Как правильно составить график сменности без переработки: График сменности на 2021 год – порядок заполнения

на что обратить внимание (Никурадзе А.)

График сменности применяется лишь в тех организациях, где осуществляется непрерывный производственный процесс. Нередко работодатели упускают из вида данный факт и вводят режим ошибочно. Давайте разберемся, в каких случаях мы применяем график сменности, а когда мы должны составлять графики работ.

 

Отличие графиков сменности от графиков работ 

Сменная работа — это работа в две, три или четыре смены, вводимая в тех случаях, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы, а также в целях более эффективного использования оборудования, увеличения объема выпускаемой продукции или оказываемых услуг (ч. 1 ст. 103 ТК РФ). Из данного определения следует, что режим работы предусматривает постоянный, безостановочный процесс. При такой работе необходимо составлять графики сменности, в которых будут прописываться чередование смен (выхода работника на работу) и предоставление выходных дней.

Согласно ст. 103 ТК РФ обязательными требованиями при сменной работе являются:

— составление графика сменности с соблюдением установленной продолжительности рабочего времени;

— учет мнения представительного органа работников при составлении графика сменности;

— ознакомление работников с графиком сменности производится не позднее чем за один месяц до введения его в действие.

Таким образом, если работодателем применяются графики сменности, то вышеперечисленные требования должны быть им соблюдены. 

Примечание. Про суммированный учет рабочего времени читайте в ближайших номерах. 

Если же в организации предусмотрен такой режим работы, когда работники выполняют свои трудовые обязанности на протяжении одного дня, но при этом не сменяются другими работниками (например, чередование рабочих дней два через два), то такой режим работы не может квалифицироваться как сменная работа и в этом случае требуется

график работ, а не график сменности.

К графику работ на законодательном уровне не установлено каких-либо требований по срокам ознакомления, также нет необходимости в учете мнения представительного органа работников. Работодателю необходимо только соблюдать установленную продолжительность рабочего времени и предоставлять работникам междусменный и еженедельный отдых в установленных законом нормах.

 

Требования к графикам 

Основными требованиями как при составлении графика сменности, так и при составлении графика работ являются:

1) соблюдение установленной продолжительности рабочего времени;

2) предоставление времени отдыха.

В итоге в графиках необходимо предусмотреть следующее:

1) время начала и окончания работы в день или смену;

2) продолжительность рабочего дня (смены) и количество смен в сутки;

3) количество рабочих и выходных дней (в графике сменности обязательно нужно предусмотреть чередование рабочих и нерабочих дней). Напоминаем: в соответствии со ст. 110 ТК РФ еженедельный непрерывный отдых должен быть не менее 42 часов;

4) время междусменного отдыха, а также время перерывов для отдыха и питания в соответствии со ст. 108 ТК РФ. Перерывы для отдыха и питания предоставляются работнику в течение рабочего дня (смены) продолжительностью не более двух часов и не менее 30 минут, которые в рабочее время, как правило, не включаются. При этом по нормам МР 2.2.9.2311-07 «Состояние здоровья работающих в связи с состоянием производственной среды. Профилактика стрессового состояния работников при различных видах профессиональной деятельности. Методические рекомендации» перерывы для отдыха и питания должны предоставляться через четыре часа работы. Если работнику установлен 12-часовой рабочий день, то у него должны быть как минимум два перерыва для отдыха и питания не менее 30 минут каждый <1>.

———————————

<1> Необходимое количество перерывов для отдыха и питания отдельных работников следует определять со специалистом по охране труда в зависимости от установленных СанПиН и методологических рекомендаций.

 

На что обратить внимание 

Важным моментом при составлении графика является недопустимость его разработки с заведомо предусмотренной переработкой или недоработкой. Меньшее количество часов работы, чем установлено нормой, или, наоборот, большее по факту возможны, это не является нарушением. Главное — произвести правильно оплату исходя из требований ст. 155 или ст. 152 ТК РФ соответственно.

При этом допустимо отклонение в ту или другую сторону в пределах одного-двух рабочих дней или смены, так как включить в учетный период четное количество часов не всегда представляется возможным. Законодательно подобная возможность (превышение или уменьшение нормы часов в пределах одного рабочего дня (смены)) не предусмотрена. Такой вывод сделан исходя из инспекционной практики. Если работодатель разрабатывает график описанным выше способом и оплачивает работнику переработки или недоработки в установленном порядке, то риск привлечения работодателя к ответственности практически отсутствует.

Также при разработке графиков (и работ, и сменности) работодателю необходимо учитывать, что

продолжительность рабочего дня (смены), непосредственно предшествующих нерабочему праздничному дню, уменьшается на один час. Частью 2 ст. 95 ТК РФ установлено, что в непрерывно действующих организациях и на отдельных видах работ, где невозможно уменьшение продолжительности работы (смены) в предпраздничный день, переработка компенсируется предоставлением работнику дополнительного времени отдыха или, с согласия работника, оплатой по нормам, установленным для сверхурочной работы.

Еще сокращенная продолжительность рабочего дня или смены устанавливается для работы в ночное время. В этом случае рабочее время должно быть сокращено на один час без последующей отработки (ч. 2 ст. 96 ТК РФ). Однако необходимо иметь в виду: если работник принят исключительно для работы в ночное время или для него предусмотрена сокращенная продолжительность рабочего времени, указанное выше правило на него не распространяется.

Обратим внимание и на срок, на который целесообразнее утверждать графики. Стоит отметить, что график сменности лучше составлять на один-два месяца вперед, так как при необходимости внести в него изменение на практике возникают определенные трудности. Например, работодатель разработал график на год вперед и ознакомил работников с ним. Но спустя месяц кто-то из работников заболел, кто-то решил сменить место работы и т.д. Следовательно, работодателю необходимо перестраивать график, внося в него корректировки. Согласно ст. 72 ТК РФ изменение условий трудового договора возможно только с письменного согласия работника. Опять же с графиком сменности работники должны быть ознакомлены не позднее одного месяца до его введения.

Таким образом, работодатель разрабатывает график заново, работники с ним знакомятся и через месяц все снова работают в штатном режиме. До вступления графика сменности в силу работодателю придется закрывать «дыры» с помощью привлечения других сотрудников к работе в выходные дни. Так как в случае, если один работник заболел и его необходимо заменить, а у другого работника по графику выходной, без его согласия и оплаты рабочего времени в двойном размере работодатель не вправе привлечь его к работе.

Стоит отметить, что привлечение работника к труду в течение двух смен подряд запрещено (ч. 5 ст. 103 ТК РФ). При этом до момента выхода работника-сменщика допускается привлечение к сверхурочной работе того работника, у которого была предыдущая смена, если работа не допускает перерыва. Данное основание для привлечения работника к сверхурочным работам не предполагает, что он будет работать вторую смену полностью. Однако на период, пока работодатель вызовет заменяющего работника, сотрудник, отработавший смену, остается на работе до его прихода.

 

Вносим изменения в график 

Что же делать, если работники не согласятся на изменения в графике? Здесь работодателю приходит на помощь ст. 74 ТК РФ. Однако работодателю необходимо обосновать вносимые изменения в режим работы сотрудников. Более того, требуются не просто причины, влекущие за собой изменения, а причины, связанные с изменением организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины).

Применение ст. 74 ТК РФ также усложняется тем, что работники должны быть уведомлены о внесенных изменениях и их причинах не позднее чем за два месяца. То есть сроки введения нового графика существенно удлиняются.

Из вышесказанного следует, что, разрабатывая график сменности, лучше знакомить работников с графиком на один месяц вперед, а при необходимости внесения изменений в график сменности руководствоваться ст. ст. 72 и 74 ТК РФ в зависимости от ситуации.

Такой же порядок внесения изменений предусматривается для графика работ (так как он также является одним из элементов режима работы). Единственное отличие состоит в том, что если сотрудники согласны трудиться по новому графику работ, то нет необходимости ждать месяц, они приступают к работе по новому графику хоть на следующий день. Что касается периода, на который рекомендуется разработка графика работ, то в связи с отсутствием требований в нормах права работодатель сам определяет, будет ли это график работ на день, неделю, две недели, месяц или квартал. Все зависит от специфики работы организации, возможности запланировать режим работы на больший промежуток времени, вероятности форс-мажорных обстоятельств и многого другого. В данном вопросе компания вправе решать исключительно в своих интересах.

Для более точного понимания порядка составления графика сменности разберемся с этим на примере. 

Пример. В организации установлена сменная работа (безостановочное производство). Введен суммированный учет рабочего времени с учетным периодом два месяца. Работники осуществляют свою трудовую деятельность в четыре смены, где дневная смена составляет 11 часов работы, а ночная — 10 часов. При этом работа в предпраздничный день не сокращается на один час.

Работники в дневную смену работают с 8:00 до 20:00 с двумя перерывами для отдыха и питания по 30 минут (перерыв для отдыха и питания не включается в рабочее время и не оплачивается):

— с 12:00 до 12:30;

— с 16:30 до 17:00.

Работники в ночную смену работают с 20:00 до 08:00 с двумя перерывами для отдыха и питания по 1 часу (перерыв для отдыха и питания не включается в рабочее время и не оплачивается):

— с 00:00 до 01:00;

— с 05:00 до 06:00.

Посмотрим на графики за апрель и март 2015 г. ниже. 

Из приведенного примера видно, что работник 1 отработал 326 часов за учетный период, работник 2 — 325 часов, работник 3 — 315 часов, а работник 4 — 316 часов. При этом норма часов в учетном периоде составила 318 часов. В приведенных графиках смены составлены в пределах отклонения от нормы, не превышающей одну рабочую смену.

Исходя из данного примера работник 1 и работник 2 должны получить оплату сверхурочных часов, а работник 3 и работник 4 — доплату до установленной нормы.

Таким образом, при разработке графиков работодателю необходимо:

1) определить, является ли установленный режим работы в организации сменным:

— если сменяемости в организации нет, то разрабатывать график работ, снимая с себя обязанность по ознакомлению с ними работников за месяц, и учитывать мнение представительного органа работников;

— если же в организации не может быть перерывов в работе, то работодатель должен учитывать сроки ознакомления и мнение представительного органа работников. При отсутствии данного органа на графике рекомендуется проставлять отметку следующего содержания: «На момент утверждения графика сменности представительный орган не создан» <2>;

2) соблюсти продолжительность рабочего дня (смены) и количество смен в сутки;

3) предусмотреть время начала и окончания работ в день или смену с учетом нерабочих праздничных дней, работы в ночное время;

4) предусмотреть чередование рабочих и выходных дней с соблюдением установленных норм еженедельного отдыха работников;

5) предоставлять время междусменного отдыха, а также время перерывов для отдыха и питания в соответствии с установленными нормами.

<2> Данное требование следует из инспекционной практики.

Как правильно составить круглосуточный график работы для ТРЁХ истопников без переработки, Пинск | вопрос №1492330 от 28.07.2021

График работ (сменности) является локальным нормативным актом, определяющим трудовой распорядок в конкретной организации (ст. 194 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее — ТК). Режим рабочего времени определяется правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР) или графиком работ (сменности). При сменной работе режим рабочего времени определяется графиком сменности (ст. 125 ТК). В ст. 123 ТК режим рабочего времени определен как порядок распределения нанимателем норм ежедневной и еженедельной продолжительности рабочего времени и времени отдыха на протяжении суток, недели, месяца и других календарных периодов. Режим рабочего времени определяет время начала и окончания рабочего дня (смены), время обеденного и других перерывов, последовательность чередования работников по сменам, рабочие и выходные дни. Законодательно не установлена типовая (примерная) форма графика сменности, но учитывая назначение данного локального акта, следует указывать в нем продолжительность смен, а не только их последовательность.

Расчетная норма рабочего времени применяется при планировании и учете рабочего времени работников со сменным режимом работы и при суммированном учете рабочего времени. При составлении графиков работы (сменности) количество часов работы за учетный период, запланированных графиком работы (сменности), должно быть равно расчетной норме рабочего времени за этот период.

ТК РБ

Статья 123. Режим рабочего времени

Режим рабочего времени — порядок распределения нанимателем установленных настоящим Кодексом для работников норм ежедневной и еженедельной продолжительности рабочего времени и времени отдыха на протяжении суток, недели, месяца и других календарных периодов.

Режим рабочего времени определяет время начала и окончания рабочего дня (смены), время обеденного и других перерывов, последовательность чередования работников по сменам, рабочие и выходные дни.

Режим рабочего времени работников разрабатывается исходя из режима работы, применяемого у нанимателя.

Режим рабочего времени определяется правилами внутреннего трудового распорядка или графиком работ (сменности).

График работ (сменности) утверждается нанимателем по согласованию с профсоюзом.

Установленный режим рабочего времени доводится до ведома работников не позднее одного месяца до введения его в действие.

Статья 125. Сменная работа и режим рабочего времени при сменной работе

Работа в две и более смены считается сменной работой. Сменная работа вводится в тех случаях, когда длительность производственного процесса (работы) превышает установленную продолжительность ежедневной работы, а также в целях более эффективного использования оборудования, увеличения объема производства (работ, услуг).

Режим рабочего времени при сменной работе определяется графиком сменности в соответствии со статьей 123 настоящего Кодекса. При этом продолжительность смены не может превышать 12 часов. Иная продолжительность смены для отдельных категорий работников может устанавливаться Правительством Республики Беларусь. Работники чередуются по сменам равномерно. Работа в течение двух смен подряд запрещается.

Минимальная продолжительность ежедневного отдыха между сменами (от конца одной до начала следующей) должна быть вместе со временем перерыва для отдыха и питания не менее двойной продолжительности времени работы в предшествующей отдыху смене.

Если продолжительность смены по графику больше восьми часов, уменьшение продолжительности ежедневного отдыха между сменами компенсируется за счет увеличения еженедельного непрерывного отдыха.

Приложение к постановлению.

Совета Министров.

Республики Беларусь

25.01.2008 N 104

ПЕРЕЧЕНЬ

КАТЕГОРИЙ РАБОТНИКОВ, ДЛЯ КОТОРЫХ МОЖЕТ УСТАНАВЛИВАТЬСЯ

ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ СМЕНЫ СВЫШЕ 12 ЧАСОВ,

НО НЕ БОЛЕЕ 24 ЧАСОВ

1. Рабочие и служащие: военизированной охраны, военизированных газоспасательных отрядов; обеспечивающие пожарную безопасность и (или) охрану объектов; организаций здравоохранения и социального обслуживания, санаторно-курортных организаций, обособленных (структурных) подразделений указанных организаций, с круглосуточным режимом работы, обеспечивающие и осуществляющие непрерывный процесс оказания медицинской помощи, а также круглосуточный уход за больными и (или) гражданами, проживающими в организациях социального обслуживания; осуществляющие прием и обработку отправлений специальной связи всех категорий секретности и ценности; доставку всех видов отправлений специальной связи, посылок особой важности, совершенно секретных и высокоценных при обслуживании межгосударственных и межобластных маршрутов; работающие в пунктах таможенного оформления и (или) пунктах пропуска; оперативно-дежурных отделов (служб) таможен; осуществляющие и обеспечивающие проведение аварийно-ремонтных (восстановительных, спасательных) работ; работающие на объектах придорожного сервиса с круглосуточным режимом работы; структурных подразделений, в том числе обособленных, с круглосуточным режимом работы организаций, осуществляющих гидрометеорологическую деятельность и мониторинг окружающей среды.

2. Рабочие, обеспечивающие работу котельных в организациях.

Вам помог ответ?ДаНет

Как правильно организовать работу по графику сменности?

В большинстве организаций сотрудники работают только в рабочие дни и не более 40 часов в неделю. Но существуют рабочие места, где такой график работы изначально невыполним. Например, сторожа или охранники, которые должны обеспечивать круглосуточное дежурство. Либо продавцы и кассиры в магазинах, которые функционируют без выходных. Для таких случаев предусмотрен вариант работа по графику сменности. Очень важно правильно составить и оформить такие графики.

Форма графика сменности не регламентирована законодательством. Поэтому на каждом предприятии графики сменности оформляют по своим формам. Нужно обязательно указать фамилии и должности работников, время начала и конца смен, время обеденного перерыва и порядок чередования смен.
Составлением графика сменности обычно занимается или бухгалтер или сотрудник отдела кадров. Этот график должен быть утвержден руководителем и каждый из сотрудников, чья фамилия присутствует в графике, должен ознакомиться с графиком и расписаться в этом. Причем законодательство требует, чтобы работник был ознакомлен с графиком не менее чем за месяц до начала его действия. То есть, если график составлен на март, то даты утверждения и ознакомления должна стоять январские или ранее.

Обычно, если сотрудники работают по графику сменности, то периодом суммированного учета рабочего времени выбирают не неделю (как обычно), а месяц, квартал или год. При недельном расчете рабочего времени часто не удается избежать значительных переработок свыше нормальной сорокачасовой рабочей недели. Если рабочий день сотрудника попадает на праздничный день, то предприятие обязано предоставить ему отгул. Либо оплатить в двойном размере, но только с письменного согласия работника.

Изменение графика сменности происходит по той же схеме, что и составление: новый график должен быть утвержден руководителем и предоставлен для ознакомления сотрудникам не менее чем за месяц до введения изменений. Срок хранения графиков сменности – пять лет.

Нужно помнить, что составление графика сменности не освобождает работодателя от ведения табеля учета рабочего времени. Табель составляется уже по факту и его содержание может отличаться от того, которое планировалось по графику. Ведь кто-то мог заболеть, прогулять и т.п. А вместо него мог быть вызван другой сотрудник.

Особо следует остановиться на примере графика работы для водителей автотранспорта. Эта работа связана с опасностью для жизни самих водителей и других участников дорожного движения. Поэтому условия работы, соблюдение норм рабочего времени находится под особым контролем.

При составлении графика сменности для водителей не рекомендуется устанавливать продолжительность смены 12 часов и более. Обычно суммированный учет рабочего времени водителей не превышает десяти часов. Если же по условиям рейсового задания невозможно ограничить смену 12 часами, в рейс отправляют двух водителей и в кабине машины должно быть оборудовано место для отдыха второго водителя.

Возможно, Вам будет полезно:

Сутки через трое, график смен, табель учета рабочего времени «сутки через троек»

Мнения работодателей насчет того, к какому режиму относится график «сутки через трое», разнятся. Некоторые полагают, что данный режим относится к сменной работе, ведь работа в сменном графике предполагает, что работник, отработав рабочее время, сменяется своим коллегой, который продолжает работу, таким образом обеспечивается непрерывность рабочего процесса и необходимый отдых. Данное условие выполняется при графике смен «сутки через трое». Но это не так. Одна важная деталь: работники сменяют друг друга на рабочем месте не в пределах одних суток, а в течение более долгих промежутков времени. Такие режимы относятся к гибким графикам работы. При гибком графике работы сотрудник отрабатывает количество часов, которое установлено работодателем, в течение определенных учетных периодов (например, квартала, года и др.). Также при гибком графике работы работодатель и сотрудник определяют начало и конец рабочего дня.

Сколько смен «сутки через трое» в месяц?

Некоторые работодатели сомневаются, правомерно ли устанавливать рабочий день продолжительностью 24 часа. Сколько получается смен в месяц, если работать сутки через трое? Порядка 8 смен. Несложно посчитать, что продолжительность рабочего времени в месяц, установленная законодательством, в данном случае не соблюдается.

Однако исходя из специфичной деятельности некоторых компаний, работодателю требуется установить рабочий день длительностью 24 часа, например, в ЧОП. При таком графике никак не может быть соблюдена установленная законодательством длительность рабочего времени в неделю – 40 часов. Учет рабочего времени в таком случае стоит вести в порядке, предусмотренном для ведения суммированного учета рабочего времени, это поможет работодателю соблюсти норму рабочего времени за более длительный учетный период. В чем особенность такого вида учета? При таком учете длительность рабочего времени работника учитывается не за день, а за более долгий учетный период – например, месяц, но не более года.

Особенности графика «сутки через трое»

При графике «сутки через трое» целесообразно определить учетный период равный году. Учетный период продолжительностью меньше (например, квартал или месяц) не позволит соблюдать норму рабочего времени без того, чтобы работники не работали сверхурочно. Стоит отметить, что работа, которая является свехурочной, должна быть компенсирована дополнительно: за первые пару часов работы не меньше чем в полуторном размере, за следующие часы – не менее чем в двойном размере. Кроме того, сверхурочная работа может быть компенсирована не только деньгами, но и предоставлением дополнительного отдыха.

Почему целесообразно установить годовой учетный период при работе «сутки через трое» в 2016 году? При учетном периоде, который равен году, переработку в одном месяце можно компенсировать за счет недоработки в другом в течение года, и по необходимости наиболее равномерно распределить дополнительные выходные дни. Хотя есть и другой вариант соблюдения трудового законодательства: составление графика работы на месяц без переработки с предоставлением работнику дополнительного выходного дня.

Применяя режим гибкого рабочего времени, вы обязаны вести точный учет часов, которые фактически отработал ваш сотрудник. Учет рабочего времени ведут по форме, которая утверждается в учетной политике компании для целей бухгалтерского учета. Для учета времени, отработанного сотрудником в режиме «сутки через трое», используется форма табеля учета рабочего времени. Вы можете вести табель, используя унифицированные формы, либо разработать форму самостоятельно.

Каждый работник должен знать заранее, каким будет режим его работы. Работодатель должен заранее составить график смен «сутки через трое», утвердить и ввести в действие. Работники должны ознакомиться с графиком работы и подписать его.

Образец табеля Т-12

График сменности работ. Как составить, как утвердить

Вопрос будет интересен не только кадровым работникам, но и владельцам собственных организаций. В особенности, если без организации посменной работы для своих подчинённых никак не обойтись. Сфер, где практикуются смены сейчас очень много. Любая торговля с рабочим днём в 12 часов, услуги, подразумевающие круглосуточное действие фирмы и прочее. Поэтому и приходится нанимать работников так, чтобы они могли иметь возможность отработать свою смену и уйти на выходные до следующей смены. Но как же именно оформлять такую практику, если подразумевается, что от правил оформления и закрепления режима работы отходить нельзя?

Что такое сменный график работы

Важно! В 103-ей статье трудового кодекса Российской Федерации прописывается чёрным по белому, что работать две смены подряд человеку нельзя!

Та же статья ТК РФ поясняет, что на фирме может устанавливаться максимально четыре смены. Поясним, для чего в принципе нужна сменность:

1. Для того, чтобы не случалось переработок у сотрудников.
2. Для того, чтобы оборудование организации использовалось с максимальной эффективностью.
3. Для увеличения выпуска товара.

Когда работники, или группы работников трудятся посменно, фирма может работать без остановок. Но график, по которому меняются люди должен быть утверждён в виде документа. Более того, весь штат, обозначенный в этом документе должен быть в обязательном порядке ознакомлен с графиком ещё до вступления его в силу. Причём по срокам — хотя бы за 1 месяц.

