Деловая переписка это: согласовать нельзя игнорировать

Содержание

Деловая переписка: о чем не забыть, когда пишешь e-mail? | КонсультантПлюс

Электронная почта — основной способ деловой коммуникации. Мы пишем сотни писем, когда учимся, работаем, взаимодействуем с организациями. Писать электронные письма непросто, ведь мы лишены главной составляющей общения – непосредственного отклика, реакции собеседника. Поэтому придерживайтесь формального и уважительного тона, пишите грамотно и вежливо. О чем еще не забыть, когда пишешь e-mail?

Напишите тему письма

Сформулируйте максимально конкретно суть письма в нескольких словах: «Домашнее задание №5. Петрова М.» или «Заявление на материальную помощь. Васечкин, 4 курс».

Так письмо не потеряется в сотнях аналогичных писем, которые получают ваши адресаты. Кроме того, открывать письма без темы или с непонятной темой – небезопасно! Получатель может удалить его, не прочитав! И будет прав.

Обращайтесь по имени

Это вежливо. Это выглядит как важное письмо, а не спам.

Форму приветствия выбирайте в зависимости от контекста.

Здравствуйте, Иван Николаевич!
Варвара, добрый день!
Вася, привет!

Приветствие – единственное место в деловом письме, где уместен восклицательный знак. Если это не первое письмо в течение дня, можно обратиться по имени, поставить запятую и продолжить письмо со следующей строки и с маленькой буквы:

Иван Николаевич,
статью получил, спасибо.

Приветствие «Доброго времени суток!» — слишком сложная и, увы, неграмотная конструкция. В русском языке родительный падеж используется для фраз, означающих прощание: «Удачи! Доброй ночи! Счастливого пути!»

Так что в любой ситуации и в любое время вас выручит простое «Здравствуйте!»

Пишите коротко, сразу о деле

В деловой переписке неуместны долгие вступления, сложные речевые конструкции, рассуждения на темы, не относящиеся к рабочему процессу. В первых строчках сформулируйте главную мысль письма. В следующих абзацах приводите аргументы и объяснения. Четко формулируйте вопросы и просьбы, обозначайте желательный срок ответа.

Здравствуйте, Иван Николаевич!
Организационное собрание по практике предлагаю провести в пятницу, 26 марта, в 15-00.

У студентов нет учебных занятий.
Студия в это время свободна, у нас будет хорошее качество связи, звук и картинка.
Представители работодателей смогут подключиться, мы предварительно согласовали.

Прошу ответить до вторника, чтобы я успел всех оповестить.
С уважением,
Иван Павлов

Избегайте нагромождения шрифтов и смайликов, разнообразного форматирования и цвета. Если вам нужно сообщить много деталей, оформите текст прикрепленным файлом, а в письме лишь кратко перечислите основные тезисы. Если хотите обсудить несколько разных вопросов, для каждого напишите отдельное письмо со своей темой, чтобы его можно было легко найти в переписке по прошествии времени.

Прикрепленные файлы называйте понятно

Называть прикрепленные файлы нужно так, чтобы было понятно, о чем они и кто автор. Так будет удобнее всем участникам переписки. Можно продублировать название файла и тему письма: «Домашнее задание 5 – Петрова». Кстати, и свой почтовый ящик для деловой переписки тоже лучше назвать понятно и нейтрально, используя в названии фамилию и полное имя: mariapetrova@… выглядит гораздо солиднее, чем masha98@…

Подпишите письмо

Самое простое и правильное — написать свои имя и фамилию. В зависимости от ситуации и степени знакомства можно добавить статус или должность. Если вы уже работаете, спросите у коллег, принято ли в вашей компании указывать еще какие-то сведения, например, номер телефона.

Иван Павлов,
староста 203 группы

Варвара Кузнецова,
стажер отдела мониторинга законодательства, тел. 2-32

Нужно ли писать «С уважением, Иван Павлов»? Некоторые эксперты считают, что уважение к адресату мы проявляем грамотной речью, вежливыми просьбами и точными формулировками, а не речевым штампом. Тем не менее, в письмах к преподавателям и старшим коллегам это не будет лишним.

Перечитайте и отправляйте

Перечитайте текст, исправьте ошибки. Проверьте, прикреплены ли нужные файлы. Отправлять письма лучше в рабочее время и точно не поздно вечером: оповещение может разбудить адресата.

Соблюдение этих правил поможет вам приобрести репутацию человека, с которым приятно иметь дело.

Документ КонсультантПлюс по теме: ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.

Деловая переписка: как писать просто и понятно :: РБК Pro

Вебинар полезен как руководителям, так и линейным сотрудникам компаний.

Участники узнают о приемах и инструментах, которые помогут сделать деловые письма лаконичными и понятными

Основные темы вебинара

Факторы успеха деловой переписки. Письмо должно быть ясным, кратким и убедительным. Важно, чтобы даже сложные вещи в письме были понятны адресату с первых строк и не требовали дальнейшего уточнения. Проверьте, чтобы письмо было сформулировано кратко, избавьтесь от смыслового и словесного мусора. Так адресат потратит меньше времени на чтение, а вы сможете быстрее получить результат. Письмо должно быть убедительным, то есть адресат должен понимать, какую пользу он может получить.
Цель письма. Определите, что хотите получить от адресата, спросите себя: зачем я пишу это письмо? Затем представьте себе человека, которому вы пишете. Это поможет понять, насколько хорошо он разбирается в теме, и исходя из этого писать более или менее подробно. Ориентируйтесь на потребности и пользу для адресата. Сформулируйте, что ему может быть важно в вашем письме. Существует четыре базовых потребности, которые могут привлечь человека: удобство, безопасность, экономия, престиж — акцентируйте на них внимание в тексте.
Структура письма. Особое внимание следует уделить смысловой структуре. Она подчиняется основным правилам логики: иерархия, однородность и последовательность. Всегда начинайте с сути, только после этого добавляйте детали. Поддерживайте однородность письма: не смешивайте причины и следствия в одном смысловом блоке. Обратите внимание на последовательность: всегда вначале пишите самую важную мысль. Восприятие человека работает таким образом, что акцент всегда делается на информации, которую он получил в первую очередь.

Опрос

Как вам вебинар?

Поделитесь впечатлением

Ведение и особенности деловой переписки

Виды деловых писем
Основные требования

Правила деловой переписки
Стиль деловой переписки

Деловая переписка – термин, определяющий обмен информацией, имеющей отношение к ведению бизнеса. Является инструментом, позволяющим улучшить взаимодействие между клиентом и компанией либо между деловыми партнерами. Предполагает постоянное соблюдение определенных этических норм. В противном случае связи, которые были успешно налажены, могут оборваться. Результат – клиент либо партнер по бизнесу прекратит общение. Поэтому деловая переписка должна быть грамотной, выстроенной в таком ключе, чтобы она способствовала созданию благоприятного впечатления о компании, ее руководстве.

Виды деловых писем

Деловые письма могут быть различными по своему содержанию. Принято выделять следующие виды деловых писем:

Письма, выполняющие коммуникационную роль, которые содержат отказ, претензию, признание, оправдание;
Письма-договоренности, позволяющие подвести итог деловой встречи, сформировать определенную договоренность, обозначить сроки исполнения задач, а также убедиться, что обе стороны правильно поняли особенности договора;
Письмо-запрос, отправляемое с целью получить какую-либо информацию от адресата;
Письмо-предложение, которое зачастую является ответом на письмо-запрос.

Основные требования деловой переписки

К основным требованиям деловой переписки относится:

Ясность изложения;
Краткость излагаемых фактов;
Полнота;
Учтивость;
Грамотность.

Ясность письма строится на подходящих, понятных адресату словах. Не следует перегружать текст сложными предложениями, которые способны запутать. Краткое, лаконичное письмо позволит респонденту уловить смысл послания. Следует помнить о полноте включаемой информации, не принося в жертву данное требование краткости изложения. Речь идет о завершенности, без включения излишних подробностей.

Безусловно, учтивость – одно из важных требований. Компания, бизнесмен, озабоченный своей репутацией, никогда не допустит неучтивого ведения деловой переписки. При этом важно «не пересластить» соответствующими фразами письмо. Необходимо знать меру учтивости. Грамотность также важна. Неграмотно составленное письмо, наличие ошибок негативно отображается на общем впечатлении. Соответственно, послание должно быть грамотно написанным.

Правила деловой переписки

Грамотное ведение деловой переписки строится на определенных правилах. Так, разговорный вариант в данном случае будет неуместным. Не допустимо делать ошибки, опечатки. Это станет причиной думать об отсутствии образованности, что негативно скажется на образе компании, впечатлении от общения с ее руководством.

К основным правилам ведения деловой переписки также относится:

Отсутствие слов, определение которых отправителю неизвестно. При необходимости следует сверять свои знания со словарем. Кроме того, не стоит указывать термины, которые адресат может не понять. Если все-таки нужно внести в текст такие термины, им нужно давать пояснение;
Текст, составленный на основе коротких предложений. Слишком длинные предложения с множеством оборотов не подходят для составления писем делового характера;
Предварительная подготовка письма в текстовой программе. Рекомендуется использовать Microsoft Word, который поможет увидеть грубые ошибки;
Использование компьютеров, ноутбуков для отправки писем по электронной почте. Планшеты, телефоны автоматически могут исправить текст и, как следствие, изменить его содержание;
Тщательная проверка, анализ логического построения текста, что позволит составить максимальное грамотное деловое письмо.

Стиль деловой переписки

Грамотная деловая переписка – это своего рода искусство. Общение по-приятельски в данном случае не подойдет, как и слишком суровый стиль. Для грамотного построения обмена сообщениями уместно следующее:

Строгость включаемых в текст конструкций;
Приветствие с указанием имени, отчества адресата;
Ответ, отправленный не позднее 2 суток с момента получения письма;
Отсутствие назойливости, постоянных вопросов об одном и том же;
Использование правила зеркала – обращение к адресату в том же стиле, в каком он предпочитает общаться;
Поздравление с официальными праздниками;
Выражение благодарности на поздравления, приглашения.

Важно соблюдать правила деловой переписки, вести ее в стиле, достойном для делового общения. Каждое письмо – это своеобразная визитная карточка. От качества оформления письма зависит успешность бизнеса. Переписка должна способствовать доверию, эффективности ведения переговоров, решению важных задач. И только в этом случае можно гарантировать, что общение с клиентом, деловым партнером даст ожидаемые результаты.

