Заявление официально деловое: Заявление — Официально-деловой стиль речи

» Исковое заявление: к вопросу о языке и стиле

Исковое заявление является одним из распространенных документов гражданского процесса. С его помощью каждый гражданин РФ может восстановить свои нарушенные материальные и нематериальные права. Структура и содержание данного документа регламентируется гражданской процессуально нормой.

Между тем изучение лексико-грамматической структуры искового заявления, безусловно, является важным не только для выработки рекомендаций молодым специалистам-юристам, студентам правовых вузов, но и для определения особенностей его построения с точки зрения текстовой организации. Написание искового заявления регулируется требованиями, обозначенными в ст. 131, 132 ГПК РФ2 . Согласно этому законодательному документу в исковом заявлении помимо стандартных сведений, касающихся наименования суда, истца, ответчика, перечисления третьих лиц и при необходимости цены иска, необходимо четко и последовательно изложить суть возникшей правовой проблемы и обосновать просьбу истца. Исковое заявление является процессуальным документом, поэтому принимается только в письменной форме и строится с учетом особенностей официально-делового стиля речи. Как отмечает М.Н. Кожина3 , официально-деловому стилю свойственны точность, не допускающая инотолкований, стандартизированноть, именной характер речи, неличность изложения.

Точность искового заявления можно охарактеризовать в двух аспектах: фактическом и речевом. Фактическая точность достигается констатацией определенных фактов, описывающих правовую ситуацию. В документе обязательно указывается дата или временные отрезки событий (например, 18.07.2015 г. между мною и ООО «Домашние деньги» был заключен договор займа <…>, С 24 сентября 1980 г. по 02 ноября 2015 г. я, Жигалко Тамара Анатольевна, проживала совместно и вела общее хозяйство с ответчиком <…>), даются полные наименования участников указанных событий (фамилии, имена, отчества и адреса регистрации физических лиц, наименования организаций, их формы собственности и юридические адреса), присутствует ссылка на законодательный текст (например, согласно п.5 ст. 13 Закона РФ «О защите прав потребителей», в силу ст. 75 Семейного кодекса РФ, на основании изложенного и руководствуясь ст. 131, 132, 307-309 ГПК РФ), обозначаются иные источники доказательств (например, <…> что подтверждается договором купли-продажи одной второй части жилого дома 17.01.1987 г. )4 . Речевая точность искового заявления выражается в использовании терминологической лексики и отсутствии синонимических замен.

Так, например, для обозначения участников гражданского судопроизводства включают термины истец и ответчик, их замена литературными синонимами не допускается (сравни: заявитель, проситель, потерпевший или другая сторона спора). Нельзя в одном исковом заявление употреблять разные наименования одного и того же предмета (пристройка, сарай, часть жилого помещения). Следует заметить, что точность речи нарушается, если в исковом заявлении упоминаются третьи лица без указания из отношений к истцу, ответчику и предмету спора, используются сокращения, не относящиеся к общепринятым, без дополнительных разъяснений, в предложениях присутствует речевая недостаточность. Обратимся к примерам. <…>в платежных документах счет ОДН (выделено нами – О.Н) стал значительно больше. В указанном фрагменте аббревиатура ОДН становится понятна только после детального изучения всего текста документа. Считаем, что при многократном повторении одного выраженияв исковом заявление необходимо сделать пояснение: общедомовые нужды (далее по тексту ОДН). Или: <…>после составления плана земельного участка сотрудниками БТИ было выявлено, что ответчик занимает площадь размером 344 кв.м.

асток будет способствовать сохранению важного смыслового компонента. Сравните: <…>после составления общего плана земельного участка сотрудниками БТИ было выявлено, что земельный участок ответчика занимает площадь размером 344 кв.м. Стандартизированность искового заявления проявляется не только в использовании соответствующей формы документа, предполагающей наличие 4 обязательных частей: вводной, описательной, мотивировочной и резолютивной5 , но и в отборе речевых клише (например, указанный дом; что подтверждает документ; сделка недействительна по основаниям, установленным настоящим Кодексом; до настоящего времени; на основании вышеизложенного и руководствуясь). Необходимо подчеркнуть, что при выборе слов и выражений для текста искового заявления нужно учитывать еще один признак официально-делового стиля: нейтральность и безэмоциональность изложения. Это проявляется в использовании стандартных словосочетаний: нравственные старания, негативные действия, тяжелое материальное положение, неприязненные отношения.

Включение в текст эмоциональнооценочных высказываний, обусловленных, на наш взгляд, влиянием разговорной речи, нецелесообразно. Примеры эмоционально-экспрессивных выражений и варианты исправлений: <…>оккупация принадлежащего нам сарая <…> Сравни: <…>ответчик стал пользоваться принадлежащим нам сараем <…> Или: <…>Со мной обращались в грубой форме, как будто бы меня задержали за какое-то особо тяжкое преступление, вроде убийства и грабежа. Говорили, «что нам все по х**, возьмем сейчас тебя и «заластаем», скажем, что угрожал и оказал сопротивление. Сравни: <…>Со мной обращались в грубой форме, нецензурно выражались в мой адрес, угрожали. «Одним из типичных лингвистических признаков официально-делового стиля является его именной характер», – отмечает М.Н Кожина6 . Имена существительные, в том числе образованные от глаголов (взыскание, оспаривание, восстановление, признание, внесение, определение, компенсация), отыменные (производные) предлоги (на основании, в силу, в соответствии) составляют основу текста искового заявления. При употреблении данных языковых средств следует обратить внимание на то, что есть глаголы, от которых существительное по указанной модели не образуется. Так, например, нельзя образовать существительное от глагола обязать.

Вместо слова обязание используется словосочетание с глаголом в неопределенной форме о необходимости обязать Аналогично неправильно образованы по данной модели существительные о выделе (правильно: о выделении), о нечинении (правильно: об устранении препятствий или о необходимости не чинить препятствия). Важным признаком официально-делового стиля можно считать неличный характер изложения, что проявляется в отсутствии глагольных форм 1 и 2 лица и соответствующих им местоимений. Анализ исковых заявлений показывает, что в данном тексте это свойство не проявляется. В рекомендациях по написанию исковых заявлений четко звучит требование о том, что исковое заявление пишется от первого лица и подписывается истцом или его законным представителем. В связи с этим наличие в тексте документа местоимений и глаголов 1 лица является обязательным (я обратился к ответчику, я являюсь бабушкой, я заключила договор. мы вместе не проживаем и т.п.). Обратим внимание на то, что во всем тексте необходимо использовать форму изложения от первого лица и не переходить на повествование от 3 лица. Подобные грамматические разногласия негативно влияют на качество документа.

Примеры из исковых заявлений и варианты исправлений: <…>13.07.2015 года, я Зайцева Елена Владимировна, проживающая по адресу <…> Средний доход от пенсии и получаемой заработной платы Зайцевой Елены Владимировны на каждого члена семьи составляет <…> Сравни: <…>13.07.2015 года, я Зайцева Елена Владимировна, проживающая по адресу <…>. Средний доход от моей пенсии и получаемой заработной платы составляет <…> Или: <…> Я являюсь собственником недвижимого имущества<…> ПРОШУ: Обязать ответчика не чинить препятствия истцу в пользовании <…> Сравни: <…> Я являюсь собственником недвижимого имущества<…> ПРОШУ: Обязать ответчика не чинить мне препятствия в пользовании <…> Таким образом, при написании искового заявления следует учитывать не только требования процессуальной нормы, но и рекомендации по выбору языковых средств, позволяющие сохранить стилистическую однородность и официальность текста.

О.В. Никитина

Мы очень признательны Вам за комментарии. Спасибо!

Как написать официальный бизнес-отчет (с примерами)

Официальные бизнес-отчеты выполняют важные функции, помогая менеджерам и руководителям принимать решения. Эти документы могут иметь различное назначение в зависимости от ваших потребностей и отрасли. Умение писать официальный бизнес-отчет может помочь вам стать профессионалом. В этой статье мы объясняем, что такое формальный бизнес-отчет, как его составлять, и приводим пример.

Что такое официальный бизнес-отчет?

Официальный бизнес — это официальный документ, содержащий данные, исследования, информацию и другие необходимые детали, которые помогают лицам, принимающим решения, формировать планы и цели, чтобы помочь компании.В зависимости от темы официальный бизнес-отчет может состоять из нескольких страниц и включать обширные данные и информацию. Вот несколько наиболее распространенных типов официальных бизнес-отчетов, обозначенных целью:

Отчет об обосновании / рекомендациях

Вы можете использовать этот отчет, чтобы предложить руководству идею. Тело будет включать такие разделы, как риски, затраты и выгоды. Примером такого отчета может быть предложение о покупке машины для вашего рабочего места.Чтобы убедить лицо, принимающее решение, купить машину, вы должны составить этот отчет, чтобы привести убедительные аргументы.

Отчет о расследовании

Этот отчет может представить потенциальные риски конкретной возможности. Этот отчет помогает владельцам бизнеса предвидеть любые проблемы, связанные с инвестициями или покупками. Вы также можете создать официальный бизнес-отчет для анализа предлагаемого слияния.

Отчет о соответствии

Используйте этот отчет, когда организация хочет продемонстрировать подотчетность и создать отчет о соответствии.Это отчет, который позволяет организации доказать, что она соблюдает правила и правильно расходует деньги. Например, бухгалтер может написать отчет о соответствии, чтобы показать, что компания соблюдает федеральные законы в отношении расходов.

