Форма делового письма образец: Письмо-запрос. Образец письма о предоставлении информации

Деловое письмо | Образец — бланк — форма

Деловое письмо это ваш официальный представитель. Помимо содержание очень важно правильно оформить деловое письмо, как известно «встречают по одежке». Рассмотрим порядок оформления делового письма.

Бланк

Деловое письмо (Business letter) должно быть оформлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация:

• название организации;
• физический адрес организации;
• телефон и факс;
• web-сайт и e-mail.

Также на бланке могут быть отражены реквизиты организации и её логотип.

Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро узнать отправителя и направить ответное письмо на правильный адрес.

Поля

Деловое письмо обязательно должно иметь поля: слева – около трёх сантиметров, справа – около полутора. Советуем Вам пользоваться стандартными формами Microsoft Word. Поля необходимы для возможных заметок, которые будет делать адресат, а также для подшивки письма в архивную папку.

Регистрационный номер

Регистрационный номер письма, включающий в себя дату подписания письма руководителем, необходим для Вашего же удобства. Например, Вы решили отправить письмо в другую организацию и не присвоили ему дату и номер. А если эта компания получает несколько тысяч писем в день, как Вы будете отслеживать судьбу своего послания? Обычно ищут по дате и номеру. Особенно это актуально для государственных учреждений. Письмо-ответ помимо собственного исходящего номера должно также содержать информацию о номере входящего письма, ответом на которое оно является. Регистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма. Естественно, что в любой организации входящие и исходящие письма должны аккуратно регистрироваться.

Пример:

Исх. №546 от 28.07.2008 на вх. №321 от 25.07.2008

Шапка письма

Шапка письма, содержащая обращение к адресату, размещается чуть ниже регистрационного номера и обычно оформляется следующим образом: должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. Непосредственно обращение оформляется по центру письма и заканчивается восклицательным знаком. Шапка может быть выделена жирным шрифтом.

Пример:

Генеральному директору
ООО «Рассвет»
Милославскому П.Н.

Уважаемый Павел Николаевич!

Шрифт

Шрифт письма принципиальным образом влияет на его восприятие адресатом. Шрифт не должен быть слишком мелким или слишком крупным. При этом, он должен быть одинаковым на всём протяжении письма. Стандартной практикой является использование шрифта Times New Roman с 12-м размером кегля и единичным интервалом между строками. Но если Вам известно, что у адресата плохое зрение, проявите заботу – увеличьте шрифт письма.

К выбору шрифта писем личной деловой переписки (приглашения, поздравления, соболезнования и т.п.) можно подойти более творчески.

Нумерация листов

Нумерация листов особенно важна для писем, объем которых превышает 2 страницы, а особенно для тех, что содержат приложения. При проставлении нумерации листов в текстовом редакторе Microsoft Word мы рекомендуем Вам пользоваться функцией «Колонтитулы» — «Вставить автотекст» — «Стр. № из всего». Это позволит адресату правильно оценить общий объем письма и не перепутать последовательность его страниц.

Нумерация проставляется в нижнем правом углу листа.

Информация об исполнителе

Информация об исполнителе должна обязательно содержаться во всех деловых письмах, которые подписывают топ-менеджеры компании и руководители подразделений. Это позволит адресату быстро найти конкретного специалиста, отвечающего за решение вопроса в компании-отправителе.

Информация об исполнителе должна содержать его ФИО (желательно полностью, иначе Вашему контрагенту будет сложно начинать телефонный разговор, который может потребоваться для выяснения дополнительной информации) и номер контактного телефона – рабочего или мобильного. Также желательно указать адрес электронной почты.

Информация об исполнителе пишется в самом конце письма после подписи. Кегль его шрифта должен быть на одну или две единицы меньше шрифта основного текста письма.

Приложения

Если письмо содержит приложения, то они оформляются на отдельных листах. При этом нумерация листов может быть общей для всего документа или отдельной для основного письма и каждого приложения. Информация о приложениях должна содержаться в теле основного письма перед подписью.

Пример:

К данному письму прилагается 2 документа на 3-х листах:
1. акт сдачи-приемки выполненных работ в двух экземплярах;
2. счёт-фактуры.

С уважением, Главный бухгалтер мебельной фабрики «Большевичка» Васильева Н.К.

Как написать деловое письмо | HURMA

С написанием деловых писем приходится сталкиваться специалистам многих профессий. Для HR-менеджеров и рекрутеров умение писать деловые письма особенно важно, ведь это часть их основных обязанностей.

Деловые письма все разные и очень важно понимать, в какой ситуации следует использовать тот или иной шаблон. К тому же оформление делового письма на русском отличается от такого же на английском и нужно уметь правильно составлять его на обоих языках.

В этой статье мы расскажем, как правильно писать деловое письмо на русском и английском языках.

Что такое деловое письмо

Деловые письма используются организациями для коммерческих целей. Например, деловая сделка, жалоба, предупреждение, уведомление, приглашение, декларация, информация, извинения и другие корпоративные вопросы. В деловом письме используется официальный язык и определенный формат.

Не только профессиональные письма организации являются деловыми. Физическое лицо тоже может написать деловое письмо, например, сопроводительное письмо, заявление или другие официальные документы.

Вот несколько примеров пар отправителей и получателей:

• бизнес – бизнес
• бизнес – клиент
• соискатель – компания
• бизнес – государственная организация
• работодатель – работник
• сотрудник – сотрудник

Большинству специалистов в той или иной области приходится писать деловые письма. Кто-то делает это каждый день, а кто-то всего несколько раз за всю карьеру.

Главная цель делового письма – информация. В таких письмах не допускаются неформальные обороты и выражения с неоднозначным смыслом.

Особенности деловых писем:

• Подчеркнутая официальность
• Адресность – наличие отправителя и получателя
• Стандартная деловая речь
• Тематическая ограниченность
• Нейтральный тон изложения
• Точность, исключающая недопонимание фактов
• Лаконичность

Научиться писать деловые письма не сложно, достаточно один раз запомнить структуру и основные правила. Однако, не стоит забывать о том, что с развитием технологий и переходом на email правила немного меняются. Поэтому важно знать, как писать деловые письма по электронной почте и на бумаге.

Различия между электронным и обычным письмом

В большинстве случаев для деловых писем сейчас используется электронная почта, но иногда приходится иметь дело и с бумажными письмами. Чтобы быть уверенным в том, как оформлять каждый из вариантов, рассмотрим подробнее, чем они отличаются.

В электронном письме редко используется классическая шапка, где указываются имена, должности и иногда даже контакты адресата и адресанта. Для email характерна меньшая официальность. Тип послания чаще всего указывается прямо в теме. Но это не значит, что деловое письмо, полученное не на бумаге, а в электронном варианте имеет меньшее значение. На официальных бумажных письмах желательна подпись автора, в электронных достаточно указание ФИО и должности в конце.

Как ни крути, электронные письма более функциональные и быстрые. Можно уже через несколько минут получить ответ и решить проблему. К тому же в них есть возможность отправить дополнительные файлы без лишних сложностей. Именно поэтому бумажные письма отошли на второй план и используются все реже. Разобраться, как в современном мире писать деловые письма поможет книга “Новые правила деловой переписки” Сарычевой и Ильяхова.

Классификация деловых писем

Не существует единой классификации деловых писем. Их очень много и для каждой сферы деятельности регулярно будут использоваться разные типы. Например, рекрутеры чаще всего пишут ответ на резюме, а сотрудник банка – запросы.

Абсолютно все типы деловых писем можно поделить на два функциональных типа:

1. Требующие ответа – вопрос, просьба, обращение, предложение.
2. Не требующие ответа – приглашение, напоминание, предупреждение.

Основные типы деловых писем:

• Подтверждение. Этот тип писем иначе известен, как письмо-квитанция и значит не более, чем просто подтверждение. Такое письмо является юридическим документом и доказательством чего-либо, например, оплаты покупки.
• Извинение. Письма с извинениями написаны для того, чтобы извиниться за то, что произошло в прошлом и какие меры принимаются для решения этой проблемы. По сути, эти письма о чем-то негативном, но с позитивным тоном. Автор принимает на себя ответственность и показывает важность проблемы, чтобы получатель не чувствовал себя проигнорированным. Такие письма обычно являются ответом на жалобу.
• Благодарность. Эти письма отправляются с целью выразить признательность и сказать “спасибо”.
• Жалоба. Эти письма отправляются, если кто-то остался недоволен чьими-то услугами или даже поведением. Правильно оформленная жалоба должна обязательно рассматриваться и приводить к решению проблемы.
• Сопроводительное. Такие письма обычно являются откликом на вакансию. Автор выражает желание работать в компании и прикладывает к нему резюме.
• Запрос. Этот тип письма предназначен для получения определенной информации от адресата.
• Рекомендация. Такие письма содержат информацию о кандидате и его успехах на предыдущем месте работы. Обычно его отправляет отдел кадров с прошлого места работы, чтобы подтвердить компетентность кандидата для принятия на новую должность.
• Увольнение. Официальное уведомление, которое сопровождает увольнение кого-либо из сотрудников.
• Отказ на резюме. В таком письме работодатель сообщает потенциальному кандидату, что пока не готов принять его на работу.

Конечно, помимо этих типов, существуют еще десятки разновидностей деловых писем. Они предназначены для решения разных задач, но имеют похожую структуру и официальный тон.

Структура делового письма

Первое, с чего стоит начать, если вы хотите научиться писать письма в деловом стиле – изучение структуры. Поскольку она типична для большинства документов, это значительно облегчает дальнейшую работу над письмом.

Деловое письмо состоит из трех частей: вводной, констатирующей и заключающей.

Вводная часть

Начать писать деловое письмо следует с вводной части, которая включает в себя информацию об адресате и отправителе, тип письма, приветствие и лид-абзац. Из вводной части должно быть понятно к кому и зачем вы обращаетесь.

Основная часть

В основной части необходимо более подробно описать ситуацию, с которой вы обращаетесь или на которую отвечаете. Например, привести аргументы, сообщить о решении вопроса или о том, что вы делаете для его решения.

Помните, что каждое предложение должно быть логически связано с предыдущим. Если это простой запрос или заявление, не стоит слишком подробно расписывать ситуацию. Укажите только самое важное и ограничьтесь тремя – четырьмя предложениями.

Заключение

В конце делового письма вы подводите итог своего письма в виде выводов или предложений по решению проблем, прощаетесь, указываете свое имя и должность. Допускается использование постскриптума, но только если это обоснованно.

Образец делового письма на русском

Как написать деловое письмо на английском

Написание деловых писем на английском не самая легкая задача, особенно для тех, кто изучал английский, как иностранный. Мы на простых примерах разберемся, как правильно писать деловые письма на английском.

При написании делового письма на английском очень важно излагать информацию в нужном стиле. Необходимо всегда оставаться предельно вежливым и деликатным. Иногда лучше показаться немного консервативным, чем невежливым. Также важно формулировать предложения коротко и четко.

Каких формулировок стоит избегать:

• Сокращений
• Сленга, жаргона, даже использование идиом нежелательно
• Эмоционально окрашенных слов

Структура делового письма в английском языке

Структура делового письма на английском такая же, как и в русском, отличаются в основном только формат адреса и речевые обороты.

Контактная информация

Имя Фамилия Ваш номер телефона Ваш адрес электронной почты Дата

Anna Robins +0000000 [email protected] January 11, 2005

Вежливое приветствие

Если вы не знаете имя собеседника	Dear Sir – для мужчины Dear Madam – для женщины
Если знаете имя	Dear Mr John – для мужчины Dear Ms Jane – для женщины
Если у адресата есть ученое звание используйте его	Dear Dr. Snow Dear Prof. Black

Завершение

Если вы не знаете имени адресата	Yours faithfully
Если знаете имя	Yours sincerely

Конструкции для разного типа писем

В зависимости от типа делового письма, следует использовать соответствующие фразы. Вот несколько примеров.

Письмо-жалоба

Я пишу, чтобы пожаловаться на…	I am writing to complain about…
Я пишу, чтобы привлечь ваше внимание к…	I am writing to draw your attention to…
Я недавно купил … в вашей компании.	I recently purchased … from your company.
Я хотел бы получить полный возврат средств.	I suggest that I get a full refund.
Я был бы признателен, если бы вы могли вернуть мне деньги.	I would be grateful if you could give me a refund
Я с нетерпением жду ответа.	I look forward to receiving a prompt reply.

Письмо-запрос

Я пишу, чтобы узнать о…	I am writing to inquire about…
Не могли бы вы предоставить мне некоторую информацию о…	Would you be kind enough to provide me with some information about…
Буду признателен, если вы поможете мне узнать…	I would appreciate if you could help me find out…
Не могли бы вы сказать мне, если…	Could you tell me whether…
Мне также было бы интересно…	I would also be interested in…

Сопроводительное письмо

Я пишу, чтобы подать заявку на должность…	I am writing to apply for the position of…
Я пишу в ответ на вашу вакансию …	I am writing in response to your advertisement…
Я особенно заинтересован в этой работе, потому что. ..	I am particularly interested in this job because…
Как вы можете видеть из моего резюме…	As you can see from my resume, …
В настоящее время я работаю в…	I am currently employed by…
Я стремлюсь делать карьеру в…, потому что…	I am keen to pursue a career in…, because…
Мои сильные стороны…	My main strengths are…
Если вам требуется дополнительная информация, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне.	Should you require any further information, please do not hesitate to contact me.

Письмо-извинение

Пожалуйста, примите наши извинения за…	Please accept our apologies for…
Мы искренне извиняемся за…	We sincerely apologize for…
Ошибка, видимо, была связана с…	The mistake was apparently due to…
В настоящее время мы работаем над. ..	We are currently working on…
Чтобы этого не случилось снова …	To prevent this from happening again, …
Мы понимаем, как вы были расстроены, когда … но, к сожалению …	We understand how upset you must have been when…, but unfortunately…

Образец делового письма на английском

9 советов, которые помогут написать деловое письмо

Краткость

Деловые письма должны быть короткими и точными, если это возможно, стоит ограничиться одной страницей. Адресаты, особенно если это деловые люди, не любят читать длинные письма и часто откладывают их на потом. Поэтому если вы хотите, чтобы ваше письмо как можно скорее прочитали, стоит писать лаконично.

Внимательность к читателю

Всегда старайтесь сосредоточиться на потребностях читателя и постарайтесь взглянуть на вещи с его точки зрения. Поставьте себя на его место и представьте, как бы вы отреагировали на такое письмо. Каждый может сделать это, так как все мы все являемся клиентами какого-либо бизнеса.

Официальный тон

Стиль написания и содержание деловых писем должны быть официальными и оперировать фактами. Чувствам и эмоциям не место в деловых письмах. Поэтому избегайте фраз типа “мы чувствуем”, вместо них используйте “мы полагаем” или “мы думаем”. Сердечный, дружелюбный подход – это хорошо. Просто сделайте его более официальным, но избегайте и чрезмерно формальных терминов.

