Опен спейс офис: делаем новый офис с нуля, технология открытого пространства

делаем новый офис с нуля, технология открытого пространства

В переводе с английского – офис открытого типа, то есть помещение спланировано таким образом, что создается единое рабочее пространство для сотрудников.

Немного истории

Одна из версий, что изобретателем первого подобного офиса был князь Потемкин. Воровство и постоянное отлынивание от работы крепостных навели его на мысль необходимости постоянного контроля, и он разместил свои хозяйственные постройки таким образом, что все они были на виду. Затем эту идею взяли на вооружение тюремщики для надзора за заключенными. В общем, не очень приятная предыстория у такой организации. Впрочем, для утешения есть и другая гипотеза: планировку изобрели братья Шнелле во второй половине ХХ века, задавшись целью создать рабочее пространство, наиболее подходящее для динамично развивающегося американского менеджмента. Как бы то ни было, сегодня опен спейс – распространенное явление и пользуется особой любовью прежде всего у работодателей. Что же касается сотрудников, то тут все, как говорится, не так однозначно.

Достоинства открытого офиса

Чего больше в подобной организации рабочего процесса – плюсов или минусов – споры не утихают до сих пор. Давайте сначала разберемся в преимуществах, ведь недаром же офис открытого типа получил такое широкое распространение:

1. Простота контроля со стороны руководства. Все сотрудники на виду и видно, кто чем занят в рабочее время. Конечно, это преимущество касается прежде всего руководителей.

2. Возможность и простота общения между сотрудниками. Открытый офис сближает коллектив и таким образом легче создать дружную команду, коллектив в целом работает эффективнее.

3. Когда все работают в едином пространстве, в непосредственной близости друг от друга, нет возможности для интриг и сплетен, перемывания косточек сослуживцу.

4. Зрительный контакт – не последнее условие для дружной работы.

5. Оперативное решение рабочих вопросов, не надо бегать по кабинетам, ответ на свой вопрос можно найти за соседним столом.

6. Экономия площади и средств, поскольку не надо возводить стены и перегородки, разбивать помещение на кабинеты. На той же площади можно разместить гораздо больше рабочих мест.

7. Вся офисная техника: принтер, сканер, копир, кулер на виду и общедоступна.

Максимум полезного пространства при минимуме затрат – все это сделало офисы открытого типа популярными. По такому принципу работают многие крупные компании, такие как Ростелеком, Лаборатория Касперского, Яндекс и другие. Открытая планировка особенно оправдана тогда, когда учреждение нацелено на активную работу с людьми, поэтому колл-центры, интернет-провайдеры выбрали себе именно такую организацию рабочего места. Ощущение объединенности, которое создает рабочее пространство, дорогого стоит.

Недостатки опен спейс

Ну а теперь поговорим о минусах, которых тоже достаточно. Многие из них являются продолжением достоинств:

1. Когда в одном помещении работает несколько десятков людей – это порождает неизбежный шум, даже если они переговариваются вполголоса, это может раздражать других сотрудников. Точно так же, как и телефонные звонки, неизбежные в любом офисе.

2. Единая команда – это, конечно, хорошо, но, когда все на одном пространстве, не избежать конфликтов, например, между сторонниками свежего воздуха, желающими открыть окно, и боящимися сквозняков. Предметами споров могут стать и пульт от кондиционера и постоянно куда-то исчезающие со столов карандаши, скрепки, ручки.

3. В открытых офисах сотрудники чаще болеют, это уже доказано практикой: достаточно кому-нибудь чихнуть, и инфекция разнесется по офису, не встречая никаких преград на своем пути.

4. Полное отсутствие личного пространства создает психологический дискомфорт. Когда нет возможности уединиться и сосредоточиться, а сотрудники поневоле оказываются в курсе всех личных дел – вряд ли это может понравиться.

5. Работа в команде может иметь и оборотную сторону: понижение индивидуальной ответственности сотрудника за свою работу, перекладывание ее на коллектив.

Резюмируя все вышесказанное, можно составить рейтинг стрессовых факторов при работе в офисах открытого типа. Это – шум, отсутствие личного пространства и в целом некомфортные условия – духота, сквозняки и так далее. В целом работу в открытом офисе можно сравнить с пребыванием на сцене. Далеко не всем такая публичность по сердцу.

Слагаемые комфортной работы

Однако, опен спейс – реалия нашего времени, и, значит, надо научиться выживать и работать в таких условиях, сводя риски до минимума. Что здесь можно посоветовать?

1. Переведите свой телефон в беззвучный режим или в режим вибрации, все переговоры ведите в специальном помещении.

2. Общайтесь с коллегами с помощью корпоративного чата.

3. Все разговоры ведите вполголоса – все эти способы позволят понизить уровень шума.

Для создания более комфортной психологической обстановки купите наушники. Приятная музыка позволит сосредоточиться и успокоит нервы. Небольшой приятный шум помогает в решении творческих задач, а абсолютная тишина усыпляет, это доказано психологами. Никогда не ешьте прямо на рабочем месте, лучше даже не пейте кофе – для этого есть специальное помещение. Запахи могут помешать сотрудникам. Не разговаривайте громко, не оставляйте телефон на рабочем месте, если вы куда-то уходите – звонки могут раздражать коллег.

Организуйте личное пространство на своем рабочем столе, наведите на нем порядок, разместите какую-нибудь симпатичную безделушку. Монитор поставьте таким образом, чтобы проходящие мимо его не видели. Иллюзию отдельного пространства создает экран возле стола, такие часто используются в открытых офисах. Установите с коллегами график проветривания помещения. Офис – это не ресторан и не театр, поэтому не злоупотребляйте парфюмерией, не все могут разделять ваши обонятельные пристрастия. А у кого-то возможна и аллергия. Не носите в офис свои чихи и сопли, заболели – старайтесь работать из дома, если есть такая возможность, или берите больничный. В открытом офисе инфекция распространяется очень быстро.

Правила организации рабочего пространства

При желании офис открытого типа можно сделать комфортным для всех, если подойти к планировке и обстановке продуманно. Как правило, в таких офисах открытое рабочее пространство для менеджеров среднего и нижнего звена, несколько просторных кабинетов для менеджеров высшего звена, переговорная комната и зона отдыха. Открытое пространство облегчает контакт среди сотрудников, когда легче обратиться к коллеге, сидящем за соседним столом, чем постучаться в закрытый кабинет. Руководители в таких офисах тоже чаще покидают свои кабинеты и работают в тесном контакте с сотрудниками, это сближает и помогает руководителю лучше понять запросы сотрудников и облегчает решение сложных задач. Некоторые руководители идут еще дальше и отказываются от личных кабинетов, работают в едином пространстве с подчиненными.

Не всем сотрудникам нужно тесное общение с коллегами, необходимо учесть потребности каждого. Для интровертов можно организовать полуизолированное помещение типа библиотеки, где бы он мог уединиться с ноутбуком и сосредоточиться в тишине. Для этой же цели можно оборудовать несколько телефонных будок в офисе.

Чтобы всем было удобно, в офисе обязательно должны быть как индивидуальные, так и общие зоны.

Зеленые растения – цветы – великолепные помощники для создания комфортной среды обитания. Установите как можно больше комнатных растений, превратите зону отдыха в подобие цветущего сада – все это способствует снятию стресса и восстановлению работоспособности.

Мебель для офиса в стиле опен спейс

Какая мебель должна стоять в открытом офисе? Собственно, она не слишком отличается от обычной: это те же столы, стулья, стеллажи и шкафы. В открытом офисе мебель выполняет еще и функцию перегородок.

Первое, что необходимо сделать перед покупкой – спланировать пространство и наметить расстановку. При этом надо учесть:

• Требования эргономической организации пространства, то есть площадь должна быть задействована с максимальной отдачей.

• Грамотное освещение, рабочие места расположите как можно ближе к окнам, чтобы было больше естественного света.

• Доступность оргтехники для персонала.

• Удобные маршруты перемещения между столами, в переговорную зону и зону отдыха, а также к выходу.

• Соблюдение правил техники безопасности.

Строгое следование всем этим требованиям позволит создать эргономичное пространство для решения всевозможных производственных задач.

В каждом таком офисе должна существовать приемная, зона для работы персонала, зал для совещаний, переговорная и зона отдыха. К каждому помещению предъявляются свои требования к организации и обстановке. В рабочей зоне можно расположить офисную мебель по секторам, каждый из которых рассчитан на двух-четырех сотрудников. В таком секторе стоят компьютерные кресла, удобные, с подголовником, подлокотниками и спинкой, именно такое обеспечит комфортную работу, в нашем магазине такие кресла представлены в широком ассортименте, стол, причем оптимальный вариант офисного стола для опен спейс – для двух человек, размещенных визави.

Методом проб и ошибок удалось выяснить, что это наиболее продуктивный способ организации рабочего процесса: вид работающего напарника не позволяет расслабиться, если же за столом будет сидеть третий или четвертый, то они могут мешать друг другу. Стол может быть снабжен лотками, выдвижными ящиками и подставками для размещения вещей и документов и более удобной организации рабочего места. Очень удачным вариантом считаются и угловые компьютерные столы изогнутой формы, позволяющие сотруднику не вставая с места достать до любого конца столешницы.

Определенным образом поставленный шкаф или стеллаж сыграет роль перегородки, создаст иллюзию отдельного помещения для тех, кому это важно. Однако, они не должны быть слишком высокими, надо, чтобы можно было легко достать до верхних полок. В опен спейс часто используются и раздвижные перегородки. С их помощью зонируют пространство.

В переговорной зоне можно поставить большой круглый или овальный стол, Такая форма лучше располагает к переговорам, и, стало быть, легче договориться, удобные кресла, стеллаж для папок с документами. В зале заседаний, если он есть как отдельное помещение, можно поставить обычные театральные кресла. И, конечно, там обязательно нужен большой стол.

Особое внимание уделите зоне отдыха. Удобные диваны, кресла, журнальный столик, пуфики, они здесь не будут лишними, сотрудники должны иметь возможность перевести дух и расслабиться.

Требования к мебели

Общие требования к мебели опен спейс такие же, как и к любой другой, она должна быть:

• комфортной,

• безопасной,

• долговечной,

• демократичной по цене,

• эстетически привлекательной – когда все на виду, продуманность общего дизайна приобретает особое значение.

Поэтому особые требования предъявляются к материалу изготовления. Дерево и его имитация по красоте и надежности вне конкуренции. Металлические шкафы и стеллажи как эталон прочности и долговечности. Если вы приобретаете для офиса мебель из пластика, то он должен быть высокого качества, способен выдержать большие нагрузки.

Особое внимание мягкой мебели, она активно используется, поэтому обивка и наполнитель должны быть рассчитаны на долгий срок службы. Наполнитель должен быть мягким, однородным и упругим. Наиболее предпочтительный наполнитель для офисной мебели – полиуретан, войлок, синтепон или синтепух.

К обивке, предъявляются следующие требования:

• прочность к истиранию;

• практичность;

• легкость в уходе;

• презентабельный внешний вид.

Лучший вариант для офиса – диван из натуральной или искусственной кожи. Но возможен жаккард и ворсовые ткани. Также имеет смысл одеть мягкую мебель в чехлы, что существенно увеличит срок ее службы.

Офисная мебель формирует имидж компании, об этом не следует забывать. Заходите в наш магазин, мы поможем вам оборудовать офис, в котором вы сможете решать самые сложные производственные задачи.

Опен спейс сейчас переживают подъем. Но не следуйте слепо этой моде. При организации офиса надо четко представлять себе характер деятельности вашей компании. Целый ряд предприятий просто не выдерживают открытых пространств. Издательства, редакции требуют уединенной работы сотрудников. Открытый офис может помешать творчеству.

как не сойти с ума

Для большинства компаний офис, организованный по принципу open space (открытое пространство), давно стал нормой. Одних все устраивает, другие называют его коммунальной квартирой и предпочли бы «кабинетное расселение». И только последние обрадовались переводу на дистанционный формат работы в связи с пандемией, как тут же столкнулись с новой реальностью: теперь и дома их ждал свой «опенспейс», где домочадцы работают и проводят переговоры, слушают лекции, сдают экзамены, занимаются йогой или вокалом.

Коуч Марк Кукушкин рассказывает, по каким правилам в опенспейсе живут офисные сотрудники и в чем его сильные и слабые стороны.

Безусловными преимуществами опенспейсов руководители называют экономию (они обходятся дешевле, чем отдельные кабинеты), более демократичную атмосферу и большую оперативность в решении рабочих вопросов. Эксперты среди плюсов отмечают отсутствие границ в прямом и переносном смысле. «Когда ты не отделен стенами, тебе и физически, и психологически легче подойти к коллеге, ‒ поясняет коуч Марк Кукушкин. ‒ «Безбарьерность» работает на большую проточность и связанность: много людей, действий, взаимодействий».

Однако сотрудники видят в таких офисах больше минусов, чем плюсов. Главный из них ‒ отсутствие конфиденциальности. Любой разговор, деловой или личный, слышат окружающие. Личного пространства нет, внешний вид стола бывает жестко регламентирован. Что касается работоспособности, то и тут исследователям порадовать руководителей нечем: мотивация в опенспейсах ниже, концентрация и продуктивность ‒ из-за постоянного шума и стресса ‒ тоже.

Датские исследователи обнаружили, что количество рабочих дней, которые мы пропускаем из-за болезни, прямо пропорционально количеству наших соседей по офису: сотрудники опенспейсов, в которых находится больше 6 человек, болеют на 62% больше работников из отдельных кабинетов.

Как же оптимизировать работу и жизнь в открытом пространстве, напоминающем общежитие?

Правила. В небольшом сплоченном коллективе, где низкая текучесть кадров, люди давно работают вместе, правила поведения в офисе можно принимать по факту, обсуждать всем вместе, учитывая пожелания каждого, и передавать сложившиеся традиции «новобранцам» устно. Другое дело ‒ колл-центр на 200 человек, где «жизненный срок» сотрудника ‒ 3‒6 месяцев. «Тогда обычно кто-то из руководителей задает правила и фиксирует их на бумаге. Там может быть прописано, например, что кофе/чай на рабочем месте ‒ это пожалуйста, а бутерброд с сыром ‒ уже извините».

Организация пространства. Помимо кухни, на которой можно разогреть полноценный обед и съесть тот самый бутерброд, неплохо бы обустроить в опенспейсе и комнаты тишины, в которых можно побыть одному, сосредоточиться или, наоборот, сбросить напряжение. Еще одно офисное must have ‒ отдельная зона развлечений за стенкой, с настольным хоккеем или пинг-понгом. Не будет ли это помехой работе? «Как показывает практика, развлечениями люди не злоупотребляют, так как у них достаточно дел».

Рабочий стол. Что касается организации личного пространства, если жестких правил по внешнему виду стола нет, можно «персонализировать» его красивыми открытками, стикерами с вдохновляющими цитатами, фотографиями, календарем и прочее. И разумеется, в любом случае ‒ не забывать поддерживать на рабочем месте чистоту и порядок.

Общение и обращение. Очевидно, что не стоит кричать коллеге через весь офис. Звонить коллегам по телефону или писать в скайпе/по e-mail, когда вы сидите через несколько столов друг от друга, тоже странно. Лучше подойти, в идеале ‒ сразу с несколькими «накопленными» вопросами, а не подбегать то и дело с каждым из них. Правда, опыт показывает, что это далеко не всегда работает, и некоторые вопросы требуют действительно безотлагательного решения. В любом случае, прежде чем обратиться к коллеге, стоит спросить, может ли он сейчас уделить вам время. Таким образом вы продемонстрируете, что уважаете его личное пространство.

Что не так с open space и чем его заменить

В современном мегаполисе есть множество форматов трудовой деятельности — производство, выездная и удаленная работа, сфера обслуживания. Каждая из них предполагает различные виды организации рабочих пространств. Самым распространенным на протяжении последних 50 лет остается офис.

Офисный сотрудник проводит на работе в среднем около девяти часов в день (хотя иногда и намного больше). В месяц выходит 170 часов, в год — 2040 часов, которые за всю жизнь при стаже в 35 лет складываются в 71400 часов. Это целых восемь лет! Только представьте, восемь лет своей жизни вы находитесь в рабочих помещениях, и не просто находитесь, а более или менее усердно трудитесь.

При таких цифрах очевидно, что качественная организация офисного пространства очень важна для здоровья и успешной деятельности работников, а значит, и процветания компании.

Современный офис должен быть безопасным для сотрудников, способствовать продуктивной и комфортной (в том числе психологически) работе, обеспечивать минимизацию негативного экологического воздействия, быть эстетически привлекательным.

