Бизнес процессы: Что такое бизнес-процессы. Обзор базовых понятий BPM

Содержание

Что такое бизнес-процессы. Обзор базовых понятий BPM

Мы давно должны были сделать эту статью. Простыми словами рассказать о базовых понятиях процессного управления. Так, чтобы читатели Журнала ELMA, да и мы сами, могли погружаться в более сложные темы, кейсы и задачи, имея общую отправную точку. И верно понимать друг друга. Предлагаем рассмотреть, в чем суть BPM, что такое бизнес-процессы и еще несколько важных понятий.

Классификация и определение

Существует много определений процессов. А одного общего нет. Мы тоже используем разные варианты, но их суть заключается в следующем. Если описывать бизнес-процессы простыми словами — это определенный набор действий, которые выполняют сотрудники, чтобы создать что-либо, имеющее ценность для заказчика. Клиента компании, партнера или другого сотрудника, которым нужен результат этой работы. Результатом может быть продукт, услуга, информация или документ.

«Бизнес-процесс — это многократно повторяющаяся, логически связанная последовательность действий, направленная на создание ценности и формирование результата».

Андрей Чепакин

Коммерческий директор ELMA
Ведущий цикла вебинаров «Бизнес-процессы для больших»

Пример бизнес-процесса — выдача банковской карты. Банк принимает заявку от клиента, оформляет документы, предлагает доп. услуги. Схема выполнения этих действий повторяется при выпуске каждой новой карты. Это бизнес-процесс.

Другой пример — командировка. Чтобы ее организовать, нужно заказать билеты, забронировать жилье, выдать командировочные, потом отчитаться. Это уже внутренний, но тоже бизнес-процесс.

Пример бизнес-процесса «Организация командировки»

Всего есть три типа процессов:

Основные. Они же — операционные. Связаны с обслуживанием клиентов и приносят компании деньги. Основной бизнес-процесс протекает с момента первого контакта с заказчиком до завершения сделки.
Поддерживающие бизнес-процессы компании. Их также называют обеспечивающими или сервисными. Они не приносят прибыли, а наоборот, съедают деньги. Например, работа HR, бухгалтерия, АХО. Они нужны, чтобы работали основные процессы.
Управленческие. Это организационные бизнес-процессы, связанные с разработкой целей, стратегии и развитием компании.

К каждому из 3 основных типов относится по несколько групп процессов. Вы можете бесплатно скачать полную классификацию на нашем сайте.

Процесс — это не конвейер

Бизнес-процессы в России и процессное управление в целом не всегда понимают правильно. Это не просто дробление работы на ряд отдельных операций. В определениях процесса обычно хорошо улавливают первую часть — про последовательность действий сотрудников. Но часто упускают вторую — о результате работы и его ценности для потребителя. Пожалуй, это самая частая ошибка.

Когда мы разделяем работу на фрагменты и обеспечиваем качество выполнения каждого из них в отдельности, чтобы получить лучший результат — это еще не организация бизнес-процессов компании.

Это конвейерный подход. Он пришел к нам из производства, где успешно применяется. Но в офисе ситуация другая.

Простой пример — продажа товара. Какие основные стадии проходит этот процесс? Менеджер приводит клиента, бухгалтерия готовит документы, на складе формируют заказ. Если отправку груза откладывают, пока машина не будет полностью укомплектована, как расценивать эту ситуацию?

«Корень проблем низкой эффективности лежит не в ошибках конкретного человека, а в организации работы на предприятии в целом».

Майкл Хаммер, Лиза Хершман

«Быстрее, лучше, дешевле. Девять методов реинжиниринга бизнес-процессов»

С одной стороны, все верно. Сотрудник склада экономит на своем участке, перераспределяет загрузку, выполняет показатели эффективности своего подразделения.
С другой стороны, конкретный клиент не получает заказ вовремя. В итоге экономия на отдельном участке приводит к потерям с точки зрения конечного результата работы.

Конвейерный подход не приносит эффекта, если не служит общей цели. Даже использование простого бизнес-процесса предполагает, что его участники работают в связке. Здесь важно не только отслеживать эффективность отдельных операций, но и оценивать, насколько хорошо они согласуются друг с другом.

Сквозные процессы и бизнес-функции

Говоря о процессах компании, мы имеем в виду сквозные процессы (англ. end-to-end process flow). Это совокупность действий, порядок их выполнения, информация, документооборот и прочие составляющие, необходимые для достижения результата. То есть вся работа, которая должна быть выполнена, от старта до завершения. Часто в качестве синонима сквозные процессы называют кросс-функциональными. Это хоть и не равнозначные, но действительно близкие понятия.

Кросс-функциональный процесс означает, что в ходе работы параллельно или последовательно выполняются несколько функций. Видов деятельности, которые требуют от сотрудников схожих знаний, навыков и опыта — например, финансовое сопровождение, ИТ, производство и т. д. Так как выполнение бизнес-процессов направлено на создание готового результата для внешнего или внутреннего потребителя, для этого обычно требуется участие нескольких функций. В итоге большинство сквозных процессов являются кросс-функциональными.

На практике бизнес-функции часто соответствуют подразделениям оргструктуры. Они тоже объединяют сотрудников по схожим навыкам и видам деятельности, но бывают и различия. Например, в компании может не быть юридического отдела, но последовательность бизнес-процесса для фирмы включает эту функцию — ее берет на себя определенный сотрудник (например, директор). При этом, для простоты понимания, несмотря на некоторые различия в понятиях, сквозные процессы часто описывают как кросс-функциональные, которые проходят сквозь границы нескольких подразделений компании.

Функциональный и процессный подходы

Управление процессами, проходящими через разные бизнес-функции, составляет суть BPM (англ. Business Process Management). Это концепция управления организацией, которую часто противопоставляют функциональному подходу.

На самом деле, эффективное управление предполагает использование обоих подходов, которые дополняют друг друга:

«Чтобы управлять системой, нужно понимать взаимоотношения между всеми компонентами в ее пределах и людьми, которые в ней работают.
Если системного понимания нет, то компоненты становятся неуправляемыми, конкурирующими, независимыми, тем самым уничтожают систему».

Эдвардс Деминг

«Выход из кризиса. Новая парадигма управления людьми, системами и процессами»

Функциональное управление обеспечивает работу в рамках бизнес-функций и/или отделов компании, которые обладают специализированными компетенциями.
BPM координирует взаимодействие разных бизнес-функций, чтобы конечный продукт или услуга создавались максимально быстро, качественно, с минимумом затрат. И становились еще более ценными для потребителя.

Использование бизнес-процессов не отменяет оргструктуру компании. Они пересекаются на уровне отдельных операций, за выполнение которых отвечают конкретные сотрудники и подразделения.

Функциональный и процессный подход к управлению

Два значения BPM

Процессное управление или управление бизнес-процессами — когда речь о BPM, используют оба варианта. Хотя на самом деле это не совсем синонимы. В книге BPM CBOK 3.0 (англ. BPM Common Body of Knowledge) есть пример, который хорошо иллюстрирует эти понятия.

BPM сравнивают с двухэтажным зданием:

«Ориентация на процессы позволяет людям выполнять что-то действительно важное для других. Труд вновь становится занятием, достойным уважения, каким давно перестал быть для работников, выполняющих одни и те же операции».

Майкл Хаммер, Лиза Хершман

«Быстрее, лучше, дешевле. Девять методов реинжиниринга бизнес-процессов

Первый этаж — управление компанией как системой взаимосвязанных бизнес-процессов. KPI сотрудников и подразделений связаны с метриками процессов, которые работают на достижение целей компании.
Второй этаж — управление непосредственно процессами. Оно включает налаживание взаимодействия подразделений, поиск и устранение узких мест, лишних шагов, определение метода создания большей потребительской ценности.
Лестница между этажами — это обратная связь. С первого на второй идет информация о показателях работы, их сравнение с планами. Со второго на первый — улучшенные версии процессов.

BPM охватывает каждый аспект деятельности организации. Это стадии и процедуры процессов в компании, коммуникации между подразделениями, поддержка порядка использования ресурсов и инструментов. А также единая система целей, показателей эффективности и мотивация сотрудников.

BPM и BPMS

BPM — это методология, которую применяют или не применяют компании. То, каким образом строят работу внутри и управляют ее эффективностью. Внедрение этого подхода связано с изменением культуры ведения дел и мировоззрения сотрудников. BPM не обязывает вас использовать какие-либо ИТ-решения. Просто с ними все как-то проще.

BPMS (англ. Business Process Management System) разработаны, чтобы помочь компаниям в реализации BPM. Это ИТ-системы, которые позволяют строить модели процессов и создавать регламенты, обеспечивают их соблюдение, автоматически отправляют задачи сотрудникам и формируют отчеты по выполнению показателей эффективности. В таких системах можно объективно оценивать работу и быстро вносить в нее изменения. Любой текущий бизнес-процесс организации становится прозрачным и управляемым.

К классу BPM-решений относится и система ELMA. Она разработана в России и рекомендована к использованию российским компаниям. Система не имеет отраслевой специфики и поддерживает реализацию процессного управления в среднем и крупном бизнесе.

4 этапа BPM

Использование BPM-систем можно условно разделить на 4 шага: моделирование, исполнение, контроль, улучшение. Эти этапы цикличны. Компания создает модель работы, учитывая, какие стадии бизнес-процесса определяют технологию формирования потребительской ценности. Затем запускает ее исполнение, анализирует результаты и вносит изменения, чтобы добиться большей эффективности.

Моделирование. Модели бизнес-процессов создают в простом визуальном редакторе. В ELMA для этого используются условные обозначения нотации BPMN 2.0. Они привычны для аналитиков и понятны руководителям. Подключать программистов здесь не требуется.
Исполнение. Готовая модель становится исполнимой. Сразу. Система отправляет сотрудникам задачи и нужные в работе данные. Они видят задачи в интерфейсе пользователя, выполняют работу, могут прикреплять к задачам файлы и оставлять комментарии.
Контроль. Система отслеживает исполнение задач и формирует сводные отчеты. Просроченные поручения, временные и технические показатели, KPI — аналитика помогает выявлять проблемные участки и контролировать все аспекты работы.
Улучшение. На основе метрик и отчетов, а также новых условий деятельности компании, прямо в ходе работы можно быстро изменять модели процессов. Есть возможность сравнивать разные версии, чтобы проверить результаты улучшений. С каждым разом компания работает еще эффективнее.

Такой цикличный метод управления немного шире, чем автоматизация workflow (с англ. — потоков работ). BPM-система тоже позволяет навести порядок, обеспечить соблюдение инструкций и регламентов. При этом дает возможность быстро вносить изменения, сокращать издержки, влиять на производительность и рост потребительской ценности.

Больше о разнице подходов workflow и BPM

Подробнее о ценности, как ее воспринимает клиент

Модель процесса — не просто последовательность задач

В заключении еще раз отметим, понимать процессный подход как рисование схем — ошибка. Подобным образом, воспринимать моделирование как схематичное изображение порядка действий сотрудников — тоже не совсем верно. Если простая последовательность отвечает на вопросы, кто, в каком порядке и какие выполняет операции. Модель процесса, вдобавок к этому, учитывает, какие данные будут доступны исполнителям отдельных операций, какие действия они должны выполнить и какие результаты предоставить.

BPM охватывает полный контекст работы. Сотрудники понимают, как их труд влияет на выполнение задач другими специалистами и конечный результат работы. Благодаря такой организации труда, любая, даже самая привычная задача, становится значимой для исполнителя и компании в целом.

N.B. Мы подготовили статью, опираясь на опыт ELMA, теорию и интересные примеры из книг ведущих экспертов в области BPM. Эти издания будут полезны каждому руководителю:

Свод знаний по управлению бизнес-процессами: BPM CBOK 3.0 — Коллектив авторов.
Быстрее, лучше, дешевле. Девять методов реинжиниринга бизнес-процессов / Майкл Хаммер, Лиза Хершман.
Бизнес-процессы. Регламентация и управление / Виталий Елиферов, Владимир Репин.

примеры построения, как описывать, из чего состоят, какие бывают, составляющие предприятия, описание, формирование внутренних этапов

Этот термин часто можно встретить на различных форумах, порталах и даже в обычных разговорах. И неудивительно, ведь стремительное развитие бизнес-индустрии непременно связано с необходимостью его автоматизации. Многие люди не вкладывают в него специальный смысл и не дают ему определение, а используют банально «по умолчанию», так как значение этого слова понятно на интуитивном уровне даже людям, далеким от этого вида деятельности. Однако для большей осведомленности, повышения своей продуктивности и расширения кругозора стоит более детально ознакомиться с тем, что такое бизнес-процессы предприятия, компании или фирмы.

Определение

Сегодня существует большое количество определений термина, однако наиболее популярными являются эти.

Это совокупность взаимосвязанных мероприятий или работ, нацеленных на создание конкретного товара или услуги для потребителей. Проще говоря, это любая логическая последовательность действий, которая стабильно зациклена и приводит к определенной конечной цели, поставленной перед компанией. Важно уточнить, что коммерческая составляющая не является обязательным элементом в этом вопросе. К примеру, процессы контакта между сотрудниками внутри предприятия (отпуск, перевод, увольнение и т.д.) также могут относиться к бизнес-процессам.
Это логическая последовательность человеческих действий (или группы лиц) в рабочем коллективе. Целью его описания является анализ и регламентация определенных событий в штате работников.