Примечание: по трудовому кодексу директор фирмы не просто составляет график смен и подписывает его. Он обязан ознакомить рабочих с документом и спросить их мнение (либо же мнение профкома).

Как составить

Здесь составителю даётся свобода действий, так как специализированной формы для составления не предусмотрено. График сменности составляется в свободной форме, но должен включать обязательные позиции:

1. Длительность смены
2. Начало смены и её окончание
3. ФИО сотрудников, относящихся к смене
4. Особенности составления графика сменности

Статья 91-ая и 104-ая ТК подразумевает, что любая переработка должна быть исключена. Соответственно вам, или вашему сотруднику, ответственному за составления графика важно следить, чтобы сотрудник не был занят больше, чем указано в норме производственного календаря.

Следите за корректностью табеля. Нельзя допускать не только общих переработок за период, но также — и за день (статья 94 ТК).

Но и непрерывающийся отдых сотрудника должен быть под контролем — не более сорока двух часов за одну неделю.

По статье 95 из того же кодекса следует, что в день, за которым идёт праздничный день, должен содержать сокращённую на один час смену.

Вводим график сменности

Подготовка будущего графика работы по сменам проводится в несколько этапов. Они будут предшествовать вступлению графика в действие.

• Первый этап — подготавливается проект приказа, в котором отражается конкретная дата старта сменного графика по режимам работы.
• Второй этап — знакомство с графиком сотрудников. Необходимо не просто всем показать готовый вариант, но и получить с каждого работника, задействованного в графике подпись. Стандартно эта процедура выполняется за два месяца до вступления в силу документа о смене графика. Регулируется это правило статьёй 74 трудового кодекса РФ.
• Третий этап — нужно закрепить данные о сменах и утверждённых на них сотрудниках в локальном акте. Это может быть ПВТР (правила внутреннего трудового распорядка), либо же колдоговор (коллективный трудовой договор). Это обязательный этап!
• Четвёртый этап — готовые проекты графика вместе с приказом должны быть направлены представителю трудового коллектива, либо же профкому.
• Пятый этап — утверждение. Делается с помощью приказа, образец которого легко скачать в интернете, если вы первый раз с этим сталкивайтесь.
• Последний этап — уведомление. Оповещаем тех, кто задействован в сменах нового графика, что через один месяц условия вступят в силу (регулируется 103-ей статьёй ТК).

Важно! После получения согласия на установленный график, с каждым сотрудником нужно будет заключить дополнительное соглашение к трудовому договору о том, что условия работы изменятся.

Если работник выразит несогласие, вам необходимо предложить ему другую занятость. Однако в случае если вакансий нет, вы вправе уволить рабочего согласно седьмому пункту первой части 77-ой статьи ТК.

Как избавиться от переработок при сменном графике

Обычно трудности возникают при составлении графика, когда подразумевается режим работы сотрудника по принципу сутки через трое. Если быть невнимательным, то можно получить переработку этого человека до 8 часов за одну неделю, что допускать естественно нельзя.

Дабы избежать этакой напасти, постарайтесь верно узнать учётный период. Это период, в котором принят норматив по рабочим часам (смотри любой производственный календарь).

При этом согласно кодексу, учётный период должен быть не длительнее года, помните об этом.

Нормы учётного периода в 2016 году

• Если в неделю рабочих часов — 40, то за учётный период их будет 1974
• Если рабочая неделя состоит из 36-ти часов, то учётный период — 1776,4 часа.
• Если 24-х часовая неделя, то период равен 1183,6 часа.

Чтобы объяснить всё наглядно и просто, рассмотрим пример расчёта количества работников при сорокачасовой рабочей неделе.

Если одна смена равна 24 часам, то количество смен за один год составит 82,25 (мы делим учётный период за год в 1974 часа на 24 часа одной смены).

Если вы думаете взять на сутки через трое четырёх работников, то все отработают по 91,25 смены за год (365 дней делим на 4 человека). Соответственно в часах это будет 2190 (умножим количество смен 91,25 на 24 часа в смене).

А так как мы уже знаем, что при сорока часах в неделю, учётный период должен быть 1974 часа за год, то получается, что переработка каждого из четырёх нанятых сотрудников составит 216 часов (вычитаем из полученных 2190 часов учётный период в 1974 часа).

Здесь важно понимать, что даже если вы пожелаете засчитать эти часы переработки как сверхурочное время, которое оплачивается отдельно, то не сможете этого сделать благодаря статье 99 ТК РФ. Потому что согласно этой статье, сверхурочные часы не должны превышать количества в 120 часов за год. И получается, что переработка в 96 часов всё равно останется, а значит, вы нарушите закон.

Из этого делаем вывод, что на такой сменный график придётся брать не меньше чем пять человек в штат.

Важно! До того, как график будет составлен, уточните норму времени за год. Она может меняться.

Особенности

Часто случается, что человек не может выйти в свою смену по причине болезни (официальный больничный). Если график утверждён и подписан, то смены вы не должны менять местами. Пропустивший своё время выходит после закрытия больничного листа именно тогда, когда по графику его следующая смена. И отрабатывать пропущенное он не должен.

Когда вы считаете ночные дежурства, всегда учитывайте, что в норму времени перерывы не входят! Соответственно они не будут оплачиваться как ночные.

В случае, когда на фирме занят работник, подписывавший срочный договор, будьте внимательны при составлении графика. Если случается так, что срок действия договора истекает посреди смены, а он будет продолжать работать дальше в этой смене, то договор с ним становится автоматически постоянным! (Причина — вы дали разрешение на рабочую деятельность уже после окончания действия срочного договора). Это регулируется статьёй номер 58 трудового кодекса РФ.

Итог

Как мы могли увидеть, составление графика смен имеет множество нюансов, которые обязательно нужно учитывать при его составлении. Это и ознакомление в обязательном порядке работников фирмы, это и расчёт возможной переработки и многие другие моменты, каждый из которых регламентируется трудовым кодексом. Соответственно, лучше потратить чуть больше времени, чем идти на нарушения, которые могут сказаться потом на вашей деятельности в виде штрафов. Тем более, проведя процедуру составления и введения в работу графика несколько раз, вы уже не будете считать, что это какая-то сложная и замысловатая работа. Просто нужно быть капельку внимательным к деталям и расчётам.

Также возможно вас заинтересует следующий материал: «Как правильно заполнять трудовую книжку», «Табель учёта рабочего времени. Формы Т-12, Т-13».

Образец графика работы по 12 часов в сутки: правила составления

Сменный график работы довольно распространен и обусловлен особенностями деятельности предприятия. Каков его образец, как правильно составить график работы по 12 часов? В этой статье можно найти исчерпывающую информацию на данную тему.

Применение графика

Необходимость сменного графика на предприятии

Производство бывает нельзя останавливать, иначе это может привести к непредсказуемым обстоятельствам. Для этого необходимо устанавливать график работы сотрудников по сменам, так как одного человека нельзя задействовать круглосуточно, иначе будут нарушены его права. Сбои в работе тоже могут привести к поломке оборудования или к невыполнению производственного задания.

Такими графиками пользуются:

• медицинские учреждения;
• подразделения пожарной охраны;
• котельные;
• железнодорожные и транспортные организации;
• авиакомпании;
• иные.

Все перечисленные службы и предприятия осуществляют свою деятельность непрерывно, а при нарушении этого цикла может случиться непредсказуемое.

Необходимость графика

График сменности — это один из важных документов, составляемый организацией. Это основание для начисления заработной платы и учета рабочего времени сотрудников. Хотя основным документом он не является, но имеет силу учета.

Стоит также принять во внимание, что если работа осуществляется непрерывно, она может проверяться инспекционными органами. А отсутствие графика может стать причиной для наложения дисциплинарного взыскания.

Количество сменности напрямую зависимо от особенностей предприятия. Смен может быть организовано от одной до четырех, если это позволяют штаты. Причем работники в каждой смене могут работать от 3 до 12 часов в сутки.

Сколько человек одновременно могут работать, решается в индивидуальном порядке. Главное, чтобы при организации работы в ночное время суток не допускать, чтобы работал один человек.

Как вопрос регулируется законодательством

Положения о рабочем времени в законодательстве

В трудовом кодексе имеется информация относительно составления графика. Все расписано довольно понятно, но при этом следует уделить внимание некоторым вопросам:

1. Длительность времени в течение недели не должна превысить показатель 40 часов.
2. Должен быть обеспечен перерыв на обед, продолжительность которого должна составляет не менее 30 минут.
3. Время на отдых должно составлять не менее 42 часов.
4. В обязанности работодателя входит выдать задание и контролировать выполнение.
5. Если необходимо разрабатывать для каждой организационной структуры на предприятии отдельные графики работы, то продолжительность смены тоже может изменяться. Если время работы выпадает на ночь, то и смена автоматически уменьшается на час.
6. При составлении графика следует принимать во внимание нормы ТК РФ, чтобы не были нарушены права работников при выплате зарплаты и оплате больничных листов.

Многие считают, что графиком работы по сменам является время работы одни сутки через двое или трое суток, но тем не менее это совершенно не так. Некоторое количество сотрудников, осуществляющих свою деятельность в течение дня, а затем меняющих их иными трудится в режиме, существующем на предприятии, но работа в таких условиях не предполагает разработки графика.

Плата за труд

При расчете платы за труд при сменном графике не нужно придерживаться стандартных рамок. Общее количество затрачиваемых на работу часов отлично от норматива, притом часов может быть больше или меньше положенного. То есть получается как недоработка, так и переработка.

Чтобы избежать возникновения ошибок при начислениях заработной платы, необходимо проводить сверку данных с нормой относительно отработанных часов. Если обнаружится, что была допущена переработка, то нужно пересчитать часы и обязательно оформить доплату за фактически отработанное время.

При работе по графику в выходной день плата за труд производится как за обычный день, а при работе в официально установленные праздничные дни работнику выплачивается заработная плата с повышенным тарифом, как правило, в двойном размере.

Как закрепляется порядок труда

В каких документах закреплен сменный график

При необходимости ввести сменный график работы следует эти сведения отразить в нормах трудового распорядка, то есть прописать в локальном акте предприятия. При наличии в организации профсоюза стоит согласовывать данное действие с его представителями, только при получении мотивированного мнения можно ввести данное положение в действие.

В коллективном договоре тоже необходимо указать данные о применении сменного графика.

Чтобы было все узаконено, требуется оформить трудовые соглашения с работниками и обязательно подписать обеими сторонами. В соглашениях указать количество часов и иную информацию, касающуюся графика работы по сменам.

Руководитель, как правило, поручает подготовку документа работнику отдела кадров или иному специалисту. Главное, чтобы не было возникновения вопросов по неисполнению трудового законодательства.

После график должен подписаться руководителем объекта. Согласовывать график обязательно со всеми сотрудниками, если недостаточно оставлено места на первом листе, то следует перенести подписи на второй.

Как формируется сменный график

Разработанный график необходимо утвердить распорядительным документом по предприятию. В нем необходимо отразить, на какой период он действует, кто отвечает за создание, а также иные данные.

В приказе должны содержаться следующие данные:

1. В левом верхнем углу прописывается наименование организации, далее слово «Приказ №»
2. По центру, ниже, слово «Приказываю»
3. После приказная часть:

«Обеспечить разработку и согласование с профсоюзом график работы к 04.12.2015 кадровику Е.А. Сюткиной

Инженеру по организации труда Е.Л. Башковой  провести ознакомление с документом работников в срок 06.12.2015.

Контроль за выполнением Приказа возложить на начальника отдела кадров Е.В. Протопопову.»

4. Подпись руководителя.

С документом в обязательном порядке ознакомляют работников, чья деятельность связана со сменной работой, при этом дату и подпись подставить необходимо. После этого необходимо заняться подготовкой непосредственного графика. На подготовку дается 30 рабочих дней до наступления смены.

С графиком тоже должны ознакомить каждого работника под личную подпись, это и будет свидетельствовать о том, что работник согласен выполнять работы в данном режиме. После того как график будет утвержден, согласован и с ним ознакомятся все работники, он будет обязательным к исполнению документом.

График может быть подготовлен на любой временной период, это может быть указано в нормативной документации.

Замена в графике

Как замена отражается в графике

Что-либо менять в утвержденном документе нельзя, однако если существует острая необходимость, то нужно при этом соблюдать некоторые правила. Если работодатель вынужден поменять информацию в графике, то он обязательно должен получить согласие работников в письменной форме, иначе его действия будут считаться противозаконными.

Если у кого-либо из сотрудников случились непредвиденные обстоятельства, то они должны заранее написать на имя руководителя заявление, в котором обязательно указать просьбу, причем обращение должно быть мотивированным. Сотрудники, которые работают с работником, совместно должны быть проинформированы о данном факте. Если консенсус был достигнут, то в график вносятся изменения.

Однако на практике встречаются и такие ситуации, когда работники меняются сами по себе, будучи на сменах, не извещая при этом непосредственного руководителя. Это категорически не допускается, так как могут возникнуть непредсказуемые обстоятельства:

С работником произошел несчастный случай, а он в это время не должен быть на работе, что затруднит процесс расследования, и, конечно, вина, прежде всего, будет на его руководителе, который не был в курсе дел. Возникнут трудности при подготовке табеля учета рабочего времени, а также при расчете заработной платы.

Если случай, когда работник заменил иного сотрудника по работе, не согласовав с руководством, был отмечен, то руководитель имеет полное право наложить дисциплинарное наказание, если подобные случаи встречались неоднократно, то последний может даже уволить подчиненного.

Нюансы при формировании графика

Официально утвержденной формы графика не существует, поэтому на каждом предприятии устанавливается своя форма, последняя может быть утверждена распорядительным документом. Но, главное, при составлении учитывать следующие сведения:

• коды и реквизиты организационной структуры;
• когда был подготовлен график;
• место подготовки графика;
• сам документ.

Бланк заверяется заинтересованными лицами, в том числе работодателем и руководителем подразделения, а также тем, кем он был составлен. Причем его можно заверить печатью предприятия.

Он может быть написан собственноручно либо набран на компьютере, 11 формата достаточно при оформлении.

Графики сменности, разработанные на предприятии, подлежат обязательной регистрации по делопроизводству. Когда все этапы разработки, утверждения и ознакомления пройдены, то их необходимо передать в кадровый отдел.

Обеспечивается хранение в отдельной папке в общей подшивке. Обычно срок хранения предусматривается не более 5 лет, а после графики уничтожаются по акту.

Образец составления графика

При подготовке бланка следует выполнить разделение на три части:

1. В первой части прописывается название документа, дата составления, номер по делопроизводству, период составления. Необходимо оставить место для подписи руководителя об утверждении графика.
2. Вторая часть. Обычно используется табличная форма, то есть прописываются фамилия и инициалы работника, число, номер смены, данные о выходных. Можно добавить табельный номер сотрудника.
3. Далее, нужно оставить место для ознакомления сотрудников для подписи, указать продолжительность рабочих смен, сколько работников трудится одновременно, а также условные обозначения для того, чтобы график можно было легко заполнять и читать.

Грамотное составление документа потребуется при начислении заработной платы и проставлении отметок в табельном учете времени.

Как создать график работы в Excel, смотрите в этом видео:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

График работы сторожей в школе, образец

Образец графика сменности поможет сформировать собственный план деятельности каждого сотрудника на предприятии. Его можно скачать бесплатно.

Уникальность каждой профессии безусловна. С этим никто не станет спорить. Большая часть населения страны трудится по графику 5/2, где пять дней трудовых и два дня выходных. Но существуют масса других режимов работ. Образец графика сменности, предлагаемый на этой странице, поможет сформировать собственный план деятельности каждого сотрудника на предприятии.

Настройка шрифта:

Как и все шаблоны, пример графика сменности можно скачать бесплатно по прямой ссылке.

Ряд организаций не имеют возможности останавливать процесс функционирования и вынуждены трудиться 24 часа в сутки. В связи с этим, возникает нужда в кадрах, обеспечивающих функционирование. Регулирование деятельности рабочих просто необходимо для решения задач компании. Благодаря правильно составленному графику сменности, работа происходит в автоматическом режиме. Один специалист передает смену другому. Тот, в свою очередь передает полномочия третьему.

Обязательные пункты графика сменности

:

• Реквизиты предприятия в левом верхнем углу;
• Напротив, справа, ставится отметка утверждения руководства;
• График сменности можно конкретизировать структурным подразделением;
• Основное содержание составляется в виде таблицы, куда вносятся ФИО сотрудников по вертикали, числа месяца по горизонтали;
• Подлежит фиксации продолжительность смены, перерывы для отдыха и питания, количество служащих в смене.
• В нижней части свои подписи, подтверждающие ознакомление с документом, ставят специалисты и непосредственный начальник.

Формирование графика сменности рабочих не должно противоречить действующему законодательству. Работники должны получать все гарантии и права, предназначенные им законом. Время отдыха, режим, оплата, социальные гарантии и другие вопросы — все это должно в обязательном порядке учитываться при составлении графика сменности. После окончательного редактирования, документ подлежит рассмотрению и утверждению руководителем компании.

Дата: 2015-10-07

По заданным критериям материалов не обнаружено.

Как составить график сменности

Большинство компаний работает в режиме пятидневки, и при расчете времени труда и отдыха произвести расчет отработанного периода совсем несложно. Но при непрерывном производстве, учитывая нормы действующего законодательства, правильно рассчитать режим труда и отдыха бывает затруднительно, так как следует учесть много составляющих, а также нормы закона, которые одинаковы для всех. Давайте разберемся, как составить график сменности.

Нормативная база

В соответствии со ст. 91 ТК РФ, нормой рабочего времени является 40 часов в неделю, исходя из 8-ми часового рабочего дня в течение 5-ти рабочих дней. На предприятиях с непрерывным производством соблюсти установленную продолжительность рабочей недели, а также месяца, исходя из установленных условий, не представляется возможным, поэтому на основании ст. 103 ТК РФ допускается введение посменной работы труда.

Однако разделение нормальной продолжительности времени труда не так важно, как соблюдение пропорций между временем работы и временем отдыха, которые должны быть не менее установленной продолжительности, в соответствии с нормами закона, а именно ст.

Как составить график сменности. Образец

110–111 ТК РФ.

Если работодатель установит работнику посменный режим работы без соблюдения оговоренных норм, могут возникнуть переработки, которые должны быть оплачены на основании ст. 99 ТК РФ в повышенном размере, к тому же на труд сверх нормы установлен лимит — не более 120 часов в год, что, конечно, не выгодно в финансовом плане.

Если же работнику предоставят больше выходных, то норма труда будет не выполнена и, соответственно, в подобной ситуации уже пострадает работодатель, который не дополучит прибыль, а также работник, которому заработную плату выплатят в меньшем размере, так как оклад зависит именно от нормы трудовых часов.

Порядок составления

Как правило, при сменном графике работы ведется суммированный учет рабочего времени, порядок применения которого регламентирован не только ст. 104 ТК РФ, но и локальными актами предприятия, в частности, в Правилах внутреннего трудового распорядка может быть установлен квартальный либо полугодовой учет времени труда.

Допустим, норма часов за четвертый квартал текущего года выглядит следующим образом:

• октябрь – 176 часов,
• ноябрь – 168 часов,
• декабрь – 184 часа.

При посменном графике, к примеру, железнодорожном (день – 12 ч, ночь – 12ч, два выходных) квартальный учет времени будет выглядеть следующим образом:

• октябрь – 180 часов,
• ноябрь – 180 часов,
• декабрь – 192 часа.

Таким образом, нормальная продолжительность за квартал составит 528 часов, а вот при железнодорожном графике будет переработка, так как общая сумма часов составит 552 часа.

Излишек в 24 часа, а это две смены, конечно, можно компенсировать работнику, оплатив переработку как сверхурочные, но ведь подобная переработка возникнет не у одного сотрудника, а у нескольких, что выльется в значительную сумму, к тому же подобное явление будет наблюдаться постоянно в рабочем году, следовательно, следует внести корректировку заранее.

Как показывает практика, при суммированном учете рабочего времени целесообразнее всего график смен разрабатывать на 5 работников и учетный период использовать не квартальный, а, к примеру, годовой, что не запрещено законом. Таким образом, все излишние часы, которые могут возникнуть в том или ином месяце, будут компенсированы за счет ежегодных отпусков и дополнительных выходных дней.

Правила

Документальное оформление графика не является сложной задачей, ведь всего лишь нужно внести данные работника, а также дни месяца, но вот баланс между отдыхом и нормой рабочих часов предстоит еще определить.

Допустим, при возникновении переработки желательно внести в график так называемый «ДВ» — дополнительный выходной, который позволит исключить переработку, либо, возможно, часы работы разбавить периодом отдыха, тем же обеденным перерывом, который, в соответствии со ст. 108 ТК РФ, может длиться от получаса до двух часов.

Если же в связи с производством установить обеденный перерыв невозможно и работники питаются в редкие минуты отдыха между выполнением своих обязанностей, график сменности можно подкорректировать, увеличив междусменный отдых, который, кстати, на законодательном уровне не урегулирован, но по аналогии с законодательством транспортной отрасли возможен не менее двойной протяженности смены.

Таким образом, соблюдая баланс между отдыхом и рабочими часами, составить график сменности совсем несложно, главное — руководствоваться установленными нормами времени труда и отдыха, а также производственной необходимостью предприятия. Ведь соблюдение всех норм закона позволит предприятию функционировать долгие годы на благо и страны, и работников.

Видео

Некоторые вопросы составления графика сменности рассмотрены в этом видео.

Сменный режим рабочего времени, как и работа по графику с чередованием рабочих и нерабочих дней, весьма часто применяются работодателями в торговых, производственных, обслуживающих организациях — там, где особенности организационных и технологических процессов не позволяют укладываться в стандартное рабочее время. Основным элементом подобных режимов являются графики. Именно с необходимостью устанавливать, соблюдать и изменять режим работы, отраженный в графиках, связаны ошибки работодателей, которые работники весьма успешно исправляют в судах.

О чем должен помнить работодатель

Сменный режим применяется, когда длительность производственного процесса превышает нормальную продолжительность рабочего времени (ст. 103 ТК РФ). Например, при непрерывных технологических процессах или необходимости обслуживать население с раннего утра и до позднего вечера.

При такой организации рабочего времени ключевым инструментом является график сменности, который также упомянут в ст. 103 ТК РФ. ТК РФ не содержит определения графика сменности и требований к его содержанию. Однако из контекста ст. 103 ТК РФ и по смыслу и логике кадрового документооборота очевидно, что в графике должны быть отражены смены и/или Ф.И.О. работников и распорядок их работы, дата составления графика и сведения об его утверждении, сведения об ознакомлении с ним работников.

В ч. 2 ст. 103 говорится о необходимости строго соблюдать график сменности: «При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности». Документ доводится до сведения работников не позднее чем за месяц до его введения в действие. О способе доведения графика до сведения работников не говорится, однако логично предположить, что наиболее верный и неоспоримый способ — это личная подпись работника об ознакомлении с графиком.
Не следует забывать, что важную роль в составлении графика сменности играет представительный орган работников (на тех предприятиях, где он есть), мнение которого учитывается в порядке ст. 372 ТК РФ.

