Что такое официальное письмо: Официальное письмо. Образец написания

Содержание

Официальное письмо — это… Что такое Официальное письмо?

Официальное письмо

(от ср.-лат. oficiarius «должностное лицо», от ит. буквально «обслуживающее письмо») – письмо, которое разрешается использовать в государственных учреждениях, в средствах массовой информации и в деловой переписке. Официальное письмо следует отличать от государственного, которое имеет наднациональный статус и обязательно в применении. Так, в КНР государственным письмом считается китайское, а за корейским, арабским, и, некоторыми тайскими алфавитами закреплен официальный статус. В СССР официальный статус был у грузинской, армянской и латинской письменностей.

Грамматологический словарь. 2011.

  • Орнаментальное письмо
  • Пагинация

Смотреть что такое «Официальное письмо» в других словарях:

  • Письмо-обязательство — официальное письмо кредитора о готовности перевода средств заемщику. По английски: Commitent letter См. также: Кредитные соглашения Финансовый словарь Финам …   Финансовый словарь

  • Письмо Залоговое — официальное письмо, подтверждающее право продажи залога в случае непогашения ссуды. Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 …   Словарь бизнес-терминов

  • ПИСЬМО, ЗАЛОГОВОЕ — официальное письмо (или документ), дающее право продажи залога в случае непогашения ссуды …   Большой экономический словарь

  • официальное распоряжение — ▲ распоряжение (чье) ↑ официальный распоряжение (отдать #) поручение нижестоящим инстанциям. распорядиться. приказ официальное распоряжение. приказание. приказать. команда. командовать. скомандовать. веление. велеть. предписание. предписать.… …   Идеографический словарь русского языка

  • Письмо НЗ-3277/10: О конкурсе на разработку автоматизированных программ — Терминология Письмо НЗ 3277/10: О конкурсе на разработку автоматизированных программ: для формирования сметно нормативной базы ценообразования в строительстве (далее программа и база данных соответственно): Увязка с ранее действующей сметно… …   Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • ПИСЬМО-ОБЯЗАТЕЛЬСТВО — документ, предшествующий заключению договора на проведение аудиторской проверки. Оно является ответом аудитора на официальное предложение экономического субъекта провести аудиторскую проверку и готовится во избежание неправильного понимания… …   Финансово-кредитный энциклопедический словарь

  • Древненубийское письмо — Древненубийский алфавит заимствован вместе с христианством в 6 в. у коптов. В 6 14 вв. официальное письмо Средневековой Нубии. Надписи датированы 8 11 вв. На нубийский язык была переведена Библия; на нем сохранились главным образом религиозные… …   Википедия

  • Нубийское письмо — Древненубийский алфавит заимствован вместе с христианством в 6 в. у коптов. В 6 14 вв. официальное письмо Средневековой Нубии. Надписи датированы 8 11 вв. На нубийский язык была переведена Библия; на нем сохранились главным образом религиозные… …   Википедия

  • Транскрибирование иноязычных имён и названий в китайское письмо — Транслитерация в китайское письмо (кит. трад. 音譯, упр. 音译, пиньинь: yīnyì, палл.: иньи; также кит. трад. 譯名, упр. 译名, пиньинь: yìmíng, палл.: имин)  правила записи иноязычных слов средствами китайского письма. Несмотря на то, что европейские …   Википедия

  • информационное письмо — 56 информационное письмо: Документ о введении в действие нормативного документа отрасли, подписанный Первым заместителем Министра связи и информатизации России. Примечание При отсутствии информационного письма официальное издание нормативного… …   Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации


Как написать деловое письмо | HURMA

С написанием деловых писем приходится сталкиваться специалистам многих профессий. Для HR-менеджеров и рекрутеров умение писать деловые письма особенно важно, ведь это часть их основных обязанностей.

Деловые письма все разные и очень важно понимать, в какой ситуации следует использовать тот или иной шаблон. К тому же оформление делового письма на русском отличается от такого же на английском и нужно уметь правильно составлять его на обоих языках.

В этой статье мы расскажем, как правильно писать деловое письмо на русском и английском языках.

Что такое деловое письмо

Деловые письма используются организациями для коммерческих целей. Например, деловая сделка, жалоба, предупреждение, уведомление, приглашение, декларация, информация, извинения и другие корпоративные вопросы. В деловом письме используется официальный язык и определенный формат.

Не только профессиональные письма организации являются деловыми. Физическое лицо тоже может написать деловое письмо, например, сопроводительное письмо, заявление или другие официальные документы.

Вот несколько примеров пар отправителей и получателей:

  • бизнес – бизнес
  • бизнес – клиент
  • соискатель – компания
  • бизнес – государственная организация
  • работодатель – работник
  • сотрудник – сотрудник

Большинству специалистов в той или иной области приходится писать деловые письма. Кто-то делает это каждый день, а кто-то всего несколько раз за всю карьеру.

Главная цель делового письма – информация. В таких письмах не допускаются неформальные обороты и выражения с неоднозначным смыслом.

Особенности деловых писем:

  • Подчеркнутая официальность
  • Адресность – наличие отправителя и получателя
  • Стандартная деловая речь
  • Тематическая ограниченность
  • Нейтральный тон изложения
  • Точность, исключающая недопонимание фактов
  • Лаконичность

Научиться писать деловые письма не сложно, достаточно один раз запомнить структуру и основные правила. Однако, не стоит забывать о том, что с развитием технологий и переходом на email правила немного меняются. Поэтому важно знать, как писать деловые письма по электронной почте и на бумаге.

Различия между электронным и обычным письмом

В большинстве случаев для деловых писем сейчас используется электронная почта, но иногда приходится иметь дело и с бумажными письмами. Чтобы быть уверенным в том, как оформлять каждый из вариантов, рассмотрим подробнее, чем они отличаются.

В электронном письме редко используется классическая шапка, где указываются имена, должности и иногда даже контакты адресата и адресанта. Для email характерна меньшая официальность. Тип послания чаще всего указывается прямо в теме. Но это не значит, что деловое письмо, полученное не на бумаге, а в электронном варианте имеет меньшее значение. На официальных бумажных письмах желательна подпись автора, в электронных достаточно указание ФИО и должности в конце.

Как ни крути, электронные письма более функциональные и быстрые. Можно уже через несколько минут получить ответ и решить проблему. К тому же в них есть возможность отправить дополнительные файлы без лишних сложностей. Именно поэтому бумажные письма отошли на второй план и используются все реже. Разобраться, как в современном мире писать деловые письма поможет книга “Новые правила деловой переписки” Сарычевой и Ильяхова.

Классификация деловых писем

Не существует единой классификации деловых писем. Их очень много и для каждой сферы деятельности регулярно будут использоваться разные типы. Например, рекрутеры чаще всего пишут ответ на резюме, а сотрудник банка – запросы.

Абсолютно все типы деловых писем можно поделить на два функциональных типа:

  1. Требующие ответа – вопрос, просьба, обращение, предложение.
  2. Не требующие ответа – приглашение, напоминание, предупреждение.

Основные типы деловых писем:

  • Подтверждение. Этот тип писем иначе известен, как письмо-квитанция и значит не более, чем просто подтверждение. Такое письмо является юридическим документом и доказательством чего-либо, например, оплаты покупки.
  • Извинение. Письма с извинениями написаны для того, чтобы извиниться за то, что произошло в прошлом и какие меры принимаются для решения этой проблемы. По сути, эти письма о чем-то негативном, но с позитивным тоном. Автор принимает на себя ответственность и показывает важность проблемы, чтобы получатель не чувствовал себя проигнорированным. Такие письма обычно являются ответом на жалобу.
  • Благодарность. Эти письма отправляются с целью выразить признательность и сказать “спасибо”.
  • Жалоба. Эти письма отправляются, если кто-то остался недоволен чьими-то услугами или даже поведением. Правильно оформленная жалоба должна обязательно рассматриваться и приводить к решению проблемы.
  • Сопроводительное. Такие письма обычно являются откликом на вакансию. Автор выражает желание работать в компании и прикладывает к нему резюме.
  • Запрос. Этот тип письма предназначен для получения определенной информации от адресата.
  • Рекомендация. Такие письма содержат информацию о кандидате и его успехах на предыдущем месте работы. Обычно его отправляет отдел кадров с прошлого места работы, чтобы подтвердить компетентность кандидата для принятия на новую должность.
  • Увольнение. Официальное уведомление, которое сопровождает увольнение кого-либо из сотрудников.
  • Отказ на резюме. В таком письме работодатель сообщает потенциальному кандидату, что пока не готов принять его на работу.

Конечно, помимо этих типов, существуют еще десятки разновидностей деловых писем. Они предназначены для решения разных задач, но имеют похожую структуру и официальный тон.

Структура делового письма

Первое, с чего стоит начать, если вы хотите научиться писать письма в деловом стиле – изучение структуры. Поскольку она типична для большинства документов, это значительно облегчает дальнейшую работу над письмом.

Деловое письмо состоит из трех частей: вводной, констатирующей и заключающей.

Вводная часть

Начать писать деловое письмо следует с вводной части, которая включает в себя информацию об адресате и отправителе, тип письма, приветствие и лид-абзац. Из вводной части должно быть понятно к кому и зачем вы обращаетесь.

Основная часть

В основной части необходимо более подробно описать ситуацию, с которой вы обращаетесь или на которую отвечаете. Например, привести аргументы, сообщить о решении вопроса или о том, что вы делаете для его решения.

Помните, что каждое предложение должно быть логически связано с предыдущим. Если это простой запрос или заявление, не стоит слишком подробно расписывать ситуацию. Укажите только самое важное и ограничьтесь тремя – четырьмя предложениями.

Заключение

В конце делового письма вы подводите итог своего письма в виде выводов или предложений по решению проблем, прощаетесь, указываете свое имя и должность. Допускается использование постскриптума, но только если это обоснованно.

Образец делового письма на русском

Как написать деловое письмо на английском

Написание деловых писем на английском не самая легкая задача, особенно для тех, кто изучал английский, как иностранный. Мы на простых примерах разберемся, как правильно писать деловые письма на английском.

При написании делового письма на английском очень важно излагать информацию в нужном стиле. Необходимо всегда оставаться предельно вежливым и деликатным. Иногда лучше показаться немного консервативным, чем невежливым. Также важно формулировать предложения коротко и четко.

Каких формулировок стоит избегать:

  • Сокращений
  • Сленга, жаргона, даже использование идиом нежелательно
  • Эмоционально окрашенных слов

Структура делового письма в английском языке

Структура делового письма на английском такая же, как и в русском, отличаются в основном только формат адреса и речевые обороты.

