Электронные письма деловые: Пишем деловые электронные письма на английском без ошибок ‹ engblog.ru

Содержание

Правила оформления электронных писем

Эти правила регламентируют служебную переписку по электронной почте.

Правила не применимы для списков рассылки, форумов, групп обсуждений, так как в такого рода сообществах (взаимодействиях) целесообразно использовать другие принципы работы с электронными письмами.

Время реакции на входящие письма

Доставка электронного письма от отправителя до получателя занимает от нескольких секунд до нескольких минут. Поэтому электронные письма, в силу своей оперативной природы, требуют оперативной реакции.

Недопустимо не отвечать на письма дольше 1 рабочего дня.

На каждое поступившее письмо необходимо давать оперативный ответ (на ответы о получении вашего письма давать ответ о получении ответа не нужно).

Если для обработки письма требуется более 2-х часов, то обязательно ответьте автору, что его письмо получено и укажите примерный срок, в течение которого вы дадите ответ.

Оформление темы письма

Каждое письмо должно содержать тему (Subject), сформулированную в нескольких словах. По содержимому темы получатель должен определить содержание письма или найти письмо в длинном списке других сообщений.

Если это письмо-ответ, то обычно перед темой указывается «RE:«.

Если письмо нужно переслать, то перед темой указывается «FWD:«.

Вставку «RE:» и «FWD:» почтовые клиенты обычно делают автоматически.

Изменять тему письма в процессе переписки (ответы на последующие письма данной темы) не рекомендуется, так как многие почтовые системы ведут группировку писем по темам. Да и незачем обескураживать получателя новой темой к старой переписке.

Письма с пустой темой неудобны при просмотре списков писем и некоторыми системами спам-защиты помечаются как «возможный спам».

Использование бэкграундов и оформительских скинов

Никакие бэкграунды и скины оформления в служебных письмах не допускаются.

Желательно, чтобы письмо было простым текстом. В этом случае оно быстрее обрабатывается, быстрее передается, меньше занимает места при хранении и лучше понимается различными почтовыми клиентами.

Употребление имен собственных в поле «От кого» («From»)

Имена должны быть написаны латиницей, в транслите.

Например:

Sergius Sizykh [[email protected]ляляля.ru]

Русские имена не допускаются, так как у сотрудников зарубежных компаний и их представительств в России почтовые серверы могут блокировать или искажать почту с заголовками в национальных кодировках.

Приветствие

В начале письма обязательно должно быть приветствие. Например:

Добрый день, Иван Иванович!

Письмо без приветствия иногда оценивается получателем как неуважительное.

Подпись

Подпись отделяется от основного текста письма пустой строкой и строкой с двумя дефисами.

Подпись должна быть:

  • компактной;

  • содержать ФИО или псевдоним автора;

  • содержать какое-нибудь пожелание для получателя (пусть ему будет приятно)

В письмах, направляемых за пределы компании, в подписи должны присутствовать контактная информация и название компании.

Пример правильной подписи:

[ пустая строка ]

С наилучшими пожеланиями,

Сергей Сизых, [email protected]ляляля.ru

664025, Россия, Иркутск, бульвар Гагарина 38 А, оф. 309

Телефон: (3952) 21-11-01, 20-20-86

Цитирование исходного письма

При переписке желательно сохранять предыдущие тексты.

Новый текст располагается в начале письма. Предыдущие исходные тексты пусть остаются в конце. Это противоречит правилам многих форумов. Однако, почта это не форумы. В форумах вся переписка сохраняется изначально. А в письмах почему-то исходные тексты часто удаляют. И сами письма зачастую не архивируются – почта всё-таки не безразмерная. Со временем становится непонятно кто и о чём говорил в процессе переписки.

Если письмо становится слишком длинным или тема обсуждения становится слишком «развесистой» или «уходит в сторону», то можно письмо, в крайнем случае, обрезать. Не забыв при этом переписку сохранить в корпоративной CRM-системе.

Если нужно в ответном письме дать ответ (ответы) на какую-то фразу (несколько фраз), то эти фразы обычно снабжают инициалами автора и угловой скобкой. Ответ пишется через пустую строку.

Например:

ИИ> Сколько стоит разработка сайта?

Разработка сайта стоит 3 рубля.

ИИ> Срок?

2 часа

Ошибки в тексте

Некоторые почтовые клиенты (в частности Microsoft Outlook) умеют проверять наличие грамматических ошибок в текстах в момент ввода. Некоторые не умеют.

