Типы деловых писем: Виды деловых писем — научим писать по примерам и содержанию

Виды деловых писем — научим писать по примерам и содержанию

В данной статье вы найдете информацию, которую мы рекомендуем знать для того, чтобы грамотно работать при помощи писем в непростых деловых ситуациях: ситуациях нарушения деловых интересов сторон. Поскольку ситуация сама по себе является достаточно непростой, то и написание письма в такой ситуации является очень важным вопросом, в котором автору важно быть грамотным, вежливым, корректным, и в то же время, умеющим твердо отстоять свои деловые интересы. Практические примеры, правила деловой переписки помогут лучше понять, как должно выглядеть то или иное письмо, какую должно иметь структуру.

 Успешно решить сложности «трудных» писем  помогают:

• Грамотная установка во взаимодействии: твердая, но корректная  установка на партнерство
• Выбор уместного стиля письма (официально-делового  или доверительно-делового
• Грамотное и логичное оперирование фактами

Стиль письма в «трудных»  письмах может быть официально-деловым или доверительно-деловым.

Особенности официально-делового стиля

• Внутренняя позиция – от лица компании
• Отсутствие эмоций
• Преобладание страдательного залога («рассмотренный нами» – вместо «мы рассмотрели» «высланный мною» вместо «я выслал» и т.д.)
• Преобладание официальных клише (данный, вышеобозначенный, отвечая на ваш вопрос относительно…,  приняв во внимание, в настоящее время, имеющий место факт и т.д.)

Особенности доверительно-делового стиля

• Внутренняя позиция – не только/не столько от лица компании, но и от себя лично
• Наличие эмоций и указание на них (мы обеспокоены , мне крайне неприятно, это вызывает у нас беспокойство/сомнение/недоумение)
• Вместо официальных клише – простые словесные конструкции: «рассмотрев ваше предложение» – «мы рассмотрели ваше предложение» «приняв во внимание условия договора» — «мы действуем в рамках условий договора»

Виды деловых писем: письмо-просьба

Письмо-просьба становится «сложным», когда:

• Есть необходимость что-то получить от адресата
• Нет уверенности в том, что просьба будет удовлетворена
• Есть необходимость выдержать позицию взаимного выигрыша  (делового равноправия): не скатиться в позицию «бедного просителя» (пассивность) и не демонстрировать «грубый напор» (агрессия)

Образец письма-просьбы

От кого: Мария

•это не спамКому: Михаил

Копия: Иван, Константин

Дата: Пн 03  Апр 2009 17:21:05

Тема: Официальное предупреждение

Важность: Высокая

Михаил, добрый день!

Обращаюсь к Вам по поводу нарушений сроков отправки документов по клиенту ХХХ.

Согласно нашей договоренности (переписка ниже) в срок до 01 апреля вы должны были выслать в мой адрес все  перечисленные в письме ниже документы: (перечислены документы) . К сожалению, ни один документ мною до сих по не получен.

Я допускаю, что задержка с отправкой  имеет объективные основания (т.к.  прежде все наши договоренности точно исполнялись) .  Тем не менее сейчас  точность в соблюдении сроков отправки документов для нас является особенно важной (в связи с сроками контракта с клиентом «У»).  Я  искренне надеюсь, что Вы возьмете ситуацию под контроль,  и до 5 апреля включительно я получу все перечисленные мною документы.  

Спасибо!

 С уважением,

Мария Петрова

Менеджер по работе с партнерами

ООО «Макси»

Виды деловых писем: письмо-претензия

Сложности написания письма-претензии:

• Есть факт нарушения договоренностей
• Есть собственная эмоциональная «включенность»
• Есть необходимость что-то получить от адресата
• Нет уверенности в том, что просьба будет удовлетворена
• Есть необходимость выдержать позицию взаимного уважения и выигрыша (делового равноправия), показать свое отношение, продемонстрировать силу, но не «перегнуть палку» 

Особенно важно учитывать в таких случаях правила делового письма.

Образец письма-претензии

От кого: Мария

Кому: Андрей

Копия: Иван, Константин

Дата: Пн 03  Апр 2009 17:21:05

Тема: Официальное предупреждение

Важность: Высокая

Андрей,

ценя наше продуктивное взаимодействие и позитивное деловое общение с вашей компанией, тем не менее,  вынуждена обратиться к Вам с этим письмом. Также вынуждена обратить Ваше внимание на то, что письмо носит характер официального предупреждения.

1.На сегодняшний день имеет место систематическое несоблюдение вами сроков отправки документов (в файле № 1, прилагаемому к данному письму, перечислены:- документы, не высланные вами в срок по текущему месяцу; в файле № 2  — все случаи задержки вами документов за последние два квартала).

2. Данный факт является нарушением оговоренных и прописанных условий партнерства, закрепленных между нашими компаниями (см. п.3.2. Договора № 52  от 22.09.2008).

3. Систематическое несоблюдение ООО «Микс» сроков подачи документов является существенным нарушением  установленного порядка взаимодействия. Это  оборачивается сбоями в протекании отлаженных бизнес-процессов и ставит под угрозу их эффективность. Поэтому мы вынуждены вынести  это официальное предупреждение и уведомить о следующем. При очередном повторении ситуации с несвоевременным предоставлением вами комплектов документации  мы оставляем за собой право поднять вопрос о расторжении Договора  о сотрудничестве ( в соответствии с п. 7.7 Договора № 52  от 22.09.2008).

Андрей, мы заинтересованы в совместной работе. Однако систематическое несоблюдение вами условий партнерства существенно осложняет работу и ставит под угрозу ее успешность. 

Убедительно прошу Вас в срок до 5 апреля включительно выслать в мой адрес все документы, перечисленные мною в приложенном файле № 1.

С уважением,

Мария Менеджер по работе с партнерами

ООО «Макси»

Мария Петрова

Письмо-отказ

Письмо- отказ — адрес просит нас о чем-либо, а мы не можем эту просьбу удовлетворить.

В чем обычно заключается трудность написания письма-отказа?

• Мы не можем пойти на уступки адресату
• Нам неприятно отвечать отказом
• Нам важно сохранить благорасположение и лояльность адресата

Как эти трудности преодолеть?

• Важно иметь четкую внутреннюю деловую позицию
• Полезно знать, что «смягчает» звучание письма-отказа 

Образец письма-отказа

Добрый день, Владимир!

Мы рассмотрели проект вашей компании по организации офисной печати компании ООО «БИ Технология».

Предложенная вами схема была очень интересна для нас, но затраты, которые будет вынуждена нести наша компания, как в период окупаемости проекта, так и после, превосходят наши текущие затраты.

Затраты по рискам, от которых избавляет  ваш проект, в данный момент меньше затрат по вашему проекту.

 Поэтому, не смотря на технически грамотный проект, мы вынуждены пока отказаться от ваших услуг. Мы надеемся, что в дальнейшем мы сможем вернуться к этому проекту и продолжить сотрудничество.

С уважением,

Сергей Иванов

Начальник отдела ххх

ООО «БИ Технология»

Будем рады, если данная информация о видах деловых писем  окажется вам полезной  в вашем деловом общении!

Тамара Воротынцева

Обратите внимание на наши тренинговые программы по деловой переписке:

E-mail переписка в бизнесе. Управляйте деловыми отношениями

Деловая е-mail переписка с партнерами. Непростые ситуации (продвинутый уровень)

Деловая переписка. Имидж и деловые интересы

Виды деловых писем Виды деловых писем

Виды деловых писем Деловое письмо — одно из важнейших средств общения в деловом мире. Оно с давних пор помогает человеку осуществлять предпринимательскую и коммерческую деятельность, являясь мощным и гибким инструментом проведения экономической стратегии и тактики предприятий, компаний и фирм. Современное деловое письмо — это, прежде всего, служебное послание в виде официального документа, а также в форме всевозможных подтверждений, предложений, просьб, запросов, напоминаний, поручений, претензий, поздравлений, соболезнований и ответов на них, т.е. всего того, что, будучи изложенным в письменном виде, обусловливает деловые отношения. Казалось бы, нет ничего проще, чем написать деловое письмо. Но существуют определенные каноны написания таких писем, несоблюдение которых может не только отразиться на престиже вашей фирмы, но и помешать заключению выгодных контрактов. Написание делового письма — это своего рода искусство. Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже незначительное отступление от правил может сделать его неправомочным с юридической точки зрения. Правильно оформленное юридически, написанное хорошим языком на фирменном бланке, однозначное по смыслу деловое письмо — один из залогов успеха вашего дела. Текст делового письма не должен допускать двояких толкований. Ввиду юридической значимости писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов и иных нормативных актов в государстве. «Всегда, во все века однозначность языка деловой бумаги, строгая его формализованность рассматривались людьми как средство ограничения произвола власти. Еще в V веке до нашей эры древнеримский плебс требовал введения четких «писаных» законов. Создание зафиксированных на бумаге установлений и правил было также главным требованием многих средневековых восстаний. Когда же такие законы появились, от делопроизводителей требовались абсолютная точность формулировок, доскональное соблюдение формы. Иначе документ терял юридическую силу». Унификация стиля и формы деловых писем затрагивает абсолютно все: и словарный состав, и синтаксис с морфологией, графику, пунктуацию. 2 Важным является и тон делового письма: он не должен быть сухим и бесчувственным. Самое лучшее, если в письме будут присутствовать достоинство и дружелюбие, готовность сотрудничать и возводить не стены, а именно мосты. Каждое письмо преследует свою собственную цель, поэтому оно должно быть написано таким языком, который будет способствовать достижению этой цели наилучшим образом. Переписка между людьми, общающимися на протяжении некоторого времени, может быть менее официальной в отличие от переписки между корреспондентами, впервые вступающими в контакт. Сообщение в письме должно быть изложено простым и естественным языком. Часто в письмах пользуются такими фразами и выражениями, которые давно потеряли всякий смысл. Таких выражений следует избегать, так как они, во-первых, устарели, во-вторых, нарушают четкость стиля. Деловое письмо — это старая форма официальной корреспонденции. Деловое письмо пишется отдельным человеком в адрес организации или от организации в адрес другой организации. Деловые письма пишутся с различными целями. Кто-то пишет письмо, чтобы запросить информацию, подать заявление о приеме на работу, подтвердить получение чьей-то работы или оценить чью-то выполненную работу и т.д. Так как мотивы написания писем разные, стиль письма меняется, и вы получаете различные виды деловых писем. Разные виды деловых писем используются разными людьми для передачи своих целей через посылаемые сообщения. Содержательное богатство и разнообразие форм деятельности при ведении бизнеса неизбежно порождает соответствующее многообразие деловых писем. С определенной долей условности все множество деловой корреспонденции можно разбить на группы так, как это представлено на рис. 1. Рис. 1 • Письмо-согласие — это деловое письмо, содержащее положительный ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. • Письмо-отказ — это деловое письмо с отрицательным ответом на письмо- просьбу, запрос, предложение, приглашение и др. • Письма-подтверждения направляются для сообщения информации о готовности выполнить определенные действия, принять участие в каких-либо мероприятиях и т.д. • Письмо-напоминание — деловое письмо, используемое при невыполнении организацией-партнером взятых на себя обязательств или принятых договоренностей. • Письма-требования составляются в ситуациях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства или возложенные на нее функции. По сравнению с ситуациями, когда направляются письма-напоминания, здесь невыполнение обязательств носит систематический характер или имеет место игнорирование выставляемых претензий. 2. Некоммерческие (собственно деловые письма) – используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений. К ним относятся: • Письмо-поздравления • Письмо-соболезнование • Рекомендательное письмо • Сопроводительное письмо • Благодарственное письмо • Гарантийное письмо • Информационное письмо • Письмо-сообщение (извещение, уведомление) • Письмо-уведомление • Письмо-приглашение • Письмо-извещение • Рекламное письмо • Рекламно-информационное письмо Новым видом делового письма сегодня является электронная деловая переписка. Электронная почта – совершенно особый вид коммуникаций XXI века, позволяющий при желании общаться в диалоговом режиме, в режиме телеконференций и т.п. и представляющий, как огромные возможности, так и большие трудности из-за специфики ведения электронной переписки. С точки зрения вышеперечисленной классификации электронные письма почти ничем не отличаются от своих обычных предшественников – бумажных писем. Сегодня, во времена телефонов, сотовой связи и электронной почты составление писем для дружеской переписки или общения с родными перестало подчиняться жестким требованиям. Но делопроизводство любой компании включает письма, и поэтому деловая переписка по-прежнему остается важнейшей частью взаимоотношений между партнерами, клиентами и заказчиками, работодателями и работниками. Необходимо четко знать, как правильно написать письмо, чем отличается деловое письмо от личного, что должно включать в себя оформление письма, как писать письма для разных ситуаций. Отношения между компаниями начинаются и развиваются, базируясь на переписке. От того, были ли соблюдены правила написания писем, были ли произведено должное оформление официального письма, зависит успех этих отношений

ВИДЫ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ Презентацию подготовила Студентка 3 курса

ВИДЫ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ Презентацию подготовила Студентка 3 курса Пи. МНО Мисник Юлия Мурманск 2012 г.

Определение Деловое письмо – это документ, который выступает в качестве инструмента побуждения к какому-либо действию, несет в себе различные коммуникативные функции, имеет определенные правила написания.