Логика и однозначность

Используйте простые слова и фразы, старайтесь придерживаться прямого порядка слов в предложении. Убедитесь, что письмо сформулировано логично: сначала определяется главная мысль, потом она раскрывается, а затем следует вытекающее из этих фактов заключение.

Своевременность и точность

Деловые письма всегда должны быть своевременными и точными. Учитывая то, что в большинстве случаев мы говорим о бизнесе, несвоевременность может иметь финансовые последствия. Несколько раз проверьте все факты, которые вы указываете в письме. Если вы ошибетесь в цифрах или датах – это может нанести ущерб и негативно отразится на репутации компании.

Вложения

Если вы отправляете документы, то ваше основное письмо будет использоваться как сопроводительное. Кратко и понятно дайте небольшие инструкции о вложенных файлах, чтобы адресат сразу понимал про что идет речь.

Не используйте сложные конструкции

Некоторые типичные для деловой переписки слова и фразы сильно усложняют текст и его восприятие. Постарайтесь не делать письмо слишком громоздким. Чем проще и понятнее оно будет, тем лучше.

Вывод: умение писать деловые письма необходимо каждому

Может показаться, что правильно составить деловое письмо все-таки сложно. Но на самом деле вам достаточно сделать несколько шаблонов, по одному для каждого типа письма, которые вы используете. Такие шаблоны сильно сэкономят время и позволяют не путаться в оформлении.

Деловые письма представляют вашу компанию. С их помощью вы общаетесь с клиентами, поставщиками, акционерами, сотрудниками. Формат официальных писем является частью бренда компании, поэтому стоит относиться к их оформлению и написанию со всей серьезностью. Отлично оформленное, лаконичное и понятное официальное письмо способно привлечь новых клиентов, убедить инвесторов и повысить лояльность сотрудников.

Примеры того, как правильно написать деловое письмо

Автор Марк Клейнер На чтение 15 мин.

Наверное, каждому хоть однажды приходилось сталкиваться с необходимостью написания делового письма. При его составлении невольно приходишь к выводу, что это совсем непросто. Существует множество правил и норм написания деловых писем, которые нужно знать. В статье подробно описывается процесс составления документа, приводятся образцы делового письма, рассматриваются их виды и оформление.

Бланк

Готовые бланки придадут солидности и укажут на надежность компании. Они содержат необходимую информацию об организации, такую как:

• Наименование.
• Адрес.
• Контактные телефоны.
• Сайт.
• Электронную почту.
• Логотип.
• Другие контактные данные.

Строгих правил по бланкам нет. Поэтому в каждой организации самостоятельно решают, какую информацию в них закладывать.

Как правильно писать деловые письма? Подготовка

Деловые письма пишутся и оформляются определенным образом, подчиняясь присущим им правилам и требованиям. В зависимости от цели автор подробно продумывает содержание, чтобы получить рассчитываемый им результат. Он должен ясно представлять, какую информацию адресат уже знает по теме письма, из чего исходить и что нового в нем будет. Аргументы зависят от того, какую цель преследует автор. Процесс подготовки делового письма можно разделить на следующие этапы:

• Изучение вопроса.
• Написание проекта письма.
• Его согласование.
• Подписание.
• Регистрация.
• Отправка адресату.

Структура деловых писем

При составлении письма необходимо его информационно насытить, то есть вложить туда все необходимые сведения. Оно может быть простым или сложным. В простом письме содержание ясно и коротко отображает информацию, в основном не требующую от адресата ответа. Сложное может состоять из нескольких разделов, пунктов и абзацев. В каждом абзаце излагается один аспект информации. Образцы делового письма такого типа обычно состоят из вступительной, основной и заключительной частей.

Вступление содержит основание со ссылкой на соответствующие документы, с фактами и целями письма. В нем указываются наименование, автор, дата, номер и заголовок.

Ниже приведен пример написания делового письма — вступительной его части.

В основной части описываются ситуации, события, приводится их анализ и доказательства. Именно в этой части убеждают, что нужно поступить тем или иным образом, доказывают, как дело обстояло и информируют о необходимости в участии в каком-либо мероприятии, приводя разные аргументы.

В заключении содержатся выводы, которые делаются в виде предложений, просьб, напоминаний, отказов и так далее.

Вся приводимая информация должна быть оптимально последовательна и понятна для восприятия.

Каждое письмо начинается с обращения, выровненного по центру. Эта маленькая часть исключительно важна. При его выборе автор должен учитывать:

• Позицию адресата.
• Характер отношений.
• Официальность.
• Этикет.

В конце письма должна содержаться вежливая форма. Например: «. Выражаю надежду на дальнейшее сотрудничество (благодарность за приглашение). ». После этих фраз следует подпись автора.

Стиль

Все письма должны быть выдержаны в официально-деловом стиле, что означает использование средств речи для официально-деловых отношений. Особенности такого языка формируются при следующих обстоятельствах:

• Основными участниками деловых отношений являются юридические лица, от имени руководителей и должностных лиц которых пишутся письма.
• Отношения в организациях имеют жесткий регламентированный характер.
• Предметом общения является деятельность компании.
• Документы управленческого характера в основном имеют конкретного адресата.
• Часто в процессе деятельности организации встречаются одинаковые ситуации.

В связи с этим изложенная в деловом письме информация должна быть:

• Официальной, безличностной, подчеркивающей дистанцию между участниками общения.
• Адресной, предназначенной конкретному адресату.
• Актуальной в момент написания письма.
• Достоверной и беспристрастной.
• Аргументированной для побуждения к совершению получателем каких-либо действий.
• Полной для возможности принятия решения.

Требования

Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:

• Речь стандартизирована на всех уровнях — лексическом, морфологическом и синтаксическом. В ней содержится множество оборотов, терминов и формул.
• Тон написания — нейтральный, сдержанный и строгий, без употребления эмоциональных и экспрессивных языковых выражений.
• Точность и ясность текста, без логических ошибок, четкость и продуманность формулировок.
• Лаконичность и краткость — без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
• Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
• Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.
• Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).
• Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
• Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
• Использование простых распространенных предложений.

Виды деловых писем

Лучше всего деловое письмо писать по какому-либо одному конкретному вопросу. В случае необходимости решения нескольких вопросов сразу, рекомендуется составлять несколько разных вариантов.

Деловые письма могут быть по своему содержанию:

• Сопроводительными. Такие письма обычно нужны для сообщения о том, куда направить документы.
  (Как написать деловое письмо? Образец сопроводительного письма поможет тем, кому нужно составить этот вид документа.)
• Гарантийными. Они пишутся для того, чтобы подтвердить какие-либо обещания или условия. Может гарантироваться, например, плата за работу, аренду, сроки поставки и другое.
• Благодарственными. Их стали применять особенно часто в последнее время. Такие письма демонстрируют хороший тон партнерских отношений. Они могут быть оформлены на обычном бланке или же на цветной бумаге с красивым принтом.
  (Как написать деловое письмо? Образец благодарственной разновидности составляется в свободной форме в зависимости от задач, которые им решаются. В данном случае письмо в самой короткой форме выражает свою суть. Такой образец, выполненный на цветной бумаге с орнаментом, может висеть на стене в помещении компании на почетном месте.)

• Информационными.
• Инструктивными.
• Поздравительными.
• Рекламными.

Также бывают письма:

• Предложения о сотрудничестве. Достаточно распространенные в последнее время, посылаемые организациям, часто носят рекламный характер, например, как этот образец. Коммерческие письма написать довольно сложно, нужно учитывать множество нюансов, чтобы на него обратили внимание, а тем более заинтересовались. Но если составить по нижеприведенному образцу, оно имеет все шансы на успех.

• Приглашения. Их посылают, предлагая участвовать в различных мероприятиях. Обычно они адресуются руководителю или должностному лицу, но могут адресоваться и целому коллективу.
• Запросы.
• Извещения.
• Просьбы и многие другие.

Как написать ответ на письмо. Пример

Ответ надо начинать с повторения просьбы, изложенной в первом письме. Потом приводятся результаты ее рассмотрения и высказывается одобрение или мотив отказа. Деловое письмо-ответ может содержать альтернативное решение ожидаемой информации. Обычно оно отвечает следующим принципам:

• Наличие ссылки на первое письмо и его содержание.
• Одинаковые языковые средства.
• Сопоставимые объемы и аспекты содержания.
• Соблюдение определенной последовательности.

Оформление

Помимо использования фирменных бланков деловых писем, необходимо учитывать и другие тонкости при их оформлении. Это реквизиты, правила сокращений, написания адреса, заголовка, длина текста, ширина полей и другое.

Образцы делового письма помогают составить его, учитывая все тонкости и нюансы. Ими пользуются как начинающие делопроизводители, так и опытные работники. Благодаря образцам, они учатся правильно составлять письма и экономят много времени.

Письмо с предложением о сотрудничестве

Письмо о сотрудничестве является письменным документом, в котором одно предприятие предлагает другому совместную работу на взаимовыгодных началах. Основная цель предложения заинтересовать потенциального партнера, побудить его к дальнейшим действиям в сторону отправителя. Такие письма часто служат отправной точкой для заключения договоров, сделок и долговременных контрактов.

Кто составляет письмо о сотрудничестве

Письмо о сотрудничестве может писать работник компании, в чью компетенцию входит развитие бизнеса по тому или иному направлению. Текст письма должен быть согласован с вышестоящим начальником или же руководителем компании.

На чьё имя писать

Письмо может быть написано на имя директора организации, в сотрудничестве с которой заинтересован отправитель послания. Также в качестве конкретного адресата может выступать заместитель руководителя по тому или иному направлению, начальник структурного подразделения или же узкопрофильный специалист. В любом случае окончательное решение о сотрудничестве принимается на уровне руководства компании.

Общие правила написания предложения

В первую очередь нужно помнить о том, что письмо является своего рода «крючком», основная задача которого «зацепить» партнера/заказчика/клиента. Поэтому оно должно быть интересным, содержательным, грамотным. Идеальный вариант, если после прочтения письма адресат сделает запрос на коммерческое предложение или прайс с перечнем товаров и услуг.

Несмотря на то, что письмо относится к официальному документообороту и является частью официальной деловой корреспонденции, стандартного, унифицированного бланка такого послания нет. Письмо о сотрудничестве составляется в свободном виде или же по шаблону, разработанному внутри предприятия, исходя из задач, потребностей и возможностей компании. При его составлении рекомендуется следовать некоторым простым правилам делопроизводства, деловой этики и русского языка.

В начале письма желательно обращаться к определенному человеку, применив эпитет «уважаемый» («Уважаемый Владимир Иванович!», «Уважаемая Белла Викторовна!» и т.д.).

Конечно, для этого заранее необходимо узнать имя, отчество и должность требуемого сотрудника. Затем можно приступать собственно к письму.

Здесь следует отметить то, что некоторые эксперты советуют писать к тексту заголовок, но это необязательно, особенно учитывая то, что плохо составленный заголовок может обернуться против отправителя (адресат может просто не заинтересоваться дальнейшей информацией). Поэтому мы этот этап минуем.

Содержание основной части письма о сотрудничестве

Основная часть письма должна содержать в себе суть предложения. Тут надо избегать размытых или витиеватых фраз, слишком длинных и запутанных предложений, специальной терминологии. Все должно быть четко, понятно и предельно лаконично.

Акцент следует ставить на отличительные черты и выгодные особенности товара или услуги.

В информации о самой организации-отправителе достаточно ограничиться годом, с которого она начала работать и перечислением основных видов деятельности, все остальное на данном этапе будет лишним. Зато можно назвать действующих клиентов предприятия, которые могут дать о нем положительные отзывы (желательно, чтобы это были компании с именем «на слуху»). В конце письма рекомендуется дать ссылку на сайт, где потенциальный партнер сможет найти и изучить все интересующие его дополнительные сведения.

Следует выдерживать побудительную интонацию в письме, но не перегибать палку – текст должен быть корректным и ни в коем случае не навязчивым.

Если текст слишком длинный, его необходимо разделить на абзацы или короткие пункты – так восприятие будет более полным. Основные темы и посылы желательно расположить в начале или конце, т.к. эти части легче всего запомнить.

Как показывают исследования, получатели подобных писем готовы тратить на их прочтение не более минуты (и это в лучшем случае).

Составляя письмо с предложением о сотрудничестве, не надо забывать о том, что его объем не должен превышать одну страницу, поэтому не нужно стремиться втиснуть в письмо все, что известно о предприятии, товаре или услуге.

Что в письме должно быть обязательно

Есть ряд сведений, которые непременно должны содержаться в послании, это:

• наименование компании-отправителя,
• её адрес и телефон для связи,
• должность и ФИО её представителя,
• суть предложения.

Также к письму могут прилагаться какие-либо дополнительные документы (в этом случае их наличие должно быть отражено в тексте предложения) или указываться ссылки на законы, подзаконные, нормативные и правовые акты, имеющие прямое отношение к предложению.

Правила оформления письма о сотрудничестве

Писать предложение о сотрудничестве можно от руки (устаревший способ, но иногда именно он бывает эффективным) или же печатать на компьютере. Его можно оформлять на обычном листе А4 формата или на фирменном бланке (второй вариант позволит не вбивать вручную реквизиты фирмы).

Письмо может иметь сколько угодно экземпляров и все они должны содержать в начале письма обращение, а в конце подпись автора, т.е. того должностного лица, которое представляет компанию-отправителя.

Ставить в письме дату нет необходимости, но если оно включает в себя информацию об ограниченных по времени акциях, скидках, бонусов и т.д., то дату поставить всё же следует.

Регистрировать письмо о сотрудничестве в журнале исходящей корреспонденции не нужно.

Как отправлять письмо

Отправлять письмо можно несколькими способами.

1. Первый, наиболее простой, доступный и оперативный – электронная почта. Правда, в этом случае письмо может легко затеряться, например, попав в папку «спам», так что данный метод подходит только тогда, когда у отправителя уже налажен прямой контакт с получателем (через телефон или личные встречи).
2. Второй путь, более надежный, но затратный по времени – отправить предложение через обычную Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении (не подходит в тех случаях, когда рассылка носит массовый характер, но если письмо содержит какую-то особо ценную информацию, то ничего лучше не придумать).
3. Третий вариант – факс, классический способ, до сих пор не утративший своей актуальности.
4. Четвёртый путь: отправить послание через любой мессенджер и прочие не совсем стандартные для деловой переписки современные средства связи (подходит только тогда, когда отправитель и адресат лично знакомы друг с другом).

Виды деловых писем

В рамках деловой переписки могут решаться самые разнообразные вопросы. Поэтому существует множество различных видов деловых писем. При этом в зависимости от вида письма, могут отличаться и принципы его написания. Также существует большое количество критериев, по которым разделяют деловые письма.

По тематическому наполнению, такие документы подразделяются, в первую очередь, на коммерчески и некоммерческие.