Именно последнему определению стоит уделить внимание. В этом описании бизнес-процессов компании делается акцент на сотрудниках и коллективе. Это обосновывается следующим.

Человек принимает участие в любом бизнес-процессе. Если работа выполняется в полностью автоматизированном режиме (при помощи различных ПО или систем оптимизации), то это не более, чем технологический прогресс. В таком случае используются другие стандарты, способы и нюансы реализации.
Обязательное задействование нескольких людей в открытой или скрытой форме. Даже при наличии одного работника (к примеру, художник), у него в любом случае есть клиенты (картинные галереи) и потребители (покупатели). Помимо этого, продавец не осуществляет трудовую деятельность в «вакууме» — у него есть множество лиц, которые принимают определенное участие в развитии его труда.

Описание

Важно знать, что модель бизнес-процесса не может быть без описания, так как реализация одного без другого не представляется возможным в современных реалиях. Однако несмотря на эту зависимость, вся деятельность должна быть логичной, а ее реализация — приводить к желаемому результату. Описание нередко является творческим занятием, потому что описывая даже «то, что есть», всегда возникают определенные недочеты, возникает сглаживание острых углов и т.п. А вот при необходимости описать «то, что должно быть», приходится создавать кое-что новое уже на созданной базе.

№	Шаг	Начало	Ответственный	Действие №1	Действие №2	Результат
1	Звонок клиента	Входящий звонок	Оператор контакт-центра	Поиск клиента по номеру телефона или Ф. И.О.	Регистрация новой карточки (если нет записи)	Идентификация клиента или регистрация новой карты
2	Проверка товарного наличия	Клиентский заказ	Оператор контакт-центра Сотрудник складского помещения	Проверка наличия по базе данных, уточнение у работника склада	Озвучивание наличия, текущей цены, способов и сроков доставки	Переход к презентации товара или к ожиданию его поступления
3	Презентация товара	Заказ клиента + товар в наличии	Оператор контакт-центра Технический специалист	Проведение презентации, озвучка главных характеристик, ответы на вопросы клиента	Перевод в продажу, перевод в возвращение, отказ от продажи	Переход на этап оформления или завершения бизнес-процесса
4	Оформление заказа	Подтверждение заказа от клиента	Оператор контакт-центра Сотрудник склада	Резерв товара на складе, оформление заявки на доставку, подготовка документации	Оповещение клиента о примерном или точном времени доставки	Окончание оформления и передача в службу доставки

Создание, построение, разработку бизнес-процессов можно сравнить с попыткой найти баланс на тонкой нити идеальной творческой комбинации, искусства и четких математических вычислений. Но нужно адекватно осознавать, что в природе нет идеала, поэтому не стоит надеяться на полное соответствие реальности и отсутствие любых недочетов. В любом деле присутствуют ошибки и упущения, даже при строгом выполнении всех правил регламента.

Помимо этого, не стоит забывать о возможности будущего улучшения. Даже при желании создать безукоризненный продукт, будут выявлены коррективы, которые можно внести в любой момент. Здесь необходимо своевременно остановиться, так как дополненный процесс реализуется различными лицами, которым намного комфортнее работать по старым методикам. А также нужно учитывать их косвенное мышление и уровень обучаемости. Кроме этого, и автоматизация, чаще всего входящая в состав модернизации, нуждается в некоторых инвестициях. Поэтому стоит всегда рассчитывать реальные возможности клиента.

Готовые решения для всех направлений

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Узнать больше

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Узнать больше Показать все решения по автоматизации

Из чего состоят и какие бывают бизнес-процессы

Сегодня существует 2 основные классификации: расширенная и упрощенная. Каждая из них имеет свои особенности и отличительные черты. К первой относятся такие процессы:

Основные — направлены на предоставление товаров или услуг, которые являются предпочтительными объектами компании и ответственны за получение прибыли.
Сопутствующие — нужны для создания товаров или услуг, которые служат следствием основной предпринимательской деятельности и обеспечивают заработок.
Вспомогательные — применяются для реализации главных процессов и поддержания их специфических черт.
Обеспечивающие — необходимы для нормального функционирования прочих процессов и нацелены на поддержание их универсальных характеристик.
Управление — одновременно охватывают несколько управляющих функций на всех уровнях. Это дальновидное, быстрое и нынешнее планирование, формирование и реализация воздействиия управления.
Развитие — улучшение создаваемого товара или услуги, оснащения, улучшение оборудования.

Упрощенные составляющие бизнес-процесса делят на: управляющие, основные и вспомогательные.

Подробная классификация процессов	Простая классификация
Основные Сопутствующие	Основные
Вспомогательные Обеспечивающие	Вспомогательные
Управляющие Процессы развития	Управляющие

История появления термина

Его первые упоминания были в далеких 70-х годах ХХ века. Именно в этот период началась активная эксплуатация информационных систем, для которых и нужны были нотации, а также применяемся сам термин. Это связано с тем, что после их введения наблюдалось значительное увеличение сложностей в вопросе рабочей организации. Техника не могла справиться с абстракциями, так как для ее функционирования требовался четкий алгоритм и установленный порядок информационной обработки. Еще до момента автоматизации существовали проблемы с человеческой коммуникацией, из-за чего потребовалось принимать конкретные решения для всеобщего взаимодействия. Обычных инструкций было недостаточно, поэтому появилось острая нужда в стандартизации.

Первая методологическая разработка и формирование бизнес-процессов организации было у военнослужащих в США. Это объясняется их активным использованием удаленных соединений, которая впоследствии превратилась в мировую сеть. Внедрение такого количества информационных систем вынудило создать действенные нотации, благодаря которым удалось получить инструмент описания человеческого взаимодействия с компьютерными технологиями. Это позволило оптимизировать предпринимательство, получая при этом лучшую производительность при аналогичных затратах.

Бизнес-процесс — основные характеристики

Выделяют 3 главные характеристики: цена, продолжительность, удовлетворенность потребителя товаром или услугой. Более подробная информация будет представлена в таблице, расположенной ниже.

Длительность	Стоимость	Удовлетворенность
Чем выше скорость выполнения процесса, тем лучше продуктивность предприятия. Но важно помнить, что качество результата должно соответствовать высокому показателю с меньшими временными затратами. Для их снижения времени выполнения процесса применяются разные технические и IT-методы, ускоряющие бизнес.	Стоимость выполнения бизнес-процесса должна стремиться к минимуму. Этот подход относится как к производственному процессу, так и к предоставлению услуг. Фирма, оптимизирующая и снижающая цену, имеет значительно больший заработок.	Результатом бизнес-процесса является продукт. От качества финального результата зависит успех предприятия и лояльность клиентской базы. Нужно собирать обратную связь для уличения контроля качества.

Главные задачи

Для того чтобы правильно подготовить и реализовать все этапы выстраивания бизнес-процесса, стоит заранее ознакомиться с его основными задачами. Стоит обращать внимание на:

выполнение последовательности операций в четко установленном порядке, что позволяет предотвратить срывы всей цепи событий;
обеспечение максимально допустимой скорости реализации;
поиск и утилизация дублирующих или лишних операций;
соблюдение временных рамок, благодаря чему удается поддерживать беспрерывное производство.

Отличие бизнес-процесса от технологического

Их главной отличительной чертой является конечный результат. К примеру, если говорить о производстве, то на выходе заказчика хочет получить продукт, имеющий определенные характеристики. Безусловно, даже при использовании технического оборудования есть риск получения бракованных товаров, однако не один из закономерных вариантов, а следствия несоблюдения технологического процесса. В бизнесе, в отличие от предыдущего описания, конечный результат разнится, исходя из выполнения некоторых условий в самом «теле», реализуемый без отклонений от намеченного плана.

Для лучшего понимания приведем наглядный пример технологического процесса:

Взять заготовку А.
Соединить ее с Б.
Обработать под параметром Г.
Получить готовый продукт.

Все действия достаточно однозначны и отсутствуют так называемые «вилки».

Пример внутреннего бизнес-процесса в компании выглядит следующим образом:

Получение вводных данных А. После этого возможны 2 исхода: переход на следующий этап — при соответствии данных условию Б — выполнение действия Г (при несоответствии условию В).
Передача результата на выход.

Исходя из этого можно сделать логичное умозаключение о том, что в данном алгоритме изначально присутствует возможность постановки условий и выполнения различных действий, которые напрямую зависят от первоначальных и промежуточных сведений.

Зачем моделировать бизнес-процессы

Моделирование является крайне эффективной и популярной методикой, значительно ускоряющей понимание происходящего вокруг для штатных сотрудников. Она позволяет результативно решить 2 задачи:

Изучение предпринимательской деятельности. Графические изображения (схемы) дают возможность быстро ознакомиться с рабочими нюансами предприятия и найти ее наиболее уязвимые места.
Наглядность. Не зря говорят, что «1 картинка стоит 1000 слов». Схематическая визуализация значительно сокращает время понимания сути проблемы, а также дает возможность дать оценку предложенным путям их решения. Бизнес-консультант должен максимально детально объяснить клиенту все возможные варианты, однако не меньшей важность служит обратная связь. Вторая сторона должна увидеть и понять слабые стороны еще на стадии обсуждения, за счет чего удастся избежать неприятных сложностей и внесения коррективов «на ходу».

Как описывать

Разобрав на простом примере, как описывать бизнес-процессы в компании, можно получить действительно эффективный инструмент. Для этого рекомендуется тщательно ознакомиться с последовательностью действий всего рабочего персонала. После сбора достаточного количества информации она передается в графическую инструкцию. Но для личного пользования она может быть создана в любом формате (даже в виде текста), но для партнеров и работников лучшим выбор станет графика. Это связано с хорошим восприятием и более быстрым пониманием, достигающим благодаря изучению на нескольких уровнях детализации.

Оптимальный цикл действий состоит из следующих этапов:
Сбор участников (рабочий штат), входящих сведений, применяемых для старта.
Применяемые системы.
Определение желаемого результата.
Выбор последовательности, выполняемой работником.
Вычленение условий.
Описание информации в графическом виде.

Готовые решения для всех направлений

Узнать больше

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

Узнать больше Показать все решения по автоматизации

Правила описания бизнес-процесса: что это такое

Определенные рамки и правила устанавливают индивидуально, с учетом личных предпочтений заказчика и предпринимательской деятельности. Но существуют обязательные пункты, которые можно расценить как залог успеха. Это:

Завершенность. На финишной черте должен располагаться ответ на вопрос, который ставился в самом начале пути.
Лаконичность. Несмотря на необходимость предоставить максимальный объем информации, ее нужно излагать компактно, вычленяя только главные моменты. Наличие большого количества деталей тяжело воспринимаются, что сводит эффективность проделанной работы практически к нулю.
Привлечение стандартных нотаций. Не стоит создавать свои обозначения. Лучше использовать то, что практикуется во всем мире.
Учет и прямое указание каждого участника. Для этого не рекомендуется пользоваться сносками с нумерациями и прочими инструментами.
Максимально понятное описание. Важно подготовить материал так, чтобы потребитель мог понять его без сторонней помощи.

Схема бизнес-процесса

Распространенные мифы и ошибочные мнения

Примеры и описание того, что такое бизнес-процесс в организации поможет развеять наиболее популярные ложные мнения, касающиеся этого вопроса. Среди них:

Самодеятельность — это успех. Подобное решение потребует создания своих обозначений и стандартов, что сильно замедляет работу и снижает шансы на достижение нужной цели.
Описание бизнес-процесса предприятия и IT-системы не имеет отличий. В реальности у них есть ряд особенностей, которые крайне важно учитывать.
Обязательно должна появиться прибыль. Не все бизнесы ведут прямые продажи, которые и влияют на видимый показатель дохода. Некоторые виды деятельности невозможно оценить по этому критерию. Более того, процессоориентированный подход, прежде всего, внедряется для получения высокой производительности при предыдущих инвестициях.
Можно создать идеал. Не стоит надеяться на разработку безукоризненного плана, гарантирующего отсутствие даже малейших ошибок или сложностей, которые достаточно часто возникают по мере продвижения к конечной цели. Даже гениальному специалисту с многолетним опытом не получится охватить весь материал сразу, поэтому он в любом случае будет содержать небольшие недочеты, которые будут своевременно и эффективно решаться при совместной заинтересованности обеих сторон.

Нужно понимать, что зная, как составить бизнес-процесс, получится добиться отличного результата с минимальными потерями, также приобрести бесценные знания в этой теме, которые можно использовать в дальнейшем. Но при его разработке важно учитывать, что он обязан решить поставленную перед заказчиком задачу (любой степени сложности) и ответить на вопрос, который обсуждается в пределах этого проекта. Остальные проблемы решаются при будущем плодотворном сотрудничестве. Это нужно понять всем потенциальным клиентам, у которых возникает непонимание того, почему отсутствует детализация определенных действий и многого другого, касающегося обсуждений. Только такой подход к делу поможет увеличить производительность своей предпринимательской деятельности, повысить лояльность клиентской базы, привлечь новых партнеров, поднять конкурентоспособность на современном рынке и приумножить показатели дохода.

Упростить и оптимизировать различные бизнес-процессы помогут продукты от компании «Клеверенс».

