпринимаются действия.Например, если вы связываетесь с потенциальным клиентом, вы можете отправить своему боссу CC, чтобы указать, что взаимодействие идет хорошо, в качестве любезности или FYI.

4. Использование слепого копирования в первую очередь для обеспечения конфиденциальности получателя

Слепое копирование — это скорее вопрос здравого смысла, чем вопрос этикета, но есть время и место для его использования, особенно в качестве функции обеспечения конфиденциальности. Например, если вы отправляете большое групповое электронное письмо, скажем, определенной группе клиентов, использование функции скрытой копии позволяет сохранить конфиденциальность списка получателей. Однако не используйте эту функцию неправильно, вовлекая неприемлемых участников в беседу, которая кажется конфиденциальной.

5. Будьте осторожны с пересылкой

Функция пересылки электронной почты является удобным, но потенциально опасным методом деловой электронной почты при неправильном использовании. При пересылке электронного письма внимательно прочитайте содержимое всего сообщения, особенно если это цепочка, прежде чем нажимать «Отправить». В групповых сообщениях иногда добавляется или удаляется получатель, особенно если идет разговор деликатного характера.Вы не хотите непреднамеренно переслать что-то, что отображает разговор или материал, не предназначенный для их глаз.

6. Не используйте регулярно «Ответить всем»

Как и бесконечные CC и пересылки, функция «Ответить всем» может быть полезной или неприятной. Подумайте, действительно ли вам нужно отвечать всем в групповом электронном письме, или неучастные стороны могут быть исключены из цепочки. Это особенно важно, когда вы имеете дело со списками групп электронной почты.

7. Справочные вложения в вашу электронную почту

Электронная почта позволяет легко и быстро обмениваться документами, презентациями, слайдами и фотографиями.Однако, когда дело доходит до пересылки вложения, большинство систем сбрасывают вложения после одного или двух раундов, чтобы сэкономить место на сервере. Если вы отправляете кому-то вложение, укажите его в своем сообщении электронной почты и дважды проверьте, что оно прикреплено перед отправкой.

8. Перестаньте говорить «да»

И перестаньте также говорить «нет». Деловая электронная почта — это быстрый способ задать коллегам быстрые вопросы, и хотя на него можно легко ответить да или нет, убедитесь, что ваш ответ ясен и не требует пояснений.Если кто-то задает два вопроса в одном электронном письме, ответьте двумя ответами и сделайте свое сообщение точным.

9. Соблюдайте основные тонкости

Профессионализм по-прежнему требуется в деловой электронной почте, особенно когда вы пишете электронное письмо начальству или клиентам, а также при решении сложных вопросов обслуживания клиентов. В частности, первая часть цепочки писем должна начинаться с приветствия, например «Привет» или «Уважаемый». Используйте блок подписи в конце вашего электронного письма, который также включает заголовок и контактную информацию.

10. Не злоупотребляйте функцией высокого приоритета

Не будьте тем мальчиком, который кричал «волк», отмечая все «срочно». Это раздражает, и ваши коллеги и клиенты будут возмущаться этим. Срочно нужно изменить повестку дня встречи с начальником, которая начнется через пять минут. Бесплатных пончиков в комнате отдыха в следующую пятницу не будет.

Когда дело доходит до деловой переписки, всегда лучше ошибиться в пользу профессионализма и традиционных протоколов переписки, чем показаться фальшивкой или небрежной.

Основы этикета деловой электронной почты — Этикет деловой почты

Необходимые файлы cookie помогают сделать веб-сайт пригодным для использования, обеспечивая такие основные функции, как навигация по страницам и доступ к защищенным областям веб-сайта. Веб-сайт не может нормально работать без этих файлов cookie.

Имя	Домен	Назначение	Срок годности	Тип
PHPSESSID	www.businessemailetiquette.com	Универсальный файл cookie сеанса PHP.	Сессия	HTTP
wpl_user_preference	www.businessemailetiquette.com	WP GDPR Настройки согласия на использование файлов cookie	1 год	HTTP

Маркетинговые файлы cookie используются для отслеживания посетителей на веб-сайтах.Намерение состоит в том, чтобы отображать рекламу, которая актуальна и интересна для отдельного пользователя и, следовательно, более ценна для издателей и сторонних рекламодателей.

Имя	Домен	Назначение	Срок годности	Тип
__gads	businessemailetiquette.com	Рекламный куки-файл Google, установленный в домене веб-сайтов (в отличие от других рекламных куки-файлов Google, установленных в домене doubleclick.net). Согласно Google, файл cookie служит таким целям, как измерение взаимодействия с рекламой в этом домене и предотвращение показа одной и той же рекламы вам слишком много раз.	2 года	HTTP

Файлы cookie аналитики помогают владельцам веб-сайтов понять, как посетители взаимодействуют с веб-сайтами, собирая и сообщая информацию анонимно.

Имя	Домен	Назначение	Срок годности	Тип
IDE	двойной щелчок.нетто	Рекламный файл cookie Google, используемый для отслеживания пользователей и таргетинга рекламы.	1 день	HTTP
DSID	doubleclick.net	Рекламный файл cookie Google, используемый для отслеживания пользователей и таргетинга рекламы.	5 дней	HTTP

Файлы cookie предпочтений позволяют веб-сайту запоминать информацию, которая меняет его поведение или внешний вид, например, ваш предпочтительный язык или регион, в котором вы находитесь.

