Составление делового письма
Составление делового письма. Обращение и приветствие.
В этой статье – разговор пойдет о составлении делового письма, а именно об обращении и приветствии в деловом письме. Каких ошибок важно избежать, чтобы выглядеть в глазах делового адресата не забавно, а достойно? Поделюсь с вами своими правилами и наблюдениями.
1. Форма приветственной фразы.
Не стоит употреблять фразу «Доброго времени суток!». Даже если мы руководствуемся при этом желанием соответствовать часовому поясу адресата. Фраза звучит безвкусно и даже вульгарно. Лучше использовать нейтральные варианты: «Здравствуйте», «Добрый день». По возможности, хорошо добавить к этому приветствию имя адресата. Гораздо приятнее вместо безликого «Здравствуйте!» получить персональное: «Здравствуйте, Тамара!».
2. Форма имени.
Не следует употреблять при обращении к деловому партнеру/клиенту короткую форму имени: «Саш» вместо «Саша», «Ань» — вместо «Аня». Каким бы демократичным ни был стиль нашего письма, и сколь давней ни была бы переписка. То, что хорошо и привычно звучит в устной речи, на письме выглядит слишком просторечным вариантом. Не берусь говорить о любом адресате, но мне такое обращение напоминает простецких героев песни Высоцкого: «Ой, Вань, гляди, какие клоуны!».
Если велико желание сохранить живость стиля устного общения и его неформальный характер – достаточно использовать простую форму имени: «Аня» вместо «Анна», «Саша» – вместо «Александр».
Несколько слов – об употреблении в письме имени или имени с отчеством.
Такой вопрос часто возникает. Здесь важно следовать той информации, которая у нас есть об адресате. Такой информацией может быть: визитка; поле «From»/ «От кого» или блок контактной информации с подписью, которой заканчивается письмо.
Если в визитке или в подписи к своему письму наш адресат указывает имя (а не имя с отчеством) – то все просто, вопросов нет, обращаемся по имени («Здравствуйте, Светлана!»).
А если в одном блоке – информация одна, а в другом – другая?
Например, в поле «From»/ «От кого» указано «Светлана Котова»:
Subject: Запрос информации
Date: Mon, 18 Oct 2010
From: Светлана Котова
To: Тамара Воротынцева
А в подписи в теле письма адресат написал:
С уважением,
Светлана Васильевна Котова
Менеджер по персоналу
ООО «Трензор»
Как в таком случае лучше обратиться в ответном письме: «Светлана» или «Светлана Васильевна»?
Я предпочитаю второй вариант. Объясню почему: блок контактной информации с подписью адресат помещает в письмо собственноручно. Он подписывается так, как ему привычно и комфортно. Информация в поле «От кого» / «From» часто заполняется не самим владельцем данного e-mail адреса. Нередко в компаниях параметры почтового ящика сотрудника настраивают IT- специалисты. При этой настройке в основу могут быть положены иные основания, нежели комфорт и этические предпочтения пользователя данного e-mail адреса.
Правило, которому я следую: если хотя бы в одном из блоков информации фигурирует имя с отчеством – обращаюсь по имени и отчеству. Руководствуюсь простым соображением: из двух вариантов это предельно корректный.
3. Если имя адресата неизвестно.
Достаточно часто бывает, что письма, которые мы получаем, не содержат информации об имени адресата, а отвечать, тем не менее, нужно. В этом случае уместно употребить нейтральное «Здравствуйте!». А можно несколько персонифицировать это приветствие обращением к адресату (указав на принадлежность к тому или иному процессу, функции или др.): «Здравствуйте, уважаемый пользователь нашего сервиса!» «Добрый день, уважаемый подписчик!». Я уверена, что любой из персонифицированных вариантов выигрышнее: это проявление внимательного отношения к человеку.
4. Ты или вы?
Ответ на этот вопрос изначально лежит в плоскости требований этикета (правил поведения). Согласно этим правилам, на «вы» следует обращаться к людям старшим по возрасту и служебному положению. Обращение на «вы» в данном случае является знаком уважительного отношения. Однако при этом вовсе не значит, что все, к кому мы обращаемся на «ты» (друзья, близкие люди, коллеги), не достойны нашего уважения. Дело в том, что помимо указания на почтение к возрасту и статусу, обращение на «вы» еще является способом обозначить межличностную дистанцию. Психологи говорят, что существует такое негласное правило (помогающее объяснить, к кому мы обращаемся на «ты», а к кому – на «вы»): если наше общение с человеком предполагает возможность физического контакта ( прикоснуться, похлопать по плечу, обнять и т.д.) – органично и уместно использование «ты»-обращения. Если же наше общение — это только речевой вариант — лучше выбрать «вы». Как видите, формула достаточно простая. «Ты» указывает на близость отношений, «вы» — фиксирует наличие дистанции. Если вернуться к вопросам делового письма, то действие этой формулы также сохраняется. Как говорится, «думайте сами, решайте сами…». Я в письме отдаю предпочтение «вы»-обращению.
На сегодня это все, мои дорогие читатели.
Выбирайте уместные обращения и приветствия в вашей деловой и личной корреспонденции! Устанавливайте правила конструктивного и комфортного человеческого общения!
Тамара Воротынцева
Посмотрите фрагмент тренинга E-mail переписка в бизнесе. Мини-лекция «Три точки внимания в письме»:
Обратите внимание на наши тренинговые программы, которые могут вам помочь:
Статьи по теме:
Как написать деловое письмо, на которое захотят ответить
Андрей Батурин,«Современное деловое письмо — это махровая фальшь, копеечные манипуляции и плохо скрываемое обоюдное презрение».
Андрей Батурин
Так предваряют издатели книгу М. Ильяхова и Л. Сарычевой «Новые правила деловой переписки». К сожалению, они правы. Деловая переписка демонстрирует засилье штампов, вымученной вежливости и корявых конструкций, которые возникают из навязанных стереотипов. «Используйте официально-деловой стиль, и будет вам счастье». Но заштампованный язык не доносит до адресата точный смысл послания. Поэтому эффективной бизнес-переписке нужно учиться.
Книги, которые подскажут, как писать классные деловые письма, мы порекомендуем в конце статьи. Но сначала дадим практичные советы тем, кому некогда читать книги, а писать уже пора.
Основное о деловых письмах
Их форма и структура напрямую зависит от того, какое именно пишется послание. Недавно мы вспоминали о коммерческом предложении . Но в бизнесе применяется так много эпистолярных жанров, что только классификаций набирается не меньше 5.
Письма бывают с вопросами и ответами, просьбами и предложениями, обещаниями и гарантиями, обращением, претензией и т. д. Стоит рассмотреть каждый жанр. Мы, вполне возможно, так и поступим, но позднее. Пока выделим то общее, что поможет составить и письмо-напоминание, и досудебное уведомление, и обычное сообщение.
Особняком стоят те письма, правила составления которых регламентированы законом. Чтобы написать письмо-претензию, лучше воспользоваться образцом, предлагаемым справочно-правовыми системами. Хотя иногда можно отступить от обязательных норм.
Стоит ли им вообще следовать? Да, хотя бы потому, что знакомые формы требуют меньше времени на восприятие. А в бизнесе принято расходовать время, свое и чужое, экономно. Самое важное в любом письме — максимально кратко и эффективно донести до адресата суть обращения.
Говоря о строгой последовательности элементов нужно понимать, что письма бывают:
- Одноаспектными, когда задается или обсуждается один вопрос;
- Многоаспектными. Может обсуждаться несколько тем, острых вопросов. Каждую стоит вынести в свой раздел или блок, а тезисы представить по пунктам.
Чем сложнее послание по содержанию, тем четче должна соблюдаться и точнее прорабатываться его структура. Тогда последовательность рассуждений будет проще восприниматься.
Структура
Что обязательно входит в классическое строение делового письма:
- Информация об отправителе и получателе. В электронной переписке это не всегда уместно. Но если направляете «бумажный» вариант, будьте добры, обозначьте адресанта и адресата. Реквизиты отправителя обычно присутствуют на фирменном бланке. Если он по каким-то причинам не используется, то укажите наименование компании, официальные реквизиты — ИНН, ОГРН, адрес, контакты. Место расположения этих сведений — верх левой стороны страницы. Непременно надо указать, кому адресовано письмо. Корректно вписать должность адресата, наименование компании, полностью ФИО, адрес. Эти сведения указываются сверху справа, в дательном падеже.
- Если принята нумерация, письму присваивается порядковый номер. Обязательно проставляется дата написания.
- Текст письма начинают либо с обращения («уважаемый Петр Иванович!»), либо с заголовка (Претензия о ненадлежащем исполнении обязательств). Далее следует информативное вступление. Наличие этих элементов определяется жанром делового общения. Если есть обращение, то обычно отсутствует заголовок, и наоборот. Заголовок, как и в статьях, выполняет функцию привлечения внимания и анонса содержания. А вступление присутствует всегда и обязано быть максимально информативным. Это своего рода лид-абзац в продающем тексте.
- Вступительный абзац необходимо отличать от преамбулы. Если вступление — это подводка, то основной смысл заключается в преамбуле. Выражается цель сообщения, факты, которые привели к необходимости написать письмо, аргументы, суть предмета разговора.
- Далее следует то, что часто называют «телом письма». По большому счету, это последовательная расшифровка преамбулы.
- Завершается послание подведением итогов или заключением. В этом разделе полагается отразить требование, просьбу или действия, поведение, которые ожидаются от адресата в ответ. После выводов ставят подпись с расшифровкой и при необходимости печать.
Эта формула представляет собой ту общепринятую структуру, по которой строится любое официально-деловое письмо. Теперь перейдем к деталям.
Как расположить логико-смысловые блоки
Мы уже вспоминали лид-абзац, а теперь припомним его основное правило! Он должен пообещать читателю выгоду, показать ту пользу, которую человек приобретет, познакомившись с содержанием.
Кто-то подумает — зачем это в деловой переписке? Ведь если пишем претензию или гарантийное письмо, его и так прочитают, деваться-то некуда! Это отчасти правда, но надо понимать, что с помощью письменной коммуникации с читателем можно выстраивать взаимодействие. А оно может быть эффективным или неэффективным. Если предпочтителен первый случай, пользу в письмо стоит все-таки добавить.
Когда вам нечего пообещать, не выдумывайте небылицы и не высасывайте выгоду из пальца. Промолчите и сэкономьте время себе и другим. Если выгода для адресата имеется, именно с нее лучше начинать.
Обязательно скажите все самое важное в начале. Идеально, если это будут 2 первых абзаца — вступление и преамбула. В них же надо постараться вложить основные аргументы. Если их нужно расшифровывать подробно, то во вступительной части хотя бы упомяните о них. Далее приступайте к пояснениям.
Содержание каждого последующего абзаца должно быть логически связано или вытекать из предыдущего. Действие обязано быть динамичным — так письмо будет интереснее и приятнее читать.
Как оформляется деловое письмо?
Строго!
- Применяйте классические шрифты, избегайте крайностей и нелепиц. Допустим, не стоит применять в деловой переписке Comic Sans. Этот шрифт не предполагает серьезности.
- Избегайте двусмысленностей: трудночитаемые, специфичные, экзотические шрифты в бизнес-письмах не приветствуются. Если только не выступают органичной составляющей вашего фирменного стиля.
- Особо значимые предложения или отдельные слова можно выделять курсивом, жирным или подчеркиванием. Но делать это стоит тогда, когда действительно необходимо указать на важность. Без крайностей!
- Не надо выделять фразы цветом или играть со шрифтами. Лучше уберите из текста воду и сократите письмо до смысла. Тогда необходимость подчеркивать требование красным отпадет.
