Образец структура делового письма: Структура делового письма

Содержание

Структура делового письма

Любое деловое письмо должно быть четко структурировано. Хорошо структурированное письмо позволяет сэкономить время на написание и прочтение письма, правильно донести и понять суть письма, получить вразумительный, четкий ответ.

Стандартное деловое письмо имеет следующую структуру:

1. Реквизиты отправителя (адресанта) включают в себя информацию об отправителе. Чаще всего эта информация располагается на бланке организации-отправителя.

2. Реквизиты получателя (адресата) – указывается должность адресата, название компании, Ф.И.О. и адрес.

3. Дата написания и отправления письма. Позволяет различать письма между собой. Часто этот реквизит включен в фирменный бланк.

4.

Заголовок – кратко о теме письма. Эта часть позволяет определить тематику письма и степень его важности для адресата. Важно правильно подобрать заголовок. При этом он должен быть строгий и лаконичный.

5. Обращение. Располагается посередине, и пишут с большой буквы. Обращение должно содержать указание должности, фамилии или имени и отчества. Традиционным считается обращение «Уважаемый».

Правила написания обращения Пример
Уважаемый (-ая) + Имя Отчество (в именительном падеже)! Уважаемый Иван Васильевич!
Уважаемый (-ая) + господин (-жа) Фамилия (в именительном падеже)! Уважаемый господин Грозный!
Уважаемый + должность органа власти! Уважаемый генерал-майор!
Уважаемые + господа! Уважаемые дамы и господа! 
Уважаемый + Имя Отчество!
Уважаемый Иван Васильевич!

6. Преамбула или вводная часть. В этой части поясняют причины и цели написания письма именно данному адресату. Часто в этой части ссылаются на даты, документы и факты, напоминающие адресату необходимую информацию. Информация, изложенная в преамбуле, должна подвести читателя к адекватному восприятию основной части письма. По объему эта часть варьируется: может быть краткой (одно предложение) и развернутой (несколько предложений и даже абзацев).

7. Основная часть текста письма варьируется в зависимости от его конкретного типа, так как в ней формулируется главная цель письма, излагаются аргументы и факты.

8. Заключение чаще всего представляет собой формулы вежливости.

9. Подпись. Письмо завершается подписью (должность + ФИО) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма «С уважением». Также возможны варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» и т.п.

10. Постскриптум. Это необязательный вспомогательный элемент. Служит для того, чтобы сообщить адресату о важном событии, которое произошло уже после написания письма, или передать ему информацию, которая имеет косвенное отношение к теме письма.

11. Приложения являются необязательным дополнением к основному тексту письма и поэтому оформляются на отдельных листах – каждое приложение на своем листе. Какие-либо правила их написания отсутствуют.

- Не нашли нужную Вам информацию касательно деловых писем? Переходите на сайт business-letter.ru и вы найдете правила и примеры написания ко всем популярным видам деловых писем. И с каждым днем примеров становиться все больше!

Если Вы хотите написать максимально эффективное письмо, которое точно не останется без ответа – обращайтесь к нам и наши профессионалы помогут Вам в этом.

business-letter.ru

-
-
-

как написать, структура, образец, примеры с переводом

Как и русский язык, английский включает в себя разные стили написания писем. Если вы читаете эту статью, то осознаёте, насколько важным является умение писать деловые письма. Этот навык может пригодиться практически в любой профессии, ведь сейчас многие работают с иностранными компаниями. Поэтому просто необходимо знать правила написания писем в формальном стиле.

И кстати не только в английском – в русском это тоже очень ценно.

Если вы сомневаетесь, что не справитесь с этой задачей, или вам хочется, чтобы ваше письмо проверил профессионал, тогда стоит прийти в нашу школу на бесплатное занятие. Наши учителя с радостью помогут вам научиться грамотно писать не только деловые письма! Переходите по ссылке, чтобы записаться на урок.

Структура делового письма на английском

Существуют разные виды формальных писем. Вот некоторые из возможных вариантов:

Конечно, у каждого письма есть своя структура. Её необходимо знать – так вы покажете получателю, что являетесь грамотным человеком. Плюс не придётся каждый раз задумываться о том, каким будет начало и конец. В разных источниках структура может слегка отличаться, но оформление базы всегда остаётся общим.

Ключевые моменты:

  • Адрес отправителя

    Начинать формальное письмо (да и неформальное тоже) нужно с адреса отправителя, которое пишется в правом верхнем углу, но если вы напишите его слева, то это не будет катастрофой. Сначала указывается номер дома, затем название улицы, и через запятую номер квартиры. На новой строчке упоминается город и почтовый индекс. Следующая строчка – страна.

    78 Staroselskaya Street, 54

    Moscow, 139293
    Russia

  • Дата

    Дата может писаться разными способами:

    11 January, 2021
    January 11th, 2021
    January 11, 2021
    11th January, 2021

    Чтобы не усложнять, запомните один вариант написания и используйте его каждый раз.

  • Адрес получателя

    Пишется также как и адрес отправителя, только уже ниже и с левой стороны.

    34 Oxford Street, 12
    London 12893
    England

  • Обращение

    Обращения бывают разными, но проще всего начать со слова Dear (уважаемый):

    Dear Sir/Madam – Уважаемый сэр / мадам Dear Mrs. Brown – Уважаемый мистер Браун Dear Ms/Mrs Brown – Уважаемая мисс / миссис Браун Dear Customer – Уважаемый покупатель Dear Colleague – Уважаемый коллега Dear Editor – Уважаемый редактор

    Это была шапка, которая является началом каждого письма.

  • Вступление

    Здесь мы указываем, по какой причине беспокоим получателя (приём на работу, жалоба, предложение и т.д.).

    Обычно вступление начинается с фразы: I am writing (я пишу). Но об этом мы поговорим чуть позже.

  • Основная часть

    Чаще всего основная часть разбита на несколько абзацев, но не всегда. Для начала мы расписываем детали ситуации. Например, если это жалоба – что именно не понравилось в оказанной услуге / сервисе. Помимо фактов можно задать вопросы: можно ли вернуть деньги за оказанную услугу и т. д.

    В новом абзаце можно внести свои предложения (по улучшению сервиса) и пожелания. Если это письмо с предложением работы, как раз в этой части будет говориться о том, что нужно сделать для дальнейшего сотрудничества.

    Последний абзац основной части содержит завершающее предложение типа: если у Вас остались вопросы / Я бы очень хотел / Очень жду Вашего ответа.

  • Заключение

    Заключаем письмо вежливой фразой:

    Yours sincerely, – если вам знаком человек, которому вы пишите. И Yours faithfully, – если человек незнакомый.

    ?

    После запятой с новой строчки нужно подписать письмо:

    Maggie Simpson.

Клише для написания делового письма дать список полезных фраз с переводом

Поговорим подробнее о фразах, которые мы можем использовать в разных частях письма. Не забудьте сохранить эту таблицу себе — она очень пригодится, когда вы будете набивать руку в написании писем.

Обратите внимание, что в официальных письмах мы не используем сокращений типа: can’t, don’t и т.д. Все слова пишутся полностью.

Кстати, подборки необходимых выражений есть не только в этой статье. Почитайте подборку фраз для туристов. С ней вы сможете выжить в другой стране, найти нужное место, разобраться в магазине или аптеке, попросить помощи, если заблудились. Переходите по ссылке 100-fraz-na-anglijskom-dlja-puteshestvij

Образцы деловых писем на английском

Как вы уже заметили, вариантов деловых писем существует достаточно много. Шаблоны некоторых из них мы сейчас рассмотрим:

  • Письмо-жалоба
  • Письмо-запрос
  • Благодарственное письмо
  • Письмо-извинение

Готовы? Ух, что сейчас будет!

Письмо-жалоба на английском

Первое письмо – это жалоба. Допустим, вам не понравился отель, в котором вы решили остановиться во время отпуска. Вы читали рекламное объявление, прежде чем поехать туда, но по факту место оказалось намного хуже заявленного. В таком случае актуальной будет просьба вернуть часть денег. Но, конечно, необходимо упомянуть причины, по которым вы хотите оформить возврат.

Dear Sir,

I am writing to complain about the hotel where I was supposed to stay from 18th May till 25th May. I believe the description of this place was totally inaccurate.

