Форма официального письма образец: Письмо-напоминание. Образец написания 2021 года

Содержание

Деловое письмо на немецком



Уровень A2-B2

 

Время чтения: 9 мин

 
Как написать официальное письмо на немецком языке? Есть ли обязательная структура? Какие правила деловой переписки нужно знать? Мы подготовили для вас образец делового письма на немецком с переводом, а также несколько советов для его написания.

Независимо от того, отправляете ли вы письмо-благодарность, предложение или напоминание, ваши деловые письма всегда являются визитной карточкой для вашего бизнеса. С их помощью можно продемонстрировать, насколько профессиональна и клиентоориентирована ваша компания. При этом решающую роль играет как содержание, так и форма письма.

Виды деловых писем

В соответствии с немецким законодательством, любое письменное сообщение, направленное извне, с помощью которого можно установить переписку между двумя деловыми партнерами, считается деловым письмом, если сообщение адресовано определенному получателю или кругу получателей.

Таким образом, требования к деловым письмам в немецком языке применяются, в частности, к:

  • предложениям (Angebote)
  • подтверждениям заказа и запроса (Auftrags- und Anfragebestätigungen)
  • подтверждениям получения (Empfangsbestätigungen)
  • счетам-фактурам (Rechnungen)
  • квитанциям (Quittungen)
  • прайс-листам (Preislisten)
  • заказам (Bestellscheine)
  • рекламным письмам (Werbeschreiben an namentlich im Anschriftenfeld genannte Empfänger)
  • благодарностям
    (Bedanken)
Нужен немецкий для общения с деловыми партнерами? Хотите подтянуть немецкую грамматику с преподавателем, но никогда не пробовали заниматься онлайн? Тогда наш День бесплатных онлайн-уроков для начинающих и для продолжающих — то, что вам нужно! Принять участие можно из любой точки мира, нужен только компьютер, планшет или телефон. Запишитесь прямо сейчас! Это абсолютно бесплатно, а присоединиться можно всего в несколько кликов.

Требования к деловому письму на немецком

В Германия любят стандартизировать и регулировать, это пристрастие немцев не обошло стороной и деловые письма. DIN 5008

регулирует структуру и дизайн вашего письма.

Поля страницы

Как правило деловые письма составляются на формате листа А4. К ним применяются следующие требования:

  • отступ сверху: 4.5 см
  • отступ слева: 2,5 см
  • отступ справа: 2 см
  • отступ снизу: 2,5 см

Шрифт и размер шрифта

Размер шрифта в деловом письме составляет 12 пунктов. При особенно большом количестве текста вы также можете уменьшить буквы до 11 пунктов, чтобы письмо поместилось на одной странице, но меньше этого ни в коем случае не должно быть, чтобы ваше письмо оставалось читаемым без проблем – и никому не понадобилась лупа для его прочтения.

Определенный шрифт не предписан в DIN 5008, но

Arial или Times New Roman предпочтительнее. Выбранный вами шрифт также может повлиять на размер шрифта.
 

✏ Совет: распечатайте образец официального письма на немецком языке, чтобы узнать, как выглядит шрифт в заданном размере.

 

Шапка письма

Взгляд читателя сразу падает на оформление письма и его структуру.

Адрес отправителя по умолчанию находится в левом верхнем углу, выровнен по правому краю или по центру. При этом первые три строки предназначены для имени, адреса и номера телефона. Здесь же вы можете указать адрес электронной почты.

Тремя строками ниже следует адрес получателя. Место и дата обычно выровнены по правому краю и с пробелом строки под полем адреса. Однако некоторые компании также указывают дату в другом месте. Но место упоминается при этом только в том случае, если оно отличается от места жительства (что редко бывает).

Тема письма

После шапки письма мы переходим к теме письма. Здесь в своих деловых письмах вы должны особенно лаконично указать, какое содержание имеет письмо. Тем не менее, здесь также есть определенные принципы, которых вы должны придерживаться:

  • тема официального письма начинается на две строки ниже даты,
  • строка темы может использовать полужирный шрифт, но необязательно (можно выделить большим шрифтом — от 13 до 14),
  • тема может превышать более одной строки, но не должна превышать двух строк.

Обращение

Теперь начинается фактическое содержание вашего делового письма, и уже обращение может повлиять на то, как оно подействует на читателя. Хотя существует бесчисленное множество способов обратиться к клиенту, деловому партнеру или даже сотруднику, следует также учитывать некоторые формальные моменты.

Между темой и обращением ровно две пустые строки. Между обращением и сопроводительным письмом, в свою очередь, есть только одна пустая строка.

Нейтральное обращение может выглядеть так: sehr geehrte Damen und Herren (дорогие дамы и господа). Однако рекомендуется также лично назвать фамилию получателя. Этим вы подчеркиваете свое уважение. Даже в отношениях с клиентами имя обязательно входит в обращение, чтобы показать признательность.

Кстати об обращениях: сколько вы знаете способов сказать «Привет!» на немецком? Мы сделали для вас подборку немецких приветствий, чтобы вы могли разнообразить свою речь.


Основная часть

Конечно, для содержания вашего официального письма не может быть конкретных требований, которыми вы должны руководствоваться. Как правило, они вклиниваются в шаблон письма. Некоторые клише для написания деловых писем на немецком вы можете найти по ссылке.

 

✏ Совет: рекомендуем не просто писать сплошной текст, а разбивать его на абзацы. Это не только облегчает понимание сути письма, но и обеспечивает приятное зрительное восприятие.

 

Форма прощания

После того, как вы пожелали всего наилучшего или отметили, что будете рады обратной связи, ваше деловое письмо заканчивается несколькими короткими словами.

Классика: Mit freundlichen Grüßen (с уважением), но это может быть что-то личное в зависимости от случая.

Внимание, соблюдайте отступы:

  • между основной частью и прощанием одна пустая строка,
  • между прощанием и подписью три строки – место для вашей подписи,
  • после этого упоминаются возможные вложения.

Деловое письмо на немецком языке — образец с переводом

Чтобы показать вам, как может выглядеть деловое письмо, мы подготовили два примера. Они разработаны по-разному и показывают только некоторые возможности оформления официального письма на немецком языке. Важно, однако, сохранить (или отразить) при этом стиль и образ вашей компании.

Образец письма-благодарности

(кликните на картинку для увеличения)


Перевод

Уважаемая госпожа ХХХ,

я хочу сердечно поблагодарить Вас за поддержку нашего совместного проекта, за Вашу активность, критические замечания и ценный опыт, которым вы вдохновлялись и благодаря которому довели проект до успешного завершения.

В ближайшем месяце мы планируем второй проект и были бы очень рады пригласить Вас в нашу команду. Я сообщу Вам об этом еще раз лично.

Еще раз спасибо за Вашу профессиональную работу, которую Вы проделали.

С уважением,
Александр Петров


Образец письма-предложения  

(кликните на картинку для увеличения)


Перевод

Уважаемый господин Смит,

Вы ищете самостоятельного сотрудника с обширным опытом работы в автомобильной отрасли. Это описание сразу привлекло мое внимание, оно отлично сочетается с моим профилем и опытом работы. В последние годы я не только разрабатывал и проектировал модули управления у двух известных поставщиков автомобилей, но и успешно руководил командами и проектами.

Мои самые важные проекты:

• разработка нового блока управления от стадии прототипа до серийного выпуска,
• оптимизация существующих блоков управления и повышение эффективности производственного процесса,

• участие в проектировании и разработке концепции инновационных моделей и блоков управления для следующего поколения автомобилей.

Ваша компания — шанс для моего развития.

Я хотел бы привнести в вашу компанию свой многолетний опыт работы и обширную компетенцию. Не только вакансия, которую вы рекламируете, но и вся ваша компания открывает мне отличные профессиональные перспективы, благодаря большому количеству сфер и областей работы.

В моем лице вы получите сотрудника, который очень мотивирован, самостоятельно и творчески ищет новые решения, быстро идентифицирует проблемы и решает их, ориентирован на работу в команде. Я с удовольствием отвечу на ваши вопросы в личной беседе и с нетерпением жду приглашения на собеседование. Поскольку мой предыдущий контракт заканчивается 01.02.2021, я в Вашем распоряжении с 02.02.2021.

С наилучшими пожеланиями,
Tim Schneider
 

Список сокращений, принятых в деловой переписке

Распечатайте список основных немецких аббревиатур и держите их на видном месте.

Больше немецких сокращений вы можете найти по ссылке.

Советы по написанию делового письма

После такого количества информации все еще остается вопрос: как написать хорошее официальное письмо на немецком языке, которое передает наиболее важное содержание, не кажется скучным и, в самом лучшем случае, приводит к быстрому ответу или реакции адресата? Мы собрали десять советов, которые помогут вам написать не только профессиональное, но и успешное деловое письмо.


✏ Выражайтесь кратко (помните: внимание вашего читателя не безгранично).

✏ Четко отразите цель вашего письма (тема отображает краткое содержание вашего письма).

✏ Сначала сформулируйте самое главное в вашем послании (уже в первом или втором предложении адресату должно стать ясно, почему вы обращаетесь к нему).

✏ Обратите внимание на личное обращение (Sehr geehrte Damen und Herren – это стандартное обращение, и чисто формально оно не сделает с письмом ничего плохого. Однако такое обращение также выглядит безличным, холодным и отстраненным: кто же эти дамы и господа? Короче говоря, в таком обращение не хватает души. Чтобы узнать, какое обращение подходит для вашего письма, вы должны задать себе два вопроса: известно ли имя получателя? Насколько хорошо знаком автор и получатель? Если ваши ответы „нет“ и „нет“, ваш выбор автоматически падает на „Уважаемые дамы и господа“. Если вы знаете имя получателя, но случай вашего письма является официальным, рекомендуется прибегнуть к Sehr geehrte/r Frau/Herr X. Если ваша связь более близкая, то можно использовать Guten Tag или Liebe/r).

✏ Поместите вашего адресата в центр внимания (перед составлением письма спросите себя: кто адресат? Что его интересует? Какую ценность вы можете предложить ему? При написании чаще используйте слово „вы“ вместо „мы“. Лучше напишите „вы получите нашу бесплатную консультацию“ вместо „мы предлагаем вам бесплатную консультацию“).

✏ Откажитесь от устаревших формулировок (Werte/r Frau/Herr X или Verehrte/r Frau/Herr X, Hochachtungsvollс глубоким уважением — такие обращения сегодня уже не используются).

✏ Формулируйте позитивные высказывания (вместо Leider können wir Ihnen das Produkt nicht liefern (сожалению, мы не можем предоставить вам продукт) лучше сформулировать ответ так: „мы позаботимся о максимально быстрой поставке желаемого вами продукта и сообщим вам, как только товар окажется на складе“. Со второй формулировкой ваше деловое письмо будет выглядеть значительно более профессиональным, позитивным и ориентированным на клиента).

✏ Оставить возможность обратной связи (в конце вашего письма вы должны дать получателю возможность связаться с вами по любым вопросам).

