Тайм менеджмент основы: Урок 1. Основы тайм-менеджмента: предпосылки управления временем

Содержание

Урок 1. Основы тайм-менеджмента: предпосылки управления временем


Целью данного урока является помочь вам максимально разобраться в особенностях и нюансах тайм-менеджмента, а также на глубинном уровне осознать и прочувствовать, как может эффективная организация своего времени способствовать достижению целей, помогать в развитии потенциала своей личности и оказывать благоприятное воздействие на жизнь в целом.

В уроке будут рассмотрены такие вопросы как цели управления временем и его предпосылки, основные этапы и особенности этого процесса. Кроме того, вы узнаете массу советов по повышению личной эффективности и сможете выбрать те из них, которые будут подходить конкретно вам.

 

Содержание

  1. Многообразие форм тайм-менеджмента
  2. Определение целей управления временем
  3. Этапы управления временем: прежде чем начать
  4. Проверочный тест

Многообразие форм тайм-менеджмента

Сегодня существует огромное количество самых разнообразных подходов к проблеме управления временем.

Разобраться в них с нуля очень сложно, ещё сложнее определить, какой из них может быть полезен именно вам.

Как отмечает автор книги «Тайм-менеджмент: Практикум по управлению временем» Сергей Калинин, специалисты выделяют три типа тайм-менеджмента: персональный (личный), ролевой (профессиональный), а также социальный тайм-менеджмент. А внутри этих типов могут существовать неограниченные (и даже пересекающиеся) множества систем, методов и концепций управления временем, часть из которых имеют авторские названия.

Индивидуальное управление временем тесно совмещено с личностным саморазвитием и осуществляется лично человеком, желающим повысить эффективность своей деятельности. Для этого каждый из нас использует собственные методы и подходы, черпая информацию из книг, интернет-сайтов и блогов, советов друзей и коллег, а также своих идей по повышению эффективности использования личного времени.

Ролевой (профессиональный) тайм-менеджмент помогает человеку быть эффективным в рамках исполнения им какой-либо конкретной социальной роли, обычно — профессиональной. Как отмечает Сергей Калинин, профессиональный тайм-менеджмент — «это на 50% психология трудовой деятельности и ещё на 50% методы повышения эффективности труда, заимствованные из НОТ (научной организации труда)». В таком тайм-менеджменте обычно требуется помощь профессионального консультанта.

И, наконец, социальный тайм-менеджмент посвящён межличностным отношениям и (или) совместному управлению временем нескольких людей. Типичный пример такого тайм-менеджмента — корпоративный. Значительная часть усилий социального управления временем заключается в оптимизации процессов взаимодействия людей (бизнес-процессов, организационных и коммуникационных процессов), и только потом некоторое внимание уделяется собственно методам тайм-менеджмента.

Отличия и сходные черты данных типов тайм-менеджмента приведены в табл. 1.

Таблица 1 — Типы управления временем

Примечание: Содержание таблицы изменено автором таким образом, чтобы сместить акценты с профессионального и корпоративного тайм-менеджмента на исходные, более общие типы — ролевой и социальный тайм-менеджмент.

В наших уроках мы будем говорить о личном тайм-менеджменте. Тем не менее, ничто не помешает вам применить отдельные методы управления временем для выполнения ваших ролевых функций либо для повышения эффективности работы вашего коллектива.

Исходя из сказанного выше, нетрудно понять, почему не существует и не может существовать никакой единой надёжной системы тайм-менеджмента. Личное управление временем — как индивидуальная психология, сколько людей — столько и точек зрения. Поэтому подбирайте те методы, которые вам наиболее удобны, и — кто знает! — может быть, вы даже изобретёте свой.

Изучая всё многообразие подходов к управлению временем, можно предположить, что существуют три принципиальные сущности тайм-менеджмента — это системы, концепции и методы управления временем.

Концепция управления временем — это определённый способ понимания и восприятия эффективности использования личного времени, от которой зависит в значительной мере удовлетворённость личным тайм-менеджментом.

Концепция включает в себя следующие элементы:

  • причину и повод управления временем;
  • цель управления временем;
  • ценности и принципы управления временем;
  • философию управления временем.

Наличие каждого из этих составных элементов необязательно в строгом смысле этого слова, однако зачастую все они в явном или неявном виде присутствуют.

В общем случае можно констатировать, что концепция управления временем часто формируется у конкретного автора под воздействием личных жизненных обстоятельств, и она весьма подробно описывается в его работах. Не все концепции имеют конкретных авторов ввиду их ценностного характера.

Метод управления временем

— систематизированная последовательность действий, направленная на решение конкретной задачи управления временем. Обычно методы управления временем могут быть подробно описаны (в отличие от концепций) и имеют конкретного автора. Совокупность однородных методов управления временем называют подходом к управлению временем.

Система управления временем — комбинация взаимодействующих элементов, в частности, концепции и методов управления временем, направленная на достижение поставленной перед вами цели.

Определение целей управления временем

Залог эффективного тайм-менеджмента — чёткое понимание того, зачем он необходим, и почему его отсутствие вызывает дискомфорт. В следующем уроке мы будем говорить об эффективном целеполагании применительно к отдельным задачам, но уже сейчас можем подчеркнуть важность изначально поставленной цели известной поговоркой: что посеешь, то и пожнёшь. Все наиболее популярные системы тайм-менеджмента основаны на глубокой потребности в них их создателей.

Так, о системе личной эффективности одного из отцов-основателей США Бенджамина Франклина (1706–1790) известно, что когда ему было немногим более 20 лет, он решил вести дневник для наблюдения за развитием в себе 13 ключевых моральных добродетелей (Франклин, Б. Автобиография / Б.

Франклин. — М. : Московский рабочий, 1988. — 48 с.). Он поставил себе цель достичь морального совершенства, которая сделала его жизнь расписанной буквально поминутно, и, судя по его автобиографии, успешно достиг её. Другую цель преследовал Тимоти Феррис, автор книги «Как работать по 4 часа в неделю, не торча в офисе от звонка до звонка, и при этом жить где угодно и богатеть». И если «тайм-менеджмент» Ферриса заключается в его «4-х часовой рабочей неделе», то каждый день Франклина был тщательно распланирован и включал в себя не менее 8 рабочих часов. Можно привести много других примеров, однако данные два уже достаточно убедительно свидетельствуют о том, какими разными могут быть подходы к вашему личному управлению временем.

Иными словами, от поставленной вами цели при выработке вашего индивидуального подхода к управлению временем зависит очень многое.

Как правильно поставить цель личного тайм-менеджмента? Для этого нужно ответить на несколько простых вопросов из упражнения 1. 1 и записать ответы на него себе на лист бумаги. Постарайтесь не скрывать от себя истинные причины вашего интереса — может быть, тайм-менеджмент вам вовсе и не нужен, так зачем тратить время на его освоение?

Упражнение 1.1.

Ответьте на следующие вопросы:

  1. Почему меня интересует тайм-менеджмент? Запишите свой ответ.
  2. Знаю ли я цель, для которой мне требуется управлять своим временем? Если да, запишите свою цель. Если нет, то сначала придумайте её, а потом всё равно запишите.
  3. Знаю ли я, почему я хочу её добиться? Запишите для себя ответ на этот вопрос.
  4. Перечитайте свои ответы на вопросы 1–3. Хотите ли вы продолжать изучать тайм-менеджмент, зная ваши истинные мотивы интереса к управлению временем?

Если вы развёрнуто ответили на первые два вопроса и утвердительно — на два последних, то мы можем двигаться дальше. Большинство специалистов в сфере тайм-менеджмента убедительно советуют регулярно соотносить свою цель с реальными действиями при ежедневном планировании, для чего лист бумаги с вашей целью должен быть всегда рядом с вами.

Этапы управления временем: прежде чем начать

Определившись со своей целью, можно начать личный тайм-менеджмент. А с чего же начать, спросите вы? Обратимся к Питеру Друкеру, американскому экономисту и одному из ведущих теоретиков управления. В книге «Эффективный руководитель» он пишет: «Согласно моим наблюдениям, опытные управляющие не сразу бросаются решать свои задачи. Они начинают с анализа своего времени, а не с планирования, — сначала они продумывают, как распределить своё время. Затем они пытаются контролировать время, важнейший элемент которого состоит в сокращении непроизводительных затрат. Наконец, они сводят свое «личное» время в максимально крупные и связанные между собой блоки. Таким образом, этот процесс состоит из трех компонентов:

  1. регистрация времени;
  2. управление временем;
  3. укрупнение времени».

Действительно, вы знаете, чего вы хотите достичь; но знаете ли вы, что вам сейчас мешает просто поступать иначе? Скорее всего, нет. Один из наиболее простых способов понять, на что уходит ваше время, — это проанализировать вашу текущую структуру дня. Заведите себе небольшой файл-помощник для регистрации текущих дел (или ведите его в дневнике от руки). Он может выглядеть таким образом:

Для успешного выполнения задачи регистрации времени обязательно фиксировать время начала и завершения дела, давать его краткое описание, а также фиксировать любые моменты, препятствовавшие выполнению вашей задачи. Безусловно, что данную таблицу можно и нужно подстраивать под себя. Например, туда можно включить отдельные столбцы для фиксации ваших особенных привычек или отвлекающих моментов (проверка почты, перекур, беседа с коллегой, перерыв на чай, отвлечение на проверку обновлений в соцсети и т.п.), столбец с собственной оценкой эффективности проведённого времени (эффективно / неэффективно), с разделением затрат времени на рабочие и личные задачи и т.п. Кроме того, идеи для отдельных полей могут вам подсказать в будущем системы тайм-менеджмента и их составные части, которые мы будем изучать впоследствии.

Например, древнеримский философ стоик Луций Анней Сенека выбрал в качестве первого письма Луцили письмо о времени:

ЛУЦИЙ АННЕЙ СЕНЕКА
Письмо I (О времени)

Луцилия приветствует Сенека!
Одно лишь время следует беречь.
Не дай его украсть минутам неги,
Пустым мгновеньям бесполезных встреч.

Всю жизнь свою в делах проводим, но не
Полезных, большей частью, а дурных…
Затем — безделье, а, на остальное —
Годами не выкраиваем миг.

Ты назовешь кого-то из знакомых,
Кто б знал, что умирает каждый час?
Ведь смерть — не предстоянье страшной комы,
А — в каждом, ежедневно и сейчас.

Всё нам — чужое, только время — наше!
А мы его совсем не бережём:
Любой знакомый подставляет чашу,
И мы ему — «по краешек» нальём.

Стараюсь избегать подробных писем
(Зачем перемывать в них дребедень):
Тем менее от «завтра» ты зависим,
Чем лучше контролируешь свой день.

Я удивляюсь: сколь же люди глупы,
И как ничтожна тщетность их пути…
Дают в кредит — считают каждый рубль,
А время — им никто не возвратит…

Те, на кого ты целый день потратил,
Не ощущают, что они — в долгу!
Попробуй-ка призвать их всех к расплате:
Один ответ: Простите, не могу!

Я — расточитель, тщательный в подсчётах.
Я знаю: с кем и сколько потерял…
Ведь время больше требует учёта,
Чем популярный жёлтый минерал.

Богат — лишь тот, кто малостью доволен,
Кто не зовет на помощь докторов,
Не понимая, отчего он болен…
Не забывай про время.
Будь здоров.

 

 

Здесь римский философ не только говорит о важности письменного учёта временных затрат, но и о двух важных моментах, которые могут служить полями вашей будущей таблицы:

 

 

  • Разделение времени на хорошо, дурно потраченное и безделье;
  • Оценка степени наполненности прожитого времени.

Упражнение 1.2.

Постройте собственную таблицу регистрации времени, исходя из ваших текущих знаний об управлении временем. Ведите её хотя бы в течение трёх дней, а затем постарайтесь проанализировать ваше поведение и отметить, что бы вы хотели изменить. В течение следующих уроков постарайтесь найти методы тайм-менеджмента, которые помогали бы вам исполнить это желание, и пробуйте их применить.

Подсказка. Лучше всего вы будете видеть прогресс, если всё это время будете вести таблицу без перерыва, отмечая время, когда вы начали применение того или иного метода.

Управление временем — следующий блок задач тайм-менеджмента, к которому целесообразно переходить после того, как вы проанализировали ваши текущие временные затраты. На этом этапе следует понять, от каких дел вам хочется или стоит отказаться ради выполнения главных задач, каким образом распределить дела в течение одного дня, а также сократить непродуктивные затраты времени.

Здесь П. Друкер советует задать себе три вопроса (мы их несколько видоизменили, чтобы они соответствовали личному типу тайм-менеджмента, а оригинальные вопросы можно прочитать в главе 2 «Знайте своё время»):

  1. Что произойдёт, если этого не сделать вообще (про конкретное дело)?
  2. Какой из видов моей деятельности может выполнить кто-нибудь другой с не меньшим (а может быть, и с большим) успехом?
  3. Что я делаю такого, что поглощает моё время и не повышает эффективность?

Ответы на эти вопросы помогут вам отсеять ненужное и сконцентрироваться на ваших ключевых делах. Иными словами, ваше управление временем здесь подвергается приоритизации и оптимизации. Этим навыкам вы научитесь в одном из следующих уроков данного курса. Стоит отметить, что большинство методов, рассматриваемых в рамках настоящего курса, вы сможете применить именно здесь.

Что же касается укрупнения времени, то это один из финальных этапов тайм-менеджмента: когда вы поймёте, что именно вам необходимо делать для достижения поставленной цели, вы сможете «заново собрать» все дела в укрупнённые блоки и впоследствии оперировать именно ими.

Проверьте свои знания

Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только 1 вариант. После выбора вами одного из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.

Тайм-менеджмент: основы

Тайм-менеджмент или 10 правил управления своим временем

 

Как успевать делать то, что вы хотите успевать? Как стать хозяином своего времени, чтобы жизнь не превратилась в гонку: нервная дорога на работу (пробки), занятия в режиме запарки, личная жизнь, отложенная на завтра.  В результате —стресс, плохое настроение, усталость. Попробуем разобраться.

.
Тайм-менеджмент — это наука об организации времени, повышении эффективности управления им. Суть в том, чтобы вначале спланировать минуты, а впоследствии — всю жизнь подчинить целям человека. Тайм-менеджмент помогает комфортно распоряжаться ценным временным ресурсом, оптимизирует жизненный процесс в потоке информации.

Дает отличные результаты!

Спорт

Ждёте рецептов, как управлять временем? Хотим знать, как успевать больше? Тем не менее, необходимо включить в свою жизнь спорт. Почему? Потому что голова начинает работать в другом режиме. Спорт даёт оптимизм, жажду жизни, новые мысли, новые впечатления.

 

Известно, что именно благодаря спорту человек становится более эффективным для своего бизнеса. Конечно, когда спорт включают в жизнь, нагрузка возрастает, но за то для решения других задач ваш коэффициент полезного действия повышается.

 

10 советов по тайм-менеджменту

Планирование

Эту важную привычку надо в себе развивать, записывайте дела, которые должны быть выполнены за день. Всегда есть выбор делать или не делать что-либо. Если делать, то, что делать. Расставляйте приоритеты и выполняйте сначала задачи, которые требуют скорейшего решения. План можно составить в мобильном приложении.

 

Принцип «лягушки»

Начинать выполнение плана следует с самого сложного и неприятного дела, то есть победить «лягушку», которая ассоциируется с чем-то малопривлекательным. Надо собраться с силами и выполнить эту работу. Решив проблему, вы почувствуете огромное облегчение.

 

Принцип «слона»

Мы представляем слона как животное крупных размеров. Для тайм-менеджмента это означает большое по объему дело, его сложно начать. Но, если слона разделить на несколько маленьких «слонят», то работу эту можно выполнить шаг за шагом, а не сорвать сроки выполнения плана.

 

Матрица Эйзенхауэра

Есть популярная в тайм-менеджменте техника, которая называется матрица Эйзенхауэра. Это простой и универсальный метод планирования рабочего графика, который основан на делении дел по важности и срочности. Следует внести повседневные заботы в одну из четырёх граф матрицы:

 

  • срочное и важное — требует немедленного выполнения;
  • не срочное и важное — можно запланировать;
  • срочное и не важное — дела, которые мешают рабочему процессу, отвлекают от цели;
  • не срочное и не важное — поглотители времени: социальные сети, ТВ, компьютерные игры.

Последний пункт следует свести к минимуму.

 

 

 Принцип 50/10

Следует важной задаче уделять 50 минут времени — вы усердно трудитесь. После этого отдыхаете 10 минут или меняете вид работы. Действует просто.

 

Техника «помидора»

Включайте таймер (в форме помидор) на 25 минут. За это время решаете запланированную задачу. Сделайте перерыв — 5 минут. Через каждые четыре подхода по 25 минут — пауза 15-30 минут.

 

Метод 3-х дел

Такая методика дает возможность работать на будущее. Принцип трёх —

3 важные цели на 1 год. Затем планируем 3 главные задачи на 1 месяц. Из такого планирования вытекает — 3 важные цели на 1 неделю. Цикл заканчивается ― 3 главные дела на 1 день. Достижение хороших результатов произойдет тогда, когда все планы взаимоувязаны.

 

 

 

 

Правило 20 минут

Всегда можно найти 20 минут, чтобы посвятить их тому, что для вас важно, например, изучению копирайтинга или иностранного языка. Совсем не обязательно тратить несколько часов в день, нужна повседневная практика, начинайте делать маленькие шаги и результат обязательно будет.

 

 

 

«Дело на выбор»

Когда нет срочных задач, вы можете выбрать из своего плана то, что вам больше по душе. Выполнили, далее действуйте по такому же принципу. Таким образом,  реализуется каждое дело и все, что запланировано, будет исполнено в срок.

 

Метод «5 минут» (планируем каждую минуту)

Составлен список, что надо сделать за 1 день. Например, в данный момент вы стоите в «пробке», идете по улице, находитесь в транспорте, постарайтесь решить задачу, которую можно выполнить за 1 минуту (проверка почты, звонок по телефону).

 

Существует много способов применения тайм-менеджмента. Каждый человек выбирает то, что подходит ему. Очень важно приручить время!

Используйте этот шанс!

