Электронные письма деловые: Пишем деловые электронные письма на английском без ошибок ‹ engblog.ru

Как мы уже упоминали, email-маркетинг очень гибкий. Если вы сейчас быстро посмотрите на свой почтовый ящик, вы можете заметить, что получаете электронные письма от компаний, которые общаются с помощью сообщений в разных стилях.

Например, электронное письмо, рекламирующее авиабилеты, не будет выглядеть так же, как письмо с подтверждением покупки в Интернете. И все же оба они по-прежнему считаются частью email-маркетинга!

Чтобы понять основные элементы каждого типа сообщений, передовых методов и связанных с ними маркетинговых стратегий, мы разделяем маркетинговые email-кампании на три основные категории: транзакционные, реляционные и рекламные типы электронных писем.

Как следует из названия, транзакционные электронные письма – это те, которые относятся к транзакции, которая произошла между двумя сторонами.

Например, когда вы совершаете покупку в интернет-магазине, вы можете получить серию транзакционных электронных писем: одно с подтверждением транзакции, когда вы завершаете оформление заказа, затем одно, когда компания получает ваш платеж, а другое, когда ваш продукт был отправлен, и т.п.

• Подтверждения транзакций
• Квитанции
• Уведомления о доставке
• Подтверждения возврата
• Заявки на поддержку
• Восстановление пароля
• Подтверждение адреса электронной почты

Основная цель реляционных писем – заинтересовать или увлечь вашу аудиторию.

Реляционные электронные письма сосредоточены на отношениях с вашими клиентами и потенциальными клиентами, отправляя им контент, который их обучит и/или принесет дополнительную пользу.

• Приветственные сообщения новым подписчикам
• Новостные рассылки
• Электронные письма с продвижением статей в блогах
• Подтверждение регистрации на вебинар
• Опросы для изучения общественного мнения
• Электронные письма о новостях или трендах в определенной отрасли
• Приглашения на курсы

Рекламные письма рассылаются предприятиями своим текущим и потенциальным клиентам.

По этой причине, как правило, именно этот формат наиболее тесно связан с email-маркетингом. Но, как вы видели, есть несколько типов писем, которые можно отправлять и которые подпадают под одну категорию.

• Информацию о запуске новых продуктов или услуг
• Запуск новых ресурсов
• Итоги вебинаров
• Сообщения, предлагающие бесплатные пробные периоды
• Предложения по обновлению

Электронная почта по-прежнему остается одним из наиболее часто используемых каналов связи в мире. Это менее назойливая и более точная альтернатива, чем многие другие методы коммуникации. При правильном использовании электронная почта создает прочные прямые отношения между компаниями и их клиентами.

Ее универсальность – одна из ключевых причин большого охвата и эффективности. Мы могли бы буквально часами говорить обо всех задачах, которые выполняет этот инструмент. Электронная почта продолжает оставаться основным способом объединения потенциальных клиентов, распространения контента, увеличения продаж и улучшения отношений с клиентами, и это лишь некоторые из них.

Важным фактом является то, что 72% людей предпочитают получать рекламный контент по электронной почте, а не через социальные сети (источник).

По данным Email Monday, 68,9% получателей просматривают рекламные письма на своих смартфонах 2-3 дня в неделю (источник), а 81% владельцев мобильных устройств регулярно используют смартфон для проверки электронной почты (источник).

Невозможно игнорировать силу электронной почты, и вы должны знать обо всех возможностях, предлагаемых этим каналом связи. Однако как наиболее удобно использовать электронную почту в своем бизнесе? Как можно наиболее удобно и эффективно использовать возможности электронной почты? Ответ: использовать всевозможные шаблоны деловых писем

Шаблон электронного письма – это HTML или текстовый шаблон, который служит в качестве инструкции к написанию. Содержимое может быть изменено в соответствии с вашими сообщениями.

Шаблон электронной почты позволяет быстро создавать email-кампании. Все, что вам нужно сделать, это настроить шаблон в соответствии со своими потребностями, заменив изображения, текст, шрифты и другие элементы. Хороший шаблон электронной почты подходит для всех типов организаций, работающих в разных отраслях, будь то электронная коммерция, туризм и гостиничный бизнес, бизнес, гастрономия, здравоохранение, образование или что-то еще.

Вместо того, чтобы писать электронное письмо или создавать шаблон письма с нуля, вы можете легко загрузить свои изображения, изменить текст и выбрать новый контент, который актуален для вашей базы данных. Вам не нужно выбирать, какие части электронного письма включать, куда вставлять изображения или где писать текст. Вместо этого, благодаря готовому шаблону у вас будет больше времени для создания уникального контента.

Каждый раз, когда вы создаете новый шаблон письма с нуля, вам необходимо проверять его на наличие ошибок, поскольку при работе с большим объемом данных есть риск упустить важные разделы или допустить ошибки форматирования. Использование шаблона гарантирует, что ваше письмо будет выглядеть точно так же, как и при предварительном просмотре. Тем не менее, не забудьте на всякий случай протестировать шаблон.

Как упоминалось выше, существует три типа электронных писем: транзакционные, реляционные и рекламные. Каждая из этих категорий состоит из разных писем. Мы разработали набор шаблонов деловых писем для каждой категории, чтобы вам было проще запустить свою первую кампанию или улучшить текущую.

Hello [name]! Our new, updated version of [product/service] is finally up and running! We made sure to [briefly explain what makes the updated version better than the previous one]. Ready to test the updated version? Click on the button below and get started! [CTA button] Best, [your name & company’s name]Копировать в буфер обмена

Dear [name], The new [product name] is finally available! What makes the [product name] different is [give an intro to the product and say why your audience needs it] You can order your [product] directly from our store or find it on [name of a platform]. [Add if applicable] The first 100 people that place an order will receive [an extra product/discount/free shipping/unique feature]. [CTA button] Best, [your name & company’s name]Копировать в буфер обмена

Hello [name], We couldn’t be happier to welcome [product or service] into the [company] family. But what is [a product] actually? It’s a [short description of a product]. You may have heard about such solutions before, but we assure you that [product] is one of a kind. Bold statement? Just look at this list of benefits [of the product]: Benefit 1 Benefit 2 Benefit 3 …. Pretty convincing, huh? You’ll have to test our [product/service] to learn about its full potential. [CTA button] Enjoy! Best, [your name & company’s name]Копировать в буфер обмена

Узнайте больше о шаблонах электронных писем для запуска продуктов

Hello [name], I’m contacting you to let you know that working with you on [project] has been a pleasure. When we complete projects with such extraordinary clients, we like to end the cooperation with a testimonial that will be displayed on our website. I wondered if you would be willing to share your thoughts on our recent project? You can see examples of previous reviews on this [link to the page] page. You can submit your testimonial video in about five minutes. Follow this link [link to a testimonial collecting tool] and record a short video describing our project’s details and your experience of working with us. Once again, it has been a pleasure working with you! Best regards, [your name & the company’s name]Копировать в буфер обмена

Hi [name], We really appreciate you as a customer here at [company]. That’s why we would like to know how you are doing and if there’s anything we can do to make your cooperation with us easier. If you have had a great experience so far, let us know. You can share your ideas and thoughts here [link] via text or film a video on your laptop or phone at any time. Thank you! [your name & the company’s name, contact information]Копировать в буфер обмена

Hey [name], The only things that are better for us than happy customers are happy customers who share their positive experiences. We just wanted to tell you that we recently noticed [trigger here], and that we really appreciate it. We would love to share your opinions on our own [name of owned media or review website] and on our website. If you have 5 minutes, share your thoughts in written or video format to spread the word. Have a great day, [your name & company’s name]Копировать в буфер обмена

Узнайте больше о шаблонах писем с положительными отзывами/рекомендациями

Hello [subscriber’s name], We’re messaging you because it’s a special time of the year – [Name of a season or holiday] is nearing, and we wanted to let you know about the special offers we’ve prepared for you: Offer no. 1 with a description Offer no. 2 with a description Offer no. 3 with a description … The only thing you have to do to make use of these [discounts/offers/promotions] is to click the button below and place your order on our website: [CTA] Happy shopping and have a nice [Name of the season/holiday]! Best wishes, [your name & company’s name]Копировать в буфер обмена

Hi [subscriber’s name], You are an active subscriber of our mailing list [name of a newsletter – if applicable], that’s why we think you’ll be interested in the latest news and information from [company]. We’re sending you a list of [articles posted by your company/industry articles/industry reports/ebooks] that we’ve curated, especially for those who subscribe to our newsletter. [A list of the resources with short descriptions and CTAs like “Read more”/”Read the article”/” Download the ebook”/” Check the report”, etc.]. [Don’t forget to use visuals!] Happy reading! Best, [your name & company’s name]Копировать в буфер обмена

Hi [subscriber’s name], Here’s a dose of [weekly/bi-weekly/monthly/quarterly] news from [company]. We’re going to launch/We’ve just launched a new [product/feature/service] this [week/month/quarter] and we wanted you, our valued newsletter subscriber, to be one of the first to hear this exciting announcement. [A description of an item(s) that the message refers to.] If you are interested in purchasing any of these [product/feature/service], just click the button below. We’ve prepared a special offer that is only available for the recipients of this message.Копировать в буфер обмена

или:

Check your inbox frequently. Our subscribers are always the first to know about our new releases, and we always prepare special offers and discounts just for you. [CTA] Best, [your name & company’s name]Копировать в буфер обмена

Узнайте больше о шаблонах писем для новостных рассылок

Hi [name], Thanks for joining [name of company]. We built [product/service] to [story behind it, explanation what pain points your offering solves]. We are really curious why you signed up for [product/service]. Your feedback will really help us improve our offering, as we always aim to deliver exactly what our customers expect. Let me know by replying to this email and sharing your thoughts about [company]. Over the next few weeks you can expect a few more emails from us. All these messages will help you get the most out of [product/service]. We’ll also share our tips and tricks on how we use [product/service]. Thanks! [name and company]Копировать в буфер обмена

Hey [name], I’m [name], the founder of [company name], and I’d like to personally thank you for [signing up to our service/buying our product/subscribing to our…]. We established [company name] to [mission/values of company/pain points that a product/service solves]. I’d love to hear what you think of [product/service]. Is there anything we should work on or improve? Let us know! I’m always happy to help and read our customers’ suggestions. [name and company]Копировать в буфер обмена

Hey [name], I really appreciate you joining us at [company], and I know you’ll love finding out how easy it is to deliver personalized support to every customer. We started [company] to help [small] businesses [of all size] grow, and I hope that we can achieve that for you. If you wouldn’t mind, I’d appreciate it if you answered one quick question: why did you [sign up for a service/ buy a product/subscribed]? I’m asking because knowing what made you sign up helps us make sure that we’re delivering what our users expect. Reply to this email and let me know what you think. By the way, over the next couple of weeks, we’ll be sharing some tips from [industry], checking in with you and showing you how some of our other customers use [company/product/service] to grow their businesses. Thanks, [name of the CEO], [company name]Копировать в буфер обмена

Узнайте больше о шаблонах онбординг-писем для клиентов

Hello [name], We are constantly striving to improve, and we’d love to hear from you about the following [company] products: Rate your [purchased product no. 1] [a scale from 1 to 5] Rate your [purchased product no. 2] [a scale from 1 to 5] Your feedback helps us improve and reach more great customers like you. Always yours, [company] teamКопировать в буфер обмена

Morning [name], Thanks for your time on [date], it was great working with you, and I’m glad we could complete your project. When we complete projects with outstanding customers, we like to finish up by asking for their opinions and suggestions about how we, [company], can improve. If you have a few minutes, we’d love to get feedback on your experience. Follow this link to access the feedback form [link to a feedback form]. In the meantime, please reach out if you have any questions. Best wishes, [name & company]Копировать в буфер обмена

Hi [name]! Now that you’ve had a chance to try [product/service], we’d love to know what you think about it. Follow this link to record some video feedback [link], or simply write a review. Tell us about the features you enjoyed, how you use [product/service], and anything else that comes to mind! We appreciate your help. As always, feel free to reach out if you have any questions. Best, [name & company]Копировать в буфер обмена

Узнайте больше о шаблонах писем для запросов обратной связи

Hey [first name] My name is [name], and I work at [company]. We work with businesses like yours [company] to [overcome pain points/deliver benefits]. Are you the right person to discuss solutions to such issues? If not, could you connect me with the right person at your company to talk about this? I’d love to get in touch with you or your colleague over the phone, as I really value human-to-human contact. If that would be possible, click this link to schedule a call [link] — choose a time and date that suits you the most! Cheers, [name & company]Копировать в буфер обмена

Hello [name], It’s [name] from [company]. As I mentioned in my previous email, we help [company type] to [overcome pain points/deliver benefits]. I’m curious about how you handle [an issue that your product or service helps with] at [company]. We’re experts at [your expertise], and I’d love to show you what we have been working on recently. Are you available for a short call this week? Click the link below to schedule your demo — choose a time and date that suits you the most! [CTA] Best, [name & company]Копировать в буфер обмена

Hello [contact name], Are you still looking for a hand with [pain point]? If you haven’t found answers to your questions, hit the button below to schedule a call. I can walk you through the solutions and show you exactly how we can help. [CTA] Regards, [name & company]Копировать в буфер обмена

Узнайте больше о шаблонах писем для приглашения на телефонный разговор

Hi [name], Thank you very much for finding the time to talk with me about [the matter of your conversation]. I really appreciate it! I just wanted to sum up our call and double-check if we both agree on the next steps: Next step 1 Next step 2 Next step 3 … As we discussed, I’ll [send you a new offer/prepare a special offer for you/present a new product or service, etc.], and then we can proceed with fulfilling the terms of our agreement. Let me know if that works for you. If you need anything else, I will be happy to help! Best, [name & company]Копировать в буфер обмена

Dear [name], It was very nice to talk to you. I really enjoyed our conversation and learning more about [topic covered]. Thank you for your advice and your views on the field of [your industry]. As I told you, I can support you in [the prospect’s target]. That’s why I would like to meet with you to talk about [clear purpose]. I’m usually free on [days of the week and hours when you’re free]. Would one of those slots be suitable for you? I can adjust my schedule to yours if that’s convenient for you. I hope we can talk soon. Yours sincerely, [name & company]Копировать в буфер обмена

Hello [name], Many thanks for finding the time to talk with me [today/yesterday/last Friday] and sharing more information about [company]. I’ve been thinking about the difficulties your company has with [business challenges], and I think [your company] could help you solve this problem by [solutions]. To date, many companies like yours are using our [product/service] and are very satisfied with it. Check out my [portfolio/brochure/website of your company] and feel free to contact me if you have any questions about our [product/service]. Could we talk on the phone sometime this week to continue our conversation? Best, [name & company]Копировать в буфер обмена

Узнайте больше о шаблонах follow-up писем после телефонных звонков

Hello [name], Thank you for being with us! We’re thrilled to offer you a special discount on our [products]. Please use the code below at the checkout to activate your X% discount: [code] The discount offer is valid until [date]. Have a great day, [name of the company/employee]Копировать в буфер обмена

Hi [name], We’re so happy to have you on board! As a thank you, we’ve got a special X% discount for you! Just use this code at the checkout and that’s it: [code] The offer is valid until [date]. Hope you’ll enjoy it! Best, [name of the employee/company]Копировать в буфер обмена

Hello [name], We’ve got good news for you: a special discount code for our [products/services]! Please find it below: [code] The code is valid until [date]. You can use it at the checkout! Hope you enjoy it, [employee name, company]Копировать в буфер обмена

Узнайте больше о шаблонах писем со скидочным предложением

• Боретесь с [проблемой]? Мы вас прикроем! [товар]
• Наконец-то он здесь! Знакомьтесь, [продукт]: теперь вы получите [выгоду]
• Новый [продукт или услуга] от [компании]: решение вашей [проблемы]
• Поприветствуйте [продукт]! Теперь [выгода] у вас под рукой
• Устали от [проблемы]? Больше не беспокойтесь! [продукт] здесь, чтобы помочь вам!
• Уже доступен: [продукт], решение для [проблемы]

• Большое спасибо от команды [компании]!
• Спасибо за покупку / Как вы оцениваете наш сервис?
• Ваша бесплатная подписка / подарок
• Итак, что вы думаете о [компании / продукте / услуге]?
• Скажите пару слов и получите [поощрение]
• Спасибо за вашу помощь

• Нет более подходящего времени, чем сейчас
• Доза последних новостей от [компании] специально для вас, [имя]
• [имя], это ваш последний шанс максимально сэкономить в [название праздника / сезона]
• Получите [продукт/услугу] бесплатно, просто прочитав это письмо
• Вы когда-нибудь задумывались, как [определенная область знаний] работает в [компании из списка Fortune 500/любом другом списке успешных/известных компаний]?
• Вы [название определенной профессии], кто хочет [желаемый результат]

• Все еще хотите получать нашу рассылку? Каким бы ни было ваше решение, вы должны сказать нам правду
• Будьте честны с нами, [имя]… Мы не можем больше ждать
• Вы скучаете по нам? Давайте восстановим общение!
• Прошло много времени. Мы считали часы и дни
• Мы расстаемся что ли?
• Вы все еще хотите быть в курсе наших новостей?

