Кто составляет график работы сотрудников: График работы — что это такое, образец, в праздничные дни, по Трудовому кодексу, выхода

Методы контроля рабочего времени | Рабочее время сотрудника: как организовать и контролировать

Понятие «рабочее время» означает период, в течение которого сотрудник исполняет трудовые обязанности. Понятие закреплено в статье 91 Трудового кодекса Российской Федерации. Длительность периода зависит от условий трудового контракта, распорядка рабочего дня и внутренних правил компании. Законодательство не запрещает задействовать сотрудников для выполнения профессиональных обязанностей в другое время.

Для оптимизации рабочего процесса, повышения эффективности труда и соблюдения сроков выполнения задач не обойтись без четкого планирования и контроля использования рабочего времени. Четкая организация рабочего времени в равной степени необходима и руководителю, и подчиненным. Контроль со стороны нанимателя или руководителя поддерживает рабочую дисциплину в коллективе и гарантирует справедливую оплату труда.

Руководители крупных организаций с большим штатом сотрудников не успевают лично уследить за каждым подчиненным.

Кроме функции контроля менеджер, начальник отдела или руководитель проекта исполняет и другие обязанности. Во время работы возникают непредвиденные трудности или обстоятельства, не предусмотренные планом, и рабочий процесс полностью предугадать и распланировать не удается даже лидерам тайм-менеджмента.

Одновременно с увеличением штата и количества проектов множатся задачи, так что личный контроль рабочего времени становится невозможным. Один из вариантов решения проблемы – проактивное управление, которое помогает уменьшить количество трудных ситуаций в работе отдельного сотрудника и способствует успешному выполнению рабочих обязанностей.

Понятие и правовое обоснование учета рабочего времени

Мониторинг рабочего времени – это отслеживание деятельности персонала в течение трудового дня и контроль за соблюдением трудового распорядка. Мониторинг относится к группе превентивных мер, которые позволяют поддерживать дисциплину и предупреждать злоупотребление доверием работодателя.

Этот метод в первую очередь направлен на выявление нарушителей, которые решают личные, а не служебные вопросы.

Контроль и учет рабочего времени ведется в рамках Трудового кодекса. По закону, работники имеют право на перерывы, выходные и отпуск.

Зачем вести учет рабочего времени

Контроль как часть мониторинга рабочего времени позволяет решать несколько задача:

• Фиксировать время прихода на работу, чтобы вычислить систематически опаздывающих и отсутствующих.
• Проверять своевременное возвращение работника после обеденного перерыва и присутствие на рабочем месте в течение всего дня.
• Определять время окончания работы.
• Выявлять прогульщиков.
• Разделять оплачиваемые периоды рабочего времени на фактически отработанные часы, отпуск, больничный, простой по вине нанимателя и т.д.

На практике руководители часто сталкиваются с такой проблемой, как несоблюдение сроков выполнения работ. Рассчитать сроки просто: норма рабочего времени по статье 91 Трудового кодекса – 40 часов в неделю.

Норма сопоставляется с квалификационным справочником или функциональными обязанностями сотрудника. В итоге получается рациональная схема распределения времени труда персонала.

Существенный недостаток заключается в том, что в схеме не учтены:

• человеческий фактор, например, постоянные перекуры, больничные, опоздания, личные дела в оплачиваемое время и т.д.
• форс-мажоры: чрезвычайные происшествия, стихийные бедствия, аварии, задержки со стороны контрагентов и т.д.

Все это приводит к разнице между затраченным временем и фактически выполненной работой.

Внедрение методов контроля временных показателей работы нужно в первую очередь работодателю. Это позволит платить за фактически отработанное время, а не за опоздания, перекуры и компьютерные игры на рабочем месте. Анализ собранных данных с одной стороны, письменные отчеты и объяснения сотрудников – с другой, позволяют руководителю принимать взвешенные решения о рациональности использования рабочего периода и соответственно начислять заработную плату.

Методы контроля рабочего времени

Работодатель заинтересован не только в своевременном появлении сотрудников на рабочем месте, но и в производительности труда коллектива. Производительность напрямую зависит от того, чем сотрудник занимается на рабочем месте. 

---

Как контролировать работу сотрудников в Интернете и на компьютерах через один интерфейс? Узнать.

---

Едва ли работник успевает выполнять обязанности, если тратит время на социальные сети, переписку с друзьями, просмотр новостей, чтение книг или серфинг в интернете. Методы контроля рабочего времени сотрудников включают фиксацию:

• выполненных задач в период между включением и выключением компьютера;
• телефонных переговоров с клиентами, партнерами и контрагентами;
• скриншотов рабочего стола в течение рабочего для с помощью специализированных IT-решений;
• содержания корпоративной корреспонденции, в том числе переписки по электронной почте;
• присутствия на месте в рабочее время с использованием видеонаблюдения.

Прежде чем применять методы контроля следует заблаговременно оповестить персонал. Для этого в дополнительном соглашении указывают способы мониторинга использования рабочего времени, изменять условия допускается только с согласия персонала. Более того, устанавливать камеры наблюдения в кабинетах без уведомления работников противозаконно.

Данные мониторинга использования рабочего времени составляют основу для анализа эффективности труда персонала. Метрики результативности включают:

• итоговые – оценка результатов завершенного проекта в целом;
• промежуточные – контроль проделанной работы за указанный срок;
• периодические – подведение итогов по прошествии определенного периода времени;
• избирательные – нерегулярный выборочный мониторинг отдельных сотрудников на усмотрение руководства.

Любые методы мониторинга направлены в первую очередь на то, чтобы оценить, насколько эффективно и рационально сотрудник распределяет рабочее время, и одновременно оценить уровень профессионализма.

Способы контролировать рабочее время

Способы контроля, учета и оценки рабочего времени персонала со временем эволюционировали, и все же организации, особенно государственные учреждения, придерживаются традиционных подходов. Например, назначают ответственного, вахтера или дежурного, за ведение журнала учета рабочего времени. Ответственный фиксирует время прихода-ухода и систематически готовит отчеты для руководителя.

Другой вариант – ввести в штат должность администратора, который будет находится в одном помещении с коллегами или в отдельном кабинете и контролировать непрерывность рабочего процесса.

Еще один способ заключается в том, чтоб сотрудники вели личную отчетность, самостоятельно контролировали и фиксировали израсходованное рабочее время. Метод помогает оценить проделанную работу с точки зрения исполнителей и развивает самостоятельность.

Более привычный способ – установить систему контроля и управления доступом с применением пропусков или сканеров отпечатка пальца. Информация по каждому работнику сохраняется в файле и доступна для просмотра в любой момент.

Надежный, но дорогостоящий метод мониторинга и учета рабочего времени персонала компании – система видеонаблюдения. Потребуется потратить средства не только на покупку и установку видеокамер, но и на зарплату отдельного работника, в чьи обязанности входит непрерывный контроль деятельности персонала и фиксация нарушений правил внутреннего трудового распорядка. Кроме того, внедрение системы видеонаблюдения вызывает у сотрудников психологический дискомфорт от постоянного наблюдения. Поэтому установка камер чаще всего – это особенная мера, которая применятся на критически важных объектах.

IT-решения для контроля рабочего времени

Контролировать работу небольшого коллектива вручную – посильная задача для непосредственного руководителя или одного выделенного специалистам. Но если штат предприятия насчитывает не одну сотню человек, которые к тому же работают в филиалах или удаленно, справиться с такой задачей под силу только автоматике.

Кроме того, мониторинг работы персонала нужен не только для фиксации результативности труда отдельного работника, но и для обеспечения безопасности предприятия. Две задачи одновременно выполняют IT-решения для контроля производительности в течение рабочего времени. Автоматизированные системы фиксируют информацию, проводят анализ и формируют отчеты.

Стоимость внедрения автоматической программы мониторинга рабочего времени покрывается за счет минимизации затрат работодателя, связанных с отсутствием персонала на рабочем месте: прогулами, опозданиями, длительными перерывами. IT-инструменты фиксируют и анализируют данные, на основе которых руководство поощряет «передовиков» офиса, тем самым мотивируя весь коллектив работать более продуктивно и дисциплинированно.

Автоматизированные IT-системы позволяют выявить:

• нарушителей дисциплины – сотрудников, которые систематически опаздывают или уходят домой раньше положенного, заядлых курильщиков или любителей кофе, длительность «пятиминутных» перерывов у которых превышает длительность работы.
• работников, которые в течение рабочего времени решают личные дела, читают новости и ленты социальных сетей, ведут дружескую, а не служебную переписку в мессенджерах, играют на компьютере.
• сотрудников, которые настолько перегружены рабочими задачами и вынуждены постоянно задерживаться на работе, что грозит профессиональным выгоранием и – в крайнем случае – нервным срывом.
• сотрудников, которые не удовлетворены позицией по тем или иным вопросам и заняты поиском новой работы.

---

Возможности «СёрчИнформ КИБ» еще шире. В модуле ProfileCenter можно анализировать психологические особенности сотрудников и создавать группы риска, за которыми нужен особый контроль.

---

Автоматизированный мониторинг рабочего времени не ограничивается установкой специализированно ПО и включает также установку контрольного оборудования при входе/выходе из здания; оборудование пунктов пропуска; использование системы личных идентификаторов для каждого работника; фиксацию передвижения персонала во время работы по территории предприятия с помощью GPS-маячков.

Комплексных подход к контролю рабочего времени предполагает анализ работы специалистов по контрольным точкам: штатному расписание, плану работ, срокам выполнения задач, территории исполнения обязанностей, производственного графика.

Как выбрать IT-решение для контроля рабочего времени

При выборе программного обеспечения для контроля рабочего времени и оценки эффективности персонала стоит учитывать специализацию решения и сразу ответить на вопрос, с какой целью устанавливается программа: только собирать данные или анализировать эффективность работы персонала.

Далее необходимо определиться, достаточно ли для целей внедрения программы, которая предоставляет количественные отчеты о приходе-уходе работника, или требуется решение, которое зафиксирует, чем именно сотрудник занимался в рабочее время. Полезная опция – возможность снимать скриншоты по заранее заданному расписанию или при запуске определенных процессов.

Руководителей интересует эффективность не только отдельного сотрудника, но и всего коллектива. Чаще всего топ-менеджмент интересует не информация о том, на какие именно игры отвлекался работник или с кем именно переписывался, а общее количество времени, потраченное впустую. Поэтому дополнительным преимуществом программы стает возможность генерировать не только детализированные, но и сводные отчеты.

---

Оценить возможности «КИБ СёрчИнформ» можно во время 30-дневного триала. Для бесплатного теста предоставляется программа с полным функционалом. Оставить заявку на тест. 

---

Особые случаи контроля рабочего времени

Если в компании есть сотрудники, которые работают по особому графику, так что контролировать их по общей схеме не удастся, индивидуальные условия вносятся в трудовое соглашение.

Например, в контракты с удаленным персоналом включают дополнительные пункты: строго установленное временя для связи, сроки выполнения задач, обязанность предупреждать о форс-мажорных обстоятельствах и т.п.

В любом случае руководитель или работодатель не вправе заставлять персонал трудиться сверхурочно. Дополнительные часы работы закрепляются в трудовом контракте одновременно с компенсацией в виде прибавки к зарплате или отгулов. Вопрос администрация предприятия обсуждает с каждым работником индивидуально в рамках трудового законодательства.

Гибкий график работы, который дает работнику возможность самостоятельно контролировать нагрузку и занятость, позволяет повысить производительность труда и снизить затраты работодателя на почасовую оплату.

Учет рабочего времени необходимо вести в каждой компании независимо от принятого графика. Методы контроля рабочего времени повышают производительность, дисциплинируют персонал и позволяют сократить расходы.

Применение автоматизированных инструментов контроля рабочего времени и эффективности труда облегчает ведение учета в компаниях с большим штатом работников, обеспечивает объективную оценку работы каждого сотрудника и способствует принятию мотивированных управленческих решений.

Принять сотрудника на сменный график работы

Принять сотрудника на сменный график работы

ТК РФ определяет сменную работу как работу в 2, 3 или 4 смены. Сменная работа применяется на непрерывных производствах, а также в торговых точках, заведениях общепита и транспортной сфере.

Особенности работы в сменах

• При сменном режиме работодатель обязан знакомить сотрудников с графиком смен не позднее чем за месяц до введения его в действие. Работа в течение двух смен подряд запрещается.
• Режим работы прописывается в трудовом договоре сотрудника. Например, «2 через 2» или «сутки через трое».

  Как бы ни была организована работа, сотрудники должны отдыхать не менее 42 часов подряд. Исключение — вахтовый метод, при котором допускается 1 выходной в неделю.

• Продолжительность смены указывается в трудовом договоре сотрудника. В большинстве случаев смена — 12 или 24 часа, но бывают и другие варианты.

  Рабочее время сотрудника не может превышать 40 часов в неделю.

Оформить прием на работу

Прежде чем принимать сотрудника на работу, настройте сменный график работ с поденным или суммированным учетом рабочего времени.

Создайте и заполните документ приема.

1. Добавьте личные данные нового сотрудника.
2. Укажите условия труда:
3. Укажите, как рассчитывать зарплату за полностью отработанный месяц, если оклад начисляется за месяц.
   • Из графика — фактически отработанные часы умножаются на стоимость часа;

     При суммированном учете рабочего времени стоимость часа рассчитывается, исходя из настроек зарплаты, для поденного — в зависимости от плановых часов из настроек графика работ.

   • Из плана смен — сотруднику выплачивается оклад вне зависимости от количества отработанных часов в месяц.
4. Укажите, как рассчитывать зарплату за не полностью отработанный месяц: согласно отработанным дням или часам. Настройка появится, если для графика работ выбран поденный тип учета рабочего времени и оклад начисляется за месяц.

   Если стоимость часа рассчитывается из плана смен, зарплата за не полностью отработанный месяц будет считаться так: оклад / плановые часы * фактические часы.

5. Измените норму часов в неделю для сменного графика с суммированным учетом рабочего времени, если требуется.

   Например, норма для женщин сельской местности — 36 часов. Но в вашей организации они работают по общему графику наравне с мужчинами, для которых установлена норма времени 40 часов. Укажите женщинам норму 36 часов, чтобы 4 часа сверх нормы оплачивались как переработка.

   Если учетный период в графике месяц, то для сотрудников на неполной ставке укажите, как будут оплачиваться переработки: по настройкам зарплаты или по меткам табеля.

   При выборе «по меткам табеля» укажите, какой меткой будет отмечена переработка в табеле сотрудника. От этого зависит коэффициент оплаты переработки.

6. Подпишите сами и дайте подписать сотруднику документы.
7. Сохраните электронный документ.
8. Заполните трудовую книжку.

Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.