Технико-экономический отчет

Когда вам нужно проанализировать результаты предложенной идеи, вы можете использовать этот отчет. Отчет может охватывать потенциальные проблемы, связанные с этим затраты и преимущества идеи. С помощью этого отчета вы можете определить, будет ли предложение прибыльным, возможен ли крайний срок и есть ли вероятность, что оно может превысить бюджет.

Отчет об исследованиях

Этот отчет поможет вам проанализировать проблему. В отчет будут включены рекомендации по устранению проблем.

Периодический отчет

Этот отчет помогает организации улучшить свои продукты, услуги, процессы или политики. Отчет может включать в себя информацию о прибылях и убытках или может проверять эффективность. Например, розничный магазин будет иметь ежемесячный отчет о своих продажах.

Ситуационный отчет

Для обсуждения конкретной темы, например информации с конференции, используйте ситуационный отчет.

Контрольный отчет

Вы можете использовать этот отчет, чтобы представить несколько решений в качестве вариантов для конкретной ситуации.

Связано: Документация на рабочем месте

Как написать официальный бизнес-отчет

Следуйте этому пошаговому руководству, чтобы создать профессиональный бизнес-отчет:

1. Планируйте, прежде чем писать

Относитесь к формальному бизнес-отчету, как к проекту.Прежде чем приступить к составлению исследований и составлению разделов, точно спланируйте, чего вы хотите достичь. При этом у вас будет больше шансов создать отчет в ясном и простом стиле.

2. Проверьте внутренний формат

Компания, в которой вы работаете, может уже иметь установленный формат для официальных бизнес-отчетов. Изучите справочник своей компании или попросите человека, который хочет получить отчет, узнать, есть ли какой-то конкретный формат, который вам следует использовать. Использование установленного формата поможет вашему отчету выглядеть более профессионально.

3. Добавьте заголовок

Вы можете получить название отчета вместе с брифом или можете написать его самостоятельно. Убедитесь, что заголовок четкий и виден в начале отчета. Вы также должны добавить свое имя и имена других людей, которые работали над отчетом, и дату, когда вы его написали.

4. Напишите оглавление

Страница оглавления должна следовать за названием и авторами. Страница оглавления необходима для длинного и сложного официального отчета.Хотя эта страница находится в начале отчета, она должна быть написана последней, когда отчет будет готов. Запишите заголовки разделов точно так, как они появляются в каждом разделе отчета, и убедитесь, что номера страниц совпадают.

5. Добавьте резюме или реферат

Резюме резюмирует основные моменты официального бизнес-отчета. Читателю может быть полезно иметь этот раздел, но он не является обязательным, особенно если ваш отчет короткий. Лучше всего спросить человека, который запросил бизнес-отчет, предпочитает ли он резюме или реферат.Хотя краткое изложение находится в начале отчета, вы должны писать его в последнюю очередь вместе со страницей содержания, чтобы вы могли включить примечания из раздела с выводами и рекомендациями.

Резюме должно рассказывать читателю о ваших выводах и даже опираться на пункты вашего заключения. Также важен краткий обзор того, что читатель найдет в отчете. У вашего менеджера может быть время только для того, чтобы прочитать резюме отчета, поэтому в нем должны быть описаны основные моменты, найденные в отчете.

Связано: 5 шагов для отличного делового письма (с советами)

6. Напишите введение

В этом разделе подробно описывается причина, по которой вы пишете отчет. Введение должно касаться цели отчета и справочной информации по теме, о которой вы пишете. Включите любые определения и резюмируйте основные аргументы.

7. Опишите вашу методологию

Раздел методологии должен объяснить читателю методы исследования, которые вы выбрали для создания этого отчета, такие как использование качественного метода, количественного метода или их комбинации.Это должно быть четкое обоснование того, почему вы решили использовать определенные методы.

8. Представьте свои выводы

В этом разделе вы должны представить результаты своего исследования. Важно представить свои результаты логично и лаконично, при этом убедитесь, что вы включили достаточно информации, чтобы доказать, что вы тщательно исследовали вопрос.

Одним из способов облегчить чтение результатов является использование заголовков, подзаголовков и пронумерованных разделов для организации всего.Вы можете представить свои выводы в виде маркированного списка или с помощью таблицы. Вы также можете представить свои выводы с помощью иллюстраций и графиков, таких как инфографика, но убедитесь, что эти изображения подходят для отчета.

9. Закончите выводом и рекомендациями

В этом разделе вы представите свою оценку на основе результатов, а затем дадите рекомендации к действию. Если вы добавляете какие-либо цели, вы должны добавлять к ним измеримые действия.Каждая предлагаемая цель, метод или вариант должны рассказать читателю, как они повлияют на организацию.

10. Добавьте библиографию и приложения

Включите все источники, которые вы использовали для написания отчета. Это могут быть периодические издания, онлайн-статьи или книги. Перечислите источники в алфавитном порядке. Вы также можете включить все материалы в поддержку отчета. Это могут быть анкеты, карты, заметки, резюме, диаграммы, таблицы, иллюстрации и другие. Пометьте каждую заметку, карту и другие документы буквой, чтобы вы могли четко ссылаться на них в отчете.

12. Корректура

Когда вы закончите писать свой отчет, вычитайте его, чтобы убедиться, что он не содержит грамматических или орфографических ошибок, что сделает ваш отчет более достоверным. Кроме того, при написании будьте ясны и лаконичны. Избегайте сложных слов и сленга. Допустимо использовать жаргон и технические термины, соответствующие отрасли, в которой вы работаете, но не злоупотребляйте ими. Убедитесь, что текст перетекает из одного раздела в другой, особенно если в отчете было несколько авторов.

Пример официального бизнес-отчета

Вот образец официального бизнес-отчета, который вы можете просмотреть в качестве руководства:

Отчет о текучести кадров в GHS Corporation

Представлен 8 августа 2019 г.

Введение

Менеджер отдела кадров запросил этот отчет для изучения высокой текучести кадров в GHS Corporation. Информация в этом отчете была собрана сотрудниками отдела кадров в течение трех месяцев.Команда из пяти человек проанализировала административные записи и условия работы, а также опрошенных сотрудников. В этом отчете даются рекомендации по минимизации высокой текучести кадров среди сотрудников GHS Corporation.

Справочная информация

Корпорация GHS работает уже 10 лет. В нем работает 200 человек, большинство из которых оплачивают комиссионные для страховых клиентов. Несмотря на то, что мы работаем в регионе со значительной безработицей, годовой оборот составляет от 60 до 65% каждый год.

Выводы

Наиболее существенной проблемой, обнаруженной командой кадровиков при опросе персонала, было отсутствие поддержки молодых матерей, которым для выхода на работу требуются услуги по уходу за детьми. Сотрудники отметили, что разочарованы отсутствием внутренней системы ухода за детьми, которая могла бы помочь им продолжить работу.

Другой проблемой, упомянутой сотрудниками, было отсутствие связи между сотрудниками и высшим руководством.Они выразили обеспокоенность по поводу получения непоследовательных и поздних инструкций. Они рассказали, что не знали основных бизнес-целей, что привело к потере интереса к компании и своей работе.

Выводы

Мы обнаружили следующие основные проблемы:

1. Отсутствие поддержки молодых матерей в отношении ухода за детьми

2. Отсутствие связи между персоналом и высшее руководство

Рекомендации

Для решения этих двух основных проблем мы рекомендуем предпринять следующие шаги:

1.При минимальных затратах для GHS можно создать центр по уходу за детьми на дому, что побудит матерей вернуться к работе.

2. Каждый отдел должен выбрать представителя сотрудника, который будет представлять интересы персонала на собраниях руководства. Этот представитель может выражать озабоченность и сообщать о результатах своим командам, чтобы повысить вовлеченность.

Шаблон бизнес-плана: что включать

Все предприниматели и владельцы бизнеса должны иметь бизнес-план. Сам процесс разработки вашего плана помогает вам понять, какой бизнес вы хотите построить, и план действий, которому вам нужно будет следовать.

Однако бывает только один раз, когда КАЖДЫЙ предприниматель и владелец бизнеса разрабатывает бизнес-план. Вот когда им нужно привлечь финансирование. Поскольку практически всем кредиторам и инвесторам требуется официальный бизнес-план.

Чтобы помочь вам, вот мой проверенный шаблон бизнес-плана, а в приведенной ниже информации подробно описаны 11 ключевых разделов, которые следует включить в ваш план.

1. Титульная страница

Как бы просто это ни казалось, включите титульную страницу с вашей контактной информацией, чтобы потенциальные инвесторы могли легко связаться с вами.

2. Краткое содержание

Если инвесторам не нравится ваше резюме, они не будут читать дальше, поэтому этот раздел очень важен.

Кратко опишите, чем занимается ваш бизнес и какие потребности рынка он решает. Очень важно опишите свои «уникальные факторы успеха», которые являются 4-7 причинами успеха вашего бизнеса.

Также покажите здесь свои финансовые прогнозы и сумму денег, которую вы хотите собрать.

3. Обзор компании

В этом разделе дайте профиль вашей компании. Ответьте на такие вопросы, как где вы находитесь, когда вы были образованы и какова ваша форма юридического лица.

Также обсудите стадию развития вашей компании: каких успехов ваша компания уже достигла?

4. Анализ отрасли

В разделе «Анализ отрасли» вы подробно опишете рынок, на котором вы конкурируете, насколько он велик и какие тенденции на него влияют.