Количество показов: 43455

Определение бизнес-процессов

Терминология процессного подхода [по Репину, Елиферову]:

Владелец бизнес-процесса — должностное лицо, которое имеет в своем распоряжении персонал, инфраструктура, программное и аппаратное обеспечение , информацию о бизнес-процессе, управляет ходом бизнес-процесса и несет ответственность за результаты и эффективность бизнес-процесса.

Вход бизнес-процесса — ресурс, необходимый для выполнения бизнес-процесса.

Выход бизнес-процесса — результат (продукт, услуга) выполнения бизнес-процесса.

Документооборот — система документального обеспечения деятельности организации.

Заказчик — должностное лицо, имеющее ресурсы и полномочия для принятия решения о проведении работ по описанию, регламентации или аудиту (проверке) бизнес-процесса.

Модель — графическое, табличное, текстовое, символьное описание бизнес-процесса либо их взаимосвязанная совокупность.

Процессный подход — применение для управления деятельностью и ресурсами организации системы взаимосвязанных процессов.

Показатели бизнес-процесса — количественный и/или качественные параметры, характеризующие бизнес-процесс и его результат.

Показатели эффективности бизнес-процесса — параметры бизнес-процесса, характеризующие взаимоотношение между достигнутым результатом и использованными ресурсами.

Показатели продукта (услуги) — параметры продукта бизнес-процесса.

Показатели (данные) удовлетворенности клиента (потребителя) — параметры удовлетворенности клиента.

Поставщик — субъект, предоставляющий ресурсы.

Потребитель (клиент) — субъект, получающий результат бизнес-процесса.

Потребитель может быть:

а) внутренний — находящийся в организации и в ходе своей деятельности использующий результаты (выходы) предыдущего бизнес-процесса;

б) внешний — находящийся за пределами организации и использующий или потребляющий результат деятельности (выход) организации.

Операция (работа) — часть бизнес-процесса.

Регламент бизнес-процесса (описание бизнес-процесса) — документ, описывающий последовательность операций, ответственность, порядок взаимодействия исполнителей и порядок принятия решений по улучшениям.

Сеть бизнес-процессов организации — совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих бизнес-процессов, включающих все функции, выполняемые в подразделениях организации.

Функция — направление деятельности элемента организационной структуры, представляющие собой совокупность однородных операций, выполняемых на постоянной основе.

Бизнес-процессы

Механизм бизнес-процессов — это один из прикладных механизмов платформы. Он позволяет описывать, создавать и управлять выполнением бизнес-процессов в прикладных решениях. Целью этого механизма является автоматизация цепочек связанных операций, направленных на достижение общей цели, обычно в контексте организационной структуры, определяющей функциональные роли и связи.

Механизм бизнес-процессов обеспечивается следующими объектами прикладного решения:

Этот механизм включает средства для описания схем бизнес-процессов, и их ролевой маршрутизации, средства для формирования заданий, выполняющихся в каждой точке маршрута, средства для управления бизнес-процессом и организации его связи с другими функциями прикладного решения.

Данный механизм предоставляет разработчику гибкие возможности управления ветвлением процесса и формирования задач. Например, кроме обычного условного ветвления разработчик может визуально описать параллельное прохождение нескольких веток маршрута, и указать точку их слияния. Допускается направление одного задания группе потенциальных исполнителей, например, если выписать счет должен один из менеджеров отдела. И наоборот, в некоторой точке маршрута можно инициировать несколько заданий, например, если финансовые отчеты должны представить все руководители отделов.

Ролевая маршрутизация позволяет формировать задачу не только непосредственно конкретному сотруднику, но и распределять задачи по ролям, подразделениям и другим критериям, которые может описать разработчик прикладного решения. При осуществлении ролевой маршрутизации разрешается указывать текущее распределение обязанностей сотрудников с учетом временных замещений, совмещений нескольких должностей и т. д.

Механизм бизнес-процессов предлагает готовую стратегию автоматизации совместной деятельности работников предприятия. Для описания простейших бизнес-процессов достаточно визуального задания схемы маршрута и указания условий ветвления в их узловых точках. Все остальные действия выполняются системой автоматически. При реализации сложных бизнес-процессов усилия разработчика требуются в основном для тесной их увязки с функциями прикладного решения.

Бизнес-процесс | Глоссарий ПитерСофт

Бизнес-процесс (БП) включает в себя взаимосвязанные действия, которые реализуют одну (или несколько) из бизнес-целей компании в информационной системе компании. Можно привести следующие определения бизнес-процесса. Бизнес-процесс — это:

процесс из последовательности операций на предприятии, которые направлены на преобразование неких входных информационно-материальных потоков с целью получения результатов, представляющих ценность для клиента;
процесс создания добавленной стоимости продукции, удовлетворяющей при этом потребностям клиента;
совокупность взаимосвязанных функций, которые имеют один или более входов и выходов и завершаются созданием продукта, необходимого клиенту;
упорядоченный процесс преобразования множества входов во множество выходов, который реализует бизнес-функцию предприятия;
набор последовательных действий, которые приводят к решению определенной предпринимательской задачи.

Таким образом, определения дают нам понимание о трех характеристиках бизнес-процесса:

Стоимость — она стремится к минимальной величине.
Длительность — она стремится к максимальной скорости реализации бизнес-процесса.
Степень удовлетворённости клиента (качество продукта).

Бизнес-процессы, согласно одной из наиболее распространенных классификаций, разделяются на основные и вспомогательные (поддерживающие). Основные бизнес-процессы создают основной поток доходов компании и служат основой бизнеса, а вспомогательные процессы, в свою очередь, обслуживают основные. В качестве примера основного бизнес-процесса можно привести продажи и производство, а в качестве поддерживающего — подбор персонала и бухгалтерский учет. Каждый бизнес-процесс имеет владельца, который наделяется соответствующими правами, а также поставщика, предоставляющего ресурсы для бизнес-процесса, и потребителя, получающего выходную продукцию бизнес-процесса. При этом и поставщик, и потребитель могут быть как внешними по отношению к организации, так и внутренними.

Бизнес-процесс, как правило, поддается формализации и анализу с помощью специализированного программного обеспечения (например, «ПитерСофт: Управление процессами» на платформе 1С). Основная цель формализации бизнес-процессов заключается в возможности управления ими — например, потому что для формализованных процессов можно разрабатывать критерии их оценки. Автоматизация бизнес-процессов не является непременным условием обеспечения управляемости БП, хотя, в основном, направлена именно на это. При этом появляется возможность вести учет затрат по видам деятельности (Activity based costing) и использовать систему сбалансированных показателей эффективности (ССП). Для повышения эффективности деятельности компании периодически проводится оптимизация бизнес-процессов, и однократно — реинжиниринг бизнес-процессов. Данные мероприятия преследуют цель сокращения затрат и времени на получение результата, представляющего ценность для клиента, т.е. улучшения трех основных характеристик бизнес-процесса, указанных выше.

Понятие бизнес-процесса является центральным в рамках процессного подхода к управлению, который приобретает все большую популярность в последнее время. Данный подход рассматривает организацию как систему взаимосвязанных процессов и при грамотном применении предоставляет компании неоценимые преимущества, такие как возможность повышение прозрачности структуры организации, выделения зон ответственности и создания системы мотивации сотрудников.

Бизнес-процесс: основные понятия и определения

Автор: Bлaдиcлав Анaтoльeвич Гaгаpcкий, независимый консультант по управлению, эксперт в области оптимизации и регламентации бизнес-процессов и анализа издержек, преподаватель программы МВА АНХ при Правительстве РФ.

Бизнес-процесс — это регулярно повторяющаяся последовательность взаимосвязанных мероприятий (операций, процедур, действий), при выполнении которых используются ресурсы внешней среды, создается ценность для потребителя и выдается ему результат.

Потребитель может быть как внешним, так и внутренним по отношению к организации. Внешний потребитель — это потребитель, который не входит в состав данной организации, а внутренний — тот потребитель, который находится в рамках данной организации.

Важно знать потребителя бизнес-процесса потому, что именно он явным или неявным образом задает требования к процессу и может оказывать влияние даже на сам факт существования конкретного процесса.

Если мы рассматриваем в качестве примера предприятие, производящее шины, то производство шин — это бизнес-процесс, причем основной для данного предприятия. Почему? Производство шин (как процесс) включает в себя множество взаимоувязанных операций, потребляет определенные ресурсы (сырье и материалы, электроэнергию, труд персонала и т. п.) и выдает определенный результат потребителю — готовую шину. Потребителем для этого процесса будет одна или несколько оптовых торговых фирм, которые организуют распределение товара до конечных потребителей.

Другой пример бизнес-процесса — закупка сырья для производства тех же шин. Такой процесс также соответствует данному выше определению, но потребитель конечного результата процесса будет внутренним — это производственные цеха предприятия, в которых готовят резиновую смесь, обрезинивают металлокорд и т. д.

Результат бизнес-процесса — это самая наиболее важная его составляющая. Деятельности без результата не бывает; иначе это не деятельность, а бесцельное времяпрепровождение. Без достижения результата (причем с требуемыми потребителю характеристиками) деятельность бессмысленна. А от того, как процесс выстроен, зависят в том числе и издержки этого процесса.

У бизнес-процесса должен быть единый менеджер, который управляет процессом и отвечает за его результат. На практике часто бывает (это характерно для крупных компаний), что у бизнес-процесса есть так называемые владелец и менеджер процесса. Обе эти фигуры отвечают за результаты, но при этом владелец процесса обладает полномочиями изменять сам порядок выполнения процесса, а менеджер процесса осуществляет оперативное управление. Чтобы это было более понятно, эти различия проиллюстрируем на примере.

Есть процесс «Материально-техническое обеспечение». Менеджером процесса является начальник отдела снабжения — должностное лицо, непосредственно участвующее в процессе и отвечающее за результат. Владельцем же процесса является заместитель генерального директора по закупкам — фигура вышестоящая и, что называется, «с весом». Знать, кто является менеджером и владельцем процесса, надо как минимум потому, что именно у этих людей потребуется собирать информацию о текущем состоянии процесса и согласовывать с ними предполагаемые изменения.

Существует некоторое количество классификаций бизнес-процессов. Мы приведем две из них. Более подробная детально отражает нюансы процессов, а более краткая обычно применяется консультантами при комплексном описании бизнес-процессов предприятий.

Итак, более подробная классификация бизнес-процессов имеет следующий вид:

основные процессы;
сопутствующие процессы;
вспомогательные процессы;
обеспечивающие процессы;
управляющие процессы;
процессы развития.

Основными бизнес-процессами являются процессы, ориентированные на производство товара или оказание услуги, являющиеся целевыми объектами создания предприятия и обеспечивающие получение дохода. Так, для завода древесно-стружечных плит и деталей (ДСП и Д) основным бизнес-процессом является производство ламинированной древесно-стружечной плиты.

Сопутствующие процессы — процессы, ориентированные на производство товара или оказание услуги, являющиеся результатами сопутствующей основному производству производственной деятельности и также обеспечивающие получение дохода. Так, для автотранспортного предприятия процесс ремонта стороннего транспорта на собственной ремонтной базе является сопутствующим процессом.

Вспомогательные бизнес-процессы — процессы, предназначенные для обеспечения выполнения основных БП и поддержания их специфических черт. Так, для ТЭЦ или ГЭС вспомогательным бизнес-процессом является процесс ремонта производственного оборудования.

Обеспечивающие бизнес-процессы — процессы, предназначенные для жизнеобеспечения всех остальных БП и ориентированные на поддержку их универсальных черт. На предприятиях любой отрасли это процесс финансового обеспечения деятельности, процесс кадрового обеспечения, инженерно-технического обеспечения и т. п.

Бизнес-процессы управления — это процессы, охватывающие весь комплекс функций управления на уровне каждого БП и бизнес-системы в целом. Это процессы стратегического, оперативного и текущего планирования, формирования и осуществления управленческих воздействий.

Бизнес-процессы развития — это процессы совершенствования производимого товара или услуги, технологий, модификации оборудования. Например, это проведение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ (НИОКР) в машиностроении, процесс технического перевооружения в электроэнергетике и т. п.

Более простая классификация бизнес-процессов состоит из следующих типов:

управляющие процессы;
основные процессы;
вспомогательные процессы.

При этом, чтобы не путаться в определениях, проще показать, как эти две классификации соотносятся между собой (табл. 1).

Таблица 1. Соответствие классификаций бизнес-процессов.

Подробная классификация	Простая классификация
Основные процессы Сопутствующие процессы	Основные процессы
Вспомогательные процессы Обеспечивающие процессы	Вспомогательные процессы
Управляющие процессы Процессы развития	Управляющие процессы

Хотелось бы сразу подчеркнуть, что эти процессы можно классифицировать не только таким образом. В реальной практике встречались, например, отдельно процессы взаимодействия с клиентами. Выбор классификации не столь принципиален, важно лишь понимать, зачем вообще нужна классификация. Дело в том, что в деятельности компании можно насчитать как минимум несколько десятков бизнес-процессов. Чтобы их как-то структурировать, и вводят определенные классификации.

С классификациями вообще все не так однозначно. Классический пример — процесс «Управление персоналом». К какому из типов по простой классификации его отнести? Ответ на этот вопрос будет неоднозначный. Процесс управления персоналом, если его проанализировать, состоит из ряда относительно независимых подпроцессов.