Другие статьи по теме «Деловая переписка. Деловое письмо»:

Написание делового письма
Правила делового письма
7 критических ошибок при ответе на письмо-агрессию
Как ответить на агрессивное письмо клиента
Этикет деловой переписки. О хорошем впечатлении
Требования к письму. О времени ответа на письмо
Правила ведения деловой переписки. О ‘хитростях’ финала письма
Составление делового письма. Обращение и приветствие
Особенности делового письма. Иглоукалывание и деловое письмо
Особенности деловой переписки. Позови меня тихо по имени
Правила электронной деловой переписки О теме письма
Деловая е-mail переписка. Немного о стандартах
Простые правила русского языка
Как составить эффективное письмо для e-mail рассылки
Этика электронной деловой переписки
Как грамотно написать письмо-отказ
Бизнес письмо или Как написать письмо партнеру по бизнесу
Этика делового общения в электронной переписке
Имидж делового человека в электронной деловой переписке
Продающее письмо или «Фишки убедительности»
Коммерческое предложение. Как составить коммерческое предложение

Обратите внимание на наши тренинговые программы по деловой переписке:

E-mail переписка в бизнесе. Управляйте деловыми отношениями

Деловая е-mail переписка с партнерами. Непростые ситуации (продвинутый уровень)

Деловая переписка. Имидж и деловые интересы

2. Если к письму добавлены вложения, прокомментируйте это в письме, укажите их содержание и цель приложения к письму, убедитесь, что файлы соответствуют теме письма. Называйте файл так, чтобы сразу было понятно, о чем он и к чему относится.

5. При переписке, в которой участвует двое и более людей, в поле «Кому» указывайте только того человека, в чей адрес направляется письмо. Сохраняйте адресата в переписке, о добавлении дополнительного адресата спрашивайте у всех участников переписки.

10. Если в переписке содержатся персональные данные других работников или обучающихся университета, либо имеется оповещение о том, что сообщения и любые документы, приложенные к ним, содержат конфиденциальную информацию и предназначены исключительно для использования работниками НИУ ВШЭ, не пересылайте данные письма лицам, не участвующим в переписке, а также на внешние адреса электронной почты, в том числе на личные почтовые адреса участвующих в переписке работников за пределами корпоративной почты НИУ ВШЭ.

Деловая переписка – это письменная форма переговоров. У переговоров всегда есть цель – рабочая (сделать задачу по проекту), финансовая (заключить сделку) или другая. Получатель делового письма может быть незнакомцем или вашим близким другом, но это не имеет значения. Нужно всегда соблюдать рамки и думать о цели.

Чтобы вести деловую переписку успешно, вежливо и быстро, нужно соблюдать всего десять правил. Они многократно проверены бизнесменами и сотрудниками разных компаний по всему миру. Попробуйте их использовать, чтобы увеличить эффективность письменного общения.

Деловая переписка ведется с рабочей почты, которая привязана к сайту вашей компании. Личная переписка ведется с бесплатных доменов (gmail.com, mail.ru, yandex.ru). В иностранных компаниях эта заповедь используется повсеместно: письмо от потенциального партнера, отправленное с gmail-ящика, никто читать не будет.

Все мы любим вежливых людей. Все мы любим свое имя. Здоровайтесь и – если это возможно – обращайтесь к адресату по имени и отчеству. Если вы ведете переписку с коллегой одного «ранга», можно обращаться просто через полное имя (Алексей, Валерия, Александр).

Если вы не знакомы с получателем письма, кратко представьтесь. Если хотите, чтобы к вам обращались по имени и отчеству – представьтесь с отчеством, если хотите менее формального общения – ограничьтесь именем и фамилией.

Футер – это подпись, которая автоматически прикрепляется к любому вашему письму. Она содержит ваше имя, должность, название компании и контактные данные (телефон, скайп, ссылка на персональный сайт или страницу на сайте компании).

Никогда не выясняйте отношения и не предъявляйте претензии в деловой переписке – для этого есть телефон и личная встреча. Если этим правилом пренебрегать, инструмент делового письма перестанет работать: ваших e-mail-ов будут остерегаться, откладывать их прочтение или не замечать.

Как только рабочий день окончен, закрывайте почту – иначе ваши собеседники будут пользоваться возможностью решить пару вопросов на ночь глядя. И сами никогда не отправляйте рабочие письма в выходные дни и вечером в пятницу. Уважайте время собеседника.

После перехода на дистанционную работу и учебу самым популярным способом общения между преподавателями и студентами стала деловая переписка. Как правильно писать электронные письма, можно ли использовать смайлики и каких фраз лучше избегать — рассказала преподаватель Института медиа и социально-гуманитарных наук Южно-Уральского государственного университета Алена Тезина.

— Деловая переписка — способ осуществления деловой коммуникации с использованием носителей информации. Самый популярный способ ее осуществления сегодня — интернет. Причем использовать для деловой переписки можно как почтовые сервисы, так и мессенджеры. Важно отметить, что деловая переписка требует обязательного соблюдения делового этикета.

— Деловое электронное письмо по структуре не отличается от обычного бумажного письма. Оно состоит из приветствия, основной части и подписи отправителя. Но есть некоторые тонкости. Электронное деловое письмо обязательно сопровождается темой. Формулируйте её кратко и ясно. Это облегчит работу вашему партнёру по переписке. Если в тексте письма вы ссылаетесь на документ, то обязательно проверьте перед отправкой, прикреплен ли он к письму. Кроме того, обращайте внимание на электронный адрес, с которого вы пишете. Смешной или непонятный e-mail укажет адресату на несерьезность вашего отношения к процессу делового общения.

— По правилам этикета мы должны правильно приветствовать собеседника. Нейтральными формами считаются „здравствуйте“ и „добрый день“. Тенденция последних лет — форма „доброго времени суток“ — некорректная. Все участники делового общения понимают, что письмо может быть прочитано в любое время дня, потому лучше воздержаться от подобной попытки „угодить“.

— Наиболее распространенная форма обращения в деловом письме — „уважаемый“. С нее можно начинать письмо, а уже затем использовать приветствие. Важно помнить, что обращение к деловому партнёру только по имени находится вне рамок национального русского этикета. Поэтому нужно либо узнать отчество адресата, либо не использовать имя вообще, а заменить его на нейтральное «коллеги». Продолжаются споры об использовании местоимения «Вы», написанного с большой буквы, при обращении к одному собеседнику. Это допустимо исключительно при обращении к одному лицу в официальных или личных письмах, если вы хотите подчеркнуть важность адресата, уважение к нему. Во всех остальных случаях, как при общении с одним человеком, так и при обращении к группе лиц, требуется написание «вы» со строчной буквы.

— Главное требование — соблюдать структуру. Она двухчастная. В первой части мы описываем ситуацию, во второй вносим предложение или озвучиваем просьбу. Эти части целесообразно выделить в разные абзацы. Нужно использовать традиционные кегль и шрифт. Но допустимо выделение отдельных слов полужирным написанием, чтобы привлечь внимание к важным моментам. А ещё важно отметить, что электронное письмо не должно занимать больше половины страницы А4, а строки не должны быть длинными. Иначе на планшете или телефоне (а ваш деловой партнёр может просматривать письма с любого носителя) письмо может отображаться некорректно или будет выглядеть неудобным для чтения.

— В конце письма мы обязательно вновь выражаем уважение к собеседнику, тем самым настраивая партнёра на продолжение общения в конструктивном ключе. Лучшие формулировки: «с уважением», «с наилучшими пожеланиями» и подобные. Важно избегать фамильярности. Далее следует контактная информация, где указывается фамилия, имя и отчество, должность, организация, контактный телефон и e-mail, словом, в финальной части письма должно быть указано достаточное количество каналов связи. Однако подпись не должна быть перегружена информацией, лучше ограничиться примерно пятью строками.

— Можно, если ваши отношения с собеседником позволяют это. Например, вы давние деловые партнеры, между вами есть личные отношения, то есть вы встречались в неформальной обстановке, если вы говорите с ним на одном языке и знаете, что ваш эмоциональный посыл будет правильно понят. Даже студент может дополнить письмо преподавателю смайликом, но только одним и только там, где это уместно. Чрезмерное использование смайлов в тексте делового письма говорит о вас как о легкомысленном собеседнике, несерьезно относящемся к процессу.

— К антиправилам относится все те, что не соответствуют требованиям официально-делового стиля. Он максимально нормированный, требует конкретности, логичности, минимума эмоций, а также отсутствия личных историй. Лучше не приводить в пример антиправила, чтобы они случайно не запомнились. А вот о правилах можно прочесть в учебных пособиях по культуре речи: „Русский язык. Культура речи. Деловое общение“ (Л. А. Введенская) или «Культура речи и деловое общение» (В. В. Химик). А всем студентам ЮУрГУ о том, как вести деловую переписку, рассказывают на занятиях по курсу «Русский язык и культура речи».

Вы, вероятно, постоянно что-то пишете на работе: коммерческие предложения для клиентов, меморандумы для начальства, беспрерывный поток электронных писем коллегам. Как же убедиться, что ваши сообщения предельно ясны и хорошо структурированы? Как выделить их из общего потока информации?

Перегруженные работой менеджеры, будучи крайне ограниченными во времени, могут подумать, что развитие своих способностей в сфере делового письма — это утомительное и, более того, бесполезное занятие. Тем не менее именно умение структурировать интересное и грамотно составленное предложение позволяет общаться эффективно, развивать бизнес и правильно позиционировать себя. «Как однажды очень точно отметил Марвин Свифт, ясность письма означает и ясность мысли», — говорит Кара Блэкберн, старший преподаватель по коммуникации в Бизнес-школе Слоун при Массачусетском технологическом институте. «У тебя могут быть самые лучшие в мире идеи, но если ты не способен общаться, о них никто не узнает», — добавляет она. «К счастью, в деловом письме у каждого есть потенциал к развитию», — утверждает Брайан Гарнер, автор Руководства HBR по ведению деловой переписки. «Умение грамотно составить письмо — это не дар, с которым люди рождаются, — говорит он. — Это навык, который вы сами формируете». Вот как писать просто, ясно и точно.

Перед тем как взять в руки ручку или положить пальцы на кнопки клавиатуры, поразмыслите о том, что именно вы хотите сказать. «Сразу начинать писать — это типичная ошибка очень многих», —утверждает Гарнер. «Они вырабатывают идеи в процессе написания, оттого такое сообщение оказывается плохо структурированным, мысли перескакивают с предмета на предмет и повторяются. Спросите себя: какая идея заложена в моем письме, что запомнит мой адресат после того, как прочтет это электронное письмо, коммерческое предложение или отчет? Если вы сам не сможете быстро и просто ответить на свой вопрос, вы явно поторопились с написанием текста».

Переходите сразу к делу. Многие люди обнаруживают, что структура и стиль письма, которым их учили в школе, не вполне применимы для коммуникации в деловом мире. «Самая ужасная ошибка, которая встречается в деловой переписке, — это перенесение основной идеи сообщения в середину письма», — утверждает Гарнер. Если изложить ключевую мысль просто и коротко в самом начале письма, это сэкономит время вашего реципиента, а ваша дальнейшая аргументация покажется убедительнее еще до того, как человек с головой уйдет в прочтение вашего сообщения. При подготовке длинных меморандумов или предложений Гарнер рекомендует формулировать основную идею или предлагаемый вариант решения «в 150 слов и не более» в самом начале первой страницы. «Совершенствуйтесь в своем умении делать обобщения и кратко излагать мысли, — говорит он. — Если вступительная часть письма не удалась, то же самое можно сказать уже и о всем письме в целом».

