Бланк табель учета рабочего времени т 12: Унифицированная форма N Т-12 / КонсультантПлюс

Содержание

Образец заполнения табеля учета рабочего времени

Порядок ведения табеля

Документ позволяет фиксировать возможную занятость неполного рабочего дня, выходы на работу во внеурочные периоды и переработки и получать сведения об итоговом количестве отработанных часов с учетом отпусков и отгулов. Все эти сведения важны для начисления заработной платы. Структура и форма табеля учета рабочего времени в 2021 г. прежняя, она не менялась с 2004 г., когда была утверждена Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Приказ на составление формы документа издает и подписывает руководитель организации. Ответственным лицом за его ведение назначается, как правило, руководитель структурного подразделения. Ведомость составляется в единственном экземпляре и заполняется ежедневно. В конце каждого месяца выводится общее количество отработанных дней и часов. Документ подписывает руководитель структурного подразделения, работник кадровой службы, после чего он передается в бухгалтерию.

Всего у документа несколько форм: T-12 и T-13, которые утверждены тем же постановлением Госкомстата. Первая позволяет учитывать не только время занятости, но и вести мониторинг выплат работникам. Вторая содержит только графы для заполнения фактически отработанных периодов. Третий вариант — форма 0504421 — это табель, который утвержден Приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н и применяется всеми государственными и муниципальными учреждениями независимо от их типа.

Правила ведения Т-12 или Т-13

При любой продолжительности работы, независимо от установленных режимов, сведения отражаются в таблице двумя способами:

методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;

путем регистрации только отклонений (неявок, сверхурочных часов и т. п.).

Все отметки об отступлениях от обычных условий занятости (прогул, больничный, сверхурочная работа и т. д.) должны подтверждаться соответствующими документами (медицинскими справками, приказами и т. д.). Все обозначения и коды указываются на титульном листе. Например, буквой «Я» обозначается явка на работу, «ОТ» — отпуск, «В» — выходной и т. д. Сведения в документ вносятся ежедневно и по факту, таблица учета рабочего времени сотрудников по подразделениям заполняется ответственными лицами в течение всего учетного периода.

Особенности учета рабочего времени из-за коронавируса

В связи с ситуацией с COVID-19 рекомендовано опять перевести сотрудников на удаленную работу. Если работник не против, то необходимо заключить дополнительное соглашение.

Если в организации есть работники в возрасте выше 65 лет, то таких работников отдельно рекомендовано изолировать в целях сохранения их жизни и здоровья. На период изоляции за работниками необходимо сохранить их заработок. Если с вопросами изоляции все более-менее ясно, то вопрос, что ставить в табеле для работников в возрасте выше 65 лет, находящихся на карантине, не имеет единого ответа. Редакция полагает, что на этот период необходимо утвердить дополнительный код конкретно для этой ситуации.

Если разрабатывать новый код не вариант, то используется код ОВ или 27 — дополнительные выходные дни (оплачиваемые), но такой код не совсем корректен.

Для людей, которые перешли на удаленную работу, используйте код «Я», если они работают, и «В», если отдыхают на выходных. Если они ушли в оплачиваемый отпуск или без сохранения зарплаты, то ставьте другой код, подходящий к ситуации.

Программы для ведения учета рабочего времени

Некоторые организации используют специальные программы для контроля отработанного сотрудниками времени. Эти программы обеспечивают в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений:

о присутствии работников на местах;

времени прихода и ухода;
периоде работы и отдыха и т. д.

Но в большинстве организаций до сих пор принято заполнять ведомость вручную. Это не аскетизм. Автоматизированные системы дорого стоят, а табель учета рабочего времени старого образца бесплатный. Кроме того, если формы документов для коммерческих организаций закон позволяет менять на свое усмотрение, то форма учета рабочего времени в 2021 г. для органов государственной власти (форма 0504421), о которой мы упоминали выше, изменению не подлежит.

Сроки хранения

В каких целях используется документ	Срок хранения
Для подтверждения расходов на оплату труда для целей налогообложения прибыли	Четыре года после окончания налогового периода, в котором заработная плата, начисленная на основании табеля, учтена в налоговых расходах
Для первичного бухгалтерского учета	Пять лет после окончания года, в котором заработная плата, начисленная на основании табеля, учтена в расходах
Для начислений выплат в пользу работников, облагаемых взносами в ПФР, ФСС и ФФОМС	Шесть лет после окончания года, в котором документ использовался для начисления взносов
Для учета документов по личному составу, касающихся организации труда	Пять лет со дня окончания года, в котором он составлен, если в табеле учитывалось время занятости только тех работников, которые трудятся в нормальных условиях труда
	50 лет со дня составления документа, если в нем учитывалось рабочее время сотрудников, занятых на вредных или опасных работах

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда.

Форма Т-12

Табель учета рабочего времени, а так же расчета оплаты труда (Т-12) – документ, заполнение которого является необходимым при учете использованного рабочего времени сотрудником предприятия. Данная информация необходима для правильного расчета заработной платы, а так же составления отчета статистики.

Форма данного документа является унифицированной и имеет специальный код по ОКУД 0301007.

Данный вид учетного документа составляется в единственном экземпляре, т.к. используется непосредственно только внутри предприятия. Данные в табель вносит уполномоченное на то лицо (как правило, работник бухгалтерии). Подписывает табель руководитель структурного подразделения, а так же работник отдела кадров. Далее форма Т-12 передается в бухгалтерию предприятия.

Данные табеля, которые касаются неполного рабочего дня, фиксируются на основании необходимых документов, заполненных надлежащим образом. К ним относятся: лист нетрудоспособности сотрудника, справка о выполнении государственных обязанностей, заявление о совместительстве и др. Только на основании данных документов делается вывод по поводу уважительности той или иной причины неявки или опоздания.

Учет рабочего времени в табеле осуществляется в виде записи явок, а так же неявок (прогул, опоздание и др.) на рабочее место сотрудником предприятия. Табель заполняется постепенно на протяжении каждого месяца. По окончании данного срока в конце документа содержится строка, в которой записывается общая сумма явок и неявок, и, соответственно, отработанных сотрудником часов. По итогам данных подсчетов уполномоченным работником бухгалтерии насчитывается заработная плата, а так же другие необходимые начисления.

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда является необходимым документом для контроля за должным соблюдением режима рабочего времени, установленного Уставом предприятия и прописанного в должностной инструкции каждого сотрудника. С помощью данного документа просчитываются рабочие дни, выработанные сотрудником предприятия. По их количеству начисляется заработная плата для каждого работника предприятия.

С помощью данного документа ведется учет неявок и их причин (уважительные и неуважительные) с последующим отображением в табеле учета рабочего времени и расчета оплаты труда.

Страница не найдена

Цена ():

Название:

Артикул:

Текст:

Выберите категорию:
Все Полиграфическая продукция. » Журналы и бланки »» Транспорт »»» Журналы по учету транспорта, безопасности дорожного движения »»» Бланки по учету транспорта »» Строительство »»» Журналы для учета ведения строительных работ »»» Бланки для учета ведения строительных работ »» Охрана труда и техника безопасности »»» Журналы по ОТ и ТБ »» Кадры, делопроизводство, бухгалтерский учет »»» Журналы и книги по делопроизводству, кадровой работе и бухгалтерскому учету »»» Бланки и формы по делопроизводству, кадровой работе и бухгалтерскому учету »» АЗС и АГЗС »» Коммунальное хозяйство »» Общественное питание и торговля »»» Журналы для предприятий общественного питания и торговли »»» Бланки для предприятий общественного питания и торговли »» Прочие журналы и книги »» Бланки основного ассортимента.

»» Медицина. »»» Журналы и книги для медицинских учреждений »»» Бланки для медицинских учреждений »» Самокопирующиеся бланки

Производитель:
ВсеРязаньБланк

Новинка:
Вседанет

Спецпредложение:
Вседанет

Результатов на странице: 5203550658095

Найти

Унифицированная форма первичной учетной документации №Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»

При раздельном ведении учета рабочего времени и расчета с персоналом по оплате труда допускается применение раздела 1 «Учет рабочего времени» табеля по форме №Т-12 в качестве самостоятельного документа без заполнения раздела 2 «Расчет с персоналом по оплате труда».

Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию.

Отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).

Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено: в форме №Т-12 (графы 4, 6) — две строки. В форме №Т-12 (в графах 4, 6) верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя — для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату.

При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.

При заполнении граф 5 и 7 табеля по форме №Т-12 в верхних строках проставляется количество отработанных дней, в нижних строках — количество часов, отработанных каждым работником за учетный период.

Затраты рабочего времени учитываются в Табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в Табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

При составлении табеля по форме №Т-12 в разделе 2 на один для всех работников вид оплаты и корреспондирующий счет заполняются графы 18 — 22, и при расчете разных по каждому работнику видов оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы с 18 — 34.

важный документ для расчета зарплаты

Начнём с того, что работодателем может быть как юрлицо, так и индивидуальный предприниматель, если заключает трудовой договор с наёмными работниками. А под ответственность каждого работодателя подпадает не только обязанность выплачивать взносы в ФСС и ПФР, но и вести учёт отработанного сотрудниками времени. Чтобы делать это было просто, и чтобы как-то регламентировать и стандартизировать эти процессы в деятельности фирмы, существуют специальный бланк, носящий название табель рабочего времени. Заполнять его будет человек, на котором лежат данные обязанности в фирме, либо сам руководитель, что, если брать крупные фирмы, никогда не встречается.

Для чего нужен табель рабочего времени

Как мы уже писали, обязанности по ведению подобного бланка ложатся на предпринимателей и руководителей фирмы. Это обусловлено трудовым кодексом Российской Федерации. Соответственно, если обнаруживается нарушение в исполнении этого предписания, фирму ждёт штраф. Причём наказание будет как для всей фирмы в целом, так и для конкретного работника, на которого по трудовому договору возложены обязанности.

В табеле записываются данные по работе каждого конкретного работника фирмы. Все его проведённые рабочие часы, а также время, когда на работу он не выходил, независимо от того, была ли причина прогула уважительной или нет.

Есть два способа ведения табеля:

Ежедневное заполнение данных о сотруднике.
Информация фиксируется только в случае нарушения рабочей нормы. То есть тогда, когда работник не является на работу, опаздывает и так далее.

В дальнейшем, исходя из информации, содержащейся в данном документе будет производиться расчёт заработной платы к начислению. Также с помощью табеля ведётся документирование выполнения норм трудовой дисциплины, наличия сверхурочной переработки, выполнение обязанностей в выходное время.

Как мы уже писали в другой статье, стандартная рабочая неделя при пятидневке по закону состоит из 40 часов. В шестидневной недели — 36 часов.

В случае нарушения этого графика, основным требованием станет совпадения общего количества часов с нормой за отчётный период — квартал или год.

Важно! При проверочных мероприятиях со стороны органов трудовой инспекции, табель о рабочем времени будет первым документом, который запросят у руководства фирмы.

Также по табелю будет вестись статистика по трудовым кадрам вместе с нужной отчётностю.

Порядок применения табеля учёта рабочего времени

По действующему законодательству для заполнения данного учётного документа ответственное лицо заполняет формы Т-12 или Т-13. Эти форматы законодательно одобрены и имеют подтверждение Росстата.

Форму Т-12 используют для ведения учёта по периодам работы, а также для расчётов по з/п.
Форма Т-13 используется сотрудником в том случае, когда рабочее время отражается автоматически.

Есть и третий вариант ведения отчётности по рабочему времени. Он подразумевает, что фирма сама разработала свой собственный вариант документа. Чтобы он был правильно оформлен и признан официальным, необходимо обозначать в нём ряд реквизитов и нужную информацию.

Если компания использует специальное программное обеспечение, которое позволяет вести кадровый учёт, бланки для заполнения табеля о рабочем времени будут содержаться уже внутри ПО.

Заполнять формы для табеля разрешается как вручную, так и с помощью программ. Опять же, если в рамках работы фирмы используется профильное ПО, то работнику достаточно вносить нужную информацию в базу, а сам документ будет составляться автоматически и распечатываться по необходимости.

Важно понимать, что в разных случаях заполнения и ведения бланков отчётности по рабочему времени будут использоваться разные обозначения. Они могут быть как буквенные, так и цифровые. Так, в качестве примера, возьмём обозначение работы наёмного сотрудника в пределах нормы. В таком варианте буквенное обозначение будет выражено символом «Я», а в цифровом варианте это будет кодировка «01».

Все шифры, которые используются в бланке учёта необходимо сопровождать подтверждением в виде документов. Просто так вносить информацию запрещается.

Что касается времени, отражающимся в документе, то в учёт идут даже поездки по заданию компании, отпуск сотрудника, его выходы по больничному листу и так далее.

Код вида оплаты труда обозначается четырёхзначным числом. В зависимости от вида используют:

Заработная плата — код 2000.
Гражданско-правовые договора с работниками — код 2010.
Коды отпуска и компенсационных выплат — 2012.
Больничные — код 2300.

Закрывает табель ответственное лицо в последний рабочий день месяца, либо на следующий. Далее заполненный (или распечатанный) бланк передаётся начотдела, который проверяет верность внесённой информации и переправляет готовый подписанный бланк в отдел кадров.

Следующим шагом становится пересылка документа в бухгалтерию, где по полученным данным, и будет начислена заработная плата сотрудникам.

Важно! Данные к бухгалтеру поступает двумя этапами. Первая часть — для выплат по авансам работникам фирмы. Вторая — для выплат по основной части заработной платы по итогам отчётного периода.

После окончания процедуры выплаты, бланки отправляются в архив, при этом подшиваясь в отдельную папку. Срок хранения бланков — 5 лет. Это в стандартном случае. Если же предприятие организовано с вредными или опасными условиями труда (обозначаются после специализированной проверки), то срок хранения — 75 лет.

Заполнение табеля учёта рабочего времени. Образец.

Примечание: на изображениях в статье, вы можете увидеть, что бланки не содержат некоторых строк, что отличает их от реальных. Это сделано для удобства и простоты, а смысл остаётся прежним. В конце статьи будет ссылка на полноценный образец.

Первым делом заполняется шапка бланка в табеле. Что тут нужно указать:

Название фирмы полностью.
Код организации исходя из справочника ОКПО.
Название структурного подразделения, работа которого отражается в бланке.
Порядковый номер табеля.
Дата документа.
Период времени, по которому составляется табель (стандартно — месяц).

Графа 1. Нумерация строк. Здесь идёт простая не нарушаемая нумерация.

Графа 2. Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия).

Графа 3. Табельный номер сотрудника. Кодировка присваивается изначально.

Графа 4. Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца. Соответственно, для каждого сотрудника таблица заполняется индивидуально, исходя из настоящей ситуации по дням. При этом в верхней клеточке таблицы записывается кодовое обозначение (цифра или буква). А нижняя клеточка существует для записи количества отработанных часов в этот день (Разрешено оставлять пустой).

Стандартно, для обозначения, вписываемого в верхнюю клетку применяют:

«Я» — работник присутствовал весь рабочий день.
«К» — служебная командировка работника.
«В» — выходной или нерабочий-праздничный день.
«ОТ» — основной оплачиваемый отпуск.
«Б» — больничный сотрудника.
«ДО» — отпуск работника, который берётся за свой счёт.
«Р» — отпуск по беременности и родам.
«ОЖ» — отпуск по уходу за ребёнком, которому не исполнилось три года.
«НН» — неявка без причины.

Примечание: когда работник отсутствует, но работодатель не может точно сказать, является ли причина уважительной, можно не заполнять пока данную клетку, и проставить обозначение позже, когда ситуация прояснится.

Графа 5. Нужно указывать общее количество дней и часов, которое проработал сотрудник за каждую из двух половин рабочего месяца. В первой клеточке вписываются дни, а ниже — часы.

Графа 6. Вписываем ту же информацию, только уже за полный месяц.

Графа 7,8,9 . Здесь должна быть указана информация по начислению сотруднику зарплаты. Когда для всего состава работников используется один код оплаты труда и корреспондирующий счёт, заполняется данными шапка этой таблицы. Тогда графы под номером 7 и 8 по конкретному работнику не заполняются. А в графе номер 9 указываются часы отработанного времени. Иначе, заполняются все графы целиком — со своими кодами оплаты и кор.счётом. Корреспондирующий счёт берётся из Плана счётов по конкретному виду оплаты.

Мы уже описывали несколько вариантов кодов вида оплаты выше. Если у вас есть желание посмотреть все коды, то можете обратиться к приложенному к статье файлу с перечнем кодов.

Графы 10,11,12,13. Нужны для того, чтобы заносить информацию в случае отсутствия работника на месте. Здесь обозначается причина неявки и количественное обозначение времени пропуска.

Внизу табельного бланка ставим фамилию заполняющего ответственного лица и его должность. В правом углу бланк должен будет содержать подпись руководителя подразделения, информация по которому была занесена в этот табель. Также потом подпись поставит работник отдела кадров, которому бланк уйдёт на проверку. Каждая подпись снабжается датой подписания.