Коммерческие деловые письма напрямую касаются договорного права и могут быть:

• Офертой (письмом-предложением). В таких письмах сообщается о предложении какой-либо сделки на однозначно определенных условиях.
• Запросом. В таком случае сообщается о желании заключить сделку или уточнить какой-то вопрос по поводу сделки без полного указания условий.
• Претензией. Такие письма содержат в себе указание на нарушение одной из сторон условий сделки и требования возместить убытки и/или выполнить обязательства.

Перечень возможных тем некоммерческих деловых писем намного больше. При этом они могут рассматривать как деловые вопросы, напрямую связанные с ведением бизнеса, так и не быть связанными с ним.

Наиболее распространенными в этом контексте бывают следующие виды документов:

• Благодарственное письмо. Такое письмо содержит объявление благодарности контрагенту, клиенту, партнеру или какому-либо иному лицу по какому-либо поводу.
• Гарантийные. Подобная документация содержит в себе четкое подтверждение факта взятых на себя обязательств по какому-либо вопросу.
• Информационные. Данная документация используется для того, чтобы проинформировать адресата о каких-либо фактах, которые могут представлять для него интерес.
• Напоминающие. Этот вид переписки предполагает напоминание о необходимости своевременного выполнения определенных условий взаимоотношений и об ответственности за их нарушение.
• Подтверждающие. Подобные письма применяются для того, чтобы сообщить адресату факт получения какой-либо информации или материальных объектов либо согласия с каким-либо фактом.
• Поздравительные. Такие документы посвящены поздравлениям с каким-либо событием.
• Пригласительные. Данные письма используются для того, чтобы пригласить адресата на какое-либо мероприятие.
• Письма-просьбы. Этот вид делового письма содержит просьбу совершения или не совершения каких-либо действий.
• Соболезнования. Данные письма призваны выразить сочувствие по какому-либо поводу, важному для адресата.
• Сопроводительные. Такая документация содержит уточняющую информацию, необходимую для всестороннего рассмотрения определенного аспекта взаимоотношений.

Могут различаться между собой письма и по функциональному признаку — то есть, по тому, в каком порядке ведется переписка и какой ожидается реакция на письмо.

Они могут быть:

• Инициативными. Подобные письма составляются адресантом в каких-либо его целях.
• Ответами. Это непосредственно письма-ответы на определенные инициативные документы.
• Письма, требующие ответа. Эта категория писем обязательно требует, или как минимум предполагает необходимость получения ответа.
• Письма, не требующие ответа. К таким письмам относятся те, ответ на которые не является обязательным и предусмотренным отправителем.

По кругу адресатов письма подразделяются на:

• Обычные — направляемые одному конкретному адресату.
• Циркулярные — отправляемые широкому кругу получателей одновременно.

С точки зрения формы отправления можно разделить письма на:

• Конвертные. Такими считаются традиционные бумажные письма, направляемые почтовыми отправлениями.
• Факсовые. Подобные письма пересылаются при помощи факса.
• Электронные. Такими называются письма, отправленные в электронном формате на e-mail или путем иных средств коммуникации.

По структуре письма можно разделить на следующие виды:

• Регламентированные. Подобная документация составляется по строго установленному образцу.
• Нерегламентированные. Данные письма могут составляться в свободной форме и не иметь обязательного к применению образца или шаблона.

По композиции, письма можно разделить на:

• Многоаспектные. В рамках таких писем предполагается разрешение одновременно нескольких вопросов.
• Одноаспектные. Данные письма посвящены рассмотрению одного конкретного вопроса.

Чего нельзя допускать в деловом письме?

В целом, есть сотни рекомендаций о том, как правильно составлять деловые письма. Но в первую очередь, следует знать о самых распространенных ошибках, которые допускаются при ведении деловой переписки. Так, в первую очередь в деловых письмах нельзя допускать следующих вещей:

Фамильярность. Отступление от делового стиля, хоть и встречается в отдельных случаях, но в большинстве ситуаций не поощряется в деловой переписке.

• Использование сокращений и сленга. Деловое письмо в обязательном порядке должно быть понятно получателю, поэтому в нем не должно быть специфического сленга, многозначных сокращений и других сложных для восприятия сведений.
• Упущение важной информации. В деловом письме в полной мере должен раскрываться поставленный вопрос.
• Игнорирование приложений. В случае, если для рассмотрения вопроса необходимо ознакомиться с большим объемом информации — эту информацию не следует предоставлять в самом письме, а нужно сделать отдельным приложением. О чем следует упомянуть в тексте письма.
• Незаполнение сведений об отправителе. Иногда подобную ошибку допускают в деловой переписке даже опытные секретари. У получателя письма должны быть полные сведения об отправителе, и ему должно быть понятно, кто и как отправлял это письмо.

Форма делового письма образец — Деловые письма — Шаблоны и бланки

Как написать деловое письмо? В процессе работы мы часто сталкиваемся с официальными документами. И порой бывает, что у любого сотрудника помимо задачи получать корреспонденцию, появляется необходимость на нее отвечать. Как правильно писать деловое письмо? С таким вопросом ежедневно сталкиваются многие. А это значит, что пора научиться писать официально и грамотно. Структура делового письма Вне зависимости от содержания официальной корреспонденции, существуют нормы и требования ее написания. Современные технологии позволяют писать два вида писем – бумажные и электронные. Они имеют мало отличий, но свои особенности у них все же есть. Поэтому мы рассмотрим оба варианта. Составление бумажного делового письма Структура у официальных обращений выглядит примерно следующим образом: Обращение. Оно заменяет приветствие в деловом письме и начинается со слов «Уважаемый (ая) …». Оно располагается в центре страницы и начинается с большой буквы. Дальше нюансы. К примеру, на Западе принято обращаться только по имени, а в России по имени отчеству. Если речь идет о военных, то приветствие может выглядеть так: «Уважаемый товарищ полковник». Если вы пишете официальное приглашение, то можно использовать варианты «Дамы и господа» или «Уважаемые господа». Вариантов как начать деловое письмо может быть несколько. Остановиться лучше на том, который принят в стране, где вы живете и в том коллективе, где вы работаете. Основная часть. Состоит из нескольких абзацев и включает в себя основную информацию, которую вы хотите донести до адресата. Это может быть описание ситуации, выражение вашего мнения, просьба, соболезнование и т.п. Также немаловажно помнить о правилах общения в официальных письмах. Если вы пишете от лица компании, фирмы, или общества то обращение пишется от третьего лица единственного лица (компания: «предупреждает», «напоминает», «уведомляет» и т.п.). Еще один вариант – первое лицо множественного числа: «сообщаем», «уведомляем», «направляем» и т.п. Заключение. Сюда стоит дописать выводы из основной вышеизложенной части и подвести логичные обоснования. Например: «Уверен, что вы дадите оценку произошедшей ситуации и выскажите свою точку зрения». Постскриптум. Дополнительное завершение делового письма. В официальной корреспонденции используется не часто, но вполне допускается, если вы не знаете, как закончить деловое письмо. Постскриптум может содержать в себе сведения, косвенно относящиеся к теме письма или произошедшие уже после его написания. Например: «Завтра в 12:00 состоится собрание директоров, посвященное данной проблеме». После того, как основная часть написана, важно не забыть про правила оформления делового письма: После заключения или постскриптума нужно поставить подпись, указать вашу должность, фамилию, имя и отчество. Также перед подписью допускается вежливая форма: «С уважением», «Искренне ваш», «В надежде на продуктивное партнерство» и т.п. Под подписью обязательно следует ее расшифровка. Пример: «С Уважением, руководитель группы компаний ООО «Эллада» Иванов В.С.». Если к письму требуются приложения, они оформляются в виде отдельных страниц. Деловые письма нужно писать на специальных бланках, которые соответствуют нормативу официальных документов. На бланке должны присутствовать следующие реквизиты: название организации, юридический адрес, номер телефона и факса, дата и номер документа, если это ответное письмо, то должна быть ссылка на номер и дату письма полученного, адресат, заголовок, текст, отметка о приложениях, подпись и телефон. А как правильно оформить деловое электронное письмо? Деловое электронное письмо должно соответствовать таким же требованиям. Однако есть и ряд нюансов, которые следует учитывать при его написании и отправке. Части делового письма в глобальной сети выглядят следующим образом: «шапка» текста в корпоративном стиле компании приветствие обращение, описание его цели и т.д. прощание личная подпись и контакты отправителя (сегодня любой может сделать себе электронную подпись) ссылка на сайт компании и ее логотип также при отправке обязательно нужно заполнить поля «Тема» и «Кому». На этом отличия письма бумажного и электронного заканчиваются. Главное, в обоих случаях не допускать лишней информации и соблюдать тактичность при обращении к адресату. Тогда вопрос как написать деловое письмо более не будет вас тревожить. (с примером) Форма делового письма на английском Форма делового письма на английском —  это структура написания официального письма на английском языке. В данной статье вы найдёте полезные рекомендации по оформлению делового письма. Какое может быть дело без делового письма? Человеку, который собирается связать свою жизнь с английским языком, рано или поздно придется написать подобное письмо, будь то переписка между соискателем и отделом кадров компании или рутинная деловая переписка между подразделениями фирмы. Для изучающих английский официальное письмо кажется рубиконом, который им никогда не перейти. На самом деле здесь нет ничего сложного. Деловое письмо состоит из коротких ёмких фраз и устойчивых выражений. Чем проще написано письмо, тем лучше. До сих пор многие официальные письма пересылаются по обычной почте, а не электронной. Их еще называют «snail-mail» (письмо-улитка), чтобы подчеркнуть отличие от e-mail. За исключением некоторых различий в форматировании «бумажные» письма пишутся по таким же требованиям, как электронные. Выбор формата бумаги, отступы и шрифты являются общепринятыми и не имеют отличий, когда речь идет о письме на английском. 1). Любое письмо обычно начинается с адреса отправителя. Это может быть официальный бланк компании – тогда адрес уже находится на нужном месте вместе с логотипом. В адрес включается название компании, номер дома, название улицы, города, страны (заглавными буквами) и в последнюю очередь – почтовый индекс. Именно в такой последовательности. ФИО отправителя писать не нужно, они будут обозначены в конце письма. Если вы указываете домашний адрес (например, отправляя резюме), начните с номера квартиры. 2). Далее следует дата. Если письмо писалось в течение нескольких дней, обозначается дата, когда письмо было закончено. Если вы пишете в американскую компанию, используйте формат: месяц, число, год (May 9, 2011). Англичане предпочитают формат: день, месяц, год (7th of July, 2012). 3). Третьим абзацем является адрес получателя. Всегда предпочтительно адресовать письмо определенному человеку – его имя указывается в начале адреса. Как дань уважения, перед именем ставится сокращение обращения: Mr. (мистер, господин), Dr. (доктор), Ms. (мисс, для незамужней женщины), Mrs. (миссис – для замужней женщины или той, чей статус неизвестен). Если вы знаете какое-либо другое звание или титул адресата – вместо предложенных укажите его. Обычно люди не возражают, если указывается звание более высокое, чем реальное. Затем адрес оформляется также, как адрес отправителя (название компании, номер дома и т.д.). И адреса, и дата размещаются по левому краю письма, причем адрес располагается компактно (см. шаблон). 4). Далее следует приветствие и обращение к адресату. Универсальной считается фраза “Dear….,”. “Dear” в данном случае имеет значение «уважаемый». Имя указывается в соответствии с тем, которое было упомянуто в «шапке» письма, с учетом звания. Если вы состоите в продолжительной деловой переписке с человеком, равным по статусу или стоящим ниже вас, допустимо обращение по имени (и даже предпочтительно в американских компаниях) – “Dear Mary”. Если по имени невозможно определить, мужчина это или женщина, постарайтесь уточнить это, позвонив в офис компании, в противном случае используйте полное имя – “Dear Seiko Manoyama”. В случае, если вы пишете нескольким людям, следует обратиться к ним “Dear Sirs”. Обращение представляет собой отдельный абзац. К слову сказать, американцы после обращения не используют запятую – только двоеточие “Dear Mr. White:” 5). В следующем абзаце начинается «тело» письма. Деловая переписка характерна сжатостью. Допустимо небольшое дружественное вступление в 1-2 предложения. Затем – переход к сути. Текст должен быть разбит на небольшие смысловые абзацы, разделенные интервалом. 6). Последний параграф обычно подтверждает идею письма и указывает на необходимость каких-то действий. 7). Прощание также представляет собой отдельный абзац, расположенный через один-два пробела от «тела» письма. Наиболее распространены фразы “Sincerely”, “Sincerely yours”, “Yours faithfully”, “Best regards”. После любой из этих фраз ставится запятая и делается абзац для подписи. Еще ниже располагаются фамилия и инициалы автора письма печатными буквами. Если после заключительной фразы нет текста, никакие знаки препинания не нужны. Электронное письмо подписать невозможно, поэтому в таком случае дополнительное место оставлять не нужно. Вместо этого добавьте свой номер телефона, электронный адрес и название компании, расположив их ниже имени. Если копия письма направлена еще какому-либо сотруднику, это следует указать ниже подписи сокращением “cc: JohnSmith”. Если письмо имеет электронную форму, копии не указываются. Приложения к письму обозначаются словом “Enclosure” либо сокращением “Enc: catalogue”. Деловые (служебные) письма – понятие, виды, составление и оформление Как известно, всю информационную документацию, на основе которой принимаются управленческие решения, условно разделяют на справочно-информационную и справочно-аналитическую. К справочно-информационным документам в первую очередь относят деловые записки . переписку, протоколы, предложения, представления. Переписка – обобщенное название различных по содержанию документов — деловые письма, телеграммы, телексы, телефонограммы, факсограммы (факс), электронные сообщения и др. Переписка используется для реализации информационных связей между организациями – как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения. Особо в деловой переписке выделяют наиболее массовый вид управленческой документации — деловые письма. Деловые (служебные) письма – понятие, классификация Письмо — обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами. [4] Деловыми (служебными) письмами называют все документы, которые служат для связи организации (учреждения) с внешними структурами. Даже если уже достигнута устная договоренность, подтверждение ее деловым письмом будет гарантом соблюдения ее деловым партнером. Все разнообразие деловых (служебных) писем классифицируют по различным признакам. По теме деловые письма разделяют на коммерческие и собственно деловые:: Коммерческие письма используются при организации коммерческой сделки, заключении и выполнении контрактов. Коммерческие письма составляются от имени юридических лиц и нередко имеют правовую силу. К коммерческой корреспонденции относятся коммерческое письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-претензия (рекламация) и ответы на эти письма, кредитное письмо (при заключении контрактов с иностранными партнерами).[3] Собственно деловые письма решают организационные, правовые вопросы, проблемы экономических отношений корреспондентов, поэтому они весьма разнообразны по форме и содержанию. Это могут быть и расписка, и приглашение, и протокол собрания и др.[3] По выполняемым функциям деловые письма разделяют на письма-ответы и инициативные письма. Инициативные письма в свою очередь разделяются на: письма, требующие ответа (коммерческое инициативное письмо, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение) письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, письмо-заявление, сопроводительное письмо). [3] По признаку адресата деловые письма разделяют на обычные и циркулярные: обычные письма направляются одному получателю циркулярные письма – это письма, рассылаемые одним адресантом нескольким получателям, как правило, подчиненным инстанциям (организациям).[3] По композиции деловые письма разделяют на одноаспектные и многоаспектные: В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос. Такие письма более предпочтительны. Если необходимо обратиться в организацию сразу по нескольким вопросам, не связанным между собой, рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них. Многоаспектные письма составляют в том случае, когда они затрагивают несколько взаимосвязанных вопросов, которые будут рассматриваться в одной организации (одним адресатом). Например, это может быть письмо, одновременно являющееся и письмом-предложением, и письмом-напоминанием.[3] По форме отправления деловые письма разделяют на: традиционные почтовые отправления (обычно это письма, имеющие юридическую силу: договоры, оферта, рекламация) электронные письма и факсы (используются, когда необходимо срочно решить вопрос, но юридической силы они не имеют). По структуре деловые письма разделяют на: регламентированные . форма которых строго оговорена ГОСТом нерегламентированные . не имеющие жесткой текстовой структуры, не требующие специального бланка или строго определенного формата бумаги. По цели деловые письма разделяют на: информационные . создаваемые с целью передать информацию рекламные письма — документы, призванные повлиять на адресата. Подготовка, составление и оформление делового (служебного) письма Каждое деловое письмо попадает в несколько классификаций, а, следовательно, составляется с учетом разных аспектов. Так, например, коммерческое письмо-запрос по своей функции является инициативным, по адресату – обычным, по композиции может быть как одноаспектным, так и многоаспектным, по структуре — чаще всего регламентированным, по цели – информационным.[3] Все перечисленное влияет на форму, языковые особенности письма и должно учитываться при его подготовке и составлении. Этапы подготовки и составления деловых писем : Изучение существа вопроса — сбор достаточной информации. При необходимости – изучение законодательства по существу вопроса, анализ предыдущих обращений по данному вопросу и поступивших ответов на них. Подготовка и написание проекта текста письма, его редактирование. Согласование проекта текста письма, редактирование. Подписание письма руководителем. Исходящая регистрация (все виды деловых писем обязательно регистрируются). Отправка письма. При оформлении делового письма необходимо учитывать наличие в нем следующих реквизитов . Наименование организации. Справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет[4] . Дата и регистрационный номер. Адресат. Заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4). Текст письма. Подписи составителей письма. Отметка об исполнителе. Отметка о наличии приложений (в сопроводительных письмах). Оттиск печати (в гарантийных письмах). Текст делового письма должен состоять из обращения, вводной части, основной части и заключения. Обращение . В обращении, как правило, используются стандартные языковые формулы: «Уважаемый господин Степанов!», «Уважаемые господа! (если получатели письма неизвестны), «Уважаемые коллеги!» (используется в общении людей одной профессии)», «Господин президент!» (если адресат — должностное лицо органа власти, депутат, президент или председатель общества, компании, фирмы и т.п.). В обращении к хорошо знакомым лицам используют менее официальные формулы: «Глубокоуважаемая Анна Петровна!», «Дорогая Анна!». Если письмо не адресовано конкретному лицу, обращение можно опустить. Вводная часть . Во вводной части указывают причины, основания, цели составления документа. Они нередко сопровождаются ссылками на даты, факты, документы. Основная часть . Основная часть текста варьируется в зависимости от его конкретного типа, поскольку в ней формулируется главная цель письма. Заключение . Заключительная часть письма обычно представляет собой формулы вежливости: «Надеемся, что наша просьба будет выполнена», «Надеемся на дальнейшее сотрудничество», «С пожеланиями успехов» «Убедительно просим Вас не задерживать ответ» «Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку). Текст письма в целом может занимать от одной до трех машинописных страниц. При составлении текста рекомендуют особое внимание обращать на грамматику, длину предложений (не более 20 слов), ясность смысла. Другие статьи по данной теме: Письмо на английском языке. Пример делового письма на английском Нет ничего сложного в том, чтобы написать грамотное деловое письмо на английском, нужно лишь знать некоторые условности, принятые в официальной переписке. Вот пример стандартного письма с сайта savvy-business-correspondence.com. Рассмотрим подробно каждый из элементов письма: 1. Адрес отправителя В данном случае отправителем является организация, поэтому в самом начале указано её название — Imperial Stationery Ltd . Адрес всегда начинается с номера дома, который идёт перед названием улицы – 258 North Hampton Road . Далее указывается город, сокращённое название штата (в данном случае – штат Нью-Йорк) и почтовый индекс (zip code) – Manhasset, NY 10847 . Там же указывается телефон. 2. Дата Даты могут писаться по-разному, но наиболее употребительной в английской переписке является именно такая форма, как в данном примере: January 4, 2007 3. Адрес получателя Перед именем получателя следует поставить соответствующую его полу и семейному положению форму обращения – Mr . (мистер), Mrs (миссис) или Miss (мисс). В данном случае употреблена достаточно новая форма обращения – Ms . являющееся сокращением как от «миссис», так и от «мисс». Произносится как [mis]. Появившись как дань политкорректности, такое обращение быстро набрало популярность, поскольку позволяет избежать трудностей в случае, когда вы не знаете, замужем ли на данный момент ваш адресат. В устной речи обычно используются старые добрые «miss» и «missis». Строка адреса здесь выглядит так: 28 Green St. Suite 11 Слово suite здесь означает квартиру или номер в отеле. Другой вариант слова «квартира»– Apt (apartment). Таким образом, эту строка следует понимать как «Грин Стрит, д. 28, кв. 11». 4. Обращение Слово dear в письмах может означать не только «дорогой», но и «уважаемый», как в данном случае. Это зависит от того, является ли письмо официальным или личным. В личных письмах пишут Dear Mike . My dear Mike или просто Mike . а также Dearest или My darling . что переводится как «Дорогой!». В деловой переписке чаще всего используется такое же обращение, как в приведённом примере: Dear Mr/Mrs/Miss/Ms [фамилия] . В официальных письмах людям, фамилии которых вы не знаете, можно написать так: My dear Sir/ Madam или Sir/Madam (менее официально) или Dear Sir or Madam (когда неизвестен даже пол получателя). После слова “dear” может стоять не имя, а должность получателя или качество, в котором он выступает, например Dear visa officer или Dear reader . 5. Введение В начале текста делового письма можно сказать о предмете переписки, сослаться на предыдущие письма или причину обращения, поблагодарить, если есть за что (за заказ, за ответ или за внимание). Thank you for your letter concerning… I received your letter… I appreciate your… I am writing you because… Источники: kak-bog.ru, enjoyeng.ru, www.ekonomika-st.ru, studynow.ru