✏ Выберите современный вариант прощания (существует множество хороших альтернатив обычному Mit freundlichen Grüßenс наилучшими пожеланиями. Более неформальный вариант — написать, например, Mit besten Grüßenвсего хорошего. Или выберите оригинальную формулу приветствия, адаптированную к вашей компании, например, Mit kulinarischen Grüßenс кулинарными приветствиями — для гастрономии или Mit sportlichen Grüßenсо спортивными приветствиями — для спортивных товаров и фитнес-центра. Формулировка прощания обычно хорошо запоминается и поэтому должна быть выбрана с умом).

✏ Используйте постскриптум (P.S. дает вам возможность включить дополнение в конце письма. Например, здесь вы можете ссылаться на текущее предложение или ваше присутствие в сети – и быть уверенным, что каждый читатель обратит на это внимание, потому что P.S. всегда бросается в глаза).

 

Материал готовила
Анастасия Бекетова, команда Deutsch Online

 



Образец письма-подтверждения

Грамотное ведение бизнеса основывается на отношениях с партнёрами не только на основаниях, закреплённых во взаимных письменных обязательствах. Полезно для репутации собственной фирмы и себя лично, будет не оставлять без внимания любые обращения партнёра к вам.    Обратились – ответьте   Зачастую, между контрагентами, которых связывает договор или иное соглашение, ведётся интенсивное общение. Если при личных контактах деловой этикет требует соблюдать определённые правила (стиль речи, недопустимость выяснения личных моментов), при ведущейся переписке, так же имеются некоторые, принятые повсеместно правила, хотя и не обязательные, но характеризующие сторону отношений как надёжного партнёра по бизнесу. На любое письменное предложение от партнёра необходимо дать ответ. Не имеет значения, согласны вы с тем, что предлагает обратившийся или нет. Важно показать, что предложение рассмотрено, принято к сведению, учтено мнение, обратившегося к вам.    Что писать в таком ответе  Допустим, партнёр по бизнесу прислал письмо, неважно в каком виде, обычном письменном на бумаге или электронном, вы, рассмотрев предложение, пришли к определённому выводу. Правила хорошего тона и этикета требуют дать соответствующий ответ, например, письмо-подтверждение.   В письме, в уважительной форме, следует дать ответ на предложение партнёра. Неплохо будет указать причины, побудившие вас дать именно такой ответ и принять определённое решение. Возможно, вынесение встречного предложения либо предложение обсудить вопрос при личной встрече. Пишется такое письмо в свободной форме и особых правил к составлению такого текста нет. Естественно, хорошим показателем будет грамотность содержания, как текстовая, так и деловая.    Такого письма-подтверждения будет вполне достаточно для соблюдения правил этикета и покажет партнёру, что его предложение не осталось без рассмотрения.  

После регистрации станут доступны примеры документов, рекомендации, а также пошаговые инструкции

Как правильно написать письмо-запрос (образец)

Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!

Бесплатная программа для автоматического заполнения всех документов для торговли и склада.

  • Счета на оплату
  • Счета-фактуры
  • Накладные
  • Путевые листы
  • Доверенности
  • Акты выполненных работ
  • Акты приемки, инвентаризации
  • Коммерческие предложения
  • Кассовые ордеры

Класс365 – быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

При сотрудничестве с компаньонами, исполнителями (или самими заказчиками) часто приходится вести деловую переписку. На первом этапе взаимодействия, когда договоры еще не заключены, наиболее частой формой делового письма является письма-запросы.

Письмо-запрос представляет собой документ, в котором содержится официальное обращение одного физического/юридического лица к другому. Чаще всего в рабочей практике такие письма являются предтечей ко всей последующей работе.

Как правильно составить письмо-запрос

Цель письма-запроса – получение информации, если до этого она была не получена или не представлена в полном объеме.

Наиболее частые причины составления письма-запроса:

  • Нужно получить информацию о товарах.
  • Необходимо узнать есть ли нужные товары в наличии.
  • Уточнение сроков поставки.
  • Уточнение цен, скидочных акций, условий оплаты.
  • Пояснения условий продажи – нужно ли страхование, каким образом товар будет доставлен.

План написания письма-запроса

Введение: объяснить побудительные мотивы или причины обращения. Вы можете использовать следующие обороты:

В связи с…
Ввиду несоответствия действий…
Для согласования спорных моментов…
Из-за срыва сроков поставки…

Тело письма: подробно и точно изложить суть задаваемого вопроса. Обороты:

Просим Вас сообщить о…
Просим погасить долг…
Прошу предоставить информацию о…
Будем Вам признательны, если…

Заключение: при обращении впервые лучше указать на источники, из которых вы черпали информацию (как о компании, так и о товаре).

Постскриптум: предоставить коротко сведения о вашей компании, выразив надежду на дальнейшее сотрудничество.

Если ответ нужен к определенному сроку, укажите это:

Просим ответить как можно скорее…
Настоятельно просим ответить в течение двух дней…

Письмо-запрос обычно печатается на фирменном бланке, ту же форму используют при отправлении электронного письма.

Реакцией на письмо-запрос является обязательное письмо-ответ, составленное по существу вопроса/ов, написанное в установленные сроки. Иногда письма, содержащие ответ, могут регулироваться нормативно-правовыми документами.

В целом, письмо-запрос при грамотном его составлении может являться весьма действенным методом для недобросовестных или слишком медлительных заказчиков/исполнителей. Иногда такие письма могут побуждать к длительному и плодотворному сотрудничеству, являясь тем самым придатком или предпосылкой к составлению коммерческого предложения.

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

«Класс365» — онлайн программа для всех:

  • 50 актуальных бланков документов
  • Торговый и Складской учёт
  • CRM-система для работы с клиентами
  • Банк и Касса
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • Встроенная почта и отправка SMS

Бесплатно для одного пользователя

Письмо-подтверждение. Образцы написания подтвердительных писем

Письмо-подтверждение — это сообщение от одного человека другому о том, что достигнутые ранее договорённости приняты полностью. Одновременно это и выражение благодарности за сотрудничество (покупку, бронирование). В деловой среде принято завершать любую сделку, либо её отдельный этап, письменным подтверждением, так как это – электронный потомок «честного купеческого слова».

Обычное письмо-подтверждение в бизнес-среде служит не просто данью вежливости, но и вполне официальным документом. С точки зрения гражданско-правовых отношений, электронное сообщение с подтверждением является формальным документом, который закрепляет в письменной форме достигнутые ранее соглашения между двумя сторонами.

Случаи, в которых пишут и отправлют подтвердительное письмо

У подтвердительного письма есть множество других предназначений и функций.

Среди популярных тематик:

  • получение заказа / оплаты;
  • принятие небольших поправок к уже достигнутым ранее соглашениям – особенно в сфере услуг и туризме;
  • согласие о встрече (одновременно – удобное напоминание для приложений тайм-менеджмента).

Основная цель любой разновидности письма-подтверждения – взаимное согласие двух сторон о достигнутой договорённости, о её отдельных условиях. Как правило, все условия сделки (либо другой договорённости) упомянуты в предыдущих письмах на эту же тему. Удобно иметь под рукой в едином документе все обговоренные условия и нюансы, особенно при длительной переписке с множеством сообщений.

Письмо-подтверждение во многих случаях служит ещё и наглядным, удобным для обеих сторон доказательством в спорах на тему «мы ведь так не договаривались!». Речь идёт даже не о попытках недобросовестной сделки, а о мелочах наподобие назначенной даты и времени, прочих незначительных условиях.

Почему подтверждающее сообщение действительно необходимо, даже в очевидных ситуациях? Вспомните, как после длительной задачи компьютер бодро рапортует владельцу о её завершении: «Всё готово, нажмите ОК для продолжения». Это ведь тоже разновидность подтверждения, пусть и из IT-сферы. Подобная едва заметная мелочь позволяет развеять малейшие остатки сомнений – всё действительно готово; это не просто пауза в долгом процессе. Это финал, к которому стремились обе договаривающиеся организации. Подтверждающее письмо необходимо так же, как точка в конце предложения.

Структура и правила написания письма-подтверждения

Фирменный логотип – обязательная часть «бумажного» формата подтверждения. Помимо маркетинговой составляющей логотипа, это признак официальности. Другие необходимые данные – полное имя отправителя и получателя, адреса и телефоны.

В электронной сфере всё сознательно упрощено. Хотя сообщения e-mail можно дополнить и картинкой-бланком, и красочными шрифтами всех оттенков, такие письма не очень приняты в среде бизнесменов и профессионалов. Лучший вариант – обычный plain text без изысков. При необходимости допустимы выделения полужирным, подчёркиванием или курсивом. Если получатель находится за пределами русскоязычных стран, кавычки «» лучше менять на двойные » «, а вместо символа номера № использовать значок решётки #.

Приветственная часть

Русскоязычное «Уважаемый …» на английском звучит как «Dear…». Хотя это не дословный перевод, именно это слово принято использовать в переписке.

Если переписка уже велась некоторое время, то вряд ли следует использовать избыточно вежливое «господин/госпожа». Лучше назвать человека по имени, без упоминания фамилии. Выглядит это чуть менее формально, но, во многих случаях, более тепло и искренне. Основное правило – называть человека так, как обращались бы к нему в устной беседе или по телефону.

И ещё немного об англоязычной переписке: Mr./Mrs./Ms. – исключительно с большой буквы, в виде сокращения, и с точкой в конце него. Если обращаетесь к малознакомой женщине с неизвестным для вас семейным статусом, следует использовать слово Mrs.

Основная часть письма-подтверждения

Чем хороши подтверждающие письма, так это лаконичностью и краткостью. Нет нужды вновь перечислять условия – достаточно просто подтвердить все предыдущие договорённости. Вводные предложения – излишество, детали не важны. В первом же предложении указываем на подтверждающий характер сообщения. Возможно, для удобства собеседника пригодятся некоторые детали – дата и время события, прочие условия, которые ему необходимо выполнить.

Идеальное первое предложение должно начинаться с этих или подобных фраз:

  • Хочу подтвердить…
  • Данное письмо подтверждает…
  • Подтверждаю…

Если договорённость подразумевает выполнение заказчиком каких-то дополнительных условий/обязательств, об этом стоит напомнить, не боясь показаться нудным. Допустимо даже запросить «ответное» подтверждение.

Заключительная часть перед прощанием и контактными данными – предложение свободно обращаться к вам (или другому сотруднику компании) при любом недопонимании. Нелишне уточнить телефоны и адреса для таких случаев. Дополнительная уверенность заказчика – грамотный маркетинговый ход.

Заключительная часть

  • С уважением,
  • С наилучшими пожеланиями,
  • Спасибо,
  • и т.п.

Давний деловой партнёр обязательно оценит более тёплое завершение наподобие «Добрых вам выходных – неделя была сложной, но с вами общаться всегда приятно». Длинных фраз писать не следует – достаточен мягкий намёк на «электронное рукопожатие» вместе с доброй улыбкой.

Имя вместе с фамилией и должностью после этой строки. Финальный аккорд правильного письма-подтверждения – контактные данные, даже если они уже известны партнёру по бизнесу.