«Не используйте 3 слова там, где хватило бы одного», — рекомендует Блэкберн. После прочтения критически оцените собственное письмо и убедитесь, что каждое слово направлено на донесение сути письма. Убирайте каждое лишнее слово или предложение. Например, не стоит говорить «всеобщее единодушие во мнениях», ведь достаточно просто сказать «единодушие».

«В тот момент, когда читатель понимает, что сообщение становится чрезмерно многословным, внимание начинает выключаться», — говорит Гарнер. Он предлагает обходиться одним словом вместо словосочетания (словосочетание «точка зрения» лучше заменить на одно слово — «мнение»), заменять сложные конструкции конкретными глаголами (предоставлять защиту кому-то — защищать), использовать сокращения (англ. don’t вместо do not и we’re вместо we are), а также по возможности использовать активные глаголы вместо пассивных («сделать» вместо «быть сделанным»).

Деловая переписка сопровождается использованием сленга и сокращений. Хотя часто бывает так, что их употребления не избежать в переписке, а порой они оказываются даже полезными, но все-таки это свидетельствуют о лени и путанице в мыслях. Если сленга слишком много, адресат начинает думать, что вы писали это сообщение на автопилоте, а потом он и вовсе перестанет понимать, о чем вы говорите. «Жаргон не добавляет смысла, — говорит Блэкберн, — тогда как ясность и лаконичность никогда не выходят из моды». Гарнер предлагает создать «черный список» сленговых слов и выражений, использования которых следует избегать, например чеклист, кэп, зачарджить и т. п. Также стоит избегать слишком вычурной речи. Зачастую авторы ошибочно полагают, что использование сложных и красивых слов вместо простых — признак ума. Увы, это далеко не так.

Поставьте себя на место вашего читателя. Понятна ли ему ваша мысль, доступно ли она выражена? Состоит ли ваш текст из простых и понятных предложений? Блэкберн советует читать абзацы вслух. «Благодаря этому недостатки выявляются сами: громоздкое предложение, раздел с излишне длинными параграфами», — говорит она. Не бойтесь просить коллегу или друга отредактировать вашу работу, а еще лучше, нескольких коллег или друзей. Дайте им возможность выразить свое мнение и не обижайтесь на него. «Корректировка работы — это дружеская услуга, — утверждает Гарнер, — а отнюдь не акт агрессии».

«Письмо — это навык, — утверждает Блэкберн. — А навыки улучшаются с практикой». Гарнер предлагает ежедневно читать качественно написанные материалы и быть внимательным в подборе слов, структурировании предложений и выражении мыслей. «Начните обращать внимание на стиль The Wall Street Journal», — говорит он. Приобретите руководство по стилю и грамматике: Гарнер рекомендует Fowler’s Modern English Usage. Самое главное, выделите в вашем расписании время на проверку и редактуру. «Написание работы и ее последующая корректура — вот что улучшает ваш стиль. Только не ждите быстрых перемен, — советует Блэкберн. — Это время потрачено на нужное дело, потому что те, кто пишут качественные тексты, также качественно выполняют свою работу, а это заметно»

Когда Дэвид МакКомби устроился на работу в качестве старшего консультанта в McKinsey & Company, он сразу же осознал, что стиль письма, которым он блестяще овладел в Гарвардской школе права, совершенно не годится для делового общения на уровне руководства компаний. «Проблема была в структуре моих рассуждений, — вспоминает Дэвид. — Получение мнения “со стороны”, в котором я нуждался, научило меня быстрее переходить к сути вопроса».

«Для юридического или академического стиля характерно построение материала с долгого и нудного описания всего процесса, при этом вывод откладывается в самый конец, — поясняет он. — Однако в деловой переписке лучше всего начинать с выводов, а не наоборот».

Чтобы четко и однозначно изложить идеи в тексте, Дэвид попросил нескольких старших коллег поделиться своими презентациями и отчетами, чтобы у Дэвида была возможность «скопировать форму и стиль их изложения». В копию написанных им нескольких важных писем он поставил сотрудников компании, которым всецело доверял и считал их коммуникативные навыки особо развитыми с тем, чтобы они дали свои рекомендации и замечания.

Такой подход к работе Дэвид перенес в созданную им частную инвестиционную компанию в Майами — The McCombie Group. «Письма, которые я считаю наиболее важными, я отправляю своему партнеру с тем, чтобы он перечитал их еще разок», — говорит Дэвид, что, по его мнению, эффективнее, чем редактировать их самому. Мы говорим сейчас о том, как лучше передать ту или иную идею, выразить ее точнее.

Работа над текстами имеет прямую связь с тем, что мнение Дэвида имеет важное значение в той области, где он является признанным профессионалом. В настоящее время он занят написанием книги под названием «The Family Office Practitioner’s Guide to Direct Investments», которая претендует на особое место в той среде, в которой утвердилась его компания.

«Даже если бы мне все было понятно в написании деловых писем, я предпочел бы и дальше совершенствоваться в этом деле, ведь работа над собой и своими навыками — это ключ к успеху», — констатирует Дэвид. Чем больше практики, тем лучше.

Тим Глова сумел выстроить успешную карьеру в сфере стратегического маркетинга, но решил пойти дальше. «Мне хотелось, чтобы меня воспринимали не просто как технократа, а как думающего лидера, — говорит Тим. — Для этого мне необходимо было выступать на публике и излагать ей свои идеи».

Он знал, что речь должна быть четкой, она должна легко восприниматься и быть правильно выстроенной, и тогда его репутация наберет еще больший вес. Его письма на ура воспринимались коллегами и специалистами одного с ним уровня, но его опыт лежал больше в научной плоскости. Поэтому Тим начал читать разного рода бизнес-литературу, вроде McKinsey Quarterly, чтобы уловить стилистику. «Я изучал то, как они общаются, — утверждает Тим, — и старался писать так, чтобы мой текст выглядел четко и звучал убедительно».

В свою работу над текстом он ввел неизменный ритуал — обозначение задач. Прежде чем приступить к написанию отчетов или меморандумов, он начинал с того, что выделял три основные задачи. «Можно набирать текст на компьютере и видеть перед собой финальную цель, — говорит он. — Это как выйти на прогулку и отправиться в неизвестном направлении».

Тим смог улучшить не только свои тексты, но и электронные письма и голосовые сообщения. «Такое умение пронизывает весь стиль его общения», — считают его коллеги. И труды Тима нашли своего читателя. Некоторые его работы были скачены 100 000 раз, а организация Fortune 50 совсем недавно использовала одну из его работ в качестве внутренней программы для обучения и развития персонала.

Тим доволен своим прогрессом, но при этом он считает, что не стоит останавливаться на достигнутом. «Надо не переставать работать над собой, — резюмирует он. — Как только вы приобретаете какой-либо навык, его надо закрепить».

В компаниях письменное общение является важным средством передачи информации. Эта форма письменного общения, используемая в деловых целях, называется деловой перепиской. Переписка в деловом общении может происходить внутри организации, между различными организациями или между клиентом и организацией.

Важность деловой переписки заключается в том, что это формальный способ обмена информацией, с помощью которого поддерживаются профессиональные отношения между организациями, сотрудниками и клиентами.Поскольку он представлен в письменной форме, он может служить в будущем справочным материалом для передаваемой информации.

Деловая переписка ведется преимущественно в виде писем. Люди, связанные с любым бизнесом, понимают важность деловых писем, поскольку эта переписка в деловом общении может использоваться ими, чтобы выразить свое мнение, задать вопрос или дать разъяснения относительно любой неопределенности.

Поддержание правильных отношений — Значение деловых писем определяется тем фактом, что они облегчают эффективное общение, которое не требует больших затрат для бизнеса.Он укрепляет бизнес, делая общение внутри и за пределами организации четким и кратким.
Создание деловой репутации — рост компании увеличивается благодаря деловой переписке. Это создает доброжелательность между бизнесом и клиентами, поскольку любое письмо, такое как жалоба, отзыв или предложение, способствует здоровым отношениям.
Помогает бизнесу расширяться и расти — Бизнес может иметь непрерывный поток информации о любом продукте или ресурсах посредством деловой переписки.Это помогает правильно использовать рабочую силу и тайм-менеджмент, что, в свою очередь, ведет к расширению и росту бизнеса.

Внешняя корреспонденция — Связь между двумя разными организациями или между организацией и клиентом осуществляется в рамках внешней корреспонденции.Этот тип корреспонденции в деловом общении обычно осуществляется с поставщиками, существующими и потенциальными клиентами, правительственными учреждениями и т. Д.
Торговая переписка — Любое общение, связанное с продажами, называется торговой перепиской. Это касается не только продажи продукта или услуги, но и многих других видов деятельности. Он включает в себя маркетинговые письма, счета-фактуры, письма о скидках, выписки из счетов и т. Д.
Персонализированная переписка — это касается личных и эмоциональных факторов. Некоторыми примерами такого типа корреспонденции являются благодарственные письма, поздравительные письма, благодарственные письма, письмо с просьбой о рекомендации и т.д. большой аудитории. Несколько примеров: объявления о тендерах, изменение контактной информации и т. Д.

Важность деловой переписки заключается в том, что это формальный способ обмена информацией, с помощью которого поддерживаются профессиональные отношения между организациями, сотрудниками и клиентами. Поскольку он представлен в письменной форме, он может служить в будущем справочным материалом для передаваемой информации.

Деловая переписка означает обмен информацией в письменном виде в процессе хозяйственной деятельности.Деловая переписка может иметь место между организациями, внутри организаций или между клиентами и организацией. Под перепиской понимается письменное общение между людьми.

Почему деловое письмо важно? Письмо — это основной способ ведения бизнеса в современном мире совместной работы. Когда дела идут хорошо, дела идут хорошо. Хорошо написанные предложения приводят к большему доходу; четко написанные записки и отчеты позволяют глубже понять ситуацию; умные маркетинговые материалы повышают репутацию на рынке.

Деловая переписка — это форма общения, которая используется между компаниями и организациями, клиентами и компаниями, а также внутри компании. Это информация в письменной форме, которая включает деловые письма, меморандумы и электронные письма.

Сегодня третья категория деловой переписки — электронная почта — вторглась в традиционную сферу служебных записок и писем. В то же время был введен новый тип корреспонденции, сочетающий в себе элементы устного и письменного стилей общения.

Независимо от расположения, цели или статуса электронного сообщения в папке, электронная почта является жизненно важной частью корпоративной электронной информации и ничем не отличается от любого другого документа. Электронная почта в настоящее время — это гораздо больше, чем просто механизм связи, это юридический документ, который может быть использован в интересах организации.