Если почтовый клиент не проверяет орфографию, а вы чувствуете, что с грамматикой не всё в порядке, то не поленитесь перед отправкой письма проверить текст в Word. Все ошибки не исправятся, но наиболее грубые ошибки и опечатки будут устранены.

Сергей Сизых,
ООО «Виртуальные технологии»

Этика написания делового электронного письма

Сегодня довольно сложно найти компанию, которая в своей практике межличностных коммуникаций не использовала достижения НТП: электронную почту, ICQ, факс, мобильную связь. И если, мы в большей степени имеем представление о правилах деловой переписки, телефонного разговора, то о том, как вести себя в сети Интернет, мало кто имеет представление. А ведь, и здесь существуют определенные правила этикета, которые регламентируются «Сетикетом» (Netiquette).

Главное правило «Сетикета», такое же как и в любом другом этикете: ведите себя так, чтобы вас было легко понять, не создавайте проблемы другим и не мешайте нормальному диалогу, даже если он ведется посредством электронной почты. Всегда ведите себя так, чтобы не обидеть человека, с которым вы ведете переписку по Интернету.

В своей статье «50 практических правил Бизнес-сетикета (Сетевого Этикета)» Чак Мартин, Президент американской консалтинговой компании «The Digital Estate Group», пишет:«Сетикет (сетевой этикет) означает совокупность правил поведения и обхождения, принятых при использовании компьютерных сетей. Соблюдение этих правил особенно важны по причине электронности среды невозможно разделить положение бизнеса и клиента. «Правила бизнес-сетикета» появились как руководство для установления и поддержки здоровых и счастливых взаимоотношений между коммерческой деятельностью и ее клиентами».

В данном разделе мы не будем рассматривать правила поведения на форумах, блогах и чатах, а лишь расскажем как вести деловую переписку посредством электронной почты, чтобы сделать общение с партнерами, коллегами и друзьями более удобным и эффективным.

Стиль общения

При переписке через электронную почту можно опускать обращения и приветствия и сразу переходить к делу. Но, если вы хотите, чтобы ваше электронное письмо носило более официальных характер, автор рекомендует использует следующую формулу обращения: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя отчество адреса». И только после этого следует переходить к цели вашего обращения.

При всей неформальности общения необходимо помнить и выполнять одно из самых главных правил при составлении электронных писем соблюдение принципов грамотности и логичности. Тот факт, что электронная почта — быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Обязательно начинайте предложение с прописной буквы и ставьте точки. Имена и названия должны начинаться с прописных букв. Текст, написанный одними строчными без точек и других знаков препинания, трудно читать. Текст же, написанный одними прописными, вообще воспринимается при чтении как НЕПРЕРЫВНЫЙ КРИК.

Необходимо использовать пропуски (пустые строки) или многоточие для отделения одной мысли от другой, так как в электронном письме они, как правило, играют роль абзаца.

Оформление электронного письма

Во многих компаниях существует единый корпоративный стандарт оформления электронных писем, включающих в себя структуру самого письма, правила обращения к клиенту, реквизиты подписи (ФИО, должность, рабочие телефоны, адрес электронной почти и ссылку на сайт компании). Кроме того, в этом стандарте может быть прописан запрет на использование смайлов, не относящихся к деловой сфере.

В общем виде структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:

1. «Шапка» в корпоративном стиле.

2. Приветствие

3. Содержание, цель обращения

4. Прощание

5. Личная подпись с указанием контактов.

6.Ссылка на сайт компании.

7. Логотип, если это необходимо.

При оформления электронного письма в обязательном порядке должны быть заполнены поля:

  1. «Тема» («Subject»).
  2. «Кому» («To»)
  3. «Важность письма», при необходимости.

При отправке электронных сообщений в поле «Кому» вводится e – mail адрес получателя. Иногда есть необходимость отправить письмо с одним текстом нескольким получателям, тогда их адреса можно ввести через запятые. Обязательно заполните поле «Тема», иначе ваше письмо может быть удаленно, как спам. Здесь следует вписать несколько слов, характеризующих тему сообщения.

В некоторых почтовых программах можно указать степень важности сообщения. Это просто необходимо, если адресат получает ежедневно большое количество писем. С пометкой «Важное» письмо получает приоритет при проверке почты. Но злоупотреблять этой функцией не стоит. Важное постепенно потеряет это качество.

