Образец структура делового письма: Структура делового письма. Правила и примеры. Шаблон для примера

Структура делового письма

Любое деловое письмо должно быть четко структурировано. Хорошо структурированное письмо позволяет сэкономить время на написание и прочтение письма, правильно донести и понять суть письма, получить вразумительный, четкий ответ.

Стандартное деловое письмо имеет следующую структуру:

1. Реквизиты отправителя (адресанта) включают в себя информацию об отправителе. Чаще всего эта информация располагается на бланке организации-отправителя.

2. Реквизиты получателя (адресата) – указывается должность адресата, название компании, Ф.И.О. и адрес.

3. Дата написания и отправления письма. Позволяет различать письма между собой. Часто этот реквизит включен в фирменный бланк.

4. Заголовок – кратко о теме письма. Эта часть позволяет определить тематику письма и степень его важности для адресата. Важно правильно подобрать заголовок. При этом он должен быть строгий и лаконичный.

5. Обращение. Располагается посередине, и пишут с большой буквы. Обращение должно содержать указание должности, фамилии или имени и отчества. Традиционным считается обращение «Уважаемый».

Правила написания обращения	Пример
Уважаемый (-ая) + Имя Отчество (в именительном падеже)!	Уважаемый Иван Васильевич!
Уважаемый (-ая) + господин (-жа) Фамилия (в именительном падеже)!	Уважаемый господин Грозный!
Уважаемый + должность органа власти!	Уважаемый генерал-майор!
Уважаемые + господа!	Уважаемые дамы и господа!
Уважаемый + Имя Отчество!	Уважаемый Иван Васильевич!

6. Преамбула или вводная часть. В этой части поясняют причины и цели написания письма именно данному адресату. Часто в этой части ссылаются на даты, документы и факты, напоминающие адресату необходимую информацию. Информация, изложенная в преамбуле, должна подвести читателя к адекватному восприятию основной части письма. По объему эта часть варьируется: может быть краткой (одно предложение) и развернутой (несколько предложений и даже абзацев).

7. Основная часть текста письма варьируется в зависимости от его конкретного типа, так как в ней формулируется главная цель письма, излагаются аргументы и факты.

8. Заключение чаще всего представляет собой формулы вежливости.

9.

Подпись. Письмо завершается подписью (должность + ФИО) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма «С уважением». Также возможны варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» и т.п.

10. Постскриптум. Это необязательный вспомогательный элемент. Служит для того, чтобы сообщить адресату о важном событии, которое произошло уже после написания письма, или передать ему информацию, которая имеет косвенное отношение к теме письма.

11. Приложения являются необязательным дополнением к основному тексту письма и поэтому оформляются на отдельных листах – каждое приложение на своем листе. Какие-либо правила их написания отсутствуют.

	-	Не нашли нужную Вам информацию касательно деловых писем? Переходите на сайт business-letter.ru и вы найдете правила и примеры написания ко всем популярным видам деловых писем. И с каждым днем примеров становиться все больше! Если Вы хотите написать максимально эффективное письмо, которое точно не останется без ответа – обращайтесь к нам и наши профессионалы помогут Вам в этом. business-letter.ru	-	-
	-

Cтруктура делового письма и образец составления

Правильная структура делового письма позволяет составителю сформулировать основную мысль, а читателю быстро понять смысл и ответить на вопрос адресанта. Нужно соблюдать четкую структурированность письма, чтобы оно легко причислялось к информационно-справочным документам, вызывало уважение у людей, которым адресовано.

Содержание статьи

Внутренняя структура

Реквизиты адресанта (отправителя) содержат основную информацию о должности и местонахождении лица, который отправляет письмо, обычно указываются некоторые подробности об организации, если письмо должно отправляться не в рамках одной компании. Обычно для быстрого заполнения этого раздела используют специальный бланк.

Реквизиты адресата

(получателя) обязательно включают занимаемую им должность, инициалы в развернутом виде, полное название кампании и ее фактический адрес.

Дата. Должно стоять число написания и отправления делового письма. Обычно его нужно вписывать в специальное окошечко на фирменном бланке, образец которого можно посмотреть тут. Указание даты позволяет упростить сортировку писем, которые должны укладываться в архиве строго в соответствии данному параметру.

Заголовок — это краткое изложение сути делового письма, адресат может быстро определить его цель. Заголовки могут быть составлены таким образом: «Вопрос по заказу касательно запчастей», «О перемене ставок на товар».

Обращение. Нужно обращаться к адресату персонально. Желательно предварительно узнать имя и отчество, если этого сделать невозможно, следует указать должность человека. Обращения могут выглядеть так: «Уважаемый господин Васильев!», «Уважаемая Александра Степановна!», «Уважаемый господин заместитель директора!», «Уважаемые сотрудники!». В правилах написания делового письма считается неприемлемым применение сокращений, таких как «г-н», «г-жа». Не следует вместо полного имени и фамилии указывать краткие инициалы человека.

Преамбула или вступление. В ней описывается главная цель делового письма, а также факторы, побуждающие к его отправке. Развернутое разъяснение необходимо не всегда, только в случаях, когда требуется обсудить важные моменты, решение которых нужно проводить неотложно. Обычно начинается со слов: «Вынуждены довести до Вашего сведения…», «От корпорации «Н» поступило предложение…», «Должен Вас оповестить…», «Учитывая вчерашний разговор по телефону…». Информация, которую последовательно излагают в преамбуле, должна плавно переходить в следующий раздел письма.

Основная часть. Главная мысль и вся суть, любые подробности и предложения пишутся именно в этом разделе. Все предложения должны быть грамотно выстроены, взаимосвязаны. Спешке и яркому выражению своего мнения здесь не место. Многие предпочитают писать краткие письма, поэтому, если можно изложить основной смысл статьи в несколько предложений, не следует их растягивать. Заканчивать основную часть нужно с определенным посылом. Может выражаться надежда на заключение делового договора, продолжение сотрудничества, просьба об извинении, выражении уверенности в предстоящем событии или обращаться с определенным вопросом с указанием неразрешенных проблем или трудностей.

Заключение выражается формулой вежливости. При составлении заключительной фразы учитывается основная тема и цель письма, также степень знакомства и дружественности с адресатом. Чаще всего нужно окончить деловое письмо фразой «С уважением…», если отношения носят более доверительный характер, можно заменить стандартную форму заключения на «Искренне Ваш…».