Письменное деловое общение представляет собой особый тип взаимодействия людей. Люди контактируют ради социально-значимых целей. Поэтому общение складывается не на основе личностных пристрастий и предпочтений, а на основе социальных интересов. Это объясняет отличительную особенность письменного делового общения – его формализованный характер. Форма наряду с содержанием играет активную и не менее значимую роль. Официальная корреспонденция различных типов, которая направлена от имени одной организации, учреждения другой организации, учреждению, хотя адресована она может быть одному должностному лицу и подписана одним должностным лицом, представляет собой деловую переписку. В основе письменных отношений физических и юридических лиц

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация, причем информацию в документе несут не только текстовые фрагменты, но и все элементы оформления текста, которые называются реквизитами.

Цель делового письма Пишущий должен четко представлять себе, для чего он готовит деловое письмо, чего он хочет добиться. Без этого нечего браться за это дело. Пишущий должен определить, что он делает научное сообщение, выдвигает какую-то точку зрения или побуждает читающего к конкретным действиям. Если возникают какие-то проблемы при написании письма, целесообразно задать себе вопросы: О чем я пишу? Что мне хочется сказать адресату? Что я хочу, чтобы адресат сделал?

Оформление делового письма Очень важно тщательно продумать внешний вид делового письма, так как именно на это в первую очередь обращает внимание читатель. Требования: наличие полей справа, слева» сверху, снизу; выделение абзацев в тексте; четкий и понятный заголовок; хорошее качество печати; список литературы (если это информационное сообщение).

Виды деловых писем 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) письмо-напоминание; письмо гарантийное; письмо-подтверждение; письмо-ответ; информационное письмо; письмо-приглашение; инициативное письмо; сопроводительное письмо; письмо-предупреждение.

1. Письмо-напоминание — факт напоминания.

2. Письмо гарантийное — выражение гарантии, документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т. п. ). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.

Гарантийное письмо

3. Письмо-подтверждение — указание на достигнутую степень согласия, свершившийся факт.

4. Письмо-ответ — по своему содержанию носит зависимый характер от инициативных писем, так как тема его текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнение просьбы.

Письмо-ответ

5. Информационное письмо — информирование о намечаемых или уже проведенных мероприятиях.

6. Письмо-приглашение — письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

Письмо-приглашение Уважаемый Александрович! 25 -27 октября 2012 г. состоится региональный научно-практический семинар «Северный Флот в истории, культуре и повседневности Заполярья» . Приглашаем Вас лично принять участие в работе исторической секции, которая запланирована на 25 октября 2012 г. с 10 -00 ч. до 12 -00 ч. и пройдет в научно-методическом Центре истории и россиеведения Мурманского государственного гуманитарного университета по адресу: ул. Капитана Егорова, 15 (3 -й этаж). Ректор Мурманского государственного гуманитарного университета доктор философских наук профессор А. М. Сергеев Л. В. Горбань (8 152) 21 38 32

7. Инициативное письмо — это письмо, требующее ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов.

8. Сопроводительное письмо — письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму.

9. Письмо-предупреждение — предупреждение о возможных ответных шагах.

По функциональному признаку письма можно разделить на две группы: письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение; письмопредложение и др. ). Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки. письма, не требующие ответа (письмо-предупреждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение и др. ).

При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования: — письма оформляются на специальных бланках — бланках для писем и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции; — письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлении; — независимо от содержания письмо должно излагаться спокойным, выдержанным, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения; — содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

Спасибо за внимание!

Классификация деловых писем

Принципы классификации деловых писем могут быть различными.

1. По теме письма разделяются на коммерческие и собственно деловые.
Коммерческие письма используются при организации коммерческой сделки, заключении и выполнении контрактов; составляются от имени юридических лиц и нередко имеют правовую силу. К коммерческой корреспонденции относятся коммерческое письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-претензия (рекламация) и ответы на эти письма, кредитное письмо (при заключении контрактов с иностранными партнерами).

Собственно деловые письма решают организационные, правовые вопросы, проблемы экономических отношений корреспондентов, поэтому они весьма разнообразны по форме и содержанию. Это могут быть и расписка, и приглашение, и протокол собрания и др.

2. По функции письма подразделяются на письма-ответы и инициативные письма. Последние, в свою очередь, подразделяются на письма, требующие ответа (коммерческое инициативное письмо, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение), и письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, письмо-заявление, сопроводительное письмо).

3. По признаку адресата письма подразделяются на обычные и циркулярные. 

Циркулярные письма – это письма, рассылаемые одним адресантом нескольким получателям, как правило, подчиненным инстанциям (организациям). 

Обычные письма направляются одному получателю.

	-	Не нашли нужную Вам информацию касательно деловых писем? Переходите на сайт business-letter.ru и вы найдете правила и примеры написания ко всем популярным видам деловых писем. И с каждым днем примеров становиться все больше! Если Вы хотите написать максимально эффективное письмо, которое точно не останется без ответа – обращайтесь к нам и наши профессионалы помогут Вам в этом. write.business-letter.ru	-	-
	-

4. По композиции письма подразделяются на одноаспектные и многоаспектные. 

В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос. В последнее время они доминируют в деловой переписке. Если необходимо обратиться в организацию сразу по нескольким вопросам, рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них, особенно в том случае, когда рассматриваемые вопросы не связаны между собой. 

Многоаспектные письма составляют в том случае, когда они затрагивают несколько взаимосвязанных вопросов, которые будут рассматриваться в одной организации (одним адресатом). Например, это может быть письмо, одновременно являющееся и письмом-предложением, и письмом-напоминанием.

5. По форме отправления письма подразделяются на традиционные почтовые отправления (обычно это письма, имеющие юридическое значение, как то: договоры, оферта, рекламация), электронные письма и факсы. Последние два вида писем используются, когда необходимо срочно решить вопрос, но юридической силы они не имеют.

6. По структуре письма подразделяются на регламентированные, форма которых строго оговорена ГОСТом, и нерегламентированные, не имеющие жесткой текстовой структуры, не требующие специального бланка или строго определенного формата бумаги. Последний вид писем тем не менее предполагает наличие некоего набора стандартных элементов, например: общей структуры письма, формы обращения к адресату и завершения письма и т.п.

7. По цели письма подразделяются на информирующие, создаваемые с целью передать информацию и документы и убеждающие, призванные вызывать эмоции.

Каждое деловое письмо попадает в несколько классификаций, а следовательно, составляется с учетом разных аспектов.

Виды деловых писем и их структурные особенности. Основные виды деловых писем

Деловое письмо — один из важнейших способов связи в деловом мире между представителями разных организаций. Оно характеризуется строгим, точным, официальным стилем.

Деловое письмо

Сейчас, в век Интернета значимость деловой переписки не уменьшилась, а просто сменила носители — с бумажных на электронные — и стала более быстрой. Поэтому крайне важно для каждого работающего, ищущего работу, а также для людей, занимающих руководящие должности, уметь правильно составлять различные виды деловых писем.

Тем более что это частично характеризует его как профессионала, расширяет возможности карьерного роста. Поэтому так важно для любого неравнодушного к своей карьере человека знать правила ведения деловой переписки и учитывать при этом ее различные виды. И содержание деловых писем, а также их качество будет зависеть от профессионализма корреспондента.

С помощью решаются вопросы, предъявляются претензии, обсуждаются контракты, обеспечивается сопровождение ценностей и документов.

Деловой стиль

Писем должен быть точным и не допускать вариантов толкования слов. Должна присутствовать строгая служебная субординация, даже если это Допускается, и даже приветствуется, повторение (в ограниченном количестве) лексических штампов. Как правило, различные виды освещают несколько вопросов, ограниченных деловой тематикой. Тон используется только нейтральный, не допускающий личностных оценок и неуместной эмоциональности.

Деловая переписка всегда официальна, она часто регистрируется и протоколируется.

Виды писем

Развитие бизнеса, информационных технологий влияют на деловое письмо и его виды, принуждая его принимать новые формы. На сегодняшний момент различают следующие виды писем:

1. Обращение, призванное привлечь внимание, заинтересовать, установить уровень контакта. Обращение может быть по должности, по фамилии, имени и отчеству или обобщенное.
2. Введение в суть письма, проясняющее цель или причину письма, заключающееся в описании, ссылке, благодарности, поздравлении, претензии и так далее.
3. Основная часть (должна иметь любая деловая переписка). Виды деловых писем различных назначений содержат главную информацию, предложения, требования, приглашения, просьбу, приказ. Здесь содержатся логические обоснования, строго хронологическое изложение фактов, анализ проблемы, структурированные выгоды или возможные потери.
4. Все виды деловых писем должны иметь заключение, состоящее из выводов, предложений, соглашений, отказов, предупреждений. Например, такие: напоминаем, предлагаем, просим, предупреждаем.
5. Стандартные заключительные фразы, призванные настроить на дальнейшее сотрудничество, временное ограничение, возможный отказ. Также заключительное обращение подчинено системе социальных ценностей и приоритетов.

1. Письмо должно быть грамотным и удобным для прочтения, не стоит нагромождать слова и употреблять лексические единицы, точное значение которых не известно.

2. Все виды деловых писем не должны быть слишком большими, лучше максимально сократить и структурировать информацию.

3. В процессе прочтения адресат должен ощущать уважение, индивидуальность письма, владение темой, позитивный настой автора.

4. Важно в процессе письма установить договоренности по времени, срокам, условиям контактов и договоров. Это можно сделать в виде списка вариантов или наводящих вопросов.

5. Тактичный и профессиональный, благожелательный тон письма обязательно настроит получателя на положительный и быстрый ответ.

Одна из составляющих успешного бизнеса — соблюдение правил деловой переписки, составляющей не менее 80 % от всей документации организаций. Строгое следование всем нормам подчеркивает юридическую ценность деловых писем и обеспечивает быстрое достижение коммерческих целей.

Лекция № 8, 9. Оформление информационно-справочных документов

Понятие и классификация деловых писем

Деловое (служебное) письмо – обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций по поводу осуществляемой ими своей деятельности. К категории деловых писем относится также переписка между частными лицами и организациями, если содержание её касается взаимных интересов.

Основной признак делового письма – пересылка их по почте (с помощью телеграфа, факсимильной связи, электронной почты).

По функциональному признаку деловые письма классифицируются на циркулярные письма, письма-запросы, гарантийные письма, оферта, рекламации, сопроводительные письма, письма-подтверждения, извещения, напоминания, просьбы, информационные письма, письма-приглашения, рекламные и частные письма.

Циркулярные письма обычно высылаются вышестоящей организацией, которая сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения или установки, носящие распорядительный характер.

В письме-запросе покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге. Такие запросы используются для подготовки и заключения сделок.

Гарантийные письма направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий

Оферта – письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающего желание заключить с ним договор. Оферта имеет определенный, указанный в ней срок действия.

Рекламация – коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламация предполагает письмо-ответ на рекламацию.

Сопроводительные письма составляют при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Сопроводительное письмо является средством контроля за движением документов и материальных ценностей.

Письма-подтверждения высылаются для подтверждения получения документов или материальных ценностей.

В письмах-извещениях что-либо сообщается или утверждается. Обычно эти письма являются ответом на запрос и начинаются со слов «На Ваш запрос сообщаем», «Извещаем Вас».

Письма-напоминания направляются в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый результат. В письмах может говориться о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении.

Письма-просьбы излагают какую-либо просьбу, предельно кратко и уважительно подчеркивают заинтересованность организации в её скорейшем выполнении.

Информационные письма – разновидность письма-извещения, своевременно информирующего заинтересованное должностное лицо или организацию о свершившемся факте. Для такого письма достаточно подписи секретаря. При большой значимости излагаемых в нем сведений письмо подписывает руководитель организации.

Письма-приглашения могут отправляться индивидуальному или коллективному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно использовать изготовленные типографским способом трафареты, где свободные места заполняются от руки.

В потоке почтовой корреспонденции, поступающей в организацию, определенную долю занимают частные письма. В них авторы обращаются к руководству организации с различными просьбами, жалобами, предложениями.

По структурным признакам письма разделяются на регламентированные и нерегламентированные. Регламентированные письма в виде трафаретизированного образца оговариваются каким-либо нормативным документом. Нерегламентированные (нестандартные) письма представляют собой текст, реализованный в виде формально-логического изложения или этикетного текста.

По месту составления письма подразделяются на письма, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя корреспонденция делится на поступающую (входящую) и отправляемую (исходящую) корреспонденцию.

По способу фиксации информации письма бывают рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, электронные.

По срокам исполнения письма классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также резолюцией руководителя организации.

По степени сложности письма классифицируются на простые и сложные. Простые – это документы, где рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.

По степени гласности различают письма открытые (несекретные) и письма с ограниченным доступом. Последние бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и т.д.), документы для служебного пользования (ДСП), конфиденциальные документы.

По степени обязательности письма бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные – обязательные для исполнения.

По срокам хранения письма делятся на письма постоянного и письма временного хранения (сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет).

Владение деловым стилем – это знание и умение употреблять языковые формулы, модели речевых оборотов. Основное требование к составителю делового письма – умение оценить конкретную управленческую ситуацию профессионально, с применением внутреннего такта и объективности.

Как написать деловое письмо, которое не потеряется в «информационном мусоре» и будет прочитано? Правила, рекомендации, примеры

Слово — доступный бизнес инструмент. В деловом мире невозможно найти человека, который бы не использовал слово в своей работе.

Современный бизнес постепенно превращается в бизнес по переписке. С помощью писем — электронных или традиционных — происходит общение с клиентами, деловыми партнерами, работодателями. Письмо позиционирует автора либо как профессионала, либо как человека, с которым не стоит продолжать отношения.