- Не стоит пользоваться клавишей Caps Lock, чтобы привлечь внимание к предложению. По тем же причинам.
В целом, при оформлении делового письма соблюдайте умеренность. Лаконичность в тренде.
Стиль и манипуляции
Не забывайте, что вы пишите человеку. Не важно, есть ли между вами спор или конфликт. Написать деловое письмо с угрозами или оскорблениями может каждый, но это моветон. Попробуйте создать письмо для людей, а не для роботов, чиновников или оппонентов.
Что это значит:
- Оно должно легко читаться и восприниматься однозначно.
- Если нельзя обойтись без сложных терминов, их надо расшифровать.
- Предложения не должны занимать пол-страницы. Помните, что идеальная длина от точки до точки — 2 строки.
- В равной мере избегайте чрезмерной сухости и эмоциональности.
- Не используйте штампы и канцеляриты.
- Пишите просто и понятно, но не примитивно.
Не все письма, которые мы пишем, имеют оптимистичное или положительное содержание. Иногда приходится отказывать людям в работе, сотрудничестве, просьбе. Как сделать это корректно? Допустим, попросили заем, но предоставить его вы не можете.
Лучше поступить так:
- Показать свое знакомство с ситуацией. Продемонстрировать, что помните, при каких обстоятельствах поступила просьба, как произошла встреча с просителем.
- Выразить понимание, если уместно — сочувствие.
- Кратко обозначить основные аргументы, из-за которых вопрос нельзя решить положительно. Оптимальное число доводов —3.
- Добавить «лучик добра». Можно отметить положительные качества адресата, указать благоприятные моменты в ситуации, выразить благодарность за доверие.
- Предложить компромисс.
Суть заключается в том, что отказ, как и многое другое, можно преподнести по-человечески.
Об обращениях
Отдельно поговорим об обращениях, поскольку с ними часто возникают сложности. Можно невольно оскорбить человека, неверно или некорректно назвав его. Или заранее расположить собеседника к себе.
- Беспроигрышный вариант — обращение «уважаемый».
- Вторая нейтральная норма — следующие за «уважаемым» имя и отчество адресата.
- Этикетные формы «господин» или «госпожа» надо использовать, лишь когда это уместно. И ни в коем случае не сокращать.
- Иногда необходимо указать должность или звание. Но сначала надо проверить, нужно ли это.
- Если письмо адресовано нескольким людям или неограниченному кругу, надо подыскать корректное обращение ко всем сразу. К примеру, коллеги, сотрудники, партнеры.
- Обращаться на «вы». При этом «Вы» пишется при уважительном обращении к конкретному лицу. Когда адресатов несколько, «вы» пишем с маленькой буквы.
Что может дополнять деловое письмо
Подавать информацию нужно максимально емко, насколько это возможно. Но сведения, на которые нужно сослаться в письме, могут быть обширными. В этом случае можно использовать дополнительные элементы:
- Ссылки. К примеру, к предшествующей переписке, протоколу встречи и т. д.
- Примечания или комментарии. Их можно использовать, когда общение происходит в электронной форме.
- Приложения. К примеру, к оферте можно сразу прикрепить типовую форму договора.
— Окончательный итог в этой теме подвести не получится. Поэтому мы посоветуем, что почитать тем, кто всерьез решил прокачать свои навыки написания деловых писем. Намеренно берем только русскоязычных авторов, хотя есть немало достойных руководств у зарубежных гуру. Но они же не владеют великим и могучим! Итак, почитайте:
— «Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты». Автор — Саша Карепина.
— «Контент, маркетинг и рок-н-ролл» и «Бизнес-копирайтинг» Дениса Каплунова.
— «Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха» Т. Воротынцевой.
— И уже упомянутые «Новые правила деловой переписки» Ильяхова, Сарычевой.
Понравилась статья? Сохраните у себя в соцсетях и поделитесь с другими!
Обсудить
Другие статьи по тегам
контент-маркетинг копирайтинг бизнесПонравилось
0
на эту тему
Основы контент-аудита Ремаркетинг и его сильные стороны Коммерческое предложение как жанр делового письма Инструменты контент-маркетинга на все случаи жизни Опечатки помогают SEO-оптимизации: миф, блеф или реальность? Что такое Agile-маркетинг 15 лайфхаков для контент-маркетолога Как мотивировать клиентов оставлять отзывы Лид-абзац, его тайны и секреты успеха SEO-копирайтинг: основные понятия, правила, запретыСодержимое страницы: Деловое письмо на английском языке должно быть кратким и простым, как любое деловое послание. Не стоит беспокоиться, что ваши знания английского языка недостаточны для написания письма. Эффективное письмо в бизнесе использует короткие, простые предложения и простую лексику.
Приветствие в деловом письме на английском языкеВ деловом письме на английском языке очень важно написать правильно имя получателя и его пол. Используйте для женщин обращение госпожа (Ms) и господин (Mr) для мужчин. В менее официальной обстановке или после длительного периода переписки приемлемо именовать получателя по его имени.
Содержание делового письма на английском языкеВо вступлении делового письма на английском языке обычно используют дружеское приветствие, благодарность за проявленное внимание или,иногда, начинает формулироваться основная мысль послания. После короткого вступления в первом абзатце формулируется основнная мысль Вашего письма в одном или двух предложениях. Используйте разговорный язык, задавайте простые и прямые вопросы. В заключительном абзаце делового письма на английском языке необходимо сделать напоминание, указать на срочность запроса, либо поблагодарить за оказанное внимание.
Стиль делового письмаПри написании делового письма на английском языке используйте формальный стиль письма:
В деловом письме на английском языке принято писать с большой буквы:
В деловом письме на английском языке с большой буквы пишутся все сокращения слов, перечисленных выше. Все союзы, предлоги и артикли, связанные со словами, которые в письме пишутся с большой буквы, наоборот, пишутся с маленькой буквы. Завершение делового письма на английском языкеВ завершении делового письма на английском языке перед именем ставиться завершающая фраза, обычно это слово Sincerely (искренне).
Образцы деловых писем на английскомЗдесь представлены некоторые образцы деловых писем и другой корреспонденции на английском языке, которые помогут Вам составить свое эффективное деловое письмо на английском языке. Устойчивые фразы, используемые в деловом письме на английском языкеПри составлении делового письма на английском языке мы иногда испытываем затруднения с подбором необходимых фраз. Здесь приведены некоторые фразы, наиболее распространенные в английском деловом языке, которые помогут вам составить качественное деловое письмо.Образцы писем администрации англоязычных сайтовВсе нижеперечисленные письма взяты из реальной переписки с администраторами англоязычных PTC-сайтов. Может быть эти письма не идеальны с точки зрения грамматики английского языка. Но все просьбы, которые прозвучали в них, были выполнены администраторами.Использование электронных переводчиков в деловых письмахОнлайн переводчики (они же электронные или программные переводчики) обладают множеством недостатков. Самое главное — программа онлайн переводчик не понимает контекст (смысл) переводимой фразы и переводит выражение дословно.Смотри по теме: Смотри также: |
Как правильно оформить обращение в письме — vmalevany.ru
То есть цель создания и содержание документа, место организации-автора в системе управления и отношения с получателем письма влияют на оформление реквизита «адресат». Кроме того, письмо должно направляться в ту точку (организация, должностное лицо, специалист, структурное подразделение), где имеются полномочия решить вопрос, изложенный в документе, окончательно и по существу. Если у вас есть несколько вопросов / предложений к данной организации, не увязанных между собой и решение которых находится в компетенции разных лиц, то лучше написать каждому «конечному получателю» отдельное письмо. А если вы не знаете, кому «распишут» отработку ваших вопросов, то можете изложить их в письме на имя генерального директора или адресовать его в целом к организации;
Бланк письма организации
Для ведения переписки практически каждая организация разрабатывает и утверждает свой бланк письма. Состав его реквизитов и примеры оформления можно найти:
Организации уделяют большое внимание разработке бланка письма и даже включают его в книгу «фирменного» стиля, что совершенно справедливо, т.к. он является «лицом» юридического лица, формирует образ автора письма и впечатление о нем. Но дело не только в качестве бумаги и цветах краски, использованных для изготовления бланка. На бланке указываются полное и сокращенное наименования организации, организационно-правовая форма и подчиненность. Самое главное – проследить за правильным оформлением сведений об авторе, которые указываются на нем, перечислив все способы связи с автором. Во внешнюю среду это передает признаки устойчивости, готовности к контактам, открытость и «доброжелательность» организации.
Расположение реквизитов в бланке может быть:
- центрированным (как в Примере 2) или
- флаговым (атрибуты располагаются в той же боковой зоне, но текст каждой строки начинается от границы левого поля).
У продольного и углового бланков разное местоположение реквизита «адресат», оно обозначено оранжевой заливкой (сравните Примеры 1 и 2).
Атрибуты реквизита «адресат»
ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует формулировать реквизит «адресат» как ответ на вопросы: «Кому?» и «Куда?» направляется письмо.
Причем ответ на вопрос «Куда?», т.е. оформление атрибута «почтовый адрес», ГОСТ считает факультативным. Если же он вписывается, то его элементы пишутся в последовательности, предусмотренной Правилами оказания услуг почтовой связи (это установлено Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Приложение № 11). Указание почтового адреса на самом письме становится удобным при использовании конверта с окошком, в котором и будут видны все данные об адресате (кому и куда нужно доставить письмо), тогда эту информацию не придется дублировать на конверте вручную или путем наклейки «этикетки». При больших объемах переписки такой подход существенно экономит время и деньги.
Если объединить рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003 (п. 3.15) и «лучшие практики», то можно дать следующие советы по оформлению реквизита «адресат» для конкретных ситуаций.
Если письмо адресуется государственному органу, органу местного самоуправления, высшему органу власти, вышестоящей организации, то атрибут «почтовый адрес» все-таки не оформляется (он указывается только на конверте). См. Примеры 3 и 4.
Если письмо направляется первому руководителю этой «вышестоящей организации», то наименование организации включается в должность, см. Примеры 5 и 6. И должность, и Ф. И. О. пишутся в дательном падеже.
Бланк письма организации с продольным расположением реквизитов
Как писать важные письма по ГОСТу
Каждому хоть раз в жизни приходилось сталкиваться с тем, что возникала острая необходимость написать деловое письмо руководителю госкорпорации, высокопоставленному чиновнику или, на худой конец, в ЖЭК. Но если вы предприниматель или топ-менеджер, то обязаны научиться грамотно писать деловые письма.
Для деловых писем разработан соответствующий ГОСТ Р 7.0.97-2019 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который описывает основные требования по содержанию и оформлению документов.
ГОСТ определяет общие правила оформления документов, виды и образцы, схемы расположения реквизитов на документе и т.п. ГОСТ распространяется на документы на бумажном и электронном носителях.
Систему стандартов можно приобрести в книжных магазинах или найти в интернете.
Обратим внимание на те критерии, без которых письмо не будет соответствовать стандартам деловой переписки.
1. Оформление реквизитов
С правой стороны или по центру должны стоять реквизиты вашей компании. Шапка делового письма должна содержать обращение к адресату. Оформляется ниже регистрационного номера: в верхнем правом углу указываются Должность и Ф.И.О. адресата. Ниже можно указать Тему письма.
Ещё ниже по центру оформляется Обращение. В обращении следует выразить уважение с помощью общепринятых слов: «Уважаемый», «Господин», «Госпожа». В предыдущем ГОСТ Р 6.30-2003, сокращения «г-ну» и «г-же» были недопустимы, в новом это стало возможным.
Но лучше воспользоваться старым вариантом и писать обращение без сокращений. Места много не займет, а уважения к «подателю сего письма» прибавится. Шапку выделяют жирным шрифтом.