Контактная информация

Имя Фамилия
Ваш номер телефона
Ваш адрес электронной почты
Дата
Anna Robins
+0000000
[email protected]
January 11, 2005
Вежливое приветствие
Если вы не знаете имя собеседникаDear Sir – для мужчины
Dear Madam – для женщины
Если знаете имяDear Mr John – для мужчины
Dear Ms Jane – для женщины
Если у адресата есть ученое звание используйте егоDear Dr. Snow
Dear Prof. Black
Завершение
Если вы не знаете имени адресата
Yours faithfully
Если знаете имяYours sincerely

Конструкции для разного типа писем

В зависимости от типа делового письма, следует использовать соответствующие фразы. Вот несколько примеров.

Письмо-жалоба
Я пишу, чтобы пожаловаться на…I am writing to complain about…
Я пишу, чтобы привлечь ваше внимание к…I am writing to draw your attention to…
Я недавно купил … в вашей компании.I recently purchased … from your company.
Я хотел бы получить полный возврат средств.I suggest that I get a full refund.
Я был бы признателен, если бы вы могли вернуть мне деньги.I would be grateful if you could give me a refund
Я с нетерпением жду ответа.
I look forward to receiving a prompt reply.
Письмо-запрос
Я пишу, чтобы узнать о…I am writing to inquire about…
Не могли бы вы предоставить мне некоторую информацию о…Would you be kind enough to provide me with some information about…
Буду признателен, если вы поможете мне узнать…I would appreciate if you could help me find out…
Не могли бы вы сказать мне, если…Could you tell me whether…
Мне также было бы интересно…I would also be interested in…
Сопроводительное письмо
Я пишу, чтобы подать заявку на должность…I am writing to apply for the position of…
Я пишу в ответ на вашу вакансию …I am writing in response to your advertisement…
Я особенно заинтересован в этой работе, потому что…I am particularly interested in this job because…
Как вы можете видеть из моего резюме…
As you can see from my resume, …
В настоящее время я работаю в…I am currently employed by…
Я стремлюсь делать карьеру в…, потому что…I am keen to pursue a career in…, because…
Мои сильные стороны…My main strengths are…
Если вам требуется дополнительная информация, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне.Should you require any further information, please do not hesitate to contact me.
Письмо-извинение
Пожалуйста, примите наши извинения за…Please accept our apologies for…
Мы искренне извиняемся за…We sincerely apologize for…
Ошибка, видимо, была связана с…The mistake was apparently due to…
В настоящее время мы работаем над…We are currently working on…
Чтобы этого не случилось снова …To prevent this from happening again, …
Мы понимаем, как вы были расстроены, когда … но, к сожалению …We understand how upset you must have been when…, but unfortunately…

Образец делового письма на английском

9 советов, которые помогут написать деловое письмо

Краткость

Деловые письма должны быть короткими и точными, если это возможно, стоит ограничиться одной страницей. Адресаты, особенно если это деловые люди, не любят читать длинные письма и часто откладывают их на потом. Поэтому если вы хотите, чтобы ваше письмо как можно скорее прочитали, стоит писать лаконично.

Внимательность к читателю

Всегда старайтесь сосредоточиться на потребностях читателя и постарайтесь взглянуть на вещи с его точки зрения. Поставьте себя на его место и представьте, как бы вы отреагировали на такое письмо. Каждый может сделать это, так как все мы все являемся клиентами какого-либо бизнеса.

Официальный тон

Стиль написания и содержание деловых писем должны быть официальными и оперировать фактами. Чувствам и эмоциям не место в деловых письмах. Поэтому избегайте фраз типа “мы чувствуем”, вместо них используйте “мы полагаем” или “мы думаем”. Сердечный, дружелюбный подход – это хорошо. Просто сделайте его более официальным, но избегайте и чрезмерно формальных терминов.

Логика и однозначность

Используйте простые слова и фразы, старайтесь придерживаться прямого порядка слов в предложении. Убедитесь, что письмо сформулировано логично: сначала определяется главная мысль, потом она раскрывается, а затем следует вытекающее из этих фактов заключение.

Своевременность и точность

Деловые письма всегда должны быть своевременными и точными. Учитывая то, что в большинстве случаев мы говорим о бизнесе, несвоевременность может иметь финансовые последствия. Несколько раз проверьте все факты, которые вы указываете в письме. Если вы ошибетесь в цифрах или датах – это может нанести ущерб и негативно отразится на репутации компании.

Вложения

Если вы отправляете документы, то ваше основное письмо будет использоваться как сопроводительное. Кратко и понятно дайте небольшие инструкции о вложенных файлах, чтобы адресат сразу понимал про что идет речь.

Не используйте сложные конструкции

Некоторые типичные для деловой переписки слова и фразы сильно усложняют текст и его восприятие. Постарайтесь не делать письмо слишком громоздким. Чем проще и понятнее оно будет, тем лучше.

Вывод: умение писать деловые письма необходимо каждому

Может показаться, что правильно составить деловое письмо все-таки сложно. Но на самом деле вам достаточно сделать несколько шаблонов, по одному для каждого типа письма, которые вы используете. Такие шаблоны сильно сэкономят время и позволяют не путаться в оформлении.

Деловые письма представляют вашу компанию. С их помощью вы общаетесь с клиентами, поставщиками, акционерами, сотрудниками. Формат официальных писем является частью бренда компании, поэтому стоит относиться к их оформлению и написанию со всей серьезностью. Отлично оформленное, лаконичное и понятное официальное письмо способно привлечь новых клиентов, убедить инвесторов и повысить лояльность сотрудников.

Правила деловой переписки: как написать письмо клиенту, партнёру или коллеге

Знаете, как бесит неграмотно составленное деловое письмо? Если не знаете, вам обязательно надо прочитать эти правила: возможно, вы что-то делаете не так и не замечаете этого у других. Ну, а если вас тоже раздражают ошибки, фамильярности и другие шероховатости в деловой переписке, все равно прочитайте эту статью, чтобы случайно не насмешить и не раздосадовать своих партнеров и клиентов.

Существуют нормы деловой переписки, несоблюдение которых чревато падением имиджа компании в глазах заказчика, а в иных случаях — и срывом сделки, особенно если ваш визави — убежденный «граммар-наци» и поборник делового этикета. Поэтому давайте начнем с матчасти.

Итак, существуют правила деловой переписки, актуальные, к слову, не только в России:

  • Адрес вашей электронной почты, которую вы используете в работе, должен носить деловое имя. Лучше, чтобы у вас был корпоративный адрес, а логин содержал ваше фамилию, имя либо должность. Например, если ваша компания называется «Рога и копыта», то в идеале электронный адрес должен выглядеть так:  Ivan.Sidorov @rogakopyta.ru. Либо же office @rogakopyta.ru, если это общий корпоративный адрес. Логины типа Ladyinred, Malyshka1992 или Superman оставьте для личных переписок.
  • Никогда не обращайтесь к своему адресату на «ты», если у вас не было четких договоренностей по этому поводу. Даже если вам кажется, что вы уже вполне можете перейти на «ты» и вам так комфортнее, вы должны предложить это человеку и получить от него согласие. Поверьте, комфортно далеко не всем, и необходимо по умолчанию обращаться на «вы» ко всем без исключения, даже если адресат вас вдвое младше.
  • Не пользуйтесь уменьшительной формой имени адресата. Саша, Маша, Катя — это все уместно только в том случае, если человек сам так представился или если вы, опять же, перешли на «ты». Но даже в этом случае дистанция не помешает. Так что по умолчанию — Александр, Мария, Екатерина.
  • Вопрос, обращаться на «вы» или «Вы» с прописной — дискуссионный. Артемий Лебедев, например, считает подобострастной манеру обращаться к каждому на «Вы». В целом в деловой среде допускаются оба варианта, за исключением моментов, когда вы пишете очень статусному человеку. За всю жизнь у каждого таких адресатов найдется человека три. Поверьте, никто вас не упрекнет за корректное письмо с ровным обращением на «вы».
  • Пожалуйста, старайтесь быть грамотными! Если сомневаетесь, дайте почитать перед отправкой письмо человеку, в чей грамотности у вас нет сомнений, либо воспользуйтесь одним из многочисленных ресурсов, где вам автоматически исправят все ошибки и проставят запятые. Вы даже не представляете, для скольких людей неграмотность делового партнера является важным «звоночком».
  • Не пишите «доброго времени суток», поверьте, это всех раздражает. Привет — это такое же сокращение дистанции, как «ты» или уменьшительная форма имени. Если вы не уверены, что дистанция сократилась до степени неформального общения, напишите «Здравствуйте» и не ошибетесь.
  • Всегда указывайте тему письма, чтобы оно не потерялось и не улетело в спам. Прочитав тему письма, человек уже должен знать о его содержании. Например, «Заключение договора с ООО «Рога и Копыта» 10.12».
  • Разделяйте поля «кому» и «копия». В поле «кому» указывайте адресата, в копию ставьте тех, кому следует ознакомиться с этим письмом — например, вашего коллегу. Есть еще поле «скрытая копия», и в этом случае получатель не узнает, кто еще прочитает это письмо. Но этот инструмент считается нетактичным и не одобряется в деловой среде.
  • Краткость — сестра не только таланта, но и делового этикета. Письмо не должно быть длинным, по правилам деловой переписки его объем не должен превышать 3000 знаков. Чем короче — тем лучше. Не увлекайтесь сложными предложениями, деепричастными оборотами и тонкими метафорами.
  • Завершаться письмо должно вашими ФИО, должностью и контактными данными. Например, «С уважением, Иван Сидоров, генеральный директор ООО «Рога и Копыта». Можно также дать ссылку на сайт компании.

Давайте представим, что вам нужно написать клиенту письмо, в котором вы пригласите его на деловую встречу. Например, для заключения контракта или для того, чтобы обсудить детали сделки.

Сначала приветствие, после чего вы должны либо представиться, либо напомнить, кто вы: «Здравствуйте, Иван Иванович! Меня зовут Елена, я заместитель генерального директора компании «Рога и Копыта».

Далее необходимо обозначить причину, по которой вы пишете клиенту. Например, «Предлагаю вам встретиться для заключения контракта в нашем офисе 10 декабря 2019 года в 14:00». 

А дальше — все пояснения. Например, «Если вас не устраивает время или дата, мы готовы перенести нашу встречу на удобное для вас время. Мы также можем встретиться в вашем офисе. Для подтверждения встречи вы можете позвонить по номеру «номер» или написать на мою электронную почту «адрес» (адрес электронной почты должен быть тот же).

С уважением, Елена Сидорова, заместитель генерального директора ООО «Рога и копыта», плюс все ваши контактные данные».