Тайм менеджмент — основы, инструменты, задачи и технологии планирования и управления временем

Мы редко успеваем сделать все запланированные дела, нам постоянно не хватает драгоценных часов и даже минут. В нашу эпоху, когда дни пролетают с сумасшедшей скоростью, проблему решит приемлемый рабочий режим. Об основах тайм-менеджмента, его принципах и моделях читайте далее.

Как правильно управлять своим временем

Предлагаемая специалистами концепция строится на научной платформе и содержит множество управленческих схем. Они в сущности характеризуют максимальную эффективность деятельности человека в течение разных промежутков (сутки, неделя и т.д).

Еще в древнеримском государстве мыслители предлагали пути, как рационально действовать, с наименьшими потерями для себя. Логически обоснованная система зародилась в 80-ых годах прошлого столетия и первоначально использовалась в бизнесе, затем проникла в другие отрасли труда. Постепенно теория нашла применение и в личной жизни (быт, досуг, отдых).

Это учение включает в себя несколько важных компонентов:

  • контроль над сроками выполнения обязательств,

  • составление и соблюдение ежедневного расписания,

  • оптимальное распределение проектов,

  • мотивирующие факторы.

Основные правила и задачи тайм менеджмента работают на основе следующего набора практических действий:

  • ставится и формулируется цель,

  • распределяем приоритеты и согласно им пишем график,

  • проводится оценка периода, затрачиваемого на решение проблем,

  • определяем алгоритм для достижения цели,

  • указываем перечень необходимых дел,

  • рассчитываем требуемый лимит на совершение всех манипуляций.

Эта научная доктрина может использоваться в трех сферах:

  1. профессиональный уровень, здесь требуется регулирование рабочей деятельности,

  2. индивидуальный подход, связан с личной жизнью и саморазвитием,

  3. социальная область, отвечает за построение взаимоотношений (например, в коллективе фирмы), на этой ступени можно управлять активностью нескольких человек.

Описание различных методов тайм-менеджмента

Есть проверенные инструменты, которые помогают правильно распределить ваши усилия. Примечательно, что многие из способов наделены прозвищами овощей и зверей, и это не просто так.

Начнем с детища президента Бенджамина Франклина, которое имеет вид пирамиды и получило соответствующее название. Оно содержит следующие компоненты (от основания до вершины):

  1. основные ценности (то, чем вы дорожите),

  2. главная цель (кем хотите видеть себя),

  3. генеральный проект достижения мечты (в нем собраны промежуточные желания, ведущие к общему итогу),

  4. план на несколько лет,

  5. краткосрочный вариант (на неделю или месяц),

  6. однодневный сценарий.

Эту идею можно смело брать на вооружение, ведь великий политический деятель долгие годы четко следовал составленной им модели, что стало залогом его успеха.

Метод швейцарского сыра в тайм менеджменте

Пользуется большой популярностью. Суть программы заключается в том, что вы мысленно представляете препятствие в образе сырной головки с мелкими дырками. Чем больше количество маленьких отверстий, тем быстрее можно съесть продукт (то есть решить проблему). Эти щели символизируют небольшие мероприятия, если начать с них, то следом решается основополагающий вопрос.

Например, необходимо подготовить корпоративный вечер. Поэтапно совершаем следующие шаги:

  1. подыскиваем подходящий зал,

  2. договариваемся с его владельцем,

  3. продумываем меню, назначаем дату,

  4. подбираем концертную часть застолья,

  5. проводим оплату.

Задача успешно решена.

Простая технология «Хронометраж», позволяет определить, насколько вы справляетесь с ежедневной рутиной и бытом.

Берем интервал 7 дней и фиксируем в дневнике все сделанное нами. Затем анализируем собранные сведения по степени их полезности и нужности. Это позволит осознать и выделить приоритетные вещи и отказаться от бессмысленных занятий.

Метод помидора в тайм-менеджменте

Помогает справиться с различными сложностями школьникам, студентам и работникам офиса. Растение здесь обозначает лимит (четверть часа), в течение которого возможно решить долю основного затруднения.

К примеру, вы пишете отчет (курсовую работу и т.д.). Кладете перед собой овощ, устанавливаете будильник (или таймер) на 25 минут. За упомянутое время вплотную занимаетесь заданием, то есть «едите» продукт.

После прозвучавшего сигнала, прерываетесь на отдых (от 5 до 8 минут, или больше, если вопрос представляет особое затруднение). Затем повторяете процедуру примерно 3 раза, с теми же промежутками.

Урегулирование одного дела может потребовать до 4-х томатов, итого 2 часа, такого периода, как правило, достаточно для достижения поставленной цели.

Метод лягушки в тайм менеджменте

Понадобится в неприятных ситуациях, когда нужно совершить действия, которые нам не по душе. Лучше всего предпринимать такие шаги в утренние часы, чтобы не испортить себе весь настрой. Алгоритм состоит из 2 компонентов:

составляем перечень мероприятий, с которыми не хотим связываться, тем самым собираем надоедливых жаб в одну банку,

по одному закрываем возникшие вопросы, т. е. поочередно выпускаем земноводных из емкости.

Слон это крупное животное, поэтому программа под его названием применяется для особо сложных и масштабных задач, когда на их завершение может уйти много суток и даже месяцев. Сюда можно отнести строительство, написание диссертации и т. д.

Подобные громоздкие проекты обычно вызывают нежелание работать, человек теряет мотивацию. Появившиеся трудности будет легче одолеть, если разделить их на мелкие части, это называется специалистами необычным термином «разрезать мамонта на бифштексы».

Полученный комплекс миниатюрных сложностей выглядит не столь пугающе и позволяет постепенно и регулярно заниматься назначенными вопросами.

Методы расстановки приоритетов в тайм менеджменте

Этот отдельный блок помогает разобраться, в какой очередности необходимо выполнять намеченные цели.

ABC-система исходит из того, что ощутимые и незначительные препятствия в процентном соотношении почти равны. Все имеющиеся задания распределяются по 3 категориям, в зависимости от значимости (в скобках указано затрачиваемое время и возможная результативность после закрытия, в процентах):

  • ступень A, содержит наиболее существенные и требующие скорейшего решения вопросы (15; 65),

  • класс B, включает вторичные по важности задачи (20; 20),

  • группа C, к ней относятся наименее заметные проблемы (65; 15).

Правильная работа схемы обеспечивается последовательностью действий:

  1. пишем общий перечень поручений,

  2. каждому занятию присваиваем ранг безотлагательности,

  3. сортируем трудности согласно выбранному критерию,

  4. распределяем их по обозначенным выше группам,

  5. пункты, которым присвоен рейтинг A, решаем своими силами,

  6. записи из второго сектора раздаем сотрудникам,

  7. элементы конечного класса игнорируются (если это допустимо), либо поручаются работникам.

Система Эйзенхауэра, предполагает наличие 4-х категорий и выстраивается в виде матрицы (четыре квадранта и по 2 оси, соответственно срочность и необходимость). Распределение происходит в зависимости от важности дела:

  • первостепенного значения, немедленно,

  • не приоритетно, в пожарном порядке,

  • имеет преимущество, может подождать,

  • малозначительно.

Первая группа при безошибочном планировании обычно пустует, поэтому основное внимание уделяется идущему следом рангу. Третий номер выполняется по мере возможности и растущей потребности, а четвертый реестр это область развлечений, поэтому ему отводится временной минимум.

Техника Парето, в ее основе лежит соотношение 80 на 20, что подразумевает обеспечение 80 % результата за счет 20 % затрат. Это научно подтвержденный факт.

Схема проведения:

  • пишем список обязательств,

  • распределяем их по приоритетности,

  • обозначаем 20 % самых безотлагательных и существенных мероприятий, затем занимаемся их выполнением,

  • оставшуюся часть можно отложить либо поручить подчиненным.

Этот способ отличается высокой продуктивностью и широко применяется в различных сферах.

Изучив теоретические аспекты, затем на практике подберите вариант, который наиболее отвечает вашим конкретным запросам и мотивирует вас на достижение успеха.

Кому может пригодиться

Включенные в тайм менеджмент методы эффективного управления временем пользуются популярностью прежде всего у представителей бизнеса и руководства компаний. Они используют эти методики как в собственных графиках, так и распространяют их среди рядовых сотрудников. Плодотворная реализация поставленных целей во многом определяется безукоризненно намеченными приоритетами.

Данная практика способна помочь не только в стабильной организации рабочего режима. Домохозяйки и женщины в декрете (или по уходу за детьми) по достоинству оценят возможность экономно распределять дела в течение дня. Ведь домашние задачи включают в себя обширный круг обязанностей, которые в совокупности отнимают много часов, подчас у слабого пола на себя даже лишней минутки не остается. Оптимизация таковых издержек поспособствует их рациональному и продуктивному использованию.

Школьники и студенты в рамках учебных курсов смогут без опозданий сдавать курсовые и экзамены. Учеба будет приносить удовольствие, а не перерастать в пытку.

Управление карьерой и тайм менеджмент тесно связаны. Ведь от правильного распределения взятых обязательств будет пропорционально зависеть ваш профессиональный и личностный рост.

Есть категория людей, которые склонны начинать действовать в последний момент. В итоге их деятельность превращается в регулярный аврал, когда срочная доработка длится до полуночи и позже. Все это губительно сказывается на самочувствии, а результат такой работы радости не вызывает. Применение научных технологий избавит от подобной проблемы.

Эти стратегии активно противостоят так называемым хронофагам. Данный термин означает совокупность бесполезных и на первый взгляд незаметных мероприятий, ежедневно отнимающих массу сил и энергии. К ним относится многочасовое нахождение за компьютером: игры, соцсети, почта (если постоянно проверяется), блуждание по новостным сайтам, бесцельное общение с коллегами по офису.

Все, кто относится к своему будущему серьезно и ответственно, понимают, насколько полезны и целесообразны такие концепции.

Заблуждения о тайм-менеджменте

Существует несколько мифов об этой системе, которые не соответствуют действительности.

Начальное утверждение говорит о том, что время неподвластно человеку, т.е. он не может этим ресурсом управлять.

Если вдуматься в смысл таких высказываний, они верны с внешней стороны, но не по внутреннему содержанию. Ведь методика призвана лишь направить волю индивидуума в необходимое русло, а не бороться с безудержным течением лет. Практически эти способы предоставят контроль над собственной жизнью, высвободят часы, ранее затрачиваемые на суету и мелочи.

Второй предрассудок заключается в убеждении: применяемые схемы приведут к большему объему и напряженному служебному графику.

Однако основные формы методы тайм менеджмента подразумевают не только оптимальное распределение усилий, но и разумную скорость, и количество выполняемых планов. Серьезное значение имеет отдых, защищающий от переутомления и срывов. Если строго следовать указаниям и отделять важные задачи от пустяков, то личные достижения возрастут, без какого-либо ущерба для здоровья.

Третье утверждение говорит о том, что внедрение таких технологий лишает людей свободы, подчиняя их определенному ежедневному укладу. И непосредственно в нашей стране специфика менталитета помешает продвижению показавших свою эффективность в западных государствах инструментов. Если их где-то и стоит применять, то лишь в профессиональной деятельности.

В реальности индивидуум уже является рабом своих привычек, поведенческих стереотипов и т.д. Комплексы управления временем дадут возможность почувствовать себя свободным от бессмысленной рутины, то есть предоставляют шанс стать более успешным в своей профессии, разобраться со всеми домашними хлопотами, ощутить радость от результатов полезного труда.

Обзор известных книг данной тематики

Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок». Сущность авторского подхода составляет модель GTD, означающая доведение начинаний до победного финала. Первый тираж вышел в начале столетия, с того момента исследование неоднократно переиздавалось, с неизменным успехом.

Коротко по существу содержания: информация по всем предстоящим делам упорядочивается, организовывается, затем воссоздаем наглядный план действий. Концентрируем все внимание на основной проблеме, которую поэтапно решаем. Остальные проекты ждут своего часа. Здесь вам в конкретных ситуациях поможет и подскажет тайм менеджмент как все успеть.

Весь процесс изложен в пособии в мельчайших деталях, доступным языком. Регулярное применение схемы потребует тренировки и силы воли, чтобы всегда придерживаться принятых на вооружение установок.

Джулия Моргенстерн «Искусство планирования и управления своим временем». Публикация из трех томов написана для женской аудитории и рассматривает ее специфические трудности, когда на счету каждая минута. Здесь подробно описываются способы личной организованности, в основе которой лежит принцип «изнутри наружу». Система помогает правильно организовать информационные потоки и работу с ними, пространство вокруг личности, выявляет возможные ошибки, устраняет психологические барьеры на пути к цели.

К недостаткам можно отнести уровень серии, она ориентирована на новичков, искушенные в тематике читатели не найдут для себя новых возможностей.

Настоящее практическое руководство, без какой-либо воды, и только актуальную информацию можно обнаружить в «Тайм-менеджменте» Брайана Трейси. 21 часть шедевра изложена в живом, увлекательном жанре, содержит примеры из жизни, советы и рекомендации. Простота некоторых методик может удивить, но их результативность впечатлит вас еще больше. Любой начинающий сможет заложить фундамент собственной модели, основываясь на этом бестселлере.

Книжка имеет лишь один изъян: не приспособлена к условиям в нашей стране, поэтому по некоторым нюансам придется размышлять, как их эффективно использовать.

Глеб Архангельский «Как успевать жить и работать». Отечественный автор предлагает свой взгляд на вещи, с адаптацией под российские реалии. Его ситуативное видение приобрело широкую популярность, о чем свидетельствуют 18 распроданных тиражей. На страницах вы отыщете массу полезных заметок и свежих идей, различные особенности управления дневным графиком.

Однако издание учитывает интересы только подготовленной аудитории, знакомой на практике с особенностями приемов и уже использующей их в своей работе.

Все эксперты единодушны во мнении, что тайм менеджмент его значение в планировании достаточно велико, ведь он дает не только теоретические познания, но прежде всего – настоящие прикладные навыки.

Рекомендации

Проведите подготовку: отслеживайте распорядок своего дня в течение трех-четырех недель. Фиксируйте его письменно (в пределах каждых 5 минут), затем с помощью записей можно будет проанализировать совершенные действия и понять, насколько грамотно расходуется рабочий потенциал.

Не останавливаться на достигнутых успехах. Решив одну задачу, размышляем над тем, какой будет наш следующий замысел.

Регулярно совершенствуйте свои знания.

Если на вас пытаются взвалить груз чужих обязательств, научитесь отвечать «нет», не ощущая себя виноватым. Каким бы вы ни были добросовестным работником, не становитесь средством для возвышения других сотрудников за ваш счет.

Старайтесь не окунаться с головой в новый режим активности. Освоение технологий и инструментов тайм менеджмента потребуют тренировки и приобретения опыта, чтобы привыкнуть к правильному распределению временных отрезков.

Подумайте о своих желаниях, о довлеющих приоритетах. К достижению этих целей направляйте все ваши старания.

Рассмотрим себя и привычки с критической точки зрения, чтобы найти вредные наклонности, поглощающие большую часть нашего существования. Лучше всего расстаться с ними навсегда, либо уделять к ним минимум заинтересованности.

Любое дело должно приносить если не радость, то хотя бы пользу. В ином случае постарайтесь избавиться от него.

Соизмеряем намеченное задание и наши собственные устремления. Если они совпадают, то все верно, в других ситуациях по возможности не беритесь за урегулирование ненужного вам вопроса.

Наиболее полезная и эффективная программа составляется сразу на неделю.

Надеемся, что статья помогла вам научиться управлять одним из самых главных личностных ресурсов. Планирование времени тайм менеджмент проводит с максимальной действенностью и высоким результатом, что поможет сохранить здоровье, сэкономит силы и нервы. А значит, сделает жизнь более полноценной, насыщенной, и вы всегда сможете уделить достаточно внимания родным и близким, друзьям и своим увлечениям.

Управление временем. С чего начать

Прежде чем приступать к изучению тайм-менеджмента, хотелось бы показать иерархию, в соответствии с которой возможно эффективное и качественное планирование. Начиная от проекта на месяц, заканчивая жизнью в целом.

Вот наглядная схема (начиная с главного):

1. Отношение

2. Подход

3. Цели

4. Стратегия

5. Тактика

Разберем эти пункты и покажем их связь с тайм-менеджментом.

Отношение

Отношение — это самое важное. Как Вы относитесь к своей жизни? К окружающим? К текущему проекту? Должны ли Вы получать удовольствие от работы, или это всегда борьба на грани? Есть ли место в Вашей жизни развлечениям, или это скорее исключение? Кто Вас окружает: друзья или враги? Или, может быть, миру вообще нет до Вас никакого дела? Зачем Вы вообще это делаете?

На все эти вопросы нет универсальных ответов. Каждый ответит по-своему и приведет 100 доказательств и реальных примеров, почему это именно так. Думая, анализируя, разбираясь в себе, рано или поздно Вы ответите на эти вопросы.

В чем их важность? Идем по иерархии ниже.

Подход

Подход определяет, как Вы смотрите на тот или иной проект. Возможны ли изменения в выбранном вначале курсе? Планируете ли Вы получить удовольствие от проекта, или нужно сосредоточить максимальное количество сил в минимальное время? Используете ли Вы научный подход или следуете интуиции? Читаете ли Вы много книг и задаете ли много вопросов? Стараетесь ли Вы постоянно развиваться и искать новые для себя области или прочно занимаете одну? Легко ли Вы беретесь за что-то новое?

Ответы на эти вопросы – следствие первого пункта иерархии, а именно Вашего отношения к жизни или проекту. Невозможно легко заставить взяться за что-то новое человека, который уверен, что окружен врагами. Невозможно заставить себя долгое время держать 100% концентрацию, если в глубине души Вы уверены, что жизнь – отличная и совсем не тяжелая штука. Вы не сможете искать для себя новые области, если у Вас нет любопытства. Вас бесполезно заставлять использовать научный подход во всем, если у Вас отлично работает интуиция.

Подход определяется отношением к жизни. Если попытаться использовать неправильный подход (который, например, рассказал супер миллионер из телевизора) – ничего не получится.

Подход определяет, какая методология тайм-менеджмента Вам нужна. Должны ли быть жестко прописаны сроки каждой задачи? Какое время выделяется на анализ и корректирование действий? Как часто этот анализ происходит. Распланированы ли у Вас дела на год, на каждый день или просто список на месяц? Подойдет ли Вам пирамида целей или GTD? Или это будет какая-то только Вам удобная смесь методов? 