Готовим приказ о графике работы

График работы формируют заранее, чтобы новый работник знакомился с ним перед подписанием трудового договора и согласием с графиком. Иногда вносят изменения, тогда работник знакомится с ними и подписывает дополнительное соглашение к трудовому договору. Новый график утверждается приказом гендиректора.

Соблюдение трудовых норм 

График работы — не юридически значимый документ. Если рабочий режим нарушает работник или работодатель, то конфликт решается с помощью графика работы. Работник, опираясь на график, может защищать свои права в суде или путем переговоров с работодателем. Руководитель может привлечь к административной ответственности сотрудника, вплоть до увольнения.

Составляя новый график, согласуйте его с представительным органом работников, если он есть на предприятии, иначе график считается недействительным (ст. 372 ТК РФ).

Важно соблюдать нормы закона: ограничения по времени рабочего дня, продолжительность отдыха, установление сменной работы из гл. 16 ТК РФ. Выделим некоторые нормы:

• каждый сотрудник работает не более 40 часов в неделю;
• беременные женщины, сотрудницы с детьми до трех лет или с детьми-инвалидами до 14 лет, несовершеннолетние сотрудники должны работать не более 30 часов в неделю;
• при сменном режиме суббота и воскресенье могут быть рабочими днями;
• работа в выходные и праздничные дни подлежит дополнительной оплате;
• если работа в выходные и праздники была сверхурочной, то оплата должна совершаться по двойной ставке.

Составление приказа

График работы составляет руководитель организации или руководители отделов. Затем его утверждают приказом генерального директора организации. Законодательство не устанавливает единого формата для приказа о графике работы. Он пишется в свободной форме, вручную или с помощью программы. При этом любой приказ — стандартизированный документ, в котором соблюдают структуру:

1. Обязательные реквизиты приказа: организационно-правовая форма и полное наименование организации — эти данные выносятся в шапку приказа. В шапке могут присутствовать товарный знак и эмблема фирмы. Если у предприятия есть стандартный бланк для документов, он используется для приказа о графике работы.
2. После шапки пишем название документа заглавными буквами: ПРИКАЗ. Далее указываем номер, место составления (город) и дату приказа. 
3. Затем тексту приказа предшествует подзаголовок, который кратко отвечает на вопрос: о чем этот приказ. 
4. Далее раскрывается причина приказа: в связи с производственной необходимостью или другими обстоятельствами. Завершается эта преамбула словом «приказываю».
5. Здесь начинается распорядительная часть приказа, где перечисляются будущие изменения. Пропишите условия, на которых на предприятии будут выполняться работы: какими работниками, в течение какого срока, как распределяется рабочее время, как производится оплата работ и все, что важно зафиксировать. Если текст приказа занимает несколько листов, их нумеруют, проставляя номера со второго листа.
6. В заключение ставится дата, должность и ФИО руководителя, документ заверяется подписью руководителя и печатью предприятия.
7. Приказ сопровождается листом рассылки, в котором перечисляются все отделы или работники, которые должны с ним ознакомиться и подставить роспись здесь же — на листе рассылки. 
8. График работ можно добавить к приказу в форме приложения. 

Ознакомление работников с новым графиком

При приеме на работу нового сотрудника вопрос решается просто: работника знакомят с графиком под роспись, затем заключается трудовой договор.

При изменении рабочего графика для работающих сотрудников схема сложнее. Сотрудников нужно уведомить об изменении графика письменно, под роспись, за два месяца в произвольной форме. Если сотрудник согласен с условиями, то через два месяца после уведомления нужно подписать дополнительное соглашение к трудовому договору. 
 

Особенности составления графика. Как составляется график работы сотрудников? Чем грозит отсутствие графика

В организации командировки водителей оформляются приказом о командировании с выдачей командировочного удостоверения и задания на командировку. Водители, осуществляющие международные перевозки, работают в режиме гибкого рабочего времени (оговорено в трудовом договоре), т.е. на период командировки допускается самостоятельное регулирование начала, окончания и общей продолжительности рабочего дня (автомобиль оснащен тахографом, т.е. водитель несет ответственность за соблюдение норм труда и отдыха в командировке). В табеле учета рабочего времени за дни командировки ставится буква «К», отдельно учет рабочего времени по водителям не ведется. В рейс на одном транспортном средстве направляется один водитель.

Рассмотрим следующие вопросы.

1. Каков порядок учета рабочего времени в табеле использования рабочего времени?
2. Каковы особенности составления графика работ (сменности) водителя?
3. Водители работают в выходные и праздничные дни. Как правильно эти дни оплачивать или компенсировать?
4. Можно ли компенсировать работу в выходной или праздничный день, например, предусмотрев в контракте выходной день за работу в выходной или праздничный день?

1. Для начала оговорим, что на период служебной командировки режим гибкого рабочего времени не применяется, это прямо указано в ч. 4 ст. 128 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее — ТК), при этом учет рабочего времени ведется как при обычном режиме.

По общему правилу на работников, находящихся в служебной командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха, установленный по месту служебной командировки.

В отношении водителей автомобилей в ч. 5 п. 19 Положения о рабочем времени и времени отдыха для водителей автомобилей, утвержденного постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 25.11.2010 N 82 «Об утверждении Положения о рабочем времени и времени отдыха для водителей автомобилей и признании утратившим силу постановления Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 25 мая 2000 г. N 13» (далее — Положение о рабочем времени водителей автомобилей), установлено, что в месте командировки рабочее время водителя автомобиля учитывается на общих основаниях в порядке, установленном по месту его работы. Если в месте командировки организована работа по графику работ (сменности), отличному от графика работ (сменности) в месте постоянной работы, то рабочее время водителя автомобиля учитывается по его фактической продолжительности с предоставлением табеля учета рабочего времени с этого места работы.

Согласно п. 3 ч. 1 ст. 55 ТК наниматель обязан вести учет фактически отработанного работником времени. Данная обязанность детализирована в ст. 133 ТК.

В соответствии с ч. 3 ст. 133 ТК учет явок на работу и ухода с нее ведется в табелях использования рабочего времени, годовых табельных карточках и других документах с указанием фамилии, инициалов работника, календарных дней учетного периода, количества отработанного времени и других необходимых сведений.

В ч. 1 п. 19 Положения о рабочем времени водителей автомобилей указано, что учет рабочего времени водителей автомобилей осуществляется на основании табеля учета использования рабочего времени, путевых листов и других документов (в данном случае учет рабочего времени возможен также на основании данных регистрационного листка, зафиксированных тахографом).

Здесь необходимо отметить, что фактически табель использования рабочего времени и другие аналогичные документы не позволяют вести учет явок на работу и ухода с нее. Они предназначаются для учета количества отработанного и неотработанного времени (в том числе предназначены для бухгалтерии с целью оплаты труда работников (облегчения ее исчисления)). Фактический учет явок работников ведется на основании журналов (книг) учета времени прихода на работу и ухода с нее (ч. 2 ст. 133 ТК), водителей — в том числе на основании путевых листов, данных регистрационного листка и т.п.

Затем на основании документов, фактически учитывающих время явки и ухода с работы работников, а также иных документов, содержащих данные о количестве отработанных часов в течение каждого рабочего дня (смены), о выходных и праздничных днях, днях отпуска, временной нетрудоспособности и др., составляется табель использования рабочего времени, который представляет собой фактически сводный (обобщенный) документ.

Согласно ч. 3 ст. 133 ТК формы документов для учета явок на работу и ухода с нее, а также порядок их заполнения утверждаются нанимателем. То есть порядок учета рабочего времени, а точнее его отражение в табеле, определяется нанимателем самостоятельно. В рассматриваемом случае большую часть рабочего времени водители автомобилей проводят в командировках, которые учитываются отдельно.

Пример отражения отдельного учета дней служебных командировок в табеле использования рабочего времени

использования рабочего времени

автотранспортный участок

общества с ограниченной

ответственностью «Версаль»

за октябрь 2015 г.

УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО «Версаль»

подпись И.Г.Федоров

N п/п	Ф.И.О.	Табельный номер	Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца																Дни явок		Всего (в часах) отработано	Из них (в часах)
	Профессия, должность		1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	x	Служ. команд., дней	Всего		В праздничные дни	Сверхурочно	В ночное время
			16	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28	29	30	31	К
1	2	3	4																5		6
1	ИвановП. П., водитель автомобиля	009	Я	Я	В	В	К	К	К	К	К	В	В	К	К	К	К	x	18	22
			8	8	—	—	—	—	—	—	—	—	—	—	—	—	—	x
			Я	В	В	Я	К	К	К	К	В	В	К	К	К	К	К	В
			8	—	—	8	—	—	—	—	—	—	—	—	—	—	—	—
2	и т. д.																	x
																		x

Табель составил:

Начальник участка Подпись И. И.Заморец

Табель проверил:

Главный бухгалтер Подпись В.А.Шабусова

Справочно. 01.07.1970 в г. Женеве было заключено Европейское Соглашение, касающееся работы экипажей транспортных средств, производящих международные автомобильные перевозки (ЕСТР), и Протокол о подписании (далее — ЕСТР).

Статьей 10 ЕСТР установлено, что стороны ЕСТР предписывают установку и использование на транспортных средствах, зарегистрированных на их территории, контрольных устройств согласно требованиям ЕСТР, включая приложение к ЕСТР и дополнения к нему.

В ст. 11 ЕСТР определяются обязанности предприятия по контролю за управлением транспортным средством. Предприятие должно организовать автомобильные перевозки таким образом, чтобы члены экипажа могли соблюдать положения ЕСТР.

Предприятие должно постоянно контролировать время управления транспортным средством, часы другой работы и время отдыха, используя для этого все находящиеся в его распоряжении документы, такие как личные контрольные книжки. В случае обнаружения нарушений ЕСТР оно должно немедленно устранять их и принимать меры к недопущению их в будущем, например путем изменения графиков работы и маршрутов.

Таким образом, особенность учета рабочего времени водителей, занятых на международных автомобильных перевозках, заключается в том, что он осуществляется на основании данных регистрационных листов, предназначенных для использования в тахографе.

2. В рассматриваемой ситуации речь, скорее всего, идет о графике работ, т.к. график сменности составляется при сменной работе (чего не может быть при режиме гибкого рабочего времени, а также это предполагает работу на автомобиле (в рейсе) не менее двух водителей).

Само по себе оформление графика работ в отношении водителей не имеет особенностей, поэтому главное в данном случае — учет особых требований при планировании их рабочего времени (за учетный период), т.е. требований Положения о рабочем времени водителей автомобилей и (в данном случае учитывая международные перевозки) требований ЕСТР.

Так, в ст. 6 ЕСТР устанавливается продолжительность управления транспортным средством. В частности, продолжительность управления между любыми двумя периодами ежедневного отдыха или между ежедневным периодом отдыха и еженедельным периодом отдыха не должна превышать 9 часов (и может быть увеличена максимум до 10 часов не более двух раз в течение недели).

В ст. 7 ЕСТР регламентируются перерывы. В частности, после управления транспортным средством в течение 4,5 часов водитель должен сделать перерыв по крайней мере на 45 минут, если не наступает период отдыха.

В ст. 8 ЕСТР определяется продолжительность отдыха. По общему правилу в течение каждых 24 часов водитель должен иметь непрерывный ежедневный отдых продолжительностью не менее 11 часов.

3. Согласно ч. 1 ст. 318 ТК особенности правового регулирования рабочего времени и времени отдыха в транспортных организациях в пределах норм, установленных ТК, определяются положениями о рабочем времени и времени отдыха для отдельных категорий работников, утверждаемыми Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом (в данном случае Положением о рабочем времени водителей автомобилей).

Так, согласно п. 25 Положения о рабочем времени водителей автомобилей работа в выходной день может компенсироваться по соглашению сторон предоставлением другого дня отдыха или повышенной оплатой в размерах, установленных законодательством о труде, т.е. согласно размерам, указанным в ст. 69 ТК (в данном случае речь идет даже не о повышенной оплате, а о выплате доплаты за работу в выходные дни).

В случае когда водители автомобилей, занятые на международных перевозках, не имеют возможности использовать дни еженедельного отдыха в период поездки, им должны предоставляться другие дни отдыха после возвращения к месту постоянной работы.

Отметим, что исходя из ст. 69 ТК по общему правилу без необходимости получения согласия работника производится выплата доплаты, а предоставление другого дня отдыха осуществляется уже с его согласия.

При этом в данном случае под выходным днем понимаются именно дни, которые согласно правилам внутреннего трудового распорядка и (или) графика работ являются выходными для данного работника (водителя автомобиля).

Справочно. Согласно п. 23 Положения о рабочем времени водителей автомобилей водителям автомобилей при сменной работе и водителям автомобилей, которым установлен суммированный учет рабочего времени, выходные дни могут устанавливаться в различные дни недели согласно графикам работ (сменности). При этом число дней еженедельного отдыха в текущем месяце должно быть не менее числа полных рабочих недель этого месяца. Эти дни выделяются в графике работ (сменности) из общего числа свободных от работы дней.

Компенсация времени работы в государственные праздники, праздничные дни (согласно ст. 147 ТК) в Положении о рабочем времени водителей автомобилей специально не оговорена, что означает, что применяются общие нормы ст. 69 ТК. Это означает, что за работу в такие дни осуществляется доплата, а если она выполнялась сверх месячной нормы рабочего времени, то работнику по его желанию помимо доплаты предоставляется другой неоплачиваемый день отдыха.

Справочно. Согласно ч. 2 п. 26 Положения о рабочем времени водителей автомобилей при суммированном учете рабочего времени работа в государственные праздники и праздничные дни по графику работ (сменности) включается в норму рабочего времени учетного периода.

4. Частью 2 ст. 69 ТК предусмотрена возможность устанавливать в трудовом договоре размер доплаты за работы в государственные праздники, праздничные и выходные дни. Выбор вида компенсации (доплата или другой день отдыха) — это согласие сторон в каждом конкретном случае (в ином случае это может ухудшить положение работника, т.к. он не может знать свою будущую потребность в лучшем варианте компенсации). Кроме того, компенсация в виде предоставления другого дня отдыха за работу в государственные праздники, праздничные дни не предусмотрена (за исключением случая, если такая работа выполнялась сверх месячной нормы рабочего времени).

В такой ситуации оговорка о возможности предоставления исключительно одного вида компенсации не основана на нормах трудового законодательства.

В данной статье мы подробно расскажем как составить график работы с образцом.

Основные критерии составления графика работы

Виды

Можно выделить три вида графиков работы: сменный, скользящий, недельный. Все графики имеют как преимущества, так и недостатки, но их вид необходим для удовлетворения специфики работы конкретного учреждения.