Мы не используем файлы cookie этого типа.

Неклассифицированные файлы cookie — это файлы cookie, которые мы классифицируем вместе с поставщиками отдельных файлов cookie.

Имя	Домен	Назначение	Срок годности	Тип
__cfduid	businessemailetiquette.com	Общий функциональный файл cookie CloudFlare.	1 год	HTTP
apbct_site_landing_ts	www.businessemailetiquette.com	—	51 год	—
ct_checkjs	www.businessemailetiquette.com	—	51 год	—
ct_fkp_timestamp	www.businessemailetiquette.com	—	51 год	—
ct_timezone	www.businessemailetiquette.com	—	51 год	—
6suuid	6sc.co	—	2 года	—
apbct_timestamp	www.businessemailetiquette.com	—	51 год	—
apbct_page_hits	www.businessemailetiquette.com	—	51 год	—
apbct_cookies_test	www.businessemailetiquette.com	—	51 год	—
ct_ps_timestamp	www.businessemailetiquette.com	—	51 год	—
ct_pointer_data	www.businessemailetiquette.com	—	51 год	—
apbct_visible_fields	www.businessemailetiquette.com	—	51 год	—
TRX	ревджет.com	—	2 года	—
объявления	revjet.com	—	1 дней	—
apbct_prev_referer	www.businessemailetiquette.com	—	51 год	—
ct_sfw_pass_key	www.businessemailetiquette.com	—	1 месяц	—
gadsTest	businessemailetiquette.com	—	51 год	—

9 принципов написания деловой электронной почты I Solutionss.Rent

Сегодня электронная переписка составляет основу любого бизнеса.Мы обмениваемся сотнями электронных писем с клиентами, подрядчиками и сотрудниками. Это один из самых важных рабочих инструментов. И, несмотря на это, мы иногда допускаем крайние ошибки. Отсутствие знаний в области сетевого этикета негативно сказывается на имидже компании. Откройте для себя основные принципы написания деловых писем.

Нажмите на тему

Знаете ли вы, что электронные письма без темы попадают в папку СПАМ? Подробно определите, о чем ваше сообщение.В большинстве почтовых ящиков в поле темы сообщения отображается 60 символов, хотя пользователи смартфонов увидят только половину из них. Что это значит? Тема должна включать не более 6 слов. Хороший совет: не пишите, что это предложение. Мало шансов, что кто-нибудь его откроет.

Начните вежливо

Если вы впервые отправляете электронное письмо человеку, используйте следующую фразу: «Уважаемая госпожа / господин». Хотя, если вы ведете переписку в течение некоторого времени, вы можете изменить тон на менее формальный, что означает: «Миссис.Анна / г-н. Джон». Обращаться к человеку только по имени допустимо только тогда, когда вы знаете этого человека и имеете дружеские отношения.

Помните!

Избегайте использования «приветствий» в начале электронных писем. Это означает превосходство отправляющей стороны и может использоваться только лицом, занимающим более высокую должность. Некоторые лингвисты заявляют, что его следует использовать только в отношении физического пространства (например, приветствовать гостя дома).

См .: 5 советов по работе в открытом космосе

Представьтесь

Представьтесь в начале сообщения или напомните человеку о себе.Пусть получатель понимает, кто пишет. Если вы познакомились на деловой встрече, конференции, семинаре — сообщите об этом. Сделайте то же самое, если кто-то из ваших друзей порекомендует вам связаться именно с этим человеком.

Будьте точны

В начале личного сообщения вы должны объяснить, почему вы пишете. Делайте это точно и просто. Не ходи вокруг да около. Получатель хочет знать, почему вы пишете сообщение. Подумайте, что вы действительно хотите сказать, еще до того, как начнете писать.

CTA как в объявлении

Хотите, чтобы получатель отреагировал определенным образом? Напиши об этом. Поверьте, фраза «Если вы заинтересованы в совместной работе, свяжитесь с нами по телефону» может помочь вам в установлении деловых отношений. Также в начале сообщения точно укажите, что вы ожидаете ответа.

Это может вас заинтересовать: Как работают успешные люди?

Пора прощаться

Завершите деловое электронное письмо вежливой фразой, например «С уважением / С уважением / С уважением».В нижнем колонтитуле компании указана вся контактная информация. Имя, фамилия, название компании и адрес, а также адрес веб-сайта. Не забывайте про номер телефона и адрес электронной почты. В конце концов, вы хотите, чтобы получатель связался с вами, верно?

Обратите внимание на вложения

Если вы собираетесь отправить вложение к сообщению, сообщите об этом получателю и кратко опишите, что оно включает. Убедитесь, что вложение как можно меньше, чтобы не заполнить почтовый ящик получателя.Используйте такие форматы документов, которые легко открываются на любом компьютере.

Берегите эстетику

Электронное письмо должно быть кратким. Не хватает времени, чтобы тратить его на просмотр почтового ящика. Написание точных сообщений сэкономит ваше время и время вашего получателя. Убедитесь, что сообщение приятно смотреть. Разделите текст на абзацы и используйте точки. Если ваша компания использует определенный шрифт, не бойтесь использовать его в электронных письмах.

Помните!

То, как вы пишете электронное письмо, определяет то, как вы относитесь к получателю.Не используйте готовые шаблоны. Пишите точно и проявляйте уважение к другому человеку. Сосредоточьтесь на форматировании содержимого, чтобы сообщение было не только логичным, но и связным с точки зрения графического дизайна.

