Написать официальное письмо образец: Деловое письмо. Образец делового письма

Деловое письмо: что это такое, как его составить и написать

В наше время деловые письма, напечатанные на бумаге и оформленные на фирменном бланке, почти не используют. Большая часть переписки перекочевала на электронную почту, в социальные сети и мессенджеры. Но это не значит, что деловое письмо изжило себя.

В любой переписке нужно придерживаться определенных правил. Причем, нормы различаются в зависимости от того, где происходит общение и кто адресат. Мы подготовили материал, в котором разберем основные виды деловых писем и правила, которые стоит соблюдать при деловой переписке.

Автоматическое продвижение в Instagram без блоков

Рекомендуем: Jesica – приложение для продвижения в Instagram (от создателей Instaplus.me). Установите Jesica на Android-телефон или компьютер и приложение будет ставить лайки, подписываться и отписываться, как будто это делаете вы сами:

• Без блоков. Действуют лимиты, как будто вы делаете это всё вручную.
• Безопасно. Не нужно вводить пароль от своего аккаунта.
• Высокая скорость. Вы можете поставить до 1000 лайков и 500 подписок в день.

Попробовать 5 дней бесплатно >> Реклама

Читайте также: Как определять цели и задачи текстов

Что такое деловое письмо

В настоящее время к этой категории можно отнести все письма и сообщения, касающиеся коммерческой деятельности, организационных и текущих вопросов компании. Если раньше при написании делового письма придерживались строгих правил, то сейчас нужно адаптировать стиль по ситуации и учитывать специфику канала общения.

Соблюдайте общие правила деловой переписки:

1. Нейтральный тон общения. Никакой фамильярности, грубости или излишней учтивости.
2. Краткость и четкость информации. Длинные вступления или туманные формулировки не нужны. Опирайтесь на факты, излагайте суть сообщения без воды и избыточной информации. Рекомендуемый объем – не больше одной страницы, остальную информацию лучше перенести в приложение и прикрепить файлом.
3. Точное определение адресата, если сообщение направлено определенному человеку.
4. Четкая структура. Сплошная простыня текста воспринимается плохо.
5. Размер текста адаптируется под канал общения. Не стоит слать несколько сообщений в мессенджере или делать электронное письмо длиной в несколько экранов.
6. Избегайте сокращений, аббревиатур и сленга, особенно если письмо отправляется впервые. Исключение – узкоспециализированная переписка.
7. Не начинайте общение в нерабочее время. Это считается признаком дурного тона.
8. Четко указывайте отправителя, а также все доступные каналы связи.

В зависимости от адресата и цели, для которой сделано деловое письмо, можно выделить следующие виды:

• Предложения о сотрудничестве. Чаще всего это документ установленного образца. Он может быть одинаковым для всех адресатов (циркуляр) либо персонифицированным. В этом случае указывается конкретный человек или же должность (например, «Начальнику отдела снабжения»).
• Деловая переписка с партнерами. С ее помощью решаются все текущие вопросы, делаются запросы и решаются возникающие в процессе работы проблемы.
• Письма клиентам. Можно сообщать им о новых поступлениях товара, акциях и т. д. Чаще всего формируется клиентская база, по которой и производится рассылка.
• Переписка с органами власти, предсудебные предупреждения, решение правовых вопросов.

Письма могут быть адресованы конкретному сотруднику или руководителю либо носить общий характер. Также их делят на те, которые требуют ответа, и те, на которые отвечать не нужно.

Как использовать в современном мире

В наше время деловое письмо используют для разных целей. В зависимости от канала общения меняются особенности документа, его структура адаптируется. Основные варианты:

1. Коммерческие предложения. Чаще всего рассылаются по холодной аудитории и предлагают товары или услуги. Тут важно четко указать сферу деятельности, сформулировать преимущества компании и плюсы сотрудничества.
2. Email-рассылка. Предполагает периодическую отправку писем по определенной базе. Через нее можно сообщать новости, рассказывать о новых товарах и услугах, анонсировать акции и т. д.
3. Пресс-релизы. Чаще всего их высылают в средства массовой информации, на интернет-порталы. В них рассказывается о текущих или будущих событиях, сообщается важная информация о компании, а также другие новости, которые могут вызвать интерес у аудитории.
4. Поиск работы. Грамотно составленное резюме изначально выделяет соискателя из общего ряда и четко рассказывает о профессиональных качествах человека.
5. Публикация статей. Автор или компания делают качественные обзоры и аналитические статьи.
6. Сообщения об акциях и выгодных предложениях в мессенджерах и социальных сетях. Чаще всего рассылаются по базе клиентов, имеют небольшие размеры и адаптированы под канал общения.
7. Поздравления и благодарности. Для повышения лояльности клиентов можно поздравлять их с праздниками. Также хотя бы раз в год благодарить за взаимовыгодное сотрудничество и подчеркивать важность партнера или клиента для компании.

Рекомендуется выдерживать деловой стиль общения и придерживаться описанных ниже норм при любом общении с клиентами или партнерами.

Примеры деловых писем

Письмо с коммерческим предложением. Из плюсов можно выделить краткость изложения и четкую формулировку предложения.

Email-рассылка. В данном примере, акцент сделан на более неформальную форму общения. Создаётся впечатление, что тебе пишет старый друг или партнёр, и это вызывает доверие.

Пресс-релиз. Кратко раскрыта основная новость, к письму прикреплены документы с более подробной информацией.

Сообщения об акциях.

Как правильно составить и написать деловое письмо

Разберем по шагам процесс написания делового письма.

Инструкцию можно адаптировать в зависимости от канала общения. Чаще всего используют электронную почту, так как сообщения в ней проще найти при необходимости и можно оформить письмо по всем правилам.

1. В первую очередь определите цель послания. Подумайте, какие факторы увеличивают вероятность принятия положительного решения. Чем конкретнее формулировка – тем лучше.
2. Имя отправителя должно быть четким и понятным, без цифр и непонятных названий, иначе шансы попадания письма в спам сильно увеличатся. Название компании или имя и фамилия — лучший вариант.
3. Заголовок или тема письма. Если вы проработали первый пункт, то с этим этапом вопросов не возникнет. Главное, чтобы заглавие не было слишком длинным и сумбурным.
   
4. Приветствие, лучше всего использовать стандартный вариант «Добрый день!». Кратко представьтесь, когда в этом есть необходимость, или укажите название фирмы и сферу ее деятельности. Если сообщение направлено по рекомендации либо в результате переговоров на какой-либо встрече или выставке, обязательно укажите и это.
   
5. Текст предложения. Старайтесь излагать информацию кратко и по существу. В идеале уместиться в несколько абзацев. Используйте нейтральный стиль изложения, избегайте канцеляризмов и тяжелых словесных конструкций, сложных для восприятия. Обязательно перечитывайте и упрощайте сложные формулировки.
6. Соблюдайте общепринятые правила оформления. Используйте один шрифт, важные моменты можно выделить жирным, но это нежелательно. Разбивайте текст на небольшие абзацы, используйте списки, если это упростит восприятие. Если в компании есть шаблон оформления, используйте его для всей деловой переписки. Обязательно проверяйте текст на орфографические, пунктуационные и стилистические ошибки, любые недочеты плохо влияют на репутацию отправителя.
   
7. Прикрепляйте файлы
   только при необходимости. Размещать прайс-лист или описание услуг в письме не нужно. Обязательно укажите, что находится в приложении.
8. Правильно оформите подпись. Пишите не только название компании, но и имя отправителя, а также контакты для связи. Укажите несколько вариантов: почту, номер телефона и мессенджера, чтобы адресат мог быстро связаться с вами.
   

Лучше всего сделать шаблон, чтобы менять только тему и текст письма, так вы упростите себе работу, а все письма приобретут единый стиль.

Заключение

Умение вести деловую переписку – обязательный навык для всех, кто работает с клиентами и занимается продажами. Нужно придерживаться основных правил и общепринятых норм, особенно на первых этапах сотрудничества. Важно соблюдать нейтральный стиль и излагать информацию четко и по существу.

Полезные ссылки:

Первым хочешь узнавать про актуальные новости и тренды digital? Подписывайся на наш блог в Инстаграм: @anatol_chupin. Да прибудет с тобой Сила!

Образец официального письма на примере письма с просьбой согласования изменений проектного решения.

Порядок согласования изменений

Про необходимость деловой переписки

       Одних слов недостаточно. Информация, которую сообщают друг другу организации оформляется перепиской в виде делового письма. Переписка регистрируется, хранится. Бывают письма просьбы, согласования, гарантийные письма, информационные письма, письма запросы, сопроводительные письма и др.

       Письма пишутся на официальных бланках, принятых в организации. Подписанному письму присваивается исходящий номер, а при получении в организации получателя входящий. По этим датам легко отследить ход строительства объекта, как оперативно реагировали участники строительства, какие решения принимались, что было изменено (согласования изменений), о чем просили и какие ответы получили. Письма пригодятся при проверках стройки органами надзора, могут пригодится в суде.

       По времени ответов на письма всё просто – чем быстрее ответили, тем быстрее построили объект. Максимальный срок ответа для юридических лиц может быть указан в договоре, обычно это 30 дней. Государственные организации обязаны ответить в 30-дневный срок.