• Добро пожаловать в [компанию], [имя и фамилия]
• [имя], добро пожаловать в сообщество [компании]!
• [имя], давайте расшевелим вас!
• [имя], вы заслуживаете самого лучшего
• Добро пожаловать в [компанию], [имя]. Ваши расценки здесь!
• Впервые в мире нашей [компании]?

• Быстрое спасибо от команды [компании]
• Мы хотели бы узнать ваше мнение о [продукте / услуге]
• Как мы поработали, [имя]?
• Поделитесь своими мыслями о [продукте / услуге / компании]
• Спасибо, что приобрели [продукт / услугу]. Как вас обслужили?
• Нам нужно поговорить, [имя]…

• Давайте поговорим, [имя]
• [имя], вы готовы к небольшой беседе?
• Все еще боретесь с [проблемой]? Давайте обсудим некоторые решения!
• Давай встретимся по телефону, [имя]
• Нам нужно поговорить, не так ли?
• Не пропустите наш звонок
• Мы будем рады услышать ваши новости – буквально

• Было приятно поговорить с вами, [имя]!
• Спасибо, что нашли время поговорить со мной
• Вот о чем мы договорились во время телефонного разговора [дата и время]
• Краткий итог нашего разговора [дата и время]
• Спасибо, что нашли время поговорить со мной сегодня, [имя]
• Было так приятно познакомиться, [имя]
• Спасибо, что обсудили со мной свои опасения по поводу [одной из проблем вашего потенциального клиента]
• Я только что оставил вам сообщение

• Скидка X% – найдите свой скидочный код внутри
• Специальное предложение: скидка X%
• Скидка X% – код скидки внутри!
• Скидка X% на все товары!
• Только сегодня: скидка X% на все товары!
• Скидка X% на ваши любимые [продукты]
• Скидка X% на все подписки!
• Получите X% скидку на все тарифы!

Если вы хотите, чтобы деловые письма приносили ожидаемые результаты, вам необходимо соблюдать определенные правила. Мы даже не будем упоминать очевидные вещи, такие как размещение CTA в нижней части вашего электронного письма, сегментирование списка подписчиков, измерение и анализ каждой кампании или максимально возможная персонализация каждого сообщения. Вы ведь все это знаете, правда? Давайте поговорим о некоторых менее популярных, но все же важных аспектах email-маркетинга, о которых вам нужно позаботиться, если вы хотите проводить самые лучшие email-кампании.

Secure Socket Layer (SSL) – это технология шифрования, которая позволяет вам связываться с вашим почтовым сервером используя повышенную безопасность. Она использует два отдельных “ключа” для шифрования всех данных в электронном письме: открытый ключ и закрытый ключ, доступ к которым имеет только получатель. Это означает, что в маловероятном случае перехвата электронного письма перехватывающая сторона не сможет его прочитать без закрытого ключа.

При настройке настольных клиентов, таких как Outlook, Thunderbird или мобильных устройств, попробуйте использовать наши безопасные порты и серверы.

У провайдеров электронной почты есть фильтры защиты от спама, чтобы мы не получали нежелательные сообщения в свои почтовые ящики.

Это очень позитивный момент для всех нас (ужасно получать спам каждый день, не так ли?), Но это также проблема, которую должны преодолеть все, кто занимается email-маркетингом.

Если вы недостаточно осторожны, ваши письма новостной рассылки, скорее всего, попадут в папку спам. И если это произойдет, то каждый раз, когда мы будет отправлять электронное письмо с нашего сервера, оно будет попадать напрямую в папку спама этого пользователя.

Провайдеры электронной почты принимают во внимание различные факторы, помещая письмо в папку спам. Один из них – определение слов, которые обычно ассоциируются со спамом.

Если вы хотите, чтобы ваши электронный письма беспрепятственно попадали в почтовые ящики ваших клиентов, избегайте таких слов, как: бесплатно, подарок, лучшая цена, специальная акция, скидка, распродажа, нажмите здесь, зарабатывайте, покупайте, лучшая цена, самая низкая цена, только для, бесплатный звонок , инвестиции, на 50% меньше, зачем платить больше, погасить долг, сейчас, сделайте это сейчас, начните сегодня, в течение ограниченного времени, смотрите на телевидении, похудейте и т. д.

Это гарантирует, что когда сотрудники покинут вашу организацию, у них больше не будет доступа к вашим учетным записям или деловым операциям. Пересылка гарантирует, что если кто-то ответит на деловое письмо, отправленное с использованием учетной записи бывшего сотрудника, нынешний сотрудник сможет завершить или делегировать общение.

Когда вы отправляете массовые рассылки своим контактам, неважно, рекламу, анонсы или новости, не делайте этого из своего почтового ящика или настольного клиента. Почему? Потому что такое действие подвергает репутацию вашего домена серьезному риску. Вы можете занести все свои электронные письма в каталог как спам в долгосрочной перспективе или даже привести к закрытию своей почтовой службы.

Чтобы безопасно рассылать массовые рассылки, вы должны соблюдать определенные правила и процедуры. Обычно это делается через специалиальных провайдеров, которые помогут вам соблюсти правила защиты от спама.

В большинстве случаев самые простые электронные письма работают намного лучше, чем письма, заполненные изображениями, разными цветами или сложным дизайном…

Чем проще, тем лучше: ваше письмо должно быть простым. Чем меньше оно похоже на типичные новостные рассылки (те, которые расположены в разных столбцах, полны огромных изображений или с заголовками), тем лучше.

Мы привыкли связывать спам с “хорошо оформленными” новостными рассылками. Вот почему, что интересно, обычное электронное письмо, которое выглядит как “обычное” сообщение, подобное тому, которое отправил бы нам друг, обычно дает лучшие результаты.

Правило таково: пусть письмо будет простым, глупым

Основными и наиболее полезными показателями для измерения успеха email-кампании являются показатель доставляемости писем, процент открываемости, кликабельность и показатель отказов. Все надежные маркетинговые агентства или инструменты email-маркетинга предоставят эту статистику.

• Показатель доставляемости – это отношение количества писем, от которых не отказались, к количеству отправленных писем.
• Открываемость – это соотношение подписчиков, открывших ваши электронные письма, к количеству доставленных писем.
• CTR – это отношение людей, которые перешли по ссылкам, к количеству доставленных писем.
• Показатель отказов – это отношение адресов электронной почты в вашем списке рассылки, которые не получили ваше сообщение, потому что их почтовые серверы или клиенты вернули их, к общему количеству адресов электронной почты в вашем списке.

• Доставляемость 95% и более
• Открываемость 30%
• CTR 10% и более
• Показатель отказа менее 2%

Однако эти показатели и ориентиры варьируются в зависимости от отрасли. Наиболее важные элементы, влияющие на эти результаты, – это качество данных кампании и ценность контента.

Контент должен быть коротким, читабельным и представленными небольшими частями. Получатели тратят секунды, просматривая электронные письма, выбирая общие ключевые слова и темы. Если они заметят что-то актуальное, они замедлятся и прочитают ваше сообщение более внимательно. Начните с написания электронного письма и редактируйте его, пока у вас не останется только основная информация.

Обычное текстовое электронное письмо содержит только текст без форматирования. Оно также позволяет вставлять простые изображения или гифки в копию электронного письма. В то же время версия HTML содержит изображения, цвета и другие параметры форматирования текста. Выбор зависит от вашей стратегии email-маркетинга, брендинга, фирменного стиля и многих других факторов.

Представляется разумным использовать электронные письма, основанные на HTML-коде, особенно для продуктов B2C, поскольку такие письма дают вам больше возможностей для визуального представления вашего продукта. Однако 62% маркетологов говорят, что они отправляют своим подписчикам гибридные письма в формате HTML и обычного текста (источник).

Это индивидуальный аспект для каждого бизнеса. Если вы продаете массовый продукт B2C, доступный для многих типов клиентов (например, мобильные телефоны, шарфы или экономичные автомобили), ваша база данных будет огромной и будет содержать сотни тысяч контактов. Однако, если вы предлагаете специализированное программное обеспечение для управления доставкой B2B, ваша база данных, очевидно, будет меньше. Здесь самое главное – сегментировать вашу базу данных.

Ready to put our business email templates to use?

LiveAgent is the most reviewed and #1 helpdesk software for small to medium-sized businesses. Try it today with our free 14-day trial. No credit card required.

Деловой этикет. Сетикет – Этикет электронной почты или правила написания электронного письма. |/, Бизнес-консультант, имиджмейкер, коуч Игнатьева Елена Сергеевна

(впервые статья была опубликована на сайте http://www.klerk.ru в мае 2008 года)

Сегодня довольно сложно найти компанию, которая в своей практике межличностных коммуникаций не использовала бы достижения НТП: электронную почту, ICQ, факс, мобильную связь. И если, мы в большей степени имеем представление о правилах деловой переписки, телефонного разговора, то о том, как вести себя в сети Интернет, мало кто имеет представление. А ведь и здесь существуют определенные правила этикета, которые регламентируются «Сетикетом» (Netiquette).[1]

Главное правило «Сетикета», такое же, как и в любом другом этикете: ведите себя так, чтобы вас было легко понять, не создавайте проблемы другим и не мешайте нормальному диалогу, даже если он ведется посредством электронной почты. Всегда ведите себя так, чтобы не обидеть человека, с которым вы ведете переписку по Интернету.

В своей статье «50 практических правил Бизнес-сетикета (Сетевого Этикета)» Чак Мартин, Президент американской консалтинговой компании «The Digital Estate Group», пишет: «Сетикет (сетевой этикет) означает совокупность правил поведения и обхождения, принятых при использовании компьютерных сетей. Соблюдение этих правил особенно важно: по причине электронности среды, невозможно разделить положение бизнеса и клиента. «Правила бизнес-сетикета» появились как руководство для установления и поддержки здоровых и счастливых взаимоотношений между коммерческой деятельностью и ее клиентами».

В данном разделе мы не будем рассматривать правила поведения на форумах, блогах и чатах, а лишь расскажем как вести деловую переписку посредством электронной почты, чтобы сделать общение с партнерами, коллегами и друзьями более удобным и эффективным.

Стиль общения.

При переписке через электронную почту можно опускать обращения и приветствия и сразу переходить  к делу.  Но, если вы хотите, чтобы ваше электронное письмо носило более официальных характер, автор рекомендует использовать следующую формулу обращения: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя отчество адреса». И только после этого следует переходить к цели вашего обращения.

При всей неформальности  общения, необходимо помнить и выполнять одно из самых главных правил составления электронных писем – соблюдение принципов грамотности и логичности. Тот факт, что электронная почта – быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Обязательно начинайте предложение с прописной буквы и ставьте точки. Имена и названия должны начинаться с прописных букв. Текст, написанный одними строчными без точек и других знаков препинания, трудно читать. Текст же, написанный одними прописными, вообще воспринимается при чтении как НЕПРЕРЫВНЫЙ КРИК.

Необходимо использовать пропуски (пустые строки) или многоточие для отделения одной мысли от другой, так как в электронном письме они, как правило, играют роль абзаца.

Оформление электронного письма.

Во многих компаниях существует единый корпоративный стандарт оформления электронных писем, включающих в себя структуру самого письма, правила обращения к клиенту, реквизиты подписи (ФИО, должность, рабочие телефоны, адрес электронной почти и ссылку на сайт компании). Кроме того, в этом стандарте может быть прописан запрет на использование смайлов[2], не относящихся к деловой сфере.

В общем виде структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:

1. «Шапка» в корпоративном стиле.

2. Приветствие

3. Содержание, цель обращения

4. Прощание

5. Личная подпись с указанием контактов.

6.Ссылка на сайт компании.

7. Логотип, если это необходимо.

При оформлении электронного письма в обязательном порядке должны быть заполнены поля:

—  «Тема» («Subjekt»).

—  «Кому» («To»)

—  «Важность письма», при необходимости.

При отправке электронных сообщений в поле «Кому» вводится  e–mail адрес получателя.  Иногда есть необходимость отправить письмо с одним текстом нескольким получателям, тогда их адреса можно ввести через запятые. Обязательно заполните поле  «Тема», иначе ваше письмо может быть удаленно, как спам. Здесь следует вписать несколько слов, характеризующих тему сообщения.

В некоторых почтовых программах можно указать степень важности сообщения. Это просто необходимо, если  адресат получает ежедневно большое количество писем. С пометкой  «Важное» письмо получает приоритет при проверке почты.   Но злоупотреблять этой  функцией не стоит. Важное постепенно потеряет это качество.

Размер электронного письма.

Правилами сетикета размер определяется точно: электронное письмо должно быть в два раза короче, чем написанное на бумаге. Если вам необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объем, то лучше  составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию  оформить в виде вложения.

Готовя пересылку большого вложения,  превышающую 200-500 килобайт, обязательно предупредите об этом своего респондента. Лучше все же не пересылать больших вложений в письмах. Существует много других способов передать большие тексты, фото или звук, минуя электронную почту. Например, через ftp-сервера или через веб-интерфейс.

Адресная книга.

При традиционной переписке приходилось либо хранить конверты с адресами, либо записывать их. Помнить электронные адреса всех ваших друзей и партнеров тоже не возможно, да и не нужно. Для этого в любой почтовой программе есть функция «Адресная книга», в которой можно хранить e — mail своих корреспондентов и другую контактную информацию.  При использовании этой функции отправить  электронное письмо намного проще «бумажного», достаточно выделить  нужное имя  в адресной книге и нажать кнопку «отправить почту».

Когда электронное письмо придет от респондента, занесенного в вашу «Адресную книгу», вы всегда   будете знать от кого именно получили электронное сообщение, так как зафиксированный контакт отразиться в поле «От» (« From»).

Ответ на электронное сообщение.

Для ответа на полученное письмо достаточно нажать на кнопку «Ответить»(«Reply») в  почтовой программе. При этом появляется форма для нового сообщения, в которой в поле «Кому» («To») автоматически уже вписан адрес получателя, а в поле «Тема»: будет приведена тема первоначального письма с пометкой «Re:» в начале строки. По этой пометке ваш адресат поймет, что вы прислали ему ответ на письмо по конкретной теме. Таким образом, получатель  сможет легко восстановить в памяти смысл переписки.

Если вы пишете друзьям и хотите, чтобы ваше письмо соответствовало правилам Сетикета, то отредактируйте текст первоначального сообщения, оставив только те строки, которые важны для понимания вашего ответа (цитаты). После обычных приветствий и вступительных слов напечатайте под каждой такой цитатой ваш ответ на данное предложение или вопрос.

Если же это ответ на деловое письмо, то оставьте весь прежний текст без изменений, а сверху напишите свой ответ.

Цитирование – приведение в сообщении фрагментов исходного текста (в данном случае, письма) с целью восстановления  сути содержания. Обратите внимание:  в большинстве почтовых программ цитируемый фрагмент выделяется знаком «больше» (>).

Смайлики ( Smileys ).

При обычном общении на собеседников не только и не столько воздействуют слова, сколько голос, интонации, мимика, жесты. В этом минус общения через электронную почту – она лишает возможности обмениваться эмоциями. Но всё  же удалось частично преодолеть этот недостаток. В настоящее время в виртуальном общении, в том числе и через электронную почту, широко используются так называемые «смайлики» (графическое изображение ваших чувств) – рожицы, составленные из точек, запятых, дефисов и других символов. Они способны хоть как-то эмоционально окрашивать тексты.  Использование смайликов делает переписку более живой – автор передает не только свои мысли, но и чувства. Вот наиболее распространенные смайлики:

  🙂 улыбающийся

  :-))) смеющийся

  😀 радостно смеющийся

  😐 задумчивый, нейтральный

  🙁 грустный

  :-/ недовольный или озадаченный

  :-0 удивлённый (рот открыт)

Иногда символ носа «-» не печатают для простоты набора. Например, печатают просто 🙂 или :(. В последнее время часто двоеточие заменяется знаком равно, например, =) вместо :). «Нос» обычно в таких случаях не ставится. Также в чатах часто встречается употребление только открывающих или закрывающих скобок. Например, )))) или (((((. Количество знаков при этом соответствует уровню радости или огорчения.

Но не стоит увлекаться смайлами при составлении делового письма, в противном случае, вы можете приобрести репутацию несерьезного человека.

Электронная подпись.