Особенности заполнения табеля учёта рабочего времени

Допускается, что в дополнение к основному табелю фирма заводит приложение. Лист приложения заполняется при увольнении сотрудника. По окончании отчётного периода (месяца) дополнительный лист прикладывается к табелю, а в нём уже составляется запись «Уволен».
Мы уже писали, что можно не вносить кодировку причины неявки, если ответственный сотрудник не уверен, что причина была неуважительной. Но можно также в графе номер 4 проставить код «НН», или «30» (невыясненная причина). В таком случае, после появления сотрудника и предоставления подтверждающего документа (например, мед справки), в табель вносятся исправления.
Когда случается так, что работник, будучи в отпуске, получает больничный лист, сотрудник в табеле учёта времени ставит кодировку «Б» вместо «ОТ» с количеством дней по справке. Тогда отпуск продлевается на идентичное количество дней.
Тогда же, когда во время отпуска идут праздничные выходные (по производственному календарю), то дни совпадения в отпуск незащитываются. А в табеле на их месте будет значиться кодировка «В». Пример: в случае отпуска сотрудника в период с 11 по 18 июня, день России попадает в промежуток. Тогда нужно в таблице бланка 13 июня отметить кодировкой «В».

Особенности формы Т-12 — простого бланка

Основным отличием этой формы от стандартной компьютеризированной Т-13 является раздел, где можно указать заработную плату работника.

Однако компания не обязана заполнять его, если эти цифры будут отражены в других видах документации по работе.

Табель по этой форме заполняется в одном варианте. Также назначается ответственный. Все процедуры работы по бланку схожи с описанным выше.

Каждый работодатель обязан вести такой документ, как табель учета рабочего времени. Он в реальном режиме отображает количество часов, которые отработал сотрудник, либо его неявки на работу по разным причинам.

На основании правильно заполненного документа будет производиться начисление зарплаты за отдельно взятый расчетный период.

Законодательством предусмотрена типовая форма табеля учета рабочего времени, которая будет либо заполняться вручную, либо в автоматическом режиме — формы Т-12 и Т-13. Бланк табеля форма Т-12 и образец его заполнения можно скачать внизу статьи в формате word бесплатно.

Табель учета рабочего времени, это та форма документа, к заполнению которой надо отнестись с особой внимательностью. Ведь от того, насколько правильно он будет заполнен, будет зависеть заработная плата работника.

К нему же можно обратиться в случае какого-либо спора, связанного с количеством отработанных часов. Именно поэтому все проверяющие органы считают своим долгом затребовать табель при любой проверке. Если табель учета рабочего времени будет содержать ошибки и неточности, то работник, ответственный за его заполнение, может быть подвержен дисциплинарному наказанию.

Образец заполнения Т-12

В большинстве организаций работу по заполнению формы Т-12 ведут кадровики, а в их отсутствие бухгалтер, также это может быть начальник подразделения. Любой из этих сотрудников скажет, что документ начинается с головы – то есть с наименования организации, структурного подразделения (если оно имеется), номера документа и даты его заполнения.

Дальнейшим шагом будет оформление таблицы бланка Т-12 по каждому из работников организации. Так как форма унифицирована, то заполнение граф не будет вызывать вопросов – в ней предусмотрены порядковый номер, фамилия и инициалы работника, его должность, а также табельный номер.

После этого можно приступать непосредственно к самим отметкам о явках на работу или отсутствии на ней по каждому числу месяца. Так как на каждого работника предусмотрена двойная строка, то в верхней части проставляется цифра или буква, обозначающая код рабочего времени, а в нижней – количество отработанных часов. В зависимости от того был сотрудник в этот день на работе или отсутствовал, ему ставится «Я» — 8 (если он отработал весь рабочий день) или «Б» — 0 (если он болел). Так заполняются данные на каждый день месяца. Естественно, что практически на каждый случай неявки предусмотрен свой код.

Каждая компания и предприниматель, выступающий работодателем, при использовании труда наемных работников должны учитывать их рабочее время. Законодательство предусматривает для этих целей применение специального бланка, который называется табель рабочего времени. Обязанность по его заполнению возлагается на ответственных должностных лиц.

ТК РФ устанавливает, что каждый работодатель независимо от форм собственности должен вести учет отработанного времени его работников. За отсутствие табелирования предусмотрено административное наказание как для самой организации, так и для ее ответственных сотрудников.

Табель — это бланк, который содержит информацию о рабочих днях по каждому сотруднику, а также не выходы на работу по уважительной или неуважительной причинам. Он может вестись двумя способами:

Все данные о присутствии или отсутствии сотрудников ведутся ежедневно.
Данные в табель вносятся в случае отклонения, т.е. при отсутствии, неявки, опоздания и т.д.

На основе сведений этого документа производится начисление зарплаты всему персоналу компании. Он позволяет контролировать соблюдение трудовой дисциплины, а также норму продолжительности рабочей недели, длительность , выполнение обязанностей в выходные дни.

Законодательством установлена при пятидневной работе — 40-часовая продолжительность недели, при шестидневке — 36-часовая. При суммированном учете норма может нарушаться, главное требование при этом, чтобы она соответствовала определенному размеру за отчетный период, например, квартал.

Когда на предприятие приходит проверка с трудовой инспекции, основным документом, который они запрашивают, является табель рабочего времени. Также он является главным источников для формирования статистической отчетности по труду и кадрам.

Порядок применения табеля

Табелирование возлагается на определенного работника, которого контролирует руководитель его структурного подразделения. Записи в табеле делаются каждый день.

Согласно нормам закона хозяйствующий субъект вправе использовать бланк по форме Т-12 или форме Т-13, утвержденные Росстатом. Первый вариант используется как для учета периода работы, так и для начисления оплаты труда. Второй документ может применяться, если отражение рабочего времени происходит автоматически.

Также компания может разрабатывать собственный документ с учетом имеющихся потребностей. При этом он должен содержать ряд обязательный реквизитов. Программы по кадровому учету содержат унифицированные бланки.

Заполнение табеля можно вести вручную или с использованием компьютера. В последнем случае все сведения вносятся в программу, а сам бланк распечатывается в конце месяца.

При этом используются специальные обозначения в табеле. Они бывают буквенные и цифровые. Например, работа сотрудника в пределах нормы отражается буквой Я или кодом 01. В документе проставляется сначала код, а потом продолжительность работы. Просто так шифры использовать нельзя, они должны заполняться на основе подтверждающих документов или иным образом.

В табеле отражается все время, в том числе служебные поездки, отпуска, больничные и т. д. Можно проставлять код вида оплаты труда в табеле, который представляет собой четырехзначный цифровой шифр. Например, для зарплаты используется код 2000, для гражданско-правовых договоров — 2010, для отпуска и компенсации – 2012, для больничных листов — 2300 и т. д.

Закрытие табеля происходит в последнее число месяца или на следующий день. Ответственное лицо передает его на проверку и подпись начальнику отдела, а потом направляет его в отдел кадров. Кадровая служба сверяет сведения из предоставленного табеля с документами по личному составу. После этого табель учета рабочего времени направляется в бухгалтерию для произведения начисления зарплаты.

При этом стоит учитывать, что табель должен предоставляться двумя частями, из которых первая половина месяца предоставляется для начисления аванса по заработной плате, а вторая половина для начисления полной зарплаты по итогам отработанного месяца.

Отработанный документ подшивается в специальные папки, и по окончании года его отдают в архив, где он может храниться до пяти лет. Если в компании в соответствии со специальной оценкой существуют вредные и опасные условия труда, такой бланк нужно сохранять до 75 лет.

Табель учета рабочего времени образец заполнения

Обращаем ваше внимание, что для удобства и лучшей информативности примера мы немного видоизменили табель – некоторые строки удалены, а некоторые добавлены, общий смысл при этом не изменен. В конце страницы вы можете скачать образцы табелей в формате Excel.

Начинать заполнение нужно с шапки документа. Здесь указываются полное название компании и ее код по справочнику ОКПО, на следующей строчке — для какого структурного подразделения составляется этот табель.

Затем записываются порядковый номер документа, дата составления, а также какой период он охватывает (обычно это календарный месяц).

После этого заполняется основная часть документа.

Графа 1 — номер по порядку строки в данном табеле

Графы 2 и 3 — Полные Ф.И.О. работника, его должность, присвоенный табельный номер.

Графа 4 служит для ежедневной отметки о явке или неявке работника. Для каждого дня выделено две клетки одна под другой — в верхней указывается кодовое обозначение, обычно в виде буквы или цифры, в нижнюю вносится количество выработанных часов, или же она может быть оставлена пустой.

Основные коды для заполнения посещаемости:

Я – если сотрудник полностью отработал рабочий день.
К – если сотрудник находится в служебной командировке.
В – данным кодом отмечаются выходные и праздничные дни.
ОТ – при нахождении работника в основном ежегодном оплачиваемом отпуске.
Б – При болезни сотрудника (больничный) или временной нетрудоспособности.
ДО – если сотрудник взял отпуск без сохранения зарплаты (за свой счет).
Р – отпуск предоставляемый сотруднице по случаю беременности и родам.
ОЖ – отпуск по уходу за ребенком не достигшим возраста 3-х лет.
НН – в случае неявки работника на рабочее место по невыясненным причинам. Можно либо оставить пустое место или указать данный код до выяснения причины отсутствия, если они уважительные, то необходимо будет проставить соответствующий причине код.

В графе 5 проставляются сколько дней и часов, выработано за каждую половину месяца — дни сверху, часы снизу.

В графе 6 указываются такие же данные, но за целый месяц.

Графы 7-9 используются для указания сведений, предназначенных для расчета зарплаты. Если для всех работников, которые внесены в табель, используются одинаковые код оплаты труда и корреспондирующий счет, то в шапке этой таблицы нужно заполнить соответствующие одноименные графы. При этом графы 7-8 непосредственно в строке сотрудника остаются пустыми, а нужно указать данные только в графе 9.

Если же в течение месяца коды и счета у сотрудников различаются, то в графе 7 указывается цифровой код, соответствующий необходимому виду оплаты труда. Вслед за ним в графу 8 нужно внести номер счета согласно Плану счетов, который соответствует данному виду оплаты. В графе 9 указывается количество дней или часов, которые были отработаны по записанному виду оплаты.

Основные коды по оплате труда:

2000 – при выплате заработной платы по стандартным трудовым договорам и командировочных.
2010 – в случае оплаты труда по договорам гражданско-правового характера.
2012 – если сотруднику выплачиваются отпускные.
2300 – при выплате больничных и пособий по временной нетрудоспособности.

В графы 10-13 вносится информация об отсутствии сотрудника на рабочем месте — здесь нужно указать соответствующий причине код, а также сколько дней или часов к нему относится.

В нижней части табеля слева ставится фамилия, должность и личная подпись лица, которое его заполняло. Напротив него справа документ подписывают руководитель подразделения, по которому составлен табель и работник отдела кадров с указанием их данных. Здесь указывается дата подписания каждым из ответственных лиц.

Нюансы

К основному табелю может заводиться дополнительный лист, который нужно заполнить на работника при его увольнении. В конце месяца он прикладывается к общему табелю, в котором делается запись на выбывшего работника «Уволен».

Неявка сотрудника на работу

Если сотрудник не появился на работе по неизвестной причине, то в табеле в графе 4 нужно проставлять код «НН» или «30» – «Неявки по невыясненным причинам». После того как работник подтверждает причину отсутствия — больничный лист, прогул и т. д., в табель вносятся исправления и код «НН» меняется на соответствующий причине неявки.

Болезнь во время отпуска

Если работник, заболел находясь в ежегодном отпуск и по возвращению из него принес больничный, в таком случае указанные дни болезни в табеле отмечаются кодом (Б) вместо проставленных дней отпуска (ОТ). При этом отпуск будет продлен на время болезни сотрудника.

Праздник во течении отпуска

Если в соответствии с производственным календарем на период отпуска выпадают праздничные дни, например майские праздник, то эти дни не входят в отпуск – вместо них следует внести код (В). Остальные дни также отмечаются соответствующим кодом (ОТ). Так, например, отпуск может попасть на день России, если он берется с 11 по 18 июня. В таком случае 13 июня отмечается кодом (В).

Трудовым Кодексом РФ (статья 91) установлена обязанность работодателя вести учет отработанного сотрудниками времени. Для этого предусмотрены унифицированные формы табеля учета рабочего времени на 2019 год (ТУРВ), утвержденные Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Обязательным использование этих форм не является, поэтому работодатель может разработать свою. Форма № Т-13 используется наиболее часто, так как применяется при автоматизированной обработке учетных данных. Ниже предложена форма табеля учета рабочего времени 2019 года.

Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н утверждена форма ОКУД 0504421 для использования органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями. Этим же приказом определен порядок ее заполнения и применения. Предлагаем выбрать подходящий и скачать табель учета рабочего времени (бланк простой).

Форма Т-12

Форма Т-13

Форма ОКУД 0504421

Как фиксировать отработанное время

При любой продолжительности трудового дня, независимо от установленных режимов, рабочее время может отражаться в таблице учета двумя способами:

методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
путем регистрации только отклонений (неявок, сверхурочных часов и т.п.).

Если продолжительность трудового дня (смены) является неизменной, можно регистрировать только отклонения, поскольку условиями трудового договора или правилами внутреннего трудового распорядка определено количество рабочих часов на каждый день работы.

В том случае, когда количество отработанных часов в различные дни (смены) может быть разным, например, при суммированном учете отработанного времени, следует применять метод сплошной регистрации. Это позволит после окончания учетного периода выявить возможные сверхурочные работы, а также скорректировать дальнейшее привлечение работника к работе в пределах установленной для данной категории нормы продолжительности отработанного времени.

Отметки в табеле учета рабочего времени о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного дня или по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на в случаях, установленных законодательством, и пр.).

Как заполнять календарь (табель) рабочего времени на 2019 год

При составлении необходимо руководствоваться Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (далее — Указания). При этом используются . Так при отражении количества отработанного времени напротив фамилии работника проставляется буквенный (Я) или цифровой (01) код, а в нижних строках указывается продолжительность работы. Если работа согласно графику выпадает на ночное время, то возможно дополнить форму графами для указания необходимых реквизитов.

Образец заполнения формы ОКУД 0504421

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени, скачать чистый бланк которого вы смогли выше, заполняет уполномоченное на это лицо. Если ТУРВ по каждому подразделению организации ведется отдельно, то целесообразно при назначении ответственного лица издать приказ, в котором указать должность, фамилию, имя, отчество работника, ответственного за составление табеля по каждому структурному подразделению, и лица, его замещающего во время его отсутствия.

Образец приказа о назначении ответственного

Выходные и праздничные дни в табеле на 2019 год

Они отражаются в соответствии с , где учитываются все установленные праздничные дни и их переносы в соответствии с Постановлениями Правительства. Выходные дни для разных категорий сотрудников варьируются в зависимости от установленного для них графика работы. Код учета выходных дней в документе может быть разным. Он зависит от того, как организация оплачивает эти дни, и на каком основании они предоставляются.

Выходной день в соответствии с графиком сотрудника обозначается буквенным (В) или цифровым (26) кодом. Он не влияет на установленную оплату труда.

Если по инициативе компании сотрудники получают дополнительный выходной день, а компания уменьшает на них норму работы в месяц, то работники получают полный оклад, а эти дни не оплачиваются компанией. Для таких дней в табеле предусмотрен буквенный (В) или цифровой (26) код.

Другой случай установления компанией дополнительного выходного — сотрудники уходят на выходной, а компания оплачивает эти дни по среднему. Выходит, что за отработанные дни работники получают зарплату, а за дополнительно оплачиваемые выходные — средний оклад. Для такого случая в табеле предусмотрен буквенный (ОВ) или цифровым (27) код.

Срок хранения табеля учета рабочего времени

Такая таблица учета является документом по личному составу, касающимся организации труда, для которого ст. 22.1 Закона об архивном деле установлен специальный срок хранения, а именно:

пять лет со дня окончания года, в котором он составлен, если в табеле учитывалось отработанное только тех работников, которые трудятся в нормальных условиях труда;
50 лет со дня составления ТУРВ, если в нем учитывалось работа сотрудников, занятых на вредных или опасных работах.

Учет и налоги

Исходя из указанных в таблице данных, бухгалтерия рассчитывает заработную плату и различные пособия. Также эти данные влияют и на уплату налогов. Обратим внимание на основные риски.

При прохождении налоговых проверок, в том числе по налогу на прибыль, компания должна предоставить достоверные данные о количестве отработанных дней и часов каждого сотрудника, чтобы подтвердилась правильность начислений. Если будут обнаружены нарушения, то сумма налога на прибыль, указанная в отчетах, будет признана неверной,что повлечет за собой наложение штрафных санкций.

С заработка работника, организация, как налоговый агент, должна выяснить, является ли этот человек налоговым резидентом РФ для того, чтобы использовать при расчете верную налоговую ставку. Именно табель сможет подтвердить фактическое нахождение сотрудника на территории страны. Особенно должны учитывать данную особенность те работодатели, которые отправляют сотрудников в командировки в Белоруссию или Казахстан, потому что при пересечении этих границ в паспорте гражданина не делают никаких отметок. При возникновении спорной ситуации компания сможет доказать, что применила верную ставку, удержала и начислила НДФЛ в полном размере.

Правильное заполнение табеля гарантирует компании возможность ФСС засчитать расходы по больничному листку, потому что нельзя будет официально подтвердить количество отработанных дней, которые крайне важны при расчете этих сумм.

Унифицированная форма Т-12 служит для отражения фактически отработанного сотрудником времени, а также периодов неявок как по уважительным, так и по неуважительным причинам. На его основе происходит начисление большинства выплат сотруднику при различных системах оплаты труда.