To start with, the room was not commodious. I barely had any space for my belongings. Also, the distance to the city centre was 3 times farther than you mentioned.

Secondly, there was an awful view to the old wrecked house instead of the “stunning view” you promised. Also, there were not any of mentioned dishes at breakfast. Every day I had to eat cereals, but in the advertisement I saw the pictures of delicious dishes with sausages and meat.

Thirdly, I had no soap, shampoo or even towels in the bathroom. The receptionist told me the clean lady had just forgotten to put these things. Moreover, in two days there was no hot water. It was quite irritating. I wanted to spend my holiday with pleasure, not with lack of proper breakfast, water and personal hygiene items. After three days I did not want to stay any longer and returned home.

As you can imagine, I am extremely upset. It would be great to get a partial refund to an apology for the annoyance and discomfort. Your early reply will be appreciated.

Yours faithfully,

Sue Jim Pelton.

Перевод:

Уважаемый господин,

Я пишу с жалобой на отель, в котором я должен был остановиться с 18 по 25 мая. Я считаю, что описание этого места было совершенно неточным.

Начнем с того, что номер не был просторным. Там почти не было места для моих вещей. Кроме того, расстояние до центра города было в 3 раза дальше, чем вы упомянули.

Во-вторых, вместо “потрясающего вида” из окна, который Вы обещали, был ужасный вид на старый разрушенный дом. Кроме того, за завтраком не было ни одного из упомянутых блюд. Каждый день мне приходилось есть хлопья, но в Вашем рекламном объявлении я видел картинки вкусных блюд с колбасой и мясом.

В-третьих, у меня не было ни мыла, ни шампуня, ни даже полотенец в ванной. Администратор на респешн сказала мне, что уборщица просто забыла положить эти вещи. Более того, в течение двух дней не было горячей воды. Это было довольно раздражающе. Я хотел провести свой отпуск с удовольствием, а не с отсутствием качественного завтрака, воды и предметов личной гигиены. Через три дня я не захотел больше оставаться и вернулся домой.

Как Вы можете себе представить, я очень расстроен. Было бы здорово получить частичный возврат денег в качестве извинения за раздражение и дискомфорт. Ваш ранний ответ будет оценен по достоинству.

Искренне Ваш,

Сью Джим Пелтон.

Письмо-запрос на английском

Допустим, у вас свой бизнес, от которого вы решили отдохнуть, ну или боссу нужно, чтобы вы арендовали машину для его отпуска в Шотландии. Используйте готовое письмо формального характера в качестве образца.

Dear Sir or Madam,

I would like to rent a car in your town from 14 September till 24 September.

I need quite a big car for a family of 4 people. We would like to visit some nearby towns, so it would be great if we could use the car there too. I am ready to spend at around £195.

Could you please send me the pictures of the cars and prices? Is the mentioned time available? Could I take the car at the airport?

I am looking forward to you reply.

Yours faithfully,

James Li

Перевод:

Уважаемый сэр или мадам,

Я хотел бы арендовать автомобиль в вашем городе с 14 по 24 сентября.

Мне нужна довольно большая машина для семьи из 4 человек. Мы хотели бы посетить несколько близлежащих городов, так что было бы здорово, если бы мы могли воспользоваться машиной и там. Я готов потратить около 195 фунтов.

Не могли бы вы прислать мне фотографии автомобилей и цены? Доступно ли упомянутое время? Могу я взять машину в аэропорту?

C нетерпением жду Вашего ответа.

С уважением,

Джеймс Ли

Благодарственное письмо на английском

Благодарственное письмо – это самое приятное письмо, которое можно получить от кого бы то ни было. Согласны? Выразите благодарность директору компании-партнёра за успешное сотрудничество!

Dear James Craft,

I am writing to thank you for sending the samples of required goods. We would like to order all of the goods in the amount of 5 pieces each. We will appreciate early delivery.

We look forward to a successful working relationship in the future.

Yours  faithfully,

The manager of Viva Cosmetics Company.

Перевод:

Дорогой Джеймс Крафт,

Я пишу, чтобы поблагодарить Вас за отправку образцов запрошенных товаров. Мы хотели бы заказать все товары по 5 штук. Мы будем благодарны за быструю доставку.

Надеемся на успешное сотрудничество в будущем.

С уважением,

Менеджер косметической компании Viva.

Письмо-извинение на английском

Вы – хороший исполнитель, но по какой-то причине не отправили заказ клиенту в указанный срок? Выгодное предложение может помочь снова расположить к себе обиженного заказчика.

Dear Mr Burlington,

Please accept our sincerest apologies for not sending your order in time. We would like to correct the mistake and give you 70% discount on the next order.

We hope you will accept our apologies.

Yours faithfully,

Linsa International Inc.

Перевод:

Уважаемый мистер Берлингтон,

Примите наши искренние извинения за то, что не отправили Ваш заказ вовремя. Мы хотели бы исправить ошибку и предложить Вам скидку 70% на следующий заказ.

Мы надеемся, что Вы примете наши извинения.

С уважением, Linsa International Inc.

Примеры ответа на деловое письмо на английском

Надеемся, у вас получилось разобраться с тем, как составляются формальные письма. Но как правильно отвечать на них? Мы поможем вам составить письма-ответы.

Первый пример связан с ответом на заказ товаров у фирмы.

Dear Sir / Madam,

I am writing with reference to your letter about our sample goods. Thank you for your confidence to our company. We will send you our products as soon as possible. Would you prefer to pay in cash or by a credit card? What day and time is available for you to take the order from a courier?

Yours faithfully,

The manager of Elsa Company.

Перевод:

Уважаемый Сэр / мадам,

Я пишу, ссылаясь на Ваше письмо о наших образцах товаров. Спасибо Вам за доверие к нашей компании. Мы вышлем Вам продукты как можно скорее. Вы предпочитаете платить наличными или кредитной картой? В какой день и в какое время Вы можете принять заказ у курьера?

С уважением,

Менеджер компании Elsa.

Как видите, в ответном письме также можно (и даже нужно!) задавать вопросы менеджеру, если что-то осталось не понятным для вас.

А вот ответ на приглашение на конференцию:

Dear Mr Phillips,

I am honored to be invited to the conference on Ancient Egypt to be held 4th-6th December in London. I found the brochure will all the details, thank you! I have just one question: could anyone meet me at the airport?

I am looking forward to visiting London!

Very truly yours,

Magda Benfey,

Chairperson.

Перевод:

Дорогой мистер Филлипс,

Для меня большая честь быть приглашенной на конференцию по Древнему Египту, которая состоится 4-6 декабря в Лондоне. Я нашла брошюру со всеми подробностями, спасибо! У меня только один вопрос: может ли кто-нибудь встретить меня в аэропорту?

Я с нетерпением жду приезда в Лондон!

Искренне ваша,

Магда Бенфей,

Председатель.

Составление грамотных писем – вещь не простая. Как думаете, сколько писем нужно написать, чтобы стать уверенным в себе и больше никогда не бояться этого делать? По опыту учителей нашей школы можем сказать, что много… Да и без наставника сложно. Нужен тот, кто сможет проверить и объяснить, почему так, а не иначе. Записывайтесь к нам на занятие, если пока не решились – мы вас не укусим! Зато вы уже после первого (и, заметьте, бесплатного!) занятия у вас будут ценные знания! После усвоения такого навыка вашему начальнику не останется ничего другого, кроме как дать вам повышение! Что ж, ставьте уведомление о первом уроке и до встречи в Zoom!

Cтруктура делового письма и образец составления

Правильная структура делового письма позволяет составителю сформулировать основную мысль, а читателю быстро понять смысл и ответить на вопрос адресанта. Нужно соблюдать четкую структурированность письма, чтобы оно легко причислялось к информационно-справочным документам, вызывало уважение у людей, которым адресовано.

Содержание статьи

Внутренняя структура

Реквизиты адресанта (отправителя) содержат основную информацию о должности и местонахождении лица, который отправляет письмо, обычно указываются некоторые подробности об организации, если письмо должно отправляться не в рамках одной компании. Обычно для быстрого заполнения этого раздела используют специальный бланк.