Электронная подпись – это специально созданный файл ( signature ), который представляет собой текстовую подпись. Наличие электронной подписи в сообщениях является правилом хорошего тона для деловой переписки. Электронная подпись к тому же является  ненавязчивой рекламой бизнеса. Прямая реклама в письмах от незнакомых и малознакомых людей, как правило, воспринимается  негативно,  а несколько строк подписи будут приняты лояльно.

Всегда используйте подпись – она поможет вашему респонденту однозначно идентифицировать вас. И обязательно включайте в нее несколько возможных способов связи с вами. Обычно это номера телефона, адрес электронной почты, факс, ICQ[3]

Основные правила составления электронной подписи:

?  Электронная подпись не должна превышать 5-6 строк.

?  Количество символов в строке должно быть не более 70-ти.

Особенности Сетикета при отправке и получение электронных писем.

Итак, вы отправили электронное письмо и очень волнуетесь, дошло ли оно до адресата. И в следующий раз ради собственного спокойствия вы уже отправляете письмо с уведомлением о получении.  Но по правилам Сетикета  такая отметка является признаком неуважения и недоверия к своему партнеру. Лучше после отправки своего сообщения по электронной почте, позвонить адресату и уточнить дошло ваше письмо или нет. Довольно часто для подтверждения используется следующая формулировка: после текста основного письма, перед вашей электронной подписью пишется фраза: «Получение письма просим подтвердить ответным письмом или по указанным ниже телефонам»

По правилам  Сетикета на электронные письма обязательно нужно отвечать. А время ответа на e-mail не должно превышать двух суток. Если вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки. Необходимо отвечать на письма с испорченной кодировкой. В этом случае лучше присоединить вложение с пояснениями, чтобы ваш корреспондент его обязательно сумел прочесть. И обязательно нужно отвечать и на письма, содержащие вложение: вы должны подтвердить, что вложение дошло и нормально открылось.

Сеанс электронного диалога заканчивается по правилам телефонного этикета: кто первый начал переписку, тот первый ее и заканчивает.

Имейте ввиду, что, если вам не отвечают на электронное письмо в течение 7 дней – это явный отказ от общения. Поэтому при желании сохранить деловые отношения вам нужно обязательно через 2-3 дня после отправки электронного письма позвонить или направить повторное письмо своему деловому партнеру для уточнения: дошла до него информация или нет.

Помните, что в деловом мире следует всегда отвечать на письма, в независимости от того бумажные они или электронные. Иначе вам могут посчитать безответственным и легкомысленным человеком, что конечно не лучшим образом отразиться на вашей деловой репутации.

[1] Netiquette – (англ.Net — сеть + Etiquette — этикет) — нравственные правила поведения в компьютерных сетях. Правила поведения в Сети, рассчитанные на то, чтобы не осложнять жизнь другим. Прим. автора

Этикет делового электронного письма от А до Я

Этикет делового электронного письма от А до Я
(в помощь профсоюзному активу)

Любому человеку необходимо уметь грамотно излагать на бумаге свои мысли, особенно, если это касается документов, которые направляются в адрес иных лиц, а тем более из числа руководителей.

Профсоюзным работникам и активистам достаточно часто приходится писать различные письма, обращения, заявления и т.д. Поэтому знать этикет делового письма профлидерам просто необходимо, для того чтобы выглядеть солидно и иметь хорошую репутацию.

Специфика деловых отношений

Если вы хотите понимать, как правильно писать письма по работе, вам необходимо знать, чем деловое общение отличается от обычного. Как и любое другое, оно включает в себя обмен информацией, взаимодействие и восприятие друг друга. Но основная черта делового общения состоит в том, что в нем практически нет личного компонента. К примеру, на работе или в какой-либо государственной организации мы практически не проявляем никаких свойственных нам особенностей характера: не шутим, не кричим, не танцуем и т.д. …Наоборот, мы надеваем маску спокойного, вежливого и делового человека, которого ничем не прошибешь.

В деловом общении не место эмоциям. Никого из ваших руководителей или коллег не устроит, если вы вдруг начнете плакать или прыгать от радости. Нет, конечно, вы не робот, но что-то близкое к этому. По крайней мере, вам приходится избегать ярких и глубоких эмоций.

Еще одна черта делового общения — его нельзя прекратить тогда, когда вам этого хочется. То есть в обычной жизни такое тоже бывает, например, когда вы разговариваете со свекровью или родителями. Но в профессиональной сфере совсем уйти нельзя, если работник организации, член Профсоюза о чем-то спрашивает или просит. А также игнорировать его письма, заявления, обращения, сообщения и звонки — есть риск «потерять» этого человека, как члена Профсоюза после такого.

У делового общения всегда есть цель. Если на кухне с друзьями вы собираетесь просто поболтать (хотя за этим тоже стоят свои потребности), то на работе вы сходитесь с определенными людьми с довольно понятным замыслом. Это может быть обсуждение проблемы, планирование работы организации или что-нибудь еще. Соответственно, такая особенность формирует характер делового общения: выдержанный, «сухой», быстрый, четкий и без лирических отступлений. По крайней мере, именно так все складывается в большинстве ситуаций.

Общий этикет делового письма

Естественно, что письменная речь сильно отличается от устной: в ней у вас нет возможности интонационно расставить акценты. Да и этикетных норм в этом случае гораздо больше — по крайней мере, именно так кажется в тот момент, когда вы решаетесь написать некий документ.

Отдельно стоит упомянуть о бумаге. Если раньше, говоря о письме, вы сразу же представляли себе белоснежный конверт, опускаемый в почтовый ящик, то сейчас ситуация изменилась. Обычной почтой пользуются все реже, в то время как электронная набирает свои обороты. Нельзя забывать и о том, что бумага для документов должна быть идеально чистой и не помятой — это вопрос репутации. Желательно для организации Профсоюза иметь фирменные бланки с указанием всех возможных контактов (телефонов, факсов, адреса электронной почты) для деловой корреспонденции. Все страницы, кроме титульной, должны нумероваться.

Однако обычной почтой все чаще пользуются не для отправки писем, а для рассылки договоров и прочих деловых бумаг. Общение же отдано на откуп электронной переписки. Кстати, в случаях, когда вам необходимо быстро решить какой-либо вопрос и это уместно, обращения и приветствия в каждом повторном сообщении можно опустить. Но первое письмо так или иначе должно начинаться с конструкции вроде: «Добрый день, уважаемый Иван Иванович…».

В письменной речи (особенно деловой) особую важность приобретает грамотность. Когда вы просто разговариваете с человеком, достаточно лишь избегать нарочитых речевых ошибок и грубостей, правильно расставляя ударение. На письме же могут стать явными все ваши пробелы в знании русского языка. Поэтому, если вы не чувствуете уверенности в собственной грамотности, перед отправкой письмо лучше лишний раз проверить на грамматические ошибки. Не забывайте писать начало предложения с заглавной буквы и расставлять знаки препинания, ведь без этого бывает очень сложно понять смысл послания. Используйте пропуски и многоточия для структурирования текста.

Говоря о стиле общения, не следует забывать, что ваше письмо, в первую очередь, должно быть «читабельным». То есть рекомендуется избегать сложных многоуровневых конструкций и лишних слов (за исключением тех случаев, когда вы — юрист, или это необходимо в переписке). Язык деловой переписки, в отличие от обычной, зачастую изобилует профессиональным жаргоном и штампами — это является этикетной нормой.

Нюансы деловой переписки

Мы уже писали про общий этикет деловой переписки. Однако существуют множественные нюансы, описание которых достойно не то, что отдельной статьи, но целой книги. Мы специально для вас отобрали самые востребованные и актуальные особенности делового письма. Предлагаем ознакомиться с ними.

Структура делового письма

Как и любое другое, деловое письмо имеет свою четкую структуру. Только вот если в обычном она может достаточно сильно варьироваться от случая к случаю и в зависимости от вашего желания, то в служебном сообщении есть довольно строгие правила написания. В то же время не существует единого стандарта, по которому оформляется большинство писем — как правило, в каждой организации существуют свои нормы. Тем не менее, мы предлагаем вашему вниманию наиболее общие основы оформления электронного делового письма, которые будут актуальны в девяноста процентах случаев.

1. «Шапка» письма, соответствующая корпоративному стилю

Помните, мы говорили о необходимости для каждой солидной организации иметь свои фирменные бумажные бланки? То же самое касается и электронных писем. Если у вас до сих пор такого нет, то попробуйте его разработать и тогда ваши послания станут выглядеть более солидно.

2. Приветствие

В деловых сообщениях не обязательно приветствие как таковое (слова «здравствуйте» и «добрый день») — вместо этого рекомендуется сразу же обращаться к адресату по имени отчеству. Однако если переписка межличностная, но носящая формальный характер, то будет уместным попривествовать своего собеседника в первом письме.

3. Основное содержание письма

Эта часть обладает наиболее высокой информационной нагрузкой: в ней вы раскрываете цель своего обращения. Таких аспектов может быть несколько, соответственно, изложение каждого должно начинаться с отдельного абзаца. Выделение необходимо из-за того, что по каждой проблеме, как правило, принимается самостоятельное решение. Примерами могут служить следующие фразы: «просим», «сообщаем», «предлагаем к рассмотрению» и т.д. … Помните, что внутри аспектов тоже есть своя структура. Вам необходимо обосновать актуальность запроса, раскрыть его содержание, описать ожидаемый результат в случае удовлетворительного ответа и сформулировать определенные гарантии для адресата.

4. Прощание

В отличие от обычной разговорной речи, в деловых письмах не используются непосредственные речевые формулы. Целью заключительной фразы является выражение уважения и дань вежливости. Например, «искренне ваш», «с наилучшими пожеланиями», «с уважением», «заранее благодарны за ответ» и т.д.

5. Личная подпись

В ней обязательно должны быть указаны ваши фамилия, имя и отчество, должность (возможно, с названием организации, структурного подразделения, где вы работаете), а также контактные номера телефонов. Без этого зачастую бывает очень сложно держать связь с человеком. Кстати, сейчас существует такой вариант, как электронная подпись. Она представляет из себя специальный файл с текстовой подписью, которая автоматически проставляется в конце каждого письма. Ее использование находит все более широкое применение и обладание электронной подписью уже считается хорошим тоном. Если говорить о размерах, то электронная подпись не должна быть больше пяти-шести строк и превышать объем в семьдесят символов.

6. Ссылка на сайт организации и логотип

Это такие же элементы корпоративного стиля, как и фирменный бланк. Поэтому задумайтесь о том, чтобы иметь сайт своей профсоюзной организации или страничку на сайте вашего предприятия.
Следует помнить, что эта довольно универсальная структура может варьироваться в зависимости от типа послания. Выделяются благодарственные, гарантийные и сопроводительные письма, приглашения, извещения, заявления, напоминания, сообщения, предупреждения и требования. Но практически ко всем им применима данная структура.

Размер электронного письма достаточно четко оговаривается этикетными нормами: как правило, оно должно быть короче в два раза, чем написанное от руки. Если же вы хотите переслать большой объем информации, то в теле самого письма лучше поместить краткий сопроводительный текст, а все остальное оформить как отдельное вложение. В тех случаях, когда оно имеет большой объем, превышающий один мегабайт, адресата лучше об этом предупредить — не все организации оплачивают безлимитный доступ в интернет.

Ответ на сообщение

 Вы, наверное, замечали, что когда вы нажимаете кнопку «Ответ» («Reply») при отправке сообщения, перед темой ответного письма появляется частица «Re…». Она поможет вашему адресату понять, на какое послание вы ответили. А в открывшемся окне появляется текст предшествующей переписки. Стирать его или сохранять — вот в чем вопрос.

Все зависит от того, каким уровнем формальности обладает переписка. Проще говоря, если вы переписываетесь с приятелем или каким-то другим лицом, с которым необязателен крайне официальный слог, можно стереть лишнее, оставив лишь строки, позволяющее понимать, о чем идет разговор. Для удобства можно также разбить свое письмо на эти самые цитаты и под каждой из них поместить свой ответ. Если же переписка должна быть в рамках всех формальностей, то сохраняйте ее содержание в нетронутом виде.

Речевые формулы

Как вы уже заметили, деловые письма практически полностью строятся на всевозможных речевых штампах или клише — устойчивых выражениях, демонстрирующих тот или иной феномен. Очень полезно иметь под рукой «копилку» этих самых формул, которые можно компоновать друг с другом и писать длинные послания в полуавтоматическом режиме. Про обязательное приветствие мы писали ранее, поэтому обратимся к менее встречающимся, но настолько же актуальным мыслям.

Выражение сожаления: «С сожалением сообщаем вам…», «К сожалению, мы не имеем возможности согласиться …», «К своему сожалению мы столкнулись с …»;

Похвала: «Благодарим вас за…», «Позвольте выразить вам признательность за…», «Учитывая ваш огромный вклад в…», «Спасибо вам за…»;

Приглашение, с подчеркнутыми позитивными эмоциями: «Мы были бы рады получить от вас…», «Примите наше приглашение, и мы надеемся, что у вас найдется время…», «Мы имеем честь предложить вам….», «С удовольствием приглашаем вас…»;

Завершающие фразы: «Надеемся на дальнейшее сотрудничество», «С интересом ожидаем от вас новых идей», «Выражаем вам свою уверенность, что проблема разрешится в ближайшее время», «Желаем вам успехов»;

Сроки ответа на электронные письма

Итак, вы отправили сообщение, а ответа все нет. Совершенно логично, что вы начинаете волноваться, получил ли адресат ваше послание. Для того чтобы избежать этой неприятной ситуации в будущем, используйте функцию «Уведомление о получении», благодаря которой вам автоматически высылается подтверждение того, что ваше письмо было просмотрено. Либо впишите строку с просьбой сделать это в текст сообщения. Альтернативным способом проверки также является простой звонок адресату с вопросом о доставке письма.

А вообще по нормам этикета делового общения ответ не должен затягиваться на срок более чем двое суток. Если вам необходимо большее время, то об этом следует уведомить вашего партнера по переписке. И, конечно, не стоит забывать, что отвечать стоит на все письма (за исключением разве что очевидного спама) — это гарантия вашей деловой репутации.

Любая норма предполагает некую общественную договоренность, облегчающую участникам общения их взаимодействие. Но незнание этих правил способно принести массу проблем партнерам по переписке. Поэтому распечатайте эту статью и повесьте над монитором — и очень скоро все озвученные нами нормы сами собой войдут в ваше сознание, перестав доставлять вам неудобства.

Подготовлено организационным отделом ЦК Профсоюза по материалам сайта JLady.ru

6 законных способов получить бесплатный рабочий адрес электронной почты

Независимо от того, какой у вас бизнес, вам необходимо получить рабочий адрес электронной почты. А если вы похожи на многие малые предприятия и стартапы, вам это нужно как можно дешевле. Поэтому, чтобы помочь, мы собрали шесть законных способов получить бесплатный рабочий адрес электронной почты — будь то совершенно бесплатно без каких-либо проблем или бесплатно по плану, который вы уже используете или скоро будете использовать.

Чтобы узнать больше о преимуществах каждого поставщика и о том, как получить бесплатную рабочую электронную почту, выберите интересующий вас вариант в раскрывающемся меню ниже:

1.Bluehost

Подходит для: Новых предприятий, которым нужен бизнес-адрес электронной почты и доменное имя по оптимальной цене

Bluehost

Что нам нравится

• Бесплатная электронная почта со всеми планами веб-хостинга
• Подключитесь к своему собственному домену (например, [email protected])
Планы
• включают доменное имя
• Используйте свой корпоративный адрес электронной почты в интерфейсе Gmail
• Получите неограниченное количество бесплатных рабочих адресов электронной почты за 5 долларов США.45 в месяц с планом Plus

Что не хватает

• Требуется годовое обязательство
• Не включает инструменты повышения производительности
• Не самый простой вариант

Для кого подходит

• Компании, которые хотят использовать свой собственный домен, но еще не получили его.
• Те, кто находятся на ранних стадиях создания бизнеса и которым также нужен веб-сайт
• Компании, которым требуется большой объем рабочих адресов электронной почты

Bluehost — ведущий провайдер веб-хостинга, который включает бесплатную бизнес-почту в свои планы веб-хостинга.Он лучше всего подходит для тех, кто планирует создать веб-сайт на WordPress и которому требуется доменное имя (например, yourbusiness.com) и веб-хостинг, поскольку веб-хостинг необходим для того, чтобы сайт WordPress работал в Интернете. Всего за 2,95 доллара в месяц предприятия получают бесплатное доменное имя и веб-хостинг, а также пять бесплатных рабочих адресов электронной почты.

Совет от профессионала: Хотите получить все эти преимущества без обязательств? Вместо этого выберите ежемесячный план веб-хостинга с DreamHost.