Ошибки при написании письма

  1. Помимо правил написания подтвердительного письма, рассмотрим основные ошибки при его составлении:
  2. Излишняя фамильярность вместо искреннего энтузиазма и доброго тона. Допустимо вместо «Уважаемый господин Сергей Иванов» приветствовать собеседника менее формальным «Уважаемый Сергей». Но нельзя опускаться до «Серёжа».
  3. Постоянное обращение на Вы с большой буквы. Знающие толк в тонкостях филологии снисходительно улыбнуться этой распространённой стилистической ошибке; незнающим такие мелочи, как правило, не важны.
  4. Слишком длинное сообщение, избыточная вводная часть. Все условия уже были обговорены – речь идёт лишь об их подтверждении.
  5. Отсутствие энтузиазма. Даже строго официальное сообщение о подтверждении следует разбавлять едва заметным проявлением теплоты. Один восклицательный знак после заключительного «Спасибо!» способен показать душевный характер написания заурядного письма. В конце концов, работа как никогда близка к завершению. Она выгодна вам, иначе зачем нужно было её делать?

Образцы подтвердительных писем

Универсальный шаблон письма-подтверждения

Удобный шаблон на все случаи жизни – от подтверждения оплаты до благодарственного письма с уведомлением о том, что сделка была завершена. Лишние части можно удалять.

_______ (дата)

_______ (адрес)
Уважаемый _________,

Данным письмом я хочу подтвердить, что наши договорённости в переписке полностью в силе, а также ______________________.

Напоминаю, что для начала процесса вы должны _______________ до (дата).

В случае возникновения вопросов прошу обращаться по номерам телефонов: (телефон)
Прошу ещё раз подтвердить ваше согласие со всеми условиями.

С уважением,
ФИО, должность, название организации,
Контактные данные.

Подтверждение бронирования туристических услуг

Следует обратить внимание на крайне важную для всего маршрута деталь: менеджер ещё раз запросил время прилёта туриста и номер авиарейса. Хороший маркетинговый ход – просьба сохранить телефонный номер «на всякий случай». Теперь турист будет чувствовать себя чуть увереннее в незнакомом месте.

Уважаемый ___,

Подтверждаю данным сообщением, что ваш туристический маршрут полностью забронирован согласно нашей переписке. Маршрут начнётся с вашей встречи в аэропорту города ___. Номер рейса: ___, прибытие в xx:xx (дата). Водитель отвезёт вас в гостиницу, далее – всё согласно программе.

В случае каких-либо проблем прошу вас позвонить мне по номеру: _____. Рекомендую сохранить мой телефон. Хотя ваша встреча в аэропорту и остальные услуги полностью подтверждены, можете обращаться ко мне, если возникнут вопросы.

Желаю вам удачной поездки, а наши сотрудники приложат все усилия, чтобы она была приятной.

Пожалуйста, подтвердите ещё раз данные о номере рейса и времени прилёта.

С наилучшими пожеланиями,
Имя, должность, название компании.
Контактные данные.

Пример письма, подтверждающего деловую встречу

Краткое, но ёмкое письмо-подтверждение о деловой встрече (собеседовании).

Уважаемый ___ ,

Я с нетерпением жду нашу встречу, которая, как вы помните, назначена вами на (дата). Я буду в вашем офисе в (время) по адресу (адрес), чтобы встретиться с вами или вашими коллегами. Благодарю за возможность встретиться.

В случае необходимости отложить нашу встречу, прошу сообщить мне об этом по e-mail или по телефону (телефон).

С уважением,
ФИО, должность, компания.

Примеры писем на английском языке с переводом

 

  Все примеры писем на английском языке можно условно разделить на личные и деловые, электронные и бумажные, структурированные и упрощенные.
  В былые времена все послания писали на бумажных носителях, сейчас же необыкновенную популярность завоевали электронные письма. Примеры этих писем на английском языке каждый из нас может наблюдать в своих личных емайл-ящиках, особенно на иностранных сервисах. 90% всего спама в мире пишется в виде посланий на английском языке. 
   На практике наиболее значимо деление писем на два основных типа: личные (или неформальные) и деловые (или формальные).

 

 

Примеры личных писем на английском языке с переводом

 Личные письма — это послания родственникам, друзьям, в редких случаях письма незнакомым людям неделового содержания. В личных письмах люди делятся друг с другом новостями, мнениями, чувствами, задают интересующие их вопросы, договариваются о встречах, радуются общим успехам.


  Примеры некоторых личных посланий:

Примеры деловых писем на английском языке с переводом

  Среди примеров деловых посланий на английском языке можно выделить письма-просьбы, пригласительные послания, письма-извинения, деловые поздравительные послания.
  Все деловые письма отличаются формальностью, т.е. они строго структурированы. Обращения и заключительные фразы делового письма часто взаимосвязаны друг с другом.  Фразеология делового послания давно устоялась. 
  Используя стандартные фразы, применяемые в приведенных ниже примерах деловых писем на английском языке вы можете легко составить свое уникальное и эффективное послание своему деловому партнеру: 

Пример печатного письма на английском языке

  До начала эры интернета все послания писались или печатались на бумаге. Миллионы бумажных писем хранятся до сих пор в семейных архивах. И это поистине неисчерпаемая кладезь информации о прошлом для историков, архивоведов, да и для любого любопытствующего. Некоторые образцы писем выдающихся людей хорошо известны образованной публике, они читаются и перечитываются, хотя имеют солидный возраст в сотни и тысячи лет.
  Ниже представлен пример напечатанного на бумаге (или готового для печати на бумаге) письма на английском языке:  
 
Пример написанного от руки письма на английском языке
   Деловые послания чаще всего печатаются на бумаге или на компьютере, т. к. в деловых бумагах ценится ясность и легкость чтения.  Печатные буквы очень хорошо соответствуют этому требованию. Личные же послания, особенно письма поздравления и соболезнования, лучше писать «от руки».  Рукописное послание подчеркивает ваше особое отношение к вашему корреспонденту.
   Ниже дан пример рукописного письма на английском языке:

Пример упрощенного письма на английском языке

Стандартное письмо на английском языке имеет определенную общепринятую структуру.
В практике современного английского письма появилась новая форма послания — упрощенное электронное письмо, где структура письма сведена до минимума..
Здесь можно посмотреть пример упрощенного письма на английском языке и узнать некоторые подробности о нем.

 

 


Как писать важные письма по ГОСТу

Каждому хоть раз в жизни приходилось сталкиваться с тем, что возникала острая необходимость написать деловое письмо руководителю госкорпорации, высокопоставленному чиновнику или, на худой конец, в ЖЭК. Но если вы предприниматель или топ-менеджер, то обязаны научиться грамотно писать деловые письма.

Для деловых писем разработан соответствующий ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который описывает основные требования по содержанию и оформлению документов.

ГОСТ определяет общие правила оформления документов, виды и образцы, схемы расположения реквизитов на документе и т.п. ГОСТ распространяется на документы на бумажном и электронном носителях.


Систему стандартов можно приобрести в книжных магазинах или найти в интернете.

Обратим внимание на те критерии, без которых письмо не будет соответствовать стандартам деловой переписки.

1. Оформление реквизитов

С правой стороны или по центру должны стоять реквизиты вашей компании. Шапка делового письма должна содержать обращение к адресату. Оформляется ниже регистрационного номера: в верхнем правом углу указываются Должность и Ф.И.О. адресата. Ниже можно указать Тему письма.

Ещё ниже по центру оформляется Обращение. В обращении следует выразить уважение с помощью общепринятых слов: «Уважаемый», «Господин», «Госпожа». В предыдущем ГОСТ Р 6.30-2003, сокращения «г-ну» и «г-же» были недопустимы, в новом это стало возможным.

Но лучше воспользоваться старым вариантом и писать обращение без сокращений. Места много не займет, а уважения к «подателю сего письма» прибавится. Шапку выделяют жирным шрифтом.

«ВАСИЛЁК»

Общество с ограниченной ответственностью

Васильковая ул. д. 22, Москва, 117393

Тел /факс (495) 788-78-78

e-mail: [email protected]; http://www.vasilek.ru

ОКПО 07878778; ОГРН 1027788788788; ИНН/КПП 7788777887/777887887

______________ № 08

Ha № 08 от 18.08.2018

Губернатору

Тмутараканской области

Господину Иванову И.И.

Уважаемый Иван Иванович!


2. Вступление

В вступлении необходимо кратко определить суть письма. Можно начать традиционно: «Довожу до Вашего сведения…», «Прошу Вас…», «В настоящее время…» и т.д. — если письмо пишется от первого лица.

Если обращение исходит от юридического лица, то повествование идет от третьего лица (Например, «Наше предприятие предлагает…»).

Причём, как во вступлении, так и в последующем тексте письма следует местоимение Вы и все его формы (Вас, Вам, Вашего) писать с большой буквы.


3. Основной текст


Деловое письмо предполагает чёткое понимание: «Кому», «Зачем» и «Почему». Многие из нас получают письма, и часто смысл в них ускользает, а к концу письма так и не проясняется, что же хотел попросить или предложить автор. В деловом письме это недопустимо.

Поэтому, чтобы смысл и идея письма не «растекались по древу», ответьте на следующие вопросы:

  1. Кому пишете письмо, не ошиблись ли «адресатом»?
  2. Зачем пишете письмо, что вы хотите предложить?
  3. Понятны ли доводы, стиль изложения и убедительны ли аргументы?
  4. Какую выгоду адресат получит от сотрудничества?
  5. Почему вы это делаете?
  6. Какой результат вы хотите получить?
  7. На какие дальнейшие действия вы намерены «спровоцировать» адресата?
После того, как ответите на вопросы и приступите к написанию, ваше письмо будет кратким и по делу.

Согласно правилам написания, основная часть делового письма последовательно должна раскрывать содержание просьбы или предложения, делая ее понятной для Адресата. Все предыдущие абзацы должны логически перетекать в последующие.

Приводите по необходимости конкретные факты и цифры. И не забывайте, что краткость — сестра таланта. Помните, что слишком длинный текст может «утомить» Адресата. И он может отложить письмо и не узнать, что вы предлагаете.

Обратите внимание на некоторые моменты, связанные с изложением. Стиль делового письма консервативен, и письма, которые не соответствуют ему, не проходят дальше «таможенного контроля» в лице секретаря компании. Поэтому откажитесь от экспериментов и пишите так, как того требует деловой стиль.

4. Заключение


В Заключении письма подводятся итоги написанного, пишется просьба или предложение. Например: «Учитывая изложенное выше, прошу Вас…».

Деловое письмо традиционно завершается фразой: «С уважением,…» — если предполагается нейтральное обращение. Если, вы лично знакомы с Адресатом, то можно закончить письмо фразой «Искренне Ваш,…».

Например:

Искренне Ваш,

Директор (подпись) И.И. Васильков

Должность, подпись, потом — инициалы, имя и отчество, и затем фамилия. Подпись ставится собственноручно.

Если документ оформлен не на фирменном бланке, в наименование должности включается название организации.

С уважением,

Директор

ООО «Василёк» (подпись) И.И. Васильков

5. Постскриптум

Если в письме указывается контактное лицо (Ф.И.О.), то укажите его номер телефона и e-mail. Контактным лицом может быть секретарь или заместитель директора, который в курсе переписки. Не забывайте вместе с номером телефона указывать и код города.

Информацию о контактном лице можно указать в нижнем колонтитуле и напечатать шрифтом меньшего размера.

Если письмо по разным причинам нельзя сократить (факты, приложенные документы и прочее), то напишите отдельно Письмо и Приложение к нему.

В тексте документа при первом упоминании Приложения в скобках указывается: (приложение) или… (приложение 1). Перед номером приложения допускается ставить знак номера (приложение №1).