Задачи, решаемые с помощью унифицированной формы Т-12

В соответствии со ст. 91 ТК РФ точный учет времени, отработанного сотрудником, должен в обязательном порядке осуществлять работодатель. Методические аспекты данного вопроса, как и специализированные формы для указанного процесса, законодательно не утверждены. В качестве бланка, в целях экономии времени на его разработку, можно применять одну из форм, введенных Госкомстатом РФ.

Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 принята унифицированная форма Т-12 , которая объединяет в себе два раздела:

Непосредственно табель учета рабочего времени для фиксации отработанных ежедневно часов, а также периодов отсутствия по различным причинам.
Лист, предназначенный для расчета оплаты за отработанное время, а также периоды, в которых за сотрудником сохраняется заработок либо ему должны выплачиваться компенсации и пособия. В деловой практике он применяется крайне редко, что связано с разграничением функций учета рабочего времени и расчета заработной платы между отделами компаний. Кроме того, в случае применения учетных баз данных данный процесс, как правило, автоматизирован.

Исходя из сказанного, унифицированную форму T -12 следует рассматривать в первую очередь как инструмент сбора данных об отработанном времени и периодах отсутствия сотрудника. Она является незаменимым источником информации при расчете зарплаты.

Правила оформления унифицированной формы табеля учета рабочего времени

Обязанность по учету времени, фактически отработанного сотрудником, возлагается на специально назначенное для этого лицо. Это может быть работник кадровой службы, бухгалтерии, начальники отделов и т. д.

В зависимости от применяемых методов контроля явок сотрудников, специфики организации работы, особенностей учетного процесса, методика формирования, проверки и утверждения формы Т-12 может отличаться на разных предприятиях. Поэтому рекомендуется ввести в действие локальный нормативный документ, фиксирующий основные требования к заполнению и утверждению данной формы, а также сроки ее предоставления. Его титульный лист достаточно типичен для подобного рода документов, в нем необходимо указать:

наименование юридического лица;
ОКПО;
порядковый номер документа;
период, за который он оформлен;
дату составления.

Данный документ формируется по итогам месяца, записи о состоянии сотрудника вносятся в него за каждый календарный день. Документ может составляться в целом по компании, если она небольшая, или в разбивке по отделам, если фирма большая и имеет разветвленную структуру. Днем оформления документа указывается последний день месяца, а расчетным периодом выступает рабочий месяц. В качестве подспорья при составлении табеля на первой странице приведены буквенные и числовые обозначения для отражения дней работы или отсутствия сотрудника. Бывают ситуации, когда ни один из приведенных шифров не соответствует свершившемуся событию. В этом случае рекомендуется ввести дополнительное обозначение самостоятельно и закрепить его локальным актом.

За первой страницей следует раздел, в котором приведены данные о работе сотрудников. Количество листов должно быть достаточным для отражения информации по всему списку сотрудников. Помимо фамилии, должности и табельного номера для каждого работника предусмотрено по 2 строки, состоящие из ячеек, согласующихся с конкретным числом месяца. Под каждый день отведена пара клеток, в верхней проставляется обозначение вида присутствия, отсутствия, в нижней — соответствующее количество часов. Если сотрудник не присутствовал на работе, нижняя ячейка может быть пустой.

Помимо метода заполнения табеля, предполагающего сплошную непрерывную фиксацию времени работы или отсутствия на месте, возможен другой — отражение в оговариваемом документе только неявок. Он приемлем только в случае, если все работники выполняют свои обязанности по графику пятидневной рабочей недели, и их общее количество невелико. Но оформленный таким образом табель не так хорошо воспринимается зрительно, и увеличивается вероятность ошибок и неточностей.

По итогам половины месяца рассчитывается общее количество отработанных дней и часов, в конце месяца аналогично поступают с оставшейся частью периода, а кроме того, выводят итоги за весь месяц. Внизу бланка в соответствующих строках ставятся подписи ответственного за ведение документа лица, начальника службы и сотрудника службы персонала.

На что следует обратить особое внимание при составлении табеля

Выходные и нерабочие праздничные дни в табеле оформляются буквой «В», если в месяце меньше дней, чем полей под числами, в «лишних» ячейках ставится знак «Х». Время работы сотрудника фиксируется со дня его приема на работу. Последний табель на увольняющегося работника составляется в месяце расторжения договора, как правило, он подписывается сразу в день увольнения. Он формируется отдельным документом и служит основанием для окончательного расчета.

Все неявки по уважительной причине проставляются на основе документов: больничного, приказа на отпуск, справки о сдаче крови. Если причина отсутствия неясна, до момента ее уточнения в табеле проставляется обозначение «НН».

Неявки по уважительной причине в календарных днях (командировка, отпуск, больничный), в том числе приходящиеся на выходные, фиксируются во всех ячейках табеля.

Компании стремятся минимизировать командировки в выходные, ввиду необходимости их оплаты согласно положениям ст. 153 ТК РФ, однако если день приезда или отъезда приходится на выходной день, то в соответствующих клетках также ставится «К».

При внешнем совместительстве или приеме на неполную ставку продолжительность смены в часах ставится согласно условиям контракта. Все проработанные помимо этого часы относятся к сверхурочным. Они должны быть оформлены приказом о привлечении к работе за пределами нормальной продолжительности рабочего времени. Внутренние совместители будут проходить в табеле 2 раза.

Работа в выходной день производится (за исключением особых случаев, поименованных в ТК РФ) с письменного согласия работника на основе приказа руководителя. Такая работа должна быть оплачена в размере не менее двух часовых (дневных) тарифных ставок. По желанию сотрудника повышенная оплата может быть заменена одинарной оплатой с предоставлением последующего неоплачиваемого отгула.

С образцом заполнения формы Т-12 пользователи нашего сайта могут ознакомиться, перейдя по ссылкам ниже.

В качестве рабочей формы табеля можно использовать формы, утвержденные Госкомстатом РФ ранее. Хотя они не являются обязательными, данные бланки хорошо подходят для организации качественного учета фактического отработанного времени.

Табель учета рабочего времени форма Т-13 образец заполнения.

Табель учета рабочего времени – это документ, отражающий отработанное персоналом время на протяжении расчетного периода, равного, как правило, 1 месяц. Существует две формы табеля – Т-12 и Т-13. В данной статье подробнее остановимся на второй форме.

Форма Т-13 табель учета рабочего времени бланк – скачать (excel на одном листе).

В качестве примера мы заполнили бланк Т-13, скачать заполненный образец табеля можно по ссылке в конце статьи.

Форма Т-12 отличается тем, что позволяет не только вести учет всем явкам и

неявкам работников, но и рассчитать заработную плату для каждого работника. Порядок заполнения табеля Т-12 можно посмотреть в этой статье, где можно скачать бланк данной формы и образец заполнения.

Государственные и муниципальные учреждения заполняют табель типовой формы 0504421.

Для заполнения табеля учета рабочего времени назначается ответственный сотрудник, причем обязанности заполнять документ должна быть прописана в трудовом договоре, инструкции к должности или другом документе, устанавливающим трудовые обязанности для работника. Это может быть начальник структурного подразделения, кадровый специалист или работник другой должности.

В бланк табеля могут вноситься ежедневные записи о присутствии или отсутствии каждого работника на рабочем месте с указанием причины отсутствия. Причина неявки выражается в виде указания буквенного кода. Все кодовые буквенные обозначения можно найти на титульном листе табеля Т-12. Отметка об отсутствии работника по той или иной причине может быть внесена в табель Т-13 только при наличии документа основания. Например, больничный (буквенный код – Б) ставится на основании листка нетрудоспособности. Прогул (буквенное обозначение – ПР) ставится на основании акта об отсутствии на рабочем месте. Сверхурочная работа (буквенный код – С) – заявлением работника на выполнение такой работы.

Можно в табель вносить записи не каждый день, а только указывать любые отклонения от стандартного отработанного рабочего дня.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени форма Т-13

В бланке табеля следует указать название организации и структурного подразделения, в отношении которого заполняется табель. Если форма Т-13 заполняется по организации в целом, то подразделение указывать не нужно.

Также следует указать расчетный период, за который вносятся сведения в табель.

В таблице для каждого работника необходимо указать все его явки и неявки (или только неявки). Для этого имеется 31 клетка, поделенная на две части: в верхней части пишется буквенный код, в нижней – количество часов (графа 4).

Буквенные и цифровые коды для заполнения табеля:

По итогам каждой половины месяца, а также за весь месяц считается общее отработанных дней и часов (графы 5 и 6).

В графах 7-9 заносятся кодовые обозначения видов оплат и соответствующего количество часов, а также корреспондирующий бухгалтерский счет. Если в отношении всех работников из табеля применяется только один вид оплаты труда, то можно указать его в верхней части графы, так же как и корреспондирующий счет. При этом графы 7 и 8 заполнять не нужно, в гр.9 вносится соответствующего количество часов, которые нужно оплатить по этому виду оплаты.

Графы 10-13 посвящены указанием причин неявок – буквенный код и соответствующее количество часов.

Заполненный за месяц бланк табеля Т-13, подписанный ответственным лицом, передается в бухгалтерию для произведения расчета заработной платы.

Оформление Т-13

Табель учета рабочего времени форма Т-13 образец заполнения – скачать (excel).

Как вести учет ненормированного рабочего времени

Формы учета

Учитывать рабочее время сотрудников работодателя обязывает статья 91 Трудового кодекса РФ. Для этих целей Госкомстатом разработаны и утверждены соответствующие формы документа:

1. Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»;
2. Т-13 «Табель учета рабочего времени».

Обе формы имеют единое назначение:

учет фактически отработанного работником времени;
учет пропущенного работником времени;
контроль соблюдения работником режима работы, установленного трудовым договором;
формирование данных об отработанном времени;
формирование данных для расчета оплаты труда;
получение данных для составления статистической отчетности по труду.

Рассмотрим основные отличия.

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда Т-12

Эта форма документа заполняется вручную, независимо от того, напечатаны ли бланки типографским способом или хранятся в электронном виде. В последнем случае заполненный бланк распечатывается и подписывается ответственным лицом для передачи данных в бухгалтерию. Т-12 имеет два самостоятельных раздела. Как следует из названия, один из них предназначен для фиксирования отработанных сотрудником часов, другой — для расчета оплаты рабочего времени. В Постановлении Госкомстата оговаривается, что организация вправе использовать только первый раздел формы Т-12, так он является самостоятельным документом отчетности. Раздел второй заполняется бухгалтерией. В свою очередь бухгалтерия для расчета оплаты труда может использовать другие утвержденные формы или программы.

Основная таблица табеля Т-12 состоит из 55 позиций. В документе максимально учитываются детали рабочего периода для точного расчета зарплаты.

Табель учета рабочего времени Т-13

Этот документ имеет электронный формат и заполняется автоматически. Табель Т-13 имеет упрощенную структуру. В отличие от Т-12 он состоит из одного раздела. По умолчанию предполагается, что для расчета зарплаты на основании данных бухгалтерия будет использовать дополнительные программы. Таблица имеет всего 13 позиций для внесения информации. Заполненный табель необходимо распечатать и заверить подписью ответственного лица.

Табели Т-12 и Т-13 предназначены для учета рабочего времени при стандартном режиме работы.

Журнал учета ненормированного рабочего времени

В настоящее время официальной унифицированной формы табеля учета внеурочных часов не существует. Поэтому руководителям организаций для этих целей рекомендуется разработать свой формат документа. Это может быть табель на основе Т-12 или Т-13, или журнал с необходимыми графами для заполнения, соответствующий специфике ненормированной работы. Он также должен заполняться вручную и подписываться ответственным лицом для передачи в бухгалтерию.

Электронный формат учета рабочего времени

Табель или журнал учета рабочего времени относятся к первичным бухгалтерским учетным документам. Формат их ведения прописан в Законе «О бухгалтерском учете». Из положений Закона следует, что документ может формироваться как в бумажном виде, так и в электронном.

Документ, на котором отсутствует подпись не может быть юридически значимым. Поэтому, если предприятие или организация выбирает электронный формат документа, то для его заверения потребуется электронная подпись. Регулирует работу цифрового атрибута Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

О видах электронной подписи, ее назначении и возможности приобретения можно узнать в этом разделе.

В настоящее время принято вести учет в двух форматах: в электронном и бумажном.

Период учета

Частота или периодичность подачи учетных документов в бухгалтерию законодательными актами не установлена. Но статья 136 Трудового кодекса РФ гласит:

«Заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца. Конкретная дата выплаты заработной платы устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена».

Это значит, что бухгалтер рассчитывает оплату работы сотрудников каждые полмесяца. Поэтому сведения об отработанном работниками времени или неявках и их причинах должны поступать в бухгалтерию с такой же периодичностью — каждые 15 дней.

Отчетным периодом для учета рабочего времени установлен один календарный месяц. Соответственно, табель закрывается и передается в бухгалтерию в последнее число месяца.

Заработная плата

Подписанные бумажные табели учета рабочего времени должны быть в отделении заработной платы до 14:00 второй среды. периода оплаты. Расчет заработной платы будет рассылать еженедельные электронные письма всем колледжам с указанием табеля рабочего времени. даты и ранние сроки, если применимо. Сроки также включены в график расчетных периодов и сроков выплаты новое окно.Утверждающим рекомендуется использовать свои электронные календари, чтобы отправлять себе напоминания. сроков оплаты табеля.

НЕ отправляйте по факсу табели учета рабочего времени. Отправьте табели учета рабочего времени по внутренней почте.

Если отдел расчета заработной платы запрашивает факс, оригиналы форм должны следовать за факсом. через внутреннюю почту.

Табели учета рабочего времени являются юридическими документами. ВСЕ изменения должны быть подписаны (даже белые out), и оба сотрудника и руководитель должны инициализировать изменения. Оригинальные подписи являются обязательными. Не пользуйтесь карандашом.

Только основной персонал колледжа может работать в закрытые каникулы колледжа.Часы представленные студентами и временными сотрудниками в закрытые каникулы колледжа не будут оплаченный. Утверждающим рекомендуется внимательно следить за часами, указанными для оплаты. до утверждения не используйте «одобрить все».

Руководство пользователя расписания временного сотрудника

| Человеческие ресурсы

Типы сотрудников

Ниже перечислены различные типы временных почасовых должностей вместе с соответствующими кодами классов должностей:

Классифицированная временная почасовая оплата — C3
Профессиональная временная почасовая оплата — E3

Если вы не уверены в классификации вашей должности, обратитесь к письму с предложением о трудоустройстве или спросите своего руководителя.

рабочая неделя

Рабочая неделя

Western начинается в 00.01 в понедельник и заканчивается в 12:00 в следующее воскресенье.

Расчетные периоды

Расчетные периоды с 1-го по 15-е и с 16-го по последний день каждого месяца.

Сроки выплаты

Даты выплаты — 10-е и 25-е число каждого месяца, за исключением перечисленных ниже.Компенсация за работу, выполненную с 1 по 15 число, выплачивается 25 числа того же месяца. Компенсация за работу, выполненную с 16-го по последний день месяца, выплачивается 10-го числа следующего месяца.

Если 10-е или 25-е выпадет в субботу, днем выплаты будет предыдущая пятница.
Если 10-е или 25-е выпадает в воскресенье, днем выплаты будет следующий понедельник.
Если 10-й или 25-й выпадает на выходной день, днем выплаты зарплаты будет предыдущий «непраздничный» будний день.

Список текущих дат выплат см. В разделе «Получение оплаты».

Праздничная выплата

Временным сотрудникам с почасовой оплатой не оплачивается отпуск, если вы не работаете в праздничные дни. Вам платят вашу обычную почасовую ставку за работу, выполняемую в праздничный день, если только отработанное время не превышает сорока (40) часов в рабочую неделю (см. Раздел «Рабочая неделя» выше). Часы, отработанные более сорока (40) часов в рабочую неделю, оплачиваются по сверхурочной ставке (см. Оплата сверхурочных ниже).

Отпускные остатки

Остатки отпусков можно просмотреть в Интернете через Web4U, следуя этим инструкциям:

Войти в Web4U
Выберите вкладку «Сотрудник»
Выбрать Просмотреть остатки отпуска

Остатки отпусков также можно просмотреть в нижней части отчетов о прибылях и убытках, отправляемых вам по электронной почте в каждый платежный период.Если у вас есть какие-либо вопросы или сомнения относительно остатков на отпусках, звоните по телефону 360-650-7713.

Типы заработков и отпусков

Ваш табель рабочего времени позволяет вам сообщать о различных видах заработка и отпусках. Информация о каждом типе подробно описана ниже. Чтобы сообщить о любом из нижеприведенных доходов и / или отпусков в табеле рабочего времени, см. Инструкции ниже для ввода отработанных часов в табель рабочего времени и ввода отпуска по болезни в табель рабочего времени.

Почасовая обычная оплата (год)

Укажите все часы, отработанные в текущем периоде оплаты (см. «Периоды оплаты» выше), до сорока (40) часов в рабочей неделе (см. «Рабочая неделя» выше) как «Регулярная почасовая оплата».
Отчет «Регулярная почасовая оплата» о фактически отработанных дневных часах.
Не включайте перерывы на обед продолжительностью тридцать (30) минут или более в рабочее время.
Если у вас есть обычные часы, чтобы сообщить о предыдущем периоде оплаты, см. Позднее почасовое время ниже.