Как получить бесплатный рабочий адрес электронной почты с Bluehost

С помощью Bluehost легко получить бесплатный рабочий адрес электронной почты, который можно подключить к Gmail.Для этого перейдите на Bluehost.com и выберите план веб-хостинга. В процессе оформления заказа вам будет предложено выбрать доменное имя. Завершите покупку и перейдите к Менеджеру электронной почты из своей пользовательской панели Bluehost. Здесь вы можете создать свой рабочий адрес электронной почты. Наконец, если хотите, вы можете связать свою электронную почту Bluehost с Gmail.

Вот как получить бесплатный рабочий адрес электронной почты через Bluehost:

1. Перейдите на сайт Bluehost и приобретите план веб-хостинга.
2. Выберите доменное имя.
3. Перейдите к Менеджеру электронной почты и создайте рабочий адрес электронной почты.
4. Подключите свой адрес электронной почты Bluehost к Gmail.

Хотите узнать больше о том, как получить деловую электронную почту с помощью плана Bluehost? Получите подробные пошаговые инструкции о том, как создать собственный адрес электронной почты с помощью Bluehost.

Посетите Bluehost

Вернуться в раскрывающееся меню

2. Zoho Mail

Подходит для: Получение до пяти бесплатных рабочих адресов электронной почты, использующих ваш собственный домен

Zoho Mail

Что нам нравится

• До 5 бесплатных рабочих адресов электронной почты, использующих ваше собственное доменное имя
• Удобный интерфейс
• Встроенные инструменты электронного маркетинга

Что не хватает

• Вам необходимо приобрести доменное имя отдельно
• Очень ограниченное хранилище
• Бесплатная версия не поддерживает IMAP / POP

Для кого подходит

• Тем, кому нужен профессиональный бизнес-адрес электронной почты бесплатно
• Идеально подходит для тех, кому нужна доступная платформа для электронного маркетинга.

Zoho — это ведущее программное обеспечение для управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), которое предоставляет до пяти бесплатных учетных записей корпоративной электронной почты.Что уникально в бесплатной деловой электронной почте через Zoho, так это то, что она поставляется со встроенными инструментами электронного маркетинга, позволяющими создавать и отправлять маркетинговые кампании по электронной почте в свои списки контактов. Он не включает доменное имя, поэтому компании должны сначала приобрести домен отдельно.

Не знаете, где взять доменное имя? Ознакомьтесь с лучшими регистраторами доменных имен.

Как получить бесплатный рабочий адрес электронной почты с помощью Zoho

Чтобы получить бесплатный рабочий адрес электронной почты через Zoho, вам сначала нужно приобрести собственное доменное имя (например,g., www.yourbusiness.com). Вы можете получить его у регистратора доменных имен, такого как GoDaddy или Google Domains. После покупки доменного имени перейдите на Zoho.com/mail/ и создайте почтовый аккаунт. Для этого вам нужно будет подтвердить свое доменное имя, обновить записи MX с помощью поставщика имени домена и, наконец, создать свой рабочий адрес электронной почты.

Вот как получить бесплатный рабочий адрес электронной почты через Zoho:

1. Зарегистрируйте свое доменное имя, если вы еще этого не сделали.
2. Идите в Zoho.com / mail / и нажмите «Цены» в верхнем меню.
3. Прокрутите вниз, найдите план «Free Forever» и нажмите «Зарегистрироваться сейчас».
4. Следуйте инструкциям, чтобы создать бесплатную учетную запись деловой электронной почты.

Дополнительную информацию см. В нашем руководстве по получению деловой электронной почты с помощью Zoho.

Посетите Zoho

Вернуться в раскрывающееся меню

3. Gmail

Подходит для: Тем, у кого есть доменное имя и немного технических навыков

Gmail

Что нам нравится

• Совершенно бесплатный бизнес-адрес электронной почты
• Доступ к электронной почте через Gmail
• Встроенные инструменты для повышения производительности и совместной работы

Что не хватает

• Процесс получения домена вручную может быть сложной задачей
• Не лучший вариант для предприятий, которым требуется служебная электронная почта для сотрудников

Для кого подходит

• Компании, владеющие доменом и имеющие техническую возможность вручную подключить свой домен к Gmail
• Для тех, кто не предпочитает использовать собственный домен электронной почты и просто хочет получить качественную бизнес-почту бесплатно

Хотите получить доступ к корпоративной электронной почте через интерфейс Gmail, который вы знаете и любите? В этом случае вы можете вручную связать свое доменное имя с Gmail, чтобы вы могли использовать свой служебный адрес электронной почты через интерфейс Gmail.Хотя это совершенно бесплатный вариант рабочего адреса электронной почты, его не так просто настроить. Так что это лучше для тех, у кого есть некоторый технический опыт или терпение, чтобы учиться.

Как получить бесплатные адреса деловой электронной почты с помощью Gmail

Создать бесплатный рабочий адрес электронной почты в Gmail — не самое простое дело. Однако, проявив немного терпения, вы можете связать свое доменное имя с Gmail. Для начала вам понадобится доменное имя через провайдера веб-хостинга, который разрешает пересылку электронной почты, а также личный аккаунт Gmail.Затем настройте пересылку электронной почты из своей учетной записи веб-хостинга (cPanel) и перейдите в Gmail, где вы подключите свой домен, добавив другой адрес электронной почты в разделе «Настройки».

Вот как создать бесплатный корпоративный адрес электронной почты с собственным доменом через Gmail:

1. Создайте учетную запись Gmail.
2. Получите доменное имя через план веб-хостинга, который предлагает пересылку почты.
3. Настройте пересылку почты из учетной записи веб-хостинга.
4. Обновите настройки в Gmail, чтобы «Добавить другой адрес электронной почты.Перейдите в Gmail> Настройки> Учетные записи> Добавить другой адрес электронной почты> Использовать как псевдоним> Обновить учетные данные (например, сервер STMP).

Спор между Gmail и Outlook? Получите полное сравнение, которое поможет вам определить подходящую бесплатную службу электронной почты для бизнеса, прочитав нашу статью о Gmail и Outlook.

Посетите Gmail

Вернуться в раскрывающееся меню

4. Outlook

Подходит для: Электронная почта профессионального вида без использования собственного доменного имени

Outlook

Что нам нравится

• Профессиональный бесплатный бизнес-адрес электронной почты (e.г., [email protected])
• Совершенно бесплатно, без улова
• Двухэтапный вход для дополнительной безопасности
• Включает некоторые интуитивно понятные функции, такие как автоматическое создание вашей электронной подписи с использованием вашего профиля LinkedIn.

Что не хватает

• Если вы хотите подключить собственный домен, вам потребуется план Microsoft 365 Business Basic за 5 долларов в месяц
• Показывает объявления в правом столбце вашего почтового ящика

Для кого подходит

• Компании, которые не сильно полагаются на электронную почту, но которым нужен рабочий адрес электронной почты для входа в учетную запись

Если вы действительно не так часто пользуетесь служебной электронной почтой и не хотите подключать собственный домен к электронной почте (например,g., [email protected]), перейдите в Outlook. Это один из самых профессиональных поставщиков услуг электронной почты для бизнеса. В отличие от других бесплатных поставщиков услуг электронной почты, таких как Hotmail или Яндекс, Outlook выглядит наиболее надежным и профессиональным, а также является одним из самых надежных бесплатных почтовых сервисов для бизнеса на рынке.

Как получить бесплатный рабочий адрес электронной почты с помощью Outlook

Создать бесплатный рабочий адрес электронной почты в Outlook очень просто. Все, что вам нужно сделать, это зайти в Outlook.live.com и нажмите кнопку «Создать бесплатную учетную запись» в центре экрана. Затем следуйте инструкциям по регистрации для новой учетной записи — от добавления имени электронной почты и пароля до предоставления личной информации, такой как страна, в которой вы живете, и ваш номер телефона.

Вот как получить бесплатный рабочий адрес электронной почты с помощью Outlook:

1. Зайдите на outlook.live.com и нажмите кнопку «Создать бесплатную учетную запись».
2. Создайте свой адрес электронной почты (например, smithelectric @ outlook.com).
3. Создайте пароль.
4. Введите свое имя и фамилию.
5. Укажите страну и дату рождения.
6. Подтвердите, что вы не робот.
7. После этого вы будете перенаправлены в почтовый ящик новой рабочей электронной почты.

Дополнительные сведения см. В нашем полном руководстве по Microsoft Outlook для бизнеса.

Посетите Outlook

Вернуться в раскрывающееся меню

5. Google Workspace

Подходит для: Тем, у кого есть доменное имя и которым нужны инструменты для повышения производительности и совместной работы, такие как программное обеспечение для обработки текста и электронные таблицы в дополнение к деловой электронной почте

Google Workspace

Что нам нравится

• Полный пакет для повышения производительности
• Простота использования
• Расширенные возможности администратора
• Помесячные планы без обязательств

Что не хватает

• Пакет для повышения производительности стоит 6 долларов США на пользователя в месяц
• Не включает бесплатный домен
• Дорого для тех, кому нужен большой объем почтовых ящиков

Для кого подходит

• Компаниям, которым нужен пакет для повышения производительности и совместной работы (аналогичный Office Suite, но более удобный для пользователя)
• Те, кто хочет использовать свой собственный домен через интерфейс Gmail и хочет первоклассную защиту электронной почты
• Компании, управляющие большим штатом, с расширенными административными средствами управления

Google Workspace (ранее известный как G Suite) — это полный набор инструментов для повышения производительности и совместной работы, таких как текстовый процессор (Google Docs), электронные таблицы (Google Sheets), презентации (Google Slides), видеоконференции (Google Hangouts) и календари.Короче говоря, Google Workspace — это версия Microsoft Office Suite от Google. Однако, в отличие от офисного пакета Microsoft, Microsoft 365, Google Workspace стоит вдвое дешевле — 6 долларов в месяц.

Если у вас еще нет доменного имени, в Google Workspace можно легко его зарегистрировать. Вы можете приобрести домен в процессе создания учетной записи, которая будет автоматически подключаться к вашей новой учетной записи корпоративной электронной почты, избавляя от головной боли вручную настраивать домены и записи MX.

Как получить бесплатный рабочий адрес электронной почты с помощью Google Workspace

Настроить корпоративный адрес электронной почты через Google Workspace очень просто, однако перед покупкой тарифного плана Google Workspace вам нужно получить доменное имя (если у вас его еще нет). Для этого перейдите к регистратору доменных имен, например GoDaddy или Google Domains. Затем перейдите в Google Workspace и приобретите план, подтвердите свое доменное имя и настройте свой рабочий адрес электронной почты.

Вот как получить бесплатный рабочий адрес электронной почты с помощью Google Workspace:

1. Получите доменное имя.
2. Зайдите в Google Workspace и приобретите тарифный план.
3. Настройте консоль администратора с главной страницы Google Workspace.
4. Подтвердите свой домен.
5. Создайте свой рабочий адрес электронной почты.

Заинтересованы в использовании Google Workspace для корпоративной электронной почты? Получите полную информацию, включая пошаговые инструкции по настройке корпоративной электронной почты, в нашем руководстве по Gmail для бизнеса.

Посетить Google Workspace

Вернуться в раскрывающееся меню

6.Squarespace

Подходит для: Тем, кто серьезно относится к развитию своего бизнеса

Squarespace

Что нам нравится

• Деловая электронная почта через Google Workspace включена в бизнес-план
Годовые планы
• включают бесплатный домен
• Простой способ создания профессионального веб-сайта и управления им

Что не хватает

• Не включает инструменты повышения производительности
• Планы, которые включают ваш веб-сайт и корпоративную электронную почту, начинаются с 18 долларов в месяц
• Бесплатная электронная почта не входит в личный план начального уровня

Для кого подходит

• Компании, которым нужен простой способ получить веб-сайт и рабочий адрес электронной почты
• Те, кто планирует привлекать потенциальных клиентов через свой сайт с помощью электронного маркетинга
• Новые предприятия, которым требуется дополнительная помощь в развитии бизнеса

Squarespace — это лучший универсальный конструктор сайтов, который дает компаниям возможность легко создать профессиональный веб-сайт и развивать свой бизнес с помощью множества встроенных инструментов маркетинга и роста.Его бизнес-план включает корпоративный адрес электронной почты через Google Workspace, что делает его лучшим вариантом для тех, кому нужен веб-сайт (без больших затрат времени и денег), а также бизнес-адрес электронной почты.

В получении деловой электронной почты через веб-сайт хорошо то, что это избавляет от головной боли, связанной с ручным подключением домена к веб-сайту и поставщику услуг электронной почты. Вместо этого все находится в одном централизованном месте, что упрощает работу и избавляет от головной боли.

Как получить доступ к Google Workspace через Squarespace

Для начала перейдите в Squarespace и зарегистрируйте учетную запись.Вам будет предложено выбрать тему, а затем вы попадете в удобный редактор сайта, где вы сможете создать свой сайт. Чтобы опубликовать свой сайт, вам нужно перейти на платный план. После этого вы сможете получить доступ к своей бесплатной учетной записи Google Workspace, в которой есть корпоративная электронная почта.

Вот как получить доступ к Google Workspace через Squarespace:

1. Зайдите в Squarespace и создайте учетную запись.
2. Выберите шаблон и создайте свой сайт.
3. Купить бизнес-план.
4. Настройте бесплатный адрес электронной почты Gmail для бизнеса в панели управления пользователя.

Посмотрите, как легко начать создание веб-сайта для малого бизнеса. А чтобы получить бесплатную учетную запись Google Workspace, перейдите на Squarespace.

Посетите Squarespace

Вернуться в раскрывающееся меню

В идеале, вашим доменным именем будет название вашей компании с расширением домена .com. Однако найти доступное доменное имя может быть очень сложно, поскольку подавляющее большинство распространенных имен уже занято.Чтобы помочь, попробуйте добавить ключевые слова, префиксы или суффиксы к названию своей компании, чтобы найти подходящее доступное доменное имя. Получите дополнительную информацию о том, как получить бесплатный домен электронной почты.

Выбор подходящего провайдера электронной почты зависит от ваших потребностей и предпочтений, хотя лучшие из них надежны, просты в использовании, включают в себя разумный объем хранилища, доступны по цене и обладают богатым набором функций. Мы рекомендуем Bluehost для тех, кому нужен веб-хостинг, и Google Workspace для тех, у кого уже есть веб-сайт и кому просто нужна полная деловая электронная почта.Узнайте больше об этих и других поставщиках услуг в нашей статье о лучших поставщиках услуг хостинга корпоративной электронной почты.

Google Workspace и Microsoft 365 являются ведущими пакетами для повышения производительности, которые включают в себя все, от текстовых процессоров и облачного хранилища до хостинга корпоративной электронной почты. Они очень похожи по цене и инструментам. Однако Google Workspace, как правило, лучше для тех, кто предпочитает современные, удобные для пользователя платформы, тогда как Microsoft 365 более популярен среди тех, кто знаком с ним и хочет придерживаться того, что они знают.Получите полную информацию о сравнении Google Workspace и Microsoft 365.

Деловая электронная почта может быстро добавиться тем, кому нужно несколько адресов электронной почты, учитывая, что нет законного способа получить несколько бесплатных рабочих адресов электронной почты. Лучший способ получить большое количество адресов электронной почты — через провайдера веб-хостинга, такого как Bluehost, который включает неограниченное количество бесплатных бизнес-адресов электронной почты, бесплатное доменное имя и веб-хостинг для вашего сайта WordPress всего за 2,95 доллара в месяц.

10 лучших бесплатных бизнес-адресов электронной почты в 2021 году

10 лучших бесплатных бизнес-адресов электронной почты

Большинство владельцев бизнеса в тот или иной момент задавались вопросом, какая бесплатная бизнес-электронная почта является лучшей.Правда в том, что бесплатные сервисы электронной почты для бизнеса не имеют равных. В идеале вы хотите, чтобы ваша бесплатная служба деловой электронной почты имела мощный фильтр спама, была простой в использовании, предлагала много места для хранения, интегрировалась с другими бизнес-инструментами и была чрезвычайно надежной.

Это довольно сложный вопрос, даже если у вас есть деньги, которые можно потратить на платную корпоративную электронную почту, не говоря уже о бесплатной. Чтобы помочь вам бесплатно найти лучшую электронную почту для малого бизнеса, мы составили список из 10 лучших бесплатных корпоративных учетных записей электронной почты.Все, что вам нужно сделать, это выбрать тот, который вам больше всего нравится, и зарегистрироваться.

