Информационное письмо как пишется: как и с каких случаях составляется

Содержание

как и с каких случаях составляется

Оглавление:

  1. Разновидности инфо-писем
  2. Оформление
  3. Примеры

Информационное письмо – это, по сути, классическое деловое послание. Оно не имеет специфической цели – с помощью информационных писем можно уведомлять партнёров о каких-либо изменениях внутри вашей компании, предоставлять на их «суд» ваши новые услуги и товары, напоминать контрагентам о выполнении обязанностей по договору с вашей стороны… Словом, это обычное деловое сообщение, которое пишется в свободной форме, но ограничено нормами деловой переписки.

Разновидности инфо-писем

  1. Письма-сообщения. Они представляют собой уведомление (извещение) о каких-то процессах. Например, об изменении цен на ваши товары или услуги, о смене гендиректора или реквизитов фирмы (в том числе банковских), о заключении договоров, увеличении объёма поставок и т.п.
  2. Письма-заявления. В них речь идёт о том, что собирается предпринять адресант в ближайшем или отдалённом будущем. Например, повысить цены, прекратить сотрудничество с адресатом или самоликвидироваться.
  3. Письма-подтверждения. Тут всё скучно и банально – «здравствуйте, Иван Иванович, товар получил, сопроводительные документы к нему тоже прислали, спасибо, всего доброго».
  4. Письма-напоминания. В них адресату сообщается, что тому нужно что-то сделать – например, выполнить свои обязательства по договору.
  5. Рекламно-информационные письма. Как правило, они самые длинные и часто напоминают коммерческие предложения. Чтобы эти послания кто-нибудь прочитал, они должны быть хоть немного интересными и не слишком банальными.

Эта классификация условна, но в целом даёт представление о функциях инфо-посланий. При необходимости к письмам можно прилагать дополнительные материалы. Очень часто письма-сообщения (как и рекламно-информационные) отправляются по просьбе партнёров и других заинтересованных лиц.

Образец информационного письма вы можете найти здесь .

Оформление

Структура и реквизиты инфо-письма стандартны, как и правила составления. В «оформительском» смысле информационные послания должны соответствовать всем нормам деловой переписки. Алгоритм же их написания довольно прост.

  1. В левом верхнем углу бланка указываются реквизиты вашей фирмы – название, юридический адрес, контактные данные и т. д. Можно заполнить эти сведения вручную, заранее пропечатать в файле-образце или просто поставить штамп компании, если он у вас есть. Штамп содержит все нужные реквизиты, и дополнительно вам придётся указать лишь дату составления письма и его исходящий номер. Если вы пишете ответное письмо, обозначьте рядом дату и номер входящего документа.
  2. В правом верхнем углу нужно указать сведения об адресате. Обычно здесь можно обойтись должностью и ФИО руководителя-адресата, но в идеале следует прописать ещё и название самой компании вкупе с адресом её нахождения (включая индекс).
  3. По центру напишите заголовок, отражающий тему и содержание письма (например, «О возникших в процессе поставки сложностях», «О результатах совещания»).
  4. В содержательной части изложите информацию, которую хотите донести до получателя. Начинайте текст с фраз «информируем вас о…», «доводим до вашего сведения, что…», «извещаем вас о…». Старайтесь избегать многословности, пишите лаконично и упорядоченно, не перескакивая «с пятого на десятое». Не забывайте: если суть можно изложить в пяти предложениях, не надо исписывать целый лист. Это касается, кстати, и рекламных текстов (даже коммерческое предложение не должно занимать больше одного листа). Написанное по типовому образцу информационное письмо о смене директора, например, занимает буквально 4–5 строк.
  5. Если вы прикладываете к посланию какие-либо документы или другие дополнительные материалы, перечислите в конце содержательной части все приложения. Дайте к ним краткие пояснения, если нужно. Укажите количество листов в прилагаемых бумагах.
  6. Завершите письмо формулировкой «С уважением…» (или любыми аналогичными). В самом конце нужно указать должность отправителя и его фамилию с инициалами. Отправителем может быть руководитель, его заместитель либо делопроизводитель. Если написанием и отправлением деловой корреспонденции занимаетесь лично вы, ставьте свою подпись. Если же вести переписку уполномочен кто-либо из ваших сотрудников, можно указать в качестве отправителя его. А иногда инфо-письма рассылаются десяткам и сотням людей сразу (например, всем клиентам фирмы). Расписываться на каждом из них – задача не самая приятная. В таких случаях можно обойтись и без неё.

Важный момент: вместе с информационным письмом можно отправлять документы любого типа – договора, учредительные акты, квитанции, рекламные материалы, прайс-листы и т.д. А ещё довольно часто в информационных посланиях приходится оперировать выдержками из нормативных документов и правовых актов, так что при необходимости привлекайте к составлению писем специалистов.

Примеры

Образец информационного письма о смене банковских реквизитов выглядит он примерно так:

«Уважаемый Владимир Петрович!

Извещаем вас о том, что у нашего ООО «Какая-то фирма» изменились реквизитные данные в обслуживающем банке.

Новые реквизиты:

к/с 30157710200000000704

р/с 65462810810000002774

БИК 044895627

Прошу Вас с сегодняшнего дня все платежи производить по указанному счету».

Информационное письмо о деятельности компании является рекламным материалом, так что желательно поручить его написание штатному или внештатному рекламщику. Впрочем, при наличии должного навыка его можно составить и самому, тем более что дело нетрудное. Напишите, что у вас за фирма и чем она занимается, какую пользу может извлечь получатель из сотрудничества с вами – словом, всё стандартно. В два абзаца уложиться не получится, оптимальный объём – около одной страницы.

И не забывайте о том, что письма должны быть напечатаны на вашем фирменном бланке. Это общее правило оформления всей исходящей деловой корреспонденции.

Образец информационного письма. Информационное письмо

Информационное письмо – некоммерческое деловое письмо, основной целью которого является информирование, реклама, извещение о дальнейшем сотрудничестве, о сроке действия договора, об аспектах деятельности компании, продукции компании и т.п. Информационное письмо может выступать в качестве маркетингового инструмента на пути продвижения продукции компании, привлечения новых клиентов и увеличения продаж.

Как написать информационное письмо

Оформление информационного письма осуществляется согласно установленных для деловой переписки правил, его структура соответствует общей структуре делового письма.

В зависимости от цели информационного письма, выделяют следующие его разновидности:

  • письмо-сообщение (извещение, уведомление) – о смене цен, директора, реквизитов компании, о проведении переговоров, об отгрузке продукции и т.п.;
  • письмо-заявление – о каких-то намерениях адресанта;
  • письмо-подтверждение – о получении товара, денежных средств, документов;
  • письмо-напоминание – о выполнении обязательств;
  • рекламно-информационное письмо – реклама продукции, услуг; сюда также относится информационное письмо о компании.

Часто к информационному письму прилагается сопроводительное письмо, где информация предоставляется в развернутом виде и более детально, а также отдельными положениями законодательных и других нормативных правовых документов.

Подписывает данное письмо руководитель компании, иногда его заместитель или даже секретарь. В случае массовой рассылки (в большом количестве) можно обойтись без подписи либо использовать факсимиле.

Образец информационного письма о смене директора

Исх. № 201112-1
от «20» ноября 2012 г.
Директору ООО «Имидж»
А.В. Сухаревой

О смене директора

Настоящим письмом уведомляем Вас о смене директора нашей организации на основании протокола № 11/B от 20.11.2012 г. С 23.11.2012 г. директором ООО «Мишель» назначена Литвинова Тамара Васильевна.

Копия протокола № 11/B от 20.11.2012 г. прилагается.

С уважением,
Директор ООО «Мишель»
ЛитвиноваТ. В. Литвинова

 

Образец информационного письма о выставке

Уважаемые участники!

Просим вас ознакомиться с условиями участия в выставке «Город моими глазами» и подтвердить ваше согласие на участие в течение 5-ти дней.

  1. Выставка состоится 09 февраля 2012 года с 9.00 до 19.00 на Гоголевском бульваре в здании «Фотоцентра» Союза журналистов России.
  2. Минимальный размер изображения по короткой стороне — 20см (напр. отпечаток 20х30), максимальный по длинной стороне – 45см (напр. отпечаток 30х45).
  3. Фотографии будут размещаться на стендах, на ватмане.
  4. Каждый участник выставки может разместить до 10 работ. Просьба сообщать о количестве фотографий заранее.
  5. Определиться в количестве и формате фотографий и выслать нам на электронный адрес [email protected] для предварительного ознакомления их мини-изображения (preview 800х600 точек) с названием и фамилией автора вам необходимо до 01 февраля.
  6. Готовые и утвержденные работы можно будет принести 07 февраля.

C уважением, оргкомитет

Приложение. Сведения о фотовыставке (жюри, партнеры).

Образец информационного письма | Делопроизводство

Все рассмотренные письма в данной статье служат одной цели – информировать адресата по конкретному интересующему автора вопросу (вопросам). Для каждого вида приведен образец составления информационного письма. Данные письма подготавливают в соответствии с общими требованиями делопроизводства: на фирменном бланке организации, все элементы письма (их еще называют реквизиты) указывают согласно существующим правилам.

Информационное письмо – передаются сведения официального характера. Часто вышестоящая организация направляет в подчиненные ей отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых актов с рекомендациями по их применению. Поэтому они имеют типовой характер, рассылка ведется по списку (т.е. адресат в письме указывается обобщенно).

Посмотреть или скачать образец информационного письма.doc

Небольшое отступление от темы. Данный ресурс предназначен в большей части не для студентов, для которых имеет большое значение исключительно теоретические основы делопроизводства (правильно ответить на экзамене), а адресован, прежде всего, людям для оказания им помощи в практической деятельности по делопроизводству.

