Как планировать дела: Как организовать свой день: методики гениев продуктивности – Как планировать день: ТОП-12 ценных советов

Время чтения 6 минут

Как правильно распланировать свой день, чтобы все успевать? Каких правил нужно придерживаться, чтобы избежать стрессов и чувства неудовлетворенности? В этой статье вы узнаете, что нужно делать, чтобы повысить свою продуктивность и эффективность.

<<Оглавление>>

Если вы часто опаздываете, создаете завалы на работе, забываете о важных мероприятиях и нервничаете, что не успели сделать много дел, то эта статья для вас. С чего начать, чтобы научиться правильно планировать свое время?

1. Заведите ежедневник. Не начинайте свой день, пока не запишите с утра, а еще лучше с вечера планы на будущий день. Составление списка дел – необходимое занятие, чтобы понимать, что нужно сделать и все успеть.
2. Ставьте себе напоминания о встречах, событиях на мобильном телефоне.
3. Если вы работаете на компьютере, заведите отдельный документ с списком дел.

Как правильно составлять список дел?

1. Список дел необходимо писать каждый день, лучше с вечера.
2. В списке пишите не более 7 приоритетных дел. Больше не стоит, так как за один день невозможно успеть больше.
3. Записывайте все пункты в подробностях. Например: зайти в магазин и купить все, что нужно по списку. Составьте список необходимых товаров на отдельном листике. Тогда поход в магазин займет у вас намного меньше времени.
4. Вы должны в списке дел поставить приблизительное время, которое вам потребуется на выполнение того или иного действия.
5. Список дел должен быть всегда на виду. Если вы молодая мама, которую постоянно дергают дети и список теряется, тогда напишите несколько копий.
6. Пишите список дел на неделю вперед, это поможет вам понять, какие дела особо срочные, а какие могут подождать.

Основные правила планирования

1. Чтобы правильно распланировать свой день и все успевать, очень важно приучить себя просыпаться рано. Не важно, нужно вам идти на работу или нет. Организуйте нормальный режим сна. Чтобы чувствовать себя бодро, нужно спать 8 часов в сутки. Поэтому подумайте, во сколько вам нужно ложиться спать, чтобы и вставать рано и при этом высыпаться.
2. Очень важно слушать свои биологические часы. Вы лучше знаете, в какое время вы чувствуете себя полным сил и энергии, чтобы быстро сделать много дел. Если вы чувствуете прилив сил вечером, спланируйте день так, чтобы на вечер у вас остались особо важные дела. В остальное время займитесь менее важными, выделите время на отдых, саморазвитие, встречу с друзьями и т.д.
3. Очень важно при планировании дня расставить приоритеты. Сначала нужно делать те дела, которые по своей приоритетности самые значимые, и только потом приступать к второстепенным. Никогда не откладывайте важные дела на потом. Иначе, вы весь день будете о них думать и мыслями отвлекаться.
4. Не тратьте много сил и времени на дела, которые принесут вам незначительный результат. Затраты времени и конечный результат должны быть соизмеримы.
5. При планировании своего времени, вы должны продумать все возможные варианты, чтобы сделать свою жизнь проще. Например, если уборка в доме отбирает массу времени, подумайте, может, стоит нанять домработницу. Или выбросить давно ненужные вещи, разложить все по коробочкам, систематизировать. Тогда уборка будет забирать меньше времени.
6. При выполнении дел, проанализируйте, какие факторы чаще всего вас отвлекают и забирают ваше время. Возможно, вы часто отвлекаетесь на социальные сети, разговоры по телефону, мысли о других делах. Очень часто играют роль психологические факторы, например, страх не успеть сделать работу в срок, боязнь приняться за сложную задачу, лень.

Чего следует избегать, чтобы все успевать

1. Не тратьте время на просмотр телевизора. Любые новости, фильм вы можете посмотреть в интернете без рекламы. Это сэкономит ваше время.
2. Ограничьте время пребывания в социальных сетях, форумах и играх. Это пустая трата времени.
3. Постарайтесь избавиться от вредных привычек. Вы задумывались, сколько времени вы тратите на перекуры? Это не только забирает ваше время, но и здоровье. Вредные привычки не совместимы с успехом.
4. Научитесь перебарывать лень, несобранность и непунктуальность. Ставьте напоминания в телефоне, будильник заранее, чтобы не опаздывать. Устанавливайте ограничение по времени на выполнение всех дел.

Как правильно распланировать рабочее время?

Дэвид Аллен советует правильно организовать рабочее место, обзавестить всеми необходимыми канцтоварами. Также завести картотеку, на каждое дело завести соответствующую папку. Также Аллен советует писать 4 списка дел:

• Дела, которые необходимо выполнить в ближайшей перспективе.
• Проекты, которые требуют комплексного подхода.
• Проекты, которые по той или иной причине пока не могут быть выполнены.
• Список «когда-нибудь».

Чтобы выполнять рабочие задания быстрее, нужно выполнять похожие дела подряд. Мозг привыкает к определенному типу работы и с каждым разом справляется все быстрее.

Если перед вами поставлена очень тяжелая задача или проект, необходимо разделить его на этапы. Тогда задание становится более понятным и реальным к выполнению. Используйте принцип «маленьких шагов». Научитесь говорить «нет», не выполняйте работу за других, не становитесь инструментом для достижения чужих целей. Все успешные бизнесмены, планируют самые важные дела в первой половине дня. Нельзя откладывать на потом то, что для вас находится в приоритете. Как говорится: «Сделал дело, гуляй смело».

Научиться выполнять все задания вовремя очень просто. Большинство людей сами создают себе проблемы и преграды в своей жизни. Стоит лишь приложить немного усилий и просто начать планировать свою жизнь. Вы должны понимать, что человек уставший и нездоровый не может работать продуктивно и полноценно проживать свою жизнь.

Поэтому, необходимо:

1. Высыпаться.
2. Правильно питаться. Употреблять как можно больше овощей и фруктов.
3. Занятия спортом повышают иммунитет, дают заряд бодрости и благотворно влияют на деятельность мозга. Улучшается память, концентрация, быстрее обновляются нейронные клетки.
4. Придерживайтесь списка дел. Пишите его на каждый день, на неделю и на год.
5. Не отвлекайтесь на ненужные вам дела, бесполезное общение. Не делайте работу за других.
6. При планировании своего дня, не набирайте обязанностей на себя больше, чем сможете выполнить. Адекватно оценивайте свое время и силы.
7. Поддерживайте порядок как дома, так и на рабочем месте. Каждая вещь должна иметь свое место, а каждое дело – свое время. Когда вы поддерживаете порядок, вы тратите намного меньше времени на выполнение дел. Пусть порядок и систематизация вещей войдет в вашу привычку.
8. Оптимизируйте свою работу. Старайтесь любое дело максимально упростить и сократить время на его выполнение.
9. Пользуйтесь современной техникой. Даже дома мультиварка, микроволновка, электромясорубка сэкономят вам массу времени на приготовление еды.
10. Всегда поощряйте себя за любой успех. Если справились вовремя с важным делом, позвольте себе 15 минут отдохнуть и скушать что-нибудь сладенькое или заглянуть на 10 минуток в одноклассники.
11. Не стремитесь к идеалу, его не существует. Если вы зацикливаетесь на том, чтобы все сделать еще и еще лучше, в итоге вы будете топтаться на месте и доведете себя до истерики.
12. Не накапливайте невыполненные дела. То, что вы запланировали сделать сегодня – сделайте!
13. Никогда не бойтесь попросить о помощи или распределить определенные задачи между сотрудниками.

Помимо составления списка дел, есть еще некоторые действенные методики планирования, которые широко используются в тайм – менеджменте. Это техника управления временем, которая включает в себя правила и принципы, которые помогают человеку правильно организовать свое время и достичь максимальной эффективности в любом деле.

Основные методики планирования

1. Правило Парето или принцип «80 на 20». Лишь 20% ваших мыслей, разговоров и действий приводят к 80% процентам ваших результатов. И 80% других действий приводят к 20% результату. Поэтому не пытайтесь делать все и сразу, а делайте первоначально те дела, которые принесут вам максимальный результат.
2. Метод хронометража заключается в том, что вам нужно записывать все свое время, на что и куда вы его тратите. Анализ этих записей покажет вам, от каких действий стоит отказаться, что вас отвлекает, и какие процессы необходимо ускорить.
3. АВС планирование заключается в том, что вам необходимо распределить дела по степени важности по буквам. Дела категории А – самые важные. Они составляют 15% всех дел и приносят 65 % результатов. В – важные дела, которые составляют 20% всех дел и приносят 20% результатов. Категория С – это дела наименьшей важности, они составляют 65% и дают результат – 15%.