Ha № 08 от 18.08.2019
В вступлении необходимо кратко определить суть письма. Можно начать традиционно: «Довожу до Вашего сведения. », «Прошу Вас. », «В настоящее время. » и т.д. — если письмо пишется от первого лица.
Если обращение исходит от юридического лица, то повествование идет от третьего лица (Например, «Наше предприятие предлагает…»).
Причём, как во вступлении, так и в последующем тексте письма следует местоимение Вы и все его формы (Вас, Вам, Вашего) писать с большой буквы.
Деловое письмо предполагает чёткое понимание: «Кому», «Зачем» и «Почему». Многие из нас получают письма, и часто смысл в них ускользает, а к концу письма так и не проясняется, что же хотел попросить или предложить автор. В деловом письме это недопустимо.
Поэтому, чтобы смысл и идея письма не «растекались по древу», ответьте на следующие вопросы:
После того, как ответите на вопросы и приступите к написанию, ваше письмо будет кратким и по делу.
Согласно правилам написания, основная часть делового письма последовательно должна раскрывать содержание просьбы или предложения, делая ее понятной для Адресата. Все предыдущие абзацы должны логически перетекать в последующие.
Приводите по необходимости конкретные факты и цифры. И не забывайте, что краткость — сестра таланта. Помните, что слишком длинный текст может «утомить» Адресата. И он может отложить письмо и не узнать, что вы предлагаете.
Обратите внимание на некоторые моменты, связанные с изложением. Стиль делового письма консервативен, и письма, которые не соответствуют ему, не проходят дальше «таможенного контроля» в лице секретаря компании. Поэтому откажитесь от экспериментов и пишите так, как того требует деловой стиль.
В Заключении письма подводятся итоги написанного, пишется просьба или предложение. Например: «Учитывая изложенное выше, прошу Вас…».
Деловое письмо традиционно завершается фразой: «С уважением,…» — если предполагается нейтральное обращение. Если, вы лично знакомы с Адресатом, то можно закончить письмо фразой «Искренне Ваш,…».
Директор (подпись) И.И. Васильков
Должность, подпись, потом — инициалы, имя и отчество, и затем фамилия. Подпись ставится собственноручно.
Если документ оформлен не на фирменном бланке, в наименование должности включается название организации.
ООО «Василёк» (подпись) И.И. Васильков
Если в письме указывается контактное лицо (Ф.И.О.), то укажите его номер телефона и e-mail. Контактным лицом может быть секретарь или заместитель директора, который в курсе переписки. Не забывайте вместе с номером телефона указывать и код города.
Информацию о контактном лице можно указать в нижнем колонтитуле и напечатать шрифтом меньшего размера.
Если письмо по разным причинам нельзя сократить (факты, приложенные документы и прочее), то напишите отдельно Письмо и Приложение к нему.
В тексте документа при первом упоминании Приложения в скобках указывается: (приложение) или. (приложение 1). Перед номером приложения допускается ставить знак номера (приложение №1).
На первом листе Приложения в правом верхнем углу указывается:
к письму ООО «Василек»
от 18.08.2019 № 08
6. Шрифт документа
В ГОСТе регламентированы гарнитуры и их размеры. Остановимся на двух, которые имеются в каждом компьютере. Это Times New Roman № 13 и 14, с засечками, или Arial №12 и13, рубленный шрифт.
Если в письме необходима таблица, то допускается использование шрифтов меньших размеров. И чтобы не «мельчить», используйте Arial №10 или 9.
7. Формат документа
Для написания Письма подойдет бумага формата А4 (210 х 297мм), это стандартный формат, он продаётся в книжных и канцелярских магазинах. Обратите внимание на то, что бумага должна быть не менее 80 г/м2, но лучше использовать 100 г/м2.
Закажите бумагу с водяными знаками и логотипом компании. При печати на цветном лазерном принтере можно отпечатать логотип так, что бумага будет выглядеть как из типографии ГОЗНАК.
Но знайте, что всё хорошо в меру.
Не забываем о белизне бумаги и о качестве. Бумага для записей серого цвета не подойдет. Сами понимаете, что на такой бумаге хочется почеркать и тут же её выбросить.
Не забываем о полях. Каждый лист документа должен иметь поля:
20 мм — левое;
10 мм — правое;
20 мм — верхнее;
20 мм — нижнее.
Текст документа выравнивается по ширине страницы. Абзацный отступ текста документа ставим на отметке — 1,25 см.
Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
Текст документа печатается через 1 или 1,5 межстрочных интервала.
На что надо обратить особое внимание — это на нумерацию страниц. Начиная со второй страницы необходимо проставлять номера. Но не так, как все привыкли, не в правом нижнем углу страницы, а посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
Деловое письмо будут встречать по «одёжке». Обратите внимание ещё раз на качество бумаги, на которой отпечатано письмо, и на оформление. Подумайте, не потеряет ли письмо форму при транспортировке, захотят ли его взять в руки?
После того, как вы посчитали, что письмо окончательно написано, проверьте его на наличие орфографических и пунктуационных ошибок. Проверьте ещё раз логическую последовательность и читабельность текста. Прочитайте его вслух нескольким людям. Узнайте их мнение — всё ли им ясно, нет ли разночтений.
Если по неосторожности или в спешке будут допущены орфографические ошибки, то это катастрофа. Как вести дела с компанией, которая присылает письмо с орфографическими ошибками?
Если вы подготовите деловое письмо грамотно, то во много раз увеличится вероятность того, что оно склонит Адресата к положительному решению в вашу пользу.
итальянский | Фразы — Бизнес
Mr. J. Rhodes
Rhodes & Rhodes Corp.
212 Silverback Drive
California Springs CA 92926
Mr. J. Rhodes
Rhodes & Rhodes Corp.
212 Silverback Drive
California Springs CA 92926
Формат американского адреса:
фамилия адресата
название организации
номер улицы + название улицы
название города + страна (в аббревиатуре) + почтовый индекс.
Mr. Adam Smith
Smith’s Plastics
8 Crossfield Road
Selly Oak
Birmingham
West Midlands
B29 1WQ
Mr. Adam Smith
Smith’s Plastics
8 Crossfield Road
Selly Oak
Birmingham
West Midlands
B29 1WQ
Британский и ирландский формат оформления адреса: фамилия адресата
название предприятия
номер+название улицы
город
страна
почтовый индекс
The Managing Director
Fightstar Corporation
155 Mountain Rise
Antogonish NS B2G 5T8
The Managing Director
Fightstar Corporation
155 Mountain Rise
Antogonish NS B2G 5T8
Канадский формат оформления адреса: фамилия адресата
название предприятия
номер+название улицы
город+область (аббревиатура)
почтовый индекс
Ms. Celia Jones
TZ Motors
47 Herbert Street
Floreat
Perth WA 6018
Ms. Celia Jones
TZ Motors
47 Herbert Street
Floreat
Perth WA 6018
Австралийский формат оформления адреса: фамилия адресата
название предприятия
номер+название улицы
область (край)
город+почтовый индекс
Miss L. Marshall
Aquatechnics Ltd.
745 King Street
West End
Wellington 0680
Miss L. Marshall
Aquatechnics Ltd.
745 King Street
West End
Wellington 0680
Новозеландский формат оформления адреса: фамилия адресата
название предприятия
номер+название улицы
село/№улицы/почтовый ящик
город+почтовый индекс
Комарова Н.
Новосибирск
ул. Советская, 56 — 123
530000
S.A.G. s.n.c.
di Cardinelli Domenico & Vittorio
via delle Rose, 18
Petrignano
06125 Perugia
Стандартный формат адреса для России: фамилия, имя адресата
город
улица, номер дома — квартира/почтовый ящик
почтовый индекс
— | Learn English | A course on letter writing
, |
Вы находитесь в разделе
сайта Русской службы Би-би-си. Здесь мы публикуем учебные материалы, интерактивные проекты, истории о культуре и традициях англоязычных стран.
Как грамотно составить деловое письмо на английском? Какие выражения типичны для деловой переписки? Об этом, друзья, вы часто спрашиваете нас в своих письмах.
Контакты в деловом мире нередко начинаются именно с писем. Поэтому этикет переписки имеет огромное значение.
Какие же правила нужно учитывать при составлении деловых писем по-английски?
Когда письмо пишется на бланке организации, на нем, как правило, уже указаны реквизиты отправителя. В этом случае слева следует напечатать адрес получателя.
Примеры написания адреса:
Mr A Harper
‘E’ Division Headquarters
Hessle Police Station
Hessle High Road
Hull HU4 7BA
UK
или
Ms Julia Fedotova
30 Novokuznetskaya Str.
Apt. 12
Moscow 115054
Russia
Если бланка нет, адрес отправителя пишется в правом верхнем углу листа. Затем ниже, после пробела слева указывается адрес получателя.
Под адресом получателя, после пробела указывается дата написания письма, затем вновь пробел, после чего следует обращение.
Примеры обращений:
Другие возможные варианты:
В деловой переписке также используют выражение
Довольно часто в этих же случаях употребляют обращение
В деловых бумагах встречаются такие выражения и фразы:
При составлении делового письма нужно помнить, что даже в случае, если ваш ответ на чью-либо просьбу отрицательный, тон письма должен быть вежливым, например:
В конце письма, перед подписью используют устойчивую форму вежливости:
или
Примеры деловых писем:
Oб особенностях деловой переписки читайте также
Также в разделе Learning English:
Правила деловой переписки. Собственное Дело, № 11, Июнь, 2009
Правила деловой переписки
Умение вести деловую переписку, в том числе и по электронной почте, превосходно работает на повышение вашего делового имиджа и, как следствие, помогает наладить деловые отношения с нужными бизнес-партнерами. Так говорят специалисты.
Что же, оттачиваем эпистолярное мастерство.
О правилах деловой переписки кратко
1. Ответ на письмо респондента желательно дать
в течение суток с момента получения письма. Если невозможно сразу дать ответ по существу вопроса, ответ дается следующий: «Письмо принято к рассмотрению. Ответ будет дан в течение трех дней».2. Если письмо планируется отправить по почте,
то его лучше напечатать. Считается, что от руки допустимо писать только личные письма.3. Недопустимы грамматические ошибки и опечатки, поэтому, перед тем как распечатать письмо или отправить e-mail, не забудьте включить программу проверки орфографии и пунктуации.
4. Письмо должно быть содержательным, т. е. ваш респондент должен из него получить всю необходимую информацию по обсуждаемому вопросу.
5. Деловое письмо должно умещаться на одной странице, а еще лучше на половине страницы. Очень длинное письмо рискует остаться недочитанным. Каждую новую мысль оформляйте в отдельный абзац. Таким образом, вашему респонденту будет легче понять суть письма.
А теперь подробно.
Итак, стандартное деловое письмо имеет следующую структуру:
1. Обращение.
2. Преамбула.
3. Основной текст.
4. Заключение.
5. Подпись.
6. Постскриптум.
7. Приложения.
Обращение
Находится в шапке письма и содержит должность и Ф. И. О. адресата. Для официальной деловой переписки стандартным считается обращение «Уважаемый», которое пишут с большой буквы и по центру листа. А дальше масса вариантов в зависимости от того, что пишут и кому. Так, в нашей стране принято обращаться по имени и отчеству, в компаниях с западной корпоративной культурой — просто по имени.
Если вы знаете партнера лично, можете обратиться так: «Уважаемый Андрей Петрович», если не знаете — «Уважаемый господин Смирнов».
Кстати, в обращении к человеку слово «господин» сокращать до «г-н» нельзя. И ни в коем случае нельзя писать «Уважаемый господин Смирнов А. П.» — либо «Андрей Петрович», либо «господин Смирнов».
