Деловая переписка это: согласовать нельзя игнорировать — CMS Magazine

Содержание

Деловая переписка: о чем не забыть, когда пишешь e-mail? | КонсультантПлюс

Электронная почта — основной способ деловой коммуникации. Мы пишем сотни писем, когда учимся, работаем, взаимодействуем с организациями. Писать электронные письма непросто, ведь мы лишены главной составляющей общения – непосредственного отклика, реакции собеседника. Поэтому придерживайтесь формального и уважительного тона, пишите грамотно и вежливо. О чем еще не забыть, когда пишешь e-mail?

Напишите тему письма

Сформулируйте максимально конкретно суть письма в нескольких словах: «Домашнее задание №5. Петрова М.» или «Заявление на материальную помощь. Васечкин, 4 курс».

Так письмо не потеряется в сотнях аналогичных писем, которые получают ваши адресаты. Кроме того, открывать письма без темы или с непонятной темой – небезопасно! Получатель может удалить его, не прочитав! И будет прав.

Обращайтесь по имени

Это вежливо. Это выглядит как важное письмо, а не спам.

Форму приветствия выбирайте в зависимости от контекста.

Здравствуйте, Иван Николаевич!
Варвара, добрый день!
Вася, привет!

Приветствие – единственное место в деловом письме, где уместен восклицательный знак. Если это не первое письмо в течение дня, можно обратиться по имени, поставить запятую и продолжить письмо со следующей строки и с маленькой буквы:

Иван Николаевич,
статью получил, спасибо.

Приветствие «Доброго времени суток!» — слишком сложная и, увы, неграмотная конструкция. В русском языке родительный падеж используется для фраз, означающих прощание: «Удачи! Доброй ночи! Счастливого пути!»

Так что в любой ситуации и в любое время вас выручит простое «Здравствуйте!»

Пишите коротко, сразу о деле

В деловой переписке неуместны долгие вступления, сложные речевые конструкции, рассуждения на темы, не относящиеся к рабочему процессу. В первых строчках сформулируйте главную мысль письма. В следующих абзацах приводите аргументы и объяснения. Четко формулируйте вопросы и просьбы, обозначайте желательный срок ответа.

Здравствуйте, Иван Николаевич!
Организационное собрание по практике предлагаю провести в пятницу, 26 марта, в 15-00.

  1. У студентов нет учебных занятий.
  2. Студия в это время свободна, у нас будет хорошее качество связи, звук и картинка.
  3. Представители работодателей смогут подключиться, мы предварительно согласовали.

Прошу ответить до вторника, чтобы я успел всех оповестить.
С уважением,
Иван Павлов

Избегайте нагромождения шрифтов и смайликов, разнообразного форматирования и цвета. Если вам нужно сообщить много деталей, оформите текст прикрепленным файлом, а в письме лишь кратко перечислите основные тезисы. Если хотите обсудить несколько разных вопросов, для каждого напишите отдельное письмо со своей темой, чтобы его можно было легко найти в переписке по прошествии времени.

Прикрепленные файлы называйте понятно

Называть прикрепленные файлы нужно так, чтобы было понятно, о чем они и кто автор. Так будет удобнее всем участникам переписки. Можно продублировать название файла и тему письма: «Домашнее задание 5 – Петрова». Кстати, и свой почтовый ящик для деловой переписки тоже лучше назвать понятно и нейтрально, используя в названии фамилию и полное имя: [email protected]… выглядит гораздо солиднее, чем [email protected]

Подпишите письмо

Самое простое и правильное — написать свои имя и фамилию. В зависимости от ситуации и степени знакомства можно добавить статус или должность. Если вы уже работаете, спросите у коллег, принято ли в вашей компании указывать еще какие-то сведения, например, номер телефона.

Иван Павлов,
староста 203 группы

Варвара Кузнецова,
стажер отдела мониторинга законодательства, тел. 2-32

Нужно ли писать «С уважением, Иван Павлов»? Некоторые эксперты считают, что уважение к адресату мы проявляем грамотной речью, вежливыми просьбами и точными формулировками, а не речевым штампом. Тем не менее, в письмах к преподавателям и старшим коллегам это не будет лишним.