Сверхурочная работа (OVT)

Сверхурочная работа должна быть предварительно одобрена вашим руководителем. Перед сверхурочной работой заполните форму запроса на сверхурочную работу и часы сверхурочной работы.
Укажите все часы, отработанные в текущем периоде оплаты (см. «Периоды заработной платы» выше) сверх сорока (40) часов в рабочей неделе (см. «Рабочую неделю» выше) как «Сверхурочная оплата».
Отчет «Оплата сверхурочной работы» о фактически заработанной дневной сверхурочной работе.
Сверхурочные оплачиваются в размере 1,5 вашей почасовой ставки.
Даты начала и окончания каждого периода оплаты могут приходиться на середину рабочей недели, поэтому может потребоваться просмотреть предыдущие табели учета рабочего времени, чтобы рассчитать полную рабочую неделю отработанных часов, чтобы определить, была ли заработана сверхурочная работа.
Вы можете отслеживать все ваши часы, отработанные каждую рабочую неделю на одной или нескольких должностях, с помощью инструмента Weekly Hours Tracker.
Укажите сверхурочную работу ТОЛЬКО в строке «Оплата сверхурочной работы» вашего табеля рабочего времени; ТАКЖЕ не записывайте эти часы в строках «Регулярная почасовая оплата» или «Поздняя почасовая оплата», иначе вам будут переплачены.
Если у вас есть сверхурочные, чтобы сообщить о предыдущем периоде оплаты, укажите часы как «Оплата сверхурочных» в любой день текущего табеля и введите комментарии, указывающие фактическую дату (даты) и время сверхурочной работы (см. Ввод комментариев к вашему Раздел Табель рабочего времени ниже).

Отпуск по болезни штата Вашингтон (WSL)

Имеющим право на сверхурочную работу временным почасовым сотрудникам начисляется один (1) час отпуска по болезни за каждые сорок (40) отработанных часов.
Существует период ожидания девяноста (90) дней после начала вашей работы, чтобы взять отпуск по болезни.
Вы должны уведомить своего руководителя, если заранее знаете, что планируете взять отпуск по болезни (см. Инструкции ниже по запросу на отпуск).
Проверьте остаток на вашем отпуске, чтобы убедиться, что отпуск можно использовать. Сообщение об отпуске по болезни, превышающее доступный остаток, приведет к тому, что ваша зарплата будет привязана к оплате.
Если вам нужно сообщить об отпуске по болезни за предыдущий оплачиваемый период, сообщите об отпуске в любой день текущего расписания и введите комментарии, указывающие фактическую дату (даты), когда был взят отпуск (см. Инструкции ниже для ввода комментариев в свой табель рабочего времени. ).
См. Уведомление об оплачиваемом отпуске по болезни сотрудника для получения информации о надлежащем использовании и другой информации.

Поздний час (LHR)

Отчет «Поздний час» для часов, отработанных в предыдущем периоде оплаты, которые не были указаны в правильном табеле учета рабочего времени.
Сообщайте «Позднее почасовое время» в любой день текущего расписания (вы можете ввести максимум 24 часа в день, указав с 12:00 до 12:00).
Введите комментарии с указанием фактических дат и времени отработанных часов (см. Раздел «Ввод комментариев в табель рабочего времени» ниже).

Требуется отпуск

Вы должны уведомить своего начальника, если заранее знаете, что планируете взять отпуск по болезни. Чтобы запросить отпуск, рекомендуется заполнить форму запроса на отпуск и отправить своему руководителю.

Крайние сроки табеля

Табели учета рабочего времени должны быть представлены на утверждение до 23:59. в последний день каждого платежного периода (15 и последний день каждого месяца).Как только вы получите доступ к своему табелю учета рабочего времени (см. Доступ к вашему табелю рабочего времени ниже), вверху будет отображаться Дата отправки . Submit By Date — это дата и время, когда табель должен быть отправлен на утверждение.

Пример:

Доступ к вашему табелю рабочего времени

Таблицы рабочего времени доступны в электронном виде с любого компьютера через Web4U. Чтобы получить доступ к табелю рабочего времени, следуйте этим инструкциям:

Войти в Web4U
Выберите Сотрудник вкладку
Выбрать Табели учета рабочего времени
Выберите соответствующую позицию и период выплаты
ВАЖНО: Если вы занимаетесь несколькими позициями, убедитесь, что выбрали правильную позицию
Нажмите Табель рабочего времени

Пример:

Ввод отработанных часов в табель рабочего времени

Чтобы ввести отработанные часы в табель рабочего времени, следуйте этим инструкциям:

Если вы еще этого не сделали, следуйте инструкциям выше в разделе «Доступ к табелю рабочего времени»
В столбце Прибыль найдите Тип дохода, о котором вы хотите сообщить
Найдите дату, под которой вы хотите отчитаться о доходах (нажмите Следующий или Предыдущий , чтобы просмотреть все даты в течение периода оплаты)
Нажмите Введите часы

Пример:

Введите время начала работы в поле Время в поле
Формат для ввода времени: ЧЧ: ММ (2 цифры часа, двоеточие, минуты 2 цифры)
Минуты можно вводить с интервалом в 15 минут (допустимые значения: 00,: 15,: 30 и: 45)
Выберите AM или PM
Введите время, когда вы перестали работать, в поле Time Out (Примечание: не включайте перерывы на обед продолжительностью тридцать (30) минут или более.Дополнительную информацию см. В разделе «Обычная почасовая оплата».)

Пример:

Нажмите Сохранить
Нажмите Следующий день , чтобы повторить несколько дней
Вы также можете нажать Копировать , если вы хотите скопировать одно и то же количество часов в несколько дней
- К Скопируйте от отображаемой даты до конца платежного периода , установите флажок
- Если вы хотите включить даты выходных, установите флажок Включить субботу и / или Включить воскресенье
- Чтобы скопировать отдельные даты, установите флажки под датами

Пример:

Нажмите Копировать
В случае успеха вы получите следующее сообщение:

Нажмите Предыдущее меню , чтобы вернуться в табель учета рабочего времени

Внесение отпуска по болезни в табель рабочего времени

Чтобы внести больничный в свой табель учета рабочего времени, следуйте этим инструкциям:

Если вы еще этого не сделали, следуйте инструкциям выше в разделе «Доступ к табелю рабочего времени»
В столбце Заработок найдите «Отпуск по болезни штата Вашингтон»
Найдите дату, в которую вы хотите сообщить об отпуске (нажмите Следующий или Предыдущий , чтобы просмотреть все даты в пределах периода оплаты)
Нажмите Введите часы

Пример:

Введите время начала отпуска по болезни в поле Время в поле
Формат для ввода времени: ЧЧ: ММ (2 цифры часа, двоеточие, минуты 2 цифры)
Минуты можно вводить с интервалом в 15 минут (допустимые значения: 00,: 15,: 30 и: 45)
Выберите AM или PM
Введите время окончания отпуска по болезни в поле Time Out

Пример:

Нажмите Сохранить
Нажмите Следующий день , чтобы повторить несколько дней
Вы также можете нажать Копировать , если вы хотите скопировать одно и то же количество часов в несколько дней
- К Скопируйте от отображаемой даты до конца платежного периода , установите флажок
- Чтобы скопировать отдельные даты, установите флажки под датами

Пример:

Нажмите Копировать
В случае успеха вы получите следующее сообщение:

Нажмите Предыдущее меню , чтобы вернуться в табель учета рабочего времени

Ввод комментариев в табель рабочего времени

Вы можете вводить текстовые комментарии в свой табель по разным причинам.Если вы сообщаете о поздних часах работы в предыдущем периоде оплаты, необходимо вводить комментарии, указывающие дату (даты) и время, в которое фактически было отработано время или был фактически взят отпуск по болезни. Чтобы ввести комментарии в табель учета рабочего времени, следуйте этим инструкциям:

Введите комментарии в поле «Ввести или отредактировать комментарий» :

Пример:

Нажмите Сохранить
Нажмите Предыдущее меню , а затем Предварительный просмотр , чтобы просмотреть комментарии, введенные в нижней части табеля.

Перезапуск расписания

Функция Restart в вашем табеле рабочего времени очистит ваш неотправленный табель от всех введенных часов.Это полезно, если вы допустили несколько ошибок и хотели бы начать заново с пустым табелем учета рабочего времени или ввели часы в неправильной позиции. Чтобы перезапустить табель, следуйте этим инструкциям:

Нажмите Отправить , чтобы подтвердить, что вы хотите перезапустить табель

Отправка табеля на утверждение

Табели учета рабочего времени должны быть представлены на утверждение до 11:59 p.м. в последний день каждого платежного периода (15 и последний день каждого месяца). Чтобы отправить табель на утверждение, следуйте этим инструкциям:

Если вы еще этого не сделали, следуйте инструкциям выше в разделе «Доступ к табелю рабочего времени»
Проверьте правильность табеля и нажмите Отправить на утверждение *

* Отправляя свой табель рабочего времени, вы подтверждаете, что предоставляете достоверную и точную запись о ваших отработанных часах.

В случае успеха вы получите сообщение ниже, и ваш табель учета рабочего времени будет готов для утверждения вашим лицом, утверждающим расчет заработной платы.

Ваше лицо, утверждающее расчет заработной платы, будет указано в нижней части вашего табеля рабочего времени в разделе Ожидание утверждения от раздела

Пример:

Корректировка вашего табеля до крайнего срока

Вы можете вернуть себе табель рабочего времени для исправления, даже если вы уже отправили его на утверждение, при условии, что это до истечения крайнего срока табеля.Инструкции по возврату табеля учета рабочего времени следующие:

Если вы еще этого не сделали, следуйте инструкциям выше в разделе «Доступ к табелю рабочего времени»
Нажмите Время возврата внизу табеля рабочего времени

В случае успеха вы получите сообщение, указанное ниже, и ваш табель рабочего времени будет готов, чтобы вы могли внести какие-либо изменения.

Внесите необходимые исправления и нажмите Отправить на утверждение *

В случае успеха вы получите сообщение ниже, и ваш табель учета рабочего времени будет готов для утверждения вашим лицом, утверждающим расчет заработной платы.

Исправление вашего табеля рабочего времени после крайнего срока

Варианты исправления вашего табеля после истечения крайнего срока табеля следующие:

Если это до крайнего срока утверждения табеля рабочего времени (см. Текущий график расчета заработной платы), попросите лица, утверждающего расчет заработной платы, вернуть вам табель рабочего времени для исправления, внесите любые исправления и повторно отправьте его на утверждение, ИЛИ
Если это после Крайнего срока утверждения табеля рабочего времени, заполните форму запроса на корректировку табеля рабочего времени и отправьте его своему руководителю на утверждение.

Руководство по учету времени в расписании перфорации

1	Войдите в систему самообслуживания сотрудников, используя свой идентификатор пользователя (идентификатор сотрудника) и пароль.
2	На домашней странице самообслуживания сотрудников выберите плитку Расписание . Примечание. Если у вас есть несколько активных заданий Commonwealth, обратитесь к шагам 3 и 4. Если нет, перейдите к шагу 5.
3	Вы попадете на страницу выбора заданий TIMESHEET , где ваши задания будут отображены в таблице.Таблица состоит из 6 столбцов информации для каждой строки вакансии. Столбцы: НАЗВАНИЕ ЗАДАНИЯ: Название вашей работы отображается в виде ссылки. ID ОТДЕЛЕНИЯ: Идентифицирует ваш отдел и организацию. ОТДЕЛ: Отдел, связанный с вашей работой. ИДЕНТИФИКАТОР ПОЧТОВОЙ СБОРКИ: Идентификационный номер почтового ящика, привязанный к вашей работе. НАЗВАНИЕ : Не заполнено Empl ID : Не заполнено
4	Выберите задание, время для которого нужно отправить, щелкнув ссылку НАЗВАНИЕ ЗАДАНИЯ для задания.
5	Будет отображено ваше расписание с вашим обычным рабочим графиком.
6	Вверху расписания указаны ваше ИМЯ , ИДЕНТИФИКАТОР СОТРУДНИКА , НАЗВАНИЕ РАБОТЫ и НОМЕР ЗАПИСИ СОТРУДНИКА .
7	Под вашей личной информацией находится раскрывающееся меню VIEW BY . Вы можете настроить способ отображения расписания, выбрав раскрывающееся меню и выбрав КАЛЕНДАРНЫЙ ПЕРИОД, ДЕНЬ, или НЕДЕЛЮ .
8	Справа две ссылки: ПРЕДЫДУЩАЯ НЕДЕЛЯ и СЛЕДУЮЩАЯ НЕДЕЛЯ . Щелкните ссылку NEXT WEEK , чтобы перейти к следующей неделе. Выберите ссылку ПРЕДЫДУЩАЯ НЕДЕЛЯ , чтобы перейти к прошлой неделе.
9	Под выпадающим меню ПРОСМОТР ПО находится поле ДАТА и значок КАЛЕНДАРЬ . Выбрав значок КАЛЕНДАРЬ , вы можете выбрать дату.После ввода или выбора другой даты щелкните значок Обновить расписание рядом с датой, чтобы обновить расписание.
10	Под полем ДАТА указаны ваши РАСПИСАННЫЕ ЧАСЫ и ваши ОТЧЕТНЫЕ ЧАСЫ . Ваш РАСПИСАНИЕ — это общее количество часов в вашем обычном недельном графике работы. ЧАСОВ ОТЧЕТА — это время, когда вы отчитываетесь в течение недели.
11	Расписание отображается под информацией РАСПИСАНИЕ и ОТЧЕТНЫЕ ЧАСЫ .
12	Табель учета рабочего времени по умолчанию представляет собой таблицу, состоящую из девятнадцати столбцов информации, с семью строками для дней недели: ПЛЮС ЗНАК (+) : Добавление строки информации. Используется для добавления строки данных отчета о времени. МИНУС (-) : Удалить строку информации. Используется для удаления данных отчетов о времени. Примечание : Кнопки ПЛЮС И МИНУС расположены справа и слева от расписания. КОММЕНТАРИИ : Пользователи могут оставлять комментарии в своем расписании. Проконсультируйтесь с отделом кадров или заработной платой вашего агентства относительно использования комментариев. ДЕНЬ и ДАТА : показывает день недели и дату ОТЧЕТНЫЙ СТАТУС: Сообщает вам, что указанное вами время требует утверждения или было одобрено вашим менеджером / руководителем. IN, MEAL OUT, MEAL IN и OUT : время подачи и отвода ударов в течение дня. ВСЕГО ПУАНСОНА : Общее время, указанное за день. TRC: Код сообщения времени. Код отчета о времени — это уникальный идентификатор, указывающий тип используемого времени (например, больничный, отпуск, сверхурочная работа и т. Д.). Текстовое поле в столбце TRC будет пустым, если указано обычное время. Справа от текстового поля TRC находится значок увеличительного стекла. Щелкните увеличительное стекло, чтобы просмотреть коды отчетов о времени. ТИП: Тип TRC. КРАТКОЕ ОПИСАНИЕ: Описание TRC КОЛИЧЕСТВО : Только для использования TRC в течение указанного времени.Введите количество часов без REG TRC, т.е. VAC, SIC, PER. ПЛАНОВЫЕ ЧАСЫ: Количество рабочих часов по расписанию и дата. ДАТА : Показывает дату .
13	Под расписанием находится кнопка СОХРАНИТЬ ДЛЯ ПОЗДНЕГО , ОТПРАВИТЬ и ОЧИСТИТЬ . Кнопка СОХРАНИТЬ ПОЗЖЕ позволяет сохранить расписание, не отправляя его. Если вы выберете эту кнопку, вам все равно нужно будет нажать кнопку ОТПРАВИТЬ , чтобы подтвердить ваше время на неделю.Используйте кнопку ОТПРАВИТЬ , чтобы направить расписание на утверждение. Кнопка CLEAR удаляет только предварительно заполненное время, а не сохраненное или отправленное время. Под кнопкой ОТПРАВИТЬ находятся следующие четыре вкладки:
14	Отчетное время ОБЩАЯ ИНФОРМАЦИЯ Вкладка разделена на девять столбцов информации: КАТЕГОРИЯ: Значения в этом столбце включают: ОБЩЕЕ ОТЧЕТНОЕ ЧАСОВ, ОБЩЕЕ ЗАПЛАНИРОВАННОЕ ЧАСЫ, ОТКЛОНЕНИЕ РАСПИСАНИЯ и ОТНОШЕНИЕ КАТЕГОРИИ . ИТОГО: Общее количество часов, зарегистрированных за день. ЗАГОЛОВКИ КОЛОНКИ НА КАЖДЫЙ ДЕНЬ НЕДЕЛИ (вс-сб) Таблица далее разделена на три строки: ВСЕГО ОТЧЕТНЫХ ЧАСОВ : Общее количество часов, сообщенных для каждого дня недели. ИТОГО ПО РАСПИСАНИЮ : Общее количество часов, запланированных на каждый день недели. ОТКЛОНЕНИЕ РАСПИСАНИЯ : Общее количество часов, указанное сверх или меньше запланированного. КАТЕГОРИЯ НЕ ОТОБРАЖАЕТСЯ : В настоящее время не используется.
15	Вкладка ОТПУСК / ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ ВРЕМЯ разделена на пять столбцов: ТИП ПЛАНА : Тип плана (например, Выход, Компенсационное время). ПЛАН : Тип отпуска (например, отпуск по болезни, отпуск, личный). CURRENT BALANCE : Количество часов, доступных для использования. МАКСИМАЛЬНО РАЗРЕШЕННЫЙ: Максимальное количество часов плана отпуска СМОТРЕТЬ ДЕТАЛИ : Подробная таблица отпусков и использования.
16	Вкладка ИСКЛЮЧЕНИЯ делится на восемь столбцов, если существует исключение.Исключения генерируются, когда указанное время не соответствует определенному правилу или не соответствует расписанию сотрудника по умолчанию. РАЗРЕШИТЬ : только утверждающие и основные пользователи могут просматривать Разрешить на вкладке «Исключения». Если уровень серьезности низкий, вы должны разрешить его в расписании или разрешить, установив флажок Разрешить. Если уровень серьезности высокий, исключение нельзя разрешить. Ошибка должна быть исправлена в расписании. ДАТА : отображает дату в расписании, в которой произошло исключение. ИДЕНТИФИКАТОР ИСКЛЮЧЕНИЯ : Здесь отображается код ИД исключения, о котором сообщалось в отношении сотрудника. ИСТОЧНИК ИСКЛЮЧЕНИЯ : определяет уровень, на котором должно быть очищено исключение. Обычно исключения должны быть удалены администратором или лицом, утверждающим время. СОСТОЯНИЕ : Здесь отображается состояние исключения. СТЕПЕНЬ ИСКЛЮЧЕНИЯ : Показывает, насколько критично исключение, значения включают Высокий и Низкий. При просмотре исключения следует обрабатывать в соответствии с серьезностью каждого исключения. ОБЪЯСНЕНИЕ : Здесь отображается определение исключения, поскольку оно соотносится с идентификатором исключения. КОММЕНТАРИЙ : Комментарии могут быть введены сотрудником, менеджером или основными пользователями. Эти комментарии доступны для редактирования
17	Вкладка ПЛАТЕЖНОЕ ВРЕМЯ разделена на восемь столбцов. Поля на этой вкладке отображают любое существующее время выплаты в пределах диапазона дат, указанного для этого расписания. ДАТА : Показывает дату, когда строка сообщает TRC : Код сообщения времени.Код отчета о времени — это уникальный идентификатор, указывающий тип используемого времени (например, рег., Больничный, отпуск, сверхурочная работа и т. Д.). ОПИСАНИЕ : Описание TRC TRC ТИП : Тип TRC ПЛАТЕЖНАЯ СОСТОЯНИЕ : Определяет статус на данный момент. КОЛИЧЕСТВО : Общее количество сообщенных TRC. РАСЧЕТНАЯ БРУТТО : Это приблизительная валовая оценка, отражающая только часы, указанные в табеле учета рабочего времени. ВАЛЮТА КОД : показывает код валюты оценочной валовой прибыли.