Преимущества и недостатки open space

Для России долгое время традиционным форматом устройства офиса являлся кабинетно-коридорный тип, однако со временем все больше компаний начало переходить на open space.

Для сотрудников любой фирмы важно чувство общности, позволяющее им ощущать себя частью чего-то большего, чем повседневные обязанности и задачи. Трудно продвигать концепцию командной работы, когда ваши сотрудники весь день проводят в отдельных помещениях, часто не имея возможности открыто общаться друг с другом. Чувство товарищества в открытых офисах более развито, что, в свою очередь, помогает повысить моральный дух компании и дает сотрудникам дополнительный импульс для достижения успеха и позитивного отношения к их целям и проектам.

Фото: Unsplash

В США, где процветает рыночная экономика и конкуренция, open space был самым популярным форматом офиса многие годы. Однако сегодня все чаще можно услышать, что эта концепция устаревает в своем чистом виде. Маловероятно, что она полностью исчезнет в ближайшее время, но многие компании, особенно на Западе, возвращаются к офисным решениям, где у каждого сотрудника есть свое, пусть и небольшое, личное пространство.

В основном такой подход выбирают компании, работающие в сфере технологий, финансов и фармацевтики. Например, в штаб-квартире компании Bayer U.S. в городе Виппани, Нью-Джерси, каждой группе из 12 человек предоставляется свое отдельное пространство. В нью-йоркском офисе Facebook сотрудники могут использовать для уединенной работы тихую «библиотеку», специально организованную для возможности поработать индивидуально.

С чем это связано? Одна из причин, почему большинству сотрудников нравится работа в типичном небольшом офисе с четырьмя стенами и дверями — это возможность сконцентрироваться на задаче.

Постоянно воздействующие на нас отвлекающие факторы, неизбежные в open space, заставляют нас много раз в день терять концентрацию внимания, на восстановление которой требуется до 20 минут.

Фото: Unsplash

Кроме того, работа в офисах типа open space негативно влияет на нашу память, на способность к запоминанию и удерживанию информации. Особенно ярко это проявляется в так называемых hot-desking офисах, где люди могут свободно перемещаться по офису с ноутбуком, выбирая любое удобное место для работы. Конечно, у такой организации офиса есть свои плюсы: сотрудники получают возможность больше взаимодействовать друг с другом, и в то же время они могут в любой момент переместиться из зоны активной командной работы в более уединенное и спокойное место.

Однако мы способны запоминать больше информации, когда находимся на одном месте. Это не так очевидно в повседневной жизни, но мы «выгружаем» воспоминания, ассоциируя их с нашим окружением. Это могут быть мелкие, но важные детали. Например, идея могла прийти к вам при беглом взгляде на какой-то предмет на рабочем столе.

Самым деструктивным воздействием open space для многих сотрудников офисов является шум. Профессоры Сиднейского университета обнаружили, что около 50% сотрудников офисов с полностью открытой планировкой и около 60% сотрудников, работающих в офисах с низкими стенами, не удовлетворены своей «звуковой приватностью». В то же время среди сотрудников традиционных, индивидуальных офисов такое недовольство выразили только 16% опрошенных. Также респондентов попросили оценить уровень удовлетворенности 14 различными факторами внутреннего микроклимата в офисах, такими как температура, качество воздуха, уровень шума и т.д. Уровень удовлетворенности сотрудников личных офисов был значительно выше, чем у сотрудников open space.

Интересно, что самое социально активное поколение «миллениалов», похоже, не обращает внимания на шум в рабочих пространствах открытой планировки. Согласно опросам офисных работников в Финляндии, представители поколения, родившегося в 1980-х и 1990-х годах, видят те же недостатки офисов с открытой планировкой — шум, отвлекающие факторы, отсутствие конфиденциальности — как и более старшие поколения. Но они твердо убеждены, что возможности для общения, работы в команде или получения помощи и обмена опыта с коллегами перевешивают негативные стороны.

Фото: Unsplash

Одним из основных аргументов «за» открытый офис, помимо более низкой стоимости организации такого пространства, является утверждение, что подобные офисы повышают уровень сотрудничества между участниками коллектива. На самом деле мы редко генерируем хорошие идеи, разговаривая о пустяках, как это обычно и происходит в open space.

Люди действительно общаются друг с другом больше в открытом офисе, но, к сожалению, это неформальное общение, в основном никак не связанное с рабочими моментами. Мы по-прежнему бронируем переговорные комнаты для обсуждения важных рабочих моментов и «мозгового штурма», несмотря на заявляемую эффективность open space как средства повышения уровня коммуникации между сотрудниками.

Наиболее качественно, несмотря ни на что, мы работаем тогда, когда у нас есть возможность полностью сконцентрироваться на деле. Мы можем работать и в шумных пространствах, но качество работы, итогового продукта будет значительно ниже, чем если бы мы работали уединенно.

Сейчас во многих компаниях, чтобы не уходить полностью от концепции open space, экспериментируют с так называемыми тихими комнатами — небольшими помещениями, в которых можно уединенно поработать над важным проектом в течение нескольких часов. Некоторые компании предпочитают создавать небольшие офисы для отделов и команд из нескольких (3–16) человек.

Хорошее решение — создавать рабочие пространства двух типов: открытые «залы», где можно свободно взаимодействовать с коллегами, и уединенные небольшие помещения для сосредоточенной работы или телефонного звонка. Такие помещения должны быть небольшими, на одного человека или небольшую группу. В них может стоять рабочий стол и стул.

Некоторые производители мебели — например, Steelcase — даже предлагают специальные серии мебели для «интровертов», которые составляют в компаниях в среднем от трети до половины коллектива. В некоторых компаниях даже устраивают специальные комнаты для отдыха, легких физических упражнений или медитации.

Решение Steelcase для «интровертов». Фото: Steelcase

На помощь также приходят технологии — в некоторых офисах устанавливают датчики, которые отслеживают уровни шума, температуру воздуха и уровень загруженности того или иного пространства. В свою очередь, сотрудники через специальное приложение могут найти себе самую тихую и комфортную точку в офисе для продуктивной работы.

Итак, подытожим. У концепции open space есть свои достоинства:

• удобство организации работы, быстрая коммуникация и обмен информацией.
• оптимизация расходов на аренду и ремонт помещения.
• снижение расходов на оборудование и оснащение рабочих мест.
• выработка командного духа и сплочение коллектива.
• возможность отслеживать прогресс сотрудников в работе — они всегда на виду.
• ощущение распределенной ответственности между сотрудниками и снижение психологического давления на них, что способствует креативности и продуктивности.
• у сотрудников более высокая по сравнению с отдельными кабинетами готовность к сотрудничеству.
• возможность быстро обсудить рабочие вопросы, не тратя время на переписку/звонки.

Однако хватает у открытого офиса и недостатков:

• сложности в обеспечении комфортных условий для всех сотрудников.
• повышенный уровень шума.
• сложность концентрации.
• отсутствие приватности и конфиденциальности.
• отсутствие вида из окна у некоторых сотрудников.
• видимая гомогенная среда — некомфортная визуальная обстановка, которая характеризуется отсутствием визуальных композиционных структур, привлекающих внимание.
• открытые офисы могут стать местом размножения микробов и распространения инфекций, что увеличивает риск заражения в период сезонных эпидемий простудных заболеваний.

Частые ошибки в организации офиса типа open space

Можно ли назвать open space оптимальным видом устройства офиса? При условии обеспечения здоровых и комфортных условий и наличия зон для неформального общения и индивидуальной работы, возможно, да. Если же в помещении слишком шумно, душно, суетливо и неуютно, а для отдыха сотрудники могут только выйти покурить, такой офис явно не будет отвечать принципам современного и оптимального.

Чтобы ваш open space был безопасной, здоровой и комфортной рабочей средой, вам необходимо избегать наиболее частых ошибок, которые допускают компании:

• отсутствие у сотрудников возможности управлять параметрами среды (отопление, вентиляция и кондиционирование воздуха).
• наличие шумной техники.
• отсутствие мер по снижению шума.
• непродуманное освещение.
• нерациональное планирование места.
• непродуманность визуального оформления.
• нерациональное совмещение отделов (например, шумного отдела продаж и сосредоточенной бухгалтерии).
• чрезмерная экономия места, создающая ощущение нагроможденности.
• отсутствие других зон для работы и общения.

Фото: Unsplash

Как правильно организовать open space?

Чтобы минимизировать все перечисленные выше риски, рекомендуются следующие меры по созданию комфортного пространства в открытом офисе.

Во-первых, обеспечьте сотрудникам возможность контролировать показатели внутренней среды – температуру, влажность, кондиционирование. Для этого понадобятся:

• терморегуляторы на радиаторах, конвекторах.
• пульты управления кондиционерами.
• индивидуальные диффузоры на рабочем месте.
• вентиляторы и открываемые окна.

Во-вторых, установите качественную приточную вентиляцию и обеспечьте кондиционирование воздуха. Это даст такие преимущества, как:

• приток свежего воздуха в помещения в необходимом количестве.
• минимизация источников загрязнения (сигаретный дым, CO2, взвешенные частицы).
• контроль уровня CO2 в воздухе помещений с большим количеством рабочих мест.

Имеет смысл также вмонтировать устройство контроля потока воздуха в приточные системы и установить приборы для обеззараживания помещения от микробов и вирусов – например, бактерицидные облучатели-рециркуляторы серии «ДЕЗАР».

В-третьих, следите за уровнем освещенности и видом из окна. В open space должно быть реализовано:

• позонное или порядное включение-выключение света.
• наличие индивидуальных источников света на рабочих местах.
• обеспечение дневного света и видов из окон.
• отдельное управление/освещение рабочими местами у окна/атриума.
• контроль бликов и прямого солнечного света из окна (установка светонепроницаемых штор).

В-четвертых, минимизируйте шум — это повысит психологический комфорт сотрудников. Для этого нужно:

• предусмотреть удаленность оргтехники от рабочих мест.
• рассмотреть возможность установки мобильных или стационарных перегородок.
• разнести дальше друг от друга «шумные» отделы, где много звонков и переговоров (такие как продажи или реклама), и отделы, работа которых требует тишины и сосредоточенности (например, финансовый отдел).
• реализовать «комнаты тишины» и переговорные с использованием звукоизоляционных материалов.
• создание неформальных зон общения для укрепления доверия и создания атмосферы психологического комфорта работников – в таких местах люди должны иметь возможность побыть наедине с собой или поработать в небольшой группе.
• желающим дать возможность работать удаленно, чтобы уменьшить количество людей в open space; многим сотрудникам это поможет сосредоточиться на сложном проекте.
• разрешить сотрудникам брать отгул по состоянию здоровья на 1-2 дня без больничного, чтобы избежать распространения вируса среди коллег.

Наконец, в-пятых, позаботьтесь о приятном и удобном интерьере. Имеет смысл:

• рационально и удобно организовать хранение документации, папок и архивов, одновременно принимая во внимание внешний вид хранилища.
• предусмотреть комфортность и эстетичность визуального оформления офиса, создать разнообразное и приятное для глаз окружение.

Хороший пример

В качестве примера грамотно спланированного open space можно привести офис компании Mars в Москве. В 2016 году он получил сертификат LEED Gold, консультантом при прохождении сертификации выступила EcoStandard group.

Фото: Mars

Офис компании Mars – образец удачного совмещения общих рабочих пространств и других видов зон, предназначенных для отдыха или индивидуальной работы. В нем также предусмотрено специальное помещение для кошек и созданы условия для собак сотрудников. Mars – один из крупнейших мировых производителей питания для домашних животных. Pet friendly-офис – важный аспект корпоративной культуры компании. Сотрудники могут приходить со своими собаками в любой день недели, предварительно получив специальный пропуск на питомца.

Фото: Mars

В Microsoft некоторые сотрудники размещаются в т.н. «кварталах» с открытой планировкой, в которых также есть комнаты для частных телефонных звонков, индивидуальной работы или встреч с командой. Комнаты располагаются в отдалении от основных зон циркуляции людей в офисе — коридоров, ресепшена и зон общей работы — чтобы минимизировать зрительные отвлекающие факторы. Такие пространства рекомендуется разделять на помещения двух типов – доступные по предварительной брони и по принципу «живой» очереди.

Фото: Microsoft

Что еще можно сделать?

1. Помимо организации open space, важно не забывать о правильности и комфортности организации каждого индивидуального рабочего места: об эргономике стола, кресла, монитора и компьютера, об уровне освещения и оптимальных параметрах микроклимата. Данные факторы обязательно должны учитываться в любом типе офиса.
2. Для контроля всех факторов среды офиса рекомендуется провести экологическую экспертизу рабочих помещений, которая позволит выявить проблемы (качество воды и воздуха, уровень шума и вибрации, освещенность, электромагнитные поля и др.).
3. Для анализа текущей ситуации, развития компании и мониторинга настроений в коллективе целесообразно проводить периодические анонимные опросы сотрудников об их удовлетворенности рабочими условиями.

---

Материалы по теме:

Как увеличить продуктивность офисного пространства – советы и кейсы

Вдохновение: идеи для яркого офиса в стиле Facebook и Spotify

12 фантастических офисов будущего, которые изменят ваше представление о рабочем месте

Офис XXI века: На чем будет работать новое поколение

Офис «Open Space» — основы и принципы организации рабочего пространства

Офис формата «Open Space» подчинён принципу общего пространства, дословно «открытое пространство». В таком офисном помещении отсутствуют индивидуальные рабочие кабинеты в привычном понимании. Отдел крупной компании или все сотрудники фирмы поменьше трудятся в одной огромной комнате с индивидуальными рабочими местами в виде стула, стола и установленного на нём компьютера, а иногда и без этого (рабочее место является универсальным и общим).

Многие, кто успел поработать в таком офисе или получил новость о подобной вакансии интересуются источником подобного «хаоса». Ответ очевиден – это западный порядок работы рядовых сотрудников и даже менеджеров среднего звена.

Зачем?

Исторически сложилось так, что подобная система организации рабочего пространства появилась с целью:

• лучшего контроля над коллективом и каждым сотрудником, в частности.
• наибольшей экономической выгоды.

Но у офисного сотрудника старой закалки закономерно возникнет вопрос – а как же личное пространство? Ответ незамедлительный – его нет и для многих такой ответ может стать причиной снижения работоспособности, да и вообще у такого свободного офиса масса минусов… На первый взгляд!

Для частичного решения психологического дискомфорта многие владельцы компаний, например, прибегают к ограждению рабочего пространства небольшими перегородками, создающими видимость личного пространства и это верный ход к оптимизации рабочего процесса и психологического состояния сотрудников.

Время вносит свои коррективы

А вообще, современным офисным сотрудникам следует забывать времена личных кабинетов, ведь в составе компании каждый сотрудник – это аналог машины, призванной выполнять конкретные функции. Да, каждый сотрудник важен, но общий успех дела куда важнее личных неудобств, амбиций, особенностей характера и прочих прихотей. Не забываем, что некоторая работа и вовсе не может быть выполнена в замкнутом пространстве персональных кабинетов. Ведь принцип «одна голова – хорошо, а две – лучше» – это опыт поколений, с которым трудно состязаться. Ярчайшим примером успеха «нестандартного» во всех отношениях офиса является компания Google, вернее успех её деятельности.

Минусы офиса «Open Space»

Не требует долгих разъяснений процесс работы в месте, напоминающем общественное заведение с большим количеством людей и характерным шумом от них.

Помимо шума в «открытом пространстве» существуют и иные мало приятные ососбености:

• Невозможность сосредоточиться на работе; снующие во все стороны коллеги и начальство заставляют, скорее, обращать внимание на своё поведение, правильность позы, одежды и т. д.
• Постоянное «подозрительное» движение за спиной вызывает манию преследования, слежки и вообще излишней озабоченности Вашей персоной, а это уже прямая дорога к психологу на длительную и малоприятную процедуру самокопания и самопознания.
• Температурные неудобства. Кому-то из коллег холодно, кому-то жарко, где-то есть источник малоприятного запаха и т.д.
• Проблемы с освещением – аналогично предыдущему пункту: одним слишком светло, другие предпочитают полумрак и тому подобное.

Результатом и апогеем всего этого становится не торжество командного духа, а постоянные конфликты, срывы планов и проектов.

Но, смеем Вас заверить, что подобные неудобства решаемы и, кроме того, существует масса положительных моментов в подобной организации рабочего пространства и трудового процесса.

А может к лучшему?