Это вопрос, который беспокоит многих, кто часто имеет дело с контрактами или думает, что они скоро будут заключены, и ответ на этот вопрос — да, электронные письма обычно будут рассматриваться судами как имеющие обязательную юридическую силу, и хотя могут быть некоторые исключения. , чтобы не рисковать, всегда следует исходить из того, что контракт…

Любое письмо, которым обмениваются банк и его клиенты, или любое другое письмо, написанное банком любой другой стороне для выполнения своей банковской деятельности, известно как связанное с банком письмо или банковская корреспонденция.Такая банковская корреспонденция может быть следующих типов: Письма, которыми обмениваются банк и его клиенты.

Необходимо знать, как правильно реагировать и действовать в различных ситуациях.Здесь вы найдете инструкции для различных типов деловой переписки, включая благодарственные письма, письма с предложениями о работе и стандарты профессиональной переписки по электронной почте.

Разработка благодарственных писем
Благодарственные письма — недостаточно используемый инструмент в процессе поиска работы. Благодарственное письмо полезно в различных обстоятельствах: после собеседования, после встречи с рекрутером на ярмарке вакансий / вакансий, после информационного собеседования и после того, как вы получили запрошенные вами материалы от компании или организации.Существует много споров о лучшей форме для благодарственного письма (рукописное или напечатанное, отправленное по электронной почте или отправленное по почте). В каждой ситуации вы должны поблагодарить работодателя / рекрутера / интервьюера за потраченное время.
Благодарственные письма после собеседования
Поблагодарите интервьюера за потраченное время
Вы можете отправить по одному каждому человеку, с которым вы беседовали, индивидуально или в составе группы. Письмо, которое вы отправляете своему потенциальному начальнику, должно отличаться от того, которое вы отправляете потенциальному коллеге, входившему в комитет по поиску
Уточните то, что вы, возможно, сказали во время интервью, или коснитесь того, что, по вашему мнению, может вызывать беспокойство.
Напомните работодателю о некоторых качествах, которые вы можете предложить, и еще раз подчеркните, насколько вы подходите для компании или организации
Сообщите работодателю, если вас больше не интересует должность
Всегда оставайся позитивным и вежливым hgy
Благодарственные письма после информационного интервью
Поблагодарите интервьюера за потраченное время
Поблагодарить интервьюера за предоставленную информацию
Держите дверь открытой для будущего контакта
Благодарственные письма после ярмарки вакансий
Поблагодарите рекрутера за его / ее время на Ярмарке вакансий (укажите дату и место)
Поблагодарить интервьюера за предоставленную информацию
Подтвердите свой интерес к компании / организации и, если применимо, к конкретной должности
Запросить дополнительную информацию и визитку у рекрутера
Электронная почта vs.Рукописный
По поводу способа отправки благодарственного письма ведется много споров. Написанные от руки благодарственные письма или даже напечатанные благодарственные письма, отправленные по почте, по-прежнему являются стандартным методом. Отправленные по электронной почте благодарственные письма уместны только в том случае, если вы знаете, что решение будет принято до того, как отправленное письмо будет доставлено работодателю. В этой ситуации все же рекомендуется отправить бумажную копию, так как она, скорее всего, будет размещена вместе с материалами вашей заявки.
Шаблоны и образцы благодарственных писем доступны в разделе Инструменты для деловой переписки.
Этикет с благодарственным письмом
Один из самых простых способов заработать себе профессиональную репутацию — это соблюдать этикет при составлении благодарственных писем. Люди, которые находят время, чтобы написать красивую благодарственную записку там, где это необходимо, вознаграждаются разными способами. Некоторые работодатели будут отдавать предпочтение кандидатам, которые отправляют благодарственные письма интервьюерам, а некоторые могут даже дисквалифицировать кандидатов, которые не отправляют благодарственные письма.Менее 50 центов, которые потребуются для отправки простой записки, скорее всего, вознаградят вас чем-то гораздо более ценным — будь то новые профессиональные отношения, поиск работы или направление, или даже предложение о работе.
Благодарственные письма
Убедитесь, что вы знаете, когда благодарить человека. Если у вас есть сомнения, все равно отправьте спасибо.
Пошлите всем уникальное спасибо. Письмо, которое вы отправляете потенциальному боссу, должно отличаться от того, которое вы отправляете потенциальному коллеге.
Будьте незамедлительными — в идеале, через один-пять дней после этого.
Дважды проверьте имена, заголовки и написание. Ошибочное написание имени или обращение к записке не тому человеку может быть очень оскорбительным.
Благодарность должна соответствовать той помощи, которую вы получили. Если вам просто удалось встретиться с рефералом, достаточно написать рукописную заметку. Если процесс продолжается какое-то время, время от времени звоните (или пишите по электронной почте), чтобы рассказать о своем прогрессе и вкратце поблагодарить. Если рекомендация превращается в выгодное предложение о работе, вам следует подумать о том, чтобы отправить цветы или небольшой подарок.В зависимости от того, насколько хорошо вы знаете человека, бизнес-ланч может быть даже уместным.
Избегайте электронных писем, которые обычно кажутся неформальными. Марки стоят менее 50 центов, и впечатление, которое вы произведете с помощью персонализированного письма или записки, будет стоить гораздо больше.
Если вы все же решите написать по электронной почте, отнеситесь к этому серьезно. Избегайте разговоров в чате и используйте правильную грамматику, орфографию и пунктуацию.
Карточки, написанные от руки, обычно лучше всего. Только убедитесь, что ваш почерк разборчивый! Если вы не уверены, вы можете ввести заметку или написать письмо в деловом стиле.Всегда оставляйте место, чтобы подписать записку, используя красивую синюю или черную ручку.
Если вы решите отправить подарок или цветы, узнайте получателя. Прежде чем отправлять цветы или еду, узнайте об их интересах и о том, есть ли у них аллергия.
Всегда проверяйте орфографические и грамматические ошибки.
Написание письма
Что включить:
В первом абзаце должно быть указано, где и когда вы встретились с интервьюером. Также поблагодарите их за уделенное время и подтвердите свой интерес к их компании или организации.
Во втором абзаце следует указать, что вам особенно нравится в их компании, и усилить аргументы в поддержку вашего интереса или заявки.
Третий абзац — это место, где можно упомянуть то, о чем вы хотели бы сообщить во время встречи или мероприятия. При необходимости вы также можете подтвердить свое понимание следующих шагов в процессе подачи заявления / собеседования.
В заключительном абзаце следует поблагодарить интервьюера за время и усилия, потраченные на общение и / или обсуждение, и предоставить возможность для дальнейших действий.
После интервью
При необходимости вы можете пояснить то, что вы, возможно, сказали, или решить сохраняющиеся проблемы.
Напомните интервьюеру о некоторых качествах, которые вы можете предложить, и еще раз подчеркните, что вы могли бы хорошо вписаться в компанию.
Сообщите им, если эта позиция вас больше не интересует.
Всегда оставайся позитивным.
После информационного интервью / встречи
Поблагодарите интервьюера за предоставленную информацию.
Держите дверь открытой для будущего контакта.
После ярмарки вакансий или вакансий
Поблагодарите интервьюера за предоставленную конкретную информацию.
Подтвердите свой интерес к компании и, если возможно, к конкретной должности, о которой вы узнали.
Запросите дополнительную информацию и визитку у рекрутера.
Письма с предложениями о работе
Предложения о работе требуют, чтобы вы ответили соответствующим образом.Вы можете связаться с работодателем по телефону после того, как получите предложение, но вы всегда должны отправлять письмо, уведомляющее работодателя, если вы принимаете или отклоняете вакансию. Ниже вы найдете инструкции о том, как написать письмо, чтобы принять или отклонить предложение о работе.
Письма об акцепте оферты
Считаю радостью писать письма о принятии должности. Устное принятие подходит для первоначального принятия должности; однако письмо о принятии важно по нескольким причинам.Письмо официально подтверждает ваше согласие с занимаемой должностью. В этом письме у вас есть возможность повторно указать дату начала и зарплату в письме с предложением. Это также ваша возможность сообщить вашему новому работодателю, как связаться с вами до вашего первого рабочего дня, и сообщить ему, если вы будете недоступны в какой-либо момент.
Письма об отклонении предложения
Необходимость отклонить позицию может возникнуть по разным причинам. Однако работодателю, возможно, не нужно точно знать, почему вы решили не соглашаться на эту должность.Ваше письмо должно быть адресовано человеку, который отправил вам письмо с предложением. Начните с выражения благодарности за то, что вам предложили эту должность, а затем четко заявите, что вы не принимаете ее. В ваших интересах поддерживать позитивный тон, поскольку этот работодатель может быть тем, с кем вам нужно работать или даже работать в будущем.
Шаблоны и образцы писем с предложениями о работе доступны в разделе Инструменты для деловой переписки.
Использование электронной почты для корреспонденции
Электронная почта стала основным способом общения профессионалов в нашей культуре и подчиняется нескольким простым правилам этикета.Отправленное электронное письмо не может быть восстановлено, поэтому крайне важно, чтобы ваши электронные письма отражали вас наилучшим образом.
Простые рекомендации, которым следует следовать при написании профессиональных или деловых писем:
Отправляйте электронную почту с подходящего адреса. Помните, что ваш адрес электронной почты — это ваше прямое отражение. то есть [email protected] подходит, а [email protected] — нет.
Не используйте смайлики! Как профессионал вы должны обладать письменными навыками, которые позволят вам выражать свои мысли без смайлов.
Используйте правильную пунктуацию, заглавные буквы и грамматику. Опять же, электронная почта — еще одно свидетельство ваших навыков письма.
Тема сообщения должна быть информативной и краткой.
Добавьте свою контактную информацию
Подумайте, как получатель услышит ваше электронное письмо. Изобразит ли он тот тон, который вы намеревались сделать?
Не бойтесь сохранить черновик и вернуться к нему позже.
Приведенные выше принципы применимы к большинству видов деловой переписки.
Посмотреть статью об Этикете электронной почты
Информационное собеседование и запросы о вакансии
Письма об акцепте оферты
Считаю радостью писать письма о принятии должности. Устное принятие подходит для первоначального принятия должности; однако письмо о принятии важно по нескольким причинам. Письмо официально подтверждает ваше согласие с занимаемой должностью. В этом письме у вас есть возможность повторно указать дату начала и зарплату в письме с предложением.Это также ваша возможность сообщить вашему новому работодателю, как связаться с вами до вашего первого рабочего дня, и сообщить ему, если вы будете недоступны в какой-либо момент.
Просмотреть и принять образец предложения.
Письма об отклонении предложения
Необходимость отклонить позицию может возникнуть по разным причинам. Однако работодателю, возможно, не нужно точно знать, почему вы решили не соглашаться на эту должность. Ваше письмо должно быть адресовано человеку, который отправил вам письмо с предложением.Начните с выражения благодарности за то, что вам предложили эту должность, а затем четко заявите, что вы не принимаете ее. В ваших интересах поддерживать позитивный тон, поскольку этот работодатель может быть тем, с кем вам нужно работать или даже работать в будущем.
Посмотреть и отклонить образец предложения.
Инструменты для деловой переписки
Дополнительные ресурсы
Техническое письмо в Интернете: Обзор деловой переписки

