Этапы создания предприятия
Открытие нового предприятия предполагает осуществление ряда этапов по его созданию и организации производственно-хозяйственной деятельности.
К основным этапам создания предприятия относят:
1) определение состава учредителей и разработка учредительных документов;
2) заключение учредителями договора о создании и деятельности предприятия;
3) утверждение устава предприятия и оформление протокола № 1 собрания учредителей общества;
4) открытие временного счета в банке;
5) регистрация предприятия;
6) передача сведений о предприятии для включения в государственный реестр;
7) внесение участниками предприятия полностью своих вкладов в банк;
8) открытие постоянного расчетного счета в банке;
9) регистрация предприятия в отделении налоговой инспекции;
10) получение разрешения и изготовление круглой печати и углового штампа.
На первом этапе создания предприятия определяется состав учредителей, разрабатывается и утверждается устав предприятия, заключается учредителями договор о создании и деятельности предприятия. В договоре обязательно определяется организационно-правовая форма открывающегося предприятия. Затем проводится собрание участников общества, где решаются вопросы о назначении директора и председателя ревизионной комиссии. Секретарь оформляет протокол № 1 собрания участников общества.
Следующий этап — открытие временного банковского счета, куда в течение 30 дней после регистрации предприятия должно поступить как минимум 50% от размера уставного капитала. Далее предприятие регистрируется в местном органе власти по месту своего учреждения в порядке, определенном законом о регулировании юридических лиц. Для государственной регистрации в соответствующий орган представляется
· заявление учредителей на регистрацию;
· устав предприятия;
· постановление собрания учредителей о создании предприятия;
· договор учредителей о создании и осуществлении деятельности предприятия;
· свидетельство об уплате государственной пошлины.
После завершения регистрации выдается свидетельство о регистрации
Если предприятие создается
Следующий важный шаг в открытии общества — организация его деятельности.
Организация деятельности любого предприятия должна базироваться на следующих принципах:
1) наличие квалифицированного кадрового состава и необходимой информации;
2) осуществление координации и взаимодействия всех элементов организационно-управленческой структуры предприятия;
3) обеспечение нормального функционирования предприятия в условиях изменяющейся внешней среды на базе гибкости принимаемых управленческих решений.
В каждом конкретном случае организация деятельности предприятия осуществляется с учетом отраслевых особенностей, в которых будет функционировать предприятие, организационно-правовой формы, наличия необходимого оснащения и др.
| < Предыдущая | Следующая > |
|---|
Схема бизнес процесса — краткий алгоритм создания
Схема бизнес процесса отражает его суть и механизм работы. Создать схему само по себе не очень сложно. Достаточно понимать, на какие вопросы должна отвечать схема, а далее придерживаться алгоритма создания. Если вам не терпится приступить к созданию моделей или вы не знаете, с чего начать – эта статья для вас.
Хочу напомнить, что до начала описания бизнес процессов необходимо установить их границы. Список всех бизнес процессов компании – платформа, с которой необходимо начинать.
Алгоритм, который я здесь привожу, будет полезен тем, кто только собирается описывать бизнес процессы. Для тех, кто проходил у меня обучение, статья будет отличным повторением пройденного))))
1 – Задайте границы процесса
Каждый бизнес процесс начинается и заканчивается с события. Первое, что необходимо сделать – обозначить события начала и окончания.
2 – Нарисуйте основные блоки процесса
Расположите основные блоки (подпроцессы, операции) бизнес процесса в том порядке, в котором они выполняются.
Не усложняйте схему на данном этапе. Отобразите блоки так, будто процесс выполняется идельно.
3 – Добавьте развилки и другие события
А вот теперь пора немного усложнить. Добавьте основные варианты развития процесса и основные промежуточные события. Дополните схему недостающими операциями.
4 – Обозначьте роли участников процесса
В бизнес процессах нет должностей или конкретных сотрудников. Вместо этого используется понятие “роль”. Один сотрудник может выполнять множество ролей. Одну роль может выполнять множество сотрудников. Из набора ролей складывается должность.
По необходимости добавляйте недостающие операции.
5 – Разместите на схеме документы
Документ – это не обязательно официальная бумага с семью подписями. С точки зрения управления бизнес процессами документ – это информация на любом информационном носителе. Электронное письмо, доклад, презентация, СМС – все это документы.
Иногда необходимо отобразить промежуточные продукты. Это заготовки, полуфабрикаты или просто важные части работы, которые переходят из одного блока процесса в другой. Добавьте их на этом этапе. По необходимости.
6 – Добавьте используемые программы и базы данных
Процесс должен отражать, какие программы и базы данных в нем используются.
7 – Расположите инструменты и материалы
Если в процессе используются инструменты и/или материалы, это также нужно отобразить. Основные моменты можно обозначить на схеме бизнес процесса. Детальное описание лучше дать в комментариях и специальных разделах описания. Отличный вариант – составить схему, ориентированную именно на использование инструментов и материалов. В подобной схеме упор делается не на поток работ, а на то, как, в каком количестве и какие материалы используются в бизнес процессе.
8 – Определите показатели эффективности в бизнес процессе
Расположите на схеме бизнес процесса показатели эффективности, которые тем или иным способом учитываются в системе.
9 – Свяжите полученную схему с другими процессами
Каждый бизнес процесс – это лишь часть большой системы. Все процессы связаны между собой. По сути, связь является чем-то, чем процесс обменивается с другими процессами. Обратите внимание: необходимо указать процессы, с которыми связан текущий процесс, а также то, чем они обмениваются.
Связь бизнес процесса с другими процессами10 – Проверьте полученную модель бизнес процесса
В принципе, схема готова. Схема бизнес процесса должна отвечать на следующие вопросы:
- С чего начинается и чем заканчивается бизнес процесс?
- С какими процессами он связан? Чем обменивается?
- Какие операции выполняются? В каком порядке?
- Кто выполняет операции в процессе?
- Какие документы используются и появляются в процессе? В каких операциях эти документы используются/появляются?
- Какие инструменты, материалы, ПО и базы данных используются в процессе и в каких операциях?
- Какие показатели эффективности и где именно фиксируются в бизнес процессе?
В качестве нотации моделирования я рекомендую использовать BPMN
Качественно подготовленная схема должна быть проста для восприятия и достаточно информативна.
Схема бизнес процесса должна быть понятна «человеку с улицы».
Схема бизнес процесса на этапе описания должна отражать то, как процесс выполняется в реальной жизни.
Данный алгоритм позволит вам довольно просто и быстро описать необходимые бизнес процессы. Далее я буду подробно рассказывать об описании бизнес процессов. Оставайтесь на связи.
В марте и апреле в Москве я буду проводить несколько обучающих курсов по моделированию и управлению бизнес процессами. Приглашаю присоединиться.