В завершение статьи следует разбавить грустные краски сомнений, недовольства и полного краха офисной системы открытого типа. После детального знакомства со статистикой и особенностями отечественных офисов крупных компаний открывается совершенно иное восприятие офисов «Open Space»:

• Свободный и быстрый процесс коммуникации. В системе «Open Space», когда все сотрудники на виду и даже в голосовой доступности просто отпадает необходимость в обрывании телефона, постоянном ожидании под кабинетом или спамом по электронной почте с целью добиться согласования, разрешения, ознакомления и ещё многих «важных» атрибутов командной работы.
• Доступность сотрудников. Нет необходимости разыскивать нужного коллегу, который в свою очередь также отправился на поиски управляющего отделом. Это прямо влияет на скорость и производительность командного проекта.
• Сплочённость и командный дух. А ведь он действительно формируется только в общей занятости и непосредственной близости. Исчезает такое явление как элитные отделы и подразделения «так себе».
  
• Взаимопомощь и взаимовыручка. Сотрудники действительно становятся одной семьёй и любые проблемы каждого конкретного сотрудника могут быть быстро решены сообща.

Всё это гарантируется в идеальных условиях, но все мы люди, личности и индивиды, а потому проявление конфликтных ситуаций никто искоренить не в силах. Однако есть несколько секретов, которые позволят нивелировать и сгладить львиную долю негатива.

Поработаем, товарищи! Вместо заключения

Правила

Коллективные правила, принимаемые сообща вырабатывают нормы общения и регулируют все спорные и негативные моменты совместного существования.

Разделение помещения функциональными зонами

Кухня поможет удобно перекусить, не раздражая сотрудников запахами. Комната развлечений и отдыха поможет отвлечься в обеденный перерыв, а с помощью спорта (аэрохоккей, пинг-понг) можно быстро и мирно решить спорные моменты.

Минимальная индивидуализация рабочего места

Уже упомянутые офисные перегородки, а также несколько приятных фото, сувенир помогут сделать рабочее пространство более уютным и приветливым. Можно даже попросить выкрасить панели рабочего места в любимый цвет (если это возможно).

Систематизировать телефонные звонки

Ограничить или отказаться вовсе от личных звонков в рабочее время. Отключить звук мобильника, а на рабочем поубавить громкость сигнала.

Звукоизоляция

Использование наушников позволит снять эмоциональную нагрузку, избавит от шума и позволит сосредоточиться на работе.

Запахи

Для обеда организуется кухня или столовая, отказ от сильных парфюмов и соблюдение личной гигиены легко решают и такой важный момент.

Что такое open-space офис

При трудоустройстве каждого сотрудника интересует, как выглядит его рабочее место. Грамотная организация рабочего пространства влияет на настроение сотрудников, их рабочую активность, что важно для компании. В последнее время приобрела популярность совершенно новая организация офиса – open-space. Что такое open-space офис и в чем его преимущества – об этом в нашем обзоре.

Открытость и доступ

Open-space офис – это организация рабочих мест сотрудников на одной открытой площади, не имеющей стен. Визуальными разделителями рабочей зоны одного сотрудника выступают невысокие перегородки из стекла, дерева, пластика. Отсутствие стен способствует сплоченности коллектива, коммуникабельности работников и участию руководителя в большинстве рабочих моментов. Постоянные переговоры, обсуждение рабочих вопросов, печать документов – работа такого офиса напоминает гул большого улья пчел.

В офисах open-space существуют свои правила, которые позволяют сотрудникам чувствовать себя более комфортно. Они создаются коллективно, и их должны придерживаться все офисные работники. Например, это касается приема пищи на рабочем месте или громких разговоров по телефону.

Кроме рабочей площади, open-space офисы оборудуются дополнительными помещениями:

• Кухонная зона. Здесь сотрудники разогревают еду, пьют чай или кофе во время обеденного перерыва.
• Отдельная комната. Помещение закрыто от общей площади и предназначено для пребывания работников в тишине, отдыха.
• Комната для развлечений. Во время перерыва сотрудники имеют возможность заняться любимым хобби – поиграть в шахматы, пинг-понг, аэрохоккей. Наличие комнаты развлечений помогает работникам отвлечься от рутинной работы и с новыми силами приступить к своим обязанностям после перерыва.

Наличие комнаты развлечений помогает работникам отвлечься от рутинной работы и с новыми силами приступить к своим обязанностям после перерыва.

Это удобно и функционально

Модная тенденция на офисы open-space пришла к нам с Запада. Современные бизнес-центры все чаще применяют такую модель организации рабочего пространства, ведь она позволяет экономить площадь здания и удобна для доступа руководства. Кроме того, очевидны преимущества open-space для работы компании в целом, а именно:

• Дизайн «открытого» офиса позволяет коллегам обмениваться нужной информацией, не тратя время на путь к кабинету.
• Продуктивность работы сотрудников повышается – отсутствие перегородок способствует их сплочению и объединению.
• Руководству легче контролировать работу подчиненных, ведь каждый сотрудник находится на виду.
• Клиенты больше доверяют компаниям с организацией офиса в стиле open-space. При виде открытого пространства и доступности у клиента не возникает сомнений в честности компании и «прозрачности» ее услуг.
• Сотрудники меньше отвлекаются на посторонние дела, так как находятся под постоянным наблюдением.

Офис open-space – современное и модное направление, позволяющее компании идти в ногу со временем и пользоваться преимуществами такой модели организации офисного пространства. Из недостатков open-space офисов можно выделить сильное психоэмоциональное напряжение работников, так как они находятся в постоянном шуме. Своеобразная «коммунальная квартира» на рабочем месте раздражает некоторых работников, способствует усталости и постоянному отвлечению. Это сказывается на эффективности их работы и приводит к постоянной текучести кадров в компании.

Заключение

Преимущества и недостатки офисов open-space позволяют основателю выбрать модель работы штатного персонала и определить, какой формат подходит для компании лучше всего. Если работа сотрудников open-space офиса связана с повышенной концентрацией внимания, наблюдается низкая работоспособность, постоянное обновление кадров, снижение продуктивности труда, основателю есть резон перехода на стандартную организацию рабочих мест.

Open space: как правильно организовать офисное пространство

В наше время множество компаний предпочитают сооружать для сотрудников офис без стен или другими словами — «open space». Открытое пространство — на первый взгляд простой и удобный способ организации рабочих будней. Но так ли это на самом деле?

Команда Hurma System разобралась в преимуществах и недостатках офисов open space. Сегодня мы обсудим, как оптимизировать работу и повысить продуктивность сотрудников опенспейсов.

Open space — что это?

Офисный формат openspace в 1960-х придумал Фрэнк Даффи, студент архитектурного факультета. Новая идея организации офисного пространства пришлась по вкусу американцам. В период «индустриального бума» в Америке решили организовать работу клерков на примере конвейера: работников рассадили за столы, как в школе, а лучшие сотрудники, которые получали повышение, переезжали в собственные кабинеты. Также свое личное пространство в виде кабинета с круговым обзором имел начальник, и мог всецело контролировать рабочий процесс.

В наше время в США более 70% офисов работают в помещениях open space. В странах СНГ такой формат появился в середине 1990-х. Сегодня это выглядит как эффективное единое рабочее пространство для офисных сотрудников. 

Плюсы офиса open space

Рассмотрим преимущества работы в планировке open space для руководителей и HR.

1. Простота коммуникации между персоналом. Если сотрудник все время находится среди своих сослуживцев, то ему просто приходится коммуницировать с другими. Это упрощает бизнес-процессы и способствует более оперативному решению ежедневных рабочих вопросов.

2. Экономичность. Одно большое помещение требует меньше затрат, в отличие от офиса с отдельными кабинетами.

3. Контроль работы. У руководства есть возможность наблюдать, что делают сотрудники, сколько времени они тратят на определенные задачи, как часто общаются и что обсуждают. 

4. Информативность и открытость. В опенспейсе все вопросы обсуждаются вслух и в это вовлечена вся команда проекта или компании. Таким образом, сотрудники информированы о целях компании, положении дел, они имеют возможность высказаться и внести свой вклад в развитие компании.

5. Отсутствие сплетен. Довольно сложно сплетничать или «перемывать косточки» начальнику, если вокруг тебя все время находятся другие люди. Именно поэтому open space workplace создает препятствия такому неконструктивному занятию.

Минусы офиса open space

Какие же негативные стороны работы в таких офисах для менеджеров и самих сотрудников?

1. В опен спейсах шумно, и это самый главный минус работы в открытом пространстве. Иногда такой офис похож на один огромный улей, который не замолкает ни на секунду. С другой стороны, рассчитывать на тишину в месте, где собралось одновременно несколько десятков, а то и сотен человек — нелогично. По данным исследования голландских ученых, 32% офисных сотрудников раздражают громкие разговоры коллег, а 30% выводят из себя постоянные телефонные звонки.

2. Конфликты. И скорее всего, это будут не рабочие разногласия, а борьба между группой любителей свежего воздуха и противников сквозняков. Бытовые стычки могут касаться чего угодно: как опущены жалюзи, куда деваются без вести пропавшие ручки и сколько градусов должен показывать вечный источник ссор — кондиционер. Да, это бесконечная история в огромном офисе. 

3. Отсутствие личного пространства. Интровертам в офисах open space будет явно психологически дискомфортно. Но даже если сотрудник экстраверт, то 5 дней в неделю делить рабочее место с огромным количеством других людей, которые слышат твои личные разговоры и уже знают, что у тебя аллергия на морепродукты, потому что ты постоянно заказываешь еду в офис — не очень комфортно. 

4. Сотрудники чаще болеют. В опенспейсах очень часто так случается: после того, как один сотрудник заболел вирусной инфекцией, заражается и уходит на больничный половина офиса. В Дании даже провели исследование, согласно которому в офисах openspace, где работало более 6-ти человек, сотрудники брали отпуска по болезни на 62% чаще.

Как же оптимизировать работу в open space?

Как мы видим, преимущества работы в таких офисах практически нивелируются перечнем значимых недостатков. Часто в компаниях принимают решение установить специальные перегородки, но и это не решает проблему, а еще больше повышает уровень стресса. Давайте разберем, как организовать open space пространство, чтобы сотрудники чувствовали себя комфортнее и работали эффективнее.

1. Установите правила 

Нормы поведения в маленьком коллективе можно проговорить устно, учитывая все пожелания сотрудников. Если же мы говорим об огромном коллективе корпорации, то здесь выходом будет своеобразная инструкция о правилах поведения в опенспейсе. Проведите анонимный опрос с помощью Google Forms или  голосование в вашей HRM-системе и установите, что больше всего раздражает основную часть сотрудников вашей компании и инициируйте изменения. 

2. Организуйте пространство

После того, как вы выяснили основные потребности сотрудников, необходимо обустроить офис для комфортной работы. К примеру, если большинство беспокоит уровень шума, разделите пространство так, чтобы работники «на телефоне» сидели подальше от тех, кто занимается работой, требующей повышенной концентрации внимания. 

Хорошим решением будет оборудовать специальные комнаты тишины, в которые можно уйти в любой момент, сосредоточиться на важной задаче, обсудить вопросы команды или переговорить с клиентом. Также важно давать работникам возможность сбросить напряжение и снизить уровень стресса. Это можно сделать, оставив немного пространства для зоны развлечений. Несколько партий в пинг-понг или настольный футбол в отдельной комнате отлично справятся с этой задачей. 

Резюмируем: создайте такие условия, чтобы сотрудники обедали на кухне (или в определенном месте), отдыхали в игровых комнатах, могли удалиться для переговоров в отдельное помещение и выполняли свои основные задачи на рабочем месте в open space.

3. Отведите для совещаний отдельное время

Часто бывает так, что к тимлиду или проджект менеджеру у сотрудников собирается много вопросов и они могут их обсуждать просто на рабочем месте, отвлекая его и остальных. Такую ситуацию решит большее количество совещаний. Специально отведенные часы для решения стратегических задач помогут снизить уровень шума в коллективе и сделать работу каждого сотрудника продуктивнее.

4. Разделите личное и рабочее пространство

Многие сотрудники любят обсуждать планы на вечер или новый фильм в кинотеатре просто на рабочем месте. Отлично, если это не мешает рабочему процессу и другим, не участвующим в разговоре людям. Такое общение позволяет немного отдохнуть от рутинных дел. Это превращается в проблему, когда весь огромный коллектив за работой вынужден слушать чей-то телефонный разговор про поход к косметологу или скидки в продуктовом. Возможно кому-то такая информация будет полезна, но большинство она раздражает. Потому важно обсудить этот момент с сотрудниками и предложить им говорить по телефону в коридоре или комнате отдыха. 

5. Уменьшите уровень шума

Определите все предметы, издающие шум, вроде кофемашины или принтера, и сосредоточьте их по возможности в отдельных кабинетах или коридоре. Это значительно снизит уровень шума. Также позаботьтесь о том, чтобы у каждого сотрудника на столах были наушники, которые позволяют переключиться на любимую музыку и сосредоточиться на задачах. 

Как создать уютное open space пространство?

Пример удачного совмещения опен спейс и других зон — компания Mars, один из крупных мировых производителей корма для домашних животных. В офисе компании множество отдельных рабочих мест, кабинетов и открытого пространства. Pet-friendly культура компании отображена в планировке офисов, где даже можно найти комнаты для кошек и собак сотрудников. 

К слову, офис — отличная возможность внедрить корпоративную культуру компании. HR-менеджеру также важно понимать, что комфорт на рабочем месте = снижение текучести кадров. Грамотная организация открытого пространства поможет не только сэкономить бюджет руководству, но и наладить коммуникацию внутри коллектива и повысить лояльность сотрудников к компании.

Дизайн офиса в стиле Open Space

«Хороший дизайн решает проблему, а не создает ее»

Максим Калинов.

 

Этот неординарный американский стиль появился в современных офисах не так давно, но уже успел полюбиться множеству компаний. Стиль Open Space начинает вытеснять привычное разделение пространства офисного здания на скучные, «давящие» своей унылостью и консерватизмом кабинеты.

В основе организации помещения лежит сосредоточение всех сотрудников вместе с руководством на одной большой просторной площади. Здесь исключены двери, внутренние стены и бесконечные коридоры. Чтобы разграничить площадь и создать личное пространство для персонала, используются мобильные и трансформируемые перегородки.

 

Важные нюансы для создания идеального помещения для работы

 

Стиль Open Space – это интерактивное пространство, которое отлично просматривается со всех сторон. Чтобы избежать дискомфорта сотрудников, следует обращать внимание на важные детали при планировке помещения:

• удобное размещение рабочих столов;
• правильный выбор цветовой гаммы для отделки стен и мебели;
• создание низкого уровня шума с помощью специальных перегородок с оптимальной высотой;
• внедрение зон для отдыха и неформального общения.

 

Особенности стиля Open Space

 

В помещении, оформленном под дизайн Open Space, с первой секунды чувствуется прозрачность и проницаемость. Все сотрудники работают слаженно и находятся на виду, они ощущают «пульс» свое компании и нацелены на эффективные результаты. Open Space создает корпоративный дух, ведь даже начальство входит в сплоченную команду, находясь за стеклянной прозрачной перегородкой.

В стиле Open Space хорошо использовать «гибкие» рабочие зоны. К примеру, центр оборудуют мебелью на колесиках, что позволяет менять организацию внутреннего пространства для более эффективной работы сотрудников при некоторых динамичных проектах.

 

Нужен ли Open Space в вашей фирме?

 

Открытые пространства в помещении идеальны для компаний, где сотрудникам необходимо взаимодействовать между собой, свободно передвигаться по офису. Имеет смысл оформить помещение в стиле Open Space, когда есть уверенность, что сотрудники усвоили корпоративную культуру – умеют работать, не мешая другим. При организации подобного дизайна обязательно нужно спросить мнение сотрудников – подходит ли для них такой формат работы. Не каждый работник согласится променять покой и полное уединение на командный дух.

Помещение в стиле Open Space не предназначается для большого потока клиентов. Это место не лучшим образом подходит для проведения встреч и переговоров. Лучше всего оформить отдельное помещение для подобных мероприятий с партнерами и посетителями.

Дизайн Open Space нужно оформлять на предприятиях, где все сотрудники дружелюбно общаются между собой, а руководство с демократичностью относится к каждому подчиненному и считает себя, прежде всего, членом команды, а не начальством. Размещение офиса на открытых пространствах символизирует о динамичности и быстром росте компании, духе коллективизма и сплоченной мотивации.

 

У помещения, оформленного в стиле Open Space, есть свои преимущества и недостатки.

К плюсам относятся:

1. Абсолютный контроль за действиями персонала.
2. Простое и непринужденное общение коллег.
3. Оперативное взаимодействие между руководством и персоналом.
4. Создание дружелюбной обстановки.

