Ивент агентства это: Что такое event-агентство | Eventum Premo – бизнес-план агентства по проведению праздников, как открыть, с чего начать

Почему организацию массовых мероприятий лучше доверить ивент-агентству?

 Проведение праздников и мероприятий, особенно предполагающих наличие большого количества гостей – задача очень сложная. Если вы хотите избежать форс-мажоров, конфузов, затянутости и скуки – обратитесь в ивент-агентство. Это:

• гарантия того, что мероприятие будет организовано на самом высоком уровне;
• позволит спокойно наслаждаться происходящим событием;
• исключит вероятность задействования людей или компаний, оказывающих услуги низкого качества (ведущий скучный, фотографии ужасные, музыка плохо подобрана, еда невкусная и т. п.).

Если вам требуются услуги event-агентства в Хабаровске – обратитесь в TN GROUP. Мы знаем, как сделать уникальным любое событие!

ТОП-7 правил подбора event-агентства

Подбор event-агентства для организации важного мероприятия – кропотливый труд. Из множества предложений нужно выбрать одно и, конечно же, самое лучшее. Как определиться и не «прогадать», если бриф уже составлен, но компания не выбрана? Делимся своими наблюдениями о том, как подобрать агентство и услуги, с учетом бюджета и целей проекта.

1. Профиль event-агентства

Главным открытым вопросом является выбор профиля агентства. Сервис и, конечно, ценообразование у них будет отличаться, поэтому подбирать нужно с учетом цели вашего мероприятия:

Крупное агентство (Ивент-агентство полного цикла)

Выбор владельцев больших компаний. Клиенту предлагаются разработанные концепции, каталоги мероприятий. Бюджет такой организации большой, поэтому они выполняют крупные и, исключительно, интересующие именно их задачи.

Небольшое агентство

Предпочитают человеческий подход к делу, в котором концепции разрабатываются для разноплановых клиентов. У вас будет возможность проявить свой интерес и пожелания, контролировать процесс. Минусы: длительная подготовка, может смещаться время выполнения, недостаточный опыт в организации больших мероприятий.

Узконаправленное агентство

Проводят мероприятия и праздники определенного формата. Подобные компании позиционируют себя, как специалистов лишь одной сферы: тимбилдинги, тренинги и т.д.

На что опираться при выборе ивент-агентства: главные аспекты?

Отсеивание сомнительных компаний можно устроить еще до личного знакомства с претендентами. В современном мире каждое уважающее себя агентство имеет страницы в социальных сетях и сайты. Именно здесь можно детально ознакомиться со спецификой компании, отзывами, портфолио и оценить профессионализм.

Разноплановые проекты помогут увидеть «почерк», понять, сможет ли агентство выполнить ваши идеи и насколько креативно.

2. Репутация

Не забудьте просмотреть рекомендации экспертов в отрасли event и отзывы реальных клиентов. Обратите внимание, является ли фирма членом ассоциаций, к примеру, Национальной ассоциации организаторов мероприятий (НАОМ). Также послужат хорошим путеводителем рейтинги в СМИ, связанные с отраслью.

3. Качество обслуживания, коммуникация

Учитывайте скорость ответа на вашу заявку, стиль общения менеджеров. Проявляется ли интерес к вашим пожеланиям, вопросам, прослеживается заинтересованность в конкретном проекте? Хорошее агентство назначает для клиента персонального менеджера, который поможет разобраться со всеми вопросами, независимо от тематики вашего мероприятия.

Eсли агентство готово взять на себя все детали организации праздника – это отличная экономия вашего времени. Да и в целом, если за работу берутся профессионалы, то ожидаемый результат не заставляет себя ждать! Описав свою концепцию, все проблемы вы оставляете «за кадром», где подрядчик занимается ими самостоятельно.

5. Ценовая политика

Конечно, масштабное мероприятие невозможно организовать за бесценок. НО! Уважающее себя агентство обязательно учтет пожелание клиента и при необходимости предложит разработанную концепцию мероприятия в зависимости от его бюджета.

6. Подрядчики?

Некоторые event-компании привлекают подрядчиков для выполнения определенных задач. Выясните, насколько они надежны и выполняют ли работу в оговоренный срок. Если информация скрывается, то есть риск оказаться в ситуации, когда данные обещания не будут выполнены и праздник изрядно пострадает.

7. Активы

Видео-отчет, реквизит, трансфер и многие другие важные детали – для этого могут потребоваться дополнительные растраты. Многие крупные event-организации имеют собственные ресурсы, которые позволяют сэкономить бюджет.

