Правила оформления официального письма образец: Шпаргалка делопроизводителя : Правила оформления делового письма

Шпаргалка делопроизводителя : Правила оформления делового письма

Написание делового письма  — это искусство. Оно требует от составителя грамотности, внимательности, знания структуры делового письма.

Деловое письмо мы оформляем в соответствии c ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.».

Образцы деловых писем>>

Правила написания деловых писем:

1. Деловое письмо оформляется на фирменном бланке организации. Стандартный бланк включает в себя следующие реквизиты: эмблема, наименование организации, справочные данные об организации.

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 бланк расположения реквизитов может быть угловым (реквизиты расположены в левом верхнем углу) и продольным (реквизиты расположены по центру).

2. В правом верхнем углу пишется адресат. Если мы обращаемся к конкретному лицу, указываем ФИО в реквизите «Адресат»

Генеральному директору ООО «Конфети» Меньшову А.И.

далее идет обращение:

Уважаемый Александр Иванович!

Если  к вам обращалась организация без указания конкретного лица, то можно писать письмо без обращения. В этом случае сразу начинайте со слов:

В ответ на ваш запрос от_№ _ сообщаем…

Если вы  — инициатор письма:

ООО «Апельсинка» обращается к вам с просьбой/предлагает вам…

3. Правильное деловое письмо должно быть изложено в официально-деловом стиле без ошибок. Тон письма должен быть нейтральным, безэмоциональным. Четкая, краткая форма изложения письма поможет адресату быстро уловить суть, исключит трату времени на уточнение деталей письма в дальнейшем, позволит наладить сотрудничество и укрепить отношения между организациями.

Образец письма-запроса
Образец письма-ответа
Образец письма-благодарности
Образец письма-отказа

Структура делового письма:

• Излагаем цель написания письма.

Мы рады сообщить о внедрении нового информационного продукта в сфере закупок.

• Затем предлагаем пути решения, предложения или просим о чем-либо.

Предлагаем Вам бесплатно протестировать нашу программу и сообщить о результатах.

• Подводим итоги.

Ждем Вашего ответа!

• Ставим подпись. Расстояние — 3 интервала от текста.

Страницы письма, начиная со второй, нумеруются вверху по центру. Приложения нумеруются отдельно.

Оформление приложений следует после текста письма:

Приложение:

1. Отчет на 4 л. в 1 экз. 2. Справочные материалы на 6 л. в 2 экз.

В левом нижнем углу ставится отметка об исполнителе.

Петров Иван Васильевич
200-23-23

Образец делового письма

Итак, что у нас получилось.

Генеральному директору ООО «Креон» Маркину А. Ю.

Уважаемый Александр Юрьевич!

Мы рады сообщить о внедрении нового информационного продукта в сфере закупок. Наша программа автоматически отсортирует подходящие предложения, сравнит условия и выберет лучший вариант. Предлагаем Вам бесплатно протестировать наш продукт и сообщить о результатах.

Ждем Вашего ответа!

Приложение: Презентация программы в эл.виде

Директор Подпись К.С.Смольников

Петров Иван Васильевич
200-23-23

Деловое письмо на бланке>>

как вести переписку с парнёрами

 

Без деловой переписки бизнес вести невозможно — ведь в большинстве случаев она может заменить встречу, а значит, сэкономить время предпринимателя. Чтобы деловая переписка была эффективной, важно придерживаться этикета — письмо не должно навредить, оттолкнуть потенциального партнера, клиента, работодателя. 

Разберемся, как это сделать.

 

Общие правила и ГОСТы для оформления

 

Все деловые письма делятся на презентационные (или письма-знакомства), письма-заказы, письма-напоминания, письма-претензии, гарантийные письма (обязательства) и сопроводительные письма. Сопроводительные письма встречаются наиболее часто, так как их отправляют вместе с разными вложениями, от резюме до презентации или прайса.

 

Для оформления деловых писем в 2016 году был принят особый ГОСТ — это ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

 

Общие правила включают такие требования к деловому письму

 

Лаконичность.

Без лирических отступлений и длинных экскурсов в историю. Оптимально, если письмо умещается на одном бумажном листе или на одном экране, максимум — на двух.

Одно письмо — один вопрос.

В деловых письмах не принято смешивать темы. Если это запрос на поставку канцелярских товаров — не нужно писать «заодно» и о том, какие услуги оказывает компания. Это темы для двух деловых писем.

Уважительный тон.

Даже если отправитель близко знаком с адресатом, в деловой переписке недопустима фамильярность. В деловом письме нет места «Серёге», «дружочку», «братану» — возможно обращение по имени и отчеству, а в некоторых случаях просто по имени.

Использование бланков.

Даже электронные письма, если они отправляются от лица организации, необходимо оформлять на бланке с логотипом и реквизитами отправителя.

Письмо на языке адресата.

При международной переписке письма составляются либо на языке получателя, либо на английском как признанном языке международного общения.

 

Структура делового письма

 

Как правило, структура современного делового письма включает:

 

1. Данные отправителя и дату подготовки письма.
   
2. Адрес получателя, с указанием конкретного корреспондента (руководителю отдела маркетинга) или отдела (например, «в отдел продаж компании «НатурСтрой»).
   
3. Вступительное обращение: «Уважаемый Андрей Анатольевич», «Уважаемые коллеги».
   
4. Основной текст, состоящий из двух частей. В первой — приведены причины или цели письма, во второй — изложены выводы, просьбы или предложения.
   
5. Указание на приложения к письму, если они есть: «Актуальный прайс приложен», «Расчет эффективности инвестиций — см. Приложение».
   
6. Заключение — «формула вежливости». «С уважением и готовностью к сотрудничеству…» — достойная и часто встречающаяся форма. «Искренне Ваш…» — вариант, допустимый в случае, если отправитель и адресат хорошо знакомы.
   
7. Подпись отправителя и номер его телефона. Почтовый адрес отправителя при пересылке письма по электронной почте не указывается.

 

Нюансы и тонкости

 

• Обращайте внимание на размер. Как указано в ГОСТах, при оформлении делового письма используют размер шрифта 12, 13 или 14. Как правило, чаще встречается 12-й размер.
• Выбирайте простое. Не рекомендуется использование вычурных, специализированных шрифтов или шрифтов, за использование которых взимается плата. Наиболее распространенный шрифт деловых писем — Times New Roman. Использование этого шрифта гарантирует отсутствие проблем с кодировкой писем при отправлении по электронной почте.
• Заботьтесь о легкости. Текст письма допустимо писать с межстрочным интервалом 1 или 1,5. Текст, написанный с интервалом 1,5, легче для восприятия, и этот интервал используется чаще.
• Думайте о комфорте получателя. Для комфортного чтения абзацы отбивают дополнительным межстрочным интервалом.
• Правильно используйте обращение. При обращении к конкретному адресату «Вы», «Вас», «Вам» в деловом письме пишутся с прописной буквы, при обращении к группе людей (например, к сотрудникам отдела сбыта) — со строчной.

 Пример оформления короткого делового письма. 

• Проверяйте орфографию. Например, при помощи бесплатного сервиса Advego.ru. Сервис прост в использовании; он укажет на недочеты и поможет избежать грубых ошибок и опечаток.

 

Ошибки деловых писем, которых лучше избегать

 

• Не используйте узкие специализированные термины. Получатель может не знать их точного значения и истолковать по-своему.
  
• Не вносите в деловое письмо длинных сложносочиненных и сложноподчиненных предложений. Стиль изложения должен быть ясным, а предложения — по возможности краткими.
  
• Не употребляйте обращение на ты, даже если получатель хорошо знаком.
  
• Не прибегайте к креативу. Загадочные заголовки-квесты в стиле «Как наше оборудование втрое увеличило прибыль строительной компании» или «Почему лидеры рынка выбирают продукцию компании N», обилие эпитетов, восклицательные знаки оставьте для других жанров. Стиль делового письма консервативен.

 

Правила делового письма несложны и логичны. Следование этим правилам поможет сделать деловую переписку компании максимально результативной и укрепит бизнес-репутацию.

Дополнительные материалы

Шаблон: заявление о приёме на работу

Скачать

Оформление делового письма \ Акты, образцы, формы, договоры \ Консультант Плюс

]]>

Подборка наиболее важных документов по запросу Оформление делового письма (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Формы документов: Оформление делового письма

Судебная практика: Оформление делового письма Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Подборка судебных решений за 2019 год: Статья 252 «Расходы. Группировка расходов» главы 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ
(Юридическая компания «TAXOLOGY»)Общество в 2013 — 2015 годах направляло своих сотрудников в командировки в Республику Венесуэла, оплачивая за них сотовую связь. По мнению налогового органа, общество необоснованно не включило в налогооблагаемый доход работников оплату командировочных расходов на связь и неправомерно учло такие затраты в составе косвенных расходов при исчислении налога на прибыль. Общество ссылалось на обычаи делового оборота Венесуэлы, не предполагающие оформления чеков при продаже телефонных карт, а также на письмо Минфина России от 31.05.2007 N 03-03-06/1/348, полагало, что, если налогоплательщик может документально подтвердить произведенные расходы по оплате услуг связи посредством телефонных и интернет-карт, а также экономическую обоснованность этих расходов, такие расходы могут быть учтены для целей налогообложения прибыли. Суд поддержал налоговый орган, указав, что обязанность подтверждать расходы лежит на налогоплательщике, который обязан в обоснование их факта представить соответствующие документы, затраты на покупку карт оплаты будут являться расходами общества только при подтверждении им приобретения, активации, использования зачисленных на его счет сумм, для подтверждения того, что данные расходы связаны с производственным процессом, общество должно иметь документальное подтверждение их производственного характера, которым может являться: счет телефонной станции, расшифровка АТС (детализированный счет) с указанием номеров телефонов, с которыми велись переговоры, иные документы, подтверждающие производственный характер отношений с абонентом. По мнению суда, сам по себе факт нахождения сотрудников в командировке не доказывает, что содержащиеся в авансовых отчетах суммы расходов по оплате сотовой связи связаны с выполнением служебных обязанностей.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Оформление делового письма

Нормативные акты: Оформление делового письма

Деловое письмо на немецком языке

Уровень A2-B2

 

Время чтения: 9 мин

 
Как написать официальное письмо на немецком языке? Есть ли обязательная структура? Какие правила деловой переписки нужно знать? Мы подготовили для вас образец делового письма на немецком с переводом, а также несколько советов для его написания.

Независимо от того, отправляете ли вы письмо-благодарность, предложение или напоминание, ваши деловые письма всегда являются визитной карточкой для вашего бизнеса. С их помощью можно продемонстрировать, насколько профессиональна и клиентоориентирована ваша компания. При этом решающую роль играет как содержание, так и форма письма.

Виды деловых писем

В соответствии с немецким законодательством, любое письменное сообщение, направленное извне, с помощью которого можно установить переписку между двумя деловыми партнерами, считается деловым письмом, если сообщение адресовано определенному получателю или кругу получателей. Таким образом, требования к деловым письмам в немецком языке применяются, в частности, к:

• предложениям (Angebote)
• подтверждениям заказа и запроса (Auftrags- und Anfragebestätigungen)
• подтверждениям получения (Empfangsbestätigungen)
• счетам-фактурам (Rechnungen)
• квитанциям (Quittungen)
• прайс-листам (Preislisten)
• заказам (Bestellscheine)
• рекламным письмам (Werbeschreiben an namentlich im Anschriftenfeld genannte Empfänger)
• благодарностям (Bedanken)

Нужен немецкий для общения с деловыми партнерами? Хотите подтянуть немецкую грамматику с преподавателем, но никогда не пробовали заниматься онлайн? Тогда наш День бесплатных онлайн-уроков для начинающих и для продолжающих — то, что вам нужно! Принять участие можно из любой точки мира, нужен только компьютер, планшет или телефон. Запишитесь прямо сейчас! Это абсолютно бесплатно, а присоединиться можно всего в несколько кликов.

Требования к деловому письму на немецком

В Германия любят стандартизировать и регулировать, это пристрастие немцев не обошло стороной и деловые письма.

DIN 5008 регулирует структуру и дизайн вашего письма.

Поля страницы

Как правило деловые письма составляются на формате листа А4. К ним применяются следующие требования:

• отступ сверху: 4.5 см
• отступ слева: 2,5 см
• отступ справа: 2 см
• отступ снизу: 2,5 см

Шрифт и размер шрифта

Размер шрифта в деловом письме составляет 12 пунктов. При особенно большом количестве текста вы также можете уменьшить буквы до 11 пунктов, чтобы письмо поместилось на одной странице, но меньше этого ни в коем случае не должно быть, чтобы ваше письмо оставалось читаемым без проблем – и никому не понадобилась лупа для его прочтения.

Определенный шрифт не предписан в DIN 5008, но Arial или Times New Roman предпочтительнее. Выбранный вами шрифт также может повлиять на размер шрифта.
 

✏ Совет: распечатайте образец официального письма на немецком языке, чтобы узнать, как выглядит шрифт в заданном размере.

 

Шапка письма

Взгляд читателя сразу падает на оформление письма и его структуру.

Адрес отправителя по умолчанию находится в левом верхнем углу, выровнен по правому краю или по центру. При этом первые три строки предназначены для имени, адреса и номера телефона. Здесь же вы можете указать адрес электронной почты.

Тремя строками ниже следует адрес получателя. Место и дата обычно выровнены по правому краю и с пробелом строки под полем адреса. Однако некоторые компании также указывают дату в другом месте. Но место упоминается при этом только в том случае, если оно отличается от места жительства (что редко бывает).

Тема письма

После шапки письма мы переходим к теме письма. Здесь в своих деловых письмах вы должны особенно лаконично указать, какое содержание имеет письмо. Тем не менее, здесь также есть определенные принципы, которых вы должны придерживаться:

• тема официального письма начинается на две строки ниже даты,
• строка темы может использовать полужирный шрифт, но необязательно (можно выделить большим шрифтом — от 13 до 14),
• тема может превышать более одной строки, но не должна превышать двух строк.

Обращение

Теперь начинается фактическое содержание вашего делового письма, и уже обращение может повлиять на то, как оно подействует на читателя. Хотя существует бесчисленное множество способов обратиться к клиенту, деловому партнеру или даже сотруднику, следует также учитывать некоторые формальные моменты.

Между темой и обращением ровно две пустые строки. Между обращением и сопроводительным письмом, в свою очередь, есть только одна пустая строка.

Нейтральное обращение может выглядеть так: sehr geehrte Damen und Herren (дорогие дамы и господа). Однако рекомендуется также лично назвать фамилию получателя. Этим вы подчеркиваете свое уважение. Даже в отношениях с клиентами имя обязательно входит в обращение, чтобы показать признательность.

Кстати об обращениях: сколько вы знаете способов сказать «Привет!» на немецком? Мы сделали для вас подборку немецких приветствий, чтобы вы могли разнообразить свою речь.

Основная часть

Конечно, для содержания вашего официального письма не может быть конкретных требований, которыми вы должны руководствоваться. Как правило, они вклиниваются в шаблон письма. Некоторые клише для написания деловых писем на немецком вы можете найти по ссылке.
 

✏ Совет: рекомендуем не просто писать сплошной текст, а разбивать его на абзацы. Это не только облегчает понимание сути письма, но и обеспечивает приятное зрительное восприятие.

 

Форма прощания

После того, как вы пожелали всего наилучшего или отметили, что будете рады обратной связи, ваше деловое письмо заканчивается несколькими короткими словами.

Классика: Mit freundlichen Grüßen (с уважением), но это может быть что-то личное в зависимости от случая.

Внимание, соблюдайте отступы:

• между основной частью и прощанием одна пустая строка,
• между прощанием и подписью три строки – место для вашей подписи,
• после этого упоминаются возможные вложения.

Деловое письмо на немецком языке — образец с переводом

Чтобы показать вам, как может выглядеть деловое письмо, мы подготовили два примера. Они разработаны по-разному и показывают только некоторые возможности оформления официального письма на немецком языке. Важно, однако, сохранить (или отразить) при этом стиль и образ вашей компании.

Образец письма-благодарности

(кликните на картинку для увеличения)

Перевод

Уважаемая госпожа ХХХ,

я хочу сердечно поблагодарить Вас за поддержку нашего совместного проекта, за Вашу активность, критические замечания и ценный опыт, которым вы вдохновлялись и благодаря которому довели проект до успешного завершения.

