График работы сотрудников: образец 2021
График работы — это обязательное условие трудовых взаимоотношений, которое определяет, сколько должен трудиться той или иной работник. Продолжительность трудовой смены, перерывы на отдых и прием пищи — все эти периоды должны быть закреплены в трудовом договоре либо в отдельном документе. В статье расскажем, что такое график работы, для чего необходим документ, и как правильно его составить. Актуальные примеры и готовые образцы доступны для бесплатного скачивания.
Начнем с понятий
Итак, что такое график рабочего времени? Это документ, содержащий порядок распределения трудовых периодов и перерывов на отдых в течение определенного расчетного периода. Данный термин используются повсеместно. Однако несмотря на его популярность, не многие встречались с этим документом. Разберемся, почему?
Итак, среднестатистический работник трудится 8 часов в день и пять дней в неделю — это стандартная пятидневка или 40-часовая рабочая неделя.
Для специалистов данной категории ключевые условия о продолжительности трудового времени и отдыха обычно прописываются в трудовом договоре. То есть определяют при трудоустройстве. Но ведь не все работают на пятидневке. Так вот, если время труда у конкретного работодателя отличается от общепринятых стандартных норм, то необходим график работы, как правильно оформить образец — рассмотрим далее.
Однако не стоит полагать, что только исключительные условия труда являются основанием для утверждения отдельного документа. Вовсе нет. Так, режимность рабочего времени может быть утверждена и для трудящихся на пятидневке. Например, если на предприятии предусмотрено несколько смен или совмещены разные продолжительности труда.
В чем предназначение
Определимся, для чего нужен ГР сотрудников? Для того чтобы определить продолжительность труда и отдыха для каждого работника в отдельности на определенный отрезок времени.
Например, утвердить смены для производственного цеха на март 2020 года. Этот документ позволяет решить сразу несколько задач. Он необходим для:
- определения режима труда;
- упорядочения сменности, продолжительности труда и отдыха;
- для выявления переработок, сверхурочных часов;
- для определения размера оплаты труда (совмещения, замещения, работа в ночное и вечернее время),
- для составления статистической отчетности.
Однако не стоит путать документ с табелем учета рабочего времени. ГРВ — это то, как будут работать сотрудники, а табель — это часы, смены и дни, учтенные по факту, то есть уже отработанные. Подробнее — в материале «График учета рабочего времени, как правильно составить».
Особенности составления
Итак, прежде чем определить, как составить рабочий график, обозначим ключевые особенности составления документа.
Кто должен составлять график работы сотрудников? Составлением документа должен заниматься сам руководитель либо ответственный работник, в должностные обязанности которого включены такие действия.
При разработке документа необходимо руководствоваться действующими нормами и требованиями трудового законодательства, а также положениями локальных распоряжений (коллективный договор, внутренний распорядок, отдельные приказы и распоряжения руководства).
Унифицированная форма отсутствует, поэтому придется разработать бланк самостоятельно. Закрепите структуру и формат документа в отдельном распоряжении руководителя.
Как оформить график работы сотрудников, примерный бланк:
Заполненный бланк утверждают приказом. Затем знакомят работников с содержанием распоряжения под подпись. Если кто-то отказался расписаться в ознакомлении, то составляется соответствующий акт.
При обычном режиме
Итак, как правильно написать график работы? В первую очередь изучите локальные положения и нормативы, действующие внутри организации.
Затем укажите начало и окончание рабочей смены, дня. Если смена предусматривает перерывы на отдых или на приемы пищи (как определено в колдоговоре и внутреннем распорядке), закрепите данные перерывы по утвержденным нормам. Теперь обозначьте продолжительность смены, дня, их количество в расчетном периоде. Также закрепите порядок чередования труда и отдыха.
Стоит отметить, что на предприятии могут быть установлены не только стандартные нормы труда, но и сокращенные. Подробнее — в материале «Сокращенный рабочий день: 4 примера расчетов».
Пример, как составить график работы на 3 человека (4 человека, 5 человек…).
Сменные режимы
Такие режимы труда обычно устанавливаются на предприятиях и производственных организациях. Простыми словами, когда производственный цикл (процесс) требует круглосуточного труда (обслуживания, сопровождения, изготовления). Именно в таком случае работодатель заинтересован организовать несколько смен, чтобы производственный цикл не останавливался.
Такой режим труда совершенно не похож на стандартную пятидневку. Это может быть и работа два через два, и иные способы чередования смен. Общие инструкции и актуальные примеры представлены в специальном материале «Как сделать сменный график работы».
Бланк
Кадровый портал — Error
Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом
Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде
Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда
Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика
Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных
Привлечение иностранцевОформление иностранцев
Оформление приема на работуТрудовой договор
График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни
Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины
Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника
Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам
Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров
Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению
Перейти в telegram-чат
Кадровый портал — Error
Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом
Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде
Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда
Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика
Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных
Привлечение иностранцевОформление иностранцев
Оформление приема на работуТрудовой договор
График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск
График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни
Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины
Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника
Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам
Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров
Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению
Перейти в telegram-чат
Рассчитать график смен онлайн
Рассчитать график смен онлайн
Вы можете рассчитать любой график сменности за несколько секунд!
Укажите дату Вашего первого рабочего дня:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Январь Февраль Март Апрель Май Июнь Июль Август Сентябрь Октябрь Ноябрь Декабрь 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027 2028 2029 2030
Укажите ваш тип сменности:
1 2 3 4 5 6 7 × 1 2 3 4 5 6 7
Сколько часов длится ваша смена: Доп.
настройкиОтметьте, если первая смена — ночь ()
На какое количество месяцев рассчитать график: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24
Рассчитать график смен онлайн!
| Август 2021 | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ПН | ВТ | СР | ЧТ | ПТ | СБ | ВС |
| 1 | ||||||
| 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 |
| 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 |
| 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 |
| 30 | 31 | |||||
| Смен в этом месяце: 16 Всего часов: 176 | ||||||
| Сентябрь 2021 | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ПН | ВТ | СР | ЧТ | ПТ | СБ | ВС |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ||
| 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
| 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 |
| 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 |
| 27 | 28 | 29 | 30 | |||
| Смен в этом месяце: 15 Всего часов: 165 | ||||||
| Октябрь 2021 | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ПН | ВТ | СР | ЧТ | ПТ | СБ | ВС |
| 1 | 2 | 3 | ||||
| 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 |
| 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 |
| 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 |
| Смен в этом месяце: 15 Всего часов: 165 | ||||||
| Ноябрь 2021 | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ПН | ВТ | СР | ЧТ | ПТ | СБ | ВС |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |
| 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 |
| 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 |
| 29 | 30 | |||||
| Смен в этом месяце: 16 Всего часов: 176 | ||||||
| Декабрь 2021 | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ПН | ВТ | СР | ЧТ | ПТ | СБ | ВС |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ||
| 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
| 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 |
| 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 |
| 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | ||
| Смен в этом месяце: 15 Всего часов: 165 | ||||||
| Январь 2022 | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ПН | ВТ | СР | ЧТ | ПТ | СБ | ВС |
| 1 | 2 | |||||
| 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 |
| 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 |
| 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 |
| 31 | ||||||
| Смен в этом месяце: 15 Всего часов: 165 | ||||||
| Февраль 2022 | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ПН | ВТ | СР | ЧТ | ПТ | СБ | ВС |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |
| 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 |
| 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 |
| 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 |
| 28 | ||||||
| Смен в этом месяце: 14 Всего часов: 154 | ||||||
| Март 2022 | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ПН | ВТ | СР | ЧТ | ПТ | СБ | ВС |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |
| 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 |
| 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 |
| 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 |
| 28 | 29 | 30 | 31 | |||
| Смен в этом месяце: 16 Всего часов: 176 | ||||||
| Апрель 2022 | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ПН | ВТ | СР | ЧТ | ПТ | СБ | ВС |
| 1 | 2 | 3 | ||||
| 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 |
| 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 |
| 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | |
| Смен в этом месяце: 15 Всего часов: 165 | ||||||
| Май 2022 | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ПН | ВТ | СР | ЧТ | ПТ | СБ | ВС |
| 1 | ||||||
| 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 |
| 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 |
| 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 |
| 30 | 31 | |||||
| Смен в этом месяце: 15 Всего часов: 165 | ||||||
| Июнь 2022 | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ПН | ВТ | СР | ЧТ | ПТ | СБ | ВС |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ||
| 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
| 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 |
| 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 |
| 27 | 28 | 29 | 30 | |||
| Смен в этом месяце: 16 Всего часов: 176 | ||||||
| Июль 2022 | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ПН | ВТ | СР | ЧТ | ПТ | СБ | ВС |
| 1 | 2 | 3 | ||||
| 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 |
| 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 |
| 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 |
| Смен в этом месяце: 15 Всего часов: 165 | ||||||
| Август 2022 | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ПН | ВТ | СР | ЧТ | ПТ | СБ | ВС |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |
| 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 |
| 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 |
| 29 | 30 | 31 | ||||
| Смен в этом месяце: 15 Всего часов: 165 | ||||||
| Сентябрь 2022 | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ПН | ВТ | СР | ЧТ | ПТ | СБ | ВС |
| 1 | 2 | 3 | 4 | |||
| 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
| 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 |
| 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 |
| 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | ||
| Смен в этом месяце: 16 Всего часов: 176 | ||||||
| Октябрь 2022 | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ПН | ВТ | СР | ЧТ | ПТ | СБ | ВС |
| 1 | 2 | |||||
| 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 |
| 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 |
| 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 |
| 31 | ||||||
| Смен в этом месяце: 15 Всего часов: 165 | ||||||
| Ноябрь 2022 | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ПН | ВТ | СР | ЧТ | ПТ | СБ | ВС |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |
| 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 |
| 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 |
| 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 |
| 28 | 29 | 30 | ||||
| Смен в этом месяце: 15 Всего часов: 165 | ||||||
| Декабрь 2022 | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ПН | ВТ | СР | ЧТ | ПТ | СБ | ВС |
| 1 | 2 | 3 | 4 | |||
| 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
| 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 |
| 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 |
| 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | |
| Смен в этом месяце: 16 Всего часов: 176 | ||||||
| Январь 2023 | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ПН | ВТ | СР | ЧТ | ПТ | СБ | ВС |
| 1 | ||||||
| 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 |
| 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 |
| 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 |
| 30 | 31 | |||||
| Смен в этом месяце: 15 Всего часов: 165 | ||||||
| Февраль 2023 | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ПН | ВТ | СР | ЧТ | ПТ | СБ | ВС |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ||
| 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
| 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 |
| 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 |
| 27 | 28 | |||||
| Смен в этом месяце: 14 Всего часов: 154 | ||||||
| Март 2023 | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ПН | ВТ | СР | ЧТ | ПТ | СБ | ВС |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ||
| 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
| 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 |
| 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 |
| 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | ||
| Смен в этом месяце: 15 Всего часов: 165 | ||||||
| Апрель 2023 | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ПН | ВТ | СР | ЧТ | ПТ | СБ | ВС |
| 1 | 2 | |||||
| 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 |
| 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 |
| 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 |
| Смен в этом месяце: 16 Всего часов: 176 | ||||||
| Май 2023 | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ПН | ВТ | СР | ЧТ | ПТ | СБ | ВС |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |
| 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 |
| 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 |
| 29 | 30 | 31 | ||||
| Смен в этом месяце: 15 Всего часов: 165 | ||||||
| Июнь 2023 | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ПН | ВТ | СР | ЧТ | ПТ | СБ | ВС |
| 1 | 2 | 3 | 4 | |||
| 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
| 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 |
| 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 |
| 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | ||
| Смен в этом месяце: 15 Всего часов: 165 | ||||||
| Июль 2023 | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ПН | ВТ | СР | ЧТ | ПТ | СБ | ВС |
| 1 | 2 | |||||
| 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 |
| 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 |
| 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 |
| 31 | ||||||
| Смен в этом месяце: 16 Всего часов: 176 | ||||||
Смен за рассчитанный Вами период: 366
Всего рабочих часов: 4026
Ваш график всегда под рукой! Просто сохраните ссылку на него в закладки:
https://grafik-smen.
ru/
https://grafik-smen.ru/
Последние расчёты
Версия для печати
Сменный график работы для многих очень удобен, так как позволяет иметь больше выходных дней в неделю в отличии от пятидневневки. Но несмотря на привлекательность такого формата, не легко высчитать на продолжительный период времени, какие дни будут являться выходными, а какие рабочими. А ведь хочется знать, как выпадет ваш график смен на день рождения, Новый Год, или субботу и воскресенье.
Наш сервис решает эту проблему! Благодаря Grafik-Smen.Ru у Вас есть возможность составить свой график смен на любой период. Также Вы можете сохранить постоянную ссылку в закладки браузера, и открывать свой график смен в один клик даже со смартфона!
Для того чтобы составить свой график смен, вам нужно выполнить всего лишь три действия: указать первый рабочий день, выбрать формат графика работы, нажать на кнопку.
Поздравляем! Ваш график смен уже доступен для Вас в любое время и в любом месте.
Правильно рассчитываем график работы на месяц
Опубликовано: 2020-05-06 15:34:09
Фото с сайта: pixabay.com
Планирование графика работы на месяц широко используется частными и государственными организациями. Его популярность объясняется тем, что по такому графику работы чаще всего организовывается и оплачивается труд работников.
График работы на месяц позволяет наладить работу организации, следить за количеством отработанных часов, правильно считать зарплаты, страховые и пенсионные начисления. По месячному графику также обычно ведется учет трудового стажа. Продавцы, врачи, сотрудники техподдержки, бухгалтеры и менеджеры банков, получают оплату один или два раза в месяц.
Такие графики работы применяются для распределения смен между сотрудниками, установки количества будних и выходных дней, продолжительности рабочего времени.
Чтобы узнать, как правильно составить графики работы на месяц, для начала необходимо установить тип расписания, который будет использоваться для его составления.