Пример:
Директору фирмы «Омега»
Смирнову В. В.
Уважаемый Виктор Владимирович!
или
Уважаемый господин Смирнов!
А вот обращение «Дамы и господа» является светским, и его лучше использовать, скажем, для приглашения на открытие магазина или ресторана. Если же вы приглашаете на деловую презен-
тацию, то по сложившейся практике используется общее для всех обращение «Уважаемые господа». В данном случае неважно, что в этой организации работают и женщины.
Преамбула
Преамбула составляет первый абзац письма, в котором изложена его цель, причина, побудившая вас его написать. Прочтя преамбулу,
адресат должен понять суть письма.
Пример:
Пишу Вам с целью выразить свое неудовлетворение качеством продукции, которую Ваша компания поставляет нам, и рассчитываю на Ваши действия, направленные на скорейшее изменение ситуации к лучшему.
Основной текст
Далее в 2 — 4-х абзацах должна быть изложена ситуация, выражены ваши личные мысли по этому поводу и озвучена просьба о конкретных действиях либо предложен ваш вариант разрешения вопроса.
Заключение
Необходимо для краткого подведения итогов всего написанного и логичного завершения письма.
Пример:
Уверен, что Вы разберетесь в данной ситуации и в ближайшем будущем наше сотрудничество будет взаимовыгодным.
Подпись
Письмо завершается подписью (должность + Ф. И. О.) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма «С уважением».
Также возможны варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» и т. п.
При подписании письма важно учесть ранг адресата и адресанта. Письмо на имя генерального директора должен подписывать также генеральный директор или, как минимум, его заместитель. При этом подпись должна соответствовать ее расшифровке: ситуация, когда заместитель директора ставит косую черту рядом с фамилией директора и подписывается своим именем, недопустима.
Пример:
С уважением, Генеральный директор рекламного агентства «Эльф» Кузнецов Г. Г.
Постскриптум
Постскриптум (P. S.) — приписка в конце письма после подписи —
довольно редко используется в деловой переписке. Он служит для того, чтобы сообщить адресату о важном событии, которое произошло уже после написания письма, или передать ему информацию, которая имеет косвенное отношение к теме письма.
Пример:
P. S. Руководитель нашего отдела по маркетингу будет встречаться с Вашими специалистами у Вас на фирме завтра в 14:00.
Приложения
Приложения являются необязательным дополнением к основному тексту письма и поэтому оформляются на отдельных листах — каждое приложение на своем листе. Какие-либо правила их написания отсутствуют.
Электронная переписка
В последнее время электронная почта занимает все большее место в деловой переписке. Ее преимущества очевидны: оперативность, доступность и простота использования. Но оказывается, что электронная переписка имеет свои нюансы, о которых мы сейчас все и узнаем.
Получение писем.
Проверяйте почту хотя бы 2 раза в день — с утра и после обеда, иначе может застопориться работа других людей и затянуться решение вопросов.Если вам пришло письмо, значит, его кто-то отправил и зачем-то это сделал. Поэтому полученные письма надо читать. Разумеется, спам здесь не рассматривается.
Поля «Кому», «Копия», «Скрытая копия».
Следует понимать, не забывать и правильно использовать поля «Кому», «Копия» и «Скрытая копия». От этого зависят ваши действия по получению письма или действия получателя.«Кому».
Если вы отправляете вопрос, вы ждете ответ именно от адресата, указанного в поле «Кому». Если вы получатель, ответить должны именно вы. То есть письмо и содержащиеся в нем сведения или вопросы адресованы непосредственно получателю, указанному в данном поле.«Копия».
Получатели, стоящие в этом поле, получают письмо для информации или являются «приглашенными в свидетели». Получатель в копиях не должен в общем случае отвечать на письмо.«Скрытая копия».
О факте отправки письма человеку, указанному в поле «Скрытая копия», не узнает основной получатель или стоящие в копиях. Также это поле используется для массовой рассылки, чтобы вашу адресную книгу не знали все получатели.При ответах не забывайте о кнопке
«Ответить всем» — это сохранит в копиях получателей начального письма и ваш ответ не пройдет мимо них. При этом всегда можно удалить нежелательных получателей или добавить других.Если в полученном письме в поле «Кому» более двух адресатов, это значит, что ответить должны оба эти респондента или любой из них. Определитесь, кто должен ответить. Однако будьте осторожны с отсылкой писем, содержащих в поле «Кому» более двух адресатов: на письмо, отправленное всем, вы рискуете не получить ответа ни от кого.
Поле «Тема».
Не стоит оставлять это поле пустым. Люди, с которыми вы переписываетесь, могут получать сотни писем в день и используют это поле для быстрой оценки важности содержания письма.Тема письма должна кратко отражать тему письма. Заголовки вроде «Вопрос», «Привет!» или пустые заголовки охарактеризуют вас или как новичка, или как абсолютного профана в ведении деловой переписки.
«Важность письма».
Если письмо содержит информацию о срочных изменениях, текст какого-либо договора или другую информацию, на которую надо обратить внимание в первую очередь, используйте важность «высокая» — это выделит письмо в папке «Входящие».Личное письмо деловому респонденту или письмо со смешной и неделовой картинкой или ссылкой пометьте важностью «низкая».
Написание ответа
1. Начните с приветствия, это вежливо.
2. Говорите с человеком на одном языке. Это касается не только языка (русский/английский), но и формы текста. Неформальный ответ на формальное письмо — неуважение к респонденту.
3. Не используйте транслит, кроме случаев отправления писем с мобильных устройств. Если ваш почтовый клиент не поддерживает русский язык или портит кодировки, прилагайте текст ответа в приложении.
4. Деловое письмо должно быть точным, конкретным и лаконичным.
Точность
— указывайте точные данные, на которые вы ссылаетесь (например, дату встречи, пункт повестки встречи, дату и тему другого письма или имя файла).Конкретность
— из письма должно быть точно понятно, ЧТО ИМЕННО требуется от получателя.Лаконичность.
Кто ясно мыслит, тот ясно излагает, и это видит ваш адресат. Поэтому не стоит излагать на трех страницах то, что можно было бы написать в трех предложениях. Лаконичный деловой текст — это не сухость, а экономия времени и точность мысли.5. Если письмо содержит несколько вопросов, тем или задач, структурируйте их и отделяйте. Сплошной «поток мысли» сложно читать и можно пропустить основной вопрос письма.
6. Как можно точнее отвечайте на просьбы, изложенные в письме. Ответ на просьбу или задачу «Сделаем!» неполный. «Сделаем к такой-то дате», «через столько-то дней», «после такого-то события» — это более определенные и точные ответы.
7. Текст не должен содержать ошибок! Опечатки не страшны, но если вы в каждом письме пишете слова неверно, это будет быстро заметно, что накладывает негативный отпечаток на ваш имидж делового партнера.
8. Никогда не отправляйте письмо, не прочитав того, что вы написали! Прочтите свой ответ и убедитесь, все ли в тексте лаконично, точно, понятно, конкретно, нет ли грамматических ошибок. Проверьте, все ли необходимые адресаты указаны, правильно ли они расставлены в полях «Кому» и «Копия».
9. Цитируйте текст оригинального письма.
10. При полном цитировании (если вы отвечаете на все письмо в целом) пишите текст ответа в НАЧАЛЕ письма, а не в конце!
11. Если вы даете ответ по пунктам, отделите цитату пустыми строками сверху и снизу.
Вложения
1. Не вкладывайте в письма файлы форматов EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR: многие почтовые клиенты или серверы блокируют такие вложения, и адресат их никогда не прочтет. Упаковывайте их в архив (zip, rar), как в оболочку, и уже в таком виде вкладывайте.
2. Нормальным считается высылать без предупреждения вложения до 2 — 3 мегабайт. Если вы хотите выслать вложение большего размера, уточните у респондента, пройдет ли такой файл через его сервер или поместится ли в почтовый ящик.
Заключение
Казалось бы, ведение деловой переписки — просто мелочи жизни по сравнению с триумфальным проведением крупной сделки или успешно разработанной рекламной кампанией фирмы. Но вот послушайте, что по поводу мелочей сказал В. О. Ключевский — выдающийся историк, ученик С. М. Соловьева, профессор Московского университета и непревзойденный лектор в одном лице: «Крупный успех состоит из множества предусмотренных и обдуманных мелочей». Так что давайте будем относиться к мелочам деловой переписки с должным вниманием и уважением.
Материал подготовила Александра Слюсаренко
11,5 писем — Деловое письмо для успеха
Цели обучения
- Опишите пятнадцать частей стандартного делового письма.
- Получите доступ к образцам деловых писем и напишите образец делового письма.
Письма
Письма — это короткие сообщения, отправляемые получателям, которые часто находятся за пределами организации (Bovee, C., & Thill, J., 2010). Они часто печатаются на фирменных бланках и представляют бизнес или организацию на одной или двух страницах.Более короткие сообщения могут включать электронные письма или памятки, бумажные или электронные, в то время как отчеты, как правило, состоят из трех или более страниц.
В то время как электронная почта и текстовые сообщения могут использоваться сегодня более часто, эффективное деловое письмо остается распространенной формой письменного общения. Он может служить для знакомства с потенциальным работодателем, объявления о продукте или услуге или даже для передачи чувств и эмоций. Мы рассмотрим основной план письма, а затем сосредоточимся на конкретных продуктах или письменных заданиях.
Все письменные задания связаны с языком и форматом. Аудитория или читатель могут иметь собственное представление о том, что представляет собой конкретный тип письма, и ваша организация может иметь свой собственный формат и требования. В этой главе описаны общие элементы букв, и следует обратить внимание на ожидания, связанные с вашим конкретным письменным заданием. Есть много типов букв и множество вариантов их формы и содержания, но в этой главе мы обсудим пятнадцать элементов традиционного блочного письма.
Письмамогут служить для ознакомления потенциальных работодателей с вашими навыками и квалификацией, для предоставления важной или конкретной информации или для документирования события или решения. Независимо от типа письма, которое вам нужно написать, оно может содержать до пятнадцати элементов в пяти областях. Хотя вы не можете использовать все элементы в каждом случае или контексте, они перечислены в Таблице 9.1 «Элементы делового письма».
