Журнал кассира КМ-4 (бланк и образец). Как правильно заполнить журнал по форме КМ-4
Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!
Бесплатная программа для автоматического заполнения всех документов для торговли и склада.
- Счета на оплату
- Счета-фактуры
- Накладные
- Путевые листы
- Доверенности
- Акты выполненных работ
- Акты приемки, инвентаризации
- Коммерческие предложения
- Кассовые ордеры
Класс365 – быстрое и удобное заполнение всех первичных документов
Журнал кассира-операциониста по форме № КМ-4 – это документ, отражающий движение наличных денежных средств в операционной кассе торговой организации. Его ведёт кассир-операционист отдельно для каждого кассового аппарата. Журнал шнуруют, нумеруют и скрепляют подписями руководителя и главного бухгалтера организации; ставят печать. Далее журнал заверяется в ИФНС налоговым инспектором.
Унифицированная форма № КМ-4 утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 г. № 132.
Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно
«Класс365» — онлайн программа для всех:
- 50 актуальных бланков документов
- Торговый и Складской учёт
- CRM-система для работы с клиентами
- Банк и Касса
- Интеграция с интернет-магазинами
- Встроенная почта и отправка SMS
Бесплатно для одного пользователя
Как правильно заполнить журнал кассира
Если в журнал кассира вносят исправления, то их необходимо заранее оговорить и далее заверить подписями кассира-операциониста, руководителя и главного бухгалтера, а также печатью организации.
Графа 5 остаётся пустой. Данная графа заполняется при проверке, перерегистрации, снятии кассового аппарата с учёта или при передаче его в ремонт. Заполняется сотрудником налоговой инспекции или работником центра технического обслуживания.
Сумма в графе 6 должна быть равна сумме в графе 9 за предыдущий день.
Сумма в графе 10 равняется сумме граф 14 и 15.
Сумма в графе 10 расчитывается так: сумма графы 9 минус сумма графы 6.
Графа 14 равняется сумме граф 11 и 13.
Графа 15 заполняется, только если возврат был сделан в день покупки или был ошибочно пробит чек.
Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную
Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.
Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:
- Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов
- Печатать документы с изображением подписи и печати
- Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
- Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)
- Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV
- Рассылать документы по email прямо из системы
С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически готовить документы. КЛАСС365 позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.
Как заполнять журнал кассира-операциониста: образец
Порядок применения журнала кассира-операциониста и других унифицированных кассовых регистров изменился в связи с внедрением онлайн-касс. С 2017 года начат переход на ККТ с доступом в онлайн. Их особенность в том, что информация по всем проведенным операциям в автоматическом режиме передается в базу данных ФНС. Для этого кассовый аппарат должен быть оснащен фискальным накопителем и иметь постоянный доступ к Интернету. Без связи устройство может работать в автономном режиме ограниченный промежуток времени, после чего блокируется.
Статус журнала
Минфин в письме от 16.09.2016 г. № 03-01-15/54413 дал разъяснения по изменению порядка оформления кассовых документов при использовании ККТ нового поколения.
Так, книга кассира-операциониста (журнал) с другими унифицированными кассовыми шаблонами Госкомстата после внедрения онлайн-кассы перестают быть обязательными. Компании могут самостоятельно принять решение о целесообразности дальнейшего использования на практике этих типовых форм.
Предприятия могут применять для систематизации данных книгу или журнал кассира. Первый документ утвержден типовыми правилами по эксплуатации ККМ, которые разрабатывал Минфин. Этот бланк считается устаревшим: его заменили унифицированной формой журнала, представленной Госкомстатом.
Также см. «Минфин отменил обязательность «первички» КМ-1 – КМ-9 при переходе на онлайн кассы».
Порядок оформления журнала
Рассматриваемый учетный регистр заводят на каждый кассовый аппарат. Все страницы книги подлежат нумерации и обязательно прошнуровывают. Документ (книга) содержит 3 подписи:
- руководителя компании;
- главного бухгалтера фирмы;
- налогового инспектора.
Также см. «Кассовая книга. Образец заполнения».
Подпись сотрудника налогового органа образец заполнения книги кассира-операциониста отражает при регистрации ККМ. Также документ включает сведения:
- о субъекте предпринимательства;
- подразделении, в котором установлен кассовый аппарат;
- наименовании и реквизитах ККМ;
- информацию о постановке устройства на учет в ФНС.
Данные вносят построчно – на каждый зэд-отчет отведена отдельная строка.
Также см. «Z-отчет».
В журнале все записи должны быть отображены в строгом соответствии хронологии проведенных платежей. При необходимости внести исправления корректировки подтверждают подписью директора компании, кассира и начальника бухгалтерской службы.
Что касается того, как заполнять журнал кассира-операциониста – в образце документа предусмотрены поля для обозначения такого набора сведений:
- суммы вырученных средств на протяжении рабочего дня или смены кассового работника;
- объем сданных старшему кассиру денег;
- размер произведенных в течение смены возвратов в пользу покупателей.
Регистр заполняют ежедневно. Исключение не делают для смен с отсутствующими платежными операциями.Если денежные расчеты в наличной или безналичной форме по ККТ не были осуществлены на протяжении всего трудового дня, необходимо сформировать нулевой Z-отчет. На его основании заносят данные в журнал кассира: вместо числовых показателей проставляют прочерки.
Если зет-отчет по итогам 24-часовой смены не сформировать, работа ККТ будет автоматически заблокирована.
Все вырученные суммы текущей датой заносят в журнал кассира-операциониста. Образец заполнения бланка предусматривает обособленное отображение операций с наличностью и расчетов по банковским картам.
Для получаемых наличных денег в унифицированном шаблоне отведена графа 11. Если платеж был произведен в безналичной форме по банковской карте, то сумму вписывают в ячейки 12 и 13.
Банковские переводы в пользу компании в журнале не фиксируют, так как они происходят в обход ККТ.
Журнал заполняет кассир, который принимал в течение рабочего дня платежи с применением конкретного кассового аппарата. После закрытия смены регистр сдают главному бухгалтеру или руководителю фирмы на хранение. Выдача его кассиру происходит непосредственно перед началом новой смены.
Записи вносят в журнал вручную черной пастой. Ручка может быть чернильной или шариковой.
Учтите, что после перехода на работу с онлайн-кассой книгу можно не регистрировать в ФНС. Однако правила ее оформления и заполнения должны быть оговорены внутренним актом предприятия.
Посмотреть образец-заполнение журнала кассира-операциониста можно по прямой ссылке здесь.
Порядок заполнения журнала кассира-операциониста по форме КМ-4. | ИФНС России №5
Порядок заполнения журнала кассира-операциониста ф.КМ-4 определен Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 (далее – Постановление).
В журнал записываются показания счетчиков ККТ на начало и окончание рабочего дня. Разница между этими показателями является дневной выручкой. Она должна совпадать с суммой, сданной кассиром и отраженной в кассовом отчете.
После снятия с контрольно-кассовой техники Z-отчета, определения и проверки фактической суммы выручки делается запись в журнале кассира-операциониста о показаниях денежных счетчиков на начало и конец смены (графы 6 и 9), а также о величине выручки (графа 10). Эти данные подтверждаются подписями кассира, старшего кассира или администратора (графы 7 и 8).
В графе 11 журнала записывают сумму выручки, сданную наличными, а в графах 13 и 12 «Оплачено по документам» соответственно указывают сумму продаж по платежным карточкам (или другим документам) и количество соответствующих документов. Если таких операций не было, то необходимо поставить прочерк.
В графе 14 журнала указывается общая сумма выручки (графа 11 + графа 13).
Сумма денег, выплаченная по возвращенным покупателям чекам, записывается в графу 15, на нее уменьшается сумма выручки контрольно-кассовой машины за данный день. В этой графе также отражается сумма денег по ошибочным пробитым кассовым чекам. В подтверждение этого оформляется акт о возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам (ф.№ КМ-3), который составляется в одном экземпляре членами комиссии и вместе с погашенными чеками сдается в бухгалтерию организации (индивидуального предпринимателя) и хранится в документах за данное число.
В графе 11 (графа 10 – графа 13 – графа 15) указывается сумма наличных денежных средств за минусом сумм возвратов и сумм, оплаченных по документам.
Журнал кассира-операциониста должен отражать достоверную и полную информацию о полученной ежемесячной выручке по каждой эксплуатируемой ККТ.
Ведение журнала кассира-операциониста
ВЕДЕНИЕ ЖУРНАЛА КАССИРА-ОПЕРАЦИОНИСТА (ФОРМА КМ-4)
Журнал кассира-операциониста является первичным учетным документом по бухгалтерскому учету денежных средств. Все записи в журнале ведутся в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. В случае исправления необходимо зачеркнуть неправильную запись одной чертой, причем таким образом, чтобы можно было прочесть исправленную запись. Рядом делается отметка «исправлено», а внесенные поправки заверяются подписями.
В журнал записываются показания накопительного счетчика ККТ на начало и окончание рабочего дня. Разностью между этими показаниями является дневная выручка. Каждый снятый Z-отчет – это отдельная запись в журнале. В сутки может быть снято более одного Z-отчета, в таком случае в журнале следует сделать записи одной датой, но с разными номерами смен. Если в течение рабочего дня суммы по кассе не пробивались, то снимать Z-отчет и делать запись в журнал не нужно.
Сумма денег, выплаченная по возвращенным покупателями чекам, записывается в графу №15, на нее уменьшается сумма выручки контрольно-кассовой машины за данный день. В подтверждение этого оформляется акт (форма КМ-3) о возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам, который составляется в одном экземпляре и вместе с погашенными чеками сдается в бухгалтерию и хранится в документах за данное число. Возвращать деньги из денежного ящика ККТ можно только по чекам, пробитым в текущую смену. После закрытия смены (снятия Z-отчета) возврат денег осуществляется только из главной кассы организации на основании письменного заявления покупателя.
ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ
Графа № 1: Дата, указанная в Z-отчете (дата закрытия смены).
Графа № 2: Не заполняется.
Графа № 3: Фамилия и инициалы кассира.
Графа № 4: Номер Z-отчета (порядковый номер сменного гашения).
Графа № 5: Не заполняется.
Графа № 6: Накопительный итог на начало рабочего дня (смены). Показания берутся из графы № 9 за предыдущую смену. (Накопительный итог на начало рабочего дня — это те же показания что и накопительный итог на конец рабочего дня предыдущей смены).
Графа № 7: Подпись кассира.
Графа № 8: Подпись администратора.
Графа № 9: Накопительный итог на конец рабочего дня (смены) указанный в Z-отчете. (Накопительный итог — это сумма всех пробитых чеков с момента регистрации ККМ).
Графа № 10: Сумма выручки за рабочий день (смену) согласно показаниям в Z-отчете. (разность между графами №9 и №6).
Графа № 11: Сумма наличной выручки, сданная в главную кассу организации после закрытия смены. (Выручка за рабочую смену минус возвраты и суммы, оплаченные по документам. №11=№10-№13-№15).
Графа № 12: Количество платежей по банковским картам (можно не заполнять).
Графа № 13: Общая сумма платежей по банковским картам (при отсутствии таковых платежей графа не заполняется).
Графа № 14: Общая сумма денежных средств, сданная в главную кассу после закрытия смены (разница граф № 10 и № 15).
Графа № 15: Сумма возвратов за смену (при их отсутствии графа не заполняется).
Графа № 16: Подпись кассира.
Графа № 17: Подпись администратора.
Графа № 18: Подпись руководителя.
Заполнение журнала кассира (КМ-4). Замена журнала кассира-операциониста.
На сегодняшний день, ФНС заявляет, что при использовании онлайн кассовых аппаратов, передающих фискальные данные ОФД, необязательно применение журнала кассира-операциониста (форма КМ-4). Если руководствоваться «типовыми правилами эксплуатации ККТ» — применять надо. Информация об этом в разделе «Краткое руководство по применению ККТ».
Журнал кассира образец заполнения
- В графе №1 указывается текущая дата.
- В графе №2 — номер отдела (секции). Это необходимо в том случае если кассовый аппарат обслуживает несколько торговых секций, и организация ведет по ним раздельный учет выручки.
- В графе №3 — фамилия, имя, отчество кассира — операциониста.
- В графе №4 необходимо поставить прочерк.
- В графе №5 — указывается номер Z-отчета, соответствующий текущей дате (на одну дату допускается несколько номеров Z-отчетов).
- В графе №6 — показания счетчика «Гросс итог» (Необнуляемая сумма) на начало дня. Эту сумму ККМ указывает в Z-отчете, и показания на начало дня — это те же показания, что и на вечер предыдущего дня. Внимание! Не все модели ККМ автоматически выводят в Z-отчете показания счетчика «Гросс итог» (например «Меркурий-115Ф»). В этом случае необходимо выводить их самостоятельно. Как это сделать указано в комментарии к графе №10.
- В графах №7 и №8 — соответственно, подписи кассира-операциониста и администратора (старшего кассира).
- В графе №9 — показания счетчика «Гросс итог» (Необнуляемая сумма) на конец дня.
- В графе №10 — сумма выручки за день, согласно показаниям счетчика. Определяется как разность между графами №9 и №6. Если ККМ не указывает в Z-отчете показания счетчика «Гросс итог», то можно сразу записать указанную в нем сумму выручки за день, после чего путем суммирования граф №6 и №10 вывести показания счетчика «Гросс итог» на конец дня, и занести их в графу №9.
- В графе №11- сумму наличных денежных средств (выручку).
- В графах №12 и №13 соответственно, — количество платежных документов банковских чеков и т.п., (если они принимаются организацией) и общую сумму оплаченную этими документами. Если этого не происходило, то необходимо поставить прочерки.
- В графе №14 указывается общая сумма выручки (№11+№13).
- В графе №15 отражается сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным (в том числе ошибочно пробитым чекам). Сумма граф №14 и №15 должна соответствовать сумме, указанной в графе №10. Внимание! Возвращать деньги из денежного ящика ККМ можно только по чекам, пробитым в текущую смену. К чекам должен прилагаться акт по форме КМ-3.
- В графах №16, №17 и №18 — подписи соответствующих должностных лиц организации.
Замена журнала кассира операциониста если он закончился или утрачен
КУПИТЬ ЖУРНАЛ КМ-4 тел: (495) 781-54-45
Если журнал кассира-операциониста (форма КМ-4) закончился, то необходимо зарегистрировать новый:
- Необходимо составить заявление (форма приводится ниже).
- Предоставить «старый» журнал кассира-операциониста, в котором должна быть запись общей суммы выручки за период эксплуатации, заверенная подписью руководителя и печатью организации.
- Представить «новый» журнал (прошнурованный, пронумерованный и скрепленный печатью (для юридических лиц)).
- Представить карточку регистрации ККМ, указанной в заявлении. Если регистрируется несколько журналов, то в одном заявлении перечисляются все ККМ и необходимо представить все карточки регистрации.
- Обязательна доверенность на право регистрации журнала в налоговом органе, оформленную в установленном порядке (ст.185 ГК РФ), если регистрацию ККТ будет осуществлять не руководитель (индивидуальный предприниматель), а любой другой сотрудник организации и документ, удостоверяющий личность.
- Внимание! Журнал кассира-операциониста (КМ-4) регистрируется в налоговой инспекции вместе с ККМ. Поэтому, заявление на регистрацию журнала необходимо только в том случае, если закончился «старый».
.
ЗАМЕНА ЖУРНАЛА КАССИРА ОПЕРАЦИОНИСТА ЗАЯВЛЕНИЕ (составляется в свободной форме, ниже пример)
| Начальнику Инспекции ФНС РФ № ___ по г. Москве От__________________________ ИНН________________________ Юр. адрес___________________ _____________________________ Тел._________________________ |
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу Вас зарегистрировать новый журнал кассира-операциониста ККТ___________________________ заводской №___________________________ в связи с утратой старого.
Приложение: копия последнего Z – отчета на ____ листе(ах)
дата, подпись руководителя, печать организации.
Навигация по записям
Книга кассира-операциониста: образец заполнения, правила внесения исправлений, сроки хранения
Все современные предприятия пользуются определенными учетными документами для отслеживания поступающих денежных средств. Как правило, они имеют узаконенную унифицированную форму, что должно облегчать их ведение и использование, но это не всегда получается. Одним из таких документов является книга кассира-операциониста, образец заполнения которой подробно рассматривается в данной статье наряду с установленными правилами по ее оформлению, эксплуатации и хранению.
Происхождение документа
Согласно российскому законодательству, а также письму Минфина № 104 от 30.08.1998 г., все организации и индивидуальные предприниматели, имеющие дело с наличными денежными расчетами, обязаны использовать зарегистрированную контрольно-кассовую технику (здесь и далее — ККТ). За каждой отдельной машинной единицей должен быть закреплен специальный учетный документ — книга или журнал кассира-операциониста. Он имеет унифицированную форму КМ-4, утвержденную в постановлении Госкомитета статистики № 132 от 25.12.1998 г.
Данный документ призван отображать достоверную информацию всех Z-отчетов, которые содержат полные данные по всем операциям, проводимым на отдельно взятой кассе или другой единице ККТ за рабочие сутки. Помимо того, в этот журнал в обязательном порядке заносятся показания счетчиков. Собранные данные, как правило, предоставляются в налоговые органы, контролирующие деятельность предпринимателей.
Обязательное применение или нет?
Многие руководители все чаще задаются вопросом, действительно ли нужно вести книгу кассира-операциониста на современном предприятии? Если ранее ведение данного учетного документа являлось обязательным, то сейчас эти правила претерпели существенные изменения. В связи с последними поправками в закон 54-ФЗ «О применении ККТ» большая часть предприятий и хозсубъектов вынуждена перейти на усовершенствованные модели ККТ — онлайн-кассы. Основной особенностью данных аппаратов является возможность напрямую и в режиме реального времени передавать в налоговые органы всю информацию по расчетным операциям, проводимым на каждой кассовой машине.
Таким образом, в последних редакциях закона о ККТ не указано условие обязательного использования унифицированных форм, в том числе и журнала кассира-операциониста, при работе с онлайн-кассой. Однако многие предприятия продолжают использовать устаревшую учетную документацию для собственных нужд, в частности для учета и контроля поступившей выручки. В связи с этим все еще остаются вопросы о правильном заполнении и ведении данной документации, которые и будут рассмотрены в дальнейшем.
Кто является ответственным лицом
Как уже упоминалось ранее, ведение книги кассира-операциониста осуществляется для каждой ККТ отдельно. Ответственное за документ лицо, как правило, назначается приказом руководителя предприятия. Зачастую им выступает именно оператор кассового аппарата, в должностной инструкции которого данная обязанность может быть прописана официально. Вместо него также эту роль могут выполнять главный бухгалтер или администратор. В отсутствие же соответствующего приказа за журнал автоматически отвечает сам руководитель предприятия или индивидуальный предприниматель. В обязанности ответственного лица входит контроль за наличием в форме КМ-4 достоверных данных и его заполнением в соответствии с существующими требованиями.
Как правильно оформлять документ
В связи с установленной законодательством типовой формой КМ-4 процесс оформления книги кассира-операциониста не может носить произвольный характер. Готовый журнал с уже расчерченными графами легко купить в любом магазине канцелярских и офисных товаров, в том числе и онлайн. Встретить его можно в вертикальном или горизонтальном варианте, что влияет лишь на удобство его использования и функциональность.
Поскольку электронной версии данного документа не предусмотрено законодательством, все данные по операциям на основании снятых Z-отчетов должны ежедневно вноситься кассиром обычной ручкой одного из двух образцов: шариковой или чернильной. Исправления при таком заполнении не допускаются и сопровождаются отдельной процедурой в случае их возникновения.
Все листы журнала, помимо обложки, должны быть в обязательном порядке пронумерованы кассиром от руки. Также документ необходимо прошить нитью, указать количество имеющихся листов, заверить печатью организации и подписью руководителя. Ранее существовала обязательная процедура регистрации каждого нового журнала в закрепленной налоговой инспекции. Однако с вводом в эксплуатацию онлайн-касс такая необходимость отпала.
Книга кассира-операциониста. Образец заполнения титульного листа
Взглянув на унифицированную форму КМ-4, можно увидеть в графах малопонятные обозначения и аббревиатуры. Часть из них уже совершенно необязательна к заполнению, поскольку журналы больше не регистрируются налоговым органом. На титульном листе документа, как правило, заполняются следующие графы:
- Организация, адрес, номер телефона. Здесь указывается полное наименование юридического лица, согласно записям в его учредительных документах, либо полное Ф.И.О. индивидуального предпринимателя, согласно его регистрационным данным. Также указывается официальный адрес и контактный телефон соответственно.
- Контрольно-кассовая машина. Указывается модель, тип, класс, марка и производственный номер разрешенного к эксплуатации аппарата из реестра ККТ, размещенного на официальном портале налоговой службы РФ. Регистрационный номер не заполняется, поскольку теперь не существует необходимости оформлять журнал в налоговом органе.
- В правой колонке заполнения требуют только графы с номерами ИНН и ОКПО. Последний можно легко найти на сайте ФСГС России.
- В графе «Период» необходимо отмечать дату начала и окончания журнала, то есть даты первого и последнего счетчиков.
- В графе «Ответственное лицо» прописывается его должность и Ф.И.О.
Графа ОКДП не требует заполнения в связи с потерей ее актуальности.
Как заполнить табличную часть. Графы 1-10
Рабочая структура всего журнала подразумевает две повторяющиеся страницы в развороте, расчерченные на 18 неравных граф, каждая со своим назначением. Подробный образец заполнения книги кассира-операциониста, а также полное наименование всех граф можно наблюдать на последующих четырех фотографиях. Далее приводятся пояснительные комментарии для каждого столбца.
- Здесь всегда указывается дата снятия Z-отчета. Если отчетов несколько за день, то каждый прописывается в отдельной строке. Разные смены также отмечаются в этом столбце.
- Ставится номер отдела, если используемый кассовый аппарат предусматривает такое подразделение Z-отчетов. В остальных случаях — прочерк.
- Прописываются фамилия и инициалы кассира, который в данный день или смену работает за кассовым аппаратом.
- Отображается номер Z-отчета, снятого на конец рабочего дня или смены.
5. Графа является устаревшей и, как правило, не заполняется либо дублирует предыдущую.
6. Указывается общая накопившаяся сумма всех пробитых чеков на данном кассовом аппарате до этой даты.
7. Подпись кассира.
8. Подпись администратора, соответственно.
9. Указывается та же сумма, что и в графе 6, но с учетом итоговых накоплений за отработанную смену.
10. Здесь можно увидеть всю полученную за смену выручку вне зависимости от способа оплаты. Ее значение высчитывается путем вычитания суммы графы 6 из суммы графы 9.
Заполнение граф 11-18
Оставшиеся восемь граф, как правило, занимают вторую страницу бланка книги кассира-операциониста по форме КМ-4 в развороте. Примеры заполнения таблицы с 11-го по 18-й столбец показаны на последних двух фотографиях статьи.
11. Здесь отражается наличная выручка, в которую не принято включать безнал (13) и проведенные возвраты (15).
12. Указывается количество безналичных операций, проведенных на отдельном кассовом аппарате, при условии, что он обладает таким встроенным счетчиком.
13. Показывает сумму безналичных оплат банковскими картами.
14. Фиксируются все денежные средства, полученные за смену, включая возвраты.
15. Указывается информация обо всех ошибочных чеках и проведенных возвратах, которая затем отражается в акте возвратов по форме КМ-3.
В графах с 16 по 18 ставятся подписи кассира, администратора и руководителя соответственно. После заполнения журнала кассир готовит справку-отчет по форме КМ-6 и передает все данные вместе с выручкой по ПК администратору, который проверяет, верны ли расчеты, и направляет журнал на подпись руководителю.
Можно ли вносить исправления в книгу кассира-операциониста
Порой возникают случаи, когда при заполнении данного документа кассир может допустить опечатку или ошибку. Это вполне вероятная ситуация, учитывая то, что журнал всегда заполняется от руки. Стоит помнить, что существует официальная процедура для внесения исправлений, исключающая использование любых корректирующих средств. Вместо этого одной линией аккуратно зачеркиваем неверный текст так, чтобы его можно было прочитать в случае необходимости. Рядом ставится надпись «Исправленному верить», а также дата исправления, затем все заверяется подписями кассира, администратора и руководителя.
Что делать с заполненным документом, где и как хранить
Допустим, сделав последнюю запись, ответственное лицо видит, что книга кассира-операциониста закончилась. Что делать в таком случае с документом? Поскольку больше не требуется предоставлять данные из него в налоговые органы, журнал можно спокойно отдать на хранение главному бухгалтеру предприятия или другому выбранному лицу. Срок хранения документа также теперь регулируется внутренними нормативами предприятия вместо пяти обязательных лет в прошлом.
В статье приведен простой и понятный образец заполнения книги кассира-операциониста для ее эффективного использования на предприятии. Также дана дополнительная вводная информация о порядке оформления, ведения и хранения данного документа.
Правила заполнения журнала операциониста. Часть 13
Главная » Информационные статьи о торговом оборудовании » Статьи-обзоры »Правила заполнения журнала операциониста. Часть 13
ВОЗВРАТ ДЕНЕЖНЫХ СУММ. Правильное оформление.
По закону РФ покупатели имеют полное право вернуть товар, как в день его покупки, так и позже. А вот оформление возврата денег из кассы в этих случаях будет разным.
- Возврат в день продажи.
Когда возврат товара совершается в день его продажи, сумму возврата кассир-операционист отражает в графе №15 журнала кассира-операциониста. И возврат денежных средств из кассы операционист может совершать только по чеку, который был выдан в данной кассе, и только на соответствующую покупке сумму. При этом руководитель фирмы должен подписать чек – дать, таким образом, разрешение кассиру совершить возврат наличности из кассы.
Для того, чтобы правильно оформить возврат товара, в конце смены кассиру необходимо совершить следующие действия:
- Заполняем акт КМ-3 «О ВОЗВРАТЕ ДЕНЕЖНЫХ СУММ ПОКУПАТЕЛЯМ ПО НЕИСПОЛЬЗОВАННЫМ КАССОВЫМ ЧЕКАМ (включая ошибочно пробитые кассовые чеки)». Составление акта КМ-3 и будет являться актированием ошибочно пробитого товарного чека.
- Пишем объяснительную от кассира в произвольной форме.
- Прикладываем оригинал чека, по которому совершается возврат денег.
Если Вы возвращаете клиентам наличные деньги по неиспользованным чекам, то чек необходимо забрать! Или, как минимум, просто снять ксерокопию с чека, а в оригинале сделать отметку с печатью о том, что наличные деньги уже возвращены. Рекомендуем всегда снимать качественную копию со всех неиспользованных, а также ошибочно пробитых товарных чеков, поскольку термобумага со временем просто выцветает!
Что делать, если при возврате у покупателя чек не сохранился или другие документы, которые подтвердили бы факт покупки в данном магазине?
Возврат денег в таком случае прямо из кассы произвести невозможно. Но! Отсутствие у покупателя кассового, товарного чека или другого документа, который бы удостоверял факт, а также условия покупки товара, совсем не основание для отказа в удовлетворении требований клиента о возврате наличных денег за неподходящий товар. Хорошим решением будет возврат средств не из операционной, из главной кассы предприятия и на основании заявления покупателя, которое будет заверено подписью директора магазина. И возврат оформляют расходным кассовым ордером, на котором расписывается покупатель, а не актом по форме № КМ-3.
Что делать, если оплата производилась за наличный расчет, а возвращают деньги по безналу? Правильное заполнение журнала КМ-4.
Журнал кассира имеет отношение исключительно к кассовым операциям, с наличными деньгами. В том случае, если осуществляется реализация товаров за наличный расчет, то, соответственно, и торговую выручку необходимо сдавать в кассу организации для последующей ее инкассации в банк. А если Вы возвращаете деньги через расчетный счет –Ваше личное дело, эта проводка уже не имеет никакого отношения к правильному ведению журнала кассира КМ-4.
Возврат денег покупателю по безналичному расчету может быть произведен только, когда его наличные деньги поступят в банк на расчетный счет.
Возврат средств в последующие дни.
Когда возврат товара производится не в день его реализации, предусмотрен другой порядок действий. Вначале покупатель оформляет в произвольной форме заявление на возврат денег. Далее составляется накладная на возврат товара и покупателю выдаются деньги из основной кассы предприятия. Сумма, которую вернули покупателю, не будет фигурировать в журнале. Акт по форме № КМ-3 «О ВОЗВРАТЕ ДЕНЕЖНЫХ СУММ ПОКУПАТЕЛЯМ ПО НЕИСПОЛЬЗОВАННЫМ КАССОВЫМ ЧЕКАМ (включая по ошибочно пробитым кассовым чекам)» в данном случае не составляют. А при возврате денег составляют расходный кассовый ордер и отражают произведенную операцию в кассовой книге.
Возвратный чек пробивают на ККМ, которая связана с 1С или любой другой программой учета?
Зависит от того, закрыли или нет кассовую смену, в течение которой производилась ошибочная продажа (выбран был не тот товар, или покупатель тут же отказался от покупки, не та выбита сумма, ошибся кассир и т.д.). В том случае, если смену не закрыли (Z-отчет не снят), необходимо в «1С: торговля и склад» ввести чек «на возврат», на основании ошибочного чека. Это единственный случай, когда производится такой возвратный чек, поскольку тогда записи возвратного чека в базе 1С сторнируют записи ошибочной продажи, все наименования продукции, которые вошли в ошибочный чек, вернуться обратно на свои места в 1С (в склады). Затем обязательно составляется типовой акт по форме КМ-3 «О ВОЗВРАТЕ ДЕНЕЖНЫХ СУММ ПОКУПАТЕЛЯМ ПО НЕИСПОЛЬЗОВАННЫМ КАССОВЫМ ЧЕКАМ (включая по ошибочно пробитым кассовым чекам)», прилагается к нему ошибочный чек и чек «на возврат» (обязательно сделайте контрастные ксерокопии). Также необходимо написать объяснительную записку от кассира в произвольной форме и внести запись в журнал .
В том случаи, когда кассовая смена закрыта (Z-отчет уже снят), сторнирование ошибочно сделанной продажи уже сделать невозможно. Кассиру нужно составить типовой акт КМ-3 «О возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам», затем написать в произвольной форме и обязательно приложить к заявлению «ошибочный» чек. А в журнал кассира вносится запись: в графе №15 должна отражаться сумма денег, которая была возвращена покупателю по ошибочно пробитым чекам.
Статьи-обзоры
09.08 | Берия Л.П. | 0904 | 0904 | / подпись / | / подпись / | 11736355,62 | |||
10,08 | Берия Л.П. | 0905 | 0905 | 11736355.62 | / подпись / | / подпись / | 11736356,73 | 1,11 | |
11736356,73 | |||||||||
Сдано | Сумма денежных средств, возвращаемых покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, руб.коп. | Подпись в конце рабочего дня (смены) | |||||
наличными, руб. коп. | оплачено по документам | итого, руб., Коп. | кассир.Сдал деньги и оплатил счета | администратор (старший кассир)Сняли показания счетчиков, деньги приняты | менеджер (старший кассир) | ||
количество | сумма | ||||||
/ подпись / | / подпись / | / подпись / | |||||
1,11 | 1,11 | / подпись / | / подпись / | / подпись / | |||
| / | |||||||
Порядок заполнения
Столбец 1: Дата (смена)
Колонка 5: Порядковый номер контрольного счетчика (отчет фискальной памяти), регистрирующий количество передач показаний счетчика суммирующих денег.
Графа 10: Размер заработка за рабочий день (смену).
Здесь вводится сумма дохода за день. Сюда входят все денежные поступления (), безналичные (), возвраты (). Эти данные также можно взять на Z-отчеты (см.).
Графа 11: Депозит наличными.
Здесь умещается денежная выручка, а безналичные платежи в нее не включаются.
Графа 12: Оплачено по документам, кол-во
В этом столбце количество безналичных платежей (платежи по банковским картам, дорожные чеки, банковские чеки и т. Д.)). То есть, если вам платили банковским переводом 5 раз в день, вы вписываете цифру «5» в столбец. Если вы не можете рассчитать эту сумму, так как многие кассы не имеют счетчиков безналичной оплаты, то вводить ничего не нужно.
Графа 13: Оплачено по документам, сумма.
Сюда умещается общая сумма безналичных платежей, она также выделена в Z-отчете (не на всех кассах).
На некоторых кассах отсутствует функция прорыва по безналичному расчету, поэтому часто для банковского перевода выделяется определенное отделение (секция) и там пробивается банковский перевод.Если вы пробиваете все безналичные средства в один из отделов, то в графе 13 впишите сумму продаж ровно для этого отдела .
См. Пример заполнения.
Графа 14: Сдано всего.
Здесь написана сумма безналичных и наличных платежей за вычетом возвратов.
Колонка 15: Сумма возврата.
Здесь указана общая сумма возвратов за смену. Эта строка взята из Z-отчета. Если вы не осуществляли возврат из кассы (так как в этом нет необходимости), то не забудьте составить акт и вписать сумму из этой формы в графу 15.Подробнее о возврате средств.
Графа 16: подпись кассира.
После заполнения кассового журнала кассир оформляет его администратору вместе с кассовыми сборами и расписывается в этой графе.
Очень часто кассир, администратор и менеджер — это одно лицо, поэтому в графах 16, 17, 18 ставится одна подпись.
Графа 17: подпись администратора.
Приняв наличные у кассира, администратор проверяет правильность расчетов и расписывается в этой графе.
Графа 18: подпись руководителя.
После окончания смены здесь расписывается руководитель.
После заполнения журнала кассира-оператора не забудьте ввести данные (оприходовать наличные) в.
Примеры некоторых Z-отчетов и информация о них для заполнения формы КМ-4.
| Меркурий 180К | Альфа 400К | Меркурий 130К | Касби 02K | AMS 100K |
Примеры заполнения Журнала кассира-оператора на разных ККМ:
Эльфы-МК:
Нужно ли заполнять журнал кассира-оператора, если на кассе ничего не пробили?
Если в кассу не поступили суммы в течение текущего дня, то снимать отчет не нужно, тем более что многие кассы не позволяют удалить Z-отчет.Словом, если вы не работаете на кассе, то и регистрацию кассира-оператора заполнять не нужно.
Но, если вы все же хотите что-то записать в журнале кассира оператора, то снимите нулевой чек и сделайте вечерний Z-отчет, а затем внесите его в журнал кассира-оператора.
Когда нужно заполнять журнал кассира-кассира?
Журнал кассира-оператора заполняется сразу после снятия Z-отчета.Это может быть один раз в день, например вечером — в конце рабочего дня. А может у вас магазин работает круглосуточно и с утра заканчивается смена, потом снимают отчет.
Могу ли я делать несколько отчетов в день?
Если у вас две или три смены в день, то вы соответственно снимаете два или три отчета в день, но самое главное, чтобы каждый из Z-отчетов заносился отдельной строкой в журнал кассира-оператора.Получается несколько записей с одинаковой датой, но с разными номерами смен.
Если кассир забыл снять Z-отчет.
Если репортаж не снимали вечером, не беда, его можно снимать утром следующего дня или даже через день. В этом случае в журнале кассира оператора нужно проставить дату, взятую из Z-отчета, и потратить деньги на номер, когда он был снят. Или, если деньги уже были внесены в кассовую книгу, можно поставить нужную дату в кассовый журнал оператора, а кассиру попросить написать пояснительную записку в произвольной форме на имя директора — это заставит кассира в следующий раз будь внимательнее.
Если кассир случайно удалил несколько лишних отчетов в течение дня.
Если несколько вечерних Z-отчетов за день были случайно удалены на кассе, то каждый необходимо занести в книгу кассира-оператора отдельно, несколько отчетов будут выпущены под разными номерами, но на одну и ту же дату. Обычно это отчеты с нулевыми суммами. Вы также можете попросить кассира написать объяснение в образовательных целях.
Можно ли восстановить потерянный Z-отчет?
Z — отчет можно восстановить двумя способами:
- Удалить отчет фискальной памяти. Для этого вам понадобится пароль налогового инспектора, если вы его не знаете, лучше вызвать кассира-механика, который поможет вам снять отчет. Не пытайтесь самостоятельно удалить фискальный отчет, так как ваш кассовый аппарат может быть заблокирован, если пароль налогового инспектора введен неверно. Финансовый отчет предоставит вам информацию только об общей сумме за день, то есть он не будет включать информацию о каждой покупке за день.
- Удалить отчет EKLZ … EKLZ хранит всю информацию обо всех кассовых чеках, перфорированных в кассовом аппарате. То есть из блока ЭКЛЗ можно вытащить подробную информацию за любой рабочий день. Помните, что блок EKLZ меняется раз в год, поэтому информацию можно получить только из текущего блока.
Исправления в журнале кассира — кассира.
Каждая ошибка в журнале кассира-оператора должна быть заверена подписью лица, ответственного за ведение журнала.То есть рядом с каждым исправлением нужно написать: «Верить исправленному» и расписаться.
Кассовый журнал и кассовая книга — это одно и то же?
Нет. Кассовая книга — еще один документ, который также необходимо иметь индивидуальным предпринимателям и организациям для ведения бухгалтерского учета.
Штраф за отсутствие кассовой книги.
Налоговые инспекторы время от времени пытаются штрафовать предпринимателей за отсутствие или незаполнение журнала кассира-оператора, привлекая их по ст. 15.1 КоАП РФ, а штраф по этой статье немаленький: от 40 000 до 50 000 рублей. Было несколько судебных споров (одно из них: № А56-9691 / 2005 от 28 июля 2005 г.), в которых предприниматели каждый раз выигрывали. Но сколько предпринимателей не начали подавать в суд на должностных лиц налоговой службы — остается загадкой. Поэтому решайте сами, нужно вам вести дневник или нет.
И совсем некрасиво выглядит, когда налоговые инспекторы пытаются подвести отсутствие кассир-операторского журнала к ст.14.5 КоАП РФ. В моей практике был один такой случай в Ленинградской области … Предприниматель отказался обращаться в налоговые органы и заплатил штраф в размере 4000 рублей. Для организаций это будет 40 000 рублей.
Как зарегистрировать кассовый журнал оператора.
Журнал кассира привязан к конкретной кассе. Поэтому журнал регистрируется вместе с регистрацией кассы. Когда журнал подходит к концу, нужно купить новый, прошить и пронумеровать, а затем пойти в налоговую и заверить.Аттестацию журналов КМ 4 осуществляют отделы оперативного контроля соответствующей Межрайонной налоговой инспекции, в которой была зарегистрирована касса. Старый заполненный журнал должен быть заархивирован организацией на 5 лет. Хотя с введением ЭКЛЗ его хранение стало бессмысленным — теперь вся информация хранится на электронном носителе.
Примеры заверенного кассового журнала.
Где зарегистрировать журнал кассира-оператора.
Документы, необходимые для регистрации нового журнала кассира — кассира.
В зависимости от предоставленных документов у разных налоговых органов могут быть разные правила. В законе также не указаны необходимые документы для регистрации замены журнала. В любом случае лучше позвонить в налоговую и спросить, что они хотят. Предоставлю несколько видов документов, которые требуются налоговым органам Санкт-Петербурга:
- паспорт (бланк) в кассу.
- старый журнал кассира-оператора.
- новый журнал кассира-оператора, прошитый и пронумерованный
- регистрационная карта на кассовом аппарате
- паспорт лица, предъявившего документы и доверенность, если он не является руководителем компании.
Первая запись в журнале.
При первичной регистрации журнала кассира-оператора вместе с кассовым аппаратом налоговый инспектор делает первую запись в журнале, по снятому Z — отчет и пробивает 1 рубль 11 копеек, хотя некоторые налоговые органы это делают. не делать этого, а просто заверить журнал своей подписью и печатью.
Пример первой записи, которую оставляет налоговый инспектор при постановке на учет в журнале КМ-4.
Лицо, ведающее кассовым журналом.
Назначается приказом директора, если директор не желает нести ответственность за его поведение. Обычно это кассир, администратор или главный бухгалтер … Не лишним бы и управляющий создать. На практике эту графу никто не заполняет и налоговые инспекторы не придираются к ней.Если графа не заполнена, ответственность за ведение автоматически возлагается на руководителя компании или индивидуального предпринимателя.
Виды кассирских журналов.
Я встречал два типа. Образцы кассир-кассирских журналов:
- Вертикальный магазин. Плюсы: больше строк на странице — достаточно для большого количества записей — реже придется менять в налоговой. Минусы: слишком узкие графики — не влезают большие суммы.
- Магазин горизонтальный. Плюсы: легко заполнять — широкие линии, подходящие для больших объемов. Минусы: хватит на меньшее количество записей — придется часто менять.
Сколько длится кассовый журнал?
В горизонтальном магазине кассир-оператор — около 50 листов и 20 строк на каждом листе. 20 умножить на 50 получится 1000, то есть журнала хватит примерно на тысяч дней или смен.
В вертикальном журнале от 29 до 40 строк и 50 страниц, то есть хватит примерно на 2000 дней (смен).
Вы можете видеть, что столбцы 6 и 9 очень узкие (особенно в вертикальном журнале) для записи в них больших сумм экономии, а такие столбцы, как 5 и 15, слишком широки для своих значений. Неужели российские чиновники могли придумать что-то более умное?
Как оформить возврат в журнале кассира кассира.
Возврат в кассе оформляется в графе 15. Если за текущий день было несколько возвратов, то все они суммируются и заполняются одной суммой.При возврате нет необходимости пробивать чеки возврата на кассе (хотя для красоты это можно сделать), но вы обязательно должны заполнить форму КМ-3.
ИЗ, подробное описание возврата можно найти в статье.
Пример заполнения возврата в KM-4 (возврат на общую сумму 1000, не имеет значения , как были возмещены):
Обратите внимание, что столбцы 11 (внесены наличными) и 14 (внесены в целом) меньше по сумме возвратов.
Оформление продажи по банковской карте / безналичному расчету / в кредит
Если вы осуществляете продажи с помощью банковских карт через банковские терминалы, принимаете деньги через чековую книжку или любой другой безналичный платеж, то эти деньги также необходимо отправить в кассу. В вечернем Z-отчете у вас будет отдельная строка, показывающая количество продаж по безналичному расчету и общую сумму за день по безналичному расчету. Эти два параметра необходимо записать в графы 12 и 13 кассового журнала.
Столбцы 12 и 13 отвечают за проникновение средств , а не за наличные — то есть любыми другими способами:
- по кредитной карте — проникновение средств, полученных через банковский терминал, должно происходить дважды:
1 — в самом банковском терминале
2 — в кассу - дорожные чеки
- Продажа в кредит и др.
Внесение в журнал денежных средств, перечисленных на безналичный расчетный счет в банке, не требуется.
В графе 12 — количество чеков по безналичному расчету.
В графе 13 — общая сумма чеков по безналичному расчету.
В столбце 11 — сумма внесения наличными должна быть меньше, чем в столбце 14, на сумму в столбце 13, то есть:
столбец 14 — столбец 13 = столбец 11
Пример заполнения безналичного платежа в журнале: (совершено 3 продажи по безналичному расчету на общую сумму 1000 руб. За смену).
Как прошить и пронумеровать кассовый журнал.
Нумерация листов возможна только вручную, хотя некоторые налоговые органы на это не обращают внимания. Пронумеровать каждую страницу не нужно, достаточно пронумеровать только листы. Обложку нумеровать тоже не нужно. Нумерация начинается с первой внутренней страницы.
Вообще стандарта нумерации и прошивки нет. Правда, некоторые налоговые инспекторы настаивают, чтобы страницы были пронумерованы от руки.
Журнал прошивается, проделывая два отверстия снизу, пропуская через них толстую нить и наклеивая небольшой листок бумаги на последнюю страницу. На листе бумаги нужно написать от руки: «50 листов пронумерованы и прошнурованы», поставить подпись директора и опечатать организацию. Примерно как на картинках:
КМ-4 тоже прошивается разными способами, иногда все страницы, иногда начиная с разворота.
Законодательство о журнале кассира-оператора отсутствует.
Заполнение титульного листа
Пример заполнения титульного листа (обложки). Необязательно заполнять все графы, только самые важные:
Как организовать замену ЭКЛЗ и ремонт
Если ЭКЛЗ заменяли в кассовом аппарате, то сумма в 1 рубль разбивалась на КТН. 11 копеек и сняли лишний Z-отчет, который оставили в налоговой. Этот отчет также необходимо заполнить в журнале кассира-оператора.То же самое необходимо сделать при ремонте кассы, если Z — отчеты были сняты в сервисном отделе. Вы получите что-то вроде следующего:
Где купить журнал кассира-оператора.
Форму КМ-4 можно купить в любом более-менее уважающем себя магазине канцелярских товаров. Вам останется только прошить и пронумеровать его самостоятельно. Если вы приобретаете кассовый аппарат в нашем Центральном Сервисном Центре, то кассовый журнал входит в стоимость комплекта документов при постановке на учет кассового аппарата.
Образец заполнения журнала кассира-оператора
Журнал содержит следующие столбцы:
В столбце № 1 — указывается текущая дата.
В графе № 2 — номер отдела (раздела). Это необходимо в том случае, если ККМ обслуживает несколько торговых участков, и организация ведет по ним отдельный учет выручки.
В графе № 3 — фамилия, имя, отчество кассира — оператора.
В столбце № 4 — указывается номер, соответствующий текущей дате.
В графе № 5 — «Показания контрольного счетчика (отчета фискальной памяти), фиксирующего количество передач показаний суммирующего счетчика денег» — записывается количество продаж за смену. Показания, на которых напечатан этот счетчик.
Примечание: Счетчик, показания которого необходимо занести в столбец 5, был только в кассовом аппарате без фискальной памяти.В кассовых аппаратах с фискальной памятью такого счетчика нет. В каких-либо нормативных документах четко не указано, какие показания и какой счетчик следует заносить в графу 5, по этой причине многие пользователи ККМ не заполняют эту графу.
В графе № 6 — указание кумулятивной суммы на начало дня. KKM показывает это количество в, и показания в начале дня такие же, как и вечером предыдущего дня.
Внимание! Не все модели POS-принтеров автоматически отображаются в инкрементном итоговом счетчике.В этом случае их нужно вывести самостоятельно. Как это сделать, указано в комментарии к графе №10.
В графах №7 и №8 — соответственно подписи кассира-оператора и администратора (старшего кассира).
В столбце № 9 — кумулятивные показания счетчика на конец дня.
В графе № 10 — сумма выручки за сутки, по счетчику. Определяется как разница между столбцами No.9 и №6. Если касса не показывает в показаниях счетчика кумулятивную сумму, то можно сразу записать указанную в ней сумму выручки за сутки, после чего, суммируя графы №6 и №10 , отобразите инкрементные итоговые показания счетчика до конечных дней и введите их в столбец № 9.
В столбце № 11 — сумма денежных средств (выручка).
В графах № 12 и № 13 соответственно: количество платежных документов (банковских чеков и т. Д.)., если они приняты организацией) и общую сумму, уплаченную этими документами. Если этого не произошло, то необходимо поставить прочерки.
В графе № 14 указана общая сумма выручки (№ 11 + № 13).
В графе № 15 отражается сумма денежных средств, возвращенных покупателям (клиентам) за неиспользованные, включая ошибочно перфорированные чеки. Количество столбцов № 14 и № 15 должно соответствовать количеству, указанному в столбце № 10.
Внимание! Возвратить деньги из кассы ККМ можно только чеками, перфорированными в этот день.К проверкам должен прилагаться акт по форме КМ-3 … Операция «возврат» не уменьшает размер сменного (дневного) заработка (графа 10).
В графах №16, 17 и 18 — подписей соответствующих должностных лиц организации.
Образец заполнения журнала кассира-оператора:
| Дата (смена) | Номер отделения (раздела) | Фамилия, имя, отчество кассира | Счетчик контроля серийного номера (отчет фискальной памяти) по окончании рабочего дня (смены) | Показания | ||||
| контрольный счетчик (отчет фискальной памяти), регистрирующий количество передач показаний суммирующего денежного счетчика | суммирующих счетчиков наличных денег | |||||||
| в начале рабочего дня (смены) | в конце рабочего дня (смены) | |||||||
| сумма, руб., коп. | подпись | сумма, руб., Коп. | ||||||
| кассир | администратор | |||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| 01.01.01 | 1 | В.В. Пупкин | 2 | —- | 1,11 | Пупкин | Петрова | 1111,11 |
| 02.01.01 | 1 | В.В. Пупкин | 3 | —- | 1111,11 | Пупкин | Петрова | 1611,11 |
| 03.01.01 | 1 | В.В. Пупкин | 4 | —- | 1611,11 | Пупкин | Петрова | 2511,11 |
| Размер выручки за рабочий день (смену), рублей, копеек; | Сдано | Сумма денег, возвращаемых покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, руб., Коп. | Подпись в конце рабочего дня (смены) | |||||
| наличные, руб., Коп. | оплачено по документам | итого, руб., Коп. | кассир. Сдал деньги и оплатил счета | администратору(старший кассир) снял показания счетчиков. Деньги принимаются | менеджер (старший кассир) | |||
| шт. | сумма, руб., Коп. | |||||||
| 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 |
| 1110,00 | 710,00 | 5 | 300,00 | 1010,00 | 100,00 | Пупкин | Петрова | Сидорова |
| 500,00 | 400,00 | 3 | 100,00 | 500,00 | 0,00 | Пупкин | Петрова | Сидорова |
| 900,00 | 850,00 | 0 | 0,00 | 850,00 | 50,00 | Пупкин | Петрова | Сидорова |
Один из важнейших документов при бухгалтерском учете — кассирский журнал единой формы КМ-4 … Изначально производится постановка на учет в налоговой организации, где листы нумеруются и журнал прошивается. Страница расположена на последнем месте, подписана менеджером и бухгалтером.
В этом журнале фиксируется сумма денег, прошедшая через кассовое устройство за время работы бухгалтера, запись создается в начале и конце изменения информации счетчиков кассового аппарата.
Как заполнить реестр кассира-оператора?Вам нужно проводить операции с ЦК? Ознакомьтесь с информацией по заполнению заявки — анкеты на KND 1110021.
Заполнение журнала кассира-оператора (форма КМ-4)
Так как же заполняется форма КМ-4?
- Информация о дате (смене). Здесь заполняется 1 столбец, где указываются день, месяц и год отчета — эти данные фиксируются в журнале кассира-оператора. Также бывает, что на 1 дату много отчетов, потом они записываются в разные строки с одной датой.
- Номер отдела (подразделения). 2 столбца, где записывается номер отдела.В этот отдел были переданы чеки за смену. Если в кассе нет функции проникновения, то данные не заполняются.
- Фамилия, имя, отчество кассира. В третьем столбце указано полное имя, кто отвечает за проведение транзакций на кассе.
- Номер основного счетчика в конце смены. 4 столбца фиксируют номер Z-отчета.
- Номер счетчика, который регистрирует объем передачи данных через счетчик. Колонка 5 — здесь данные взяты из колонки 4.
- Это суммы на финансовых счетчиках на начало смены. В столбце 6 указывается накопленный налог на начало смены, где все суммы учитываются с момента запуска устройства. Если другой аппарат стоит на учете в налоговой организации, то проникновение должно производиться в размере 1 рубль 11 копеек.
- Заверено подписью кассира или менеджера в журнале. В седьмой и восьмой колонках проставлены подписи этих людей.Лицо, занимающее две должности одновременно, ставит свои подписи в обоих столбцах.
- Это суммы на финансовых счетчиках на конец смены. Здесь в столбце 9 указаны те самые данные, которые указаны в предыдущем предложении. Выручка за эту смену добавляется к этому показателю из столбца 6. Накопления списываются из данных Z-отчета.
- Сумма выручки. В десятом столбце приведены данные о прибыли за смену. Здесь собраны данные из 11, 12 и 15 столбцов.
- Раздача наличных. В столбце 11 записаны денежные поступления.
- Оплата согласно документам. В графе 12 записан объем платежей по безналичному расчету в журнале КМ-4. Если в устройстве нет этой функции, столбец не заполняется. В столбце 13 записано количество безналичных платежей.
- Общая сумма доставки. В столбце 14 записано количество финансовых, денежных и безналичных платежей за вычетом возвратов.
- Общее количество возвратов. 15-й столбец фиксируется с учетом характеристики за смену.
- Заверение кассиром. В графе 16 лицо, ответственное за кассир, оставляет свою подпись.
Скачать образец и форму журнала кассира-оператора (форма КМ-4)
Учет мелкой наличности | Создание записей в журнале и согласование счетов
Предоставляет ли ваш бизнес сотрудникам мелкую кассу? Мелкие денежные средства — это небольшие суммы наличных, которые компании используют для оплаты недорогих расходов, таких как почтовые марки или пончики для встречи.Но если вы собираетесь создать фонд мелкой наличности на своем малом предприятии, будьте готовы к созданию системы учета мелкой наличности.
Вы должны регистрировать мелкие денежные операции, даже если вы думаете, что они слишком малы, чтобы иметь значение. Без системы мелкой кассы периодическое использование небольших сумм наличных может привести к серьезным несоответствиям в ваших бухгалтерских книгах. А когда вы ведете учет всех расходов своего бизнеса, вы можете требовать налоговых вычетов.
Читайте дальше, чтобы узнать об учреждении фонда мелкой наличности, ведении учета мелкой наличности, выверке счета мелкой наличности и требовании налогового вычета.
Создание кассы
Мелкие денежные средства — полезная альтернатива выписке чеков или использованию бизнес-кредитной карты для покрытия небольших расходов. Мелкие денежные средства используются для покупки товаров для вашего бизнеса, компенсации сотрудникам, которые приобрели товары для бизнеса, или для внесения сдачи.
Если вы решите создать фонд мелкой кассы, выполнение следующих действий может помочь упростить ваши обязанности по ведению учета мелкой наличности:
- Выберите опекуна мелкой кассы и кассира
- Определить сумму в кассу
- Решите, на какие мелкие денежные средства можно потратить
- Выберите максимальную сумму для требований о выплате мелких денежных средств
Хранитель мелкой наличности — это сотрудник, отвечающий за управление мелкой денежной наличностью и ее распределение среди сотрудников.Кассир-кассир — это кто-то (например, вы или сотрудник), который кладет деньги в кассу, когда она становится слишком малой, и ведет учет мелкой кассы. Вы должны попросить отдельных сотрудников взять на себя эти роли, чтобы препятствовать воровству сотрудников.
Необходимо определить размер фонда мелкой кассы. Некоторые предприятия вкладывают 50 долларов в свой фонд мелкой наличности, в то время как другие вкладывают 250 долларов — сумма вашего фонда зависит от потребностей вашего бизнеса.
Что сотрудники могут приобрести за наличные деньги? Вы должны установить границы, прежде чем раздавать мелкие деньги.Например, сотрудники не могут использовать мелкие деньги, чтобы купить себе кофе.
Наконец, вы должны выбрать максимальную сумму, которую сотрудники могут запросить для операций с мелкой наличностью. Если сотруднику необходимо потратить больше, чем установленный лимит запроса мелких денежных средств, он может использовать бизнес-кредитную карту.
Мелиорация
Как и любой другой тип операций, вы должны регистрировать операции с мелкой наличностью в бухгалтерских книгах вашего малого бизнеса.
Чтобы улучшить способ ведения учета мелкой наличности, требуйте квитанцию о мелкой наличности для каждой транзакции.И создайте квитанцию о выплате мелкой наличности с указанием суммы, имени сотрудника и даты, когда вы даете сотрудникам мелкую кассу. Когда вы или сотрудники платите мелкой наличностью, сохраните квитанцию и приложите квитанцию к квитанции для своих записей.
Для учета мелкой наличности необходимо создать журнал с подробными сведениями о ваших операциях. И вы должны делать запись в журнале мелкой кассы, когда кладете деньги в кассу и когда деньги покидают фонд. Подумайте о том, чтобы регистрировать операции с мелкой наличностью в своих книгах хотя бы раз в месяц.
Итак, как работает мелкая касса?
Мелкая касса
Создайте журнал мелкой кассы, в котором указывается, что было куплено, сумма покупки, дата покупки, затронутый аккаунт (например, аккаунт канцелярских товаров) и какой сотрудник получил средства.
Вот пример журнала мелкой кассы:
Запись в журнале внесения денег в кассу
Когда ваш кассир по мелкой кассе кладет деньги в кассу, он должен сделать запись в журнале в ваших книгах.Запись должна показывать увеличение вашего счета Petty Cash и уменьшение вашего счета Cash. Чтобы показать это, дебетуйте свой счет Petty Cash и пополните свой счет Cash.
Формат вашей книги мелкой кассы должен быть аналогичен следующей записи:
| Дата | Счет | Облигации | Дебет | Кредит |
| XX / XX / XXXX petty | XX / XX / XXXX | |||
| Денежные средства | X |
Когда фонд мелкой наличности становится слишком низким, вы должны пополнить его до установленной суммы.Затем создайте еще одну запись в журнале, дебетуя счет мелкой наличности и кредитуя счет наличных денег.
Запись в журнале об изъятии денег из кассы
Вы (или ваш кассир-кассир) должны также создать в журнале записи, показывающие, на что идут денежные средства.
Для создания записей журнала, отражающих покупки мелких денежных средств, необходимо дебетовать соответствующие счета (например, счет канцелярских товаров, если вы покупаете расходные материалы) и кредитовать свой счет мелкой денежной наличности.
Вы можете дебетовать несколько счетов, в зависимости от того, как часто вы обновляете свои книги для учета мелкой наличности.
Ваш формат учета мелкой наличности должен быть примерно таким:
| Дата | Счет | Облигации | Дебет | Кредит | |
| XX / XX / XXXX | Счет | 5 Расходы для бизнеса | 5 | X | |
| Счет XYZ | X | ||||
| Мелкие денежные средства | X |
Примеры учета мелких денежных средств
Допустим, вы выделяете 75 долларов в свой фонд мелкой наличности.Когда вы вкладываете деньги в фонд, вы должны создать запись в журнале о дебетовании вашего счета мелкой наличности и кредитовании вашего счета наличными.
| Дата | Счет | Облигации | Дебет | Кредит |
| XX / XX / XXXX | ||||
| Денежные средства | 75 |
Теперь предположим, что вы распределяете мелкие деньги на следующие расходы:
- 10 долларов США.50 за пересылку
- 45,50 $ за пиццу для встречи команды
- 14,00 $ за канцелярские товары
Вы должны обновить свой журнал мелкой кассы, чтобы детализировать указанные выше расходы. Журнал регистрации мелкой кассы будет выглядеть так:
После получения квитанций от ваших сотрудников обновите свои книги, чтобы показать использованную мелкую наличность. Вы должны дебетовать свои счета за почтовые расходы, питание и развлечения, а также канцелярские товары и кредитовать счет мелкой наличности.
| Дата | Счет | Облигации | Дебет | Кредит | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| XX / XX / XXXX | 0 Почтовые расходы 9018 9018 за период 901810.50 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Питание и развлечения | 45,50 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Канцелярские товары | 14,00 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Мелкие наличные | 9018 | 9018 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Alpha Company Выверка банковских счетов 31 марта 2016 г. | ||
| Остаток по выписке из банка | 4 672 долл. США.98 | |
| Депозиты в пути | ||
| Дата | Сумма | |
| 3/30 | 500,25 долл. США | |
| 3/31 | $ 1 890,33 | $ 2 390,58 |
| Итого | $ 7 063,56 | |
| Непогашенные чеки | ||
| Контрольный номер | Сумма | |
| 1656 | 22 доллара.50 | |
| 1693 | 150,00 $ | |
| 1696 | 32,00 | |
| 1697 | $ 1 902,00 | |
| 1698 | 1 105,80 долл. США | 3 212,30 долл. США |
| Остаток по книгам | 3 851 долл. США.26 | |
В приведенном выше примере, если на кассовом счете главной книги не отображается сальдо в размере 3 851,26 доллара, вы должны отследить причину разницы.
Если ваша банковская выверка не сбалансирована, вам необходимо найти ошибку или ошибки. Возможные причины ошибки банковского баланса:
- Сумма непогашенных чеков добавлена неправильно. Дважды проверьте добавленную вами общую сумму неоплаченных чеков.
- Сумма депозитов в пути добавлена неправильно. Дважды проверьте добавление депозитов в пути.
- Банковский баланс перенесен. Вы начали с правильной суммы в верхней части сверки? Дважды проверьте, сравнив его с остатком на конец месяца в своей банковской выписке.
- Невозможность записи всех позиций выравнивания выписки по счету. Внимательно посмотрите на свою банковскую выписку. Есть ли какие-либо элементы, такие как различные банковские сборы или автоматические депозиты или снятие средств, которые не были зарегистрированы в ваших книгах?
- Журналы добавлены неправильно. Дважды проверьте добавленные вами кассовые чеки и выплаты наличными.
- Не удалось записать чек или депозит. Вы записывали все чеки и депозиты в свои журналы? Это должно было быть очевидно, когда вы составляли списки транзитных депозитов и неоплаченных чеков.
- Неверно записана сумма. Сравните каждую позицию в выписке из банка с записью в журнале по этой позиции. Вы ввели правильную сумму?
Ведение журнала денежных выплат
Журнал выплат наличных — это место, где вы записываете свои выплаченные операции наличными (или чеками).Это также может быть журнал покупок или журнал расходов.
Хотя вы можете, если вы достаточно наслышаны, найти печатные журналы по выплате денежных средств, мы настоятельно рекомендуем хранить этот журнал на вашем компьютере или в облаке, как вы делаете это с большинством ваших финансовых журналов. Ваше бухгалтерское программное обеспечение, вероятно, будет включать в себя какие-либо журналы выплат и покупок, настраиваемые в соответствии с потребностями вашего бизнеса.
Использование учета по методу начисления и журналов выплаты денежных средств
Если вы используете метод начисления, как мы рекомендуем, вы записываете расходы в журнале выплат наличных во время оплаты товаров или услуг или в журнале покупок, если вы покупаете в кредит.
У вас есть разнообразный магазин. Вы покупаете у основного поставщика товары на общую сумму 7800 долларов США. Большая часть покупок — это инвентарь для перепродажи, но также включены канцелярские товары на 100 долларов. Сделайте следующую запись в журнале покупок:
| Дебетовая | Кредит | |
| Покупки | 7 700 | |
| Расходы на канцелярские товары | 100 | |
| Кредиторская задолженность | | 7 800 |
В следующем месяце после получения выписки от поставщика вы выписываете чек для оплаты вашего счета.Сделайте следующую запись в журнале покупок:
| Дебетовая | Кредит | |
| Кредиторская задолженность | 7 800 | |
| Наличные | 7 800 |
Примеры журнала денежных выплат
Если ваша компания — магазин розничной торговли, записи в журнале могут выглядеть примерно так:
(Примечание: все суммы в долларах округлены до ближайшего доллара.)
- 2 февраля вы оплатили счет за электричество в размере 177 долларов.
- Также 2 февраля вы купили товарный инвентарь на счете у Ash Wholesale по цене 9500 долларов.
- 5 февраля вы потратили 82 доллара на СТО Аткинса, чтобы заправить автомобили для доставки бензином. Вы берете все это со счета, который ведете у Аткинса.
- 8 февраля вы выписываете чек на 9 500 долларов в счет оплаты счета, полученного от Эша.
- 10 февраля вы выписываете чек на 82 доллара на станцию обслуживания Atkins для оплаты вашего счета там.
- По завершении этой страницы журнала вы должны пройти все семь столбцов суммы. Поскольку вы используете систему бухгалтерского учета с двойной записью, вы можете увидеть, все ли записи были записаны правильно. Проверьте, равна ли сумма дебетов сумме кредитов. Итого дебеты: 0 + 9 582 + 9500 + 82 + 177 = 19 341. Всего кредитов: 9 759 + 9 582 = 19 341.
| ЖУРНАЛ ПОКУПК ЗА: ФЕВРАЛЬ 2016 | ||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Наличные | Счета к оплате | |||||||
| Дата | Описание. | Др. | Кр. | Др. | Кр. | Purch. Др. | Расходы на доставку Др. | Утилиты Exp. Др. |
| 2 | Edison Util. — электричество | 177 | 177 | |||||
| 2 | Ash Whlsle — инвентарь | 9 500 | 9 500 | |||||
| 5 | Atkins Serv.Станция — газ | 82 | 82 | |||||
| 8 | Ash Whlsle — в счету | 9 500 | 9 500 | |||||
| 8 | Atkins Serv.- на счете | 82 | 82 | |||||
| Итого | 0 | 9,759 | 9 582 | 9 582 | 9 500 | 82 | 177 | |
Если сумма столбцов дебета не равна сумме столбцов кредита, у вас есть проблема, которую следует отследить немедленно.Возможно, вы ввели одну из сумм не в тот столбец. Возможно, вы просто неправильно добавили при подсчете итогов. Обычно ошибку легко определить, потому что дебеты должны равняться кредитам для каждой транзакции.
В вашем журнале покупок может быть намного больше столбцов, чем в этом образце, потому что у вас, вероятно, будет больше классификаций расходов.
Ведение фонда мелкой наличности и работа с дебиторской задолженностью
Почти все предприятия нуждаются в наличных деньгах, чтобы оплачивать мелкие разные расходы.Самый простой способ сохранить эти деньги доступными — через фонд мелкой наличности, если только у вашего бизнеса нет наличных денег от ежедневных транзакций.
Если вы используете наличные деньги из дневных чеков для небольших расходов, необходимо точно регистрировать всю кассовую наличность, взятую из кассового аппарата, и подготовить кассовый лист в конце дня, чтобы помочь контролировать наличные, выплаченные из кассы.
Шаги по созданию фонда мелкой наличности
- Начните создание фонда мелкой наличности, выписав чек в «Petty Cash».»Обналичить чек.
- Физически поместите наличные в ящик для мелкой наличности или в ящик для мелкой наличности.
- Оплачивая расходы из мелкой кассы, ведите подробный список всех расходов.
- Когда деньги почти закончились, сложите расходы в подробном списке.
- Напишите еще один чек в «Мелкую кассу» на общую сумму расходов. Этот чек должен пополнить фонд до первоначального баланса.
Как пользоваться фондом мелкой наличности
Предположим, вы решили создать фонд мелкой наличности для оплаты небольших расходов, которые вы не оплачиваете чеком или дебетовой картой.Вы чувствуете, что необходим фонд мелкой наличности в размере 100 долларов, поэтому вы выписываете чек на 100 долларов, подлежащий оплате в «Мелкую наличность». Вы физически кладете 100 долларов в ящик для мелких денег. Сделайте следующую запись в журнале кассовых выплат:
| | Дебетовая | Кредит |
| Мелкая наличность | 100 | |
| Наличные | | 100 |
Две недели спустя вы просматриваете ящик для мелкой наличности и находите 25 долларов.00 осталось. Вы добавляете предметы, перечисленные в списке расходов, и с радостью обнаруживаете, что они в сумме составляют 75,00 долларов (25 + 75 = 100). Вы выписываете чек на сумму 75 долларов США на счет «Petty Cash». Деньги помещаются в кассу. Это пополнит фонд обратно до 100 долларов. Используя список мелких денежных расходов в качестве исходного документа, сделайте следующую запись в журнале денежных выплат:
| | Дебетовая | Кредит |
| Канцелярские товары | 13.20 | |
| Авторасходы | 39,00 | |
| Разное. труд | 15,00 | |
| Разное. расходы | 7,80 | |
| Наличные | | 75,00 |
Ящик для мелкой наличности или ящик должны быть заперты, когда они не используются.Только один человек должен иметь доступ к мелкой наличности, так что один человек несет за нее ответственность.
Понимание дебиторской задолженности
Дебиторская задолженность (часто сокращенно A / R) — это просто неоплаченные счета-фактуры клиентов и любые другие деньги, причитающиеся вам со стороны ваших клиентов. Сумма всей дебиторской задолженности ваших клиентов указана в качестве текущих активов в вашем балансе.
Ваша бухгалтерская программа должна автоматически вести учет дебиторской задолженности для каждого клиента.Журнал дебиторской задолженности, который также может использоваться как выписка по клиенту, служит для записи сборов и платежей каждого клиента.
Ведение записей дебиторской задолженности
Когда клиент что-то покупает, вам нужно:
- Запишите продажу в журнал продаж и денежных поступлений. Этот журнал будет включать столбцы дебетовой и кредитной дебиторской задолженности. Начисленные продажи и платежи по счету вводятся в эти два столбца соответственно.
- Каждый день продажи в кредит, зарегистрированные в журнале продаж и денежных поступлений, разносятся по соответствующим счетам клиентов в книге счетов дебиторской задолженности.Это позволяет вам узнать не только общую сумму, которую должны вам все кредитные клиенты, но и общую сумму, которую должны каждого клиента .
- Записи, сделанные в журнале продаж и денежных поступлений, также суммируются в конце месяца, а результаты разносятся на счет дебиторской задолженности в вашей главной книге. Этот счет является «контрольным счетом» вашей дебиторской задолженности. «Контроль» означает, что после того, как вся ваша проводка будет завершена, общая сумма балансов клиентов в книге счетов дебиторской задолженности будет такой же, как баланс на контрольном счете в главной книге.Если они не совпадают, вы можете сказать, что где-то в процессе вы допустили ошибку.
Если вы предоставляете кредит своим клиентам и ведете журнал продаж и денежных поступлений вручную, убедитесь, что ваше бухгалтерское программное обеспечение интегрирует проводку в бухгалтерские книги дебиторской задолженности с автоматической записью операций продаж и кассовых поступлений. Эта система, которая позволяет сэкономить время, также снижает вероятность ошибок при публикации.
Ведение книги дебиторской задолженности
Вы должны вести счет ГК дебиторской задолженности для каждого клиента, которому вы предоставляете кредит.Разносите расходы по счетам-фактурам из журнала продаж и денежных поступлений в бухгалтерские книги клиентов в конце каждого дня. Кроме того, независимо от того, используете ли вы кассовый аппарат или отдельную книгу кассовых чеков, обязательно проводите кассовые чеки на счете в соответствующие бухгалтерские книги в конце дня. Конечно, ваше программное обеспечение должно уметь заботиться об этом автоматически.
Если вам нравится бумажный след, храните все бухгалтерские книги дебиторской задолженности в одном подшивке, а копии книг дебиторской задолженности также служат в качестве выписок, которые вы отправляете своим клиентам по почте с просьбой об оплате.Если рассылать их по почте в виде выписок, каждый месяц составляйте новый лист бухгалтерской книги.
Ежемесячный лист бухгалтерской книги должен начинаться с форвардного сальдо, которое является конечным сальдо за предыдущий месяц. Если ваши бухгалтерские листы не будут дублироваться, как ваши клиентские отчеты, вам не нужно начинать новый лист каждый месяц. Просто ведите постоянную бухгалтерскую книгу для каждого клиента, которая поддерживает текущую сумму баланса клиента.
Для большинства предприятий выписки следует отправлять раз в месяц всем клиентам, имеющим остаток на счете, и включать:
- начальное сальдо (конечное сальдо предыдущего месяца)
- все счета, выставленные в течение месяца
- платежей на счету в течение месяца
- любые дебетовые или кредитовые авизо
- конечное сальдо
- срок оплаты
Отслеживание вашего контрольного счета
Когда вы отправляете по почте выписки своим клиентам каждый месяц, вы должны сверять бухгалтерские книги дебиторской задолженности с контрольным счетом дебиторской задолженности.Контрольный счет — это общий остаток дебиторской задолженности из вашей главной книги.
Начальная сумма дебиторской задолженности плюс начисленные продажи за месяц минус платежи по счету за месяц должны равняться конечной сумме дебиторской задолженности. Сравните эту сумму с суммой регистров дебиторской задолженности отдельных клиентов. Это поможет вам обнаружить любые ошибки в выписках клиентов, прежде чем отправлять их по почте. Ваша бухгалтерская программа должна автоматически уведомлять вас о расхождениях.
Работа с кредиторской задолженностью
Дебиторская задолженность может быть немного забавной — в конце концов, все дело в том, чтобы загребать с трудом заработанное вами бабло. Счета к оплате (часто называемая A / P), с другой стороны, фокусируется на неоплаченных счетах бизнеса, то есть деньгах, которые вы должны своим поставщикам и другим кредиторам. Сумма вашей задолженности перед поставщиками указана в качестве текущего обязательства в вашем балансе.
Подготовка документов о кредиторской задолженности
Если вы используете метод начисления, как мы рекомендуем, расходы регистрируются в журнале денежных выплат в момент оплаты товаров или услуг или в журнале покупок, если вы покупаете в кредит.Если вы имеете дело с определенным поставщиком много раз в течение месяца, вам не нужно регистрировать каждую покупку. Вы можете накапливать все счета за месяц от этого поставщика, а затем записывать одну транзакцию в журнал покупок в конце месяца.
Вы должны вести бухгалтерский учет кредиторской задолженности для каждого поставщика. Расходы из журнала выплат денежных средств в конце каждого дня проводятся в соответствующий регистр кредиторской задолженности. Книга счетов к оплате — это запись того, что вы должны каждому поставщику.Убедитесь, что ваше бухгалтерское программное обеспечение автоматически ведет отдельные бухгалтерские книги, а также главную книгу.
Главная книга содержит счет кредиторской задолженности, который является вашим контрольным счетом кредиторской задолженности. Журнал выплат денежных средств содержит столбцы кредиторской и дебетовой задолженности. Покупки в кредит и платежи по счету вводятся в эти два столбца соответственно. В конце месяца они суммируются и проводятся на контрольный счет в главной книге.
Следите за своими бухгалтерскими книгами Книги счетов к оплатепомогут вам контролировать свои расходы и кредиторскую задолженность.Если вы ведете точные бухгалтерские книги о платежах, вам будет легко дважды проверять счета, которые вы получаете от своих поставщиков.
В конце месяца сверьте бухгалтерские книги кредиторской задолженности с контрольным счетом кредиторской задолженности. Контрольный счет — это общий остаток кредиторской задолженности из вашей главной книги. Начальная сумма кредиторской задолженности, плюс покупки на счете в течение месяца, минус платежи на счету в течение месяца, должна равняться конечной сумме кредиторской задолженности.Сравните эту сумму с суммой отдельных регистров кредиторской задолженности. Это поможет вам обнаружить любые ошибки, допущенные вами при учете своей кредиторской задолженности. Сверка также может помочь вам выявить любые ошибки в счетах поставщика.
Отчет о сроках погашения кредиторской задолженности — хороший инструмент управления денежными средствами, который следует составлять периодически. Это поможет вам спланировать время и сумму выплат наличными.
Мелкие деньги | Финансовый учет
Мелкие денежные средстваИногда каждый бизнес считает удобным иметь небольшие суммы наличных для немедленной оплаты таких товаров, как стоимость доставки, почтовые марки, проезд в такси, деньги за ужин для сотрудников, работающих сверхурочно, и другие мелкие предметы.Чтобы разрешить эти выплаты наличными и при этом сохранить адекватный контроль над наличностью, компании часто создают фонд мелкой наличности с округленной цифрой, такой как 100 или 500 долларов. Счет мелкой наличности является оборотным активом и будет иметь нормальный дебетовый баланс (дебет для увеличения и кредит для уменьшения). Вот видео процесса мелкой наличности, а затем мы подробно рассмотрим шаги.
Обычно одно физическое лицо, называемое хранителем мелкой наличности или кассиром, отвечает за контроль фонда мелкой наличности и документирование выплат, произведенных из фонда.Возлагая ответственность за фонд на одно лицо, компания осуществляет внутренний контроль над денежными средствами в фонде.
Компания создает фонд мелкой наличности, выписывая чек, скажем, на 100 долларов. Выплачивается хранителю мелкой наличности. Фонд мелкой наличности должен быть достаточно большим, чтобы производить выплаты в течение разумного периода, например месяца. Следующая запись записывает эту транзакцию следующим образом:
| Дебетовая | Кредит | |
| Мелкие наличные | 100 | |
| Наличные | 100 | |
| Создать кассу. | ||
После обналичивания чека кассир мелкой кассы обычно помещает деньги в небольшой ящик, который можно запереть. Теперь фонд готов к выплате по мере необходимости. Мы не будем снова использовать мелкую кассу в журнале, если мы не изменим эту первоначальную сумму.
Одним из преимуществ фонда мелкой наличности является то, что для платежей из фонда не требуется никаких журнальных записей во время платежа. Таким образом, использование фонда мелкой наличности избавляет от необходимости делать много записей для небольших сумм.Только когда фонд возмещается или когда наступает конец отчетного периода, фирма делает запись в журнале.
При выдаче наличных денег из фонда хранитель мелкой наличности готовит кассовый чек , , который должен быть подписан лицом, получающим денежные средства. Ваучер на выплату мелкой наличности — это документ или форма, в которых указывается сумма и причина выплаты мелкой наличности.
| МАЛЕНЬКИЕ ДЕНЕЖНЫЕ ВАУЧЕРЫ | НЕТ.359 | |
| To Local Cartage, Inc. | Дата 29 июня | |
| ПОЯСНЕНИЕ | ACCT NO. | СУММА |
| Фрахт проданных запчастей | 12000 | $ 22,75 |
| УТВЕРЖДЕНО A.E.C . | ПОЛУЧИЛ Кен Блэк | |
Кастодиан должен подготовить ваучер для каждой выплаты и скрепить все исходные документы (счета, квитанции и т. Д.)) для расходов на кассу. Сотрудник, ответственный за мелкую кассу, всегда несет ответственность за наличие наличных и кассовых чеков, равных общей сумме фонда.
Пополнение мелких денежных средств
Компании пополняют фонд мелкой кассы в конце отчетного периода или раньше, если он становится низким. Причина пополнения фонда в конце отчетного периода заключается в том, что нет записи о расходах фонда на счетах до тех пор, пока не будет выписан чек и не будет сделана запись в журнале. (Иногда мы называем этот фонд авансовым фондом, поскольку он пополняется, когда он становится низким). Чтобы определить, какие счета дебетовать, сотрудник суммирует счета мелкой кассы в соответствии с причинами расходов. Запись в журнале для записи пополнения фонда будет дебетовать различные счета, указанные в сводке, и кредитовать наличными.
Например, предположим, что у фонда мелкой наличности в размере 100 долларов в настоящее время остаток денег составляет 7,40 доллара. В сводке по ваучерам указаны выплаты в размере 22 долларов США.75 долларов за доставку клиентам, 50,80 доллара за марки и 19,05 доллара за аванс сотруднику; эти выплаты составляют 92,60 доллара. После проверки и утверждения ваучеров создается чек на 92,60 доллара, который восстанавливает остаток денежных средств в фонде до 100 долларов. Мелкие денежные средства не используются в записи журнала пополнений. Запись в журнале для записи пополнения:
| Дебетовая | Кредит | |
| Расходы на доставку | 22.75 | |
| Почтовые расходы | 50,80 | |
| Авансы работникам | 19,05 | |
| Наличные | 92,60 | |
| На пополнение мелкой кассы. | ||
Обратите внимание, что запись о пополнении фонда не кредитует счет мелкой наличности. Мы делаем записи на счет мелкой наличности только при учреждении фонда или при изменении суммы фонда или при закрытии фонда, и мы хотим вернуть наличные в обмен на ваучеры на мелкую денежную наличность.В этом случае денежные средства, необходимые для возврата к 100 долларам (фонд 100 долларов — наличные мелкие наличные 7,40 доллара США) в размере 92,60 доллара, равны сумме купонов на мелкую наличность. Но это не всегда так.
Иногда хранитель мелких денежных средств делает ошибки при внесении сдачи из фонда или не получает обратно правильные суммы от пользователей. Эти ошибки приводят к тому, что денежные средства в фонде становятся больше или меньше суммы фонда за вычетом общей суммы ваучеров. При пополнении фонда зачисление денежных средств в кассу составляет разницу между установленной суммой и фактическими денежными средствами в фонде .Мы будем списывать со всех ваучеров предметы. Любое несоответствие должно быть дебетовано или зачислено на счет под названием Cash Over and Short. Кэш-овер и короткий счет может быть либо расходным (коротким), либо доходным (избыточным), в зависимости от того, имеет ли он дебетовый или кредитовый баланс.
Для иллюстрации предположим, что в предыдущем примере баланс в фонде составлял всего 6,10 доллара вместо 7,40 доллара. Для восстановления фонда до 100 долларов требуется чек на 93,90 доллара (сумма фонда 100 долларов — остаток мелкой наличности 6,10 доллара). Так как талоны на мелкую наличность составляют всего 92 доллара.60, суммы не совпадают, и у фонда не хватает 1,30 доллара (необходимо 93,90 доллара — 92,60 доллара в ваучерах). Запись на пополнение:
| Дебетовая | Кредит | |
| Расходы на доставку | 22,75 | |
| Почтовые расходы | 50,80 | |
| Дебиторская задолженность сотрудников | 19,05 | |
| Cash Short и более | 1.30 | |
| Наличные | 93,90 | |
| На пополнение мелкой кассы. | ||
Счет Cash Over и Short будет использоваться для сальдирования записи, когда наличные деньги, необходимые для возврата на счет мелкой наличности, не совпадают с общей суммой ваучеров на мелкую наличность. Помните, что для всех записей журнала общая сумма дебетований должна равняться общей сумме кредитов.
Изменение суммы мелких денежных средств
Если хранитель мелкой наличности обнаружит, что фонд мелкой наличности больше, чем необходимо, избыток мелкой наличности должен быть депонирован на текущий счет компании.Требуемая запись для записи уменьшения дебетования фонда наличными и начисления мелких денежных средств на возвращенную и внесенную сумму. Чтобы проиллюстрировать, запись для уменьшения фонда мелкой наличности на 50 долларов будет:
| Дебетовая | Кредит | |
| Наличные | 50 | |
| Мелкие наличные | 50 | |
| Уменьшить размер кассы на 50 долларов. | ||
С другой стороны, мелкий кассовый фонд может быть слишком маленьким и требовать пополнения каждые несколько дней. Запись для записи увеличения фонда списывает мелкую денежную наличность и кредитует денежную наличность на сумму увеличения. Запись для увеличения фонда мелкой наличности на 400 долларов будет:
| Дебетовая | Кредит | |
| Мелкие наличные | 400 | |
| Наличные | 400 | |
| Увеличить размер кассы на 400 долларов США. | ||
Компания может почувствовать, что пора закрыть фонд мелкой наличности. Чтобы проиллюстрировать это, мы закроем первоначальный фонд мелких наличных денег в размере 100 долларов, вернув наличные на текущий счет с дебетом к наличным и кредитом к мелкой наличности.
| Дебетовая | Кредит | |
| Наличные | 100 | |
| Мелкие наличные | 100 | |
| Закрыть фонд мелкой наличности в размере 100 долларов США. | ||
Учет мелкой кассы — AccountingTools
Как вести учет мелкой наличности
Мелкая наличность — это небольшая сумма наличных денег, которая хранится на территории компании для оплаты незначительных денежных потребностей. Примерами таких платежей являются канцелярские товары, открытки, цветы и т. Д. Мелкие деньги хранятся в ящике для мелкой наличности или ящике рядом с тем местом, где они больше всего нужны. В более крупном предприятии может быть несколько пунктов приема мелкой наличности, возможно, по одному на здание или даже по одному на отдел.Для учета операций с мелкой наличностью используется отдельная система учета.
Система мелкой кассы
Чтобы создать фонд мелкой наличности, кассир создает чек на сумму финансирования, назначенного конкретному фонду мелкой наличности (обычно несколько сотен долларов). В качестве альтернативы кассир может просто отсчитать наличные для кассы мелкой кассы, если в помещении достаточно банкнот и монет. Первоначальная запись в журнале мелкой кассы — это дебет счета мелкой кассы и кредит на счет денежной наличности.
Кастодиан мелкой наличности затем выплачивает мелкую наличность из фонда в обмен на квитанции, относящиеся к любым расходам. На данный момент записи в журнале нет; вместо этого остаток денежных средств в фонде мелкой наличности продолжает сокращаться, в то время как количество поступлений продолжает расти. Общая сумма поступлений и остатка денежных средств должна всегда равняться первоначальной сумме финансирования мелкими денежными средствами. Однако ошибки в учете и кража могут привести к отклонению от первоначальной суммы финансирования.
Когда остаток денежных средств в фонде мелкой наличности падает до достаточно минимального уровня, хранитель мелкой наличности обращается за дополнительной наличностью у кассира. Это принимает форму обобщения всех поступлений, которые накопил хранитель. Кассир создает новый чек на сумму чеков и меняет чек на чеки. Запись в журнале мелкой кассы — это дебет счета мелкой кассы и кредит на счет денежной наличности.
Хранитель мелкой наличности пополняет ящик или ящик для мелкой наличности, который теперь должен содержать первоначальную сумму наличных денег, предназначенную для фонда.Кассир создает запись в журнале для записи поступлений мелкой кассы. Это кредит на счет мелкой наличности и, вероятно, дебетование нескольких различных счетов расходов, таких как счет канцелярских принадлежностей (в зависимости от того, что было куплено за наличные). Баланс на счете мелкой наличности теперь должен быть таким же, как и сумма, с которой он начался.
На самом деле остаток на счете мелкой наличности больше, чем сумма наличных денег, фактически находящаяся в ящике для мелкой наличности, поскольку наличные деньги в ящике постоянно выплачиваются.Однако разница настолько незначительна, что совершенно несущественна для результатов в финансовой отчетности. Таким образом, разница разрешается только тогда, когда необходимо пополнить кассу.
Пример учета мелкой наличности
Компания создает фонд мелкой наличности и первоначально финансирует ее в размере 300 долларов. Запись:
Общее и краткое определение
Что есть конец и недостаток?
Сверх и без остатка — часто называемый «остаток наличных средств» — это бухгалтерский термин, который сигнализирует о несоответствии между отчетными данными компании (из ее записей о продажах или квитанциях) и ее проверенными данными.Этот термин также является названием счета в главной бухгалтерской книге компании — счет с короткими денежными средствами.
Этот термин относится, прежде всего, к предприятиям с интенсивным использованием денежных средств в розничном и банковском секторах, а также к предприятиям, которым необходимо обрабатывать мелкие наличных. Если кассир или кассир в банке ошибается, давая, например, слишком много или слишком мало сдачи, то в конце дня у предприятия будет «недостаток наличных» или «остаток наличных».
Ключевые выводы
- В бухгалтерском учете избыточная и короткая позиция — или «недостаток денежных средств» — подразумевает несоответствие между отчетными данными фирмы и ее аудированными данными.
- Это также имя счета, на котором фирма регистрирует эти расхождения по кассовым сборам.
- Чаще всего бывает в розничной торговле и банковском деле.
Пример овера и шорта
Допустим, я работаю кассиром в магазине спорттоваров. Я правильно набрал пару штанов для йоги за 95 долларов за 95 долларов, но я неправильно подсчитал деньги, которые я получил за штаны. Клиент невольно дал мне 96 долларов за покупку, и мы оба не смогли исправить эту ошибку. Система бухгалтерского учета покажет 95 долларов США в объявленных продажах, но 96 долларов США в виде собранных денежных средств.Разница в один доллар идет на счет с короткими денежными средствами. Запись в журнале для этой продажи будет списывать наличные в размере 96 долларов, продажи в кредит на 95 долларов и кредитовать наличные деньги сверх короткого на 1 доллар.
Обратное верно для транзакций, которые приводят к нехватке наличности. Предположим ту же ситуацию, за исключением того, что я получаю 94 доллара вместо 96 долларов за продажу. Теперь наличные списываются на 94 доллара, на счет продаж кредитуется 95 долларов, а наличные и короткие списываются на 1 доллар.
Что вызывает инциденты с коротким замыканием?
Внутреннее вмешательство может привести к тому, что в бухгалтерском учете компании возникнут проблемы.Однако обычно причина кроется в простой человеческой ошибке. Сотрудник, неправильно объявляющий о продаже или совершающий другую ошибку, например неправильный учет наличных, может вызвать несоответствие между продажной ценой товара, собранной суммой и суммой, зарегистрированной в системе бухгалтерского учета.
Функция счета для коротких денежных средств
Фирма должна отмечать случаи отклонений денежных средств на едином, легкодоступном счете. Этот счет с избыточной наличностью следует классифицировать как счет отчета о прибылях и убытках, а не как счет расходов, поскольку зарегистрированные ошибки могут увеличить или уменьшить прибыль компании в ее отчете о прибылях и убытках.
Компания может использовать данные на счете превышения кассовой наличности, чтобы определить, почему уровни денежных средств не совпадают, и попытаться уменьшить количество случаев превышения кассовой наличности за счет использования более совершенных процедур, контроля и обучения сотрудников. Таким образом, эта учетная запись служит в первую очередь для детективного контроля — бухгалтерский термин для вида внутреннего контроля, который направлен на обнаружение проблем, включая любые случаи мошенничества, в процессах компании.
Журнал кассира
Журнал кассира
Экран кассового журнала предоставляет вам быстрый способ найти полную информацию о проводках, сделанных в вашем отеле.Журнал включает в себя записи всех проводок, выполненных вручную, а также проводок, выполненных автоматически (например, проводок, выполненных в соответствии с процедурой «Конец дня» или POS).
Этими способами можно открыть экран журнала.
- Вы можете выбрать Касса> Функции кассира> Журнал.
- Журнал также может помочь вам сбалансировать вашу смену до закрытия смены кассира. Чтобы получить доступ к Журналу во время закрытия смены, нажмите кнопку «Подробности» на экране «Сводная информация о закрытии кассира» (Касса> Функции смены кассира> Закрытие смены кассира).(Подробности см. В разделе «Закрыть кассу».)
При любом из этих вариантов открывается экран журнала.
Критерии поиска
Введите критерии поиска, чтобы указать параметры, которые вы хотите применить к поиску. Когда вы закончите, нажмите кнопку поиска. Сообщения, соответствующие выбранным вами параметрам, появятся в таблице результатов поиска.
№ кассира. Щелкните стрелку вниз, чтобы выбрать идентификационный номер кассира из списка значений. (Оставьте поле пустым для поиска по всем кассирам.На открывшемся экране журнала будут показаны транзакции, проведенные выбранным кассиром, а также связанные транзакции, автоматически разнесенные OPERA. Например, если счет за ресторан, опубликованный кассиром, связан с генерируемым налогом, этот налог также появится в списке. Идентификатор кассира, настроенный для обработки в конце дня, можно выбрать, если вы хотите просмотреть проводки процедуры в конце дня, такие как проживание и налоги или фиксированные сборы.
Код транзакции. Введите разделенный запятыми список кодов транзакций, чтобы найти информацию о публикации.Если вы предпочитаете, щелкните стрелку вниз, чтобы отобразить список кодов транзакций, из которого вы можете выбрать коды транзакций. Если вы не выберете конкретный код транзакции, в этом поле появится ВСЕ; сообщения, соответствующие другим критериям поиска, будут перечислены независимо от кода транзакции.
Код договоренности. Если возможно, введите код размещения. Коды размещения используются для форматирования информации о транзакциях в фолио. Здесь можно ввести только один код размещения. Если вы оставите это поле пустым, будут отображаться сообщения, соответствующие другим вашим критериям поиска, независимо от кода размещения.
Список комнат. Введите список комнат, разделенных запятыми, для отображения транзакций. Если вы предпочитаете, щелкните стрелку вниз, чтобы отобразить LOV списка комнат, из которого вы можете выбрать комнаты. Если вы не выберете конкретную комнату, в этом поле появится ВСЕ; сообщения, соответствующие другим критериям поиска, будут перечислены независимо от помещения.
№ кредитной карты Введите полный номер действующей кредитной карты, чтобы отображать транзакции только для этой кредитной карты. Не используйте дефисы и пробелы.Когда в конце поля отображается значок кредитной карты, функция «Хранилище кредитных карт» активна. См. Подробности в хранилище кредитных карт.
Примечание: По соображениям безопасности, если кредитная карта проводится с курсором в этом поле, информация, связанная с кредитной картой, первоначально отображается в виде серии звездочек. Это также верно, если вы вручную вводите номер кредитной карты, начинающийся со знака% (например,% 9238 …). Звездочки переместятся в замаскированный номер кредитной карты или фактический номер кредитной карты, если пользователю предоставлено разрешение «Резервирование»> «Просмотр информации о кредитной карте».
Контрольный номер. Введите номер чека (или часть номера чека), связанный с транзакцией для поиска.
Ссылочный номер. Введите справочную информацию, если вы хотите отображать только проводки, содержащие эту информацию, в поле «Ссылка на разноску». Если вы оставите это поле пустым, будут отображаться сообщения, соответствующие другим критериям поиска, независимо от ссылки. Вы можете использовать знак процента (%) для обозначения одного или нескольких символов. Например,% Room можно использовать для поиска транзакций, имеющих [NA Room], Routed to room 107 и т. Д.в поле Ссылка.
Дата от / Дата до. Введите даты начала и окончания, чтобы определить временные рамки для поиска. В обоих полях даты по умолчанию используется текущая бизнес-дата, ограничивая поиск транзакциями, опубликованными только в эту дату. Записи в этих полях обязательны. Диапазон дат полезен, если вам нужно найти информацию о конкретной транзакции, но все, что вы знаете, — это приблизительная дата публикации транзакции. Любая дополнительная информация для поиска (например, код транзакции или номер комнаты) также может быть использована для сужения поиска.
Результаты поиска
На экране журнала отображаются все записи проводок, соответствующие критериям поиска. Следующая информация доступна на экране журнала.
комн. Номер комнаты гостя, на счет которого была начислена оплата. (Операции «Мелкие наличные» и «Прохожие» не связаны с номером комнаты.)
Трн. Код. Код транзакции для списания средств на счет гостя.
Описание. Описание кода транзакции.
Дополнение.Дополнительная информация о транзакции, если применимо.
Ссылка. Справочная информация о транзакции, если применимо. Если номер чека связан с транзакцией торговой точки, этот номер отображается здесь.
Дата выручки. Дата получения выручки по сделке.
Дебет. Сумма списания на счет гостя в базовой валюте гостя.
Кредит. Сумма кредита на счет гостя в базовой валюте гостя.
Валюта. Валюта, используемая для публикации. Эта информация доступна для выплаченных транзакций, только если для параметра приложения Cashiering> Foreign Paidouts установлено значение Y.
Местный дебет. Сумма списания на счет гостя в местной валюте.
Местный кредит. Сумма кредита на счет гостя в местной валюте.
Расположение. Код договоренности для транзакции, если применимо.
№ кассира Идентификационный номер кассира кассира, разместившего эту транзакцию.
Обменный курс.