Формат делового письма с примерами

Деловое письмо — это официальный документ, который, например, часто отправляется из одной компании в другую или из компании своим клиентам, сотрудникам и заинтересованным сторонам. Деловые письма используются также для профессиональной переписки между физическими лицами.

Хотя электронная почта стала наиболее распространенной формой переписки, распечатанные деловые письма по-прежнему используются для многих важных и серьезных типов корреспонденции, включая рекомендательные письма, подтверждение трудоустройства, предложения о работе и многое другое.

Написать эффективное, безупречное деловое письмо может оказаться легкой задачей, если вы будете придерживаться установленных правил в отношении верстки и языка.

Помните, что ваш получатель регулярно читает значительный объем корреспонденции и будет отдавать предпочтение хорошо написанным письмам, не содержащим опечаток и грамматических ошибок.

Что включать в письмо

Объясните цель вашего письма простым и понятным языком, сохраняя краткий начальный абзац.Вы можете начать со слов «Я пишу в отношении…», а затем сообщать только то, что вам нужно сказать.

Последующие абзацы должны включать информацию, которая даст вашему читателю полное представление о вашей цели (целях), но избегайте извилистых предложений и излишне длинных слов. Опять же, сделайте это кратким, чтобы удержать их внимание.

Если вы намерены каким-либо образом убедить получателя, будь то инвестирование денег, предоставление вам рекомендации, найм, партнерство с вами или решение проблемы, создайте убедительные аргументы в пользу вашего дела.

Если, например, вы хотите, чтобы читатель спонсировал благотворительное мероприятие, определите любое совпадение с благотворительными целями их компании. Убедите читателя, что помощь вам будет взаимовыгодна, и вы увеличите свои шансы на их поддержку.

Разделы делового письма

Каждый раздел вашего письма должен соответствовать соответствующему формату, начиная с вашей контактной информации и информации получателя; приветствие; тело письма; закрытие; и, наконец, ваша подпись.

Ваша контактная информация

• Ваше имя
• Должность
• Ваша компания
• Ваш адрес
• Город, штат Почтовый индекс
• Ваш номер телефона
• Ваш адрес электронной почты

Дата

• Дата написания корреспонденции

Контактная информация получателя

• Их имя
• Их название
• Их компания
• Адрес компании
• Город, штат Почтовый индекс

Приветствие

• Используйте «Кому это может быть интересно», если вы не уверены, к кому конкретно обращаетесь.
• Используйте официальное приветствие «Уважаемый господин / госпожа / доктор. [Фамилия] », если вы не знаете получателя.
• Используйте «Уважаемый [Имя]», только если у вас неформальные отношения с получателем.

Тело

• Используйте строки с одинарным интервалом с добавленным пробелом между каждым абзацем, после приветствия и над закрытием.
• Выровняйте букву по левому краю (по левому полю).

Заключительное приветствие

Заключительный абзац должен состоять из двух предложений.Просто повторите причину написания и поблагодарите читателя за рассмотрение вашего запроса. Вот несколько хороших вариантов закрытия:

• С уважением
• С уважением
• С уважением
• С уважением

Если ваше письмо менее формальное, попробуйте использовать:

• Всего наилучшего
• Лучшего
• Спасибо
• С уважением

Ваша подпись

Напишите свою подпись сразу под закрытием и оставьте четыре одинарных пробела между закрытием и введенным полным именем, титулом, номером телефона, адресом электронной почты и любой другой контактной информацией, которую вы хотите включить. Используйте следующий формат:

Ваша собственноручная подпись

Напечатанное полное имя
Название

Расширять

Шаблон делового письма

Вы можете использовать этот образец делового письма в качестве модели и загрузить шаблон (совместимый с Google Docs и Word Online) для текстовой версии ниже.

@ Баланс 2020

Образец делового письма (текстовая версия)

Линда Лау
Северный государственный университет
123 Main Street
Anytown, CA 12345
555-555-5555
[email protected]

5 марта 2020 г.

Оскар Ли
Главный редактор
Acme Graphic & Design
123 Business Rd.
Business City, CA 54321

Уважаемый г-н Ли,

Я хотел бы пригласить вас принять участие в нашем предстоящем мероприятии по установлению контактов в отделе гуманитарных наук. Мероприятие состоится во второй половине дня 1 мая 2020 года. Мы хотим предоставить нашим выпускникам возможность встретиться с лидерами бизнеса в этом районе, которые могут искать новых сотрудников, имеющих ученые степени в области гуманитарных наук.

Мероприятие будет проходить в Студенческом центре Кокса при Северном государственном университете и продлится около двух-трех часов. Если вы заинтересованы в посещении или отправке представителя компании для встречи с нашими студентами, сообщите мне об этом при первой же возможности, и я могу зарезервировать для вас столик.

Спасибо за ваше время и надеюсь вскоре получить от вас известие.

С уважением,

( подпись бумажное письмо)

Линда Лау
Заведующий кафедрой гуманитарных наук

Расширять

Пример электронной подписи

Если вы отправляете электронное письмо, ваша подпись будет немного отличаться.Вместо того, чтобы указывать свою контактную информацию в заголовке письма, укажите ее под своей подписью. Например:

Отправка делового письма по электронной почте

С уважением,

Имя Фамилия
Должность
Ваш адрес
Ваш номер телефона
Ваш адрес электронной почты

Расширять

Объясните, почему вы отправляете сообщение. Включите тему, о которой вы пишете, в строку темы электронного письма, чтобы читатель понял, почему вы отправляете сообщение.

Советы по написанию делового письма

Просмотрите образцы писем, включая сопроводительные письма, благодарственные письма для собеседований, повторные письма, письма о принятии и отказе, письма об увольнении, благодарственные письма и другие образцы писем, связанных с бизнесом и работой, и советы по написанию.

Формат делового письма и пример

Есть много разных типов деловых писем, которые вы можете использовать в своей карьере. Составление чистого и удобочитаемого делового письма — от сопроводительных писем до рекомендательных писем — поможет вам четко и профессионально изложить идеи.В этой статье мы обсудим шесть простых шагов по форматированию и написанию эффективного делового письма для соответствующей аудитории.

Описание изображения

Формат делового письма
1. Дата
2. Имя и адрес
3. Приветствие
4. Начальный абзац
5. Заключительный абзац
6. Бесплатное закрытие и подпись

Как отформатировать деловое письмо

При форматировании делового письма удобство чтения должно быть вашим главным приоритетом. Выбор правильного стиля шрифта и правильная установка полей — это два примера того, как вы можете сделать письмо четким и удобным для чтения.При форматировании делового письма примите во внимание следующие дополнительные шаги:

1. Выберите профессиональный размер и стиль шрифта.

При выборе шрифта для делового письма обратите внимание на простоту стиля. Хотя может показаться заманчивым выбрать что-то уникальное для персонализации письма, сильно стилизованные шрифты могут быть трудными для чтения вашей аудитории. Они должны как можно быстрее собрать самую важную информацию из вашего письма.

Связано: Лучший шрифт для резюме: Как выбрать стиль и размер

Вот несколько примеров популярных шрифтов, используемых в профессиональных документах:

• Arial
• Avenir
• Calibri
• Corbel
• Garamond
• Джорджия
• Gill Sans
• Helvetica
• Open Sans
• Roboto

• Times New Roman

При выборе размера шрифта выберите наименьший размер, который будет легко читаться — обычно от 10 до 12 пунктов. Шрифты размером менее 10 пунктов будут трудночитаемы, а шрифты размером более 12 пунктов могут показаться непрофессиональными.

Связано: Как выбрать шрифт сопроводительного письма и размер шрифта

2. Включите контактную информацию

При разработке макета делового письма начните с схемы, которая содержит всю необходимую информацию и разделы. Как правило, деловое письмо включает в себя следующие данные вверху страницы:

• Ваша контактная информация (имя, должность, компания, номер телефона и адрес электронной почты). Включение вашей контактной информации позволяет читателю быстро определить, от кого письмо.
• Дата написания или окончания вашего письма. Включите дату после контактной информации и отформатируйте ее в соответствии со стандартами вашей страны. Например, в США необходимо ввести месяц по буквам, а затем указать день и год: 10 июля 2020 г.

