Деловая переписка это: правила ведения и особенности оформления

Деловая переписка: основы и правила

В условиях современного мира деловой контакт нередко берет свое начало с деловой переписки – письменной формы делового взаимодействия, которая включает любой вид корреспонденции (письмо, сообщение и т. д.), которая направляется любым официальным лицом от его имени и в силу занимаемой им должности.

Важным аспектом является соблюдение определенных норм этикета. В противном случае, установившиеся связи могут оборваться, а клиент или деловой партнер будут потеряны. Грамотно оформленная деловая переписка способствует максимально благоприятному впечатлению о вас или компании.

Владение магией букв актуально для каждого человека. Допустим, при поиске новой работы: составлению и отправлению резюме, тестовых заданий, сопроводительных писем, дополнительных данных о себе, согласования времени встречи.

Интересно, что правила деловой переписки, существующие сегодня, сложились около 150 лет назад в Англии.

Виды деловых писем

Чтобы определиться с тем, как составить письмо, нужно знать различия между его видами. Это поможет определиться с темой послания и правильным его оформлением. Это поможет не выглядеть глупо в глазах важного оппонента.

По структуре оформления различают:

• Письма-коммуникации

Сюда относятся письма-отказы, претензии, оправдания, признания. Все, что сотрудник использует в ходе своей профессиональной деятельности.

• Письма-договоренности

Важная разновидность письма. Благодаря ей подводят итоги встречи, формируют договоренности, обозначают время исполнения задач, убеждаются в правильности понимания договора обеими сторонами.

Правила делового письма

То, каким образом позволяют себе изъясняться блоггеры – не ваш вариант. Нет оправдания ошибкам и опечаткам. Нельзя утешать себя сложностями с изучением языка еще с детских лет. Необходимо быть максимально требовательным к себе. В противном случае, это составляет неблагоприятную картину о вашей личности и образованности.

Особенность деловой переписки состоит в том, что ошибки в написании слов профессиональной сферы считаются показателем некомпетентности человека в выбранной сфере.

Основные правила:

1. Откажитесь от использования слов, точное определение которых вы не знаете. В крайнем случае – проверяйте их значения по словарям.
2. Избегайте использования специфической терминологии. Некоторые слова могут быть незнакомы собеседнику и ошибочно им истолкованы. Этикет деловой переписки подразумевает в таких случаях давать объяснение терминам и аббревиатурам.
3. Пишите короткими предложениями. Длина и витиеватость конструкций уместна при написании романа, а не при деловых переговорах.
4. Предварительно набирайте сообщение не в теле письма, а в документе на компьютере или интернет-редакторе. Положительным аспектом является автоматическая проверка орфографии и пунктуации текста. Также это исключает случайное преждевременное отправление письма адресату или его потерю из-за закрытия браузера или потери интернета. Работая в Microsoft word, используйте автосохранения материала через определенные промежутки времени.
5. Следует избегать набора сообщения на телефоне или планшете. Существует риск неуместного автоисправления.
6. Проверяйте перед отправкой на ошибки и логичность построения текста. Набранный текст рекомендуется вновь перепроверить через час, временно переключившись на другие дела и забыв о его написании. Это поможет взглянуть на текст с другой стороны, видя все неточности.

Оформление делового письма

Необходимо особое внимание к деталям при оформлении и ведении переписки. Также это говорит об уважении к оппоненту, позволяет сэкономить время, которое может быть потрачено на переделывание материала.

Не стоит пренебрегать такими аспектами:

• Корректное заполнение темы письма

Если это первое сообщение, заголовок может быть ярким. Однако если общение с оппонентом уже существует, тему письма следует обозначить коротко и лаконично. Это основы общения. Они помогают отыскать сообщение через время, чтобы перечитать, будет легко и отправителю и получателю.

В отправленном сообщении могут содержаться вопросы, на которые вы должны дать ответ. Имеет смысл отвечать на них, цитируя каждый в отдельности. При отправлении письма с несколькими пересылками стоит использовать нумерацию и разбивку текста на абзацы. Так собеседнику будет понятно, на какой вопрос вы даете ответ.

Чрезмерное количество цепочек цитирования создает ощущение хаоса в сообщениях. Однако если есть необходимость вернуться к ранее отправленным сообщениям или напомнить собеседнику о чем-то, это стоит сделать. В частности, если дело касается бюджета, пакета услуг, времени.

• Учитывать всю полученную информацию

При составлении письма необходимо кратко комментировать все прикрепленные вами или собеседником документы. Так получателю будет сразу ясно, какое содержимое файлов его ожидает.

• Собственная подпись – аналогия визитке

Деловая переписка допускает наличие подписи. Ее можно сделать автоматической, тогда она будет присутствовать в каждом отправленном письме. Как составить информативную подпись? Используйте имя и фамилию, актуальную на данный момент должность, рабочие контакты и логотип компании.

Например: «С уважением, Иван Иванов, менеджер ваших проектов, номер телефона или любые другие мессенджеры».  Или «Best regards, Ivan Ivanov … ».

Также подпись может быть броской и креативной, свидетельствуя об особой связи с компанией или делом. Например, сотрудники сети книжной индустрии могут использовать фразу «Сейчас я читаю…», вставляя название актуальных новинок. Но такие вещи лучше согласовать с начальством.

• Почтовый адрес

Правила деловой переписки подразумевают отображение почтового адреса. Лучше если он будет сугубо рабочим. Там может отображаться название компании, должность, имя или фамилия, но никак не год рождения или игривые прозвища/слова. Лучше продумать правильное название адреса на много лет, если планируете оставить его даже при смене деятельности или должности.

• Шрифт и интервалы

В ведении документации чаще всего используют шрифт Times New Roman размера 12 для таблиц или 14 для текста. 1,5-2 интервала. Это негласные основы.

Стиль делового общения

Деловая переписка подразумевает тонкое балансирование на грани. Приятельское общение тут неуместно, но и подчеркнуто суровое не подходит.

Особенности общения:

• Строгость конструкций

Уменьшительно-ласкательные слова, сленговые выражения будут неуместны.

• Использование смайликов

Осторожное использование смайликов или отказ от них. Первый контакт не допускает их наличие в принципе. В дальнейшем скобочки могут присутствовать, но исключительно положительные, в умеренном количестве. Милости и юмор недопустимы в данном стиле общения. Недопустима такая форма, если вы находитесь в подчинении у собеседника.

• Приветствие по имени и отчеству

Правила ведения деловой переписки подразумевают уважительное отношение к собеседнику, внимание и интерес к его персоне. Это повышает интерес оппонента к вам, увеличивает шанс на его снисходительность. Желательно знать заранее, как зовут человека, к которому вы обращаетесь, а также его предпочтения по обращению.

• Ответ в течение двух суток

Корректным является отправление ответа на сообщение в течение нескольких рабочих дней. Иначе это считается неуважением. Если письмо было отправлено перед выходными или отпуском, на него можно не отвечать, если оно несрочное. В ином случае необходимо предупредить собеседника о временном отсутствии вашего ответа или кратко отписаться по поводу содержимого письма.

• Отсутствие назойливости

Постоянно спрашивать о чем-то, просить подтверждения покажет вас в не лучшем свете. Если требуется подтверждение от собеседника, можно ему напомнить о необходимости ответа через трое суток. Если дело срочное, лучше это упомянуть изначально в вашем первом сообщении.

• Правило зеркала

Этикет деловой переписки часто допускает обращение к оппоненту так, как делает это он. Это повышает возможность взаимопонимания, общения на одном уровне. Следите за тем, какие термины, стиль общения, обращения использует ваш собеседник.

• Поздравление с праздниками

Если общение происходит около или во время официальных праздников, стоит поздравить собеседника. Таковы правила деловой переписки. Также полезно знать, когда у оппонента день рождения.

• Благодарность

Элементарной вежливостью будут слова благодарности в ответ на поздравление, приглашение, объяснение.

Учитывая все вышеперечисленные особенности, наладить контакт с собеседником и составить благоприятное мнение о себе не составит труда.

Важность правил делового письма

По сути, любое отправленное письмо – визитная карточка, отображение выбранной нами деловой позиции. Чтобы она выглядела достойно, вселяла уважение и доверие, а переговорам сопутствовал комфорт и эффективность решения задач, знание правил хорошего тона и их постоянное соблюдение – непоколебимый залог успеха.

Касательно любой переписки, в интернете или в письмах, действуют такие же строгие нормы, как и при общении по телефону, личных переговорах. Принципы, на которых построено взаимодействие:

• взаимоуважение оппонентов к личности и деловой позиции другого человека;
• внимание к деловым интересам оппонента;
• соблюдение конфиденциальности;
• пунктуальность в решении важных задач.

Деловая переписка необходима, так как:

• при отправлении письма нет ответа, даже если он подразумевался;
• письма теряются в потоке ненужной информации и сотрудники постоянно созваниваются, прося проверить почту;
• после прочтения электронного сообщения совершенно непонятно, что нужно от вас;
• из-за изобилия подробностей и хаоса информации в сообщениях мысли путаются, а сложный вопрос так и не решается.

Можно сэкономить множество свободного времени, если внедрить общие правила ведения деловой переписки. Это поможет избежать вышеизложенных проблем.

Деловая переписка

С

ловом можно ранить и исцелить, деловая переписка – это хороший пример волшебного воздействия грамотности и стилистики на ваших партнеров.