Так, подпроцесс «Подбор персонала» явно относится к вспомогательным, поскольку при его реализации снабжаются все процессы организации ресурсами — сотрудниками. А вот подпроцесс «Планирование штатного расписания» следует отнести к управляющим, поскольку он задает, по сути, план набора персонала, т. е. создает некоторое управляющее воздействие для службы набора персонала. Примерно аналогичная ситуация будет с бухгалтерским учетом. Подготовка установленной бухгалтерской и налоговой отчетности — это обеспечивающий процесс. А подготовка первичных документов, из которых и собирается отчетность, — это вообще не процесс, а отдельные процедуры в основных бизнес-процессах.

Классификация бизнес-процессов помогает определить, как именно можно выделять конкретный процесс из общей массы.

Основные процессы мы выделяем исходя из результата, ценного для потребителя. Вспомогательные процессы мы выделяем по ресурсу, которым они снабжают компанию. Наконец, управляющие процессы мы выделяем по объекту, над которым осуществляется управляющее воздействие.

При этом важно не допускать классической ошибки: не выделять бизнес-процессы по принципу деятельности конкретного подразделения. В подавляющем большинстве случаев бизнес-процессы являются сквозными для организации, т. е. затрагивают несколько подразделений. Ведь подразделения не могут не взаимодействовать друг с другом, так как являются элементами одной системы. А это взаимодействие и есть, попросту говоря, бизнес-процессы.

Логично задаться вопросом: существуют ли универсальные модели бизнес-процессов, и если да, то какие они? Ответ также будет неоднозначен — и да, и нет.

С одной стороны, каждая организация имеет свою специфику деятельности, свою продукцию и услуги, определенных поставщиков и покупателей, действует на определенной территории, в определенном правовом поле и т. п. Поэтому говорить о типовых бизнес-процессах нельзя. На любой набор типовых бизнес-процессов можно привести контрпример, показывающий, что такой типовой набор будет неприменим к какому-либо конкретному предприятию.

С другой стороны (и многие консультанты по бизнес-процессам об этом знают), можно говорить об определенном типовом наборе бизнес-процессов применительно к отдельно взятой отрасли, в определенном регионе, в определенном временном промежутке. Причем все равно конкретная реализация бизнес-процессов будет несколько отличаться от типового набора.

Для наглядного описания бизнес-процессов компании на верхнем уровне используют так называемую карту процессов. На ней отображаются процессы верхнего уровня компании и показываются ключевые связи между ними. Как правило, процессы на карте подразделяются по типам в соответствии с выбранной классификацией. Карта процессов дает лишь общее представление о процессах компании, но для выявления издержек, связанных с процессами, ее явно недостаточно.

Получить практические навыки стратегического управления, и научиться обеспечивать выживание компании в долгосрочной перспективе вы можете с помощью курса «Стратегический менеджмент»:

Стратегический менеджмент: практический интерактивный мультимедийный дистанционный курс

Виды бизнес-процессов

Дать чёткое и исчерпывающее определение тому, что такое бизнес-процесс, не так просто. Бизнес-процессы – это всё то, что происходит в компании. При этом каждый такой процесс имеет отношение в равной степени к работникам компании и её клиентам, потому что конечная цель каждой компании – создавать ценности для клиента. От бизнес-процессов неотделимо и понятия продукта. Продуктом может быть не только продукция, но и, например, отчёт, заявка, любой документ.

Существуют разные виды бизнес-процессов, которые выделяются в зависимости от того, к какой области работы предприятия они относятся.

Основные, дополнительные и вспомогательные бизнес-процессы

Основным бизнес-процессом, как правило, является производство продукции/оказание услуг. Неразрывно связанным с ним и также основным бизнес-процессом является продажа товаров/услуг.

К основным процессам могут примыкать те, которые обеспечивают дополнительную ценность. Например, производство конфет – основной процесс, но без яркой упаковки их не получится продать дорого, поэтому все действия, направленные на производство коробок для конфет и их расфасовывание, также можно причислить к основным процессам.

Дополнительным бизнес-процессом может стать деятельность, связанная с основной и также приносящая доход, но менее важная. Для отеля такой деятельностью может стать обеспечение работы ресторана рядом с главным корпусом; для питомника, продающего саженцы деревьев – торговля новогодними ёлками.

Вспомогательные бизнес-процессы потому так и называются, что не нужны компании сами по себе, однако без них невозможна основная и дополнительная деятельность. Для подавляющего большинства компаний вспомогательные процессы – это закупка сырья и оборудования, ведение бухгалтерии, кадровая политика.

Виды вспомогательных бизнес-процессов

Наиболее важными из вспомогательных являются следующие виды бизнес-процессов:

Обеспечивающие.
Управления.
Развития.

К обеспечивающим относится всё, что необходимо для поддержания основной деятельности: закупки, оборудование, аренда.

Процессы управления, в свою очередь, подразделяются на:

Выработку стратегии.
Планирование.
Контроль.

Например, к процессам управления относятся поиск новых рынков сбыта, установка объёмов выработки продукции, контроль кассиров, а также внедрение и обслуживание BPM-систем.

Бизнес-процессы развития необходимы, чтобы предприятие могло улучшать свои показатели. К примеру, обучение сотрудников, внедрение систем BPM, применение новых технологий помогают не отставать от конкурентов и повышать уровень дохода.

Зачем нужно знать виды бизнес-процессов

Но всё, о чём мы говорили выше – теория. Есть ли практическое применение у этих знаний?

Самым главным здесь является хорошее понимание, где у нас центр, а где периферия; что первично для бизнеса, а что вторично.

Возьмём ту же бухгалтерию. Она требует:

Собственной площади.
Сотрудников.
Приобретение компьютеров и ПО.
Организации курсов повышения квалификации.
Обновления ПО и закупок нового по мере устаревания.

Всё это может ложиться на предприятие тяжким грузом, но здесь мы видим пример не вполне верного подхода: бухгалтерия мыслится как основной процесс, то есть такой, который нужно обслуживать всеми силами. В то время как он является вспомогательным – а значит, фирма не обязана его поддерживать за счёт приложения всех своих сил и ресурсов.

Отдел бухгалтерии, охраны, IT в любой момент можно упразднить и отдать на аутсорсинг сторонним специалистам. Зачастую для развития руководству фирмы важно это осознать, и не только на теоретическом уровне, но и на практическом.

То же самое касается BPMS. Часто их внедрение становится самоцелью и как бы превращается в основной процесс, который нужно поддерживать всеми силами. Это приводит к некоторой узости мышления, при которой не рассматриваются альтернативные варианты – более доступные по цене и более простые в использовании.

Если компания планирует реинжиниринг, то нужно с самого начала разобраться, какие виды бизнес-процессов относятся к основным, а какие к вспомогательным. Это позволяет не только провести реинжиниринг с меньшими затратами, но и переосмыслить деятельность компании, стянуть к центру те силы и ресурсы, которые были нерационально распределены на периферии и тратились на обслуживание вспомогательных бизнес-процессов.

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.

Бизнес-процесс

— определение, этапы жизненного цикла и важность

Все говорят о бизнес-процессах, но в отношении них остается много путаницы. Для большей ясности вот вся необходимая информация о том, что это такое и почему вашему бизнесу необходимо их понимать.

Что такое бизнес-процесс?

Бизнес-процесс — это серия шагов, выполняемых группой заинтересованных сторон для достижения конкретной цели. Каждый шаг бизнес-процесса обозначает задачу, которая назначается участнику.Это фундаментальный строительный блок для нескольких связанных идей, таких как управление бизнес-процессами, автоматизация процессов и т. Д.

Хотя об управлении бизнес-процессами написано и сказано множество, важно понимать, почему они так важны для вашего бизнеса.

Важность бизнес-процессов

Необходимость и преимущества бизнес-процесса очевидны в крупных организациях. Процесс является жизненно важным для любого бизнеса и помогает оптимизировать отдельные действия, обеспечивая оптимальное использование ресурсов.

Основные причины наличия четко определенных бизнес-процессов

Определите, какие задачи важны для достижения более крупных бизнес-целей
Повышение эффективности
Оптимизация общения между людьми / функциями / отделами
Установить утверждения для обеспечения подотчетности и оптимального использования ресурсов
Не позволяйте хаосу проникнуть в вашу повседневную работу
Стандартизируйте набор процедур для выполнения задач, действительно важных для вашего бизнеса

Пример бизнес-процесса

В качестве примера рассмотрим процесс приема на работу в отдел кадров.С момента публикации объявления о вакансии до адаптации сотрудника процесс состоит из нескольких этапов. Хотя это может варьироваться от организации к организации, простой рабочий процесс может выглядеть так:

Руководитель отдела кадров публикует обновление вакансии
Несколько кандидатов подают заявки на портале
Руководитель отдела кадров проверяет кандидатов и отфильтровывает наиболее подходящих
Отобранные кандидаты вызываются на следующие этапы набора
Правильный кандидат выбран на последнем этапе набора
Переговоры по зарплате и политике
Письмо с предложением отправлено, кандидат принимает

Затем следует длительный процесс адаптации сотрудников.

☛ Вот 6 примеров реальных бизнес-процессов.

Шаг 1 : Определите свои цели

Какова цель процесса? Зачем он был создан? Как узнать, успешен ли он?

Шаг 2 : Спланируйте и составьте карту вашего процесса

Какие стратегии необходимы для достижения целей? Это общая дорожная карта для процесса.

Шаг 3 : Установите действия и назначьте заинтересованные стороны

Определите отдельные задачи, которые должны выполнять ваши команды и машины для выполнения плана.

Шаг 4 : Протестируйте процесс

Запустите процесс в небольшом масштабе, чтобы увидеть, как он работает. Обратите внимание на зазоры и внесите коррективы.

Шаг 5 : Внедрить процесс

Запустите процесс в реальной среде. Правильно общайтесь и обучайте всех заинтересованных лиц.

Шаг 6 : Отслеживайте результаты

Просмотрите процесс и проанализируйте его закономерности. Задокументируйте историю процесса.

Шаг 7 : Повторить
Если процесс может достичь поставленных для него целей, реплицируйте его для будущих процессов.

Преимущества использования ПО для бизнес-процессов

Решения

BPM специально разработаны для повышения эффективности процессов в вертикалях и организациях. Их внедрение дает ряд преимуществ для бизнеса, таких как:

Снижение рисков

Программное обеспечение

BPM помогает предотвращать и исправлять ошибки и узкие места, сводя к минимуму риски.

Устранение дублирований

Процессы мониторинга позволяют выявлять и устранять повторяющиеся задачи.Внедрение программного обеспечения BPM также улучшает распределение ресурсов, чтобы человеческие усилия вкладывались только в соответствующие задачи.

Минимальные затраты

Улучшенная прозрачность процессов помогает свести к минимуму расточительные расходы. Таким образом, затраты сводятся к минимуму, а экономия увеличивается.

Улучшенная совместная работа

Прозрачность, обеспечиваемая программным обеспечением BPM, способствует сотрудничеству между внутренними командами, а также внешними поставщиками и покупателями. Все знают об ответственности, а также о сроках и узких местах.

Ловкость

Оптимизированные процессы обеспечивают большую гибкость в операциях организации. Сведение к минимуму ошибок, узких мест и дублирования сокращает время выполнения работ.

Повышенная производительность

Когда процессы налажены, утверждения проходят быстрее, а поиск информации упрощается. Задачи маршрутизируются последовательно без вмешательства человека. Эти преимущества значительно повышают продуктивность команд.

Более высокий КПД

Комплексные информационные панели в программном обеспечении BPM обеспечивают обзор производительности процессов с высоты птичьего полета.Это помогает менеджерам обеспечить короткие сроки выполнения работ и высокий уровень точности.

Более высокая степень соответствия

С программным обеспечением BPM проще и методичнее создавать контрольные журналы и соответствовать отраслевым нормам и стандартам.

Каковы основные атрибуты идеального бизнес-процесса?

Есть 4 основных атрибута, составляющих идеальный бизнес-процесс:

1. Конечный — Хороший бизнес-процесс имеет четко определенные начальную и конечную точки.Он также имеет конечное количество шагов.

2. Повторяемость — Хороший бизнес-процесс можно запускать неограниченное количество раз.

3. Создает значение — он в конечном итоге направлен на преобразование создания ценности в исполняемые задачи и не содержит никаких шагов в процессе только ради этого. Другими словами, если какой-либо этап процесса не добавляет ценности, его не должно быть.

4. Гибкость — Он имеет встроенную природу, чтобы быть гибким к изменениям, и не является жестким.Когда есть какие-либо возможности для улучшения, который определяется, процесс позволяет этому изменению быть поглощенным внутри себя, не затрагивая при этом его заинтересованные стороны.

Какие термины относятся к бизнес-процессам?

Автоматизация бизнес-процессов — это технологически ориентированная стратегия автоматизации бизнес-процессов с целью их выполнения с минимальными затратами и в более короткие сроки. Это чрезвычайно полезно как для простых, так и для сложных бизнес-процессов. Некоторые области, в которых автоматизация бизнес-процессов очень полезна:

Повышение эффективности
Снижение человеческих ошибок
Адаптация к меняющимся потребностям бизнеса
Уточнение должностных ролей и обязанностей

BPM — это системный подход, призванный сделать процессы организации более эффективными и динамичными, чтобы соответствовать меняющимся потребностям бизнеса.Непрерывное совершенствование — одна из основных философий, лежащих в основе BPM, и она направлена на то, чтобы поставить его в центр всех инициатив BPM. BPM — это постоянный подход к постоянному улучшению выполнения бизнес-процессов. Для реализации BPM доступно несколько облачных и локальных программных решений.

