Как написать письмо на ответ: Деловое письмо: 21 распространенная ошибка – Образец письма: советы правильного оформления

Что такое письмо-ответ и как правильно его составить? :: BusinessMan.ru

В деловой переписке каждый документ имеет свое значение и может, так или иначе, повлиять на отношение между партнерами. Среди огромного количества самых разных видов таких документов особое место занимает письмо-ответ.

Классификация деловых бумаг

В отношениях между сторонами большинство вопросов решаются в письменной форме. Да и по закону, как известно, устные договоренности не имеют силы. Поэтому на каждом предприятии обязательно ведется деловая переписка. Она является общепринятым средством обмена информацией в результате служебных контактов между различными организациями и предприятиями.

Все деловые письма делятся на две категории:

1. Те, что требуют обязательного ответа.
2. Те, на которые не нужна такая реакция.

Письмо-ответ относится ко второй категории. Оно является одним из коммерческих видов документов наряду с письмом-запросом, информацией, предупреждением, предложением, напоминанием или презентацией. Такие бумаги обычно используются в момент заключения и дальнейшего сопровождения различных договоров и иных соглашений между сторонами. Письмо-ответ, в отличие от остальных, ни о чем не спрашивает и ничего не предлагает. Оно лишь содержит в себе сведения, которые были запрошены ранее другой стороной.

Подтверждение заявки

Письмо-ответ составляется в разных случаях. Это может быть реакция на конкретную жалобу, претензию или просьбу. Причем она может быть как положительной, так и отрицательной. Во втором случае документ будет представлять уже своего рода письмо-отказ. Но дать его надо с подробным разъяснением причин, заставивших принять такое решение. Для примера можно рассмотреть случай, когда компания получила официальный письменный заказ на изготовление определенного вида продукции за конкретно указанный срок. Если такое сотрудничество для предприятия является желанным, то отреагировать надо незамедлительно. Ответ составляется произвольно. Он может начинаться словами: «Выполним» или «Изготовим». В качестве срока лучше указать дату отгрузки с учетом времени, необходимого для производства товара и передачи его на склад. Кроме этого, обязательно надо оговорить условия оплаты, ведь заказчик может рассчитывать на несколько этапов. Далее останется только подсчитать итоговую сумму и сообщить свои реквизиты, на которые заказчик будет производить денежные перечисления. Такой документ обычно подписывают директор и главный бухгалтер, а в самом конце сообщаются координаты непосредственного исполнителя.

Переписка с физическими лицами

Некоторые предприятия по роду своей деятельности имеют прямой контакт с физическими лицами. Это может быть организация, работающая в сфере услуг, или компания, выпускающая товары народного потребления. В адрес такого предприятия от граждан может поступать информация самого разного характера, как положительного, так и негативного. Тем не менее она требует соответствующего реагирования и обязательного ответа. В таких случаях нельзя ограничиваться личной беседой или телефонным звонком. Гражданину необходимо дать полные разъяснения по всем интересующим его вопросам. Это должен быть развернутый ответ на письмо.

Образец такого документа обязан соответствовать определенным требованиям:

1. Для любой деловой корреспонденции лучше использовать официальный бланк.
2. Необходимо учитывать особенности составления подобных документов. Главное – они должны быть написаны в соответствии с известным правилом параллелизма, то есть содержать в себе ту же лексику и языковые обороты, которые были использованы автором-инициатором. Это позволит достичь максимального взаимопонимания.
3. Обязательно надо сделать ссылку на письмо-запрос, указать его номер и дату.
4. Текст лучше начинать с фразы: «На Ваше письмо номер…», «В ответ на Ваш запрос…» или же «Сообщаем Вам…».

Далее идет изложение фактов и выносится окончательное решение.

Строго официально

Если требуется дать ответ на официальное письмо, то сделать это нужно правильно. Надо помнить, что такое обращение непременно должно быть вежливым и корректным. Не стоит также забывать и о грамотности. Нелепо видеть явные ошибки в информации, предоставленной солидной организацией.

С самого начала в правом верхнем углу печатается адрес. Он является точной копией того, что указан на конверте. Ответ всегда дается на какой-то запрос, поэтому в регистрационном штампе слева вверху обязательно отмечаются его исходные реквизиты (номер и дата отправления). Затем идет короткое обращение к адресату (можно указывать просто фамилию без инициалов). Текст должен содержать подробные разъяснения относительно интересующей проблемы. В качестве аргументов следует использовать только проверенные данные. Ни в коем случае нельзя опираться на слухи и домыслы. При необходимости можно использовать выдержки из нормативных актов с указанием соответствующих статей. Подписывает такой документ директор предприятия, а чуть ниже делается пометка с данными фамилии и номера телефона ответственного исполнителя.