В ближайшем месяце мы планируем второй проект и были бы очень рады пригласить Вас в нашу команду. Я сообщу Вам об этом еще раз лично.

Еще раз спасибо за Вашу профессиональную работу, которую Вы проделали.

С уважением,
Александр Петров

Образец письма-предложения  

(кликните на картинку для увеличения)

Перевод

Уважаемый господин Смит,

Вы ищете самостоятельного сотрудника с обширным опытом работы в автомобильной отрасли. Это описание сразу привлекло мое внимание, оно отлично сочетается с моим профилем и опытом работы. В последние годы я не только разрабатывал и проектировал модули управления у двух известных поставщиков автомобилей, но и успешно руководил командами и проектами.

Мои самые важные проекты:

• разработка нового блока управления от стадии прототипа до серийного выпуска,
• оптимизация существующих блоков управления и повышение эффективности производственного процесса,
• участие в проектировании и разработке концепции инновационных моделей и блоков управления для следующего поколения автомобилей.

Ваша компания — шанс для моего развития.

Я хотел бы привнести в вашу компанию свой многолетний опыт работы и обширную компетенцию. Не только вакансия, которую вы рекламируете, но и вся ваша компания открывает мне отличные профессиональные перспективы, благодаря большому количеству сфер и областей работы.

В моем лице вы получите сотрудника, который очень мотивирован, самостоятельно и творчески ищет новые решения, быстро идентифицирует проблемы и решает их, ориентирован на работу в команде. Я с удовольствием отвечу на ваши вопросы в личной беседе и с нетерпением жду приглашения на собеседование. Поскольку мой предыдущий контракт заканчивается 01.02.2021, я в Вашем распоряжении с 02.02.2021.

С наилучшими пожеланиями,
Tim Schneider
 

Список сокращений, принятых в деловой переписке

Распечатайте список основных немецких аббревиатур и держите их на видном месте.

Больше немецких сокращений вы можете найти по ссылке.

Советы по написанию делового письма

После такого количества информации все еще остается вопрос: как написать хорошее официальное письмо на немецком языке, которое передает наиболее важное содержание, не кажется скучным и, в самом лучшем случае, приводит к быстрому ответу или реакции адресата? Мы собрали десять советов, которые помогут вам написать не только профессиональное, но и успешное деловое письмо.

✏ Выражайтесь кратко (помните: внимание вашего читателя не безгранично).

✏ Четко отразите цель вашего письма (тема отображает краткое содержание вашего письма).

✏ Сначала сформулируйте самое главное в вашем послании (уже в первом или втором предложении адресату должно стать ясно, почему вы обращаетесь к нему).

✏ Обратите внимание на личное обращение (Sehr geehrte Damen und Herren – это стандартное обращение, и чисто формально оно не сделает с письмом ничего плохого. Однако такое обращение также выглядит безличным, холодным и отстраненным: кто же эти дамы и господа? Короче говоря, в таком обращение не хватает души. Чтобы узнать, какое обращение подходит для вашего письма, вы должны задать себе два вопроса: известно ли имя получателя? Насколько хорошо знаком автор и получатель? Если ваши ответы „нет“ и „нет“, ваш выбор автоматически падает на „Уважаемые дамы и господа“. Если вы знаете имя получателя, но случай вашего письма является официальным, рекомендуется прибегнуть к Sehr geehrte/r Frau/Herr X. Если ваша связь более близкая, то можно использовать Guten Tag или Liebe/r).

✏ Поместите вашего адресата в центр внимания (перед составлением письма спросите себя: кто адресат? Что его интересует? Какую ценность вы можете предложить ему? При написании чаще используйте слово „вы“ вместо „мы“. Лучше напишите „вы получите нашу бесплатную консультацию“ вместо „мы предлагаем вам бесплатную консультацию“).

✏ Откажитесь от устаревших формулировок (Werte/r Frau/Herr X или Verehrte/r Frau/Herr X, Hochachtungsvoll — с глубоким уважением — такие обращения сегодня уже не используются).

✏ Формулируйте позитивные высказывания (вместо Leider können wir Ihnen das Produkt nicht liefern (сожалению, мы не можем предоставить вам продукт) лучше сформулировать ответ так: „мы позаботимся о максимально быстрой поставке желаемого вами продукта и сообщим вам, как только товар окажется на складе“. Со второй формулировкой ваше деловое письмо будет выглядеть значительно более профессиональным, позитивным и ориентированным на клиента).

✏ Оставить возможность обратной связи (в конце вашего письма вы должны дать получателю возможность связаться с вами по любым вопросам).

✏ Выберите современный вариант прощания (существует множество хороших альтернатив обычному Mit freundlichen Grüßen — с наилучшими пожеланиями. Более неформальный вариант — написать, например, Mit besten Grüßen — всего хорошего. Или выберите оригинальную формулу приветствия, адаптированную к вашей компании, например, Mit kulinarischen Grüßen — с кулинарными приветствиями — для гастрономии или Mit sportlichen Grüßen — со спортивными приветствиями — для спортивных товаров и фитнес-центра. Формулировка прощания обычно хорошо запоминается и поэтому должна быть выбрана с умом).

✏ Используйте постскриптум (P.S. дает вам возможность включить дополнение в конце письма. Например, здесь вы можете ссылаться на текущее предложение или ваше присутствие в сети – и быть уверенным, что каждый читатель обратит на это внимание, потому что P.S. всегда бросается в глаза).

 

Материал готовила
Анастасия Бекетова, команда Deutsch Online

 

Образцы делового письма. Как написать деловое письмо :: BusinessMan.ru

Наверное, каждому хоть однажды приходилось сталкиваться с необходимостью написания делового письма. При его составлении невольно приходишь к выводу, что это совсем непросто. Существует множество правил и норм написания деловых писем, которые нужно знать. В статье подробно описывается процесс составления документа, приводятся образцы делового письма, рассматриваются их виды и оформление.

Бланк

Готовые бланки придадут солидности и укажут на надежность компании. Они содержат необходимую информацию об организации, такую как:

• Наименование.
• Адрес.
• Контактные телефоны.
• Сайт.
• Электронную почту.
• Логотип.
• Другие контактные данные.

Строгих правил по бланкам нет. Поэтому в каждой организации самостоятельно решают, какую информацию в них закладывать.

Как правильно писать деловые письма? Подготовка

Деловые письма пишутся и оформляются определенным образом, подчиняясь присущим им правилам и требованиям. В зависимости от цели автор подробно продумывает содержание, чтобы получить рассчитываемый им результат. Он должен ясно представлять, какую информацию адресат уже знает по теме письма, из чего исходить и что нового в нем будет. Аргументы зависят от того, какую цель преследует автор. Процесс подготовки делового письма можно разделить на следующие этапы:

• Изучение вопроса.
• Написание проекта письма.
• Его согласование.
• Подписание.
• Регистрация.
• Отправка адресату.

Структура деловых писем

При составлении письма необходимо его информационно насытить, то есть вложить туда все необходимые сведения. Оно может быть простым или сложным. В простом письме содержание ясно и коротко отображает информацию, в основном не требующую от адресата ответа. Сложное может состоять из нескольких разделов, пунктов и абзацев. В каждом абзаце излагается один аспект информации. Образцы делового письма такого типа обычно состоят из вступительной, основной и заключительной частей.

Вступление содержит основание со ссылкой на соответствующие документы, с фактами и целями письма. В нем указываются наименование, автор, дата, номер и заголовок.

Ниже приведен пример написания делового письма — вступительной его части.

В основной части описываются ситуации, события, приводится их анализ и доказательства. Именно в этой части убеждают, что нужно поступить тем или иным образом, доказывают, как дело обстояло и информируют о необходимости в участии в каком-либо мероприятии, приводя разные аргументы.

В заключении содержатся выводы, которые делаются в виде предложений, просьб, напоминаний, отказов и так далее.

Пример написания делового письма — заключительной его части — представлен ниже. Здесь резюмирует требование, изложенное в основной.

Вся приводимая информация должна быть оптимально последовательна и понятна для восприятия.

Каждое письмо начинается с обращения, выровненного по центру. Эта маленькая часть исключительно важна. При его выборе автор должен учитывать:

• Позицию адресата.
• Характер отношений.
• Официальность.
• Этикет.

В конце письма должна содержаться вежливая форма. Например: «…Выражаю надежду на дальнейшее сотрудничество (благодарность за приглашение)…». После этих фраз следует подпись автора.

Стиль

Все письма должны быть выдержаны в официально-деловом стиле, что означает использование средств речи для официально-деловых отношений. Особенности такого языка формируются при следующих обстоятельствах:

• Основными участниками деловых отношений являются юридические лица, от имени руководителей и должностных лиц которых пишутся письма.
• Отношения в организациях имеют жесткий регламентированный характер.
• Предметом общения является деятельность компании.
• Документы управленческого характера в основном имеют конкретного адресата.
• Часто в процессе деятельности организации встречаются одинаковые ситуации.

В связи с этим изложенная в деловом письме информация должна быть:

• Официальной, безличностной, подчеркивающей дистанцию между участниками общения.
• Адресной, предназначенной конкретному адресату.
• Актуальной в момент написания письма.
• Достоверной и беспристрастной.
• Аргументированной для побуждения к совершению получателем каких-либо действий.
• Полной для возможности принятия решения.

Требования

Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:

• Речь стандартизирована на всех уровнях — лексическом, морфологическом и синтаксическом. В ней содержится множество оборотов, терминов и формул.
• Тон написания — нейтральный, сдержанный и строгий, без употребления эмоциональных и экспрессивных языковых выражений.
• Точность и ясность текста, без логических ошибок, четкость и продуманность формулировок.
• Лаконичность и краткость — без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
• Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
• Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.
• Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).
• Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
• Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
• Использование простых распространенных предложений.

Вышеприведенные образцы делового письма ниже показаны в полной версии (с основной частью). Информация отвечает всем требованиям официально-делового стиля.

Виды деловых писем

Лучше всего деловое письмо писать по какому-либо одному конкретному вопросу. В случае необходимости решения нескольких вопросов сразу, рекомендуется составлять несколько разных вариантов.

Деловые письма могут быть по своему содержанию:

• Сопроводительными. Такие письма обычно нужны для сообщения о том, куда направить документы.
  (Как написать деловое письмо? Образец сопроводительного письма поможет тем, кому нужно составить этот вид документа.)

• Гарантийными. Они пишутся для того, чтобы подтвердить какие-либо обещания или условия. Может гарантироваться, например, плата за работу, аренду, сроки поставки и другое.
• Благодарственными. Их стали применять особенно часто в последнее время. Такие письма демонстрируют хороший тон партнерских отношений. Они могут быть оформлены на обычном бланке или же на цветной бумаге с красивым принтом.
  (Как написать деловое письмо? Образец благодарственной разновидности составляется в свободной форме в зависимости от задач, которые им решаются. В данном случае письмо в самой короткой форме выражает свою суть. Такой образец, выполненный на цветной бумаге с орнаментом, может висеть на стене в помещении компании на почетном месте.)

• Информационными.
• Инструктивными.
• Поздравительными.
• Рекламными.

Также бывают письма:

• Предложения о сотрудничестве. Достаточно распространенные в последнее время, посылаемые организациям, часто носят рекламный характер, например, как этот образец. Коммерческие письма написать довольно сложно, нужно учитывать множество нюансов, чтобы на него обратили внимание, а тем более заинтересовались. Но если составить по нижеприведенному образцу, оно имеет все шансы на успех.

• Приглашения. Их посылают, предлагая участвовать в различных мероприятиях. Обычно они адресуются руководителю или должностному лицу, но могут адресоваться и целому коллективу.
• Запросы.
• Извещения.
• Просьбы и многие другие.

Как написать ответ на письмо. Пример

Ответ надо начинать с повторения просьбы, изложенной в первом письме. Потом приводятся результаты ее рассмотрения и высказывается одобрение или мотив отказа. Деловое письмо-ответ может содержать альтернативное решение ожидаемой информации. Обычно оно отвечает следующим принципам:

• Наличие ссылки на первое письмо и его содержание.
• Одинаковые языковые средства.
• Сопоставимые объемы и аспекты содержания.
• Соблюдение определенной последовательности.

Оформление

Помимо использования фирменных бланков деловых писем, необходимо учитывать и другие тонкости при их оформлении. Это реквизиты, правила сокращений, написания адреса, заголовка, длина текста, ширина полей и другое.

Образцы делового письма помогают составить его, учитывая все тонкости и нюансы. Ими пользуются как начинающие делопроизводители, так и опытные работники. Благодаря образцам, они учатся правильно составлять письма и экономят много времени.

Деловая переписка на английском языке: пример, образец, шаблон

Английский язык давно стал неотъемлемой частью нашей жизни. Этот международный язык, или лингва франка, как его также называют, нужен для поступления в заграничные университеты, во время командировок в другие страны, на отдыхе и, конечно, на рабочем месте.  “Рабочее” общение с иностранными коллегами и партнерами может быть устным (например, по телефону) и письменным (например, по электронной почте). Если с устным общением все более-менее ясно, то деловая переписка на английском имеет ряд специфических особенностей. Каких именно? Давайте разбираться вместе!

Ключевое отличие деловой переписки от других способов коммуникации заключается в том, что она носит формальный, то есть официальный, характер.  Деловые письма выдержаны в строгом стиле и заметно отличаются от дружеской переписки. Ниже мы обозначим некоторые моменты, которые важно учитывать при написании бизнес-писем.

1. Краткость – сестра таланта

Главная функция деловой переписки – информативная. Это значит, что ваша цель – четко, емко и сжато изложить все необходимые факты, ни на йоту не отклоняясь от главной темы письма.

2. Ничего личного!

Все деловые письма носят безличностный характер. Ни в коем случае нельзя задавать вопросов, которые не имеют непосредственного отношения к работе. Если вы лично не знакомы со своим иностранным партнером (или же начали сотрудничать с ним совсем недавно), будет крайне неуместно спрашивать его про то, как он провел выходные, есть ли у него жена и чем он занимается в свободное время.

3. Шутки в сторону

Юмор – табу. Старайтесь быть максимально выдержанным и серьезным.  Не всегда то, что хорошо во время общения с приятелями и родственниками, подходит для более серьезных ситуаций.

4. Скажите “НЕТ” эмоциональности

Деловой этикет не предполагает излишней экспрессивности. Избегайте восклицательных знаков, сравнений и прочих средств речевой выразительности. Чем проще – тем лучше. Не стремитесь к украшательству!  Особенно это касается тех случаев, если ваш уровень владения английским далек от совершенства.

5. Грамматика, орфография и пунктуация

Семь раз отмерь – один раз отрежь. Это же правило действует и здесь. Прежде чем отправить письмо, проверьте его на наличие ошибок. Это очень важный момент. Вы можете быть очень талантливым специалистом в своей сфере, но, если вы пишете с ошибками на английском, это все равно будет красноречиво говорить о вашей некомпетентности.

6. Не изобретайте велосипед

Формальные письма – царство клише.  В деловой переписке постоянно используются устойчивые слова и фразы.  Не пытайтесь быть оригинальными, пишите в наиболее подходящем для таких писем формате.

7. Четкая структура.

Все деловые письма на английском языке имеют четкую структуру. Пожалуй, это самый главный пункт.  Предлагаем вам подробнее рассмотреть, из каких частей состоит идеальное бизнес-письмо на английском.

Деловое письмо на английском языке: структура, готовые фразы и примеры

Начнем с того, что существует два основных типа писем. Во-первых, это уже не пользующиеся популярностью “живые” письма, которые посылаются адресату по почте. Во-вторых, это более привычные нам электронные письма, или emails. Рассмотрим каждый тип деловой корреспонденции.

“Обыкновенное” письмо

1. Информация об отправителе

Типичное официально-деловое письмо начинается именно с указания данных о его отправителе.  Если письмо отправляете вы, то в правом верхнем углу листа укажите:

1. Свою фамилию и имя (в любом порядке)
2. Занимаемую должность
3. Название организации, в которой вы работаете
4. Номер вашего дома и улицу (или адрес вашего офиса)
5. Город и почтовый индекс
6. Страну

Например: 

2. Дата

После указания страны в предыдущем разделе, сделайте отступ в три строки и напишите дату. В английском языке существует несколько способов обозначения дат, и все из них являются верными:

• September 23, 2018;
• 23 September, 2018;
• 23^thSeptember, 2018;
• September 23^th, 2018;
• 23Sept. 2018;

Обратите внимание на последний вариант, где используется сокращение Sept. Если вы отдадите предпочтению этому способу указания дат, выучите сокращения для всех месяцев:

Соединяем 1 и 2 пункты:

Небольшое замечание: для обозначения дат лучше не использовать цифры. Это связано с тем, что в Европе и Америке могут по-разному интерпретировать вашу запись:

• 10.2018 – 11 октября 2018 (Европа и Великобритания)
• 10.2018 – 10 ноября 2018 (Америка)

3. Информация о получателе

Настало время переместиться из левого угла в правый. Здесь вам необходимо указать реквизиты получателя. Следуйте плану:

1. Обращение, имя и фамилия.