Подпись. После написания фразы вежливости в заключении, нужно указать занимаемую должность на работе, далее полные инициалы: фамилию, имя и отчество адресанта.

Постскриптум. Данный раздел применяется по необходимости, необязателен. Нужен, если требуется передача какого-либо важного события, относящегося к теме письма, произошедшего уже после его написания. Иногда требуется указание интересной для адресата информации, которая не имеет прямого отношения к теме письма, однако дополняет его.

Приложения. К деловому письму могут прилагаться дополнительные бумаги, в которых содержится любая информация, иногда это копии документов, фотографии или любые другие предметы. Никаких правил к написанию и оформлению приложений не предъявляется.

Образец составления делового письма

Деловой стиль письма включает несколько правил

1. Изложение выполняется по стандартной форме.
2. Тон не передает эмоций.
3. Точность передаваемой информации, правильное использование формулировок.
4. Максимальная краткость текста.
5. Применение языковых формул и терминов.
6. Использование лексических сокращений.
7. Преобладание кратких, распространенных предложений.

Деловое письмо нужно подготавливать только по одному вопросу или предложению. Иногда в качестве языковых формул используются иностранные слова, следует употреблять наиболее известные из них. В составлении письма по стандартной структуре следует придерживаться грамотности, четкости формулировок, тогда текст будет полностью прочитан и понят адресатом.

Структура делового письма (2)

Типовая внутренняя структура делового письма:

1. Вступление.Делается для того, чтобы адресат сразу имел возможность получить четкое представление, о чем письмо:
   • заголовок. Это тема письма, которая в краткой форме определяет его цель. Примеры заголовков делового письма: «Касательно заказа на поставку запчастей», «Об изменении цен на продукцию».
   • обращение. Лучше употреблять персональное обращение, по возможности постарайтесь узнать и указать фамилию либо должность адресата. Например, «Уважаемый господин Волков!», «Уважаемая Наталья Ивановна!», «Уважаемый господин директор!», «Уважаемые партнеры!». В обращении не принято употреблять сокращения типа «г-н», «г-жа», а также инициалы человека.
   • цель письма. Краткая формулировка основной причины, по которой отправляется данное деловое письмо. Например, «Обращаюсь с письмом в связи с…», «Согласно телефонному разговору …», «Компания «Y» предлагает …», «Доводим до Вашего сведения, что …».
2. Основная часть. Изложение основной сути делового письма. Основная часть должна состоять из нескольких взаимосвязанных между собой и выстроенных в логическом порядке предложений. Заканчивается этот раздел подведением итогов с выражением надежды, уверенности, извинения и т.п. – в зависимости от темы письма.
3. Заключение – вежливая подпись. Заключительные фразы зависят от темы письма и степени знакомства с адресатом. Например, «С уважением, …», «Искренне Ваш …». Под этими фразами указывается Ваша должность и подпись – фамилия, имя, отчество. Если Вы довольно хорошо знакомы с адресатом, можете просто написать: «С наилучшими пожеланиями», «Всего наилучшего» без указания должности.

Таким образом, вступление, основная часть и заключение — три основных составляющих в структуре делового письма.

Рубрика: 

Ключевые слова: 

Оцените публикацию

Структура делового письма

Любое деловое письмо должно быть четко структурировано. Ясная структура имеет следующие преимущества:

·                    экономия времени отправителя и адресата;

·                    гарантия прочтения письма адресатом и правильное понимание его сути;

·                    гарантированность получение вразумительного, четкого ответа.

Итак, стандартное деловое письмо имеет следующую структуру:

1.               Обращение

2.               Преамбула

3.               Основной текст

Внимание!

Если вам нужна помощь в написании работы, то рекомендуем обратиться к профессионалам. Более 70 000 авторов готовы помочь вам прямо сейчас. Бесплатные корректировки и доработки. Узнайте стоимость своей работы.

4.               Заключение

5.               Подпись

6.               Приложения

Дадим краткую характеристику каждому элементу.

Обращение

Находится в «шапке» письма и содержит должность и ФИО адресата. Для официальной деловой переписки стандартным считается обращение «Уважаемый», которое пишут с большой буквы и по центру листа. А дальше масса вариантов в зависимости от того, что пишут и кому. В России принято обращаться по имени и отчеству, в компаниях с западной корпоративной культурой – просто по имени. Если Вы знаете партнера лично, можете обратиться так: «Уважаемый Андрей Петрович», не знаете – «Уважаемый господин Смирнов». Кстати, в обращении к человеку слово «господин» сокращать до «г-н» нельзя. И ни в коем случае нельзя писать «Уважаемый господин Смирнов А. П.». Либо «Андрей Петрович», либо «господин Смирнов». Запомните, обращение «Дамы и господа» является светским, и его лучше использовать, скажем, для приглашения на открытие модного салона. Если же Вы приглашаете на деловую презентацию, то по сложившейся практике используется общее для всех обращение «Уважаемые господа». В данном случае неважно, что в этой организации работают и женщины.

Пример Генеральному директору ООО «ВПЕРЕД» Дубровскому П.И. Уважаемый Петр Ильич! или Уважаемый господин Дубровский!

Преамбула

Первый абзац письма, в котором изложены причина, побудившая Вас его написать, и его цель. Прочтя преамбулу, адресат должен понять суть письма.

Основной текст

Далее в двух – четырех абзацах должна быть изложена ситуация, выражены ваши мысли и чувства по этому поводу и озвучена просьба о конкретных действиях либо предложен Ваш вариант разрешения вопроса.

Заключение

Необходимо для краткого подведения итогов всего написанного и логичного завершения письма.

Пример Уверен, что Вы разберётесь в данной ситуации, и в ближайшем будущем наше сотрудничество войдёт в привычное русло.

 

Подпись

Письмо завершается подписью (должность + ФИО) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма «С уважением». Возможны варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» и т.п.

При подписании письма важно учесть ранг адресата и адресанта. Письмо на имя генерального директора должен подписывать также генеральный директор или, как минимум, его заместитель. При этом подпись должна соответствовать её расшифровке: ситуация, когда заместитель директора ставит косую черту рядом с фамилией директора и подписывается своим именем, недопустима.