Я это к тому, что вам нет нужды разбираться в тонкостях отличий одного вида письма от другого. Просто, скорее всего, вы хотели составить информационное письмо по сути, но в делопроизводстве оно классифицируется по-другому. Не забивайте себе голову теоретическими тонкостями, просто сосредоточьте внимание на приведенных здесь образцах деловых писем, представленных дальше по ходу статьи.

Письмо-сообщение – о событиях, имеющих взаимный интерес для автора и адресата. Может быть как инициативным письмом, так и ответом.

Образец письма-сообщения (приводится только текст, оформление письма аналогично примеру выше по ссылке)

Сообщаем, что программный комплекс «Карпуль» находится в эксплуатации в течение трех месяцев. В ваш адрес письмом общества от 28.08.2014 № 08-21/942 уже была направлена информация о возникших трудностях в ходе использования комплекса. Дополнительных замечаний и предложений не имеем.

Еще пример письма-сообщения

ОАО «Пурпур», рассмотрев Ваше предложение по размещению документов структурных подразделений общества в архивном центре по адресу г. Омск, ул. Электролесовская, 155, считает создание единого архивного центра нецелесообразным.

Письмо-извещение – основной целью является сообщить о публичном мероприятии, например, о совещании, конференции, выставке, семинаре, бизнес-туре и т.п. Приводятся конкретные детали о мероприятии (о времени, месте и условиях), имеющие целью привлечь к участию получателя письма.

Образец письма-извещения

Учебный центр «Папка» приглашает Вас принять участие в семинаре по теме «Перспективы налогового администрирования крупнейших налогоплательщиков».

Семинар будет проводиться 08.02.2014 в 11-00 в здании ГОУ «Калининградская академия государственной службы» по адресу: г. Калининград, ул. Гагарина, 127. Программа семинара прилагается. Регистрация участников будет проводиться с 10-00.

Просим предварительно подтвердить Ваше согласие об участии в течение пяти дней. По всем вопросам обращайтесь в наш офис или по телефону 246-54-22.

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

 

 
Письмо-уведомление – несет в себе официальную информацию, представляющую ценность для адресата.

Образец письма-уведомления

ООО «Миленка» уведомляет об изменении с 15.09.2014 банковских реквизитов и почтового адреса. Юридический адрес остался прежним.

Банковские реквизиты: …новые полностью.

Почтовый адрес: …новый.

На этом давайте сейчас завершим. Продолжение с новыми образцами информационных писем обязательно последует.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 229 комментариев

Региональный портал государственных и муниципальных услуг

Прочее

Электронная запись к врачу

медицина 1

безопасность2

безопасность1

Семья и дети

Брак, материнство, льготы многодетным семьям

Паспорта, регистрации, визы

Гражданство и въезд в РФ, регистрация граждан

Транспорт и вождение

Автомобильный, водный и воздушный транспорт

Образование

Дошкольное, среднее и высшее образование

Налоги и финансы

ИНН, налоговые задолженности, декларации и доходы

Пенсия, пособия и льготы

Пенсионные начисления и получение льгот для всех категорий граждан

Лицензии, справки, аккредитации

Отраслевые, профессиональные и личные справки, сертификаты, выписки и лицензии

Квартира, строительство и земля

ЖКХ, оформление прав, кадастровый учет и строительство

Безопасность и правопорядок

Судебные задолженности, оформление оружия, охранная деятельность

Работа и занятость

Профессиональное лицензирование, страхование работников и помощь безработным

Культура, досуг, спорт

Услуги, связанные с библиотеками, туризмом, охотой и спортом

Бизнес, предпринимательство, НКО

Оформление предпринимательской деятельности и других организаций

Производство и торговля

Производство, таможня, торговля и права потребителей

Информация, связь и реклама

Информационные технологии, СМИ, радиоэлектронные средства

Природопользование и экология

Водные ресурсы, недропользование, картография

Здравоохранение, медицина, лекарства

Получение медицинской помощи, оформление инвалидности

Популярные

Информационное письмо | Крымский федеральный университет

 

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ
«КРЫМСКИЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ   имени В. И. ВЕРНАДСКОГО»

НАУЧНАЯ БИБЛИОТЕКА
(структурное подразделение) ФГАОУ ВО «КФУ им. В. И. Вернадского»

ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО

Уважаемые коллеги!

Приглашаем Вас принять участие в работе IV Всероссийской научно-практической конференции «Книжные собрания региональных библиотек как часть культурного наследия страны». Конференция будет проводиться 5-7 октября 2017 года в Научной библиотеке (структурное подразделение) ФГАОУ ВО «КФУ им. В. И. Вернадского»

Целью проведения IV научно-практической конференции является обсуждение широкого круга вопросов, связанных с выявлением, изучением и использованием редких и ценных изданий в научно-исследовательской работе вузовских библиотек.

На конференцию выносятся следующие вопросы:

  1. Формирование фонда редких книг библиотек: история и перспективы развития.
  2. Направления научно-исследовательской работы отдела редких книг и рукописей в библиотеках: результаты и перспективы.
  3. Создание электронной копии книжных памятников как оптимальный путь обеспечения его сохранности и доступа.
  4. Реконструкция частных книжных собраний: задачи, методика, проблемы, результаты.
  5. Иностранная редкая книга: особенности изучения и описания.
  6. Редкая книга в экспозиции и на выставках.
  7. Сводные каталоги старопечатных книг кирилловского и гражданского шрифта.
  8. Информационные технологии в работе с редкими и ценными изданиями.
  9. Книжные памятники как краеведческий ресурс.
  10. Читатель отдела редкой книги: опыт исследования.
  11. Личные книжные собрания в фондах библиотек.
  12. Фонды редких и ценных книг и его использование в работе Научной библиотеки.
  13. Использование фонда редких книг в научной работе и учебном процессе вуза.

В рамках IV научно-практической конференции предусмотрена  культурная программа: посещение Музея редкой книги, зоологического музея, Ботанического сада Крымского федерального университета им. В. И. Вернадского, выезд на Южный берег Крыма.

Для своевременного формирования программы конференции и издания её материалов заявку на участие (форма заявки прилагается) и текст доклада  просим прислать в Оргкомитет не позднее   25 сентября 2017 года.

Демонстрационные материалы докладов представляются в виде электронных презентаций.

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ МАТЕРИАЛОВ КОНФЕРЕНЦИИ

Текст докладов до 15 страниц в формате Microsoft Word (* doc.).

Шрифт: Times New Roman, 14 pt., интервал 1,5, абзац отступ 1.25, выравнивание – по ширине,  для текстовых выделений используются курсив и полужирный шрифт, подчеркивания и разрядка нежелательны; поля – по 2 см с каждой стороны; ссылки делаются внутри текста в квадратных скобках по образцу [1, с. 27]. Полный список источников дается в конце работы под грифом «Список литературы» в алфавитном порядке. Статьи могут включать иллюстративный материал.  Рисунки должны быть вставлены в текст, а также высланы отдельными файлами с соответствующей нумерацией в названии (рис. 1, рис. 2 и т. п.).

Статьи должны содержать УДК (универсальная десятичная классификация, составляется с помощью библиографа в библиотеках). УДК размещается в верхнем левом углу документа. Название статьи пишется по центру полужирным шрифтом. Одна строка пропускается. На следующей строке полужирным шрифтом указываются фамилия, имя и отчество автора, обычным шрифтом – ученая степень и звание, должность и место работы (в скобках уточняются город и страна), телефон и адрес электронной почты.

Через строку даётся аннотация и ключевые слова на русском языке. Ещё через сроку – основной текст статьи, после выводов, с пропуском в одну строку, – список литературы на русском языке.

После списка литературы через две пустых строки дублируются название статьи, сведения об авторе, аннотация и ключевые слова – на английском языке. Через строку под заголовком References предлагается список литературы на английском языке (названия источников даются в двух вариантах – транслитерацией и переводом). Переведённое на английский язык название источника пишется в квадратных скобках (см. образец).

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ СТАТЬИ

УДК 281.9+323.35:351.853(477.75)

Биографические материалы об архиепископе Херсонском и Таврическом Иннокентии (Борисове) на страницах газеты «Одесский вестник» (по материалам 1856–1857 гг.)

Калиновский Владимир Витальевич,
кандидат исторических наук, старший преподаватель кафедры исторического регионоведения и краеведения Таврической академии ФГАОУ ВО «Крымский федеральный университет имени В. И. Вернадского»
(г. Симферополь, Республика Крым, Россия).
Тел.: +7 978 894-67-87, e-mail: [email protected]

В статье рассмотрены основные публикации ведущего печатного издания Новороссийского края – газеты «Одесский вестник», посвященные деятельности выдающегося иерарха Русской православной церкви архиепископа Иннокентия (Борисова). Названа тематика опубликованных материалов, демонстрирующая основные направления деятельности владыки: администрирование, общение с паствой, проведение праздничных и поминальных служб. Отмечен постоянный интерес архиепископа к Крыму.
Ключевые слова: архиепископ Иннокентий (Борисов), Херсонская и Таврическая епархия, «Одесский вестник», источниковедение.

Список литературы

  1. Погодин М. П. Венок на могилу высокопреосвященного Иннокентия, архиепископа Таврического / Сост. М. П. Погодин. – М., 1867. – С. 67–71.
  2. Буткевич Т. Иннокентий Борисов, бывший архиепископ Херсонский.– СПб., 1887.– 422 с.
  3. Левитский Н. М. Высокопреосвященный Иннокентий, архиепископ Херсонский и Таврический: [По поводу 100-летия со дня его рождения. 1800 – 15 дек. 1900 г.]. – М.,1904. – 153 с.