Если вы адресуете письмо мужчине, то используйте обращение Mr., женщине – Mrs. (обращение к замужней женщине) или Ms (обращение к незамужней женщине).   В связи с ожесточенными дискуссиями на тему равенства полов многие предпочитают применять Ms. в качестве универсального обращения к любой женщине, не зависимо от ее семейного положения.

2. Занимаемая должность
3. Название компании, в которой работает ваш адресат
4. Номер дома и улица
5. Город и почтовый индекс
6. Страна

Приведем пример:

Mr. John Campbell
PR manager
Castrol Ltd.
99 Downs Road
Bristol BS6 0YW
United Kingdom

2. Фраза–приветствие

При выборе приветствия важно учитывать, насколько хорошо вы знакомы с адресатом. Для формального приветствия лица, чью фамилию вы знаете, используйте фразу:

Dear Ms. / Mr.  + фамилия

Если фамилия вам неизвестна, то вы можете написать:

Dear Sir/ Madam или To Whom It May Concern

Более того, существует вариант обращения по должности:

Dear Mr. President

Если вы давно знакомы с этим человеком, допустим вариант, когда после Dear идет имя собеседника:

Dear Alice,

Обратите внимание, что после приветственной фразы ставится запятая.  Например:

Dear Mr. Campbell,

I am writing to you…

Но, если вы пишете письмо коллеге из США или Канады, будет целесообразнее поставить двоеточие:

Dear Mr. Campbell:

I am writing to you…

4. Тело письма 

Тело письма (то есть его основная часть) также состоит из нескольких пунктов. Как правило, оно включает в себя три части: вступительное предложение, информационное “ядро” и определенный призыв к действию.

Первое предложение обычно носит вводный характер. В нем мы начинаем отвечать на вопрос: “А зачем было написано это письмо?” Другими словами, здесь мы раскрываем цель нашего письма, будь то жалоба, извинение, выражение признательности, запрос определенной информации и так далее.

Приведем примеры вводных фраз (постарайтесь их выучить!):

После того, как мы кратко изложили цель письма, переходим к сути дела – информационному “ядру”. Здесь мы раскрываем все подробности, описываем те или иные детали, даем объяснения, задаем вопросы и так далее.

Проиллюстрируем это на примере:

Dear Ms. Crossley, (приветствие)

I am writing with regard to the advertisement in the May issue of Career magazine, and I would like to apply for the full-time position of Translator (вступительное предложение).

И, наконец, третья часть. Чаще всего она представляет собой некий посыл, просьбу или призыв к действию. Например:

Теперь, когда вы примерно понимаете, что такое тело письма, мы бы хотели рассказать о некоторых нюансах, которые также стоит знать. Итак, наши лайфхаки:

• Откажитесь от сокращений. Никаких “don’t”, “isn’t” и так далее.
• Следите за грамматикой.  Используйте максимально вежливые формы. Например, вместо “Can you, please?” лучше употреблять “Could you, please?”.
• Не забывайте о Linking words –словах-связках. Они делают нашу речь более структурированной, четкой и красиво оформленной. Советуем выучить следующие варианты:

• Применяйте устоявшиеся клишированные фразы для выражения своей точки зрения

5. Заключение

В конце письма мы обычно выражаем благодарность или надежду на скорый ответ, желаем всего наилучшего, приглашаем к сотрудничеству и так далее. Как вы уже, наверное, догадались, все эти фразы также являются устоявшимися:

6. Подпись

Логическое завершение любого письма – подпись. Здесь есть следующие варианты:

1. В обращении (в начале письма) вы указали фамилию адресата. →

Yours sincerely,
John Braun

1. В обращении (в начале письма) вы не указали фамилию адресата→

Yours faithfully,
John Braun.

1. Вы достаточно хорошо знаете своего адресата, общаетесь с ним давно и можете позволить себе менее официальную формулировку →

Best wishes / Kind regards / Best Regards,

Например:

Best wishes,
John Braun

Приведем пример полноценного делового письма на английском:

Электронное письмо

На самом деле структура любых деловых писем очень похожа. Однако стоит выделить несколько ключевых моментов, которые характерны только для формата электронных писем:

1. В электронных письмах нужно указывать тему письма

Это очень важный аспект, который необходимо тщательно продумать.  Тема письма должна быть связана с его содержанием. Увидев ее, ваш адресат должен уже примерно понять, о чем дальше пойдет речь. Постарайтесь сделать тему максимально краткой и емкой. Также будет невежливо проигнорировать этот пункт и не заполнить тему вообще.

2. В электронном письме не нужно указывать реквизиты отправителя и получателя.
3. Приветствие, тело письма и заключение ничем не отличаются от тех же разделов в “обыкновенном” бумажном письме(см.выше).
4. В электронных письмах часто встречаются аббревиатуры.

Какие именно? Например, PTO – paid time off (отпуск), SOB –start of business day (начало рабочего дня), FYI – for your information (для вашего сведения) и так далее.  Главное – никогда  не используйте подобные сокращения не в электронных письмах.

Изучите пример делового электронного письма:

Надеемся, что теперь вы поняли, как нужно вести деловую переписку на английском языке. Осталось лишь ответить на один вопрос: “Что делать, чтобы научиться писать такие письма?” Дадим пару рекомендаций!

1. “Подтяните” грамматику

Для того чтобы ваши письма звучали убедительно, освойте все основные времена, изучите, почему и в которых случаях употребляются артикли и прочие, кажущиеся незначительными, однако, невероятно важные аспекты. Особое внимание необходимо уделить на модальные глаголы, условные и каузативные конструкции – они часто встречаются в официально-деловых документах.

2. Расширьте свой словарный запас

Для свободного выражения своих мыслей, необходимо знать соответствующие слова. Иначе, на написание одного короткого письмеца вы потратите целый день. Неинтересная перспектива, правда?

3. Пользуйтесь качественными англо-английскими словарями

Если вы владеете английским на достаточно хорошем уровне, попробуйте отказаться от англо-русских словарей.  Еще один момент: если вы проверяете слово в словаре, смотрите, какая пометка там стоит. Во многих изданиях указывается, какой является эта лексическая единица–formal(“официально-деловой”), neutral (нейтральной) или informal(разговорной).  При написании деловых писем вас должны интересовать фразы с пометкой formal или neutral.

4. Читайте больше бизнес-литературы

Чтобы вам было проще запомнить устоявшиеся выражения, читайте больше литературы по этой теме. Да, это немного скучно, зато полезно. Вы сами заметите, что перестанете долго думать над тем, как же сформулировать свои мысли.

5. Заведите словарик с полезными клише

Не всегда получается запомнить все фразы наизусть. Чтобы не совершить много досадных ошибок, выпишите самые полезные выражения и слова и всегда имейте их под рукой на своем рабочем месте.

6. Находите время для практики

Чтобы поднатореть в написании писем, нужно написать много писем. Можете придумать себе виртуального адресата из Лондона/Нью-Йорка и вести с ним одностороннюю деловую переписку. Поверьте, если вы составите 15-20 деловых писем у себя дома, вам станет гораздо проще и быстрее писать их и на рабочем месте!

Если вы все еще испытываете трудности при написании бизнес-писем на английском, не беда! Записывайтесь на занятия в Wall Street English! Наши опытные преподаватели восполнят ваши пробелы и научат вас общаться и вести полноценную переписку на языке Шекспира! Главное – не сдавайтесь, пробуйте и старайтесь. Мы уверены, что при желании любой человек может отлично овладеть английским!

Правила оформления делового письма образец

Общие правила оформления деловых писем

Помимо структуры, еще одной важной составляющей грамотного делового письма является его аккуратное оформление.

1. Бланк. Деловое письмо должно быть оформлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация:
2. название организации
3. физический адрес организации
4. телефон и факс
5. web-сайт и e-mail.

Также на бланке могут быть отражены реквизиты организации и её логотип.

Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро узнать отправителя и направить ответное письмо на правильный адрес.

Поля . Деловое письмо обязательно должно иметь поля: слева – около трёх сантиметров, справа – около полутора. Советуем Вам пользоваться стандартными формами Microsoft Word. Поля необходимы для возможных заметок, которые будет делать адресат, а также для подшивки письма в архивную папку.

Регистрационный номер письма . включающий в себя дату подписания письма руководителем, необходим для Вашего же удобства. Например, Вы решили отправить письмо в другую организацию и не присвоили ему дату и номер. А если эта компания получает несколько тысяч писем в день, как Вы будете отслеживать судьбу своего послания? Обычно ищут по дате и номеру. Особенно это актуально для государственных учреждений. Письмо-ответ помимо собственного исходящего номера должно также содержать информацию о номере входящего письма, ответом на которое оно является. Регистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма. Естественно, что в любой организации входящие и исходящие письма должны аккуратно регистрироваться. Пример: Исх. №546 от 28.07.2008 на вх. №321 от 25.07.2008

Шапка письма, содержащая обращение к адресату, размещается чуть ниже регистрационного номера и обычно оформляется следующим образом: должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. Непосредственно обращение оформляется по центру письма и заканчивается восклицательным знаком. Шапка может быть выделена жирным шрифтом. Пример:

Генеральному директору

ООО «Конкорд»

Добровольскому П.И.

Уважаемый Павел Ильич!

Шрифт письма принципиальным образом влияет на его восприятие адресатом. Шрифт не должен быть слишком мелким или слишком крупным. При этом, он должен быть одинаковым на всём протяжении письма. Стандартной практикой является использование шрифта Times New Roman с 12-м размером кегля и единичным интервалом между строками. Но если Вам известно, что у адресата плохое зрение, проявите заботу – увеличьте шрифт письма.К выбору шрифта писем личной деловой переписки (приглашения, поздравления, соболезнования и т.п.) можно подойти более творчески.

Нумерация листов особенно важна для писем, объем которых превышает 2 страницы, а особенно для тех, что содержат приложения. При проставлении нумерации листов в текстовом редакторе Microsoft Word мы рекомендуем Вам пользоваться функцией «Колонтитулы» — «Вставить автотекст» — «Стр. № из всего». Это позволит адресату правильно оценить общий объем письма и не перепутать последовательность его страниц.Нумерация проставляется в нижнем правом углу листа.

Информация об исполнителе должна обязательно содержаться во всех деловых письмах, которые подписывают топ-менеджеры компании и руководители подразделений. Это позволит адресату быстро найти конкретного специалиста, отвечающего за решение вопроса в компании-отправителе.Информация об исполнителе должна содержать его ФИО (желательно полностью, иначе Вашему контрагенту будет сложно начинать телефонный разговор, который может потребоваться для выяснения дополнительной информации) и номер контактного телефона – рабочего или мобильного. Также желательно указать адрес электронной почты.Информация об исполнителе пишется в самом конце письма после подписи. Кегль его шрифта должен быть на одну или две единицы меньше шрифта основного текста письма.

Приложения . Если письмо содержит приложения, то они оформляются на отдельных листах. При этом нумерация листов может быть общей для всего документа или отдельной для основного письма и каждого приложения. Информация о приложениях должна содержаться в теле основного письма перед подписью. Пример: К данному письму прилагается 2 документа на 3-х листах:

1. акт сдачи-приемки выполненных работ в двух экземплярах
2. счёт-фактуры.

С уважением, Главный бухгалтер мебельной фабрики «Заря» Никитина Н.К.

Пример грамотно оформленного делового письма Вы можете посмотреть здесь

ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ. СТРУКТУРА ПИСЬМА

Обычно служебное письмо состоит из нескольких типовых структурных элементов:

1. Область заголовка.

В этой части письма слева размещается угловой штамп организации с указанием наименования организации, ее почтовых и других реквизитов, а также регистрационный номер и дата регистрации письма как исходящего документа. Если служебное письмо является письмом-ответом, то здесь же указывается, на какой документ отвечает данное письмо.

В правой части заголовка размещаются реквизиты адресата.

Ниже углового штампа размещается заголовок к тексту документа. Языковая конструкция заголовка может иметь вид:

предлог о + сущ. в предложном падеже: О поставке автомобилей

по вопросу о + сущ. в предложном падеже: По вопросу о поставке запчастей

касательно + сущ. в родительном падеже: Касательно заказа на поставку и т. п.

Пример (из Приложения к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти):

Правила ведения деловой переписки. Оформление делового письма

Пиши просто.

Пиши так, чтобы это запоминалось.

Пиши так, чтобы на это хотелось бы взглянуть.

Пиши так, чтобы читать тебя было бы интересно .

Бернет Лео

Достаточно часто первый деловой контакт – это письмо, и если не придавать должного внимания этикету делового письма, то знакомство может не состояться и вы можете потерять клиента и делового партнера.

Очень важно уметь правильно писать деловые письма, благодаря чему складывается благоприятное впечатление о вас лично и о компании в целом.

Правила составления деловой корреспонденции и ведения переписки сформировались более 150 лет назад. Принято считать, что впервые они были введены в Англии. При составлении деловых писем зарубежным и отечественным партнерам стоит учитывать некоторые особенности. о которых будет сказано чуть ниже.

Но, несмотря на различия, есть и общие правила, которые характерны как для российского, так и для зарубежного этикета делового письма.

Во-первых, перед тем как начать писать письмо деловому партнеру, стоит определиться по следующим пунктам:

1. Вид письма (сопроводительное, письмо-заказ, письмо-извещение, письмо-заказ, письмо-напоминание, письмо-презентация, письмо-отказ, гарантийное письмо и т. д.).

2. Предполагается ли получение ответного письма. В некоторых ситуациях ответ не письмо не требуется, например письмо-презентация.

3. Будет ли содержание письма однозначно и точно понятно вашему адресату. Не возникнут ли неясности относительно вопроса переписки?

4. Уверены ли вы, что письмо, отправленное почтой, дойдет в срок? Если нет, то лучше воспользоваться факсом, услугами почтовых служб экспресс-доставки ( DHL. UPS и др.) или отправить письмо по электронной почте.

Во-вторых, тон письма должен быть корректным, даже если это письмо-претензия. Вежливое и простое изложение вопроса звучит убедительно и, как правило, избавляет от излишней переписки. Следует также избегать неточностей и двусмысленности формулировок, слишком частого употребления профессиональных терминов и ненужных сокращений, поскольку это может привести к необходимости последующих уточнений и в итоге к затянувшейся переписке.

В-третьих, деловое письмо должно быть написано только на фирменном бланке организации, сотрудником которой вы являетесь. Фирменный бланк – это своеобразная визитная карточка компании, поэтому к письму следует относиться с особым вниманием.

В-четвертых, письмо должно состоять из нескольких абзацев, в каждом из которых выражается законченная мысль. Абзацы должны быть не слишком длинными, чтобы текст было легко читать. Можно следовать правилу: первый и последний абзацы – не более четырех машинописных строк, а все остальные – не более восьми. Абзац, содержащий менее четырех строк, нецелесообразно переносить на следующую страницу. В деловом письме лучше избегать переносов слов.

Письмо надо набирать шрифтом Times New Roman Cyr размером 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15 и Times DL размером 12, 13, 14 через 1–2 межстрочных интервала.

При оформлении деловых писем номер страницы указывают в нижнем правом углу, а в других деловых документах –вверху посередине страницы.

На бланках формата А4 текст письма рекомендуется набирать через 1,5–2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее – через один. Реквизиты, состоящие из несколько строк, печатаются через один межстрочный интервал.

В нашей стране порядок оформления документов регламентируются нормативными документами, и в первую очередь ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документации».

ГОСТом установлено два стандартных формата бланков документов: А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Каждый документ, написанный как на бланке, так и просто на листе бумаги, должен иметь поля (не менее): левое – 20 мм правое – 10 мм, верхнее – 20 мм, нижнее – 20 мм.

Такие требования к оформлению документов закреплены российским законодательством, но можно соблюдать их и при составлении деловых писем зарубежным партнерам.