Если всё прошло удачно — состоялась встреча и заключение контракта, то деловая переписка по этому вопросу не завершена. Многие игнорируют этот момент, однако завершающее письмо — важный момент делового этикета. Он формален и не обязателен, но при этом является залогом формирования долгосрочных отношений с клиентом. Напишите письмо, в котором благодарите клиента за уделенное время и успешное продолжение сотрудничества.

Такое письмо тоже имеет стандартную структуру:

«Уважаемый, Иван Иванович! Хочу выразить благодарность за выделенное время. Надеюсь, наше сотрудничество будет долгим и продуктивным для всех нас. С уважением, Елена Сидорова, заместитель генерального директора ООО «Рога и копыта».

Вот и все. Эти простые, но очень важные правила помогут вам подать сигнал вашим деловым партнерам о том, что с вами можно иметь дело.


Официальное письмо поддержки идеи создания доменов .MOSCOW и .МОСКВА Министра Правительства Москвы Артема Ермолаева

От Ермолаева Артема Валерьевича

Министра Правительства города Москвы

Руководителя Департамента информационных технологий

107078, Новая Басманная улица, дом 10, строение 1

 

В адрес корпорации ICANN,

Suite 330, 4676 Admiralty Way

Marina del Rey, CA 90292, USA

 

Письмо в отношении процедуры рассмотрения заявок по программе NewgTLD

Тема письма: Письмо поддержки на введение доменов верхнего уровня .MOSCOW и .МОСКВА

 

В настоящий момент в российской столице реализуется проект по внедрению домена верхнего уровня .MOSCOW и его кириллического аналога .МОСКВА.

Дополнительная информация об этой инициативе доступна на сайте www.domainmoscow.org. Координатором проекта выступает Фонд содействия развитию технологий и инфраструктуры Интернета. Официальный сайт Фонда – www.faitid.org.

От лица Правительства города Москвы  я уполномочен сообщить о его полной поддержке заявки Фонда на домены .MOSCOW и .МОСКВА. Мы считаем, что эти домены верхнего уровня станут полезным инструментом для повышения узнаваемости города в Интернете. Вебсайты, размещенные на доменах .MOSCOW и .МОСКВА будут однозначно ассоциироваться с российской столицей и будут содержать актуальную информацию о туристических возможностях, бизнесе и государственных органах власти города.

Внедрение доменов верхнего уровня для Москвы будет осуществляться на основе государственно-частного партнерства. Управление доменами после их делегирования будет осуществляться Фондом содействия развитию технологий Интернета. Таким образом, Правительство города Москвы одобряет возможное заключение соглашения об администрировании доменов .MOSCOW и .МОСКВА между Фондом и корпорацией ICANN.    

Дальнейшее управление доменами будет осуществляться в тесном сотрудничестве Фонда, Правительства города Москвы и других заинтересованных сторон. Это станет гарантией того, что домены верхнего уровня будут существовать и развиваться стабильно в соответствии с потребностями города и городского интернет-сообщества.

Мы надеемся, что ICANN положительно отнесется к идее внедрения доменов верхнего уровня .MOSCOW и .МОСКВА.

За дополнительной информацией вы всегда можете обратиться в Департамент информационных технологий города Москвы и Фонд содействия развитию технологий и инфраструктуры Интернета.

 

С наилучшими пожеланиями,

Ермолаев Артем Валерьевич

(Оригинал письма на английском языке)

Урок риторики в 8-м классе по теме: «Личное официальное письмо»

Цели урока

  1. Обучающая – изучение основных признаков личного официального письма, его структуры, этикетных частей и речевых формул, дальнейшее углубление знаний особенностей официально – делового стиля.
  2. Развивающая – конструирование учащимися форм личного официального письма и овладение навыками его написания.
  3. Воспитательная – понимание учащимися важности умения составлять личные официальные письма в целях достижения эффективности общения с деловыми партнерами, будущего профессионального успеха.

Единица содержания – личные официальные письма как необходимый элемент эффективности делового общения.

Ход урока

 Подготовительный этап.

1. — Вспомните, чему учит предмет риторика? (Успешному и эффективному общению)

    — Какое общение мы называем эффективным? (Эффективным можно считать такое общение, при котором коммуникантам удается выполнить свое коммуникативное намерение)

    — Сегодня мы сделаем новый шаг по пути овладения правилами подобного успешного общения.

2. Чтение и анализ фрагмента повести Н. В. Гоголя «Повесть о том, как поссорились Иван Иванович с Иваном Никифоровичем (прошение в суд Ивана Ивановича Перерепенко) и комедии «Ревизор» (письмо Хлестакова своему петербургскому приятелю Тряпичкину).

  • Что общего у этих фрагментов? (Их объединяет речевой жанр – это письма)
  • А чем они отличаются друг от друга? (В первую очередь, коммуникативным намерением: задача Хлестакова – рассказать приятелю о том, что произошло с ним в уездном городе, похвастаться радушным приемом, оказанным ему, охарактеризовать жителей города, поделиться своими чувствами, рассказать о дальнейших намерениях. Задача Ивана Ивановича – донести до суда информацию о «непристойном и неприличном» поведении своего соседа Ивана Никифоровича Довгочхуна с целью добиться его наказания. Второе отличие – отношения между адресатом и адресантом: Хлестаков состоит со своим коммуникантом в неофициальных, дружеских, приятельских отношениях, а между Иваном Ивановичем и адресатом его письма отношения официальные, деловые. Из этих двух отличий вытекает третье – стиль. Стиль письма Хлестакова разговорный, написано оно в непринужденном тоне (ученики приводят примеры), а письмо Перерепенко написано в официально – деловом стиле (наличие официально – деловой лексики, сложных синтаксических конструкций, обособленных оборотов, точных дат, имен и фамилий, отсутствие каких-либо тропов и риторических фигур)
  • К какому жанру мы отнесем первое письмо? (Это личное письмо)
  • Письмо Перерепенко мы назовем личным официальным письмом. Как же можно сформулировать тему и цель урока? (тема - «Личное официальное письмо», цель – научиться писать такие письма)
3. Запись темы урока и эпиграфа к нему: «Деловые письма предназначены не для того, чтобы вызвать восхищение читателя; деловое письмо должно его убедить и победить». (Фонтенэ) Ученики отвечают на вопрос, в чем же должно убедить суд письмо Ивана Ивановича.

Этап освоения нового

4. Чтение материала учебника («Риторика» 8 класс: Учебное пособие для общеобразовательной школы. Ч 2. Под редакцией Т.А. Ладыженской. –М.: Издательский дом «С –инфо»; Издательство «Баласс», 2009) на странице 78 («Цель и признаки личных официальных писем»). Учитель добавляет, что главным коммуникативным условием составления личного официального письма является официальная сфера общения. Знакомство с речевыми формулами обращения и приветствия личных официальных писем (учебник, страницы 88 – 89). Выполнение упр. №88 (определить по речевым формулам обращения и приветствия характер писем).

5. В парах выполняется задание упражнений №67 и №86: охарактеризовать взаимоотношения адресанта и адресата в данных письмах, коммуникативные задачи адресантов, стиль письма и определить его жанр.

6. (упр. №67). Первое письмо является личным, так как в нем передается личная, эмоциональная информация, рассказывается о событиях в жизни автора письма в непринужденном тоне с использованием разговорных слов. Отношения между коммуникантами доверительные, дружеские, что подчеркивается в речевой формуле приветствия. Второе письмо является личным официальным. В нем содержится деловая информация, обращение свидетельствует об официальных отношениях между коммуникантами, оно соответствует официально-деловому стилю. В упр. 86 первые два письма являются личными официальными, о чем говорят речевые формулы приветствия и обращения, а также содержание писем. Третье письмо личное; это видно по обращению в уменьшительно- ласкательной форме, характеризующему отношения коммуникантов как близкие, родственные, по содержанию письма, наличию в нем разговорных выражений).

7. На основе выполненных упражнений учащиеся делают вывод о структуре личных официальных писем (она та же, что и в личных письмах: обращение, основная часть, концовка, подпись, обозначение времени и места).

Первичная проверка.

8. Учащиеся составляют письмо по заданному плану: в письме нужно сообщить о получении образцов товаров, поблагодарить за своевременный ответ на письмо, попросить выслать новый прейскурант, выразить надежду на скорый ответ. В итоге должно получиться такое письмо:

Уважаемый господин…

Сообщаем Вам, что мы получили образцы промышленных товаров. Благодарим Вас за своевременный ответ на наше письмо.

Мы были бы Вам также очень признательны, если бы вы прислали нам Ваш новый прейскурант. Ожидаем Вашего ответа в ближайшие дни.

С уважением (подпись)

Закрепление.

9. Четверо учеников работают у доски, выполняя упр. № 75,78, 80,81 – составление официально деловых писем с различной целью: поздравить, пригласить, извиниться, объяснить. Остальные учащиеся выполняют следующее задание:

составьте письмо, ответом на которое могло бы быть данное письмо.

Уважаемый Сергей Петрович!

С благодарностью подтверждаем получение Вашего письма с приложенными каталогами и сообщаем, что этот информационный материал мы направили на рассмотрение нашим заказчикам.

В случае проявления ими интереса к изделиям Вашей фирмы мы Вам сообщим об этом дополнительно.

С уважением

(число) (подпись)

Составьте коммерческое письмо, в котором сообщите, что Вы уже получили образцы товаров, поблагодарите за своевременный ответ на ваше письмо, попросите выслать вам новый прейскурант. В конце письма выразите надежду на скорый ответ.

10. Прослушивание возможных вариантов составленных писем. Анализ писем, составленных учениками, работавшими у доски. После проверки письма — приглашения чтение текста упр. №79 о том, как правильно оформлять приглашения. После анализа всех составленных писем делается вывод о различных видах личных официальных писем, чтение материала учебника на стр. 86.

Итог урока.

11. — Почему умение писать личные официальные письма необходимо каждому человеку? (Это одно из условий будущего профессионального роста сегодняшних восьмиклассников, незнание основ официально – делового стиля снижает рейтинг делового человека, может стать поводом для насмешек или причиной дискомфорта в общении с деловыми партнерами).

Домашнее задание.

Выполнение дома упр.№87 и 89: составить личное официальное письмо на одну из заданных тем.

Официальное письмо travelata.ru по закрытию авиаперелетов в Турцию и Танзанию с 15.04 по 21.06

Уважаемый Клиент!

Благодарим Вас за то, что воспользовались услугами нашей компании.

По Вашему запросу по аннуляции забронированного туристского продукта сообщаем следующее:

Вами был приобретен тур по договору о реализации туристского продукта. После бронирования тура, во исполнение условий договора, полученные от Вас денежные средства, были перечислены туроператору.

Таким образом, обязательства ООО «Тревел Технологии» как турагента были полностью исполнены, услуги по бронированию и оплате туристского продукта были оказаны надлежащим образом.