 

Biographical material of Archbishop Kherson and Taurida Innocent (Borisov) in the newspaper «Odessa Herald» (On materials in 1856–1857)

Kalinovsky Vladimir Vitalyevich,
Candidate of Historical Sciences, senior lecturer Historical Regional Studies and Local History Taurian Academy V. I. Vernadsky Crimean Federal University (Simferopol, Crimea Republic, Russia).
Tel.: +7 978 894-67-87, e-mail: [email protected]

 

The article describes the main publications of the leading printed edition of the Novorossia region – newspaper «Odessa Herald», dedicated to the work of the outstanding Hierarch of the Russian Orthodox Church, Archbishop Innocent (Borisov). The subject of published materials was named. The main trends of activities of the Lord demonstrating: administration, communication with congregation, celebrations and memorial worships. The continued interest of the Archbishop to the Crimea was noted.

Keywords: Archbishop Innocent (Borisov), Kherson and Taurida diocese, «Odessa Herald», source studies.

References

  1. Pogodin M. P. Venok na mogilu vysokopreosvjashhennogo Innokentija, arhiepiskopa Tavricheskogo [Wreath on the grave of his Eminence Innocent, Archbishop of Taurida] / Sost. M. P. Pogodin. – M., 1867. – P. 67–71.
  2. Butkevich T. Innokentij Borisov, byvshij arhiepiskop Hersonskij [Innocent Borisov, the former Archbishop of Kherson].– SPb., 1887.– 422 p.
  3. Levitskij N. M. Vysokopreosvjashhennyj Innokentij, arhiepiskop Hersonskij i Tavricheskij: [Po povodu 100-letija so dnja ego rozhdenija. 1800 – 15 dek. 1900 g.] [The most Reverend Innocent, Archbishop of Kherson and Taurida: [On the occasion of the 100th anniversary of his birth. 1800 – 15 Dec. 1900]. –  M.,1904. – 153 p.

 

ЗАЯВКА
на участие в работе
II   НАУЧНО-ПРАКТИЧЕСКОЙ КОНФЕРЕНЦИИ
«Книжные собрания региональных библиотек как часть культурного наследия страны»
г.  Симферополь, 5-7 октября 2017г.

1

Фамилия, имя, отчество

 

2

Город

 

3

Название организации (место работы)

 

4

Занимаемая должность

 

5

Ученая степень

 

6

Рабочий или контактный телефон

 

7

Адрес электронной почты

 

8

Темы доклада (выступления)

 

9

Необходимые технические средства (указать какие)

 

10

Дата и время прибытия

 

11

Дата и время отъезда

 

12

Бронирование гостиницы

Да/Нет

Контактная информация:

проспект Академика Вернадского, 4, г. Симферополь, Республика Крым, Россия, 295007  Тел.: (0652)54-52-61 [email protected]

Калмыкова Марина Михайловна, заместитель директора по научной работе Научной библиотеки ФГАОУ ВО КУФ имени. В. И. Вернадского.

Тел. +7 978 816 57 05; e-mail: [email protected]

Блохина Анна Валентиновна, главный библиотекарь отдела автоматизации и внедрения информационных технологий Научной библиотеки ФГАОУ ВО КУФ имени. В. И. Вернадского. e-mail: [email protected]

 

 

Информационное письмо | МИНИСТЕРСТВО СПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ. ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ
«НАЦИОНАЛЬНЫЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ФИЗИЧЕСКОЙ КУЛЬТУРЫ, СПОРТА И ЗДОРОВЬЯ ИМЕНИ П.Ф. ЛЕСГАФТА,
 САНКТ-ПЕТЕРБУРГ»
 
Уважаемые коллеги!
 
Приглашаем Вас принять участие в работе III Всероссийской научно-практической конференции «Физическая реабилитация в спорте, медицине и адаптивной физической культуре». Конференция будет проходить 16 – 17 июня 2017 года в НГУ им. П.Ф. Лесгафта, Санкт-Петербург. По адресу: Санкт-Петербург, ул. Декабристов, д. 35. Регистрация участников конференции 16 июня 2017 года с 09.00 до 09.45 (Актовый зал Университета).
 
Научные направления конференции:
 
1.                Подготовка и переподготовка кадров для совершенствования и развития направлений физической реабилитации в системе высшего и среднего профессионального образования.
2.                Физическая реабилитация, как важнейший компонент в системе медицинской реабилитации.
3.                Методы физической реабилитации в программах восстановления работоспособности спортсменов.
4.                Физическая реабилитация в работе с лицами, имеющими отклонения в состоянии здоровья.
5.                Современные разработки и технологии физической реабилитации. Научное обоснование применения методик физической реабилитации. 
6.                Нормативно-правовое обеспечение деятельности в области физической реабилитации.
7.                Мультидисциплинарный подход в реабилитации больных и инвалидов.
 
Программа конференции
 
Для подготовки программы конференции (пленарного и секционных заседаний) участникам необходимо представить заявки (срок: до 01 июня 2017 года (включительно)) с указанием темы доклада, научного направления, фамилии, имени, отчества докладчиков и т.д. (форма заявки представлена в Приложении 1).
Заявка присылается на e-mail: afk_conference@mail.ru в виде отдельного файла.
Пример названия файла: Иванов_Санкт-Петербург_заявка
 
 
 
Информация для участников конференции
По материалам конференции будет сформирован сборник трудов, которому будут присвоены УДК. Сборник планируется разместить в научной электронной библиотеке elibrary.ru и наукометрической базе РИНЦ (Российский индекс научного цитирования).
 
Окончание срока приема материалов для участия в конференции:
01 июня 2017 года
 
Сроки выхода сборника материалов конференции:
июнь 2017 года
Статьи объемом от 2 до 3 страниц принимаются в виде файла формата Ms Word, шрифт Times New Roman, 14 пт, интервал 1 строка; поля: верхнее, нижнее, слева, справа – 20 мм; текст форматируется по ширине, без переносов, красная строка – 1,25 см. Страницы текста не нумеруются. Сокращение слов допускается только после первоначального указания полного названия.
Статьи публикуются в авторской редакции. Работа должна быть тщательно отредактирована и содержать оригинальный материал, ранее не опубликованный.
В начале статьи указывается индекс УДК. Его можно самостоятельно найти на сайте: http://teacode.com/online/udc/
На следующей строке (выровнять по центру) пишется название статьи прописными буквами полужирным шрифтом; далее – полужирным шрифтом строчными буквами фамилия и инициалы автора(ов), следующая строка (строчным обычным шрифтом) – город, полное название учреждения, следующая строка – электронный адрес автора. Затем через интервал — все то же самое – на английским языке. Через интервал (выровнять по левому краю) – ключевые слова (не более 5-6 слов) на русском и английском языках.
Статья должна включать разделы: введение, организация и методы исследования, результаты исследования, обсуждение или заключение/выводы. В конце статьи список литературы (не более 5 источников), на которую даются ссылки по ходу текста цифрами в квадратных скобках, например [1]. Список использованной литературы представляется в конце статьи под заголовком «Литература» и оформляется в алфавитном порядке в соответствии с ГОСТ 7.1 – 2003.
Статья присылается в виде отдельного файла на e-mail: afk_conference@mail.ru.
Пример названия файла: Иванов_Санкт-Петербург_статья
(образец оформления статьи представлен в Приложении 2).
 
Статьи магистрантов и студентов принимаются в соавторстве с научным руководителем.
Оргкомитет конференции оставляет за собой право не рассматривать материалы, присланные после 01 июня 2017 года, а также не соответствующие требованиям к оформлению и обсуждаемым вопросам конференции.
Статьи в сборник принимаются бесплатнО. Сформированный по итогам конференции сборник статей (в формате PDF), будет выслан авторам на e-mail, указанный в заявке.
 
Приложение 1
Заявка
на участие в работе III Всероссийской научно-практической конференции
«Физическая реабилитация в спорте, медицине
и адаптивной физической культуре».
Санкт-Петербург, 16 июня 2017 года
1.     Ф.И.О. участника (полностью)

2.     Место работы

3.     Должность

4.     Ученая степень, звание

5.     Телефон участника

6.     Email

7.     Вид участия (с докладом, без доклада)

8.     Научное направление конференции

9.            Тема доклада
 

10.             Согласие на публикацию и размещение материалов в системе РИНЦ (да, нет)

 
Дата заполнения «___» ________ 2017 года
Заявки принимаются до 01 июня 2017 года
Заявка присылается на e-mail: afk_conference@mail.ru в виде отдельного файла.
Пример названия файла: Иванов_Санкт-Петербург_заявка
 
Для иногородних участников командировочные расходы за счет командирующей стороны, бронирование гостиницы осуществляется самостоятельно участником конференции.
 
Реквизиты конференции:
Телефон Института АФК: (812)714-67-71,
Кафедра Физической реабилитации: 714-79-89
Факс: (812) 714-49-13
Электронный адрес: afk_conference@mail.ru
Контактные лица: Ладыгина Елена Борисовна (812)714-79-89
                                Шевцов Анатолий Владимирович (812)714-79-89
Приложение 2
Образец оформления статьи:
УДК 123.456
Научно-методическое обеспечение сборных команд по паралимпийским видам спорта
Иванов И.И.
НГУ им. П.Ф. Лесгафта, Санкт-Петербург
[email protected]
 
Scientifd Methodological Support of Paralympic Sports
Ivanov I.I.
NSU of P.F. Lesgafta St.-Petersburg, Russia
[email protected]
 
Ключевые слова: научно-методическое обеспечение, сборные команд, спортивная подготовка, комплексные научные группы
Keywords: scientific and methodological support, national teams, sports training, complex scientific group
 
…… текст статьи……..
 