На первом листе Приложения в правом верхнем углу указывается:

Приложение №1

к письму ООО «Василек»
от 18.08.2018 № 08 

6. Шрифт документа

В ГОСТе регламентированы гарнитуры и их размеры. Остановимся на двух, которые имеются в каждом компьютере. Это Times New Roman № 13 и 14, с засечками, или Arial №12 и13, рубленный шрифт.

Если в письме необходима таблица, то допускается использование шрифтов меньших размеров. И чтобы не «мельчить», используйте Arial №10 или 9.

7. Формат документа

Для написания Письма подойдет бумага формата А4 (210 х 297мм), это стандартный формат, он продаётся в книжных и канцелярских магазинах. Обратите внимание на то, что бумага должна быть не менее 80 г/м2, но лучше использовать 100 г/м2.

Закажите бумагу с водяными знаками и логотипом компании. При печати на цветном лазерном принтере можно отпечатать логотип так, что бумага будет выглядеть как из типографии ГОЗНАК.

Но знайте, что всё хорошо в меру.

Не забываем о белизне бумаги и о качестве. Бумага для записей серого цвета не подойдет. Сами понимаете, что на такой бумаге хочется почеркать и тут же её выбросить.

Не забываем о полях. Каждый лист документа должен иметь поля:

20 мм — левое;
10 мм — правое;
20 мм — верхнее;
20 мм — нижнее.

Текст документа выравнивается по ширине страницы. Абзацный отступ текста документа ставим на отметке — 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

Текст документа печатается через 1 или 1,5 межстрочных интервала.

На что надо обратить особое внимание — это на нумерацию страниц. Начиная со второй страницы необходимо проставлять номера. Но не так, как все привыкли, не в правом нижнем углу страницы, а посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Деловое письмо будут встречать по «одёжке». Обратите внимание ещё раз на качество бумаги, на которой отпечатано письмо, и на оформление. Подумайте, не потеряет ли письмо форму при транспортировке, захотят ли его взять в руки?

После того, как вы посчитали, что письмо окончательно написано, проверьте его на наличие орфографических и пунктуационных ошибок. Проверьте ещё раз логическую последовательность и читабельность текста. Прочитайте его вслух нескольким людям. Узнайте их мнение — всё ли им ясно, нет ли разночтений.

Если по неосторожности или в спешке будут допущены орфографические ошибки, то это катастрофа. Как вести дела с компанией, которая присылает письмо с орфографическими ошибками?

Если вы подготовите деловое письмо грамотно, то во много раз увеличится вероятность того, что оно склонит Адресата к положительному решению в вашу пользу.

Пишите письма!

Статья написана по заказу редакции

Деловое письмо на немецком языке — Немецкий язык онлайн

Вы, наверное, уже наслышаны о немецкой консервативности. Это действительно так! Эта консервативность распространяется не только в деловом общении, а также в деловой переписке.

Если у вас есть уже достаточно высокий уровень немецкого языка и вы хотите написать немцу деловое письмо, или у вас состоялась деловая переписка с немцами, то вам в первую очередь надо ознакомиться с правилами оформления немецкого делового письма.

Ниже вы видите образец официального немецкого письма.


 

1. Vollständige Adresse des Absenders — Полный адрес отправителя

2. Kalenderdatum — Дата

3. Vollständige Adresse des Empfängers — Полный адрес получателя

4. Kurzer und prägnanter Betreff (Anlass des Briefes in Kurzform) — Короткий и чёткий повод письма

5. Situationsgerechte und adressatengerechte Anrede — Правильное обращение

6. Sinnvoll gegliederter Haupttext des Briefes — Текст письма

7. Situationsgerechte und adressatengerechte Grußformel — Прощание

8. (Handschriftliche) Unterschrift — Подпись

9. Maschinenschriftliche Namensunterschrift — Имя
10. Anlagenvermerk mit Auflistung aller Anlagen (bei Platzmangel auch neben der Grußformel möglich) — Список приложений

Обращения в немецком письме

Förmliche Anreden / Официальные обращения

Sehr geehrter Herr,

Sehr geehrte Dame,

Sehr geehrte Damen und Herren,

 

Förmliche Anreden mit Namen / Официальные обращения по имени

Sehr geehrter Herr Knöpel,

Sehr geehrte Frau Reichenbach-Lutzhammer,

 

Förmliche namentliche Anreden mit Titel und/oder Amts- und Funktionsbezeichnung / Официальные обращения по имени и званию

Sehr geehrter Herr Dr. Schnurhans,

Sehr geehrte Frau Oberstudiendirektorin Schneegans-Ruther,

Sehr geehrter Herr Prof. Dr. Hasenmatz,

 

Andere, weniger förmliche, namentliche Anreden / Другие, менее официальные обращения по имени

Sehr verehrte Frau Grünhagen,

Sehr verehrte, liebe Frau Dr. Augental,

Lieber Herr Rothfuß,

Mein lieber Herr Ganzenheim,

Hallo, sehr geehrter Herr Krustermann,

Guten Tag, sehr geehrte Frau Osterhagen

 

Немецкое прощание в письме

Standardformulierungen / Стандартные формулировки

Mit freundlichen Grüßen

Freundliche Grüße

Mit freundlichem Gruß

 

Weniger distanzierte, persönlicher gehaltene Formulierungen / Менее официальные, личные формулировки

Freundliche Grüße aus Freiburg

Herzliche Grüße aus dem sonnigen Karlsruhe

Ein sonniges Wochenende wünscht Ihnen

Guten Start in die neue Woche wünscht Ihnen

Примеры формата делового письма. — The Writing Center — UW – Madison

В этом разделе вы найдете множество учебных материалов, которые мы разработали для обучения в нашем Центре письма.

Однако у этих материалов есть ограничения. Задания различаются, и разные преподаватели хотят разных вещей от студентов-писателей. Поэтому приведенный здесь совет может относиться или не относиться к вашей письменной ситуации.

Наконец, раздаточные материалы могут дать лишь часть индивидуальных рекомендаций, которые может предоставить индивидуальная конференция с инструктором Центра письма.Если у вас есть вопросы по поводу информации, содержащейся в наших раздаточных материалах, запишитесь на прием к инструктору Центра письма.

Форма блока

5 Hill Street
Мэдисон, Висконсин 53700

15 марта 2005 г.

Г-жа Хелен Джонс
Президент
Jones, Jones & Jones
123 International Lane
Boston, Massachusetts 01234

Уважаемая мисс Джонс:

А, формат деловых писем — есть форматы блоков, форматы с отступом и измененные форматы блоков.. . и неизвестно какие другие. Чтобы упростить задачу, мы демонстрируем на этой странице формат блока, один из двух наиболее распространенных форматов. Для получения авторитетных советов обо всех вариациях мы настоятельно рекомендуем The Gregg Reference Manual, 9-е изд. (Нью-Йорк: McGraw-Hill, 2001), отличный справочный инструмент для общения на рабочем месте. Кажется, нет единого мнения по поводу таких тонких моментов, как пропускать строку после вашего обратного адреса и до даты: некоторые рекомендации предполагают, что вы это сделаете; другие нет.Будем надеяться, что ваше деловое письмо будет успешным, независимо от того, какой выбор вы сделаете!

Когда вы используете блочную форму для написания делового письма, вся информация печатается заподлицо слева, с полями в один дюйм со всех сторон. Сначала укажите свой собственный адрес, затем пропустите строку и укажите дату, затем пропустите еще одну строку и укажите внутренний адрес стороны, которой адресовано письмо. Если вы используете фирменный бланк, на котором уже указан ваш адрес, не вводите эту информацию повторно; просто начните с даты.В официальных письмах по возможности избегайте сокращений.

Пропустить еще одну строку перед приветствием, после которого следует двоеточие. Затем напишите текст письма, как показано здесь, без отступов в начале абзацев. Пропускайте строки между абзацами.

После написания текста письма введите закрытие, затем запятую, оставьте 3 пустые строки, затем введите свое имя и заголовок (если применимо), все влево. Подпишите письмо в пустом месте над напечатанным именем.Разве это не выглядит профессионально?

С уважением,

Джон Доу
Помощник по административным вопросам

Форма с отступом

5 Hill Street
Мэдисон, Висконсин 53700

15 марта 2005

Г-жа Хелен Джонс
Президент
Jones, Jones & Jones
123 International Lane
Boston, Massachusetts 01234

Уважаемая мисс Джонс:

А, формат делового письма — есть форматы блоков, форматы с отступом
и модифицированные форматы блоков.. . а кто
знает какие другие. Чтобы упростить задачу, мы демонстрируем на этой странице формат
с отступом, один из двух наиболее распространенных форматов
. Для получения авторитетного совета обо всех вариациях,
мы настоятельно рекомендуем The Gregg Reference Manual, 9-е изд. (New
York: McGraw-Hill, 2001), отличный справочный инструмент для связи на рабочем месте
. Похоже, нет единого мнения по поводу таких тонких моментов
, как пропускать строку после вашего обратного адреса
и до даты: некоторые рекомендации предполагают, что вы
сделаете; другие нет.Будем надеяться, что ваше деловое письмо
увенчается успехом, независимо от того, какой выбор вы сделаете!

Если вы используете форму с отступом, поместите свой адрес на
вверху, выровняв левый край адреса с центром
страницы. Пропустите строку и введите дату, чтобы она была под вашим адресом
. Введите внутренний адрес и приветствие
слева; после приветствия ставится
двоеточие. В официальных письмах избегайте сокращений.

Сделайте отступ в первой строке каждого абзаца на полдюйма.
Пропускать строки между абзацами.

Вместо того, чтобы размещать закрывающие строки и строки подписи
заподлицо влево, введите их в центре, даже с адресом
и датой выше, как показано здесь. Разве это не выглядит
профессионально?

С уважением,

Джон Доу

Официальное письмо | Как написать официальное письмо? Шаблон, образцы, примеры

Официальное письмо: Официальное письмо — это письмо, написанное на упорядоченном и общепринятом языке в соответствии с определенным установленным форматом.Эти письма написаны только для официальных целей, например, для написания письма менеджеру, менеджеру по персоналу, сотруднику, директору колледжа или школы, учителю и т. Д. Но мы не используем официальные письма для для личного использования, например для написания его нашей семье, родственникам или друзьям.

Формальный формат письма требует определенных правил и соглашений. Кроме того, язык букв должен быть очень профессиональным. Формат здесь поможет формально передать содержание письма.Примером официального письма является написание заявления об увольнении руководителю компании, в котором в том же письме указывается причина увольнения.

Обычно эти официальные письма в частных компаниях пишут на английском языке. Но в Индии многие компании, особенно государственные, принимают официальные письма, написанные на языке хинди. Фактически, формальные форматы писем также преподаются ученикам в школах, чтобы они могли писать письма для любой конкретной ситуации своим учителям и директорам.Читайте дальше, чтобы узнать больше об образцах формального письма и образцах формального письма, например, официального письма.

Получите другие типы письма, такие как формальные, неформальные и различные типы писем.

Как написать официальное письмо?