         Вы можете ненароком сильно обидеть коллег по бизнесу и испортить себе деловую карьеру. Ознакомьтесь, пожалуйста, с указанными ниже ошибками при составлении деловых писем, чтобы в дальнейшем при ведении переписки поступать ровно наоборот. Уверяем, что оформление письма играет не меньшую роль, чем его содержание. Смотрите, какие ляпы допускают чаще всего. Старайтесь никогда не повторять их. Напишите черновик делового письма и три раза перечитайте его. В процессе чтения выбрасывайте всю «воду» из текста. Сразу переходите к сути дела. Прямо с первых строк. Ваш деловой партнер не имеет безлимитного времени на чтение писем. Поэтому не стоит рассказывать о предыстории события. Например, в резюме не нужно описывать все свои 25 предыдущих мест работы. Укажите три, правдиво описав период работы и причину увольнения. В коммерческом предложении не стоит начинать письмо с восхваления вашей фирмы. Да, вы, как сотрудник, гордитесь вашим предприятием, но контрагенту на это попросту наплевать. Ему нужно пять вагонов леса по цене на 20% ниже рыночной, поэтому предложите это сразу же, прямо в первом абзаце. Если партнер сразу не увидит своей выгоды, он с высокой вероятностью потеряет интерес в вашему письму. Важно! Чем длиннее ваш текст, тем меньше желания его читать. Вы думаете, что резюме на 15 страницах полностью расскажет о вас и вы получите желаемую вакансию. На самом деле, его с высокой вероятностью просто не прочитают. Не растекайтесь мыслью по древу и вы получите преимущество в переписке перед конкурентами. Ведь, скорее всего, ваше письмо не будет единственным. Вы пишите деловое письмо, а не рассказ о проведенном лете в 5 классе. Поэтому никаких ласкательно-уменьшительных слов: «вагончики», «бревнышки» и «деньки» оставьте для игры с сыном в сборную железную дорогу. Если вы продаете лес вагонами, то пишите в таком духе: «Мы готовы поставить вам 20 вагонов оцилиндрованного бревна через 3 дня». Неверная мысль, что просторечные и панибратские слова расположат к вам партнера. Большинство деловых людей просто увидят вашу несерьезность даже в одном таком случайно промелькнувшем слове. Наметанный глаз опытного менеджера сразу заметит стилистическую безграмотность, после чего ваше письмо бросит тень на репутацию компании. Нужно избегать «брудершафтов» — это резкий переход на просторечную лексику в деловом письме. Это с высокой вероятностью отнимет баллы вашей деловой репутации в глазах визави. Даже если вы простой человек по своему характеру и любите фамильярное общение, пожалуйста, не делайте этого в деловой переписке. Вы думаете, что можно поздороваться в официальном стиле, а закончить переписку закадычными друзьями. Это неверный подход. Вы должны выдерживать сухое и официальное повествование на протяжении всей переписки. Подобный подход покажет вашу культуру и знание делового этикета. В бизнесе это ценится высоко. Таким обращением вы покажете свою вопиющую безграмотность и незнание элементарных правил русского языка курса средней школы. Запятая после слова «уважаемый» — показатель незнания правильного оформления обращения.  Обращением здесь является не слово «уважаемый», а все предложение целиком. Поэтому знак препинания будет лишним. Оптимальная длина предложения – это две строки. Не стоит писать сложноподчиненные предложения. Даже идеальная с точки зрения русского языка пунктуация сделает текст крайне неудобным для прочтения. Но и не стоит опускаться до стиля «Ночь. Улица. Фонарь. Аптека». Этим вы натолкнете на мысль, что просто не умеете ставить запятые и тире. Прием слишком коротких предложений часто используют для скрытия своей безграмотности. Идеальный вариант – чередовать предложения разной длины. Этим вы покажете свою культуру письма, умение излагать свои мысли и заботу о читателе. Правильно относитесь к форматированию текста. «Простыни» из предложений без списков и подзаголовков выглядят неинформативно и сложно воспринимаются. Создайте нумерованные или маркированные списки, выделите подзаголовки, используйте выделение жирным или курсивом главных слов. Ваше письмо должно дать его получателю основную мысль послания при первом беглом взгляде на текст. Хорошо, если в глаза бросятся цифры, статистические данные, выводы экспертов и другая проверенная и конкретная информация. Информация, размещенная в маркированных списках, читается очень охотно. Поэтому получатель письма сразу поймет, что именно вы хотели сказать своим посланием. Виной этой ошибки обычная лень, которая появилась при переписке в социальных сетях. Для неформальных сообщений допустимо начинать предложение со строчной буквы, но в деловом письме – это огромная безграмотность. Человек, прочитавший это письмо, увидит неуважение к себе. Его о чем-то просят, делают выгодное предложение, но при этом даже не соизволили написать первое слово в предложении с большой буквы. Это верх хамства в деловом общении. Если сотрудник позволил себе подобный ляп в резюме, то он вряд ли получит работу менеджера, не говоря уже о более высокой вакансии. Такое оформление письма свидетельствует о низкой культуре, незнании русского языка и нежелании разобраться даже в азах деловой переписки. Поэтому претендовать такой «специалист» сможет на работу грузчика, дворника или водителя, где сведена к минимуму работа с бумагами и общение с людьми. Без профессиональной лексики не обойтись, глупо заменять устоявшуюся фразу «оцилиндрованное бревно» словосочетанием «бревно в форме цилиндра». Такой заменой вы покажете свою профессиональную безграмотность. Но не нужно в деловом общении слишком часто использовать малопонятные для большинства людей заимствованные аналоги. Например, «воркплэйс» — вместо этого заимствованного слова можно применить более приемлемое для русскоязычной аудитории выражение «рабочее место». Другой пример – геймер. Вместо этого есть понятное русское слово «игрок». Если вы насытите ваше деловое письмо подобными словами и оборотами, то с высокой вероятностью получатель поймет вас неправильно. То есть, он поймет, какой смысл вы закладывали в слова, но составит о вас свое, не очень лестное для вас впечатление. Когда вы употребляете в деловом письме заимствованные, устаревшие или жаргонные слова, то, скорее всего, хотите блеснуть своей грамотностью и начитанностью. Получатель письма оценивает ситуацию совершенно иначе. Перед глазами возникает образ человека, умеющего выделиться исключительно парой не очень удачно вставленных редких слов. Пример из неудачного резюме: «Мой предыдущий воркплейс был в центре города». Согласитесь, что намного лучше бы звучала фраза: «Моя предыдущая работа была в центре города». Надо ли оно вам, умничать? Сложный рабочий день и трудности накладывают отпечаток на стиль написания делового письма. Ваше возбуждение, злость и негодование может легко выплеснуться на бумагу. Например: «Если вы не хотите платить больше, то покупайте у нас 5 вагонов оцилиндрованного бревна в течение 3 дней. Скидка 20%». Автор фразы хотел сделать выгодное деловое предложение, от которого не захочется отказаться. Но получатель вполне обоснованно увидел в этой фразе приказ. Почему он должен срочно купить 5 вагонов оцилиндрованного бревна? Может оно ему и не нужно сейчас. К указанной выше фразе логически хочется добавить продолжение: «В противном случае наложим санкции». Партнера не просят приобрести товар, а буквально заставляют сделать это, используя приемы ультиматумов и давления на психику. Лучше было бы составить коммерческое предложение следующим образом: «Уважаемый партнер, ознакомьтесь, пожалуйста, с нашими новыми ценами. Вы сможете заказать 5 вагонов оцилиндрованного бревна со скидкой 20%. Предложение действительно на протяжении 3 дней. Спасибо за внимание». Если ваше письмо посвящено коммерческому предложению о продаже оцилиндрованного бревна, то не нужно в конце добавлять, что ваша фирма попутно занимается изготовлением мебели. Для этого серьезные люди отправят отдельное письмо. Важно! Для деловой переписки является актуальным правило: одно письмо – одна тема. Ценится точность и конкретика. Предлагать «сразу все» — это удел бизнесменов низкого пошиба. Если в рамках одного коммерческого предложения рассматривается несколько вопросов, то рекомендуется их пронумеровать. Например:

1. Сроки доставки оцилиндрованного бревна.
2. Порядок расчетов за товар.
3. Прием претензий.
4. Гарантия на продукцию.

За день на рядового адресата льется огромный поток информации из разных источников. Поэтому приходится переключаться с одной темы на другую. Дайте человеку возможность понять, что вы хотите в письме, сразу же и без недопонимания. Для этого используйте правило «одно письмо – одна тема». Восклицательные знаки используют в художественной литературе для выражения сильных чувств. Экспрессии совершенно не место в деловом общении, поэтому не стоит использовать этот знак препинания в официальном письме вообще. Не стоит писать заглавными буквами, чтобы выделить важный фрагмент текста. Обилие заглавных букв создает у собеседника впечатление, что на него кричат. Об успехе такого делового письма можно забыть вовсе. Троеточие – символ загадочности и недосказанности. Художественный прием часто используется в романтической переписке, когда девушка хочет создать тайну в глазах молодого человека. Для делового общения такой подход неприемлем. Здесь нет места тайнам – все должно быть четко, ясно и понятно. Аналогично со скобочками в конце слова и смайликами. Вы хотите показать человеку свою дружелюбие и расположенность, а по факту он видит несерьезность и полное игнорирование устоявшегося этикета делового общения. Пожалуйста, запомните эти простые правила деловой переписки и не дайте безграмотности поломать вашу карьеру. Грамотность всегда в цене и будет воспринята с восклицательным знаком. Безграмотность с высокой вероятностью поставит жирную точку в вашей деловой карьере.  

Деловая переписка и особенности переписки в интернете

Письменное общение и его языковые нормы рекомендуется знать всем, кто работает в коллективе и регулярно отправляет сообщения в письменном или электронном виде. Деловая переписка требует максимальной точности информации, нейтрального тона и уважения к адресату. Это позволяет сотрудникам избежать различных конфликтов и обмениваться информацией, избегая личных мнений и получая только факты.

