Документы деловой переписки: Правила деловой переписки \ Акты, образцы, формы, договоры \ Консультант Плюс

Письменное деловое общение требует навыков и опыта. От писем до отчетов важно то, как вы используете письменное слово. Письменные документы содержат запись переписки, что является ключевым моментом в ситуациях, когда могут возникнуть юридические проблемы. В подобных случаях важно иметь возможность продемонстрировать, что сообщение было отправлено и получено, и определить, в какие даты это произошло.

Письменное сообщение, которое вы создаете, представляет вас и вашу компанию, поэтому ваша цель всегда состоит в том, чтобы сделать его ясным, кратким и профессиональным, независимо от типа сообщения, которое вы отправляете.

В этой главе представлены пять основных типов письменных деловых документов, с которыми вы столкнетесь в своей профессиональной жизни. Это электронная почта , служебные записки, письма, титульные листы факса, и короткие отчеты . Вы также узнаете об аббревиатуре FAST , которая поможет вам не забывать о соответствующем формате, аудитории, стиле и тональности вашего документа.

Вспомните, что вы узнали в модуле «Основы» о цели общения.Вы можете вспомнить, что сообщение обычно имеет одно из трех намерений: сообщить, убедить или развлечь. Когда вы пишете рабочие документы, вы обычно сосредотачиваетесь на первых двух намерениях: информировать и убеждать, хотя вы можете развлечься, когда у вас есть беззаботное сообщение, например, приглашение по электронной почте на праздничную вечеринку в офисе.

Чаще всего информационные сообщения, титульные листы факса и короткие отчеты. Они имеют дело только с фактами, и их сообщения обычно нейтральны — они вряд ли вызовут эмоциональную реакцию, положительную или отрицательную.

Электронные письма и письма могут быть чисто информационными или в некотором роде убедительными. Например, вы можете написать электронное письмо, чтобы попросить коллегу принять участие в мероприятии, которое спонсирует компания. Вам нужно будет убедить собеседника отказаться от субботнего обеда, чтобы помочь компании, но, возможно, вы сможете убедить его, сообщив, что после этого босс приглашает всех на ужин!

Каким бы ни было ваше сообщение, помните, что разные типы рабочих документов могут соответствовать разным целям. Вы будете использовать то, что узнали об аудитории и каналах коммуникации, чтобы выбрать подходящий. полагайтесь на свои навыки письма, грамматики и пунктуации простым языком, чтобы составить четкое сообщение; затем используйте навыки, которые вы разовьете в этой главе, чтобы правильно отформатировать документ.

Прежде чем мы углубимся в типы документов и их использование, нам нужно рассмотреть важную часть написания, из которой состоят ваши документы: абзац.

Сильный абзац состоит из трех отдельных компонентов:

1. Тематическое предложение. Тематическое предложение — это основная идея абзаца.

2. Кузов . Тело состоит из вспомогательных предложений, которые развивают основную мысль.

3. Заключение . Заключение — это последнее предложение, в котором резюмируется основная мысль.

Основой хорошего абзаца является тематическое предложение, которое выражает основную идею абзаца. Это направляет читателя, указывая, о чем этот абзац. Все предложения в оставшейся части абзаца должны относиться к тематическому предложению.

Разработка тематического предложения

Возьмите любую газету или журнал и прочтите первое предложение статьи. Достаточно ли вы уверены, что знаете, о чем остальная часть статьи? Если да, то вы, вероятно, прочитали тематическое предложение. Эффективное тематическое предложение сочетает в себе основную идею с личным отношением или мнением автора; это называется контрольной идеей.Он ориентирует читателя и дает представление о том, что будет следовать в оставшейся части абзаца. Прочтите следующий пример.

Пример:

Создание национального набора стандартов для обучения математике и английскому языку улучшит обучение учащихся во многих провинциях.

Это тематическое предложение объявляет благоприятную позицию для стандартизации математического и английского образования. Прочитав это предложение, читатель может с полным основанием ожидать, что автор предоставит подтверждающие детали и факты о том, почему стандартизация математики и английского образования может улучшить обучение учащихся во многих провинциях. Если цель эссе на самом деле состоит в том, чтобы оценить уровень образования только в одной конкретной провинции или конкретно обсудить математику или английский язык, то тематическое предложение вводит в заблуждение.

Хорошее тематическое предложение определяется пятью характеристиками:

1. Дает точное представление о том, что будет следовать в оставшейся части абзаца.

2. Содержит тему и позицию автора по ней.

3. Понятно и легко понять.

4. Не содержит дополнительных сведений.

5. Привлекает читателя интересной лексикой.

При создании рабочего документа используйте подход «сверху вниз» — оставляйте тематическое предложение в начале каждого абзаца, чтобы читатели сразу поняли суть сообщения. Этот метод экономит драгоценное время и усилия занятых коллег, пытающихся выяснить основные моменты и важные детали.

Заголовки — еще один полезный инструмент.В текстовом документе разбейте каждый абзац отдельными заголовками. Они служат в качестве полезных средств навигации, позволяя коллегам бегло просматривать документ и находить релевантные для них абзацы.

Обозначение частей абзаца

Эффективный абзац состоит из трех основных частей: тематического предложения, основного текста и заключительного предложения. Тематическое предложение часто является первым предложением абзаца. Он выражает главную идею в сочетании с отношением писателя к предмету.Обычно следует основной текст абзаца, содержащий вспомогательные детали. Вспомогательные предложения помогают объяснить, доказать или усилить тематическое предложение. Заключительное предложение — последнее предложение в абзаце. Он напоминает читателю о главном, перефразируя его другими словами.

Прочтите следующий абзац. Тематическое предложение подчеркнуто для вас.

Пример:

После прочтения нового телегида на этой неделе у меня возникла только одна мысль — почему нас до сих пор засыпают реалити-шоу? В этом сезоне чума реалити-шоу продолжает омрачать наши радиоволны.Наряду с возвращением фаворитов зрителей нас ждет еще одно бездумное творение. Заключенный рассказывает о повседневной жизни восьми домохозяек из пригорода, которых посадили в тюрьму для целей этого фальшивого психологического эксперимента. В превью к первой серии показаны обычные слезы и истерики, связанные с реалити-шоу. Боюсь представить, что предложат продюсеры в следующем сезоне, но если кто-то из них читает этот блог — прекратите! У нас было достаточно реалити-шоу, чтобы прослужить нам всю жизнь!

Первое предложение этого абзаца — тематическое предложение.Он сообщает читателю, что абзац будет о реалити-шоу, и выражает отвращение сценариста к этим шоу с помощью слова «засыпано».

Каждое из следующих предложений в абзаце поддерживает тематическое предложение, предоставляя дополнительную информацию о конкретном реалити-шоу. Последнее предложение — это заключительное предложение. Он повторяет главную мысль о том, что зрителям надоедают реалити-шоу с использованием слов, отличных от тематического предложения.

Абзацы, начинающиеся с тематического предложения, переходят от общего к частному. Они открываются общим заявлением о предмете (реалити-шоу), а затем обсуждают конкретные примеры (реалити-шоу «Заключенный»).

Теперь взгляните на следующий абзац. Тематическое предложение подчеркнуто для вас.

Пример:

В прошлом году кошка преодолела 130 миль, чтобы добраться до своей семьи, которая переехала в другой штат и бросила своего питомца. Несмотря на то, что кошка никогда не была в их новом доме, она смогла выследить своих бывших хозяев.Собака в моем районе может предсказать, когда у ее хозяина вот-вот случится припадок. Он следит за тем, чтобы он не поранился во время эпилептического припадка. По сравнению со многими животными наши чувства почти притуплены.

Последнее предложение этого абзаца — тематическое предложение. Он опирается на конкретные примеры (кошка, которая выследила своих владельцев, и собака, которая может предсказать приступы), а затем делает общее заявление, которое делает вывод из этих примеров (чувства животных лучше, чем у людей).В этом случае вспомогательные предложения помещаются перед тематическим предложением, а заключительное предложение совпадает с тематическим предложением.

Этот прием часто используется в убедительном письме. Писатель приводит подробные примеры в качестве доказательства, подтверждающего свою точку зрения, подготавливая читателя к принятию заключительного тематического предложения как истины.

Иногда тематическое предложение появляется в середине абзаца. Прочтите следующий пример. Тематическое предложение подчеркнуто для вас.

Пример:

В течение многих лет я мучился от сильного беспокойства каждый раз, когда сдавал экзамен. За несколько часов до экзамена мое сердце начинало колотиться, ноги дрожали, а иногда я становился физически неспособным двигаться. В прошлом году меня направили к специалисту, и я наконец нашел способ справиться со своим беспокойством — дыхательные упражнения. Это кажется таким простым, но, выполняя всего несколько дыхательных упражнений за пару часов до экзамена, я постепенно взял под контроль свое беспокойство. Эти упражнения помогают снизить частоту сердечных сокращений и уменьшить беспокойство.А еще лучше, они не требуют таблеток, оборудования и очень мало времени. Удивительно, как правильное дыхание помогло мне научиться справляться с симптомами тревоги.

В этом абзаце подчеркнутое предложение является тематическим предложением. В нем выражена основная идея: дыхательные упражнения помогают контролировать тревогу. Предыдущие предложения позволяют писателю подойти к своей основной мысли (дыхательные упражнения могут помочь контролировать тревогу), используя личный анекдот (как он раньше страдал от тревоги).Затем во вспомогательных предложениях раскрывается, как дыхательные упражнения помогают писателю, предоставляя дополнительную информацию. Последнее предложение является заключительным и повторяет, как дыхание может помочь справиться с тревогой.

Предложения по подразумеваемой теме

Некоторые хорошо организованные абзацы вообще не содержат тематических предложений. Основная идея не прямо формулируется, а подразумевается в содержании абзаца. Прочтите следующий пример:

Пример:

Поднявшись по лестнице, Луэлле пришлось несколько раз задерживать дыхание.Она хрипела, тяжело усаживаясь в деревянное кресло-качалку. Тао осторожно подошел к ней, как будто она могла рассыпаться при малейшем прикосновении. Он изучал ее лицо, как пергамент; растянулось по костям так тонко, что он почти мог видеть сквозь кожу разлагающуюся мышцу под ней. Луэлла беззубо улыбнулась.