Как писать письма, чтобы на них отвечали? / Alconost corporate blog / Habr

Каждый из нас получает много писем. Да и отправляет не меньше. Когда мы составляем важное письмо, мы рассчитываем, что на него ответят или сделают то, о чем мы попросили.

Однако, если вы посчитаете количество входящих писем и умножите на время, которое нужно, чтобы прочитать и ответить на все — вы будете в шоке. Рабочего дня вам просто не хватит.

Существуют несложные приемы, которые увеличат ваши шансы получить ответ. Если вы последуете этим советам, вам будут благодарны.

Переведено в Alconost.

1. Пишите кратко и по существу

Люди часто пишут слишком много. Когда я составляю важное письмо, в основном я думаю не о том, чего бы еще дописать, а о том, что я могу выкинуть. Когда дело касается электронной почты, меньше — значит лучше. Если вы сомневаетесь, нужно ли что-то писать — не пишите.

2. Самую важную просьбу размещайте в начале

Многие отправляют письма без «призыва к действию». Постарайтесь писать так, чтобы читатель понял, чего вы пытаетесь добиться. Если вы не предполагаете никаких ответных действий, сообщите об этом сразу: «информация в письме — просто для вашего сведения, никаких действий не требуется».

Сложный вопрос не всегда получается описать лаконично. Если у вас вышло много текста — сообщите свою просьбу в самом начале.

Когда я пишу суперважное письмо с указанием обязательных сроков, я выделяю основную информацию красным цветом и жирным шрифтом. Пример: я пишу письмо с приглашением к участию в каком-либо событии. Я выделю красным цветом дату события, дату, до которой нужно подтвердить участие, и место проведения события. Вся эта информация будет в самом начале письма.

3. Разбивайте большие письма на параграфы

Когда письма становятся слишком длинными из-за обилия деталей, я разбиваю их на параграфы (как в этом посте). Хорошо структурированный текст помогает понять, о чем идет речь. Кроме того, читателю будет проще быстро просмотреть письмо и найти нужные данные. Если получатель откроет ваше письмо и увидит огромный блок текста, он, скорее всего, отмахнется и переключится на остальную почту (перечитайте пункт 2 — если вы напишете все самое важное в начале и выделите жирным шрифтом, получатель хотя бы запомнит, чего вы хотели).

4. Пишите кому-то одному

Это очень важно. Это — основная причина, почему я взялся за этот текст. Я часто вижу людей, которые пишут сразу всем. Например, CEO, который пишет всему правлению: «пожалуйста, помогите мне разобраться с Google» или «взгляните на список потенциальных инвесторов и скажите мне, что думаете».

Даже если люди хорошо мотивированы, они вряд ли ответят на обращение к группе. Это может подтвердить любой социолог.

В комментариях Мартин Пикок написал, что это, вообще, известный эффект:

Представьте, что вы получили письмо, в котором говорится: «Эй, Сара, я бы хотел попросить тебя о небольшой услуге…», — или даже: «Сара, 17 февраля я провожу мероприятие и хочу знать, сможешь ли ты прийти». Вы понимаете, что это письмо адресовано лично вам. Если вы не ответите, вы подведете своего собеседника.

Когда вы отправите письмо с текстом: «Я бы хотел, чтобы мне кто-нибудь помог…», — все решат, что поможет кто-то другой. Да, есть люди, которые отвечают на подобные письма. Но их намного меньше, чем тех, кто откликнется на персональное обращение.

Поверьте моему опыту — я пробовал оба варианта на протяжении многих лет.

Проще всего сделать так: напишите общую часть письма, которая будет одинаковой для всех. После этого создайте несколько вариантов текста. Добавьте имя того, к кому обращаетесь. Я часто приписываю что-то персональное в начале каждого письма и/или изменяю данные, относящиеся к вопросу.

Конечно, это труднее, чем написать одно письмо для всех. Поэтому, в случае, если вопрос не очень важный, я делаю массовую рассылку. Однако, если речь идет о чем-то серьезном, я пишу личные письма.

Я нашел приложение, которое должно облегчить мне задачу. Оно называется ToutApp. Я познакомился с его создателем и попробовал демо-версию. Мне понравилось, как оно сделано и что умеет.