Реквизиты адресата (получателя) обязательно включают занимаемую им должность, инициалы в развернутом виде, полное название кампании и ее фактический адрес.

Дата. Должно стоять число написания и отправления делового письма. Обычно его нужно вписывать в специальное окошечко на фирменном бланке, образец которого можно посмотреть тут. Указание даты позволяет упростить сортировку писем, которые должны укладываться в архиве строго в соответствии данному параметру.

Заголовок — это краткое изложение сути делового письма, адресат может быстро определить его цель. Заголовки могут быть составлены таким образом: «Вопрос по заказу касательно запчастей», «О перемене ставок на товар».

Обращение. Нужно обращаться к адресату персонально. Желательно предварительно узнать имя и отчество, если этого сделать невозможно, следует указать должность человека. Обращения могут выглядеть так: «Уважаемый господин Васильев!», «Уважаемая Александра Степановна!», «Уважаемый господин заместитель директора!», «Уважаемые сотрудники!». В правилах написания делового письма считается неприемлемым применение сокращений, таких как «г-н», «г-жа». Не следует вместо полного имени и фамилии указывать краткие инициалы человека.

Преамбула или вступление. В ней описывается главная цель делового письма, а также факторы, побуждающие к его отправке. Развернутое разъяснение необходимо не всегда, только в случаях, когда требуется обсудить важные моменты, решение которых нужно проводить неотложно. Обычно начинается со слов: «Вынуждены довести до Вашего сведения…», «От корпорации «Н» поступило предложение…», «Должен Вас оповестить…», «Учитывая вчерашний разговор по телефону…». Информация, которую последовательно излагают в преамбуле, должна плавно переходить в следующий раздел письма.

Основная часть. Главная мысль и вся суть, любые подробности и предложения пишутся именно в этом разделе. Все предложения должны быть грамотно выстроены, взаимосвязаны. Спешке и яркому выражению своего мнения здесь не место. Многие предпочитают писать краткие письма, поэтому, если можно изложить основной смысл статьи в несколько предложений, не следует их растягивать. Заканчивать основную часть нужно с определенным посылом. Может выражаться надежда на заключение делового договора, продолжение сотрудничества, просьба об извинении, выражении уверенности в предстоящем событии или обращаться с определенным вопросом с указанием неразрешенных проблем или трудностей.

Заключение выражается формулой вежливости. При составлении заключительной фразы учитывается основная тема и цель письма, также степень знакомства и дружественности с адресатом. Чаще всего нужно окончить деловое письмо фразой «С уважением…», если отношения носят более доверительный характер, можно заменить стандартную форму заключения на «Искренне Ваш…».

Подпись. После написания фразы вежливости в заключении, нужно указать занимаемую должность на работе, далее полные инициалы: фамилию, имя и отчество адресанта.

Постскриптум. Данный раздел применяется по необходимости, необязателен. Нужен, если требуется передача какого-либо важного события, относящегося к теме письма, произошедшего уже после его написания. Иногда требуется указание интересной для адресата информации, которая не имеет прямого отношения к теме письма, однако дополняет его.

Приложения. К деловому письму могут прилагаться дополнительные бумаги, в которых содержится любая информация, иногда это копии документов, фотографии или любые другие предметы. Никаких правил к написанию и оформлению приложений не предъявляется.

Образец составления делового письма

Деловой стиль письма включает несколько правил

  1. Изложение выполняется по стандартной форме.
  2. Тон не передает эмоций.
  3. Точность передаваемой информации, правильное использование формулировок.
  4. Максимальная краткость текста.
  5. Применение языковых формул и терминов.
  6. Использование лексических сокращений.
  7. Преобладание кратких, распространенных предложений.

Деловое письмо нужно подготавливать только по одному вопросу или предложению. Иногда в качестве языковых формул используются иностранные слова, следует употреблять наиболее известные из них. В составлении письма по стандартной структуре следует придерживаться грамотности, четкости формулировок, тогда текст будет полностью прочитан и понят адресатом.

Деловые письма на английском языке ‹ engblog.ru

Как известно, деловые и коммерческие письма отличаются по стилю от личной корреспонденции и пишутся по установленной форме. Деловое письмо – это всегда официальное сообщение, и, приступая к его составлению, необходимо помнить, что от того, насколько грамотно и корректно содержание, будет зависеть успех решения тех или иных вопросов.

Структура деловых писем на английском языке

Деловые письма на английском языке состоят из следующих частей:

  1. заголовок
  2. дата письма
  3. наименование и адрес получателя
  4. вступительное обращение
  5. основной текст письма
  6. заключительная формула вежливости
  7. подпись
  8. указание на приложения

В деловых письмах на английском языке, как правило, избегают переноса слов. Ширина поля с левой стороны листа должна составлять не менее 2 см из-за необходимости подшивки письма.

Заголовок

В заголовке указывают наименование и адрес организации отправителя и ряд подробностей: адрес для телеграмм, номер факса, номера телефонов.

Образец заголовка фирмы:

All communications to be addressed to the company and not to individuals

Early Bird Warning Systems

75, Carlton Street, London E. C. 4

Дата письма

Дата отправления письма обычно пишется в правом углу под заголовком. Существуют следующие способы обозначения даты в деловых письмах на английском языке:

  1. 12th September, 2010
  2. 12 September, 2010
  3. September 12th, 2010
  4. September 12, 2010

Перед числительными, обозначающими год, обычно ставится запятая, а вот точка в конце обозначения даты не обязательна.

Наименование и адрес получателя

Наименование и адрес организации или фамилия лица получателя письма пишется на левой стороне бланка письма. Если письмо адресовано отдельному лицу – мужчине, то перед его фамилией ставится слово Mr. (сокращение слова мистер):

Mr. Tom Black

Если письмо адресовано замужней женщине, то употребляется слово Mrs. (сокращение слова миссис):

Mrs. Mary Green

При адресовании писем незамужним женщинам употребляется слово Miss (мисс), за которым следует имя адресата:

Miss Anna White

После наименования организации или фамилии адресата на отдельной строке указывается номер дома и название улицы (номер дома указывается первым). Следом на отдельной строке пишется название города.

A-T Trade Food & Beverages,

17, Canon Street,

London,EC3 4BR,

England

Вступительное обращение и заключительная формула вежливости

Деловые письма на английском языке обязательно должны содержать вступительное обращение и заключительную формулу вежливости.

Вступительное обращение пишется на левой стороне письма под внутренним адресом на отдельной строчке, а заключительная формула вежливости – на правой стороне, в конце основного текста, также на отдельной строчке.

Распространенные формулы вступительного обращения:

Dear Sirs,                  Уважаемые господа (строго официально)

Dear Sir,                    Уважаемый господин (строго официально)

Dear Mr. Black,           Уважаемый господин Блек (менее официально)

Dear Madam,            Уважаемая госпожа (строго официально)

Dear Mrs. Green,         Уважаемая миссис Грин (менее официально)

Dear Miss White,        Уважаемая мисс Уайт (менее официально)

Когда отправитель письма желает, чтобы письмо было прочитано определённым лицом в организации получателя, то перед вступительным обращением или под ним ставится следующая надпись:

Attention: Mr. T. Black / Attention of Mr. Black

Распространенные заключительные формулы:

Yours faithfully

Faithfully yours

С уважением (строго официально)

Yours truly

Yours sincerely

Yours

Искренне Ваш (менее официально)

Подпись

Подпись в деловых письмах на английском языке помешается на правой стороне бланка под заключительной формулой. На первой строчке под заключительной формулой ставится название организации, напечатанное на компьютере. Под названием, на той же строке следует напечатанное название должности лица, подписавшего письмо. Часто фамилия подписавшего письмо напечатана под рукописной подписью.

Указание на приложение в деловых письмах на английском языке

Деловые письма на английском языке могут содержать приложения. Если к письму приложены какие-нибудь материалы, то в левом углу письма ниже подписи пишется слово Enclosure «приложение». Если письмо содержит два и более приложений, то указывается их число.

P.S. Возможно, вам также пригодится образец резюме на английском языке с переводом.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Структура делового письма и как его написать

Хотя вы не можете регулярно отправлять письма по почте в своей личной жизни, компании по-прежнему часто используют письма в качестве средства общения в деловом мире. Многие бизнесмены пишут письма для печати и отправки по почте и для отправки в цифровом виде по электронной почте, чтобы официально обмениваться информацией и идеями. Знание того, как написать эффективное деловое письмо, может помочь вам как в поиске работы, так и в качестве профессионального сотрудника.