Дополнительные предложения

Если вы думаете о абзаце как о гамбургере, вспомогательные предложения — это мясо внутри булочки. Они составляют основную часть абзаца, объясняя, доказывая или усиливая контрольную идею в тематическом предложении.Большинство абзацев содержат от трех до шести вспомогательных предложений в зависимости от аудитории и цели. Вспомогательное предложение обычно предлагает одно из следующего:

Причина

Приговор: Отказ поколения бэби-бума уйти на пенсию усугубляет текущую нехватку доступных рабочих мест.

Факт

Приговор: Многие семьи теперь полагаются на старших родственников в плане финансовой поддержки.

Статистика

Приговор: Около 10 процентов взрослого населения США в настоящее время не имеют работы.

Предложение

Приговор: «Мы не позволим этой ситуации продолжаться», — заявил сенатор Джонс.

Пример

Приговор: В прошлом году Билла попросили уйти на пенсию в возрасте 55 лет.

Тип поддерживающего предложения, который вы выберете, будет зависеть от того, что вы пишете и почему пишете. Например, если вы пытаетесь убедить свою аудиторию занять определенную позицию, вам следует полагаться на факты, статистику и конкретные примеры, а не на личное мнение.Прочтите следующий пример:

Пример:

У владения гибридным автомобилем есть множество преимуществ. (Тематическое предложение)

Во-первых, они получают на 20–35 процентов больше миль на галлон, чем автомобиль с экономичным газом. (Дополнительное предложение 1: статистика)

Во-вторых, они производят очень мало выбросов при езде по городу на низкой скорости. (Дополнительное предложение 2: факт)

Поскольку для них не требуется бензин, гибридные автомобили снижают зависимость от ископаемого топлива, что помогает снизить цены на заправке. (Дополнительное предложение 3: причина)

Алекс купил гибридный автомобиль два года назад и был чрезвычайно впечатлен его характеристиками. (Дополнительное предложение 4: пример)

«Это самая дешевая машина, которая у меня когда-либо была», — сказала она. «Эксплуатационные расходы намного ниже, чем у моих предыдущих бензиновых автомобилей». (Дополнительное предложение 5: цитата)

Учитывая низкие эксплуатационные расходы и экологические преимущества владения гибридным автомобилем, вероятно, что гораздо больше людей последуют примеру Алекса в ближайшем будущем. (Заключительное предложение)

Чтобы найти информацию для ваших поддерживающих предложений, вы можете рассмотреть возможность использования одного из следующих источников:

• Справочник
• Энциклопедия
• Сайт
• Биография / автобиография
• Карта
• Словарь
• Газета / журнал
• Интервью
• Предыдущий опыт
• Персональные исследования

Заключительные приговоры

Эффективное заключительное предложение объединяет все идеи, которые вы высказали в своем абзаце.Он напоминает читателям о главном — о тематическом предложении — без повторения его точно такими же словами. В примере с гамбургером верхняя булочка (тематическое предложение) и нижняя булочка (заключительное предложение) очень похожи. Они обрамляют «мясо» или основную часть абзаца. Сравните тематическое предложение и заключительное предложение из предыдущего примера:

Пример:

Тематическое предложение: Владение гибридным автомобилем дает множество преимуществ.

Заключительное предложение: Учитывая низкие эксплуатационные расходы и экологические преимущества владения гибридным автомобилем, вероятно, что гораздо больше людей последуют примеру Алекса в ближайшем будущем.

Обратите внимание на преимущества и преимущества использования синонимов. В заключительном предложении повторяется идея о том, что владение гибридом выгодно без использования одних и тех же слов. Он также резюмирует два примера преимуществ, описанных во вспомогательных предложениях: низкие эксплуатационные расходы и экологические преимущества.

Вам следует избегать внесения каких-либо новых идей в ваше заключительное предложение. Заключение призвано дать читателю ощущение завершенности. Введение предмета, не охваченного в абзаце, запутает читателя и ослабит ваше письмо.

Заключительное предложение может иметь одно из следующего:

Пример:

Цель: Переформулировать основную идею.
Образец : Детское ожирение — растущая проблема в Соединенных Штатах.

Цель: Обобщить ключевые моменты абзаца.

Образец: Отсутствие здорового образа жизни, плохое воспитание и пристрастие к видеоиграм являются одними из многих факторов, способствующих детскому ожирению.

Цель: Сделать вывод на основании информации в абзаце.

Образец: Эти статистические данные показывают, что, если мы не примем меры, уровень детского ожирения будет продолжать расти.

Цель: Сделать предположение, предложение или рекомендацию относительно информации в абзаце.

Образец : Согласно этому исследованию, более 60 процентов детей в Соединенных Штатах к 2030 году будут страдать от патологического ожирения, если мы не примем меры уклонения.

Цель : Предложить дополнительное замечание о контролирующей идее.

Образец: Детское ожирение — трагедия, которую можно полностью предотвратить.

переходов

Сильный абзац плавно переходит от тематического предложения к вспомогательным предложениям и к заключительному предложению. Чтобы помочь организовать абзац и обеспечить логическую связь идей друг с другом, авторы используют переходные слова и фразы. Переход — это связующее слово, описывающее отношения между идеями.

Пример:

У владения гибридным автомобилем есть множество преимуществ.Во-первых, они получают на 20–35 процентов больше миль на галлон, чем экономичный автомобиль, работающий на газе. Во-вторых, они производят очень мало выбросов при езде по городу на низкой скорости. Поскольку им не нужен газ, гибридные автомобили снижают зависимость от ископаемого топлива, что помогает снизить цены на заправке. Алекс купил гибридный автомобиль два года назад и был чрезвычайно впечатлен его ходовыми качествами. «Это самая дешевая машина, которая у меня когда-либо была», — сказала она. «Эксплуатационные расходы намного ниже, чем у предыдущих автомобилей с бензиновым двигателем, которые у меня были.«Учитывая низкие эксплуатационные расходы и экологические преимущества владения гибридным автомобилем, вполне вероятно, что гораздо больше людей последуют примеру Алекса в ближайшем будущем.

Каждое из подчеркнутых слов является словом перехода. Такие слова, как первое и второе, являются словами перехода, которые показывают последовательность или уточняют порядок. Они помогают систематизировать идеи автора, показывая, что у него или нее есть еще один аргумент в поддержку тематического предложения. Другие слова перехода, которые показывают порядок, включают в себя третье, также, кроме того, первоначально и впоследствии.

Переходное слово, потому что это переходное слово следствия, которое продолжает линию мысли. Это означает, что автор предоставит объяснение результата. В этом предложении автор объясняет, почему гибридные автомобили уменьшат зависимость от ископаемого топлива (потому что они не требуют газа). Другие переходные слова следствия включают как результат, так что, поскольку, таким образом и по этой причине.

Чтобы включить резюмирующий переход в свое заключительное предложение, автор могла бы переписать последнее предложение следующим образом:

Пример:

В заключение, учитывая низкие эксплуатационные расходы и экологические преимущества владения гибридным автомобилем, вероятно, что гораздо больше людей последуют примеру Алекса в ближайшем будущем.

В следующей таблице приведены некоторые полезные слова-переходы для соединения вспомогательных и заключительных предложений.

Переходные слова и фразы — полезные инструменты для включения в рабочие документы.Они используются внутри абзацев, чтобы связать одно предложение с другим, а также находятся в начале и конце каждого абзаца, так что каждое из них легко соединяется с другим. Они проводят читателя по документу, разъясняя отношения между предложениями и абзацами, чтобы читатель понял, почему они были написаны именно в таком порядке.

Например, когда вы пишете памятку с инструкциями, может быть полезно рассмотреть следующие переходные слова и фразы: прежде, чем вы начнете, сначала, затем, затем, наконец, после того, как вы закончите.Использование этих переходов в качестве шаблона для написания заметки предоставит читателям четкие логические инструкции о конкретном процессе и порядке, в котором шаги должны быть выполнены.

Когда вы садитесь писать документ на работе, вам нужно подумать о том, кто является аудиторией и какова цель вашего сообщения (информировать, убеждать или развлекать). Имея эту информацию, вы можете решить, какой тип документа (канал) использовать.

Хороший подход — сначала очертить документ, отметив, где каждый элемент принадлежит.Например, если вы решили написать письмо, вы можете сначала определить местонахождение каждого адреса, дату, приветствие, подпись и т. Д. Это поможет вам создать структуру вашего документа и значительно упростит процесс написания (и, в дальнейшем, процесс редактирования).

Когда вы пишете рабочий документ, вы выбираете, подходить ли к вашей теме прямо или косвенно. Прямое сообщение сразу переходит к сути документа, в то время как косвенное сообщение помещает ключевой момент (часто плохие новости) между другой информацией (положительной или нейтральной), чтобы «смягчить удар» нежелательного сообщения.

Электронная почта, обычно называемая электронной почтой, вероятно, вам знакома. Его можно использовать аналогично обмену текстовыми сообщениями или синхронному чату или как более быстрый способ получения и отправки информации, которая традиционно записывалась бы в письме. Его можно доставить на мобильное устройство. В бизнесе он в значительной степени заменил печатные письма для внешней (вне компании) корреспонденции, а также заменил служебные записки для внутренней (внутри компании) коммуникации (Guffey, 2008).Электронная почта лучше всего подходит для довольно коротких сообщений.

Многие компании используют автоматические электронные письма для подтверждения сообщений от общественности или для напоминания людям о том, что отчеты или платежи подлежат оплате. Ваша работа может потребовать от вас заполнить форму электронной почты, в которой используются стандартные абзацы, но вы выбираете из ряда предложений, например, чтобы формулировка подходила для конкретного сценария.

часто бывают неформальными, когда используются для личного общения, но деловое общение требует внимания к деталям, осознания того, что ваша электронная почта отражает вас и вашу компанию, и профессионального тона, чтобы при необходимости его можно было переслать любой третьей стороне.Электронная почта часто служит для обмена информацией внутри организаций. Хотя электронная почта может показаться неформальной, помните, что при использовании в бизнесе она должна демонстрировать профессионализм и уважение. Никогда не пишите и не отправляйте то, что вы не хотели бы читать публично или перед президентом вашей компании.