Согласование изменений проектных решений официальным письмом

       В строительстве часто возникает необходимость согласовывать отступления от проекта. Например, для применения материала (оборудования), который не соответствует действующей проектной документации, но применение которого необходимо. Причины бывают разные. Бывает подрядная организация просит согласовать материал на более дешевый без изменения сметной стоимости строительства чтобы сэкономить, бывает материал (оборудование) снят с производства или приходится отказаться от применения ввиду импортозамещения, или хотят заменить на более качественный современный и надежный. Бывает нужно согласовать изменение проектного решения по прокладке какой-либо инженерной сети. Бывает проектировщики просто упустили что-то при проектировании и это нужно добавить. Иногда согласовывают изменение технологии производства работ.

       Заказчику не стоит забывать о том, что при согласовании и внесении изменений технических решений, которые затрагивают конструктивные и другие характеристики безопасности объекта капитального строительства в проектную документацию получившую ранее положительное заключение экспертизы придется повторно проходить экспертизу. В некоторых случаях изменения, повлекшие изменение сметной стоимости тоже повлекут повторное прохождение экспертизы. Подробнее про необходимость экспертизы читайте в ГрК РФ Статья 49.

       Заказчик самостоятельно направляет исполнителю работ откорректированную рабочую документацию.

       По поводу ведения журнала авторского надзора: всё зависит от конкретной организации. В журнал они обычно вписывают только то, что замечают при непосредственном посещении объекта. А согласования по письмам в журнал не вписываются. Их собирают и передают потом в составе исполнительной документации.

       Однажды был такой случай: строился объект. Рабочий проект был давно разработан одной организацией. Договор с этой организацией на авторский надзор прекратил срок своего действия. В итоге авторский надзор осуществляла по договору другая организация (корректировки в проект вносила и согласовывала изменения). СРО на проектирование было в порядке. Но в итоге проверки появился такой пункт: «Строительство осуществляется с отклонениями от рабочей документации. Не предоставлены согласования изменения проектных решений.» Проверяющий объяснил: «авторский надзор не может осуществлять организация, не являющаяся автором проекта. Нарушение авторских прав и интеллектуальной собственности. Кто попало не может вносить изменения. Только автор.» Решение было такое: попросили разработчика проекта написать письмо, о том, что они делегируют право ведения авторского надзора по объекту такому организации такой-то.

Деловая переписка, когда инициатором внесения изменений проекта является подрядчик и делается это без изменения стоимости строительства.

1. Образец письма просьбы подрядчика заказчику.

       Подрядчик направляет официальное письмо с просьбой согласовать изменение материала Заказчику.

       В письме указывается название объекта, раздел проектной документации и номер листа, причина ввиду которой необходимо внести изменение. Если есть что приложить к письму желательно это конечно сделать. Это может быть схема предлагаемого технического решения, документ о качестве на материал, который хочет применить подрядчик.

Скачать письмо просьба от Подрядчика Заказчику согласование материалов

2. Письмо проектировщику.

       Заказчик рассматривает обращение и принимает решение либо отказать, либо направить предложение далее в Проектную организацию для принятия технического решения возможности применения данного решения. Направляется письмо Проектировщику с просьбой согласовать с приложением письма Подрядной организации.

Скачать письмо просьба от Заказчика Проектировщику согласование

3. Образец ответа на письмо заказчика.

       Проектная организация проверяет не противоречит ли оно строительным нормам и другой нормативно-технической документации и направляет положительный либо отрицательный ответ Заказчику. Перед этим при необходимости могут выехать на объект, чтобы убедиться своими глазами, сделать замеры и фото. В ответе проектировщики вставляют фразу, что экономическая целесообразность данного изменения не проводилась и окончательное решение принимает Заказчик.

Скачать письмо ответ от Проектировщика Заказчику согласование материала

4. Пример положительного ответа заказчика подрядчику.

       Заказчик направляет окончательный ответ Подрядчику с приложением письма Проектировщика.

       Если реализация изменения не может быть согласована без изменения стоимости строительства, то в зависимости от договора на СМР возможно применить такую фразу «Для реализации проектного решения поьребуются дополнительные расходы с оформлением актов о необходимости производства работ с оплатой в счет непредвиденных затрат.»

Скачать письмо ответ от Заказчика Подрядчику Согласование

5. Пример письма ответа подрядчику с вариантом отказа

Скачать пример официального письма отказа в согласовании

Деловое письмо. Образцы деловых писем

Деловое письмо – один из основных способов коммуникации между представителями бизнеса. От обычной личной переписки оно отличается сдержанным стилем, использованием устоявшихся штампов и клише. Существуют различные виды этого документа, например письма-просьбы, претензии, обращения и другие. Каждый из них преследует собственные цели и имеет свои правила оформления. Грамотно написанные письма помогут укрепить Ваш имидж и подчеркнут профессионализм. Воспользуйтесь нашими рекомендациями, и Вам будет проще наладить отношения с деловыми партнерами. Прочитав эту статью, Вы узнаете правила ведения переписки и сможете ознакомиться с образцом письма.

 

Виды деловых писем

Официальное письмо позволяет обмениваться сведениями, направлять предложения, обращения, делиться мнением, высказывать претензии. Существует несколько видов деловых писем.

Коммерческие. Они нужны для ведения переговоров перед заключением сделки. Также с помощью этого типа официального письма можно улаживать текущие организационные вопросы. Такие документы могут выступать в качестве доказательной базы при разбирательстве экономического спора, поэтому их составление требует особой тщательности.

Некоммерческие. К этой категории относятся официальные письма, содержащие приглашение, поздравление, просьбу, благодарность, соболезнования, информацию, рекомендации, подтверждение получения заказа, гарантийные обязательства. Они всегда имеют конкретного адресата, но преследуют некоммерческую цель.

Не требующие ответа. К этой категории относят деловое письмо, в котором находится извещение, информация, гарантии, подтверждение, отказ, предупреждение, заявление, напоминание, распоряжение и т. д.

Требующие ответа. Это письма-просьбы, официальные запросы, обращения, требования или предложения. Строгого образца того, как составить письмо-обращение, не существует, но в тексте присутствует четкая структура: изложение фактов, объяснение причины и т. д. Также приводится ссылка на документ, на основании которого просьба будет выполнена.

Регламентированные и нерегламентированные. Для написания регламентированного документа Вам потребуется образец письма. Он составляется по установленному неизменному шаблону. Нерегламентированные варианты допускают простое изложение фактов согласно деловому этикету.

По типу адресата можно выделить циркулярные и обычные варианты. Их отличие в количестве получателей. Циркулярные деловые документы отсылают группе лиц, а обычные – одному.

Чаще всего приходится писать письма-просьбы, образцы и примеры которых Вы найдете ниже. Их используют частные лица, чиновники, директора компаний и простые служащие. Именно этот тип обычно вызывает затруднения. Ниже мы подробно расскажем о составлении письма-просьбы, рассмотрим особенности структуры и приведем образец письма.

 

Структура

Разбивайте текст на абзацы, используйте подзаголовки и списки, так читателю будет проще понять суть написанного. В зависимости от целей выделяют несколько частей документа.

Заголовок. Каждый образец официального письма начинается с темы. Она должна сразу раскрывать цель, чтобы с первого взгляда было понятно содержание делового документа. Например, просьба, запрос, приглашение и т. д.

Приветствие. Чаще используют обращение «Уважаемый(-ая)», имя и отчество. В конце нужно поставить точку или восклицательный знак. Правильным будет и деловое обращение через должность (директор, руководитель, коллеги). Главное – привлечь внимание и побудить дочитать текст до конца. Обращение по имени носит более личный характер и помогает наладить контакт с читателем. Не используйте сокращений «г-н», «г-жа», они могут быть расценены как неуважение.

Основная часть. Изложите суть и цель обращения, четко объясните, чего хотите от читателя. Это может быть просьба о предоставлении скидки, сотрудничестве, встрече. Выбирайте формулировку, соответствующую теме. Например, в письме-просьбе должна содержаться фраза «Прошу Вас о предоставлении…». Не забывайте, что ходатайство должно быть написано с уважением к адресату. Если текст содержит несколько просьб, перечислите их под разными абзацами. Избегайте жестких требований. В конце своего обращения можно добавить призыв к действию, например о предоставлении чего-либо.

Ваши предложения. Вы можете привести способ решения проблемы или удовлетворения просьбы. Если письмо носит характер жалобы, завершите его возможными вариантами разрешения ситуации. Если это возможно, укажите, почему адресату выгодно прислушаться к Вам.

Итог. Завершить письмо-просьбу или обращение можно кратким выводом. Также здесь может содержаться напоминание, предупреждение. В конце документа поставьте подпись с расшифровкой. Традиционно письма, содержащие просьбы, обращения и другую деловую переписку, завершают фразой «С уважением…», «С наилучшими пожеланиями…» и другими. Выбирайте подходящую в зависимости от контекста.

 

Советы и рекомендации

Максимальный размер письма-просьбы или обращения не должен превышать 1–2 страниц. В деловом письме Вы должны изъясняться максимально четко и не допускать вариантов толкования. Официальный повод предполагает строгую субординацию. Тон писем – нейтральный, без личностных оценок. Если Вы обращаетесь к получателю с просьбой, допустимо сделать ненавязчивый комплимент. Например, используйте фразу «Вы, как эксперт в этой области…». Так у Вас появится больше шансов достичь цели.

Примеры

Перед Вами образец официального письма, составленный по всем правилам. Вы можете ориентироваться на него при составлении аналогичных деловых документов.

 

Письмо-обращение приведено ниже.