Образец оформления литературы:
 
Литература:
1. Анохин, П.К. Методологический анализ узловых проблем условного рефлекса / П.К. Анохин // Очерки по физиологии функциональных систем. – Москва : Медицина, 1975. – С. 263–264.
 
 
 
Статья присылается на e-mail: afk_conference@mail.ru в виде отдельного файла.
Пример названия файла: Иванов_Санкт-Петербург_статья
 
 
Внимание!
За правильность перевода названия статьи и ключевых слов на английский язык
персональную ответственность несет автор статьи
 
 
 

Как написать деловое письмо

Всегда учитывайте свою аудиторию при подготовке делового письма. Не говорите в письме то, что вы не сказали бы человеку в личной беседе, и не записывайте в письменной форме ничего, что впоследствии могло бы смутить вас или вашу компанию, побудить вас или вашу компанию к чему-то, что вы могли бы не могут быть выполнены или использованы против вас (или вашей компании) в будущем. Объясните технические термины и процедуры, которые получатель может не понимать или не знать, но предоставьте столько информации, сколько человек сочтет полезной.Пишете ли вы своему непосредственному руководителю, должностному лицу компании, в которой вы работаете, или недовольному сотруднику, будьте уважительны и профессиональны.

Подробнее как выложить письмо.

Содержание (тело) делового письма состоит из пяти основных частей: (1) ссылка , (2) причина для написания , (3) описание прилагаемых документов (при необходимости), ( 4) заключительное слово и (5) некоторая ссылка на будущий контакт .

Ссылка

Первый элемент сообщает получателю, к чему относится ваше письмо:

Со ссылкой на вашу рубричную рекламу в…

Со ссылкой на ваше письмо от 19 th Июнь…

Что касается нашего телефонного разговора вчера днем…

Этот элемент важен как начало, потому что может пройти несколько дней (или недель), прежде чем ваше письмо будет доставлено, и он предоставляет получателю контекст вашего письма или обновляет его или ее разум.

Причина написания

Затем укажите причину написания:

Я пишу, чтобы узнать о вашем предложении…

Я пишу, чтобы подтвердить доставку…

Если вы хотите что-то попросить, будьте конкретны и скромны:

Не могли бы вы продлить мой срок…?

Буду признателен, если вы пришлете мне обзорную копию вашего нового видео.

Если вы соглашаетесь на запрос, будьте конкретны и любезны:

Я буду рад поговорить с вашей организацией о…

Если вы отказываетесь, будьте признательны:

Спасибо за приглашение говорите, но…

Письма «Плохие новости» — одни из самых сложных для написания, и важно, чтобы вы использовали правильный тон:

К сожалению, я несущий печальные новости…

Я боюсь, что у меня плохие новости.

Если вы пишете кому-то в своей компании, также уместно использовать строку Re: в верхней части письма.

Приложенные документы

Предоставив всю необходимую информацию:

  • прямо заявите, что вы прилагаете документы (если да),
  • сообщите получателю, сколько отдельных документов вы отправляете, а
  • объясните, что это такое и Как они соотносятся с темой вашего письма:

Я прилагаю свой счет, в котором указаны подробные сведения…

или, более формально,

Прилагаю копию вашего письма…

Подробнее прилагаемые документы см .: необязательные элементы для деловых писем.

Заключительное слово

В своем заключительном слове уместно:

  • заранее поблагодарить получателя за помощь,
  • предложить дальнейшие услуги, если это необходимо, или
  • резюмировать важные моменты вашего письма :

Заранее благодарим вас за помощь с…

Если я могу предоставить дополнительную информацию, не стесняйтесь…

Я надеюсь, что эта информация поможет вам…

Если вы ожидаете получатель, чтобы инициировать следующий контакт, скажем так:

Я с нетерпением жду вашего ответа…

Я с нетерпением жду нашей встречи на следующей неделе…

Я с нетерпением жду встречи с вами в следующую пятницу.

Инициирование будущего контакта

На этом этапе, если вы ожидаете, что получатель ответит вам определенным образом (например, если вы просите человека отправить вам документ), укажите в своем письме, как вы его ожидаете. или она ответит:

  • Если вы хотите, чтобы этот человек позвонил вам, и используете фирменный бланк компании, номер телефона компании, вероятно, будет на бланке, но также укажите свой добавочный номер или прямой номер офиса, если он у вас есть.
  • Если вы хотите, чтобы документ был отправлен вам по факсу или электронной почте, вы также должны указать этот номер или подтвердить этот адрес электронной почты. Эта контактная информация при необходимости должна быть частью заголовка.
  • Если вам определенно нужен ответ от получателя, вы можете приложить конверт с обратным адресом и маркой для его или ее удобства и указать этот факт. Это показывает как ваше внимание, так и ваше желание получить ответ.

Вычитка письма

Перечитайте письмо еще раз, проверяя на предмет опечаток, орфографических ошибок, грамматических проблем, а также элементов или информации, которые вы пропустили.Если вы использовали программу проверки орфографии на своем компьютере (как следует), обязательно ищите пропущенные слова (особенно грамматические элементы), а также типографские или орфографические ошибки, которые привели к правильному, но неверному слову.

Примеры деловых писем

Подобно тому, как существует стандартная форма деловых писем, в которой указывается информация, которая должна быть включена практически в каждое деловое письмо, существуют также формулы, определяющие содержание конкретных деловых писем.Некоторые типы деловых писем написать сложнее, чем другие, но по мере того, как вы приобретете опыт написания писем, вы обнаружите, что знание того, что сказать и как это сформулировать, во многом является делом здравого смысла.

Вот пример бизнес-запроса:

А вот дополнительные шаблоны для написания бизнес-письма:

  • Шаблон (1): Первое напоминание о неоплаченном счете

  • Шаблон (2) : Представление нового коллеги

Подробнее о Дополнительные элементы для деловых писем.

Вернуться к Деловая переписка.

Вас также может заинтересовать:

Как оформить письмо

Как написать заявление об увольнении

Подробнее см. Типы делового письма

Письма

Письма

Раздел 2.5

Письма

Используйте письма для общения за пределами вашей организации. Принимая во внимание, что меморандум является основным средством общения в рамках организации, письма часто используются для общения с людьми за ее пределами, особенно в формальных и полуформальные контексты.

Письма являются неотъемлемой частью любого делового и технического общения, потому что они больше формальный и надежный, чем электронная почта, и более точный и постоянный, чем телефонные или личные разговоры.

Типы писем

Как и меморандумы, письма выполняют множество функций в научно-технической коммуникации. В Ниже приведены некоторые из наиболее распространенных типов писем, написанных людьми в технических областях.

Письма о приеме на работу

Письма о принятии

Сопроводительные письма

Письма-запросы

Техническо-информационные письма

Рекомендательные письма

Формат письма

Если в вашей организации есть особый стиль для деловых писем, следуйте этому формату.В противном случае следуйте руководящие принципы, представленные здесь.

Деловые письма обычно форматируются как полные блоки, причем каждая строка начинается с левого поля. и обычно фирменный бланк вверху страницы или в формате модифицированного блока с заголовок и закрытие выровнены по центру страницы.

Элементы письма

Деловые письма содержат следующие элементы:

Заголовок

Дата

Адрес получателя

Приветствие

Тело

Закрытие

Концевые обозначения

Товарная позиция

Если вы используете бланки на бланках, укажите дату только на две строчки ниже нижней части фирменный бланк.Назовите месяц по буквам.

Если вы не используете бланки, начните со своего полного адреса (города, улицы и почтового индекса) 1 до 1½ дюйма от верха страницы. Обозначьте адреса по буквам, например Street , Avenue и West . Название штата может быть сокращенно с использованием двухбуквенных заглавных букв обозначений Почтовой службы США. Включите дату выровненный слева с адресом, с указанием названия месяца.

Адрес получателя

В двух-четырех строках под датой разместите следующие элементы:

  • Титул получателя (например, Mr., г-жа , или Dr. ) и ФИО (адрес женщины, не имеющей профессионального назовите Мисс , если вы не знаете, что она предпочитает Мисс или Мисс ; если у получателя нет титула, и вы не уверены в его или ее поле, опустите название).
  • Должность получателя, если необходимо.
  • Название компании или учреждения, если необходимо.
  • Полный адрес в том же формате, что и адрес в заголовке.

Адрес получателя всегда выравнивается по левому краю.

Приветствие

Поместите приветствие на две строки ниже адреса получателя. Приветствие начинается со слова Уважаемый , продолжается титулом и фамилией получателя и заканчивается двоеточием. Если вы не знаете пол получателя, а получатель знает не иметь профессионального звания, опустите титул и вместо этого используйте и имя, и фамилию в приветствие ( Уважаемый Лесли Перельман: ).Если вы не знаете имя получателя письмо, обратитесь в отдел, в который вы пишете ( Уважаемая служба технической поддержки: ). Избегать приветствия, такие как Уважаемый господин или госпожа: .

Кузов

Начните букву через две строки после приветствия. Абзацы основного текста должны быть через один интервал. с двойным пробелом между абзацами. (Допускается отступ в первой строке каждого абзаца но он более неформальный, чем стиль без отступов.)

Будьте краткими, прямыми и внимательными.Укажите цель письма в Первый абзац. Включите вспомогательную информацию в один или два абзаца и завершите свое письмо с кратким абзацем, которое одновременно свидетельствует о доброй воле и выражает то, что необходимо сделать следующий.