В зависимости от того, какие у вас отношения с адресатом, обращение может начинаться со слов «уважаемый» плюс фамилия (имя, отчество) или «дорогой» плюс имя и отчество (имя) и заканчиваться словами благодарности за сотрудничество. Перед подписью принято писать «С уважением. » или «Искренне Ваш. ».

При обращении в письме такие слова, как «уважаемый», «господин», «госпожа», «заместитель директора», «начальник отдела» и т. д. следует писать полностью. В противном случае получатель может подумать, что вы на самом деле не сильно его уважаете. Не стоит писать «Ув. г-н директор». Такое сокращение неуместно и звучит непочтительно.

В официальных письмах не принято обращение к адресату на «ты», даже если вы достаточно близко знакомы и вас связывают не только деловые, но и дружеские отношения с данным человеком.

Пример из жизни

Алексею американская привычка обращения на «ты» стоила потери высокооплачиваемой работы. Проработав в США достаточно долгое время и привыкнув обращаться к своему американскому начальнику просто «Джонни», Алексей в письме к потенциальному российскому работодателю обратился на «ты»: «Дорогой Николай!» Такое приветствие глава российской компании воспринял как фамильярное и панибратское. В России обращение по имени-отчеству – это знак уважения и способ соблюдения определенной дистанции и субординации. После получения письма дальнейших контактов со стороны работодателя не последовало, а соискатель долго думал, в чем проблема.

При оформлении делового письма российскому партнеру важно соблюдать еще несколько правил.

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору

ОАО «АльфаЮвелир»

В. А. Лагунину

или

АО «БетаЮвелир-Холдинг»

главному бухгалтеру

В. М. Кочетову

В случае если вы используете сокращения «г-ну», «г-же», то сначала надо написать фамилию, после инициалы получателя.

Документ должен быть адресован не более чем четверым получателям. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не пишут. Если число получателей больше, составляют список рассылки документа.

При отправлении письма юридическому лицу, в адрес организации, указывают его наименование, затем почтовый адрес.

ООО «ГаммаЮвелир»

Профсоюзная ул. д. 82, Москва,

117393

При отправлении документа физическому лицу сначала указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Образцову О. П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл. 301264

Отметку о приложении, названном в тексте письма, оформляют следующим образом.

Приложение: на 5 л. в 2 экз .

Если письмо содержит приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и количество экземпляров при наличии нескольких приложений их нумеруют.

1. Положение о ведении внутреннего учета на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов отдела продаж на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если приложение отправляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

— указание должности лица, подписавшего документ: полное – если документ оформлен не на фирменном бланке, сокращенное – если документ оформлен на официальном бланке компании

ООО «Гамма-ювелир» Личная подпись А. А. Борисов

Деловое письмо: особенности оформления

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2008, N 3

Деловое письмо: особенности оформления

Выход на внешний рынок связан с соблюдением определенных этических норм ведения бизнеса, принятых за рубежом. В эти нормы входят и правила ведения деловой переписки, соблюдение которых поможет выгодно представить деятельность вашего предприятия, избежать каких-либо недоразумений, наладить долгосрочные контакты и, в конечном счете способствовать коммерческому успеху.

Несмотря на появление таких современных средств связи, как спутниковая, компьютерная и т.д. переписка занимает до 80% от общего объема документации и является основным средством управленческой коммуникации.

Деловая переписка — основное официальное средство общения между организациями, организациями и частными лицами. Значит, при ее составлении следует учитывать сложившиеся правила. Во-первых, это обеспечит юридическую силу документов и, во-вторых, поможет достичь цели — побудить адресата к определенным, нужным вам действиям.

Понятие «деловая переписка» объединяет разные виды документов: служебные письма, телеграммы, телефонограммы, докладные записки и т.д.

Самый распространенный вид деловой переписки — деловые (служебные) письма. Особенности их содержания во многом зависят от того, для какой цели они составляются. Однако существуют общие требования составления и оформления, которые обязательны для любого письма. Говоря о правилах составления делового письма, следует разделять их на правила, относящиеся к форме документа, т.е. правила оформления, и на требования к содержанию.

В российских учреждениях, организациях и на предприятиях деловые письма, направляемые в сторонние организации, составляются на специальных бланках для писем. Это стандартные листы бумаги, как правило, формата А4 (для небольших по объему содержания писем может применяться формат А5). На них отображаются реквизиты с постоянной информацией об учреждении, фирме и т.п. позволяющей их идентифицировать. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 в состав реквизитов бланка входят следующие: Государственный герб Российской Федерации или субъекта Российской Федерации эмблема организации код организации — автора письма наименование автора письма справочные данные об организации — авторе письма. Кроме того, обозначается место для следующих реквизитов: дата, регистрационный индекс, ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа, адресат, заголовок к тексту.

Каждый из реквизитов письма имеет особенности в использовании и оформлении.

Государственная символика (Государственный герб или герб субъекта РФ) используется только для организаций государственной формы собственности и регулируется Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ, а также законодательными и нормативными актами субъектов РФ. Эмблема же может помещаться на бланках предприятий и организаций всех форм собственности.

Автор письма (реквизит «Наименование организации») — это, как правило, организация, от имени которой письмо направляется по тому или иному адресу (хотя иногда автором может являться и структурное подразделение).

Для того чтобы документ имел юридическую силу, на бланке указываются наименование вышестоящей организации, если есть отраслевое подчинение, точное (в соответствии с уставом или положением) и полное название организации или предприятия. Первое характерно для государственных организаций. Если в уставе закреплено сокращенное наименование, то оно помещается в бланке под полным наименованием и пишется в скобках.

Гражданский кодекс РФ содержит норму, по которой в фирменные наименования юридических лиц включается их организационно-правовая форма (например, общество с ограниченной ответственностью, закрытое акционерное общество и т.д.). Одним из требований к наименованию организации — автора письма является помещение организационно-правовой формы на бланк.

Реквизит «Справочные данные об организации» включается в бланк письма для осуществления обратной связи. Справочные данные об организации необходимы для почтовой, телеграфной, телефонной, электронной связи с организацией, а также для выполнения расчетно-денежных операций в банке, счет которого указан на документе.

Почтовые и телеграфный адреса оформляются в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 N 725. При этом должен соблюдаться следующий порядок адреса:

— наименование адресата

— название улицы, номер дома, номер квартиры

— название населенного пункта (города, поселка и т.п.)

— название области, края, автономного округа (области), республики

— страна (для международных почтовых отправлений)

— почтовый индекс.

Банковские реквизиты необходимы только на письмах по вопросам расчетно-денежных операций, например на гарантийных письмах.

Реквизиты «Код организации», «Основной государственный номер юридического лица» и «Идентификационный номер налогоплательщика/Код постановки на учет» являются идентифицирующими признаками организации-автора. Позволяют установить, что организация — автор документа зарегистрирована государственными органами как юридическое лицо, является хозяйствующим субъектом и поставлена на учет в налоговом органе.

Реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный номер документа» — это реквизиты, придающие документу юридическую силу. Они позволяют доказать факт существования официального документа. Устанавливают ответственность организации-автора за достоверность информации и подлинность документа.

Дата письма оформляется цифровым способом, арабскими цифрами, в одну строку двумя парами цифр, обозначающими день месяца, месяц и полным написанием года, например 25.12.2005 при этом не ставится слово «год», буква «г» с точкой или точка, за исключением случая, когда датой заканчивается предложение.

В соответствии с международными стандартами элементы даты могут иметь другую последовательность: год, месяц, число (2005.09.01).

В письмах финансового содержания применяется использование словесно-цифрового оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква «г» с точкой или слово «год», например 05 декабря 2005 г./года.

Дату на документе проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при его подписании.

В регистрационный индекс письма рекомендуется включать индекс структурного подразделения или участка деятельности, где был подготовлен проект документа, номер дела (по номенклатуре дел), куда письмо будет помещено после окончания работы с ним, и порядковый номер письма. Например: 02-08/24, где 02 — индекс структурного подразделения, подготовившего письмо 08 — номер дела (файла) 24 — порядковый номер письма.

В небольших фирмах, не имеющих структурных подразделений, соответствующий элемент может быть заменен на индекс участка деятельности (кадровая работа, реклама, организация транспортных услуг и пр.) или на индекс конкретного исполнителя.

Реквизит «Адресат» обеспечивает правильность адресации и, как следствие, гарантию доставки. Письма адресуются организации (в именительном падеже), структурному подразделению (в именительном падеже), должностным или физическим лицам (в дательном падеже).

При адресовании письма руководителю организации или его заместителю наименование организации входит в состав наименования должности адресата. Инициалы должностного лица ставятся перед фамилией, например:

Генеральному директору

ЗАО «Стройсервис»

И.Н. Иванову

Адресование письма руководителям структурных подразделений или специалистам начинается с указания наименования организации, например:

ЗАО «Радуга»

Начальнику отдела продаж

С.И. Петрову

При обращении к должностному лицу может употребляться специальное слово-обращение (господин, академик, профессор и т.п.). При этом инициалы ставятся после фамилии, например:

Президенту АКБ «Инвесткредит»

г-ну Прохорову Г.А.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Если письмо отправляют в несколько однородных организаций, их указывают обобщенно, например:

Директорам

машиностроительных

заводов

При отправке письма в разные организации реквизит «Адресат» не должен содержать более четырех адресов. Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресом не пишется. При направлении письма более чем в четыре адреса составляется список рассылки, и на каждом письме указывается только один адрес.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Адрес не проставляется на письмах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам, например:

Директору ОАО «Янтарь»

О.Н. Петрову

Мира ул. д. 7,

г. Пермь, 413425

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, а затем почтовый адрес, например:

Красновой Ю.И.

Бойцовая ул. д. 5, кв. 3,

г. Химки, Московская обл.,

148012

Реквизит «Заголовок к тексту». Практически любое письмо должно иметь заголовок. Он составляется исполнителем после того, как письмо подготовлено. Заголовок обязателен для писем, подготовленных на бланках формата А4. На письмах, имеющих небольшой по объему текст, подготовленных на бланках формата А5, заголовок не составляется. Основное требование к заголовку — быть кратким, но точно отражать содержание письма. Заголовок к тексту письма должен отвечать на вопрос: «О чем?», например:

— Об организации научной конференции

— О нарушении условий договора N 21 от 10.02.2005

— О предоставлении кредита

— Об аренде помещений.

Заголовок располагается над текстом письма под реквизитами бланка. Печатают его без кавычек и без подчеркиваний в одну или несколько строк, длина строки — не более 28 знаков.

Заголовок является поисковым признаком письма. Его наряду с датой, регистрационным номером и фамилией автора вводят в базу данных о документе при его регистрации и постановке на контроль. Это позволяет быстро найти письмо по его содержанию. Именно поэтому важно сформулировать заголовок к тексту делового письма.

Реквизит «Текст документа» — это основной реквизит документа, придающий ему юридическую силу. Он позволяет установить цели и причины (мотивы) создания документа, проанализировать зафиксированные факты, ситуации, выводы, просьбы, предложения автора.

Деловые письма печатаются только на лицевой стороне листа через полтора интервала. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» не устанавливает требований к шрифтам, используемым при изготовлении документов. Основное требование к шрифтам заключается в том, что они должны быть хорошо читаемыми.

Наиболее важными показателями шрифта являются: гарнитура (характер рисунка) и кегль (размер печатной литеры по вертикальной оси, измеряемый в пунктах (пункт — 0,376 мм)).

Наиболее щадящим для человеческого глаза является шрифт пишущей машинки. Поэтому в большинстве инструкций по делопроизводству при изготовлении документов в текстовом редакторе Word for Windows рекомендуется применять шрифты, приближенные именно к шрифту пишущей машинки:

— гарнитура Times New Roman, кегль — 13, 14, 15

— гарнитура Arial, кегль 12, 13, 14.

Оптимальным для зрения является шрифт Times New Roman 14-го кегля. При изготовлении таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров, но не меньше 10-го. Контрастность печати должна обеспечивать качественное воспроизведение документа средствами копировально-множительной техники.

Отметка о наличии приложения. Этот реквизит не является обязательным. Он проставляется в том случае, если письмо имеет приложения. Слово «Приложение» печатается от левого поля подтекстом. Существует несколько способов оформления этого реквизита.

Если в тексте письма упоминается название приложения (например, «Направляем вам проект инструкции по делопроизводству. «), то отметка о нем оформляется следующим образом:

Приложение: на 10 л. в 2 экз.

Если в тексте письма приложение не называется, то отметка о приложении содержит его полное название, количество страниц и экземпляров:

Приложение:

Проект Договора о поставках

от 02.10.2005

N 02-08/24 на 5 л. в 2 экз.

Если к письму прилагаются несколько документов, то документы-приложения нумеруются и в каждом указывается количество страниц и экземпляров:

Приложение:

1. Инструкция по делопроизводству

на 10 л. в 2 экз.

2. Проект Договора о поставках

от 02.10.2005

N 02-08/24 на 5 л. в 2 экз.

В случае, когда письмо направляется нескольким адресатам, а приложение предназначено только одному из них, отметка о наличии приложения содержит следующие сведения:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

Если приложение сброшюровано, то количество страниц в нем не указывается, например:

Приложение: в 1 экз.

Реквизит «Подпись» — это реквизит, придающий документу юридическую силу. Позволяет определить, подписано ли письмо должностным лицом, полномочным принимать решения. Как правило, право подписи является прерогативой руководителя организации или его заместителей. Такое право может быть предоставлено и руководителям структурных подразделений. Право подписи должно быть закреплено во внутреннем правовом акте, например в уставе, положении о предприятии или структурном подразделении и т.п.

Реквизит «Подпись» располагается после текста письма и ограничивается левым и правым полями. Он состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи и расшифровки подписи. В расшифровке подписи сначала указывают инициалы, затем фамилию, при этом ни скобки, ни косые линии не проставляются.

Служебные письма практически всегда составляются на бланках. В этом случае название организации не входит в состав должности лица, подписавшего письмо, например:

Директор Н.И. Попов

Однако бывают случаи, когда письма составляются не на бланке (например, письмо подготовлено двумя организациями), тогда подпись выглядит следующим образом:

Директор ООО «Агат» Н.И. Попов

Вице-президент Л.П. Соколов

Ассоциации предпринимателей

При оформлении письма на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

Если письмо подписывают руководители обеих организаций, т.е. лица, занимающие равные должности, их подписи располагают на одном уровне, например:

Генеральный директор Председатель правления

ЗАО «Эдельвейс» АБ «Мечта»

________ Н.П. Гришин ________ А.М. Славкин

Несколько подписей могут стоять и под письмом, подготовленным в одной организации. Это касается в основном писем финансового характера. Их подписывают руководитель организации и главный бухгалтер. В этом случае их подписи располагают в последовательности, соответствующей занимаемым должностям:

Директор К.Т. Морозов

Главный бухгалтер Г.И. Федотова

Следует отметить, что действующими нормативными актами не предусмотрено проставление в документах факсимильной, т.е. вырезанной на штампе, подписи руководителя. По ГОСТ Р 6.30-2003 требуется личная подпись руководителя, проставляемая от руки.

Реквизит «Печать» — реквизит, придающий документу юридическую силу. Наличие печати обязательно не на всех документах. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

В государственных учреждениях применяют гербовую печать организации и печать структурного подразделения (например, печать отдела кадров), в негосударственных организациях — приравненную к гербовой фирменную круглую печать организации. Каждая организация на основании действующего законодательства и других нормативных актов должна разработать перечень своих документов, на которых обязательно ставится печать.

В деловой переписке печати используются достаточно редко. Заверения подлинности требуют письма финансового характера. Всегда заверяются печатью гарантийные письма. Для удостоверения прочих писем достаточно наличия бланка и подписи компетентного лица.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал конец наименования должности лица, подписывающего документ (захватывать начало подписи не следует, так как в некоторых случаях необходимо четкое различение подписи для ее дальнейшей идентификации).

Отметка об исполнителе — это реквизит, о котором часто забывают, хотя он может значительно облегчить работу, особенно если письмо подготовлено в крупной организации. Этот реквизит включает в себя фамилию и номер телефона или фамилию, имя, отчество и номер телефона специалиста, который непосредственно готовил документ, а значит, и хорошо разбирается в проблеме, например:

Михайлов

123 45 67

или:

Михайлов Иван Сергеевич

123 45 67

По указанному номеру телефона легко можно получить всю интересующую информацию, не обращаясь к руководству организации и не занимаясь долгими поисками нужного сотрудника. При этом второй вариант оформления отметки об исполнителе более предпочтителен, так как знание имени исполнителя облегчит контакт с ним.