По связанным вопросам:
Общие компоненты
Следующее касается механических и физических деталей деловых писем.Все компоненты, обсуждаемые ниже, проиллюстрированы следующим образом:

Общие компоненты деловых писем
Заголовок. В заголовке указан адрес автора и дата письма. Имя писателя не включено; только дата нужна в заголовках на бланках. Помните, что если вы используете канцелярские бланки, первая страница которых содержит причудливый заголовок и логотип, не используйте этот тип страниц на следующих страницах.Используйте канцелярские принадлежности для следующей страницы, которые поставляются с канцелярскими принадлежностями для страницы с логотипом.
Если вы изучаете письменный курс, почему бы не создать свой собственный причудливый логотип с придуманным названием компании и адресом (если ваш инструктор разрешает)? Рассмотрим эти два примера:

Одна возможность для изобретенных канцелярских принадлежностей с логотипом

Еще одна возможность для придуманных канцелярских принадлежностей с логотипом
Внутренний адрес. Внутренний адрес показывает имя и адрес получателя письма.Эта информация может помочь избежать путаницы в офисах получателя. Кроме того, если получатель переехал, внутренний адрес помогает определить, что делать с письмом. Во внутреннем адресе укажите соответствующий титул уважения получателя; и скопируйте название компании в том виде, в котором оно написано. Когда у вас есть имена людей, не забывайте обращаться к ним соответствующим образом: миссис, мисс, мистер, доктор и так далее. Если вы не уверены, что подходит человеку, попробуйте выяснить, как он подписывает буквы, или обратитесь к разделу «Формы адреса» в словаре.
Приветствие. Приветствие напрямую обращается к получателю письма и сопровождается двоеточием (кроме случаев, когда предполагается дружественный, знакомый, общительный тон, и в этом случае используется запятая). Обратите внимание, что в упрощенном формате букв строка приветствия вообще удаляется. Если вы не знаете, мужчина или женщина получатель, традиционная практика заключалась в том, чтобы написать «Уважаемый господин» или «Уважаемые господа», но это сексизм! Чтобы избежать этой проблемы, применялись такие приветствия, как «Дорогой сэр или мадам», «Дорогие дамы и господа», «Дорогие друзья» или «Дорогие люди», но без особого признания.Удаление строки приветствия или вставка вместо нее «Кого это может касаться» тоже обычно не является хорошим решением — это безлично.
Лучшее решение — сделать быстрый анонимный телефонный звонок в организацию и попросить имя; Или адресуйте приветствие названию отдела, названию комитета или названию должности: «Уважаемый отдел кадров», «Уважаемый комитет по найму», «Уважаемый председатель», «Уважаемый директор по финансовой помощи», например.

Формат печатных букв
Тема или ссылка.Как показано в письме заказа, строка темы заменяет приветствие или включается в него. Строка темы объявляет о главном деле письма.
Основная часть письма. Фактическое сообщение, конечно же, содержится в теле письма, в параграфах между приветствием и приветственным завершением. Стратегии написания основной части письма обсуждаются в разделе, посвященном стилю деловой переписки.
Бесплатное закрытие.Элемент делового письма «С уважением» называется приветственным завершением. Другие распространенные — «С уважением», «С уважением», «С уважением» или «С уважением». Вы можете создать свой собственный, но будьте осторожны, не создавайте витиеватых или многословных. Обратите внимание, что заглавными являются только первая буква, за которой всегда следует запятая.
Блок подписи. Обычно вы вводите свое имя на четыре строки ниже бесплатного закрытия и подписываете свое имя между ними.Если вы женщина и хотите четко указать свое семейное положение, используйте мисс, мисс или миссис в скобках перед напечатанным вариантом вашего имени. По возможности укажите свой титул или название должности, которую вы занимаете, чуть ниже своего имени. Например, «Студент технического письма», «Второкурсник по обработке данных» или «Студент муниципального колледжа округа Таррант» вполне приемлемы.
Концевые обозначения. Прямо под блоком подписи часто есть несколько сокращений или фраз, которые имеют важные функции.
Инициалы. Инициалы, написанные заглавными буквами на предыдущих рисунках, принадлежат автору письма, а инициалы, написанные строчными буквами сразу после двоеточия, — это инициалы машинистки.
Корпуса. Чтобы получатель знал, что к письму прилагаются предметы в одном конверте, используйте такие обозначения, как «Вложение», «Приложение», «Вложения (2)». Например, если вы отправите резюме и образец письма с письмом-заявкой, вы должны сделать это: «Прилож.: Резюме и образец письма «. Если вложение будет потеряно, получатель узнает.
Копий. Если вы отправляете копии письма другим лицам, укажите также этот факт в заключительных пометках. Если, например, вы были недовольны тем, как местный продавец решает ваши проблемы с ремонтом, и отправляли копию своего письма в Better Business Bureau, вы бы написали это: «Копия: Better Business Bureau». Если вы планируете отправить копию своему юристу, напишите что-то вроде этого: «Копия: г-ну Рэймонду Мэйсону, адвокату.«
Следующие страницы. Если ваше письмо длиннее одной страницы, заголовок вверху последующих страниц можно обработать одним из следующих способов:

Примеры формата заголовка следующей страницы.
Если вы используете канцелярские бланки, не используйте их для последующих страниц. Тем не менее, вы должны использовать чистый лист того же качества, плотности и текстуры, что и фирменный бланк (обычно бланки поставляются с таким же чистым листом).
Форматы деловых писем
Если вы пишете деловое письмо, выберите один из распространенных форматов, как показано в примерах писем, перечисленных ниже. К ним относятся печатная буква, полукруглая буква, альтернативная печатная буква и упрощенная буква.
Какой из этих форматов использовать, зависит от форматов, обычно используемых в вашей организации, или от ситуации, в которой вы пишете. Используйте упрощенное письмо, если вам не хватает имени человека или отдела, которому вы хотите написать.
Стиль в деловой переписке
Написание деловых писем и служебных записок по некоторым важным аспектам отличается от написания отчетов. Помните о следующем совете, когда пишете, и особенно когда пересматриваете деловые письма или служебные записки.
Сразу же укажите основной бизнес, цель или тему. Дайте читателю понять с самого первого предложения, о чем ваше письмо. Помните, что когда деловые люди открывают письмо, их первая забота — знать, о чем оно написано, какова его цель и почему они должны тратить свое время на его чтение.Поэтому избегайте беспорядочных начинаний. Если вы пишете, чтобы подать заявление о приеме на работу, начните с чего-то вроде этого: «Я пишу, чтобы подать заявку на вакансию, которая у вас в настоящее время открыта …». Если у вас есть плохие новости для кого-то, вам не нужно излагать все это первое предложение. Вот пример того, как избежать негативной формулировки: «Я пишу в ответ на ваше письмо от 24 июля 1997 г., в котором вы обсуждаете проблемы, которые у вас возникли с электронной таблицей, купленной в нашей компании». Ниже показан дополнительный пример.