5. Тема письма должна быть весомой

Заголовок письма значит не меньше, чем текст твита или название статьи. Мы — поколение беглых читателей. Мы просматриваем заголовки писем, чтобы понять, какие из них нужно открыть. Через несколько дней, если письмо не прочитано, оно, скорее всего, пропало без вести. Если о нем не напомнить, на него никогда не ответят.

Поэтому пишите заголовки так, чтобы ваши письма читали!

Я пишу что-то вроде:

• небольшая, но очень важная просьба
• важное вступление: компания a / компания b
• заканчиваются места на круглом столе «Будущее ТВ» — подтвердите участие на этой неделе
• небольшой вопрос — вы можете помочь?

Или как-то так. Еще раз, я не всегда пишу идеальные заголовки — я часто нажимаю «отправить», не думая. Однако, если это важное письмо — от его заголовка зависит судьба ответа.

6. Время дня имеет значение

Не отправляйте важные письма вечером пятницы (только если у вас очень срочное дело). Я обычно пишу текст письма в конце недели, а отправляю утром в понедельник. Я хочу, чтобы письмо было в начале списка, а не в самом низу. Многие начинают свой рабочий день с проверки почты (хотя специалисты по продуктивности советуют не делать этого!)

Мне сказали, что ToutApp умеет отправлять письма по заданному расписанию.

Кстати, если я пишу пост для блога в субботу, утром понедельника я напоминаю об этом в Twitter — по той же самой причине.

7. Намылить, смыть и повторить

Когда я был моложе, я страдал, если на мои письма не отвечали. Сам я тогда получал мало писем и мог ответить всем.

С годами я понял, что некоторые люди перегружены и не могут обработать все, что им приходит. Чем выше ваша должность, тем сложнее требования, больше работы, и так далее. Чем старше мы становимся, тем больше у нас ответственности за пределами работы, и тем меньше людей сидит до 2 часов ночи, чтобы ответить на каждое письмо.

Поэтому просто отправьте вашу просьбу еще раз. Я обычно жму «ответить всем», чтобы адресат увидел, что это второе письмо на ту же тему. Я никого не обвиняю. Это глупо. Если я говорю с важными людьми, то поставить их в неудобное положение — последнее, чего я добиваюсь.

Я просто пишу что-то вроде: «Я знаю, что вы очень заняты. Надеюсь, вы не возражаете против того, чтобы мое письмо снова попало в ваше поле зрения» и повторяю свою просьбу.

Выждав некоторое время (чтобы не выглядеть назойливым попрошайкой), я отправляю письмо в третий раз. И говорю: «Прошу прощения за повторное письмо, я не хотел быть навязчивым. Однако, я надеюсь, что у вас найдется две минуты для меня до следующей среды, чтобы…».

Комментарий переводчика: я бы хотел добавить еще один совет из личной практики. Если вам надо написать письмо на иностранном языке, которым вы не владеете свободно — не тратьте время и не мучайте себя выдавливанием формулировок и фраз, запомненных еще со времен школы. Сразу пишите письмо на родном языке, а затем переведите его у хорошего проверенного переводчика. В таком случае у вас получится «то, что хотел сказать», а не «то, как получилось сформулировать».

Если у вас нет под рукой надежного переводчика — вы можете попробовать наш сервис живых онлайн переводов Alconost Nitro. Уверен, экономия времени и эффект от хорошо написанного и переведенного письма стоят тех денег, которые вы отдадите за перевод.

Чтобы протестировать сервис бесплатно — зарегистрируйтесь в системе, пришлите нам на [email protected] ваш логин и пару строк о себе, и мы дадим вам купон на пополнение счета. Купон действует только для новых аккаунтов.

О переводчике

Перевод статьи выполнен в Alconost.

Alconost занимается локализацией приложений, игр и сайтов на 60 языков. Переводчики-носители языка, лингвистическое тестирование, облачная платформа с API, непрерывная локализация, менеджеры проектов 24/7, любые форматы строковых ресурсов.

Мы также делаем рекламные и обучающие видеоролики — для сайтов, продающие, имиджевые, рекламные, обучающие, тизеры, эксплейнеры, трейлеры для Google Play и App Store.