Отметка об исполнителе размещается в левом нижнем углу на лицевой или оборотной стороне последнего листа письма.

За границей формальным сторонам корреспонденции уделяется больше внимания, чем у нас. Чтобы не испортить хорошие отношения с партнерами или друзьями за рубежом, этикет переписки должен всегда строго соблюдаться.

Первое письмо должно создать благоприятное впечатление о фирме, ее деятельности и о вас лично. С получением послания начинается первая безличная встреча с вами. Эта встреча может привести в дальнейшем к заключению взаимовыгодной сделки или, наоборот, стать последней.

Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже незначительное отступление от правил может сделать его неправомочным с юридической точки зрения. Это особенно важно, если принять во внимание, что за рубежом не принято ставить печать на коммерческие документы, достаточно одной подписи уполномоченного лица даже на заказах, отчетах и гарантийных письмах.

Письма следует писать таким образом, чтобы получателю было легко сделать то, что от него требуют. Вы быстрее получите ответ в том случае, когда отправите готовые конверты с адресом и адресату нужно будет просто пометить соответствующие варианты, чем если бы ему пришлось писать письмо самому.

В том случае, если по рассматриваемому вопросу принято положительное решение, письмо целесообразно начинать с формулировки решения, и наоборот, отрицательное решение, по совету психологов, лучше помещать в конце письма.

Формулируя отказ, нужно быть максимально корректным, чтобы не потерять партнера.

Включайте в письмо постскриптум (P.S.) и помещайте в этот раздел наиболее важную информацию. Психологи считают, что когда люди получают письмо, то они сначала читают приветствие, а потом постскриптум. Поэтому в P.S. следует обрисовать самые заманчивые выгоды, приглашения к действию, все то, что внушает, вдохновляет, создает чувство необходимости и безотлагательности. Писать P.S. — большое искусство. В некоторых письмах P.S. пишут от руки, чтобы доказать адресату, что отправитель послал ему личное, индивидуальное письмо, а не отпечатанный лист бумаги, отправляемый тысячам других людей.

Каждую новую мысль или идею начинайте с красной строки и выражайте эту мысль как можно проще и лаконичнее. Помните, что длинные фразы звучат официальнее, чем короткие. Следуйте правилу: короткие слова — короткие фразы (10 — 12 слов) — короткие абзацы (от двух до четырех предложений). Наибольшего зрительного эффекта вы добьетесь, если сохраните такие его пропорции: в ширину абзац должен быть больше, чем в длину. Не рекомендуется:

— разрывать абзац так, чтобы одна строка оставалась на первой странице, а все остальные — на второй

— переносить от абзаца одну строку на следующую страницу — там должно быть не менее двух строк

— заканчивать страницу словом, разделенным переносом, или словом с дефисом.

Письмо не должно быть длинным, оно, как правило, занимает одну страницу. Все подробности о товаре, его техническое описание и т.д. следует изложить в специальном буклете, прикладываемом к письму. Максимальный размер письма — две страницы. Психологи считают, что больший объем не воспринимается адресатом.

Не залезайте на поля. Имейте в виду, что широкие поля делают письмо более легким для чтения и более привлекательным. Широкие поля создают впечатление «свободного пространства» на странице, что также привлекает внимание к тексту, придает ему значимость. В идеале поле документа не должно быть строгим (другими словами, правые концы всех строчек не должны находиться на одной прямой) это придает документу более дружеский и доступный вид. Однако, если документ должен выглядеть как строгий и официальный, если вы опасаетесь, что страница будет казаться неряшливой, в этом случае строгое правое поле создаст эффект «приведения в порядок» страницы.

В вашем письме не должно быть ошибок, опечаток, неправильно или нескладно построенных фраз. Грамматические ошибки, отсутствие знаков препинания или неправильное их использование могут свести на нет все ваши усилия.

Деловые письма пишутся на аккуратно обрезанной, только белой бумаге (для частных писем при желании можно брать бумагу другого цвета). Конверт должен быть того же цвета и плотности, что и бумага. Никогда не пользуйтесь нестандартными конвертами и бумагой для вашей переписки. Если конверт прозрачный, то письмо вкладывают сначала в сложенный вдвое лист чистой бумаги, а затем — в конверт. Складывается письмо текстом внутрь, не более, чем в два раза. Наиболее важные деловые письма желательно не сгибать, а посылать в большом плотном конверте. При отправке письма с курьером или через третье лицо конверт не запечатывают.

Забота о профессиональной репутации, этикет требуют очень внимательного отношения и к канцелярским принадлежностям. Естественно, слова вашего письма останутся теми же самыми независимо от того, будет ли лента вашей машинки новой или старой, используете вы для печати компьютер с лазерным принтером или с матричным. Но в одном случае о вас будут говорить как о деловом человеке, который стремится укреплять свой имидж даже в мелочах, а в другом решат, что вы не хотите думать об удобочитаемости и прочих «пустяках».

Подписывайте письмо цветом чернил, отличным от тех, которыми был напечатан текст.

Отвечать на полученные вами письма или даже открытки желательно как можно быстрее, не позднее чем через три — пять дней после их получения. В случае задержки сообщите о получении, попросите извинения и объясните причину несвоевременного ответа.

Итак, существуют определенные каноны написания деловых писем, несоблюдение которых может не только отразиться на престиже фирмы, но и помешать заключению выгодных контрактов. Соблюдение же этих правил будет залогом успеха вашего дела и будет свидетельствовать о вас как о солидном партнере с устойчивым финансовым положением и серьезными намерениями.

И.Гущина

Преподаватель

Института туризма и гостеприимства

Деловая переписка, бланк письма – правила написания деловых писем

Различные примеры делового письма (или служебного) представлены в разделе «образцы писем». Здесь и сейчас давайте рассмотрим основные правила деловой переписки, освоение которых позволит вам уменьшить затраты времени на ведение делопроизводства.

Бланк письма

Главное правило – всегда используйте фирменный бланк для написания делового письма. Этим вы подчеркнете солидность своей организации, как говорится «встречают по одежке». Вид используемых бланков и состав реквизитов (по-другому элементов оформления) письма должен быть закреплен, например, приказом организации, если есть инструкция по делопроизводству, то тогда там.

Данная статья написана с учетом рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003 Требования к оформлению документов. И согласно этому стандарту можно использовать бланк письма с угловым расположением реквизитов или бланк письма с продольным вариантом их расположения.

Бланк письма должен содержать информацию об организации, позволяющую легко ее идентифицировать. Например, логотип, наименование организации, сокращенное наименование (если закреплено в учредительных документах), почтовый адрес, контактные телефоны, адрес сайта и электронной почты и другие данные организации, либо что-то из перечисленного можно исключить. Строго это никакими нормами не регламентируется.

Каждый лист письма должен иметь поля не менее (т.е. больше можно) слева – 20 мм, справа – 10 мм, сверху и снизу – 20 мм. Если деловое письмо более одного листа, начиная со второго, их нумеруют посередине и сверху. Если есть приложения, то каждое нумеруется отдельно.

Правила деловой переписки

Для ведения деловой переписки используется естественно официально-деловой стиль, его характеризует краткость и ясность изложения сути вопроса, стандартизация используемых фраз, соответствие нормам этикета.

Деловое письмо необходимо составлять по одному вопросу или нескольким, но взаимосвязанным. Если вам надо в одну и ту же организацию обратиться по различным тематикам, то напишите несколько писем в один адрес.

Согласно правилам ведения деловой переписки принято отвечать на все письма, за исключением присланных для сведения. Оперативно и четко отвечайте на все поставленные вопросы. Задержка с ответом расценивается как отказ от сотрудничества.

Текст делового письма должен быть написан простыми фразами (не нужны витиеватые обороты речи) в нейтральном тоне (не надо никакой эмоциональности, чрезмерной любезности, грубости) без излишних подробностей (которые не относятся к рассматриваемому вопросу). Постарайтесь обойтись без орфографических и пунктуационных ошибок.

Вы должны четко представлять цель делового письма – новое сотрудничество, увеличение продаж, изложить претензии, ускорить оплату услуг, выразить соболезнование, пригласить на презентацию, поздравить и т.д.

Правилами деловой переписки в соответствии с этикетом допускаются такие варианты обращения :

«Уважаемый господин Новосельцев!» – предполагает дистанцию и носит более официальный характер,

«Уважаемая Евгения Станиславовна!» – показывает налаженность деловых отношений, преуменьшает дистанцию,

«Уважаемые господа!» – употребляется при коллективном обращении.

Структура текста делового письма обычно состоит из следующих частей:

сначала объясняют причины, основания, цели написания письма,

затем предлагаются с вашей точки зрения решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации,

завершают послание кратким резюме, подведением итогов («надеемся…», «уверены…»).

Как излагается деловое письмо :

Просим предоставить данные о. подтверждаем получение…, направляем на рассмотрение проект договора… и т.п.

Или ЗАО «Канитель» гарантирует оплату…, ООО «Капелька» сообщает о получении… и т.п.

В деловой переписке возможно использование фраз этикетного характера в заключительной части текста над подписью, например:

С уважением, «Искренне Ваш»

или в более позитивном ключе –

«С наилучшими пожеланиями»,

«С надеждой на продолжение сотрудничества»,

«С интересом ждем от Вас новых предложений»,

«Всегда рады оказать Вам услугу» и др.

Источники:
business-letters.ru, www.doc-style.ru, ardic.ru, hr-portal.ru, delo-ved.ru

Следующие бланки:

05 августа 2021 года

Как оформить деловое письмо в Великобритании

Али Хейл

Я рассказал о написании деловых писем в США, но я знаю, что у нас тоже есть ряд читателей в Соединенном Королевстве — или читателей, которые могут захотеть написать компаниям в Великобритании. Я просто расскажу о форматировании здесь, вместо того, чтобы снова объяснять , почему каждый элемент включен, так что вы можете сначала прочитать статью о деловых письмах в США.

Британский формат аналогичен полному блочному формату США, за исключением следующих ключевых отличий для британских букв:

• Адрес возврата выровнен по правому краю
• Дата пишется как «15 мая 2008 г.», а не «15 мая 2008 г.».
• После имени получателя следует запятая, а не двоеточие.
• Объект (если есть) центрирован

В Великобритании стандартное деловое письмо выглядит так:

Как и в примерах для США, я разобью букву на основные элементы, работая сверху вниз.

Ваш адрес

Ваш адрес, также известный как «обратный адрес», идет первым (не используйте это поле, если вы используете фирменные бланки).

123 Old Road
Newtown
London
SW1 3AA

Ваш обратный адрес должен быть выровнен по правому краю.

Дата

Непосредственно под ним дата написания письма:

15 мая 2008 г.

В Великобритании день стоит перед месяцем, и можно поставить «st», «nd» или «th» после даты дня, например.«15-е», «1-е» или «2-е».

Вы можете разместить дату справа или слева от письма.

Имя и адрес получателя

Под этим вы должны указать имя и адрес получателя, как если бы они были указаны на конверте. Если вы используете конверт с окошком, убедитесь, что он будет виден, когда вставлена ​​бумага.

Имя и адрес получателя должны быть указаны слева.

Приветствие

После их адреса вы должны оставить строку и поставить «Уважаемый мистер Джонс», «Уважаемый Боб» или «Уважаемый сэр / мадам», соответственно.После этого поставьте запятую.

Приветствие должно быть выровнено по левому краю.

Тема

Вы можете указать тему своего письма — это часто бывает полезно для получателя, особенно если он получает много писем. Если вы все же включаете строку темы, она должна быть прямо под словом «Уважаемое имя», по центру страницы и может быть выделена жирным шрифтом, прописными буквами или и тем, и другим, чтобы выделить ее.

Текст вашего письма

В основной части письма должно быть:

• Одинарный интервал между строками
• Пустая строка (НЕ отступ) перед каждым новым абзацем

Каждый новый абзац должен начинаться с левой стороны.

Заключение и ваше имя и подпись

После основного текста ваше письмо должно заканчиваться соответствующей заключительной фразой, например «С уважением» или «С уважением», и запятой.

После закрытия оставьте несколько пустых строк (чтобы вы могли подписать письмо после его печати), затем введите свое имя. При желании вы можете указать свою должность и название компании в строке под этим.

Джо Блоггс
Директор по маркетингу, BizSolutions

Закрытие, ваше имя и подпись должны быть слева.

Все еще застрял? Попробуйте это упражнение по написанию писем — оно предназначено для школьников в Великобритании, но оно также подойдет для взрослых!

Хотите улучшить свой английский за пять минут в день? Оформите подписку и начните ежедневно получать наши советы по написанию и упражнения!

Продолжайте учиться! Просмотрите категорию Деловая переписка, проверьте наши популярные публикации или выберите соответствующую публикацию ниже:

Прекратите делать эти досадные ошибки! Подпишитесь на Daily Writing Tips уже сегодня!

• Вы будете улучшать свой английский всего за 5 минут в день, гарантировано!
• Подписчики получают доступ к нашим архивам с более чем 800 интерактивными упражнениями!
• Вы также получите три бонусные электронные книги совершенно бесплатно!

Попробовать бесплатно

советов, как написать письмо с коммерческим предложением, как профессионал, и дать толчок вашему бизнесу

1.Что такое письмо с коммерческим предложением?
2. Почему вам нужно написать письмо с коммерческим предложением
3. Типы писем с коммерческими предложениями
4. Структура письма с коммерческими предложениями
5. Формат письма с деловыми предложениями
6. Советы по написанию убедительных писем с деловыми предложениями
7. Распространенные ошибки в письменном виде письма с коммерческим предложением
8. Контрольный список для письма с коммерческим предложением
9. Как отправить личное деловое предложение по электронной почте
10. Что делать после того, как вы отправили свое коммерческое предложение
11.Примеры письма с коммерческим предложением
12. ЗАДАЧА КЛИЕНТКО
13. ПРОФИЛИ РЕШЕНИЕ
14. ПРЕИМУЩЕСТВА ПРЕДЛАГАЕМОГО РЕШЕНИЯ

Полезные инструменты:
1. Newoldstamp — Маркетинговая подпись электронной почты
2. Mailchimp — Конструктор и отправитель электронной почты
3. Маркетинг электронной почты Hubspot — Платформа автоматизации маркетинга
4. MailerLite — Конструктор целевых страниц
5. Canva — Онлайн-инструмент для создания дизайна

Мы продолжаем наш обзор деловых писем и их различных типов.На этот раз мы выбрали письмо с коммерческим предложением. Этот деловой документ широко используется во многих сферах — от поиска работы до продаж. Вам может потребоваться написать это в любой момент вашей жизни. И здесь нам пригодится наш гид.

В этой статье мы рассмотрим все основные аспекты того, как написать письмо с коммерческим предложением. Мы рассмотрим такие основы, как определения и типы, дадим вам рекомендации по правильному формату и структуре письма с коммерческим предложением, дадим несколько советов и передовых методов, а также предоставим пример письма с коммерческим предложением.Мы надеемся, что вся информация здесь окажется для вас полезной.

через GIPHY

Давайте начнем с основ, не так ли?

Что такое письмо с коммерческим предложением?

Проще говоря, письмо с коммерческим предложением — это письмо, в котором вы предлагаете свой продукт или услугу потенциальному клиенту и объясняете причины их использования. Следующий список даст вам лучшее представление о том, что это такое.

Итак, что вам нужно знать о письме с коммерческим предложением?

• Это торговый документ.
• Деловое предложение пишет тот, кто продает, тому, кто (потенциально) покупает.
• Это заявление о вашем продукте или услуге с объяснением того, как они могут решить проблемы клиента.
• Его цель — обеспечить партнерство между вашим бизнесом и бизнесом вашего потенциального клиента.
• Деловые предложения могут быть запрошены (формально или неофициально) или незапрошены.
• Существуют особые требования к формату и структуре бизнес-предложения.
• Деловые предложения можно отправлять как по почте, так и по электронной почте.

Зачем нужно писать письмо с коммерческим предложением

Как упоминалось выше, целью письма-предложения для бизнеса является установление партнерских отношений с этим бизнесом. Другими словами, его цель — убедить вашего потенциального покупателя купить у вас или нанять вас в качестве поставщика услуг.