Кроме того, частенько в компаниях предусмотрен такой режим работы, когда персонал выполняет свои трудовые обязанности на протяжении одного дня, но при этом не сменяется. Например, продавцы в магазине трудятся с чередованием рабочих и нерабочих дней — два через два. Здесь нельзя говорить именно о сменной работе, поэтому составлять нужно не график сменности, а график работ. Особых требований в законе к нему нет, но соблюдать общие правила ТК РФ необходимо (скажем, продолжительность рабочего времени или междусменного/еженедельного отдыха).

По вопросу о возможности изменить график (сменности или работ) для работника или группы работников необходимо отметить несколько нюансов. В соответствии с абз. 6 ч. 2 ст. 57 ТК РФ обязательным для включения в трудовой договор является конкретный режим рабочего времени и времени отдыха, если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя.

Если у работника в трудовом договоре было указано, что ему устанавливается сменный режим рабочего времени (или работа по графику с чередованием рабочих и нерабочих дней) в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР) и графиками, утверждаемыми работодателем, то при изменении последних новые правила также становятся условием трудового договора (но не забываем об обязательном предварительном уведомлении работников об изменениях). Также у сотрудника может быть изначально прописан в трудовом договоре особый режим работы, отличающийся и от действующих ПВТР, и от того графика, который требуется заново ввести работодателю.

По общему правилу, установленному ст. 72 ТК РФ, условия трудового договора могут быть изменены по соглашению сторон. Соответственно, придется получать согласие работника на работу по графику, отличающемуся от предусмотренных в ПВТР или трудовом договоре. В одностороннем же порядке условия трудового договора могут быть изменены только на основании ст. 74 ТК РФ, для применения которой требуются объективно существующие организационные или технологические изменения условий труда в организации, а также осуществление ряда мероприятий в рамках установленной ТК РФ процедуры. Есть и другой вариант: изменить сами ПВТР и ввести в них тот сменный режим, который требуется работодателю (если конкретный режим рабочего времени не включен в трудовой договор). Это несложно там, где нет профсоюзного или иного представительного органа работников. Там же, где они есть, необходимо учитывать их мнение.

Нужно помнить и про суммированный учет рабочего времени, который часто используется как при сменном режиме работы, так и при работе по графику с чередованием рабочих и нерабочих дней. Суммированный учет подлежит применению в ситуации, когда в силу производственных причин невозможно соблюдать нормальную продолжительность ежедневной или еженедельной работы. При этом общая продолжительность рабочего времени в течение учетного периода не должна превышать нормального количества рабочих часов за период. Учетный период тоже должен устанавливаться верно, с учетом отраслевых ограничений, положений коллективного договора (при наличии).

При работе по графику работодатели нередко совершают ошибки в применении вышеприведенных положений. Посмотрим, какие неверные действия работодателей приводят к последствиям в виде судебных исков работников.

Ошибка 1. Отсутствует согласие работника

Работодатели зачастую устанавливают отдельным сотрудникам график, отличающийся от общепринятого в организации режима рабочего времени, однако не получают от них согласие на работу по такому графику. При этом новый график не обосновывается какими-либо организационными и технологическими изменениями условий труда у работодателя.

Судебная практика. Работник трудился по графику со скользящим выходным днем: смена через двое суток и смена через трое суток. Работодатель решил изменить режим труда и отдыха и установил ему без его согласия шестидневную рабочую неделю с 8 до 15 часов с одним выходным днем. Работник обжаловал данные действия в суд, поначалу безуспешно. Так, суды первых двух инстанций посчитали требование истца неправомерным, поскольку конкретизация режима труда и отдыха со стороны работодателя не является изменением трудовой функции работника, следовательно, одностороннего изменения условий трудового договора не произошло, согласие работника в соответствии со ст. ст. 57 и 72 ТК РФ не требовалось.
Однако в кассационной инстанции предыдущие судебные акты были отменены, суд более глубоко проанализировал обстоятельства дела, сославшись на абз. 6 ч. 2 ст. 57 ТК РФ, согласно которому обязательными для включения в трудовой договор являются условия о режиме рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя). Кроме того, согласно ст. 100 ТК РФ режим рабочего времени должен предусматривать продолжительность рабочей недели (пятидневная с двумя выходными днями, шестидневная с одним выходным днем, рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику, неполная рабочая неделя), работу с ненормированным рабочим днем для отдельных категорий работников, продолжительность ежедневной работы (смены), в том числе неполного рабочего дня (смены), время начала и окончания работы, время перерывов в работе, число смен в сутки, чередование рабочих и нерабочих дней, которые устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, а для работников, режим рабочего времени которых отличается от общих правил, установленных у данного работодателя, — трудовым договором.
Соответственно, если режим рабочего времени у сотрудника отличается от тех, которые действуют у работодателя согласно локальным нормативным актам, то это обстоятельство является обязательным условием трудового договора. В ситуации же с истцом данное условие было изменено работодателем в одностороннем порядке, без согласия последнего, что нарушает нормы ст. ст. 57, 72 ТК РФ. Как отметил суд, не было оснований в одностороннем порядке менять режим рабочего времени и в порядке ст. 74 ТК РФ, поскольку не зафиксировано каких-либо организационных и технологических изменений условий труда.
Следовательно, действия работодателя были признаны незаконными (Постановление Президиума Архангельского областного суда от 23.05.2012 N 44г-0006).

Ошибка 2. График не соблюдается, изменения не фиксируются

Работодатель увольняет сотрудников, не вышедших на работу в свои смены, утвержденные заранее графиком. Однако по факту официальный график с чередованием рабочих и нерабочих дней не соблюдается, рабочие дни переносятся на другие, о чем сотрудников уведомляют лишь устно.

Судебная практика. Ситуация сложилась таким образом, что по документам (утвержденному графику работы) работница должна была выйти на работу в определенный день, а по факту график постоянно нарушался и изменялся, о чем работники информировались устно и выходили работать зачастую не в утвержденные «на бумаге», а в другие дни. Из-за этого истица вышла на работу не по официальному графику, а по фактическому. Работодатель, видимо, желая избавиться от истицы, увидел в этом удобный формальный повод и уволил сотрудницу за прогул, которым посчитал тот день, когда истица должна была работать в соответствии с официальным графиком.
Однако многочисленные свидетельские показания позволили доказать тот факт, что и истица, и ее коллеги работали не в соответствии с официальным графиком и такая ситуация была постоянной. Таким образом, со стороны истицы не был нарушением выход на работу в день, который ей и ее коллегам устно был указан. Что характерно, журналы учета рабочих дней у работодателя пропали, по поводу чего было даже возбуждено уголовное дело.
Следовательно, ошибка работодателя заключалась в попытке злоупотребить той ситуацией, которая царила на предприятии: официально утвержденный график не соблюдался, его изменения официально не фиксировались. Суд восстановил работницу, и формальные доводы на фоне общего документарного беспорядка работодателю не помогли (Апелляционное определение Верховного Суда Карачаево-14 Черкесской Республики от 09.10.2014 по делу N 33-1647/2014).

Ошибка 3. Нарушен срок уведомления об изменениях в графике

Нередко работодатели не доводят до сведения работников изменения в графике в надлежащий месячный срок, а потом увольняют их за прогул, что является незаконным. И при судебном разбирательстве выясняются обстоятельства не в пользу работодателя.

Судебная практика. Истцу в соответствии с допсоглашением к трудовому договору был установлен график: три рабочих дня, один день выходной. Работодателем был утвержден график, по которому он работал. Затем работодатель издал другой график, в соответствии с которым один из выходных дней истца по предыдущему графику становился рабочим днем по новому графику. Работодатель составил акт об отказе работника знакомиться с измененным графиком, однако суд не принял в качестве доказательства этот документ. С измененным графиком истца пытались ознакомить позднее, чем за один месяц до вступления изменений графика в силу, нарушив тем самым требования ст. 103 ТК РФ. Поскольку работодателем не были соблюдены сроки доведения графика до работника, вины последнего в совершении прогула не было, требования истца о восстановлении на работе и денежной компенсации были удовлетворены (Апелляционное определение Свердловского областного суда от 30.09.2014 по делу N 33-12674/2014).

В иных случаях работодатель считает, что график (сменности или работы с чередованием рабочих и нерабочих дней) меняется вследствие технологических либо организационных изменений условий труда, но привести доказательства этого, а также соблюсти двухмесячный срок уведомления, предусмотренный ст. 74 ТК РФ, не может.

Судебная практика. Истец был незаконно уволен в связи с отказом работать в новых условиях (п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). Предыстория увольнения заключалась в следующем. Работодатель изменил истцу график работы, являвшийся обязательным условием трудового договора в силу ст. 57 ТК РФ. Истец с приказом об изменении графика был ознакомлен менее чем за два месяца до его вступления в силу, что нарушало ст. 74 ТК РФ. При ознакомлении с приказом истец выразил свое несогласие с новым графиком. Ему были предложены вакансии на предприятии, с которыми он отказался ознакомиться. Несмотря на это, истец выходил на работу по новому графику. В результате работодатель уволил истца по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, посчитав действия истца отказом продолжить работу в новых условиях.
Суды же поддержали позицию истца, указав на несоблюдение двухмесячного срока, установленного ст. 74 ТК РФ, а также на тот факт, что истец продолжил работать в новых условиях. Также суды отметили, что ответчик не доказал наличие каких-либо организационных или технологических изменений в производственных процессах, а представил лишь новый график сменности, который сам по себе такого рода изменениями не является. Таким образом, истец был восстановлен на работе с соответствующими выплатами (Апелляционное определение верховного Суда Республики Татарстан от 25.08.2014 по делу N 33-11668/2014).

Ошибка 4. Привлечение к работе сверх установленного времени работы по сменам

Довольно часто работодатель привлекает сотрудников к работе сверх установленного трудовым договором времени работы по сменам.

Судебная практика.

Две работницы трудоустроились в магазин. В трудовом договоре был указан сменный график работы по 4 часа за смену, график смен должен был устанавливаться раз в месяц. Вопреки условиям трудового договора график не устанавливался, а сотрудницы трудились гораздо больше, чем по 4 часа за смену. Более того, при обращении в суд истцам удалось доказать факт работы в значительно большем количестве часов, чем предусмотрено в трудовом договоре, — по фактическому графику работ два дня через два без перерыва и выходных, который опять же документально не фиксировался.
Понятно, что при режиме работы магазина с 9 до 21 часа график работы по 4 часа за смену выглядит нереалистично. Тут явно видна грубая попытка работодателя уклониться от уплаты социальных взносов и налогов в отношении сотрудниц, в связи с чем в трудовых договорах был оговорен «облегченный» режим рабочего времени, на что и было указано судом (Апелляционное определение Омского областного суда от 22.10.2014 по делу N 33-6770/2014).

Ошибка 5. Изменение режима работы в худшую сторону без достаточных оснований

Некоторые работодатели пытаются ввести на предприятии новые правила внутреннего трудового распорядка, которые изменяют режим работы сотрудников в худшую сторону по сравнению с ранее действовавшими графиками и условиями трудовых договоров. Причем оснований для этого, как правило, не имеется.

Судебная практика. Работодатель ввел новые ПВТР, согласно которым увеличивалась продолжительность рабочей недели по сравнению с предыдущим графиком сменности, уменьшалось время отдыха и не были установлены перерывы для приема пищи и отдыха во время смены. Однако профсоюзная организация встала на защиту работников и оспорила приказ работодателя об утверждении новых ПВТР в суде.
Доводы профсоюзной организации, помимо ссылок на то, что условия труда ухудшаются по сравнению с коллективным договором, заключались и в том, что для учета мнения был представлен проект приказа без достаточного обоснования планируемых изменений. Суд согласился с доводами о недопустимости изменений, существенно ухудшающих положение работников.

Нужен образец графика работы 3 сторожей по 12 часов

Соответственно, попытка работодателя изменить графики сменного режима в худшую сторону без достаточных оснований не удалась (Кассационное определение Верховного суда Республики Бурятия от 09.11.2011 по делу N 33-3174).

Ошибка 6. Не соблюдаются требования отраслевых соглашений

Часто работодатель вопреки отраслевому нормативному акту неверно устанавливает продолжительность учетного периода в целях применения суммированного учета рабочего времени, а также продолжительность ежедневной работы (смены). Причем, как описано в примере ниже, графики сменности не составляются, нарушается продолжительность непрерывного отдыха между сменами.

Судебная практика. Истец работал водителем в организации, а после увольнения обратился в суд о взыскании недоплаченных сумм за переработки. Отраслевым нормативным актом — Приказом Минтранса России от 20.08.2004 N 15 — устанавливались определенные ограничения при применении сменного графика работы и суммированного учета рабочего времени. Так, учетный период при суммированном учете рабочего времени должен составлять один месяц, а продолжительность смены — не более 10 часов.
В отношении истца эти положения систематически нарушались: учетный период был установлен один год, а смены превышали 10 часов. Оплата переработок производилась не полностью и лишь в одинарном размере в связи с нарушением работодателем ст. ст. 99 и 152 ТК РФ. Суды первой и апелляционной инстанций исковые требования истца удовлетворили. Попытка работодателя сэкономить в обход отраслевых нормативов суммированного учета рабочего времени и продолжительности смены потерпела неудачу (Определение Верховного суда Республики Коми от 16.07.2012 по делу N 33-3039АП/2012г.).

* * *

Как видите, основные ошибки работодателей сводятся к несоблюдению графиков, подмене «официального» графика «фактическим», привлечению сотрудников к работе за пределами рабочего времени, установленного графиком, без должных оформления и оплаты. Другие нарушения заключаются в неверном оформлении изменения графиков, а также в несвоевременном ознакомлении работников с графиками.
Во избежание подобных действий необходимо серьезно относиться к оформлению документов об установлении и изменении графиков сменности и работ, своевременно знакомить с ними работников, не злоупотреблять попытками сэкономить на оплате труда путем принуждения к работе вне графика и свыше предусмотренного рабочего времени. Такие действия работодателя оборачиваются решениями судов о выплатах в пользу работников всего «сэкономленного», а также дополнительных сумм процентов и морального вреда. Крайне осторожно следует увольнять работников, не вышедших в свою смену или рабочий день. Ведь если выяснится, что на предприятии с графиком бардак, это будет более чем вероятно истолковано в пользу работника, а не работодателя.

График выезда специалистов

Главная » Социальная защита Матвеевского района » ГБУ СО Оренбургской области «Комплексный центр социального обслуживания населения» в Матвеевском районе » График выезда специалистов

График выезда специалистов ГБУ СО «КЦСОН» в Матвеевском районе на Iквартал 2015 года

№ п/п	Населенный пункт	Срок выезда	Ответственные лица
	с. Новоузели		Директор, специалисты ГБУ СО «КЦСОН» в Матвеевском районе
	п. Кинельский		Специалисты ГБУ СО «КЦСОН» в Матвеевском районе
	с. Борискино		Директор, специалисты ГБУ СО «КЦСОН» в Матвеевском районе
	с. Тимошкино		Директор, специалисты ГБУ СО «КЦСОН» в Матвеевском районе
	с. Сарай-Гир		Директор, специалисты ГБУ СО «КЦСОН» в Матвеевском район
	с. Матвеевка		Специалисты ГБУ СО «КЦСОН» в Матвеевском район
	с. Новожедрино с. Натальино с. Новопетровка		Директор, специалисты ГБУ СО «КЦСОН» в Матвеевском районе
	с. Емельяновка		Специалисты ГБУ СО «КЦСОН» в Матвеевском район
	с. Новоаширово с. Заря		Директор специалисты ГБУ СО «КЦСОН» в Матвеевском район
	с. Кульчум		Специалисты ГБУ СО «КЦСОН» в Матвеевском район
	с. Старокутлумбетьево		Специалисты ГБУ СО «КЦСОН» в Матвеевском районе
	п. Радовка		Специалисты ГБУ СО «КЦСОН» в Матвеевском район
	с. Новоспасское с. Староаширово п. Садак		Директор, специалисты ГБУ СО «КЦСОН» в Матвеевском район
	с. Кузькино		Директор, специалисты ГБУ СО «КЦСОН» в Матвеевском район
	с. Староякупово		Директор, специалисты ГБУ СО «КЦСОН» в Матвеевском район
	с. Азаматово п. Африка		Специалисты ГБУ СО «КЦСОН» в Матвеевском район
	с. Верхненовокутлумбетьево		Директор, специалисты ГБУ СО «КЦСОН» в Матвеевском район
	с. Нижненовокутлумбетьево п. Вход на сайт Высотный		Специалисты ГБУ СО «КЦСОН» в Матвеевском район
	с. Александровка с. Пролетаровка		Специалисты ГБУ СО «КЦСОН» в Матвеевском район

___________________________________________________________ (наименование юридического лица)

Приказ

г. __________

«___»________ ____ г.

О введении сменного режима работы

В связи с производственной необходимостью и вследствие ________________ (роста объема выпуска продукции, __________________________________________________________________________, увеличения продолжительности времени обслуживания покупателей, заказчиков и т.п.) а также в соответствии со ст. 103 Трудового кодекса Российской Федерации приказываю: 1. Начиная с «___»________ ____ г. ввести для _________________________ (категории работников)

сменный режим работы, в том числе:

_________ — в 2 смены, продолжительность смены составляет ________ часов;

_________ — в 2 смены, продолжительность смены составляет ________ часов;

_________ — в 2 смены, продолжительность смены составляет ________ часов.

График сменности

При сменном режиме работы установить для работников продолжительность рабочего времени ___ часов в неделю в соответствии с графиком сменности, утвержденным Работодателем: в две, три или четыре смены.

3. Утвердить:

1 смена: начало — ___ часов ___ минут; окончание — ___ часов ___ минут;

2 смена: начало — ___ часов ___ минут; окончание — ___ часов ___ минут;

3 смена: начало — ___ часов ___ минут; окончание — ___ часов ___ минут;

4 смена: начало — ___ часов ___ минут; окончание — ___ часов ___ минут.

4. В течение рабочего дня установить работникам перерыв для отдыха и питания продолжительностью ___________, который в рабочее время не включается.

5. Предоставлять работникам ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью _________________ календарных дней, состоящий из основного продолжительностью _____________________ (не менее 28) календарных дней; дополнительно _________ календарных дней.

6. Начислять заработную плату сменным работникам в соответствии со штатным расписанием и трудовыми договорами пропорционально отработанному времени или в зависимости от выполненного объема работ.

7. Контроль за исполнением приказа возложить на ______________________. (должность, Ф.И.О.) Руководитель /____________/ М.П. С приказом ознакомлены: /______________/ «___»________ ____ г. /______________/ «___»________ ____ г. Главный бухгалтер /______________/ «___»________ ____ г.

Комментарии:

График работы

сотрудников: передовой опыт на 2021 год

В этом руководстве вы изучите семь шагов для создания беспроигрышного графика работы сотрудников и управления им; тот, который приносит пользу как вашим сотрудникам, так и вашей организации.

Составление расписания сотрудников сложно. Это жонглирование, заключающееся в прогнозировании потребностей в рабочей силе, управлении запросами и предпочтениями сотрудников и обеспечении покрытия смены. На этом все не заканчивается: планирование сотрудников также включает в себя управление затратами на рабочую силу, соблюдение правил соответствия и при этом максимальную производительность.

Таким образом, график сотрудников служит важной точкой связи между организацией и ее почасовыми сотрудниками. Вот почему эффективное планирование сотрудников помогает улучшить их впечатления, улучшить удержание и удовлетворенность сотрудников. В определенных секторах, таких как производство, график работы имеет важное значение для удовлетворения производственных потребностей или других важных бизнес-целей.

Согласно нашему отчету об исследовании почасовых рабочих, 87 процентов почасовых работников считают, что контроль над своим графиком работы чрезвычайно важен, а 55 процентов заявили, что они бросили бы свою работу, если бы им не хватало контроля над своим графиком.

Это означает, что качество, с которым расписание сотрудников планируется, публикуется и доводится до сведения, напрямую влияет на их удовлетворенность, «неявки» и, в конечном итоге, на текучесть кадров. Текучесть кадров на 174% выше без возможности планирования в реальном времени. Неудивительно, что это так. Согласно недавнему исследованию, опубликованному в American Sociological Review, «постоянная нестабильность рабочего графика связана с психологическим стрессом, плохим качеством сна и несчастьем.”

87 процентов

заявили, что уйдут с работы, если не смогут контролировать свой график.

55 процентов

заявили, что уйдут с работы, если не смогут контролировать свой график.

Помимо затрат, связанных с текучестью кадров, расписание сотрудников влияет на многие другие аспекты деятельности, включая затраты на рабочую силу, производительность и соответствие отраслевым нормам, внутренней политике, а также трудовому законодательству.Планирование персонала вручную часто неэффективно и обременительно для сложных операций (но может хорошо работать для малых предприятий). Когда «большая тройка» американских производителей автомобилей перешла от ручного к автоматизированному составлению расписаний сотрудников, они увидели значительный рост эффективности и контроля затрат, сэкономив 800 долларов на сотрудника на расходах на рассмотрение жалоб и 1,5 миллиона долларов на ненужных сверхурочных в течение первого года внедрения.

Текучесть кадров на 174% выше без возможности планирования в реальном времени.

Bersin от Deloitte

Здесь мы расскажем о семи проверенных шагах, которые вы можете предпринять, чтобы оптимизировать и улучшить процесс планирования работы сотрудников. Мы понимаем, что не существует универсального подхода, поэтому включайте только те меры, которые лучше всего подходят для рабочего процесса планирования сотрудников вашей организации.

---

Шаг 1: Определение потребностей в рабочей силе

Во-первых, четко определите, какие трудовые ресурсы необходимы для достижения производственных целей. Поскольку все основано на главном расписании, которое соответствует вашим производственным целям, планирование рабочей силы имеет важное значение для правильного выполнения.Вам нужно:

Карта потребностей в зависимости от роли и местоположения

Важно определить точные ресурсы, необходимые для каждой роли, в зависимости от местоположения и продолжительности смены. Например, супервизору могут понадобиться четыре оператора и два других квалифицированных специалиста с 6:30 до 15:00. для выполнения производственных задач за первую смену. Существует бесчисленное множество способов определить местоположение (например, отделы или линии), поэтому убедитесь, что вы категоризируете местоположения четко и последовательно. Вы можете организовать ресурсы для каждой роли разными способами, например, в виде сетки на доске, в электронной таблице или с помощью программного обеспечения для планирования работы сотрудников.

Определите исторические тенденции

Просмотр данных за прошлые периоды планирования может помочь вам предвидеть потребности и справедливо планировать сотрудников. Быстрый анализ вашего производства или истории объемов может показать, что ваш бизнес имеет тенденцию иметь больше потребностей в определенные дни недели или в пик сезона, оправдывая решение о назначении большего количества сотрудников в этот период времени для поддержки спроса. Использование прошлого опыта для прогнозирования ваших кадровых потребностей поможет в планировании как более загруженных, так и более медленных периодов в течение года.