Ваш тур аннулирован туроператором по причинам, не зависящим от действия или бездействия турагента, туроператора и поставщика туристского продукта для туроператора (пункт 7.1 Договора) — в связи с ограничением регулярных и чартерных рейсы из России в Турцию c 15 апреля по 21 июня 2021 г. по распоряжению Оперативного штаба по предотвращению завоза и распространения коронавирусной инфекции от 12.04.2021 г.

Согласно официальным рекомендациям Федерального агентства по туризму от 13.04.2021г.:

«В сложившейся ситуации представляется допустимым и не противоречащим законодательству Российской Федерации о туристской деятельности для туристов и туроператоров рассмотреть следующие возможные решения:

-​замену направления на другие (альтернативные) направления, не меняя сроков запланированного отпуска;

-​перенос сроков совершения путешествия, в том числе с выбором другого направления (места отдыха) на удобные для туриста даты, сохранив денежные средства у туроператора;

-​иные решения, максимально учитывающие взаимные интересы обеих сторон.»

Просим вас ознакомиться с предложенными вариантами перебронирования тура от вашего туроператора по ссылке.

Важно! Если в тур включен перелет регулярными рейсами, условия перебронирования необходимо запрашивать индивидуально.

В соответствии со статьями 9, 10, 10.1. ФЗ «Об основах туристской деятельности в РФ», пределы ответственности турагента — ООО «Тревел Технологии» ограничены предоставлением информации о туристском продукте, а также бронированием туристского продукта у туроператора и передачей туроператору полученных от Вас денежных средств.

Данные положения законодательства отражены также в пунктах 1.5, 2.1.2, 2.1.8. заключенного с Вами договора. Сведения о туроператоре содержатся в приложении к договору.

Согласно п. 3.14. Договора, заключенному между туристом и турагентом (ООО «Тревел Технологии»), возврат денежных средств по договору производится по поручению и за счет Туроператора. Компания не обязана осуществлять возврат денежных средств за свой счет, без соответствующего поручения Туроператора и возврата денежных средств со стороны Туроператора.

В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 24 ноября 1996 г. N 132-ФЗ «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации» по договору о реализации туристского продукта, заключенному турагентом, туроператор несет ответственность за неоказание или ненадлежащее оказание туристу и (или) иному заказчику услуг, входящих в туристский продукт, независимо от того, кем должны были оказываться или оказывались эти услуги.

Таким образом, в соответствии с условиями договора и действующим законодательством, вся ответственность по возврату денежных средств за неоказанные услуги лежит на туроператоре. У ООО «Тревел Технологии» отсутствует обязанность по возврату денежных средств из собственных средств Компании.

Порядок и сроки возврата денежных средств и за туристские услуги будут определены туроператором позднее. Заявления на возврат вы можете направить на почту [email protected] Заявление оформляется на имя генерального директора ООО «Тревел Технологии», ссылка на примерный образец размещена на сайте Ростуризма. В теме письма обязательно указать номер договора, ФИ заказчика, направление(страна поездки) и дату начала тура. Полученные сообщения будут обрабатываться в порядке очереди. По требованию туроператора могут быть запрошены дополнительные документы, в том числе в оригинальном виде, о чем мы вам сообщим.

В связи с большим количеством обращений сроки возврата могут быть увеличены, поэтому рекомендуем вам использовать оплаченную сумму в счет бронирования нового тура или перенести сроки поездки на более поздний срок.

С уважением и надеждой на понимание,

Генеральный директор ООО «Тревел Технологии» Сацук С.В.

Вам так же могут быть интересны статьи:

*Как использовать деньги с отмененных туров в Турцию и Танзанию

*Как самостоятельно забронировать новый тур с использованием денежных средств сохраненных на депозите туроператора

Что такое официальное письмо — Типы и особенности официального письма

Обычно письмо, содержащее официальную информацию и сообщение, известно как официальное письмо. Это письмо обычно написано для передачи различных официальных сообщений, таких как правила, положения, процедуры, приказы, действия, реакции, мнения и т. Д., От одной организации к другой, или от одного отдела к другому, или от одного человека к другому.

Рекламные ссылки При написании этого письма строго соблюдаются и соблюдаются официальная структура, правила и процедуры.В этом письме нет возможности передать какое-либо эмоциональное или личное послание.

Официальное письмо может быть разных типов в зависимости от его содержания, целей, особенностей и характера организации.

Типы официальных писем

  • Официальное письмо государственных организаций
  • Официальное письмо полугосударственных организаций
  • Официальное письмо автономного органа и
  • Официальные письма частных организаций

В заключение можно сказать, что официальное письмо относится к письму, которое Формально написано для передачи официальных сообщений одним офисом, отделом или отдельным лицом другим офисам, отделам или отдельным лицам.

Статьи по теме

Элементы или элементы официального письма

По своей природе официальное письмо является наиболее формальным типом письма, с помощью которого официальные сообщения обмениваются между различными офисами, департаментами или учреждениями. Это письмо обладает некоторыми уникальными особенностями, которые отличают официальное письмо от других официальных писем.

Некоторые важные особенности официального письма обсуждаются ниже:

  • Субъективность: Официальное письмо содержит чисто официальное сообщение или информацию.Здесь никогда не обсуждаются личные дела.
  • Структура: Написано в строгом соответствии с официально признанной структурой письма. В этом отношении никаких отклонений не принимается.
  • Правила и процедуры: Это письмо составлено с учетом установленных правил и производителей письменного письма. Для этого оно считается самым формальным письмом.
  • Использование языка: При составлении этого письма использовался официально признанный традиционный, простой и вежливый язык.В этом письме не используется ни поэтический, ни эмоциональный язык.
  • Краткость: в этом письме кратко представлены сообщений, фактов и цифр. Неактуальные или ненужные вопросы избегаются.
  • Подход: Официальное письмо составляется с использованием прямого или убедительного подхода.
  • Универсальность: Его привлекательность универсальна. Отсутствие отправителя или получателя не влияет на его обращение.
  • Правовой статус: Официальное письмо имеет более юридический статус.Ответственность за написание письма несет заинтересованная организация, а не отправитель.
  • Статус: Статус или важность официального письма зависит от статуса автора или отправителя.
  • Использование грамматики: При составлении официального письма от первого лица используется множественное число от третьего лица.
  • Копия: Как правило, копия официального письма сохраняется для использования в будущем, а также передается сторонам, заинтересованным в сообщении письма.
  • Приветствие и дополнительное закрытие: Как правило, использование приветствия и дополнительного закрытия официального письма зависит от формальных отношений между отправителем и получателем.
span {width: 5px; height: 5px; background-color: # 5b5b5b} # mp_form_popup1 {border-radius: 25px; background: # 1e73be; color: # 000; text-align: left} # mp_form_popup1 {width: 367px ; max-width: 100vw} # mp_form_popup1 .mailpoet_message {margin: 0; padding: 0 20px} # mp_form_popup1 .mailpoet_validate_success {color: # 00d084} # mp_form_popup1 input.петрушка-успех {цвет: # 00d084} # mp_form_popup1 select.parsley-success {color: # 00d084} # mp_form_popup1 textarea.parsley-success {color: # 00d084} # mp_form_popup1 .mailpoet_validate_error {input color: # cf2_form.Error {input color: # cf2_form.e -error {color: # cf2e2e} # mp_form_popup1 select.parsley-error {color: # cf2e2e} # mp_form_popup1 textarea.textarea.parsley-error {color: # cf2e2e} # mp_form_popup1 .parsley-errors-list2e} cf2e} # mp_form_popup1 .parsley-required {color: # cf2e2e} # mp_form_popup1 .parsley-custom-error-message {color: # cf2e2e} # mp_form_popup1.mailpoet_paragraph.last {margin-bottom: 0} @media (max-width: 500px) {# mp_form_popup1 {background: # 1e73be; animation: none; border: none; border-radius: 0; bottom: 0; left: 0; max-height: 40%; padding: 20px; right: 0; top: auto; transform: none; width: 100%; min-width: 100%}} @ media (min-width: 500px) {# mp_form_popup1 {padding : 34px}} @ media (min-width: 500px) {# mp_form_popup1 .last .mailpoet_paragraph: last-child {margin-bottom: 0}} @ media (max-width: 500px) {# mp_form_popup1 .mailpoet_form_column: last-child .mailpoet_paragraph: last-child {margin-bottom: 0}}]]> Официальное письмо

| Образцы, формат, как написать официальное письмо?

Официальное письмо: Официальное письмо, также называемое официальным письмом, представляет собой документ, составленный для организации или физического лица в профессиональной среде.По сути, это означает, что такие типы писем используются для выражения интереса к работе / продукту / услуге или используются для передачи сообщений между бизнес-объектами. Некоторые официальные письма также носят транзакционный характер. Когда общение должно осуществляться между работодателями и работниками, также используется официальное письмо. Например, благодарственные письма, предупреждающие письма и письма о назначении являются примерами официальных писем, используемых в профессиональной среде. Официальные письма также могут использоваться между заказчиком и организацией.

Тем не менее, все официальные письма должны соответствовать формальным правилам составления письма, таким как соблюдение правил письменного английского языка, а также наличие формальной структуры. Кроме того, официальные письма всегда печатаются, а не пишутся от руки. А также официальные письма служат юридической записью важных событий или происшествий. Следовательно, эти письма должны быть составлены с учетом точности и однозначности. Читайте дальше, чтобы изучить различные форматы, подробные инструкции и образцы официальных писем.

Получите другие типы письма, такие как формальные, неформальные и различные типы писем.

Правила официального письма

Основной принцип отправки официального письма — дать читателю понять содержание письма с помощью простых и лаконичных предложений. Это не только экономит время, но и обеспечивает ясность содержания. Кроме того, на протяжении всего документа должна соблюдаться определенная структура.

  • Настройка шрифтов — Используйте простые шрифты, например Times New Roman или Arial.Следует избегать ярких или ярких шрифтов.
  • Создание заголовка — Начните с имени и адреса отправителя, за которыми следуют имя и адрес получателя.
  • Включить приветствие — Обычно используемые приветствия включают Уважаемый господин / госпожа (имя). Если получатель неизвестен, используйте Уважаемый господин / госпожа.
  • Используйте абзацы — Будьте точны и однозначны. Выражайте суть дела без жаргонов и сложных слов.
  • Используйте заключительный абзац в конце письма — кратко опишите намерение письма и сообщите получателю, какие действия предпринять или ответить.
  • При необходимости добавьте приложения — они включают подтверждающие документы и т. Д. Поставьте заключительную подпись, например «С уважением», «Искренне Ваш», «С уважением» и т. Д.
  • Обязательно тщательно вычитайте его перед отправкой.