Подробнее: https://alconost.com

Как ответить на электронное письмо

Вы получили электронную почту, и его отправитель ждет от вас ответ. Как сделать это правильно? Конечно, можно написать отправителю письмо с ответом, где можно указать, что это ответ на емэйл от такого-то числа и такой-то темы. Но правильней и проще будет воспользоваться специальной функцией почтового сервиса, которое так и называется – «Ответить». Давайте научимся правильно отвечать на электронное письмо на примере Яндекс Почты.

Как правильно ответить на email

Зайдя в свой почтовый ящик и увидев в папке «Входящие» непрочитанное письмо (отправитель и тема непрочитанного письма выделена жирным шрифтом), откройте его, щелкнув по нему левой кнопкой мыши.

Прочитайте письмо, и если оно требует ответа, то сделать это можно двумя способами:

1. Способ 1. В самом низу, под текстом письма будет форма для быстрого ответа или пересылки. Нажмите ссылку «Ответить», чтобы открыть поле для ввода текста. Рамка поля для ответа окрасится в желтый цвет. Напечатайте ответ, при необходимости прикрепите файл, и нажмите кнопку «Отправить». Через пару секунд адресат получит ваше ответное сообщение.
2. Способ 2. Ответ на электронное письмо с помощью полной формы ответа. Форма открывается нажатием кнопки «Ответить» в виде левой стрелки в прямоугольнике на так называемой панели инструментов. При открытии формы автоматически заполняются поля «Кому» и «Тема», а также в поле ответа включается входящее сообщение. В поле «Тема» будет подставлена исходная тема отправителя с добавленной аббревиатурой «Re:» (от англ. Reply – ответ). Заполните текстовое поле письма, при необходимости прикрепите файл(ы) и нажмите на кнопку «Отправить».

С помощью полной формы ответа, письмо можно форматировать по своему желанию, т.е. менять шрифт, цвет шрифта, вставлять ссылки, составлять списки, вставлять смайлики и т.п. чего нельзя сделать по способу №1. Таким образом, если вам не нужно особым образом оформлять ответ, то можно воспользоваться формой быстрого ответа, в противном случае используйте способ №2.

При получении ответа на свое электронное письмо адресат увидит в теме аббревиатуру «Re:», а в теле письма свое исходное сообщение, перед которым будет ваш ответ. При желании, во время набора ответа, отправитель конечно может удалить исходное сообщение, но все-таки лучше оставить хотя бы часть его. В таком случае получатель сразу поймет, на какое его конкретное письмо пришел ответный емэйл.

Вполне вероятно, что ваш визави ведет активную переписку и ему потребуется время, чтобы вспомнить тематику отправленной электронной почты. В этом случае включение в ответ исходного сообщения или его части поможет ему быстро сориентироваться.

Поделиться.

Еще по теме:

• Как защититься от мошенничества с использованием электронной почты Как и в реальном мире, в Интернете действуют криминальные элементы. Эти злоумышленники используют интернет-инструменты, а конкретно – электронную почту для совершения преступлений, которые […]
• Правила электронной переписки Электронная почта – это современное, доступное и быстрое средство коммуникации. Если до массового распространения сети интернет электронная переписка была уделом предприятий  и […]
• Как отправить электронную почту Каждый активный пользователь интернета обязательно пользуется электронной почтой, потому что это очень удобно, быстро и просто. Для того, чтобы отправить электронную почту необходим […]
• Как завести электронную почту Рано или поздно любому активному пользователю интернета придется завести свою электронную почту, т.к. без нее полноценное использование всех возможностей, которые предоставляет интернет, […]
• Как выбрать видеокарту Видеокарта является важной составляющей системного блока. Она создаёт графику и выводит её на монитор для пользователя. Цель данной статьи – помочь новичку разобраться с вопросом: «как […]

5 способов быстрее получить ответ на свои письма

Сколько раз в день вы проверяете свой e-mail? Сколько писем вы отправляете каждый день? Сколько из них идут с пометкой «важно»?! И, наконец, сколько из этих писем так и остаются без ответа? Писать «правильные» письма, на которые человек просто не может не ответить, нужно уметь. Оказывается, есть люди, которые проводят на эти темы целые семинары, и они (семинары) пользуются довольно большим спросом.

Хотите быстро получать ответы на важные письма? Есть целых 5 проверенных способа получить желаемое.

©photo

Своим опытом делится Джеймс Клиар (James Clear), основатель passivepanda.com.

1. Пишите короткие письма.