В этой статье мы объясняем, что такое деловое письмо, перечисляем общие типы деловых писем, описываем компоненты делового письма, предоставляем шаги для написания делового письма и предлагаем несколько примеров деловых писем.

Связанный: Как направить письмо в компанию

Что такое деловое письмо?

Деловое письмо — это тип официальной корреспонденции, часто отправляемой от компании к компании, от компании к клиенту или от клиента к компании.Эти письма обычно следуют стандартному формату и обычно пишутся на фирменных бланках компании, особенно когда они отправляются физически по почте, а не в цифровом виде по электронной почте.

Связанный: 7 частей делового письма

Распространенные типы деловых писем

Вы можете использовать формат делового письма для различных потребностей профессионального общения. Рассмотрим несколько наиболее распространенных типов деловых писем, с которыми вы можете столкнуться:

  • Рекламные письма: Компании используют коммерческие письма, обращаясь к другим организациям или, иногда, от индивидуальных клиентов.
  • Письма с заказами: Компании отправляют письма с заказами при размещении заказа на продукт или услугу. В этих письмах указывается специфика заказа, а иногда и оплаты.
  • Письма с жалобами: Письма с жалобами обычно отправляются потребителями предприятиям, когда они недовольны услугой или продуктом.
  • Письма о корректировках: Компании отправляют письма о корректировках в ответ на письма с жалобами клиентов. Эти письма обычно позволяют решить проблему, указанную в исходном письме-жалобе.
  • Письма-запросы: Письма-запросы задают вопрос. Вы можете использовать письмо-запрос для различных профессиональных целей.
  • Дополнительные письма: Дополнительное письмо обычно является вторым сообщением, отправляемым после первоначального контакта.
  • Рекомендательные письма: Рекомендательное письмо часто приходит от предыдущего работодателя потенциального сотрудника в компанию, на которую кандидат претендует.
  • Письма-подтверждения: Компании используют письма-подтверждения, чтобы указать, что они получили сообщение или запрос, но еще не приняли решения или не предприняли никаких действий.
  • Сопроводительные письма: И компании, и соискатели используют сопроводительные письма, чтобы указать, что входит в пакет или сборник документов.
  • Заявления об увольнении: Сотрудники отправляют заявления об увольнении своим работодателям, когда они планируют уволиться с работы.

Связанные: Формат и пример делового письма

Компоненты делового письма

Каждый из этих типов деловых писем, предоставляя получателю разную информацию, обычно имеет одинаковый формат и включает одинаковые основные компоненты. При написании любого делового письма обязательно включите следующие элементы:

  • Адрес отправителя: Адрес отправителя — это ваш адрес или адрес вашей компании.
  • Дата: Укажите дату, когда вы написали и отправили письмо.
  • Адрес получателя: Это адрес человека, которому вы отправляете письмо.
  • Приветствие: Используйте официальное приветствие вместе с именем получателя.
  • Введение: Вводный абзац письма знакомит получателя с целью переписки.
  • Текст: Абзац или абзацы основного текста содержат подробную информацию о теме или цели письма.
  • Заключительное слово: Заключительный абзац письма резюмирует и завершает сообщение.
  • Бесплатное закрытие: Используйте профессиональную фразу вместе с вашей подписью.
  • Вложения: Если вы включаете какие-либо дополнительные документы, например рекламную брошюру, резюме или детализированную квитанцию, укажите это под заголовком «Вложения».

Связанный: 22 Примеры закрытия деловых писем

Как написать деловое письмо

Написать эффективное деловое письмо лучше всего, если вы следуете стандартному формату делового письма и используете необходимые компоненты делового письма. Чтобы написать подробное и официальное деловое письмо, выполните следующие действия:

1. Определите получателя

Начните с определения того, кому вы отправляете письмо.Например, если вы подаете заявление о приеме на работу, найдите имя менеджера по найму и его служебный адрес, чтобы вы знали, кому вы пишете, прежде чем начать.

2. Определите свою цель

Знайте, зачем вы пишете письмо. С сопроводительным письмом ваша цель — представиться менеджеру по найму и объяснить, почему они должны рассматривать вас на эту должность. Составьте план или список информации, которую вы хотите включить в свое письмо, которое поддерживает вашу цель.

3. Отформатируйте письмо

Отформатируйте письмо так, чтобы оно отражало стандартную структуру бизнеса. Включите свой адрес, дату и адрес получателя. Затем добавьте формальное приветствие. Используя пример сопроводительного письма, рассмотрите приветствие вроде «Уважаемая мисс Джонс», чтобы открыть ваше письмо.

4. Представьтесь

В первом абзаце вашего письма представьтесь получателю и объясните, почему вы пишете.Обычно первый абзац делового письма может быть разной длины — от одного или двух предложений до четырех или пяти, в зависимости от темы.

5. Укажите подробные сведения

В основном абзаце или параграфах вашего письма укажите подробные сведения о причине вашего письма. Используя пример сопроводительного письма, здесь вы можете привести примеры своих успехов и достижений на прошлых должностях.

6. Эффективное закрытие

Включите последний абзац, в котором кратко излагается основная цель и пункты вашего письма. Если вы ищете ответ, включите четкий призыв к действию, чтобы получатель знал, что им делать после того, как он закончит читать.

7. Используйте дополнительное закрытие

Добавьте свое закрытие и подпись. Завершая письмо, используйте профессиональную фразу, например «С уважением» или «С уважением». Поставьте свою подпись под своей подписью.

8. Вычитайте и отредактируйте

Вычитайте ваше письмо перед печатью и подписью. Убедитесь, что вы правильно написали все слова и соблюдали все грамматические правила.Дважды проверьте правильность имени и адреса получателя. При необходимости внесите любые правки или исправления.

9. Приложите дополнительные документы

Если вы включаете дополнительные документы, перечислите их под заголовком приложений. В случае сопроводительного письма вы обычно включаете свое резюме и список ссылок.

Связано: 15 типов деловых писем и когда их использовать

Примеры деловых писем

Используйте эти примеры, чтобы помочь вам увидеть формат и структуру делового письма на практике:

Продажи Пример письма

Это пример коммерческого письма, отправленного из одной компании в другую:

Офисные предложения
123 Main St.
Boone, OH 12345

1 декабря 2020 г.

Josh Treed
Treed, Treed and Roberts Law Offices
876 Water St. Г-н Трид,

Меня зовут Пэт Дженкинс, и я с гордостью представляю офисные предложения. Мы продаем широкий ассортимент офисных товаров оптом напрямую предприятиям в местных сообществах.

Я знаю, сколько бумаги, чернил и других канцелярских принадлежностей расходует такое юридическое бюро, как ваше, потому что мы с гордостью поставляем материалы в несколько других юридических бюро в этом регионе. Для нас большая честь предлагать очень конкурентоспособные цены на необходимые вам канцелярские товары, в том числе:

  • Блокноты для официальных документов
  • Ручки
  • Маркировщики
  • Бумага для принтера
  • Конверты
  • и более!

У нас есть специальное предложение прямо сейчас для новых клиентов в дополнение к нашим уже низким ценам. Взгляните на наш прилагаемый каталог весенних распродаж, чтобы узнать, какие продукты мы можем вам предложить. Пожалуйста, свяжитесь со мной напрямую по телефону 555-555-5555, если вы хотите получить индивидуальное предложение для ваших канцелярских товаров.

С уважением,
Пэт Дженкинс

Приложения: Весенний каталог продаж

Пример сопроводительного письма

Это пример сопроводительного письма, отправленного кандидатом работодателю

2849 Archibald Ave.
Johnson, IL 23456

20 февраля 2021 года

Mary Pose
Sequoia Landscaping
753 Willow Lane
Johnson, IL 9 23456 Ms.

Как заядлый садовник и гордый член Национальной садоводческой ассоциации, я думаю, что у меня есть необходимые навыки, чтобы занять вашу должность продавца в открытом садовом центре.

У меня 25-летний опыт работы в качестве домашнего садовника, пять лет назад я начал работать в местном отделении Национальной садоводческой ассоциации. Я самоучка, но у меня обширные знания о местных растениях Иллинойса и о большинстве растений, которые вы носите в своем центре.

На протяжении многих лет я помогал многим друзьям развивать их сады, и мне нравится помогать людям находить идеальные растения для своего пространства. Несмотря на то, что в настоящее время я ушел из своей первой карьеры в качестве продавца-консультанта, я хорошо разбираюсь в работе с клиентами и привлечении их к совершению покупки, которая принесет пользу вашему бизнесу.

Я приложил свое резюме и список рекомендаций, как профессиональных, когда я работал продавцом, так и личных от друзей, которым я помогал с их садами, чтобы вы узнали больше о моем опыте.Я с нетерпением жду встречи с вами в ближайшее время.

С уважением,
Генри Арбор

Приложения: резюме, список рекомендаций

Пример заявления об увольнении

Это пример заявления об увольнении, поданного работодателем сотрудник:

2472 Долл-стрит
Appleton, OR 56789

7 марта 2021 года

Райан Олсен
Appleton High School
951 Broadway Ave.
Appleton, OR 56789

Уважаемый г-н Олсен,

Как вы знаете, это мой 27-й год в средней школе Appleton. Это будет мой последний семестр работы в школе, так как я готов выйти на пенсию по завершении учебного года.

Мне очень понравилось преподавать английский язык здесь, в Аплтон Хай. Однако после моего длительного пребывания в должности я готов к более медленным темпам выхода на пенсию. Примите, пожалуйста, мою отставку с должности в последний день учебы, 3 июня 2021 года.

Пожалуйста, дайте мне знать, могу ли я чем-нибудь помочь с переходом в ближайшие месяцы.

С уважением,
Кейт Йоханссон

Структура делового письма в коммуникациях — части делового письма

Структура делового письма : Мы обсудим формат делового письма, части делового письма, шаблон делового письма и форму делового письма. Ниже мы привели 12 частей делового письма.

Подробности уточняйте:

Внешний вид письма очень важен для привлечения внимания получателя. Появление буквы часто раскрывает характер писателя и организацию, к которой он принадлежит.

Структура письма состоит из различных частей письма. Расположение различных частей делового письма фиксируется по обычаю и создает огромное впечатление от впечатления, которое оно производит.

Структура делового письма р обычно включает следующие части:

  • Товарная позиция
  • Дата
  • Ссылка
  • Внутренний адрес
  • Линия внимания
  • Приветствие
  • Тема
  • Тело письма
  • Бесплатное закрытие
  • Подпись
  • Идентификационные знаки
  • Корпус

Каждый из этих элементов занимает определенное место в букве, как показано ниже:

  • Структура делового письма

Различные части делового письма подробно рассматриваются ниже:

  1. Заголовок:

Большинство коммерческих организаций используют печатные бланки для корреспонденции. Бланк содержит название компании, адрес, номер телефона, телеграфный адрес, веб-сайт, символы, товарные знаки и т. Д.

Обычно имя и адрес печатаются вверху по центру страницы, а любая другая информация указывается на полях. Чтобы придать букве сбалансированный вид, для фирменного бланка обычно должна использоваться пятая часть общего пространства.

Пример фирменного бланка приведен ниже:

  • Заголовок делового письма

На некоторых фирменных бланках есть напечатанная строка, указывающая, где должна быть напечатана дата, на других машинистка выбирает для нее правильное место.

Его следует набирать или писать через два пробела ниже последней строки фирменного бланка. Дата, месяц и год должны быть указаны в верхнем правом углу,

.

Пример даты написания приведен ниже:

Справка — важная и важная часть современного делового письма.

Справочный номер позволяет как отправителю, так и получателю письма легко узнать его в случае возникновения чрезвычайной ситуации.

Некоторые бланки содержат две строки для обозначения ссылок, например:

Если вы пишете ответное письмо, укажите ссылочный номер корреспондента напротив первой строки и ваш ссылочный номер напротив второй строки.

Некоторые компании предпочитают указывать ссылочный номер корреспондента в теле письма, например:

  • Справка формы делового письма

Первый метод выгоден. Регистрационный номер организации, в которую вы пишете, должен быть написан точно так, как указано в ее письме. Строчные и заглавные буквы и знаки препинания должны воспроизводиться правильно.

Внутренний адрес содержит название и адрес фирмы или лица, которому должно быть отправлено письмо.Внутренний адрес должен быть точно таким, как на конверте, чтобы он не создавал путаницы в уме клерка.

Внутренний адрес должен быть написан двумя пробелами под датой и двумя пробелами над линией внимания, но если линии внимания нет, она должна быть написана двумя пробелами над приветствием на левом поле.

Может быть набран в форме отступа или в форме блока. В форме с отступом первая строка начинается с поля, а последующие строки начинаются на два пробела от начала предыдущей строки; запятая следует за каждой строкой, а точка ставится после последней строки

В блочной форме все строки начинаются с поля, и знаки препинания не используются в конце любой строки.

Оба стиля показаны ниже:

  • Внутренний адрес делового письма

5. Телефонная линия:

шиэ

Линия внимания или фраза «для внимания» используется, когда автор письма, адресованного организации, желает направить его определенному лицу или должностному лицу.

Строка «Внимание» появляется двумя пробелами под внутренним адресом, а два пробела над аналом приветствия обычно подчеркнуты.

Пример написания линии внимания приведен ниже:

Приветствие — это приветственное приветствие, которым писатель открывает свое письмо. Он помещается на два пробела под линией внимания или, если такой строки нет, на два пробела под внутренним адресом.

Выбор приветствия зависит от личных отношений между писателем и читателем и от формы внутреннего обращения.

Если письмо написано фирме, компании, правлению, клубу, обществу, ассоциации, агентству, почтовому ящику или номеру газетного ящика, используйте «Уважаемые господа».Обращаясь к офицеру по назначению, напишите «Уважаемый сэр» или «Уважаемая мадам», в зависимости от обстоятельств.

Если организация, в которую вы пишете, состоит только из женщин, используйте приветствие «Уважаемые мадам». «Сэр» используется, когда офицер, к которому вы обращаетесь, занимает высокий пост в организации, или когда он имеет высокий статус в обществе, или когда вы ведете себя очень формально.

Если вы пишете офицеру по имени, приветствие будет выглядеть следующим образом: «Уважаемый Джон» или «Уважаемый господин», за которым следует его или ее фамилия.

Если корреспондент является вашим близким другом, вы можете обращаться к нему или к ней по имени «Мой дорогой Джон» или «Мой дорогой Мишель». Иногда коммерческие и циркулярные письма адресуются как «Уважаемый покупатель», «Уважаемый участник», «Уважаемый читатель», «Уважаемый подписчик» и т. Д.

Тема используется для того, чтобы читатель сразу узнал, о чем идет речь.

Он вводится словом Subject: или Sub: или Re. (Re — латинский предлог, значение которого имеет значение «в отношении» или «в случае; это не краткая форма какого-либо английского слова).Обычно эту строку набирают в двойном пространстве между приветствием и первой строкой текста письма.

Однако некоторые организации предпочитают помещать тему письма между линией внимания и приветствием.

Примеры того и другого приведены ниже:

Это самая важная часть письма. Он содержит сообщение или информацию, которую необходимо передать, и помещается на два пробела под строкой темы или часто под приветствием.

Основная цель любого письма — передать сообщение, а основная цель сообщения — вызвать у читателя подходящий ответ. Это делается в основном через текст письма.

Следовательно, очень важно очень тщательно организовывать и размещать материалы. В этой части должны применяться качества или основы написания письма.

Есть старая немецкая пословица, что «хорошее начало — половина дела (выиграна)». Это также применимо для написания успешных деловых писем.

Первый абзац должен быть достаточно привлекательным, чтобы привлечь внимание читателя. В первом абзаце должна быть упомянута предыдущая ссылка, если таковая имеется, а во втором абзаце должно быть указано основное сообщение.

Тема письма должна быть написана недвусмысленно, искренне, просто и правильно. В последнем абзаце следует четко указать, какие действия вы ожидаете от читателя.