• Контактная информация получателя (имя, должность, компания, адрес компании). Под датой укажите контактную информацию получателя, чтобы читатель мог убедиться, что письмо в надежных руках.Хотя указывать имя получателя не обязательно, лучше всего адресовать деловое письмо конкретному человеку. Если вы не уверены, кому следует адресовать письмо, попробуйте провести исследование, чтобы определить лучшего получателя. Старайтесь избегать личных титулов, таких как Mr. или Ms. , так как вы можете не знать пол получателя или предпочитаемую гендерную идентичность; однако вы можете включить титул Доктор , Проф. , Sgt. или Rev. , если необходимо.

3. Включите информацию о теле

Следующие разделы идут после соответствующей контактной информации:

Приветствие

Используйте то же имя в приветствии, которое вы указали в разделе информации о получателе. Если вы пишете в более формальных обстоятельствах — например, в сопроводительном письме в консервативный банк или юридическую фирму, — вы можете обратиться к читателю, указав его имя и фамилию, например: « Dear Deborah Jones. ». Если вы знаете получателя или пишете в менее формальную компанию, например, технологический стартап, вы можете просто написать« Дорогая Дебора. ». Если вы не можете идентифицировать отдельного получателя, вы можете использовать приветствие, адресованное компании или группе, например:« Уважаемая команда ABC компании, »или« Уважаемая финансовая команда. ”

Основной текст

Поддерживайте согласованное форматирование основного текста делового письма, чтобы придать ему профессиональный вид. Выровняйте текст по левому краю, сделайте одинарный интервал и разделите каждый абзац дополнительной строкой пробела, как показано в примере выше.Также не забывайте быть кратким. Вы можете открыть свое деловое письмо дружеским приветствием, но быстро перейти к основным моментам, включив в него только тот контекст и информацию, которые абсолютно необходимы.

Закрытие и подпись

Включите заключительную строку после текста письма, например: « Спасибо, » или « С уважением, », за которыми следует четыре пустые строки ниже, а затем ваше имя. В промежутке между заключительной строкой и именем вы указываете свою электронную подпись или собственноручную подпись при печати письма.Если вы не печатаете письмо и у вас нет электронной подписи, вы можете указать свое имя в строке непосредственно под закрытием.

Приложения

Если вы отправляете письмо по почте и включаете в него дополнительные документы, например резюме, добавьте раздел под названием « Приложения » под своей подписью и перечислите все другие отправляемые вами документы, помечая каждый из них в отдельной строке. Если вы отправляете свое письмо по электронной почте, вы можете вместо этого использовать слово « Attachments ».Например:

Корпуса или вложения

• Резюме
• Ссылки

• Расшифровка стенограммы

Подробнее: 7 элементов для включения в деловое письмо

03 Обратите внимание на интервалы и поля

Интервал играет важную роль в том, чтобы ваше деловое письмо выглядело удобочитаемым и профессиональным. Обязательно вставьте необходимое количество пробелов между элементами вашего письма.Обычно деловые письма включают одну строку пустого места после каждого раздела, пока вы не дойдете до заключительной строки. Рекомендуется вставить четыре строки после заключительной строки и после вашего имени, если вы включаете вложения.

Помните, что основные абзацы вашего письма должны быть с одинарным интервалом, а вся буква должна быть выровнена по левой стороне страницы, а не по центру или по правому краю. Это облегчает чтение аудитории.

Кроме того, профессиональный документ обычно имеет поля в один дюйм.Это может показаться особенно широким полем, но для деловых писем целесообразно, чтобы поля были немного больше, чем обычно (иногда до одного с четвертью дюйма).

5. Правильно начинайте и заканчивайте письмо

Начиная письмо, постарайтесь правильно обратиться к читателю. В случае крайней необходимости можно включить общее приветствие, например « Для кого это может касаться, », или адресовать их по их должности, например « Уважаемый финансовый директор. ». Если вы знаете имя получателя, но никогда официально не встречались с ним или встречались лишь ненадолго, вам следует добавить более правильное приветствие, например« Уважаемый [Имя] [Фамилия] ». Если у вас более глубокие отношения с получателем, не стесняйтесь приветствовать его по имени, как если бы вы обращались к нему лично. Опять же, избегайте таких заголовков, как г-н и г-жа , если вы не уверены в половой принадлежности или гендерной идентичности получателя.

Выберите краткое, подходящее завершение вашего письма.Дополнительные параметры включают « С уважением, », « С уважением, » или « С уважением, », за которыми следует ваше имя, фамилия и должность. Вы должны поставить пробел между закрытием и своим именем.

Подробнее: Как правильно оформить деловое письмо (с примерами)

6. Решите, следует ли отправлять ваше письмо по почте или по электронной почте

Мы учли особые соображения относительно закрытия, подписи и приложений в зависимости от того, как вы отправите свое деловое письмо. Если вы используете электронную почту, вы можете вместо этого отправить деловое письмо, когда это уместно, или вы можете включить краткое сообщение в тело вашего электронного письма, адресованное получателю, и попросить его сначала сослаться на ваше прилагаемое деловое письмо.

Пример:
Привет, Дебора,

* Меня зовут [Имя], и я пишу вам по [причине ABC]. Приложите мое [***] письмо с более подробной информацией.

Best,
[Имя] [Фамилия]

Пример формата делового письма

Вот пример формата делового письма, которое вы можете использовать в качестве шаблона при составлении собственного:

Rosa Гомес
старшийРуководитель проекта
Crane & Jenkins
555 Apple Lane
Сиэтл, Вашингтон
555-111-9999
[email protected]

9 июля 2025 г.
Старший аналитик данных
Cloud Clearwater
100 Orange Circle
Seattle, WA

Уважаемый мистер Лав,

Я с удовольствием рекомендую Венди Джонс для младшего. Роль аналитика данных в Cloud Clearwater. Я Роза Гомес, руководитель проекта в Crane & Jenkins. У меня 12-летний опыт работы в сфере высоких технологий, и я видел много молодых профессионалов, которые приходили и уходили. Мисс Джонс — один человек, с которым я работал, и который уникально выделяется.

За время, проведенное вместе, Венди проявила большие таланты в области анализа данных. Когда мы впервые встретились, Венди сразу произвела на меня впечатление, но за время совместной работы ее понимание анализа данных для достижения результатов для нашей компании выросло намного больше, чем у ее коллег.

Однако меня впечатляют не только ее технические навыки. С Венди было приятно работать из-за ее удивительно позитивного отношения и способности общаться между командами. Ее внимание и внимание к деталям были необходимы и ценились не только мной, но и ее сверстниками, которые часто полагались на нее в выполнении работы.

Я абсолютно уверен, что Венди отлично подойдет в Cloud Clearwater. Она не только принесет с собой те навыки и опыт, которые вы ищете в соискателе, но и быстро станет активом и поможет вашей компании расти любым возможным способом.

Если вам нужна дополнительная информация или конкретные примеры, без колебаний обращайтесь ко мне по телефону 555-111-9999. Поскольку рекомендательное письмо, скорее всего, дает лишь краткую информацию о ее талантах и ​​достижениях, я был бы рад подробнее рассказать о своем времени, проведенном с ней.

С уважением,

Роза Гомес
Старший менеджер по маркетингу

Вот еще несколько типов деловых писем, которые вы можете научиться писать, форматировать и отправлять:

Business Letter Format (How to Написать)

Вы можете подумать, что составление делового письма от руки и его доставка по почте является устаревшим методом общения.В конце концов, в наши дни у нас есть электронные средства связи. Электронные методы общения достаточно надежны, так что действительно ли нам нужно учиться составлять деловое письмо? Ответ: да. Деловые письма передают более личное сообщение и с большей вероятностью укрепят отношения с получателем, чем электронное письмо.

Составление делового письма может быть более сложной задачей, чем многие думают. Вот почему мы составили это полезное, подробное и простое в использовании руководство по составлению идеальных деловых писем в различных форматах .Вы можете свободно использовать эти форматы деловых писем для составления писем об увольнении, продаж, сопроводительных писем к резюме, писем-запросов и многого другого.

Как написать (отформатировать) деловое письмо?

Деловое письмо должно быть составлено на фирменном бланке компании с полями от 1 до 1,5 дюймов по всей странице с учетом стиля фирменного бланка компании.

Официальный формат делового письма состоит из следующих элементов:

• Имя и адрес получателя
• Дата
• Ссылка
• Приветствие
• Тело
• Закрытие
• Подпись
• Инициалы машиниста
• Вложения

Имя и адрес получателя

Здесь указывается рабочее и / или личное имя получателя. Ни одно официальное деловое письмо не должно оставаться без этой информации. Включите имя, должность, название компании и адрес получателя.

Дата

Дата относится к фактической дате написания письма. Дата всегда должна быть записана в формате месяца, дня и года, например 18 января 2018 г.

Артикул

При необходимости используйте этот раздел, чтобы дать простое описание того, о чем идет речь. Например, если письмо касается жалобы на счет-фактуру, тогда оно будет читать RE: Жалоба на номер счета-фактуры 12345

.

Приветствие

Приветствия варьируются от бизнеса к бизнесу.Примеры приветствий: Уважаемый сэр или мадам, Уважаемый доктор Хемпстед. Приветствие должно заканчиваться двоеточием: Уважаемая мисс Коннер:

Кузов

Текст письма имеет одинарный интервал, с двойным интервалом между абзацами. Первый абзац касается цели письма. Следующие параграфы описывают цель более подробно. Последний абзац должен усилить цель вашего письма, сделать запрос на общение и поблагодарить получателя за рассмотрение письма.Всегда помните, что это деловое письмо, поэтому предложения должны быть краткими и по существу. Любой ценой избегайте отклонения от темы. В бизнесе время — деньги, поэтому все тело должно быть коротким и приятным.

Закрытие

Есть несколько способов закрыть деловое письмо. Один из наиболее часто используемых — «С уважением». Другие заключения включают: С уважением, Искренне Ваш, Искренне Ваш. Сделайте первое слово в закрытии заглавными, а второе — строчными.

Подпись

Подпись того, от кого письмо, а не того, кто его напечатал.

Инициалы машинистки

Поместите здесь инициалы того, кто напечатал письмо. При желании можно совместить инициалы композитора и машинистки. Человек, составивший письмо, идет первым заглавными буквами, а машинистка — вторым и в нижнем регистре: PT / jc.

Корпуса

Это относится ко всем приложениям, которые вы прилагаете к своему письму. Это могут быть контракты, объявления, брошюры и т. Д. Это более важно, чем кажется, , поскольку вы предупреждаете получателя о том, что письмо должно содержать дополнительное содержание, которое может иметь решающее значение для переписки.

Три типа делового письма

В этом последнем разделе мы представляем вам подробных примеров форматирования делового письма, , включая размещение, и , как разместить деловое письмо . Однако всегда помните, что люди могут самостоятельно настроить каждый стиль в соответствии со своим личным вкусом и стилем деловой переписки.

Деловые письма будут иметь один из трех форматов:

• Блок
• Измененный блок
• Полублок

Блок Деловой формат письма

Форматирование блока обычно используется для наиболее официальных деловых писем .В формате блока все написанные слова, начиная с адреса, приветствия, тела и закрытия, выровнены по левому краю и с одинарным интервалом. Каждый блок разделен двойным пробелом.

Адрес отправителя
Телефон отправителя
Дата
RE: (При необходимости)
(на 4 строки вниз)

Имя получателя
Название компании получателя
Адрес получателя
(на 1 строку вниз)

Внимание: лицо, которому письмо направлено на номер
(на 1 строку вниз)

Уважаемое имя:
(на 1 строку вниз)

Тело письма: Все абзацы должны быть выровнены по левому краю, набираются с одинарным интервалом с двойными пробелами между абзацами.
(на 1 строку вниз)

С уважением,
(на 4 строки вниз)

Подпись
Имя
Заголовок
Оболочки:
Копия: Имя
Имя

Формат модифицированного блочного делового письма

Измененное форматирование блока аналогично формату блока, за исключением того, что дата, обратный адрес, закрытие и подпись начинаются по средней линии письма.

Имя отправителя

Адрес отправителя

(на 1 строку вниз)

Дата

(на 4 строки вниз)

Место нахождения получателя

Внимание: индивидуальное письмо направлено на

Служебный адрес получателя

(на 2 строки вниз)

Уважаемое имя
(на 2 строки вниз)

Тело письма: Все абзацы должны быть выровнены по левому краю, набираются с одинарным интервалом с двойными пробелами между абзацами.
(на 2 строки вниз)

С уважением,

(на 4 строки вниз)

Подпись

Имя

Название

Корпуса (если есть)

куб.см: Название

Имя

Полублочный формат делового письма

Полублочный формат аналогичен модифицированному блочному формату. Все элементы выровнены по левому краю. Единственное отличие состоит в том, что начало каждого абзаца имеет отступ в пять пробелов с двойным пробелом между разделами. Полублочный формат известен как наименее формальный стиль из всех трех форматов и не должен использоваться для важной корреспонденции.

Дата
(на 4 строки вниз)

Название компании получателя
Внимание: физическое лицо направлено на
адрес получателя
(1 строка вниз)

Уважаемое имя:
(на 1 строку вниз)

Тело письма: Сделайте отступ в первой строке каждого абзаца на 5 пробелов. Абзацы имеют одинарный интервал, с двойным интервалом между абзацами.
(на 1 строку вниз)

С уважением,
(на 4 строки вниз)

Подпись
Корпуса:
куб.см: Наименование

Damaris,
Supermax Jewelers,
Block 7, La Salette,
40F Manhattan,
New York

,
USA

20 августа 2018

Кому:
Райан Пол,
Генеральный директор,
SQL Tech Industries
18 Red Blvd,
Нью-Джерси 66898
США

Уважаемый г-н. Пол,
Мы рады сообщить вам, что на заседании совета директоров, состоявшемся 18 сентября, было выбрано ваше предложение по предоставлению интернет-услуг этой компании в наступающем финансовом году. Все остались довольны деталями, упомянутыми в предложении. Мы хотели бы предложить вам этот контракт сроком на один год.

Мы отправим вам представителя нашей компании для оформления документов, когда вы получите сумму токена, с которой начнете.Как вы уже сказали, мы решили придерживаться цены, указанной в вашем предложении. Вся сумма будет выплачена тремя частями. Первый взнос будет предоставлен в дату заключения контракта, а остальные два в течение двух месяцев в разное время.

Мы будем полагаться на ваши услуги, так как ваша компания известна своим качественным обслуживанием. Мы надеемся на теплые отношения с вашей компанией.

С уважением,
Дамарис.

Мир бизнеса наполнен излишне формальными стилями общения и замысловатыми принципами поведения. Деловое письмо может позволить многим людям обмениваться важной информацией на профессиональном уровне. Это также может оказать большее влияние на читателя, чем чтение электронной почты, из-за формализованного содержания, структуры и тона, используемых в деловом письме.