Люди любят откладывать не очень важные дела. А если к ним на почту пришло вроде как важное, но очень длинное письмо — это еще один повод отложить ответ. Сложно быстро ответить на длинное письмо. Во-первых, его надо прочесть. Во-вторых, осознать и обдумать то, что там написано. И, наконец, в-третьих, на него нужно написать вразумительный ответ. Более того, такие длинные письма могут часто содержать в себе очень много вопросов и разных тем. А это создает дополнительные трудности с выделением главной темы или вопроса, что в свою очередь снова приводит к откладыванию этого письма в долгий ящик.

На короткий e-mail гораздо проще дать короткий, вразумительный и, что самое главное, быстрый ответ. Одно письмо — одна тема или вопрос!

Пишите письма реже

Если вы отправляете сотруднику много писем, в конце-концов он попросту привыкает к тому, что каждое утром в его почтовом ящике уже ждут два или три ваших письма. Ну не ответит он сейчас — как разница? Чуть позже вы пришлете ему еще одно письмо-напоминание с тем же вопросом.

Не приучайте людей к тому, что вы можете написать сколько угодно писем в любое время. Научите людей ценить ваши письма, присылая их только тогда, когда у вас есть действительно важная и ценная информация.

Всегда просите ответить на ваши письма

Звучит просто, но мы очень часто забываем это делать. Мы можем как угодно расписывать проблему в письме и даже набросать несколько возможных решений, но при этом мы часто забываем четко попросить ответить на этот e-mail. Для нас, как отправителей письма, следующий шаг — ответ на него, очевиден. Но он может быть не очевиден для получателя. Особенно если письмо прислано в разгар рабочего дня или в горячую пору ответов и всевозможных дедлайнов.

Не забывайте в конце письма всегда вежливо просить ответить на него, потому что это важно для вас и для получателя.

Начните с конкретных сроков

Еще одна причина откладывания ответов на письмо — это его не озвученная срочность или дата, до которой нужно дать ответ. Система «горячих сроков» давно прижилась у нас и как бы не затягивали выполнение задания, мы все равно знаем, что до определенного числа мы просто обязаны его выполнить. То же самое касается и писем. Укажите в первых нескольких предложениях сроки, до которых вам кровь из носу нужно получить ответ на это письмо.

Одно письмо — один получатель

Очень соблазнительно написать письмо и указать сразу несколько получателей. Многие так и делают, правда? Не покупайтесь на легкость и быстроту. Потратьте чуть больше и отошлите письмо каждому индивидуально. Вот увидите, вы получите свои ответы гораздо быстрее, чем при коллективной рассылке. Причина? Дело в том, что когда человек видит в адресной строке несколько получателей, сразу срабатывает перекладывание ответственности на кого-то из этого списка. Получатель надеется, что кто-то другой из списка ответит на поставленный вопрос. В итоге вы можете остаться совсем без ответа.

Если же вам все-таки нужно отправить сообщение группе людей, постарайтесь в письме четко задать вопрос или поставить задание каждому из перечисленных в списке. То есть получается общее сообщение с индивидуальными задачами.

Старайтесь быть предельно корректным в любых ситуациях (никто не любит грубиянов) и задавать конкретные вопросы с четкими временными рамками их выполнения.

5 правил e-mail-этикета или как всегда получать ответы на свои письма

Написать письмо не составляет большого труда, но как сделать так, чтобы получить на него ответ от занятого человека, который вас не знает?

Mattan Griffel, лидер обучающего проекта One Month Rails и партнер проекта Growhack, ежедневно получает около сотни электронных писем, и каждое из них не должно остаться без ответа. Специально для этого Mattan выделяет около часа времени в своем графике каждый день, определяя, какие из них требуют срочного ответа, а какие – нет. Ведь иногда просто нет времени вчитываться в огромные полотна текста или пытаться дать ответ на неконкретный вопрос, додумывая за автора, что он хотел сказать или попросить.

Спустя некоторое время Mattan определил несколько основных факторов, которые должны помочь написать такой e-mail, на который вы всегда получите ответ даже от занятого человека.

Пишите короткие письма

Если ваш e-mail длиной в 2-3 предложения, его намного проще прочитать прямо сейчас, а не откладывать в долгий ящик. Если же вы пишете письмо в несколько абзацев, будьте готовы к тому, что вам придется ждать ответ достаточно долго.

Сделайте текст читабельным

Человеку намного проще воспринимать информацию, разбитую на короткие параграфы в несколько предложений, с четкими списками и отдельными блоками, чем сплошное полотно текста. Mattan приводит несколько примеров писем, которые он получает.

