Состоялась рабочая встреча Олега Мельниченко и Владимира Колчина
Временно исполняющий обязанности губернатора и помощник полномочного представителя Президента РФ в ПФО обсудили основные показатели работы системы комплексной помощи людям с расстройствами аутистического спектра, в пятницу, 16 апреля 2021 года.Владимир Колчин посетил Пензенскую область с двухдневным визитом с целью ознакомления с региональной системой оказания помощи пациентам с РАС, а также с организацией процесса инклюзивного образования и методами социализации детей с вышеназванными нарушениями нервного развития.
В рамках рабочей поездки помощник полпреда посетил медицинские и образовательные учреждения Пензенской области, оказывающие помощь людям с РАС: детскую поликлинику ГБУЗ «Пензенская районная больница», детское отделение ГБУЗ «Областная психиатрическая больница им. К.Р. Евграфова», Центр «Равновесие», ГБУ ССЗН «Областной социально-реабилитационный центр для детей и молодых инвалидов», детский сад в с.
Под руководством Владимира Колчина прошло заседание расширенной региональной рабочей группы по реализации окружного проекта «Ментальное здоровье» в Пензенской области. В совещании приняли участие представители федеральных и региональных органов власти, партнеры проекта, педагоги, общественные организации.
«В Пензенской области многое сделано для поддержки детей с ограниченными возможностями, появилась положительная динамика в направлении социализации и адаптации детей с РАС», – подчеркнул Владимир Колчин.
Большой опыт по разработке перспективных форм взаимодействия с детьми с РАС накоплен в Центре «Равновесие», который функционирует с 2001 года и сегодня объединяет более 90 детей в возрасте от 4 до 18 лет, их родителей и педагогов. Здесь особое внимание уделяется допрофессиональной подготовке подростков с ограниченными возможностями здоровья.
Кроме того, была заслушана информация о положительном опыте, имеющемся в Пензенской области по организации сопровождения проживания молодых людей с особенностями развития (из опыта работы АНО «Квартал Луи»), и о работе Центра реабилитации инвалидов детства «Наш солнечный мир».
В ходе встречи с временно исполняющим обязанности губернатора Пензенской области Олегом Мельниченко были рассмотрены основные показатели работы системы комплексной помощи людям с расстройствами аутистического спектра. Пензенская область стала пилотным регионом по сопровождению детей с указанным видом заболеваний. Во время делового общения было внесено несколько предложений по дальнейшему плану работы в данной сфере.
Напомним, 26 февраля 2021 года полномочный представитель Президента Российской Федерации в Приволжском федеральном округе Игорь Комаров провел совещание по реализации общественного проекта «Ментальное здоровье». В проекте участвуют Республика Башкортостан и Чувашская Республика, Нижегородская, Пензенская и Ульяновская области.
Первым положительным итогом реализации проекта стало увеличение количества детей, посещающих инклюзивные группы и классы; около 5 тысяч детей получают дополнительные услуги в рамках различных социальных программ и еще около тысячи проходят медицинскую реабилитацию.
Рабочая встреча с президентом Федерации биатлона России Виктором Майгуровым
9 апреля Глава Башкортостана Радий Хабиров встретился с президентом Федерации биатлона России, двукратным призёром Олимпийских игр, заслуженным мастером спорта Виктором Майгуровым. Стороны обсудили успехи башкирских биатлонистов и перспективы развития спорта в республике.
– Башкортостан – очень спортивный регион. И биатлон занимает у нас одно из первых мест, – отметил Радий Хабиров. – Спортсмены радуют успехами: в прошлое воскресенье, 4 апреля наши ребята Александр Бабчин, Антон Бабиков, Алексей Петров и Эдуард Латыпов завоевали первое место в мужской эстафете на чемпионате России.
У башкирского биатлона – богатая история и большое будущее. Мы нацелены на сотрудничество с Федерацией и готовы принимать у себя соревнования любого уровня.
Виктор Майгуров поблагодарил Главу Башкортостана за внимание к развитию биатлона в регионе.
– Я вижу, что республика много делает для поддержки спорта в целом и биатлона в частности. Я пообщался со спортсменами и тренерами, они не испытывают недостатка ни в инвентаре, ни в площадках для подготовки, ни в снаряжении, – сказал руководитель Федерации. – Искренне поздравляю с успехами ваших спортсменов, в первую очередь Эдуарда Латыпова, который по праву стал лидером сборной России по биатлону. Приятно, что Башкортостан возвращается на лидирующие позиции. В сентябре в Уфе пройдёт первенство страны по летнему биатлону среди юниоров, есть планы провести зимние старты Кубка и чемпионата России.
Радий Хабиров подчеркнул, что к предстоящему первенству Башкортостан обновит уфимский биатлонный комплекс. Здесь предстоит привести в порядок лыжероллерную трассу, стрельбище и административные здания.
После этого СОК «Биатлон», которому в этом году исполнится 20 лет, будет отвечать современным стандартам. Виктор Майгуров поддержал планы обновления технической базы лыжного спорта в республике, в том числе обустройство трасс в Октябрьском, Белорецке и Ишимбае.
Рабочая встреча с работодателями об исполнении квоты для трудоустройства инвалидов
Рабочая встреча с работодателями об исполнении квоты для трудоустройства инвалидов
12 апреля в Центре занятости населения Ковдорского района прошел «Круглый стол» с работодателями на тему «Трудоустройство инвалидов – исполнение законодательства о квотировании». В мероприятии приняли участие специалисты кадровых служб предприятий с различной формой собственности.
11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» и Закону Мурманской области от 29.12.2004 № 573-01-ЗМО «О социальной защите и мерах социальной поддержки инвалидов в Мурманской области» одним из специальных мероприятий, предоставляющим гарантии трудовой занятости инвалидов, является установление в организациях независимо от организационно-правовых форм и форм собственности квоты для приёма на работу инвалидов, определён алгоритм действий работодателей при квотировании рабочих мест для трудоустройства инвалидов.До сведения работодателей доведена также информация об использовании альтернативных возможностей выполнения квоты:
- аренда рабочих мест у других работодателей, имеющих возможность трудоустраивать инвалидов;
- организация временных рабочих мест для граждан с инвалидностью на условиях выплаты работнику дополнительно к заработной плате материальной поддержки за счет средств регионального бюджета;
- размещение производственного заказа или заказа на выполнение работы в общественных объединениях инвалидов и образованных ими организациях, в других организациях и у индивидуальных предпринимателей с численностью работающих инвалидов не менее 50% от общей штатной численности работников.
До сведения работодателей также была доведена информация о внесении изменений в Закон РФ «О занятости населения в Российской Федерации» в части создания условий для обеспечения занятости инвалидов. В целях трудоустройства неработающих инвалидов, ускорения профессиональной адаптации принимаемых и принятых на работу граждан из числа инвалидов и обеспечения их стабильной занятости Федеральный закон о занятости дополнен «статьей 13.1 Организация сопровождаемого содействии занятости инвалидов» и «статьей 24.1 Особенности организации содействия занятости инвалидов».
В результате встречи представители АО «Ковдорский ГОК» высказали заинтересованность в части использования аренды рабочих мест у других работодателей, как альтернативного способа выполнения установленной квоты.
Состоялась рабочая встреча Губернатора и Главы Администрации Пскова
Губернатор Псковской области Михаил Ведерников провел рабочую встречу с Главой Администрации города Пскова Александром Братчиковым. Стороны обсудили ряд актуальных для регионального центра вопросов, касающихся социальной, дорожной и жилищно-коммунальной сферы.
Так, например, Александр Братчиков проинформировал об открытии дошкольного отделения Псковской инженерно-лингвистической гимназии. Дошкольное учреждение расположено на улице Завеличенской и рассчитано на 140 мест. Из них 60 предназначены для детей до трех лет. Детский сад возведен в рамках федерального проекта «Содействие занятости женщин — создание условий дошкольного образования для детей в возрасте до трех лет» национального проекта «Демография».
Глава Администрации города Пскова отметил, что с открытием дошкольного отделения в ПИЛГ будет организован целый лингвистический комплекс, направленный на всестороннее развитие детей раннего возраста. «Сад оборудован в соответствии с самыми современными требованиями и стандартами, предъявляемыми к дошкольным учреждениям. Здесь применяются эффективные методики, направленные на развитие личности ребенка, его интеллекта и таланта», — рассказал Александр Братчиков, отметив, что штат и детские группы полностью укомплектованы.
Михаил Ведерников напомнил, что в прошлом году новые детские сады и пристройки появились сразу в нескольких муниципалитетах. Работа по созданию новых мест для дошкольников продолжится и в текущем году. Так, Глава региона поручил Александру Братчикову контролировать темпы возведения нового детского сада на улице Коммунальной, строительство которого стартовало в Пскове.
Далее стороны обсудили вопросы эффективности транспортной сферы в городе и деятельности управляющих компаний.
В ходе встречи Губернатор обратил внимание Главы Администрации города Пскова на то, что следует повысить скорость и качество уборки улиц в региональном центре, а по завершению таяния снега закончить работу по приведению в порядок улиц и дворов города.
Состоялась рабочая встреча Владимира Путина и Валерия Фалькова
Глава государства Владимир Путин провел рабочую встречу с Министром науки и высшего образования Валерием Фальковым, на которой обсуждались планы проведения Года науки и технологий, закрепление статуса и система мер государственной поддержки молодых ученых, а также научно-образовательный проект по созданию карбоновых полигонов.
Год науки и технологий
В рамках презентации Года науки и технологий глава Минобрнауки России Валерий Фальков отметил, что по данным ВЦИОМ по десятибалльной шкале – практически абсолютное большинство опрошенных признали, что развитие в стране науки и технологий — это принципиально важно.
Также Министр рассказал о тематизации каждого месяца. Так, апрель ожидаемо будет транслировать тему «Освоение космоса», май — «Новые вызовы и угрозы. Безопасность». В декабре Год науки и технологий завершится темой «Человек и общество».
Понятие «молодые ученые» закрепят в законе
На встрече Владимир Путин и Валерий Фальков обсудили вопрос правового статуса молодых ученых.
Есть системная проблема, которая связана с тем, что, к сожалению, у нас отсутствует четкое единообразное определение понятия и закрепление правового статуса молодого ученого и в федеральном законодательстве, и в региональном соответственно. На уровне подзаконных актов есть разные трактовки, и это не позволяет сфокусировать меры государственной поддержки. Просьба поддержать нас с тем, чтобы в профильный закон о науке внести изменения, закрепив в нем и понятие, и правовой статус молодых ученых как совокупность прав, обязанностей и, что очень важно, гарантий.
По словам Владимира Путина, государство должно позаботиться об ученых всех поколений, всех возрастов.
Исхожу из того, что начинающие исследователи нуждаются в особой поддержке со стороны государства, поскольку они являются как раз начинающими, они только делают первые шаги, — одобрил предложение глава государства.
Стоит отметить, что в прошлом году, по данным ВЦИОМ, 59% опрошенных отметили, что престиж ученых в российском обществе вырос.
Ожидается, что закрепление на законодательном уровне правового статуса молодых ученых позволит не только внедрить меры государственной поддержки, но и привлечет в сферу науки талантливую молодежь.
Баланс парниковых газов
Валерий Фальков представил Владимиру Путину пилотный проект по карбоновым полигонам.
В первом потоке реализации проекта участвуют семь пилотных регионов, причем это геостратегически разные регионы –Калининградская и Сахалинская области, Чеченская Республика и Краснодарский край, а также Свердловская, Новосибирская и Тюменская области.
Министр подчеркнул значимость разработки собственной методики измерения потоков основных парниковых газов для исполнения Парижского соглашения в рамках Рамочной конвенции ООН об изменении климата (РКИК), которая регулирует меры по снижению содержания углекислого газа в атмосфере с 2020 года.
Для нашей страны это вопрос в каком-то смысле даже национальной безопасности. Важно, чтобы была собственная недискриминационная система измерения баланса парниковых газов, то есть того, как они и где выделяются и поглощаются,
— пояснил значимость проекта Валерий Фальков.
Глава ведомства также подчеркнул перспективы роста пилотных полигонов и ферм в отдельную индустрию к 2030 году с кратным увеличением количества рабочих мест.
Президент поддержал проект и отметил принципиальность его использования.
«Важно только, чтобы это не использовалось как инструмент для достижения каких-то узкокорыстных экономических целей либо каких-то других, не шло в ущерб нашей стране. И согласен с вами в том, что нужно, безусловно, привлекать не только, что называется, чистых ученых, но и практиков, которые понимают, что происходит в реальной жизни», — резюмировал Владимир Путин.
Рабочая встреча в Москве — Архив новостей
Фото пресс-службы ФХМР.
версия для печати
Сегодня, 15 февраля, в Москве состоялось рабочее совещание с руководителями клубов Суперлиги.
За «круглым столом» лицом к лицу с представителями 14 команд встретились для обсуждения насущных вопросов руководство и аппарат Федерации хоккея с мячом России, а также приглашенные для участия в совещании председатель Тренерского Совета ФХМР Владимир Янко, главный тренер мужской национальной сборной России Павел Франц, министр физической культуры и спорта Кузбасса, член Исполкома ФХМР Сергей Мяус и генеральный менеджер сборной страны Виктор Захаров.
— Мы собрались здесь, чтобы обсудить целый спектр вопросов — от детского хоккея с мячом до национальной сборной. Ведь работа клуба — это не только выступление в чемпионате или кубке. Это и взаимодействие с региональными федерациями и ДЮСШ, и популяризация нашего вида спорта в регионе, и развитие вида спорта в целом. Клубы, на наш взгляд, должны больше требовать с тренеров в вопросах подготовки игроков, чтобы качество демонстрируемого хоккея находилось на высоком уровне, — обратился со вступительным словом президент FIB и ФХМР Борис Скрынник.
КЛУБЫ «В ОДНОЙ УПРЯЖКЕ» СО СБОРНОЙ
Одной из первых и главных тем встречи стал вопрос взаимодействия клубов с национальной сборной России. С отчетом о проделанной работе и с планами по подготовке команды к чемпионатам мира в Иркутске и Сыктывкаре выступил Павел Франц.
— Цикл нашей работы начался в прошлом сезоне с «Турнира четырех наций» в Швеции, где мы пошли на риск и решились на кардинальное омоложение линии обороны.
Затем сборная провела турнир в Финляндии, вновь встретившись со сборными Суоми и Швеции. И могу ответственно заявить, что на тот момент мы были полностью готовы к чемпионату мира: команда прекрасно понимала наши требования и то, что нужно делать на льду, это был цельный сплав молодости и опыта. Но, к сожалению, вмешалась пандемия COVID-19, и ЧМ был перенесен. В сложившихся условиях мы вели постоянный диалог с хоккеистами в дистанционном формате. Увы, подготовка к новому сезону оказалась скомканной — из-за различных ограничений у команды не было возможности провести сборы. Таким образом, в Красноярске сборная собралась фактически впервые за год, и короткий турнир оставил двоякое впечатление. С одной стороны, мы просмотрели всех кандидатов, которых наметили по итогам выступлений в Кубке и Чемпионате России. С другой, сбор выявил наши слабые и сильные места, но очень расстроил тот факт, что ряд хоккеистов приехал покататься, а не выкладываться на 100 процентов. Безусловно, у каждого клуба свои задачи, но все цели должны быть подчинены интересам национальной сборной, — резюмировал наставник.
Павел Франц отметил, что в ближайших планах команды — проведение трех сборов. Первый из них намечен через неделю после финала Суперлиги, второй — в августе, а третий — контрольный — непосредственно перед ЧМ-2021 в Иркутске.
— С 2013 по 2019-й год мы выиграли шесть чемпионатов мира из семи, но тот, кто разбирается в хоккее с мячом, прекрасно понимает, что все это случилось «на старых дрожжах». Ветераны со временем закончили, молодежь никто не подготовил, а ведущих игроков все это время «гладили по головке». Это неправильно! Где, хочется спросить, молодые ребята? А ведь с ними надо работать и требовать с тренеров. От смены поколений еще никто не ушел — надо работать и выходить из тупика, — считает Владимир Янко.
— Когда мы в 2009 году начинали работать с Борисом Скрынником в ФХМР, одной из первоочередных задач было возрождение вертикали сборных, — вспомнил Сергей Мяус. — От юношеской до национальной.
Появилась молодежная, а затем и студенческая, которые участвовали на первом этапе Кубка России. И это все давало свои плоды. Много лет мы говорили, что тренер сборной должен выстроить программу на долгие годы, а не на сезон. Отмечу, что и клубы должны понимать свою ответственность — они обязаны помогать сборной.
СЕЗОН — НА МЕСЯЦ РАНЬШЕ
Тему национальных сборных продолжил Борис Скрынник, сообщивший, что FIB уже получила подтверждение от всех команд пула «А» о приезде осенью в Иркутск.
— Следующий сезон будет очень насыщенным, и уже сегодня мы хотим обсудить с вами его проектные сроки. Первый этап Кубка России планируется сыграть уже в конце июля-начале августа, а «Финал четырех» Кубка страны провести 9−12 сентября. То есть фактически турниры пройдут на месяц раньше, чем обычно. Все это делается исключительно в интересах национальной сборной, чтобы хоккеисты набрали форму к октябрю.
Директор по организации и проведению соревнований ФХМР Юрий Молотков также уточнил, что матч за Суперкубок России запланирован на 31 октября, а старт национального чемпионата — на 4 ноября.
Вместе с тем, в конце декабря команды и спортсмены получат паузу для восстановления, а в январе 2022 года национальные сборные ждет «Турнир четырех наций» в Швеции.
— Чтобы пресечь все разговоры в СМИ, хочу заявить, что FIB находится в процессе переговоров с WADA по вопросу проведения чемпионатов мира в России. И есть все основания полагать, что вопрос разрешится успешно, ведь соглашения на организацию турниров были заключены до декабря 2019 года, и на данный момент нет возможности для их переноса, — сообщил глава мирового и российского хоккея с мячом.
ЗАПАД НУЖДАЕТСЯ В КРЫТЫХ АРЕНАХ
Следующими вопросами на повестке дня стало взаимодействие клубов с региональными федерациями, подготовка и обучение тренеров ДЮСШ, подготовка судейских кадров и контроль за арбитражом на детско-юношеских соревнованиях, проведение послематчевых пресс-конференций, а также развитие ветеранского движения.
Единогласно была поддержана инициатива ФХМР об увеличении количества всероссийских турниров до 5−6 в сезоне, а также присвоении им «статуса» памяти прославленных ветеранов. Ближайшие соревнования пройдут уже 21−23 февраля в Нижнем Новгороде, а с 18 по 21 марта ветераны встретятся в Архангельске. По заявлению директора «Водника» Романа Клобукова, турнир памяти Николая Парфёнова на берегах Северной Двины планируется сделать ежегодным.
Прилетевший в Москву министр физической культуры и спорта Кузбасса Сергей Мяус в заключение встречи выступил с докладом по строительству нового крытого комплекса в Кемеровской области, который планируется сдать в эксплуатацию в 2021 году.
— После победы на ЧМ-2016 в Ульяновске мы встречались с Президентом Российской Федерации Владимиром Владимировичем Путиным, и та встреча во многом предопределила развитие нашей хоккейной инфраструктуры.
Прекрасный дворец получили Красноярск и Иркутск, а у нас в Кемерово на 23 февраля уже намечена техническая заливка льда. Фактически Сибирь сегодня практически охвачена, и нам очень нужны дворцы в западной части страны. С их вводом наступит новая эра развития русского хоккея. Но подчеркну, что для их появления нужна комплексная работа ФХМР, Минспорта РФ и региональных властей.
Фото пресс-службы ФХМР.
Рабочая встреча в администрации Красноармейского сельского поселения Ейского района
14сентября2018
14 сентября 2018 в администрации Красноармейского сельского поселения Ейского района проведена рабочая встреча в рамках правового информирования и правового просвещения жителей сельских поселений муниципального образования Ейский район, посвященная вопросам оказания бесплатной юридической помощи.
Участниками встречи стали специалисты обособленного подразделения ГКУ КК «Государственное юридическое бюро Краснодарского края» в городе Ейске и глава Красноармейского сельского поселения Ейского района Бурнаев Александр Александрович.
Участники встречи обсудили вопросы, касающиеся деятельности ГКУ КК «Государственное юридическое бюро Краснодарского края», порядка оказания гражданам бесплатной юридической помощи, а также вопросы взаимодействия между администрацией поселения и учреждением в сфере правового просвещения и правового информирования граждан.
В ходе встречи между ее участниками достигнута договоренность о проведении в администрации Красноармейского сельского поселения Ейского района выездного приема граждан с целью оказания бесплатной юридической помощи. 14 сентября 2018 в администрации Красноармейского сельского поселения Ейского района проведена рабочая встреча в рамках правового информирования и правового просвещения жителей сельских поселений муниципального образования Ейский район, посвященная вопросам оказания бесплатной юридической помощи.
Участниками встречи стали специалисты обособленного подразделения ГКУ КК «Государственное юридическое бюро Краснодарского края» в городе Ейске и глава Красноармейского сельского поселения Ейского района Бурнаев Александр Александрович.
Участники встречи обсудили вопросы, касающиеся деятельности ГКУ КК «Государственное юридическое бюро Краснодарского края», порядка оказания гражданам бесплатной юридической помощи, а также вопросы взаимодействия между администрацией поселения и учреждением в сфере правового просвещения и правового информирования граждан.
В ходе встречи между ее участниками достигнута договоренность о проведении в администрации Красноармейского сельского поселения Ейского района выездного приема граждан с целью оказания бесплатной юридической помощи.
узнайте, как организовать и запустить
Организация идеальной рабочей встречи и управление ею — отличный способ принимать решения, собирать идеи или вдохновлять вашу команду. В дополнение к этому, это также отличная возможность продемонстрировать свои организационные навыки, мотивацию, сотрудничество и лидерские качества. Однако иногда мы не относимся к этим рабочим встречам с той дисциплиной и любовью, которых они заслуживают, поэтому потенциальная «идеальная рабочая встреча» становится чем-то другим.В этом посте я собираюсь показать вам, как большие бизнес-школы, такие как Гарвардская бизнес-школа, учат будущих лидеров уверенно руководить, заставляют их проекты двигаться вперед и разрешать любые конфликты, возникающие во время встречи на работе.
Подготовка идеальной рабочей встречи
Как подготовить эффективную повестку дня, кого пригласить, как передать приглашение людям прийти, как обеспечить, чтобы гости собрания были хорошо подготовлены, или как вести и делегировать во время собрания — одни из самых важных Очки для подготовки любого типа рабочей встречи, чтобы добиться успеха.
Цель рабочей встречи
Мы должны быть как можно более ясными, когда определяет причину нашей встречи . Это может быть рабочая встреча, посвященная мозговому штурму и принятию решений, а также время, чтобы проинформировать команду о последних достижениях компании. Определение причины или цели нашей рабочей встречи будет иметь решающее значение для остальной части нашего процесса планирования.
Подготовка повестки дня
Пришло время, , составить список вопросов для обсуждения во время рабочей встречи : часть мозгового штурма, обмена, комментирования определенных проблем или представления новой информации.
После того, как мы определились с пунктами для обсуждения, пора t o назначить продолжительность каждому из них . Кроме того, давайте подумаем о выделении получаса на непредвиденные события, особые мероприятия.
Пора подготовить последовательность действий. Для этого мы учтем ряд советов, которые сделают нашу встречу эффективной и продуктивной рабочей встречей для всех участников:
- Если у нас очень загруженная повестка дня, подумайте о том, чтобы начать с простых тем, а затем усложнять их.
- Разделите вопросы, связанные с обменом информацией, которая будет служить для решения проблем, принятия решений или мозгового штурма.
- Ищите взаимосвязь между проблемами. Между темами всегда существует определенная связь, которая поможет нам создать более логичный поток между обсуждаемыми темами.
- Разделите самые сложные вопросы на части, которыми легче управлять.
- Для небольших рабочих встреч повестка дня может исчезнуть. Однако на крупномасштабных встречах чем лучше структурировано, тем эффективнее будет встреча.
- Во время длительных собраний (например, собраний на полдня) обращайте внимание на самые сложные вопросы так, чтобы участники могли проявить больше внимания.
Наконец, мы должны определить правильных участников рабочей встречи. Речь идет не о том, чтобы пригласить толпу, а только о тех, кому эта встреча полезна. Таким образом, мы гарантируем, что все участвуют в собрании и что нет необходимости отдельно повторять то, что сообщается на собрании.Следовательно, чтобы рабочая встреча была эффективной, нам нужно, чтобы в комнате были исключительно нужные люди, и только нужные люди.
Контрольный список для подготовки эффективной рабочей встречи
- Вы определили цель встречи?
- Вы уверены, что вам нужна встреча?
- У вас есть предыдущая повестка дня?
- Правильно ли вы выбрали участников и назначили роли?
- Где состоится встреча?
- После того, как вы выбрали место, подтвердили ли вы его наличие?
- Вы отправили участникам приглашения с указанием того, когда и где состоится встреча?
- Вы раздали предварительную повестку дня всем участникам?
- Есть ли у участников элементы, которые им нужно подготовить перед встречей?
- Встречались ли вы лично с теми посетителями, которых считаете нужным остаться?
- Каков будет процесс принятия решений во время встречи?
- Вы уверены, что во время встречи у вас будет все необходимое оборудование?
- Вы окончательно составили повестку дня? и распределяется между всеми участниками?
- Удостоверились ли вы, что все участники будут присутствовать на собрании и что они знают свои роли?
- Вы готовы?
Проведите встречи
Даже если вы тщательно подготовили встречу, не приходите на нее вовремя.Помните, что как ведущему на собрании вы должны разрабатывать разные роли. Важно, чтобы вы начали рабочую встречу в то время, которое указано в повестке дня. Люди, которые не приехали, будут включены. Наверняка они не опоздают в следующий раз, когда увидят, что пропустили какой-то важный момент встречи.
Начало рабочего совещания
В начале собрания сделайте краткое введение, чтобы убедиться, что участники знают повестку дня и цели, которые они преследуют.При необходимости также важно кратко представить проект. Если участники не знают друг друга, рекомендуется представиться по очереди. При необходимости отметьте правила, которым нужно следовать во время рабочей встречи.
Пора приступить к обсуждению каждого из пунктов повестки дня. В случае, если какой-то момент застревает в разговоре между участниками, вам следует попытаться приспособиться к повестке дня. Убедитесь, что вы заметили переход от одного пункта к другому в повестке дня.Важно, чтобы были учтены все точки зрения и чтобы участники получали обратную связь.
А как насчет людей, которые многозадачны? К идеальной рабочей встрече нужно относиться серьезно. Вот почему должно быть ясно, что электронные письма не проверяются, брать телефон в руки не разрешается, а также пользоваться Интернетом или отправлять текстовые сообщения с мобильного телефона. Как руководитель, вы должны дать понять, что все эти вопросы будут обсуждаться после встречи.
Чтобы завершить собрание, попробуйте подвести итоги состоявшегося сеанса.Обязательно запомните важные моменты, которые были обсуждены, принятые решения и следующие шаги. В случае действий, которые необходимо предпринять, должно быть ясно, кто несет ответственность за их выполнение и когда это необходимо для выполнения. Наконец, бросьте группе мотивирующее сообщение.
На следующий день: последующие заметки
А после рабочей встречи отдыхать некогда. Пришло время подготовить так называемые «последующие заметки» или заметки, которые будут использоваться после встречи.Затем я перечисляю ряд пунктов в виде контрольного списка:
- Напишите все «последующие заметки» в краткой форме, включая столбцы «что, кто и когда».
- Раздайте их всем участникам собрания
- Обязательно отразите в своем календаре те важные дни, которые обсуждались на рабочем собрании, и убедитесь, что цели, которые должны быть достигнуты до этого дня, достигнуты.
- Раздайте эти заметки другим вовлеченным сторонам, даже если они не участвовали в собрании.
- Встретьтесь с наиболее важными участниками для достижения целей, чтобы убедиться, что они поняли каждый из обсуждаемых вопросов.
- Оцените себя как лидера.
- Оцените достигнутые нами моменты как «результаты» после встречи.
- Управляйте критикой и составляйте список извлеченных уроков
- Проанализировать эти моменты для улучшения до следующей рабочей встречи
График рабочих встреч — Сообщество Business 2
Фото Pixabay на Pexels.com
Я большой поклонник рабочих встреч. Они преодолевают все препятствия, пытаясь что-то сделать. На самом деле это создает время и пространство для реальной работы в режиме реального времени с другим человеком или группой.
Слишком часто мы говорим о второстепенных вещах:
Что мы собираемся делать.
Когда мы собираемся что-то делать.
Кто должен участвовать в работе.
Какие ресурсы требуются.
На самом деле вы можете сэкономить много времени и добиться прогресса, просто работая.
Итак, когда я вижу, что нить слишком часто движется вперед и назад, возникает потребность в закрытии. Открытые петли сводят меня с ума через некоторое время.
Неэффективно прятаться за болтовней. Вместо этого веди. Сделайте рабочие встречи частью вашего рабочего процесса. Собирать короткие целенаправленные встречи для достижения одной цели придает бодрость. Вот простой способ:
- Стоп. Вместо этого переместите электронное письмо и беседу, которые идут вперед и назад на собрание. «Я собираюсь собрать нас вместе, чтобы это сделать.»
- График. У меня есть статья, в которой рассказывается о передовых методах организации встречи с использованием календаря Google или Outlook.
- Работа. Начните разговор, онлайн-встречу или личное время с одной целью и сообщите всем. «Мы здесь, чтобы подготовить это предложение и отправить его по электронной почте».
На встрече просто посодействовать и работать. В конечном итоге это процесс лидерства. Вы должны вести. Получите решение. Разошлите то, что обещали. Напишите новую стандартную рабочую процедуру.
Когда вы откладываете на потом, задача может казаться неопределенной и непосильной. Рабочая встреча может повысить энергию и мотивацию с другими людьми, чтобы прояснить и устранить узкие места в вашей цепочке задач.
Умение переходить от разговора к действию имеет решающее значение в чрезмерно конкурентном и невнимательном мире. Преодолейте это с решимостью работать с вашей командой и клиентами. Это эффективно и соответствует времени.
Автор: Дон Далримпл
Follow @dondalrympleЯ создаю бизнес и помогаю компаниям увеличивать прибыль.Я реалистичен, и мои стратегии и методы всегда преднамеренные. Люди ценят мое тонкое, но сильное лидерство и мой стиль прямого общения. Работа над стратегией, которая соответствует вашему видению, лидерству, талантам и приоритетам, — это совместные усилия. Вам нужен кто-то, чтобы… Просмотреть полный профиль ›
10 различных типов рабочих встреч
При работе практически в любой карьере вам нужно будет присутствовать на каком-либо рабочем собрании. Это ваш шанс встретиться в группе и обсудить важные темы с коллегами.Цели каждой рабочей встречи могут немного отличаться, поэтому важно понимать, какого рода встречу вы проводите. В этой статье мы обсуждаем важность проведения рабочей встречи и перечисляем 10 различных видов рабочих встреч.
Связано: 28 Советы по проведению удаленных встреч
Важность рабочей встречи
Проведение рабочей встречи важно по следующим причинам:
Способствует лучшему сотрудничеству
Скорее, чем всегда работая над проектами самостоятельно, встречи с вашей командой могут быть полезными.Если каждый поделится своими идеями, это отличный способ предложить лучшие решения и процессы. Создавая условия для совместной работы, каждый может многому друг у друга научиться.
Улучшает коммуникацию
Хотя отправка прямых сообщений и электронных писем является обычным инструментом для многих профессионалов, встречи с вашей командой и клиентами позволяют более эффективно общаться. Встречи — идеальное время для обсуждения сложных проектов или новых инициатив на работе. Они дают людям возможность задавать вопросы и полностью понимать определенную тему.
Знакомит команду
Встречи дают каждому возможность лучше узнать друг друга. Например, удаленные компании могут получить выгоду от виртуальных звонков или видеочатов между членами команды. Это помогает коллегам становиться ближе друг к другу и лучше понимать стили работы и общения каждого человека.
Связано: Как организовать и провести эффективную деловую встречу
Типы рабочих встреч
Вот 10 видов рабочих встреч, с которыми вы можете встретиться:
Встреча по обновлению статуса
Статус- Встречи по обновлению — это когда вы и члены вашей команды собираетесь вместе, чтобы обсудить, что происходит в компании или с определенным проектом.Цель этих встреч — помочь каждому понять текущие цели и ожидания своей команды. Например, ваш менеджер может сообщать вам о ходе выполнения определенного проекта, рассказывая, как продвигаться вперед в оставшейся части проекта.
Связано: Правильное начало встречи
Встречи по обмену информацией
Работодатели или руководители используют эти встречи для обмена информацией со своими сотрудниками или членами команды.Это может быть информация об основных изменениях в компании, новых клиентах, предстоящих событиях, интересных продуктах или услугах или что-то еще, что необходимо знать каждому. На таких встречах участники обычно смотрят и слушают, как один человек представляет. В конце может быть время для вопросов.
Встречи по построению коллектива
Руководители могут использовать собрания по построению коллектива, чтобы помочь членам своей команды развивать отношения друг с другом. Они могут использовать серию игр или ледокольные вопросы, чтобы помочь всем чувствовать себя комфортно друг с другом.Во время подобных встреч менеджеры ценят участие каждого. Даже если то, что вы делаете, кажется вам глупым, это дает вам возможность общаться с коллегами.
Связано: Советы для повышения эффективности вашей работы
Совещания для принятия решений
Вместо того, чтобы принимать решения самостоятельно, ваш менеджер может попросить вашу команду встретиться для принятия решения. Во время этой встречи вы все обсуждаете различные аспекты решения, которое вам необходимо принять.Коллективно вы обсуждаете плюсы и минусы определенного решения. Благодаря тому, что каждый вносит свой вклад, ваш менеджер может гарантировать, что они принимают обоснованные решения, которые понравятся его команде и будут полезны для компании.
Совещания по инновациям и мозговому штурму
Иногда группы коллег собираются вместе, чтобы начать мозговой штурм. Во время этих занятий каждый может поделиться своими идеями и посмотреть, на чем может развиваться группа. Услышать то, чем все хотят поделиться, может быть полезно на начальных этапах проекта.Есть много способов организовать мозговой штурм. Например, вы можете позволить каждому свободно делиться своими идеями. Точно так же вы можете разбить всех на группы, чтобы обсудить свои первоначальные идеи, и вернуться для обсуждения всей группой.
Встречи по решению проблем
Встречи по решению проблем могут выглядеть совершенно по-разному в зависимости от проблемы. Люди, которые посещают эти встречи, как правило, знают масштаб проблемы и обладают опытом или знаниями, чтобы предложить надежные решения.Во время встречи по решению проблем участники могут задавать вопросы, предлагать свой вклад и принимать групповые решения. Они также могут найти различные способы избежать конкретной проблемы в будущем.
Связано: 12 способов проведения эффективных деловых встреч
Учебные семинары
Работодатели, которые ценят профессиональное развитие и карьерный рост, могут проводить обучающие семинары для своих сотрудников. Во время семинара группы людей могут научиться овладевать одним конкретным навыком.Например, в маркетинговую компанию может прийти кто-то, чтобы научить их команду вести блог. На протяжении всего семинара инструктор будет показывать участникам части блога и делиться лучшими практиками его написания. Затем они могут попросить участников написать собственный блог и дать им обратную связь в режиме реального времени.
Учебные занятия
При одновременном найме группы сотрудников менеджеры могут использовать учебные занятия, чтобы привлечь всех. Во время этих занятий сотрудники могут узнать о политиках и процедурах компании.Они также могут научиться использовать определенную программу или овладеть определенным навыком. Даже если вы не новый сотрудник, ваш менеджер может попросить вас посетить тренинг, чтобы расширить свои текущие навыки.
Анализ производительности
Анализ производительности — это индивидуальные встречи с вашим руководителем, на которых вы оба обсуждаете свою работу за определенный период времени. Это ваш шанс узнать, как они относятся к вам как к сотруднику. Во время проверки эффективности ваш руководитель может обсудить, что у вас хорошо получается на работе и что можно улучшить.Они также могут помочь вам установить цели, которые помогут вам добиться успеха в будущем.
Вводные встречи
Когда новый сотрудник начинает работать, ваш руководитель может организовать вводную встречу, чтобы вы все могли познакомиться с этим новым человеком. Во время этой встречи вы можете сообщить свое имя, должность и основные обязанности. Вы даже можете обсудить некоторые более беззаботные личные подробности о себе. Ознакомительные встречи также являются полезным инструментом при встрече с новым клиентом или поставщиком.
16 типов деловых встреч (и почему они важны)
Существует ТАКОЕ МНОГО советов о том, как проводить встречи, и большинство из них просто бесполезны.
Дело не в том, что совет неверен сам по себе. Это просто недостаточно конкретно.
Содержание
Например, нет ничего плохого в том, чтобы сказать людям, что им нужна повестка дня с четкими результатами, перечисленными по каждой теме. Это просто неприменимо ко многим ситуациям. Подробный план встречи один на один с моим боссом? Для демонстрации продаж? Для нашей утренней тусовки? Да, я так не думаю.Для заседания совета директоров или проведения анализа требований? Абсолютно.
Иногда в организации возникает серьезная проблема с собраниями. Люди жалуются, что собраний слишком много, ничего не делается, тратится время зря, что все дело в силе и политике, а не на продуктивности, — и начинают искать решения. Они находят множество общих советов и много такой чепухи:
Подавление морального духа, убийство производительности — почему офисы терпят встречи?
Саймон Дженкинс для Guardian Сентябрь 2017 г.
Нет доказательств того, что организации извлекают выгоду из бесконечного цикла этих шарад, но они не могут его остановить.Мы зависимы.
Эта статья пользуется огромной популярностью. Более 1000 человек, которые ненавидят, что их время зря тратится на собраниях, как это ни парадоксально, имели дополнительное время, которое они могли провести здесь, комментируя, чтобы выразить свое согласие и возмущение.
Мистер Дженкинс явно задел нерв. Это тот вид сводничества, который увеличивает количество кликов и продает рекламу, что делает эту работу отличной для Guardian. Но это тоже чушь.
Нет доказательств того, что организации получают выгоду от встреч? Вы можете сказать что-то подобное только тогда, когда говорите слишком широко, чтобы кто-либо мог понять, о чем вы говорите.Потому что в противном случае — вы слышали это, отдел продаж? Нет никаких доказательств того, что эти встречи с клиентами помогают вашей компании. Вперед и отмените их! Больничные работники, хватит тратить свое время на собрания по смене смены! Вы должны знать, что делать, не разговаривая друг с другом так много — идите уже лечить людей! Доски? Заседания совета директоров для неудачников. Просто используйте чат и электронную почту, чтобы управлять всеми своими корпоративными обязанностями.
Когда вы конкретизируете тип встречи, о которой говорите, общие утверждения «встречи тратят время» или «у вас должно быть 5 человек или меньше» становятся смешными, а люди, которые жалуются на встреч в целом, звучат как ребяческие свингеры.
Встреча — это не встреча.
Хотите пропустить справочную информацию?
Вперед к таксономии.
Это не означает, что собрания в целом работают отлично и здесь нет проблем, которые нужно решать. Это просто означает, что не существует единственной проблемы встречи, для которой было бы простое решение .
Это вызов для нас!
В Lucid мы работаем, чтобы помочь нашим клиентам получать значимые бизнес-результаты от своих встреч, и для этого мы должны быть конкретными.Коучинг, который мы предоставляем нашим клиентам из комитета, — это не тот же совет, который мы даем руководящим группам.
Г-н Дженкинс правильно отмечает, что когда вы приглашаете 20 человек на встречу, рассчитанную на 5 человек, это больше не работает. Ну да. Он пришел к выводу, что встречи не работают. Более полезный вывод: если вы собираетесь пригласить 20 человек, вам следует провести собрание, рассчитанное на 20 человек. Это вполне выполнимо, но это совсем другая встреча.
Вкратце: решение проблемы встречи зависит от вида встречи.
Возникает вопрос: какие бывают встречи? Если бесполезно давать руководящие принципы для всех собраний, можно ли по крайней мере установить полезные руководящие принципы для определенного типа собрания ? Или нам действительно нужно смотреть на каждую встречу, как если бы она была совершенно уникальной и особенной?
Этот вопрос послужил причиной большей части нашей работы за последние 10 лет.
Мы обнаружили, что — это основная структура, лежащая в основе всех успешных встреч , действующая как своего рода каркас.Для каждой встречи нужны кости, но после этого вид животного, которого вы возьмете на эти кости, может сильно различаться. Рыба не птица не кенгуру, несмотря на то, что у всех есть голова и хвост.
Мы обнаружили, что собрания работают вместе, и что рассмотрение отдельных собраний по отдельности приводит к недопониманию. Это похоже на изучение пчелы-одиночки; танец дрона не имеет большого смысла, если вы не знаете, что за вами наблюдают другие пчелы. Встречи призваны побуждать к действиям, которые оцениваются и основываются на последующих встречах, а последовательность и ритм, в которых эти встречи происходят, определяют импульс этого действия.Глядя только на одну встречу, вы упускаете подсказки, ведущие к меду.
Мы работаем с фасилитаторами и экспертами, чтобы разработать повестки дня и руководства для проведения конкретных встреч. Мы видели, где структуры выглядят одинаково, а где различаются. Существует множество конкретных способов проведения статусной встречи, но даже несмотря на то, что между ними существует большое разнообразие, каждая статусная встреча по-прежнему больше похожа на любую другую статусную встречу, чем на любую сессию стратегического планирования.Млекопитающие больше похожи на других млекопитающих, чем на насекомых.
И, конечно же, мы работаем с клиентами и слышим опасения по поводу всех тех вещей, о которых не говорят эксперты, например, как провести достойную встречу, когда группа думает, что встречи нехорошие, или как подготовиться заранее, когда ваша цель должно «удивить» всех во время встречи. Мы знаем, что люди беспокоятся о том, как пройти тонкую грань между инклюзивностью и эффективностью, а также между надлежащим оформлением и содействием, с одной стороны, и манипуляциями, с другой.Мы слышим, как они переживают конкретные встречи в контексте выполнения реальной работы, и можем видеть, как меняются приоритеты между получением правильного контента и подключением людей.
Таксономия собраний
На основе всего этого мы разработали таксономию собраний, которую мы используем, чтобы ответить на следующие вопросы:
- Оценка зрелости результативности собраний:
Какие собрания проводит организация и какие ей нужно знать, как вести себя хорошо? Насколько хорошо он проводит эти встречи? - Дизайн собрания:
Если мне нужно спроектировать новое собрание, есть ли основной шаблон, на котором я могу основываться? Какие факторы дизайна имеют наибольшее влияние на успех такой встречи? - Диагностика проблем собрания:
Если есть проблема с собранием, существуют ли общие требования для такого рода собрания, которые я могу проверить в первую очередь? Что происходит на этой встрече, что может сработать на других собраниях, но несовместимо с успехом на этой встрече? - Б.S. Filter:
Уместен ли совет, который я слышу или читаю, для успеха этой встречи, или он предназначен для другого рода? Или, что еще хуже, это общий B.S.?
Предпосылки: Формирование гипотезы
Мы не первые, кто предложил таксономию встреч. Если вы выполните поиск по запросу «типы встреч» и прочитаете какие-нибудь книги о встречах, вы найдете множество способов разбить встречи по типам. Большинство списков включает от 4 до 6 различных типов; такие вещи, как собрания по разрешению проблем и собрания по принятию решений.
Чтобы построить нашу таксономию, мы начали с набора из 6 типов и списка всевозможных видов встреч, которые могли придумать, а затем попытались сопоставить их.
Это было неприятно. Независимо от того, с какого списка мы начали, в течение нескольких минут мы всегда находили неподходящий пример.
Например, Google выделяет этот список из 6 типов встреч с помощью MeetingSift как окончательный. Он очень похож на многие другие списки.
- Встречи с обновлением статуса
- Встречи по обмену информацией
- Совещания по принятию решений
- Совещания по решению проблем
- Встречи по инновациям
- Встречи по тимбилдингу
Итак — вы мне скажите.В какой из них вписывается собрание совета директоров? Как насчет ретроспективы проекта? Ответ заключается в том, что встречи, подобные тем, которые вы можете найти в своем календаре, можно отнести к нескольким из этих типов.
Каждый раз, когда мы находили встречу, которая не подходила, мы откладывали ее и спрашивали «почему?» Что такого особенного в этой встрече, что означает, что к ней нужно относиться иначе, чем к другим?
Поскольку мы нацелены на достижение ощутимых результатов в бизнесе, мы пришли к выводу, что нам необходимо конкретизировать.В конце концов, мы обнаружили, что есть три основных фактора, которые влияют на подход к встрече.
- Намерение встречи
- Формат встречи
- Ожидаемый профиль участия
Наша текущая таксономия использует эти факторы для описания 16 различных типов встреч и отдает предпочтение значительному 17-му, выходящему за рамки нашей области.
Отличительные особенности: намерения, формат и профиль участия
Прежде чем мы углубимся в конкретные типы, давайте более подробно рассмотрим факторы, которые их отличают.
Намерение встречи
Намерение встречи чаще всего выражается как цель встречи и желаемые результаты. Другими словами, почему люди проводят такие собрания? Что предназначено для создания?
У любой встречи есть два основных результата: человеческая связь и рабочий продукт. Мы обнаружили, что многие попытки классифицировать встречи касались только рабочего продукта, что часто приводило к плохим советам.
Например, намерение собрания для принятия решения:
- Решение (рабочий продукт) и
- Приверженность этому решению людей в комнате (результат человеческой связи)
Очень легко провести встречу для принятия решений, на которой достигается 1 (решение), но не достигается 2 (обязательство), и, следовательно, не достигается ожидаемый бизнес-результат.Если вы когда-нибудь были на собрании, где обсуждали решение, которое, по вашему мнению, уже было принято, вы знаете, что это правда.
Наша таксономия пытается рассмотреть оба типа результатов при описании намерения встречи.
Формат
Когда мы впервые начали рассматривать формат собрания, мы использовали стандартную разбивку на «формальный» и «неформальный», чтобы различать собрания совета директоров и собрания команды, но мы довольно быстро отказались от этого, потому что на практике оно не выдерживало .
На практике мы обнаружили, что, хотя у советов директоров есть правила, которым они должны следовать по закону, и они это делают, это не обязательно означает, что большинство собраний следовало какой-либо очень строгой структуре. Многие заседания совета директоров на самом деле включают в себя множество разговоров в свободной форме, которые затем кратко формализируются в соответствии с требованиями законодательства.
Напротив, мы бы рассматривали ежедневную встречу Agile-команды как неформальную встречу. Черт возьми, мы ими руководим, а я не всегда ношу обувь.Но, несмотря на эту непринужденную социальную неформальность, ежедневные выступления проходят по очень четкому набору правил. Каждое обновление включает в себя всего три вещи, каждая из которых длится не более 2 минут, и мы никогда не решаем проблемы во время встречи.
Оказывается, формальный и неформальный подходы больше рассказали нам о восприятии участниками социальной тревожности на встрече, чем о типе или формате встречи. Я воспринимаю стендапы и собеседования как неформальные, в основном потому, что я отвечаю за них и уверен в своей роли на этих встречах.Я сомневаюсь, что все, с кем я беседую, считают это неформальным чатом, и я полагаю, что наш стендап может показаться довольно скованным тем, кто к нему не привык.
Вместо формального и неформального, мы обнаружили, что сила управляющих ритуалов и правил оказала более четкое влияние на успех собрания. По этому показателю ежедневные стендапы носят в высшей степени ритуальный характер, заседания совета директоров и мозговые штурмы подчиняются основным правилам, но не строго, а первоначальные торговые звонки и собрания команд имеют очень мало установленных границ.
Однако это не совсем объясняло все различия, которые мы наблюдали в формате встречи. Когда мы посмотрели на собрание по обновлению статуса проекта, мы поняли, что оно имеет некоторые общие черты с собранием совета директоров, но эти собрания по проекту не регулируются правилами и законами таким же образом. И хотя намерение обновлять проект всегда одно и то же — делиться информацией о статусе работы над проектом и управлять возникающими изменениями — существует множество вариантов того, как люди обновляют статус проекта.Некоторые команды очень формальные и жесткие, в то время как другие почти лишены структуры. Это означает, что наши критерии «управляющих ритуалов» здесь не сработали.
Формат, характерный для всех собраний по обновлению статуса проектов, который вы также будете видеть на собраниях совета директоров, — это неприязнь к неожиданностям. Ни один руководитель проекта не захочет приходить к еженедельным обновлениям и удивляться тому, насколько далеко команда отошла от правильного пути или как они решили двинуть проект в каком-то новом направлении. Члены правления тоже это ненавидят.Для этих встреч сюрпризы — это плохо, плохо, плохо!
Сюрпризы плохи для обновлений проекта, но другие встречи проводятся специально с целью найти что-то новое. Встреча по инновациям, знакомство с вами, решение проблем, встречающее все надежды на интуитивную прозорливость. Приходя на эти встречи, люди не знают, что они получат, но они пытаются провести встречу, чтобы максимизировать свои шансы на то, что к тому времени, когда они закончат, появится что-то отличное.
Итак, при категоризации собраний на основе формата собрания мы рассмотрели оба:
- Сила управляющих правил или ритуалов
- Роль интуиции и терпимости к неожиданностям
Ожидаемый профиль участия
И последнее, но не менее важное: мы чувствовали, что то, кто должен был присутствовать на встрече, и как они должны были взаимодействовать, оказали большое влияние на то, что должно было произойти для успеха встречи.
За этими критериями стоит вопрос: какие разумных предположений мы можем сделать о том, насколько хорошо эти люди будут работать вместе для достижения желаемой цели?
Помните: каждая встреча имеет как результат человеческой связи, так и результат работы.
Это оказывает большое влияние на дизайн. Например, на собраниях с членами группы, которые уже знают друг друга, вы можете тратить меньше времени на установление связи. Мы не представляем в ежедневной тусовке; мы предполагаем, что команда решила это вне встречи.
На встречах, где рабочий продукт, возможно, намного важнее человеческого общения, людям не всегда необходимо любить друг друга или даже помнить имена друг друга, если встреча эффективно приводит их всех к желаемой цели. Официальное собрание по расследованию инцидентов не требует, чтобы лицо, в отношении которого проводится расследование, знало и нравилось людям, входящим в комиссию по обзору, для достижения своей цели.
Напротив, некоторые встречи проходят успешно только после того, как в команде устанавливается взаимное уважение и здоровые рабочие отношения.Дизайн этих встреч должен развивать и укреплять эти отношения, если они хотят достичь желаемых результатов. Еженедельные командные собрания часто терпят неудачу, потому что люди запускают их как обновления статуса проекта вместо командных встреч, слишком сильно сосредотачиваясь на контенте за счет связи, а их команды для этого слабее.
После долгих обсуждений и споров мы обнаружили, что наши предположения о людях в комнате влияют на тип встречи тремя способами.
- Ожидаемая аудитория.
Здесь варианты были:- Известная группа людей, все знакомые друг с другом. Здесь подходят командные встречи.
- Группа людей, собранная вместе, чтобы удовлетворить потребности. Здесь уместно провести стартовые встречи, сессии по формированию идей, семинары.
- Две отдельные группы с четкой динамикой «мы-они или я-они», встречающиеся в ответ на событие. Здесь подходят интервью, трансляции встреч и переговоров.
- Ожидаемые стили лидерства и участия.
У каждого типа собрания есть лидер по умолчанию, отвечающий за дизайн собрания; обычно это начальник или менеджер, фасилитатор или человек, который просил о встрече. У большинства также есть ожидаемый стиль взаимодействия с участниками, который, если его поощрять, дает наилучшие результаты. Некоторые встречи носят совместный характер, некоторые — очень разговорные, например, личные встречи, а некоторые — очень формальные, почти враждебные. Третьи, такие как трансляция All-Hands, вообще не требуют активного участия. - Центральное место в отношениях.
Наконец, мы посмотрели, зависит ли успех встречи от хорошей совместной работы группы. Почти каждая встреча, которую команды повторяют в рамках своей повседневной работы, лучше всего работает, когда члены команды ладят, и становится мучительной, когда они не ладят. Помимо регулярных встреч команды, есть также встречи, специально предназначенные для установления позитивных отношений, такие как первое знакомство, собеседования и семинары по формированию команды.Во всех этих случаях успешный дизайн встречи должен учитывать взаимоотношения.
Критерии, которые мы рассмотрели и отклонили
Есть много других факторов, которые влияют на то, как вы планируете и проводите какое-либо собрание, но мы чувствовали, что они не оправдывают создание совершенно нового типа. Вот некоторые из критериев, которые влияют на дизайн соответствия, но которые мы не использовали при определении типов.
Расположение и ресурсы
Лицом к лицу или дистанционно, ходьба или сидя, липкие заметки или электронные документы; Нет никаких сомнений в том, что организация встреч имеет большое значение.Однако они не меняют основных целей или основной структуры встречи. Они просто изменяют то, как вы его выполняете.
Содержание
Семинар по дизайну для создания нового логотипа будет иметь дело с содержанием, отличным от содержания для разработки нового спонсируемого страной плана здравоохранения или плана по созданию атомной подводной лодки. Однако на человеческом уровне каждый из этих семинаров по дизайну должен выполнять одно и то же, привлекая творческий и коллективный гений участников к созданию инновационных решений.Точно так же на встречах по проекту во всех сферах рассматривается время, прогресс и бюджет. Содержание меняется, но основные цели и формат — нет.
Размер группы
Это как логистика. Вам абсолютно необходимо изменить то, как вы проводите встречу с 20 людьми, по сравнению с тем, как вы проводили ту же встречу с 5. Но опять же, цели, последовательность шагов, управляющие ритуалы — ничего из этого не меняется. В целом, небольшие собрания легче проводить, и они более успешны в повседневной жизни. Но если вам на законных основаниях нужно, чтобы в принятии этого решения участвовали 20 человек, а иногда вы это делаете, это вопрос масштаба, а не вида.
Операционный контекст
То, что происходит перед встречей и что происходит в более крупной экосистеме, может иметь огромное влияние на то, как команда подходит к встрече. Встреча для принятия решений, проводимая во времена изобилия, кажется радикально отличной от той, которую вы проводите, чтобы попытаться выяснить, как спасти тонущий корабль. Даже в этом случае основные принципы принятия обоснованных решений остаются неизменными. Некоторые ситуации значительно усложняют достижение успеха, но, на наш взгляд, они не превращают встречу в принципиально иной вид.
Итак, учитывая это расширенное ведение, какие типы мы в итоге получили?
16 (+1) типов встреч
Я разбил наш список на три основные группы ниже и предоставил подробную информацию по каждому типу. Затем, в конце, вы найдете таблицу со всеми типами встреч, которые можно легко сравнить, и электронную таблицу, которую вы можете скачать.
Быстро, вот список. Подробности ниже.
Схема встреч по типуХотите узнать больше об этой таблице? См. Последующий пост в Периодической таблице собраний.
Мы проверяем, обновляем, уточняем:
встреч с известными участниками и предсказуемые модели
Делая работу в наших организациях, мы учимся. Планы, которые мы составили в первый день, могут сработать так, как мы ожидали, а может и нет. Появляются новые вещи, и вскоре становится очевидным, что нам нужно изменить курс.
Организации используют этот тип встреч для проверки эффективности, обновления связей в команде и совершенствования своего подхода на основе того, что они узнали.
Во всех этих встречах участвует устоявшаяся группа людей, возможно, иногда со случайными гостями. Большинство из них происходит через регулярные и предсказуемые интервалы, составляя стратегическую и операционную ритмику организации.
Все эти встречи проходят по регулярной схеме; каждая встреча работает в основном так же, как и предыдущая, и команды знают, чего ожидать. Поскольку участники и формат известны, эти встречи часто требуют меньшего предварительного планирования и менее специализированных навыков фасилитации, чтобы добиться успеха.
Типы встреч в этой группе:
Совещания Team Cadence
Намерение
- Обеспечить сплоченность группы
- Исполнение привода
Примеры
Профиль ожидаемого участия
Эти встречи обычно проводятся «начальником» или менеджером, но эффективно их может проводить любой член команды. Наилучшие результаты достигаются, когда все приглашенные участвуют в совместной работе. Здоровые отношения важны для достижения успеха.
Формат встречи
Совещания по командному ритму работы проходят по обычному шаблону или стандартной повестке дня, которая может быть очень ритуальной. Командные встречи должны выявить новую информацию и проблемы, но большие сюрпризы здесь не приветствуются. (Если только они не супер крутые!) Эти встречи предназначены для того, чтобы поддерживать личную связь между устоявшейся командой и двигаться к общей цели, а не для того, чтобы вдохновить на серьезные изменения.
Чтобы узнать больше, посетите наш ресурсный центр Team Cadence Meetings.
Вернуться к списку типов ⇧Проверки выполнения
Намерение
- Сохранение темпов проекта
- Обеспечение взаимной ответственности
Примеры
- Встреча по статусу проекта
- Регистрация клиентов
Профиль ожидаемого участия
Руководители проектов и менеджеры по работе с клиентами проводят эти встречи, а все остальные участвуют в достаточно структурированном виде.Во многих смыслах эти встречи предназначены для того, чтобы проинформировать и заверить людей в том, что все остальные в команде делают то, что они обещали, или, если нет, чтобы выяснить, что им всем нужно сделать, чтобы вернуться на правильный путь. Функциональные отношения имеют значение, но не так важно для общего результата, чтобы эти люди наслаждались обществом друг друга. Поскольку эти встречи в основном предназначены для того, чтобы «убедиться, что все по-прежнему работает», что имеет значение для успеха проекта и способности организации планировать, они часто могут быть очень скучными для отдельных участников, которые уже знают, что происходит с их работой.
Формат встречи
Обновления проекта происходят регулярно. Некоторые из них очень строгие, другие менее строгие; это зависит от команды и вида работы, которую они выполняют. Сюрпризы совершенно нежелательны. Любой серьезный сюрприз приведет к срыву встречи и нарушит запланированную повестку дня.
Чтобы узнать больше, посетите наш ресурсный центр Progress Check Meetings.
Вернуться к списку типов ⇧Один на один
Намерение
- Карьера и личностное развитие
- Индивидуальная ответственность
- Поддержание отношений
Примеры
- Персональный менеджер-менеджер
- Коучинговая сессия
- Менторское собрание
- «Встреча» с важным заинтересованным лицом
Профиль ожидаемого участия
В этих встречах участвуют два человека с установленными отношениями.Качество этих отношений имеет решающее значение для успеха на этих встречах, и руководство может чередоваться между участниками в зависимости от их индивидуальных целей. Хотя эти встречи могут следовать повестке дня, их стиль полностью разговорный. В некоторых случаях единственное различие между разговором один на один и обычным разговором состоит в том, что встреча была запланирована заранее для обсуждения конкретной темы.
Формат встречи
Один на один — самые непринужденные и веселые встречи в этом наборе.Опытные и целеустремленные лидеры разработают подход к личным встречам, который они часто используют, но интимный характер этих встреч не поддается жесткой структуре. Люди, как правило, не получают удовольствия от сюрпризов один на один, но они бесконечно предпочитают узнавать неожиданные новости на этих встречах, а не на групповых или корпоративных встречах. Если вы собираетесь бросить курить, полететь на Луну или только что изобрели лекарство от старения, вам лучше сообщить об этом своему руководителю в частном порядке, прежде чем поделиться этим с советом директоров.
Чтобы узнать больше, посетите наш ресурсный центр для индивидуальных встреч.
Вернуться к списку типов ⇧Обзоры действий
Намерение
- Обучение: понимание
- Развивайте уверенность
- Сгенерировать рекомендации по изменению
Примеры
- Проект и Agile-ретроспективы
- Обзоры после действий и Обзоры до действий (Военные)
- Предоперационные встречи (Здравоохранение)
- Обзор выигрышей / проигрышей (продажи)
Профиль ожидаемого участия
Эти встречи проводит назначенное лицо из группы.При правильном проведении обзоры действий требуют активного и структурированного участия всех присутствующих. Поскольку обзоры действий так структурированы, они не требуют от участвующих лиц налаживания хороших межличностных отношений. Однако они требуют профессионализма, сосредоточенности и активного участия. Рецензии на действия, которые происходят слишком редко или слишком далеко по времени от действия, имеют тенденцию становиться более разговорчивыми и менее убедительными.
Формат встречи
Обзоры действий в высшей степени ритуалистичны; именно такие встречи вдохновляют на использование слова «ритуал».Обзор действий — это инструмент для непрерывного обучения; чем чаще они проводятся и чем сплоченнее становится команда, тем быстрее они учатся и совершенствуются. Команды могут и будут со временем менять способ проведения этих встреч, основываясь на том, что они узнали, и это страстное стремление к переменам к лучшему само по себе является частью ритуала. Обзоры действий сразу же удивляют. Все дело в том, чтобы изучить и затем усовершенствовать будущие действия, поэтому, хотя огромные сюрпризы могут вызвать огорчение, они воспринимаются как уроки и используются соответствующим образом.
Можете ли вы сказать, что это одни из моих любимых встреч?
Чтобы узнать больше, посетите наш ресурсный центр Action Review Meetings.
Вернуться к списку типов ⇧Совещания по вопросам управления
Намерение
- Стратегическое определение и надзор
- Соответствие нормативным требованиям и мониторинг
- Поддержание отношений
Примеры
- Заседания Совета директоров
- Ежеквартальные стратегические обзоры
- QBR (ежеквартальный обзор между поставщиком и клиентом)
Профиль ожидаемого участия
Команды, участвующие в совещаниях по управлению, известны заранее, но не обязательно часто работают вместе.И в этом нет необходимости; это не те встречи, на которых всем нужно быть друзьями, чтобы добиться хороших результатов. Эти встречи проводятся председателем или официальным представителем компании, и участие в них структурировано. Это означает, что, хотя во время корпоративного собрания часто бывает время для свободного разговора, большая часть участия соответствует установленным схемам. Часто такие встречи требуют более красивой обуви.
Формат встречи
Совещания по вопросам управления каденцией хорошо структурированы.Когда вы работаете профессионально, всегда есть повестка дня, она всегда оглашается заранее, и записываются минуты. Встречи руководителей — НЕ время для сюрпризов. Фактически, лучшая практика для важных собраний совета директоров включает в себя обеспечение того, чтобы каждый, кто приходит на это собрание, заранее получил личный инструктаж (см. «Расследование или индивидуальные встречи»), чтобы никто не удивился на собрании. Сюрприз на собрании по управлению каденцией означает, что кто-то облажался.
Чтобы узнать больше, посетите наш ресурсный центр для совещаний по управлению каденцией.
Вернуться к списку типов ⇧Правильная группа для создания изменений:
Встречи с участниками и шаблоны, адаптированные к потребностям
Новые идеи, новые планы, проекты, которые нужно начать, проблемы, которые необходимо решить, и решения, которые необходимо принять — эти встречи меняют работу организации.
Эти встречи планируются по мере необходимости и включают в себя людей, которые, по мнению организаторов, лучше всего подходят для достижения целей встречи. Они добиваются успеха, если следуют продуманному плану встреч, и регулярно терпят неудачу, когда люди его «взрывают».
Поскольку эти встречи планируются по мере необходимости с теми, кто нужен, существует гораздо больше различий в формате между встречами. Это сфера совместной работы, принятия решений и осмысления, а когда группа становится больше, обученного фасилитатора.
Типы встреч в этой группе:
Генерация идей
Намерение
- Создайте кучу идей
Примеры
- Сеанс мозгового штурма рекламной кампании
- Мозговой штурм пользовательской истории
- Мозговой штурм по сбору средств
Профиль ожидаемого участия
Встречи по генерации идей часто включают участников из устоявшейся команды, но не всегда.Эти встречи проводятся фасилитатором, и участники структурированно вносят новые идеи. Хотя всегда приятно встречаться с людьми, которых вы знаете и любите, налаженные отношения не обязательно улучшают результаты этих встреч. Вместо этого лидерам, которые хотят получить как можно более широкий спектр идей, лучше включать участников с разными взглядами и идентичностями. Отношения здесь не в центре внимания; идеи есть.
Формат встречи
Эти встречи начинаются с представления центральной предпосылки или проблемы, а затем переходят к некоторой форме генерации идей.Существует множество техник генерации идей, каждая из которых включает в себя способ, с помощью которого участники могут ответить на главный вызов с помощью как можно большего количества индивидуальных идей. В отличие от семинаров или собраний по решению проблем, группа не может пытаться объединить или усовершенствовать свои идеи на собрании. Здесь больше всего важен объем идеи. Организации проводят эти встречи, когда еще не знают, что делать; вся встреча — это мольба к интуиции. Таким образом, есть несколько руководящих принципов, помимо правил, которые никогда не мешали бы чьему-либо энтузиазму.
Чтобы узнать больше, посетите наш ресурсный центр «Встречи по генерированию идей».
Вернуться к списку типов ⇧Планирование встреч
Намерение
- Создание планов
- Обеспечение приверженности реализации планов
Примеры
- Планирование проекта
- Планирование кампании (маркетинг)
- Дорожная карта продукта
- и так далее. Каждая группа, занимающаяся производством вещей, проводит плановое собрание.
Профиль ожидаемого участия
На собраниях по планированию часто участвует уже существующая команда, но при необходимости также привлекаются другие люди. В зависимости от размера и масштабов разрабатываемых планов эти встречи проводятся владельцем проекта или сторонним фасилитатором. Ожидается, что участники будут активно сотрудничать над рабочим продуктом. Они могут иметь или не иметь установленных отношений; в противном случае нужно потратить некоторое время на то, чтобы помочь людям узнать друг друга и понять, что каждый из них может внести.Тем не менее, эти встречи предназначены для выполнения работы, поэтому отношения не находятся в центре внимания.
Формат встречи
Планирование встреч различается в зависимости от типа плана, который они создают, но обычно начинают с объяснения общей цели, анализа текущей ситуации, а затем прорабатывают детали планирования. Планировочные встречи заканчиваются рассмотрением и подтверждением созданного плана. Планирование встреч не регулируется правилами и не следует определенным ритуалам; формат встречи в большей степени продиктован форматом планирования, чем чем-либо еще.Поскольку встречи по планированию происходят на очень ранних этапах жизненного цикла предприятия, успешные встречи предполагают интуитивную прозорливость. Все, что вы можете узнать во время этой встречи, что может улучшить план, — это хорошо!
Чтобы узнать больше, посетите наш ресурсный центр по планированию встреч.
Вернуться к списку типов ⇧Мастерские
Намерение
- Формирование группы
- Обязательства и ясность в исполнении
- Один или несколько ощутимых результатов; реальный рабочий продукт выходит из мастерских
Примеры
- Начальные стадии проектов, программ и продуктов
- Аренда команды
- Проектные мастерские
- Отображение потока создания ценности
- Семинары по стратегии
- Мастер-классы по тимбилдингу
Профиль ожидаемого участия
Группы собираются специально для этих встреч под руководством назначенного фасилитатора.Эти встречи приводят в движение будущую работу, поэтому внимание может быть разделено поровну между созданием общего рабочего продукта (например, карты потока создания ценности или уставного документа) и формированием команды, поскольку успешные командные отношения облегчают всю будущую работу. Семинары часто включают в себя многие элементы, которые вы найдете на других типах встреч. Например, семинар может включать в себя сбор информации, генерацию идей, решение проблем и планирование.
Поскольку они пытаются достичь гораздо большего, чем другие собрания, семинары требуют больше времени для проведения и больше времени для планирования и организации.Большинство семинаров ожидают, что участники будут активно участвовать и сотрудничать в достижении ощутимого общего результата, и много усилий уходит на планирование очень структурированных способов обеспечения такого взаимодействия. Что касается деловых встреч, они также часто бывают максимально приближены к рабочей группе.
Формат встречи
Небольшие стартовые встречи могут проходить по простой схеме и проводиться в обычном помещении для встреч команды, но многие семинары проходят в специальном месте; где-нибудь за пределами предприятия, вне или иным образом отличным от нормальной рабочей среды.Все эти встречи начинаются с представлений и определений уровня: групповое упражнение, обзор целей проекта и, возможно, мотивационная речь спонсора. Затем команда выполняет серию упражнений или действий для достижения рабочего продукта. Поскольку эти встречи продолжительные, можно ожидать кофе с печеньем. Семинары завершаются обзором рабочего продукта и часто рефлексивным упражнением. Тем не менее, хотя базовая схема семинара довольно стандартна, это индивидуальные встречи, которые не придерживаются каких-либо конкретных ритуалов.Люди, которые планируют встречу и содействуют ей, упорно трудятся, чтобы создать возможности для интуитивной прозорливости; они хотят, чтобы команда узнала друг о друге и о работе, которая их вдохновляет и увлекает.
Чтобы узнать больше, посетите наш ресурсный центр для семинаров.
Вернуться к списку типов ⇧Решение проблем
Намерение
- Найдите решение проблемы
- Гарантированное обязательство по внедрению решения
Примеры
- Реагирование на инциденты
- Решение стратегической проблемы
- Резолюция об изменении основного проекта
Профиль ожидаемого участия
В этих собраниях участвуют все, кто может располагать информацией, которая помогает группе найти решение, и все, кому необходимо его внедрить.В зависимости от срочности ситуации встречу будет проводить ответственное лицо (ответственный руководитель) или фасилитатор. Ожидается, что все присутствующие будут активно сотрудничать, отвечая на все вопросы и старательно предлагая помощь. Тесные рабочие отношения могут облегчить эти встречи, а участники, которые установили доверие, могут вложить больше энергии в поиск решений, поскольку они меньше беспокоятся об обвинениях и личных последствиях. Тем не менее, эти встречи требуют участия людей с лучшими знаниями, а эти люди могут плохо знать друг друга.Когда это происходит, руководитель собрания должен приложить дополнительные усилия для обеспечения безопасности в группе, если он хочет, чтобы все приложили максимум усилий.
Формат встречи
Встречи по решению проблем начинаются с анализа ситуации (что произошло, какие ресурсы у нас есть), а затем с рассмотрения возможных вариантов. После обсуждения и выбора варианта команда создает план действий. Мы все видели в фильмах самую короткую версию этой встречи, когда полиция собирается у здания, полного заложников, и вместе разрабатывает свой план.Встречи по решению проблем следуют этой базовой структуре, которая может быть сильно ритуализирована в службах быстрого реагирования и других командах, посвященных быстрому решению проблем. Эти строгие управляющие процедуры становятся менее жесткими, когда проблемы не столь срочные, но основная закономерность остается.
На встрече по решению проблем неприятный сюрприз уже случился. Теперь команда приветствует интуицию, надеясь, что появится блестящее решение.
Чтобы узнать больше, посетите наш ресурсный центр по решению проблем.
Вернуться к списку типов ⇧Принятие решений
Намерение
- Задокументированное решение
- Обязательство действовать в соответствии с этим решением
Примеры
- Решение о новом найме
- Решение о прекращении / отказе
- Выбор логотипа
- Окончательное утверждение стандарта
Профиль ожидаемого участия
Часто встреча для принятия решений включает постоянную команду, но, как и встречи по решению проблем, не всегда.На этих встречах могут также присутствовать люди, на которых решение повлияет или у которых есть опыт, которым можно поделиться, даже если они не несут прямой ответственности за выполнение решения. Встречи по принятию решений могут проводиться назначенным фасилитатором, но чаще их проводит старший руководитель или председатель. Люди участвуют в собраниях по принятию решений в качестве советников или лиц, принимающих решения. Если обсуждаемое решение носит в основном формальный характер, это участие будет строго структурированным. С другой стороны, если группа действительно взвешивает несколько вариантов, стиль участия будет гораздо более совместным.Установленные отношения не являются центральными для встреч, на которых принимаются решения, но важны кажущаяся справедливость и уравновешенность обсуждения. Когда группа ведет себя так, что высказывать опасения небезопасно, эти опасения остаются без внимания, что ослабляет приверженность принятому решению.
Формат встречи
Встречи для принятия решений включают рассмотрение вариантов и выбор окончательного варианта. В отличие от встреч по решению проблем, которые включают в себя поиск хороших вариантов, вся работа по выяснению возможных вариантов происходит до встречи для принятия решения.Во многих случаях эти встречи в значительной степени являются формальностью, предназначенной для завершения и обеспечения приверженности уже принятому решению. Ритуал высок, и сюрпризы нежелательны. В других ситуациях группа взвешивает несколько вариантов и пытается сделать выбор на собрании. По-прежнему не должно быть больших сюрпризов, но есть гораздо больше гибкости. Например, корпоративные руководящие группы проводят встречи для принятия решений, когда сталкиваются с неожиданными стратегическими проблемами. Многие из этих команд возвращаются к бесструктурному подходу к беседам; просто «выговорите», пока не придут к решению.К несчастью для них, команды принимают лучшие решения, когда их собрания следуют формальной методологии принятия решений.
Чтобы узнать больше, посетите наш ресурсный центр по встречам по принятию решений.
Вернуться к списку типов ⇧Усилия по оценке и влиянию:
встреч между нами и ними, с информацией, которой можно поделиться, и вопросами, на которые нужно ответить
Эти встречи предназначены для передачи информации и намерений от одного человека или группы к другому. Их назначает человек, который хочет чего-то от людей, на которых он хочет повлиять или от которых он хочет что-то получить.
На первый взгляд это звучит по-макиавеллистски, но намерения здесь редко бывают гнусными. Вместо этого эти встречи часто указывают на искренний интерес к обучению, обмену опытом и поиску способов собраться вместе для взаимной выгоды.
Поскольку каждая из этих встреч включает в себя некоторую форму социальной оценки, формат и ритуалы больше связаны с этикетом, чем с правилами или продуктом работы, хотя это не всегда так.
Типы встреч в этой группе:
Осмысление
Намерение
- Чтобы узнать, что вы можете использовать для информирования о последующих действиях
- Чтобы понять текущее состояние проекта, организации или системы
Примеры
- Собеседование
- Встречи Project Discovery
- Расследование инцидентов
- Панели исследования рынка
Профиль ожидаемого участника
Эти встречи проводятся интервьюером или фасилитатором.В число участников входят люди, с которыми проводится интервью, а иногда и группа наблюдателей. Участие в совещаниях по осмыслению может показаться разговорным, но оно всегда следует за четкой структурой вопросов и ответов. Большинство интервьюеров стараются установить взаимопонимание с людьми, с которыми они проводят собеседование, поскольку люди часто более свободно делятся информацией с людьми, которых они считают дружелюбными и заслуживающими доверия. Тем не менее, многие собрания по осмыслению хорошо работают без взаимопонимания, потому что человек, делящийся информацией, ожидает, что в будущем она принесет пользу.Например, если врач просит пациента описать свои симптомы, он охотно делает это, потому что ожидает, что врач будет использовать эту информацию, чтобы помочь ему почувствовать себя лучше.
Формат встречи
Многие собеседования регулируются правилами, касающимися конфиденциальности, неразглашения и конфиденциальности. Эти формальности могут быть выполнены в начале или в конце сеанса. В противном случае для сеанса осмысления не существует сильных шаблонов. Вместо этого люди, регулярно работающие на этих собраниях, сосредотачиваются на том, чтобы задавать более качественные вопросы.Как и собрания по генерированию идей, собрания по сбору информации доставляют удовольствие от интуиции. Однако, в отличие от встреч по генерированию идей, цель состоит не в том, чтобы изобрести новые решения, а, скорее, в раскрытии существующих фактов и перспектив.
Чтобы узнать больше, посетите наш ресурсный центр Sensemaking Meetings.
Вернуться к списку типов ⇧Представления
Намерение
- Узнавать друг о друге
- Решите, продолжать ли отношения
Примеры
- Первая встреча профессионалов
- Торговая площадка
- Торговая демонстрация
- Первая встреча с потенциальным продавцом
- Участок инвестора
Профиль ожидаемого участия
Ознакомительные собрания проводит человек, который просил о встрече.Человек или люди, приглашенные на встречу, также могут работать, чтобы вести обсуждение, или они могут оставаться в основном пассивными; они могут участвовать так, как считают нужным, потому что они не обязаны проводить здесь больше времени, чем считают необходимым. В большинстве представлений люди пытаются вести диалог, но когда социальные интересы возрастают или перспектива взаимной выгоды значительно неуравновешенна, взаимодействие становится все более односторонним.
Формат встречи
Нет строгих правил для встреч такого типа в целом, но это не делает их разовыми неформальными мероприятиями.Напротив, отделы продаж, основатели компаний и молодые специалисты проводят много долгих часов, работая над тем, чтобы «отточить свое слово». Они надеются, что такая тщательная подготовка уменьшит влияние удачи и шансов на неприятный сюрприз. варьируются в зависимости от ситуации. Эти встречи могут длиться долго, прерываться и быстро отклоняться от темы. Человек, просивший о встрече, должен убедиться, что беседа завершится четким следующим шагом.
Чтобы узнать больше, посетите наш ресурсный центр Introduction Meetings.
Вернуться к списку типов ⇧Совещания по разрешению проблем
Намерение
- Новый договор
- Обязательства по развитию отношений
Примеры
- Эскалация группы поддержки
- Переговоры и продление контрактов
- Соседский спор
Профиль ожидаемого участия
Эти встречи проводятся назначенным переговорщиком или, если нейтральная сторона недоступна, тем, кто больше заботится о победе.Ожидается, что все стороны будут участвовать в обсуждении, хотя то, как они будут участвовать, будет полностью зависеть от текущего состояния их отношений. Если переговоры будут напряженными, взаимодействие будет четко структурировано, чтобы не допустить полного срыва. Если отношения хорошие, переговоры могут вестись в очень разговорном стиле. Очевидно, что качество отношений играет центральную роль в успехе переговоров или встречи по разрешению проблем.
Формат встречи
Формат этих встреч полностью зависит от ситуации.Официальные переговоры по договору между странами проходят в очень структурированном и ритуальном формате. Однако переговоры между отдельными лидерами могут затянуться на поле для гольфа. Эти встречи — танец, поэтому, хотя сюрпризы не приветствуются, они ожидаются.
Чтобы узнать больше, посетите наш ресурсный центр по решению проблем.
Вернуться к списку типов ⇧Учебные занятия
Намерение
- Передать знания и навыки
Примеры
- Обучение клиентов новому продукту
- Прием нового сотрудника на работу
- Обучение технике безопасности
- Семинары
Профиль ожидаемого участия
Тренер ведет занятия, а участники следуют инструкциям.Участники могут быть там по своему выбору, или им может потребоваться пройти обучение их работодателем. Не ожидается сотрудничества между тренером и участниками; это чистая передача информации от одной группы к другой.
Формат встречи
Форматы тренировок сильно различаются. В простейшей форме сессия включает в себя инструктор, рассказывающий участникам, что, по их мнению, им необходимо выучить, а затем участники задают вопросы. Разработчики учебных материалов и профессионалы в области обучения могут сделать учебные занятия более увлекательными.
Чтобы узнать больше, посетите наш ресурсный центр для учебных встреч.
Вернуться к списку типов ⇧Радиовещание
Намерение
- Для обмена информацией, которая побуждает (или мешает) к действию
Примеры
- Встреча всех рук
- Вебинары
Профиль ожидаемого участия
Трансляции собрания проводит организатор собрания. Этот человек официально начинает собрание, а затем либо запускает презентацию, либо представляет докладчиков.У приглашенных на встречу людей может быть возможность задать вопросы, но по большей части ожидается, что они будут внимательно слушать. Хотя они включают презентации так же, как собрания практикующих сообществ, они не дают участникам возможности участвовать в непринужденной беседе и нетворкинге. Это не совместные мероприятия.
Формат встречи
Трансляция собрания начинается и заканчивается вовремя. Они начинаются с краткого введения, за которым следует презентация.На вопросы можно отвечать периодически или задерживать их до последних минут. Поскольку эти встречи включают объявления или информацию, предназначенную для информирования о дальнейших действиях, участники часто получают дополнительную информацию: копию слайдов, специальное предложение или приглашение, или, в случае общего собрания, последующую встречу с менеджера, чтобы рассказать о том, как большое объявление повлияет на их команду. Ведущие трансляции не ждут и не приветствуют сюрпризов. Участвующие люди часто не знают, чего ожидать.
Чтобы узнать больше, посетите наш ресурсный центр Broadcast Meetings.
Вернуться к списку типов ⇧Честно говоря, я не решился включить трансляции встреч и тренингов в качестве типов, поскольку и то, и другое включает в себя такой широкий спектр опыта. Кроме того, эти встречи не являются совместными или плодотворными, как другие встречи; они не создают новых результатов для всех участников. Они расширяют определение того, что я считаю встречей.
Тем не менее, я слышал, как люди неоднократно называли передачи и тренинги «собраниями».Собрание всего персонала часто бывает просто объявлениями, но люди называют это собранием. Сотрудники проекта планируют «встречу для ознакомления с новой системой» с клиентом, и это, по сути, легкое учебное занятие.
И если мы посмотрим на собрания как на инструмент, который мы используем для передачи информации через наши организации, создания связей между людьми в наших организациях и стимулирования рабочей динамики, трансляция собраний и тренингов, безусловно, соответствует этому счету (как мы увидим в рассказ ниже).
Таблица: все 16 типов встреч в таксономии деловых встреч
Теперь, когда вы ознакомились с подробностями, загрузите эту таблицу в виде электронной таблицы.
Почему электронная таблица?
Я ожидаю, что люди будут использовать таксономию одним из этих способов.
- Проведите инвентаризацию встреч вашей организации.
Какие из них вы запускаете, а какие -? Если вы проводите одну из таких встреч и она не работает, что вы можете здесь увидеть, что может указать на лучший способ? - Сделайте таксономию лучше.
В конце концов, наш список из 16 типов столь же произвольный, как и список из 6 типов MeetingSift. Что мы упустили? Что не работает? Дайте нам знать. Комментарии приветствуются.
Поскольку все модели ошибочны, ученый не может получить «правильную» путем чрезмерной проработки. Напротив, вслед за Вильгельмом Оккамом он должен искать экономичное описание природных явлений. Подобно тому, как способность создавать простые, но вызывающие воспоминания модели является отличительной чертой великого ученого, чрезмерная работа и чрезмерная параметризация часто являются признаком посредственности.
Джордж Бокс в 1976 г. Журнал Американской статистической ассоциации
Или, говоря более экономно, « Все модели неправильные, но некоторые полезны. » Мы пытались достичь полезной отметки, в отличие от более простых списков. Мы ждем ваших отзывов, чтобы рассказать нам, как мы это сделали.
17-й тип: БОЛЬШИЕ встречи и конференции
Когда вы думаете, что действительно расширили свой кругозор и стали очень инклюзивными, вы встречаетесь с кем-то, кто исправляет вас.Недавно я имел удовольствие познакомиться с Мартеном Ваннестом, который также является убежденным сторонником в вопросах дизайна встреч и дизайнеров встреч . Оказывается, что хотя мы используем одни и те же слова, Маартен работает в совершенно другом мире, где «встреча» может быть многодневной конференцией с десятками сессий и высокооплачиваемым основным докладчиком или 10. В этом мире планировщики встреч. обрабатывать логистику, резервирование номеров, требования к освещению, брендинг, рекламные акции … множество деталей, которые намного превосходят все, о чем мы могли бы беспокоиться даже на самом активном семинаре по стратегическому планированию.
Это такое другое, зачем даже упоминать об этом?
Потому что это еще один пример того, как использование общего слова, такого как «встреча», приводит к неверным предположениям . Если что-то неясно, в Lucid, когда мы говорим о встречах и их планировании, мы говорим о 16 типах повседневных деловых встреч, перечисленных выше. Профессиональное планирование встреч — это совсем другое дело.
Как разные типы встреч работают вместе:
Повесть о 25 встречах
Чтобы проиллюстрировать, как разные виды встреч работают вместе, давайте рассмотрим типичную последовательность встреч, которую вы, возможно, ожидаете увидеть в первый год отношений компании с новым крупным клиентом.
Это история двух компаний: ACME, производителя отличных продуктов, и ABC Corp, компании, которая нуждается в том, что делает ACME, и всех людей, работающих в этих двух компаниях, которые обеспечивают развитие своего бизнеса.
- Встреча 1: Маркетинговый веб-семинар (Тип: трансляция)
Сэм, менеджер ABC Corp, зарегистрировался на веб-семинар компании ACME, посвященный их захватывающему новому продукту. Сэму понравилось то, что он увидел, и после вебинара он сказал, что хотел бы, чтобы ему позвонили из отдела продаж.
Сэму понравилось то, что он увидел на вебинаре.- Встреча 2: Первый звонок для продажи (Тип: Введение)
Питер, представитель ACME по входящим продажам, звонит Сэму на следующий день. Представившись, он спрашивает Сэма об ABC Corp и о том, как продукты ACME могут работать на них. Питер узнает, что ABC Corp очень заинтересована и что это может иметь большое значение для ACME. Он и Сэм соглашаются организовать демонстрацию с участием представителей обеих компаний.
Питер звонит Сэму, и они назначают демонстрационную встречу.- Встреча 3: Встреча группы продаж (Тип: Team Cadence)
На еженедельной торговой встрече Питер рассказывает команде о сделке с ABC Corp. Босс Питера Джилл знает, что эта сделка может принести пользу команде, и хочет убедиться, что они сделают все возможное. Она и Питер назначают время для подготовки и репетиций перед демонстрацией клиента.
Питер рассказывает Джилл и отделу продаж о предстоящей демонстрации с Сэмом в ABC.- Встреча 4: Обзорная демонстрация продаж (Тип: обзор действий)
Джилл, Питер и Генри (эксперт по решениям из ACME) встречаются, чтобы подготовиться к демонстрации. Они начинают с обсуждения всего, что знают об ABC Corp, о Сэме и других людях, пришедших на демонстрацию. Они просматривают презентацию, которую планируют провести, и репетируют демонстрацию, уделяя особое внимание тому, кто что будет делать, и останавливаются, чтобы уточнить свою презентацию с примерами, которые имеют непосредственное отношение к бизнесу ABC Corp.В конце встречи они кратко излагают ключевые моменты, которые они хотят высказать во время демонстрации.
Питер, Джилл и Генри готовятся к демонстрации с Сэмом на ABC.- Встреча 5: Торговая демонстрация (Тип: Введение)
Питер и Анри встречаются с Сэмом и его боссом Эллен. После коротких представлений Питер подтверждает повестку дня с Эллен и Сэмом. Затем Анри ведет демонстрацию, стараясь достичь ключевых моментов, которые они подготовили ранее.Эллен и Сэм впечатлены, они перебивают их вопросами и быстрыми комментариями о том, как продукт ACME может работать в их бизнесе. В конце демонстрации Эллен просит команду ACME подготовить расценки.
Питер и Анри демонстрируют Сэму и Эллен демонстрацию. Эллен впечатлена и спрашивает цитату.- Встреча 6: Еженедельное собрание группы лидеров (Тип: Team Cadence)
Джилл делится новостью о потенциальной сделке с ABC Corp на еженедельном собрании руководства.Для такого крупного клиента, как этот, ACME потребуется команда проекта, работающая над настройкой и установкой продукта, если сделка состоится. Для завершения этих проектов могут потребоваться месяцы, и команде внедрения придется планировать ресурсы. Команда юристов знает, что их вызовут для помощи в работе над контрактом (всегда есть пометки), и финансовый отдел начинает смотреть, как подобная сделка повлияет на денежный поток. Наконец, руководитель группы продукта знает, что крупные клиенты часто требуют особого отношения, поэтому он начинает анализировать дорожную карту и производственный график, чтобы увидеть, как они могут работать с любыми изменениями, которые им необходимо внести.
Джилл рассказывает генеральному директору и остальной части руководства о большой сделке ABC, над которой работает ее отдел продаж, чтобы каждый мог подготовиться.- Встреча 7: Переговоры по контракту (Тип: Решение проблемы)
Питер отправил Эллен смету и проект контракта, и она ожидает изменений. Во-первых, она хочет лучшую цену. Во-вторых, она хочет изменить продукт. В-третьих, ее юридическая команда требует дополнительной страховки по сделке и полного освобождения от ответственности.В-четвертых, ее служба безопасности хочет провести аудит безопасности операций ACME.
Питер просматривает все запросы на встрече с Эллен, чтобы убедиться, что он их понимает, но он не в состоянии разрешить эти изменения. После встречи он возвращает запросы Джилл.
Питер обсуждает контракт с Эллен. Эллен хочет лучшего контракта.- Заседание 8: Ежемесячное собрание по принятию решений (Тип: принятие решений)
- Руководство
ACME резервирует в своем календаре время для принятия трудных решений каждый месяц, и в этом месяце речь идет о контракте с ABC Corp.Перед встречей каждый отдел рассматривает, как они могут отреагировать на контракт ABC с его особыми требованиями, и готовится обсудить варианты. Несмотря на то, что все приходят подготовленными, дискуссия длится целых два часа, поскольку они обсуждают относительные риски и возможности в этом контракте. Когда они закончат, они договариваются о том, как они отреагируют на следующий раунд переговоров по контракту и насколько далеко они пойдут дальше, чтобы выиграть сделку.
Руководящая группа встречается, чтобы решить, как реагировать на требования Эллен по контракту.И они это делают!Еще несколько переговоров и проверка безопасности, и сделка подписана!
- Встреча 9: Передача продаж (Тип: Введение)
Теперь, когда контракт подписан, пора подключить проектную команду. Питер организует встречу между Эллен и Сэмом и командой клиентов из ACME: Гэри, менеджером проекта, Генри, аналитиком по решениям, и Эсме, менеджером по работе с клиентами. В дальнейшем Гэри, Анри и Эсме будут отвечать за общение с Сэмом из ABC Corp.Перед завершением встречи команда ACME планирует поездку в ABC Corp на следующую неделю.
Питер представляет Сэма и Эллен команде ACME: Гэри, Генри и Эсми.- Встреча 10: Обзор выигрышей / проигрышей в продажах (Тип: Обзор действий)
Каждые две недели отдел продаж ACME просматривает все закрытые сделки и пытается определить, почему они проиграли или выиграли сделку. Когда они находят что-то, что работает хорошо, они планируют протестировать это на других сделках, которые еще не закрыты, и, если это тоже работает хорошо, они сделают это частью своего стандартного подхода к продажам.Они также пытаются выявить допущенные ими ошибки, из-за которых они либо потеряли сделку, либо, в таких случаях, как ABC corp, сделали сделку более сложной и рискованной, чем им хотелось бы. Затем вся команда проверяет сделки, над которыми они работают, чтобы убедиться, что они не повторяют те же ошибки.
Джилл, Питер и отдел продаж анализируют уроки, которые они извлекли при заключении сделки с ABC.- Встреча 11: Встреча с открытием на месте (Тип: создание чувств)
Команда ACME, Гэри, Анри и Эсме, приезжают на день в ABC Corp.Сэм приветствует их и проводит экскурсию по главному офису. Они проведут утро, предоставив руководству ABC короткую демонстрацию и обзор проекта. Затем, во второй половине дня, они встретятся с людьми из команды Сэма, которые будут использовать продукт ACME в ABC и выполнять настройку на своей стороне. Эсме сосредотачивается на изучении имен и знакомстве с людьми. Гэри связывается с руководителем проекта Сэма и начинает работать над графиком проекта, чтобы включить все важные даты из календаря ABC.Генри задает всем вопросы о том, как они работают, с какими повседневными проблемами сталкиваются и как, по их мнению, им поможет продукт ACME. Это долгий утомительный день, и команда уходит с тонной новой информации, которую они обсуждают в обратном пути.
Сэм сопровождает Гэри, Анри и Эсми на день встреч в ABC Corp.- Встреча 12: Планирование проекта (Тип: Планирование)
Вернувшись в ACME, Анри, Эсме и Гэри встречаются с командой по развертыванию и настройке продукта.Эсме начинает с краткого рассказа о том, чем занимается ABC Corp. и о своих целях. Затем Анри рассказывает о требованиях клиентов: что им нужно, с какими проблемами они сталкиваются и обо всем, что нужно будет адаптировать. После этого Гэри делится общими ограничениями проекта, включая количество времени и бюджет, над которыми команда должна работать.
При установленном фоне все вместе работают над составлением плана проекта. Люди из группы внедрения предлагают способы, которыми они могут легко справиться с некоторыми требованиями, и определяют элементы, которые потребуют дополнительного времени и творчества.Они начинают список проблем, которые нужно решить, и один из рисков, которым нужно управлять. Начиная с желаемой даты окончания и работая в обратном направлении, они работают вместе, чтобы построить черновой график, который показывает критический путь, время, когда им потребуются выделенные ресурсы от ABC, и места, где они еще не уверены, что они будут найти. Когда они чувствуют, что лучше всего понимают, как будет продвигаться проект, они просматривают черновик своего плана и назначают элементы действий. Гэри будет работать над графиком проекта, согласовывая черновой вариант плана с доступными ресурсами и учитывая праздники.Генри свяжется с Сэмом, чтобы обсудить вопросы от группы внедрения, а Эсме назначит встречу с командой клиентов.
Гэри, Анри и Эсме встречаются с членами группы внедрения, чтобы составить план проекта.- Встреча 13: Начало проекта (Тип: Мастерская)
Команда ACME завершила разработку плана проекта, и теперь пора начинать. Стартовая встреча знаменует собой официальное начало проекта.У Эсме есть опыт фасилитации, поэтому она руководит этой первой встречей между командой внедрения ACME и людьми, с которыми они будут работать в ABC. После коротких представлений Сэм и Эллен рассказывают о том, насколько важен этот проект для ABC и как он сделает жизнь всех лучше, когда он будет реализован. Затем Эллен покидает группу, чтобы проработать оставшуюся часть собрания без нее, пообещав вернуться в конце, чтобы ответить на любые возникающие вопросы.
Затем обе команды копаются в деталях.Они просматривают план проекта, созданный ACME, и предлагают изменения. Они устанавливают цели производительности для того, как они ожидают использовать продукт, давая понять, как будет выглядеть успешная реализация. Они рассказывают о том, как они будут общаться во время проекта, и планируют серию встреч, посвященных обновлению проекта. Они делают перерывы, знакомятся друг с другом и обмениваются файлами cookie. Затем они становятся серьезными и говорят о том, что может пойти не так, и намечают, что они могут сделать сейчас, чтобы увеличить свои шансы на успех.
В конце Эллен присоединяется к ним, и группа делится с ней обновленным планом проекта. Они объясняют внесенные ими изменения и опасения, которые у них остались, и задают несколько вопросов. Наконец, они уточняют, кто что делает дальше, и устанавливают четкие ожидания относительно того, как и когда все увидят прогресс. После начала выступления все они отправляются в местный паб, чтобы расслабиться и продолжить знакомство.
Эсме и Эллен возглавляют команду от обеих компаний до начала проекта- Встреча 14: Обновление всех проектов ACME (Тип: Проверка хода выполнения)
Работа ведется, и раз в неделю Гэри и другие менеджеры проекта встречаются с группой внедрения, чтобы оценить прогресс.Поскольку группа внедрения работает над несколькими проектами одновременно, проблема с одним проектом может повлиять на ход выполнения нескольких других. Чтобы эти встречи были целенаправленными и эффективными, а также чтобы помочь каждому визуализировать, как взаимодействуют все части, группа собирается в комнате с полной стеной, посвященной графику деятельности по проекту. Люди перемещают задачи на стене, чтобы показать прогресс, и отмечают новые риски или проблемы красными точками. Менее чем за 30 минут группа создает обновленную панель мониторинга состояния, которую теперь может просматривать любой сотрудник компании, проходя мимо.
К счастью для Гэри, проект ABC идет точно по графику. Пока что.
Гэри, другие руководители проекта ACME и группа внедрения ACME каждую неделю обсуждают ход проекта.- Встреча 15: Обновление проекта ABC (Тип: Проверка хода выполнения)
Каждые две недели Гэри и команда внедрения из ACME встречаются с Сэмом и его командой в ABC. Они обсуждают, что уже сделано, и подтверждают планы на ближайшие две недели. Они также обсуждают любые вопросы, возникшие с момента их последней встречи.Гэри ведет собрание, и на этой неделе он ожидает, что оно будет довольно рутинным. Но тут говорит Сэм: произошла перемена. Правление ABC решило сменить генерального директора, и группа Сэма реорганизуется. Эллен ушла. Сэм не уверен, будет ли он по-прежнему участвовать в проекте или его команда будет существовать даже после того, как уляжется пыль. На данный момент все в ABC приостановлено.
Сюрприз, Гэри! Гэри ненавидит сюрпризы.
Сэм говорит Гэри, что в ABC произошла серьезная встряска, и проект приостановлен.о нет! Что сделает Гэри?- Встреча 16: Гэри встречается со своим боссом (Тип: Один на один)
Гэри в панике и назначает встречу со своим боссом Белиндой. Он знает, насколько важен этот проект для ACME, и знает, что в контракте сказано, что они не могут отправить окончательный счет до тех пор, пока работа не будет завершена. Однако он не знает, как завершить проект, и понятия не имеет, что сказать остальной команде. Должны ли они прекратить работу? Следует ли им пересмотреть контракт? Следует ли им продолжать и надеяться, что все получится?
Белинда не может ответить на эти вопросы, но она помогает Гэри расслабиться и обещает собрать команду, которая сможет дать ему необходимое руководство.
Гэри встречается один на один со своим боссом Белиндой, и они составляют план.- Встреча 17: Что нам делать с проектом ABC? (Тип: Решение проблем)
Белинда, Гэри и несколько человек из руководящей группы встречаются, чтобы выяснить, как справиться с этим расстройством проекта ABC. Представитель финансового отдела рассказывает о том, как крупная задержка повлияет на компанию, а руководитель внедрения предлагает несколько предложений о том, как они могут изменить график и членов команды, чтобы справиться с задержкой.Хотя никто не хочет, чтобы эти проблемы не были его виной, но генеральный директор совершенно ясно заявляет, что поддержание позитивных отношений с людьми из ABC (кем бы они ни оказались) является наивысшим приоритетом. ACME хочет, чтобы это были прибыльные долгосрочные отношения, чтобы не допустить, чтобы сбой в запуске их сорвал. К концу встречи они решают продолжить работу, сделав все, что они могут сделать без помощи ABC. Затем, если ситуация с ABC не разрешится в течение следующих двух недель, они приостановят проект.Гэри уходит с четкими инструкциями, и все понимают, как они будут справляться с ситуацией в своих отделах.
Белинда, Гэри и руководство встречаются, чтобы найти решение проблем, связанных с проектом ABC.- Встреча 18. Сброс проекта ABC (Тип: Решение проблемы)
Перетряска в корпорации ABC заняла более двух недель. В конце концов, Сэм и его команда остались на проекте. Ура! Но из-за задержки ACME прекратил работу и передал команду внедрения другим проектам.Новый (временный) генеральный директор ABC не заботится о ресурсных проблемах ACME; она просто хочет, чтобы проект был доставлен вовремя. Сэм в сложной ситуации, а Гэри в сложной ситуации. Гэри обращается за помощью к Эсме: у нее как у менеджера по работе с клиентами есть варианты ведения переговоров, которых у Гэри нет, и, возможно, вместе они смогут придумать что-то, что поможет Сэму с генеральным директором ABC и не сильно повредит команде ACME.
Когда Гэри, Эсме и Сэм встречаются, каждый из них разделяет свои ограничения и цели, а затем сосредотачивается на тех местах, где они, кажется, зашли в тупик.90 минут туда и обратно, и они достигают сделки. Крайний срок проекта сдвинется на 2 недели из-за задержки в ABC, но в качестве компенсации за пропущенный срок ACME бесплатно проведет 4 дополнительных учебных занятия для всех людей в ABC, которые были только что переназначены и должны быть доведены до скорость. Это не идеально, но работает, и проект возвращается в нужное русло.
Эсме и Гэри встречаются с Сэмом, чтобы обсудить, как они завершат проект.- Встреча 19.ACME Product Training (Тип: Обучение)
Проект почти готов! Пришло время познакомить сотрудников ABC с новой системой и подготовить ее к использованию. Инструкторы по продуктам ACME проводят для сотрудников ABC несколько учебных занятий. Когда сотрудник ABC задает вопрос, инструктор записывает его, чтобы поделиться с командами по внедрению и продуктам. Иногда на эти вопросы легко ответить, но иногда они показывают, что что-то не так в настройке продукта или что одна из функций продукта не работает должным образом.В то время как основная цель тренинга — обучить сотрудников ABC, инструкторы ACME используют любую возможность, которую они получают, чтобы узнать что-то, что поможет улучшить продукты ACME в будущем.
Инструкторы ACME обучают команду ABC использованию продукта.- Встреча 20: Встреча зеленого света (Тип: принятие решений)
То, что должно было быть 45-дневным проектом, превратилось в 87-дневный проект, но теперь это сделано. Продукт установлен, протестирован, обучение завершено: пора запускать.
Гэри, Эсме и команда ACME, а также Сэм и команда ABC встречаются с руководящей группой ABC. Они представляют свой прогресс, делятся слайдами с графиками выполненных задач и достигнутых вех. Команда руководства задает вопросы по ходу дела, чтобы убедиться, что они понимают последствия предстоящего запуска продукта. Когда все довольны, они обращаются к генеральному директору, который принимает решение на этой встрече.
Запуск утвержден, и новая система запущена.
Гэри, Эсми, Сэм и их команды просят нового генерального директора ABC одобрить проект.Она делает!- Встреча 21: Ретроспектива проекта (Тип: Обзор действий)
Команды ACME проводят регулярные проверки результатов своих проектов, а затем одну большую ретроспективу после окончательного запуска. Для этого они зарезервировали весь день. Все участники проекта ABC, от Питера во время первоначального звонка до инструкторов, проводивших последнее учебное занятие, участвуют. Это много людей, освещающих большой объем контента, поэтому они приглашают фасилитатора, который не участвовал в проекте, чтобы вести встречу.
Все согласны с тем, что по большей части это был успешный проект. Клиент доволен, продукт работает хорошо, и они заработали. Тем не менее, есть уроки, которые нужно извлечь. Питер и Анри понимают, что в первые несколько бесед они заметили признаки нестабильности ситуации в ABC, но они так стремились завоевать клиента, что отклонили их. В будущем они научатся уделять больше внимания. Гэри и команда по внедрению нашли способы поддерживать проект в рабочем состоянии, даже если клиент не отвечает, и встроят это в свой план следующего проекта.В конце встречи группа уходит с дюжиной ключевых уроков и идей для экспериментов, которые они могут попытаться сделать в будущих проектах еще лучше.
Команда ACME встречается, чтобы обсудить то, что они узнали из проекта ABC.- Заседание 22: Заседание Правления (Тип: Управленческая тактика)
Успех и проблемы сделки ABC являются темой обсуждения на ежеквартальном заседании совета директоров. Генеральный директор видит успех проекта как показатель того, что ACME готова привлекать больше крупных клиентов в индустрии ABC, что станет значительным стратегическим сдвигом для компании.После долгих обсуждений правление рекомендует инвестировать пробную сумму маркетинговых денег для нацеливания на новый рынок, и несколько членов правления соглашаются обратиться в свои сети, чтобы найти людей, которые могли бы помочь команде ACME ориентироваться в этом новом пространстве.
Генеральный директор ACME обсуждает проект ABC с Советом директоров ACME и получает разрешение на выход на новый рынок.- Заседание 23: Ежеквартальный обзор бизнеса (Тип: Управленческий ритм)
Сэм и Эсме встречаются, чтобы обсудить, как прошли первые 3 месяца использования продукта ACME.После того, как они потратили несколько минут на то, чтобы узнать о своих детях и погоде, Эсме представляет подготовленную ею презентацию. Он показывает диаграммы и графики того, как использование продукта ABC сравнивается с целями, которые они определили до начала проекта. Она также показывает список проблем, о которых сообщили сотрудники ABC, и показывает, как быстро они были решены. Хотя результаты и не идеальны, они оказались лучше, чем ожидал Сэм. Что еще более важно, новый генеральный директор счастлив, и это огромное облегчение для Сэма. Эсме и Сэм тратят несколько минут на обсуждение одной нерешенной проблемы, над которой команды все еще работают, а затем определяют новые цели эффективности на предстоящий квартал.Встреча прошла так хорошо, что Эсме спрашивает, не захочет ли Сэм представить маркетинговую команду ACME на примере. Сэм соглашается.
Эсме вместе с Сэмом обсуждают, как продукт работает для команды ABC, в Quarterly Business Review.- Встреча 24: Интервью с тематическим исследованием (Тип: создание чувств)
На следующий день после встречи с Эсме Сэму звонят из отдела маркетинга ACME. Вместе они проводят 20 минут, рассказывая о том, что пережил Сэм.Маркетолог спрашивает: как вы узнали о нас? Какую проблему вы пытались решить? Что еще вы обдумывали, прежде чем решиться на ACME? и множество подобных вопросов. Конечно, звонок записывается. В конце концов, представитель по маркетингу благодарит Сэма за потраченное время и обещает прислать ему копию примера для ознакомления перед публикацией.
Это тематическое исследование становится центральным элементом новой маркетинговой кампании, одобренной ранее советом ACME.
Маркетинговая группа ACME берет интервью у Сэма о его опыте работы с их продуктами для тематического исследования.- Встреча 25: Продление контракта (Тип: переговоры / разрешение проблемы)
Год спустя пора продлевать контракт с ABC. Рабочие отношения между двумя компаниями остаются прочными, поэтому нет никаких сомнений в том, что ABC обновится. Эсме рассчитывает снова работать с Сэмом по этому контракту, но у Сэма есть новости. ABC только что наняла нового руководителя отдела снабжения, и у нее есть много вопросов к Эсме, прежде чем они что-то подпишут. Эсме стреляет в команду лидеров и готовится к сложной встрече.
Сэм говорит Эсми, что ей нужно продлить контракт с новым руководителем отдела закупок. Эсме готовится.
Уф! Какое путешествие.
Вкратце
Мы говорили о том, почему так важно конкретизировать тип собрания, на котором вы участвуете, а затем рассмотрели нашу таксономию для классификации этих собраний. Затем мы изучили, как разные типы встреч работают вместе, чтобы люди оставались на связи и продвигались вперед в истории ACME и ABC.
Во многих смыслах история Гэри, Сэма, Эсми и банды — это просто история людей, выполняющих свою работу. Многие люди работают над проектами, похожими на описанный здесь. Иногда все работает нормально, иногда пугаются; ничего необычного там нет. То, на что вы, возможно, не обращали особого внимания раньше, и что эта история помогает выделить, — это то, как часто то, что происходит в этом путешествии, определяется исходом встречи. Еще мы можем видеть, что, хотя эти ребята из группы внедрения, возможно, думали, что несколько встреч, которые они посетили, были пустой тратой времени, их вклад во время встреч, который помог сделать проект ABC успешным, в конечном итоге оказал большое влияние на направление компании.Когда мы появляемся и участвуем во встречах, мы общаемся с людьми, которые затем переходят на разные типы встреч с другими людьми, соединяя точки в нашей организации и за ее пределами.
Имея это в виду, давайте вернемся к захватывающему заголовку Саймона Дженкинса:
Подавление морального духа, убийство производительности — почему офисы терпят встречи?
Нет доказательств того, что организации извлекают выгоду из бесконечного цикла этих шарад, но они не могут его остановить.Мы зависимы.
Можно ли проводить собрания, которые подавляют моральный дух и убивают продуктивность? Да, конечно. Однако это не означает, что встречи — это просто бесполезная зависимость, от которой мы не можем избавиться.
Это означает, что одни люди проводят неправильные собрания, а другие проводят правильные собрания неправильным образом. Не у всех все получается хорошо. Вы когда-нибудь ели бутерброд из торгового автомата? Если это так, то вы знаете, что люди способны производить всякую чушь, которая плохо отражается — ни на них, ни на более крупном объеме работ, которые они предлагают.
В рабочем мире встречи — это то место, где разворачивается действие. Хорошо проведите правильное собрание, и вы сможете вовлечь людей в значимую работу и повысить производительность.
Мне кажется, это довольно приятное преимущество, и, надеюсь, эта таксономия поможет нам всем добраться туда.
Общие вопросы и ответы
Почему важны типы встреч?
В рабочем мире встречи — это то место, где разворачивается действие. Хорошо проведите правильное собрание, и вы сможете вовлечь людей в значимую работу и повысить продуктивность.Но если вы проводите не ту встречу, вы толкаете тяжелый камень в высокую гору.
Какие три основные категории собраний?
- Cadence Meetings — регулярно повторяющиеся встречи, составляющие подавляющее большинство встреч, проводимых на современном рабочем месте.
- Catalyst Meetings — планируются по мере необходимости и включают людей, которые, по мнению организаторов, лучше всего подходят для достижения целей встречи.
- Встречи по обучению и влиянию — предназначены для передачи информации и намерений от одного человека или группы к другому.
Какие примеры собраний Cadence?
- Совещания по каденсу команды
- Контрольные встречи
- Индивидуальные встречи
- Совещания по обзору действий
- Совещания по вопросам управления
Какие примеры собраний Catalyst?
- Встречи генерации идей
- Планирование встреч
- Мастерские
- Встречи по решению проблем
- Встречи для принятия решений
Каковы примеры собраний по обучению и влиянию?
- Смысловые встречи
- Представления
- Совещания по решению проблем
- Встречи практикующего сообщества
- Учебные встречи
- Трансляция встреч
Чтобы более подробно изучить каждый из 16 типов собраний, посетите нашу Интерактивную таблицу типов собраний
Хотите больше? Посетите нашу онлайн-школу встреч!
Позвонить на встречу или приступить к работе? Попробуйте рабочие встречи.: Ассоциации сейчас
Что это? Associates Now Brand Connection предоставляет рекламодателям возможности для связи с аудиторией Associates Now. Весь контент оплачивается рекламодателем. Редакция Associates Now не участвует в создании этого контента.
Встречи не обязательно должны быть только проверками и болтовней.Рабочие встречи могут подчеркнуть результаты и помочь командам лучше сотрудничать.
Была ли последняя встреча, которую вы назвали, касалась чего-то действительно важного?
Да, конечно, — я не буду здесь противоречить интуиции и сказать вам, что это не так. В течение многих лет мы впитывали столько мантр о том, как избежать бесполезных встреч — делать их краткими, иметь четкую повестку дня, заставлять их вставать, возиться с термостатом — что все мы знаем лучше, чем рассылать групповое приглашение на встречу это обречено быть раковиной времени.
Но хотя у нас есть привычка обсуждать важных вещей на собраниях, мы, возможно, менее привыкли к тому, что делает на них важных вещей. А поскольку мы очень заняты на стольких важных встречах, у сотрудников остается меньше времени на выполнение дел. Итак, у Кэти Смит Милуэй, консультанта Bridgespan Group, есть простое, но полезное предложение: проводите больше встреч, рабочих, встреч.
Открытые дискуссии отдают предпочтение экстравертам в комнате.
В статье Harvard Business Review , озаглавленной «Не ждите до окончания собрания, чтобы приступить к своим действиям», Милуэй спрашивает: «Что, если бы встречи с одним или несколькими сотрудниками стали рабочими сессиями, на которых мы могли бы вместе просматривать записки, Google собирает факты, чтобы разобраться в идее, позвонить коллегам, которые разбираются в актуальных вопросах, или привлечь тех, кто может извлечь пользу из обсуждения? » По словам Милуэя, достоинство этого подхода в том, что он позволяет соответствующим людям покинуть встречу с некоторыми конкретными достижениями и заставляет повестку дня встречи быть более сфокусированной на достижениях — что мы собираемся делать к тому времени, когда встреча закончится?
Я думаю, что у того, что Милуэй называет менталитетом «просто сделай это», есть дополнительное преимущество, о котором она не упоминает в своей статье — такие встречи могут помочь связать сотрудников с их коллегами и руководителями, чего не делают проверки и обсуждения. .В конце концов, хотя ваша последняя встреча была бесспорно важной, открытые дискуссии, как правило, отдают предпочтение экстравертам в комнате. Встреча, ориентированная на выполнение задачи, может сочетаться с разными стилями работы — речь идет не о том, кто говорил больше всего или наиболее красноречиво, а о том, о чем уже позаботились. И это может позволить людям увидеть этот стиль работы в действии способами, невидимыми, когда все изолированы в своих различных кабинках и офисах.
СтатьяМилуэя напомнила мне разговор, который я вел с сотрудниками NAFSA: Ассоциации международных преподавателей на мартовской конференции «Великие идеи».Корринн Фишер, старший разработчик обучения NAFSA, столкнулась с проблемой подготовки новых добровольцев для их роли в ассоциации. Ключевым камнем преткновения был тот факт, что первоначальное личное собрание было настолько переполнено ориентационными лекциями, что переходу к делу часто приходилось ждать, пока мероприятие не закончилось. Для волонтеров это была упущенная возможность работать напрямую друг с другом.
Итак, Фишер вместе с бывшим старшим директором NAFSA по развитию программ и услуг Кэрол Гамильтон разработали модель «перевернутого лидерства», в которой добровольцам предоставляется свобода усваивать ориентировочный материал по гайкам и болтам в свое свободное время, освобождая очная конференция, посвященная определению планов работы и выполнению задач.(Вы можете узнать больше о модели «перевернутого лидерства» в раздаточном материале из презентации «Великие идеи» [PDF], а также в статье Associates Now Plus «Как помочь лидерам добровольцев начать работу» [требуется вход для членов ASAE ].)
«Когда мы говорим о стратегических навыках, вместо того, чтобы говорить:« Вот наш стратегический план », это размещается в Интернете», — говорит Фишер. «Теперь мы говорим:« Вот стратегические цели, которые определило ваше сообщество. Теперь вы собираетесь поговорить с кем-то, кто занимает другую руководящую роль, и вы будете искать совпадения.’”
Не каждое собрание может проходить таким образом — или должно. Иногда стратегические дискуссии на высоком уровне завязываются, когда вы слишком сосредотачиваетесь на «результатах». Но стоит сделать дополнительный шаг, чтобы увидеть, можно ли сделать то, что вам нужно, на месте. Милуэй отмечает, что встреча «просто сделай это» особенно полезна, «когда все, что стоит между вами и вашим отчетом, принимающим решение, — это часть знания, например. вклад коллег или общедоступные данные «. Это гарантирует, что вы выходите с встречи с чем-то, и избегаете поспешного установления фактов, которое происходит за пять минут до начала встречи.
Мы уже хорошо обучены ценить время коллег, когда дело касается встреч. Дополнительное внимание также может позволить лидерам лучше ценить свои достижения в режиме реального времени.
Что вы делаете, чтобы ваши встречи были более продуктивными и ориентированными на результат? Делитесь своими впечатлениями в комментариях.
Поделиться статьей
Мы обещаем не продавать ваш адрес электронной почты. Почему улучшения DEI начинаются с сотрудников Mark Athitakis Для торговых ассоциаций больше не только в адвокации Mark Athitakis Возможности ассоциаций после пандемии выйти на глобальный уровень Mark Athitakis5 типов рабочих встреч
Прямое общение бесценно для любой организации. Давайте рассмотрим пять типов встреч, их назначение, их сильные и слабые стороны, а также советы, как получить от них максимальную пользу.
Цель встречЦелью встреч является выработка ясности, сотрудничества, единства целей, решение проблем, сокращение потерь и содействие активной разработке выигрышных стратегий для достижения успеха. В то время как другие формы общения, такие как записки, электронная почта, плакаты и видео, могут передавать сообщение, они не могут обеспечить трансформирующее мышление вживую и при личной встрече, как при личной встрече. Хотя выбранные темы для обсуждения, безусловно, имеют значение, именно форма и качество встречи делают ее эффективной.
Каждую встречу можно классифицировать по четырем параметрам. Эти показатели определяют характер встречи и помогают информировать о подготовке и последующих действиях. Их:
- Размер
- Церемония
- Частота
- Ригор
Встреча Размер
Встречи могут происходить между двумя людьми или превращаться в собрание сотен или тысяч человек.Размер собрания может варьироваться от личного до конференции.Крупные встречи, как правило, являются наименее частым и наиболее церемониальным типом встреч из-за огромного объема материально-технического обеспечения. Размер собрания определяет, сколько людей может получать сообщения и обмениваться идеями по актуальным темам собрания сотрудников.
Церемония встречи Встречи могут быть обычными или официальными.Церемония означает формальность или неформальность встречи. Собрания с высоким уровнем формальности строго придерживаются распределенной повестки дня, а протоколы собраний тщательно хранятся и документируются.Нельзя сказать, что официальные встречи подавляют открытое общение, но что темы структурированы так, чтобы сузить фокус. С другой стороны, случайные встречи более свободны и часто включают в себя список тем для обсуждения и свободу действий при необходимости.
Частота встреч Некоторые собрания проводятся ежедневно, другие — еженедельно или ежеквартально, либо разовые.Как правило, чем чаще проводятся определенные типы собраний персонала, тем меньше их объем.Ежедневное собрание, как правило, сосредоточено на проблемах дня или недели, и участники ожидают, что темы для подобных собраний команд будут обновлены на следующий день или неделю. Более обширные и углубленные типы встреч в компании будут сосредоточены на профессиональном и личном развитии, росте организации и проблемах корпоративной культуры.
Соблюдение строгости Некоторые встречи требуют больших усилий и сосредоточенности. Остальные — обычное дело.Строгость относится к уровню усилий, требуемых от участников встречи.Ежедневный финансовый отчет, скорее всего, будет непринужденной и рутинной встречей, которая может не потребовать интенсивных дискуссий или тяжелых разговоров. Напротив, экстренный сеанс мозгового штурма потребует от участников более высокого уровня внимания и более значительных усилий.
Имея в виду все эти показатели, мы могли бы рассмотреть несколько типов встреч в компании, которые очень похожи во многих отношениях, но сильно отличаются по своему характеру. В следующих примерах мы будем оценивать показатели Размер, Церемония, Частота и Строгость по шкале от 1 до 5.
Пример 1:
Все собрания компании
Размер: 5 (на каждого сотрудника)
Церемония: 3 (структурированные презентации)
Периодичность: 1 (раз в год)
Строгость: 1 (только внимание и присутствие)
Пример 2:
Встреча один на один
Размер: 1 (два человека)
Церемония: 1 (карьерные цели, обновления проекта, препятствия)
Частота: 4 (каждый вторник)
Строгость: 4 (разговоры и решения)
Глядя на эти два примера, мы можем увидеть, как каждый из этих показателей может иметь огромное влияние на характер и состав встречи, что требует различных подходов.
Типы встречПо мере того, как каждая встреча касается каждого из этих четырех показателей, давайте рассмотрим группы похожих встреч, а также некоторые примеры в каждой из этих категорий.
Командные встречиКоллективные собрания — это внутренние собрания, которые обычно ограничиваются членами определенного отдела. Эти встречи могут варьироваться от малых до средних. Обычно они бывают случайными и частыми. Общие типы встреч команды включают:
- Маркетинговые встречи: Встречи по планированию контента, стартовые встречи кампании, встречи по обзору запуска и обзорные отчеты по показателям продаж являются типичными примерами такого типа встреч
- Совещания по продажам: Типы совещаний по продажам включают еженедельные митинги по продажам, сеансы инструктажа по телефону и совещание по анализу конвейера.
- Встречи со службой поддержки клиентов: Сюда входят телеконференции по адаптации клиентов, интервью для обратной связи и периодические проверки
- Встречи с персоналом: Встречи по адаптации сотрудников, собеседования при увольнении и ежегодные обзорные встречи — общие примеры
Командные встречи извлекают выгоду из четкого определения целей и стимулирования.Мотивирующие команды торговых представителей могут извлечь выгоду из использования альтернативных мест для встреч, таких как парковка или баскетбольная площадка. Все, что угодно, чтобы поддержать мотивацию членов команды и заинтересовать клиентов услугами, на которые они могут рассчитывать, выиграет на собраниях команды.
Индивидуальные встречиВстречи один на один часто играют важную роль в развитии лидерства. Эти типы встреч позволяют менеджерам общаться с людьми, предлагать наставления, рекомендации и отзывы.Независимо от того, сообщается ли оно явно или неявно, регулярные встречи один на один позволяют руководителю сообщать направление и помогать более младшему сотруднику расти. Поскольку эти встречи происходят только между двумя людьми, они часто бывают частыми, обычно случайными и относительно непринужденными. Некоторые типы 1: 1 включают:
- Еженедельные индивидуальные встречи
- Индивидуальные брифинги по постановке целей
- Пропуск встреч на уровне
Встречи с пропуском уровней дают руководителям компаний возможность поговорить с людьми, с которыми они могут не общаться регулярно.Для сотрудника это может быть особая возможность задать откровенные вопросы или озвучить идеи, почерпнутые с уникальной точки зрения.
Встречи один на один требуют от руководства умелого выбора подходящего человека для развития на более высоких должностях через эти встречи. Они часто линейны и требуют постоянного обновления прошлых и настоящих целей и задач. Эти встречи должны проводиться каждый раз в одном и том же месте в большинстве случаев, чтобы укрепить чувство регулярности и доверия.Во многих случаях должно быть хотя бы чувство наставничества.
Другой пример встречи один на один может быть между коллегами, такими как руководители отделов или менеджеры филиалов. Регулярные встречи такого рода могут проводиться для относительно неформального обсуждения стратегии среднего уровня. В некоторых случаях доклады высшему руководству о содержании и результатах этих встреч.
Официальные встречиОфициальные встречи обычно проходят между руководителями и руководителями.Как и заседания совета директоров, это регулярно планируемые дела, которые обычно требуют высокой интенсивности, что делает обсуждения и решения критически важными для успеха любой организации.
Типы официальных встречВстречи такого рода, как правило, очень целенаправленны. Таким образом, им выгоден прямой и серьезный подход. Цели и ожидания должны быть четко изложены. Каждый участник должен быть готов внести свой вклад в интеллектуальное лидерство или прогресс в получении значительных возможностей, новых клиентов, участников или активов.
Совещания по проектуВстречи по проекту чаще всего проводятся между группой разработки продукта / разработки, командой инженеров, командой дизайнеров или их комбинацией. Некоторые из этих команд применяют методологию Agile, такую как Scrum, которая обеспечивает функциональную основу для этих встреч.
Типы встреч в управлении проектамиКак и на официальной встрече, участники должны быть готовы представить свой прогресс, идеи и достижения.Потребуются конкретные отметки для завершения, при этом каждый участник входит с четкими ожиданиями.
Встречи с клиентамиВстречи с клиентами и заказчиками позволяют нам продемонстрировать качество обслуживания клиентов и наладить отношения с партнерами. В зависимости от вашего бизнеса и культуры бренда, эти встречи могут соответствовать любому из четырех показателей.
Масштаб, стиль, место и тон этих встреч с клиентами будут во многом зависеть от характера вашего продукта или услуги, характера клиента и отношений, которые вы установили ранее.
Можно сказать, что организация встреч с клиентами — это больше искусство, чем дисциплина. Мероприятие должно быть организовано таким образом, чтобы клиент чувствовал себя желанным гостем и демонстрировал позитивный взгляд на вещи.
5 советов по организации более эффективных встреч на работе
Встречи стали настолько частыми в нашей рабочей жизни, что без них не проходит и дня. По определению, они призваны объединить людей вокруг определенной темы, но большинство встреч неорганизованы и несосредоточены. Что еще более важно, они часто бывают неудовлетворительными и оставляют без ответа больше вопросов.
Многие команды в организациях любого размера используют собрания, чтобы оставаться на одной странице о том, над чем все работают, что уже сделано и что еще осталось сделать. Идея, стоящая за ними, хороша, но встречи, с которыми мы наиболее знакомы — подробные списки обновлений статуса — не просто контрпродуктивны, они отнимают душу.
Совет по Asana: Используйте Asana, чтобы получать обновления статуса и проводить собрания, обсуждая идеи, устанавливая приоритеты и помогая своим товарищам по команде.
Вот 5 способов проведения более эффективных и результативных встреч:
1. Знайте, когда писать, а когда встречаться
Большую часть информации, которую мы обычно раскрываем на собраниях, не нужно сообщать в комнате или в комнате, полной людей. Когда темы слишком сложны для обсуждения, возможно, потребуется встретиться. Если вам кажется, что вы тратите слишком много времени на сочинение «эссе» на определенную тему, соберите свою команду и вместо этого поговорите пятиминутным личным разговором. Работаете удаленно? Существует множество технологий, позволяющих «встретиться» лицом к лицу.
2. Забивать досрочно
Начните добавлять вещи в повестку дня по мере их появления, а не составлять повестку дня на лету, как часть собрания. Таким образом, к моменту начала встречи вы будете знать, о чем хотите рассказать и чего надеетесь достичь на самой встрече. Бонус: вы выиграете первые 10 минут встречи, обычно потраченные на то, чтобы понять, о чем вы будете говорить.
Совет Asana: Добавляйте идеи и темы для обсуждения в проект повестки дня собрания Asana, когда думаете о них.
3. Агрессивный таймбокс
Определите, сколько времени вы собираетесь потратить на каждую тему, и придерживайтесь расписания, даже если требуется таймер, чтобы держать болтливых людей под контролем. Если вы потратите двадцать минут на одну тему, то вы сможете принять лучшее решение, но если разговор затянется бесконечно, у вас не будет времени обсуждать другие важные вопросы, и ваша одна встреча превратится в две, три или четыре.
4. Сделать ясным цель каждого пункта повестки дня
Повестка дня вашей встречи должна отражать более широкие цели вашей команды и вашей компании.Просматривая элементы, обязательно соберите информацию и точку зрения своей команды и определите следующие шаги и владельцев для каждого итогового элемента действия. Если вы не можете прийти к четкому решению по поводу чего-либо, не обсуждайте и не размышляйте. Назначьте кому-нибудь следующий шаг для обдумывания решения и доверьте его принятие.
Предоставить людям возможность принимать решения поначалу может быть непросто (но что, если они не примут решение, которое принял я?), Но в конечном итоге поможет продвинуть проекты вперед и, как следствие, даст возможность товарищам по команде выполнять большую работу.