Виды месячных графиков работы
Структура месячного графика работы зависит от организации труда на предприятии. Например, если у большинства сотрудников пятидневная рабочая неделя с фиксированным количеством часов, сделать графики работы не составит особого труда.
На первый взгляд менеджменту всего-то и потребуется, что установить время начала и конца трудового дня, установить выходные дни. Пятидневные графики работы обычно не нуждаются в дополнительных настройках, однако, все несколько сложнее, если организация работы осуществляется при сменном расписании.
В этом случае создается необходимое количество смен для рабочих дней, задается время начала и конца смен, а также время обеденного перерыв. Сменную организацию труда сложно вести еще и потому, что не все отделы компании работают по одинаковому графику.
Некоторые сотрудники, например, удаленные, выходят на работу всего на несколько дней в неделю.
Графики работы для студентов и мам
При создании расписания нужно обратить внимание на сотрудников, которые работают как на постоянной, так и на частичной основе. Неполный рабочий день и гибкий график часто применяются для организации труда студентов и молодых мам.
При расчете графика работы на месяц для студентов учитывается, что у них может быть разное количество рабочих часов на каждый день. В связи с этим устанавливается месячная норма часов. Труд оплачивается раз или дважды в месяц, в зависимости от количества отработанных часов.
При составлении графика работы на месяц уделите внимание молодым матерям. Согласно законодательству многих стран, их смены не должны попадать на праздничные и выходные дни, а также на ночные смены. Во время подсчета рабочего времени нужно учитывать, что помимо обеда, молодым мамам требуется отдельное время на кормление ребенка.
При этом в некоторых странах данные перерывы засчитываются как рабочее время.
Правильная организация рабочего графика на месяц не только наладит трудовой процесс в коллективе с учетом интересов работников, но и сэкономит время для менеджмента организации.
Составить график работы в Excel
В данной статье мы подробно расскажем как составить график работы с образцом.
Основные критерии составления графика работы
В современном кадровом делопроизводстве составление графика работы упрощено введением электронных форм. Графику работы соответствует форма, которая предоставляется программой «1С: Зарплата и Кадры». Данная форма уникальна. Она разработана с учетом индивидуальных особенностей любого предприятия. Задача кадровика правильно оформлять внутренности предложенной формы, а именно содержание, которое заключается в распределении персонала по графику работы. Внутреннее содержание оформляется с учетом удобства работы не только сотрудников, но и для бухгалтерских расчетов.
Работа с программой 1С сокращает временные затраты делопроизводителя на составление графиков работы.
В программе учтены особенности разной продолжительности рабочих недель:
- 40 часовой;
- 36 часовой;
- 30 часовой;
- 24 часовой и другие.
Составление рабочего графика базируется:
- на режиме работы (времени функционирования предприятия;
- на трудовом законодательстве.
Режим работы организации (учреждения, предприятия) — это зафиксированное время действия производства. Рабочий (специалист) тратит время на подготовку рабочей зоны и выполняет определенные процедуры по завершении рабочего дня. Начало работы предполагает минимум 10-минутное отклонение от открытия организации.
Перерывы на отдых лучше планировать, изучив санитарные нормами и правила, установленными на производстве. Обеденный отдых варьируется в разных организациях, в основном, находится во временных границах — 12.
00-15.00.
График отражает, как работает учреждение в дни установленных праздников и в выходные дни (магазины, заводы с безостановочным производством и др. варианты). Грамотно построенный график позволит исключить случаи недоработки, переработки, недофинансирование или наоборот превышение сметных расчетов заработной платы. Безошибочный график будет способствовать оптимизации трудового процесса.
Образец графика работы
Скачайте файл, в котором сможете создать необходимый вам график работы на примере существующего.
Файл в формате .xlsm для программы Excel.
Виды
Можно выделить три вида графиков работы: сменный, скользящий, недельный. Все графики имеют как преимущества, так и недостатки, но их вид необходим для удовлетворения специфики работы конкретного учреждения.
Сменный график используется в основном организациями с круглосуточной системой работы. Кроме этого, в тех организациях (их большинство), график предполагает, что сотрудники работают, сменяя друг друга.
Иногда графики рассчитывают период совместного труда двух и более специальностей на одном рабочем месте, в основном, такое встречается в образовании, культуре и здравоохранении. Сменность труда позволяет вести безостановочное производство. Определение режима работы по сменам дана в ТК РФ, ст.103.
Законом выделены 2 случая применения сменного графика:
- Безостановочность (непрерывность) процесса производства. Режим работы превышает норму дневной выработки — 7,2 ч (женщины), 8 ч — мужчины.
- Эффективность используемого оборудования (остановка работы агрегатов, или постоянное включение/выключение приводит к производственным потерям).
Графики работы по сменам составляются по формам, предлагаемым электронной версией программы. Определяются смены, их количество, временной промежуток, а затем данные заносятся в программу. Чаще всего график смен сделан на месяц, чтобы внутри месяца менять сотрудников по сменам (1,2, ночная).
При правильном выстраивании смен, не будет возникать переработки у одного сотрудника, и недоработки у другого.
Графики работы по сменам можно менять или оставлять без изменений. Все зависит от возможностей и особенностей производства.
Скользящий график работы используется в учреждениях, где используется разъездной характер работы (командировки): сотрудники железнодорожных учреждений. В их графиках неизвестно время начала рабочего дня (поездные бригады) и окончания рабочей смены (грузовые перевозки), у автомобильного транспорта (дальние рейсы) и другие аналогичные услуги. Кадровик фиксирует по факту получения информации о том, что работник приступил к своим обязанностям и их завершения. От факта окончания работы начинается отчет времени на отдых, затем снова определяется время начала работы (поездка, выезд в рейс), т.е. по-настоящему график скользит по календарю и индивидуален для каждого отдельного работника. Электронная версия скользящего графика позволяет отслеживать норму выработки часов, каждого члена трудового подразделения.
Выходные здесь также скользящие, устанавливаются только примерные даты, а факт выявляется в ходе трудового процесса.
Недельный график используется, когда сотрудники вырабатывают норму часов, не находясь непосредственно на своем рабочем месте каждый день, а только в сумме числовых значений отработанного времени за неделю. Выход на работу выбирается специалистом и согласуется с начальником отдела, цеха и т.д. индивидуально. Такой режим еще называют гибким режимом работы. Он считается самым распространенным за рубежом. За недельным режимом много преимуществ: повышается эффективность работы, отмечается снижение уровня дисциплинарных нарушений, улучшение психологического здоровья сотрудников.
Ст.102 ТК РФ также дает определение недельного режима времени работы. Недельный график используется в таких случаях:
- Работа вне офиса (рабочее место на дому, в организацию приходит за заданием или для координации поручений, сдачи выполненной работы), так называемые, надомники.
- Риэлтерские фирмы, где сотрудники вынуждены работать по режиму, который устанавливает не работодатель, а клиент. Это например, специалисты по работе с недвижимостью: агенты, менеджеры, курьеры.
- Бухгалтера. Сейчас входит в моду нанимать на работу одного бухгалтера. Небольшие компании, частные предприниматели, индивидуальные предприниматели предпочитают не содержат штат сотрудников бухгалтерии, а свести бухгалтерский учет через отдельно нанятого специалиста. В таком случае бухгалтер обрабатывает документы дома, или в каком-то помещении, но вне производства. Устанавливать ему какой-то график работы кроме недельного не имеет смысла, так как он может выполнить весь объем работы в удобное для него время.
В графике обязательно выделяется время для восстановления физических сил. Время отдыха обычно делит рабочий день на две части, примерно равные по времени. Чаще всего, это один обеденный перерыв. Фактическая продолжительность времени, используемая для отдыха и питания, не входит в состав рабочего времени. По ст. 108 ТК РФ, перерывы, предоставляемые работнику во время рабочего дня (смены), могут быть не больше 2 часов и меньше 30 минут. Есть организации, где выбирают короткие технологические перерывы, они длятся не более 15 минут. Если Вам поручили составить график работы, то вы сначала должны определиться с видом графика, наиболее приемлемым вашей организации (предприятию).
Виды графиков
Видов графиков достаточно большое количество, но большинство предприятий перешли в настоящее время на одинаковые унифицированные формы электронной версии кадровых программ. Они позволяют не затрачивать время на создание своих форм, введение формул и других задач, которые выполняют программисты. Документовед выбирает вид графика.
Виды графиков:
- табличный;
- программный;
- диаграммный.
Оформление графика происходит поэтапно
1. Выбирается учетный период
Необходимо установить период учета рабочего времени — месяц, квартал, год. Выбранный временной отрезок напрямую зависит от характера производства, его специфики, особенностей труда.
2. Вычисляется фонд времени обслуживания конкретного рабочего места
По каждому рабочему месту вычисляется фонд обслуживаемого времени. Загрузка рабочего места. Исчисляется загрузка при любом виде графика в часах и минутах.
Если место работника задействовано сутки (диспетчер электросетей). Эта норма высчитывается на учетный период (год) и равномерно распределяется по времени отработки отдельных сотрудников.
3. Определяется часовая норма
Продолжительность времени работы отдельных специальностей имеет отличное значение от всего персонала. В графике проставляется значение каждому работнику, если его норма рабочего времени отличается от нормы работы других.
4. Подсчет количества рабочих
Рассчитывается количество работников на одно рабочее место и общее количество штата. Данное число сотрудников должно обслуживать рабочее место и выполнять при этом план. Получается количественной кадровый состав — штат. Нормативный показатель штатных единиц предприятия.
5. Формируется график
В выбранную форму вносятся рабочие должности, затем заполняются данные на специалистов, обслуживающих рабочие места, распределяется между ними часовая норма. Выставляется выработка, включающая все индивидуальные особенности каждого рабочего места. Проставляются выходные и праздничные дни. Принцип заполнения — принцип равномерности, распределение в приближенно одинаковых объемах между специалистами.
Высчитывается число смен, фиксируется сменность между работниками.
Основная задача формирования графика — доступность при восприятии работником, и простота, разборчивость для обсчета бухгалтерией. В график вносятся все штатные работники предприятия. График требует каждодневной корректировки (больничные листы, командировки, отгулы). Если основные данные внесены заранее, данный процесс проходит легче, чем каждодневное внесение данных.
Как составить график работы салона красоты
Чтобы каждый сотрудник четко знал, когда он работает и отдыхает, составляется график работы для салона красоты. Это документ, регламентирующий порядок распределения рабочего времени мастеров, администраторов, бухгалтера, уборщицы по различным периодам. Чтобы утвержденный график был эффективным, он составляется с учетом интересов компании. При этом важно не нарушить права работников, которые регламентируются трудовым законодательством.
Разбираемся с рабочим режимом
Он регулируется 4 и 5 разделами ТК РФ. Специалисты салона красоты обслуживают клиентов в течение регламентированного времени. Нормальная его продолжительность составляет не более 40 час. в неделю. Рабочий режим персонала прописывается в правилах внутреннего трудового распорядка и контрактах. При этом требовать от сотрудников вы имеете право только то, что указали в данных документах.
Если вам потребуется привлечь мастеров для сверхурочной работы, предварительно получите их письменное согласие. Такая необходимость возникает, когда по объективным причинам невозможно своевременно завершить начатую процедуру или она не доделана, а также при неявке сменщика. Запрещается работать сверхурочно беременным, несовершеннолетним и иным лицам, указанным в действующих нормативно-правовых актах.
Трудиться сверхурочно можно не больше 4 часов два дня подряд. В год должно насчитаться не больше 120 час.
Рабочий режим подразумевает установление следующих параметров:
- Длительность каждой рабочей недели — неполная или полная с 1 или 2 выходными, предоставляемыми по фиксированному или скользящему графику.
- Особенности ненормированной работы.
- Длительность всех смен, их количество в сутки.
- Временные рамки перерывов, начала и завершения дня.
При установке ненормированной работы пропишите ее условия в локальных НПА, предварительно получив согласие профсоюзов. Если у мастера еще предусмотрено неполное рабочее время, учтите, что ему разрешается ненормированно работать по неполным неделям, но с полной сменой. Также ему положен дополнительный оплачиваемый отпуск. Длится он 3 — 7 календарных дней.
Ненормированная трудовая деятельность не подразумевает под собой неограниченную продолжительность рабочей смены. У таких специалистов должен быть четкий распорядок дня с его началом и окончанием. Привлекать для работы их разрешается эпизодически и только по объективной необходимости. Это время не будет считаться сверхурочным. Пока для таких случаев трудовым законодательством не разграничены временные рамки переработки.
Для персонала салонов красоты применимы следующие режимы:
- гибкий график — утверждается индивидуально, при этом обеспечивается требуемое суммарное количество рабочих часов за определенный период;
- посменный — персонал выполняет обязанности по утвержденному графику, где указывается длительность работы;
- фиксированный — повторяется еженедельно и состоит из определенного набора рабочих дней;
- раздробленный — рабочий день разделяется на отдельные части, удобен при неравномерных загрузках в течение смены;
- круглосуточный режим работы — используется, когда нельзя прерывать деятельность.
По закону у основного и вспомогательного персонала непрерывное время для восстановления сил должно составлять не меньше 42 часов.
Формируется ФОТ для различных категорий лиц с учетом требований справочников работ и профессий (ЕТКС), должностей, специалистов, руководящего состава (ЕКСД), профессиональных стандартов. Дополнительно учитываются мнения профсоюзных организаций, общественных объединений работников, Российской трехсторонней комиссии по урегулированию социально-трудовых споров.
Особенности рабочих режимов и условий труда для отдельных лиц
Трудовой контракт разрешается заключать с четырнадцатилетними работниками. Наниматель предварительно получает согласие (письменное) одного из родителей или попечителя. Молодых работников разрешается привлекать только к легкому труду, который не причиняет ущерба здоровью и не мешает получению образования. Несовершеннолетним лицам запрещено работать по ночам и сверхурочно.