Плохой пример:

«Добрый день, Mattan!

Я записался на Ваш апрельский тренинг и хочу сказать, что это очень хороший вводный курс. Сейчас я, следуя вашему совету, использую Hartl Tutorial. И хочу спросить у Вас совет. Существуют ли какие-то аналоги Hartl’s Rails Tutorial для разработки приложения для iPhone? Я хочу создать Rails сайт для бизнеса моей жены, а вместе с ним и приложение для iPhone. Буду очень благодарен за помощь.»

Это письмо достаточно тяжело читать. Вы не можете уловить суть, просто пробежавшись по нему глазами, и поэтому должны потратить больше времени и сил, чтобы прочитать весь текст.

А можно было написать вот так:

«Добрый день, Mattan!

Хочу поблагодарить Вас за курс One Month Rails. По вашему совету я сейчас делаю Michael Hartl Ruby, используя учебник Rails.

У меня короткий вопрос: знаете ли вы какие-то курсы по типу HartTutorial, но для iPhone приложений?»

Второй вариант письма читать намного проще, и сразу становится понятно, что от тебя хотят. Чтобы добиваться того же эффекта, разделяйте абзацы на короткие предложения, выделяйте призыв к действию и используйте выделение текста «жирным» или «курсивом», обращая внимание читателя на важные части текста.

Четко объясните, что вы хотите, чтобы я сделал

Наверное, нет ничего хуже, чем когда тебе присылают письмо с большим количеством информации, но не говорят, что конкретно хотят. Лично я часто отвечаю на такие письма одним предложением: «Что вы хотите, чтобы я сделал?».

Вы хотите, чтобы я вас кому-то представил? Или чтобы прочитал ваш пост в блоге и дал обратную связь? Или вы хотите, чтобы я ответил, смогу ли посетить ваше мероприятие? Будьте конкретными и скажите мне об этом сразу.

Плохой пример:

Я только что посмотрел ваш курс по компьютерному программированию. Мне 14 и это то, чем я хотел бы заниматься в жизни. Не могли бы вы мне помочь в этом? Очень хочу получить Ваш ответ.

В этом письме призыв к действию «помогите мне», но я не знаю, что это значит и какой ответ я должен дать. Более конкретный вариант:

Добрый день, Mattan!

Мне 14 и я хочу учиться программированию. Какой ресурс вы бы мне порекомендовали в первую очередь для этого?

Если вам нужно отправить длинное письмо с большим количеством информации, пишите призыв к действию в самом начале. Например: «Я пишу Вам это письмо, чтобы узнать, сможете ли Вы посетить наше мероприятие, описанное ниже. Просто ответьте «Да» или «Нет».

Такой прием так же помогает получателю определить, нужно ли ему переслать этот e-mail своему коллеге, которому он зачастую делегирует такие задачи.

Будьте благоразумны со своим запросом

Сегодня очень просто отправить письмо, потратив на это 30 секунд, которое заставит получателя посвятить ответу час своего времени, а то и больше.

Не нужно просить в письме, чтобы я перешел на сайт вашего стартапа и дал вам обратную связь. Эта просьба включает в себя тщательный обзор и анализ продукта, а это занимает достаточно много времени. Если я получу письмо, на которое смогу ответить за 2 минуты, я сразу же это сделаю. Насчет чего вы хотите получить ответ? Насчет вашей бизнес-модели? Или цвета кнопки на сайте? Возможно, текста? Будьте конкретны и обоснованы в своих просьбах.

Не стоит надеяться, что респондент проделает за вас вашу работу и определит, что на самом деле вы от него хотите. Не стоит задавать вопрос по типу «Как вы думаете, что нам нужно сделать, чтобы получить больше пользователей?». И не стоит просить о том, что требует много сил и ресурсов человека, к которому вы обращаетесь. Например:

Не согласитесь ли вы пообедать со мной и еще одним соучредителем? Мы бы хотели рассказать вам, чем занимаемся, и узнать ваше мнение насчет нашего проекта.

Такого рода запросы зачастую означают, что человек, написавший письмо, на самом деле не знает, чего хочет от респондента. Не удивительно, что такие имейлы получают отказы.

В зависимости от количества работы и приоритетности, Mattan соглашается сделать следующее:

• Дать короткий ответ – «Спасибо» или «Это очень много для меня значит».
• Ответить на конкретный вопрос – если это возможно сделать меньше чем за 2 минуты.
• Провести быстрый skype-call или разговор по телефону – около 15 минут.
• Встретиться на кофе – около 45 минут.