А +

Цифровые сообщения также следуют принципам правильной грамматики. Исправьте грамматические, стилистические и пунктуационные ошибки. Прочтите сообщение перед отправкой — это позволит избежать орфографических ошибок. Не знаете, как что-то написать? К счастью, в большинстве почтовых программ есть функция проверки орфографии.

Ищете место для своего бизнеса? Кликните сюда!

1.2 Электронная почта — Техническое письмо

Электронная почта знакома большинству студентов и сотрудников. Его можно использовать как текст или синхронный чат, и его можно доставить на мобильный телефон. В бизнесе электронная почта в значительной степени заменила печатные копии писем для внешней (вне компании) корреспонденции, и во многих случаях она заменила служебные записки для внутренней (внутри компании) связи.Электронная почта может быть очень полезна для сообщений, которые содержат немного больше, чем текстовое сообщение, но все же лучше всего использовать для довольно коротких сообщений. Многие компании используют автоматические электронные письма для подтверждения сообщений от общественности или для напоминания сотрудникам о необходимости периодических отчетов или платежей. Вам также может быть поручено «заполнить» форму электронной почты, в которой используются стандартные абзацы, но вы выбираете из меню предложений, чтобы формулировка подходила для конкретной транзакции.

Электронные письма могут быть неформальными в личном контексте, но деловое общение требует внимания к деталям, осознания того, что ваше электронное письмо отражает вас и вашу компанию, и профессионального тона, чтобы при необходимости его можно было переслать любой третьей стороне.Электронная почта часто служит для обмена информацией внутри организаций. Хотя электронная почта может иметь неформальный вид, помните, что при использовании в деловых целях она должна демонстрировать профессионализм и уважение. Никогда не пишите и не отправляйте то, что вы не хотели бы читать публично или перед президентом вашей компании.

Как и любое письмо, профессиональное общение требует внимания к конкретному контексту письма, и вас может удивить, что даже элементы формы могут указывать на сильное понимание писателем аудитории и цели.Изложенные здесь принципы применимы и к образовательному контексту; используйте их при общении со своими инструкторами и одноклассниками.

Открыть правильным приветствием . Правильное приветствие демонстрирует уважение и позволяет избежать путаницы в случае, если сообщение случайно отправлено не тому получателю. Например, используйте приветствие типа «Дорогая мисс X» (внешнее) или «Привет, Барри» (внутреннее). Никогда не используйте титул «миссис», поскольку вы не можете предполагать, что женщина замужем. Если пол человека не очевиден, используйте его полное имя, например: «Дорогой Сэм Джонс»
Включите ясную, краткую и конкретную строку темы .Это помогает получателю понять суть сообщения. Например, «Предложение прилагается» или «Ваш вопрос от 25 октября».
Закрыть с подписью . Идентифицируйте себя, создав блок подписи, который автоматически содержит ваше имя и контактную информацию.
Избегайте сокращений . Электронное письмо — это не текстовое сообщение, и аудитория может не найти в вашем остроумие повода ROTFLOL (кататься по полу, громко смеясь).
Будьте кратки .Опускайте лишние слова.
Используйте хороший формат . Разделите свое сообщение на короткие абзацы для удобства чтения. Хорошее электронное письмо должно доходить до сути и заканчиваться не более чем тремя небольшими абзацами.
Перечитайте, исправьте и просмотрите . Выявите и исправьте орфографические и грамматические ошибки до того, как нажмете «отправить». На устранение проблем, вызванных поспешным, плохо написанным электронным письмом, уйдет больше времени и усилий, чем на то, чтобы исправить это с первого раза.
Ответить быстро .Следите за эмоциональной реакцией — никогда не отвечайте в гневе — но возьмите за привычку отвечать на все электронные письма в течение 24 часов, даже если только для того, чтобы сказать, что вы предоставите запрошенную информацию в течение 48 или 72 часов. .
Экономно используйте «Ответить всем» . Не отправляйте свой ответ всем, кто получил первое электронное письмо, если только ваше сообщение не обязательно должно быть прочитано всей группой.
Избегайте использования заглавных букв . Заглавные буквы используются в Интернете для выражения эмоциональных эмоций или крика и считаются грубыми.
Тестовые звенья . Если вы добавляете ссылку, проверьте ее, чтобы убедиться, что она работает.
Электронная почта заранее, если вы собираетесь прикрепить большие файлы (аудио- и визуальные файлы часто бывают довольно большими), чтобы предотвратить превышение лимита почтового ящика получателя или срабатывание спам-фильтра.
Оставить отзыв или продолжить . Если вы не получите ответ в течение суток, напишите по электронной почте или позвоните. Спам-фильтры могли перехватить ваше сообщение, поэтому получатель, возможно, никогда его не получил.

На рис. 1 показан образец электронного письма, демонстрирующий перечисленные выше принципы.

Рисунок 1. Пример электронного письма

 От: Стив Джобс 
Кому: Отдел кадров 
Дата: 12 сентября 2015 г.
Тема: Обучение в безопасной зоне

Уважаемые коллеги:

Пожалуйста, рассмотрите возможность записи на следующий доступный семинар по безопасной зоне, предлагаемый Колледжем. Как вы знаете, наш отдел работает над увеличением числа добровольцев безопасной зоны в нашем районе, и я надеюсь, что некоторые из вас могут присутствовать на следующем семинаре, запланированном на пятницу, 9 октября.

