Деловые письма это: Деловое письмо. Стили и язык написания.

Содержание

Деловое письмо. Стили и язык написания.

Версия для печати

Деловое письмо – это неотъемлемая часть деловой документации, один из ее подвидов. Это краткий документ, выполняющий несколько функций и касающийся одного или нескольких взаимосвязанных вопросов. Деловое письмо, являясь инструментом для создания имиджа и взаимодействия с партнерами, применяется для связи с внешними структурами, а также внутри организации, для передачи информации между физическими и юридическими лицами на расстоянии.

Деловое письмо обычно пишут на одном из официально принятых языков. На государственном уровне используют государственный язык. Если речь идет о международной переписке, то применяется язык международного общения (чаще всего английский или русский).

Есть много поводов для написания делового письма.

Среди них: необходимость получения информации или побуждения к действию другой стороны; совершение заказа; выявление совершенных ошибок; ответ на просьбу; принесение извинений; просто напоминание о себе и т.д. В современном мире деловые письма по-прежнему очень полезны, потому что они позволяют документировать общение, являются конфиденциальными, формальными, убедительными, продуманными сообщениями.

Стиль делового письма

Для написания деловых писем используется официально-деловой стиль языка, для которого характерно стремление к точности, стандартизированность, неличный и долженствующе-предписывающий характер изложения.

Не нашли нужную Вам информацию касательно деловых писем? Переходите на сайт business-letter.ru и вы найдете правила и примеры написания ко всем популярным видам деловых писем.

И с каждым днем примеров становиться все больше!

Если Вы хотите написать максимально эффективное письмо, которое точно не останется без ответа – обращайтесь к нам и наши профессионалы помогут Вам в этом.

write.business-letter.ru

Деловое письмо

Деловое письмо – это инструмент деловой переписки, который играет важную роль на пути прекращения либо поддержания взаимовыгодных и дружеских отношений с партнерами, поставщиками, клиентами, сотрудниками. Грамотно составленное деловое письмо позволяет создать позитивный имидж организации. На нашем сайте собраны образцы написания и оформления разных видов деловых писем.

Составление делового письма

Перед тем, как написать деловое письмо, подумайте, какого конечного результата вы хотите добиться: увеличить продажи, ускорить процесс оплаты, предложить сотрудничество, предъявить претензии, поздравить, пригласить и другое. В соответствии с этим и составляйте деловое письмо, стараясь максимально подчеркнуть свою цель.

Оформление делового письма

Оформление делового письма осуществляется на фирменном бланке компании, где должно быть указано наименование организации, адрес месторасположения, контактные телефоны, возможно e-mail, сайт, логотип.

Деловое письмо необходимо печатать с использованием полей: левое поле должно быть не менее 3 см (для подшивки документов), справа – не менее 1,5 см.

Шапка делового письма должна содержать наименование компании-получателя с указанием ФИО и должности лица-получателя (в правом верхнем углу).

В левом верхнем углу под шапкой делового письма указывается дата написания и регистрационный номер (исходящий). Если деловое письмо является письмом-ответом, то необходимо указать, на какой документ отвечает это письмо.

По мере необходимости после даты и номера документа указывается его заголовок.

Деловое письмо должно содержать обращение к получателю письма.

В конце делового письма должна присутствовать подпись отправителя (ФИО, должность, подпись).

Для официальной деловой переписки обычно применяют шрифт Times New Roman с 12-м размером шрифта и одинарным интервалом.

Образцы деловых писем

Благодарственное письмо

Гарантийное письмо

Благодарственное письмо

Информационное письмо

Оферта

Составление делового письма. Как правильно составлять деловые письма

Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!

Бесплатная программа для автоматического заполнения всех документов для торговли и склада.

Счета на оплату
Счета-фактуры
Накладные

Путевые листы
Доверенности
Акты выполненных работ

Акты приемки, инвентаризации
Коммерческие предложения
Кассовые ордеры

Класс365 – быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Деловые письма составляют около 80% исходящей и входящей документации компании. Письма составляются по различным вопросам деятельности: это могут быть соглашения, запросы, претензии, уведомления, разъяснения, изменения, отзывы и т. п.

Посмотреть полный каталог бланков

Что такое деловое письмо. Структура письма

Деловое письмо – это один из важных каналов связи организации, предприятия, учреждения. Через деловую переписку выясняются отношения между предприятиями, ведутся преддоговорные переговоры или излагаются претензии. Деловые письма сопровождают в пути материальные ценности и т. д.

Основной задачей при составлении делового письма является его информативное насыщение, то есть внесение в него нужного количества информации. Письма бывают многоаспектные и одноаспектные. Зачастую один аспект может быть содержанием целого письма, и такие письма не требуют ответа. Для многоаспектных писем сложились устойчивые формы для выражения его содержания. Многоаспектное письмо обычно состоит из пунктов, подпунктов, разделов и подразделов. Изложение каждого нового аспекта в письме принято начинать с нового абзаца.

Для деловой переписки в последнее время стала характерна тенденция составления одноаспектных писем.

Наиболее привычный вид делового письма – две части. В одной излагаются события факты, ставшие основанием для данного письма, а во второй – выводы, предложения, просьбы. При составлении делового письма обязательно нужно составить логическую схему его содержания.

Деловая переписка – это важнейшее средство связи предприятия с остальными организациями. Во многих фирмах письма преобладают над остальной документацией.

По назначению и содержанию письма могут быть: гарантийные, рекламные, информационные, рекламационные, сопроводительные письма письма-запросы, инструкционные, письма-извещения, пригласительные письма, письма-ответы и др.

Как составить деловое письмо: рекомендации к написанию

Текст в деловой переписке должен быть кратким, а также содержать основные сведения. Сведения дополнительные могут быть изложены в приложении. Письмо, вне зависимости от того, кому оно предназначено, должно быть убедительным. Важным условием в убедительности письма станет его доказательность. Особенно важны бесспорные факты и точные даты, если нужно разобраться в сложном вопросе. Убедительность письма будет зависеть от умения составителя выражать интересы организации, куда он обратился.

Важно, чтобы изложение было объективным, также по стилю оно должно быть нейтральным. В деловых письмах не допускаются грубость и иронизирование. Не следует также выражать чрезмерную вежливость и использовать вычурные слова. Неуместны в таких письмах и обороты например «Не откажите в любезности…». У деловой переписки стиль должен быть официальным.

К настоящему времени в мировой практике сложились очень устойчивые правила общения и поведения в официальных ситуациях. Определенные формы обращения приняты и в деловой переписке, в изложении просьб, аргументации, выражении признательности. Регламентирует официальный этикет тоже построение фраз и выбор слов. Так, к примеру, в деловой переписке применимо обращение «Уважаемый…», при этом если после обращения ставить запятую, то она придаст более личный и будничный характер, однако восклицательный знак подчеркнет официальный тон письма и его значимость.

Обращение «Уважаемые коллеги» часто применяется по отношению к специалистам одной профессии.

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

«Класс365» — онлайн программа для всех:

50 актуальных бланков документов
Торговый и Складской учёт

CRM-система для работы с клиентами

Банк и Касса
Интеграция с интернет-магазинами
Встроенная почта и отправка SMS

Бесплатно для одного пользователя

Инструкция как писать деловые письма за 10 минут на одном дыхании ✉️

Электронная почта — один из злостных поглотителей рабочего времени. Мы уже писали о том как организовать эффективную работу со входящими письмами. Но в обязанности некоторых Ваших сотрудников входит не только просмотр содержимого почтового ящика, но и написание деловых писем.

Деловое письмо — это документ, который используют для передачи официальной информации между коллегами, сотрудниками, представителями государственных учреждений. Деловое письмо партнеру выполняет не только информационную роль, а формирует имидж компании. Много фамильярности, строгий стиль, сюсюканье как с лучшим другом — то, как вы подадите информацию партнеру, определит его отношение к вашей компании.

Проблема многих сотрудников в том, что у них нет навыков написания деловых писем. Такая задача вводит их в ступор, заставляя подолгу редактировать текст.

Как писать деловые письма быстро и так, чтоб Вас поняли

С этой же проблемой столкнулась и наша коллега. Но, к счастью, в нашей корпоративной библиотеке есть книга Саши Карепиной “Искусство делового письма”. Она помогла не одному сотруднику, будем рады если она будет полезна и в Вашей компании.

Своей проблемой и её решением поделилась сотрудница компании Yaware:

“Думаю, что каждый из нас хоть раз в жизни писал письма. (Переписка с ребятами из детского лагеря и друзьями с деревни, куда каждое лето отправляли родители, чтобы погостить у бабушки, не в счёт).

В этой статье я хочу рассказать Вам о том, насколько тяжело мне давалось написание писем клиентам и как помогла мне побороть свои страхи книга “Искусство делового письма” Саши Карепиной.

Началось всё с того, что я пришла на новую работу, где, собственно говоря, и столкнулась с проблемой написания делового письма. Письмо, которое содержало от силы 10 строчек, я писала ни много, ни мало — 30 минут.

Только вдумайтесь, 30 минут я писала письмо (перечитывая которое сейчас, мне становится стыдно), дрожащей рукой нажимала “Отправить” и с замиранием сердца ждала ответ. А всё потому, я что не знала с какого боку подступится к письму: с чего начать, и как написать письмо, чтобы клиент на него ответил.

Проблема заключалась еще и в том, что, написанные мною письма не нравились и мне самой. Но лучше чем есть, писать я не могла — то был мой высший пилотаж.

Видя, как я каждый раз переживаю, коллега посоветовала мне книгу “Искусство делового письма”.

Советую Всем прочитать на досуге. Книга легко читается и содержит массу полезной информации:)

Итак, с какими трудностями мы сталкиваемся при написании письма

1. Мыслей много, но с чего же всё таки начать письмо?
2. В голове крутятся всевозможные: глубокоуважаемый, совершите действие.. От этого письмо выходит длинным и скучным.
3. Так и хочется вписать, заученные еще со школьной скамьи, канцелярские выражения. Причём и по парочке в каждое предложение.
4. Как передать суть письма, чтобы адресат нас правильно понял?

Этикет

Начало делового письма

«Многоуважаемый сударь, спешим сообщить…» Продолжили б чтенье такого шедевра? Если нет, то держите 3 совета:

вы не уверенны, что адресат откроет письмо до обеда или после, поэтому «добрый день/вечер” замените на «здравствуйте»;
обращайтесь по имени-отчеству, а если не уверены в достоверности информации, не используйте «уважаемый господин»;
если переписка длится долго, все равно запрещено обращаться в короткой форме: Света, Ваня.

Общие правила деловой переписки

Определение делового письма гласит, что это официальный документ, а значить в нем запрещены сокращения слов, использование сленга и эмоциональных выражений: чрезмерно благодарны, к сожаленью. Подавайте только правдивую информацию объёмом не более 1 страницы и соблюдайте в тексте нейтральный тон. Стоит упоминать о грамотности текста?

5 правил, которые помогут писать эффективные деловые письма

1. Структурировать письмо

Деловое письмо должно содержать следующие обязательные элементы:

1. Вступление.

заголовок;
обращение;
цель письма;

2. Основную часть.
3. Заключение.

Писать письмо нужно от общего к частному: самое главное и коротко вначале, а потом уже описывать детали.

Используйте в письме специальные слова-связки, такие как:

например, а именно, кроме того, более того, потому что, в результате, таким образом, однако и др .

Они помогут Вам соединить между собой предложения и целые абзацы, а значит — Ваши мысли не будут путаться и читатель без труда поймёт суть Вашего письма.

2. Определение выгоды для адресата

Главное в письме — это заинтересовать читателя ответить Вам или выполнить Вашу просьбу. А для этого необходимо постараться понять его потребности, постараться понять, что интересует или волнует адресата. Но не забывайте и о том, что все адресаты разные. Необходимо понять, что получит читатель, если поступит именно так, как мы его просим. И представить это в качестве выгод.

3. Стиль делового письма

Особое внимание стоит обратить на стиль, в котором Вы пишите письмо.

Нужно четко различать личный и формальный стили. Использование того или иного стиля зависит от ситуации и содержания сообщения.

Придерживаясь личного стиля, мы подчёркиваем свое личностное начало, показываем свое отношение; используя формальный стиль — излагаем факты.

Поэтому если мы хотим показать, что говорим с адресатом на равных, понимаем его, хотим договориться по-человечески или же похвалить за хорошую работу лучше использовать личный стиль.

Если же Вам необходимо написать жалобу, претензию, уместным будет формальный стиль. Так как именно формальному стилю присущи такие черты, как: давление со своей позиции, констатация фактов, преобладание над кем-то, критика. Если Вы пишете чиновнику государственного учреждения, также лучше писать в формальном стиле.

Написав письмо, прочтите его еще раз и убедитесь в том, что Вы выбрали правильный стиль. Тогда адресат Вас не только поймёт, но и поверит в искренность Вашего послания.

4. Заключение

Самая большая ошибка, которую чаще всего допускают при написании письма — это не написать окончания.

Запомните, как бы хорошо Вы не описали суть своего предложения, как бы не приукрасили всё фактами и яркими подробностями, в письме обязательно должно быть окончание. Оно должно быть простым, понятным и лаконичным.

В заключении нужно еще раз подчеркнуть суть письма и выгоду для читателя. Это, своего рода, закрепляющий эффект.

Прочитав окончание, Ваш адресат должен понять, какой должна быть его реакция на письмо. Чего Вы от него ждете. Это подтолкнет его к действию, которого Вы от него, собственно говоря, и ждали.

5. Оформление

Красиво, а главное правильно оформленный текст, не только заинтересует адресата, но и вызовет желание быть несомненно прочитанным. Поэтому важность оформления письма нельзя недооценивать.

Правила оформления делового письма:

1. Выбираем шрифт:

с засечками — подходит для чтения с бумаги;
без засечек — для чтения на бегу или с экрана;

2. Делаем абзацы в тексте
3. Выделяем заголовки;
4. Выделяем нужный нам текст:

жирным — выделяем главную мысль текста;
курсивом — можно выделять фрагменты текста писем VIP-клиентам или что-то менее важное;
подчеркнутым — если хотим что-то действительно подчеркнуть.

5. Делаем списки:

маркированные списки — если количество пунктов от 3 до 5;
нумерованные списки — больше 5.

Вот такие простые, но действенные правила я открыла для себя, прочитав книгу “Искусство делового письма”. Теперь на написание письма я трачу значительно меньше времени (а мои адресаты, надеюсь, лучше понимают, чего от них ждут).

Ответ на деловое письмо

Вся входящая корреспонденция с просьбой, приглашением, распоряжением требует ответа: отказа или соглашения.

Письмо-соглашение несет позитивный настрой. Включает информацию о просьбе, которую вы выполните и на основании чего приняли положительное решение.
Письмо-отказ начинайте в вежливом тоне, объясняйте причину неоглашения, как можно корректнее сообщите об отказе. В конце поблагодарите за предложение.

Надеюсь, что моя статья будет полезной для Вас и поможет Вам и Вашим сотрудникам в написании деловых писем клиентам и партнёрам по бизнесу, а также для внутренней переписки с сотрудниками.

Ведь согласитесь, всё довольно просто. Так почему же не применять эти простые принципы на практике?

Советую Вам не откладывать книгу на завтра и приступить к чтению уже сегодня».

Купить книгу «Искусство делового письма» можно здесь ( или где она Вам попадётся на глаза))

Русский стиль деловой переписки теряет форму

В молодости Нина Ермилова писала по заказу подруг любовные письма. Успех, при том что адресатов она не знала, был абсолютный. В более зрелом возрасте Нина Григорьевна решила использовать свое мастерство в другой сфере и повесила в Интернете объявление: «Пишу деловые письма». В этот раз взаимности не получилось — за год на предложение никто не отреагировал. Россияне свято верят, что умеют писать деловые письма. Лингвисты же считают, что с деловым письменным общением в стране сложилась очень печальная ситуация.
В том, что в России не умеют писать деловые письма — начиная от служебной записки и заканчивая сопроводительным письмом к резюме, — согласны и лингвисты, и люди, работа которых непосредственно связана с деловой перепиской. Вице-президент управляющей компании «Ренессанс Капитал» Вячеслав Давиденко согласен с выводами специалистов на 110%. «Дело в том, что в нашем обществе вообще не принято пользоваться деловым письмом как инструментом», — говорит он.

Однако, понимание того, как должна выглядеть деловая письменная речь, у лингвистов и бизнесменов совершенно разное. Языковеды, например, считают, что современный деловой русский язык теряет все свои лучшие свойства, подвергаясь агрессивному воздействию западного письма. Менеджеры, напротив, называют это естественным процессом по замене неудобного удобным.

Тлетворное влияние

Алексею Олиферу западная привычка стоила удачной вакансии. Привыкнув обращаться к своему американскому начальнику запросто — «Энтони», в письме к потенциальному работодателю российского происхождения он обратился так же «фривольно»: «Уважаемый Николай!» «Какой же он вам Николай? — оскорбились в отделе по работе с персоналом. — Николай Георгиевич так не любит». Дальнейших контактов не последовало, а менеджер долго думал, на кого обижаться.

Языковеды считают подражание западным стандартам в этикетных правилах и формулах деловых писем серьезной проблемой. Даже организуют кампании в защиту отчества. Проанализировав материалы сегодняшних газет, языковеды обнаружили, что на долю сочетания полного имени и фамилии сегодня приходится 72% употреблений, упоминание только одной фамилии составляет 22,2%, на долю имени-отчества остается 5,8%. «Официальное обращение по имени диктуют сегодня западные компании, которые приходят на российский рынок, — говорит кандидат психологических наук, эксперт по вопросам документалистики и бизнескоммуникаций Мария Колтунова. — Но этикетные знаки освящены традицией, которая не возникает на пустом месте». Обращение по отчеству — это знак уважения и способ дополнительной дифференциации. Однако в деловом сообществе довольно быстро закрепляется западный стандарт. «Я сторонник американской манеры обращения, — говорит Давиденко. — Стараюсь обращаться на вы, но по имени: это демократичнее».

Президент Magram Market Reserch Марина Малыхина считает, что западный стиль обращения приживается у нас не случайно. Российский бизнес очень молодой, и обращение по имени-отчеству иногда выглядит довольно смешно. Это не вопрос культуры, а вопрос возраста, считает она.

Заграница не поможет

У ученых на этот счет своя точка зрения. В России деловое письмо формировалось без малого тысячелетия, приводя языковые средства к единому стандарту и оттачивая деловые формулы. Естественно, арсенал таких средств у нас очень велик, говорит Колтунова: «Регламентация делового письма настолько вошла в нашу кровь, что нам трудно бывает порой оторваться от нее даже в рекламных текстах. Что говорить о деловой переписке, которая по определению стандартизирована и формализована. Мы ориентируемся на коллективное сознание, на стандарт». В России письменное общение тяготеет к использованию клишированных фраз, их строгой закрепленностью в текстовой структуре документа. У американцев, напротив, деловое письмо продолжает традиции устной публичной речи. В их деловой переписке можно встретить цитаты из Библии или стихов, риторические вопросы и восклицания. У них составление делового письма — настоящее творчество, поэтому когда Рон Теппер, автор известной книги «Как овладеть искусством делового письма. 250 писем и записок в помощь менеджеру», говорит, что хорошее деловое письмо — это произведение искусства, он не преувеличивает.

В деловой письменной речи отражается разница поведенческих национальных стереотипов. Например, оценка среднего американца несколько завышена, оценка среднего россиянина, напротив, занижена. Поэтому американец может в собственном резюме на пяти страницах писать себе лестные характеристики, что будет странно для нас. Эти отличия нужно иметь в виду, но не ориентироваться на них, считает Колтунова.

Учиться, учиться и учиться

По словам Вячеслава Давиденко, отсутствие четких стандартов и единообразия — это то, с чем он постоянно сталкивается в ежедневной переписке. Сегодня деловая переписка — явление достаточно пестрое с точки зрения речевой культуры.

Кстати, отсутствие общей формы составления деловых писем интересным способом отражается на письмах, отправленных по электронной почте. «У меня был опыт, когда серьезные деловые письма принимали за спам, — рассказывает Олифер. — Но как только такие письма приобрели строгую стандартную форму по примеру бумажных, проблемы закончились».

Не только Нина Ермилова стала жертвой недальновидности соотечественников: консалтинговые компании, предлагающие услуги по обучению навыкам делового письма, жалуются на то, что такие тренинги совершенно не пользуются популярностью. Да и в российских вузах деловому письму отводят, по словам Колтуновой, не более 20 часов — больше не положено. «У нас почему-то считают, что умению деловой переписки не нужно учить так же, как, например, менеджменту, — говорит Колтунова. — И это при том, что любой менеджер — профессиональный коммуникатор. Владение устной и письменной деловой речью для него — профессиональное занятие, а не любительское».

Правила составления деловых писем довольно просты, однако следуют им далеко не все.

Точность. Как ни странно, это одно из главных требований чаще всего не выполняется. Точности документа мешают и слэнгизмы, и профессионализмы, в большом количестве попадающие в язык коммерческой переписки. Такие слова, как «торговая накрутка» или «неучтенка», не имеют юридически зафиксированного значения и могут создать проблему в конфликтной ситуации. Не так давно, составляя заключение по поводу нового закона о страховании автомобильных средств, Колтунова обнаружила, что в документе спутаны понятия «технические» и «эксплуатационные характеристики». Отсюда ряд возможностей двойного и тройного толкования.

Лаконичность. «Многие излагают на трех страницах то, что можно было бы написать в трех предложениях, — считает адвокат Дмитрий Шустов. — Совершенно обычное явление».

Деловые письма должны содержать ту информацию, которая интересна адресату. Ни одно письмо, даже самое короткое, не будет прочитано до конца, если первая же фраза не вызовет у читателя устойчивого интереса.

Убедительность. Это требование, по словам Колтуновой, достигается двумя качествами текста: аргументированностью и грамотностью. К числу самых сильных аргументов относятся факты: примеры, ссылки на документы, постановления, акты, образцы материалов, сертификаты.

Деловое письмо необходимо писать самому. Написание деловых писем не стоит передоверять секретарю, который не знает подробностей вашего общения с контрагентом. В исключительных случаях стоит написать письмо от руки — это подчеркивает значение адресата для автора письма.

Поставьте себя на место адресата. Письмо нужно писать с точки зрения интересов того человека, которому оно направлено. Даже в том случае, если это письмо, которое должно принудить человека выполнит некие обязательства.

Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».

Только сегодня можно забрать запись со скидкой 60%. Программу вебинара смотрите здесь

Правила написания деловых писем

Современная жизнь диктует свои правила, и обмен электронными письмами — это уже давно часть ежедневной рутины для большинства. Впечатление о нас складывается с первых строчек нашего e-mail, поэтому важно помнить, кому мы пишем и как именно следует составлять письмо. Особенно это важно, когда мы говорим о формальных имейлах на английском, которые нам писать немного сложнее, чем на нашем родном языке. Друзьям и знакомым мы обычно пишем в дружественном, неформальном стиле, который допускает легкий, иногда полушутливый тон.

При составлении делового письма нужно быть максимально корректным и исключать моменты, где адресату нужно будет о чем-то догадываться самостоятельно. Деловые письма сейчас почти никто не пишет в устаревшем formal style, его заменяют на более мягкий neutral, правилам составления которого посвящена эта статья.

Что же отличает деловое письмо от неформального и дружественного?

Сomplete sentences: subject + verb — полные предложения, с подлежащим и сказуемым.
I saw your last e-mail, а не Saw your last e-mail (Подлежащее I опущено).
No contractions — без сокращений.
I am Julie and I have finished your course, а не I’m Julie & I’ve finished your course.
Conjunctions (but, if, and) — союзы. Использование корректных союзов, а не запятых или тире в каждом предложении.
I have already been to all the presentations you have mentioned, but if you insist, I am ready to watch them again online.
Fully spelled words — полностью прописанные слова, без сокращений. Ur — это недопустимо, допустимо your.
Transition words (before, besides, however) — переходные слова, такие как до, кроме того, однако и т. д. Это то, что нужно добавлять в ваше формальное письмо для плавных переходов от одной мысли к другой.
Paragraphs – абзацы. Разбивайте ваше письмо на абзацы, чтобы его было легче читать.
Punctuation – пунктуация. Пунктуация — это та специя, без которой деловое письмо не подают. При написании деловых писем следует придерживаться «правил открытой пунктуации», то есть не использовать те знаки препинания, без которых можно обойтись.
Например:
— в приветствии и концовке письма можно опускать запятые:
Dear John (вместо Dear John,)
Sincerely (вместо Sincerely,)
— не ставить точки в адресах (опущены запятые после слов Towers, Avenue):
#04-67 Hilton Towers
358 Green Avenue
New York 6455
— писать сокращения без точки в конце:
Mr Dr вместо Mr. Dr.
Подробнее о правилах пунктуации можно прочитать по этой ссылке:
https://grammarway. com/ru/punctuation
Special greetings and sign-offs — специальные приветствия и фразы для прощания. Приветствия и прощания в формальных и неформальных письмах отличаются. И дальше мы поговорим о них более подробно.
No Slang /Emoticons and emojis /Profanity /Jokes — нет сленгу, эмоджи, смайлам , брани, шуткам. Иначе говоря — ваши личные эмоции просто неуместны в деловом письме.

А теперь давайте рассмотрим структуру формального или нейтрального e-mail.

Subject Line
Это тема письма, которая суммирует в паре слов, о чем письмо, но не описывает его. Делайте тему лаконичной и понятной.

Хороший пример темы:

Important — need you to choose the best option
To all — confirm your presence…
Black Friday Discounts
Answer needed ASAP
Useful links for teachers

Так писать не стоит:

Re Re Re Re — UNGENT!! REAd And Answer! — не пересылайте цепочки писем таким образом, лучше убрать лишние слова из темы и подкорректировать сам e-mail.
Quick Question… — все письма так или иначе содержат в себе вопрос.
for you only — человек может пропустить такие «личные» письма как спам.
Meeting is rescheduled to 5th of May, 5th floor, room 18 — коротко и емко, но в теме письма уже написана вся нужная информация, открывать его не будут.

Более подробно о самых популярных темах e-mails можно прочитать по этой ссылке — www.digitalmarketer.com

Salutation
Приветствие того, кому адресовано письмо.
Примеры формальных приветствий:

Good afternoon! — универсальный вариант, подходящий во всех случаях.
To whom it may concern — (дословно: тому, кого это может касаться) не пишите так, если вы в поиске работы, лучше потратить пару минут и выяснить имя менеджера или HR, который будет рассматривать ваше резюме.
Dear First name Last name (ставьте запятую или двоеточие после этой фразы).
Dear First name (если мы знаем имя, кому пишем).
Dear Mr./Ms. Last name
Dear Dr. Last name — обращение как к профессионалу, письмо по рабочим вопросам.
Dear Human Resources Manager /Dear Hiring Manager — если нужно обратиться конкретно к человеку определенной должности.
Dear All / Dear team — обращение к нескольким людям/команде.

Intro/Purpose
Введение или описание цели письма.
Без кучи деталей, они буду в самом теле письма. Дайте понять адресату, кто вы и по какому поводу вы пишите. Прочитав эти пару строк, адресат должен понять, от кого и о чем будет сам e-mail.

Примеры:

I am writing with the regard to your recent email… — я пишу в ответ на ваше письмо…
I am writing with reference to our order number… — я пишу по поводу номера заказа…
Concerning your request… — по поводу вашей просьбы…
Could you give me some more information…. — могли бы вы дать больше информации по поводу…
I am writing to enquire about… — я пишу узнать о…
To follow up on our meeting — в продолжение нашей встречи…
I am writing back to you about… — я пишу вам в ответ на ..
As promised I am…— как и я обещал я..
As we discussed in our call… — как мы обсудили во время нашего звонка…

Detail-Body
Основная часть.
В данной части вы раскрываете детали: описываете проблемы, делитесь информацией или выражаете просьбу. What? When? Where? How? Why? — вопросы, на которые отвечает эта часть письма. Учтите, если ваш e-mail превращается в статью на пару страниц, то следует подумать о личной встрече. Будьте лаконичны и профессиональны и излагайте мысли ясно, чужой человек может не понять того, что для вас очевидно.

Фразы и вопросы из основной часты письма:

What is the final cost of your services and where can I find some legal information about your company?
(Какая финальная стоимость ваших услуг и где я могу найти правовую информацию о вашей компании?)
Where are you planning to have your experiment carried out? 
(Где вы планируете проводить ваш эксперимент?)
Why are the expenses given without any detailed information?
(Почему расходы даны без детальной информаци?)
I would like to inform you, that the experiment is to be carried out next week. We will let you know the exact time later this week and provide you with the detailed report. (Я бы хотел сообщить, что эксперимент проводится на следующей неделе. Мы сообщим вам точное время позже на этой неделе и дадим детальный отчет.)
I have decided that I am not able to join your expediction, due to the fact, that my sponsors are not willing to cover the expenses. (Я принял решение, что не смогу присоединиться к вашей экспедиции, так как мои спонсоры не желают брать на себя расходы.)
We have decided to relocate closer to the city center and this is the main reason, why we are looking for a new office. (Мы решили перебраться ближе к центру города, и это основная причина, почему мы ищем новый офис.)

Ask/Action
Самая важная часть e-mail. которую многие, к сожалению, могут вообще опускать. Здесь вы пишите, что конкретно вы ждете от адресата, в какие сроки и т.д. Будь то ответ на письмо, обратный звонок или конкретные действия.

Например:

Could you resend the information about the participants once more and give us a a call after?
(Могли бы вы переслать информацию об участниках и перезвонить после?)
Will you be so kind and look though my plan before the presentation?
(Будете ли вы столь любезны пересмотреть мой план перед презентацией?)
Would appreciate your honest opinion on the looks I have chosen for the show. What would you change?
(Я буду благодарен за честное мнение о луках, которые я подобрал для шоу. Что бы вы изменили?)

Closing/Sign-off
Вежливое завершение письма, где вы указываете ваши контактные данные и пожелания, обычно выглядит следующим образом:

Sincerely,(вежливое прощение, обратите внимание на запятую в конце, которую можно опустить)
John Black (полное имя)
Sales manager, CBM group (должность и название компании)
[email protected] (электронная почта)
555-127349 (контактный телефон)

Возможные фразы для завершения вашего письма:

Regards / Best Regards — с наилучшими пожеланиями
Sincerely yours, David / Yours sincerely — искренне Ваш Дэвид /Ваш искренне..
Respectfully — с уважением. ..
Cordially/Cordially yours — сердечно ваш
With sincere appreciation — с искренней благодарностью
Looking forward to hearing from / meeting with you/ seeing you soon — жду с нетерпением ответа от вас/встречи с вами
Looking forward to your reply / response on this matter — жду с нетерпением вашего ответа по данному вопросу
We look forward to your continued participation / support / assistance on this matter / situation — мы ждем вашего участия/поддержки/помощи в данном вопросе/ситуации
Thank you for your patience and cooperation — спасибо за ваше терпение и сотрудничество
Thank you for your consideration — спасибо за ваше внимание
If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know — если у вас есть вопросы или беспокойство, не сомневайтесь и дайте мне знать

Если вам нужно приложить документ или фото к вашему e-mail, сообщите об этом подобной фразой:

Attaching a copy of my resume and portfolio — прикрепляю свое резюме/портфолио
You will find my resume attached below — ниже вы найдете мое резюме

Не забывайте перед отправкой письма proofread — перечитать его на наличие опечаток.

Теперь давайте рассмотрим пример формального письма.

Subject line: Regarding your interview (тема письма)
Greeting: Dear,Elma! (официальное обращение к человеку, имя которого известно)
Intro: I am writing with the regard to your resume and the call we had last Saturday. (Intro — вводная часть, дать понять, о чем будет письмо)
Body: Unfortunately, at the moment we are not hiring for a position of the main HR manager.. But, taking into account the skills your have and your experience in this sphere, our company may have another interesting offer for you. We would like to invite you for a meeting at our main office. (основная часть письма) Possible days are Friday and Saturday, 12-15 p. m.
Action: Please, let us know your decision and contact us to confirm the date. (action part — какие действия мы ждем в ответ на письмо)
Goodbye: (прощание)
Best Regards,
Steve Black
HR dept.

Еще один пример. Мистер Блек пишет Мисс Грин и благодарит за приглашение на работу.

Subject line: Position of the Assistance Editor
Greeting: Dear Mrs Green,
Intro:Thank you very much for offering me the position of Assistance Editor in your magazine. I have for a long time admired the high level of professionalism that your magazine displays, and therefore I consider it the privilege to work with you.
Body: I intend to demonstrate your that you made no mistake by hiring me by performing my job the best way I can. I have already contacted the HR department and they provided me with the details I need to start the project right away.
Action: Look forward to cooperating with you in the nearest time.
Goodbye:
Yours sincerely,
John Black

А чтобы написать жалобу, при этом грамотно сформулировать свои претензии и подобрать тон сообщения — проходи краткий курс от Booyya, в котором есть все на тему How to complain — https://bit. ly/3bwsJZ9

И, в завершение статьи, полезные ссылки, для тех, кто будет писать formal e-mails.

По данной ссылке grammar.yourdictionary.com вы можете пополнить свой запас transitive words.
Здесь www.yesware.com вы найдете примеры формальных писем с разбором.
Книга — «Email English» Emmerson Paul— содержит много примеров деловых писем, с разбором конкретных кейсов, оттуда можно брать и копировать прямо себе в письмо.
Готовые примеры деловых писем — www.examples.com.

Навыки делового письма — Введение

Деловое письмо обращается к необходимости передать ясную и краткую коммуникацию в профессиональной жизни — имея дело с коллегами, пожилыми людьми и представителями других организаций. Деловое письмо играет жизненно важную роль в больших организациях, где четкое и прозрачное общение абсолютно необходимо для их функционирования. Следовательно, отправленные сообщения должны быть четкими, точными, основанными на фактах и недвусмысленными.

Ясное и краткое профессиональное письмо имеет жизненно важное значение во многих областях, таких как юриспруденция, инженерия, технические руководства и маркировка продукции, где недоразумение может иметь серьезные последствия.

Почему эффективное письмо?

Многие профессионалы сегодня, особенно в начале своей карьеры, ищут руководства по навыкам, необходимым для формального делового письма, поскольку они борются с базовой грамматикой, орфографией и пунктуацией. Это серьезное ограничение, которое снижает их доверие и заставляет их сдерживаться, когда их просят документировать и представлять информацию.

С эффективными навыками письма они могут улучшить свое письменное общение и научиться высказывать идеи и идеи, которые они всегда имели, но никогда не умели представлять. Это повысит их уверенность и дальнейшие перспективы в компании тоже.

Как ваши сообщения изображают вас

Читатели всегда создают впечатление о вас и вашей компании в зависимости от того, как они интерпретируют ваши электронные письма. Цель Business Writing — обеспечить краткую коммуникацию, помня читателей, имидж вашей компании и ваш имидж. Слова, которые мы используем, и предложения, которые мы пишем, имеют решающее значение для формирования нашего восприятия в сознании читателя.

Распространенные ошибки в деловом письме

Когда дело доходит до делового письма, мандат — «меньше достаточно». Многие люди либо используют слишком много контента в своих письмах, либо предоставляют слишком мало и неполную информацию. Это довольно сложная задача — найти баланс между ними. Давайте обсудим наиболее часто встречающиеся ошибки, которые делают авторы —

Многие используют большие, сложные слова, такие как « ссоры , громоздкие », для описания вещей, которые можно легко объяснить с помощью гораздо более простых слов, таких как « ссора , неуклюжая ». Эти слова не только сбивают с толку, они также расплывчаты, потому что они ничего не объясняют четко.
Чрезмерно формальный стиль — предложения вроде «Мы бы хотели, чтобы из моих намерений вы чувствовали ваше присутствие», приходили и уходили вместе с колониальными правителями. « Мы будем рады, если вы приедете» . Выполняет ту же работу с половиной слов и без путаницы.
Теперь давайте обратимся к основному виновнику — опечаткам и орфографическим ошибкам, таким как « спрайт , мясо , помощник » вместо « дух , знакомство , пользователь », не только изменяется весь смысл предложения, но и вызывает смущение. Представьте, что кто-то пишет: «Я скоро увижу вас»?
Некоторые профессионалы идут в другую крайность и пишут очень короткие предложения, а иногда и фразы, которые не объясняют полное значение и не дают четких инструкций. Примеры такого письма: « Увидимся сегодня @ 5, Встречаемся завтра в 10 ».

Многие используют большие, сложные слова, такие как « ссоры , громоздкие », для описания вещей, которые можно легко объяснить с помощью гораздо более простых слов, таких как « ссора , неуклюжая ». Эти слова не только сбивают с толку, они также расплывчаты, потому что они ничего не объясняют четко.

Чрезмерно формальный стиль — предложения вроде «Мы бы хотели, чтобы из моих намерений вы чувствовали ваше присутствие», приходили и уходили вместе с колониальными правителями. « Мы будем рады, если вы приедете» . Выполняет ту же работу с половиной слов и без путаницы.

Теперь давайте обратимся к основному виновнику — опечаткам и орфографическим ошибкам, таким как « спрайт , мясо , помощник » вместо « дух , знакомство , пользователь », не только изменяется весь смысл предложения, но и вызывает смущение. Представьте, что кто-то пишет: «Я скоро увижу вас»?

Некоторые профессионалы идут в другую крайность и пишут очень короткие предложения, а иногда и фразы, которые не объясняют полное значение и не дают четких инструкций. Примеры такого письма: « Увидимся сегодня @ 5, Встречаемся завтра в 10 ».

Формула убедительного письма AIDA

Если вы когда-нибудь внимательно посмотрите на рекламу, вы заметите интересную картину — происходит нечто очень привлекательное или интересное, что сразу же привлекает ваше внимание. Описание фона добавляет к функциям и преимуществам продукта, которые начинают вызывать у вас интерес. Прежде чем вы это узнаете, привлекательная презентация и убедительный стиль создали бы внутри вас желание дать продукту хотя бы одну попытку, которая затем приведет вас к действию приобретения продукта.

Если у вас был подобный опыт, или вы знаете кого-то, кто это сделал, вы бы осознали всю мощь AIDA. В этом случае неудивительно, что он был изобретен маркетинговой индустрией для привлечения клиентов.

Сегодня методы AIDA используются в Business Writing с той же целью — чтобы привлечь внимание читателя своей презентацией и убеждением. Четыре шага AIDA — это

Внимание — зацепите читателя предложением, привлекающим внимание.
Интерес — Создайте интерес, упомянув преимущества того, что нравится читателю.
Желание — используйте средние абзацы, чтобы побудить читателя к действию.
Действие — действия, которые читатель должен предпринять, чтобы получить то, что он желает.

Внимание — зацепите читателя предложением, привлекающим внимание.

Интерес — Создайте интерес, упомянув преимущества того, что нравится читателю.

Желание — используйте средние абзацы, чтобы побудить читателя к действию.

Действие — действия, которые читатель должен предпринять, чтобы получить то, что он желает.

Целенаправленное письмо

Многие люди содрогаются при упоминании о написании рукописи или документа, который можно распространить в офисе. Причины очевидны. При написании чего-либо для бизнес-целей просто слишком много параметров, о которых нужно думать. Правильный выбор слов, структура предложений, грамматическая точность, правильное написание и использование, и, конечно, образ, который читатель о вас сформирует, — все это очень важные моменты, которые нужно помнить при написании для ваших коллег.

Теперь, как справиться с этой задачей? Существует старая поговорка: « Хорошее начало — это половина дела ». Мы должны реализовать эту философию и в нашем письме. Нам нужно выяснить цель нашего письма, которое прояснит наши мысли по следующим вопросам:

Кто ваши читатели?
Это поможет вам понять словарный запас и формирование предложения, которые будут подходить в зависимости от читателей.
Какова цель вашего документа?
Вам нужно понять причину, по которой вы что-то пишете.
Почему читатели должны читать ваш документ?
Другими словами, вы должны думать о послании для читателей внутри вашего документа.
Какие результаты вы ожидаете?
Каждое действие имеет равную и противоположную реакцию, поэтому для каждого написанного вами слова должна быть создана равная реакция (даже если не обязательно противоположная). Это означает, что если вы хотите получить желаемую реакцию или результат, ваши слова должны быть такими, чтобы они могли изобразить то, что вы хотите выразить четко.

Это поможет вам понять словарный запас и формирование предложения, которые будут подходить в зависимости от читателей.

Вам нужно понять причину, по которой вы что-то пишете.

Другими словами, вы должны думать о послании для читателей внутри вашего документа.

Каждое действие имеет равную и противоположную реакцию, поэтому для каждого написанного вами слова должна быть создана равная реакция (даже если не обязательно противоположная). Это означает, что если вы хотите получить желаемую реакцию или результат, ваши слова должны быть такими, чтобы они могли изобразить то, что вы хотите выразить четко.

Начать

Эксперты утверждают, что настоящей целью деловой переписки является немедленное или запоздалое действие со стороны ваших читателей. Помните технику AIDA? Это закончилось действием, и это достижение, на которое должен ориентироваться каждый фрагмент письма.

Письмо, отправленное Менеджером, читается членами его команды, и в зависимости от четкости инструкций в сочетании с индивидуальной интерпретацией каждого читателя, либо желаемое действие выполнено, либо остается несколько областей. Итак, давайте теперь сосредоточимся на самых важных вещах, которые нужно иметь в виду при разработке любого текста. При написании делового документа вы должны —

Знай, что ты хочешь написать.
Напишите, чего вы хотите достичь.

Знание этих двух вещей поможет определить правильное направление в подходе к любому контенту, и один из наиболее эффективных способов найти правильный подход — это мозговой штурм .

мозговая атака

Мозговой штурм — это техника написания любых идей, которые приходят вам в голову, не слишком заботясь о каком-либо логическом порядке, последовательности, пунктуации и написании. Во время мозгового штурма не нужно беспокоиться о порядке мыслей и правильном использовании слов. Вместо этого следует сосредоточиться на сборе как можно большего количества идей и данных по этому конкретному вопросу.

Не торопитесь, чтобы думать о теме. Соберите свои мысли и начните записывать их в случайном порядке. Позвольте одной идее свободно привести вас к другой связанной идее и так далее. Этот сбор информации медленно даст вам подход к содержанию. Через некоторое время будет сформировано несколько альтернативных подходов. Чем больше вы продолжаете смотреть на потоки мыслей, которые вы положили на бумагу, тем больше идей будет формироваться.

Теперь попробуйте организовать эти идеи в логическом потоке. Не начинайте проверять грамматику еще. Просто попробуйте получить равномерный поток. Теперь все ваши идеи будут упорядочены. После этого выполните необходимое редактирование, например, заменив определенные слова более подходящими, проверив грамматику, употребление слов, орфографию и пунктуацию.

Признайте важность деловой переписки в деловом мире

Деловые письма очень важны, потому что они служат формальным способом общения между людьми. Они также предоставляют ценную информацию по вопросам, связанным с бизнесом, и служат юридическим целям. Эти деловые письма используются в качестве справочного материала для любых будущих транзакций, совершаемых в деловой сфере.

Во Франции деловые письма способствуют укреплению доброй воли.Хорошие деловые отношения поддерживаются благодаря эффективному общению. Стать глобальным — это показатель и необходимость для любого бизнеса, особенно в наш век электронного делового общения. Это гарантирует, что ваш бизнес сможет понять различные культуры и их языки, а также поддержать друга на зарубежных рынках. Таким образом, Служба перевода французских писем может перевести ваши деловые письма на разные языки.

Ниже приведены некоторые причины, по которым деловое письмо так важно.

Есть несколько причин для создания и отправки деловых писем. Компании часто разрабатывают коммерческие письма, деловые предложения и приглашения на деловые мероприятия и отправляют их своим деловым партнерам или клиентам. Деловые письма — это самый дешевый и распространенный вид общения во всем мире. Кроме того, расположение формы и стиля деловых писем сделало их более известными и приемлемыми для всех.

Сегодня существует большая потребность в улучшенных технологиях перевода.Многие компании расширяются по всему миру, как только у них появляются ресурсы для поддержки каждой новой страны, а также ее языка. Время и деньги, затраченные на локализацию для этих малых и крупных компаний, могут быть препятствием при выборе расширения. Как правило, ваши деловые письма обычно не понимают ваши зарубежные клиенты. Поэтому воспользуйтесь услугами отраслевых экспертов по переводу , , которые могут сыграть жизненно важную роль в решении этой проблемы.

Деловое письмо имеет собственный язык, который явно отличается от личного письма.Ежедневно вносятся некоторые улучшения в форму и стиль деловых писем, чтобы сделать их более выразительными, значимыми и компактными. Деловые письма составляются после тщательного обдумывания и планирования, чтобы тематическое содержание могло быть представлено систематически и логично. Сообщение, которое передается в этих письмах, ясное и лишенное сомнений.

Хотя английский в настоящее время является глобальным языком делового мира, все больше и больше транснациональных компаний пытаются облегчить общение и производительность в различных географических регионах и в различных бизнес-направлениях.Если вы хотите, чтобы ваша компания расширила свои рынки за пределы границ, вам необходимо постоянно менять свои глобальные маркетинговые стратегии. Служба отраслевых экспертов может переводить ваши деловые письма, чтобы все ваши клиенты могли их понять.

Хорошо оформленное деловое письмо может передать чувство профессионализма вашим клиентам, особенно если оно напечатано на качественной бумаге и аккуратно сложено. Это позволит вашему клиенту узнать, что вы потратили время на то, чтобы тщательно составить письмо, еще до того, как он прочитает его содержание.С другой стороны, плохо отформатированное письмо дает клиенту понять, что у вас нет никаких знаний о каких-либо коммуникативных навыках. Это также может сделать вашу компанию непрофессиональной.

Когда вы думаете о создании глобального бизнеса, вы должны рассмотреть детали вашего бизнеса, сформулированные с вашей точки зрения и на вашем родном языке. Точно так же ваши деловые партнеры и другие клиенты также будут чувствовать себя более комфортно, используя свой родной язык для общения по важным деловым вопросам.Вот почему важно, чтобы ваше деловое письмо было точно переведено Службой сертифицированного языкового перевода на разные языки.

Деловое письмо, таким образом, выступает в качестве представителя компании. Это также мотивирует всех людей, вовлеченных в бизнес, к более высокому и лучшему уровню производительности. При использовании надлежащих инструментов службы перевода, такие как Служба перевода французских букв, могут оставлять меньше места для ошибок и обеспечивать более качественный перевод.

Итак, возьмите этот телефон и наберите +1 908 516 8877, чтобы получить бесплатное предложение, и свяжитесь с нами для получения дополнительной информации.

эффективных деловых писем — Эмили Пост

Приветствие

Ваше приветствие — это ваше приветствие. В большинстве случаев это просто «Уважаемый господин / госпожа / госпожа / доктор _____:», за которым следует двоеточие. Это стандарт — приветствовать человека в деловом письме с тем же именем, которое вы используете лично; поэтому используйте имя человека только , если вы хорошо знаете адресата или согласились вести переписку по имени.В случае сомнений начните с официального адреса и дождитесь приглашения использовать имя.

Что писать, когда вы обращаетесь к компании, а не к лицу, которое можно идентифицировать? Очевидно, что старомодные «джентльмены» неприемлемы, если в организации нет женщин. «Сэр и мадам» и «Дамы и господа» звучат неестественно. «Для кого это может касаться» приемлемо, но довольно формально и банально. Лучшее решение — это, вероятно, обратиться к компании («Уважаемые Blue Sky Investments») или отделу («Уважаемые отношения с инвесторами») или направить свое приветствие на конкретную должность («Уважаемый директор по персоналу», «Уважаемый торговый представитель»).

Кузов

Независимо от того, состоит ли ваше письмо из одного абзаца или из нескольких, главное правило здесь — краткость. Деловые письма никогда не должны выходить за пределы одной страницы без крайней необходимости. Уловка состоит в том, чтобы быть лаконичным и по существу, при этом тщательно освещая тему.

Окончание

Заканчивая сообщение, оставайтесь дружелюбными и краткими. Если вы знаете получателя, можно закончить личным сообщением: «Мне понравилось видеть вас на выставке, и я надеюсь, что ваша поездка домой была приятной.«Даже если вы не знаете этого человека, ваше заключение может быть дружелюбным и полезным:« Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами в ближайшее время »или« Пожалуйста, позвоните мне напрямую по телефону 555-1212, если вам понадобятся дополнительные копии отчета. «Всегда вежливо сказать спасибо за услугу или внимание. Однако не стоит благодарить кого-то за то, чего он еще не сделал:« Спасибо заранее »- это самонадеянность.

Бесплатное закрытие

Дополнительное закрытие используется для большинства писем, набирается за две строки до последней строки вашего сообщения и обычно располагается заподлицо влево на странице.В большинстве деловых писем вы хотите заканчивать дружеской, но не слишком знакомой нотой. Используйте варианты «искренне» («Искренне ваш», «Искренне ваш», «Искренне ваш») или «Искренне» («Искренне», «Очень искренне», «Искренне ваш», «Искренне»). «Сердечно» и его варианты — подходящее завершение для общих деловых писем, особенно когда писатель и получатель знают друг друга. Если вы общаетесь с адресатом по имени, неформальное закрытие уместно («Как всегда», «С наилучшими пожеланиями», «С уважением», «С наилучшими пожеланиями», «С наилучшими пожеланиями»).Заключения, такие как «С уважением» и «С уважением», указывают не только на уважение, но и на подчинение; они в основном используются в дипломатических и церковных письмах, а не в деловых письмах.

Подпись

Ваша собственноручная подпись появится под бесплатным закрытием, за которой следует напечатанная подпись. Может потребоваться название вашей компании и название компании, но не повторяйте информацию, которая уже указана на фирменном бланке. Ваше имя набирается так же, как и ваша собственноручная подпись.Для обозначения предпочтений автора могут быть добавлены любезные титулы «Мисс», «Миссис» и, реже, «Мисс». Ученые степени (Ph.D., LL.D.) и профессиональные рейтинги (CPA) также могут быть включены в машинную подпись. Если письмо подписывают несколько писателей, письменные и напечатанные блоки подписи могут быть размещены рядом или вертикально.

Заключительные обозначения

Если ваше письмо набирает кто-то другой, инициалы машинистки могут быть включены на две строки ниже блока подписи.Когда-то стандартное в деловых письмах, теперь использование инициалов стало делом корпоративного стиля.

Когда вы прилагаете к письму материалы, отметка «Приложение», «Приложение» или «Приложение», иногда с указанием количества вложенных частей — «Приложения (2)» — делается под подписью. блокировать. Обозначение «Отдельная рассылка» или «Под отдельной обложкой», за которой следует название статьи или частей («Отдельная рассылка: Годовой отчет за 2004 год») появляется, когда материалы отправляются отдельно.

Предоставленные копии — с пометкой «Копия:» или «Копии для» — означают, что ваше письмо будет распространено среди других людей. Имена этих получателей перечислены в алфавитном порядке, и вы также можете указать их адреса, если это будет полезно для вашего получателя.

Постскриптум, или P.S., может быть добавлен под последней записью и должен быть подписан автором письма. Постскриптум — обычная тактика в современной прямой почтовой рекламе, как если бы у писателя была последняя блестящая причина, по которой вы купили продукт.Однако в текстовом редакторе P.S. редко нужны и могут сигнализировать читателю о том, что вы плохо организовали свои мысли, если вы оставили важную информацию вне текста письма.

Для получения информации о программах делового этикета Эмили Пост свяжитесь с Дэниелом Постом Сеннингом по адресу [email protected] или 802-860-1814.

Написание деловых писем

12.1 Написание деловых писем

Цели обучения

Распознавайте ключевые части делового письма.
Изучите блочный формат делового письма.
Поймите профессиональный характер делового письма.

Вы можете подумать, что людям, живущим в эпоху технологий, не нужно учиться деловому письму. В конце концов, в современном профессиональном мире электронная почта заменила деловые письма в качестве основного способа общения. Тем не менее, во многих формальных ситуациях лучше всего справиться с деловыми письмами, независимо от того, отправляются ли они в бумажном виде или в виде вложения к электронному письму.

Если при написании делового письма вы используете фирменный бланк, содержащий адрес компании и другую контактную информацию, вам не нужно включать эту информацию в письмо. Самый распространенный формат деловых писем, блочный, использует поля в один дюйм, при этом все содержимое выравнивается по левому краю, включая основные абзацы. Некоторые менее распространенные формы используют отступы. Деловые письма включают в себя следующие части, как показано в этом примере:

При написании делового письма помните следующие советы:

Не использовать сленг.
Будьте профессиональны.
Будьте лаконичны и по делу.
Кратко упомяните личную связь, если она у вас есть, в начале письма, чтобы создать индивидуальное представление.
Используйте сокращение «Enc.» или слово «прилагается» перед списком документов, прилагаемых к деловому письму.
Вычитка грамматики, пунктуации и орфографии.
Убедитесь, что письмо, прикрепленное к электронному письму, имеет формат документа, который также использует ваш получатель.
По возможности используйте имя человека в приветствии. Если у вас нет возможности получить имя, используйте «Уважаемый сэр или мадам» или аналогичные общие, но профессиональные слова.

Основные выводы

Блочный формат является наиболее распространенной формой делового письма.
Деловые письма, отправленные в бумажном или цифровом виде, должны включать дату; имя, должность и адрес получателя; приветствие; тело; закрытие; подпись; набранное имя; должность отправителя; и список вложений, если есть вложения.
Деловые письма должны быть формальными, краткими, без ошибок и персонализированными на профессиональном уровне.
Деловые письма часто прикрепляются к электронным письмам. В таких случаях убедитесь, что у получателя есть необходимое программное обеспечение для открытия письма.

Упражнения

Продемонстрируйте свое понимание техники делового письма, написав реалистичное имитацию делового письма.
Соберите образцы деловых писем, которые вы получите по почте в течение следующих нескольких недель.Принесите образцы в класс и поделитесь ими со своей группой; ищите различия и сходства в формате и тоне.

деловых писем

деловых писем Деловые письма

Деловое письмо более формальное, чем личное письмо. У него должны быть поля не менее одного дюйма по всем четырем краям. Он всегда пишется на бланках размером 8 x 11 дюймов (или в метрических эквивалентах) без подкладки. В деловом письме шесть частей.

1.Заголовок. Содержит адрес возврата (обычно две или три строки) с датой в последней строке.

Иногда может потребоваться добавить строку после адреса и перед датой для номера телефона, номера факса, адреса электронной почты или чего-то подобного.

Часто между адресом и датой пропускается строка. Это всегда нужно делать, если заголовок находится рядом с левым полем. (См. Стили деловых писем.)

Нет необходимости вводить обратный адрес, если вы используете канцелярские товары с уже напечатанным обратным адресом.Всегда указывайте дату.

2. Внутренний адрес. Это адрес, на который вы отправляете письмо. Сделайте его максимально полным. Включите названия и имена, если вы их знаете.

Это всегда на левом поле. Если бумагу размером 8 x 11 дюймов сложить пополам, чтобы уместить ее в стандартный 9-дюймовый деловой конверт, внутренний адрес может появиться в окошке конверта.

Внутренний адрес также помогает получателю правильно направить письмо и может помочь, если конверт будет поврежден и адрес станет нечитаемым.

Пропустите строку после заголовка перед внутренним адресом. Перед приветствием пропустите следующую строку после внутреннего адреса.

3. Приветствие. Также называется приветствием. Приветствие в деловом письме всегда носит формальный характер. Обычно оно начинается со слова «Уважаемый» и всегда включает фамилию человека.

Обычно у него есть заголовок. Используйте имя только в том случае, если заголовок неясен — например, вы пишете кому-то по имени «Лесли», но не знаете, мужчина это или женщина.Для получения дополнительной информации о форме заголовков см. Заголовки с именами.

Приветствие в деловом письме всегда заканчивается двоеточием. (Вы поймете, что у вас проблемы, если вы получили письмо от парня или девушки, а приветствие оканчивается двоеточием — это не будет дружелюбным.)

4. Тело. Тело написано как текст. Деловое письмо никогда не пишется от руки. В зависимости от выбранного стиля букв абзацы могут иметь отступ. Независимо от формата, пропускайте строку между абзацами.

Пропустите строку между приветствием и телом сообщения. Пропустите линию между телом и закрытием.

5. Бесплатное закрытие. Это короткое вежливое завершение заканчивается запятой. Он находится либо на левом поле, либо его левый край находится по центру, в зависимости от стиля делового письма, который вы используете. Он начинается в том же столбце, что и заголовок.

Блочный стиль становится все более широко используемым, потому что нет отступов во всем письме.

6. Линия подписи. Пропустите две строки (если у вас нет необычно широких или узких линий) и введите имя, которое нужно подписать. Это обычно включает средний инициал, но не обязательно. Женщины могут указать, как они хотят, чтобы к ним обращались, поместив Miss, Mrs., Ms. или аналогичный титул в скобки перед своим именем.

При необходимости строка подписи может включать в себя вторую строку для заголовка. Термин «По указанию» во второй строке означает, что вышестоящий уполномочивает подписывающего лица.

Подпись должна начинаться непосредственно над первой буквой строки подписи в промежутке между закрытием и строкой подписи. Используйте синие или черные чернила.

Деловые письма не должны содержать приписок.

У некоторых организаций и компаний форматы могут незначительно отличаться.

Используйте функцию «Редактировать» в меню «Справка» выше, если вам нужно внести дополнения в информацию на этой странице.

Щелкните здесь, чтобы увидеть различные стили деловых писем.

См. Также запятые в буквах, специальное использование двоеточия и использование заглавных букв в буквах.

Полное содержание
Глоссарий

Грамматика Содержание

University Writing Center (UWC) — Деловые письма

Деловое письмо, как и любая деловая переписка, должно быть прямым, кратким и профессиональным. Цель письма должна быть очевидна, а язык и содержание должны быть адаптированы к конкретным потребностям получателя.Помните: письмо должно способствовать достижению вашей цели и одновременно налаживать или поддерживать хорошие отношения с вашим корреспондентом.

Элементы делового письма

Как правило, деловые письма содержат следующие три элемента:

Начало: Причина, по которой вы пишете, будь то доставка важных новостей или просьба об интервью, должна быть в первом абзаце.
Тело: Тело письма развивает информацию, представленную во вступительной части.Это может быть один или несколько абзацев и может включать доказательства, подробности или причины, по которым читатель должен действовать.
Заключение: Конец письма должен подвести читателя к конкретному курсу действий. Этот раздел может включать предложения или утверждения, ведущие читателя к определенному отношению или ответу.

Не сосредотачивайтесь на письме. Перефразируйте предложения, чтобы избежать излишнего акцента на «я» и «мой». Вместо этого сосредоточьтесь на том, что вы можете предложить читателю.

Организация писем разных типов

Письмо, содержащее хороших новостей (принятие, объявления, напоминания и т. Д.)) должен сначала представить новости. Затем включите необходимые детали или справочную информацию, а затем сделайте положительное, дружеское заключение. Выразите свою признательность и четко укажите все необходимые действия.

Для прямого запроса сначала укажите цель. Этот запрос может быть претензией, просьбой об услуге, запросом информации или размещением заказа. Задайте любые вопросы или объясните причины вашего запроса и предоставьте детали, которые могут побудить вашего читателя ответить положительно.Закончите вежливым завершением или призывом к действию. Четко объясните, какое действие вы хотите, чтобы получатель предпринял, и предоставьте информацию, чтобы упростить это действие.

Письмо, содержащее плохих новостей , как отказ, должно начинаться с буфера — приятного и нейтрального заявления о ситуации. Следуйте за буфером с объяснениями, начиная с более благоприятных подробностей и заканчивая неприятными. Затем кратко изложите отрицательное решение или новость. Заключение должно быть положительным, подчеркивать добрую волю и выражать желаемое действие.

Убедительные запросы , , такие как продажи , , должны начинаться с привлечения внимания читателя. Для этого выделите возможные преимущества. Затем дайте описательные детали и дальнейшее объяснение вашего запроса, после чего сделайте четкое заявление, чтобы убедить читателя выполнить ваш запрос. В заключение четко выразите желаемое действие и побудите читателя осознать преимущества выполнения вашего запроса.

Детали

Если возможно, адресуйте свое письмо конкретному человеку.Возможно, вам потребуется изучить компанию, чтобы найти имя человека, которому вы должны написать. Если вы абсолютно не можете найти имя этого человека, используйте его титул, например «Уважаемый менеджер по найму». Написав письмо, внимательно его прочтите. Подумайте, как ваш читатель отреагирует на то, что вы написали. Вы ясно сформулировали свою цель? Не могли бы вы сделать письмо короче? Помните, ваш читатель занят. После этого вычитайте. Проверьте написание любых названий и улиц, а также точность телефонных номеров, цен, дат и т. Д.Если возможно, попросите кого-нибудь еще вычитать письмо.

Если вы ведете деловую переписку по электронной почте, применяются многие из тех же правил: быть профессиональным, прямым и кратким. Убедитесь, что информация в теме письма ясна, и внимательно вычитайте свое сообщение. Тон электронного письма может быть немного менее формальным, но вы все равно должны звучать по-деловому.

Формат

Деловые письма должны быть напечатаны на бумаге хорошего качества и с использованием удобочитаемого профессионального шрифта, например Times New Roman, кегль 12.Есть несколько приемлемых способов расположить текст, но наиболее распространенный из них известен как блочный формат, когда все абзацы выровнены по левому краю. Текст должен быть через один интервал с двойными пробелами между абзацами, за исключением закрытия и вашего имени, где вы должны оставить четыре строчных пробела, в которых вы можете написать свою подпись от руки.

Образец делового письма в блочном формате

Вик Набоков
Малый университет
123 Good Writing Road
Anywhere, TX 55555

М.L.E. Dickinson
Really Big University
# 1 Effective Prose Lane
College Town, TX 55555

16 июня 2010 г.

Уважаемый доктор Дикинсон:

Я аспирант и изучаю писательские привычки новичков, и я хотел бы поговорить с вами о вашем недавнем исследовании писателей-бакалавров в вашем университете.

Меня особенно интересуют ваши выводы о том, как новички подходят к выбору темы. Ваше понимание этого вопроса очень помогло мне в моем собственном исследовании этой темы, но я хотел бы узнать больше о конкретных методах, которые вы использовали для своего исследования.

Я планирую быть в Колледж-Тауне 28 июня и подумал, можем ли мы встретиться. Я с радостью приду к вам в офис в любое удобное для вас время. На следующей неделе я позвоню в ваш офис, чтобы узнать, свободны ли вы.

Спасибо за ваше время и ваш вклад в нашу область исследований.

С уважением,

[Подпись здесь]

Вик Набоков

8 основных шагов к написанию делового письма на английском языке

Письмо?

В 21 ^-й век?

Разве бизнес не пишет об электронных письмах, отчетах и записках?

Что ж, деловые люди на самом деле все время пишут и читают деловые письма.

Вы можете отправить деловое письмо по электронной почте (в виде вложения или по электронной почте) или в виде бумажной копии (напечатанной на бумаге).

Деловые письма более формальны, чем деловые. В деловой ситуации они сообщают что-то более официальное.

Важно правильно писать деловые письма, потому что впечатление, которое вы создаете, зависит от того, как вы их пишете.

Мы поможем вам написать отличное деловое письмо на английском языке с меньшим количеством ошибок.

Вот список из восьми шагов, которым нужно следовать при написании делового письма, а также множество ценных советов.

Загрузить: Эта запись в блоге доступна в виде удобного портативного PDF-файла, который вы можете можно взять куда угодно. Щелкните здесь, чтобы получить копию. (Скачать)

1. Решите, какое письмо вам нужно написать.

Деловые письма имеют отправителя и получателя (человека, который получает письмо). Отправителем может быть человек или группа (например, компания), а получателем может быть другое лицо или группа.

В зависимости от причины, по которой отправитель пишет, существует несколько типов писем. Обратите внимание на основные типы деловых писем:

Письмо с жалобой : Деловое письмо, написанное кем-то (физическим лицом или компанией), которое недовольно продуктами или услугами, предлагаемыми компанией. При написании письма с жалобой важно сохранять вежливый тон, даже если вы очень расстроены или у вас много жалоб.

Письмо-запрос : Этот тип письма написано кем-то, у кого есть вопросы о деятельности другой компании.Если вы планируете написать письмо-запрос, постарайтесь получить как можно больше информации, прежде чем писать. Затем составьте контрольный список со всем, что вам нужно узнать, чтобы не забыть некоторые важные моменты.

Сопроводительные письма : они написаны людьми, ищущими работу. Их обычно отправляют вместе с резюме. Хорошее сопроводительное письмо может дать вам работу, но люди, пишущие сопроводительные письма, часто совершают ошибки или слишком стараются произвести впечатление на читателя.

Письма о корректировке : Эти письма отправляются как ответы на письма с жалобами. Их бывает сложно написать, потому что ваш читатель, как правило, недовольный покупатель, который надеется извлечь максимальную пользу из плохой деловой ситуации.

Заказные письма : Этот тип делового письма отправляется для размещения заказа в компании. В заказных письмах должна быть указана правильная информация, поэтому вам необходимо перепроверить все цифры перед их отправкой.Ваш язык должен быть точным, чтобы не было места для ошибок. Лучше использовать простой и понятный язык. Длинные предложения могут быть двусмысленными (неопределенными) и трудными для понимания.

Прочие письма : Могут быть всевозможные другие деловые ситуации, в которых люди могут писать письма. Например, человек может написать письмо…
- , чтобы убедить других покупать их товары или услуги.
- рекомендовать сотрудников на работу.
- объявить о своей отставке.

Какое бы деловое письмо вы ни писали, читайте дальше, чтобы узнать больше советов и конкретных фраз, которые вы можете использовать, чтобы звучать более профессионально!

У вас проблемы с английским во время деловых встреч?

Что, если бы вы могли свободно говорить по-английски во время звонков и комфортно общаться со своими клиентами, коллегами и руководителями?

Представьте себе … вы можете с нетерпением ждать этих звонков, а не беспокоиться о них.

Что эта вновь обретенная уверенность может сделать для вашей карьеры?

Знаете ли вы, что есть курс, который может вам в этом помочь?

Это называется Creativa.

Creativa предлагает увлекательные высококачественные видеокурсы, которые помогут вам показать себя на английском языке.

Creativa имеет профессиональных актеров и глубоко разбирается в языке тела и интонации.

Creativa показывает вам, как именно это сделать, с реалистичными реконструкциями.

Изучив курс Business Video Calls от Creativa, вы научитесь превосходно управлять встречами.

Не упустите возможность улучшить свой английский и карьеру — начните с Creativa сегодня.

2. Напишите краткий план

После того, как вы решили, какое письмо вы собираетесь написать, важно остановиться и подумать. Напишите план, прежде чем начать печатать. Если вы этого не сделаете, вы потеряете много времени. В конце концов, вы можете легко внести незначительные изменения, но большие изменения сделать сложнее. Если у вас есть хороший план, вам не нужно будет вносить много трудоемких изменений.

Итак, прежде всего, начните собирать всю возможную информацию о ситуации, о которой вы пишете.Если вы пишете письмо с жалобой, вы должны точно знать, в чем заключалась проблема и чего вы надеетесь достичь в результате вашего письма. Если вы пишете заказное письмо, не забудьте собрать всю информацию о продукте, который вам нужен.

Затем запишите основные идеи, которые вы хотите включить. Вы можете записывать полные предложения или просто ключевые слова, если спешите. Например, если вы пишете сопроводительное письмо, ваши основные идеи могут выглядеть так:

На какую работу вы претендуете.
Почему вы думаете, что подходите для этой работы / почему компания должна вас нанять.
Почему эта работа вам подходит.
Когда вы готовы к собеседованию.

Если вы знаете основные идеи, вы знаете, сколько абзацев вы собираетесь написать. Помните, что в абзаце должна быть только одна основная идея. Это поможет читателю легче понять ваши мысли, а ваше письмо будет структурированным и логичным. Ваш читатель также будет счастлив (а вы хотите, чтобы ваш читатель оставался довольным), если ваши идеи хорошо связаны между собой.Не забудьте использовать соединители для перехода внутри и между абзацами.

Вы можете увидеть соединители и слова перехода в действии на FluentU .

FluentU поможет вам улучшить свой деловой словарный запас естественным и увлекательным способом. Попробуйте бесплатно, и ваши деловые письма никогда не будут выглядеть так же, как раньше!

3. Используйте правильный макет и приветствие

Деловые письма имеют довольно строгие правила в отношении макета (формата и порядка). Вам необходимо указать адреса отправителя и получателя и следовать некоторым простым правилам:

Начните с адреса отправителя. Вы можете написать это в правом верхнем или левом углу. Не указывайте свое имя или титул, потому что они будут в конце письма.

Оставьте пустую строку и укажите дату сразу под адресом отправителя. Если вы пишете в компанию в США, не забудьте использовать американский формат даты: месяц, число, год.

Оставьте еще одну пустую строку и напишите титул, имя, должность и адрес получателя. Обратите внимание на заголовки.Мы используем Mr. для мужчин, Miss для незамужних женщин, Ms. для женщин, в которых мы не уверены, что они замужем, и Mrs. для замужних женщин. Всегда безопаснее использовать Ms. для женщин. Вот пример:

14 Bridge Street
Baviera, California 92908

11 марта 2016 г.

Ms. Jane Smith
Менеджер по работе с клиентами
Chapman and Litt
711-2980 Nulla Street
Mankato, Mississippi 96583

Начните письмо с правильного приветствия

Уважаемая мисс Смит: (Если вы знаете имя получателя.)

Уважаемая Джейн: (Если вы хорошо знаете получателя и называете друг друга по имени.)

Уважаемый сэр или Мадам: (Если вы не знаете имя получателя.)

Кому это может быть интересно: (Если у вас нет конкретного человека, которому вы пишете. Это немного более общее, чем «Уважаемые сэр или мадам» .«Лучше всего попытаться найти контактное лицо при написании делового письма.)

Закройте письмо соответствующим образом , в зависимости от приветствия, которое вы использовали в начале:

(Уважаемая мисс Смит 🙂 С уважением / С уважением / С уважением,

(Дорогая Джейн 🙂 С наилучшими пожеланиями / С уважением,

(Уважаемый сэр или мадам: / Кого это может касаться 🙂 С уважением / С уважением / С уважением,

Подпись ваше имя , если вы отправляете бумажную копию, а затем укажите свое имя (ваша должность не обязательна) и вашу должность:

[Подпись]

[Ms.] Ребекка Смит
Директор по закупкам

4. Используйте словарный запас, соответствующий типу письма, которое вы пишете

В зависимости от типа делового письма, которое вы пишете, вы можете использовать некоторые из предложений и фраз, предложенных ниже.

Пишу, чтобы пожаловаться на…

Пишу, чтобы обратить ваше внимание на…

Я недавно купил… у вашей компании.

Не только… (товар прибыл поздно), но… (он тоже был неисправен)

Как вы понимаете, я был весьма разочарован / расстроен, когда…

Предлагаю получить Полный возврат.

Я считаю, что имею право на возмещение.

Буду признателен, если вы вернете мне деньги.

Я был бы признателен, если бы вы могли заменить продукт.

Надеюсь получить быстрый ответ.

Я пишу, чтобы узнать о…

Не могли бы вы предоставить мне некоторую информацию о …

Я был бы признателен, если бы вы помогли мне узнать…

Не могли бы вы скажите, будет ли…

Меня также заинтересуют…

Пишу, чтобы подать заявку на должность…

Пишу в ответ на ваше объявление…

Хочу подать заявку на должность…

Меня особенно интересует эта работа, потому что…

Как вы можете видеть из моего резюме,…

Как вы заметили в моем резюме,…

I в настоящее время я работаю в…

Я очень хочу продолжить карьеру в…, потому что…

Мои основные сильные стороны…

Я буду доступен для собеседования s tarting…

Если вам потребуется дополнительная информация, не стесняйтесь обращаться ко мне.

Примите наши извинения за…

Мы искренне извиняемся за…

Очевидно, ошибка произошла из-за…

В настоящее время мы работаем над…

Чтобы это не повторилось ,…

Мы понимаем, как вы, должно быть, расстроились, когда… но, к сожалению…

Мы хотели бы разместить заказ на…

Мы с нетерпением ждем вашего предложения на…

Не могли бы вы подтвердить цены на…

Ждем вашего подтверждения.

5

. Проверьте правописание

При написании делового письма безупречное правописание имеет важное значение. По возможности используйте проверку орфографии, чтобы убедиться в правильности написания.

Если вы пишете деловое письмо в рамках экзамена, постарайтесь избегать орфографических ошибок. Вы можете просто заменить слова, в которых вы не уверены, другими словами. Например, если вы не знаете, как записать , , встретить , вместо этого можно использовать , выполнить .

Еще одна полезная вещь, особенно если вы пишете сопроводительное письмо или если вы пытаетесь произвести впечатление на своего читателя, — это подумать о том, используют ли они американское или британское правописание. Есть много слов, которые пишутся по-разному, поэтому может быть полезно взглянуть на этот сайт, который дает вам основные отличия.

6. Проверьте свою грамматику

Грамматические ошибки возникают немного сложнее. Конечно, самый безопасный путь — изучить правила и как можно больше их применять.Вы можете использовать книги по грамматике или онлайн-упражнения или и то, и другое, в зависимости от того, что вам удобнее.

Еще вы можете узнать свои слабые места в грамматике. Например, не забываете ли вы добавить s для третьего лица единственного числа при использовании Present Simple? Или вы злоупотребляете ? Тогда пришло время перепроверить эти ошибки.

Наконец, вот список типичных грамматических ошибок, которые люди допускают в английском языке. Убедитесь, что вы понимаете, почему это ошибки, чтобы не делать их сами!

Mistake: Ваш уважаемый клиент, и мы приносим извинения за доставленные неудобства.

Правильно: Вы уважаемый клиент, и мы приносим извинения за доставленные вам неудобства.

Правильно: Нам важен ваш интерес.

Пояснение: Ваш используется для выражения владения. Ты = Да.

Ошибка: Это важно, чтобы мы получили ответ как можно скорее.

Правильно: важно, чтобы мы получили ответ как можно скорее.

Правильно: Мы не получили электронное письмо, а — его вложение .

Пояснение: Его используется для выражения владения. Это = Это так.

Ошибка: Отсутствие мотивации сотрудника связано с их низкой заработной платой.

Верно: Отсутствие мотивации сотрудников связано с их низкой заработной платой.

Объяснение: С существительными в единственном числе мы добавляем , чтобы выразить владение.К существительным множественного числа, оканчивающимся на s, , мы просто добавляем ‘.

Настоящее простое против настоящего непрерывного

Ошибка: Я работаю с детьми, и я люблю свою работу.

Правильно: Я работаю с детьми, и я люблю свою работу.

Правильно: Я работаю с этими детьми, пока их учительница находится в декретном отпуске.

Объяснение: Мы используем Present simple для обозначения постоянных общих действий, таких как работа.Мы используем настоящее непрерывное с временными действиями.

Ошибка: Я прочитал ваше сопроводительное письмо, когда вы его отправили.

Правильно: Я прочитал ваше сопроводительное письмо, когда вы его отправили.

Правильно: Я прочитал ваше сопроводительное письмо и хотел бы связаться с вами.

Объяснение: Мы используем настоящее, идеально подходящее для действий, которые произошли в прошлом и все еще влияют на настоящее. Мы используем прошлое для действий, которые произошли в прошлом, когда говорящий знает, когда они произошли.

Ошибка: Наша прибыль ниже , чем в прошлом году.

Правильно: Наша прибыль на ниже, чем у в прошлом году.

Правильно: Мы проанализировали ваш запрос и с , затем связались с вами.

Объяснение: Мы используем , а не , чтобы сформировать сравнения, и , затем , чтобы указать, когда что-то произошло.

Не волнуйтесь, если это покажется сложным. Грамматика английского языка сложна, и даже носители английского языка иногда испытывают трудности с грамматикой.Чтобы гарантировать, что в вашем деловом письме нет грамматических ошибок, вы можете использовать Grammarly . Это инструмент для проверки грамматики, который выделяет ошибки и предлагает исправления.

Он не идеален на 100%, и он все равно может пропускать ошибки, которые может увидеть человек.

Если вы собираетесь рассылать очень важные деловые письма, то стоит инвестировать в профессиональные услуги корректуры. В конце концов, вы хотите, чтобы ваше письмо было безупречным, когда вы отправляете деловое письмо всей своей компании, потенциальному работодателю или самым ценным клиентам.

В таких ситуациях мы рекомендуем вам обратиться за помощью в службу корректуры , онлайн-команду профессиональных редакторов с огромными знаниями и опытом — они предлагают комбинированную корректуру и редактирование для более чем 5000 клиентов в 93 странах. Только не забудьте сообщить им секретный пароль: FLUENTU15 . Этот код дает вам 15% скидку на ProofreadingServices.com!

7. Проверьте свою пунктуацию

Очень сложно сразу сосредоточить внимание на разных типах ошибок — орфографии, грамматике и пунктуации.Так что постарайтесь выделить время на то, чтобы вычитать свое письмо, отдельно от ошибок пунктуации.

Вот некоторые из наиболее частых ошибок пунктуации, на которые следует обратить внимание:

Ошибка: Мы попытались написать им по электронной почте, но ответа не было.

Правильно: Мы пытались написать им по электронной почте , , но ответа не было.

Объяснение: Если вы не уверены, использовать ли запятую, попробуйте разбить предложение на более мелкие части: Мы попытались отправить им по электронной почте.Ответа не последовало. Работает, да? Если вы все еще не уверены, попробуйте произнести предложение вслух. Если вы делаете небольшую паузу, вам, вероятно, следует использовать запятую.

Использование восклицательных знаков или смайлов

Ошибка: Я был очень расстроен, когда получил неисправный товар ! 🙁

Верно: Я был очень расстроен, когда получил бракованный товар.

Пояснение: Восклицательные знаки и смайлы делают ваше письмо довольно неформальным, поэтому вам следует избегать их при написании деловых писем.

Используется слишком много или недостаточно мест

Ошибка: Раньше я не подавал заявку на работу, но сейчас попробую. Однако я не уверен, квалифицирован ли я.

Правильно: Раньше я не подавал заявку на работу, но сейчас попробую. Однако я не уверен, квалифицирован ли я.

Объяснение: При вводе мы используем только один пробел после запятых или точек и без пробелов перед ними.

8.Отформатируйте свое письмо

Оставьте форматирование на конец; это требует меньше времени. Большинство деловых писем используют блочный формат, выравниваются по левому краю и имеют одинарный интервал. Вы должны использовать двойной интервал между абзацами, чтобы было ясно, где заканчивается абзац и где начинается другой. Самый распространенный шрифт — Times New Roman 12, но Arial также отлично работает.

Вот и все! Деловые письма станут менее сложными, если вы выполните эти простые шаги.

Помните, что независимо от того, знаете вы своего читателя или нет, писать деловые письма «по-дружески» означает писать их «профессионально».

Тем из вас, кто очень старается улучшить свои навыки письма на английском языке, мы рекомендуем вам ознакомиться с курсами и книгами Inklyo . Они были разработаны, чтобы научить студентов английского языка, как улучшить свое письмо, и могут быть именно тем, что вам нужно, чтобы продолжать двигаться вперед!

Если вы сомневаетесь, еще раз взгляните на восемь шагов, указанных выше, и продолжайте писать!

Загрузить: Эта запись в блоге доступна в виде удобного портативного PDF-файла, который вы можете можно взять куда угодно.Щелкните здесь, чтобы получить копию. (Загрузить)

И еще кое-что …

Если вам нравится изучать английский язык с помощью фильмов и онлайн-СМИ, вам также стоит зайти на FluentU. FluentU позволяет учить английский по популярным ток-шоу, запоминающимся музыкальным видеоклипам и забавным рекламным роликам, как вы можете видеть здесь:

Если вы хотите его посмотреть, возможно, в приложении FluentU он есть.

Приложение и веб-сайт FluentU позволяют очень легко смотреть видео на английском языке. Есть интерактивные подписи.Это означает, что вы можете нажать на любое слово, чтобы увидеть изображение, определение и полезные примеры.

FluentU позволяет изучать увлекательный контент со всемирно известными знаменитостями.

Например, если вы нажмете на слово «поиск», вы увидите следующее:

FluentU позволяет вам нажать, чтобы найти любое слово.

Выучите весь словарный запас из любого видео с помощью викторин. Проведите пальцем влево или вправо, чтобы увидеть больше примеров для слова, которое вы изучаете.

FluentU поможет вам быстро учиться с помощью полезных вопросов и множества примеров.Учить больше.

Лучшая часть? FluentU запоминает словарный запас, который вы изучаете. Он рекомендует вам примеры и видео на основе уже выученных вами слов. У вас будет действительно индивидуальный опыт.

Начните использовать FluentU на веб-сайте со своего компьютера или планшета или, что еще лучше, загрузите приложение FluentU из iTunes или из магазина Google Play.

Если вам понравился этот пост, что-то подсказывает мне, что вам понравится FluentU, лучший способ выучить английский с помощью реальных видео.

Испытайте погружение в английский онлайн!

Как написать деловое письмо

Когда дело доходит до профессионального общения, текстовые сообщения и обмен сообщениями удобны, но они не могут конкурировать с хорошо составленным деловым письмом.…

Когда дело доходит до профессионального общения, текстовые сообщения и обмен сообщениями удобны, но они не могут конкурировать с хорошо составленным деловым письмом.

«В эпоху цифровых технологий мы стали гораздо более небрежными в написании статей», — говорит Марсия Лейтон Тернер, основатель и исполнительный директор Association of Ghostwriters.Однако использование формального формата письма выглядит более профессиональным и с большей вероятностью получит положительный ответ.

Чтобы написать эффективное деловое письмо, которое произведет хорошее впечатление и принесет результаты, вам необходимо следовать некоторым основным рекомендациям. К ним относятся использование профессионального формата письма, отказ от общих приветствий, четкое указание цели написания и завершение призыва к действию. Вы также должны стремиться к странице или меньше текста и вычитывать перед отправкой.

Продолжайте читать, чтобы узнать больше о создании изысканного делового письма.

[ Прочтите: Как написать профессиональное письмо с благодарностью после интервью.]

Правильный формат письма для традиционной корреспонденции

Когда дело доходит до деловых писем, отправляемых по почте, форматирование имеет решающее значение. Чтобы документ выглядел профессионально, он должен быть хорошо организован и иметь стандартную структуру.

Деловое письмо должно включать следующие компоненты:

— Ваша контактная информация.

— Дата.

— Имя и адрес получателя.

— Приветствие.

— Кузов.

— Закрытие.

Ваша контактная информация

«Наверху действительно должен быть собственный бланк», — говорит специалист по карьере Венди Вайнер. Однако, если у вас нет фирменных бланков, вы можете импровизировать, указав свой адрес вверху страницы. Здесь нет необходимости указывать свое имя или титул. Достаточно указать почтовый адрес, город, штат и почтовый индекс.

Дата

Пропустите строку и напишите дату, включая полное название месяца. В зависимости от ваших предпочтений поместите дату по центру или используйте параметр выравнивания по левому краю.

Имя и адрес получателя

Пропустите следующую строку и напишите имя, должность и адрес получателя. Используйте вариант выравнивания по левому краю и напишите адрес так же, как на конверте.

Приветствие

Пропустите следующую строку и напишите «Уважаемый», а затем имя и фамилию получателя.«Вы действительно не хотите использовать« Для кого это может касаться »,« Уважаемый сэр »или« Уважаемая мадам », — говорит Вайнер. Вместо этого поищите в LinkedIn или позвоните в компанию напрямую, чтобы определить, кто будет наиболее подходящим получателем. В конце приветствия можно использовать запятую или двоеточие.

По словам Тернера,
«мистер» и «мисс» — стандартные титулы, которые следует использовать в приветствии. Если пол человека не очевиден, позвоните в компанию, чтобы узнать, какое название вам подойдет. Кроме того, вы можете использовать полное имя человека в приветствии без названия, хотя это не лучший способ адресовать письмо.
Кузов
Стиль тела письма может варьироваться, но обычно используется блочный формат. Этот формат требует одинарного интервала и выравнивания текста по левому краю. Пропускайте строку между абзацами и не делайте отступы.
Постарайтесь ограничить буквы не более чем четырьмя абзацами, — предлагает Тернер. Используйте следующую формулу для тела:
— Первый абзац: Объясните цель письма.
— Второй и третий абзацы: при необходимости укажите подробности, относящиеся к цели письма.
— Четвертый абзац: укажите конкретное действие, которое вы хотите предпринять получателем.
Закрытие
Самый распространенный способ завершить деловое письмо — сказать «С уважением», хотя некоторые люди предпочитают альтернативное слово, например «С уважением». Однако, по словам Тернера, использование слов «тепло» или «нежно» выглядит непрофессионально. Пропустите пробел после последнего абзаца, добавьте закрытие, а затем пропустите еще один пробел, прежде чем вводить свое полное имя.
Если письмо будет напечатано и подписано, пропустите три или четыре пробела между закрытием и вашим именем, чтобы оставить достаточно места для подписи.Закрытие может быть выровнено по тексту с помощью выравнивания по левому краю или по центру даты. Если вы центрируете дату, убедитесь, что первая буква вашего имени совпадает с первой буквой закрытия.
Правильный формат письма для электронных писем
Деловые письма обычно отправляются по почте, но вы также можете отправлять корреспонденцию по электронной почте. На самом деле, если вы пишете о своевременном вопросе, например о вакансии, предпочтительнее электронная почта.
В электронном письме не нужны контактная информация и дата вверху, но для него нужна четкая тема.
«Хуже всего, когда я получаю случайное электронное письмо, которое является двусмысленным или вводящим в заблуждение», — говорит Максвелл К. Поллок, президент Crothers Consulting, агентства, которое помогает цифровым брендам укреплять доверие. В своей профессиональной роли Поллок получает и отправляет значительное количество деловых писем и говорит, что люди вряд ли откроют сообщения, если тема неясна.
Если вы хотите, чтобы ваше письмо было просмотрено как можно быстрее, Weiner рекомендует размещать текст письма непосредственно в электронном письме, а не использовать вложение.Это не только упростит для получателя чтение вашего сообщения, но и устранит любые проблемы безопасности, которые могут возникнуть у людей при открытии вложения.
Как и в случае с традиционными деловыми письмами, электронная переписка должна быть краткой и по существу. Поллок предлагает от одного до трех абзацев идеально. Если вы продолжите, получатель может потерять интерес и перейти к другой переписке. «Люди на другом конце провода получают много писем», — отмечает Поллок.
[ ПРОЧИТАТЬ: Почему нужно так много времени, чтобы услышать ответ после интервью?]
Советы по написанию профессионального делового письма
Хотя использование официального формата письма важно, не менее пристального внимания заслуживает его содержание.
«Заранее подумайте, чего вы хотите достичь или какова ваша цель при написании письма», — говорит Кэтлин Э. Затем используйте ясный и лаконичный язык, чтобы передать это сообщение.
Начните с краткого представления о себе или о своей цели написания, а затем переходите к информации, которой вы хотите поделиться. «Перепроверьте все факты, которые вы включили в свое письмо, — предостерегает Мерфи. Неправильная информация может поставить под угрозу ваше доверие.
Закончите письмо призывом к действию для достижения желаемого результата. Например, попросите получателя ответить на приглашение на мероприятие, если письмо является приглашением, или порекомендуйте назначить встречу, если вы планируете деловое партнерство. Несмотря на то, что ваша контактная информация находится в верхней части письма, в заключительном абзаце укажите лучший способ связаться с вами. Сделайте так, чтобы получатель мог легко выполнить ваш запрос.
Что касается длины, Вайнер предлагает 250 слов или меньше.«Поскольку люди читают что-то на своих смартфонах. Лучше иметь что-нибудь короткое и по существу », — объясняет она.
Как сделать запрос ясным и кратким
Если вы знаете, когда и как сформулировать свой запрос, это поможет вам получить желаемый ответ.
Начните с немедленного указания цели письма в первом абзаце. Например, вы можете сказать, что следуете за встречей, подаете заявление о приеме на работу или подаете жалобу.Если вы пишете жалобу, говорите о фактах и говорите нейтрально. «Лучше не использовать агрессивный тон с электронными письмами с жалобами», — говорит Поллок.
Используйте один или два абзаца для объяснения любой относящейся к делу информации, связанной с целью вашего письма, например, краткое объяснение ваших профессиональных навыков или событий, связанных с причиной вашей жалобы. Предоставляйте ровно столько информации, сколько необходимо, и избегайте длинных абзацев или страниц переписки.
«Когда люди эмоциональны, они склонны продолжать и продолжать», — говорит Тернер.Это еще одна причина, по которой при написании письма следует придерживаться фактов.
В последнем абзаце четко укажите, что вы хотели бы видеть дальше. В случае жалобы это может быть, когда вы запрашиваете возмещение или предлагаете другое решение проблемы. Если вы просите работу или предлагаете деловое сотрудничество, вы можете попросить о встрече здесь.
Это ошибка — пытаться охватить несколько тем в одном письме. По словам Мерфи, если вы придерживаетесь одного пункта, это сделает ваше письмо более эффективным.
Ошибок, которых следует избегать при написании делового письма
Серьезные оплошности могут отвлекать от сообщения вашего письма, независимо от того, используете ли вы профессиональный формат делового письма.
Плохая грамматика и орфография могут стать препятствием для некоторых людей. К счастью, большинство текстовых редакторов проверяют орфографические и грамматические ошибки. Другой вариант — попросить доверенного лица вычитать письмо перед отправкой по почте.
Попытка произвести впечатление на получателя своим словарным запасом также является ошибкой.Это может затруднить понимание получателем того, что запрашивается. «Лучше использовать простой и понятный язык», — говорит Поллок.
Тщательно подумайте, кто должен получить письмо. По словам Тернера, отправка копий письма всем сотрудникам организации может иметь неприятные последствия. Более того, будьте осторожны с языком, который вы используете.
«Есть что-нибудь, что вас смущает?» она спрашивает. Если вы не хотите, чтобы содержание было обнародовано, подумайте о том, как вы оформляете свое письмо.Тернер говорит, что хорошо спросить себя: «Говорю ли я это как можно лучше и профессиональнее?»
Обзор шаблонов деловых писем
Вместо того, чтобы создавать деловое письмо с нуля, вы можете использовать шаблон. Многие текстовые редакторы, такие как Microsoft Word, предлагают бесплатные шаблоны. Ряд бесплатных опций также доступен на сайте Vertex42.
При выборе шаблона ищите тот, в котором используется стандартное форматирование и профессиональный шрифт.Шрифт Times New Roman размером 12 пунктов является обычным явлением, и следует избегать сильно стилизованного или цветного шрифта.
[ Читать: Советы для резюме по смене карьеры]
Больше из U.S. News
25 лучших вакансий 2021 года
25 лучших вакансий с доходом от 100 тыс. Долларов
16 низко напряженных работ
Как написать деловое письмо впервые появилось на usnews.com
Обновление от 17.06.21: Эта история была опубликована ранее и дополнена новой информацией.
.