Конечно, если он видит, что личную встречу можно заменить телефонным разговором, он будет настаивать на последнем, чтобы сэкономить свое время.

Докажите, почему я должен потратить время, чтобы помочь вам

Человек, который получает сотни запросов и просьб каждый день, физически не может откликаться на них все. Поэтому приходится выбирать, основываясь на информации, которую он получает. Поэтому, представляя себя в письме, стоит указать о своем прошлом успешном опыте работы, о проектах, которые знает респондент. Если же у вас пока нет богатого опыта, укажите ссылку на свой сайт, чтобы доказать, что вы делаете что-то действительно значимое. Ваша задача – заинтересовать человека и мотивировать его потратить свое время именно на вас.

В этих советах нет ничего нового, однако с их помощью можно написать лаконичный, читабельный и конкретный e-mail, и тем самым повысить свои шансы получить ответ.

А чем бы вы дополнили этот список из личного опыта? Какие трюки используете, чтобы получать ответы на свои письма (особенно, если пишите человеку впервые)? Делитесь своим опытом в комментариях.

Образец письма-ответа на запрос о предоставлении информации

4.88/5 (8)

Образцы писем-ответов

ВНИМАНИЕ! Посмотрите заполненный образец ответа на запрос информации:

 

СКАЧАТЬ образцы писем-ответов на запрос о предоставлении информации можно по ссылкам ниже:

Как правильно составить документ

Ответ на запрос определенных данных составляется следующим образом:

• Шапка письма. Расположена в правом верхнем углу (иногда в левом верхнем). Тут прописываются полные реквизиты компании, посылающей ответ по запросу: полное наименование, ИНН, КПП, ОКПО, юридический адрес, местонахождение, контактный номер телефона, электронная почта;
• В противоположном верхнем углу указываются данные лица, направившего запрос. Если это юрлицо, то прописываются также вышеуказанные реквизиты и контактное лицо, действующее на основании устава или доверенности;
• В журнале исходящей корреспонденции нужно сделать пометку о том, кому и когда был отправлен ответ. Тема письма указывается на усмотрение лица, вносящего данные в журнал;
• Далее, посередине, пишем обращение. Например, «Уважаемый, Сергей Петрович».

Составление главной части документа будет зависеть от вида принятого решения:

• При положительном ответе о предоставлении информации по запросу – номер или реквизиты письма, которое получено от заявителя, суть обращения и сама информация, в связи с необходимостью получения которой был сделан запрос;
• При отказе также указывается краткая суть обращения, а после – сам факт отрицательного решения и причины отказа.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Как ответить на обращение граждан?

Если запрашивались документы или выписки из них, то к ответному письму могут быть  приложения на нескольких листах (содержащие такие документы). В конце ставится дата и подпись генерального директора компании с расшифровкой и печатью.

Ответ на запрос составляет и высылает только тот сотрудник (представитель) компании, на имя которого был написан запрос.

Исключения составляют случаи:

• Болезнь сотрудника;
• Отпуск;
• Увольнение;
• Командировка;
• Отсутствие сотрудника на рабочем месте по иной причине.

В такой ситуации ответ составляет тот, кто его замещает. В ответе на письмо-запрос рекомендуется использовать методику «отзеркаливания», т.е. использовать в тексте те же самые стилистические приемы, обороты речи, метафоры, терминологию и т.д.

Соблюдение данного условия допустимо только в том случае, если запрос составлен грамотно. Нецелесообразно отвечать на полученное письмо такими же ошибками и недочетами. К тому же, некорректно указывать обращающемуся к вам человеку на его ошибки. Это правило плохого тона.

Старайтесь грамотно излагать свои мысли в письме. Оно должно быть, по возможности, кратким, но емким. Деловой стиль изложения сути – обязателен. Старайтесь обращаться к заявителю максимально вежливо и сдержанно. Избегайте лишних фраз, не имеющих смысла и не связанных с сутью обращения.

Внимание! Ответ на запрос, ни при каких условиях не должен содержать грубость  и ложную информацию.

Какие виды писем ответов существуют, и каковы их особенности

На практике существует несколько видов ответов на запросы о предоставлении информации.