Идем ниже по иерархии.

Цели

Подход определяет, какие цели Вы перед собой ставите. Хотите ли Вы быть чемпионом в каком-то виде спорта или выбираете занятия фитнесом раз в неделю? Будете ли Вы создавать корпорацию и бороться с конкурентами или создадите свою маленькую фирму, которая будет приносить постоянный доход, и будете валяться с ноутбуком на пляже.

Определившись с подходом к жизни, Вы определите – какие цели «Ваши».

Говоря о тайм-менеджменте, Вы решите, на какой срок и как надо прописать цели. Должны ли они быть четко сформулированы и разбиты на итерации или достаточно будет просто того, что они записаны? Как эти цели сгруппированы? В скольких направлениях Вы развиваетесь? Как эти цели соотносятся между собой? Следует ли для каждой цели выделить необходимые ресурсы или обозначить критерии достижения?

Когда цели сформулированы, можно говорить о стратегии их достижения.

Стратегия

Сколько времени и энергии Вы готовы тратить на ту или иную цель? Является ли она для Вас главной или не важна совсем? Если это глобальная цель – как часто надо к ней возвращаться и планировать дальнейшие шаги? Как эта цель уживается с повседневными задачами, и как нужно действовать, чтобы продолжать к ней двигаться?

Стратегия говорит Вам, как спланировать свою деятельность. Какие правила Вы поставите для себя в достижении цели? Будете идти к ней постепенно каждый день или выбирать время в периоды отпуска? Анализируете ли Вы уже сделанные шаги? Как часто Вы оцениваете свои результаты? Нужны ли Вам «стратегические часы» и, если нужны, то как часто?

Зная стратегию, можно перейти к тактике.

Тактика

Для воплощения в жизнь тактики с точки зрения тайм-менеджмента служат органайзеры, записные книжки, записи номеров телефона ручкой на руке и т.п.

Тактика определяет, какие инструменты Вы используете в тайм-менеджменте. Какие функции должны быть у вашего органайзера? Как он должен быть построен? Нужен ли Вам доступ к нему из любой точки мира или только из вашей квартиры? Сколько времени должно уходить на запись задачи? Нужны ли напоминания? Должен ли он быть доступен с мобильного телефона?

Как же начать прямо сейчас

Вариантов не так много. Если Вы уверены, что хорошо себя знаете, можно выделить несколько вечеров и ответить на приведенные в каждом шаге вопросы. Выписав свои ответы, прочитайте обзоры основных методологий тайм-менеджмента и определите, какая из них больше всего подходит Вам. Начните ее использовать. Через месяц просмотрите свои ответы еще раз и скорректируйте свой подход. Следующая корректировка будет примерно через полгода. Ну а после нее Вы уже разберетесь сами, потому что на этом этапе я уже не вижу смысла что-то Вам советовать глобально. Вам останется только пробовать новые фишки и инструменты на уже существующей базе и время от времени корректировать свои действия.

Другой вариант для тех, кому еще предстоит разобраться в себе. Для начала составьте для себя список методологий тайм-менеджмента, которые хотите попробовать. Или, если Вы не знаете, чего хотите, просто имейте под рукой описания 3-5 методологий. Теперь Вам предстоит несколько интересных месяцев жизни. Каждые 2 недели меняйте методологию тайм-менеджмента, которую используете. Причем после первой недели использования корректируйте свои действия. Анализируйте, что Вы делаете в рамках методологии, а чего не делаете. Где отклоняетесь, а где четко следуете написанному. По окончанию 2 недель запишите свои впечатления. Постепенно у Вас сформируются критерии, по которым Вы сможете оценивать методологию. Попробовав несколько, Вы сможете выбрать наиболее комфортную для Вас. А когда методология выбрана – вернитесь к вопросам, задаваемым в этой статье, – может быть, ответы на часть из них уже появятся?

Удачной работы!

Понравилась статья? Поделитесь с друзьями!

Самые важные статьи

Управление временем — с чего начать — как правильно выбрать для себя из всего многообразия те приемы и методы управления временем, которые подойдут именно Вам.

Getting Things Done (GTD) — всемирно известная методика наведения порядка в каждодневных делах.

Стратегическое планирование — методы достижения долгосрочных планов с использованием пирамиды целей.

Термины тайм-менеджмента — пополняемый словарь терминов, относящихся к управлению временем и схожим областям.

Параллельные дела — простая методика для значительного повышения личной эффективности.

Ведение дневника — в статье раскрывается, почему это так важно в планировании и жизни.

Новые статьи

Personal Efficiency Program (PEP) — PEP — это методика личной эффективности, основанная Кэрри Глисоном и описанная в его книге «Работай меньше, успевай больше. Программа персональной эффективности.» Правильнее сказать — это целая система методов и инструментов, позволяющая навести порядок в делах, в бумажных документах, в файлах на компьютере, в электронной почте и во всей личной информации, с которой Вы работаете.

Тайм-менеджмент. С чего начать — В наши дни по вопросам управления временем появляется огромное количество книг и статей. Предлагается множество различных методик и советов по внедрению этих методик в жизнь. Однако, «сходимость» этих методик (т.е. отношение количества людей, успешно внедривших методику в жизнь к количеству прочитавших) достаточно низок. В этой статье мы постараемся объяснить — чем следует руководствоваться при выборе методики управления временем и инструментов для воплощения этой методики в жизнь.

Getting Things Done (GTD) — Getting Things Done – это методика планирования, основанная Дэвидом Алленом и описанная в его одноименной книге. Основная идея метода заключается в том, что человеку необходимо разгрузить голову от лишней рутинной информации, перенеся ее на внешний носитель, будь то лотки с бумагами, книжка-ежедневник или электронный органайзер. 

Стратегическое планирование — В нужном ли направлении Вы движетесь к свои целям? И не получится ли, что, выполнив кучу работы, Вы  придете не туда, куда стремились? В этой статье рассмотрен стратегический подход к планированию в управлении временем, который позволит Вам выбрать правильное направление движения на долгие годы вперед.

Работа 2.0 — Краткий пересказ книги Глеба Архангельского «Работа 2.0» — как с комфортом и удобствами построить работу в современном мире с интернет-технологиями и быстро меняющимся миром. В статье приводятся основные идеи книги и обзор инструментов, которые рекомендует проект TimeMaster для воплощения в жизнь этой методологии.

что это, техники и основы управления временем

Управление временем — ключевой навык в организации рабочего процесса. Чтобы планировать расписание, расставлять приоритеты и справляться со всеми задачами, нужно правильно распределять время. Дедлайн близко, организм в постоянном стрессе, а работы не становится меньше — знакомая ситуация? Техники тайм-менеджмента создают понятную последовательность действий, где каждая минута приносит пользу.

Тайм-менеджмент (с англ. «управление временем») — это организация, учет и распределение ресурсов времени. Повернуть стрелки часов вспять невозможно, к сожалению. Но метод учит эффективно использовать рабочее время, чтобы выполнять задачи качественно и в короткие сроки. Такое управление освобождает пространство для жизни: любимых занятий, семьи и близких, отдыха.

Древнеримский философ Сенека еще две тысячи лет назад задумался, сколько времени уходит на полезные и бесполезные вещи. Он начал письменный учет распорядка дня, оценивая каждый период по полезности и наполненности.

Итальянский писатель эпохи Возрождения Альберти считал, что для успеха в делах нужно знать, как тратить время с пользой. Каждое утро он начинал со списка дел и расставлял задачи по степени важности — от главного к второстепенному. 

Несмотря на отдельные работы писателей, философов и ученых, вопросами тайм-менеджмента всерьез заинтересовались только в 80-х годах прошлого века. 

Тайм-менеджмент призван сделать жизнь проще с помощью упорядочивания и расстановки приоритетов. На это работают его основные задачи:

  • ведение учета времени;
  • оптимизация временных ресурсов;
  • планирование по отрезкам: день, неделя, месяц;
  • работа с мотивацией.

Существует много разновидностей управления временем: для бизнесменов, художников, домохозяек, родителей. Чтобы не запутаться в поисках подходящего, выбирайте из трех главных пластов:

  • Личный тайм-менеджмент. 

Это оптимизация затрат времени на разные жизненные сферы. Цель личного тайм-менеджмента — понять, что мешает человеку стать успешным в жизни, и достичь желаемого.

  • Профессиональный тайм-менеджмент. 

Этот вид управления временем повысит эффективность в профессиональной деятельности. Специальные методики помогут развить нужные трудовые навыки и компетенции, чтобы больше успевать.

  • Корпоративный тайм-менеджмент. 

Главная задача здесь — согласовать процессы внутри организации для большей продуктивности. Время экономят за счет оптимизации бизнес-процессов и изменения мышления сотрудников.

Тайм-менеджмент может изменить жизнь, решив одну проблему — постоянную нехватку времени. Из-за которой вытекают другие трудности: хроническая усталость, стресс, неудовлетворенность, отсутствие развития. Навык планирования полезен не только для конкретного вида деятельности. Новые привычки могут прочно закрепиться в повседневной жизни. Преимущества тайм-менеджмента заключаются в: 

  • повышении продуктивности;
  • умении расставлять приоритеты; 
  • быстром выполнении задач; 
  • привыкании к дисциплине и самоорганизованности.

В управлении временем важно знать теорию, но главное — практика. Эти пять принципов применимы ко всем техникам тайм-менеджмента. Какую бы вы ни выбрали, помните о базовых правилах:

  • Планирование действий. Планы бывают как краткосрочными (день, неделя), так и долгосрочными (месяц, квартал). Для масштабных проектов используйте декомпозицию — прописывайте цели, а под них задачи и подзадачи. Важно оставлять запасное время на непредвиденные обстоятельства.
  • Формулирование целей. Конкретизируйте их. Не просто «увеличить продажи за месяц», а «выделить бюджет на рекламу», «провести обучение сотрудников», «подготовить новые скрипты продаж» — каждый шаг влияет на достижение цели.
  • Создание плана. Для последовательного и наглядного планирования существуют специальные инструменты. Они иллюстрируют прогресс, помогают отследить проблемные места и сбои, внести правки.
  • Разделение задач по приоритетам. Выделяйте время как на неотложные планы, так и на второстепенные задачи.
  • Организация отдыха. Чтобы не истощить свои ресурсы, не концентрируйтесь слишком долго на одной задаче. Не забывайте, что досуг должен быть таким же качественным, как и работа.

Техник тайм-менеджмента существует столько же, сколько и желающих им овладеть. Прежде чем выбрать подходящую для себя, займитесь планированием. 

Несколько простых инструментов и правил помогут правильно поставить цели.

Это система фильтрации целей. Каждую цель сначала проверяют на соответствие пяти пунктам и только потом разделяют на задачи:

  • Specific — конкретность;
  • Measurable — измеримость;
  • Attainable — достижимость;
  • Relevant — актуальность;
  • Time-based — ограниченность во времени.

Помогает подробно иллюстрировать текущие цели. На изображении есть сроки задач, продолжительность и этапы выполнения. Диаграмма может работать как на текущий период, так и на перспективу.

В списке задачи представлены в виде коротких фраз, которые удобно вычеркивать по мере выполнения. Простой метод фиксации актуальных целей, но подходит только для краткосрочных проектов.

В пирамиде ежедневные мелкие задачи подчинены глобальной цели и опираются на жизненные ценности. Такая схема мотивирует, так как показывает связь действий с желаемым результатом:

  • Фундамент — основные ценности и векторы развития.
  • Глобальная цель — масштабное желание, для осуществления которого необходима долгосрочная работа.
  • Генеральный план — помогает в достижении поставленной цели.
  • Долгосрочный план — составляют с точными сроками выполнения (на несколько лет вперед).
  • Краткосрочный план — строится на месяц или неделю.
  • План на день.

Хронометраж анализирует время, отведенное под задачи. Две-три недели фиксируйте, когда начинаете и заканчиваете каждое дело. Важно записывать даже мелкие задачи, чтобы проанализировать общую продуктивность и выявить проблемы.

Британский писатель и журналист Сирил Паркинсон утверждал: «Работа занимает ровно столько времени, сколько на нее отведено». Это значит: если задачу реально выполнить за три дня, а дедлайн через две недели, ее все равно сдадут точно в срок. Кто-то несколько раз переделывает уже готовое, другие постоянно откладывают на потом. Поэтому важно адекватно планировать дедлайн и контролировать время работы.

Карты структурируют информацию и собирают все данные в одном месте. Визуальный план с символами и картинками подробно показывает задачи на короткие и длинные сроки. Интеллект-карту можно создать на сайте или нарисовать от руки. В центре находится идея, а от нее отходят уровни с подпунктами.

Чтобы ориентироваться в задачах, нужно расставить приоритеты. Это делается несколькими способами.

В методике все планы разделяют по степени значимости:

  • «А» — срочные дела. Если их не сделать, будут серьезные проблемы.
  • «B» — значимые задачи. За невыполнение серьезных последствий не будет.
  • «С» — задачи, которые желательно сделать, но последствий за невыполнение нет.
  • «D» — можно перепоручить другим сотрудникам.
  • «E» — бесполезные дела.

Задачи решают последовательно — от уровня к уровню.

По этой методике планы делят на колонки в матричной схеме. У каждой колонки свой уровень важности:

  • важное и срочное — истечение сроков или кризисная ситуация;
  • важное и несрочное — задачи на будущее, без мгновенных последствий;
  • неважное и срочное — повседневная работа: рассылка писем, звонки, совещания;
  • неважное и несрочное — дела, на которые не стоит тратить время.

Задачи третьего сектора обычно выполняют сотрудники, а для первого и второго типа нужно участие собственника бизнеса.

Согласно этому правилу: «Каждый день нужно делать одно важное дело, три средней степени важности и пять незначительных». Так в расписании будет сразу девять дел, и меньше половины из них — важные.

Правило для тех, кому сложно выполнять по девять задач в день. Вы выбираете три самых важных дела из общего списка и концентрируетесь на них. Прием помогает не распыляться и сохранять продуктивность.

Выражается тезисом: «80% результата происходят за счет 20% усилий и наоборот». Для оптимизации времени нужно определить, какие действия относятся к эффективным 20%, и сосредоточиться на них.

Автофокус подходит творческим людям. Без каких-либо списков и расчетов, дела хаотично записывают в блокнот. Затем выбирают самые важные и срочные и выполняют их. Оставшиеся задачи переносят на завтра — и так ежедневно. Таким образом вы отсеиваете менее значимые дела и концентрируетесь на главном.

Как только составите план и определите приоритеты, выбирайте методику выполнения задач. 

Американский писатель Мерлин Манн использовал метод Zero Inbox для электронной почты — распределял входящие письма по папкам, чтобы ящик оставался пустым. Этот прием применяют и к любым делам, информации, документам. Не закрывайте список, пока не присвоите каждому пункту категорию: выполнить, отложить, делегировать, ответить или удалить. 

Согласно принципу, после пробуждения мозг находится в состоянии «fresh» — то есть, он свеж и активен. В течение дня мы постепенно устаем, мозг «поджаривается» и работоспособность снижается. Поэтому самые важные и энергозатратные вопросы нужно назначать на первую половину дня, а более простые задачи — на вторую. Список с разделами «fresh» и «fried» составляйте вечером, это займет не больше 15 минут.

Метод напоминает Zero Inbox, так как предлагает присваивать задачам одну из D: delete (удалить), delegate (делегировать), delay (отложить) или do (сделать). 

Предприниматель Тимоти Феррис проанализировал методики тайм-менеджмента и вывел свое правило: «Чтобы решать больше задач, нужно не больше работать, а лучше концентрироваться». Это основано на законах Парето и Паркинсона. Работе отводится 20% времени, а остальные 80 — отдыху и рутинным делам. Важно сохранять максимальную концентрацию в рабочее время и уделять его только значимым задачам.

Управление временем невозможно без анализа опыта. Только так можно понять, какие методы тайм-менеджмента работают эффективно, а какие не приносят результатов. Выбирайте подход с учетом сферы деятельности и личных особенностей и следите за своими ощущениями. Если понимаете, что техника доставляет дискомфорт и не работает, пробуйте следующую. Подходящий метод должен быть полностью понятным и удобным.

Чтобы управлять личным временем, нужно правильно организовывать рабочее время. Правила тайм-менеджмента помогут держать баланс между отдыхом, профессиональным развитием и саморазвитием:

  • Не берите работу на дом. Не смешивайте работу и личную жизнь.
  • Минимизируйте время на бытовые дела. В этом помогут методики распределения задач по категориям. Попробуйте делегировать часть домашних забот либо отложить их на потом. 
  • Включайте в список дела, не связанные с работой. 
  • Отдыхайте не только в выходные, но и в будние дни.
  • Не занимайтесь рабочими делами в отпуске. Это время нужно для разгрузки головы.

Вокруг тайм-менеджмента сложился ряд мифов. Возможно, именно один из них стоит на пути к вашей эффективности и свободе от стресса.

Тезис формально верный, но с подменой понятий. Управлять ходом времени нельзя, его можно правильно распределять и контролировать свои действия в каждый временной отрезок. Тайм-менеджмент — это разумный подход к распределению ресурсов, а не суперспособность.

Непрерывная работа ведет к переутомлению и выгоранию. Планирование отдыха — такая же важная часть тайм-менеджмента, как и планирование рабочих дел. Главная задача техник управления временем состоит в уменьшении объема работы и повышении эффективности труда. То есть, свободного времени будет не меньше, а больше.

Стать «роботом» и полностью подчиниться расписанию — распространенный и беспочвенный страх. Задумайтесь, как часто привычки вроде скроллинга соцсетей тратят ценное время впустую. Ежедневные шаблоны поведения лишают нас права выбора. Планирование же помогает обрести контроль над ситуацией, освобождая пространство для принятия решений.

Можно выделить следующую полезную литературу:

  • Д. Аллен «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса». 

Автор книги консультирует бизнесменов и оптимизирует работу корпораций со своей методикой Getting Things Done. Она заключается в освобождении памяти от текущих дел. Для этого нужно составить подробный список задач и перенести его на внешний носитель. Организация рабочего процесса состоит из нескольких этапов: сбор данных, их обработка и уяснение сути проблемы, решение организационных вопросов, обзор альтернативных возможностей и начало действий. 