Типы официальных писем

Официальными письмами считаются следующие типы писем:

Официальный формат письма

Ниже приведен формат, обычно используемый в большинстве официальных писем:

Имя отправителя

Обозначение отправителя

Название организации

Адрес организации

Дата

Имя получателя

Обозначение получателя

Название организации

Должность получателя

Уважаемый [Имя получателя]

Тема: Укажите причину написания письма

Тело письма

Знак закрытия

Имя отправителя

Подпись отправителя

(Приложения, если есть)

Образец официального письма

В профессиональной среде наиболее распространенным типом официальных писем являются письма об увольнении.Сотрудник должен будет написать хотя бы одно письмо в своей профессиональной карьере. Ниже приведен пример официального письма:

Официальное письмо, образец 1 — Заявление об увольнении

Официальное письмо, образец 2 — Благодарственное письмо

FAQ в официальном письме

Вопрос 1.
Что такое официальное письмо?

Ответ:
Официальное письмо — это документ, составленный для организации или физического лица в профессиональной среде.

Вопрос 2.
Какие бывают типы официальных писем?

Ответ:
Официальные письма бывают разных типов — например, деловые объявления, сопроводительные письма, письма-жалобы, профессиональные благодарственные письма, письмо-заинтересованность, письмо-запрос, рекомендательное письмо, письма об увольнении.

Вопрос 3.
Как написать официальное письмо?

Ответ:
Официальное письмо должно гарантировать, что читатель легко поймет его содержание.Он также должен соответствовать всем формальным письменным соглашениям на английском языке.

Вопрос 4.
Что должно быть включено в официальное письмо?

Ответ:
Официальное письмо должно включать профессиональные шрифты, такие как Times New Roman или Arial. Следует избегать ярких или ярких шрифтов. Он также должен иметь заголовок, в котором должны быть указаны имя и адрес отправителя. За ним следует имя и адрес получателя. Официальное письмо также должно включать приветствия, такие как Уважаемый господин / госпожа (имя).Если получатель неизвестен, используйте Уважаемый господин / госпожа. По возможности используйте абзацы. Завершите письмо заключительной подписью, такой как «С уважением», «С уважением» и т. Д. При необходимости добавьте приложения и всегда проверяйте письмо перед его отправкой.

Значение официального письма — QS Study

В общем, письмо, содержащее официальную информацию и сообщение, известно как официальное письмо. Это письмо обычно написано для передачи различных официальных сообщений, таких как правила, положения, процедуры, приказы, действия, реакции, мнения и т. Д.от одной организации к другой; или из одного отдела в другой; или от одного человека к другому. При написании этого письма строго соблюдаются и соблюдаются официальная структура, правила и процедуры. В этом письме нет возможности передать какое-либо эмоциональное или личное послание.

Этот тип писем используется в нашей повседневной жизни, например, для подачи заявлений о приеме на различные должности, работы, подачи заявления на отпуск или разрешение, а также для обращения к официальным лицам, подачи жалоб или просьб о каком-либо принуждении, одобрении и т. Д.Эти письма также должны иметь формальный характер и быть написаны ясно и точно. Его спрос широко используется во всем мире.

Официальное письмо может быть разных типов в зависимости от его содержания, целей, особенностей и характера организации. Основными видами писем являются:

  • писем государственных организаций,
  • писем полугосударственных организаций,
  • писем автономных органов и
  • писем частных организаций.

Характеристики официального письма — Характеристики этого типа письма можно отметить следующим образом:

  1. Тон: Тон этого типа письма должен быть официальным.Эмоциональные чувства не могут быть выражены в этом типе письма.
  2. Структура: Такое письмо составлено в соответствии с заранее заданной структурой. Этот тип письма должен соответствовать определенной формации.
  3. Приветствие: Приветствие этого типа письма зависит от обозначения получателя. Например, дорогая мама / сэр, это должно быть отмечено запятой.
  4. Доказательства: Эти типы писем могут использоваться в качестве документального подтверждения рекомендаций потенциальных клиентов.
  5. Справочный номер: официальное письмо также включает справочный номер в зависимости от токсичного вещества и предшествующих знакомых.
  6. Краткость: в официальное письмо включаются только важные и важные вопросы, поэтому длина часто бывает короткой. Абсолютно, но кратко прописаны только официальные интересы.
  7. Приложение: Если существенные несходные документы могут быть вместе с официальным письмом. Все обязанности и ответственность несет офис, но не писатель. Вложение обычно используется для поддержки письма.
  8. Количество получателей: это могут ожидать разные люди в одно и то же время и одним способом.
  9. Статус: Статус такого письма определяется статусом отправителя.

В заключение мы можем сказать, что официальное письмо относится к письму, которое формально написано для передачи официальных сообщений одним офисом, отделом или отдельным лицом другим офисам, отделам или частному лицу.

Как написать официальное письмо

Хорошо написанное официальное письмо может произвести сильное впечатление — гораздо сильнее, чем даже самое элегантно сформулированное электронное письмо (и оно намного профессиональнее, чем корзина с фруктами).Если вы подаете заявление о приеме на работу, благодарите потенциального работодателя за собеседование или вежливо увольняетесь со старой работы (теперь, когда ваши красиво оформленные письма предоставили вам новую захватывающую возможность), знание того, как написать официальное письмо, — это навык. стоит освоить.

Официальные письма и неофициальные письма

Между неофициальными письмами (такими как благодарственные письма) и официальными письмами (такими как сопроводительные письма) есть несколько существенных различий. Может быть, вы думаете: «Но я уже знаю, как написать хорошее письмо! Моя тетя Мэйбл любит мои болтливые благодарственные записки.«Что ж, хорошо знать разницу между ними!

Неофициальные письма

  • может быть написано от руки или на машинке,
  • использует разговорный английский, а
  • имеют слабую структуру.

Официальные письма, с другой стороны,

  • набираются всегда,
  • строго придерживаются правил стандартного письменного английского языка, а
  • имеют формальную структуру.

Когда вы учитесь писать официальное письмо, точная структура может показаться устрашающей, но на самом деле ее легко разбить на пять отдельных компонентов.Когда вы овладеете основами, вы будете на правильном пути к тому, чтобы научиться писать официальное письмо.

Основная структура официального письма

В каждом официальном письме есть четыре элемента (и необязательный пятый элемент, который, к сожалению, не идет с Брюсом Уиллисом): заголовок, приветствие, текст и подпись — и, если необходимо, приложения. Вот образец официального письма, чтобы вы начали писать официальное письмо (или любое другое).

Заголовок

Если вам интересно, как написать заголовок для официального письма, не смотрите дальше! Заголовок официального письма состоит из двух вещей: вашего адреса (плюс дата) и адреса получателя.

Адреса

  1. Ваш адрес. Это должно быть в верхнем правом углу страницы. Под своим адресом напишите дату. В США используйте формат «Месяц, день, год» (15 марта 2018 г.). В Европе и других странах можно указывать дату первым (15 марта 2018 г.).
  2. Адрес получателя. Вторая часть заголовка официального письма — это имя и адрес человека, которому вы пишете. Хотя вы не указываете свое имя над адресом, здесь следует указать полное имя получателя (включая титул), название организации (компании, колледжа, публикации и т. Д.), А затем адрес.

Приветствие

Приветствие — это приветствие, которое вы используете в своем письме, будь то официальное или неформальное, и наиболее частым из них остается «Уважаемый» плюс имя или титул человека, которому вы пишете.

Примеры приветствия

  • Уважаемый Имя Фамилия. Если вы не знаете пол человека, опустите заголовок и используйте его полное имя (например, Dear Pat Smiley ).
  • Уважаемый господин / госпожа / доктор. Фамилия. Если вам известно социальное или профессиональное звание (например, доктор или профессор ), используйте его вместе с фамилией человека. Используйте Ms. вместо Mrs . если вы не уверены, что получатель предпочитает Mrs .Лучше избегать использования Miss , что может быть сочтено снисходительным.
  • Уважаемые сэр или мадам. Это идеальное приветствие, когда вы не знаете имени получателя.

Кузов

Делайте текст официального письма как можно короче.

Первый абзац основного текста

Начните с четкого объяснения причин, по которым вы пишете это письмо.

Пишу пожаловаться на…

Я отвечаю на ваше объявление о вакансии в…

Претендую на должность…

Если это письмо является частью ранее установленной переписки, вы также должны отметить это здесь.

В ответ на Ваше письмо от…

На нашей недавней встрече вы запросили первые десять страниц моей рукописи…

Второй абзац основного текста

Здесь вы должны указать некоторые дополнительные сведения о вашей работе или образовательном опыте, о том, что делает вас подходящим для определенной работы, о вашем разочаровании продуктом компании или другую важную информацию. Этот абзац является продолжением первого абзаца.

Параграф закрывающего тела

Здесь вы можете повторить основную мысль своего письма, предложить следующий шаг, поблагодарить получателя за ее время — или все три!

Спасибо, что нашли время рассмотреть мою заявку.

Я с нетерпением жду встречи с вами на следующей неделе .

Я буду рад предоставить ссылки или другие образцы моей работы.

Подпись

Есть несколько подходящих заключительных фраз для подписи.

Примеры подписей в письмах

  • С уважением — наиболее распространенное закрытие. Краткая форма, С уважением, , также всегда является беспроигрышной ставкой.
  • С уважением или С уважением или аналогичные варианты тоже работают.
  • С уважением, благодарностью и признательностью также может быть уместным.

Однако есть две ловушки, которых следует избегать:

  • Не делайте тело слишком формальным. Будьте осторожны, не позволяйте формальному тону фирменной фразы перетекать в ваш текст. Не должно звучать так, будто вы пишете гусиным пером!
  • Но держите подпись уважительно. Не позволяйте своим современным хипстерским манерам соблазнить вас использовать более повседневную фирменную фразу.Здесь приветствуется немного формальности. Держись, чувак нет.

Корпуса

Официальные письма часто являются сопроводительными письмами, то есть они отправляются вместе с другим документом, например, с резюме. Если вы вкладываете в конверт что-либо, кроме самого письма, рекомендуется написать Enclosure или просто Encl. после вашего имени. Это позволяет получателю узнать, что нужно искать еще одну или две страницы, и снижает риск того, что ваше письмо будет отделено от всего, что вы отправили.

Краткий обзор интервалов в официальных письмах

Хорошее расположение предметов улучшит общий вид вашего письма. Давайте еще раз взглянем на наш официальный образец письма!