Если для письма требуется более одной страницы, убедитесь, что на нем есть как минимум две строки основного текста. последняя страница. Никогда не используйте всю страницу только для закрытия. Вторая страница и все последующие страницы должен включать заголовок с именем получателя, датой и номером страницы.

Заключительная фраза

Напишите приветственную заключительную фразу на две строки ниже последнего основного абзаца. Ваш С уважением, С уважением, или С уважением — общие окончания для профессиональные письма. Сделайте первую букву первого слова слова заглавной. ваше приветственное закрытие и завершите приветственное закрытие запятой.

На четыре строки ниже заключительной фразы напишите свое полное имя. Если вы пишете в официальном качестве который не включен в фирменный бланк, напишите свой заголовок в следующей строке.Ваша подпись идет над вашим напечатанным именем.

Концевые обозначения

В конце последней страницы делового письма в конце может быть указано, кто напечатал письмо. прилагаются ли к письму какие-либо материалы и кто получает копию письма.

Инициалы машинистки строчными буквами следуют за инициалами автора заглавными буквами и двоеточие или косую черту ( LCP: ecb или LCP / ecb ).

Обозначение корпуса — Корпус: , Encl. или Прил. — оповещения получатель этого дополнительного материала (например, резюме или техническая статья) прилагается к письму. Вы можете идентифицировать корпус или указать сколько там штук.


Приложение: статья И. В. Вайтца .

Encl. (2)

Прил. (2)


В дополнение к обозначениям вложений всегда указывайте свои вложения явно в тексте письмо.

Обозначение копии ( cc: ) позволяет получателю письма знать, кто еще получает копию.Поместите каждого получателя копии в отдельную строку.


куб.см: Доктор Мария Лопес
г-н Уильям Астлей


## Буквы ##

[На главную | Оглавление | Хронология написания | Индекс | Помощь | Кредиты]

Как написать свое имя, адрес электронной почты и адрес по телефону — Фонетические алфавиты НАТО и Western Union

Вы сказали «Бук» или «Персиковое дерево»? Был ли это мистерГота или мистер Года? S-T-E-V-E-N или S-T-E-P-H-E-N? Путь пиратов или Путь пилота?

Если вам нужно написать по телефону такую ​​информацию, как ваше имя, адрес электронной почты или адрес, используйте фонетический алфавит НАТО или фонетический алфавит Western Union. Эти алфавиты — также называемые орфографическими алфавитами — заменяют 26 букв английского алфавита 26 кодовыми словами. A заменяется на Alpha. B заменяется на Bravo. C заменяется на Чарли и так далее.

В этом посте я расскажу о фонетических алфавитах НАТО и Western Union и приведу несколько примеров написания вашего имени, электронной почты и адреса по телефону.

Фонетический алфавит НАТО. Иллюстрация Джеффа Шибасаки / Пробелы в культуре. Послушайте, как произносится фонетический алфавит НАТО. Аудио Джеффа Шибасаки / Культурные пробелы.

Фонетический алфавит НАТО также известен как Орфографический алфавит ИКАО. Международная организация гражданской авиации (ИКАО) впервые разработала орфографический алфавит в 1950-х годах, а позже он был принят НАТО. Вы тоже можете его использовать!

Сегодня фонетический алфавит НАТО используется для радиосвязи в авиационной и морской промышленности.Он также используется военными и полицией, телефонистами, бизнесменами и всеми остальными.

В дополнение к 26 кодовым словам, присвоенным английским буквам, фонетический алфавит НАТО также имеет руководство по произношению цифр:

  • 0 (zee-ro)
  • 1 (wun)
  • 2 (тоже)
  • 3 (дерево)
  • 4 (fow-er)
  • 5 (fife)
  • 6 (шесть)
  • 7 (sev-en)
  • 8 (ait)
  • 9 (девятка)

Как использовать кодовые слова

  • Произнесите букву и ее кодовое слово, используя как (e.г. Z как в зулусском).
  • Произнесите букву и ее кодовое слово, используя , например (например, Лас, как Лима).
  • Произнесите каждое кодовое слово (например, Alpha. Yankee. Alpha).

Примеры

Абонент A: Как вы пишете свою фамилию?
Caller B: S-H-I-B, как браво. А-С, как сьерра. А-К-Я.

Абонент A: Какой ваш адрес?
Абонент B: 678 Шеклфорд Драйв. Это S как Sierra. Н как отель. A-C-K-L-E-F-O-R-D Привод. Шеклфорд Драйв.

Абонент A: Какой у вас номерной знак?
Абонент B: Лима.Фокстрот. Янки. Найнер. Файф. Восемь. Шесть.

Фонетический алфавит Western Union. Иллюстрация Джеффа Шибасаки / Пробелы в культуре. Послушайте, как произносится фонетический алфавит Western Union. Аудио Джеффа Шибасаки / Культурные пробелы.

Фонетический алфавит Western Union предшествует фонетическому алфавиту НАТО и идеально подходит для тех, кто считает кодовые слова НАТО слишком воинственными.

Примеры

Абонент A: Какой у вас адрес электронной почты?
Абонент B: j_doe @ gmail.com. Это J как Джон. Подчеркивать. Мне нравится Денвер. O-E-at-gmail.com.

Абонент A: Какой у вас город?
Абонент B: Смирна. Это S, как в Sugar. М как у Мэри. Y-R-N, как в Нью-Йорке. A.

Абонент A: Какой ваш домашний адрес?
Абонент B: два. Восемь. Шесть. Бобровая Руин-Роуд. Это Б, как в Бостоне. E-A-V, как Виктор. Э-Р. Бобр. Руин пишется R-U-I-N, как Нью-Йорк.

Вы только что научились писать информацию по телефону с помощью фонетических алфавитов НАТО и Western Union.Уменьшите вероятность ошибок и сделайте звук более профессиональным, приняв один из этих алфавитов, когда вам нужно записать информацию по телефону.

Как написать (и отформатировать) официальное письмо

Написано Scribendi


Советы по написанию официального письма

В современном обществе, основанном на электронной почте, необходимость писать официальное письмо возникает редко. Тем не менее, иногда по-прежнему необходимо представить официальное письмо для получения информации, подачи заявки на академическую программу или работу, написать письмо с жалобой или просто выразить свое мнение эффективным и последовательным образом.

1. Будьте кратки

Укажите цель вашего официального письма в первом абзаце и не отклоняйтесь от темы. Старайтесь избегать цветистого языка или длинных слов. Письмо должно быть кратким и по существу. Этот отрывок из книги Странка и Уайта Элементы стиля (4 -е издание ) дает идеальное практическое правило:

Энергичное письмо лаконично. Предложение не должно содержать ненужных слов, абзац — ненужных предложений по той же причине, по которой рисунок не должен содержать ненужных линий, а машина — ненужных частей.Это требует не того, чтобы писатель делал все предложения короткими или избегал всех деталей и рассматривал темы только в общих чертах, но чтобы каждое слово говорило.

Короче говоря, это означает, что каждое написанное вами слово должно служить определенной цели. Подумайте, какие слова необходимы, а какие нет.

2. Используйте подходящий тон

Деловое или официальное письмо должно быть написано немного более формальным тоном, чем ваш повседневный язык. Избегайте следующего: сленга и жаргона; сокращения, такие как Я , не могу , это ; и расплывчатые слова, такие как хорошо и хорошо .Будьте вежливы и уважительны, даже если вы жалуетесь. Взгляните на наш пример официального письма, чтобы увидеть, какой тон подходит.

3. Корректура

Корректура так важна. Написав официальное письмо, внимательно проверьте грамматику и орфографию. Воспользуйтесь средством проверки орфографии на своем компьютере, а затем перечитайте письмо самостоятельно, поскольку средство проверки орфографии не улавливает каждую ошибку . При необходимости используйте словарь. Проверьте грамматику и пунктуацию на правильность, а также убедитесь, что предложения полны.

Было бы неплохо попросить кого-нибудь еще вычитать ваше официальное письмо, даже после того, как вы это сделали, , поскольку легко упустить ошибки в том, что вы читали много раз. Если это официальное письмо достаточно важно для вас, чтобы написать его, не торопитесь с его заполнением. Ошибки уменьшат влияние утверждения или впечатления, которое вы пытаетесь произвести.

4. Используйте правильный формат и представление

Помните, что первые впечатления остаются на потом.Для официального письма используйте высококачественную бумагу и подходящий конверт. Убедитесь, что к получателю правильно обращаются и что его или ее имя написано правильно. Не менее важно — не забудьте подписать письмо! Ознакомьтесь с нашей электронной книгой по написанию писем, в которой есть несколько примеров официальных писем. Вы также можете найти бесплатные шаблоны в Интернете.

Как отформатировать официальное письмо

Соблюдение стандартных правил составления хорошего официального письма и его привлекательное представление поможет убедиться, что получатель серьезно отнесется к вашим мыслям и уделит им внимание и внимание, которых они заслуживают.Вот несколько советов по форматированию:

Товарная позиция

Заголовок состоит из вашего адреса (но не имени) и даты. Номера телефонов и адреса электронной почты здесь обычно не указываются, но они допустимы. При использовании блочного формата заголовок располагается в верхнем левом углу страницы.

123 Elm Ave.
Treesville, ON M1N 2P3
23 ноября 2008 г.

Внутренний адрес

Внутренний адрес состоит из имени и адреса человека, которому вы пишете.Вам следует попытаться адресовать официальное письмо конкретному человеку, но если вы не знаете его или ее имени, постарайтесь хотя бы указать его или ее титул. Этот адрес обычно помещается на четыре строки ниже заголовка, если используется текстовый редактор, или на одну строку под заголовком, если письмо написано от руки.