Они делятся на две группы:

• Положительный ответ с предоставлением запрашиваемых данных – заявителю сообщается о принятом решении и сообщается та информация, которую он запрашивал;
• Отрицательный ответ – заявителю представляется мотивированный отказ с подробным указанием причин принятого решения.

Отличие двух данных категорий ответов – их содержание. Например, при положительном решении дается не только полный ответ на заданный вопрос, но и максимально возможно вписывается вся информация по сути запрашиваемой информации. В результате, получив такой ответ, заявитель должен быть полностью им удовлетворен без лишних дополнительных вопросов.

Главная особенность, а также отличие данных разновидностей письма-ответа на запрос информации, кроется в его содержании. Так, составляя положительное письмо, необходимо дать максимально полный и исчерпывающий ответ на поставленный вопрос.

В конечном итоге у обратившейся организации не должно оставаться вопросов по существу представленной информации. При формировании отрицательного ответа на запрос, наоборот, уклон делается на мотивирующую его часть, так как запрашиваемая информация по тем или иным причинам не будет представлена.

Если есть такая возможность, то в отрицательном решении дайте указание заявителю на адреса, куда ему следует обращаться за получением запрашиваемых данных.

Посмотрите видео. В каком виде представлять документы по требованию налоговой?

Как оформить письмо-ответ правильно

Форма ответа может быть:

• В рукописном варианте. Актуально, когда письмо с запросом на определенную информацию также написано от руки;
• В печатном варианте. Такая форма экономит время и делает письмо понятным (читателю не придется разбираться в тонкостях и особенностях вашего почерка)

Внимание! Наши квалифицированные юристы окажут вам помощь бесплатно и круглосуточно по любым вопросам. Узнайте подробности здесь.

Ответное письмо оформляется либо на белом, чистом листе формата А4, либо на фирменном бланке организации. Последний вариант выглядит солиднее и оформляется быстрее (не тратится время на вбивание реквизитов  фирмы).

В конце письма-ответа на запрос должна быть подпись ответственного лица или директора. Требование о необходимости наличия печати для таких писем, утратило силу еще в 2016 году.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Как составить ходатайство об истребовании документов?

В письме проставляется дата подписания и присваивается порядковый номер, по которому его можно идентифицировать в  журнале исходящей корреспонденции в случае потери или спорной ситуации.

В подобных журналах содержится вся информация об исходящей корреспонденции. Занесение писем в них – обязательное правило любой организации. Это нужно для того, чтобы в случае возникшего спора можно было быстро поднять всю информацию о переписке.

Правила документооборота у всех компаний практически едины. В большинстве случаев, ответ на запрос формируется в едином экземпляре, но бывают случаи, когда организация подстраховывается и оставляет себе копию отправленного ответа.

Еще одно важное правило – отправка письма с уведомлением о получении. После выдачи корреспонденции заявителю вы получите уведомление, в котором будет указано: кто, когда и на каких основаниях получил ваше письмо.

Как отправить документ получателю

Способы отправки письменного ответа на запрос могут быть любыми:

• почта;
• курьер;
• факс;
• электронная почта;
• вручение лично.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Образец заявления в Прокуратуру о проведении проверки.

Но если вы все же хотите подстраховать себя, то лучше отправлять по Почте РФ заказным письмом с уведомлением о вручении.

Ждать ли ответ на такое письмо

По правилам деловой этики, все письма в рамках официальной переписки сторон требуют ответа. Но существуют и исключения.  Например, не нужно ждать ответа, если запрос поступил вам, и вы уже написали на него свой ответ.

Часто письменный ответ на вопрос является отправной точкой в начале деловых взаимоотношений между сторонами. Например, у вас запросили информацию об оказываемых услугах. Ответ вашей компании полностью устроил будущего партнера и был заключен контракт на сотрудничество.

Посмотрите видео. Как загрузить документы для представления в налоговую инспекцию:

Дорогие читатели нашего сайта! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн консультанта справа. Это быстро и бесплатно! Или позвоните нам по телефонам:

8 (499) 322-73-27

Москва, Московская область

8 (812) 507-82-87

Санкт-Петербург, Ленинградская область

8 (800) 551-71-02

Федеральный номер для других регионов России

Если ваш вопрос объемный и его лучше задать в письменном виде, то в конце статьи есть специальная форма, куда вы можете его написать и мы передадим ваш вопрос юристу, специализирующемуся именно на вашей проблеме. Пишите! Мы поможем решить вашу юридическую проблему.

Оцените статью

Автор статьи:

Анна Максименко