Профессионал должен уметь писать

• понятно
• результативно
• убедительно
• интересно

И научится этому никогда не поздно. Начинаем с азов: постигаем разницу между деловым и обычным письмом.

Чем служебное письмо отличается от обычного? Специфика делового письма

Письмо — короткий текст объемом в одну-две страницы, предназначение которого донести до адресата информацию относительно чего-либо.

Характер информации и отношения между отправителем и получателем письма делят корреспонденцию на

• деловую (формальную)
• личную (неформальную)

Для делового письма характерны:

• лаконичность
• точность
• аргументированность и логичность
• информативность
• оценочная и эмоциональная нейтральность
• стандартизированность:
• используются официальные бланки
• употребляются устойчивые обороты речи, специальные канцелярские термины и построения
• количество тем — 1-2
• адресность
• четко выраженная субординация (в случае необходимости)

Какие виды делового письма существуют?

Вид делового письма определяет

1. Цели его написания

Коммерческие цели

• Вы хотите заключить сделку и предлагаете ее конкретные условия — составляйте для адресата письмо-предложение (оферту)

• Если вы не определились с приемлемыми для вас условиями сделки — отправляйте письмо-запрос
• Хотите проинформировать своего адресата о нарушении обязательств по договору с его стороны? Составьте письмо-притензию (рекламацию)

Некоммерческие цели

• Благодарите в благодарственном письме
• Подтверждайте свои обязательства гарантийным письмом, а свое согласие — письмом-подтверждением
• Пишите информационные письма, если считаете, что ваша информация будет интересна адресату
• Напоминайте о важных договоренностях, обязательствах, штрафных санкциях письмами-напоминаниями
• Поздравляйте в письмах-поздравлениях, просите в письмах-просьбах, соболезнуйте в письмах-соболезнованиях
• Если вам необходимо отправить важные документы или материальные ценности обязательно составьте для своего груза сопроводительное письмо

2. Получатель

Если вы адресуете письмо сразу нескольким получателям, значит, вы составляете циркулярное письмо

Ваше письмо может затрагивать несколько тем одновременно, что автоматически делает его многоаспектным

4. Структура

Регламентированные письма предполагают составление текстовой части письма по определенному образцу, а нерегламентированные имеют свободную форму изложения

5. Форма отправления

• в конверте
• в электронном виде
• по факсу

Структура делового письма: вступление, основная часть, заключение

Структура стандартного делового письма требует более тщательного рассмотрения.

Корректно оформленное письмо должно соответствовать следующей схеме:

Рассмотрим подробнее некоторые пункты схемы:

1. Заголовок

Как правило, это краткое изложение темы письма.

Важно: Составляйте заголовок правильно, если хотите, чтобы адресат прочел ваше письмо.

Отсутствие заголовков в деловой корреспонденции свойственно новичкам, у которых нет элементарных навыков ведения деловой переписки.

2. Обращение

• имеет традиционную форму «Уважаемый»
• пишется с большой буквы посередине строки

Важно: Использование сокращений в обращении запрещено!

3.Преамбула

• знакомит адресата с основной мыслью письма
• готовит адресата к правильному восприятию последующей информации, изложенной в письме

4. Основная часть текста обосновывает ключевую идею, изложенную в преамбуле

В этой части письма

• вы четко указываете суть предложения/обращения
• приводите аргументы:факты, цифры, иную конкретику по теме письма. экспертное мнение, собственный позитивный/негативный опыт

Для удобства обоснования можно использовать следующую схему:

Важно: Последний абзац должен содержать фразу, указывающую на конкретный шаг или ожидаемый результат и побуждать адресата к действию

5. В заключении:

6. В окне «Подпись» обязательно указывается информация об адресанте:

Как не ошибиться в выборе стиля письма?

В деловой переписке постоянно приходится делать выбор относительно стиля письма и тона общения с адресатом. Насколько сухим, формальным официальным или, наоборот, живым, теплым, человечным должно быть ваше послание?

• Личный стиль в деловой переписке подчеркивает индивидуальные качества человека, написавшего письмо
• При использовании формального стиля излагаются факты и на их основании делаются соответствующие выводы
• Личный стиль предполагает общение автора письма и адресата на равных
• Формальный стиль демонстрирует четкую субординацию и силу, с которой читатель письма вынужден считаться

Для того, чтобы выбрать правильный стиль общения в деловом письме подумайте:

• в каких весовых категориях находитесь вы и ваш адресат
• вы хотите договориться по-хорошему или надавить с позиции силы

Как придерживаться выбранного стиля?

Личный стиль

• Наличие личных местоимений: я, мы, вы
  Например: Я приношу вам свои извинения и искренне надеюсь, что подобные ошибки больше не повторятся
• Прямые обращения и просьбы
  Например: Пожалуйста, не оставляйте личные вещи без присмотра
• Использование эмоциональных оценочных выражений: звездная молодежь, оглушительный провал

Формальный стиль

• Замена личных местоимений абстрактными существительными
  Например: Администрация кинотеатра приносит свои искренние извинения за изменение расписания вечерних сеансов
• Замена личных обращений и просьб констатациями
  Например: Просьба не оставлять личные вещи без присмотра
• Использование общепринятых канцеляризмов: довожу до вашего ведома, вследствие того факта, что

Формальный стиль категорически не подходит, если вы составляете письмо-благодарность или письмо-соболезнование, то есть те деловые письма, в которых необходимо выразить чувства. В ситуации, когда вы пишите письмо-просьбу или письмо-предложение также лучше придерживаться личного стиля.

Что такое письмо-претензия и как его писать? Чем оно отличается от других видов писем?

Важно: При составлении письма акцентируйте внимание адресата на том, какие именно действия вы от него ожидаете. Также укажите конкретные сроки для реализации поставленных вами задач.

Шаблон письма-претензии поможет составить его правильно:

Что такое письмо-ответ и как его писать?

Существует два типа писем-оветов:

• письмо-отказ
• письмо с положительным ответом

Составление обоих типов писем имеет два общих правила (при условии, что инициативное письмо было составлено корректно):
1. В письме-ответе сохраняется лексика и речевые обороты инициативного письма
2. В тексте письма-ответа не должны присутствовать сведения о

• дате составления инициативного письма
• его регистрационном номере

Пример доброжелательного и корректного письма-отказа приведен ниже:

Однако, отказ не всегда должен быть мягким. Существуют ситуации, когда необходим жесткий и строгий стиль общения. Ниже приведен шаблон писем-отказов на все случаи жизни: от жестких до мягких:

Информационное письмо: его отличие от письм-ответов и письм-претензий

Информационное письмо многофункционально:

• сообщает (например, об изменении цен в прайс-листах)
• извещает (о переизбрании членов совета директоров)
• уведомляет (об отгрузке товара)
• заявляет (о намерениях)
• подтверждает (получение товара)
• напоминает (о выполнении взятых на себя по договору обязательств)
• рекламирует и информирует (о компании вообще, о товарах / услуга в частности)

Пожалуй, самым актуальным вопросом на сегодняшний день является вопрос, как правильно составить рекламно-информационное письмо.

1. Отсутствие структуры
2. Присутствие в тексте письма сленга или неформальной лексики
3. Неаккуратное оформление
4. Изобилие орфографических, синтаксических, стилистических ошибок
5. Отсутствие в письме достоверных фактов, объективной информации
6. Нарушение элементарных правил вежливости (особенно в письмах-претензиях)
7. Использование в тексте громоздких и непонятных предложений
8. Отсутствие логики в изложении материала
9. Отсутствие расшифровок аббревиатур
10. Общая размытость текста в случае его бесцельного составления

Что еще нужно знать про деловые письма?

1. Для современной деловой корреспонденции используют метод блочной структуры составления текста.
Такой метод экономит время и поддерживает общий стиль всей деловой документации. Характерная черта метода — открытая пунктуация или отсутствие точек/запятых (например, при оформлении списков)

2. Для заголовка письма может использоваться шрифт без засечек (например, Arial). Такой шрифт на подсознательном уровне воспринимается как устойчивый и основательный

3. В основном тексте следует использовать шрифты с засечками (Times News Roman). Благодаря засечкам глаза легче двигаются от буквы к букве, что делает процесс чтения более быстрым

Важно: Есть письма, которые всегда пишутся только от руки!
Это письма-поздравления, письма-соболезнования, письма-благодарности

Большое количество полезной информации относительно составления текстов деловых писем можно найти в видео от Саши Карепиной.

Видео: Как писать сопроводительные письма и резюме

Видео: «Учимся у сказочников». Секреты продающих текстов

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.д.

Встречают, как известно, по одежке. Поэтому “одежка” вашего письма, т.е. конверт и бумага должна быть безукоризненной. Иначе ваше письмо рискует оказаться в корзине с макулатурой непрочитанным, даже если в нем содержится ценнейшая для получателя информация.

Особенно это актуально для таких писем, как представление компании, предложение продуктов, товаров, услуг и заявление о приеме на работу. Конверт должен быть плотным, непрозрачным, стандартного размера из белой бумаги. Адрес на конверте должен быть обязательно напечатан или виден из прозрачного окошка. Здесь нет никаких строгих ограничений и правил.

Если вы собираетесь запросить информацию, заказать товары или услуги, то и конверт, и бумага могут быть не самыми дорогими, но все-таки хорошего качества.

Бумага, если вы не пользуетесь стандартным бланком вашей компании, тоже должна удовлетворять самым строгим требованиям: формат А4, белая, плотная, лист без дефектов и пятен, особенно если вы предлагаете сотрудничество, представляете свою компанию или нанимаетесь на работу. Подпись должна быть оформлена так, чтобы у получателя не возникло ощущения, что у вас нет приличной авторучки или вы недостаточно уверенно можете воспроизвести свою подпись. Ваше письмо с первого взгляда должно произвести солидное, респектабельное впечатление.

Письмо должно быть информативным, лаконичным и занимать не более одной страницы. Больше одной страницы никто читать не будет.

Все деловые письма можно разделить на констатирующие свершившийся факт и предваряющие возможность его свершения, на письма, требующие письма-ответа и письма, не требующие письма ответа, на деловые и коммерческие письма.

Виды деловых писем:

1)Информационное письмо посылается должностным лицам, и в нем сообщают сведения о ходе работы или информируют о каком-либо деле, вопросе, фактах, мероприятиях и т.п. Часто с помощью таких писем пропагандируют деятельность организаций, продукцию.

2)В запросном письме посылающий его просит или требует ответа на интересующий вопрос или объяснения о свершившемся факте и т.п.

3)Препроводительное (или сопроводительное) письмо – это краткое извещение адресата о том, что ему направлены документы или материальные ценности. Такие письма составляются в том случае, когда они содержат пояснения о характере исполнения или цели направления документа.

4)В письме-напоминании сообщается о приближении, ускорении или истечении срока исполнения какого-либо действия.

5)Письмо-заявка – это служебное письмо, в котором делается тот или иной заказ, заявка.

6)В письме-просьбе учреждения, предприятия, организации или отдельные граждане обращаются к адресату с просьбой.

7)Ответное письмо – это письмо, в котором дается ответ на просьбы, заявки, заказы и т.п. В тексте излагается решение, принятое по инициативному документу.

8)Гарантийные письма устанавливают или подтверждают обязательства партнеров по каким-либо сделкам: оплата выполненной работы, предоставления жилья и т.д. Этот документ должен иметь подписи руководителя и главного бухгалтера, печать организации.

9)Письмо приглашение . Цель письма – приглашение на заседание, совещание, конференцию и т.д. Адресуется конкретному лицу, группе лиц, организации и может содержать полную повестку дня мероприятия, фамилии докладчиков и т.д.

10)Письмо-извещение . Часто является ответом на запрос.

11)Письмо-подтверждение уведомляет о получении документов, ценностей, подтверждает факты, действия. Направление писем-подтверждений относится к обязательной части деловых отношений. Оно позволяет снять вопрос с контроля.

12)Письмо-претензия посылается предприятием-покупателем в адрес организации поставщика. В тексте указываются требования, предъявляемые автором претензии.

Письма оформляются на бланках для писем и содержат следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, отметку о наличии приложения, подпись, отметку об исполнителе.

Служебная переписка включает множество видов и разновидностей писем: запросы, предложения, извещения, напоминания, уведомления, сопроводительные и гарантийные письма, приглашения, заявки, претензии и др.

Структура делового письма.

При написании любых писем следует всегда руководствоваться формулой: кратко и по делу. Деловое письмо должно занимать не более страницы.

Текст письма, как правило, состоит из трех частей: введения, доказательства и заключения. Во введении указываются причины составления письма, в доказательстве – факты, соображения и разъяснения автора письма, его расчеты, в заключении – основная цель письма.

Текст письма может состоять не только из всех трех элементов, но и из двух – введения и заключения, или даже из одного – заключения.

Письма оформляются на бланке.

Название вида документа в письмах не указывается.

Письма составляются в двух экземплярах: первый экземпляр после регистрации в журнале исходящих документов отправляется адресату, а второй – хранится в деле.

Служебные письма перед их отсылкой обязательно подписываются руководителем учреждения. Если же письмо имеет денежный, имущественный, материальный или кредитный характер, то требуется подпись бухгалтера. См. реквизит “подпись”.

2.ФАКСЫ, ТЕЛЕГРАММЫ, ТЕЛЕФОНОГРАММЫ, ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА

Факсы, по сути дела являются быстрыми письмами, поэтому к ним применимы все требования, предъявляемые к письмам. Более того, в некоторых случаях факсимильное сообщение подтверждается отправкой оригинала обычной почтой. Факсы бывают двух видов – очень короткие сообщения, требующие срочного ответа, и более длинные. В первом случае сообщение пишется на стандартном бланке. В случае, когда передается длинное сообщение, то на стандартном бланке необходимо указывать, кому адресована информация и сообщение о содержании приложений (договор, заказ и т.д.)