1. Gmail

Gmail, насчитывающий более 1,5 миллиарда активных пользователей по всему миру, не нуждается в длительном представлении. С момента своего ограниченного бета-выпуска в 2004 году Gmail переопределяет ожидания пользователей и делает электронную почту более интуитивно понятной, эффективной и полезной. Gmail позволяет владельцам бизнеса получать бесплатную электронную почту для бизнеса с 15 ГБ дискового пространства, изысканным пользовательским интерфейсом, мобильными приложениями, умными ответами и фантастической интеграцией с остальной частью экосистемы Google.

Из-за огромного количества пользователей Gmail по всему миру может быть довольно сложно получить подходящий бесплатный рабочий адрес электронной почты. Большинство законных адресов Gmail уже заняты, и Gmail не предлагает бесплатную корпоративную электронную почту без домена. Чтобы использовать собственное доменное имя, например [email protected], вы должны тратить 5 долларов на пользователя в месяц на G Suite, который представляет собой набор инструментов Google для облачных вычислений, совместной работы и повышения производительности.

• Надежность
• Полированные мобильные приложения
• Расширенные функции
• Отличная защита от спама и вредоносных программ
• Большое пространство для хранения электронной почты
• Превосходное время безотказной работы
• Хорошо интегрируется с другими сервисами Google

• Большинство доменных имен занято
• Таргетированная реклама
• Некоторым может не понравиться, что пользователи Gmail наклеивают ярлыки вместо папок

2.Zoho Mail

Zoho Mail позиционирует себя как лучшую бесплатную электронную почту для бизнеса, и у нас нет абсолютно никаких оснований сомневаться в этом утверждении. Предлагаемый как часть Zoho Workplace, полного набора облачных приложений для малого и среднего бизнеса, Zoho Mail представляет собой зрелый хостинг электронной почты без рекламы с поддержкой пользовательских доменных имен, гарантированным временем безотказной работы и бесшовной интеграцией с остальной частью Зохо люкс.

Пакет Zoho включает в себя все, что нужно бизнесу для продуктивной работы.Он поставляется с очень функциональным набором офисных приложений, облачным хранилищем с поддержкой совместной работы, инструментами для групповой коммуникации и целым рядом мобильных приложений, которые позволяют легко работать из любого места и в любое время. Лучше всего то, что Zoho Workplace бесплатен для 25 пользователей. Однако мы рекомендуем вам перейти на план Standard, который стоит 2 доллара США за пользователя в месяц и обеспечивает поддержку IMAP, а также множество других функций.

• Деловая электронная почта без рекламы
• Интегрирована с офисным пакетом Zoho
• Eazy для использования и настройки

• 5 ГБ свободного места для хранения
• Для более продвинутых функций требуется платная подписка

3.GMX Mail

GMX Mail — это бесплатная служба электронной почты, которая предоставляет всем пользователям неограниченное пространство для хранения электронной почты и доступ к нескольким функциям, ориентированным на производительность, включая сборщик почты, адресную книгу, органайзер и хранилище файлов. Пользователи могут зарегистрировать до 10 бесплатных бизнес-адресов электронной почты, что делает GMX Mail отличным решением для предприятий, которые хотели бы настроить разные каналы связи для каждого отдела.

В настоящее время у GMX Mail около 11 миллионов активных пользователей, что немного для почтовой службы, существующей с 1997 года.С другой стороны, небольшое количество активных пользователей означает, что найти подходящий бесплатный рабочий адрес электронной почты, не прибегая к покупке собственного доменного имени, должно быть легко. Надеюсь, GMX Mail скоро внедрит двухфакторную аутентификацию для повышения безопасности своих пользователей, тем более что большинство других крупных поставщиков услуг электронной почты уже сделали это.

• Бесплатные мобильные приложения
• Поддержка больших вложений
• Надежная защита от спама
• Много места для хранения электронной почты

• Отсутствие поддержки клиентов
• Не поддерживает два -факторная аутентификация
• Деактивация аккаунта после 6 месяцев бездействия

4.Outlook.com

Было бы очень сложно найти хотя бы одного владельца бизнеса или офисного работника, не знакомого с Outlook. В 2013 году Microsoft выпустила Outlook в виде веб-пакета веб-почты, контактов, задач и служб календаря под названием Outlook.com. После нескольких серьезных изменений дизайна Outlook.com вырос до такой степени, что теперь может конкурировать с Gmail и другими гигантами.

Outlook.com является частью служб подписки на Office 365, предлагаемых Microsoft, которые обеспечивают доступ к последним версиям как настольных, так и онлайн-приложений Office.Стандартный план Office 365 бизнес стоит 8,25 доллара США на пользователя в месяц и включает приложения Office, а также облачное хранилище файлов и совместное использование на ПК, Mac или мобильных устройствах. Однако он не включает служебную электронную почту. Чтобы разблокировать его, компании должны тратить 12,50 долларов США на пользователя в месяц на план Office 365 бизнес премиум.

• Неограниченное хранилище
• Интеграция с Office 365
• Простой пользовательский интерфейс
• Сфокусированный почтовый ящик
• Надежность

• Ограниченные возможности настройки
• Чувствительный спам-фильтр

5 .Yahoo! Mail

Более 200 миллионов человек используют электронную почту Yahoo в личных целях, но немногие знают, что Yahoo! Mail предоставляет бизнес-план, который стоит всего 1,19 доллара в месяц. В план входит пользовательское доменное имя, 1 ТБ бесплатного хранилища и поддержка псевдонимов электронной почты, что позволяет вам давать разные адреса электронной почты своим сотрудникам под одним и тем же доменным именем.

Единственное, что держит Yahoo! Почта в самом низу этого списка — это история нарушений безопасности.Например, в 2017 году компания сообщила, что все учетные записи пользователей Yahoo были скомпрометированы, и это лишь один из многих крупномасштабных инцидентов безопасности, произошедших с момента запуска службы электронной почты в 1997 году.

• 1 ТБ бесплатного хранилища
• Поддержка сочетаний клавиш
• Позволяет пользователям отправлять бесплатные SMS-сообщения
• Поставляется с календарем, контактами и мгновенными сообщениями

• Плохая репутация безопасности
• Нет доступа к IMAP
• Нет Не поддерживает организацию интеллектуальной электронной почты

6.ProtonMail

Как владелец бизнеса, вы несете ответственность за защиту конфиденциальности своих клиентов и деловых партнеров. Даже пара просочившихся сообщений электронной почты может нанести ущерб вашей репутации и привести к потере бизнеса. Чтобы этого не произошло, вам следует подумать об использовании зашифрованной бесплатной учетной записи электронной почты для бизнеса, предоставляемой ProtonMail.

Расположенная в Швейцарии, стране со строгими законами о конфиденциальности, ProtonMail представляет собой почтовую службу с сквозным шифрованием, разработанную с учетом требований конфиденциальности и анонимности.При настройке учетной записи ProtonMail вам не нужно вводить свое настоящее имя, номер телефона или любую другую личную информацию. Вы просто выбираете доменное имя, выбираете надежный пароль, и все.

С бесплатной учетной записью ProtonMail вы получаете 500 МБ дискового пространства, один адрес электронной почты и 150 сообщений в день. Чтобы увеличить эти лимиты, вы должны платить 5,00 евро в месяц для учетной записи Plus, 8,00 евро в месяц для учетной записи Professional или 30,00 евро в месяц для учетной записи Visionary. Большинству владельцев малого бизнеса подойдет профессиональный аккаунт.

• Превосходная безопасность
• Заботится о вашей конфиденциальности
• Приложение для iOS и Android
• Базируется в Швейцарии

• Ограниченное пространство для хранения электронной почты
• Всего 150 сообщений в день для бесплатно

7. AOL Mail

Принадлежащая и управляемая AOL, подразделением Verizon, эта почтовая служба датируется 1993 годом, но текущая версия имеет очень мало общего с исходной.Сегодня пользователи AOL Mail могут отправлять вложения размером до 25 МБ, пользоваться комплексной защитой от спама и вредоносных программ и получать доступ к своим сообщениям электронной почты через сторонние почтовые клиенты, такие как Outlook и Mailbird.

До 2018 года владельцы бизнеса могли использовать собственное доменное имя с AOL Mail благодаря программе AOL My eAddress. К сожалению, программа сейчас прекращена, и AOL Mail рекомендует своим пользователям использовать вместо нее Yahoo Small Business, один из ее партнерских брендов.

Однако AOL Mail по-прежнему предлагает неограниченное пространство для хранения электронной почты.На самом деле есть некоторые ограничения, но большинство пользователей никогда не приблизятся к ним, поэтому мы не считаем несправедливым, что AOL заявляет, что его почтовая служба безгранична.

• Неограниченное пространство для хранения
• Полированный пользовательский интерфейс
• Защита от спама и вредоносных программ
• Поддержка POP3, SMTP и IMAP

• Программа AOL My eAddress прекращена
• Вы не можете создавать псевдонимы электронной почты

8.Guerrilla Mail

Guerrilla Mail — это временная почтовая служба, позволяющая создать новый адрес электронной почты одним нажатием кнопки. Вы можете использовать его, чтобы избежать спама и защитить свою личность при подписке на онлайн-сервисы или при общении с клиентами, которые не кажутся вам полностью заслуживающими доверия.

Являясь временной почтовой службой, Guerrilla Mail не предназначена для использования в качестве основной учетной записи электронной почты. Срок действия каждого создаваемого вами адреса электронной почты истекает через час, а Guerrilla Mail не предоставляет никаких вариантов восстановления для защиты конфиденциальности своих пользователей.Фактически, сервис даже не регистрирует активность пользователей.

• Адреса электронной почты автоматически истекают через один час

9. Mail.com

Mail.com не был бы таким привлекательным, как бесплатная служба электронной почты для бизнеса, если бы не его огромные возможности. портфель доменных имен. При создании новой учетной записи пользователя вы можете выбрать один из примерно 200 различных доменов при выборе адреса электронной почты, поэтому у вас не должно возникнуть особых проблем с поиском того, который подходит для вашего бизнеса.

Доступные доменные имена включают mail.com, workmail.com, Engineer.com, Europe.com, accountaint.com, dr.com, journalist.com, programmer.net, photogra.net, Teacher.org, secretary.net , и другие привлекательные варианты.

Когда дело доходит до функций и удобства использования, Mail.com не кажется таким современным и функциональным, как Gmail и другие ведущие почтовые сервисы, но он также не устарел. Он включает в себя надежную защиту от вирусов и блокировщик спама, а также полезную функцию, которая позволяет пересылать сообщения от других поставщиков электронной почты.

• Более 200 доменных имен на выбор
• Надежная защита от вирусов и блокировщик спама
• Пересылка сообщений

• Не хватает полировки
• Раздражающая реклама

10. Mailfence

Запущенная в ноябре 2013 года компанией ContactOffice Group, Mailfence — это бельгийская служба зашифрованной электронной почты с функциями, которые гарантированно понравятся всем владельцам бизнеса, заботящимся о конфиденциальности.Поскольку служба базируется в Бельгии, власти не могут получить доступ к электронной почте, хранящейся на серверах Mailfence, без прямого запроса местного судьи.

Все коммуникации защищены OpenPGP и цифровыми подписями, поэтому вам не нужно беспокоиться о том, что злонамеренный хакер выдаст себя за вашего поставщика, чтобы получить от вас конфиденциальную информацию. Поскольку OpenPGP является открытым стандартом, вы можете экспортировать свои ключи шифрования и передавать свои электронные письма в другое место, если хотите.

Бесплатная версия Mailfence дает вам 500 МБ места для хранения электронной почты, и есть три платные версии, до которых вы можете перейти, начиная всего с 2,50 евро в месяц.

• Использует OpenPGP
• Базируется в Бельгии
• Поддерживает электронную почту с цифровой подписью
• Нет рекламы

• Ограниченное пространство для хранения электронной почты

Используйте чистую электронную почту для управления бесплатными Учетная запись деловой почты

Независимо от того, какую бесплатную рабочую почту вы выберете, вы всегда можете использовать Чистую электронную почту, чтобы очистить свои почтовые ящики от ненужных писем. Многие компании либо недооценивают важность программного обеспечения электронной почты для управления почтовыми ящиками, либо у них нет подходящего инструмента для работы, что приводит к огромной потере производительности и доходов.

Благодаря своим интеллектуальным алгоритмам Clean Email может автоматически сортировать электронные письма в легко просматриваемые пакеты для массового управления электронной почтой. Он также может создавать правила автоматизации одним щелчком мыши, позволяя применять любое действие к новым электронным письмам, поступающим в ваш почтовый ящик, без какой-либо ручной работы.

Clean Email работает со всеми бесплатными службами электронной почты для бизнеса с поддержкой IMAP, которая включает практически все лучшие бесплатные службы электронной почты для бизнеса, с которыми вы можете столкнуться сегодня. Чтобы начать использовать Clean Email для управления своей бесплатной учетной записью корпоративной электронной почты:

1. Перейдите по адресу: https: // app.clean.email
2. Войдите, используя свой адрес электронной почты и пароль.
3. Узнайте, что предлагает Clean Email.

Функция быстрой очистки предоставляет самый простой способ навести порядок в грязном почтовом ящике, поскольку она группирует типы писем, которые чаще всего очищаются пользователями Clean Email. Оттуда вы можете автоматизировать различные действия с помощью Auto Clean, невероятно полезной функции, которая позволяет создавать интеллектуальные правила автоматизации одним щелчком мыши.

Чтобы еще больше расширить возможности управления электронной почтой, вы можете использовать функцию «Отмена подписки», чтобы предотвратить попадание маркетинговых электронных писем и информационных бюллетеней в ваш почтовый ящик, или вы можете погрузиться в интеллектуальные представления и увидеть весь свой почтовый ящик, представленный вам в высокоорганизованном виде с помощью электронных писем. сгруппированы по типу.

Заключение

Теперь, когда вы знаете, как получить бесплатную деловую электронную почту и сохранить ее в порядке, все, что вам нужно сделать, это решить, какая бесплатная служба деловой электронной почты лучше всего соответствует вашим потребностям, и попробовать.

Рекомендации по настройке деловой электронной почты

Что такое деловая электронная почта?

Деловая электронная почта — это профессиональный адрес электронной почты, в котором после символа «@» используется доменное имя вашей компании. Ваше доменное имя — это название веб-сайта вашей организации, за которым следует домен верхнего уровня, например «.com «или» .net. «Включив имена ваших сотрудников перед доменным именем, вы сделаете сотрудников и ваш бизнес более узнаваемыми и доступными для клиентов.

Деловая электронная почта включает доменное имя вашей организации вместо общего доменного имени, как в личной электронной почте. Например, личный адрес электронной почты может быть «[email protected]», а рабочий адрес электронной почты может выглядеть как «[email protected]». Хотя название вашей компании присутствует в обоих адресах электронной почты, в личном электронном письме это имя пользователя, а не имя домена.

Преимущества использования служебной электронной почты

К преимуществам корпоративной электронной почты относятся:

• Повышение узнаваемости вашего бренда: Каждый раз, когда вы отправляете электронное письмо клиентам со своего служебного адреса, вы напоминаете им о своей организации, добиваясь узнаваемости имени.
• Установление доверия к вашему бизнесу: Электронное письмо с использованием доменного имени вашей компании может убедить клиентов в том, что вы являетесь добросовестным бизнесом, и поможет вам завоевать доверие клиентов.
• Сохранение соответствия вашему бренду: Создание нового бизнеса — это, по сути, создание вашего бренда и облегчение его идентификации. Будьте последовательны со своим брендом во всех маркетинговых и коммуникационных каналах, особенно в электронной почте.

Связанные: Как развивать свой бизнес

Советы по выбору рабочего адреса электронной почты

Ваш адрес электронной почты и домен должны быть простым, узнаваемым именем, хорошо представляющим ваш бизнес.Следуйте этим советам, чтобы выбрать эффективные адреса электронной почты для вашего бизнеса:

Выберите простое и запоминающееся доменное имя

Создайте веб-сайт и доменное имя, если вы еще этого не сделали. Выберите простой, запоминающийся и соответствующий вашему продукту или услуге. Если у вас есть цветочный магазин Joan’s Flowers, вы можете сделать свое доменное имя Joansflowers.com. Если желаемое доменное имя недоступно, добавьте в заголовок соответствующее ключевое слово или местоположение, например JoansflowersOrlando.com. Для улучшения распознавания используйте только буквы в своем доменном имени и избегайте специальных символов или цифр.