Оно должно быть естественным и логичным, должно быть окончательным и законченным.Он должен быть нежным, но твердым, дружелюбным, но решительным. И это следует констатировать с «Твоей точки зрения».

Таким образом, весь текст письма должен отражать позитивный подход и дружеское отношение и содержать определенную коммерческую привлекательность.

  • 9. Дополнительное закрытие или подписка:

Бесплатное закрытие или подписка — это вежливый способ завершить письмо, так же как мы прощаемся в конце разговора.

Он появляется на два пробела под последней строкой буквы, либо слева, либо справа от буквы, в зависимости от стиля буквы.

Существует множество стилей выражения дополнительных близких, таких как «С уважением», «Искренне Ваш», «Искренне Ваш», «С уважением», «С искренним уважением», «Искренне Ваш» и так далее.

Между приветствием и дополнительным завершением должна быть тесная связь. Здесь следует отметить следующие важные моменты:

  • Заглавными являются только первые буквы в конце.
  • В конце закрытия может быть или не быть запятой в зависимости от принятого стиля.
  • Лучше избегать заключительной фразы, содержащей причастие настоящего времени, например «Надеюсь скоро услышать от вас» или «Благодарю вас».

Подпись — подписанное имя автора. Это согласие автора с темой письма, обычно оно написано от руки и содержит имя автора, статус, отдел, фирму и т. Д. Подпись помещается сразу под приветственным закрытием.

Имя автора обычно набирается на четыре пробела ниже закрывающей строки, обеспечивая достаточно места для подписи.

В случае партнерства бизнес любой партнер может поставить свою подпись под названием фирмы. Фирма также может делегировать право подписания писем должностному лицу, подписав юридический документ под названием «Доверенность» в его пользу.

Такой сотрудник поставит «за за» или «PP» перед названием фирмы и поставит подпись под ним. Per pro — это сокращенная форма слова «per procurationem», латинское значение которого означает агентство или от имени. Например:

  • 11.Идентификационные знаки:

Опознавательные знаки ставятся на левом поле для идентификации машиниста письма и ставятся на один или два пробела под подписью. Обычно сначала ставятся инициалы офицера, который продиктовал письмо.

Например, если буква продиктована г-ном, Джоном, а тип — г-ном Мишелем, опознавательные знаки могут быть нанесены одним из следующих способов: TRM / MR и TRM: LG

Если к письму нужно что-то прикрепить, это должно быть указано напротив строки вложения, которая вводится через два пробела под опознавательными знаками.

Обычно сокращенная форма Encl. набирается, напротив которого указывается номер корпуса.

Например: encl. 2

Если, однако, прилагаемые документы важны, они указаны и написаны следующим образом:

Приложите:

Образец буквы, содержащей большинство ее элементов, приводится ниже:

Структура делового письма | Управленческие записки


Деловое письмо — это письмо, которое хорошо выглядит, хорошо написано и хорошо передано.Он состоит из нескольких частей, которые расположены последовательно, чтобы придать ему смысл. Расположение различных частей в письме в правильной последовательности называется структурой делового письма. Структура заголовок, открытие, тело и закрытие:

1. Заголовок
Заголовок используется для передачи положительного имиджа компании. Потому что он включает в себя адрес компании, телефон и часто электронную почту. Нет необходимости снова включать эту информацию в текст письма. Иногда автор предоставляет прямой номер телефона или личный адрес электронной почты, если заявление о действии требует прямого общения.

Внутренний адрес
Два пробела под датой — полное имя и служебный адрес человека, которому адресовано письмо. Если письмо получают несколько человек, должны появиться все их имена и адреса. Адрес в письме должен совпадать с адресом на конверте. Как и в случае с датой, неточности могут иметь юридические последствия. Предполагается, что адрес, указанный в письме, является тем адресом, на который оно фактически отправлено. Если оно неполное или неточное, получатель может указать, что письмо также было отправлено на неправильный адрес.

Дата
В письме должна быть указана полная дата. Датой может быть любое заключенное соглашение. Поскольку письмо является официальным документом, часто используемым в контрактных ситуациях, дата может быть чрезвычайно важной. Письмо обычно датируется тем же днем, когда оно отправлено по почте, но любые договоренности, включенные в письмо, считаются действующими с даты письма.

Проем

Приветствие
Официальное приветствие всегда начинается с «Уважаемый», за которым следуют титул и фамилия человека, и заканчивается двоеточием.Для этого необходимо выяснить, правильно ли обращаются к получателю: «г-н, г-жа или доктор». Попытки избежать проблемы (т. Е. Замена заголовка именем человека, использование безличных фраз, таких как «мистер или мисс» или «кому это Может беспокоить »или полностью исключить приветствие) указывают на то, что автор вообще не знает получателя письма, что делает его« формным »письмом, гораздо менее формальным документом.

Кузов

Контекстный пункт
Первый абзац письма будет определять контекст, обеспечивая четкое изложение темы и цели письма.Избегайте начинать письмо с цветистого языка, который не объясняет, о чем письмо. В социальных письмах или письмах, написанных для деловых людей, уместно начинать письмо с вопроса о семье или комментария о недавней погоде или мировых событиях. Однако американские бизнесмены обычно предпочитают сразу выяснять, почему было написано письмо.)
Пункты содержания
В типичном письме используется от одного до трех абзацев для предоставления информации, имеющей отношение к его цели.Каждый абзац должен охватывать одну тему или вопрос. В случае длинного письма, охватывающего несколько страниц, целесообразно разбить информацию на разделы с внутренними заголовками или маркерами для большей ясности.

Действие Параграф
Последний абзац письма содержит четкое и ясное изложение действий, которые будут предприняты автором, запрошены читателем или ожидаются третьей стороной.
Закрытие
Два пробела ниже последнего абзаца письма, традиционная закрывающая строка, обычно «искренне» или «уважительно», завершает письмо.Если ситуация требует более теплого тона, в заключение можно сказать «сердечно», «с наилучшими пожеланиями» или «с уважением».
Подпись
Четырехстрочный интервал дает место для письменной подписи непосредственно под закрытием, затем вводится полное имя отправителя с полным названием компании (иногда с указанием отдела или подразделения) на следующей строке. Подпись на деловом письме означает, что автор берет на себя ответственность за выполнение взятых на себя обязательств. Таким образом, даже если отправитель и получатель хорошо знают друг друга, используется полная подпись.
При письме от имени группы или отдела введите собственное имя группы непосредственно над письменной подписью представителя группы.

Какие разделы в деловом письме?

Если вы владеете или ведете малый бизнес достаточно долго, велика вероятность, что вам придется писать настоящие деловые письма, чтобы продемонстрировать свою серьезность, будь то формальная жалоба или искренняя благодарность.В отличие от электронной почты, формат по-прежнему важен, когда речь идет о профессионализме, включая знание частей делового письма, которые вам необходимо включить.

На самом деле, когда дело доходит до написания делового письма, вам нужно помнить о многом. Понимание форматов деловых писем имеет решающее значение. Вам нужно не только разобраться в более стандартных форматах деловых писем, но также вам может потребоваться выяснить что-то менее известное, например, формат служебной записки.

Эта статья посвящена частям делового письма. Какие основные части? Что важно? Что необязательно? А как вы форматируете детали?

Каковы семь основных частей делового письма?