Электронная почта – совершенно особый вид коммуникаций, позволяющий работать в диалоговом режиме, в режиме телеконференций и т.п. и представляющий как огромные возможности, так и большие трудности из-за специфики ведения электронной переписки. С одной стороны, электронные письма почти ничем не отличаются от своих обычных предшественников – бумажных писем. У электронного письма есть адрес получателя и адрес отправителя, фиксируются дата и время отправления и получения сообщения, текст письма и подпись отправителя, тема сообщения, вложенный файл выполняет функцию приложения.

Деловая электронная переписка подразумевает соблюдение культуры и традиций, присущих данному народу, социальному уровню или даже области бизнеса. Американец, к примеру, может довольно быстро перейти на почти неформальный уровень общения, что не означает, что Ваш бизнес является для него приоритетным, просто у них так принято. Европейцы же будут удерживать дистанцию до последнего, и по той же причине. Наиболее оптимальным стоит выбрать постепенное развитие отношений от строго формальным к более неформальным. Стиль и форма деловых сообщений должны быть выдержаны в официальном стиле.

Следует помнить, что Ваше сообщение, прежде чем попасть в почтовый ящик адресата, путешествует по многим серверам и доступно вниманию многих людей. Поэтому при работе с электронной постой следует помнить, что Ваше электронное письмо ни при каких обстоятельствах не должно компрометировать ни Вас, ни Вашу компанию, ни Вашего адресата.

3.Понятие бланка документа. Угловые и продольные бланки.

Бланк документа – это заранее нанесенные на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью специального штампа постоянные обязательные реквизиты. Эти реквизиты образуют официальный (фирменный) бланк документа.

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, адресат, текст, дата и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:

Реквизит – это обязательный элемент оформления, присущий определенному виду официального документа.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов, который определяется целями создания документа, его назначением и др. Но в любом случае, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.

При изготовлении служебных бланков используют два основных стандарта бумаги: А4 (210х297мм) и А5 (147х210мм). Допускается использование бланков форматов А3(420х297мм) и А6(148х105мм). Бланки документов должны иметь поля не менее 20мм – левое и верхнее и 10мм – правое и нижнее.

Существует три вида служебных бланков для организационно-распорядительных документов: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов кроме письма.

Бланк письма

Этот бланк выделен потому, что письмо предназначено для отправки в другие организации и содержит в связи с этим адресные данные предприятия. Бланк письма включает реквизиты: наименование организации, справочные данные об организации, код организации. В бланке для писем обозначают места расположения реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа. Бланк для писем может содержать также изображение герба или эмблемы и наименование вышестоящей организации.

Способы оформления реквизитов

	_________________ ________________________ _________________ ______________		___________ _________ ____________ __________		______ ____________ ______ ____________

Требования к бланкам документов: документы изготавливаются на бланках, должны иметь установленный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Устанавливаются два основных формата бланков документов — А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля, мм:

20 — левое,

10 — правое,

20 — верхнее,

Деловое письмо на английском языке, его виды и правила

Написание делового письма на английском языке, неотъемлемая часть работы в любой компании, и очень важно, помимо грамотности речи, соблюдать структуру письма. Правильное оформление и верно подобранный стиль письма имеет важное значение, так как он создаёт впечатление вашего профессионализма и солидности компании в целом.

Существует несколько типов писем, давайте разберём какие.

Основные типы делового письма на английском языке

• Commercial offer — Письмо Вашему потенциальному деловому партнёру, с условиями коммерческого предложения
• Enquiry Letter — Письмо-запрос, для получения информации о товаре или услуге
• Reply Quotation — Ответное письмо на запрашиваемую информацию
• Application Letter — Письмо содержащее ваше резюме
• Acceptance Letter — Письмо-уведомление о принятии Вас на работу
• Refusal Letter — Письмо-уведомление об отказе в принятии на работу
• Complaint Letter — Претензия или жалоба на качество приобретённого товара или услуги
• Apology Letter — Ответное письмо на жалобу
• Congratulation Letter — Письмо поздравление

Структура письма

 

• Адрес отправителя слева в углу, если бланк фирменный, то адрес уже есть
• Адрес получателя учитывая последовательность
  • Полное имя получателя: Mr John Marcello
  • Должность: Director of Operations
  • Название компании: ABC Corporation
  • Номер дома, улица: 402 A Main Street
  • Город, почтовый индекс: Vancouver, WH 23974
  • Страна: Canada
• Приветствие
• Основной текст послания
  • Можно начать с напоминания о последнем общении (лично, по телефону, по почте…)
    • Thank you for your e-mail of… — Спасибо за Ваш e-mail …
    • With reference to your phone call/ letter of (дата)… — В отношении Вашего телефонного звонка/письма …
    • In accordance with your request … — В соответствии с Вашим запросом …
    • Further to our conversation / telephone talk… — В продолжение нашей беседы / телефонного разговора …
    • We were pleased to receive your inquiry… — Нам было приятно получить Ваш запрос …
    • In compliance with your request… — Выполняя Вашу просьбу …
  • Поясните адресату, причину обращения
    • We would like to clarify… — Мы хотели бы прояснить …
    • We kindly ask you to…  — Любезно просим Вас …
    • We hereby inform you …  — Настоящим уведомляем Вас
    • We confirm that…  — Мы подтверждаем, что …
    • This is to confirm …  — Для подтверждения …
    • We apologize for… — Мы приносим свои извинения за …
• Завершение письма
  • Please contact us again, if we can help in any way — Если мы можем Вам помочь, пожалуйста обращайтесь к нам
  • Many thanks for considering my request — Большое спасибо, за рассмотрение моей просьбы
  • I will be grateful if you can send me this information — Буду благодарен, за предоставление  данной информации
  • I really appreciate any help you can provide — Буду признателен за любую помощь
  • I look forward to receiving your comments about — Ожидаю получить объяснения по поводу

В наших статьях Вы можете ознакомиться с подборками полного набора фраз для делового письма.

 

 

 

 

Виды деловых писем и их структурные особенности

 

 

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

ТЕМА: Виды деловых писем и их структурные особенности

 

 

Дисциплина: ДЕЛОВАЯ ЭТИКА

 

 

 

 

Выполнил(а): Романов Игорь Евгеньевич

                                       Поток:      ИКП-3

                    Адрес:            

Проверил____________________________

Оценка______________________________

Дата________________________________

 

 

2013

 

 

 

 

 

Содержание

 

 

 

Введение

 

Деловое письмо — одно из важнейших средств международного общения в современном мире. В течение длительной истории сформировались определенные правила составления международной бизнес-корреспонденции, несоблюдение которых может не только повлиять на имидж фирмы, но и помешать заключить выгодный контракт. Важную роль играет переписка и в дипломатии. Поэтому в условиях активизации международных отношений перед современными документоведами стоит задача знать особенности подготовки, оформления и обращения делового письма.

Искусство написания писем ценилось нашими предками, как бесценный дар. В эпоху, когда общение на расстоянии было возможно только посредством писем, целые романы были созданы в эпистолярном жанре. Сегодня, во времена телефонов, сотовой связи и электронной почты составление писем для дружеской переписки или общения с родными перестало подчиняться жестким требованиям.

Однако, осталась сфера, в которой написание писем все еще необходимо, речь идет о деловой переписке. Сегодня мало кто точно знает, как правильно написать письмо близкому другу, пожилому родственнику или малознакомому человеку. В этом просто нет необходимости.

Но делопроизводство любой компании включает письма, и поэтому деловая переписка по-прежнему остается важнейшей частью взаимоотношений между партнерами, клиентами и заказчиками, работодателями и работниками. Необходимо четко знать, как правильно написать письмо, чем отличается деловое письмо от личного, что должно включать в себя оформление письма, как писать письма для разных ситуаций.

Отношения между компаниями начинаются и развиваются, базируясь на переписке. От того, были ли соблюдены правила написания писем, были ли произведено должное оформление официального письма, зависит успех этих отношений.

1. Структура делового  письма

 

Современные формы переписки, принятые теперь в международном общении, сложились около 150 лет тому назад. Родина их — Англия, именно оттуда ведут свое начало основные правила этикета составления корреспонденции. За рубежом формальным сторонам корреспонденции уделяется больше внимания, чем у нас. И чтобы не испортить по неведению хороших взаимоотношений с вашими партнерами за рубежом, этикет переписки должен строго соблюдаться. Соблюдение правил переписки будет свидетельствовать о вашей вежливости, об уважении к партнеру.

Деловое письмо принято писать на бланках фирмы или организации, где уже имеются реквизиты учреждения или фирмы-отправителя. Внешний вид бланка является своеобразной визитной карточкой фирмы, поэтому к его оформлению следует отнестись со всей серьезностью. Чем официальное бланк, тем официальное должен быть стиль письма.

Всякое письмо начинается с адреса на конверте. Для того чтобы письмо точно дошло до адресата, необходимо выяснить полные адреса ваших предполагаемых партнеров. В отличие от российской практики, во всем мире сначала пишут «КОМУ» а затем «КУДА». Адрес получателя пишется дважды: на конверте с правой стороны внизу и в левом верхнем углу письма.

Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окошком, то адрес пишется один раз — в левом верхнем углу письма.

При этом письмо складывается таким образом, чтобы адрес получателя просвечивался через окошко конверта.

Затем необходимо написать фамилию адресата с инициалами: первыми пишутся инициалы, а затем — фамилия. Вежливость требует поставить перед инициалами одно из сокращений «Г-ну» («Господину»), «Г-же» («Госпоже»), или «Г-дам» («Господам»).

С правой стороны и чуть ниже реквизитов фирмы-отправителя указывается дата отправления с указанием месяца буквами, например, 12 Мая 2008 г. Принятые у нас сокращения 12.05.08 в международной переписке не употребляются. В США принято указывать сначала месяц, а затем число — Май 12, 2008.

Само письмо начинается с точного повторения в левом верхнем углу адреса, написанного на конверте. Еще ниже, без абзаца, сразу у поля вновь с левой стороны пишут вежливое обращение. Оно традиционно состоит из слов:

«Дорогой г-н (или г-жа) + фамилия или «Дорогой доктор + фамилия», или «Господа», «Уважаемые господа», «Уважаемый г-н + фамилия».

В официальных письмах не принято обращаться на Ты. К людям, занимающим достаточно высокие посты, в таких письмах не следует обращаться на Ты даже в том случае, если в жизни вы с ними накоротке. В зависимости от степени близости с вашим корреспондентом, обращение может начинаться словами: «Уважаемый Джон» (имя), либо «Уважаемый Смит» (фамилия).

Если, посылая письмо в ФРГ, необходимо употребить обращение «Дорогой г-н доктор + фамилия», то в Австрию и Швейцарию достаточно написать «Дорогой г-н доктор».

После вступительного обращения ставится ЗАПЯТАЯ, а не восклицательный знак, как принято в нашей практике.

Следующей строкой после обращения принято обозначать тему письма. Для этого достаточно поставить Re: («Reference»), русский эквивалент — «Касательно» или «Касс». Например, Re: «В ответ на ваш телекс от 18 Мая 2008.

Если ваше письмо касается только одной проблемы, то в этом случае тему письма можно обозначить и до обращения, сразу после адреса. Если же переписка с вашим партнером ведется сразу по нескольким контрактам, то в таком случае вам было бы удобнее сразу после однократного обращения обозначить темы письма и этим разбить письмо на соответствующее число блоков. Например: Дорогой г-н Смит,

Re: О Ваших предложениях по проекту «Омега», Неоплаченные счета № 28765, 54678, О поставках картофеля в октябре 2009 г. Однако более современным считается способ, при котором заголовок к тексту письма просто подчеркивается или пишется заглавными буквами. Например, Дорогой г-н Смит,

О Ваших предложениях по проекту «Омега», или

Дорогой г-н Смит,

О ВАШИХ ПРЕДЛОЖЕНИЯХ ПО ПРОЕКТУ «ОМЕГА». Далее следует текст письма. С некоторыми наиболее часто употребляемыми в деловых письмах фразами и образцами писем можно ознакомиться, например, в книге А.Альбова «Письмо зарубежному партнеру».

Заканчивается письмо обычно комплиментом. Если письмо официальное, как правило, употребляется комплимент «Весьма искренне Ваш» («Very truly yours»). В других случаях употребляется комплимент «Искренне Ваш» («Sincerely yours»). Можно в конце письма ограничиться добрыми пожеланиями: «Наилучшие пожелания г-ну…», «С наилучшими пожеланиями», «Примите мои наилучшие пожелания» и т.д.

При формулировке вступительного обращения и комплимента учитывается принцип взаимности. Особенно это касается ответов на письма. В ответном письме используются те же выражения, что и в присланном.

Заключительная форма письма зависит от степени близости корреспондентов, их настроений, стиля общения и пр.

Под комплиментом ставится подпись с указанием под ней вашей фамилии и должности. В большинстве стран подпись на письме ставится с правой стороны листа, как раз под заключительной формулой вежливости. Если заключительный комплимент расположен с левой стороны (это практикуется в Германии), то подпись ставится с левой стороны, также под заключительной формулой вежливости. Фамилия подписывающего письмо печатается на машинке под его рукописной подписью. Расстояние между комплиментом и фамилией, напечатанной на машинке — 2- 2,5 см.

Чтобы не ставить вашего партнера в трудное положение с определением вашего пола, желательно написать ваше имя полностью.