 

Каждый человек может столкнуться с необходимостью написания данного документа. Соблюдение наших рекомендаций позволит освоить тонкости переписки с начальством, коллегами и партнерами по бизнесу. Используйте этот инструмент с умом, и он поможет Вам добиться успеха.

Деловое письмо на английском языке

Блочная структура с открытой пунктуацией

В настоящее время для всей деловой документации характерно использование блочной структуры. Считается, что это в наибольшей степени соответствует современному деловому стилю. Такой стиль позволяет, во-первых, сэкономить время, а во-вторых, поддерживать единообразную форму для всей деловой документации.

Блочная структура означает, что письмо можно разбить на отдельные блоки — Дата, Адрес, Заголовок, Приветствие, Концовка и т.д. Четко определенная блочная структура позволяет легко составить письмо, а единообразная форма — быстро ориентироваться в потоке деловой корреспонденции.

Яркой характеристикой этого делового стиля является также открытая пунктуация, т.е. отсутствие ненужных точек и запятых. Это делает структуру письма более четкой и прозрачной.

Образец делового письма на английском языке

15 October 2008

Mr James Hilton
General Manager
JMK Co Ltd
34 Wood Lane
London
Great Britain WC2 5TР

Dear James

2009 BUSINESS CONFERENCE, 10/11 DECEMBER 2009

I have pleasure in inviting you to attend our special conference to be held at Sheraton Hotel, London on Thursday/Friday 10/11 December 2009.

This intensive, practical conference for businessmen aims to:

• increase your business productivity
• enable networking with business partners

The seminar is power-packed with a distinguished panel of professional speakers who will give expert advice on many useful topics.

If you would like to join us please complete the enclosed registration form and return it to me before 30 August with your fee of ₤50 per person.

I look forward to seeing you again at this exciting conference.

Yours sincerely

John Smith
Conference Secretary

Составные части делового письма

Дата

Дата должна быть приведена полностью. Для Великобритании характерен следующий формат даты: день/месяц/год. Запятые не используются.

Пример

12 June 2005

В некоторых других странах используется следующий формат даты: месяц/день/год, причем после дня часто ставится запятая.

Пример

June 12, 2005

Адрес

Имя и адрес получателя должны находиться на разных строках. Имя получателя нужно указывать в точности так, как он подписывает свои письма. Например, если получатель подписывается Douglas Parson, именно так и нужно писать его имя, добавляя перед ним Mr. Писать Mr D Parson не следует.

Пример

Mr Douglas Parson
General Manager
Parsons Co Ltd
14 Bracken Hill
Manchester
Great Britain M50 8FD

Специальные пометки

Если письмо имеет конфиденциальный характер, это обычно указывается в отдельной строке над адресом. Эту пометку можно делать с помощью символов верхнего регистра или подчеркивания.

Пример

CONFIDENTIAL

Mr Douglas Parson
General Manager
Parsons Co Ltd
14 Bracken Hill
Manchester
Great Britain M50 8FD

Приветствие

Если в адресе письма вы указали имя получателя (а не просто название компании), то необходимо начать письмо с личного приветствия.

Пример

Dear Mr Smith
Dear James
Dear Miss Hastings
Dear Margareth

Если письмо адресовано организации, а не конкретному человеку, то следует использовать более формальное приветствие Dear Sirs.

Пример

Dear Sirs

Если письмо адресовано руководителю отдела или организации, чье имя вам неизвестно, то следует использовать следующую форму приветствия.

Пример

Dear Sir or Madam

Заголовок

Заголовок кратко сообщает о содержании письма. Обычно он находится через одну строку после приветствия. Как правило, для заголовка используются символы верхнего регистра, но можно использовать также первые прописные буквы и подчеркивание всего заголовка.

Пример

Dear Mr Jackson

INTERNATIONAL CONFERENCE — 23 September 2006

Концовка

Обычно письмо заканчивают, используя вежливую концовку. Самые распространенные варианты концовок: Yours faithfully (используется только в сочетании с обращением Dear Sir/Sirs/Sir or Madam) и Yours sincerely (используется в сочетании с личными обращениями).

Примеры

Dear Sir Dear Sirs Dear Madam Dear Sir or Madam

Yours faithfully

Dear Mr Jackson Dear Mrs Tang Dear Jane Dear Tom

Yours sincerely

Имя отправителя и должность

После концовки нужно пропустить 4-5 строк, чтобы оставить место для подписи. Имя отправителя можно написать как угодно — целиком прописными буквами (т.е. с помощью верхнего регистра) или использовать верхний регистр только для первых букв. Должность отправителя (или название отдела) должна быть указана непосредственно в следующей строке под именем. Обратите внимание, что в приведенных ниже примерах Mr не используется, если автор письма — мужчина. Но если автор — женщина, что обычно в скобках добавляют (Mrs).

Пример

Yours faithfully PATRICK CLARK Director

Yours sincerely CAROLINE JAFFERSON (Mrs) General Manager

Если письмо за отправителя должен подписать кто-то другой, то обычно перед именем отправителя пишут for или pp. PP — это сокращенно per procurationem, что означает «от имени» кого-либо.

Пример

Yours faithfully

Martha Jason

for PATRICK CLARK
Chairman

Вложения

Самый распространенный способ указать на то, что в письме есть вложения, — это написать Enc или Encs внизу письма, пропустив одну строку после должности отправителя.

Пример

Yours sincerely

JINA TOMPSON (Mrs)
Sales Manager

for PATRICK CLARK
Chairman

Enc

Копии

Если нужно отправить копию письма третьему лицу (обычно из организации отправителя), на это можно указать с помощью аббревиатуры cc. Если нужно отправить копию письма третьему лицу (обычно из организации отправителя), на это можно указать с помощью аббревиатуры cc (copy circulated или courtesy copy) или слова Copy, за которым следует имя и должность получателя копии. Если копии нужно отправить двум или более получателям, то обычно их перечисляют в алфавитном порядке.

Пример

Copy Edgar Mason, Managing Director
Joanna Yung, secretary
Andrew Wilson, Accountant

Если автор письма не хочет, чтобы получатель письма знал, что данное письмо получит также третье лицо, то используйте аббревиатуру bcc (blind courtesy copy). Конечно, это не следует указывать на оригинале письма, а только на копиях.

Пример

bcc Mr Jeffrey Dowson, CEO

21 пример, как начать письмо, чтобы получить тёплые лиды

4. Комплимент

«Недавно узнал, что вы работали в [Компании], и впечатлен тем, что вы сделали для [Решение проблемы]»

Узнайте, какой-то показательный кейс своего потенциального клиента. Напишите, как вы можете помочь довести эти результаты до совершенства, чтобы ещё ускорить развитие компании.

5. Поздравление

«Поздравляю с [Достижение]»

Отслеживайте публикации и вручения наград вашим потенциальным клиентам и используйте эту возможность для начала бизнес-общения.

6. Обещание выгоды

«Если вы хотите [выгода от решения], в этом письме детально описано, как это сделать»

Это самое обычное «Если… то…», в котором вы привлекаете внимание рассказывая о выгодах вашего предложения.

Пример в письме:

Если вы хотите уменьшить расходы на SMM на 50% и получать столько же клиентов, то…

Метод работает, потому что обещает клиенту, что он решит свою проблему прочитав письмо.

7. Упоминание статьи

«Мне попалась ваша статья, когда я искал [Тренд в индустрии]. Спасибо за прозрение»

Упомяните статью или пост, написанный потенциальным клиентом и выберите несколько выводов или нерешенных проблем. Покажите, что вы действительно оценили контент и дайте ссылку на то, что предлагаете вы.

8. Статистика

«Что, если я скажу [статистика]»

Найдите статистику, которая не интересна для большинства, но напрямую связана с тем, что делает потенциальный клиент. Определенно хороший способ показать свое знание рынка и рассказать о своем решении.

9. Вопрос

«Я читаю ваш блог уже несколько месяцев и появились некоторые вопросы, которые я хотел бы обсудить с вами»

Это хорошее начало, если вы собираетесь построить бизнес-отношения. Так вы сразу признаете своего потенциального клиента экспертом в вопросе и привлекаете внимание, так как интересуетесь тем, о чем писал ваш лид. Дает возможность по-настоящему понять болевые точки бизнеса и предложить соответствующее решение.

10. Общность

«Мы с вами принадлежим к эксклюзивной группе [что-то общее]»

Такое начало поможет вам найти контакт с читателем. Начните с того, что вас объединяет. Люди обычно общаются с теми, с кем у них есть много общего.

Например, вы продаете рекламу в журнале:

Мы с вами принадлежим к группе людей, которые достигли успеха через глубокое понимание клиентов.

11. Упоминание новости

«Видел новость о вашей компании о [Новость]. Ваш конкурент столкнулся с такой же проблемой, и я хочу обратить внимание, что мы можем решить это с помощью [Решение]»

Отслеживайте новости, которые касаются непосредственно вашего потенциального клиента. Если случается что-то значимое, пишите, как ваше решение может решить эту проблему. Пример начала письма:

Если вы исследовательское агентство, которое работает со стартапами и новыми продуктами, расскажите вашему потенциальному клиенту, как вы помогли похожей компании изменить в лучшую сторону свой продукт, воплощая выводы из исследования.

12. Деловой тон и конкретика

«Знаю, что вас забрасывают письмами каждый день, поэтому сразу к делу — [Выгода клиента от сотрудничества]»

Здесь вы напрямую начинаете описывать выгоду клиента от вашего предложения. Ваша задача — дать измеримое и понятное точечное решение для специфической проблемы.

Например:

Знаю, что вам пишут десятки людей каждый день, поэтому сразу к делу — получите больше клиентов с рассылки в апреле.

Вы отправляете рассылки и какое-то количество людей делает заказы. Например, конверсия 1%. За 50 у.е. в месяц мы увеличиваем конверсию с рассылки в два раза, чтобы вы получили больше заказов.

13. Интерес

«Я читаю ваши посты уже очень давно и хочу узнать ваше мнение о [Последние новости индустрии]?»

Соберите самые важные новости индустрии и спросите потенциального клиента его мнение. Это хороший способ показать, что получатель письма — лидер мнений, а также получить некую дозу признания в ответ. Опять же, такое начало письма поможет начать общение и обосновать, почему ваше решение важно именно сейчас (если бизнес развивается).

14. Решение проблемы

«У меня есть решение [описание проблемы]»

Начните с описания конкретной проблемы и сразу же детально объясните, как её можно решить.

Это не должно быть что-то общее — типа «нет клиентов». Проблема должна быть конкретная, например, низкая конверсия в клиентов из платного трафика из Adwords или менеджеры по продажам не делают повторные продажи.

15. Ссылка на результат

«Я помог [Название похожей компании] получить [Доход]»

Здесь вы начинаете с аналогии — вы уже добились успеха, работая с подобной компанией, и готовы повторить с компанией потенциального клиента.

16. Конкретная выгода

«Что, если я скажу, что могу помочь вам достичь [Выгода]?»

Тут вы напрямую говорите о результатах или доходе от использования вашего решения.

17. Мягкий заход с выгоды

«Я не знаю, что вы чувствуете по поводу [Выгода], но для меня…»

Вот пример письма:

Я не знаю, что вы думаете по поводу превращения каждого клиента в адвоката бренда, но для меня это причина успеха нашей компании.

Такое начало никак не обязывает читателя, просто выражает мысль отправителя. Мы не знаем, что чувствует человек, получивший письмо, поэтому ничего ему не приписываем. Также мы создаем образ выгоды у получателя. Это начало помогает понять, что потенциальный клиент тоже может получить эту выгоду, если дочитает письмо до конца.

18. Полезное исследование

«Вот исследование на [Тема], которое поможет вам»

Это еще один ключ для начала переписки. Вы начинаете с того, что присылаете исследование или статью, которая поможет вашему потенциальному клиенту.

19. Рекомендация

«[Порекомендовавший человек] посоветовал связаться с вами»

Нет ничего лучше прямой рекомендации. Так как вы пишете впервые, лучше упомянуть того, кто может поручиться за вашу работу. Это стопроцентно добавляет доверия вашему письму.

20. Вопрос о росте

«[Постановка проблемы] останавливает рост вашей компании?»

Начните с вопроса, который напрямую говорит о вещи, которая тормозит развитие компании. Потом объясните, как ваше решение уберет это препятствие.

21. Специфичность

«Что вы подумаете, если я скажу, что мы специализируемся на решении [специфическая проблема]?»

Мы всегда чувствуем облегчение, когда наши проблемы решены. Здесь вы говорите давите на это чувство, спрашивая таким образом, чтобы подтвердить свою экспертность в решении специфической проблемы.

Как правильно ответить на официальное письмо образец · GitHub

———————————————————
>>>СКАЧАТЬ ФАЙЛ<<<
———————————————————
Проверено, вирусов нет!
———————————————————

Как любое деловое письмо его следует оформлять на фирменном. Посмотрите письмо-согласие – образец письма-ответа на запрос (файл формата doc). Здравствуйте. Как правильно ответить на письмо такого содержания? Следует понимать, не забывать и правильно использовать поля «Кому». Если Вы получатель, ответить должны именно Вы. То есть, письмо и. Всё о деловой переписке: правила написания и образцы деловых писем. Деловое письмо – это инструмент деловой переписки, который играет. cоздавайте документы правильно. Письмо-ответ – служебное письмо, составляемое как ответ на. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ). 1 Делопроизводство: Образцы, документы. Составляются также письма-приглашения, письма-просьбы, письма- извещения, письма-ответы, письма-извинения, письма-требования. Образец письма-подтверждения. Мы официально заявляем Вам… Поздравляем… Письмо-ответ выступает как зависимый по композиции и тематике текст по отношению к письму-запросу. В ответе обязательно должна быть ссылка на. Сегодня мало кто точно знает, как правильно написать письмо близкому другу. Составить деловое письмо по одному из образцов очень просто. Как писать деловое письмо образец. многие стараются как можно быстрее ответить на полученный запрос, чтобы не заставлять ждать партнера. И это правильно — время в этом случае нередко имеет значение, которое трудно. Сформулируйте проблему, чтобы Ваш адресат понимал, что Вы читали его письмо и правильно поняли суть проблемы. На этом этапе. Как написать письмо отказ, письмо отказ, письмо отказ пример, письмо отказ образец, деловая переписка, деловое письмо. Четкое объяснение причин, по которым принято решение ответить отказом. Поэтому. В этом уроке я приведу несколько образцов электронных писем, которые должны помочь пользователям определиться со. Деловое предложение; Деловой запрос; Дружеское обращение. Ответить | Ответить с цитатой | Цитировать. Поэтому очень важно уметь её правильно оформить. Любое деловое письмо содержит в себе две составлящих. Показываем клиенту, как мы его поняли:«Если я правильно. Для этого, пожалуйста, пришлите мне официальное заявление (форма – в прикреплении). Предлагаем образец письма на английском языке, с такой структурой. Dear Mr. Smith – официальное обращение к малознакомому человеку (вы не. Деловое письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов. По тому насколько правильно и эстетично оно составлено и оформлено судят о. Образец письма-сообщения представлен в приложении 12. в письме формулировки: Мы будем рады ответить на Ваши вопросы. Составление делового письма на английском языке. Образец. Соответственно, если вы правильно начнете свое обращение и так же. Пишем официальное письмо по-немецки — Deutsch-online!. И уметь правильно писать письма тут очень важно. случаях возможны отхождения от канонов, но в-целом форма официального письма неизменна. Полезные ссылки по теме Ответ на претензию (пример, но не образец). Особенности обмена и возврата товаров, купленных на AliExpress Обмен и. Как правильно ответить на претензию? Каждый. Клиент может сочинить гневное письмо, в котором будет обвинять продавца во всех грехах. Далее он. Целесообразна форма вежливого обращения в начале письма, которое. письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера. Чтобы получать положительные ответы от таких крупных заказчиков, как. Коммерческое предложение: образцы и примеры. 16 убийц. Указание адресата письма или того лица, для которого оно предназначено. Проверьте, правильно ли оформлено ваше коммерческое предложение.

Образцы деловых писем на английском

 

Ниже представлены некоторые образцы деловых писем и другой корреспонденции на английском языке, которые помогут Вам составить свое эффективное деловое письмо на английском языке.

 Деловое рекомендательное письмо на английском языке.
Очень часто при приеме на работу компании просят соискателя предоставить рекомендательное письмо.
Фактически рекомендация, это характеристика соискателя, написанная бывшим работодателем и им заверенная надлежащим образом (подписью и печатью). Представлен образец рекомендательного письма.

 Деловое письмо-приглашение на английском языке 
В бизнесе часто бывает необходимо отправить приглашение лицу или группе лиц с просьбой принять участие в каком-нибудь мероприятии.Образцы наиболее типичных приглашений.

 Деловое письмо-просьба на английском языке 
Просьба — неотъемлемая часть делового письма. Как попросить, чтобы не отказали.Образцы наиболее типичных писем-просьб на английском языке. 

 Деловое поздравительное письмо на английском
Сердечное поздравление улучшает деловой климат. Как это сделать? Темы основных поздравительных писем с образцами на английском языке.

  Деловое письмо-извинение на английском
Только искреннее извинение может загладить конфликтную ситуацию в отношениях с клиентом. Как извиниться так, чтобы сохранить своего клиента? Наиболее типичные образцы извинений на английском языке.

 Письмо о приеме на работу (сопроводительное письмо к резюме)
Вам необходимо написать письмо о приеме на работу на английском языке? Такое письмо называется сопроводительным письмом к резюме.  Сопроводительное письмо и резюме — это те два документа, которые вы должны переслать в отдел кадров компании, если хотите устроится на работу в нее…

  Резюме на английском языке
 Резюме — это Ваша деловая биография, которую Вы пишите для того, чтобы рассказать будущему работодателю о своем образовании, деловом опыте и навыках… 

---

Пример формата письма и советы по написанию

Сегодня печатное письмо обычно используется для важных профессиональных сообщений, таких как рекомендательные письма, сопроводительные письма о вакансиях, письма об увольнении, юридическая переписка и сообщения компании. Поскольку письмо — это формальный способ общения, вы захотите научиться писать профессионально.

Правильное форматирование особенно важно, если вы отправляете получателю бумажную копию, а не электронное письмо, потому что письмо должно соответствовать странице и хорошо выглядеть.

Следующий пример формата письма иллюстрирует информацию, которую необходимо включить при написании письма, а также советы по выбору подходящего шрифта, приветствия, интервала, закрытия и подписи для деловой переписки.

Пример формата письма

Контактная информация (Включите свою контактную информацию, если вы не пишете на фирменном бланке, который уже включает ее.)
Ваше имя
Ваш адрес
Ваш город, штат Почтовый индекс
Ваш номер телефона
Ваш адрес электронной почты

Дата

Контактная информация (Человек или компания, которой вы пишете)
Имя
Название
Компания
Адрес
Город, штат Почтовый индекс

Приветствие ( Примеры приветствия)

Дорогой./РС. Фамилия:
Используйте формальное приветствие , а не имя, если вы не знаете человека хорошо. Если вы не знаете пол человека, вы можете написать его полное имя. Например, «Дорогой Пэт Кроди» вместо «Дорогой мистер Кроди» или «Дорогая мисс Кроуди». Если вы не знаете имени получателя, по-прежнему можно использовать старомодное выражение «Кого это может касаться».

Тело письма

• Первый абзац вашего письма должен дать представление о том, почему вы пишете, чтобы причина вашего обращения к этому человеку была очевидна с самого начала.
• Затем в , следующем за параграфами , укажите конкретные подробности вашего запроса или информации, которую вы предоставляете.
• Последний абзац вашего письма должен повторить причину, по которой вы пишете, и поблагодарить читателя за просмотр вашего запроса. При необходимости, он должен также вежливо попросить письменный ответ или возможность договориться о встрече для дальнейшего обсуждения вашего запроса.

Закрытие

С уважением , ( Примеры закрытия )

Подпись

Рукописная подпись (Для бумажной копии письма используйте черные или синие чернила, чтобы подписать письмо. )

Машинная подпись

Шаблон письма для загрузки

Вот образец письма, которое вы можете скачать (совместимое с Google Docs и Word Online), или вы можете увидеть текст ниже. Обратите внимание, что в этом примере Николь знает Джейсона Эндрюса достаточно хорошо, чтобы использовать его имя в приветствии.

@ Баланс 2020

Пример профессионального письма

Николь Томас
35 Честнат-стрит
Делл Виллидж, Висконсин 54101
555-555-5555
Николь @ Томас.com

3 августа 2020 г.

Джейсон Эндрюс
Менеджер
Компания LMK
53 Oak Avenue, Ste 5
Dell Village, Wisconsin 54101

Уважаемый Джейсон,

Я пишу об уходе с должности представителя службы поддержки клиентов, действует с 14 августа 2020 г.

Недавно я решил вернуться в школу, и моя программа начинается в начале сентября. Сейчас я подаю заявление об отставке, чтобы быть максимально полезной для вас в переходный период.

Мне очень понравилось работать с вами и всеми остальными в нашей команде в LMK.Редко можно найти должность по обслуживанию клиентов, которая предлагает столько возможностей для роста и обучения, а также такую ​​позитивную, вдохновляющую команду людей, с которой можно расти и учиться.

Я особенно благодарен за ваше руководство, пока я думал о дальнейшем обучении. Ваша поддержка так много значила для меня.

Сообщите мне, могу ли я чем-нибудь помочь вам найти и обучить замену.

Спасибо и наилучшие пожелания,

Николь Томас (подпись бумажной копии письма)

Николь Томас

Расширять

Советы по форматированию письма

Чтобы ваше письмо выглядело профессионально, следуйте этим советам:

• Ваше письмо должно быть простым и целенаправленным; проясните цель вашего письма.
• Выровняйте письмо по левому краю.
• Одиночный интервал между буквами и пробел между абзацами.
• Используйте простой шрифт, например Arial, Times New Roman, Courier New или Verdana. Размер шрифта должен составлять 10 или 12 пунктов.
• Оставьте пустую строку после приветствия и перед закрытием.
• Деловые письма всегда следует печатать на белой высокосортной бумаге, а не на цветной бумаге или личных канцелярских принадлежностях.
• Если вы отправляете электронное письмо, вот что нужно включить и как отформатировать подпись.

Проверка на ошибки форматирования и опечатки

После того, как вы написали деловое письмо, вычитайте его и проверьте правописание на экране. Затем распечатайте его и прочитайте хотя бы еще раз, проверяя наличие ошибок или опечаток. Это важно, поскольку часто легче обнаружить ошибки на бумажном носителе.

Прочитать его вслух — хороший способ поймать ошибку.

Следите за ошибками форматирования, такими как два абзаца без пробелов между ними или строки с неправильным отступом.Затем, прежде чем положить письмо в конверт, поставьте подпись над своим напечатанным именем черными или синими чернилами.

Если вы используете Microsoft Word или другой текстовый редактор для написания письма, существуют шаблоны, которые помогут вам правильно отформатировать письмо. Подробнее о бесплатных шаблонах писем Microsoft Word.

Дополнительная информация о написании писем

Умение писать деловые письма — важный навык, поэтому вот несколько дополнительных статей, чтобы вы узнали больше:

Начните с основ

Начните с основ того, как написать деловое письмо в общем формате, и просмотрите различные шаблоны деловых писем.Кроме того, вы можете посмотреть эти примеры деловых писем, связанных с трудоустройством. Ознакомьтесь с дополнительными сведениями о форматировании и взгляните на другой пример формата делового письма.

Примеры обзора

Если вам нравится учиться на примерах, вы можете выбрать из множества типов деловых писем, например сопроводительных писем, благодарственных писем для собеседований, дополнительных писем, писем с просьбой о приеме на работу или отказа, писем об увольнении и благодарственных писем. Вы найдете все это вместе с образцами деловых писем и писем, связанных с работой, в этом обзоре образцов писем.

Отправить деловое сообщение по электронной почте

Не все деловые письма распечатываются и отправляются по почте. Если вы планируете отправить электронное письмо, ознакомьтесь с этими правилами для профессиональных писем и писем.

Как написать (и отформатировать) официальное письмо

Написано Scribendi

---

Советы по написанию официального письма

В современном обществе, основанном на электронной почте, необходимость писать официальное письмо возникает редко. Тем не менее, иногда по-прежнему необходимо представить официальное письмо для получения информации, подачи заявки на академическую программу или работу, написать письмо с жалобой или просто выразить свое мнение эффективным и последовательным образом.

1. Будьте кратки

Укажите цель официального письма в первом абзаце и не отклоняйтесь от темы. Старайтесь избегать цветистого языка или длинных слов. Письмо должно быть кратким и по существу. Этот отрывок из книги Странка и Уайта «Элементы стиля » (4, ^{, издание} ) дает идеальное практическое правило:

Энергичное письмо лаконично. Предложение не должно содержать ненужных слов, абзац — ненужных предложений по той же причине, по которой в чертеже не должно быть ненужных линий, а в машине — ненужных частей.Это требует не того, чтобы автор делал все предложения короткими или избегал всех деталей и рассматривал темы только в общих чертах, но чтобы каждое слово говорило.

Короче говоря, это означает, что каждое написанное вами слово должно служить определенной цели. Подумайте, какие слова необходимы, а какие нет.

2. Используйте подходящий тон

Деловое или официальное письмо должно быть написано немного более формальным тоном, чем ваш повседневный язык. Избегайте следующего: сленга и жаргона; сокращения, такие как Я , не могу , это ; и расплывчатые слова, такие как хорошо и хорошо . Будьте вежливы и уважительны, даже если вы жалуетесь. Взгляните на наш пример официального письма, чтобы увидеть, какой тон подходит.

3. Корректура

Вычитка так важна. Написав официальное письмо, внимательно проверьте грамматику и правописание. Воспользуйтесь средством проверки орфографии на своем компьютере, а затем перечитайте письмо самостоятельно, поскольку средство проверки орфографии не улавливает каждую ошибку . При необходимости используйте словарь. Проверьте грамматику и пунктуацию на правильность, а также убедитесь, что предложения полны.

Это хорошая идея, чтобы кто-то еще вычитал ваше официальное письмо, даже после того, как вы это сделали, , поскольку легко не заметить ошибки в том, что вы читали много раз. Если это официальное письмо достаточно важно, чтобы вы нашли время написать, не торопитесь с его заполнением. Ошибки уменьшат влияние утверждения или впечатления, которое вы пытаетесь произвести.

4.

Используйте правильный формат и представление

Помните, что первые впечатления остаются на потом.Для официального письма используйте высококачественную бумагу и подходящий конверт. Убедитесь, что к получателю обращаются правильно и что его или ее имя написано правильно. Не менее важно — не забудьте подписать письмо! Ознакомьтесь с нашей электронной книгой по написанию писем, в которой есть несколько примеров официальных писем. Вы также можете найти бесплатные шаблоны в Интернете.

Как отформатировать официальное письмо

Соблюдение стандартных правил составления хорошего официального письма и его привлекательного представления поможет убедиться, что получатель серьезно отнесется к вашим мыслям и уделит им внимание и внимание, которых они заслуживают.Вот несколько советов по форматированию:

Товарная позиция

Заголовок состоит из вашего адреса (но не имени) и даты. Номера телефонов и адреса электронной почты здесь обычно не указываются, но они допустимы. При использовании блочного формата заголовок размещается в верхнем левом углу страницы.

123 Elm Ave.
Treesville, ON M1N 2P3
23 ноября 2008 г.

Внутренний адрес

Внутренний адрес состоит из имени и адреса человека, которому вы пишете.Вам следует попытаться адресовать официальное письмо конкретному человеку, но если вы не знаете его или ее имени, постарайтесь хотя бы указать его или ее титул. Этот адрес обычно помещается на четыре строки ниже заголовка, если используется текстовый редактор, или на одну строку под заголовком, если письмо написано от руки.