Деловая переписка и её особенности

Перед отправлением каждого письма адресату необходимо соблюдать базовые правила при написании. Большинство из них являются стандартными, однако без их использования не обходится ни одна деловая переписка между сотрудниками или организациями. Как следует структурировать письмо:

1. Приветствие. Здесь необходимо проявить уважение к адресату. Для этого можно использовать формулировку: Здравствуйте, уважаемый…
2. Вступление. Это является кратким анонсом к теме всего письма. Рекомендуется конкретно ответить на вопрос предыдущего письма от адресата или задать его, все зависит от ситуации.
3. Подробное описание ситуации в информационном стиле.
4. Заключение. Краткий вывод основной части письма.
5. Прощание. Здесь необходимо попрощаться в уважительной форме. (С уважением,…)
6. Заполнение инициалов организации, подпись, дата и т. д.

Все вышеперечисленное является стандартной формой написания делового письма.

Этика деловой переписки

Всем сотрудникам организаций рекомендуется знать особенности письменного делового общения. Сейчас большинство людей отправляют письма в электронном виде. Это позволяет избежать различных помарок, ошибок, а также грамотно оформить текст. иногда письмо пишется от руки. Но, в любом случае, необходимо обращать внимание на деловой этикет письменного общения:

• Почерк. Он должен быть доступен для понимания любому адресату.
• Ошибки. Перед отправкой письма рекомендуется несколько раз проверить весь текст.
• Помарки. Они создают негативное впечатление при прочтении письма. Их необходимо избежать.

Деловой этикет письменного общения заключается в уважительном отношении к адресату.

При отправке письма в электронном виде желательно использовать стандартный бланк. Его предназначение заключается в уже подготовленной структуре, по которой необходимо заполнить письмо.

Деловая переписка в интернете

Интернет не является площадкой, где с адресатом можно разговаривать в свободном стиле общения. Здесь также присутствует деловой этикет, где необходимо проявлять уважение к человеку, даже если он занимает должность ниже. На что рекомендуется обратить внимание при общении в интернете:

• Использование смайликов. Они неуместны, и их использование только оттолкнет собеседника.
• Написание фраз заглавными буквами. Это является признаком дурного тона и своеобразного «крика».
• Приветствие и прощание с адресатом. В интернете, как и при написании делового письма, необходимо использовать уважительное приветствие и прощание.
• Передача информации. При отправке каждого сообщения необходимо обращать внимание на грамотность, пунктуацию и прочие возможные ошибки.
• Отправка сообщений. Отправление сообщений по одному или нескольким словам недопустимо при деловом общении. Каждое сообщение должно нести четкую информацию.
• Эмоции. Их необходимо исключить при общении. Информация должна быть представлена в нейтральном тоне.

Все правила выше являются стандартными, и их соблюдение позволит показать уважение к собеседнику и донести ему нужную информацию. Даже если со стороны адресата начинаются различные фамильярности или допущение ошибок, не стоит начинать вести себя также.

Вконтакте

Facebook

Twitter

Google+

Одноклассники

Мой мир

E-mail

Summary

Article Name

Деловая переписка и особенности переписки в интернете

Description

Деловая переписка и её особенности. Правила письменного делового общения в интернете. Этика письменного делового общения и базовые правила переписки

Правила деловой переписки: советы, ошибки, примеры E-mail

    

Программа PRO обучения LSI-текстам

КОНКУРЕНТЫ ЗА БОРТОМ. ВЫ — В ТОП

БИЗНЕСУ & КОПИРАЙТЕРАМ

Почти каждый день мы пишем деловые письма, но реакция на них не всегда совпадает с нашими ожиданиями. Их не открывают, на письма не отвечают. А если и отвечают, то порой не совсем так, как мы ожидали.

Хуже того, порой без ведома отправителя и получателя  письмо и вовсе улетает в “Спам”.  Правила деловой переписки по E-mail – это экспертная территория, где каждый неверный шаг стоит денег. Нередко – очень больших денег за очень маленькую ошибку. 

Сегодня я расскажу о том, как  соблюдать правила ведения переписки по электронной почте  и как писать деловые письма, которые читают, понимают и принимают. Этого достаточно легко добиться, если заранее иметь в голове четкий план.

Правила деловой переписки:  контент-моменты 

К техническим правилам ведения переписки (в плане контента как такового) относится 2 главных фактора: 

• Структура текста, его стилистика  и читабельность. 
• Логические и смысловые связки. 

О том, какой должна быть структура делового письма, а также о том как выдержать правильную стилистику и читабельность, на сайте уже есть большая отдельная статья. 

А вот о логических и смысловых связках стоит сказать отдельно. Но, опять же, некоторые моменты есть в статье по ссылке выше, поэтому рекомендуется прочитать оба материала в комплексе. 

Логические и смысловые связки 

Далеко не все понимают, насколько важна четкая логика текста в формате делового общения. Если у получателя ведутся десятки переписок, то ваше несоблюдение правил логических и смысловых связок способно быстро разорвать любое, даже очень успешное сотрудничество. 

Человеку будет попросту некомфортно снова и снова возвращаться к вашим E-mail, потому что “там сам черт ногу сломит”.

Чтобы быть “удобным” получателю, достаточно соблюдать несколько главных правил: 

Всегда цитируйте то, о чем хотите сказать, если это не относится напрямую к текущему диалогу.  Да, возможно, вы и так помните все нюансы переписки, но ваш оппонент вовсе не обязан их помнить. 

Получателю, вполне вероятно, придется перерыть десятки диалогов, чтобы понять, что конкретно вы имели в виду, когда написали “кстати, о тех ценах … “. Особенно, если в вашей  переписке “тех цен” – полно. 

Следите за тем, чтобы четко работала связка “причина – следствие”.

Правильный вариант:

Мы не готовы пока обучать сотрудников LSI-копирайтингу, поскольку главный редактор сайта компании, отвечающий за подготовку авторов (Наталья Иванова), сейчас в отпуске. 

Каждое разъяснение в вашем деловом письме должно быть  понятно не только вам, но и читателю. 

Опирайтесь на закон тождества. Он требует, чтобы у любого значения, фактора, определения и вообще всего было единое понятие, которое сохранялось на протяжении всего диалога. 

То есть, не бывает так, что “мы обожаем продающие тексты, они круче всех”, а затем, спустя какое-то время – “нет, только не продающие тексты, они не нравятся руководству”. 

Если суждение или оценка изменились, обязательно известите об этом собеседника. Иначе это выглядит крайне непрофессионально. Вам этого, конечно, не скажут, но гвоздик в память забьют. 

Помните о законе достаточного основания. Нельзя просто взять и сказать “все понимают, что у рекламы в соцсетях нет будущего”, чтобы не вызвать удивление собеседника. 

Всякое заключение должно подкрепляться фактически. В противном случае о вас сделают не слишком хорошие выводы. 

Не меняйте темы без веской причины. Писать о чем-то одном, а потом резко перескакивать на совсем другую тему – моветон. По правилам деловой переписки вы должны подводить каждое обсуждение к логическому завершению, а уже затем обсуждать другие задачи. 

Как оформлять контент в разделах делового письма

1.Отправитель

В первую очередь люди смотрят на то, от кого пришло письмо.Хорошо, если в деловом письме написаны стандартные имя и/или фамилия. Если же сообщение будет получено с безликого адреса «[email protected]» или, еще хуже, c «[email protected]», такое письмо имеет все шансы оказаться в корзине. 

Есть 2 правила при заполнении поля “Отправитель”: 

Правило 1. Вести деловую переписку, особенно в самом начале, лучше всего именно с E-mail, который прикреплен к вашему корпоративному домену. 

Если это, скажем, сайт “Панда-копирайтинг”, то письма должны приходить с почты формата [email protected]  и никак не с [email protected] 

Да, затем, когда вы уже перейдете на более личностные  этапы вашей деловой переписки, можно отправлять письма и с личной почты, которая прикреплена к общедоступному бесплатному домену, но сначала – только корпоративный. 

Это, во-первых, солидно и правильно. Во-вторых, гарантирует, что отправитель является именно тем, за кого себя выдает. Кстати, о гарантиях. 

Правило 2. Обязательно настройте следующие подписи, которые необходимы для обеспечения безопасности и максимальной эффективности вашей деловой переписки с сотрудниками и партнерами: 

DKIM – защита от мошеннических писем с подменой адреса отправителя. Если подпись не настроена корректно, то с помощью специальных программ можно легко написать с чужого корпоративного адреса. 

Здесь нужно пояснить: с самого адреса мошенники, конечно,  физически написать не смогут, но в поле “отправитель” может стоять именно ваш адрес. Единственным отличием будет то, что значок подтвержденного адреса у таких писем будет отсутствовать.

     

Но на него, увы, смотрят далеко не  все … . 

SPF – еще одна подпись, позволяющая проверять подлинность сервера отправителя. Не так критична, как предыдущая, но тоже очень желательно ее настроить. 

DMARC – защита от спама и мошеннических писем. Если такая подпись у вас не настроена по всем правилам, то деловая переписка, возможна. даже не начнется: почтовый сервис получателя посчитает письмо за спам. И удалит. Или переложит в папку со спамом, что тоже не очень хорошо. 

О том, как настроить эти подписи, можно узнать либо у своего хостера, если почтовый ящик прикреплен у него, либо на сервисах вроде “Яндекс. Коннект”, если почта прикреплена там. 

2.Тема письма

Тема делового письма – это второе, что проверяют люди до того, как открыть E-mail. Если отправитель в корпоративной почте чаще всего как-то стандартизован, то тему письма можно задать абсолютно любую.

Чтобы написать правильную тему, задайте себе вопросы: 

Какова цель вашего письма? Что вы хотите, чтобы сделал получатель и когда? 

Когда выяснена цель письма и пожелания к действию получателя, максимально укоротите их и сделайте темой. Это будет лучше всего. 

Не стоит писать в теме письма неясные «Отчет» или «Презентация». Гораздо лучше добавить полезных деталей: «Пришлите мне отчет до 15:00 вторника» или «Подготовьте презентацию до конца недели».