Размер электронного письма

Правилами сетикета размер определяется точно: электронное письмо должно быть в два раза короче, чем написанное на бумаге. Если вам необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объем, то лучше составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформить в виде вложения.

Готовя пересылку большого вложения, превышающую 200-500 килобайт, обязательно предупредите об этом своего респондента. Лучше все же не пересылать больших вложений в письмах. Существует много других способов передать большие тексты, фото или звук, минуя электронную почту. Например, через ftp-сервера или через веб-интерфейс.

Адресная книга

При традиционной переписке приходилось либо хранить конверты с адресами, либо записывать их. Помнить электронные адреса всех ваших друзей и партнеров тоже не возможно, да и не нужно. Для этого в любой почтовой программе есть функция «Адресная книга», в которой можно хранить e — mail своих корреспондентов и другую контактную информацию. При использовании этой функции отправить электронное письмо намного проще «бумажного», достаточно выделить нужное имя в адресной книге и нажать кнопку «отправить почту».

Когда электронное письмо придет от респондента, занесенного в вашу «Адресную книгу», вы всегда будете знать от кого именно получили электронное сообщение, так как зафиксированный контакт отразиться в поле «От» (« From»).

Ответ на электронное сообщение

Для ответа на полученное письмо достаточно нажать на кнопку «Ответить»(«Reply») в почтовой программе. При этом появляется форма для нового сообщения, в которой в поле «Кому» («To») автоматически уже вписан адрес получателя, а в поле «Тема»: будет приведена тема первоначального письма с пометкой «Re:» в начале строки. По этой пометке ваш адресат поймет, что вы прислали ему ответ на письмо по конкретной теме. Таким образом, получатель сможет легко восстановить в памяти смысл переписки.

Если вы пишете друзьям и хотите, чтобы ваше письмо соответствовало правилам Сетикета, то отредактируйте текст первоначального сообщения, оставив только те строки, которые важны для понимания вашего ответа (цитаты). После обычных приветствий и вступительных слов напечатайте под каждой такой цитатой ваш ответ на данное предложение или вопрос.

Если же это ответ на деловое письмо, то оставьте весь прежний текст без изменений, а сверху напишите свой ответ.

Цитирование – приведение в сообщении фрагментов исходного текста (в данном случае, письма) с целью восстановления сути содержания. Обратите внимание: в большинстве почтовых программ цитируемый фрагмент выделяется знаком «больше» (>).

Смайлики ( Smileys )

При обычном общении на собеседников не только и не столько воздействуют слова, сколько голос, интонации, мимика, жесты. В этом минус общения через электронную почту – она лишает возможности обмениваться эмоциями. Но всё же удалось частично преодолеть этот недостаток. В настоящее время в виртуальном общении, в том числе и через электронную почту, широко используются так называемые «смайлики» (графическое изображение ваших чувств) – рожицы, составленные из точек, запятых, дефисов и других символов. Они способны хоть как-то эмоционально окрашивать тексты. Использование смайликов делает переписку более живой – автор передает не только свои мысли, но и чувства. Вот наиболее распространенные смайлики:

Есть очень много смайликов для обозначения как эмоций, так и состояний человека или его внешности. Классические смайлы:

  1. 🙂 улыбающийся
  2. :-))) смеющийся
  3. 😀 радостно смеющийся
  4. 😐 задумчивый, нейтральный
  5. 🙁 грустный
  6. :-/ недовольный или озадаченный
  7. :-0 удивлённый (рот открыт)

Иногда символ носа «-» не печатают для простоты набора. Например, печатают просто 🙂 или :(. В последнее время часто двоеточие заменяется знаком равно, например, =) вместо :). «Нос» обычно в таких случаях не ставится. Также в чатах часто встречается употребление только открывающих или закрывающих скобок. Например, )))) или (((((. Количество знаков при этом соответствует уровню радости или огорчения.

Но не стоит увлекаться смайлами при составление делового письма, в противном случае вы можете приобрести репутацию несерьезного человека.

Электронная подпись

Электронная подпись – это специально созданный файл ( signature ), который представляет собой текстовую подпись. Наличие электронной подписи в сообщениях является правилом хорошего тона для деловой переписки. Электронная подпись к тому же является ненавязчивой рекламой бизнеса. Прямая реклама в письмах от незнакомых и малознакомых людей, как правило, воспринимается негативно, а несколько строк подписи будут приняты лояльно.