Как открыть свое дело. Инструкция по открытию собственного бизнеса
Главный вопрос при открытии собственного бизнеса — в какой сфере работать. Советы экспертов однозначны: работать нужно в области, в которой у вас имеются профессиональные навыки. Другой вариант – ваше хобби. Бизнес в этом случае будет приносить доход и удовольствие.
Как открыть свой бизнес (свое дело)
Начать свой бизнес может каждый! Хотите открыть свое дело, но не знаете, как это сделать?
Тогда наша статья именно для вас, ведь в ней представлен полный алгоритм действий, после выполнения, которого вы станете представителем частного бизнеса.
Мы поможем вам определиться с выбором деятельности, которая позволит вам сколотить приличное состояние и при этом получать максимум удовлетворения от занятия любимым делом.
Алгоритм действий будущего предпринимателя
Для начала, нужно выбрать род деятельности, которой бы вы хотели заниматься, однако важно, чтобы она приносила еще и неплохой доход. Возьмите в руки журнал, который называется «Компания», «Бизнес Журнал», «Свой бизнес» и другие профильные издания, в которых рассказывается о малом и среднем бизнесе.
Посетите несколько интернет-сайтов, которые посвящены данному направлению и постарайтесь определиться в своих предпочтениях, а также внимательно изучите все существующие подводные камни, с которыми вам придется столкнуться в дальнейшем. Почитайте идеи для малого бизнеса, для расширения круга выбора…
После того, как вы выбрали наиболее подходящую для вас сферу деятельности, реально оцените свои возможности, а также определите сильные и слабые стороны. Не лишним будет пройти тематические тесты на профпригодность, которые вы легко найдете в интернете. Внимательно проанализируйте сферу деятельности, в которой вам предстоит работать, ведь необходимо иметь точное представление о существующей в настоящее время конкуренции, фирмах, которые уже работают в данном направлении, а также какие налоги и отчисления вам придется платить.
После данных мероприятий вам предстоит определить организационно-правовую форму будущей организации, ведь в зависимости от того, будет это ИП или же ООО, налоговые органы будут начислять вам налоги, а это непосредственные расходы, учесть которые нужно еще на стадии планирования коммерческой структуры.
Теперь вам нужно заняться поиском места и помещения, в котором и будет располагаться ваша компания, обустроить офис для приема посетителей, а также подсчитать затраты на коммунальные расходы. Особое внимание должно быть уделено транспортным автомагистралям, ведь потенциальный потребитель ваших товаров и услуг не должен испытывать дискомфорта во время поездки в ваш офис.
Чтобы ничего не упустить, вы можете составить специальный график, в котором будут отражены все необходимые для обязательного выполнения мероприятия. Таким образом, вы поочередно будете выполнять все необходимые действия, результатом которых станет открытие своего бизнеса.
Не секрет, что для начала даже небольшого дела, нужен стартовый капитал, который покроет все расходы на первоначальном этапе и позволит компании стать на ноги, пока она не начнет приносить ощутимую прибыль и уверенно стоять на своих ногах. Стоит иметь в виду, что существующие в настоящее время банки и финансовые структуры в нашем государстве могут не дать кредит для начала нового бизнеса, поэтому вам придется использовать накопленные средства или заручиться поддержкой частных инвесторов.
После решения всех вышеперечисленных задач, вам нужно заняться созданием названия собственной компании. Многие специалисты при этом сравнивают фирму с кораблем, как который назовешь, так он и поплывет. И отчасти данное мнение верно, ведь наименование является первым критерием, который оценивается потенциальным потребителем, поэтому он может, как привлечь новых посетителей, так и отпугнуть людей.
Вот и настало время для непосредственного оформления вашего бизнеса, который уже в скором времени начнет приносить вам прибыль. Для этого вам необходимо получить все необходимые разрешения и справки для того, чтобы приступить к своей деятельности. Будьте готовы к тому, что вам предстоит обойти не одну организацию и преодолеть бюрократические препятствия отечественных чиновников.
И лишь получив на руки свидетельство об успешном прохождении регистрации, вы сможете облегченно вздохнуть, ведь половина пути к вашей заветной мечте вы успешно миновали. Мы публиковали подробные инструкции по регистрации ООО и регистрации ИП.
Теперь с выданными вам документами в ФНС необходимо отправиться в пенсионный фонд, где вашу организацию поставят на учет, а затем открыть отдельный чет в банке. Наймите персонал и распределите обязанности в соответствии с установленными штатным расписанием должностями, но не забудьте о программе подготовки кадров. После этого вам нужно арендовать помещение и закупить необходимое оборудование, которое понадобится для нормального функционирования офиса и начала производства фирменной продукции.
Закажите изготовление визитных карточек, а также различной рекламной продукции, без которой невозможно будет провести даже небольшую промо-акцию. Составьте рабочий график вашей компании, распишите распорядок дня для каждого сотрудника, таким образом, вы сможете контролировать деятельность своих подчиненных и создать дисциплину во всем коллективе.
Остается провести рекламную компанию вашей организации, посредством которой вы сможете громко заявить о себе, а также представить потенциальным потребителям свою продукцию.
Материальные затраты и предполагаемая прибыль будущего бизнеса
После того, как вы твердо решили начать собственное дело, вам необходимо определить свои материальные возможности, а также высчитать затраты, которые сопутствуют любому начинанию и спрогнозировать прибыль, которая должна покрывать все затраты в несколько раз.
Таким образом, вы сможете определить материальные потребности своей компании, а также рентабельность предприятия на несколько ближайших месяцев. Но вы должны быть готовы к тому, что до получения первой прибыли может пройти какое-то время, на это может уйти до полугода, именно об этом предупреждают специалисты в области администрирования малых предприятий.
Поэтому первоначального капитала должно хватить на данный промежуток времени иначе вы обанкротитесь, так и не начав полномасштабного развития. Стоит отметить, что в настоящее время есть предприниматели, а точнее бизнес-леди, которые предпочитают организовывать бизнес прямо на дому, так как издержки на аренду помещения можно вообще исключить из списка затрат.
Однако такой вид деятельности довольно ограничен и при необходимости развития возникнут серьезные проблемы с помещением. Для того, чтобы составить объективную картину дальнейшей работы не лишним будет составить помесячный план экономии и оптимизации расходов. Таким образом, вы сможете определить сумму, которая необходима для существования компании и если сможете сократить расходы, если появится ненужные затраты.
В то же время, вы сможете составить планы на будущее, например, запланировать образование для своего ребенка или покупку недвижимости в элитном районе города. Для этого вам необходимо записать постоянные расходы вплоть до следующего года. В данный список нужно включить расходы на покупку одежды, еду и оплату коммунальных платежей.
После этого вам нужно объединить их с фиксированными расходами на год, а лишь затем перейти к подсчетам возникающих расходов, например, на приобретение средств личной гигиены и питание в кафе и ресторанах, бензин для автомобиля. Теперь остается произвести очень простую процедуру, вычесть из фиксированных годовых расходов нефиксированные затраты и вы получите максимально допустимое количество средств, которые вы сможете расходовать по своему усмотрению или откладывать на непредвиденные траты.