Если вы хотите научиться правильно распланировать свой день, быть хозяином своей жизни, для этого нужно немного. Всего лишь иметь желание этому научиться, приложить некоторые усилия и начать работать над собой. Вы просто должны ввести в привычку планировать свою жизнь, писать список дел на каждый день, вырабатывать в себе ответственность, усидчивость, пунктуальность. Обучение правильному планированию – это один из способов самосовершенствования, который способен в корне изменить вашу жизнь к лучшему. Вы научитесь расставлять приоритеты, определять главные ценности, ставить цели и достигать их в четко установленный срок.

Как планировать дела, чтобы всё успевать

Евгения Левшицкая

Партнёр ресторанного холдинга Perelman People.

«Просыпаюсь я рано. И первым делом проверяю, кто мне написал за ночь и всё ли хорошо»

Сейчас вы партнёр Perelman People — холдинга с 12 ресторанами. А с чего начинался ваш профессиональный путь?

Я начала работать, как только мне исполнилось 18 лет. Сначала в гостиничном бизнесе: там я научилась безупречному сервису, общению с людьми — с русскими и с иностранцами, тонкостям психологии. По образованию я социолог, поэтому всё это мне было близко.

Долго работать в гостинице я не хотела. Собиралась уехать из России учиться и, возможно, остаться жить где‑то в Европе. Как раз в тот момент я познакомилась с моим первым мужем (Владимир Перельман, ресторатор. — Прим. ред.). Встреча была судьбоносная: он привёл меня в ресторанный бизнес, мы вместе открыли 12 заведений и по сей день работаем с ним бок о бок, хоть и находимся в разводе.

У человека должна быть цель. У меня была такая: много работать и приносить пользу. Поэтому трудилась я всегда нон‑стопом. Когда человек много и с энтузиазмом работает — это всегда видно. Так же как видно, когда он работает спустя рукава.

В ресторанном бизнесе я тоже прошла длинный путь. Начинала как операционист: работала менеджером, хостес, в баре, на кухне. А затем перешла в PR, потом в маркетинг: считаю, одно без другого не может существовать, поэтому совмещала эти специальности.

Сейчас я являюсь партнёром холдинга, помогаю организовывать Perelman Fest (фестиваль ресторанов холдинга Perelman People. — Прим. ред.) и спецпроекты. И ещё активно развиваю благотворительное направление.

Есть ли среди ваших проектов один — самый любимый?

Есть у меня любимчик. Это мой первый проект I Like Bar на Шаболовке. Я всем всегда это говорю. Ему в этом году уже семь лет. Там разная кухня: и суши, и паста, и супы, и мои любимые хачапури. В I Like Bar очень комфортно и уютно. А по выходным там работают прекрасные аниматоры — приезжаю туда со своим ребёнком.

И посетители там такие необычные: вроде как из Москвы, а вроде как и нет. Всегда встречаю знакомые лица и всех рада видеть.

I Like Bar был сделан с максимальной любовью. Мы там реализовывали всё, что хотели, всё, о чём мечтали. Наверное, поэтому проект очень успешный до сих пор.

Были у вас на работе какие‑нибудь забавные случаи?

Курьёзных ситуаций на работе много. Например, когда открывали I Like Bar, сами красили стены, мыли окна, я лично рисовала картины для оформления пространства. А за 15 минут до открытия Beer & Brut я даже мыла потолок в туалете своими руками.

Ещё смешной случай произошёл совсем недавно. Мы проводили ребрендинг нашего ресторана I Like Wine на Покровке. Сильно менять концепцию не хотели, лейтмотив был «то же самое, только лучше». Выбрали новое название — XWhyN, заменили вывеску и декор в ресторане. А потом через месяц вернули всё обратно. Дело в том, что вывеска не читалась.

Посетители замечали только основные буквы: первая — X, вторая — y и третья — N. В итоге получалось «Хуин». Было очень смешно и нам, и гостям.

Когда решили вернутся к I Like Wine, сняли забавное видео: взяли за основу сюжет из «Ералаша», в котором мальчик говорит: «Дед, верни всё обратно». Я там снималась в главной роли. До сих пор со смехом вспоминаем, какие же мы дурынды.

Работы у вас много, как всё успеваете?

Я себя учу никогда не откладывать ничего на завтра. Поэтому мой день всегда проходит под лозунгом «Здесь и сейчас».

Просыпаюсь я рано. У меня есть маленький ребёнок, которого надо утром разбудить, накормить, собрать и отвести в садик. Но первым делом после пробуждения я проверяю, кто мне написал за ночь, и просматриваю, всё ли хорошо.

Вообще с телефоном я и просыпаюсь, и засыпаю. Потому что вся моя работа там: почта, WhatsApp, Instagram.

Дома я обязательно плотно завтракаю. Научена горьким опытом. Несмотря на то что работаю в ресторанах, у меня был период, когда я очень мало ела. Некоторое время организм с этим нормально справлялся, а в какой‑то момент обиделся и начал болеть.

Ем дома, потому что на работе меня сразу ждут важные дела или встречи. Могу просто забыть про завтрак. Ещё обязательно заставляю себя обедать.

До работы добираюсь на метро. Кстати, еду туда всегда утром — не важно, есть у меня ранняя встреча или нет. Не люблю работать из дома.

Важный лайфхак. Если вы раздражены, не открывайте почту или мессенджеры. Иначе можно что‑то не так понять, сорваться и ответить сгоряча. Нужно давать себе выдохнуть.

Так получилось, что многие в ресторанной сфере активизируются после семи часов вечера. Поэтому обычно я работаю до 22:00. Потом приезжаю домой, кормлю ребёнка и себя, если есть силы. На хобби времени почти не остаётся. Тем не менее хочу начать заниматься танцами. И ещё по утрам стараюсь посещать уроки игры на пианино.

«Я считаю, уроки информатики — одни из самых важных в школе. У нас их не было, а жаль»

Как вы запоминаете все свои задачи на день, неделю? Пользуетесь специальными программами или же по старинке записываете всё в ежедневник?

У меня есть календарь в телефоне (как и у любого другого современного человека), туда я всё и записываю: каждую встречу, визит к врачу, занятия музыкой. Всё завязано на календаре — запомнить самой нереально. Слишком большой поток информации.

Благодаря календарю не пропускаю ни одну встречу — позволить себе такое для меня непозволительно.

Разные заметки тоже делаю в телефоне. Например, записываю идеи для ресторанов. Приучаю себя вносить их в телефон сразу, даже если они приходят ночью.

Думаете, что хорошую мысль вы точно не забудете? Поверьте: забудете! Поэтому создавайте заметки не откладывая на потом. Идей много, они могут быть бредовыми, но некоторые срабатывают и претворяются в жизнь.

Ежедневник у меня тоже есть: в нём я пишу, творю, делаю зарисовки. Кстати, раньше, когда давала ТЗ к макетам, всегда рисовала и отправляла дизайнерам свои наброски.

Сейчас вы тестируете ASUS ZenBook 14 UX434. Как считаете, мог бы он выполнять функции ежедневника?

Я думаю, да, безусловно. Особенно для тех, кто больше работает за компьютером. Сначала может быть непривычно, но часто что‑то новое приносит нам большие плоды и делает жизнь удобной. Например, в этом году я перешла с почты Mail.ru на Yandex.ru. Первые две недели мне было невыносимо тяжело, честно. А сейчас я счастлива.

Как вы проводите встречи с сотрудниками?

С сотрудниками я предпочитаю общаться визави. Но иногда мы проводим конференции онлайн, когда кто‑нибудь уезжает в другой город. Например, в ближайшем будущем я планирую месяц пожить в другой стране. Конечно, будем общаться по видеосвязи. Для этих целей ZenBook 14 UX434 отлично подходит: у него хорошая веб‑камера и широкий безрамочный экран.

Онлайн‑связь нужна ещё и для общения с внештатными сотрудниками или исполнителями. Например, мы делали фотоконтент с фотографом Юрием Тресковым. И когда мы с ним вели переговоры, он жил в Париже.

ZenBook хорошо подходит не только для онлайн‑конференций. На офлайн‑собраниях он пригодится, чтобы выводить на большой экран таблицы, сметы, презентации. Это очень удобно, когда во встрече участвует сразу много народу. Можно вместе обсуждать дизайн ресторана, бюджет, маркетинговый проект.