Перечитайте и отправляйте

Перечитайте текст, исправьте ошибки. Проверьте, прикреплены ли нужные файлы. Отправлять письма лучше в рабочее время и точно не поздно вечером: оповещение может разбудить адресата.

Соблюдение этих правил поможет вам приобрести репутацию человека, с которым приятно иметь дело.

Документ КонсультантПлюс по теме: ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.

Деловая переписка: как писать просто и понятно :: РБК Pro

Вебинар полезен как руководителям, так и линейным сотрудникам компаний. Участники узнают о приемах и инструментах, которые помогут сделать деловые письма лаконичными и понятными

Основные темы вебинара

  • Факторы успеха деловой переписки. Письмо должно быть ясным, кратким и убедительным. Важно, чтобы даже сложные вещи в письме были понятны адресату с первых строк и не требовали дальнейшего уточнения. Проверьте, чтобы письмо было сформулировано кратко, избавьтесь от смыслового и словесного мусора. Так адресат потратит меньше времени на чтение, а вы сможете быстрее получить результат. Письмо должно быть убедительным, то есть адресат должен понимать, какую пользу он может получить.
  • Цель письма. Определите, что хотите получить от адресата, спросите себя: зачем я пишу это письмо? Затем представьте себе человека, которому вы пишете.
    Это поможет понять, насколько хорошо он разбирается в теме, и исходя из этого писать более или менее подробно. Ориентируйтесь на потребности и пользу для адресата. Сформулируйте, что ему может быть важно в вашем письме. Существует четыре базовых потребности, которые могут привлечь человека: удобство, безопасность, экономия, престиж — акцентируйте на них внимание в тексте.
  • Структура письма. Особое внимание следует уделить смысловой структуре. Она подчиняется основным правилам логики: иерархия, однородность и последовательность. Всегда начинайте с сути, только после этого добавляйте детали. Поддерживайте однородность письма: не смешивайте причины и следствия в одном смысловом блоке. Обратите внимание на последовательность: всегда вначале пишите самую важную мысль. Восприятие человека работает таким образом, что акцент всегда делается на информации, которую он получил в первую очередь.

Опрос

Как вам вебинар?

Поделитесь впечатлением

Поделиться

Ведение и особенности деловой переписки

Виды деловых писем
Основные требования


Правила деловой переписки
Стиль деловой переписки

Деловая переписка – термин, определяющий обмен информацией, имеющей отношение к ведению бизнеса. Является инструментом, позволяющим улучшить взаимодействие между клиентом и компанией либо между деловыми партнерами. Предполагает постоянное соблюдение определенных этических норм. В противном случае связи, которые были успешно налажены, могут оборваться. Результат – клиент либо партнер по бизнесу прекратит общение. Поэтому деловая переписка должна быть грамотной, выстроенной в таком ключе, чтобы она способствовала созданию благоприятного впечатления о компании, ее руководстве.

Виды деловых писем

Деловые письма могут быть различными по своему содержанию. Принято выделять следующие виды деловых писем:

  • Письма, выполняющие коммуникационную роль, которые содержат отказ, претензию, признание, оправдание;
  • Письма-договоренности, позволяющие подвести итог деловой встречи, сформировать определенную договоренность, обозначить сроки исполнения задач, а также убедиться, что обе стороны правильно поняли особенности договора;
  • Письмо-запрос, отправляемое с целью получить какую-либо информацию от адресата;
  • Письмо-предложение, которое зачастую является ответом на письмо-запрос.

Основные требования деловой переписки

К основным требованиям деловой переписки относится:

  • Ясность изложения;
  • Краткость излагаемых фактов;
  • Полнота;
  • Учтивость;
  • Грамотность.

Ясность письма строится на подходящих, понятных адресату словах. Не следует перегружать текст сложными предложениями, которые способны запутать. Краткое, лаконичное письмо позволит респонденту уловить смысл послания. Следует помнить о полноте включаемой информации, не принося в жертву данное требование краткости изложения. Речь идет о завершенности, без включения излишних подробностей.