Реальная оценка затрат и доходов
Теперь внимательно посмотрите на итоговое число, которое вы получили после всех этих математических расчетов – остались ли у вас лишние деньги или же ваш баланс оказался со знаком минус. Не стоит беспокоиться, если у вас осталась некая сумма, незадействованная во время предполагаемой оплаты счетов, это свидетельствует о положительно динамике.
Обеспокоиться следует в противном случае, ведь недостаток средств означает завышенные потребности по отношению к доходу, и если не умерить свои запросы, то можно оказаться в больших долгах. Если вам не хватает средств для того, чтобы открыть свое дело, то паниковать не стоит, ведь вы можете привлечь для этого инвесторов, которые охотно предоставят свои деньги для развития рентабельного направления и стоящей идеи.
Данным способом уже воспользовались многие отечественные предприниматели, которые смогли развить свое дело при помощи привлеченных со стороны средств. Вы все еще хотите начать свой бизнес? Тогда не останавливайтесь на данном этапе, и смело шагайте вперед, ведь только так вы сможете добиться действительно большого успеха и наконец-то реализовать свое давнее желание – начать свое дело.
О чем должен думать владелец бизнеса?
Для того, чтобы стать преуспевающим бизнесменом и грамотным руководителем, вы должны думать как лидер и научиться вести за собой людей. Другими словами, вам придется научиться стратегическому мышлению, что означает познание методик и способов воплотить свое коммерческое предложение в реальность, развить собственные способности организации коллективной работы, а также критической оценке любой ситуации.
Ведь все эти навыки помогут вам принять единственно верное решение в критической ситуации и стойко вынести даже самые сложные испытания, которые невозможно избежать при открытии собственного бизнеса.
И так, стратегическое мышление позволит вам детально представить деятельность компании, созданием которой вы в настоящий момент вы озабочены. Специалисты сравнивают его со съемками кинофильма, так как сначала вы создаете сценарий и прокручиваете его в своем воображении, а затем приступаете к непосредственному созданию фильма – на практике воплощаете все задуманные идеи.
При этом вы должны руководствоваться пятью обязательными критериями, без которых итоговый вариант компании может оказаться незаконченным и не совершенным. И так, давайте внимательно изучим каждый их этих параметров, посредством которых вы наконец-то исполните свою заветную мечту и организуете свой небольшой бизнес.
Первый критерий предполагает организацию предприятия, то есть поиск людей, которые будут работать на вас, а также структура будущей фирмы, ее хозяйственная часть и все необходимые для результативной деятельности ресурсы.
Второй параметр включает в себя наблюдение или стратегическое мышление, без которого невозможно объективно представить функционирование и будущую работу вашей организации. Здесь вам предстоит отстраниться от своей мечты и, словно из окна самолета, посмотреть на свое детище, как на реальный объект, который уже работает, оценить его плюсы и минусы, выяснить слабые места организации и постараться устранить их в реальной жизни, когда будете действительно создавать свое ООО.
Третьим основанием для достижения успеха стало рассмотрение различных точек зрения, без которых предприятие будет неполным. После чего вам останется выяснить, какими движущими силами вы будете руководствоваться при реализации своего плана. В большинстве случаев ими являются нанятые работники производства, которые собственно и осуществляют все основные процессы в любой компании или на предприятии, однако для максимально отдачи необходимо использовать и систему поощрений.
Теперь необходимо использовать пятый критерий и занять идеальную позицию. Другими словами вам предстоит определить экономическую нишу, в которой и будет представлена ваша компания. При этом нужно выявить реальные и желанные условия для ее результативной деятельности, так как итоговой целью любого коммерческого начинания всегда является получение максимальной материальной выгоды потому, что без прибыли вообще пропадает всякий смысл заниматься организацией собственного бизнеса.
Внимательно изучите предложенный алгоритм действий и если вы будете в точности следовать выше изложенным подсказкам, то вы непременно откроете свое дело и добьетесь огромного успеха в своем начинании.
© Сергей, BBF.RU
Построение бизнес процессов лучшие практики
Построение бизнес-процессов компании начинается с разработки схемы, отражающей его суть и механизм работы. Создание подобной схемы позволит вам наглядно представить, как работает или должен работать ваш бизнес.
Содержание статьи:
С чего начать построение бизнес-процессов?
Этапы разработки бизнес процесса будет успешным, если вы хорошо разбираетесь в специфике своего бизнеса и понимаете, какие цепочки действий для чего необходимы. Для начала вам нужно установить границы всех процессов. Вам потребуется полный список, в котором подробно перечислены все протекающие на предприятии бизнес-процессы.
Схема создания бизнес-процессов компании
Построение должно быть простым и логичным: длинные заголовки, сложные описания процессов отнюдь не способствуют эффективному понимаю. Необходимо задавать такое название и описание, которое дают содержательную, но краткую характеристику. В описании процесса можно указывать цель или особенности использования. Лаконичные названия и емкое описание упростит и ускорит навигацию, что особенно актуально при большом количестве процессов.
Общий подход к работе по построению бизнес-процессов компании
Работать с бизнес-процессом, а также выполнять его, будет намного проще при продуманной и логичной структуре. Прежде чем начать построение, убедитесь в том, что структура оптимизирована, для чего необходимо выполнить важные рекомендации:
- Создавайте небольшие бизнес-процессы, по возможности разбивая их на логические блоки. На одну диаграмму не стоит помещать более десятка-полутора элементов. Если процесс сложный, лучше реализовать отдельные элементы как подпроцессы и настроить связи между ними;
- Основной поток бизнес-процесса выстраивайте на одном уровне, альтернативные пути, нейтральные и отрицательные события – в ответвлениях;
- Во время построения процесса следите, чтобы наибольшее количество потоков было размещено в одном направлении. Вы можете выбрать один из двух популярных подходов к построению: сверху вниз или слева направо;
- Обеспечьте параметры процесса бизнеса понятными, логичными названиями. Если параметр процесса нигде не используется – удалите его.
Построение схемы и этапы
Построение можно выполнять по следующему алгоритму:
- Установка границ. Любой процесс бизнеса начинается определенным событием и оканчивается другим событием. Для начала вам необходимо обозначить события, которые являются началом и окончанием процесса.
- Нарисуйте блоки процесса. Выполните построение всех блоков (подпроцессов и операций) в порядке их выполнения. Помните, что на этом этапе схема должна быть упрощенной.
- Усложните схему. Добавьте в нее возможные варианты развития событий, а также промежуточные операции бизнеса.
- Расставьте роли. Построение бизнес-процесса не подразумевает введение в схему конкретных должностей или определенных сотрудников. В построении используется понятие роли. Одна роль может исполняться разными сотрудниками, один сотрудник может выполнять несколько ролей.
- Разместите документы, которые представляют собой любую информацию (письма, доклады, сообщения). Также на этом этапе построения нужно учесть промежуточные продукты, в качестве которых могут выступать переходящие из одного блока в другой процессы.