Таблица 9.1 Элементы делового письма
| Содержание | Руководящие принципы |
|---|---|
| 1.Обратный адрес | Это ваш адрес, по которому кто-нибудь может отправить ответ. Если ваше письмо включает бланк с этой информацией, либо в верхнем колонтитуле (вверху страницы), либо в нижнем колонтитуле (внизу страницы), вам не нужно включать его до даты. |
| 2. Дата | Дата должна быть размещена вверху с выравниванием по правому или левому краю, в пяти строках от верха страницы или логотипа фирменного бланка. |
| 3. Ссылка (Re 🙂 | Как и в строке темы электронного письма, здесь вы указываете, на что ссылается письмо, на тему или цель документа. |
| 4. Доставка (опционально) | Иногда хочется указать на самом письме, как оно было доставлено. Это может дать понять третьей стороне, что письмо было доставлено определенным способом, например заказным письмом (юридическое требование для некоторых типов документов). |
| 5. Примечание получателя (необязательно) | Здесь вы можете указать, является ли письмо личным или конфиденциальным. |
| Содержание | Руководящие принципы |
|---|---|
| 6.Приветствие | Обычное приветствие может быть: «Уважаемый господин (полное имя)». Но если вы не уверены в названиях (например, миссис, мисс, доктор), вы можете просто написать имя получателя (например, «Уважаемый Кэмерон Рай») с последующим двоеточием. Запятая после приветствия подходит для личных писем, но в бизнесе следует использовать двоеточие. Приветствие «Для кого это может касаться» подходит для рекомендательных писем или других писем, которые предназначены для чтения любым и всеми людьми. Если с вашим письмом дело обстоит иначе, но вы не знаете, как обратиться к получателю, приложите все усилия, чтобы выяснить, кому конкретно следует адресовать письмо.Для многих нет более сладкого звука, чем их имя, и неправильное написание этого слова чревато риском оттолкнуть читателя еще до того, как ваше письмо будет прочитано. Избегайте использования безличных приветствий, таких как «Уважаемый потенциальный клиент», поскольку отсутствие персонализации может оттолкнуть будущего клиента. |
| 7. Введение | Это ваш вводный абзац, и он может включать в себя заявление о внимании, ссылку на цель документа или введение человека или темы в зависимости от типа письма.Эмфатическое начало предполагает использование наиболее значимого или важного элемента письма во введении. Читатели склонны обращать внимание на вступления, и имеет смысл заранее изложить ожидания читателя. Так же, как вы предварительно просматриваете свою тему в речи, четкое вступление во вступление устанавливает контекст и облегчает понимание. |
| 8. Кузов | Если у вас есть список моментов, ряд фактов или ряд вопросов, они должны быть включены в текст вашего письма.Вы можете выбрать организационные устройства, чтобы привлечь внимание, например маркированный список, или просто пронумеровать их. Читатели могут пропустить информацию в тексте вашего письма, поэтому убедитесь, что вы четко подчеркнули ключевые моменты. Это ваш основной контент, в котором вы можете выделить и поддержать несколько ключевых моментов. Краткость важна, но не менее важна и явная поддержка основных моментов. Конкретная значимая информация должна быть ясной, краткой и точной. |
| 9. Заключение | Решительное завершение отражает ваше вступление с добавленным элементом, объединяющим основные моменты вместе, ясно демонстрируя их взаимосвязь.Заключение может служить напоминанием читателю, но не должно вводить новую информацию. Четкое итоговое предложение укрепит ваше письмо и повысит вашу эффективность. Если ваше письмо требует или подразумевает действие, в заключении должно быть четко указано, чего вы ожидаете. Обычно вежливо в заключение поблагодарить получателя за внимание и предложить ему связаться с вами, если вы можете помочь или у него есть вопросы. В этом абзаце повторяются основные моменты и их взаимосвязь друг с другом, усиливая основную мысль или цель. |
| 10. Закрыть | «С уважением» или «Сердечно» — это стандартные заявления о завершении бизнеса. («С любовью», «Искренне Ваш» и «Лучшая подруга» — это заключительные утверждения, подходящие для личной переписки, но не для бизнеса.) Заключительные заявления обычно помещаются на одну или две строки под заключением и включают в себя запятую, как в выражении «С уважением, |
| 11. Подпись | Через пять строк после закрытия вы должны ввести свое имя (обязательно) и в строке под ним ваш заголовок (необязательно). |
| 12. Линия подготовки | Если письмо было подготовлено или обработано кем-то другим, кроме подписавшего (вы), то включение инициалов является обычным явлением, как в MJD или abc. |
| 13. Корпуса и принадлежности | Так же, как электронное письмо с вложением, письмо иногда содержит дополнительные документы, которые доставляются вместе с ним. Эта строка указывает, что читатель может искать в документах, включенных в письмо, таких как брошюры, отчеты или связанные бизнес-документы. |
| 14. Любезно предоставленные копии или «CC» | Аббревиатура «CC» когда-то обозначала точные копии, но теперь относится к любезно предоставленным копиям. Так же, как опция «Копия» в электронном письме, она указывает соответствующие стороны, которые также получат копию документа. |
| 15. Логотип / контактная информация | Официальное деловое письмо обычно включает логотип или контактную информацию организации в заголовке (вверху страницы) или нижнем колонтитуле (внизу страницы). |
Стратегии эффективных писем
Помните, что у буквы есть пять основных областей:
- Заголовок, определяющий отправителя, часто включающий адрес и дату
- Введение, устанавливающее цель
- Тело, в котором формулируется сообщение
- Заключение, которое повторяет основную мысль и может включать призыв к действию
- Строка для подписи, иногда включающая контактную информацию
Образец письма показан на рисунке 9.5 «Образец делового письма».
Рисунок 9.5 Образец делового письма
Всегда помните, что буквы представляют вас и вашу компанию в ваше отсутствие. Для эффективного общения и создания положительного имиджа,
- быть ясным, кратким, конкретным и уважительным;
- каждое слово должно способствовать достижению вашей цели;
- каждый абзац должен фокусироваться на одной идее;
- частей письма должны образовывать законченное сообщение;
- письмо не должно содержать ошибок.
Ключевые выводы
- Письма — это короткие печатные сообщения, которые часто используются извне для информирования или убеждения клиентов, поставщиков или общественности.
- Письмо состоит из пятнадцати частей, каждая из которых выполняет определенную функцию.
Упражнения
- Создайте черновик письма, представляющего продукт или услугу новому клиенту. Публикуйте и делитесь с одноклассниками.
- Найдите деловое письмо (например, предложение, которое вы получили от компании, выпускающей кредитную карту, или просьбу о пожертвовании), и поделитесь им со своими одноклассниками.Ищите общие элементы и отличия.
- Теперь, когда вы просмотрели образец письма и узнали о пяти областях и пятнадцати основных частях любого делового письма, напишите деловое письмо, которое информирует потенциального клиента или покупателя о новом продукте или услуге.
Дополнительные ресурсы
Как написать деловое письмо, 8 частей. Автор : HelenWilkie. Расположен по адресу : http://www.youtube.com / watch? v = AxFs5zeRBn0. Лицензия : Все права защищены . Условия лицензии : Стандартная лицензия YouTube
Saylor.org BUS210: Меморандумы и деловые письма. Автор : Академия Сэйлора. Предоставлено : http://www.youtube.com/watch?v=B3Vih5v57QE. Лицензия : Все права защищены . Условия лицензии : Стандартная лицензия YouTube
Образцы
Список литературы
Bovee, C., & Тилль, Дж. (2010). Основы делового общения: основанный на навыках подход к жизненно важному деловому английскому языку (4-е изд.). Река Аппер Сэдл, штат Нью-Джерси: Prentice Hall.
Льюис, Л. (13 февраля 2009 г.). Panasonic приказывает персоналу закупить продукцию на 1000 фунтов стерлингов . Получено с http://business.timesonline.co.uk/tol/business/markets/japan/article5723942.ece.
Как написать официальное деловое письмо (с форматом и примерами) — Zippia
Хотя написание писем для некоторых может показаться немного старомодным, оно все еще находит множество применений в профессиональном мире.Написание официального письма — один из самых простых способов передать важную информацию или выразить точку зрения. Официальные письма профессионально разъясняют суть, не отнимая у читателя слишком много времени.
Существует множество разных букв, которые вы могли бы написать, которые принимают этот формат. Сопроводительные письма — отличный пример, так как любой соискатель знает, что он должен следовать надлежащему форматированию и правилам написания писем, только чтобы попасть в дверь.
На противоположном конце спектра вы можете написать заявление об увольнении или официальную жалобу, оба из которых также будут иметь это официальное форматирование. В таких случаях необходимо написать официальное письмо, чтобы все заинтересованные стороны были осведомлены о важных деталях и подчеркнули серьезность ситуации (вежливо).
И есть еще множество примеров роли писем в профессиональном мире — от рекомендательных писем или рекомендательных писем до профессиональных благодарственных писем и писем с заинтересованностью — все они требуют одного и того же базового формата.
В этой статье вы узнаете, как написать официальное письмо, с некоторыми правилами и советами. Затем с помощью нашего шаблона и примера ниже мы покажем вам, как эти советы выглядят в действии.
Что такое официальное письмо?
Официальное письмо — это официальная корреспонденция, отправляемая в профессиональном контексте. Официальное письмо можно использовать для связи с другим бизнесом, укрепления отношений с клиентом или подачи строгой жалобы.
Официальные письма также постоянно используются соискателями в виде сопроводительных писем, писем с заинтересованностью и рекомендательных писем.
Все официальные письма объединяет тон формальности и прямолинейность языка. Официальные письма не беспокоятся о том, что они слишком теплые — они раскрывают самые важные моменты вопроса максимально простым и понятным способом.
Кроме того, официальные письма, как правило, имеют довольно единообразную структуру (подробно описанную ниже), независимо от того, почему вы написали.
Расскажите нам о своих целях, и мы подберем для вас подходящую работу.
Посмотреть мои работыРазделы официального письма
Профессиональное письмо всегда начинается с выбора подходящего формата и стиля. Вы захотите, чтобы макет был очень простым и понятным, чтобы улучшить читаемость и обеспечить понимание содержания вашего письма.
Сохраняйте поля стандартного размера в один дюйм со всех сторон и выбирайте простой шрифт, например Arial или Times New Roman. Что касается того, какие разделы вам понадобятся, включите все следующее по порядку:
Заголовок. В заголовке вашего письма должно быть указано, кто вы, кому вы собираетесь отправить письмо, и дату, когда письмо было отправлено. Это служит для краткого ознакомления с вами и защиты от возможных недоразумений при отправке письма (например, письмо приходит поздно, его открывает не тот человек и т. Д.)
Ваш заголовок должен быть примерно следующим образом структурирован. В самом верху вы поместите свое полное имя, адрес и дополнительную контактную информацию, например номер телефона и / или адрес электронной почты.
Под этим вы поместите дату отправки письма. Затем вы укажете контактную информацию человека, получившего письмо. Это включает их полное имя, должность, компанию и адрес компании.
Приветствие. После заголовка вам нужно будет добавить приветствие или приветствие, чтобы открыть письмо. Хотя электронные письма иногда могут быть совершенно другим делом, в рамках этикета написания писем считается невежливым приступать к содержанию письма без официального приветствия.
Ваше приветствие почти всегда начинается с «Уважаемый» и заканчивается именем получателя и запятой.
Если у вас есть официальные отношения с получателем или нет с ним ранее отношений, используйте почетное обращение, например «Ms./Mr./Mx./Dr.» а затем их фамилия. Если у вас менее официальные отношения с этим человеком, вы можете использовать его имя.
Избегайте адресовать свое письмо «тем, кого оно может касаться», поскольку оно выглядит немного небрежным (если вы действительно не знаете, кому вы пишете это письмо, может быть довольно сложно убедить получателя заботиться о содержание).
Основные абзацы. Ваши основные абзацы составят содержание вашего письма. В то время как другие разделы важны для официальных целей, именно в этом разделе важна причина написания письма.
В официальном письме у вас будет около трех абзацев, но в некоторых случаях может быть уместно иметь два абзаца или четыре меньших абзаца. Вот общая разбивка функций каждого основного абзаца:
Первый абзац. В любой переписке нужно сразу перейти к делу. Немедленно скажите получателю, почему вы пишете, и представьтесь, если вы незнакомец. У людей мало внимания и они предпочитают четкие инструкции — помогите сделать ваше письмо более читабельным, дав им то, что они хотят и ожидают.
Средний абзац (и). Тело ваших основных абзацев, это место, где вы углубляетесь в специфику вашего письма. Если получателю требуется определенная информация для обработки вашего запроса, убедитесь, что вся она включена в эти абзацы.
Если у вас здесь много плотной информации, это может помочь разбить ее на маркеры, а не на абзацы. Хорошее практическое правило заключается в том, что абзац не должен превышать 6 строк, иначе глаза читателя могут начать расплываться.