Ночной признается работа, начинающаяся в 22:00 и заканчивающаяся в 6:00. Если такой режим обусловлен особенностями деятельности организации, продолжительность ночной и дневной смен уравниваются между собой.
Персоналу, работающему в ночное время, зарплата начисляется по повышенным тарифам. Точные суммы для них регламентируются локальными НПА и коллективными соглашениями.
По закону все работники должны иметь дни для отдыха. Общий — это воскресенье, второй день прописывается в коллективном соглашении. Если в вашем салоне требуется непрерывное выполнение деятельности, затрагивающее выходные дни, тогда работа в субботу или воскресенье по утвержденному графику не сможет приравняться к работе в выходной.
Государственные праздники относятся ко всем. Даже когда такая смена мастера установлена графиком. Но оплачивается по повышенной ставке только время, которое было фактически отработано в праздничные дни — от 0 до 24 час.
Молодежи, лицам с ограниченными возможностями и специалистам с осложненными условиями труда установлены ограничения на число отработанных часов в неделю:
- 24 час. лицам возрастом до 16 лет и 35 час. — с 16 до 18 лет;
- 35 час. инвалидам 1 и 2 группы;
- 36 час. работникам, чьи рабочие места по результатам специальной оценки отнесены к 3 или 4 категории опасности.
Мастерам, работающим посменно, введены нормативы одной смены:
- лицам, получающим общее образование или на базе средне-профессиональных учебных заведений, работающих во время каникул: с 14 до 15 лет — 4 час., с 15 до 16 лет — 5 час., с 16 — до 18 лет — 7 час.;
- совмещающим школьное образование, посещающим средне-профессиональные образовательные учреждения: с 14 до 16 лет — 2,5 час., с 16 до 18 лет. — 4 час.;
- лицам с ограниченными возможностями — согласно рекомендациям, указанным в медицинских заключениях;
- на работах с опасными, осложненными условиями: 8 час. при 36 часовой неделе, 6 час. — 30 часовой рабочей неделе.
Разбираемся с графиками на основе примеров
За образец возьмем парикмахерскую, работающую без выходных с 09:00 утра до 21:00 вечера.
Функции администратора возложены на двух человек. Они трудятся по скользящему 12 часовому графику «два через два». В течение рабочего года каждому из них положен отпуск 24 календарных дня.
Суммарное число рабочих дней составит 170, часов — 2071. При таком графике работы каждый администратор будет перерабатывать месячную и годовую нормы, поэтому по закону им необходимо предоставлять дополнительные дни, чтобы отдохнуть, а также доплатить за праздники (см. ст. 153 ТК РФ). Если нанять 3 человек, то персонал не сможет отработать нормальную продолжительность рабочего времени. Тогда администраторам придется доплачивать до среднего уровня заработка. Для уменьшения переработки можно немного откорректировать график, предусмотрев каждому сотруднику получасовой обеденный перерыв.
Рабочие графики мастеров чаще устанавливаются в зависимости от их специализации:
- шестичасовой для парикмахеров по схеме «утро-вечер» или «день через день» по 12 часов;
- дневные смены для косметологов, как пример, с 12.00 до 20.00;
- 12 часов для мастеров маникюра-педикюра.
Специалисты, получающие зарплату в виде процента от выполненной процедуры, стремятся выходить только под запись. Из-за такой схемы работы салон теряет клиентов «с улицы». Дисциплинировать мастеров помогут три основных инструмента:
- административный — рабочий режим и обязанности прописать в должностных инструкциях, трудовом договоре;
- финансовый — повысить число записанных клиентов;
- социальный — по-человечески договориться с сотрудником.
Наиболее эффективно сочетание всех названых методов. Чтобы замотивировать мастеров постоянно присутствовать в салоне, увеличьте загрузку в течение рабочего дня. Если ситуация не изменится, значит этот мастер не ваш специалист.
Уборщик служебных помещений относится к вспомогательному персоналу. В его обязанности обычно входит мытье полов, других поверхностей, очистка зеркал, раковин, вынос мусора. Наведение порядка в помещении площадью 120 кв. м. занимает в среднем 2 часа. Поэтому график уборки может предполагать как ежедневное посещение салона, так и 3 — 4 выхода в неделю утром до 09.00 или вечером после 21.00.
Автоматизируем работу с персоналом
Составлять рабочие графики можно через CRM. С помощью специальных инструментов задается режим работы салона красоты, вносится персональная информация о каждом сотруднике с указанием его рабочих смен. Программы позволяют просматривать график и загруженность мастеров на несколько дней, недель и месяцев вперед. На основе этой информации можно равномерно распределять загрузку специалистов, а также увидеть время, когда в салон приходит больше всего клиентов. Если в этот период проводились акции, графики наглядно продемонстрируют реакцию целевой аудитории на мероприятия.
CRM-системы, помимо автоматизации взаимодействия с клиентами, позволяют вести учет и контролировать основные бизнес-процессы в салонах красоты. За счет оперативной обработки информации своевременно выявляются различные риски и скрытые возможности. С помощью CRM можно формировать целевые уровни для каждого мастера, а по итогам отчетного периода оценивать полученный результат.
Выводы
Рабочие графики — это не только нормативный документ, но и действенный инструмент для установления правил. Их должны придерживаться все сотрудники, чтобы обеспечить нормальную деятельность салона красоты. Четкость, слаженность и дисциплина помогают достичь результата, поддерживают нужный темп работы и формируют командный дух.
График работы салона красоты
Как составлять расписания для сотрудников
Для менеджеров создание расписания сотрудников, которое сделает всех счастливыми, иногда оказывается невозможной загадкой. Создание еженедельного расписания — серьезная головная боль для менеджеров, особенно в розничной торговле и организациях с переменными сменами. Уравновешивание потребностей бизнеса и потребностей сотрудников и разработка оптимизированного процесса для успешного планирования бизнеса — непростая задача. Каким бы пугающим и напряженным оно ни было, эта важная и часто пугающая задача является важнейшим компонентом создания позитивного и продуктивного рабочего места.
Если вы управляете командой сотрудников, которые работают на почасовой основе, вы, вероятно, уже знаете, что для составления успешного расписания требуется много закулисной работы. Возможно, вы уже освоили этот процесс, и если да, то спасибо! Если нет, и вы отчаянно нуждаетесь в инструментах планирования, чтобы все работало более гладко, это руководство предоставит вам несколько передовых методов, которые вы можете перенять и настроить для своего собственного бизнеса.
Чтобы разработать расписание сотрудников, подходящее для всех, сначала определите потребности вашего бизнеса, учесть затраты на рабочую силу, затем создайте и определите политики и ожидания, оцените потребности сотрудников и, наконец, реализуйте стратегии для достижения успеха.
Определите ваши требования к календарному планированию
Перед созданием расписания сначала необходимо определить и определить потребности вашего бизнеса. Вы не можете заполнять смены, если не знаете, что вам нужно, и какие навыки и ресурсы требуются для максимальной производительности. При определении потребностей вашего бизнеса учитывайте следующее:
- Часы работы
- Какие обязанности необходимо выполнять в каждую смену?
- Существуют ли определенные навыки или компетенции, которыми должны обладать сотрудники для выполнения этих обязанностей?
- Юридические последствия, такие как время на часах и перерывы
Подготовка и планирование
Сделайте себе одолжение и сделайте некоторую предварительную подготовку к планированию.Это сэкономит ваше время в долгосрочной перспективе, снизит текучесть кадров, обеспечит доверие и доверие вашей команде. Даже когда они могут думать, что нет, людям нравится структура. Не заставляйте своих сотрудников гадать, какова политика в отношении отпуска по болезни и будут ли они выписаны за опоздание. Установив и сообщая четкие, четко определенные ожидания, вы станете более эффективным менеджером, а ваша команда будет более уверена в вашем лидерстве.
Следуйте этим 5 советам для успешного планирования смен сотрудников:
- Создавайте политики и следуйте им.
- Составьте основной график и придерживайтесь его
- Определите и обеспечьте выполнение ожиданий, таких как политика задержек
- Утверждение запросов на отгулы в порядке очереди
- Определите политику смены смены
Планируйте заранее.
Не дожидайтесь последней недели или дня месяца, чтобы спланировать следующий месяц или квартал. Чем дальше вы сможете планировать, тем лучше. Когда сотрудники устанавливают свои расписания заранее, они с меньшей вероятностью будут нуждаться в сменах и свопах.
Определите и определите, какие навыки требуются для каждой работы и смены.
В зависимости от отрасли, все ваши сотрудники могут иметь одинаковые навыки и квалификацию или могут отличаться. Создайте основной график, определяющий, что необходимо для выполнения каждой роли в каждую смену.
Используйте программное обеспечение для планирования.
Есть много инструментов, которые можно использовать для автоматизации планирования. Сегодняшняя технология кадрового планирования и планирования работы сотрудников невероятно мощна и может экономить ваши рабочие часы каждую неделю по сравнению с расписанием вручную.
Будьте гибкими и человечными.
Это может показаться противоречивым, но важно помнить, что люди, которых вы включаете в расписание, тоже люди. У ваших сотрудников возникнут проблемы, и будут моменты, когда вам придется проявлять ловкость, понимание и отказываться от своего первоначального плана. Немного сочувствия будет иметь большое значение для построения доверия и уважения в вашей команде.
Планирование, ориентированное на сотрудников
При создании расписания, подходящего для всех, важно учитывать потребности сотрудников.Культура великих компаний определяется их людьми, поэтому лучшие компании стремятся создавать графики, подходящие для всех. Когда моральный дух сотрудников высок, они с большей вероятностью придут вовремя с позитивным настроем. Однако так бывает не всегда. Иногда бывают ситуации, которые не подходят для всех, и эта часть процесса может оказаться сложной. Четко определенные ожидания имеют решающее значение. Вот несколько моментов, которые следует учитывать:
Будьте честны в процессе найма.Эта работа требует смены по ночам или по выходным? Убедитесь, что новые сотрудники соответствуют требованиям работы. Хотя гибкость — главное преимущество, если роль не гибкая, лучше сразу же сообщить об этом.
- Всегда будь честным. Не отдавайте предпочтение предпочтениям одних сотрудников в расписании перед другими.
- Создавать возможности для обучения и проводить обучение политикам, системам и процессам.
- Не думайте, что сотрудники уже знают, как работает оптимальное планирование.Если есть ошибки планирования, используйте их как сценарии, чтобы проиллюстрировать, как работают передовые практики.
Внедрение и обслуживание
После того, как вы определили, что нужно бизнесу, и определили свои политики и процедуры, пора назначать смены. Это может быть очень сложно в зависимости от размера и типа вашего бизнеса.
Обязательно используйте инструменты, которые сделают вашу работу более удобной и простой, например, порталы самообслуживания сотрудников. Обучая своих сотрудников быть ответственными, заранее планировать и документировать их потребности, вы снимаете с себя часть бремени планирования и удерживаете их вовлеченными в свою работу.
Создайте и внедрите общие методы связи. Будь то электронная почта, текстовые сообщения или приложение, определите способ общения с командой и установите передовые стандарты общения. Сегодня нет недостатка в средствах коммуникации, и если ваши сотрудники будут использовать новые приложения, такие как Slack или WhatsApp, они могут иметь большое значение для создания согласованного взаимодействия и упрощения планирования.
Если вы опытный составитель расписания, вы знаете, что ни один график не высечен на камне.Независимо от того, как много вы готовитесь, все будет неожиданно, и ваш план будет претворен в жизнь. К счастью, знать, что это произойдет, — половина дела. Не теряйте терпения, когда вам нужно внести изменения в последнюю минуту, это часть работы. Возможно, вам придется скорректировать свой процесс в дальнейшем, но имейте в виду, что вы улучшите бизнес, эффективность персонала и эффективность своей команды благодаря тщательному планированию и подготовке.
Paycor может помочь
Тяжелая задача по составлению расписания сотрудников может быть значительно облегчена с помощью технологий.Чтобы понять, что мы имеем в виду, узнайте, как решение Paycor Scheduling может работать для вашего бизнеса.
советов по созданию идеального графика работы
Идеальный график работы — это баланс. Слишком много сотрудников приводит к потере времени и денег, а недостаток сотрудников в смену приводит к стрессу и выгоранию, не говоря уже о недовольных клиентах. И не только это, но также очень важно, чтобы в каждую смену присутствовали наиболее подходящие для работы и по случаю люди.Вот почему умение составлять идеальный график сотрудников имеет важное значение практически для любого бизнеса.
При этом даже крупные бренды и крупные корпорации иногда сильно терпят неудачу при составлении расписания и допускают ошибки на миллион долларов при составлении графика смен.
Ведение оперативного бизнеса — непростая задача, и руководители должны постоянно находить ответы на такие вопросы, как управление рабочей нагрузкой, кто чем занимается и как составить эффективный график работы для вашей команды.
Тем не менее, идеальный рабочий график возможен, и предприятия, которые справились с этой сложной задачей, получают меньшую рабочую нагрузку, повышенную производительность персонала, эффективность работы, более счастливые сотрудники и общую прибыль от бизнеса.
В этой статье мы обсудим, почему планирование и диспетчеризация так важны для любого бизнеса, рассмотрим наиболее распространенные ошибки и дадим вам 12 полезных советов о том, как сделать процесс планирования проще и эффективнее.
Основные проблемы планирования и диспетчеризации
Возможность диспетчеризации заданий и смены расписания хорошо влияет на повседневный рабочий процесс всего бизнеса, поэтому это очень важная роль.
Человек, ответственный за составление рабочего графика, обычно также отвечает за удовлетворенность клиентов: он является связующим звеном между разгневанными клиентами, оказавшимися под давлением менеджерами и сотрудниками, не требующими вызова и не явившимися, пропавшими в свою смену или появившимися в неправильном месте в рабочей смене. не то время.