В зависимости от ситуаций и характера того, что вы делаете, может быть множество типов бизнес-предложений.Давайте рассмотрим самые популярные из них ниже.

Типы писем с коммерческими предложениями

Существует два способа классификации писем с деловыми предложениями. Первый — сгруппировать их по трем категориям: официально запрошенные, неофициально запрошенные и незапрошенные деловые предложения. Второй подход — разделить их на группы по целям.

• Официальные коммерческие предложения

Мы говорим об официально запрошенном предложении, когда потенциальный покупатель запрашивает его в письменной форме.В этом случае потенциальный клиент должен отправить вам запрос предложения (RFP) или какой-либо другой документ, например RFQ (запрос предложения), IFB (приглашение к участию в торгах) или RFI (запрос информации). Все эти письма предназначены для того, чтобы помочь вам понять требования клиента и составить индивидуальное деловое предложение.

Запрошенные официальные деловые предложения закладывают основу для более регулируемых деловых отношений. Их цель — расположить к себе клиента.

• Неформальные коммерческие предложения

Когда клиент спрашивает у вас предложение лично, а формальных требований к вашему предложению нет, это случай письма с неофициальным запросом бизнес-предложения.Это обычная практика, когда потенциальный клиент не смотрит на другие продукты. Их цель — формализовать ваши отношения с клиентом до начала делового сотрудничества.

Вы можете сравнить это с тем, когда человек подает заявку на работу, на которую работодатель не имеет других кандидатов, но по-прежнему запрашивает его резюме.

• Незапрошенные коммерческие предложения

Незапрошенные деловые предложения пишутся и отправляются потенциальному клиенту без его специального запроса.В большинстве случаев это маркетинговые брошюры, которые вы отправляете потенциальным клиентам, чтобы продемонстрировать свой продукт или услугу. Они более гибкие и менее персонализированные по сравнению с другими типами деловых предложений. Они также более применимы к практике холодных продаж. Их цель — информировать потенциальных клиентов.

Тендерные предложения обычно отправляются организациям, которые озабочены как услугами, так и ценой. Подрядчик публикует заявку на участие в торгах, и потенциальные поставщики делают ставки, отправляя предложения, в которых они указывают услуги, которые они могут предоставить, и стоимость этих услуг.

Предложения по исследованиям широко распространены в научном и академическом сообществе. Их цель — либо получить разрешение на проведение исследования, либо необходимое финансирование для него. В деловом мире организации, которым необходимо провести исследование (или те, которые могут его финансировать), могут принимать предложения от организаций, у которых есть необходимые ресурсы (люди и знания) для проведения конкретных исследований.

• Внутреннее предложение компании

Такие деловые предложения сотрудники компании пишут лицам, принимающим решения.Например, разработчик или руководитель группы решает добавить новую функцию в продукт компании. Он пишет предложение, адресованное техническому директору или генеральному директору, где подробно объясняет особенности и обосновывает их реализацию.

Заявка на грант направляется коммерческими, некоммерческими или частными лицами в организацию, предоставляющую грант, которая затем выбирает среди претендентов на основании ряда критериев. Хорошо написанное письмо-предложение, в котором объясняется, как вы или ваш бизнес соответствуете критериям донора, может принести вам значительную сумму денег, которая поможет вам воплотить ваши проекты в жизнь.

В зависимости от типа письма с коммерческим предложением формат и необходимые элементы также могут различаться. Ниже мы рассмотрим, как написать хорошее письмо с коммерческим предложением в целом, а также в более конкретных случаях.

Структура письма с коммерческим предложением

При написании письма с коммерческим предложением следует иметь в виду, что обычно требуется не один, а два документа — само предложение и сопроводительное письмо. Последнее часто является кратким изложением первого.В нем продавец представляет себя, перечисляет решения, сопоставляет их с требованиями заказчика и указывает цену. Это также более свободный документ, чем бизнес-предложение. В некоторых случаях сопроводительное письмо можно не указывать.

Письмо с запрошенным коммерческим предложением состоит из следующих компонентов:

— титульный лист

— содержание

— резюме

— постановка задачи

— цели

— методы

— перечень ресурсов и квалификаций

— график

— бюджет

— метрики

— обоснование

Незапрашиваемое коммерческое предложение не может содержать первых двух элементов.

Этот раздел также называется «Краткое изложение». В нем вы должны указать потенциальному покупателю причину, по которой он выбрал ваш продукт или услуги. Вы должны быть краткими, содержательными и по существу. Вам не нужно указывать здесь все свои льготы или вдаваться в подробности. Цель резюме — заставить вашего потенциального клиента прочитать предложение.

Здесь вам нужно представить себя или свою компанию. Ответьте на следующие вопросы:

• Чем вы занимаетесь?
• Какова ваша миссия?
• Какова ваша история?
• Почему вам следует доверять?

Изображение предоставлено Freepik

Представляя себя или свой бизнес, постарайтесь понять своего потенциального клиента и рассказать им, что они, вероятно, хотели бы услышать о вас.

• Представление проблемы или возможности

Здесь вам нужно написать, что вы предлагаете и почему это актуально. Покажите потенциальному клиенту, что вы понимаете его проблему или проблему и готовы ее решить. Представьте свое решение и свяжите его с конкретными аспектами проблемы.

В этом абзаце вы должны указать, что будет предлагать ваш продукт или услуга. Что ожидается в конце? Какие результаты вы ожидаете и какие результаты можете гарантировать? Это в основном определение KPI.

Это о том, как вы решите проблему своего потенциального клиента. Какие инструменты и инструменты вы будете использовать? Как и кем будет выполняться работа? Какие действия будут выполняться на каждом этапе? Почему?

Этот раздел можно объединить с предыдущим. В нем вам нужно просто перечислить все ресурсы, которые вы будете использовать. Вы можете предоставить небольшую информацию о каждом из них, если они являются частью предлагаемого вами решения. Конечно, вам нужно будет сопоставить ресурсы с конкретными видами деятельности.

Ваш потенциальный клиент должен знать, сколько вам потребуется, чтобы показать ощутимые результаты. Более того, им нужно будет увидеть график вашей работы. Составьте подробный график ваших занятий. Если работа занимает несколько месяцев, можно составить несколько таблиц: план на месяц, на неделю и на день. Вы должны перечислить все свои действия и указать время или сроки для каждого из них. Помните, что важно предложить график, который вы сможете придерживаться. Вы можете использовать составитель временной шкалы, чтобы визуализировать свое расписание, определить конкретные шаги и включить их в свое предложение.

Недостаточно сказать вашему потенциальному клиенту, что он должен будет заплатить вам сумму в размере ZZZ в конце. Вместо этого разбейте свою работу на определенные виды деятельности или виды деятельности и укажите цену за каждый. В конце назовите общую сумму. Таким образом, ваш потенциальный клиент увидит, за что именно он будет вам платить.

Изображение предоставлено Freepik

Как узнать, когда цели были достигнуты? Здесь вам нужно дать оценки KPI, которые вы определили в начале своего предложения в разделе «Цели».Относитесь реалистично к результатам, которых вы можете достичь.

Вы можете рассматривать этот раздел как заключение. Сформулируйте, что вы можете сделать для своего потенциального клиента, и почему вы — их лучший выбор. Если возможно, дайте ссылку на аналогичный случай, когда вы решили аналогичную проблему для кого-то другого. Как вариант, направьте читателя на свой веб-сайт для получения дополнительной информации о том, как ваши услуги могут помочь.

Формат письма с коммерческим предложением

Теперь, когда у вас есть представление об основных компонентах хорошего предложения, пора рассмотреть формат письма с деловым предложением.Другими словами, как должна выглядеть бумага.

Поскольку ваше предложение может состоять более чем из одной страницы, обязательно свяжите все страницы вместе. Напишите название вашего предложения и количество страниц в заголовках. Это поможет вашему потенциальному клиенту понять структуру в случае, когда ничто не скрепляет документ.

В правом верхнем углу титульного листа запишите свое имя, организацию и адрес. Не забудьте указать свою страну, если ваша страна и страна получателя не совпадают.

Добавьте пустую строку после информации об отправителе и укажите дату написания вашего письма с коммерческим предложением. После даты оставьте еще одну пустую строку.

• Информация о получателе

Как и в случае с информацией об отправителе, укажите имя получателя, компанию и адрес. Будьте осторожны, чтобы использовать соответствующий титул человека. В случае с женщиной, если вы не уверены, лучше пойти с госпожой. Не забудьте указать ученую степень, если она есть.

В случае неформального делового предложения начните письмо с приветствия. В случае официального запроса, поприветствуйте получателя в сопроводительном письме.

Не забудьте поставить собственноручную подпись в конце письма с предложением рядом со своим именем. Если вы отправляете предложение по электронной почте и пишете сопроводительное письмо в теле письма, не забывайте о подписи рабочего электронного письма.

Нажмите здесь, чтобы еще больше персонализировать письмо с коммерческим предложением, создав подпись электронной почты

Обязательно используйте читаемые шрифты как для заголовков, так и для самого текста.Вы можете выбрать шрифт Times New Roman или стандартный размер шрифта sans 12. Заголовки можно выделить жирным шрифтом или заглавными буквами. Напишите свое предложение в одном столбце и используйте поля не менее 1 дюйма каждое. Обратите внимание на удобочитаемость и логичность информации.

Советы по написанию убедительного письма с коммерческим предложением

Теперь, когда вы узнали, что такое бизнес-предложение и какие элементы оно включает, давайте взглянем на некоторые из собранных нами советов.Следуйте советам, чтобы написать письмо с коммерческим предложением, как профессионал.

Вместо того, чтобы писать «холодное» предложение, попросите своего потенциального клиента сделать запрос предложений (RFP) или запрос цен (RFQ). Это хорошая распространенная практика, которая позволит вам составить более индивидуальное предложение, которое будет соответствовать требованиям организации и направлено на решение конкретной проблемы. Кроме того, вам будет только проще написать свой документ со всей важной информацией под рукой.

• Добавьте сопроводительное письмо к своему коммерческому предложению

Хотя сопроводительное письмо является необязательным, было бы странно отправлять предложение без него, особенно если вы отправляете его по почте.Если ваши отношения с потенциальным клиентом менее формальные и вы общаетесь по электронной почте, напишите краткое изложение вашего документа в теле письма.

Сообщите потенциальному клиенту, каким может быть следующий шаг, четко призыв к действию. Вы хотите, чтобы они вам позвонили? Чтобы отправить вам письмо с подтверждением по почте? Или вы ожидаете, что они отправят вам электронное письмо в случае положительного ответа? Не забудьте указать это.

• Приложите сопроводительную документацию

Если вы ссылаетесь на какой-либо другой документ в своем бизнес-предложении, вам также необходимо включить его, особенно если это некоторые из документов вашей компании (например, презентация, тематическое исследование, таблица статистики и т. Д.)).

• Включите соответствующие факты или статистику

Всегда подкрепляйте свои претензии фактическими данными. Никогда не называйте цифры, которые вы не можете подтвердить. Дайте ссылки и цитируйте другие источники. Если вы используете внутреннюю статистику своей компании, будьте готовы обосновать и доказать ее, если потенциальный клиент попросит вас об этом.

Убедитесь, что вы способны уложиться в сроки, указанные в вашем предложении. Невыполнение этого требования может ухудшить репутацию вашего бизнеса.На всякий случай оценивайте время в 1,5 раза медленнее, чем вы на самом деле рассчитываете.

Вы можете использовать фирменные бланки вашей компании для вашего предложения. Так он будет выглядеть более профессионально. Также придерживайтесь своего фирменного стиля: используйте шрифты, цвета и стиль вашего бренда. Конечно, убедитесь, что письмо с предложением читается и не выглядит слишком контрастным.

• Потратьте немного времени на дизайн

Сделайте свое предложение презентабельным и выдающимся, уделив время его дизайну.Это не значит, что вам нужно иметь свое предложение в виде инфографики. Просто убедитесь, что документ выглядит привлекательно.

• Имейте четкую цель написать письмо с предложением

Тот факт, что вы пишете бизнес-предложение, означает, что у вас есть конкретная цель. В вашем случае всегда нужно договориться. Таким образом, относитесь к документу как к письму убеждения — пусть ваш потенциальный клиент поймет, что вы их лучший выбор. Будьте краткими, профессиональными и заслуживающими доверия.

Использование правильного языка жизненно важно. Помните, что письмо с коммерческим предложением — это официальная часть деловой переписки. Убедитесь, что вы используете в документе соответствующую лексику. В конце концов, это не просто электронное письмо другу или коллеге. Тем не менее, вы не должны относиться к своему предложению как к научной статье. Пишите профессионально, но избегайте жаргона и объясняйте необычные термины.

Распространенные ошибки при написании письма с коммерческим предложением

Изображение предоставлено Pixabay

Мы рассмотрели руководящие принципы и советы о том, как написать деловое письмо с предложением, чтобы привлечь потенциальных клиентов и заключить более выгодные сделки.Однако остается еще несколько важных аспектов. Например, распространенные ошибки, которые делают люди при написании предложений. Ниже мы собрали для вас некоторые из них.

• Непонятные запрошенные и незапрошенные деловые предложения.
• Не изучать вашего потенциального клиента до написания письма-предложения.
• Слишком поздно отправлено коммерческое предложение.
• Неправильное обращение к получателю (неправильный заголовок).
• Забываете представиться или / и своей компании.
• Недооценка времени, необходимого для получения результатов.
• Отсутствие проверки орфографии и корректуры письма с предложением.
• Чрезмерное обобщение делового предложения.
• Делать все о вас (а не о ваших перспективах).
• Предоставление ориентировочных цен, а не точных котировок.
• Не подкреплять числа фактическими данными.
• Нет ответа после того, как вы отправили предложение.

Контрольный список для письма с коммерческим предложением

Наконец, чтобы убедиться, что вы включили все необходимое в письмо с коммерческим предложением, мы подготовили для вас следующий контрольный список.Просто пройдите эти пункты перед отправкой документа, и все будет в порядке.

• Вы написали сопроводительное письмо (в случае электронного письма — краткое изложение предложения в теле письма).
• Имя, должность, компания и адрес получателя верны.
• Вы ввели свое имя, компанию и полную контактную информацию.
• Это самая последняя дата.
• Все страницы пронумерованы правильно.
• У вас есть титульный лист, резюме, оглавление (если ваше предложение длинное), постановка задачи, измеримые цели, методология, инструменты и ресурсы, подробный график и реалистичный бюджет.
• Документ адаптирован к вашему потенциальному клиенту и его конкретной проблеме.
• Ваше письмо с коммерческим предложением отвечает на вопрос «Почему потенциальный клиент должен выбрать нас?»
• Вы отправляете предложение нужному человеку.
• Вы дважды проверили документ на наличие грамматических ошибок и опечаток.

Вы можете даже приложить дополнительные усилия и создать полный план с помощью некоторых услуг по написанию бизнес-планов. Это может помочь вашим потенциальным партнерам поверить в ваше предложение.

Как отправить личное деловое предложение по электронной почте

Часто можно также отправлять письма с коммерческими предложениями по электронной почте. Прежде чем сделать это, убедитесь, что не указано иное, и ваш потенциальный клиент принимает предложения по электронной почте. В случае незапрошенных деловых предложений нет ничего плохого в том, чтобы отправить вашу брошюру в почтовый ящик получателя.

Однако есть некоторые вещи, на которые следует обратить внимание:

• Напишите сопроводительное письмо в теле письма
• Убедитесь, что у вас правильный адрес электронной почты
• Убедитесь, что вы не активируете спам-фильтры
• Не забывайте об ограничениях на размер вложения
• Ознакомьтесь с нашими советами по написанию эффективных электронных писем.
• Не забудьте потом ответить.

Что делать после отправки коммерческого предложения

После того, как вы отправили письмо с предложением, пора сесть и подождать, не так ли? Ответ — нет. Твоя работа здесь не сделана.

Изображение предоставлено businesshorsepower

Прежде всего, вы можете связаться со своим потенциальным клиентом и попросить у него обратную связь. Постарайтесь выяснить, было ли у них время прочитать ваше предложение и не хватает ли в нем чего-нибудь.Вы даже можете переделать свой документ, если в нем будут упоминаться другие аспекты своей текущей проблемы, которые вы каким-то образом упустили. Конечно, не стоит забрасывать их электронными письмами и звонками — это верный способ потерять потенциального клиента. Однако своевременное напоминание было бы наиболее целесообразным.