Г-н М. Лиф (имя)
Начальник производства сиропа (титул)
Old Sticky Pancake Company
456 Maple Lane
Forest, ON 7W8 9Y0

Приветствие

Пропустите одну строку после внутреннего адреса и введите приветствие.Ваш выбор приветствия зависит от того, знаете ли вы предполагаемого получателя официального письма. Самое обычное приветствие —

Уважаемый

, за которым следует имя человека, разделенное двоеточием. Если вы не знаете, к мужчине вы обращаетесь, к мужчине или к женщине, вы можете начать с

.

Уважаемый господин или госпожа:

снова с двоеточием.

г-жа

можно использовать, если вы не знаете семейное положение женщины. Кроме того, если у человека есть конкретный титул, например

Доктор.

убедитесь, что вы его используете. Вот несколько примеров каждого приветствия:

• Уважаемый господин Багажник:
• Уважаемая госпожа Рут:
• Уважаемая госпожа Бранч:
• Уважаемый доктор Желудь:

Кузов

Пропустите одну строку после приветствия и начните текст официального письма. Это основная часть письма. Помните о правилах, изложенных выше, относительно краткости и последовательности. Лучше всего использовать короткие, четкие и логичные абзацы для описания вашего бизнеса.

Закрытие и подпись

Это конец письма. Пропустите одну строку после последнего абзаца текста письма и введите закрытие. Только первое слово закрытия должно быть написано с заглавной буквы. Он разделен запятой. После закрытия оставьте несколько строк и введите (или распечатайте) свое имя. Ваша настоящая собственноручная подпись должна быть вставлена ​​между этими двумя напечатанными чернилами.

С уважением,

Эзра Твиг

Ваша напечатанная подпись отмечает конец вашего письма, и пока вы можете написать приписку (P.S.), содержащие дополнительную информацию, все относящиеся к делу подробности лучше включить в текст самого письма, чтобы ничего случайно не пропустить.

Заключение

Теперь, когда ваше официальное письмо написано, прочтите его полностью, чтобы убедиться, что вы изложили свои соображения полностью и точно. Затем он готов к отправке получателю!

---

Источник изображения: halfpoint / envato.elements.com

---

Считайте каждое слово.Наймите профессионального корректора.

---

Об авторе

Собственные редакторы Scribendi работают с писателями со всего мира, чтобы улучшить их текст. Они знают, что ни одно произведение не обходится без профессионального редактирования, и им нравится видеть, как хорошее произведение превращается в отличное. Штатные редакторы Scribendi не имеют себе равных как по опыту, так и по образованию, коллективно отредактировав миллионы слов и получив почти 20 ученых степеней.Они любят пить напитки с кофеином, читать книги разных жанров и отдыхать в тихих, тускло освещенных местах.

Как написать отличное письмо — Идеи грамотности

Общие черты неформальных писем:

При написании неформального письма нужно соблюдать гораздо меньше правил, но все же есть некоторые полезные рекомендации, которые помогут учащимся, занятым писать неформально.

Как и в случае с любым письмом, в первую очередь важно учитывать аудиторию и причину написания.В частности, это поможет выбрать тон и регистр языка. Чем более близки отношения, тем более неформальным может быть язык.

Письмо хоть и будет неформальным, но все же будет иметь цель. Информация по-прежнему должна быть разбита на параграфы, как это делается в формальном, более «официальном» письме. Студенты иногда борются с этим аспектом, поскольку они часто объединяют «неформальный» с «неорганизованным». Если спланировать свое неформальное письмо до написания, это поможет обеспечить его достаточную организацию.

Как начать НЕОФИЦИАЛЬНОЕ ПИСЬМО

Неофициальные письма будут начинаться с приветствия, соответствующего тому, насколько близки отношения. Для знакомых это может быть «Дорогой Том» (с использованием имени вместо фамилии) или очень неформальное «Привет, Джейн». Не забывайте запятую после имени!

После приветствия следует общее вступительное предложение. Обычно это будет что-то вроде «Как дела?» Или «Как дела?». Если получатель женат или имеет детей, вы можете спросить, как поживают его супруга или дети.Затем студенты должны указать причину написания. Язык должен быть открытым и дружелюбным по тону, и, в отличие от формального письма, разговорный язык, идиоматические выражения и сокращения вполне допустимы и даже желательны.

Так же, как вступительное приветствие к неформальному письму гораздо более расслабленно, так и заключительное приветствие. Студенты могут выбрать здесь множество возможностей, и их решение будет зависеть от того, кому они пишут, и от их личных предпочтений.Некоторые примеры возможных закрытий включают «С любовью», «С уважением», «Всего наилучшего» и «Спасибо».

Как написать официальное письмо — Советы по написанию писем

Как писать официальные письма

Помощь в написании официальных и деловых писем. Краткое изложение правил написания, включая наброски для обложки письма и письма-запросы, а также сокращения, используемые в письмах.

Перейти к:

Макет официального письма

В приведенном ниже примере письма показан общий формат официального или делового письма.Наведите указатель мыши на различные области, чтобы получить дополнительную информацию (в вашем браузере должен быть включен JavaScript).

Правила написания официальных писем на английском языке

В английском языке есть ряд соглашений, которые следует использовать при форматировании официального или делового письма. Более того, вы стараетесь писать как можно проще и понятнее, а не делать букву длиннее, чем необходимо. Помните, что нельзя использовать неформальный язык, например сокращения.

Адреса:

1) Ваш адрес
Обратный адрес должен быть написан в правом верхнем углу письма.

2) Адрес человека, которому вы пишете
Внутренний адрес должен быть написан слева, начиная с вашего адреса.

Дата:

Разные люди ставят дату на разные стороны страницы. Вы можете написать это справа или слева на строка после адреса, на который вы пишете.Напишите месяц словом.

Приветствие или приветствие:

1) Уважаемый господин или госпожа,
Если вы не знаете имя человека, которому пишете, используйте это. Всегда желательно попытаться найти имя.

2) Уважаемый мистер Дженкинс,
Если вы знаете имя, используйте только титул (мистер, миссис, мисс или мисс, доктор и т. Д.) И только фамилию. Если вы пишете женщина, и вы не знаете, использует ли она миссис или мисс, вы можете использовать миссис, которая предназначена для замужних и одиноких женщин.

Окончание письма :

1) С уважением
Если вы не знаете имя человека, завершите букву таким образом.

2) С уважением
Если вы знаете имя человека, завершите букву таким образом.

3) Ваша подпись
Подпишите свое имя, затем распечатайте его под подписью. Если вы думаете, что человек, которому вы пишете, может не знать, мужчина вы или женщина, поместите титул в скобки после вашего имени.

Содержание официального письма

Первый абзац
Первый абзац должен быть коротким и указывать цель письма — сделать запрос, пожаловаться, запросить что-то и т. д.

Абзац или абзацы в середине письма должны содержать соответствующую информацию, стоящую за написание письмо. Большинство писем на английском языке не очень длинные, поэтому постарайтесь максимально упростить информацию. на организовать его в ясной и логичной манере, а не слишком расширять.

Последний абзац
В последнем абзаце официального письма должно быть указано, какое действие вы ожидаете от получателя — вернуть деньги, отправить ты информация и др.

Аббревиатуры, используемые при написании писем

В письмах широко используются следующие сокращения:

• как можно скорее = как можно скорее
• cc = копия письма (когда вы отправляете копию письма более чем одному человеку, вы используете это сокращение, чтобы они знали)
• прилож. = приложение (когда вы прилагаете к письму другие документы)
• pp = per procurationem (латинская фраза, означающая, что вы подписываете письмо кому-то чужое имя; если их там нет, чтобы подписать их, и т. д.)
• ps = postscript (когда вы хотите добавить что-то после того, как закончили и подписали это)
• pto (неофициальный) = пожалуйста, переверните (чтобы убедиться, что другой человек знает письмо продолжается на другой стороне страницы)
• RSVP = ответьте

Схема: Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо — это письмо, которое сопровождает ваше резюме, когда вы подаете заявление о приеме на работу.Вот довольно общепринятый план расположения абзацев.

Вступительный пункт
Кратко назовите себя и должность, на которую вы претендуете. Расскажите, как вы узнали о вакансии.

Параграф 2
Укажите причины, по которым вы заинтересованы в работе в компании и почему вы хотите, чтобы вас рассматривали. который конкретный пост. Укажите свою квалификацию и опыт, а также личные качества, которые делать Вы подходящий кандидат.

Параграф 3
Сообщите им, что вы приложили свое текущее резюме, и добавьте любую дополнительную информацию, которая, по вашему мнению, может помочь ваше дело.

Заключительный абзац
Сообщите о своей доступности для собеседования, поблагодарите их за внимание, подтвердите свой интерес и закройте то письмо.

Краткое содержание: Письмо-запрос

Письмо-запрос — это когда вы обращаетесь к компании спекулятивно, то есть делаете подход без объявление или объявление о вакансии.

Вступительный абзац
Кратко представьтесь и объясните причину написания. Сообщите им, на какой позиции вы занимаетесь поиск, почему вы заинтересованы и как вы о них узнали.

Параграф 2
Покажите, почему именно их компания вас особенно интересует, укажите свою квалификацию и опыт вместе с любой подробности, которые могут заинтересовать их увидеть вас.

Параграф 3
Обратитесь к прилагаемому резюме и обратите их внимание на любые особенно важные моменты, которые вы бы хотели им получить. к сосредоточиться на нем.

Заключительный абзац
Поблагодарите их, объясните, что вы готовы к собеседованию, и еще раз заявите о своем энтузиазме по отношению к их компании и желанию к учитываться для сообщений, которые еще могут быть недоступны.