Минусы в оформлении помещения:

1. Трудно создать оптимальный уровень тишины.
2. Напряженная обстановка при разногласиях между коллегами.
3. Легкое распространение вирусных инфекций.
4. Невозможно настроить работу охлаждаемой системы воздуха под индивидуальные потребности каждого сотрудника.

 

Как создать идеальную организацию пространства?

Чтобы оформить помещение в стиле Open Space, требуется уделить должное внимание вопросам акустики. Сегодня производители выпускают удобные стеновые и перегородочные панели, позволяющие обеспечить оптимальный уровень комфорта и сохранить «прозрачность».

Внедрение природных элементов в интерьер офиса – лучший вариант для смягчения обстановки и создания приятной атмосферы. Зеленые акценты положительно влияют на психику, и, следовательно, на общую производительность сотрудников. Насаждения в керамических горшках на стенах или на полу создают комфорт и ощущение домашнего уюта.

Стиль Open Space предполагает простор. Визуально увеличить площадь поможет красивый вид дальней стены. Акцент на далеко расположенном пространстве позволяет сфокусироваться зрению и подарить ощущение свободы. Дело в том, что человеческий мозг устроен таким образом, что, глядя вдаль, мы чувствуем себя более раскованно, лучше работает воображение, и работа протекает намного продуктивнее.

Подвижные стеклянные перегородки должны обрамляться деревом. Натуральные материалы со стеклом вызывают ощущение стабильности и безопасности. Некоторые сорта древесины источают приятный аромат, способствующий еще большему расслаблению и комфорту.

Можно включить в помещение закрытые боксы для переговоров, индивидуальной работы или ведения особо важных проектов. Они обладают неполной изоляцией, но уровень шума значительно снижен по сравнению с общим залом.

Деревянная облицовка стен и мебель создает благоприятную атмосферу. Ощущение единения с природой снижает усталость, придает сил и удаляет напряжение.

Хорошо смотрятся в стиле Open Space ретро элементы. К примеру, можно повесить на стену старинные часы или уменьшенную модель велосипеда.

Чтобы сотрудники чувствовали себя максимально комфортно, устройте в офисе настоящий зеленый сад для отдыха. Счастливые, хорошо отдохнувшие сотрудники работают более эффективно и никогда не променяют вашу компанию на другие, пусть даже и высокооплачиваемые места. Также неплохо внедрить в общий зал элементы зеленых насаждений. Не бойтесь экспериментировать – зелени никогда не бывает много. Устройте в центре небольшую «полянку» с цветами или газоном, а по стенам пусть ползут привлекательные лозы декоративных растений.

Скучные кресла и столы в офисе можно разбавить неординарными элементами. Например, оформить зал свисающими с потолка массивными деталями в стилистике деятельности вашей компании.

Цвет для офиса в стиле Open Space

Для создания комфортной обстановки недостаточно удобного распределения рабочих зон и качественной эргономичной мебели. Необходимо учитывать цветовую гамму, которая положительно влияет на здоровье и настрой сотрудников, располагает к эффективной работе и не утомляет на протяжении всего рабочего дня.

Основное правило – оттенки не должны быть слишком яркими, но в то же время, и не спокойными, чтобы люди не чувствовали абсолютное расслабление и тягу ко сну.

Краткое руководство по выбору цвета:

1.     Правильное оформление стен, мебели и потолков нужными оттенками настраивает на рабочий лад персонал и привлекает посетителей. Определенные цвета могут «заставить» компаньонов подписывать важные документы на подсознательном уровне.

2.     Окрашивать стены следует в соответствии с площадью офиса, количеством окон и пропуском света.

3.     Выбирать оттенки для стен следует в зависимости от общего интерьера и предпочтений большинства сотрудников.

4.     Не стоит экспериментировать с обилием ярких оттенков – кричащие тона являются мощным возбудителем для нервной системы, а пестрые яркие рисунки вызывают головные боли.

5.     Для создания максимальной сосредоточенности следует использовать в интерьере офиса холодные оттенки. Зеленая палитра благоприятна, как для психики, так и для зрения.

 

Нейтральные оттенки – традиционные решения

Для консерваторов предпочтительнее красить офисы в спокойные тона – серые, белые, бежевые. Строгие офисные дресс-коды также предполагают наличие этих оттенков.

Спешим вас разочаровать, если вы собираетесь отдать дань традиции – серые оттенки лишают мотивации, наделяют сотрудников унынием. То же самое касается белых и бежевых оттенков. Интересно: психологи выявили негативный эффект при воздействии на мужчин оранжевого и фиолетового оттенков.

Желтый – слушайте, прежде всего, мнение своих сотрудников!

В целесообразности оформления офисных зданий желтым цветом ученые до сих пор не могут прийти к общему выводу. Некоторые говорят, что этот цвет создан для радости и креатива, другие утверждают, что желтые оттенки губительны для глаз и концентрации внимания. Хотите мыслить творчески и создать неординарный дизайн – красьте стены в желтый, только для начала посоветуйтесь с персоналом.

Зеленый – мечта для вашего взгляда

Идеальный цвет для офиса. Он не утомляет, помогает лучше сосредоточиться и отлично успокаивает. Даже монотонная работа станет приятной в окружении зеленых комфортных оттенков.

Голубой – второе место в рейтинге по цветам для офиса

Голубые оттенки – также удачные варианты для оформления офисного помещения. Голубые тона помогают сосредоточиться, сохранить внимание на мелких, но важных деталях.

Коричневый – повышайте статус вашей фирмы

Коричневые тона отлично создают ощущения безопасности и защиты. Особенно важно использовать коричневые оттенки в оформления офиса по банковским или охранным услугам. Этот цвет расскажет без слов об абсолютной безопасности ваших проектов.

Красный – несколько деталей внесут яркость в дизайн

Этот цвет не стоит использовать в интерьере целиком, достаточно нескольких акцентов. Дело в том, что красные тона увеличивают эмоциональность, раздражительность и агрессивность.

С помощью Open Space можно создать яркое, запоминающееся помещение. Созданный образ вашего офиса будет служить прямой демонстрацией индивидуальности компании, её колоссального успеха и развития.

Правда об открытых офисах

Вкратце об идее

Проблема

Организации обращаются к открытым офисам и множеству технологий для поощрения сотрудничества. Но часто это неэффективно: люди не обязательно больше взаимодействуют или взаимодействуют непродуктивно.

Основная причина

Люди решают, когда и как взаимодействовать с другими. Они научились отгораживаться от людей и распознавать знаки, указывающие на то, что их коллеги хотят, чтобы их оставили в покое.Многие компании не понимают, как добиться желаемого сотрудничества.

Решение

Компании могут использовать новые технологии, такие как датчики, отслеживающие передвижения людей, и программное обеспечение, которое собирает их цифровые «хлебные крошки», чтобы понять, как на самом деле взаимодействуют члены определенных групп. Затем они могут провести тщательные эксперименты, чтобы узнать, как достичь желаемого типа обмена.

Сотрудничать сотрудникам никогда не было так просто — по крайней мере, так кажется.Открытые, гибкие, ориентированные на деятельность пространства заменяют кабинки, делая людей более заметными. Обмен сообщениями заменяет телефонные звонки, делая людей более доступными. Корпоративные социальные сети, такие как Slack и Microsoft Teams, вытесняют разговоры о кулерах, делая людей более взаимосвязанными. Программное обеспечение для виртуальных встреч, такое как Zoom, GoToMeeting и Webex, вытесняет личные встречи, делая людей постоянными. Архитектура сотрудничества не изменилась так быстро с тех пор, как благодаря технологическим достижениям в области освещения и вентиляции высокие офисные здания стали возможными, и можно утверждать, что это никогда прежде не было настолько эффективным.Проектирование рабочих мест для взаимодействия между двумя или более людьми — или сотрудничества, от латинского «коллаборация», что означает «работать вместе» — никогда не казалось таким простым.

Но по мере того, как физические и технологические структуры для омниканального сотрудничества расширяются, данные свидетельствуют о том, что они создают поведение, противоречащее ожиданиям дизайнеров и желаниям бизнес-менеджеров. В ряде рабочих мест, которые мы наблюдали при исследовательских проектах или консультационных заданиях, эти структуры производили меньше взаимодействия — или менее значимых взаимодействий, — не больше.

В этой статье мы обсуждаем эти непредвиденные последствия и даем рекомендации по проведению экспериментов, чтобы выяснить, как на самом деле взаимодействуют ваши сотрудники. Это поможет вам оборудовать их пространствами и технологиями, которые наилучшим образом удовлетворяют их потребности.

Архитектура и анатомия сотрудничества

Рабочие окружены физической архитектурой: отдельные офисы, кабинки или открытые места для сидения; один этаж, несколько этажей или несколько зданий; выделенное пространство для организации, пространство, разделяемое с другими компаниями, или домашний офис.Эта физическая архитектура сочетается с цифровой архитектурой: электронной почтой, корпоративными социальными сетями, мобильными сообщениями и т. Д.

Но хотя эта архитектура влияет на работников умственного труда, они, , решают, индивидуально или коллективно, когда взаимодействовать. Даже на открытом пространстве с коллегами в непосредственной близости люди, которые хотят избегать взаимодействия, обладают удивительной способностью делать это. Они избегают зрительного контакта, обнаруживают, что срочно необходимо сходить в туалет или прогуляться, или настолько поглощены своими делами, что выборочно становятся глухими (возможно, в наушниках).Как ни странно, распространение способов взаимодействия облегчает ответ , а не : например, работники могут просто игнорировать цифровое сообщение.

Когда сотрудники действительно хотят взаимодействовать, они выбирают канал: личная встреча, видеоконференция, телефон, социальные сети, электронная почта, обмен сообщениями и т. Д. Кто-то, инициирующий обмен, решает, как долго он должен длиться и должен ли он быть синхронным (встреча или обсуждение) или асинхронным (сообщение или публикация). Получатель, скажем, электронного письма, сообщения Slack или текста решает, отвечать ли ему немедленно, в будущем или никогда.Эти индивидуальные особенности поведения вместе составляют анатомию сотрудничества , подобную муравейнику или улью. Он создается органически по мере того, как люди работают, и формируется на основе убеждений, предположений, ценностей и способов мышления, которые определяют культуру организации.

Olalekan Jeyifous

Архитектура легко наблюдать — вы просто смотрите на чертежи, модели, технологии или пространство вокруг вас. До недавнего времени анатомию сотрудничества было трудно наблюдать. Но технологии позволили обнаруживать и анализировать потоки коммуникации.

Датчики в моде. Датчики на стульях измеряют, как долго рабочие находятся за своими столами. Датчики в полу измеряют, когда и как они двигаются. Датчики в бейджах RFID и смартфонах отслеживают, куда они идут. Датчики (в виде видеокамер) отслеживают, с кем они находятся. Panasonic добавила датчики Wi-Fi в системы освещения, которые могут контролировать личное общение во всех зданиях и на рабочих местах.

Когда фирмы перешли на открытые офисы, личное общение упало на 70%.

Еще один способ обнаружения взаимодействий — это сбор цифровых «хлебных крошек», которые люди оставляют, когда они бронируют встречу, отправляют электронное письмо, открывают окно браузера, публикуют сообщения в Slack или Teams или совершают звонок, благодаря системам, предназначенным для сохранения метаданных общения. . Работодатели все чаще могут использовать инструменты расширенной аналитики для изучения этих данных и понимания коллективного поведения сотрудников. Алгоритмы, оценивающие перемещения и взаимодействия работников, могут научиться отличать сотрудничество от простого присутствия.Те, кто анализирует прошлое поведение рабочих, могут научиться предсказывать их следующие шаги, индивидуально или коллективно, и оценивать вероятность значительного столкновения между людьми.

Эти достижения позволили нам подтвердить то, о чем многие подозревали: архитектура и анатомия сотрудничества не совпадают. Используя передовые носимые устройства и собирая данные обо всех электронных взаимодействиях, мы вместе со Стивеном Тюрбаном, одним из бывших студентов Итана, который в настоящее время учится во Вьетнамском университете Фулбрайта, отслеживали личные и цифровые взаимодействия в штаб-квартирах двух компаний из списка Fortune 500 раньше. и после того, как компании перешли из кабинок в открытые офисы.Мы выбрали наиболее представительные рабочие места, которые смогли найти; мы ждали, пока люди обосновались в своих новых пространствах, чтобы отслеживать их взаимодействия после переезда; и, для точности, мы варьировали время, в течение которого мы их отслеживали. В первой компании мы собирали данные за три недели до редизайна, начав за месяц до этого, и в течение трех недель примерно через два месяца после него. Во втором случае мы собирали данные за восемь недель до редизайна, начиная с трех месяцев до него, и за восемь недель, примерно через два месяца после него.Мы согласовали периоды сбора данных с сезонными бизнес-циклами для сравнения яблок с яблоками — например, мы собирали данные в течение одних и тех же недель квартала. Мы обнаружили, что личное общение упало на примерно на 70% после того, как фирмы перешли на открытые офисы, в то время как электронное взаимодействие увеличилось, чтобы компенсировать это.

Почему это произошло? Работа французского философа XVIII века Дени Дидро предлагает ответ. Он писал, что исполнители должны «представить себе огромную стену перед сценой, отделяющую вас от публики, и вести себя так, как если бы занавес никогда не поднимался.Он назвал это четвертой стеной. Это не позволяет актерам отвлекаться на публику и позволяет им отделиться от того, что они не могут контролировать (аудитория), и сосредоточиться только на том, что они могут (сцена), подобно тому, как баскетболист бросает мяч, не видя аплодисментов. (или освистывать) фанаты за обручем. Это создает интимность того, что некоторые называют публичным одиночеством. Чем больше аудитория, тем важнее четвертая стена.

Люди в открытых офисах создают четвертую стену, и их коллеги уважают ее.Если кто-то работает сосредоточенно, люди не перебивают его. Если кто-то начнет разговор, и коллега бросит на него раздраженный взгляд, он больше не повторится. Нормы четвертой стены распространяются особенно на открытых пространствах.

Проблема близости

Отдельный вывод нашего и других исследований заключается в том, что местоположение членов команды оказывает большое влияние как на их физическое, так и на их цифровое взаимодействие. В общем, чем дальше друг от друга люди, тем меньше они общаются. Исследование, в котором участвовал один из нас (Бен) в MIT Media Lab, показывает, что вероятность того, что любые два человека в корпоративном кампусе будут взаимодействовать физически или в цифровом формате, прямо пропорциональна расстоянию между их столами.В более широком смысле, одно из самых надежных открытий в социологии, предложенное задолго до того, как у нас появилась технология, подтверждающая это с помощью данных, заключается в том, что близость, или близость, предсказывает социальное взаимодействие.

Рассмотрим исследование, проведенное в штаб-квартире крупной компании по производству потребительских товаров Humanyze, фирмой по разработке программного обеспечения для организационной аналитики, возглавляемой одним из нас (Беном), которая помогает компаниям понять, как взаимодействуют их команды. Было обнаружено, что люди в одной команде в шесть раз чаще взаимодействовали, находясь на одном этаже, а люди в разных командах в девять раз чаще взаимодействовали, находясь на одном этаже.Исследование, которое мы провели в главном кампусе розничного продавца из списка Fortune 500, насчитывающего более десятка зданий, показало, что только 10% всех коммуникаций происходили между сотрудниками, чьи столы находились на расстоянии более 500 метров. Эти результаты показывают, что размещение людей в ближайших зданиях не улучшит сотрудничество; для увеличения взаимодействия рабочие должны находиться в одном здании, в идеале на одном этаже.

А удаленная работа, хотя и является бесспорно рентабельной, имеет тенденцию значительно препятствовать совместной работе даже по цифровым каналам.Изучая работу крупной технологической компании с 2008 по 2012 год, мы обнаружили, что удаленные сотрудники почти на 80% меньше рассказывали о своих заданиях, чем члены совместной команды; в 17% проектов вообще не общались. Очевидный вывод: если членам команды нужно взаимодействовать, чтобы вовремя достичь вех проекта, вы не хотите, чтобы они работали удаленно.