Сразу же укажите основную цель или цель письма. Проблемная версия просто с самого начала начинает рушиться. В исправленной версии, по крайней мере, указывается цель письма (а затем начинается махинация).
Если вы отвечаете на письмо, определите это письмо по его теме и дате в первом абзаце или предложении. Занятые получатели, которые сами пишут много писем, могут не помнить свои письма к вам.Чтобы избежать проблем, укажите дату и тему письма, на которое вы отвечаете:
Уважаемый мистер Стаут:
Пишу в ответ на ваше письмо от 1 сентября 19XX, в котором вы опишите проблемы, которые у вас возникли с одной из наших бензопил. я жалею что вы понесли эти неудобства и расходы и ….
Уважаемая г-жа Коэн:
Я только что получил ваше письмо от 4 августа 19XX, в котором вы перечисляете имена и другие источники, из которых я могу получить дополнительную информацию по производству и использованию пластиковых бутылок в безалкогольных напитках промышленность….
В большинстве деловых писем абзацы должны быть короткими. Абзацы деловых писем, как правило, короткие, а некоторые — всего лишь предложения. Деловые письма не читаются так же, как статьи, отчеты или книги. Обычно они быстро читаются. Большие, толстые, плотные абзацы длиной более десяти строк, требующие большой концентрации, не могут быть прочитаны внимательно или вообще прочитаны.
Чтобы получатель мог быстрее читать ваши письма и понимать и запоминать важные факты или идеи, создайте относительно короткие абзацы длиной от трех до восьми строк.В деловых письмах абзацы, состоящие только из одного предложения, являются обычными и вполне приемлемыми. В этой главе вы увидите примеры более коротких абзацев, обычно используемых в деловых письмах.
«Разделите» содержание вашего письма. Когда вы «разделяете» содержание делового письма, вы помещаете каждый отдельный сегмент обсуждения — каждую отдельную тему письма — в отдельный абзац. Если вы писали жалобу на проблемы с системным блоком вашего персонального компьютера, у вас могут быть следующие абзацы:
Описание проблем, которые у вас были с ним
Неэффективные ремонтные работы, которые у вас были
Компенсация, которую, по вашему мнению, вы заслуживаете, и почему
Изучите каждый абзац своих писем на предмет его цели, содержания или функции.Когда вы находите абзац, в котором говорится о нескольких вещах, подумайте о том, чтобы разделить его на два абзаца. Если вы обнаружите два коротких отдельных абзаца, которые делают одно и то же, подумайте о том, чтобы объединить их в один.
Предоставьте указатели тем в начале абзацев. Проанализируйте некоторые буквы, которые вы видите в этой главе, с точки зрения содержания или цели их отдельных абзацев. В первом предложении любого основного абзаца делового письма постарайтесь найти слово или фразу, которые указывают на тему этого абзаца.Если в абзаце обсуждаются ваши проблемы с персональным компьютером, вставьте слово «проблемы» или фразу «проблемы с моим персональным компьютером» в первое предложение. Это дает получателям четкое представление о содержании и цели каждого абзаца. Вот отрывок до и после включения тематических индикаторов:
Проблема:
Я работал электриком в Декейтере, Иллинойс, области около шести лет. С 1980 года я получил лицензию город Декейтер в качестве подрядчика по электрике, квалифицированного для выполнять коммерческие и производственные работы, а также жилая работа.
Ревизия:
Что касается мой стаж работы , я работал электриком в районе Декейтер, штат Иллинойс, около шести лет. С 1980 г. Я получил лицензию города Декейтер в качестве Электротехнический подрядчик, квалифицированный для выполнения коммерческих и промышленные работы, а также работы по дому. (Курсив отсутствует в оригинал.)
По возможности перечисляйте или перечисляйте их в деловом письме.В листинге расширяется текст письма, что позволяет быстро подобрать важные моменты. Со списками можно работать несколькими способами, как описано в главе, посвященной спискам. Примеры списков в деловой переписке см. В предшествующем формате печатных букв, в письме-запросе и письме-заказе.
Стратегически размещайте важную информацию в деловых письмах. Информация в первой и последней строках абзацев легче читается и запоминается.Это очень заметные точки. Информация, спрятанная в середине длинных абзацев, легко упускается из виду или забывается. Например, в письмах-заявках, которые должны убедить потенциальных работодателей в том, что вы подходите для работы, размещайте информацию о ваших привлекательных качествах в начале или в конце абзацев для большего акцента. Поместите менее положительную или вредную информацию в менее заметные места. Если вам нужно сказать какие-то сложные вещи, хорошая (и честная) стратегия — уменьшить акцент, поместив их в области, которым уделяется меньше внимания.Если работа требует трехлетнего опыта, а у вас только один, похороните этот факт в середине или нижней половине основного абзаца письма-заявки. Полученное письмо будет честным и полным; он просто не будет без надобности подчеркивать слабые места. Вот несколько примеров этих идей:
Задача:
В июле я закончу Канзасский университет с дипломом. Бакалавр наук в области питания и диетологии. Над за последние четыре года, в течение которых я получил эту степень, я работал лаборантом у доктораЭлисон Ласло и был активен в двух связанных организациях, Студент Диетическая ассоциация и американская домашняя экономика Ассоциация. В моей биохимии питания и науке о продуктах питания лабораторий, я написал много технических отчетов и научных документы. Я также работала диетологом в больнице Св. Госпиталь Дэвида в Лоуренсе последние полтора года. (The вакансии для технического писателя; давайте подчеркнем это в первую очередь, потом упомяните об остальном!)
Ревизия:
Во время обучения в Канзасском университете я значительный опыт написания технических отчетов и научные статьи.Большинство этих отчетов и документов имеют был в области питания и диетологии, в которой я буду в июле этого года я получу степень бакалавра наук. В течение за четыре года в университете я тоже много бумажной работы в качестве лаборанта доктора Элисон Ласло, в качестве член двух связанных организаций, Студенческой диетологии Ассоциации и Американской ассоциации домоводства, а также как диетолог, как Св.Больница Давида в Лоуренсе в последние полтора года.
Проблема:
На сегодняшний день я не проводил независимую инспекцию здания мой собственный. Последние два года я работаю под присматривал за мистером Робертом Паквудом, который часто давал мне основная ответственность за осмотр и имущество инспекции. Это мистер Паквуд посоветовал мне подать заявку на эту должность.Я также немного отремонтировал старые дома на контрактной основе и есть некоторый опыт в в промышленном строительстве в качестве сварщика и служащего в атомная строительная площадка. (Давайте не будем лгать о том, что нам не хватает опыта, но не будем и на афишах!)
Ревизия:
Что касается опыта работы, то я выполнил множество строительных работ. обходы и осмотр имущества под присмотром мистераРоберт Паквуд за последние два года. Мистер. Паквуд, который рекомендовал мне подать заявку на эту должность, имеет часто возлагал на меня основную ответственность за многие проверки рабочие места. Я также провел ремонт старых домов на на контрактной основе и есть некоторый опыт работы в промышленных строительство как сварщик и как клерк в атомной строительная площадка.
Найдите позитивные способы выразить плохие новости в своих деловых письмах.Часто деловые письма должны сообщать плохие новости: сломанную клавиатуру компьютера нельзя заменить, или нельзя нанять человека. Такие плохие новости можно передать тактично. Это снижает шансы на разрыв деловых отношений с получателем плохих новостей. Чтобы передать плохие новости в позитивном ключе, по возможности избегайте таких слов, как «не могу», «запретить», «потерпеть неудачу», «невозможно», «отказаться», «запретить», «ограничить» и «отрицать». Первые версии приведенных ниже примеров сформулированы в довольно холодной и недружелюбной негативной манере; вторые версии гораздо более позитивны, сердечны и тактичны:
Проблема:
Из-за количества информации, которую вы запрашиваете в своем письмо, я просто не могу вам помочь, серьезно не нарушив мой рабочий график.
Ревизия:
В письме вы просите много информации. который я хотел бы помочь вам найти. Из-за моей работы обязательств, однако, я смогу ответить только на несколько вопросов ….
Проблема:
Если вы не заполните и не вернете это объявление контракт до 1 июля 19XX, вы не получите рекламное место в Capitol Lines в этом году .Если у нас есть не получил известий от вас к этому сроку, мы продадим вам ваш рекламное место другому клиенту.
Редакция:
Пожалуйста, заполните прилагаемый договор и верните его нам 1 июля 19XX. По истечении этого срока мы начнем продавать любые не обновленное рекламное пространство в Capitol Lines в этом году , так что я надеюсь, что мы получим известие от вас раньше.
Проблема:
Хотя я готов обсудить изменения в конкретных аспектах эта статья или идеи о дополнительных областях, которые следует охватить, я не готовы изменить основную тему статьи: удобство использования микрокомпьютерной системы Victor.
Ревизия:
Я, конечно, открыт для предложений и комментариев по поводу конкретные аспекты этой статьи или любые ваши мысли по дополнительные области, которые, по вашему мнению, мне следует охватить. Я действительно хочу, однако, чтобы сохранить основную тему статьи: удобство использования микрокомпьютерной системы Victor.
Сосредоточьтесь на потребностях, целях или интересах получателя, а не на своих собственных. Избегайте эгоистичного сосредоточения на своих заботах, а не на заботах получателя.Даже если вам приходится много говорить о себе в деловом письме, делайте это так, чтобы ваши опасения совпадали с опасениями получателя. Этот стиль, ориентированный на получателя, часто называют «отношением к себе», что не означает, что нужно использовать больше «вас», а делать получателя в центре внимания письма.
Проблема:
Пишу вам об изменении нашей ценовой политики, которое сэкономит время и деньги нашей компании. В такой операции, как наши, это стоит нам большого количества рабочего времени (и, следовательно, расход), чтобы очистить и ополоснуть использованную посуду, когда она возвращается с больших партий.Кроме того, мы понесли большие расходы на замену постельного белья, испорченного пятна, которые могли пропитаться сразу после вечеринки и сохранил.
Ревизия:
Пишу, чтобы сообщить вам о новой политике, которую мы начиная с 1 сентября 19XX года, что позволит нам чтобы обслуживать большую вечеринку чаще и без задерживать. В такой операции, как наша, в которой мы поставляем партии до 500, время оборота критично; неочищенная и непромытая посуда вызывает задержки в доставке время очистки и, что более важно, реже и реже быстрое обслуживание клиентов.Кроме того, можно избежать дополнительных сборов за окрашенное белье, если сразу замачивать. После вечеринки.
Проблема:
По этим причинам наша новая политика, вступающая в силу 1 сентября, 19XX, будет взиматься дополнительная плата в размере 15% за непромытые посуда и 75% оптовой стоимости окрашенного белья которые не пропитались.
Ревизия:
Таким образом, чтобы мы могли поставить вашу большую партию нужно срочно, мы начнем заряд 15% на всю непромыванную посуду и 75% на оптовая стоимость загрязненного белья, которое не было замочено.Мы надеемся, что эта политика вдохновит наших клиентов на кухню. помочь сделать быстрое и простое ополаскивание и / или замачивание в конец больших вечеринок. Это обеспечит более быструю и эффективную частое обслуживание.
Избегайте помпезных, надутых и законно звучащих фраз. Остерегайтесь напыщенных, важных слов. Поначалу такой язык может показаться деловым; это на самом деле смешно. Конечно, такая формулировка явно необходима в юридических документах; но зачем использовать его в других письменных ситуациях? Когда вы пишете деловое письмо, представляйте себя простым, здравомыслящим и приземленным человеком (но избегайте сленга).Посмотрите на следующую иллюстрацию, чтобы увидеть серьезную бюрократию.