5. Анализ клиентов

Здесь вы определите, кто ваши целевые клиенты и их потребности. Постарайтесь как можно точнее описать демографический и психографический состав ваших клиентов.

6. Конкурентный анализ

В этом разделе определите своих конкурентов и их основные сильные и слабые стороны.

Важно определить свои конкурентные преимущества, то есть почему вы можете добиться большего успеха, чем другие.

7. Маркетинговый план

В этом разделе вы опишете свои продукты и / или услуги и желаемое позиционирование бренда.

Важно отметить, что вы также подробно опишете свой план рекламных акций, с помощью которого вы познакомите клиентов с вашей компанией (например, объявления в газетах, прямая рассылка и т. Д.).

Наконец, если возможно, обсудите свой план распространения, указав, где клиенты могут приобретать ваши продукты и / или услуги.

8.План операций

В вашем операционном плане должны быть подробно описаны ключевые операционные процессы, которые ваша организация должна выполнять ежедневно для достижения успеха. Кроме того, он должен определить основные этапы, которые вам необходимо выполнить в течение следующих 1-3 лет, чтобы добиться успеха.

9. Руководство Команда

Раздел бизнес-плана «Управленческая команда» должен доказать, почему ключевой персонал компании «в высшей степени квалифицирован» для выполнения бизнес-модели.

Также укажите пробелы в вашей команде и то, кого вам нужно нанять.

10. Финансовый план

Ваш финансовый план критически важен для инвесторов. Определите способы получения доходов вашей компанией. И выделите ключевые предположения, которые определяют ваши финансовые прогнозы.

Если вы ищете финансирование, определите, сколько денег вам нужно, чтобы начать и / или вести свой бизнес, и основные способы использования этих средств.

Наконец, включите краткое изложение своих финансовых прогнозов.

11. Приложение

Используйте Приложение для поддержки остальной части вашего бизнес-плана. Включите свои полные финансовые прогнозы, включая отчеты о предполагаемых доходах, балансы и отчеты о движении денежных средств.

Включите любую дополнительную информацию, такую ​​как патентная информация, списки клиентов и т. Д., Которые помогут доказать инвесторам, что ваша компания представляет собой отличную возможность для инвестиций.

Использование этого шаблона бизнес-плана и подробной информации в нем заставит вас продумать свой бизнес и задокументировать его так, чтобы инвесторы и другие читатели полностью понимали.Убедитесь, что вы можете хорошо представить свой бизнес не только в письменном бизнес-плане, но и лично. Поскольку инвесторы и кредиторы захотят встретиться с вами лично, прежде чем выписать крупный чек.

18 вдохновляющих примеров заявлений о миссии, которые увлекают людей (+ шаблон)

Каждый бизнес стремится к чему-то — одной общей цели, которая объединяет вашу организацию и позволяет каждому человеку сосредоточиться на приоритете номер один.

И один из лучших способов добиться этой цели — это изложить ее в письменном виде, разместить на своем веб-сайте и позволить ей находить отклик в вашем офисе в ваших повседневных усилиях.

Это, друзья мои, заявление о миссии.

Что такое заявление о миссии?

Что такое хорошее заявление о миссии?

Заявление о миссии — это краткое описание цели вашей компании, ваших целей и видов продуктов или услуг, которые вы предоставляете, чтобы помочь вашей аудитории найти решения для их болевых точек. Хорошая и эффективная формулировка миссии представит эту информацию в виде убедительной и простой декларации. Эффективные формулировки миссии служат путеводной звездой для корпоративной культуры, отражая общие стратегии.

Заявление о миссии — это формальное резюме, которое объясняет:

• Чем занимаешься.
• Как вы это делаете.
• Зачем вы это делаете.

Хорошее заявление о миссии может удивить, вдохновить и преобразовать ваш бизнес. Они обеспечивают четко сформулированную цель вашего бизнеса и цели, которые вы преследуете для достижения успеха.

Лучшие формулировки миссии идут рука об руку с корпоративной философией и культурой и помогают вести компанию из настоящего в будущее.

Заявления о видении и заявления о миссии

Заявление о миссии определяет причину, стоящую за вашим брендом, а заявление о видении описывает, что вы собираетесь делать, чтобы внести свой вклад в свое дело. Проще говоря, хорошее заявление о миссии декларирует то, чем вы занимаетесь в настоящее время, а хорошее заявление о видении ориентировано на будущее, детализируя ваши устремления и определяя, как вы хотите, чтобы ваш бизнес выглядел в будущем.

Люди часто путают эти два термина — не волнуйтесь, год назад я даже не знал, что это за один из них.

Согласно определению BusinessDictionary, заявление о миссии — это «письменное заявление об основных целях и задачах организации, которые обычно остаются неизменными с течением времени».

Они также определяют видение как «вдохновляющее описание того, чего организация хотела бы достичь или достичь в среднесрочной или долгосрочной перспективе. Оно призвано служить четким руководством для выбора текущих и будущих планов действий. . »

По сути, формулировка миссии определяет ваше дело — то, чего вы хотите достичь.Заявление о видении определяет, чего вы хотите добиться в своем деле — оно представляет собой будущие устремления ваших усилий. (Видение = будущее. Понять?)

Примеры заявлений о миссии и видении

Вот несколько примеров заявлений о миссии и заявлений о видении трех известных корпораций:

Make-A-Wish

• Миссия: Миссия Make-A-Wish International — исполнять желания детей с опасными для жизни заболеваниями, чтобы обогатить человеческий опыт надеждой, силой и радостью.
• Видение: Мы стремимся осуществить каждое желание подходящего ребенка.

Кормление Америки

• Миссия: Наша миссия — накормить голодающих Америки через общенациональную сеть продовольственных банков-членов и вовлечь нашу страну в борьбу за искоренение голода.
• Видение: Безголодная Америка.

Деловая репутация

• Миссия: Добрая воля работает над повышением достоинства и качества жизни отдельных лиц и семей путем укрепления сообществ, устранения препятствий на пути к возможностям и помощи нуждающимся людям в раскрытии их полного потенциала через обучение и силу работы.
• Видение: Каждый человек имеет возможность полностью раскрыть свой потенциал, участвовать во всех аспектах жизни и вносить свой вклад в них.

Как долго должно быть заявление о миссии?

Как долго должно быть заявление о миссии?

Средняя длина заявления о миссии составляет 29 слов, но нет правильного ответа. Как правило, формулировка миссии должна содержать от двух до четырех предложений и не более 100 слов.

Это сложный вопрос, потому что на самом деле нет одного «правильного» ответа. Большинство заявлений о миссии содержат от двух до четырех предложений и не более 100 слов.

В конечном счете, ваше заявление о миссии должно быть достаточно длинным, чтобы донести вашу точку зрения, и оно должно быть внутренним документом, рассказывающим, как вы вдохновляете свою команду на достижение целей вашей компании.

Искусство написания целенаправленной миссии — ценный навык.Поскольку они являются внутренними документами, найти примеры может быть непросто.

Но лучший способ понять эффективные заявления о миссии — это посмотреть на их совокупность из самых разных отраслей. Вы можете многое узнать о написании эффективного заявления о миссии, прочитав некоторые из наиболее успешных компаний.

Как написать заявление о миссии

Как написать заявление о миссии

1. Определите цель вашего бренда.
2. Определите вашу целевую аудиторию — кого обслуживает ваш бизнес.
3. Определите, чем вы выделяетесь среди конкурентов.
4. Опишите общественный имидж и репутацию вашего бренда.
5. Сотрудничайте со своей командой и просмотрите основные моменты.
6. Завершите короткое, целенаправленное заявление, которое должно быть кратким, ориентированным на результат и содержательным.

Итак, как составить исчерпывающее заявление о миссии для вашего бизнеса? Хорошим предваряющим началом для написания собственного является изучение других компаний, чтобы дать вам базовое понимание языка и влияния.

Затем вам следует задать несколько ключевых вопросов и ответить на них, чтобы определить основную цель вашего бренда, бизнеса и целей. Несколько отличных вопросов для начала:

Почему вы в бизнесе?

Что вы хотите для своей компании, своих сотрудников и клиентов? Какова была ваша основная цель, чтобы начать свой бизнес?

Кто ваши клиенты?

В ответ на первый вопрос обязательно укажите, кому служит ваш бизнес. Подумайте о своей основной аудитории и о том, что вы хотите, чтобы они вынесли из вашей компании.

Что отличает ваш бизнес от конкурентов?

Дифференциация — важный элемент при построении бизнеса и развитии бренда. Что отличает вас от конкурентов?

Каков общественный имидж вашего бренда?

Определить свой бренд — значит подумать о его влиянии на остальной мир. Таким образом, определение того, как вы ведете бизнес, может помочь четко определить вашу миссию.

После того, как вы ответили на эти вопросы, сядьте со своей командой, чтобы обсудить основные моменты, которые вы сделали, и сформулировать их в более короткое и целенаправленное заявление.

Ваше заключительное заявление должно охватывать три характеристики великого заявления о миссии: краткое, ориентированное на результат и инклюзивное.

После того, как вы проведете свое исследование, ваша команда должна работать вместе, чтобы преобразовать всю информацию в краткое описание того, кто вы, что вы делаете и почему вы это делаете.

Просмотрите свое заявление, отправьте его своим сотрудникам для предложений и внесите необходимые правки, чтобы удалить жаргон, треп и модные словечки, чтобы создать наиболее краткое и убедительное заявление о миссии.