Если вы хотите срочный ответ – вставляйте в начало темы «ВАЖНО!» и/или используйте метки Microsoft Outlook, чтобы пометить ваше письмо как важное:

ВАЖНО! Пришлите мне отчет до 15:00 вторника   !

Не злоупотребляйте метками, иначе люди быстро начнут игнорировать их в письмах от вас. Также не используйте без нужды CAPS LOCK – в Сети это приравнивается к крику. 

Также помните, что по правилам автоматических проверок писем на спам, E-mail без поля “тема письма” имеет несколько пониженный приоритет. 

3. Получатель

Люди имеют привычку добавлять в деловую переписку всех подряд, это не совсем верно. Лучше указывать в поле «Получатель» именно тех людей, от кого вы ждете реакции, а в копию письма тех, кто просто должен быть проинформирован. 

На безадресные письма люди реагируют редко, будучи уверенными, что кто-нибукдь другой ответит за них. 

Выбирайте «Ответить всем» только если действительно нужно сохранить всех участников в переписке.Если вы кого-то добавляете в переписку или удаляете из нее, лучше всего указать это в теле письма сразу после приветствия. 

А вот уже теле письма можно сделать пояснение вашего действия. 

Пример из деловой переписки с пояснением действия:

 

Мария, добрый день,

+Молчанова, +Луганов, -Никольский

Добавил в переписку коллег из финансового департамента – они будут участвовать в подписании контракта с нашей стороны. …

4. Приветствие и обращение

Еще одно важное правило деловой переписки: подбор уместного  тона приветствия и корректное обращение к человеку. Обращайтесь к получателю так, как вы обратились бы в реальной жизни.

Иногда помогает подглядывать в подпись – там чаще всего люди пишут свое имя так, как они хотели бы, чтобы к ним обращались. Также можно подсмотреть приветствие в прошлых письмах,  спросить коллег или просто наследовать тон общей переписки.

Как не стоит делать:

• Превед комрадам!
• Колян!
• Слушай, … . 

Гораздо лучше будет (в зависимости от ваших отношений с получателем):

• Коллеги, добрый день .. . 
• Николай, приветствую!
• Коля, привет. 

Правила для текста в теле письма

Напомню, что правильное ведения деловой переписки всегда предусматривает принцип удобства. Удобство во всем, начиная от заголовков, смыслов и логических связок, заканчивая шрифтами и зразмером вложений. 

Всегда спрашивайте себя: “Понятно ли  то, что я написал, другому человеку или группе людей? Можно ли еще что-то упростить или расшифровать?”.

Основные правила удобства для корректной деловой переписки

1. Подумайте о том, какие вопросы возникнут в голове у читателя. Как правило это всегда единая цепочка вопросов: 

1. О чем это?
2. Это важно?
3. Причем тут я?
4. Что от меня требуется?
5. Когда?

Затем, после того как предвосхитили вопросы читателя, последовательно ответьте на каждый вопрос одним абзацем, разделенными пустыми пространствами. Не более  5-6 строк.

Если этого не сделать, люди либо завалят вас вопросами в ответ, либо самостоятельно додумают ответы. Часто –неправильные .

2. Приветствие и прощание всегда отделяйте пустым пространством. Скажем так, это неформальное правило украшения деловой переписки, этакий штришок, указываающий на ваш профессионализм и опытность в подобных делах. 

3. Для каждого абзаца можно написать маленький подзаголовок, коротко суммирующий детали абзаца, и выделить его жирным. Это тоже считается хорошим тоном при ведении корпоративной переписки. 

4. Не злоупотребляйте разными цветами и размерами текста – даже если у вас они “отображаются красиво”, у получателя может быть другая почтовая программа, в которой разные цвета и шрифты могут превратиться в нечитаемую кашу.

5. Используйте списки и вставляйте диаграммы вместо сухих цифр – это улучшит общую читаемость письма.

Пример  “философии удобства” в деловом письме

Как не стоит делать:

  

Коллеги,

Завтра поедем на корпоратив, пишите в ответ, кто присоединится.

 

Правильный пример письма:

  

Тема: Новогодний корпоратив, ответить до 16:00

Коллеги, добрый день,

Завтра 29 декабря с 17:00 до 23:00 состоится новогодний корпоратив! Нам нужен ответ сегодня до 16:00 участвуете вы или нет.

Сбор до 16:30 у главного входа

Собираемся в 16:20 у стойки ресепшен напротив нашего красного логотипа, в 16:30 выезжаем на автобусе до ресторана.

Стоимость: бесплатно 

Корпоратив будет оплачен компанией, в оплату входит аренда помещения, напитки, ужин, живая музыка и разные развлечения. Какие точно пока не могу сказать, это будет сюрприз!

Дресс-кода нет

Строгого дресс-кода нет, но, думаем, коллегам будет приятно, если вы все будете нарядными 😊

 

6. Если вы отвечаете на чье то письмо – скопируйте пункт, на который отвечаете и напишите на него ответ, выделив его одним цветом.

7. Не используйте в письмах неприличные слова или неуместный тон, троллинг и сарказм, не ругайтесь и не пишите ничего, что не готовы публично повторить вслух – ваше письмо случайно или намеренно может быть получено нежелательным адресатом.

8. Подумайте, зачем вы это пишите и что могут подумать те, чье мнение вам важно, если переписка попадет к ним?

9. Будьте проще, не пишите скучно и сложно, избегайте официально-делового стиля и канцеляризмов в деловой переписке, если это уместно.

10. Не используйте сложные и запутанные предложения, сложные словосочетания, которые можно заменить простыми словами. Даже в сегменте B2B-контента нужна четкость и лаконичность. 

Перед отправкой проверьте письмо на орфографические и пунктуационные ошибки – это улучшит общее впечатление от письма. Также будет нелишним проверить ваш текст на тавтологию: частое мелькание одних и тех же слов говорит о слабом словарном запасе. 

Подпись к корпоративному E-mail

Обязательно настройте подпись и укажите в ней ваши основные контакты: телефон и идентификатор в мессенджере. Это поможет вашим получателям, если они захотят с вами оперативно связаться вместо долгой переписки.

Например, такая подпись у моих писем:

С уважением,

Алексей Суринов

+7 926 555-97-66 | skype: alexey.surinov

Иногда в компаниях требуют вставить в подпись множество дополнительной информации: адрес сайта, логотип, адрес офиса и прочую корпоративную информацию.

 В таких случаях имеет смысл настроить в почтовой программе две подписи: полную для написания писем и короткую, которую вы будете использовать только в ответах и пересылках чужих писем.

Общие рекомендации по ведению переписки

Если вам написали письмо – ответьте в тот же день. Если нет возможности  дать полный ответ, отпишитесь кратко с указанием сроков: «Принято, отвечу завтра до конца дня».

Не разводите переписку, если за 2-3 письма переписка становится все более активной, а письма все длиннее – назначайте созвон или встречу. 

Тот же принцип стоит использовать, если переписка накаляется или явно переходит в конфликт. Живая коммуникация гораздо более быстрая и содержит много невербальных сигналов, которые позволяют лучше понять собеседника.

После такой встречи обязательно напишите письмо на всех участников переписки о том, о чем договорились вживую.

И еще раз основные правила общения по E-mail

1. Правильно настройте все пункты, касающиеся раздела “Отправитель”.
2. Укажите в теме действие и срок, которое вы хотите получить от читателей. Если это нужно, конечно.
3. Укажите получателей, с которыми хотите контактировать (правило действует для B2B-переписки с несколькими людьми).
4. Подумайте за читателя, предвосхитите его вопросы, напишите по абзацу-ответу на каждый вопрос.
5. Выбирайте уместный тон, который не справоцирует непонимания или конфликта.
6. Оформите письмо абзацами, списками, диаграммами, выделением подзаголовков.
7. Добавьте контакты в подпись, чтобы с вами было проще связаться вне E-mail общения.
8. Отвечайте в тот же день и не разводите ” переписку на пустом месте”, если для этого нет оснований.

Надеюсь, эта заметка об основных правилах деловой переписки была вам полезна. Если остались какие-то вопросы по оформлению текстов E-mail, правилам ответов, цитирования и так далее, обязательно задавайте их  в комментариях. 

 

Добра вам! 

Опечатка? Пожалуйста, выделите её и нажмите Ctrl+Enter. Спасибо!

 
 

Руководитель разработки онлайн и бизнес приложений компании Domino’s Pizza, бизнес-консультант.

Деловая переписка – основы, виды, особенности, правила ведения деловой переписки

Неотъемлемой частью работы многих организаций является деловая переписка, которая имеет много правил и особенностей. Не только секретари, но и другие работники должны уметь составлять письма для контакта с партнерами и другими сотрудниками.

Понятие деловой переписки

Под этим термином понимается обмен коммерческой и деловой информацией. Существует определенный этикет деловой переписки, которому даже обучают на специальных курсах. Составляться письмо должно по правилам, поскольку оно будет создавать, и поддерживать репутацию компанию, а еще формировать серьезное отношение к организации. Деловое письмо с технической точки зрения является инструментом, направленным на улучшение взаимодействия между разными компаниями или подразделениями.

Виды деловой переписки

Существует несколько видов документов, причем каждый из них содержит свои правила оформления и подачи. Основы деловой переписки используются и при общении через e-mail. Специалисты выделяют такие виды деловых писем: благодарственные, запросы, требования, извинения, опровержения, поздравления и соболезнования. Кроме этого, есть коммерческие письма, к которым относят претензии, отказы, напоминания, гарантии и так далее.

Как правильно вести деловую переписку?

При оформлении письма важно уделять внимание всем деталям. Описывая правила деловой переписки, стоит обратить внимание на такие аспекты:

1. Если пишете письмо, в котором нужно ответить на определенные вопросы, заданные автором, тогда уместно будет цитировать каждый из них в отдельности. Для этого используйте нумерацию и разбивайте текст на абзацы.
2. При составлении письма нужно кратко прокомментировать все прикрепленные или вами, или собеседником документы. Это важно для того, чтобы получатель сразу понял всю суть письма.
3. Подписывать письмо должен руководитель и обязательно ставится печать.