Какие функции ASUS ZenBook 14 UX434 вам больше всего пригодились в работе?

Я уже много лет работаю без мышки, поэтому для меня очень важен качественный сенсор. В ZenBook с помощью пальцев можно управлять и основным большим экраном, и тачпадом ScreenPad 2.0 — это полноценный дополнительный дисплей, похожий на экран смартфона.

На ScreenPad 2.0 можно запускать разные приложения и работать в многозадачном режиме. Например, на основном экране заполнять план на месяц, а на маленьком проверять почту или смотреть какой‑нибудь фильм.

Ещё у ZenBook удобная навигация и отличная скорость выхода в интернет. Плюс ноутбук быстрый. Я человек рефлекторный: быстро думаю, быстро говорю, быстро работаю, быстро хожу. И мне важно, чтобы техника функционировала на одной волне со мной.

Ещё я визуал. Мне безумно нравится цветопередача дисплея NanoEdge: можно ставить на рабочий стол какую‑нибудь вдохновляющую картинку и наслаждаться.

Посмотреть, что умеет ZenBook 14 UX434

Часто ли вы берёте с собой ноутбук на работу?

Часто. И ещё он всегда путешествует со мной. Передвигаюсь я на метро, да и рестораны у нас по всей Москве разбросаны. ASUS ZenBook 14 UX434 идеально подходит, потому что он небольшой, компактный, лёгкий.

Я вспоминаю свой первый ноутбук — такой тяжёлый кирпич. С ним было очень непросто, особенно возвращаться домой — думала, что руки отвалятся. А с ZenBook, конечно, круто. Можно не покупать даже какой‑то специальный чехол или рюкзак: ноут без труда помещается в сумку среднего размера.

Как вы считаете, если человек далёк от технологического прогресса, помешает ли это ему стать первоклассным маркетологом?

Да, помешает. В PR нужно работать с большим количеством проджект‑планов, облачными хранилищами, да с той же самой электронной почтой.

Нужно уметь пользоваться всем. Мне раньше тяжеловато давались таблицы, потому что я творческий человек. Тем не менее это часть нашей жизни и работы. Мы не можем что‑то нарисовать на листочке и принести генеральному директору на согласование.

Если человек будет тратить много времени на таблицу в Excel, потому что не умеет в ней работать, — плохо. Времени на креатив не останется.

Благодаря технике и интернету сейчас можно расшерить любой проект на неограниченное количество участников. Поделиться со специалистом, который находится за океаном, своими таблицами или наработками. И креативить с применением технологий удобнее. Например, когда мы делаем Perelman Fest, работаем всей командой. Задачи можно визуализировать, и это круто.

Вообще, я считаю, что уроки информатики — одни из самых важных в школе. У нас такого не было, а жаль. Сейчас моему ребёнку 5 лет, и пока он далёк от технологий — планшет мы ему ещё не даём. Но недавно я задумалась: не осложняем ли мы ему этим жизнь, ведь многие дети буквально родились с планшетами в руках.

Какими качествами должен обладать человек, чтобы вам было комфортно с ним работать?

Ответственностью. Можно научить всему, но ответственности никогда не научишь. Ещё важны чувство юмора и лёгкость: работа не всегда идёт гладко, и важно, как человек на это реагирует.

В ресторанной сфере необходимы доброта, любовь и уважение к окружающим. Человек не должен злословить. А ещё кругозор — он даёт идеи и вдохновение.

Несмотря на свои размеры, ZenBook 14 UX434 — очень производительный. Он собран на процессоре Intel® Core™ i7 восьмого поколения, а за картинку в нём отвечает дискретная видеокарта NVIDIA® GeForce® MX250. Работать на ZenBook можно в любых условиях: ноутбук прошёл тестирование на соответствие военному стандарту надёжности MIL‑STD-810G: его проверяли на высоте, при экстремальных температурах и влажности.

Узнать о ZenBook 14 UX434 больше

Читайте также 🔥

12 планировщиков, которые помогут всё успевать

1. Remember The Milk

Приложение с огромным количеством возможностей. Помимо стандартного создания напоминаний с датой, названием и текстом, в Remember The Milk можно ещё и организовывать списки и настраивать уведомления: они могут приходить на почту, в Twitter, в приложение на смартфоне или мессенджеры.

Есть возможность добавлять к делам промежуточные задачи, теги и файлы из Dropbox или «Google Диска». Особо занятым людям понравится функция умного добавления: создать напоминание можно, написав все его параметры в одну строчку. Также программа может составлять умные листы: к примеру, «задачи, которые были отложены уже три раза», «очень важные дела за эту неделю» и так далее.

Цена: Бесплатно

Цена: Бесплатно

2. Trello

Приложение Trello использует систему канбан: рабочие задачи отображаются в виде карточек, которые помечаются разными метками и перемещаются по столбцам в зависимости от уровня готовности. Trello позволяет присваивать задачам названия, описания, сроки, исполнителей и подзадачи, а также прикреплять вложения.

Ещё в программе есть удобный календарь, на котором отображаются все задачи с установленными сроками, и мощный поиск, помогающий отфильтровать карточки по любым параметрам. Дела можно перетаскивать из одного столбца в другой с помощью drag-and-drop — это очень удобно.

Цена: Бесплатно

Цена: Бесплатно

Разработчик: Разработчик

Цена: Бесплатно

3. TickTick

TickTick — это богатое функциями приложение для планирования и напоминаний. Оно даёт возможность добавлять к делам теги и подзадачи, группировать их в списки и папки, присваивать им уровень важности. Добавлять новые напоминания можно не только текстом, но и с помощью голосового ввода или email.

Уведомления к задачам можно прикреплять самому, но это может делать и программа, считывая время и дату из описания (например, «заехать на мойку в шесть вечера»). В качестве приятного бонуса TickTick предлагает pomodoro-таймер, который поможет сфокусироваться на работе.

Цена: Бесплатно

Цена: Бесплатно

Разработчик: Разработчик

Цена: Бесплатно

4. Any.do

С виду этот планировщик кажется минималистичным, но за аскетичным дизайном скрывается огромное количество фич. Any.do позволяет помечать задачи тегами, добавлять напоминания, зависящие от места или времени. К ним также можно прикреплять подзадачи и вложения.

Помимо планировщика, с Any.do интегрированы список покупок и календарь. При желании списками и задачами можно делиться с друзьями или коллегами, плюс добавлять или менять исполнителей. Any.do умеет синхронизироваться с голосовыми помощниками Siri и Alexa, а также со Slack.

Цена: Бесплатно

Цена: Бесплатно

5. Google Keep

Гибкое и полезное приложение от Google. Keep позволяет занести в заметки практически что угодно: текст, список, изображение, фотографию, голосовую запись и даже дудл, нарисованный прямо на экране смартфона. Далее карточке можно добавить напоминание, изменить её цвет и положение в списке, присвоить ярлык.

Но самое главное достоинство Keep в том, что оно автоматически синхронизируется с сервисами Google. Созданные заметки можно просмотреть в «Google Календаре» или отослать любому контакту в Hangouts.

Цена: Бесплатно

Цена: Бесплатно

6. Todoist

Todoist — это лучшее приложение-планировщик по версии The Verge. С помощью сортировки задач по дням и неделям оно позволяет фокусироваться на действительно важных и срочных делах. Задачи можно собирать в списки и проекты, помечать разными цветами и уровнями важности, а также делегировать другим пользователям.

Одна из главных особенностей Todoist — наглядная статистика выполненных заданий. Можно проследить, насколько вы были продуктивны в определённый день, неделю или месяц, какому проекту уделяли больше внимания, а какому меньше. Приложение умеет взаимодействовать с «Google Диском», «Google Картами», Apple Maps, Dropbox, 1Password, Alexa и ещё десятками сервисов.

Цена: Бесплатно

Цена: Бесплатно

Разработчик: Разработчик

Цена: Бесплатно

Разработчик: Разработчик

Цена: Бесплатно

7. Microsoft To-Do

Планировщик от Microsoft. В нём не так уж много фич: можно собирать задачи в списки и делиться ими с другими людьми, создавать напоминания и подзадачи. Но зато To-Do умеет рекомендовать дела в зависимости от того, на какую дату они запланированы и к какому списку относятся.

Также приложение интегрируется с Outlook и Office 365, что особенно полезно тем, чья работа завязана на программах от Microsoft.