Лучшие примеры изложения миссии

Великие заявления о миссии не пишутся просто за день; требуется время, опыт, метод проб и ошибок, чтобы создать заявление о миссии, которое представляет и мотивирует ваш бренд.

Заявление о миссии вдохновляет других на действия. Они являются движущей силой вашего бизнеса и заставляют вашу организацию сосредоточиться на достижении чего-то большего в долгосрочной перспективе.

Вот 18 компаний, которые вы, вероятно, знаете, и заявления о миссии, которые поддерживают их бизнес.

1. Microsoft

«Наша миссия — дать возможность каждому человеку и каждой организации на планете достичь большего».

Вы не ожидаете, что подобное заявление будет исходить от технологической компании, не так ли? Но Microsoft считает, что они могут быть чем-то большим.

Помимо производства первоклассных продуктов для потребителей, они стремятся быть лидерами в области устойчивого развития, способствовать разнообразию и вовлеченности, а также поощрять прозрачность на рабочем месте.

Заявление о миссии Microsoft выражает их веру в то, что люди делают возможным. Эти убеждения и ценности воплощаются непосредственно в их продуктах и ​​корпоративной культуре.

2. Нордстрем

«Чтобы сделать покупки максимально привлекательными».

Когда вы входите в Nordstrom, сотрудники хотят предоставить вам наилучшие впечатления, предлагая отличный сервис, выбор, качество и ценность.

Эта философия превосходного обслуживания клиентов исходит от основателя Джона У.Нордстрем. Но это еще не все.

Они продолжают ежедневно работать над улучшением обслуживания клиентов, чтобы предоставить клиентам максимально интересный опыт — заявление о миссии действительно мотивирует их достижения.

Как прекрасно написано на их странице о нас: «Мода меняется. Изменения в покупках. Наше стремление к счастливым клиентам — нет».

3. Southwest Airlines

«Миссия Southwest Airlines — стремление к высочайшему качеству обслуживания клиентов с чувством тепла, дружелюбия, индивидуальной гордости и корпоративного духа.«

Southwest считает, что их сотрудники — это то, что отличает их от других. То есть, я никогда не летал на юго-западный рейс, который мне не нравился!

Таким образом, они позаботились о том, чтобы их заявление о миссии полностью отражало философию их команды. Они стремятся к высококачественному обслуживанию клиентов, проявляя дружелюбие и с улыбкой демонстрируя корпоративный дух.

Более того, компания логически следует своей миссии, взяв на себя обязательства перед своими сотрудниками:

«Мы стремимся предоставить нашим сотрудникам стабильную рабочую среду с равными возможностями для обучения и личностного роста.Поощряются творческий подход и инновации для повышения эффективности Southwest Airlines.

Прежде всего, Сотрудникам будет обеспечена такая же забота, уважение и заботливое отношение внутри организации, которые они, как ожидается, будут разделять внешне с каждым клиентом Southwest.

4. Squarespace

«Squarespace дает людям творческие идеи для достижения успеха».

Squarespace включает в себя каждую часть «идеального» заявления: что, как и почему.

Что они стремятся делать? Расширьте возможности миллионов людей. Как они это делают? Предложите платформу, на которой клиенты могут делиться своими инновационными идеями и распространять их. Почему они это делают? Чтобы помочь этим творческим личностям создать успешное присутствие в Интернете.

В восьми простых словах вы полностью понимаете намерения Squarespace и их цель. И с момента их запуска в 2003 году через их платформу были созданы миллионы веб-сайтов — я бы сказал, что миссия выполнена.

5.Убер

«Мы открываем возможности, приводя мир в движение».

Uber — это популярное приложение для поездок, в котором пользователи заказывают поездку, их забирают, где бы они ни находились, и высадили в любом месте.

Тем не менее, их миссия выходит за рамки доставки людей из пункта А в пункт Б. С помощью своих технологий они надеются открыть новые возможности для своих пассажиров, помогая им знакомиться с новыми людьми и исследовать новые места.

На самом деле все очень просто: они хотят привести мир в движение.

6. Google

«Организовать мировую информацию и сделать ее общедоступной и полезной».

Подумайте об этом: Google получает более 63 000 поисковых запросов в секунду. Честно говоря, я не знаю, когда в последний раз у меня возникал вопрос, на который Google не мог ответить. Ну, потому что легко искать и находить ответы, которые вы ищете.

Кажется, что все, что делает Google, вращается вокруг своей миссии — они хотят поместить всю информацию в мире на одну удобную платформу, чтобы люди могли найти нужную информацию.

Есть много — я имею в виду много — информации, которая размещается в Интернете каждый день. И каким-то образом Google может собирать каждую часть информации и предоставлять ее нам, когда мы ищем что-то связанное.

Гугл, хочу лично Вас за это поблагодарить. Вы сделали мои покупки намного более приятными.

7. Kickstarter

«Чтобы помочь воплотить творческие проекты в жизнь».

Kickstarter — крупнейшая в мире краудфандинговая платформа, которая помогла воплотить в жизнь десятки тысяч проектов благодаря поддержке сообщества и пожертвованиям.

Компания не только живет своей миссией, но и измеряет свой успех, основываясь на выполнении миссии, а не только на зарабатывании денег.

В 2015 году они стали Benefit Corporation, которая является коммерческой компанией, которая рассматривает «влияние своих решений на общество, а не только на акционеров. В конечном итоге положительное влияние на общество становится частью законодательно определенных целей Benefit Corporation».

8. Тесла

«Для ускорения перехода мира к устойчивой энергетике.«

К настоящему времени мы все должны знать слово Tesla — это те модные автомобили, у которых практически к приборной панели прикреплены компьютерные экраны. (Кстати, вы можете настроить экран как движущийся камин, чтобы создать приятную атмосферу.)

Но миссия Tesla заключается не только в создании ракетных кораблей — они ставят на первое место окружающую среду, создавая первоклассные электромобили.

Каждая модель, которую они выпустили на данный момент (что, как ни странно, обозначает S3XY с тройкой вместо E), приближает их на шаг ближе к созданию устойчивой энергетической экосистемы.

9. Компания «Кока-Кола»

«Чтобы освежить мир в разуме, теле и духе. Вдохновлять моменты оптимизма и счастья через наши бренды и действия».

Ах, освежающий вкус колы.

Я не могу не вспомнить превью фильмов, в которых кассир наливает кока-колу в чашку, полную льда — они всегда стараются увидеть крупным планом пузырьки карбонизации, проливающиеся через край.

Но помимо бренда прохладительных напитков, The Coca-Cola Company хочет, чтобы вы знали, как кока-кола должна вызывать у вас чувство.Они стремятся принести счастье и позитив своей аудитории, и они рассматривают свою миссию и видение как дорожную карту успеха своей компании.

10. Гусеница

«Обеспечить экономический рост за счет развития инфраструктуры и энергетики, а также предоставить решения, которые поддерживают сообщества и защищают планету».

Как ведущий мировой производитель строительного и горнодобывающего оборудования, компания Caterpillar надеется сделать возможным устойчивое развитие и способствовать позитивным изменениям в мире.

Caterpillar объясняет, что они делают и почему они это делают — в конечном счете, они хотят защитить планету.

И, чтобы способствовать прозрачности со своими клиентами, компания разместила на своем веб-сайте их цели на 2020 год, в том числе:

• Снижение энергоемкости на 50 процентов.
• Снижение интенсивности выбросов парниковых газов на 50 процентов.
• Снижение интенсивности водопотребления на 50 процентов.

11. Whole Foods Market

«Чтобы питать людей и планету.Мы целеустремленная компания, стремящаяся установить стандарты качества для розничных продавцов продуктов питания. Качество — это главное в Whole Foods Market ».

Whole Foods Market предлагает своим клиентам качественные продукты питания, и они хотят подать хороший пример всем розничным продавцам продуктов питания.

Чтобы вдохновить их усилия на выполнение своей миссии, компания исходит из шести основных ценностей.

От продажи высококачественных натуральных и органических продуктов питания и установления беспроигрышных партнерских отношений с поставщиками до поощрения роста и счастья членов команды — Whole Foods Market стремится заботиться обо всех.

12. Американский Красный Крест

«Американский Красный Крест предотвращает и облегчает человеческие страдания перед лицом чрезвычайных ситуаций, мобилизуя силу добровольцев и щедрость доноров».

Американский Красный Крест — это некоммерческая организация на добровольных началах, которая помогает кризисным районам в трудную минуту.

Сильные слова в их заявлении о миссии находят отклик в организации и подталкивают волонтеров, доноров и партнеров работать еще усерднее.

Основополагающие принципы Глобальной сети Красного Креста — гуманность, беспристрастность, нейтралитет, независимость, добровольное служение, единство и универсальность — кажутся еще одной движущей силой их миссии по оказанию помощи нуждающимся и вдохновению других на помощь.

13. Жизнь хороша

«Распространять силу оптимизма».

Попробуйте найти футболку Life is Good, которая не заставит вас улыбнуться. Попробуй.

Обещаю, вы не сможете его найти.Почему? Потому что каждый продукт, выпускаемый компанией, — это небольшая ода своей основной цели: распространять силу оптимизма.

В наши дни все мы могли бы использовать немного позитива, и это то, что Life is Good стремится дать миру. По их словам, «Оптимизм дает нам возможность исследовать мир с распростертыми объятиями и взирать на решения, прогресс и рост. Он также делает жизнь чертовски веселее».

Они даже следят за тем, чтобы их аудитория распространяла оптимизм по всей вселенной, поощряя их использовать #growthegood в социальных сетях.Я уверен, что если вы выполните поиск по этому хэштегу в Instagram или Twitter, ваш день станет намного лучше.