Если после написания письма срочно надо сообщить о событиях, которые произошли позже, то в этом случае в письме ставится P.S. (постскриптум) и дописывается необходимая информация. В конце постскриптума снова ставится подпись. Желательно, по возможности, припиской в конце письма не злоупотреблять.

Если к письму прилагаются какие-либо материалы или документы, то они обычно перечисляются в левой нижней части письма на отдельной строке после слова «Приложение (Enclosure)». Например,

Приложение: 1. Контракт (5л.)

2. Страховой полис (6 л).

Указание на рассылку копий (Carbon copy или СО) занимает отдельную строку под приложением и появляется в письме, когда возникает необходимость направить его по нескольким адресам. Например:

Копия: Г-ну С.Смирнову «Мосбизнесбанк».

Структура делового письма:

1. Наименование организации-отправителя
2. Указание на ссылку. В ней могут быть даны инициалы составителя письма или машинистки, цифровые или буквенные обозначения фирмы, отдела и т.д. При этом сначала предлагается ссылка на данные получателя (Your reference), после чего следует ссылка отправителя (our reference).
3. Дата написания письма.
4. Адрес получателя письма. Если письмо адресовано лицу, чей точный адрес неизвестен, а фирма, в которой работает ваш корреспондент, осведомлена о его местонахождении, то вы можете письмо просто послать на адрес фирмы, употребив выражение «Care of или С/О», т.е. «на попечение».
5. Указание на конкретное лицо. Этот реквизит употребляется в том случае, когда письмо адресовано фирме и при этом отправитель заинтересован в том, чтобы письмо было прочитано определенным лицом в этой фирме. В этом случае употребляется выражение «Attention of Mr. …», т.е. «Внимание г-на…».
6. Вступительное обращение.
7. Указание на общее содержание письма, т.е. тема письма.
8. Основной текст письма. В настоящее время все большую популярность приобретает цельноблочный стиль, при котором абзацы не начинаются с отступлением на 5 знаков, а вровень с левым полем страницы, так же как и внутренний адрес, заголовок к тексту письма, вступительное обращение и заключительная формула вежливости. Чтобы четко отделить один абзац от другого, каждый новый абзац печатается не через 2, а через 3-4 интервала.
9. Заключительная формула вежливости.
10. Подпись.
11. Указание на приложение.
12. Указание на рассылку копий.

2. Классификация деловых документов

 

Деловые документы классифицируются по различным признакам: виду, происхождению, месту составления, стадиями создания, сложности, сроком исполнения, гласности, срокам хранения, форме и др.

По происхождению деловые документы делятся на официальные (служебные) и личные.

Официальный (служебный) документ создается организацией или должностным лицом и оформляется в установленном порядке. Документ личного происхождения создается лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения служебных обязанностей (письмо, записка).

По месту составления и выхода из учреждения различают документы внутренние и внешние, входные и выходные. Внутренний документ предназначен для функционирования внутри организации и не выходит за ее пределы (приказ , распоряжение , акт) . Внешний документ выходит за пределы организации, т.е. входящая и исходящая корреспонденция (письмо, телеграмма, запрос). Входной документ поступает в организацию, а выходной — направлен из учреждения (организации, предприятия).

По стадиям изготовления различают черновики, чистовые документы, оригинал и копию. Документ является оригиналом, если это первый и единственный его экземпляр. Копия воспроизводит информацию документа и все его внешние признаки или часть их, в том числе элементы его правового, делового, художественного оформления. В юридическом отношении подлинник и копия равноценны.

По сложности выделяют простые (в документе рассмотрен один вопрос) и сложные (содержащие информацию о двух и более вопросов) документы.

По срокам исполнения документы подразделяются на срочные, выполняемые в сроки, установленные законом, соответствующим правовым актом, руководителем, а также документы с пометкой «СРОЧНО» (телеграммы, телефонограммы, удостоверение) и несрочные — выполняются в сроки, определенные руководством предприятия (учреждения, фирмы).

По гласности различают документы обычные, для служебного пользования, секретные , конфиденциальные . Секретные документы ценные и имеют гриф «тайно». С ними ведут работу лица, имеющие разрешение и ознакомлены со специальной инструкцией. Документы служебного пользования, содержащие сведения, не подлежат огласке по радио, телевидению, используются только работниками данного предприятия ( организации, учреждения). На таких документах проставляют гриф «Для служебного пользования».

По сроком хранения выделяют документы постоянного хранения, документы длительного хранения (свыше 10 лет) и документы временного хранения (до 10 лет).

По видам различают типичные, трафаретные и индивидуальные документы. Типичные, разрабатываемые высшими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер. Трафаретные изготавливаются типографским способом: неизменяемые часть текста документа печатается на полиграфических машинах, а для переменной информации остаются свободные места. Индивидуальные документы создаются каждый раз по — новому. Содержание в них излагается индивидуально, представляя собой результат творчества исполнителя (автобиография, докладная записка).

10 типов деловых писем | Работа

Автор Hannah Wickford Обновлено 29 июня 2018 г.

Термин «деловые письма» относится к любому письменному сообщению, которое начинается с приветствия, заканчивается подписью и имеет профессиональный характер. Исторически деловые письма отправлялись по почте или курьером, хотя Интернет быстро меняет способ общения компаний. Есть много стандартных типов деловых писем, и каждый из них имеет определенную направленность.

Коммерческие письма

Типичные коммерческие письма начинаются с очень сильного заявления, чтобы заинтересовать читателя. Поскольку цель состоит в том, чтобы заставить читателя что-то сделать, эти письма содержат решительный призыв к действию, подробно описывают выгоду для читателя от совершения действия и включают информацию, которая поможет читателю действовать, например, номер телефона или ссылку на веб-сайт.

Письма с заказами

Письма с заказами рассылаются потребителями или предприятиями производителю, розничному или оптовому торговцу для заказа товаров или услуг.Эти буквы должны содержать конкретную информацию, такую ​​как номер модели, название продукта, желаемое количество и ожидаемая цена. Оплата иногда включается в письмо.

Письма с жалобами

Слова и тон, которые вы решите использовать в письме с жалобой в компанию, могут быть решающим фактором при рассмотрении вашей жалобы. Говорите прямо, но тактично и всегда используйте профессиональный тон, если хотите, чтобы к вам прислушивались.

Письма о корректировке

Письмо о корректировке обычно отправляется в ответ на претензию или жалобу.Если корректировка в пользу покупателя, начните письмо с этой новости. Если нет, говорите, что говорите о фактах, и дайте клиенту понять, что вы понимаете жалобу.

Письма-запросы

Письма-запросы задают вопрос или запрашивают информацию от получателя. Составляя этот тип письма, делайте его ясным и кратким и перечисляйте, какая именно информация вам нужна. Не забудьте указать свою контактную информацию, чтобы читателю было легко ответить.

Последующие письма

Дополнительные письма обычно отправляются после определенного типа первоначального общения.Это может быть отдел продаж, который благодарит клиента за заказ, бизнесмен, проверяющий результаты встречи, или соискатель, интересующийся статусом его заявки. Во многих случаях эти буквы представляют собой комбинацию благодарственного письма и коммерческого письма.

Рекомендательные письма

Потенциальные работодатели часто просят у соискателей работы рекомендательные письма перед тем, как нанять их. Этот тип письма обычно от предыдущего работодателя или профессора, и в нем описываются отношения отправителя и мнение соискателя.

Благодарственные письма

Благодарственные письма действуют как простые квитанции. Компании отправляют их, чтобы сообщить другим, что они получили предыдущее сообщение, но действия могли или не могли иметь место.

Сопроводительные письма

Сопроводительные письма обычно сопровождают посылку, отчет или другие товары. Они используются для описания того, что вложено, почему оно отправляется и что получатель должен с этим делать, если необходимо предпринять какие-либо действия.Эти типы букв обычно очень короткие и лаконичные.

Заявления об увольнении

Когда сотрудник планирует уволиться с работы, его непосредственному руководителю обычно направляется заявление об увольнении с уведомлением и сообщением о том, когда будет последний день работы. Во многих случаях сотрудник также подробно описывает причину своего ухода из компании.

15 типов деловых писем и когда их использовать

Деловые письма — важный инструмент коммуникации в профессиональной среде.Скорее всего, вам нужно будет знать, как писать разные типы деловых писем и электронных писем на протяжении всей вашей карьеры, от убедительного сопроводительного письма при подаче заявки на вакансию до убедительного коммерческого письма или официального письма об увольнении. В этой статье мы обсудим основные типы деловых писем, когда использовать каждый из них, а также советы, как эффективно написать собственное.

Описание изображения

Формат делового письма
1. Дата
2. Имя и адрес
3. Приветствие
4. Вступительный абзац
5.Заключительный параграф
6. Бесплатное закрытие и подпись

Типы деловых писем

Вот некоторые из наиболее распространенных типов деловых писем и когда их использовать:

1. Сопроводительные письма
2. Рекомендательные письма
3. Интервью следует вверху писем
4. Письма с предложениями
5. Рекламные письма
6. Благодарственные письма
7. Заявления об отставке
8. Благодарственные письма
9. Письма с жалобами
10. Письма с извинениями
11. Служебная записка
12. Приветственные письма
13. Письма-запросы
14. Письма с объявлениями

15. Письма о прекращении действия

1.Сопроводительные письма

Сопроводительное письмо — это деловое письмо, которое обычно отправляется вместе с резюме при приеме на работу. Хотя не всем работодателям требуется сопроводительное письмо, это отличная возможность объяснить свой профессиональный опыт, квалификацию и интерес к компании и работе.

Сопроводительное письмо должно включать следующие разделы:

Контактная информация

В верхней части сопроводительного письма укажите свое имя, номер телефона и адрес электронной почты, чтобы читатель знал, как с вами связаться после просмотра вашего заявления.

Приветствие

Начните письмо с адреса человека, которому вы пишете письмо. Это может быть менеджер по найму, руководитель отдела или другой представитель компании, указанный в списке вакансий. Используйте нейтральное с гендерной точки зрения приветствие, например «Дорогой Чарли Вашингтон».

Если вы не знаете их имя, используйте наиболее подходящее название должности, например, «Уважаемый менеджер по найму», «Уважаемый рекрутер» или «Уважаемый руководитель группы XYZ». Избегайте использования «Для кого это может касаться», , так как он может показаться устаревшим или обезличенным.

Цель письма

Во введении обсудите, почему вы пишете, указав название должности, название компании и где вы нашли список вакансий. Продемонстрируйте свое исследование работы и компании, проявив конкретный интерес к обоим, объяснив, почему вас привлекло объявление о вакансии, и что вас интересует в их организации.

Квалификационные навыки

В теле письма выделите конкретные навыки, которые делают вас сильным кандидатом на открытую позицию.Сопроводительное письмо должно дополнять ваше резюме, поэтому используйте информацию в своем резюме, чтобы предоставить более конкретные сведения о вашем профессиональном опыте. Если возможно, включите краткий анекдот, который представляет ваши соответствующие навыки, опыт и качества из описания должности работодателя.

Заключение

Завершите сопроводительное письмо запоминающимся заявлением о том, почему вы подходите для открытой позиции. Включите призыв к действию, который побуждает читателя следить за вашим заявлением, если он захочет взять у вас интервью и узнать больше о том, как вы могли бы вписаться в их компанию.

Другие типы сопроводительных писем включают:

Связанные: Как оформить сопроводительное письмо (с примерами)

2. Рекомендательные письма

Рекомендательное письмо написано от имени другого профессионала, чтобы проверить их квалификация и трудовая этика. Рекомендательное письмо может усилить ходатайство о приеме на работу, высшем образовании или другой профессиональной возможности.

Рекомендательное письмо должно включать следующие разделы:

Связь с рекомендацией

В письме должно быть указано родство лица, дающего рекомендацию, чтобы читатель знал, что дает автору право выступать от имени кандидата.Рекомендательные письма часто пишут коллеги, руководители, наставники или учителя.

Оценка квалификации кандидата

Рекомендация часто является основной частью письма и напрямую касается навыков кандидата, черт характера, профессиональных целей и его потенциала в программе или должности. Квалификация в этом разделе должна соответствовать программе или работе, для которой автор рекомендует профессионала.

Примеры

Автор должен включить конкретные примеры того, как кандидат продемонстрировал свои навыки во время совместной работы.Эта информация может помочь потенциальным работодателям понять, как именно кандидат положительно влияет на своих коллег и работодателей.

Заключительное заявление

Рекомендательное письмо должно заканчиваться окончательным подтверждением квалификации кандидата с контактной информацией автора, если читатель захочет узнать больше.

К другим типам рекомендательных писем относятся:

Связанные: Как написать рекомендательное письмо (с примерами)

3.Письма о ходе собеседования

После собеседования на вакансию вы можете отправить письмо с просьбой поблагодарить интервьюера за потраченное время и продемонстрировать свой интерес к работе.

Дополнительное письмо должно включать следующие разделы:

Обзор собеседования: Включите ключевые темы, обсуждавшиеся во время собеседования, такие как конкретные рабочие задачи или тема для разговора, которая вас заинтересовала. Обязательно укажите название должности.Эти детали демонстрируют активное слушание, выражая при этом ваш постоянный интерес к открытой позиции.

Навыки, связанные с должностью: Последующее письмо — хорошее время, чтобы повторить навыки, которые вы предлагаете, поскольку они относятся к открытой позиции.

Благодарность: Вы также можете использовать дополнительное письмо, чтобы поблагодарить менеджера по найму за то, что он нашел время встретиться с вами. Этот шаг демонстрирует профессиональную вежливость, которая может произвести хорошее впечатление на вашего потенциального работодателя.