Учитывая все моменты, выбирайте для себя несколько претендентов для тендера. Следующая задача – личная встреча, обсуждение деталей заказа. Обращайте внимание на то, как с вами общаются сотрудники, слушают и слышат ли они, чего вы хотите. После личной встречи останется один вариант, который окажется для вас наилучшим!

Что такое event-маркетинг? | Creon – Event-агентство полного цикла

Что такое event?

Событийный маркетинг (event-маркетинг) – один из ключевых и наиболее эффективных BTL-инструментов. Вопреки распространённому заблуждению, к event-маркетингу относятся не только корпоративы, открытия магазинов и праздники. Это широкое понятие включает в себя организацию и проведение мероприятий разного масштаба в B2B, B2C и B2G сегментах: конференции, выставки, фестивали, концерты, встречи государственных деятелей и пр. В зависимости от специфики и целей проводимого мероприятия, специалисты выделяют семь ключевых направлений событийного маркетинга.

Развлекательные мероприятия

К ним относятся ярмарки, корпоративы, фестивали, праздники, концерты или шоу. Целями развлекательных мероприятий могут быть формирование корпоративной культуры, построение положительных отношений с целевой аудиторией, вовлечение и мотивация сотрудников и т.д.

Помимо общих организационных сложностей, у каждой разновидности событийного маркетинга есть ряд специфических моментов. В нише развлекательных мероприятий основной проблемой становится создание креативного сценария, который смог бы заинтересовать и привлечь внимание ЦА. Для того чтобы организовать успешное развлекательное мероприятие, проведите исследование вашей целевой аудитории и определите вкусовые предпочтения и увлечения ее представителей. Исходя из этих данных, вам будет гораздо проще создать сценарий мероприятия, которое придется по душе и надолго запомнится вашим потребителям.

Деловые мероприятия

В это понятие включают проведение мероприятий в целях развития бизнеса, направленных на создание и укрепление позитивных отношений с деловыми партнерами компании. К ним относятся пресс-конференции, семинары, форумы, саммиты и т.д.

Особенностью в их проведении становится максимально четкое планирование организационных моментов и внимание к мелочам. Реализуя деловые мероприятия, важно установить грамотное руководство над координаторами проекта, а также обеспечить транспортировку и логистику необходимого оборудования. Еще на этапе планирования заранее объективно оцените силы своей команды и при необходимости привлеките дополнительную помощь извне.

Спортивные мероприятия

Такие мероприятия чаще всего проводятся для популяризации экстремальных или малоизвестных видов спорта. К ним относятся чемпионаты, соревнования, семинары и симпозиумы для обсуждения ключевых вопросов развития спорта, турниры, марафоны и т.д. Как и в процессе проведения деловых мероприятий, главной проблемой становится организация грамотного контроля над ходом проекта и правильная расстановка привлеченных сил.

Тимбилдинг

Тимбилдинг или командообразование – мероприятия, которые проводят для улучшения отношений между сотрудниками, поднятия корпоративного духа и создания комфортной атмосферы внутри коллектива в целях сплочения команды для достижения общих целей компании. К ним относятся тренинги, мастер-классы, квесты, игры и т.д. Возможная проблема при организации тимбилдинг-мероприятий – недостаточная компетентность тренера. Для проведения успешного мероприятия подберите харизматичного ведущего, который сможет создать необходимую атмосферу и «заразить» ею команду.

Промо-акции

Промо-акции проводятся для стимуирования роста продаж, презентации новой линейки продукции, повышения лояльности потребителей и т.д. К ним относятся раздача листовок, дегустации, анкетирование, участие в профильных выставках, семплинги, спреинги и пр.

Помимо создания сопутствующих промо-материалов и букинга подходящей площадки, для организации успешной промо-акции необходимо уделить большое внимание подбору промо-персонала, задействованному на проекте. От того, насколько опытным и компетентным будет промоутер, напрямую зависят итоговые показатели всей акции.

Внешние мероприятия

Их организуют с целью повышения лояльности уже существующих клиентов. К таким мероприятиям относятся клиентский день, деловой ужин, мероприятия в честь открытия нового офиса, бизнес-завтрак и т.д. Этот вид событийного маркетинга находится на пересечении деловых и развлекательных мероприятий, поэтому основной проблемой в его организации становится написание правильного сценария, который сохранит баланс между серьезным тоном и праздничным настроением. Например, не стоит использовать в программе вечера откровенные номера и предлагать гостям крепкие напитки, однако с официальностью тоже следует соблюдать осторожность – в противном случае, ваше мероприятие рискует стать скучным и неинтересным.