Чтобы написать официальное письмо, следуйте приведенным ниже советам:

  • Обращайтесь или поприветствуйте заинтересованное лицо должным образом, например, Уважаемый господин / госпожа
  • Всегда указывайте тему письма
  • Будьте краткими в своем письме.Напишите причину написания письма в самом первом абзаце. Не растягивайте букву слишком сильно.
  • Тон письма должен быть очень вежливым, а не резким.
  • Пишите в правильном формате и позаботьтесь о том, чтобы письмо было подано.
  • Укажите адрес и дату правильно.
  • Правильно укажите имя и наименование получателя
  • Письмо закрывается с благодарностью. Используйте «Спасибо» при рассмотрении письма, а затем, наконец, укажите «Искренне или Искренне Ваш» вместе со своим именем и подписью.

Темы для составления официальных писем

Для написания официального письма может быть много причин. Это:

Официальный формат письма

Общий формат официального письма приведен ниже:

Официальный формат письма в CBSE

В CBSE (Центральный совет среднего образования) доска предписывает формат для написания письмо. Тот же формат официального письма должен соблюдаться всеми учащимися, которые получают образование в рамках этого совета.

Официальное заявление об увольнении

Заявление об увольнении — это официальное письмо, которое сотрудник пишет своему руководителю, если он хочет уволиться с работы по какой-либо конкретной причине. Вот формат для написания заявления об увольнении

Образец официального письма

Здесь представлен образец официального письма, которое написано редактору газеты с упоминанием проблемы, с которой они столкнулись, и которая должна быть выделена в газета, чтобы привлечь внимание заинтересованных органов.

Официальное письмо-приглашение

Пригласительное письмо написано, чтобы пригласить кого-либо по определенному случаю. Вот некоторые примеры: приглашение от младшего школьника к старшему в колледже на прощание, от компании на ежегодный рабочий день офиса, приглашение на собрание или конференцию и т. Д. Вот формат для написания официального пригласительного письма.

Разница между официальным и неофициальным письмом

Официальное письмо Неофициальное письмо
Оно написано формально или профессионально Может быть и случайным
Это официальное объявление человека или фирмы Неофициальное
Следует соблюдать формат письма Нет определенного формата
Они написаны по официальным причинам Они написаны по личным причинам

Часто задаваемые вопросы в официальном письме

Вопрос 1.
Что такое официальное письмо?

Ответ:
Официальное письмо — это письмо, написанное на упорядоченном и общепринятом языке в определенном установленном формате. Эти письма написаны только для официальных целей, например, для написания письма менеджеру, менеджеру по персоналу, сотруднику, директору колледжа или школы, учителю и т. Д.

Вопрос 2.
Что такое заявление об увольнении?

Ответ:
Заявление об увольнении — это официальное письмо, которое сотрудник пишет своему руководителю, если он хочет уволиться с работы по какой-либо конкретной причине.

Вопрос 3.
Какие бывают типы официальных писем?

Ответ:

  • Деловые письма
  • Официальные письма
  • Письма о назначении
  • Письмо об опыте
  • Письмо-предложение
  • Социальное письмо
  • Циркулярное письмо
  • Письмо-приглашение
  • Заявление об отставке
  • Заявление об отставке Letter

Business Letter Format, Как написать деловое письмо

Используйте профессиональный тон: Сохраните непринужденную болтливую речь для электронной почты — ваше печатное деловое письмо должно быть дружелюбным, но более профессиональным. Как предлагает Скотт Обер в своей книге «Современное деловое общение»: «Деловой писатель должен стремиться к общему тону, который был бы уверенным, вежливым и искренним, с соответствующим акцентом и подчинением, который содержит недискриминационные формулировки, подчеркивает отношение« вы »; и это написано на соответствующем уровне сложности «. Тем не менее, будьте уверены, что говорите как вы — вы не хотите, чтобы ваше письмо читалось так, как будто его написала машина.

Напишите четко: Изложите свою точку зрения в начале письма.Чтобы избежать недопонимания, используйте простой и лаконичный язык. Избегайте отраслевого жаргона и вместо этого выбирайте живые, активные слова, чтобы привлечь внимание читателя.

Организуйте свою информацию логически: Сгруппируйте связанную информацию в отдельные параграфы. В длинном, насыщенном информацией письме рассмотрите возможность организации информации по разделам с подзаголовками. Вы можете выделить ключевые слова, чтобы они «всплывали» — этот метод возможен с большинством текстовых редакторов и вашим цветным многофункциональным принтером.

Используйте цвет для выделения слов в тексте: Легко выделить несколько слов в цвете, чтобы привлечь к ним внимание. Просто выберите тип и щелкните стрелку справа от кнопки «Цвет шрифта», выберите нужный цвет и нажмите кнопку. Или попробуйте выделить несколько слов в тексте. Выберите тип, который вы хотите выделить, затем нажмите кнопку «Выделить». Примечание. При выделении частей документа, которые вы собираетесь распечатать, используйте светлый цвет, например желтый, светло-зеленый или голубой.Если вы хотите убрать выделение, выделите текст и снова нажмите кнопку «Выделить».

AutoText автоматизирует применение цвета (или любого стиля шрифта), что обычно требует множества щелчков мышью или команд. Предположим, вы создаете отчет, в котором сравнивается эффективность вашей организации с показателями вашего конкурента. Word может автоматически раскрашивать название вашей компании каждый раз, когда оно появляется, что упрощает поиск этих записей.

Будьте убедительными: Сразу же установите позитивные отношения со своим читателем.Если у вас есть связь с читателем — например, вы встречались раньше или у вас есть общий коллега, — укажите это во вступительном абзаце. Считаете ли вы, что ваш читатель согласится с сутью вашего письма или нет, важно найти точки соприкосновения и отталкиваться от этого.

Поймите своего читателя достаточно хорошо, чтобы предвидеть, как он или она отреагирует на ваше письмо. Обращайтесь к его или ее потребностям, желаниям или конкретной проблеме, а затем наметьте свое решение.Приведите доказательства в виде примеров и / или мнений экспертов, чтобы подтвердить свою точку зрения. Обязательно поддерживайте дружелюбный тон.

Завершите свое письмо «призывом к действию». Четко сформулируйте, что вашему читателю нужно сделать или во что он верит для достижения желаемого решения, а затем укажите, что вы, писатель, собираетесь делать дальше, чтобы продолжить.

Вычитайте свое письмо: Вся ваша тщательная обработка и печать не может скрыть орфографические или пунктуационные ошибки, которые оставляют неизгладимое негативное впечатление.

Теперь, когда вы узнали секреты написания эффективного делового письма, вы готовы приступить к написанию. Удачи!

Чтобы получить больше советов для вашего малого бизнеса, ознакомьтесь с нашим обзором Small Business Insights.

20+ шаблонов деловых писем — Venngage

Google «шаблоны деловых писем», и вы найдете либо сухие клоны Microsoft Word, либо текстовые шаблоны, которые нужно скопировать и вставить самостоятельно в формате , а затем .Venngage собрал профессионально разработанные шаблоны с формулировками, основанными на проверенных примерах. Все наши шаблоны можно настроить. Щелкните любой шаблон, чтобы начать.

Перейти к шаблону делового письма:

Образец рекомендательного письма

Бывший сотрудник обращается к вам. Это запрос на еще одно рекомендательное письмо. Как бы вы ни хотели помочь в своем предыдущем отчете, это просто еще одна задача, которую нужно добавить к вашей тарелке.Начните с шаблона рекомендательного письма — он уже имеет правильное форматирование, а формулировку вы можете составить самостоятельно. У Университета Миссури в Колумбии есть краткое и приятное руководство о том, что включить в ваше рекомендательное письмо, в том числе:

  • Отношения между вами и кандидатом
  • Назначение письма
  • Сильные стороны кандидата (сильная сеть контактов и т. Д.)
  • Личностные характеристики кандидата (креативность, надежность и т. Д.))
  • Уникальные знания или опыт кандидата (конкретный проект, образование и т. Д.)
  • Явное одобрение того, что вы рекомендуете кандидата на рассматриваемую возможность

Попробуйте этот шаблон в Venngage

Шаблон рекомендательного письма

Рекомендательные письма также называются рекомендательными письмами. Рекомендательные письма касаются прошлой работы сотрудника, а также любого опыта или навыков, которые, по вашему мнению, позволят им занять новую должность.Рекомендательное письмо должно быть больше двух абзацев, но не более одной страницы. Спросите заявителя, что должно быть в письме , прежде чем вы начнете писать . В Muse перечислены примеры вопросов, которые вам следует задать, например:

  • Что я должен знать о компании или должности, на которую вы претендуете?
  • Должен ли я показать какие-либо личные сильные стороны или опыт работы в проектах?
  • Кому адресовать письмо? Мне нужно что-нибудь знать об этом человеке?
  • Почему вы попросили меня написать это письмо (по сравнению с другими бывшими начальниками)?

Попробуйте этот шаблон в Venngage

Шаблон письма с предложением сотрудника


Вы в восторге от нового сотрудника.Пора составить письмо с официальным приветствием в вашей компании. Но подождите — не бросайте письмо с предложением о работе. Убедитесь, что вы не используете формулировки, которые создают впечатление, что письмо с предложением является трудовым договором или соглашением. Вот как этого избежать, согласно SHRM:

  • Оплата труда сотрудников, указанная как почасовая, еженедельная или за период оплаты (не ежегодно).
  • Заявление о том, что работа осуществляется «по желанию», что означает, что любая из сторон может прекратить свои отношения в любое время, по или без причины.
  • Избегайте обсуждения гарантий занятости, контрактов или будущих перспектив трудоустройства.
  • Включите предложение о том, что письмо с предложением предназначено только для информации и не является обязательным контрактом.

Попробуйте этот шаблон в Venngage

Шаблон письма с предложением о работе

Письмо с предложением о работе может быть короче двух страниц, в зависимости от сложности оформления. Мы рекомендуем сохранить несколько базовых шаблонов предложений о работе, которые вы можете повторно использовать снова и снова, чтобы охватить полную, частичную занятость и другие ситуации.Вы сохраняете все наши шаблоны как ваш собственный шаблон . Затем вы можете делать копии, не изменяя исходный текст.