Связано: Последующие электронные письма после собеседования

4. Письма с предложениями

Письмо с предложением — это официальное предложение о приеме на работу, в котором описаны конкретные условия должности. Если вы согласны с условиями, предложенными в письме, вы подпишете письмо с предложением и примете работу.

Письмо с предложением должно включать следующее:

• Описание должности: В этом элементе излагаются конкретные рабочие задачи и требования к должности.

• Должность: Письмо с официальным названием должности может гарантировать, что вас наняли на нужную должность.

• Запрошенная дата начала работы: Это дата, когда вы начнете работу. Вы можете обсудить со своим работодателем, если вам нужно изменить дату.

• Заработная плата и льготы: Эта информация включает предлагаемую зарплату, бонусы и льготы, связанные с должностью. Некоторые работодатели могут указать, когда они распределяют бонусы и когда начинаются льготы, такие как медицинское обслуживание.

• Срок принятия: Это дата, к которой вы должны ответить на письмо с предложением.

Связано: Как принять предложение о работе

5. Коммерческие письма

Цель коммерческого письма — представить клиенту услугу или продукт. Специалисты по продажам часто используют эти письма при установлении новых контактов с потенциальными покупателями или укреплении отношений с давними клиентами.

Коммерческое письмо часто включает следующее:

Описание продукта или услуги

Включите конкретную информацию о товаре или услуге, которые вы предлагаете.Рассмотрите возможность определения возможного решения, которое этот продукт или услуга предоставляет получателю, чтобы наилучшим образом продемонстрировать их ценность.

Стоимость

Некоторые письма содержат информацию о цене продукта или услуги, особенно если покупатель является постоянным клиентом. Он может быть включен, если стоимость уже обсуждалась на предыдущей встрече.

Призыв к действию

Включите для читателя инструкции, объясняющие, как им следует действовать, если они хотят купить.Вы можете указать свою контактную информацию, время, когда с вами лучше всего связаться, и дату, до которой они должны ответить, чтобы воспользоваться вашим предложением.

Связано: 15 хорошо оплачиваемых должностей в продажах

6. Благодарственные письма

Благодарственные письма являются формой признательности сотрудникам, и компании рассылают их всему персоналу, чтобы поздравить сотрудника с работа сделана хорошо. Они могут включать в себя следующее:

• Цель: Начать написание благодарственного письма с указанием того, кого и по какой причине поощряют.

• Подробная информация о награде: Включите подробную информацию о конкретных задачах, достижениях или наградах, за которые был отмечен член команды.

• Призыв к действию: Это письмо может содержать призыв к действию, побуждающий коллег поздравить члена команды с успехом.

К другим типам благодарственных писем относятся:

По теме: Важность положительных отзывов и способы их передачи другим

7.Заявления об увольнении

Заявление об увольнении информирует вашего работодателя о вашем намерении уволиться. Хотя вы можете устно уведомить своих коллег и работодателя о своих планах увольнения, многие организации предпочитают получать официальное письмо для документации.

Заявление об увольнении часто включает следующее:

Заявление об увольнении

Начните это письмо с официального заявления о том, что вы уходите из компании.

Причина ухода

В зависимости от вашей ситуации вы можете упомянуть причину вашего ухода, чтобы работодатель понял ваше решение. Это может включать получение возможности в другом месте, получение высшего образования или переезд.

Даты

Укажите дату доставки письма и дату вашего официального последнего дня работы. Этот шаг может гарантировать, что ваш работодатель сможет лучше подготовиться к вашему уходу и заполнить вашу вакансию.

Спасибо

Вы можете поблагодарить своего работодателя за возможность и навыки, которые вы приобрели, работая на него. Этот шаг — проявление профессиональной вежливости, которое может укрепить ваши профессиональные отношения с работодателем, если вам понадобится их рекомендация в будущем.

Другие типы писем об увольнении включают:

Связанные: Письма об увольнении: советы, шаблоны и примеры

8. Благодарственные письма

Профессиональное благодарственное письмо — важный способ позволить коллегам, работодателям , поставщики или другие деловые контакты знают, что вы цените их время или усилия.Отправив профессиональное благодарственное письмо, вы наладите взаимопонимание с получателем и расскажете о ваших намерениях на будущее. Было бы уместно отправить благодарственное письмо после того, как кто-то поможет вам в поиске работы, когда клиент совершит покупку или если компания заключает с вами контракт. Вы также можете отправить официальное письмо с благодарностью, чтобы просто выразить свою признательность кому-либо.

Деловое благодарственное письмо обычно включает в себя следующее:

Приветствие: Начните свое письмо с простого, но профессионального приветствия.Обдумайте свои отношения с получателем.

Причина благодарности с конкретными примерами: В одном или двух коротких абзацах четко выразите свою благодарность получателю, конкретизируя то, за что вы его благодарите.

Подробная информация из вашего разговора: Если вы поделитесь дополнительными подробностями из вашей встречи, это поможет персонализировать письмо и показать глубину вашей благодарности.

Вежливое завершение: Завершите свое электронное письмо заключительным заявлением, например, «мои наилучшие пожелания», «еще раз спасибо», или другим представительным, но профессиональным заключением.

Другие типы благодарственных писем включают:

Связанные: Как написать профессиональное благодарственное письмо (с примерами)

9. Письма с жалобами

Письма с жалобами обычно отправляются потребителями предприятиям, когда они: недовольны услугой или продуктом. Иногда компаниям может потребоваться написать письмо с жалобой. Например, сотрудника могут попросить написать письмо с жалобой от имени компании, которая недовольна продуктом.

Компоненты письма-жалобы включают:

Официальное приветствие: При письме в компанию допустимо использовать «Кого это может касаться», поскольку может быть неясно, кто прочитает вашу жалобу и отреагирует на нее.

Описание покупки: Включите все относящиеся к делу детали, такие как номер счета или номер заказа, что и сколько продукта или услуги было куплено и когда была совершена транзакция.

Объяснение проблемы: Четко укажите проблему, с которой вы столкнулись с продуктом или услугой.Например, продукт не работает должным образом, услуга была оказана некорректно, вам выставили неверный счет, что-то не было четко раскрыто или было искажено.

Требуется конкретный запрос или решение: Предложите удовлетворительное решение, такое как возврат или скидка на выполненные услуги, ремонт или обмен.

10. Письма с извинениями

Письмо с извинениями — важный инструмент на рабочем месте, позволяющий признать ошибку, выразить сожаление и попросить прощения или терпения у получателя письма.Письма с извинениями представляют собой официальную запись вашего признания и попытки исправить ошибку или провал.

Письмо с извинениями должно включать следующее:

Признание ошибки

Начните с объяснения того, что вы сделали неправильно, и признайте последствия своей ошибки. Признание своей ошибки с самого начала письма показывает искренность и поможет убедиться, что получатель узнает о вашей ошибке от вас, а не от кого-то еще.Если вы столкнетесь с ошибкой и напрямую обратитесь к пострадавшей стороне, это поможет вам решить проблему как можно быстрее.

Искренние извинения

Искренние извинения подразумевают извинение без каких-либо оговорок или попыток переложить вину на кого-либо еще. Выражение искреннего сожаления о последствиях, которые вы вызвали, может быть достаточным, чтобы заслужить прощение вашего получателя.

Ваш план решения проблемы

Заверьте получателя, что вы сделаете все возможное, чтобы исправить проблему, и расскажите о конкретных шагах, которые вы предпримете для этого.Будьте готовы пойти на любые личные жертвы, чтобы наладить отношения с вашим читателем.

Подробнее: Как написать письмо с извинениями (с примерами)

11. Офисный меморандум

Офисный меморандум или бизнес-меморандум — это короткий, но формальный документ, используемый для общения между компанией и ее сотрудниками. Эффективные заметки краткие и удобные. Документ предназначен в первую очередь для внутреннего использования, например для объявления об изменениях в составе персонала в организации или обновлении информации о собраниях компании.

Служебные записки должны включать:

Ясную и понятную тему: Если вы отправляете электронное письмо, укажите его сообщение в строке темы. Если памятка будет разослана сотрудникам на бумаге, вы все равно можете указать краткую тему письма в верхней части письма.

Цель памятки: Укажите цель памятки во вводном абзаце. Будьте лаконичны и всегда говорите позитивно.

Разбивка информации: Используйте основной абзац и заключение, чтобы выделить информацию, которой вы делитесь.Включите подробную информацию о том, как сотрудники могут действовать в соответствии с этой памяткой, или обратиться к конкретному ответственному лицу с любыми дополнительными вопросами.

Подробнее: Как написать деловую записку (с шаблоном и примерами)

12. Приветственные письма

Приветственное письмо — это формальный способ представить компанию или сотрудника и предоставить получателю основную информацию. Например, в то время как приветственное письмо нового сотрудника предоставляет сотрудникам информацию, которая поможет им лучше подготовиться к первому рабочему дню, новое приветственное письмо клиента благодарит клиента за его бизнес и дает им обзор компании.В целом в этих письмах используется приветственный тон, чтобы помочь установить более тесные рабочие отношения.

Приветственное письмо обычно включает в себя следующее:

Теплое приветствие

Первые несколько строк вашего письма могут отличаться в зависимости от вашего намерения. Например, если вы пишете приветственное письмо новому сотруднику, подчеркните свой энтузиазм по поводу того, что он присоединится к вашей команде. Чтобы получить приветственное письмо нового клиента или клиента, начните с выражения признательности за их бизнес.

Персонализированная информация

Персонализируйте свое письмо, ссылаясь на предыдущие разговоры, которые у вас были. Если вы пишете приветственное письмо для нового сотрудника, объясните, почему вы так рады его видеть, упомянув то, что обсуждалось во время собеседования. Если вы пишете новому клиенту письмо, заверьте его в ценности продукта или услуг, которые они приобрели. В приветственном письме нового клиента заверьте его, как вы можете оправдать или превзойти их ожидания.

Важные сведения о вашем бизнесе

Убедитесь, что получатель знает все, что ему нужно знать, в начале этого нового партнерства. Например, в приветственном письме нового сотрудника объясните процесс ориентации, дайте ему представление о том, как будет выглядеть их первый день и куда они должны пойти. Вы также можете составить список необходимых документов, которые им нужно принести в первый день, и обозначить дресс-коды компании.

Другие типы приветственных писем включают:

Подробнее: Как написать приветственное письмо

13.Письма-запросы

Письмо-запрос — это способ официально попросить что-то на рабочем месте. Вы можете использовать это письмо, чтобы запросить повышение, учебный класс, рекомендацию или даже встречу, чтобы попросить о повышении. Письма-запросы также могут быть полезным способом получить конкретную информацию.

Письма-запросы должны включать:

Объяснение запроса

Начните свое письмо с четкого и краткого объяснения вашего запроса. Общий тон вашего письма с просьбой должен быть вежливым, но убедительным.

Подтверждающая документация

Если возможно, приложите доказательства или другую документацию, относящуюся к вашему запросу. Например, если вы запрашиваете рекомендацию, было бы полезно приложить свое резюме, чтобы они могли быстро освежить в памяти вашу квалификацию. Если вы запрашиваете повышение, вы можете включить абзац, объясняющий ценность, которую вы привносите в должность, или приложить документ с более конкретным подтверждением поставленных вами целей или средней заработной платы в отрасли в зависимости от ваших профессиональных навыков и уровня опыта.

Крайний срок для ответа

Для многих писем-запросов также может быть важно указать сроки. Например, если вы запрашиваете рекомендательное письмо, вам может потребоваться отправить его к определенной дате. Если вы поделитесь этим крайним сроком и попросите их сообщить вам, если они не смогут предоставить письмо к этому времени, вы сможете отправить свой запрос кому-то другому.

К другим типам писем с запросами относятся:

14. Письма с объявлениями

Деловое письмо с объявлением — это письмо, рассылаемое сотрудникам, поставщикам, клиентам или прессе, чтобы объявить о чем-то важном для компании, например об изменении политики, смены сотрудника или руководства, слияния, поглощения, выпуска продукта или события.Письмо обычно короткое и написано в виде официальной заметки.

Письма с объявлениями должны включать:

Вводный абзац с объявлением

Не хороните lede — представьте новости, которые вы объявляете, в первом или втором абзаце. Это заявление должно быть кратким и по существу.

Дополнительные сведения

Далее в письме следует более подробно разъяснить ваше объявление. Если вы проводите мероприятие, расскажите о его цели здесь.Если вы объявляете об открытии своего бизнеса, поделитесь подробностями, например, как долго вы работали за кулисами, чтобы открыть свои двери, или о специальной акции, которую вы предлагаете, чтобы отпраздновать свое открытие.

Специфика

Самое главное, ваше объявление должно включать конкретные детали, относящиеся к вашему объявлению. Это может включать часы работы магазина или контактную информацию, такую ​​как физический адрес, номер телефона или веб-сайт. Если вы объявляете сотрудникам о чем-то внутреннем, например о слиянии, вы можете предложить сотрудникам ответственного за вопросы.

Другие типы писем-объявлений включают:

15. Письма об увольнении

Письмо об увольнении — это уважительный, но эффективный способ уволить сотрудника с его текущей работы. Письма о расторжении контракта также называются «письмом о прекращении службы», «уведомлением об увольнении» или «письмом о расторжении контракта».

Письма об увольнении должны включать:

Уведомление о дате увольнения

Во-первых, проинформируйте сотрудника о том, что его трудовые отношения уволены, и укажите дату его фактического прекращения.Это исключает любую потенциальную путаницу и позволяет сотруднику подготовиться к увольнению.