Всегда используйте подпись – она поможет вашему респонденту однозначно идентифицировать вас. И обязательно включайте в нее несколько возможных способов связи с вами. Обычно это номера телефона, адрес электронной почты, факс, ICQ

Основные правила составления электронной подписи:

  1. Электронная подпись не должна превышать 5-6 строк.
  2. Количество символов в строке должно быть не более 70-ти.

Особенности Сетикета при отправке и получение электронных писем

Итак, вы отправили электронное письмо и очень волнуетесь, дошло ли оно до адресата. И в следующий раз ради собственного спокойствия вы уже отправляете письмо с уведомлением о получении. Но по правилам Сетикета такая отметка является признаком неуважения и недоверия к своему партнеру. Лучше после отправки своего сообщения по электронной почте, позвонить адресату и уточнить дошло ваше письмо или нет. Довольно часто для подтверждения используется следующая формулировка: после текста основного письма, перед вашей электронной подписью пишется фраза: «Получение письма просим подтвердить ответным письмом или по указанным ниже телефонам»

По правилам Сетикета на электронные письма обязательно нужно отвечать. А время ответа на e-mail не должно превышать двух суток. Если вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки. Необходимо отвечать на письма с испорченной кодировкой. В этом случае лучше присоединить вложение с пояснениями, чтобы ваш корреспондент его обязательно сумел прочесть. И обязательно нужно отвечать и на письма, содержащие вложение: вы должны подтвердить, что вложение дошло и нормально открылось.

Сеанс электронного диалога заканчивается по правилам телефонного этикета: кто первый начал переписку, тот первый ее и заканчивает.

Имейте ввиду, что если вы, не отвечаете на электронное письмо в течение 7 дней – это явный отказ от общения. Поэтому при желании сохранить деловые отношения вам нужно обязательно через 2-3 дня после отправки электронного письма позвонить или направить повторное письмо своему деловому партнеру для уточнения: дошла до него информация или нет.

Помните, что в деловом мире следует всегда отвечать на письма, в независимости от того бумажные они или электронные. Иначе вам могут посчитать безответственным и легкомысленным человек, что конечно не лучшим образом отразиться на вашей деловой репутации.

Фрагмент книги «Международный этикет. Особенности делового этикета разных стран». Книга готовиться к выходу ИД «Феникс», Ростов-Дон в 2008 году.

Примечания автора:

Netiquette – (англ.Net — сеть + Etiquette — этикет) — нравственные правила поведения в компьютерных сетях. Правила поведения в Сети, рассчитанные на то, чтобы не осложнять жизнь другим. Прим.Автора

Сма́йлик, смайл (англ. smiley) — это идеограмма, изображающая эмоцию. Состоит из различных символов, в том числе и служебных. Распространение смайлик получил в Интернете и SMS. Ещё в 1969 году Владимир Набоков в одном из своих интервью упоминал о том, что сто́ит создать специальный знак пунктуации для графического отображения эмоций. Однако только в 1982 году Скотт Фалман первым в мире предложил смайлик в том виде, в котором он используется сейчас. Прим.Автора.

Спам (англ. spam) — сообщения, массово рассылаемые людям, не дававшим согласие на их получение. Нежелательная реклама. Прим.Автора.

Википедия – Свободная энциклопедия, http://ru.wikipedia.org

ICQ — название клиентской программы для сети обмена мгновенными сообщениями по протоколу OSCAR, разработанной компанией Mirabilis. Аббревиатура «ICQ» созвучна английской фразе «I seek you» (я ищу тебя), в русском компьютерном сленге ICQ называют «аськой» или «асей». Прим.Автора

Как писать деловые электронные письма на английском языке

Последнее обновление от пользователя Макс Вега .

Деловая переписка на английском языке — важная сфера делового общения. Риск неправильного толкования, неуклюжие формулировки и неверно подобранные слова могут испортить Вашу репутацию и имидж компании в целом. Чтобы избежать общих ошибок, предлагаем Вам несколько советов и идиом, полезных для составления деловых электронных писем на языке Шекспира.

Тема письма

Как и в любом электронном письме, поле Тема должно точно и кратко информировать о содержании сообщения. В теме письма раскрывается цель переписки.

Хорошей практикой выбора правильных ключевых слов является составление темы письма после того, как Вы полностью составили текст сообщения и внимательно прочитали его. Как только Вы выберите свою тему или название, задайте себе вопрос: не зная содержимого электронной почты, позволяет ли она четко определить контент?