Эксперты обычно соглашаются, что деловое письмо состоит из семи основных частей:

  1. Адрес отправителя. Лучше всего иметь печатный бланк компании. Фирменный бланк, как и веб-сайт компании, свидетельствует о том, что ваш бизнес является законным.Но даже если адрес просто набирается вверху, включение вашего адреса играет практическую роль, потому что вы не хотите, чтобы получателю приходилось искать ваш адрес, чтобы отправить ответ.
  2. Дата. Тот, кто получит письмо, должен знать, когда оно было написано. Лучше всего использовать стандартный формат США. (Пример: 20 сентября 2018 г.)
  3. Адрес получателя. Включите адрес получателя, чтобы иметь возможность легко распечатать конверт.Полный адрес получателя также помогает гарантировать, что письмо не потеряно в офисной тасовке, куда бы вы его ни отправляли. В первой строке должно быть имя, включая любые почетные знаки, такие как мистер, мисс, доктор и т. Д. Вторая строка — это должность получателя. Название их компании стоит на третьей строчке. Остальные строки включают почтовый адрес, город, штат и почтовый индекс.
  4. Приветствие. «Для кого это может касаться» или «Уважаемые сэр или мадам» — хороший способ убедиться, что ваше письмо никуда не денется.Узнайте имя человека, который должен получить письмо, даже если вам нужно выполнить поиск в Google или LinkedIn или позвонить в компанию.
  5. Кузов. В деловом мире время — деньги, так что приступайте к делу и быстро изложите свои доводы или сообщите свое сообщение. Будьте профессиональны, говорите ясно и кратко и быстро передавайте суть письма.
  6. Закрытие / подпись. Придерживайтесь более формального завершения, например «С уважением» или «Спасибо». Вы должны использовать только первое слово в конце.Не забудьте после закрытия оставить четыре строки, чтобы освободить место для вашей подписи, которая демонстрирует вашу личную печать одобрения содержания письма.
  7. Корпуса. Если есть дополнительные элементы, которые нужно приложить к письму, лучше всего перечислить их, чтобы получатель запомнил, что было включено в письмо. Включите вложения в три строки под вашей подписью или одну строку под инициалами машинистки. Используйте этот стиль, если, например, вы хотите указать, что есть два корпуса: Корпуса (2).Если вы хотите перечислить каждый отдельный элемент, используйте этот стиль: Приложить: брошюры о продуктах (2), фотографии продуктов (3).

Основные части делового письма

Из всех частей делового письма есть две вещи о том, как написать деловое письмо, которое может повысить или снизить эффективность письма: оно должно содержать имя человека в адресе получателя и приветствии, и текст письма должен быстро перейти к сути и убедить читателя.

Используйте первый абзац письма, чтобы быстро и четко указать цель письма. Во втором абзаце предоставьте эмпирическое свидетельство или убеждение, подтверждающее мысль, высказанную в первом абзаце. К третьему или четвертому абзацу повторите основную мысль письма, а затем завершите призыв к действию.

Какие дополнительные части делового письма?

В деловом письме есть несколько дополнительных частей, которые могут оказаться полезными.В их числе:

  • Линия внимания. Если письмо отправляется крупной компании, линия внимания может дать вам необходимый акцент, чтобы письмо попало туда, куда нужно. Напишите «Внимание:», а затем имя получателя (например, «Внимание: человеческие ресурсы»). Строка внимания должна проходить на две строки ниже адреса получателя.
  • Тема или справочная линия. Эта часть может сосредоточить получателя на истинной цели письма.Начните с «Тема:» или «Re:» или пишите заглавными буквами.

Каков формат делового письма?

Теперь, когда мы рассмотрели части делового письма, давайте посмотрим, как они соединяются. «Блочный стиль» — один из наиболее широко используемых форматов. Вмятин нет, все выровнено по левому краю. Если вы сомневаетесь, насколько формальным должно быть деловое письмо, вероятно, лучше перестраховаться и использовать блочный формат. Вот пример блочного формата деловых писем.

Сколько существует типов букв?

Совместимость различных частей делового письма зависит от типа отправляемого письма. И есть много типов деловых писем: они включают сопроводительные письма, благодарственные письма, письма-жалобы, письма с поправками, письма с плохими новостями, письма-подтверждения, служебные записки и многое другое.

Независимо от того, какое деловое письмо вы пишете, наличие необходимых частей в деловом письме, отформатированных надлежащим образом, поможет вам достичь начального порога доставки профессионально оформленного документа, к которому получатель отнесется серьезно.

Как владелец малого бизнеса, вы тоже являетесь экспертом. Мы хотим узнать, как вы относитесь к деловым письмам. Сообщите нам — и вашим коллегам по бизнесу — об этом, поделившись комментарием ниже.

Структура или части делового письма

Деловое письмо — один из важнейших способов коммуникации в деловых организациях. Чтобы деловое письмо было эффективным, мы должны уделять внимание структуре / различным частям делового письма. Эффективное / хорошее деловое письмо должно состоять из следующих частей:

Части делового письма

1. Заголовок письма: Здесь выделяется следующая информация:

  1. Полное наименование фирмы или физического лица, отправившего письмо
  2. Адрес отправителя
  3. Номер ссылки:
  4. Дата составления письма
  5. Телефон, телекс, факс и адрес электронной почты отправителя.

Например:

Commerce Publications
37, Banglabazar, Dhaka-1100
Телефон: 02-7170495; Мобильный: 0176-1, Интернет: WWW.com.Pub

Арт. 110 Dx
15 ноября 2017 г.

Структура или части делового письма

Изображение, приведенное выше, более проясняет структуру темы / части делового письма. Щелкните изображение, чтобы просмотреть большое изображение.

2. Внутренний адрес: Здесь указан адрес получателя, как на конверте. Это помогает внешнему клерку написать тот же адрес на обложке. Это также запись на копии, которая служит для идентификации письма для заполнения цели.Это любой тип, как указано ниже:

Форма блока: Здесь для всех строк сохраняются одинаковые поля, и знаки препинания не используются в конце любой строки.

Пример:

БАНИ БИТАНОВАЯ БИБЛИОТЕКА
40, SadarRoad
Барисал

Форма с отступом: Здесь следующие строки начинаются на два пробела от начала предыдущей строки. После каждой строки ставится запятая, а в конце последней строки ставится точка. Пример:

RANI BITAN LIBRARY
40, Sadar Road,
Barisal

3. Линия внимания: Здесь указаны лицо, которое может предпринять немедленные действия в отношении письма, его имя и отдел:

Например —

Г-н Махабуб, менеджер по продажам

4. Предметный заголовок: Здесь выделена основная тема письма Пример?

Sub : Подтверждение заказа на телевизор 100 GT.

5. Приветствие: Это приветственное приветствие, которым писатель открывает свое письмо.Это должно быть написано под внутренним адресом. Приветствие производится согласно статусу получателя.

Например:

  • Если имя неизвестно: Уважаемый господин или госпожа
  • Если имя известно: Уважаемый г-н Хоссейн
  • Если близкий друг: Мой дорогой Тасир
  • Если крупные люди: Уважаемые покупатели или уважаемые подписчики или уважаемые участники.

6. Тело: Это та часть письма, которая содержит сообщение или информацию, которую необходимо передать, и, следовательно, наиболее важная часть.Он должен быть естественным и простым с логической последовательностью. Об этом следует говорить с учетом «вашего отношения».

7. Бесплатное закрытие: Бесплатное закрытие — это вежливый способ завершить письмо. Существуют различные стили для написания бесплатного закрытия, которые приведены ниже:

  • С уважением
  • С уважением
  • Искренне Ваш
  • С уважением
  • С уважением »
  • С уважением

и так далее.

8. Подпись: Это согласие автора на предмет письма и практическая необходимость. Обычно он пишется от руки и приводится под бесплатным закрытием

.

9. Имя и адрес отправителя: Лицо, отправляющее письмо, его имя и адрес должны быть указаны для надлежащей идентификации. Такая идентификация ставится сразу после подписи.

Пример:

Ма Джасии Хоссейн

Заместитель менеджера по продажам

10.Приложение: Иногда к письму прилагаются и другие документы, такие как прейскурант, каталог, проспект, заказ, счет-фактура, железнодорожная или грузовая квитанция, кассовый чек, чек, тратта, счет и т. Д. В таком случае следует упомянуть эти вложения в письме.

Пример:

Корпус:

  • Счет-фактура Performa
  • Переводной вексель
  • Коносамент.

11. Копия: Иногда копии письма должны быть отправлены другим людям, кроме адресата.В таком случае следует упомянуть имена этих лиц.

Пример:

Копия: 1. Г-н Хасан
Генеральный директор, администрация.
2. Г-н. Салам
Заместитель менеджера по продажам.

12. Опознавательный знак: Лицо, диктующее письмо, и лицо, набирающее или составляющее письмо, должно быть идентифицировано своими инициалами до конца письма, например т, А и др.

13. Постскриптум: Постскриптум (PS) — это что-то, написанное после закрытия письма, написание PS означает, что автор забыл включить что-то важное в текст письма.Писать PS — плохая практика, и ее желательно избегать.

Части письма, упомянутого выше, составляют хорошее деловое письмо.