Моделирование бизнес-процессов — это схематическое / структурное представление потока бизнес-операций в организации или функций внутри организации. Его основное использование — документировать и определять текущую последовательность действий с целью выявления улучшений и улучшений для быстрого выполнения задач.Обычно они следуют такому стандарту, как нотация моделирования бизнес-процессов (BPMN), который является общепринятым стандартом, с которым легко идентифицируется большинство профессионалов в области процессов. Однако программное обеспечение для моделирования процессов, такое как Kissflow, позволяет даже бизнес-пользователю моделировать процесс на основе бизнес-шагов без необходимости знать какие-либо обозначения моделирования.

Улучшение бизнес-процессов — это инициатива стратегического планирования, направленная на изменение бизнес-процессов на основе операций, уровней сложности, навыков сотрудников и т. Д.чтобы сделать весь процесс более значимым, эффективным и способствовать общему росту бизнеса. Это довольно радикальный способ заново открыть для себя более эффективные способы выполнения бизнес-процесса, а не делать небольшие дополнительные шаги. Обычно он начинается с отображения процессов, и его основная цель — привести ИТ-ресурсы в соответствие с бизнес-целями организации. На рынке есть множество инструментов для улучшения процессов, которые помогут вам в этом.

Реинжиниринг бизнес-процессов — это полная реинжиниринг бизнес-процессов после тщательного анализа с целью оказания значительного воздействия.Он включает в себя выявление сути неэффективности, отбраковку задач, которые не добавляют никакой ценности, и даже внедрение изменений сверху вниз в способе разработки процесса, чтобы вызвать общую трансформацию.

Оптимизация бизнес-процессов использует существующий процесс и использует инструменты аналитики и анализа бизнес-процессов для устранения узких мест и других значительных недостатков в процессе.

Отображение бизнес-процессов — это процедура для документирования, уточнения и разбивки последовательностей процессов на логические этапы.Отображение выполняется либо в письменном формате, либо визуализируется с помощью блок-схем. Выберите программное обеспечение для картирования процессов, которое позволит бизнес-пользователям отображать все процессы на основе логических шагов с помощью интуитивно понятного визуального интерфейса.

Анализ бизнес-процессов — это процесс определения бизнес-требований и принятия решений, которые наилучшим образом решают бизнес-проблемы. Это может быть улучшение процесса, разработка политики, организационные изменения или стратегическое планирование.

Интеграция бизнес-процессов — это способность определять модель процесса, которая определяет последовательность, иерархию, события и логику выполнения, а также перемещение информации между системами, находящимися на одном предприятии.

Моделирование бизнес-процессов — это инструмент для анализа бизнес-процессов для измерения производительности, тестирования дизайна процесса, выявления узких мест, тестирования изменений и определения того, как процесс работает в различных условиях окружающей среды с разными наборами данных.

Трансформация бизнес-процессов — это термин, обозначающий радикальное изменение ряда действий, необходимых для достижения конкретной бизнес-цели. Это нацелено на то, чтобы сотрудники, цели, процессы и технологии компании соответствовали друг другу.

Поток бизнес-процесса — это представление создаваемого вами процесса. Обычно это выглядит как форма или блок-схема. Каждый поток бизнес-процесса состоит из этапов, и внутри каждого этапа есть поля (или этапы), которые необходимо заполнить.

Мониторинг бизнес-процессов — это активный мониторинг процессов и действий, помогающий руководству получить представление о важных транзакциях и процессах внутри предприятия. Это помогает руководству понять, как работают их процессы и соответствуют ли они бизнес-целям компании.

Время создавать свои бизнес-процессы

Хорошо продуманные бизнес-процессы направляют ваши команды на путь к успеху. Каждый четко понимает свои роли и обязанности и работает с четким видением конечной цели.

Ситуации, когда компании нанимали дорогих консультантов для разработки бизнес-процессов, исчезают. Вы же не хотите, чтобы другой человек создавал для вас бизнес-процесс, если вы эксперт, который знает, в чем суть вашего бизнеса.

Знаете ли вы, что с помощью Kissflow Process можно создать бизнес-процесс за 15 минут? Платформа без кода упрощает работу, позволяя разрабатывать сложные бизнес-процессы. Попробуйте и убедитесь, насколько это просто.

Моделирование бизнес-процессов | Определение, зачем, методика и преимущества

Моделирование бизнес-процессов не является радикальной концепцией — оно существует уже давно. Однако изменения, которые он может вызвать в производительности и эффективности бизнеса, являются не чем иным, как революционными.

Но что это такое, и зачем оно вам?

Что такое моделирование бизнес-процессов (BPM)?

Моделирование бизнес-процессов (или) моделирование процессов — это аналитическое представление или просто иллюстрация бизнес-процессов организации. Моделирование процессов — важнейший компонент эффективного управления бизнес-процессами.

Программное обеспечение для моделирования процессов дает аналитическое представление о процессах «как есть» в организации и противопоставляет его процессам «как есть», чтобы сделать их более эффективными.

Многие инструменты моделирования бизнес-процессов выдают что-то вроде этого:

Зачем нужно моделирование бизнес-процессов?
Ваш первый шаг в моделировании — это ручка и бумага. Однако для того, чтобы действительно запустить бизнес-процесс, вам необходимо оцифровать этот процесс таким образом, чтобы его мог понять механизм рабочего процесса.
Программное обеспечение для моделирования бизнес-процессов позволяет представить ваш процесс в цифровом виде, который затем может быть перенесен в текущий автоматизированный процесс.
Моделирование бизнес-процессов дает множество преимуществ:
Дает всем четкое представление о том, как работает процесс
Обеспечивает согласованность и контролирует процесс
Выявляет и устраняет дублирование и неэффективность
Устанавливает четкое начало и конец процесса
Моделирование бизнес-процессов также может помочь вам сгруппировать похожие процессы и предвидеть, как они должны работать.Основная цель инструментов моделирования бизнес-процессов — проанализировать, как обстоят дела сейчас, и смоделировать, как их следует выполнять для достижения лучших результатов.
Kissflow, наше программное обеспечение для управления бизнес-процессами, оптимизируйте ваш бизнес с помощью сверхмощных процессов.
Методы моделирования бизнес-процессов
Моделирование бизнес-процессов может быть выражено посредством блок-схем, программ, гипертекста или сценариев. Не существует единственного способа реализовать моделирование бизнес-процессов; Фактически, вы можете выбирать из 12 техник.
Вот некоторые из наиболее распространенных методов моделирования бизнес-процессов:
Нотация моделирования бизнес-процессов (BPMN)
BPMN 2.0 стала чем-то вроде стандартного синтаксиса, используемого аналитиками процессов и теми, кто создает инструменты бизнес-моделирования. Это относительно простое использование линий, стрелок и геометрических фигур, которые передают ход и нюансы процесса. Консультант по процессам может взглянуть на модель BPMN 2.0 и точно знать, как она должна функционировать.
«В конце концов, когда [эти] компании начнут поставки своих продуктов и запустят свои маркетинговые машины, BPMN станет неоспоримым стандартом для моделирования и выполнения процессов.Но сейчас мы все еще находимся между новостями и реальностью ». — Брюс Сильвер, консультант по процессам и автор книги «Метод и стиль BPMN
».
Однако BPMN 2.0 все еще изучаемый язык, и хотя он относительно прост, он не сразу становится интуитивно понятным для обычного бизнес-пользователя. Это отличный инструмент для консультантов по процессам, но бесполезен для тех, кто хочет создавать свои собственные приложения.
Универсальная нотация процесса
Вместо того, чтобы изучать новый язык, более интуитивно понятная система — это универсальная нотация процессов или UPN.
UPN предоставляет простую рамку для выполнения каждой задачи. Поле показывает, что происходит, кто назначен для этого и когда это происходит в последовательности. Для ИТ-отдела чрезвычайно полезно разрабатывать и анализировать процессы, чтобы руководство соответствовало бизнес-нормам, и, что более важно, для конечных бизнес-пользователей, чтобы понимать процессы, как задумано. Kissflow использует UPN в своем моделере.
Блок-схема метода
Блок-схемы
объясняют сложные потоки процессов простым, но эффективным способом.Они иллюстрируют этапы процесса в их последовательном порядке, от входов к фактическому процессу и к выходам. Фактически, блок-схемы обеспечивают базовую структуру для BPMN для отображения расширенных потоков процессов.
Диаграммы Ганта
Вместо того, чтобы показывать шаги последовательно, диаграммы Ганта могут отображать весь процесс, используя «затраченное время» в качестве одной из главных осей. Он лучше показывает общее время, затраченное на выполнение проекта, чем другие варианты.
Сети Петри
Сети Петри, традиционно являющиеся методом моделирования в математике, также используются для моделирования бизнес-процессов.Сети Петри классифицируют или выделяют цветом сложные этапы рабочего процесса, пользователей и маршруты разными цветами.
Что мне нужно в программном обеспечении для моделирования процессов?
Большинство пакетов BPM включают в себя инструменты моделирования бизнес-процессов. Однако в некоторых моделлер представлен в виде отдельного приложения.
Разработчик моделей — один из наиболее важных элементов BPMS, и вам следует потратить много времени на его изучение, прежде чем покупать пакет.
Отличные инструменты бизнес-моделирования должны:
Легкость обучения для бизнес-отделов
Упростите взаимодействие ИТ-специалистов с другими отделами
Быть недорогим и соответствовать отраслевым требованиям
Имеют встроенный редактор рабочего процесса с графическим интерфейсом
Уметь смоделировать рабочий процесс перед внедрением.
Узнайте больше о средствах моделирования процессов.
? Узнайте, почему это программное обеспечение 6 BPM является лучшим среди конкурентов!
Заключение
Возможности моделирования процессов неоспоримы для предприятий любого размера и отраслевой вертикали. Воспользуйтесь возможностями моделирования повседневных процессов в своей компании уже сегодня и подпишитесь на бесплатную пробную версию.
Тебе также может понравиться,
10 простых шагов для правильного решения
Использование хорошо написанной документации по бизнес-процессам позволяет быстро масштабироваться в будущем.В то же время, если ваши бизнес-процессы точно задокументированы, члены вашей команды будут точно знать, как предоставлять услуги внутренним и внешним клиентам.
Если вам интересно, как начать проектировать и документировать бизнес-процесс, но вы не знаете, с чего начать, мы составили контрольный список из 10 шагов.
Что такое документация бизнес-процессов?
Документация бизнес-процесса — это полное описание бизнес-процесса с использованием слов, изображений и символов для точного обозначения того, как процесс должен функционировать в идеальной среде.В документации следует указать, какие данные требуются для завершения процесса, каков рабочий процесс и какие решения необходимо принять.
Чтобы бизнес-процессы были полезными и эффективными, они должны быть тщательно спроектированы, структурированы и задокументированы. Получив как можно больше подробностей о бизнес-процессе, вы сможете достичь желаемых результатов.
Хотя вы можете предположить, что документация процесса — это всего лишь бюрократический и непродуктивный аспект, на самом деле это невероятно полезно для обеспечения успеха бизнес-процесса.
Вы можете обратиться к этому документу для улучшения процесса, поскольку он сможет предоставить вам согласованную и надежную основу для понимания необходимых улучшений, которые необходимо сделать для оптимизации общей производительности.
Шаги по созданию успешной документации бизнес-процесса
Шаг 1: Имя процесса
Чтобы начать работу, выберите имя процесса и запишите его описание вместе с основной целью.
Шаг 2: Границы процесса
Определите начальную и конечную точки бизнес-процесса.Вы должны знать, что запускает процесс и как он завершается, прежде чем вы сможете начать добавлять другие более мелкие детали.
Шаг 3: Выходные данные процесса
Вы должны выбрать выходы процесса или окончательный результат, который вы получите, когда процесс будет завершен.
Шаг 4: Входные данные процесса
Выберите данные, необходимые для выполнения процесса. Вы также должны определить, откуда поступают входные данные.
Шаг 5: Действия процесса
Перечислите все действия или шаги, которые необходимо выполнить, чтобы продвинуть процесс от начала до конечной точки.
Шаг 6: Организация процесса
Возьмите все действия, перечисленные на шаге выше, и упорядочите их в соответствии с потоком бизнес-процессов. На этом этапе важно определить все ключевые моменты принятия решений в вашем процессе.
Шаг 7. Обзор процесса
Проверьте последовательность действий, созданную на последнем шаге, чтобы убедиться, что она совпадает с границами процесса, созданными на втором шаге.
Шаг 8: Роли процесса
Теперь, когда весь процесс намечен, вам нужно выбрать различные роли (или членов команды), которые будут выполнять различные действия в процессе.
Шаг 9. Создайте блок-схему
Спланировав все, создайте четкую блок-схему процесса, чтобы сделать его легко понятным для всех участников.
Шаг 10: Окончательная проверка
Последний шаг — обсудить поток процесса со всеми заинтересованными сторонами и получить необходимые разрешения для запуска процесса.
Составление документации для бизнес-процесса поможет вам увидеть, как все это сочетается, когда процесс выполняется в организации.
Например, вот как будет документироваться процесс расчета заработной платы
Имя процесса : Расчет заработной платы
Границы процессов : Ежемесячная оплата сотрудникам осуществляется автоматическим банковским переводом
Выходные данные процесса : чеки и ежемесячные отчеты о заработной плате
Входные данные процесса : табели учета рабочего времени сотрудников, отчеты об отпусках и реквизиты банковского счета
Операции процесса : проверка табелей учета рабочего времени сотрудников, проверка заявлений об отпуске, добавление реквизитов банковского счета, перевод ежемесячной заработной платы на соответствующие счета и создание отчетов о заработной плате
Роли процесса : Сотрудник, менеджер и отдел кадров
Как Kissflow может помочь документировать ваш процесс
Kissflow — это инструмент управления бизнес-процессами, который может превращать рабочие процессы в автоматизированные задачи и может помочь вам в создании автоматизированной документации бизнес-процессов.
Вместо того, чтобы отображать бизнес-процессы в отдельном инструменте документации, вы можете документировать, проектировать, автоматизировать и управлять процессами непосредственно в Kissflow.
Начните работу с Kissflow Process сегодня и узнайте, как вы можете претворить в жизнь свои документированные процессы!
Связанные ресурсы
Автоматизация бизнес-процессов — определение, примеры и преимущества
Согласно отчету Forrester под названием «К сожалению, состояние цифровой трансформации в 2018 году», до 22 процентов предприятий по-прежнему не обеспечивают совершенство процессов и автоматизацию рабочих процессов.Это критически важные аспекты для удовлетворения потребностей клиентов и увеличения доходов. Если вы хотите иметь растущий список довольных клиентов, вам нужно сосредоточиться на совершенстве процесса. Автоматизация бизнес-процессов — простой и эффективный способ начать этот путь.
Что такое автоматизация бизнес-процессов (АБП)?
Автоматизация бизнес-процессов — это использование технологий для выполнения повторяющихся задач или процессов в бизнесе, которые можно заменить ручным трудом. Это сделано для минимизации затрат, повышения эффективности и оптимизации процессов.
Автоматизацию бизнес-процессов не следует путать с управлением бизнес-процессами, которое представляет собой более крупную дисциплину, включающую управление сложными процессами в масштабах всей организации с использованием различных методологий.
Примеры автоматизации бизнес-процессов
Для лучшего понимания автоматизации бизнес-процессов рассмотрим несколько вариантов использования.
1. Адаптация сотрудника
Хотя процесс найма сотрудников может показаться простым, он включает в себя несколько задач.Заполнение информационных форм для сотрудников, организация вводных занятий, организация учебных занятий, открытие банковских счетов, сбор соответствующих документов и назначение наставников — вот лишь некоторые из действий.
Без автоматизации весь процесс может стать довольно хаотичным и привести к:
Бесконечное оформление документов
Отсутствуют некоторые задачи
Недовольство сотрудников
Низкая производительность
Применение автоматизации бизнес-процессов к адаптации сотрудников обеспечит плавный переход от одной задачи к другой, удерживая соответствующих сотрудников в курсе событий и обеспечивая прозрачность статуса процесса.
2. Заказы на закупку
Запросы заказов на поставку — повторяющиеся процессы в большинстве организаций. Запрашивающая команда заполняет форму и отправляет ее команде закупок. Утверждающий орган затем изучает запрос и отклоняет его в случае, если информация недостаточна или существуют бюджетные ограничения. Затем он отправляется обратно запрашивающей команде. В случае утверждения создается заказ на поставку, и копии отправляются поставщику, а также в группу инвентаризации.
Без автоматизации могут возникнуть следующие проблемы:
Утверждение заказа на поставку с задержкой
Повышенная производительность
Неполные записи
Ошибки в ПО
Ошибки при приемке расходных материалов
Автоматизация бизнес-процессов может помочь улучшить подотчетность, прозрачность и обеспечить точную запись данных, к которым при необходимости могут получить доступ соответствующие заинтересованные стороны.Он также сохранит все связанные с процессами коммуникации в рамках рабочего процесса, чтобы упростить и ускорить выполнение.
Зачем автоматизировать бизнес-процессы?
Вот несколько веских причин для автоматизации бизнес-процессов.
Шаг к цифровой трансформации
Цифровая трансформация может показаться непосильной задачей организациям, которые не идут по этому пути. Автоматизация бизнес-процессов может стать ступенькой к принятию этой культуры непрерывной трансформации.Вы можете начать с нескольких процессов, которые явно нуждаются в корректировке, и постепенно продвигаться вверх.
Получите больше ясности
Автоматизация требует определенной ясности в отношении процесса прямо на этапе проектирования. Если вы не знаете задействованные задачи и людей, ответственных за выполнение процесса, вы не сможете эффективно спроектировать и автоматизировать рабочий процесс.
Кроме того, отображение процессов может обеспечить ясность для всех сотрудников, а также послужить учебным ресурсом.Понимание, которое вы получите в результате анализа автоматизированного процесса, может ясно показать вам разрыв между вашим процессом как есть и каким он должен быть в идеале.
Оптимизация процессов
Одним из замечательных результатов системы автоматизации процессов является оптимизация процессов. Четкая подотчетность, настраиваемые уведомления, ценные сведения и более быстрое выполнение работ упрощают устранение расточительных действий и сосредоточение внимания на улучшении задач, которые повышают ценность.
Получить записи о соответствии
При автоматизации бизнес-процессов регистрируется каждая деталь конкретного процесса.Эта информация может быть представлена для демонстрации соответствия во время аудитов.
Стандартизация операций
Когда вы автоматизируете бизнес-процесс, вы всегда можете рассчитывать на постоянный стандарт результатов. Стандартизация помогает позиционировать вашу организацию как надежную, что, в свою очередь, может способствовать увеличению вашей клиентской базы.
Повысьте уровень удовлетворенности клиентов
Удовлетворенность клиентов — ключевой фактор в любой отрасли. Сосредоточение внимания на технологическом и производственном превосходстве помогает с легкостью превзойти ожидания клиентов.Когда вы постоянно соблюдаете обещанные стандарты, клиенты с большей вероятностью будут отдавать предпочтение вашей компании.
Какие бизнес-процессы следует автоматизировать?
Автоматизация бизнес-процессов не ограничивается несколькими функциями. Некоторые факторы, которые могут указывать на необходимость автоматизации, включают
Большой объем задач
Для выполнения задач требуется несколько человек
Чувствительность ко времени
Значительное влияние на другие процессы и системы
Необходимость соблюдения нормативных требований и контрольные журналы
Если действие соответствует всем перечисленным выше критериям, вполне вероятно, что вам нужно автоматизировать бизнес-процесс.
Чтобы дать вам более ясную картину, вот некоторые обычно автоматизированные процессы в организациях.
Электронная почта и push-уведомления
Служба поддержки
Создание тематических исследований клиентов
Агрегирование и миграция данных
Резервное копирование и восстановление
Заявки на отпуск сотрудников
Закупки
Колл-центр обрабатывает
Заказы на продажу
Учет рабочего времени и посещаемости
Заработная плата
Выставление счетов
Коллекции
Запуск продукта
Воспитание свинца
Преимущества использования средств автоматизации бизнес-процессов
После автоматизации бизнес-процессов вы можете рассчитывать на множество преимуществ.
Вы увидите повышение производительности за счет расширенного доступа. Облачные инструменты автоматизации бизнес-процессов хранят ваши данные в центральной базе данных. Это поможет вам получить доступ к данным из любого места и с любого устройства, когда вам это нужно.
Ваши бизнес-процессы станут намного прозрачнее. Вы можете отслеживать и контролировать процессы во время их работы, что может улучшить подотчетность и прозрачность.
Возможность отслеживать процессы на ходу также поможет вам отслеживать ошибки и исправлять их по мере их возникновения. Отчеты о производительности вооружат вас информацией, чтобы вы могли принять превентивные меры против повторяющихся ошибок.
В долгосрочной перспективе вы начнете замечать более быстрое время выполнения работ и сокращение затрат на за счет меньшего количества ручного вмешательства.
Вы также сможете улучшить распределение персонала. , поскольку приложение будет обрабатывать все повседневные повторяющиеся задачи. Таким образом, вы можете перенаправить своих сотрудников на выполнение задач, требующих человеческих усилий и суждений.
Система автоматизации бизнес-процессов в конечном итоге позволит повысить эффективность бизнеса. Поскольку он основан на идее непрерывного совершенствования процесса, уровень эффективности в ответ будет продолжать расти.
Лучшие практики автоматизации бизнес-процессов
Простая подписка на инструмент автоматизации бизнес-процессов может не гарантировать успеха. Вам потребуется тщательно продуманный подход к автоматизации бизнес-процессов.
Вот несколько советов о том, как добиться успеха в автоматизации.
Начните с четкого понимания того, какие задачи задействованы, кто несет ответственность и когда каждая задача должна быть выполнена.
Убедитесь, что у вас четко определенных целей при автоматизации бизнес-процесса. Это сэкономит много времени при корректировке курса.
Измерение результатов с поэтапным подходом. Многие организации разочаровываются, когда результаты не появляются в одночасье.
Инвестируйте достаточное время в обучение сотрудников и учитывайте период адаптации.
Примите долгосрочный прогноз , чтобы добиться хорошей рентабельности инвестиций.
Используйте готовых решений , если возможно.
Вы пробовали Kissflow Process?
Если вы готовы вывести свой бизнес на новый уровень, Kissflow может предоставить вам восхитительный опыт автоматизации. Это облачное приложение без кода, которое не требует обширной ИТ-поддержки для его настройки. Интуитивно понятный визуальный дизайнер и конструктор форм с перетаскиванием и перетаскиванием гарантируют, что проектирование и автоматизация ваших рабочих процессов станет легким ветерком.
Kissflow также удовлетворяет ваши потребности в безопасности данных с помощью доступа на основе ролей. Это означает, что вы можете контролировать, кто имеет доступ к определенным данным.
Kissflow Process предлагает уникальный подход к BPM с помощью визуального редактора. Подпишитесь на бесплатную пробную версию и испытайте ее лично.
Оптимизируйте свои бизнес-процессы с помощью