Образцы коммерческого коммерческого письма

Деловое коммерческое письмо похоже на посыльный о продуктах и ​​услугах, которые предлагает конкретная компания.Это помогает в создании осведомленности о любом новом запуске продукта или услуги на рынке с целью выявления недостатков, присущих бренду конкурентов. Это влияет на выгоды, которые любой клиент может получить от использования продукта или получения какой-либо из предлагаемых услуг. Однако при написании деловых писем необходимо соблюдать деловую этику. В письме не предполагается называть конкурентов или даже их бренды. Если вы хотите подчеркнуть, что то, что вы предлагаете, намного лучше, то вы можете легко заявить, что аналогичные услуги или продукты отсутствуют на рынке, и так далее. Другими словами, письмо должно завоевать доверие как можно большего числа клиентов и в конечном итоге убедить их в том, что в их интересах вести с вами дела. Деловое коммерческое письмо — это полезный и сильный инструмент, используемый для продвижения бизнеса с целью улавливания эмоций и чувств клиентов.

Шаблон рекламного письма

Дата: (Дата составления письма)

Кому,
(Название компании)
(Имя Получателя)
(Обозначение)

Уважаемый господин / госпожа,

Мы очень рады (теперь представляем услугу / товар).Это (укажите важные преимущества и особенности). Этот (название продукта) находится на рынке более трех месяцев, и мы уже получили положительные отзывы от большинства наших клиентов. Мы действительно будем рады (теперь представьте вашу цель).

Я буду очень горд (вы можете повторно представить функции этого продукта). Я хочу, чтобы вы провели практическую демонстрацию. Мы надеемся на установление хороших деловых отношений, и вы обязательно получите выгоду.

From,
(название фирмы)
(ваше имя)
(обозначение)

Образец коммерческого коммерческого письма

20 сентября 2018 г.

Райан Бак
Менеджер по закупкам,
ABC Co. Ltd.
Вирджиния, США

Уважаемый господин / госпожа,

Мы рады представить вам наше новое программное обеспечение. Это удобное программное обеспечение с большими возможностями. Это в значительной степени снизит ваши рабочие нагрузки. Это программное обеспечение находится на рынке более трех месяцев, и мы получили положительные отзывы от большинства наших клиентов.Мы также будем рады помочь вам упростить задачи и сократить эксплуатационные расходы.

Я буду очень горд познакомить вас с функциями программного обеспечения, а также предоставить вам практическую демонстрацию. Этот инструмент будет важен, чтобы помочь вам эффективно и результативно выполнять свою работу. Мы надеемся на партнерство с Вами.

С уважением и уважением,
XYZ Software Developers,
Texas, USA.

Образцы бизнес-сопроводительных писем

Сопроводительное письмо — это вводный документ для работодателя, в котором резюмируются ключевые моменты резюме. Он показывает, как навыки и опыт соискателя соотносятся с работой, на которую они претендуют. Он должен произвести первое впечатление и продемонстрировать работодателю коммуникативные навыки соискателя. Поэтому хорошо написанное и отформатированное сопроводительное письмо так же важно, как и его содержание. В сопроводительном письме должны быть указаны адрес отправителя и получателя, дата, текст и надлежащее официальное закрытие.Кандидат должен указать должность, на которую он претендует, почему он лучше всего подходит для этой должности и, наконец, как они будут действовать.

Шаблон сопроводительного письма

[Адрес отправителя]
[Дата]
[Адрес получателя]

Уважаемый, [фамилия получателя]

Меня интересует позиция [должность], которую вы рекламировали в [источник объявления].

Я самостоятельный, очень организованный и мотивированный профессионал. У меня 4 года опыта работы [ваша текущая квалификация].Я проработал в [компании A] 1 год в качестве менеджера первого уровня, затем перешел в [компанию B] в качестве менеджера второго уровня, эту должность я занимал последние 3 года.

Меня устраивают различные аспекты [должности, на которую вы претендуете], включая такие понятия, как [перечислить концепции, которые конкретно относятся к должности]. Я хорошо разбираюсь в этих концепциях и навыках, которые очень важны для реализации заявленной позиции.

У меня есть степень бакалавра наук [ваша квалификация], а также опыт работы в [других квалификациях], следовательно, я полностью квалифицирован для этой должности.

В дополнение к этому я обладаю отличными коммуникативными и презентационными способностями. Мои хорошие навыки межличностного общения позволят мне создать очень сплоченную команду, в которой сотрудники будут свободно обсуждать свои проблемы. Я верю, что внесу большую ценность в эту роль.

Также прилагаю мое резюме. Я с нетерпением жду возможности личного интервью.

С уважением,
[Подпись]
[Имя, фамилия]

Образец сопроводительного письма к резюме

Майкл Файн
67 Jacksonville Street,
Jacksonville, FL 00567
555-557-7566

21 августа, 2018

John Brake,
Начальная школа Джексонвилля,
Gates Street,
Jacksonville, FL 87506

Уважаемый мистер Тормоз,

Меня интересует должность учителя естественных наук, которую вы недавно рекламировали в Daily Post.Я опытный учитель средней школы с большим опытом в развитии навыков и коммуникативных навыков.

Я получил высшее образование в 2014 году со степенью бакалавра педагогических наук, и у меня есть 3 года обучения как в городских, так и в сельских школах. В настоящее время я учусь на степень магистра в области управления образованием. Мой опыт преподавания и моя страсть к вовлечению сообществ в сельские районы делают меня идеальным учителем для вашей школы.

В настоящее время я преподаю естественные науки в сельской школе Флориды, а также являюсь представителем координационного комитета по образованию в моей школе.Я очень хочу объединить работу в классе с проектами общественных работ, что дает мне прекрасную возможность использовать эту силу как учителя в вашей школе.

Я с нетерпением жду вашего ответа.

С уважением,
Майкл Файн

Образцы деловых писем-подтверждений

Благодарственное письмо — официальное письмо, подтверждающее получение документов, товаров или услуг. В ситуации, когда произошла встреча или телефонный разговор, письмо-подтверждение подтверждает моменты обсуждения и любые будущие действия, которые были согласованы. По сути, это профессиональная расписка о получении. Его можно использовать для подтверждения получения файла заявления о приеме на работу, письма об увольнении, получения товаров или подтверждающего письма-подтверждения. Письмо должно быть коротким и в основном служить для подтверждения получения товаров или документов. Как правило, подтверждение должно иметь следующие ключевые области:

• Адрес получателя.
• Дата отправки письма.
• Субъект должен четко указать товары или документы, которые были получены, и указать, в каком они были получены.Также укажите точную дату получения товара.
• Наконец, проинформируйте получателя о согласованных действиях, таких как оплата, дата собеседования и другие.
• Завершите, используя надлежащие официальные приветствия.

Шаблон письма-благодарности

[Адрес отправителя]
[Дата]
[Адрес получателя]

Уважаемый [Фамилия Получателя],

Я подтверждаю получение 23 475 фунтов стерлингов [дата]; является оплатой за дом, который вы купили у [Компания-получатель]. К письму прилагается выписка из [название банка-получателя], в которой отражена сумма вашего перевода.

Мы рассмотрим ваш запрос на выплату остатка в размере 34 475 фунтов стерлингов тремя ежемесячными платежами, начиная с января 2019 года. Первоначальное соглашение заключалось в том, чтобы вы начали выплачивать остаток с октября 2018 года. Вы получите ответ в течение 7 рабочих дней о том, был одобрен советом или нет.

[Имя отправителя]
[Должность]
[Название компании]

Образец письма-благодарности

Джеймс Форд,
754 Parkways,
Лондон

21 августа, 2018

Деннис Янг,
Директор по персоналу,
Trademark Solutions,
5th Avenue,
London.

Уважаемый г-н Деннис Янг,

Настоящим подтверждаю, что 19 августа 2018 г. я получил письмо об увольнении от Trademark Solutions. Я полностью согласен с причинами увольнения, указанными в письме, но не принимаю увольнение.

Я хотел бы подать апелляцию на увольнение на основании того факта, что на мою работу в 1 и 2 кварталах повлияла личная проблема, которую я объяснил своему тогдашнему непосредственному руководителю г-ну Джону Беллсу.Я следовал процедуре, четко изложенной в СОП Организации. Я хотел бы назначить встречу с вами, чтобы обсудить это подробнее.

Я с нетерпением жду встречи с вами в ближайшее время.

С уважением,
Джеймс Форд,
Менеджер по производству,
Trademark Solutions.

Образцы писем-запросов

Деловое письмо-запрос — это письмо, отправленное в коммерческую организацию с просьбой предоставить более конкретную информацию о продуктах, услугах или работе.В основном они написаны для получения дополнительных разъяснений в ответ на рекламу. Два основных типа бизнес-запросов: письмо с запросом о работе и письмо с запросом о продукте. Письмо должно быть кратким, точным и конкретным по требуемой информации.

Шаблон письма с запросом продукта

[Адрес отправителя]
[Дата]
[Адрес получателя]

Уважаемый [конкретное имя получателя],

Меня зовут доктор [ваше имя], и я заведую хирургическим отделением [название больницы].Я выбрал брошюру с подробным описанием одного из ваших новых антибиотиков, [название продукта], во время конференции хирургов на прошлой неделе в [место проведения конференции]. Поскольку это новый антибиотик, я хотел бы узнать о нем больше. Буду очень признателен, если вы пришлете мне полную информацию о назначении антибиотиков на [название продукта].

Я также хотел бы попросить вас прийти и провести презентацию продукта в хирургическом отделении во время нашего ежемесячного завтрака [дата].

Жду вашего ответа.

С уважением,

[Подпись отправителя]
[Название и наименование отправителя]

Образец письма-запроса

Дэвид Грей
4th Kings Street
Лондон

20 августа 2018

Geomark Limited
34 Даунинг-стрит
Лондон

Уважаемый Кевин,

Меня зовут Дэвид Грей, менеджер по продажам с 7-летним опытом. Я хотел бы узнать, есть ли у вас возможность трудоустройства, соответствующая моей квалификации. Я руководитель группы с отличными коммуникативными навыками. Я подхожу к трудным задачам с энергией и стойкостью, тем самым мотивируя команду на достижение поставленных целей и соблюдение кодекса поведения организации.

Если есть возможность, я готов обсудить свои возможности в интервью, чтобы объяснить, как я могу возглавить успешную команду продаж. Прилагаю мое резюме.

Я с нетерпением жду встречи с вами в ближайшее время.

С уважением,
Дэвид Грей.

Образцы писем о назначении на работу

Письмо о назначении на работу служит двум основным целям: официальное информирование кандидата о своем согласии на замещение вакантной должности, а также приглашение его в компанию или организацию.

Он должен содержать поздравительное сообщение, должность, причины их выбора и дату отчета среди прочего.

Ниже приведены образец и шаблон официального письма о назначении на работу.

Образец письма о назначении на работу

Thomas Weiner,
45 Runner Street,
65074 Liveoak, FL

24 января 2018

Philip Baxter,
56 Franklin avenue,
65074 Liveoak, FL

Уважаемый Бакстер,
Я хочу поздравить вас с избранием на должность управляющего строительством в компании ABC. Вы были выбраны на основании вашей выдающейся академической квалификации и предыдущего опыта работы. Мы уверены в ваших навыках и способностях, которые помогут вывести нашу компанию на новый уровень.

Вы должны явиться на работу в нашу штаб-квартиру в Нью-Йорке в понедельник 2 сентября в 8.00 утра. По прибытии, пожалуйста, обратитесь к секретарю, который направит вас в назначенный вам офис. Согласно нашему соглашению, ваше годовое вознаграждение будет составлять 200 000 долларов плюс другие дополнительные льготы. Кроме того, вам будет предоставлен автомобиль и личный водитель, который будет в вашем распоряжении.

Вы будете нести ответственность за надзор за всеми нашими проектами в соответствии с сайтом, над которым мы будем работать.Это включает планирование, составление графиков, наем персонала и надзор за строительными работами.

И снова добро пожаловать в нашу компанию, мы рады видеть вас на борту. Дополнительная информация в отношении условий вашего контракта будет передана после того, как вы официально примете эту позицию в письменной форме. Будем рады сотрудничеству с вами.

С уважением,
Томас Вайнер,
Менеджер по персоналу
Компания ABC.

Шаблон письма о приеме на работу

{Ваше имя}
{Адрес}
{Город, штат}

{Дата}

{Имя получателя}
{Адрес получателя}
{Город, штат}

Уважаемый {Имя}

Рады сообщить вам о вашем успехе в интервью.Компания XYZ предлагает вам должность {Название должности}

Ожидается, что вы начнете {date} в {time} в {place}. Рабочие дни должны быть от {days}. Ожидаемый износ — {форма подходящей и ожидаемой одежды}. По прибытии сообщите об этом {заинтересованному лицу}

.

Ваша ежемесячная зарплата будет составлять {amount}. Кроме того, вы также получите выгоду от {Включите преимущества, если таковые имеются}.

Вы несете ответственность за {роли и обязанности}

После того, как вы официально примете эту позицию в официальном письме, мы сделаем объявление для всей компании и представим вас.

Мы очень рады, что вы присоединились к нашей команде, и с нетерпением ждем вашего вклада. В случае возникновения вопросов вы можете связаться со мной.

С уважением,
{Подпись}
{Имя}
{Должность}
{Компания}
{Контакт}
{Электронная почта}

Образцы писем-заявлений

Письмо с заявлением о приеме на работу обычно отправляется вместе с резюме, чтобы выделить ключевые навыки и квалификацию, связанные с вакансией, на которую претендуют. Следует четко указать, почему кандидат является идеальным кандидатом на эту должность.Письмо-заявление должно быть правильно отформатировано и не должно содержать ошибок. Ошибки могут быть простой причиной для полной дисквалификации. В письме с заявлением о приеме на работу должны быть указаны контактная информация отправителя и получателя, дата, текст, профессиональные приветствия и закрытие. Орган должен располагать конкретной информацией о компании и должности, на которую претендует. Следует также подчеркнуть, почему кандидат является идеальным кандидатом на эту роль. Письмо должно быть коротким — не более 4 абзацев — простым шрифтом, например Arial или Times New Roman.Он должен быть разделен одним интервалом с пробелом между каждым абзацем и между контактной информацией.

Шаблон письма-заявления о приеме на работу

[Контактная информация заявителя]
[Дата]
[Контактная информация получателя]

Уважаемый [имя получателя],

Я хочу подать заявку на должность [должность], которая была объявлена ​​в Daily Mail [дата объявления]. Учитывая мое образование, опыт и навыки, я считаю себя подходящим кандидатом на эту должность.

Я — самостоятельный профессионал с огромным желанием развивать свою карьеру в [вашей области знаний]. У меня есть степень по специальности [квалификация] с дальнейшей специализацией по [специализации], которая усиливает мое стремление занять эту должность.

У меня 6-летний опыт работы в 3-х разных компаниях. Это позволило мне применить свои навыки в разнообразной рабочей среде, тем самым получив обширное понимание в области [вашей области знаний]. В частности, мои ключевые компетенции включают [перечислите ключевые компетенции в вашей области знаний].

Меня очень интересует эта должность, потому что она даст мне возможность работать в сложной, но полезной среде. Прилагаю мое резюме. Ваше внимание будет высоко оценено.