Пошаговое руководство по написанию официального письма

  1. Знайте свой формат. Перед тем, как начать писать, убедитесь, что ваши поля установлены равными одному дюйму по периметру и что вы используете простой, читаемый шрифт, например Times New Roman с двенадцатью пунктами (ваш лучший выбор), Arial или Calibri.
  2. Укажите свой адрес и дату. Напишите свой адрес и дату в верхнем правом углу.
  3. Включите адрес получателя. Выровняйте до левого поля, напишите имя, организацию и адрес человека, которому вы пишете. Если вы еще не связались с получателем, точно выясните, с кем лучше всего связаться. Внимательно обратите внимание на правильное написание имени этого человека.
  4. Напишите приветствие. Помните, у вас есть как формальные, так и неформальные варианты приветствия.
  5. Напишите письмо. Напишите свой первый абзац, ответив на вопрос: «Почему я пишу это письмо в этот день этому человеку?» Напишите свой второй абзац, ответив на вопрос: «Какую новую информацию я хочу, чтобы читатель знал?» Напишите заключительный абзац, ответив на вопрос: «Что я хочу сделать дальше?»
  6. Включите подпись. Введите заключительную фразу для подписи, нажмите Enter три или четыре раза, а затем введите свое имя.
  7. Помните о своих вольерах. Если вы что-то прилагаете (например, резюме), оставьте пустую строку под своим именем и введите «Encl.»
  8. Следуйте четырем правилам Ps: P , прочтите свое письмо внимательно! P Напишите свое письмо! P Оп это в конверт! P Остальное быстро!

Официальное письмо, что можно и чего нельзя

DO приложите все усилия, чтобы узнать имя человека, которому вы пишете. Этот индивидуальный подход может иметь решающее значение.Также убедитесь, что имя написано правильно!

НЕ используйте приветствие «Для кого это может касаться». Это устарело и безлично.

DO следуйте правилам стандартного письменного английского языка и внимательно проверяйте свое письмо. Подумайте об использовании редактора, чтобы отшлифовать свое письмо и убедиться, что в нем нет ошибок.

НЕ используйте излишне знакомый или разговорный язык. Избегайте сокращений и используйте полные предложения.

DO звучит как ты — просто очень профессиональная версия самого себя.

НЕ используйте тезаурус, чтобы попытаться звучать более интеллектуально.

DO пишите кратко и по существу.

НЕ изменяйте размер шрифта, чтобы настроить внешний вид вашего письма.

DO используйте бумагу формата Letter и деловой конверт.

НЕ используйте цветную бумагу или канцелярские товары с добавлением каких-либо украшений или рисунков, кроме фирменного бланка, если он у вас есть.

DO отправьте ваше письмо по почте как можно скорее после того, как вы его напишете.Дата, которую вы указали в заголовке, должна идеально соответствовать почтовому штемпелю.

Типы официальных писем

Есть много типов официальных писем, и каждое из них служит определенной цели. Вот лишь несколько примеров:

  • Письма-запросы запрашивают информацию. Они идеально подходят, когда вы ищете работу, нуждаетесь в юридической консультации или собираете пожертвования.
  • Дополнительные письма приходят после первоначального сообщения; отличный пример — благодарность после собеседования.
  • Письма с жалобами могут быть полезны, но не забывайте использовать профессиональный, вежливый тон.
  • Рекомендательные письма также известны как рекомендательные письма или просто ссылки и часто идут рука об руку с…
  • Письма о приеме в колледж поданы в приемные комиссии.
  • Заявления об увольнении обычно направляются непосредственному руководителю и часто содержат подробные сведения о причине ухода.
  • Другие типы официальных писем можно использовать в различных ситуациях, таких как подача заявки на грант, запрос повышения или ответ на запрос.

Хотя электронная почта является быстрой и эффективной, она никогда не произведет такого сильного впечатления, как красиво написанное, профессионально отформатированное, невиртуальное письмо, которое можно держать в руках, что делает официальные письма идеальными для нескольких ключевых ситуаций.

Если вы точно знаете, как написать официальное письмо, вы будете впереди всех и выделитесь из толпы — это именно то, что вам нужно в современном мире. Так что попробуйте! Что касается деловой стороны, прочтите этот пост.Кроме того, в Интернете есть множество ресурсов (например, этот словарь, это руководство по стилю или эти сообщения в блоге), которые помогут вам усовершенствовать орфографию и грамматику.

Как написать официальное письмо

Официальные письма — это официальные письма, которые могут быть написаны разным людям для разных целей. Эти письма имеют четко определенный формат, который отличается от неформальных.

Быстрый факт

Несмотря на широкое распространение электронных коммуникаций в наши дни, многие компании предпочитают, чтобы их официальная коммуникация была черно-белой.Письменная корреспонденция в форме официальных / деловых писем помогает предприятиям вести долгосрочное ведение документации, а также хранить материальные доказательства различной деловой переписки.

Письмо — это форма письменного сообщения, которое содержит информацию, передаваемую от отправителя к получателю. Официальное письмо — это своего рода письменная переписка между двумя технически не связанными сторонами в деловых / официальных целях. Он должен быть написан с соблюдением определенного набора правил и иметь окончательный формат.В идеале он должен быть кратким и точным и содержать только важные фрагменты информации, которые автор намеревается передать читателю.

Образец письма

2162, Beech Street
Oakland, CA 94612
Телефон: 925-747-1928
Электронная почта: [электронная почта защищена]
Дата: мм / дд / гггг

Аманда С.Sweet
Руководитель отдела кадров и администрации
ABCD Группа учреждений
2652, Stoney Lonesome Road
Bloomsburg, PA 17815

Тема: Заявление о приеме на работу оператора ввода данных

Уважаемая г-жа Свит,
Это ссылка на ваше объявление в (название источника) , датированное мм / дд / гггг , относительно вакансии на должность оператора ввода данных в вашей уважаемой организации. Я выпускник (название вуза), , (название степени), .

Мой опыт и знания в области проверки и обработки данных, наряду с другими канцелярскими задачами, связанными с работой, являются одними из моих сильных сторон. Я также работал по совместительству оператором ввода данных по телефону (название организации) на (период работы в месяцах / годах) . Я уверен, что, если мне представится шанс, я смогу стать активом для вашей организации.

Прилагаю копию своего резюме для ознакомления. Надеюсь вскоре получить от тебя известие.

Благодарю вас в ожидании.

Искренне Ваш,

(подпись)
(Ральф Х. Хенкель)

Составные части официального письма

Официальное письмо должно иметь ряд важных компонентов, которые необходимо размещать только на определенных местах.Информация, которую содержат эти компоненты, и ее представление должны соответствовать определенному набору правил, которыми руководствуются при написании официальных писем. Ниже приведены обычные компоненты или части официального письма.

Адрес отправителя
✍ Адрес отправителя, также называемый «обратным адресом», должен быть указан в правом верхнем углу письма. Это может быть адрес его / ее места жительства или официальный адрес, в зависимости от требований отправителя.
✍ Адрес должен быть полным во всех отношениях и содержать точное местонахождение отправителя и правильный почтовый индекс.
✍ В конце полного адреса, то есть точно под почтовым индексом, следует указать дату написания письма.
✍ В официальных письмах очень важно указывать соответствующую дату переписки, так как в ней четко указывается время, необходимое для завершения или начала выполнения данного официального задания.
✍ Следует отметить, что адрес отправителя будет содержать только его местонахождение и дату переписки. Он НЕ будет содержать его имени.

Адрес получателя
✍ Адрес получателя, также известный как «адрес для корреспонденции», указывается в строке под датой переписки, но в левом углу письма.
✍ В большинстве случаев это официальный адрес получателя. Но иногда это также может быть его адрес проживания, в зависимости от вида формальной задачи, о которой может быть сказано в письме.
✍ Адрес получателя, в отличие от адреса отправителя, БУДЕТ СОДЕРЖАТЬ в начале его имя, если оно известно.
✍ Однако, если он неизвестен, после обозначения получателя может следовать адрес.

Subject Line
✍ Тема официального письма — одна из его важнейших составляющих.
✍ Обычно это одна строка, в которой ограниченным количеством слов упоминается цель письма.
✍ Таким образом, читатель уже знает, о чем идет речь в письме, еще до того, как приступит к чтению фактического содержания. Короче говоря, тема письма экономит время читателя, заранее информируя его о том, о чем идет речь.
✍ Тема официального письма указывается в строке под адресом получателя и выравнивается по центру страницы.

Ссылочный номер или ссылка
✍ Ссылочный номер или цитата помещается под строкой темы.
✍ Номер ссылки — это уникальный номер, иногда состоящий из букв и цифр.
✍ Единый для всех писем, относящихся к определенной корреспонденции.
✍ Это позволяет отправителю и получателю относиться к своим предыдущим письменным разговорам и действовать соответственно.
✍ С другой стороны, ссылка — это ссылка на опубликованный или неопубликованный источник. Например, цитата может относиться к рекламе, опубликованной в газете.
✍ Однако этот компонент также может быть объединен со строкой темы или включен во вводный абзац.

Приветствие
✍ Приветствие — это вступительное приветствие отправителя получателю.
✍ Если имя получателя неизвестно, к нему можно обращаться как к господину / госпоже.
✍ Однако, если отправитель уже знает имя получателя, он может обращаться к получателю по его / ее имени, которому предшествует «Уважаемый» или «Уважаемый» (в зависимости от того, кто является адресатом) или просто «Mr./РС.’.
✍ Следует отметить, что, поскольку отношения между отправителем и получателем носят строго формальный характер, в письме не должно использоваться никаких слов нежности, кроме «Уважаемый».

Введение
✍ Фактическое содержание письма начинается с его введения или вводного абзаца.
✍ Оно должно быть коротким и точным, не более двух-трех строк.
✍ Введение официального письма направлено на информирование адресата, кто отправитель, что ему нужно и чего он ожидает от адресата.
✍ Подходящее введение должно дать адресату быстрое представление о том, что могут содержаться в следующих абзацах письма.

Тело письма
✍ Что касается содержания, то основная часть письма является самой большой частью официального письма.
✍ Состоит обычно из одного или максимум двух абзацев.
✍ Текст письма должен содержать все подробности, которые, по мнению автора, важны для адресата.
✍ Соответствующая и необходимая информация должна быть предоставлена, но длина должна быть как можно короче.Более длинные официальные письма не могут быть приняты получателем из-за ограниченного времени, которое он / она может иметь в своем распоряжении.

Заключение
✍ Это последний абзац, завершающий официальное письмо.
✍ В этом абзаце должны быть слова благодарности и признательности читателю за то, что он уделил письму свое драгоценное время.
✍ Тон этого абзаца должен быть оптимистичным, так как автор просит читателя ответить как можно скорее (или исходя из срочности).