Причины увольнения

Ваше объяснение недобровольного увольнения сотрудника должно оставаться ясным и точным, чтобы избежать неправильного толкования. Если возможно, включите доказательства, подтверждающие вашу аргументацию.

Компенсация и льготы в будущем

Затем объясните, какие льготы или компенсации они получат после завершения работы.Это может включать выходное пособие, выплату за неиспользованные дни отпуска и любую другую причитающуюся заработную плату. Также сообщите им, что будет с их медицинским обслуживанием, страхованием жизни и пенсионными фондами. Напомните им о любых подписанных соглашениях, например о соглашении о неразглашении информации или других документах из процесса адаптации, которые могут повлиять на их компенсацию и выплату пособий.

Следующие шаги

Наконец, перечислите следующие шаги, которые должен предпринять сотрудник. Сообщите сотруднику обо всем имуществе компании, которое они должны вернуть, например о сотовом телефоне, ноутбуке, ключах, удостоверениях личности и пропусках на парковку.Затем укажите в письме контактные данные их представителя по персоналу, чтобы направлять любые вопросы, касающиеся компенсации, льгот и других деталей.

Подробнее: 3 примера писем о расторжении (с шаблоном)

Семь частей делового письма

Хотя многие типы писем имеют определенные требования к форматированию и содержат различную информацию, есть несколько компонентов, которые совпадают во всех деловых письмах, в том числе:

1.Контактная информация

Этот шаг очень важен, особенно когда заканчивается физическая копия делового письма. Ваша контактная информация должна включать ваше имя, номер телефона и служебный адрес или адрес электронной почты.

2. Строка темы

Строка темы используется при отправке делового письма по электронной почте. Эта короткая строка часто включает краткое изложение цели вашего письма.

3. Приветствие

Формальность приветствия будет зависеть от типа деловых отношений, которые у вас есть с читателем.Если вы ищете новую работу, ваше приветствие должно быть формальным. Если вы отправляете быстрое последующее сообщение клиенту, с которым вы уже установили отношения, вы можете использовать его имя.

4. Введение

Во введении описывается цель письма и то, чего вы надеетесь достичь с его помощью. Это ваш шанс привлечь внимание читателя такой информацией, как скидка на продукт, который вы продаете или что вы запрашиваете об открытой позиции.

5. Подробная информация

В теле вашего делового письма содержится конкретная информация о вашей цели, включая вопросы и ответы на них, а также дополнительную информацию.

6. Заключение

Ваше заключение должно вызывать у читателя призыв к действию, например, как читатель может заказать продукт или обратиться к вам за дополнительной информацией.

7. Подпись

Подпись может быть такой простой, как написание вашего имени, или как сложной, включая ваши учетные данные и сертификаты.То, как вы подпишете деловое письмо, также будет зависеть от ваших текущих отношений с читателем.

Подробнее: 7 частей делового письма

Советы по деловому письму

Вот несколько рекомендаций, которые следует учитывать при написании делового письма:

• Настройте свое письмо. Все деловые письма должны быть написаны явно для предполагаемого получателя. Например, в сопроводительном письме должно быть указано, почему вы хотите работать в этой конкретной компании.
• Будьте пунктуальны с доставкой. Своевременные деловые письма могут продемонстрировать ваши навыки тайм-менеджмента потенциальному работодателю или сообщить получателю, что вы цените его время.
• Рассмотрим способ доставки. Ваши отношения с получателем, тип письма и степень срочности могут повлиять на то, отправите ли вы его по электронной или обычной почте.
• Выберите подходящий уровень формальности. Большинство деловых писем, которые вы пишете, будут написаны профессионально.Ваши отношения с получателем, тип письма и ваши намерения могут диктовать формальность языка вашего письма.
• Ограничьте свое письмо одной страницей. Краткие деловые письма, которые быстро переходят к сути дела, с большей вероятностью будут прочитаны полностью. Оценивайте каждый абзац на предмет релевантности и включайте только ту информацию, которую читатель должен знать.

Типы деловых писем | Когда писать какой тип

Что такое деловое письмо?

Деловые люди по роду своей работы используют письменные или печатные документы, чтобы донести свои идеи и мысли.Они могут быть отправлены, чтобы дать положительное сообщение, дать отрицательное сообщение или извиниться, разместить прямой или модифицированный ребай или просто уволиться с рассматриваемой должности (упс!).

Поскольку они написаны серьезными людьми для серьезного бизнеса, они редко бывают неформальными. Они могут быть вежливыми, но не неформальными, от формальных до полуформальных (опять же, редко, но также зависит от типа бизнеса). Они передают ясное сообщение и поэтому не должны оставлять места для неизвестности. Естественно, они становятся важными носителями полезной информации.

Типы деловых писем

Деловые письма могут быть написаны между работодателем той же компании, работодателем своему сотруднику, могут быть написаны поставщикам или другим деловым партнерам и, конечно же, клиентам. Деловые письма бывают разных типов:

Деловые письма:

Письма между клиентами и клиентами:

• Письмо с извинениями
• Письмо для информирования о циркуляре
• Жалобное письмо
• Письмо о взыскании платежа
• Письмо перед подписанием контракта
• Дополнительное письмо
• Письмо о назначении
• Письмо о продаже
• Приветственное письмо
• Письмо доброй воли

Когда писать какое деловое письмо:

Деловые письма начинаются с даты, приветствия, имеют профессиональное содержание в основной части и заканчиваются подписью лица, составляющего письмо, и / или приложений.Это обобщенный формат деловых писем разного типа.

Перед тем, как начать деловое письмо, вы всегда должны помнить:

• Выберите тему в соответствии с проблемой, которую необходимо решить
• Учитывайте свою аудиторию и тип контента, который подходит их профессии
• Выберите подходящий тон
• Напишите описание цели одной строкой
• Придерживайтесь формата и укажите детали
• Упорядочить детали
• Вычитайте в черновике простые предложения, правильную грамматику и пунктуацию и завершите редактирование.

Конечным результатом должно быть четкое и понятное деловое письмо, которое, вероятно, поможет выполнить работу.Само собой разумеется, что самое большое преимущество письма состоит в том, что все наши мысли могут быть изложены на бумаге, исправлены ошибки, будь то на бумаге или в Интернете, и, наконец, отправлены получателям.

Теперь давайте разберемся, что означают самые распространенные деловые письма и когда их писать.

• Письма с подтверждением: этот тип писем также известен как письмо о получении и не означает ничего, кроме подтверждения. Обычно они написаны для получения юридических доказательств и не обязательно означают, что рассматриваемое действие было начато, но получатель «подтвердил», что у него есть понимание ситуации.
• Письма с извинениями: Письма с извинениями написаны, чтобы просто извиниться за то, что произошло в прошлом, какие меры принимаются для решения этой проблемы или что автор планирует в связи с возникшими неудобствами. По сути, эти буквы говорят о чем-то отрицательном, но в положительном тоне. Здесь писатель принимает на себя свою ответственность и искренне относится к проблеме, чтобы получатель не чувствовал себя деморализованным или проигнорированным.
• Благодарственные письма: эти письма написаны кем-то из высшего руководства на более низкий уровень, чтобы мотивировать или выразить благодарность.Их также называют Благодарственными письмами или Благодарственными письмами.
• Циркулярные письма : Это письмо отправлено небольшой группе, но имеет намерение привлечь внимание более крупных групп. Они являются важной формой рекламы и продвижения по службе. Обычно они информируют о новых улучшениях в компании, о новых объектах или показывают, продается ли какой-либо продукт или услуга.
• Письма с жалобами : Эти письма рассматриваются как актуальные проблемы и немедленно отправляются для исправления ошибок.Это не должно звучать так, как будто писатель придирается, но также не должно терять своей важности и профессионализма, если писатель хочет, чтобы его воспринимали всерьез.
• Сопроводительные письма : Сопроводительные письма обычно сопровождают нечто большее. Они используются для описания того, что с ними идет, почему, что с этим делать и так далее. Эти типы букв обычно очень короткие. К нему может быть приложено резюме, в котором разъясняются полномочия заявителя и их отношение к вакансии в компании.
• Дополнительные письма : Дополнительные письма обычно отправляются после того, как с автором было проведено первоначальное общение. Это может быть письмо с благодарностью за заказ, запрошенный клиентом, обзор решений, принятых на собрании, или запрос заявителя о статусе его заявки.
• Письмо-запрос: в этом типе писем задаются прямые и подробные вопросы, обычно перечисленные в списке, чтобы получить / запросить информацию от получателя. Итак, они краткие, но мощные.На них нужно отвечать точно.
• Письма с заказами: компания может написать в другую компанию с просьбой о заказе, размещении плановой или измененной покупки. Физическое лицо также может запросить фирму и разместить заказ. Номер модели, название, количество, размер, дата, местоположение и другие характеристики подробно описаны в этом письме.
• Платежные письма : Это инкассовые письма или письма с просьбой об оплате. Они служат напоминанием для клиента, дата платежа которого приближается или подлежит оплате.
• Рекомендательные письма : Это одно из требований работодателя, который запрашивает такие письма перед наймом сотрудника. Они содержат отношения между заявителем и лицом, чья рекомендация дана.
• Письма об увольнении : Это письмо написано, когда работодатель планирует уволиться с работы, с объяснением, почему и когда работник увольняется. Обычно его отдают непосредственному руководителю работника.
• Коммерческие письма : Эти письма начинаются с интересного тематического предложения для привлечения потенциальных клиентов.Они включают выгоду, которую получит покупатель от продажи, и часто побуждают к прямым действиям, включая способ связи с продавцом, например номер телефона, адрес электронной почты или ссылку на веб-сайт.

Итак, теперь, когда вы знаете, что такое деловые письма и что каждое из них означает, вы хорошо понимаете, когда писать какие. Используйте эти знания в будущем и объедините их со своим писательским талантом, чтобы получить максимальную отдачу от своего бизнеса.

15 типов деловых писем, используемых малым бизнесом

Любое письмо, написанное для кого-то за пределами или внутри организации с намерением передать деловое сообщение, называется Деловым письмом.Обычный формат Делового письма — оно начинается с приветствия и заканчивается подписью.

Режим отправки письма может быть любым, от рукописного, до набора на электронную почту, все формы рассматриваются для Деловых писем. Существуют разные типы деловых писем с разными намерениями и целями.

15 видов деловых писем

1) Коммерческое письмо

Это наиболее распространенная форма делового письма, которая используется практически во всех сферах.Коммерческое письмо служит представлением покупателю о продукте и / или компании. Типичное коммерческое письмо начинается со строки или заявления, которое привлекает внимание читателя, который чаще всего является целевым клиентом или потенциальным клиентом.

Цель рекламного письма — убедиться, что читатель совершит действие, и поэтому в него включены сильные призывы к действию. Призыв к действию включает ссылку на веб-сайт, номер телефона, ссылки в социальных сетях и т. Д., Которые свяжут клиента с компанией для получения дополнительной информации.

2) Благодарственное письмо

Письмо, отправленное для подтверждения или признания или получения материала или письма от другой стороны, называется письмом-подтверждением. Подтверждением может быть получение товаров и услуг, получение любого другого письма или общие запросы.

Обычно отправляется по почте или по почте. Письмо также используется для ответа на запросы и жалобы, отправленные клиентами или клиентами, чтобы заявить и подтвердить, что мы получили сообщение.

3) Заказные письма

Как следует из названия, это типы Деловых писем, которые отправляются исключительно с целью размещения заказов и могут быть отправлены оптовикам, розничным торговцам или производителю.

Письмо с заказом включает в себя все соответствующие детали, относящиеся к заказу, такие как номер счета-фактуры или квитанции, сведения о продукте вместе со спецификациями, количество заказа, номер налога с продаж и другие сведения, относящиеся к производителю, а также цифру, указывающую общую сумму заказа. порядок.

В зависимости от согласованных условий оплаты сумма платежа может быть указана или не указана в письме с заказом.

4) Письмо с извинениями

Письмо с извинениями написано для того, чтобы выразить сожаление по поводу определенного вопроса, в котором говорится о признании ошибки, проблемы или ошибки вместе с извинениями. Это способ выразить искреннее сожаление по поводу ошибки, а также шаги по ее исправлению или внесению необходимых изменений, чтобы попытаться устранить ущерб.

Письмо с извинениями может быть направлено компанией клиенту, дилеру или даже внутренней заинтересованной стороне.

5) Письмо-жалоба

Письма-жалобы — это типы Деловых писем, написанных одной стороной другой стороне или организации, чтобы выразить обеспокоенность по поводу определенной проблемы. Жалобы — это признаки того, что что-то пошло не так, и это было указано в официальном деловом письме.

Покупатель может направить письмо с жалобой на продукт, чтобы исправить что-то, что не так с продуктом, или указать на недостатки в услугах, приводящие к неудовлетворенности. Письма с жалобами короткие и обычно прямые по своему характеру, они адресованы компании, ответственному лицу или отделу.

Иногда письма с жалобами могут также содержать шаги по устранению проблемы или ожидаемую компенсацию. За письмом-жалобой следует письмо-подтверждение, а затем, если применимо, письмо с извинениями.

6) Благодарственные письма

Эти типы коммуникационных писем написаны высшим руководством младшему руководству для выражения благодарности, чтобы поздравить их с хорошо выполненной работой или для их мотивации.

Обычно это считается положительным письмом, демонстрирующим жест доброй воли, который мотивирует сотрудников к их работе.Благодарственное письмо также сопровождается благодарственным письмом и иногда с вознаграждением.