Определите требуемые квалификации

Это необходимый шаг для каждой смены. Если у вас есть процесс отбора людей на смену, вы получите нужных сотрудников в нужное время. Например, предположим, что вам нужно всего четыре оператора для смены поворота, но по крайней мере один должен пройти обучение работе с определенной машиной. Наличие плана по квалификации доступных сотрудников до того, как вы их составите, гарантирует, что у вас есть нужные сотрудники, запланированные в нужное время.

Объедините время и посещаемость

Использование технологии для отслеживания времени и посещаемости повышает эффективность процессов планирования рабочей силы за счет автоматизации. Если на вашем рабочем месте не используется программное обеспечение учета рабочего времени, вы можете попробовать добавить эту функцию в службу программного обеспечения для планирования рабочего времени вашего сотрудника.

---

Шаг 2. Оценка пула рабочих

Как только вы точно поймете, сколько труда вам нужно, пора оценить, соответствуют ли ваши текущие трудовые ресурсы этим потребностям.Помимо почасовой оплаты, на этом этапе вам может потребоваться учесть любые ресурсы, не связанные с персоналом.

Вот несколько важных факторов, которые следует учитывать при оценке:

План впереди

Предстоящий праздник или длинные выходные могут повлиять на ваш доступный трудовой запас. Заблаговременное планирование этих изменений избавит вас от попыток заполнить пропущенные смены в последнюю минуту.

Анализировать и распределять ресурсы

Если приближается напряженный сезон и вы прогнозируете значительное увеличение потребностей в ресурсах, оцените, что вам понадобится, по роли, местоположению и доступности.Дайте себе дополнительное пространство сверх ожидаемого спроса, чтобы убедиться, что вы можете выделить достаточно ресурсов.

Включить все ресурсы в расписание

Например, если на складе есть вилочные погрузчики для использования своим персоналом, оборудование должно быть добавлено к сменам в рабочем графике, чтобы обеспечить надлежащее покрытие.

Программное обеспечение для планирования персонала

Точное прогнозирование потребностей в ресурсах имеет важное значение, но может быстро усложниться, когда задействованы не связанные с персоналом ресурсы, почасовые потребности в работниках и колеблющийся спрос.В сложных средах планирования огромным подспорьем является технология планирования рабочей силы. Такие инструменты, как Планировщик спроса Shiftboard, используют сложные алгоритмы для прогнозирования ресурсов на основе исторических моделей.

---

Шаг 3. Определение правил планирования

Стаж, сверхурочная работа, местонахождение и сертификаты — общие факторы, которые необходимо отразить в почасовом графике. Правила планирования, основанные на этих факторах, также могут быть уникальными для вашей организации, поэтому четкие рекомендации чрезвычайно важны.Чтобы избежать путаницы, перед назначением смен убедитесь, что все менеджеры понимают политику или правила.

Соблюдение законов о безопасности, занятости и трудовом законодательстве

Убедитесь, что сотрудники не работают дольше, чем разрешено законом, правилами профсоюзов или руководящими принципами управления утомляемостью. Вам также необходимо будет отслеживать и соблюдать любые внутренние или внешние ограничения сверхурочной работы.

Стаж

Присваивается ли сотрудникам статус стажа на определенные смены? Эти рекомендации также необходимо будет отразить при составлении расписания.

Обучение и сертификация

Требуется ли для определенных смен персонал, прошедший специальную подготовку? Если это так, установите правила, гарантирующие, что только люди с текущими сертификатами будут рассматриваться для назначения во время этих смен.

---

Шаг 4: Назначьте смены сотрудников

Теперь, когда график вашего сотрудника составлен, все понимают правила и вы уверены, что сможете удовлетворить свои потребности в ресурсах, пришло время заполнить открытые смены.Места и время уже должны быть определены на этом этапе. Как только они появятся, вы можете сосредоточиться на том, чтобы привлечь нужных людей в нужное место в нужное время.

На этом этапе полезно обдумать свой подход. Ваши смены назначаются менеджерами, запрашиваются персоналом или что-то среднее? Распространенным подходом является планирование сверху вниз, когда менеджеры создают расписание и назначают смены, которые удовлетворяют потребности в ресурсах с минимальным участием сотрудников. Этот подход часто используется в статических, повторяющихся недельных расписаниях.

Планирование снизу вверх, когда сотрудники записываются на открытые смены, которые они имеют квалификацию для работы, является дополнительным подходом к планированию сверху вниз. Эта стратегия самообслуживания может значительно сократить время планирования для менеджеров. Хотя не во всех случаях практично, восходящее планирование увеличивает удовлетворенность и удержание сотрудников, предоставляя им больше автономии в отношении своих графиков работы.

Независимо от того, какой подход вы выберете, при создании расписания сотрудников полезно учитывать, как распределяются смены.Чтобы добиться максимальных результатов, учитывайте следующие ключевые критерии:

Квалификация

Используйте определенные критерии навыков и компетенций, чтобы гарантировать, что все сотрудники, назначенные в смену, соответствуют предъявляемым к ней требованиям. Назначение сотрудников с просроченными полномочиями может представлять значительный юридический риск и большие штрафы. Перед назначением на смену важно убедиться, что у сотрудников хорошая репутация.

Правила планирования

Применить все определенные правила планирования. Возможно, вам придется учитывать правила стажа, сверхурочной работы или другие правила, уникальные для вашей организации или отрасли.

Эффективность сотрудников

Иногда вам нужны ваши лучшие люди на работе, но определить их бывает сложно. Это особенно верно в больших или сложных организациях, где сотрудники выполняют несколько ролей. Отслеживайте рейтинги производительности, чтобы знать, кого планировать, когда это наиболее важно.

Наличие

Проблемы с доступностью сотрудников — от заявок на отпуск до отпусков различного рода — являются главной движущей силой изменений расписания. Во время пандемии работодатели также должны учитывать просьбы сотрудников об изменении расписания из-за колебаний школьного расписания для детей, ухода за близкими с COVID-19, а также когда они подверглись заражению и должны быть помещены в карантин.Использование инструмента, который показывает вам доступность в режиме реального времени — например, тех, которые доступны в наборе инструментов Shiftboard — может иметь решающее значение для удовлетворения сотрудников, при этом создавая эффективный график.

Настройки

Когда вы принимаете во внимание предпочтения сотрудников, вы сокращаете количество запросов на изменение. Что еще более важно, вы повышаете удовлетворенность сотрудников, одновременно снижая количество прогулов и текучести кадров.

Конфигурация расширенного профиля

Вероятно, у вас есть обширная информация о ваших сотрудниках, которую вам нужно использовать при планировании и составлении отчетов.Эта информация часто включает роль, уровень должности, учетные данные, стаж, ставки заработной платы и предпочтения доступности для каждого сотрудника. Если вы используете программу для планирования работы сотрудников, убедитесь, что она поддерживает данные вашего профиля.

Автоматическое назначение смен

Назначение смен обычно является наиболее трудоемкой частью процесса планирования. Подбирать людей по позициям вручную сложно, а уточнить все детали — непросто. Программное обеспечение для составления расписания сотрудников может помочь.Ищите возможность автоматически назначать смены на основе множества правил. Дополнительные функции, такие как смена смены и автоматическое заполнение в режиме ожидания, также часто чрезвычайно полезны.

Некачественное расписание персонала может иметь серьезные последствия для непрерывной работы, даже если это не выглядит так, как на поверхности. В средах с высокими ставками разработайте формальный процесс проверки затрат, соответствия и других ключевых факторов.

Опубликуйте и сообщите расписание, чтобы все знали, где и когда его найти.Решения для онлайн-планирования гарантируют, что каждый будет иметь доступ к своим расписаниям в любое время и в любом месте — и они будут уведомлены о любых изменениях.

---

Шаг 5. Управление изменениями расписания

Недавние мировые события доказали, что все может измениться в одно мгновение, а это значит, что планирование никогда не прекращается. Независимо от того, насколько безупречно ваше расписание на момент публикации, оно обязательно будет меняться с момента публикации до тех пор, пока оно не перестанет действовать.

Эффективное управление изменениями означает быстрое и эффективное реагирование на изменения.Это также требует общения с вашими сотрудниками в режиме реального времени. Внимательно следите за следующими распространенными причинами изменения расписания:

Спрос колеблется

В течение периода планирования потребности в рабочей силе могут увеличиваться или уменьшаться. Резервные пулы, состоящие из частично занятых или временных сотрудников, которые могут работать в короткие сроки, являются популярным решением для управления скачками. С другой стороны, падение спроса может быть более серьезным. Если у вас есть значительный и гибкий резервный пул, вы можете укомплектовать последние 10–15% потребностей обычного графика с помощью дополнительного персонала.Это обеспечивает буфер как для увеличения, так и для снижения спроса.

Изменения в доступности сотрудников

Доступность часто является основной причиной изменений в расписании сотрудников. Многие организации требуют, чтобы сотрудники определяли подходящую замену после публикации графика. Это может иметь неоднозначные результаты в зависимости от размера и сложности организации. Программное обеспечение для составления расписания сотрудников, которое обеспечивает возможность смены смены, позволяет сотрудникам размещать и принимать открытые смены в режиме реального времени.Менеджеры могут настроить этот рабочий процесс для автоматической обработки изменений или запроса утверждения. Это жизненно важная функция для сотрудников, которым могут потребоваться изменения расписания, связанные со здоровьем.

Неявка сотрудников

Реагировать на ситуацию в последнюю минуту — это стресс. Списки вызовов и текстовые сообщения не помогут быстро найти подписку в последнюю минуту. Создайте пул «горячего резерва», состоящий из небольшого числа очень гибких сотрудников, которые могут подключиться в любой момент. Эти пулы часто включают сотрудников, занятых неполный рабочий день, временных рабочих и даже сотрудников, работающих полный рабочий день, которые жаждут возможности сверхурочной работы.

Средства связи

Целенаправленная коммуникация в реальном времени также жизненно важна для эффективного управления изменениями. Популярность смартфонов делает обмен текстовыми сообщениями важным инструментом для связи с сотрудниками, поэтому мобильный доступ может быть важен для вас. Сочетание возможностей программного обеспечения для планирования и мобильных технологий — фантастический способ улучшить общение. Тем не менее, вы хотите, чтобы и менеджеры, и сотрудники имели круглосуточный доступ к своим расписаниям, чтобы они могли мгновенно взаимодействовать и настраиваться на лету.

Интеграции

Если вы используете разные технологии для управления сотрудниками и их расписаниями, интеграция между системами имеет важное значение. На многих рабочих местах расписание является ключом к повседневной работе. Программное обеспечение для планирования персонала может быть интегрировано с системами управления заработной платой и человеческим капиталом для автоматизации бизнес-процессов. Убедитесь, что ваши технологические интеграции хорошо работают в вашей организации.

Сотрудники, имеющие возможность управлять своим расписанием в режиме реального времени, в 6 раз более довольны, чем те, у кого нет.

Абердин Групп

---

Шаг 6: Измерение, изучение и корректировка

Конец периода планирования одной смены означает, что скоро начнется новый период. Такие точки перехода часто служат триггерами для расчета заработной платы и многочисленных операционных отчетов.

В эти переходные моменты критически важно отступить, чтобы оценить эффективность планирования рабочей силы за предыдущий период. В этих периодических обзорах должны участвовать заинтересованные стороны из сфер бизнеса, человеческих ресурсов и финансов.Обязательно включите в свой обзор следующие области:

Точность прогнозов

Сравнение прогнозируемой потребности в ресурсах с фактической — ключевой момент. Как планировщик, у вас есть уникальная перспектива. Используйте его для анализа отклонений и совместной работы в вашей организации, чтобы повысить точность прогнозов. Кажущееся незначительным улучшение может иметь большое влияние на ваш бизнес.

Оценка ресурсов

Очень важно отслеживать и измерять состояние ваших пулов трудовых ресурсов.При проверке доступности сотрудников учитывайте период времени и ожидаемый спрос. Например, заметив резкое увеличение количества совпадающих запросов на отпуск, вы сможете заранее скорректировать расписание. Кроме того, мониторинг пулов ресурсов, привязанных к критически важным ролям, поможет вам всегда наполнять их лучшими специалистами. Если вы используете программное обеспечение для планирования сотрудников, у вас есть богатый источник данных, от рейтингов навыков до данных о посещаемости.

Процессы планирования персонала

Проверяйте ключевые процессы вместе с другими планировщиками, руководством и сотрудниками и регулярно проверяйте любые идеи по улучшению.В посменной рабочей среде график оказывает значительное влияние на производительность и моральный дух сотрудников. Отзывы сотрудников откроют возможности, которые трудно увидеть с точки зрения планирования.

Аналитика и отчетность

Правильное программное обеспечение для планирования соберет данные, необходимые для оценки и анализа. Благодаря новому пониманию ваших данных вы можете полностью оптимизировать процесс планирования.

---

Шаг 7. Оптимизация с помощью технологий

Программное обеспечение для составления расписания персонала превосходно делает процесс составления расписания сотрудников более эффективным для управления — особенно во время постоянных изменений, вызванных непредвиденными событиями.Это также помогает обеспечить соблюдение многих правил и положений, влияющих на рабочие места, работающие посменно.

Настраиваемое программное обеспечение для составления расписания сотрудников имеет надежные функции, которые значительно улучшают процесс составления расписания:

• При определении потребности в рабочей силе и дефицита рабочей силы особенно полезны инструменты прогнозирования спроса.
• Интегрированная функция учета рабочего времени исключает ручную обработку.
• При создании графиков работы сотрудников мгновенный доступ к информации профиля сотрудника гарантирует, что в расписание будут включены только квалифицированные и имеющие на это право люди.
• Инструменты двусторонней связи в реальном времени и автоматическое назначение смен помогают составителям графиков эффективно управлять ежедневными изменениями расписания.
• Аналитика и отчеты позволяют в реальном времени получать информацию о том, что работает, а что нет, поэтому процесс планирования постоянно оптимизируется.
• Составление графика сменной работы может быть трудным и трудоемким, но технологии могут помочь вам сделать его более эффективным и простым в управлении.
• Узнайте больше о том, как программное обеспечение для планирования сотрудников Shiftboard позволяет осуществлять стратегическое планирование.

Как оптимизировать график сменной работы для увеличения производительности сотрудников | Процессная улица

Это гостевой пост Дерека Джонса из компании «заместитель», глобальной платформы управления персоналом, предназначенной для составления расписаний, расписаний и коммуникаций. Сосредоточившись на развивающейся розничной торговле, Дерек помогает владельцам бизнеса и руководителям персонала упростить соблюдение трудового законодательства, удерживать затраты на рабочую силу и создавать отмеченные наградами рабочие места. Дерек обладает более чем 16-летним опытом в реализации стратегий продаж и маркетинга на основе данных для таких SaaS-компаний, как MarketSource и Griswold Home Care .

Одним из многих факторов, которые могут помочь гарантировать успех и рост бизнеса сегодня, является производительность сотрудников.

Большинство организаций знают об этом. Поэтому они хотят, чтобы сотрудники были максимально эффективными. Однако это легче сказать, чем сделать, особенно в отраслях, где деятельность часто ведется в нерабочее время или даже круглосуточно.

Для таких отраслей (в частности, здравоохранения, гостеприимства и розничной торговли) одна из самых важных вещей, которыми они должны управлять, — это график сменной работы .

Благодаря оптимизации, задача планирования сменной работы будет иметь структуру , сводит к минимуму выгорание сотрудников и улучшает общую производительность .

Сотрудники, которые работают в благоприятной среде, имеют больше шансов правильно выполнить все важные задачи — в соответствии с графиком.

В связи с этим в этой статье на Process Street мы будем:

• Обсудите некоторые проблемы и проблемы, связанные с посменной работой.
• Ознакомьтесь с последними исследованиями производительности сотрудников.
• Обобщите 3 цели сменной работы, которые вы можете включить, чтобы оптимизировать свой график сменной работы.
• Дайте лучшие советы по составлению графиков сменной работы, чтобы максимально повысить производительность и удержание сотрудников.

Щелкните соответствующие подзаголовки ниже, чтобы перейти к этому разделу, или прокрутите вниз, чтобы прочитать все и узнать, как вы можете оптимизировать свои сменные графики работы сегодня!

Давайте прямо к делу!

Оптимизация расписания: использование BPM при сменной работе

Планирование — это процесс организации и управления рабочими нагрузками.В данном случае мы говорим об организации и контроле рабочих нагрузок между сотрудниками в течение 24-часового периода с помощью сменного графика работы. Оптимизация расписания направлена ​​на наиболее эффективное и эффективное использование ваших сотрудников и их времени. Удовлетворять свои профессиональные потребности при выполнении работы.

Хотя связь может быть неочевидной, посменная работа и управление бизнес-процессами тесно связаны. График смен определяет , кто выполняет работу, и , когда выполняет эту работу.BPM дополняет это, управляя тем, как выполняется эта работа, и тем, как ее можно оптимизировать.

Подумайте об этом иначе.

Что затрудняет составление графика сменной работы ?

Это может быть нехватка квалифицированной рабочей силы на рынке, преобладание сверхурочной работы, которая сбивает с толку, низкий уровень производительности, высокие часы пик, процессы адаптации, требующие наставника, и так далее.

Что общего у большинства из этих проблем? ?

Их можно частично исправить, определив надежные процессы управления бизнесом.По сути, хорошо оптимизированные бизнес-процедуры экономят время и оставляют больше места для передышки при составлении графиков смен. Здесь на помощь приходит Process Street как инструмент BPM.

Process Street — это сверхмощных контрольных списков. Вы можете создать контрольный список для любой процедуры, чтобы повысить эффективность, результативность и продуктивность. Это включает в себя создание, внедрение и поддержание сменных графиков работы.

Для получения дополнительной информации о Process Street посмотрите следующий веб-семинар: An Introduction to Process Street .

Прежде чем углубляться в то, как Process Street может помочь вам оптимизировать график сменной работы, важно понять проблемы, связанные с посменной работой, и влияние этих проблем на производительность сотрудников.

Планирование сменной работы: 3 основных проблемы сменной работы

Сменная работа неизбежна во многих отраслях, где требуется предоставлять услуги, выходящие далеко за рамки обычного рабочего времени. Некоторые из наиболее распространенных секторов для этой практики включают такие услуги, как охрана (полиция и пожарные), здравоохранение, питание, гостиничный бизнес, транспорт, производство и т. Д.

Если вы управляете (или намереваетесь вести) бизнес, который будет доступен в течение более продолжительного времени, чем обычно, то вам нужно будет разбираться в тонкостях посменной работы.

Независимо от вашей отрасли, существуют определенные проблемы, характерные только для сменной работы в целом. Эти проблемы могут повлиять на общую эффективность организации и вызвать стресс у всех, будь то руководитель или сотрудник.

Важно правильно управлять стрессом сотрудников и оказывать им максимальную поддержку.Чтобы помочь вам в этом, воспользуйтесь нашим Контрольным списком управления стрессом при критических инцидентах, приведенным ниже .

Щелкните здесь, чтобы получить доступ к нашему контрольному списку управления стрессом при критических инцидентах

Мы укажем на 3 проблемы, вызывающие наибольшую озабоченность при сменной работе, а именно:

• Сбои переключения передач
• Сверхурочные
• Нарушения циркадного ритма

Важно знать об этих проблемах и их влиянии на производительность сотрудников, чтобы оптимизировать график смен.

Проблема сменной работы №1: Сбои в работе смены

Даже самые хорошо спланированные смены будут испытывать сбои и корректировки интервалов из-за жизненных проблем, таких как болезни, дорожное движение, безответственные рабочие и т. Д.

Важно осознавать этот риск и сохранять гибкость, чтобы приспосабливаться к неожиданным изменениям.

Хорошей моделью для использования является цикл PDCA. Этот цикл выполняется путем постоянной оценки риска, болевых точек и областей, требующих улучшения. Выполнение этого цикла по графику смен поможет в оптимизации графика.

Щелкните здесь, чтобы получить доступ к контрольному списку процесса управления изменениями цикла PDCA

Проблема сменной работы № 2: Сверхурочная работа

Представим себе ситуацию, когда непозволительный сотрудник работает на несколько часов дольше, чем обычная 40-часовая рабочая неделя. Работа выполняется без необходимости нанимать дополнительный персонал, и сотрудник также получает премиальную компенсацию. Все довольны, пока сверхурочная работа не станет чрезмерной и постепенно не начнет влиять на производительность.

Несколько исследований показывают, что продуктивность не обязательно увеличивается с увеличением рабочего времени.То есть производительность не линейна.

Если вам нужны дополнительные советы о том, как повысить производительность на рабочем месте, прочтите : Как повысить производительность на рабочем месте: 5 технических примеров

Хотя некоторые работники более устойчивы, чем другие, постоянная сверхурочная работа, скорее всего, приведет к снижению общей производительности. Когда снизит общую продуктивность, это скорее вопрос , это может произойти, скажем, через 1 неделю, 1 месяц или 6 месяцев.

Помимо производительности, исследования Корнельского университета показывают, что большее количество часов на работе может повлиять на благополучие семьи, особенно для тех, кто работает более 50 часов в неделю.

Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) также содержит несколько запретов, которые заменяют внутренние договоренности, которые вы можете заключать со своими сотрудниками. Вы должны знать об этих ограничениях.

Проблема сменной работы № 3: Нарушения циркадного ритма

Компании будут использовать разные типы рабочих смен в зависимости от характера своей деятельности. Но, как правило, обычно работают утренние, полуденные, вечерние и ночные смены. Хотя ранее мы установили, что посменная работа неизбежна в определенных отраслях, она может негативно повлиять на людей, особенно на сотрудников, которые регулярно направляются в ночную смену.

По данным Американской физиологической ассоциации, некоторые из опасностей работы в ночное время включают беспокойство, сон на работе, утомляемость, снижение внимания и нарушение метаболических процессов в организме.

Кроме того, Национальный фонд сна заявляет, что:

“ Продолжительная работа в ночную смену связана с повышенным риском некоторых видов рака, а также проблем с обменом веществ, сердечных заболеваний, язв, желудочно-кишечных проблем и ожирения .»- Национальный фонд сна,« Жизнь и преодоление расстройства сменной работы »

Работники, работающие в ночную смену, также могут подвергаться большему риску несчастных случаев на производстве из-за снижения бдительности и замедления реакции в ночное время. Наука, стоящая за этим, заключается в том, что работа в обычную или сменную ночную смену нарушает естественные суточные и циркадные ритмы организма — люди эволюционировали, чтобы работать днем ​​и отдыхать ночью.

Поэтому разумно применять на рабочем месте сменную систему, которая сводит к минимуму длительные нарушения этих биологических ритмов, и работать с вашими сотрудниками для управления ночными сменами.

Как распространенные проблемы с сменной работой влияют на производительность сотрудников?