Бесплатное закрытие
✍ Завершающая фраза должна следовать за заключением.
✍ Если имя адресата известно, то «Искренне Ваш», за которым следуют подпись и имя автора, может звучать хорошо.
✍ Но, если имя адресата неизвестно, то хорошим вариантом будет «С уважением», за которым следует подпись и имя автора.
✍ Опять же, в случаях, когда автор хорошо знаком с получателем, могут использоваться такие фразы, как «С наилучшими пожеланиями» или «С наилучшими пожеланиями».
✍ Приветственное закрытие официального письма должно располагаться внизу в правом углу.

Размещение компонентов, упомянутых выше, относится к полублочному формату формальных букв, который является одним из наиболее широко распространенных форматов. Можно также использовать не менее популярный полноблочный формат , в котором все компоненты выровнены по левому краю буквы.

Что следует помнить

✍ Убедитесь, что ваше содержание соответствует цели вашего письма.
✍ Делайте все правильно, точно и по делу.
✍ Не давайте лишних подробностей. Постарайтесь сделать его как можно короче.
✍ При написании письма используйте правильный тон. Это означает, что официальное письмо должно звучать формально, а не личного характера.
✍ Следите за тем, чтобы вы использовали правильный словарный запас. Некоторые слова могут звучать хорошо, но не только формально.
✍ Постарайтесь не допускать в письме орфографических и грамматических ошибок. Такие вещи могут произвести плохое впечатление.
✍ Придерживайтесь заранее определенного макета и не пытайтесь изменить формат. В случае официальных писем соблюдение формата чрезвычайно важно.

Официальное письмо должно производить на читателя хорошее впечатление. Следовательно, важно, чтобы бумага, на которой было написано письмо, была хорошего качества и была сложена ровно в три сгиба без единой складки. Когда дело доходит до размера письма, соблюдайте лаконичность и лаконичность. Хорошее официальное письмо — это письмо, на которое сразу же получают ответ.Итак, напишите письмо, которое впечатлит читателя, и последуют быстрые ответы.

Заявление об отказе от ответственности: Личности, использованные в образце письма, являются вымышленными. Любая ассоциация с реальными людьми чисто случайна.

Официальное письмо

: что это такое и как его составить?

В современном мире технологии составляют основу нашего общения. С появлением компьютеров и смартфонов общение часто происходит с помощью текстовых сообщений, электронной почты и даже социальных сетей.

Несмотря на то, что в общении преобладают эти онлайн-способы, официальные письма по-прежнему играют большую роль в обществе. Вы можете подумать, что буквы устарели, но это не так; в 2016 году средний американец получил 458 писем.

Это правда, что некоторые из них могли быть маркетинговыми письмами, но эта статистика показывает, какое значение до сих пор играет почта. Официальные буквы все еще используются в самых разных ситуациях.

В этой статье мы поговорим об их важности и о шагах, которые вы можете предпринять, чтобы написать подробные официальные письма! Готовый? Пойдем!

Что такое официальное письмо? (Определение)

Официальное письмо — это письмо, написанное для профессионального общения с соблюдением определенных правил и форматов.Обычно он придерживается общепринятых стандартов и использует церемониальный выбор языка, который подходит для официальной переписки.

Официальное письмо можно использовать в различных сценариях, требующих общения с профессиональными контактами или властями. Например, вы можете писать официальные письма на своем рабочем месте, например своему начальнику или сотрудникам отдела кадров, возможно, на такие темы, как больничные или увольнительные.

Вы также можете использовать официальные письма для общения с руководителями других компаний, например, для предложения контракта или пересмотра условий существующего соглашения.

Другой пример — пообщаться со своим профессором или директором школы. Его также можно использовать для передачи информации властям, таким как местное полицейское управление, сенатору или мэру.

Такие письма не предназначены для личных контактов, например, для друзей или семьи.

Формальные письма пишутся с использованием простых, но структурированных предложений, дающих лаконичную информацию. Они часто передают важную и серьезную информацию, которую необходимо надлежащим образом зафиксировать.Вот почему они предпочтительнее словесных разговоров в профессиональной среде.

Подробнее: Деловые письма: определение, типы, формат и советы!

Важность официального письма

1. Помощь в формальном общении

Официальные письма позволяют вам общаться со своими коллегами, начальниками, другими компаниями или лицами, занимающими авторитетные должности, например, с представителями правительства. Они выступают в качестве официальных способов общения в формальных ситуациях.

2. Служит юридической документацией

Официальные письма действуют как официальные средства связи, поскольку они часто подписываются подписями или даже штампами на фирменном бланке компании. В случае возникновения каких-либо проблем в будущем официальные письма выступают в качестве юридического доказательства состоявшегося разговора. Следовательно, официальные письма могут использоваться в качестве защиты, если в будущем будет судебное дело.

3. Создает репутацию

С появлением каналов связи, основанных на онлайн-технологиях, любой может просто отправить текст и послать свое сообщение.Однако отправка официального письма может показать ваш профессионализм и серьезность в отношении рабочих отношений, поскольку для написания официального письма требуется больше усилий. Это создает доброжелательность в глазах вашего клиента или других профессиональных знакомых.

Как создать официальное письмо? (Шаги и формат)

Чтобы написать исчерпывающее официальное письмо, нужно выполнить несколько шагов:

Шаг 1. Адрес отправителя

Начните письмо с вашего подробного адреса, чтобы получатель знал, откуда оно пришло.Это также важно в том случае, если письмо не получено и его можно легко вернуть вам.

Шаг 2. Адрес получателя

Добавьте адрес получателя, чтобы его можно было легко и без путаницы отправить по почте. Не забудьте добавить ориентиры и пин-коды, чтобы их было легче найти. Кроме того, добавьте официальное имя или титул получателя в первую строку адреса, чтобы его можно было легко направить этому человеку.

Шаг 3. Дата

Отметьте дату, когда вы написали письмо, чтобы установить четкий график.Это важно, чтобы можно было зафиксировать дату на случай, если в будущем потребуются дополнительные разъяснения.

Шаг 4. Тема

Включите короткую фразу или предложение, чтобы быстро передать суть содержания письма.

Шаг 5. Приветствие

Здесь вы начинаете фактическое содержание письма, приветствуя человека, которому вы пишете письмо.

В официальных письмах приветствие обычно представляет собой их фамилию или титул, который они имеют.Вы можете указать их пол, поставив перед именем «Мистер». или «г-жа», либо с последующим словом «сэр» или «мадам».

Шаг 6. Введение

Первый абзац должен облегчить основное содержание и цель письма. Кратко расскажите о себе и вежливо спросите, как дела у получателя.

Шаг 7. Тело

В этом абзаце подробно расскажите о цели письма и передайте важные моменты и информацию, которые вы хотите донести.Если есть несколько моментов, которые требуют объяснения, упорядочьте письмо, создав больше абзацев или записав пункты пронумерованными. Это сделает текст более удобоваримым и предотвратит скопление больших предложений, которые читатель должен проделать.

Не забывайте, что тон должен быть формальным, а предложения короткими. Используемый язык должен быть профессиональным, но должен позволять получателю легко понять содержание. Независимо от темы письма, всегда внимательно и уважительно подходите к выбору слов.

Шаг 8. Заключение

Завершите свое письмо, просто указав, о чем вы просите (только в качестве напоминания — это уже должно быть указано в теле). Сообщите им, что вы надеетесь получить от них известия в ближайшее время, и пожелайте им удачного дня.

Шаг 9. Закрытие

После того, как вы закончите, напишите приветственное заключение, например «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями».

Шаг 10. Подпись

Напишите свое имя под закрывающей строкой и обязательно поставьте подпись рядом с ней.Это подтвердит подлинность письма и гарантирует, что получатель знает, что оно действительно от вас.

Шаг 11. Корректура

Вы прошли все этапы, так что пора распечатать и отправить по почте! Однако важно вычитать содержание вашего письма, чтобы убедиться в отсутствии ошибок. Проверьте грамматику и еще раз проверьте адреса и имена, так как они играют решающую роль в доставке вашего письма получателю.

После того, как вы напечатаете письмо, его уже нельзя будет отредактировать.Если позже вы поймете ошибку, вам придется вернуться к документу, отредактировать его и снова распечатать. На это тратится так много времени, усилий и денег (иначе говоря, чернил для принтера!).

Написание официального письма также может потребовать участия нескольких человек. Например, вам поручают пересмотреть условия соглашения с существующим клиентом. Вам может потребоваться составить первоначальное письмо, но затем оно должно быть вычитано вашим начальником, а затем утверждено финансовым отделом.

Отправка этого документа между несколькими сторонами может вызвать путаницу в отношении последнего обновленного письма.Вот где такой инструмент, как Bit.ai, может значительно облегчить жизнь!

Подробнее: Письмо о приеме на работу: что это такое и как его написать?

Bit.ai: лучший инструмент для создания всевозможных писем

Bit.ai — это современная платформа для совместной работы с документами, которая позволяет с легкостью создавать, систематизировать, обмениваться документами и управлять ими. Bit позволяет вставлять любые изображения, видео, мультимедиа и ссылки прямо в ваши документы. Эта облачная платформа великолепна, и вот несколько причин, почему:

  • Совместная работа в реальном времени: Bit позволяет работать с несколькими людьми в режиме реального времени.Создавая официальное письмо, вы и ваши коллеги можете работать вместе и добавлять соответствующие моменты по мере того, как они возникают в ходе сеанса мозгового штурма. Это позволяет обеим сторонам работать одновременно, а не ждать, пока другой закончит работу, что имеет место при использовании программного обеспечения, такого как MS Word.
  • Переговоры с использованием комментариев: Соавторы могут комментировать отдельные фрагменты текста или фразы, которые, по их мнению, необходимо изменить. Это можно использовать для ведения переговоров в режиме реального времени, и, следовательно, фразы в письмах могут быть соответствующим образом изменены.Это так удобно, когда письма нужно вычитать несколькими сторонами. После внесения изменений комментарии можно «разрешить», и вы можете перейти к следующей строке.
  • Создание интерактивных документов: Используйте Bit, чтобы вставлять изображения или другие материалы прямо в ваше официальное письмо. Эти буквы будут выделяться, поскольку они интерактивны и выходят за рамки обычного старого текста.
  • Шаблоны документов: Bit имеет более 100 шаблонов, которые делают его действительно полезным для начала работы с различными типами писем и соглашений.Структура уже изложена, поэтому все, что вам нужно сделать, это добавить детали, относящиеся к вашему конкретному письму!

Заключение

Мы надеемся, что вы поняли, почему официальные письма составляют основу профессионального общения. Они демонстрируют вашу серьезность в поддержании формальных отношений и укрепляют доброжелательность. Они также служат юридическим доказательством на случай, если что-то пойдет не так.