Во-вторых, вы можете установить связь с потенциальной компанией и попросить ее поделиться некоторыми идеями. И не бойтесь — это не будет профессиональным нарушением. Напротив, вы можете получить дополнительные баллы за более индивидуальный подход.

Примеры письма с коммерческим предложением

При написании письма с коммерческим предложением всегда наиболее полезны образцы писем. Действительно, трудно понять, как можно что-то сделать, не увидев этого. Вот почему мы представляем вам образец письма, которое вы можете взять в качестве примера для своих собственных предложений. Не стесняйтесь изменять его и использовать.

(Текущий образец письма с коммерческим предложением был взят из блога Дейрика Макканна.)

Дейрик Макканн

Международные профили

5205 Lake Shore Drive

Вако, Техас 76710

[Дата]

Джозеф Блейн

Генеральный директор

ClientCo Industries

[Адрес ClientCo]

Дорогой Джозеф,

Profiles International рада возможности удовлетворить ваши потребности в решении, которое значительно увеличит объем ваших продаж за максимально короткий период времени.

Прилагаемое предложение представляет собой чрезвычайно исчерпывающий ответ на все требования, изложенные командой ClientCo в ходе обсуждения в течение последних нескольких недель.

Пока мы не встретимся в среду, и я представлю вам основные положения предложения лично, вот краткий обзор содержания предложения:

ЗАДАЧА КЛИЕНТА В отделе продаж

ClientCo работает 45 специалистов по продажам, нанятых для получения определенного сочетания образования, навыков и опыта, которые у них есть общие, и которые должны гарантировать, что все они будут очень успешны на своей должности.Тем не менее, показатели продаж в этой команде широко варьируются — от наиболее эффективных исполнителей, которые достигли квоты целых 139% (первая десятка колеблется от 111% до 139% со средней производительностью 125%), до более низких. исполнители, которые выполняют всего 82% по квоте (нижние семь варьируются от 82% до 99% при средней производительности всего 92%). Именно этот разрыв в 57% между самыми высокими и самыми низкими показателями по праву касается ClientCo.

ClientCo имеет потенциал для увеличения объема продаж в несколько сотен процентов — если они смогут определить, что делает их лучших исполнителей намного более продуктивными, чем их средние и худшие исполнители, и могут ли они использовать эту информацию для повышения производительность каждого члена их команды продаж до уровня их лучших исполнителей.

ПРОФИЛИ РЕШЕНИЕ

Как уже говорилось, Profile создаст индивидуальный онлайн-центр оценки (профили в Интернете), чтобы ClientCo могла всесторонне оценить свою команду продаж. Используя ProfileXT, мы оценим всю вашу команду и воспользуемся нашей уникальной технологией «шаблона успеха», чтобы определить конкретную комбинацию атрибутов, которые делают ваших самых успешных продавцов такими успешными.

Анализируя лучших исполнителей, мы определим конкретную комбинацию способностей к обучению, поведенческих / личностных характеристик и рабочих интересов / мотиваций, которая делает этих людей способными работать на более высоком уровне, чем их сверстники.

Как вы видели, предлагаемая система «Профили в Интернете» (POTW) предоставляет широкий спектр отчетов на «простом английском», которые позволят вам и вашим менеджерам управлять каждым человеческим решением, которое вам когда-либо придется принимать, но в первую очередь поможет вам:

— Определите кандидатов с таким же уникальным сочетанием характеристик успеха, что и у ваших текущих лучших сотрудников

— Предоставьте руководству продаж подробную информацию о том, какая именно комбинация коучинга, обучения и управления требуется, чтобы поднять игру каждого из ваших сотрудников со средним или ниже среднего уровня до уровня производительности ваших лучших сотрудников.

— Используйте шаблон успеха и информацию о кандидатах, которую вы создаете в своей системе POTW, чтобы более эффективно управлять деятельностью по преемственности и планированию карьеры

ПРЕИМУЩЕСТВА ПРЕДЛАГАЕМОГО РЕШЕНИЯ

• Исключительная окупаемость инвестиций.
• Чрезвычайно низкие начальные затраты.
Модель
• «Плати по мере использования».
• Подтвержденный опыт работы в аналогичных организациях.
• Быстрое внедрение — не требуется специального обучения или сертификации.
• Поддержка по всей стране.
• Недорого ввозить по всей стране — и по всему миру.

All at Profiles International полностью привержена тому, чтобы резко увеличить результаты продаж в ClientCo на несколько сотен процентов в течение нескольких месяцев.

Если ClientCo примет решение приступить к внедрению к 11 мая, решение может быть полностью реализовано к 1 июля, а первые конкретные результаты будут готовы сообщить задолго до ежегодной конференции ClientCo, запланированной на 4 квартал.

Большое спасибо за возможность работать с вами над тем, что, как мы уверены, будет заметно успешным партнерством.

С уважением,

[Подпись]

Дейрик Макканн

Если вы думаете, что и в следующий раз зададите этот вопрос: «Как написать письмо с коммерческим предложением?» шаблон, который легко настраивается, может быть ответом. Просто сделайте один универсальный шаблон, и вы сэкономите много времени, когда вам снова придется писать предложение.

Заключение

В этой статье мы рассмотрели, как написать письмо с деловым предложением, которое может помочь вам выиграть крупную сделку. Основные выводы:

• Всегда убедитесь, что вы понимаете потребности и требования вашего потенциального клиента.
• Придерживайтесь формальной структуры бизнес-предложения. Это облегчит ваши усилия, а результат — более благоприятным.
• Следуйте лучшим практикам, чтобы повысить свои шансы на заключение сделки.
• Не просто пересылать документы. Установите связь со своим потенциальным клиентом.
• Напишите универсальный шаблон и используйте его каждый раз, когда пишете предложение.
• Всегда корректируйте.

Шаблон письма об увольнении профессионала — с образцами — eForms

A Professional Resignation Letter — официальное письменное уведомление о намерении оставить работу. Обычно оно адресовано руководителю или сотруднику отдела кадров и должно быть кратким, конкретным и вежливым.

Хотя это и не является строго необходимым, вы можете предложить изменить рабочие обязанности или другие положения на последние недели, чтобы облегчить переход. Некоторые сотрудники также предпочитают делиться контекстом своего ухода, хотя это может быть легче передать на личной встрече.

Целью этого письма является письменное оформление плана отставки, поэтому оно должно включать:

• Предполагаемая дата отправления
• Любые положения о переходе, если применимо

1.Знайте политику своей компании

Профессиональный стандарт — уведомление за две недели. Хотя это не является обязательным, это норма, которая гарантирует, что рабочие места не будут приведены в беспорядок из-за ухода. Прежде чем объявлять о намерении уйти, узнайте о правилах вашей компании в отношении процесса уведомления. Постарайтесь придерживаться протокола.

2. Сообщите своему работодателю

Обычно лучше сообщить новости лично и предоставить заявление об увольнении в качестве подтверждающего документа.Хотя это может быть неловкий разговор, объявление о планах уволиться с работы — нормальная, даже захватывающая часть цикла карьеры. Просто постарайтесь быть ясным и добрым и не расстраивайтесь из-за того, что вы решили двигаться дальше.

3. Следуйте запросам работодателя

Постарайтесь удовлетворить запросы работодателей на переходный период. Могут быть задачи более высокого приоритета или другие цели проекта или обучения, которые необходимо выполнить до последнего дня.

4. Получить рекомендательное письмо для будущего трудоустройства

Профессиональные рекомендации — важная валюта в рабочем мире.Несмотря на все, что может дать элегантное сопроводительное письмо и резюме, нет ничего лучше рекламы для кандидата на работу, чем одобрение бывшего менеджера.

Если вы покидаете свою должность в хороших отношениях, вам не составит труда получить письмо с общей рекомендацией, которое можно будет использовать в будущих заявлениях о приеме на работу.

Формат профессионального заявления об увольнении должен быть кратким и по существу. Он должен включать текущую дату, последний день работы, уведомление об увольнении и официальную подписку.Вам следует избегать вдаваться в подробности относительно времени, проведенного в вашей текущей должности, или того, что вы собираетесь делать дальше. Вы также не обязаны указывать причины отказа от курения. Тем не менее, приемлемо протянуть руку помощи в предстоящий переходный период и коротко выразить признательность за предоставленные вам возможности .

Не включайте никаких негативных комментариев в адрес компании или ваших сотрудников. Это письмо должно произвести хорошее впечатление, поэтому будьте вежливы и сердечны.

Заголовок

Заголовок профессионального заявления об увольнении должен содержать вашу контактную информацию, дату и контактную информацию вашего работодателя. Начните письмо с официального приветствия.

Пример заголовка

Тиффани Пелуджио
2055 Peavey Road
Даллас, Техас, 75032
(484) 276-1617

5 мая 2017 г.

Жан-Митчелл Пауэлл
Директор по персоналу
Global Communications Enterprises
803 W Illinois Ave.
Даллас, Техас, 75208

Уважаемый мистер Пауэлл,

Кузов

В теле письма об увольнении из профессионала объясняется цель письма, и в нем должен быть указан ваш последний день работы. Также принято благодарить компанию / менеджера / руководителя и предлагать свои услуги по обучению нового сотрудника тому, чтобы он взял на себя любые обязанности, которые будут переданы.

Пример корпуса

Это письмо представляет собой мое официальное увольнение из юридической фирмы Wilson and Wilson.Мой последний день будет 23 апреля 2017 года.

Мне понравилось работать в W&W, и я буду дорожить воспоминаниями и впечатлениями, которыми я поделился с коллегами.

Поддержка, которую мне оказали за время работы в этой компании, не осталась незамеченной. Я рад помочь с обучением нового помощника юриста, если компания сочтет это необходимым.

Окончание и подпись

В конце письма сделайте официальную подпись и поставьте свою подпись и напечатанное имя.Подпись придает письму легитимность и позволяет получателю понять, что вы серьезно относитесь к этой отставке.

Пример окончания и подписи

С уважением,

[Подпись]

Карим А. Мушав

Доставка письма

Подача заявления об увольнении должна быть произведена лично, если это возможно, но отправка письма по почте или электронной почте также приемлема. Если вы решите отправить заявление об увольнении по электронной почте, вы можете сначала распечатать его, подписать, а затем отсканировать, чтобы сохранить правильное форматирование.Лучший способ — встретиться с соответствующим менеджером / руководителем и предложить письмо одновременно с устным заявлением об отставке.

Было бы разумно не колебаться, поскольку это кажется непрофессиональным. Как только письмо будет написано и ваши дела в порядке, предъявите письмо высшему руководству утром следующего рабочего дня, чтобы продемонстрировать искренность и профессионализм.

Дэвид Кент
6002 35th Ave.
Tuscaloosa, AL, 35010
(205) 390-0320

18 июня 2017 г.

Марта Гринсбург
Управляющий отделением
Wells Fargo Bank
1427 Greensboro Ave
Tuscaloosa, AL, 35401

Уважаемая госпожаГринсбург,

Я пишу по поводу моего официального выхода из Wells Fargo Bank. Хочу сообщить, что мой последний день официально будет 2 июля 2017 года.

В Wells Fargo все были очень отзывчивы, и рабочая среда была очень приятной. Вот почему я хотел бы протянуть руку помощи в подготовке другого сотрудника, который займет мою должность.

Спасибо за все возможности, которые вы мне дали.

С уважением,

[Подпись]

Дэвид Кент

Brenda Wynn
3210 E Santa Ana St
Anaheim, CA, 92788
(714) 202-8483

29 сентября 2016 г.

Стивен Маркелл
Отдел продаж и операций
Hyatt Regency
11000 Harbour Blvd
Garden Grove, CA, 92805

Уважаемый г-н.Маркелл,

С глубоким сожалением сообщаю вам о моем официальном уходе с должности менеджера отеля Hyatt Regency Orange County 13 октября 2016 года.

Я признателен за время, проведенное в моей должности, и за богатство знаний, которые я накопил за эти годы. Никогда не забудут оказанную мне доброту и поддержку.

Пожалуйста, дайте мне знать, могу ли я оказать какую-либо помощь в последние недели моей работы. Спасибо за Ваше понимание.

С уважением,

[Подпись]

Бренда Винн

Клэр МакАлинан
455 Pennsgrove St
Philadelphia, PA, 19434
(215) 545-9922
[email protected]

7 апреля 2017

Мэри Тезак
Начальник штаба
Служба таможенного и пограничного контроля США
N 2nd St & Chestnut St # 102
Philadelphia, PA, 19102

Уважаемая г-жа Тезак,

Цель этого письма — уведомить вас о моем уходе из аппарата комиссара США.С. Таможенно-пограничная охрана. Окончательная дата моего трудоустройства — пятница, 21 апреля 2017 года.

Спасибо за поддержку на протяжении многих лет и за обязанности, которые вы так уверенно мне доверили. Я многому научился за время работы в CBP, и я очень восхищаюсь вашими административными знаниями.

Пожалуйста, дайте мне знать, могу ли я что-нибудь сделать, чтобы этот переход прошел гладко.

С уважением,

[Подпись]

Клэр МакАлинан

Руководство по письмам о непринятии обязательств (образец прилагается)

Новый бизнес — ключ к росту вашей юридической фирмы, но это не означает, что каждый потенциальный клиент подходит вам и вашей фирме.Если вы консультируетесь с потенциальными клиентами, но не продвигаетесь вперед в их представлении, вам следует завершить цикл письмом о непринятии обязательств. Это гарантирует, что все стороны находятся на одной странице.

Письмо о непринятии обязательства может показаться формальностью, но уведомление потенциального клиента — в письменной форме — о том, что вы не будете его представлять, очень важно. Если вы прямо сообщите им, что вы не будете их представлять, это поможет вам избежать или успешно отстоять иски о злоупотреблении служебным положением. Кроме того, четкое общение с клиентами важно для вашей юридической фирмы, чтобы обеспечить ориентированность на клиента для всех, с кем вы взаимодействуете в качестве адвоката.Сюда входят и те, кто в конечном итоге не становится клиентами вашей фирмы.

В следующем руководстве мы рассмотрим основы написания писем о непринятии обязательств и рассмотрим, зачем они вам нужны. Мы также предоставим образец письма о непринятии обязательств, на который вы можете ссылаться в качестве примера при создании письма. Давайте начнем с рассмотрения нескольких ключевых вопросов о письмах о непринятии обязательств.

Что такое письмо о непринятии обязательства?

Письмо о непринятии обязательств информирует потенциальных клиентов о том, что адвокат не будет их представлять.Юристы готовят такую ​​переписку для выяснения и документирования статуса отношений. Это делается после консультации с потенциальным клиентом — формальной или неформальной — и решения, что он не будет или не может представлять его.

Зачем вам письмо о непринятии обязательств?

Существует множество веских причин, по которым вы или ваша фирма можете отказаться от работы с конкретным клиентом. Иногда клиент может решить не использовать ваши юридические услуги. Вам может потребоваться письмо о непринятии обязательства из-за конфликта интересов, недостатка возможностей в вашей фирме или неспособности клиента взять на себя ваши гонорары.Вы также могли просто не подходить. Когда возникает один из этих случаев, и вы не будете представлять кого-то, с кем обсуждали вопрос, вам необходимо формализовать этот отказ письмом о непринятии обязательства. Вот три причины, почему:

1. Во избежание недобросовестных действий

Непреднамеренное недопонимание относительно представительства — частая причина исков против адвокатов о злоупотреблении служебным положением.

Когда потенциальный клиент разговаривает с юристом (формальным или неформальным), он может подумать, что обсуждение само по себе означает, что юрист будет их представлять.Если поверенный официально не уведомит клиента о том, что он не будет представлять его интересы, клиент может предположить, что он занимается своим юридическим вопросом, хотя это не так.

Потенциальный клиент может тогда пропустить срок давности или получить неудовлетворительный юридический результат, за который он может обвинить и подать в суд на адвоката.

Письмо о непринятии обязательства устраняет эту двусмысленность в аналогичной ситуации. Это дает понять, что вы не будете представлять клиента.Таким образом, потенциальный клиент не запутается. Это также поможет вам избежать возможных последующих исков о злоупотреблении служебным положением. Если потенциальный клиент затем попытается подать в суд на адвоката, копия письма о непринятии обязательств может быть полезна для разрешения конфликта.