Источник

С учетом трех перечисленных выше негативных последствий сменной работы мы оценим, как каждый из них может повлиять на производительность сотрудников. Для этого мы сосредоточимся на трех отраслях, а именно на здравоохранении, гостеприимстве и розничной торговле.

Сменная работа и эффективность сотрудников в здравоохранении

Это норма, что медицинские учреждения должны оказывать своим пациентам круглосуточный уход. По этой причине здравоохранение является вторым по величине сектором по количеству работников, сообщающих о короткой продолжительности сна (шесть часов или меньше в день).Эта отрасль также известна очень нестабильными рабочими сменами.

Одна из самых неприятных проблем, с которой сталкиваются работники здравоохранения, — это дежурство по вызову. Это практика, при которой график работы сотрудника намеренно непредсказуем. Таким образом, врачи, медсестры и другой медицинский персонал часто работают по вызову, и ожидается, что они будут готовы вернуться на свои посты в любое время дня и ночи, как правило, с коротким уведомлением.

Агентство

Scientific American обнаружило, что более половины (около 52%) тех, кто работает в сфере здравоохранения в ночное время, спали менее шести часов.Также было показано, что утомляемость медицинского персонала увеличивает количество ошибок и травм следующим образом:

• Истощенные работники в области медицины могут подвергать опасности других членов общества, возвращаясь домой после ночной смены.
• По данным Национального центра биотехнологической информации (NCBI), у медиков-стажеров, лишенных сна, в три раза больше шансов случайно уколоть себя иглой или другими острыми предметами.
• Другой отчет предполагает, что ошибки, возникающие в результате увеличенного рабочего времени и смены, могут составлять долю от 48 000 до 98 000 смертей пациентов, которые происходят ежегодно.

Это серьезные проблемы, особенно когда мы рассматриваем сценарии, например, в отделении неотложной помощи, когда медицинский персонал должен принимать решения о жизни или смерти за доли секунды во время ночной смены.

Сменная работа и производительность сотрудников в сфере гостеприимства

Гостиничный бизнес — это широкая категория, включающая предприятия в сфере питания и напитков, проживания, туризма, транспорта (круизные и авиационные), гостиницы и т. Д.

В исследовании NCBI приводятся доказательства значительной связи между усталостью и эмоциональной дисгармонией как у мужского, так и у женского персонала отеля.Тот же источник упомянул данные Министерства статистики труда, свидетельствующие о том, что количество несчастных случаев на производстве в сфере общественного питания и гостиничного бизнеса за последние пять лет увеличилось.

Хотя в данном исследовании были взяты только тематические исследования отелей, расположенных в Сеуле, нет ничего удивительного в том, что их можно применить и к американским отелям. Например, согласно Академическому журналу промышленной медицины, сотрудники отелей чаще получают производственные травмы и получают более серьезные травмы, чем большинство других работников сферы услуг.

Факты неопровержимы и заставляют нас задаться вопросом: Может ли такой высокий уровень травм быть результатом снижения внимательности и бдительности из-за усталости ?

Сменная работа и эффективность сотрудников в розничной торговле

Подобно индустрии гостеприимства, предприятия розничной торговли испытывают некоторые из своих самых загруженных рабочих мест в праздничные дни, выходные и поздно вечером, когда большинство покупателей возвращаются с работы домой. Следствием этого является потребность в персонале в позднюю смену.Опять же, в розничную торговлю проникают проблемы посменной работы — проблемы, как уже упоминалось выше.

Национальный институт безопасности и гигиены труда сообщает о связи между нестандартными, нерегулярными и продолжительными сменами с повышенным стрессом и проблемами со здоровьем у работников розничной торговли.

Оптимизация расписания: 3 цели для оптимизации вашего сменного графика

Источник

Принимая во внимание все, что мы обсудили выше, очевидно, что ваша способность управлять сменами среди ваших сотрудников и оптимизировать их может иметь значение и существенно влиять на их работу.

Помимо трех распространенных проблем с сменной работой, описанных выше, помните о влиянии других факторов, таких как продолжительность смены, ротация, перерывы, а также уникальное умственное и физическое напряжение, связанное с работой и на производительность сотрудников.

При этом ниже приведены 3 основные цели, к которым следует стремиться при оптимизации графика смен.

Оптимизация графика смен, цель №1: Максимизация эффективности рабочего места

Оптимизация графиков смен поможет минимизировать выгорание сотрудников, максимизировать производительность и снизить текучесть кадров.

Помните, что многие рабочие могут не жаловаться на неблагоприятные условия труда. Вместо этого они затаили обиду и покидают организацию, когда приходит лучшее предложение. Кроме того, обычно недовольные сотрудники вряд ли будут стараться изо всех сил.

Как упоминалось ранее, несколько исследований показывают, что, хотя производство может первоначально увеличиваться с увеличением количества рабочих часов, средняя почасовая производительность начинает падать с течением времени.

Поддерживайте заинтересованность ваших сотрудников и стремитесь удовлетворить их профессиональные потребности.

Оптимизация графика смен, цель № 2: Выполнение юридических обязательств

Существуют нормативные инструкции по сменам рабочих, которые охватывают многие вопросы, касающиеся сменной работы. Например, несколько штатов, включая Калифорнию (Сан-Франциско), Нью-Йорк, Пенсильванию, Орегон, Аризону и т. Д., Требуют, чтобы работодатели предоставили своим сотрудникам минимальный период уведомления перед внесением изменений в их смены. Существуют также рекомендации по определению сверхурочных и других вопросов.

Оптимизация графиков смен, цель № 3: Повышение вовлеченности сотрудников

Хорошо оптимизированный график смен, скорректированный с учетом потребностей сотрудников, по крайней мере, в разумной степени, может снизить вероятность прогулов и текучести кадров.Когда сотрудникам не нужно постоянно выбирать между работой и личными обязанностями, это помогает снизить вероятность прогула и чувства выгорания.

Планирование сменной работы: советы и рекомендации по планированию сменной работы

Независимо от вашей отрасли, есть несколько общих проблем, с которыми менеджеры часто сталкиваются в отношении оптимизации графиков смен и управления своим персоналом в целом. Ниже мы рассмотрим несколько советов, которые помогут вам избежать многих проблем с планированием.

Совет по планированию смен № 1: Создайте структуру и упорядоченность (сосредоточьтесь на процессе)

Начните с создания справедливого и функционального графика, не нарушающего никаких правил. Жизненно важно, чтобы у вас были рабочие процедуры, контрольные списки и расписания, в которых четко прописано, как проходят ваши операции. В идеале новые сотрудники должны иметь доступ к этой информации с первого дня адаптации.

Это должно помочь уменьшить количество споров и отвлечений по поводу рабочих смен в дальнейшем.

Создавайте структуру и упорядоченность с помощью Process Street в качестве программного обеспечения BPM.

Наши контрольные списки имеют следующие особенности, позволяющие создавать машины динамических контрольных списков:

Для получения дополнительной информации о том, как создать шаблон контрольного списка в Process Street, посмотрите видео ниже: Основы создания и редактирования контрольных списков .

Нажмите здесь, чтобы зарегистрироваться на Process Street сегодня!

Совет по планированию смен # 2: будьте гибкими

Несмотря на то, что вы хотите добиться от своих сотрудников наилучших результатов, помните, что ваши системы и процедуры настолько хороши и эффективны, насколько хороши люди, которые их внедряют.Поэтому обратите внимание на длину смены и частоту вращения. Обычно для персонала, работающего в 8-часовую смену, рекомендуется делать часовой перерыв на обед и до 12 часов отдыха перед тем, как возобновить работу в следующую смену.

Но если ваш бизнес трудоемкий или склонен к травмам (например, тяжелое производство и строительство), вам может потребоваться внести дополнительные корректировки, чтобы снизить риски утомления. Вместо восьмичасовой смены и часового перерыва на еду вы можете выбрать более короткие и частые перерывы от 10 до 15 минут плюс 30-минутный перерыв на еду.Кроме того, будьте особенно бдительны, чтобы убедиться, что персонал не назначен на ночные смены подряд, когда в этом нет необходимости.

Узнайте, что работает для вашей организации, и придерживайтесь этого.

Совет по планированию смен № 3: автоматизация с помощью программного обеспечения для планирования

Для крупных организаций с персоналом, работающим в нескольких местах, попытка управлять графиком смен, а также планированием перерывов и перерывов между сменами является утомительным процессом.

Разработка нового приемлемого расписания может занять дни и даже недели, когда требуются большие изменения.Также вероятно, что расписание будет результатом часов, потраченных на изучение электронных таблиц, расписаний, календарей и форм отпусков сотрудников.

Кроме того, при ручном подходе легко пропустить ошибки. К сожалению, из-за серьезной ошибки в расписании может потребоваться начать заново.

заместитель — это продвинутое программное обеспечение для планирования, которое может вам здесь помочь. С настраиваемыми функциями, такими как:

• Автоматическое планирование — для создания оптимизированных и законно совместимых графиков
• Планирование перерывов — для планирования нескольких перерывов в дополнение к отслеживанию соблюдения перерывов
• Обмен — чтобы легко предложить открытые смены другим сотрудникам и позволить им поменяться местами

… Помощник может использоваться для управления множеством команд и функций одним щелчком мыши из одного места.Программное обеспечение поддерживает мобильные устройства, а это значит, что вы можете вносить изменения по ходу работы.

Нажмите здесь, чтобы зарегистрироваться в депутате сегодня!

Совет по графику смены №4: подумайте о найме удаленных сотрудников

Сменная работа может быть нестабильной, и сотрудники часто приходят и уходят. Так что в какой-то момент вам может потребоваться рассмотреть возможность удаленных сотрудников. Особенно, когда вам не хватает определенных навыков, в периоды напряженности или когда вы хотите привлечь востребованных экспертов.

Учет удаленной работы, работы на дому и других форм гибкой работы может помочь вам обратиться к более широкому кругу талантов.При таких вариантах расписания сотрудники могут выбрать сжатые рабочие недели или гибкий график.

Центр семейных ресурсов Университета штата Мичиган сообщает, что сотрудники все чаще признают гибкое расписание как важный фактор принятия решений при принятии или сохранении должности.

То же исследование показывает, что гибкость рабочего графика может дать много преимуществ, таких как повышение производительности, улучшение морального духа, сокращение прогулов и текучести кадров, и в целом улучшает качество работы.Это также помогает снизить стресс и расходы на здравоохранение, а также создает среду, в которой сотрудники чувствуют себя более удовлетворенными своей работой. Кроме того, 87% сотрудников и 70% менеджеров сообщают о положительном влиянии на производительность.

Однако важно иметь политику, контролирующую эти механизмы. В противном случае чрезмерная гибкость смены основных служб может нанести ущерб общей производительности. Например, вы можете убедиться, что сотрудники не могут менять график работы по своему усмотрению, не обсудив это заранее с вами.

Совет по составлению смены № 5: Спросите сотрудников

Несмотря на все ваши усилия, некоторые работники могут никогда не приспособиться к определенным сменам, особенно ночным сменам. Жизненно важно, чтобы при составлении графика смены должным образом учитывался баланс работы и личной жизни персонала.

Хотя маловероятно, что вы создадите расписание, которое идеально подходит для всех, обсуждение его с сотрудниками подтолкнет вас к этому. Принимая во внимание их уникальные проблемы, вы уменьшите риск рассеянности или отсутствия сотрудников, которые физически работают, но их умы заняты некоторыми насущными личными проблемами.

Оптимизируйте график сменной работы сегодня, чтобы максимизировать производительность труда сотрудников

В этой статье мы рассмотрели различные проблемы, которые могут возникнуть при попытке оптимизировать график смены. Одна из наиболее распространенных проблем — это неожиданные сбои, которые время от времени будут происходить из-за того, что сотрудник должен отсутствовать на работе по уважительной причине.

Вместо того, чтобы искать решение каждый раз, когда что-то меняется, вы можете воспользоваться советом, изложенным выше.Сочетание этих советов с программным обеспечением для планирования и мощными инструментами управления рабочими процессами гарантирует, что вы будете управлять организацией, которая максимизирует производительность труда сотрудников.

Как вы планируете сменную работу в своей организации? С какими проблемами вы столкнулись и как вы справились с ними? Прокомментируйте, пожалуйста, ниже, поскольку мы хотели бы услышать от вас. Кто знает, возможно, вы даже попадете в грядущую статью !

Как составить идеальный график работы для вашей команды

Идеальный график работы — это то, к чему стремятся многие менеджеры.К сожалению, немногие действительно достигают этого. И это несмотря на то, что технологии позволяют упростить процесс и сделать его правильным с первого раза проще, чем когда-либо.

Независимо от того, используете ли вы приложения для онлайн-планирования, имеете ли вы собственные инструменты, такие как Excel, или полагаетесь на ручку и бумагу, следует помнить о некоторых важных моментах. Эти моменты варьируются от создания смены среди ваших лучших сотрудников до планирования худшего и использования лучших инструментов для работы. В этой статье мы обсудим 10 советов по составлению идеального графика работы для вашей команды.

Что такое идеальный график работы?

Прежде чем мы приступим к созданию идеального графика работы, стоит подумать, как будет выглядеть идеальный готовый продукт. Давайте рассмотрим некоторые из вещей, которые должен делать ваш бизнес-график.

Особенности вашего рабочего графика должны включать

Прежде всего, ваш рабочий график должен гарантировать, что каждая смена укомплектована соответствующим образом для каждой должности.Возможно, вам вообще не понадобится бармен для обеденных смен в будние дни, но, возможно, вам понадобятся три человека за стойкой в ​​пятницу и субботу вечером. Всегда получайте правильные цифры.

Для этого нужно знать о событиях — местных или национальных — которые могут вызвать необычный всплеск количества клиентов. Обратите внимание на спортивные мероприятия, концерты, фестивали и театральные представления. Также следите за списком бронирования. По вечерам в будние дни обычно бывает много, но вы не хотите, чтобы вас застали врасплох, когда во вторник запланировано несколько крупных заказов на вечеринки.

Второе требование к вашему рабочему графику — он не должен содержать ошибок. Может показаться, что мы констатируем очевидное, но составление рабочего графика — непростой процесс. Сделать ошибку намного проще, чем составить идеальный график работы. Вот три наиболее распространенных ошибки планирования:

1. Двойное планирование сотрудника. Допустим, у вас есть сотрудник, который в одни смены работает хозяином, а другие — автобусом. Убедитесь, что таких сотрудников не назначили дважды в один и тот же временной интервал.
2. Назначение персонала на неправильную должность. Независимо от того, насколько хорош повар на своем рабочем месте, это не значит, что он умеет работать с грилем. Не назначайте сотрудника на должность, для которой его не обучали.
3. Недостаточный или избыточный график сотрудников. Убедитесь, что вы не даете сотруднику, работающему неполный рабочий день, слишком много смен. У этих членов команды могут быть другие обязательства помимо работы, которые они не могут пропустить. Точно так же штатному персоналу необходимо предоставить достаточное количество смен для выполнения своих финансовых обязательств.Однако не давайте одному сотруднику слишком много смен в каждую неделю. Это помогает снизить затраты на рабочую силу, поскольку вам не придется платить больше за сверхурочные.

Если вы можете избежать этих трех распространенных ошибок, вы на правильном пути. Но что еще нужно сделать, чтобы составить идеальный график работы? Проще говоря, идеальный график работы — это такой график, который делает вас и ваших сотрудников счастливыми, обеспечивая при этом максимальную эффективность и прибыль. Так как же создается этот святой Грааль рабочих графиков? Начните с 10 советов, перечисленных ниже.

1. Знай свою команду

Знание своей команды, пожалуй, самая основная часть создания рабочего графика. На самом деле настолько элементарно, что вам может быть интересно, почему мы вообще удосужились упомянуть об этом. Мы говорим об этом из-за того простого факта, что многие менеджеры выполняют некачественную работу, действительно зная своих сотрудников. Некоторые даже полностью пропускают этот шаг. Все, что их беспокоит, — это следить за тем, чтобы людей хватило на каждую смену. Так почему же так важно знать свою команду? Потому что это позволяет вам делать выбор для дальнейшего успеха бизнеса, а не просто получать достаточно серверов для обеда.

Настоящее знание членов вашей команды дает вам свободу и гибкость для сочетания навыков, сильных и слабых сторон и типов личности (и это лишь некоторые из них), чтобы создать идеальный переход для любой ситуации. Чтобы упростить этот процесс, мы рекомендуем составить список, который включает:

• Имя сотрудника
• Соответствующие навыки
• Сертификаты
• Статус полной или частичной занятости
• Ограничения сверхурочной работы
• Тип личности (например,g., общительный, дружелюбный, интровертный и т. д.)
• Другие примечания, которые могут оказаться полезными (например, эффективные, могут справиться с большой толпой, дотошность и т. д.)

Таким образом, когда вы пытаетесь поставить Вместе с расписанием вы можете обратиться к своему списку, чтобы найти подходящего сотрудника, который заполнит брешь в иначе важном сдвиге, вместо того, чтобы полагаться на свою память. Затем, когда вы будете больше узнавать о своих сотрудниках, добавляйте их в список, чтобы иметь полное представление о каждом члене команды. Даже базовый список качеств и навыков вашего сотрудника может значительно упростить следующий шаг.

2. Создавайте смены вокруг своих лучших сотрудников

Мы все знаем, кто наши лучшие сотрудники. Если нет, то пора составить список, как мы упоминали выше. Учитывайте такие качества, как эффективность, привлекательность, опыт и то, насколько хорошо они работают с другими. Составив список, выстраивайте смены среди сотрудников, наиболее подходящих для этого конкретного времени.

Это служит двум целям:

1. Во-первых, это обеспечивает работу сотрудников, наиболее подходящих для каждой смены.Так, например, наиболее эффективные сотрудники работают во время наибольшей спешки (обед), в то время как более представительные сотрудники работают, когда клиенты с большей вероятностью задерживаются (ужин). Это не значит, что вам не нужно какое-то подобие эффективности и представительности в каждую смену, но сотрудник, который с большей вероятностью будет стоять и болтать с клиентом в течение пяти минут, вероятно, не лучший выбор для полудня. порыв.
2. Вторая цель, которой служит создание смен вокруг ваших лучших сотрудников, заключается в том, чтобы вы знали, что у вас есть основной опыт, на который могут положиться другие сотрудники.Опытный сотрудник может быстро улучшить качество смены, потому что другие, менее опытные сотрудники наблюдают, учатся и поднимаются до более высоких стандартов. Это верно для новичков, которые все еще проходят обучение, а также для недавних сотрудников, которые прошли обучение, но все еще осваивают основы. Совместное использование некоторых из ваших лучших сотрудников с некоторыми из ваших новых сотрудников — отличный способ обеспечить стабильность во всех сменах.

3. Установите метод общения в рамках всей группы

Коммуникация важна для любого бизнеса.Но в сфере ресторанов и розничной торговли это может означать разницу между наличием достаточного количества сотрудников для работы в смену и нехваткой персонала. Установив метод общения в рамках всей команды, вы и ваши сотрудники сможете легко узнать, где искать свой рабочий график. Больше не нужно искать в приложениях электронной почты, мгновенных сообщений и текстовых сообщениях новейшее расписание работы или запрос на отпуск, который вам нужен. Все используют один и тот же инструмент, поэтому все работают на одной странице.

Если вы еще этого не сделали, сразу же настройте этот метод общегрупповой связи.В наши дни, когда большинство людей используют смартфоны, лучше всего выбрать метод, в котором используется эта технология всестороннего присутствия. Текстовые сообщения — один из таких методов. Обмен мгновенными сообщениями — другое.

Еще один отличный вариант — такое приложение, как Sling. Слинг — это инструмент, созданный специально для ресторанов, поэтому на этом важном этапе вам не придется гадать. Такие приложения, как Sling, объединяют мощные инструменты планирования с одинаково мощными средствами связи. Это позволяет улучшить внутреннее общение с помощью чата и обмена сообщениями, фотографиями, видео и ссылками.Кроме того, вы можете общаться с конкретным человеком, группой или всеми сотрудниками одновременно. Эти и другие коммуникационные функции делают такие приложения, как Sling, лучшим выбором для общения в рамках всей команды.

4. Быстро составьте расписание

Публикация нового рабочего графика — всегда нервное время для сотрудников. Большинство из них обратятся к своим личным календарям, чтобы начать планировать свою личную жизнь и посмотреть, нет ли каких-либо серьезных конфликтов. Вашим сотрудникам нужно это время, чтобы приспособиться.Кроме того, вам нужно уделить достаточно времени разрешению этих конфликтов и изменений, которые они приносят. Вот почему так важно составить график как можно быстрее.

Мы рекомендуем доработать и распространить расписание не менее чем за две недели до окончания текущего расписания. Это дает вашим сотрудникам достаточно времени, чтобы:

• Составить график и перенести личные обязательства
• Торговые смены
• Найти замену
• Обсудить с вами дни и часы работы

Самый быстрый способ распределить свое расписание — с помощью облачное приложение.Эти приложения позволяют создавать один документ, размещать его в Интернете и предоставлять доступ, чтобы ваши сотрудники могли просматривать расписание двадцать четыре часа в сутки, семь дней в неделю, триста шестьдесят пять дней в году. Это намного быстрее, чем пытаться раздать печатную копию каждому члену команды. И в качестве дополнительной экономии времени, когда вы вносите изменения в онлайн-документ, они мгновенно становятся видимыми для всех участников. Это значительно упрощает разрешение конфликтов и замену.Это также сокращает путаницу, связанную с наличием нескольких копий расписания.

5. Уважайте предпочтения в работе и просьбы о перерывах в работе как можно больше

В самых простых случаях соблюдение предпочтений в работе и запросов на отгулы формирует доброжелательность, повышает удовлетворенность сотрудников и помогает удерживать хороших сотрудников. Это, мягко говоря, довольно важная часть процесса планирования. Это также может быть невероятно трудоемкой частью процесса планирования.

Но вы можете сократить время, необходимое для обработки всей этой информации, сохраняя рабочие предпочтения и запросы на отгулы ваших сотрудников в одном месте.Неважно, это папка Manilla, заметка на телефоне или документ на компьютере. Важно то, что вы часто обращаетесь к этой информации при создании своего расписания.

Один из наиболее эффективных способов сделать это — использовать мастер-документ в облаке, аналогичный документу, который вы использовали для создания и распространения вашего расписания. Вы можете дать своим сотрудникам разрешение на добавление в этот документ, а затем попросить их отправить свои предпочтения в отношении работы и свободного времени в этом одном месте.Это очень похоже на ящик с просьбой о перерывах, прикрепленный к стене в комнате отдыха, только этот «ящик» доступен в любое время и в любом месте.

После того, как вы определите, как ваши сотрудники отправляют свои предпочтения в работе и запросы на отгулы, важно установить некоторые правила для управления этим процессом. Вы должны решить такие вопросы, как, когда сотрудники могут и не могут запрашивать выходной, насколько заблаговременно нужно подавать запрос, и все, что характерно для вашего бизнеса. Например, из-за того, как построено ваше расписание, сотрудники могут брать перерыв только блоками по пять дней или меньше.Это обязательно должно быть прописано в правилах.

Затем вам нужно будет установить правила, определяющие, как вы будете выбирать между перекрывающимися запросами, которые могут становиться все более и более распространенными по мере приближения праздников. Вы можете адаптировать критерии разрешения конфликтов по поводу отсутствия свободного времени для каждой конкретной ситуации, но вы всегда должны учитывать такие вещи, как трудовой стаж, причина запроса, что лучше для бизнеса и когда запрос был отправлен. Установление подобных правил помогает сделать процесс разрешения проблем прозрачным и понятным для ваших сотрудников.Вы можете объяснить сотруднику A конкретные причины, по которым вы позволяете сотруднику B иметь свободное время (стаж и сотрудник B получил свой запрос первым), вместо того, чтобы позволять сотруднику A думать, что это был какой-то вид фаворитизма. Это делает всех счастливыми, поддерживает бесперебойную работу и помогает избежать конфликтов между всеми вовлеченными сторонами.

6. Заставьте сотрудников выполнять некоторую часть работы Составление расписания

В составлении расписания большинство менеджеров забывают, что им не нужно делать всю тяжелую работу в одиночку.Предоставление вашим сотрудникам возможности самостоятельно составлять расписание — отличный способ:

• Снять часть бремени
• Удерживать их в своей работе.

Подумайте о том, чтобы назначить одного или двух лучших сотрудников на каждую смену как способ начать. Затем дайте всем доступ к этому неполному расписанию и позвольте им заполнить, когда они хотят работать.

Если вы хотите попробовать этот метод планирования, разрешите изменения в течение установленного периода времени (возможно, два дня), а затем закройте расписание для внесения внешних изменений.Наконец, пройдите и внесите изменения в соответствии с потребностями каждой смены. Когда все закончится к вашему удовлетворению, снова сделайте расписание доступным для всех.

Если вы планировали все с самого начала, вы можете попробовать этот новый метод в течение нескольких месяцев, чтобы увидеть, как он работает. Это упрощает планирование таких приложений, как Sling. Вы создаете общий документ в Интернете, а затем предоставляете всем доступ к этому документу на несколько дней. Когда придет время завершить расписание, закройте документ, внесите изменения и снова откройте его для просмотра.Это так просто.

7. Позвольте сотрудникам найти себе замену

Предоставление вашим сотрудникам обязанности найти замену для работы в смену, когда они не могут работать, — это еще один способ уменьшить вашу рабочую нагрузку. Вместо того, чтобы попросить сотрудника позвонить вам и сказать, что он не придет сегодня, сотрудник может разослать уведомление, информирующее всех о том, что он болен и ему нужна замена. Командная коммуникационная сеть, упомянутая ранее в статье, является краеугольным камнем этого процесса.

Другие сотрудники, желающие работать, могут ответить так же быстро. То, что с вашей стороны могло занять час или больше и бесчисленное количество телефонных звонков, теперь можно завершить за считанные минуты. Тем не менее, у вас всегда должны быть инструкции, чтобы все не вышло из-под контроля и не повлияло на ваш бизнес. Во-первых, убедитесь, что все знают, что все сделки, замены и замены должны быть одобрены вами, менеджером, и что ничто не является окончательным, пока вы не дадите разрешение.Сообщите всем членам команды, что это положение существует, чтобы каждая смена получала правильное сочетание навыков.

Еще одно хорошее руководство, которое следует иметь, заключается в том, что все замены, обмены и замены должны производиться кем-то, кто выполнил эту работу раньше и все еще может делать это с разумной степенью эффективности. Вам не нужны помощники официанта для повара или помощники повара для официанта.

Требование, чтобы они нашли себе замену, — отличный способ привить вашим сотрудникам чувство зрелости и внимательности.Кроме того, это помогает сотрудникам почувствовать себя вовлеченными в бизнес и подумать о том, что участвует в процессе планирования. Показывая своим сотрудникам, что участвует в создании рабочего графика и поиске замен, вы можете создать ощущение, что график нельзя менять по воле случая. Если они запланированы и могут, им нужно работать.

8. Создайте диаграмму доступности

Иногда сотрудник не может найти замену для оплаты своей смены. Когда это произойдет, вам нужно будет найти кого-нибудь для работы.Бывают такие времена, когда диаграмма доступности делает все гораздо более плавным.

Чрезвычайные ситуации подойдут. Это неизбежно. Но вместо того, чтобы оставлять все на волю случая, диаграмма доступности может служить вашим «планом Б». Самая простая версия — это просто список каждого сотрудника с указанием дней и времени, в которые они могут работать. Они могут не быть запланированы на все эти дни и часы, и поэтому могут быть готовы взять дополнительную смену здесь или там. Более сложная версия — это еще одно полное расписание, в котором перечислены доступные сотрудники, которые могут приходить в каждую смену.

Думайте о своей диаграмме доступности как о второй строке в баскетбольной команде. Если кто-то не может «играть», у вас есть несколько вариантов, кто захочет уйти со скамейки запасных. В конечном итоге это упрощает процесс замены, убирая из него мысли. Это также может снизить уровень стресса, когда возникает необходимость в замене в последнюю минуту.

9. Имейте резервную копию

Поэт Роберт Бернс однажды написал о замыслах мышей и людей и о том, как они так часто идут наперекосяк.Отсюда мы и получаем поговорку: «Самые продуманные планы мышей и людей…», чтобы обозначить тот факт, что независимо от того, насколько тщательно все спланировано, что-то может пойти не так. Если вы какое-то время проработали менеджером, вы хорошо знакомы с этим фактом жизни. Таким образом, даже если у вас есть диаграмма доступности, в которой указаны сотрудники, готовые к работе в короткие сроки, вам может потребоваться резервная копия для этой резервной копии или план C для вашего плана B.

Вот почему мы рекомендуем создать список доверенных и надежных сотрудников, работающих неполный рабочий день, с которыми вы можете связаться, когда все остальные варианты не сработают.Эти работники могут быть бывшими сотрудниками, которые уволились в хороших отношениях, или потенциальными сотрудниками, которые прошли собеседование, но не были приняты на работу. Вы можете подумать, что эти люди никогда не захотят прийти в такое короткое время, но вы никогда не узнаете, пока не спросите. Бывшие сотрудники могут с нетерпением ждать возможности снова поработать с вашей командой, а потенциальные сотрудники могут ухватиться за шанс попасть в дверь.

10. Используйте лучший инструмент для работы

Если вы когда-либо пробовали забить гвоздь отверткой, вы знаете, как важно использовать лучшие инструменты для работы.Создание рабочего графика ничем не отличается. Правильные инструменты могут упростить работу и ускорить ее выполнение.

Даже инструменты, предназначенные для других целей (например, Word или Excel), могут упростить процесс планирования по сравнению с устаревшим методом ручки и бумаги. И теперь, когда облачные вычисления проникают во все уголки делового мира, бесплатные онлайн-версии Word и Excel (например, Google Docs and Sheets) делают этот процесс еще проще.

Итак, хотя вы, возможно, уже используете одно или другое из этих приложений, действительно ли оно лучше всего подходит для работы? Есть ли лучший инструмент? Для ресторанов доступны инструменты, специально предназначенные для ресторанной индустрии.Такие приложения, как Sling, содержат мощные функции, которые помогают упростить составление расписания, чем когда-либо прежде.

Поскольку Sling создан специально для планирования работы ресторанов, не требуется сложного форматирования, чтобы расписание выглядело так, как вы хотите. Нет бесконечных поисков неработающего шаблона. Невозможно придумать способ сделать что-то с помощью программы, предназначенной для других целей. Все, что вам нужно сделать, это сосредоточиться на том, чтобы составить наилучшее возможное расписание.

Затем во время процесса планирования Sling может уведомить вас, когда вы дважды забронировали сотрудника. Он может уведомить вас, если вы забыли запрос на отпуск. Он даже может предложить предложения, которые помогут вам составить идеальный график. Когда расписание составлено, Sling может отправлять автоматические уведомления, чтобы напомнить вашим сотрудникам, что расписание доступно, что были внесены изменения или что у них приближается смена. Действительно, Sling может предоставить все, что нужно опытному менеджеру, чтобы в кратчайшие сроки составить идеальный график работы.Это похоже на то, что у вас есть личный помощник, который ничего не делает, кроме как помогает упростить процесс планирования. И, что самое главное, Sling можно использовать бесплатно.

Лучший способ составить рабочий график

Такое приложение, как Sling, действительно является лучшим решением для создания идеального рабочего графика для вашей команды. Он может помочь вам выполнить все приведенные выше советы, а также предоставить простые способы назначать и отслеживать задачи, создавать страницы в социальных сетях и многое, многое другое. Да, управлять рестораном или любым другим бизнесом всегда будет нелегко.К счастью, Sling может облегчить хотя бы одну часть этой работы. В целом, это может сократить время, которое вы тратите на планирование и обеспечение того, чтобы сотрудники были там, где они должны быть, в нужное время. Так что не ждите. Попробуйте Sling сегодня бесплатно.

9 шагов по эффективному планированию сотрудников

Не знаете, как эффективно планировать сотрудников? Мы вас прикрыли.

Эффективное планирование команды — это просто в теории: создавайте оптимальные графики работы, чтобы у вас никогда не было избыточных или недоукомплектованных сотрудников.Но на практике это совсем не так.

Имея на выбор множество типов смен, таких как ротационная, фиксированная и дежурная, а также более 500 смен, создание расписания, подходящего для вашего бизнеса, может быть огромной проблемой. И даже после того, как вы создали расписание, нет никакой гарантии, что оно останется оптимальным, поскольку вам придется бороться с изменениями смены в последнюю минуту и ​​просьбами о отпуске.

А теперь хорошие новости. В этом посте вы узнаете, каковы ключи к эффективному планированию и как эффективно планировать сотрудников за 9 простых шагов.Рассматривайте ключи к эффективному планированию как строительные блоки для создания расписания.

Что отличает хороший график сотрудников?

Отличное расписание сотрудников включает несколько флажков и составляет:

• Отражает доступность команды, сокращая количество изменений
• Соответствует таким факторам, как объем продаж, погода и текущая занятость
• Соответствует местным законам
• Легко читать и делиться
• Без каких-либо ошибок, таких как неправильные названия

Хорошее расписание ресторана позволяет избежать распространенных ошибок, таких как планирование сотрудника на две должности одновременно (например, должность FOH и BOH), планирование членов команды для должностей, для которых они не обучены, или размещение не тех людей в неподходящее время, что приводит к не звонить, не показываться.Хороший график сотрудников — это разумный подход, учитывающий все факторы как внутри, так и за пределами четырех стен вашего ресторана.

Ключи к эффективному календарному планированию сотрудников

Создание четкого расписания требует сбалансированности потребностей как вашей команды, так и вашего бизнеса. Если вы сосредоточитесь на бизнес-потребностях, таких как сочетание правильных смен, не учитывая, что некоторым членам команды не понравится конкретная смена, это отразится на вовлеченности сотрудников и их счастье.

Потребности сотрудников

Ваши потребности в расписании сотрудников будут различаться в зависимости от их должности.К ним относятся:

• Желая заблаговременно предупредить о своей жизни. Постоянные уведомления о смене в последнюю минуту несправедливы по отношению к трудолюбивым членам команды и вызовут негодование и недовольство
• Имея смены, соответствующие их образу жизни. Например, ночная смена, вероятно, не подойдет сотруднику, у которого есть семья. С другой стороны, студент может быть более доволен этой сменой
• Знание своей должности, чтобы они понимали, чего от них ждут
• Возможность самостоятельно управлять запросами на отгулы, что они могут легко сделать с помощью программного обеспечения для планирования работы ресторанов
• Возможность переключиться или получить дополнительную смену в короткие сроки

Бизнес-требования

Требования к планированию вашего бизнеса в разных отделах различаются.Эти обложки:

• Оптимальное сочетание смен для вашего бизнеса. Некоторые типы смен лучше подходят для вашего бизнеса, чем другие. Например, чередующиеся смены хорошо подходят для работы в режиме 24/7. В то время как фиксированные графики идеально подходят для предприятий, которые в основном нанимают кадровый персонал
• Стремление к оптимальному графику работы гарантирует, что у вас всегда будет работать нужное количество сотрудников. Это поможет вам контролировать затраты на рабочую силу
• Возможность лучше управлять текучестью кадров, что особенно важно, если у вас есть ресторан, поскольку текучесть кадров общеизвестно высока
• Доступ к программному обеспечению для планирования, которое легко интегрируется с вашей POS-системой, чтобы сократить время, затрачиваемое на создание и управление расписаниями

Как эффективно планировать сотрудников

Теперь, когда вы понимаете важность включения потребностей бизнеса и персонала в свое расписание, давайте рассмотрим простой 9-шаговый процесс для эффективного планирования сотрудников (примеры включены).

Шаг 1. Определите, чем должна заниматься ваша команда

Это двухэтапный процесс:

1. Определите, что сотрудник, выполняющий конкретную работу, должен выполнить в течение определенного количества часов. «Сколько работы» можно измерить по-разному, в зависимости от вашего бизнеса. Например, если вы управляете рестораном, вы можете посмотреть, сколько покрытий завершает сервер во время обслуживания. Повторите этот процесс для каждой должности в вашем бизнесе.
2. Укажите задачи каждой должности.Опять же, эти задачи будут отличаться в зависимости от вашего бизнеса. Придерживаясь примера с рестораном, кухонный персонал должен будет готовить еду, готовить для гостей, убирать и закрывать свою станцию ​​в конце смены.

Шаг 2. Посмотрите, когда вы наиболее заняты (и самые медленные)

Пришло время проверить вашу текущую активность — насколько вы заняты в определенные дни и в определенное время дня. Это поможет вам определить правильное количество сотрудников, которое нужно распределять на все часы работы.Хотя у вас может возникнуть соблазн принимать кадровые решения на основе своей интуиции — в конце концов, вы знаете свое дело лучше, чем кто-либо другой, — не делайте этого. Ваша интуиция может ошибаться и привести к менее оптимальному расписанию, из-за чего вы останетесь без работы или укомплектованы.

Самый эффективный подход — смотреть на бизнес-данные из отчетов о продажах и трудовых ресурсах, чтобы составлять более разумные графики. Отчеты о продажах, например, могут сказать рестораторам, сколько обложек они делают в определенные дни, когда случаются загруженные часы и какие месяцы тише, чем в другие.Эти данные могут помочь определить точные смены, требующие большего количества сотрудников, и наоборот.

Рекомендуемая литература: 8 способов контролировать затраты на рабочую силу в вашем ресторане сегодня

Шаг 3: Прогнозирование уровня будущей активности

Используйте текущие уровни активности для прогнозирования будущих уровней активности. Учитывайте дневные, ежемесячные, квартальные и годовые циклы продаж. Если, например, ваши данные говорят вам, что определенное время дня или года всегда более загружено, чем другие, вы можете с некоторой уверенностью предсказать, что этот шаблон будет повторяться, и спланировать соответственно.

Имея эту информацию под рукой, вы можете получить более четкое представление о количестве необходимого персонала. Разделите стандарты производства по количеству клиентов. Например, если вы управляете рестораном, который регулярно делает 150 покрытий во вторник, а сервер может сделать 30 покрытий за 8-часовую смену, вам, вероятно, понадобится 5 серверов.

Имейте в виду, что одни сотрудники более продуктивны, чем другие. Хотя вы не хотите перегружать этих сотрудников, вы можете запланировать меньшее количество смен, когда они в смену.Наконец, проверьте свои результаты интуицией и внесите окончательные корректировки, которые кажутся правильными.

Шаг 4. Учитывайте потребности в персонале

Следующий шаг — найти баланс между оптимизированным графиком и потребностями сотрудников. Это означает, что вам необходимо убедиться, что вы:

• Заблаговременно уведомлять персонал об изменениях в расписании
• Подбирайте смены с правильным персоналом
• Распределите изрядное количество смен на одного сотрудника
• Четко определите роли, чтобы избежать путаницы
• Предоставить сотрудникам возможность легко переключаться между сменами
• Разрешить сотрудникам самостоятельно управлять заявками на отпуск

Не забывайте иметь непредвиденные обстоятельства: планируйте прогулы и ожидайте смены в последнюю минуту.И, наконец, либо тесно сотрудничайте со своим отделом кадров, чтобы убедиться, что вы не нарушаете какие-либо законы о труде, либо ознакомьтесь с законами в вашем регионе, чтобы обеспечить их соблюдение.

Шаг 5. Выберите метод планирования смены

Пришло время составить свое расписание. При создании расписания вы можете выбрать один из трех методов: ручка и бумага, электронные таблицы Google или Excel и программное обеспечение для составления расписания сотрудников. Чтобы выбрать метод, подходящий для вашего бизнеса, проанализируйте как плюсы, так и минусы каждого из них:

1. Использование ручки и бумаги для создания расписаний на досках объявлений является наиболее рентабельным, но при этом наиболее трудоемким и подверженным ошибкам.
2. Программа планирования сотрудников экономит ваше время при создании и управлении расписаниями, не говоря уже о деньгах, в долгосрочной перспективе. Также проще вносить изменения и делиться ими со своей командой.
3. Excel, хотя и более продвинутый, чем ручка и бумага, по-прежнему требует затрат времени на создание расписаний, и вы не можете автоматизировать процесс составления расписаний, как с помощью программного обеспечения.

Как составлять график сотрудников, использующих 7 смен

Планирование вашей команды никогда не было таким простым, быстрым и эффективным.Избавьтесь от сорняков и улучшите работу своих ресторанов. 7shifts упрощает составление командных графиков: вот как

A) Войдите в приложение 7shifts и отредактируйте профиль своей компании

Чтобы начать использовать 7shifts, вы должны сначала добавить свой ресторан и отредактировать профиль своей компании. Это будет включать имя и местонахождение, а также информацию о местном трудовом законодательстве, настройках сверхурочной работы и т. Д.

Профиль вашей компании также является местом, где можно настроить отделы в вашем ресторане.Это может быть Front of House, Back of House, Management или любые другие отделы, которые подходят вашему ресторану. Сюда же можно добавить такие роли, как бегун, повар, официант или менеджер.

B) Добавить членов команды

После того, как ваш ресторан настроен, вы можете начать добавлять сотрудников. Все, что вам нужно сделать, это добавить их имя вместе с их адресом электронной почты. Как только сотрудник будет добавлен в 7 смен, он получит приглашение в приложение, чтобы он мог войти в мобильное приложение и настроить свой собственный профиль.Это включает в себя контактную информацию, а также наличие свободных мест и свободное время, чтобы вы всегда знали, когда кто-то может работать. Вы можете добавить сотрудников в любое время и без дополнительных затрат.

C) Создание смены и назначение персонала

После того, как ваша команда сформирована, вы можете легко приступить к построению расписаний. V Вы можете добавлять смены, устанавливать их временные параметры и назначать сотрудников для включения их в расписание. Составление расписания сотрудников упрощается с помощью интуитивно понятного перетаскиваемого конструктора 7shifts, который учитывает доступность персонала, свободное время и соблюдение условий труда в регионе.Если вы хотите сохранить это расписание на следующую неделю? Скопируйте, вставьте, готово. 7shifts позволяет вам создавать шаблоны для ваших расписаний, которые вы можете реплицировать и редактировать за секунды.

D) Опубликуйте и сообщите своей команде

Когда все ваши смены назначены и вы готовы приступить к работе, поделиться расписанием стало легко. Просто перейдите к публикации и выберите, хотите ли вы, чтобы сотрудники получали уведомления. Мы рекомендуем вам сделать это — полное расписание будет сразу в их приложении, и они смогут увидеть, когда они начнут работать дальше.Они также смогут легко поменяться сменами с товарищами по команде или связаться, если возникнет ошибка, с помощью встроенных средств связи 7shifts.

Шаг 6. Будьте в курсе событий и факторов, влияющих на график

После того, как у вас будет уточненный график, уделите некоторое время тому, чтобы рассмотреть все факторы, прежде чем утвердить его окончательно. Вот несколько вещей, которые стоит перепроверить:

• Наличие команды . Проверьте, готовы ли ваши сотрудники к работе, и убедитесь, что никаких изменений вносить не нужно.Меньше всего вам нужно назначить кого-нибудь, когда он в классе или со своими детьми, чтобы команда взяла на себя бремя вашей ошибки.
• Соответствие местным законам . В каждом штате и стране действуют разные местные законы о труде. Убедитесь, что ваш график составлен с юридической точки зрения и не нарушается, что может привести к большим штрафам.
• Прогнозы продаж . Используйте свой прогнозный анализ в своих интересах, чтобы у вас было необходимое количество сотрудников, когда они вам нужны.
• Бюджет рабочей силы . Сверьте свои запланированные часы с бюджетом на оплату труда, чтобы не работать слишком много и не повлиять на размер прибыли

Вы также захотите получить хорошее представление о том, что происходит вокруг вас и вашего ресторана. Проверяйте прогнозы погоды и вносите соответствующие корректировки, чтобы серверы не торчали во время ливня, пока еда тратится. Если вы находитесь рядом со стадионом или местной достопримечательностью, ознакомьтесь с расписанием команд или посмотрите, проводятся ли в вашем районе какие-либо мероприятия, для которых вам следует подготовиться.

Наконец, вам может потребоваться одобрение высшего руководства, а может и не потребоваться. Если да, то сейчас самое время проверить это.

Шаг 7. Раздайте расписание сотрудникам

Когда вы будете довольны окончательным графиком, отправьте его своим сотрудникам, чтобы они знали, когда они работают, чего от них ожидают, и несли ответственность. Если вы используете Excel, вы можете распространять его по электронной почте или предоставлять доступ к облаку.

Если вы используете доски объявлений или белые доски, проинформируйте сотрудников, когда будет готов новый график, и убедитесь, что сотрудники знают, что они должны регулярно проверять его на предмет любых изменений.Вы можете даже подумать о том, чтобы проводить регулярные встречи, на которых обсуждаете изменения в расписании.

А если вы используете программное обеспечение для составления расписаний, опубликуйте расписание на платформе, и сотрудники мгновенно получат уведомление на свои мобильные устройства о новом расписании и любых будущих изменениях. Этот метод распределения означает меньшее количество личных встреч и меньший вклад менеджера.

Шаг 8: Разработка стратегии коммуникации команды

Несмотря на всю вашу тщательную подготовку и рассмотрение, всегда будет хотя бы одно изменение, которое необходимо внести после того, как расписание станет «окончательным».«Лучший способ убедиться, что он не перерастет в новые проблемы, — это разработать стратегию взаимодействия в команде для сменных сделок и изменений. Будет ли ваша команда уполномочена самостоятельно производить определенные смены или ей потребуется одобрение менеджера? Независимо от того, что работает для вашего ресторана, просто убедитесь, что эти правила установлены и доведены до вашей команды, чтобы избежать путаницы и головной боли.

Если вы еще этого не сделали, настройте специальный канал для вашей команды, чтобы болтать о работе и только о работе.Это может быть в таких сервисах, как Slack или Microsoft Teams, или просто в группе WhatsApp или iMessage. В 7shifts встроено командное общение с планированием для бесперебойной работы, а также есть инструменты для обмена сменами и сменный пул, где сотрудники могут предлагать смены тем, кто хочет их взять.

Узнайте больше о сменной торговле и инструментах связи для команды 7shifts.

Шаг 9: Периодически оценивайте свой график и процесс

Ваша работа не останавливается после того, как вы составили расписание.Вам необходимо регулярно анализировать свое расписание и процессы планирования, чтобы выявлять проблемы и находить решения, которые можно улучшить. Составление расписания — это навык, требующий усердия, чтобы достичь совершенства, и ни один график не бывает идеальным. Но с правильными инструментами и методами в сочетании с отличными ресурсами и надежными данными вы можете подойти чертовски близко.

Часто задаваемые вопросы

Какое приложение для планирования сотрудников лучше всего?

Нам доверяют десятки тысяч ресторанов и более 500 000 трудолюбивых членов ресторанной команды, 7shifts предлагает лучшие в своем классе инструменты планирования для ресторанной индустрии.Независимо от того, какое приложение вы выберете, программа для планирования — лучший вариант по сравнению с ручкой, бумагой или электронными таблицами.

Как бесплатно составить график работы?

Вы можете тратить меньше времени на составление расписания с помощью одного из наших бесплатных шаблонов расписания персонала ресторана, как для ежемесячных, так и для еженедельных расписаний.

Почему важно эффективное планирование сотрудников?

Ваша команда — это сердце вашего ресторана. Убедившись, что ваши команды по расписанию учитывают их доступность, соответствие требованиям и потребности бизнеса, ваша команда сможет работать на максимально возможном уровне.Эффективное планирование создает эффективные команды.

Заключительные мысли об эффективном планировании сотрудников

Эффективное планирование сотрудников может быть непростым процессом, который никогда не заканчивается. Вы должны справиться с выбором правильных типов смен для вашего бизнеса и управлением запросами сотрудников на отгулы и даже смена смены в последнюю минуту.

К счастью, планирование сотрудников не должно быть сложной задачей, если вы учитываете потребности сотрудников и бизнеса в своих расписаниях и следуете девятиэтапному процессу для мастерского планирования.

Если после выполнения вышеизложенного планирование остается налоговым процессом, а вы тратите время на создание, ведение и распространение графиков, возможно, пришло время изменить свой процесс или найти новый метод планирования.

7 смен — один из таких методов. Инструмент планирования сотрудников специально разработан для рестораторов и поможет вам тратить на планирование на 80% меньше времени и снизить затраты на рабочую силу до 3%.

Составление графиков смен персонала и управление ими может оказаться сложной задачей.Следуя этому руководству и используя подходящее программное обеспечение, это больше не должно быть проблемой.

Источник: Браун, Дуглас Роберт. Справочник менеджера ресторана: как создать, начать работать и управлять финансово успешным предприятием общественного питания

7shifts — это универсальная рабочая платформа, созданная для ресторанов, чтобы упростить планирование сотрудников и управление трудовыми ресурсами.Легко управляйте расписаниями вашей команды, расписаниями, общением, задачами, советами и многим другим — все в одном месте с 7 сменами.

Начать БЕСПЛАТНУЮ пробную версию.

Ник Дарлингтон

Ник Дарлингтон (www.nickdarlington.com) — писатель B2B, который придумывает, пишет и производит привлекательные копии веб-сайтов, сообщения в блогах и лид-магниты для технологических компаний.

Графики смены

: подробное практическое руководство

Планирование смены или график работы сотрудников является неотъемлемой частью любого бизнеса, который работает на сменной работе. Эффективное планирование помогает предприятиям сократить затраты на рабочую силу, повысить моральный дух персонала, повысить эффективность и многое другое.

Но создание графиков смен может быть сложным и трудоемким процессом, и многие компании также изо всех сил пытаются отслеживать и даже поддерживать их. Результат? Менее чем оптимальные графики работы с заведениями, которые часто перегружены или недоукомплектованы персоналом и испытывают недостаток в обслуживании клиентов, а также сокращаются прибыли.

Но тебе не нужно терпеть эту судьбу!

В этом посте вы узнаете почти все, что вам нужно знать о графиках смен, чтобы вы могли создавать более качественные графики, тратить меньше времени на планирование и, в конечном итоге, вести более прибыльный и успешный бизнес:

Что такое график смены?

Графики смены

— это ключевой аспект современного управления персоналом, который помогает управлять производственной эффективностью организации и повышать ее.

Планирование смены

, в свою очередь, включает создание и поддержание этих графиков работы для лучшего управления вашими ресурсами, повышения эффективности, улучшения обслуживания клиентов и увеличения прибыли.

Многие отрасли используют графики сменных рабочих или сменные планы для управления работой персонала, включая рестораны и бары, гостиничный бизнес, общественное обслуживание, производство, цепочку поставок, розничную торговлю, медицину и многое другое.

7 наиболее распространенных типов сменного графика работы

При создании любого графика работы можно выбрать из множества различных типов графика смен.Разные отрасли предпочтут разные типы расписаний. Вот семь из наиболее часто используемых:

Фиксированные графики смены

Фиксированные смены остаются в основном постоянными неделя за неделей

Это ваш основной универсальный тип графика смен. Фиксированные смены состоят из сотрудников, работающих одинаковое количество часов и дней в неделю.

Например, если вы управляете рестораном, официант или бармен могут работать с понедельника по пятницу с 8:00 до 16:00 (каждую неделю). Этот фиксированный график позволяет сотрудникам рассчитывать на предсказуемый график работы.

График раздельных смен

Разделенные смены разделены периодом более обычного перерыва

Сотрудники соглашаются заполнить свое рабочее время в течение двух смен или временных интервалов в день. Например, сотрудник может работать с 08:00 до 13:00, делать перерыв на четыре часа и возвращаться на работу с 17:00 до 21:00.

Обычный перерыв на обед не является частью раздельной смены. Включая этот тип смены в свой график, работайте со своим отделом кадров, чтобы убедиться, что вы соблюдаете федеральное трудовое законодательство.

График сверхурочных смен

Сверхурочные смены должны быть минимизированы, чтобы снизить затраты на рабочую силу

Сотрудники работают больше часов, чем в обычную смену. Это может быть дорогостоящим, но часто необходимо во время чрезвычайных ситуаций. Обратите внимание на трудолюбивых сотрудников, которые работают сверхурочно и могут сгореть. И обязательно ознакомьтесь с законами о сверхурочной работе в вашем штате, чтобы оставаться в рамках закона.

График смены смены

Сотрудники меняются сменами, как правило, по установленному графику.Например, сотрудники вахтовую смену могут переключаться между дневной и ночной сменой от недели к неделе или от месяца к месяцу.

Чередование смен помогает распределять смены и часы работы среди всего персонала в дневные и ночные смены, так что каждый получает приличное количество часов. Не всем сотрудникам понравится такая гибкость, поэтому убедитесь, что вы назначаете тех, кому это нравится.

Круглосуточные смены без выходных широко распространены на предприятиях, которые работают круглосуточно и могут быстро усложняться.

Дежурство по вызову

Сотрудник доступен для работы по запросу в любое время.Например, если кто-то пропускает фиксированную смену из-за чрезвычайной ситуации в семье, с ожидающим сотрудником свяжутся, чтобы взять эту смену.

Компенсация выше из-за срочности и важности этой смены, а также из-за того, что у сотрудников никогда не бывает выходных. Обременительный характер этой смены означает, что они часто меняются среди сотрудников.

Смены без графика

Несмотря на название, эти смены на самом деле запланированы. Менеджеры будут планировать эти смены на разовой основе, чтобы заполнить любые пробелы в расписании.В составлении расписания нет определенной регулярности: например, сотрудник получает определенные типы смен в одну неделю, а затем — что-то совершенно другое.

Для более глубокого погружения в 7 основных типов графика работы, которые следует учитывать при попытке сбалансировать потребности вашего ресторана и персонала, ознакомьтесь с нашей статьей на Как найти правильный тип графика работы для вашего ресторана.

9 серьезных проблем с расписанием, которых следует избегать

Учитывая множество типов смен, из которых можно выбрать, как найти правильный тип графика работы для своего бизнеса?

К сожалению, однозначного ответа нет.Это будет зависеть от нескольких факторов, таких как тип вашего бизнеса, тип персонала, который вы нанимаете, сезонность и т. Д. Например, если вы ресторатор, владеющий рестораном, работающим круглосуточно и без выходных, лучше всего подойдет ротационная смена, но если вы управляете бистро, фиксированный график может быть более подходящим.

Выбор правильного графика также может быть непростым процессом, если учесть, что существует более 500 моделей смен. И даже после кропотливого процесса выбора правильного расписания нет никаких гарантий, что он останется оптимальным.По-прежнему могут возникать общие проблемы с расписанием, которые угрожают подорвать вашу операционную эффективность.

Сталкивались ли вы с какой-либо из девяти наиболее распространенных проблем с расписанием?

Проблемы с расписанием, о которых чаще всего сообщают менеджеры и операторы ресторанов, можно сгруппировать по трем основным направлениям:

• Недостаточное покрытие
• Чрезмерный оборот
• Логистическая небрежность

Недостаточное покрытие

1. Отсутствие доступности
Даже самый продуманный график иногда может противоречить личной доступности сотрудника.Если эта проблема выйдет из-под контроля, полный охват состава станет растущей проблемой.

2. Излишек персонала
Ранняя отправка сотрудников домой для управления затратами на рабочую силу может непреднамеренно посеять враждебность в вашей команде, поскольку вы рискуете «сыграть в фаворитов». Персонал может потерять веру в надежность своего расписания и ценность своего вклада.

3. Каннибализация маржи
Страх упустить хороший рост продаж может убедить менеджеров «перестраховаться» и перевыполнить график.Эта благородная забота стремится защитить уровень обслуживания клиентов, но может привести к увеличению затрат на рабочую силу сверх того, что оправдывают фактические продажи.

Чрезмерный оборот

4. Нехватка персонала
Единственное, что разочаровывает больше, чем недостаточный охват графика смены, — это отсутствие достаточного количества персонала для работы на должностях и необходимых смен в первую очередь, а также попадание в ловушку нехватки рабочих в пиковые сезоны продаж.

5. Не звонить — не показываться
Сотрудники, которые не приходят на работу без предварительного уведомления, в какой-то момент решили, что их работа больше не стоит того, или что последствий неявки не стоит избегать .Это плохие новости для всех.

6. Обучение слишком часто
Одной из наиболее измеримых проблем после высокой текучести кадров являются дополнительные — и часто непомерно высокие — затраты, связанные с обучением новых групп персонала чаще, чем может позволить ваш график.

Логистическая небрежность

7. Плохое обслуживание клиентов
Недостаточно подготовленный или неподготовленный персонал склонен принимать неправильные заказы, выполнять их неправильно или не знать, как обращаться с жалобами.Если эти основные навыки не будут учтены в обучении, пострадает ваша служба поддержки клиентов.

8. Плохая связь
Смена смены, переключатели смены, вызовы и запрет на звонки являются частью расписания, и все это становится более дорогостоящим и неприятным из-за некачественной связи, поспешных или нечетких объявлений, или недостаточно уведомления.

9. Исключения из трудового законодательства
Штрафы, понесенные в результате неудавшихся проверок регулирующих органов, могут быть дорогостоящими и даже угрожать выживанию бизнеса, поэтому соблюдение требований является главным приоритетом для предприятий, затронутых изменением трудового законодательства.

См. 9 вопросов планирования, обнаруженных в результате анализа 63 000 менеджеров [Новое исследование] для более глубокого погружения в каждую проблему и выводы, необходимые для устранения проблем с планированием и поднятия духа вашего бизнеса и персонала на новый уровень.

Как выбрать правильный метод планирования

Доступны четыре основных метода планирования:

1. Неформальный (без формального метода)

2. Традиционное (ручка и бумага)

3.Функциональные (таблицы)

4. Инновации (программное обеспечение для планирования)

Эти методы планирования варьируются от простейших (без формального метода) до более надежных программ для планирования (приложения для онлайн-планирования). Каждый метод планирования соответствует своему стилю планирования: обычному, традиционному, функциональному или инновационному.

Метод, который вы используете для планирования, определяет ваш стиль планирования. Ни один метод не может быть лучше другого, но каждый учитывает разные потребности персонала и расписания (подробнее об этом чуть позже) и предлагает разные уровни гибкости и эффективности.

• Гибкость: Возможность менять смены, прогнозировать графики и соответствовать требованиям.
• Эффективность: Возможность создавать оптимальные графики своевременно с минимальным обслуживанием.

Плюсы и минусы 4 основных методов планирования

В следующем разделе мы сравниваем 4 основных метода планирования и подробно описываем достоинства и недостатки каждого из них.

1. Нет формального метода

Этот метод — отличный вариант для предприятий, которым не требуется дополнительная помощь в создании, управлении или поддержании рабочих графиков.

Плюсы:

• Никаких дополнительных затрат, инструментов или расходных материалов не требуется
• Подходит для небольшого персонала или предприятий с ограниченным графиком работы

Минусы:

• Коммутаторы и запросы доступности могут быть непосильными
• Трудно масштабировать, поскольку ваш персонал увеличивается, а планирование становится более сложным

Стиль планирования: Повседневный

Этот стиль заключается в выполнении работы любыми доступными средствами — текстовыми сообщениями, телефонными звонками, молва и так далее.

2. Ручка и бумага

Некоторые компании создают расписания с помощью традиционных инструментов, таких как ручка и бумага, доски объявлений или белые доски.

Плюсы:

• Простой и понятный способ управления расписанием
• Не нужно тратить время на изучение специальных инструментов или нюансов Excel
• Минимальные затраты на планирование поставок

Минусы:

• Ручные обновления и модификации могут занять много времени
• Сложно оптимизировать для повышения эффективности и может привести к перегрузке или недоукомплектованности кадрами
• Очень сложно принимать быстрые бизнес-решения на основе данных, поскольку отчеты о трудовых ресурсах недоступны, и вместо этого вам нужно создавать их вручную.
• Отслеживание изменений расписания и управление ими может стать утомительным, трудоемким и сложным делом
• Снижение оперативной маневренности и гибкости из-за ручной корректировки расписания и обновления расписания персонала лично.

Стиль планирования: традиционный

Традиционное планирование простое и простое. Любой, у кого есть ручка и бумага и достаточно решимости, чтобы выполнить работу, может использовать этот метод.

3. Таблицы

Этот метод идеально подходит для предприятий, которым удобно создавать графики работы сотрудников и управлять ими с помощью Excel:

Плюсы:

• Microsoft Office предлагает рабочие шаблоны для ускорения процесса создания расписания
• Вы можете использовать формулы для автоматического расчета общего количества отработанных часов
• Вы можете создавать подробные отчеты, диаграммы и таблицы для принятия решений.
• Excel более экономичен, чем программное обеспечение для планирования, хотя вам все равно придется платить за лицензию Microsoft Office
• Вы можете поделиться последним расписанием и сообщить об изменениях в расписании по электронной почте вместо того, чтобы ждать личного присутствия сотрудников

Минусы:

• Использование Excel может быть шагом вперед по сравнению с созданием расписаний ручкой и бумагой, но для их создания по-прежнему требуется значительное время
• Отслеживание этих расписаний и управление ими может быть трудным и часто утомительным процессом.Вы регулярно переключаетесь между расписаниями. И вы никогда не будете работать только с одной таблицей. Есть несколько
• Труднее оставаться организованным и быть в курсе последних событий, если у вас больше сотрудников, поскольку это означает, что в графике будет больше смен.
• Если вам нужны какие-либо бизнес-данные, вы должны сами создавать отчеты и диаграммы

Планирование в Excel подвержено ошибкам, требует большого количества обновлений вручную и необходимости консолидировать информацию из электронных писем, телефонных звонков, рукописных заметок, текстовых сообщений и т. Д.

Генеральный директор ресторана Коди Холл, бывший менеджер по расписанию в Joey’s в Торонто, объясняет, как, если вы не перестраиваете свой график каждые несколько недель, вы можете столкнуться с проблемами, особенно если у вас много сотрудников, которые нужно запланировать:

«Представьте, что на первой неделе Строю график. Скажем, у меня есть сервер по имени Austa. Аста обычно работает по дням, с понедельника по пятницу, с 11 до 5. Теперь, на второй неделе, по своему графику с понедельника по пятницу, Аста делает резервы с четверга и пятницы. Я беру эти две смены и передаю их Симоне и Гаррону.Когда я перехожу на третью неделю и решаю свернуть это расписание, смена Осты по четвергам и пятницам отсутствует, а она есть у Симоны и Аарона.

Поскольку здесь 70 человек, я не понимаю, что в Осте всегда есть эти смены. И она злится, потому что спрашивает: «Где моя смена по четвергам и пятницам?» И я отвечаю: «Я даже не осознавал, что не давал ее тебе». Приходится перестраивать график каждые две недели.»–Коди Холл, генеральный директор

Стиль планирования: функциональный

Функциональное планирование использует технологию для модернизации традиционного планирования. Этот метод предпочитает руководство, которое понимает Excel и имеет время для создания, изменения и управления электронными таблицами.

4. Программное обеспечение для планирования работы сотрудников

Программное обеспечение для планирования берет лучшие части электронных таблиц и упрощает остальные.

По мере развития технологий появляются и инструменты планирования смен. Планирование сотрудников теперь автоматизировано; он цифровой; это без шва.

Менеджеры

могут создавать и управлять расписаниями «на лету» со своих настольных компьютеров или мобильных устройств и мгновенно сообщать об изменениях расписания, не созывая личные встречи. И все это возможно с помощью простых в использовании инструментов планирования сотрудников.

Плюсы:

• Вы экономите деньги. Например, если вы ресторатор, правильное программное обеспечение для планирования работы ресторана поможет вам сэкономить 2000 долларов в месяц
• Программа планирования позволяет создавать графики менее чем за 30 минут
• Вы тратите меньше времени на управление расписаниями и вместо этого одобряете или отклоняете запросы доступности одним касанием.
• Вы лучше подготовлены для разработки оптимального графика работы. Попрощайтесь с плохим обслуживанием клиентов и высокими затратами на рабочую силу!
• Принятие решений улучшается благодаря доступу в реальном времени к отчетам о продажах и трудовых ресурсах
• Утверждать запросы сотрудников на отгулы быстрее и проще, чем раньше
• Сотрудники могут легко переключаться между сменами с минимальным участием вас
• Легко идентифицировать неназначенные смены
• Связь с мобильных устройств быстрая, бесперебойная и естественная

Минусы:

• Программное обеспечение для планирования требует ежемесячной подписки и потенциальной единовременной платы за интеграцию POS-терминала
• Потребуется небольшая кривая обучения, чтобы освоить новое программное обеспечение и обучить персонал

Стиль планирования: инновационный
В инновационном планировании используются постоянно работающие в реальном времени платформы «Программное обеспечение как услуга» и сложные алгоритмы для автоматизации повторяющегося планирования и принятия более разумных решений по планированию.

Каковы ключи к эффективному календарному планированию?

Это краткое введение в искусство понимания и согласования кадровых потребностей вашего бизнеса с потребностями вашего персонала в расписании. Ознакомьтесь с , почему балансировка персонала ресторана и планирования персонала = беспроигрышный вариант, чтобы получить подробную информацию.

Эффективное планирование требует большего, чем просто выбор правильного метода планирования. При создании расписания вам необходимо понимать и учитывать как кадровые потребности вашего бизнеса, так и индивидуальные потребности вашего персонала, и найти баланс между ними.

1. Планирование персонала

Ваши потребности в расписании сотрудников включают:

• Достаточно заблаговременно уведомлять об изменениях в расписании, чтобы правильно распоряжаться своим временем
• Понимание своих должностных ролей, что позволяет им выполнять рабочие задачи
• Контроль над запросами на свободное от работы время и доступностью
• Возможность незамедлительно поменять или взять дополнительные смены

2. Потребности бизнеса в персонале

Требования вашего бизнеса:

• Правильное сочетание рабочих смен (фиксированная, разделенная, ротационная и т. Д.)) для повышения эффективности
• Оптимальное расписание, поэтому у вас никогда не будет избытка или недоукомплектованности кадрами
• Возможность снизить текучесть кадров
• Интеллектуальное планирование, которое легко интегрируется с вашей торговой точкой для сокращения времени планирования

Каковы преимущества эффективного планирования?

Если вы выберете правильный метод планирования и уравновесите вышеуказанные потребности в персонале и составлении расписания, у вас будет гораздо больше шансов преодолеть общие проблемы с расписанием и получить множество преимуществ для вашего бизнеса и сотрудников:

Бизнес-преимущества:

• Снижение затрат на рабочую силу за счет оптимизации расписания персонала
• Повышение качества обслуживания клиентов, поскольку у вас никогда не бывает избытка и недостатка кадров
• Меньше времени на создание расписания каждую неделю — при условии, что вы используете правильный инструмент
• Меньше телефонных звонков и текстовых сообщений о доступности персонала, потому что сотрудники понимают свои роли
• Повышенная подотчетность, поскольку у сотрудников есть официальный график, на который они могут ссылаться, чтобы не пропускать смены из-за недопонимания
• Повышение вовлеченности персонала.Персонал более восприимчив к организованному процессу составления графиков, который работает по сравнению с тем, в котором отсутствует структура и который мешает сбалансировать работу и личную жизнь

Льготы сотрудникам:

• Повышение морального духа, поскольку сотрудники заранее понимают свои роли и рабочее время и имеют график, учитывающий потребности в отпуске
• Эффективное планирование поддерживает стремление персонала к повышению производительности. И обычно это достигается за счет использования правильных инструментов, а не неуклюжих процессов, которые замедляют работу

Рекомендовано: Почему сбалансированное укомплектование персоналом ресторана и его планирование — беспроигрышный вариант

Построение эффективного расписания сотрудников за 9 шагов

Теперь, когда вы понимаете, что влечет за собой эффективное планирование, вы, вероятно, задаетесь вопросом: «Так как именно я могу эффективно планировать сотрудников?» Мы рады, что вы спросили.

Вот простой 9-шаговый процесс, которому нужно следовать:

Шаг 1. Создайте свои производственные стандарты работы

Рассчитайте, сколько работы необходимо выполнить сотруднику с определенной должностью за определенное время (количество часов). То, как вы решите измерять объем работы, будет зависеть от вашего бизнеса. Например, если вы ресторатор, вы можете посмотреть, сколько обложек сервер может сделать за определенное время.

Не забудьте подробно описать должностные обязанности каждого сотрудника.Снова используя пример ресторана, вы можете рассмотреть задачи по подготовке, закрытию и уборке. Повторите этот процесс для каждой смены во всей организации. ( Этот шаг предназначен для новых менеджеров или предприятий, и его нужно выполнить только один раз. )

Шаг 2: Анализ текущей активности

Проанализируйте свой текущий уровень активности, чтобы определить правильное количество сотрудников для планирования. У вас может возникнуть соблазн использовать свою интуицию при составлении расписания. Но интуиция может ошибаться и вести к избытку или недоукомплектованию кадрами.Вместо этого анализируйте отчеты о продажах и трудозатратах или используйте подходящее программное обеспечение для планирования работы сотрудников, чтобы делать это автоматически.

Шаг 3: Прогноз уровня вашей активности

Используйте предыдущие данные для прогнозирования будущих уровней активности. Определите пиковые и медленные времена в течение каждого дня, каждой недели месяца и каждого месяца года. Зная, например, что выходные в День труда всегда в 3 раза загружены, чем в среднем выходные, вы можете спланировать их и убедиться, что у вас в 3 раза больше сотрудников для обслуживания дополнительного спроса.

Шаг 4. Определите, сколько сотрудников вам нужно

Рассчитайте точное количество сотрудников, которые вам нужны, разделив стандарты производства на количество клиентов. Например, если сервер в ресторане может выполнить 30 покрытий за 8-часовую смену, и вы оцениваете, что будет 150 покрытий (уровень активности, который вы нанесли на график), то вам, вероятно, понадобится пять серверов.

Шаг 5: Рассмотрите потребности сотрудников в расписании

Пришло время также учесть потребности ваших сотрудников в расписании, такие как стремление к гибкости и даже желаемую ротацию.Не забудьте учесть возможные прогулы и проконсультироваться с необходимыми экспертами по юридическим вопросам, особенно в отношении сверхурочной работы.

Шаг 6: Выберите метод планирования

Начните создавать расписание, используя любой из перечисленных выше методов, помня, что некоторые методы сэкономят вам больше времени и денег и помогут лучше оптимизировать расписания.

Пример: создание графика смены ресторана в Excel

Для более подробного изучения того, как использовать наш полностью настраиваемый шаблон, просмотрите пошаговое руководство от начала до конца: Как составить график работы ресторана (с бесплатным шаблоном Excel)

Если вы ресторатор, который планирует использовать Excel или в настоящее время использует Excel, но изо всех сил пытается создать расписание с использованием шаблонов, которые предоставляет Excel, вот пошаговый процесс создания графика смен сотрудников с использованием шаблона, специально разработанного для рестораторы.

1. Скачать шаблон расписания ресторана:
   Скачать шаблон
2. Откройте шаблон
3. Выберите день недели, в который должен начинаться ваш рабочий график
4. Добавить имена сотрудников в расписание

Щелкните ячейку «Сотрудник 1» и введите одно из имен своих сотрудников. Повторите этот процесс для всех сотрудников от «Сотрудник 2» до «Сотрудник 18».

Не стесняйтесь удалять и строки, которые вам не нужны, или добавлять строки, которые вам нужны.Например, если у вас меньше сотрудников, чем указано, щелкните правой кнопкой мыши строку и выберите «Удалить». Если у вас есть другие, сделайте то же самое и выберите «Вставить».

5.Настройте время смен и роли

Выберите вкладку «Смены» внизу.

Затем следуйте этим инструкциям при добавлении смены и роли:

• При добавлении смены редактируйте только время начала и окончания, столбец смены обновится автоматически. Добавьте дополнительные смены после первой записи и перед последней записью.
• Добавить роль после первой записи и перед последней записью

6. Составить расписание

Вернуться на вкладку «Расписание». Начните создавать свое расписание, выбрав ячейку под выбранным днем ​​рядом с именем сотрудника. В каждой ячейке есть раскрывающееся меню для смен и ролей. Выберите подходящую роль и сменитесь.

Смена:

роль:

Повторяйте процесс для каждого сотрудника и каждый день. Не стесняйтесь изменять другую информацию, которую хотите, e.g., «название заведения» и «неделя». Когда будете готовы, нажмите «Сохранить как», введите название расписания и сохраните его в папке на своем компьютере, к которой вы легко сможете получить доступ, например «Расписание смен сотрудников».

Шаг 7. Получите одобрение высшего руководства

После того, как вы составили расписание, не забудьте получить одобрение от высшего руководства, если вам нужно. Вместе оцените график на основе ваших затрат на рабочую силу, потребностей сотрудников и бизнеса или любых других критериев, которые вы сочтете приемлемыми.

Шаг 8: Поделитесь расписанием с сотрудниками

Распространите расписание среди сотрудников, чтобы они несли ответственность и понимали, чего от них ждут. Вы можете отправить расписание по электронной почте, если используете Excel, или проверить, проверили ли сотрудники доску объявлений.

В качестве альтернативы используйте приложение для планирования, которое позволяет делиться своим расписанием через мобильное устройство и легко сообщать об изменениях расписания без необходимости личных встреч.

Шаг 9. Регулярно пересматривайте свое расписание

На самом деле ваша работа начинается только после того, как вы составили свой первый график.Теперь вы должны управлять своим расписанием, отслеживать его и регулярно изменять, чтобы обеспечить его оптимизацию. Периодически просматривайте расписания и свой процесс планирования, чтобы обнаруживать проблемы и находить решения для оптимизации всего процесса.

ПОЦЕЛУЙТЕ (да ладно, глупо!) Ваши проблемы с расписанием до свидания с нашим еще более подробным пошаговым руководством: 9 шагов по эффективному планированию сотрудников

Улучшение графика сменной работы

В этом посте мы рассмотрели почти все, что вам нужно знать о том, как составлять оптимальные графики сменной работы.Независимо от того, ежемесячно или еженедельно, в 8-часовую или 12-часовую смену, наша цель — помочь вам составить и лучше управлять своим рабочим графиком независимо от потребностей вашего бизнеса.

Как вы видели, планирование смен — жизненно важная часть любого бизнеса. Вы также узнали, как грамотное планирование снижает затраты на рабочую силу, улучшает обслуживание клиентов, повышает боевой дух команды и экономит кучу времени.

Но, как вы знаете и, вероятно, уже обнаружили, достичь мастерства непросто. Со всеми типами смен и даже большим количеством моделей смен на выбор при создании расписания — не говоря уже о борьбе с управлением и обновлением этих расписаний после их создания — достижение мастерства может показаться несбыточной мечтой.

Но этого не должно быть. Вам просто необходимо:

• Выберите правильный метод планирования для вашего бизнеса
• Сосредоточьтесь на ключах к эффективному планированию
• Следуйте пошаговым инструкциям при создании расписаний и
• Постоянно пересматривайте и корректируйте свое расписание

Источники: Браун, Дуглас Роберт. Справочник менеджера ресторана: как организовать, работать и управлять финансово успешным предприятием общественного питания

Ник Дарлингтон

Ник Дарлингтон (www.nickdarlington.com) — писатель B2B, который придумывает, пишет и производит привлекательные копии веб-сайтов, сообщения в блогах и лид-магниты для технологических компаний.

Как разрешить вашим сотрудникам без проблем менять смены

Даже при тщательном планировании и дальновидности у сотрудников неизбежно будут время от времени случаться неожиданные события, из-за которых они не могут работать в запланированную смену.

Смена расписания сотрудников и смена смен должны быть одним из самых неприятных моментов для менеджеров. Обновленные расписания, написанные карандашом или которые должны быть запомнены теми, кто меняет местами, и руководство, возможно, даже не знало об изменении, может вызвать проблемы. Очевидно, это создало проблемы как для сотрудников, так и для руководства, а также для ваших клиентов, которые рассчитывают на полный, внимательный персонал за свой опыт.

Что такое смена смены?

Если сотрудник не может работать в смену, он может поменяться сменами с другим сотрудником, чтобы обеспечить покрытие смены.

Почему ваш бизнес должен разрешать смену смены?

Менеджерам достаточно сложно составить график, который учитывал бы доступность, предпочтения каждого и при этом адекватно отражал каждую смену. Еще больше времени уходит на обработку бесконечного потока запросов на смену, незаездов и звонков по болезни. Чтобы контролировать свое время, позвольте вашим сотрудникам поменяться сменами или самостоятельно найти замену.

Если у некоторых сотрудников заработная плата значительно выше, чем у других, может быть разумным все же потребовать одобрения окончательного менеджера для запросов на обмен, чтобы вы могли принять обоснованное решение в отношении затрат на рабочую силу.

В наши дни есть много способов избежать путаницы и избежать разочарования, позволяя сотрудникам менять смены. Чтобы вашим сотрудникам было легко общаться друг с другом и с вами о последних изменениях в расписании. В идеале ваши сотрудники смогут легко получить помощь, когда они в ней нуждаются, все будут знать о смене смены и у вас будет достаточно времени.

Вот несколько способов убедиться, что вы никогда не перестанете задаваться вопросом, кто и чье расписание покрывает, когда сотрудники меняются сменами.

Шаг 1. Определите четкий процесс

Настройка процедуры обмена графиками и обучения сотрудников может избавить от многих головных болей.

Во-первых, убедитесь, что все ваши сотрудники четко знают, как правильно менять смены.

Определите передовые методы, которые вы хотели бы, чтобы они использовали, и четко опишите все необходимые шаги, от обновления их профиля и расписания в программе (если вы ее используете) до отправки текстовых сообщений или звонков людям, участвующим в переключатель (включая управление).Наличие одного простого стандартного процесса и уверенность в том, что этот процесс доведен до сведения каждого сотрудника в рамках их обучения, означает, что каждый четко понимает ожидания в отношении изменения графика.

Вы можете даже подумать о включении напоминания о процессе в любые документы или учебные материалы, которые вы предоставляете сотрудникам в первый день их работы.

Стандартный процесс смены расписания сотрудников вместе с программным обеспечением может улучшить планирование бизнеса.

Шаг 2. Поддерживайте открытость линий связи

Поощрение открытых линий связи между сотрудниками и руководством не только укрепляет доверие и взаимопонимание, но и помогает лучше управлять расписаниями, чтобы свести к минимуму смену смены.

Иногда согласованная доступность меняется из-за семейной жизни сотрудника или других обстоятельств, не зависящих от него. Хотя управлять меняющимися потребностями многих сотрудников одновременно может быть непросто, очень важно, чтобы ваши сотрудники чувствовали себя комфортно, приходя к вам с этими разработками, чтобы вы могли эффективно управлять общим графиком.

Хотя не всегда возможно удовлетворить эти запросы, поддержание открытого общения и создание среды, поощряющей открытость с руководством, поможет гарантировать, что вы управляете наиболее важными изменениями смены, а также уважаете потребности своих сотрудников, что приводит к более счастливая команда.

Шаг 3 — Использование технологий

Во многих случаях технологии могут предложить простое и оптимизированное решение проблем планирования.

Если вы уже используете программную систему планирования, такую ​​как ZoomShift, воспользуйтесь преимуществами таких функций, как Shift Swap, которая уведомляет квалифицированных сотрудников, как только открываются смены.Это позволяет доступным сотрудникам немедленно заполнять открытые места, а вам и остальным вашим сотрудникам удобно отдыхать, зная, что все смены покрыты.

Централизованное местоположение, отслеживание и уведомления, встроенные в систему, означают, что никто не останется в стороне, и что вы всегда будете знать, кто в какую смену работает.

Многие программы также имеют такую ​​функцию, как доска обсуждений, которая позволяет всем сотрудникам более открыто обсуждать расписания, обмены и другую информацию.Доски объявлений также можно использовать для облегчения процесса совместного планирования, превращая то, что раньше было беседой между отдельными сотрудниками и менеджерами, в более продуктивное и открытое обсуждение всей команды.

Поощрять сотрудничество

По мере того, как ваши сотрудники узнают вашу культуру и процессы, важно развивать культуру сотрудничества. Когда каждый сотрудник вашей команды верит, что он работает для достижения общей цели, он будет гордиться своей работой и соответствовать стандартам, установленным вами и командой.Никто не хочет подвести свою команду, поэтому сотрудники не только будут придерживаться своего слова, когда будут добровольно работать в свободную смену, но и с большей вероятностью предложат помощь в первую очередь. Вместо того, чтобы руководство контролировало и проверяло смену смены, вы создадите самодостаточную команду, которая будет заботиться о взаимных интересах и поддерживать бесперебойную работу операций.

Конечно, лучший способ избежать путаницы вокруг смены смены — это в первую очередь минимизировать ее. Если вы будете открыто и честно говорить о потребностях ваших сотрудников и будете побуждать их обращаться к вам со своими проблемами, это означает, что ваши сотрудники будут реже менять смены.А когда все же произойдет странное изменение, приведенные выше советы помогут избежать путаницы.

Как настроить смену сдвига в ZoomShift

ZoomShift дает вашим сотрудникам возможность управлять своим расписанием и при необходимости находить замену. Чтобы настроить смену смены в ZoomShift, сначала включите ее в меню настроек:

Щелкните Параметры на панели навигации в верхней части экрана и щелкните Запросы смены обложки в разделе Параметры расписания.

Переключите опцию Запросы сменной обложки на зеленый, чтобы разрешить запросы сменной обложки для всей организации. Это даст вашим сотрудникам максимальную свободу самостоятельно менять смены и обходить одобрение менеджера, автоматически отмечая их как одобренные. Чтобы разрешить запросы на сменное покрытие, но по-прежнему требуется окончательное ручное одобрение со стороны руководства, переключите вторую опцию, которая гласит: Требуется одобрение запроса сменного покрытия .

Теперь, когда разрешены запросы на покрытие смены, вы можете создать его на экране Home или Schedule , щелкнув смену, которую вы хотите охватить.

Появится всплывающее окно с параметрами переключения, и вы увидите Новая крышка переключения передач в качестве варианта в нижней части экрана.

После нажатия вы хотите подтвердить данные о смене вверху, затем нажмите Создать запрос на смену синим цветом.

Затем вы можете добавить любые соответствующие примечания для запроса покрытия смены в поле Notes , например, почему вам нужно покрыть смену или важные детали о смене.

Укажите, является ли это публичным предложением ; означает, что любой, кто имеет право, может получить его.

Выберите Предложение участникам группы , если у вас есть определенные товарищи по команде, которым вы хотите отправить запрос на прикрытие смены.

Щелкните Create , чтобы завершить выбор и отправить его.

Запрос на сменную крышку будет отображаться как Ожидает , если у руководства включен параметр Требовать подтверждение запроса крышки смены . Если этот параметр отключен, любой может сразу взять смену.

Сотрудники могут менять смены в веб-приложении или мобильном приложении. Чтобы узнать больше о смене смены, ознакомьтесь с нашей базой знаний .

Готовы ли вы использовать возможности ZoomShift, чтобы помочь своим сотрудникам менять графики работы? Владельцы умного бизнеса высвобождают свое время, используя программное обеспечение для планирования работы сотрудников и программное обеспечение для хронометража.Свяжитесь с нами сегодня, чтобы начать бесплатную пробную версию и начать работу.

Советы и методы составления расписания сотрудников

Составление расписания сотрудников — это бесконечная задача для менеджеров и владельцев бизнеса. Даже при нормальных обстоятельствах может быть трудно точно предвидеть кадровые потребности и максимизировать производительность, оставаясь справедливым по отношению к сотрудникам.

Из-за COVID-19 графики ваших сотрудников и бизнес-потребности, вероятно, меняются.Теперь вам необходимо учитывать требования к здоровью и безопасности, такие как дезинфекция и тестирование, а также ограничения вместимости вашего помещения. Согласно исследованию TSheets, до пандемии более 50 процентов владельцев бизнеса заявляли, что тратили не менее двух часов в неделю на составление расписания своей команды. Все эти факторы подчеркивают важность выработки стратегии и согласованности с расписанием вашего персонала.

Используя сочетание программного обеспечения для составления расписания сотрудников и стратегического планирования, вы можете дать своей команде необходимую гибкость и обеспечить бесперебойную работу вашего бизнеса.

Team Management

Универсальное решение для управления персоналом, которое поможет вам легко управлять своей командой и сэкономить на трудозатратах.

Лучшие практики планирования сотрудников

Ниже приведены девять методов планирования сотрудников, которые помогут вам честно распределять сотрудников и удовлетворять потребности вашего бизнеса.

Подумайте о своих потребностях в планировании заранее

При составлении графика для ваших сотрудников заблаговременное планирование является ключевым моментом.

Проверьте исторические данные о продажах в своей POS-системе, чтобы убедиться, что у вас есть адекватный персонал в самые загруженные и тихие времена.Используйте эту информацию, чтобы подумать, понадобится ли вам больше сотрудников на выходные, поздние вечера или в праздничные дни.

Оцените уровень и доступность вашего персонала

Чтобы составить график работы сотрудников, вам понадобится информация о доступности персонала. Анализ данных о времени и посещаемости может показать вам, когда ваша команда обычно работает в определенный период.

Вы также хотите знать, когда ваша команда предпочитает быть запланированной. Один из подходов — позволить сотрудникам выбирать свои обычные смены или подавать заявки на открытые через приложение для составления расписания.В зависимости от ситуации ваши сотрудники могут предпочесть работать рано днем, ночью, в будние дни или в выходные. Иногда сотрудники не могут быть доступны из-за личных обязательств вне работы, например, увеличения обязанностей по уходу за детьми. Если вы используете Square для своей торговой точки, функции планирования смен в Square Team Management позволяют вашей команде обновлять свою доступность непосредственно в приложении Square Team.

Заблаговременное наличие этой информации также означает избежание двух основных ошибок.Слишком мало сотрудников неизбежно сказывается на обслуживании клиентов. Слишком много сотрудников на дежурстве, когда вы не заняты, влияет на чистую прибыль.

Хотя важно знать, кто недоступен, также важно иметь систему отслеживания того, кто доступен для дополнительной работы. Если вы знаете, кто доступен, вы можете заполнить пробелы всякий раз, когда есть какие-либо изменения в расписании в последнюю минуту.

Некоторые из ваших сотрудников оценят возможность заработать дополнительные деньги, особенно если многие семьи пострадали от увольнений, увольнений и безработицы.Расстановка приоритетов в расписании вашей команды означает, что сотрудники будут довольны и лучше удержат их.

Создайте и ведите список этих сотрудников и их доступности, чтобы вы могли предлагать им дополнительные смены, когда есть возможность работать. Это также позволяет легко узнать, кому позвонить, если ваш запланированный график внезапно изменится из-за болезни или чрезвычайной ситуации.

Соблюдайте местные правила и нормы

Перед тем, как составить окончательное расписание, убедитесь, что вы знаете все местные законы или постановления, которые влияют на то, как вы можете составить расписание для персонала.Существуют федеральные законы, законы штата и местные законы для персонала, регулирующие обязательные перерывы, график сверхурочной работы, оплату сверхурочной работы и праздники. Например, в некоторых юрисдикциях вы должны платить сотрудникам двойное время, если они работают больше определенного количества часов в день.

Еще одна проблема, на которую следует обратить внимание, — это правила прогнозирования расписания. Это законы, которые требуют от работодателей заблаговременно уведомлять об ожидаемых часах работы и взимают дополнительную плату за поздние изменения расписания. Они также охватывают смены и перерывы и требуют более подробных записей расписания сотрудников.

Опубликуйте расписание пораньше

Законы о прогнозном планировании также требуют, чтобы вы планировали заранее. Например, вы должны сообщить сотрудникам за 7–14 дней, какими будут их ожидаемые смены.

Хотя ситуации постоянно меняются, лучше всего заранее публиковать свое расписание, чтобы все знали, даже если что-то изменится позже. Приложение для планирования — это эффективный способ поддерживать эту информацию в актуальном состоянии и быть доступной для всех. Это также избавляет вас от необходимости вручную распечатывать, публиковать или отправлять расписания по электронной почте, что может увеличить вероятность того, что сотрудник не увидит его.Если вы используете Square для планирования смен, сотрудники автоматически уведомляются через приложение Square Team и по электронной почте, когда расписания публикуются и изменяются.

Эффективно сообщайте своим сотрудникам обоснование планирования расписания

Если вы хотите, чтобы ваши сотрудники были довольны, информируйте их о своем обосновании. Сообщите им, когда вы планируете дополнительный персонал из-за ожидаемого всплеска продаж — например, на праздники — или когда вы сокращаете, потому что знаете, что продажи упадут.

И если вы даете существующим сотрудникам первый отказ от новых смен (что ожидается в соответствии с некоторыми правилами прогнозного планирования), ваша команда тоже должна знать об этом. Такой подход позволяет избежать путаницы и позволяет честно и прозрачно распределять сотрудников. Кроме того, многие посменные работники вынуждены сводить концы с концами на нескольких работах, а это значит, что им приходится совмещать несколько графиков. Информирование их о том, как распределяются смены, может помочь снизить уровень стресса.

Будьте готовы к изменениям

Если последние мировые события и показали нам что-то, так это то, что все может измениться за секунды.Это верно как для вашего бизнеса, так и для сотрудников. Если член семьи заболел, сломалась машина или требуется срочный ремонт дома, сотрудникам может потребоваться срочно переключить передачи.

Обеспечивает еще большую гибкость для сотрудников, которым внезапно требуется справиться с изменениями, связанными с пандемией, такими как изменение школьного расписания или домашнее обучение. Важно знать, что вам, возможно, придется изменить свое расписание без особого уведомления, поэтому создайте процесс, который позволит вам и вашей команде быстро найти резервную копию.

Упростите для сотрудников доступ и изменение расписаний

Когда вы думаете о том, как составить расписание для сотрудников, для всех будет гораздо меньше стресса, если сотрудники смогут легко получить доступ к своему расписанию и изменить его.

Как работодатель, вам не нужно так сильно беспокоиться о том, покрываются ли смены, или о проблемах обслуживания клиентов, которые возникают, когда они не покрываются. И больше не будет путаницы в том, кто и когда работает.

Дайте сотрудникам возможность изменять свое расписание, конечно, с некоторыми основными правилами.Например, вам может потребоваться 24-часовое уведомление об изменениях графика, не связанных с чрезвычайными обстоятельствами, например, когда сотрудники хотят поменяться сменами. В экстренной ситуации вы можете вернуться к списку сотрудников, которым нужны дополнительные смены.

При таком подходе каждый чувствует, что контролирует свое время, и вам не нужно беспокоиться о поздних изменениях. Кроме того, некоторые приложения для составления расписания позволяют сотрудникам вносить свои собственные изменения, так что менеджерам становится на одну проблему меньше, о чем беспокоиться. Например, вы можете разрешить своей команде инициировать сменные сделки друг с другом в ожидании вашего одобрения с помощью функции планирования смены Square.

Регулярно пересматривайте свое расписание сотрудников

При создании расписания персонала может возникнуть соблазн скопировать расписание с предыдущей недели, но это предполагает, что ничего не изменилось. Ваш бизнес постоянно меняется, поэтому регулярно пересматривайте свой график, чтобы убедиться, что он отражает самую свежую информацию о вашей работе и потребностях ваших сотрудников.

Например, если ваши часы работы сокращены из-за пандемии или они продлены из-за большой праздничной акции, вам нужно будет учесть это в расписании.