Пример С уважением, Генеральный директор компании «Горизонт» Шестаков А.Д.

Приложения

Приложения являются необязательным дополнением к основному тексту письма и поэтому оформляются на отдельных листах – каждое приложение на своем листе. Какие-либо правила их написания отсутствуют.

Поможем написать любую работу на аналогичную тему

Получить выполненную работу или консультацию специалиста по вашему учебному проекту

Узнать стоимость

Структура делового письма. Деловая переписка: учебное пособие

Структура делового письма

Важной задачей при составлении письма является его информационное насыщение, т. е. включение в него целесообразного количества информации. Письма бывают одноаспектные и многоаспектные. Нередко один аспект может составить содержание всего письма, и чаще всего такими являются письма, не требующие ответа. Для многоаспектных писем уже сложились определенные устойчивые синтаксические конструкции для выражения того или иного аспекта содержания. Текст многоаспектного письма обычно состоит из разделов, подразделов, пунктов, подпунктов. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Однако для современной деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно одноаспектных писем.

Наиболее простая структура письма – это две части. Впервой излагаются факты и события (мотивы, аргументы), послужившие основанием для составления письма, во второй – выводы, просьбы, предложения. При составлении любого письма вначале нужно наметить логическую схему его содержания. Приведем примеры структуры писем, состоящих из двух-трех частей.

Служебное письмо-запрос:

1) обоснование актуальности запроса;

2) содержание запроса;

3) ожидаемый результат, если просьба будет выполнена.

Сопроводительное письмо:

1) сообщение о высылаемом материале;

2) уточняющие сведения.

Письмо-просьба:

1) изложение причины, побудившей обратиться с просьбой;

2) изложение просьбы;

3) ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена, выражение готовности к дальнейшему сотрудничеству.

Письмо-ответ (отказ в просьбе или отклонение предложения):

1) повторение изложения просьбы;

2) обоснование причины неудовлетворения просьбы;

3) констатация отказа или отклонения предложения.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Читать книгу целиком

Поделитесь на страничке

Следующая глава >

The Basic Business Letter // Purdue Writing Lab

Написание основного делового письма

Части делового письма

Этот ресурс организован в том порядке, в котором вы должны написать деловое письмо, начиная с адреса отправителя, если письмо написано не на фирменном бланке.

Адрес отправителя

Адрес отправителя обычно указывается на фирменном бланке. Если вы не используете фирменный бланк, укажите адрес отправителя вверху письма на одну строку над датой.Не пишите имя или титул отправителя, так как они указаны в конце письма. Включите только почтовый адрес, город и почтовый индекс.

Дата

Линия даты используется для обозначения даты написания письма. Однако, если ваше письмо написано в течение нескольких дней, укажите дату его написания в строке даты. При письме в компании в США используйте американский формат даты. (Согласно принятому в США соглашению о форматировании даты месяц перед днем.Например: 11 июня 2001 г.) Напишите месяц, день и год на расстоянии двух дюймов от верхнего края страницы. В зависимости от того, какой формат вы используете для своего письма, выровняйте дату по левому краю или сделайте табуляцию до центральной точки и введите дату. В последнем случае укажите адрес отправителя в бланке, а не по левому краю.

Внутренний адрес

Внутренний адрес — это адрес получателя. Всегда лучше писать конкретному человеку в фирме, которой вы пишете.Если у вас нет имени этого человека, проведите небольшое исследование, позвонив в компанию или поговорив с сотрудниками компании. Включите личный титул, например мисс, миссис, мистер или доктор. Следуйте предпочтениям женщины, когда к вам обращаются как мисс, миссис или мисс. Если вы не уверены, что женщина предпочитает, чтобы к вам обращались, используйте мисс. существует вероятность, что человек, которому вы пишете, является доктором или имеет другое звание, используйте это звание. Обычно люди не возражают, когда к ним обращаются с более высоким титулом, чем они на самом деле обладают.Чтобы написать адрес, используйте формат почтового отделения США. Для международных адресов введите название страны заглавными буквами в последней строке. Внутренний адрес начинается на одну строку ниже даты. Его следует выровнять по левому краю, независимо от того, какой формат вы используете.

Приветствие

Используйте то же имя, что и внутренний адрес, включая личный титул. Если вы знаете этого человека и обычно обращаетесь к нему по имени, в приветствии можно использовать только имя (например: Дорогая Люси :).Однако во всех остальных случаях используйте личные титулы и фамилию / фамилию, за которыми следует двоеточие. После приветствия оставьте одну строку пустой.

Если вы не знаете пол читателя, используйте несексистское приветствие, например название должности, за которым следует имя получателя. Также допустимо использовать полное имя в приветствии, если вы не можете определить пол. Например, вы можете написать «Дорогой Крис Хармон: если вы не уверены в поле Криса».

Кузов

Для блочного и модифицированного блочного форматов: одиночный пробел и выравнивание по левому краю каждого абзаца в тексте письма.Между каждым абзацем оставляйте пустую строку. При написании делового письма помните, что краткость очень важна. В первом абзаце рассмотрите дружеское начало, а затем изложите основную мысль. Следующий абзац должен начать с обоснования важности главного пункта. В следующих нескольких абзацах продолжите обоснование, указав справочную информацию и вспомогательные детали. В заключительном абзаце должна быть повторена цель письма и, в некоторых случаях, просить о каких-либо действиях.

Закрытие

Закрытие начинается в той же вертикальной точке, что и ваша дата, и через одну строку после последнего основного абзаца. Используйте только первое слово с заглавной буквы (например: «Спасибо») и оставьте четыре строки между закрытием и именем отправителя для подписи. Если после приветствия следует двоеточие, после закрытия должна стоять запятая; в противном случае после закрытия знаки препинания не ставятся.

Корпуса

Если вы приложили к письму какие-либо документы, например, резюме, вы указываете это, просто набрав Приложения под закрытием.Как вариант, вы можете указать название каждого документа, который вы включаете в конверт. Например, если вы включили много документов и вам необходимо убедиться, что получатель знает о каждом документе, может быть хорошей идеей перечислить имена.

Инициалы машинистки

Инициалы машинистки используются для обозначения человека, который напечатал письмо. Если вы сами набрали письмо, не указывайте инициалы машинистки.