Для получения дополнительной информации о программе Safe Zone посетите http://www.cocc.edu/multicultural/safe-zone-training/

Пожалуйста, дайте мне знать, если вы приедете.

Стив Джобс
Генеральный директор Apple Computing
[email protected]

Эта глава была получена Аннемари Хэмлин, Крисом Рубио и Мишель Де Сильва, Общественный колледж Центрального Орегона, из следующих источников:

Как написать деловую электронную почту (обновлено на 2020 год)

Деловая электронная почта — это основа современного общения.В любой день средний офисный работник получает более 80 писем.

Это много общения.

Хотя мы отправляем много писем, многие из них неэффективны. В почтовом ящике каждого хранятся трудные для чтения или обработки электронные письма, потому что получатель не знает, как ему ответить или как действовать. Не позволяйте этому случиться с вашей деловой электронной почтой. Этикет, стиль и формат важны для написания электронных писем, которые приносят результат.

В этой статье представлены передовые методы и пошаговые инструкции по созданию эффективного делового электронного письма.Интегрируя эти методы в подготовку электронной почты, вы сможете лучше писать электронные письма и улучшать общение в целом.

Четыре ключевых вопроса:

Есть четыре вопроса, которые вы должны рассмотреть, когда начинаете составлять бизнес-письмо:

1. Кто моя аудитория?

Во всех деловых письмах главное внимание уделяется аудитории. Кто , для кого вы пишете, определит, как вы напишете электронную почту. Читатель определит тон, формальность и содержание сообщения.

Читателем вашего электронного письма может быть ваш коллега, клиент или руководитель. Каждый читатель будет иметь разный опыт, знания о проектах и приоритеты. Вы можете использовать аббревиатуры проекта вместе с коллегой, который обладает такими же глубокими знаниями проекта, как и вы. Эти же аббревиатуры будут сбивать с толку руководителя, которому требуется обновление для прогнозирования бюджета.

Если ваша аудитория находится на переднем плане, вы всегда напишете более эффективное электронное письмо.

Аудитория включает всех людей, указанных в полях отправителя.Это включает в себя To :, CC :. и BCC: поля, но основное внимание следует уделять тем, которые находятся в поле «Кому». Написание для аудитории также означает правильное использование этих полей.

Поле «Кому:» предназначено для прямой аудитории, которой необходимо ответить или предпринять действия в соответствии с содержанием электронного письма. Поле «CC:» предназначено для читателей, которым необходимо получать сообщения электронной почты для справки или ясности, но им не нужно предпринимать действия или отвечать. Поле «BCC:» предназначено для аудитории, которой нужно видеть только исходное электронное письмо и ни одного из последующих ответов.

Неправильное использование полей отправителя — распространенная ошибка деловой электронной почты. Это происходит, когда зрители и их роли не продумываются.

Используйте поле «Скрытая копия» очень разумно. Часто лучше пересылать электронное письмо отдельно с кратким изложением причины, по которой вы отправляете эту информацию.

2. Какова цель?

У электронного письма должна быть цель. И у него должна быть только одна цель.

Такая практика электронной почты называется «правилом одного».’

Каждое электронное письмо должно касаться только одного конкретного элемента, задачи или запроса.

Описание нескольких действий в одном письме может вызвать путаницу и неэффективность. Одно электронное письмо не должно включать одновременно заметки о пересмотре отчета клиента и вопрос о расписании ежеквартального собрания. Этот сценарий требует двух отдельных писем.

Ограничивая электронные письма одним предметом, получателю легче понять, обработать и принять меры. Эта ясность увеличивает понимание и продуктивность.

На практике нам иногда приходится запрашивать несколько единиц информации, относящихся к одной и той же теме. В этом случае используйте нумерованный список, чтобы прояснить для читателя, что запрос имеет компоненты. Это поможет вашему читателю легко ответить и гарантирует, что вы получите всю необходимую информацию.

Мне нужно, чтобы вы рассмотрели эти три элемента, прежде чем мы передадим эскиз производственной группе:

1. Содержание
2. Дизайн
3. Выбор цвета

3.Этот адрес электронной почты необходим?

Существует тенденция к чрезмерному общению по электронной почте. Хотя электронная почта эффективна и обеспечивает электронный документооборот, не все общение должно происходить по электронной почте.

Спросите себя: «Это письмо действительно необходимо?» Возможно, более уместен быстрый телефонный звонок или пинг в корпоративном мессенджере. Если вы ожидаете много споров по этой теме, короткий разговор поможет избавиться от длинной цепочки писем.

Выберите правильный канал для отправки информации.Электронная почта — это здорово, но это один канал.

4. Подходит ли электронная почта?

Электронная почта может использоваться во многих сценариях, но не всегда подходит.

Если вы доставляете плохие новости, сделайте это лично или тщательно сохраните электронную почту. Электронное письмо безлично, и в нем сложно передать сочувствие или сострадание. Если вам необходимо написать письмо с извинениями по делу, следуйте этим правилам.

Конфиденциальная информация, отправляемая по электронной почте, может быть случайно раскрыта. Случаев неудач с электронной почтой очень много, от забавных до серьезных.Независимо от того, является ли информация личным контактом или личным мнением, подумайте, подходит ли она для электронного письма. Если вы не хотите, чтобы его случайно отправили, подумайте прежде всего о том, как его отправить.