Как письма о непринятии обязательства помогают избежать потенциальных исков о злоупотреблении служебным положением

Например, допустим, адвокат обсуждает с потенциальным клиентом срочную транзакцию. Клиент показывает юристу копию своих документов во время консультации.Юрист просматривает документы и решает, что они не возьмутся за клиента. Однако поверенный не отправляет официального письма о непринятии обязательства. Адвокат предполагает, что клиент найдет другого адвоката, когда они не обратятся к нему, но клиент предполагает, что молчание адвоката означает, что он ведет дело. Ничего не делается, клиент пропускает крайний срок, проигрывает сделку с недвижимостью, а затем подает в суд на адвоката за злоупотребление служебным положением.

В качестве альтернативы, в той же ситуации, поверенный прочитал документы и решает не браться за дело, но возвращает клиенту документы вместе с письмом о непринятии обязательства.Таким образом, клиент понимает, что он не представлен, и ему необходимо найти другого юриста. Другой адвокат занимается делом этого клиента, а первый адвокат избегает потенциального иска о злоупотреблении служебным положением.

2. Четко общаться с потенциальными клиентами

Каждый раз, когда вы общаетесь с клиентами — потенциальными или существующими — лучше всего общаться четко. Обязательно устанавливайте реалистичные ожидания с самого начала. Даже если вы не продвигаетесь вперед с клиентом, вы все равно должны использовать возможность четко общаться.Это руководство по улучшению взаимодействия с клиентами для юридических фирм предлагает полезный обзор этих принципов.

3. Чтобы избежать недопонимания в удаленной среде

Чтобы опираться на вышеупомянутый пункт четкого общения с потенциальными клиентами, вам также необходимо четко сформулировать ожидания при удаленной работе. Это связано с тем, что потенциальному клиенту легко предположить, что его представляет юридическая фирма, когда все общение осуществляется по электронной почте или в Интернете. Чтобы избежать недопонимания и неясных ожиданий, убедитесь, что вы документируете отсутствие отношений между адвокатом и клиентом.

4. Обеспечить ориентированность на клиента

Тот факт, что вы отказываетесь представлять кого-либо сейчас, не означает, что вы не должны предоставлять им опыт, ориентированный на клиента, и практиковаться в качестве юриста, ориентированного на клиента. Ведь никогда не знаешь, когда кто-то станет клиентом в будущем.

Клиенты ожидают ясного, а не двусмысленного отношения. Не оставляйте людей, даже тех, кого вы не будете представлять, в недоумении о статусе (или отсутствии) ваших профессиональных отношений с ними.Несмотря на то, что вы сейчас не представляете этого человека, он начал свой путь к клиенту с вашей фирмы. Как практикующий юрист, вы должны использовать письмо о непринятии обязательств и четкую коммуникацию, чтобы обеспечить им наилучшее качество обслуживания клиентов.

Письма о неприсоединении и прекращении участия

Хотя терминология схожа, есть разница между письмом о непринятии обязательств и письмом о прекращении участия:

• Письмо о непринятии обязательств : дает понять потенциальному клиенту , что юрист не будет их представлять.
• Письмо о разъединении : Прекращает существующие отношения с клиентами .

Когда поверенные должны использовать письмо о непринятии обязательства?

Каждый раз, когда вы хотите отказаться от представления интересов потенциального клиента, вы должны использовать письмо о непринятии обязательства. В противном случае вы рискуете, что потенциальный клиент ошибочно сочтет вас своим адвокатом по какому-либо вопросу.

Как использовать письмо о непринятии обязательства?

Ключом к успешному использованию письма о непринятии обязательства в рамках рабочего процесса является наличие плана.Эти советы могут помочь:

1. Установить процедуры. Создайте процедуры того, что произойдет, если вы решите не представлять кого-либо, и напишите шаблон для общей структуры вашего письма о непринятии обязательств. Если у вас есть план и вы следуете ему, вероятность того, что вы случайно не забудете сообщить кому-либо о своей непредставленности, меньше.
2. Определите способ связи. Будете ли вы отправлять письмо физической или электронной почтой или использовать другой способ связи?
3. Подтвердите получение. Письмо о непринятии обязательств имеет силу только в том случае, если ваш клиент его получит, прочитает и поймет. Убедитесь, что у вас есть способ подтвердить, что они получили письмо и понимают его содержание. Например, вы можете отправить письмо о непринятии обязательства заказным письмом и запросить квитанцию ​​о вручении. Чтобы письмо было легко читаемым, сделайте его ясным и кратким, пишите простым английским языком и избегайте юридического жаргона.
4. Сохраните копию. Сохраняйте документацию по всем письмам, не представляющим интересы, отправленным и полученным потенциальными клиентами — на случай, если они понадобятся вам в качестве доказательства в потенциальном судебном иске, поданном против вас.

Образец содержания письма о непринятии обязательства

Вам необходимо адаптировать свое письмо о непринятии обязательства к каждой ситуации, включая клиента и вашу фирму. Тем не менее, все письма о непринятии обязательства должны касаться следующих общих элементов:

• Идентификационные данные. Направьте письмо конкретному человеку по имени. Подпишите письмо своим именем и укажите название вашей фирмы.
• Назначение. Четко укажите, почему вы пишете — чтобы подтвердить, что вы не будете представлять человека по конкретному вопросу.
• Подробности консультации. Отметьте дату, когда вы консультировались с потенциальным клиентом, и была ли это официальная консультация или беседа. Также отметьте, если возможно, обсуждаемый предмет или вопрос.
• Причина отказа / отказа от помолвки. Если уместно указать причину отказа, кратко укажите ее. Если вы отклоняете предложение из-за конфликта интересов, вам, возможно, придется сообщить об этом потенциальному клиенту (проверьте правила вашей юрисдикции).
• Хронология . Обращайтесь к вопросам, которые зависят от времени или могут иметь срок давности. Будьте осторожны, чтобы прояснить, что ваша заметка не является мнением или советом о том, как им следует действовать.
• Рекомендация найти юридического представителя. Хотя в письме подтверждается, что вы не выступаете в качестве юридического представителя клиента, вы можете порекомендовать ему обратиться за помощью к юридическому представителю в другом месте.
• Правовая оговорка. Укажите, что в письме не указывается ни одно из ваших юридических заключений о том, выиграют они или проиграют свое дело.В письме должно быть указано, что вы не даете никаких юридических консультаций по делу клиента. Также добавьте, что все, что обсуждается на консультации, не следует рассматривать как юридическую консультацию.
• Статус клиентских документов. Если у вас нет клиентских документов или материалов, укажите это. Если вы их отправляете и возвращаете, опишите, что прилагается, и подтвердите, что вы возвращаете все копии.
• Конфиденциальность . Вы также можете указать в письме, если вопрос клиента не обсуждался за пределами вашей юридической фирмы.

Всегда проявляйте должную осмотрительность

Хотя вам всегда следует проводить исследования и составлять письмо, соответствующее вашей ситуации, в качестве примеров могут быть полезны образцы писем о непринятии обязательства. Начните с изучения предоставленных барами образцов писем о непринятии обязательств для вашей юрисдикции. Вот образцы из коллегии адвокатов штата Невада и штата Джорджия для справки).

Ниже мы составили вымышленный образец письма о непринятии обязательств. Хотя это всего лишь пример, он может помочь показать, что может включать в себя письмо о непринятии обязательства:

Образец письма о непринятии обязательств — только пример

Re: отказ в обслуживании

Уважаемая г-жаПредполагаемый клиент:

Я пишу это письмо, чтобы подтвердить, основываясь на нашем разговоре 1 апреля 2021 года, что юридическая фирма Example не будет представлять вас в вопросе вашего иска о врачебной халатности против доктора XYZ. Мы не можем представлять вас из-за большого количества текущих дел, ожидающих рассмотрения в нашей фирме: мы не сможем уделить необходимое время вашему делу.

Наше решение не представлять вас не должно толковаться как мнение по существу вашего дела.Мы хотели бы пояснить, что это письмо не содержит каких-либо наших юридических заключений о том, выиграете вы или проиграете свое дело, и что мы не даем никаких юридических консультаций по вашему делу. Кроме того, все, что обсуждалось в нашей предыдущей консультации, не следует рассматривать как юридическую консультацию.

Также имейте в виду, что срок давности по закону может ограничивать время, в течение которого должно быть подано исковое заявление. Мы не исследовали временные ограничения, применимые к вашему делу, и, поскольку мы не представляем вас, не можем дать вам совет по этому поводу.Однако, имея это в виду, мы рекомендуем вам как можно скорее проконсультироваться по этому вопросу с другим юристом, если вы хотите это сделать.

Вы найдете в приложении все материалы, которые вы оставили мне для ознакомления во время нашей консультации. У нас нет копий, и мы не обсуждали этот вопрос за пределами нашей юридической конторы.

Благодарим вас за обращение в юридическую фирму Example. Мы сожалеем, что не можем предпринять дальнейшие действия по вашему вопросу, но надеемся, что вы можете рассмотреть пример юридической фирмы для будущей юридической работы.

С уважением,

г-жа Юрист,

Пример юридической фирмы

Заключение

Не каждый потенциальный клиент станет новым клиентом. Но по-прежнему важно относиться ко всем, с кем вы консультируетесь, четко и эффективно общаться. Использование письма о непринятии обязательства, чтобы подтвердить, что вы не будете представлять кого-то, позволяет им продвигать свой вопрос с кем-то другим. Это также помогает уберечь вас и вашу фирму от потенциальных судебных исков, которые могут возникнуть из-за неясных ситуаций непредставления интересов.

Разработайте процедуры, как обращаться с отказом в представлении интересов в вашей юридической фирме. В каждом случае прилагайте индивидуализированное и хорошо задокументированное письмо о непринятии обязательств. Убедитесь, что потенциальный клиент получил и понял письмо, и замкните цикл.

Примечание. Информация в этой статье относится только к практике США. Этот пост предназначен только для информационных целей. Он не является юридической, деловой или бухгалтерской консультацией.

Мы опубликовали этот пост в блоге в феврале 2021 года.Последнее обновление: 20 июля 2021 г. .

Категории: Бизнес

Определение формализации по Merriam-Webster

для · mal · ize | \ ˈFȯr-mə-līz \

переходный глагол

1 : для придания определенной или определенной формы форме :

б : для предоставления официального статуса или утверждения

Страница не найдена — ăng ký 3G

Ой… Ошибка 404

Извините, но страница, которую вы ищете, не существует.

НАШИ ПОСЛЕДНИЕ ЗАПИСИ

Комбо vsale + алорадио

Lng навоз	Không giới hạn
Giá cước	5.000đ / ночь
Куфап	MV4 гửи 9079
Cước phát sinh	Ngắt kết nối
Chú thích	Miễn phí data 3G, 4G không giới hạn khi truy cập m.dailycall.vn Miễn phí cước gói 1 ngày đầu tiên. tng 10k sau 48h, thêm 15 phút nội mạng mỗi ngày.

M90

Lng навоз	5,5 ГБ
Giá cước	90.000đ / штука
Куфап	TAI11 M90 gửi 9084
Cước phát sinh	Không phát sinh
Chú thích	T ngày 6/4 MobiFone triển khai tặng 50% data cho các gói cước 3G giá không đổi

M70

Lng навоз	3.8 ГБ
Giá cước	70.000đ / штука
Куфап	TAI11 M70 gửi 9084
Cước phát sinh	Không phát sinh
Chú thích	T ngày 6/4 MobiFone triển khai tặng 50% data cho các gói cước 3G giá không đổi

Алорадио (Нгай)

Lng навоз	Không giới hạn
Giá cước	3.000đ / ночь
Куфап	R1 гửи 999
Cước phát sinh
Chú thích	Có 15 phút gọi nội mạng / ngày. Miễn phí nghe radio khi gọi lên 1025 Miễn phí 3G, 4G khi truy cập website dailycall.vn, joyfm.vn, 91.com.vn nghe radio. Nhận ngay 5.000đ vào TKC khi duy trì ăng ký sau 48 giờ.

Mcine

Lng навоз	Không giới hạn
Giá cước	4.000đ / ночь
Куфап	XNT1 gửi 9135
Cước phát sinh	Miễn phí
Chú thích	Miễn phí 1 ngày đầu sử dụng. Xem không giới hạn các nội dung video giải trí hài hước, phim bom tấn nước ngoài mới nhất được cập nhật hàng ngày tại website http://mcine.vn hoàn14 toàcn min 900

Mplay

Lng навоз	Không giới hạn
Giá cước	4,000đ / ночь
Куфап	XNT1 gửi 9174
Cước phát sinh	Miễn Phí
Chú thích	Miễn phí data 3G, 4G dung lượng không giới hạn xem phim và video giải trí tại http: // mplay68.вн. Miễn phí cước gói 1 ngày đầu tiên.

Письмо о намерениях (LOI) Определение

Что такое письмо о намерениях (LOI)?

Письмо о намерениях (LOI) — это документ, декларирующий предварительное обязательство одной стороны вести дела с другой. В письме изложены основные условия предполагаемой сделки.Обычно используемые в крупных деловых операциях, LOI по своему содержанию аналогичны таблицам условий. Однако одно из основных различий между ними заключается в том, что LOI представлены в буквенном формате, в то время как списки терминов имеют списочный характер.

Ключевые выводы

• Письмо о намерениях — это документ, в котором декларируется предварительное обязательство одной стороны вести дела с другой.
• В письме излагаются основные условия предполагаемой сделки, которое обычно используется в деловых операциях.
• LOI полезны, когда две стороны изначально собираются вместе, чтобы выработать общие черты сделки, прежде чем решать более тонкие моменты транзакции.
• Условия, включенные в LOI, — это определенные положения, требования, сроки и вовлеченные стороны.
• Многие LOI включают соглашения о неразглашении информации (NDA) и положения о запрете на запросы.
• Письма о намерениях также используются за пределами делового мира в любых обстоятельствах, когда две стороны намерены работать вместе или заключить сделку.

Понимание письма о намерениях (LOI)

LOI полезны, когда две стороны изначально собираются вместе, чтобы выработать общие черты сделки до того, как будут решены более тонкие моменты транзакции. Письма о намерениях часто включают положения, в которых говорится, что сделка может состояться только в том случае, если финансирование было обеспечено одной или обеими сторонами, или что сделка может быть аннулирована, если документы не будут подписаны к определенной дате.

Поскольку в письмах о намерениях обычно обсуждаются потенциальные моменты сделок, которые еще предстоит закрепить, они почти всегда предполагаются как необязательные.

LOI могут быть итеративными по своей природе. Одна сторона может представить LOI, на что другая сторона может противопоставить измененную версию этого LOI или составить новый документ в целом. В идеале, когда обе стороны соберутся вместе, чтобы официально оформить сделку, ни с одной стороны стола не будет сюрпризов.

Многие ПВН включают соглашения о неразглашении (NDA), которые в контракте оговаривают компоненты сделки, которую обе стороны соглашаются сохранять конфиденциальной, и детали которых могут быть раскрыты публично.Многие LOI также содержат положения о запрете на вымогательство, которые запрещают одной стороне переманивать сотрудников другой стороны.

Письмо о намерениях обычно составляется и подписывается во время переговоров между сторонами, поэтому окончательные условия сделки могут отличаться от того, что было согласовано в письме о намерениях. Обе стороны проводят комплексную проверку перед тем, как начать бизнес. Перед подписанием письма о намерениях рекомендуется пройти комплексную проверку.

Цель письма о намерениях (LOI)

Письма о намерениях могут использоваться разными сторонами для многих целей.Стороны могут использовать LOI, чтобы изложить некоторые из основных, фундаментальных условий соглашения, прежде чем они обсудят и завершат все тонкости и детали. Кроме того, LOI может использоваться для обозначения того, что две стороны ведут переговоры о сделке, например о слиянии или создании совместного предприятия (СП).

В целом, ПВН направлены на достижение следующего:

• Уточните, какие ключевые моменты сделки необходимо обсудить.
• Защитите все стороны, участвующие в сделке.
• Сообщите о характере сделки, например о создании совместного предприятия или слиянии двух компаний.

Заявления о намерениях (LOI)

В контексте деловых сделок, LOI обычно составляются командой юристов компании, в которой излагаются детали предполагаемых действий. Например, в процессе слияния и поглощения (M&A) LOI подробно описывает, планирует ли фирма поглотить другую компанию за наличные или через сделку с акциями.

Письма о намерениях также применяются за пределами делового мира. Например, родители могут использовать их, чтобы выразить свои ожидания в отношении своих детей в случае смерти обоих родителей.