Сменный график используется в основном организациями с круглосуточной системой работы. Кроме этого, в тех организациях (их большинство), график предполагает, что сотрудники работают, сменяя друг друга. Иногда графики рассчитывают период совместного труда двух и более специальностей на одном рабочем месте, в основном, такое встречается в образовании, культуре и здравоохранении. Сменность труда позволяет вести безостановочное производство. Определение режима работы по сменам дана в ТК РФ, ст.103.

Законом выделены 2 случая применения сменного графика:

1. Безостановочность (непрерывность) процесса производства. Режим работы превышает норму дневной выработки – 7,2 ч (женщины), 8 ч – мужчины.
2. Эффективность используемого оборудования (остановка работы агрегатов, или постоянное включение/выключение приводит к производственным потерям).

Графики работы по сменам составляются по формам, предлагаемым электронной версией программы. Определяются смены, их количество, временной промежуток, а затем данные заносятся в программу. Чаще всего график смен сделан на месяц, чтобы внутри месяца менять сотрудников по сменам (1,2, ночная). При правильном выстраивании смен, не будет возникать переработки у одного сотрудника, и недоработки у другого.

Графики работы по сменам можно менять или оставлять без изменений. Все зависит от возможностей и особенностей производства.

Скользящий график работы используется в учреждениях, где используется разъездной характер работы (командировки): сотрудники железнодорожных учреждений. В их графиках неизвестно время начала рабочего дня (поездные бригады) и окончания рабочей смены (грузовые перевозки), у автомобильного транспорта (дальние рейсы) и другие аналогичные услуги. Кадровик фиксирует по факту получения информации о том, что работник приступил к своим обязанностям и их завершения. От факта окончания работы начинается отчет времени на отдых, затем снова определяется время начала работы (поездка, выезд в рейс), т.е. по-настоящему график скользит по календарю и индивидуален для каждого отдельного работника. Электронная версия скользящего графика позволяет отслеживать норму выработки часов, каждого члена трудового подразделения. Выходные здесь также скользящие, устанавливаются только примерные даты, а факт выявляется в ходе трудового процесса.

Недельный график используется, когда сотрудники вырабатывают норму часов, не находясь непосредственно на своем рабочем месте каждый день, а только в сумме числовых значений отработанного времени за неделю. Выход на работу выбирается специалистом и согласуется с начальником отдела, цеха и т.д. индивидуально. Такой режим еще называют гибким режимом работы. Он считается самым распространенным за рубежом. За недельным режимом много преимуществ: повышается эффективность работы, отмечается снижение уровня дисциплинарных нарушений, улучшение психологического здоровья сотрудников.

Ст.102 ТК РФ также дает определение недельного режима времени работы. Недельный график используется в таких случаях:

1. Работа вне офиса (рабочее место на дому, в организацию приходит за заданием или для координации поручений, сдачи выполненной работы), так называемые, надомники.
2. Риэлтерские фирмы, где сотрудники вынуждены работать по режиму, который устанавливает не работодатель, а клиент. Это например, специалисты по работе с недвижимостью: агенты, менеджеры, курьеры.
3. Бухгалтера. Сейчас входит в моду нанимать на работу одного бухгалтера. Небольшие компании, частные предприниматели, индивидуальные предприниматели предпочитают не содержат штат сотрудников бухгалтерии, а свести бухгалтерский учет через отдельно нанятого специалиста. В таком случае бухгалтер обрабатывает документы дома, или в каком-то помещении, но вне производства. Устанавливать ему какой-то график работы кроме недельного не имеет смысла, так как он может выполнить весь объем работы в удобное для него время.

Заработная плата данных работников не зависит от отработанного времени, поэтому сотрудники сами контролируют его выполнение. Норма для них соответствует норме обычных работников, а режим другой. Зафиксировать время работы данного сотрудника в определенном графике сложно, поэтому форма заполняется, в ней проставляется примерная норма часов, а не отслеживается фактическое значение.

В графике обязательно выделяется время для восстановления физических сил. Время отдыха обычно делит рабочий день на две части, примерно равные по времени. Чаще всего, это один обеденный перерыв. Фактическая продолжительность времени, используемая для отдыха и питания, не входит в состав . По ст. 108 ТК РФ, перерывы, предоставляемые работнику во время рабочего дня (смены), могут быть не больше 2 часов и меньше 30 минут. Есть организации, где выбирают короткие технологические перерывы, они длятся не более 15 минут.
Если Вам поручили составить график работы, то вы сначала должны определиться с видом графика, наиболее приемлемым вашей организации (предприятию).

Виды графиков

Видов графиков достаточно большое количество, но большинство предприятий перешли в настоящее время на одинаковые унифицированные формы электронной версии кадровых программ. Они позволяют не затрачивать время на создание своих форм, введение формул и других задач, которые выполняют программисты. Документовед выбирает вид графика.

Виды графиков:

• табличный;
• программный;
• диаграммный.

Оформление графика происходит поэтапно

1. Выбирается учетный период

Необходимо установить период учета рабочего времени – месяц, квартал, год. Выбранный временной отрезок напрямую зависит от характера производства, его специфики, особенностей труда.

Пример. Сотрудники техникума должны выполнить часовую нагрузку с сентября по май месяц. Распределяем часы нагрузки на педагога соответственно по учетному периоду. Лето в данном случае исключается и входит в период отпуска. Если времени заработанного отпуска не хватает (например, отпуск 44 дня, не задействован педагог – 90 дней), педагогу предлагается отдых за свой счет, дополнительная нагрузка или другие варианты. Учетный период в данном случае – учебный год (а не финансовый).

2. Вычисляется фонд времени обслуживания конкретного рабочего места

По каждому рабочему месту вычисляется фонд обслуживаемого времени. Загрузка рабочего места. Исчисляется загрузка при любом виде графика в часах и минутах.

Например. Рабочее место токаря – фрезеровщика функционирует по действию станка. Станок работает по 3 часа безостановочно. Через три часа на остывание агрегата требуется 1,5 часа. Поэтому время работы станка – за сутки – 15 часов. Последний отдых станку дают 3 часа. На это время в графике работы можно устраивать пересменки. На данных станках работают мужчины – их рабочее время – 8 часов, поэтому с правильным графиком, можно легко за одним станком закреплять две штатные единицы.

Если место работника задействовано сутки (диспетчер электросетей). Эта норма высчитывается на учетный период (год) и равномерно распределяется по времени отработки отдельных сотрудников.

3. Определяется часовая норма

Продолжительность времени работы отдельных специальностей имеет отличное значение от всего персонала. В графике проставляется значение каждому работнику, если его норма рабочего времени отличается от нормы работы других.

Пример. В образовательном учреждении работают разные специалисты. Продолжительность рабочей недели у них разная, например, воспитатель обязан отработать 36 часов в неделю, музыкальный руководитель – 24 часа, учитель – логопед – 20 часов. Максимальное время работы в месяц (норма выработки) у них разное, оно должно найти отражение в графике. Свыше нормы нагрузку нельзя допускать, так она потребует дополнительных финансовых вложений.

4. Подсчет количества рабочих

Рассчитывается количество работников на одно рабочее место и общее количество штата. Данное число сотрудников должно обслуживать рабочее место и выполнять при этом план. Получается количественной кадровый состав – штат. Нормативный показатель штатных единиц предприятия.

Пример. Дежурный диспетчер энергосети организует круглосуточное дежурство на пульте. Учетный период его работы исчисляется за финансовый год. Общее время обслуживания рабочего места диспетчера составляет 8760 ч (365 календарных дней × 24 ч). Высчитываем численность, необходимую для обслуживания данного рабочего места, оно составляет примерно 4,8 человека. На практике работодатель может принять пять человек, а может четыре, распределив неполную ставку между работниками.

5. Формируется график

В выбранную форму вносятся рабочие должности, затем заполняются данные на специалистов, обслуживающих рабочие места, распределяется между ними часовая норма. Выставляется выработка, включающая все индивидуальные особенности каждого рабочего места. Проставляются выходные и праздничные дни. Принцип заполнения – принцип равномерности, распределение в приближенно одинаковых объемах между специалистами.

Высчитывается число смен, фиксируется сменность между работниками.

Основная задача формирования графика – доступность при восприятии работником, и простота, разборчивость для обсчета бухгалтерией. В график вносятся все штатные работники предприятия.
График требует каждодневной корректировки ( , командировки, отгулы). Если основные данные внесены заранее, данный процесс проходит легче, чем каждодневное внесение данных.

• Оплата труда. График работы – это основа для оплаты труда, его переносят в табель рабочего времени и обсчитывают заработную плату работника. Поэтому важно сделать график так, чтобы не было возможности допустить ошибочный расчет.
• Оплата переработки строится на оплате часов, отработанных сотрудником сверх нормы. Только правильные данные, занесенные в график, дадут точные цифры переработки.
• Оплата труда в ночное время. Ночным временем работы считается период с 22 часов до 6 часов. В графике ночные часы фиксируются и считаются в отдельной графе. Их оплата выше обычных часов, 35% от основного оклада, сверх заработной платы за отработанную норму. Работодатель, учитывая сложность ночного труда может установить и другие повышенные показатели оплаты.

Когда меня перевели на должность руководителя, я столкнулась с необходимостью составлять график работы для своих сотрудников. Первое время я его часто путала с табелем, но теперь я хорошо понимаю отличия между этими документами. График составляется заранее, чтобы каждый человек знал, сколько дней и когда именно он должен выйти на работу. А табель составляется уже по факту присутствия человека на рабочем месте или при его отсутствии. И в рамках этой статьи мы с вами подробно разберем, как правильно составлять рабочие графики.

Отличия от 2017 года

Законодательство ежегодно вносит различные изменения и дополнения в порядок ведения внутренней документации не только по бухгалтерии, но и по кадровым вопросам. В текущем году также были произведены некоторые изменения. График представляет собой многокомпонентный документ, в котором содержится информация о следующем:

• норме времени , которое должен отработать человек;
• количестве дней , предназначенных для работы и свободного времени у человека в течение установленного периода;
• временных границах длительности рабочего периода сотрудника;
• промежутках времени , предназначенных для перерыва.

Количество обязательных дней при стандартной неделе 5/2 по сравнению с прошлым годом не изменилось. Поэтому трудиться предстоит 247 дней из 365. Если сравнить график 2017 года и текущий, то можно сделать несколько выводов:

1. Общая численность календарных дней не изменилась , также осталось без изменений и количество рабочих дней.
2. Количество дней, когда законно объявлен сокращенный день на час будет 6. В прошлом году таких дней было только 3. Напоминаю, что сокращенные дни устанавливаются законодательством перед праздничными. Поэтому сотрудники могут работать на 1 час меньше, при этом им должны оплатить полный день, без необходимости дорабатывать этот час в последствии.
3. Количество выходных дней, а также праздничных, получилось одинаковое и составило 118 дней.

Данные праздники и выходные имеют значение только для таких режимов труда, где действуют стандартные рабочие недели с фиксированными или гибкими выходными. Когда работа осуществляется посменно, выходные дни не оказывают значительного влияния на график.

Нюансы составления

Чтобы правильно оформить данный документ, надо знать, какой подход использовать. Последовательность действий должна быть следующей:

1. Надо определить конкретный период , на который будет составляться данный документ. Обычно этот календарный период округляется до определенного количества дней, например, месяц, год, квартал. Хотя иногда можно увидеть график на неделю.
2. Если в организации действует несколько рабочих режимов, необходимо разбить всех сотрудников по группам в соответствии с их режимами . В этом случае вам будет намного удобнее формировать график, и вы не спутаетесь, кто в какой день должен выходить на работу.
3. Далее надо произвести расчет рабочего времени для каждого режима . То есть вы должны определить, сколько дней должны отработать сотрудники, находящиеся на 5-тидневной системе, на гибком графике.
4. Теперь надо сгруппировать рабочие с выходными днями таким образом , чтобы соблюдалась норма отдыха в 42 часа для каждого сотрудника.

Обязательно надо учитывать определенные категории работников, которым положен сокращенный или неполный день. Для таких категорий надо рассчитать отдельно размер их трудовой недели в часах, определить количество дней, которые они должны проводить на работе. И после этого остается легко произвести расчет путем деления максимально допустимого количества часов на количество дней.

Помните, что любая норма времени, отведенного для работы, уменьшается на общее количество перерывов, когда работник фактически не трудится.

Сюда относятся такие нерабочие перерывы, как:

Если рассчитывать количество часов, который должен отработать обычный сотрудник при рабочей неделе 5/2, расчет будет представлять собой следующую формулу:

8 часов*247 дней- 6 часов=1970 часов, где

• 8 часов – это стандартная норма продолжительности трудового дня;
• 247 дней – это количество будней за вычетом праздников и выходных, которые официально установлены законодательством на текущий год;
• 6 часов – количество времени, которые были сокращены законодательством в качестве предпраздничных в этом году.

Таким образом, в 2019 году все сотрудники по норме должны проработать 1970 часов. Но из всего этого количества еще надо вычесть минимум 28 дней, которые положены на отпуск сотруднику. А соответственно, это 20 рабочих будней по 8 ч. = 160 часов. Итого получается,1810 часов в среднем отработает каждый сотрудник при неделе 5/2.

Вид графиков могут значительно различаться, так как они напрямую зависят от установленного режима работы. Поэтому законодательством не установлена определенная строгая форма данного документа. Узнать об этом более подробно вы можете из представленного видео.

График

Для удобства составления этого документа я рекомендую использовать Excel, если у вас не установлена одна из специальных бухгалтерских программ, куда сразу вносятся все данные бухгалтерского и иного учета.

При самостоятельном составлении графика я рекомендую сделать его в форме таблицы, где у вас будут следующие столбцы:

1. Номер подпункта . Тогда вам будет проще ориентироваться по самой таблице.
2. ФИО сотрудника . Сюда вы должны будете вписать весь свой штат. Я рекомендую предварительно поделить их в соответствии с их режимами. И затем вы должны оформлять их группами.
3. Должность . Она поможет вам визуально ориентироваться и контролировать правильность составленного графика и указанного режима труда.
4. Разряд . Этот столбец вам потребуется, если у вас работают сотрудники с разными разрядами и квалификациями. Если в вашей компании данная информация не учитывается, то данный столбец можно не вставлять.
5. Числа . Вы должны создать столько столбцов, сколько дней хотите включить в свой график.
6. Нормы . Вы должны посчитать нормы в днях и часах по итогу, чтобы проверить соответствие составленного графика действующим нормам законодательства.
7. Количество выходных . Здесь же учитываются и праздничные дни. Вы должны вписать их количество, чтобы видеть, сколько дней фактически ваши сотрудники будут отдыхать.