Kissflow Process Management
Что такое бизнес-процесс? — Определение от WhatIs.com
Бизнес-процесс — это действие или набор действий, которые могут достичь определенной цели организации. Бизнес-процессы должны иметь целенаправленные цели, быть как можно более конкретными и иметь последовательные результаты.
Управление бизнес-процессами (BPM) — это систематический подход к улучшению этих процессов, помогающий достичь бизнес-целей. Если организация не может выполнять определенные бизнес-процессы внутри компании из-за затрат или ресурсов, она может использовать аутсорсинг бизнес-процессов (BPO).Многие организации поручают определенные бизнес-задачи, такие как расчет заработной платы, человеческие ресурсы (HR) или бухгалтерский учет, стороннему поставщику услуг.
Чтобы измерить успех бизнес-процесса, организации отслеживают успешное завершение различных шагов в рамках процесса, т. Е. Контрольных показателей, или достижение конечной точки процесса. Когда бизнес-процесс не помогает организации достичь цели в рамках графика или имеющихся ресурсов, существует ряд стратегий, которые вы можете использовать для улучшений.Организации могут сосредоточиться на видимости бизнес-процессов, чтобы выявить проблемы с производительностью или выполнением процессов.
Отображение бизнес-процессов дает организациям визуальное представление о том, как функционируют различные процессы, и дает организациям лучшее представление о том, как работает бизнес. Это также может помочь повысить операционную эффективность бизнеса.
История и эволюция
Работы экономиста Адама Смита, академика и писателя Томаса Дэвенпорта, инженера Фредерика Тейлора и гуру менеджмента Питера Друкера оказали большое влияние на то, как организации определяют и управляют бизнес-процессами.
Смит, автор книги Богатство народов , первым понял, как использование разделения труда — разделение работы на набор задач, выполняемых экспертами — может привести к повышению производительности.
Инновации Тейлора в области промышленного проектирования привели к повышению производительности труда организации. Ему приписывают преобразование рабочего места с его идеями по организации работы, фрагментации задач и измерения рабочих мест.
Друкер, которого называют отцом современного менеджмента, сосредоточился на упрощении и децентрализации процессов и представил концепцию аутсорсинга.
Давенпорт определил бизнес-процесс как набор логически связанных задач, выполняемых для достижения определенного бизнес-результата. Согласно Давенпорту, процессы составляют структуру, которая помогает организациям выполнять задачи, необходимые для создания ценности для своих клиентов.
Бизнес-процесс в сравнении с бизнес-процедурой и бизнес-функцией
В то время как бизнес-процесс представляет собой серию связанных задач, которые приводят к желаемому результату, бизнес-процедура — это четко оговоренный способ выполнения бизнес-процесса.Бизнес-процедура описывает команды и людей, ответственных за каждую часть процесса, а также спецификации, применимые к каждой из этих частей.
Бизнес-функция — это организационная единица бизнеса с определенным набором обязанностей и действий, которые она выполняет, чтобы помочь бизнесу выполнять свои общие цели и процессы.
Категории бизнес-процессов
В зависимости от организации, отрасли и характера работы бизнес-процессы часто разделяются на разные категории.Эти категории включают:
Операционные процессы — или основные процессы: Операционные или основные процессы связаны с основным бизнесом и цепочкой создания стоимости. Эти процессы приносят пользу клиенту, помогая производить продукт или услугу. Операционные процессы представляют собой важную бизнес-деятельность, которая достигает бизнес-целей, например, получение дохода. Некоторые примеры этого включают прием заказов клиентов и управление банковскими счетами.
Вспомогательные процессы — или второстепенные процессы: Вспомогательные процессы поддерживают основные процессы и функции в организации.Примеры поддерживающих или управленческих процессов включают бухгалтерский учет, управление персоналом и безопасность на рабочем месте. Одним из ключевых отличий между операционными процессами и процессами поддержки является то, что процессы поддержки не приносят пользу клиентам напрямую.
Процессы управления: процессы управления измеряют, отслеживают и контролируют деятельность, связанную с бизнес-процедурами и системами. Примеры процессов управления включают внутренние коммуникации, руководство, стратегическое планирование, составление бюджета и управление инфраструктурой или мощностью.Как и вспомогательные процессы, процессы управления не приносят пользу клиентам напрямую.
Управление бизнес-процессами
Управление бизнес-процессами — это стратегия, которую организации используют для надзора за своими бизнес-процессами, чтобы обеспечить их бесперебойную работу. Это может помочь в улучшении процессов, помогая в анализе со стороны руководства, и может контролировать организационные процессы, чтобы гарантировать их эффективность и результативность. Организации используют программное обеспечение BPM для мониторинга и контроля автоматизированных и неавтоматизированных бизнес-процессов, а также для улучшения своих процессов управления.
Действия по управлению бизнес-процессами включают такие этапы, как моделирование, выполнение, мониторинг и оптимизация бизнес-процессов.
Мониторинг бизнес-процессов
Мониторинг бизнес-процессов — это метод использования аналитики для мониторинга производительности процесса. Мониторинг процесса используется для обнаружения таких элементов, как время цикла процесса, ошибки и стоимость.
Организации используют функциональный мониторинг для оценки функциональной производительности процесса.Технический мониторинг помогает измерить техническую эффективность приложения путем наблюдения и регистрации таких аспектов, как время отклика и время простоя.
Категории бизнес-процессов
Видимость бизнес-процессов
Видимость бизнес-процессов дает предприятиям полное представление о каждом из их процессов, повышает оперативность реагирования и ускоряет принятие решений. Это помогает управленческим командам определить, согласованы ли их процессы с ключевыми бизнес-целями и задачами и работают ли сопутствующие процедуры, которые помогают сделать процесс успешным, правильно.
Мониторинг бизнес-процессов также может помочь улучшить видимость бизнес-процессов, помогая выявлять возможные проблемы.
Моделирование или отображение бизнес-процессов
Бизнес-процессы часто изображаются визуально в виде блок-схемы, показывающей последовательность задач с определенными контрольными показателями или точками принятия решений. Отображение или моделирование бизнес-процессов наглядно иллюстрирует с помощью графиков и диаграмм, как одни процессы перетекают в другие.
Есть несколько разных способов представить себе отображение бизнес-процессов и рабочий процесс.
Последовательный бизнес-процесс: Последовательные бизнес-процессы изложены в документе с четкими начальными и конечными точками. Следуя этой карте процесса, организация выполняет ряд действий, чтобы выполнить задачу в рамках ограничений заранее определенной временной шкалы.
Бизнес-процесс, управляемый статусом: Бизнес-процесс, управляемый статусом, не имеет строгих начальных и конечных точек. Эти процессы могут завершиться на любом этапе в зависимости от изменений рабочего процесса, характера производства или корпоративной культуры.Кроме того, для процессов, управляемых статусом, типично повторение или цикл на одном и том же этапе процесса.
Параллельный бизнес-процесс: когда операции в бизнес-процессе выполняются параллельно, они выполняются одновременно. В этом типе выполнения бизнес-процесса действия во всех ветвях должны быть завершены до того, как можно будет начать следующий шаг в бизнес-процессе.
10 лучших бизнес-процессов: наш список лучших хитов | Процессная улица
Спорный вопрос, является ли количество возможных бизнес-процессов конечным или бесконечным.Что и говорить, их много.
Вы можете начать с широкой и сложной дисциплины, такой как операции, наметить общий высокоуровневый процесс и продолжить создание огромного количества подпроцессов, подпадающих под одну и ту же область.
Степень детализации действительно зависит от вас и зависит от того, что больше всего подходит для вашего способа ведения бизнеса.
Однако существует ряд процессов, которые абсолютно необходимы для эффективного ведения любого вида бизнеса, независимо от его размера, отрасли или местоположения.
Процессы, которые без четкой документации и управления вызовут узкие места, сдерживающие рост или, в худшем случае, заставят организацию закрыть свои двери.
В этом посте мы рассмотрим то, что мы здесь, на Process Street, определили как 10 основных бизнес-процессов, о которых вы должны заботиться и постоянно совершенствовать их.
Это большие собаки. Величайшие хиты.
Каждый процесс будет сопряжен как минимум с одним полностью настраиваемым шаблоном, который поможет вам приступить к работе или оценить и уточнить ваши текущие процессы в зависимости от того, на каком этапе вы находитесь в планировании и реализации собственных.
Я надеюсь, что вы не только извлечете ценную информацию из этой статьи, но и найдете способы применения предоставленных шаблонов таким образом, чтобы это было практично и полезно для вашей команды или организации в целом.
Давайте перейдем к делу.
Да, и имейте в виду, они не находятся в определенном порядке.
10 лучших бизнес-процессов: наибольшие хиты
1. Разработка продукта
Давайте начнем с сердца каждого бизнеса — продукта (ов).
Почему важен процесс разработки продукта?
Короче говоря, потому что — это основополагающий процесс, который дает вам прекрасную возможность максимизировать ценность, которую вы приносите клиентам, и помогать компании расти, не говоря уже о том, чтобы оказывать положительное влияние на общество с помощью надежных и функциональных инструментов.
То, как ваша команда переходит от идеи и генерации концепции к выводу продукта на рынок, иными словами, является критически важным для бизнеса процессом.
Источник
Кроме того, его всегда можно будет улучшить, потому что он зависит от времени.По мере роста вашего бизнеса линейка продуктов расширяется, а непредвиденные изменения рынка требуют от вас адаптации, а также оптимизации процесса разработки продукта.
«Проблемы на протяжении жизненного цикла продукта, такие как изменение маркетинга, изменение предпочтений клиентов, появление новых конкурентов, плохой дизайн продукта, стремление к неправильному целевому рынку, нестандартное ценообразование, нецелевая стратегия выхода на рынок, а отсутствие исследований после запуска может привести к сокращению жизненного цикла продукта.Чтобы свести к минимуму эти проблемы, компании должны проводить исследования для определения идей, проверки, разработки стратегии выхода на рынок и после запуска ». — Insights Association, Важность процесса в разработке новых продуктов
Помимо проведения тщательного исследования и тестирования, крайне важно, чтобы группы разработчиков поддерживали тесную связь с клиентами на протяжении всего процесса разработки, чтобы улучшать продукт в соответствии с полученными отзывами.
The Wall Street Journal обсуждает важность этого пункта в The Path to Developing Successful New Products .После опроса более 300 сотрудников в 28 компаниях они обнаружили, что более 80% лучших сотрудников заявили, что они периодически тестируют и подтверждают предпочтения клиентов в процессе разработки, по сравнению с 43% сотрудников с низкими показателями.
Итак, ясно, что для успешной разработки нового продукта требуется очень много.
Приведенный ниже шаблон представляет собой базовый контрольный список для управления проектом, который обеспечивает основу для формирования вашего процесса разработки продукта и может быть легко настроен по вашему усмотрению.
2. Процесс продаж
Сердце не может биться без крови, и продукт нельзя использовать без продажи. После разработки продукта продажи — следующий гигант в нашем списке 10 лучших бизнес-процессов.
По данным Ассоциации управления продажами, 90% наиболее эффективных компаний используют формальный, управляемый процесс продаж. Это убедительно, но неудивительно, особенно для тех из вас, кто на собственном опыте видел до и после внедрения формального процесса продаж.
Не зря он в нашем списке лучших хитов.
Источник
Процесс продаж — отличный пример того, что включает множество подпроцессов, все из которых одинаково важны для заключения сделки.
Процесс продажи проходит через различные этапы пути покупателя вместе с определенной тактикой и рекомендациями, которым должны следовать продавцы на каждом конкретном этапе.
На каждом этапе существуют различные другие процессы, которые можно определять, документировать и управлять ими для обеспечения высокого уровня производительности и продаж.Такие процессы включают в себя квалификацию лида, создание убедительной презентации, демонстрацию и, в конечном итоге, передачу нового клиента команде по работе с клиентами.
Приведенный ниже шаблон предназначен для стандартного квалификационного звонка по продажам BANT, чтобы направить торговых представителей через процесс эффективного понимания потребностей потенциального клиента и определения наилучшего способа их удовлетворения.
Кроме того, вот еще несколько популярных шаблонов продаж, которые вы, возможно, захотите включить в свои процессы:
Все шаблоны Process Street можно интегрировать с программным обеспечением CRM, таким как Salesforce и Close.io, а также другие инструменты продаж для автоматической передачи данных туда и обратно, совместной работы с членами команды, выполнения задач и, в конечном итоге, повышения продуктивности продаж.
3. Закупки
Закупки — это намного больше, чем просто закупки. Он включает в себя выбор поставщиков, установление условий оплаты, стратегическую проверку и переговоры, а также фактическую закупку материалов.
Все эти процессы являются важными компонентами так называемого цикла от закупки до оплаты.
Source
Оптимизированный процесс закупок дает много преимуществ для эффективности бизнеса.
Во-первых, вы хотите построить прочные доверительные отношения со своими поставщиками. Это устранит огромное количество неприятных и дорогостоящих недоразумений, возникающих из-за плохого общения.
Более того, прочные отношения с поставщиками с гораздо большей вероятностью позволят вам изучить потенциальные преимущества, такие как снижение цен в годовом исчислении, скидки за количество и улучшение качества.
«Вы не станете устойчиво развивающейся компанией, если не будете строить и поддерживать прочные отношения с поставщиками в качестве одной из ваших основных стратегий. Бизнес не может расти в вакууме. Мы растем вместе, учимся использовать ресурсы, которые каждый из нас приносит ». — Арлин Соренсен, основатель и генеральный директор Heartland Companies
Во-вторых, хорошо задокументированный и выполненный процесс закупок расширит вашу способность постоянно выявлять и оценивать возможности для более рентабельной стратегии, а также способность предвидеть потенциальные недостатки, которые могут замедлить производство и / или потребуют дополнительного персонала или внешняя помощь.
Другими словами, он позволяет контролировать процесс закупок, чтобы определить, насколько фактическая производительность соотносится с запланированной деятельностью, и соответствующим образом уведомить соответствующие отделы о внесении изменений.
Приведенный ниже шаблон представляет собой контрольный список рабочего процесса для заказа на покупку, который проведет вас через процесс создания заявки на покупку, получения утверждения (как внутри компании, так и от поставщика), создания официального заказа на покупку и подтверждения сведений о доставке.
Интегрируя этот контрольный список в свои текущие процессы, вы можете автоматически назначать задачи соответствующим лицам, передавать важные данные в инструменты управления поставщиками и от них, напрямую общаться с поставщиками и отслеживать ход выполнения каждого заказа на поставку в режиме реального времени.
Вот несколько дополнительных шаблонов, связанных с закупками, которые помогут вам оптимизировать другие компоненты цикла от закупок до оплаты:
4. Подключение клиентов
Способ привлечения нового клиента во многом зависит от вашей отрасли, бизнес-модели, стратегии роста и многих других факторов. Тем не менее, это всегда должно быть основной областью внимания, учитывая растущее значение лояльности клиентов в современной цифровой экономике.
Исследование, проведенное Bain & Company, показало, что увеличение уровня удержания клиентов на 5% увеличивает прибыль на 25-95%, и в сообществе SaaS широко признано, что затраты на привлечение нового клиента на 5-25% дороже. чем сохранение существующего.
Компании, особенно в сфере SaaS, больше не могут позволить себе оставлять новых клиентов на их собственных устройствах, как только они заключили сделку, поскольку они вполне могут почувствовать себя оторванными и принять альтернативу еще до того, как у них даже будет шанс осознать ценность вашего продукта. Есть просто так много альтернатив, и клиенты могут отклониться от всего несколькими щелчками мыши.
Итак, нет никаких сомнений в том, что хорошо отлаженный процесс адаптации новых клиентов невероятно ценен.
Основная цель — сделать переход от продаж к успеху клиента как можно более плавным, за которым следует приветственный пакет и непрерывное обучение со стороны менеджера по работе с клиентами, чтобы продемонстрировать наилучшие способы использования продукта в соответствии с потребностями клиента. специфические потребности.
Источник
Мы знаем, как помочь вам добиться этого каждый раз без исключения.
Разработка и помощь в налаживании эффективных процессов адаптации клиентов — это наш хлеб с маслом.
У нас есть множество отраслевых шаблонов, от маркетинговых агентств до специалистов по финансовому планированию, которые предоставляют исчерпывающее действенное руководство по привлечению новых клиентов.
Это одни из самых популярных шаблонов, позволяющих таким компаниям, как DenaliTEK и Wodify, строить долгосрочные и плодотворные отношения с довольными клиентами.
Ниже приведен контрольный список для адаптации клиентов для маркетинговых агентств. Контрольный список может быть интегрирован с вашей CRM для автоматического создания и заполнения нового контрольного списка данными о клиентах, когда статус интереса или другой триггер по вашему выбору изменяется для записи перехода от лида к клиенту.
Вы также можете настроить множество других правил автоматизации для назначения задач, прикрепления файлов, добавления комментариев и многого другого. Никакой ручной работы не требуется.
В списке представлены еще несколько наших шаблонов для адаптации клиентов. Вы можете найти полный список с описанием каждого здесь.
5. Служба поддержки
В предыдущем разделе я упоминал, что после перехода от продаж к успеху клиента менеджер по работе с клиентами должен обучить клиента тому, как использовать продукт для извлечения максимальной выгоды.Что ж, это должно сочетаться с предложением постоянной поддержки самым информированным и отзывчивым способом.
Конечно, никто не хочет, чтобы его постоянно приставали к предложениям о помощи, я не об этом говорю.
Скорее, речь идет об управлении поступающими обращениями в службу поддержки наиболее эффективным способом и о готовности в течение получаса говорить по телефону для решения проблем, с которыми сталкивается клиент.
Эти процессы не должны быть сложными, они должны быть эффективными.
Если, однако, вы считаете, что предоставление поддержки на лету — это достаточно хорошо и вам не нужны формальные процессы, вот почему вы ошибаетесь.
Ниже приведен шаблон службы поддержки, который мы используем для управления обращениями в службу поддержки на Process Street.
Это коротко, просто и эффективно.
После заполнения основной информации о заявке представитель службы поддержки клиентов выбирает, какой «тип» заявки был получен, в зависимости от типа вопроса / проблемы, поднятого клиентом.
Это простой способ создать контрольный журнал всех обращений в службу поддержки и убедиться, что на них как можно быстрее реагируют.
Мы рекомендуем вам интегрировать контрольный список с вашим программным обеспечением поддержки, таким как Intercom, чтобы контрольный список автоматически создавался и передавался представителю службы поддержки при получении заявки.
Еще пара полезных шаблонов для обслуживания клиентов:
6. Адаптация сотрудников
Остальные 10 процессов в нашем списке лучших результатов являются внутренними.Мы рассмотрели продажи и успех клиентов, а теперь основное внимание уделяется управлению процессами, которые обеспечивают бесперебойную работу вашего бизнеса и, будем надеяться, его чрезвычайно быстрый рост!
Первой серьезной проблемой, которую необходимо решить, является адаптация сотрудников.
Проведенное исследование важности хорошего опыта адаптации, мягко говоря, убедительно.
По данным Общества управления исследованиями человека (SHRM):
69% сотрудников с большей вероятностью останутся в компании в течение трех лет, если у них будет успешный опыт адаптации.
Новые сотрудники имели на 58% больше шансов остаться в организации более трех лет, если они прошли структурированную программу адаптации.
Организации со стандартным процессом адаптации получают на 50% больше производительности от новых сотрудников.
Трудно закрывать глаза на такие значащие цифры.
На данный момент мы разработали 6 контрольных списков для адаптации сотрудников, из которых вы можете выбрать формальный процесс.
Ниже приведен общий контрольный список для адаптации, который поможет вам принять на работу нового сотрудника с момента его первого дня до конца первого месяца.
Чтобы лучше понять, какое влияние наши контрольные списки для адаптации могут оказать на ваш бизнес, узнайте, как A-Team Lending сделала адаптацию сотрудников безбумажной и как Renegard использует Process Street для повышения производительности, контроля качества и адаптации сотрудников.
Несколько других шаблонов адаптации сотрудников:
7. Продвижение контента
Далее, одна из главных движущих сил маркетинга — продвижение контента.
В наши дни существует так много торговых точек, которые помогут вам привлечь потенциальных клиентов со всего мира, но как вы убедитесь, что эффективно используете каждый канал, который есть в вашем распоряжении?
Кроме того, какие шаги вы предпринимаете, чтобы оптимизировать свой контент для SEO и распространения контента?
Формулирование четкого документа для управления процессом продвижения контента и включение его в цифровой контрольный список, основанный на автоматизации, означает, что вы можете убедиться, что каждый создаваемый вами контент готовится и продвигается именно так, как вы хотите.
Источник
Например, многое уходит на планирование, написание, рецензирование и публикацию сообщения в блоге, и нормально чувствовать, что тяжелая работа закончена, когда она будет опубликована.
Но это не так.
Самая важная работа с точки зрения маркетингового успеха начинается, как только вы нажимаете кнопку публикации. Подумайте об этом с точки зрения продаж. Покупатель только что подписал пунктирную линию. Удивительно, вы заключили крупную сделку после нескольких месяцев напряженной работы. Но теперь начинается настоящая работа — адаптация клиента и оказание постоянной поддержки, чтобы удержать его как можно дольше.
То же самое касается сообщений в блогах и других форм контента, их успех заключается в мерах, которые вы предпринимаете для продвижения после того, как они были опубликованы.
Ниже приведен контрольный список продвижения контента, который проведет вас через комплексный процесс продвижения, от вставки прямых ссылок до публикации в социальных сетях и даже перепрофилирования вашего контента для максимизации его ценности как для внешних, так и для внутренних целей.
Еще несколько удобных шаблонов для управления контентом:
8. Финансовое планирование
Мир финансов сложен.
Существует бесчисленное множество правил и положений, которые необходимо соблюдать, и его прибыльный характер делает эту отрасль привлекательной для работы для многих молодых людей, что, в свою очередь, повышает важность тщательного планирования и подготовки, чтобы восполнить недостаток опыта.
Более опытный финансовый менеджер, несомненно, будет иметь процесс для выполнения различных задач, но они, вероятно, не имеют документации и не могут динамически отслеживаться с помощью цифрового контрольного списка, поэтому все еще есть возможности для улучшения.
И что может быть лучше для подготовки, чем проработка процесса, встроенного в контрольный список, который гарантирует, что вы делаете все, что вам нужно, и даже немного.
Приведенный ниже шаблон помогает венчурному капиталисту пройти процедуру комплексной проверки стартапа и оказался одним из наших самых популярных шаблонов.
Это исчерпывающий контрольный список, который проведет вас через различные аспекты, включая оценку команды основателей, финансовую жизнеспособность, конкуренцию и юридический анализ, в котором в общей сложности 43 задачи.
Несколько других шаблонов, связанных с финансами:
9. Бухгалтерский учет
Существует большая ответственность, связанная с управлением счетами компании и созданием отчетов, соответствующих закону, от бюджетов до отчетов о движении денежных средств и балансов.
Это непростой бизнес, и промахов просто не может быть. Если и когда они это сделают, поскольку человеческая ошибка неизбежна, это может иметь серьезные последствия для организации как в финансовом отношении, так и с точки зрения ее репутации.
Задачи такого рода, которые необходимо выполнять правильно, вовремя, каждый раз и в обязательном порядке, являются именно тем типом, для которого формальные процессы являются наиболее подходящими и важными.
Хотя человеческую ошибку нельзя полностью исключить, ее можно минимизировать с помощью четких принудительных процессов, которые отслеживаются в режиме реального времени, чтобы предотвратить раскрытие любой ложной или неполной информации.
Мы работаем с рядом бухгалтерских фирм, чтобы помочь им гарантировать, что каждый процесс выполняется должным образом.В нашей библиотеке шаблонов у нас есть более десятка шаблонов бухгалтерского учета, которые варьируются от набора бухгалтерского персонала до выставления счетов клиентам, до выверки банковских счетов и отчетов на конец года.
Приведенный ниже шаблон представляет собой процесс расчета дебиторской задолженности, который разработан, чтобы помочь вам получить оплату как можно быстрее!
В шаблон встроена условная логика. Задача 3 требует, чтобы вы заполнили набор основных сведений о покупателе, а затем попросили вас ответить на два вопроса, которые будут добавлять или удалять задачи на основе вашего ответа.
Два вопроса:
Вы впервые ожидаете платеж от этого покупателя?
Предоставляете ли вы покупателю товары или услуги?
Если вы, например, выберете «Да» для первого вопроса, то появятся 3 ранее скрытых задачи под подзаголовком «Установление кредитной практики».
Благодаря нашей интеграции с Zapier вы можете связать все эти контрольные списки с уже используемыми бухгалтерскими инструментами, такими как Quickbooks, Freshbooks и Xero.
Еще несколько полезных шаблонов бухгалтерского учета:
10. Улучшение процесса
Бизнес-процессы создаются для постоянного совершенствования и должны адаптироваться к тому, как развивается ваша компания.
Естественно, что одни процессы менее подвержены изменениям, чем другие. Например, процессы адаптации клиентов и сотрудников с гораздо большей вероятностью потребуют корректировок, чем процесс создания годового финансового отчета.
Тем не менее, все они могут быть скорректированы для повышения эффективности по мере того, как вы получаете реальное представление о том, как они выполняются членами вашей команды и должны соответствовать меняющимся требованиям законодательства.
Поэтому чрезвычайно ценно иметь надежный процесс для оптимизации процесса, потому что он позволяет вам точно оценить, насколько хорошо он работает, и определить области, которые можно настроить, не нарушая повседневных рабочих процессов.
Вы можете не только быстро внедрить изменения, но и выполнить простой процесс в виде цифрового контрольного списка, что означает, что каждое внесенное вами изменение будет записано вместе с тем, кто внес это изменение, когда, почему и как. Менеджеры могут рассмотреть каждую деталь, если и когда они захотят.
Таким образом, вы можете вносить изменения с минимальными потерями времени и усилий и в то же время повышать прозрачность бизнеса.
Ниже приведен шаблон для оптимизации процесса. Он начинается с ответов на ряд уместных вопросов, касающихся процесса, который вы хотите оптимизировать, например, действий, которые его продвигают, соответствующих отделов и членов команды, а также информации, которая переносится между этапами.
Затем он проведет вас через переосмысление используемых в настоящее время методов, удаление несущественных шагов и размышление о том, какие шаги можно автоматизировать, чтобы свести к минимуму ненужную ручную работу.
Что вы думаете о нашем списке лучших хитов? Есть ли еще один зверь процесса, которого я пропустил? Как у вас дела с шаблонами контрольных списков? Позвольте мне знать в комментариях ниже!
Что такое бизнес-процесс? — Типы, преимущества и примеры
Как и любой другой процесс, бизнес-процессы также требуют, чтобы вы четко понимали, каких результатов вы хотите достичь. Это поможет вам создать основу вашего процесса и придать ему подходящее направление.Прикрепите к своей цели количественные показатели, чтобы вы могли узнать результаты после ее реализации.
Например, предположим, что у вас есть курьерский бизнес, и вы хотите подготовить бизнес-процесс для своих курьеров. Ваша цель может заключаться в сокращении времени в пути на 30 минут каждого из ваших курьеров. Вы должны определить эту цель и предпринять все дальнейшие шаги для ее достижения.
2. Создание и анализ альтернатив
После того, как вы определили, чего именно хотите добиться, половина проблемы будет решена.Теперь вам нужно создать все альтернативы, которые вы можете придумать. С каждой из этих альтернатив будет потеря возможности. Задача — найти наиболее подходящий вариант с наименьшими альтернативными издержками.
Например, есть несколько решений для сокращения времени в пути ваших курьеров, таких как разделение их на смены, предоставление им скейтбордов, создание маршрутов таким образом, чтобы им не нужно было объезжать, но только некоторые из них будут подходящими и достижимый. Выбери из них лучшее.
3. Привлечение и назначение заинтересованных сторон
Это один из самых важных шагов в создании бизнес-процесса. После того, как вы разработали процесс, исходя из всех альтернатив, вы должны вовлечь всех и заставить их понять процесс. Они принимают непосредственное участие в управлении процессом. Вот почему необходимо, чтобы они понимали все аспекты процесса. Это поможет вам сэкономить время в долгосрочной перспективе.
4. Протестируйте процесс
После того, как процесс полностью разработан, вы должны запустить его в меньшем масштабе.Практический опыт поможет вам найти пробелы, которые вы упустили при создании процесса. Вы можете заполнить эти небольшие пробелы решениями и сделать свой процесс официальным.
5. Запустить процесс
Заполнив все пробелы и устранив все мелкие неудобства, вам следует внедрить процесс в свой бизнес. Поскольку об этом знают участники процессов, шансы на расхождения будут сведены к минимуму.
6. Анализируйте результаты
Когда вы разрабатывали процесс, у вас была цель.Теперь, когда вы его внедрили, смогли ли вы достичь тех результатов, которые планировали получить? Вам нужно провести сравнение между предыдущим процессом и текущим. В этом вам поможет количественный показатель.
Например, вы можете сравнить время, затраченное вашим доставщиком до и после выполнения процесса. Это даст вам представление о том, смогли ли вы достичь желаемых результатов или нет.
Если результаты достигнуты, все готово.Созданный вами процесс работает эффективно. Если это не так, вам нужно что-то изменить, либо сделать ваши цели более достижимыми, либо сделать ваш процесс более эффективным. Одним словом, идите на оптимизацию бизнес-процесса. При достаточном количестве проб и ошибок вы сможете добиться оптимальных результатов.
.