- Укажите используемые программы, а также базы данных.
- Расположите материалы и инструменты, которые используются в бизнес-процессах. Однако не стоит делать описание на этом этапе построения слишком детальным.
- Определите показатели эффективности, учитываемые в системе, и добавьте их на схему построения.
- Схему свяжите с другими процессами бизнеса. Укажите, чем ваш процесс обменивается с другими.
- Проверьте полученную модель после построения.
Моделирование бизнес-процессов
Чтобы лучше построить процесс, его изначально лучше визуализировать. Для этого есть ряд программ.
ELMA BPM
ELMA BPM
Преимущества:
- Визуализация с помощью диаграмм;
- Не требует навыков программирования;
- Возможность контроля отслеживать выполнения задач;
- Интеграция с платформой 1С Битрикс
- Назначения ролей;
- Присутствует полна документация по работе с ELMA BPM
Система бизнес-моделирования Business Studio
Business Studio
Преимущества:
- Позволяет сформировать наглядную организационную структуру компании;
- Ведение штатного расписания;
- Возможность моделирования бизнес-процессов;
- Визуализация и контроль системы KPI.
Visual Paradigm
Visual Paradigm
Преимущества:
- Построение любых моделей
- Проверка моделей на жизнеспособность
- Авто-генерация документов
- Точная настройка моделей бизнес-процессов
- Модели можно перевести в код
- Выгрузка модели в графическом виде
- Версия для Mac OS X
Какими качествами должна обладать готовая схема бизнес-процессов?
Построение бизнес-процессов должно окончиться наличием четкой и продуманной схемы. Глядя на нее, вы должны получить представление о следующих вещах:
- чем процесс начинается и заканчивается;
- с какими другими процессами и чем он связан;
- какие операции, кем и в каком порядке выполняются;
- какие документы используются и в каких операциях;
- какие требуются инструменты и материалы;
- насколько высокие показатели эффективности необходимо получить, чтобы процесс считался успешным.
Качественная схема, подготовленная с учетом всех рекомендаций по построению, должна быть информативной и простой для восприятия. Из нее должно быть очевидно, каким образом процесс выполняется в реальной жизни.
Бизнес будет прибыльным лишь при условии, что своевременно созданы важные бизнес-процессы. По сути, они представляют собой стратегию, которая помогает достичь желаемых результатов. Поэтому построение бизнес-процессов, выделение самых важных и их моделирование должно стать обязательным этапом развития компании.
Пример схемы бизнес-процессов
Зачем нужно построение бизнес-процессов?
Работа по созданию процессов занимает немало времени, однако приносит эффективные результаты. Выделяют следующие цели построения:
- Описание. Формирование модели поможет вам изучить процесс от начала до завершения, оценить его сильные и слабые стороны.
- Нормирование. Любой вид деятельности осуществляется по правилам, поэтому важно регламентировать разработку бизнес-процессов.
- Взаимосвязи. Создание бизнес-процессов помогает установить взаимосвязь между отдельными элементами.
Однако одного построения модели мало – нужно также установить логические связи между разными процессами. Формирование процессов выполняется в определенной последовательности:
- Подготовка: определение сроков выполнения проекта, а также состава участников.
- Разработка: анализ инициирующих событий, оценка примерных результатов и возможных рисков.
- Проверка: сравнение полученных результатов с ожидаемыми.
Построение бизнес-процессов компании выполняется с использованием современных компьютерных технологий и программного обеспечения.
Как построить схему бизнес-процессов?
Этапы составления бизнес-процессов:
- Установка границ. Обозначение событий, которые является началом и окончанием процесса.
- Схематичное изображение блоков процесса. Расположение блоков подпроцессов, операций в порядке выполнения.
- Усложнение схемы. Добавление в нее различных вариантов развития событий и промежуточных операций.
- Распределение ролей. Для построения бизнес-процесса не требуется вводить в схему конкретные должности или определенных сотрудников — используется понятие роли. Один исполнитель не обязательно выполняет только одну роль.
- Размещение документов (докладов, сообщений, писем), учет промежуточных продуктов.
- Уточнение используемых программ, систем и баз данных.
- Расположение материалов и инструментов, применяемых в бизнес-процессах предприятия.
- Определение показателей эффективности.
- Связывание схемы с прочими процессами.
- Проверка структуры полученной модели.
Результат построения схемы бизнес-процессов
Четкая, продуманная и понятная схема – ценный результат, к которому нужно стремиться, создавая бизнес-процессы компании. Построение, выполненное по всем правилам, должно давать представление о следующих вещах:
- чем процесс начинается и заканчивается;
- с какими другими процессами чем он связан;
- какие операции, кем, в каком порядке выполняются;
- какие документы применяются в различных операциях;
- какие требуются инструменты и материалы;
- насколько высокие показатели эффективности необходимо получить, чтобы процесс считался успешным.
Качественная схема всегда является информативной, простой для восприятия. Она дает представление, как процесс выполняется в реальных условиях.
Видео про построение бизнес-процессов
Обзор последовательности операций бизнес-процесса | Microsoft Docs
- Время чтения: 9 мин
В этой статье
Можно обеспечить унификацию вводимых пользователями данных и выполнение ими одних и тех же шагов при работе с каждым клиентом, создав последовательность операций бизнес-процесса. Например, можно создать последовательность операций бизнес-процесса, чтобы все одинаково обрабатывали запросы клиентов на обслуживание, или чтобы потребовать от сотрудников утверждения счетов перед отправкой заказов. Последовательности операций бизнес-процессов используют ту же базовую технологию, что и другие процессы, но предоставляемые ими возможности сильно отличаются от других функций, использующих процессы. Сведения о создании или изменении последовательности операций бизнес-процесса, см. в разделе Создание последовательности операций бизнес-процесса.
Посмотрите короткий видеоролик (4:49) о последовательностях операций бизнес-процесса.
В чем преимущество последовательностей операций бизнес-процессов?
Последовательности операций бизнес-процессов предоставляют пользователям инструкции по выполнению операций. Они предоставляют упрощенное взаимодействие с пользователем, при котором пользователи получают инструкции по выполнению операций, определенных в организации для достижения того или иного результата. Это взаимодействие с пользователями можно настроить таким образом, чтобы пользователи с различными ролями безопасности могли пользоваться функциями, которые оптимально подходят им для работы.
Используйте последовательности операций бизнес-процессов для определения набора действий, которые должны выполнить пользователи, чтобы получить желаемый результат. Эти действия предоставляют пользователям визуальный индикатор хода выполнения бизнес-процесса. Благодаря последовательностям операций бизнес-процессов потребность в обучении снижается, поскольку новым пользователям не требуется думать о том, какую сущность им следует использовать. Они могут просто следовать инструкциям. Последовательности операций бизнес-процессов можно настроить для поддержки общих методик продаж, которые могут помочь группам продаж достигнуть лучших результатов. Что касается групп обслуживания, последовательности операций бизнес-процессов могут помочь новому персоналу быстрее втянуться в работу и избежать ошибок, которые могут привести к неудовлетворенным клиентам.