Заключительный абзац. Закончите с ясным призывом к действию и благодарностью читателю, который потратил время на рассмотрение вашей просьбы. Если требуется дальнейшая переписка, вы также должны указать, когда и как это сделать. Сделайте так, чтобы получатель мог точно знать, что от него требуется.
Закрытие и подпись. После того, как вы написали текст письма, вы должны приложить короткое выражение признательности получателю. Обычно это короткое предложение с благодарностью читателю за потраченное время и, возможно, с призывом к действию, если вы делаете запрос или спрашиваете о чем-то.
Закончите письмо подходящим заключительным приветствием. Что-то вроде «Всего наилучшего», «С уважением» или «С уважением» должно помочь.Наконец, напишите свое полное имя внизу письма.
Если вы прилагаете к этому письму другие документы, обязательно приложите заявление о приложении после вашей подписи. Просто введите «корпус» или «корпус». сопровождаемый прилагаемыми документами.
Как только вы поймете основы, написать отличный бизнес — простая задача.
Как писать основные абзацы письма (что включать)
Основные абзацы — это основные моменты вашего письма, и они имеют нечеткую структуру, которой следует придерживаться.
Начальный абзац должен быть кратким и по существу. Четко и кратко укажите, почему вы пишете в первом предложении. Обязательно дайте краткое представление о себе в первом абзаце, и если вы никогда раньше не встречались и не разговаривали с этим человеком, вы также можете указать, кто предоставил вам свою информацию или как вы ее нашли.
В следующем абзаце или абзацах углубитесь в основную мысль первого абзаца. Помогите читателю понять вашу цель и / или приведите примеры, подтверждающие вашу точку зрения.Излагайте столько деталей, сколько считаете нужным, но максимально кратко, чтобы не утомлять читателя.
Если ваша цель написания письма состоит в том, чтобы каким-то образом убедить читателя или побудить его к действию, обязательно используйте абзацы в основной части, чтобы создать убедительные аргументы.
Ваш заключительный абзац должен резюмировать вашу главную мысль в последний раз и, при необходимости, включать призыв к действию или указание на следующие шаги.
Советы по написанию профессионального письма
Вот несколько рекомендаций по написанию профессионального письма:
Вычитайте свое письмо. Убедитесь, что ваша мысль ясна и нет орфографических или грамматических ошибок. Даже такие мелочи, как отсутствие пробелов между абзацами, могут сделать ваше письмо очень непрофессиональным.
Будьте лаконичны. Уважайте время вашего читателя, добавляя только релевантную и необходимую информацию.
Используйте одинарные пробелы с пробелом после каждого абзаца. Это стандартный формат букв, который, как правило, наиболее удобен для чтения.
Печать черными чернилами на белой бумаге. Напечатайте письмо на стандартной белой высокосортной бумаге, а не на цветной бумаге или канцелярских принадлежностях.
Выровнять текст по левому краю. В остальном это выглядит неправильно. Люди ожидают, что их письма (особенно официальные) будут выровнены по левому краю.
Используйте простой шрифт. Стандартный размер шрифта — 10 или 12 пунктов. Такие шрифты, как Arial, Calibri и Times New Roman, широко распространены и, как правило, пользуются популярностью.
Создать бесплатное резюме
Создайте профессиональное резюме за считанные минуты.
Чего не следует включать в профессиональное письмо
Официальные письма должны иметь профессиональный тон, иначе их не воспримут всерьез или не поймут. По этим причинам вам следует избегать всего следующего:
Неполные или повторяющиеся предложения.
Слишком подробные или слишком сжатые абзацы.
«Мисс» как почетный знак.
Рисунки или графика (кроме логотипов)
смайликов.
Неформальный язык.
Слишком формальный язык, который производит впечатление скучного.
Неформальные канцелярские товары (например, открытки).
Все, что вы не хотели бы записывать в официальном документе.
Наш инструмент для создания резюме проведет вас через процесс создания выдающегося резюме архитектора.
Шаблон делового письма
Вот примерный шаблон для заполнения пробелов, в котором используются все эти советы и требования:
[Ваше полное имя]
[Ваш адрес]
[Ваш город, штат и почтовый индекс]
[ваш номер телефона]
[ваш адрес электронной почты][Сегодняшняя дата]
[полное имя получателя]
[должность получателя]
[компания получателя]
[адрес компании]
[город, штат и почтовый индекс компании]Уважаемая госпожа/ Г-н / Мисс / Д-р. [Имя получателя],
[Абзац первый — представьтесь и укажите цель написания]
[Абзац второй — более подробно рассмотрим вашу точку зрения с указанием причин или примеров]
[Последний абзац — завершите письмо, выразите благодарность и укажите, что делать дальше]
[Заключительное приветствие],
[Ваше полное имя]Приложение: [документы, которые вы прикрепили]
Создайте профессиональное резюме за считанные минуты.
Наш конструктор резюме с искусственным интеллектом поможет вам написать убедительное и актуальное резюме для работы, которую вы хотите.
Пример делового письма
Вот пример, следующий за шаблоном выше:
Джейн Смит
8761 Canal Drive
Columbus, Ohio 43034
(777) -765-4321
[email protected]23 сентября, 2020
Lisa Murphy
Manager
XYZ Software
1234 Cedar Street
Columbus, Ohio 43035Уважаемая госпожаМерфи,
Я пишу, чтобы официально уведомить вас о моем решении оставить должность старшего графического дизайнера в XYZ Software. Последний день моей работы будет 7 октября 2020 года.
Я ценю возможность поработать с такой замечательной командой в XYZ Software. Было очень приятно создавать инновационную графику и помогать укреплять эстетику визуального дизайна XYZ Software. Я так много узнал о профессиональном дизайне и глубоко благодарен за личный рост, который способствовала эта должность.
Сообщите мне в ближайшие недели, как я могу лучше всего помочь в этот переходный период. Я приложил график завершения моих текущих проектов, и я рад обучить всех членов команды брать на себя мои обязанности, если это необходимо. Я желаю вам и команде XYZ Software всего наилучшего и надеюсь, что мы продолжим оставаться на связи.
Спасибо за уделенное время.
С уважением,
Джейн СмитПриложено:
График завершения проекта
Другие примеры формата официальных писем
Никогда не упускайте возможность, которая подходит именно вам.
Начать
Секрет написания успешных деловых писем
Деловые письма помогают общаться со знакомыми по бизнесу так же, как и другой популярный способ общения, но с большим отличием. Деловые письма входят в транзакцию, поскольку они подтверждают сообщение о любом важном вопросе. Но в обычный рабочий день в деловом письме фиксируются факты и цифры, на которые можно ссылаться позже, в отличие от телекоммуникаций. Основы написания эффективного делового письма
Чтобы добраться до основ, вы должны понимать, что деловые письма связаны своего рода неписаными правилами, некоторые из которых относятся к типу письма, которое вы пишете. Пункт номер два: Об организациях всегда пишут деловые письма? бланки. Третье: используемый язык должен быть формальным независимо от случая и предмета.
Обращайтесь к человеку такими титулами, как Уважаемый господин, Уважаемая госпожа Директор; Генеральный директор, если вы не знаете их имен и можете использовать их имена, когда знаете.Заголовок «Мисс» — это важный момент, за которым стоит следить, поскольку нельзя писать «мисс» или «миссис», если вы не знаете наверняка.
Тогда есть раздел, по которому вы пишете; дайте название темы вашего письма, указывающее на его текст.
Начни дело с объяснения своих намерений написать и сразу подходи к телу. Например, вы можете начать со слов «Я пишу, чтобы узнать о». если это письмо общего характера или письмо с запросом на покупку. При сообщении о несоответствиях начните примерно так: «Мы глубоко разочарованы, увидев ваше факсимильное сообщение, касающееся… лечить ….? Продолжая письмо, вы можете предложить или сформулировать окончательно, в зависимости от обстоятельств: «Мы требуем полного возмещения суммы». или? Наше руководство решило вернуть партию за ??
Заключительные замечания должны быть в лучшем виде. Поблагодарив читателя, вы можете закончить его как искренне, если вы не адресовали письмо никому конкретно, и тогда искренняя благодарность уместна.
Секрет написания деловых писем
Деловые письма также являются документальным свидетельством, помимо того, что являются средством коммуникации.Язык, тон и формат всегда остаются в целом одинаковыми, независимо от отношения, которое вы разделяете с человеком, которому вы пишете.
Составитель делового письма должен сообщать о проблеме, полностью осознавая предмет и возможные последствия его написания. Неправильное или пропущенное утверждение может нанести серьезный удар (например, пропущенный навык в вашем заявлении о приеме на работу). При необходимости используйте здравый смысл и руководства в Интернете.
Как закончить деловое письмо: 10 лучших концовок письма
Вы почти у цели.
Вы почти закончили составление официального письма. Это не то, чем вы занимаетесь каждый день — может быть, вы редко произносите сотни слов без эмодзи, — так что это достижение скоро станет поводом для облегчения или даже празднования.
Но сначала нужно вычеркнуть это надоедливое письмо. В любом случае, как вы находите способы закончить письмо?
Вот совет: Хотите, чтобы ваш текст всегда выглядел великолепно? Grammarly может уберечь вас от орфографических ошибок, грамматических и пунктуационных ошибок и других проблем с написанием на всех ваших любимых веб-сайтах.
Такая переписка обычно начинается с множества формальностей: вашего адреса, даты и адреса получателя. Конец начала требует приветствия, вызывающего чуть более царственный кончик шляпы, чем просто «Привет».
Точно так же вам нужно знать, как заканчивать письмо так, чтобы оно передавало серьезность, но без буквального обозначения: «Это письмо было написано и отправлено функциональным членом общества, который знает, как добиться чего-то, включая причудливое завершение письма.«Краткость — лучшая часть доблести, — сказал мудрый редактор.
Лучшие окончания букв имеют соответствующий тон всему, что предшествует этому. Если ваше письмо связано с работой, вы, вероятно, пытаетесь найти баланс: деловой, но не слишком резкий, представительный, но не подозрительно дружелюбный. Вот как научиться многим способам закончить письмо как профессионал.
Завершите письмо одним осмысленным предложением
Планируете ли вы встречу, отправляете резюме или запрашиваете потенциальный ресурс, вы хотите, чтобы ваше письмо заканчивалось таким образом, чтобы было ясно, где вы находитесь.Некоторые примеры:
- Жду встречи с вами на семинаре во вторник, 11 июля.
- Спасибо за внимание; пожалуйста, дай мне знать, если возникнут какие-либо вопросы.
- Мой крайний срок — пятница, так что я надеюсь вскоре узнать ваше мнение по этому поводу.
- Ваше руководство было бесценным, и я надеюсь снова поработать с вами в ближайшее время.
Возможно, вы захотите, чтобы человек, с которым вы связываетесь, немедленно сделал что-то, например, отметил в своем календаре, начал составлять срочный ответ или добавил вас в список людей, на которых они могут рассчитывать в будущем.Иногда вы можете просто захотеть, чтобы они почувствовали, что вас ценят. Каким бы ни было это действие, проясните это в своем последнем предложении.
Как
не , чтобы подписать официальное письмоТочно так же, как в шестом классе было очень важно не обращаться к учителю английского языка как «мама», так же важно не подписывать деловое письмо словами «с любовью». Или «нежно».
Задержитесь на мгновение и представьте, что получатель вашей официальной корреспонденции сидит за столом из красного дерева, мастерски открывает ваш конверт старинным ножом для писем (у кого они вообще есть?) И читает с увлечением до конца, где вы подписались. : «Страстно.«Какой восхитительный кошмар!