Советы по созданию эффективных деловых писем

• Правильное приветствие должно демонстрировать уважение и избегать путаницы в случае, если сообщение случайно отправлено не тому получателю. Например, используйте приветствие типа «Дорогая мисс.X »(внешний) или« Привет, Барри »(внутренний).
• Тема письма должна быть ясной, краткой и конкретной. Это помогает получателю понять суть сообщения. Например, «Коммерческое предложение ABC прилагается».
• Закрываем подписью. Идентифицируйте себя, создав блок подписи, который автоматически содержит ваше имя и контактную информацию.
• Избегайте сокращений. Электронное письмо — это не текстовое сообщение, и аудитория может не найти в вашем остроумие повода ROTFL (катание по полу от смеха).
• Будьте краткими.
• Отформатируйте чисто. Делайте разрывы строк между абзацами для удобства чтения.
• Сделайте трехэтапную проверку (включая структурное редактирование, редактирование копирования и корректуру) перед тем, как нажать кнопку «Отправить». На устранение проблем, вызванных поспешным, плохо написанным электронным письмом, уйдет больше времени и усилий, чем на то, чтобы исправить это с первого раза.
• Ответить незамедлительно. Следите за эмоциональным откликом — никогда не отвечайте в гневе — но возьмите за привычку отвечать на электронные письма в течение 24 часов, даже если только для того, чтобы сказать, что вы предоставите запрошенную информацию в течение 48 часов.
• Экономно используйте функцию «Ответить всем». Не отправляйте свой ответ всем, кто получил первоначальное письмо, за исключением случаев, когда ваше сообщение абсолютно необходимо для прочтения всей группой.
• Избегайте использования заглавных букв. Заглавные буквы используются в Интернете для обозначения криков и считаются грубыми.
• Тестовые ссылки.
• Отправьте электронное письмо заранее, если вы собираетесь прикреплять большие файлы (аудио- и визуальные файлы часто бывают довольно большими), чтобы предотвратить превышение лимита почтового ящика получателя или срабатывание спам-фильтра.
• Оставьте отзыв или ответьте на вопрос. Если вы не получите ответ в течение 24 часов, напишите по электронной почте или позвоните. Спам-фильтры могли перехватить ваше сообщение, поэтому получатель, возможно, никогда его не получил.

Давайте рассмотрим два примера деловой электронной почты. Первый — это форма электронной почты, а второй — это настраиваемое сообщение, написанное специально для ситуации и аудитории.

Пример формы электронной почты:

Тема: Добро пожаловать в магазин [наше имя].

Уважаемый [имя клиента],
Спасибо за регистрацию в магазине [наше имя].
Вы можете управлять своей личной информацией из раздела «Моя учетная запись» на веб-сайте, когда вы входите в Магазин [наше имя].
Здесь вы можете изменить свои контактные данные и пароль, отслеживать недавние заказы, добавлять альтернативные адреса доставки и управлять своими предпочтениями и профилем — все в одном удобном месте.

Благодарим вас за интерес к магазину [наше имя]!
Мы с нетерпением ждем вашего следующего визита.

Пример настраиваемого адреса электронной почты:

Кому: Шону Карлсону, менеджеру физического завода, XYZ Corporation
От: Майлзу Никелю, менеджеру строительной площадки, McCrady Construction
Отправлено: понедельник, 5 марта 2015 г., 2:47 с.м.
Тема: Прекращение строительства

Шон,

Я знаю, что сотрудники XYZ Corporation с нетерпением ждут переезда в новое здание на улице ABC Street в июне, но недавно по зданию проходили группы сотрудников, у которых здесь нет бизнеса. Эти посещения создают угрозу безопасности, мешают строителям и могут поставить под угрозу дату вашего прибытия.

Пожалуйста, проинструктируйте своих сотрудников, которые еще не переехали на ABC Street, держаться подальше от здания.Если им нужно встретиться с кем-то, кто уже переехал, им следует заняться своими делами и незамедлительно уйти по ближайшей лестнице.

Нам нужно избегать дальнейших перерывов в работе, чтобы наши строители могли подготовить здание к заселению в срок. Если у Вас возникнут вопросы, позвоните мне.

Спасибо,

миль

Майлз Никель, менеджер строительной площадки, McCrady Construction
1234 Main Street
Big City, B.C. P8C 9D9
(555) 123-4567 x222
никель @ mccradycon.ок.
www.mccradycon.ca

Заметки

Меморандум (или меморандум, что означает «напоминание») обычно используется для информирования о политиках, процедурах или связанных официальных делах внутри организации. Это часто написано с точки зрения общедоступности, транслируя сообщение аудитории, а не в межличностном общении один на один. Его можно использовать для информирования группы о деятельности по данному проекту или для информирования определенной группы в компании о событии, действии или наблюдении.

Назначение памятки

Целью памятки часто является информирование, но иногда она может включать элемент убеждения или призыв к действию. Все организации имеют неформальные и формальные сети связи. Неофициальная, неформальная коммуникационная сеть внутри организации часто упоминается как grapevine , и для нее характерны слухи, сплетни и инсинуации. На виноградной лозе один человек может услышать, что кого-то уволят, и начать распространять новости.Слухи меняются и трансформируются по мере того, как они передаются от человека к человеку, и, прежде чем вы это узнаете, говорят, что они закрывают весь ваш отдел!

Один из эффективных способов борьбы с неофициальными предположениями — это четко разъяснить всем сотрудникам, что происходит с конкретной проблемой. Если сокращение бюджета вызывает беспокойство, вы можете отправить меморандум с объяснением неизбежных изменений. Если компания хочет, чтобы сотрудники приняли меры, они могут выпустить служебную записку. Например, 13 февраля 2009 года высшее руководство Panasonic Corporation опубликовало заявление о том, что все сотрудники должны покупать продукты Panasonic на сумму не менее 1600 долларов.Президент компании отметил, что если все будут поддерживать компанию покупками, от этого выиграют все (Lewis, 2009). Хотя записки обычно не содержат призывов к действию, требующих личных затрат, они обычно представляют интересы организации. Они также могут включать утверждения, которые согласовывают интересы бизнеса и сотрудников.

Формат памятки

У заметки есть заголовок, в котором указано, кто ее отправил и кто предполагаемые получатели. Обратите особое внимание на титул человека (лиц) в этом разделе.Также присутствуют строки даты и темы, за которыми следует сообщение, содержащее объявление, обсуждение и резюме.

В стандартном формате записи мы могли бы ожидать увидеть введение, тело и заключение. Все это присутствует в памятке, и у каждой части есть цель. Введение во вступлении использует декларативное предложение, чтобы объявить основную тему. В теле уточняются или перечисляются основные моменты, связанные с темой, а заключение служит резюме.Давайте рассмотрим образец памятки.

Пример памятки:

Кому: всем сотрудникам

От кого: Майя Джеймс, президент Провинциального университета

Дата: 21 сентября 2015 г.

Тема: Руководство по будущим расходам

После тщательного обсуждения я решил, что необходимо начать начальные шаги программы финансового управления, которая проведет провинциальный университет через двухлетний цикл серьезного провинциального дефицита доходов и последующих необходимых законодательных сокращений бюджета.

Начиная с 24 сентября 2015 г., для Общего фонда, Вспомогательного фонда и Фонда капиталовложений реализуются следующие меры для решения проблемы прогнозируемого сокращения нашей провинциальной помощи на оставшуюся часть этого года, 2015/2016, и на следующий год. год, 2016/2017.

1. Следует делать только покупки, необходимые для работы университета, чтобы мы могли начать экономить, чтобы уменьшить влияние сокращения бюджета на 2016/2017 гг.

2. Запросы на выезд за пределы провинции потребуют одобрения Исполнительного комитета, чтобы обеспечить выполнение только необходимых служебных поездок.

3. Для покупки, включая поездки в провинцию и переводы бюджета, потребуется одобрение соответствующего вице-президента.

Пожалуйста, поймите, что мы предпринимаем эти осмотрительные шаги для создания экономии, которая позволит ProvU уменьшить влияние прогнозируемых сокращений ожидаемых законодательных сокращений в 2016/2017 годах. Спасибо за сотрудничество. По всем вопросам обращайтесь в мой офис.

Пять советов по созданию эффективных деловых заметок

Ориентация на аудиторию

Всегда учитывайте аудиторию и ее потребности при составлении служебной записки.Акроним или аббревиатура, которые известны руководству, могут быть известны не всем сотрудникам организации, поэтому, если меморандум должен быть размещен и распространен внутри организации, ваша цель должна быть четкой и краткой коммуникацией на всех уровнях без двусмысленности. .

Professional, формальный тон

Записки часто являются объявлениями, и лицо, отправляющее записку, говорит от лица или всей организации. Хотя в нем может содержаться запрос на обратную связь, само объявление является линейным, от организации до сотрудников.Меморандум может иметь юридический статус, поскольку он часто отражает политику или процедуры.

Предметный акцент

Тема обычно указывается в строке темы и должна быть ясной и лаконичной. Например, если в памятке объявляется о соблюдении праздника, в строке темы следует указать конкретный праздник — например, используйте «График выходных дней на День благодарения», а не «соблюдение праздников».

Прямое форматирование

Заметки всегда прямые, то есть они быстро переходят к сути, а цель четко объявляется.

Объективность

Записки — это место только для фактов и должны иметь объективный тон, без личных предубеждений, предпочтений или проявлений интереса. Избегайте субъективности.

Проверьте свое понимание

Письма — это короткие сообщения, отправляемые получателям, которые обычно находятся за пределами организации. Они часто печатаются на фирменных бланках и обычно занимают одну или две страницы.

Хотя сегодня электронная почта может использоваться все чаще, деловое письмо остается распространенной формой письменного общения.Он может служить для того, чтобы познакомить вас с потенциальным работодателем, объявить о продукте или услуге или даже передать эмоции. Мы рассмотрим основной план письма, а затем сосредоточимся на конкретных типах.

У вашей организации может быть собственный формат письма, но в этой главе описаны общие элементы деловых писем. Есть много типов писем, и в этой главе мы рассмотрим две основные цели — хорошие новости и плохие новости. Сначала мы обсудим элементы блочного письма.