Примечание о формате и шрифте

Формат блока

При написании деловых писем необходимо обращать особое внимание на используемый формат и шрифт.Наиболее распространенный формат делового письма известен как блочный формат. В этом формате вся буква выравнивается по левому краю и с одинарным интервалом, за исключением двойного пробела между абзацами.

Модифицированный блок

Другой широко используемый формат известен как модифицированный блочный формат. В этом типе текст письма, а также адреса отправителя и получателя выравниваются по левому краю и разделяются одинарным интервалом. Однако для даты и закрытия перейдите к центральной точке и начните печатать.

Полублок

Последний и наименее используемый стиль — полублочный. Он очень похож на модифицированный стиль блока, за исключением того, что каждый абзац имеет отступ, а не выравнивание по левому краю.

Имейте в виду, что разные организации предъявляют разные требования к формату профессионального общения. Хотя примеры, предоставленные OWL, содержат общие элементы для основного делового письма (жанровые ожидания), формат вашего делового письма может быть гибким, чтобы отражать такие переменные, как фирменные бланки и шаблоны.Наши примеры — просто ориентиры.

Если на вашем компьютере установлен Microsoft Office 2000, можно использовать мастер писем, чтобы не гадать при форматировании деловых писем. Чтобы получить доступ к мастеру писем, щелкните меню «Инструменты» и выберите «Мастер писем». Мастер представит три упомянутых здесь стиля и введет дату, адрес отправителя и адрес получателя в выбранный формат. Letter Wizard следует использовать только в том случае, если у вас есть базовые представления о том, как написать деловое письмо.Его шаблоны применимы не для всех настроек. Поэтому вам следует обратиться к руководству по деловому письму, если у вас есть какие-либо вопросы или вы сомневаетесь в точности мастера писем.

Шрифт

Еще одним важным фактором читабельности письма является шрифт. Общепринятым шрифтом является Times New Roman, размер 12, хотя могут использоваться и другие шрифты, такие как Arial. Выбирая шрифт, всегда учитывайте свою аудиторию. Если вы пишете в консервативную компанию, вы можете использовать Times New Roman.Однако, если вы пишете в более либеральную компанию, у вас будет немного больше свободы при выборе шрифтов.

Пунктуация

Знаки препинания после приветствия и закрытия — используйте двоеточие (:) после приветствия (никогда не запятую) и запятую (,) после закрытия. В некоторых случаях вы также можете использовать менее распространенный формат, известный как открытая пунктуация. Для этого стиля пунктуация исключена после приветствия и закрытия.

,

Как написать официальное деловое письмо

Урок 7: Как написать официальное деловое письмо

/ ru / business-communication / business-writing-essentials / content /

Как написать официальное деловое письмо

Если вам нужно пообщаться с другой компанией или поделиться важными новостями, деловых писем. может представить ваше сообщение в классическом изысканном стиле. В отличие от внутренних служебных записок, деловые письма обычно отправляются от одной компании к другой, поэтому они такие формальные и структурированные, как .Однако письма также довольно универсальны, так как их можно использовать для официальных запросов, объявлений, сопроводительных писем и многого другого.

Несмотря на формальность, письма могут иметь дружественный тон , особенно потому, что они включают краткое введение, прежде чем перейти к основному вопросу. Независимо от тона, который вы используете в своем письме, ваше письмо должно оставаться кратким, ясным и легким для чтения.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать об официальных деловых письмах.

Этот урок посвящен американской деловой литературе.Письма, написанные в других частях света, могут иметь небольшие отличия в форматировании.

Структура делового письма

Деловое письмо Точная структура имеет решающее значение для его внешнего вида и удобочитаемости. При написании письма вы можете следовать приведенной ниже структуре, чтобы создать эффективный документ.

• Открытие : Укажите свой почтовый адрес, полную дату (например, 30 июля 2017 г.), а также имя, компанию и адрес получателя.Пропустите одну строку между вашим адресом, датой и информацией о получателе. Не добавляйте свой адрес, если вы используете фирменный бланк, который уже содержит его.
• Приветствие : Обращайтесь к получателю, используя «Уважаемый» вместе с его титулом и фамилией, например «Уважаемый мистер Коллинз» или «Уважаемый директор Кинкейд». Если вы не знаете пол получателя, используйте его полное имя, например «Уважаемый Тейлор Дин». Наконец, не забудьте добавить двоеточие в конце приветствия.
• Body : В первом абзаце представьтесь и расскажите о сути вашего письма.Следующие абзацы должны подробно описать вашу основную мысль, а в последнем абзаце должна быть повторно изложена цель письма и при необходимости содержится призыв к действию.
• Закрытие : Рекомендуемые официальные закрытия включают «С уважением» или «Искренне Ваш». Для более личного завершения рассмотрите возможность использования «Сердечно» или «С уважением». Независимо от того, что вы выберете, добавьте в конец запятую.
• Подпись : пропустите четыре строки после закрытия и введите свое имя.Пропустите следующую строку и введите название должности и название компании. Если вы отправляете бумажную копию, подпишите свое имя в пустом месте синими или черными чернилами.
• Приложения : Если вы прилагаете документы с этим письмом, укажите их здесь.

Другой важной частью структуры является макет , который определяет форматирование текста. Наиболее распространенный макет для делового письма известен как формат блока , при котором весь текст выравнивается по левому краю и с одинарным интервалом, за исключением двойных пробелов между абзацами.Благодаря такому макету письмо выглядит чистым и легко читаемым.

Редакция

Как указано в Business Writing Essentials, ревизия является важной частью письма. Просмотрите свое письмо, чтобы оно было кратким, и выровняйте его на предмет орфографических и грамматических ошибок. Когда вы закончите писать, попросите кого-нибудь прочитать ваше письмо и дать вам отзывов , так как они могут обнаружить ошибки, которые вы могли пропустить. Также убедитесь, что к вашему документу приложены все приложения и что все бумажные копии подписаны.

После проверки содержания рассмотрите внешний вид вашего письма. Если вы печатаете бумажную копию, обязательно используйте качественную бумагу. Также попробуйте использовать фирменный бланк, чтобы придать вашему документу более официальный вид.

Пример делового письма

Чтобы увидеть этот урок в действии, давайте взглянем на отточенное деловое письмо, рассмотрев приведенный ниже пример.