Если вы не уверены, подходит ли электронное письмо, спросите себя, комфортно ли вам, если это письмо будет проецироваться на собрании. На встрече присутствуют ваш начальник, все ваши будущие начальники и ваша мама. Если он проходит этот тест, отправьте его. Если нет, вероятно, что-то не подходящее.

5. Стиль электронной почты

Деловые письма имеют очень специфический стиль. Они профессиональные, но краткие. Они должны быть написаны так, чтобы их можно было бегло просмотреть, но с достаточным количеством информации, чтобы дать полный ответ.

Если вам понравилась эта статья, может вас заинтересовать в нашем онлайн-курсе по написанию электронной почты.

Поиск правильного тона может быть самой большой головной болью при составлении электронного письма. Тон меняется в зависимости от вашей аудитории. Он может варьироваться от формального до дружеского, но всегда профессионален и всегда должен соответствовать вашей аудитории.

Многословная вежливость часто может быть упущена из-за стремления быть кратким в электронных письмах. Однако «, пожалуйста, » и «, спасибо, » должны быть включены в любое время, когда это уместно.

Избегайте ВСЕГО ЗАГЛАВНЫХ букв, потому что это ЗВУЧИТ КАК ВЫ КРИЧИТЕ.

Кроме того, написание заглавными буквами может направить вашу электронную почту в папку для спама). Если вы не хотите выкрикивать заявление лично, не пишите его по электронной почте. Вместо этого используйте курсив, подчеркивание, или полужирный , чтобы выделить важные моменты.

Пример: Заявки на отпуск необходимо подавать не менее чем за две недели до .

Обратите внимание на резкий тон, если полужирный текст заменен заглавными буквами: запросы на отпуск должны подаваться НЕ МЕНЕЕ ЗА ДВЕ НЕДЕЛИ ЗАРАНЕЕ.

Одно исключение: используйте заглавные буквы в заголовках электронной почты при письме в любую организацию, которая удаляет HTML-форматирование из электронной почты. Военные, военные академии и некоторые финансовые учреждения со строгими протоколами безопасности часто удаляют форматирование html.

Заголовки очень полезны для читателей. Они позволяют читателю бегло просматривать и легко находить информацию. Они — лучшее оружие делового писателя против информационной перегрузки.

Избегайте чрезмерного использования знаков препинания и смайликов. Восклицательные знаки следует использовать с осторожностью! Эмодзи продолжают играть более важную роль в цифровой коммуникации, и несколько руководств по стилю одобрили их разумное использование в деловой переписке. Я следую правилу использования их только после того, как другая сторона отправила их.Их никогда не следует использовать в официальных деловых письмах.

Формат

предназначены для беглого просмотра, поэтому в них должно быть достаточно свободного места, чтобы помочь читателю. Используйте более короткие абзацы, списки и маркеры, чтобы упростить информацию. И используйте заголовки, чтобы разбить концепции и позволить читателю бегло просмотреть.

Кроме того, неудобное форматирование, скопированное из других документов или электронных писем, может отвлекать. Чтобы обеспечить бесшовное форматирование электронной почты, удалите форматирование текста из нового содержимого с помощью функции удаления или форматирования вашего почтового клиента.

Вот наиболее распространенные функции форматирования и способы их использования.

Шрифт: Шрифт — это шрифт, который вы должны выбрать для своего электронного письма. Лучше всего выбрать шрифт без засечек (шрифт без декоративных штрихов на конце), поскольку он более современный, простой и легко читаемый на экране. Их также легче читать при небольшом размере. Gmail по умолчанию использует шрифт Sans Serif. Вы также можете использовать Arial, Helvetica, Tahoma, Trebuchet MS или Verdana.

Размер текста: Старайтесь, чтобы размер вашего электронного письма оставался нормальным. Это от 10 до 12 пунктов.

Полужирный: Вы можете использовать полужирный шрифт для заголовков и выделения важного текста. Жирный текст привлекает внимание читателей, просматривающих электронную почту.

Курсив: Курсив — это более мягкий способ привлечь внимание к области текста. Они используются, чтобы выделить часть предложения.Они не выделяют слова, когда пользователь просматривает страницу, как это делает жирный текст. Курсив также следует использовать для названий полных произведений.

Подчеркнутый: Подчеркнутый текст легко спутать со ссылкой. При написании электронного письма лучше не использовать подчеркнутый текст, чтобы привлечь внимание к определенной области электронного письма. Лучше использовать жирный шрифт или курсив.

Цвет текста: Вам следует избегать использования нескольких цветов текста в электронном письме, поскольку оно привлекает внимание к нескольким местоположениям и выглядит непрофессионально.Вполне вероятно, что ваша почтовая программа делает ваши гиперссылки синими.

Выравнивание: В деловых письмах используется текст, полностью выровненный по левому краю. Академическое письмо делает отступ в первом предложении абзаца через пять пробелов. В деловой электронной почте вам никогда не нужно делать отступ в начале абзаца.

Пользователи сканируют страницы по F-образному шаблону. Из-за изменения выравнивания читателю становится труднее бегло просматривать.

Номера: Использование нумерованного списка может помочь организовать контент там, где важна последовательность.Например, если вы описываете шаги, вы можете использовать нумерованный список.

маркеров: маркеров — отличный способ создать пустое пространство на странице и привлечь внимание к связанным элементам. Маркеры лучше всего подходят для неупорядоченных списков.