Избегайте напыщенного, назойливого письма. Мало того, что тон проблемной версии оскорбляет, она почти вдвое длиннее, чем исправленная версия!
При необходимости дайте вашему деловому письму «окончание действия». «Окончание действия» проясняет, что автор письма ожидает от получателя и когда. Неэффективные выводы из деловых писем часто заканчиваются довольно вялыми, уклончивыми заявлениями, такими как «Надеюсь скоро услышать от вас» или «Дайте мне знать, если я смогу оказать какую-либо дополнительную помощь.»Вместо этого или в дополнение укажите действие, которое должен предпринять получатель, и график этого действия. Если, например, вы пишете письмо с запросом, вежливо попросите редактора сообщить вам о своем решении, если это вообще возможно в месяц. Если вы пишете письмо-заявку, попробуйте установить дату и время собеседования. Вот несколько примеров:
Как только вы утвердите этот план, я начну связываться с отделом продаж представители сразу же оформят покупку и доставку портативных компьютеров.Могу ли я ожидать услышать от вас внутри неделя?
Я свободен после 14:00. в большинстве дней. Можем ли мы создать встреча, чтобы обсудить мое прошлое и эту должность в дальнейшем? Я с нетерпением жду вашего ответа.
Буду признателен за ваши мысли, реакцию, критику по поводу этой главы: ваш ответ — Дэвид МакМерри .
6 видов деловой переписки, которые можно рассмотреть
Предприятия бывают разных типов.У нас есть маленькие или большие, национальные или местные, частные или государственные, партнерские или собственные, производственные или сервисные, а также конкурентные или монополистические. Тем не менее, все эти компании разделяют определенные подходы и проблемы в данной бизнес-среде. Они работают с людьми как внешне, так и внутри, и их заинтересованные стороны могут включать сотрудников, владельцев, клиентов и даже сообщество.
У предприятий также есть несколько функциональных разделов, таких как продажи, счета, персонал, маркетинг, администрирование, закупки и секретарские услуги.В каждом из этих отделов есть люди, которые ими управляют, и для того, чтобы они функционировали безупречно, они должны общаться.
Точно так же другие лица, которые имеют дело с этим бизнесом, включая поставщиков и клиентов, должны в какой-то момент связаться с любым из этих отделов. Чтобы иметь возможность эффективно общаться между всеми отделами, важно обращать внимание на различные типы писем или корреспонденции, которые используются, а также на их особенности.
Говоря о различных типах корреспонденции, мы сосредотачиваемся на письмах, которые идут в обе стороны.Другими словами, это письма от организации другим лицам и агентствам и письма от других агентств и частных лиц организациям. К видам деловой переписки относятся:
1. Внутренняя переписка
Это относится к письменному общению между отделами, сотрудниками, подразделениями и филиалами одной компании. Внутренняя переписка обычно бывает формальной или неформальной. По большей части регулярная внутренняя переписка обычно носит менее формальный характер, например, когда начальник дает некоторые инструкции персоналу.Электронная почта обычно используется при отправке внутренней корреспонденции.
Другие типы внутренней корреспонденции включают меморандум, письмо о повышении, письмо об увольнении, письмо с одобрением, письменный выговор, официальные запросы и объяснения. Обычно такое сообщение обычно печатается на бумаге, которую отправитель подписывает, а получатели получают физически.
2. Внешняя переписка
Этот тип корреспонденции происходит между двумя организациями или между одной организацией и ее клиентами.Это письменное сообщение, которое компания направляет сторонам, которые ей не принадлежат.
Внешняя корреспонденция в основном направляется кредиторам, потенциальным клиентам, поставщикам, поставщикам, финансовым учреждениям, бухгалтерским и юридическим фирмам, кредиторам, донорам, спонсорам, государственным учреждениям, аффилированным лицам и другим офисам, которые ведут дела с компанией прямо или косвенно.
3. Торговая корреспонденция
Это относится к коммуникациям, ориентированным на продажи.Сюда входит обсуждение, связанное с продажей услуги или продукта, а также другая деятельность, связанная с продажами. Торговая корреспонденция может состоять из писем о скидках, маркетинговых писем, счетов-фактур, отчетов о продажах, предложений по продажам, подтверждения заказа, разрешительных писем, выписок из счетов, инкассовых писем, заказов на покупку и т. Д.
Чтобы эффективно общаться и, возможно, увеличивать продажи, необходимо знать, как составляются качественные коммерческие письма. Рекламные письма и письма с предложениями должны быть правдивыми и не содержать вводящей в заблуждение информации.Хорошее общение важно для предотвращения финансовых проблем, пропущенных платежей и долгов. Кроме того, другие формы коммерческих писем, такие как заказы на покупку, счета-фактуры и инкассовые письма, должны содержать точную информацию.
4. Персональная переписка
Этот тип переписки носит индивидуальный характер и включает эмоциональные и личные факторы. Несмотря на то, что она помечена как персонализированная, переписка также может использоваться в деловых целях.Подходящие примеры включают благодарственные письма, благодарственные письма, рекомендательные письма, письма-просьбы, письма-запросы и тому подобное.
Личная переписка не может иметь строго формального тона. Хотя его можно отправить по электронной почте, настоятельно рекомендуется физически написанное письмо, потому что оно имеет индивидуальный характер. Вы можете написать письмо на обычной офисной бумаге или блокноте. Вы также можете использовать поздравительную открытку.
5. Проспекты Циркуляры
относятся к уведомлениям, рассылаемым огромному количеству лиц в компании.Они также известны как объявления или служебные инструкции. Обычно общие объявления, такие как сведения о собраниях с акционерами, новая контактная информация, инструкции по протоколам и многое другое, передаются посредством циркуляров.
Учитывая, что проспекты нацелены на охват большого числа читателей, вам следует писать их для члена вашей целевой аудитории. Другими словами, пусть они будут общими, чтобы они понравились любому человеку, который их получает.
6. Обычная переписка
Это переписка, связанная с обычными манерами.Примеры обычной переписки включают заказы, приглашения, ответы, запросы, подтверждения и письма о назначении.
Почему важна переписка?
Деловая переписка полезна для повседневных деловых операций организации. Используя его, люди в компании могут легко общаться друг с другом. Это также помогает организациям заключать сделки и поддерживать отличные профессиональные отношения с различными деловыми партнерами, клиентами и даже другими предприятиями.
Письменное общение служит формальным способом общения при сохранении профессионализма между сотрудниками, организациями и клиентами. Он также может предоставить в будущем ссылку на сообщаемые подробности.
Для каждого в организации критически важно уметь выражать свои мысли в письменной форме, будь то электронная почта или бумажный носитель. Профессионализм, подбор правильных слов, искренность и вежливость, в то же время соответствие, могут существенно повлиять на имидж вашего бизнеса.
Итак, используйте деловые письма, чтобы поддерживать репутацию вашей компании и строить доброжелательные отношения как на местном, так и на международном уровне. Если у вас есть собственный бизнес и вам нужна финансовая помощь, Lending Bee поможет вам. Наши бизнес-кредиты имеют низкие процентные ставки и гибкий график погашения.
Как написать официальное деловое письмо
Урок 7: Как написать официальное деловое письмо
/ ru / business-communication / business-writing-essentials / content /
Как написать официальное деловое письмо
Если вам нужно пообщаться с другой компанией или поделиться важными новостями, деловых писем могут представить ваше сообщение в классическом изысканном стиле.В отличие от внутренних служебных записок, деловые письма обычно отправляются от одной компании к другой, поэтому они такие формальные и структурированные . Однако письма также довольно универсальны, так как их можно использовать для официальных запросов, объявлений, сопроводительных писем и многого другого.
Несмотря на формальность, письма могут иметь дружественный тон , особенно потому, что они включают краткое введение перед тем, как перейти к основному вопросу. Независимо от тона, который вы используете в своем письме, ваше письмо должно оставаться кратким, ясным и легко читаемым.
Посмотрите видео ниже, чтобы узнать об официальных деловых письмах.

