Документ о приеме на работу: ТК РФ Статья 65. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора / КонсультантПлюс

Содержание

ТК РФ Статья 65. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора / КонсультантПлюс

ТК РФ Статья 65. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

Путеводитель по кадровым вопросам. Вопросы применения ст. 65 ТК РФ

Если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

(в ред. Федерального закона от 01.12.2014 N 409-ФЗ)

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 настоящего Кодекса), за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые;

(в ред. Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ)

документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа;

(в ред. Федерального закона от 01.04.2019 N 48-ФЗ)

документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

(в ред. Федерального закона от 02.07.2013 N 185-ФЗ)

справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию;

(абзац введен Федеральным законом от 23.12.2010 N 387-ФЗ)

справку о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, которая выдана в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с федеральными законами не допускаются лица, подвергнутые административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, до окончания срока, в течение которого лицо считается подвергнутым административному наказанию.

(абзац введен Федеральным законом от 13.07.2015 N 230-ФЗ)

В отдельных случаях с учетом специфики работы настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

При заключении трудового договора впервые работодателем оформляется трудовая книжка (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не оформляется). В случае, если на лицо, поступающее на работу впервые, не был открыт индивидуальный лицевой счет, работодателем представляются в соответствующий территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации сведения, необходимые для регистрации указанного лица в системе индивидуального (персонифицированного) учета.

(в ред. Федеральных законов от 01.04.2019 N 48-ФЗ, от 16.12.2019 N 439-ФЗ)

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется).

(часть пятая введена Федеральным законом от 30.06.2006 N 90-ФЗ; в ред. Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ)

Открыть полный текст документа

Какие документы нужны для трудоустройства?

Какие документы имеет право требовать работодатель при трудоустройстве? Полный список — в статье Superjob!

Паспорт

В первую очередь нужен общегражданский паспорт. В случае его отсутствия необходим другой документ, удостоверяющий личность. Обратите внимание, что по закону не любой документ является документом, удостоверяющим личность. Так, если говорить о «стандартной» ситуации, документом, удостоверяющим личность, может быть или паспорт гражданина РФ, или, в случае его отсутствия, удостоверение личности гражданина РФ на срок оформления паспорта гражданина РФ (форма такого удостоверения установлена Приказом МВД России от 16.11.2020 N 773).

Для иностранных граждан такими документами являются:
— Паспорт иностранного гражданина или иной документ, установленный федеральным законом или признаваемый в соответствии с международным договором РФ в качестве документа, удостоверяющего личность иностранного гражданина.
— Документ, удостоверяющий личность на период рассмотрения заявления о признании гражданином РФ или о приеме в гражданство РФ.
— Удостоверение беженца (соответственно для беженцев).
— Иные документы, в зависимости от статуса иностранного гражданина.

Регистрация по месту пребывания

Согласно Трудовому кодексу работодатель не вправе отказывать в трудоустройстве гражданину, не имеющему регистрации, за исключением иностранных граждан. На практике компании редко принимают на работу персонал без регистрации, особенно если должность предполагает материальную ответственность. Советуем решить этот вопрос заранее: выяснение отношений на стадии оформления на работу — не лучший способ сделать карьеру.

Трудовая книжка

Официальное трудоустройство подразумевает наличие у сотрудника трудовой книжки (в соответствии со ст. 66 ТК РФ трудовая книжка должна быть у каждого сотрудника, проработавшего в организации более 5 дней, если это место работы для него основное).

Исключение составляет случай, когда по прежнему месту работы вы отказались от продолжения ведения трудовой книжки на бумажном носителе или устраиваетесь на работу впервые (после 1 января 2021 года).

В случае, если по прежнему месту работы вы подавали заявление об отказе ведения трудовой книжки на бумажном носителе (т.е. перешли на так называемую «электронную трудовую книжку»), для трудоустройства к новому работодателю вы должны предоставить сведения о трудовой деятельности. Эти сведения, заверенные надлежащим образом, предыдущий работодатель должен выдать вам при увольнении на бумажном носителе или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя).

Также эти данные можно получить:
• В многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг — на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.
• В Пенсионном фонде Российской Федерации — на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
• На едином портале государственных и муниципальных услуг — в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Если вы устраиваетесь на работу впервые после 1 января 2021 года, бумажная трудовая книжка не заполняется (ведется только электронная трудовая книжка).

Помните, что работодатель не имеет права требовать у вас трудовую книжку, если в организацию вы устраиваетесь по совместительству.

ИНН и пенсионное свидетельство

Действующее законодательство не обязывает гражданина, не являющегося индивидуальным предпринимателем, получать индивидуальный номер налогоплательщика. Соответственно, требовать наличия ИНН работодатель не вправе. Но если вас все же просят предъявить такой документ, его можно быстро оформить в налоговой инспекции по месту жительства.

Также при приеме на работу необходимо предоставить документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета. Это может быть карточка СНИЛС, выданная до 01.04.2019, либо уведомление о регистрации в данной системе в виде электронного документа или на бумажном носителе по форме, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 13.06.2019 N 335п.

Если вы устраиваетесь на работу впервые, сведения для регистрации вас в системе индивидуального (персонифицированного) учета в территориальный орган ПФР подает работодатель.

Документы воинского учета

Документы воинского учета являются обязательными к предъявлению для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу (в нашей стране это мужчины в возрасте от 18 до 27 лет). Для призывников это удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Граждане, пребывающие в запасе, должны предъявить военный билет или временное удостоверение, выданное взамен военного билета.

Дипломы и свидетельства

Документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний нужны при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки. В случаях, когда вы устраиваетесь на работу не по специальности, в таких документах нет необходимости.

Медицинская книжка

Медицинская книжка нужна только работникам определенных сфер деятельности — торговли, образования, медицины, общепита. Оформляется этот документ центрами государственного санитарно-эпидемиологического надзора. Помните, что если вы претендуете на работу в торговле, детских учреждениях и т.п., то отсутствие медкнижки будет причиной для отказа в оформлении на работу.

Дополнительные документы

С учетом специфики работы в отдельных случаях Трудовым кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов (к примеру, справки об отсутствии судимости, справки об отсутствии факта привлечения к административной ответственности за потребление наркотических средств, медицинских заключений об отсутствии противопоказаний к работе и другие документы).

Перечень всех необходимых для заключения трудового договора документов закреплен в Трудовом кодексе (статья 65), а также (для отдельных случаев), в иных федеральных законах, указах Президента РФ и в постановлениях правительства. Требовать какие-либо другие документы, не входящие в этот список, работодатель не вправе.

Удачного трудоустройства!

Наша рубрика с материалами экспертов по кадровому делопроизводству пополняется еженедельно. Чтобы не пропустить самое важное, подпишитесь на наш Телеграм-канал.

Порядок оформления документов при приеме на работу

При приеме на работу сотрудник, наделенный правом найма работников, помимо письменного заявления работника о приме на работу обязан потребовать предъявления следующих документов (ст. 65 Трудового Кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ)):
— паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
— трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
— документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
— документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.
В отдельных случаях, с учетом специфики работы, ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов. Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.
При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются кадровиком. Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих в организации свыше пяти дней.
Обязательному предварительному медицинскому освидетельствованию при заключении трудового договора подлежат лица, не достигшие возраста 18 лет, а также иные лица в случаях, предусмотренных ТК РФ. Поэтому работодатель вправе потребовать предъявления соответствующей справки о состоянии здоровья. Так, при поступлении на работу в продовольственные магазины, рестораны, кафе, в магазины по продаже детских вещей (одежды, обуви, игрушек) работники (продавцы, повара и др.) обязаны предъявить администрации медицинскую справку о состоянии здоровья. Такое требование обусловлено интересами охраны здоровья населения (покупателей) (ст. 213,266 ТК РФ). В некоторых случаях от поступающих могут потребовать и такие документы, как трудовая рекомендация ВТЭК (при приеме на работу инвалидов). От лица, поступающего на работу, сопряженную с допуском к сведениям, составляющим государственную тайну, работодатель вправе потребовать представления дополнительных документов для оформления допуска к государственной тайне.

Трудовой договор
Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя — как правило, в отделе кадров (ст. 67 ТК РФ). Подписанный и заверенный трудовой договор служит основанием возникновения трудовых отношений. Трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе (ст. 67 ТК РФ). В случае, если прием на работу был оформлен приказом работодателя, но письменный трудовой договор по каким-либо причинам не заключался, оформить возникшие трудовые отношения письменно работодатель может только с согласия работника. Отказ работника от подписания трудового договора не может служить основанием для привлечения его к дисциплинарной ответственности. В действующем законодательстве не установлено единой обязательной формы трудового договора, поэтому в каждом случае она определяется произвольно. Рекомендации, но заключению трудового договора в письменной форме и примерная форма трудового договора утверждены Постановлением Минтруда России от 14.07.1993 г. № 135. Однако при её применении необходимо учитывать требования ТК РФ, в частности ст. 57 ТК РФ.

Письменная форма трудового договора не исключает издания приказа о приеме работника на работу (ст. 68 ТК РФ). Преимущество письменной формы договора заключается в том, что все условия трудового договора, права и обязанности сторон фиксируются в едином акте, обязательном как для работника, так и для работодателя. Это вносит определенность в их отношения, повышает гарантии реализации достигнутых договоренностей по основным условиям труда. На практике письменная форма трудового договора позволяет предотвратить многие конфликтные ситуации. При заключении трудового договора соглашением сторон может быть обговорено испытание работника в целях проверки его профессиональных навыков (ст. 70 ТК РФ). Условие об испытании должно быть указано в трудовом договоре и в приказе о приеме на работу. Отсутствие в трудовом договоре условия об испытании означает, что работник принят без испытания. Работнику, принятому на работу без испытания, испытательный срок не устанавливается. В некоторых случаях установление испытания является обязательным. Так, Федеральным законом от 31.07.1995 г. № 119-ФЗ «Об основах государственной службы в РФ» для граждан, впервые принимаемых на государственные должности государственной службы, испытание устанавливается обязательно. В период испытательного срока на работника распространяются положения ТК РФ, иных нормативных правовых актов, а также правила внутреннего трудового распорядка, локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, система оплаты труда и т.?п. Его положение ничем не должно отличаться от положения других работников организации.

Испытание при приеме на работу не устанавливается для:
— лиц, поступающих на работу по конкурсу на замещение соответствующей должности, проведенному в порядке, установленном законом;
— беременных женщин;
— лиц, не достигших возраста 18 лет;
— лиц, окончивших образовательные учреждения начального, среднего и высшего профессионального образования и впервые поступающих на работу по полученной специальности;
— лиц, избранных (выбранных) на выборную должность на оплачиваемую работу;
— лиц, приглашенных на работу в порядке перевода от другого работодателя по согласованию между работодателями; — лиц, принимаемых на работу на срок до двух месяцев;
— в иных случаях, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами и коллективным договором.

Срок испытания не может превышать трех месяцев, а для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений организаций — шести месяцев, если иное не установлено федеральным законом. Для работников, принимаемых на сезонные работы, срок испытания не может быть более двух недель (ст. 294 ТК РФ). Установленные ТК РФ предельные сроки испытания не могут быть увеличены или продлены ни самим работодателем, ни по его соглашению с работником. В срок испытания не засчитываются период временной нетрудоспособности работника и другие периоды, когда он фактически отсутствовал на работе. Сведения об установлении испытания в трудовую книжку работника не вносятся. В период испытательного срока работодатель должен выяснить деловые и профессиональные качества работника. При неудовлетворительном результате испытания работодатель имеет право до истечения срока испытания расторгнуть трудовой договор с работником, предупредив его об этом в письменной форме не позднее чем за три дня, с указанием причин, послуживших основанием для признания этого работника не выдержавшим испытание. Это могут быть ссылки на акты о выпуске бракованной продукции, о несвоевременном, некачественном выполнении порученной работы, о нарушении правил внутреннего трудового распорядка организации, о допущенных ошибках и др. Работник имеет право обжаловать решение работодателя в судебном порядке, поэтому кадровой службе особенно важно фиксировать и документально оформлять все нарушения испытуемого. При неудовлетворительном результате испытания расторжение трудового договора производится на основании ст. 71 ТК РФ и только до окончания испытательного срока, без учета мнения соответствующего профсоюзного органа и без выплаты выходного пособия. По результатам испытания нельзя уволить беременную женщину, поскольку расторжение трудового договора по инициативе работодателя с беременными женщинами не допускается, за исключением случаев ликвидации организации (ст. 261 ТК РФ).

Если срок испытания истек, а работник продолжает работу, то он считается выдержавшим испытание и последующее расторжение трудового договора допускается только на общих основаниях. Издания приказа об «окончательном» приеме работника на работу не требуется. Для испытуемого установлен упрощенный порядок увольнения. Так, если в период испытания работник придет к выводу, что предложенная ему работа не является для него подходящей, то он имеет право расторгнуть трудовой договор по собственному желанию, предупредив об этом работодателя в письменной форме не за две недели, а всего за три дня. Таким образом, процедура приема на работу предусматривает следующую последовательность действий.
1. Будущий работник составляет в письменной форме заявление на имя руководителя организации о приеме его на работу, ставит дату и подписывает заявление. При этом он предъявляет необходимые документы, предусмотренные ТК РФ. Лицо, уполномоченное осуществлять прием работников, пишет на заявлении гражданина «В приказ», ставит дату и подписывается.
2. С работником заключается письменный трудовой договор, который подписывается работником и работодателем (директором, начальником отдела кадров и т.?п.).
3. Прием на работу оформляется приказом (форма № Т-1а), изданным на основании заключенного трудового договора, и объявляется работнику под расписку в трехдневный срок. Содержание приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора (ст. 68 ТК РФ). По требованию работника ему должна быть выдана заверенная копия указанного приказа. Приказ о приеме работника на работу — это распорядительный документ, которым оформляется подписанный трудовой договор. Ни приказ, ни завизированное заявление о приеме не могут заменить трудовой договор.
4. Прием гражданина на работу завершается внесением соответствующей записи в трудовую книжку, которая является основным документом о трудовой деятельности работника, в нее вносятся все последующие записи (например, о переводах, поощрениях, увольнении).

При приеме на работу кадровик обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором (ст. 68 ТК РФ). Кроме того, работник должен быть ознакомлен с поручаемой работой, условиями труда, его правами и обязанностями, должностной инструкцией. С новым работником должен быть проведен инструктаж по технике безопасности, производственной санитарии, гигиене труда, противопожарной безопасности и другим правилам по охране труда. Вопросы оплаты, условий труда и отдыха, пенсионного обеспечения, медицинского обслуживания и т.?д. должны регулироваться условиями коллективного договора и другими локальными актами.

Общие требования при обработке персональных данных работника и гарантии их защиты
В соответствии с Федеральным законом от 20.02.1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» персональные данные относятся к категории конфиденциальной информации. Не допускается сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни, а равно информации, нарушающей личную тайну, семейную тайну, тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений физического лица без его согласия, кроме как на основании судебного решения. Персональные данные не могут быть использованы в целях причинения имущественного и морального вреда гражданам, затруднения реализации их прав и свобод. Ограничение прав граждан на основе использования информации об их социальном происхождении, о расовой, национальной, языковой, религиозной и партийной принадлежности запрещено и карается в соответствии с законодательством. Юридические и физические лица, в соответствии со своими полномочиями (например, работодатели) владеющие информацией о гражданах, получающие и использующие её, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима зашиты, обработки и порядка использования этой информации.

Трудовым кодексом РФ предусмотрено, что в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования: — обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества; — все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие.

Список необходимых документов при приеме на работу

По правилам приема на работу работников соискателю необходимо собрать определенный пакет документов. Некоторые из них являются обязательными и будут требоваться в любой компании. Другие предоставлять в целом не обязательно, но в конкретной организации могут потребовать их предоставить, в зависимости от рода деятельности.

Собираем документы для оформления на работу

Статьей 65 Трудового Кодекса Российской Федерации установлен перечень документов, которые могут запросить при приеме на работу.

1. Паспорт или иной документ для удостоверения личности соискателя.

2. Трудовая книжка. Не требуется предъявлять в следующих случаях:

соискатель впервые получает работу. В этом случае трудовая книжка оформляется работодателем;
трудовая книжка утеряна или повреждена — претенденту на работу по его заявлению (с указанием причины отсутствия трудовой) оформляется новая;
в случае, если работник поступает на работу по совместительству.

После расторжения трудовых отношений осуществляется выдача трудовой книжки работнику.

3. Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС). Если соискатель получает работу впервые, то СНИЛС оформляется работодателем.

4. Военный билет или иной документ воинского учета (например, приписное свидетельство). Обязательно для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу.

Учитесь и желаете устроиться на работу? Узнайте, как оплачивается учебный отпуск.
Особенности внесения записей в трудовую книжку сотрудника.

5. Документ об образовании (диплом, возможно, потребуется оценочный лист). Требуется для подтверждения квалификации соискателя и наличия у него образования соответствующего должности, на которую он претендует.

Для некоторых профессий, таких как машинист автокрана, стропальщик, машинист экскаватор и т.п., также необходимо наличие удостоверения о прохождения обучения соответствующей профессии, подтверждающее его квалификацию. Такие работники должны ежегодно проходить переаттестацию (чаще всего в той организации-работодателе), о чем в удостоверении ставится соответствующая отметка.

Для водителей (равно как и для машинистов автокранов и экскаваторов) требуется наличие водительского удостоверения на право управления тем видом транспорта, на котором он будет работать.

6. Справка о наличии либо отсутствии судимости. Требуется при поступлении на работу, на которую, в соответствии с законодательством Российской Федерации, не допускаются лица, имеющие судимость или подвергающиеся уголовному преследованию.

7. Медицинская справка по форме 086/у. Некоторые виды деятельности могут быть связаны с повышенной опасностью для здоровья человека (например, прием на работу медицинских сотрудников). В таких случаях и требуется медсправка, в которой указано наличие или отсутствие противопоказаний к осуществлению какой-либо деятельности. Также медицинская справка обязательна для несовершеннолетних, т.к. при наличии каких-либо проблем со здоровьем врач может запретить подростку заниматься определенным видом работы (например, при проблемах со зрением не допускается работа с компьютером). При приеме на работу в условиях Крайнего Севера из других регионов необходимо заключение об отсутствии противопоказаний для работы и жизни в данных условиях

Обязательным для получения работы (даже в случае приема на работу временного работника) является только наличие паспорта, поэтому прием на работу без паспорта не допускается. Все остальные документы требуется предоставлять только при наличии определенных условий.

В списке не значится, но работодателю требуется

Несмотря на то что в законе прямо запрещается требовать с претендента дополнительные документы, не предусмотренные законодательством, алгоритм приема на работу сотрудника вполне может предусматривать наличие следующих документов:

1. Заявление о приеме на работу. Пишется работником в процессе оформления на работу. Подшивается к личному делу сотрудника, которое заводится работодателем.

2. Фотография 3х4 (3 шт.). Фотографии требуются для личного дела работника, оформления пропуска. Также могут потребоваться для подшивания к личной карточке работника по форме Т-2.

3. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН).

4. Справка о доходах по форме 2-НДФЛ. Такая справка предоставляется в случае, если кандидат меняет место работы. Для него выгодно ее представить, т.к. в случае расчета по больничному листу будет учитываться заработок на предыдущем месте работы. Следовательно, сумма выплат по больничному может быть повышена в случае, если стаж работника на новом месте минимален.

Как осуществляется прием на работу на испытательный срок?
Способы расчета отпуска в различных ситуациях.
Узнать о деятельности компании по ИНН: http://svoy-business.com/organizatsiya-biznesa/dokumentatsiya/kak-proverit-ip-po-inn.html

5. Характеристика с предыдущего места работы. Для соискателя лучше иметь такую характеристику при себе, т.к. это повышает его шансы получить работу и добиться более выгодных условий.

6. Работодатель может потребовать документы о семейном положении работника (свидетельство о браке, свидетельство о рождении при наличии детей, справка об инвалидности ближних родственников и т.п.). По этим документам работнику могут быть предоставлены дополнительные льготы. Например, многодетному сотруднику отпуск предоставляется в любое время года по его желанию. Также возможно оказание материальной помощи со стороны работодателя.

7. От иногородних работников может требоваться регистрация по месту временного пребывания.

8. Для занятия муниципальной службой законодательство РФ требует предоставление следующих сведений:

о расходах работника, его имуществе и имущественных обязательствах. Такие же сведения подаются о супруге работника и его несовершеннолетних детях;
о доходах за год, предшествующий поступлению на работу.

Предоставление этих документов не обязательно, однако они могут повысить шансы кандидата занять желаемую должность.

Прием на работу иностранного работника

Для трудоустройства иностранного гражданина необходимо, чтобы у него было разрешение на работу, выдаваемое Федеральной Миграционной Службой по месту пребывания. При этом иностранцу прямо запрещено законом (№ 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан») работать за пределами субъекта РФ, в котором у него имеется разрешение на временное проживание.

В остальном, перечень документов, предусмотренный регламентом приема на работу сотрудника из другого государства, совпадает с перечнем для граждан Российской Федерации.

Собирать ли все эти документы?

Подведя итоги, можно сделать вывод, что проще всего при устройстве на работу придется гражданину РФ, впервые устраивающемуся на работу. В этом случае прием на работу работника оформляется при наличии только паспорта и/или, в отдельных случаях, документа об образовании, о воинском учете и медицинской справки. Остальные документы (трудовая книжка, СНИЛС) будут оформлены работодателем.

Однако при устройстве на работу лучше собрать максимально полный пакет документов. Это повысит шансы на трудоустройство. Соискатель сможет претендовать на лучшие условия труда (например, на более высокую зарплату).

Если работодатель заинтересован в привлечении и удержании высококвалифицированных работников, то, на основании некоторых документов, может предоставить сотруднику определенные льготы или выплачивать ему компенсации.

ГБПОУ «Волгоградский колледж машиностроения и связи»

Документы, обязательные при приеме на работу

Документы, обязательные при приеме на работу

Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность.

Документ об образовании или квалификации (диплом, свидетельство об окончании курсов) — если работа требует специальных знаний или подготовки.

Трудовая книжка. Если вы прежде не работали, трудовую книжку получите на первом месте работы. Совместителям трудовая книжка не нужна, поскольку она остается по месту основной работы.

Свидетельство государственного пенсионного страхования. Если вы заключаете трудовой договор впервые, пенсионное страховое свидетельство оформляет работодатель.

Документы воинского учета — для военнообязанных и тех, кто подлежит призыву на военную службу.

Будьте готовы к тому, что у вас могут попросить дополнительно следующие документы:

Регистрация по месту жительства или пребывания.

Справка о зарплате и характеристика с прежнего места работы.

Медицинское заключение. Если вам нет 18 лет, согласно статье 69 ТК, работодатель может потребовать, чтобы перед заключением трудового договора вы прошли медицинское освидетельствование. (Оплачивать его должен работодатель.) Также медицинская справка необходима работникам транспортной сферы, пищевой промышленности, детских учреждений и т. д. (статья 213 ТК РФ).

Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН). Если свидетельства о постановке на налоговый учет у вас нет — придется оформлять самому (в налоговой инспекции по месту прописки или регистрации).

Основные документы при трудоустройстве

Трудовая книжка и трудовой договор — два главных документа, опираясь на которые вы можете доказать, что работали в организации.

По закону в трудовой книжке запись о приеме на работу делается в течение пяти дней с того момента, когда работник фактически приступил к исполнению своих должностных обязанностей, а трудовой договор должен быть заключен в течение трех дней. В нем указывается размер зарплаты, условия труда, права и обязанности. Трудовой договор — гарантия того, что работодатель не будет ущемлять ваши права, уменьшать зарплату, лишать вас социальных гарантий. Если ваши дела с оформлением на работу не продвигаются, поинтересуйтесь, почему, будьте настойчивы

Ст. 65 ТК РФ. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

Комментарий эксперта:

Какие документы вправе требовать работодатель при приёме на работу на основании положений ст. 65 ТК РФ >>>

При приёме на работу по трудовому договору от поступающего лица будущий работодатель может потребовать только документы, которые перечислены в ст. 65 ТК РФ.

См. все связанные документы >>>

1. Часть 1 ст. 65 предусматривает конкретный перечень документов, предъявляемых при поступлении на работу.

Прежде всего, это документ, удостоверяющий личность. Основным таким документом является паспорт. Паспорт обязаны иметь все граждане РФ, достигшие 14-летнего возраста и проживающие на территории Российской Федерации (п. 1 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, утв. Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 N 828).

2. При приеме на работу, если речь не идет о работе по совместительству или о заключении трудового договора впервые, работник представляет также трудовую книжку, оформленную в установленном порядке.

В соответствии с ч. 5 комментируемой статьи в том случае, если у лица, поступающего на работу, отсутствует трудовая книжка в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине, работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку. Так как закон не связывает обязанность работодателя оформить новую трудовую книжку лицу, у которого она отсутствует, с какой-либо конкретной причиной ее отсутствия, следует полагать, что такая обязанность возникает независимо от причины, по которой у работника трудовая книжка отсутствует. Работодатель обязан также оформлять трудовые книжки лицам, поступающим на работу впервые (см. коммент. к ст. 66).

3. Помимо документа, удостоверяющего личность, и трудовой книжки, работник представляет страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. Страховое свидетельство — это документ, подтверждающий регистрацию работника в системе Пенсионного фонда РФ. В нем указан страховой номер, т.е. постоянный персональный номер, присваиваемый Пенсионным фондом РФ лицевому счету работника. Если лицо поступило на работу впервые, страховое свидетельство оформляется работодателем. Страховое свидетельство выдается работнику на руки и хранится у него.

4. Лица военнообязанные, а также подлежащие призыву на военную службу, предъявляют документы воинского учета.

5. Если работа, для выполнения которой заключается трудовой договор, требует специальных знаний (подготовки), работник обязан предъявить соответствующий документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, например диплом врача, удостоверение водителя автомашины. Прием на работу без такого документа не допускается.

6. При поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с ТК, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию, работник обязан представить справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям. Такая справка выдается в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел. В настоящее время порядок выдачи таких справок установлен Административным регламентом Министерства внутренних дел Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по выдаче справок о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования, утв. МВД России от 07.11.2011 N 1121.

7. В необходимых случаях и с учетом специфики выполняемой работы работодатель вправе потребовать от поступающего дополнительные документы, если это предусмотрено федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ. Например, Законом о государственной гражданской службе установлено, что при поступлении на гражданскую службу гражданин предъявляет, помимо указанных документов, свидетельство о постановке физического лица на учет в налоговом органе по месту жительства на территории РФ, а также сведения о доходах, об имуществе, обязательствах имущественного характера (ч. 2 ст. 26).

Следует подчеркнуть, что в ч. 2 ст. 65 речь идет о нормативных правовых актах только федерального уровня и их перечень ограничен: федеральные законы, указы Президента РФ или постановления Правительства РФ. В связи с этим не могут быть установлены требования о дополнительных документах при приеме на работу, например, законом субъекта РФ или постановлением (приказом) министерства (пусть даже федерального уровня).

8. Не допускается сбор сведений о принадлежности поступающих на работу к политическим партиям, движениям, религиозным организациям, а также сведений, касающихся частной жизни работника, т.к. это нарушает закрепленное в ст. 23 Конституции РФ право граждан на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени.

Указанные запреты призваны способствовать соблюдению принципа равноправия при поступлении на работу, недопущению дискриминации в сфере трудовых отношений.

Какие документы нужны россиянину для устройства на работу в Беларуси — Российская газета

Какие документы нужны россиянину для устройства на работу в Беларуси?

«Рассматриваю возможность переезда в Беларусь. Хотелось бы знать, какие документы нужны для устройства на работу? В частности, нужна ли трудовая книжка и какие права есть у меня при трудоустройстве?Алена К.»

Союзное государство обеспечивает равные права россиян и белорусов на трудоустройство в обоих государствах, условия и оплату труда, режим рабочего времени и отдыха. Таким образом, гражданин России может свободно трудоустроиться в Беларуси, заключив договор с нанимателем. Нормы трудоустройства россиян в Беларуси не отличаются от трудоустройства белорусов.

При трудоустройстве вам понадобится паспорт, а также диплом или иной документ об образовании. Неплохо будет, если вы сможете с помощью документов показать свой опыт работы, профессиональные навыки и достижения. В зависимости от должности и характера выполняемой работы работодатель может потребовать дополнительные документы. Например, чтобы работать в должности продавца или официанта, необходимы санитарная книжка и справка, что не состоите на учете в психоневрологическом диспансере.

Что касается трудовой книжки, то при заключении трудового договора наниматель обязан потребовать, а гражданин должен предъявить нанимателю трудовую книжку, за исключением впервые поступающего на работу и совместителей. На практике многое зависит от работодателя: одни при приеме на работу россиян заводят новую трудовую книжку белорусского образца, другие делают записи в российскую трудовую книжку. Обратите внимание, что российское свидетельство государственного пенсионного страхования в Беларуси вам не понадобится. Работодатель сам подаст сведения о вас в Фонд социальной защиты Беларуси, где вам будет оформлено страховое свидетельство.

Как россиянину подлечиться в белорусских санаториях без санаторно-курортной карты?

«Впервые планирую покупку путевки в белорусский санаторий. Нужно ли мне оформлять санаторно-курортную карту или я могу получить лечение без нее? Если нужно, то где лучше ее сделать — в своей поликлинике или на месте в санатории? Спасибо.Ирина Степановна.

— Ирина Степановна, в Беларуси, так же как и в России, санатории имеют право не назначать вам лечебные процедуры без санаторно-курортной карты. Дело в том, что многие процедуры при определенных заболеваниях противопоказаны или ограничены. Врачу при назначении вам процедур необходимо знать состояние вашего здоровья.

Саму карту лучше сделать в России, потому что не во всех санаториях Беларуси есть возможность оформить санаторно-курортную карту непосредственно по приезде. Там же, где эта услуга есть, она платная. Кроме того, оформление санаторно-курортной карты займет некоторое время, в течение которого нельзя посещать процедуры, а также бассейн. Информация по возможности оформления санаторной карты на месте или назначения лечения по выписке из амбулаторной карты размещена, как правило, в кратком справочнике на странице санатория. Так что выбирая, где вы будете проходить лечение, ознакомьтесь с требованиями конкретного санатория.

Хотите знать больше о Союзном государстве? Подписывайтесь на наши новости в социальных сетях.

Приемлемые документы формы I-9 | USCIS

Сотрудники должны предоставить своим работодателям документы, подтверждающие их личность и разрешение на работу.

Документы, удостоверяющие личность и разрешение на работу

Документы, указанные в Списке А, содержат удостоверение личности и разрешение на работу. Сотрудники, представляющие приемлемый список. Не следует требовать, чтобы документ представлял какой-либо другой документ. Некоторые документы Списка А фактически представляют собой комбинацию из 2 или более документов.В этих случаях представленные вместе документы считаются одним документом Списка А.

Паспорт США или Паспортная карта США

Форма I-551, карта постоянного жителя или квитанция о регистрации иностранца

1 мая 2017 года USCIS начала выпускать карточки с измененным дизайном, на которых больше не отображается подпись человека. Однако некоторые карты, выпущенные после 1 мая 2017 года, могут по-прежнему отображать предыдущий формат. И предыдущая, и новая карты будут действительны до истечения срока, указанного на карте.Эти карты также известны как «Зеленые карты».

Карта постоянного жителя:

Предыдущая версия карт была выпущена после 30 апреля 2010 г. и может содержать подпись, а может и не содержать ее. Подпись не требуется, чтобы карта была действительна для формы I-9 «Проверка права на трудоустройство».

Карточка предыдущего постоянного жителя с подписью:

Карточка постоянного жителя с пометкой «Отказ от подписи»:

Кроме того, карта постоянного жителя с наклейкой, выпущенной USCIS, продлевающей срок ее действия, является документом Списка А и принимается для формы I-9.

Форма I-766, карточка с разрешением на трудоустройство

USCIS начала выдавать текущую карту 1 мая 2017 года. Однако некоторые карты, выпущенные после 1 мая 2017 года, могут по-прежнему отображать предыдущий формат. И предыдущая, и новая карты будут действительны до истечения срока, указанного на карте.

Разрешение на работу:

Заграничный паспорт с формой I-94 или формой I-94A с отметкой о прибытии-отбытии и разрешением на работу

К заграничному паспорту должна быть приложена форма I-94 / 94A «Запись о прибытии-отбытии» с тем же именем, что и в паспорте, и содержащая подтверждение неиммиграционного статуса человека и разрешение работать на конкретного работодателя на основании этого статуса.

Этот документ можно использовать только в том случае, если период одобрения еще не истек и предлагаемое трудоустройство не противоречит каким-либо ограничениям или ограничениям, перечисленным в Форме I-94 или I-94A, Отчет о прибытии-отбытии. Примечание: некоторые лица, представляющие этот документ Списка А, например, некоторые студенты-неиммигранты и посетители по обмену, должны представить дополнительную документацию, чтобы подтвердить свое разрешение на работу в США

В апреле 2013 года форма I-94 была автоматизирована в аэропортах и морских портах.Служба таможенного и пограничного контроля США больше не предоставляет путешественникам автоматически бумажную копию формы I-94. Путешественники могут получить доступ к информации формы I-94 через веб-сайт Службы таможенного и пограничного контроля США или могут запросить бумажную форму I-94 во время процесса проверки.

Паспорт из Федеративных Штатов Микронезии (FSM) или Республики Маршалловы Острова (RMI) с формой I-94 или формой I-94A

К паспорту

необходимо предъявить форму I-94 или форму I-94A, подтверждающую допуск неиммигрантов в соответствии с Соглашением о свободной ассоциации между США.S. и FSM или RMI.

Заграничный паспорт со штампом формы I-551 или распечаткой формы I-551

Паспорт должен содержать временную печать формы I-551 или временную печатную отметку формы I-551 на машиночитаемой иммиграционной визе (MRIV).

Этот документ подлежит перепроверке.

Документы, удостоверяющие личность

Документы из Списка Б только удостоверяют личность.Сотрудники, которые решили представить документ из списка B, должны также представить документ из списка C для раздела 2. Сотрудники могут представить один из следующих неистекших документов из списка B:

Водительское удостоверение

Водительское удостоверение или удостоверение личности, выданное штатом или отдаленной территорией США, при условии, что оно содержит фотографию или такую информацию, как имя, дату рождения, пол, рост, цвет глаз и адрес.

Удостоверение личности, выданное федеральными, государственными или местными правительственными учреждениями или организациями, при условии, что оно содержит фотографию или такую информацию, как имя, дату рождения, пол, рост, цвет глаз и адрес
Школьный билет с фотографией
Регистрационная карточка избирателя
U.С. военная карточка или досье
Удостоверение военнослужащего
Карта морского торгового документа прибрежной охраны США (MMD)
Племенной документ коренных американцев
Водительское удостоверение, выданное канадским государственным органом.

Допустимый список B Документы для лиц в возрасте до 18 лет, которые не могут предоставить документы, перечисленные выше:

Школьная успеваемость или табель
Справка из поликлиники, врача или больницы
Запись в детский сад или детский сад

Для несовершеннолетних в возрасте до 18 лет и некоторых лиц с ограниченными возможностями, которые не могут предъявить какие-либо из перечисленных документов, удостоверяющих личность, вместо документов Списка B могут использоваться специальные пометки.

Документы, указанные в Списке C, только подтверждают разрешение на работу.

Сотрудники, которые решили предоставить документ из списка C, должны также предоставить документ из списка B, удостоверяющий личность, для Раздела 2.

Сотрудники могут предоставить один из следующих не истекших документов списка C:

Карточка с номером счета в системе социального обеспечения США

Карточка с номером счета

в системе социального обеспечения США, доступ к которой не ограничен. Допускается ламинированная карта. Карточка, содержащая любую из следующих ограничительных формулировок, не является приемлемым документом Списка C:

НЕ ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ ЗАНЯТИЯ
ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ РАБОТЫ ТОЛЬКО С РАЗРЕШЕНИЕМ INS
ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ РАБОТЫ ТОЛЬКО С РАЗРЕШЕНИЯ DHS

Форма ФС-240, Консульский акт о рождении за границей

Форма FS-545, Свидетельство о рождении за границей, выданное U.S. Государственный департамент

Форма DS-1350, свидетельство о рождении, выданное Государственным департаментом США

Оригинал или заверенная копия свидетельства о рождении, выданного властями штата, округа, муниципалитета или прилегающей территории США с официальной печатью

Племенной документ коренных американцев

Форма I-197, удостоверение личности гражданина США

Форма I-179, удостоверение личности гражданина-резидента США

Разрешение на работу, выданное Министерством внутренней безопасности (DHS)

Некоторые документы о разрешении на работу, выдаваемые DHS, включают, помимо прочего, форму I-94 «Запись о прибытии / отбытии», выдаваемую лицам, получившим убежище или разрешенным на работу неиммигрантам (например, неиммигрантам H-1B) в связи с их иммиграционным статусом, форму I-571, Проездной документ беженца (PDF), неистекшая форма I-327, разрешение на повторный въезд, форма N-560, сертификат U.S. Гражданство или форма N-561, замещающее свидетельство о гражданстве (PDF, 40,3 КБ) или форма N-550, свидетельство о натурализации или форма N-570, замещающее свидетельство о натурализации (PDF, 176,3 КБ). Форма I-797, выданная условному резиденту, может быть приемлемым документом Списка C в сочетании с его или ее формой I-551 с истекшим сроком действия. Контактный центр формы I-9 может помочь с вопросами по документам, выданным DHS.

Список B Документы

Документы, удостоверяющие личность

Водительское удостоверение

Удостоверение личности, выданное федеральными, государственными или местными правительственными учреждениями или организациями, при условии, что оно содержит фотографию или такую информацию, как имя, дату рождения, пол, рост, цвет глаз и адрес. Идентификационная карточка школы с фотографией. Карточка регистрации избирателя U.S. военный билет или призывной билет Удостоверение военного иждивенца
Карта морского торгового документа прибрежной охраны США (MMD)
Племенной документ коренных американцев
Водительское удостоверение, выданное канадским государственным органом.

Допустимый список B Документы для лиц в возрасте до 18 лет, которые не могут предоставить документы, перечисленные выше:

Школьная успеваемость или табель
Справка из поликлиники, врача или больницы
Запись в детский сад или детский сад

Список C Документы

Документы, указанные в Списке C, только подтверждают разрешение на работу.

Сотрудники, которые решили представить документ из списка C, должны также предоставить документ из списка B для раздела 2.

Сотрудники могут предоставить один из следующих не истекших документов списка C:

Неограниченная карта с номером счета в системе социального обеспечения США

Карточка с номером счета

в системе социального обеспечения США, доступ к которой не ограничен. Карточка, содержащая любую из следующих ограничительных формулировок, не является приемлемым документом Списка C:

НЕ ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ ЗАНЯТИЯ
ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ РАБОТЫ ТОЛЬКО С РАЗРЕШЕНИЕМ INS
ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ РАБОТЫ ТОЛЬКО С РАЗРЕШЕНИЯ DHS

Консульский отчет о рождении за границей (форма FS-240)

Свидетельство о рождении за границей, выданное U.S. Государственный департамент (форма FS-545)

Свидетельство о рождении, выданное Государственным департаментом США (форма DS-1350)

Оригинал или заверенная копия свидетельства о рождении, выданного властями штата, округа, муниципалитета или прилегающей территории США с официальной печатью

Племенной документ коренных американцев

Удостоверение гражданина США (форма I-197)

Удостоверение личности гражданина-резидента США (форма I-179)

Разрешение на работу, выданное Министерством внутренней безопасности (DHS)

Некоторые документы о разрешении на работу, выдаваемые DHS, включают, помимо прочего, форму I-94 «Запись о прибытии-отбытии», выдаваемую лицам, получившим убежище, или не иммигрантам, имеющим разрешение на работу (например, неиммигрантам H-1B) в связи с их иммиграционным статусом, неистекшим разрешением на повторный въезд ( Форма I-327), Свидетельство У.S. Гражданство (форма N-560) или замещающее свидетельство о гражданстве (форма N-561) (PDF, 40,3 КБ), либо свидетельство о натурализации (форма N-550) или N-570 (PDF). Форма I-797, выданная условному резиденту, может быть приемлемым документом Списка C в сочетании с его или ее формой I-551 с истекшим сроком действия. Для получения дополнительной информации о документах, выданных DHS, обратитесь в службу поддержки пользователей.

Экспертиза документов | USCIS

Предоставляет документацию, которая разумно кажется подлинной, относится к сотруднику и находится в Списках приемлемых документов	Примите документацию.
Предоставляет документ, который необоснованно не кажется подлинным, не связан с сотрудником или не включен в списки приемлемых документов	Отклоните документ и попросите своего сотрудника предоставить другой документ (ы), который удовлетворяет требованиям формы I-9.	Стандарт — разумность. От вас не ожидается, что вы будете экспертом по документам.
Записывает более одной фамилии в Раздел 1, но представляет документ из Списка допустимых документов, в котором есть только одна из этих фамилий	Спросите своего сотрудника, в чем причина такой разницы в именах.Если документ обоснованно кажется подлинным и относится к конкретному лицу, вы можете принять документ.	Приложите памятку к форме I-9 с объяснением несоответствия.
Представляет документ из Списка приемлемых документов, в котором его или ее имя написано несколько иначе, чем имя, которое он или она написал в Разделе 1	Спросите своего сотрудника о причине разницы в написании. Если он обоснованно кажется подлинным и имеет отношение к конкретному лицу, вы можете принять документ.	Попросите вашего сотрудника использовать свое полное официальное имя в Разделе 1. Попросите его или ее сделать одно из следующего: исправить форму I-9 и подписать изменение; предоставить другой документ с правильным написанием; предоставить вам исправленный документ.
Предоставляет документ, в котором имя, указанное сотрудником в Разделе 1, полностью или существенно отличается от имени в документе	Спросите сотрудника о причине смены имени Если ваш сотрудник утверждает, что имя в Разделе 1 является его или ее официальным именем, и вы уверены, что документ обоснованно имеет отношение к сотруднику, вы можете принять документ.	Приложите памятку к форме I-9 с объяснением несоответствия. Если сотрудник добровольно предоставит доказательство смены имени, вы можете сохранить его копию вместе с памяткой.
Предоставляет документ, который необоснованно не кажется подлинным и / или связанным с физическим лицом, или если он или она не может представить другие документы, удовлетворяющие требованиям формы I-9	Вы можете уволиться.

Квитанции | USCIS

Иногда сотрудники представляют «квитанцию» вместо документа Списка A, B или C.Приемлемая квитанция действительна в течение короткого периода времени, поэтому вы можете заполнить Раздел 2 или Раздел 3 (повторная проверка) формы I-9 «Проверка права на трудоустройство». Вы не можете принимать квитанции, если срок работы составляет менее 3 дней.

Вы можете принимать только 3 вида чеков:

Квитанция, подтверждающая, что ваш сотрудник подал заявку на замену документа списка A, B или C, который был утерян, украден или поврежден.

Эта квитанция действительна в течение 90 дней с даты приема на работу (то есть первого дня оплачиваемой работы) или, в случае повторной проверки, 90 дней с даты истечения срока разрешения на работу.В течение 90 дней сотрудник должен показать вам заменяющий документ, на который была выдана квитанция. Однако это не всегда возможно из-за задержек с оформлением документов, изменений статуса или других факторов. Если сотрудник не представляет оригинал документа, для которого была выдана ранее предоставленная квитанция, но представляет в течение 90-дневного периода другую внешне действительную и разумно связанную документацию, подтверждающую его или ее личность и / или разрешение на работу, в зависимости от обстоятельств, вы может принять такую документацию.В таких случаях вам следует заполнить новый Раздел 2 и приложить его к исходной Форме I-9. Кроме того, вы должны предоставить пояснительную записку либо в поле «Дополнительная информация» на странице 2 формы I-9, либо в виде отдельного приложения. Сотрудник должен предоставить по одному документу из Списка A или по одному документу из Списка B и Списка C. Если квитанция относится к документу из Списка A, но сотрудник не может представить фактическую замену документа из Списка A, для которого квитанция была выдана в конце 90-дневного периода получения, то сотрудник может выбрать для представления другой документ из Списка A или по одному документу из Списка B и Списка C, чтобы удовлетворить требованиям формы I-9.Если квитанция предназначена для документа из списка B, но сотрудник не может представить фактический документ к концу 90-дневного периода получения, тогда сотрудник может выбрать вместо этого документ из списка A или другой документ из списка B, чтобы удовлетворить требования к форме I-9. (Аналогично, если квитанция предназначена для документа списка C, а сотрудник не предоставляет фактический документ, вместо этого сотрудник может представить документ списка A или другой документ списка C.)

Часть прибытия Форма I-94 / I-94A (Запись о прибытии-отбытии) с временным штампом формы I-551 и фотографией человека

Законные постоянные жители могут предъявить эту квитанцию по Списку А вместо своей формы I-551, карты постоянного жителя, чтобы показать как удостоверение личности, так и разрешение на работу.Эта квитанция действительна до даты истечения срока, указанной на штампе, или 1 год после даты выдачи, если штамп не содержит даты истечения срока годности. Когда он истечет, ваш сотрудник должен предоставить свою карту постоянного жителя.

Отъездная часть формы I-94 / I-94A со штампом о допуске беженцев или компьютерной распечаткой формы I-94 с кодом допуска «RE»

Беженец может предъявить квитанцию по списку А для подтверждения личности и разрешения на работу.Эта квитанция действительна в течение 90 дней с даты найма или, в случае повторной проверки, 90 дней с даты истечения срока разрешения на работу. По истечении срока действия квитанции ваш сотрудник должен предъявить работодателю либо форму I-766, либо документ о разрешении на трудоустройство, либо комбинацию документа из списка B и неограниченной карты социального обеспечения.

Когда ваш сотрудник предоставляет приемлемую квитанцию для первоначальной проверки, вы должны:

Запишите название документа в Разделе 2 в Списках A, B или C, в зависимости от обстоятельств.
Введите слово «квитанция», название и номер документа, а также последний день, когда квитанция действительна.

По истечении срока действия квитанции необходимо:

Зачеркнуть слово «квитанция» и любой номер сопроводительного документа;
Запишите информацию о документе из представленных документов; и
Инициал и дата изменения.

Если сотрудник представил другую, но приемлемую документацию, как описано выше, вам следует заполнить новый Раздел 2 и приложить его к исходной форме I-9.Кроме того, вы должны предоставить пояснительную записку либо в поле «Дополнительная информация» на странице 2 формы I-9, либо в виде отдельного приложения.

12.1 Список документов, удостоверяющих личность и разрешение на работу

Иллюстрации не отражают фактический размер документов.

Паспорт США

Государственный департамент США выдает паспорта США гражданам США и негражданам. Небольшое количество версий, все еще находящихся в обращении, может отличаться от основных версий, представленных здесь.

Обложка на паспорт и внутреннее убранство США

Паспортная карточка США

Государственный департамент США начал выпуск паспортной карты в июле 2008 года. Паспортная карта — это карта размером с кошелек, которую можно использовать только для наземных и морских путешествий между США и Канадой, Мексикой, Карибскими островами и Бермудскими островами.

Паспортная карточка лицевая и оборотная

Форма I-551, карта постоянного жителя (Зеленая карта)

1 мая 2017 года USCIS начала выдавать переработанную форму I-551, которая содержит фотографию предъявителя на лицевой и оборотной стороне, имя, номер USCIS, дату рождения, лазерную гравировку отпечатков пальцев и дату истечения срока действия карты. У этой карты нет подписи или черной полосы на обороте.На некоторых картах, выпущенных после 1 мая 2017 года, может отображаться предыдущий формат оформления. И эта, и предыдущая версии формы I-551 остаются действительными до даты истечения срока, указанной на карте.

Текущая форма I-551, передняя и задняя

USCIS начал выпуск этой версии формы I-551 в мае 2010 года. В результате изменения дизайна карты был изменен цвет карты на зеленый. Карта содержит фотографию предъявителя, имя, номер USCIS, дату рождения, отпечаток пальца с лазерной гравировкой и дату истечения срока действия карты. В настоящее время номер USCIS также является регистрационным номером иностранца (A-Number) держателя карты.Этот номер также находится на обратной стороне карты.

Эти карты могут содержать или не содержать подпись. Подпись не требуется, чтобы карта была принята для целей формы I-9.

Предыдущая форма I-551, передняя и задняя

Другая старая версия формы I-551 показывает печать DHS и содержит подробную голограмму на лицевой стороне карты. Каждая карта персонализирована гравировкой, на которой изображены фотография предъявителя, имя, отпечаток пальца, дата рождения, A-номер и срок действия карты.

У некоторых сотрудников также могут быть старые карты иностранца-резидента, выпущенные Министерством юстиции, иммиграции и натурализации США, которые не имеют срока действия и действуют бессрочно. Эти карточки персикового цвета, на них есть отпечаток пальца и фотография предъявителя.

Старая форма I-551, передняя и задняя

Заграничный паспорт со штампом I-551 или MRIV

USCIS использует штамп I-551 или временную распечатанную запись I-551 на машиночитаемой иммиграционной визе (MRIV) для обозначения временного доказательства законного постоянного проживания.Иногда, если заграничный паспорт недоступен, USCIS ставит штамп I-551 на форму I-94 и прикрепляет фотографию предъявителя к форме. Этот документ считается квитанцией.

Заграничный паспорт, срок действия которого истек, со штампом I-551

Временная форма I-551 MRIV является подтверждением статуса постоянного жителя в течение одного года с даты поступления.

Временная распечатанная запись I-551 на машиночитаемой иммиграционной визе (MRIV)

Форма I-766, разрешение на работу

1 мая 2017 года USCIS начала выдавать обновленную форму I-766 «Документ о разрешении на работу» (EAD) некоторым лицам, имеющим временное разрешение на работу в США.Карта содержит фотографию предъявителя на лицевой и оборотной сторонах, имя, номер USCIS, номер карты, дату рождения, отпечаток пальца с лазерной гравировкой и дату истечения срока действия карты. Карточки могут содержать одно из следующих обозначений ниже срока годности:

«Недействительно для повторного въезда в США»;
«Действительно для повторного въезда в США»; или
«Служит условно-досрочным освобождением I-512».

Некоторые EAD, выпущенные после 1 мая 2017 года, могут по-прежнему отображать предыдущий формат дизайна. И существующие, и новые EAD будут действительны до истечения срока, указанного на карте.

Текущий EAD с надписью «НЕ ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ ВОЗВРАЩЕНИЯ В США» спереди и сзади

Старая версия EAD содержит фотографию предъявителя, отпечаток пальца, номер карты, номер USCIS, дату рождения и подпись, а также голографическую пленку и печать DHS. Срок годности указан внизу карты. Карточки могут содержать одно из следующих обозначений ниже срока годности:

«Недействительно для повторного входа в U.S .; »
«Действительно для повторного въезда в США»; или
«Служит как предварительное условно-досрочное освобождение I-512».

Форма I-20 вместе с формой I-94

Для прохождения учебной практики студенты-неиммигранты F-1 с Формой I-94, Записью о прибытии / отбытии, должны также иметь Форму I-20, Свидетельство о праве на участие в программе для неиммигрантских студентов, подтвержденное разрешением на работу уполномоченным должностным лицом школы. USCIS выдает EAD всем студентам F-1, имеющим право на факультативное практическое обучение (OPT), и студентам M-1, имеющим право на практическое обучение.См. Раздел 6.4.2, Неиммигранты F-1 и M-1 , для получения дополнительной информации о форме I-20.

Форма I-20 вместе с формой I-94

См. Форму I-94 ниже.

Форма DS-2019 вместе с формой I-94

J-1 неиммиграционные посетители обмена должны иметь форму I-94, запись о прибытии / отбытии, вместе с неистекшей формой DS-2019, свидетельство о праве на статус посетителя по обмену (J-1), выданное Государственным департаментом США, который указывает спонсора.Студентам по обмену J-1 также необходимо письмо от ответственного сотрудника, разрешающее их трудоустройство. См. Раздел 6.4.1, Посетители и студенты по обмену (J-1s), для получения дополнительной информации о DS-2019.

DS-2019 вместе с формой I-94

См. Форму I-94 ниже.

Форма I-94, запись прибытия / убытия

CBP и USCIS выдают форму I-94 «Запись о прибытии / отбытии» неиммигрантам. В этом документе указывается класс допуска предъявителя, дата въезда и дата истечения иммиграционного статуса.Обычно сотрудники скачивают его с сайта cbp.gov. Если сотрудник представляет бумажную форму I-94, на ней может быть указана дата с печатью или написанная от руки. Они могут представить форму I-94 с документами, которые, как указано в форме I-9, действительны в виде комбинации документов, например формы I-94, представленной с заграничным паспортом, и формы DS-2019 или формы I-20.

Электронная форма I-94

Форма I-94, запись прибытия / убытия

Паспорт Федеративных Штатов Микронезии и Республики Маршалловы Острова

В 2003 г. в Договоры о свободной ассоциации (CFA) между Соединенными Штатами и Федеративными Штатами Микронезии (FSM) и Республикой Маршалловы Острова (RMI) были внесены поправки, позволяющие гражданам этих стран работать в Соединенных Штатах без получения разрешения на работу. EAD.

Для целей формы I-9 граждане этих стран могут предъявить паспорта FSM или RMI вместе с формой I-94 с указанием неиммиграционного приема в соответствии с CFA, которые являются приемлемыми документами в соответствии со списком A. Точное обозначение в форме I-94 может отличаться. и подлежит изменению. Обозначение в форме I-94 обычно указывает «CFA / FSM» для гражданина FSM и «CFA / MIS» для гражданина RMI.

Паспорт Федеративных Штатов Микронезии и Республики Маршалловы Острова

6 типов документов о трудоустройстве и доходах | Центр знаний

Однако не всегда ясно, какие документы должны заполнять верификаторы.Чтобы помочь в этом, мы создали список наиболее распространенных форм, используемых при проверке занятости и дохода, чтобы и сотрудники, и работодатели знали, какие документы наиболее актуальны для соответствия местным законам.

Формы подтверждения занятости

Проверка занятости возникает во многих ситуациях, от компании, нанимающей нового сотрудника до кредитора, оценивающего соискателя новой ссуды. Основная цель проверки занятости — убедиться, что кто-то занимал должность в данной компании, но проверяющим также может быть полезно узнать об обязанностях сотрудника, чтобы получить представление об их прошлом опыте.

Форма I-9

Форма I-9 IRS

является обязательной для всех новых сотрудников и документирует право сотрудника на работу в США. Форма, которую в первую очередь заполняет работодатель, требует сбора документов, подтверждающих личность сотрудника и статус работы. Однако первая часть формы заполняется сотрудником и запрашивает личную информацию, такую как имя, адрес и номер социального страхования.

Самый важный раздел формы I-9 — это то, где работодатели предоставляют доказательства права сотрудника на работу.Разные документы, удостоверяющие личность, имеют разный вес, причем некоторые из них сами по себе достаточны для подтверждения права на участие, а другие нуждаются в дополнительной поддержке. Для заполнения формы I-9 существует три категории документов:

Список документов A: Подтверждение права на трудоустройство и личности

Паспорт или паспортная карточка США
Карта постоянного жителя или регистрация иностранца
Карточка с разрешением на трудоустройство
Заграничный паспорт с разрешением на работу по форме I-94 или I-551

** Список документов B: только удостоверение личности (необходимо объединить с документом из Списка C)

Текущий U.S. Водительские права
Канадские водительские права
Федеральная, государственная или местная идентификационная карта
Школьное удостоверение с фотографией
Регистрационная карточка избирателя
Военная карта США или запись о призыве
Удостоверение военнослужащего
Документ торгового мореплавателя береговой охраны США (MMD)
Племенной документ коренных американцев

Список документов C: только свидетельство о приеме на работу (необходимо объединить с документом из списка B)

U.S. Карточка с номером счета социального страхования
Справка о рождении за границей
Свидетельство о рождении Госдепартаментом США
Оригинал или заверенная копия свидетельства о рождении с официальной печатью
Племенной документ коренных американцев
Удостоверение гражданина США
Удостоверение личности для жителей США
Разрешение на работу, выданное Министерством внутренней безопасности

Работодатели должны хранить копию заполненной формы I-9 каждого сотрудника в течение трех лет после даты приема на работу.Наказания за несоблюдение или ненадлежащее раскрытие информации могут быть столь же серьезными, как тюремное заключение.

Письмо о подтверждении занятости

Также известное как письмо с подтверждением занятости (PoE), письмо с подтверждением занятости выдается новым работодателем для подтверждения того, что потенциальный сотрудник ранее занимал должность, которую он, по их утверждениям, занимал.

Формат и содержание письма-подтверждения приема на работу могут различаться, но обычно они основаны на должности, сроках работы и обязанностях сотрудника.

Дополнительная информация, необходимая для заполнения письма, обычно включает:

Фирменное наименование и адрес работодателя (или используйте стандартный бланк компании)
Название и адрес компании, запрашивающей подтверждающее письмо
Должность нынешнего или бывшего сотрудника
Даты работы нынешнего или бывшего сотрудника
По желанию, перечень обязанностей сотрудника
Заработная плата нынешнего или бывшего сотрудника, включая бонусы
Ваше имя, подпись и контактная информация, чтобы получатели могли связаться с вами при необходимости.

Мы предоставили образец шаблона письма в Документах Google (https: // docs.google.com/document/d/1C8WqTS40h3CgwliT9xQ28e0ryKM_ziszPjOlRDRkjTw/edit?usp=sharing) и MS Word (https://drive.google.com/file/d/1jYEzZiJoGk3K8RHIZghDhWP), чтобы гарантировать, что все сведения, которые помогут в справке, чтобы все справки, которые помогли (help) были включать в себя, чтобы включить все сведения, которые помогают в HIZHIZHDHWP, включают информацию о необходимо предоставить соответствующее подтверждение занятости.

Форма подтверждения безработицы

Когда сотрудник был уволен без причины, он или она часто обращается за поддержкой через государственное страхование по безработице. Форма заявки в каждом штате различается, но обычно заполняется сотрудником и обычно включает раздел, в котором указывается причина увольнения и общий заработок заявителя.

Работодатели могут оспорить претензии бывшего сотрудника в заявлении. Однако споры замедлят процесс подачи заявки, потенциально задерживая выплаты и затрудняя для сотрудников оплату текущих расходов.

Документы, подтверждающие доход

Сотрудников могут попросить подтвердить свой доход по запросам на подтверждение занятости, обусловленным финансовыми соображениями. Предоставление ссуды, новая кредитная линия и даже переговоры об аренде собственности могут зависеть от надлежащего подтверждения заработка сотрудника.

Форма подтверждения дохода для штата

Государства часто имеют свои собственные формы для подтверждения занятости и дохода. В Техасе, например, форма h2028 используется для обеспечения подтверждения работодателем информации о зарплате и доходах сотрудника, когда сотрудник не может предоставить другую информацию, адекватно подтверждающую свой доход.

Форма потери дохода

Иногда от работника могут потребовать доказать потерю дохода, связанную с текущей или бывшей работой.Нет никаких федеральных форм, связанных с потерей дохода, но в отдельных штатах есть формы, помогающие задокументировать изменение доходов. Например, Флорида использует форму CS ES 2620 для документирования потери дохода.

Ключ к оплате

В некоторых случаях квитанция о заработной плате может служить достаточным доказательством заработка сотрудника. Квитанции о заработной плате можно легко подделать, поэтому проверяющие часто требуют более формального подтверждения от текущего или бывшего работодателя, обычно предоставляемого через специальные формы для штата, такие как Техасская форма h2028.

Заполнение справки о занятости или доходе

Самая важная часть проверки занятости и дохода — это получение соответствующих документов для ведения записи об успешной проверке. И работодатели, и сотрудники должны гарантировать, что они заполняют формы полностью и честно, поскольку за ложное раскрытие информации предусмотрены различные наказания, от снижения профессиональной репутации до тюремного заключения. Каждая форма, указанная выше, служит своей цели, и во многих случаях необходимо собрать несколько документов, чтобы в достаточной мере подтвердить информацию о занятости и доходе.

Соответствие требованиям трудовой книжки

Обзор

Требования к ведению документации могут сбивать с толку, учитывая, что существует множество нормативных актов, которые регулируют некоторые аспекты ведения и хранения документации работодателем.

Не только различные федеральные агентства имеют свои собственные требования к ведению документации, но также необходимо учитывать индивидуальные государственные и местные законы и правила. Некоторые из положений применяются практически ко всем работодателям, тогда как другие применяются в первую очередь к государственным подрядчикам и субподрядчикам.Кроме того, многие из этих обязательств зависят от количества сотрудников в компании. См. Федеральное трудовое законодательство по количеству сотрудников.

Работодатели создают и получают значительный объем документации, и для руководства важно представить убедительное экономическое обоснование для внедрения комплексной программы управления записями. Основные причины включают:

Контроль за созданием, ростом и доступностью документации компании.
Снижение эксплуатационных расходов и затрат на хранение.
Повышение эффективности и производительности, а также внешнего вида офиса.
Помощь в соблюдении нормативных требований и снижение судебных рисков.
Защита конфиденциальной информации о сотрудниках.
Обеспечение легкого доступа к записям при необходимости.

Подразделение отдела кадров в организации обычно несет основную ответственность за ведение документации и хранение / удаление записей, связанных с трудоустройством. Применимые законы часто предусматривают гражданские денежные штрафы, а в некоторых случаях предусмотрены как индивидуальная, так и уголовная ответственность.Кроме того, ведение трудовой книжки имеет решающее значение для защиты от судебных тяжб, связанных с трудоустройством. Фактически, работодатель может быть привлечен к ответственности за неправомерное уничтожение трудовой книжки в соответствии с теорией хищения доказательств. Очень важно, чтобы работодатели обеспечивали наличие на их рабочем месте эффективных процедур для создания и ведения необходимых записей. См. Сопоставьте свои данные для защиты электронных записей.

Руководство по разработке политик

Эффективная политика в отношении документации на рабочем месте — это план обеспечения соответствия федеральным законам и постановлениям и законам штата, а также практическое руководство по последовательному и эффективному управлению и хранению документации.При разработке, внедрении и поддержании политики учета рабочего места следует учитывать несколько ключевых элементов.


	Определение «запись». Четко определите, что подразумевается под «записью», чтобы соответствующие документы регулировались политикой. Как правило, записи не включают проекты или документы, которые находятся в стадии разработки, а только окончательные версии документов.
	График хранения. Определите срок хранения для каждой категории документов. Некоторые записи могут регулироваться более чем одним законом; однако периоды хранения часто различаются, поэтому обычно рекомендуется хранить информацию в течение самого длительного необходимого периода. Записи, относящиеся к незавершенным искам или судебным разбирательствам, должны храниться до полного разрешения вопроса. Краткое изложение федеральных требований к хранению записей можно найти на сайте SHRM. ресурсы соответствия.
	Доступ. Ограничьте доступ только тем, у кого есть законные бизнес-потребности. Такие законы, как Закон о переносимости и подотчетности в медицинском страховании (HIPAA) и положения о конфиденциальности данных содержат конкретные положения о том, кто может получать доступ к информации и как ее можно использовать. Кроме того, определите права нынешних и бывших сотрудников на просмотр и / или копирование информации в их личном деле.
	Хранение и форматирование. Укажите конкретное место, куда записи будут отправляться на хранение, а также формат, в котором они будут храниться.
	Безопасность и конфиденциальность. Обеспечить физическую безопасность записей, хранящихся в бумажном или электронном виде, для защиты конфиденциальности записей сотрудников и конфиденциальности информации, содержащейся в них. См. Политику конфиденциальности записей сотрудников .
	Уничтожение документов. Определите, как записи будут удалены после выполнения требований к хранению.Записи, содержащие конфиденциальную, личную или финансовую информацию, должны быть измельчены или сожжены для защиты конфиденциальности сотрудников и соблюдения применимого законодательства.
	Последовательная реализация политики и периодические проверки. Правила и процедуры хранения записей должны применяться последовательно для обеспечения соответствия. Периодически проверяйте политику и практику, чтобы убедиться, что внутренние требования актуальны и соблюдаются правильно. См. Политика ведения документации: ведение, хранение и уничтожение документации.

Сохранение записей о найме

Файл найма включает в себя документы и действия, предпринятые для найма на каждую должность. Сюда входят объявления о вакансиях, резюме, заявления о приеме на работу, заказы на вакансии, поданные в любое агентство, оценки собеседований, проверки рекомендаций, результаты физических осмотров, результаты тестов при приеме на работу, кредитные отчеты, документация о действительности тестов, использованных в процессе отбора, данные кандидатов для кандидатов, не нанятый, и сопутствующая информация.Эти записи должны вестись как для нанятых, так и для неприемлемых кандидатов. См. EEOC: Информация о невыбранных кандидатах также должна быть сохранена и Каковы федеральные правила хранения записей для заявлений и резюме кандидатов, которых мы не отбираем?

Федеральные подрядчики, в отношении которых действуют требования о позитивных действиях, должны вести записи, относящиеся к их найму и выбору, включая рекламу; объявления о вакансиях; Приложения; резюме; записи интервью; просьбы о разумных приспособлениях; тесты и результаты тестов; личные дела; ставки заработной платы и других компенсаций; отбор для обучения или ученичества; и другая информация о найме, переводе, продвижении по службе, увольнениях и увольнениях.В рамках своих обязательств по хранению записей федеральные подрядчики должны хранить записи, относящиеся ко всем лицам, которые соответствуют критериям «Интернет-заявителя», наряду с другими записями о занятости.

Единые руководящие принципы процедуры отбора сотрудников (UGESP) используются судами для определения того, была ли незаконная практика найма основанием для иска о дискриминации. Хотя это и не требуется по закону, отслеживание кандидатов рекомендуется этими руководящими принципами для всех работодателей, подпадающих под действие Раздела VII, и может проводиться до приема на работу, если это является частью решения работодателя следовать руководящим принципам.Соблюдение этих руководящих принципов убедительно свидетельствует о том, что работодатель свободен от незаконной дискриминационной практики приема на работу.

См. Современные решения ATS выходят далеко за рамки хранилища резюме

Ведение файлов сотрудников

Файлы сотрудников следует хранить в безопасном месте и хранить в строгой конфиденциальности. Доступ должен быть ограничен для тех, у кого есть законная потребность знать или в соответствии с требованиями закона. В соответствии с конкретными требованиями необходимо вести несколько категорий записей. См. Что следует и не следует включать в личное дело?

Учетные записи сотрудников должны храниться в личном деле

Определенные записи, относящиеся к сотрудникам и их истории занятости, должны храниться в личном деле сотрудника . Эти записи включают:

Предварительные документы о приеме на работу. Сюда входят должностные инструкции; заявления о приеме на работу или резюме; предлагать письма; подписанные квитанции о получении и согласие со справочником для сотрудников компании, кодексом поведения и другими ключевыми политиками; и формы уведомления о чрезвычайных ситуациях, среди прочего.
Трудовая документация. Сюда входят записи, относящиеся к выполнению работы, продвижению по службе и переводам, компенсациям, служебной аттестации, наградам или наградам за отличную работу, записи посещаемости и завершения программ обучения, предупреждения и любые формальные дисциплины, заметки о посещаемости или опоздании, а также любой контракт или письменное соглашение между работником и работодателем.
Разделение трудовых документов. Сюда входят собеседования при увольнении, контрольные списки для прекращения службы, заметки о причинах увольнения, заявления об увольнении, документы о безработице, соглашения о прекращении службы, корреспонденция и справочные документы. См. Должен ли работодатель объединять файлы сотрудников после увольнения?

Записи должны храниться отдельно от кадрового дела

Определенные записи сотрудников должны храниться отдельно от кадровых файлов , чтобы защитить права сотрудников на неприкосновенность частной жизни и оградить работодателей от ответственности.Сюда входят следующие типы записей:

Медицинский. Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA) требует, чтобы медицинские записи сотрудников велись конфиденциально и отдельно от общего личного дела сотрудника. Сюда входят медицинские осмотры сотрудников, формы заявлений о пособиях по инвалидности , записки врачей, запросы на отпуск по семейным обстоятельствам и отпуску по болезни (FMLA), запросы на размещение ADA, история компенсаций работникам, требования и сопутствующие документы, результаты пригодности к работе, оценка функциональных возможностей, направления к специалистам, касающиеся участия сотрудника в программе помощи сотрудникам компании, результаты тестов на наркотики / алкоголь, запросы на возмещение медицинских расходов, информация о здоровье членов семьи сотрудника, а также любая документация о прошлом или настоящем состоянии здоровья, состоянии здоровья , или инвалидность.Этот файл также будет содержать регистрацию в медицинском страховании, формы продолжения и уведомления КОБРЫ.
Кредитная информация. Кредитная информация потребителей, кредитные отчеты, а также личные или финансовые данные должны храниться конфиденциально в соответствии с Законом о справедливой кредитной отчетности (FCRA) 1969 года.
Иммиграционные формы. Форма I-9 и подтверждающие документы, подтверждающие право на трудоустройство, хранятся отдельно для конфиденциальности и для облегчения проверки в случае проведения государственного аудита.
Документы по жалобам и расследованиям. Сюда входят внутренние претензии, претензии государственных органов и документы, связанные с судебными исками, которые должны храниться в файлах до полного урегулирования претензии или другого судебного разбирательства.

Электронный учет

Работодатели часто предпочитают вести учет в электронном виде, а не хранить бумажные файлы. Это избавляет от необходимости иметь физическое место для хранения данных о занятости на протяжении многих лет, что может сэкономить деньги и время.Кроме того, электронное хранилище облегчает поиск информации и обеспечивает эффективный доступ к документам. Организации также могут отказаться от бумажного документооборота в рамках своей приверженности принципам устойчивого развития.

У работодателей есть варианты при создании стратегии электронного учета, и доступны многочисленные поставщики и программные платформы. Облачный подход или подход «программное обеспечение как услуга» (SAAS) позволяет компаниям быстрее внедрять новые процессы, с большей легкостью обновлять программное обеспечение и снимать бремя технической поддержки с HR.С другой стороны, некоторые профессионалы считают, что частные локальные системы предлагают больший контроль при определении того, как использовать, хранить и находить данные. См .:

6 советов по поиску подходящего HRMS

Какие факторы следует учитывать при переводе файлов персонала из бумажного в электронный формат?

Риски соответствия программного обеспечения I-9

Руководство по соответствию предусмотрено для определенных типов записей, таких как формы I-9 и правила OFCCP для федеральных подрядчиков.Для обзора конкретных требований по типу записи, см .:

OFCCP: Сохранение данных о занятости и персонале в электронном формате

Правило безопасности HIPAA

Советы по сохранению и хранению новой формы I-9

Окончательные правила, касающиеся использования технологий электронной связи и ведения учета в планах пенсионного обеспечения и социального обеспечения сотрудников

Доступ к кадровым файлам

Законы многих штатов требуют, чтобы работодатели разрешали нынешним и / или бывшим сотрудникам доступ к содержимому их кадрового файла.Работодатели должны понимать требования закона в штате (ах), в котором работают их сотрудники, и определять внутри компании, какой доступ разрешен в штатах, где нет нормативных требований. Некоторые соображения включают:

Будет ли доступ предоставлен как нынешним, так и бывшим сотрудникам?
Будет ли разрешено сотрудникам делать фотокопии из своих файлов?
Какие процедуры используются сотрудниками для оспаривания информации, которую они считают неверной?
Существуют ли ограничения для конфиденциальной информации, такой как проверка рекомендаций бывшего работодателя и конфиденциальные расследования?
Следует ли организации ограничивать частоту доступа сотрудника к его или ее личному делу, например, количество раз в год или другие временные рамки?

Работодателю из нескольких штатов нужна гибкая политика, поэтому она применима ко всем сотрудникам.Например, уместно такое заявление, как «Доступ к личным файлам будет предоставлен в соответствии с законодательством штата».

См .:

Должны ли работодатели показывать работникам свои кадровые дела?

Политика доступа к кадровому файлу сотрудников

Безопасность трудовой книжки

Работодатели должны применять меры предосторожности для защиты личной информации сотрудников. Кража личных данных стала главной проблемой мошенничества потребителей, и Федеральная торговая комиссия (FTC) сообщает, что кража личных данных возглавляет список жалоб потребителей, о которых сообщается каждый год.Каждый работодатель ведет записи, которые могут быть украдены или использованы не по назначению; поэтому работодатели должны разработать процессы, которые защищают эту конфиденциальную информацию о сотрудниках.

См .:

Как предотвратить утечку данных

Что делать в случае компрометации медицинских данных сотрудника

Политика ведения учета: Сохранение номеров социального страхования

Защита личной информации: руководство для бизнеса

Хранение записей

Хранение трудовых книжек регулируется многочисленными федеральными законами и законами штата.Работодатели должны обеспечить ведение всех записей на бумажном носителе или в электронном виде в течение минимально необходимого периода времени. Часто работодатели используют правило 7 лет для очистки файлов уволенных сотрудников, поскольку это обычно распространяется на государственные и федеральные сроки давности; хотя для некоторых записей, таких как формы I-9, может быть достаточно более коротких периодов хранения, а для других записей, таких как записи о воздействии OSHA, могут применяться более длительные периоды. SHRM имеет график федеральные требования к хранению документации, чтобы помочь в определении законодательных требований.

См .:

Как соблюдать требования к ведению учета заработной платы

Ознакомьтесь с требованиями OSHA по созданию и хранению документов

Как долго должны храниться письменные предупреждения или консультативные заключения?

Что мы делаем с записями компании и сотрудников после закрытия компании?

Хотя большинство требований к хранению записей продиктовано федеральными законами или законами штата, бывают ситуации, когда срок не установлен.Закон о единообразном хранении записей частного бизнеса (UPPBRA) устанавливает трехлетний срок для записей без установленного законом срока хранения. Этот единообразный закон был принят рядом штатов и содержит общие руководящие принципы для других, хотя работодатели должны проконсультироваться с юрисконсультом, чтобы определить свои индивидуальные обязательства по соблюдению и рекомендовать передовой опыт.

Уничтожение документов

После того, как работодатель выполнил требования по сохранению трудовой книжки, необходимо соблюдать эффективный план утилизации.Простое выбрасывание трудовых книжек в корзину создает значительный риск кражи или неправомерного использования информации о сотрудниках, что может привести к расследованию регулирующих органов, штрафам, потенциальным гражданским искам, плохой рекламе и нанесению ущерба бренду работодателя.

Если записи о занятости содержат личную информацию (PII), такую как имя, адрес, номер социального страхования и т. Д., Работодатели должны безопасно распорядиться этой информацией.

Федеральная торговая комиссия (FTC) рекомендует следующие методы утилизации:

Уничтожение или стирание электронных файлов, чтобы информация о потребителях не могла быть прочитана или восстановлена.
Измельчение, сжигание или иное уничтожение бумажных документов, чтобы информация о потребителях не могла быть прочитана или восстановлена.
Наем сертифицированного подрядчика, специализирующегося на уничтожении документов, после проведения комплексной проверки операций и политик безопасности компании.

См. Политика ведения документации — ведение, хранение и уничтожение документации

Что вам нужно для работы в США?

Ознакомление с рабочими документами

При приеме на работу нового сотрудника работодатели должны обработать несколько документов и сохранить их.Вот рабочие документы, которые вам необходимо получить от новых сотрудников:

Подтверждение личности
I-9 форма
W-4 форма
Прямой депозит

Связано: Как нанять первого сотрудника

Подтверждение личности

В США сотрудники должны подтвердить свою личность и подтвердить, что они имеют законное право работать в округе.Они могут сделать это, предъявив своему работодателю определенные документы. Эти документы разделены на три списка: Список A, Список B и Список C.

Если у сотрудников есть один документ из Списка А, это достаточное подтверждение личности и разрешения на работу. В противном случае сотрудники должны предоставить два документа: один из списка B и один из списка C. Обратите внимание, что сотрудники должны представлять вам оригиналы документов, а не копии. Убедитесь, что все документы актуальны и актуальны.

Вот документы, которые входят в каждый список:

Список A: Эти документы подтверждают как личность, так и право на трудоустройство

Не просроченный U.С. паспорт
Заграничный паспорт, срок действия которого истек (со штампом И-551)
Просроченное разрешение на трудоустройство
Квитанция о регистрации иностранца или карта постоянного жителя
Документ о разрешении на работу, срок действия которого истек, с фотографией (выдано USCIS)
Заграничный паспорт, срок действия которого истек (с формой I-94, содержащей подтверждение неиммиграционного статуса)

Список B: Эти документы удостоверяют личность

Действительный U.S. или канадские водительские права или удостоверение личности с фотографией или описанием личных характеристик
Удостоверение личности, выданное местными, государственными или федеральными агентствами, с фотографией на нем
Регистрационная карточка избирателя
Военный билет США или запись о призыве
Удостоверение военнослужащего
Карта морского торговца береговой охраны США
Племенной документ коренных американцев
Школьный билет с фотографией (сотрудники до 18 лет)
Карта больницы, поликлиники или врача (сотрудники до 18 лет)
Запись в детский сад или детский сад (сотрудники до 18 лет)

Список C: Эти документы подтверждают право на трудоустройство

Карточка социального страхования
U.С. или свидетельство о рождении за границей
Племенной документ коренных американцев
Удостоверение гражданина США
Удостоверение гражданина-резидента
Документ о разрешении на работу, срок действия которого истек (выдан DHS)

И-9 форма

Наряду с подтверждением документов, удостоверяющих личность, сотрудники должны заполнить форму I-9, чтобы подтвердить свое право на трудоустройство.После того, как сотрудник подаст форму I-9, вы должны хранить ее отдельно от других документов сотрудника.

Возможно, вашей компании потребуется использовать E-Verify, систему, которая используется для сравнения информации в форме I-9 с федеральными базами данных для обеспечения точности.

W-4 форма

Сотрудники должны заполнить форму W-4, чтобы указать вашему бизнесу свою налоговую ситуацию. Эта форма сообщает вашей компании, какую сумму налога следует удержать из зарплаты сотрудника.Убедитесь, что вы используете самую последнюю версию этой формы для новых сотрудников и предложите существующим сотрудникам возможность обновить свою предыдущую версию W-4 до самой последней версии.

Прямой депозит

Если ваша компания предоставляет прямой депозит, важно, чтобы новые сотрудники предоставили свои банковские реквизиты вскоре после начала работы, чтобы они могли получить оплату в следующем периоде оплаты.

Советы по трудовым документам

Когда новый сотрудник начинает работать, вы как его работодатель обязаны проинформировать его обо всех документах, которые ему нужно будет заполнить.Чтобы обеспечить бесперебойный процесс адаптации сотрудника, следуйте этим советам:

Храните записи в безопасности: Существуют законы, которые требуют от работодателей хранить документы сотрудника в течение определенного времени. Ознакомьтесь с этими законами. Точно так же работа работодателя состоит в том, чтобы хранить записи в безопасности и надлежащим образом. Сотрудники доверяют вам конфиденциальность их личной информации.
Предоставьте ресурсы для сотрудников: Большинство людей не являются налоговыми экспертами, поэтому предоставьте сотрудникам ресурсы для правильного заполнения их форм.Сотрудники начального уровня особенно оценят это руководство, поскольку у них, возможно, не было опыта в этом раньше.
Соблюдайте крайние сроки: Многие из этих форм имеют крайние сроки. Обязательно заберите их у сотрудников в первый день работы.

Связано: Объявление о новом сотруднике

Рабочие документы Часто задаваемые вопросы

Работодатель должен помнить о многих аспектах процесса адаптации.Вот пара часто задаваемых вопросов о рабочих документах:

Какие еще важные документы нужно получить от сотрудников?

После того, как вы соберете все свои налоговые декларации и формы подтверждения занятости, вам также могут потребоваться дополнительные формы. Сюда могут входить:

Оформление пособий: Сотрудникам необходимо будет заполнить документы для получения таких пособий, как пенсионный план вашей компании, страхование здоровья и жизни и страхование по инвалидности.
Соглашения о согласии на тестирование на наркотики: Если на вашем рабочем месте требуются тесты на наркотики и / или алкоголь, вам необходимо, чтобы сотрудники заполнили форму согласия перед проведением тестов.
Контактная информация для экстренных случаев: В случае возникновения чрезвычайной ситуации поощряйте сотрудников предоставлять контакты для экстренных случаев, краткую историю болезни и информацию о любых пищевых аллергиях или непереносимости.
Форма целей сотрудника: Начните время сотрудника в вашей компании с правильного понимания их целей.Используйте рабочий лист, который помогает им создавать SMART (конкретные, измеримые, достижимые, актуальные, привязанные к срокам) цели. Вы также можете попросить их менеджера или начальника регулярно проверять их, чтобы убедиться, что они успешно продвигаются к своим целям.
Справочник сотрудника: Чтобы новый сотрудник полностью понимал ваш справочник сотрудника, потребуйте, чтобы он подписал подтверждение получения справочника. Особенно эффективно требовать подписи по всему справочнику, чтобы убедиться, что они прочитали его целиком.
Трудовой договор: В трудовом договоре укажите информацию о должности сотрудника, включая название должности, обязанности, продолжительность работы, компенсацию, льготы по условиям найма.
Соглашения о неразглашении: Если вы работаете с конфиденциальной информацией, попросите сотрудника подписать соглашение о неразглашении, чтобы эта информация оставалась внутри компании.

Какой отдел отвечает за документы сотрудников?

На многих предприятиях отдел кадров заботится о рабочих документах нового сотрудника.