Что можно делать с помощью последовательностей операций бизнес-процессов?
Определение последовательности операций бизнес-процесса представляется как настраиваемая сущность, и экземпляр процесса сохраняется в виде записи в этой сущности. Каждая запись связана с записью данных (например, организация, контакт, интерес или возможная сделка) и, в случае процессов между несколькими сущностями, с записью данных для каждой участвующей сущности.
С помощью последовательностей операций бизнес-процессов можно определить набор стадий и шагов, которые будут отображаться в элементе управления вверху формы.
Каждая стадия содержит группу шагов. Каждый шаг представляет поле, в которое можно ввести данные. Пользователи переходят к следующей стадии с помощью кнопки Следующая стадия. Можно настроить шаг как обязательный для выполнения, чтобы пользователи должны были вводить данные в соответствующее поле, прежде чем смогут переходить на следующую стадию. Обычно это называется «регулируемым переходом по стадиям».
Последовательности операций бизнес-процессов довольно просты относительно других типов процессов, поскольку они не предоставляют условную бизнес-логику или автоматизацию кроме обеспечения упрощенного взаимодействия с пользователями для ввода данных и управления переходом по стадиям. Однако, если их использовать совместно с другими процессами и настройками, они могут играть важную роль для экономии времени, сокращения расходов на обучение и ускорения адаптации пользователей.
Доступно несколько готовых к использованию последовательностей операций бизнес-процесса. Дополнительные сведения: Добавление готовых к использованию бизнес-процессов.
Последовательности операций бизнес-процессов, интегрированные с другими настройками
Если вы или пользователь вводит данные с помощью последовательностей операций бизнес-процессов, изменения данных также применяются к полям формы для немедленной реализации функций автоматизации, предоставляемых бизнес-правилами или скриптами форм. Можно добавить шаги, которые будут задавать значения для полей, отсутствующих в форме, и эти поля будут добавляться в объектную модель клиентского API, используемую для скриптов форм. Все бизнес-процессы, инициированные в результате изменений в полях, содержащихся в последовательности операций бизнес-процесса, будут применяться при сохранении данных в форме. Если автоматизация применяется бизнес-процессом в реальном времени, изменения отобразятся пользователю незамедлительно при обновлении данных в форме после сохранения записи.
Хотя элемент управления последовательностью операций бизнес-процесса в форме не предоставляет явные возможности программирования на стороне клиента, изменения, применяемые бизнес-правилами и скриптами форм, автоматически применяются к элементам управления последовательностями операций бизнес-процессов. Если скрыть поле в форме, это поле также будет скрыто в элементе управления последовательностью операций бизнес-процесса. Если установить значение с помощью бизнес-правил и скриптов форм, это значение будет установлено в последовательности операций бизнес-процесса.
Одновременные последовательности операций
Параллельные последовательности операций бизнес-процесса позволяют специалистам по настройке создавать несколько бизнес-процессов и связывать их с одной и той же начальной записью. Пользователи могут переключаться между параллельно выполняемыми бизнес-процессами и возобновлять свою работу на том этапе процесса, на котором они находились.
Системные последовательности операций бизнес-процессов
Предусмотрены следующие последовательности операций бизнес-процесса. Чтобы понять принцип работы последовательностей операций бизнес-процессов, просмотрите следующие системные последовательности операций бизнес-процессов.
Преобразование интереса в возможную сделку
Преобразование возможной сделки в продажу
Преобразование звонка в обращение
Несколько сущностей в последовательностях операций бизнес-процессов
Последовательность операций бизнес-процесса можно использовать для одной или нескольких сущностей. Например, процесс может начинаться с возможной сделки, затем переходить к предложению с расценками, заказу и, наконец, счету, прежде чем возвращаться к возможной сделке для ее закрытия.
Можно разработать последовательности операций бизнес-процессов, которые свяжут записи максимум для пяти различных сущностей в один процесс, чтобы пользователи, использующие приложение, могли сосредоточиться на самом процессе, а не на том, с какой сущностью они работают. Так они смогут быстрее переходить между связанными записями сущностей.
Несколько последовательностей операций бизнес-процессов для каждой сущности
Не все пользователи в организации могут выполнять один и тот же процесс, и различные условия могут требовать применения различных процессов. Можно использовать до 10 активных последовательностей операций бизнес-процессов в одной сущности для предоставления соответствующих процессов в различных ситуациях.
Управление применением последовательностями операций бизнес-процессов
Можно связать последовательности операций бизнес-процессов с ролями безопасности, чтобы только пользователи с этими ролями безопасности могли просматривать или изменять их. Также можно задать порядок последовательностей операций бизнес-процессов, чтобы контролировать, какая последовательность операций бизнес-процесса будет задана по умолчанию. Принцип аналогичен определению нескольких форм для сущности.
Когда кто-то создает новую запись сущности, список доступных определений активных бизнес-процессов фильтруется по роли безопасности пользователя. По умолчанию применяется первое активированное определение бизнес-процесса, доступное для роли безопасности пользователя в соответствии со списком порядка процессов. Если доступны несколько определений активных бизнес-процессов, пользователи могут загрузить другой из диалогового окна переключения процесса. При переключены процессов текущий отображаемый процесс отправляется на задний план и заменяется выбранным процессом, но текущий процесс сохраняет свое состояние и на него можно переключиться обратно. С каждой записью могут быть связаны несколько экземпляров процессов (каждый для своего определения последовательности операций бизнес-процесса, всего не более 10). При загрузке формы обрабатывается только одна последовательность операций бизнес-процесса. Когда какой-либо пользователь применяет другой процесс, этот процесс может быть загружен только по умолчанию для данного пользователя.
Чтобы бизнес-процесс загружался по умолчанию для всех пользователей (поведение, соответствующее процессу «закрепления»), можно добавить настраиваемый скрипт API клиента (веб-ресурс) при загрузке формы, который загружает конкретный существующий экземпляр бизнес-процесса на основе идентификатора определения бизнес-процесса.
Привилегии последовательности операций бизнес-процесса
Каждое определение последовательности операций бизнес-процесса, которое представлено как настраиваемая сущность, обладает собственным набором привилегий, которые можно изменить в рамках роли безопасности, как и все другие системы или настраиваемые сущности. Можно указать привилегии на вкладке Последовательности операций бизнес-процесса для роли безопасности.
Можно назначить следующие привилегии в последовательности операций бизнес-процесса:
- Создание. Позволяет создавать экземпляры последовательности операций бизнес-процесса, что делается одновременно с созданием новой записи.
- Чтение. Разрешает просмотр последовательности операций бизнес-процесса в созданной записи.
- Запись. Позволяет обновлять последовательность операций бизнес-процесса. Например, изменение состояния и навигации.