Увеличить отступ: В деловых письмах не следует делать отступ в первом предложении нового абзаца. Разрыв строки представляет собой начало нового абзаца. Кнопка увеличения отступа позволяет добавить отступ к тексту.Это полезно в редких случаях, когда вы хотите указать, что некоторая информация является подмножеством того, что ей предшествовало. Это создает визуальное указание на то, что информация с отступом менее важна.

Меньший отступ: Позволяет перемещать содержимое влево.

Текст цитаты: Если вы имеете в виду цитируемый текст, вы должны использовать функцию цитирования текста. Он обеспечивает небольшой отступ для вашего контента и серую вертикальную линию слева.Это показывает читателям, что вы цитируете текст.

Удалить форматирование: Если вы вставляете текст в свое электронное письмо, очень важно использовать функцию удаления форматирования. В противном случае вы вставите стили текста, и вашему читателю будет очевидно, что вы скопировали и вставили этот текст. Чтобы использовать эту функцию, выделите текст, форматирование которого нужно удалить. Затем нажмите кнопку удаления форматирования.

Части большого электронного письма

Давайте проанализируем каждый раздел делового электронного письма, чтобы выделить передовые методы, которые вы можете применить в своем письме.

Subject Line

Строка темы — это краткое изложение вашего электронного письма. Это лучшая возможность обеспечить прочтение вашей электронной почты. Цель строки темы — заставить читателя открыть письмо, не обманывая его. Это также место, где чаще всего совершаются ошибки.

Думайте об этом как о заголовке вашего электронного письма. Это должен быть обзор содержания из 3-8 слов.

Слишком короткие или слишком длинные строки темы вызывают путаницу. Если из-за этого письмо кажется трудным или запутанным для ответа, получатель может не открыть его сразу или вообще.

Плохие примеры:
«Важно!»
«Для вашего обзора»
«Вопросы о продлении крайнего срока отчета о целевой эффективности расширения» для встречи с клиентами »
Хорошие примеры:
«Доставка вашего заказа в книжном магазине 2 декабря»
«Изменения в отчете клиента: просмотрите до 16:00»
«Запрошено расширение отчета о расширении до пятницы»

Почтовые клиенты также проверят строку темы на наличие признаков спама.Это особенно важно для отделов продаж, которые могут вести холодную переписку по электронной почте. Некоторые термины являются флагами для алгоритмов спама и могут быть отфильтрованы в папку нежелательной почты. Избегайте использования таких слов, как «Продажи», «Пожалуйста, прочтите» или «Прибыль», а также используйте темы, состоящие из одного слова.

Также убедитесь, что вы отвечаете в правильную цепочку. Не используйте старую цепочку писем для новой темы.

Ваше приветствие должно быть профессиональным и лаконичным. Всегда предпочтительно обращаться к получателю по его имени, но это не всегда возможно.

Добрый день,
Привет,
Уважаемая мисс Джонс:
Привет, Джефф, (формат приветствия)
Привет, Джефф. (формат предложения)

Краткое удовольствие

Если вы впервые пишете кому-то электронное письмо, ваша первая строка может быть короткой любезностью, соединяющей вас и получателя. Одного предложения должно хватить. Укажите, как вы подключились. Это напоминание предоставит читателю контекст для следующей информации.

«Было здорово встретиться с вами вчера вечером на мероприятии по нетворкингу.”
Если вы что-то получили от получателя, поблагодарите. Это может быть благодарность за предложение помощи, за интересный контент, которым они поделились, или даже за простое чтение электронного письма.
«Спасибо, что поделились своей статьей о стратегиях управления. Полученные данные ценны ».
«Спасибо, что нашли время помочь мне с этим проектом».
Если вы хотите сохранить общий язык, подойдут теплые добрые пожелания.
«Надеюсь, у тебя все хорошо!»

Опустите приятное приветствие, если вы недавно или часто общались друг с другом.

Будьте очень осторожны, чтобы в начале письма не было слишком много любезностей. Целью вашего электронного письма должно быть открытое начало. Помните аббревиатуру B.L.O.T. — нижняя строка сверху. Что вы хотите, чтобы ваш читатель знал или делал? Это самый важный дебют.

Назначение

Как отмечалось ранее, каждое электронное письмо должно адресовать только одну вещь, одну цель. Эта задача, просьба или информация должны быть представлены четко и сразу после любезности. Это B.L.O.T.- нижняя строка сверху.

Будьте краткими и прямыми. Не скрывайте свой запрос, иначе его легко пропустить или проигнорировать.

«Пожалуйста, поделитесь своим мнением о бюджете».
«Можете ли вы принять участие в стартовом совещании по проекту в следующий четверг?
«Были ли у вас изменения к окончательному отчету?»

Помните аббревиатуру B.L.O.T. — Нижняя линия сверху.

Дополнительная информация

Некоторые деловые электронные письма могут потребовать от читателя дополнительной информации.Это может быть пояснение по задаче, ссылка на ресурсы или примеры или другая полезная информация. Эту информацию следует включать вдумчиво. Следует добавлять только непосредственно релевантный контент.

Призыв к действию

В конце электронного письма включите конкретный призыв к действию. Электронное письмо отправлено для выполнения одной задачи. Призыв к действию не должен вызывать путаницу в отношении вашего запроса. Не думайте, что читатель понимает желаемый результат на основе предшествующей информации.Электронные письма можно легко неверно истолковать, если есть серая зона.