MICE

MICE (Meting-Incentive-Conference-Exhibition) – поощрительные поездки одновременно делового и развлекательного характера для сотрудников компании. К ним относятся корпоративные выездные мероприятия, научные конференции, участие в отраслевых выставках и пр. Главная цель этой разновидности событийного маркетинга – мотивация сотрудников, развитие хороших межличностных отношений внутри коллектива, дополнительное профессиональное обучение сотрудников и пр.

При проведении таких мероприятий необходимо вовремя закупить нужное количество билетов, обеспечить транспорт для перевозки людей, спланировать наиболее удачный маршрут, проверить присутствие всех участников и пр. Заранее позаботьтесь обо всех организационных моментах, так как даже самые незначительные детали могут повлиять на успех всего проекта.

Event-маркетинг, вопреки распространенному заблуждению, гораздо более обширное понятие, включающее в себя не только организацию праздников и корпоративов. В зависимости от тематики мероприятия, организаторы проекта могут столкнуться с определенными сложностями. Однако, как показывает практика, их можно избежать, тщательно подготовившись к проекту и уделив должное внимание мелочам.

Как правильно выбрать event-агентство и не пожалеть

Бриф на проведение корпоративного мероприятия готов. И перед вами стоит новый вопрос — как выбрать подходящее агентство или отобрать участников для внутреннего тендера?

На рынке множество предложений, поэтому необходим подробный гайд по выбору event-агентства. Даже если вы уже работали с каким-либо подрядчиком, иногда нужна «свежая кровь» и новые креативные идеи. В этой статье мы разобрались, как выбрать агентство, которое организует мероприятие с учетом ваших целей и в рамках бюджета.

Главные критерии выбора

1. Профессионализм и опыт

Сколько лет агентство на рынке? Какие проекты реализованы? Какие компании в списке клиентов? С какими поставщиками работает компания? Насколько компетентны сотрудники? Лучше, если в портфолио агентства есть проекты того же формата, который нужен и вам.

2. Репутация

Правильное event-агентство рекомендуют клиенты и эксперты отрасли. Играет роль членство в ассоциациях, таких как НАОМ — Национальная ассоциация организаторов мероприятий. В нее входят профессиональные агентства с репутацией и опытом работы.

Посмотреть, кто входит в НАОМ

Существуют рейтинги, которые публикуются в отраслевых СМИ, профессиональные награды и отраслевые премии. Рейтинги в event-индустрии не показательны, так как сложно объективно оценить и сравнить успешность агентств и эффективность реализованных ими проектов. Кроме этого, в некоторых случаях место в рейтинге или номинация на премию проплачиваются самим агентством.

Безупречная репутация

Надежнее всего опираться на общий опыт работы, успешные проекты в портфолио, рекомендательные письма и другие показатели репутации.

3. Комфорт коммуникации и сервис

Вам вовремя отвечают на письма, вежливо общаются, прислушиваются к вашим потребностям. Не только готовы ответить на ваши вопросы, но и сами их задают, проявляют инициативу и интересуются проектом.

В хорошем агентстве для каждого мероприятия назначают менеджера проекта — персонального куратора, который будет заниматься всеми вопросами. Согласитесь, неудобно, если вам нужно по вопросу транспорта обращаться к Васе, кейтеринг обсуждать с Леной, а оформление — с Дашей. Намного проще, если вы обращаетесь к одному человеку, который в курсе всех событий.

4. Предоставление услуг «под ключ»

Event-агентство готово взять на себя организацию праздника в комплексе. Вы избавляетесь от лишних забот — это и есть главная цель любого клиента, обращающегося за помощью с организацией мероприятия. Идеальная ситуация, когда вы получаете готовый праздник в соответствии с концепцией, а проблемы остаются за кадром — подрядчик решает их самостоятельно.

Заранее выясняйте, берет ли агентство на себя рутинные задачи, или вы будете вовлечены в процесс, а подрядчик ответственен только за шоу-программу или банкет.

5. Гибкое ценообразование

6. Автономность

Какие услуги агентство оказывает без привлечения подрядчиков? Если обращается к подрядчикам — насколько они надежны и есть ли о них информация?

Нужные сотрудники в штате агентства — меньше риск форс-мажорных ситуаций. Но можно доверить мероприятие и компании с надежными партнерами. А вот если неизвестно, кому агентство поручает важные задачи — есть риск, что ваш праздник пострадает от невыполнения обязательств сторонними подрядчиками.

7. Активы агентства

Обратите внимание на ресурсы агентства и дополнительные услуги. Например, если у него собственный автопарк, то расходы на транспорт для вас будут меньше, чем если агентство заказывает трансфер у сторонней компании. Это касается и услуг видеомонтажа, аренды реквизита и всего остального.