С уважением,
[Ваше имя]

Образец письма-заявления о приеме на работу

Джанет Браун,
6-я авеню,
Гринвилл, Огайо 01706
555-756-7465

21 августа, 2018

Джексон Хилл,
Менеджер по персоналу,
Dewmark Dairy, Inc.
760 Университетские пути
Гарденс, Огайо 05443

Уважаемый мистер Хилл,

Я хочу подать заявку на должность менеджера молочной фермы, в связи с рекламой на вашем сайте на прошлой неделе. У меня степень бакалавра молочных наук и степень магистра молочного производства. Имею 11-летний опыт управления фермерским хозяйством; 7 лет в должности младшего менеджера отдела животноводства и 4 года в качестве генерального директора фермы.

У меня большой опыт в реализации инициатив в области здоровья животных, практики на фермах и производственных систем.Мой опыт в молочной науке и общие знания в молочной промышленности позволят мне успешно управлять Dewmark Dairy, Inc, добиваясь наилучшего уровня производительности.

Прилагаю мое резюме, в котором более подробно рассказывается о моей квалификации и опыте управления молочной фермой. Я с нетерпением жду возможности обсудить мою пригодность для этой должности в интервью.

Спасибо, что нашли время рассмотреть мою заявку.

С уважением,
Джанет Браун

Образцы заявлений об увольнении

Заявление об увольнении должно быть на месте.Не стоит перебирать много слов; просто, ясно и прямо по делу — это лучший способ.

Вот хороший образец и шаблон заявления об увольнении.

Образец заявления об отставке

Маргарет Симпсонс,
99 Роан-авеню,
Роквилл, Мэриленд 9845, 35 июля 2018 г. Аннетт Хадсон, операционный менеджер
,
XYZ Company,
54 Park Avenue,
Rockville, MD 98453

Дорогая Аннет,

Пожалуйста, примите это письмо в качестве официального сообщения о моем уходе с должности офисного помощника в компании Bridge Way Limited.Мой последний отчетный день будет 6 октября 2018 года.

Спасибо, что доверили мне эту должность последние 8 лет. У меня огромный опыт, и я уверен, что то, чему я научился, окажется бесценным в моей будущей карьере.

С настоящего момента и до моего последнего дня я обязательно закончу всю свою работу и, если необходимо, обучу человека, который займет эту должность. Я также готов выполнить любую другую задачу, которая обеспечит мягкую посадку для вас и компании.

Я желаю компании всего наилучшего в ее будущих начинаниях.

С уважением,
Маргарет Симпсоны.

Шаблон заявления об увольнении

{ваше имя}
{адрес}
{город, штат}

{Дата}

Г-н / г-жа / мисс / г-жа {полное имя}
Компания XYZ,
{адрес}
{город, штат}

Уважаемый, {имя заинтересованного лица}

Пожалуйста, получите это письмо в качестве официального сообщения о моем уходе с должности {должность} в компании XYZ с {даты вступления в силу}.

Мне было приятно работать с вами для этой организации. Я получил удовольствие от пребывания здесь и приобрел жизненно важные навыки и знания, которые окажутся незаменимыми в моем будущем карьерном росте.

Я использую оставшееся время, чтобы закончить свою работу, а также обработаю любую другую задачу, которую вы назначите, чтобы обеспечить бесперебойную работу, когда меня не будет.

Я желаю компании всего наилучшего в ее постоянном росте.

С уважением,
{Подпись}
{Имя}

Образцы рекомендательных писем

Рекомендательное письмо — это профессиональная записка, написанная о ком-либо потенциальному работодателю, колледжу или спонсору стипендии.Это помогает вам поручиться за то, что этот человек получит все, что он намеревается; следовательно, должен излучать только положительную атмосферу.

Ниже приведены образец и шаблон хорошо написанного рекомендательного письма.

Образец рекомендательного письма сотрудника — (

потенциальному работодателю )

Для кого это может касаться,

Я рад лично рекомендовать г-на Бернара как большой актив для любой компании. Он работал с нами помощником по работе с клиентами более 2 лет.За это время он был не чем иным, как умным, трудолюбивым и преданным делу сотрудником.

Сначала он начал работать с нами агентом колл-центра, и мы быстро заметили его усердие в работе. Это привело к тому, что его повысили до руководителя. Полученная должность предполагала ответственность за наставничество новых сотрудников, надзор за агентами по работе с клиентами и обеспечение удовлетворенности клиентов. Он всегда представлял свою работу и отчеты точно и точно так, как требовалось.

Он отличный командный игрок, что побудило меня предложить его имя для другого повышения во время наших только что завершившихся ежегодных обзоров.

Г-н Бернар имел большую ценность для нашей компании, и хотя нам грустно его отпускать, мы желаем ему всего наилучшего в его будущих начинаниях.

Если вам может понадобиться более подробная информация о нем, свяжитесь со мной по телефону + 5555-89707.

С уважением,
Питер Кайл,
руководитель службы поддержки клиентов,
ABC Company.

Рекомендательное письмо для шаблона сотрудника

{Дата}

Для кого это может касаться,

Мне очень приятно рекомендовать {Name} как прилежного и очень надежного сотрудника.Он / она работал со мной в качестве {должности} в течение {количество лет}. Его / ее обязанности включали {Указать конкретные обязанности}. {Имя соискателя} продемонстрировал невероятные навыки и знания в решении всех своих задач.

В качестве {должности} он / она {приведите пример того, что сделало его / ее особенным}. В дополнение {второй пример} не забыть {третий пример}

Более того, выдающиеся {имя} {упомянуть впечатляющие черты характера} сделали его / ее исключительным командным игроком.Это помогло ему / ей достичь {упомянуть достижение}

Я настоятельно рекомендую {Имя} и буду рад предоставить любую дополнительную информацию, которая может вам понадобиться.

С уважением,
{Подпись}
{Имя}
{Должность}
{Название компании}
{Номер телефона}
{Адрес электронной почты}

Образцы последующих бизнес-писем

Вы произвели хорошее первое впечатление на своего интервьюера или потенциального делового партнера, что дальше?

Есть два варианта: вы можете либо сесть и дождаться ответа, либо написать дополнительное письмо, из которых последнее является гораздо лучшим выбором.

Почему?

• Дополнительное письмо создает ваш профессиональный имидж.
• Подчеркнет ваш интерес.
• Он сделает вас незабываемым.
• Это еще больше укрепляет отношения между вами и другой стороной.
• Вы обязательно получите более быстрый ответ.

Однако вы должны быть осторожны, чтобы не выйти из себя раздражающим или отчаянным. Вот как написать профессиональное и эффективное последующее письмо.

Образец бизнес-письма

Sophia Clays,
ABC Company,
122 Midway Road,
65574 Rogers, AR

Дата

Дорогие глины,

На прошлой неделе я присутствовал на собеседовании на должность ИТ-специалиста.Я еще не получил никакого ответа с вашей стороны. Я хотел бы знать ваше решение и свою позицию в процессе отбора.

Меня очень впечатлило то, что вы рассказали мне о своей компании, и я хотел бы работать с вами. Я твердо верю в свои навыки и способности в веб-хостинге; облачный хостинг и настройка отлично подходят для этой позиции. Кроме того, мое внимание к деталям окажется бесценным для вашей компании.

Будем признательны за ваш ответ.Заранее спасибо.

С уважением,
Подпись (подпись)
Софиевские глины

Шаблон бизнес-письма

{Имя интервьюера}
{Компания}
{Адрес}

Дата

Уважаемые, {их фамилия}

Я присутствовал на собеседовании в {место и день} на должность {назовите должность). Я хотел бы еще раз поблагодарить вас за ваше внимание. Когда я узнал о {назовите то, что вам понравилось} вашей компании, я был взволнован и очень хотел работать с вами.Я считаю, что я лучший выбор на эту должность, потому что {подчеркните свою квалификацию и то, что отличает вас от других}.

Если вам что-то еще может потребоваться от меня, не стесняйтесь обращаться ко мне. С нетерпением ждем от вас в ближайшее время.

С уважением,
{Подпись} — на бумажном носителе
{Имя}

Письма о корректировке деловой активности

Корректирующее письмо написано компанией в ответ на жалобу клиента. Для бизнеса важно разработать план, который обеспечит рассмотрение жалоб клиентов в связи с увеличением доли рынка.Корректирующее письмо, используемое продавцом, подтверждает ошибку и вносит исправления. Корректирующие письма используются для разрешения споров между покупателем и продавцом на рынке. В письме должна быть предоставлена ​​подробная информация клиенту о существенных претензиях компании.

Образец корректировочного письма

Splendid Enterprises
P.O. Box 234,
Austin
(355) 45678765

21 августа 2018г.

Ref: Товар поврежден в процессе доставки

Уважаемый Mr.Иоанна,

Получил Ваше письмо от 17 августа 2018 г. о поврежденном товаре, который Вы купили в нашей компании. Splendid Enterprises сосредоточена на обеспечении надлежащего предоставления услуг потребителям. Сожалеем, что отправленные товары были повреждены в процессе доставки.

Менеджер по закупкам отправит инспектора для оценки ущерба, который будет оплачен нашей компанией. Приносим извинения за неудобства, вызванные повреждением продукции, и позаботимся о том, чтобы процесс проверки прошел быстро.А пока мы отправим 150 долларов на основе вашей оценки ущерба. Однако мы отправим инспектора для дальнейшей оценки повреждений.

Приносим свои извинения за поврежденные продукты, приобретенные в нашей компании. Splendid Enterprises ориентирована на потребителя и сосредоточится на устранении таких проблем в будущем.

С уважением,
(Подпись)
Г-н Джозеф Браунс
Представитель службы поддержки клиентов

Образцы писем-заказов

Number 401, King Street
Luhag, Manchester City
UK

15 марта 2018

Келли Джонсон
Менеджер
Bensha enterprise
Mandaue, Manchester
United Kingdom

Уважаемый господин /

Пишу это письмо, чтобы разместить заказ на товары или наш продолжающийся проект.В прошлом месяце я заказал немного товаров и думал, что их хватит, но вроде меньше. Найдите в прилагаемом списке все, что нам нужно. Нам нужны товары как можно скорее, чтобы проект мог продолжаться гладко. Я произведу оплату при доставке.

Благодарю
С уважением
Келли Джонсон
KJ

Образец письма-заказа 2

Тема: заказ

Уважаемый господин / госпожа

Я пишу это письмо, чтобы разместить заказ на то, что нам нужно для завершения нашего текущего проекта.Через несколько недель мы заказали достаточно товаров, но количество вроде бы меньше. Следовательно, нам требуется больше товаров. найдите прилагаемый список наших требований.

Надеюсь, вы скоро пришлете товар, чтобы работа продолжилась быстро.

Спасибо,

С уважением,
Имя
Подпись

Образцы писем с жалобами на бизнес

Письмо с жалобой — это официальное письмо в компанию, в котором описывается негативный опыт, который у вас был, и содержится запрос на более серьезные меры.Это письмо должно быть четким, кратким, по существу и относительно формальным. Хотя письма с жалобами имеют негативный тон, они не должны быть чрезмерно эмоциональными или агрессивными.

Шаблон письма-жалобы

Уважаемый [укажите здесь имя адресата]:

Я пишу, чтобы подать официальную жалобу на [вставить имя здесь]. Я нанял их [вставить здесь предоставленную услугу], но не получил профессиональных услуг, на которые я рассчитывал. [опишите проблемы здесь] Это продолжало оказывать на меня негативное влияние, потому что [укажите причины здесь].Я с полным основанием ожидаю, что вы [вставьте здесь действие] для решения проблемы. Я с нетерпением жду вашего ответа и обращусь за помощью в агентство по защите прав потребителей или к юристу, если я не получу ответа в течение [укажите время здесь].

С уважением,
[указать имя здесь]

Образец письма с жалобой на обслуживание

Уважаемый мистер Смит,

Я пишу, чтобы официально пожаловаться на вашего сотрудника, мистера Брауна. Я нанял их, чтобы починить мою стиральную машину несколько недель назад, 10 августа, и мне оказали очень плохое обслуживание.Мистер Браун не явился вовремя, а когда он наконец прибыл, ему потребовалось очень много времени, чтобы починить машину, и он устроил огромный беспорядок в моем доме. Он также был очень непрофессионален в своем внешнем виде и поведении. Как только он ушел, я понял, что моя стиральная машина все еще не сливает воду должным образом. Это очень расстраивает меня и мою семью, потому что мы не только не можем постирать одежду, но и мне приходилось уделять время ему, пока он был здесь, и мне приходилось убирать беспорядок, который он сделали.На мой взгляд, вам следует предложить возмещение за эту услугу и пересмотреть свое решение о приеме на работу у мистера Брауна. Я с нетерпением жду вашего ответа и подожду месяц, прежде чем предпринимать дальнейшие действия.

С уважением,
Брэд Джонс

Шаблоны и примеры деловых писем

Корректура Корректура Корректура (3 раза!)

После того, как вы составите и отформатируете письмо, самое время проверить его на предмет опечаток и возможных ошибок пунктуации и грамматики.Независимо от того, насколько хорошо оформлено ваше письмо, получатель немедленно отклонит письмо и его содержимое, если будут обнаружены ошибки. Если вам неудобно проверять его самостоятельно, вы можете передать его кому-то другому или воспользоваться одним из множества онлайн-сервисов корректуры, таких как Paperrater.

Мы надеемся, что наше подробное руководство по форматированию официального делового письма оказалось для вас полезным. Хотя это основные форматы, отдельные лица и компании могут вносить изменения в правила в соответствии со своими потребностями.Однако, следуя этим основным правилам, вы сможете быстро и легко составить, напечатать и распечатать профессиональное официальное деловое письмо. Не стесняйтесь использовать приведенные ниже образцы деловых писем в качестве удобных шаблонов для подражания, просто вставьте свою информацию и следите за межстрочным интервалом.

Формат делового письма — Обзор, структура и пример

Каков правильный формат делового письма?

Деловое письмо всегда должно иметь определенный формат и структуру, чтобы гарантировать, что оно получено как профессиональное и отвечающее стандартам.Несмотря на то, что существует много различных типов деловых писем, в этом руководстве будет подробно рассмотрен наиболее классический формат деловых писем.

Обзор делового письма

В бизнесе Корпорация Корпорация — это юридическое лицо, созданное физическими лицами, акционерами или акционерами с целью деятельности для получения прибыли. Корпорациям разрешено заключать контракты, предъявлять иски и предъявлять иски, владеть активами, перечислять федеральные налоги и налоги штата, а также занимать деньги в финансовых учреждениях., письмо — это просто любая переписка, отправляемая между двумя сторонами. Он может быть на любую тему и отправлен многими способами, такими как электронная почта, обычная почта или доставка вручную.