Г-н М. Лиф (имя)
Начальник производства сиропа (титул)
Old Sticky Pancake Company
456 Maple Lane
Forest, ON 7W8 9Y0

Приветствие

Пропустите одну строку после внутреннего адреса и введите приветствие.Ваш выбор приветствия зависит от того, знаете ли вы предполагаемого получателя официального письма. Самое обычное приветствие —

Уважаемый

, за которым следует имя человека, разделенное двоеточием. Если вы не знаете, к кому обращаетесь, к мужчине или к женщине, вы можете начать с

.

Уважаемый господин или госпожа:

снова с двоеточием.

г-жа

можно использовать, если вы не знаете семейное положение женщины. Кроме того, если у человека есть особый титул, например

Доктор.

убедитесь, что вы его используете. Вот несколько примеров каждого приветствия:

    • Уважаемый господин Багажник:
    • Уважаемая госпожа Рут:
    • Уважаемая госпожа Бранч:
    • Уважаемый доктор Желудь:

Кузов

Пропустить одну строку после приветствия и начать текст официального письма. Это основная часть письма. Помните о правилах, изложенных выше, относительно краткости и последовательности. Лучше всего использовать короткие, четкие и логичные абзацы, чтобы описать свой бизнес.

Закрытие и подпись

Это конец письма. Пропустите одну строку после последнего абзаца текста письма и введите закрытие. Только первое слово закрытия должно быть написано с заглавной буквы. Он разделен запятой. Оставьте несколько строк после закрытия и введите (или распечатайте) свое имя. Ваша настоящая собственноручная подпись должна быть вставлена ​​между этими двумя печатными строками, сделанными чернилами.

С уважением,

Эзра Твиг

Ваша напечатанная подпись знаменует конец вашего письма, и пока вы можете написать приписку (P.S.), содержащую дополнительную информацию, все относящиеся к делу подробности лучше включить в текст самого письма, чтобы ничего случайно не упустить.

Заключение

Теперь, когда ваше официальное письмо написано, прочтите его полностью, чтобы убедиться, что вы изложили свои соображения полностью и точно. Затем он готов к отправке получателю!


Источник изображения: halfpoint / envato.elements.com


Сделайте каждое слово на счету.Нанять профессионального корректора.


Об авторе

Штатные редакторы Scribendi работают с писателями со всего мира, чтобы улучшить свои тексты. Они знают, что ни одно произведение не обходится без профессионального редактирования, и им нравится видеть, как хороший текст превращается в отличный. Штатные редакторы Scribendi не имеют себе равных как по опыту, так и по образованию, коллективно отредактировав миллионы слов и получив почти 20 ученых степеней.Они любят пить напитки с кофеином, читать книги разных жанров и отдыхать в тихих, тускло освещенных помещениях.

форматов деловых писем | Примеры форматов деловых писем [Шаблоны]

Форматирование деловых писем

В наши дни общение — это отправка электронной почты, набор текстовых сообщений или подключение через социальные сети. Составление настоящего письменного делового письма и проверка правильности формата делового письма может показаться устаревшим, но все же это остается более важным, чем когда-либо, для владельцев малого бизнеса.

Если вам нужно написать сопроводительное письмо, чтобы убедить кого-то прочитать отчет, представиться потенциальному клиенту или выразить благодарность, хорошо составленное деловое письмо может отличиться. Письменные письма остаются важной — и, возможно, даже решающей — частью коммуникационной стратегии каждого владельца малого бизнеса.

Различные исследования показали, что бумажные коммуникации могут быть более запоминающимися и полезными, чем те, что показаны на экранах, таких как электронная почта. Поскольку американские офисные работники получают в среднем 121 электронное письмо в день, письмо также может выделяться, когда оно доставляется через ваш почтовый ящик, а не через ваш почтовый ящик.(Некоторые эксперты, в том числе эксперт по деловому этикету Жаклин Уитмор, также утверждают, что рукописные письма для деловых целей даже более эффективны, чем печатные.)

Настоящее деловое письмо демонстрирует приверженность, потому что автор достаточно заботился о рассматриваемом вопросе, чтобы сесть и положить чернила на бумагу. Письма демонстрируют уровень профессионализма и класс. Они также предоставляют письменный отчет о том, что выяснилось, что обе стороны могут хранить в архиве. Иногда события, которые отмечаются буквами, настолько важны для компании, что становятся ценными сувенирами.

Деловые письма по-прежнему имеют значение, но они могут навредить вашей профессиональной репутации, если содержат орфографические и грамматические ошибки. Неправильно оформленное деловое письмо также может указывать на то, что автор неопытен, непрофессионален или не разбирается в деталях — это первое (или второе) впечатление, которое владельцы бизнеса не хотят производить.

Таким образом, для каждого владельца малого бизнеса важно знать, как правильно составить и отформатировать профессионально оформленное деловое письмо.Типы форматов деловых писем могут включать в себя сопроводительные письма, благодарственные письма, письма с жалобами, корректировочные письма и многое другое в зависимости от деловой ситуации.

Типы форматов деловых писем

Общие типы деловых писем включают:

  • Сопроводительные письма. Сопроводительное письмо, отправляемое вместе с посылкой, отчетом или другим предметом, должно описать то, что прилагается, и дать описание того, что получатель должен с этим делать.
  • Благодарственные письма. Они могут быть полезны для нетворкинга и построения отношений. Не стоит просто писать «Спасибо за» и останавливаться на достигнутом. Расскажите подробнее о том, что они сделали и как это помогло вам, а затем завершите свое выступление вторым выражением благодарности.
  • Письма-жалобы. Ключ к этим типам писем состоит в том, чтобы продемонстрировать, что вы недовольны, без чрезмерной злости. Подскажите, как получатель письма может исправить ситуацию.
  • Буквы регулировки. Это ответ на письмо с жалобой. Суть в том, чтобы отвечать скромно и предлагать возможные решения. Вы хотите избежать сжигания мостов и вместо этого использовать свой ответ как инструмент для построения отношений.
  • Письма с плохими новостями. Ключ к письмам с плохими новостями — смягчить удар. В деловой переписке ценится прямолинейность. Но при написании писем с плохими новостями лучше всего напомнить получателю о том, что на самом деле работает в ваших деловых отношениях, прежде чем сообщать ему плохие новости.
  • Благодарственные письма. Они предназначены для подтверждения того, что вы получили товар от кого-то или что вы знаете о факте или ошибке, на которые он указал. Сообщите получателю, когда вы получили посылку или информацию, а затем поблагодарите его за это.
  • Заметки Часто используемые для распространения важных новостей и директив внутри компании. Смысл заметок — быть быстрым и точным при общении.
  • Поздравительные письма. Смысл этих типов букв в том, чтобы оставаться в курсе и избегать чрезмерных или насмешливых звуков.Опишите, что побудило вас отправить поздравление и положительный отзыв, который вы уже слышали. Письмо должно быть кратким.
  • Ответные письма. Речь идет об объяснении или перечислении того, как был выполнен запрос.
  • Письмо-запрос. Ключевым моментом в таких письмах является просьба о помощи, не унижаясь и не проявляя чрезмерных эмоций. Внимательно посмотрите на прилагательные, которые вы используете в письме.
  • Рекламные письма. Эти письма требуют сильного призыва к действию или крючка в начале, чтобы получатель продолжал читать и обнаруживал преимущества того, что вы продаете.Обязательно предоставьте информацию, чтобы они могли легко ответить.
  • Заявления об увольнении. Это уведомление о том, что вы покидаете должность, указание последнего дня работы и объяснение причин вашего увольнения.

Вот основы, которые вам нужно знать, когда дело доходит до написания делового письма:

Примеры формата деловых писем

Допустим, Таня Смит, генеральный директор Acme Corp. в Миннеаполисе, хочет отправить письмо в NewTech из Сан-Хосе, Калифорния, с просьбой о бесплатной консультации по облачному программному обеспечению для управления продажами NewTech.Что Смит нужно указать в письме? Как оформить ее деловое письмо?

Части делового письма

Большинство экспертов сходятся во мнении, что деловое письмо должно состоять как минимум из следующих семи частей:

  1. Адрес отправителя. Вы не хотите, чтобы получателю приходилось искать ваш адрес, чтобы написать ответ. Также можно указать номер телефона и адрес электронной почты.
  2. Дата. Это должно быть сразу видно, когда письмо было написано.Таким образом, получателю будет легче напомнить, когда и почему было написано письмо, особенно если оно было связано с определенным событием или деловой ситуацией.
  3. Адрес получателя. Вы не хотите, чтобы вашему помощнику приходилось искать адрес для отправки письма (или вы не хотите, чтобы вам приходилось искать адрес снова).
  4. Приветствие. «Для кого это может касаться» — верный способ положить ваше письмо в корзину для бумаг. Важно указать имя в адресе получателя и приветствовать, даже если вам нужно позвонить в компанию или выполнить поиск в LinkedIn, чтобы узнать, кому должно быть отправлено письмо.
  5. Кузов. Обычно разумно оставаться профессионалом и переходить к делу. Как и в любом другом общении, ясность и краткость лучше всего отражаются на писателе.
  6. Закрытие / подпись. Подпись придает индивидуальный характер письму, точно показывает, от кого оно и что вы одобряете содержание письма.
  7. Корпуса. Важно иметь список любых дополнительных предметов, приложенных к деловому письму, на случай, если получатель потеряет их.