Сложный выбор

Это основные критерии выбора, лучше учитывать их все. Теперь осталось подобрать конкретные агентства. Если вы устраиваете внутренний тендер, то лучше остановиться на 3-4 претендентах, чтобы не усложнять себе задачу. С каждым кандидатом желательно встретиться и обсудить подробности проекта лично.

Определяем тип агентства

Первый вопрос, который встает перед организатором мероприятия — обратиться в крупное или небольшое агентство, узкоспециализированное или общего профиля. Разберем плюсы и минусы каждого варианта.

Крупные event-агентства

Логичный выбор для крупных компаний. В таких агентствах организационный процесс поставлен на поток, разработаны каталоги концепций и имеются ресурсы для крупных проектов или серии мероприятий. Но большие агентства работают с большими бюджетами, с маленькими праздниками к ним обращаться не стоит — им неинтересны такие задачи, и в большинстве случаев они откажутся от работы.

Небольшие event-агентства

Отличаются более человеческим подходом, чаще готовят концепции точечно под каждого клиента. Здесь вы сможете проявлять инициативу, участвовать в разработке, контролировать каждую деталь. Но сроки сдачи проекта могут сдвигаться, времени на подготовку праздника потребуется больше, а организовать масштабное мероприятие сможет не каждое маленькое агентство.

Узкоспециализированные event-агентства

Отличаются четким позиционированием, например, занимаются только тренингами или тимбилдингами. Если знаете, какой формат мероприятия вам нужен — есть смысл выбрать такое агентство. В случае, когда вы не определились или нужно сочетать разные форматы — лучше остановиться на агентстве общего профиля.

Изучаем «лицо» агентства

У большинства агентств есть сайт и страницы в социальный сетях. Желательно, чтобы там была необходимая информация.

1. Портфолио

Качественное портфолио — основной критерий выбора. Хорошо, если к каждому проекту есть подробное описание: как проходила организация, какие цели стояли у клиента и как удалось их достичь.

Иногда агентство косвенно участвовало в проекте, но разместило его в портфолио, как будто реализовало полностью. Уточняйте подробности, задавайте представителю агентства вопросы о мероприятии, если в портфеле нет полной информации.

Стоит обратить внимание на участие в международных событиях, крупные ивенты и другие яркие моменты работы агентства. Однако нужно учитывать, что есть узкоспециализированные небольшие агентства без опыта масштабных проектов, но сильные в своей нише.

2. Отзывы и благодарности

Отзывы сейчас есть на всех сайтах, они покупаются и подделываются. Хорошим знаком будут рекомендательные или благодарственные письма с печатью организации. Их сложнее подделать и всегда можно проверить — связаться с прошлыми клиентами и уточнить, насколько они довольны сотрудничеством.

«Поймай меня, если сможешь»

3. Клиенты

При наличии серьезных рекомендаций у агентства не должно быть недостатка в солидных клиентах.

Присутствие известных логотипов на сайте или презентации не гарантирует, что агентство работало с этими компаниями. Поэтому проверяйте информацию. Посмотрите портфолио за последние два года — если в нем отсутствуют проекты для серьезных клиентов, значит крупные заказчики избегают этого агентства.

4. Сотрудники и партнеры

Информация о сотрудниках и партнерах важна для понимания уровня подрядчика. От профессионализма сотрудников зависит качество организации мероприятия. Хорошо, если на сайте указано образование и опыт работы event-менеджеров, креативщиков и других сотрудников.

Если в портфолио агентства написано, что оно проводит по 30 праздников в месяц, а в штате два менеджера — вы столкнулись с посредниками. Нужно изучить список партнеров агентства, чтобы снизить риски.

Обширные профессиональные контакты покажут, что агентство быстро решит любую проблему. Например, сможет пригласить другого артиста вместо заболевшего или сменить ресторан в случае форс-мажора.

Начинаем общение

На первом этапе общения вы предоставляете детально заполненный бриф, а агентство должно правильно отреагировать на запрос.

Как заполнить бриф и не умереть

Обращайте внимание на скорость ответа на письма, стремление агентства работать над проектом, компетентность в общении. Не бойтесь задавать неудобные вопросы и смотрите, как реагирует представитель агентства.

Клиентоориентированность

Уже во время первого контакта вы можете почувствовать, кто лучше вас понимает, с кем комфортнее взаимодействовать. Важна клиентоориентированность, понимание целей, желание задавать вопросы и разобраться в индустрии, чтобы организовать мероприятие, работающее на имидж вашей компании.