Цена: Бесплатно

Цена: Бесплатно

Разработчик: Разработчик

Цена: Бесплатно

8. Omnifocus

Приложение для планирования и увеличения продуктивности со множеством функций. Каждой задаче здесь присваивается куча параметров на выбор: проект, время начала и конца работы, место, человек, ресурсоёмкость, доступность и приоритет.

Помимо стандартного просмотра текущих дел, в Omnifocus есть вкладки, на которых можно проверять степень продвижения разных проектов, изучать задачи в зависимости от контекста. Например, если вы дома и устали, то программа предложит сделать что-нибудь простое вроде мытья посуды или покупки билетов.

Цена: Бесплатно

Omnifocus для macOS →

9. MyLifeOrganized

Отличительная особенность MyLifeOrganized — возможность выстраивать иерархию, разбивая задачи на бесконечные уровни подзадач. Всем заданиям можно присваивать время выполнения, срочность, место и теги. Самые актуальные дела затем отображаются во вкладке «Сегодня».

В отличие от многих других планировщиков, MyLifeOrganized не заточен под какую-то определённую систему организации проектов. Его используют для работы по системе канбан, GTD или любой другой.

Цена: Бесплатно

Цена: Бесплатно

10. WeDo

Приложение WeDo сфокусировано на том, чтобы пользователь не просто ставил цели и достигал их, но и повышал качество жизни. Здесь есть широкие возможности для планирования: списки дел, папки, подзадачи, приоритеты и функция «Поделиться». Но самое главное: приложение помогает сформировать полезные привычки и изменить отношение к работе.

После выполнения дел WeDo спрашивает пользователя, сколько на это ушло времени, насколько это было важно и как он себя чувствует. Эти данные складываются в статистику: программа показывает, задачи в каких категориях вы выполняли больше или меньше, как вы к ним относились и сколько времени потратили. Так можно отследить, из каких дел состоит ваша жизнь и какие эмоции вызывают эти задачи.

Цена: Бесплатно

Цена: Бесплатно

11. WorkFlowy

WorkFlowy — это мощный планировщик для тех, кто работает по системе GTD. Его можно использовать для практически любых целей: работы, планирования отдыха, создания списков покупок, проведения мозговых штурмов и так далее. Задачи помечаются тегами, группируются в листы и разбиваются на подзадачи.

Одна из главных фич приложения — минималистичный интуитивный интерфейс. Чтобы раскрыть список, увидеть описание задачи или отредактировать его, достаточно лишь одного нажатия или клика.

Цена: Бесплатно

Цена: Бесплатно

WorkFlowy для Windows →

WorkFlowy для macOS →

12. WEEEK

WEEEK будет особенно полезен тем, кто использует планировщики для организации рабочих процессов. В нём есть три основных типа задач: встреча, звонок и действие. Программа по-разному уведомляет о каждом из них, например, о встрече напомнит значительно заранее. Задачам можно присваивать теги, уровень важности, исполнителей, дату и время.

Пользователь может просматривать дела в календаре, а также в рамках проектов, к которым они относятся. Вдобавок к удобным функциям у WEEEK есть ещё и стильный интерфейс с тёмной и светлой темами.

Цена: Бесплатно

Цена: Бесплатно

WEEEK →

Цена: Бесплатно

Цена: Бесплатно

*Акция действует по Москве, МО, Ярославлю только при заказе через мобильное приложение. Организатор: ООО «Сити-Мобил». Местонахождение: 117997, г. Москва, ул. Архитектора Власова, д. 55. ОГРН — 1097746203785. Срок проведения акции — с 7.03.2019 по 31.12.2019. Подробности об организаторе акции, о правилах её проведения можно узнать на сайте организатора по адресу www.city-mobil.ru.

Читайте также 🐰⏱🏃‍♂️

как планировать дела, чтобы все успевать — T&P

Книги по тайм-менеджменту часто противоречат друг другу: где-то рекомендуют немедленно выполнять любую мелкую задачу, кто-то считает, что начинать надо с самого сложного, а кто-то, наоборот, что нужно сознательно откладывать дела на потом. Журналист Брайан Кристиан и ученый-когнитивист Том Гриффитс уверены: чтобы все успевать, людям надо пользоваться алгоритмами, по которым работают компьютеры, — с их помощью давно можно найти оптимальный вариант с учетом всех заданных условий. В издательстве «Альпина Паблишер» вышла их книга «Алгоритмы для жизни: Простые способы принимать верные решения», в которой авторы объясняют, как применять сложные математические формулы для решения повседневных задач. T&P публикуют фрагмент.

Наука о времяпрепровождении

Хотя проблема тайм-менеджмента и стара, как само время, наука о планировании родилась в механических цехах индустриальной революции. В 1874 году Фредерик Тейлор, сын зажиточного юриста, отказался от учебы в Гарварде, чтобы стать помощником инженера на заводе гидрооборудования в Филадельфии. Четыре года спустя он закончил обучение и начал работать на Мидвэльском сталелитейном заводе — сначала токарем, затем бригадиром механического цеха и в конце концов стал главным инженером. За это время он пришел к выводу, что время работы техники (и людей) использовалось не очень-то эффективно. Этот вывод и лег в основу разработанной им дисциплины, которую он назвал «научный менеджмент».

Тейлор создал производственно-диспетчерский отдел, ключевым элементом которого стал информационный стенд, на который вывешивалось расписание работы в цехе. В расписании было указано, какую задачу в данный момент выполняет каждая из машин и какие задачи стоят на очереди. Такая практика также ляжет в основу работ коллеги Тейлора Генри Ганта. Во втором десятилетии ХХ века он создаст свою знаменитую диаграмму, которая впоследствии поможет реализовать несколько наиболее амбициозных проектов столетия в сфере строительства — от дамбы Гувера до системы межштатных магистралей США. Век спустя диаграммы Ганта все еще украшают стены кабинетов и экраны ноутбуков руководителей проектов в таких компаниях, как Amazon, IKEA и SpaceX.

Тейлор и Гант сделали планирование объектом своих исследований и дали ему визуальную и концептуальную форму. Однако они не разрешили фундаментальный вопрос: какая же система планирования лучше? Первый намек на то, что на этот вопрос в принципе можно ответить, появился только спустя несколько десятилетий — в 1954 году в научной работе, опубликованной математиком-исследователем Селмером Джонсоном из корпорации RAND.

Джонсон исследовал сценарий переплетного дела: сначала книгу нужно напечатать на одном станке, а потом переплести, используя другой. Но наиболее распространенным примером спаренной работы двух устройств из нашей жизни служит прачечная. Когда вы стираете вещи, в первую очередь они проходят через стиральную машину, а потом отправляются в сушилку. Количество времени, которое займет каждый процесс, напрямую зависит от того, что вы загружаете. Если одежда сильно запачкана, то времени на стирку потребуется больше, при этом время на сушку не будет отличаться от обычного. Большее количество вещей будет дольше сушиться, но стирка займет то же время, что и в случае меньшей загрузки. И здесь Джонсон задал вопрос: «Если за один подход вам необходимо постирать и посушить несколько условных комплектов вещей, как это лучше организовать?»

Его ответ был таков: вам необходимо определить, какой процесс займет у вас меньше всего времени, то есть выбрать тот комплект, стирка или сушка которого займет минимальное время. Если комплект быстро постирается, начните именно с него. Если же минимальное количество времени требуется для сушки, займитесь этим комплектом в последнюю очередь. Повторите те же действия в отношении остальных комплектов вещей, двигаясь от начала и конца расписания к середине.

Интуитивно понятно: алгоритм Джонсона работает потому, что вне зависимости от выбранной последовательности загрузки белья в самом начале будет работать только стиральная машина, при этом сушилка будет простаивать (а в самом конце, когда останется только посушить выстиранные вещи, — наоборот). Если в самом начале стирать вещи на коротких программах, а в конце сушить наименьшее количество вещей, то мы увеличим период, когда и стиральная машина, и сушильная работают одновременно. Таким образом, у нас получится свести к минимуму время, проведенное в прачечной. Анализ Джонсона лег в основу первого оптимального алгоритма планирования: начните с недолгой стирки и закончите полупустой сушилкой. […]

Существенная для нас проблема планирования действительно касается только одного устройства — нас самих.