В этом ключе, вы не хотите быть слишком небрежным, закрывая письмо. Если вы пишете другу, вы можете уйти от неформального «-xo» или «ciao», но с новыми рабочими контактами вы захотите уменьшить свое излияние до «теплых приветствий», «приветствий» или «С пятницей».
10 лучших окончаний письма для завершения официального делового письма
Как писатель, вы можете получать удовольствие от поиска новых способов донести свою точку зрения, избегая формулировок.Но окончание письма — не идеальное место для того, чтобы возиться с языком или иным образом изобретать колесо. Подобно тому, как такая переписка часто начинается с проверенного приветствия «Имя дорогого человека», вы должны чувствовать себя комфортно, используя множество заключительных приветствий. Взгляните на некоторые из лучших концовок деловых писем, с которыми вы столкнетесь.
1 С уважением
Как темно-синий пиджак или бежевый прибор, «ваш покорный слуга» ничем не выделяется, и это хорошо.Здесь говорится: «Думаю, мы можем смело договориться о том, как я подписываю подписку, а не в той части этого письма, которая имеет значение».
2 С уважением
Еще один надежный вариант: буквально «я серьезно». Опять же, цель этих подтверждений — ненавязчиво уйти с дороги и «искренне» выполнить свою работу.
3 Еще раз спасибо
Если вы уже сказали «спасибо» один раз, почему бы не сказать это еще раз? Только будьте осторожны, чтобы не наступить на ваше заключительное предложение, если оно также относится к благодарности: вы не хотите испортить финал громоздким «еще раз спасибо».”
4 С благодарностью
Это поможет вам избежать чрезмерного употребления слова «спасибо». К тому же это звучит менее неуклюже, чем «с благодарностью».
5 С уважением
Этот с оттенком почтения, поэтому убедитесь, что он соответствует случаю. Например, если вы пишете своему домовладельцу, чтобы перечислить серию вопиющих неудач и злоупотреблений, и ваше заключительное предложение звучит так: «К сожалению, если эти недостатки не будут исправлены в ближайшее время, моим следующим шагом может быть судебный иск», а затем оканчивается словами «уважительно». неудобно.
6 Верно
Если «с уважением» — это немного почтительно, то это на голову выше. Опять же, убедитесь, что это соответствует случаю. Если вы представите, как кто-то читает это и съеживается, у вас есть другие варианты.
6 С уважением
Как «искренне» и «лучший», этот надежный и сдержанный, но он поставляется с множеством дополнительных аксессуаров. Попробуйте обмануть это мягким прилагательным, например:
7 С уважением
Если вас беспокоит, что одно только «приветствие» может показаться слишком жестким или подчеркнуто нейтральным, добавьте слово «лучший» — это все равно, что добавить вежливую улыбку.
8 С уважением
«С наилучшими пожеланиями» — одно из немногих утверждений, с которыми вы можете поэкспериментировать, привлекая тепло. Хотя такое слово, как «тепло», предполагает слишком большую интимность для первоначальной переписки, этот путь может оказаться полезным, когда вы познакомитесь поближе: теплые пожелания.
9 С уважением
Последняя вариация на тему «С уважением». Этот стильный номер демонстрирует баланс между формальностью и близостью. Если вы не хотите быть слишком дружелюбным, но беспокоитесь о том, чтобы показаться скучным или сдержанным, «с наилучшими пожеланиями» — верное решение.
10 Лучшее
Некоторые считают «лучшее» легкомысленным и поспешным. Что лучше? С наилучшими пожеланиями? Тем не менее, другие утверждают, что это лучший вариант по умолчанию. Судите сами.
Когда у вас появится привычка отправлять и получать важные электронные письма и вы научитесь заканчивать деловое письмо, у вас разовьется чутье на то, когда такие подписи на письмах имеют смысл, а когда они бестактны.
С уважением,
Грамматика
Как написать деловое письмо [Примеры формата делового письма]
Автор: Snigdha | Последнее обновление: 19 октября 2021 г., 8:08 | 6 мин чтения
Коммуникация важна, и когда дело доходит до официального общения, деловое письмо занимает главное место.Несмотря на то, что электронная почта приобрела решающее значение в деловом мире, печатное деловое письмо по-прежнему занимает прочную позицию.
В этом посте мы поговорим о том, что такое деловое письмо, как написать деловое письмо, и обсудим формальный формат делового письма.
Написание деловых писем может показаться довольно сложным делом, но на самом деле это искусство, которому вы можете научиться и совершенствоваться с практикой. Начнем сначала с основ.
Деловое письмо — это тип письма, которое функционирует как средство официальной коммуникации для широкого круга коммерческих целей. Обычно он используется как способ связи между организациями и их клиентами, клиентами или другими заинтересованными сторонами.
Профессиональный формат письма должен иметь вежливый тон и следовать заранее определенному формату, который легко освоить. Формальный формат делового письма обладает определенной гибкостью, что позволяет адаптировать его к любому содержанию.Давайте посмотрим, как написать деловое письмо, лучше всего придерживаясь формата делового письма.
- Начиная с письма
- Понять формат
- Выберите подходящую бумагу
- Включите данные компании
- Добавьте дату
- Включите данные получателя
- Выберите приветствие
- Если вы знаете имя получателя, вы можете обратиться к нему как «Уважаемый господин.Smith »
- Если вы знаете получателя достаточно хорошо, чтобы говорить с ним неформально, вы также можете использовать его имя как часть приветствия, например «Дорогая Хелен»
- Бывают случаи, когда пол получателя неясен, в таких ситуациях вы можете обращаться к ним, используя их полное имя, например «Дорогой Джейми Смит»
- Акцентируйте приветствие, добавляя запятую или двоеточие после написание «Кого это может касаться»
- Создание тела
- Будьте осторожны с тоном
- Личные местоимения
- Сохранять ясность
- Активный голос
- Будьте вежливы
- Оставьте передышку
- Закрытие
- Выберите подходящее закрытие
- Добавить подпись
- Добавьте примечание к приложению
- Используйте C.C. разумно
- Завершение письма
- Обзор
- Избегайте сшивания
- Опубликуйте сейчас!
- Данные отправителя
- Дата
- Внутренний адрес
- Приветствие
- Body
- Закрытие
- Подпись
- Приложения
- Инициалы машиниста
- Письмо должно быть четким и четким
- К получателю следует обращаться по его имени
- Пунктуация и другие аспекты стиля письма должен соответствовать стандартному формату делового письма
- Вы должны выбрать приветствие с некоторой мыслью
- Общий тон письма должен быть вежливым, ясным и прямым
Важно, чтобы вы начали с истинного понимания стандартного формата делового письма, которым хотите воспользоваться. Вы можете выбрать один из двух основных стилей: блочная форма и форма с отступом. В форме блока вся информация выровнена по левому краю страницы и нет строк с отступом.Когда вы начинаете новый абзац, вы пропускаете строку вместо того, чтобы делать отступ. В форме с отступом каждый абзац имеет отступ, а подписи ставятся в конце буквы и справа на странице. Кроме того, прежде чем вы начнете писать письмо, важно помнить о требованиях к формату, таких как поля, разрывы между абзацами, простой шрифт и другие подобные критерии.
Деловое письмо должно быть напечатано на формате Letter (8.5 x 11 дюймов), если вы находитесь в США. Однако во многих других странах часто используется формат A4. Официальное деловое письмо выглядит особенно профессионально, когда вы распечатываете его на фирменном бланке, который содержит контактную информацию и логотип вашей компании.
Если у вашей компании нет фирменного бланка, вы должны указать название вашей компании с полным адресом под ним. Вы можете добавить свое имя над адресом, если вы независимый владелец бизнеса.Адрес должен располагаться в верхнем левом или правом углу страницы и быть выровненным. Если ваше письмо адресовано другой стране, будет разумно набирать название страны блоками.
Впишите дату целиком после адресной информации вашей компании. Это должно быть оставлено по ширине и должно быть написано следующим образом — «1 января 2020 г.» или «1 января 2020 г.». Может случиться так, что на составление письма у вас ушло несколько дней, в этом случае вы должны указать дату, когда закончите его писать.
Важно, чтобы вы записали полное имя получателя, его обозначение, название компании и адрес компании. Каждая часть информации должна быть записана в отдельной строке, как указано в визитной карточке. Все эти данные должны быть выровнены по левому краю и должны быть написаны на несколько строк ниже даты. Было бы лучше, если бы вы включили имя реального человека, так как он будет чувствовать себя обязанным ответить на сообщение, отправленное от его имени.
Приветствие — это то, как вы обращаетесь к получателю вашего делового сообщения. Это указывает на важность вашего выбора для приветствия. Вот список основных моментов, о которых вы должны помнить. приветствие: «Уважаемый господин / госпожа»
Это профессиональное деловое письмо, которое вы пишете; следовательно, получатель не будет радоваться легкомысленной болтовне по электронной почте.Важно, чтобы тон вашего письма был кратким и профессиональным, без цветочных деталей. Содержание письма должно быть написано просто, без громких слов с причудливыми переходами. Тон должен быть вежливым, но убедительным. Обоснуйте их мнение, побудите их совершить желаемое действие.
При написании профессионального письма вы можете использовать «я», «мы» и «вы». Вы можете называть себя «Я», если вы пишете как физическое лицо, и «Мы», если вы пишете от имени своей организации.Однако, если вы выражаете личное мнение, используйте «я».
В официальном деловом письме нет места для расплывчатого содержания. Когда вы четко указываете, что хотите сказать, шансы получить четкий ответ (или любой ответ) выше. Это особенно важно, если вы хотите, чтобы были предприняты определенные действия. Убедитесь, что вы используете как можно меньше слов.
Пассивный голос делает все деловое письмо немного расплывчатым.Следовательно, когда вы пишете деловое письмо, в котором вы делаете запрос, важно, чтобы вы выбрали активную голосовую связь, сделав ее более упорядоченной и точной.
Бывают случаи, когда вам может потребоваться зарегистрировать жалобу или беспокойство, это помогает быть немного вежливым. Важно учитывать ограничения получателя и его предложение по исправлению ситуации.
Рекомендуется ограничить профессиональное деловое письмо одной страницей.Однако в некоторых ситуациях у вас может быть больше контента, чем может поместиться на странице. В таких ситуациях нельзя насильно уместить все на одной странице. Если у вас есть несколько страниц в деловом письме, вы должны указать номер страницы на второй или любых других последующих страницах. На второй странице вы также можете добавить имя получателя и дату написания письма.
Выбор правильного закрытия очень похож на выбор правильного приветствия.Это во многом связано с уважением к человеку, который будет читать ваше письмо. При формальной настройке вашей самой безопасной ставкой будет «Искренне Ваш» или «Искренне». Если вы хотите добавить немного неформальности, вы также можете написать «С наилучшими пожеланиями», «С наилучшими пожеланиями», «Спасибо» или другие подобные заявления.
Оставьте около 4 строк, чтобы вы могли подписаться позже. Лучше всего поставить подпись после того, как вы распечатали письмо, и подписать его черными или синими чернилами.
Если вы приложили к письму какие-либо дополнительные документы, которые получатель может просмотреть или просмотреть, вы должны записать это в нескольких строках в конце письма, отмечая количество и вид документов.
Если вы отправляете дополнительные копии писем другим, вы также должны включить их в письмо. Это можно сделать, написав «cc:» под линией вложений. cc: означает «любезная копия» или «копировальная копия», когда буквы напечатаны на копировальной бумаге.
Любой письменный контент может оказать влияние только тогда, когда он правильно отредактирован и представлен в удобном для чтения формате.Вычитайте письмо и исправьте орфографические или грамматические ошибки, затем посмотрите на структуру письма.