7) Письма о корректировке

Письма о корректировке — это письма, которые отправляются клиентам в ответ на их претензии или жалобы. Корректировка может быть либо в пользу клиента, в этом случае письмо должно начинаться соответствующим образом, а если оно не в пользу клиента, тон должен быть фактическим с сообщением о том, что вы понимаете жалобу.

8) Циркулярные письма

Деловые письма такого типа рассылаются закрытой группе или избранным людям с целью их широкого распространения.Целью циркулярных писем является либо информирование клиентов о продаже или новостях, либо интимная важная информация о недавно запущенных или построенных объектах.

Его также можно использовать для доставки новостей о выпуске новых продуктов. Циркулярные письма также используются для привлечения новых и потенциальных клиентов, чтобы сообщить им о новой информации и новых разработках.

9) Письма-запросы

Эти типы деловых писем отправляются для запроса определенной информации.Основная цель — узнать о чем-то или есть ли у кого-то вопрос, на который нужно ответить. Письмо-запрос должно быть кратким и содержательным, чтобы напрямую адресовать запрос.

Человек, который задает вопрос, называется запросчиком, и он должен обязательно указать свой адрес и контактные данные, чтобы власти могли ответить им.

10) Письмо-подтверждение

Каждый раз, когда между двумя сторонами происходит обсуждение или взаимное соглашение, и обсуждение приводит к пониманию или взаимному соглашению, это соглашение указывается в письме-подтверждении.

Подтверждающее письмо еще раз повторяет факты и цифры обсуждения и переводит их в официальный формат, подтверждая все во избежание дальнейших недоразумений.

11) Дополнительные письма

Деловые письма такого типа служат напоминанием о завершении обсуждения. Эти письма могут быть связаны с последующей деловой встречей или о последующем заказе на продажу, или даже о соискателе, который интересуется своим заявлением.

Эти письма могут также включать в себя благодарственное письмо и последующее сообщение.

12) Сопроводительное письмо

Обычно подается вместе с резюме, сопроводительное письмо кратко объясняет кандидата и его интерес к работе. Он действует как вступительное заявление перед тем, как кандидатура может быть выдвинута. В большинстве случаев это дается при приеме на работу.

13) Рекомендательное письмо

Рекомендация необходима, когда потенциальный работодатель запрашивает рекомендации у кандидата перед тем, как нанять его.Рекомендация служит подтверждением предыстории и профиля кандидата.

Рекомендательное письмо может быть от любого лица, например, от предыдущего работодателя, профессора университета или от любого, с кем кандидат ранее контактировал или работал, но не должен быть прямым родственником.

14) Письмо-запрос на платеж

Эти типы Деловых писем служат для напоминания плательщику о выплате суммы, причитающейся получателю. Письмо-запрос содержит запрос на выплату определенной суммы до окончательной даты.

15) Стандартное письмо

Стандартные письма рассылаются предприятиями в ответ на определенные запросы или в качестве общей информации. Многие стандартные письма содержат обычную информацию об организации и ее деятельности.

Большинство организаций разработали формат, который используется на регулярной основе.

16) Заявление об увольнении

Письмо, которое используется, чтобы сообщить компании, что сотрудник больше не будет обслуживать организацию, называется заявлением об увольнении.Письмо об увольнении является коротким и содержит такую ​​информацию, как дата начала приема на работу, последний день работы, код сотрудника, просьба об увольнении как можно скорее и благодарственное письмо за возможности, предоставляемые организацией во время пребывания в должности.

Выше были представлены все типы деловых писем, которые могут использоваться малым бизнесом.

🧨 Попытка получить свойство «id» не-объекта

 ErrorException: Попытка получить свойство «id» не-объекта в файле / var / www / listo / app / Http / Controllers / SearchController.php в строке 87

# 0 /var/www/listo/app/Http/Controllers/SearchController.php(87): Illuminate \ Foundation \ Bootstrap \ HandleExceptions-> handleError ()
# 1 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Routing/Controller.php(54): App \ Http \ Controllers \ SearchController-> search ()
# 2 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Routing/ControllerDispatcher.php(45): Illuminate \ Routing \ Controller-> callAction ()
# 3 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Routing/Route.php(239): Illuminate \ Routing \ ControllerDispatcher-> dispatch ()
# 4 / var / www / listo / vendor / laravel / framework / src / Illuminate / Routing / Route.php (196): Осветить \ Routing \ Route-> runController ()
# 5 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Routing/Router.php(685): Illuminate \ Routing \ Route-> run ()
# 6 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Pipeline/Pipeline.php(128): Illuminate \ Routing \ Router-> Illuminate \ Routing \ {closure} ()
# 7 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Http/Middleware/SetCacheHeaders.php(22): Illuminate \ Pipeline \ Pipeline-> Illuminate \ Pipeline \ {closure} ()
# 8 / var / www / listo / vendor / laravel / framework / src / Illuminate / Pipeline / Pipeline.php (167): Осветить \ Http \ Middleware \ SetCacheHeaders-> handle ()
# 9 /var/www/listo/vendor/spatie/laravel-responsecache/src/Middlewares/CacheResponse.php(42): Illuminate \ Pipeline \ Pipeline-> Illuminate \ Pipeline \ {closure} ()
# 10 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Pipeline/Pipeline.php(167): Spatie \ ResponseCache \ Middlewares \ CacheResponse-> handle ()
# 11 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Pipeline/Pipeline.php(103): Illuminate \ Pipeline \ Pipeline-> Illuminate \ Pipeline \ {closure} ()
# 12 / var / www / listo / vendor / laravel / framework / src / Illuminate / Routing / Router.php (687): Осветить \ Pipeline \ Pipeline-> then ()
# 13 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Routing/Router.php(662): Illuminate \ Routing \ Router-> runRouteWithinStack ()
# 14 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Routing/Router.php(628): Illuminate \ Routing \ Router-> runRoute ()
# 15 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Routing/Router.php(617): Illuminate \ Routing \ Router-> dispatchToRoute ()
# 16 / var / www / listo / vendor / laravel / framework / src / Illuminate / Foundation / Http / Kernel.php (165): Осветить \ Routing \ Router-> dispatch ()
# 17 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Pipeline/Pipeline.php(128): Illuminate \ Foundation \ Http \ Kernel-> Illuminate \ Foundation \ Http \ {closure} ()
# 18 /var/www/listo/app/Http/Middleware/HttpsRedirect.php(22): Illuminate \ Pipeline \ Pipeline-> Illuminate \ Pipeline \ {closure} ()
# 19 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Pipeline/Pipeline.php(167): App \ Http \ Middleware \ HttpsRedirect-> handle ()
# 20 / var / www / listo / vendor / fideloper / proxy / src / TrustProxies.php (57): Освещение \ Пайплайн \ Пайплайн-> Освещение \ Пайплайн \ {закрытие} ()
# 21 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Pipeline/Pipeline.php(167): Fideloper \ Proxy \ TrustProxies-> handle ()
# 22 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Foundation/Http/Middleware/TransformsRequest.php(21): Illuminate \ Pipeline \ Pipeline-> Illuminate \ Pipeline \ {closure} ()
# 23 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Pipeline/Pipeline.php(167): Illuminate \ Foundation \ Http \ Middleware \ TransformsRequest-> handle ()
# 24 / var / www / listo / vendor / laravel / framework / src / Illuminate / Foundation / Http / Middleware / TransformsRequest.php (21): Освещение \ Пайплайн \ Пайплайн-> Освещение \ Пайплайн \ {закрытие} ()
# 25 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Pipeline/Pipeline.php(167): Illuminate \ Foundation \ Http \ Middleware \ TransformsRequest-> handle ()
# 26 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Foundation/Http/Middleware/ValidatePostSize.php(27): Illuminate \ Pipeline \ Pipeline-> Illuminate \ Pipeline \ {closure} ()
# 27 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Pipeline/Pipeline.php(167): Illuminate \ Foundation \ Http \ Middleware \ ValidatePostSize-> handle ()
# 28 / var / www / listo / vendor / laravel / framework / src / Illuminate / Foundation / Http / Middleware / CheckForMain maintenanceMode.php (63): Освещение \ Пайплайн \ Пайплайн-> Освещение \ Пайплайн \ {закрытие} ()
# 29 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Pipeline/Pipeline.php(167): Illuminate \ Foundation \ Http \ Middleware \ CheckForMainastedMode-> handle ()
# 30 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Pipeline/Pipeline.php(103): Illuminate \ Pipeline \ Pipeline-> Illuminate \ Pipeline \ {closure} ()
# 31 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Foundation/Http/Kernel.php(140): Illuminate \ Pipeline \ Pipeline-> then ()
# 32 / var / www / listo / vendor / laravel / framework / src / Illuminate / Foundation / Http / Kernel.php (109): Осветить \ Foundation \ Http \ Kernel-> sendRequestThroughRouter ()
# 33 /var/www/listo/public/index.php(55): Illuminate \ Foundation \ Http \ Kernel-> handle ()
# 34 {main}
 

Какие 5 типов деловых писем? — Greedhead.net

Необходимые файлы cookie помогают сделать веб-сайт пригодным для использования, обеспечивая такие основные функции, как навигация по страницам и доступ к защищенным областям веб-сайта. Веб-сайт не может работать должным образом без этих файлов cookie.

Мы не используем файлы cookie этого типа.

Маркетинговые файлы cookie используются для отслеживания посетителей на веб-сайтах. Намерение состоит в том, чтобы отображать рекламу, которая актуальна и интересна для отдельного пользователя и, следовательно, более ценна для издателей и сторонних рекламодателей.

Мы не используем файлы cookie этого типа.

Файлы cookie аналитики помогают владельцам веб-сайтов понять, как посетители взаимодействуют с веб-сайтами, путем анонимного сбора и передачи информации.

Мы не используем файлы cookie этого типа.

Файлы cookie предпочтений позволяют веб-сайту запоминать информацию, которая меняет его поведение или внешний вид, например, ваш предпочтительный язык или регион, в котором вы находитесь.

Мы не используем файлы cookie этого типа.

Неклассифицированные файлы cookie — это файлы cookie, которые мы классифицируем вместе с поставщиками отдельных файлов cookie.

Мы не используем файлы cookie этого типа.

Какие бывают типы деловых писем | by Education Help

Деловое письмо — это тип официального письма, которое всегда начинается с приветствия и заканчивается подписью и отправляется курьером или по почте.В настоящее время деловое письмо отправляется онлайн. С появлением Интернета деловое общение стало быстрее и лучше. Для всех стандартных деловых писем используется 12-пунктовый шрифт, а их содержание должно быть последовательным, убедительным и лаконичным. Начало и конец важны, и каждое из них следует записывать с запятой.

Тем не менее, существуют разные типы деловых писем, каждое из которых составлено в зависимости от типа коммуникации.

Заказное письмо: Этот тип письма обычно отправляется потребителем или компанией производителю или оптовику при заказе услуг или продуктов.Эти письма содержат подробную информацию о продукте, такую ​​как номер модели, количество, а также ожидаемую цену и т. Д. В этом письме также упоминается способ оплаты.

Коммерческое письмо: Коммерческое письмо обычно начинается с увлекательного заявления и дает читателю подробную информацию, чтобы он мог принять меры. Он также включает преимущества читателей, если он предпримет действия. Кроме того, в этом письме указывается соответствующий номер телефона и ссылка на сайт.

Письмо о корректировке: Обычно оно составляется для ответа на жалобу. Если ситуация складывается в пользу покупателя, то письмо обычно начинается с этой новости. С другой стороны, написано так, что жалоба клиента понята.

Письмо с жалобой: При написании письма с жалобой используется профессиональный тон. Однако факт должен быть написан таким образом, чтобы компания могла вас выслушать.

Дополнительное письмо: После первоначального сообщения обычно составляется дополнительное письмо.Такое письмо обычно отправляется из отдела продаж клиенту с благодарностью за заказ и получением обратной связи. В дополнение к этому, соискатель может отправить в компанию отзывы о своем собеседовании или заявлении. С другой стороны, бизнесмен отправляет такое письмо, чтобы понять, чем закончилась встреча.

Письмо-запрос: Письма такого типа имеют лаконичную структуру, а вся необходимая информация указана четко.Он в основном составлен для того, чтобы вывести информацию от получателя. Однако в письме следует указать контактную информацию автора.

Деловой меморандум: Этот вид письма написан с соблюдением надлежащего формата, так как обычно его пишут два правительственных департамента или две компании, которые работают вместе для достижения общей цели. Это письмо также известно как меморандум.

Благодарственное письмо: Благодарственное письмо обычно составляется двумя компаниями или учреждениями, чтобы выразить благодарность друг другу.Такое письмо обязательно, так как оно демонстрирует целостность. Он также демонстрирует уровень милосердия. Помощь должна быть указана четко, что адресат предоставил.

Рекомендательное письмо: Такое письмо часто спрашивают потенциальные работодатели перед тем, как нанять человека. Эти письма обычно составляют профессор или предыдущий работодатель.

Сопроводительное письмо: Сопроводительные письма обычно отправляются с отчетом, продуктами или пакетами.Этот тип письма написан для описания прилагаемого продукта. В этом письме также указывается цель отправки этого товара и необходимые действия получателя. Это вообще лаконичный характер. Когда к отчету прилагается сопроводительное письмо, оно показывает краткую и впечатляющую картину этого отчета.

Письмо-подтверждение: Этот вид письма обычно составляется для информирования о том, что предыдущее сообщение было получено. Вкратце, эти письма похожи на простые квитанции.