Формы расчета заработной платы, часто задаваемые вопросы и ссылки | Офис контролера

Контактная информация Заработная плата

Расположение: 202 Университетский зал
Электронная почта: [email protected]
Факс: 937-775-2383
Личный кабинет Часы работы:
Понедельник — пятница с 9 до 16 часов.

На этой странице:

Формы

W-2 Форма и объяснение

Если вы согласились получать свой 2020 W-2 в электронном виде, отдел расчета заработной платы сообщит сотрудникам, когда он будет доступен в WINGS Express.Когда он станет доступен, просто войдите в свою учетную запись и перейдите на вкладку «Сотрудник». Нажмите «Налоговые формы» и введите данные для входа. Войдите в свою учетную запись и выберите Вкладка «Сотрудник» . Выберите Tax Forms и введите данные для входа. Выберите W-2 Отчет о прибылях и убытках на конец года и выберите календарный год. Ваш W-2 будет отображаться. В левом нижнем углу есть ссылка для распечатки вашего W-2. Вы можете распечатать столько копий, сколько вам нужно. Эта форма приемлема для всех налоговых муниципалитетов.

Бумажные копии будут отправлены по почте до 31 января 2021 года.

При подаче налоговой декларации за этот год вам может быть предложено предъявить подтверждение наличия медицинского страхования. В большинстве случаев это так же просто, как установить флажок. Однако в некоторых случаях вам может потребоваться предъявить доказательство страхового покрытия. Первоначально Закон о доступном медицинском обслуживании требовал, чтобы работодатели предоставляли сотрудникам форму 1095 для подтверждения страхового покрытия в 2020 году. Информацию о форме 1095 2020 года можно получить, связавшись с отделом кадров.В вашем W-2 перечисляются взносы сотрудников на покрытие медицинского обслуживания в графе 14. Расходы на медицинское обслуживание, оплачиваемые работодателем, также указаны в графе 12, код DD. В вашей последней квитанции о заработной плате за год также указана информация о медицинском страховании, или ваша карточка медицинского страхования также является доказательством страхового покрытия.

Возврат

Даже если вам не нужно подавать налоговую декларацию, вы должны подать ее для получения возмещения, если в графе 2 указано, что федеральный подоходный налог удерживается, или если вы можете взять кредит на заработанный доход.

Кредит заработанного дохода (EIC)

Вы можете получить EIC на 2020 год, если ваш скорректированный валовой доход (AGI) меньше определенной суммы.Сумма кредита зависит от дохода и размера семьи. Работники без детей могут претендовать на меньшую льготу. У вас и любых соответствующих требованиям детей должны быть действующие номера социального страхования (SSN).

Вы не можете получить EIC, если ваш инвестиционный доход превышает указанную сумму на 2020 год или если доход получен за услуги, предоставленные в то время, когда вы были заключенным в пенитенциарном учреждении.

Чтобы узнать об ограничениях дохода на 2020 год и дополнительную информацию, посетите www.irs.gov/eitc .Также см. Pub. 596. Кредит на заработанный доход.

Любой EIC, превышающий ваши налоговые обязательства, будет возвращен вам, но только в том случае, если вы подадите налоговую декларацию.

Духовенство и религиозные деятели

Если вы не облагаетесь налогами на социальное обеспечение и медицинскую помощь, см. Публикацию 517 «Социальное обеспечение и другую информацию для духовенства и религиозных деятелей».

Исправления

Если ваше имя, SSN или адрес неверны, исправьте копии B, C и 2 и попросите своего работодателя исправить вашу трудовую книжку.Обязательно попросите работодателя подать форму W-2c «Отказ о скорректированной заработной плате и налоге» в Администрацию социального обеспечения (SSA), чтобы исправить любую ошибку в имени, SSN или сумме денег, сообщенную SSA в форме W-2. Если ваше имя и SSN верны, но не совпадают с указанными в вашей карточке социального обеспечения, вам следует попросить новую карточку, на которой указано ваше правильное имя, в любом офисе SSA или по телефону 1-800-772-1213. Вы также можете посетить SSA по адресу www.socialsecurity.gov.

Стоимость медицинского страхования, спонсируемого работодателем (если такая стоимость предусмотрена работодателем)

Отчетность во вставке 12 с использованием кода DD о стоимости медицинского страхования, спонсируемого работодателем, предназначена только для вашего сведения.Сумма, указанная в коде DD, не облагается налогом.

Кредит на сверхнормативные налоги

Если в 2020 году у вас было более одного работодателя и были удержаны налоги на социальное обеспечение и / или пенсионные налоги первого уровня (RRTA) на сумму более 8 537 долларов США, вы можете потребовать компенсацию превышения федерального подоходного налога. См. Инструкции к форме 1040 или 1040A и публикации 505 «Удержание налогов и расчетный налог».

Графа A: Номер социального страхования сотрудника
Графа B: Федеральный идентификационный номер государственного университета Райта
Графа C: имя, адрес и почтовый индекс работодателя
Графа D: Контрольный номер.Используется, чтобы помочь работодателю идентифицировать отдельные формы Не требуется IRS
E&F: Имя и адрес сотрудника
Вставка 1: Федеральная заработная плата, чаевые и другие компенсации (валовая прибыль + групповое срочное страхование жизни свыше 50 000 долларов — парковка — PERS / STRS / ARP — медицинское страхование — гибкие расходы — 403 (B) — 457 (B) + все другая компенсация, включая стипендию и льготы)
Вставка 2: Удержанный федеральный подоходный налог
Графа 3: Не используется
Графа 4: Не используется
Вставка 5: Заработная плата по программе Medicare (валовой доход + избыточная жизнь — медицинское страхование — гибкие расходы)
Графа 6: Удержанный налог в рамках программы Medicare: сюда входит 1.45% налог на Medicare, а также дополнительный налог в размере 0,9% для доходов свыше 200,00 долларов США
Графа 7: Не используется
Графа 8: Не используется
Графа 9: Не используется
Вставка 10: Суммы на иждивенцев за счет гибких расходов
Графа 11: Не используется
Вставка 12: Код C Налогооблагаемая стоимость группового срочного страхования жизни, превышающая 50 000 долларов
Поле 12: Код E 403 (B)
Поле 12: Код G 457 (B)
Графа 12: Код J Отпуск по болезни третьей стороны
Графа 12: Код P Возмещение исключаемых транспортных расходов, выплаченное непосредственно члену Союза.S. Вооруженные силы (не включены в ячейки 1, 3 или 5)
Графа 12: Код Т пособия по усыновлению — необходимо заполнить форму 8839
Вставка 12: Код W Взносы сотрудников и работодателей в HSA, отчет по форме 8889
Вставка 12: Код DD Стоимость медицинского страхования, спонсируемого работодателем. Сумма, указанная в коде DD, не облагается налогом.
Графа 13: Проверяется, действует ли пенсионный план (должны быть все сотрудники WSU, кроме студентов)
Графа 14: Только информация (Union Dues, STRS, OPERS, ARP, медицинское страхование и парковка
Графа 15: Идентификационный номер штата Государственного университета Райта
Вставка 16. Заработная плата штата, чаевые и другие компенсации (в зависимости от законодательства штата заработная плата штата может отличаться от федеральной заработной платы, чаевых и других компенсаций, указанных во вставке 1)
Графа 17: Удержание государственной пошлины
Вставка 18: Местная заработная плата, чаевые и другие компенсации валовой доход + групповое срочное страхование жизни свыше 50 000 долларов — медицинское страхование — гибкие расходы (второй W-2, если у работника был подоходный налог школьного округа)
Графа 19: Удержание местного налога (сначала город работы, затем город проживания, если применимо)
Графа 20: Название населенного пункта

Часто задаваемые вопросы

Как использовать запись веб-времени?
В Ресурсном центре WINGS есть раздел обучения, а также сеансы помощи, предлагаемые CaTS.Посетите раздел Time Entry Ресурсного центра WINGS, чтобы узнать больше.
Как вы учитываете время, если университет закрыт?
Вы можете использовать Web Time Entry с любого компьютера с доступом в Интернет.
Когда мне заплатят?
Посетите нашу страницу «Расписания», чтобы просмотреть платежные периоды, сроки и даты выплат.
Если сотрудника увольняют или вызывают по болезни в снежный день, получают ли он административную зарплату?
Если человека назначили на отъезд или вызвали по болезни, он не получает административную зарплату.Административная оплата рассчитана на то, чтобы работник работал «всю смену». Это означает, что если сотрудник отработал 4 часа из 8-часовой смены, этот человек получил бы 4 часа административной оплаты.
Сотрудник хотел бы знать, какова фактическая ставка оплаты за 8 часов работы, включая отпускные. Похоже, что согласно контракту они должны получить вдвое базовую ставку плюс отпуск. Это правда?
По этому вопросу, касающемуся профсоюзных договоров, вам нужно будет связаться с Эмили Хамман из отдела по работе с сотрудниками для получения конкретных ответов.
При использовании Web Time Entry мне все равно нужно заполнять бланк / запрос на отпуск?
Несмотря на то, что время отпуска будет вводиться через Интернет, в соответствии с Политикой университета, сотрудники все равно должны заполнять формы отпуска по болезни / Заявки на отпуск для всех отсутствий. Процесс утверждения надзорных органов для форм отпусков по болезни / отпусков остается прежним.
Как работает удержание из заработной платы при разрешении на парковку? Кто имеет право?
Плата за разрешение на парковку снимается один раз в месяц 12 равными удержаниями из заработной платы.Следовательно, вы должны получать оплату 12 месяцев в году, ежемесячно или раз в две недели, с 1 января по 31 декабря, чтобы соответствовать критериям.
Как прекратится удержание из заработной платы, если я уйду из университета, уйду в творческий отпуск, уйду в отпуск по болезни на продолжительный период или больше не буду нуждаться в разрешении на парковку WSU?
Сдайте разрешение на парковку в Парковку и транспорт, Студенческий союз E138. После получения разрешения на парковку вы будете освобождены от 12-месячного контракта.Если вы не вернете разрешение на парковку, вся оставшаяся сумма будет снята с вашего последнего чека.
Как мне изменить свою банковскую информацию о прямом депозите?

Полезные ссылки

Университет

Налогообложение

Выход на пенсию

403 и 457 Поставщики

35+ наиболее распространенных вопросов о расписании, ответы

ОСНОВНЫЕ ДАННЫЕ

01.Что такое табель учета рабочего времени?

Табель учета рабочего времени — это запись количества времени, которое сотрудник потратил на работу в течение фиксированного периода времени, например дня, недели или месяца. Это также запись количества времени, которое сотрудник потратил на работу над конкретным проектом или для конкретного клиента.

Таблицы учета рабочего времени

обычно заполняются сотрудниками, хотя это зависит от политики расписания компании — в некоторых случаях менеджер, руководитель или работодатель заполняет расписание рабочего времени сотрудника.

02. Кто изобрел табели учета рабочего времени?

Христиану Гюйгенсу приписывают изобретение первых часов (маятниковых часов) в 1656 году, но первое имя в истории, связанное с современной концепцией расписания, — это Уильям Банди. Он был тем, кто изобрел, а затем запатентовал первые автоматические механические часы в 1880-х годах.

Имиджевый кредит: Petecollier [CC BY-SA 3.0]

Сегодня многие компании используют систему на основе карт учета рабочего времени, аналогичную той, которую представил Банди — фактически, всю систему часов, которую мы используем сегодня, часто называют Банди. часы .

Интересно то, что во времена Банди многие профессионалы, которые сегодня обычно работают с почасовой оплатой (например, инженеры, юристы и архитекторы), игнорировали концепцию часов с почасовой оплатой и предпочитали заряжать по месту работы.

03. Как заполнять табели учета рабочего времени? Как работают табели учета рабочего времени?

Формы расписания

обычно требуют, чтобы сотрудники вводили время, которое они проводят на работе, с акцентом на время, которое они проводят, выполняя работу для конкретных клиентов и над конкретными проектами.

Хотя это не точное назначение расписания, руководитель может также определить время, когда сотрудники приходили на работу и уходили, а также время, когда они делали перерывы.

Эти данные вводятся за день, а затем суммируются ежедневные итоги, чтобы получить итоги за неделю и месяц для проектов.

В этом суть, но точные данные, требуемые расписанием, определяются типом расписания, которое вам нужно заполнить.

04. Какие бывают табели учета рабочего времени?

Обычно мы различаем табели учета рабочего времени на основе периода времени, который они охватывают, и требуемой информации.

Расписания по месяцам
Табель учета рабочего времени за полмесяца
Еженедельные расписания
Расписание на две недели
Ежедневные почасовые расписания для сотрудников
Распорядок дня для руководителей
Расписания по проекту

Скачать шаблоны табелей учета рабочего времени

05. Почему мне нужно заполнять табель учета рабочего времени?

Табели учета рабочего времени так важны для бизнеса по нескольким причинам:

Они помогут вам более точно выставить счет
Они помогают отслеживать стоимость проекта
Они помогают измерять производительность сотрудников
Они дают вам представление о вашей эффективности на работе
Они помогают сэкономить деньги, соизмеряя предполагаемый бюджет проекта с реальностью вашего незавершенного проекта

И, что, возможно, наиболее важно, они помогают вам правильно получать оплату за вашу работу — табели учета рабочего времени, которые заполняются точно и вовремя, часто требуются для расчета заработной платы.

06. Табель учета рабочего времени — это табель учета рабочего времени?

Расписания и табели рабочего времени часто используются как синонимы — в конце концов, они оба представляют собой записи о часах, потраченных на работу.

Однако в расписании записывается больше данных, чем в традиционном табеле:

Табель учета рабочего времени — это карта с отметкой времени, означающая, что только для записи времени начала и окончания работы сотрудника — это, по сути, простая система времени прихода / ухода. Раньше сотрудники использовали перфокарты для входа и выхода, но в настоящее время они используют для этой цели автоматические калькуляторы временных карт или программное обеспечение для отслеживания времени.
Табель учета рабочего времени позволяет регистрировать различные задачи и проекты, над которыми работали в течение фиксированного периода времени, для целей учета проектов, выставления счетов клиентам и обработки заработной платы. Хотя это не его основная функция, табель также записывает , когда сотрудники приходят на работу и уходят в течение дня.

07. Что такое приложение для расписания?

Приложение расписания — это электронное решение для добавления времени в расписание — вы получаете готовый шаблон расписания, в котором вы можете добавить время для проектов и задач за пару кликов.

Позже вы сможете загружать и распечатывать свои заполненные табели учета рабочего времени, копировать шаблоны табелей учета рабочего времени для использования в будущих неделях, удалять и редактировать проекты и задачи, над которыми вы работали, а также перемещаться по заполненным табелям учета рабочего времени за прошлые недели.

08. Что такое соблюдение расписания?

Соблюдение расписания

связано с рядом важных федеральных законов и ведомств, а именно с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA) и Агентством по аудиту контрактов на оборону (DCAA).

Все сотрудники, подпадающие под действие правил и положений FLSA (также известные как сотрудники, не освобожденные от уплаты налогов), должны соответствовать требованиям FLSA. Правила и нормы, которые должны быть соблюдены, чтобы компания оставалась совместимой с FLSA, включают:

Количество отработанных часов в неделю
Количество утвержденных сверхурочных часов в неделю
Время, затраченное на отпуск по болезни и оплачиваемое время

Компании, заключающие контракты с правительством США, должны соответствовать требованиям DCAA — в их обязанности входит:

Ведение контрольного журнала всех изменений расписания
Утверждение заполненных табелей учета рабочего времени
Составление регулярных и исчерпывающих отчетов

Для получения дополнительной информации о том, как обеспечить соответствие расписаний, ознакомьтесь с нашими руководствами по соответствию FLSA и DCAA.

09. Действительно ли стартапам нужно программное обеспечение для учета рабочего времени, чтобы отслеживать сотрудников и выполнение проектов?

По доверенности, стартапам на самом деле не нужно соблюдать какие-либо жесткие правила, но использование программного обеспечения для расписания может иметь ряд неоспоримых преимуществ для вашего начинающего и будущего бизнеса.

Если ваша команда стартапа регулярно заполняет табели учета рабочего времени, вы сможете:

Легко и правильно выставляйте счета клиентам
Платите своей команде правильно
Контролировать стоимость проекта
Сведите к минимуму время, затрачиваемое на менее важные детали вашего бизнеса
Максимизируйте время, затрачиваемое на стратегическое мышление, чтобы вывести ваш стартап на новый уровень

Более того, элемент прозрачности, обеспечиваемый заполнением расписаний, поможет вам справиться с выкупами и слияниями, а также составить точные записи, которые служат доказательством работы и прогресса вашего стартапа — такие записи могут иметь решающее значение для привлечения потенциальных инвесторов.

10. Какая связь между программным обеспечением табелей учета рабочего времени и производительностью?

Учет рабочего времени с помощью программного обеспечения для расписания доказало, что оно повышает продуктивность и дает ряд преимуществ для бизнеса, связанных с производительностью.

Некоторые из этих преимуществ включают:

Теоретически вы могли бы достичь отличных результатов работы без программного обеспечения для расписания — попросив ваших сотрудников заполнить бумажные табели учета рабочего времени ручкой или используя другой метод, не связанный с электронным табелем учета рабочего времени.

Тем не менее, программное обеспечение для расписания — это элемент расписания, который способствует лучшей производительности и управлению временем за счет автоматизации этих процессов, делая все проще и эффективнее.

ФИНАНСОВЫЙ АСПЕКТ

11. Почему табель учета рабочего времени важен для расчета заработной платы?

Одно из основных применений заполненных табелей учета рабочего времени — расчет заработной платы. Заработная плата рассчитывается на основе количества рабочих часов, добавленных в табель учета рабочего времени. По сути, вот как это происходит:

Сотрудники заполняют табели учета рабочего времени
Суммируется время, проработанное сотрудниками в течение недели или месяца
Общая сумма на одного сотрудника преобразуется в десятичный формат и умножается на их соответствующие почасовые ставки (например,грамм. 8,5 x 60 долларов = 510 долларов)

Опять же, вы можете выполнить эти действия с помощью ручного расчета (если ваш бизнес использует физические табели учета рабочего времени для отслеживания рабочего времени сотрудников), но автоматизация расчета с помощью программного обеспечения для учета рабочего времени является гораздо более быстрым и точным решением.

12. Что такое аттестация табелей учета рабочего времени?

Аттестация по определению означает «свидетельство или доказательство чего-либо», а аттестация табеля учета рабочего времени помогает вам доказать, что ваша компания соответствует стандартным правилам и положениям в отношении заработной платы и отработанного времени.Аттестация расписания также помогает снизить риск ответственности.

Лучше всего обеспечить аттестацию расписания, добавив пункт аттестации в свою политику расписания — при этом вам необходимо:

Решите, что сотрудники должны подтвердить, а затем четко укажите это в своем пункте
Определить процессы, необходимые для реализации политики — это включает аудит старых процессов политики и обеспечение реализации процессов, которые способствуют реализации новой политики
Убедитесь, что документация согласована.
Определите дисциплинарные меры, которые будут применяться к сотрудникам, которые часто злоупотребляют политикой аттестации
Определить способы исследования проблем с внедрением процессов
Обучите своих менеджеров и руководителей следовать политике аттестации и исследовать ее.

13.Как рассчитать заработок на основе расписания?

Рассчитать прибыль на основе расписания легко, особенно если вы используете программное обеспечение для автоматического расписания — например, вы хотите подсчитать прибыль, которую вы получили по конкретному проекту:

Определите почасовую ставку для этого проекта
Укажите все время, которое вы потратили на этот проект

После того, как вы введете свои данные, вам останется только наблюдать, как время, потраченное вами на работу над этим проектом, автоматически умножается на вашу почасовую ставку — итоговые числа — это ваши доходы от этого проекта.

14. Как выставить счет на табель учета рабочего времени?

Выберите простое в использовании программное обеспечение для выставления счетов из списка проверенных инструментов для выставления счетов.

Добавьте к счету число, которое представляет общую сумму доходов вашего проекта от программного обеспечения расписания. Добавьте дополнительную информацию, необходимую для формы счета-фактуры, такую как номер счета-фактуры, позиции счета-фактуры, дату платежа и т. Д.

После того, как вы заполнили форму счета, отправьте ее клиенту.

ЮРИДИЧЕСКИЕ ВОПРОСЫ

15.Табель учета рабочего времени — это юридический документ?

Согласно политике табелей учета рабочего времени табели рабочего времени являются юридическим документом, учитывая, что они являются источником операций по начислению заработной платы, а также важной частью выставления счетов клиентам.

Они служат правовой основой для обеспечения того, чтобы сотрудники получали компенсацию, льготы и отпуск, на которые они имеют право.

16. Когда мне нужно заполнять табель учета рабочего времени? И когда мне нужно его отправить?

Это зависит от вашей компании — как видно из различных доступных шаблонов расписаний, компании обычно просят отправлять расписания ежедневно, еженедельно, раз в две недели или ежемесячно.

Точное время и способ отправки ваших табелей учета рабочего времени будут зависеть от политики вашей компании.

В любом случае, лучше всего заполнять расписания ежедневно, в то время как точные задачи и проекты, над которыми вы работали, и время, которое вы потратили на них, были свежи в вашей памяти. Затем вам нужно будет отправить ваши заполненные табели на утверждение назначенному вами утверждающему до установленного политикой крайнего срока.

17. Как предотвратить мошенничество с табелями учета рабочего времени в вашей компании?

Мошенничество с табелями учета рабочего времени в компаниях включает завышение рабочего времени, фальсификацию записей данных и ошибки, вызванные задержкой в заполнении табелей учета рабочего времени — строго говоря, ошибки могут не быть мошенничеством, но все же могут рассматриваться как таковые юридическими лицами.Все они приводят к потере денег и снижению доверия к отделу работодателя / менеджера / служащего.

Возможно, вам не удастся полностью остановить мошенничество с табелями учета рабочего времени в своей компании, но вы можете минимизировать его в будущем:

Создание четких политик расписания — с акцентом на последствия, которые принесет несоблюдение политик
Использование электронных табелей учета рабочего времени — чтобы свести к минимуму все непреднамеренные ошибки
Определение правил внутреннего контроля и управленческой отчетности — для выявления нарушений в начислении заработной платы, превышения рабочего времени и превышения бюджета на раннем этапе

Самое главное, вам необходимо установить дисциплинарные меры для правонарушителей — как только люди узнают о последствиях своих действий, они с большей вероятностью будут действовать надлежащим образом, чтобы избежать указанных последствий.

18. Может ли работодатель удерживать зарплату работникам за опоздание? Получу ли я деньги, если я не заполню свой табель учета рабочего времени?

Короче — да и нет.

Иногда сотрудник может задерживать или задерживать выплату, чтобы мотивировать сотрудников вовремя заполнять табели учета рабочего времени в будущем. В других случаях у работодателя могут возникнуть проблемы с оплатой работника за этот день — отсутствие расписания также означает, что нет доказательств того, что этот день был проработан.

Однако Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) гласит, что работодатель обязан оплачивать работникам все обычные часы, запланированные на этот день, и работник, который не сдал свой табель учета рабочего времени, не является исключением.

Но законы и нормативные акты FLSA также требуют, чтобы все сотрудники, охваченные FLSA, сдавали свои расписания, чтобы компания соблюдала правила. Итак, лучше всего сообщить о важности сдачи табелей учета рабочего времени сотрудников. Помимо соблюдения требований, такие расписания также помогают почасовым сотрудникам получать оплату за точное время, которое они отработали, плюс сверхурочные, которые им причитаются.

19. Как заполнить перерыв в моем рабочем расписании?

Согласно федеральному закону, работодатель не обязан предоставлять сотрудникам перерывы вне обеденного перерыва, но законы штата могут требовать короткие перерывы, от 5 до 20 минут.Чтобы сотрудники не брали больше разрешенных перерывов, работодатель может попросить добавить все короткие перерывы в расписание.

Если мы оценим вопрос с практической точки зрения, вы можете использовать эти короткие перерывы, чтобы сходить в ванную, приготовить себе чашку кофе или выполнить небольшое личное дело.

Чтобы отслеживать время короткого перерыва в Clockify, просто создайте проект под названием «Время перерыва» в разделе «Проекты» приложения — каждый раз, когда вы выходите на перерыв, добавляйте описание к своему перерыву, а затем добавляйте его в » Перерыв ».Таким образом, вы будете оставаться прозрачными в отношении времени, затрачиваемого на перерывы, но вы также получите личное представление о том, не тратите ли вы слишком много времени на эти перерывы.

Закон FLSA не требует компенсации за перерывы, которые короче 20, а официальный обеденный перерыв обычно не оплачивается, однако его все же необходимо добавить в табель учета рабочего времени из соображений соблюдения нормативных требований.

20. Может ли работодатель изменить расписание?

В сущности — да.

FLSA требует, чтобы компании вели учет рабочего времени для своих сотрудников, не освобожденных от налогов, но он не требует, чтобы сотрудники создавали свои записи, и возлагает на работодателя ответственность за все проблемы с расписаниями сотрудников.

По этой причине работодатели вправе по своему усмотрению изменять учет рабочего времени своих сотрудников — однако они должны обеспечить, чтобы учет рабочего времени соответствовал времени работы сотрудников.

На практике в основном сотрудники вводят свои расписания в соответствии с часами, которые они отработали в тот день, но, если выясняется, что сотрудник забыл ввести время начала или окончания дня, работодатель может сделать это за него / ее.

Тем не менее, такие изменения следует вносить осторожно, и есть одно изменение, которое работодатель не может вносить в табель рабочего времени сотрудника — сокращение количества часов, отработанных почасовыми сотрудниками, не освобожденными от уплаты налогов, во избежание выплаты им сверхурочной работы.

21. Считается ли мой рабочий лист конфиденциальным?

Это зависит от информации, содержащейся в расписании.

Если табель учета рабочего времени содержит только информацию о часах работы сотрудников, то он обычно подпадает под действие Закона о публичных записях — такие табели используются для расчета заработной платы и считаются финансовыми записями, а не личными, что означает, что они не подлежат обработке. как конфиденциально.

Однако, если табель содержит информацию, помеченную как , личный (например, оценка работы, время отпуска, время работы, номера социального страхования и т. Д.) табели учета рабочего времени считаются конфиденциальными, а это означает, что местным органам власти запрещено предоставлять доступ к табелям учета рабочего времени.

22. Работодатель использовал неверные табели учета рабочего времени — как я могу восстановить недостающую заработную плату?

Сотрудники, на которые распространяется действие FLSA, могут столкнуться с одной или несколькими из следующих проблем из-за неправильных расписаний:

Минимальная заработная плата невыплаченная
Не оплачиваются все отработанные часы
Неправильная классификация сотрудника
Неоплачиваемая сверхурочная работа

Хотя перечисленные правонарушения требуют судебных исков в соответствии с FLSA, есть также определенные исключения из этих правил, которые делают несоответствия в ваших расписаниях законными — в случае какой-либо путаницы или спора проконсультируйтесь со своим юристом, прежде чем предъявлять прямые обвинения.

23. Сотрудник существенно лжет в расписании — как защитить меня после увольнения?

Если вы обеспокоены тем, что ваши сотрудники завышают фактическое количество отработанных часов, есть четкий путь, по которому вы можете следовать:

Во-первых, проверьте политику вашей компании в этом вопросе — если нет положений, касающихся фальсификации табелей учета рабочего времени, добавьте их самостоятельно
Независимо от того, существует ли официальная политика или нет, скорее всего, ваша компания сталкивалась с аналогичными проблемами в прошлом, поэтому узнайте в своем отделе кадров, что делать.
Прежде чем принимать дисциплинарные меры, сначала поговорите с сотрудником и выслушайте его версию истории — возможно, вы обнаружите, что в игре произошла честная ошибка
Выберите и выполните корректирующее действие — если вы имеете дело с первым нарушителем, устное или письменное предупреждение станет отличным началом.Однако, если проблема не исчезнет, вам, возможно, придется обратиться к более серьезным действиям — даже к прекращению действия

Если вы включили этот пункт о фальсификации расписаний в свою политику расписания, вы будете уверены, что ваши сотрудники знают, какие действия в отношении их расписаний приведут их к увольнению — и решать им, если до этого дойдет.

24. Как измерить результативность творческих работников, которые не заполняют табель учета рабочего времени?

Если ваши сотрудники не заполняют свои табели учета рабочего времени для оценки своей творческой отдачи, вы все равно можете направить их к желаемым результатам по:

Определение дорожной карты для вашего проекта или продукта, который вы разрабатываете
Назначьте задачи непосредственно членам вашей команды, а затем попросите их оценить время выполнения задач
Регулярный анализ хода выполнения задач посредством дежурных встреч

Однако выполнение задач из дорожной карты в случайном порядке и слабая политика проверки хода выполнения могут в долгосрочной перспективе нанести ущерб проекту и производительности ваших сотрудников, поэтому заполнение расписаний становится менее хлопотным, когда отслеживание и поддержание прогресса проекта, даже в отношении результатов творческих работников.

25. Важна ли ежедневная точность расписания, если конечная проверка такая же?

Короче говоря — да, это так.

Ведение точных расписаний жизненно важно для точного выставления счетов клиентам и установления с ними хороших профессиональных отношений — если клиент потребует доказательства проделанной работы при возникновении проблемы, вы сможете отправить им расписания в пару кликов.

Однако, если возникает проблема и ваши расписания не являются достаточно точными и точными, чтобы вы могли подтвердить свою точку зрения, с вашим бизнесом может возникнуть ряд проблем — даже если вы правы.

Например, вы можете потерять договор, клиент может потребовать возврата денег, и вас даже могут оштрафовать. В худшем случае руководитель и / или сотрудники могут попасть в тюрьму по обвинению в мошенничестве.

26. Я соврал в расписании и меня поймали — как это исправить?

Ложь о расписании может привести к серьезным неприятностям.

Например, политика компании обязывает вас приходить на работу в 7:00, но вы приходите в 7:20 утра и все равно пишете, что прибыли в 7:00.В этот момент есть свидетели, которые спрашивают, писали ли вы, что пришли на работу в 7:20 — вы лжете и говорите «да», но знаете, что есть простой способ проверить это.

Лучшее решение — избегать подобных ошибок в суждениях — если вы прибываете в 7:20, хотя знаете, что должны были прибыть к 7:00, лучше, чтобы вы признали это как можно скорее. Помните, что последствия вашего опоздания обычно меньше (особенно если это ваше первое правонарушение), чем если бы вы солгали об этом, а затем вас поймали.

27. Могу ли я заполнить табель для другого человека?

Заполнение табеля учета рабочего времени и добавление времени для других для кого-то еще является законным, особенно если ваш начальник заполняет вашу ведомость для целей расчета заработной платы.

Однако вам все равно нужно будет проверить точность расписания — если есть несоответствия, вам нужно будет уведомить и поговорить с руководителем. Если все верно, вам также обычно необходимо будет подписать табель учета рабочего времени, тем самым отметив его как утвержденное вами, т.е.е. человек, который работал, сказал часы.

28. Бывший работодатель отказывается предоставить мне копии табелей учета рабочего времени — как я могу их получить?

По закону ваш работодатель обязан предоставить вам доступ к вашим табелям учета рабочего времени, особенно если вам еще не заплатили за это время — более того, в некоторых штатах требуется, чтобы работодатель, который не заплатил вам за часы, которые вы отработали вовремя, в конечном итоге платить до 3-х раз больше вашей официальной заработной платы + гонорары адвокатам.

Итак, если у вас возникли проблемы с отказом бывшего сотрудника предоставить вам копии записей расписания, лучше всего проконсультироваться со специализированным юристом, чтобы он посоветовал вам дальнейшие действия.

29. Как не допустить, чтобы пользователь заполнял табели учета рабочего времени для старых проектов?

Если вы беспокоитесь о том, что ваши сотрудники могут добавить дополнительные записи времени в уже завершенный проект и счет-фактуру, что приведет к несоответствиям в учетных записях рабочего времени вашей компании, вам необходимо принять меры предосторожности — вы можете сделать это с помощью Clockify:

Вы можете заблокировать табели учета рабочего времени до определенного периода времени
Вы также можете установить автоматическую блокировку для ваших записей времени, которая вступает в действие после фиксированной точки (например, вы можете настроить автоматическую блокировку, чтобы она вступила в действие в среду, и заблокируйте редактирование записей времени за предыдущие две недели) — отлично, если вы беспокоитесь, что забудете заблокировать табели вручную

ПРАЗДНИКИ

30.Когда отмечаются государственные праздники?

Если национальный праздник выпадает на субботу, он наблюдается в предыдущую пятницу для работников, работающих с понедельника по пятницу. Если национальный праздник выпадает на воскресенье, он будет отмечаться в следующий понедельник.

Вот национальные праздники, которые должна учитывать ваша компания:

Новый год (1 января)
День Мартина Лютера Кинга-младшего (третий понедельник января)
День памяти (последний понедельник мая)
День Независимости (4 июля)
День труда (первый понедельник сентября)
День ветеранов (11 ноября)
День благодарения (четвертый четверг ноября)
Черная пятница (День после Дня благодарения)
Рождество (25 декабря)

Федеральные законы, законы штата и местные законы не требуют оплаты национальных праздников в США и не требуют, чтобы компания закрывалась в эти дни — на практике независимо от того, оплачиваются эти праздники или нет, работает ли компания в эти праздничные дни. или нет, зависит от политики отдельной компании.

В этом отношении правила расписания также различаются — если в вашей компании обычный рабочий день, вы должны добавить часы в свой табель, как и в любой другой рабочий день. Если ваша компания находится в неоплачиваемом или оплачиваемом отпуске в течение дня, отметьте это в своем расписании.

31. Что делать, если вы являетесь подрядчиком с оплачиваемым отпуском и сверхурочной работой — это 0 часов в праздничной неделе в расписании, или это относится к общему времени вашего проекта?

Подрядчики часто заключают соглашение о сверхурочных часах, которые они работают — например, у вас может быть контракт на 48 часов в неделю в течение 20 недель.Все, что превышает это число, считается сверхурочным.

Однако, если у вас также есть 1 оплачиваемая праздничная неделя в течение 20 недель, может быть сложно решить, как отнести это время в вашем расписании — к общему времени вашего проекта или как выходной?

Это еще один вопрос расписания, который зависит исключительно от компании, с которой вы работаете по контракту — некоторые компании будут считать 48 часов праздничной недели как праздничных дней (то есть время отдельно от проекта), а другие будут считать это. как часть общего времени проекта.Если вы не знаете, как добавить это время в свой табель, спросите соответствующий персонал в вашей контрактной компании.

РАСПИСАНИЕ РАБОТЫ

32. Как составить расписание?

Чтобы ваша система расписания работала как часы, вам необходимо разработать расписание, в котором ваша команда должна регистрировать определенное количество рабочих часов в течение фиксированного периода времени. Чтобы запланировать расписание, вам необходимо настроить систему напоминаний, которая будет следить за тем, чтобы сотрудники регистрировали свое рабочее время в запланированном количестве.

В Clockify вы можете установить цели отслеживания времени для своей команды, а затем автоматически напоминать им по электронной почте, если они еще не зарегистрировали дневной / недельный минимум часов в своих расписаниях.

33. Какое расписание для перерывов в ванной?

Перерывы в ванной обычно подпадают под короткие перерывы — как таковые, они рассматриваются как неоплаченные платежи в соответствии с правилами и положениями FLSA, которые не требуют оплаты за перерывы менее 20 минут.

В соответствии с этим, некоторые работодатели требуют, чтобы сотрудники регистрировали свои перерывы в туалете или просто выходили из системы во время перерыва и снова запускали свои таймеры только после того, как они возобновили работу — работникам не платят за это время.

Однако у работодателя могут возникнуть проблемы из-за того, что он оставил перерывы в туалете неоплаченными — на одну компанию из Пенсильвании был подан иск, и ей пришлось заплатить 1,75 миллиона долларов за то, что она заставила своих сотрудников выходить на улицу во время перерывов в туалете.

Если вы являетесь фрилансером, выставляющим счета почасово, то, по сути, вам решать, как вы будете учитывать время перерыва в своих расписаниях — один из вариантов — использовать таймер Pomodoro для своей работы и разделить свой рабочий день на 25-минутную работу. сеансы и 5-минутные перерывы будут автоматически напоминать вам.Затем вы можете использовать 5-минутные интервалы для перерывов в ванной, когда это необходимо.

34. Как создать табель в Jira? Или в других популярных инструментах управления проектами и бизнесом?

Чтобы быстро создавать и экспортировать данные из Jira и других популярных инструментов управления проектами и бизнеса для целей расписания, просто используйте расширения Clockify для Chrome или Firefox.

Вы сможете отслеживать время в задачах Jira и автоматически синхронизировать их с веб-версией Clockify, где вы сможете экспортировать их в виде расписания в Excel и CSV за пару кликов.

35. Как добавить сверхурочные в табель учета рабочего времени?

Стандартная рабочая неделя обычно составляет как минимум 40 часов в неделю — фактическое количество стандартных рабочих часов в неделю зависит от политики вашей компании. Все, что сверх этого времени, считается сверхурочным.

Наемные сотрудники, как правило, освобождаются от правил и положений FLSA и, таким образом, не имеют права на сверхурочную оплату, но не освобожденные почасовые сотрудники имеют право на сверхурочную оплату, и им следует проявлять особую осторожность при добавлении этого времени в свои табели учета рабочего времени.

Одним из эффективных способов добавления и расчета оплаты сверхурочных является использование калькулятора табеля учета рабочего времени. Вы сможете установить свою оплату сверхурочной работы, и ваши сверхурочные часы будут рассчитываться автоматически на основе вашей ставки сверхурочной работы.

АВТОМАТИЧЕСКИЕ ТАБЛИЦЫ

36. Как создать простой табель учета рабочего времени в Google Таблицах? Как сделать табель учета рабочего времени в таблицах гугл? Как подготовить табель учета рабочего времени в Excel? Как я могу заставить Excel автоматически составлять мой табель?

Если вы хотите создавать свои собственные простые табели учета рабочего времени в Google Таблицах или Excel с формулами, которые автоматически рассчитывают ваши рабочие часы, у нас есть подробное руководство по этому вопросу, о котором вы можете прочитать и следовать здесь.

37. Как мы можем автоматизировать составление табелей учета рабочего времени в масштабах всей компании?

Автоматизация составления расписаний в масштабах компании возможна только при использовании программного обеспечения для расписания — таким образом, все расписания ваших сотрудников группируются, сортируются и упорядочиваются в одном безопасном месте.

Сотрудники входят в программное обеспечение через свои личные учетные записи и заполняют свои табели учета рабочего времени — вы, как администратор, можете отслеживать и анализировать прогресс их проекта в режиме реального времени.

38.Есть какие-нибудь забавные напоминания о расписании?

Конечно, есть! Вы можете найти множество забавных мемов с расписаниями, которые напоминают людям, чтобы они отправляли свои расписания здесь.

39. Что представляет собой отличное бесплатное программное обеспечение для учета рабочего времени?

Как ранее подчеркивалось в этих ответах, наше бесплатное приложение для отслеживания рабочего времени и расписания Clockify является эффективным выбором для отслеживания отработанных дней и часов.

Вы получите надежное программное обеспечение для ведения учета, в котором вы сможете хранить данные расписания за месяцы и годы для неограниченного числа пользователей, проектов, задач и клиентов.

На странице расписания в приложении вы сможете:

Определите почасовую оплату
Добавление, удаление и редактирование строк табеля учета рабочего времени
Добавляйте столько проектов в день, сколько вам нужно
Все время, которое вы добавляете в расписание, рассчитывается автоматически — с вашим доходом, рассчитываемым на основе ваших почасовых ставок, а затем отображаемым в разделе «Отчеты» приложения.
Скопируйте шаблон расписания с проектами за прошлую неделю и просто заполните шаблон новыми данными на этой неделе
Создавайте шаблоны табелей учета рабочего времени, которые можно использовать в любое время
Добавьте время для других с помощью опции «Товарищи по команде»

Вы также сможете просматривать все записи расписания в компактном виде (для более экономичного формата печати), а также экспортировать данные расписания в Excel, CSV и PDF.

бесплатных шаблонов расписания в Excel, PDF, Word

Если есть одна вещь, с которой согласны и сотрудники, и работодатели, так это то, что учет рабочего времени — чрезвычайно утомительный процесс.

Чтобы упростить процесс, загрузите три бесплатных шаблона расписания сотрудников в форматах MS excel, Google Sheets, MS Word или PDF, приведенных в этой статье.

Вы также можете использовать автоматизированный инструмент учета рабочего времени вместо заполнения таблиц или PDF-файлов вручную.

Использование автоматизированного инструмента учета рабочего времени, такого как Time Doctor, предоставит вам гораздо более точные отчеты без ручных усилий, что сэкономит ваше время и деньги.

Чтобы узнать, как Time Doctor автоматически отслеживает время, перейдите к этому разделу этой статьи.

О чем мы расскажем в этой статье:

3 типа бесплатных табелей для загрузки:

Вы можете щелкнуть ниже, чтобы перейти к каждому шаблону (в форматах MS excel, Google Docs, MS Word и PDF)

Автоматическое отслеживание рабочего времени

Основы расписания:

————————————————–

Шаблон еженедельного расписания Бесплатно

Шаблоны еженедельного расписания используются при расчете рабочего времени и периодов оплаты на еженедельно.

Примечания к нашему шаблону простого недельного расписания:

Поле «Начало недели» автоматически вводит дату сегодня и заполняет столбцы «дата» и «день» соответственно. Вы можете изменить это вручную.

Общее количество отработанных часов сотрудником рассчитывается автоматически. Вам нужно только ввести данные о времени ожидания и времени ожидания.

Общая заработная плата рассчитывается автоматически на основе установленной вами ставки за час.

Автоматические вычисления применимы только к этим версиям: Google Таблицы и Microsoft Excel.Мы бесплатно предоставили только пустые шаблоны табелей учета рабочего времени для Microsoft Word и PDF.

Ссылки для загрузки расписания:

—————————————————–

Шаблон расписания на две недели Бесплатно

Если вы рассчитываете рабочее время и периоды оплаты каждые две недели, расписание будет составляться каждые две недели. шаблон подойдет вам больше.

Примечания к нашему двухнедельному простому шаблону расписания:

Поле «Начало недели» автоматически вводит дату сегодня и заполняет столбцы «дата» и «день» соответственно.Вы можете изменить это вручную.

Общая заработная плата рассчитывается автоматически на основе установленной вами ставки за час.

Автоматические вычисления применимы только к этим версиям: Google Таблицы и Microsoft Excel. Мы предоставили только пустой шаблон табеля учета рабочего времени для Word и PDF.

Ссылки для загрузки расписания:

————————————————–

Шаблон ежемесячного расписания Бесплатно

Этот шаблон расписания является более подробным, поскольку он обеспечивает обзор ваших ежемесячных рабочих часов и оплата, а также еженедельная разбивка этих данных.Вы даже можете разделить это на полумесячный табель учета рабочего времени.

Примечания к нашему шаблону простого ежемесячного табеля:

В этом бесплатном ежемесячном табеле учета рабочего времени в поле «Месяц» автоматически вводится текущий месяц. Вы можете изменить это вручную, указав любую дату месяца, для которого хотите создать табель.

Даты и дни автоматически заполняются в соответствии с полем «Месяц» ежемесячного расписания Excel. Сюда входит столбец «Начало недели».

Общее количество отработанных часов сотрудником автоматически рассчитывается ежемесячно в этом бесплатном ежемесячном табеле учета рабочего времени.Вам нужно только ввести данные о времени входа и времени ожидания в разделе «Еженедельная разбивка».

Общая сумма оплаты рассчитывается автоматически на основе установленной вами ставки за час и периода оплаты.

Скачать табель рабочего времени Ссылки:

————————————————–

Ограничения ручного отслеживания времени с помощью шаблонов

Использование электронных таблиц или документов для отслеживания времени имеет несколько ограничений.Гораздо эффективнее автоматизировать учет рабочего времени с помощью такого инструмента, как Time Doctor.

1) Фактор человеческой ошибки

Существует множество возможностей, возникающих из-за человеческой ошибки, которые могут привести к массовым ошибкам в таблицах учета рабочего времени Excel. Например, простое использование неправильных формул, включение неправильных форматов или ошибочное исключение показателей может привести к огромным ошибкам в расчетах ставок заработной платы сотрудников.

Фактически, одна из самых распространенных человеческих ошибок в расписаниях Excel — это их ошибочное удаление.Попытка восстановить эти удаленные листы может быть очень сложной задачей и неизбежно привести к кризису.

2) Несоответствие между фактическими отработанными часами и зарегистрированными отработанными часами

Хотя вы должны доверять своим сотрудникам, вы не можете гарантировать, что каждый из них будет точным в своих отчетах. Могут быть даже непреднамеренные ошибки в сообщении о фактически отработанных часах.

К сожалению, таблицы Excel не позволяют отслеживать фактические отработанные часы в режиме реального времени.Таблицы рабочего времени основаны на сообщенных отработанных часах, вставленных в таблицы вручную.

Расхождение примерно в 5-10 минут каждый день может не быть проблемой, но когда эта разница возрастет, вы можете потерять много денег.

3) Вы не можете изменять или обновлять данные

Отслеживание времени всегда включает элементы модификации — будь то внезапная новая задача или если что-то занимает больше времени, чем ожидалось — всегда должно быть место для корректировки.

Однако изменение данных в традиционных шаблонах Excel — очень трудоемкий процесс.

Эта трудность имеет серьезные последствия, когда обновления появляются слишком поздно и сотруднику уже выставлен счет за меньшее количество часов, чем фактически отработано.

4) Сложно оценить производительность

Конечно, табели учета рабочего времени в Excel предоставляют менеджерам все часы, отработанные работниками за определенную неделю или месяц, но это слишком много данных, чтобы просмотреть их за один раз.

Формат этих данных не способствует принятию важных решений. Кроме того, довольно высоки шансы того, что менеджер неверно истолкует информацию, поскольку пройти через все это довольно сложно.

5) Проблема с историческими данными

Вы должны помнить, что табели учета рабочего времени Excel не предназначены для хранения исторических данных. Это означает, что довольно часто для экономии места более ранние выпуски отчетов перезаписываются и обновляются.

Обратной стороной является то, что у вас больше нет доступа к более старым данным.

Самый большой недостаток отсутствия доступа к историческим данным заключается в том, что компании не могут определять долгосрочные тенденции и анализировать производительность с течением времени или даже иметь доказательства для разрешения споров в отношении отработанных часов в будущем.

6) У вас нет доступа к отчетам «в реальном времени»

Расписания часто отправляются менеджерам еженедельно.

Это означает, что менеджеры не получают обновленную информацию о часах работы сотрудника в режиме реального времени. Проблема здесь в том, что менеджеры получают только «отложенную копию», часто эти листы могут не отражать то, что происходит в настоящее время, или были ли какие-либо изменения в обстоятельствах.

Кроме того, эти отчеты могут затеряться в почтовом ящике менеджеров или они могут получить неправильную, устаревшую версию файла.

7) Их склонность к сбою

Чем больше листов Excel обновляется или предоставляется общий доступ, тем выше вероятность того, что файл будет поврежден и станет непригодным для использования. Вы не можете пойти на такой риск, когда дело доходит до важной задачи учета рабочего времени.

————————————————–

Используйте инструмент автоматического отслеживания времени

Если вам нужен более эффективный способ учета времени, то, что требует меньше времени на управление и Анализируйте, автоматизированный инструмент онлайн-отслеживания для вас.

Профессиональные табели учета рабочего времени, такие как Time Doctor, являются отличной альтернативой ведомостям рабочего времени сотрудников.Time Doctor — это инструмент учета рабочего времени, который предоставляет вам автоматические отчеты о рабочей деятельности ваших сотрудников, в том числе:

Задачи, над которыми они работали
Время, которое им потребовалось
Какие сайты они посетили в обычное время
Часы в расписании и время выхода и многое другое.

С помощью этих программных часов отслеживать отработанное время стало еще проще!

Несколько основных функций Time Doctor

Простое отслеживание времени для задач

Сотрудники должны запустить таймер, связанный с задачей, и Time Doctor запускается в фоновом режиме, регистрируя, сколько времени сотрудник тратит на эту конкретную задачу.Нет необходимости в каком-либо ручном калькуляторе расписания — им просто нужно входить и выходить. Это значительно упрощает весь процесс учета рабочего времени для отдельных задач.

Мониторинг использования

С помощью Time Doctor вы можете отслеживать неэффективное использование времени — например, время, которое ваши сотрудники проводят на непродуктивных сайтах, таких как YouTube и Facebook, — чтобы убедиться, что ваши сотрудники не расслабляются в обычные часы. Когда сотрудник заходит на подобные веб-сайты, Time Doctor автоматически отправляет всплывающее окно с вопросом, работают ли они еще.

Это очень полезная функция, которая обычно не доступна в такой упрощенной форме в других инструментах учета рабочего времени, таких как программа расписания Dovico, Toggl и т. Д.

Time Doctor также может делать снимки экрана сотрудников через случайные промежутки времени во время их часы работы, чтобы убедиться, что они работают. Вы можете отключить эту функцию, если хотите. Если вы все же используете это, мы рекомендуем вам сообщить своим сотрудникам, что вы делаете снимки экрана.

Программное обеспечение также автоматически предполагает, что сотрудник берет перерыв, если он бездействует в течение трех минут.Это гарантирует, что программное обеспечение не запустится по ошибке, когда ваши сотрудники находятся в перерывах на обед или просто передохнуть.

Излишне говорить, что обычная электронная таблица не сможет контролировать ваших сотрудников в такой степени.

Расширенные отчеты

Отчеты о времени, создаваемые Time Doctor, намного более подробны, чем те, которые вы получаете из обычного табеля рабочего времени, что делает процесс учета рабочего времени более значимым.

Вы можете просматривать данные по нескольким параметрам в мгновение ока.У вас есть доступ к подробным отчетам об использовании времени, отсортированным по отдельным лицам, группам, проектам и временным периодам — чего вы не получите в обычных таблицах и табелях учета рабочего времени.

Вот некоторые из отчетов, к которым у вас есть доступ при использовании Time Doctor:

1) Отчет расписания

В отчете расписания указано общее количество часов, отработанных вашими сотрудниками за определенный период, чтобы вы имели представление о том, что они все готово. Более того, вы можете легко экспортировать их в любой из них.Форматы CSV или .XLS для упрощения хранения.

2) Отчет об использовании времени

С его помощью вы можете увидеть, над чем работал каждый отдельный член команды в определенный период. Поскольку Time Doctor требует, чтобы пользователи вводили задачу, над которой они работают, перед отслеживанием, у вас будет точная разбивка того, сколько времени каждый пользователь потратил на каждую задачу в течение периода.

3) Ежедневный отчет временной шкалы

Как и шаблон ежедневного расписания, ежедневный отчет временной шкалы дает вам подробную разбивку всей работы, которую ваши сотрудники сделали за день — вы будете знать, какие задачи были выполнены, кем и для сколько.

4) Отчет по проектам

Подобно расписанию проекта, отчет по проектам фокусируется на отдельных проектах. Вы получаете разбивку по времени, затраченному на задачу в целом, а также определяете, какой член команды потратил на нее больше всего времени.

5) Отчет о посещаемости

Отчет о посещаемости значительно упрощает отслеживание отсутствующих в удаленной группе. У вас будет список всех отсутствующих на неделе с указанием причин, по которым они не смогли приехать.

6) Отчет о неэффективном использовании рабочего времени

Time Doctor имеет встроенную защиту, гарантирующую, что ваши сотрудники проводят время в нужных местах.

Сайты, такие как Reddit, Facebook, Youtube, Twitter и т. Д., Классифицируются как потенциально неэффективное использование времени (этот список можно настроить, и эту функцию можно отключить).

Time Doctor будет записывать, какие из этих сайтов посещал сотрудник, когда они его посещали и как долго, обеспечивая эффективное управление временем.

Думайте об этом как о калькуляторе табеля рабочего времени, предназначенном для отслеживания часов, потраченных на задачи, над которыми вы не хотите, чтобы ваши сотрудники работали.

7) Отчет об использовании Интернета и приложений

Этот отчет демонстрирует все использование Интернета и активность приложений каждого сотрудника. Однако он недостаточно подробный, чтобы показать вам, какие из этих приложений или сайтов были непродуктивными — вам придется использовать отчет о неэффективном использовании времени, чтобы отслеживать это.

Контроль конфиденциальности

Time Doctor предоставляет вашим сотрудникам всю необходимую им безопасность в отношении их конфиденциальности при использовании приложения для учета рабочего времени.Ничего не будет записано или отслеживаться, если они отметят, что они не работают.

Также, если снимок экрана был сделан, когда они были в перерыве и забыли приостановить Time Doctor, у них есть возможность удалить его.

Множественные интеграции

Time Doctor имеет несколько интеграций с инструментами, которые ваша команда, возможно, уже использует, такими как Todoist и Slack, что значительно упрощает переход к использованию программного обеспечения для учета рабочего времени сотрудников с традиционной электронной таблицы.

————————————————–

Что такое табель учета рабочего времени?

Табель учета рабочего времени — это электронная таблица для записи того, сколько времени сотрудник потратил на выполнение различных задач. Ваши сотрудники вводят точное время, когда они начинают работу в течение дня, а также время, когда они выходят из системы — это когда они выходят из системы. Затем подсчитывается общее время, отработанное над отдельными задачами. Это так просто.

Отслеживание того, сколько времени сотрудник работает, может быть невероятно полезным. Это не только делает весь процесс расчета заработной платы за общее количество отработанных часов намного более прозрачным, но также гарантирует, что ваши сотрудники останутся организованными.

В идеале это обязательные поля данных для расписаний:

Имя сотрудника и идентификационный номер, если применимо
Строка для каждого дня недели
Столбец для даты, времени начала и времени окончания
В некоторых случаях столбец для перечисления сверхурочных часов и отпуска по болезни
Область, в которой руководитель и сотрудник могут поставить подпись для подтверждения точности информации в табеле рабочего времени

—————————— ———————–

Применения табелей учета рабочего времени

Как упоминалось ранее, профессиональные табели рабочего времени могут быть полезным инструментом для процесса мониторинга ваших сотрудников.

Вот несколько причин, по которым вам следует использовать табель рабочего времени:

Для ведения учета и разрешения споров

Основная причина, по которой работодатели используют табели рабочего времени, заключается в том, чтобы вести учет количества часов работы их сотрудников и регистрировать любые сверхурочные, затраченные на них. • Если у них есть организованный и надежный способ отслеживания того, сколько работы вложили их сотрудники, он позволяет измерять их производительность. Если их зарплата привязана к отработанному времени (например, для внештатных сотрудников или членов команды по контракту), табели учета рабочего времени упрощают выплату им соответственно.

Это также позволяет избежать ситуации, когда между работодателем и работником возникает серьезный спор о заработной плате по поводу проделанной работы и последующей оплаты сверхурочной работы. Поскольку имеется точный учет отработанных часов сотрудников, эти споры о заработной плате можно легко разрешить.

Предоставление точных ценовых предложений клиентам

Еще одно преимущество регистрации общего количества отработанных часов состоит в том, что клиентам проще предоставлять точные расценки. Имея надежный табель учета рабочего времени, независимые подрядчики могут с большей уверенностью сообщать клиентам расценки.Это также увеличивает прозрачность всего процесса, поскольку клиенты знают, сколько часов заняли определенные задачи и почему с них взимается X сумма за эти оплачиваемые часы.

Для повышения производительности задач

В подробном расписании сотрудники могут указать время, которое они тратят на повторяющиеся задачи в течение дня. Работодатели могут использовать эту информацию, чтобы подсчитать, сколько часов в целом уходит на выполнение этих конкретных задач, и повысить продуктивность команды при выполнении повторяющихся и регулярных задач.Кроме того, благодаря точному способу измерения отработанных часов сотрудниками период оплаты труда сотрудников может быть скорректирован для компенсации отпуска по болезни.

Однако создание таблицы с нуля для отслеживания общего количества отработанных часов с последующим расчетом соответствующей оплаты по почасовой ставке, подобным этому, может стать утомительным процессом, особенно если вы делаете это вручную в бумажных табелях учета рабочего времени.

Это одна из самых больших жалоб, которые мы слышим от владельцев малого бизнеса, которые только что наняли своего первого сотрудника или фрилансера и не думают, что они вполне готовы вкладывать значительные средства в программное обеспечение, такое как калькулятор тайм-карт — они, похоже, не могут сделать процесс расписания достаточно эффективным.

Чтобы помочь вам в этом, мы предоставили вам бесплатные шаблоны табелей учета рабочего времени, каждый из которых имеет разные форматы в соответствии с вашими потребностями. Просто скачайте их и используйте, чтобы упростить отслеживание рабочего времени!

Однако, если вы хотите опробовать автоматизированные табели учета рабочего времени, щелкните здесь, чтобы узнать, как Time Doctor готовит для вас автоматические табели учета рабочего времени.

————————————————–

Как оптимизировать процесс учета рабочего времени

Теперь, когда у вас есть готовый бесплатный шаблон табеля рабочего времени, пора его представить своим сотрудникам и сделайте весь процесс максимально простым.

Вы можете сделать это, сосредоточив внимание на распространении и сборе табелей учета рабочего времени.

Распределение

Хотя некоторые организации по-прежнему используют бумажные табели учета рабочего времени, большинство из них перешли на онлайн-табели учета рабочего времени для простоты их распространения.

Вы можете загрузить электронную таблицу в общую рабочую учетную запись, такую как Google Docs или Dropbox, где каждый сотрудник имеет доступ к электронной таблице в любое время.
В качестве альтернативы, если ваши сотрудники работают в совершенно разных условиях и требуют разных табелей учета рабочего времени, вы всегда можете отправить их лично по электронной почте.
Чтобы упростить доступ к ним, мы включили несколько форматов электронных таблиц одного и того же шаблона Excel Free — выберите тот, который удобен для вас и ваших сотрудников.

Сбор

Убедитесь, что вы установили крайние сроки для всех ваших сотрудников, чтобы отправить свои табели учета рабочего времени. Вы же не хотите, чтобы ваши сотрудники отправляли табели учета рабочего времени в разные дни.
Укажите формат, в котором шаблон табеля рабочего времени должен быть отправлен руководителю.Будет ли он отправлен непосредственно вам по электронной почте, загружен в общую учетную запись или даже распечатан в бумажных табелях учета рабочего времени. Обеспечение единообразия всегда облегчает процесс.
Убедитесь, что они подписали / отметили заявление об одобрении в формах, когда они передают его вам. Вы также хотите включить раздел, в котором они будут указывать все сверхурочные часы и взятые отпуска по болезни.

————————————————–

Два основных совета по использованию табелей учета рабочего времени

Сохраняйте простоту

Вы хотите, чтобы табель учета рабочего времени был максимально простым для понимания.Ваши сотрудники не должны запутаться в том, где и что им нужно вводить. Таблицы рабочего времени призваны упростить процесс учета рабочего времени для работодателя и сотрудников, а не наоборот.

Категоризация

Чтобы еще больше упростить процесс, попробуйте назначать задачи с кодовыми номерами, которые сотрудники могут записывать в свои табели учета рабочего времени. Таким образом, вы можете узнать, сколько времени сотрудники тратят на выполнение конкретных задач, что поможет вам лучше анализировать данные для планирования будущих расписаний задач.

Мы все согласны с тем, что табели учета рабочего времени — невероятно полезный инструмент. Однако бумажные табели учета рабочего времени или даже традиционные онлайн-табели учета рабочего времени — не самый эффективный способ учета рабочего времени.

Заключительные мысли

Получите Time Doctor за 9,99 долларов США на пользователя в месяц, если вам нужен эффективный метод учета рабочего времени без суеты. Если вы все еще сомневаетесь, воспользуйтесь этой бесплатной пробной версией, чтобы получить доступ к нашему бесплатному программному обеспечению расписания на 14 дней (не нужно указывать данные кредитной карты) и посмотрите, насколько оно эффективно по сравнению с любыми традиционными электронными таблицами или другим программным обеспечением.

Если программное обеспечение не то, что вам нужно, загрузите наш бесплатный шаблон пустой таблицы учета рабочего времени, который лучше всего подходит для вас и вашего бизнеса.

Будь то электронные таблицы еженедельно, раз в две недели или ежемесячно, эти шаблоны расписаний сотрудников обязательно помогут вам и вашей команде сосредоточиться на важных задачах и оставаться продуктивными вместо того, чтобы тратить все силы на отслеживание рабочего времени сотрудников.

Карло Борха — менеджер по интернет-маркетингу TimeDoctor.com. Он удаленный работник, специалист по цифровому маркетингу, серийный любитель кофе и многие другие.

Получите больше подобных материалов

В вашем почтовом ящике

Подпишитесь на наш список рассылки и получайте интересные материалы об удаленной работе и продуктивности на свой почтовый ящик.

Мы уважаем вашу конфиденциальность и серьезно относимся к ее защите.

госслужащих | Формы

Формы работника государственной службы

PDF = Portable Document Format, для которого требуется Adobe Acrobat Reader
RTF = Rich Text Format

B

Отчет об отпуске каждые две недели для освобожденного от налога персонала государственной службы (PDF)

Отчет об отпуске каждые две недели для освобожденного от налога персонала государственной службы Инструкции

С

Изменение в акте приема-передачи FTE (PDF) | (RTF)

Процесс подачи заявления об отказе от платы за обучение для ребенка сотрудника

Фонд стипендий для государственных служащих и членов их семей в честь Марджори Бизли

Форма раскрытия информации о конфликте интересов (PDF)

Шаблоны писем с условными предложениями
Письмо с предложениями государственной службы (RTF)
Письмо с предложениями для дополнительных услуг (RTF)
Письмо с предложениями для студентов бакалавриата (RTF)

E

Отказ от уплаты сбора за подачу заявления для выпускника государственной службы Университета Восточного Иллинойса (PDF)
Отказ от уплаты сбора за подачу заявления на поступление в бакалавриат на государственной службе Университета Восточного Иллинойса (PDF)

Форма авторизации изменения группы сотрудников

(PDF) | (RTF)

Форма трудоустройства родственников (PDF)

Форма увольнения и увольнения сотрудников (для профессорско-преподавательского состава, научных сотрудников с докторской степенью, академических работников и государственных служащих) (PDF)

Формы дополнительной помощи

Дополнительная помощь для сотрудников, не связанных с канцелярией — формы для заполнения (PDF)
Дополнительная помощь для новых сотрудников, не связанных с канцелярией — формы для сотрудников, которые необходимо сохранить (PDF)
Инструкции по использованию расписания дополнительной помощи (PDF)
Форма для дополнительной справки (PDF)

F

Закон о семейных и медицинских отпусках, информация (FMLA)

Информация о FMLA и VESSA для сотрудников
Информация о FMLA и VESSA для отделов

Форма приема заявок на

Flex-Year (PDF)
Назначения и правила на гибкий год (PDF) | (RTF)

N

Контрольный список для приема на работу и информация для государственных служащих (PDF)
Новый процесс приема на работу для новых сотрудников департаментов государственной службы (PDF)

P

Информация о праве на отпуск по уходу за ребенком (PDF)

Формы оценки эффективности

Обзоры эффективности преподавателей, преподавателей и сотрудников государственной службы открытого типа являются одним из факторов, определяющих размер вознаграждения сотрудников в соответствии с политикой университета, касающейся программ заработной платы, основанной на заслугах.

Политика проверки эффективности государственных служащих
Оценка эффективности для форм сотрудников, не находящихся на испытательном сроке (PDF) | (RTF)
Оценка эффективности для пробного бокового переназначения (размещение в результате увольнения) (PDF)
Программа оценки результатов открытого диапазона Необязательный рабочий лист сотрудников (PDF) | (RTF)
Формы оценки результатов работы сотрудника с испытательным сроком на 6 месяцев (PDF) | (RTF)
Формы оценки результатов работы сотрудника с 12-месячным испытательным сроком (PDF) | (RTF)

Образцы форм служебной аттестации

Сопроводительное письмо SHR (PDF) | (RTF)
Вводное письмо SHR (PDF) | (RTF)
Расписание SHR (PDF) | (RTF)
Форма обзора SHR для академических профессиональных работников и освобожденных от налогообложения государственных служащих (PDF) | (RTF)
Форма проверки SHR для сотрудников государственной службы, не освобожденных от уплаты налогов (PDF) | (RTF)

R

Повторный прием на работу U of I Информация о пенсионере

Политика Совета попечителей в отношении повторного приема на работу пенсионеров (PDF)
Политика DDDH в отношении повторного приема на работу пенсионеров (PDF)
Инструкции по повторному трудоустройству пенсионера UI (PDF)
Форма запроса на повторное трудоустройство пенсионера UI (редактируемый PDF)

Запрос на выход из профсоюза (редактируемый PDF)

S

Образцы форм оценки эффективности — см. Формы оценки эффективности
Программа стипендий — см. Программа стипендий для государственных служащих и иждивенцев

Разделительная сетка

Услуга в форме сверхурочной / единовременной выплаты — Допускается сверхурочная работа

Услуги в форме сверхурочной / единовременной выплаты — освобождение от сверхурочных

Форма запроса о совместном пособии для государственных служащих (PDF) | (RTF)

Форма отказа от отпуска по болезни

Информация об отпусках по болезни
Формы отпусков
Пособия

т

Отказ от платы за обучение, ребенок сотрудника

В

VESSA — см. Закон о семейных и медицинских отпусках

Заявление на получение льготных баллов для ветеранов

(PDF)

Вт

Компенсация рабочим