Справляемся с дедлайнами

Планируя работу одного устройства, вы сразу же сталкиваетесь с проблемой. Исследования Джонсона на примере переплетного дела основывались на максимальном сокращении временных затрат, необходимых для выполнения работы двумя машинами. В случае управления одним устройством, если мы будем выполнять все поставленные задачи, любое расписание потребует одинаковое количество времени и определение порядка задач будет лишено смысла.

Это фундаментальный и парадоксальный факт, и он стоит того, чтобы еще раз повторить его и закрепить в нашем сознании. Если у вас только одно устройство и вы планируете выполнить все поставленные задачи, то любой порядок выполнения задач займет у вас одинаковый отрезок времени.

Таким образом, мы получаем первый урок в планировании работы одного устройства еще до того, как мы приступили к обсуждению, а именно: точно определите ваши цели. Мы не сможем объявить победителя среди способов планирования, пока не поймем, как вести счет. Этот вопрос также относится к компьютерной науке: прежде чем у вас появится план, вы должны определить набор критериев. Оказывается, от выбора критериев напрямую зависит, какой же подход в планировании станет лучшим.

Первые научные работы о планировании задач для одного устройства последовали сразу же за исследованием Джонсона и предложили ряд веских критериев. Под каждый критерий была разработана простая оптимальная стратегия.

Мы привыкли к тому, что, например, для каждой задачи существует срок исполнения и допустимая величина просрочки. Таким образом, мы можем ввести термин «максимальное опоздание выполнения набора задач» — наибольший среди этих задач срыв установленного срока исполнения (именно это будет учтено вашим работодателем при оценке вашей деятельности). Для розничных покупателей или заказчиков услуг, например, максимальная задержка выполнения задачи соответствует самому долгому времени ожидания для клиента.

Если вам хотелось бы минимизировать время такой максимальной задержки, следует начать с выполнения задачи, срок исполнения которой наступит в первую очередь, и двигаться по направлению к задаче, которую можно выполнить максимально нескоро. Стратегия, известная как «скорая дата исполнения», на самом деле во многом интуитивна. (Например, в сфере оказания услуг, когда срок исполнения задачи для каждого клиента начинается с момента, когда тот вошел в дверь, такая стратегия предполагает обслуживание клиентов в порядке их появления.) Но некоторые выводы удивительны. Например, абсолютно не важно, сколько потребуется времени на выполнение каждой конкретной задачи: на план это никак не влияет, поэтому, по сути, вам это и не нужно знать. Все, что важно, — это знать, когда задание должно быть исполнено.

Возможно, вы уже используете стратегию скорой даты исполнения, чтобы справляться с рабочей нагрузкой, тогда вам не нужно прислушиваться к советам программистов при выборе стратегии. Но, скорее всего, вы не в курсе, что это оптимальная стратегия. Более точным будет сказать, что для вас важен только один конкретный показатель — сокращение времени вашего максимального опоздания. Если вы не преследуете такую цель, то вам может больше подойти другая стратегия.

Например, возьмем холодильник. […] У каждого продукта разный срок хранения, поэтому употребление их по принципу очередности истечения срока хранения кажется самой разумной идеей. Однако это еще не конец истории. Алгоритм скорой даты исполнения, или в нашем случае даты порчи продукта, оптимален для сокращения времени максимального опоздания, что означает минимизацию степени испорченности одного наиболее испорченного продукта, который вам предстоит съесть. Наверное, это не самый аппетитный критерий.

Возможно, вместо этого мы хотели бы минимизировать количество продуктов, которые испортятся. И тогда нам лучше прибегнуть к помощи алгоритма Мура. В соответствии с ним мы начинаем процесс отбора продуктов по принципу самого раннего истечения срока хранения, планируя употребление в первую очередь самого скоропортящегося продукта, по одному продукту за раз. Но как только мы понимаем, что не сможем съесть следующий продукт вовремя, мы берем паузу, возвращаемся ко всем тем продуктам, которые уже распланировали, и выбрасываем самую крупную единицу (ту, на употребление которой нам понадобится больше всего дней).

Например, возможно, нам придется отказаться от дыни, которую можно съесть только за несколько подходов. Таким образом, мы каждый раз следуем этой схеме, выкладывая продукты по сроку их хранения и отправляя в мусорное ведро самый объемный продукт из распланированных, который мы не успеваем съесть. В тот момент, когда мы можем употребить в пищу все оставшиеся продукты и не допустить порчи какого-либо из них, мы достигаем цели.

Алгоритм Мура по максимуму сокращает количество продуктов, которые вам пришлось бы выбросить. Разумеется, вы можете пустить еду на компост или просто отдать соседу. Но если речь идет о производственных или бумажных делах, когда вы не можете просто отказаться от проекта, при этом именно количество не исполненных в срок проектов (а не степень задержки их исполнения) имеет для вас большое значение, то алгоритм Мура не подскажет вам, как поступить с просроченными задачами. Все, что вы выкинули из основной части плана, можно сделать в самом конце в любом порядке, поскольку эти вопросы уже не были решены в срок.

Как разобраться с делами

Иногда соблюдение сроков — не самая большая наша забота. Мы просто хотим переделать все дела: чем больше дел, тем быстрее нам хочется с ними разобраться. Оказывается, что перевести это на первый взгляд элементарное желание в плоскость критериев планирования очень непросто.

Первый подход — подумать отвлеченно. Мы ранее отметили, что при планировании работы одного устройства мы не можем повлиять на общее время выполнения всех задач, но, если, например, каждая отдельная задача — это ожидающий клиент, есть способ максимально уменьшить время коллективного ожидания всех клиентов.

Представьте, что по состоянию на утро понедельника вы должны посвятить четыре рабочих дня одному проекту и один день другому. Если вы закончили работу над крупным проектом в четверг днем (прошло четыре дня) и затем завершили небольшой проект в пятницу днем (прошло пять дней), то общее время ожидания клиентов составило девять дней. Если вы будете выполнять задачи в обратном порядке, то закончите небольшой проект в понедельник и крупный в пятницу, при этом время ожидания составит только шесть дней. Вы в любом случае будете заняты полную рабочую неделю, но сможете сэкономить вашим клиентам три дня их совместного времени. Теоретики в области планирования называют этот критерий суммой времен выполнения.

Максимальное уменьшение суммы времен выполнения ведет нас к очень простому оптимальному алгоритму — алгоритму наименьшего времени обслуживания: сначала делай то, что можешь сделать быстрее всего.

Даже если ваша работа не связана с нетерпеливыми клиентами, ожидающими решения их вопроса, алгоритм наименьшего времени обслуживания поможет вам справиться с вашими делами. (Наверняка вас не удивляет эта параллель с рекомендациями из книги «Как привести дела в порядок» — немедленно приступать к любому заданию, на выполнение которого вам потребуется не более двух минут.) Невозможно изменить время, которое потребуется вам на выполнение всего объема работы, но алгоритм наименьшего времени обслуживания облегчит вам жизнь, сократив количество нерешенных задач в максимально краткий срок. Критерий суммы времен выполнения можно объяснить и иначе: представьте, что вы сосредоточены только на сокращении вашего списка дел. Если каждое незаконченное дело раздражает вас, то быстрое решение простых вопросов может немного облегчить ваши страдания.

Разумеется, не все незавершенные дела одинаковы по своей природе. Потушить пожар на кухне, конечно, следовало бы в первую очередь, отложив тушение «пожара» на работе: отправка срочного письма клиенту в этом случае подождет, даже если ликвидация пожара на кухне отнимет у вас больше времени. В планировании разная значимость задач выражена переменной веса. Когда вы выполняете дела из вашего списка, этот вес может быть фигуральным и выражаться только в тяжести той горы, которая упадет с ваших плеч с выполнением той или иной задачи.

Время выполнения задачи показывает, как долго вы несете на себе это бремя, и максимальное сокращение суммы времен весового выполнения (это время выполнения любой задачи, умноженное на ее вес) максимально уменьшит тяжесть на ваших плечах, пока вы справляетесь с другими делами по списку.

Для этой цели оптимальной стратегией будет слегка усовершенствованная версия алгоритма наименьшего времени обслуживания. Разделим вес каждой задачи на время, необходимое для ее выполнения, приступим к решению вопроса с наибольшим показателем соотношения важности к единице времени (чтобы развить нашу метафору, можем назвать этот показатель удельным весом) и далее будем двигаться от вопроса к вопросу по мере убывания значения показателя. Поскольку определить степень важности каждого из ваших повседневных дел порой затруднительно, эта стратегия предлагает использовать грубый эмпирический метод: в качестве приоритетной выберите ту задачу, которая не только займет у вас вдвое больше времени, чем остальные, но и будет в два раза важнее остальных.