14. TED

«Распространять идеи».

Два слова, но мощный удар.

TED была основана в 1984 году и с тех пор стала крупной некоммерческой организацией, занимающейся распространением идей в форме выступлений и выступлений. (Если вы не живете под скалой, вы, скорее всего, слышали о выступлении на TED Talk.)

Тем не менее, несмотря на все, что они делают, миссия остается неизменной и простой: они хотят использовать свою платформу и бренд, чтобы делиться новыми идеями в попытке изменить отношения, жизнь и, как следствие, мир.

Они включают свою миссию во все аспекты бизнеса — от TED Talks, конференций, TEDx и даже до серии уроков TED-Ed. Вот как вы принимаете свою миссию: распространяйте ее по всей организации, чтобы каждый сотрудник был привязан к одной цели.

15. Starbucks

«Вдохновлять и воспитывать человеческий дух — один человек, одна чашка и одно соседство за раз».

Starbucks — фаворит многих любителей кофе, и преданность компании своим клиентам кажется одним из их главных приоритетов.

Но в заявлении о миссии Starbucks подробно описываются его намерения. Это больше, чем просто чашка кофе.

Как и многие другие компании в этом списке, Starbucks использует свои основные ценности для продвижения к достижению своих целей. Они стремятся создать теплую атмосферу, бросить вызов статус-кво, быть прозрачными и уважительными и делать все возможное во всем.

В конце концов, все усилия направлены на то, чтобы вдохновлять и воспитывать людей, которые проходят через двери.

16. LinkedIn

«Миссия LinkedIn проста: объединить профессионалов со всего мира, чтобы сделать их более продуктивными и успешными».

Мы все слышали о LinkedIn. Это место, где можно налаживать связи и находить лидеров мнений. И их миссия обязательно будет именно в этом.

Мы заходим в LinkedIn, чтобы помочь нам добиться большего успеха в нашей отрасли — и LinkedIn хочет того же. С помощью своей платформы они стремятся приблизить вас к профессионалам и по-новому установить с ними связь, чтобы учиться и расти в вашей карьере.

17. Wawa

«Выполнение жизней, каждый день».

Еще одно короткое и приятное заявление о миссии, которое все еще много значит для компании.

На поверхностном уровне вы можете не совсем понять миссию Wawa. Но если вы глубже заглянете в их основные ценности, вы начнете понимать и уважать их цель.

Цените людей. Радуйте клиентов. Примите перемены. Делать правильные вещи. Делай все правильно. Страсть к победе. Все эти ценности объединены в одну основную цель — обеспечивать жизнь как своих клиентов, так и сотрудников.

И, должен сказать, каждый раз, когда я захожу в Wawa, чтобы выпить кофе со льдом, я ухожу очень счастливым. Значит, они должны что-то делать правильно!

18. Spotify

«Наша миссия — раскрыть потенциал человеческого творчества — дать миллионам творческих художников возможность жить за счет своего искусства, а миллиардам поклонников — возможность наслаждаться им и вдохновляться им».

Spotify — это мое приложение, когда я жажду новой музыки. Я могу открывать для себя новых исполнителей, создавать собственные списки воспроизведения и брать музыку с собой.

Итак, я рад услышать о миссии Spotify — потому что это именно то, что я чувствую! Spotify стремится предоставить каждому человеку возможность открывать для себя и делиться.

Они также не ограничивают свою миссию только слушателями. Поскольку сервис потокового аудио также позволяет артистам делиться своей музыкой и публиковать ее, они обязательно поставят перед собой четкие цели.

В общем, похоже, что Spotify хочет способствовать творчеству и распространять вдохновение среди других — и я здесь ради этого.

Пусть ваша миссия ведет ваш рост

Ваша миссия — это то, что определяет вашу компанию и отличает вас от других в вашей отрасли. Наличие специального заявления о миссии может создать единую организацию и обеспечить рост вашего бизнеса в правильном направлении.

В конце дня вы хотите иметь возможность сказать: «Миссия выполнена».

Типы профессиональных деловых писем

В профессиональном мире вам часто нужно будет написать деловое письмо или отправить профессиональное электронное письмо.От подачи заявки на новую работу, написания благодарственной записки, отправки записки с извинениями или отправки прощального электронного письма при отбытии — существует множество обстоятельств, при которых потребуется письмо или электронное письмо надлежащего формата.

Как написать деловое письмо

Деловое письмо — это официальный документ с установленной структурой. Как видно из примеров по ссылкам ниже, деловое письмо имеет очень определенный формат.

Деловое письмо включает контактную информацию, приветствие, текст письма, приветственное закрытие и подпись.

Что вы должны включить в профессиональное письмо, написанное для деловых целей? Деловое письмо — это официальный документ с установленной структурой. Как видно из примеров по ссылкам ниже, деловое письмо имеет очень определенный формат. Деловое письмо включает в себя контактную информацию, приветствие, текст письма, приветственное закрытие и подпись.

Есть правила для всего, от того, насколько широкими должны быть поля букв, до шрифта какого размера использовать.

• В целом, разумно, чтобы основная часть вашего делового письма была прямой и краткой.
• Объясните, почему вы пишете в первом абзаце,
• В следующем абзаце укажите подробности, а
• Используйте заключительный абзац, чтобы повторить причину написания
• Поблагодарите получателя за чтение и, возможно, упомяните дальнейшие планы

Ниже вы найдете список примеров деловых писем для различных трудовых и деловых переписок, а также советы о том, как написать подходящее и эффективное деловое письмо.Используйте эти образцы как отправную точку, когда вам нужно написать собственное письмо.

Шаблон делового письма

Это пример профессионального делового письма. Загрузите профессиональный шаблон делового письма (совместимый с Google Docs и Word Online) или посмотрите другие примеры ниже.

Образец делового письма (текстовая версия)

Дженнифер Фамилия
{Почтовый адрес}
{Город}, {Штат} {Почтовый индекс}
555-555-5555
email @ email.com

17 июня 2020

Мишель Фамилия
Менеджер
Название компании
{Почтовый адрес}
{Город}, {Штат} {Почтовый индекс}

Уважаемая госпожа Фамилия:

Большое спасибо за то, что нашли время встретиться со мной, чтобы обсудить продажу моих свитеров ручной работы в вашем замечательном магазине.

Как я уже упоминал в нашем разговоре, я был покупателем вашего магазина с тех пор, как на свое пособие за третий класс купил свою самую первую пару вязальных спиц. Для меня большая честь, что вы подумали о продаже одного из моих оригинальных творений в The Yarn Company вместе со своими собственными работами.

Мы обсудили пробную консигнационную схему, при которой часть продаж пойдет в магазин. Мне это более чем приятно.

Дайте мне знать, как вы хотите действовать. Я доступен почти во второй половине дня по телефону 555-555-5555, или вы можете написать мне по адресу [email protected], и я отвечу на ваше сообщение как можно скорее.

Спасибо и всего наилучшего,

Дженнифер Фамилия

Другие шаблоны и форматы деловых писем

Шаблон делового письма
Этот шаблон включает всю информацию, которая должна быть включена в деловое письмо.Есть примеры каждого раздела письма и советы по выбору стиля для переписки.

Формат для написания делового письма
Этот формат письма включает информацию о выборе подходящего макета, шрифта, приветствия, интервала, закрытия и подписи для деловой переписки.

Примеры деловых писем, перечисленные по типу

Письма с извинениями
Когда и как извиняться на работе, а также примеры писем с извинениями для работодателей и коллег.Используйте эти письма, если вы допустили ошибку, плохо себя вели, пропустили собеседование или в других обстоятельствах, когда вы допустили ошибку и вам нужно извиниться.

Благодарственные письма
Очень часто в обратной связи на работе преобладают негативные. Если кто-то, с кем вы тесно работаете, отлично справляется со своей работой, не упускайте возможность похвалить и дать положительный отзыв. Отправка письма — хороший способ показать сотрудникам, коллегам, коллегам, клиентам и другим людям, насколько вы их цените.

Деловые благодарственные письма
Если кто-то окажет вам услугу или поможет вам каким-либо образом, всегда не забудьте отправить благодарственное письмо. Перейдите по этой ссылке, чтобы найти образцы писем с благодарностью для бизнеса для различных сценариев, связанных с бизнесом и трудоустройством.

Письмо об отказе от кандидата
Когда вы отвечаете за прием на работу, вам нужно будет проинформировать соискателей, когда они не получат вакансию. Вот пример письма с отказом от кандидата, которое нужно отправить человеку, который не был выбран для работы.

Поздравительные письма
Все любят, когда их признают за свои достижения, даже если это всего лишь быстрое сообщение электронной почты или рукописная заметка. Ознакомьтесь с образцами поздравительных писем для новых рабочих мест, новых предприятий, рекламных акций и других дел, связанных с бизнесом.

Примеры сообщений электронной почты
Хотя часто бывает приятно отправить рукописные или распечатанные заметки по почте, в наши дни это более распространено по электронной почте. Здесь вы найдете примеры электронных писем, связанных с бизнесом и работой.

Письма сотрудникам
Просмотрите образцы писем сотрудников и писем для кандидатов на работу, включая рекомендательные письма сотрудников, письма с предложениями о работе, благодарственные и поздравительные письма и другие примеры писем.