Дополнительная помощь при написании писем

Если вам нужна дополнительная помощь в написании официальных или неформальных писем, не стесняйтесь обращаться к нам в раздел «Редактирование и письмо». Темы форума. Наши учителя помогут ответить на любые ваши вопросы. Задайте нам вопрос

Официальный формат письма | Написание шаблонов, руководств и примеров

Формальное письмо , несомненно, один из самых сложных типов формата письма.При составлении его часто вы обращаетесь к человеку или организации, с которыми вы не знакомы, и качество вашего контента, включая орфографию и грамматику, будет тщательно изучаться. Как правило, то, что вы собираете, будет иметь одну из следующих целей:

Если вы ищете информацию о написании сопроводительных писем, посетите наш специальный раздел Сопроводительные письма . Кроме того, если вы хотите составить свое резюме, ознакомьтесь с этим шаблоном резюме, который поможет вам начать работу.

Это руководство по формату писем и шаблон покажут вам, как именно написать официальное письмо, используя примеры и правильный формат.

Быстрые ссылки

Вернуться к началу

Макет

В приведенном ниже примере официального письма подробно описывается общий макет, которому оно должно соответствовать. Каждый аспект более подробно описан под изображением.

Вернуться к началу

Условные обозначения

Существует ряд соглашений, которых следует придерживаться, и важно, чтобы общая структура была как можно более ясной и лаконичной и чтобы вы избегали использования разговорных выражений (неформального языка).

Адреса:

1) Ваш адрес
Ваш адрес должен отображаться в верхнем правом углу. Это позволит человеку, которому вы пишете, ответить.

2) Адрес человека, которому вы пишете
Этот адрес должен отображаться под вашим адресом с левой стороны. Не забудьте указать имя человека, которому вы пишете (если оно известно).

Дата:

Он должен отображаться в правой части страницы в строке под вашим адресом и должен быть написан в полном формате:

e.грамм. 1 января 2001 г.

Приветствие и приветствие:

1) Уважаемые господа ,
Если вы не знаете имя человека, которому вы пишете, используйте приветствие «Уважаемые господа». В некоторых случаях бывает полезно найти имя, особенно если вы делаете запрос, так как это покажет, что вы выполнили домашнее задание, и у вас больше шансов получить ответ.

2) Уважаемый мистер Джонс,
Если вы знаете имя, используйте одно из следующих названий:

Mr — для мужчины
Mrs — для замужней женщины
Miss — для незамужней женщины
Ms — для женщины, статус которой неизвестен или предпочел бы остаться анонимной
Dr — для лицо со статусом врача

После этого должна быть указана только фамилия (не имя).

Заключение:

1) С уважением ,
Если вы не знаете имя человека, в заключение укажите «С уважением».

2) С уважением ,
Если вы знаете имя человека, в заключение укажите «С уважением».

3) Ваша подпись
Подпишите свое имя, затем распечатайте его под подписью. Если потенциально неясно, каким будет ваш заголовок, включите его в скобки рядом с вашим напечатанным именем.

Вернуться к началу

Содержание

В современном обществе существует тенденция к использованию стенографического стиля письма, например, замена слова «ты» на «у» или замена слова «выходные» на «выходные», есть много других примеров. Этот повседневный подход и неформальный стиль письма можно легко перенести, иногда подсознательно, когда требуется более формальный стиль.

Вводный параграф

Вводный абзац должен быть кратким и четко указывать цель: подать ли жалобу, сделать запрос или запросить что-либо.

Основной корпус

В основном тексте следует четко указать те моменты, которые вы хотите сделать. Как правило, рекомендуется сохранять это по существу, чтобы гарантировать, что получатель останется вовлеченным. Более длинный основной текст может быть более уместным при подаче жалобы, поскольку вам может потребоваться добавить больше деталей, чтобы передать важность того, что вы излагаете.

Заключительный пункт

В заключительном абзаце следует указать, какие действия вы хотите, чтобы получатель предпринял: вернуть деньги, отправить вам информацию и т. Д.

Вернуться к началу

Приложение

Жалоба

Письмо с жалобой отправляется физическому лицу или организации в ответ на получение некачественного обслуживания или продукта, не подходящего по назначению. Примером письма с жалобой может быть письмо, отправленное туроператору, который предоставил плохие услуги, пока вы были в отпуске. Это не обязательно должно быть кратким, поскольку важно, чтобы вы как можно больше детализировали свои аргументы и пункты.

Запрос

Письмо-запрос обращается к физическому лицу или организации либо теоретически, либо в ответ на печатные материалы, являющиеся общественным достоянием, посредством чего вы запрашиваете некоторую информацию. Примером письма-запроса может быть письмо, отправленное компании с запросом копии их каталога или брошюры. По самой своей природе они краткие и по существу, обычно полезно включать другие методы связи на случай, если компании потребуется связаться с вами другими способами.

Запрос

Письмо-запрос похоже на то, когда вы делаете запрос, но конкретно просит человека или организацию предпринять действия. Примером письма-запроса может быть письмо, отправленное с просьбой о спонсорской поддержке благотворительной деятельности. Важно подчеркнуть важность ясности и краткости в этом формате, поскольку получатель должен оставаться вовлеченным и заинтересованным в том, что вы хотите сказать.

У нас большой опыт написания официальных писем, и поэтому мы можем предложить услуги по отличной цене. Если вы чувствуете, что после прочтения нашего бесплатного руководства вам все еще нужна помощь в его составлении, свяжитесь с нами.

Мы можем предложить шаблоны для всех форматов. Наши шаблоны официальных или деловых писем совершенно бесплатны и являются идеальным решением, позволяющим вам легко составить собственное официальное письмо.

Правильное официальное письмо от введения к заключению

Официальные английские буквы быстро заменяются электронной почтой. Тем не менее, формальная структура письма, которую вы изучили, по-прежнему может быть применена к бизнес-письмам и другим формальным письмам.Следуйте этим советам по структуре, чтобы писать эффективные официальные деловые письма и электронные письма.

Назначение каждого абзаца

Первый абзац: Первый абзац официальных писем должен включать введение в цель письма. Обычно сначала нужно кого-то поблагодарить или представиться.

Уважаемый г-н Андерс,

Спасибо, что нашли время встретиться со мной на прошлой неделе. Я хотел бы продолжить наш разговор и задать вам несколько вопросов.

Основные абзацы: Второй и последующие абзацы должны содержать основную информацию письма и основываться на главной цели вводного первого абзаца.

Наш проект продвигается в соответствии с графиком. Мы хотим разработать программу обучения персонала на новых площадках. Для этого мы решили сдать в аренду помещения в местном выставочном центре. Новые кадры будут обучать наши специалисты по кадрам в течение трех дней.Таким образом, мы сможем удовлетворить спрос с первого дня.

Заключительный абзац: Последний абзац должен кратко излагать цель официального письма и заканчиваться призывом к действию.

Спасибо за рассмотрение моих предложений. Я с нетерпением жду возможности продолжить обсуждение этого вопроса.

Подробности официального письма

Начните с выражения официального адреса, например:

Уважаемый господин, госпожа (госпожа, госпожа) — если вы знаете имя человека, которому вы пишете. Используйте Уважаемый господин / госпожа , если вы не знаете имя человека, которому вы пишете, или Кому это может касаться

Всегда используйте Ms для женщин, если только вас не попросят использовать Mrs или Miss .

Начало вашего письма

Во-первых, укажите причину написания. Если вы начинаете с кем-то переписку о чем-либо или запрашиваете информацию, начните с объяснения причины написания:

• Обращаюсь к вам…
• Я пишу, чтобы спросить / узнать о …
• Я пишу, чтобы спросить об информации для малого бизнеса.
• Обращаюсь к Вам, чтобы сообщить, что мы еще не получили оплату за …

Часто официальные письма пишутся с выражением благодарности. Это особенно верно, когда вы пишете в ответ на какой-либо запрос или когда пишете, чтобы выразить признательность за собеседование, рекомендацию или другую профессиональную помощь, которую вы получили.

Вот несколько полезных фраз благодарности:

• Спасибо за ваше письмо от (дата) с вопросом о. ..
• Мы хотели бы поблагодарить вас за ваше письмо от (дата) с просьбой / запросом информации о …
• В ответ на ваше письмо от (дата) мы хотели бы поблагодарить вас за ваш интерес к ..

Примеры:

• Я хотел бы поблагодарить вас за ваше письмо от 22 января с просьбой предоставить информацию о нашей новой линейке газонокосилок.
• В ответ на Ваше письмо от 23 октября 1997 г. мы хотели бы поблагодарить Вас за интерес к нашей новой линейке продуктов.

При обращении за помощью используйте следующие фразы:

• Я был бы признателен, если бы вы могли + глагол
• Не могли бы вы + глагол + ing
• Было бы слишком много просить об этом …

Примеры:

• Буду признателен, если вы пришлете мне брошюру.
• Не могли бы вы позвонить мне на следующей неделе?
• Было бы слишком много просить отложить наш платеж на две недели?

Чтобы предложить помощь, используются следующие фразы:

• Я был бы рад + глагол
• Нам был бы рад + глагол

Примеры:

• Я буду рад ответить на любые ваши вопросы.
• Мы будем рады помочь вам найти новое место.

Сопроводительные документы

В некоторые официальные письма вам нужно будет включать документы или другую информацию. Используйте следующие фразы, чтобы привлечь внимание к любым приложенным документам, которые вы могли включить.