Это заявление должно включать конкретное действие и график. Если вы отправляете электронное письмо нескольким людям, уточните ответственность за задачу, прямо указав имя предполагаемого человека.

Разъяснение задач и ожиданий позволяет получателю реагировать более эффективно.

Плохие примеры: «Сможете ли вы об этом позаботиться?»
«Сообщите мне, что вы думаете».
Хорошие примеры: «Сара, не могли бы вы разослать опрос всему персоналу к полудню пятницы, пожалуйста?»
«Буду признателен за ваш отзыв о проекте повестки дня.Если у вас есть правки, пришлите их завтра, во вторник, в 10 часов утра ».
Если вам нужно подтверждение, вы можете сформулировать призыв к действию в виде вопроса. Если призыв к действию является уведомлением, которое не обязательно требует ответа, вы можете структурировать призыв к действию как утверждение.

Сообщение о закрытии

Заключительное сообщение просто указывает на то, что электронное письмо готово. Хотя это не является обязательным требованием в современном письме, короткая вежливая фраза отлично завершит ваше письмо.

«Спасибо за уделенное время»
«Жду вашего ответа»,
«С уважением»

Подписание и подпись

В конце письма указано ваше имя. Формулировка должна соответствовать формальности электронного письма.

Самый официальный: Доктор Джон Смит
Доктор Смит
Джон Смит
Наименее формальный и самый распространенный: Иоанна

Ваша электронная подпись — это электронная визитная карточка, которая добавляется к вашему электронному письму.Он должен включать наиболее важный контекст и контактную информацию для вашего читателя. Это место, где можно помочь вашему читателю с помощью соответствующей контактной или контекстной информации, а не хвастаться или вставлять философские цитаты. Изображения и логотипы могут быть полезны, но помните о размерах и о том, как они будут отображаться на мобильных устройствах.

Вложения и ссылки

Все упомянутые вложения или ссылки должны быть включены в электронное письмо. Либо назовите файл так, чтобы он был четко идентифицирован, либо включите заголовок документа в круглые скобки сразу после того, как вы упомянули его в электронном письме.

Не заставляйте читателя искать нужную информацию.

Если вложение было отправлено получателю ранее, все равно вложите его снова. Таким образом, они могут легко получить доступ к информации, а не искать в своем почтовом ящике. Конечно, еще раз проверьте, что файл прикреплен и исправен. Если вы забыли добавить вложение, вам потребуется ненужный (и неприятный!) Ответ с его запросом, что может задержать работу.

Ссылки могут направлять читателя либо на веб-сайты, либо в каталоги интрасети.Эти гиперссылки могут быть длинными и отвлекать внимание в тексте электронного письма. Вместо этого включите гиперссылку в существующее предложение.

Плохой пример: этот ресурс может оказаться полезным при подготовке отчета: http://www.instructionalsolutions.com/blog/technical-writing-engineers
Хороший пример: этот технический письменный ресурс может оказаться полезным при подготовке отчета.

Вы также должны проверить ссылку, чтобы убедиться, что она открывает правильный сайт.

Обзор

Когда ваше электронное письмо будет составлено, не нажимайте «Отправить».Пока что.

Найдите минутку, чтобы просмотреть свою электронную почту. Проверьте грамматические или орфографические ошибки (у Grammarly есть полезный бесплатный инструмент). Опечатки говорят о невнимательности и даже могут передать неверную информацию.

Перепроверьте даты, время, имена, ссылки, вложения и другие конкретные детали.

Трижды проверьте правильность адреса получателя в полях отправителя.

Наши любимые способы взлома электронной почты

Отменить отправку

Вы когда-нибудь нажимали кнопку «Отправить» и ахнули от ужаса? Возможно, это ситуация типа «Я не хотел отправлять на тот Брэд!».Или это может быть менее смущающий, но все же раздражающий сценарий «Я имел в виду, чтобы включил Брэда в это электронное письмо!».

К счастью, некоторые почтовые клиенты нашли решение этой потенциальной проблемы, добавив «Отменить отправку».

В Gmail вы можете включить эту функцию в настройках. Вы можете выбрать период отмены от 5 до 30 секунд.

В Outlook вы можете вспомнить непрочитанное электронное письмо, отправленное получателю с учетной записью Exchange в той же организации.Эта функция не работает на практике, потому что, если она была прочитана кем-либо, ее нельзя отозвать. В этом случае просто отправьте электронное письмо с ошибкой и извинитесь и объясните свои пояснения.

Шаблоны ответов в Gmail

Вы отправляете одно и то же электронное письмо снова и снова? Экономьте время, используя шаблоны ответов в Gmail.

Эта функция позволяет сохранять стандартные электронные письма. Если вы хотите отправить стандартный ответ, просто выберите предпочтительный подготовленный шаблон в окне «Написать».Вы также можете настроить автоматическую отправку шаблонных ответов на входящую почту с определенными деталями.

Фильтры и папки

Ваш почтовый ящик переполнен? Продуманное использование фильтров и папок может помочь снизить нагрузку на электронную почту.

Вы можете маркировать электронные письма от конкретных людей или даже целых доменов и даже помечать их цветом. Эти ярлыки позволят легко архивировать электронные письма после прочтения.

Вы можете настроить фильтры для автоматической пометки электронных писем с низким приоритетом как прочитанные или архивные, например, обновления отслеживания доставки.

Короткие вложения во время настройки обеспечат долгосрочную экономию времени.