- Удаление. Позволяет удалять экземпляр, например при удалении записи.
- Добавление. Разрешает навигацию между сущностями из сущности. Например, сущность «Интерес» в последовательности операций бизнес-процесса Преобразование интереса в возможную сделку.
- Добавление к. Разрешает навигацию между сущностями к сущности. Например, сущность «Возможная сделка» в последовательности операций бизнес-процесса Преобразование интереса в возможную сделку.
Примечание
По умолчанию только роли безопасности Системный администратор и Специалист по настройке систем имеют доступ ко всем последовательностям операций бизнес-процесса.
Замечания о последовательности операций бизнес-процесса
Можно определить последовательности операций бизнес-процессов только для сущностей, поддерживающих их. Также следует помнить об ограничениях по числу процессов, стадий и шагов, которые можно добавлять.
Последовательности операций бизнес-процесса, которые вызывают бизнес-процесс
Теперь можно вызвать бизнес-процессы с запуском вручную из последовательности операций бизнес-процесса. Это можно настроить в новом конструкторе последовательностей операций бизнес-процесса, перетащив компонент бизнес-процесса в стадию процесса или в раздел «Глобальные бизнес-процессы». Дополнительные сведения об использовании бизнес-процессов в последовательностях операций бизнес-процесса см. в разделе Блог. Автоматизация последовательности операций бизнес-процесса в Dynamics 365 for Customer Engagement.
При включении бизнес-процесса, который будет вызываться на выходе стадии в последовательности операций бизнес-процесса, и при этом эта стадия является последней в последовательности, конструктор представляет впечатление, что бизнес-процесс будет запускаться по завершении последней стадии. Однако бизнес-процесс не будет вызываться, поскольку не выполняется переход по стадиям. Результат не получите предупреждение или ошибку, предупреждающую вас не включать бизнес-процесс в стадию. Когда пользователь взаимодействует с последовательностью операций бизнес-процесса, завершение или выход из процесса не приводит к переходу по стадиям, и, следовательно, бизнес-процесс не вызывается. Рассмотрим следующие примеры:
Вы создаете последовательность операций бизнес-процесса с двумя стадиями, S1 подключается к S2, на которой находится бизнес-процесс, задаете триггер на Выход стадии.
Вы создаете последовательность операций бизнес-процесса с тремя стадиями, S1 подключается к S2, а затем S2 ответвляется в S3. Вы включаете бизнес-процесс в S2 и задаете триггер на Выход стадии.
Бизнес-процесс не будет вызываться ни в одном их случаев. Чтобы обойти эту проблему, можно добавить глобальный бизнес-процесс и добавить требуемый бизнес-процесс для его запуска, чтобы бизнес-процесс запускался для бизнес-процесса, а не стадии процесса. Можно задать триггер для глобального бизнес-процесса на «Процесс прерван» или «Процесс завершен», чтобы бизнес-процесс запускался, когда пользователь прерывает или завершает бизнес-процесс.
Сущности, которые могут использовать последовательности операций бизнес-процессов
Только сущности, использующие обновление формы, могут использовать последовательности операций бизнес-процессов. К ним относятся настраиваемые сущности и следующие системные сущности:
Учетная запись
Встреча
Кампания
Действие кампании
Отклик от кампании
Конкурент
Контакт
Электронная почта
Объем обслуживания
Факс
Обращение
Счет
Интерес
Письмо
Маркетинговый список
Возможная сделка
Звонок
Продукт
Элемент прайс-листа
Предложение с расценками
Повторяющаяся встреча
Литература
Действие социальной сети
Порядок
Пользователь
Задача
Рабочая группа
Чтобы включить настраиваемую сущность для последовательностей операций бизнес-процессов, установите флажок Последовательность операций бизнес-процесса (будут созданы поля) в определении «Сущность». Обратите внимание, что это действие отменить невозможно.
Примечание
При переходе на стадию последовательности операций бизнес-процесса, содержащую сущность Social Activity, и нажатии кнопки Следующая стадия отобразится параметр Создать. Если нажать кнопку Создать, загрузится форма Действие социальной сети. Однако поскольку форма Social Activity недопустима для действия Create из пользовательского интерфейса приложения, будет невозможно сохранить форму, и отобразится сообщение об ошибке: «Возникла непредвиденная ошибка».
Максимальное число процессов, стадий и шагов
Для обеспечения оптимальной производительности и удобства использования пользовательского интерфейса существует несколько ограничений, о которых следует помнить, если планируется использовать последовательности операций бизнес-процесса.
Можно добавить не более 10 активных последовательностей операций бизнес-процессов в одну сущность.
Каждый процесс может содержать не более 30 стадий.
Процессы, включающие несколько сущностей, могут содержать не более пяти сущностей.
Поддержка настройки сущностей последовательности операций бизнес-процесса
Сущности последовательности операций бизнес-процесса могут появляться в системе таким образом, чтобы данные записи сущности можно было сделать доступными в сетках, представлениях, диаграммах и на панелях мониторинга.
Использование записей сущностей последовательности операций бизнес-процесса с сетками, представления, диаграммами и панелями мониторинга
С потоками бизнес-процессов, доступными как сущность, теперь можно использовать расширенный поиск, представления, диаграммы и панели мониторинга с источником данных из последовательности операций бизнес-процесса для определенной сущности, такой как интерес или возможная сделка. Системные администраторы и специалисты по настройке могут создавать настраиваемые сетки, представления, диаграммы и панели мониторинга последовательности операций бизнес-процесса, аналогично созданным с любой другой сущностью.
Последовательности операций бизнес-процесса, например Преобразование интереса в возможную сделку, отображается как настраиваемая сущность в обозревателе решений.
Для получения доступа к представлению последовательности операций бизнес-процесса по умолчанию откройте обозреватель решений, разверните Сущности > разверните требуемый процесс, например Преобразование интереса в возможную сделку, выберите Представления, затем выберите нужное представление.
Несколько представлений по умолчанию доступны, который можно просмотреть как диаграмму, например представление Активное преобразование возможных сделок в продажи.
Ограничения использования сущностей последовательности операций бизнес-процесса
В настоящее время невозможно создать настраиваемые формы для сущностей, основанных на последовательности операций бизнес-процесса.
См. также
Посмотрите короткий видеоролик (4:49) о последовательностях операций бизнес-процесса
Добавление готовых к использованию бизнес-процессов
Создание последовательности операций бизнес-процесса
Расширение последовательности операций бизнес-процесса за счет ветвления
Технический документ. Подготовка процессов в Dynamics 365 for Customer Engagement
Создание настраиваемой бизнес-логики с помощью процессов
Процедуры бизнес-процесса
Действия — обзор
Как внедрять бизнес-процессы: семь основных этапов
Все, что делается компанией для ее клиентов, есть процессы.