Затем в каждой ячейке вы должны заполнить, кто, когда работает и отдыхает. Я рекомендую делать это на компьютере, так как при необходимости информацию легко стереть и исправить. Если вам требуется составить этот документ в распечатанном виде, делайте это обязательно карандашом, так как нередко приходится исправлять внесенные данные.

Многие руководители не утруждают себя составлением смен для своих сотрудников. Они лишь прописывают им установленные нормы и отдают график на рассмотрение самому коллективу. А работники самостоятельно определяют дни, когда они будут выходить на работу. Но этот способ используется в основном при сменном режиме. Потому что для стандартных недель 5/2 или 6/1 составление такого графика является однотипным из недели в неделю.

Хотя в некоторых случаях при гибкой неделе такая схема также может использоваться. Преимуществом ее является возможность работников самостоятельно определиться с рабочими днями, исходя из своих желаний и возможностей, а работодатель освобождает себя от лишней работы.

Но при большом штате такой метод тяжело использовать, так как каждый сотрудник будет стараться выбрать будние дни, а это может вызвать дополнительные конфликтные ситуации.

На каждом отдельном предприятии утвержден собственный рабочий график. Для любой компании он определяется в индивидуальном порядке, в соответствии с характерными особенностями ее производственного процесса. Тем не менее существуют общепринятые требования к составлению расписания, которые мы рассмотрим далее, а также разберем, как правильно составить график работы.

Принципы составления рабочего распорядка

Основное правило, действующее при составлении графика — соблюдение правовых норм. Чтобы график соответствовал этим нормам, важно в процессе формирования расписания учитывать продолжительность трудового дня на предприятии. К примеру, если организация работает в одну смену, то продолжительность трудового дня должна быть максимально приближена к 8 часам, а также учитываться время на часовой обеденный перерыв. Кроме того, необходимо обращать внимание на род деятельности конкретного предприятия, особенности обслуживания посетителей и их суммарное количество. Трудовой график будет соответствовать требованиям правовых норм, регулирующим этот род деятельности только после анализа вышеуказанных аспектов. Изучая вопрос, как составить график работы, следует знать, что сделать это можно несколькими способами.

Виды рабочих распорядков

В трудовом законодательстве РФ существует несколько рабочих распорядков, регламентируемых установленными нормами внутреннего устройства или коллективным соглашением. График работ подразделяется на следующие типы:

1. Работа в одну смену.
2. Ненормированное расписание.
3. Гибкое расписание.
4. Сменный график.
5. Вахтовый метод.
6. Неполный рабочий день.

Что такое сменный график

Посменная работа — это такой распорядок, когда в разные дни график сотрудника может изменяться. Такая система необходима в организациях, работающих круглосуточно. К ним относятся:

1. Скорая помощь.
2. Полиция.
3. Пожарная часть.
4. Супермаркеты.
5. Круглосуточные кинотеатры.
6. Заправочные станции.
7. Кафе и прочие.

Кроме этого, составляют график работы 2/2 (сменный) часто для банковских учреждений. Здесь это нужно не для круглосуточной работы отделения, а для обслуживания клиентов по телефону (служба поддержки). Восьмичасовой рабочий день в этом случае накладывает на работников и управляющий состав некоторые неудобства, которые легко решаются путем введения сменного рабочего расписания. Как составить график работы по сменам, вы узнаете ниже.

В законодательной базе прописано, что в сутки должно непременно отрабатывать две смены, продолжительность работы каждой из которых не должна быть длиннее 12 часов. Тем не менее на практике довольно часто встречаются случаи, когда работает только одна смена на протяжении 24 часов.

Особенности посменного трудового расписания

В зависимости от рода деятельности организации, особенностей производственного процесса, социально-экономических моментов и согласования работы по коллективному соглашению, выделяется несколько вариантов смен:

1. Итак, рассмотрим первый вариант — как составить график работы по 12 часов? Такое расписание предполагает работу в две смены. Как правило, это дневная — с 8 утра до 8 вечера и ночная — с 8 вечера до 8 утра, смены по 12 часов.

2. Три смены с расписанием для 4 бригад. На фабриках, осуществляющих непрерывный цикл производства и большим штатом работников выгоднее всего составлять график работы сотрудников в три смены по 4 бригады, три из которых трудятся, а одна отдыхает. Чаще всего в таком графике разделение рабочего времени происходит по следующему принципу:

• 4 ночных выхода по 8 часов (с 11 вечера до 7 утра), далее 2 выходных дня.
• 4 дневных выхода (с 7 утра до 15.00), далее отдых.
• 4 вечерних выхода (с 15.00 до 23.00), после выходной.

3. Три смены на 5 бригад. В этом случае составить график работы сотрудников можно следующим образом:

• Два восьмичасовых рабочих дня с утра (8.00- 16.00), потом два выходных.
• Две восьмичасовые вечерние смены (с 16.00 до 24.00), сутки на отдых.
• Две ночные смены (с 0.00 до 08.00), три дня выходных.

4. А график работы 3/3 как составить? Здесь важно помнить, что длительность еженедельного непрерывного отдыха не может быть меньше 42 часов (статья 110 ТК РФ), а время рабочей смены не превышать отметки 12 часов.

5. Не знаете, как составить график работы на 4 человека? В этом случае можно воспользоваться распределением времени как во втором пункте, когда трое работают, а один человек отдыхает. Или использовать первый вариант — график работы 2/2: двое работают, двое отдыхают.

Ночная смена — это трудовая деятельность, осуществляемая сотрудником с 10 вечера до 6 утра. Продолжительность этой смены должна быть короче на один час, без необходимости доработки. Пункт регламентирован 96 статьей Трудового кодекса.

Кто не может трудиться в ночную смену

1. Беременные женщины.
2. Лица, возраст которых менее 18 лет.
3. Лица, которые не могут быть привлечены для работы в ночное время, в соответствии с отраслевой документацией и внутренними нормами.

Кроме этого, определены категории работников, которые могут быть задействованы в работе ночью только с их письменного согласия. К ним относятся:

1. Женщины, у которых на руках дети до трех лет.
2. Инвалиды.
3. Лица, опекающие детей-инвалидов.
4. Работники, осуществляющие уход за больными родственниками (этот факт должен быть подтвержден медицинской справкой).
5. Матери-одиночки и опекуны, возраст ребенка которых менее 5 лет.

Наниматель вправе самостоятельно выбирать, как составлять график работы в соответствии со своими потребностями. При этом важно отметить, что оптимальным вариантом является график с работой в четыре смены. Работа в две смены не очень благоприятно сказывается на работоспособности сотрудников, а деятельность в три смены не позволяет максимально задействовать все ресурсы, поскольку человек не может войти в трудовой режим из-за постоянной перемены рабочего времени.

Законодательная база

Отношения между нанимателем и работником регулируются Трудовым кодексом, в том числе и составление сменных графиков работы, этот вопрос освещает статья 103.

Поскольку чаще всего рабочий режим по сменам обязует нанимателя формировать малочисленные группы внутри структурных подразделений, то оформляется коллективное соглашение, где прописываются интересы каждого сотрудника.

При заключении этого соглашения, наниматель обязан побеседовать с представителем органа, выступающего в интересах сотрудников, как правило, им является профсоюз. Наниматель обязан самостоятельно ознакомить работников с утвержденным вариантом договора за месяц до начала его действия.

Опираясь на Трудовой кодекс, можно отметить несколько моментов, которые должны быть непременно учтены при составлении коллективного соглашения:

1. Один трудящийся не может работать подряд две смены.
2. Каждый работник должен отдыхать не меньше 42 часов подряд в неделю.
3. Суммарно количество трудовых часов не должно превышать отметки 40 в неделю.
4. Перерывы в течение трудового дня.

Формирование графика

Не знаете, как составить график работы? Чтобы четко организовать рабочий процесс необходимо сделать официальное расписание по сменам. Оно должно содержать в себе следующую информацию:

1. Сведения о составе смен.
2. Время начала и окончания смены.
3. График трудовой деятельности.
4. Время на перерыв.

Определенного образца для формирования графика не установлено, поэтому он формируется уполномоченным лицом организации в свободной форме.

Что важно учитывать при составлении трудового графика

Однозначного ответа на этот вопрос нет, поскольку у каждой компании собственная специфика, соответственно сформировать определенный шаблон невозможно. При составлении рабочего расписания управляющий должен принимать во внимание все специфики работы, сильные и слабые стороны работников, и уже отталкиваясь от этой информации, формировать подходящий состав смен и устанавливать для них оптимальное время работы.

Самый незатейливый способ составление трудового расписания — пронумеровать смены. После этого объединить несколько фамилий сотрудников под один номер и установить для них рабочее время. Получается понятно и просто.

Особенности составления графика

При формировании рабочего расписания важно помнить следующие особенности:

1. Перед праздничными днями продолжительность смены требуется сокращать на час.
2. При равной оплате дневной и ночной смены, время последней должно быть сокращено на час.
3. В расписание не включаются сверхурочные часы.
4. Если на смену выпадает календарный выходной день, он все равно является рабочим. Предпраздничные и праздничные дни, выпадающие на календарные выходные, не переносятся.
5. Праздничные дни оплачиваются по двойному тарифу.
6. За работу в рабочий праздничный день сотрудник может попросить лишний день отдыха, тогда плата за смену производится по стандартной форме.

Введение рабочего расписания в действие

Как уже говорилось выше, для того чтобы ввести в работу новый трудовой график, необходимо составить коллективное соглашение. Расписание работ по сменам непременно должно быть регламентировано нормами внутреннего распорядка.

С графиком смен каждый сотрудник должен быть ознакомлен еще при приеме на работу, этот факт фиксируется в трудовом соглашении.

Чаще всего трудности появляются в процессе перехода на рабочее расписание по сменам. Об изменении графика работников требуется уведомлять в письменной форме не менее чем за 2 месяца. Если работа посменно негативно влияет на выполнении прочих обязанностей, то в трудовой договор должны быть внесены официальные изменения. Если сделать это невозможно, то по истечении двухмесячного срока работы по предыдущему расписанию, при нехватке места либо отказе работника, он может быть уволен.

В действие новый рабочий график чаще всего вводится локальным нормативным актом. Директором издается приказ или инструкция с указанием всей необходимой информации о работе смен. Каждый сотрудник обязан, ознакомится с документом, и дать свое письменное согласие.

Как исключить переработку

Предприятия, переходящие на новый рабочий режим, чаще всего меняют и порядок учета трудового времени, переходя со стандартной недельной нормы на суммированный учет. При этой схеме высчитать переработку можно следующим образом:

1. Нанимателем определяется большой отчетный отрезок времени — месяц, квартал, а чаще всего именно в год (соответственно и составить график работы на год тоже необходимо заранее).
2. Подсчитывается, какое количество смен может быть при доступном трудовом расписании.
3. Сопоставляется количество смен с бригадами.
4. Делаются актуальные выводы о переработке.

Пример

Итак, рассмотрим образец, как составить график работы, чтобы исключить переработки? При разборе самого популярного рабочего расписания «один через три» сотрудник за год отработает примерно 1974 часа. При делении этого показателя на 24 (часа в сутки) получается 82 смены в год. То есть 4 сотрудника, в соответствии с законодательством, могут отработать только 329 трудовых дня. Даже с учетом переработок, численность которых не может превышать 120 часов в год, сотрудники смогут отработать только 342 трудовых дня. Для того чтобы исключить переработки нужно будет привлечь 5 или 6 работников на производство.

Так выглядит суммарный учет рабочего времени. Выполнив несложные математические подсчеты, наниматель легко может понять укладываются ли его смены в трудовое расписание или нет. Кроме того, можно для этой цели использовать специальные программы, позволяющие выстраивать рабочие процессы. А также в них вы узнаете, как составить график работы на 3 человека, например, поскольку сделать это вручную достаточно сложно. С их помощью можно гораздо быстрее разобраться с составлением графика.

Заключение

Итак, в заключение можно сказать, что сотрудники, осуществляющие трудовую деятельность по сменному графику, обладают всеми правами, предусмотренными Трудовым кодексом. Среди них необходимо выделить следующее:

1. Длительность непрерывного рабочего времени не может быть выше установленного законодательством.
2. Количество часов на отдых работника за неделю регламентируется статьей 110 ТК РФ.
3. Одному рабочему запрещается трудиться две смены подряд.
4. Смена считается ночной, когда больше 50% ее времени приходится на отрезок времени с 10 вечера до 6 утра.
5. В случае несогласования трудового расписания с профсоюзом либо нарушения принятого распорядка, его правомерность может быть оспорена в судебном порядке.
6. При необходимости работать в праздничный день, сотрудник имеет право получить еще один день отдыха либо оплату труда по двойному тарифу.

Суммированный учет рабочего времени: что это такое, примеры

Особенности деятельности некоторых организаций не позволяют вести стандартный еженедельный учет рабочего времени (по 8 часов в течение 5 рабочих дней) — примерами являются посменная работа, режим гибкого рабочего времени, вахтовый режим. Рассмотрим, что такое суммированный учет рабочего времени, а также нюансы его ведения для различных категорий сотрудников.

Суммированный учет рабочего времени (сокращенно СУРВ) законодательно закреплен в ТК РФ (статья 104). Он подойдет работодателям, которые не могут обеспечить строгую выработку стандартных 40 часов за неделю, но гарантируют суммарный набор регламентированных часов за иной учетный период.

Трудовой кодекс идет навстречу работодателю в ситуации, когда сотрудники со скользящим графиком перерабатывают на одной неделе (с вынужденной оплатой сверхурочных), но получают меньше рабочих дней на другой. Таким образом, суммированный учет рабочего времени вводится при невозможности соблюдения нормы рабочего времени за неделю, причем он может действовать постоянно или временно как для всего штата, так и для отдельных категорий персонала, но:

• с обязательным закреплением во внутренних нормативно-правовых актах,
• со своевременным ознакомлением сотрудников о графике работы в следующем отчетном периоде до его наступления.

Как определить, что суммированный учет рабочего времени подходит организации?

Для этого нужно сравнить планируемую загрузку сотрудников по графику рабочего времени с нормальной продолжительностью рабочей недели, закрепленной законодательно.

Статьи 91 — 92 ТК РФ закрепляют следующие нормы для различных категорий сотрудников, превышение которых не допускается и рассматривается как переработка, обязательная к оплате в полуторном размере за первые 2 часа и в двойном — за все последующие:

• 40 часов — общий случай,
• 39 часов — для медицинских работников,
• 36 часов — для работников вредных производств и педагогов,
• 35 часов — для лиц, имеющих группу инвалидности,
• 24 часа — для лиц, не достигших 16 лет.