Расписание писем в Gmail

Вы работаете допоздна, но хотите, чтобы ваше электронное письмо пришло завтра утром в почтовый ящик вашего клиента?

Раньше мы предлагали использовать Boomerang для планирования электронной почты, но теперь вы можете делать это прямо в Gmail. Если вы нажмете маленькую стрелку справа от кнопки отправки, вы можете указать, когда будет отправлено электронное письмо.

Запланированные электронные письма появятся в новой папке с названием «запланированные» прямо под папкой «отправленные».Оттуда вы можете отменить отправку в любое время до отправки электронного письма.

Внимание! Если вы отправляете информацию получателям, которые сообщают вам, не отправляйте электронные письма поздно вечером, потому что это может создать ожидание круглосуточной работы в вашей команде. Запланируйте рассылку писем в начале обычного рабочего дня.

Сочетания клавиш

Составление эффективного делового электронного письма требует времени. Однако вы можете сэкономить время, используя сочетания клавиш. Сохраняйте клики при выборе писем, отметке непрочитанных, добавлении гиперссылки и т. Д.Ознакомьтесь с ярлыками для Gmail и Outlook.

Отслеживание открытия электронной почты

Если вы когда-нибудь отправляли электронное письмо: «Я просто проверяю, получили ли вы это», то вам следует использовать отслеживание электронной почты.

Существует широкий спектр надстроек и приложений электронной почты, которые будут отслеживать, открывается ли ваше электронное письмо получателем.

Заключение

Объем получаемой и отправляемой электронной почты иногда может снизить нашу мотивацию к написанию эффективного делового электронного письма. При подготовке электронного письма рассмотрите четыре ключевых вопроса.Напишите его кратко, но ясно передавая информацию и просьбу читателю.

Ваш читатель (и его почтовый ящик) оценят это.

Правила этикета электронной почты, которые должен знать каждый профессионал

Для многих профессионалов ответы на электронные письма отнимают значительную часть рабочего времени.
Поскольку во время пандемии коронавируса миллионы сотрудников входят в систему из дома и переписываются по электронной почте, знание того, как быть профессионалом в Интернете, как никогда важно.
Хотя написание электронного письма кажется достаточно простым, многие сотрудники допускают ошибки при отправке или получении рабочих сообщений.
Вот 15 советов по этикету электронной почты, которые должен знать каждый профессионал: от отказа от кнопки «ответить всем» до двойной проверки на наличие ошибок.
Посетите домашнюю страницу Business Insider, чтобы узнать больше.

Нравится нам это или нет, но ответы на электронные письма отнимают у нас много времени на работе.А в условиях пандемии коронавируса, когда миллионы работников работают из дома и переписываются по электронной почте, это, вероятно, занимает даже больше времени, чем обычно.

Поскольку все больше американцев начали работать из дома в условиях пандемии коронавируса, рабочие стали больше рассылать электронные письма и проводить больше времени на работе, согласно Национальному бюро экономических исследований.

Несмотря на то, что мы рассылаем так много электронных писем, карьерный тренер Барбара Пахтер сказала, что многие профессионалы все еще не знают, как их правильно писать.

Из-за огромного количества сообщений, которые мы читаем и пишем, мы можем быть более склонны к досадным ошибкам, и эти ошибки могут иметь серьезные последствия.

Пахтер излагает основы современного этикета электронной почты в своей книге «Основы делового этикета». Мы выделили самые важные правила, которые вам нужно знать.

Жаклин Смит, Кэролайн Хрончич, Вивиан Джианг и Рэйчел Шугар внесли свой вклад в более ранние версии этой статьи.

Важность профессиональной электронной почты в деловом общении

Электронная почта — отличный канал поддержки

Вопреки распространенному мнению, электронная почта на самом деле представляет собой огромную открытую платформу. Многие предполагали, что с появлением новых систем связи он будет снижаться, но это не может быть более неправильным. Как пишет Момчил Кюркчиев в статье для Forbes, «по мере того, как маркетологи продвигаются вперед на незнакомую территорию взаимодействия с клиентами, основанного на данных, электронная почта не дает сбоев — она только получает второе дыхание.

Следовательно, его нельзя убить, поскольку он представляет собой модель, отличную от модели закрытых экосистем, которые мы наблюдаем, распространяясь по нашим компьютерам и устройствам. Это похоже на таракана, ползающего по Интернету, в хорошем смысле. Из-за всех изменений, происходящих вокруг, его общий опыт также изменился. Электронная почта не умирает, теперь она не привязана.

Электронная почта как лучшая вещь в Интернете

Электронная почта, поскольку она возникла в начале истории коммерческого Интернета, является отличной структурой поддержки для многих других вещей.Более того, это все еще фундамент, на котором построен Интернет. За несколько дней до того, как Facebook стал настоящей альтернативой для проверки личности в Интернете, действующий адрес электронной почты был основным шлюзом для доступа к любым онлайн-сервисам. Например, если вы хотите подтвердить банковский счет — вам нужно сделать это по электронной почте. А как насчет других сервисов, таких как Amazon или форумы? Для всего необходим действующий адрес электронной почты. Это по-прежнему основной канал связи для бизнеса и прямого социального общения в Интернете.Итак, профессиональное общение по электронной почте необходимо.

Электронная почта также является услугой доставки цифровых пакетов. Ключ к его продуктивности — возможность прикреплять файлы к вашему электронному письму.