Когда процессы не налажены, работа людей приобретает хаотический характер. Энергия сотрудников вместо полезного дела затрачивается на согласование действий, конфликты, поиск информации, преодоление препятствий, исправление ошибок.
Управлять процессами — это значит:
- Видеть и выделять процессы как последовательность взаимосвязанных действий.
- Измерять и анализировать результаты процессов.
- Контролировать связь результатов с ресурсами, необходимыми для их достижения.
- Принимать меры по непрерывному улучшению процессов.
Такой метод управления называется процессно-ориентированным подходом. Он выводит управление компанией на качественно новый уровень. Руководство компании ясно видит функции исполнителей, движение ресурсов, распределение ответственности в организационной структуре, имеет возможность четко фиксировать места возникновения проблем и принимать своевременные меры по их устранению.
Существует мнение, что внедрение процессного подхода «неподъемная» задача. В действительности, чтобы заложить основу системы управления процессами в компании, потребуется осуществить проект длительностью от 2 до 4 месяцев. Этого достаточно, чтобы сдвинуть с места «маховик изменений» и получить первые ощутимые результаты. После этого работу по совершенствованию процессов необходимо продолжать и не прекращать до тех пор, пока существует организация.
В статье мы дадим пошаговое описание проекта внедрения основных элементов процессного подхода.
Результатами проекта должны стать:
- Структура основных процессов компании.
- Спецификации каждого процесса, определяющие цели, результаты, показатели и другие важные характеристики процесса.
- Регламенты основных процессов.
- Инструкции исполнителей процессов.
- Должностные обязанности сотрудников.
- Профили должностей, определяющие требования к знаниям, навыкам и личным качествам сотрудников.
Следуя «дорожной карте», представленной ниже, управленческая команда компании способна построить структурированные, управляемые бизнес-процессы.
Ниже мы приводим схему основных этапов внедрения процессного управления.
Далее мы будем следовать по этой схеме, подробно рассматривая каждый этап пути к созданию системы управления компанией на основе процессного подхода.
1. Идентификация стратегии
Процессы компании направлены на создание продуктов и услуг для клиентов. Для обеспечения удовлетворенности клиентов необходимо структурировать и четко организовать эту деятельность.
Чтобы определить, какими должны быть процессы обслуживания клиентов, необходимо понять:
- Кого именно мы обслуживаем, кто наши клиенты?
- В чем заключаются потребности клиентов?
- В каких компонентах наши продукты и услуги должны превосходить то, что делают конкуренты?
Эти вопросы относятся к стратегии действий компании на рынке. Не ответив на них, невозможно ясно определить требования к нашим бизнес-процессам. Если не соотносить свою деятельность с клиентами и конкурентами, то может оказаться, что мы делаем совсем не то, что на самом деле нужно нашим клиентам, и не делаем того, что могло бы привлечь к нам потребителей. Мы можем построить превосходно работающие процессы, но они не будут нужны клиентам. Это означает дать хороший залп мимо цели.
Говоря об идентификации маркетинговой стратегии, мы предполагаем, что ее не придется разрабатывать «с нуля», что руководство компании имеет определенные представления о долгосрочных целях и направлениях развития бизнеса. Эти представления необходимо произнести вслух, обсудить с управленческой командой и зафиксировать на бумаге. В этом и состоит процесс идентификации стратегии. Разумеется, если у компании на экспертном уровне отсутствует видение рынка и маркетинговой стратегии, то необходимо провести исследования целевых потребителей и определить позиционирование на рынке. О том, как проводится такая работа, можно узнать из вебинара «Что должен знать каждый руководитель о маркетинге».
2. Организационная концепция
Организационная концепция включает пять элементов:
- Состав основных бизнес-процессов верхнего уровня.
- Краткое описание процессов верхнего уровня, характеризующее их содержание, входы, выходы и исполнителей.
- Карта процессов, показывающая второй и, возможно, третий уровень бизнес-процессов.
- Схема центров ответственности за выполнение бизнес-процессов как прототип организационной структуры компании.
- Краткое описание функций, выполняемых центрами ответственности.
Определив процессы верхнего уровня, составляем их концептуальное описание. Описание включает следующие элементы:
- Клиенты процесса.
- Цели процесса.
- Результаты процесса.
- Ресурсы процесса.
- Поставщики процесса.
- Исполнители процесса.
- Владелец процесса.
- Показатели процесса.
- Содержание (краткое описание) процесса.
- Состав процесса (перечень процессов нижележащего уровня).
После завершения работы над организационной концепцией у нас имеется все необходимое для построения карты основных процессов компании, пример которой приведен на схеме ниже. Она отражает состав процессов верхнего уровня (показаны зеленым цветом) и составляющие их процессы второго уровня (показаны желтым цветом).
Карта процессов дает общий взгляд на основные процессы компании и позволяет увидеть, из чего состоит деятельность компании, какова структура цепочки процессов, направленных на обслуживание клиентов. Вся дальнейшая работа по созданию системы управления процессами направлена на углубление, детализацию и совершенствование этого видения.
3. Организационная структура
Главное назначение организационной структуры – обслуживание бизнес-процессов.
Как обеспечивается выполнение этого требования? Путем соотнесения функций исполнителей в бизнес-процессах с центрами ответственности в организационной структуре. Этот анализ проведен на этапе разработки организационной концепции. Опираясь на его результаты, следует уточнить функции подразделений компании и их области ответственности. При этом нередко выявляются функции, которые в существующей структуре ни за каким подразделением не закреплены. В этом случае необходимо сформировать недостающие центры ответственности, которые должны будут обслуживать «ничейные» процессы.
Описание организационной структуры должно включать следующие элементы:
Схема организационной структуры; она показывает состав структурных подразделений компании и отношения подчиненности между ними.
Описание функций, полномочий и ответственности каждого структурного подразделения с учетом их ролей в бизнес-процессах. При этом указывается, в каких бизнес-процессах участвует подразделение, и как оно связано со своими внутренними поставщиками и клиентами. Важно, чтобы это описание было процессно-ориентированным.
Концептуальное описание наиболее значимых для компании системообразующих процессов, таких как стратегическое управление, годовое планирование, управление заказами, управление разработкой и выпуском на рынок новых продуктов, управление проектами развития компании.
Подробнее об оргструктуре в вебинаре «Что такое правильная организационная структура, и как ее построить».
4. Идентификайция процессов
Идентификацией процесса мы называем составление спецификации в форме таблицы, в которой указаны все основные характеристики процесса:
1. Название процесса
2. Краткое описание процесса
Здесь нужно 2-4 фразами описать содержание процесса. Это необходимо для более точного понимания, какие именно действия совершаются в процессе.
3. Клиент процесса
Клиенты процесса – это лица или организации, получающие выгоду от выполнения процесса, пользующиеся его результатами.
4. Цели процесса
Чтобы определить цели процесса, необходимо встать на точку зрения клиента. Цель процесса состоит в том, чтобы перевести клиента из состояния беспокойства и неудовлетворенности в состояние уверенности и эмоционального подъема.