© Dmytro Lastovych / iStock

В деловом мире вес можно оценить в денежном эквиваленте: сколько денег вам принесет выполнение той или иной задачи. Разделив вознаграждение на время выполнения, мы получим почасовую ставку для каждого задания. (Если вы фрилансер, для вас это может быть особенно эффективно: просто разделите стоимость каждого вашего проекта на его объем и работайте над проектами в порядке уменьшения почасовой ставки.) Что любопытно, весовая стратегия также появляется и в исследованиях, посвященных добыванию пищи у животных: там доллары и центы превращаются в орехи и ягоды. Животные, стремясь получить максимум энергии от пищи, ищут пропитание, исходя из соотношения калорийности и временных затрат на поиски и съедение. […]

Отбираем задачи

Вернемся к тому, с чего мы начали наши рассуждения о планировании работы одного устройства. Как говорится, «человек с одними часами знает, сколько времени; человек с двумя часами никогда не уверен, который час». Информатика может предложить нам оптимальные алгоритмы под любые критерии, которые существуют для работы одного устройства, но выбрать критерий можем только мы. Во многих случаях мы сами принимаем решение, какую задачу хотим решать сейчас.

Это позволяет нам радикально переосмыслить проблему прокрастинации — классической патологии тайм-менеджмента. Мы привыкли думать, что это ошибочный алгоритм. А что, если все совсем наоборот? Что если это и есть оптимальное решение неправильной задачи?

В одном из эпизодов «Секретных материалов» главный герой Малдер, прикованный к постели (в буквальном смысле), вот-вот должен был пасть жертвой вампира-невротика. Чтобы спастись, он опрокинул на пол пакет с семечками. Вампир, бессильный перед своей психической болезнью, стал нагибаться, чтобы подобрать их, семечко за семечком. Тем временем наступил рассвет — раньше, чем Малдер стал добычей монстра. Программисты назвали бы такой метод атакой пингования или сетевой атакой типа «отказ в обслуживании»: если заставить систему выполнять бесконечное количество банальных задач, самые важные вещи будут утеряны в хаосе.

Обычно мы ассоциируем прокрастинацию с ленью и так называемым поведением избегания, но симптомы прокрастинации могут так же легко появиться и у людей (или компьютеров, или даже вампиров), которые искренне и с энтузиазмом стремятся сделать все дела как можно быстрее.

В ходе исследования, проведенного в 2014 году Дэвидом Розенбаумом из Пенсильванского университета, участников попросили отнести одно или два тяжелых ведра на противоположный конец коридора. Одно из ведер находилось рядом с участником исследования, второе — дальше по коридору. К удивлению экспериментаторов, люди сразу же хватали ведро, стоящее рядом с ними, и тащили его по коридору, при этом проходя мимо второго ведра, которое могли бы тащить всего часть дистанции. Как было отмечено исследователями, «этот на первый взгляд иррациональный выбор отражает предрасположенность к прокрастинации. Этот термин мы вводим, чтобы дать определение явлению, когда мы спешим выполнить какую-либо промежуточную задачу даже ценой дополнительных физических усилий». Откладывание решения большой задачи в пользу решения множества простых вопросов может быть аналогичным образом расценено как приближение осуществления промежуточной цели, что, другими словами, означает, что прокрастинаторы действуют (оптимально!) так, чтобы максимально быстро сократить количество нерешенных задач в их мыслях. Это не значит, что их стратегия неэффективна для выполнения задач. У них отличная стратегия, но для неверного критерия.

Работа с компьютером представляет определенную опасность, когда нам нужно осознанно и четко выбрать критерий планирования: пользовательский интерфейс может ненавязчиво (или навязчиво) заставить нас использовать его критерии. Современный пользователь смартфона, в частности, привыкает видеть на иконках приложений значки, сигнализирующие о том количестве задач, которое мы должны выполнить в каждом из них. Если почтовый ящик извещает нас об определенном количестве непрочитанных писем, то получается, что все сообщения по умолчанию имеют одинаковую значимость. В таком случае можно ли порицать нас за то, что мы выбираем невесовую модель алгоритма наименьшего времени обслуживания в решении этой задачи (в первую очередь разбирайся с самыми простыми письмами и оттягивай работу с самыми сложными до последнего), чтобы быстро уменьшить количество непрочтенных писем?

Жить по критерию, умереть по критерию. Если все задачи на самом деле имеют одинаковую значимость, именно так нам и придется поступить. Но, если мы не хотим стать заложниками мелочей, нужно принять меры, чтобы продвинуться к концу списка дел. И здесь все начинается с осознания, что задача об одном устройстве, которую мы решаем, — та самая, которую мы хотим в данный момент решать. (В случае со значками приложений, если мы не можем заставить их отражать наши реальные приоритеты или не в силах побороть порыв оптимально сократить это количество нерешенных задач, брошенное нам как вызов, то, возможно, лучше всего будет попросту их отключить.)

Концентрация на том, чтобы не просто решать вопросы, но решать весовые вопросы, выполняя самую важную работу в каждый момент времени, выглядит как панацея от прокрастинации. Но, как показывает практика, даже этого недостаточно. И группа экспертов в области компьютерного планирования убедится в этом при крайне драматичных обстоятельствах: на поверхности Марса, на глазах у всего мира.

Смена приоритетов и управление очередностью

Стояло лето 1997 года, и у человечества было много поводов для радости. Например, впервые вездеход исследовал поверхность Марса. «Марсопроходец» стоимостью $150 млн развил скорость до 16 000 миль в час, пересек 309 млн миль пустого пространства и приземлился с помощью воздушных амортизаторов на красную скалистую поверхность Марса.

И тут он забуксовал.

Инженеры лаборатории реактивного движения были обеспокоены и поставлены в тупик. «Марсопроходец» удивительным образом начал игнорировать выполнение своей ключевой задачи с самым высоким приоритетом (обмен данными через информационную шину) и стал решать вопросы средней важности. Что же происходило? Неужели робот не понимал, что делает?

Внезапно «Марсопроходец» зафиксировал, что информационная шина не использовалась неприемлемо долго, и, не имея возможности обратиться за помощью, самостоятельно инициировал полную перезагрузку, что стоило миссии почти всего рабочего дня. Спустя день или больше все повторилось снова.

Лихорадочно работая, команда лаборатории в конце концов смогла воспроизвести и затем диагностировать такое поведение. Корнем зла оказалась классическая опасность планирования под названием «смена приоритетов». Происходит следующее: задача с низким приоритетом захватывает для работы системный ресурс (скажем, доступ к базе данных), но затем таймер прерывает работу задачи на середине, ставя ее на паузу, и активирует диспетчер системы. Диспетчер готов запустить задачу с высоким приоритетом, но не может, поскольку база данных занята. Таким образом, диспетчер опускается ниже по списку очередности задач, запуская различные незаблокированные задачи средней важности вместо того, чтобы запустить задачу с наивысшим приоритетом (которая заблокирована) или задачу с низким приоритетом, которая и блокирует работу (и которая оказалась в самом конце списка очередности после задач среднего приоритета). В таком кошмарном сценарии система может игнорировать задачу высшего приоритета очень долго*.

Как только инженеры лаборатории выяснили, что проблема заключается в смене приоритетов, они написали код для решения проблемы и отправили его через миллионы миль «Марсопроходцу». Решением стало наследование приоритетов. Это означает, что если низкоприоритетная задача блокирует ресурс высокоприоритетной задачи, то низкоприоритетная задача должна немедленно «унаследовать» высокий приоритет той задачи, которую она блокирует.

Комик Митч Хедберг рассказывает такую историю: «Я был в казино, отдыхал, вдруг ко мне подошел парень и сказал: «Вы должны пересесть. Вы заблокировали пожарный выход». Можно подумать, что я не собирался бежать, если бы начался пожар». Аргумент сотрудника казино: это смена приоритетов. Контраргумент Хедберга: наследование приоритетов. Хедберг, развалившийся на стуле перед пытающейся спастись бегством толпой, мешкая, ставит свою низкоприоритетную задачу над высокоприоритетной задачей людей, намеренных спасти свою жизнь. Но все изменится, если он унаследует их приоритет (перед наступающей в панике толпой ее приоритет наследуется довольно быстро). Как говорит Хедберг, «если вы состоите из горючих материалов и у вас есть ноги, вы никогда не блокируете пожарный выход».