Сохраняйте единообразный формат электронной почты во всей компании

Создайте другие адреса электронной почты для своих сотрудников и их отделов. Если ваш адрес электронной почты — имя[email protected], сохраните этот шаблон в соответствии с адресами электронной почты всех ваших сотрудников. Создавайте групповые электронные письма для отделов, например «support @ domainname.com «или» [email protected]. «

Связанный: Примеры приветственного письма нового сотрудника

Бесплатные варианты деловой электронной почты

Большинство деловых писем приходят бесплатно, когда вы покупаете доменное имя или подписываетесь на другие услуги. Возможные варианты создания деловых писем включают:

• G Suite: Предоставляет вам бесплатные учетные записи Gmail и подключает вас к полному набору инструментов Google для совместной работы и повышения производительности при покупке отдельного домена по цене около 6 долларов США за пользователя.
• Squarespace: Предоставляет вам доступ к набору инструментов Google, дает советы по созданию веб-сайта и домена, а также предлагает бесплатную корпоративную электронную почту при тарифных планах от 18 долларов в месяц
• Bluehost: Сотрудничает с WordPress, чтобы предоставить удобного поставщика услуг веб-хостинга и пять бесплатных бизнес-писем по цене от 2 долларов.95 в месяц
• Zoho: Добавляет до пяти бесплатных бизнес-писем при регистрации учетной записи, начиная с 1 доллара США за пользователя, в зависимости от использования хранилища

Часто задаваемые вопросы о деловой электронной почте

Вот несколько вопросов о настройке деловой электронной почты:

Какая электронная почта лучше всего подходит для бизнеса?

Профессиональная деловая электронная почта должна быть простой и понятной для клиентов.Примеры включают:

• [email protected]
• [email protected]
• [email protected]

Сколько стоит деловая электронная почта?

Цена корпоративной электронной почты может варьироваться в зависимости от желаемой платформы, тарифного плана и использования данных. Некоторые платформы предлагают специальные пакеты и включают бесплатную корпоративную электронную почту. Другие взимают плату за каждый созданный вами адрес электронной почты.

Что такое электронный этикет?

Электронный этикет — это профессиональное поведение, которого вы придерживаетесь при написании электронных писем. Примеры базового этикета электронной почты:

• Напишите прямую и ясную тему, например «Предложения по предложениям» или «Примечания к маркетинговым встречам».
• Используйте профессиональный и узнаваемый адрес электронной почты, например [email protected].
• В конце поставьте профессиональную подпись, которая обычно включает ваше имя, должность, название компании и контактную информацию.Например: Эйвери Адамс, директор по продажам Johnson Media Group, (555) 555-5555.
• Обратитесь к получателю с официальными приветствиями и закрытием, например «Привет, Алекс» и «С уважением, Блейк».
• Корректура путем проверки орфографических и грамматических ошибок.
• Используйте профессиональные шрифты, такие как Times New Roman, Arial или Calibri.

[Полное руководство]: от лучших вариантов до настройки

Адреса электронной почты — это удобства, которыми пользуется почти каждый, но мало кто ценит.В результате, даже если вы видите в руководстве по запуску бизнеса фразу «получить деловое письмо», вы закатываете глаза. Мы знаем, что привыкли.

В этом руководстве мы хотим прояснить, что наличие деловой электронной почты важно для успеха вашего предприятия. Преимущества, которые он дает, закладывают фундамент, которого вы даже не ожидали.

В целом выделенный адрес электронной почты для вашей компании позволяет вам:

• Лучше брендируйте свои усилия
• Создайте выделенный канал для взаимодействия со своими клиентами
• Защитите свои деловые коммуникации
• И увеличьте свой веб-трафик, так как ваш адрес будет таким же, как и ваш домен

Самое приятное то, что, в отличие от многих других важных бизнес-технологий, создание профессионального электронного письма не должно стоить вам руки и ноги.На самом деле это ничего не может вам стоить.

Присоединяйтесь к нам, чтобы погрузиться во все, что связано с деловой электронной почтой. Мы расскажем, что это такое, как это может принести пользу вашему бизнесу, начало работы, разбивку по наиболее популярным поставщикам и многое другое.

Что такое деловая электронная почта?

Деловая или профессиональная учетная запись электронной почты создается исключительно для определенной компании. Как правило, они оплачиваются и обслуживаются самой компанией и используются для деловых коммуникаций.

Большинство из них содержат название компании в домене.Например, если бы я работал в компании ABC, мой рабочий адрес электронной почты мог бы быть [email protected] .

Различия между деловой и личной электронной почтой

Как деловая, так и личная электронная почта используются для онлайн-общения. Однако у первого есть несколько отличительных черт.

Уникальное доменное имя. Большинство личных адресов электронной почты имеют доменное имя провайдера электронной почты. Например, у всех, кто когда-либо регистрировал электронную почту через Outlook, будет @outlook.com после их имен пользователей. Вместо этого в корпоративных адресах электронной почты в качестве доменных имен используются названия компаний.

Более однородный и профессиональный вид. Поскольку так много людей регистрируют адреса электронной почты у бесплатных провайдеров, бывает сложно найти уникальное имя пользователя. Скорее всего, вы увидите много личных адресов электронной почты с цифрами или ошибками в написании. В большинстве компаний работает от одного до 100 сотрудников, поэтому их имена пользователей, как правило, являются их собственными именами или инициалами, что позволяет им выглядеть более единообразно.

Легче искать. Профессиональные электронные письма, как правило, используются в целях, связанных с карьерой. Это означает, что если вы хотите увидеть историю карьеры отправителя, вы можете ввести его рабочий адрес электронной почты в Google, чтобы получить приблизительное резюме его профессиональной истории.

Обычно имеют сопутствующие расходы. Большинство бесплатных провайдеров электронной почты сильно ограничены в ваших возможностях. Таким образом, хотя можно зарегистрировать бесплатный бизнес-адрес электронной почты, большинство компаний выбирают премиум или платную версию.

Зачем регистрировать бизнес-адрес электронной почты? Какая польза от этого?

Преимущества регистрации деловой электронной почты не ограничиваются красивым внешним видом. Есть много преимуществ, которые могут повлиять на ваш бизнес. Вот несколько:

Возможность брендинга. Ваше доменное имя является неотъемлемой частью бренда вашей компании. Следовательно, по возможности следует использовать возможности для его демонстрации. Каждое электронное письмо, отправленное от вас или ваших сотрудников через корпоративный адрес электронной почты, — это возможность поставить ваш бизнес в центр внимания получателя.

Обычно более надежные пароли. Ущерб, который хакер может нанести, получив доступ к корпоративной учетной записи электронной почты, огромен. Вот почему многие клиенты корпоративной электронной почты позволяют устанавливать строгие политики безопасности в отношении типов паролей и протоколов аутентификации, которым должны следовать сотрудники.

Увеличенная емкость хранилища. Количество ежедневных сообщений, получаемых сотрудниками, намного больше, чем у кого-то дома. Следовательно, потребность в хранилище выше и для корпоративной электронной почты.Объем дополнительного хранилища варьируется в зависимости от почтового клиента и пакета услуг, но почти всегда больше, чем то, что предоставляют бесплатные почтовые службы, такие как Gmail.

С большей вероятностью пройдет через спам-фильтры. Хотя DMARC все еще не универсален, он внедряется все большим количеством компаний. Это означает, что если вы отправляете холодные электронные письма со своего личного адреса электронной почты, а не с корпоративного, есть большая вероятность, что оно попадет в папку для спама получателя.

Лучшее ведение документации. Большинство бизнес-клиентов электронной почты позволяют владельцу основной учетной записи архивировать сообщения, отправленные из домена компании. Это обеспечивает большую ответственность за то, что рассылается и кому.

Легче масштабировать. Добавить другого человека в корпоративный адрес электронной почты очень просто. Просто зарегистрируйте их имя @ companyname.com. Однако создание новых личных писем для новых сотрудников может стать кошмаром по мере роста вашей компании. Связь не будет централизованной, поэтому вы создадите уязвимости для угроз безопасности.

Более четкое представление о том, кто отправляет электронное письмо. Вы работаете в Google или Verizon? Большинство людей предполагают, что человек, отправляющий деловое электронное письмо, работает в компании с доменным именем. Таким образом, отправить коммерческое предложение потенциальному клиенту будет намного проще, если вы отправите его с адреса, в домене которого указано название вашей компании, а не с чего-то вроде [email protected].

Необходимо, чтобы избежать нарушений CAN-SPAM (если вы маркетолог из США). Если вы планируете отправлять холодные электронные письма потенциальным клиентам, вам необходимо предоставить получателям возможность отказаться от рассылки.Личные адреса электронной почты не поддерживают эту функцию; только индивидуальные адреса электронной почты. Нарушение этого закона может повлечь за собой штраф.

Это лишь некоторые из основных преимуществ использования профессиональной электронной почты по сравнению с личной.

Вам нужен деловой или личный адрес электронной почты?

Мы подробно писали о том, почему деловая электронная почта более выгодна, чем личный аккаунт. Однако технически это не строгое требование. Чтобы уточнить, это будет зависеть от потребностей вашего бизнеса, но если вы не уверены, воспользуйтесь контрольным списком ниже.

Ваша компания нанимает или планирует нанять более трех человек?

Чем больше людей в вашей компании, тем больше вероятность того, что кто-то будет взломан. Большинство провайдеров корпоративной электронной почты позволяют стандартизировать протоколы безопасности, и если кого-то взломают, узнайте, откуда взялось нарушение.

Планируете ли вы заниматься маркетингом по электронной почте?

Хотя закон CAN-SPAM действительно действует только в США, рекомендуется всегда иметь кнопку отказа от подписки, потому что почтовые клиенты, такие как Gmail, БУДУТ наказывать вас, если ваши сообщения слишком часто попадают в спам.

Будете ли вы отправлять или получать конфиденциальные данные или информацию по электронной почте?

Юридическая экспертиза требует, чтобы вы сделали все, что в ваших силах, для обеспечения безопасности информации ваших клиентов. Поскольку в большинстве личных учетных записей электронной почты отсутствуют улучшенные функции безопасности, они не учитываются.

Важна ли подотчетность для вашего бизнеса?

Бизнес-клиенты электронной почты позволяют легко архивировать и отслеживать важные сообщения между сотрудниками и клиентами.В личных аккаунтах тоже есть эта функция, но вы не сможете архивировать массово.

Станет ли электронная почта основным средством коммуникации между вами и вашими клиентами?

Если да, то мы настоятельно рекомендуем перейти на корпоративный адрес электронной почты. Большинство бизнес-клиентов электронной почты позволяют отправлять электронные письма сразу сотням людей. Кроме того, у вас меньше шансов попасть в папку со спамом.

Вы активно работаете над увеличением присутствия вашего бренда?

Отображение вашего доменного имени в каждом сообщении — простой (и дешевый) способ заявить о себе.

Планируете ли вы заниматься контент-маркетингом?

У некоторых провайдеров есть функция отслеживания электронной почты. С его помощью вы можете получить хорошее представление об открываемости вашего контента.

Вы пытаетесь завоевать доверие своей аудитории?

Если вы находитесь на конкурентном рынке, вам требуются все возможности для завоевания доверия клиентов. Часто единственный фактор, удерживающий клиента от перехода к вашему конкуренту, — это небольшое доверие. И угадайте, что, согласно опросу GoDaddy, 75% потребителей считают, что профессиональные адреса электронной почты являются ключом к доверию.

Наличие корпоративного адреса электронной почты не является обязательным. Однако , почти всегда полезно использовать его в личных целях в деловых целях. С учетом сказанного, давайте рассмотрим шаги, которые нужно выполнить, если вы хотите создать учетную запись.

Как создать деловую электронную почту

Это несложно, и его можно разбить на три этапа:

1. Определитесь с поставщиком услуг электронной почты. Есть много платных и бесплатных вариантов. Каждый из них предлагает различное сочетание безопасности, хранилища и дополнительных функций.
2. Создайте индивидуальный адрес для своей компании. Обычно следует придерживаться названия своей компании. Но если оно слишком длинное или уже занято, возможно, вам будет лучше добавить дополнительное слово или аббревиатуру. Просто убедитесь, что любой, кто получает от вас электронное письмо, может сказать, из какой вы компании.
3. Настройте и подключите свой служебный адрес. После того, как вы выбрали провайдера электронной почты и доменное имя, пора собрать все воедино. У большинства поставщиков услуг электронной почты есть инструкции по настройке нового рабочего адреса электронной почты.Также обычно предоставляется экскурсия по функциям. После этого начните интегрировать все поддерживаемые вами приложения для повышения производительности. Лучше сделать это сейчас в начале учетной записи, чтобы ничего не упустить.

Чтобы узнать больше о том, что такое учетная запись деловой электронной почты и как она соотносится с личной, прочтите наше Полное руководство по созданию учетной записи деловой электронной почты.

Теперь, когда мы знаем, что нужно сделать для создания нового рабочего адреса электронной почты, пора рассмотреть варианты, из которых можно выбрать.

Какой поставщик услуг электронной почты лучше всего подходит для бизнеса?

Окончательный ответ на этот вопрос действительно сводится к потребностям вашего бизнеса и к тому, говорите ли вы о бесплатных или платных услугах. В целом, однако, есть несколько важных моментов, которые следует учитывать.

Мы написали в блоге подробное сообщение о том, как выбрать провайдера электронной почты, поэтому не будем здесь вдаваться в подробности. Вместо этого мы коснемся того, на что следует обратить внимание.

Большинство поставщиков услуг электронной почты предлагают большинство из вышеперечисленных.Основное различие между ними заключается в степени поддержки каждого из них. Вам нужно определить, какая смесь лучше всего соответствует вашим потребностям.

Обзор лучших поставщиков бесплатной и платной деловой электронной почты

У большинства провайдеров электронной почты есть как бесплатные, так и премиальные планы. Хотя основные сервисы обычно одинаковы, есть несколько важных отличий:

Сравнение бесплатных и платных планов

Топ-5 бесплатных поставщиков услуг электронной почты для бизнеса

Если у вас ограниченный бюджет или вы не уверены в точных потребностях вашего бизнеса, когда дело доходит до электронной почты, возможно, лучше выбрать бесплатный вариант. Многие из упомянутых вариантов имеют премиальный план.Итак, если вам действительно нравится определенный вариант, вы всегда можете изменить план позже.

Не нуждаясь в представлении, Gmail остается королем почтовых платформ с 1,5 миллиардами активных пользователей и 43% -ной долей рынка. Он получает регулярные обновления, поставляется с двухфакторной аутентификацией и может в значительной степени интегрироваться со всем.

Вы можете подключить свой домен к Gmail бесплатно, хотя это ограничено одной учетной записью и требует от вас некоторых технических знаний.Просто имейте в виду, что помимо первой учетной записи, это будет стоить 6 долларов в месяц за пользователя в Google Workspace.

Вероятно, первый поставщик электронной почты для многих первых пользователей Интернета, AOL Mail существует с начала 90-х годов.Несмотря на свой возраст, он никогда не пользовался успехом, как некоторые другие в этом списке. По последним подсчетам в 2015 году у AOL было примерно 174 миллиона пользователей по всему миру.

Как и Gmail, AOL Mail предоставляет пользователям интеллектуальные фильтры спама, снижающие риск заражения вредоносным ПО. Раньше он был популярным среди компаний, поскольку позволял бесплатно использовать собственное доменное имя. Однако в 2016 году эта услуга была отменена.

Еще один старый фаворит, Yahoo Mail, существует уже почти 30 лет. Как и в AOL Mail, функции постоянно добавляются для повышения его стабильности, эффективности и производительности. В 2021 году компания приняла неоднозначное решение удалить пересылку электронной почты из бесплатных аккаунтов.

Zoho Mail Lite уникален в этом списке, потому что он не следует схеме обмена вашего внимания на обслуживание.В отличие от ранее упомянутых вариантов, при их использовании вы не увидите никакой рекламы. Кроме того, это позволяет до пяти пользователей. Это стоит 1 доллар на пользователя сверх пяти. Существует несколько вариантов премиум-класса, но это отличный выбор, если у вас небольшой бизнес.

Несмотря на ограниченные возможности, которые она предлагает, бесплатная версия ProtonMail по-прежнему входит в список лучших поставщиков электронной почты для бизнеса.В отличие от других бесплатных вариантов в этом списке, даже его бесплатный план предлагает пользователям полную конфиденциальность. Это отличный стартер для тех, кто хочет перейти с базовых предложений Google, Yahoo или AOL.

4 лучших провайдера платной деловой электронной почты

Если вы ищете что-то более надежное с точки зрения функций и возможностей, рассмотрите вариант платного поставщика услуг электронной почты.Ниже приведены некоторые из наших любимых.

Бывший пакет Google G Suite — популярный выбор для многих малых предприятий, и не зря. Это позволяет членам команды легко общаться друг с другом с помощью облачных инструментов и молниеносной синхронизации. А поскольку большинство людей в то или иное время использовали Google Документы, Таблицы и другие подобные инструменты, принадлежащие Google, кривая обучения практически отсутствует.

Если вы выберете этот вариант, узнайте, как настроить учетную запись Google Workspace.