• В приложении вы найдете + существительное
• В приложении вы найдете … + существительное
• Мы прилагаем … + существительное

Примеры:

• В приложении вы найдете копию нашей брошюры.
• В приложении вы найдете копию нашей брошюры.
• Прилагаем буклет.

Примечание: если вы пишете официальное электронное письмо, используйте этап: прикрепленный, пожалуйста, найдите / прикрепленный вы найдете.

Заключительное слово

Всегда заканчивайте официальное письмо каким-нибудь призывом к действию или ссылкой на желаемый результат в будущем. Некоторые из вариантов включают:

Обращение к будущей встрече:

• Я с нетерпением жду встречи / встречи с вами
• Я с нетерпением жду встречи с вами на следующей неделе.

Предложение дальнейшей помощи

• Не стесняйтесь обращаться ко мне, если у вас есть какие-либо вопросы по этому поводу.
• Если вам нужна дополнительная помощь, свяжитесь со мной.

Официальный выход

Подпишите письмо одной из следующих фраз:

• С уважением,
• С уважением,

Менее формальный

• С наилучшими пожеланиями.
• С уважением.

Обязательно подпишите письмо от руки, а затем введите свое имя.

Формат блока

Официальные письма, написанные в блочном формате, размещают все в левой части страницы. Разместите свой адрес или адрес вашей компании в верхней части письма слева (или используйте фирменный бланк вашей компании), а затем укажите адрес человека и / или компании, которым вы пишете, все они размещены в левой части страницы.Несколько раз нажмите клавишу возврата и используйте дату.

Стандартный формат

В официальных письмах, написанных в стандартном формате, укажите свой адрес или адрес вашей компании в верхней части письма справа. Разместите адрес человека и / или компании, которую вы пишете, в левой части страницы. Поместите дату в правой части страницы в соответствии со своим адресом.

Как адресовать письмо

Как адресовать письмо?

Несмотря на растущее предпочтение служб коротких сообщений (SMS) и электронной почты в настоящее время, по-прежнему важно знать, как адресовать письмо.Официальные письма все еще используются в современном мире, особенно при формальном общении и при отправке заявлений о приеме на работу. Следуйте отраслевым рекомендациям и передовым методам при отправке сопроводительного письма и резюме на работу в сфере корпоративных финансов. Загрузите резюме и шаблоны сопроводительных писем, которые будут подготовлены для вашего заявления о приеме на работу. Эти резюме созданы для того, чтобы дать вам лучший шанс быть выбранным для собеседования. Рекрутеры заинтересованы в приеме на работу кандидатов, которые продемонстрируют свои способности с первого контакта, которым является сопроводительное письмо. Используйте этот шаблон сопроводительного письма, чтобы пройти собеседование! Сопроводительное письмо может повлиять на заявку о приеме на работу, поэтому очень важно правильно его составить.Независимо от того, читает ли ваше письмо HR или менеджер по найму напрямую, вы должны отметить несколько важных полей. Это руководство содержит бесплатный шаблон сопроводительного письма и объяснение того, что вам нужно знать.

Следовательно, письмо должно соответствовать всем правилам профессионального написания писем, включая контактную информацию отправителя. Свяжитесь с нами Свяжитесь с нами напрямую, если мы можем вам помочь. У нас есть поддержка по телефону, электронной почте и в чате. Мы здесь, чтобы помочь вам продвинуться в вашей финансовой карьере., дата, приветствия и адрес получателя. Умение правильно адресовать письмо помогает отправителю выделиться среди остальных и произвести положительное впечатление на получателя.

Что нужно включить при обращении к официальному письму

При написании профессионального или делового письма отправитель должен включить в письмо некоторые вещи, если он / она хочет произвести впечатление на получателя и ожидать ответа. Если вы знаете, как адресовать письмо, вам следует указать следующее:

1.Контактная информация вверху

При написании письма вы хотите, чтобы человек, к которому вы обращаетесь, знал, кто вы, ваше имя, откуда вы приехали, и адрес, который они будут использовать при ответе на ваше письмо. Контактная информация отправителя должна быть следующей:

• Первая строка: Полное имя
• Вторая строка: Название компании
• Третья строка: Почтовый адрес
• Четвертая строка: Город или город, за которым следует название штата и почтовый индекс. Название штата может быть сокращено до его официальной почтовой двухбуквенной аббревиатуры.
• Адрес должен отображаться под именем отправителя и выравниваться по левому краю.
• Если вы пишете кому-то из другой страны, укажите название страны в четвертой строке.
• Включите адрес электронной почты и номер телефона для облегчения общения.

2. Дата

Следующий шаг — указать дату отправки письма и выровнять ее по левому или правому полю. Напишите месяц, используя буквы, а также числа для дня и года.Например, дата может быть записана как 15 ноября 2020 г.

3. Имя и адрес получателя

Эта информация отображается на левом поле под адресом отправителя. Он включает имя и почтовый адрес предполагаемого получателя. По сути, он говорит получателю, что вы его знаете, помогая создать индивидуальную связь. Вы также должны указать звание или степени получателя.

Например, если вы пишете профессору английского языка, вы должны написать: «John Jones, Ph.Д. » Под названием укажите название компании во второй строке. Напишите почтовый адрес получателя, начиная с улицы и города в третьей строке, а штат и почтовый индекс в четвертой строке. Если получатель находится в другой стране, укажите название страны в четвертой строке.

4. Приветствие

После адреса получателя пропустите одну строку и напишите приветствие. Выбор приветствия зависит от того, знаете ли вы получателя письма.Чаще всего используется приветствие « Уважаемый, », и его рекомендуется использовать, если вы никогда не встречали предполагаемого получателя. После приветствия следует имя человека, разделенное двоеточием или запятой.

Если вы не знаете, является ли получатель мужчиной или женщиной, можно безопасно использовать « Dear Sir or Madam », за которым следует двоеточие. Используйте « Ms. » в приветствии, если получателем является женщина, и вы не знаете ее семейное положение. То же самое относится и к профессиональным титулам, таким как Dr., Профессор и почетный. Примеры приветствий:

• Уважаемый мистер Джонс
• Уважаемая мисс Джонс
• Уважаемый доктор Джон
• Уважаемый профессор Маркл

Как найти контактное лицо

Еще одна вещь, на которую следует обратить внимание при изучении того, как Адрес письма заключается в том, чтобы узнать имя предполагаемого получателя. Хотя имя получателя не является обязательным, обращение к получателю с использованием его имени демонстрирует личную инициативу со стороны отправителя.

Это особенно важно при отправке письма рекрутеру в ответ на объявление о вакансии. Если вы потратите дополнительное время на поиск правильного имени получателя, это хорошо скажется на отправителе и поможет ему выделиться среди конкурентов.

1. Спросите около

Один из способов, который вы можете использовать, — это поспрашивать. Начните с того, что спросите коллег и близких друзей, с кем лучше всего поговорить, особенно при приеме на работу. Постарайтесь узнать номер телефона и почтовый адрес конкретного человека.

Также вы можете позвонить в приемную компании или в службу поддержки клиентов, чтобы узнать имя и контактную информацию менеджера по найму или лица, проводящего набор на рекламируемые должности.

2. Найдите контактную информацию в Интернете

Если вы все еще не можете получить правильную контактную информацию нанимающего человека, проведите дополнительное исследование в Интернете, чтобы узнать персонал компании и их контактную информацию. Начните с посещения раздела «О нас» на веб-сайте компании, чтобы узнать, включили ли они имя менеджера по персоналу в список руководства компании. Корпоративная структура. Корпоративная структура — это организация различных отделов или бизнес-единиц внутри компании.В зависимости от целей компании и отрасли. Другой вариант — посетить профиль компании в LinkedIn, чтобы получить контактную информацию менеджера по персоналу или связаться с человеком, которого вы ищете.

Ссылки по теме

Спасибо за то, что прочитали руководство CFI о том, как адресовать письмо. CFI предлагает программу сертификации аналитиков финансового моделирования и оценки (FMVA) ®FMVA®. Присоединяйтесь к 350 600+ студентам, которые работают в таких компаниях, как Amazon, J.P. Morgan и Ferrari, для тех, кто хочет вывести свою карьеру на новый уровень.Чтобы продолжить обучение и продвигаться по карьерной лестнице, вам будут полезны следующие ресурсы:

• Формат делового письма Формат делового письма Деловое письмо всегда должно иметь определенный формат и структуру, чтобы гарантировать, что оно будет получено как профессиональное и отвечающее стандартам. Хотя существует множество
• Лучший шрифт для резюме Лучший шрифт для резюме Как жизненно важный визуальный аспект резюме, выбранный шрифт может сыграть важную роль в получении столь желанной работы. Лучший шрифт для резюме — разборчивый и удобный для читателя шрифт.Узнайте, почему Times New Roman, Arial, Calibri — лучшие шрифты для использования
• Как завершить электронное письмоКак завершить электронное письмоКак завершить электронное письмо — список лучших завершающих писем включает: с наилучшими пожеланиями, всего наилучшего, искренне, спасибо, ура и многое другое. Это руководство
• Сопроводительное письмо инвестиционного банкаСопроводительное письмо инвестиционного банка Шаблон сопроводительного письма инвестиционного банка. Узнайте, как написать сопроводительное письмо для инвестиционного банка (аналитику или сотруднику) с помощью нашего бесплатного руководства и шаблона. Чтобы помочь вам пройти процесс проверки, мы создали это руководство по написанию вашего письма о вакансии в инвестиционном банке.