Письмо с подтверждением трудоустройства
Арендодатели часто запрашивают письма с подтверждением занятости, чтобы подтвердить, что человек работает в компании. См. Информацию о том, что должно быть включено в письмо, и образец письма с подтверждением занятости.

Прощальные письма
Примеры прощальных писем, чтобы коллеги, клиенты и ваши знакомые знали, что вы движетесь дальше. Отправка прощального письма — хороший способ сообщить людям новую контактную информацию, чтобы вы могли поддерживать связь в будущем.

Письма-запросы
Используйте письма-запросы, чтобы запрашивать встречи и узнавать о вакансиях, которые не рекламировались. Эти письма — способ получить доступ к потенциальному работодателю, который не опубликовал список доступных вакансий.

Письма с предложениями о работе
Примеры писем с предложениями о работе, письма с отказом от работы, встречных писем и других писем, связанных с предложениями о работе.

Письмо о повышении должности
В письме о повышении по службе содержится информация о повышении, включая новое звание, зарплату и дату перехода сотрудника на новую роль.

Сетевые письма
Образцы писем о поиске работы и карьерных сетей, включая рекомендательные письма, рекомендательные письма и информационные письма для установления контактов.

Письмо новому сотруднику
Образец приветственного письма для отправки новому сотруднику, а также подробные сведения о том, какую информацию следует включить в этот тип письма.

Объявление о продвижении
Пример сообщения электронной почты, уведомляющего сотрудников компании о продвижении.

Рекомендательные письма
См. Примеры рекомендательных писем, рекомендательных писем, личных рекомендаций, профессиональных рекомендаций, ссылок на персонажей и академических ссылок.

Реферальные письма
Примеры реферальных писем, включая письма и сообщения электронной почты с просьбой о направлении, письма с указанием сотрудников, коллег или знакомых для работы, а также примеры сопроводительных писем и благодарственных писем.

Письма об увольнении
Если вы планируете уволиться с работы, просмотрите эти письма об увольнении и примеры электронных писем. Их можно использовать в различных ситуациях, включая увольнение с уведомлением, увольнение по электронной почте и немедленное увольнение.

Пенсионные письма
См. Примеры писем для объявлений о выходе на пенсию, когда вы выходите на пенсию, а также поздравительных писем и электронных писем для знакомых, которые вышли на пенсию.

Письмо об увольнении
Образец увольнения сотрудника из организации.

Письма с приветствием
Примеры писем с приветствием для новых сотрудников и сотрудников, возвращающихся на работу после отпуска.

Шаблоны писем Microsoft Word
Когда вам нужно написать письмо о приеме на работу, может быть полезно начать с шаблона.Шаблоны Microsoft Word доступны для резюме, сопроводительных писем, писем об увольнении, рекомендательных писем и писем для интервью.

официальных отчетов | Навыки делового общения для менеджеров

Что вы научитесь делать: составлять официальный отчет

Официальный отчет в бизнесе ближе к отчетам, с которыми вы, возможно, сталкивались в академической среде. Официальный бизнес-отчет обычно длиннее, чем неформальный, и содержит множество конкретных разделов и ярлыков.Эти разделы и метки могут быть взяты из политики и практики компании или предписаны внешней организацией, в которую направляется отчет.

Хотя вы с большей вероятностью столкнетесь с неформальными отчетами в своей повседневной работе, формальные отчеты используются для более сложных вопросов и в более сложных обстоятельствах. Официальные отчеты содержат подробную информацию и исследования. Их можно использовать для решения широкого круга вопросов, от более крупных внутренних проблем или предложений до внешнего клиента.

Результаты обучения

• Определите типы официальных отчетов, включая предложения
• Обсудить различные методы предоставления официальных отчетов
• Опишите различные разделы, которые можно использовать в начале отчета
• Опишите различные разделы, которые можно использовать в теле отчета
• Опишите различные разделы, которые могут быть использованы в задней части отчета
• Определите, как организовать официальный отчет на основе анализа аудитории
• Обсудить, как написать официальный отчет

Официальные отчеты гораздо глубже вникают в тему, чем неформальные отчеты.Ярлык «формальный» может запугать некоторых авторов, но официальный отчет является продолжением деловой переписки. Вы будете использовать одни и те же навыки во всех своих деловых коммуникациях — от коротких электронных писем с ограниченными данными до неформального и официального отчета. Хотя вам может не понадобиться писать официальный отчет в вашей карьере, вы, скорее всего, увидите его и вам нужно будет понять его компоненты, чтобы эффективно принимать решения.

Типы официальных отчетов

Существует множество различных формальных отчетов, с которыми вы можете столкнуться на протяжении своей карьеры.Вот несколько наиболее распространенных видов:

• Отчеты об исследованиях собирают и объясняют данные; эти отчеты носят информационный характер. Модуль 4: Исследование обсуждает методы исследования, чтобы получить данные, которые вы будете использовать в этих отчетах.
• Предложения могут быть внутренними по отношению к компании при рассмотрении бизнес-ситуации, или они могут исходить из запрашиваемой или незапрашиваемой ситуации продажи. Официальные предложения будут включать подробную информацию о предлагаемых решениях и стоимости.
• Технико-экономическое обоснование — это особый тип аналитического отчета.Когда у предпринимателя или бизнес-менеджера появляется новая идея, благоразумно полностью изучить ее, прежде чем делать крупные инвестиции. Некоторые считают этот отчет предвестником разработки полного бизнес-плана. Хотя на разработку бизнес-плана может уйти много месяцев, технико-экономическое обоснование может быть разработано гораздо быстрее, и он по-прежнему обеспечивает отличное руководство для лиц, принимающих решения.
• Бизнес-планы обычно представляют собой информационные отчеты о том, что новая или существующая компания планирует сделать в следующий период времени.Бизнес-план может иметь скорее аналитический, чем чисто информационный тон, когда он предоставляется потенциальным инвесторам. В некоторых случаях бизнес-план может быть представлен с запросом средств; в таких случаях письмо получается более убедительным.
• Другие сложные рекомендации также могут быть представлены в форме официального отчета. Эти рекомендации являются результатом бизнес-проблемы, которую попросили решить отдельное лицо или группу.

Совместное использование официальных отчетов

Формальные отчеты могут иметь внутреннюю или внешнюю аудиторию.Официальные отчеты будут значительно больше, чем неофициальные отчеты, и они часто включают сложное количество ссылок и приложений (в области Back Matter отчета).

Формат отчета соответствует потребностям получателя. Официальные отчеты могут быть доставлены в различных форматах: документы, письма, электронные сообщения на веб-сайте и т. Д. Понимание читателя имеет первостепенное значение при выборе способа доставки. Ни один пользователь не хочет получать электронное письмо, а затем связывать офисный принтер с 40-страничным отчетом.Не позволяйте методу доставки утаивать смысл отчета.

с меньшей вероятностью будут использоваться для формальных отчетов, поскольку записки обычно используются для коротких сообщений, а формальные отчеты обычно имеют большой объем. Буквы предназначены для внешнего использования и, опять же, с меньшей вероятностью будут использоваться для документов такого типа. Тем не менее, письмо или электронное письмо может быть использовано для представления сопроводительного отчета. Сообщения в Интернете обычно носят внешний характер, но компании могут иметь частные сети для внутреннего использования.В зависимости от организации это может быть подходящий метод передачи. Помните, как и в случае с неформальными отчетами, ваш метод доставки не должен изменять содержание или структуру вашего официального отчета.

Разделы официальных отчетов

В зависимости от ситуации и учреждения, в котором вы работаете или в которое пишете, некоторые или все следующие разделы могут потребоваться в конкретном официальном отчете. В некоторых руководствах к формальным отчетам указано, что для каждого типа официального отчета рекомендуются определенные разделы.Однако умные писатели будут внимательны к требованиям или ожиданиям организации и потребностям информации, а затем использовать эти знания для определения содержания своего отчета.

Следующие несколько страниц описывают большое количество этих типов разделов, так что вы, как писатель, можете выбрать то, что подходит для каждой ситуации. Для понимания цели каждого из этих разделов важно оценить влияние отчета и профессиональный имидж автора.

Официальный отчет состоит из трех основных разделов.

1. Передняя часть включает разделы, которые предшествуют самому отчету, чтобы установить различные элементы, такие как авторитет отчета и предполагаемая аудитория.
2. Тело отчета содержит множество разделов с ключевой информацией и возможным анализом. Это суть отчета.
3. Задняя часть содержит части материала, поддерживающие тело.

Взгляните на рисунок 1, чтобы увидеть пример множества потенциальных разделов в коммерческом предложении.Поскольку в этом примере моделируется ответ на RFP (запрос предложения), эти разделы требовались клиенту, запрашивающему предложение. Белые, закрашенные, белые страницы относятся к широким частям официального отчета. Они носят иллюстративный характер, поскольку автор определяет конкретные необходимые разделы, исходя из политики компании и аудитории.

Рисунок 1. Разделы коммерческого предложения

Лицевые части отчета

В официальных отчетах вводные разделы могут встречаться перед самим отчетом.Эти «передние разделы» важны для определения контекста и структуры отчета для читателя. В некоторых отчетах, таких как ситуации продаж или предложения, весь отчет становится частью контракта. Эти передние секции помогают в этой функции.

Передние секции могут включать:

• Письмо-переводчик
• Титульный лист и титульный лист
• Содержание
• Краткое содержание

Вы будете (или нет) использовать эти разделы в зависимости от контекста вашего отчета, информации, необходимой вашей аудитории, и политики вашей компании.

Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо отправляется компании или руководителю предприятия, запросившему отчет. Это письмо может быть отправлено отдельно от отчета. Это письмо можно распечатать (особенно в ситуациях, когда сам отчет представляет собой бумажную копию) или отправить по электронной почте.

В этом письме описывается необходимость отчета и дата его заполнения. В письме содержится предыстория проекта, ссылка на анализ проблемы и описывается процедура, использованная для определения представленных рекомендаций.Чаще всего он используется с отчетами, создаваемыми одной компанией и отправляемыми другой, например, с отчетами, связанными с ситуацией продаж. Это письмо можно использовать как в информационных, так и в аналитических отчетах.

Это письмо должно быть оформлено как стандартное деловое письмо (как описано в Модуле 2: Письмо в бизнесе). Он часто подписывается должностным лицом компании-отправителя, чтобы подчеркнуть формальность документа и потенциально установить юридическую формальность. Обратите особое внимание на политику компании и юридические консультации.Также важно отметить, что некоторые компании предпочитают ту же информацию в другом формате в отчете.

Вот образец сопроводительного письма, которое можно адаптировать к ситуации.

25 июня 2015 г.

Д-р Дэвид Макмерри, председатель
Energy Experts of Austin
2000 W 29th Street
Austin, TX 78705

Уважаемый доктор Макмерри:

Прилагаем запрошенный вами отчет под названием Energy-Efficient Guide: Using Energy-Efficient Building Strategies в жилом доме .

Этот отчет представляет собой анализ недавнего исследования, проведенного в Анн-Арборе, штат Мичиган, по эффективности использования энергоэффективных строительных стратегий для минимизации потребления энергии и затрат в жилом доме. С использованием программных технологий дом был смоделирован для создания двух сценариев: энергоэффективного дома и стандартного дома. В этом отчете подробно рассказывается, как исследование показало, что энергоэффективный дом является экономичным и эффективным для снижения энергопотребления. Такие достижения могут стать катализатором того, что рынок жилья должен подтолкнуть строителей к новой эре жилищного строительства.

Торсон Джеймс, наш инженер по солнечной энергии, тщательно перепроверил все технические детали в отчете. Чери Соренсон, наш технический редактор, очень помогла в составлении окончательного отчета.

Я надеюсь, что этот отчет отвечает вашим потребностям, послужил поводом для будущих исследований и информирует общественность об экологически безопасных вариантах, доступных сегодня в жилищном строительстве. Если у вас возникнут дополнительные вопросы, свяжитесь со мной по адресу [email protected].

С уважением,

Гвен Л. Миллер, вице-президент
Environmental Building Associates, Inc.

Encl. Руководство по энергоэффективности: применение стратегий энергоэффективного строительства в жилом доме

Титульный лист и / или титульный лист

Почти все официальные отчеты имеют обложку или титульную страницу, возможно и то, и другое. Эти две страницы используются почти одинаково, но для некоторых типов отчетов или организаций требуются обе страницы с небольшим изменением цели страницы.

Титульный лист — это очень простой, точный и краткий способ познакомить читателя с вашим отчетом. Он должен содержать:

• Определенный заголовок крупным шрифтом
• Название компании
• Имя автора (ов)
• Дата составления отчета
• Соответствующее изображение

Использование одной или двух подходящих картинок может помочь укрепить тему отчета.Одна из целей титульной страницы — быть информативной и масштабируемой, потому что после того, как она будет заполнена, ее нужно будет легко выбрать из стопки других отчетов. Вторая цель — выделить отчет. Если обложка отчета выглядит унылой и унылой, читатель начнет читать с негативным прогнозом. Думайте о титульной странице отчета как о наряде, который вы наденете на собеседование. Титульный лист — это первое, что видят: это будет основа для первого впечатления, хорошего или плохого.

Один из простых способов выделить отчет — использовать тему для отчета, к которой может подключиться ваша аудитория.Например, если отчет написан в McDonald’s, на титульной странице будут использоваться желтый и красный цвета, возможно, с золотыми арками в качестве изображения. С помощью тщательно подобранной цветовой схемы и изображений вы можете помочь читателю поверить в то, что он или она является наиболее важным аспектом отчета. Как всегда, когда вы включаете графику любого типа в отправляемый вами документ, убедитесь, что они не увеличивают резко размер файла, что может затруднить загрузку документа и что они легко передаются между устройствами и платформами.

Титульный лист — это возможность предоставить более конкретную и подробную информацию о документе и его авторах его предполагаемой аудитории. Он будет очень похож на вашу переднюю обложку и повторяет информацию на обложке, но добавляет более важные детали. Это может включать номер отчета, дату, заголовок, имена и адреса авторов, конкретную информацию о контракте, имя и адрес руководителя, а также имя и адрес организации, которая поддержала отчет.

Титульные страницы могут быть формально выложены в соответствии с форматированием MLA или APA. Однако большинство деловых и неисследовательских организаций относятся к этому формату относительно спокойно. Если вы создаете торговый документ, который может стать частью контракта, ваша компания (или ваш потенциальный клиент) перечислит свои конкретные требования к титульной странице. С помощью программного обеспечения для обработки текстов компании начали использовать изображения на этих страницах, а также на обложках. Лучший совет — делать это простым и профессиональным.Эти страницы могут использоваться как для информационных, так и для аналитических отчетов.

Взгляните на эти примеры:

Рис. 1. Образцы титульных листов и титульных листов для справочника по энергоэффективности : использование стратегий энергоэффективного строительства в жилом доме

Оглавление, таблицы экспонатов, таблицы иллюстраций

Официальные отчеты часто бывают длинными и содержат содержание, чтобы помочь читателям. При необходимости могут быть также таблицы экспонатов или иллюстрации.Использование этих разделов в больших отчетах позволяет читателям быстро получить доступ к интересующей их области: в этих разделах перечислены важные заголовки или цифры в отчете рядом с соответствующими страницами. Эти разделы можно использовать как с информационными, так и с аналитическими отчетами.

Содержание

Обычно это один из последних создаваемых разделов документа, поскольку он зависит от тела создаваемого отчета. Это может быть использовано как в информационных, так и в аналитических отчетах.

Рисунок 2. Пример содержания. Щелкните, чтобы получить доступ к PDF-файлу этого примера.

Вы знакомы с оглавлениями, но, возможно, никогда не останавливались, чтобы взглянуть на их дизайн. TOC показывает читателям, какие темы освещаются в отчете, как обсуждаются эти темы (подтемы) и с каких номеров страниц начинаются эти разделы и подразделы.

При создании ТОС у вас есть ряд дизайнерских решений:

• Уровни включаемых заголовков. В более длинные отчеты учитывайте включение только двух верхних уровней заголовков. Благодаря этому оглавление не станет длинным и громоздким. TOC должен обеспечивать быстрый способ поиска информации в отчете.
• Отступы, интервалы и заглавные буквы. Обратите внимание на рис. 2, что элементы на каждом из трех уровней заголовков выровнены друг с другом, а номера страниц выровнены по правому краю друг относительно друга. Обратите внимание на использование заглавных букв: все главные главы или разделы пишутся заглавными буквами; заголовки первого уровня используют заглавные буквы для каждого основного слова; В разделах нижнего уровня заглавные буквы начинаются только с первого слова.
• Расстояние по вертикали. Обратите внимание, что в разделах первого уровня есть дополнительное пространство сверху и снизу, что повышает удобочитаемость.

Последнее замечание: убедитесь, что слова в оглавлении такие же, как и в тексте. По мере написания и редактирования вы можете изменить некоторые заголовки — не забудьте соответствующим образом изменить оглавление.

Если при создании текста документа вы использовали специально отформатированные заголовки, эти таблицы можно быстро создать с помощью текстового редактора.Например, если вы используете стили Microsoft Word для заголовков, справочная панель инструментов предложит выбор форматов и автоматически сгенерирует оглавление.

Таблицы экспонатов или иллюстраций

Может быть несколько различных ситуаций, в которых вам следует использовать дополнительные таблицы экспонатов или иллюстраций; например, эти таблицы может быть полезно включить, если ваши рисунки или таблицы неоднократно упоминаются в тексте. Кроме того, как правило, вы должны включать таблицу экспонатов, когда ваш отчет составляет примерно 15 страниц или больше.Это также позволяет вашим читателям легче переключаться между экспонатами, чтобы сравнивать их.

Краткое содержание

Краткое изложение соответствует названию: оно суммирует все материалы, которые следуют в отчете. Этот раздел отличается от введения, поскольку он резюмирует весь отчет, а не просто представляет его или излагает структуру для читателя. Хороший способ приблизиться к резюме — написать его так, как будто руководитель или лицо, принимающее решения, только прочитают этот раздел, хотя это маловероятно.Этот раздел можно найти в более длинных отчетах, и его реже можно найти в более коротких отчетах. Также его можно использовать как в информационных, так и в аналитических отчетах.

Резюме должны быть написаны после полного отчета. Это позволяет резюме быть исчерпывающим и хорошо структурированным. Помните, что расследование и детали отчета должны быть завершены и подтверждены до того, как можно будет написать резюме.

Этот раздел представлен в виде параграфов, с параграфом, обобщающим каждый раздел отчета; таким образом, краткое изложение представлено в том же порядке, что и отчет.Резюме редко включает изображения или графику; тем не менее, таблица может быть предложена в конце этого раздела, если рекомендации или варианты могут быть легко сведены в таблицу. В ситуациях, связанных с продажами или рекомендациями, более важное значение приобретает краткое изложение. Он должен ясно продемонстрировать, что анализ в отчете является исчерпывающим и тщательным, и он должен четко привести читателя к желаемому автором выводу.