Правила ведения деловой переписки

Ошибки при составлении деловых писем недопустимы, поэтому важно знать основные правила их составления:

1. Не используйте слова, значение которых неизвестны или же проверяйте их толкование, используя словарь.
2. Ведение деловой переписки исключает применение специфической терминологии, поскольку некоторые слова для адресата могут быть неизвестными. Если подобные термины используются, тогда давайте их объяснение.
3. Излагайте мысли короткими предложениями, чтобы не терялась основная суть.
4. Если не знаете русский язык досконально, тогда лучше предварительно наберите текст в редакторе или в документе на компьютере, чтобы проверить орфографию.
5. Деловая переписка не допускает использования разговорных слов, литературных оборотов и так далее. Перед отправкой письма проверяйте его на ошибки и опечатки. Лучше совершить повторную проверку через время.

Начало письма в деловой переписке

Сначала в структуре письма находится «шапка», которая содержит должность и ФИО адресата. Особенности деловой переписки включают стандартное обращение «Уважаемый», которое в большинстве случаев пишут по центру листа. Если человек незнаком, то пишут перед фамилией слово «господин». Первый абзац (преамбула) включает цель и причину письма. После его прочтения адресат должен понять основной смысл обращения.

Просьба в деловой переписке

Один из популярных видов деловой корреспонденции – письмо-просьба. Это может быть тактичный запрос или дипломатическое требование по текущему вопросу. Навыки деловой переписки важны для составления просьб, поскольку они должны побудить адресата к действиям, необходимым для автора. Есть определенные правила для составления письма:

1. К адресату следует обращаться персонально, соблюдая основы делового этикета.
2. Чтобы объяснить адресату, причину обращения, можно сделать ему комплимент, отметить деловые или личные качества и заслуги.
3. Аргументируйте просьбу и заинтересуйте адресата в ее выполнении. Проблему следует описать максимально лаконично и ясно.
4. После того как просьба будет изложена, ее следует видоизменить и повторить еще раз, делая акцент на потенциальных выгодах.

Как напомнить о себе в деловой переписке?

Письмо-напоминание используют, когда нужно напомнить об исполнении взятых обязательств, соблюдении норм закона, приближении важного мероприятия и так далее. В большинстве случае перед ним применяют устное напоминание. В итоге письмо служит неким доказательством произведенного действия. Напоминание в деловой переписке включает в себя:

1. Сведения об отправителе и адресате. После этого излагается причина напоминания.
2. Указываются ссылки на законы и нормы, имеющие отношение к напоминаемой проблеме.
3. Фразы деловой переписки должны быть четкими, но не быть угрозой. Не лишним будет напомнить о том, что проблему можно решить мирным путем.
4. Письмо не имеет стандартов, поэтому его можно составлять в свободной форме.

Как правильно принести извинения в деловой переписке?

Одним из самых сложных в составлении является письмо-извинение, благодаря которому нужно одновременно извиниться и сохранить лицо компании. Кроме этого, оно направлено на восстановление испорченных отношений. Деловая переписка указывает на такие особенности извинения:

1. В структуру письма включено указание получателя, тема отправления и обращение.
2. Можно не указывать исполнителя, поскольку подписывать все будет руководство.
3. Фразы-извинения в деловой переписке не должны быть явными и тема письма должна быть нейтральной или же вообще отсутствовать.
4. Эффект, которого нужно достичь – чистосердечное извинение и осведомление о случившемся, то есть указание причины неприятной ситуации.

Правила деловой переписки по электронной почте

Все правила, указанные ранее актуальны и для электронной переписки, но здесь все же есть ряд особенностей:

1. Рабочий e-mail нужно использовать исключительно для служебной переписки, поскольку все письма сохраняются на сервере, и их сможет прочитать другой человек.
2. Деловая переписка по электронной почте подразумевает использование читабельного шрифта и лучше всего выбирать Arial или Times New Roman. Размер букв должен быть средним. Не должно быть в тексте Caps Lock, восклицательных знаков и специальных символов. Допускается выделение определенных фраз курсивом или жирным шрифтом, но используйте это только при реальной необходимости.
3. Для лучше читабельности применяйте подзаголовки, но учтите, что их количество не должно быть большим, так, максимуму – 3-4 шт. Один абзац не должен быть длиннее четырех строк.
4. Этика деловой переписки по электронной почте не допускает того, что поле «тема» останется пустым. Напишите здесь суть письма, которая должна быть конкретной, информативной и краткой.
5. В конце нужно обязательно оставить подпись и контактную информацию, и это не должно занимать больше шести строк. Используйте такую структуру: «С уважением», фамилия и имя, название компании, телефон e-mail и адрес сайта.
6. В деловой переписке уместно использовать фирменный шаблон в своем корпоративном стиле. Благодаря этому можно будет выделиться среди других и при этом соблюсти правила деловой переписки. Важно не забывать о том, что письмо может читаться не только на экране компьютера, но и на телефоне, поэтому шаблон должен быть оптимизирован под разрешение разных экранов.

Книги по деловой переписке

Чтобы лучше разобраться во всех тонкостях составления делового письма, можно прочитать полезную литературу. Хорошими считаются такие произведения:

1. «Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты» С. Карепина. Автор объясняет, что такое деловой стиль переписки, как правильно оставлять разные виды писем и отчеты.
2. «Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха». Автор описывает формы деловой переписки и предлагает инструменты, помогающие сделать общение более эффективным. Здесь можно найти полезные советы и хитрости.

 

Деловая корреспонденция

Большое значение придается деловой переписке, поскольку значительная часть бизнеса в мире осуществляется по почте или телеграфу. Чтобы облегчить обработку такого большого количества почты, важно, чтобы деловые письма имели единообразный стиль, обеспечивающий ясность и точность изложения. Прежде чем дать несколько типовых форм, мы хотели бы обратить внимание на следующие моменты, которые мы можем назвать

Основы делового письма

Используйте хорошую бумагу, конверты и черные чернила.

Постарайтесь расположить свое письмо так, чтобы оно выглядело как можно лучше, оставляя поле в полдюйма или более слева на странице и разделяя письмо на абзацы всякий раз, когда следует рассматривать новую тему.

Перепишите письмо, чтобы не было стираний или помарок.

Не пишите письма карандашом и не используйте бумагу для переплетения.

Аккуратно сложите письмо по размеру конверта.

Используйте как можно меньше слов и четко сформулируйте, что вы хотите сказать.

Укажите адрес прямо, включая улицу или почтовый ящик, город, штат или провинцию. Внимательно адресуйте конверт и изучите его перед отправкой.

Прочтите написанное письмо, чтобы убедиться, что в нем нет упущений или ошибок.

Сохраняйте копии всех полученных важных деловых писем и файловых писем.

При обращении к другим лицам для информации приложите марку или предоплаченный конверт.

В письмах с просьбой об оплате используйте только самые джентльменские термины и вежливый язык.

При обращении к незнакомым людям используйте «Сэр» или «Уважаемый господин». К замужней даме обращаются как «Мадам» или «Дорогая мадам», к незамужней даме — как «Мисс» или «Дорогая мисс»; можно также сказать: «Дорогая мадам». В письмах фирме, компании или нескольким лицам адрес: «Джентльмены» или «Уважаемые господа». Никогда не используйте сокращение «Мужские».

Отвечая на письмо, сначала подтвердите его получение и укажите дату. Умеренно используйте сокращения и сокращения.

Заключительные слова писем должны быть «С уважением», «С уважением», «С уважением» или «С уважением».«

Как начать письмо

Ниже мы приводим несколько форм для начальных букв, когда на бумаге нет напечатанного заголовка. Первая строка на бумаге в линейку обычно находится примерно на полтора дюйма ниже верхнего края страницы. Это подходящее место для начала. В первой строке, начиная с центра листа, пишется название города и штата или номер улицы, а также название города и штата на вторая строка. В следующей строке следует месяц, день и год; в следующей строке слева — имя лица, которому адресовано письмо; следующие строки или две строки занимают его почтовый адрес. , а в следующей строке — собственно адрес: «Уважаемый господин» и т. д.

Кокомо, штат Индиана, 25 октября 1903 года. Г-н Дж. Т. Терхьюн,

Ланкастер, Пенсильвания. Уважаемый сэр;

Мы рады подтвердить получение вашего письма от 10-го инстанса и т. Д.

Kennet Square, Penna.

2 апреля 1904 года. Господа Кент и Татналл, 211 Маркет-стрит, Филадельфия, Пенсильвания. Господа:

Пожалуйста, отправьте мне следующий заказ товаров и т. Д.

Закрытие письма

Никогда не отказывайтесь подписать письмо , используя свое полное имя, и напишите его четко, чтобы при отправке ответа не было ошибок.Если женщина пишет незнакомцу, она должна подписать свое имя своим титулом «Мисс» или «Миссис». в скобках. Существуют различные формы заключительных писем, из которых наиболее распространены следующие:

С уважением,

(Мисс) Мэри Джонс.

Остаюсь,

С уважением,

Э.Г. Циглер.

Я,

С уважением.

Роберт М. Уорт.

Чарльзу М. Джонсу, Огонц, Пенсильвания

Как адресовать конверт

Начните имя немного левее центра конверта и примерно на полпути вниз от верха.Напишите название адресата: номер улицы в строке ниже, немного правее, город или город в строке, следующей ниже и справа, и последний штат или провинцию. Округ может быть размещен в нижнем левом углу. Ниже приведен пример:

/. Х. ХЬЮСТОН, 98 Адамс-стрит,

Торонто, Канада.

Мы приводим здесь несколько букв как образцы наиболее распространенных форм, встречающихся в бизнесе. Этого будет достаточно, чтобы предположить, какие формы могут быть приняты другими.

Письмо-заявление

749 Monroe St.,

Milwaukee, Wis.,

20 декабря 1901 г., господа Герхарт и Ко.,

121 La Salle Ave., Чикаго. Господа:

Я замечаю в утреннем «Орле» ваше объявление о продаже продавца, в ответ на которое я рад предложить свои услуги.

Мне двадцать девять лет, и у меня есть четырехлетний опыт работы в одном из ведущих домов Милуоки у компании Galt, Smith & Co., к которому я вас уважительно отсылаю. Также прилагаю копии рекомендательных писем, которые, я надеюсь, вас устроят.

Я буду рад организовать для вас интервью, если вам будет угодно. Я жду ваших приказов.

Искренне ваш,

Эмери Эрлз.

Письмо с заказом товаров

179 Jerome Avenue,

Guelph, Ontario, 5 января 1902 года. Господа C. B. Smith & Co.,

Toronto, Canada.Господа:

Пожалуйста, пришлите мне экспресс-почтой, как можно скорее, следующие книги:

1. Стихи Теннисона (Полное)

2. Алгебра Томаса.

3. История Канады Хопкина. Сообщите мне об отправке и отправьте детализированный счет с учетом обычной скидки. С уважением,

Джон А. Хьюс.

Письмо с просьбой об оплате счета

Торонто, Онтарио,

1 апреля 1902 г. Г-н Джон А. Хьюс, Гуэлф, Онтарио. Уважаемый господин;

Мы прилагаем выписку о вашем счете с некоторой просрочкой, и мы чувствуем себя очень обязанными оплатить ее в ближайшее время, так как нам предстоит произвести несколько крупных платежей.

Надеясь, что вы извините нас за беспокойство, мы,

Совершенно верно, CR Smith & Co.

Заключительная выписка по счету

Цинциннати, Огайо,

1 апреля 1903 года. Господа Аллибоун & Simmons, Terrehaute, Ind. Джентльмены:

Прилагаем вам выписку по вашему счету за последние три месяца, которую, мы считаем, вы сочтете правильной. Мы будем рады, если вы ознакомитесь с ним при первой же возможности, и будем рады получить ваш чек на эту сумму или оплату, которую вы можете использовать в обычном порядке.Мы, господа,

С уважением,

R. C. Bancroft & Co.

Enclosing Remittance

Boscobel, Wis.,

21 июня 1903 г. John Wanamaker,

Philadelphia. Уважаемый господин:

Товар заказанный у вас на $ инст. были получены и полностью удовлетворительны как по качеству, так и по цене. Прилагаю вам мой чек на сумму 175,01 доллара, равную сумме вашего счета, который любезно получил и вернул.

Искренне Ваш,

Томас Аптон.

Открытие счета

Джефферсон-Сити, Миссури,

15 сентября 1902 г. Господа Р. Б. Смит и Ко,

Сент-Луис, Миссури. Господа:

Я хочу открыть счет у вас, как и я Ожидайте, что вам придется часто заказывать товары из линий, которые вы перевозите, и для меня будет удобнее рассчитываться первого числа каждого месяца, чем переводить деньги с каждого заказа. Мне разрешено направить вас к доктору К.Ф., Петерсон, 99 Монро-стрит, вашего города, который меня хорошо знает, а также к банкирам этого города Браун и Джонсон, которые хорошо осведомлены о моем финансовом положении.Если мои рекомендации окажутся удовлетворительными, не могли бы вы немедленно переслать мне экспресс-почтой следующие товары:

3 дюжины салфеток по цене около $ 3,00.

2 коробки Тонкий женский шланг.

3 дюжины женщин, вышитых под вышивку, по цене около 2,75 доллара.

15 ярдов холстины, светлого цвета около 18 центов.

Надеюсь, что мое предложение об открытии счета будет удовлетворительным и что прилагаемый заказ может быть незамедлительно встречен вами, С уважением,

Питер Эндрюс.

Подтверждение получения заказа

Офис

RB SMITH & CO.

200-25 Dauphin 8t

Сент-Луис, 21 сентября 1902 г. Питер Эндрюс,

Джефферсон-Сити, Миссури Уважаемый сэр:

Ваша благосклонность 15-го получена. Ссылки вполне удовлетворительны, и мы будем рады получить вашу учетную запись.

Заказанные товары сейчас упаковываются, и мы отправим их завтра в Центральный Иллинойс.

Поблагодарив вас за заказ и надеясь, что ваши товары будут доставлены к вам в кратчайшие сроки и в хорошем состоянии, мы остаемся,

Искренне ваш,

R.Б. Смит и Ко. Согласно S.

.

Техническое письмо в Интернете: Обзор деловой переписки

По связанным вопросам:

Общие компоненты

Следующее касается механических и физических деталей деловых писем. Все компоненты, обсуждаемые ниже, проиллюстрированы следующим образом:

Общие компоненты деловых писем

Заголовок.В заголовке указан адрес автора и дата письма. Имя писателя не включено; только дата нужна в заголовках на бланках. Помните, что если вы используете канцелярские бланки, первая страница которых содержит причудливый заголовок и логотип, не используйте этот тип страниц на следующих страницах. Используйте канцелярские принадлежности для следующей страницы, которые поставляются с канцелярскими принадлежностями для страницы с логотипом.

Если вы изучаете письменный курс, почему бы не создать свой собственный причудливый логотип с придуманным названием компании и адресом (если ваш инструктор разрешает)? Рассмотрим эти два примера:

Одна возможность для придуманных канцелярских принадлежностей с логотипом

Еще одна возможность для придуманных канцелярских принадлежностей с логотипом

Внутренний адрес.Внутренний адрес показывает имя и адрес получателя письма. Эта информация может помочь избежать путаницы в офисах получателя. Кроме того, если получатель переехал, внутренний адрес помогает определить, что делать с письмом. Во внутреннем адресе укажите соответствующий титул уважения получателя; и скопируйте название компании в том виде, в котором оно написано этой компанией. Когда у вас есть имена людей, не забывайте обращаться к ним соответствующим образом: миссис, мисс, мистер, доктор., и так далее. Если вы не уверены, что подходит человеку, попробуйте выяснить, как он подписывает буквы, или обратитесь к разделу «Формы адресации» в словаре.

Приветствия. Приветствие напрямую обращается к получателю письма и сопровождается двоеточием (кроме случаев, когда предполагается дружественный, знакомый, общительный тон, и в этом случае используется запятая). Обратите внимание, что в упрощенном формате букв строка приветствия вообще удаляется. Если вы не знаете, мужчина или женщина получатель, по традиционной практике пишут «Уважаемый господин» или «Уважаемые господа», но это сексизм! Чтобы избежать этой проблемы, применялись такие приветствия, как «Дорогой сэр или мадам», «Дорогие дамы и господа», «Дорогие друзья» или «Дорогие люди», но без особого признания.Полное удаление строки приветствия или вставка вместо нее «Кого это может касаться» тоже обычно не является хорошим решением — это безлично.

Лучшее решение — сделать быстрый анонимный телефонный звонок в организацию и попросить имя; Или адресуйте приветствие названию отдела, названию комитета или названию должности: «Уважаемый отдел кадров», «Уважаемый комитет по найму», «Уважаемый председатель», «Уважаемый директор по финансовой помощи», например.

Формат печатной буквы

Тема или ссылка.Как показано в письме заказа, строка темы заменяет приветствие или включается в него. Строка темы объявляет главное дело письма.

Основная часть письма. Фактическое сообщение, конечно же, содержится в теле письма, в параграфах между приветствием и приветственным завершением. Стратегии написания основной части письма обсуждаются в разделе, посвященном стилю деловой переписки.

Бесплатное закрытие.Элемент делового письма «С уважением» называется приветственным закрытием. Другие распространенные — «С уважением», «С уважением», «С уважением» или «С уважением». Вы можете создать свой собственный, но будьте осторожны, не создавайте витиеватых или многословных. Обратите внимание, что заглавными являются только первая буква, за которой всегда следует запятая.

Блок подписи. Обычно вы вводите свое имя на четыре строки ниже бесплатного закрытия и подписываете свое имя между ними.Если вы женщина и хотите четко указать свое семейное положение, используйте мисс, мисс или миссис в скобках перед напечатанным вариантом вашего имени. По возможности указывайте свой титул или название должности, которую вы занимаете, чуть ниже своего имени. Например, «Студент технического письма», «Второкурсник по обработке данных» или «Студент муниципального колледжа округа Таррант» вполне приемлемы.

Концевые обозначения. Чуть ниже блока подписи часто есть несколько сокращений или фраз, которые имеют важные функции.

• Инициалы. Инициалы, написанные заглавными буквами на приведенных выше рисунках, принадлежат автору письма, а инициалы, написанные строчными буквами сразу после двоеточия, принадлежат машинистке.
• Корпуса. Чтобы получатель знал, что к письму прилагаются предметы в одном конверте, используйте такие обозначения, как «Вложение», «Приложение», «Вложения (2)». Например, если вы отправите резюме и образец письма с письмом-заявкой, вы должны сделать следующее: «Прилож.: Резюме и образец письма. «Если вложение будет потеряно, получатель узнает.
• Копий. Если вы отправляете копии письма другим лицам, укажите этот факт также среди заключительных обозначений. Если, например, вы были недовольны тем, как местный продавец решает ваши проблемы с ремонтом, и отправляли копию своего письма в Better Business Bureau, вы бы написали это: «Копия: Better Business Bureau». Если вы планируете отправить копию своему юристу, напишите что-то вроде этого: «Копия: г-ну Рэймонду Мэйсону, адвокату.«

Следующие страницы. Если ваше письмо длиннее одной страницы, заголовок вверху последующих страниц можно обработать одним из следующих способов:

Примеры формата заголовка следующей страницы.

Если вы используете канцелярские бланки, не используйте их для последующих страниц. Тем не менее, вы должны использовать чистый лист бумаги того же качества, плотности и текстуры, что и фирменный бланк (обычно бланки поставляются с таким же чистым листом).

Форматы деловых писем

Если вы пишете деловое письмо, выберите один из распространенных форматов, как показано в примерах писем, перечисленных ниже. К ним относятся печатная буква, полукруглая буква, альтернативная печатная буква и упрощенная буква.

Какой из этих форматов использовать, зависит от тех, которые обычно используются в вашей организации, или от ситуации, в которой вы пишете. Используйте упрощенное письмо, если вам не хватает имени человека или отдела, которому вы хотите написать.

Стиль в деловой переписке

Написание деловых писем и служебных записок по некоторым важным аспектам отличается от написания отчетов. Помните следующий совет, когда пишете, и особенно когда пересматриваете деловые письма или служебные записки.

Сразу же укажите основной бизнес, цель или тему. Дайте читателю понять с самого первого предложения, о чем ваше письмо. Помните, что когда деловые люди открывают письмо, их первая забота — знать, о чем оно, какова его цель и почему они должны тратить свое время на его чтение.Поэтому избегайте беспорядочных начинаний. Если вы пишете, чтобы подать заявление о приеме на работу, начните с чего-то вроде этого: «Я пишу, чтобы подать заявку на вакансию, которая у вас в настоящее время открыта …». Если у вас есть плохие новости для кого-то, вам не нужно рассказывать все первое предложение. Вот пример того, как избежать негативной формулировки: «Я пишу в ответ на ваше письмо от 24 июля 1997 г., в котором вы обсуждаете проблемы, которые у вас возникли с электронной таблицей, купленной в нашей компании». Ниже показан дополнительный пример.

Сразу же укажите основную цель или цель письма. Проблемная версия просто с самого начала начинает рушиться. В исправленной версии, по крайней мере, указывается цель письма (а затем начинается разборка).

Если вы отвечаете на письмо, укажите это письмо по теме и дате в первом абзаце или предложении. Занятые получатели, которые сами пишут много писем, могут не помнить свои письма к вам.Чтобы избежать проблем, укажите дату и тему письма, на которое вы отвечаете:

Уважаемый мистер Стаут: Пишу в ответ на ваше письмо от 1 сентября 19XX, в котором вы опишите проблемы, которые у вас возникли с одной из наших бензопил. Я сожалею что вы понесли эти неудобства и расходы и ….

Уважаемая г-жа Коэн: Я только что получил ваше письмо от 4 августа 19XX, в котором вы перечисляете имена и другие источники, из которых я могу получить дополнительную информацию по производству и использованию пластиковых бутылок в безалкогольных напитках промышленность….

В большинстве деловых писем абзацы должны быть короткими. Абзацы в деловых письмах обычно короткие, а некоторые — всего лишь предложения. Деловые письма не читаются так же, как статьи, отчеты или книги. Обычно они быстро читаются. Большие, толстые, плотные абзацы длиной более десяти строк, требующие большой концентрации, не могут быть прочитаны внимательно или вообще прочитаны.

Чтобы получатель мог быстрее читать ваши письма и понимать и запоминать важные факты или идеи, создайте относительно короткие абзацы длиной от трех до восьми строк.В деловых письмах абзацы, состоящие только из одного предложения, являются обычными и вполне приемлемыми. В этой главе вы увидите примеры более коротких абзацев, обычно используемых в деловых письмах.

«Разделите» содержание вашего письма. Когда вы «разделяете» содержание делового письма на части, вы помещаете каждый отдельный сегмент обсуждения — каждую отдельную тему письма — в отдельный абзац. Если вы писали жалобу на проблемы с системным блоком вашего персонального компьютера, у вас могут быть следующие абзацы:

• Описание проблем, которые у вас были с ним
• Неэффективные ремонтные работы, которые у вас были
• Компенсация, которую вы считаете заслуживающей, и почему

Изучите каждый абзац своих писем на предмет его цели, содержания или функции.Когда вы находите абзац, который выполняет более одного действия, подумайте о том, чтобы разделить его на два абзаца. Если вы обнаружите два коротких отдельных абзаца, которые делают одно и то же, подумайте о том, чтобы объединить их в один.

В начале абзацев укажите указатели тем. Проанализируйте некоторые буквы, которые вы видите в этой главе, с точки зрения содержания или цели их отдельных абзацев. В первом предложении любого основного абзаца делового письма попытайтесь найти слово или фразу, которые указывают на тему этого абзаца.Если в абзаце обсуждаются ваши проблемы с персональным компьютером, вставьте слово «проблемы» или фразу «проблемы с моим персональным компьютером» в первое предложение. Это дает получателям четкое представление о содержании и цели каждого абзаца. Вот отрывок до и после включения тематических индикаторов:

Проблема: Я работал электриком в Декейтере, Иллинойс, области около шести лет.С 1980 года я получил лицензию город Декейтер в качестве подрядчика по электрике, квалифицированного для выполнять коммерческие и производственные работы, а также жилая работа. Ревизия: Что касается , стаж работы , работал электриком в районе Декейтер, штат Иллинойс, около шести лет. поскольку 1980 г. Я получил лицензию от города Декейтер в качестве подрядчик по электрике, имеющий право на коммерческие и промышленные работы, а также работы по дому. (Курсив отсутствует в оригинал.)

По возможности перечисляйте или перечисляйте их в деловом письме. В листинге расширяется текст письма, что позволяет быстро подобрать важные моменты. Со списками можно работать несколькими способами, как описано в главе о списках. Примеры списков в деловой переписке см. В приведенном выше формате печатных букв, в письме-запросе и письме-заказе.

Стратегически размещайте важную информацию в деловых письмах.Информация в первой и последней строках абзацев легче читается и запоминается. Это очень заметные точки. Информация, скрытая в середине длинных абзацев, легко упускается из виду или забывается. Например, в письмах-заявках, которые должны убедить потенциальных работодателей в том, что вы подходите для работы, размещайте информацию о ваших привлекательных качествах в начале или в конце абзаца для большего акцента. Поместите менее положительную или вредную информацию в менее заметные места.Если вам нужно сказать какие-то сложные вещи, хорошая (и честная) стратегия — уменьшить акцент, поместив их в менее важные области. Если работа требует трехлетнего опыта, а у вас только один, похороните этот факт в середине или нижней половине основного абзаца письма-заявки. Полученное письмо будет честным и полным; он просто не будет без надобности подчеркивать слабые места. Вот несколько примеров этих идей:

Задача: В июле я закончу Канзасский университет с дипломом. Бакалавр наук в области питания и диетологии.Над За последние четыре года, когда я получил эту степень, я работал лаборантом у доктора Элисон Ласло и был активен в двух связанных организациях, Студент Диетическая ассоциация и американская домашняя экономика Ассоциация. В моей биохимии питания и пищевой науке лабораторий, я написал много технических отчетов и научных документы. Я также работала диетологом в больнице Св.Госпиталь Дэвида в Лоуренсе последние полтора года. (The вакансии для технического писателя; давайте подчеркнем это в первую очередь, потом упомяните остальное!) Версия: Во время обучения в Канзасском университете я значительный опыт написания технических отчетов и научные статьи. Большинство этих отчетов и документов имеют был в области питания и диетологии, в которой я буду В июле этого года я получу степень бакалавра наук.В течение за четыре года в университете я тоже много бумажной работы в качестве лаборанта доктора Элисон Ласло, в качестве член двух связанных организаций, Студенческой диетологии Ассоциации и Американской ассоциации домоводства, а также как диетолог в больнице Святого Давида в Лоуренсе в последние полтора года.

Проблема: На сегодняшний день я не проводил независимую инспекцию здания мой собственный.Последние два года я работаю под присматривал за мистером Робертом Паквудом, который часто давал мне основная ответственность за осмотр и имущество осмотры. Это мистер Паквуд побудил меня подать заявку на эту должность. Я также немного отремонтировал старые дома на контрактной основе и есть некоторый опыт промышленного строительства в качестве сварщика и служащего в атомная строительная площадка. (Давайте не будем лгать о недостатке опыта, но не будем и на афишах!) Ревизия: Что касается опыта работы, то я много строил. обходы и осмотр имущества под присмотром Роберта Паквуда за последние два года. Г-н. Паквуд, который рекомендовал мне подать заявку на эту должность, имеет часто возлагал на меня основную ответственность за многие проверки рабочие места.Я также провел ремонт старых домов на на договорной основе и есть опыт работы в промышленных строительство как сварщик и как клерк в атомной строительная площадка.

Найдите позитивные способы выразить плохие новости в своих деловых письмах. Часто деловые письма должны сообщать плохие новости: сломанную клавиатуру компьютера нельзя заменить, или нельзя нанять человека. Такие плохие новости можно передать тактично.Это снижает шансы на разрыв деловых отношений с получателем плохих новостей. Чтобы передать плохие новости в позитивном ключе, по возможности избегайте таких слов, как «не могу», «запретить», «потерпеть неудачу», «невозможно», «отказаться», «запретить», «ограничить» и «отрицать». Первые варианты приведенных ниже примеров предложений сформулированы в довольно холодной и недружелюбной негативной манере; вторые варианты гораздо более позитивны, сердечны и тактичны:

Проблема: Из-за количества информации, которую вы запрашиваете в своем письмо, я просто не могу помочь тебе, серьезно не нарушив мой рабочий график. Ревизия: В письме вы просите много информации. который я хотел бы помочь вам найти. Из-за моей работы обязательств, однако, я смогу ответить только на несколько вопросов ….