SHRM снова имеет серьезное руководство о том, что именно должно содержать письмо с предложением, с особыми требованиями для компаний США, такими как:

  • Классификация освобожденных от налогов
  • Перечислите любые непредвиденные обстоятельства, такие как справочная проверка или разрешение на проверку биографических данных
  • Приложите соглашение о конфиденциальности
  • Предупреждение о том, что перечисленные обязанности не являются полным списком и могут быть изменены
  • Особые государственные требования, некоторые из которых Фоли перечисляет

Попробуйте этот шаблон в Venngage

Шаблон письма о расторжении

Менеджерам может быть невероятно сложно написать увольнительное письмо — будь то увольнения или плохая работа. Тем не менее, хорошо сформулированное письмо о расторжении договора позволит вам быть прямым, но справедливым. Это также поможет защитить вашу компанию от будущих судебных исков. Обратите внимание: письмо о увольнении должно идти рука об руку с частной встречей, с присутствием представителя отдела кадров, говорит Monster. Вот что указать в увольнительном письме:

  • Дата письма, дата прекращения действия
  • Имя увольняемого лица, компания, менеджер или представитель отдела кадров, занимающийся увольнением
  • Почему сотрудника увольняют, увольнение ли это или по какой-либо причине
  • Если это прекращение по причине, укажите причины, по которым
  • Перечислите имущество компании, которое необходимо вернуть, и когда его возвращать
  • Когда будет получена их последняя зарплата и начисленные отпуска
  • Информация о льготах, такая как права на медицинское обслуживание в соответствии с COBRA или как пролонгировать их 401 (k)

Попробуйте этот шаблон в Venngage

Письмо о расторжении договора в связи с COVID-19

К сожалению, многие предприятия вынуждены увольнять сотрудников из-за текущего экономического спада, вызванного пандемией COVID-19. Чтобы облегчить боль при увольнении, вот несколько моментов, которые следует включить в ваше письмо о расторжении из-за COVID-19:

  • Объясните финансовые трудности, с которыми столкнулась компания, и любые попытки избежать увольнений
  • Включите общее количество позиций, которые необходимо исключить
  • Обозначьте любые льготы при увольнении, которые HR подробно расскажет лично, например, фирма по трудоустройству для оказания помощи в поиске работы
  • Поблагодарить сотрудника за вклад в развитие компании

Попробуйте этот шаблон в Venngage

Письмо о расторжении хозяйственного договора

Непросто расторгнуть контракт, особенно с любимым поставщиком, сотрудником по контракту и т. Д.Но с экономическим спадом это становится все более необходимым. Просто имейте в виду, что отсутствия бизнеса из-за пандемии COVID-19 может быть недостаточно, чтобы вывести вас (юридически) из контракта, согласно Crowell & Moring LLP. Пересмотрите свой контракт, и когда / если он допускает расторжение, и получите юридическую консультацию.

Попробуйте этот шаблон в Venngage

Шаблон письма с подтверждением трудоустройства

Всегда сначала уточняйте причину письма с подтверждением занятости.Текущий сотрудник может нуждаться в нем, чтобы получить ипотеку, новую квартиру, ссуду на образование своего ребенка и т. Д. Бывший сотрудник или увольняющийся — это другая проблема, и могут быть правовые последствия, говорит Upcounsel, так что бегите HR перед отправкой. В верификационном письме сотрудника должно быть указано:

  • Официальный бланк вашей компании
  • Ваша контактная информация
  • Контактная информация получателя
  • Только запрашиваемая информация, не более не менее
  • Предложение, указывающее, что вы готовы ответить на дополнительные вопросы
  • Рукописная подпись

Попробуйте этот шаблон в Venngage

Шаблон рекламного письма

Это вечный вопрос: как мне написать коммерческое письмо, которое было бы эффективнее , но не выглядело бы глупым или слишком «продажным». «Вот в чем секрет: ответьте на вопрос:« Что в этом для меня? », — говорит Предприниматель. Сосредоточив внимание на преимуществах, которые вы предоставите клиенту (а не на том, чем является ваш бизнес и чем он занимается), покупатель с большей вероятностью воспользуется вашим предложением. Вот еще несколько рекомендаций по коммерческим письмам:

  • Включите введение, текст и заключение
  • Во введении должно быть объяснено, почему вы отправляете письмо
  • Основной текст должен быть вашим коммерческим предложением, т. Е. Почему ваше предложение принесет пользу покупателю
  • Заключение должно резюмировать ваше предложение и включать призыв к действию
  • Призыв к действию означает, что вы говорите клиенту, что вы хотите, чтобы он сделал
  • Призывайте читателя к немедленным действиям (ограниченная по времени сделка и т. Д.)
  • Письмо должно быть легко читаемым. Это означает использование заголовков, коротких абзацев и коротких предложений.

Попробуйте этот шаблон в Venngage

Шаблон деловой заметки

Хотите написать заметку, которую действительно прочитают? Используйте заголовки и списки, чтобы сделать вашу деловую заметку максимально доступной, — советует Purdue OWL. Заголовки должны быть короткими, но информативными — подумайте: «Встречи команды переходят с ежемесячных на еженедельные», а не «Обновления встреч команды.«Все важные моменты должны быть в формате списка; либо маркеры, либо нумерованный список. Вот что должно быть включено в служебную записку:

  • Заголовок : к, от, дата, тема
  • Открытие : короткий абзац о том, о чем будет записка
  • Предпосылки : проблема, которую вы решаете, или общие обстоятельства
  • Задача : что вы делаете для решения проблемы или действие, которое вас просили выполнить
  • Подробности : любые подтверждающие подробности, факты или исследования
  • Закрытие : запрос действия от читателя

Попробуйте этот шаблон в Venngage

Шаблон официального делового письма

Хотя официальное деловое письмо может иметь множество применений, включая те, которые мы обсуждали выше, обычно формат тот же. Лаборатория Purdue Writing Lab рекомендует включать следующие разделы в указанном порядке:

  • Адрес отправителя, если он еще не указан в бланке
  • Дата написания письма в следующем формате: 1 января 2020 г.
  • Адрес получателя, включая его имя и титул (г-жа, миссис, г-н или доктор)
  • Приветствие в этом формате: Дорогая Бронвин Кенапл:
  • Тело: по левому краю, без отступа в первой строке, один пробел между абзацами
  • Завершение, первое слово только с заглавной буквы с запятой после: Спасибо,
  • Корпуса.Напишите это слово, если к письму прилагаются документы.

Попробуйте этот шаблон в Venngage

Шаблон официальных писем

Однако официальное письмо требует большего, чем просто внимания к структуре. Вам нужно знать, как писать своей аудитории и просто и ясно донести свое сообщение. У этого правительственного агентства США есть отличные советы, как именно это сделать:

  • Поместите основное сообщение вверху. Не прячьте плохие новости, иначе вы запутаете читателя.
  • После основного сообщения вы можете начать предложение со слов «Это письмо будет… (например, объяснить, почему ваша заявка была отклонена)», чтобы объяснить содержание остальной части письма.
  • Как правило, используйте настоящее время
  • Используйте слово «должен» для выражения обязательства и избегайте использования слова «должен»
  • Ограничьте каждый абзац одной темой

Попробуйте этот шаблон в Venngage

Шаблон сопроводительного письма к грантовому предложению

Сопроводительное письмо к заявке на грант — идеальное место для установления связи между вашей инициативой и миссией читателя.Не забудьте также указать население, которое вы будете обслуживать, и потребности, которые будет удовлетворять ваш проект. Вовлеките читателя в прошлые успехи и проиллюстрируйте глубину потребности, которую вы будете обслуживать. Согласно Candid, ваше сопроводительное письмо к заявке на грант должно включать:

  • Знакомство с вашим проектом
  • Запрошенная сумма в долларах
  • Подробная информация о том, как ваш проект будет соответствовать мандату фонда
  • Любые предыдущие связи с финансирующей организацией
  • Список того, что содержится в предложении
  • Контактная информация для ответа на любые вопросы
  • Подпись исполнительного директора вашей некоммерческой организации

Попробуйте этот шаблон в Venngage

Шаблон делового письма FAQ

Как начать создавать фирменные бланки в Venngage?

Сначала вам нужно создать бесплатную учетную запись.Затем вы можете получить доступ к бесплатным и платным шаблонам фирменных бланков. Настройте их в нашем простом онлайн-редакторе. Вам нужно будет перейти на наш план Premium или Business, чтобы загрузить письмо в формате PDF (а затем распечатать его, если хотите). Мы предлагаем ежемесячную, ежеквартальную или годовую подписку.

Как создать фирменный бланк в Venngage?

У вас есть два варианта:

  1. Воспользуйтесь одним из наших готовых шаблонов. Вы можете настроить все цвета, шрифты, логотипы и другие детали.
  2. Начните с чистого листа и создайте свой собственный дизайн с помощью нашего онлайн-редактора с перетаскиванием.

У меня уже есть фирменный бланк в Microsoft Word. Могу ли я использовать его в Venngage?

Да, можно. Преобразуйте файл Word вашего фирменного бланка (только верхний и / или нижний колонтитулы) в формат файла JPG или PNG. Затем вы можете импортировать этот файл на пустой холст Venngage, добавить текстовое поле и написать свое письмо.

Вот как вы загружаете изображение с жесткого диска в письмо Venngage или другой проект:

Тем не менее, вы можете рассмотреть возможность использования одного из наших шаблонов писем или воссоздания фирменного бланка Microsoft Word на пустом холсте в Venngage. Вы можете легко разместить свой логотип и добавить фирменные цвета и шрифты. Вы также можете скопировать и вставить текст с существующего фирменного бланка в Venngage.

Более подробная информация представлена ​​в разделе «Как создать из пустого?» статья поддержки.

Могу ли я загрузить свой фирменный бланк Venngage, а затем использовать его в Microsoft Word позже?

Вы можете загрузить заголовок в виде файла изображения PNG и добавить его в документы Word, Google Docs или другие программы для создания букв. Вы не можете редактировать файлы Venngage в других программах, например Word.

Вот наш совет: проще сохранить бланк в Venngage, сделать новую копию, отредактировать новый файл в Venngage и затем загрузить его, не возясь с другими программами.

Вот как вы загружаете в редакторе Venngage:

Обязательно прочтите нашу статью поддержки о типах учетных записей и вариантах загрузки. Только платные планы, такие как наш популярный бизнес-план, позволяют загружать файлы из Venngage на свой компьютер, а затем распечатывать их.

Мне нужен фирменный бланк для компании типа X.Где я могу найти его?

Вы можете найти все наши шаблоны фирменных бланков в нашей библиотеке шаблонов. У нас есть шаблоны для этих отраслей:

  • Юридические фирмы
  • Технологические компании
  • Образование
  • Розничная торговля
  • Консультанты
  • B2B компании
  • Индустрия дизайна
  • Маркетинговые агентства
  • Коммуникационные фирмы
  • Недвижимость и застройщики
  • … и многое другое!

Можете ли вы разработать для меня фирменный бланк?

К сожалению, мы не можем предложить вам конкретные рекомендации по дизайну или изготовить для вас фирменный бланк.Тем не менее, вы можете получить доступ к технической поддержке в любое время через наш чат поддержки клиентов 24/7 (см. Кнопку в правом нижнем углу этого экрана!). Вам также следует прочитать наше руководство по созданию фирменных бланков.

Наш бизнес-план предлагает индивидуальные консультации и обучающие семинары.

Используйте Venngage для создания лучших деловых писем


НАЧАТЬ (БЕСПЛАТНО)

Заявление об ограничении ответственности: Несмотря на то, что в наших шаблонах есть хорошие образцы сообщений, юрисконсульт всегда должен проверять любой документ, представленный сотрудникам.Ни одна из представленных здесь сведений не является юридической консультацией от имени Venngage.

Дополнительные ресурсы по бизнес-шаблонам:

формат делового письма, образцы и подсказки

Если ваша работа связана с деловой перепиской, то вы обязательно напишете писем-запросов , время от времени или регулярно. Это может быть запрос о работе, продвижение по службе или приглашение на встречу, запрос информации или рекомендации, письмо с просьбой о предоставлении услуги или упоминание персонажа. Такие письма сложно писать, и еще труднее писать так, чтобы получатели отвечали охотно и с энтузиазмом.

Что касается писем с запросом денег , всевозможных запросов на спонсорство, пожертвование или сбор средств, вы согласитесь, что часто требуется чудо, чтобы получить ответ 🙂 Конечно, я не могу гарантировать, что наши советы и образцы писем вам будут творите чудо, но они определенно сэкономят вам время и сделают вашу писательскую работу менее болезненной.