Интервалы и форматы шрифтов

Презентация также важна, когда дело касается выражения профессионализма в деловом письме. Эмпирическое правило здесь заключается в том, что полезность и удобочитаемость важнее индивидуальности. Вы не отправляете письмо старому другу по колледжу — вы занимаетесь бизнесом. Вот правила использования интервалов и шрифтов, которые обычно встречаются в деловом письме:

Выравнивание. Все правильные деловые письма должны быть выровнены по левому краю. На протяжении десятилетий распространено мнение, что такое выравнивание лучше всего для удобочитаемости.

Расстояние. Буквы должны быть разделены между предложениями через один интервал, чтобы освободить место на странице. Включите четыре разрыва строки между заключительным предложением или абзацем письма и вашим напечатанным именем, чтобы оставить место для вашей подписи.

Шрифт. Стандартный стиль шрифта — Times New Roman, размер 12, хотя допустимы и другие широко используемые шрифты, такие как Arial и Helvetica. Читаемость имеет решающее значение, когда дело доходит до шрифтов, поэтому избегайте творческих подходов и использования трудночитаемых готических или курсивных шрифтов.Если в теле письма не хватает места на одной странице, лучше сократить его, чем уменьшить размер шрифта.

Наценка. Большинство экспертов сходятся во мнении, что лучше всего подходят поля в 1 дюйм, поскольку они увеличивают пространство, хотя вам, возможно, придется освободить место для фирменного бланка, если вы его используете. (Подробнее о фирменных бланках см. Ниже.)

Форматы блоков и форматов с отступом

С отступом или без отступа? Вот в чем вопрос. Это действительно вопрос того, насколько формальным вы хотите, чтобы письмо выглядело.Например, вы можете захотеть, чтобы формат блока отображал формальность, если вы на что-то жалуетесь, но полублок может придать благодарственный вид приятному, «формальному» виду в благодарственном письме, особенно если это кто-то, кого вы уже знаете.

Обычно используются три стиля: блок, модифицированный блок и полублок. Вернемся к нашему примеру, когда Смит писал Уайльда. Вот как ее письмо будет выглядеть в каждом из трех форматов: форматирование блока, форматирование измененного блока и форматирование полублока.

Форматирование блока

Г-жа Таня Смит, генеральный директор
Acme Corp.
12345 Acme Ave,
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368

1 июня 2018 г.

Г-н Оскар Уайльд, вице-президент по продажам
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Уважаемый мистер Уайлд:

Мне нужна бесплатная консультация по облачному программному обеспечению для управления продажами NewTech. Acme Corp. — быстрорастущий производитель (годовой рост выручки 20% за последние пять лет).Мы хотим продолжать расти, и программное обеспечение NewTech кажется продуктом, который может вывести нашу команду продаж на новый уровень. Я хочу вместе с вами выяснить, подходит ли программное обеспечение NewTech для компании Acme.

Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами при первой же возможности.

С уважением,

Таня Смит, генеральный директор

Корпуса: брошюра Acme Corp.

Обратите внимание, что это более формальный тип делового письма: без отступов, все находится слева.Если вы сомневаетесь, насколько формальным должно быть письмо, вероятно, лучше перестраховаться и использовать блочный формат.

Форматирование модифицированного блока

Г-жа Таня Смит, генеральный директор
Acme Corp.
12345 Acme Ave,
Миннеаполис, Миннесота 55410
(612) 555-2368
1 июня 2018 г.

Г-н Оскар Уайльд, вице-президент по продажам
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Уважаемый мистер Уайлд:

Мне нужна бесплатная консультация по облачному программному обеспечению для управления продажами NewTech.Acme Corp. — быстрорастущий производитель (годовой рост выручки 20% за последние пять лет). Мы хотим продолжать расти, и программное обеспечение NewTech кажется продуктом, который может вывести нашу команду продаж на новый уровень. Я хочу вместе с вами выяснить, подходит ли программное обеспечение NewTech для компании Acme.

Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами при первой же возможности.

С уважением,

Таня Смит, генеральный директор

Корпуса: брошюра Acme Corp.

Обратите внимание, что углублений по-прежнему нет, но не все выровнено по левому краю.Просто это немного менее формально. В этом случае Смит, возможно, будет разумнее придерживаться формата блока, но она может переключиться на модифицированный блок, когда у нее появятся рабочие отношения с Уайльдом.

Полублочное форматирование

Г-жа Таня Смит, генеральный директор
Acme Corp.
12345 Acme Ave,
Миннеаполис, Миннесота 55410
(612) 555-2368
1 июня 2018 г.
Г-н Оскар Уайлд, вице-президент по продажам
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Уважаемый г-н.Уайльд:

Мне нужна бесплатная консультация по облачному программному обеспечению для управления продажами NewTech. Acme Corp. — быстрорастущий производитель (годовой рост выручки 20% за последние пять лет). Мы хотим продолжать расти, и программное обеспечение NewTech кажется продуктом, который может вывести нашу команду продаж на новый уровень. Я хочу вместе с вами выяснить, подходит ли программное обеспечение NewTech для компании Acme.

Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами при первой же возможности.

С уважением,

Таня Смит, генеральный директор

Корпуса: Acme Corp.брошюра

Обратите внимание, что это в значительной степени блочный формат, но абзацы имеют отступы. Если вы обсуждаете, использовать ли блочный или модифицированный блочный формат (или просто ненавидите смотреть абзацы без отступов), полублок — хороший компромисс.

Тон для форматирования деловых писем

Помимо формата, тон письма может иметь решающее значение, если оно предназначено для достижения ваших бизнес-целей или, по крайней мере, для того, чтобы к вам относились серьезно.Вот несколько важных советов по установке подходящего тона в письме:

  • Не производите впечатление высокомерного или хвастливого.
  • Сделайте свой тон разговорным, но профессиональным.
  • Как правило, лучше перейти к делу как можно быстрее. Как любил говорить Бенджамин Франклин: «Время — деньги».
  • При написании писем с жалобами используйте формальный тон, чтобы выразить недовольство, но тон не должен быть откровенно злым. «Сначала мы были рады подписаться на ваше программное обеспечение для управления продажами, но были разочарованы, обнаружив, что…» Кратко опишите проблему, а затем объясните, как вы в идеале хотели бы ее решить.
  • При написании писем, содержащих плохие новости, сохраняйте лаконичный и профессиональный тон делового письма, но также будьте внимательны к чувствам читателя. Вы же не хотите сжигать мосты. Это тот случай, когда вы не хотите быстро переходить к делу. Вы хотите смягчить удар: «Мы были рады узнать об интересе вашей компании к программному обеспечению для управления продажами». Важно проявить серьезность и попытаться убедить получателя увидеть вашу точку зрения: «Мы тоже быстрорастущая компания, поэтому у нас, к сожалению, пока нет ресурсов, чтобы предоставить бесплатную консультацию каждому потенциальному клиенту.”Закройтесь с доброй волей, а также потенциальным решением. «Мне очень жаль, что у нас нет бесплатных консультаций, но мы очень хотим начать с вами деловые отношения. Я прилагаю брошюры о том, как наше программное обеспечение может удовлетворить потребности вашей компании. Я рад обсудить больше по телефону, а также организовать бесплатную пробную версию нашего программного обеспечения ».
  • При написании заметки обязательно используйте предельно четкий, точный, деловой тон. Записки часто используются внутри компании, поэтому имеет смысл не тратить время сотрудников на мелочи.«Брошюры о наших новейших программных продуктах готовы к отправке в типографии. Пожалуйста, разместите заказы в течение следующих 10 дней в зависимости от ваших предполагаемых потребностей ».

Выбор слов и грамматика

Выбор слова может повысить или снизить эффективность делового письма. Старайтесь говорить откровенно, избегая таких слов, как «попробуй», «просто», «возможно» и «может быть». Держите свой язык простым, избегайте непонятных слов или жаргона, к которым люди иногда прибегают, когда они пытаются казаться более умными, чем они есть на самом деле.

Хотите знать, правильно ли слово передает то значение, которое вы имеете в виду? Попробуйте поискать в словаре и тезаурусе в Интернете. В случаях, когда письмо особенно важно, также полезно, чтобы кто-то другой отредактировал и прочитал письмо, чтобы оставить отзыв.

Любой ценой избегайте грамматических ошибок. Они предполагают, что вам не хватает внимания к деталям и профессионализма.

Также используйте глаголы с активным и пассивным голосом. Активный голос показывает, что вы несете ответственность за свои действия.(Пример: «Мы установим ваше программное обеспечение до 1 сентября». Не… «Ваше программное обеспечение будет установлено до 1 сентября»)

Форматы подписи

Когда дело доходит до подписи, важно избегать штампов и компьютерных подписей. Рукописная подпись — это знак того, что вы подтверждаете содержание письма. Под расшифрованной подписью вы должны ввести свое имя и титул, чтобы избежать путаницы с вашим почерком. Если вы представляете компанию, название компании должно быть написано заглавными буквами.Также не забудьте включить четыре пробела между дополнительным закрытием и напечатанным именем, чтобы оставить достаточно места для подписи.

Электронная почта в форматах деловых писем

Письменное деловое письмо действительно может иметь значение, потому что оно говорит о серьезности того, кто его отправил. Легко быстро отправить кому-то электронное письмо и нажать «отправить», но письменное письмо требует времени. Вам нужно серьезно подумать о том, что вы пишете, дважды проверить, чтобы убедиться в отсутствии глупых ошибок, а затем сложить письмо в конверт и отправить по назначению.

Иногда, однако, время настолько важно, что вам просто нужно отправить электронное письмо. Однако даже в этом случае использование блочного формата может добавить к нему некоторую формальность.