Развивайте анатомию сотрудничества

После публикации научных статей об изученных нами офисах нас просили предоставить более подробную информацию об этих помещениях.Некоторые люди, кажется, верят, что лучший план может решить головоломку сотрудничества. Архитекторы, управляющие недвижимостью и производители офисных систем подкрепляют эту точку зрения, используя данные опросов сотрудников и предыдущего использования пространства для определения индивидуальных потребностей и создания «гибких», «подвижных», «ориентированных на деятельность» пространств, позволяющих работникам создавать свои собственные пространства. чтобы удовлетворить их. Но сотрудничество — это командный вид спорта. Офисы, которые чрезмерно сосредоточены на поддержке индивидуальных предпочтений, вряд ли будут оптимально выполнять работу по поддержке всей команды или совокупности команд, которым необходимо работать вместе.Так что гибридный дизайн открытого офиса — не панацея. Если вы собираетесь позволить людям выбирать места, которые лучше всего соответствуют их индивидуальным потребностям, ваши сотрудники также могут быть удаленными.

Лидерам необходимо позвонить о том, какое коллективное поведение следует поощрять или препятствовать и как. Их средства должны включать не только проектирование конфигураций и технологий рабочего пространства, но и проектирование задач, ролей и культуры.

Если контроль затрат на недвижимость является приоритетом, руководители должны быть честны в этом с собой и своими сотрудниками.Большинство изменений дизайна офиса предпринимаются не для того, чтобы способствовать сотрудничеству. Они начинаются с цели, подобной той, которую описал глава отдела недвижимости компании из списка Fortune 50: «Команда руководителей только что дала мне поручение переоборудовать нашу штаб-квартиру, чтобы уместить здесь еще 1000 сотрудников». Огромный прогресс был достигнут в проектировании офисов, которые могут вместить больше людей в определенном пространстве. Это не обязательно плохо: компании часто реинвестируют полученную экономию в важные направления.

Возвращение в узкие места

На протяжении большей части 1990-х годов организации нанимали сотрудников быстрее, чем расширяли свои офисы.После увольнений во время рецессии начала 2000-х и снова в 2008 году уцелевшие работники вернули себе некоторую площадь, в основном потому, что компании заключили долгосрочные договоры аренды и не хотели вкладывать средства в реконфигурацию офисов. Но по мере того, как набор сотрудников возобновился, наступили сроки аренды и восстановились бюджеты на редизайн, организации снова начали размещать своих сотрудников в помещениях все меньшего и меньшего размера.

Если цель действительно состоит в том, чтобы стимулировать сотрудничество, вам нужно увеличить количество правильных видов взаимодействия и уменьшить количество неэффективных.Вам придется тщательно выбирать компромиссы. Это означает, что вам нужно понять текущие модели взаимодействия и подумать, как вы хотите их изменить. Используя датчики и цифровые данные для отслеживания взаимодействий в крупном немецком банке, исследователи из Массачусетского технологического института обнаружили, что в тех случаях, когда сплоченность внутри команды более предсказывала продуктивность и удовлетворенность сотрудников, чем межгрупповые столкновения, усиление взаимодействия между командами снижало производительность. Поэтому они переместили команды в отдельные комнаты. И после использования технологии Humanyze для отслеживания взаимодействий крупная энергетическая компания решила улучшить взаимодействие между отделами, которые сильно зависели от процессов, и сократить взаимодействие между другими отделами, разместив одни в новом здании и переместив другие за пределы офиса.

Если людям нужно непрерывное время, чтобы сосредоточиться, отвлечение стоит дорого. В таком случае создание большего количества возможностей для сотрудничества может увеличить стоимость без предоставления соответствующей выгоды.

Проведите настоящие эксперименты

Лучший способ найти оптимальный дизайн рабочего места для определенных групп — это провести тщательные эксперименты. Это означает сбор и анализ данных о взаимодействиях, разработку гипотезы о том, как их улучшить, и проверку вашей гипотезы на контрольной группе.Mori Building, одна из крупнейших компаний по управлению недвижимостью в Японии, сделала это в начале 2016 года, когда стремилась наладить более продуктивное сотрудничество между командами в своей корпоративной штаб-квартире. Архитектура офиса была открытой, но, используя носимые датчики (некоторые из которых были предоставлены Humanyze) для отслеживания личного взаимодействия, Мори обнаружил, что сотрудники в основном общаются только с членами своей собственной команды. Обычно люди оставались в специально отведенных местах для своей команды и редко выходили на открытые места для сидения, на которые приходилось около 20% пространства.

Подразделение строительства, окружающей среды и разработки Со Мори провело эксперимент, чтобы выяснить, может ли это повлиять на анатомию и архитектуру. Он выбрал корпоративный этаж, на котором команда располагала сидячими местами (дизайн интерьера, консультации по недвижимости, продажи и т. Д.). Часть пространства осталась прежней (контрольная группа), а часть была превращена в пространство «свободного адреса» — открытые сидения, без письменных назначений. Когда Мори измерил личное взаимодействие в этой конфигурации, результаты были очевидны: хотя взаимодействие между командами увеличилось, взаимодействие внутри команд резко упало, и люди тратят 1.В 26 раз больше времени они проводят в изоляции.

Мори изначально был доволен результатами. Рост межгруппового взаимодействия означал, что люди обращались напрямую к другим, чтобы решать проблемы и добиваться результатов, минуя менеджеров, которые, как выяснилось, были «узкими местами в общении». И хотя это было непреднамеренным последствием, причина, по которой люди тратили больше времени на сольную работу, заключалась в том, что количество встреч продолжительностью 30 минут и более сократилось (люди просто находили друг друга, когда им нужно было поговорить).Но была и обратная сторона: оказалось, что менеджеры не только мешают коммуникации, но и контролируют качество. Обходя их, рабочие создавали проблемы ниже по течению; в течение шести месяцев производительность упала, а количество жалоб клиентов возросло. И хотя сокращение времени встреч казалось полезным, ретроспективно казалось, что те, кто получил больше времени на самостоятельную работу, работали бы лучше и более эффективно, если бы они посещали больше встреч, чтобы получить рекомендации, в то время как сотрудники, которые полагались на встречи, чтобы гарантировать упорядоченный способ решения проблем теперь казался обремененным людьми, приходящими к ним по прихоти (пока они не начали прятаться в кофейне внизу).В конце концов, Мори вернулся к фиксированной рассадке по команде и уменьшил количество открытого пространства.

Об искусстве: Художник-визуалист Олалекан Джейифоус описывает эти рисунки из серии под названием «Политическая непостоянство места» как «причудливые вопросы о развитии и городском планировании, связности и организации, экономике и политике».

Проведя аналогичные эксперименты, крупная софтверная компания обнаружила, что 90% личного общения происходит за рабочими столами людей.Всего 3% приходилось на места общего пользования (остальные — в переговорных комнатах). Компания планировала перейти на рассадку со свободным адресом, чтобы улучшить взаимодействие между командами, но поняла, что это сильно помешает совместной работе, и отказалась от этого плана.

Такие эксперименты требуют времени и денег, но многие организации считают затраты незначительными с учетом преимуществ, получаемых от того, что они узнают. Очевидно, стоит экспериментировать с дизайном, если компания намеревается провести капитальный ремонт своего пространства, как тот, который GlaxoSmithKline (клиент Humanyze) планирует в своей корпоративной штаб-квартире в Лондоне.Руководители рассматривали новый формат офиса и решили создать одну небольшую его часть в качестве пилотной, которую они называют центром производительности на рабочем месте. Фирма пригласила академических партнеров в области архитектуры и поведенческой науки, чтобы помочь в разработке экспериментов в космосе. Вскоре в пилотном пространстве будут ротации две команды — одна сделала это в течение первых девяти месяцев 2019 года, а вторая планируется, когда мы пишем это — отслеживание (относительно контрольной группы) измерений, которые включают шаги, частоту сердечных сокращений, артериальное давление, частота дыхания, функция легких, поза, благополучие, совместная работа и производительность (с использованием всего, от носимых устройств и датчиков Kinect до опросов и традиционных систем управления производительностью).GSK использует эти данные для настройки всех аспектов пространства — освещения, температуры, аромата, качества воздуха, акустической маскировки, эргономики и дизайна — чтобы помочь своим сотрудникам делать (и взаимодействовать) больше, заставляя пространство отвечать потребностям сотрудников. , будь то профессиональные или физиологические.

Крупное финансовое учреждение США протестировало десятки конструкций полов в различных региональных офисах. Он выбрал тот, который создал шаблоны сотрудничества и целенаправленной работы, которые лучше всего соответствовали его целям, и распространил его по всей организации.Стоимость была нетривиальной; он составил миллионы долларов. Но для фирмы было гораздо лучше, чем если бы она выбрала конструкцию без проведения экспериментов и впоследствии обнаружила, что потратила сотни миллионов долларов на неэффективную конфигурацию.

Так же, как высокочастотное A / B-тестирование является обычным явлением в маркетинге и продажах, быстрое экспериментирование является ключом к дизайну рабочего места. Прежде чем принять такой подход, крупная энергетическая компания потратила семь лет и около 10 миллионов долларов на проектирование и консультационные услуги, чтобы спланировать новое офисное здание.Сегодня он может развернуть новый план за шесть месяцев примерно за 500000 долларов — количественно оценив поведение, которое он хочет поощрять, построив один этаж существующего офиса в качестве теста и подтвердив или опровергнув свою гипотезу о том, что дизайн будет стимулировать такое поведение. Звучит впечатляюще, но имейте в виду, что вам нужно экспериментировать достаточно долго, чтобы понять всю динамику в игре. Как обнаружил Мори, первоначальные результаты могут вводить в заблуждение.

При проведении таких экспериментов необходимо учитывать последствия сбора необходимых данных для конфиденциальности.Электронная почта и особенно метаданные датчика чувствительны. Помимо вопросов о законности сбора такой информации, которая зависит от местных законов и правил, существуют этические проблемы. Компании должны быть прозрачными в отношении того, какие данные они собирают, и учитывать мнение сотрудников о том, кто ими владеет — сотрудник, который предоставляет исходные данные в ходе своего взаимодействия, или организация, которая собирает, систематизирует, обрабатывает и хранит эти данные. . Компании, игнорирующие или преуменьшающие эти опасения, рискуют оттолкнуть сотрудников и нанести значительный репутационный ущерб (см. «Счастливый отслеживаемый сотрудник» на HBR.org). Те, кто открыто демонстрирует, что их использование данных ограничено и предназначено для выгоды работников, могут найти место для открытого сотрудничества с сотрудниками для создания еще более совершенных проектов рабочих мест.

Меньше может быть больше

Оптимизация совместной работы не требует радикальной перестройки офисных помещений; настройки могут иметь значение, и стоит проверить их потенциальное влияние. В настоящее время Mori собирает данные о том, какого размера должны быть таблицы в штаб-квартире компании.Первоначальный вывод: большие столы, предписываемые многими новыми офисными проектами вместо отдельных столов, примерно так же хороши для интимного разговора, как и большие обеденные столы — другими словами, совсем не годятся. Производственная компания обнаружила, что небольшие изменения в мебели могут иметь большое влияние. В его штаб-квартире было два типа конференц-залов в основных рабочих зонах: полностью открытые и с передвижными перегородками с двух сторон. Более чем на 50% больше взаимодействий произошло в областях доски.Добавление дополнительных досок было незначительными расходами.

Иногда лучший ответ не связан с изменением физической структуры. Эксперименты показали Мори, что события, специально разработанные для достижения определенного взаимодействия между отдельными людьми и командами, оказали более точное и ценное влияние на модели взаимодействия, чем изменения в офисном пространстве. Эти события могут быть внутренними семинарами, хакатонами или даже барбекю, если взаимодействия измеряются с помощью датчиков, чтобы показать, возникли ли желаемые закономерности.Чтобы помочь новым сотрудникам интегрироваться в первую неделю работы, технологическая компания среднего размера ставит банки с файлами cookie на их столы и размещает карту в вестибюле с указанием их местоположения, чтобы побудить людей зайти. Humanyze обнаружил, что расположение его кофемашин существенно влияет на взаимодействие. Если команде нужно сосредоточиться внутри, компания ставит кофемашину в центр своей области. Если двум командам нужно сотрудничать, машина оказывается между ними.

Эти «программные» подходы к архитектуре могут многое сделать по очень низкой цене.Все, что нужно, — это немного больше сотрудничества между профессионалами в сфере недвижимости, HR и пользователями пространства. В организациях, которые получают это право, обычно есть один руководитель — скажем, главный специалист по персоналу или главный административный директор, который курирует как HR, так и недвижимость.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Никогда не будет найдено ни одной лучшей архитектуры физического или цифрового рабочего пространства. Это потому, что больше взаимодействия не обязательно лучше, и не меньше. Цель должна заключаться в том, чтобы нужные люди взаимодействовали с нужным разнообразием в нужное время.

Многие распространенные предположения об архитектуре офиса и совместной работе устарели или ошибочны. Хотя дизайн открытого офиса призван побудить нас общаться лицом к лицу, он дает нам разрешение не делать этого. «Случайные столкновения», вызванные открытыми офисами и свободными помещениями, могут иметь обратный эффект. Во многих случаях «совместное присутствие» через открытый офис или цифровой канал не приводит к продуктивному сотрудничеству.

Технологический прогресс позволяет нам проверять предположения и понимать, как на самом деле взаимодействуют группы рабочих.Твердые данные, необходимые для доказательства или опровержения теорий, могут быть получены и проанализированы. Чтобы это произошло в больших масштабах, отделы кадров, недвижимости и финансов должны принять участие в экспериментах, которые повлияли на маркетинг и операции. Когда это происходит, проектирование физического и виртуального рабочего места может стать непрерывным процессом, который дает архитектуре и анатомии совместной работы удобное место для встречи.

Версия этой статьи появилась в выпуске Harvard Business Review за ноябрь – декабрь 2019 г.

Каковы преимущества и недостатки офисного пространства открытой планировки? | Малый бизнес

Chelsea Levinson Обновлено 13 июля 2020 г.

Если вы не жили под скалой, вы знаете, что офисы открытой планировки в моде на рабочих местах в США. Они вызывают видение эстетически приятных пространств с рядами столы простираются до упора, коллеги работают вместе за настольным футболом, а небольшие группы решают проблемы за чашкой кофе в красиво оформленных уголках для собраний.Но подходят ли они для бизнеса?

Если вы подумываете о создании открытого офиса для своей компании, есть над чем подумать. Офисы открытой планировки могут в некотором роде стимулировать сотрудничество, но авторитетные исследования показывают, что они также могут препятствовать личному общению и отвлекать сотрудников. Прежде чем перейти на план открытого офиса, важно взвесить все за и против.

Что такое офис открытой планировки?

Офис открытой планировки — это рабочее пространство, в котором используется открытое пространство вместо того, чтобы закрывать сотрудников в кабинах или офисах.В офисе с открытой планировкой вы, скорее всего, увидите длинные ряды столов, которые почти или ничего не разделяют. В открытых офисах также есть места, где сотрудники могут собираться или менять свою среду, например, комнаты отдыха с диванами или открытые кухонные зоны с большим количеством сидячих мест.

На модных рабочих местах в офисах открытой концепции также есть зоны для отдыха и развлечений, такие как столы для настольного тенниса, ремесленные зоны, медиа-комнаты и библиотеки. Эти пространства предназначены для поощрения сотрудников к общению и творчеству.

Преимущества офиса открытой планировки

Есть причина, по которой открытые офисы стали такой огромной тенденцией. По словам их сторонников, они обещают сотрудничество и все более сплоченные команды, которые могут вместе решать сложные проблемы. К тому же экономия на офисных расходах тоже не повредит. Если вы думаете о реализации плана открытого офиса, выделите несколько минут, чтобы рассказать о преимуществах, чтобы узнать, что вы можете получить от этого.

Офисы открытой планировки экономят деньги

Одним из преимуществ открытых офисных планов является то, что они экономят деньги на затратах на установку офиса.По словам Каптерры, установка 50 постоянных столов для открытого офиса стоит $ 24 000 по сравнению с $ 60 000 на установку 50 кабин. Это более чем в два раза дороже кабины. Нет сомнений в том, что вы можете разместить больше людей в меньшем пространстве с помощью открытой планировки офиса, и это дает значительную экономию для бизнеса.

Команды могут чувствовать себя ближе

Планы открытого офиса позволяют сотрудникам чувствовать себя ближе и больше взаимодействовать, в зависимости от того, как они настроены.Предыдущее исследование MIT Media Lab показало, что чем ближе физически находятся коллеги, тем выше вероятность их взаимодействия. Другое исследование показало, что сотрудники из разных команд в девять раз чаще взаимодействуют, если они сидят на одном этаже.

Что все это значит? Близкое расположение сотрудников способствует взаимодействию между ними. К сожалению, это также означает, что они в основном взаимодействуют только с людьми, которые находятся в непосредственной близости от них, что может изолировать команды друг от друга.