Мораль этой истории в том, что даже любви к решению задач иногда бывает недостаточно, чтобы избежать роковых ошибок в планировании. И даже любви к решению важных задач — тоже. Готовность крайне скрупулезно решать самый важный вопрос с привычной нам близорукостью может привести к тому, что весь мир называет прокрастинацией. Как в случае с застрявшим автомобилем: чем сильнее вы хотите выбраться, тем больше буксуете. По утверждению Гете, «то, что значит больше, никогда не должно быть во власти того, что значит меньше». И хотя в этом есть определенная мудрость, иногда такое утверждение не совсем справедливо. Зачастую то, что значит для нас больше всего, не может быть сделано, пока не закончено самое незначительное дело. Поэтому единственный выход — это относиться к неважным вещам с той же важностью, как и к тем, выполнение которых они тормозят.

Когда к какому-то заданию невозможно приступить, не завершив перед этим другое, теоретики в области планирования называют это управлением очередностью. Для проведения операционного исследования эксперт Лора Альберт Маклей, полагаясь на этот принцип, существенно изменила некоторые аспекты ведения домашнего хозяйства в своей семье.

Если вы понимаете, как работают такие вещи, это может быть очень полезно. Конечно, жизнь с тремя детьми — это ежедневное планирование… Мы не выходим из дома, пока дети не позавтракают, а дети не смогут начать завтрак, если я забуду дать им ложки. Иногда мы можем забывать элементарные вещи, которые потом тормозят все. С точки зрения алгоритмов планирования осознание этого факта и попытка держать его в памяти — уже большое подспорье. Так я и справляюсь с делами день за днем.

В 1978 году исследователь Ян Карель Ленстра смог использовать тот же принцип, помогая другу Джину с переездом в новый дом в Беркли. «Джин постоянно откладывал какое-нибудь дело, не закончив которое мы не могли приступить к срочным вопросам». Как вспоминает Ленстра, они должны были вернуть грузовик, но он был им нужен, чтобы вернуть некоторое оборудование, а оборудование было нужно, чтобы починить кое-что в квартире. Этот ремонт мог подождать (поэтому все и откладывалось), но вернуть грузовик нужно было срочно. По словам Ленстра, он объяснил другу, что задача, предшествующая самой срочной, является еще более срочной. Поскольку Ленстра известен как ключевая фигура в теории планирования и был более чем вправе дать такой совет, он не удержался от деликатной иронии. Эта ситуация стала кейсом, демонстрирующим смену приоритетов из-за управления очередностью. А пожалуй, самым выдающимся экспертом в области управления очередностью, считается как раз друг рассказчика — тот самый Джин, или Юджин Лоулер.

Ограничитель скорости

Лоулер потратил много лет своей жизни, размышляя над тем, как эффективно выполнять последовательность задач, а вот его карьерный путь любопытным образом петлял*.

В своем первом исследовании в области управления очередностью Лоулер предположил, что с этим явлением можно легко справиться. Например, возьмем алгоритм скорейшей даты исполнения, который минимизирует максимальную задержку при выполнении набора задач. Если ваши задачи связаны между собой отношениями предшествования, то все усложняется: вы не можете просто пробираться через список дел, исходя только из их дедлайнов, если к некоторым делам нельзя приступить до выполнения других. Однако в 1968 году Лоулер доказал, что это не такая уж и беда, если вы можете построить список дел «задом наперед»: просто выберите те задачи, от выполнения которых не зависят другие дела, и поместите одну из них с наиболее «отдаленным» дедлайном в самый конец списка. Затем просто повторяйте этот процесс, каждый раз учитывая только те задачи, которые не являются необходимым условием для выполнения других (пока еще не запланированных) задач.

Но проницательный взгляд Лоулера позволил выявить кое-что любопытное. Алгоритм наименьшего времени обслуживания, как мы видели, представляет собой оптимальное решение, если наша цель — вычеркнуть как можно больше задач из списка дел как можно быстрее. Но если некоторые из ваших задач связаны между собой отношениями предшествования, не существует простого или очевидного способа адаптировать алгоритм наименьшего времени обслуживания для этой ситуации. Несмотря на то что задача кажется элементарной, ни Лоулеру, ни другим исследователям оказалось не под силу найти для нее эффективное решение.

Более того, сам Лоулер скоро обнаружил, что эта ситуация принадлежит к той категории задач, которые, по мнению большинства программистов, не имеют эффективного решения. Специалисты называют их труднорешаемыми.

[…] Не каждая четко сформулированная задача имеет решение. В планировании очевидно, что каждый набор задач и ограничений предполагает наличие какого-либо наилучшего порядка выполнения, поэтому задачи планирования, в сущности, имеют решение, но возможны случаи, для которых просто не существует однозначного алгоритма, могущего подобрать оптимальное расписание выполнения работ в разумные сроки.

Это обстоятельство привело исследователей вроде Лоулера и Ленстра к неизбежному вопросу. Так все же какова доля труднорешаемых задач планирования? Через 20 лет после того, как Селмер Джонсон с помощью своей работы о переплетном деле дал толчок развитию теории планирования, поиск отдельных решений стал самой грандиозной и амбициозной задачей — своеобразным квестом по нанесению на карту всего рельефа теории планирования.

Исследователи пришли к выводу, что даже самое малозаметное изменение условий задачи планирования зачастую способно перенести ее в категорию труднорешаемых. Например, алгоритм Мура минимизирует количество не сделанных вовремя дел (или испорченных продуктов) в случае, когда все дела имеют одинаковую важность, но, если одно из дел более значимо, задача переходит в разряд труднорешаемых и ни один алгоритм не в силах предложить оптимальное расписание. Аналогично, если вам приходится ждать наступления определенного момента, чтобы приступить к делам, то почти все задачи по планированию, которые мы можем легко и эффективно решить без такого условия, становятся труднорешаемыми. Запрет на вынос мусорного ведра на улицу до того момента, когда приедет мусоровоз, мог бы стать разумной мерой организации порядка в городе, но при этом вы полностью потеряете контроль над вашим графиком.

Обозначение границ теории планирования продолжается по сей день. Недавнее исследование показало, что около 7% всех задач все еще неизвестны. Это неизведанная сторона планирования. Из 93% известных нам задач только 9% имеют эффективное решение, а остальные 84% считаются труднорешаемыми. Другими словами, для большинства задач по планированию типовые решения не подходят.

Если эффективная организация вашего графика кажется вам непосильным делом, возможно, это так и есть. Тем не менее алгоритмы, которые мы обсудили, могут стать отправной точкой для решения таких непростых задач: если решение и не будет идеальным, по крайней мере, оно будет грамотным.

Планирование времени рабочего дня: правила, методы и ошибки

Здравствуйте! В этой статье мы поговорим о планировании рабочего дня.

Сегодня вы узнаете:

1. Зачем планировать свой рабочий день;
2. Кому это необходимо;
3. Как правильно планировать рабочий день.

Планирование рабочего дня

В 21 веке ритм жизни заметно ускорился и продолжает набирать обороты. Если раньше для того, чтобы быть успешным, требовалось выполнять один объем работы, то сейчас для достижения успеха нужно выполнять намного больше. И люди начинают сталкиваться с нехваткой времени. Если гнаться за выполнением всех повседневных задач, которые каждый день подкидывает нам жизнь, времени совсем не остается.

Планирование рабочего дня — инструмент, который помогает не только эффективно использовать рабочее время, но и сокращать его. Это не банальный список дел, который нужно выполнить в строгой очередности. Планирование — способность выбирать, что нужно сделать, почему и когда.

Именно поэтому грамотное планирование не только структурирует все, что вы делаете за день, но и освобождает ваше время. В первую очередь нужно выполнять самые главные дела — это главное правило тайм-менеджмента. Каждому человеку, у которого на работе есть свободное время и нет четкого расписания, полезно распределять свое время правильно.

Что включает в себя планирование

Планирование рабочего времени включает в себя:

• Расстановку приоритетов.
• Выбор важных задач.
• Поиск лучших путей их решения.
• Поиск занятости в свободное время.

Расстановка приоритетов помогает вам понять, что требует внимания, что может разрешиться само, а какой вопрос нужно просто проигнорировать. Время и информация стали намного ценнее, чем раньше, и распаляться на то, что не дает результат — бессмысленное дело.

Выбор важных задач — почти то же самое, что и расстановка приоритетов, только уже в рамках одного рабочего дня. Вы выбираете, что принесет важный результат, что нужно сделать срочно, а что можно отложить.