Проблема: Если вы не заполните и не вернете это объявление контракт до 1 июля 19XX, вы не получите рекламное место в Capitol Lines в этом году .Если у нас есть не получил известий от вас к этому сроку, мы продадим вам ваш рекламное место другому клиенту. Ревизия: Пожалуйста, заполните прилагаемый договор и верните его нам 1 июля 19XX. По истечении этого срока мы начнем продавать любые необновленное рекламное пространство в Capitol Lines в этом году , так что я надеюсь, что мы получим известие от вас раньше.

Проблема: Пока я готов обсудить изменения в конкретных аспектах эта статья или идеи о дополнительных областях, которые следует охватить, я не готовы изменить основную тему статьи: удобство использования микрокомпьютерной системы Victor. Версия: Я, конечно, открыт для предложений и комментариев по конкретные аспекты этой статьи или любые ваши мысли по дополнительные области, которые, по вашему мнению, мне следует охватить. Я действительно хочу, однако, чтобы сохранить основную тему статьи: удобство использования микрокомпьютерной системы Victor.

Сосредоточьтесь на потребностях, целях или интересах получателя, а не на своих собственных.Избегайте эгоистичного сосредоточения на собственных проблемах, а не на заботах получателя. Даже если вам приходится много говорить о себе в деловом письме, делайте это так, чтобы ваши опасения совпадали с опасениями получателя. Этот стиль, ориентированный на получателя, часто называют «отношением к себе», что не означает, что нужно использовать больше «вас», а делать получателя в центре внимания письма.

Проблема: Пишу вам об изменении нашей ценовой политики, которое сэкономит время и деньги нашей компании.В такой операции, как наши, это требует большого количества рабочего времени (и, следовательно, расход), чтобы очистить и ополоснуть использованную посуду, когда она возвращается с больших партий. Кроме того, мы понесли большие расходы на замену постельного белья, испорченного пятна, которые могли пропитаться сразу после вечеринки и сохранил. Редакция: Пишу, чтобы сообщить вам о новой политике, которую мы начиная с 1 сентября 19XX года, что позволит нам чтобы обслуживать большую вечеринку чаще и без задержка.В такой операции, как наша, мы поставляем партии до 500, время оборота критично; неочищенная и непромытая посуда вызывает задержки время очистки и, что более важно, реже и реже быстрое обслуживание клиентов. Кроме того, можно избежать дополнительных сборов за окрашенное белье, если сразу замачивать. После вечеринки.

Проблема: По этим причинам наша новая политика, вступающая в силу 1 сентября, 19XX, будет взиматься дополнительная плата в размере 15% за непромытые посуда и 75% оптовой стоимости окрашенного белья которые не пропитались. Ревизия: Таким образом, чтобы мы могли поставить вашу большую партию нужно срочно, мы начнем зарядки 15% на всю непромыванную посуду и 75% на оптовая стоимость загрязненного белья, которое не было замочено. Мы надеемся, что эта политика вдохновит наших клиентов на кухню. помочь сделать быстрое и простое ополаскивание и / или замачивание в конец больших вечеринок. Это обеспечит быстрее и больше частое обслуживание.

Избегайте помпезных, надутых и законно звучащих фраз. Остерегайтесь напыщенных, важных слов. Поначалу такой язык может показаться деловым; это на самом деле смешно. Конечно, такая формулировка явно необходима в юридических документах; но зачем использовать его в других письменных ситуациях? Когда вы пишете деловое письмо, представляйте себя простым, здравомыслящим и практичным человеком (но избегайте сленга). Посмотрите на следующую иллюстрацию, чтобы увидеть серьезную бюрократию.

Избегайте помпезного, назойливого письма. Мало того, что тон проблемной версии оскорбляет, она почти вдвое длиннее, чем исправленная версия!

При необходимости дайте вашему деловому письму «окончание действия». «Концовка действия» проясняет, что автор письма ожидает от получателя и когда. Неэффективные выводы из деловых писем часто заканчиваются довольно вялыми, уклончивыми заявлениями, такими как «Надеюсь скоро услышать от вас» или «Дайте мне знать, если я смогу оказать какую-либо дополнительную помощь.»Вместо этого или в дополнение укажите действие, которое должен предпринять получатель, и график этого действия. Если, например, вы пишете письмо-запрос, вежливо попросите редактора сообщить вам о своем решении, если это вообще возможно в месяц. Если вы пишете письмо-заявку, попробуйте установить дату и время собеседования. Вот несколько примеров:

Как только вы утвердите этот план, я начну связываться с отделом продаж представители сразу же оформят покупку и доставку портативных компьютеров.Могу ли я ожидать услышать от вас внутри неделя?

Я свободен после 14:00. в большинстве дней. Можем ли мы создать назначение, чтобы обсудить мое прошлое и эту должность в дальнейшем? Я с нетерпением жду вашего ответа.

Буду признателен за ваши мысли, реакцию, критику в отношении этой главы: ваш ответ — Дэвид МакМерри .

,

Эссе по деловой переписке — 4749 слов

Урок 14

Деловая переписка

В повседневной жизни мы обмениваемся идеями, мыслями и другой информацией с нашими друзьями, родственниками и другими людьми. Иногда мы напрямую разговариваем с ними, а иногда мы также пишем им письма. В письмах мы кратко выражаем свои чувства, можем запросить любую информацию или написать жалобу в связи с нашими проблемами.Точно так же бизнесмены также обмениваются идеями, информацией посредством писем. Они передают бизнес-информацию клиентам, поставщикам и другим лицам и в то же время получают от них различные письма. В этом уроке расскажите нам о различных типах писем, используемых в процессе деловых операций.

14.1 Цели
Изучив этот урок, вы сможете:
! ! ! ! !

указать значение Деловой переписки; объяснять важность деловой переписки; описать основные качества хорошего делового письма; определить различные части делового письма; и распознавать разные типы букв, используемых в бизнесе.

14.2 Значение деловой переписки
Связь посредством обмена письмами называется перепиской. Мы сообщаем наши чувства, мысли и т. Д. Нашим друзьям и родственникам посредством писем, которые можно назвать личной перепиской. Предприниматель также пишет и получает письма в ходе повседневных операций, которые можно назвать деловой перепиской. Деловая переписка или деловое письмо — это письменное общение между двумя сторонами. Предприниматели могут писать письма поставщику товаров, а также получать письма

Business Studies

от поставщиков.Покупатели могут писать письма предпринимателям, запрашивая информацию о наличии товара, цене, качестве, образце и т. Д. Или размещать заказ на покупку товара. Таким образом, деловые письма можно определить как средство или средство выражения взглядов и передачи идей или информации в письменной форме в процессе деловой деятельности.

14.3 Важность деловой переписки
Сегодняшние деловые операции не ограничиваются какой-либо территорией, штатом или нацией. Сегодня производство происходит в одном районе, а потребление — повсюду.Поскольку бизнесмены и клиенты живут далеко, у них нет времени, чтобы связаться друг с другом лично. Таким образом, возникает необходимость писать буквы. В прошлом ситуация была не так. В старину деловые письма не были необходимы. Но теперь важность писем возросла из-за огромного расширения бизнеса, увеличения спроса, а также предложения товаров. Давайте узнаем о важности деловых писем. i) Помощь в поддержании надлежащих отношений

Текущая деловая активность не ограничивается какой-либо одной территорией или местностью.Как бизнесмены, так и покупатели разбросаны по всей стране. Таким образом, между ними необходимо поддерживать правильные отношения, используя соответствующие средства связи. Здесь важную роль играют деловые письма. Покупатели могут писать письма бизнесмену, ища информацию о продуктах, а также бизнесмены предоставляют покупателям различную информацию. Это помогает им вести бизнес на национальном и международном уровнях. ii) Недорогой и удобный режим

Хотя есть и другие способы связи, такие как телефон, телекс, факс и т. д.но деловую информацию можно предоставлять и получать с помощью писем экономично и удобно. iii) Создание и поддержание деловой репутации Иногда деловые письма пишутся для создания и усиления деловой репутации. Иногда бизнесмены отправляют письма, чтобы узнать о жалобах и предложениях своих клиентов. Они также отправляют письма, чтобы информировать клиентов о наличии нового продукта, распродаже и т. Д. Все это приводит к теплым отношениям с покупателями, что повышает репутацию бизнеса.iv) Служит доказательством

Мы не можем ожидать, что трейдер запомнит все факты и цифры в разговоре, который обычно происходит между …

Продолжить чтение

Присоединяйтесь к StudyMode, чтобы прочитать полный документ

,

Изучение английского языка | BBC World Service

Начало и заканчивая буквой

ср теперь можете начать букву, но оставьте как можно больше места, чтобы что тело письма аккуратно сидит в средней части стр.

Если вы хорошо знаете человека, которому пишете, или находитесь в дружеских отношениях термины начинаются просто с имени, Dear Mary или Dear Генри .

Если вы не знаете человека, которому вы так хорошо пишете, но знаете его как именное лицо, начните с титула и фамилии: Уважаемый Мистер Поттер или Уважаемый доктор Бейкер или Уважаемая мисс Тейлор или Уважаемая миссис Кук или дорогая мисс Барбер . Если вы не уверены, какой из трех последних заголовков уместно в любом конкретном случае, вероятно, лучше всего придерживаться Ms .

Точность это письмо с С уважением . Это не обязательно чтобы вставить запятую после начала или конца. Если вы знаете человека вы пишете хорошо, возможно, будет уместно вставить закрывающий формула, например С наилучшими пожеланиями , до финала сам.

Знак буква с вашим именем, если вы используете имя, или с вашим полным именем, если оно должно быть немного более формальным, но без названия.Ваше полное машинописное имя и наименование (в отдельных строках) должны быть указаны под вашей собственноручной подписью.

Если вы не знаете имя человека, которому пишете, начните с Уважаемый господин или Уважаемый господин или Госпожа или Уважаемый Госпожа и закончите свое письмо цифрой . С уважением, , после своим ФИО и наименованием.

,