Начало письма

Существует несколько общепринятых выражений, которые, конечно же, зависят от степени Вашего знакомства с собеседником, Ваших иерархических отношений и истории Вашей переписки.

Приветствие

Неофициальное приветствие:
Hello Mark или даже Hi Mark (предполагает равнозначное положение).

Формальное приветствие:
Dear Mark (нейтрально), Dear Mr. Smith (очень формально, для обращения к конкретному клиенту, например).

Неизвестный адресат:
To whom it may concern.

Вводные предложения и текст сообщения

Вступительное предложение должно определять цель электронного письма. Нет необходимости называть себя в начале электронного письма, так как в конце будет подпись, которая и даст точную информацию о Вас. Вы можете использовать некоторые из следующих выражений:

Представление и ссылка:
I’m writing in connection with (+ тема письма).
I am writing with regard to (+ тема письма).
Your name (или Your e-mail contact) was given to me by… (при необходимости уточнения).
I am writing to you on behalf of…

Ответ:
Thank you for your consideration on that matter/regarding (если Вы подавали просьбу о чем-либо).
Thank you for your availability/quick answer.

Информационное сообщение (нейтральное/положительное/отрицательное):
I’m writing to let you know that (нейтрально).
I (we) am (are) delighted to tell you that (положительная информация).
We regret to inform you that (отказ в просьбе собеседника).

Просьба:
I’d be very grateful if you could (формально).
Would you be so kind as to (формально).
Could you please? (нейтрально)

Напоминание:
To this day, I haven’t received any answer from you regarding… I would like to kindly remind you that…
Further to…
With reference to…

Благодарность:
I (We) would like to express our gratitude for all your help in this matter

(очень формально).

Запрос информации/разъяснения:
Could you give me some information/tell me more about…
I’m interested in receiving…
There are several points we don’t quite understand regarding… Would you mind giving more details about…

Завершение письма

В зависимости от характера сообщения тут возможны несколько формул:

If you need any additional assistance, please contact me (например, контакт с клиентом после ответа, содержащего подробную информацию о чем-либо).

If you need any further information, feel free to contact me.

Thank you in advance… (если в сообщении сформулирован какой-либо запрос).

I look forward to hearing from you soon.

Наконец, несколько вежливых фраз, уместных в конце письма. Здесь нужно сказать, что такие распространенные выражения как Yours faithfully и Yours sincerely предназначены скорее для письменной корреспонденции, отправляемой по почте. Для электронных писем больше подойдут:
Kind regards
Best regards
Regards
(между коллегами)

Вложения, пересылаемые письма

Обычно употребляемые выражения, если к письму прилагаются документы или ссылки:

Please find attached (англ.attachment (привязка) тут переводится как вложение, прикрепление).
Hereby attached…
Please find enclosed (реже).
Please find below.

Разница между британским и американским английским

Важно помнить, что между британским и американским английским существуют некоторые лингвистические и орфографические различия. Не забудьте заранее уточнить тип английского языка для Вашей корреспонденции, чтобы случайно не расстроить собеседника (некоторые американцы негативно относятся к особенностям британского английского языка и наоборот). Обратитесь за помощью к словарям, которые отмечают эти различия, например Wordreference.

Структура предложения, пунктуация

При составлении предложений существует также риск наложения правил русского языка (употребления деепричастных оборотов или сложноподчиненных конструкций), что в результате приводит к очень длинным и непонятным выражениям. Чтобы избежать таких ошибок, лучше объясняться короткими предложениями в логической последовательности, используя слова-связки (indeed, that’s why, besides, however и т. д.).

Осторожно с быстрыми ответами

Если Вы получили электронное письмо на английском языке, потратьте время, чтобы внимательно прочитать и понять его смысл, прежде чем отвечать на него. Избегайте традиционных онлайн-переводчиков. Они часто переводят текст слово в слово и не отражают определенных тонкостей языка. Лучше взять за основу стиль и формулировки, используемые Вашим собеседником, и написать свое собственное электронное письмо на английском языке.

Изображение: © web-hosting — Unsplash.com

Правила деловой электронной переписки. О теме письма

Электронная деловая переписка. О теме письма

Эта статья о заполнении поля «Тема письма» в электронной деловой переписке.

Заполняйте поле «Тема письма» адекватно его содержанию.