Это письмо выглядит великолепно! Структура идеальная, текст выровнен по левому краю и с одинарным интервалом.Тело формальное, дружелюбное и лаконичное, а приветствие и завершение выглядят хорошо. Он также содержит собственноручную подпись, что означает, что он готов к отправке в бумажном виде.

Умение написать деловое письмо пригодится вам на протяжении всей вашей карьеры. Продолжайте практиковаться и изучать его, и вы сможете общаться в классическом стиле.

/ ru / business-communication / как-написать-мощный-бизнес-отчет / содержание /

,

деловых писем — Центр письма • Университет Северной Каролины в Чапел-Хилл

О чем этот раздаточный материал

Этот раздаточный материал поможет вам написать деловые письма, необходимые во многих различных ситуациях, от подачи заявления на работу до запроса или предоставления информации. Хотя конкретно обсуждаются примеры письма-заявки и сопроводительного письма, в этом раздаточном материале также освещаются стратегии эффективного делового письма в целом.

Принципы, о которых следует помнить

Деловое письмо отличается

Написание для деловой аудитории обычно сильно отличается от письма в гуманитарных, социальных или других академических дисциплинах. Деловые письма стремятся быть четкими и лаконичными, а не вызывающими воспоминания или творческими; он подчеркивает конкретность и точность. Это различие не делает деловое письмо лучше или хуже других стилей. Скорее, он отражает уникальную цель и соображения, связанные с написанием в деловом контексте.

Когда вы пишете бизнес-документ, вы должны исходить из того, что ваша аудитория имеет ограниченное время, чтобы прочитать его, и, вероятно, бегло просмотрела. Ваши читатели заинтересованы в том, что вы говорите, поскольку это влияет на их рабочий мир. Они хотят знать «практический результат»: ваше мнение о ситуации или проблеме и то, как им следует реагировать.

Деловое письмо варьируется от стиля разговора, который часто встречается в сообщениях электронной почты, до более формального, юридического стиля, который можно найти в контрактах.Стиль между этими двумя крайностями подходит для большинства заметок, электронных писем и писем. Слишком формальный текст может оттолкнуть читателя, а попытка быть слишком небрежным может показаться неискренним или непрофессиональным. В деловой переписке, как и в любой другой письменной форме, вы должны знать свою аудиторию.

В большинстве случаев деловое письмо будет первым впечатлением, которое вы произведете на кого-то. Хотя деловая переписка со временем стала менее формальной, вам все же следует внимательно следить за тем, чтобы содержание письма было ясным и вы внимательно его вычитали.

Местоимения и активный и пассивный залог

Личные местоимения (например, я, мы и вы) важны в письмах и записках. В таких документах совершенно уместно называть себя «Я» и читателя — «вами». Однако будьте осторожны, используя местоимение мы в деловом письме, написанном на канцелярских принадлежностях компании, поскольку оно обязывает вашу компанию соблюдать то, что вы написали. Излагая свое мнение, используйте I; при изложении политики компании используйте мы.

Лучшие писатели стремятся достичь стиля, который настолько ясен, что их послания нельзя будет неправильно понять.Один из способов добиться четкого стиля — свести к минимуму использование пассивного голоса. Хотя иногда необходим пассивный залог, часто он не только делает ваше письмо скучным, но также может быть двусмысленным или чрезмерно безличным. Вот пример одной и той же точки, выраженной в пассивном и активном голосах:

Пассивный залог: «Чистая прибыль от продажи дочерних компаний была сильно переоценена».
[Кто переоценил?]

Активный голос: команда Global Finance сильно переоценила чистую прибыль от продажи дочерних компаний.

Вторая версия более понятна и поэтому предпочтительнее.

Конечно, из каждого правила есть исключения. Что делать, если вы возглавляете глобальную финансовую команду? Возможно, вы захотите донести свое сообщение, не обращая чрезмерного внимания на тот факт, что ошибка возникла по вине вашей команды. Пассивный голос позволяет не обращать внимания на нелестные моменты, но вы должны использовать их с осторожностью.

Фокус и специфика

Деловой текст должен быть четким и кратким.Однако будьте осторожны, чтобы ваш документ не превратился в бесконечную серию коротких, прерывистых предложений. Помните также, что «краткий» не обязательно означает «резкий» — вам все равно нужно подумать о своем тоне и аудитории, для которой вы пишете. Рассмотрим следующие примеры:

После тщательного изучения этого предложения мы решили определить приоритетность других проектов в этом квартале.
Ваша идея проекта никому не понравилась, поэтому мы не будем давать вам финансирование.

Первая версия является более слабым заявлением, подчеркивая факты, не имеющие прямого отношения к ее сути.Вторая версия предоставляет информацию в простой и прямой форме. Но не нужно быть экспертом по стилю, чтобы знать, что первая формулировка дипломатична и уважительна (хотя и менее лаконична) по сравнению со второй версией, которая излишне резка и может вызвать негативную реакцию.

Деловые письма: с чего начать

Перечитайте описание своей задачи (например, объявление о вакансии, инструкции по подаче предложения или подсказку о назначении на курс).Подумайте о своей цели и о том, какие требования упоминаются или подразумеваются в описании задачи. Перечислите эти требования. Этот список может служить схемой для управления вашим письмом и помочь вам сосредоточиться, поэтому постарайтесь сделать его подробным. Затем определите квалификации, атрибуты, цели или ответы, которые соответствуют только что перечисленным вами требованиям. Стремитесь быть точными и конкретными, избегая неясностей, двусмысленности и банальностей. Если существуют отраслевые или отраслевые концепции или терминология, относящиеся к поставленной задаче, используйте их таким образом, чтобы передать вашу компетентность и опыт.Избегайте любого языка, который ваша аудитория может не понять. В готовом тексте должно быть указано, насколько вы соответствуете перечисленным требованиям, и должны быть даны ответы на все вопросы, поднятые в описании или подсказке.

Заявочные и сопроводительные письма

Многие люди считают, что письма-заявки и сопроводительные письма по сути одно и то же. Однако для целей данного раздаточного материала это разные типы писем. Письмо-заявление — это коммерческое письмо, в котором вы продвигаете свои навыки, способности и знания.С другой стороны, сопроводительное письмо — это, прежде всего, сопроводительный документ. Он идентифицирует отправляемый элемент, человека, которому он отправляется, и причину его отправки, а также обеспечивает постоянную запись пересылки как для автора, так и для читателя.