Культура офиса становится более прозрачной

Взаимодействие сотрудников становится намного более прозрачным, когда вы переезжаете в офисное пространство открытой планировки. В открытом офисе все могут услышать, а значит, места для скрытности намного меньше. Это также может принести чувство справедливости и единства, когда сотрудники находятся рядом с руководителями. Это может создать больше комфорта и доверия между сотрудниками и их руководителями, поскольку в открытом офисе все, кажется, находятся на одном уровне.

Офисное пространство гибкое

Еще одним преимуществом офисов открытой планировки является то, что вы получаете большую гибкость в использовании своего пространства. Если что-то не работает, а продуктивность падает, вы можете изменить концепцию и макет или попросить команду переехать в новое место в офисе, чтобы стимулировать перекрестное сотрудничество с другими группами, с которыми они редко взаимодействуют. Нижняя граница? Свободная планировка офиса. Это чистый лист, и вы можете переосмыслить его, когда захотите.

Недостатки плана открытого офиса

Концепции открытого офиса становятся все более противоречивыми в деловом мире.Недавние исследования офисов открытой планировки показали, что открывать помещения имеют существенные недостатки. Эти исследования, конечно, часто встречают сопротивление сторонников открытого плана. На самом деле не существует идеального плана офиса, подходящего для каждой компании. У разных организаций разные потребности. Однако, если вы думаете о создании открытого офиса, стоит подумать и о недостатках.

Общение между сотрудниками страдает

Одна из причин, по которой планы открытого офиса стали очень популярными, — это обещание расширения сотрудничества, творчества и общения между сотрудниками.К сожалению, этот идеал не сбылся. Недавнее исследование планов открытого офиса, проведенное Harvard Business Review, показало, что личное общение сократилось на 70 процентов после того, как фирмы перешли на открытые офисы, в то время как электронное взаимодействие увеличилось.

На самом деле отсутствие уединения и нормы офисного этикета, кажется, отговаривают сотрудников от личного участия в открытых офисах. Никто не хочет отвлекать 30 своих ближайших коллег или вести личную беседу перед подслушивающими ушами.Таким образом, кажется, что открытые концепции могут препятствовать сотрудничеству и общению, а не поддерживать его.

Нет конфиденциальности и много отвлекающих факторов

Из-за отсутствия конфиденциальности есть много отвлекающих факторов. Предыдущие исследования показали, что сотрудники открытого офиса теряют в среднем 86 минут в день на отвлекающие факторы. Один разговор, даже на небольшой громкости, может отвлечь до 20 сотрудников. Есть также визуальные отвлекающие факторы, с которыми нужно бороться, в том числе прогулка коллег, вставание, чтобы размяться, уходить разогревать еду и собираться поблизости.

Сотрудники, работающие на открытом воздухе, должны делать все возможное, чтобы защитить свое внимание, будь то надевание наушников-вкладышей, оставление на рабочем столе таблички «занято» или выход из рабочего места в поисках более тихого места для работы. Эти методы выживания создают разделение, поскольку сотрудники опасаются приближаться к своим коллегам.

Сотрудники теряют продуктивность и удовлетворенность работой

Потеря этих 86 минут на каждого сотрудника каждый день на отвлекающие факторы в открытых офисах плохо сказывается на производительности.По мере того как сотрудники теряют продуктивность и все больше отвлекаются, они также теряют страсть к своей работе. Это может привести к тому, что персонал будет непродуктивным и не вовлеченным, не говоря уже об удовлетворенности работой. Недавнее шведское исследование, проведенное Скандинавским журналом труда, окружающей среды и здоровья, обнаружило отрицательную взаимосвязь между количеством сотрудников в офисе и удовлетворенностью работой. По сути, чем больше людей вы запихнете в офис, тем меньше они будут удовлетворены работой.

Наличие недовольных сотрудников означает, что ваш бизнес может терять деньги из-за открытого офиса.Конечно, вы можете сэкономить деньги на рабочих местах, но потеря 90 минут продуктивности в день каждого сотрудника на вашем рабочем месте, вероятно, будет стоить больше, чем вы сэкономите, пропуская дорогие кабинки.

Здоровье сотрудников может пострадать

Менее обсуждаемый недостаток офисов открытой планировки заключается в том, что здоровье сотрудников может пострадать. Находиться в непосредственной близости — значит делиться микробами. Недавнее исследование, опубликованное в журнале Ergonomics, показало, что сотрудники в открытых офисных помещениях берут на 62% больше дней по болезни, чем их коллеги в офисах с одним человеком.Этот тип невыхода на работу может иметь серьезные последствия для бизнеса, особенно для малого бизнеса. В сегодняшнем мире, когда наши методы работы и жизни меняются, все больше компаний, несомненно, будут задумываться о том, насколько здорово держать сотрудников в тесноте и как они могут обеспечить безопасность своих сотрудников в открытом офисе.

Открытое офисное пространство — хорошо или плохо для вашего бизнеса?

Рейган Никл
Успех корпоративных клиентов Старший менеджер
SpaceIQ

Открытые офисные пространства — горячо обсуждаемая тема в сфере модернизации рабочих мест.Снос стен кабин и перемещение людей из отдельных офисов стали причудой успеха многих предприятий. Особое внимание уделяется сообществу, сотрудничеству и вовлечению. Идея состоит в том, что, разрушая стены и объединяя людей, бизнес будет работать более эффективно и слаженно.

Но разве открытое рабочее место — все, что нужно? Открытое рабочее место — преимущество или недостаток? Коммунальная рабочая среда вызвала столько же негативной реакции, сколько и похвалы, — от неэффективных и неудобных до ужасных и катастрофических для рабочих.Противники дизайна открытого офиса утверждают, что людям нужна конфиденциальность и определенная степень уединения, чтобы выполнять свою работу наилучшим образом.

Если ваша компания думает о продуктивности открытого офиса или о переходе на рабочую среду, более ориентированную на сообщества, легко запутаться. В SpaceIQ мы тщательно изучаем рабочие места, чтобы лучше понять их, включая планы этажей открытого офиса. Вот все, что вам нужно знать о плюсах и минусах концепции открытого офиса, а также о том, когда такой стиль рабочего места может принести пользу вашему бизнесу, а не помешать ему.

Что такое открытое рабочее пространство?

Чтобы понять плюсы и минусы открытого офиса, нам сначала нужно понять: что такое открытая планировка офиса?

Открытая планировка офиса подчеркивает общую рабочую среду, отдавая предпочтение общим рабочим местам, а не отдельным офисам. Это эгалитарная концепция, призванная способствовать лучшему общению, культуре и доверию. Открытые офисы обычно состоят из групп столов, рабочих станций или соседних столов — все они собраны в центральной зоне, чтобы объединить все бизнес-операции.

Откуда взялись концепции открытого офиса?

Несмотря на свою значимость в современной офисной среде, планы этажей открытой планировки на самом деле уходят корнями в 1950-е годы и ранее. Открытое офисное пространство когда-то было предпочтительным вариантом для больших групп машинисток и технических специалистов, которым поручено выполнять повторяющиеся задачи. Пионеры, такие как промышленник Генри Форд и инженер Фрэнк Тейлор, считали план этажа открытого офиса эффективным, простым в управлении и социально демократичным для рабочих.

По мере того, как персонал со временем становился более специализированным и сегментированным, потребность в отделах и офисах становилась все более очевидной. Стены начали разделять разные грани бизнеса. К началу 1990-х годов бизнес был разрознен, чтобы упростить повседневное управление.

Но с образованием более гибких компаний в конце 1990-х — начале 2000-х годов, открытые планы этажей начали возвращаться. Стартапы с небольшими командами и меньшим количеством офисных площадей вновь приняли рабочее место с открытой концепцией, что позволило им более эффективно сотрудничать.По мере того, как эти стартапы процветали, многие устоявшиеся предприятия начали их копировать — начиная с дизайна своих рабочих мест. Сегодня открытие офиса в самом разгаре!

Чем хороши офисы открытой планировки?

Офисы открытой планировки обладают некоторыми неотъемлемыми преимуществами, которые делают их привлекательными с самого начала. Во-первых, они предлагают современную привлекательность. Вывести людей из офисов на общественное рабочее место — в комплекте с поддерживающей архитектурой с открытой концепцией — совершенно современно. Наличие настольных модулей, рабочих групп или горячих столов, разбросанных по всей рабочей зоне руководителя, придает рабочему месту современный вид.

Стимулирующее общение

Но помимо эстетики, офисы с открытой концепцией способствуют общению между сотрудниками. Это, пожалуй, самое важное преимущество открытых планировок. Любой, с кем вам может понадобиться поговорить или сотрудничать, находится в нескольких минутах ходьбы. Сотрудники могут видеть друг друга, что часто побуждает их задуматься о работе в команде или напоминает им о необходимости вовлекать своих коллег в дела, которые влияют на компанию.

Само общение тоже проще.Вместо того, чтобы отправлять электронные письма или мгновенные сообщения, которые могут отвлекать и мешать, сотрудники могут гораздо короче беседовать лицом к лицу. Такой уровень межличностного общения сводит к минимуму недопонимание и создает связи между сотрудниками, улучшая сплоченность и укрепляя доверие.

Выравнивание игрового поля

У открытых офисов есть дополнительное преимущество, заключающееся в том, что всем работникам предоставляются равные условия, независимо от типа работы или должности. Сотрудники одного уровня в разных отделах — например, младший графический дизайнер и младший торговый представитель — занимают одно и то же пространство.Это показывает, что ни одна часть деятельности компании не является более важной, чем другая. Это тонко укрепляет корпоративную культуру за счет вовлечения.

Сидение начальников с подчиненными также создает чувство эгалитаризма. Открытые офисы выводят менеджеров из их укромных уголков и объединяют их с подчиненными. Это не только очеловечивает начальство, но и улучшает подотчетность, взаимопонимание и доверие. Менеджеры больше не сидят в башне из слоновой кости — они прямо в окопах с войсками.

Лучшее использование доступного пространства

В более практичном и экономичном смысле офисы открытой концепции предлагают прекрасную возможность делать больше с меньшими затратами. Как уже упоминалось, стартапы с меньшими средствами добивались успеха, используя открытые рабочие места в полной мере. Вместо того, чтобы пытаться вместить несколько уединенных офисов в пространство, компании могут максимально увеличить заполняемость этого пространства, снося стены.

Стены ограничивают пространство и, как следствие, заставляют людей чувствовать, что им нужно больше места.Рассмотрим эту идею: обнесенный стеной офис площадью 150 кв. Футов можно заменить на стол открытого типа, занимающий 125 кв / фут. Более того, в офисах обычно работают одинокие сотрудники — менеджеры, специалисты и т. Д. Однако в открытых пространствах одинакового размера в идеале могут разместиться два или более сотрудников.

Эти небольшие уступки складываются, в конечном итоге приводя к появлению большего количества доступного места для большего числа сотрудников. Добавьте к этому стоимость аренды, и станет очевидно, что стоимость на душу населения также снизится.

Изучение гибких возможностей

Современная бизнес-среда динамична и постоянно гудит. Современная рабочая сила должна уметь действовать и реагировать так же быстро. Планы этажей открытого офиса — отличный способ гибкости и могут быть очень полезны для компаний, которым требуется ловкость. Будь то мобилизация для крупного проекта или объединение для быстрого сотрудничества, открытые рабочие места буквально разрушают препятствия к действию.

Что плохого в открытом офисе?

Многие из переменных, которые делают открытые офисные пространства великолепными, являются теми же причинами, по которым компании их избегают.В частности, отказ от частных рабочих мест в пользу более коллективной среды вызвал критику со стороны компаний, считающих, что это снижает производительность и мешает конструктивному общению. Есть опасения, что слишком далеко идущий от индивидуализма к сообществу заставляет рабочих чувствовать себя потерянными в смеси и лишенными вдохновения выполнять свою работу наилучшим образом.

Удушающая производительность

Самая большая критика открытых офисных пространств — это бесконечный набор стимулов, с которыми рабочим приходится бороться.Трудно сконцентрироваться, когда звонят телефоны, разговаривают люди, жужжат компьютеры и люди движутся. Неспособность закрыться от этих многочисленных раздражителей может привести, помимо других проблем, к рассеянному вниманию, низкому качеству работы и отсутствию мотивации.

Оппозиция открытых офисных пространств утверждает, что работникам необходим некоторый уровень изоляции, чтобы сосредоточиться на своих задачах и выполнять свою работу хорошо, без перебоев. Это просто невозможно в открытом офисе, где все чувства постоянно стимулируются.

Вопросы конфиденциальности

Работникам требуется некоторая степень уединения, чтобы чувствовать себя на рабочем месте как дома. К сожалению, открытые офисы устраняют большую часть конфиденциальности в пользу улучшения межличностного общения. Сотрудники не могут вести частный разговор за своим столом или отвечать на конфиденциальные электронные письма без прохождения посторонних. Отсутствие уединения заставляет многих сотрудников чувствовать, что они всегда на виду и под микроскопом, а это создает напряжение и тревогу.

Существует также проблема владения пространством в офисе открытого типа. Работники могут чувствовать, что их конфиденциальность нарушается просто из-за близости к другим людям. Работа за одним столом может показаться навязчивой, а попытки разговаривать с кем-то в присутствии посторонних сотрудников могут быть неудобными.

Распространение болезни

Рабочие места уже являются причиной широко распространенных заболеваний в периоды пиковых простуд и гриппа. Сгруппирование всех вместе в одном открытом пространстве может увеличить скорость распространения микробов и болезней по офису.Простое чихание или обмен канцелярскими принадлежностями в общественном месте — это все, что нужно, чтобы одним махом познакомить с болезнью большинство ваших сотрудников.

Несогласные и интроверты

Личность играет ключевую роль в том, как человек функционирует на своем рабочем месте. Для типов личности, которые несовместимы с большими группами, принуждение их к общему рабочему пространству может быть вредным для вашей рабочей силы в целом.

Несогласные, например, могут свободно выражать свое недовольство проектами или ожиданиями, не обращая внимания на чувства других работников.Это может вызвать разногласия между сотрудниками, которые сочтут это шумным или дерзким. Из-за отсутствия отдельных офисов или рабочих мест, в которые можно было бы уйти, большинство работников отталкивают лишь немногие избранные, от которых они не могут сбежать в открытой среде.

Интроверты также колеблются в офисах с открытой концепцией, потому что они предпочитают уединение сообществу. Для этих людей социальное выгорание является реальным — будь то в форме летаргии, беспокойства или разочарования. Из-за того, что им негде назвать свое, их работа может пострадать, а их роль в вашей корпоративной культуре может снизиться.

Подходит ли для вашего бизнеса открытый офис?

Как и в случае с большинством аспектов настройки рабочего места, выбор открытого плана этажа зависит от уникального характера вашего бизнеса. Это малый бизнес, который должен быть гибким и состоять из социальных сотрудников, которым нравится сотрудничать? Или вы более крупная и разносторонняя компания, озабоченная производительностью отдельных сотрудников и возможностью позволить себе офисное пространство большего размера?

Скорее всего, ваш бизнес увидит как плюсы, так и минусы в открытой планировке офиса.Важно подвести итоги и того, и другого, чтобы принять решение, которое в конечном итоге принесет пользу вашим сотрудникам в долгосрочной перспективе. Оцените текущие проблемы или препятствия на предприятии, а также особенности, потребности и желания ваших сотрудников. Когда вы поймете плюсы и минусы открытого офиса, преимущества или недостатки перехода на него станут очевидны.

Ищете достоверные данные, которые помогут принять решение об открытии офиса? Используйте надежную платформу SpaceIQ, чтобы получить представление о вашем текущем плане этажа, цене на душу населения, операционной эффективности и многом другом.Запросите демо сегодня.

Вот почему открытые офисы заменили кабины

В прошлом году мы с коллегами построили кабину для нашего коллеги. У нее был месячный творческий отпуск, и, зная, что ей понадобится вся помощь, которую она сможет получить, чтобы сосредоточиться, когда она вернется, мы вооружились картонными коробками, ножом, рулоном изоленты и бутылкой вина (очевидно, ) и создал одно из достижений нашей редакционной группы, которым мы гордимся на сегодняшний день.

Ходят шутки, что в компании с модным и крутым планом офиса (читай: открытый офис) редакционная команда втайне жаждала старых добрых времен кабинки, когда можно было закрыться от шума, отвлекающих факторов и нытье. коллеги.

Зная, что мы не единственная команда в мире, которая хотела больше личного пространства, я задался вопросом: почему так много организаций выбрали длинные столы, пространства без стен и открытые потолки?