Выпущенный в 2017 году в рамках капитального ремонта компании, Yahoo Mail Pro выступает в качестве расширенной версии бесплатной версии. Основными отличиями являются возможность создания адреса персонального домена и удаление рекламы.Одна из областей, в которой ему серьезно не хватает, — это безопасность. В отличие от некоторых других популярных поставщиков услуг электронной почты, Yahoo Mail Pro не имеет предупреждений о входе в систему. Поэтому, если кто-то во всем мире попытается взломать вашу учетную запись методом перебора, вы никогда не получите уведомления.

Как следует из названия, Zoho Mail Premium дает вам все, что делает бесплатная версия, только лучше. Вы можете выбрать три уровня с дополнительным хранилищем от 30 до 100 ГБ. Пределы вложений также резко увеличиваются с 500 МБ до 1 ГБ. Что еще более важно, планы Premium и Workplace содержат множество дополнительных функций.

ProtonMail — это простая рекомендация для тех, кто обеспокоен своей конфиденциальностью в Интернете.В отличие от большинства перечисленных вариантов, для регистрации не требуется предоставлять какую-либо личную информацию. Это полностью анонимно. ProtonMail также использует сквозное шифрование, поэтому, где бы вы ни отправили кому-то электронное письмо, никто, кроме вас двоих, не сможет получить доступ к содержимому. Это включает в себя сам ProtonMail.

Сравнительная таблица бесплатных и платных вариантов деловой электронной почты

Что важно помнить при выборе пакета: ваше решение не обязательно должно быть вечным.Если то, что вы получаете, не соответствует вашим ожиданиям или потребности вашего бизнеса изменились, вы всегда можете обратиться к другому поставщику услуг в будущем. Приняв решение о поставщике, эффективное управление учетной записью имеет решающее значение для получения максимальной отдачи от нее.

Получите Mailbird, лучший почтовый клиент для бизнеса, который поддерживает всех провайдеров электронной почты и помогает управлять несколькими учетными записями электронной почты

Попробовать Mailbird бесплатно

Как эффективно управлять деловой электронной почтой: передовой опыт, который следует использовать

Выбор провайдера электронной почты был легкой задачей.Научиться эффективно управлять своей деловой электронной почтой будет немного сложнее. Это потому, что в зависимости от вашей отрасли, должности и размера компании ваши повседневные потребности в электронной почте могут сильно отличаться от чьих-либо.

Однако есть некоторые передовые методы, которыми мы можем поделиться, чтобы ваше деловое общение могло быть более гладким. Начнем с самого главного из них:

Инвестируйте в хороший почтовый клиент для настольных ПК

Скорее всего, вы тот, кто регулярно использует несколько адресов электронной почты (служебных и личных).Путешествие — это то, что вы постоянно делаете для работы, встреч с клиентами и инвесторами повсюду. Важные электронные письма и документы будут отправляться и приниматься каждый день. У вас нет времени пытаться придумать неинтуитивно понятный пользовательский интерфейс.

Самое главное, что ваша деловая и личная репутация будет жить и умереть благодаря вашей способности обеспечивать безопасность конфиденциальной информации.

Независимо от вашего почтового провайдера, почтовый клиент Mailbird может устранить любые недостатки.

Например, вы сможете:

• Организация учетных записей электронной почты. Mailbird позволяет объединять почтовые ящики, папки, календари и списки контактов в разных учетных записях электронной почты в одном чистом интерфейсе.
• Настройте свой макет. Вы можете выбрать светлую или темную цветовую схему, встроенный и настраиваемый фон, настраиваемые звуки и даже возможность многоязычной поддержки.
• Выполняйте более быстрые задачи с помощью ярлыков. В клиенте есть сочетания клавиш с командами, идентичными приложениям G Suite.
• Тратьте меньше времени на свой почтовый ящик. Вы можете легко настроить собственные фильтры и правила. Затем клиент переместит входящие электронные письма в соответствующие папки для вас.
• Интегрируйте со всеми популярными приложениями для повышения производительности. Некоторые примеры включают Asana, Slack, Dropbox, почти все Google и многое другое.
• Отписаться от информационных бюллетеней легко. Опция отказа от подписки перемещена в начало сообщения электронной почты, что устраняет опасность нажатия вводящей в заблуждение ссылки.
• Отозвать случайно отправленные сообщения. С помощью кнопки «Отменить отправку» в Mailbird ваши ошибки могут быть исправлены.
• Посмотрите, кто читает ваши электронные письма. Функция отслеживания электронной почты позволяет вам точно видеть, кто и когда открывал ваши электронные письма.
• Наслаждайтесь полной конфиденциальностью. Mailbird уважает конфиденциальность ваших данных и электронных писем, то есть никогда не будет читать, собирать и передавать содержимое ваших писем.

Наряду с некоторыми вариантами поставщиков услуг электронной почты, дополнительные инструменты Mailbird предоставляют вам невероятный контроль над управлением электронной почтой.

Для более подробной информации о том, как почтовый клиент, такой как Mailbird, может улучшить вашу работу с электронной почтой, прочитайте нашу запись в блоге о лучших почтовых сервисах для бизнеса.

Назначьте конкретное время электронной почты

Все часы, которые вы тратите на проверку своего почтового ящика, — это время, затрачиваемое на продуктивную деятельность, например, на развитие вашего бизнеса. Есть большая вероятность, что многие из этих писем вообще не потребуют вашего внимания. Более вероятно, что постоянный звук уведомлений тоже отвлекает.

Чтобы лучше использовать свое время, выберите определенные периоды времени для проверки своего почтового ящика. Это могут быть 15-минутные интервалы каждые пару часов или трехчасовые интервалы каждый день после обеда. Просто убедитесь, что вы придерживаетесь этого. Убедитесь, что ваша команда также знает, что вы планируете. Например, если им нужно ваше одобрение по чему-то второстепенному, они могут ожидать ответа от вас в указанные сроки. Если возникнет чрезвычайная ситуация, требующая вашего внимания, они могут позвонить вам напрямую.

Регулярно обновляйте белый и черный списки

Ваша корпоративная электронная почта будет привлекательной целью для многих онлайн-мошенников и хакеров. Настройка многофакторной аутентификации, надежных паролей и постоянно обновляемых протоколов безопасности сотрудников — отличные способы предотвратить нарушение безопасности.

Дополнительная мера, которую вы можете предпринять, — это установка белого и черного списков. Белый список предназначен для надежных отправителей или сайтов, а черный список — для учетных записей и веб-сайтов подозрительных отправителей или отправителей спама.

Прочтите нашу статью о белых списках для получения дополнительной информации по этой теме.

Свободное использование смарт-папок и фильтров

Если вы управляете более чем одной учетной записью электронной почты, настройка интеллектуальных папок и фильтров является обязательной. Это сэкономит вам часы времени в неделю, так как электронная почта будет автоматически отправляться в соответствующие папки. Как вы это сделаете, будет зависеть от поставщика электронной почты или клиента, который вы используете, но это один из многих инструментов, необходимых для правильного управления почтовым ящиком.

Используйте шаблоны всякий раз, когда можете

На самом деле, большинство электронных писем, которые вы и ваша команда будете рассылать, можно разделить на одну из четырех категорий: обращение к кому-то, запрос разъяснений, объявление или ответ на вопрос.

Детали электронного письма могут измениться, но формат, скорее всего, не изменится. Поэтому вместо того, чтобы писать индивидуальное письмо для каждого ответа, почему бы вместо этого не создать несколько шаблонов? Таким образом, вы сэкономите время, изменив только специфику коммуникации.Более того, это может помочь вашей команде предоставить более единообразный голос бренда клиентам или третьим сторонам, с которыми они взаимодействуют в Интернете.

Заключение

Деловая электронная почта — фундаментальная часть бизнес-плана. Выгоды, которые он может принести, выходят за рамки сиюминутных и могут в конечном итоге сформировать ваш потенциал роста в будущем.

Создать корпоративный адрес электронной почты несложно, но доступно множество платных и бесплатных вариантов. При принятии решения о том, что выбрать, важно, чтобы выбранный вами поставщик соответствовал потребностям вашего бизнеса на данном этапе его роста.

После того, как вы выбрали поставщика услуг электронной почты и настроили свою учетную запись, осталось ее оптимизировать. Некоторые из передовых методов, которые мы рассмотрели для этого, включают выделение блока времени каждый день для работы с электронной почтой, создание белых и черных списков, использование фильтров и подготовку шаблонов для вас и вашей команды.

Самая убедительная рекомендация, которую мы можем дать, — это инвестировать в почтовый клиент. Это связано с тем, что это дает вам полный контроль над своей деловой электронной почтой, как в том, что входит (фильтры, информация и простота управления), так и в том, что выходит (как и когда отправляются электронные письма, отслеживание и контроль за всеми коммуникациями).

Выйдите за рамки простого средства коммуникации для вашего бизнеса. Привнесите баланс, надежность и положительный опыт в управление электронной почтой.

Существует множество поставщиков услуг электронной почты, предлагающих всевозможные варианты, некоторые из которых бесплатны. Вы можете ввести «получить рабочий адрес электронной почты» в строке поиска, и вы найдете несколько пошаговых руководств по его получению.Настоящая уловка заключается в том, чтобы определить, для чего вам нужен рабочий адрес электронной почты. Даже такая простая вещь, как необходимость в вашем собственном доменном имени в адресе электронной почты, устраняет по крайней мере половину ваших вариантов.

Рекомендуется составить подробный список всего, что, по вашему мнению, может понадобиться вашему бизнесу. Обратите особое внимание на требования к хранилищу, количество пользователей, уровень и простоту интеграции приложений, а также функции безопасности. Когда у вас есть список, вы можете присмотреться к нему, чтобы увидеть, какой из них лучше всего соответствует вашим текущим и будущим бизнес-потребностям.

Да, есть. Несколько поставщиков платных услуг электронной почты предлагают уровень бесплатного пользования. С его помощью вы можете изменить доменное имя на имя вашего бизнеса. Также могут быть включены такие функции, как двухфакторная аутентификация и интегрированные календари, общие диски и другие функции. Загвоздка в том, что количество пользователей бизнес-аккаунта обычно очень мало для бесплатных аккаунтов. Пределы общего хранилища и прикрепленных файлов также очень низкие, а это значит, что вы не заставите себя долго ждать.

Написание делового или профессионального электронного письма — это все, чтобы сообщить о ценности вашего бизнеса или услуг как можно более кратко. У вас не будет второго шанса произвести впечатление, поэтому важно задать правильный тон в первом письме.

Собственно написание копии можно разбить на пять этапов:

1. Создание тела. Убедитесь, что вам ясно, зачем вы отправляете письмо и чего вы ждете от читателя.

2. Редактировать тело. Перечитайте то, что вы написали. Постарайтесь найти способы сделать его короче, если это возможно, оставаясь при этом ясным в своих сообщениях. Помните, никто не хочет получать роман в своем почтовом ящике.

3. Добавьте подпись. Персонализация деловой электронной почты повысит вероятность того, что ваше сообщение запомнится вашим читателям. Большинство людей получают десятки писем в день, поэтому важно, чтобы ваше письмо выделялось.

4. Добавьте получателей. Причина номер четыре в том, что вы не хотите случайно отправить неполное или неотредактированное электронное письмо.Это просто просьба к человеку думать о вас и вашем бренде как о непрофессионализме. В некоторых почтовых клиентах, таких как Mailbird, есть инструмент отмены отправки, но лучше не полагаться на него слишком часто.

5. Отправьте или запланируйте электронную почту. Расписания ваших читателей, клиентов и даже членов команды не всегда могут совпадать с вашим. Если вы хотите повысить вероятность ответа, лучше всего отправлять электронное письмо в то время, когда вы знаете, что ваша аудитория, скорее всего, его увидит.

Мы написали руководство о том, как отправить профессиональное электронное письмо за пять шагов.Проверьте это!

Это действительно зависит от того, кому предназначено электронное письмо, почему оно отправляется, и от вашего личного бренда.

Это отличное руководство по завершению деловых писем от Grammarly дает исчерпывающую разбивку того, какой вид подтверждения лучше всего работает в различных сценариях.

10 советов по написанию эффективных деловых писем

Вы когда-нибудь писали рекрутеру о вакансии и никогда не получали ответа? Возможно, вы объяснили радиомолчание отсутствием опыта или неудачным выбором времени, но проблема могла быть связана с вашим электронным письмом.Хотя большинство из нас считает написание электронной почты простой задачей без каких-либо конкретных рекомендаций, протокол электронной почты существует. Ваша способность следовать ему может произвести или разрушить впечатление, которое вы производите на рекрутера. Конечно, электронный этикет не ограничивается перепиской с рекрутерами; он также существует, когда вы общаетесь по электронной почте с клиентами и коллегами. Ниже приведены 10 простых советов, которые помогут вам создать успешный бизнес-адрес электронной почты, независимо от того, кому вы пишете.

1. Включите строку темы с ключевыми словами

При написании электронного письма всегда включайте строку темы.Это особенно важно, если вы обращаетесь к новому контакту, который может решить, что письмо с пометкой «без темы» является спамом, и удалить его, не открывая. Убедитесь, что в теме письма содержится краткая ссылка на основную тему вашего электронного письма, например «Запрос о вакансиях» или «Последующая маркетинговая встреча». Используйте ключевые слова в строке темы на случай, если получателю потребуется найти письмо позже, чтобы ответить.

2. Создайте подходящее приветствие

В начале электронного письма используйте официальное приветствие, например: «Уважаемая госпожа».ИКС.» Будьте абсолютно уверены, что вы правильно указали пол человека и правильно написали его или ее имя. Невыполнение этого требования свидетельствует о вашей небрежности и может даже обидеть получателя, что является серьезной проблемой, если вы отправляете электронное письмо клиенту или рекрутеру. Если вы не можете найти имя рекрутера в Интернете и должны использовать обычное приветствие, использование «Уважаемый менеджер по найму» — беспроигрышный вариант.

3. Пишите кратко

Никто не хочет читать электронную почту длиной в страницу, поэтому постарайтесь сделать текст сообщения как можно более кратким.Часто используйте абзацы, чтобы разбить текст и облегчить его усвоение. То, что это не официальная публикация или исследовательская работа, не дает вам права забыть о правильном стиле письма.

4. Держите его профессиональным

В этом ключе, держите электронную почту профессионально в стиле и убедитесь, что вы не используете чрезмерно восклицательные знаки или заглавные буквы. Это не текстовые сообщения. Воздержитесь от использования смайликов и других смайлов, если вы не установили такого рода взаимопонимание с человеком на другом конце провода.

5. Будьте индивидуальным

Начните письмо с короткого, внимательного заявления, не имеющего отношения к основной цели вашего электронного письма. Сказав «Я надеюсь, что у вас были отличные выходные» или «Я надеюсь, что это письмо вас хорошо», вы начинаете свое сообщение на позитивной и приятной ноте. Установление дружеских отношений с этим человеком важно на тот случай, если вам когда-нибудь понадобится попросить об услуге в будущем.

6. Разъясните цель

Четко укажите причину своего электронного письма и предложите прямые, конкретные вопросы, на которые вы бы хотели, чтобы человек ответил.Если у вас есть несколько проблем, которые вы хотите решить, вы всегда можете использовать маркированные списки или разрывы абзацев, чтобы ничего не пропустить.

7. Скажите спасибо

В конце письма обязательно поблагодарите человека. Отвечаете ли вы коллеге, который только что предоставил вам запрошенные данные, или благодарите рекрутера за его время и внимание, это важный шаг и ожидание в электронной переписке.

8. Закончите призывом к действию

Наконец, напомните человеку о центральной проблеме вашего электронного письма, завершив призыв к действию.Простое «с нетерпением жду ответа от вас в ближайшее время» вызывает ожидание, что человек должен ответить вам, и должен помочь получить быстрый ответ. Если у вас есть вопрос, требующий немедленного внимания, вы можете быть еще более конкретным в своем призыве к действию: «Я с нетерпением жду вашего ответа о времени, когда мы сможем встретиться на следующей неделе».

9. Подпишите свою контактную информацию

После того, как ваше электронное письмо будет закончено, подпишите его соответствующим закрывающим письмом, таким как «С уважением» или «С уважением».«Не забудьте указать свою контактную информацию — свое имя и фамилию, адрес электронной почты и номер телефона, — чтобы человек мог легко связаться с вами.

10. Корректируйте свою работу

Последний и, возможно, самый важный шаг — вычитайте всю электронную почту. Если вы пропустите редактирование, вы можете мгновенно отменить всю свою тяжелую работу. Орфографические ошибки могут подорвать ваш интеллект и заставить вас казаться небрежным, что может привести к тому, что рекрутеры не будут учитывать ваш адрес электронной почты.Все делают орфографические и грамматические ошибки, поэтому потратьте дополнительные 30 секунд, чтобы дважды проверить свою работу и исправить любые ошибки, потому что это может иметь большое значение. Если это важное письмо, скопируйте и отредактируйте его.

62 фразы для деловой электронной почты, которые стоит использовать прямо сейчас

Установление и поддержание хороших отношений в бизнесе имеет важное значение. А поскольку большинство людей в корпоративном мире устанавливают связи с помощью электронной почты, необходимо обладать некоторыми коммуникативными навыками. В основном, чтобы избежать недоразумений, которые могут навредить вашим контактам.

Вот список из 62 электронных фраз, которые вы можете использовать в своих деловых письмах, чтобы лучше общаться со своими коллегами, потенциальными клиентами, клиентами, партнерами и другими получателями. Мы разделили их на десять категорий, которые могут вам понадобиться для формирования основного письма, от правильного вступления до прощания.

Кроме того, вы найдете как формальные, так и неформальные фразы, потому что написание электронных писем во многом зависит от тона голоса, который вы даете своему бренду, и от того, с кем вы обмениваетесь электронными письмами.

Но сначала, как правильно начать электронное письмо?

Ваше электронное приветствие имеет гораздо большее значение, чем вы думаете. Люди ценят, когда вы называете их по имени, потому что это показывает, что вы разговариваете с ними напрямую. Когда вы просто используете приветствие + имя, у них может сложиться впечатление, что вы отправляете одно и то же электронное письмо еще 100 людям — что может быть точным, но у вас есть ресурсы, чтобы разобраться в этом в настоящее время. Вот несколько распространенных способов начать электронную почту:

Уважаемый [имя]! Это больше подходит для официальных писем.Используйте его, когда обращаетесь к человеку с уважением.

Привет [имя]: Он простой, дружелюбный и прямой, но также неформальный. Используйте его осторожно.

Приветствия: Используйте его, если не знаете имя получателя.

Привет (всем / ребятам): Это когда вы отправляете электронное письмо группе людей неофициально.

Теперь, когда вы знаете, как правильно отдавать честь, перейдем к следующим частям электронного письма.

1. «Надеюсь, ты…»

Надеюсь, у вас все хорошо / все хорошо: Это показывает, что вы заботитесь об этом человеке. Это уважительная и безопасная фраза для установления дружеского отношения.

Надеюсь, у вас были отличные выходные / неделя / день: Это зависит от того, в какое время или день недели вы обращаетесь.Эта фраза — одна из самых распространенных в деловых письмах.

Надеюсь, вам понравился отпуск: Это работает, когда у вас есть информация о том, что этот человек был в отпуске, и когда вы хотите продолжить разговор, который из-за этого пришлось прекратить.

Надеюсь, вы скоро почувствуете себя лучше: Когда вы знаете, что человек восстанавливается после операции или болезни и поэтому его нет на работе. Обратите внимание на его вариации, чтобы не показалось, что вы торопитесь с ними что-то сделать.Это может оттолкнуть их, а не выглядеть приятным желанием.

Надеюсь, вам понравилось (название мероприятия): Когда вы обращаетесь к вам после корпоративного мероприятия, которое вы организовали, использование этой фразы производит отличное первое впечатление, особенно если вы попросите что-то по электронной почте.

2. «Пишу вам по поводу…»

Когда вы сначала отправляете электронное письмо, вам нужно представиться и рассказать о его назначении. Иногда вам нужно напомнить этому человеку о том, кто вы есть, если вы уже контактировали раньше.

Вы можете вести себя безлично или делать домашнее задание и исследовать получателя. Потому что, когда вы персонализируете свое сообщение, чтобы показать, что знакомы с их работой или делами, вы увеличиваете шансы получить ответ. Вот несколько примеров общих электронных фраз для знакомства и некоторые идеи для их персонализации.

Общие почтовые фразы

Это [ваше имя] из [вашей компании]: Начните с того, что представьтесь своим именем и компанией, в которой вы работаете.Если вы хотите опустить название компании в начале, это нормально, но убедитесь, что эта информация будет размещена где-нибудь в теле письма.

Я пишу вам о… Здесь вы можете вставить все, что связано с предыдущим разговором или встречей с получателем. Кроме того, вы можете использовать это введение, чтобы поговорить о будущих событиях.

Я пишу, чтобы спросить / узнать / сообщить / подтвердить / пригласить вас / обновить вас / попросить… »: Используйте это, когда вы хотите запросить информацию, позиционировать, сделать приглашение без лишних слов. .Это способ быть прямым и кратким.

Могу я уделить немного вашего времени…: Если вы хотите и / или должны вести себя очень формально, это лучший выбор.

Я обращаюсь к вам, потому что … : Это неформальный способ сообщить причину вашего обращения.

Персонализированные фразы для электронной почты

3. «Спасибо за…»

Выражение благодарности — отличный способ удержать внимание получателя и преодолеть проблемы, которые возникают при обслуживании клиентов.В основном потому, что вам нужно сосредоточиться на решении этих проблем как можно более плавно. А иногда покупатель задавал простой вопрос и даже не подозревал, что это ошибка, и в итоге вы раскрываете и выделяете его. Давайте посмотрим несколько фраз, которые помогут в обоих случаях:

Спасибо, что сообщили мне: Это показывает, что вы признаете то, что вам сообщил человек, и выражаете признательность за это.

Спасибо за понимание / терпение: Такое сообщение хвалит клиента, в то время как вы по-прежнему признаете проблему, с которой он столкнулся, без извинений за ненужные ошибки.

Спасибо за ваше письмо о…: Это помогает напомнить человеку о предмете, о котором вы говорите, и открывает более дружеский разговор, в зависимости от содержания предыдущих писем.

Спасибо за отправку / вопрос о / участие: Это показывает людям, что вы признаете их действия и цените их.

Спасибо, что обратились (ко мне): Это более неформальный способ оценить чей-то контакт.

Спасибо за ваш отзыв / ваше предложение: Он приветствует отзывы и предложения, чтобы человек чувствовал себя в безопасности и продолжал давать их вам.

Дополнительный совет: Если вам нужно извиниться за серьезный сбой, используйте что-нибудь простое, например: « Примите наши извинения за причиненные неудобства». Но не тратьте все свое письмо на извинения. Вместо этого предложите решения того, что произошло. Избегайте использования «, извините за неудобства» , потому что это звучит расплывчато, неформально и неискренне.

4. «

Вы можете использовать этот вид электронных фраз для предоставления информации или адресных напоминаний вашим получателям.Это также полезно, когда вы хотите привлечь их внимание к другому вопросу в своем электронном письме, в основном, если вы пишете, чтобы обсудить несколько вопросов.

Обратите внимание…: Если вы хотите привлечь внимание получателя к определенному вопросу, используйте это.

Быстрое напоминание…: Это неформальный способ представить что-то, что вы хотите выделить, например, близкие даты истечения срока действия или входящие встречи.

Я хочу вас проинформировать: Используйте эту фразу, чтобы рассказать вашим клиентам об устранении неполадок, которые еще не решены.Вместо того, чтобы открыто говорить о ней как о «нерешенной проблеме», используйте «обновление» как форму заявления о том, что вы работаете над ее решением.

Я хотел бы сообщить вам, что…: Официальный способ сделать специальное объявление или дать критический ответ.

Просто краткое сообщение: Неформальная фраза по электронной почте часто используется, чтобы известить кого-то о чем-то, например о предупреждении или полезном совете.

Надеюсь, вы найдете это полезным: Когда вы даете им какую-либо информацию, совет или даже решение проблемы, с которой они столкнулись.

5. «Я посылаю вам…»

Если необходимо отправить вложения или даже дополнительную информацию, требующую особого внимания со стороны получателя, вот несколько примеров того, как это сделать:

Я отправляю вам [имя файла] в формате pdf: Не забудьте указать имя файла и его формат, чтобы человек чувствовал себя более уверенно при его открытии.

Я прикрепил [имя файла] для вашего просмотра: Опять же, не забудьте указать имя файла и его цели.Может ли человек просматривать, проверять или редактировать?

Не могли бы вы подписать прикрепленный документ и отправить его обратно до [дата] ?: Используйте этот документ, когда вам нужно, чтобы получатель отправил вам обратно подписанную копию, и у вас есть срок для этого.

Подробнее о…: Если вы хотите выделить информацию, такую ​​как адреса или существенные цитаты, см. Информацию ниже.

Вот документ, который вы просили / мы обсуждали: Это привлекает внимание получателя к тому, о чем он просил раньше.

Более подробная информация доступна на [веб-сайте]: Если вы хотите поделиться ссылками, расскажите, что человек найдет там.

6. «Пожалуйста, почувствуйте себя желанным гостем…»

Иногда вам нужно попросить кого-нибудь о помощи или дополнительной информации. Используйте фразы, которые создают открытую дверь в вашем общении с получателем таким образом, чтобы он чувствовал, что к вам можно обратиться в любой момент.

Не забудьте сначала описать, что вам нужно, когда вы просите о помощи.И всякий раз, когда вы предоставляете информацию, вы должны дать им возможность связаться с вами, если у них возникнут вопросы.

Пожалуйста, почувствуйте себя желанным гостем…: Фраза «Пожалуйста, чувствуйте себя желанной…» побуждает клиентов обращаться к нам еще раз и заставляет их чувствовать себя комфортно.

Не могли бы вы… ?: Это формальный способ делать запросы и вежливо просить дальнейших объяснений.

Я был бы признателен, если бы вы могли…: Еще один способ вежливо попросить о чем-то.

Было бы очень полезно, если бы вы отправили нам / мне…: Вы показываете человеку, что его помощь очень ценится. Вы можете использовать его для отправки дополнительной информации или файлов.

Пожалуйста, держите меня в курсе / сообщайте / обновляйте: Это делает общение открытым, так что человек может в любое время связаться с новой информацией по вопросу.

Если возможно, я хотел бы узнать (больше) о…: Вы ничего не требуете, просто позволяете человеку чувствовать себя комфортно, делясь с вами чем-то конкретным.

7. «

Если вы хотите предложить что-то сделать для кого-то в электронном письме, то продемонстрируйте, что вы счастливы это сделать. Покажите получателю, что вы готовы помочь во всем. Эти фразы показывают людям, что вы с радостью хотите им помочь:

Я был бы счастлив…: Это означает, что вы не против помочь, и цель состоит в том, чтобы заставить другого человека чувствовать себя комфортно, прося вас обо всем, что ему нужно.

Если мы можем оказать дополнительную помощь, дайте нам знать: это официальный способ предложить дополнительную помощь.

Сообщите мне, если вам понадобится помощь: это самая распространенная фраза в электронной почте в этой категории. Это неформальный способ сообщить людям, что вы готовы помочь им, когда они в ней нуждаются.

… пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне: Это работает как дополнение к таким фразам, как «Если вам нужна дополнительная информация…». Он подчеркивает, что вы готовы помочь.

… пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне / для связи: Это дает человеку знать, что он может связаться с вами в любое время.

Сообщать плохие новости по электронной почте всегда непросто, но есть способы сделать это правильно. Иногда случается, что вы каким-то образом не могли учесть ожидания человека, и вам нужно предоставить эту информацию.

К сожалению, мы не можем / не можем…: Это формальный и вежливый способ дать отрицательный ответ.

Боюсь, что будет невозможно…: Используйте эту неформальную фразу в отрицательном ответе, после чего следует краткое объяснение того, почему не удалось выполнить просьбу человека.

С сожалением сообщаем вам, что…: — вежливый и формальный способ сообщить плохие новости. Сразу после этого объясните причины, по которым этого не произойдет.

После тщательного рассмотрения мы решили (не)…: Это показывает, что вы уже учли то, что человек отправил вам ранее.Это также способ смягчить мрачный ответ.

Это противоречит политике компании…: это способ объяснить, почему вы не можете сделать то, о чем просит человек, если это противоречит политике компании.

Несмотря на все мои усилия…: Вы показываете человеку, что вы приложили усилия, чтобы решить что-то, или даете ему положительный ответ.

9. «Жду ответа».

Завершая рассылку писем, вместо использования «Еще раз спасибо» или чего-то подобного создайте ожидание ответа.Позвольте диалогу открыться. Эти фразы побудят их предоставить любую дополнительную помощь или обратную связь, в которых вы нуждаетесь.

Пожалуйста, дайте мне знать, работает ли это / если вы доступны / если это звучит хорошо / если вы можете / если вы можете помочь / если вам нужно перенести время…: Это фраза, чтобы закончить электронное письмо, показывая, что вам нужен ответ о том, что вы отправили получателю.

Я с нетерпением жду встречи с вами: Используйте его, когда планируете личную встречу.

Мы будем очень признательны за любые отзывы, которые вы можете мне дать: На случай, когда вам нужно закончить письмо с просьбой высказать свои мысли / отзывы от человека.

Я был бы признателен за вашу помощь в этом вопросе: Обычно вы заканчиваете электронное письмо этой фразой, когда описываете какую-либо ситуацию или проблему и вам нужно обратиться за помощью.

Наконец, вам нужно вставить прощание в конец текста электронного письма. В деловых письмах нельзя просто послать «До свидания» или «Увидимся позже». Используйте одну из этих фраз для электронной почты:

С уважением: это — дружеский способ попрощаться и один из самых распространенных в деловом контексте.Это может быть лучше для людей, с которыми вы разговаривали раньше.

Всего наилучшего: это разговорный, но дружелюбный и общительный способ попрощаться.

С уважением: это официальное закрытие бизнеса, и вы никого не обидите, используя его.

Приветствия: Вы можете использовать эту подписку со своими друзьями и близкими коллегами по бизнесу. В зависимости от тона вашего бренда, это также может быть полезно.

Удачной недели / выходных / дня / ночи !: Это зависит от того, в какое время вы отправляете электронное письмо.Помните о часовых поясах, если вы обмениваетесь электронными письмами с людьми из другой страны.

Оставайтесь в безопасности: Вы можете использовать его во время конфликтов или трудных времен, таких как пандемия COVID-19.

Подведение итогов

Знание того, как правильно написать электронное письмо, имеет решающее значение в получении или отсутствии ответа. Использование правильных фраз гарантирует, что вы не обидите или не создадите неправильное впечатление у получателя.

При написании делового электронного письма вам необходимо заранее знать, в каком контексте находится ваш получатель.Вам нужно быть формальным или неформальным? В конце концов, вы должны уважать наши слова, чтобы избежать недопонимания. Пришло время применить эти фразы для электронной почты, открыть свой почтовый ящик и начать выкладываться на все ваши письма.

Создание корпоративного адреса электронной почты »Деловая электронная почта от 1 доллара в месяц

Используя собственный домен, вы можете не только создать персональный адрес для каждого сотрудника, но и создать информационный адрес электронной почты. Клиенты могут обращаться за помощью или задавать вопросы компании, используя этот адрес, без необходимости обращаться к конкретному контактному лицу.Этот адрес часто можно найти в разделе «Контакты» веб-сайта, поэтому любой, кто ищет информационный адрес электронной почты, часто сначала проверяет этот раздел.

Создание информационного электронного адреса работает так же, как и для других адресов. Просто войдите в личный кабинет IONOS и перейдите в раздел «Управление электронной почтой», где вы можете создать адреса электронной почты. Вместо того, чтобы писать имя сотрудника, просто используйте термин «информация» перед знаком @. Также можно указать адреса, используя другие термины, такие как «вопрос @» и «команда @».

Однако электронные письма, отправленные на адрес info @, должны быть доступны для контактных лиц компании. Рекомендуется назначать не одного получателя, а несколько. Это гарантирует, что клиенты получат ответ как можно быстрее.

Теперь у вас есть две возможности:

1. Настроить переадресацию выбранным сотрудникам.
2. Делитесь учетными данными с разными сотрудниками.

Вы можете легко настроить пересылку электронной почты через свою учетную запись IONOS. Это гарантирует, что все электронные письма, отправленные на информационный адрес электронной почты, будут перенаправлены на определенные адреса сотрудников.Однако в этом случае коллеги могут отвечать только со своих личных адресов электронной почты, поэтому имеет смысл передавать данные доступа в учетную запись информационной электронной почты. Затем сотрудники настраивают дополнительные почтовые ящики в почтовом клиенте (например, Outlook) и затем смогут получать и писать сообщения через этот адрес.

Когда вы создали свой адрес info @ email, вы должны согласовать некоторые правила со своими коллегами. Чтобы общение было максимально профессиональным, все участники должны быть на одной странице.Например, должны ли сотрудники подписывать электронные письма своим именем или лучше, чтобы заключительное приветствие было от имени всей команды? Поскольку несколько сотрудников используют эту учетную запись электронной почты одновременно, вам следует заранее решить, как лучше всего отправлять электронные письма.