Этот урок посвящен американской деловой литературе. Письма, написанные в других частях света, могут иметь незначительные отличия в форматировании.
Структура делового письма
Деловое письмо точная структура имеет решающее значение для его внешнего вида и удобочитаемости. При написании письма вы можете следовать приведенной ниже структуре, чтобы создать эффективный документ.
Открытие : Укажите свой почтовый адрес, полную дату (например, 30 июля 2017 г.), а также имя, компанию и адрес получателя. Пропустите одну строку между вашим адресом, датой и информацией о получателе. Не добавляйте свой адрес, если вы используете фирменный бланк, который уже содержит его.
Приветствие : Обращайтесь к получателю, используя «Уважаемый» вместе с его титулом и фамилией, например «Уважаемый мистер Коллинз» или «Уважаемый директор Кинкейд».«Если вы не знаете пол получателя, используйте его полное имя, например« Уважаемый Тейлор Дин ». Наконец, не забудьте добавить двоеточие в конце приветствия.
Тело : В первом абзаце представьтесь и представьтесь и представьте суть вашего письма. Следующие абзацы должны подробно описать вашу основную мысль, в то время как ваш последний абзац должен повторить цель письма и содержать призыв к действию, если это необходимо.
Закрытие : Рекомендуемые официальные закрытия включают «С уважением» или «Искренне Ваш.»Для более личного завершения рассмотрите возможность использования« Сердечно »или« С наилучшими пожеланиями ». Независимо от того, что вы выберете, добавьте в конец запятую.
Подпись : пропустите четыре строки после закрытия и введите свое имя. Пропустите следующую строку и введите название должности и название компании. Если вы отправляете бумажную копию, подпишите свое имя в пустом месте синими или черными чернилами.
Приложения : Если вы прилагаете документы с этим письмом, укажите их здесь.
Другой важной частью структуры является макет , который определяет форматирование текста.Наиболее распространенный макет для делового письма известен как формат блока , при котором весь текст выравнивается по левому краю и с одинарным интервалом, за исключением двойных пробелов между абзацами. Благодаря такому расположению письмо выглядит чистым и легко читаемым.
Редакция
Как указано в Business Writing Essentials, версия , версия , является важной частью письма. Просмотрите свое письмо, чтобы оно было кратким, и выровняйте его на предмет орфографических и грамматических ошибок. Когда вы закончите писать, попросите кого-нибудь прочитать ваше письмо и дать вам отзыв , поскольку они могут обнаружить ошибки, которые вы могли пропустить.Также убедитесь, что к вашему документу приложены все приложения и что все бумажные копии подписаны.
Изменив содержание, обратите внимание на внешний вид вашего письма. Если вы печатаете бумажную копию, обязательно используйте качественную бумагу. Также попробуйте использовать фирменный бланк, чтобы придать вашему документу более официальный вид.
Пример делового письма
Чтобы увидеть этот урок в действии, давайте взглянем на отточенное деловое письмо, рассмотрев приведенный ниже пример.
Это письмо выглядит великолепно! Структура идеальная, текст выравнивается по левому краю и с одинарным интервалом.Тело формальное, дружелюбное и лаконичное, а приветствие и завершение выглядят хорошо. Он также содержит собственноручную подпись, что означает, что он готов к отправке в бумажном виде.
Умение написать деловое письмо пригодится вам на протяжении всей вашей карьеры. Продолжайте практиковаться и изучать его, и вы сможете общаться в классическом стиле.
/ ru / business-communication / как-написать-мощный-бизнес-отчет / содержание /
Написание деловой переписки? Вот 5 простых советов, которые сделают ваш английский сияющим
Вы хотите чувствовать себя уверенно в своем деловом письме?
Хотите отправлять профессиональные служебные записки, электронные письма и письма без ошибок?
Сделайте глубокий вдох и расслабьтесь, потому что у нас есть пять полезных советов, которые помогут вам лучше писать деловую переписку уже сегодня.
Почему так важно, чтобы ваша переписка была правильной?
Что ж, письмо остается на бумаге. И у вас, и у людей, которым вы написали, будет письменное доказательство того, что обсуждалось. Четкое написание также позволяет избежать недопонимания. И люди будут относиться к вам более серьезно, если вы пишете без ошибок и профессионально.
Писать о бизнесе — нелегкое дело, особенно если английский — не ваш родной язык. Вот почему мы собрали для вас эти полезные советы!
Загрузить: Эта запись в блоге доступна в виде удобного портативного PDF-файла. можно взять куда угодно.Щелкните здесь, чтобы получить копию. (Загрузить)
Первый шаг, который вы должны сделать перед тем, как начать писать, — это выучить словарный запас, который вам нужно использовать. Для этого используйте FluentU .
Используйте FluentU, чтобы создать необходимую основу для того, чтобы начать писать и говорить, как профессионал в области делового английского. Попробуйте бесплатно и убедитесь в этом сами!
А теперь давайте взглянем на наши советы по профессиональной деловой переписке.
1. Подумайте о типе корреспонденции, которую вы должны написать
Проанализируйте ситуацию и подумайте, нужно ли вам написать записку, электронное письмо, записку или письмо.
Заметки
Вы можете написать записку, если вы спешите, и другому человеку (адресату) необходимо как можно скорее записать информацию. Телефонный звонок может не подойти, если вам нужно передать (отправить) очень подробную информацию, например адрес.
Вот пример записки, написанной в офисе коллеге:
Дайан,
Извините, нет времени говорить — встреча руководства начинается через 2 минуты. Не получается заставить работать проектор — не могли бы вы как можно скорее распечатать 10 раздаточных материалов моей презентации?
Спасибо, Анна.
В заметках вы можете использовать сокращения, неформальную пунктуацию (тире заменяет слова), поскольку заметки написаны в неформальном стиле. Обычно люди пишут заметки коллегам, которых они хорошо знают, поэтому заметки могут быть довольно дружелюбными и неформальными.
Электронная почта
В наши дни люди пишут много писем. Это удобный способ общения, потому что они быстрые, их можно отправлять или пересылать более чем одному человеку одновременно, а тон можно адаптировать (отрегулировать) к ситуации.
Электронная почта — лучший выбор, чем заметки, если вы знаете, что читатель увидит их вовремя. Они также работают лучше, чем телефонные звонки, когда вам нужно отправить подробную информацию, которую другой человек может не вспомнить после телефонного разговора.
Записки
Записки пишутся внутри компаний для инструктирования сотрудников, объявления политик и делегирования (распределения) обязанностей. Их можно отправлять на бумаге, в виде вложений в электронные письма или даже в виде электронных писем.
Разница между электронными письмами и записками заключается в том, что записки обычно отправляются целой группе людей — всей команде или отделу.По этой причине записки обычно носят более формальный характер, чем электронные письма, но это во многом зависит от того, насколько близки люди в этой компании.
Письма
Деловые письма обычно отправляются от одной коммерческой организации к другой или как переписка между людьми, представляющими организации. Они, как правило, носят более формальный характер, чем другие формы общения, поскольку являются постоянным письменным документом.
Письма могут быть написаны с жалобами, извинениями, приглашением или по любой причине, связанной с бизнесом.Электронные письма также могут быть написаны в очень формальном стиле, но буквы все еще используются, потому что они могут восприниматься читателем более серьезно, чем любая другая форма общения.
При ответе на записку, электронное письмо или письмо вы обычно должны использовать ту же форму связи, что и ваш адресат.
У вас проблемы с английским во время деловых встреч?
Что, если бы вы могли свободно говорить по-английски во время звонков и комфортно общаться со своими клиентами, коллегами и руководителями?
Представьте себе… вы можете с нетерпением ждать этих звонков, а не беспокоиться о них.
Что эта вновь обретенная уверенность может сделать для вашей карьеры?
Знаете ли вы, что есть курс, который может вам в этом помочь?
Это называется Creativa.
Creativa предлагает увлекательные высококачественные видеокурсы, которые помогут вам показать себя с лучшей стороны на английском языке.
Creativa имеет профессиональных актеров и глубоко разбирается в языке тела и интонации.
Creativa показывает вам, как это сделать с реалистичными реконструкциями.
Изучив курс Business Video Calls от Creativa, вы научитесь превосходно управлять совещаниями.
Не упустите возможность улучшить свой английский и карьеру — начните с Creativa сегодня.
2. Будьте вежливы
Вежливость означает выбор правильного тона или правильного регистра. Необязательно быть чрезмерно (слишком) формальным, чтобы быть вежливым. Когда пишешь, всегда помни о читателе.
Ваши отношения с получателем обычно определяют тон, который вы используете при письме.Если вы не уверены, лучше использовать нейтральный тон. Обычно лучше быть более формальным, чем неформальным, если вы не можете решить, какой тон использовать.
Вот несколько примеров неформального, нейтрального и формального тона:
Неформальный: Мне жаль, что я не могу вам помочь.
Нейтральный: Боюсь, что ничем не могу вам помочь.
Официально: Я очень / глубоко сожалею, что не могу вам помочь.
Неофициально: Надеюсь, моя идея вам понравится.
Нейтрально: Надеюсь, вы согласны с моим предложением.
Официально: Я надеюсь, что это предложение приемлемо для вас.
Неофициальный: Сделайте это как можно скорее.
Нейтраль: Пожалуйста, позаботьтесь об этом как можно скорее.
Официальный: Я надеюсь, что вы уделите этому вопросу свое срочное внимание.
То, как вы начинаете, задает тон всему остальному письму.(Дополнительные примеры формального и неформального языка см. На этой странице Технологического университета Сиднея.)
Начало примечания
Примечания обычно адресованы только одному человеку. Поскольку они очень короткие, можно просто начать с имени человека. Даже если заметки короткие, вы должны стараться всегда кратко указывать причину, по которой вы пишете (например, в примечании выше «Извините — нет времени говорить — встреча руководства начинается через 2 минуты».
В противном случае вы можете показаться властным, и вы, вероятно, в конечном итоге расстроите читателя и мало что сделаете.Кроме того, старайтесь писать аккуратным почерком, чтобы читатель понял ваше сообщение.
Начало электронных писем, писем и заметок
Стандартное начало для электронных писем и заметок:
Кому:
От:
Дата:
Тема:
Убедитесь, что вы включили тему, которая кратко и полезно. Не написать письмо — признак неуважения, поскольку адресату, вероятно, нужно прочитать много писем. У вас также больше шансов получить ответ раньше, если вы привлечете внимание читателя с помощью хорошей темы.
Если вы пишете электронное письмо или письмо только одному человеку, вам нужно подумать о ваших отношениях с этим человеком, прежде чем вы начнете писать. Если вы называете друг друга по имени, вы можете начать с «Дорогой Джон».
Если вы хотите быть более формальным, вы можете использовать фамилию человека: «Уважаемый мистер Смит». Если вы не знаете имя человека, у вас есть несколько вариантов:
Уважаемый сэр — если вы знаете, что пишете мужчине,
Уважаемая мадам — если вы знаете, что пишете женщине , и
Уважаемые сэр или мадам — если вы не знаете, пишете ли вы мужчине или женщине.
Если вы пишете записку для всей команды или отдела, вы можете использовать «Уважаемые все» или «Уважаемая команда».
3. Составьте хороший план и придерживайтесь его
Когда вы пишете, у вас есть время подумать. Когда вы говорите, у вас нет этой роскоши (комфорта). Убедитесь, что вы используете свое время с умом.
Подумайте об идеях, которые вам нужно включить, и решите, как их сгруппировать. Вы должны использовать четко разделенные абзацы для каждой основной идеи.
После того, как вы определились с основными идеями, убедитесь, что вы используете четкие предложения.Лучше иметь более короткие и четкие предложения, чем действительно длинные, которые адресат может не понять. Если вы не уверены, какой язык вам следует использовать, представьте, что читатель находится перед вами.
Особенно, если вы отвечаете на электронное письмо или письмо, убедитесь, что вы включили всю информацию, которую вас просили.
При переходе от одной идеи к другой используйте некоторые связывающие выражения, чтобы помочь читателю следовать логике ваших аргументов. Вот несколько примеров таких выражений:
Для перечисления идей: во-первых, во-вторых, в последнюю очередь, но не в последнюю очередь
Чтобы противопоставить идеи: однако, с другой стороны, все же
Выразить причина и следствие: следовательно, следовательно, как результат
4.Конец на позитивной ноте
Даже жалуясь, мыслите стратегически и всегда будьте вежливы. Если читатель обидится, вы, вероятно, не получите желаемого результата.
Вы должны завершить электронное письмо, памятку или письмо в зависимости от того, как вы его начали.
Если вы начали с неформального «Дорогой Джон», вы можете закончить словами:
Best,
BW (что означает «наилучшие пожелания»; сокращения допустимы в неофициальном письме),
за которым следует ваше имя.
Если вы сохранили свой тон нейтральный , вы должны закончить нейтрально:
С уважением,
С уважением,
, за которым следует ваше имя и должность.
Если ваш тон был достаточно формальным , окончание также должно быть формальным. Если вы начали со слов «Уважаемый сэр», «Уважаемая мадам» или «Уважаемый сэр или мадам», лучше всего закончить с:
, за которым следует ваше имя и должность. Если вы начали с «Уважаемый мистер Смит», вы можете ввести:
, за которым следует ваше имя и должность.
5. Проверьте наличие ошибок, а затем еще раз.
Когда вы закончите писать, выровняйте свою работу несколько раз. Трудно одновременно обращать внимание на орфографические, лексические, грамматические и пунктуационные ошибки.
Орфографические ошибки могут произвести плохое впечатление, поэтому попробуйте использовать инструмент проверки орфографии, подобный этому, чтобы помочь вам отредактировать текст.
Грамматические ошибки также могут произвести на читателя плохое впечатление. Вот несколько распространенных грамматических ошибок, на которые следует обратить внимание.
«Ваш», перепутанный с «вы»
Ваш — Обладатель, определяющий (указывает существительное), используется для описания чего-то, что принадлежит человеку, с которым вы ведете переписку.
Ваш клиент ждет.
You’re — Сокращение слова «вы есть».
Вы уважаемый клиент.
«Они» путают с «Их» и «Там»
Их — Притяжательный определитель, используется для описания чего-то, что принадлежит людям, с которыми вы ведете переписку.
Их менеджер на встрече.
Там — Наречие, используется для обозначения «этого места».
Вот — это ноутбук, который вы можете использовать.
Они — сокращение от «они есть».
Они отвечают за маркетинг.
«Его» путают с «Это»
Его — Притяжательный определитель, используемый для описания чего-то, что принадлежит объекту.
Компьютер не работает; требует замены жесткого диска .
Это — сокращение от «это».
Пора нам сказать им правду.
«Тогда» путают с «Чем»
Чем — Соединение, используемое при проведении сравнений.
Мой обед был лучше, чем ваш.
Затем — Наречие, используется для определения местоположения действий во времени.
Мы потом заказали обед.
Написать на иностранном языке — нелегкая работа, особенно когда от этого зависит ваш бизнес. Но чем лучше вы напишете, тем лучше ваш читатель будет относиться к вам и вашим идеям. Так что воспользуйтесь этими пятью советами в своей следующей деловой переписке!
Загрузить: Эта запись в блоге доступна в виде удобного портативного PDF-файла. можно взять куда угодно. Щелкните здесь, чтобы получить копию.(Загрузить)

И еще кое-что …
Если вам нравится изучать английский язык с помощью фильмов и онлайн-СМИ, вам также стоит зайти на FluentU. FluentU позволяет учить английский по популярным ток-шоу, запоминающимся музыкальным видеоклипам и забавным рекламным роликам, как вы можете видеть здесь:
Если вы хотите его посмотреть, приложение FluentU, вероятно, его уже имеет.
Приложение и веб-сайт FluentU позволяют очень легко смотреть видео на английском языке. Есть интерактивные подписи. Это означает, что вы можете нажать на любое слово, чтобы увидеть изображение, определение и полезные примеры.
FluentU позволяет изучать увлекательный контент со всемирно известными знаменитостями.
Например, если вы нажмете на слово «поиск», вы увидите следующее:
FluentU позволяет вам нажать, чтобы найти любое слово.
Выучите весь словарный запас из любого видео с помощью викторин. Проведите пальцем влево или вправо, чтобы увидеть больше примеров для слова, которое вы изучаете.
FluentU поможет вам быстро учиться, задавая полезные вопросы и множество примеров. Учить больше.
Лучшая часть? FluentU запоминает словарный запас, который вы изучаете.

Деловая переписка это: согласовать нельзя игнорировать — CMS Magazine

Деловая переписка: о чем не забыть, когда пишешь e-mail? | КонсультантПлюс