Самое главное, все это нужно делать лаконично.Большинство резюме составляют не более двух-трех страниц, но их объем зависит от сложности и объема отчета.

А как насчет рефератов?

Реферат очень похож на резюме, хотя его гораздо больше можно найти в информационном отчете, чем в аналитическом отчете. Реферат может помочь читателям определить, соответствует ли оставшаяся часть документа их потребностям. Тезисы, как правило, составляют не более одной страницы. Кроме того, рефераты обычно используются в научных статьях, например, в исследовательских проектах по бизнесу.Образцы и советы по рефератам можно найти на Purdue OWL.

Основные разделы отчета

Основная часть отчета — это то, что приходит на ум, когда большинство людей думают об отчете; это основное содержание. На этой странице мы обсудим несколько разделов, которые часто используются в официальных отчетах:

• Введение
• Фон
• Цель (или постановка проблемы)
• Исследования (или методы)
• Рекомендация (или решение)
• Обзор альтернативных опций
• Оценка
• Преимущества
• Квалификация
• Менеджмент
• Реализации
• График
• Способы работы
• Стоимость
• Заключение

Этот список может показаться устрашающим, поэтому важно помнить, что это не оглавление для каждого официального отчета .Помните, как писатель, вы должны использовать то, что лучше всего соответствует требованиям материала и организации. В отдельных случаях могут потребоваться дополнительные разделы.

Введение

Введение устанавливает структуру отчета. По сути, введение сообщает читателю, что должно произойти и в каком порядке, и напоминает читателю об основных критериях, которые послужили толчком для создания отчета. Этот раздел является ключом к тому, чтобы читатель следил за ключевыми моментами отчета и сохранял их.

Введения используются как в информационных, так и в аналитических отчетах. В информационном отчете это помогает сегментировать последующие данные. В аналитическом отчете введение помогает читателю прийти к выводу, которого ожидает автор. Введение также используется во всех неофициальных отчетах. В неофициальном отчете может быть или не быть отдельный заголовок с этой меткой, но введение всегда должно присутствовать.

В зависимости от того, как читатели ожидают восприятия содержания, введение может предвещать заключение.В случае восприимчивой аудитории результат ясен во введении. С менее восприимчивой аудиторией важно представить все факты и исследования до того, как сделать вывод; таким образом, для менее уважаемой аудитории может быть лучше предвидеть вывод, чем полностью его декларировать. Это позволяет читателю прийти к тому же выводу, что и автор, по мере развития деталей.

Введение может также включать изложение проблемы или цель отчета. Однако в более длинных отчетах они могут оказаться либо в фоновом режиме, либо как отдельные разделы.

Фон

Справочная информация Раздел отчета объясняет обстоятельства, которые привели к созданию отчета. В некоторых ситуациях этот раздел может быть помечен как критерии или ограничения , или тема может быть кратко рассмотрена в сопроводительном письме или введении. Этот раздел может отображаться как в информационных, так и в аналитических отчетах.

Фон обеспечивает основу для текущей ситуации и любых потенциальных ограничений, таких как бюджет, время, человеческие ресурсы и т. Д.В этом разделе объясняется, почему расследование или работа были завершены. Он может показать, насколько полная информация является полной, даже если стопроцентная уверенность невозможна.

Заявление о цели или проблеме

Как уже упоминалось, раздел изложения задачи или может быть частью фона или стоять отдельно, в зависимости от сложности отчета. Задачу или формулировку проблемы следует сформулировать следующим образом:

Целью этого отчета является решение [проблемы или вопроса, которые необходимо решить запрашивающей стороне].В этом отчете это достигается путем исследования [того, что вы исследовали или разработали для отчета] k.

Хотя в примере показана правильная формулировка для аналитического отчета, ее можно изменить, чтобы она соответствовала информационному отчету: например, «перечислены детали из трех решений».

Исследования или методы

Раздел исследований (также иногда называемый методами ) — это место, где авторы подтверждают свою надежность, поскольку они показывают, как их точка зрения поддерживается внешними экспертами.В этом разделе содержится справочная информация о том, где были обнаружены данные, использованные в отчете: это не раздел, в котором перечислены данные.

Рассказывая своей аудитории, как вы узнали то, что узнали, вы демонстрируете им, что ваши результаты заслуживают доверия и что они действительно имеют значение. Благодаря надежным методам выяснения фактов ваши читатели будут чувствовать себя комфортно и уверенно при внесении изменений, рекомендованных в вашем отчете. Ваши данные появятся позже в оценке , , так что данные будут там же, где читатель узнает о их значении.Кроме того, данные могут быть полностью представлены в приложении .

Завершение исследования и совместное использование связано с рядом юридических проблем. Обратите особое внимание на Модуль 4: Изучите и следуйте инструкциям и правилам, которые вы там изучили. Вам всегда нужно будет указывать или цитировать информацию, которую вы получаете от других. Отсутствие соответствующей ссылки или ссылки на источник может вызвать юридические проблемы и проблемы с достоверностью.

Рекомендация или решение

Этот раздел может быть самостоятельным или состоять из нескольких подразделов в зависимости от сложности отчета.Кроме того, в зависимости от восприимчивости аудитории к вашему решению, этот раздел может появиться в отчете раньше или позже. В некоторых отчетах рекомендация используется вместо заключения . Этот раздел есть только в аналитических отчетах.

В этом разделе вы сообщите свои рекомендации, начиная с вашего первого выбора. Объясните, почему вы уделяете приоритетное внимание каждому выбору, подробно остановившись на различных аспектах осуществимости решения: экономическом, структурном и эксплуатационном.Подчеркните преимущества решения. Помните, что вы можете посоветовать не рекомендовать конкретное альтернативное решение. Однако вам необходимо объяснить, почему вы не рекомендуете это решение, исходя из экономической, структурной и эксплуатационной целесообразности.

В этом разделе вы должны подчеркнуть ключевые особенности каждого возможного варианта. Убедитесь, что они просты для понимания и представлены в удобном формате. Имейте в виду, что цель — позволить вашей аудитории принять лучшее решение.Этот раздел обычно используется в информационных отчетах, где не дается никаких рекомендаций.

Это должна быть основная часть вашего отчета; вы должны оценить варианты, используя созданные вами критерии. Добавьте графики, диаграммы и т. Д., Чтобы показать, что вы изучили свои варианты и собрали статистику, подтверждающую ваши причины, по которым ваш вариант превосходит конкурентов. Если ваша аудитория, вероятно, будет противиться вашей рекомендации, оценка должна появиться до того, как вы дадите рекомендацию.Этот раздел есть только в аналитических отчетах.

В этом разделе должны быть указаны конечные результаты вашего исследования и подробно описано, как вы к ним пришли: как вы оценивали альтернативы и, исходя из этого, вы бы решили, какая альтернатива лучше всего подходит для вашей организации.

В этом разделе объясняются преимущества решения. Нет особых причин, по которым ваше предложение должно быть принято, если оно не приносит значимых выгод. Таким образом, не забудьте показать, что ваше решение принесет существенные выгоды для организации, компании и т. Д.Некоторые могут подумать о том, чтобы опустить этот раздел, когда был запрошен отчет; тем не менее, всегда полезно иметь исчерпывающий список причин, по которым что-то предлагается, и задокументировать все элементы решения.

Этот раздел встречается в аналитических отчетах, особенно в предложениях. В информационных отчетах этот раздел может содержать подробные инструкции, не связанные с каким-либо типом сравнения.

Этот раздел может быть отдельным или быть частью раздела льгот.Раздел квалификаций — хорошее место для объяснения талантов и опыта вас самих и членов вашей команды. В зависимости от ваших читателей этот раздел может быть маленьким или большим. Как и в случае со всеми деловыми документами, вы должны быть честными при написании своей квалификации.

Этот раздел может быть отдельным или быть частью раздела льгот. В некоторых случаях запрашиваются или предоставляются резюме предлагаемой команды по проекту. В таких ситуациях этот раздел находится как часть архива .Успех проекта зависит от его управленческой команды, и читатели будут впечатлены, если вы сможете описать свою структуру управления проектом в своем предложении. Определив каждого человека в вашей команде и объяснив, каковы их задачи и обязанности, вы можете эффективно координировать свою работу. Каждому человеку очень полезно заранее знать, что он будет делать, чтобы не возникло много проблем, связанных с лидерством и тайм-менеджментом в дальнейшем в проекте.

В этом разделе подробно рассказывается, когда, почему и как решение будет использовано в первый раз.Внедрение Период обычно является испытательным периодом, чтобы увидеть, осуществимо ли решение в соответствии с планом. Таким образом, вы выберете время, которое не повлияет на нормальную работу существующих программ, схемы работы и т. Д. Кроме того, вы опишете место внедрения, кто будет задействован, затраты на реализацию, что ожидается, дата и время реализации, продолжительность реализации и т. д. Вы также должны объяснить, почему вы выбрали это время для реализации решения.Заявите, что за это время вы заметите, что работает, а что нужно изменить.

Этот раздел встречается в аналитических отчетах, особенно в предложениях. В информационных отчетах это может содержать подробные инструкции, не связанные с каким-либо типом сравнения.

График

График Раздел можно найти отдельно, если продукт или проект являются сложными. В других случаях он комбинируется с разделом реализации . В некоторых ситуациях расписание является частью предыстории и существует больше в виде списка или таблицы дат и достижений.