Заявочные письма

При написании письма-заявки помните, что у вас наверняка есть соревнования. Ваша аудитория — профессионалы, которые проверяют и нанимают кандидатов на работу — тех, кто может просмотреть десятки или даже сотни других заявок в день, когда получит ваше.Непосредственная цель вашего письма-заявки и сопроводительного резюме — привлечь внимание этого человека. Ваша конечная цель — получить интервью.

При написании письма-заявки убедитесь, что вы выполнили три задачи: привлекательно привлечь внимание читателя, убедить читателя в том, что вы являетесь квалифицированным кандидатом на эту работу, и запросите собеседование.

Контрольный список для письма-заявки:

• Определите вакансию по названию и сообщите получателю, как вы о ней узнали.
• Обобщите вашу квалификацию для работы, в частности, ваш опыт работы, действия, которые демонстрируют ваши лидерские качества, и ваше образование.
• Порекомендуйте читателю ваше резюме.
• Попросите о собеседовании, указав, где с вами можно связаться и когда вы будете доступны. Если ваш потенциальный работодатель находится в другом городе и вы планируете посетить этот район, укажите даты поездки.
• Если вы претендуете на конкретную работу, включите любую информацию, относящуюся к должности, которая не включена в ваше резюме.

Чтобы сэкономить время читателя и привлечь внимание к своим сильным сторонам как кандидата, укажите свою цель прямо в начале письма.

Пример:

Я ищу должность менеджера в вашем центре обработки данных. На такой руководящей должности я могу использовать свою степень магистра в области информационных систем и мой опыт программиста / аналитика для решения бизнес-задач в области обработки данных.

Если вас порекомендовал в компанию один из ее сотрудников, консультант по вопросам карьеры, профессор или кто-то еще, укажите это перед тем, как сформулировать цель вашей работы.

Пример:

Во время недавнего съезда ARRGH в Вашингтоне, округ Колумбия, один из ваших торговых представителей, Дасти Браун, сообщил мне о возможной вакансии менеджера в вашем центре обработки данных. Мой обширный опыт программирования и степень магистра в области информационных систем делают меня высококвалифицированным для этой должности.

В последующих параграфах расширите квалификацию, которую вы упомянули в своем открытии. Добавьте соответствующие детали, выделив опыт, указанный в вашем резюме, который особенно актуален для работы, которую вы ищете.Завершите просьбой об интервью. Внимательно вычитайте свое письмо.

Ниже представлены два образца писем-заявлений. Первое письмо (Образец №1) было написано недавним выпускником колледжа в ответ на статью в местной газете о планах компании по строительству нового компьютерного центра. Писатель не претендует на конкретную вакансию, но описывает вакансию, которую ищет. Второе письмо (образец № 2) от старшекурсника колледжа, который не уточняет, откуда она узнала о вакансии, потому что не уверена, есть ли вакансия.

Образец № 1

6123 Farrington Road
Apt. B11
Чапел-Хилл, Северная Каролина 27514
11 января 2005 г.

Taylor, Inc.
694 Rockstar Lane
Дарем, Северная Каролина 27708

Уважаемый директор по персоналу:

Я только что прочитал в News and Observer статью о новом компьютерном центре Тейлора к северу от Дарема. Хочу подать заявку на должность программиста начального уровня в центре.

Я понимаю, что Тейлор готовит как внутреннюю документацию, так и документацию для клиентов.Мои навыки технического письма, как описано в прилагаемом резюме, хорошо подходят вашей компании. Я недавний выпускник Технологического института ДеВри в Атланте со степенью младшего специалиста по информатике. Помимо прохождения широкого круга курсов, я работал компьютерным консультантом в компьютерном центре колледжа, где помогал обучать пользователей работе с новыми системами.

Я буду рад встретиться с вами в удобное для вас время и обсудить, насколько мое образование и опыт соответствуют вашим потребностям.Вы можете связаться со мной по моему домашнему адресу, по телефону (919) 233-1552 или по адресу [email protected].

С уважением,

Раймонд Крок

Образец № 2

6123 Farrington Road
Apt. G11
Чапел-Хилл, Северная Каролина 27514
11 января 2005 г.

Taylor, Inc.
694 Rockstar Lane
Дарем, Северная Каролина 27708

Уважаемая мисс Джонс:

Я ищу место в вашем инженерном отделе, где я смогу использовать свое образование в области компьютерных наук для решения инженерных задач Тейлора.Я хотел бы быть частью отдела, который разработал Интернет-систему отбора, но не уверен, есть ли у вас текущая вакансия.

Я рассчитываю получить степень бакалавра инженерных наук в Университете штата Северная Каролина в июне и к тому времени закончу программу «Разработка компьютерных систем». С сентября 2000 года я участвую через университет в программе профессионального обучения в Computer Systems International в Роли. По программе меня распределили подмастерьем в несколько отделов персонала.Совсем недавно я был программистом-стажером в инженерном отделе и приобрел большой опыт работы с компьютерными приложениями. Подробная информация об академических курсах, которые я прошел, включены в прилагаемое резюме.

Если есть открытая вакансия в Taylor Inc., пожалуйста, дайте мне знать, с кем мне следует связаться для получения дополнительной информации. Я с нетерпением жду вашего ответа. Со мной можно связаться в моем офисе (919-866-4000 доб. 232) или по электронной почте ([email protected]).

С уважением,

Ребекка Брок

Сопроводительные письма

Как упоминалось ранее, письма-заявки и сопроводительные письма — это не одно и то же.В сопроводительном письме указывается отправляемый элемент, лицо, которому оно отправляется, и причина его отправки. Сопроводительное письмо обеспечивает постоянную запись пересылки как для автора, так и для читателя.

В сопроводительном письме делайте свои замечания краткими. В открытии должно быть указано, что вы отправляете и почему. В необязательном втором абзаце вы можете включить краткое изложение отправляемой вами информации. Письмо, сопровождающее предложение, например, может указывать на разделы в предложении, которые могут представлять особый интерес для читателя.Затем письмо может быть продолжено с изложением ключевых моментов, объясняющих, почему писательская фирма лучше всего подходит для этой работы. Заключительный абзац должен содержать благодарность, предлагать дополнительную помощь или выражать надежду, что материал выполнит свое предназначение.