Деловое письмо составление образца

В этой таблице кратко описаны все основные структуры / части делового письма.

1 Фирменный бланк, Commerce Zone LTD. Производитель качественных канцелярских принадлежностей Парк-авеню, Баридхара, Дакка.
2 Дата: 6,04 мая
3 Внутри Адрес: Менеджер по закупкам DEE Publication Ltd., Бангла Базар, Дакка.
4 Тема: Sub: Подтверждение заказа на 2000 GX Ballpen
5 Приветствие Уважаемый господин,
6 Введение Мы рады получить Ваш заказ на шариковую ручку 2000 Gx от 25.04.04.
7 Кузов Мы отправили вашу партию и прибудем 8 июля 2004 года.Все деловые документы были отправлены через Standard Chartered Bank в соответствии с вашими инструкциями, и к настоящему письму прилагается дубликат для вашего удобства
8 Бесплатно закрыть Мы уверены, что Вы вовремя оплатите наши долги и улучшите наш бизнес. Тесные отношения
9 Блок подписи С уважением (Тахсин Хоссейн) Менеджер по продажам
10 Корпус : Дубликат деловых документов
11 Распределение Копия: А.Б. СиддикГенеральный менеджер, AdminTime Publications Ltd.,

Связанное содержание письменного сообщения:

Как структурировать письмо и конверт

Если вы работаете в бизнесе, независимо от того, работаете вы на себя или работаете в большой компании, профессиональные навыки письма необходимы, если вы хотите добиться успеха. Плохое письмо является непрофессиональным как в личном, так и в деловом плане, и может легко стать решающим фактором.

Хотя может показаться, что электронная почта полностью взяла верх, традиционное письмо по-прежнему является предпочтительным способом общения для многих компаний. Это особенно верно, если корреспонденция содержит формальную или конфиденциальную информацию.


Лучшие советы по написанию делового письма:

  • Держите содержание письма актуальным и по существу.
  • Убедитесь, что письмо хорошо оформлено.
  • Убедитесь, что вы в совершенстве владеете орфографией и грамматикой.
  • Держите тон вежливым.
  • Убедитесь, что письмо имеет хорошую структуру (т.е. начало, середину и конец абзаца).

Нужен курс?

Наш курс навыков делового письма повышает осведомленность о методах написания и редактирования, включая информацию об общих ошибках и стилистических вредных привычках, включая советы о том, как использовать язык в ваших интересах. Вы также можете найти здесь ряд онлайн-курсов по развитию деловых навыков.


Советы по структурированию делового письма:

  1. Напишите адрес вашей компании в правом верхнем углу страницы, а имя и адрес получателя — в верхнем левом углу, через промежуток сразу под вашим адресом.
  2. Напишите полную дату слева, прежде чем начать писать письмо.
  3. Начните письмо со слов «Уважаемый…». Используйте имя получателя, если вы его знаете, или используйте Sir / Madam, если нет.
  4. Первый абзац должен описать вашу цель написания письма. например «Обращаюсь к вам, чтобы сообщить вам, что…»
  5. Второй и третий абзацы будут содержать более подробную и вспомогательную информацию.
    например «В ответ на это компания хотела бы…»
  6. Последний абзац должен включать предложение к действию или описание того, что вы требуете от получателя письма.
    например «Пожалуйста, заполните прилагаемую форму и верните нам…»
  7. Завершите свое письмо словами «С уважением», если вы начали с имени получателя, или «С уважением», если вы использовали слово «господин / госпожа».

Пример:


Сокращений, используемых при написании писем:

Вы можете использовать в письме следующие сокращения:

  • Как можно скорее (неофициально) — как можно скорее.
  • куб.см — точная копия. Когда письмо отправляется более чем одному человеку, это сокращение используется, чтобы сообщить первоначальному получателю.
  • Прил. — прилагается. Используется, когда вы включаете в свое письмо другие документы.
  • п.л. — по заказу. Латинская фраза означает, что вы подписываете письмо от имени другого лица.
  • PS — приписка. Используется, когда вы подписали письмо и хотите добавить что-то еще.
  • PTO (неофициальный) — используется, если письмо продолжается на обратной стороне страницы, и вы хотите сообщить читателю.
  • RSVP (неофициальный) — используется, чтобы сообщить людям, что вы хотите, чтобы они ответили.


Как адресовать конверт:

Конверт — это первое, что видит получатель при получении письма, поэтому он должен быть таким же профессиональным, как и само письмо.

  • Используйте простые конверты или конверты с логотипом компании, чтобы письмо выглядело профессионально и выделялось.
  • Напишите название вашей компании и обратный адрес в левом верхнем углу конверта или на обратной стороне, если места недостаточно.
  • Поместите штамп в верхнем правом углу конверта.
  • Четко напишите имя и адрес получателя в середине конверта.
  • Всегда указывайте почтовый индекс.
  • Напишите название страны внизу адреса, если письмо отправляется за границу.

Что читать дальше:

компонентов делового письма — видео и стенограмма урока

Открытие

Открытие вашего делового письма состоит из трех частей.Он включает заголовок, который включает адрес автора и дату, адрес получателя и приветствие.

Для заголовка вы включаете свой собственный адрес в формате почтового отделения США с названием вашей улицы в одной строке и вашим городом, штатом и почтовым индексом в следующей строке. Затем пропустите строку между вашим адресом и датой. Затем напишите дату формально, указав месяц, за которым следует день, запятая, а затем год в виде четырех цифр. Пропустить следующую строку после заголовка.

Затем укажите адрес получателя. По возможности используйте правильное приветствие человеку, будь то доктор, мистер, мисс или миссис. Если вы не уверены в приветствии, вы можете использовать полное имя человека вместе с его или ее официальным титулом. . Включите почтовый адрес, город и штат в формате почтового отделения США. Если адрес международный, напишите страну заглавными буквами в строке непосредственно под адресом. Пропустите следующую строку после адреса получателя.

Теперь включите приветствие. Приветствие начинается с «Уважаемый» и имени получателя. Включите того же доктора, мистера, мисс или миссис, которые вы использовали в адрес получателя. Если вы не называете этого человека именем, используйте только его фамилию. Если вы не знаете, как к ним обращаться, укажите их имя и фамилию. Завершите приветствие двоеточием, а затем пропустите еще одну строку между этим приветствием и вашим сообщением.

Тело

Тело делового письма включает сообщение.В своем сообщении расскажите о цели вашего письма и о том, почему вы его пишете. Предоставьте убедительные доказательства, подтверждающие вашу цель. Затем скажите, что вы хотите, чтобы получатель сделал с этой информацией. Не забудьте пропустить строку между каждым абзацем. После последнего абзаца пропустите строку, чтобы отделить текст от закрытия.

Окончание

Окончание делового письма включает приветственное завершение, подписанное имя писателя и напечатанное имя автора вместе с заголовком.По желанию вы можете включить вложения, если они есть.

Приветственное завершение — это фраза типа «искренне, спасибо» или другое официальное высказывание. После ввода заключительной фразы пропустите три строки и введите свое имя. Наличие трех строк между ними оставляет место для вашей подписи после того, как вы распечатаете письмо. После набранного имени укажите заголовок, если он у вас есть.

Если у вас есть приложения, такие как брошюра или резюме, пропустите строку после последней строки набранного имени и напишите «приложения», а затем имена включенных документов.

Итак, мы закончили, и у вас есть официальное деловое письмо. Теперь вы можете использовать его, чтобы получить работу, о которой вы всегда мечтали.

Итоги урока

А теперь давайте рассмотрим. Деловое письмо — это официальное письмо, используемое для связи с конкретным человеком или группой. Деловые письма обычно набираются шрифтом Times New Roman или Arial размером 12 пунктов. Поля по всему периметру — один дюйм. Все выравнивается по левому краю.

Деловое письмо состоит из шести частей: заголовок, адрес получателя, приветствие, сообщение, закрытие и подпись.Заголовок включает адрес автора и дату, и все адреса написаны в формате почтового отделения США. После приветствия следует тело, в котором вы говорите о цели вашего письма, почему вы его пишете и что вы хотите, чтобы получатель сделал.

Comments

No comments yet. Why don’t you start the discussion?

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.