Вы всегда должны использовать описанные выше шаги, чтобы структурировать свое официальное письмо так, чтобы оно было как можно более исчерпывающим и убедительным.Гарантирую, что если вы выполните все шаги, ваше письмо обязательно впечатлит получателя.

Чтобы сделать процесс создания писем более плавным, используйте Bit, чтобы вы могли сотрудничать и сделать письмо интерактивным. Так чего же вы ждете? Сделайте официальное письмо с помощью Bit прямо сейчас!

Далее:

Заявление об увольнении: определение, примеры и формат!

Письмо-предложение: что это такое и как его написать?

Коммерческое письмо: что это такое и как его создать?

Письмо об отпуске: что это такое и как его написать?

Письмо-жалоба: что это такое и как его создать? (С примерами)

2021 Официальный формат письма — заполняемые, распечатываемые PDF-файлы и формы

Неформальные письма, возможно, были более легким вопросом во время экзамена, но люди могут согласиться с тем, что официальные или официальные письма имеют большее значение в наших жизнях.Все официальные письма имеют стандартный формат, независимо от их тематики. Официальные письма не следует путать с деловыми письмами. Чтобы понять разницу, поищите образец официального письма в Интернете. Для вашей выгоды есть несколько вариантов!

Что такое официальное письмо?

Письма, написанные с целью рассмотрения жалоб, запросов; заявления о приеме на работу, отпуск, разрешение или официальным лицам для выполнения определенных обязательств, государственных целей или простая переписка между двумя учреждениями представляют собой официальные письма.Они написаны с очень конкретным намерением и целями, отвечая на необходимые вопросы и запросы.

Важность официальных писем

Очень важно знать, как написать официальный формат письма, так как именно на этом формате рассматриваются основные аспекты. Возникает множество ситуаций, в которых человеку может потребоваться решить различные вопросы с учреждением или при подаче заявления о приеме на первую работу. Хорошо написанное письмо имеет больший вес, чем можно себе представить; это определенно влияет на вашу способность получить желаемую работу.Важность официального письма нельзя недооценивать. Чтобы ваше письмо было оценено и замечено, оно должно быть написано исключительно хорошо. Овладение искусством написания хороших писем для официальных целей окажется чрезвычайно полезным в долгосрочной перспективе.

Какова цель официального письма?

  • Они служат средством связи между двумя учреждениями, частным лицом и учреждением, руководителями отделов и т. Д.
  • Деловые предложения, приглашения и запросы могут быть отправлены через эти письма.В профессиональный шаблон официального письма легко помещаются фирменные бланки и логотипы, что делает их идеальными для деловой переписки.
  • Используется для запросов и оценки различных услуг.
  • Важно для рекомендательных писем, сопроводительных писем и т. Д.
  • Служит источником доказательств и документальных доказательств для судебных разбирательств или просто для устранения любых недоразумений.
  • Предоставляет информацию об официальных разговорах и транзакциях, которые произошли между двумя согласившимися сторонами.
  • Развивает и поддерживает чувство доброй воли.
  • Устанавливает средства связи и связи между людьми в переписке.
  • Хороший формат привлекает читателя и приближает его к важному.
  • Что касается резюме и сопроводительных писем, он устанавливает ваши коммуникативные навыки.
  • Он демонстрирует ваш профессионализм и закладывает основу для любого общения.
  • Может предоставить превентивную меру или решение проблемы, которая ранее не решалась.Таким образом, выявляются многие проблемы, которые, возможно, не были замечены.
Формат остается неизменным, хотя используется для различных целей. Официальный шаблон письма легко доступен для загрузки в Интернете. Используя этот шаблон, вы наверняка сможете создать письмо, которое поможет решить определенные важные вопросы. Эти шаблоны представляют собой идеальную основу для определения того, как именно обрабатывать такие письма и писать лучшие из них. Они созданы экспертами, которые стремятся улучшить возможности форматирования и формулирования писем.Профессиональные шаблоны доступны в различных удобных для пользователя форматах, таких как MS Word, MS Excel и PDF.

Как написать официальный формат письма

Независимо от причин вашего письма, существует стандартный формат, которому вы должны следовать на всем протяжении. Формат должен быть аккуратным, информативным, простым и понятным. Просто поищите в Интернете официальный пример письма, чтобы получить более подробное представление. Ниже приведены шаги, которые необходимо выполнить при написании официального письма:
  • В верхнем левом углу страницы укажите имя, адрес и номер телефона отправителя.
  • Сразу под этим напишите дату полностью. Например, вместо 26 — 08 — 2016 или 26.08.2016 напишите 26 сентября 2016 г.
  • Как только вы закончите, напишите имя, должность и адрес получателя.
  • Все вышеперечисленное должно быть выполнено в левой части страницы заглавными буквами.
  • В следующей строке должна быть указана причина письма; будь то приложение для запроса или решение проблемы, с которой вы столкнулись.
  • Уважаемый господин / госпожа, это разумное приветствие, прежде чем вы перейдете к телу или содержанию.
  • При написании содержания первый абзац должен быть теплым и кратко описывать причину письма. Во втором абзаце должна быть указана ваша цель с различными деталями и фактами. А третий абзац должен завершать вашу цель письма, требуя должного рассмотрения.
  • Закончите письмо простым «Благодарю вас», «Искренне» или любым другим подходящим приветствием, за которым следует ваше имя.
  • Помимо этого, вы можете упомянуть любые вложения, которые вы разместили вместе с ним.
  • Оставьте достаточно места, чтобы вы могли подписать письмо, чтобы оно не выглядело тесным или неопрятным.
  • Если вы не знаете, как написать официальный формат письма, обратитесь к профессиональным шаблонам для получения дополнительных указаний.

Написание официального письма для государственного служащего

Официальный формат письма в правительство немного отличается от любого другого официального письма, предназначенного для подачи заявления о приеме на работу или подачи жалобы. Ниже приведены несколько советов, на которых вы должны сосредоточиться при написании письма, связанного с правительством:
  • Вы должны знать имя должностного лица или, по крайней мере, его назначение, чтобы вы могли правильно адресовать письмо.
  • Поищите на государственных веб-сайтах информацию о человеке, которому вы хотите написать письмо. Эти сайты обычно имеют адрес, привязанный к человеку.
  • Если вы пишете не какому-то конкретному человеку, а в отдел, обратитесь в ваш Департамент внутренней безопасности для получения дополнительной информации о том, как получить письмо.
  • Письма могут быть отфильтрованы через множество людей, прежде чем они достигнут нужного человека. Чтобы ваше письмо получило одобрение, убедитесь, что оно краткое, вежливое, хорошо написанное, продуманное и правильно адресовано.
  • Из-за наличия системы фильтрации ваше письмо должно быть кратким и ясным. Сделайте вашу цель известной. Это привлечет внимание тех, кто ее читает, и с большей вероятностью передаст ее вышестоящему авторитету.
Просмотрите образец официального формата письма, прежде чем решите написать его. Убедитесь, что вы охватили все аспекты форматирования. Если вы не уверены, вы можете скачать их и просто заполнить данные. Таким образом будет сэкономлено время и энергия.При написании для такой конкретной цели вы можете настроить официальный шаблон в соответствии со своими потребностями. Профессиональные шаблоны гибки и предназначены для безупречной адаптации к многочисленным настройкам, форматы универсальны и могут использоваться в различных целях, например, в официальном формате письма для запроса или в официальном формате письма в правительство, поэтому выберите нужный вам формат.

Написание официального письма для запроса

Официальный формат письма для запроса довольно прост.Вы можете воспользоваться официальным шаблоном письма, чтобы получить более четкое представление о том, как оно написано. Эти несколько шагов гарантируют, что вы охватите все свои базы.
  • Во-первых, в зависимости от вашего запроса, вы должны выяснить, кто сможет его удовлетворить. Это легко доступные знания, которые вы можете получить от секретаря компании. У вас должно быть полное имя, адрес и должность заинтересованного лица.
  • Как и любое другое официальное письмо, тело письма остается прежним.Адреса, приветствия и т. Д. Остаются на прежнем месте.
  • Помните, что обработка запросов требует времени, потому что у человека, к которому вы обращаетесь, вероятно, есть другие задачи, требующие его внимания. Обычно обработка запроса занимает две недели.
  • Если ваш запрос зависит от времени, укажите его, не требуя.
  • Представьтесь в пару строк, чтобы заинтересованное лицо точно знало, чью просьбу они удовлетворяют.
  • Когда вы делаете запрос, очень важно быть вежливым и терпеливым, но утвердительным, четким и прямым.
  • Как вы заметите в любом официальном примере письма, который можно найти в Интернете, вокруг текста письма должно быть поле шириной 1 дюйм и отдельные пробелы между словами.
  • Шрифт должен быть четким и четким, около 12 пунктов. Необычный шрифт будет трудночитаемым и будет пустой тратой времени.

Важные моменты, о которых следует помнить

  • Делайте письмо простым. Нет необходимости в причудливом шрифте, разных цветах или чем-то еще. В лучшем случае разместите логотип вашей компании в качестве заголовка бланка.
  • Не отвлекайтесь от темы, которую вы пытаетесь сказать, или от причин написания письма.
  • Будьте вежливы, но тверды в заявлениях и просьбах.
  • Обращайтесь к кому бы то ни было надлежащим образом и с надлежащими приветствиями.
  • Поместите письмо в простой белый конверт.
  • Аккуратно поместите имя и адрес отправителя в левый верхний угол конверта.
  • Имя и адрес получателя должны быть четко написаны по центру.
  • Должна быть четкая структура.Каждая точка должна следовать за другой, чтобы не казаться случайной.
Воспользуйтесь без труда образцом официального письма в Интернете, которое можно использовать в качестве руководства по написанию писем. Некоторые буквы написаны с небольшими вариациями в том, где размещены адреса или как используются приветствия. Загрузите любое количество шаблонов и используйте тот, который соответствует вашим требованиям. Профессиональное обслуживание является экономичным, беспроблемным и экономит ваше время и силы. Просто распечатайте шаблон, заполните свои данные, подпишите и отправьте.Вы даже можете заказать шаблоны оптом, чтобы всегда иметь их под рукой.

Доступный образец официального формата письма

Поскольку люди живут в эпоху технологий и Интернета, можно легко найти что-то столь же простое, как образец официального формата письма. Вы можете выбирать из множества шаблонов. Каждый шаблон можно загрузить и сохранить на свой компьютер или ноутбук для дальнейшего использования. Они также доступны в нескольких форматах, таких как MS Word или формат электронной почты. Ваш выбор формата или шаблона полностью зависит от ваших потребностей и того, как вы собираетесь их использовать.Это простой фактор, который необходимо учитывать при выборе типа формата, который вы хотите, перед загрузкой шаблона.

Comments

No comments yet. Why don’t you start the discussion?

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *