Форма официального письма образец: Официальное письмо. Образец написания – Деловое письмо: виды, правила оформления, структура | Электронный каталог

Официальное письмо | Образец — бланк — форма

Важно понимать, что письмо это всего лишь оболочка для передаваемой информации. И если вам требуется составить хорошее письмо, кроме формы письма важно обратить и на содержание. Мы же в данном обзоре ограничимся описанием формы письма.

Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.

Ниже представлены наиболее часто применяемые образцы писем:

Бланк официального письма часто представляет собой лист бумаги с нанесенными типографским способом постоянными элементами. Но в последнее время типовые бланки используются все реже, ведь письмо со всем оформлением можно распечатать на принтере. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителе, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.

Оформление бланка, должно соответствовать принципам технической эстетики, что в свою очередь  положительно влияет на восприятие его содержания. Учитывая свойство человеческого глаза легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю — более «устойчивой».

В стандартах на формуляры-образцы устанавливаются форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая компановка документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста.

Реквизиты являются обязательными признаками, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать соответствующим стандартам. Ранее эти стандарты регламентировались ГОСТом 6.38-90, в настоящее время используется ГОСТ Р.30-2003.

Введение стандарта на формуляр-бланк, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, это позволяет:

• организовать централизованное изготовление бланков для писем;
• уменьшить стоимость машинописных работ;
• сократить трудозатраты на составление и оформление писем;
• облегчить визуальный поиск необходимой информации;
• расширить возможности применения вычислительной и организационной техники при обработке писем.

Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формуляр

Образцы и бланки уведомлений 2020 года

Уведомление – документ, нужный для донесения определенных сведений до получателя. Отличается от претензии отсутствием требований. Но нужно учитывать, что в редких случаях требования в письмах-уведомлениях присутствовать могут.

Обязательность оформления

Обязательно ли составлять уведомление? В некоторых случаях оформлять его необходимо. В частности, это следующие случаи:

• Прием на работу иностранного гражданина.
• Изменение положений трудового соглашения.

Если документ не будет отправлен, компании грозит штраф или проверка со стороны трудовой инспекции.

В каких случаях составляется уведомление?

Уведомление – документ, который может составляться во множестве ситуаций. Рассмотрим самые распространенные причины оформления:

• Есть необходимость в извещении сотрудников или профсоюзов о чем-либо. К примеру, нужно уведомлять работников об изменении положений договора, ликвидации организации, о сокращении.
• Есть необходимость в уведомлении службы занятости или другого госоргана. В службу занятости нужно отправлять уведомление о ликвидации компании, в налоговый орган – о приеме на работу нерезиденту.

Уведомление в письменном виде обязательно составляется в этих обстоятельствах:

• Требуется уведомить сотрудника об изменении трудовых условий.
• Нужно получить согласие работника об изменении трудовых условий.
• Требуется зафиксировать отказ сотрудника.

Уведомление составляется в свободной форме. Однако рекомендуется разработать собственные правила оформления и зафиксировать их в локальных актах. К примеру, их можно отразить в инструкции по делопроизводству.

Особенности составления

Правила составления уведомления зависят от того, кто является его получателем:

• Внешние пользователи. К примеру, это могут быть контрагенты, ЮЛ, госорганы и лица, которые не работают в компании. Для составления уведомления используется общий бланк для письма. В документе могут присутствовать таблицы. Его необходимо обязательно подписать. Желательно, чтобы на уведомлении стояла подпись. Иногда уведомление отправляется вместе с сопроводительным письмом.
• Внутренние пользователи. К примеру, это могут быть сотрудники компании. Для составления документа используется бланк, в котором присутствуют необходимые реквизиты: название компании, наименование документа.

Как правило, к документу для внешних пользователей предъявляются более строгие требования. На нем должна стоять подпись, печать. Указывается вся полнота информации: реквизиты отправителя и получателя, название фирмы, наименование документа.

Составляющие уведомления

Стандартное уведомление обычно включает в себя эти сведения:

• Дата. Указывается дата подписания документа. При этом используется цифровой способ (к примеру, 09.09.18).
• Регистрационный номер . Представляет собой индивидуальное обозначение каждого исходящего документа. Оно может включать в себя и буквы, и цифры.
• Адресат. Реквизиты получателя нужно будет указывать даже в том случае, если это внутренний документ. Требуется отразить название подразделения, где работает сотрудник, ФИО самого работника.
• Заголовок. Он должен быть кратким и отражающим содержание документа.
• Текст уведомления. Нужно зафиксировать информацию, о которой требуется уведомить получателя.

Уведомление подписывает руководитель компании или лицо, имеющее право на подпись. Необходимо также включить в документ расшифровку росписи.

Разновидности документов

Рассмотрим самые распространенные разновидности уведомлений:

• О собрании кредиторов или аукционеров.
• О переходе на УСН.
• Об изменении названия компании.
• О смене гендиректора.
• Об изменении юридического адреса.
• О смене реквизитов.
• Об изменении размеров ЗП.
• Об отпуске.
• О погашении задолженностей.
• О расторжении договора.

Уведомление может отправляться сотрудникам, руководителям подразделения, контрагентам, поставщикам, госорганам, арендаторам.

Образцы и бланки требований 2020 года

Требование – это документ вспомогательного характера, нужный для отправки каких-либо официальных требований. Представляет собой вид служебного письма.

Функции письма-требования

Документ фиксирует 2 ключевых положения:

• Требование отправителя (к примеру, о возврате задолженности).
• Меры, которые будут приняты при невыполнении требований.

То есть, документ имеет сразу несколько функций. Он служит инструментом для предъявления требований, а также является предупреждением получателя о будущих мерах воздействия.

Это официальный документ, который можно будет предъявить в суде для доказательства своей позиции. К примеру, он может доказывать, что отправитель предпринимал попытки договориться, урегулировать вопрос в досудебном порядке.

Особенности составления

Бумага составляется в свободной форме. Она может отличаться различной структурой и содержанием. Однако есть общие правила заполнения:

• Деловой стиль и лаконичность.
• Отсутствие двусмысленностей.
• Исключена нецензурная лексика, излишняя эмоциональность, угрозы.
• Приветствуется сжатое изложение информации.
• Возможно ссылаться на документы, которые раскрывают суть дела (к примеру, договор, на основании которого предоставлялся займ).
• Если составляется требование о возврате долга, нужно зафиксировать размер задолженности и реквизиты для возврата средств.

Требование отличается стандартной для деловых писем структурой:

• Реквизиты документа.
• Причина заполнения документа (к примеру, наличие задолженности).
• Ссылки на законы, на основании которых сформировано требование.
• Требование к получателю документа (к примеру, можно написать так: «требуем предоставить реквизиты»).
• Срок исполнения требований.
• Меры, предпринимаемые в случае игнорирования положений документа.
• Подпись составителя и руководителя.

Если получатель не исполнит официально предъявленных требований, к нему предъявляются меры. Они могут быть самыми разными. Примеры: наложение штрафа в определенном размере, наложение ареста на имущество, обращение в суд, прекращение деловых отношений.

Письмо-требование обычно дополняется сопроводительной документацией. Это могут быть бумаги, являющиеся доказательством обоснованности требований. К примеру, договор займа. Текст письма можно сократить. В частности, допускается отсутствие преамбулы.

В одном письме должно быть одно требование. Если к одному лицу нужно предъявить несколько требований, составляется несколько писем.

Требование об уплате задолженности

Письма-требования могут составляться в самых разных обстоятельствах. Но самое распространенная ситуация – необходимость в возврате задолженности. Если дебитор не возвращает деньги, нужно напомнить о наличии долга. Рекомендуется использовать для этого именно официальный порядок. Письмо-требование, в отличие от обычной неофициальной переписки, можно будет предъявить в суде в качестве доказательства наличия попыток досудебного разбирательства.

Письмо-требование о возврате задолженности решает эти задачи:

• Сохранение нормальных отношений с контрагентом.
• Уточнение сроков возврата долга.
• Эффективное досудебное разбирательство, избежание судебного разбирательства.
• Возврат долга с наименьшими расходами.
• Корректное уведомление должника о размере долга и сроках его возврата.
• Эффективное взаимодействие с дебиторами организации.

Ответом на письмо-требование могут быть следующие меры дебитора:

• Выплата задолженности.
• Составление гарантийного письма с указанием точных сроков возврата.
• Письмо с сообщением о том, что дебитор не может вернуть долг в указанные сроки.

К письму-требованию можно приложить расчет пени, которые начислены за период просрочки.

К СВЕДЕНИЮ! Требование рекомендуется отправлять ценным письмом. Потребуется отметка о вручении и опись вложения. Эти дополнения нужны для подтверждения того, что документ на самом деле был отправлен дебитору.

ВАЖНО! Требование должно быть рассмотрено в течение 30 дней. Этот срок отсчитывается с момента получения документа. Если в течение этого времени дебитор не рассмотрел письмо, кредитор может отправляться в суд.

Письмо о смене реквизитов организации. Образец 2020 года

Письмо о смене реквизитов – документ, который составляется при смене наименования организации, почтового или юридического адреса, банковских реквизитов, замене директора и т.д. Такое письмо относится к официальной деловой корреспонденции и активно применяется в документообороте между компаниями.

Кому писать о смене реквизитов

Данное послание используется для информирования партнеров/клиентов/заказчиков/кредиторов, а также заинтересованных государственных структур и контролирующих органов о произошедших переменах.

Важное уточнение: на сегодня письменно сообщать о смене банковских реквизитов в территориальную налоговую службу не надо, т.к. эта функция перешла к банкам.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма о смене реквизитов .docСкачать образец заполнения письма о смене реквизитов .doc

Что касается остальных контрагентов предприятия, то в отношении них письмо носит не добровольный, а обязательный характер, поскольку необходимость по уведомлению о смене реквизитов всегда отражена в письменных договорных отношениях между сторонами. Самое главное – делать это своевременно, даже лучше всего заранее, чтобы при практическом взаимодействии не возникало неприятных казусов, вроде отправки важных документов на прежний адрес или перечисления денежных средств на старые счета.

Кто составляет письмо о смене реквизитов организации

Обычно составлением таких писем занимается юрисконсульт или секретарь организации, а также руководители и сотрудники структурных подразделений, имеющие прямую связь с контрагентами. Но независимо от того, в чьи функции входит эта обязанность, важно, чтобы сотрудник имел представление об основных правилах составления деловых писем.

Правила составления

Письмо не имеет строгого, обязательного к применению, унифицированного образца, поэтому написано оно может быть в свободной форме, с учетом потребностей и задач отправителя. Правда, при этом все же следует придерживаться некоторых норм и стандартов.

1. В начале письма необходимо указывать отправителя и адресата, при этом, если речь идет об адресате следует вписывать не только наименование компании, но и должность конкретного сотрудника.
2. Далее идет информационная часть послания. Здесь надо довести до получателя сообщение о перемене реквизитов, указать новые, а также изложить просьбы связанные с произведенными изменениями.

Тон письма должен быть вежливым, не слишком сухим, но и ни в коем случае не развязным. Необходимо следовать деловому стилю и тщательно следить за соблюдением правил русского языка, особенно в части лексики, грамматики и пунктуации.

Письмо о смене реквизитов может быть написано как от руки, так напечатано на компьютере, но в любом случае, оно должно содержать «живую» подпись руководителя организации-отправителя или иного уполномоченного лица. Печать на документе ставить не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не ставить оттиски на бумажной документации.

Письмо можно писать

• на обычном стандартном листке формата А4
• или на фирменном бланке организации.

Последний вариант предпочтительнее, т.к. он придает документу солидности и свидетельствует об официальном характере послания.

Письмо может иметь столько экземпляров, сколько требуется для уведомления всех заинтересованных сторон. Каждое отправленное послание нужно регистрировать в журнале исходящей регистрации, чтобы на случай возникновения разногласий с контрагентом у отправителя имелись сведения о дате отправке сообщения.

Пример составления письма о смене реквизитов организации

Заполнение шапки письма

1. Вверху послания сначала указывается отправитель, то есть вписывается
   • полное название организации (в соответствии с регистрационными бумагами),
   • адрес и телефон для связи.
2. Затем вносятся данные о получателе:
   • его наименование
   • и конкретное лицо, к которому напрямую происходит обращение (должность, фамилия, имя и отчество).
3. После этого ставится дата составления письма и его номер по внутреннему документообороту.
4. Ниже посередине строки пишется название документа.

Заполнение тела письма о смене реквизитов

Далее следует информационный раздел.

1. Сначала до сведения получателя доводится сам факт смены реквизитов и обозначается, какие именно данные подверглись изменениям. Тут же вписывается дата, с которой прежние реквизиты утратили свое значение.
2. Затем, следует указать все просьбы, имеющиеся у отправителя, касаемо прошлых и будущих документов по части изменившихся данных.
3. В конце письмо нужно обязательно подписать, с расшифровкой подписи и указанием должности подписывающего лица.

Как отправить письмо

Поскольку реквизиты – важнейшая часть официальной документации, то письма обо всех изменениях, с ними связанными, желательно отправлять в «натуральном» виде. Это дает возможность гарантированно доводить до сведения контрагентов информацию о новых реквизитах, тем более если отправлять эти сообщения заказными письмами с уведомлением о вручении.

В крайнем случае, можно совмещать разные варианты отправки: например, электронное или факсовое сообщение сочетать с отправлением через Почту России. С одной стороны это позволит максимально быстро уведомить партнеров о переменах, а с другой обеспечит отправителя доказательствами того, что соответствующее письмо было им своевременно отправлено и получено адресатом.