Простая, казалось бы, вещь. Пишешь партнеру о сроках отправки документов – напиши в теме «О сроках отправки Договора». Пишешь об изменении юридического адреса – напиши в теме «Об изменении юридического адреса». Но, как показывает практика переписки, не все, очевидное для нас, столь же очевидно для других…

На днях моя подруга и коллега (Наташа) в очередной  раз облегченно вздохнула, получив письмо от своего делового партнера. И сказала: «Красота! Не письмо, а песня! Еще не открыла его, а уже знаю, о чем пишет!». А потом добавила: «Да и  отыскать любое из его писем в моем ящике теперь минутное дело!»

«И что в этом особенного?» — справедливо спросите вы. И тогда я расскажу Вам, почему нынешний порядок в переписке с адресатом так радует мою подругу.

Наташа – специалист по работе с клиентами и партнерами в тренинговой компании.

Чуть более 2-х месяцев назад у нее началась переписка с новым деловым партнером компании. (Назовем его «Вася»). В начале предстоящей совместной  работы всегда много вопросов, которые надо обсудить, прояснить, уточнить, закрепить и пр. В день Наташа и Вася обменивались большим количеством сообщений. Но если бы вы заглянули в Наташину папку с входящими письмами и посмотрели на ветку переписки с Васей, то обнаружили бы совершенно незамысловатую картину. Писем много, но вся информация сводится к двум смысловым моментам: в поле «От кого» значится  «Вася», а в поле тема  — «Сотрудничество с Пермью» (Имя Наташиного  делового партнера и название города по понятным причинам мною изменены. Как говорится, всякие совпадения прошу считать случайностью).

Представьте себе ситуацию: первое письмо имеет тему «Сотрудничество с Пермью». Из этого письма Наташа узнает информацию об адресате, о его компании,  знакомится с его  коммерческим предложением. Отвечает. В следующих письмах уточняются детали работы, специфика проведения выездных тренингов, обсуждаются финансовые, организационные аспекты и пр. (В  конце недели в Наташином ящике 17  писем  от Васи). При этом все письма: от первого до последнего — имеют один вариант темы: «Сотрудничество с Пермью». А теперь представьте, что приходится делать, если срочно нужно, например,  найти в этой переписке одно конкретное письмо с конкретной информацией. Как говорится, « и ежу понятно», что  приходится делать:  открывать письма наугад и пытаться  приблизительно вспомнить, в какой из дней недели этот вопрос обсуждался. Говорить о временных затратах, результативности такого поиска и сопутствующих эмоциях не стану. И так все понятно.

Выводы:

1.Помните, что поле «Тема» – важная часть электронного письма.

2.Заполняйте поле темы рационально, делайте информацию предельно информативной.

Например, «Договор.Счет.Акт» вместо «Документы»

3. По мере изменения аспектов обсуждаемого вопроса вносите уточнение в тему (используйте расширение).

Например,

Сотрудничество с Пермью→Сотрудничество с Пермью.Даты→ Сотрудничество с Пермью.Договор

4. Делайте объем темы содержательным, но предельно кратким (количество знаков, видимых адресатом при получении, в поле «Тема» достаточно ограничено)

Например,

Сотрудничество с Пермью → Пермь.Даты → Пермь.Договор

5. Если в переписке с деловым партнером/клиентом вы видите, что поле «Тема» заполняется им произвольно/не заполняется вовсе, возьмите инициативу в свои руки и попробуйте один из двух сценариев:

— При ответе корректно меняйте содержание поля «Тема»/сами заполняйте его. Если адресат внимателен, возможно, уже этого действия будет достаточно чтобы привести переписку  в нормальный вид. Если же адресат по-прежнему продолжает (скорее всего, просто по привычке) игнорировать содержимое этого поля – воспользуйтесь другим сценарием (читайте ниже):

— Напишите адресату письмо с просьбой/предложением приблизительно следующего содержания: «Вася, мне очень хочется,  чтобы наша переписка была эффективной и мы могли предельно оперативно решать все наши деловые вопросы. Предлагаю в поле «Тема» сразу указывать  предмет и содержание письма.  Думаю, так мы существенно повысим эффективность нашего общения».

Наташа воспользовалась моими советами. И вот уже второй месяц наслаждается прозрачностью и четкостью получаемых писем!

Такого же наслаждения желаю и вам, мои уважаемые читатели!

Тамара Воротынцева

Обратите внимание на наши тренинговые программы, которые могут вам помочь:

Статьи по теме:

Comments

No comments yet. Why don’t you start the discussion?

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.