Ниже приведены примеры сопроводительных писем. Первая буква (Образец №1) краткая и по существу. Второе письмо (Образец № 2) немного более детально, поскольку затрагивает способ сбора информации.

Образец № 1

Логотип вашей компании и контактная информация

11 января 2005 г.

Брайан Ино, главный инженер
Carolina Chemical Products
3434 Pond View Lane
Durham, NC 27708

Уважаемый г-н Ино:

Прилагаем окончательный отчет об установке оборудования для контроля загрязнения в Eastern Chemical Company, который мы отправляем с разрешения компании Eastern. Пожалуйста, позвоните мне по телефону (доб. 1206) или напишите мне по указанному ниже адресу, если я смогу ответить на любые вопросы.

С уважением,

Нора Кэссиди
Менеджер по техническим вопросам
[email protected]

Приложение: Отчет

Образец № 2

Логотип вашей компании и контактная информация

11 января 2005 г.

Брайан Ино, главный инженер
Ecology Systems, Inc.
8458 Obstructed View Lane
Durham, NC 27708

Уважаемый г-н Ино:

Прилагаю отчет с оценкой нашего энергопотребления за год в соответствии с запросом вице-президента Джона Бренана 4 сентября.

Отчет является результатом нескольких встреч с Джейми Энсон, управляющего производством завода, и ее сотрудниками, а также обширного опроса всех наших сотрудников. Обследование было отложено из-за перевода ключевого персонала в здание A. Однако мы считаем, что в отчете будет представлена ​​информация, необходимая для предоставления нам сметы затрат на установку вашей системы энергосбережения Mark II.

Мы хотели бы поблагодарить Билли Бадда из ESI за его помощь в подготовке обзора.Если вам нужна дополнительная информация, дайте мне знать.

С уважением,

Нора Кэссиди
Офис новых проектов
[email protected]

Приложение: Отчет

Вы можете найти больше образцов различных типов резюме и деловых писем на сайте University Career Services.

Консультации по работам

Мы ознакомились с этими работами при написании данного раздаточного материала. Это не полный список ресурсов по теме раздаточного материала, и мы рекомендуем вам провести собственное исследование, чтобы найти последние публикации по этой теме.Пожалуйста, не используйте этот список в качестве модели для формата вашего собственного списка литературы, поскольку он может не соответствовать используемому вами стилю цитирования. Инструкции по форматированию цитат см. В руководстве по цитированию библиотек UNC.

Кови, Стивен Р. Руководство по стилю FranklinCovey для делового и технического письма . 5-е изд. Река Аппер Сэдл, Нью-Джерси: Франклин Кови, 2012.

Локер, Китти и Донна Кинцер. 10-е изд. Деловые и административные коммуникации . Бостон: Макгроу-Хилл, 2012.

---

Эта работа находится под лицензией Creative Commons Attribution-NonCommercial-NoDerivs 4.0 License.
Вы можете воспроизвести его для некоммерческого использования, если вы используете весь раздаточный материал и указываете источник: Центр письма, Университет Северной Каролины в Чапел-Хилл

Сделать подарок

,Образцы

, правильный формат и руководство по написанию

В бизнесе ожидается написание сопроводительного письма.

Это показывает, что вы заботитесь. Что вам нужно это задание , а не какое-то задание .

Хорошо составленное сопроводительное письмо для бизнеса может произвести хорошее первое впечатление. Проявите внимание к деталям и знание делового этикета.

Это может иметь большое значение между тем, кто проводит собеседование, и кого «поблагодарили за подачу заявки».”

Итак, у вас должно быть идеальное сопроводительное письмо для бизнеса. И вы пришли в нужное место, чтобы научиться его писать.

В этом руководстве будут представлены образцы вам сопроводительных писем для административных сотрудников, , а также должности по развитию бизнеса, а также лучшие советы о том, как составить официальное сопроводительное письмо для бизнеса, шаг за шагом. шаг.

Хотите быстро написать сопроводительное письмо? Воспользуйтесь нашим конструктором сопроводительных писем.Выберите из 20+ профессиональных шаблонов сопроводительных писем , которые подходят вашему резюме. Смотрите практические примеры и получайте советы экспертов по ходу дела.

Образец сопроводительного письма и соответствующее резюме, составленное с помощью нашего конструктора — Посмотрите другие шаблоны сопроводительных писем и создайте свое сопроводительное письмо здесь .

Один из наших пользователей, Nikos, сказал следующее:

[Я использовал] хороший шаблон, который я нашел на Zety.Мое резюме теперь составляет на одной странице , а не на трех . То же самое.

Создайте свое резюме прямо сейчас

Независимо от того, насколько велико ваше сопроводительное письмо, без идеального резюме оно ни к чему не приведет. См. Наше руководство по написанию бизнес-резюме здесь: Бизнес-резюме: образцы и руководство по составлению.

Учитывая аналогичные позиции? См. Другие примеры сопроводительных писем для вакансий в вашей отрасли:

Хотите подробнее изучить ваши варианты? Смотрите нашу полную подборку примеров сопроводительных писем для каждой карьеры: Лучшие примеры сопроводительных писем.

Итак, приступим.

Образец делового сопроводительного письма — помощник администратора

Аманда Хесс

Помощник администратора / помощник руководителя
55 Саутфилд-роуд
Anytown, Нью-Джерси 07021
551-963-4824
[email protected]
linkedin.com/in/amandahess33

Anytown, 30.01.2019

Г-н Фрэнсис Йорк
Глава отдела кадров
XYZ Inc.
3015 Park Drive
New York City, NY 10923

Уважаемый Фрэнсис,

Как давний последователь деловой активности XYZ, я был взволнован, обнаружив вакансию на должность помощника руководителя в вашей организации.В моей нынешней роли помощника по административным вопросам в ABC я ежегодно экономлю более 1 миллиона долларов, создавая новую систему обработки вызовов, чтобы устранить недопонимание клиентов. Я уверен, что мой опыт поможет решить предстоящие задачи XYZ.