Этим людям приходится иметь дело со слишком большим количеством динамических параметров:
- Запросы о наличии / отсутствии сотрудников
- Кто квалифицирован и / или сертифицирован для работы
- Сколько сотрудников с одинаковой ролью вам нужно одновременно в обычные часы пик VS?
- Как равномерно распределить часы и смены между сотрудниками?
- Какое оборудование доступно, нуждается в ремонте или вышло из строя?
- Сколько часов ежедневно / еженедельно каждому сотруднику доступно для расписания?
Множество движущихся частей и динамических изменений, о которых нужно позаботиться, поэтому, по крайней мере, создание и публикация расписаний должно быть очень простым и быстрым.
Наиболее частые ошибки планирования
У нас есть специальный блог о наиболее распространенных проблемах с расписанием сотрудников и их решениях, но, чтобы дать вам краткое представление, вот основные ошибки, которые делают менеджеры при создании рабочего расписания:
- Составление расписания в последнюю минуту , при котором не остается времени для изменений или даже слишком поздно для сотрудников, чтобы строить личные планы вне работы.
- Двойное планирование сотрудника. Если один и тот же сотрудник работает в разных ролях или в нескольких местах, убедитесь, что одни и те же сотрудники не назначены дважды в один и тот же временной интервал.
- Не те люди для работы . Каким бы хорошим водителем ни был Джон, это не значит, что он умеет управлять вилочным погрузчиком. Не назначайте сотрудника на должность, для которой его не обучали.
- Непропорциональные смены . Убедитесь, что вы не даете сотруднику, работающему неполный рабочий день, слишком много смен. У этих членов команды могут быть другие обязательства помимо работы, которые они не могут пропустить. Точно так же штатному персоналу необходимо предоставить достаточное количество смен для выполнения своих финансовых обязательств.
- Ненужная сверхурочная работа. Не давайте одному сотруднику слишком много смен в каждую неделю. Это помогает снизить затраты на рабочую силу, поскольку вам не придется платить больше за сверхурочные.
Конечно, главным и самым большим изменением во избежание этих дорогостоящих ошибок будет изменение подхода к составлению расписания сотрудников и его стратегическому продумыванию.
Но с учетом сказанного, большинство операционных ошибок можно исправить или избежать, если процесс планирования выполняется в цифровом виде с помощью программного обеспечения для планирования или мобильного приложения с помощью автоматических алгоритмов, которые почти не оставляют шансов на ошибку.
Посмотрите, насколько легко и быстро можно создать идеальный рабочий график с помощью простого, но мощного приложения для планирования, такого как Connecteam.
Раз и навсегда избегайте ошибок планирования
12 советов по составлению идеального графика работы
1. Составьте четкие правила расписания и придерживайтесь их
Путь к созданию идеального рабочего графика начинается с создания четких руководящих принципов графика и их соблюдения.Это четыре основных вопроса, которые вы должны задать себе, чтобы сформулировать правильные рекомендации.
- Когда публикуется график работы? Раз в неделю, раз в день или месяц вперед? Сколько часов / дней до минимального срока уведомления?
- Как распространяется? Защитите один официальный канал, который предоставит любому легко доступ к самому актуальному графику работы. Избегайте рассылки по телефону / SMS / электронной почте, которая постоянно отвечает на несвязанные вопросы по 3 различным каналам.
- Как сотрудники могут на это повлиять? Поделиться предпочтениями, заявить о сменах / днях, подтвердить / отклонить. Как и когда они могут запрашивать отсутствие или изменения и получать разрешения.
- На сколько смен и часов можно нанять каждого сотрудника и какова максимальная продолжительность?
Как диспетчер или менеджер сотрудников, ответственный за создание графиков работы, вы должны определить способ для ваших сотрудников отправлять свои предпочтения в расписании и запросы на отгулы. Этот шаг важен для установления некоторых основных правил процесса.Обсудите такие вопросы, как, когда сотрудники могут и не могут запрашивать выходной, насколько заблаговременно нужно подавать запрос, и что-либо, относящееся к вашему бизнесу.
Например, из-за того, как построено ваше расписание, сотрудники могут брать отпуск только блоками по пять дней или меньше. Все это должно быть четко указано и объяснено в вашем рабочем графике.
Укажите, как вы будете выбирать между конфликтующими запросами, которые могут стать все более и более распространенными, например, в праздничный сезон.Всегда учитывайте такие вещи, как стаж, причину запроса, что лучше для бизнеса и когда запрос был отправлен.
2. Знать соответствующие правила
В разных штатах и местных сообществах действуют разные правила в отношении расписания сотрудников.
Некоторые законы о расписании давно приняты в штате Орегон и таких городах, как Сан-Франциско и Сиэтл. Эти законы в основном требуют, чтобы работодатели платили работникам за внесение изменений в расписание в последнюю минуту («предсказуемая оплата») и дежурство по вызову.Это может быть особенно актуально для ресторанов или кафе с сиденьями на открытом воздухе, поскольку их потребности в персонале могут меняться в зависимости от погоды.
Другие местные правила, такие как Нью-Йорк, идут еще дальше и вообще запрещают дежурные и закрытые смены, требуя минимального периода отдыха между сменами.
Закон о действующих графиках, впервые представленный в 2015 году и вновь введенный в действие в 2019 году сенатором Элизабет Уоррен и представителем Розой ДеЛауро, направлен на то, чтобы довести многие из этих реформ до федерального уровня.В его нынешнем виде законопроект распространяется на работников розничной торговли, общественного питания, клининговых, гостиничных и складских помещений. Ключевое положение требует, чтобы работодатели платили работникам за изменения в расписании, внесенные с уведомлением менее чем за 14 дней. Законопроект также требует от работодателей предоставить «добросовестную деловую причину» для отказа работника в просьбе о корректировке графика.
Изучите правила, относящиеся к вашему типу бизнеса и местоположению, чтобы вы могли учитывать эти факторы при прогнозировании и планировании.Вы хотите соблюдать требования законодательства в отношении расписаний и учета рабочего времени, а также принимать решения на основе максимально точных данных.
3. Планируйте вперед
Чем раньше вы начнете работать над расписанием, тем раньше вы получите все отзывы и информацию и увидите более четкую общую картину. Стратегическое планирование побеждает в войнах, поэтому чем раньше вы поймете, что оба ваших ключевых сотрудника для смены недоступны или необходимое оборудование повреждено, тем легче вам будет решить эту проблему.
Построение нового рабочего графика начинается с определения необходимой квалификации и оборудования, чтобы сосредоточиться только на том, что есть в наличии.
Например, вам может не понадобиться бармен в будние смены в ресторане, но, возможно, вам понадобятся три человека за стойкой в пятницу и субботу вечером. Всегда получайте правильные цифры.
Для этого будьте в курсе всех предстоящих событий — местных, национальных или даже международных, — которые могут вызвать необычный всплеск числа клиентов.Обратите внимание на спортивные мероприятия, концерты, фестивали и театральные представления. Кроме того, следите за прогнозами погоды и списками бронирования — иногда необычное бронирование или заказ могут застать вас врасплох и вызвать много шума и суеты.
4. Согласование графика с вашим персоналом
Сотрудники разные, графики работы разные. Не существует универсального и подходящего для всех типа идеального рабочего графика , который был бы подходящим для всех. В зависимости от вашей отрасли, типа рабочей силы и плана графика, который вам необходимо составить, вы можете рассмотреть различные инструменты и подходы.
Они различаются как инструментами, которые вы используете, так и типом вашей рабочей силы, например:
- Офис VS без рабочего стола
- Белые воротнички VS синие воротнички
- Мобильные сотрудники VS, зависящие от местоположения
- Почасовая VS оплачиваемая
- Фиксированные роли VS различные задания на выбор
- Типичные повторяющиеся смены VS разовые / гибкий час
В основном перечислены пять типов графиков работы в зависимости от обычаев и рабочего времени.
- График работы полный рабочий день.
Фиксированные часы и дни. Стандартное среднее значение составляет 40 часов в неделю с 9 до 5
- Неполный график работы.
График неполного рабочего дня означает, что сотрудники обычно работают с 8:00 до 12:00 с понедельника по четверг (17-20 часов в неделю). Этот тип работы обычно не предусматривает страховых выплат, дней болезни, выхода на пенсию и т. Д.
- Фиксированный график работы.
Сотрудники, которые работают одинаковое количество часов в день или такое же количество дней в неделе, всегда называются фиксированным графиком работы.Обычно за ним следуют проектные компании, например, 4 дня по трехдневному графику.
- Вращающийся график работы.
Чередование графиков работы позволяет сотрудникам работать в дневную, сменную и ночную смены. Этот цикл помогает распределить разные смены между всеми сотрудниками, чтобы никто не задерживался на менее желательных часах каждую смену.
- Гибкий график работы .
Этот тип предоставляет сотрудникам альтернативу стандартному режиму с 8:00 до 17:00, но при этом продолжительность рабочей недели составляет 40 часов.В общем, это означает, что нет строгого графика, который был бы одинаковым для всех, вместо этого сотрудники могут выбирать смены или временные интервалы, которые им наиболее подходят в течение дня (или ночи).
В зависимости от типа вашего бизнеса выберите график работы, который лучше всего подойдет вам и вашим сотрудникам.
Кроме того, настройте канал распределения рабочего графика и его формат для ваших сотрудников. Например, чем менее техничны ваши сотрудники (без рабочего стола), тем важнее уделять больше времени и внимания подготовке перед распространением, чтобы оставить как можно меньше места для ошибок и путаницы.
5. Построить график работы для ключевых игроков
Определите свои потребности в ресурсах, а затем создайте расписание сотрудников в соответствии с этими потребностями. Назначьте смены работникам в зависимости от навыков и доступности.
Лучшая практика для составления расписания сотрудников — это сначала выделить наиболее проверенных и проверенных чемпионов для каждой роли. Такой подход дает вам два основных преимущества:
- Во-первых, это гарантирует, что люди будут выполнять ту работу, в которой они нуждаются больше всего.В ресторане, например, самые быстрые, но молчаливые сотрудники работают лучше во время большой спешки, в то время как более общительные и симпатичные сотрудники будут отличаться, когда клиенты с большей вероятностью будут оставаться подольше и разговаривать.
- Вы знаете, что в каждую смену будет как минимум один опытный и надежный сотрудник. Опытный сотрудник может быстро улучшить качество смены, потому что другие, менее опытные сотрудники наблюдают, учатся и поднимаются до более высоких стандартов. Это верно для новичков, которые все еще находятся на стадии обучения и адаптации.Совместное использование некоторых из ваших лучших сотрудников с некоторыми из ваших новых сотрудников — отличный способ обеспечить стабильность во всех сменах и поддерживать высокую планку качества.
6. Всегда имейте запасной план
В наши дни все быстро меняется, и как бы тщательно вы ни планировали, что-то может пойти не так.
У опытных диспетчеров есть хитрость в рукаве: пусть сотрудники сами найдут замену. Поступая так, вы не только уменьшаете нагрузку на свои плечи, но и создаете корпоративную культуру подотчетности и уменьшаете вероятность того, что люди просто откажутся от смены в последнюю минуту, потому что им не хочется работать.Создайте простой и понятный процесс, в котором сотрудники могут отклонить или отменить смену, только если они укажут причину смены и найдут себе замену.
Автоматизированное решение, такое как приложение для планирования сотрудников Connecteam, может упростить создание расписания. Статус смены может использоваться сотрудниками для утверждения или отклонения смен, если они недоступны, и они даже могут добавить примечание к своему отказу с указанием того, кто должен их заменить. Кроме того, квалификация работы помогает менеджеру отфильтровывать только квалифицированных пользователей, которые могут быть назначены для каждого типа работы.
Создайте свой умный график работы бесплатно
7. Распространение графика работы и получение обратной связи как можно скорее
Идеальный рабочий график — это тот, никого не застает врасплох.
Недавние отчеты показали, что непредсказуемые графики могут привести к увеличению текучести кадров, выгоранию, переутомлению и финансовой незащищенности и, как правило, доставляют сотрудникам много проблем, как финансовых, так и моральных.
https://equitablegrowth.org/working-papers/un sure-time-precarious-schedules-and-job-turnover-in-the-u-s-service-sector/Сделав проект расписания работы известным людям как можно скорее и запросив их отзывы, прежде чем сделать его официальным, вы убиваете двух зайцев одним выстрелом:
- С одной стороны, вы предоставляете людям столь необходимую возможность спланировать и подготовиться к предстоящему графику работы и соответственно скорректировать их другие обязательства и поручения
- С другой стороны, вы собираете от них важную информацию , что может кардинально изменить исходный план расписания.Может вы что-то упустили? Может быть, сотрудники, на которых вы рассчитываете, сейчас недоступны? Может быть, необходим ремонт оборудования, необходимого для плановой работы? Вы должны знать все это заранее и соответствующим образом настраивать, чтобы избежать непредвиденных ситуаций в рабочее время. следующий предстоящий временной интервал.
8. Привлекайте сотрудников к созданию идеального графика работы (для самих себя)
«Две трети работников заявили, что они получили уведомление о своих графиках менее чем за две недели, а 15 процентов — менее чем за 72 часа. Восемьдесят процентов заявили, что они мало или совсем не участвовали в расписании. Третьи сказали, что им нужно больше часов, чем им положено ».
Во-первых, когда сотрудники чувствуют, что их уважают и доверяют, что влияет на рабочий график, они чувствуют себя более ценными, что делает их более счастливыми и продуктивными.
Но со стороны работодателя есть еще пара действительно практических причин, по которым ваш бизнес выиграет:
- Люди обычно знают, в чем они хороши, и могут принести больше пользы в то, что они предпочли бы делать, если есть выбор из разных ролей.
По той же теме попытайтесь рассмотреть естественные склонности сотрудников, так как таким образом они могут максимизировать свой потенциал: если кто-то предпочитает работать из дома — предоставьте ему эту возможность, обычно это люди, которые хорошо умеют управлять собой. и нуждаются в этой зоне комфорта, чтобы процветать.