Я покопался.

Откуда появились открытые офисы?

Вы не поверите, но открытый офис появился раньше, чем кабинки. Они «были изобретены архитекторами и дизайнерами, которые пытались сделать мир лучше — они думали, что для того, чтобы сломать социальные стены, разделяющие людей, нужно разрушить и настоящие стены», — говорит автор книги Джордж Массер. Научный Америкэн .

В 1939 году Фрэнк Ллойд Райт спроектировал штаб-квартиру Johnson Wax, главный офис SC Johnson & Son. В офисе не было перегородок, а скорее были разделены тонкими белыми колоннами, картотечными шкафами и овальными столами.

Я настоятельно рекомендую посмотреть это видео, если вы хотите узнать больше.

Но что случилось с планом Райта, так это то, что, как и многие другие вещи, люди довели его до крайности: компании начали теснить сотрудников в невероятно тесных помещениях.И когда мы доходим до крайности на одном конце, мы обычно заканчиваем тем, что делаем это на другом конце, что приводит нас к: кабинке.

Расскажите мне больше о кабинах

«… [Эта] кабина была создана как способ избавить рабочих от утомительной работы, связанной с планировкой открытого офиса. Рабочие в целом ненавидели открытую планировку. Это было шумно и отвлекало, не давало им уединения. Что наиболее важно, они почувствовали себя просто еще одной винтикой в ​​машине », — говорит автор Good & Co Алек Ресинос.

Знакомо?

В 1960 году Херман Миллер основал исследовательскую корпорацию Herman Miller Research Corporation, которая была создана с целью решения мебельных проблем.Именно Миллер создал первую офисную кабинку. С ними было чувство организованности. Им были даже налоговые льготы.

Это было здорово, пока не стало. Отчасти благодаря поп-культуре, офисное помещение начало получать плохую репутацию (вспомните: Office Space ), становясь синонимом массовых увольнений, слияний и нестабильной рабочей среды. К тому же, уединение и тишина сопровождались недостатками, такими как отсутствие солнечного света в течение всего дня и пребывание в окружении серого моря.

Введите слово «грустная кабинка» на любом сайте, посвященном стоковым фотографиям, и вы обязательно встретите такие жемчужины. Фотографии любезно предоставлены Getty Images.

Но, спрашивает Ресинос, «[если] кабинка сама по себе была решением для открытой планировки, зачем дизайнерам и офисным менеджерам снова возвращаться к офисным проектам открытой планировки?»

Ответ: новые технологические компании хотели «взломать» статус-кво и считали, что открытые офисы являются решением проблем коммуникации. Это «привело к тому, что то, что ранее считалось недостатками офисного дизайна с открытой планировкой — шум, отвлекающие факторы и хаос, — стало рассматриваться как положительные качества.» он добавляет.

Как мы думаем о их разработке сегодня?

«Места для отдыха очень важны. И когда я создаю офисы, это первое, о чем люди просят, — говорит Тина Рич, дизайнер Homepolish. «Речь идет только о том, чтобы иметь места для сопровождения людей разного типа или размера групп, а также для разных занятий. Может быть, одна зона — это гостиная и в ней есть диван, или другая, более формальная, и это конференц-зал, или это телефонная будка для двух человек.Это поможет вам немного побыть в одиночестве, если вам это нужно ».

Рич подходит к дизайну интерьера не только с эстетической точки зрения, но и с практической точки зрения, в отличие от Райта из 1900-х годов. В игру вступает акустика, и Рич рассмотрит, где следует разместить команды, исходя из того, как часто они разговаривают по телефону или встречаются. Она добавит отделки, поглощающие звук, например коврики, шторы или акустическую настенную плитку. Она создаст ощущение «предполагаемой приватности» с помощью перегородок на рабочем столе.Она учтет легкий доступ к торговым точкам.

Когда она сотрудничает с компаниями, она задает вопросы, чтобы получить представление об их рабочем процессе: «Сколько рабочих мест вам нужно? Сколько человек в каждом отделе и кому нужно сидеть рядом? Какие команды самые громкие, а какие нужно тише? Где вход и где собираются люди? »

Цель? Минимизируйте недостатки.

Фотографии любезно предоставлены Getty Images.

Давай поговорим о недостатках

Я думаю, что название статьи 2018 Chicago Tribune , 2018, прекрасно резюмирует: «План открытого офиса — это катастрофа.

Автор, Джефф Почепан, цитирует одно исследование, в котором говорится, что сегодня «54% [высокопроизводительных сотрудников] говорят, что их офисная среда« слишком отвлекает »».

Конечно, есть много понимания относительно . почему . В статье BBC упоминается, что многие мелкие отвлекающие факторы — неконтролируемые факторы, такие как телефонные звонки, общение коллег по работе и звуки гуляющих людей — имеют тенденцию складываться.

И отсутствие конфиденциальности не только убивает производительность.В недавней статье FastCo Design обсуждается исследование, которое показало, что открытые офисы приводят к «тонкому проявлению сексизма», когда их сверстники-мужчины часто судят о женщинах по внешнему виду, как физическому, так и эмоциональному, на повседневной основе. Это явно нехорошо.

Но это не все плохо…

Прелесть открытых офисов, утверждает Рич, в том, что даже в самых людных местах — например, в Нью-Йорке, где находится Рич, — можно создать ощущение возвышенности. Внезапно люди чувствуют себя немного более комфортно, немного меньше перегружены работой:

«А в открытом офисе каждый получает доступ к окнам.В последнем офисе, который я спроектировал, клиент бредил тем, что в нем тонны окон и тонны света ».

«Мы так много времени проводим в офисе. Он не обязательно должен быть стерильным и просто функциональным », — добавляет она. Гостиные, кухни, диваны, оконные уголки — все это часть открытого плана офиса, который предлагает сотрудникам места, где они могут отойти от своих столов и отдохнуть.

И все на одном уровне. Рич отмечает, что во многих офисах, которые она спроектировала, руководители и генеральные директора не имеют собственных офисов: «Они — часть команды, они там, сидят бок о бок со всеми.«И это создает ощущение командной работы — независимо от того, где вы стоите, вы вносите свой вклад.

Это то, что изначально было задумано, когда Райт проектировал штаб-квартиру Johnson Wax, верно? Место, где о сотрудниках думали и обращались как с людьми, а не с винтиками.

Все это исследование научило меня тому, что всегда будут проблемы с местами, в которых мы работаем (или, иногда мы будем винить эти места в наших более серьезных проблемах с карьерой). Но мы также можем сделать все возможное, чтобы найти практические решения — например, предложения, которые мы собрали здесь.

Или вы всегда можете купить картонные коробки.

Пандемия не убьет открытый офис, но Slack может

Около 10 лет назад группа исследователей из Аризоны провела исследование, чтобы выяснить, насколько быстро вирус может распространяться внутри среднего рабочего места. Команда поместила непатогенный вирус на дверь открытого офиса, на этаже с центральным сиденьем, в данном случае частично разделенным на кабинки и отдельные офисы, где работает 80 сотрудников. Открытые офисы, появившиеся в 1960-х годах, теоретически предназначались для увеличения количества таких вещей, которые трудно поддаются количественной оценке, таких как сотрудничество и творчество.С другой стороны, вирусное распространение происходит довольно просто. В течение четырех часов было загрязнено более 50% поверхностей, к которым обычно прикасаются. К концу дня на каждой поверхности, которую они тестировали, были следы вируса, от кофейников до ванных комнат, других ручек и комнаты для отдыха.

«Люди осознают риск заражения микробами в туалете, но такие зоны, как комнаты отдыха, не получили такого же внимания», — сказал микробиолог Чарльз Герба, , который участвовал в исследовании в 2012 году.«Загрязнение может распространяться по всему рабочему месту, когда офисные работники разогревают обед, делают кофе или просто печатают на клавиатуре».

Данные опросов, проведенных с 1980-х годов, показали, что работники находят открытый офис стрессом, но кризис поколений превращает это беспокойство в отвращение. И это было до того, как «передышка» стала буквально использоваться в американской жизни. По мере того как штаты начинают задумываться об отмене приказов о домоседе через несколько месяцев после начала пандемии, наблюдения исследователей о офисной жизни как никогда актуальны.Но это определенный тип открытого офиса, этажи, похожие на паноптикум, где рабочие практически вынуждены нарушать социальное дистанцирование, вызывая самое рефлексивное отвращение. Ходят слухи, что технологические компании скупают оргстекло, чтобы использовать его в качестве барьеров на открытых пространствах, и удаленная работа, которую многие сотрудники потратили на практику за последние два месяца, никогда не была такой привлекательной.

Несколько лет назад Итан Бернштейн, доцент Гарвардской школы бизнеса, понял, что большая часть того, что мы знали о широко распространенном отвращении к открытым офисам, не касалась того, действительно ли открытый офис ведет к большему. измеримое сотрудничество.Используя современные инструменты — датчики, камеры и программное обеспечение для анализа цифровых коммуникаций — он и группа исследователей планировали выяснить, что происходит, когда команда переходит из кабинок и автономных офисов на полностью открытую планировку этажа.

Его не удивило, что люди стали меньше разговаривать. «В открытых офисах, которые я видел раньше, если это не отдел новостей или производственный цех, они обычно довольно тихие, — сказал Бернштейн. «Я знал, что результат может показаться нелогичным, но был удивлен тем, насколько значительным было изменение.«В офисе, по наблюдениям его команды, использование сотрудниками электронной почты, мгновенных сообщений и других цифровых форм связи заметно увеличилось, а их личное общение упало на 70%. Он предположил, что переход к более общедоступной настройке радикально меняет доминирующие социальные нормы, побуждая сотрудников избегать спонтанных разговоров и переключаться на такие способы общения, которые сохраняют молчание на рабочем месте.

Кутюрный отдел Zappos в Неваде, 2010 г.

Ронда Черчилль / Bloomberg / Getty Images.

Эти изменения часто сопровождаются расширенными удобствами или обновленным дизайном, поэтому они не кажутся такими ужасными. Но дно должно было выпасть из экономики, которая конкурировала за молодых сотрудников с закусками, а не с увеличением заработной платы. Открытый офис теперь кажется символом двух давно минувших эпох — процветающей экономики и мира, который может позволить себе меньше думать о вирусном распространении, чем о многих других проблемах. Но открытый офис уже пережил многочисленные спады и эстетические сдвиги, и, если судить по истории, он переживет и этот.

«Во многих случаях открытые офисы по-прежнему являются самым дешевым способом разместить большинство людей в данном помещении с наименьшим дискомфортом».

Это было Тимоти К. Смит для Wall Street Journal в 1985 году, документируя возвращение к стенам и перегородкам через 10 лет революции открытых офисов 1970-х. Он упоминает опыт Hewlett-Packard в годы после открытия своего офиса. Рабочие были поражены шумом до такой степени, что их корпоративная медсестра начала раздавать беруши.В течение следующего десятилетия они добавили задние перегородки и кабины — сначала трех футов высотой, по словам одного сотрудника, разговаривавшего со Смитом, затем еще выше, — но приверженность компании этой философии не изменилась, и они никогда не возвращались назад. .

С самого начала планировалось, что открытые офисы должны быть гибкими и содержать как общественные, так и частные пространства. В начале 1960-х годов Роберт Пропст, руководитель исследований в Herman Miller, задумал разработать новый тип офисной мебели, хотя сам никогда не работал в традиционном офисе.После интервьюирования белых воротничков в различных областях он пришел к идее, согласно которой стены будут полностью покончены. Компания назвала ее Action Office System и задумала ее как трехуровневую модульную систему, состоящую из вертикальных панелей, рабочих поверхностей и шкафов для хранения документов.

Было много способов организовать систему Herman Miller, но люди по умолчанию использовали четыре мягкие стены, и таким образом родилась кабина. Хотя Пропст подробно писал о философских целях изменений и проектно-ориентированных офисов, эта система также была технологическим прорывом.Пропуская электрический провод через тканевые и металлические барьеры, он позволил избежать сложных электромонтажных работ при создании офиса с использованием электротехники, и экономия была реальной. Даже компании, которые не были заинтересованы в творчестве или гибкости, увидели финансовое преимущество в том, чтобы избавиться от своих стен, и кабинеты стали ступенькой на пути к все более открытым рабочим пространствам, заполненным все большим и большим количеством сотрудников.

Прощай, открытые офисные помещения? Как коронавирус меняет рабочее место.

Отвлекающий, назойливый и потенциально опасный для здоровья. Список претензий к переполненным планам этажей открытого офиса растет, и по мере того, как государственные чиновники размышляют о том, как безопасно снова открывать офисы, закрытые ставнями из-за коронавируса, некоторые люди задаются вопросом, не исчезнет ли проект.

«Перед [вспышкой коронавируса] я попросила переехать за угловой стол, чтобы как бы уйти от коллег, которые были более общительными и разговорчивыми», — говорит Айла Ларик, служащая страхового брокера в Техасе.Ларик собирается вернуться в свой офис 1 мая, поскольку в Техасе вновь открываются второстепенные предприятия, хотя из-за астмы она подвергается повышенному риску осложнений COVID-19, и она попросила продлить срок для работы удаленно.

«Я немного волнуюсь по поводу возвращения только потому, что все время, пока я работаю на своем компьютере, я нахожусь менее чем в шести футах от трех других людей», — говорит она.

Большинство компаний только начинают задумываться о том, как они могут изменить свое корпоративное рабочее пространство, при этом некоторые эксперты говорят, что открытый план этажа может быть переделан с большим учетом личного пространства и более строгими графиками уборки.Другие, однако, говорят, что пандемия — последняя капля для открытого офиса.

«По большому счету, открытый офис закончился, [но] это означает множество разных вещей, — говорит Амол Сарва, генеральный директор компании Knotel, занимающейся дизайном офисных интерьеров, среди клиентов которой Uber и Netflix.

В долгосрочной перспективе, говорит Сарва, возвращение к работе — это не только планы этажей, но и резкий сдвиг в офисной жизни, какой мы ее знаем.

Препятствия на пути к производительности

Открытые офисы становятся все более распространенным явлением и в качестве дизайнерской тенденции, и в качестве меры экономии.Современная концепция стала популярной благодаря архитектору начала ^{-х годов} -го века Фрэнку Ллойду Райту, который считал, что этот дизайн демократизирует рабочее место, разрушая стены как в прямом, так и в социальном смысле. Восемьдесят лет спустя дизайнеры и архитекторы рекламируют аналогичные преимущества, заявляя, что открытая среда позволяет сотрудникам легче сотрудничать.

Сегодня нет стандартного определения того, что представляет собой открытый офис, но обычно считается, что пространство отличается от кабин и характеризуется наличием короткого барьера или отсутствием барьера между сотрудниками.Поскольку количество офисных рабочих мест увеличилось после рецессии 2008 года, планы открытого офиса стали еще более популярными как способ сэкономить на эксплуатационных расходах. В отличие от первоначальной концепции Райта, в которой особое внимание уделялось естественному освещению и пространству между столами, современные открытые офисы часто используются для размещения большего количества сотрудников в небольших помещениях. В результате рабочая сила стала более отвлеченной.

В одном исследовании 2018 года, опубликованном Королевским обществом, были измерены изменения в привычках сотрудников при переходе офисов на открытую планировку. В каждом случае они обнаружили, что личное общение сократилось на 70 процентов, в то время как электронное общение увеличилось.В исследовании говорится, что сотрудники, беспокоясь о том, чтобы отвлечь других или быть услышанными, начали «уходить от общества». Другое исследование, также опубликованное в 2018 году, показывает, что страх перед инфекцией делает людные места более психологически стрессовыми.

«Лично мне понравилось работать в коворкинге, потому что я был новичком в городе, и это было здорово для общения и знакомства с людьми», — говорит Мэдисон Дапцевич, репортер IFL Science, офис которой находится в Сан-Франциско WeWork . Но компания Дапцевич работает удаленно с января, и теперь она беспокоится о том, чтобы вернуться в офис, где общие помещения представляют риск заражения.

Исследование, недавно опубликованное Центрами по контролю за заболеваниями Южной Кореи, показывает, насколько легко коронавирус может распространяться в переполненных офисных помещениях. На одном этаже колл-центра, где работали 216 сотрудников, 94 человека дали положительный результат на вирус. Следователи полагают, что вспышка произошла в течение 16 дней, начиная с 21 февраля, и более 90 процентов случаев были сосредоточены в густонаселенной части офиса.

«Вы можете вывести людей из помещения, и если вы делаете это в сочетании с достаточным количеством вентиляции и санитарии, у вас должно быть достаточно безопасное пространство», — говорит Дональд Милтон, эксперт по передаче болезней, передаваемых воздушно-капельным путем. Университет Мэриленда.