Совет для экономии времени ! Если вы общаетесь по электронной почте, вы можете сэкономить еще больше времени, добавив все эти образцы деловых писем прямо в свой Outlook.И тогда вы сможете вставить любой образец в сообщение, которое вы составляете или на которое отвечаете, щелчком мыши!

Все, что для этого требуется, — это плагин Outlook Template Phrases, который вы можете увидеть на снимке экрана справа. После того, как вы его установили, вам не придется набирать одни и те же фразы снова и снова.

Просто дважды щелкните шаблон на панели надстройки и мгновенно найдите текст, вставленный в тело сообщения. Все ваше форматирование, гиперссылки, изображения и подписи будут на месте!

Не стесняйтесь проверить это прямо сейчас; Полнофункциональная 15-дневная ознакомительная версия доступна для загрузки.

Ну, вернемся к написанию деловых писем, далее в статье вы найдете:

Деловое письмо в формате

Деловое письмо — это формальный способ общения, поэтому он требует особого формата. Возможно, вы не слишком заботитесь о формате письма, если вы отправляете электронное письмо, но если вы пишете традиционное бумажное деловое письмо, приведенные ниже рекомендации могут оказаться полезными. Считается хорошей практикой распечатать деловое письмо по стандарту 8.Белая бумага 5 дюймов x 11 дюймов (215,9 x 279,4 мм).

  1. Адрес отправителя. Обычно вы начинаете с ввода собственного адреса. В британском английском адрес отправителя обычно пишется в правом верхнем углу письма. В американском английском адрес отправителя помещается в верхнем левом углу.

    Вам не нужно писать имя или должность отправителя, так как они указаны в конце письма. Введите только почтовый адрес, город и почтовый индекс, а также, при желании, номер телефона и адрес электронной почты.

    Если вы пишете на бланках на фирменном бланке, пропустите это.

  2. Дата . Введите дату на несколько строк под бланком или обратным адресом. Стандарт — это 2-3 строки (допустимы от одной до четырех строк).
  3. Справочная линия (опционально) . Если ваше письмо связано с какой-либо конкретной информацией, такой как ссылка на вакансию или номер счета-фактуры, добавьте ее под датой. Если вы отвечаете на письмо, обратитесь к нему. Например,
    • Re: Счет-фактура № 000987
    • Re: Ваше письмо от 01.04.2014 г.
  4. Уведомления о прибытии (необязательно) .Если вы хотите включить запись о частной или конфиденциальной переписке, введите ее под строкой ссылки в верхнем регистре, если это необходимо. Например, ЛИЧНО или КОНФИДЕНЦИАЛЬНО.
  5. Внутренний адрес . Это адрес получателя вашего делового письма, физического или юридического лица. Всегда лучше писать конкретному человеку в компании, которой вы пишете.

    Стандарт — это 2 строки под предыдущим введенным элементом, допускается от одной до шести строк.

  6. Линия внимания (необязательно). Введите имя человека, с которым вы пытаетесь связаться. Если вы написали имя человека во внутреннем адресе, пропустите строку для внимания.
  7. Приветствие . Используйте то же имя, что и внутренний адрес, включая заголовок. Если вы знаете человека, которому пишете, и обычно обращаетесь к нему по имени, вы можете ввести его имя в приветствии, например: Dear Jane. Во всех остальных случаях обычной практикой является обращение к человеку с личным титулом и фамилией, за которыми следует запятая или двоеточие, например:
    • Mr.Коричневый:
    • Уважаемый доктор Браун:
    • Уважаемая г-жа Смит,

    Если вы не знаете имя получателя или не знаете, как его написать, используйте одно из следующих приветствий:

    • Дамы
    • Господа
    • Уважаемый господин
    • Уважаемый господин или госпожа
    • Для кого это может касаться
  8. Subject Line (необязательно): Оставьте две или три пустые строки после приветствия и напечатайте суть письма в верхнем регистре, по левому краю или по центру. Если вы добавили справочную строку (3), строка темы может быть избыточной. Вот несколько примеров:
    • ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО
    • ПОКРЫТИЕ ПИСЬМА
    • ЗАПРОС НА ЗАМЕНУ ИЗДЕЛИЯ
    • ЗАПРОС РАБОТЫ
  9. Кузов . Это основная часть вашего письма, обычно состоящая из 2-5 абзацев, с пустой строкой между абзацами. В первом абзаце напишите дружеское вступление, а затем изложите свою главную мысль. В следующих нескольких абзацах представлена ​​справочная информация и вспомогательные детали.Наконец, напишите заключительный абзац, в котором вы повторно излагаете цель письма и просите о каких-либо действиях, если применимо. Дополнительные сведения см. В советах по написанию убедительных деловых писем.
  10. Закрытие. Как вы знаете, есть несколько общепринятых дополнительных закрытий. Какой из них вы выберете, зависит от тона вашего письма. Например,
    • С уважением (очень формально)
    • С уважением или С уважением (полезнейшие заключения в деловых письмах)
    • С уважением, С уважением (немного более личный и дружелюбный)

    Закрытие обычно печатается в той же вертикальной точке, что и дата, и через одну строку после последнего основного абзаца. Используйте только первое слово с заглавной буквы и оставьте три или четыре строки между закрывающим блоком и блоком подписи. Если за приветствием следует двоеточие, добавьте запятую после закрытия; в противном случае знаки препинания после закрытия не требуются.

  11. Подпись. Как правило, подпись ставится на четыре пустые строки после Бесплатного закрытия. Введите свое имя под подписью и при необходимости добавьте заголовок.
  12. Корпуса. Эта строка сообщает получателю, какие еще документы, например, резюме, прилагаются к вашему письму.Ниже приведены общие стили:
    • Encl.
    • Прикрепите.
    • Корпуса: 2
    • Корпуса (2)
  13. Инициалы машиниста (необязательно) . Этот компонент используется для обозначения человека, который напечатал письмо за вас. Если вы набрали письмо самостоятельно, опустите это. Обычно идентификационные инициалы включают три ваших инициала в верхнем регистре, затем два или три инициала машинистки в нижнем регистре. Например, JAM / dmc , JAM: cm .Но в наши дни этот компонент используется довольно редко, в очень официальных деловых письмах.

    Ниже вы можете увидеть образец письма-пожертвования в правильном формате. На примерах всегда легче понять, не правда ли?

10 советов по написанию убедительных писем-просьб

Ниже вы найдете 10 стратегий написания писем-запросов таким образом, чтобы они убедили вашего читателя ответить или действовать.

  1. Знай своего адресата . Прежде чем приступить к составлению письма-запроса, задайте себе эти вопросы.Кто мой читатель и как именно они могут мне помочь? Они принимают решения или просто передадут мой запрос старшему офицеру? И стиль, и содержание вашего письма-запроса будут зависеть от позиции читателя.
  2. Не говорите подробностей . Будьте ясны, кратки и по делу. Практическое правило таково — не используйте два слова, когда достаточно одного. Вспомните известную цитату Марка Твена: «У меня не было времени написать короткое письмо, поэтому я написал длинное». Человек в его положении мог себе это позволить, и … он ничего не просил 🙂
  3. Сделайте письмо удобным для чтения . При написании письма с просьбой не отвлекаться и не сбивать читателя с толку, отклоняясь от основной мысли. Избегайте длинных, переполненных предложений и абзацев, потому что они пугающие и трудные для восприятия. Вместо этого используйте простые декларативные предложения и разбивайте длинные предложения запятыми, двоеточиями и точками с запятой. Начинайте новый абзац, когда меняете мысль или идею.

    Вот очень плохой пример сопроводительного письма:
    « Во всех отношениях моя квалификация, похоже, соответствует желаниям, выраженным в вашей рекламе, и, судя по голосу блогов вашей компании, я действительно думаю, что я должен был быть [Должность] в вашей компании «.

    И это хороший вариант:
    « У меня хорошие навыки и опыт в [вашей области знаний], и я был бы очень признателен, если вы рассмотрите меня на любую подходящую должность».

    Помните, если ваше письмо-запрос выглядит легко читаемым, у него больше шансов быть прочитанным!

  4. Добавьте призыв к действию .По возможности указывайте действия в письмах с запросами. Самый простой способ — использовать глаголы действия и активный голос, а не пассивный.
  5. Убедите, но не требуйте . Не относитесь к адресатам так, как будто они вам что-то должны. Вместо этого привлеките внимание читателя, упомяните точки соприкосновения и подчеркните преимущества актерской игры.
  6. Не обременительна . Предоставьте читателям всю необходимую информацию и скажите, что именно вы от них хотите. Упростите задачу, чтобы человек мог ответить — укажите контактную информацию, прямые номера телефонов, дайте ссылки или прикрепите файлы, в зависимости от того, что подходит
  7. Пишите дружелюбно и вызывайте чувства читателя .Хотя вы пишете деловое письмо, не будьте излишне деловыми. Дружественные письма заводят друзей, поэтому пишите письма-запросы дружелюбно, как если бы вы разговаривали со своим настоящим другом или старым знакомым. Мы все люди, и было бы неплохо обратиться к человечности, щедрости или сочувству вашего корреспондента.
  8. Оставайтесь вежливыми и профессиональными . Даже если вы пишете запрос на отмену заказа или письмо с жалобой, оставайтесь вежливыми и вежливыми, просто укажите проблему (ы), предоставьте всю необходимую информацию и обязательно избегайте угроз и клеветы.
  9. Следите за грамматикой ! Перефразируя известную поговорку — «грамматика важна для первого впечатления». Плохая грамматика, как и плохие манеры, могут все испортить, поэтому обязательно вычитайте все отправляемые вами деловые письма.
  10. Просмотрите перед отправкой . Когда вы закончите составлять письмо, прочтите его вслух. Если ваш ключевой момент не совсем ясен, перепишите его. Лучше потратить некоторое время на то, чтобы переписать и получить ответ, чем сделать это быстро и сразу выбросить свое письмо в корзину.

И, наконец, если вы получили ответ на письмо с просьбой или желаемое действие было предпринято, не забудьте поблагодарить человека. Здесь вы можете найти образцы благодарственных писем на все случаи жизни.

Образцы писем-запросов

Ниже вы найдете несколько примеров писем-запросов для разных случаев.

Образец рекомендательного письма-запроса

Уважаемый мистер Браун:

Надеюсь, у вас все хорошо. У меня теплые воспоминания о вашем замечательном руководстве и поддержке учителей во время моей работы в старшей школе XYZ.

В настоящее время я подаю заявление в школьный округ XYZ и должен предоставить три рекомендательных письма. Я пишу, чтобы спросить, не могли бы вы написать рекомендательное письмо от моего имени.

Я хотел бы предоставить вам некоторую справочную информацию, которая может помочь вам, если вы решите написать это письмо <ваша справочная информация>.

В приложении вы найдете копию моего последнего резюме. Пожалуйста, свяжитесь со мной, если вам понадобится дополнительная информация.Я с нетерпением жду вашего ответа и заранее благодарю вас за ваше время.

Запрос информации

Спасибо, что отправили свое резюме в ответ на <позицию>, которую мы рекламировали. Помимо вашего резюме, нам также понадобятся три ссылки и список прошлых работодателей за последние три года, а также их номера телефонов.

Наша политика заключается в тщательном изучении биографических данных каждого кандидата, чтобы выбрать наиболее подходящего человека для этой работы.

Спасибо за вашу помощь. Ждем с нетерпением вестей от вас.

Запрос ссылки на персонажа

<Заявитель> подал заявку в нашу компанию на вакансию в нашем <Отделении>. Он / она дал ваше имя в качестве ссылки на персонажа. Не могли бы вы предоставить нам свою письменную оценку этого человека.

Будьте уверены, что ваш ответ будет конфиденциальным. Заранее спасибо.

Запрос на пожертвование

Я отправляю это вам как одному из членов нашего сообщества.Я уверен, что вы, как и я, цените жизнь в таком тихом и спокойном районе.

Знаете, иногда, чтобы сохранить тишину и спокойствие в своей общине, нужно действовать. Как вы, возможно, знаете, наш местный комитет сообщества собирался в течение последних двух месяцев, чтобы попытаться найти способы снизить уровень взломов в нашем районе. На прошлой неделе они выпустили свои рекомендации о том, как лучше всего бороться с этой проблемой.

Их основная рекомендация призывает к усилению патрулей полиции и служб безопасности в дополнение к местной программе Neighborhood Watch.К сожалению, необходимая сумма не включена в ассигнования из муниципального бюджета в этом году.

Поэтому, как заинтересованный член этого сообщества, я решил, что мой бизнес будет жертвовать $ за каждый $, собранный в сообществе, для покрытия дополнительных затрат на безопасность. Я призываю вас присоединиться ко мне сегодня и поддержать это достойное дело нашего общего блага.

Чтобы сделать пожертвование сегодня, вы можете зайти в один из двух наших магазинов и положить пожертвование в ящики, расположенные рядом с кассами.Если вы не можете добраться до магазина, отправьте чек или денежный перевод на адрес «XYZ» и отправьте его по адресу, указанному выше.

Заранее благодарю.

Просить об услуге

Я пишу вам, чтобы попросить вас об одолжении, которое, я надеюсь, вы могли бы сделать для меня.

Менее чем через три месяца я буду сдавать <экзамен> с надеждой поступить в <университет или колледж>, где у них лучшая программа аспирантуры по интересующему меня курсу.

Школа уделяет чрезвычайно большое внимание успеху ученика на экзамене, поэтому я чувствую огромное давление, чтобы получить результат выше среднего на экзамене Graduate Record Examination.

Поскольку вы недавно получили диплом по <естествознанию>, вы, естественно, первый, о ком я подумал, когда подумал, к кому я мог бы обратиться за помощью. Я не прошу слишком много времени, я был бы очень признателен за любые советы, которые вы могли бы мне дать, и несколько уроков по , которые, как мне кажется, являются моими самыми слабыми местами.

Надеюсь, что вы дадите мне положительный ответ. Заранее спасибо.

Запрос на возврат / замену товара

<дата> я разместил заказ на <продукт>, получил его <дата>. Я обнаружил, что у приобретенного продукта есть следующая проблема: <добавить подробности>

Поскольку доставленный вами товар не удовлетворительного качества <не соответствует цели>, я имею право на его <отремонтировать / заменить> и прошу вас подтвердить, что вы сделаете это в течение следующих семи дней.Я также прошу вас подтвердить, организуете ли вы доставку или возместите мне стоимость его возврата.

Я с нетерпением жду ваших удовлетворительных предложений по урегулированию моей претензии в течение семи дней с даты этого письма.

*****

И это все на сегодня. Надеюсь, эта информация поможет вам составить правильно оформленное деловое письмо в целом и убедительные письма-запросы в частности, и всегда получить желаемый ответ.Спасибо за чтение!

Вас также может заинтересовать

Официальный формат рекомендательного письма (8+ образцов писем и примеров)

Официальное рекомендательное письмо или рекомендательное письмо — это письмо, в котором оцениваются сильные стороны автора письма по отношению к выполнению конкретной задачи. Официальное рекомендательное письмо обычно пишется, когда вы, возможно, ищете работу или стипендию за границей.

Как оформить официальное рекомендательное письмо?

* Составьте макет письма.

* Получите достаточно информации о человеке, которого вы рекомендуете, и спросите о занимаемой должности.

Ниже представлен макет рекомендательного письма

.

Как и любое другое письмо, вы должны начать с его или ее адреса в верхнем правом углу страницы. После чего вы пишете дату. Ниже, на левом поле, введите адрес получателя, напишите имя, если вы его знаете, а если нет, просто напишите название учреждения. Это должно сопровождаться приветствием, т.е.Уважаемый господин / госпожа.

Например;

МЭРИ ДЖЕКСОН
УЛИЦА 863 MN
COOLLY, LA 5654

20 февраля 2017

RESACD HOUSE
7594 JK STREET
POLY, NY 57382

Уважаемый господин / госпожа,

В этой части вы должны попытаться создать положительный имидж, который понравится получателю. Однако не стоит слишком хвалить человека, которого рекомендуют. Он должен быть кратким и в то же время восторженным, поскольку первое впечатление является ключевым.

Eg; «Для меня большая честь рекомендовать мисс Шарон на должность главного регистратора в вашей компании».

  • Знакомство с вашими отношениями с рекомендованным человеком

Сообщите получателю письма, как вы узнали рекомендованного человека. В этой части вы продемонстрируете некоторые свои успехи и квалификацию.

Eg; «Я познакомился с Джорджем, когда мы были в оперативной группе, возглавлявшей расследование.“

  • Квалификация кандидатов

Здесь важно подчеркнуть квалификацию и успех рекомендованного человека. Вместо того, чтобы описывать человека в целом, вам следует сосредоточиться на деталях и, по возможности, добавлять примеры. В то же время не забудьте похвалить человека. Более того, вы можете сравнить успехи кандидата с успехами других людей на их предыдущем месте работы или учебы, чтобы показать его или ее большие способности в том, что он делает.

например; «Скорость работы мисс Шэрон превышала совместные усилия трех других ассистентов в больнице».

Однако не следует преувеличивать успехи и способности человека, так что, если его или ее схватят, он / она может не оправдать предъявляемые ожидания. Если у кандидата есть слабое место или место, не скрывайте это, поскольку в будущем это может вылиться в неловкое положение кандидата.

Например: «Мисс Шэрон задает темп и энергична, неустанная и перфекционистка в том, что она делает и что от нее требуется.”

и, если возможно, вежливо оставьте там свой контакт на тот случай, если он захочет узнать больше о кандидате. После этого вы должны подписаться либо «искренне», либо «спасибо», а затем поставить свою подпись.

Eg;

С уважением,

Мэри Джексон.

Образец официального делового рекомендательного письма

Образец делового рекомендательного письма — это рекомендательное письмо от бывшего менеджера, в котором хвалятся и подчеркиваются услуги определенного сотрудника. Рекомендация менеджера рекомендует сотрудника на позицию управления обслуживанием клиентов, поскольку этот сотрудник был активом для компании.

Скачать

Официальное рекомендательное письмо для медсестер

Официальное рекомендательное письмо для медсестер, как следует из названия, может служить образцом, когда человеку необходимо написать рекомендательное письмо для профессионального медсестры или даже студента медсестры. Чтение соответствующих образцов может оказаться большим подспорьем при написании рекомендательных писем.

Скачать

Официальное рекомендательное письмо Пример

Официальное рекомендательное письмо служит образцом для написания рекомендации бывшему сотруднику, рекомендующей его для новой работы. Он подчеркивает способности сотрудника. В этом письме упоминаются сильные стороны сотрудника в его работе.

Скачать

Образец официального рекомендательного письма

Образец официального рекомендательного письма о трудоустройстве рекомендует определенного бывшего сотрудника в организации. Он подчеркивает, как этот сотрудник успешно выполнял свои обязанности в течение срока пребывания в бывшей компании. В этом образце упоминается сильная сторона, которая весьма ценна, то есть при необходимости задавать бывшему работодателю дополнительные вопросы.

Скачать

Образец официального рекомендательного письма на стипендию

Образец официального рекомендательного письма на стипендию, как следует из названия, представляет собой письмо, содержащее пробелы, которые можно изменить в зависимости от должности и титула.Это письмо рекомендует определенного студента как идеального для получения определенной стипендии. Человек, пишущий это письмо, может использовать этот образец в качестве руководства и создать свой собственный материал, указав имя студента и указав соответствующую стипендию.

Скачать

Образец официального рекомендательного письма студента

Образец официального рекомендательного письма студента рекомендует определенного студента для поступления на определенную программу в университете. Автор этого рекомендательного письма может указать имена в соответствии с их требованиями.Содержание письма будет служить руководством к тому, что включить в письмо, чтобы написать хорошую рекомендацию для студента.

Скачать

Шаблон письма с официальным рекомендательным письмом

Этот шаблон официального рекомендательного письма, как следует из названия, является шаблоном для тех, кто пишет, чтобы запросить рекомендательное письмо в поддержку своих соответствующих приложений. Образец подчеркивает навыки человека и то, чего он или она хотели бы достичь в жизни, и то, как рекомендация может быть очень полезной.

Скачать

Пример официального рекомендательного письма о трудоустройстве

Пример официального рекомендательного письма о трудоустройстве может служить образцом для тех, кто хочет написать рекомендательное письмо для сотрудника, который работал в различных местах. Это также подчеркнет обязанности, выполняемые сотрудником.

Скачать

Образец шаблона письма-жалобы | УСАГов

Используйте этот образец письма-жалобы (.txt) в следующий раз, когда вам понадобится подать жалобу. Вы не знаете, как использовать это в вашей ситуации? Посмотрите пример письма, в котором используется этот формат.

Ваш адрес
Ваш город, штат, почтовый индекс

( Ваш адрес электронной почты, если отправка по электронной почте )

Дата

Имя контактного лица (, если доступно )
Название (, если имеется, )
Название компании
Отдел по рассмотрению жалоб потребителей (, если у вас нет конкретного контактного лица )
Уличный адрес
Город, штат, почтовый индекс

Уважаемое Контактное лицо или название организации ) :

Re: (номер счета , если применимо )

На (дата) , I (купил, сдал в аренду, арендовал или отремонтировал) a (наименование продукта, с серийный номер или номер модели, или выполненная услуга) на (местонахождение и другие важные детали сделки) .

К сожалению, ваш (продукт или услуга) не работал хорошо (или услуга была неадекватной) , потому что (укажите проблему) . Я разочарован, потому что (объясните проблему: например, продукт не работает должным образом; услуга была оказана некорректно; мне выставили неверную сумму; что-то не было четко раскрыто или было искажено и т. Д.) .

Чтобы решить эту проблему, я был бы признателен за ваш (укажите конкретное действие, которое вы хотите: возврат денег, кредит кредитной карты, ремонт, обмен и т. Д.) . Прилагаю копии (не отправляйте оригиналы) моих записей (включая квитанции, гарантии, гарантии, аннулированные чеки, контракты, модели и серийные номера и любые другие документы) .

Я с нетерпением жду вашего ответа и решения моей проблемы и подожду до (установить срок) , прежде чем обращаться за помощью в агентство по защите прав потребителей или в Better Business Bureau.

Comments

No comments yet. Why don’t you start the discussion?

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.