Кроме внешнего клиента процесса, существует внутренний клиент – сотрудник или группа сотрудников, которые используют результаты процесса в своей работе по обслуживанию внешнего клиента. Например, мастер-приемщик в автосервисе, обслуживая клиентов принимает их автомобили в ремонт и оформляет наряд-задания для мастера по ремонту, который также является его клиентом, поскольку нуждается в получении заданий с реальными сроками, обеспеченных ресурсами.
Таким образом, необходимо определить цели всех заинтересованных сторон в процессе.
5. Результат процесса
Результаты процесса – это то, что создается в ходе его выполнения и обеспечивает достижение целей процесса.
Нужно заметить, что при рассмотрении характеристик процессов часто путают цели и результаты. Цели характеризуют изменения, который должен произвести процесс, а результаты – это продукт процесса, его «выход». Разумеется, продукт создается для достижения целей процесса.
6. Показатели процесса
Определив цели и результаты процесса, значимые для всех заинтересованных сторон, можно перейти к созданию инструментов измерения, то есть показателей процесса. Показатели должны отражать достижение целей и быть измеримыми.
Для идентификации параметров процесса важно соблюдать последовательность действий: сначала определяют клиентов процесса, исходя из этого формулируют цели и описывают результаты и потом разрабатывают показатели и способы их измерения.
Такая последовательность шагов позволяет прийти к правильным показателям процесса.
7. Ресурсы процесса
Есть два вида ресурсов – расходуемые в ходе выполнения процесса и возобновляемые ресурсы. К первому типу относятся, например, материалы, используемые в производстве, или деньги. Ко второму – оборудование, программное обеспечение, разнообразные инструменты и т.п.
Зачем нужно определять ресурсы каждого процесса? Зная ресурсы, мы можем определить поставщиков и смежные процессы, обеспечивающие ресурсами наш процесс.
8. Поставщики процесса
9. Исполнители процесса
10. Владелец процесса
Владелец процесса – это должностное лицо, ответственное за достижение целей процесса, имеющее полномочия и ресурсы для проведения изменений, совершенствование процесса.
5. Описание должностных обязанностей сотрудников
На основе результатов структурирования и идентификации процессов разрабатываются должностные обязанности сотрудников. Для этого достаточно просмотреть все спецификации и выбрать те из них, в которых сотрудник указан как исполнитель. Его рабочие функции – это функции исполнителя данных процессов. Их остается только описать.
Описание должностных обязанностей удобно сделать в форме таблицы, заполняя ее информацией, получаемой путем копирования данных из спецификаций процессов.
Не путайте должностные обязанности с инструкциями. Инструкция описывает порядок выполнения операций в тех или иных процессах и составляются после разработки регламентов бизнес-процессов.
6. Определение состава компетенций специалистов
Следующий шаг – определение компетенций специалистов, необходимых для выполнения функций в бизнес-процессах. Это нужно нам для того, чтобы затем подробно описать профиль должностной позиции, который будет использоваться как для подбора специалистов на должность, так и оценки их соответствия занимаемой должности.
Решая эти задачи, мы готовим условия для обеспечения наших бизнес-процессов человеческими ресурсами необходимого качества, без чего невозможно добиться устойчивых результатов выполнения процессов.
Для определения состава компетенций используем таблицу, содержащую описание должностных обязанностей сотрудника.
Нам будут нужны первая и вторая колонка этой таблицы. Вместо остальных колонок добавим три новые: «Знания», «Навыки», «Личные качества». Таким образом, у нас есть список процессов, в которых участвует сотрудник, краткое описание этих процессов и три колонки, которые нужно заполнить, последовательно рассматривая каждый процесс.
Необходимо дать точный ответ на вопрос: «Какими знаниями, навыками и личными качествами должен обладать специалист, выступающий исполнителем в этом процессе?». В поиске ответа на этот вопрос должны участвовать непосредственный руководитель исполнителя, владелец процесса и сам сотрудник. После обсуждения и выработки согласованных формулировок, заполняются соответствующие колонки таблицы. Результатом этой работы становится подробный список компетенций, необходимых для успешного выполнения функций на рассматриваемой должности.
На следующих этапах мы используем эту информацию для построения профиля должности, который необходим для подбора кандидатов на рассматриваемую позицию и проведения оценки сотрудников.
7. Определение профиля должности
Для описания профиля должности нам необходим состав компетенций, который был сформирован на предыдущем этапе нашей работы. Теперь требуется отобрать из общего перечня компетенций те позиции, которые отражают требования к рассматриваемой должности.
Для чего нужен профиль должности? Во-первых, на его основе составляются объявления о вакансии; здесь содержится вся необходимая для этого информация. Во-вторых, он служит руководством при отборе кандидатов на должность. В-третьих, на его основе проводится оценка соответствия сотрудников занимаемой должности. В-четвертых, он используется для составления индивидуального плана обучения сотрудника.
Документ «Профиль должности» имеет следующую структуру:
- Общие знания,
- Предметные знания,
- Навыки,
- Личные качества,
- Ценности,
- Функциональные обязанности,
- Области ответственности.
Профиль должностной позиции специалиста нужен, чтобы составить описание вакансии, если необходимо привлечь на эту позицию специалиста с рынка труда.
Если у нас уже есть сотрудники на эти позиции, то мы, на основании профиля должностной позиции, уточняем их функции и области ответственности, определяем какие знания и навыки им необходимо дополнительно приобрести, намечаем задачи по их обучению и профессиональному развитию.
Профиль должностной позиции используется также для проведения формализованной оценки сотрудников. На его основе формируется анкета для определения уровня знаний, навыков и личных качеств специалиста. По результатам оценки разрабатывается индивидуальный план обучения, обеспечивающий сближение компетенций сотрудника с профилем должностной позиции.
Подведем итоги. Мы, в основном, завершили описание «дорожной карты» внедрения процессного подхода к управлению компанией. Мы спроектировали бизнес-процессы, определили конкретные требования к человеческим ресурсам, необходимым для их выполнения.
Мы начали с того, что структурировали бизнес-процессы. Затем были разработаны спецификации процессов, которые стали основой для формирования должностных обязанностей сотрудников и определения состава компетенций специалистов. Таким образом, действуя строго последовательно, мы построили профили должностных позиций специалистов.
Важно подчеркнуть, что требования к исполнителям сформулированы на основании анализа бизнес-процессов. Это точный результат логически обоснованных действий.
Неохваченными в рамках статьи остались следующие задачи:
- Определение показателей деятельности (KPI).
- Установление правил вознаграждения за результат.
Этим вопросам посвящен вебинар «Как разработать систему KPI. Применение показателей деятельности для мотивации сотрудников».
- Разработка регламентов процессов.
- Разработка инструкций для исполнителей.
Об этом мы подробно рассказываем в бесплатном вебинаре «Приведите в порядок бизнес-процессы».
Партнерский материал.