Точно так же, если человек явно предпочитает утреннюю или вечернюю смену, скорее всего, он будет гораздо более внимательным и внимательным в эти часы.
Можно с уверенностью сказать, что чем больше вы вовлекаете сотрудников в составление их графика работы, тем меньше вероятность незаезда или изменений в последнюю минуту, с которыми вы столкнетесь в долгосрочной перспективе.
2. Разрешив вашим сотрудникам участвовать в создании рабочего графика, вы, как руководитель, можете снять некоторую нагрузку со своей тарелки. Вместо того, чтобы гнаться за всеми, кто пытается собрать свои запросы и претензии, постарайтесь все обдумать, а затем запрашивайте отзывы и одобрения, подумайте о способе автоматизации процесса и позвольте им сделать всю тяжелую работу.
Среди способов сделать это вспомните:
- Создание и распространение опросов / форм для ваших сотрудников для заполнения в цифровом виде
- Возможность для сотрудников «бронировать» или заявлять о наличии смены онлайн
- Наличие виртуальной редактируемой доски с черновиком расписания, к которой любой может получить доступ и увидеть изменения в в реальном времени
- Выделенные чаты для обсуждения и комментирования срочных обновлений или изменений расписания
Все эти и многие другие удобные функции доступны в программном обеспечении цифрового планирования , например, , программе планирования Connecteam .
9. Признавайте сотрудников и уважайте их просьбы
Рабочие с любым уровнем дохода сильно зависят от своего рабочего графика. Нестабильное, неожиданное расписание или изменения могут привести к переутомлению и отсутствию гарантированного количества часов, которое может понадобиться сотрудникам, чтобы прокормить себя и свои семьи.
Попробуйте копнуть глубже и узнать своих сотрудников по их:
- Навыки
- Квалификация
- Предпочтения, особые запросы
- Тип личности (e.g., общительный, дружелюбный, замкнутый и т. д.)
- Другие примечания, которые могут оказаться полезными (например, эффективные, могут справиться с большой толпой, дотошность и т. д.)
- Семейные обязанности и другие обязательства
Когда они чувствуют себя услышали и поняли — они лояльнее и продуктивнее. Это создает доброжелательность, повышает удовлетворенность сотрудников и помогает удерживать хороших сотрудников.
Вы можете сэкономить время и избежать разочарований, храня информацию о рабочих предпочтениях и запросах на отгулы ваших сотрудников в одном месте.Конечно, это может быть записная книжка, небольшая заметка на вашем телефоне или электронная таблица на вашем компьютере, но хранение всей этой информации в программном обеспечении расписания сотрудников даст вам дополнительное преимущество от использования этих входных данных для создания повторяющихся смен и шаблонов.
Например, если Мелисса никогда не может работать по вторникам — вы можете установить это по умолчанию и создать шаблоны доступности и повторяющиеся напоминания, чтобы никогда больше не забывать важные данные.
Начало работы с шаблоном расписания может помочь вам:
- Следите за регулярными потребностями в отпусках для различных сотрудников
- Сократите время, необходимое для создания расписания
- Придайте своей команде некоторую стабильность и предсказуемость того, когда они, как ожидается, будут работать
Кроме того, сотрудник Программное обеспечение для составления расписаний позволяет работодателям оперативно корректировать работу и привлекать больше работников, когда спрос высок, и экономить деньги на рабочей силе, когда спрос низкий.
10. Установите канал связи для всей группы
Общение является ключевым, особенно внутреннее общение между коллегами.
Последовательный метод связи, доступный и удобный для всех сотрудников, позволяет вам и вашим сотрудникам точно знать, где искать наиболее точный график работы, реагировать на обратную связь, запрашивать изменения или искать замену.
Сэкономьте время себе и своим сотрудникам на поиске по электронной почте, текстовым сообщениям и нескольким чат-приложениям, чтобы найти новейший график работы или форму запроса на отпуск, которая им нужна.Когда все используют один и тот же инструмент — все остаются на одной странице.
Используя специальный рабочий чат, и вы, и ваши сотрудники можете пользоваться мгновенными сообщениями и возможностями для создания индивидуальных, групповых или общекорпоративных чатов.
11. Оставьте Pen-N-Paper позади
Создание рабочего графика — сложная и трудоемкая задача сама по себе, но когда вы пытаетесь создать его ручным способом старой школы, это становится действительно тяжелой нагрузкой: как проверить доступность? Как быстро раздать расписание и собрать отзывы? Как внести изменения и сообщить об этом всем после того, как расписание уже опубликовано? Как сделать так, чтобы у всех была последняя версия графика работы?
Современные технологии и программные решения для интеллектуального планирования позволяют упростить процесс и сделать его правильным с первого раза.Программное обеспечение для составления расписания сотрудников может существенно повлиять на эффективность вашего процесса составления расписания. Что еще более важно, он позволяет вам на лету вносить изменения и обновления, если это необходимо, и будьте уверены, что это никого не застает врасплох.
Программа для онлайн-планирования работы , доступная с любого устройства, значительно сокращает время администратора, затрачиваемое на планирование (до 80%)
- Добавляйте смены массово
- Создавайте шаблоны повторяющихся смен (или целых недель) и автоматизируйте их в будущем
- Копируйте / вставляйте, перетаскивайте строительные блоки для планирования на лету и гибкости + бесконечные настройки
- Забудьте о подсчете часов в человек и избегайте нежелательной сверхурочной работы или двойного расписания с помощью встроенного отслеживания времени, ограничений и предупреждений для экономии денег
- Создавайте расписания на основе набора навыков и предупреждений о соответствии
- Получайте предупреждения и динамические обновления статуса в режиме реального времени (смена без пользователя , начал смену, пришел и вышел, вышел из рабочей зоны, достиг дневного / недельного лимита и т. д.)
12.Почему Connecteam — лучший способ составить идеальный график работы
Мощное, но удобное приложение для планирования работы сотрудниковConnecteam сочетает в себе все инструменты и функции, позволяющие избежать наиболее распространенных проблем с расписанием, и предоставляет менеджерам по сменам и диспетчеризации работы все необходимое для быстрого создания эффективных и безошибочных графиков работы и их информирования. сотрудникам за считанные минуты. Посмотрите сами, насколько это просто и быстро.
Connecteam был разработан и построен на основе построения рабочего графика для сотрудников без рабочего стола, поэтому он имеет все функции, необходимые для создания и распространения идеального рабочего графика.
- Избегайте ошибок. Назначьте только доступных пользователей: недоступность и отсутствие отображаются в расписании)
- Экономьте время и силы , создавая повторяющиеся смены, шаблоны или копируя смены за последний период.
- График смены быстро и легко несколькими способами: один, несколько, импорт из Excel, импорт из шаблона
- Быстро находите и назначайте нужных людей для нужной работы с помощью фильтров, тегов цветового кодирования и интеллектуальных групп на основе квалификации, местоположения, настраиваемых полей и других фильтров
- Легко просматривать полную картину Просматривать все смены по командам или должностям.Посмотрите, сколько смен и часов запланировано и выполнено каждым пользователем. Видно, что смены распределяются равномерно.
- Больше никаких звонков и назад и вперед : Вы можете добавить всю необходимую информацию о смене, такую как местоположение, прикрепленные файлы, заметки, сведения о клиенте, статусы и задачи для каждой смены. Сотрудники могут обновлять свою доступность и статус через приложение. Каждый может общаться в чате на ходу прямо из вкладки «смены», вместо того, чтобы звонить или писать текстовые сообщения.
- Легкий разбор полетов История активности смен со всеми статусами Все смены сохраняются
- Управление расписанием на кончиках пальцев доступно с мобильного телефона, даже когда вы находитесь в пути.
Сводка о том, как составить идеальный график работы
Создание идеального графика работы для вашей команды — нетривиальная задача. Основываясь на вашем рабочем плане и потребностях в вашей рабочей силе, выберите один из различных типов расписания, чтобы извлечь из него максимальную пользу.
- Создайте четкие инструкции: сколько смен и часов должен работать каждый сотрудник? Какой недельный максимум?
- Планируйте заранее и постарайтесь учесть как можно больше параметров, чтобы у вас было достаточно людей для продуктивной работы, но не слишком много, чтобы переплачивать
- Распространите черновик графика как можно скорее и попросите сотрудников дать отзывы и их вклад
- Убедитесь, что вы предоставили вашей команде инструменты для декларирования их доступности и предпочтений, прежде чем планировать расписание, и рассмотрите возможность их участия в создании расписания.
- Классифицируйте информацию: E.г. отмечать разные типы записей разными цветами, разделять сотрудников на группы, чтобы было легко различать и отфильтровывать только релевантные данные
- Включите в расписание как можно больше вспомогательной информации (дата, время, место, специальные инструкции и файлы, задачи)
- Убедитесь, что вы предоставили вашей команде варианты общения в отношении их расписания (например, запросы, статус смены, чат и заметки о смене)
- Автоматические оповещения, установленные для определенных ограничений — отличный способ избежать того, чтобы пользователи сверхурочные и экономия денег для владельцев бизнеса
- Отправляйте частые обновления и напоминайте сотрудникам, чтобы они сообщали о своей недоступности как можно скорее
- Вместо этого оставьте ручку и бумагу — используйте эффективный инструмент, который поможет вам легко и быстро создавать и публиковать свой график
Создайте идеальный график работы для своей команды за несколько кликов
Зарегистрируйтесь бесплатно в универсальном приложении Connecteam для управления сотрудниками и наслаждайтесь интуитивным планированием, простым отслеживанием времени, интеллектуальными расписаниями и многим другим, доступным с любого смартфона.
Как составить график работы: полное руководство
1. График работы на полную ставку
Сотрудники, занятые полный рабочий день, обычно работают от 30 до 40 часов в неделю, но в конечном итоге это зависит от того, что ваш бизнес определяет как полный рабочий день. Обычная полная рабочая неделя — с 9:00 до 17:00 с понедельника по пятницу.
2. Неполный график
Любой человек, работающий менее 30 часов в неделю, обычно классифицируется как сотрудник, работающий неполный рабочий день. Одним из примеров графика неполного рабочего дня может быть с понедельника по четверг с 8:00 до 12:00.
3. Фиксированный график работы
Фиксированный график обычно означает, что сотрудники постоянно работают одинаковое количество дней в неделю и часов в день. Многие работники, занятые полный рабочий день, придерживаются фиксированного графика работы. Другие альтернативные графики работы, которые обычно фиксируются, включают:
- 5/4/9 график работы
- 9/80 график работы
- 10/80 график работы
- 2-2 3-2 2-3 график 9
- 4 дня по 3 выходного графика
4.Гибкий график работы
Менее жесткие, чем фиксированный график работы, сотрудники, работающие по гибкому графику работы, вместе со своими сотрудниками определяют дни и часы, которые они будут работать.
Обычно ожидается, что работники гибкой службы будут работать минимальное количество часов или работать в определенные временные интервалы каждый день. Примером гибкого графика работы может быть понедельник — среда с 19:30 до 16:00 и четверг и пятница с 9:30 до 18:00.
5. Разделенный график работы
Разделенная смена — это тип рабочего графика, при котором сотрудник отрабатывает свое рабочее время в течение дня в течение двух смен.
Это отличается от работника, занятого полный рабочий день, у которого может быть часовой перерыв на обед в середине рабочего дня. Обычно между сменами у рабочих, работающих в разделенную смену, бывает перерыв не менее двух часов. Разделенные смены распространены в определенных секторах, таких как гостиничный бизнес и колл-центры.
Некоторым работникам не нравится работать в несколько смен, поскольку это означает, что они проводят время на работе, даже если им не платят. Однако это может быть хорошим вариантом для членов команды, которые живут недалеко от вашего бизнеса.
Как я могу более эффективно планировать своих сотрудников?
Когда дело доходит до планирования персонала, многие компании считают его затяжным и неэффективным.
Нет сомнений в том, что посменный бизнес очень выигрывает от правильного планирования. Будь то сокращение времени администратора, более высокий моральный дух, гораздо меньше недовольных сотрудников и более низкая текучесть кадров, трудно спорить с необходимостью хорошо продуманного графика.
Тем не менее, многие менеджеры все еще не могут точно знать, как установить и использовать график работы.Если это похоже на вас, стоит прочитать эти советы и рекомендации, которые помогут вам избежать распространенных ошибок планирования:
1. Убедитесь, что всегда доступна только одна версия рабочего графика.
Допустим, вы используете Excel для планирования рабочего графика и рассылки его по электронной почте. И вы не осознавали, что по ошибке назначили работу кому-то, кто загорает на далеком пляже. Или кто-то больше не может работать в назначенную смену из-за чрезвычайной семейной ситуации.
Внезапно вы начинаете бегать по электронной почте несколько раз в день по электронной почте с несколькими версиями расписания, чтобы учесть эти изменения. Помимо неудобства, связанного с переполнением своих почтовых ящиков, нетрудно увидеть, как сотрудники могут легко ошибиться и начать обращаться к более старым версиям расписания.
Конечно, вы можете попытаться установить соглашение об именах, которое сделает его более понятным, что, по сути, является последней версией расписания. Но в любом случае вероятность человеческой ошибки будет высокой.
Google Таблицы могут быть лучшим вариантом, чем Excel для вас в этом случае, но надстройки ограничены (подробнее об этом позже!)
2. Убедитесь, что расписание доступно как можно раньше.
Чем раньше вы сможете раздать расписание, тем лучше.
Мы рекомендуем уведомлять ваших сотрудников о предстоящих часах работы за две недели, чтобы они могли принять необходимые меры. Самый быстрый способ распространять расписание — через облачное приложение, такое как Planday.Вы же не хотите, чтобы члены вашей команды были вынуждены звонить вам, чтобы узнать, когда у них следующая смена — это пустая трата времени! Так что будьте уверены, что расписание доступно где угодно и в любое время суток.
Да, вам может потребоваться внести более мелкие изменения во время, предшествующее новому расписанию (именно здесь приложение для сменных рабочих оказывается особенно удобным, поскольку вы можете вносить мгновенные изменения и обновлять людей на ходу), но давая Уведомление ваших сотрудников всего за несколько дней, чтобы избавить себя от лишней головной боли, обязательно вызовет недовольство в долгосрочной перспективе.И ничто не может разрушить бизнес быстрее, чем уволенные сотрудники.
Таким образом, сотрудники также могут отправить запрос на смену с большим количеством уведомлений, а это значит, что у вас гораздо меньше шансов, что вам придется бороться, чтобы найти покрытие для незаполненных смен в последнюю минуту.
3. Поощряйте доброжелательность, избегая микроменеджмента по графику.
Лучший способ управлять расписанием — это… немного отступить!
Поощряйте людей брать на себя ответственность за то, как они распоряжаются своим временем.Программное обеспечение для онлайн-планирования Planday, например, позволяет сотрудникам вводить данные, когда они предпочитают работать. Таким образом, у вас будет информация, которая понадобится вам при назначении смен (а не хранится в вашем мозгу).
Если они не могут работать смену, пусть передадут ее одному из своих коллег или попросят поменяться сменами. Это сэкономит вам бесчисленное количество часов, потраченных на настройку и обновление расписания после его распространения.
Только будьте осторожны, не позволяйте членам команды меняться сменами с другим человеком, который не подходит для этой должности.Легкий способ предотвратить это — использовать инструмент планирования сотрудников, который упрощает сменную торговлю на основе соответствующих наборов навыков. В любом случае вам понадобится система, которая автоматически сообщит об этих изменениях всем, кого это касается.
4. Делайте расписание максимально предсказуемым.
Если вы навязываете своим сотрудникам нерегулярный или непредсказуемый график работы, им будет сложно поддерживать хоть какое-то подобие порядка в своей жизни.
5. Сведите к минимуму конфликты планирования.
Хотя мы всегда рекомендуем сохранять последовательность смен, насколько это возможно, также рекомендуется чередовать смены, которые предпочитают или не любят ваши сотрудники, в интересах справедливости. Это также во многом поможет избежать любого восприятия фаворитизма среди определенных членов команды.
И хотя вы хотите упростить обмен сменами между рабочими, лучший подход — в первую очередь попытаться минимизировать их.Вы получите от них максимум, если будете помнить об их предпочтениях и обязанностях при назначении смен. Не давайте членам вашей команды смены, если они просто не могут работать, если только вы не хотите, чтобы они покинули корабль, как только появится что-то более подходящее.
Различные типы инструментов планирования работы: электронные таблицы против программного обеспечения
Мы будем откровенны. Некоторые из этих инструментов планирования действительно сложно использовать эффективно просто потому, что они изначально не предназначены для составления расписания.
И это затрудняет планирование рабочего графика команды, который действительно работает. Давайте рассмотрим основные из них:
Excel
- Низкая стоимость (а если у вас уже есть лицензия Office, она практически бесплатна)
- Низкая кривая обучения для базового использования
- Настраиваемый
- Расширенная функциональность
- Совместимость с Android, iOS, Windows и Mac OS X
- Создание и обновление занимает много времени
- Возможна ошибка
- Не передается
- Доступен только в одном месте
- Нет контроля над разными версиями
- Нет истории изменений
- Невозможно использовать расширенные функции без специального обучения
- Не удается выявить конфликты расписания
- Ограниченная информация
- Не допускает сотрудничества
Google Таблицы
- Бесплатно
- Низкая кривая обучения для базового использования
- Доступен с любого устройства
- Создан для совместной работы
- Интегрируется с Google Suite
- Требуется время на создание и обновление
- Нет возможности автоматически уведомлять сотрудников об изменениях
- Невозможно использовать расширенные функции без специального обучения
- Не удается выявить конфликты расписания
- Ограниченная информация
Предупреждение: Если вы используете Google Таблицы для создания расписания, обязательно проверьте разрешения, прежде чем отправлять ссылку по электронной почте своей команде.Вы хотите, чтобы расписание было только для просмотра, то есть никто не может редактировать свои смены.
Программа для планирования работ
- Значительно сокращает время администратора, затрачиваемое на планирование (до 80%)
- Доступно, в зависимости от провайдера
- Доступен с любого устройства
- Разрешает смену смены
- Шаблоны для повторяющихся типов расписаний
- Может создавать расписания на основе набора навыков
- Может устанавливать предупреждения о соответствии
- Кривая обучения с переходом на новую платформу
- Поддержка клиентов на бесплатных планах может быть ограничена
Примечание: Помимо вышеперечисленных вариантов, существуют другие приложения с расписанием работы, предназначенные для отдельных лиц, например для фрилансеров, а не для ресторанов или предприятий розничной торговли.
Некоторые известные однопользовательские приложения для планирования работы на рынке включают Schedule Planner и WorkTime. Поскольку эти приложения не предназначены для работы с несколькими людьми или для посменных предприятий с более сложными требованиями к расписанию, мы не вдавались в подробности, стоящие за ними.
В большинстве случаев предприятия предпочитают использовать Excel или Google Таблицы как обходные пути к специальному инструменту планирования сотрудников. В конце концов, они привычные и «бесплатные» (т.е. нет лишних внебюджетных расходов).Но вот в чем дело:
Таблицы просто не подходят для планирования сотрудников.
Excel отлично подходит для помощи в вычислениях и визуализации данных. Но использование его для управления расписанием работы всегда пагубно сказывается на вашей производительности, не говоря уже о производительности вашей команды.
По правде говоря, электронные таблицы не являются эффективным средством для управления расписанием ваших сотрудников, особенно если вы работаете в сменной организации. Планирование командных графиков в электронных таблицах может быть трудоемким, ненадежным, неэффективным и приводить к ужасной разрозненности.
Многие из вас, вероятно, уже знают об этом, особенно если в настоящее время вы используете электронные таблицы. Но если вам нужно больше убедительности, давайте рассмотрим, почему это так:
Для успешного управления расписанием команды требуется нечто большее, чем просто электронная таблица.
Такие программы, как Excel, просто не могут предложить вам ключевые функции, необходимые для автоматизации многих утомительных вещей, связанных с планированием смен. Например, сотрудники не могут заранее указать свою доступность. Это нужно будет сделать лично или по телефону, по SMS или электронной почте, и вам нужно будет добавить эти данные в себя.
Вы также не можете организовать свой персонал по навыкам или по тем, кто в настоящее время находится в ежегодном отпуске — их нужно будет отслеживать отдельно. Это означает, что вы в конечном итоге рассредоточиваете важные детали планирования по набору инструментов, что позволяет очень легко упустить деталь или потратить время на поиск одного ключевого фрагмента информации.
Хорошее приложение для планирования работы, однако, может объединить все коммуникации и данные, так что вы можете попрощаться с прокруткой старых цепочек писем или (что еще хуже) полагаться на память.
Расписания в таблицах медленно строятся и обслуживаются.
Даже если вы воспользуетесь нашим удобным шаблоном, вы все равно потратите кучу времени на настройку, форматирование и обновление расписаний, поскольку изменения поступают из других мест.
В отличие от электронных таблиц, инструменты, созданные специально для планирования работы персонала, сделают всю эту тяжелую работу за вас.
Таблицы не помогут вам увидеть общую картину.
Без единого места для хранения всех ваших сотрудников и данных о расписании трудно понять, насколько эффективно вы планируете свою команду.
С помощью более мощного инструмента для планирования ваших сотрудников, такого как Planday, вы не только автоматизируете свое планирование, но и упростите множество повторяющихся административных задач. Вы также сможете выяснить, не укомплектованы ли вы кадрами. Вы можете мгновенно сравнить свои еженедельные расходы на заработную плату с доходами и сохранить компактный график, назначив ровно столько людей, сколько вам нужно для удовлетворения потребительского спроса.
Если вам кажется, что каждый рабочий день вы не получаете максимальной отдачи, у нас есть для вас хорошие новости: повысить производительность труда несложно.Это просто требует, чтобы вы более осознанно распоряжались своим временем. Узнайте, что делают клиенты Planday, чтобы проводить больше времени на работе:
Почему другие предприятия переходят на программное обеспечение для планирования работы вместо Excel?
Когда люди и процессы дезорганизованы, все, что находится ниже по течению, имеет тенденцию разваливаться.
Чтобы избежать описанных ниже ловушек и направить вашу команду к успеху, необходимо что-то изменить. Вот некоторые из повторяющихся причин, по которым мы видим, что клиенты переключаются на инструмент планирования смены, такой как Planday:
- Слишком много времени потрачено на поиски вещей. Не можете найти файлы? Или этот запрос на перерыв в вашем почтовом ящике? Время, потраченное на поиск, — это время, потраченное на бездействие.
- Что-то упускают. Поскольку вы не смогли найти это письмо или забыли следить за чем-то, вы случайно запланировали этого сотрудника, пока он находится в ежегодном отпуске.
- У всех повышенный стресс. И, как мы все знаем, дополнительный стресс приводит к дополнительным проблемам в других местах.
- Снижение боевого духа среди членов команды. Как только моральный дух начнет падать, можно ожидать увеличения текучести кадров.
- Потеря денег. Возникновение четырех предыдущих проблем, которые усугубляют друг друга.
- Организация: И организация вашей команды начинается с самоорганизации!
Начало построения рабочего графика
Прежде чем приступить к работе по своему расписанию, вам необходимо сделать следующее:
Шаблон еженедельного расписания работыдля Excel — ProjectManager.com
Шаблон рабочего расписания — это важный инструмент в управлении ресурсами ваших сотрудников, поэтому вы можете контролировать свой проект по мере его продвижения к успешному завершению. Организуйте рабочий график своей команды, чтобы лучше управлять рабочим процессом своего проекта, с помощью этого простого шаблона еженедельного графика работы. Вы можете отметить дни, когда ваша команда работает над проектом или определенной задачей, а также узнать их ставку заработной платы и часы, потраченные на выполнение этих задач.
Что такое график работы?
График работы — это список сотрудников с указанием их местонахождения, рабочего времени и обязанностей за определенный период времени, например неделю или месяц.
Есть расписание с 9 до 17. Это традиционная модель, которая работает с понедельника по пятницу, но есть некоторые задания, которые выполняются немного иначе. «Понедельник» на самом деле может начаться в среду, а воскресенье — новая пятница. Это зависит от типа работы.
Шаблон рабочего графика ProjectManager.comЗатем есть посменный график работы, когда компания делит день на смены, обычно потому, что работа ведется круглосуточно и без выходных. Затем командам назначают определенные периоды времени, обычно с восьмичасовыми интервалами.Эти смены могут быть фиксированными или меняться изо дня в день или из недели в неделю, что называется графиком ротации.
Гибкий график работы — это когда член вашей команды может варьировать время прибытия и отъезда, часто даже выбирая дни, когда они хотят работать, при условии, что они выполняют свои задачи в отведенный срок.
Наконец, есть графики неполной и полной занятости. Полный рабочий день составляет 40 часов в неделю, хотя это определение не принято. Стандартное время для неполного рабочего дня — менее 40 часов в неделю.Опять же, ни одно из этих определений не высечено на камне и варьируется от организации к организации. Обычно сотрудники, занятые полный рабочий день, получают пособие, но не имеют права на сверхурочную работу, если они работают более 40 часов в неделю.
Зачем нужен шаблон рабочего графика
Независимо от того, чем вы занимаетесь, рабочий график является важным элементом вашей продуктивности и эффективности.
Одна из причин заключается в том, что рабочий график помогает вам выполнять ваши задачи организованным образом.График работы снижает стоимость ресурсов и гарантирует, что вы получите максимальную отдачу от своей команды в то время, которое вы запланировали для проекта.
График работы также поможет вам уложиться в сроки. Это структура, которая помогает сосредоточиться на целях, делая проект более управляемым и легким для достижения результатов.
Вы также можете помочь определить работу с рабочим графиком. У вас есть только определенное количество времени на выполнение проекта, а рабочий график помогает вам расставить приоритеты в этой работе, указав, что и когда нужно сделать.
Это может быть неочевидно, но график сотрудников помогает сбалансировать работу и личную жизнь, что делает вашу команду более лояльной и помогает удерживать таланты. Имея четко определенный график работы, ваша команда четко знает, когда от них ожидается работа, а когда — нет. Это особенно важно для удаленных сотрудников, которые могут сгореть.
Итак, рабочий график помогает управлять командой, а также снижает уровень стресса до минимума. Звучит как беспроигрышный вариант. Шаблоны автоматизируют процесс и избавляют вас от необходимости изобретать велосипед.Начните работу с этим простым шаблоном рабочего графика, который поможет вам в кратчайшие сроки приступить к работе.
Шаблон рабочего графика только поможет вам в управлении доступностью вашей команды. Программное обеспечение для управления проектами упрощает планирование задач и позволяет сбалансировать рабочую нагрузку команды. Облачное программное обеспечение ProjectManager.com позволяет вам настроить доступность вашей команды, от PTO до отпуска и праздников. Теперь вы можете быстро и легко составить график работы. Инструменты ресурсов, такие как наша диаграмма рабочей нагрузки, показывают, у кого слишком много или слишком мало заданий.Затем вы можете сбалансировать рабочую нагрузку, перераспределив ее прямо на этой странице, повысив продуктивность каждого и обеспечив отличный график работы.
Создавайте сбалансированные графики работы с помощью диаграмм Ганта ProjectManager.com и инструментов управления ресурсами.— Попробуйте бесплатно!Как использовать шаблон рабочего графика
После того, как вы скачали шаблон рабочего расписания в Excel, выполните следующие простые шаги, и вы сможете начать пользоваться его преимуществами.
- Откройте бесплатный шаблон рабочего расписания
- Откройте вкладку График работы сотрудника
- Щелкните ячейку под столбцом под названием сотрудник
- Перечислите всех своих сотрудников по именам в другой строке
- Рядом с именем укажите задачи сотрудника и проект .
- Отметьте дни, в которые каждый сотрудник должен работать
Это так просто.Шаблон расписания сотрудников отображается на ежемесячном дисплее, но вы можете настроить его на еженедельное или ежедневное отображение в зависимости от ваших потребностей.
Что можно и чего нельзя сделать с помощью этого шаблона рабочего расписания
Получение контроля над доступностью вашей команды и умение эффективно планировать ее необходимо для успешного выполнения проекта. Наш бесплатный шаблон рабочего графика — это первый шаг к тому, чтобы это обещание стало реальностью. Но шаблоны могут идти только так далеко. Хотя они и полезны, вы обнаружите, что они не дают вам гибкости и контроля, которые можно получить с помощью программного обеспечения для управления проектами в Интернете.
Возможности этого шаблона рабочего графика
Шаблон рабочего графика может собирать данные о члене вашей команды и их графике работы. В нем есть место, где вы можете составить ряд для каждого сотрудника по имени, задаче и проекту, над которым они работают. Есть даже место для списка их задач и дней, по которым они должны работать. Но шаблон по замыслу является статическим документом. Если вы хотите обновить его, это нужно делать вручную, что отнимает много драгоценного времени.
Чего не может сделать этот шаблон рабочего графика
Как отмечалось выше, шаблон представляет собой отдельный документ.Да, это электронная таблица, и вы можете загрузить ее на свой компьютер и при необходимости изменить доступность, но будьте осторожны, чтобы не было больше одной версии, иначе вы можете составить расписание на основе неточных данных. Поскольку шаблон хранится на компьютере, члены команды не могут совместно работать и обновлять свой статус, и эти данные не собираются в режиме реального времени. С помощью онлайн-инструмента, такого как ProjectManager.com, существует единый график работы, который всегда обновляется в режиме реального времени, поэтому менеджеры знают о доступности своей команды
Как ProjectManager.com помогает составлять график работы
Думайте о шаблоне бесплатного рабочего графика как о первом этапе вашего плана по управлению рабочей нагрузкой. Это хороший способ организовать свою команду и собрать дни и часы. Теперь у вас есть вся эта информация в одном месте.
Проблема с этим местом в том, что оно отделено от всех остальных мест, где вы работаете. Если вы управляете проектом, значит, вы используете какое-то программное обеспечение для управления проектами, например ProjectManager.com, чтобы контролировать различные элементы вашего проекта и привести его к успешному завершению.
Когда вы вручную вводите данные из шаблона бесплатного рабочего графика в ProjectManager.com, теперь у вас есть видимость назначений всех членов вашей команды по одному или нескольким проектам. С первого взгляда вы можете увидеть, какие задачи выполняются вовремя, какие по графику, а какие просрочены.
Вы также можете посмотреть:
- Кто над чем работает
- Какова запланированная и фактическая загруженность ваших ресурсов
- Кто готов к дополнительной работе, а кто перегружен
Управление рабочим графиком с помощью онлайн-инструмента управления проектами, такого как ProjectManager.com значительно упрощает управление рабочей нагрузкой вашей команды, чем переход от одного документа к другому или от приложения к приложению, и все это ведет к высокой производительности проекта.
шаблонов для дополнения вашего рабочего графика
Наш бесплатный шаблон рабочего графика — один из многих, которые могут быть включены в график вашего проекта. Это также один из многих бесплатных шаблонов, которые мы предлагаем на нашем сайте. Вот три дополнительных шаблона, которые полезны на каждом этапе вашего проекта.
Шаблон расписанияКак отмечалось выше, шаблон рабочего графика не обновляется сам по себе, для этого вам понадобится программное обеспечение для управления проектами в Интернете.Но если вы не готовы сделать этот шаг вперед, вы можете увеличить рабочий график с помощью нашего бесплатного шаблона расписания. Это документ, с помощью которого ваша команда может вести учет своего рабочего времени, чтобы вы могли получать зарплату и отслеживать их работу.
Шаблон диаграммы ГантаМы не хотим бросать наш шаблон рабочего расписания в тупик, но если вы затрудняетесь сделать его частью своего расписания проекта, почему бы не перейти на наш бесплатный шаблон диаграммы Ганта? Вместо записи дат вы можете создать фактическое расписание.В шаблоне диаграммы Ганта перечислены задачи и их продолжительность на временной шкале проекта, поэтому вы можете видеть весь проект сразу. Затем разбейте его на этапы, настроив цвета и отметив начало или конец этих этапов с помощью функции вехи.
Шаблон отслеживания задачРасписания меняются по разным причинам, многие из которых связаны с задачами. Задачи могут быть заблокированы, заблокированы или их ресурсы не сбалансированы. Чтобы ваша команда не отставала от графика, вы должны следить за своими задачами.Используйте бесплатный шаблон отслеживания задач, чтобы отслеживать задачи, чтобы вы могли отслеживать ход выполнения, выявлять любые проблемы и разрешать их до того, как они превратятся в проблемы. Конечно, использование ProjectManager.com дает вам возможности, расширяющие возможности шаблонов.
Связанное содержимое
ProjectManager.com — это не только онлайн-решение для управления проектами, но и центр знаний для менеджеров проектов по всему миру. Благодаря еженедельной публикации обучающих видеороликов по управлению проектами в дополнение к нескольким сообщениям в блогах, каждый найдет что-то для себя, от ученика до подмастерья.
Ниже приведены некоторые публикации, связанные с расписанием, которые мы опубликовали за многие годы и которые могут помочь вам получить максимальную отдачу от вашего шаблона рабочего расписания.
ProjectManager.com — это облачное программное обеспечение, которое помогает вам более эффективно управлять командами, чтобы привести проекты к успешному завершению. Поскольку это онлайн-инструмент для PM, нет необходимости в сложной установке сервера. К программному обеспечению можно получить доступ в любом месте и в любое время. Более того, вы получите наиболее точную картину своего проекта на данный момент с его отчетами в реальном времени.Затем вы можете увидеть все аспекты проекта сразу на одной странице с его панелью управления, графическим представлением показателей проекта, которыми легко поделиться для простой отчетности. Нажмите здесь, чтобы начать 30-дневную бесплатную пробную версию!
Как составить идеальный график работы для вашей команды
1. Что такое график работы
График работы — это список сотрудников и связанная с ними информация в течение определенного периода, включая их рабочее время, место и обязанности.
Лучший график работы всегда составляется до двух недель внедрения. Составление графика работы сотрудников — это необходимый процесс как для самого работника, так и для работодателя. Поскольку это обеспечивает легкий доступ для понимания ответственности, которая оказалась полезной при переключении свопов, и ее легче применять.
2. Виды графика работы
В основном перечисляются 7 типов графика работы в зависимости от обычаев и рабочего времени.
2.1 График работы на полную ставку
Полный рабочий день означает, что сотрудники обычно работают с 9 до 10 в день (от 37 до 40 часов в неделю). Графику полного рабочего дня обычно придерживаются различные отрасли, такие как лакокрасочная, швейная и химическая промышленность.
Где время с 9 утра до 5 вечера, с понедельника по пятницу. Тем не менее, сроки работы длинные, но этот тип графика предусматривает различные льготы для сотрудников, включая медицинское страхование, отпуск и больничные, а также различные пенсионные планы.
Источник: Pinterest2.2 График работы неполный рабочий день
График неполного рабочего дня означает, что сотрудники обычно работают от 4 до 5 часов в день (17-20 часов в неделю). Начальные школы и колледжи обычно работают неполный рабочий день. Где рабочее время с 8.00 до 12.00, с понедельника по четверг.
Хотя этот тип работы не предусматривает страховых выплат, дней болезни, выхода на пенсию и т. Д., Он может гибко выполнять обязанности сотрудника вне работы.
Источник: Pinterest2.3 Фиксированный график работы
Когда сотрудники работают одинаковое количество часов в день или одинаковое количество дней в неделе, они всегда известны как фиксированный график работы. Многие сотрудники, занятые полный рабочий день, придерживаются фиксированного графика работы или расписания.
Обычно за ним следуют проектные компании, например, 4 дня по трехдневному графику. Другой пример: с 8:30 до 17:00 с понедельника по пятницу и с 15:00 до 23:00 с четверга по воскресенье.
Источник: Pinterest2.4 Вращающийся график работы
Когда рабочие часы сотрудников фиксированы, они переключаются между дневными сменами, выходными, ночными сменами, сменными сменами или ночными сменами, известными как чередующиеся рабочие графики.
Такого типа расписания часто придерживаются больницы и колл-центры, где часы работы с 7:00 до 15:00 или с 13:00 до 21:00 для дневной смены или смены плавания соответственно.Сотрудники с таким графиком идут на компромисс со своим распорядком дня, но у них много времени, чтобы проводить с друзьями и семьей.
Источник: Pinterest2.5 Гибкий график работы
Когда рабочее время сотрудника является гибким в течение недели и устанавливается совместно сотрудниками и работодателем, это называется гибким графиком работы. Этот тип графика работы очень бесконечен, но более гибкий, чем фиксированный стандарт плана.
В этом случае смены обычно переключаются с другими сотрудниками. Например, с 9:00 до 12:30 в понедельник, с 11:00 до 16:00 во вторник и с 14:00 до закрытия в субботу и воскресенье.
Источник: Pinterest2.6 График сверхурочной работы
График сверхурочной работы означает, что сотрудники работают больше обычного рабочего времени, например, от 8 до 10 часов в день (> 40 часов в неделю).
График сверхурочной работы обычно сопровождается крупными проектами или в течение определенного периода, когда будет какая-либо бизнес-сессия, например, фестивали. Рабочее время может быть двукратным или полуторачасовым. Тем не менее, это расписание приносит некоторые бонусные баллы, но часто оно становится быстрым и дорогим.
Источник: Pinterest2.7 График работы внештатного сотрудника
Такой график работы относительно новый для других.Тем не менее, график работы внештатного сотрудника дает хорошие результаты, но вероятность мошенничества выше. В этом рабочем графике сотрудники работают до истечения крайнего срока, который является более гибким, чем другие рабочие графики.
Источник: Pinterest3. Советы по составлению графика работы
Есть несколько основных советов, которым нужно следовать, когда вы спрашиваете себя, как составить рабочий график.
- Создавайте политики и следуйте им
- Планируйте как можно раньше
- Определите и определите необходимые навыки для каждой смены
- Использовать технологию планирования
- Будьте гибкими и скромными
Прежде всего, вам необходимо составить основной график, которого следует строго придерживаться.Кроме того, заранее определите и обеспечьте соблюдение некоторых политик ожиданий, например политики перед отъездом, после отпуска и опоздания. Принимайте заявки на отгулы в порядке очереди. Заранее определите стратегию ротации смен для каждого сотрудника и каждой смены.
Составьте предстоящий график как можно раньше. Это поможет сотруднику составить распорядок дня и выполнить свои обязанности.Кроме того, вы можете лучше планировать рабочий график, если планируете больше. Впоследствии сотрудникам не нужно менять предложенную программу.
Как мы знаем, все сотрудники в отрасли не обладают одинаковыми навыками, квалификацией, эффективностью и опытом. Они могут в некоторой степени отличаться друг от друга. График должен быть основным графиком, который учитывает качество каждого сотрудника для каждой должности и каждой смены.
На рынках доступно множество инструментов планирования, с помощью которых можно создать автоматизированный график работы для вашего бизнеса. Приложения планирования сотрудников более эффективны, чем традиционное планирование, которое выполняется вручную. Они просты в использовании и могут сэкономить ваше рабочее время.
Всегда помните, что при составлении графика работы сотрудники также являются людьми.Подумайте об их распорядке дня, состоянии здоровья и семейном прошлом. Он более гибкий. Вы даете доступ самим себе, чтобы заполнить небольшую часть своего рабочего графика. Это будет поощрять сотрудников, что может привести к более продуктивной команде сотрудников.
4. Как составить график работы
Есть основные шаги для создания идеального рабочего графика в целом и в EdrawMax.
4.1 Как создать график работы в целом
Шаг 1: Всегда должна быть только одна версия рабочего графика.
График работы должен постоянно соответствовать только одной версии, поэтому программное обеспечение необходимо тщательно выбирать на начальном этапе планирования. Если вы планируете работу сотрудника с помощью технологии онлайн-планирования, такой как EdrawMax, это лучше, чем другое автономное программное обеспечение. Вы можете внести изменения в текущее расписание или скорректировать расписание.Это сэкономит ваше время, и любой желающий сможет легко получить к нему доступ.
Шаг 2: Убедитесь, что график работы доступен как можно скорее.
Лучше раздать свое расписание как можно раньше. Для этого вам нужно выбрать облачное приложение, которое поможет распределить расписание между сотрудниками по мере его создания. Для всех видов бизнеса настоятельно рекомендуется заблаговременное уведомление о новом расписании за две недели.
Таким образом, у сотрудников будет достаточно времени, чтобы приспособиться, и это также уменьшит количество запросов сотрудника на смену смены.Убедитесь, что сотрудники не стесняются спрашивать о предстоящем новом расписании до двух недель после его выпуска, так как это поможет вам запомнить.
Шаг 3: Избегайте микроменеджмента расписания.
Всегда поощряйте доброжелательность своего сотрудника, немного отступая, потому что это считается лучшим способом составить идеальный график работы. Должен быть оставлен раздел, где сотрудник может вводить данные о себе, когда они предпочитают работать, а не помнить.Используйте информацию этого раздела в следующий раз, чтобы назначить смену для создания нового расписания.
Однако вам необходимо знать об опыте, способностях и квалификации сотрудников, для которых вы составляете график, или вы можете создать для этого отдельный файл. Это поможет вам не допустить, чтобы менее опытные участники и неквалифицированные участники менялись сменами вместо квалифицированного человека.
Шаг 4: Составьте хорошо предсказуемый график.
Избегайте навязывания сотрудникам непредсказуемого или нерегулярного графика и не составляйте такой рабочий график, который очень сложно поддерживать видимость порядка.Постоянная смена смены напрямую связана с физическим здоровьем рабочих. Всегда думайте о своих пожилых и нездоровых работниках, составляя график смены.
Шаг 5: Сведите к минимуму конфликты планирования.
При создании расписания должна быть последовательность. Избегайте частой смены смены и поддерживайте конфликт смены смены. Всегда помните об ответственности и предпочтениях сотрудников при составлении расписания.Избегайте фаворитизма между членами команды смены.
4.2 Как создать график работы в EdrawMax
Шаг 1: Откройте онлайн / программное обеспечение EdrawMax и выберите форму ;
Источник: EdrawMaxШаг 2: Выберите шаблон из галереи шаблонов и продолжайте редактировать, пока не будете удовлетворены.
Источник: EdrawMaxШаг 3: Закончив рабочий график, экспортируйте его в несколько форматов, а затем прикрепите к презентации или отчету.Или просто распечатайте его напрямую.
Источник: EdrawMax5. Заключение
Есть несколько шагов, которые нужно сделать, прежде чем думать о том, как составить график работы . График работы следует строить как можно раньше. Лучший график работы всегда достигается за счет поощрения доброй воли, которая более предсказуема без какого-либо конфликта интересов. EdrawMax — лучший инструмент для легкого создания рабочего графика , и других диаграмм.
Бесплатное программное обеспечение для планирования работы сотрудников для вашего бизнеса
О ПРОГРАММНОМ ОБЕСПЕЧЕНИИ РАСПИСАНИЯ
Что такое бесплатное программное обеспечение для планирования персонала?
Программное обеспечение для планирования автоматизирует процесс планирования ресурса и позволяет переключиться на онлайн-планирование вместо использования бумажной системы. Homebase предлагает бесплатную возможность для составления расписания программного обеспечения с богатым набором функций, которое поможет вам составить расписание для вашей команды.
Программное обеспечение для онлайн-планирования означает, что расписания сотрудников, которые вы составляете для своего бизнеса, хранятся в Интернете.Облачное программное обеспечение означает, что ваши сотрудники могут получать доступ к онлайн-расписанию с любого устройства с помощью приложения для расписания в режиме реального времени. Вы можете планировать смены и управлять своим бизнесом проще, чем когда-либо, с помощью современных онлайн-инструментов.
С помощью средства создания ежемесячного расписания Homebase мы будем отправлять вашим почасовым сотрудникам календарные напоминания об их графике работы и напоминания по электронной почте, когда приближается их смена. Надлежащее укомплектование персоналом является ключом к обеспечению удовлетворенности клиентов за счет отличного обслуживания, что, в свою очередь, приводит к повторным посещениям клиентов.
Онлайн-планирование также означает, что менеджеры могут составлять и обновлять расписание из любого места, независимо от количества пользователей в месяц. Подключенные часы позволяют легко получить полную картину затрат на рабочую силу. Вы также можете просматривать производительность сотрудников, чтобы менеджеры могли принимать более обоснованные решения.
Приложение расписания также покажет, какие сотрудники опаздывают чаще всего. Вы даже можете увидеть, какие временные интервалы имеют самые высокие продажи (и вам нужно больше всего персонала).
Как узнать, когда пора перейти на приложение для рабочего графика?
Если вы тратите слишком много времени на построение своего расписания каждую неделю, самое время внести изменения.Какой лучший способ улучшить свой бизнес с помощью бесплатного программного обеспечения для планирования работы сотрудников? Вы можете узнать больше о приложениях для рабочего графика в нашей статье, 5 признаков, что пора переключиться на приложение для рабочего графика.
Почему я должен использовать приложение для планирования работы сотрудников бесплатно?
Приложение для составления расписания сотрудников сделает ваш процесс планирования проще, быстрее и эффективнее. Узнайте больше о приложениях для составления расписания сотрудников, прочитав нашу статью о 4 причинах, по которым вы должны их использовать.
Что такое система планирования?
Система календарного планирования — это любой метод, используемый для планирования смен сотрудников для вашего бизнеса.Однако наиболее эффективной системой, используемой сегодня вместо устаревших методов, являются программы, приложения или шаблоны планировщика, такие как Homebase.
Включает ли ваш процесс планирования создание одного и того же рабочего графика каждую неделю? Как насчет создания гибкой рабочей среды с различным рабочим временем для каждого сотрудника? ваш рабочий график выиграет от правильной системы. Если вы новичок в использовании онлайн-расписания, ознакомьтесь с нашим шаблоном о том, как его создать.
Инструмент для составления рабочего графика поможет вам выполнить работу быстро и легко.
О Сменном планировании
Почему Homebase лучше других программ.
Что такое программа для планирования смен?
Программное обеспечение для планирования смен, например Homebase, поможет вам управлять своим расписанием и составлять его в считанные минуты с любого устройства, помогая экономить часы каждую неделю. С помощью Homebase вы можете управлять изменениями расписания и следить за тем, чтобы у вашей команды были актуальные расписания. Сотрудники также могут запросить сменную сделку или обновить информацию о доступности на Homebase. Затем вы получите уведомление об утверждении, и Homebase автоматически обновит расписание и выделит конфликты.Какое приложение для планирования сотрудников лучше всего?
Лучшее программное обеспечение для планирования — это то, которое экономит вам больше всего времени и оставляет ваш календарь открытым для других приоритетов. Это также должно помочь вам сэкономить на трудозатратах. С Homebase вы экономите часы каждую неделю благодаря нашему автоматическому расписанию, которое позволяет вам составлять расписание своих сотрудников онлайн за считанные минуты.Возможность перетаскивания группового планирования позволяет просматривать график работы сотрудников по ролям, временным периодам или сотрудникам.Вы можете наблюдать за автоматическим подсчетом часов, планировать свою команду из любого браузера на своем мобильном устройстве и публиковать рабочие изменения в любое время и в любом месте.
Homebase также дает вам лучшее представление о затратах на рабочую силу. Наше программное обеспечение подсчитывает часы и сверхурочные часы и вычитает время перерывов. Вы также можете использовать наш инструмент для ввода данных о продажах и обеспечения соблюдения целевого бюджета. Вы даже можете спрогнозировать свои затраты на рабочую силу, посмотреть погоду и прогноз продаж.
Что такое инструмент планирования заданий?
Хороший инструмент планирования работы, такой как Homebase, предоставит вам все необходимое для управления расписанием ваших сотрудников.Это включает в себя управление вашими сотрудниками, обмен открытыми сменами и даже экспорт для расчета заработной платы с ведущими компаниями.В нашем бесплатном плане есть такие функции, как журнал менеджера и расширенная отчетность, а в нашем платном плане есть и другие функции. Это гарантирует, что ваша рабочая жизнь будет максимально легкой, и вы построите идеальный рабочий график.
Какое приложение для планирования лучше всего?
Homebase — лучшее приложение для планирования работы благодаря всем предоставляемым нами замечательным функциям. Более 100 000 предприятий доверяют нам помощь в облегчении их работы.Но не берите это у нас, берите это из тысяч пятизвездочных отзывов от уважаемых клиентов.Какое приложение для планирования лучше всего подходит для малого бизнеса?
Ваше приложение для планирования должно помочь вам эффективно и легко управлять малым бизнесом, и Homebase делает именно это. Мы поможем вам быстро составить график, сократить количество неявок и ошибок в расписании сотрудников. Вы можете отправить изменения расписания своим сотрудникам, чтобы подтвердить их получение.Программа рабочего графика Homebase может работать с несколькими типами графиков работы.К ним относятся чередующийся график работы, гибкий график работы, график рабочего времени, сжатый график работы, сокращенный график работы и многое другое. Они могут видеть всю необходимую информацию прямо в приложении.
Вы также можете использовать построитель расписания Homebase, бесплатное средство для создания расписания, которое дает вам шаблон расписания, который поможет вам составить еженедельное или ежедневное расписание.
Какое программное обеспечение для планирования лучше всего?
Лучшее программное обеспечение для планирования — это то, которое экономит вам больше всего времени, а также помогает сэкономить на трудозатратах.С Homebase вы экономите часы каждую неделю благодаря нашему автоматическому расписанию, которое позволяет вам составлять свое расписание за считанные минуты. Планирование команды перетаскиванием позволяет вам просматривать расписание группы по ролям, периоду времени или сотрудникам, и вы можете наблюдать за автоматическим подсчетом часов, планировать свою команду из любого браузера на своем мобильном устройстве и публиковать изменения в работе в любое время и в любом месте.Homebase также дает вам лучшее представление о затратах на рабочую силу. Наше программное обеспечение подсчитывает часы и сверхурочные часы и вычитает время перерывов.Вы также можете использовать наш инструмент для ввода данных о продажах и обеспечения соблюдения целевых показателей бюджета, прогнозирования затрат на рабочую силу и даже просмотра погоды и прогноза продаж прямо по расписанию.
Сколько людей вы планируете?
Homebase позволяет добавлять в свой ежедневный график столько сотрудников, сколько вам нужно. С нашим приложением и простым шаблоном расписания вся информация о вашей команде находится в одном месте. Ваши сотрудники могут управлять своей трудовой жизнью, проверяя свой график, меняя смены, обмениваясь сообщениями с другими и даже оценивая свою зарплату.Можете ли вы использовать бумажный календарь или приложение-календарь для своего расписания?
Совершенно верно. Вы можете составить расписание для своей команды с помощью приложения календаря онлайн-бронирования, такого как iCal или Google Calendar, но эти инструменты не являются приложениями для планирования отдельных сотрудников. Вы не можете копировать шаблоны расписания с недели на неделю в календаре. Там также будут появляться другие события и праздники, которые могут оказаться громоздкими.Создание графика работы — по должности — консоль NCR для Aloha
В этом модуле вы узнаете:
- Как создать график работы в консоли при планировании по должностям ( рекомендуется )
Существует два метода планирования вашей команды:
- По должностям ( рекомендуется ): позволяет вам планировать членов группы по должностям (или кодам работы), к которым они назначены.В вашем расписании будет автоматически установлена эта опция. См. Обучающий модуль Общие параметры для получения более подробной информации о том, как изменить этот параметр
- По сотруднику: позволяет индивидуально планировать членов команды. Обратите внимание, что вы по-прежнему сможете прикрепить должность (или код должности) к сменам при составлении расписания по сотруднику. Однако при этом формат расписания будет другим.
* Важно: Console поддерживает выполнение расписания любым методом планирования.Однако вы должны прикреплять должность (код должности) к каждой смене, которую вы назначаете, чтобы эта функция работала.
Создание графика работы — по позиции
Чтобы создать расписание, вам нужно перейти в модуль «Управление трудом» и щелкнуть «График работы».
График Просмотр по умолчанию показывает текущую неделю и все настройки недоступности отображаются. Если частичная недоступность уже была установлена, вы увидите это в ячейке для этого дня.Он также будет выделен красным шрифтом, когда вы нажмете на соответствующий день, чтобы запланировать время отсутствия сотрудника.
У вас будет два варианта построения расписания при составлении расписания по должностям:
- Ввод вручную (требуется для первого расписания)
- Копировать расписание предыдущей недели (требуется наличие расписания на предыдущую неделю). Обратите внимание, что функция копирования будет доступна в каждой секции (код вакансии)
Создание расписания вручную
- Переключитесь на неделю, для которой вы хотите установить расписание, нажав Назад или Далее вверху страницы рядом с диапазоном дат
- Щелкните ячейку под днем справа от сотрудника, для которого нужно запланировать смену
- Щелкните стрелку раскрывающегося списка, чтобы выбрать время начала смены
- Щелкните стрелку раскрывающегося списка, чтобы выбрать время Конец смены
- Должность, назначенная сотруднику, должна автоматически заполняться в поле ниже Должность
- Чтобы изменить позицию, щелкните стрелку раскрывающегося списка справа от названия позиции, чтобы выбрать другую позицию
- Обратите внимание, что должность должна быть назначена каждой смене, чтобы принудительное выполнение графика работало.Если смене не назначена должность, сотрудник будет перемещен в раздел Нет должностей внизу страницы
- Нажмите Сохранить
- Повторите шаги 2–5 для каждого сотрудника и для каждого дня, когда они должны быть запланированы.
- Щелкните любую смену еще раз, чтобы изменить ее. Это включает добавление дополнительных смен на день, а также редактирование или удаление существующих смен
- Щелкните Изменить , чтобы изменить время начала и / или окончания
- Нажмите Удалить , чтобы удалить смену
- Нажмите Добавить смену , чтобы добавить смену в график сотрудника на день
Копирование расписания предыдущей недели
- Переключитесь на неделю, для которой хотите установить расписание, нажав Предыдущий или Далее вверху страницы рядом с диапазоном дат
- Щелкните ссылку Копировать предыдущую неделю в правом верхнем углу раздела позиций на странице
- График будет скопирован для каждого сотрудника с предыдущей недели
- Обратите внимание, что любая установленная недоступность будет отменена при копировании расписания с предыдущей недели.Следовательно, если сотрудник должен был работать на предыдущей неделе, но недоступен для работы на текущей неделе, копия будет отменять эту недоступность
- Отсюда вы можете внести дополнительные изменения перед окончательной доработкой расписания.
См. Обучающий модуль «Передача расписаний» для получения более подробной информации о том, как поделиться окончательным расписанием.
Очистка расписания
Вы можете очистить расписание в любое время до его завершения.Чтобы очистить расписание:- Щелкните ссылку Очистить расписание в правом верхнем углу раздела позиций на странице
- Вам будет предложено подтвердить ваш выбор
- Нажмите ОК
- Расписание будет сброшено на пустое расписание, отражающее только установленную недоступность.
Связанные темы:
.
Добавить примечание для текущей недели
Обмен данными о графиках работы