При невозможности планирования работы в четком соответствии с недельной нормой загруженности, прибегают к суммированному учету рабочего времени за иной период: декаду, месяц, квартал, полугодие, год (но не более, а для вредных или опасных работ предельный учетный период составляет 3 месяца). Преимуществом СУРВ является то, что недоработки и переработки внутри данного периода компенсируют друг друга с выходом на норму рабочих часов за период. Если же при составлении графика СУРВ наблюдаются систематические превышения норматива, следует задуматься о расширении штата сотрудников, в противном же случае они должны быть оплачены как переработки.

Порядок применения СУРВ: что говорит закон

Законодательно закреплено несколько основных положений, которые необходимо соблюсти при вводе на предприятии суммированного учета рабочего времени.

• Переработки могут компенсироваться недоработками только внутри одного отчетного периода. Компенсация в следующем периоде не допускается — в этом случае сверхурочная работа должна быть оплачена по повышенному тарифу (либо сотруднику, по согласованию с ним, предоставляются дополнительные выходные дни).Подсчет сверхурочных часов производится на дату окончания рабочего периода или на дату увольнения сотрудника, если увольнение наступило раньше.
• Суммированный учет рабочего времени не отменяет обязательности оплаты ночных часов по повышенному тарифу, даже если они запланированы в графике работы. Ставка за каждый час, приходящийся на ночное время, увеличивается как минимум на 20%.
• Работа в праздники при суммированном учете рабочего времени входит в норму часов и не является сверхурочной. Однако она должна оплачиваться в двойном размере, и не по окончании учетного периода, а по итогам рабочего месяца.
• Для сотрудника, который приступил к своим обязанностям не в начале учетного периода, норма рабочих часов должна быть уменьшена на то количество, которое он физически не мог отработать, не будучи еще принят в организацию.
• Если сотрудник пропускает часть отчетного периода по уважительной причине (отпуск или больничный), он не должен отрабатывать часы, не вошедшие в норму.

Автоматизация суммированного учета рабочего времени

Для правильного учета суммированного рабочего времени составляют графики, однако это не всегда удобно при большой численности сотрудников. Для персонала, работающего за компьютером, учет рабочего времени может быть автоматизирован на базе современной и удобной системы Bitcop, которая ведет ненавязчивый мониторинг деятельности сотрудника за ПК, точно фиксируя реальную длительность рабочих периодов и периодов простоя.

Если специфика деятельности всех сотрудников или части коллектива такова, что перед ними стоит план по выработке определенного полезного количества часов за установленный период, то Bitcop идеально подойдет как система, которая достоверно подсчитает реально отработанное время.

Для каких категорий сотрудников применима система Bitcop?

• Для офисных сотрудников, переведенных на удаленную работу, факт выполнения служебных обязанностей которых необходимо контролировать.
• Для фрилансеров, которым поставлен план в часах на отчетный период, но контроль затруднен из-за местонахождения сотрудника.
• Для IT-команды, работающей над проектом по заключенному договору о почасовой оплате.
• Для персонала, трудящегося за ПК посменно, качество работы которого физически проверить затруднительно.
• Для любых офисных служащих, работающих за ПК, если руководство интересует их продуктивность и время, реально затрачиваемое на выполнение служебных обязанностей.

Во всех этих случаях у работодателя нет необходимости «стоять над душой» сотрудника, внося нервозность в рабочий процесс, чтобы установить, что он действительно работает, а не проводит время в интернете или бездействует.

Достаточно поставить задачу по выработке запланированного времени за согласованный период и установить агент Bitcop, который соберет все данные о продолжительности использования различных программ, посещения веб-сайтов, обращению к электронной почте и мессенджерам.

Факт выполнения работы можно проверить, просмотрев скриншоты экранов, которые снимаются с заданной периодичностью и хранятся “до востребования”. Для определения количества отработанного времени отлично подойдут разнообразные детализированные отчеты системы, которые можно построить за любой интересующий период по нужной группе сотрудников.

Достаточно попробовать Bitcop, чтобы убедиться, что вести точный учет рабочего времени, в том числе по суммированному принципу, легко и просто даже при большой численности штата в крупных предприятиях.

Примеры ручного учета суммированного рабочего времени

Если суммированный учет рабочего времени не автоматизирован, то для ведения в ручном режиме не обойтись без составления табеля. В нем для каждого дня отчетного периода указывается, является ли он выходным или рабочим для конкретного сотрудника. По завершению отчетного периода подсчитывается реальное количество отработанных часов, которое может привести либо к недоработке, либо к переработке относительно нормы. В связи с этим нужно будет провести расчет оплаты данного времени, исходя из оклада или почасового тарифа оплаты труда.

Рассмотрим примеры учета переработанного времени в условиях, когда отсутствий сотрудника не было, а также в условиях, когда они имели место по уважительным причинам.

Пример 1. Суммированный учет рабочего времени в условиях, когда отсутствий сотрудника не было.

Пусть индивидуальная норма работы за месяц составляет 160 часов, реально сотрудник отработал 176 часов.

Часы, отработанные сверх нормы, рассчитываются как разница между фактом и нормой. В данном случае это будет 16 часов, подлежащих оплате по повышенному часовому тарифу (с коэффициентом 1.5 за каждые первые 2 часа и с коэффициентом 2 за последующие относительно каждой рабочей смены). Важно следить, чтобы суммарная переработка за две подряд следующие смены не превышала 4 часов.

Пример 2. Суммированный учет рабочего времени в условиях, когда имело место отсутствие сотрудника по уважительной причине.

Уважительными причинами для отсутствия являются: отпуск, командировка, временная нетрудоспособность, донорские дни, простой или отстранение от работы не по вине сотрудника. Все они уменьшают индивидуальную норму, подлежащую выработке.

Пусть индивидуальная норма работы за месяц составляет 160 часов, реально сотрудник отработал 150 часов, но 18 часов попали на период больничного.

Это ни в коем случае не значит, что сотрудник норму не выполнил: перед проверкой наличия отклонения от нормы ее необходимо уменьшить на эти 18 часов, и сравнивать с фактически отработанным временем уже не 160 часов, а 142 часа. И в этом случае снова получается переработка в размере 8 часов, которая должна быть компенсирована во избежание претензий со стороны Трудовой инспекции. При систематических переработках стоит пересмотреть выбор учетного периода для суммированного учета рабочего времени или же задуматься о расширении штата.

Если же выявился факт недоработки, то необходимо выяснить его причину. Простои по вине работодателя оплачиваются в размере не ниже средней зарплаты сотрудника в пропорции к реально отработанному времени (ТК РФ, часть 1 статьи 155). При отсутствии вины работника и работодателя оплата производится в размере ⅔ от оклада сотрудника или его тарифной ставки.

Необходимо помнить, что в норму включаются только те часы, которые посвящены непосредственно работе (исключая обед, прогулки и простои по вине сотрудника). Поэтому так важно задуматься об автоматизированном учете рабочего времени персонала, работающего на компьютере, чтобы избежать ситуации, когда часы фактического уклонения от выполнения служебных обязанностей будут расцениваться как выполнение норматива.

Руководство для менеджера [Обновлено в 2021 году]

Что такое график работы?

График работы относится к указанным дням и времени, в которые сотрудник должен выполнять задачи, предусмотренные на его должности. График работы сотрудника может повлиять на его рабочие обязанности, оплату, льготы и требования федерального законодательства и законодательства штата.

Почему важно составлять график работы сотрудников?

Помимо информации о том, что все смены и работа будут охвачены, вот некоторые из преимуществ внедрения эффективных методов планирования работы сотрудников:

• Экономия времени: Использование эффективных процедур планирования может сократить количество времени, которое вы тратите на внесение корректировок и работу с логистикой, позволяя вам сосредоточиться на задачах руководства высокого уровня.
• Обеспечение соответствия законодательству: Хорошие процедуры составления расписания сотрудников также помогут вам соблюдать законодательные требования в отношении сотрудников, работающих полный рабочий день, а также почасовых сотрудников, гарантируя, что каждый сотрудник будет получать необходимое количество часов каждую неделю.
• Обеспечение согласованности: Стратегия в отношении составления расписания позволяет вам иметь хорошее представление о том, кто будет работать каждую неделю, что позволяет вам более эффективно управлять сотрудниками. Это также позволяет легко делегировать планирование менеджерам или другим сотрудникам.
• Определение затрат на рабочую силу: Избыточное расписание сотрудников приводит к потере заработной платы, в то время как сотрудники, не занятые в расписании, могут покинуть вашу компанию с сокращением рабочего времени. Хорошее планирование может также снизить текучесть кадров, связанную с заменой сотрудника.
• Повышение удовлетворенности клиентов: Планирование сотрудников на основе их навыков позволяет улучшить обслуживание клиентов и клиентов.

Эффективный график работы сотрудников также повышает моральный дух и удерживает сотрудников.Если менеджер постоянно вносит изменения в расписание в последнюю минуту или назначает сотрудников на смены, когда они недоступны, сотрудники могут чувствовать неуважение и разочарование. Упорядоченные графики, которые им легко понять и которые требуют минимальных изменений, создают культуру уважения и служат положительным примером для управления временем.

10 примеров графиков работы сотрудников

Вот несколько примеров графиков работы сотрудников, которые вы можете реализовать — в зависимости от потребностей вашего бизнеса, отрасли и доступности ваших сотрудников

График полного рабочего дня

Хотя Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) не дает определения «полный рабочий день», полный рабочий день обычно включает график работы, который составляет не менее 40 часов в неделю.Обычно сотрудники, занятые полный рабочий день, работают в одни и те же дни или часы каждую неделю. Некоторым сотрудникам, занятым полный рабочий день, может выплачиваться почасовая оплата, а другим — зарплата. Из-за того, что на работе много времени, большинство организаций предлагают сотрудникам, работающим полный рабочий день, такие льготы, как дни отпуска, больничные и медицинское страхование.

Пример: Обычно полный рабочий день с понедельника по пятницу с 8:00 до 17:00. с часовым перерывом на обед.

График неполного рабочего дня

График неполного рабочего дня — это любой график с неполным рабочим днем.Эти графики часто обеспечивают большую гибкость, предоставляя сотрудникам возможность выполнять другую работу или другие обязанности. В большинстве случаев сотрудники, занятые неполный рабочий день, не получают таких же льгот, как сотрудники, работающие полный рабочий день, и их графики могут меняться от недели к неделе.

Пример: Неполный рабочий день может быть понедельник с 10:00 до 14:00, среда с 11:00 до 14:00, пятница с 10:00 до 14:00. и суббота с 9.00 до 15.00. в общей сложности 17 часов в неделю.

Фиксированные графики

Фиксированный график работы включает определенный набор дней и часов, которые остаются неизменными на протяжении всего срока занятости. Перспективные сотрудники и их руководители согласовывают часы до начала работы сотрудника. Графики как с полной, так и с частичной занятостью могут быть фиксированными.

Пример: Фиксированное расписание на полный рабочий день может быть со вторника по субботу с 9:00 до 17:00, а фиксированное расписание на неполный рабочий день может быть с воскресенья по четверг с 10:00.м. – 14:00

Гибкое расписание

Гибкие графики похожи на фиксированные графики, но, как правило, менее строгие. В гибком графике сотрудники должны работать определенное количество часов, но время, когда они приходят на работу и уходят, может измениться. Некоторые гибкие графики требуют, чтобы сотрудники находились на рабочем месте в течение «основного» рабочего времени, но они выбирают, когда они приходят и уходят.

Сотрудники могут работать определенное время в офисе, а остальную часть работы выполнять дома или удаленно в другом месте.

Пример: Гибкий график работы позволяет сотрудникам приходить на работу в любое время с 8 до 10 и уходить с 17 часов. и 19:00 с понедельника по пятницу.

График смены

При сменном графике работы сотрудники работают в дневную и ночную смену, определенную работодателем. График ротации смен обычен в отраслях, работающих круглосуточно и без выходных, таких как здравоохранение и гостиничный бизнес.

Пример: График смены может состоять из четырех смен в течение дня, трех выходных и четырех ночных смен.

График смены раздельный

Разделенные смены разделяют смену сотрудника на две части. Сотрудник работает часть своей смены, отсчитывает часы, а затем приходит на вторую часть своей смены. Разделенные смены распространены в индустрии гостеприимства, транспорта, производства продуктов питания и напитков.

Пример: Официантка может работать первую смену во время перерыва на завтрак, а затем возвращаться к работе во время перерыва на обед через несколько часов.

График дежурства

График дежурства означает, что сотрудник может работать определенное время, если это необходимо. Сотрудник по-прежнему работает в обычную смену, а после ухода его вызывают на связь (обычно поздно ночью). Если в смену не хватает персонала или возникла чрезвычайная ситуация, их менеджер вызывает их на помощь. Дежурные смены часто меняются между сотрудниками.

Пример: График дежурства может быть четверг-воскресенье с 5 часов.м. – 12.00 каждые две недели.

Сезонные расписания

Сезонная работа — это временная занятость (полная или неполная) на определенный сезон. Сезонные графики работы распространены в розничной торговле, а также на предприятиях, которые зависят от погодных условий (например, на горнолыжных курортах, в бассейнах).

Пример: Розничные магазины могут привлекать дополнительных клиентов во время праздников. Организация, занимающаяся ландшафтным дизайном, может предложить работу только в теплые месяцы.

График работы внештатного сотрудника

Внештатная работа — это тип трудового соглашения, в котором подрядчик выполняет рабочие задачи, но не считается официальным сотрудником компании. Им часто платят по завершении проекта, а не за количество отработанных часов. Внештатные работники могут работать по графику, который отвечает их потребностям, но часто не имеет права на получение рабочих пособий.

Связано: Образец еженедельного расписания

Сжатые графики

При сжатии графика работы сотрудники работают определенное количество часов в течение меньшего числа дней.Этот тип рабочего графика сотрудников часто лучше всего реализовать в офисе, но его также можно внедрить в разных отраслях при правильном планировании.

Пример: Штатный сжатый сотрудник может работать четыре 10-часовых дня вместо пяти восьмичасовых.

Связано: 40-часовая рабочая неделя: плюсы и минусы альтернативных графиков

Как создавать графики работы сотрудников

Обратитесь к этим девяти шагам, когда вы сядете, чтобы создать свой следующий график работы сотрудника:

1.Выявить ресурсы

Убедитесь, что вы понимаете свои финансовые и кадровые ресурсы. Обозначьте свой бюджет на заработную плату, определив, сколько часов вы можете позволить себе платить сотрудникам каждую неделю. Этот шаг поможет вам избежать распространенных ошибок, таких как заработок сотрудника сверхурочной работы, которого не было в вашем первоначальном бюджете.

Если вы нанимаете внешних подрядчиков для поддержки персонала, учтите эти расходы в своем бюджете и подумайте, как они повлияют на вашу потребность в посменных сотрудниках.

2. Перечень потребностей на каждую смену

Особенно при сменном графике работы учитывайте потребности в персонале для каждой сменной категории. Решите, нужен ли вам кто-то на руководящей должности для надзора или все сотрудники обладают квалификацией для работы независимо. Например, в торговых точках обычно требуется менеджер или хранитель ключей, чтобы открыть магазин утром, внести депозит в сейф компании и запереть его в конце дня. В ресторане вам может понадобиться иметь хозяина, повара, официанта и посудомоечную машину каждую смену, независимо от количества посетителей.

Рассмотрим такие вещи, как:

• Разрешите ли вы сотрудникам менять смены, и если да, то каков процесс?
• Как вы будете обрабатывать запросы на отгул?
• Насколько гибкими вы можете быть при составлении расписания?
• Какой тип графика наиболее подходит для бизнеса?

3. Прогнозировать спрос

Учитывайте ваши часы пик. Проанализируйте свою историю продаж, чтобы определить, в какое время суток вы видите больше всего клиентов или клиентов.Если вечером у вас обычно больше клиентов, назначьте дополнительных сотрудников, чтобы поддержать спрос и обеспечить внимательное обслуживание. Подготовьтесь к тому, чтобы запланировать больше сотрудников на периоды большого количества работ в связи с праздниками и местными мероприятиями, используя прошлый опыт, чтобы делать прогнозы относительно ваших кадровых потребностей. Отметьте в календаре, в который сменяется много ожидаемых клиентов, а какие смены, по вашему мнению, будут особенно медленными.

Если у вас напряженные месяцы, временные или сезонные сотрудники могут быть вариантом.

4. Сбор предпочтений сотрудников

Поговорите со своими сотрудниками об их доступности и четко фиксируйте, в какие смены они могут работать. Соберите информацию, например, предпочитают ли они работать в первую смену, в другую или в последнюю и сколько дней в неделю они хотят работать. У некоторых сотрудников могут быть жесткие границы, особенно если у них есть классные обязанности, обязанности по уходу за детьми или другая работа. Другие могут быть более гибкими и в любой момент заполнить их.

Когда у вас есть данные о доступности каждого сотрудника, запишите их в главный календарь, чтобы увидеть, есть ли у вас какие-либо существенные пробелы. Например, если ни один из ваших сотрудников не доступен для работы в пятницу, но у вас больше людей, чем вам нужно, доступно в другие дни, вам может потребоваться нанять сотрудников с другой доступностью или провести собрание команды, чтобы решить, как заполнить пробелы. .

5. Просмотрите прошлые расписания

Соберите прошлые расписания и изучите их, чтобы понять, что работает, а что нет.Ищите закономерности, отмечая, как часто сотрудникам приходится менять смену и кто в конечном итоге работает в каждом временном интервале. Сравните исходный график, который вы создали, с тем, кто фактически работал каждую смену, и определите, что вызвало изменения. Просмотр старых расписаний может помочь вам внести небольшие коррективы, чтобы вы могли создать функциональное и точное расписание с первой попытки.

6. Создайте план замен

Сделайте так, чтобы сотрудники звонили по болезни и находили страховое покрытие для своей смены, если они недоступны.Определите, нужно ли сотрудникам получить одобрение руководства перед сменой смены или им нужно просто отправить своим коллегам текстовые сообщения о назначении расписания обмена.

Связано: Посещаемость на работе: Введение

7. Изучите федеральные законы и законы штата

Несоблюдение федеральных законов и законов штата в отношении занятости может привести к дорогостоящим штрафам. Изучение соответствующих законов для каждого типа рабочего графика, который вы рассматриваете, может помочь убедиться в том, что вы соблюдаете эти законы.

8. Используйте составитель расписания

Автоматизируйте процесс составления расписания, загрузив программное обеспечение для составления расписания или используя онлайн-инструменты для составления расписания. Упростите процесс планирования с помощью приложения, которое ваши сотрудники могут загрузить, чтобы просмотреть свое расписание, обменять смены и запросить свободное время.

Связано: Шаблон рабочего графика сотрудника для вашего бизнеса

9. Разложить график

Задайте определенный день недели, когда вы опубликуете расписание, чтобы сотрудники знали, когда начинать планирование своей недели.Сообщение расписания так же важно, как и его создание. Дайте сотрудникам достаточно времени, чтобы изучить его и выразить озабоченность, опубликовав окончательный график задолго до рабочей недели.

Рекомендации по составлению графиков работы

Эти советы помогут вам составить график работы, соответствующий потребностям ваших сотрудников и бизнеса:

Запросить отзыв

Многие работодатели устанавливают расписания, исходя из потребностей компании, а не на основании информации сотрудников.Чтобы стимулировать вовлеченность и продуктивность, попросите своих сотрудников оставить отзыв о вашей текущей системе расписания. Ваши сотрудники будут знать, когда именно наступают часы пик, чтобы они могли сказать вам, когда вам нужно запланировать дополнительный персонал. Сотрудники, которые активно участвуют в своем графике, также более довольны.

Определить правила календарного планирования

Используйте правила, политики и общие рабочие процессы как определяющие факторы в ваших графиках. У некоторых людей, например, у сотрудников с большим сроком полномочий, может быть больше свободы, чем у других в рамках своего графика.Убедитесь, что эти правила и положения есть в вашем справочнике для сотрудников и в каждом договоре о найме, чтобы сотрудники могли обращаться к ним при возникновении вопросов.

Связано: Контрольный список для новых сотрудников

Определите четкие ожидания при приеме на работу

Семейные и жизненные обязанности могут повлиять на то, когда сотрудник может работать. Если вам необходимо заполнить пробелы в трудоустройстве для определенного рабочего графика, четкое указание требований графика в описании должности привлечет сотрудников, которые хотят и могут работать по этому конкретному графику.Например, вы можете включить в объявление о вакансии «требуется время от времени по ночам и в выходные».

16 типов графиков работы, которые должен знать каждый менеджер

В современном быстро меняющемся мире бизнеса типы графиков работы столь же разнообразны, как и компании, которые их принимают.

Из-за разнообразия типов графиков работы легко запутаться — как с терминами, используемыми для описания графика, так и с часами, указываемыми каждым из них. Но специалисты по менеджменту в Sling здесь, чтобы помочь.

В этой статье мы расскажем о 16 наиболее распространенных типах графиков работы, чтобы вы могли найти тот, который лучше всего подходит для вашего бизнеса и ваших сотрудников.

16 типов графиков работы

Прежде чем мы начнем, важно понять, что многие из этих типов графиков работы похожи друг на друга. Каждый термин может описывать небольшую разницу в отработанных днях или часах.

Из-за этих сходств и различий вы можете комбинировать отдельные типы графиков работы для создания собственного уникального плана.Например, вы можете объединить условия, чтобы создать фиксированную сезонную утреннюю смену неполный рабочий день или полную смену по вызову.

Все зависит от потребностей вашего бизнеса и доступности ваших сотрудников.

1) Стандартный

Стандартный рабочий график — это график, в котором сотрудники работают по установленным дням (обычно с понедельника по пятницу) и часам (обычно с 9 утра до 5 вечера). Это часто называют «графиком работы с 9 до 5».

Стандартный график работы достаточно распространен, поэтому большинство сотрудников уже привыкли работать в эти обычные часы.Сотрудникам нравится стандартный график, потому что его легко спланировать — они знают, что будут работать с 8 утра до 5 вечера. С понедельника по пятницу.

С точки зрения работодателя, этот тип расписания один из самых простых, чтобы вписать его в 24-часовой рабочий день. А поскольку большинство приложений для составления расписаний построены на этот рабочий день, вам не нужно заставлять свое программное обеспечение соответствовать другому типу рабочего графика.

2) Фиксированный

Фиксированный аналогичен стандартному графику работы — установить дни и часы — но может применяться к альтернативному времени работы, например, со вторника по субботу с 10 часов утра.м. до 18:00

Для работодателей фиксированный график позволяет осуществлять долгосрочное планирование и упрощает расчет затрат на рабочую силу. Это также значительно упрощает создание расписания, поскольку рабочие часы устанавливаются изо дня в день, из недели в неделю и из месяца в месяц.

Благодаря фиксированному расписанию вам не нужно менять обычный шаблон каждый раз, когда вы составляете новый график работы.

3) Полный рабочий день

Тип графика работы полный рабочий день означает, что сотрудник будет работать 37-40 часов в неделю.Они могут работать пять дней по 8 часов, четыре дня по 10 часов или шесть рабочих дней по 6,5 часов. Не имеет значения количество отработанных дней, только общее количество часов.

Рабочий график с полной занятостью обеспечивает работодателям и работникам стабильность и предсказуемость. Но когда вы создаете команду, в которой все сотрудники работают полный рабочий день, может быть сложно и дорого найти кого-то, кто будет работать сверхурочно.

Со всеми штатными сотрудниками вы можете столкнуться с дилеммой, при которой вам нужно несколько часов дополнительной работы, но вы не можете найти добровольцев или не хотите оплачивать сверхурочные, а рабочая нагрузка не требует найма нового сотрудника .

4) Неполный рабочий день

График неполного рабочего дня — это график, при котором сотрудник работает меньше, чем полный рабочий день. Из-за сокращенного рабочего времени сотрудники могут работать только два или три дня в неделю и не могут работать обычные восемь часов в день.

Этот вид расписания хорошо работает для определенных типов бизнеса (например, ресторанов и кафе), но может создать дополнительную головную боль для других видов бизнеса (например, офисов и колл-центров).

Для менеджеров команда, состоящая только из сотрудников, работающих неполный рабочий день, означает, что при создании расписания вам придется иметь дело с большим количеством людей.Это не всегда плохо, но может сделать сортировку по доступности серьезным мероприятием.

5) Смена

Другой наиболее распространенный тип графика работы, посменная работа обычно резервируется для предприятий, которые работают более 10 часов в один день.

Если предприятие остается открытым круглосуточно (24 часа), они обычно устанавливают первую смену (например, с 7:00 до 15:00), вторую смену (например, с 15:00 до 23:00) и ночную смену. или, в-третьих, смена (например, с 23:00 до 7:00).м.).

В зависимости от вашего бизнеса, посменная работа означает, что ваши сотрудники должны будут работать, что может считаться ненормированным рабочим днем. Ранние или поздние смены идеальны для тех сотрудников, которые ходят в школу или заботятся о своей семье или больных родственниках, но большинство людей предпочли бы работать по более «нормальному» графику с 9 до 5.

6) Внештатный сотрудник

График внештатного сотрудника является относительно новым среди типов графиков работы. По сути, фрилансер может работать в любое время, пока работа будет выполнена в установленный срок.

Для работодателя включение графика работы внештатного сотрудника означает, что вы теряете большую часть контроля над тем, когда работает ваш «сотрудник». Однако, если вы найдете человека, которому вы можете доверять, который выполнит работу правильно и вовремя, график внештатного сотрудника имеет смысл.

Но если ваш фрилансер не сосредоточен или вы не хотите отказываться от контроля над тем, когда ваши сотрудники работают, этот тип расписания может вам не подойти.

7) Непредсказуемый

Непредсказуемый график работы беспорядочно меняется от недели к неделе (т.е., не следуя регулярному шаблону). Во многих штатах есть законы, регулирующие и даже запрещающие непредсказуемые типы графиков работы, а непредсказуемые графики работы трудны как для сотрудников, так и для работодателей.

Для сотрудников практически невозможно планировать деятельность вне работы (например, прием к врачу, уход за детьми и т. Д.), Потому что они не знают, когда они будут работать в следующий раз.

Для работодателей непредсказуемый график работы требует каждый раз воссоздавать шаблон с нуля.

8) Сезонный

Сезонный график работы действует только несколько месяцев в году. Типичные типы сезонного графика работы включают праздничные (с ноября по декабрь) и летние (июнь, июль и август).

Для тех предприятий, которые открыты только несколько месяцев в году или которым необходимо нанять дополнительный персонал во время праздников, сезонный график является идеальным. Но наем сезонных сотрудников означает, что вам придется заполнить свой и без того напряженный график собеседованиями, адаптацией и обучением.

9) Flex

При гибком графике вы требуете, чтобы ваши сотрудники работали определенное количество основных часов (например, с 11:00 до 14:00) в определенном месте (например, в офисе). После этого сотрудник может работать остаток своего времени, когда и где он хочет.

Гибкий график работы — прекрасное преимущество, которое вы можете предложить своим сотрудникам. Но это может чрезвычайно затруднить организацию встреч и других групповых функций, потому что ваши сотрудники приходят и уходят, когда им заблагорассудится, в нерабочее время.

Если вы столкнулись с чрезвычайной ситуацией и вам нужно собрать войска, вам, возможно, придется разослать электронные письма или текстовые сообщения, а не встречаться лицом к лицу.

10) Альтернативный

Альтернативный график работы — это широкий термин, используемый для обозначения любого типа графика работы, который отличается от графика, используемого другими в вашем бизнесе. Альтернативные графики обычно применяются с учетом потребностей сотрудников (например, беременность, медицинские требования, семейные вопросы).

Альтернативный график работы означает, что вам необходимо нанять нового сотрудника, чтобы заменить (или компенсировать) часы, которые оставил первоначальный сотрудник.Альтернативные графики работы обычно временны, но могут стать регулярными, если проблемы, которые потребовали приема нового сотрудника, сохраняются.

11) Сжатый

Сжатый тип графика работы — это график, в котором сотрудники работают одинаковое количество часов за меньшее количество дней по сравнению со стандартной моделью «с 9 до 5». Например, с 7 утра до 5 вечера. С понедельника по четверг.

Сжатый тип графика работы обеспечивает фиксированное рабочее время, что упрощает планирование и прогнозирование затрат на рабочую силу.Сжатые графики также дают сотрудникам лучший баланс между работой и личной жизнью, потому что они знают, что у них будет дополнительный выходной каждую неделю для решения личных проблем.

12) Вращающийся

Вращающийся график работы обычно применяется к сменной работе. Он настроен таким образом, что сотрудники работают в первую смену одну неделю, вторую смену на следующей неделе и третью смену на следующей неделе. Вы также можете чередовать смены изо дня в день.

Обратной стороной ротационного графика работы является то, что сотрудники страдают от снижения вовлеченности, поскольку их рабочее время никогда не стабилизируется.

Для некоторых профессий (например, медсестер, полицейских, пожарных) сменный график работы является необходимой частью работы, но для других профессий сменный график работы может вызвать больше проблем, чем попытаться решить.

13) Разделенный

Разделенный график работы означает, что сотрудник может работать несколько часов в один момент в течение дня, иметь несколько часов отдыха, а затем работать в остальное время в течение другой части дня.

Например, сотрудник может работать 7 а.м. до 9 часов утра, перерыв на пять часов, а затем закончить работу с 14 часов. до 17:00

Разделенный график работы может быть чрезмерно трудным для ваших сотрудников. Местные, государственные и федеральные законы часто диктуют минимальный промежуток времени между двумя сменами, что означает, что ваш сотрудник должен будет уйти из вашего бизнеса, а затем вернуться через несколько часов.

Для некоторых сотрудников это может позволить забрать детей из школы или решить личные проблемы. Но это также означает, что им приходится иметь дело с двумя разными поездками.

Уже одно это может создать чрезмерную нагрузку на вашего сотрудника и сделать частичную смену не идеальной.

14) Дежурный

График дежурства — это такой график, когда сотрудник доступен для работы в любое время, днем ​​или ночью, в зависимости от требований работодателя. График работы по вызову обычно меняется между сотрудниками, чтобы одному человеку не приходилось работать все время.

Большинство работодателей используют график работы по вызову, чтобы спланировать действия в чрезвычайных ситуациях или подготовиться к тому, чтобы сотрудники не звонили и не показывались.

Врачи часто работают один дежурный день или один выходной в месяц на случай возникновения неотложной ситуации. Для других предприятий вы можете установить график дежурства на случай, если регулярно запланированный сотрудник заболеет или не сможет приехать по какой-либо причине.

15) Сверхурочные

График сверхурочных означает работу в течение недели, превышающей стандартное количество часов полного рабочего дня. Заработная плата за сверхурочную работу обычно выше, чем за работу менее 40 часов (например, за полтора или два раза больше времени).

Вы можете обнаружить, что сверхурочная работа необходима во время крупных проектов или в определенное время года.Но работодатели по возможности избегают сверхурочных, потому что они очень быстро становятся очень дорогими.

В некоторых случаях работодатели просят одного или двух сотрудников поработать несколько часов сверхурочно здесь и там, чтобы снизить затраты на рабочую силу и при этом покрыть часы, необходимые для выполнения работы.

16) Нет установленного графика

В этом типе рабочего графика у сотрудника есть набор обязанностей и задач, которые он должен выполнить, но вы — работодатель — не диктуете им часы работы.

Так, например, если сотрудник может завершить свои задания менее чем за полную 40-часовую рабочую неделю, он может взять оставшуюся часть недели перерыв. Точно так же, без установленного графика, они могли работать рано утром или поздно вечером.

Нет установленного расписания. Подобно графику внештатного сотрудника, сотрудник сам решает, когда ему работать. Никакой установленный график не отличается от графика внештатного сотрудника тем, что сотрудник обычно отчитывается перед вашим офисом для выполнения своей работы.

Для сотрудников отсутствие установленного графика может мотивировать их выполнять свою работу в начале недели, чтобы иметь дополнительный выходной.Но для того, чтобы этот график работал, нужен целеустремленный и целеустремленный сотрудник, потому что здесь так много свободы.

Для работодателей такой график работы может обеспечить баланс между работой и личной жизнью, который ищут многие сотрудники, и в результате сделает команду гораздо более счастливой. Обратной стороной для работодателей является то, что без установленного графика невероятно сложно отследить и гарантировать, что вы окупаете свои деньги за проделанную работу.

Обработка всех типов графиков работы с помощью Sling

Независимо от множества типов графиков работы, которые вам нужно выбрать, лучший способ оставаться организованным при создании рабочего плана вашего сотрудника — это использовать специализированный набор программных инструментов, таких как Sling .

Sling быстро справляется даже с самым сложным графиком работы благодаря своей гибкости и встроенному искусственному интеллекту. То, что раньше занимало часы, теперь занимает всего несколько минут благодаря:

• Шаблонам, которые делают повторяющиеся типы графиков работы максимально приближенными к нажатию кнопки
• Уведомления, которые показывают перекрывающиеся смены и двойные бронирования
• Напоминания, сохраняющие свободное время, доступность и запросы на смену, видимые при планировании
• Бюджетные и сверхурочные ограничения, которые не позволяют вам превысить количество, необходимое вашему бизнесу для процветания
• Открытые смены, которые позволяют вашим сотрудникам выбирать, когда они хотят работать в порядке очереди. обслуживаемая основа
• Автоматические сообщения, отправляемые прямо на мобильные устройства ваших сотрудников, информирующие их о начале их смены, наличии новой смены или желании поменять смену

Затем, когда расписание установлено, вы может использовать возможности других функций Sling — бортовые часы с геозонами, отслеживание и анализ затрат на рабочую силу, групповое общение, новостную ленту и списки задач. t — для упрощения и оптимизации времени, необходимого для организации и управления вашей рабочей силой.

Чтобы получить дополнительные бесплатные ресурсы, которые помогут вам лучше управлять своим бизнесом, организовать и составить расписание своей команды, а также отслеживать и рассчитывать затраты на рабочую силу, посетите GetSling.com сегодня.

10 законов о прогнозном планировании, которые работодатели должны понимать

Обновлено 31 августа 2021 г.

Возможно, скоро в вашем штате появится закон о прогнозировании расписания. Соответствует ли график вашего сотрудника? В этом посте мы обсуждаем десять практик, содержащихся в законах о «справедливой рабочей неделе», «стабильном расписании» и «справедливом расписании».

Конечно, планирование влияет не только на соблюдение требований. Это центральное место в корпоративной культуре. Хорошее планирование увеличивает вовлеченность, удовлетворенность и удержание. Напротив, плохое планирование способствует текучести кадров и вызывает недовольство сотрудников. Любой компании трудно добиться процветания с сотрудниками, чья жизнь находится в постоянных потрясениях из-за плохого расписания.

Давайте обсудим 10 правил расписания сотрудников, содержащихся во многих из этих законов.

Правило № 1: Добросовестная оценка графиков сотрудников

Работодатели должны давать новым сотрудникам добросовестную оценку своего графика.Графики должны быть достаточно точными, и работодатели часто привязаны к этим оценкам. Если что-то изменится, работодатель должен уведомить работника за 14 дней до вступления изменений в силу. Работодатели должны давать оценки графика в первый рабочий день или до него.

Правило № 2: Предварительное уведомление о приложениях

Точно так же менеджеры должны заранее публиковать расписания (и все изменения).

По некоторым законам до начала первой смены требуется 14 дней, по другим — 21 день. Работодателям, которым необходимо внести изменения, возможно, придется доплачивать сотрудникам, если они не уведомят их достаточно.

Работодатели, которые следуют этому правилу, предотвратят множество проблем.

Правило № 3: Запросы о расписании сотрудников

Сотрудники могут отдавать предпочтение графику работы работодателю без каких-либо негативных последствий. Работодатели должны добросовестно работать с сотрудником. Это не означает, что работодатель должен обходиться без страхового покрытия, чтобы удовлетворить просьбу работника, но это означает, что, когда это возможно, работодатели должны стараться удовлетворить его просьбу. Сотрудники могут указать место, которое они предпочитают работать, количество часов, смен и время, в которое они предпочитают не работать.

• Предпочтительное местоположение
• Предпочтительные смены
• Желаемое количество часов
• Желаемое время простоя

Правило № 4: Ограничение дополнительных часов

Хотя для работников первостепенное значение имеет стабильность, существуют и бизнес-потребности. Работодатели, оказавшиеся в безвыходной ситуации или с сотрудником МВД, имеют ограниченные возможности по заполнению вакантной смены. Законы о расписании обычно запрещают краткосрочные изменения. В результате работодатель, вероятно, не может потребовать замены без уплаты штрафа.Здесь лучше всего для работодателей вести список волонтеров. Чем больше деталей, тем лучше. Какие сотрудники хотят больше часов? Когда они доступны? Обратите внимание, что работодатель по-прежнему должен будет соблюдать любые штрафы за изменения в последнюю минуту, но, по крайней мере, менеджер знает, какие сотрудники доступны и хотят часы.

Правило № 5: Предлагайте вакантные смены сотрудникам в первую очередь

Когда возникает свободная смена, законы о расписании обычно требуют, чтобы в первую очередь предлагалась смена работникам.Часто требуется уведомление за 24 или 48 часов. Работодатель не может обращаться за внешней помощью, если у сотрудников не было 24 или 48 часов на то, чтобы ответить, и они добровольно взяли на себя дополнительные смены. Цель этих законов — заставить работодателей выделять дополнительные часы существующим сотрудникам. Многие почасовые работники с нижним пределом шкалы заработной платы едва зарабатывают на этом и охотно брали бы дополнительные часы.

Конечно, законы о расписании могут помешать вам заполнить вакантную смену, если сотрудник не явился на работу.Поскольку продолжительность большинства смен составляет менее 24 часов, не хватает времени для соблюдения требования о 24 или 48 часах. Из-за этого другим сотрудникам часто приходится нести дополнительную нагрузку. Работодатели просто не могут позвонить в временное агентство, чтобы заполнить смену, когда нет необходимого времени для оценки.

Например. В понедельник утром вашему менеджеру дважды звонят. Двое сотрудников заболели. Поскольку 24 часа идут до утра вторника, у вашего менеджера просто нет возможности заполнить смену. Они могут спросить сотрудников, все еще работающих в смену, будут ли они работать позже.Это работает только в том случае, если эти сотрудники не заняты одновременно с отсутствующей сменой. И, опять же, они могут обратиться к своему списку волонтеров и на месте найти сотрудника, который возьмет на себя смену.

• Вначале существующим сотрудникам должны быть предложены дополнительные часы
• У сотрудников должно быть 24 часа, чтобы принять дополнительную смену
• Что затрудняет заполнение внезапных вакансий временной помощью

Как обсуждалось ранее, отслеживание предпочтений расписания — лучший способ справиться с конкурирующими требованиями.

Правило № 6: Уведомление об изменении расписания

Работодатели должны своевременно уведомлять сотрудников о любых изменениях в расписании. Изменения в расписании могут происходить в течение периода менее 14 дней. Однако большинство законов о расписании требует уведомления как минимум за 24 часа.

Некоторые законы требуют от работодателя предоставить работнику право согласиться или отказаться. Другие, однако, требуют, чтобы работодатель выплачивал премию, хотя работник не имеет права на отказ.

Правило № 7: Премиум — плата за все изменения

«Премиальные» или «предсказуемые» выплаты предназначены для того, чтобы работодатели не сокращали ожидаемые часы работы работника и, следовательно, его зарплату.Например, рассмотрим сотрудника, который обычно работает 26 часов в неделю. Работодатель отменяет несколько смен из-за снижения спроса со стороны бизнеса. Закон может потребовать, чтобы работодатель оплатил половину первоначально запланированного рабочего времени.

Еще один пример оплаты надбавок — когда сотруднику, у которого запланировано дополнительное время, нужно доплачивать. Скажем, например, менеджер просит сотрудника остаться еще на 2 часа. Закон может требовать, чтобы работодатель платил им за 2 часа плюс 1 час премиальной оплаты.

Правило № 8: Обязательный отдых и запрет на закрытие

Законы о расписании устанавливают ограничение на максимальное количество часов в рабочий день. Многие также требуют обязательных периодов отдыха между сменами. Эти периоды отдыха обычно устанавливаются на 8 часов или 10 часов между окончанием смены и началом следующей смены.

Это запрещает практику, обычно называемую закрытием. Закрытие — это когда сотрудник работает заключительную смену, а вскоре после этого начинает первую смену. Это происходит в ресторанном и гостиничном бизнесе чаще, чем в других отраслях.Излишне говорить, что это жестоко для сотрудников и приводит к выгоранию и высокой текучести кадров.

Правило № 9: Ведение записей и предполагаемая вина

В отличие от других видов судебных процессов, когда работник обвиняет работодателя в проступке, ответчик (работодатель) не считается «невиновным, пока его вина не будет доказана». Суды обычно признают вину работодателя, если работодатель не имеет достаточных доказательств соблюдения. Это означает, что бумажные документы и ведение документации вручную ставят вас под угрозу в случае возникновения спора.

Работодатели должны полагаться на инструменты автоматического планирования, которые отслеживают изменения, уведомления и ответы сотрудников.С помощью цифровой системы легко просмотреть записи о времени и трудозатратах или создать отчет.

Помните, не имеет значения, есть ли у вас записи, если вы не можете их найти!

Правило № 10: Уведомление о правах сотрудников и недопущении преследований

Законы о безопасном расписании требуют, чтобы работодатели уведомляли сотрудников об их законных правах. Помимо плаката, работодатели должны предоставить уведомление при приеме на работу. Например, в справочнике сотрудника. Работодатели могут делать это в цифровом виде через портал для сотрудников.

Как и в случае с другими правами трудящихся, работодатели не могут наказывать работников, отстаивающих свои права. В том числе отказ от работы в смену без предупреждения и предоставление предпочтений по графику.

Заключение

Очевидно, что соблюдение расписания сотрудников — непростая задача. Особенно, если вы используете электронные таблицы. К счастью, есть способ получше. Программное обеспечение для составления расписаний позволяет быстро создавать расписания, отслеживать предпочтения и публиковать расписание в электронном виде для сотрудников.

Программное обеспечение позволяет сотрудникам легко менять смены с возможностью выхода менеджера при необходимости. Решения по планированию могут помочь работодателям более точно прогнозировать потребности на основе исторических данных. Это означает меньшее количество изменений и меньший риск нарушения.

WorkforceHub поможет вам легко соблюдать любой закон о прогнозном планировании. См. Раздел Планирование WorkforceHub, чтобы запросить демонстрацию.

Получите нашу новую электронную книгу!

Измените управление персоналом для постпандемического роста. Загрузите нашу новую трехтомную электронную книгу «Как переоснащение управления персоналом поможет вашему бизнесу выздороветь и развиваться».

Том 1: Набор, отслеживание кандидатов и найм

Том 2: Подбор персонала и управление персоналом

Том 3: Учет рабочего времени сотрудников и планирование

Not Enough Уведомление о расписании

Мой начальник не сообщает мне мое расписание до последней минуты

Всем нравится иметь план. Так что это не весело, когда начальник дает вам старый переключатель . Никому не нравится получать номер по телефону первым делом утром по поводу того, что, по вашему мнению, было вашим выходным днем: «Нам нужно, чтобы вы пришли по телефону прямо сейчас! «А приходить на работу только для того, чтобы слышать:» Что , ты, , здесь делаешь, довольно ужасно? » Твоя смена изменилась! »

Если ваш работодатель регулярно не уведомляет вас о , когда и , когда вы должны на работе, это чрезвычайно разрушительно для вашей жизни и особенно сложно, если у вас есть семья или вы работаете более чем на одной работе.

Начальники, которые выполняют задания в последнюю минуту, не только причиняют вред вам, , но и наносят вред самим себе. Предприятия добиваются успеха, когда у них высокий моральный дух сотрудников и четкое общение между руководством и сотрудниками. Кроме того, если график работы составляется в последнюю минуту, это увеличивает вероятность того, что сотрудник просто не появится.

Что делать, если вы не получаете должного уведомления о своем рабочем графике

К сожалению, нет никаких федеральных законов или законов штата, которые регулируют, насколько заблаговременно ваш работодатель должен сообщить вам ваше расписание, поэтому правительственное учреждение или юрист мало что смогут сделать для вас в этой ситуации.Вот что вы, , можете сделать :

1. См. Руководство для сотрудников. Некоторые компании разработали правила, в которых их менеджерам четко объясняют, как управлять. Если у вас его нет, попросите копию правила и посмотрите, что в нем говорится об уведомлении о расписании.
2. Посмотрите, распространяется ли на вас коллективный договор. Если вы являетесь членом профсоюза, уведомление о смене, скорее всего, является частью контракта между вашим профсоюзом и вашим работодателем.Проконсультируйтесь с представителем вашего профсоюза.
3. Поговорите с коллегами: Ваши коллеги, вероятно, находятся в той же лодке, что и вы. Поговорите с ними об этом. Почти всегда эффективнее решать проблему на рабочем месте в составе группы, чем в одиночку. Кроме того, в большинстве случаев работники частного сектора пользуются некоторой правовой защитой в соответствии с трудовым законодательством США, когда действуют как группа для изменения условий труда, что неверно, если вы пытаетесь решить проблему самостоятельно.
4. Пойдите с коллегой, чтобы поговорить с вашим боссом: Ваш босс может действительно не осознавать, что составление графика в последнюю минуту является стрессом для вас и ваших коллег.Если привлечь его или ее внимание и указать, что это влияет на моральный дух и эффективность сотрудников, это может иметь значение. Если ваш начальник говорит, что у него или ее руки связаны, возможно, пришло время поговорить с начальником вашего начальника или с отделом кадров компании.

Могут ли работодатели изменять должностные обязанности, график или место работы сотрудника без его согласия или предварительного уведомления?

Да, в некоторых случаях. Как правило, если в трудовом договоре или коллективном договоре не указано иное, работодатель может изменить должностные обязанности, график или место работы сотрудника без согласия сотрудника.Что касается уведомлений, то некоторые законы штата и местные законы о прогнозном расписании требуют, чтобы предприятия заранее уведомляли работников о своем расписании, в противном случае им грозят штрафные санкции. Кроме того, когда график изменяется по прибытии сотрудника на работу, и общее количество рабочих часов сотрудника в этот день было сокращено по сравнению с тем, что, как известно, было запланировано на предыдущий день, в некоторых штатах есть так называемые «отчеты о заработной плате» или правила «оплаты за явку», которые могут требовать оплаты минимального количества часов работникам, потерявшим рабочее время в тот день. См. Выполняется ли расписание «дежурного вызова»? и отчетность по повременной оплате.

Когда сотрудник находится в отпуске по семейным обстоятельствам и отпуску по болезни (FMLA), этот закон защищает должностные обязанности сотрудника, его график и место работы, запрещая изменения, которые включают следующее: изменение основных функций работы с целью предотвращения взятия отпуска; сокращение рабочего времени для того, чтобы сотрудники не имели права на работу; перевод сотрудника на альтернативную должность с целью отговорить сотрудника от отпуска; или иным образом создавая трудности для сотрудника.

По возвращении из отпуска по закону FMLA сотрудники должны быть восстановлены на своей или аналогичной работе. Эквивалентная должность — это должность, которая практически идентична прежней должности сотрудника с точки зрения оплаты, льгот и условий труда, включая привилегии, привилегии и статус. Он должен включать в себя те же или в значительной степени аналогичные обязанности и ответственность, которые должны включать в себя в значительной степени эквивалентные навыки, усилия, ответственность и полномочия.

Обычно работник имеет право вернуться к той же смене или к аналогичному или эквивалентному графику работы.FMLA не запрещает работодателю удовлетворять просьбу сотрудника о переводе на другую смену, график, должность или место, которое лучше соответствует личным потребностям сотрудника по возвращении из отпуска, или предлагать повышение до более высокой должности. Однако работодатель не может убедить работника принять другую должность вопреки его желанию.

Кроме того, изменения в расписании и обязанностях были внесены в ответ на осуществление сотрудниками своих трудовых прав — например, подача иска о компенсации работникам, взятие отпуска по ЗОСПСО, подача иска о заработной плате или дискриминации, сообщение о нарушениях и т. Д.- нарушит меры защиты сотрудников в рамках этих законов. И, конечно же, изменения, внесенные на основании незаконной дискриминации (т.е. сокращаются часы работы или полномочия только женщин), будут незаконными.

Пересмотр графиков работы? Обдумайте эти 4 вопроса.

В эти трудные времена мы сделали ряд наших статей о коронавирусе бесплатными для всех читателей. Чтобы получать весь контент HBR по электронной почте, подпишитесь на рассылку Daily Alert.

Коронавирус изменил рабочее место таким образом, что навсегда изменит будущее большинства организаций.Многие лидеры были вынуждены разработать новые и улучшенные стратегии для успешного удаленного управления офисом, создать среду, которая помогает, а не повредить нашей иммунной системе, и разработать руководящие принципы для обеспечения соблюдения мер безопасности, таких как социальное дистанцирование. Возможно, наиболее распространенным изменением, направленным на решение всех этих областей, является переосмысление графиков сотрудников, будь то поддержка изменений баланса между работой и личной жизнью, минимизация социальных контактов или удовлетворение колеблющихся требований бизнеса. Традиционный рабочий день с девяти до пяти больше не является золотым стандартом.

Дополнительная литература

Пандемия привлекла внимание медсестер, врачей, работников продуктовых магазинов, курьеров и других лиц, которые часто работают в неурочное время. Но реальность такова, что нестандартные графики работы являются обычным явлением, и каждая организация, которая переосмысливает рабочее место, должна осознавать плюсы и минусы их реализации. Расписание может повлиять на множество важных результатов для сотрудников, как личных, так и профессиональных.

Недавно мы провели обзор 153 научных статей, посвященных тому, как работа по нестандартному графику влияет на отношение сотрудников, поведение, физическое и психологическое здоровье, а также на их личную и семейную жизнь.Наш обзор этого исследования подсказывает четыре вопроса, которые работодатели должны рассмотреть, когда они начинают пересматривать график работы:

(1) Как методы планирования моей организации влияют на эффективность и благополучие сотрудников? Мы проанализировали исследования, посвященные множеству нестандартных графиков работы, включая смену смены, ночную работу, гибкий график и многое другое, и обнаружили, что они по-разному влияют на прогулы, текучесть кадров и производительность труда. Работа в ночную смену связана с большим количеством прогулов и более низкой производительностью, в то время как гибкий график, как правило, связан с уменьшением количества прогулов и текучести кадров.Фактически, ранее в этом году Gallup сообщил, что 51% сотрудников в США заявили, что они перейдут на работу с гибким графиком работы. Работающие матери были особенно склонны искать и извлекать выгоду из таких договоренностей.

Практика планирования влияет не только на эффективность сотрудников. Они также оказывают значительное влияние на их отношение и благополучие. Мы обнаружили, что гибкий график и сжатые графики работы (графики, в которых сотрудники работают больше часов в день, но меньше дней в неделю) дают сотрудникам больше контроля над тем, когда они работают, и предоставляют большие блоки свободного времени, повышая общую удовлетворенность работой.Напротив, вахтовые и ночные смены могут быть менее предсказуемыми и более разрушительными для личной жизни сотрудников, в конечном итоге подрывая общую удовлетворенность работой.

Что касается благополучия, то сменный, ночной и вечерний графики часто влияют на поведение, важное для физического и психического здоровья работника, например, правильное питание и сон. Со временем неправильные привычки могут привести к серьезным последствиям для здоровья. Показательный пример: в исследовании 2016 года, в котором было отслежено около 189000 женщин в течение 24 лет, у тех, кто работал в ночную смену более 10 лет, риск развития ишемической болезни сердца был на 15-18% выше.Нерегулярный график также может повлиять на способность сотрудников поддерживать позитивные отношения со своими партнерами и детьми. Это нарушение может быть источником неудовлетворенности графиком работы, что имеет решающее значение, поскольку было показано, что удовлетворенность графиком положительно коррелирует с вовлеченностью в работу.

(2) Можем ли мы лучше согласовать наш график работы с потребностями, желаниями и личностями наших сотрудников? Составление расписания, или подбор подходящего времени для подходящего человека, является важным фактором, который следует учитывать при рассмотрении постпандемической стратегии.Хотя предыдущие исследования показали, что некоторые нестандартные графики более вредны, чем другие, также очевидно, что некоторые сотрудники лучше подходят для работы в определенные часы. Например, хотя исследования показали, что нестандартные графики, такие как работа в ночную смену, могут подорвать здоровье и благополучие сотрудников, исследования также показывают, что некоторые сотрудники лучше подходят для работы по этим графикам (например, из-за их циркадных ритмов или семейной ситуации. ).

По этой причине работодатели, рассматривающие нетрадиционные графики, должны делать все возможное, чтобы найти сотрудников, которые, исходя из их личности, потребностей или жизненных обстоятельств, хотят работать с ними.Организации могут уделять этому больше внимания в процессе найма, и они могут использовать опросы для оценки предпочтений существующих сотрудников в расписании и даже их хронотипов. Измерение удовлетворенности графиком, так же как многие компании отслеживают вовлеченность сотрудников, позволило бы большему количеству организаций лучше отслеживать, как сотрудники относятся к своему рабочему месту.

(3) Какие последствия создания индивидуального расписания или предоставления сотрудникам большего контроля над своим расписанием? Можно создавать индивидуальные расписания, адаптированные к потребностям и желаниям отдельных сотрудников.Теории организационной справедливости предполагают, что графики должны быть равными, а не обязательно равными; поэтому универсальный подход может быть устаревшим. Во время пандемии многие сотрудники уже приступили к выполнению своих заданий удаленно и, вполне вероятно, в свой собственный график.

Организации, которые рассматривают возможность предоставления сотрудникам большего контроля над установкой их собственных распорядков и часов, могут начать с расширения концепции создания работы, включив в нее планирование. Традиционно создание рабочих мест позволяет работникам определять, над чем они работают, с кем они работают и почему они работают.Это может быть расширено до , когда они также работают.

Конечно, это может создать проблемы, особенно для менеджеров, которые могут счесть гибкие договоренности более стрессовыми, чем сотрудники. Однако сейчас подходящий момент для того, чтобы уделить этому вопросу больше внимания и внимания.

(4) Можем ли мы эффективно сбалансировать потребности и желания как организации, так и сотрудников? В нынешней экономике 24/7/365 было высказано предположение, что организациям нужны сотрудники, работающие круглосуточно, в ночное время и в праздничные дни, чтобы удовлетворять потребности потребителей.Наш обзор показал, что работодатели все чаще просят сотрудников работать по нестандартному графику, характеризующемуся непредсказуемым графиком работы, коротким предварительным уведомлением и ограниченным участием сотрудников. Хотя исследования по этой теме появились совсем недавно, ясно, что эти изменчивые графики могут создать огромный стресс и трудности для сотрудников и их семей. Это особенно верно для работников на должностях, которые плохо оплачиваются и предлагают ограниченные льготы.

Конечно, менеджеры должны помнить о том, что их организациям все еще необходимо выполнять свои основные функции, и не всегда возможно дать сотрудникам их идеальные графики.Эта пандемия показала, что некоторые рабочие места, такие как здравоохранение, действительно необходимы, и сотрудникам в этом секторе приходится работать в тяжелые часы. В то же время постпандемический период может быть временем для организаций и общества, чтобы пересмотреть определение важности. Например, если двигаться вперед, действительно ли необходимо, чтобы работники были доступны в любое время, круглый год, для оказания несущественных услуг в розничной торговле и заведениях быстрого питания?

Ключевым моментом будет поиск баланса между краткосрочными потребностями бизнеса и долгосрочными преимуществами, которые новые стратегии планирования приносят как сотрудникам, так и организации.

В заключение, вместо того, чтобы быть механистическими, организации могут использовать более органичный подход и позволить сотрудникам играть большую роль в определении того, когда они хотят работать. В последнее время мы уже наблюдали значительную дискуссию о , где (например, из дома) и , как (например, используя технологию видеоконференцсвязи) будут работать в постпандемическом мире, но следует дополнительно подумать о , когда все работают. Мы призываем менеджеров в сотрудничестве со своими командами вдумчиво обдумать подходящие им графики по возвращении на свои рабочие места.

Если наш контент помогает вам бороться с коронавирусом и другими проблемами, рассмотрите возможность подписки на HBR. Покупка подписки — лучший способ поддержать создание этих ресурсов.

гибких расписаний | Министерство труда США

Гибкий график работы является альтернативой традиционной 40-часовой рабочей неделе с 9 до 5. Это позволяет сотрудникам изменять время прибытия и / или убытия. Согласно некоторым правилам, сотрудники должны работать определенное количество часов в течение оплачиваемого периода и присутствовать на рабочем месте в течение ежедневного «основного времени».«Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) не касается гибких графиков работы. Альтернативные схемы работы, такие как гибкий график работы, являются предметом соглашения между работодателем и работником (или его представителем). Министерство труда США провело множество обзоры и опубликованные статьи и отчеты по данной теме.

Веб-страниц по этой теме

«Когда можно изменить график работы сотрудника?»
Информация о часах работы от elaws FLSA Advisor.

Покрытие в соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA) Информационный бюллетень
Общая информация о тех, на кого распространяется действие Закона о справедливых трудовых стандартах.

Работники гибкого и сменного графика

Статья: «Число случаев гибкого графика работы увеличивается»
Статья в Ежемесячном обзоре труда Бюро статистики труда (BLS), в которой говорится, что с 1991 по 1997 год процент наемных работников с полным рабочим днем ​​с гибким графиком работы на их основной работе увеличился. с 15,1 процента до 27.6 процентов.

Статья: «Гибкий график и посменная работа: замена рабочего дня с 9 до 5?»
Статья из Ежемесячного онлайн-обзора труда BLS.

Статья: «Более четверти сотрудников, работающих полный рабочий день, имеют гибкий график»
Дополнительная информация о гибком графике.

Статья: «Гибкие графики работы: чем мы жертвуем, чтобы их получить?»
Подробнее о гибком графике.

Статья: «Руководители, скорее всего, будут иметь гибкий график работы»
Подробнее о гибком графике.

Указатель отчетов BLS о работниках с гибким графиком работы и сменным графиком
Отчет Бюро статистики труда о тенденции к гибкому графику работы.

.