Если ваше деловое письмо состоит из нескольких страниц, не сшивайте их вместе. Если вы ищете способ сохранить все бумаги вместе, вы можете использовать скрепку.
Пора отправить письмо по почте. Если вы отправляете его по почте, убедитесь, что на конверте напечатан логотип вашей компании.Сложите букву втрое, помня, что получатель сначала развернет верхний слой. Введите адрес, если можете (это лучше, чем запутанный почерк). Если время имеет значение, просто отправьте письмо вручную или курьерской службой.
Пора подробно обсудить формат делового письма. В этом разделе мы рассмотрим части делового письма в том порядке, в котором они указаны в нем.
В этом разделе содержится адрес отправителя, включая почтовый адрес, город и почтовый индекс.Если вы не используете фирменный бланк или на фирменном бланке вашей компании нет вашего адреса, вы можете ввести его. В этой части письма не должно быть имени и наименования отправителя.
Этот раздел содержит дату написания письма. Однако, если на написание письма у вас ушло несколько дней, укажите дату, когда вы написали письмо. Если вы отправляете письмо в пределах США, следуйте принятой в США дате написания — 1 января 2020 года.
Это адрес получателя. Как упоминалось ранее, рекомендуется упомянуть имя человека, которому вы пишете. Если у вас нет имени, постарайтесь провести небольшое исследование и выяснить, кому вы должны отправить это письмо. Найдите правильное приветствие, например, мистер или доктор, если это мужчина, и следуйте предпочтению приветствия для женщин, выбирая между доктором мисс, мисс или миссис. Внутренний адрес начинается на одну строку ниже даты и должен оставаться по ширине независимо от того, какой макет делового письма вы выберете.
Давайте разберемся с вопросом — как адресовать деловое письмо. Хотя вы бы использовали то же имя, что и во внутреннем адресе, вам нужно будет решить, как обращаться с ними. Если вы хорошо знаете человека и обычно обращаетесь к нему по имени, вы можете обратиться к нему, сказав «Дорогая Джейн», в противном случае упомяните полное имя, включая личный титул — например, «Уважаемая г-жа Джейн Смит»
Макет вашего делового письма должен быть с одинарным интервалом и выровнен по левому краю.Добавьте пустую строку между двумя абзацами. Начните с дружеского вступления и изложите основную мысль в первом абзаце письма с деловым предложением или письма-представления. Во втором абзаце начните обосновывать важность вашей главной мысли. Продолжите это обоснование с помощью фонового исследования и вспомогательных деталей в следующих нескольких параграфах. В заключительном абзаце вы вновь заявляете о своем намерении написать и можете запросить определенное действие от получателя. В тексте делового письма убедитесь, что вы говорите четко и прямо, сохраняя при этом профессиональную вежливость.
Закрытие будет выровнено по дате и будет находиться на одной строке от закрывающего абзаца основного текста. Убедитесь, что вы пишете только первую букву с заглавной буквы, например «Спасибо», или «С уважением», или самая безопасная ставка: «С уважением».
После закрытия оставьте четыре строки, чтобы убедиться, что вы можете подписать внизу, не перекрывая и не вдавливая свою подпись.Если в конце приветствия следует двоеточие, то запятая должна следовать за закрытием, в противном случае знаков препинания быть не должно.
Иногда в официальном деловом письме вам, возможно, придется приложить некоторые документы. В этом случае вам нужно будет отметить вложения в конце письма, сразу под закрытием. Если имеется несколько документов, вы должны пронумеровать их и описать каждое вложение, чтобы получатель знал о каждом.
В этом разделе указывается имя человека, который на самом деле напечатал письмо. Если вы отправляете письмо и набираете его самостоятельно, вам не нужно включать эту часть в свое деловое письмо.
Это отличное руководство для тех, кто новичок в написании деловых писем и постоянно задается вопросом, как написать деловое письмо, как отформатировать деловое письмо или как написать письмо с деловым предложением.
Правильный формат делового письма состоит из 9 частей, упомянутых выше, и должен быть написан с учетом следующего:
Что вам сейчас мешает начать! Иди прямо сейчас!
Вам также может понравиться:
Погрузитесь глубже в цифровую экосистему и начните расширять свой бизнес с помощью следующих полезных ресурсов: ✖ Об автореРуководитель отдела контента в Appy Pie, Снигдха с тех пор страстно любит писать. она помнит и чувствует себя удачливой, сделав это своей карьерой.Имея 12-летний опыт работы, последние 6 лет она посвятила написанию и управлению серьезным контентом. Она активно пишет обо всем, что связано с социальными сетями и не только. В свободное время она хотела бы почитать, свернувшись калачиком на диване, или взять сумку с необходимыми вещами (включая хорошую книгу) и уехать на закат.
Какие семь частей делового письма? — Процветающий малый бизнес
Написание профессионального делового письма — важная часть делового общения.
Письменное общение с клиентами, поставщиками или другими предприятиями — это развитый навык, требующий практики.
Понимание правильного формата делового письма, частей делового письма и практика написания являются ключом к эффективной деловой переписке.
Деловое письмо немного более формально, чем другие письменные деловые сообщения, такие как электронная почта, служебные записки или текстовые сообщения.
Важно знать аудиторию, чтобы тон письма мог быть профессиональным, но не слишком формальным.
При составлении письма автор должен исходить из того, что у читателя ограничено время, и что они ищут итоги и их отношение к ним.
Убедитесь, что суть письма ясна, конкретна и по существу, чтобы читатель мог быстро оценить письмо.
Во многих случаях деловое письмо является первым впечатлением, поэтому важно обеспечить точность содержания и отсутствие ошибок.
Сюда входит проверка письма на предмет ясности и опечаток.
Все деловые письма должны быть напечатаны на фирменном бланке.
Если официальный бланк недоступен, название компании с адресом, контактным телефоном и адресом электронной почты должно быть напечатано вверху по центру листа.
Итак, каковы семь частей делового письма?
1. Дата
Дата ставится вверху страницы при любом деловом общении.
Дата — важная часть информации, подтверждающая, когда корреспонденция была отправлена.
Это важно для переписки, которую можно сохранить для использования в будущем.
2. Адрес
Адрес лица, получающего корреспонденцию, включает официальное имя, почтовый адрес, город, штат и почтовый индекс.
Не забудьте еще раз проверить написание имени человека.
Имя с ошибкой написано небрежно, непрофессионально и может негативно повлиять на ответ на письмо.
3. Приветствие
Приветствие — это формальный способ обращения к человеку.
Общие приветствия: Дорогой или Тем, кого это может касаться .
Некоторые люди чувствительны к тому, какое имя используется при обращении к ним, поэтому обязательно найдите время, чтобы определить наиболее часто используемое имя человека.
Например, если человека зовут Роберт, попытайтесь выяснить, кто его зовет: Роберт, Роб или Боб. Например — Дорогой Боб,
4. Введение
Первые несколько предложений письма являются вводными.
Во введении описывается тема письма.
Это краткое изложение в одном или двух предложениях, объясняющее цель письма.
Например, введение может выглядеть примерно так:
Сегодня я пишу, чтобы подробнее изучить отношения поставщика с XYZ Corporation.
5. Тело письма
В теле письма передается основная часть информации.
В тексте письма подробно объясняются все аспекты сообщаемой информации.
Это будет включать подробную информацию об передаваемой информации.
Например, тело может быть примерно таким:
Мы понимаем, что XYZ Corporation может предоставить инструменты на 10% меньше, чем другие конкуренты. И что ориентация на обслуживание после продажи — одна из лучших в отрасли.
6. Закрытие
В конце письма кратко излагается, о чем было написано письмо, и любые следующие шаги или действия.
Этот раздел предупреждает читателя о том, что общение подходит к концу.
Например, закрытие может быть примерно таким:
Пожалуйста, позвоните мне при первой возможности, чтобы обсудить отношения с поставщиками и выяснить, сможем ли мы прийти к взаимовыгодным отношениям. Я с нетерпением жду встречи с вами в ближайшее время.
7. Подпись
Раздел подписи имеет дополнительное закрытие.
Примеры: С уважением, С уважением, R С уважением, Искренне Ваш, или С уважением .
Обязательно оцените аудиторию при выборе бесплатного закрытия.
После приветственного закрытия остается место для подписи над напечатанным именем и титулом лица, отправившего письмо.
Деловое письмо из 7 частей
Life стала случайной, и большая часть бизнеса также приняла более спонтанный подход ко многим аспектам своей работы.
Однако бывают случаи, когда хорошо написанное деловое письмо сообщает о намерениях организации вести бизнес.
Когда придет время, еще более важно знать, как правильно структурировать такое письмо.
Требования к деловому письму
Деловые письма и служебные записки: Требования к деловому письмуДеловые письма и служебные записки: требования бизнеса Letter
Бумага и нумерация страниц
Используйте белую бумагу без подкладки размером 8 ½ «x 11». Если ваше письмо длиннее одной страницы, пронумеруйте страницы, начиная со страницы 2 в правом верхнем поле.
Интервал
Печатайте с одинарным интервалом, только на одной стороне страницы, и двойным интервалом между абзацами. Двойной пробел под датой, внутренним адресом и приветствием. Сделайте двойной пробел между последней строкой письма и закрытием и оставьте четыре строки между закрытием и именем автора. Перед Enc. или cc : (означает, что вы прилагаете материалы или отправляете копию другому лицу).
Левое и правое поля
В форме блока адрес возврата, внутренний адрес, приветствие, абзацы, закрытие и подпись начинаются с левого поля.Правое поле не должно быть выровнено по ширине, но должно оставаться неровным (с линиями неравной длины), чтобы избежать пробелов в промежутках. Альтернативная и довольно распространенная форма помещает обратный адрес и дату, закрытие и подпись справа, начиная примерно в пяти дюймах от левой стороны листа.
Обратный адрес
Если вы не используете фирменный бланк, укажите свой адрес в качестве обратного адреса и укажите дату. Не включайте свое имя в адрес.(Если вы используете фирменный бланк с адресом, вам не нужно указывать обратный адрес.)
Внутренний адрес
Внутренний адрес содержит имя, должность и полный адрес человека, которого вы пишут. С помощью текстового редактора и некоторых принтеров вы можете использовать эту часть письма для адресации конверта.
Приветствие
В приветствии укажите имя человека, если вы его знаете, с соответствующим заголовком ( Dr., Профессор, г-н, г-жа ) или просто название человека ( Уважаемый менеджер по продажам, ). Если вы пишете в компанию или учреждение, используйте более общий адрес ( Dear Sir or Madam ) или название компании или учреждения ( Dear Gateway 2000 ). В деловом письме используйте двоеточие после приветствия. Если имя неизвестно, приветствие можно полностью опустить.
Заключительная фраза и подпись
Используйте только первое слово в заключительной фразе с заглавной буквы, например, С уважением, или С уважением. Введите свое имя на четыре строчки под закрывающей фразой (без Mr. или Ms. ). Если у вас есть заголовок ( Supervisor, Manager ), введите его ниже. Между заключительной фразой и напечатанным именем подпишите свое имя чернилами.
Прочая информация
Укажите, приложили ли вы материалы к письму ( Прил. ) и кому вы прислали копии ( копий: г-жа Эми Рэй, ). Сокращение cc: используется для обозначения копия , но теперь это копия или компьютерная копия . Вы можете, однако используйте один c :, за которым следует имя или имена, чтобы указать, кто, кроме ваш адресат получает письмо.
Конверт
Выберите конверт, который подходит для вашего письма, сложенного по горизонтали втрое. Используйте ваш возможность адресации компьютера по размещению имени, заголовка и полного адреса человек, которому вы пишете, в середине конверта, а также ваше имя и адрес в верхнем левом углу.