могут служить для ознакомления потенциальных работодателей с вашими навыками и квалификацией, для предоставления важной или конкретной информации или для документирования события или решения.Они могут передавать информацию в позитивном, негативном или нейтральном тоне. Независимо от типа письма, которое вам нужно написать, оно может содержать до 16 элементов в пяти областях. Хотя вы не можете использовать все элементы в каждом случае, они перечислены в следующей таблице.

У письма пять основных областей:

1. Заголовок, устанавливающий отправителя, включая адрес и дату
2. Введение, устанавливающее цель
3. Тело, в котором формулируется сообщение
4. Заключение, которое повторяет основную мысль и может включать призыв к действию.
5. Строка подписи, иногда включающая контактную информацию

При форматировании делового письма, состоящего из нескольких блоков, помните о следующих рекомендациях:

• Применяйте одинарный интервал по всему
• Используйте поля от 1 до 1 ½ дюйма
• Выровнять все содержимое по левому краю

Образец письма показан ниже с указаниями, выделенными жирным шрифтом.Вместо того, чтобы размещать обратный адрес вверху страницы, вы можете вместо этого использовать фирменный бланк с логотипом и адресом компании.

Пример письма (Руководство)

Обратный адрес (если не на фирменном бланке) :

123 Кокберн-роуд

Anytown, МБ A1M 2P3

Дата: 14 сентября 2015 г.

Примечание получателя (необязательно): КОНФИДЕНЦИАЛЬНО

Внутренний адрес:

г-жаЗои Мейв

123 Арбутнот Драйв

Anytown, AB T1A 2B3

Приветствие : Уважаемая г-жа Мейв:

Subject Line (необязательно): миф о безбумажном офисе

Введение : Это письмо информирует вас о том, что миф о безбумажном офисе, где вам не нужно будет печатать бумажные копии писем на фирменных бланках компании, является всего лишь мифом.

Body : Хотя электронная почта в значительной степени заменила написание писем для многих приложений, остается несколько причин для создания бумажной копии письма.Во-первых, многие работодатели по-прежнему создают письма как обычную часть делового общения. Далее, мы должны учитывать, что продажи бумажных документов в бизнесе увеличились за последнее десятилетие, не показывая признаков снижения, которое мы бы связали с переходом на безбумажный офис. Наконец, деловые письма могут выполнять множество функций, и ваше мастерство в их составлении будет способствовать нашему личному и профессиональному успеху.

Заключение : Написание писем — это навык, который будет по-прежнему востребован в деловой среде сегодня и завтра.

Закрыть: С уважением,

Мюррей Моман

Подпись: Мюррей Моман

Справочные инициалы (необязательно): ARJ

Обозначение корпуса (опционально, при необходимости)

Копия обозначения (необязательно): cc: Beth Lloyd

Почтовое обозначение (необязательно)

Помните, что буквы представляют вас и вашу компанию в ваше отсутствие.Чтобы эффективно общаться и создавать положительный имидж, вам необходимо:

• быть ясным, кратким, конкретным и уважительным
• Убедитесь, что каждое слово способствует достижению вашей цели
• убедитесь, что каждый абзац фокусируется только на одной идее
• сформировать полное сообщение
• не допускайте ошибок при письме

Написать письмо, содержащее хорошие или нейтральные новости, довольно просто.Ваше намерение состоит в том, чтобы донести новости быстро и четко, убедившись, что у читателя есть положительный образ вас и вашей компании. Вы можете сделать это, выполнив следующие действия:

1. Сообщайте новости просто и прямо.
2. Назовите причины / подробности.
3. Закрытие с помощью ведомости гудвила . *

Сказать «нет» сложнее, чем сказать «да»! Это верно для всех видов общения, но в профессиональном контексте это может быть непросто, потому что вы можете не знать получателя вашего сообщения лично или не быть в состоянии предсказать, как они отреагируют.При написании письма, содержащего плохие новости, например, когда вам нужно сообщить клиенту, что он не получит возмещение, ваша задача — отправить негативное сообщение, сохранив при этом позитивные отношения между вашей компанией и получателем. Плохие новости могут вызвать у получателя ряд эмоций, от разочарования до раздражения, гнева и замешательства. Вы можете свести к минимуму эти негативные эффекты, структурировав свое письмо определенным образом.

Когда вы пишете письмо с плохими новостями, ваша цель —

• сделать новости понятными,
• сообщить получателю, что статус не изменится (и избежать дальнейшего общения),
• оставит у получателя положительное впечатление о вашей компании.

Прямой и косвенный подходы к написанию деловых писем

Есть два разных способа сообщить плохие новости в письме: прямой и косвенный. Вы сами решаете, какой подход использовать, в зависимости от типа новостей, которые вы доставляете.

При использовании прямого захода на посадку выполните следующие действия:

1. Сообщите плохие новости просто и прямо.
2. Назовите причины.
3. Дайте альтернативу, если возможно.
4. Закрытие с заявлением гудвилла.*

* Что такое гудвил? Это напористое, но профессиональное заявление, демонстрирующее заботу о постоянных позитивных отношениях.

В следующем письме используется прямой подход.

Пример письма (прямой доступ):

Уважаемый мистер Мур:

Ссылка, которую вы ищете, похоже, не принадлежит нашей компании. Просматривая нашу запись корпоративных выступлений о влиянии свободной торговли на сельское хозяйство, мы не нашли ничего похожего на упомянутые вами замечания.Когда я спросил г-на Локхарта, он не припомнил, чтобы кто-либо в компании проводил подобную аналогию.

Мы провели быстрый поиск в Интернете и нашли ряд сайтов, которые вполне могут предоставить вам информацию, которую вы ищете. Веб-сайт Agriculture and Agri-Food Canada по адресу www.agr.gc.ca, вероятно, станет хорошей отправной точкой для поиска.

Мы надеемся, что эта информация окажется для вас полезной.

При использовании непрямого подхода выполните следующие действия:

1. Начните с оператора буфера.*
2. Обсудите обстоятельства, приведшие к плохим новостям.
3. Изложите плохие новости как можно более позитивно.
4. Дайте полезное предложение или альтернативу.
5. Закрытие с заявлением гудвилла.

* Что такое буферная инструкция? Это мягкое, но профессиональное заявление задает тон вашему письму.

Выбор подхода

Обычно вы используете прямой подход во всех деловых письмах, кроме

• Вы сообщаете плохие новости, и это неожиданно;
• , вы не очень хорошо знаете читателя, и скорее всего возникнет негативная эмоциональная реакция.

В таких ситуациях косвенный подход является лучшим выбором.

В подобных ситуациях причины, которые вы указываете в прямом обращении (на шаге 2), могут рассматриваться как оправдания, поэтому лучше их не приводить. Вместо этого вы должны поместить плохие новости в среднюю часть письма, предоставив перед ними объяснение и завершив их позитивным или нейтральным языком, как при косвенном подходе. Важно избегать консервативного, неискреннего, неуместного или корыстного закрытия любого письма, особенно если вы используете косвенный подход.

В письме, основанном на косвенном подходе, есть три ключевых момента:

1. Предоставьте доказательства, которые убеждают читателя принять плохие новости.
2. Сообщите плохие новости.
3. Дайте варианты для будущего успеха.

В следующем письме используется косвенный подход.

Пример письма (косвенный подход):

Дорогой Джеймс:

Клерки в нашем офисе должны быть готовы обслуживать клиентов к 9:00.м. Согласно политике компании своевременное прибытие на работу является обязательным элементом вашей работы здесь.

В этом месяце вы четыре раза опаздывали на работу. Допускается только два опоздания, прежде чем руководство должно вмешаться. Поскольку вы превысили эти пределы, мне необходимо сделать вам письменное предупреждение и назначить вам испытательный срок.

Если вы будете приходить каждый день в течение следующих 90 дней, я удалю это из вашей трудовой книжки. После этого вы сможете работать над продвижением по службе и повышением зарплаты.Я буду рад обсудить это с вами в удобное для вас время.

При использовании непрямого подхода вы должны следовать этим рекомендациям:

• Не вводите читателя в заблуждение слишком позитивным открытием.
• Обращайтесь к как можно короче.
• Сделайте убедитесь, что читатель понимает плохие новости.
• Do избегайте отрицательных слов и фраз.
• Не заканчивайте искусственным заявлением.

Когда вы пишете письмо, содержащее хорошие новости или нейтральную информацию, вам следует использовать прямой подход.

Инструкции. Просмотрите приведенное ниже деловое письмо и затем ответьте на следующие вопросы с несколькими вариантами ответов.

14 ноября 2015

Дороти Аллен
12345 Stream Ave.
St. Augustine, FL 34567

Уважаемый ________ (# 1):

По мере приближения курортного сезона нам напоминают о благословениях, дарованных нам в течение года.В Aspen Country Lodge удовольствия, которые мы из года в год разделяем с нашими клиентами Legacy, являются одними из наших самых заветных благословений.

Итак, поскольку наши сотрудники с нетерпением ждут возможности провести время с друзьями и семьей, мы также думаем об особых друзьях, таких как вы, и надеемся, что вы наслаждаетесь крепким здоровьем и хорошим настроением. Мы гордимся тем, что являемся вашим домом вдали от дома, и оставляем в наших сердцах особое место для воспоминаний, которыми мы с вами поделились.

Спасибо за то, что сделали Aspen Country Lodge частью своих ежегодных традиций.Счастливого Рождества и мирного, радостного и благополучного Нового года.

______________ (№2),

Теодор П. Хайд, владелец / управляющий

Aspen Country Lodge • 402 Aspen Way • Cold Bluff, CA 98765 • (303) 346-7889

Вы можете подумать, что электронная почта наверняка заменила факс, но это не так в деловом мире, по крайней мере, пока! Вы заметите, что факсы по-прежнему являются обычным явлением, когда требуется подпись или когда передается юридически обязательный документ (например, контракт).Некоторые отрасли (например, медицинская и юридическая) по-прежнему полагаются на факсы, потому что их передачу невозможно перехватить. Когда конфиденциальность важна, факс может быть вашим форматом документа.

В вашей организации может быть шаблон титульного листа факса, который используют все сотрудники, поэтому ищите его, прежде чем отправлять свой первый факс, поскольку он значительно ускорит процесс. Как правило, титульные листы факса обычно частично или полностью содержат следующее:

• Название или логотип компании
• Дата
• Имя и факс получателя
• Имя, факс и телефон отправителя
• Количество страниц
• Тема *
• Сообщение *
• Уведомление о конфиденциальности

* Они не всегда включены.Используйте их, если у вас есть дополнительная информация, не включенная в содержание факса.

Пример титульного листа факса:

Факс Smith & Sons. ООО

Кому: Джеймс Милфорд Из : Леонард Смит Факс: (555) 212-0988 Факс: (555) 313-0122 Дата: 08.09.2015 Телефон: (555) 401 -9876

КОНФИДЕНЦИАЛЬНО Страницы : 5

Тема: Трудовой договор

Сообщение:

Джеймс,

Пожалуйста, подпишите и верните прилагаемый договор при первой возможности.
Если у вас есть какие-либо вопросы или проблемы, обращайтесь в мой офис.

С уважением,

Леонард.

предназначены для записи и передачи информации читателю и могут использоваться как внутри компании, так и за ее пределами. Отчеты служат для документирования новой информации для определенных аудиторий, целей или функций. Тип отчета часто определяется его основной целью, например, отчет об аварии, лабораторный отчет или отчет о продажах.Отчеты часто носят аналитический характер или предполагают рациональный анализ информации. Иногда они сообщают факты без всякого анализа. Другие отчеты суммируют прошлые события, представляют текущие данные и прогнозируют будущие тенденции. В этом разделе вы познакомитесь с основами написания отчетов.

Отчеты бывают всех размеров, но обычно длиннее страницы и несколько короче книги. В этой главе мы сосредоточимся на коротких отчетах, обычно до четырех страниц.Тип отчета зависит от его функции, и в разных отраслях есть отчеты, специфичные для них. Например, научные исследователи составляют отчеты лабораторий, в то время как отчеты об инцидентах являются обычным явлением в среде, связанной с охраной здоровья и безопасности.

Отчеты различаются по функциям, стилю и традициям. В вашей организации вам может потребоваться оправдать определенные ожидания. В этом разделе отчеты обсуждаются в общих чертах, с акцентом на общие элементы и отличия. Ссылка на аналогичные документы на вашем рабочем месте может пригодиться вам при составлении собственного отчета.Существует много типов отчетов, но в этом разделе мы сосредоточимся на трех типах, общих для рабочего места. Иногда их можно объединить в один более длинный отчет.

Отчет о ходе выполнения используется для информирования руководства о статусе проекта. Он генерируется через определенные промежутки времени (например, раз в месяц) или по завершении ключевых этапов. Он фиксирует достижения на сегодняшний день и выявляет любые проблемы или проблемы. Обычно он пишется руководителем проекта и занимает одну-две страницы.

Когда вы пишете отчет о проделанной работе, начните с объяснения, почему вы пишете отчет:

• Определите, чего вы достигли
• Перечислите все проблемы, с которыми вы столкнулись
• Обозначьте, какие работы еще остались

В заключение предоставьте обзор статуса проекта и того, что следует делать дальше.

Отчет с рекомендациями используется, чтобы помочь руководству принимать решения. Цель этого отчета — найти решение проблемы или предложить курс действий.В нем автор может предложить принять или отклонить процедуру, оценить неудовлетворительную ситуацию или убедить лиц, принимающих решения, внести изменение, которое принесет пользу организации. Например, в отчете могут быть предложены способы повышения качества продукта, увеличения прибыли, снижения затрат или улучшения условий на рабочем месте. Цель отчета с рекомендациями не в том, чтобы обвинять или быть чрезмерно критичными, а в том, чтобы предложить улучшения в позитивной манере. Если вы пишете отчет с рекомендациями, возможно, будет полезно узнать мнение ваших коллег.

Сводный отчет используется для предоставления управленческой информации. Например, если вы работаете в отделе маркетинга, ваш начальник может попросить вас узнать об онлайн-активности ваших конкурентов, чтобы ваша компания могла эффективно конкурировать с ними. Для этого вы должны исследовать веб-сайты своих конкурентов, профили в социальных сетях, цифровые рекламные кампании и т. Д. Затем вы разделите то, что вы обнаружите, до ключевых моментов, чтобы ваш начальник мог получить важную информацию за короткое время, а затем решите, как с этим действовать.В отличие от отчета с рекомендациями, сводный отчет фокусируется на фактах, оставляя на усмотрение руководства выбор дальнейших действий.

различаются по размеру, формату и функциям. Вы должны быть гибкими и адаптировать свой отчет к потребностям аудитории. Отчеты обычно состоят из шести основных элементов:

1. О ком идет отчет и / или подготовлен для
2. Что было сделано, какие проблемы решались и результаты, включая выводы и / или рекомендации
3. Место изучаемого предмета
4. Когда изучаемый предмет произошел
5. Почему отчет был составлен (функция), в том числе на основании каких полномочий, по какой причине и по чьему запросу
6. Как субъект действовал, функционировал или использовался

Обращайте внимание на эти важные элементы при рассмотрении ваших заинтересованных сторон.Это может включать человека (лиц), о котором идет речь, для кого он предназначен, а также более широкую аудиторию организации. Спросите себя, кто принимает ключевые решения, кто будут экспертами и как можно интерпретировать ваши слова и образы. Хотя универсального формата для отчета не существует, существует единый порядок представления информации. Каждый элемент поддерживает основную цель или функцию, играя важную роль в передаче информации.

Десять общих элементов отчета

Вот контрольный список для проверки того, что отчет соответствует своим целям:

1. Отчет учитывает потребности аудитории
2. Форма следует за функцией отчета
3. Формат отражает институциональные нормы и ожидания
4. Информация является точной, полной и задокументированной
5. Информация легко читается
6. Термины четко определены
7. Рисунки, таблицы и иллюстрации поддерживают письменный контент
8. Рисунки, таблицы и рисунки четкие и правильно обозначены
9. Рисунки, таблицы и рисунки легко понять без поддержки текста
10. Слова легко читаются (шрифт, расположение, организация)
11. Результаты четкие и лаконичные
12. Рекомендации разумны и хорошо обоснованы
Отчет
13. представляет ваши лучшие усилия
14. Отчет говорит сам за себя без ваших разъяснений или объяснений

Сделайте так, чтобы вашему читателю было легче понять информацию в вашем отчете, аккуратно отформатировав документ.Вот несколько рекомендаций:

• Использовать шрифт 12pt стандартным шрифтом
• Используйте поля от 1 ½ до 2 дюймов
• Используйте заголовки и подзаголовки, чтобы разделить контент на четкие разделы
• Разделите абзацы пробелами
• Используйте наглядные пособия (диаграммы, графики, диаграммы и т. Д.), Которые помогут в объяснении чисел или другой информации, которую было бы трудно понять в текстовой форме.

Проверьте свое понимание

При составлении деловых документов вам сначала нужно решить, какой формат лучше всего подходит для ваших целей.В модуле «Основы» мы узнали, что среда — это сообщение. Точно так же и в этом случае формат, который вы выбираете для своего бизнес-документа, также должен соответствовать цели вашего сообщения. Например, электронное письмо может считаться полуформальным в зависимости от аудитории и цели; деловое письмо, как и служебные записки, факсы и короткие отчеты, обычно считается достаточно формальным. Зная то, что вы недавно узнали об общих типах деловых документов, вы должны помнить о том, что выбранный вами формат сообщает аудитории кое-что об информации, которую они будут получать, и о том, насколько важно или серьезно для них обращать на нее внимание.

После того, как вы выбрали подходящий формат для своего сообщения, также важно убедиться в правильности форматирования. Например, если вы собираетесь отправить памятку, она не должна выглядеть как неформальное электронное письмо или деловое письмо; он должен содержать все соответствующие элементы памятки, о которых вы узнали в предыдущем разделе. Читателю должно быть ясно, какой формат вы используете, и вы можете сделать это очевидным, обеспечив соответствующее форматирование вашего документа.

В модуле «Основы» вы узнали, как важно знать свою аудиторию для создания эффективных коммуникаций.Это как никогда верно при написании деловых документов. Кому вы пишете, может быть один или несколько человек. Выбранный вами формат может упростить доступ к вашему документу другим людям (например, по электронной почте) и включать вторичную и скрытую аудитории. Но в деловой переписке, конечно, ваша основная аудитория остается центральной для ваших сообщений. Полезный подход, который используют некоторые коммуникаторы, — это попытаться поставить себя на место основной аудитории и спросить: а что в этом для меня? или Почему я должен волноваться? или и что? Определение аудитории и осведомленность об их потребностях поможет вам составить документ, который с большей вероятностью вызовет их интерес.

Стиль и тон часто считаются взаимозаменяемыми, и между ними есть некоторые нечеткие различия. Но для наших целей стиль относится к таким элементам, как активное и пассивное письмо, различная длина предложений, последовательность, разнообразие употребления слов и варианты пунктуации. Стиль придает вашему письму индивидуальность в сочетании с тоном. Как и в случае с аудиторией и форматом, важно, чтобы выбранный вами стиль соответствовал предполагаемой цели вашего сообщения.

В некотором смысле похожий на стиль, тон относится к ощущению, которое ваша аудитория испытает, когда расшифрует ваш документ. Здесь вы спросите себя, является ли ваш тон формальным, неформальным, позитивным, негативным, вежливым, прямым или косвенным. Цель того, чтобы задать себе этот вопрос, — определить, подходит ли этот тон цели вашего предполагаемого сообщения или иным образом усиливает его.

Аббревиатура FAST не только помогает понять важность выбора правильного формата, запоминания вашей аудитории и обеспечения соответствующего стиля и тона, но также помогает вам помнить, что в деловой переписке важно быстро перейти к делу!

Вот удобный инструмент, который вы можете использовать во время написания, чтобы не забывать использовать и включать принципы FAST.

Заключение

Эта глава, посвященная написанию рабочих документов, началась с обзора написания твердых абзацев, которые включают такие элементы, как хорошее тематическое предложение, текст и заключение. Затем вы узнали о том, как подготовить рабочий документ, начиная с плана и решая, какой рабочий документ использовать. Вы узнали и видели примеры электронных писем, служебных записок, деловых писем, титульных листов факсов и коротких отчетов. Наконец, вы познакомились с аббревиатурой FAST как с инструментом, позволяющим не упускать из виду ваш документ и выбор содержимого в отношении формата, аудитории, стиля и тона.

С этими новыми знаниями вы должны быть на пути к оттачиванию своих навыков письма на рабочем месте, которые будут дополнительно улучшены в следующем разделе, посвященном редактированию документов на рабочем месте.

Элементы пунктов

• тематическое предложение
• кузов
• выводы

Документы рабочего места

• Электронная почта — это электронный носитель, который часто используется для отправки писем, служебных записок или менее формального письменного общения.
• Письма обычно представляют собой довольно формальные короткие печатные сообщения, часто используемые для информирования или убеждения клиентов, поставщиков или общественности.
• Заметки — это краткие документы, используемые внутри компании для информирования или убеждения сотрудников в принятии бизнес-решений относительно политики, процедур или действий.
• Титульные листы факса всегда должны содержать полную информацию о содержимом, отправителе, получателе и количестве страниц. Отправка факсов важна как безопасный способ передачи конфиденциальных документов.
• Краткие отчеты могут сообщать о ходе выполнения, резюмировать информацию или рекомендовать. Они состоят из 10 общих элементов и занимают не более четырех страниц.

Гаффи, М. (2008). Основы делового общения (7-е изд.). Мейсон, Огайо: Томсон / Уодсворт.

Льюис, Л. (13 февраля 2009 г.). Panasonic приказывает персоналу покупать товары на 1000 фунтов стерлингов. Получено с http://business.timesonline.co.uk/tol/business/markets/japan/article5723942.ece

Эта глава представляет собой ремикс, содержащий контент из различных источников, опубликованный под различными открытыми лицензиями, включая следующие:

Проверьте свое понимание

Деловое письмо — Понимание и написание деловой корреспонденции

Предполагаемые результаты изучения этого учебника.Вы должны уметь:

• Опишите типичную аудиторию, цель и языковые особенности служебной записки
• Опишите типичную аудиторию, цель и лингвистические особенности электронного письма
• Опишите назначение и лингвистические особенности сопроводительного письма

Связь на рабочем месте

Записки, электронные письма и письма являются одними из наиболее распространенных типов каналов связи на рабочем месте. Чтобы выбрать правильный способ связи, вам необходимо принять во внимание следующие факторы:

• ваша аудитория,
• сложность / размер вашей темы,
• срочность вашего сообщения,
• как предполагается заархивировать сообщение,
• и, возможно, даже проблемы безопасности.

Мы начнем обсуждение этих различных форм коммуникации с описания того, как выглядят записки, а затем сравним их с другими формами коммуникации, выявив сходства и различия. Однако важно понимать, что каждый из них представляет собой только определенные формы или форматы, то есть контейнера , для передачи, и что их содержимое может варьироваться в зависимости от потребностей / целей отправителя. Точное содержание и структура тела будут тогда зависеть от соглашений для отдельных типов коммуникации, например.грамм. краткие заметки по сравнению с отчетами об инцидентах / прогрессе и т. д.

На этой странице вы увидите несколько примеров различных контейнеров. Чтобы помочь вам изучить сходства и различия в структуре и сопутствующем содержании, примеры были снабжены всплывающими подсказками, чтобы при наведении курсора мыши на различные части примера вы могли видеть соответствующие метки разделов.

Записки

меморандума (сокращенно от меморандум ; поют меморандум ) — это короткие (одностраничные или двухстраничные) бумажные копии корреспонденции, которые обычно распространяются среди коллег, а иногда также размещаются на досках объявлений для ознакомления и внимания каждого.Однако иногда их также можно использовать для кратких отчетов для внешних организаций.

Заметки важны по нескольким причинам. Во-первых, они используются между несколькими уровнями внутри компании или сотрудничающих организаций. Сюда входят органы ввода в эксплуатацию, руководители, коллеги, а также ваши подчиненные. Записки часто также копируются «второстепенным» читателям, чтобы группа людей могла поделиться одной и той же информацией.

Благодаря своей эффективности и удобству заметки могут стать важным компонентом общения на рабочем месте.Некоторые из целей служебных записок включают:

• Организация кадров — прием на работу, увольнение, перераспределение ресурсов и т. Д.
• Уведомления и обновления — принятые решения, повестки дня заседаний и т. Д.
• Инструкции — новые процедуры, правила, задачи и т. Д.
• Краткие отчеты — отчеты об инцидентах или ходе работы

Форматирование и организация

Памятка состоит из трех основных частей:

1. жатка
2. кузов
3. Дополнительная информация / материалы

Заголовки заметок обычно содержат следующую информацию:

• Информация об организации
• тип составляемого документа
• , кто это написал, и их положение в организации
• предполагаемая аудитория и их положение в организации
• когда было написано
• предмет документа

Различные организации могут использовать разные форматы / шаблоны для включения вышеуказанной информации.Всегда следуйте рекомендациям вашей организации, если они есть. Если рекомендации отсутствуют, в следующей таблице показано, что вам следует включить в различные части памятки.

Пример ниже иллюстрирует, как может выглядеть отчет об инциденте, если его отформатировать как памятку.

в основном предназначены для архивирования в печатном формате или отображения на досках объявлений, и поэтому всегда будут занимать некоторое физическое пространство в файловой системе.

Письма

За прошедшие годы электронная почта стала преобладающим средством повседневного общения на рабочем месте. Многие компании поощряют «культуру электронной почты», потому что это быстро, удобно и рентабельно.Электронная почта позволяет коллегам общаться между собой внутри компании и за ее пределами с клиентами и поставщиками. Электронная почта также обеспечивает «электронную запись» сообщений, которые автоматически архивируются, не занимая физического места, хотя некоторые люди могут по-прежнему распечатывать и хранить их в виде бумажных копий.

Ниже приведен образец электронного письма, иллюстрирующий формат.

От:
Кому:
Копия:
Скрытая копия:
Тема:

Дорогой Стивен, В развитие нашей встречи на прошлой неделе мы решили, что предлагаемый интерактивный веб-сайт должен содержать следующие разделы: — Общий раздел — презентации — Групповые обсуждения — Отчеты и деловое общение Встретимся снова в следующую пятницу (15 февраля) в 17:00.м. распределить должностные обязанности по исследованию и проектированию сайта. Местом проведения будет Зал заседаний Департамента. Чтобы подготовиться к встрече, возьмите с собой все существующие материалы и разработайте идеи о том, как их лучше всего интегрировать в новый веб-сайт. Пожалуйста, сообщите мне как можно скорее, если вы не можете присутствовать на этой встрече. Лучший, Сэм ======================== Сэм Чау Доцент Кафедра английского языка Специальный университет Гонконга Юниверсити-роуд, Коулун Тел.: + 852-12345678

Анализ электронной почты. Прочтите письмо выше и ответьте на следующие вопросы:

Анализируем и переписываем электронное письмо. Прочтите следующий текст электронного письма и ответьте на следующие вопросы:

От:
Кому:
Копия:
Скрытая копия:
Тема:

Барбара, В прошлом месяце, когда мы вводили новые процедуры найма, мы понятия не имели, что это может привести к серьезным проблемам. Из-за того, что каждый отдел теперь размещает газетные объявления для новых сотрудников индивидуально, возникли проблемы.Это не может продолжаться. Возможно, в то время мы не разъясняли это, но всех вновь нанятых сотрудников, которых нанимают на должность, следует запрашивать через этот офис. Не размещайте объявления о новых сотрудниках напрямую в интернет-банке вакансий или в газете. После их написания их следует отнести в отдел кадров, где они будут централизованы. Вы должны обсудить каждое объявление с одним из наших сотрудников. Затем разместим объявление в соответствующей газете или другом издании.Если вы не будете следовать этим рекомендациям, это приведет к хаосу. Вы можете забрать у нас все папки соискателя на следующий день после даты закрытия в объявлении. Трой

Перепишите электронное письмо в задаче 3, реорганизуя его и сделав более удобным для чтения. Вы можете редактировать прямо внутри текста выше.

Адресация получателей и выход из системы

Просматривая и работая с примерами писем выше, вы, надеюсь, заметили ряд вещей. Например, вы могли заметить, что подписи и дополнительные знаки закрытия, если они есть, могут демонстрировать разные уровни формальности, и что это также повлияет на общий тон сообщения.Это потому, что они отражают (предполагаемую) степень знакомства отправителя и получателя. Таким образом, очень важно сделать «правильную ноту» в самом начале письма, чтобы случайно не обидеть получателя. Если вы хорошо знакомы с человеком, вы можете просто использовать его имя (как в примере выше), хотя это может звучать несколько резко, или написать Hi + имя . В большинстве случаев, если вы хотя бы немного знакомы / близки с получателем, вы можете использовать Дорогой + имя , но если вы с кем-то незнакомы или должны быть более вежливыми, то используйте более формальные типы адреса требуются, обычно это комбинация Уважаемый + титул (Mr., Госпожа, Госпожа, Доктор, Проф.) + фамилия . В некоторых случаях, особенно когда вы не знаете, какое имя и фамилия могут быть, вы также можете использовать комбинацию Уважаемый + имя + фамилия , но это относительно редко. Если вы не знаете, кто именно будет получателем, вы можете использовать Уважаемый господин или госпожа или Для тех, кого это может касаться .

Подписи / дополнительные закрытия + подписи, как правило, должны соответствовать степени формальности / узнаваемости начального приветствия, как и общий тон сообщения.Варианты здесь снова варьируются от очень формальных, например С уважением / С уважением / С уважением , через С уважением, , чуть менее формальным, например С наилучшими пожеланиями / С уважением , очень интимным, например Take care , Cheers или Love , а также возможность вообще не использовать подписку. Если вы хотите сигнализировать получателю, с которым вы еще не знакомы, вы также можете иногда сигнализировать о своей готовности познакомиться поближе, т.е. переключиться на основание по имени, сначала используя более формальное приветствие, а затем закрывшись менее формальной подписью и только ваше имя — вместо более формального имя + фамилия — в качестве подписи . Затем получатель должен либо принять это «предложение» в своем ответе, либо нет. Поиск правильного приветствия и комплиментарного завершения, а также их соответствие общему стилю сообщения, по сути, требует с вашей стороны суждения каждый раз, когда вы пишете электронное письмо, по крайней мере, если вы все еще не знакомы с получателем.

Формат подписей и закрытий также может варьироваться в зависимости от соглашений, принятых в компании. Если принят американский стиль написания корреспонденции, за подписью и закрытием может не ставиться запятая, тогда как в более европейском стиле вы обычно ожидаете найти запятую после них обоих. Еще одно различие в стиле заключается в том, что в американском формате дата, если она явно присутствует в любом типе корреспонденции, отображается в отдельной строке и в левой части информации заголовка, в то время как в европейском формате обычно отображается дата. дата, выровненная по правому краю, либо на отдельной строке, либо на первой строке адреса корреспондента.

Передаточные письма

Когда печатный документ объемом более двух или трех страниц, такой как отчет или предложение, отправляется в организацию, он часто сопровождается сопроводительным письмом. Цели этого письма: а) идентифицировать документ и б) предоставить читателю дополнительную информацию. Это также может помочь читателю решить, следует ли прочитать документ полностью, отложить его в сторону, отправить в архив или отправить кому-нибудь еще для дальнейшего изучения.

Содержание и структура

Сопроводительное письмо должно быть коротким, по возможности не более одной страницы.В письме необходимо:

• идентификация отправляемого документа и авторизация
• дает общий обзор целей документа
• выделить важные моменты о документе
• предлагает обсудить документ при необходимости
• выразить признательность

В первом абзаце письма укажите причину написания письма в первом предложении.Укажите, отправляете ли вы коммерческое предложение, отчет, информацию о продукте или услуге и т. Д. Во втором абзаце должна быть предоставлена ​​некоторая справочная информация о прилагаемом документе. Это может включать даты, к которым читатель должен действовать в соответствии с информацией, представленной в документе. Если документ довольно длинный, вы можете также предоставить краткий обзор / объяснение различных разделов / глав, чтобы читатель мог сразу перейти к интересующим его частям.В последнем абзаце вы должны поблагодарить читателя за его / ее время и попросить его / ее связаться с вами, если возникнут какие-либо вопросы.

Это иллюстрирует следующий пример:

Oriental Energy Inc.
10 Queen’s Junction, Central
+852 2712-3456
www.orientalenergy.com.hk

28 марта ^-е , 2012

Г-н Томми Ли, руководитель проекта
Asia Light and Power
321 Санни Драйв
Коулун

Тема: Проектное предложение № 231-01A — Проект энергосбережения Ламма

Уважаемый г-н.Ли,

Мы рады представить предложение по проекту энергосбережения Ламма в ответ на ваш запрос, сделанный 12 февраля , 2001.

Мельница, описанная в прилагаемом предложении, использует самую передовую конструкцию и материалы. Особый интерес представляют современные методы озеленения, используемые для лучшего включения ветряной мельницы в существующую среду. Как вы знаете, внешний вид решения — ключевой вопрос для всех, кто участвует в этом проекте.

Я с нетерпением жду возможности поработать с вами над этим проектом. Я свяжусь с вами через пару дней, чтобы ответить на любые ваши вопросы. А пока, пожалуйста, не стесняйтесь звонить мне, если я могу оказать дополнительную помощь. Со мной можно связаться по телефону +852 456-7890.

С уважением,

Сюзанна Чан
Менеджер проекта

Количество корпусов: 2

Помимо немного более формальных форматов / типов общения, описанных выше, иногда даже менее формальные электронные форматы, такие как SMS или IM / чат, также используются для быстрых или более непосредственных коммуникационных потребностей, особенно для отправки напоминаний или организации встреч.Поскольку вы, вероятно, уже хорошо знакомы с ними по собственному опыту, мы не будем их здесь обсуждать.

Заполните следующую таблицу, указав, какие типы мультимедиа и текста могут использоваться для общения на рабочем месте и какие функции они демонстрируют.

Ссылки и расширенная литература

Бернетт, Р.Э. (1997). Техническое сообщение (четвертое издание). Белмонт, Калифорния: Wadsworth Publishing Company

Gerson, S.J. И Герсон, С. (2012). Техническая коммуникация: процесс и продукт (7-е издание). Нью-Джерси: Прентис-Холл. (Глава 6)

Узнайте о преимуществах эффективной деловой переписки

В этом цифровом мире деловая переписка играет очень важную роль. Это форма общения в письменном виде, связанная с любым бизнесом.Это способ выражения взглядов, идей и информации между двумя сторонами.

Деловая корреспонденция — это рассылка электронных писем и писем вашим клиентам, чтобы они были хорошо информированы о любых действиях, которые будут происходить в вашей компании. Это профессиональная форма общения между организациями, сотрудниками и клиентами.

В Дании деловая переписка также включает обратную связь от клиентов и членов компании для их подтверждения, которая затем надежно хранится в документации компании.Стать глобальным — это торговая марка и необходимость для каждого бизнеса, особенно в наш век электронного делового общения.

Это санкционирует вашу компанию, чтобы понимать различные культуры и их языки, чтобы иметь сильное влияние на зарубежных рынках. Служба датского перевода корреспонденции может перевести ваши проекты на несколько языков.

Виды эффективной деловой переписки

Различные типы корреспонденции используются в повседневной деятельности глобальных компаний.Давай посмотрим на них.

Внутренняя переписка

Внутренняя переписка, как следует из названия, — это внутреннее общение между различными сотрудниками, отделами и дочерними компаниями. Он может быть формальным или неформальным. Переписка, которая происходит на регулярной основе, менее формальна. Он включает в себя обмен электронной почтой между менеджером или руководителем группы и переписку между руководителем группы и его подчиненным. Некоторые другие виды переписки включают предупреждения, меморандумы.Рекламные письма и письма для одобрения и отклонения.

Внешняя переписка

Как называется именованный внешний, это внешняя переписка между различными организациями, когда организации хотят общаться со своими клиентами. Это общение осуществляется с теми людьми, которые не работают в организации. Это делается с кредиторами, поставщиками, потенциальными клиентами, государственными служащими, бизнес-спонсорами и донорами. Тем более, что те люди, которые имеют дело с вашей компанией прямо или косвенно.

Торговая корреспонденция

Одна из наиболее важных внешних корреспонденций — это торговая переписка. Это относится не только к продажам продукта, но и к послепродажной переписке с покупателями. Он включает в себя письма с маркетинговыми предложениями, предложения о продаже, письма о скидках, заказы на покупку, выписки из счетов, инкассовые письма и авторизационные письма. Чтобы иметь конкурентное преимущество, вы должны научиться взаимодействовать с клиентами послепродажного обслуживания.

Персональная переписка

Персонализированная переписка связана с эмоциональной стороной ваших сотрудников. Он включает в себя приветственные письма, рекламные письма, поздравления, благодарственные письма и поздравительные письма. Кроме того, он содержит электронные письма, которые отправляются сотрудникам в дни их рождения и юбилеи. Эти электронные письма написаны не в неформальном тоне. Эта переписка может осуществляться как физическими письмами, так и по электронной почте. Чтобы вести переписку с дочерними компаниями, вам необходимо отправить электронное письмо.

Циркуляры

используются, когда вам нужно объявить что-то для всей организации. Это официальное объявление. Он включает протокол собрания, изменения в контактной информации и объявления о торгах.

Преимущества эффективного общения

Если головной офис вашей компании находится в Китае, а у вас есть дочерняя компания в Дании, вы должны вести переписку с датской компанией на датском языке.

Это причина того, что люди ясно понимают на своем родном языке. Кроме того, переписка на родном языке очень важна для обеспечения единообразия стандартных рабочих процедур.

Деловая переписка — важная часть глобальных деловых операций. Компании должны вести переписку с заинтересованными сторонами и их клиентами в повседневной деятельности компании. Вот некоторые преимущества эффективной деловой переписки.

Эффективная переписка очень важна в компании, где работают сотрудники из разных стран.Хорошие коммуникативные навыки помогают уменьшить барьеры в разнообразной рабочей силе из-за языковых и культурных различий. Компании, которые проводят заочное обучение местных и международных сотрудников, получают свои льготы.

Чтобы избежать культурной неразберихи и недопонимания, многие компании регулярно обучают своих сотрудников в самом начале их карьеры. Эффективная деловая переписка увеличивает продуктивность и, таким образом, вся работа выполняется без сбоев.

Итак, чтобы просто связаться и общаться на нескольких языках, особенно при работе с международными клиентами, получите перевод ваших деловых документов в компании, оказывающей услуги языкового онлайн-перевода.

Эффективная деловая переписка в компании позволяет сотрудникам и руководству формировать эффективные команды. В такой ситуации сотрудники могут доверять друг другу, а также руководству. Деловая переписка также снижает ненужную конкуренцию и помогает сотрудникам работать вместе в дружественной атмосфере.

Результатом совместной работы в здоровой среде является высокая производительность, порядочность и ответственность. Руководство, которое открыто общается со своими сотрудниками, может способствовать установлению позитивных отношений, которые могут принести пользу компании в целом.

Бизнес-индустрия сегодня является одной из наиболее быстро развивающихся отраслей в мире. Работая с международными клиентами, ваша компания должна помнить, что не все страны говорят на одном языке.

Вот почему очень важно, чтобы ваши деловые документы были переведены Агентством языковых онлайн-переводов, которое может предоставить точные и точные переводы.

Поскольку количество глобальных деловых соглашений постоянно увеличивается, потребность в эффективной деловой переписке для удовлетворения глобальных требований также растет день ото дня.Руководство и их сотрудники должны знать, как эффективно общаться с международными клиентами компании. Компаниям, которые готовят своих сотрудников к превосходным вербальным и невербальным коммуникативным навыкам, гораздо легче выйти на глобальные рынки, чем другим.

Таким образом, эффективная деловая переписка очень важна для компаний, которые стремятся расширить свой бизнес за пределы страны. В связи с изменением деловой среды при ведении бизнеса с международным клиентом неудивительно, что клиент не владеет датским языком.

Это основная причина, по которой все документы вашей деловой переписки необходимо переводить на несколько языков. Здесь может пригодиться поставщик услуг языкового онлайн-перевода.

Заключение

Следовательно, эффективная деловая переписка очень важна для роста вашей компании. При эффективном ведении деловая переписка может укрепить репутацию вашей компании, разрешить и предотвратить конфликты, а также способствовать установлению прочных отношений между вашей компанией и всеми ее клиентами.Служба датского перевода корреспонденции может перевести ваши деловые документы на любой иностранный язык с полной конфиденциальностью.

10 правил делового письма — Maguire Training

Независимо от того, на каком уровне бизнеса вы работаете, будь то руководитель, менеджер или сотрудник, письменное общение, вероятно, станет фундаментальной частью вашей повседневной работы . В зависимости от вашей работы от вас может регулярно требоваться написать электронное письмо, деловую переписку, отчеты, веб-контент, информационные бюллетени, руководство пользователя, контракты или множество других типов документов.Если ваши навыки делового письма не так совершенны, как вам хотелось бы, или вам просто нужно их освежить, курс Essential Writing Skills от Maguire Training предоставит вам все необходимое для точного и уверенного письма, поощряя ваше творчество и помогая вам использовать грамматика, орфография и пунктуация правильно.

Каждый может извлечь выгоду из улучшения своих навыков делового письма, поэтому, чтобы помочь вам сразу начать, вот десять советов, которые можно и чего нельзя делать, чтобы помочь вам улучшить свои навыки делового письма.

• DO пишите, думая о читателе

  Если вы пишете на техническую тему для читателя, не разбирающегося в технической сфере, постарайтесь избегать технического жаргона и сокращений, с которыми они могут быть не знакомы, и, если возможно, объясните концепции способом к которому читатель может относиться.

• НЕ чрезмерно полагайтесь на средство проверки орфографии / грамматики вашего компьютера

  Легко предположить, что в наши дни компьютеры достаточно умны, чтобы улавливать и исправлять каждую небольшую орфографическую и грамматическую ошибку, но это не так.Всегда проверяйте свой текст на наличие ошибок, прежде чем распространять его среди более широкой аудитории, или, что еще лучше, попросите кого-нибудь проверить его за вас.

• DO пишите как можно проще и лаконичнее

  Эффективное письменное общение доходит до сути быстро и однозначно. Деловое общение не выигрывает от использования расширенного, цветистого языка или малопонятной лексики. Скажите именно то, что вам нужно сказать, как можно меньшим количеством слов, не теряя акцента или смысла вашего сообщения.

• НЕ ИСПОЛЬЗУЙТЕ соблазн шутливо использовать сарказм в письменном общении.

  При устном общении ваше намерение — серьезное или юмористическое — выдается по вашей манере речи и тоном голоса. Эти качества теряются при письменном общении, и шутка, которая может показаться вам смешной на момент написания, может быть полностью неверно истолкована читателем, что приведет к непреднамеренному оскорблению. Что касается юмора в деловой переписке, если сомневаетесь, оставьте это в стороне.

• DO структурируйте и организуйте свои деловые письма

  Длинный документ, письмо или электронное письмо должны открываться с кратким обзором содержания, позволяющим читателю сделать суждение о том, важен ли для него предмет, не углубляясь в текст .Для удобства чтения более длинные тексты следует разделить на отдельные разделы с описательными заголовками и охватить максимум один или два предмета.

• НЕ будьте небрежны при написании имени получателя, пола или профессионального звания

  Пишете ли вы своему генеральному директору или важному клиенту, случайно обращаясь к нему как «господин». когда вы имели в виду «миссис» или «Мисс» непростительно, так же как приписывать им неправильное название должности или неправильно писать их имя.Перед отправкой писем или электронной почты проверьте и дважды проверьте правильность личных данных.

• DO выберите подходящий тон для своего делового письма

  Вы можете использовать неформальный тон при написании письма для коллег или деловых партнеров, которых вы хорошо знаете, но в любой ситуации, когда вы не на сто процентов уверены в том, как ваше письмо будет быть принятым или истолкованным, лучше перестраховаться и поддерживать формальный и уважительный тон.

• НЕ забудьте включить призыв к действию, если ответ необходим

  Если вы хотите получить ответ на вопрос, который вы задали в электронном письме, отзыв о черновике отчета и ответ на письменное приглашение или ответ на деловое или коммерческое письмо, которое вы написали, не забудьте завершить соответствующим призывом к действию для читателя.

• DO Сохраните ваши лучшие написанные документы в виде шаблонов для будущего использования

  Нет смысла тратить силы на изобретение колеса каждый раз, когда вам нужно написать похожий документ. Сохраняйте хорошо написанные и эффективные документы в виде шаблонов, которые можно редактировать и изменять для использования в будущем.

• НЕ пишите непрофессионально.

  Убедитесь, что все факты, которые вы включаете в свой текст, были проверены на точность, не включайте ничего, что, несмотря на ваши благие намерения, могло быть истолковано читателем как дискриминационное, подстрекательский или оскорбительный, и не критикуйте других в своем письме.Прежде чем распространять или отправлять письменные материалы, попробуйте прочитать их вслух — это может быть полезным методом, который поможет убедиться, что написанное вами является точным, профессиональным и приемлемым.
  

Для делегатов, которые хотят улучшить свои навыки делового письма в удобном для себя темпе и в предпочтительной среде, Essential Writing Skills от Maguire Training также доступен в виде онлайн-курса обучения через нашу простую в использовании и удобную систему электронного обучения.

Все, что вам нужно знать

Письмо бизнес-формата — это обычно официальный документ, который отправляется одним предприятием другому или их акционерам, сотрудникам, клиентам и т. Д. 3 мин. Чтения

Письмо бизнес-формата — это обычно официальный документ, который отправляется от одного предприятия к другому или от организации их акционерам, сотрудникам, клиентам и т. Д.Деловые письма чаще всего используются для переписки между отдельными сторонами. Несмотря на то, что электронная почта стала наиболее распространенной формой общения, печатные официальные деловые письма по-прежнему используются многими организациями для важной и конфиденциальной корреспонденции, включая предложения о работе, подтверждение трудоустройства, рекомендательные письма и многое другое.

Деловой формат: введение

Формат письма чрезвычайно важен при написании служебных и деловых писем.Электронные письма и письма всегда должны быть правильно отформатированы, адресованы, расположены через интервалы и написаны. Письмо должно быть адресовано тому человеку, с которым вы конкретно связываетесь. Деловые письма рекомендуется профессионально открывать и закрывать. Каждое предложение делового письма должно быть четким, конкретным и включать соответствующую информацию.

Последний абзац делового письма обычно используется для того, чтобы поблагодарить принимающую сторону за потраченное время и за рассмотрение запроса.Помните, всегда указывайте свою личную контактную информацию, в том числе:

• Имя.
• Адрес.
• Адрес электронной почты.
• Номер телефона.

Несмотря на то, что мы живем в цифровую эпоху, самая формальная и конфиденциальная деловая переписка по-прежнему ведется в виде печатных писем. В деловое письмо должны быть включены следующие компоненты:

• Контактная информация отправителя.
• Текущая дата.
• Контактная информация получателя.
• Приветствие.

Красивый фирменный бланк и современный внешний вид могут быть мощными инструментами доставки. Кроме того, эффективное и профессиональное деловое письмо обычно будет написано с соблюдением базового этикета написания деловых писем. Помните, делайте это простым и ясным, чтобы цель письма была в центре внимания.

Используйте первый абзац, чтобы представиться. Второй и третий абзацы следует использовать, чтобы объяснить, почему вы обращаетесь к получателю и что вы от него просите.Закрытие делового письма должно включать вашу подпись и машинописную подпись непосредственно под ним. Получатели деловых писем предпочитают переписку, то есть:

• Сосредоточено.
• Ясно и лаконично.
• Состоит из двух или трех абзацев.
• Четко сообщает, кто отправитель письма с подписью.

Calibri, Arial и Times New Roman — это простые, чистые и рекомендуемые шрифты. Помните, что размер шрифта в 12 пунктов обычно легче всего читать.Лучшие советы по форматированию делового письма:

• Одно пространство.
• Оставьте один пробел между абзацами, закрытием, а также контактной информацией до и после.
• Всегда выравнивайте или выравнивайте букву по левому краю.

Шесть основных разделов делового письма:

• Заголовок.
• Внутренний адрес.
• Приветствие.
• Кузов.
• Закрытие.
• Подпись.

Деловой формат: формат сопроводительного письма

К действующему письму о приеме на работу должно быть приложено хорошо оформленное сопроводительное письмо, которое включает следующие разделы:

• Контактная информация отправителя.
• Текущая дата.
• Контактная информация работодателя отправителя.
• Приветствие.

В тексте сопроводительного письма должна быть описана позиция, на которую вы претендуете, почему вы — надежный выбор для открытой позиции и режим, в котором вы будете действовать.Убедитесь, что квалификация для работы соответствует вашим навыкам и опыту. Заключительный абзац следует использовать, чтобы поблагодарить работодателя за потраченное время и внимание.

Деловой формат: формат справочного письма

Хорошее рекомендательное письмо должно включать следующее:

• Основная информация о лице, предоставившем ссылку.
• Связь между ссылкой и рекомендованным человеком.
• Причины, по которым человек способен и квалифицирован.
• Конкретные навыки, которыми отличается человек.

Деловой формат: Формат заявления об увольнении

Обычно для всех вовлеченных сторон лучше всего, чтобы заявление об увольнении было основано на фактах и ​​кратком изложении. Нет необходимости включать какую-либо информацию, кроме факта вашего увольнения и даты вступления в силу отставки. Тем не менее, всегда вежливо по отношению к работодателю проявлять некоторую признательность за предоставленную вам возможность, причину увольнения и предложение помочь вам уйти от должности.

Деловой формат: советы по написанию эффективного письма

Наиболее часто используемый формат делового письма — это «блочный стиль». Структура всей буквы выровнена или выровнена по левому краю. В большинстве случаев печатное и официальное деловое письмо должно быть сердечным и профессиональным. Настоятельно рекомендуется сохранить для электронной почты непринужденный и неформальный язык. Важно внимательно изучить и вычитать окончательный вариант письма. Помните, что пунктуационные и орфографические ошибки, скорее всего, произведут на читателя негативное впечатление.

Если вам нужна помощь с деловым форматом писем, вы можете опубликовать юридическую потребность на торговой площадке UpCounsel. UpCounsel принимает на свой сайт только 5% лучших юристов. Юристы UpCounsel являются выпускниками юридических школ, таких как Harvard Law и Yale Law, и имеют в среднем 14 лет юридического опыта, включая работу с такими компаниями, как Google, Menlo Ventures и Airbnb, или от их имени.