Я знаю, что ключевым проектом для этой роли в предстоящих кварталах будет оптимизация организации командировок и внедрение решений, позволяющих сэкономить время. Во время работы в ABC я сотрудничал с другими помощниками администратора, чтобы внедрить процесс управления командировками на основе Agile framework.Мы сократили расходы на поездки на 28%. Позже я использовал ту же систему, чтобы улучшить планирование, что сэкономило ABC в среднем 6 часов в неделю для четырех руководителей.

Известный в отрасли акцент XYZ на развитие сотрудников — вот почему я так взволнован этим открытием. Мне бы очень понравилась возможность продолжить свой профессиональный рост, переводя приобретенные мной навыки в повышение всех основных KPI для XYZ.

Можем ли мы назначить звонок на следующую неделю, чтобы обсудить сокращение затрат и оптимизацию процессов для XYZ?

С уважением,
Аманда Хесс

551-963-4824
Аманда[email protected]

Ищете должность C-level в сфере развития бизнеса?

Большинство таких объявлений о вакансиях не рекламируются. Люди получают их через сетевые мероприятия и внутренние рекомендации. Но знаете что?

Сопроводительное письмо о развитии бизнеса по-прежнему приветствуется. Вы можете (и должны!) Использовать название в своем открытии.

См. Этот пример сопроводительного письма для справки:

Образец сопроводительного письма по развитию бизнеса

Шона Индиано

Менеджер по развитию бизнеса

55 Anyroad
Anytown, NJ 07000
512-1625-6712

[email protected]
linkedin.com/in/shonaindiano

Anytown, 30.01.2019

Г-жа Дженнифер Адамс
Генеральный директор
Acme Inc.
Мэдисон Драйв
New York City, NY 10001

Уважаемая Дженнифер,

Марк Колни предложил мне подать заявку на эту должность, потому что он знает:

1. Я создал и управлял 7 самостоятельными командами менеджеров по продуктам и продажам в 4 странах, каждая из которых принесла более 280 000 долларов дохода в течение первого года.

2.Вы ищете менеджера по развитию бизнеса, способного развивать значимые, долгосрочные отношения с новыми и существующими клиентами, что демонстрирует мое резюме.

Поскольку одной из ваших ближайших задач будет переработка инструментов CRM, вам может быть интересно узнать, что на моем нынешнем посту я переработал CRM-систему, что привело к увеличению новых продаж на 41%. Я уверен, что смогу повторить эти результаты как ваш новый менеджер по развитию бизнеса.

Сообщите мне, сможем ли мы назначить встречу, чтобы обсудить решения для резкого повышения рентабельности инвестиций Acme в ближайшие месяцы.

Спасибо за ваше время, я с нетерпением жду вашего ответа.

Шона Индиано

512-1625-6712

[email protected]

Итак, вы видели два потрясающих примера сопроводительного письма для деловых позиций. Читайте дальше, чтобы узнать, как написать свой. Но помните —

Шаблон бизнес-сопроводительного письма

Вот как написать бизнес-сопроводительное письмо для заявления о приеме на работу:

1.Используйте соответствующий формат делового сопроводительного письма.

• Установите поля в один дюйм со всех сторон.
• Выберите одинарный или 1,15 межстрочный интервал.
• Используйте элегантный шрифт размером от 11 до 12 пунктов.

Подробнее: Единственный правильный формат сопроводительного письма

2. Создайте профессиональный заголовок сопроводительного письма

• В верхнем левом углу укажите свое имя и контактную информацию.
• Список: номер телефона, адрес электронной почты, LinkedIn (при желании можно добавить другие идентификаторы социальных сетей, например Twitter).
• Поместите город и дату справа внизу.
• Затем укажите данные адресата.

Не можете найти имя менеджера по найму? Посетите веб-сайт компании, поищите в LinkedIn. Если все не удается, позвоните на ресепшен и спросите.

Подробнее: Как получить Адрес Сопроводительное письмо

3.Начните с личного приветствия и убедительного первого абзаца

• Начните с профессионального приветствия в сопроводительном письме и обратитесь к потенциальному работодателю по имени.
• Укажите, на какую должность вы претендуете.
• Выделите свои самые важные профессиональные достижения.

Подробнее: Как правильно начать сопроводительное письмо

4. Покажите, что вы идеальный кандидат

• Обратитесь к описанию должности и расскажите, как ваш соответствующий опыт может помочь решить их проблемы.
• Назовите еще несколько побед, которыми вы гордитесь.
• По возможности оценивайте свои достижения количественно: цифры появляются!

Также убедитесь, что сопроводительное письмо не слишком длинное: Идеальная длина сопроводительного письма в 2019 году

5. Объясните, почему вы хотите в

• Drop комплимент или два.
• Дайте им понять, что вы хотите именно этой конкретной работы больше, чем любой другой.
• Таким образом, они решат, что вы хотите остаться здесь подольше.

6. Сделайте предложение и включите призыв к действию

• Попросите о звонке или встрече и предложите время.
• Подтвердите свою ценность — сделайте предложение помочь с их ключевыми показателями эффективности.

Подробнее: Лучшие примеры завершения сопроводительных писем

7. Завершите профессиональным подписанием

• Подайте свое полное имя.
• Включите цифровую копию своей собственноручной подписи под подписями.
• Добавьте ваше сопроводительное письмо (если применимо).
• Добавьте свои основные контактные данные в нижний колонтитул.

Отправив сопроводительное письмо, не сидите и ждите. Не забудьте следить за своим заявлением о приеме на работу. Вот как это сделать: Последующие действия по заявлению о приеме на работу: примеры, задачи и Что нельзя делать

Как вы уже знаете, отличное сопроводительное письмо может действительно изменить правила игры, но иметь шанс получить работу своей мечты, вам все равно нужно написать идеальное резюме.

Создавая резюме в нашем конструкторе, перетаскивайте пункты списка, навыки и автоматически заполняйте скучный материал. Проверка орфографии? Чек . Начните создавать свое резюме здесь .

Когда вы закончите, конструктор резюме Zety оценит ваше резюме и скажет , ровно , как сделать его лучше.

Спасибо за чтение! Теперь я хотел бы получить известие от вас. Что вы думаете о примерах наших деловых сопроводительных писем? Каковы ваши лучшие советы по написанию выдающегося делового сопроводительного письма? Напишите мне в комментариях.Давайте поговорим !

.