Поиск лучших путей решения задач — очень важный пункт. При планировании вы должны учитывать не только то, что сделаете, но и то, как это лучше всего сделать. При этом важно не просто экономить время, а делать все максимально быстро и качественно.

Работа со свободным временем также должна входить в план работы. У вас освободилось 2 часа в день, которые вы можете потратить на что-то? Можно сказать об этом боссу, и он нагрузит вас работой, можно заняться самообразованием, а можно приложить усилия к развитию собственного проекта.

Почему важно планировать рабочий день

Каждый, кто хоть раз сталкивался с фрилансом, бизнесом или «работой по желанию» (вроде такси), прекрасно понимает важность расстановки дел в течение дня. Но, к примеру, большинство офисных работников не считают нужным планировать свой рабочий день.

На самом деле, главная причина планирования рабочего дня — повышение собственной эффективности. Если вы прислушаетесь к собственному организму, то сможете понять, что какие-то дела вам даются лучше в одно время, а какие-то — в другое. К примеру, звонки в другие компании вам удобнее совершать после обеда, так как вы уже проснулись, но еще не успели устать, а монотонная работа быстрее выполняется вечером, поэтому вбивание информации в БД лучше отложить до 5 — 6 часов.

Планирование рабочего дня учитывает не только базовые элементы решения задач, но и личные предпочтения каждого человека. Тайм-менеджмент был сделан не для того, чтобы навязать всем один и тот же шаблон высокоэффективной работы. Вы должны подстраивать свои задачи под особенности своего организма.

Организация и планирование своего рабочего дня позволяют вам делать большее за меньшее количество времени, оставляя время на то, что вам нравится.

Кто должен планировать свой рабочий день

Планировать свой рабочий день должен уметь каждый человек. Так вы сможете экономить время и будете более эффективно работать. Но есть 3 категории людей, которые просто обязаны заниматься личным планированием.

Фрилансеры. Самый недисциплинированный работник — фрилансер. У него нет четкого графика, а о том, что пора садиться что-то делать, напоминает только дедлайн. Именно поэтому, фрилансерам, которые работают с несколькими клиентами, очень важно планировать свой рабочий день. Часто оказывается, что новые заказы появляются с разницей в один — два дня, и если тянуть до последнего, можно не успеть поработать по двум проектам.

Бизнесмены. Здесь все практически так же, как и во фрилансе. Особенно если это бизнес в сети. С одной стороны — вы можете спокойно отдыхать дома, когда ваши сотрудники работают, но с другой — такой подход неизбежно окажется провальным. На Западе среди бизнесменов процветает культ трудоголизма. Там считают, что если ты не работаешь 60 часов в неделю, значит, ты ленив и тебе нечего делать в бизнесе.

Руководители. Руководитель не всегда будет бизнесменом. Владелец компании может не принимать активного участия в делах своей фирмы, но её директор берет на себя ответственность за работу целого механизма. Именно поэтому лидеры средних и крупных компаний должны эффективно использовать свое время, ведь от их решений зависит будущее компании в долгосрочной перспективе. Планирование рабочего дня руководителя — способ наиболее эффективно распределить своё время между стратегически важными задачами.

Методы планирования рабочего дня

Методов правильного планирования рабочего дня может быть много. Но один из самых эффективных — Матрица Эйзенхауэра. Суть её в следующем.

Есть 4 квадрата:

1. Квадрат А — Срочные и важные дела.
2. Квадрат В — несрочные и важные дела.
3. Квадрат С — срочные и неважные дела.
4. Квадрат D — несрочные и неважные дела.

Квадрат А почти всегда должен оставаться пустым. При грамотном планировании все важные дела должны оседать в квадрате В и выполняться по мере их приближения к А.

Квадрат В — это важные дела, которые помогут вам достичь вашей цели. Сюда включают все дела, которые нужно выполнить в течение 1 рабочего дня.

Квадрат С означает срочные и неважные дела, которые нужно передать на выполнение другим лицам. Яркий пример срочных, но неважных дел — позвонить потенциальному клиенту. Это может сделать сотрудник, вам лучше сосредоточиться на других делах.

Квадрат D, означает, что есть несрочные и неважные дела, которые не приближают вас к цели, не дают позитивных эмоций и в принципе не нужны. В этот квадрат стоит записывать все бесполезные идеи.

Такое разделение дел по их важности и срочности позволяет вам понимать, чему нужно уделить внимание в течение рабочего дня, а о чем можно благополучно забыть. Матрица помогает не только в рабочих процессах, но и в повседневной жизни. Если вы хотите учить английский, он вам интересен и поможет в карьере — это квадрат В. Но если вы хотите учить испанский просто ради того, чтобы знать его — это D, и о нем можно благополучно забыть.

Правила планирования времени рабочего дня

Существует несколько правил того, как нужно эффективно вести свой рабочий день. Для удобства, разобьем день на 3 части:

• Начало рабочего дня.
• Основной рабочий процесс.
• Завершение.

Утро — самый важный этап. В зависимости от того, насколько вы выспались, как встали и что делали, будет зависеть ваше настроение, психологический настрой и работоспособность.

К принципам «правильного» утра относятся следующие:

• Позитивный настрой. Если просыпаться каждый день с мыслью о том, что ненавидишь свою работу, продуктивность будет снижаться. Постарайтесь начинать утро с приятных мыслей.
• Старайтесь не «раскачиваться». Вы замечали за собой, что после того, как вы поднимаетесь утром, вам нужно еще 30 — 40 минут на то, чтобы окончательно прийти в себя? Это время, которое не стоит терять. Сразу после пробуждения примите душ, заварите кофе и вместо получаса «в никуда», вы можете спокойно позавтракать.
• Неспешный завтрак и путь на работу. Начинать день без спешки очень важно. Когда вы спешите, организм тратит лишние силы и нервы, которые могли бы пойти на более продуктивную работу. Если не можете позволить себе плотный завтрак и неспешную поездку — ложитесь позже и вставайте раньше.
• Ключевые задачи. Большинство успешных бизнесменов склонны утверждать, что самые важные задачи необходимо решать утром. Как говорится «Хочешь все успевать — ешь лягушку на завтрак». В роли лягушки выступает дело, за которое вы совсем не хотите браться. Сделайте его утром, и позитивный настрой от того, что «лягушка съедена», сохранится на весь день.

Основной рабочий процесс состоит из следующих задач:

• Решайте неотложные задачи. Важно понимать, что если в течение рабочего дня на вас свалилось какое-то неотложное дело, не нужно переключать все внимание исключительно на него. Сначала надо понять, важное оно или нет. Если важное, то нужно немедленно приступить к нему. Если нет — передайте ответственность за его выполнение другому человеку.
• Соблюдайте сроки. Каждый день вы должны устанавливать себе примерные сроки, за которые должны справиться со всем объемом задач. Важно, чтобы это было не «Сделать всё до 18 часов», а «В 14:00 — начать делать план, в 15:00 — проанализировать показатели, в 16:00 — составить отчет» и т. д.
• Порядок на рабочем месте. Это неявный, но очень важный пункт. Если на вашем столе бардак, ваш взгляд будет постоянно теряться среди него. И если на рабочем месте окажется какой-то посторонний документ, вы можете начать изучать его и просто потеряете 20 — 30 минут.
• Не следуйте импульсам. Это самое важное. Есть некоторые триггеры, которые заставляют вас переключать внимание с работы на что-то менее важное. Позвонить другу, когда вы анализируете план продаж? Лучше этого не делать, тогда вы потеряете концентрацию и сможете легко упустить рабочий настрой.
• Группируйте рутину. Это очень важно. Если вам нужно сделать 60 телефонных звонков в течение дня, то лучше разбить их на несколько мелких групп, по 10 — 15 штук за раз. После того, как позвонили, можете выполнять другое задание. Постоянно переключаясь с рутины на активную деятельность, вы сможете сделать гораздо больше.

Завершение рабочего дня основано на следующих принципах:

• Доделывайте необходимое. Есть группа дел, которые входят в квадрат «важное, но несрочное». Их лучше всего доделывать в течение рабочего дня, а квадрат «важное и срочное» держать всегда пустым.
• Сверяйте результаты с планом. Все что вы сделали за день, нужно сравнить с задуманным. Если вы только начали планировать свой рабочий день, то небольшие отклонения от плана будут в порядке вещей. Старайтесь, чтобы их было как можно меньш