Тон вашего письма будет зависеть от аудитории и цели общения. Межличностные навыки Межличностные навыки — это навыки, необходимые для эффективного общения, взаимодействия и работы с отдельными людьми и группами. Люди с хорошими навыками межличностного общения являются сильными вербальными и невербальными коммуникаторами и часто считаются «хорошими людьми».является. Иногда вам нужно будет вести себя более формально, а иногда уместно более непринужденный голос.

Пример, приведенный ниже, является нейтральным голосом и умеренным уровнем формальности.

Структура делового письма

Ниже приведен пример того, как оформлено и структурировано деловое письмо. Не стесняйтесь копировать и вставлять текст в свое собственное электронное письмо, Word или документ Google и обязательно настройте и вычитайте его тщательно.

[Имя отправителя]

[Название компании отправителя]

[Уличный адрес отправителя]

[Город, штат / провинция отправителя и почтовый индекс]

[Номер телефона и / или адрес электронной почты отправителя]

[Дата]

[Имя получателя]

[Название компании получателя]

[Уличный адрес получателя]

[Город, штат / провинция получателя и почтовый индекс]

[Телефон получателя номер и / или адрес электронной почты]

[Тема]

[Уважаемое имя],

[Введение — здесь вы объясняете цель письма, например, почему вы пишете это, что вы надеетесь получить от этого, и любую другую важную информацию, которую вы хотите сообщить заранее.]

[Средняя часть — здесь вы уточняете и предоставляете более подробную информацию о том, что вы изложили в первом абзаце. Таких абзацев может быть еще несколько, в зависимости от того, какой длины должно быть письмо]

[Заключение — это место, где вы завершаете и резюмируете вещи. В этом абзаце может быть призыв к действию или следующие шаги.]

[С уважением],

[Подпись]

[Имя отправителя]

Пример полного делового письма

Теперь, что вы знакомы с форматом делового письма, давайте рассмотрим пример со встроенной реальной информацией.

Джон Браво

ABC Education Inc.

1234-123 Street

Нью-Йорк, Нью-Йорк 01218

21 мая 2018 г.

Сара Джини

78002 XYZ Company Inc. Street

New York, NY 04851

Re: Обновленная частота выставления счетов

Уважаемая г-жа Джини,

Я пишу, чтобы сообщить вам о нашей новой модели ценообразования, вступающей в силу 1 февраля 2019 года.Первого февраля мы перейдем с годового платежного цикла на ежеквартальный, и это письмо содержит важную информацию, которая может повлиять на вашу организацию.

Проведя обширное исследование и получив отзывы от наших клиентов, мы определили, что большинство клиентов решительно предпочитают ежеквартальный цикл выставления счетов, а не годовой. Чтобы максимально удовлетворить ваши потребности, мы решили предложить это преимущество, которое вступит в силу 1 февраля 2019 года.

Это письмо просто уведомляет вас о предстоящих изменениях, и в настоящее время от вас не требуется никаких немедленных действий. Мы благодарим вас за продолжение работы.

С уважением,

John Bravo

Загрузить шаблон формата делового письма

Введите свое имя и адрес электронной почты в форму ниже и загрузите бесплатный шаблон прямо сейчас!

Дополнительные соображения по форматированию

В дополнение к общему формату и структуре, изложенным выше, вы также можете рассмотреть следующую информацию в качестве стандартной деловой практики.

Общие стандарты форматирования включают:

• Arial, Times New Roman или аналогичный стандартный шрифт
• Размер 11 или 12 пунктов
• Заглавные буквы в предложении
• Белый фон
• Бумага размером 5 x 11 дюймов
• Книжная ориентация
• Поля 1 дюйм
• Одинарный, 1,5 или двойной интервал
• Цвет шрифта черного
• Использование фирменных бланков
• Односторонняя или двусторонняя печать
• Обычный белый фон

Дополнительные ресурсы

Спасибо за прочтите это руководство о том, как использовать правильный формат делового письма.CFI является глобальным поставщиком онлайн-образования и предлагает сертификацию TMFMVA® для специалистов по финансовому моделированию и оценке (FMVA). Присоединяйтесь к более чем 350 600 студентам, которые работают в таких компаниях, как Amazon, J.P. Morgan и Ferrari, для сертификации финансовых аналитиков.

Чтобы продолжить обучение и продвинуться по карьерной лестнице, вам будут полезны следующие дополнительные ресурсы:

• Шаблон заявления об увольнении Письмо об увольнении Письмо об увольнении — это официальное письмо, отправленное сотрудником своему работодателю с уведомлением о том, что он больше не будет работать в компании
• Шаблон резюмеШаблон резюме по инвестиционному банковскому делу.Узнайте, как написать резюме для инвестиционного банка (аналитик или сотрудник) с помощью бесплатного руководства и шаблона резюме CFI. Резюме IB уникально. Важно адаптировать свое резюме к отраслевому стандарту, чтобы его не сразу удалили.
• Шаблон сопроводительного письма Используйте этот шаблон сопроводительного письма, чтобы пройти собеседование! Сопроводительное письмо может сделать или испортить заявление о приеме на работу, поэтому очень важно правильно его составить. Независимо от того, читает ли ваше письмо HR или менеджер по найму напрямую, вы должны отметить несколько важных полей.Это руководство содержит бесплатный шаблон сопроводительного письма и объяснение того, что вам нужно знать.
• Руководства по собеседованию Ознакомьтесь с руководствами CFI по собеседованию с наиболее распространенными вопросами и лучшими ответами на любую должность в сфере корпоративных финансов. Вопросы и ответы на собеседование по финансам, бухгалтерскому учету, инвестиционному банкингу, исследованиям капитала, коммерческому банковскому делу, FP&A, многому другому! Бесплатные руководства и практика для успешного прохождения собеседования

Правильный формат делового письма

Использование правильного формата делового письма в вашем деловом общении дает ощущение профессионализма и может произвести правильное первое впечатление при новом деловом контакте.С помощью текстового редактора довольно легко создать письмо в правильном формате.

Четыре формата

Деловые письма в США могут соответствовать одному из четырех распространенных форматов писем. Допустимы все четыре формата, но наиболее распространенным является блочный.

Формат печатной буквы: В общем формате печатной буквы весь текст находится на одном уровне с левым полем. Абзацы имеют двойной интервал, а все строки текста — одинарный. Поля — стандартная установка текстового редактора в один дюйм.

Альтернативный формат печатной буквы: Альтернативный формат печатной буквы перемещает обратный адрес, дату, закрытие, подпись, имя и заголовок в правую часть страницы.

Полублок Формат письма: Единственная разница между полублоком и блоком заключается в том, что первая строка каждого абзаца имеет полублок с отступом.

Simplified Letter Format: Этот формат принимает те же свойства, что и печатная буква, за одним исключением: приветствие или приветствие удаляются.Это полезный формат, когда вы не знаете, мужской или женский пол получателя.

Разделы делового письма

• Обратный адрес: Если у вас есть фирменный бланк, вы можете пропустить этот раздел. Включите свой полный юридический адрес и правильное юридическое название компании. Вы также можете указать свой адрес электронной почты или номер телефона.
• Дата: Используйте формат месяц-день-год (в отличие от формата день-месяц-год, который преобладает в Европе).Сделайте вашу дату актуальной до фактической даты отправки письма.
• Имя и адрес получателя: Включите полное имя и адрес человека, которому вы отправляете письмо. Также можно добавить титул получателя.
• Приветствие: Для приветствия используйте «Уважаемый», за которым следует 1) полное имя человека или 2) господин или госпожа и его фамилия. Завершите приветствие двоеточием.
• Тема: Четкое указание темы письма поможет получателю быстро определить контекст письма.
• Тело: Тело вашего письма должно начинаться с общего введения того, кто вы есть, и цели письма. В следующих параграфах будет представлена ​​подробная информация о цели письма. Закройте тело призывом к действию: предложением, побуждающим получателя сделать то, что вы от него хотите. Каждое деловое письмо должно быть кратким, учитывая ограниченное время вашего читателя.
• Закрытие: Здесь вы можете выбрать любые формальные параметры, такие как «С уважением» или «С уважением».
• Подпись: Подпишите свое имя тем же именем, которое вы используете в письме.
• Имя и должность: Укажите свое полное имя и должность.
• Приложения и копия: Если вы отправляете дополнительные документы, напишите «Приложения:», а затем описания этих документов. Если хотя бы одно лицо также получает копию письма, включите cc: (для копии , ссылка на старый метод изготовления копий писем с использованием копировальной бумаги) и укажите имя (имена) другого получатель (и).

Вы можете несколько упростить процесс создания делового письма, используя свой текстовый редактор. В Microsoft Word щелкните Файл и выберите Создать из шаблона …, прокрутите вниз и дважды щелкните Деловое письмо. Вам придется вручную добавить некоторые из вышеперечисленных элементов, если вы решите их использовать.

форматов деловых писем | Деловой английский

Существуют определенные стандарты форматирования делового письма, хотя допустимы некоторые вариации (например, между европейскими и североамериканскими деловыми письмами).Вот несколько основных рекомендаций:

• Используйте бумагу формата A4 (европейский) или 8,5 x 11 дюймов (североамериканский) или фирменные бланки
• Используйте поля 2,5 см или 1 дюйм со всех четырех сторон
• Используйте простой шрифт, например Times New Roman или Arial
• Используйте шрифт размером от 10 до 12 пунктов
• Используйте запятую после приветствия (Уважаемый мистер Бонд!)
• Разложите письмо так, чтобы оно соответствовало размеру бумаги
• Одиночный интервал в абзацах
• Двойной интервал между абзацами
• Двойной пробел между последним предложением и закрытием (С уважением, наилучшие пожелания)
• Оставьте от трех до пяти пробелов для собственноручной подписи
• cc: (что означает «копирует в») следует после набранного имени (при необходимости)
• enc: (что означает «ограждение») идет следующим (при необходимости)
• Сложите пополам (по горизонтали) перед помещением в конверт
• Использовать правостороннее рваное форматирование (не выровнено по правому краю)

Форматирование деловых писем

Блочный формат — наиболее распространенный формат, используемый сегодня в бизнесе.В этом формате ничего не центрируется. Адрес отправителя, адрес получателя, дата и все новые абзацы начинаются с левого поля, например:

Wicked Wax Co. Ltd 22 Charlton Way Лондон, SE10 8QY	АДРЕС ОТПРАВИТЕЛЯ может быть напечатан логотип компании и адрес
11 января 2016 г.	ДАТА
Г-жа Мэгги Джонс Angel Cosmetics Inc. 110 East 25th Street New York, NY, 10021 USA	АДРЕС ПОЛУЧАТЕЛЯ
Ваш исх .: № 123 Наш исх .: abc	СПРАВОЧНИК ПОЛУЧАТЕЛЯ (ЕСЛИ ЕСТЬ ЕСТЬ) СПРАВОЧНИК ОТПРАВИТЕЛЯ (ЕСЛИ ЕСТЬ)
Уважаемая г-жаДжонс,	САЛЮТАЦИЯ
Предстоящая выставка	ТЕМА
Первый параграф … Второй параграф … Третий параграф …	КЛЕТ ПИСЬМА
С уважением,	ЗАКРЫТИЕ
Моррис Ховард	ПОДПИСЬ (РУЧНАЯ)
Моррис Ховард, Президент	НАЗВАНИЕ (ТИП), НАЗВАНИЕ
коп: Брайан Уолдорф	КОПИЯ НА
Код: каталог	КОРПУС

Это другие, немного другие способы форматирования делового письма, где, например, абзацы имеют отступ или дата вводится с правой стороны.Вы можете увидеть их примеры в образцах писем.

Форматирование конвертов для деловых писем

Для делового письма лучше всего набрать конверт. Большинство текстовых программ содержат функцию маркировки конвертов, которая может вам помочь. Все, что вам нужно сделать, это указать размер используемого конверта и ввести правильную информацию в соответствующие поля, например:

Г-жа Мэгги Джонс
Angel Cosmetics Inc.
110 East 25th Street
New York
NY 10021
USA

Форматирование деловых заметок

Заметки — это короткие внутренние деловые письма, отправляемые другим сотрудникам той же компании.Меморандум (или меморандум) также может быть размещен где-нибудь внутри компании для всеобщего обозрения. Записки становятся все менее распространенными, поскольку электронная почта становится более распространенной. В отличие от писем записки обычно не содержат приветствий или заключительных слов и могут быть напечатаны или написаны от руки. Текстовая часть памятки обычно имеет блочный формат. Заметки должны включать «От», «Кому», «Дата», «Тема» и само сообщение, например:

Логотип компании

МЕМОРАНДУМ

От: [имя или инициалы]

Кому: [имя или инициалы]

Дата:

Тема: [краткое описание]

Сообщение начинается здесь…

Форматирование деловой почты

При использовании электронной почты в бизнесе применяется большинство рекомендаций по стандартному форматированию деловых писем. Вот несколько отличий:

• Выберите тему, которая проста и понятна. Не используйте ключевые слова, которые могут привести к попаданию электронного письма в корзину другого человека.
• Повторите тему в теле письма под приветствием (как в письме).
• Используйте адресную строку «cc», чтобы скопировать более одного человека с вашей корреспонденцией.
• Вы можете запросить квитанцию ​​для важных писем. Система автоматически сообщит вам, когда кто-то откроет вашу электронную почту.
• Вместо подписи укажите свое напечатанное имя, а под ним укажите свой адрес электронной почты, название и адрес компании, номер телефона и факса и, если необходимо, веб-сайт.
• Помните, что люди часто распечатывают электронные письма, поэтому ваш собственный адрес электронной почты и строка темы были бы потеряны, если бы вы не включили их в тело письма.
• Внутренняя электронная почта может быть больше похожа на памятку, чем на официальное письмо.

Планирование делового письма

Формат делового письма | Блог словаря Macmillan

Как написать деловое письмо

Деловое письмо: начало

A. Название вашей компании, за которым следуют все контактные данные (включая адрес, телефон, факс, адрес веб-сайта компании и электронную почту).

B. Адрес получателя (включая его имя и должность, если вы их знаете).

C. Дата в правой или левой части страницы.

Д.При необходимости добавьте ссылки на файлы, как свои, так и получателя (используйте «Ref» как сокращение от «reference»).

Деловое письмо: содержание

E. Приветствие.

Обычный: Уважаемый [ имя и фамилия ] Официально: Уважаемый г-н [ фамилия ] для мужчины или Уважаемая г-жа [ фамилия ] для женщины. Если вы не знаете имя получателя, используйте Dear Sir or Madam или Dear Sir / Madam.

F. Указание темы письма с использованием Re (используется как сокращение для относительно ).

G. Вот несколько вариантов начала письма:

Я хотел бы узнать (или есть ли)…
Я пишу относительно…
Я пишу в ответ на…
Я пишу, чтобы сообщить вам, что / из…
Я пишу, чтобы пожаловаться на…
В дополнение к моему письмо от 15 мая…

H. Подробности письма должны быть добавлены на этом этапе.

Деловое письмо: конец

I. Вот выражения, которыми можно закончить деловое письмо.