Компетентность

Представители агентства понимают цели, которых нужно достичь с помощью корпоративного мероприятия, и предлагают эффективные инструменты с учетом задач и бюджета.

Компетентные специалисты не боятся защищать свою точку зрения, подкрепляют доводы опытом. Они не давят на вас, но предлагают альтернативные решения в случае, если видят ошибку.

Адекватность

Агентства-звезды, которые не хотят слышать клиента; формалисты со стандартным подходом к каждой задаче; исполнители, которые не проявляют инициативу — вряд ли организуют по-настоящему хороший праздник.

Проводим тендер

Тендеры бывают государственные и коммерческие, открытые и закрытые. В одних случаях тендер размещается на сайте или специальной площадке, а агентства сами отправляют отклики. В других случаях вы сами ищете подрядчиков и рассылаете брифы.

Подробнее о видах тендеров

Тендеры проводят при наличии нескольких сильных претендентов. Как правило, в них участвуют от 3 до 10 агентств. Процесс отбора можно разделить на три этапа:

1. Попросите event-агентства сделать подборку проектов из портфолио. Тех, которые похожи на то, что вам нужно. И тех, которыми агентство гордится. Так вы оцените компетентность и желание работать.
2. Выбранным агентствам предложите разработать концепцию мероприятия с аргументацией эффективности. Не требуйте слишком многого, не просите несколько концепций — на подготовку уйдет много ресурсов, в итоге хорошие агентства откажутся участвовать в тендере. Смотрите на индивидуальность предложения — было ли оно разработано под вашу компанию или скорее напоминает стандартный шаблон.
3. Отберите 2-3 агентства, которые должны будут разработать подробный сценарий со сметой мероприятия. Из них вы выберете одного победителя, который организует праздник.

Пора сделать выбор

Тендерные предложения оценивают по креативности концепции и соответствию целям и бюджету компании.

Подводим итоги

Контролируйте выбор агентства, если в нем участвуют сотрудники из отдела закупок. Человеческий фактор никто не отменял — менеджеры могут выбрать не лучшее агентство, а которое симпатично им или заплатило откат.

В первую очередь оценивайте предложенные концепции, а не конечную цифру бюджета. Важно, как агентство оформило предложение. Часто сразу понятно, сколько времени и сил потрачено на разработку. Презентация «на коленке» многое говорит о подходе подрядчика к работе.

Внимательно читайте бюджетную смету. Иногда низкая цена вызвана тем, что учтены не все статьи расходов. Задавайте вопросы относительно каждого пункта, который кажется вам слишком дорогим или слишком дешевым.

Внутренний тендер не должен быть нацелен на выбор самого бюджетного предложения или минимальной цены за услуги. На это есть две причины:

• Минимальные комиссии или минимальные бюджеты часто предлагают начинающие агентства. Подумайте, насколько для вас приемлемо работать с новичками.
• Агентство с низкими ценами может отличаться формальным подходом к работе или быть подрядчиком, подбирающим исполнителей в момент реализации концепта. Это отрицательно скажется на результате.

На финальном этапе стоит встретиться с претендентами на победу. Личная встреча дает возможность получить дополнительную информацию о компетенции представителей агентства и убедиться, что вам будет приятно работать вместе.

Выводы

Итак, выбор агентства чаще всего проходит в три этапа:

1. Изучаем и составляем список агентств, которым отправим бриф.
2. Выбираем лучших претендентов из ответивших на запрос, по предложенным концепциям и другим критериям, которые описаны выше.
3. Выбираем победителя, которому доверим организацию мероприятия.

В следующей статье поговорим о концепциях мероприятия: как выбрать лучшую идею и удивить гостей.

Event агентство SCG — организация мероприятий и полный спектр эвент услуг в Москве, Сочи и по всей России

«SCG» — это event-агентство, которое занимается организацией и комплексным техническим сопровождением мероприятий разного масштаба. Наша работа – это не просто разработка концепции, оформление и прокат аппаратуры. Креативные специалисты «ЭсСиДЖи» полностью планируют техническую сторону события.

Мы предоставляем в аренду необходимое оборудование:

Световое

Звуковое

Сценическое

Мультимедийное

Автономные источники электроэнергии

Монтажом и подготовкой аппаратуры занимаются штатные специалисты. Мы помогаем успешно воплотить в жизнь самые амбициозные творческие замыслы и готовы взять на себя техническое обеспечение в соответствии с Вашими идеями. А Вы целиком сможете посвятить себя более приятным заботам.

Event-агентство «SCG» – ответственный помощник.