  • Т. Пичил «Не откладывай на завтра». 

Пичил указывает на то, сколько времени человек тратит, прежде чем приступить к выполнению задач. Даже сами размышления о предстоящей работе уже отнимают ресурсы и заставляют переживать. Автор, будучи психологом, предлагает выявлять бессознательные мотивы прокрастинации. В книге он детально объясняет механизм откладывания на потом и дает практические советы.

  • Б. Трейси «Тайм-менеджмент». 

Книга рассказывает об основах тайм-менеджмента. Здесь описаны техники борьбы с отвлекающими факторами, прокрастинацией. Трейси выделяет мотивацию, как важный элемент работы, и учит делегировать задачи в коллективе.

Чтобы выработать дисциплину и держать план на виду, используйте то, что всегда под рукой — смартфон. Вот самые удобные и функциональные приложения для iOS и Android: 

Создавайте задачи и прикрепляйте к ним теги, напоминания, вложения и подзадачи. В приложении есть функция расстановки приоритетов и автоматическое распределение списка покупок по категориям. Списками можно делиться — создавать совместные шопинг-листы с родными и планировать проекты с коллегами. Если не отметить выполнение задачи, приложение уничтожает виртуальное дерево в качестве мотивации. В платной версии больше возможностей: повторяющиеся задачи, индивидуальный интерфейс, напоминания с геолокацией. 

Разработчики предлагают почти те же возможности, что и в Any.do. Из преимуществ — шаблоны списков под разные цели. Так можно быстро создать план покупок или контент-план для соцсетей. Для мотивации в приложение встроен трекинг продуктивности. В премиум-версии есть напоминания и добавление задач через email.

  • «Мои дела: Планировщик задач». 

Это сервис для тех, кто не хочет разбираться с кучей дополнительных функций. Создавайте задачи и списки дел без привязки ко времени. Здесь нет тегов, фильтров и вложений. Но есть планирование будущих задач в календаре и возможность поделиться списком.

Методики тайм-менеджмента помогают организовать рабочее время так, чтобы создать гармонию всех сфер жизни. Успевать все на работе, не переутомляться и находить время для увлечений несложно — нужно лишь следовать основным правилам и не отходить от списка. 

Что такое тайм-менеджмент и для чего он нужен, обзоры популярных техник Time Management

У человека не 10 рук. Чтобы успевать все делать вовремя, нужно овладеть искусством управления временем, которое еще называют тайм-менеджментом. Только этот термин окутан столькими мифами и предрассудками, что со счету сбиться можно. А ведь все зависит от того, как этим инструментом воспользоваться…

Внесу в эту смуту ясность – расскажу о тайм-менеджменте, разрушу распространенные мифы и перечислю популярные техники.

Определение тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – это техника организации осознанного контроля и распределения времени. С ее помощью можно вовремя достичь поставленных целей и задач, повысить эффективность и результативность.

Термин «time-management» с английского переводится как «управление временем». Изначально он использовался в бизнесе, а позже перекочевал и в повседневную жизнь.

Для чего он нужен?

Чтобы организовать свое время! Тайм-менеджмент нужен, чтобы из потока навалившихся дел выделить самые важные и выполнять только их.

Вспомните, когда вы в последний раз не успевали сделать все намеченное. Или всплывала мысль, что в сутках, к сожалению, лишь 24 часа, а не 30. Если вам это знакомо, то вам определенно следует заняться тайм-менеджментом.

Главные принципы тайм-менеджмента

Чтобы процесс организации времени шел как по маслу, необходимо придерживаться нескольких важных принципов.

  • Постановка целей. Четко сформулировать цель и результат — пройти половину пути.
  • Расстановка приоритетов. Надо понимать, какие дела быстрее приближают вас к намеченной цели.
  • Планирование. Следует составлять план на день и четко следовать ему.
  • Анализ собственного опыта. План составляется исходя из того, как вы действуете в определенных ситуациях.
  • Отдых. Силы необходимо восполнять, поэтому отдых обязательно должен быть включен в план действий.
  • Мотивация. Как правило, это результат поставленной цели. Но можно давать себе небольшие вознаграждения при выполнении скучных или трудных задач. Есть также метод наказания – если дело не выполнено, вы лишаете себя какой-то приятной вещи.
  • Использование сервисов-помощников. Это могут быть различные сайты, приложения на компьютер или смартфон.
  • Чередование разных видов деятельности. В таком темпе исключается монотонность – работать будет не так уж скучно и изнурительно.

Мифы о тайм-менеджменте

До сих пор находятся люди, которые с пренебрежением или даже опаской относятся к организации собственного времени. А все потому, что в обществе все еще распространено множество мифов. Давайте рассмотрим их и попробуем опровергнуть. 

№1. Управлять временем невозможно

Не спорю, время движется стабильно, помешать его движению человек не может. Но в тайм-менеджменте уместнее управление собой, собственными решениями и действиями.

№2. Это не работает!

Такое часто говорят те, кто опробовал лишь одну технику и разочаровался в тайм-менеджменте как таковом. Так бывает, если люди неправильно себя мотивируют, ставят недостаточно четкие или важные цели.  

№3. Придется больше и усерднее работать

Суть этой техники не в том, чтобы делать больше дел, а в том, чтобы выделять самые важные и выполнять только их. Плюс надо не отвлекаться и следить за своими привычками, дабы не свести все старания к нулю.

№4. Это скучно, в тайм-менеджменте нет места спонтанности и творчеству

Этот миф зародился после того, как на первых обучающих тренингах призывали планировать каждую минуту. Приоритет отдается сосредоточению на одном деле и освобождению от отвлекающих факторов.

№5. Это западное изобретение, и для России оно не подходит

Кто сказал, что в России не существовало тайм-менеджмента? Просто никто не додумался обозначить это явление.

№6. Такая организация нужна только тем, кто постоянно опаздывает

Эта техника не про время, а про достижение намеченных целей. А ведь любой человек, независимо от степени пунктуальности (или ее отсутствия), всегда ставит перед собой какие-либо цели.

№7. Бесполезно бороться с прокрастинацией

Да, некоторые люди более организованы и замотивированы, но есть и те, кому сложно дается вышеперечисленное. Но прокрастинация – это психологическое явление, с которым можно и порой нужно бороться.

Обратная сторона – это люди, которые слишком усердно используют тайм-менеджмент или выворачивают его принципы наизнанку.

№8. Нельзя стать успешным без управления временем

Успех зависит от того, какие решения в определенный момент вы принимаете. Будучи гуру организованности, если ставить в приоритет дела, которые не приносят ничего стоящего, мало чего можно добиться.

№9. Существуют универсальные техники, которые подходят абсолютно всем

Все люди разные. Не придумали еще технику, которая охватила бы весь мир и помогла всем стать организованными. Методик много, с ними нужно экспериментировать.

№10. Тайм-менеджмент экономит время

Это не волшебная таблетка, а лишь инструмент. Да, вы сделаете дела вовремя, но только благодаря сосредоточенности и отсутствию отвлекающих факторов. Времени в ваши сутки данная техника никак не прибавит.

Техники тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент включает в себя множество различных инструментов и практик, позволяющих правильно организовывать время и повышать личную эффективность. Ниже я перечислю самые популярные техники.

Правило 10 минут

Если у вас есть задача, которую не хочется выполнять, просто скажите себе, что будете заниматься ей только 10 минут. После этого сразу же приступайте. Очень вероятно, что за это время вы втянетесь и с легкостью продолжите.

4D

Эта система позволяет сортировать входящие задачи на 4 категории. Данная техника подходит, если на вас наваливается много задач, а вы не понимаете, что с ними делать. Какими могут быть категории:

1 – Do (сделать). Сюда относятся суперважные задания, которые надо завершить в первую очередь, отложить или передать их коллеге нельзя.

2 – Delegate (делегировать). Это означает передачу задачи кому-либо – коллеге, помощнику или секретарю. Актуально, если выполнить задачу самостоятельно не получается.

3 – Delete (удалить). Сюда вносим входящие задачи, не имеющие важности и актуальности.

4 – это Delay (отложить). Здесь будут задачи, не требующие срочного выполнения. Только при откладывании следует задавать четкую дату для возвращения к делу.

Для долгосрочного планирования данная система не годится.

90 на 30

Суть этого инструмента – полтора часа заниматься делом, а затем полчаса отдыхать. Циклы повторяются. Сначала разгребайте приоритетные дела, затем приступайте к менее важным задачам. Техника подойдет тем, кто мыслит временными интервалами и отводит работе четко определенные промежутки.

Если понимаете, что сил работать полтора часа без перерыва нет, используйте другой вариант метода «90 на 30» – «52 на 17». В нем рабочий цикл занимает 52 минуты, а отдыху отводится 17 минут.

Fresh or Fried

Этот инструмент управления временем подойдет тем, кто очень любит откладывать дела в долгий ящик и многое в итоге не успевает. Суть его – выполнить задачи с самого утра, после пробуждения. В это время мозг еще свеж и не успел нагрузиться. Вечером предыдущего дня необходимо составить список дел на утро. 

GTD

Аббревиатура GTD с английского расшифровывается как «Getting Things Done». Эта система ориентирована на последовательное завершение дел до самого конца. Она включает не только элементы тайм-менеджмента, но и работы с информацией. Подходит не всем, плюс требует этот метод большой дисциплины и систематизации. Вся поступающая информация должна записываться.

Как это работает – все входящие задачи вы записываете в одноименную папку, в Inbox. Периодически эту информацию необходимо сортировать и распределять по различным категориям. Содержание категорий можно определять самим. Следующий уровень – присвоение каждому пункту, то бишь задаче, определенного статуса. Распределение идет по способу, схожему с системой 4D. Когда сортировка завершится, нужно приступить к выполнению. При выполнении придерживаетесь следующих правил:

  • В заданный промежуток выполнять только одно дело, никакой многозадачности.
  • Записывать всю поступающую информацию, стараться не держать ничего в голове.
  • Составлять конкретный план действий, а не абстрактный список дел.
  • Информацию следует хранить максимально простым способом, чтобы в дальнейшем вам было проще найти ее.
  • Любое препятствие надо воспринимать не как проблему, а как задачу, которая требует решения.

POMODORO

Название произошло от кухонного таймера, сделанного в виде помидора. С его помощью создатель техники Франческо Чирилло, готовился к экзаменам. Метод подойдет практически любому человеку, особенно для выполнения долгой и монотонной работы.

Как это работает – ставите таймер на 25 минут и выполняете в заданный промежуток определенную задачу. При этом ни в коем случае не отвлекаетесь ни на что, даже на коллег. После этого идет 5-минутный перерыв, и можно начинать новый цикл. Через каждые 4 цикла необходимо делать большой перерыв длительностью 30 минут, дабы не допустить переутомления.

Система крайне популярна, в соответствии с ней создано огромное количество приложений для смартфонов и компьютеров. 

Zero Inbox

Этот инструмент подразумевает полное очищение папки «Входящие». И это не только почта, но и любая другая рабочая информация и поступающие задачи. Раз в день требуется садиться и сортировать содержимое папки, ничего при этом не пропуская. Что-то будет выполнено, что-то отложено, передано, удалено и так далее. Способ подойдет тем, кто ведет активную переписку на работе и ощущает, что в ящике скопилось слишком много информации.

ZTD

ZTD – это упрощенная версия GTD, расшифровывается как «Zen to Done». Организация рабочего процесса в системе строится на таких действиях:

  • Сортировка данных в разделе «Входящие».
  • Быстрая обработка поступающих сообщений.
  • Организация заметок по категориям в зависимости от их содержимого.
  • Предварительное ежедневное планирование. 
  • Концентрация на одной задаче.
  • Создание простых, коротких и понятных списков дел.
  • Ежедневное соблюдение режима.

Автофокус

Действовать в системе «Автофокус» надо так:

  1. Записываете все, что намечается.
  2. Неспешно читаете все пункты, пока взгляд не зацепится за один из них.
  3. Если почувствовали, что хотите заниматься этим делом, немедленно приступайте к нему.
  4. Закончили – вычеркивайте пункт из списка и идете дальше по той же схеме.

Это прекрасный вариант для творческих людей, которые не желают следовать четко намеченному плану. Для случаев, когда есть строгие внешние обязательства и заданные сроки, эта методика не подойдет.

Временные блоки

Метод учитывает время, которое отводится на выполнение дела, и подходящий для этого момент. Вы заранее выделяете временной интервал на выполнение каждого дела и не занимаетесь в это время ничем другим. Похоже на распорядок дня, но тут приоритетна концентрация на задаче. Система временных блоков подойдет дисциплинированным людям, которые умеют грамотно планировать время и придерживаться установленного графика.

Закон Паркинсона

Суть закона в том, что одно задание выполняется за строго отведенное время. Даже если это можно сделать быстрее, все равно выкладываться необходимо в точно установленные сроки.

Канбан

Схема «Канбан» работает так: нужно начертить таблицу, состоящую из трех столбцов, и вписать в нее все задачи. Первый столбец – это то, что необходимо сделать. Второй – то, что выполняется в данный момент. А в третьем содержится все, что завершено. В соответствии со статусом выполнения задания постепенно переносятся из одного столбца в другой.

Самый главный плюс «Канбана» — это наглядность. Можно использовать маркерную доску и добавлять какие-то мелкие заметки в виде стикеров. Или нарисовать другие столбцы – они могут обозначать разные этапы завершения одного проекта или цикла.

Система годится для использования как в личных, так и корпоративных целях. Ее, кстати, можно совмещать с другими техниками тайм-менеджмента.

«Канбан» часто внедряют в различных компаниях. Хороший инструмент, работающий по данной технике – Trello. В Комьюнити уже рассказывали о том, как им пользоваться.

Лягушки или слоны

Их называют по-разному, но все подразумевают под «лягушками» и «слонами» важные, большие и не самые приятные дела. Если говорить о «лягушках», то этот термин впервые упомянул эксперт в психологии успеха Брайан Трейси. Он рекомендует с утра приступать сразу именно к таким делам, называя это «поеданием лягушки».

Матрица Эйзенхауэра

Все дела по этой технике нужно распределять по 4 группам в соответствии с их важностью и срочностью. На изображении выше показано, как это работает. Данная матрица только помогает отсортировать входящие по указанному методу, но никак не организует рабочий процесс – для этого лучше использовать другие техники.

Правило Парето

Правило гласит – 20% всех поступающих задач приносят 80% результата, а оставшиеся 80% приносят только 20% результата. Главное – понять, какие дела входят в эти 20%, и сфокусироваться именно на них.

Принцип девяти дел

Эту методику еще называют «1–3–5». Суть в том, что за день необходимо выполнить 1 большую, 3 средних и 5 небольших задач. При таком сочетании день будет максимально продуктивен, а к концу дня вы не будете чувствовать сильной усталости. Кроме того, в конце рабочего дня очень легко подводить итоги по этому принципу. Метод универсален, он подойдет для тех, кто ориентируется не на время, а на приоритет заданий и качество их выполнения.

Принцип трех дел

Принцип трех дел подразумевает ежедневное выполнение трех самых важных задач. Сначала сосредотачивайтесь именно на них, не отвлекайтесь на рутину. Актуально для тех, кто погряз в рутине и не успевает из-за нее уделять внимание главному.

Система Тима Ферриса

Принцип основан на двух других техниках – на правиле Парето и законе Паркинсона. Вы делаете 80% дел за 20% рабочего времени, при этом выполняете их в строго отведенный промежуток. Система Тима Ферриса подойдет людям с гибким рабочим графиком, которые планируют рабочий день на свое усмотрение. Наемным работникам со стандартным графиком внедрить ее будет несколько труднее, но попробовать можно.

Хронометраж

Эта система подойдет тем, кто не успевает ничего сделать за день и осознает это только под вечер. «Хронометраж» включает два этапа.

На первом вы определяете, на что именно тратится время. Для этого вы записываете каждые 1-2 часа то, что делаете и сколько времени это занимает. В список можно не включать все, что занимает 2-3 минуты. Предпринимать активных действий и что-то менять не нужно. Процесс может длиться несколько недель, пока у вас не сложится полноценная картина ситуации.

На втором этапе вы должны отмечать, насколько эффективно тратится какой-то отрезок времени. Потом, исходя из этих оценок, можно увеличивать или уменьшать промежутки, сокращать пустые временные траты.

Полезная литература

Напоследок хочу порекомендовать несколько книг, которые помогут в лучшем освоении тайм-менеджмента:

  1. Брайан Трейси «Тайм-менеджмент»,
  2. Глеб Архангельский «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать»,
  3. Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок»,
  4. Тимоти Феррис «Как работать 4 часа в неделю»,
  5. Штаффан Нётеберг «Тайм-менеджмент по помидору»,
  6. Крис Бейли «Мой продуктивный год»,
  7. Марк Форстер «Сделай это завтра».

На этом я закругляюсь. Читайте книги, применяйте техники и внедряйте в свою жизнь тайм-менеджмент – это может быть очень полезно 😉

Научно-образовательный портал ТУСУР | Тайм-менеджмент: Учебное пособие / Жигалова В. Н., Богомолова А. В. — 2020. 123 с.

Введение ……………………………………………………………………………………… 5

1 Теоретические основы тайм-менеджмента……………………………………… 7

1.1 Тайм-менеджмент как система …………………………………………………… 7

1.2 Целеполагание по методу SMART………………………………………………… 9

1.3 Lifemanagement и жизненные цели …………………………………………… 13

2 Обзор задач и планирование в тайм-менеджменте………………………… 17

2.1 Суть обзора задач в тайм-менеджменте …………………………………….. 17

2.2 Инструменты создания обзора………………………………………………….. 17

2.3 Методики планирования времени……………………………………………… 24

2.4 Выбор индивидуального рабочего стиля…………………………………….. 30

2.5 «Кайрос» ‒ основа контекстного планирования…………………………… 32

2.6 Инструменты контекстного планирования ………………………………….. 35

2.7 Метод структурированного внимания

и горизонты планирования……………………………………………………………. 37

2.8 Планирование в самоорганизации и самообразовании……………….. 42

2.9 Выработка привычек………………………………………………………………. 47

3 Приоритеты в тайм-менеджменте ………………………………………………. 52

3.1 Метод «Альпы» ……………………………………………………………………… 52

3.2 Принцип Парето ……………………………………………………………………. 54

3.3 Определение приоритетности долгосрочных целей ……………………. 55

3.4 Установление приоритетов с помощью анализа АБВ……………………. 56

3.5 Определение приоритетности текущих задач…………………………….. 57

3.6 Анализ по принципу Эйзенхауэра……………………………………………. 59

3.7 Стратегии отказа …………………………………………………………………… 62

4 Технологии достижения результатов в тайм-менеджменте…………….. 68

4.1 Грамотное распределение рабочей нагрузки как основа успеха и

эффективной работы………………………………………………………………….. 68

4.2 Влияние суточных ритмов на распределение рабочей нагрузки …. 70

4.3 Правила организации эффективного отдыха …………………………… 74

4.4 Самомотивация как эффективное решение

больших трудоемких задач ………………………………………………………… 76

4.5 Решение неприятных задач……………………………………………………. 79

5 Компьютеризация тайм-менеджмента ……………………………………….. 82

5.1 Гибкое и жесткое планирование в Microsoft Outlook………………….. 82

5.2 Расстановка приоритетов ……………………………………………………… 85

5.3 Настройка пользовательского представления…………………………… 87

5.4 Удобная группировка задач …………………………………………………… 92

5.5 Планирование по методу «День – Неделя»……………………………… 95

5.6 Обзор сроков исполнения задач …………………………………………… 96

5.7 Контроль назначенных задач………………………………………………… 99

5.8 Другие программные продукты, помогающие

в тайм-менеджменте ………………………………………………………………. 101

Заключение…………………………………………………………………………… 110

Литература…………………………………………………………………………….. 111

Глоссарий………………………………………………………………………………. 113

9 основных принципов тайм-менеджмента, которые должен знать каждый | Джейкоб Даль

«Невозможно наверстать упущенное. Вы можете добиться большего в будущем ». — Эшли Ормон, автор

Вы изо всех сил пытаетесь найти время, чтобы отвлечься от повседневной суеты и суеты вашей жизни? Отнимает ли ваша рабочая жизнь с 9 до 5 все ваше время, или вы переносите все свои дела на выходные, а затем на следующую неделю?

Если «Да» — это ответ на все вышеперечисленные вопросы, вам, вероятно, нужно управлять своим «ВРЕМЯ.”

Управление временем — очень важный навык, который большинство людей хотели бы улучшить. Однако они постоянно ищут способы управлять временем. Хотя существует множество стратегий для управления временем, некоторые из них работают в любой ситуации.

Без лишних слов, вот главные и основные принципы управления временем, которые помогут вам вести продуктивную и сбалансированную жизнь.

1. Планирование

Планирование всегда важно, чем бы вы ни занимались.Выделите несколько минут утром, чтобы спланировать свою деятельность на день. Если у вас напряженный график, постарайтесь как можно меньше отвлекаться.

Вы также можете использовать различные инструменты личного планирования для планирования и организации своего расписания. Эти инструменты включают календари, настенные диаграммы, записные книжки, электронные планировщики, карманные дневники и каталожные карточки. Составьте список всех своих задач и графиков, чтобы вы могли сосредоточиться на своих приоритетах в инструменте планирования.

При использовании инструмента планирования учитывайте следующие важные моменты:

  • Запишите всю информацию только о своем инструменте.
  • Проверяйте свой инструмент планирования каждый день.
  • Всегда носите с собой инструмент для планирования.
  • Составьте список ваших приоритетов по инструменту и придерживайтесь его.
  • Если вы используете электронный планировщик, синхронизируйте его с компьютером и регулярно заряжайте батареи планировщика.
  • Убедитесь, что у вас есть резервная система для вашего инструмента планирования.

В конце каждого рабочего дня уделите несколько минут тому, чтобы быстро составить в уме список дел, которые нужно сделать на следующий день.На следующий день он мысленно избавит вас от самых важных обязанностей и выкинет из головы менее важные.

2. Организуйте и расставьте приоритеты

Представьте, что ваш начальник сделал вам презентацию к предстоящему заседанию совета директоров, и у вас есть всего 3–4 дня на ее подготовку. Рабочая нагрузка высока, и у вас уже есть несколько важных задач. Это будет крайне стрессовая ситуация для любого.

К счастью, есть Принцип Эйзенхауэра! В своем выступлении бывший У.С. Президент Дуайт Д. Эйзенхауэр сказал, что у него есть два вида проблем: важные и срочные, и оба они разные. На основе этого принципа было разработано приложение под названием «Матрица приоритетов», которое позволяет различать «Выполнить сейчас» и «Критические задачи».

Самая фундаментальная предпосылка эффективного управления временем — различать, что важно, а что срочно. Обратите внимание, что самые важные задачи — это не самые срочные задачи, и наоборот.

Проблема в том, что большинство из нас позволяет срочным задачам доминировать в своей жизни.Но эксперты предполагают, что, хотя и срочные, и важные задачи могут быть выполнены вместе, нужно сначала сосредоточиться на важных, независимо от их срочности. Сосредоточение внимания на том, чего вы хотите достичь, даст вам полный контроль над своим временем.

Самый простой способ расставить приоритеты для ваших задач — это составить список дел на ежедневной, еженедельной или ежемесячной основе в зависимости от вашего образа жизни. Расположите элементы в вашем списке на основе приоритета: высокий, средний и низкий. Выполните и отметьте в первую очередь самые высокие приоритеты.

Если вы выполняете проекты на работе, вы также можете использовать инструменты управления проектами, такие как Trello или TimeOn. Эти инструменты имеют полезные функции, которые помогут вам организовать и расставить приоритеты в своей работе с точки зрения важности. Например, TimeOn имеет различные функции, которые помогают вам визуально отслеживать, как продвигаются проекты, над какими проектами нужно работать, а какие проекты вы можете оставить на данный момент.

3. Правило 80/20

Также известное как принцип Парето, правило 80/20 в применении к работе означает, что прибл.20 процентов вашего тяжелого труда дает 80 процентов результатов. Итак, вы должны сосредоточить эти 20 процентов на том, чтобы максимально эффективно использовать свое время.

Определите свои самые важные задачи и выполните следующие пять шагов:

  • Подумайте о ожидаемом результате.
  • Разбейте его на действия, необходимые для выполнения работы.
  • Выполняйте действия с полной отдачей и в максимально точном порядке.
  • Определите и выполните следующее важное действие.
  • Повторяйте до завершения.

Применяйте правило 80/20 ко всем задачам в вашем списке дел, чтобы повысить свою эффективность.

4. Делайте одно дело за раз

Мы все пытаемся сделать слишком много сразу и в итоге почти ничего не добиваемся. Люди, которые пытаются достичь нескольких целей одновременно, были менее преданы делу и имели меньше шансов на успех, чем те, кто сосредоточивался на единственной цели за раз. Успешные люди по возможности концентрируются только на чем-то одном.

Когда мы пытаемся выполнять несколько задач одновременно, на выполнение текущих задач уходит больше времени, и мы становимся менее продуктивными.Когда мы чувствуем давление, мы начинаем думать о других неважных вещах, таких как, что купить для вечеринки, споры с коллегами и т. Д. Это, в конечном итоге, превращается в стресс и мешает нам выполнить наши задачи вовремя и эффективно.

Как говорит Роб Брандсма, психолог и тренер по осознанности: «Когда говоришь, говори. Когда слушаешь, слушай ». Присутствуйте в данный момент, чтобы полностью сосредоточиться на текущей задаче. Практикуйтесь, делая одно дело за раз, и со временем это станет вашей обычной рутиной.

5. Избегайте отвлекающих факторов

Вы сидите за столом с твердой решимостью выполнить задачу, несмотря ни на что. Включив ноутбук, вы замечаете сообщение друга в Facebook или текст на телефоне и забываете об этой важной задаче.

Ну, отвлекающие факторы случаются, и их трудно избежать. Действительно сложно сосредоточиться на задаче часами. Но практика может помочь вам добиться того же!

Во-первых, определите внутренние или внешние отвлекающие факторы и определите их причину.Усталость? Отсутствие навыков? Найдите причину и устраните ее.

Общие советы, чтобы не отвлекаться

  • Положите телефон: Постоянные незапланированные телефонные звонки и сообщения обычно отвлекают. Итак, выключите свой мобильный телефон и перенаправьте свой рабочий телефон на голосовую почту. Убедитесь, что вы проверяете свои звонки каждые 2–3 часа — как и свой почтовый ящик.
  • Закройте веб-браузер: Признайтесь, что вы пользуетесь социальными сетями, поскольку они серьезно отвлекают. Соберите силу воли, выйдите из своих профилей в социальных сетях и закройте экран.
  • Носите наушники: Если вы работаете в кабинке, надевайте гарнитуры с шумоподавлением, чтобы мир стал тихим и спокойным.
  • Сделайте перерыв: Сделайте небольшой перерыв, если вы чувствуете, что вас что-то отвлекает или чувствуете усталость после долгой работы. Короткие перерывы помогут расслабиться и прояснят мысли.

6. Делегирование

Делегирование означает определение того, могут ли некоторые из ваших задач выполняться другими, и назначение этих задач кому-то другому.Это освободит часть вашего времени, которое вы сможете посвятить другим основным занятиям. Выберите подходящих людей, которые могут помочь вам, наилучшим образом разделив ваши обязанности. Они должны обладать соответствующими навыками, интересом, опытом и авторитетом, необходимыми для выполнения задачи.

Будьте конкретны и ясны при определении ваших задач и ожиданий. Кроме того, дайте человеку некоторую свободу персонализировать поставленные задачи. Обязательно время от времени проверяйте, прогрессирует ли человек в правильном направлении или ему нужна ваша помощь.В рабочих настройках мы обнаружили, что программное обеспечение для управления проектами, такое как TimeOn, может быть очень полезным для управления командами и обеспечения того, чтобы все работали хорошо и двигались в правильном направлении. Наконец, наградите человека за хорошо выполненную работу или попросите внести улучшения, если это необходимо.

Кроме того, вы можете попросить других помочь вам с другими срочными задачами, чтобы у вас было время сосредоточиться на важных задачах. Например, заплатите кому-нибудь за стрижку лужайки или уборку дома; Присоединитесь к автобазу, чтобы отвезти детей в школу, чтобы у вас было время, которое вы могли бы посвятить другим занятиям.

7. Сохраняйте здоровье и избегайте стрессов

Уход, который вы уделяете своему телу, поможет вам омолодиться умственно и физически. Только люди со здоровым духом и телом могут выполнять свои задачи быстро, легко и эффективно. Потренируйтесь управлять своим временем в соответствии с вашими биологическими часами, планируя приоритетные задачи в пиковое время дня, когда ваш уровень энергии находится на максимальном уровне.

Если вы плохо распоряжаетесь своим временем, вы в конечном итоге столкнетесь с капризностью, усталостью, стрессом и частыми заболеваниями.Чтобы избежать стресса, осознайте, что вы выполнили задачу и готовы перейти к следующей.

Одна вещь, которую мы определенно можем порекомендовать, — это делать упражнения в течение недели. Каждый раз, когда вы делаете тренировку, вы будете чувствовать себя намного здоровее и полны новой энергии — вы будете готовы взяться за все свои задачи в течение дня.

8. Научитесь говорить «НЕТ»

Если к вам не приходит что-то действительно важное, потренируйтесь говорить «нет» задачам, которые вам мешают. Вместо этого сохраните свою энергию и концентрацию на занятиях, которые важны для вас и которые вам нравятся.

Если вы ответите «да», это может привести к тому, что вы будете слишком много работать и будете перегружены работой. Это никому не идет. Вы испытаете стресс, и ваш руководитель, скорее всего, будет жаловаться на невыполнение работы вовремя или надлежащим образом. Знайте, что говорить «нет» задачам, которые вас перегружают, — это совершенно нормально.

9. Составьте реалистичное расписание

Спланируйте свой график до начала недели. Не стремитесь к совершенству, ведь никто в мире не совершенен.Вместо этого сосредоточьтесь на совершенстве и не беспокойтесь о вещах, которые вы не можете контролировать или с которыми не можете справиться.

Сохраняйте позитивный настрой, а когда вы чувствуете стресс, сделайте 10-минутный перерыв, чтобы заняться делами, которые вам нравятся. Заботьтесь о своем здоровье, ешьте и пейте здоровую пищу, ежедневно занимайтесь спортом, хорошо спите и смейтесь как можно больше!

Независимо от того, начали ли вы управлять своим временем или просто пытаетесь преуспеть в управлении временем, приведенные выше принципы обязательно помогут вам преуспеть в достижении вашей цели.

Начните с правильного планирования. Затем переходите к организации и расстановке приоритетов в соответствии с ситуациями. Здесь вы можете использовать правило 80/20, чтобы сосредоточиться на самом важном. Наряду с этим составляйте реалистичные графики и учитесь говорить «нет» задачам, которые не являются важными. Кроме того, делайте одно дело за раз, избегайте отвлекающих факторов, сохраняйте здоровье и избегайте стрессов.

Последний важный момент — убедиться, что вы видите разницу между приверженностью и интересом.Занятия тем, что вам интересно, сделают ваше время гораздо более приятным.

10 проверенных навыков управления временем, которые вы должны изучить сегодня

Жизнь в бесконечных путешествиях довольно увлекательна — новые направления, новые культуры и новые невероятные люди, с которыми можно встретиться и пообщаться! Однако работа в дороге временами может быть довольно беспокойной. Как цифровой кочевник я часто попадал в довольно неловкие ситуации — от пропущенных сроков из-за неправильного преобразования часового пояса до почти пропущенного самолета, когда я забыл распечатать свое бронирование и запутал время (хотя я все же поймал этот самолет!) .

Быть самому себе боссом одинаково круто и адски. Выполнение множества задач одновременно и сверхбыстрое выполнение задач с ужасным Wi-Fi-соединением требуют потрясающих организационных навыков и дзен-концентрации. Попробуйте использовать следующие 20 веб-сайтов и приложений, чтобы сделать вашу жизнь цифрового кочевника проще, менее напряженной и даже более увлекательной!

1. Trello

Trello — это ваш любимый веб-сайт, который поможет вам оставаться организованным и эффективно работать в дороге. Это бесплатный сервис, который позволяет вам создавать многочисленные доски для ваших текущих проектов и планов.Устали от множества заметок, разбросанных по разным приложениям, и длинных переписок по электронной почте с вашими клиентами или командой? Просто перетащите их все в Trello, где вы можете легко сотрудничать, быстро обмениваться идеями и заметками в виде карточек, оставлять комментарии и отслеживать общий прогресс проекта. Вы можете создавать множество досок и организовывать их так, как вам нравится, загружать файлы на каждую, устанавливать сроки и уведомления, а также легко делиться всем одним щелчком мыши.

Мой Trello содержит два набора досок — личную и рабочую.Я использую первый, чтобы сохранить все свои планы поездок и убедиться, что я не запутаю время полета или не задержусь с визой; второй — для визуального отслеживания моих личных целей и различных мероприятий. На бизнес-доске у меня есть список текущих проектов, состоящий из простых задач с их текущими статусами, вместе со всеми комментариями моих клиентов и отдельной колонкой для последующих действий.

Trello — невероятная бесплатная альтернатива аналогичному программному обеспечению для управления проектами, которое я использовал раньше, и его можно использовать для решения любой задачи — от ремонта дома до многоэтапной маркетинговой кампании! Также доступно как приложение для устройств iOS и Android, позволяющее получать обновления на ходу.

2. f.lux

Как цифровой кочевник вы часто работаете поздно ночью или рано утром, чтобы не отставать от часовых поясов ваших клиентов. Любите проверять электронную почту или читать несколько статей с iPad перед сном? (Я делаю!). Даже если вы еще этого не чувствуете, ваши глаза серьезно страдают от этих привычек, и у вас могут возникнуть проблемы со сном, поскольку синий свет ваших устройств негативно влияет на ваш режим сна. Используйте f.lux — удобное программное обеспечение, которое автоматически подстраивает цвета дисплея вашего компьютера в зависимости от времени дня — теплого ночью и солнечного днем.F.lux позволил мне быть более продуктивным по утрам и облегчить снижение активности по вечерам. Цифровому кочевнику важно оставаться свежим, поскольку ваш доход зависит исключительно от вашей производительности. Кроме того, разве мы не сбежали из кабинки, чтобы иметь лучший баланс между работой и личной жизнью и, в первую очередь, больше отдыхать?

3. Focus @ Will

Поскольку мы часто работаем в разных местах по всему миру — от переполненного автобусного вокзала до забитого бара (единственное место, где есть приличный Wi-Fi в этом районе) — концентрируясь на своем работа становится чрезвычайно сложной.Вот где на помощь приходит Focus @ Will. Сервис предлагает широкий выбор белого шума и простых мелодий, подобранных в соответствии с нейробиологическим подходом. Кажется, это работает довольно здорово, поскольку я оставался более сконцентрированным на своей работе по сравнению с тем временем, когда я просто играл свои любимые мелодии и бормотал. В 30-дневной бесплатной пробной версии есть ограниченный выбор треков, и воспроизведение их прекратится через час (хотя его можно перезапустить немедленно). Платная услуга обойдется вам примерно в 10 долларов на три месяца.Также доступно как бесплатное приложение для устройств iOS и Android.

4. Shopify

Согласитесь, быть цифровым кочевником и работать в одиночку временами бывает сложно. Бывают дни, когда вы чувствуете себя человеком эпохи Возрождения, который пытается взяться за все сразу и приобретает опыт во многих областях. Это особенно актуально, когда вы только собираетесь запустить свой бизнес-сайт, блог или интернет-магазин. Если вы творческий человек, у вас есть только базовые знания (если таковые имеются) в CSS, HTML или интегрированных платежных системах, поэтому вы проводите бесконечные часы, выясняя, как все работает, вместо того, чтобы делать то, что у вас действительно хорошо получается, и зарабатывать деньги.

Попробуйте Shopify — сервис, предлагающий удобные индивидуальные решения для электронной коммерции. Они предлагают все: от безопасного хостинга и оптимизированных для мобильных устройств веб-сайтов до безопасного оформления заказа с возможностью выбора из около 70 способов оплаты и помощи в проведении вашей маркетинговой кампании в Интернете. Цены невероятно доступные и начинаются всего от 29 долларов в месяц за неограниченный доступ ко всем их услугам и функциям, или выберите 14-дневную бесплатную пробную версию, чтобы сначала протестировать их!

5. Rescue Time

Правильное управление временем — еще одна серьезная проблема, с которой сталкиваются все работники цифровых технологий.Сколько раз вы обнаруживали, что проводите более 12 часов в день перед экраном и ничего не делаете? Да, со мной такое случается довольно давно, поэтому я начал использовать Rescue Time — чтобы оставаться на пике своей продуктивности, сохраняя при этом нормальный баланс работы и личной жизни. Установите его на свой компьютер и все устройства, чтобы иметь точную картину того, сколько времени вы проводите, выполняя определенные действия или просматривая определенные сайты (khm..cat видео на YouTube). В конце каждой недели вы будете получать электронное письмо с справедливым заявлением о вашей (не) продуктивности.

Rescue Time позволяет вам сообщать вашим клиентам более точные сроки; Создавайте точные почасовые счета-фактуры, поскольку вы точно знаете, сколько времени вы потратили на выполнение определенной задачи, и соответствующим образом корректируете ставки, а также исключаете случайную активность в рабочее время. Вы можете использовать версию Light Rescue Time бесплатно или выбрать премиум-план за 6 долларов в месяц.

6. Каждый часовой пояс

Поскольку вы, вероятно, работаете с людьми, базирующимися где угодно от Новой Зеландии до Западного побережья, следить за сроками или обновлять их о своем прогрессе каждый день в 9 утра может оказаться непросто.Так же, как отправка последующих действий, проектных предложений и счетов в нужное время суток. Каждый часовой пояс — еще одно отличное решение для правильного учета времени — времени вашего клиента. Добавьте все часовые пояса, которые вам нужны, добавьте свое время в маркер вверху и посмотрите, где это происходит в день остальных. Больше никаких сумасшедших математических выкладок с выяснением, когда вам нужно позвонить Джо в Skype, если он попросит сделать это в 11 часов утра по восточному стандартному времени.

7. Валюта XE

Сколько валют у вас в кошельке? Думаю, больше двух.Как цифровой кочевник и вечный путешественник, вы должны постоянно отслеживать коэффициенты конверсии и разные валюты. Чтобы убедиться, что вы устанавливаете одинаково справедливую цену в долларах США / ЕС / фунтах стерлингов или любой другой валюте, используйте валюту XE. Мгновенно узнавайте коэффициенты конверсии в реальном времени или составляйте список по своему усмотрению и синхронизируйте заранее, чтобы иметь мгновенный офлайн-доступ с любого устройства. XE Currency доступен в виде веб-службы, приложений для iOS, Android, Windows Phone и др.

8. Trail Wallet

Моим вторым основным денежным приложением для цифровых кочевников является Trail Wallet (в настоящее время только для iOS).Это красиво оформленное и простое в использовании приложение для отслеживания ваших расходов в разных странах и в разных валютах. Вы можете организовать свои расходы по странам или месяцам, установить максимальные дневные бюджеты и добавить каждый доллар, потраченный в пути. В конце месяца приложение сообщит вам, превысили ли вы свой бюджет или где именно произошел денежный поток. Он идеально подходит для анализа стоимости жизни и работы в разных городах и странах, чтобы найти оптимальное место для проживания, когда вы устали от дороги и вам нужно на время остепениться.

9. Xero

А чтобы лучше отслеживать свои бизнес-расходы, попробуйте Xero. Пожалуй, лучший онлайн-сервис для ведения бухгалтерского учета и бухгалтерского учета для всех, кто не занимается бухгалтерским учетом. Он идеально подходит для отправки счетов, отслеживания движения денежных средств и настройки уведомлений о платежах по кредитным картам, а также для приема платежей. Он аккуратно классифицирует все ваши банковские транзакции и сверяет их с транзакциями, которые вы совершили в Xero, чтобы все было еще проще. Доступно для множества устройств iOS и Android, поэтому вы всегда можете получить доступ к своим данным в любое время.

10. Tripit

Tripit — один из лучших организаторов путешествий! Это бесплатно, быстро, а главное — работает в автономном режиме. Просто не говори больше бумаг и потерянных писем. Отправьте все подтверждения бронирования — отели, авиабилеты, прокат автомобилей и т. Д. — и позвольте приложению сделать за вас все волшебство, превратив его в простой для понимания маршрут. Вы можете настроить уведомления и получить доступ к своим данным с любого устройства без подключения к Интернету. Tripit уменьшил мое разочарование от того, что я приехал не в тот терминал или бродил по новому городу с багажом, поскольку я неправильно записал адрес отеля.Это отличное приложение, которое я настоятельно рекомендую использовать практически всем, кто путешествует.

11. 1Password

Обмен конфиденциальными данными, особенно паролями, с вашими клиентами или командой и их отслеживание может оказаться сложной задачей. Вот почему я начал использовать 1Password — супербезопасную службу обмена паролями, которая позволяет вам создавать специальные хранилища с набором паролей к инструментам и службам, доступным только тем людям, с которыми вы ими поделились. Эта услуга доступна для множества устройств и дает вам уверенность при обмене конфиденциальными данными через незащищенные сети.Кстати…

12. Частный доступ в Интернет

Защитите все свои данные и компьютер, выбрав частный доступ в Интернет. Часто нам необходимо произвести эти платежи в последнюю минуту или совершить покупки по кредитной карте, и единственный доступный Интернет — это подозрительная незащищенная сеть, которую каким-то образом обнаружило ваше устройство. Используя анонимный зашифрованный VPN и частный IP-адрес, вы можете быть на 100% уверены, что никакие ваши платежные данные или пароли не будут украдены.

13. Workfrom

Найдите лучшие кофейни и кафе в вашем районе с помощью этой услуги.Workfrom имеет большое количество заведений в крупных городах США — Нью-Йорке, Портленде, Сан-Франциско, Сиэтле — и других направлениях по всему миру, которые будут добавлены в ближайшее время! Присоединиться к сервису можно бесплатно, и вы получите доступ к многочисленным интересным местам с непредвзятым мнением о Wi-Fi-соединении и качестве капучино от цифровых кочевников, как и вы. Обзоры также включают ценовой диапазон, доступное питание, общую атмосферу и диапазон шума, а также некоторые профессиональные советы о том, где найти розетки и какой стол самый уединенный.Так я открыл для себя некоторых из моих любимых на все времена, например, мистера Бина в Амстердаме.

14. Обнаружено местными жителями

Еще одна замечательная услуга, позволяющая открыть для себя хорошую еду и захватывающие события на вашей нынешней базе. «Spotted by Locals» — это не типичный путеводитель по городу со скучными туристическими маршрутами, а удивительный ресурс с потрясающими рекомендациями местных жителей о том, чем заняться и где стоит посмотреть. В конце концов, вы выбрали образ жизни, не зависящий от местоположения, чтобы больше исследовать мир, а не просто часами нажимать на ключевые слова в другой среде.

В настоящее время на веб-сайте есть множество рекомендаций для всех крупных европейских городов — Парижа, Мадрида, Вены, Варшавы и многих других, плюс он постепенно расширяется на Северную Америку с недавно добавленными путеводителями по Бостону, Лос-Анджелесу, Торонто и Монреалю. Вы можете просмотреть бесплатную подборку мероприятий по категориям на веб-сайте или заплатить 2,99 доллара за руководство в формате PDF со всеми советами и местами, аккуратно указанными на карте. Или выберите приложение для iOS или Android (по 3,99 доллара США), чтобы получить офлайн-доступ к одному из путеводителей по городу вместе с подробной картой.

15. Jawbone UP

Теперь, когда вы знаете, куда идти и что посмотреть, вот удобное приложение, которое поможет вам отвязаться от ноутбука. Jawbone UP будет нежно пилить вас, когда придет время встать и немного расслабиться. Установите приложение и подключите его ко всему своему оборудованию, а затем пусть Up Activity Tracker (прекрасный браслет) проанализирует ваш сон и режимы активности, чтобы помочь вам улучшить свой образ жизни. Приложение будет отслеживать и анализировать все ваши действия и предлагать вам более здоровый график, помогать вам лучше спать и не отставать от режима упражнений (который становится неустойчивым, когда вы в пути).Зачем нам нужно больше времени, если мы не тратим его с умом, верно? Приложение бесплатное для iOS и Android, однако вам придется заплатить 129 долларов за браслет-трекер или 49,99 доллара за зажим.

16. SugarSync

Некоторым нравится DropBox, другие выбирают Google Drive, но я предпочитаю облачное хранилище SugarSync. Он проще, мощнее и имеет действительно красивый дизайн. После установки вам просто нужно щелкнуть правой кнопкой мыши файл / папку, чтобы мгновенно создать резервную копию в облаке. Кроме того, любые дальнейшие изменения, которые вы вносите в эти данные, будут автоматически синхронизироваться.Большие файлы загружаются очень быстро, и вы можете получить 250 ГБ дискового пространства всего за 99,99 долларов в год. Также вы можете открывать, делиться и редактировать все свои файлы с помощью бесплатного приложения для iOS или Android, поддерживаемого на многих устройствах. Теперь я, наконец, перестал беспокоиться о том, что мне делать, если мой ноутбук сломается / украдут.

17. Контактно

Если вы не любите разориться и возвращаться домой, вы должны потратить справедливую долю своего времени на построение постоянных отношений с вашими клиентами, поставщиками или покупателями, в зависимости от того, чем вы зарабатываете себе на жизнь. .Чтобы все это не превратилось в огромную боль, попробуйте использовать Contactually — простой, но мощный сервис, который расскажет вам, когда и с кем вам следует поддерживать связь, и как вы можете максимизировать рентабельность инвестиций, связавшись с нужными людьми в нужное время. Он будет отправлять вам уведомления, когда вы теряете связь с определенными контактами (что может означать упущенные возможности в перспективе), и подсказывает, когда вам следует повторно подключиться к наиболее важным контактам из вашей сети, предоставляя полезные контекстные подсказки, такие как социальные обновления и недавние разговоры, чтобы все выглядело более искренним.Сервис может похвастаться тем, что их пользователи получают до 40% больше рефералов после их использования (подтверждено тематическими исследованиями), что отчасти важно для вас, если вы хотите жить кочевой жизнью и работать на себя!

18. Расписание однократное

Если вы работаете над несколькими проектами с несколькими клиентами одновременно, Расписание однократное — это ваш отличный сервис для планирования онлайн-встреч и конференций. Создавайте элегантный предустановленный календарь, когда вы доступны, и отправляйте людям уникальную ссылку, которая позволяет им выбрать подходящее время для вас обоих.Услуга фантастическая для тех, кто предлагает консультационные услуги или тренинги, и стоит всего 5 долларов в месяц!

19. Spaxtel

Иногда интернет становится настолько хреновым, что звонить по Skype невозможно. Или у вас запланирован очень-очень важный разговор, и вы не хотите, чтобы возможные сбои мешали вам. Вот когда стоит использовать Spaxtel — отличную услугу, которая позволяет вам совершать звонки на стационарные телефоны с помощью обратного вызова. Вам не нужно устанавливать какое-либо программное обеспечение или иметь доступ в Интернет.Тарифы зависят от качества звонка, которое вы выбираете (самая низкая скидка довольно велика), а также от страны, из которой / в вы звоните. Пока что цена оказалась почти доступной для Skype для лучшего общего качества связи.

20. Почта земного класса

Улитка не так популярна в наши дни, но вы все равно получаете через нее важные вещи. Скажем, счета и зарплаты. Если вы не хотите, чтобы ваши родители или друзья работали с вашей почтой, пока вас нет дома, попробуйте использовать Earth Mail Class — доступную службу пересылки почты, которая сканирует и пересылает вашу почту на адрес электронной почты по вашему выбору, депонирует ваши чеки (за плату), сохраняет PDF-файлы вашей почтовой почты в Интернете и предлагает личный вывоз и подписание посылки.

Автор фотографии: Ави Ричардс через unsplash.com

Принципы эффективного управления временем для баланса, благополучия и успеха

Приведенные ниже принципы основаны на исследованиях в области управления временем, теории мотивации и большого опыта работы со студентами университетов. Думайте о методах управления временем как о средствах, которые помогут вам делать то, что вы больше всего цените. Превратите эти инструменты в выражение ваших ценностей — того, что для вас наиболее важно, а не просто в расписание, чтобы сделать больше.Постарайтесь помнить об этих принципах при планировании своего времени и при принятии текущих решений, которые имеют решающее значение для эффективного управления временем для баланса и благополучия.

  1. Обязательство — если вы не можете посвятить время задаче, не включайте это в свое расписание. Запланируйте только те задачи, которые БУДЕТ выполнять. Создавая расписание, будьте предельно реалистичны, а не идеалистичны. Создание расписания, которого вы на самом деле не можете придерживаться, приводит к разочарованию.Если вы на самом деле не придерживаетесь своего графика, он скоро станет бесполезным. Это могло случиться с вами в прошлом.
  2. Развлекайтесь с удвоенной силой — Найдите время для приятных, восстанавливающих силы и приносящих удовлетворение занятий, таких как организации, спорт и развлечения. Организуйте свои академические и другие обязанности ВО ВСЕХ этих обязательств, чтобы развлечься.
  3. Время и фокус задачи — Думайте о своем дне с точки зрения времени, а не о задачах, которые вам нужно выполнить. Посвящайте время важным делам каждый день.Трудно предсказать, сколько времени займет выполнение задачи, поэтому трудно спланировать с большой точностью. Но вы можете надежно запланировать регулярные промежутки времени и заняться рутиной. Назначьте себе встречу на определенный период времени и, играя или работая, поставьте перед собой цель: «Я получу от этого времени максимум удовольствия».
  4. Одно за другим — Текущие исследования показывают нам, что многозадачность — это миф. На самом деле мы переключаемся между задачами. С каждым переключением мы платим когнитивные затраты и затраты времени: требуется время, чтобы мысленно вернуться к задаче, что снижает нашу эффективность.При переключении мы теряем глубину вовлеченности, поглощенности. Такая глубина необходима в Принстоне, где от вас ожидают овладения концептуальными знаниями, а не просто поверхностным пониманием.
  5. Блокировать время — регулярно выделять отрезки времени определенному классу. Сделайте это частью своего расписания, своего распорядка. Оцените, сколько часов в неделю вы хотите посвятить уроку. Выделите столько часов для рабочих задач в курсе. Разделите задачу на части и выделите определенные отрезки времени для определенных частей большого проекта.
  6. В первую очередь в первую очередь — если вы можете это сделать, запланируйте самые важные для вас дела в первую очередь в день или в первый доступный временной интервал. Все, что запланировано на более позднее время дня, с большей вероятностью будет прервано, отложено и никогда не будет выполнено. Вы не будете думать или беспокоиться о своей работе в свободное время, если сначала выполните академические задания.
  7. Распорядок — На формирование привычки уходит 30 дней, но хорошие привычки облегчают вашу жизнь.Имея хорошие привычки, вам не нужно принимать столько сложных решений, поэтому вы с меньшей вероятностью примете непродуктивные, например, отговорите себя от выполнения того, что вы запланировали.
  8. Гибкость — Как включить гибкость в свой график? Не планируйте каждый час дня, оставляйте пустые промежутки времени и планируйте время для отдыха. Создайте двухчасовой или трехчасовой блок в пятницу, чтобы уловить все время макияжа. Когда что-то проясняется, и вы решаете, отклоняться ли от вашего установленного графика, исследуйте будущие часы и дни, чтобы увидеть, где вы можете наверстать потерянное время.Переключайте блоки времени, чтобы в вашем расписании отражались ваши новые обязательства.
  9. Отвечайте или реагируйте — В момент принятия решения, когда вы столкнулись с решением или побуждением отклониться от вашего графика, не просто реагируйте, ОТВЕТИТЕ. Пауза, подумай. Помните, что для вас наиболее важно, и делайте то, что поможет вам это получить. Например, если упражнения являются для вас главным приоритетом, не позволяйте внезапному страху перед оценкой помешать вам заниматься спортом. Будьте готовы сократить время, но не жертвуйте своим здоровьем.Не позволяйте «интеллектуальным играм», в которых вы придумываете оправдания, мешать или сбивать вас с пути.
  10. Организуйте свое окружение — как физическое, так и социальное — для успеха, для поддержки — проявите творческий подход.

а. Тщательно выбирайте, где вы будете учиться и выполнять другие задачи: свести к минимуму отвлекающие факторы; максимизировать фокус.

г. Используйте физические напоминания. Если вы хотите больше тренироваться, но увязли в электронной почте или Facebook, наденьте кроссовки на ноутбук. Сделайте так, чтобы было труднее сбиться с пути и легче придерживаться своего плана, изменив свое окружение.

г. Вместо того, чтобы «отвлекать» друзей, заручитесь их поддержкой:

и. Напарник / группа — вместе работайте над наборами задач, чтениями и т. Д. В рамках общего курса.

ii. Найдите партнера по учебе / письму — в том же месте и в то же время, но не на одном курсе.

iii. Просите друзей НЕ звонить вам в определенное время. Попросите их помочь вам придерживаться своего графика. Скажите: «Скажите, чтобы я покинул вашу комнату» или столовую через час и т. Д.


эффективное тайм-менеджмент.pdf Чтобы получить дополнительные ресурсы, раздаточные материалы и советы, посетите Учебную библиотеку McGraw.

Основные принципы тайм-менеджмента, которые вам необходимо знать

Раскрытие информации: на этой странице есть несколько партнерских ссылок. Это означает, что если вы покупаете что-либо по ссылкам, мы получаем небольшую комиссию. Однако с вас не будет взиматься дополнительная плата, и рекомендуется провести собственное исследование, прежде чем покупать что-либо по ссылкам.

Если меня попросят рассказать о принципах тайм-менеджмента в одном предложении, я отвечу — поставьте цель и спланируйте время, чтобы поработать над ней с полной отдачей.

Прежде чем мы углубимся в принципы управления временем , давайте получим общее представление о термине «принцип» с точки зрения управления временем.

Согласно Оксфордскому словарю, значение принципа — «фундаментальная истина или утверждение, которое служит основой для системы убеждений или поведения или для цепочки рассуждений». или «правило или убеждение, регулирующее личное поведение». 1

6 Основные принципы управления временем

Существуют некоторые основные правила для эффективного управления временем.Понимая правила, вы сможете эффективно составлять свой график, работать более продуктивно и вести сбалансированный образ жизни. Из этой статьи вы узнаете 6 основных принципов тайм-менеджмента, которые помогут вам достичь большего при меньшем стрессе.

1. Будьте целеустремленными

Чтобы добиться успеха в жизни, вы должны осознавать задачи и время, которое у вас есть. Планируйте задачи для достижения своей цели и используйте время для выполнения целевых задач. Четко поставленная цель будет мотивировать вас упорно трудиться, чтобы достичь ее.

Если вы хотите жить счастливой жизнью, привяжите ее к цели, а не к людям или вещам. — Альберт Эйнштейн

Когда у вас есть цель в жизни, вам будет легче оставаться сосредоточенным и работать для нее, пока цель не будет достигнута. Не имея какой-либо цели, люди, как правило, работают медленно и получают меньше результатов за день или в своей жизни.

Успешные люди абсолютно целеустремленны и постоянно работают над достижением цели. Поэтому важно быть целеустремленным.Узнайте, как установить SMART-цель, которая будет отражать вашу успешную жизнь.

Чтобы добиться успеха, разбейте большие задачи на маленькие и управляемые. Планируйте задачи как второстепенные цели на день и устанавливайте временные рамки для выполнения задач.

2. Имейте план

Несоблюдение плана ведет к провалу. — Алан Лэйкейн

Планирование — один из важнейших принципов тайм-менеджмента. Если у вас нет плана на день о том, куда идти, что делать и как выполнять задание, скорее всего, вы потеряете много времени, размышляя, над чем вам следует работать.И вы потеряете и свою эффективность.

Имея план, вы сможете легко приступить к выполнению задачи, завершить ее и быстро перейти к следующей задаче.

У каждого свой стиль работы и метод планирования. Основной процесс планирования включает в себя — ежемесячный, недельный и дневной план. В Интернете доступны различные приложения для планирования, среди которых есть Google Calendar, Trello, Todoist.

Инструменты, которые вы можете использовать в автономном режиме — записные книжки, карманные дневники, каталожные карточки и т. Д.Какой бы инструмент планирования вы ни использовали, оставайтесь простыми.

Вот несколько вещей, которым вы можете следовать при использовании инструмента планирования —

  1. Всегда носите инструмент планирования с собой и записывайте все задачи с помощью инструментов.
  2. Классифицируйте и систематизируйте задачи по важности и актуальности. Расставьте по приоритетам важные задачи и планируйте выполнить 2 из них за день.
  3. Установите ежемесячную цель и разбейте ее на управляемые задачи для еженедельных и ежедневных планов.
  4. В конце дня отслеживайте прогресс в достижении своей цели и планируйте задачи на следующий день.
  5. Когда вы планируете, учитывайте возможные препятствия при выполнении задачи и помните об альтернативном плане.

Заблаговременное планирование поможет вам повысить личную эффективность в отношении эффективного использования времени.

3. Быть организованным

Организованность — один из ключевых факторов достижения максимальной эффективности в управлении временем. Вам нужно будет делать это в разных сферах вашей жизни.

  1. Ваше рабочее место — держите под рукой файлы, ручку, карандаш, заметки и другие документы, чтобы вы могли выполнить задачу с меньшими затратами времени и энергии, не отвлекаясь.
  2. Ваши рабочие устройства — Держите свой компьютер в чистоте, помещая все файлы в нужные папки. То же самое и с вашим мобильным телефоном. Регулярно убирайте ненужные сообщения, фотографии и другие вещи. Это сэкономит ваше время от ненужных поисков.
  3. Ваш почтовый ящик — откажитесь от подписки на несущественный список рассылки и упорядочивайте электронные письма по ярлыкам. Также организуйте закладки и пароли.
  4. Ваш график — Планируйте свою деятельность, ориентируясь на вашу цель.Используйте навыки приоритезации и делегирования и попытайтесь составить график для важных задач. Благодаря организованному графику между двумя занятиями будет мало времени, потраченного зря.
  5. Ваши финансы — Следите за расходами и доходами с помощью приложения или электронной таблицы и управляйте своими финансовыми файлами в одном месте. Эти шаги избавят вас от стресса, связанного с вашей финансовой жизнью.

Организация работы вначале требует времени, но это разовый процесс. Позже вы сможете сэкономить много времени в повседневной работе.Кроме того, вы можете избежать откладывания на потом.

4. Практикуйте однозадачность

Однозадачность — это очень эффективный способ сократить время, которое мы тратим на выполнение задачи. С другой стороны, многозадачность создает иллюзию тяжелой работы, но снижает продуктивность.

Когда мы пытаемся выполнить несколько задач одновременно, мы фактически переключаем внимание с одной задачи на другую.

Из-за психических сдвигов наш когнитивный процесс замедляется, что приводит к эффективной работе и потере времени.

Когда мы думаем, что выполняем одновременно несколько задач, на самом деле мы переключаемся между ними. Это то, что мозг очень хорошо умеет делать — быстро переключать внимание с одного места на другое. Мы думаем, что работаем продуктивно. Мы действительно очень заняты. Но на самом деле мы просто даем себе дополнительную работу. — Майкл Харрис

Вот 2 вещи, которые нужно сделать, чтобы развить привычку выполнять одно задание —

  1. Установите таймер, прежде чем начинать какую-либо работу. Затем продолжайте работать над ним, пока не зазвонит звонок таймера.Вы можете воспользоваться помощью таймера Pomodoro.
  2. Держите мобильный телефон в беззвучном режиме и убирайте его на время работы. Отключите на компьютере уведомления по электронной почте и в социальных сетях (если вы работаете на компьютере).

Когда вы несколько дней занимаетесь одним делом за раз, со временем это станет вашей привычкой.

Наш мозг работает лучше, когда мы концентрируемся на чем-то одном. Выполняя одно-единственное задание, вы сможете выполнять работу быстро, правильно и эффективно.

5. Формируйте хорошие привычки

Хорошие привычки — один из ключевых принципов управления временем. Имея хорошие привычки, вы можете легко и успешно управлять своим временем.

С другой стороны, плохие привычки затруднят достижение вашей цели. Даже вам нужно потратить больше усилий и времени на борьбу с этими вредными привычками. Некоторые вредные привычки — откладывание дела, плохая концентрация внимания, неорганизованность. Даже вредные рабочие привычки заставляют вас быть занятыми, но снижают продуктивность.

Следовательно, важно выработать хорошие привычки для эффективного управления временем.

  1. Будьте здоровы — ешьте здоровую пищу, регулярно занимайтесь спортом и правильно спите, чтобы вы могли хорошо выполнять свое рабочее время.
  2. Будьте организованы — соблюдайте надлежащую систему хранения документов и держите под рукой стационарные устройства, это поможет вам выполнить задачу, тратя меньше времени и энергии.
  3. Будьте стрессом — избегайте переутомления и работы в течение нескольких часов.Часто делайте перерывы, желательно не менее 5 минут каждый час, чтобы избежать выгорания.
  4. Будьте рассудительны — перестаньте тратить время на просмотр телевизора, чтение ненужных новостей, прокрутку ленты социальных сетей вниз. Тратьте время с умом и тратьте его на важные дела.
  5. Будьте дисциплинированными — планируйте свой день заранее. Отвечать на электронные письма, проверять уведомления в социальных сетях, встречи и поручения — все должно быть по расписанию. Дисциплина в расписании не позволит вам откладывать дела на потом и предпринимать импульсивные действия в течение дня.

6. Управляйте отвлекающими факторами

В этом мире, зависящем от технологий, сосредоточенность — большая проблема для нас. Следовательно, важным принципом управления временем является умение отвлекаться. После битвы с откладыванием на потом, чтобы начать работу, нам нужно бороться с отвлекающими факторами, чтобы продолжить работу и закончить ее в нужное время. Как победить в битве с окружающими вас помехами?

Вот несколько советов, которые помогут вам справиться с отвлекающими факторами —

  1. Управляйте своим телефоном: Не позволяйте телефонным звонкам и массажам отвлекать вас от выполнения текущей задачи.Держите его в безмолвии и уберите в рабочее время. Откажитесь от привычки проверять телефон каждые 10 минут без всякой причины.
  2. Управляйте привычками просмотра: Импульсивный просмотр и поиск в Google всего, что приходит на ум, являются признаками плохих привычек просмотра. Когда вы работаете за компьютером, избегайте проверки ленты социальных сетей, уведомлений, ответов на сообщения и посещения каждого электронного письма по мере его поступления.
  3. Управляйте внешними отвлекающими факторами: Найдите тихое место для работы — пустую комнату в офисе или запертая комната дома.Если вы работаете в кабине, наденьте гарнитуру с шумоподавлением.

Сосредоточенная работа над достижением цели позволит вам максимально использовать свое время, и вы сможете сделать больше в конце дня.

Принципы управления временем для студентов

Принципы управления временем для студентов отличаются от принципов управления временем в бизнесе или в жизни в целом. Студентам необходимо сбалансировать свою деятельность вокруг уроков, учебы, заданий, общения и изучения возможностей.

Следовательно, для них жизненно важно знать, как создать распорядок дня и спланировать график с акцентом на их цель, чтобы они могли эффективно использовать свое время, энергию и ресурсы. Помимо 6 основных принципов тайм-менеджмента, им нужно действовать еще на 3 основных принципах в своей жизни.

1. Тщательно установите время исследования

Примите во внимание «биологическое прайм-тайм», чтобы установить время исследования в обычном режиме. Это время, когда вы более внимательны, энергичны и лучше всего работаете с полной сосредоточенностью.На это время спланируйте критическое и требующее внимания учебу. Используйте время простоя для стирки, набора текста, выполнения поручений и других задач, требующих меньшей концентрации.

2. Используйте время ожидания продуктивно

Пока вы ждете следующего урока или на автобусной остановке, используйте это время для своего личностного роста. Обратите внимание на такие периоды ожидания и проведите время за чтением мотивационной книги, прослушиванием подкастов, пересмотром своего плана и отдыхом. Вместо того, чтобы тратить время на сплетни или игры со смартфоном, используйте это время продуктивно.

3. Реалистично составляйте свой график

Важно быть дисциплинированным и иметь график, но он не должен быть достаточно плотным, чтобы ограничить вашу свободу. Установите реалистичный график, в котором хорошо сочетаются учебное время, отдых, развлечения и общение. Даже будьте готовы потратить время на посещение особых событий и необычных событий.

Принципы управления временем в сестринском деле

Самой сложной частью медсестры является быстрое изменение списка дел.Ваши приоритеты могут быстро измениться, когда пациенту срочно требуется ваше внимание. Поэтому становится трудно прогнозировать, планировать и расставлять приоритеты. Однако тайм-менеджмент работает везде; вам просто нужно быть стратегическим, чтобы разумно распоряжаться временем.

Есть два дополнительных принципа управления временем в сестринском деле, о которых следует помнить наряду с другими принципами: планирование, расстановка приоритетов, организованность и целенаправленность.

1. Будьте гибкими

Внезапное ухудшение состояния, смерть и новые госпитализации требуют незамедлительных действий и становятся первоочередной задачей, независимо от того, какая задача у вас есть в списке дел.Из-за такого непредсказуемого характера работы медсестрой профессия требует приспособляемости и гибкости. Сосредоточьтесь на самых приоритетных задачах дня и выполняйте их, когда у вас есть время. При необходимости обновите свои приоритеты.

2. Научитесь делегировать

Одним из ключевых навыков управления временем является делегирование. В медсестре вам разрешено делегировать некоторые из ваших задач в определенных рамках. В медсестре есть 5 прав делегирования — правильная задача, правильные обстоятельства, правильный человек, правильное направление и правильная оценка.

Таким образом, научитесь назначать правильную задачу правильному человеку при правильных обстоятельствах, поддерживая правильное общение и оценку. Правильный способ делегирования поможет вам выполнить больше задач в течение смены.

Подведем итоги

Существуют сотни советов, приемов, методов и навыков, позволяющих лучше управлять временем. Но все опирается на эти основные принципы. Если эти принципы соблюдаются должным образом, усилия по управлению временем будут успешными.

Сноска: 1. https://www.lexico.com/en/definition/principle

Советы по повышению производительности

6 мин. Читать

  1. Концентратор
  2. Производительность
  3. Важность управления временем: советы по повышению производительности

Малые предприятия и фрилансеры должны максимально использовать время, которое у них есть, чтобы развивать свой бизнес, и правильные навыки управления временем могут помочь в этом.Тайм-менеджмент важен для занятых компаний, так как они могут расставить приоритеты для всех своих рабочих задач и быстрее достичь своих целей. Если вы лучше управляете своим временем, вы сможете использовать новые возможности и устойчиво развивать свой бизнес.

В этих разделах рассматривается важность тайм-менеджмента и предлагаются советы по повышению вашей продуктивности на работе:

Что такое тайм-менеджмент?

Почему так важен тайм-менеджмент?

Основы тайм-менеджмента

Что такое тайм-менеджмент?

Управление временем — это стратегия планирования доступного времени и контроля количества времени, которое вы тратите на определенные задачи, чтобы работать более эффективно.Одним людям эффективное управление временем дается легче, чем другим, но каждый может развить привычки, чтобы улучшить свои навыки управления временем. Без четкого управления временем ваша работа и благополучие могут пострадать, и это может привести к:

  • Производство некачественной работы
  • Несоблюдение сроков
  • Повышение уровня стресса
  • Нарушение баланса между работой и личной жизнью
  • Нанесение вреда профессиональной репутации

Почему важен тайм-менеджмент?

Управление временем важно, потому что оно помогает вам контролировать свой рабочий день, чтобы вы могли строить свой бизнес без ущерба для баланса между работой и личной жизнью.Вот семь преимуществ правильного управления временем:

Повысьте эффективность своей работы

Когда вы научитесь выделять время для всех важных задач, вы будете лучше понимать, что вам нужно выполнить, и сколько времени должно занять каждая задача. Если у вас есть график, которому нужно следовать, вы, вероятно, обнаружите, что тратите меньше времени на решение, над чем работать, или откладывая на потом, и больше времени уделяете важной работе. Тайм-менеджмент может помочь вам сосредоточиться только на важных задачах и избежать отвлекающих факторов, отнимающих много времени.

Производите лучшую работу

Когда вы не стремитесь уложиться в срок, вы можете приложить больше усилий и больше обдумать свою работу. Управление временем помогает вам расставить приоритеты для ваших задач, чтобы у вас было достаточно времени для завершения каждого проекта. Качество вашей работы повышается, если вы не торопитесь завершить ее раньше быстро приближающегося срока.

Выполнить работу вовремя

Правильное управление своим временем включает в себя привязку каждой задачи в вашем списке к определенным временным отрезкам.Многие люди используют тайм-менеджмент, чтобы позволить себе несколько дней на завершение проекта, или завершить его раньше установленного срока, чтобы обеспечить буфер на случай любых проблем, которые могут возникнуть. Если правильно спланировать время, необходимое для завершения работы, вы всегда сможете уложиться в сроки.

Снизьте уровень стресса

Легко забеспокоиться, когда у вас есть полный список задач, которые нужно выполнить как по работе, так и в личной жизни. Грамотное управление временем может помочь вам расставить приоритеты в списке дел и выделить время, необходимое для ваших самых важных задач, чтобы вы точно знали, что вам нужно сделать и сколько времени у вас есть для выполнения всего.Расстановка приоритетов для ваших задач и предоставление себе достаточно времени для их выполнения может помочь снизить уровень стресса.

Улучшение карьерных возможностей

Тайм-менеджмент может помочь вам стать более надежным сотрудником, который всегда выполняет качественную работу в установленные сроки. Это, в свою очередь, повысит вашу ценность как работника и повысит вашу профессиональную репутацию, что поможет вам найти новые возможности для расширения вашей карьеры.

Повысьте уверенность в себе

Когда вы правильно распоряжаетесь своим временем и успешно соблюдаете установленные сроки, вы почувствуете чувство выполненного долга и уверенность в своих силах.Последовательное завершение вашего ежедневного списка дел — это мощный мотиватор, который может побудить людей еще больше улучшать свои навыки управления временем и открывать новые возможности для работы.

Повышение эффективности

Когда вы поймете, как эффективно распоряжаться своим временем, вы станете более сосредоточенным на работе, что позволит вам достигать большего с меньшими затратами времени. Например, вместо того, чтобы пытаться работать над большим проектом, когда у вас есть пятнадцать минут до встречи, вы можете выполнить несколько небольших задач за это время и сохранить более крупные задачи, требующие больше умственных способностей, когда у вас есть большой блок свободное время.Вы сможете работать более эффективно, добиваясь большего с меньшими затратами времени.

Основы тайм-менеджмента

Улучшение ваших навыков управления временем может сделать вас более продуктивным и менее напряженным. Вот пять простых шагов, которые помогут вам лучше управлять своим временем:

План впереди

Заблаговременное планирование времени — самый важный элемент хорошего тайм-менеджмента. Поймите, когда вы наиболее продуктивны: возможно, вы наиболее бодрствуете утром в первую очередь, или, может быть, вы делаете большой шаг ночью.Сохраните самые важные и сложные задачи на время максимальной продуктивности. Запланируйте более простые или мелкие задачи на время, когда вы менее внимательны. Прежде чем начинать каждый день, хорошо представляйте, сколько времени вы будете тратить на работу над всем, что входит в ваш список задач.

Расставить приоритеты задач

Оцените каждый проект, над которым вам нужно работать, чтобы определить, какие задачи являются наиболее срочными и важными, и сделайте их своим главным приоритетом на день. Оставьте менее важные задачи или проекты, которые еще не стали срочными, на потом, когда у вас будет больше времени, чтобы сосредоточиться на менее важных проектах.

Устранение отвлекающих факторов

Отвлекающие факторы — один из самых серьезных убийц производительности. Сайты социальных сетей, смартфоны и непослушные коллеги могут отвлечь вас от ваших приоритетов и сорвать ваш график. Согласно исследованию Think Money, треть сотрудников отвлекается на целых три часа рабочего дня. Если вы считаете, что определенные отвлекающие факторы являются слишком большим соблазном, подумайте о том, чтобы оставить свой смартфон запертым в ящике стола в течение дня или использовать расширение браузера, чтобы заблокировать веб-сайты, которые больше всего вас отвлекают.

Не выполняйте одновременно несколько задач

Многозадачность может показаться хорошим способом выполнения дополнительной работы, но на самом деле она снижает вашу продуктивность. Вместо завершения нескольких проектов вы начинаете, но не завершаете ни один из них. Лучший способ управлять своим временем — сосредоточиться на одной задаче за раз и уделять ей все свое внимание, пока вы работаете над ней, чтобы избежать ошибок.

Вознаграждай себя за хорошую работу

Награды могут стать отличным мотиватором для хорошего тайм-менеджмента.Дайте себе небольшую награду за каждую задачу, которую вы выполняете в течение дня. Например, вы можете отпраздновать завершение отчета, выйдя на улицу за 15 минут. Вознаграждения сохраняют мотивацию к работе и помогают достичь лучшего баланса между работой и личной жизнью.

Ищете более подробные советы о том, как улучшить свои навыки управления временем? Эта статья поможет вам стать экспертом в области тайм-менеджмента.


СТАТЬИ ПО ТЕМЕ

Управление временем — значение и важность

Правильно сказано: «Время и прилив никого не ждут».Человек должен понимать ценность времени для достижения успеха во всех сферах жизни. Люди, которые зря тратят время, не могут создать собственную идентичность.

Что такое тайм-менеджмент?

  • Управление временем относится к эффективному управлению временем, так что правильное время выделяется для правильной деятельности.
  • Эффективное управление временем позволяет людям назначать определенные временные интервалы для действий в соответствии с их важностью.
  • Управление временем означает максимальное использование времени, поскольку время всегда ограничено.

Спросите себя, какая деятельность важнее и сколько времени на нее следует отвести? Знайте, какие работы нужно сделать раньше, а какие — немного позже.

Тайм-менеджмент играет очень важную роль не только в организации, но и в нашей личной жизни.

Time Management включает:

  1. Эффективное планирование
  2. Постановка целей и задач
  3. Установка сроков
  4. Делегирование обязанностей
  5. Приоритезация мероприятий по их важности
  6. Уделять нужное время правильным занятиям
  • Эффективное планирование

    Планируйте свой день заранее.Подготовьте список дел или «ПЛАН ЗАДАЧ». Запишите важные действия, которые необходимо выполнить за один день, и время, которое должно быть выделено на каждое действие. Работа с высоким приоритетом должна быть на первом месте, а за ней должны следовать те, которые не требуют особого внимания в данный момент. Выполняйте незавершенные задачи одну за другой. Не начинайте новую работу, если вы не выполнили предыдущую задачу. Отметьте те, которые вы уже выполнили. Убедитесь, что вы выполнили задачи в установленные сроки.

  • Постановка целей и задач

    Работа без целей и задач в организации аналогична ситуации, когда капитан корабля теряется в море.Да, вы бы потерялись. Ставьте перед собой цели и убедитесь, что они реалистичны и достижимы.

  • Установка сроков

    Устанавливайте для себя сроки и изо всех сил старайтесь выполнять задачи раньше срока. Не ждите, пока начальство будет спрашивать вас каждый раз. Научитесь брать на себя ответственность за работу. Один человек, который может лучше всего установить сроки, — это вы сами. Спросите себя, сколько времени нужно посвятить конкретной задаче и сколько дней. Используйте планировщик, чтобы отметить важные даты относительно установленных сроков.

  • Делегирование обязанностей

    Научитесь говорить «НЕТ» на рабочем месте. Не делайте все в одиночку. Есть и другие люди. Не следует принимать то, что, как он знает, для него сложно. Роли и обязанности должны быть делегированы в соответствии с интересами и специализацией сотрудников, чтобы они могли выполнять задачи в установленные сроки. Человеку, который ничего не знает, нужно больше времени, чем тому, кто хорошо разбирается в работе.

  • Приоритезация задач

    Расставьте задачи по приоритетам в соответствии с их важностью и срочностью.Знайте разницу между важной и срочной работой. Определите, какие задачи нужно выполнить в течение дня, все — в течение месяца и так далее. Самые важные задачи следует выполнять раньше.

  • Уделять нужное время правильным занятиям

    Развивайте привычку делать правильные вещи в нужное время. Работа, сделанная в неподходящее время, бесполезна. Не тратьте целый день на то, что можно сделать за час или около того. Также выделите время для личных звонков или проверки обновлений на Facebook или Twitter.В конце концов, человек — это не машина.

Для эффективного управления временем необходимо:

Организовано — Не храните стопки файлов и кучи бумаги на рабочем месте. Бросьте все, что вам не нужно. Разложите важные документы по папкам. Храните файлы в соответствующих ящиках с этикетками наверху каждого файла. Это экономит время на ненужные поиски.

Не трать время зря — Не убивай время праздношатанием или сплетнями.Сконцентрируйтесь на работе и выполняйте задания вовремя. Помните, что ваша организация не платит вам за то, что вы играете в компьютерные игры или заглядываете в чужие кабинеты. Сначала завершите свою работу, а затем делайте то, что вам хочется. Не ждите до последнего момента.

Будьте сосредоточены — Чтобы эффективно управлять временем, нужно быть сосредоточенным.

Выработайте привычку использовать планировщики, органайзеры и настольные календари для лучшего управления временем. Устанавливайте напоминания на телефонах или персональных компьютерах.




Авторство / ссылки — Об авторе (ах)
Статья написана «Прачи Джунджа» и проверена группой Management Study Guide Content Team . В состав группы MSG по содержанию входят опытные преподаватели, профессионалы и эксперты в предметной области. Мы являемся сертифицированным поставщиком образовательных услуг ISO 2001: 2015 . Чтобы узнать больше, нажмите «О нас». Использование этого материала в учебных и образовательных целях бесплатно.Укажите авторство используемого содержимого, включая ссылку (-ы) на ManagementStudyGuide.com и URL-адрес страницы содержимого.


Управляйте временем с помощью этих 20 эффективных советов по управлению временем

У всех нас 24 часа в сутки. Но почему кажется, что некоторые люди могут выжать максимум из каждой минуты дня? Вы не поверите, но они не способны замедлить время. Однако они умеют правильно распоряжаться своим временем.

Хотите узнать, как стать мастером тайм-менеджмента? Начните с этих 20 сверхмощных советов по управлению временем.

1. Создайте тайм-аудит.

Когда дело доходит до управления временем, первый шаг, который вам нужно сделать, — это выяснить, на что на самом деле уходит ваше время. Вы можете подумать, что отправляете электронные письма всего за 30 минут, но на самом деле эта задача отнимает час вашего дня.

Самый простой способ отслеживать свое время — загрузить такое приложение, как RescueTime, Toggl или мой календарь приложений, чтобы отслеживать все, что вы делаете в течение недели. Затем вы можете получить доступ к отчету, чтобы узнать, что крадет ваше время.Обладая этой информацией, вы можете затем внести соответствующие корректировки.

2. Установите ограничение по времени для каждой задачи.

Я обнаружил, что установка ограничения по времени для каждой задачи не позволяет мне отвлекаться или откладывать на потом. Например, если я хочу написать статью для своего блога, я даю себе два часа. Поэтому, если я начинал в 8 утра, я стараюсь написать его к 10 утра.

В некотором смысле становится игрой.

Поскольку я помещаю буферы между задачами и действиями, если я не завершу задачу вовремя, я все равно могу работать над ней, не тратя время, отведенное для чего-то другого.

3. Используйте список дел, но не бросайте задачи.

«Все цели и проекты состоят из более мелких частей, которые необходимо выполнить, чтобы достичь цели или завершить проект. Создавайте списки дел для каждой цели и проекта, перечисляя все измеримые шаги, которые необходимо выполнить », — предлагает Уильям Липовский.

«Помимо того, что вы сосредоточены, это также мотивирует вас, поскольку вы можете видеть, чего вы уже достигли, и что осталось».

В то же время будут прерывания, которые могут помешать вам выполнить задачу.Уильям рекомендует вам «всегда возвращаться к этим задачам и выполнять их, когда у вас есть такая возможность. Это может потребовать от вас установить ограничение на количество задач, над которыми вы работаете в любой момент ».

4. Планируйте заранее.

Одно из худших действий, которое вы можете сделать, — это проснуться без плана на день. Вместо того чтобы сосредоточиться на том, что нужно сделать, вы бесцельно блуждаете и решаете более тривиальные дела.

Вот почему вы всегда должны планировать заранее, используя один из этих вариантов;

  • Накануне вечером. Прежде чем уйти с работы, потратьте последние 15 минут на организацию своего офиса и составление списка самых важных вещей на завтра.
  • Первым делом с утра. Во время утреннего распорядка запишите 3 или 4 наиболее срочных и важных дела, которые необходимо решить сегодня, и работайте над ними, когда вы наиболее продуктивны.

5. Проведите утро в Массачусетском технологическом институте.

Марк Твен однажды сказал: «Если твоя работа — съесть лягушку, лучше всего это сделать с утра.А если ваша работа — съесть двух лягушек, лучше сначала съесть самую большую ».

Брутто? Конечно. Но, по мнению Твена, вы должны заниматься своими самыми большими и сложными задачами по утрам, иначе говоря, вашими наиболее важными задачами (MIT) дня.

Есть несколько причин, по которым это такой эффективный трюк с тайм-менеджментом. Во-первых, у вас обычно больше всего энергии в AM. Так что лучше взяться за эти задачи, когда вы не истощены. Кроме того, вы можете использовать это чувство выполненного долга, чтобы пережить остаток дня.

6. Научитесь делегировать / передавать на аутсорсинг.

Делегирование и аутсорсинг могут быть немного сложными. Некоторым трудно позволить кому-то делать то же самое, что и раньше. У других нет времени обучать кого-то выполнять определенные задачи.

Дело в том, что делегирование или аутсорсинг реально экономят время, поскольку уменьшают вашу рабочую нагрузку — а это означает, что у вас есть больше времени, чтобы тратить на более важные задачи или делать меньше работы. Либо передайте обязанности квалифицированным членам команды, либо наймите опытного фрилансера.И, если вы все же решите пройти обучение на дому, первоначальные вложения в конечном итоге окупятся.

7. Исключить половину работы.

«В наш век постоянного отвлечения внимания глупо легко разделить внимание между тем, что мы должны делать, и тем, чем общество нас бомбардирует», — пишет Джеймс Клир.

«Обычно мы балансируем потребности в сообщениях, электронных письмах и списках дел в то же время, когда мы пытаемся добиться чего-то. Редко, когда мы полностью заняты поставленной задачей.”

Clear окрестил эту «половину работы», и вот несколько примеров;

  • Вы пишете отчет, но случайно останавливаетесь, чтобы проверить свой телефон, без причины.
  • Вы пробуете новую программу тренировок, но через пару дней переключаетесь на новую программу, потому что читали об этом в Интернете.
  • Во время разговора по телефону вы вспоминаете папку входящих сообщений электронной почты.

«Независимо от того, где и как вы попадаете в ловушку половинной работы, результат всегда один: вы никогда не полностью заняты поставленной задачей, вы редко выполняете задачу в течение продолжительных периодов времени, и у вас уходит вдвое больше времени, чтобы выполнить вдвое меньше », — добавляет Клир.

Clear обнаружил, что лучший способ преодолеть половину работы — это заблокировать «значительное время, чтобы сосредоточиться на одном проекте и исключить все остальное». Например, он выберет одно упражнение и сосредоточится только на нем во время тренировки. Он также выделит несколько часов, чтобы посвятить его важному проекту, но оставит телефон в другой комнате.

«Это полное устранение отвлекающих факторов — единственный известный мне способ погрузиться в глубокую, сфокусированную работу и избежать фрагментированных сессий, когда вы выполняете лишь половину работы.”

8. Измените свое расписание.

Если вы читаете эту статью, то очевидно, что хотите узнать о некоторых полезных методах управления временем — и я более чем счастлив помочь вам с этим. Но если вы боретесь с управлением временем, решение может быть столь же простым, как изменение вашего расписания.

Например, вместо того, чтобы спать до 6:30 утра, просыпайтесь на час раньше. Лично я считаю, что 5:15 утра — самое продуктивное время дня, поскольку это дает мне время заниматься спортом, планировать свой день, просматривать электронную почту и даже работать над побочными проектами, не отвлекаясь.

Также подумайте о том, чтобы просыпаться пораньше по выходным и, возможно, сократить время просмотра телевизора.

9. Оставьте буферное время между задачами и встречами.

Немедленный переход от одной задачи или встречи к другой может показаться хорошим использованием вашего времени, но на самом деле это дает обратный эффект. Нам нужно время, чтобы очистить свой разум и зарядиться энергией, отправившись на прогулку, медитируя или просто мечтая. В конце концов, человеческий мозг может фокусироваться только около 90 минут за раз.

Без этого перерыва труднее сохранять сосредоточенность и мотивацию. Планирование буферного времени также может предотвратить опоздание на следующую встречу. Я считаю, что 25 минут между задачами и встречами — это идеальный буфер.

10. Будьте организованы и работайте с одной задачей.

Средний американец тратит 2,5 дня в год на поиски потерянных вещей. В результате мы ежегодно тратим более 2,7 миллиардов долларов на замену этих элементов. Вместо того, чтобы тратить зря время и деньги, будьте организованы.

Начните с создания дома для всего и следите за тем, чтобы предметы были возвращены на свои места. В конце дня уберите свое рабочее место и создайте систему управления документами.

И начните однозадачность. Большинство людей называют многозадачность основной причиной неправильной замены предметов.

11. Следуйте правилу 80-20.

«Принцип Парето, также известный как правило 80-20, предполагает, что 80% результатов достигается за счет 20% приложенных усилий. Это обычно используется в продажах, поскольку 80% продаж обычно поступают от 20% клиентов», — пишет Ренцо Костарелла в предыдущем посте календаря.

«Когда дело доходит до того, как вы должны распоряжаться своим временем, этот принцип также может быть применен. 80% ваших результатов — это 20% ваших действий ».

Ренцо советует начинать с ежедневного просмотра «своего расписания или списка дел». Для простоты попробуйте записать пять задач, которые вам нужно выполнить. Используя этот принцип, вы, вероятно, сможете исключить большинство пунктов из вашего списка. Поначалу это может показаться неестественным, но со временем это заставит вас увеличить усилия по наиболее важным задачам.”

12. Воспользуйтесь онлайн-календарем.

Календари давно стали основным инструментом управления временем. Однако онлайн-календари подняли это на новый уровень. Это потому, что вы можете получить к нему доступ с нескольких устройств, легко планировать встречи и встречи, настраивать напоминания, создавать временные блоки и планировать повторяющиеся мероприятия.

Лично я использую Google Calendar. Думаю, это лучшее. Но Outlook и Apple Calendar тоже работают хорошо.

13. Перестань быть идеальным.

Когда вы перфекционист, ничто не может быть достаточно хорошим. Это означает, что вы будете возвращаться к одной и той же задаче снова и снова. Как вы думаете, насколько продуктивным будет ваш день в результате?

Итак, хватит быть идеальным. Его не существует. Сделайте все, что в ваших силах, и двигайтесь дальше.

14. Просто скажите «Нет».

Я знаю, что вы не хотите никого расстраивать. Но вы можете справиться только с этим. Если у вас уже есть полная тарелка, откажитесь от приглашения на ужин или помогите коллегам по проекту, пока у вас не появится свободное время.

15. Прививайте краеугольные привычки.

Чарльз Дахигг, автор книги «Сила привычки», ввел термин «краеугольные привычки». Но что они? Проще говоря, это привычки, которые могут изменить вашу жизнь, такие как упражнения, отслеживание того, что вы едите, разработка распорядка дня и медитация.

Эти привычки заменяют плохие привычки и вызывают другие хорошие. В результате вы станете более здоровым, целеустремленным и сможете лучше распоряжаться своим временем.

16. Не теряйте время ожидания.

Скажу честно. Я терпеть не могу ждать. Не то чтобы я нетерпеливый. Просто я знаю, что это время лучше было бы провести в другом месте.

Однако вместо того, чтобы тратить это время зря, я нашел способ извлечь из него максимум пользы. Например, сидя в зале ожидания, я читаю вдохновляющую книгу, слушаю подкаст или создаю план предстоящего сообщения в блоге.

17. Работа на дому.

Знаете ли вы, что в среднем американец добирается до 26 минут? И, что еще хуже, эти ежедневные поездки становятся длиннее.Добавьте к этому количество времени, которое требуется на подготовку, и вы легко увидите, сколько времени потрачено впустую, чтобы добраться до работы и с работы.

Хотя это возможно не для каждой работы, работа на дому даже два раза в неделю может в конечном итоге сэкономить вам несколько часов в неделю.

18. Найдите вдохновение.

Когда я перетаскиваю, я использую вдохновляющие источники, такие как выступление на TED или биография. Это простой способ снова разжечь этот огонь, чтобы мотивировать меня и вернуться в нужное русло.

19. Сгруппируйте похожие задачи вместе.

Когда у вас есть связанные работы, объедините их вместе. Например, не отвечайте на электронные письма и телефонные звонки в течение дня. Запланируйте определенное время для выполнения этих задач.

Причина? Разные задачи требуют разного мышления. Объединяя связанные задачи вместе, ваш мозг не переключает передачи, а это значит, что вы сокращаете время на переориентацию.

20. Делай меньше.

Это тактика от Льва Бабауты. Он завел блог Zen Habits, и его обязательно нужно прочитать.Итак, что Лео говорит о том, чтобы делать меньше.

Делать меньше не означает «лучше меньше, да лучше». Это означает «меньше — лучше». Это достигается за счет замедления, осознания того, что нужно сделать, и концентрации только на этих вещах. Как только вы это сделаете, сделайте каждое действие на счету. В результате вы будете создавать больше ценности, а не просто корм.

.

Comments

No comments yet. Why don’t you start the discussion?

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.