§ 102. Создание бланков организационно-распорядительной документации
§ 102. Создание бланков организационно-распорядительной документацииАртемий Лебедев
21 января 2004
Слово бланк происходит от французского blanc — белый, в переносном значении — пустой. Существуют самые разные бланки, но сегодня мы поговорим о создании фирменных бланков для корреспонденции.
Бланки делового письма, приказа, факсимильного сообщения и т. д. должны быть пустыми, они существуют только для того, чтобы их заполняли. Но не все знают об этом, поэтому примерно половина корпоративных бланков в нашей стране создается уже заполненными. Посмотрим, как это происходит.
Приходит заказчик к дизайнеру и говорит: — Послушайте, а вы фирменный стиль умеете делать?
— Умею, конечно.
— Не хуже, чем N?
— Меня, право, обижают такие сравнения! Конечно, не хуже. Entre nous, N вообще фуфло делает.
— Давайте тогда начнем с дизайна фирменного бланка. Это ведь важная составляющая фирменного стиля, как мне говорили в Москве?
Дизайнер приступает к работе и в скором времени встречается с заказчиком, чтобы показать готовую работу:
Заказчик: — У меня складывается впечатление, что во время нашей первой встречи произошло недоразумение. Я вовсе не собирался приобретать чистый лист бумаги по цене билета в Париж.
Заказчик: — Вот совсем другое дело. Но девяносто пять процентов листа по-прежнему пустуют… Вы же не хотите, чтобы я вам заплатил только пять процентов от обещанного гонорара?
— Прекрасно. Прекрасно. Мне нравится ход ваших мыслей и эта полоска в нижней части листа.
— Только настоящие ценители лаконичного и прекрасного обращают внимание на этот прием. Это называется графическая рифма. Она как бы продолжает и дополняет стиль, берущий начало в верхней части.
— Графическая рифма, говорите? А где же стихи? Я хочу оду, поэму, песню стиля! Я хочу, чтобы весь лист был занят поэзией!
— Да! ДА! ДААА! Умопомрачительно! Победа стиля над разумом! Вы — гений!
Счастливый дизайнер получает гонорар, а счастливый заказчик относит стопку бланков в компанию и просит секретаршу напечатать благодарственное письмо дизайнеру уже на новом бланке:
Бланк — очень простой, утилитарный и функциональный объект, не требующий специального украшения.
Когда бланк рассматривают как самостоятельное произведение искусства, он начинает обрастать декоративными элементами, фоновыми изображениями, адресным блоком в нижней части и прочими свидетельствами отсутствия представлений о его назначении.
Не бывает дизайнеров, которые показывали бы своим заказчикам макет визитки без впечатанного имени. Оценить дизайн бланка без текста могут только опытные специалисты. Для того, чтобы избегать упреков в «пустоте» и быстро утвердить макет, дизайнерам надо научиться показывать бланк сразу с текстом:
Лирическое отступление
Дизайнеры испытывают определенные трудности с показом бланков в своих портфолио, так как по сравнению с той же визиткой бланк занимает много площади, а выглядит пустым. Чтобы избегать таких проблем с подачей, бланк тоже нужно заполнять текстом. В любом случае, это выглядит ценнее, интереснее и привлекательнее, чем большой высветленный логотип на фоне. При желании логотип можно сделать в виде настоящего (а не эмулированного) водяного знака.
Не грех помнить о том, как бланк живет после того, как на нем напечатали текст. Во-первых, бланк можно послать по факсу (следовательно, никаких фоновых изображений). Во-вторых, деловые бумаги обычно прокалывают дыроколом и держат в скоросшивателях (следовательно, нужен щедрый отступ от левого края). Ну и, наконец, на бланках ставят подписи и печати (следовательно, бумага должна хорошо впитывать чернила и не должна быть мелованной или глянцевой).
Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Требования к оформлению документов. Издание официальное
Заказать дизайн…
как в 2020 году его создавать, согласовывать и хранить
Наступил 2020 год, а в отделе снабжения по-прежнему пишут ответы на вопросы контрагентов не на утвержденном бланке организации, маркетологи формируют имиджевые письма без обязательных реквизитов, а на жалобу покупателя отвечают и менеджер по продажам, и менеджер по работе с клиентами, дважды регистрируя одно и то же письмо-ответ с разными регистрационными номерами? Хватит это терпеть! Пора собраться с силами и навести порядок в письмах организации. Статья поможет вам разобраться с особенностями такого документа, как деловое письмо, а также вдохновит объяснить коллегам четкие правила.
В новом цикле статей «Как в 2020 году создавать, согласовывать и хранить документы» помогаем секретарям, делопроизводителям и помощникам руководителя просто и быстро привести систему делопроизводства организации в соответствие с последними требованиями законодательства.
ЗАКОНОДАТЕЛЬНАЯ БАЗА
В работе с деловыми письмами организации используйте следующие делопроизводственные и архивные документы:
- Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях.
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016).
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее – Перечень 2010).
КЛАССИФИКАЦИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ
Деловое письмо – обобщенное наименование группы информационно-справочных документов, оформляемых на специальном бланке (бланке письма) и используемых для обмена информацией между организациями и организациями и гражданами.
Содержание, особенности подачи текста, наличие и отсутствие тех или иных реквизитов зависят от вида письма. Видов писем много, их классифицируют по содержанию и носителю (Схема 1).
Виды писем по содержанию
По содержанию письма бывают информационные и имиджевые. Основная цель информационных писем – зафиксировать обмен важной информацией, которая влияет на рабочие процессы организации, поэтому самое главное в них – содержание. Каждое слово в этих письмах может повлечь за собой даже правовые последствия. Основная цель имиджевых писем
Юридическая сила таких писем незначительная, однако косвенно или в совокупности с другими мерами они могут помочь организации, например, найти новый канал продаж, начать общаться с крупным поставщиком или уладить конфликт с обиженным покупателем. Некоторые организации, которые пристально следят за своим образом в деловой среде, создают собственные правила деловой переписки с клиентами, контрагентами, работниками.
Вид делового письма зависит от того, о чем его текст. Перечислить все виды невозможно, приведем самые популярные из них в Схеме 2.
Виды писем по носителю
Каждый знает, как выглядят бумажные письма. Их создают на специальных бланках организации и отправляют адресатам по почте.
С электронными письмами все не так просто, потому что понятие «электронное письмо» размыто. Нет четкого и однозначного определения, что является электронным письмом, по каким каналам связи оно должно быть передано, какими характеристиками должно обладать.
Электронным письмом может быть и письмо на электронном бланке, и WhatsApp-сообщение. Советуем организациям, которые общаются с помощью электронных почтовых служб и мессенджеров, договориться, какие именно сообщения в их коммуникации будут электронными письмами и какое юридическое значение они будут иметь. Представим в Таблице 1 основные виды электронных писем и их юридическую силу.
Безусловно, письмо на электронном бланке, подписанное усиленной квалифицированной подписью руководителя, – это электронное письмо. Такие письма подходят для общения и с другими организациями, и с органами государственной власти, и с физическими лицами (правда, только по особому указанию или разрешению последних). Все остальные варианты, приведенные в таблице, корректно считать официальным способом передачи информации (только при условии, что стороны об этом договорились).
Чтобы правильно подготовить деловое письмо, следуйте Алгоритму 1.
■ Отправной точкой процесса создания любого делового письма становится соответствующее задание должностного лица или инициатива исполнителя, которого удобнее называть автором. Исполнитель отвечает за своевременную подготовку и отправку письма.
■ До подписания руководителем деловое письмо является проектом документа. Оно станет полноценным документом только после подписи руководителя. Чтобы подготовить проект делового письма, нужно:
- собрать необходимую информацию;
- написать текст делового письма;
- выбрать бланк письма.
В конце этого этапа проект делового письма готов к подписанию директором.
■ Перед подписанием проект делового письма необходимо согласовать – то есть предъявить его должностным лицам, имеющим отношение к рабочим вопросам, о которых идет речь в тексте документа. Каждый согласующий должен ознакомиться с проектом и, если согласен с ним, поставить свою визу.
Отправляйте документ на подпись директору только полностью согласованные проекты документов.
■ Подписать деловое письмо – то есть придать документу юридическую силу и превратить проект документа в полноценный документ. Неподписанные деловые письма нельзя отправлять адресатам: они недействительны, так как это еще даже не документы.
■ Зарегистрировать деловое письмо – то есть внести информацию о документе в базу данных всех документов организации. Нельзя отправлять незарегистрированные письма, равно как нельзя регистрировать их до подписания.
■ Отправить деловое письмо – значит довести документ до адресата. Основными каналами отправки писем являются нарочная доставка (курьер), почта, электронная почта, факс. Исполнитель выбирает тот или иной канал доставки корреспонденции самостоятельно либо на основании договоренности с адресатом.
■ После отправки оригинальный экземпляр письма направляют в дело – то есть помещают в соответствующую папку согласно номенклатуре дел организации.
Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству
Деловое письмо — образец 2020
На странице представлен образец документа «Деловое письмо» с возможностью скачать его в формате doc.
Тип документа: ПисьмоДля того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.
Размер файла документа: 27,0 кб
Деловое письмо относится к деловой корреспонденции и служит возможностью общения одних организаций с другими. Их существует много разновидностей, каждая из которых выполняет различные задачи. Различают деловые письма:
- требования;
- просьбы;
- рекламации;
- подтверждения;
- запросы;
- поздравления;
- напоминания;
- должникам;
- благодарственные;
- информационные;
- сопроводительные;
- в разные инстанции;
- рекомендательные;
- и др.
Как правильно написать деловое письмо?
Деловые письма, независимо от своего назначения имеют одинаковую структуру, в которой отражена следующая информация:
- данные адресата – название компании или предприятия, фамилия, имя и отчество ее руководителя, реквизиты;
- данные отправителя письма – название компании или организации, фамилия, имя и отчество руководителя, должность, реквизиты;
- номер письма и дата его составления;
- название письма – отражает его назначение, например, письмо-требование о допоставке всей номенклатуры товара;
- текст письма, как правило, пишется в свободной манере изложения, но при этом деловым языком. Все формулировки должны быть четкими, требования или просьбы ясными и понятными. В зависимости от назначения, деловые письма могут иметь приложения с документами. Тогда обязательно составляется их опись;
- подписывает деловое письмо руководитель предприятия или уполномоченное лицо.
Если деловое письмо пишется от физического лица, то обязательно указываются его адресные данные. Все деловые письма некоммерческого характера могут быть оформлены на специальных открытках, например, благодарственные письма, поздравительные и др.
Скачать образец документа
Скачать в .docСохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.
Обратите внимание! Приведено лишь начало документа. Полную версию вы можете скачать по соответствующей ссылке.
Скачать в .docСохраните этот документ сейчас. Пригодится.
Вы нашли то что искали?
* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!
Смежные документы
Документы, которые также Вас могут заинтересовать:
Деловая переписка, бланк письма – правила написания деловых писем
Различные примеры делового письма (или служебного) представлены в разделе «образцы писем». Здесь и сейчас давайте рассмотрим основные правила деловой переписки, освоение которых позволит вам уменьшить затраты времени на ведение делопроизводства.
Бланк письма
Главное правило – всегда используйте фирменный бланк для написания делового письма. Этим вы подчеркнете солидность своей организации, как говорится «встречают по одежке». Вид используемых бланков и состав реквизитов (по-другому элементов оформления) письма должен быть закреплен, например, приказом организации, если есть инструкция по делопроизводству, то тогда там.
Данная статья написана с учетом рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов». И согласно этому стандарту можно использовать бланк письма с угловым расположением реквизитов или бланк письма с продольным вариантом их расположения.
Бланк письма должен содержать информацию об организации, позволяющую легко ее идентифицировать. Например, логотип, наименование организации, сокращенное наименование (если закреплено в учредительных документах), почтовый адрес, контактные телефоны, адрес сайта и электронной почты и другие данные организации, либо что-то из перечисленного можно исключить. Строго это никакими нормами не регламентируется.
Каждый лист письма должен иметь поля не менее (т.е. больше можно) слева – 20 мм, справа – 10 мм, сверху и снизу – 20 мм. Если деловое письмо более одного листа, начиная со второго, их нумеруют посередине и сверху. Если есть приложения, то каждое нумеруется отдельно.
Правила деловой переписки
Для ведения деловой переписки используется естественно официально-деловой стиль, его характеризует краткость и ясность изложения сути вопроса, стандартизация используемых фраз, соответствие нормам этикета.
Деловое письмо необходимо составлять по одному вопросу или нескольким, но взаимосвязанным. Если вам надо в одну и ту же организацию обратиться по различным тематикам, то напишите несколько писем в один адрес.
Согласно правилам ведения деловой переписки принято отвечать на все письма, за исключением присланных для сведения. Оперативно и четко отвечайте на все поставленные вопросы. Задержка с ответом расценивается как отказ от сотрудничества.
Текст делового письма должен быть написан простыми фразами (не нужны витиеватые обороты речи) в нейтральном тоне (не надо никакой эмоциональности, чрезмерной любезности, грубости) без излишних подробностей (которые не относятся к рассматриваемому вопросу). Постарайтесь обойтись без орфографических и пунктуационных ошибок.
Вы должны четко представлять цель делового письма – новое сотрудничество, увеличение продаж, изложить претензии, ускорить оплату услуг, выразить соболезнование, пригласить на презентацию, поздравить и т.д.
Правилами деловой переписки в соответствии с этикетом допускаются такие варианты обращения:
- «Уважаемый господин Новосельцев!» – предполагает дистанцию и носит более официальный характер,
- «Уважаемая Евгения Станиславовна!» – показывает налаженность деловых отношений, преуменьшает дистанцию,
- «Уважаемые господа!» – употребляется при коллективном обращении.
Структура текста делового письма обычно состоит из следующих частей:
- сначала объясняют причины, основания, цели написания письма,
- затем предлагаются с вашей точки зрения решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации,
- завершают послание кратким резюме, подведением итогов («надеемся…», «уверены…»).
Как излагается деловое письмо:
- Просим предоставить данные о…, подтверждаем получение…, направляем на рассмотрение проект договора… и т.п.
- Или ЗАО «Канитель» гарантирует оплату…, ООО «Капелька» сообщает о получении… и т.п.
В деловой переписке возможно использование фраз этикетного характера в заключительной части текста над подписью, например:
- «С уважением,» «Искренне Ваш»
или в более позитивном ключе –
- «С наилучшими пожеланиями»,
- «С надеждой на продолжение сотрудничества»,
- «С интересом ждем от Вас новых предложений»,
- «Всегда рады оказать Вам услугу» и др.
Вот вы и получили необходимый минимум знаний на тему «Деловая переписка». Вам так же будет интересно для продолжения изучения правил ведения деловой переписки прочитать статью об оформлении делового письма, о требованиях к реквизитам письма. Например, как правильно указать адресата, поставить подпись и о других важных элементах. Я надеюсь, что материал излагается кратно, понятно и главное полезно.
Евгения Полоса
Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:
К записи 337 комментариев
Делопроизводство и документооборот. Оформление документов
Список необходимых бумаг на оформление основного документа, который удостоверяет личность и подтверждает гражданство РФ, зависит от цели получения паспорта, возраста заявителя. Они подаются в…
Должностная инструкция юриста устанавливает трудовые взаимоотношения. Документ описывает виды ответственности работника, функциональные обязанности, права, правила подчинения, порядок занятия и…
Должностная инструкция юрисконсульта регламентирует трудовые взаимоотношения. Документ определяет функциональные обязанности, виды ответственности сотрудника, его права, правила подчинения,…
На сайте размещена информация о том, как правильно организовать работу с документами в компании, стандарты оформления документов, как составить эффективное резюме и успешно пройти собеседование с работодателем. Также на страницах этого сайта Вы сможете найти образцы и шаблоны многих документов, которые помогут Вам при составлении документов для разных целей.
Делопроизводство – это наука, которая учит работать с документами: правильно составлять, заполнять и оформлять деловые бумаги, а также контролировать их движение, учет, исполнение, организовывать хранение. Ни одна компания сейчас не обходится без ведения делопроизводства. Правильная организация делопроизводства способствует бесперебойной работе компании и является эффективным инструментом на пути достижения успеха. Важной составляющей делопроизводства является документирование — процесс составления и оформления деловых бумаг.
Документооборот – это движение документов внутри предприятия с начала их написания или получения до завершения их обработки. Электронный документооборот — это различные компьютерные программы, которые позволяют эффективно вести документирование и документооборот.
Документирование — это запись необходимой информации в соответствии с определенными правилами.
Документ — это способ подтверждения разнообразными методами какого-то факта, действия, права или умственной деятельности человека. Проще говоря, документы — это деловые бумаги, которые свидетельствуют какой-либо факт или право владения чем-то.