Распространенные ошибки и ошибки

Избегайте рутинных ошибок в деловом письме, потому что они предполагают небрежность. Пропустите текст через Grammarly, чтобы дважды проверить грамматические ошибки, опечатки, повторяющиеся слова, ошибки пунктуации и другие проблемы. Не забудьте также проверить орфографию, пока вы это делаете.Любые имена собственные, которые вы используете в письме — выполните поиск в Google, чтобы дважды проверить правильность их написания.

Форматы бланков

Вы также можете использовать фирменные бланки для деловых писем вашей компании, поскольку они имеют профессиональный вид и информативны. Канцелярские товары с фирменными бланками похожи на веб-сайт компании: они указывают на то, что ваш бизнес является законным.

На фирменном бланке должен быть указан почтовый адрес компании, номер телефона и любая другая контактная информация.При использовании фирменных бланков не забудьте соответствующим образом настроить поля и форматирование.

Написание деловых писем — фундаментальный навык для любого владельца бизнеса и вашей профессиональной жизни в целом. Хорошо написанное письмо показывает, что вы серьезно относитесь к делу, потому что вы уделили внимание и время, чтобы написать, отформатировать, распечатать и отправить его по почте. Если компания получит по почте письменную жалобу, велика вероятность, что автор не оставит этот вопрос в покое. Точно так же письменное благодарственное письмо намного эффективнее и действеннее, чем благодарность, отправленная по электронной почте.

Деловое письмо, однако, теряет свою силу, если его форматирование непрофессионально, если оно задает неправильный тон, если оно плохо написано или если оно содержит грамматические и орфографические ошибки. Поэтому важно научиться делать их правильно.

Как владелец малого бизнеса, вы тоже являетесь экспертом. Мы хотим узнать, как вы относитесь к деловым письмам. Сообщите нам — и вашим коллегам по бизнесу — об этом, поделившись комментарием ниже.

по буквам или по буквам? Зависит от того, где вы живете

Глагольное заклинание обычно означает написание или наименование букв, составляющих слово, в правильном порядке.Spell — это глагол неправильной и правильной формы. Как пишется, так и пишется, являются распространенными формами прошедшего времени и причастия прошедшего времени заклинания, хотя и с географическими различиями.

Подробнее об этом различии, а также о дополнительных возможностях использования с записью см. Ниже.

Вот совет: Хотите, чтобы ваш текст всегда выглядел великолепно? Grammarly может уберечь вас от орфографических ошибок, грамматических и пунктуационных ошибок и других проблем с написанием на всех ваших любимых веб-сайтах.

Написано или Написано — что правильно?

Очевидное место для начала — словарь. Вы найдете несколько определений глагола и заклинания . Это может означать «обозначать» или «явно объяснять». Рассматриваемое определение — это определение, которое касается именования, написания или подписания букв слова по порядку. Поиск по буквам и по буквам даст бесценную информацию: оба этих варианта используются как прошедшее время глагола для написания .Это одно из тех различий в правописании британского английского и американского английского? Это правда; форма прошедшего времени американского английского — , записанная как . В других вариантах английского языка распространены как , написанные как , так и , написанные как . Итак, если вы находитесь в Соединенных Штатах, вы, вероятно, написали бы это так:

Если вы где-то еще, можете написать и так, но можно и так:

пишется фразами

Место, где вы живете, определяет, какую форму использовать для прошедшего времени глагола , заклинания .Но помните, что заклинание имеет и другие определения помимо самого распространенного, и оно часто используется идиоматически, чтобы сказать, что что-то «заклинания рока», «заклинание проблемы» или «заклинание разрушения». Это не самая радостная связка выражений, но они могут быть полезны. Когда дело доходит до их использования, пишется как может быть предпочтительным выбором во всем мире.

Аналогично, в тексте можно использовать по-разному. А именно, полба — это особый вид лущеной пшеницы.

Написано и Написано — Примеры

Учет местных обычаев при выборе по буквам или по буквам может помочь вам донести свою точку зрения, не отвлекаясь ни на что. В США используйте вместо . В другом месте приемлемым вариантом будет , написанное как . Вот несколько примеров из публикаций из разных англоязычных стран:

— Независимый

— Daily Mail

— «Сидней Морнинг Геральд»

— The Boston Globe

— Атлантика

деловых писем: формат — Информационная служба WAC

Когда деловые письма пишутся на фирменных бланках компании, они обычно форматируются в стиле полных блоков, где каждая часть письма выравнивается по левому краю.

Письма не на фирменных бланках компании написаны с использованием модифицированного блочного стиля с выравниванием заголовка, даты и дополнения рядом слева по центральной линии, а внутренний адрес, приветствие и основной текст — по левому краю.

Если деловое письмо требует более одной страницы, дополнительные страницы должны иметь заголовок, включающий имя получателя, номер страницы и дату.

Элементы делового письма

Элементы делового письма:

  • товарная позиция
  • дата
  • внутренний адрес
  • приветствие
  • кузов
  • и бесплатное закрытие
  • дополнительная секция обозначений часто следует за закрытием

Товарная позиция

  • Заголовок также является обратным адресом, на который будет ссылаться получатель при отправке ответа.
  • Имя автора не включено в заголовок, так как оно появляется в приветственном закрытии в конце письма. Он должен включать только улицу, город, штат и почтовый индекс автора письма. Идентификационные слова, такие как «Авеню», «Круг», «Суд», «Драйв» и «Улица», должны быть прописаны, а не сокращены. Это снижает вероятность того, что ответ будет отправлен на неправильный адрес.
  • Название штата может быть записано или сокращено заглавными буквами в соответствии с U.S. Руководство почтовой службы.
  • Дата написания письма должна быть помещена под информацией обратного адреса автора. Это последний компонент в заголовке делового письма.

Внутренний адрес

  • Внутренний адрес содержит почтовую информацию, принадлежащую получателю, и должен быть выровнен по левому краю письма и помещен двумя пробелами под датой (для очень коротких букв допускается четыре пробела).
  • Как и в заголовке, внутренний адрес включает улицу, город, штат и почтовый индекс получателя, все из которых должны быть помещены под названием компании или организации, в адрес которой направляется письмо. Идентификационные слова, такие как «Авеню», «Круг», «Суд», «Драйв» и «Улица», должны быть прописаны, а не сокращены.
  • Если имя, должность и должность получателя известны, они должны быть указаны в первых двух строках внутреннего адреса и размещены непосредственно над названием компании или организации.

Приветствие

  • Приветствие — это приветствие. Его размещение должно быть на два пробела ниже внутреннего адреса и всегда выровнено по левому краю буквы. Он должен включать заголовок и полное имя получателя, за которым следует двоеточие.
  • Обычно приветствие начинается с Дорогой , за которым следует титул, например Мистер, Мисс, Миссис , однако, когда писатель обращается к получателю по имени, эта формальность может быть опущена. пользу имени.
  • Титулы Мистер, Мисс, Миссис и Доктор . всегда сокращены. Другие титулы, такие как Профессор и Сенатор, никогда не сокращаются. Независимо от семейного положения, к женщинам всегда следует обращаться как к мисс — за исключением случаев, когда получатель лично выразил желание, чтобы к ней обращались иначе ( мисс или миссис ).
  • Избегайте приветствий по признаку пола, когда неизвестно, является ли получатель мужчиной или женщиной. Уважаемый студент: Уважаемый покупатель: Уважаемый резидент: и т. Д. Являются вполне приемлемыми вариантами для гендерно-нейтральной корреспонденции.
  • Безличное устройство может быть предпочтительнее при отправке письма в крупную организацию, где имя получателя вряд ли будет известно. Например, «Внимание: дебиторская задолженность» или «Тема: ошибка биллинга» могут заменить более привычные формы приветствия.
  • Приветствие, Кому это может касаться : очень устарело, в самом 20 веке.

Кузов

  • Начинайте текст делового письма двумя пробелами ниже приветствия или обращения, привлекающего внимание. Каждый абзац должен быть с одинарным интервалом и выровнен по левому краю страницы с двойным пробелом, разделяющим каждый абзац.
  • Допускается двойной интервал в тексте буквы, если тело очень короткое. Это сделано исключительно из косметических соображений, чтобы письмо выглядело на странице более сбалансированным.В таких случаях уместно делать отступ в первой строке каждого абзаца.

Бесплатное закрытие

  • Дополнительное закрытие помещается на два пробела ниже последней строки тела письма.
  • Обычные выражения, используемые для закрытия официального делового письма, включают Спасибо, Искренне, Искренне Ваш и Искренне Ваш . Менее формальные выражения, такие как С уважением, С наилучшими пожеланиями и Наилучшие пожелания , следует использовать только тогда, когда автор обращается к деловому партнеру, который также является другом.
  • Если выражение содержит два слова, например Спасибо , только первое слово получает начальную заглавную букву
  • Запятая следует за всеми формами дополнительного закрытия.
  • Разрешите четыре пробела между дополнительным закрытием и печатной версией полного имени автора. Промежуток между ними зарезервирован для собственноручной подписи. Должность или должность писателя должны быть указаны непосредственно под его или ее именем.
  • Подпись автора должна быть идентична печатной версии, за исключением тех ситуаций, когда получатель также является другом, и в этом случае можно указать только имя.

Дополнительные обозначения

В ряде ситуаций деловое письмо должно быть помечено обозначениями, обозначающими эти ситуации. Эти обозначения должны быть размещены на два пробела ниже позиции или строки заголовка после печатной подписи автора.

Когда в письме содержится ссылка на один или несколько документов, приложенных автором для получателя, вложение отмечается одним из следующих способов:

  • Корпус: пакет оптовых цен
  • Корпуса (5)
  • Прил.(Encs.)

Когда письмо продиктовано помощнику, оно должно быть подписано.

Comments

No comments yet. Why don’t you start the discussion?

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *