Правило тайм менеджмента: Шесть основных правил тайм-менеджмента | Блог Envybox

Многие специалисты и руководители испытывают трудности в выполнении задач. Часто все идет не по плану, случаются непредвиденные ситуации, добавляются новые задачи. В какой-то момент кажется, что и 25 часов в сутки не хватит для выполнения такого объема работы. Но не стоит паниковать раньше времени, попробуйте внедрить в работу 5 правил тайм-менеджмента из бесплатного курса «Тайм-менеджмент». Простые правила помогут лучше управлять временем, контролировать процесс работы и быстрее выполнить срочные задачи.

Планирование дел

Планируйте дела на день, неделю, месяц. Так вы будете видеть весь объем работы, не упустите важные задачи и используете время с пользой. Записывайте все задачи в блокнот или календарь, не стоит рассчитывать на свою память. Каждый вечер продумывайте план на следующий день, это поможет разгрузить голову перед сном. Дробите все большие задачи на мелкие, продумывая последовательность своих действий.

Формулирование цели и задачи

Важно научиться правильно формулировать цели и задачи. Чем конкретнее и подробнее вы распишите цель, тем проще вам будет работать над задачами. Существуют различные методы по целеполаганию, один из таких — принцип SMART. Если кратко, то принцип состоит в том, чтобы описать цель согласно 5 пунктам:

1. Цель должна быть конкретной (точная формулировка).
2. Измеримой (четкие критерии готовности каждого этапа).
3. Выполнимой за определенный период.
4. Актуальной (цель должна поддерживать другие цели компании)
5. Иметь ограниченный срок.

После того, как цель сформулирована, нужно также точно и конкретно описать задачи.

Фиксирование плана действия

Лучше всего поможет выполнить больше задач четко составленный план действий. Для этого можно завести онлайн-доску в Trello и создать карточки для каждой задачи со сроком, приоритетностью и участниками. Также можно сделать несколько колонок для срочных задач, больших проектов, текущих дел. Это эффективный инструмент по оптимизации работы не только для одного специалиста, но и всей команды.

Расставление приоритетов

На протяжении всего процесса работы важно четко определить, какие задачи являются важными, а какие второстепенными. Ежедневно помечайте себе те задачи, которые необходимо выполнить в первую очередь. Для того чтобы не упустить текущие задачи, используйте метод «ABCD». Основная суть метода заключается в том, чтобы утром выполнять срочные и важные дела, затем браться за менее важные задачи, потом за текущие и т.д.

Фокусирование на главном

Этот прием важен для того, чтобы грамотно управлять собственным временем, тратить его на действительно важные цели. Зачастую современные руководители уделяют много внимания улаживанию конфликтов, мелким проблемам, которые просто выбивают из процесса работы. Но время — это невосполнимый ресурс, который нельзя купить. Поэтому важно быть постоянно в фокусе и не упускать главную цель.

Периодически анализируйте свой опыт, фиксируйте ошибки в работе, не бойтесь менять или дорабатывать правила по тайм-менеджменту под себя. Будьте максимально осознанными в работе, смотрите со стороны на свои результаты.

Тайм-менеджмент или 10 правил управления своим временем

Как успевать делать то, что вы хотите успевать? Как стать хозяином своего времени, чтобы жизнь не превратилась в гонку: нервная дорога на работу (пробки), занятия в режиме запарки, личная жизнь, отложенная на завтра. В результате —стресс, плохое настроение, усталость. Попробуем разобраться.

Тайм-менеджмент — это наука об организации времени, повышении эффективности управления им. Суть в том, чтобы вначале спланировать минуты, а впоследствии — всю жизнь подчинить целям человека. Тайм-менеджмент помогает комфортно распоряжаться ценным временным ресурсом, оптимизирует жизненный процесс в потоке информации.

Дает отличные результаты!

Спорт

Ждёте рецептов, как управлять временем? Хотим знать, как успевать больше? Тем не менее, необходимо включить в свою жизнь спорт. Почему? Потому что голова начинает работать в другом режиме. Спорт даёт оптимизм, жажду жизни, новые мысли, новые впечатления.

Известно, что именно благодаря спорту человек становится более эффективным для своего бизнеса. Конечно, когда спорт включают в жизнь, нагрузка возрастает, но за то для решения других задач ваш коэффициент полезного действия повышается.

10 советов по тайм-менеджменту

Планирование

Эту важную привычку надо в себе развивать, записывайте дела, которые должны быть выполнены за день. Всегда есть выбор делать или не делать что-либо. Если делать, то, что делать. Расставляйте приоритеты и выполняйте сначала задачи, которые требуют скорейшего решения. План можно составить в мобильном приложении.

Принцип «лягушки»

Начинать выполнение плана следует с самого сложного и неприятного дела, то есть победить «лягушку», которая ассоциируется с чем-то малопривлекательным. Надо собраться с силами и выполнить эту работу. Решив проблему, вы почувствуете огромное облегчение.

Принцип «слона»

Мы представляем слона как животное крупных размеров. Для тайм-менеджмента это означает большое по объему дело, его сложно начать. Но, если слона разделить на несколько маленьких «слонят», то работу эту можно выполнить шаг за шагом, а не сорвать сроки выполнения плана.

Матрица Эйзенхауэра

Есть популярная в тайм-менеджменте техника, которая называется матрица Эйзенхауэра. Это простой и универсальный метод планирования рабочего графика, который основан на делении дел по важности и срочности. Следует внести повседневные заботы в одну из четырёх граф матрицы:

• срочное и важное — требует немедленного выполнения;

• не срочное и важное — можно запланировать;

• срочное и не важное — дела, которые мешают рабочему процессу, отвлекают от цели;

• не срочное и не важное — поглотители времени: социальные сети, ТВ, компьютерные игры.

Последний пункт следует свести к минимуму.

Принцип 50/10

Следует важной задаче уделять 50 минут времени — вы усердно трудитесь. После этого отдыхаете 10 минут или меняете вид работы. Действует просто.

Техника «помидора»

Включайте таймер (в форме помидор) на 25 минут. За это время решаете запланированную задачу. Сделайте перерыв — 5 минут. Через каждые четыре подхода по 25 минут — пауза 15-30 минут.

Метод 3-х дел

Такая методика дает возможность работать на будущее. Принцип трёх —

3 важные цели на 1 год. Затем планируем 3 главные задачи на 1 месяц. Из такого планирования вытекает — 3 важные цели на 1 неделю. Цикл заканчивается ― 3 главные дела на 1 день. Достижение хороших результатов произойдет тогда, когда все планы взаимоувязаны.

Правило 20 минут

Всегда можно найти 20 минут, чтобы посвятить их тому, что для вас важно, например, изучению копирайтинга или иностранного языка. Совсем не обязательно тратить несколько часов в день, нужна повседневная практика, начинайте делать маленькие шаги и результат обязательно будет.

«Дело на выбор»

Когда нет срочных задач, вы можете выбрать из своего плана то, что вам больше по душе. Выполнили, далее действуйте по такому же принципу. Таким образом,  реализуется каждое дело и все, что запланировано, будет исполнено в срок.

Метод «5 минут» (планируем каждую минуту)

Составлен список, что надо сделать за 1 день. Например, в данный момент вы стоите в «пробке», идете по улице, находитесь в транспорте, постарайтесь решить задачу, которую можно выполнить за 1 минуту (проверка почты, звонок по телефону).

Существует много способов применения тайм-менеджмента. Каждый человек выбирает то, что подходит ему. Очень важно приручить время!

Используйте этот шанс!

Техники тайм-менеджмента / Skillbox Media

GTD — английская аббревиатура от Getting Things Done. Задача этой системы — помочь доводить дела до конца, до завершения. Система не сводится только к тайм-менеджменту, много внимания в ней уделяется ещё и работе с информацией.

Кто придумал: бизнес-тренер Дэвид Аллен.

В чём заключается: вот тут в двух словах не объяснишь, но основные принципы таковы:

1. Вся информация о ваших делах, планах, идеях собирается и записывается в каком-то одном месте (это может быть файл на компьютере или бумажный блокнот, как вам удобнее). Это папка Inbox, то есть входящая информация.

2. Информация в Inbox периодически сортируется и распределяется по различным категориям в зависимости от содержания, например: «Работа», «Учёба», «Дом», «Закупки», «Творчество» и так далее.

3. Каждому пункту (заметке, идее, делу и так далее) из Inbox присваивается статус.

• Если с этой информацией нельзя ничего сделать, то она либо удаляется (так как бесполезна), либо переносится в базу знаний (там у вас хранятся потенциально полезные знания), либо отправляется в раздел «когда-нибудь» (например, если это какая-то идея, неосуществимая сейчас).
• Вторая часть Inbox — это информация и дела, требующие ваших действий. Если дело занимает менее двух минут, то его надо выполнить сразу.
• Остальные дела либо планируются на определённое время, либо откладываются (но тоже на строго определённый срок, в идеале — с пометкой в календаре) или же передаются кому-нибудь, кто сделает это лучше вас.

4. Когда вы закончили распределять дела, начинайте их выполнять — по намеченному плану.

Система строится на таких правилах:

1. Никакой мультизадачности. В один отрезок времени — только одна задача.
2. Всю информацию нужно записывать, не надо держать её постоянно в голове.
3. Вместо абстрактного списка дел составлять конкретный план действий.
4. Хранить информацию надо так, как это проще и удобнее именно вам.
5. Воспринимать любое дело или событие не как проблему, а как задачу, требующую решения, и стараться это решение найти.

Кому подходит: автор GTD утверждает, что его метод универсален и работает «даже в космосе». Возможно, если следовать всем предписаниям, это и так, однако сам по себе GTD требует немалой дисциплины, что не всем подходит. Кроме того, систематизация входящей информации и записывание всего того, что предписывает GTD, само по себе требует времени. Однако, несмотря на сложность, GTD всё равно довольно популярен.

Статья: Разбираемся с методологией GTD: что это и как работает.

менеджмент — 10 методик управления временем и эффективного планирования

Содержание:

Успешного человека отличает способность планировать часы активности, равномерно распределяя нагрузку и отдых. Он не спешит и не опаздывает, не завершает проекты в последний момент, не теряет драгоценные минуты впустую. Это и называется эффективный тайм-менеджмент, когда периода дневной активности хватает на всё – не только на работу, но и на насыщенную жизнь. В этой статье мы подробно рассмотрим базовые и продвинутые методы, а также программные решения, которые помогут достичь наилучших результатов.

Что такое тайм-менеджмент: ключевые определения

Определение тайм-менеджмента сводится к его переводу. С английского Time Management переводится как «управление временем». Чаще всего подразумевается продуктивность сотрудников, точнее – повышение продуктивности их труда. На деле речь идет о том, чтобы научиться самому и научить подчиненных соразмерно распоряжаться своим временем.

Очевидно, что буквально контролировать время невозможно. Тогда что это за принцип, о котором мы говорим? В действительности, это научный подход к учету, распределению и оперативному планированию временных ресурсов. Это означает своевременное решение задач. Если ресурс распределяется целесообразно, ни один бизнес-процесс на предприятии не остается без внимания и всегда реализуется в установленный срок.

Результат – нет простоев и переработок. Это колоссальное заблуждение, что  временя в рамках крупного предприятия нельзя управлять умно, чтобы каждый специалист решал свои задачи без задержек, ведущих к замедлению работы компании. Рядовой работник, менеджер, руководитель – научиться планированию времени может каждый.

Базовые принципы тайм-менеджмента

Планирование времени (или менеджмент времени) – это не один конкретный метод и не технология. Это умный подход к тому, как распоряжаться своим самым важным ресурсом. Несмотря на внешнюю сложность, управление временем на предприятии, а также эффективное управление личным временем реально свести к семи базовым принципам.

 Планируйте все дела

Понятно, что действия у вас распределяются по приоритетам. Но чтобы уметь распорядиться своим временем правильно, нужно запомнить – все дела, которые вы решаете за день, важные. Потому что все задачи отнимают часы активности. Исходя из этого, осуществляйте планирование всего дня. Фиксируйте каждое действие заранее на письме, включая чашку кофе с другом. Это основы, которые научат распоряжаться временем эффективно.

Формулируйте желаемый результат

Вы не постигнете основные принципы современного тайм-менеджмента, если не разовьете навык декомпозиции цели (личной или рабочей – не имеет значения). Итог вашего труда должен соответствовать следующим параметрам – быть конкретным, измеримым, достижимым и актуальным. То есть, например, вы не просто поднимаете продажи на 30%, а проводите акции, пересматриваете ценовую и кадровую политику, запускаете рекламу в СМИ. Дробите масштабные проекты на перечень небольших задач и соответствующих им решений.

Расставляйте приоритеты

Умение управлять временем на предприятии, равно как и организация своего личного времени, требует понимания того, что нужно сделать в первую очередь. Мы уже сказали, что все дела за день важные, но некоторые нужно сделать быстрее, тогда как другие потребуют больше ресурсов. В основе личной и рабочей эффективности решений лежит концепция распределения дел по приоритету. Для этого можно использовать, например, Матрицу Эйзенхауэра, распределяя дела на:

Фокус задач

Чтобы понять, как научиться распоряжаться своим временем, нужно сначала освоить умение фокусироваться. Планирование конкретной задачи и всех связанных действий имеет своей целью позволить вам делать в один момент одно дело. Тут каждый сам себе тайм-менеджер. С этой точки зрения процесс управления своим временем сводится к двум моментам:

Анализируйте и адаптируйтесь

Если вы уже применяете методы организации рабочего процесса, но всё равно не понимаете, как научиться управлять собственным временем, обратите внимание на индивидуальность подхода. Любая матрица, график, правило, принцип решения задач адаптивны. Это значит, что для конкретного дела вы подбираете свое эффективное решение. Иными словами, у каждого своя система, как лучше распоряжаться временными ресурсами. Начните прямо сейчас, пробуйте разные подходы, анализируйте результаты, подбирайте то, что лучше подходит вам.

Отдых тоже планируйте

Чтобы понять, как эффективно распоряжаться рабочим временем, нужно научиться распоряжаться личным. Отдых дает силы для решения ваших задач за рабочий день. Но отдых – это не только 7-8 часов сна в сутки. Это еще и хобби. Планируйте хобби, помечайте его как дела, которые нельзя отложить или перенести. Это базис личной эффективности, потому что отвлечение от рутины повышает производительность. Научите так же управлять временем своих сотрудников, раскрывая менеджмент в чистом виде.

Как уметь распорядиться своим временем: топ-10 конкретных действий

Вы прочли азы, но еще не знаете, как управлять своим временем. Потому что планирование – это не просто эффективный алгоритм шаблонных действий. Объективно эффективный (результативный) тайм-менеджмент – это способность применять конкретные шаги для решения задач, с которыми вы сталкиваетесь в процессе работы за день. Сейчас мы рассмотрим продвинутые методы, которые помогут «делать дела» быстрее и лучше.

Правило 1-3-5

Всё просто – вы можете сделать за день девять дел. Одно наиболее значимое, три чуть менее значимых, пять мелких (по масштабу и значению). Распланируйте на завтра и на неделю вперед все нужные действия, расставив их в соответствии с этим правилом. Скоро вы поймете, что девять дел – слишком много или слишком мало для вас. Тогда вы скорректируете правило под себя. Просто начните реализовывать дела в таком порядке, это поможет правильно распределять временные ресурсы, дав практический базис.

Правило Бейли

Его еще иногда называют правилом трех. Это правило может дополнять или полностью заменять предыдущее. Если хотите научиться грамотно распоряжаться своим временем, начните с данного подхода. Выберите три важные дела, которые нужно успеть реализовать за завтрашний день. Полностью сосредоточьтесь на них. Помните, что по статистике, 20% наших усилий приносят 80% результата. Но главное здесь – знать, для решения каких именно задач целесообразно прилагать максимум усилий.

Правило десяти минут

На удивление, это одно из самых эффективных правил в современной теории контроля временных ресурсов за рабочий день. Метод идеально прост – у вас есть дела, которые нужно реализовать, но вы не желаете их выполнять. Какие бы это ни были дела, примените метод управления и манипулирования своим сознанием. Скажите себе: «Десять минут – это совсем немного, это не проблема. Поэтому я потрачу на это дело лишь десять минут». Не сомневайтесь, вы потратите эти минуты эффективно, и вероятно – потратите больше. Вероятно, вы даже сделаете то, что не хотели. Просто начните.

Правило Чирилло

Иногда называется правилом Помодоро. Сам Франческо Чирилло не думал о том, как лучше распоряжаться временем. Он просто постоянно отвлекался, а потом вспомнил, что на телефоне есть таймер. Он начал ставить таймер на 25 минут. Когда таймер срабатывал – Чирилло 5 минут занимался чем-то кроме решения текущих задач. Потом снова ставил таймер на 25 минут. Теперь это один из самых эффективных методов тайм-менеджмента для организаций.

Правила цикличности 90/30 и 52/17

Умно распоряжаться ресурсами времени можно и по-другому. Правило 90/30 использует масса известных личностей, включая Лео Видрича (основатель Buffer). Идея в том, что вы с максимальной концентрацией решаете текущие задачи на протяжении 90 минут. Затем полчаса отдыхаете, после – опять полтора часа интенсивной работы. Вы удивитесь, как много можно успеть за день, используя этот простой принцип! Правило 52/17 аналогично, но циклы работы/отдыха за день укорочены. Второй вариант подойдет тем, кому сложно трудиться полтора часа без перерыва, сохраняя фокус на цели.

«Поедание лягушек»

Этот подход придуман легендарным Брайаном Трейси, лягушками он называл проблемы, которые совсем не хочется решать. Идея в том, чтобы в самом начале дня через силу «съесть лягушку». Управление временем в вашей организации можно реализовывать по этому правилу. Оно простое, но после «поедания лягушки» сотрудник буквально снимает камень с души, получая сразу два преимущества. Он качественно решил важную задачу (так как делал это со свежими силами) и будет продуктивен дальше, потому что у него отличное настроение (ведь лягушка уже съедена!).

Временные блоки

Управление временем и последовательное планирование как метод, воплощающий идею тайм-менеджмента, имеет одну сложность. Как распределять важные дела на день, если вы не знаете, сколько часов уходит на задачи, которые нужно выполнить завтра? Для тайм-менеджмента важно не только планирование, но и управление временными ресурсами. С данной целью мало расписать все текущие моменты на бумаге. Нужно сделать это на календаре с указанием промежутков времени, которые нужны для конкретных действий. Ведь, условно, кто-то сходит в магазин за хлебом за пять минут, а кто-то – за двадцать пять.

Подход «канбан»

Тайм-менеджмент – это целевой результат в минимальный срок. Понимая это, и изучив принципы современного тайм-менеджмента, специалисты компании «Тойота» вывели оптимальный вариант графического управления временем. Их подход – это доска с тремя столбцами: «Сделать», «Делаю», «Сделано». Каждый руководитель, менеджер и рядовой сотрудник имеет такую доску. В результате, каждый четко осуществляет планирование личной активности, выполняя важные дела в первую очередь и всегда в срок.

Принцип двух минут

Умение управлять временными ресурсами складывается из привычек. Управление временем на предприятии – не исключение. Решая текущие дела и задачи, заведите привычку – делать прямо сейчас всё, что займет до двух минут вашего времени. Попробовав пару дней, вы быстро поймете, зачем вам нужен тайм-менеджмент и как всё это работает.

Метод фокуса Тима Ферриса

Технология управления временем, включая управление временными ресурсами на предприятии, учит нас, что для повышения эффективности наших действий нужно в первую очередь учитывать два закона менеджмента времени. Это основы основ тайм-менеджмента, но они не для всех очевидны, поэтому американский писатель и инвестор Тим Феррис решил сформулировать оба закона в рамках своего метода фокуса:

1. Закон 1 – Принцип Парето. Мы его уже упомянули. Вне зависимости от используемой вами технологии управления временем (тайм-менеджмента) примерно 20% ваших усилий решают 80% ваших дел.
2. Закон 2 – Концепция Паркинсона. Вне зависимости от того, насколько четкое планирование и методы контроля, работа всегда занимает то время, которое нужно для ее выполнения.

Тим Феррис обозначает, что сначала не стоит думать о том, зачем и как управлять своим временем. Нет необходимости забивать себе голову понятием тайм-менеджмент, методами аналитики и планирования времени. В первую очередь учитесь фокусироваться на том, что нужно здесь и сейчас. Работу нужно сделать? Делайте!

Лучшие приложения для тайм-менеджмента

Если вы понимаете, что вам нужен тайм-менеджмент личного времени, вы просто применяете на практике вышеуказанные методики. Но планирование временного менеджмента на предприятии требует системного комплексного подхода. В этом случае контроль деятельности персонала помогает осуществлять специальный софт.

Todoist

Это веб-сервис и приложение, которое позволяет формировать в облаке блоки проектов и задач. Задачи можно делегировать, выстраивать иерархию исполнителей. Сервис отмечает, какие дела исполнитель выбрал, сколько времени потратил на их решение. Особенность – в зависимости от эффективности работы исполнителям присваивается уровень кармы, который показывает их суммарную работоспособность. Сервис подходит для базового тайм-менеджмента.

Microsoft To-Do

Еще один сервис тайм-менеджмента, представленный веб-версией, а также десктопной и мобильной. Позволяет планировать дела и задачи по календарю, помечая, сколько часов на них должно уйти и сколько ушло реально. Сервис дает возможность удобно осуществлять контроль за своим временными ресурсами, оставлять доп. пометки для дел, пересылать проекты полностью или частично другим пользователям. Microsoft To-Do реально помогает управлять личным временем, но совсем не ориентирован на корпоративный тайм-менеджмент.

Bitcop

Мощное многоцелевое решение, которое позволяет управлять персоналом во всех аспектах – от уровня тайм-трекера до интегрированной защиты от инсайдерских сливов. Приложение фиксирует все дела и задачи специалистов и отделов, ведет тотальный контроль времени, блокирует доступ к нежелательным сайтам и приложениям. Есть встроенная функция кейлоггера, можно включить автоматические скриншоты рабочего экрана и формирование удаленных отчетов в ответ на различные действия специалиста. Что немаловажно для управления временем сотрудников – активная программа не видна и не нагружает систему.

Trello

Приложение позволяет заниматься базовым планированием задач, представляя собой виртуальную доску с карточками, где отмечаются актуально выполняемые  дела и требующие внимания. Фиксируются общее время труда и затраты времени на конкретные задачи. Идеально подходит для базового тайм-менеджмента по принципу «канбан».

Google Календарь

В этом облачном сервисе нет полноценной функции тайм-менеджмента.  Его используют для управления временем и планирования событий, встреч, проектов. Сервис представлен веб-приложением и мобильным вариантом, основная работа ведется с виртуальным календарем, есть возможность настроить пуш-уведомления, которые будут предупреждать пользователя по электронной почте. Для личного планирования Google Календарь оптимален. Для корпоративного применения с целью повышения эффективности специалистов возможностей недостаточно.

Это общий обзор по основным возможностям. Подробный рейтинг систем учета позволит наглядно сравнить функционал и потенциал применения ряда топовых решений для тайм-менеджмента.

Обзор книг по управлению временем (корпоративный тайм-менеджмент) от ведущих мировых экспертов

Менеджмент времени – популярная сфера, потому что вермя – один из немногих невосполнимых ресурсов в нашей жизни. Поэтому закономерно, что выпущены без преувеличения десятки тысяч книг по этой теме. Увы, реально полезны из них единицы, о лучших из лучших рассказ ниже.

Если вам эта область действительно интересна, если вам нужны реальные практические сведения, продиктованные жизненным опытом людей с именем, то начните со следующих произведений – Дэн Кеннеди «Жесткий тайм-менеджмент», Люси Паладино «Максимальная концентрация», Штефан Нётенберг «Управление временем по помидору». Данные книги высоко оценены бизнесменами и независимыми экспертами, их стоит прочитать.

Как лидера направления выделим Брайана Трейси. Это американский бизнесмен, инвестор и писатель, книги которого переведены почти на все языки мира. «Точка фокуса», «Привычки на миллион», «Мастер времени», «Достижение максимума» – лишь некоторые из его бестселлеров. Трейси с 8 лет занимался тайм-менеджментом, хотя на тот момент такого понятия даже не существовало. Сейчас ему 77, а он как  и прежде, строг к своему времени. Книги Трейси приоткрывают методы высшего уровня, для рядовых специалистов и руководителей всех эшелонов.

Заключение

Понятие «тайм-менеджмент» включает в себя грамотное управление временными ресурсами.

Составляйте списки того, что нужно делать прямо сейчас. Отмечайте, сколько часов уходит на достижение тех или иных целей. Простые цели реализуйте здесь и сейчас, для сложных – собирайтесь с силами, фокусируйтесь  и «съедайте лягушку».

Тайм-менеджмент: шесть золотых правил, которые работают

Одна из проблем современного предпринимателя – высокий темп жизни, который провоцирует стрессы и проблемы в работе и личной жизни. Снизить остроту проблемы можно за счёт качественного планирования, основа которого — тайм-менеджмент. Сооснователь и технический директор международного маркетплейса для поиска репетиторов Preply Дмитрий Волошин рассказал в своей авторской колонке о шести принципах тайм-менеджмента, которые помогают ему быть продуктивным.

Досье

Дмитрий Волошин, предприниматель из Киева, сооснователь и СТО международного маркетплейса для поиска репетиторов Preply.com. Образование: Киевский национальный университет им. Тараса Шевченко. У Preply три совладельца: Дмитрий Волошин, Кирилл Бигай и Сергей Лукьянов; проект запущен в 2012 году. На данный момент на сервисе зарегистрировано свыше 25000 репетиторов и порядка 80000 учеников по всему миру.

Планируйте всё — день, месяц, год

Для успешного ведения бизнеса и простого ощущения счастья в жизни необходимо уметь планировать как рабочее, так и личное время. Планы полезно строить долгосрочные и краткосрочные — на день, неделю, месяц, квартал, год, пять, десять лет.

К примеру, в начале рабочей недели стоит потратить полчаса на то, чтобы тщательно продумать всё, к чему вы стремитесь на данном этапе, каких мини-целей хотите достичь до выходных. Ежедневные задачи лучше планировать «с вечера на утро». При этом необходимо максимально конкретизировать задания: представьте желаемый результат и в чётких формулировках запишите в ежедневник или электронный календарь.

Взять на себя заботу о графике помогут современные сервисы и приложения для разных платформ. В зависимости от характеристик гаджетов и личных пожеланий, можно рассмотреть Business Calendar, Todoist, Homeslice, Shifts, Fantastical 2, Pick, Sunrise, Timeful, Hours, Float, Clara. Главное — выбрать тот, с которым будет удобно работать. Для планирования комфортной командной работы над проектом можно использовать Worksection, Basecamp, Trello, Teamlab.

Изучите свои «биоритмы»

Разные задачи требуют разных подходов, а значит — и своего определённого времени. Не стоит оглядываться на тех, кто говорит, будто «пашет» дни напролёт и не чувствует утомления. Это либо неправда, либо актуально только для очень короткого периода. У каждого человека есть наиболее продуктивные часы и часы пассивности, когда организм восстанавливается. Эти периоды формируются на стыке эволюционных, социальных, индивидуальных психологических факторов.

Понаблюдайте за собой, найдите свой пик активности — и старайтесь именно в это время работать над самыми важными проектами. Таким образом, за относительно короткий промежуток времени можно сделать гораздо больше. Через какое-то время «биологический» график войдёт в привычку, и придерживаться его станет проще.

Запланируйте перерывы — и больше не отвлекайтесь

Если хотите преуспеть в выполнении поставленных перед собой задач, научитесь не отвлекаться по мелочам и концентрироваться на рабочем процессе. «Перекуры», выходы «на кофе», социальные сети, бесконечная проверка почты, переписка с коллегами ни о чём – всё это отвлекающие факторы.

Запланируйте на день несколько необходимых перерывов, во время которых можно будет отвлечься, выпить кофе, перекусить, беседуя с другими членами команды. Пусть даже они будут немного дольше, но по количеству их будет меньше: 10-15 минут вместо пяти. Чем меньше количество перерывов, тем меньше будет потрачено времени на «раскачку» и возвращение к рабочему процессу.

Чтобы экономить рабочее время и лучше концентрироваться на делах, советую отключить звук уведомлений в социальных сетях, телефоне и почте. Достаточно проверять их несколько раз день.

Учитесь говорить «нет» и делегировать

В процессе работы нередко возникают соблазны отвлечься на какое-то срочное дело, а запланированные задачи перенести на следующий день, доделать «завтра утром». Делать этого категорически нельзя. «Срочное» не всегда значит «важное».

Необходимо научиться говорить «нет» тем задачам и людям, которых нет в графике. Поначалу это может показаться весьма некомфортным, однако позже станет ясно, что сегодняшнее «нет» может стать завтрашним «да». При этом вы будете следовать своему графику и оставаться в тонусе.

Ещё одним важным качеством любого руководителя является умение правильно распределить свои силы. Чтобы браться за новые задачи, нужно отказаться от части старых. Это становится испытанием для многих. Учитесь делегировать задания другим людям, чтобы направлять собственную энергию лишь на самые важные задачи. Время фаундера или топ-менеджера — один из важнейших ресурсов в бизнесе. Тратить его на лёгкие рутинные дела — преступление по отношению к собственному делу и ко всей команде.

Анализируйте прошлый опыт

При выборе инструмента для планирования важно, чтобы задачи не исчезали из списка после выполнения. В таком случае можно будет проанализировать количество выполненных заданий в прошедшем периоде и сделать выводы на будущее. Правильные выводы помогут лучше управлять временем и развиваться в дальнейшем.

Например, в конце рабочей недели можно отвести полчаса на то, чтобы «пробежать» по своему графику, планировщику. Взвесьте соотношение того, что вы планировали, и того, что реально сделано. Если всё совпало на 100% — вы на правильном пути. Если же есть разбежности, нужно продумать, как это исправить, чтобы на следующей неделе подобных «ляпов» не допускать.

Управляйте личным временем так же, как рабочим

Главное правило тайм-менеджмента — не забывать об отдыхе и личном времени. Отдых — вещь индивидуальная. Одним достаточно соблюдать режим дня (ложиться не поздно, вставать рано), другие жизни не представляют без спорта, третьи — без прогулок и путешествий, а четвёртым куда комфортнее будет просто полежать на диване перед сном с хорошей книгой в руках.

В любом случае, планировать личное время просто необходимо. Тайм-менеджмент — это не о том, как успеть всё на свете. Это о том, как успеть самое важное — и при этом наслаждаться жизнью.

Никто не способен работать как робот, 24 часа в сутки, 7 дней в неделю. Полноценный отдых — обязательное условие плодотворной и продуктивной работы, так что его тоже нужно планировать и организовывать. Если вы трудоголик, попробуйте отнестись к отдыху как к добыче ресурса: нужно потратить время, но без этого работа скоро остановится.

И, конечно же, не забывайте о семье и друзьях. Человеческое общение бывает порой лучшим лекарством от усталости, депрессии и неудач.

P.S.

Соблюдая эти несложные правила тайм-менеджмента, можно обеспечить себе успех — как в бизнесе, так и в личной жизни. Планируйте здраво, работайте плодотворно, анализируйте детально, общайтесь активно — и вам не будет равных.

Читайте также:

Чем для бизнеса полезна прокрастинация.
Всё пойдёт по плану: как составить идеальный список задач.
Что такое TimeFlip и как заработать на желании людей управлять своим временем.
biz360   

Правила тайм-менеджмента подходят не всем. Возможно ли подчинить себе время без вреда для здоровья?

Управление собственным временем – одно из самых полезных умений человека в XXI веке. В мире, где всё «бежит» с неимоверной скоростью: меняются люди, появляются новые ресурсы, совершенствуются все системы, – планирование распорядка дня, недели, месяца становится жизненно необходимым. Управление временем позволяет контролировать жизнь, продуктивно распоряжаться запасами времени, результативно работать и полноценно отдыхать, радоваться жизни.

Сегодня почти каждый успешный человек считает своим долгом рассказать о собственных правилах тайм-менеджмента. Издательства выпускают огромное количество обучающих книг, в которых пошагово расписано применение этой технологии. Многие, однако, считают, что тайм-менеджмент им не нужен или же у них совершенно не получается настроить эту технологию «под себя». Так ли необходим тайм-менеджмент современному человеку? Или это очередной миф, к которому следует относиться с долей скептицизма?

Тайм-менеджмент появился в России в 20-х годах прошлого столетия, когда начали бурно развиваться экономика и наука. Тогда появилась необходимость повысить эффективность хозяйственной и экономической деятельности государства. Татьяна Телегина в книге «Тайм-менеджмент. Полный курс» утверждает, что первооткрывателями тайм-менеджмента в то время стали Алексей Гастев и Платон Керженцев. Гастев – директор Центрального института труда – считал, что человеческий фактор играет большую роль на любом предприятии, поэтому для успешной работы всей организации необходимо эффективно и продуктивно планировать работу отдельной личности.

Платон Керженцев – руководитель лиги  «Время» – в 1923 году опубликовал статью в «Правде» под заголовком «Время строит аэропланы», посыл которой был в том, что нужно правильно управлять собственными временными ресурсами. Это послужило началом рационального подхода к организации времени. И хотя лига «Время», как и большинство организаций, связанных с научной организацией труда, была закрыта параллельно со свёртыванием новой экономической политики, её деятельность доказала, что у общества и государства есть возможность научить людей рационально подходить ко времени.

В начале 1970-х годов на свет появилась книга Даниила Гранина «Эта странная жизнь». В ней рассказывалось о профессоре Александре Любищеве, решившем создать периодическую систему биологических объектов. Однако, осознав, что ему не хватит и жизни, чтобы достичь этой цели, биолог решил изыскать резервы собственного времени. Он начал вести хронометраж своей работы, анализировать результаты, составлять план. Впервые в этой книге озвучена идея бюджетирования расходов времени.

В 2001 году в России появилось (и до настоящего времени функционирует) первое онлайн-сообщество тайм-менеджмента «Организация Времени». Свою миссию компания определяет как помощь «людям, обществу, бизнесу и государству в настройке отношений с самым ценным и трудноуправляемым ресурсом – Временем».

Искажённая идея тайм-менеджмента

По словам тольяттинского психолога, члена Ассоциации семейных психологов Юлии Бакулиной, идея тайм-менеджмента, которая была развита в западных странах, до России дошла неполной и с искажениями:

– В западной культуре было принято хвалить, поощрять себя за правильно и вовремя выполненную работу. У нас хвалить детей, себя, друг друга не принято. Отсюда перекос – мы гонимся, спешим, хватаем иллюзию успешности, устаем, выгораем, но нет возможности остановиться, поразмышлять, оценить происходящее, насладиться результатами своего труда. Это ведёт к снижению энергии и мотивации, человек не может начать или закончить схваченные обязательства, соответственно, пропускает, опаздывает, не успевает. И оценивает себя как неспособного к тайм-менеджменту. Хотя это не так.

Более того, психолог считает, что чрезмерная зацикленность на личной эффективности и успешности привела к ещё одному перекосу в сознании:

– Люди составляли расписание своего дня из дел, которые поддерживали иллюзию счастья, востребованности, социальной активности, успешности. При этом «забывая» про дела для души. Получилось поколение неких роботов с расписанием и атрибутами успешных – и глубоко несчастных людей.

Именно в то время, по словам психолога, выросла популярность антидепрессантов, которые стали употребляться массово.

Правила продуктивной оптимизации времени от Илона Маска

Одним из самых популярных людей в мире (а теперь ещё и самым богатым), сумевших максимально продуктивно организовать свой труд, является Илон Маск, предприниматель, изобретатель, инженер и миллиардер. Основатель, совладелец, генеральный директор и главный инженер компании SpaceX; генеральный директор и главный идейный вдохновитель (Chief Product Architect) компании Tesla – этих регалий достаточно, чтобы понять: человек умеет эффективно управлять своим временем.

Портал Entrepreneur предоставил возможность познакомиться с его 10 правилами продуктивной оптимизации рабочего времени.

1. «Постоянно подвергайте сомнению устоявшиеся практики». Постоянное усовершенствование системы, по его мнению, является залогом успеха. Необходимо наблюдать за своей жизнью и привычками, отмечать зря потраченное время и каждый день следить за результатами.

2. «Не теряйте концентрацию». Как пишут в Enterpreneur.com, во время работы Маск полностью уходит в процесс, отключая при этом любые оповещения. Это даёт возможность направить намного больше энергии на конкретную задачу и решить её в более короткий срок.

3. «Экономьте время на чтение почты». По его словам, необходимо выделять как можно меньше времени на это занятие. Не думать над каждой фразой и писать лаконичные сообщения. В своих видеовыступлениях Маск как-то сказал, что главное уметь сортировать письма и делать их максимально краткими, при этом не теряя смысл.

4. «Если есть возможность, делайте несколько дел одновременно». Если для решения задачи не требуется полной сосредоточенности, Маск выполняет несколько дел одномоментно. Например, ест во время чтения почты или обсуждения рабочих вопросов.

5. «Строго соблюдайте расписание». Enterpreneur.com пишет, что распорядок дня предпринимателя расписан поминутно. Он продумывает всё до мелочей. Избегает длинных разговоров и обсуждений. Также он не тратит время на случайные мысли во время перерывов, а старается сделать что-нибудь полезное.

6. «Ставьте перед собой оптимистичные цели». Даже если достичь их не получится, сама цель мотивирует работать намного усерднее.

7. «Полностью посвятите себя саморазвитию». Маск считает, что на это необходимо направить всю свою энергию, что позволит в конечном итоге увеличить производительность и достичь больших результатов.

8. «Не прекращать учиться». Постоянная учёба позволила Маску ускорить понимание идей, улучшить качество мыслей и ответов, которые появляются в каком-либо вопросе.

9. «Уполномочивайте других». Маск требует от своих сотрудников максимальной отдачи во всём. Это выводит производительность его команды на высочайший уровень.

10. «Не беспокоиться о том, что о вас думают другие». Маск совершенно не переживает по поводу мнений со стороны. На это, по его мнению, уходит слишком много времени. Он старается сосредотачивать все свои усилия на решение каких-то своих задач.

«Ежедневник – мой верный товарищ». Студенты о тайм-менеджменте

Тайм-менеджмент интересует не только тех, кто в своих руках «держит» крупнейшие предприятия или управляет государством. Студентка 3-го курса кафедры русского языка, литературы и лингвокриминалистики Тольяттинского государственного университета Кнара Буниатян рассказала, что к тайм-менеджменту она обратилась, став первокурсницей. Появилась необходимость совмещать учебную и внеучебную деятельность, работать и выкраивать время для отдыха: «Тайм-менеджмент на 100 % облегчает мою жизнь. Ежедневник – мой верный товарищ. Именно он помогает помнить о многих делах и всё успевать. Конечно, без спонтанных обстоятельств не бывает. В приоритете учёба и работа, поэтому стараюсь распределить всё так, чтобы ничего из этих пунктов не пострадало». По словам студентки, на распределение времени у неё уходит 15–20 минут в день, а появляющиеся новые задачи она добавляет мгновенно в свой ежедневник. «К переходу на дистанционное обучение в университете в апреле [2020 года] я привыкла не сразу. Учиться стало немного сложнее, но уже в апреле у меня стало получаться продуктивно управлять своим временем», – поделилась Кнара опытом.

Её сокурсник Антон Давыденко считает, что благодаря тайм-менеджменту стал более дисциплинированным. Это помогло ему в период дистанционного обучения.

– Поначалу было тяжело, просто потому что с утра до вечера сидишь в компьютере, но потом я подстроил свой график, стал планировать учебный день буквально по минутам, привык, и мне даже понравилось. Я никогда не был таким дисциплинированным, как во время карантина, – признался студент.

Технологией тайм-менеджмента пользуется и Анна Катюхина, студентка 4-го курса направления подготовки «Социология».

– К распределению времени я пришла методом проб и ошибок. Раз в неделю я сажусь и вбиваю в гугл-календарь расписание пар. Дальше уже вокруг них ситуативно выстраиваю работу и остальные планы. У меня часто дела планируются на неделю вперёд, а тайм-менеджмент позволяет не держать всё это в голове, но при этом и ничего не забывать, что может негативно сказаться на учёбе и работе, – рассказала Анна.

Но есть и те, кто считает тайм-менеджмент скучным. Так, магистрант кафедры «Журналистика» ТГУ Дмитрий Потапенко считает, что «управление временем» – не для него:

– По графику жить нудно, никакой импровизации не может быть. Это как «день сурка». Так можно только выполнять отчёты, делать сеты приседаний и тягать гантели. Тайм-менеджмент необходим деловым людям, «москвичам», людям, у которых ипотека и три работы.

Ещё одной «проблемой» использования тайм-менеджмента он назвал лень, которая просто не «вписывается в составленный график. Ведь нельзя прописать в плане на день „минутки лени“».

Тайм-менеджмент либо удачно вписывается в жизнь человека, либо остаётся чем-то непонятным, неизученным, ненужным. Может, и не всем он нужен?

Не для всех

Почему кто-то активно внедряет в свою жизнь технологию управления временем, а кто-то совершенно не готов не только ею пользоваться, но и даже принимать как таковую. Психолог Юлия Бакулина заявляет, что тайм-менеджмент – благо только для работодателя, нанимателя и государства:

– Для человека большинство рамок, правил и условий – гнёт и несвобода, что рано или поздно приносит негативные «плоды»: повышение заболеваемости, субъективной неудовлетворённости своей жизнью, депрессии и прочее.

Она убеждена, что креативные люди, загнанные в строгие рамки, будут страдать. Если человек и правда талантлив, он заслуживает жизни по индивидуальной траектории, без ограничений и рамок. Такие условия будут для него более комфортными.

– Тайм-менеджмент может быть хорошей идеей, если человек будет обязательно выделять время на отдых, на непопулярные развлечения, на лежание на диване, на общение со своей семьёй, – считает Юлия Бакулина.

Тайм-менеджмент действительно необходим в определённых ситуациях, поскольку позволяет оптимизировать рабочие процессы. И всё же управление собственным временем должно строиться на принципе «не навреди». Причём не вредить нужно самому себе и между важными встречами и нерешёнными задачами необходимо выделять время на отдых, саморазвитие, получение удовольствия. Тогда тайм-менеджмент станет не «гнётом», а «верным товарищем».

9 правил успешного тайм-менеджмента

Мнения, высказанные предпринимателями. участников являются их собственными.

Когда я начал работать на себя, я знал, что мне придется ограничить количество времени, которое я буду посвящать своему бизнесу. Без «обычных часов» и без того, чтобы начальник говорил мне, что именно от меня требуется, я рисковал работать 24 часа в сутки, пытаясь достичь всех безграничных целей, которые мой разум ставил передо мной. Я знал, что это приведет к выгоранию.

Гэри Берчелл | Getty Images

Выгорание — результат однобокой жизни, сосредоточенной на одном за счет всего остального. Я хочу, чтобы моя жизнь была разносторонней. И я уверен, что ты тоже этого хочешь. Но независимо от того, занимаетесь ли вы бизнесом для себя, как я, или работаете на кого-то другого, вы, вероятно, временами чувствуете перегрузку и стресс.

Связано: 101 Советы по управлению временем для повышения производительности каждый день

Может быть, вы чувствуете, что вас ждет выгорание, когда вы теряете энтузиазм и творческий потенциал и чувствуете себя отрезанными от всего, что вам нравится делать.Испытывали ли вы какие-либо из следующих симптомов?

• Вы чувствуете себя подавленным всем, что вам нужно сделать, и у вас может даже возникнуть ощущение «пустоты», когда вы не можете составить план действий относительно того, какие шаги делать дальше.

• Вы становитесь все более раздражительными и легко выходите из себя.

• Вы чувствуете себя морально и физически истощенным в конце дня, но в ту минуту, когда ваша голова касается подушки, ваши мысли бомбардируют вас, и вы не можете хорошо выспаться.

• Забота о повседневных вещах, например о еде, кажется неудобством.

• Вы чувствуете, что, несмотря на всю свою работу, вы не можете добиться того, что, по вашему мнению, должны.

• Вы чувствуете неуверенность в себе и очень мало позитивной мотивации. Вы просто продолжаете блуждать без вознаграждения.

• Вы отталкиваете людей и не хотите, чтобы что-либо мешало вашей работе, но вы не получаете удовольствия от работы.

Если этот список описывает вас, вы не можете делать свою самую лучшую, самую творческую работу.Хуже того, вы не наслаждаетесь своей жизнью. И вы можете поддерживать это только до тех пор, пока не щелкнетесь, не потрескнете или не хлопнете.

Управление в реальном времени — это не просто хорошее выполнение вашей работы. Это о том, чтобы хорошо прожить свою жизнь. У вас должно быть время для всего, чем вы хотите заниматься, включая работу, развлечения и просто время от времени сидеть и смотреть, потому что именно тогда вы получаете самые творческие идеи. Итак, вот мои девять правил успешного тайм-менеджмента:

1. Начинайте свой день правильно. Не торопитесь с днем. Выделите несколько минут, чтобы спокойно посидеть и собраться с мыслями. Помните, что для вас действительно важно, и внутренне приготовьтесь встретить все, что принесет день.
2. Составьте план того, чего вы хотите достичь. Имейте набор разумных целей относительно того, что вы сможете сделать в этот день.
3. Разбейте задачи на разумные части. Глядя на большую задачу, вы можете почувствовать себя подавленным и безнадежным. И если вы не будете осторожны, это может помешать вам заниматься другими делами, которые вам нужны.Так что разбейте его на жевательные кусочки, чтобы знать, что вы будете делать сегодня, и что вы будете делать каждый день в течение следующей недели.
4. Расставляйте задачи по приоритетам и откажитесь от несущественных задач. Решите, что лучше всего делать, что нужно делать, несмотря ни на что, а о чем можно забыть. Это может означать отказ от других людей, которые хотят, чтобы вы делали то, на что у вас нет времени.
5. Если возможно, делегируйте. Для себя я собрал отличную команду помощников.Я позволяю им делать то, что у них хорошо получается, чтобы я мог делать то, что у меня хорошо получается. Я не перегораю, делая то, что мне не нравится, и у меня больше творческой энергии для того, что у меня получается лучше от природы.
6. Планируйте время для приема пищи, занятий спортом и общения. Эта старая пуританская этика может заставить вас работать без перерыва — до тех пор, пока вы не сгорите и не решите остановиться навсегда! Прежде чем это произойдет, найдите время заняться делами, которые сделают вашу жизнь полноценной.
7. Расслабляйтесь после большого толчка. Иногда мне нужно много работать, чтобы уложиться в срок.Или, может быть, я чувствую вдохновение и работаю до поздней ночи. Замечательно. Но я знаю, что не смогу поддерживать такую ​​интенсивность вечно. Даже если вам нужно заставить себя взять отпуск, сделайте это. На местном ресторане есть хитрая вывеска: «Мы даем нашим поварам выходной. Ты?» Это вопрос, который вы должны задать себе.
8. Соблюдайте правило 10 минут. У всех нас есть задачи, которые мы боимся выполнять. Мы откладываем их запуск, и они вырисовываются перед нами, удерживая нас в состоянии беспокойства, которое истощает нашу энергию.Правило — просто поработайте над ним 10 минут. Скорее всего, как только вы начнете, вы продолжите работать над этим, но начните планировать всего за 10 минут. Сделайте это в течение нескольких дней, и задача будет выполнена — и вам не терпится.
9. Заканчивайте каждый день планом на завтра. Я люблю заканчивать свой день быстрым списком того, что мне нужно сделать на следующий день. В моей голове все свежо и ясно. На следующее утро мне не нужно вспоминать, что я делал, а что нужно дальше.Как будто у меня хороший старт в день, и я очень хочу поехать. Это противоположность выгоранию!

Правило управления временем 60-30-10

Практически каждый совет по управлению временем, который вы когда-либо читали, подчеркивал важность тратить больше времени на важные задачи и меньше или вообще не уделять времени всему, что отвлекает вас от ваших целей по продуктивности.

Но что, если бы вы могли сделать еще один шаг и распределить свое время на основе важных задач и малоценных действий.

Правило 60–30–10 может сделать это за вас и дать вам основу для распределения вашего времени на выполнение ваших задач.

Это правило устанавливает структуру, которая дает вам лучшее представление о том, какие задачи стоит выполнять в какое время суток.

60% — это верхний уровень, 30% — средний уровень, а 10% — нижний уровень.

Правило 60–30–10 означает, что 60% рабочего дня следует уделять особо важным занятиям; 30% на малоценные задачи, которые все же способствуют достижению ваших целей; и 10% — на другие занятия, которые помогут вам подготовиться к завтрашнему дню.

Если вы знакомы с инвестированием, подумайте об этой модели управления временем как о распределении вашего временного портфеля между различными задачами.

60% высшего уровня — важные задачи

Дел всегда будет больше, чем есть время. «Если вы не уделяете должного внимания тому, что привлекает ваше внимание, оно отнимет у вас больше внимания, чем того заслуживает», — говорит Дэвид Аллен в своей книге « Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity».

Легко увлечься задачами и пытаться брать на себя слишком много каждый день, но если вы это сделаете, вы будете тратить свою энергию повсюду, не выполняя самые важные дела за день.

Чтобы улучшить свои результаты и делать больше, отделите свою важную работу от всех других занятий. По крайней мере, 60 процентов вашего дня должно быть посвящено всем вашим важным задачам.

«Вы должны решить, каковы ваши высшие приоритеты, и набраться смелости, приятно, с улыбкой и без извинений, — сказать« нет »другим вещам. И для этого нужно, чтобы внутри горело большее «да» », — утверждает Стивен Кови , , хорошо известный своей популярной книгой : 7 навыков высокоэффективных людей.

Ценные задачи способствуют реализации вашей долгосрочной миссии, ценностей и целей. Это такие вещи, как книга, которую вы хотите написать, презентация, которую вы хотите сделать для продвижения по службе, звонки по продажам и компания, которую вы планируете создать.

Для каждой большой цели определите отдельные задачи и выберите, на чем вы хотите сосредоточиться в течение дня. Сделайте это в первую очередь утром, когда вы наиболее активны.

Для получения ценных результатов необходимо, чтобы мы отдавали приоритет задачам, которые в конечном итоге приводят к ценным и ценным результатам.

Чтобы выполнять более полезную работу, присмотритесь ко всему, что есть у вас на тарелке. Изучите свои микродействия или задачи / результаты. Соответствуют ли они общей картине того, чего вы пытаетесь достичь? Выберите то, что вы считаете наиболее важным, освободите место и просто работайте над своими наиболее важными измеримыми и достижимыми целями — речь идет о том, чтобы сосредоточиться на задачах, которые повышают ценность.

30% среднего уровня и малоценная деятельность

Уделите 30% своего времени срочным, но не обязательно важным задачам.

Такие вещи, как обработка электронной почты, систематизация файлов, ответ на телефонные звонки, отправка обновлений статуса команды, написание отчетов и некоторые собрания подпадают под эту категорию.

Каждый раз, когда вы открываете электронное письмо, вы должны принять решение, которое прерывает ваш поток. Проблема в том, что каждое отдельное электронное письмо может повлиять на мои следующие несколько минут, следующий час или даже целый день.

Задачи среднего уровня могут показаться срочными, но если они напрямую не способствуют достижению вашей конечной цели, решите их после выполнения важных задач.

Думайте об этой категории как о задачах обслуживания. Если вы полностью пренебрегаете ими, вы столкнетесь с проблемами, но вы не хотите сосредотачиваться на них за счет более важной работы.

Кто хочет посвящать большую часть своего рабочего времени ответам на электронную почту или оплате счетов? Некоторые малоценные задачи легко автоматизировать. Если вы обнаружите, что делаете одно и то же снова и снова каждый день, найдите способ автоматизировать это и использовать свободное время для чего-то другого.

Будь то планирование, подтверждение или выполнение стандартных действий, вероятно, есть приложения, которые вы могли бы использовать.

Нам нужно, чтобы такие задачи не отнимали нашу жизнь, чтобы у нас было время для решения действительно серьезных проблем, которые могут существенно повлиять на нашу работу.

Если вы можете позволить себе тратить меньше времени на эти виды деятельности, чтобы реинвестировать его в самое важное, сократите процент времени, который вы тратите на эту категорию, и выполняйте более важную работу.

10% низший уровень должен иметь значение завтра

Как вы закончите день, имеет решающее значение, поскольку во многом зависит от того, как вы начнете следующий день.Задачи в этой категории — это вещи, которые не добавляют реальной ценности вашей работе, видению или долгосрочной цели, но могут помочь вам начать лучше завтра.

Некоторые люди выделяют этому уровню менее 10% своего времени. Это зависит от вашего личного графика. тебе решать.

Помимо важной работы, у некоторых людей есть другие задачи, которые они должны решить, но не могут оправдать их в первые несколько часов дня.

Вы можете использовать этот уровень для создания нового списка дел или оценки старого — убедитесь, что вы находитесь там, где вам нужно быть в этих делах, и что вы выполнили все, что могли.Если нет, составьте лучший план на завтра.

Вы также можете пересмотреть свое расписание на следующий день. Или потратьте немного времени на уборку. Прежде чем выйти за дверь, потратьте несколько минут, чтобы выбросить мусор, систематизировать документы и навести порядок на столе. Это даст вам ощущение нового начала, когда вы приедете на следующее утро.

Если у вас нет плана поездки домой, вы можете запланировать дела в дороге — что почитать, подкасты, которые вы можете послушать, чтобы расслабиться после напряженного графика.

Конечно, эти категории могут быть изменены, чтобы отразить вашу уникальную ситуацию и график. — Вы можете изменить его на 50–30-20 или 70–20–10, в зависимости от ваших личных обстоятельств.

Расстановка приоритетов и оптимизация вашего времени может дать вам больше времени, чтобы сосредоточиться на том, что действительно важно — на достижении большего за меньшее количество времени. Идея состоит в том, чтобы настроить себя на оптимальный успех, распределив задачи по категориям в соответствии с наиболее эффективным использованием вашего времени.

Эта статья впервые появилась на Medium.

Упростите управление своим временем с «Правилом четырех»

Саймон Синек рассказал о том, как много он получил от изучения работы своего давнего профессионального соперника Адама Гранта. Синек утверждает, что наблюдение за тем, как другой человек выполняет очень похожую работу, но демонстрирует свои уникальные сильные стороны, одновременно расстраивало его и помогало ему расти. Для меня человек, который очень часто заставляет меня так себя чувствовать, — это Оливер Беркман.

Бывший обозреватель Guardian и автор нескольких книг, Беркман не только очевидно более образован, чем я, но и освещает аналогичные темы, касающиеся психологии, успеха и продуктивности.Это означает, что очень часто я читаю то, что он написал, и понимаю, что мы видели одни и те же исследования или ссылались на одного и того же автора. Просто Беркману часто удается воплотить эту мудрость в более убедительном и связном виде, чем мне.

Самым последним примером является последнее издание его превосходного информационного бюллетеня «Имперфекционист», в котором предлагается невероятно мощный подход к управлению временем.

Четыре в день — это все, что у вас есть

В ней Беркман пишет об одном из немногих открытых им незыблемых правил управления временем.«Вы почти наверняка не сможете постоянно выполнять ту работу, которая требует серьезного умственного сосредоточения, более трех-четырех часов в день», — заявляет он. «Это действительно пугает, как часто этот трех-четырехчасовой диапазон появляется в рассказах о привычках известных творческих людей».

Далее он упоминает выдающийся список мыслителей, от Чарльза Дарвина до Ингмара Бергмана, которые тратили столько часов работы в день. Это могло показаться шокирующе коротким рабочим днем, но меня это не удивило.Я также ранее рассматривал огромный спектр научных данных, биографий гениев и даже антропологии, которые в значительной степени доказывают, что в нашем мозгу есть только четыре часа работы в день.

Конечно, вы можете работать бессмысленным администратором или ручным трудом на конвейере гораздо дольше, но когда дело доходит до концентрированных интеллектуальных усилий, люди сталкиваются с жестким биологическим пределом. «Белые воротнички» обычно добираются до этого до конца рабочего дня.

Protect your core four

До сих пор все это было знакомо (по крайней мере, для меня), но, как обычно, лучшая часть писаний Беркмана — это не информация, которую он раскрывает, а выводы, которые он из нее делает.

«Настоящий урок, — пишет Беркман, — это то, что стоит использовать любую свободу, которая у вас есть в своем расписании, не для того, чтобы« максимизировать свое время »или« оптимизировать свой день »каким-то расплывчатым образом, а конкретно для того, чтобы звонить … зарезервируйте три или четыре часа безмятежного сосредоточения (в идеале, когда у вас самый высокий уровень энергии) «.

Вы собираетесь выполнить большую часть своей важной работы за четыре наиболее продуктивных часа дня, чем бы вы ни занимались. Так устроен человеческий мозг. Даже Джефф Безос рассчитывает, что каждый день будет принимать только три высококачественных решения.

Так что строите свои решения по тайм-менеджменту на этом «Правиле четырех». Не пытайтесь продлить свое основное рабочее время; ты не можешь. И не пытайтесь растянуть его на восемь (или больше) часов отвлечения; это тоже не сработает. Вместо этого выберите свои четыре золотых часа и защитите их, как медведица гризли.

Сосредоточение внимания на четырех основных часах работы должно помочь вам сделать больше с меньшим раздражением. Это также должно помочь вам перестать ругать себя, когда ваш мозг просто не может дать никаких значимых идей на 4 p.м. даже несмотря на то, что в вашем списке дел еще несколько десятков. Прекращение интеллектуального труда и выполнение еще более бессмысленной работы, которой вы можете управлять, — это не неудача. Это мудрое признание основной потребности в отдыхе и восстановлении сил, заложенной в нашем мозгу. Работать с этими ограничениями не лень; это основа разумного тайм-менеджмента.

Мнения, выраженные здесь обозревателями Inc.com, являются их собственными, а не мнениями Inc.com.

Эффективное управление временем: правило трех

Ни для кого не секрет, что в ClickTime мы без ума от продуктивности и навыков эффективного управления временем.Мы твердо убеждены в том, что отслеживание времени и важных задач, измерение эффективности и соответствующая корректировка — это инструменты, которые сделают ваш бизнес успешным. Мы думаем, что эта стратегия работает для отдельных лиц, команд и компаний.

В то же время мы знаем, что продуктивность — это не только время. Это также вопрос выбора. А именно: вы можете часами собирать крошки со своей кухонной стойки, но если вы не справитесь с этой грудой спагетти, капающей на пол, вы не сможете с чистой совестью называть комнату «чистой».

Другими словами: быть занятым — не то же самое, что быть продуктивным.

Вот почему мы сторонники правила «трех вещей», когда речь идет о продуктивности. На самом деле, мы не уверены, что существует правило лучше или проще. Что это? Это:

Каждое утро, прежде чем приступить к работе, записывайте три дела, которые вы хотите сделать сегодня. Тогда начните их делать.

Вот и все! Делайте это каждый божий день. Три вещи.

Почему это такое хорошее правило? Давайте рассмотрим.

1. Это заставляет вас расставлять приоритеты, заставляя вас сосредоточиться на том, что действительно важно, вместо того, чтобы крутить колеса и позже терять драгоценное время.
2. Это достаточно просто, чтобы вы действительно придерживались его. Множество хитростей продуктивности навязывают сложные системы. Не этот!
3. Это поможет вам сосредоточиться. Когда вы теряете из виду, над чем вам следует работать, это служит хорошим напоминанием.
4. Это дает вам законное чувство выполненного долга. Когда вы закончите «Три дела», вы будете знать, что проделали значительную работу.

Это не значит, что вы не можете заниматься другими делами в течение дня. Иногда вам нужно отдохнуть от своей большой тройки. В этом случае заполните пробелы всеми теми мелочами, которые вам нужно сделать: эти двухминутные электронные письма, этот ввод данных, все это планирование. Только не позволяйте этому встать на пути ваших Трех вещей.

Это также не означает, что вы не можете изменить эти вещи в течение дня. Иногда вам придется менять приоритеты. Но — и это большое но — не используйте «переориентацию» как оправдание, чтобы не выполнять свои три дела.

Звук хороший? Подождите — это еще не все!

Если вы действительно хотите делать это так, как должны, есть еще два важных правила, которые следует принять:

• Каждый понедельник запишите три дела, которые вы хотите сделать на этой неделе.
• Раз в год записывайте три дела, которые вы хотите сделать в этом году.

Практика один раз в год может быть особенно полезной, даже если, как и новогодние решения, ваши Три дела не всегда выполняются так, как вы себе представляете.В любом случае, это отличный способ помочь вам понять, что для вас действительно важно, и как организовать свой год. Считайте это частью своих долгосрочных целей. Это также простая и легкая лакмусовая бумажка для оценки важных решений: если ответ на вопрос «поможет ли мне этот выбор в достижении трех целей на год?» не «Да», тогда выберите другой вариант.

Мы также, заметим, упускаем из виду еще один важный элемент этой стратегии: вы должны действительно делать то, что записываете.Правило «трех вещей» не избавляет вас от работы; это просто гарантирует, что количество времени, которое вы тратите на работу над любой текущей задачей, на самом деле достигнет тщательно поставленных целей, которые имеют значение.

Если эти советы по управлению временем кажутся слишком простыми, мы говорим: попробуйте. На неделю. Посмотрите, станет ли ваш день легче, меньше стресса и станет ли он более продуктивным. (Видите? Три вещи прямо здесь!)

3 ключевых правила, которым нужно следовать для лучшего управления временем

Я уверен, что вам постоянно говорят лучше управлять своим временем, потому что это повышает вашу эффективность, экономит время и снижает стресс.Всем известны преимущества лучшего управления временем, но многие ли из нас действительно могут это сделать?

Большинству из нас нравится откладывать дела на потом и понимать, что у нас мало времени, тогда мысль о том, что у нас много незавершенных задач, утомляет вас. Если вы обнаружите, что работаете в последнюю минуту или отправляете задание с опозданием, вам понадобится помощь в управлении временем.

Прежде чем я расскажу вам, как лучше управлять своим временем, вам нужно знать, что значит хорошо управлять своим временем.

Хорошее управление временем не фокусируется главным образом на количестве.

Для большинства людей хорошее управление своим временем означает делать больше за меньшее время.

Допустим, у вас есть 20 дел в течение 10 часов, и вы успешно завершили все задачи в срок. Чем больше вещей вы можете выполнить за ограниченный период времени, тем лучше вы будете управлять своим временем.

Без сомнения, вы закончите все в своем списке дел вовремя, но является ли это наиболее эффективным способом управления своим временем?

Лучше сосредоточиться на качестве.

Управление временем — это в основном организация и планирование времени, которое вы тратите на выполнение текущих задач. Лучшее управление временем требует времени и навыков. Более эффективное управление временем фокусируется на выполнении нескольких важных дел, что означает, что качество важнее количества.

Сосредоточьтесь на результатах, а не на деятельности. Хорошо следить за тем, сколько вы уже сделали, но важнее решить, что вам следует делать и какую ценность вы можете добавить.

Когда вы не чувствуете стресса или перегрузки при переходе от одной задачи к другой, вы знаете, что лучше распоряжаетесь своим временем. Вот 3 способа улучшить свои навыки управления временем:

1. Расставьте приоритеты для ваших задач в соответствии с их важностью и срочностью

Прежде чем вы начнете работать над задачами из вашего списка дел, вы должны знать, какие из них являются срочными и важными. Это принцип Эйзенхауэра .

• важных задач ведут к достижению личных целей; а
• Срочные Действия немедленные, с мгновенными последствиями, эти задачи обычно связаны с достижением чужой цели.

Принцип Эйзенхауэра предполагает разделение приоритетов задач на четыре уровня:

1. Важное и срочное: Эти задачи нужно решать ПЕРВЫМ. Это либо неожиданные проблемы, либо те, над которыми вы ждали до последней минуты. Вы можете спланировать заранее, чтобы избежать последнего, но для незапланированных сюрпризов оставьте в своем расписании некоторый тайм-аут, чтобы оставить место для буферизации.
2. Важно, но не срочно: Эти действия важны для достижения ваших целей, поэтому убедитесь, что у вас есть достаточно времени для работы.
3. Не важно, но срочно: Это препятствия, мешающие вам выполнять свои собственные задачи, и они обычно исходят от других. Не бойтесь сказать «нет» или делегировать задачи кому-то другому. Но оставьте некоторые места открытыми на тот случай, если людям действительно понадобится ваша помощь.
4. Не важно и не срочно: Всегда избегайте этих задач. Они просто отвлекают.

Главный ключ к тому, чтобы лучше расставить приоритеты для ваших задач, — это оставлять тайм-аут, чтобы убедиться, что у вас достаточно времени, если что-то пойдет не так.

2. Разумно используйте кредитное плечо, чтобы получить больше

Есть много подходов к одной задаче, и все они эффективны, но чтобы по-настоящему использовать наименьшие усилия для наибольшей отдачи, примените концепцию кредитного плеча для завершения вашей задачи .

Один из способов максимально использовать все возможности — это найти общие шаблоны в задачах и настроить рабочий процесс, чтобы вы могли плавно выполнять все необходимые задачи, не тратя лишнее время и силы.

Допустим, вам нужно написать 3 статьи за 10 часов.При написании статьи вы анализируете такие процессы, как исследование, написание и корректура. Затем вы разрабатываете рабочий процесс, чтобы избежать написания во время исследования, а затем вернуться к редактированию статьи.

Другой способ — использовать чужое время . Я упомянул, что есть «не важные, но срочные», и это задачи, которые вы можете делегировать, чтобы облегчить свое бремя.

Вот еще несколько советов по использованию вашего времени.

3. Делайте сеансы по расписанию и короткие перерывы

Иногда слишком много времени на одно задание может иметь неприятные последствия.Закон убывающей доходности предполагает, что есть точка, в которой уровень прибыли может не быть пропорционален уровню инвестиций.

Чтобы лучше управлять своим временем, вы должны помнить о том, чтобы не тратить слишком много времени на определенные задачи. Вы можете использовать Pomodoro Technique , чтобы не работать сверхурочно.

Техника Помидора разработана в 1980-х годах. Итальянское слово «pomodoro» означает «помидор». Техника проста — разделите и структурируйте свою работу на 25-минутные занятия (или помодори) с 5-минутным перерывом между ними.

Предположим, вы работаете с презентацией, по вашим оценкам, вам потребуется около 125 минут для выполнения задачи. Вы делите задачу на пять 25-минутных занятий с небольшим перерывом между ними. Убедитесь, что занятия не противоречат вашим планам или обязательствам. Установите таймер на 25 минут и приступайте к работе. Отдыхайте после каждого сеанса, а затем повторяйте его, пока сеанс не закончится. После этого сделайте перерыв на 20-30 минут.

Используйте технологии, чтобы улучшить свое время.

Возможно, будет сложно объединить принцип Эйзенхауэра, концепцию кредитного плеча и технику Помидора в одно целое для лучшего управления временем. Вот три приложения для управления временем, которые помогут вам на этом пути:

MyLifeOrganized (MLO)

Первый шаг к лучшему управлению временем — это организация. MLO предлагает вам помощь в достижении ваших целей. Он генерирует для вас списки дел, расставляет приоритеты для ваших задач и отслеживает ваши действия.

Toggl

Всегда хорошо иметь журнал, чтобы рассчитывать время самостоятельно. Toggl помогает вам лучше управлять своим временем, отслеживая, сколько времени вы потратили на каждую задачу.

Усилитель фокусировки

Вы когда-нибудь уходили куда-нибудь, работая над чем-то важным? Focus Booster использует технику Pomodoro и позволяет вам устанавливать синхронизированные сеансы для лучшего сосредоточения и качества работы.

7 правил тайм-менеджмента, которые следует знать | Лукаш Карвацки | Sunscrapers

Мы все мечтаем, чтобы у нас было больше времени заниматься любимым делом.Но сегодня легче, чем когда-либо, быть перегруженным входящими уведомлениями и электронными письмами, запланированными задачами и встречами. Все эти мелочи накапливаются, заставляя нас чувствовать стресс и неспособность к творчеству.

Однако есть несколько стратегий и инструментов, которые вы можете использовать, чтобы вернуть себе контроль над своим временем.

Управление временем начинается с того, что вы думаете о своей личной и профессиональной жизни относительно времени, посвященного различным задачам. Как только вы это узнаете, вы сможете эффективно управлять своим временем.

Вот 7 основных правил управления временем , которые помогут вам в полной мере использовать свое время и сформировать образ мышления эффективного менеджера времени.

Первый шаг, который вам нужно сделать, чтобы улучшить свои навыки управления временем, — это понять свои текущие привычки. Все, что вам нужно, — это измерять и отслеживать время, которое вы тратите на разные задачи. Например, вы можете носить с собой блокнот и записывать, чем вы занимаетесь, каждые 15 минут или около того.

. Рассмотрите возможность использования приложений для отслеживания времени, таких как Toggl, Harvest или Timely, чтобы получить подробное представление о вашей деятельности в Интернете и за его пределами.

После недели отслеживания у вас будет ресурс, который поможет вам понять, на что вы потенциально тратите свое время. Проанализируйте свой журнал рабочего времени и проверьте, где вы могли бы быть более продуктивными, а где вы уже убиваете его.

Теперь, когда вы лучше понимаете свои привычки в управлении временем, вы можете обрисовать более широкую картину (например, проект в работе), установив цели. Хитрость заключается в том, чтобы поставить перед собой правильные цели — они дадут вам представление о направлении и помогут вам в полной мере использовать свое время.

Хорошо сформулированная цель:

• Конкретная — в отношении того, чего вы хотите достичь
• Измеримая — ваша цель должна иметь меру времени
• Достижимая — с ресурсами, доступными вам прямо сейчас
• Реалистично — убедитесь, что ваши временные рамки позволяют достичь этой цели
• Timed — ваша цель должна быть разбита на более мелкие, краткосрочные задачи, которые приведут вас к достижению среднесрочных и долгосрочных целей.

Разбейте проект на более мелкие задачи.Теперь посмотрим, можно ли их разбить на еще более мелкие задачи. Как только вы это сделаете, создайте основной список дел для вашего проекта. Это важно для следующего шага — расстановки приоритетов для задач, которые вы хотите выполнять каждый день, неделю или месяц.

Уделяйте больше времени важным задачам, чем срочным.

Многие из нас забывают об этом и теряют много времени в течение дня, пытаясь потушить стихийно возникающие пожары. Если ваши дни заполнены низкоприоритетными срочными задачами, и вы чувствуете, что эти действия блокируют вас, вам нужно уделять особое внимание, чтобы соответствующим образом расставить приоритеты для своих задач.

Несмотря на то, что небольшие костры могут занять вас, в конце дня вы поймете, что не сделали того, чего хотели. Избавьтесь от этой привычки и начните сосредотачиваться на важных задачах, следуя своему списку дел.

Правило 80/20 гласит, что 80% ваших усилий дает только 20% результатов. Но это также означает, что 20% вашей энергии принесет 80% ваших результатов.

Итак, что вы можете получить, зная это?

Правило 80/20 подтолкнет вас к определению наиболее ценных видов деятельности, которые, по вашему мнению, будут иметь наиболее существенное влияние на ваш успех в конце каждого дня, недели, месяца или даже года.При расстановке приоритетов в вашем главном списке дел убедитесь, что вы выполнили их в первую очередь, прежде чем переходить к остальным 80% действий, которые приносят вам только 20% окончательных результатов.

К настоящему времени вы, вероятно, знаете свой распорядок дня и понимаете, что чрезвычайные ситуации или неожиданные события могут изменить ход вашего дня в любой момент. Подготовьтесь к такой ситуации, создав буферную систему в своем расписании. Буфер даст вам достаточно времени в течение дня, чтобы справиться с этими неожиданными обстоятельствами.

Будьте гибкими, но также установите для себя ограничение по времени, которое регулирует, сколько времени вы тратите на тушение пожаров. Сосредоточьтесь на общей картине и продолжайте двигаться вперед. Вернитесь к своим самым важным делам, не зацикливаясь на чрезвычайной ситуации, с которой вы только что столкнулись.

Вам нужно сосредоточиться на том, что важнее, а не на том, что срочно.

Важно быть гибким в своем расписании, но будьте негибкими, устанавливая временные рамки для задач. Как только вы узнаете, сколько времени вы хотите потратить на конкретную деятельность, придерживайтесь этих временных рамок, пока не истечет время.Таким образом вы не будете тратить часы на откладывание задачи только потому, что вам не хочется ее делать.

Иногда вам просто нужно закончить задачу, которую вы не хотите делать. Вы можете оказаться в круговороте прокрастинации, бесконечно откладывая задачи и испытывая стресс, потому что чувствуете, как они вырисовываются перед вами.

Вот тут-то и пригодится правило 10 минут.

По идее 10 минут поработать над задачей. Как только вы начнете, велики шансы, что вы продолжите работать над этим.Однако мотивируйте себя, зная, что вы собираетесь работать над задачей всего 10 минут. Если вы сделаете это в течение нескольких дней, рано или поздно вы сделаете свою работу.

Лучший способ завершить свой день — составить короткий список того, чем вы хотите заняться на следующий день. Когда вы заканчиваете свою работу, все еще свежо в вашей голове, и ваши цели ясны.

На следующее утро вы можете прийти к своему столу, не вспоминая, чем вы занимались и что нужно делать дальше. Этот список даст вам фору каждое утро.

Неважно, чем вы занимаетесь — у всех нас есть ограниченное количество времени, и мы должны научиться тратить его с умом. Следуйте этим правилам, и вы сможете максимально использовать имеющееся у вас время.

Пять золотых правил тайм-менеджмента | Эффективность

Тайм-менеджмент — предмет споров. Многие из предписаний экспертов и консультантов могут быть как противоречащими интуиции, так и критически относиться к тому, как на самом деле управляют рабочими местами.Его максимы, как правило, противоречат микроменеджменту и призывают людей контролировать свое время, работу и личную жизнь. В конечном счете, управление временем — это процесс достижения личных целей, но есть несколько ключевых областей, которые следует учитывать каждому. Эти пять золотых правил предназначены как для предпринимателей, так и для их сотрудников и должны помочь вам стать более продуктивными, чем когда-либо.

Список дел

У каждого успешного тайм-менеджера есть своего рода список дел, и предприниматели не исключение.Сэр Ричард Брэнсон настолько верит в списки, что украсил ими внутренние рукава своей биографии. Списки дел обычно составляются ежедневно и призваны помочь нам сосредоточиться на том, что срочно и важно. Эксперт по тайм-менеджменту и бизнес-консультант Майк Гарднер рекомендует составлять список дел каждый день в одно и то же время. «Принято считать, что их следует делать каждый день в одно и то же время, для меня это ночь накануне», — говорит он. Списки дел отлично подходят для логических типов левого полушария, но для некоторых они могут стать проблемой.Однако, по его словам, для большинства людей должен работать список из трех действий, который может выполнить только человек. «Я рекомендую людям записать три вещи, которых они хотят достичь, и сосредоточиться на них в первую очередь. Сделайте это как можно дальше, а затем переходите к следующему».

По одной задаче за раз

Концентрация работает лучше всего, когда она сосредоточена на выполняемой задаче. Постоянные перерывы нарушают ход наших мыслей и увеличивают время, необходимое для выполнения задач. Не всегда можно предотвратить каждое прерывание, но не перемещайтесь между задачами.Кроме того, постарайтесь не отвлекаться и убедить других оставить вас в покое, когда вы заняты. «Двухминутный телефонный звонок отнимает около 15 минут продуктивности, если он прерывает важную задачу, точно так же электронные письма очень отвлекают», — говорит Гарднер. «Я рекомендую проверять электронную почту только три раза в день, утром, в полдень и вечером. Кроме того, я разрешаю звонки переходить на голосовую почту, если я занят. По правде говоря, большинство людей могут это сделать. Мы бы не ответили, если бы находились в встречи или в больнице, так что это выполнимо.Часто речь идет о том, чтобы научить других тому, как вы работаете, и взять на себя управление «, — говорит Гарднер.

Автоматизируйте там, где это возможно

С постоянным появлением онлайн-инструментов, наши существующие методы работы быстро устаревают. Регулярный обзор ваших текущих методов вполне может раскрыть способы повышения эффективности за счет автоматизации. «Если вы делали это более трех раз, создайте систему, которая сделает это за вас», — советует Никола Берд, генеральный директор и основатель компании Jigsawbox, занимающейся онлайн-коучингом.Птица создала свою компанию, одновременно воспитывая семью, и является ярым сторонником упрощения жизни везде, где это возможно. Ее компания использует ряд простых в эксплуатации систем для обработки электронной почты, отслеживания продаж и администрирования. Все системы также должны пройти «Тест Тилли» (названный в честь маленькой дочери Берда), что означает, что они должны быть настолько простыми, чтобы их мог понять даже ребенок. «Если вы автоматизируете потоки доходов, вы сможете сосредоточиться на важных вещах в жизни», — говорит она.

Закон Паркинсона

«Работа расширяется, чтобы заполнить время, доступное для ее завершения», — заявил британский государственный служащий Сирил Паркинсон.Это пункт, против которого многие возражали на протяжении многих лет, но, похоже, в нем есть доля правды. Удивительно, как многого мы все можем достичь, когда нас подталкивают, поэтому сократите свою рабочую нагрузку, сократив время, затрачиваемое на это. Гарднер считает, что если нам действительно нравится задача, мы склонны растягивать время, необходимое для ее выполнения, и на рабочем месте часто откладывают на потом. «Иногда мы должны сказать:« этого достаточно ». Дело не в том, что мы не должны делать хорошую работу, но часто мы выполняем 80% задачи за 20% времени, которое мы тратим на это.Остальное время тратится на попытки усовершенствовать его, тогда как на самом деле мы должны придерживаться временных рамок и выполнить задачу ».

Сделайте перерыв

Последнее правило управления временем является самым парадоксальным из всех — ничего не делать. Если мы работаем круглосуточно, мы становимся менее продуктивными, творческими и склонными к дорогостоящим ошибкам. Всем нужно поспать, немного отдохнуть и немного времени, чтобы сделать шаг назад и подумать о вещах. Анджела Мьюир, руководитель отдела лидерства и кадровой практики в Ashridge Бизнес-школа утверждает, что всем владельцам бизнеса необходимо делать перерывы, хотя точное количество времени — личное решение.«Не существует универсального подхода к праздникам, главное — это автономия и контроль», — говорит она. Мьюир также говорит, что владельцы бизнеса, которые слишком увлечены миром работы, могут резко снизить свою эффективность. Недостаток сна может снизить продуктивность на 80%, и за этим неизбежно последуют ошибки.

Предприниматели склонны к выгоранию и должны отступить, прежде чем они это сделают. «Есть что-то в том, чтобы отойти от танцпола и подняться на балкон, чтобы какое-то время взглянуть на вещи сверху вниз — сделать шаг назад и подзарядить свои батареи — хорошая идея», — говорит Мьюир.

Для Никола Берд это имеет особый резонанс, и теперь она полна решимости не переутомляться, как это было раньше. «Раньше я был действительно целеустремленным. Я стремился получить все, семизначную компанию, дом, машину и т.д. » она говорит. Болезнь стала переломным моментом в жизни Птицы, и с тех пор она приступила к реализации своего Проекта Простоты. «Речь идет о том, чтобы убрать вещи из моего списка дел и сосредоточиться на том, что важно.Нам нужно больше осознавать, что мы чувствуем и как это влияет на нашу работоспособность ».

Точно так же Гарднер говорит, что видел, как сгорали многие менеджеры среднего и высшего звена, и советует не сжигать свечу с обеих сторон». говорит: «Хотел бы я проводить больше времени в офисе», когда они лежат на смертном одре », — говорит он.