Как раскрытие этой медицинской тайны спасло жизни

Что общего у молока, овец и вакцины? Луи Пастер. Узнайте, как он помог доказать миру, что микробы вызывают болезни, и положил начало беспрецедентной эре медицинских открытий.

Он говорит, что кабинка предотвратит прохождение чего-то вроде кашля по столу, но он обеспокоен тем, что в ограниченном пространстве стола могут скапливаться инфекционные капли, которым может подвергнуться любой, кто войдет в него. Исследование Массачусетского технологического института, опубликованное ранее в этом месяце, показывает, что при чихании потенциально заразные капли могут разлетаться на расстояние до 27 футов, что намного превышает существующие правила социального дистанцирования.

Барьеры могут помочь предотвратить передачу болезни при физическом контакте или от крупных респираторных капель, выделяемых при чихании или кашле, но такие поверхности, как кофейники и дверные ручки, также играют роль в распространении болезни. Одно недавнее исследование, опубликованное в журнале New England Journal of Medicine , показало, что коронавирус может жить на некоторых непористых поверхностях, таких как пластик, до трех дней.

Здоровые здания и домашние офисы

В дополнение к расположению столов дизайнерам и исследователям общественного здравоохранения придется учитывать все пространства, через которые люди перемещаются в офисе — как открытые, так и разделенные.«Что ты делаешь в лифте? Коридоры? Коридоры? » — спрашивает Джо Коннелл, коммерческий и корпоративный дизайнер архитектурной фирмы Perkin + Will.

Чтобы уменьшить этот вид контактов, работодатели рассматривают такие решения, как смещение времени прибытия, регулирование пешеходного движения в офисе, помещения для лифтов и проверка температуры на работе. WeWork сокращает количество сидячих мест в гостиных и конференц-залах и создает коридоры с односторонним движением, а также планирует выпустить новые правила дистанцирования для своих 600 000 клиентов.И Сарва говорит, что Uber планирует вернуть своих сотрудников в их офисы в Сан-Франциско, но только 20% сотрудников будут разрешены в здании в определенный день.

Многие эксперты надеются, что пандемия побудит работодателей предпринять шаги по оздоровлению офисов в целом. В конце концов, до того, как вспышка коронавируса вынудила нас оставаться изолированными в своих домах, большинство американцев проводили 90 процентов своего времени внутри. «Мы — домашние животные, — говорит Джо Аллен, директор Гарвардской программы« Здоровые здания ».

Предприятия могут увеличить ротацию уборки, использовать убивающий вирусы ультрафиолетовый свет для дезинфекции поверхностей, установить воздушные фильтры и инвестировать в более бесконтактные технологии, такие как автоматические двери и раковины. Аллен говорит, что людям также нужно личное пространство, естественное освещение и достаточно тишины, чтобы сосредоточиться и быть полностью продуктивными.

Многие офисы не смогут позволить себе ремонт, когда пандемия утихнет, поэтому некоторые работодатели рассмотрят вопрос о том, чтобы работники вообще отказались от офиса.Одно исследование, проведенное учеными из Чикагского университета, показало, что до 37 процентов рабочих мест в США потенциально можно выполнять удаленно.

Тем не менее, наличие центрального места для собраний и личного общения, вероятно, останется важным для большинства предприятий, и там, где сохранятся открытые офисы, будут тщательно изучены пространства с сотрудниками, упакованными, как сардины, что может привести к изменениям в дизайне, которые дают сотрудникам больше пространство и гибкость.

«Ожидания людей в отношении своих зданий изменятся», — говорит Аллен.«В следующий раз, когда мы вернемся в офис, мы подумаем об этом по-другому».

Как сделать так, чтобы офисы с открытой планировкой не занимали меньше места

ИТ-организаций приняли планы открытых офисов, чтобы сократить расходы и повысить гибкость, а также повысить эффективность совместной работы и повысить производительность. Но некоторые ИТ-сотрудники говорят, что планы открытого офиса имеют прямо противоположный эффект.

«Честно говоря, это кошмар, и я его ненавижу», — говорит один старший системный инженер глобальной издательской компании, пожелавший остаться неизвестным.«Это хаотично. Это расстраивает. Я не могу уйти, чтобы сделать то, что мне нужно; Либо я работаю очень поздно, чтобы воспользоваться тем, когда все уходят домой, либо я работаю из дома ».

Это обычная жалоба. Согласно недавнему опросу, проведенному Future Workplace и компанией Poly, занимающейся унифицированными коммуникациями, проблема №1, с которой рабочие сталкиваются при планировании открытого офиса, — это шум и, как следствие, отвлекающие факторы, создаваемые коллегами, говорит Джин Мейстер, партнер-основатель Future Workplace.

Почти все (99 процентов) из более чем 5000 опрошенных сотрудников сообщают, что они отвлекаются во время работы на своем личном рабочем месте; 51 процент говорят, что отвлекающие факторы мешают слушать или быть услышанными во время разговора, а 48 процентов говорят, что их способность сосредотачиваться отрицательно сказывается.76% респондентов обвиняют своих коллег — независимо от того, громко ли этот человек разговаривает по телефону или просто разговаривает поблизости.

Неудивительно, что миллениалы и поколение Z более терпимо относятся к этим отвлекающим факторам, чем их коллеги из поколения X и бэби-бумеров. Согласно опросу, чем моложе работники, тем больше они предпочитают открытую планировку рабочего места, причем больше представителей поколения Z (55%) и миллениалов (56%) предпочитают открытые офисы по сравнению с поколением X (47%) и бэби-бумерами. (38%).

«Миллениалы и поколение Z, будучи цифровыми аборигенами, привыкли к такой среде, и они придумали способы заблокировать шум и уменьшить отвлекающие факторы», — говорит Мейстер. Но «теперь, когда на рабочем месте работают четыре поколения, ИТ-организации должны придумать, как удовлетворить потребности всех этих групп».

Рост культуры «обходного пути» в офисе

Меган Келли, UX-специалист из Elsevier в Филадельфии, любит спонтанность и дружелюбную атмосферу открытого офиса и считает, что это помогает улучшить моральный дух и лояльность.«Я по-настоящему общительный человек, поэтому мне нравится иметь открытый офис. Я думаю, что намного проще просто поговорить с коллегами, чтобы убедиться, что вы находитесь на одной странице, или если у вас есть простой дополнительный вопрос, — говорит Келли. «Я думаю, что это тоже отлично подходит для создания духа товарищества. Это заставляет меня чувствовать себя более вовлеченным в мою компанию, потому что это помогает мне чувствовать себя частью сообщества ».

Это может быть правдой для некоторых, но планы открытого офиса не оправдали обещаний повышения производительности и спонтанного сотрудничества, говорит Том А., технический консультант, пожелавший остаться неизвестным.

По его словам, отсутствие физических границ заставило рабочих больше полагаться на технологии, а не на личные разговоры. Многие офисные работники используют технологии, чтобы не отвлекаться и поддерживать свою продуктивность; например, наушники с шумоподавлением и более широкое использование приложений для совместной работы, таких как Slack, а также технологии чата и обмена сообщениями, — говорит он.

Такое усиление зависимости от технологий прямо противоречит заявленной цели планов открытого офиса, и этот сдвиг также вынуждает работников уделять больше времени проверке сообщений.Сотрудникам пришлось создать свой собственный этикет для личного взаимодействия и общения, что в конечном итоге мешало сотрудничеству, а не позволяло ему. В открытых офисах, говорит Том А., работники менее склонны прерывать своих коллег и отвлекать их, поэтому они проходят через все возрастающий процесс установления контакта.

«Любая из этих коммуникационных технологий имеет неотъемлемую потерю времени», — говорит Том А. «Во-первых, вы проверяете связь с людьми, чтобы узнать, доступны ли они. Затем вам придется либо двигаться вперед и назад с помощью этой технологии, либо вы оцениваете, есть ли необходимость в личной встрече.Даже если вы задаете кому-то простой вопрос, а он не может сразу на него ответить, это потеря времени. Люди в офисе теперь имеют эту неофициальную «ярусную» систему общения, они начинают с более низкого уровня, такого как Slack; затем, если необходимо, это пересылается по электронной почте, а затем — лично «.

В этом отношении, добавляет Том А., «синергия» и спонтанное сотрудничество, которые организации рекламировали в своих шагах к планам открытого офиса, «ужасно провалились».

Производительность, сотрудничество, моральный дух и принадлежность к ситуации открытого офиса также во многом определяются случайностью или культурой — либо организации в целом, либо отдельных команд, — говорит Келли.

«У нас определенно есть люди, которые слишком громкие или у которых от природы громкие голоса. Я думаю, это зависит от отдельной команды; это также зависит от того, с кем вы сидите рядом. Я сел рядом с одним из моих хороших друзей в офисе, и мы отлично повеселились, но рядом со мной был кто-то, кто задавал вопросы и постоянно меня перебивал. Это точно расстраивало — я начала работать в конференц-залах, когда мне действительно нужно было что-то сделать », — говорит она.

Эти «обходные пути» становятся все более частым побочным эффектом открытых офисных планов, говорит Майстер.Согласно результатам опроса, немногим более 70 процентов респондентов заявили, что они бы чаще ходили в офис, если бы у них был больший выбор в отношении того, где они выполняли свою работу.

«Одним из наиболее интересных моментов исследования является то, в какой степени люди используют эти обходные пути, чтобы обеспечить свою продуктивность, если будет шумно или если они знают, что их отвлекут», — говорит она. «Вам говорят, что это будет способствовать большему сотрудничеству, оперативным встречам и инновациям, но в действительности все обстоит как раз наоборот.Несмотря на все деньги, которые компании потратили на перепланировку и реконструкцию своих офисных помещений, люди говорят, что это стоит им час продуктивного времени каждый день, а 73 процента говорят, что они вообще избегают посещения офиса ».

Хотите хуже? «Горячий рабочий стол»

«Иногда организации делают это намеренно, чтобы повысить рентабельность и сократить накладные расходы физического офиса», — говорит Мейстер. Это связано с тенденцией «горячих столов» или «отелей», когда работники не выделяют места для сидения, а офисные помещения распределяются по принципу «первым пришел — первым обслужен».

Горячее обслуживание / размещение в отеле еще более противоречиво, — говорит Мейстер. В то время как «горячий рабочий стол» может иметь смысл для некоторых профессий — например, для аналитиков, консультантов, рабочих, работающих по контракту, — сокращение количества доступных офисных площадей приводит к большему стрессу и беспокойству у сотрудников, работающих полный рабочий день.

«Горячие рабочие столы, безусловно, растут в регионах, где недвижимость стоит дорого», — говорит она. «Но суть в том, что это усугубляет проблемы, с которыми люди уже сталкиваются с планами открытого офиса, потому что каждый день недели он меняется.Вы не знаете, будет ли у вас в этот день письменный стол; вы не знаете, с кем будете сидеть рядом. Они будут отвлекать? Будет ли это тот человек, с которым вы не ладите? Вы собираетесь достать стол со сломанным монитором? Застрять рядом с тем жужжащим люминесцентным светом, который еще не устранили? » она сказала.

Тенденция «горячих рабочих столов» является естественным ответвлением увеличивающегося временного характера работы, особенно работы в сфере ИТ, в настоящее время, а также увеличения возможностей экономии на работе, говорит Том А.И это не обязательно хорошо, особенно потому, что организации одновременно пытаются подчеркнуть хороший опыт сотрудников.

«Я бы даже сказал, что это бесчеловечно в самом буквальном смысле этого слова», — говорит он. «С детства — еще в институте — нам приписывали места. Эта регулярность и рутина — это то, от чего люди зависят, и это выбрасывается в окно. Горячий стол буквально означает, что сидений недостаточно, поэтому есть внутреннее беспокойство из-за того, что у вас даже нет возможности украсить, иметь ту же кофейную чашку, ту же компоновку монитора и все то, что заставляет вас даже хоть немного удобнее на работе », — говорит он.«Компании сокращают людей до взаимозаменяемых товаров, которые они могут подключать по мере необходимости. Это не помогает развить чувство принадлежности, целеустремленности, общности и вовлеченности «.

Как сделать офисы открытой планировки продуктивными

Что могут сделать организации, чтобы планы открытого офиса работали на всех? «Все начинается с четкой коммуникации сверху», — говорит Алан Стукальский, директор по цифровым технологиям Randstad USA, руководивший переходом своей организации на открытые офисы.

Во-первых, поймите, что это не универсальный план, независимо от того, во что вы бы поверили профессионалов в сфере недвижимости, — говорит он.«Что касается недвижимости, они скажут:« Ну что ж, если у вас есть 25 процентов ваших сотрудников, которые не находятся в офисе каждый день, и вам нужно уменьшить площадь вашего офиса на определенный процент, тогда мы можем сократите пространство, и вы снизите свои расходы ». Это не лучший подход, потому что вы навязываете это всем. Мы создавали эти схемы для каждой команды, и это имело все значение », — говорит он.

Каждая команда устанавливает для себя правила и ожидания, а также решает, что сделает их наиболее удобными и способными выполнять свою работу, — говорит Стукальский.Это повысило общую заинтересованность, а также повысило моральный дух и вовлеченность.

«Это даже связано с нашим дресс-кодом — поскольку мы находимся в открытом офисе и все очень заметны, мы выбрали политику« Одевайся для своего дня », которая зависит от того, с кем вы встречаетесь и кем вы будете. взаимодействуя с. Если вы собираетесь быть на связи весь день, вам не нужно надевать костюм. Если вы встречаетесь с клиентами, вам нужно одеваться по этому случаю. Таким образом, людям становится намного комфортнее », — говорит он.

Хотя Стукальский говорит, что это может показаться очевидным, это избавило людей от беспокойства о том, что им нужно одеваться более формально, чтобы поддерживать внешний вид. «Мы узнали, что сотрудники одеваются более профессионально, потому что они чувствовали, что должны — потому что так поступали все остальные. Мы прояснили ожидания — и это сделало сотрудников более непринужденными и комфортными », — говорит он.

Будьте открыты для гибкости

Помимо расширения возможностей команды, выбор является ключевым. По словам Эми Барздукас, исполнительного вице-президента и директора по маркетингу Poly, чтобы соответствовать широкому спектру стилей работы и меняющимся потребностям в работе и совместной работе, открытые офисы должны предлагать несколько вариантов рабочего пространства.Комнаты для совещаний, телефонные будки, открытые места для встреч и гибкие закрытые пространства — все это так же важно для успешного открытого плана офиса, как и открытые рабочие пространства.

«Наличие такого выбора имеет решающее значение для впечатления сотрудников: ваша недвижимость — это не ваша статья расходов №1, а ваши сотрудники. Такой переход повлияет на опыт ваших сотрудников, и EX означает разницу между сохранением и потерей талантов », — говорит она. «Предложение такого выбора и наличие разнообразных пространств означает, что если рабочим нужно убежать от шума, они смогут это сделать.Если им нравится быть в центре событий, они могут ».

Это означает переосмысление традиционных пространств, таких как конференц-залы, — говорит Стукальский. Когда Randstad реконструировал свое рабочее пространство, его команды обнаружили, что им больше не нужно столько конференц-залов среднего размера.

«Теперь нам нужно намного больше небольших комнат на одного и двух человек, может быть, один большой конференц-зал и меньше конференц-залов среднего размера. Поскольку открытые планы удалили офисы для прямых менеджеров, мы наблюдаем больше закрытых встреч между руководителями и сотрудниками, на которых лучше используются эти небольшие комнаты », — говорит он.

Также должны быть доступны гибкие схемы удаленной работы, говорит Барздукас, особенно если открытая планировка изобилует отвлекающими факторами. Хотя такое разделение не всегда является лучшим для сплоченности и развития офисной культуры, оно важно для повышения вовлеченности и уверенности в том, что сотрудники могут делать то, что им необходимо для продуктивной работы.

«Мы также узнали, что общение важно, когда вы работаете удаленно, а когда вы находитесь в офисе, это действительно важно», — говорит Стукальский.«Если вы знаете, что собираетесь работать из дома, обновите свою электронную почту, добавив в нее сообщение« Нет на работе »и табличку на рабочем столе с контактной информацией, чтобы люди знали, чего ожидать. Мы хотели убрать все ненужные барьеры для общения ».

Установление новых культурных норм в мире открытого офиса

Чтобы сделать офисы открытой планировки действительно продуктивными, организации должны развивать новые способы взаимодействия, будь то изменение культурного мировоззрения или потребность в технических инвестициях.