Безусловно, учтивость – одно из важных требований. Компания, бизнесмен, озабоченный своей репутацией, никогда не допустит неучтивого ведения деловой переписки. При этом важно «не пересластить» соответствующими фразами письмо. Необходимо знать меру учтивости. Грамотность также важна. Неграмотно составленное письмо, наличие ошибок негативно отображается на общем впечатлении. Соответственно, послание должно быть грамотно написанным.

Правила деловой переписки

Грамотное ведение деловой переписки строится на определенных правилах. Так, разговорный вариант в данном случае будет неуместным. Не допустимо делать ошибки, опечатки. Это станет причиной думать об отсутствии образованности, что негативно скажется на образе компании, впечатлении от общения с ее руководством.

К основным правилам ведения деловой переписки также относится:

  • Отсутствие слов, определение которых отправителю неизвестно. При необходимости следует сверять свои знания со словарем. Кроме того, не стоит указывать термины, которые адресат может не понять. Если все-таки нужно внести в текст такие термины, им нужно давать пояснение;
  • Текст, составленный на основе коротких предложений. Слишком длинные предложения с множеством оборотов не подходят для составления писем делового характера;
  • Предварительная подготовка письма в текстовой программе. Рекомендуется использовать Microsoft Word, который поможет увидеть грубые ошибки;
  • Использование компьютеров, ноутбуков для отправки писем по электронной почте. Планшеты, телефоны автоматически могут исправить текст и, как следствие, изменить его содержание;
  • Тщательная проверка, анализ логического построения текста, что позволит составить максимальное грамотное деловое письмо.

Стиль деловой переписки

Грамотная деловая переписка – это своего рода искусство. Общение по-приятельски в данном случае не подойдет, как и слишком суровый стиль. Для грамотного построения обмена сообщениями уместно следующее:

  • Строгость включаемых в текст конструкций;
  • Приветствие с указанием имени, отчества адресата;
  • Ответ, отправленный не позднее 2 суток с момента получения письма;
  • Отсутствие назойливости, постоянных вопросов об одном и том же;
  • Использование правила зеркала – обращение к адресату в том же стиле, в каком он предпочитает общаться;
  • Поздравление с официальными праздниками;
  • Выражение благодарности на поздравления, приглашения.

Важно соблюдать правила деловой переписки, вести ее в стиле, достойном для делового общения. Каждое письмо – это своеобразная визитная карточка. От качества оформления письма зависит успешность бизнеса. Переписка должна способствовать доверию, эффективности ведения переговоров, решению важных задач. И только в этом случае можно гарантировать, что общение с клиентом, деловым партнером даст ожидаемые результаты.

Другие статьи по теме «Деловая переписка. Деловое письмо»:

  1. Написание делового письма
  2. Правила делового письма
  3. 7 критических ошибок при ответе на письмо-агрессию
  4. Как ответить на агрессивное письмо клиента
  5. Этикет деловой переписки. О хорошем впечатлении
  6. Требования к письму. О времени ответа на письмо
  7. Правила ведения деловой переписки. О ‘хитростях’ финала письма
  8. Составление делового письма. Обращение и приветствие
  9. Особенности делового письма. Иглоукалывание и деловое письмо
  10. Особенности деловой переписки. Позови меня тихо по имени
  11. Правила электронной деловой переписки О теме письма
  12. Деловая е-mail переписка. Немного о стандартах
  13. Простые правила русского языка
  14. Как составить эффективное письмо для e-mail рассылки
  15. Этика электронной деловой переписки
  16. Как грамотно написать письмо-отказ
  17. Бизнес письмо или Как написать письмо партнеру по бизнесу
  18. Этика делового общения в электронной переписке
  19. Имидж делового человека в электронной деловой переписке
  20. Продающее письмо или  «Фишки убедительности»
  21. Коммерческое предложение. Как составить коммерческое предложение

Обратите внимание на наши тренинговые программы по деловой переписке:

E-mail переписка в бизнесе. Управляйте деловыми отношениями

Деловая е-mail переписка с партнерами. Непростые ситуации (продвинутый уровень)

Деловая переписка. Имидж и деловые интересы

Comments

No comments yet. Why don’t you start the discussion?

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *