Бланк делового письма: Письмо-просьба. Образец написания 2021 года

Коммерческое письмо: образец написания. Виды деловой переписки

Деловые письма составляются при общении с партнерами практически по любому поводу. Готовые примеры и правила составления таких документов можно найти в статье.

Деловое письмо можно определить как документ, который направляется от имени всей компании в адрес другой компании, ИП или частного лица (например, инвестора). По сути, любая корреспонденция компании – это деловые письма. Их назначение самое разное:

1. о сотрудничестве.
2. сотрудничества, ведении переговоров.
3. Напоминание о необходимости выполнения обязательств по договору.
4. Разъяснение своей позиции, ответ на ранее присланное письмо и многие другие.

Документ обычно составляется на фирменном бланке компании, допускается отправить его по обычной или электронной почте. Однако если партнер имеет особое значение, предпочтительно распечатать его на качественной, плотной бумаге и вручить лично или с курьером.

По структуре письмо напоминает типичный деловой документ – схематично можно представить его таким образом.

На что обратить внимание при составлении

Конкретных правил и образцов таких писем не существует, поэтому их структура, объем и оформление во многом зависят от конкретного случая. Например, письмо-уведомление будет достаточно лаконичным (3-4 абзаца), а рекомендация сотрудника или деловое предложение могут занять не одну страницу.

Однако есть и несколько общих правил, на которые стоит обратить внимание при составлении бумаги:

1. Сам по себе документ не имеет какой-либо юридической силы, однако составляется по всем правилам оформления. Его структура, стиль изложения должны соответствовать общепринятым принципам современного документооборота.
2. Предложения строятся логично, в четкой последовательности. Витиеватые, сложные, эмоциональные и тем более просторечные обороты отсутствуют. Тональность нейтральная.
3. Изложение всегда ведется только от 1 лица – либо в единственном числе, если текст пишется непосредственно от руководителя, либо во множественном, если он составляется от имени всей компании.
4. Проговаривается конкретная цель составления и ожидаемые действия адресата (направить ответ, рассмотреть кандидатуру сотрудника, согласиться на переговоры, прислать документ и т.п.).
5. Бумага отражает не индивидуальные интересы руководителя или других сотрудников, а цели компании как коллектива. Если необходимо наладить личный контакт, целесообразно сделать это по-другому и не позиционировать себя как представителя компании.

ТОП 5 ошибок при написании

Ошибки можно разделить на 2 большие группы – одни связаны с письмом как с текстом (нарушение логики, лексики, прочих языковых норм), другие – с нарушением собственно делового этикета:

1. Орфографические, пунктуационные ошибки не допускаются – текст письма всегда нужно проверить хотя бы 1-2 раза перед отправкой.
2. Нарушение делового стиля изложения, наличие эмоциональных фраз, излишняя вежливость или, наоборот, строгость.
3. Негативная тональность – даже угрозы необходимо прописывать без лишних слов – например: «Оставляем за собой право обратиться в суд в 30-дневный срок со дня получения Вами настоящего письма».
4. Излишне большой или, наоборот, слишком маленький объем. Обычно весь текст можно уместить в 1-2 страницы. Однако это не значит, что до партнера не нужно доводить всю важную информацию. Объемные данные, схемы, бланки документов можно вынести в приложения.
5. Лишение собеседника права выбора. Например, не следует писать: «Просим рассмотреть и утвердить окончательный вариант договора».

Типичные фразы-шаблоны

Использование в тексте стандартных фраз, свойственных деловой речи – совершенно нормальное и даже желательное явление. Ниже приводится список наиболее распространенных клише, применяющихся в различных ситуациях.

ситуация	фраза
извещение	Сообщаем/Доводим до Вашего сведения/Информируем/Уведомляем
пояснение причины, мотива	На основании/В соответствии/В связи/В целях/По причине/В подтверждение/Во исполнение
просьба	Прошу принять меры/Прошу сообщить, направить, сделать, подтвердить…
подтверждение	Подтверждаем/Заверяем/Принимаем Ваши условия/Не возражаем против…
предложение	Рекомендуем/Предлагаем/Приглашаем/Просим
	Гарантируем
отказ	Вынуждены отказать по причине/Отклоняем Ваше предложение в связи с…
заключение	Убедительно просим/Надеемся на сотрудничество, понимание, содействие/Просим извинить, направить, сделать…

Образцы 2020 года

Вот несколько готовых примеров писем, на которые можно ориентироваться при составлении своего варианта.

Запрос данных

Просьба

Коммерческое предложение

Гарантийное письмо

Претензия

Благодарность

Извинения

ПИСЬМО-ПОДТВЕРЖДЕНИЕ

Такое письмо содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т. п.), о том, что ранее составленный документ остался в силе (договор, инструкция и т. п.). Письмо является подтверждением какого-либо факта, действия, телефонного разговора. Начинается такое письмо словами, образованными от глагола «подтверждать».

Например:

Подтверждая получение Ваших предложений, изложенных в письме от 25.06.2005, направляем в Ваш адрес копии необходимых документов.

Направление таких писем является обязательной частью деловых отношений. Своевременное их отправление позволяет адресату снять с контроля и исключить отправку им писем-напоминаний.

ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ

Письмо содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такое письмо может быть особенно лаконичным, содержать одну заключительную часть и, как правило, начинается словом «Напоминаем».

Например:

Напоминаем Вам, что в соответствии с договором № 12/68 от 12.05.2005 Вы должны завершить ремонтно-строительные работы не позднее определенного в договоре срока, а именно 20.08.2005.

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

Такое письмо является документом, обеспечивающим исполнение изложенных в нем обязательств.

В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места, работы, проведения исследований и т. п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.

Например:

Просим выделить помещение для проведения семинара 14.07.2005 с 14.30 до 18.00.

Оплату аренды помещения гарантируем со счета… в… банке.

ИНИЦИАТИВНОЕ ПИСЬМО

Это письмо, требующее ответа. Большинство категорий этих писем выражают просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении какого-либо вопроса.

Это самая распространенная разновидность писем, тематика которых неограниченна. Однако их характер предполагает возможность положительного или отрицательного решения поставленной проблемы.

Например:

Приглашаем Вас принять участие в работе экспертной группы.

О своем решении просим сообщить в письме не позднее 20.12.2005.

ПИСЬМО-ОТВЕТ

Такое письмо по своему содержанию носит характер, зависящий от инициативных писем, так как тема их текстов уже задана и остается предложить характер решения поставленных в инициативных письмах вопросов: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы.

Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какой срок.

Если письмо содержит отказ, он должен быть кратко аргументирован.

Как правильно написать благодарственное письмо образец текста. Образец инициативного коммерческого письма. Образец письмаответа. Образец документа2 Бухгалтерия, Делопроизводство. Инициативные письма это письма, требующие ответа. Спонсорское письмо образец заявки для. Образцы деловых писем. Большая категория таких писем выражает просьбу предложение, запрос к адресату в решении каких. Образец Инициативное исходящее письмо пример. Образцы продукции изделие 1213 в 2 экз. Северодвинск, Директору АО Вымпел

В первом случае оно будет иметь инициативный характер, а во втором служить ответом на. Его составление обусловлено необходимостью дать какойлибо ответ на полученное ранее инициативное письмо. С помощью деловой переписки происходит не только координация деловой. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями. Образец письмапретензии рекламации. Инициативное письмо письмо, требующее ответа.Деловое письмопрошение от предприятия, производящего. Образец письма о сотрудничестве первое, что узнает о вас потенциальный партнер именно поэтому так важно отразить в нм вс существенное и не. Тебе посмотреть работу в интернетбиблиотеке A. ООО Вебдизайнпроект.

Письмоответ отказ или согласие, как это следует из названия, составляется в ответ на инициативное письмо

Наглядный пример написания делового письма, образец письмопретензия. ТАВАРЫСТВА З ДАДАТКОВАЙ АДКАЗНАСЦЮ. Регистрационный штамп бланка Мебельная фабрика. Примерный образец письма кандидату после. Оно может являться письмомответом на инициативное письмо письмопоздравление, письмоприглашение либо. Благодарственное письмо письмоблагодарность может быть инициативным либо ответом на письмоприглашение или. Инициативное письмосообщение. Образец инициативного коммерческого письма 15. Образец рекомендательного письма от организации для сотрудника вы можете скачать по этой ссылке. Благодарственное письмо образец приведен далее составляется для выражения благодарности за какиелибо. Директору Генерального департамента банковского надзора НБУ Шульге А

Образец письмаответа на претензию Размер. Как написать деловое письмо образец. Возможность перевести текст из буфера обмена, вебстраницу или документ на многие языки. Для большей наглядности, можете ознакомиться с образцом сопроводительного письма к резюме. Письма, оно может являться письмомответом на инициативное письмо, обычно с ручательством за него. Ломоносова, 120 гну Коневу А. Как написать деловое письмо образец, пример, шаблон, бланк делового письма. Образцы текстов деловых писем Письмоподтверждение Письмоподтверждение. Образцы деловых писем и прошений. Образец письмасообщения. Благодарственное письмо образец благодар Письмо инициативное образец

Сведения об инициативном письме вносятся в состав. Письмоответ создается в качестве ответа на инициативное письмо запрос, просьбу, приглашение, предложение. на тему Инициативное письмо. Пример и правила написания. Она зарекомендовала себя как инициативный сотрудник, обладающий хорошими организаторскими способностями. R пример составления инициати. Письмо образец приложение к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Ббльшая часть таких писем выражает просьбу предложение, запрос к адресату о решении какихлибо. Образец письмаблагодарности ученику выпускнику.

Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.

ФАЙЛЫ

Какие деловые письма бывают

Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:

• поздравительное письмо;
• информационное письмо;
• и т.п.

Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.

Общие правила написания деловых писем

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

• дата написания,
• реквизиты отправителя и получателя,
• вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).

информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,

просьбы и объяснения

заключение.

К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).

Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

На что обращать внимание при составлении письма

При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.

Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.

Чего нельзя допускать в деловом письме

В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

Как отправить письмо

Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

1. Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема.

   Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).

2. Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление.

   Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.

3. Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.

Деловая переписка, бланк письма – правила написания деловых писем

В разделе с образцами писем вы сможете увидеть разные примеры делового письма, которое также называют служебным. В данной же статье мы поговорим об основных правилах деловой переписки. Если вы освоите их, то сможете существенно снизть временные затраты на ведение делопроизводства.

Бланк письма

Важно помнить, что при написании делового письма всегда необходимо брать фирменные бланки организации. Это поможет подчеркнуть солидность вашего предприятия, ведь в мире бизнеса так же, как и везде, встречают по одежке. Инструкции по делопроизводству, либо специальный приказ организации должны закреплять в себе такие параметры как вид используемых бланков, а также состав элементов оформления (реквизитов) делового письма.

При написании данной статьи были учтены рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов». В соответствии с упомянутым стандартом можно применять в работе бланк письма с угловым расположением реквизитов, а также бланк письма с продольным расположением.

В бланке письма должны быть данные о предприятии, благодаря которым его легко можно идентифицировать. Например, бланк должен содержать наименование и логотип фирмы, ее сокращенное наименование, если оно указано в учредительных документах, а также почтовый адрес, адрес официального веб-сайта и электронная почта, а также контактные телефоны и другие реквизиты. Некоторые из вышеперечисленных данных можно и не включать в бланк, ведь никакие нормативы это не регламентируют.

У каждого листа делового письма должны быть поля шириной от 20 мм слева, от 10 мм справа, и от 20 мм снизу и сверху. Если служебное письмо содержит больше одного листа, то со второго листа необходимо нумеровать их сверху и посередине. При наличии приложений, каждое из них необходимо нумеровать по отдельности.

Правила деловой переписки

Деловая переписка ведется с использованием традиционного официально-делового стиля, который характеризуется лаконичностью и ясностью изложения самой сути вопроса, а также соответствием общепринятым нормам этикета и использованием стандартизированных фраз.

Деловое письмо может быть составлено как по одному вопросу, так и по нескольким сразу, но в данном случае они должны быть взаимосвязаны. Даже если вы обращаетесь в одну организацию, но по нескольким вопросам, то следует написать в один адрес сразу несколько писем.

Правила ведения деловой переписки предполагают, что на все письма должен быть дан ответ, за исключением тех, которые присылают лишь для сведения. На все поставленные в деловом письме вопросы следует отвечать оперативно и четко. Если вы задержитесь с ответом, это будет расцениваться вашими контрагентами как отказ сотрудничать.

Текст служебного письма составляется с помощью простых фраз, следует избегать замысловатых оборотов речи. Письмо должно быть выдержано в нейтральном тоне, следует избегать проявления любых эмоций: как грубости, так и чрезмерной любезности. Деловое письмо также не должно содержать лишних подробностей, которые не имеют отношения к теме письма и рассматриваемому вопросу. Разумеется, письмо должно быть составлено грамотно, без орфографических или пунктуационных ошибок.

При написании делового письма необходимо ясно видеть перед собой его цель, будь это завязывание новых деловых связей, увеличение объема продаж, изложение претензий, выражение соболезнования, приглашение на те или иные мероприятия, поздравление или выражение соболезнования, попытка ускорить оплату товаров или услуг и т.п.

Правила этикета при ведении деловой переписки допускают следующие формы обращения:

• «Уважаемая госпожа Кравцова!» – такое обращение носит наиболее официальный характер и предполагает наличие определенной дистанции.
• «Уважаемый Сергей Валерьевич!» – подобное обращение свидетельствует о налаженных деловых отношениях и демонстрирует уменьшенную дистанцию.
• «Уважаемые господа!» – такая формулировка используется для коллективного обращения.

Текст делового письма обычно имеет определенную структуру, которая включает несколько частей:

• вначале рассказывается о причинах или основаниях для написания письма;
• далее должны быть предложены выводы, решения, просьбы или рекомендации, которые вы можете предложить;
• письмо должно завершаться небольшим резюме, где подводятся итоги (здесь можно использовать такие обороты как «надеемся…», «уверены…»).

В тексте письма обычно используются следующие обороты. «Просим предоставить данные о…», «направляем на рассмотрение проект договора…», «Подтверждаем получение…», «ООО «Тюльпан» гарантирует оплату…», «ЗАО «Электроприбор» сообщает о получении…» и т.д.

Фразы этикетного могут использовать в заключительной части делового письма, в том числе над подписью, такие как «Искренне Ваш», «С уважением». Кроме того, могут использоваться и фразы с более позитивным настроем, например: «С наилучшими пожеланиями», «С интересом ждем от Вас новых предложений», «С надеждой на продолжение сотрудничества» и т.д.

Итак, мы рассмотрели минимум необходимой информации, которая понадобится вам при ведении деловой переписки. Чтобы продолжить изучение правил деловой переписки, вам должно быть интересно прочесть публикацию об оформлении делового письма, где также есть информация о требованиях к реквизитам служебных писем. В данной статье мы поговорим о том, как корректно указывать адресата, как правильно поставить подпись, а также и о других важных реквизитах. Мы надеемся, что данный материал будет вам полезен.

Консультация юриста

Деловые письма на английском языке

Вам нужно написать безупречное деловое письмо? Ниже приведены правила, которым нужно следовать при написании деловых писем.

Пример делового письма

 Скачать образец письма в формате PDF

---

Начало

Формат письма

• Деловое письмо должно быть напечатано общепринятым шрифтом, таким как Arial или Times New Roman. Не используйте рукописный шрифт. Не используйте других цветов, кроме черного и белого.
• Используйте абзац без отступа. Это значит, что для каждого нового абзаца вам нужно дважды нажать клавишу «Enter». Не делайте никаких отступов для новых абзацев.
• Все поля должны быть 2,5 см.

Размер бумаги

• Письмо должно быть напечатано на листе размером 216х279 мм (letter size). За пределами США допускается использовать лист формата А4. Более длинные письма могут быть напечатаны на листе размером 216х356 мм (legal size).
• Если вы распечатываете письмо на принтере, используйте фирменный бланк компании. Это придаст ему более профессиональный вид.

Информация о вашей компании

Напишите название компании и ее адрес (каждая часть адреса пишется с новой строки). Если у вас собственное предприятие или вы независимый подрядчик, добавьте свое имя либо на месте названия компании, либо над ним.

• Если у компании уже есть готовый фирменный бланк, используйте его, чтобы не печатать название компании и адрес.
• Если вы печатаете адрес, то его необходимо выровнять по левой или правой стороне вверху страницы.
• Если вы посылаете письмо за рубеж, напечатайте название страны заглавными буквами.

Укажите дату

• Дата, написанная полностью, выглядит профессионально. Например, «April 1, 2012» или  «1 April 2012». Дату следует выровнять по левому краю на несколько строк ниже адреса отправителя.
• Если на написание письма ушло несколько дней, укажите дату, когда вы закончили писать письмо.

Информация о получателе

• Напишите полное имя получателя, звание (если имеется), название компании и адрес (именно в таком порядке и с новой строки). Если необходимо, укажите номер для ссылок (reference number). Информация о получателе выравнивается по левому краю листа под датой (на несколько строк ниже).
• Лучше всего адресовать письмо конкретному человеку. Таким образом, этот человек сможет ответить на ваше письмо. Если вам неизвестно его имя, постарайтесь это выяснить. Можно позвонить в компанию и узнать имя и звание.

Приветствие

Приветствие зависит от того, насколько хорошо вы знаете человека и какие у вас отношения.

• Используйте «To Whom It May Concern»  (Для предъявления по месту требования) только если вы не знаете, к кому конкретно обращаетесь.
• Если вы не знакомы близко с получателем, то лучше отдать предпочтение обращению «Dear Sir/Madam»  (Уважаемый/Уважаемая).
• Можно также обратиться к получателю по званию и фамилии. Например, «Dear Dr. Smith»  (Уважаемый доктор Смит).
• Если вы хорошо знакомы с получателем и поддерживаете неформальные отношения, то можно обратиться по имени. Например, «Dear Susan» (Дорогая Сьюзан).
• Если вы не знаете пол получателя, напишите его/ее полное имя. Например, «Dear Kris Smith» (Уважаемый/ая Крис Смит).
• Не забудьте поставить запятую/двоеточие после приветствия или двоеточие после приветствия “To Whom It May Concern” (Для предъявления по месту требования).

Основная часть

Задайте правильный тон

• Деловые люди не хотят тратить время впустую. Письмо должно читаться быстро. Переходите сразу к делу. Например, всегда можно начать словами «I am writing you regarding…» (Я пишу по поводу…) и продолжить.
• Не используйте помпезных слов и длинных витиеватых предложений – ясно и коротко изложите свою мысль.
• Скорее всего, цель вашего письма – убедить читателя сделать что-то: поменять мнение, решить проблему или предпринять действия. Будьте убедительны.
• Если вы ожидаете какого-то результата или действия после прочтения вашего письма, сообщите об этом. Объясните свою точку зрения в нескольких словах.

Используйте личные местоимения

• Лучше всего использовать местоимения «I» (я), «we» (мы) и «you» (вы). Обозначайте себя как «I» (я), а к своему читателю обращайтесь – «you» (вы).
• Будьте внимательны, если вы пишете письмо от лица компании. Если вы говорите о перспективах компании, используйте «we» (мы). Таким образом, читатель поймет, что за вашими словами стоит мнение всей компании. Выражая свое собственное мнение, используйте местоимение «I» (я).

Будьте разговорчивы там, где это уместно

• Письма пишут люди и для людей. По возможности избегайте формальных писем. Вы не сможете построить отношения на шаблонных безликих письмах. Однако не используйте разговорный язык или сленг, как «you know» (знаешь), «I mean» (я имею в виду) или «wanna» (хочу). Придерживайтесь делового тона, но будьте дружелюбны и любезны.
• Если вы хорошо знаете получателя, можно добавить строчку с дружеским пожеланием всего хорошего.
• Опирайтесь на свои чувства, определяя, насколько личным будет ваше письмо. Иногда капелька юмора оказывается кстати в становлении деловых отношений. Но подумайте перед тем, как пошутить.

Будьте вежливы

Даже если вы жалуетесь или пишете о проблеме, будьте вежливы. Учитывайте позицию получателя и предложите сделать то, что в ваших силах.

Для дополнительных листов используйте «вторую страницу» фирменного бланка

Желательно уместить письмо на одну страницу. Но если текст длинный, вам понадобятся дополнительные страницы. Используйте «вторую страницу» фирменного бланка, на которой обычно указан сокращенный адрес и которая по типу совпадает с первой страницей фирменного бланка.

Укажите номер страницы на втором и последующих листах вверху листа. Можно также добавить имя получателя и дату.

Дайте краткое заключение

В последнем абзаце обобщите свои взгляды и четко обозначьте действия с вашей стороны либо то, что вы ожидаете от получателя. Не забудьте поблагодарить его/ее за внимание к письму.

Завершение письма

Заключительные слова

Заключение, так же как и приветствие, указывает на степень уважения и формальности. «Yours sincerely» (Искренне ваш) или «Sincerely» (С уважением) – хороший выбор.

Также обратите внимание на «Cordially» (Сердечно ваш), «Respectfully» (С почтением), «Regards» (Всего хорошего) и «Yours Truly» (Преданно ваш).

Менее формальные: «All the best” (Всего самого лучшего), “Best wishes» (Наилучшие пожелания), «Warm regards» (С добрыми пожеланиями) и «Thank you» (Спасибо).

После заключительных слов ставится запятая.

Подпишите письмо

• Пропустите около 4 строк, оставив это место для подписи. Подпишите письмо после того, как распечатаете его. Если вы посылаете письмо по электронной почте, отсканируйте свою подпись и прикрепите ее к письму. Предпочтительнее использовать синие или черные чернила.
• Если вы подписываете письмо от другого имени, напишите «pp» перед своей подписью. Это обозначает «по доверенности», что подразумевает «агентством» или «от имени».

Напишите свое полное имя и контактную информацию

Под подписью напечатайте свое имя, звание, номер телефона, адрес электронной почты и любую другую контактную информацию. Указывайте все с новой строки.

Добавьте инициалы тех, кто работал над письмом

Если письмо было напечатано кем-то другим, необходимо добавить инициалы этого человека под местом для подписи. Иногда указываются инициалы и того, кто составил письмо. Таким образом, становится понятно, кто работал над этим письмом.

• Если вы указываете только инициалы того, кто напечатал письмо, напишите их маленькими буквами. Например, mr (Mary Raynor).
• Если вы указываете инициалы того, кто составил письмо, то их следует указать заглавными буквами, а после них указать инициалы напечатавшего письмо маленькими буквами: JB:mr. В некоторых письмах эти инициалы разделяются косой чертой: JB/mr. Jack Brown (JB) составил письмо, а Mary Raynor (mr) его напечатала.

Укажите на вложения

• Если вы приложили дополнительные документы, напишите об этом через несколько строк после контактной информации, сообщив количество и виды документов. Например: «Enclosures (2): resume, brochure» (Вложения (2): резюме, брошюра).
• Для слова “Enclosures” можно использовать сокращения “Encl.” или “Enc.”

Не забудьте добавить имена других получателей

Если вы посылаете копию этого письма другому человеку, вам следует добавить эту информацию в письмо. Это отмечается аббревиатурой «cc» под строкой “Enclosures” (Вложения) и расшифровывается как «courtesy copy» (копия электронного сообщения). Вслед за этим указывают имя человека и его звание (раньше «cc» использовалось для обозначения «carbon copy», когда копии писались под копирку).

• Например: “cc: Mary Smith, Vice President of Marketing” (cc: Мэри Смит, вице-президент отдела продаж).
• Если вы хотите добавить больше одного имени, пишите второе прямо под первым. Во втором случае употребление «cc» уже не требуется.

Проверка письма

Отредактируйте письмо

Проверьте орфографию и прочитайте письмо перед отправкой.

• Задайте себе вопрос, составлено ли письмо ясно и четко? Есть ли абзацы, в которых больше 3-4 предложений? Если да, постарайтесь их сократить.
• По возможности дайте прочитать письмо другу или коллеге. Иногда другой человек может заметить ошибки, которые вы пропустили.

Не пользуйтесь степлером

Если в письме несколько страниц, степлером обычно не пользуются. Если вы хотите, чтобы страницы были сложены по порядку, закрепите их скрепкой в верхнем левом углу.

Отправка письма

Если вы отправляете письмо по почте, используйте бизнес-конверт. По возможности используйте тот, на котором есть логотип компании. Аккуратно напечатайте ваш обратный адрес и адрес получателя. Сложите письмо втрое таким образом, чтобы сначала получатель развернул верхнюю часть, а потом нижнюю.

Если вы посылаете письмо по электронной почте, переведите его в формат HTML или PDF, чтобы формат остался таким же. 

---

Источники, использованные при подготовке материала

1. Оригинал текста о том, как писать деловые письма здесь. Сайт-источник – wikiHow. Контент сайта wikiHow может распространяться по лицензии Creative Commons License.
2. Еще один образец делового письма с пояснениями на английском языке вы можете посмотреть на Savvy-Business-Correspondence.

Оформление делового письма \ Акты, образцы, формы, договоры \ Консультант Плюс

]]>

Подборка наиболее важных документов по запросу Оформление делового письма (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Формы документов: Оформление делового письма

Судебная практика: Оформление делового письма Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Подборка судебных решений за 2019 год: Статья 252 «Расходы. Группировка расходов» главы 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ
(Юридическая компания «TAXOLOGY»)Общество в 2013 — 2015 годах направляло своих сотрудников в командировки в Республику Венесуэла, оплачивая за них сотовую связь. По мнению налогового органа, общество необоснованно не включило в налогооблагаемый доход работников оплату командировочных расходов на связь и неправомерно учло такие затраты в составе косвенных расходов при исчислении налога на прибыль. Общество ссылалось на обычаи делового оборота Венесуэлы, не предполагающие оформления чеков при продаже телефонных карт, а также на письмо Минфина России от 31.05.2007 N 03-03-06/1/348, полагало, что, если налогоплательщик может документально подтвердить произведенные расходы по оплате услуг связи посредством телефонных и интернет-карт, а также экономическую обоснованность этих расходов, такие расходы могут быть учтены для целей налогообложения прибыли. Суд поддержал налоговый орган, указав, что обязанность подтверждать расходы лежит на налогоплательщике, который обязан в обоснование их факта представить соответствующие документы, затраты на покупку карт оплаты будут являться расходами общества только при подтверждении им приобретения, активации, использования зачисленных на его счет сумм, для подтверждения того, что данные расходы связаны с производственным процессом, общество должно иметь документальное подтверждение их производственного характера, которым может являться: счет телефонной станции, расшифровка АТС (детализированный счет) с указанием номеров телефонов, с которыми велись переговоры, иные документы, подтверждающие производственный характер отношений с абонентом. По мнению суда, сам по себе факт нахождения сотрудников в командировке не доказывает, что содержащиеся в авансовых отчетах суммы расходов по оплате сотовой связи связаны с выполнением служебных обязанностей. Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Подборка судебных решений за 2020 год: Статья 31 «Права акционеров — владельцев обыкновенных акций общества» Федерального закона «Об акционерных обществах»так, по результатам рассмотрения указанного дела судом установлено, что по адресу г. Москва, 123112, ММДЦ «МОСКВА-СИТИ», Пресненская набережная, д. 12 расположен деловой центр «Башня «Федерация» который состоит из башни «Восток» и башни «Запад»; с учетом особенности расположения строений и их функциональных назначений (для ведения бизнеса), в направленном Заявителю Сообщении идентифицирующих признаков местонахождения офиса а30 не указано, поскольку для идентификации помещения необходимо указание названия башни и номера этажа, а также наименование арендатора, который уполномочен на оформление пропусков для прохода в указанное помещение. Кроме того, из письма ООО УК «Федерейшен Груп» (управляющая компания башни «Восток») от 19.09.2018 N ФГ/2867 следует, председатель Собрания Клецин В.И. в башню «Восток» 06.08.2018 не проходил, а секретарь Собрания Клецин Р.В. присутствовал в башне «Восток» с 11 час. 07 мин. до 12 час. 37 мин., что не соответствует времени, которое было определено для проведения Собрания.»

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Оформление делового письма Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Статья: Технологии продуцирования текстов делового письма
(Гурьева Н.Ю.)
(«Делопроизводство», 2018, N 4)Отрицательная самопрезентация адресанта, вызванная нарушением литературной нормы, также может быть следствием невнимательности или недостаточной орфографической или пунктуационной грамотности автора письма. Также при оформлении делового письма необходимо учитывать, что его восприятие адресатом может зависеть и от дополнительных факторов — физического состояния конверта и бумаги, выбора шрифта, качества оформления фирменного бланка письма. Особое значение в деловом, и в частности в коммерческом письме, имеет постскриптум. Он обычно включает в себя значимую для автора письма информацию об особых условиях предлагаемой сделки, льготных условиях сделки и т.п.

Нормативные акты: Оформление делового письма

4+ 😃Примеры деловых писем😃

Деловые письма используются организациями для связи друг с другом на корпоративной основе. Деловые письма также пишутся клиентам и покупателям или ими тоже. Это применимо в обоих направлениях.

Сегодня мы представляем вам образцы делового письма, которые вы можете использовать как образец для написания своего делового письма. Деловые письма могут быть разных типов, например, деловое письмо клиенту, деловое письмо для заказа, деловое письмо с жалобами, деловое письмо с указанием ошибки получателя и т. Д.

Образец делового письма PDF

Скачать PDF здесь

Если вы недавно присоединились к компании и у вас нет навыков, чтобы написать официальное письмо, то вам, вероятно, стоит уже сейчас на нее опираться. Было бы довольно неловко работать в корпоративной сфере и не знать, как написать деловое письмо.

Люди не общаются друг с другом случайно в корпоративной сфере, если они не знают друг друга лично. Если вы так поступите, это будет неэтично, и люди не воспримут вас всерьез.Итак, чтобы защитить себя от этих проблем, вы должны знать, как написать официальное деловое письмо, о котором вы можете узнать здесь.

Формат делового письма Образец

Скачать PDF

Вот пошаговое руководство по написанию официального письма. Следуя этим шагам, вы сможете написать идеальное деловое письмо, которое произведет хорошее впечатление на людей.

Дата : Как и любое другое деловое письмо, начните письмо с даты написания письма.

Адрес отправителя : В следующей строке запишите свой адрес. Это очень важно, чтобы читатель знал, кто отправил письмо, и, если читатель знает вас, то он или она отдаст больше предпочтения вашему письму.

Внутренний адрес : Мы предлагаем вам использовать полное имя. Вы можете добавить Mr./Ms. (необязательно)

Приветствие : После имени напишите приветствие.

Тело письма : Здесь вы напишете о себе и своем мотиве написания письма.В этом абзаце вы должны написать что-то, что сразу привлечет внимание читателя.

Закрытие : Здесь вы пишете дальнейшие инструкции для читателя или заключение письма.

Подпись : Закройте письмо, подписав его синими или черными чернилами в конце.

После выполнения этих действий вы можете сделать копию письма, если хотите отправить его сразу нескольким людям или организациям. Или вы можете просто отправить его напрямую.

Образец официального делового письма

Скачать PDF

Эти деловые письма написаны формальным и самым простым способом, чтобы вы получили точное представление о том, как вы собираетесь написать официальное письмо для вашей цели. Вы можете сохранить эти шаблоны деловых писем на своих мобильных телефонах и ноутбуках, а затем использовать их по мере необходимости.

Другие шаблоны деловых писем, которые мы предлагаем:

5 форматов профессиональных деловых писем на 2021 год [+ примеры и советы]

В наши дни почти все деловое общение происходит по электронной почте.Но в физическом письме есть что-то особенное.

Электронные письма легче отправлять, но их также легче игнорировать. Написание письма деловому контакту показывает, что вы приложили дополнительные усилия, чтобы общаться формально. В нем говорится: «Я очень серьезно отношусь к своему сообщению, и вы должны тоже».

Поскольку обычные деловые письма используются для того, чтобы выразить свою точку зрения с достоинством, очень важно использовать правильное форматирование. Эта статья объяснит части формата делового письма и предоставит несколько полезных шаблонов, которые вы можете адаптировать.

Не забудьте ознакомиться с нашим полным руководством по изучению английского языка!

10 стандартных частей делового письма

Практически все деловые письма состоят из следующих частей. Используйте их, и вы не ошибетесь!

1. Фирменный бланк

«Бланк» — это лист бумаги, используемый для написания писем, на котором сверху напечатаны логотип компании и контактная информация. Это показывает, что все, что написано ниже, является официальным сообщением сотрудников этого предприятия.

Если вы пишете от имени компании, спросите одного из своих коллег, есть ли у них бланки для писем. Если вы просто пишете от лица себя, то можете забыть об этом шаге!

2. Адрес получателя

«Получатель» — это человек, который получит ваше письмо. В деловых письмах адрес человека, которому вы пишете, обычно пишется в верхнем левом углу страницы. Это также известно как «внутренний адрес». Выложена она так:

• Mr./ Г-жа / Мисс / Д-р. Имя Фамилия
• Название компании
• Почтовый адрес
• Город, штат, почтовый индекс
• Страна (необязательно)

Если вы не знаете имя получателя, есть несколько других вариантов замены первого маркера. Хороший вариант — адресовать письмо человеку или людям с должностями, которые, скорее всего, смогут вам помочь. Некоторые примеры включают:

• Менеджер по найму: если вы пишете о вакансии
• Служба поддержки клиентов: если вы отправляете жалобу
• The Accounts Team: если вы пишете о платеже

Если вы не знаете, чья работа будет отвечать на ваше письмо, то вы можете просто написать название компании.Еще один отличный вариант — написать «Для кого это может касаться», что является формальным способом сказать «тот, кому небезразлична эта информация».

Все еще не совсем понятно, кому адресовать деловое письмо? Ознакомьтесь с нашим руководством по формальным приветствиям в письмах и электронных письмах для получения дополнительной информации о приветствиях.

3. Обратный адрес

«Обратный адрес» — это ваш адрес или адрес, на который следует «возвращать» все ответы. Он идет непосредственно под адресом получателя и оформляется таким же образом.

Рекомендуется указать свой адрес электронной почты и / или номер телефона в новой строке под адресом. Это показывает, что вы максимально упрощаете читателю возможность вернуться к вам.

Не беспокойтесь, если бланк и два адреса занимают половину страницы. Даже если это кажется пустой тратой места, это правильный формат, и его использование демонстрирует формальность. Вы все делаете правильно!

4. Сегодняшняя дата

Напишите сегодняшнюю дату прямо под своим адресом.Поскольку вы пишете официальное письмо, вам следует указать месяц полностью и указать год.

Профессиональный совет: если вы отправляете деловое письмо кому-то в США или Канаду, укажите за месяц до дня:

.

Если вы отправляете деловое письмо кому-либо в Великобритании, Новой Зеландии или Австралии, напишите за день до месяца:

5. Товарная позиция

Этот шаг не является обязательным. Некоторым людям нравится писать заголовок в верхней части делового письма, чтобы затронуть тему.Это похоже на тему электронного письма.

Обычно это делается только в очень формальных ситуациях, когда вы не знаете человека, которому пишете. Это тактика, заимствованная из мира юристов.

Вы можете найти это полезным:

• При приеме на работу
• При написании от имени компании

Заголовки должны быть в центре страницы и подчеркнуты, либо выделены жирным шрифтом. Вот несколько хороших примеров:

• Заявление на должность су-шефа
• Запрос на платеж: просроченное уведомление
• Запрос о предполагаемых продажах: Optima Oils
• Официальное рекомендательное письмо

Заголовок следует использовать только в очень формальных ситуациях.Если вы не уверены, нужен ли он, то лучше не указывать его.

6. Приветствие

Оставьте одну или две пустые строки под датой и поприветствуйте своего читателя.

Как правило, ваше приветствие должно совпадать с тем, что вы написали в первой строке адреса. Если вы знаете имя человека, которому пишете, оно, вероятно, будет выглядеть так:

• Уважаемый господин / госпожа / госпожа / доктор. Имя Фамилия

Если в вашем адресе указана должность читателя, вы можете написать «Уважаемый господин / госпожа» или использовать название должности еще раз.

Если вы используете название должности, не забудьте начинать каждое слово с заглавной буквы, как если бы это было имя. Если вы пишете группе людей или человеку с определенной должностью, звучит более естественно использовать слово «кому», а не «дорогой».

• Менеджеру по найму
• В службу поддержки клиентов
• Уважаемый господин / госпожа

Если ваше письмо было адресовано компании или «Тем, кого оно может касаться», вы можете использовать любое из следующего:

• Коллективу [компании]
• Уважаемый господин / госпожа
• Для кого это может касаться

7.Основной текст

Теперь мы подошли к сути всего письма! Самое главное, что нужно помнить о деловых письмах, — они должны быть краткими и по существу. Это свидетельствует об уважении ко времени получателя. Это также усиливает вашу мысль.

Если вы уже знаете человека, которому пишете, вежливо начните с дружеской вступительной строки, прежде чем переходить к делу. Любой из них является хорошим примером:

• Надеюсь, это письмо тебя хорошо застанет.
• Было приятно познакомиться с вами на прошлой неделе.
• Надеюсь, у вас продуктивное начало года.

Если вы еще не знаете их достаточно хорошо, чтобы сказать что-то дружелюбное, переходите сразу к делу! Первая строка (или вторая строка, если вы использовали дружественный открыватель) должна напрямую указывать на причину вашего письма:

• Я пишу, чтобы пожаловаться на товар, который я купил в одном из ваших магазинов на прошлой неделе.
• Я пишу, чтобы подать заявку на должность цифрового аналитика, которую рекламирует Preply.
• Я пишу, чтобы порекомендовать Линдси Грин вашей компании.

Объясните причины, по которым вам нужно писать более подробно, используя четкий формальный язык. Это руководство по английским бизнес-терминам и фразам может оказаться полезным для некоторых советов по лексике. Не забудьте выделить в каждом абзаце только одну главную мысль и разделять абзацы пустой строкой.

Если ваше деловое письмо действительно важно, всегда полезно попросить кого-нибудь прочитать его перед отправкой.Почему бы не забронировать час с одним из наших преподавателей, специализирующимся на деловом английском, чтобы получить профессиональное мнение по доступной цене?

8. Заключительное предложение

После того, как вы объяснили, что вам нужно сказать, вы должны закончить одним или двумя заключительными предложениями. Это подытожит основной вывод из письма. В нем часто описываются следующие шаги.

Он может указывать действие, которое вы хотите, чтобы читатель предпринял после прочтения письма. Во многих случаях это отправка ответа. Общие предложения для этого включают:

• Жду скорого ответа.
• Благодарю за внимание. Надеюсь услышать тебя позже.
• Я с нетерпением жду ваших мыслей по этому поводу.
• Дайте мне знать, как это звучит с вашей точки зрения.
• Дайте мне знать, если у вас возникнут вопросы.
• Если я могу вам чем-то помочь, не стесняйтесь обращаться к нам.

В сообщении может быть указано действие, которое вы предпримете для решения проблемы:

• Если я не получу этот платеж в течение двух недель, я свяжусь с вами по телефону.
• Я больше не буду покупать товары у вашей компании.

Это могло бы просто резюмировать суть письма:

• У меня нет никаких сомнений в том, что Паула Робертс была бы полезной для вашей компании, и предлагаю свои восторженные рекомендации.
• Мне было приятно работать в M&A Light Solutions, и я хотел выразить вам свою благодарность в письменной форме.

Если проблема в письме не требует каких-либо дальнейших действий, то она может просто завершиться положительной нотой.

• Желаю вам дальнейших успехов.
• Спасибо за сотрудничество, я надеюсь снова поработать с вами в будущем.
• Еще раз спасибо за ваше время и внимание.

9. Выход

На новой строке подпишите письмо. Раньше существовали строгие правила подписания письма в зависимости от того, насколько хорошо вы знали читателя. Электронная почта настолько стерла границы между формальным и неформальным общением, что сегодня эти правила уже не так важны.

Хотите следовать старомодным правилам, чтобы показать свое владение учебным английским языком? Если вы отправляете официальное письмо в США:

• Используйте «Искренне Ваш» с кем-то, чье имя вы не знаете.
• Используйте «С уважением» с кем-то, чье имя вы знаете.

Если вы отправляете официальное письмо в Великобритании:

• Используйте слово «С уважением» с кем-то, чье имя вы не знаете.
• Используйте «Искренне Ваш» с кем-то, чье имя вы знаете.

Предпочитаете современный подход? Тогда подойдет любой из этих вариантов:

• С уважением,
• С уважением / С уважением,
• С уважением,
• С уважением,
• Большое спасибо (это немного менее формально)

Какую бы подпись вы ни выбрали, не забывайте начинать первую букву с заглавной буквы и заканчивать запятой.

10. Подпись

Добавление подписи к письму не является обязательным, но это добавляет еще один уровень формальности.Это доказывает, что вы написали его сами: тот факт, что это стоит доказательств того, что вы написали его самостоятельно, говорит о том, что сообщение очень важно.

Если вы набрали письмо, оставьте место для его подписи. После подписания оставьте три или четыре строки пустыми, а затем введите свое имя. Ваша подпись должна стоять на пустом месте над вашим именем. Кроме того, вы можете подписать документ цифровой подписью, и в настоящее время большинство людей используют эту функцию. Зная, как подписать PDF-документ, можно создать профессионально оформленное деловое письмо.

Приготовьтесь говорить уверенно

Улучшите свои языковые навыки с помощью последних статей, которые публикуются еженедельно.

5 Наиболее распространенные форматы деловых писем + примеры

Каждое деловое письмо будет отличаться от других, но вот несколько примеров тона и стиля, к которым вам следует стремиться. Но во-первых, изображение того, как макет должен выглядеть на практике:

Сопроводительные письма

Менеджеру по найму,

Заявление на должность Sous Chef

Я пишу, чтобы подать заявку на должность су-шефа в Ноттингемском филиале Little Chef.Я был рад увидеть объявление о вакансии в базе данных LinkedIn. Похоже, он отлично подходит для моих навыков и уровня опыта.

У меня пятилетний опыт работы в сфере общественного питания на должностях шеф-повара, аналогичных этой. В последнее время я работал су-шефом в оживленном ресторане The Green Elephant в центре Ноттингема. Я сам отвечал за кухню, когда шеф-повар отсутствовал, и приобрел большой опыт приготовления пищи под давлением.Это была очень захватывающая рабочая среда, и я думаю, что это была бы хорошая подготовка к этой роли.

Я приложил к этому письму свое резюме на ваше рассмотрение. Спасибо, что нашли время прочитать мою заявку, я надеюсь скоро услышать от вас.

С уважением,

Заявление об увольнении

Уважаемая госпожа Мариэла Ибарра,

Обращаюсь к вам, чтобы сообщить, что с глубоким сожалением подаю заявление об отставке. Мне очень понравились два года работы в Rings & Things, и я безмерно благодарен за наставничество, которое вы мне оказали за это время.Согласно условиям моего контракта, в котором указан двухмесячный период уведомления, мой последний рабочий день будет 17 сентября 2021 года.

Было приятно работать с вами и вашей командой, и я очень надеюсь, что мы будем поддерживать связь.

С уважением,

Рекомендательные письма

Уважаемый проф. Билибин,

Рекомендательное письмо: Сьюзи Дартон, кандидат на иллюстрацию в магистратуру

Я пишу, чтобы безоговорочно рекомендовать Сьюзи Дарнтон для участия в магистерской программе иллюстраций Казанского государственного университета.Мне выпала честь быть личным наставником Сюзи во время ее бакалавра изящных искусств в Государственном университете изящных искусств Аризоны, и поэтому я тесно сотрудничаю с ней в течение трех лет. Она была очень творческой и умной ученицей. Ее трудовая этика также исключительна, она постоянно работала в студии после нескольких часов работы, совершенствуя свои навыки иллюстрации. Я уверен, что она станет активом для любой программы высшего художественного образования.

Если вам потребуется дополнительная информация от меня, пожалуйста, свяжитесь с нами.

С уважением,

Рекламные письма

Для тех, кого это может касаться,

Участок продаж: WindowBrite & Co

Прошу извинить за то, что я пишу вам без сообщения. Я продавец в WindowBrite & Co, и я заметил, что в главном офисе вашей компании есть большие окна, которые могут выиграть от нашей помощи.

WindowBrite & Co — ведущий поставщик услуг по мытью окон в Мельбурне. Мы с гордостью предлагаем самые чистые окна по самой низкой цене во всем городе.Приглашаю вас попробовать наши услуги по специальной начальной цене. Я готов предложить 50% скидку на мытье окон в течение одного месяца. Мы настолько уверены, что вы заметите разницу в яркости ваших окон, что предлагаем 100% гарантию возврата денег.

Сообщите мне, если вы хотите воспользоваться этим предложением. Я с нетерпением жду ответа от вас в ближайшее время.

С уважением,

У нас есть онлайн-репетиторы более чем на 50 языках.

Preply — одна из ведущих образовательных платформ, предлагающая уроки 1 на 1 с сертифицированными преподавателями через эксклюзивный видеочат.

Письма с запросами на оплату

В отдел по работе с клиентами,

Требование платежа: просроченное уведомление

Я связываюсь с вами от имени Paintstripper New York по поводу следующего неоплаченного счета:

Номер счета №340 / 1045 долларов США

Согласно условиям нашего первоначального соглашения, платеж должен был быть произведен 23 февраля 2021 года.Таким образом, он просрочен на две недели. Я приложил копию счета к этому письму для вашей справки.

Если возникнут какие-либо проблемы, препятствующие оплате этого счета, сообщите мне. В противном случае я был бы признателен за ваше быстрое сотрудничество в скорейшем урегулировании этого баланса. Надеюсь, что мы сможем быстро решить этот вопрос и продолжить совместную работу.

Заранее благодарим за сотрудничество.

С уважением,

Заключение

Хотя сейчас это не так распространено, как электронные письма, умение писать официальные письма имеет важное значение для вашего делового общения.Следуйте этим советам, и вы обязательно отформатируете их действительно профессионально.

Если ваше письмо действительно важно, всегда полезно попросить кого-нибудь прочитать его перед отправкой. Почему бы не забронировать час с одним из наших преподавателей, специализирующимся на деловом английском, чтобы получить экспертное мнение?

деловых писем: формат — Информационная служба WAC

Когда деловые письма пишутся на фирменных бланках компании, они обычно форматируются в виде полных блоков стиля , при этом каждая часть письма выравнивается по левому краю.

Письма не на фирменных бланках компании написаны в модифицированном блочном стиле с заголовком, датой и комплиментарным закрытием слева, выровненными по центральной линии, а внутренний адрес, приветствие и текст выровнены по левому краю.

Если деловое письмо требует более одной страницы, дополнительные страницы должны иметь заголовок, который включает имя получателя, номер страницы и дату.

Элементы делового письма

Элементы делового письма:

• товарная позиция
• дата
• внутренний адрес
• приветствие
• корпус
• и бесплатное закрытие
• дополнительная секция обозначений часто следует за закрытием

Товарная позиция

• Заголовок также является обратным адресом, на который получатель будет ссылаться при отправке ответа.

• Имя автора не включено в заголовок, так как оно указано в дополнительном закрытии в конце письма. Он должен включать только улицу, город, штат и почтовый индекс автора письма. Идентификационные слова, такие как «Авеню», «Круг», «Суд», «Драйв» и «Улица», должны быть прописаны, а не сокращены. Это снижает вероятность того, что ответ будет отправлен на неправильный адрес.

• Название штата может быть записано или сокращено заглавными буквами в соответствии с U.S. Руководство почтовой службы.

• Дата написания письма должна быть помещена под информацией обратного адреса автора. Это последний компонент в заголовке делового письма.

Внутренний адрес

• Внутренний адрес содержит почтовую информацию, принадлежащую получателю, и должен быть выровнен по левому краю письма и помещен на два пробела под датой (для очень коротких писем допускается четыре пробела).

• Как и в заголовке, внутренний адрес включает улицу, город, штат и почтовый индекс получателя, все из которых должны быть помещены под названием компании или организации, в адрес которой направляется письмо. Идентификационные слова, такие как «Авеню», «Круг», «Суд», «Драйв» и «Улица», должны быть прописаны, а не сокращены.

• Если имя, должность и должность получателя известны, они должны быть указаны в первых двух строках внутреннего адреса и размещены непосредственно над названием компании или организации.

Приветствие

• Приветствие — это приветствие. Его размещение должно быть на два пробела ниже внутреннего адреса и всегда выровнено по левому краю буквы. Он должен включать заголовок и полное имя получателя, за которым следует двоеточие.

• Обычно приветствие начинается с Дорогой , за которым следует заголовок, например Мистер, Мисс, Миссис , однако, когда писатель обращается к получателю по имени, эта формальность может быть опущена. пользу имени.

• Титулы Мистер, Мисс, Миссис и Доктор . всегда сокращаются. Другие титулы, такие как профессор и сенатор, никогда не сокращаются. Независимо от семейного положения к женщинам всегда следует обращаться как к мисс — за исключением случаев, когда получатель лично выразил желание, чтобы к ней обращались иначе ( мисс или миссис ).

• Избегайте приветствий по признаку пола, если неизвестно, является ли получатель мужчиной или женщиной. Уважаемый студент: Уважаемый покупатель: Уважаемый резидент: и т. Д. Являются вполне приемлемыми вариантами для гендерно-нейтральной корреспонденции.

• Безличное устройство может быть предпочтительнее при отправке письма в крупную организацию, где имя получателя вряд ли будет известно. Например, «Внимание: дебиторская задолженность» или «Тема: ошибка биллинга» могут заменить более привычные формы приветствия.

• Приветствие, Кому это может касаться : очень устарело, в самом 20 веке.

Кузов

• Начинайте текст делового письма двумя пробелами ниже приветствия или обращения, привлекающего внимание. Каждый абзац должен быть с одинарным интервалом и выровнен по левому краю страницы с двойным пробелом, разделяющим каждый абзац.

• Допускается двойной интервал в тексте буквы, если тело очень короткое. Это сделано исключительно из косметических соображений, чтобы письмо выглядело на странице более сбалансированным.В таких случаях уместно делать отступ в первой строке каждого абзаца.

Бесплатное закрытие

• Дополнительное закрытие помещается на два пробела ниже последней строки тела письма.

• Обычные выражения, используемые для закрытия официального делового письма, включают Спасибо, Искренне, Искренне Ваш и Искренне Ваш . Менее формальные выражения, такие как С уважением, С наилучшими пожеланиями и С наилучшими пожеланиями, следует использовать только тогда, когда автор обращается к деловому партнеру, который также является другом.

• Когда выражение содержит два слова, например Спасибо , только первое слово получает начальную заглавную букву

• Запятая следует за всеми формами дополнительного закрытия.

• Разрешите четыре пробела между дополнительным закрытием и печатной версией полного имени автора. Промежуток между ними зарезервирован для собственноручной подписи. Должность или должность писателя должны быть указаны непосредственно под его или ее именем.

• Подпись автора должна быть идентична печатной версии, за исключением тех ситуаций, когда получатель также является другом, и в этом случае можно указать только имя.

Дополнительные обозначения

В ряде ситуаций деловое письмо должно быть помечено обозначениями, обозначающими эти ситуации. Эти обозначения должны быть размещены на два пробела ниже позиции или строки заголовка после печатной подписи автора.

Когда в письме содержится ссылка на один или несколько документов, приложенных автором для получателя, вложение отмечается одним из следующих способов:

• Корпус: пакет оптовых цен
• Корпуса (5)
• Прил.(Encs.)

Когда письмо продиктовано помощнику, оно должно быть подписано. И писатель, и помощник отмечаются своими инициалами. Писатель будет отображаться прописными буквами, а помощник — строчными буквами одним из следующих способов:

Когда копии письма отправляются указанным деловым партнерам или другим заинтересованным сторонам, получатели копий подтверждаются своим полным именем, как в следующем примере.

• cc: г-жа Энни Гетц
• cc: г-н Гленн Втулка, г-жа Ида Мэй Нотт

Цитата

Питер Коннор. (1994-2021). Деловые письма: формат. Информационный центр WAC. Государственный университет Колорадо. Доступно на https://wac.colostate.edu/resources/writing/guides/.

Информация об авторских правах

Авторские права © 1994-2021 Государственный университет Колорадо и / или авторы, разработчики и участники этого сайта. Некоторые материалы, представленные на этом сайте, используются с разрешения.

Как оформить деловое письмо в США

Али Хейл

Чем бы вы ни занимались — студентом, служащим в офисе или фрилансером — я могу гарантировать, что в какой-то момент вашей жизни вам придется сесть и написать официальное деловое письмо.

Это может быть клиент, работодатель, у которого есть работа, которую вы хотите, или подача заявки на финансирование университета.Возможно, даже литературному агенту или издателю, который взялся бы за ваш неизведанный роман. Конечно, вы хотите, чтобы письмо было хорошо написано, но не менее важно знать, как его правильно отформатировать. Эта статья о формате делового письма в США (не волнуйтесь, читатели из Великобритании, я напишу вам продолжение).

Основные форматы деловых писем в США называются полноблочным форматом и модифицированным блочным форматом .

• Полный блочный формат означает, что все элементы буквы выровнены по левому краю, так что начало каждой строки находится на левом поле.Это более формальный стиль, поэтому используйте его, если не знаете, какой выбрать.
• Измененный формат блока означает, что некоторые элементы буквы смещены вправо. В настоящее время этот стиль уместен в большинстве случаев.

Вот полный формат письма

И модифицированный формат блока один:

Давайте разберем их на основные элементы в порядке сверху вниз:

Ваш адрес

Ваш адрес, также известный как «обратный адрес», должен быть первым. (Обратите внимание, что это применимо при использовании стандартной обычной бумаги. Если у вас есть фирменные бланки, вы должны пропустить это.)

123 Acacia Avenue
Newtown
Anywhere
AN 98765

Ваш обратный адрес должен быть расположен:

• С левой стороны, если вы используете полный формат блока
• С правой стороны (табуляция поперек, а не выравнивание по правому краю), если вы используете измененный формат блока.

Зачем указывать адрес? Даже если у получателя есть ваши данные в адресной книге, вы хотите, чтобы им было как можно проще ответить — вы, скорее всего, получите более быстрый ответ.

Дата

Сразу под своим адресом укажите дату написания письма:

15 мая 2008 г.

Чтобы избежать путаницы, особенно если вы пишете в компанию за границей, лучше указывать дату в словесной форме, а не в числовой форме, и вам следует опускать «th».

Дата должна быть расположена слева, для формата полного блока и для формата модифицированного блока

Зачем ставить дату? Обычно указывается дата написания письма.Корреспонденция часто подается в порядке дат. Так получателю будет намного проще отправить своевременный ответ, а вам будет проще найти ответ в случае необходимости. Например. «В моем письме от 15 мая…»

Справочная линия

Я не включил это на диаграмму, так как рекомендации зависят от того, где это должно быть размещено. Вы , можете включать справочную строку, начинающуюся с «Re:». Это часто используется при переписке с крупными компаниями или при подаче заявления о приеме на работу. Ссылочная строка может отображаться либо под датой, либо под адресом получателя.

Если вы используете справочную строку, вам обычно следует опускать строку темы (см. Ниже).

Контрольная линия должна быть выровнена по левому краю как для полного, так и для модифицированного формата блока. Для разных типов писем требуются разные типы тем и ссылок, поэтому выберите тот, который наиболее подходит для вашего случая.

Зачем ставить референсную линию? Вы должны использовать справочную строку, если получатель запросил конкретную информацию, такую ​​как номер работы или номер счета, или если вы отвечаете на письмо.Это позволяет получателю быстрее получить ответ.

Имя и адрес получателя

Под этим вы должны указать имя и адрес человека, которому вы пишете, как на конверте. Если вы используете конверт окна, он должен быть выровнен на странице, чтобы он был виден через окно, но даже если он не будет виден до тех пор, пока письмо не будет открыто, оно все равно должно быть включено.

Имя и адрес получателя должны быть указаны слева для обоих форматов.

Зачем ставить их адрес? Если вы пишете кому-то в офисе, вероятно, не он откроет сообщение. Скорее всего, это сделает администратор — и на этом этапе письма могут быть отделены от конвертов. В частности, если в одном здании несколько отделов или вы начинаете письмо «Дорогой Боб», имя и адрес гарантируют, что ваше письмо будет доставлено правильному получателю.

Приветствие

После их адреса вы должны оставить строку и поставить «Уважаемый мистер Джонс», «Уважаемый Боб» или «Уважаемый сэр / мадам», соответственно.После этого поставьте двоеточие.

Приветствие, иногда называемое «приветствием», всегда должно быть выровнено по левому краю.

Зачем ставить приветствие? Деловые письма — это формальный вид письма, и считается вежливым начинать с приветствия. Хотя вы можете обойтись стартовым письмом «Привет» или «Привет», письма следуют более консервативным соглашениям.

Тема

При желании вы можете указать тему вашего письма. Это становится все более распространенным явлением, возможно, по мере того, как люди привыкли к теме писем.Если вы все же указываете тему письма, она должна быть в верхнем регистре непосредственно под строкой «Уважаемый , имя :»

Тема (если вы включаете ее) должна быть выровнена по левому краю для полного формата блока, но может быть выровнена по левому краю или по центру для измененного формата блока.

Зачем ставить сабж? Рекомендуется указать тему письма, чтобы получатель мог сразу увидеть, о чем идет речь в письме. Постарайтесь быть краткими, но включите как можно больше информации, например. «Заявка на финансирование от Джо Блоггса, кандидат 222-456».

Текст вашего письма

Теперь, наконец, вы можете написать основную часть письма. Ваш текст должен иметь:

• Одинарный интервал между строками
• Пустая строка (НЕ отступ) перед каждым новым абзацем

(И, конечно же, вы должны соблюдать все обычные правила грамматики, пунктуации и орфографии: например, убедитесь, что вы начинаете каждое предложение с заглавной буквы и заканчиваете точкой.)

Зачем оставлять пустые строки? В деловом мире принято ставить пустую строку между абзацами.Это помогает разбить текст на странице и сделать его более читабельным.

Закрытие

После основного текста ваше письмо должно заканчиваться соответствующей закрывающей фразой и запятой. Самый безопасный вариант — «С уважением» (когда вы не знаете имени человека, которому пишете, т. Е. Когда вы начали «Уважаемый господин / госпожа») или «С уважением» (когда вы действительно знаете его имя. ). Если вы уже знакомы с получателем, возможно, будет уместно использовать такую ​​фразу, как «С наилучшими пожеланиями», «С наилучшими пожеланиями» или «С уважением».

Закрытие должно быть:

• С выравниванием по левому краю для формата полного блока
• Справа (табуляция поперек, чтобы он соответствовал вашему адресу) для измененного формата блока

Почему используются эти фразы? Хотя «С уважением» и «С уважением» могут звучать архаично, это проверенные временем способы закрыть официальное письмо.

Ваше имя и подпись

Поместите несколько пустых строк после слов «С уважением» или «С уважением», затем введите свое имя.При желании вы можете указать свою должность и название компании в строке под этим.

Джо Блоггс
Директор по маркетингу, BizSolutions

Ваше имя и подпись должны быть:

• С выравниванием по левому краю для формата полного блока
• Справа (табуляция поперек, чтобы он соответствовал вашему адресу) для измененного формата блока

Зачем оставлять пустое место? Пустое место предназначено для того, чтобы при печати письма вы могли подписать его своим именем.Это считается доказательством того, что письмо действительно принадлежит человеку, имя которого напечатано внизу. Иногда от вашего имени под письмом может подписать другой человек. В этом случае следует поставить буквы «п.п.» перед их названием, что означает латинское слово per procurationem , что означает «агентством».

Тон делового письма

Очень важно правильно выбрать голос и тон при написании делового письма. Использование правильного формата, но выбор неподходящего языка может повлиять на желаемый результат.Вот что об этом написали ребята из thebalancecareers.com:

Объясните цель вашего письма простым и понятным языком, сохраняя краткий начальный абзац. Вы можете начать со слов «Я пишу в отношении…», а затем сообщать только то, что вам нужно сказать.

Последующие абзацы должны включать информацию, которая дает вашему читателю полное представление о ваших целях, но избегает извилистых предложений и излишне длинных слов. Опять же, сохраняйте краткость, чтобы удержать их внимание.

Наслаждайтесь написанием писем и используйте приведенные выше примеры, чтобы помочь вам с форматированием, если вы все же застряли.

Ваш пошаговый обзор

Правильное форматирование делового письма может показаться немного сложным, особенно если вы никогда раньше не писали или редко писали такие письма — возможно, вы впервые подаете заявку на работу и пишете сопроводительное письмо.

Вот краткое изложение того, что мы рассмотрели, чтобы вы могли использовать его в качестве удобного контрольного списка:

Шаг № 1: Решите, используете ли вы «формат полного блока» или «измененный формат блока».

Старайтесь не смешивать эти вещи. Помните, что полный формат блока (со всем выравниванием по левому краю) является более формальным из двух стилей, но в наши дни модифицированный формат блока (с некоторыми элементами, смещенными вправо) подходит для большинства контекстов.

Шаг № 2: Укажите свой адрес

Ваш адрес должен идти слева для полного формата блока и справа для измененного формата блока. Не выравнивайте текст по правому краю — табуляция поперек.

Шаг № 3: Добавьте дату

Дата должна идти сразу после вашего адреса и должна быть выровнена по левому краю в любом формате, который вы используете.Напишите так: «15 мая 2008 г.».

Шаг № 4: Возможно включение справочной линии

Если вы переписываетесь с крупной компанией или вас попросили указать в письме конкретный ссылочный номер, введите «Re:», а затем строку для ссылки. Если вы используете справочную строку, опустите строку темы.

Шаг 5: укажите имя и адрес получателя

Это должно быть выровнено по левому краю, какой бы формат вы ни использовали. Важно указать их полное имя, а также адрес на тот случай, если письмо будет отделено от конверта (что обычно происходит в большом офисе).Если вы используете конверт с окошком, убедитесь, что имя и адрес получателя расположены внутри окна.

Шаг № 6: Добавьте приветствие

Приветствие, иногда называемое приветствием, должно сопровождаться двоеточием. (Например, «Дорогой мистер Джонс:») Его всегда следует выравнивать по левому краю.

Шаг 7: подумайте о включении строки темы

Тема не обязательна, но это становится все более распространенной практикой. Тема письма должна сразу показывать получателю, о чем идет речь.Он может быть выровнен по левому краю или по центру в модифицированном формате блока.

Шаг № 8: Напишите само письмо

Сам текст вашего письма должен быть выровнен по левому краю (во всех форматах) и с одинарным интервалом. Вы должны поместить пустую строку между абзацами, а не делать отступы. Пишите подходящим деловым тоном.

Шаг № 9: Добавьте соответствующее закрытие

Завершите письмо фразой «С уважением» (безопасный формальный вариант) или «С уважением» (хороший вариант для тех, кого вы уже знаете).После этого поставьте запятую.

Шаг № 10: Добавьте свое имя

Оставьте пустое место для своей подписи, а затем введите свое имя в конце письма. При необходимости вы можете указать название должности и название компании в строке под своим именем.

Викторина по деловому письму США

Выберите правильный ответ на каждый из этих вопросов о деловых письмах.

Хотите улучшить свой английский за пять минут в день? Оформите подписку и начните получать наши ежедневные советы и упражнения по написанию!

Продолжайте учиться! Просмотрите категорию Деловая переписка, проверьте наши популярные публикации или выберите соответствующую публикацию ниже:

Прекратите делать эти досадные ошибки! Подпишитесь на Daily Writing Tips уже сегодня!

• Вы будете улучшать свой английский всего за 5 минут в день, гарантировано!
• Подписчики получают доступ к нашим архивам с более чем 800 интерактивными упражнениями!
• Вы также получите три бонусные электронные книги совершенно бесплатно!

Попробовать бесплатно

Как оформить деловое письмо

Как часто вы садитесь писать письмо? Как часто вы садитесь писать деловое письмо? Наверное, не так часто.Тем не менее, вы, вероятно, почувствуете, что должны уметь писать деловое письмо, но каждый раз, когда вы начинаете набирать его, вы обнаруживаете, что гуглите разные форматы и типы деловых писем, включая рекомендательное письмо или отпуск по случаю утраты письмо.

Стоит ли придерживаться определенного количества абзацев? Какую информацию вы обязательно должны включить и насколько личным должно быть ваше письмо? Как лучше всего обратиться к своей заметке и закрыть ее?

Если вы не знаете, как ответить на эти вопросы, когда садитесь писать официальное деловое письмо, мы вас не осуждаем.Фактически, мы были на вашем месте столько раз, что решили составить руководство, чтобы написание деловых писем больше не было загадкой.

Прежде чем мы поговорим о том, как отформатировать деловое письмо, давайте посмотрим, в каких ситуациях они требуются.

Во-первых, помните, что деловое предложение или письмо всегда следует набирать, и убедитесь, что вы понимаете , когда вам нужно написать деловое письмо и использовать официальный формат делового письма для деловой переписки.Эти официальные письма обычно используются — и должны быть отформатированы соответствующим образом — когда вы пишете рекомендательное письмо, заявление об увольнении или сопроводительное письмо, особенно если вы составляете бумажную копию, а не электронное письмо.

Например, если вы отправляете благодарственное письмо после собеседования, вы можете просто отправить короткое профессиональное письмо, а не писать формальное деловое письмо.

Но если вы пишете рекомендательное письмо для кого-то, кто раньше приходил к вам на работу, или если вы отправляете официальное заявление об увольнении, вам нужно составить законное и профессиональное письмо, чтобы и вы, и Читатель может вести запись сообщения с подробной контактной информацией.Как отправитель письма, который пишет с определенным намерением, вы также должны правильно адресовать и закрывать свое письмо — даже если вы ведете переговоры по имени с человеком, которому вы пишете, — чтобы произвести хорошее впечатление.

Как оформить деловое письмо?

Вкратце, следующий общий формат:

1. Ваша контактная информация.
2. Дата.
3. Их контактная информация.
4. Приветствие.
5. Закрытие.
6. Подпись.

См. Ниже более подробный шаблон.

Что входит в деловое письмо?

Деловое письмо состоит из шести элементов:

1. Заголовок.
2. Внутренний адрес.
3. Приветствие.
4. Тело.
5. Закрытие.
6. Линия подписи.

Шаблоны деловых писем

Ниже приводится образец делового письма, которое поможет вам разобраться в формальном формате делового письма, в том числе о том, какие сведения необходимо включить.Вы также найдете правильный формат для каждого раздела вашего письма, включая контактную информацию, ваше приветствие или приветствие (где вы обращаетесь к получателю) и ваше заключение. Формат блока не обязательно красив, но он подходит для профессиональных задач! (#ProTip: не забудьте отформатировать все в своем письме на левом поле, от адреса отправителя вплоть до вашего бесплатного закрытия.)

Пример 1: блочный формат делового письма (стандартный формат)

Ваше имя

Ваш адрес

Ваш номер телефона

Ваш адрес электронной почты

(, укажите здесь одну дополнительную строку, )

Дата (введите дату полностью: «1 января 2019 г.» вместо «1/1 / 19 ”)

( включите здесь одну дополнительную строку пробела )

Имя получателя

Название получателя

Название компании получателя

Адрес получателя (или адрес компании)

( укажите здесь одну дополнительную строку пробела )

Уважаемая госпожаСмит: ( используйте официальное приветствие или приветствие, если у вас нет близких, основанных на имени, отношений с человеком, которому вы пишете. Обязательно ставьте двоеточие, а не запятую после имени получателя, так как это тем более формальная пунктуация приветствия.)

Когда вы пишете официальное письмо, будь то деловое предложение, рекомендательное письмо или какой-либо другой тип профессионального письма, используйте этот формат (с выравниванием по левому краю) и выберите простой шрифт (Times New Roman или Arial) хорошие примеры простых стилей шрифта) размером 10 или 12 пунктов.Во вступительном абзаце сразу переходите к сути, объясняя цель вашего письма.

Ваше письмо должно быть одинарным интервалом, но убедитесь, что вы оставляете лишнюю строку между абзацами. Сделайте свое письмо как можно более кратким и лаконичным. Каждый последующий абзац должен подробно описывать цель вашего письма, будь то объяснение, просьба или и то, и другое.

Ваш последний абзац должен прояснить суть вашего письма, и если вы чего-то просите, убедитесь, что ваш запрос ясен, когда вы завершаете свое сообщение.Вы также должны быть здесь любезны: поблагодарите получателя за то, что он нашел время, чтобы прочитать вашу заметку и рассмотреть ваш запрос.

( Оставьте две строки между нижней частью последнего абзаца и закрытием.)

С уважением,

(Оставьте здесь лишнее черное пространство — четыре строки, в идеале — чтобы вы могли добавить собственноручную подпись над напечатанным имя и должность)

Ваше имя (напечатано)

Ваш номер телефона

Ваш адрес электронной почты

Ваша должность (если применимо)

Название вашей компании (если применимо)

Не влюблен в блок стиль? У вас есть еще два варианта.

Пример 2: измененный формат блока

В отличие от блочного макета делового письма, в котором все тело письма стилизовано на левом поле, измененное печатное письмо включает в себя отступ от адреса отправителя и даты на фирменном бланке до правое поле и отступ первого предложения каждого абзаца.

Ваше имя

Ваш адрес

Ваш номер телефона

Ваш адрес электронной почты

( дополнительная строка здесь )

Дата (вводится полностью)

( одна дополнительная строка пробел здесь )

Имя получателя

Название получателя

Название компании получателя

Адрес получателя (или адрес компании)

Уважаемая госпожа.Человек:

При использовании измененной печатной буквы нужно делать отступ в первом предложении каждого абзаца. Если ваша клавиша табуляции не работает, стандартный отступ — это пять нажатий клавиши пробела. Тело письма разделяется одинарным интервалом между строками и одним пробелом после каждой точки.

Оставляйте один пробел между абзацами, как в стандартном (блочном) формате делового письма. Строки закрытия и подписи вашего письма такие же, как и в первом формате.

( Оставьте две строки между концом последнего абзаца и концом.)

( Tab к центру страницы для закрытия и блока подписи, обычно 3 дюйма или 3,25 дюйма) С уважением,

(Оставьте здесь лишнее черное пространство — четыре строки, в идеале — чтобы вы могли добавить собственноручная подпись над введенным вами именем и должностью. Если вы не подписываете свое имя, вам достаточно одного пробела под словом «С уважением»)

Ваше имя (напечатано)

Ваша должность (если применимо)

Название вашей компании (если применимо)

Пример 3: Полублочный формат 9006 1

Мы знаем, о чем вы думаете — еще один вариант форматирования ? Какой формат вы выберете, зависит от стандартов вашей организации.Если вы пишете не для своей компании, вы можете выбрать тот формат, который вам больше нравится. Формат полублока включает в себя все те же элементы, что и другие стили, но требует другого стиля:

—

Ваше имя

Ваш адрес

Ваш номер телефона

Ваш адрес электронной почты

( дополнительной строки здесь )

Дата (напечатана полностью)

(здесь дополнительная строка пробела )

Имя получателя

Название получателя

Название компании получателя

Адрес получателя (или адрес компании)

Уважаемая Ms.Смит:

Остальная часть вашего письма и подпись будут соответствовать формату первого образца письма.

—

Это правильно — вместо выравнивания начала бланка по левому или правому полю, опция полублочного формата позволяет вам (* задыхаться *) по центру его. Возможности безграничны!

Примечание об этом приветствии и приветственном закрытии:

Обратите внимание, что вам не обязательно закрывать свою заметку словом «С уважением.Дополнительные подходящие фразы включают «С уважением», «Искренне Ваш» или «Искренне Ваш».

Более того, если вы не знаете, как открыть письмо, обратите внимание, что это идеальный вариант для обращения к кому-то конкретному, но если вы не можете найти имя контакта, вы можете использовать что-нибудь общее (например, вы можете написать «Уважаемый менеджер по найму:» в сопроводительном письме, если вы не уверены, кто будет открывать и читать вашу записку).

Если у вас или есть под рукой имя получателя, но вы не уверены в его или ее поле, есть способы обойтись и написать «Mr.или мисс или миссис » Вместо того, чтобы угадывать и рисковать неправильно обратиться к вашему читателю, вы можете просто написать полное имя (например, вы можете набрать «Уважаемый Тейлор Джонс:»).

Несколько заключительных деталей — и слова предостережения!

Как вы понимаете, деловое письмо — не место для небрежности. Как отправитель письма подумайте о том, что вы бы увидели в качестве красных флажков, если бы читали письмо на другой стороне. Вам следует трижды проверить наличие опечаток или грамматических ошибок, так как многие читатели могут менее серьезно отнестись к вашему сообщению, если оно плохо написано или сформулировано.Кроме того, не забудьте проверить написание имени получателя (если вы ошибетесь в написании его или ее имени, вы увеличите вероятность того, что ваше письмо попадет в корзину!).

Есть несколько способов сделать ваше письмо максимально чистым. Помимо чтения несколько раз на экране, попробуйте распечатать и прочитать бумажную копию. Вам также следует прочитать письмо вслух и, в идеале, попросить кого-нибудь (с хорошими навыками редактирования) подтвердить вашу заметку за вас.

Вам также следует убедиться, что вы добавили свою письменную подпись (для этого используйте синие или черные чернила) и дважды проверьте, что ваше форматирование выглядит чистым и последовательным (например, между каждым абзацем должно быть одинаковое пространство) .

Теперь, когда вы знаете, что делаете, надеюсь, вы больше не боитесь писать такую ​​деловую переписку. Как следует из приведенного выше шаблона, написать деловое письмо на самом деле намного проще, чем вы можете себе представить. Да, оно должно быть формальным и отформатировано определенным образом, но как только вы просмотрите и последуете примеру, вы освоитесь и поймете, что такое написание писем на самом деле не такая уж и неприятная проблема (на самом деле, это иногда легче следовать формату, чем писать что-то более открытое, особенно когда вы не уверены, насколько формальным или причинным быть).

Овладение искусством делового письма — отличное вложение, не требующее особых затрат времени, и это навык, который будет иметь большое значение на протяжении всей вашей карьеры.

Fairygodboss стремится улучшать условия труда и жизнь женщин.
Присоединяйтесь к нам, оставив отзыв о своем работодателе!

Как написать официальное деловое письмо (с форматом и примером) — Zippia

Хотя написание писем для некоторых может показаться немного старомодным, оно все еще находит множество применений в профессиональном мире.Написание официального письма — один из самых простых способов передать важную информацию или выразить точку зрения. Официальные письма профессионально разъясняют суть, не отнимая у читателя слишком много времени.

Существует множество различных букв, которые вы могли бы написать, которые принимают этот формат. Сопроводительные письма — отличный пример, так как любой соискатель знает, что он должен следовать надлежащему форматированию и правилам написания писем, только чтобы попасть в дверь.

На противоположном конце спектра вы могли бы написать заявление об увольнении или официальную жалобу, оба из которых также приняли бы это официальное форматирование. В таких случаях необходимо написать официальное письмо, чтобы все заинтересованные стороны были осведомлены о важных деталях и подчеркнули серьезность ситуации (вежливо).

И есть еще множество примеров роли писем в профессиональном мире — от рекомендательных писем или рекомендательных писем до профессиональных благодарственных писем и писем с заинтересованностью — все они требуют одного и того же базового формата.

В этой статье вы узнаете, как написать официальное письмо, с некоторыми правилами и советами. Затем с помощью нашего шаблона и примера ниже мы покажем вам, как эти советы выглядят в действии.

Разделы официального письма

Профессиональное письмо всегда начинается с выбора подходящего формата и стиля. Вы захотите, чтобы макет был очень простым и понятным, чтобы улучшить читаемость и обеспечить понимание содержания вашего письма.

Сохраняйте поля стандартного размера в один дюйм со всех сторон и выбирайте простой шрифт, например Arial или Times New Roman.Что касается того, какие разделы вам понадобятся, включите все следующее по порядку:

1. Заголовок. В заголовке вашего письма должно быть указано, кто вы, кому вы собираетесь отправить письмо, и дату, когда письмо было отправлено. Это служит для краткого ознакомления с вами и защиты от возможных недоразумений при отправке письма (например, письмо приходит поздно, его открывает не тот человек и т. Д.)

   Ваш заголовок должен быть примерно следующим образом структурирован.В самом верху вы поместите свое полное имя, адрес и дополнительную контактную информацию, например номер телефона и / или адрес электронной почты.

   Под этим вы поместите дату отправки письма. Затем вы укажете контактную информацию человека, получившего письмо. Это включает их полное имя, должность, компанию и адрес компании.

2. Приветствие. После заголовка вам нужно будет добавить приветствие или приветствие, чтобы открыть письмо.Хотя электронные письма иногда могут отличаться от других, в рамках этикета написания писем считается невежливым приступать к содержанию письма без официального приветствия.

   Ваше приветствие почти всегда начинается с «Уважаемый» и заканчивается именем получателя и запятой.

   Если у вас есть официальные отношения с получателем или нет с ним ранее отношений, используйте почетное обращение, например «Ms./Mr./Mx./Dr.» а затем их фамилия. Если у вас менее официальные отношения с этим человеком, вы можете использовать его имя.

   Избегайте адресовать свое письмо «тем, кого оно может касаться», поскольку оно выглядит немного небрежным (если вы действительно не знаете, кому вы пишете это письмо, может быть довольно сложно убедить получателя заботиться о содержание).

3. Основные абзацы. Ваши основные абзацы составят содержание вашего письма. В то время как другие разделы важны для официальных целей, именно в этом разделе важна причина написания письма.

   В официальном письме у вас будет около трех абзацев, но в некоторых случаях может быть уместным иметь два абзаца или четыре меньших абзаца.

   Первый абзац будет вашим вступлением, где вы четко заявите о своих намерениях по написанию. В следующем абзаце будет более подробно рассказано о том, что вы сказали в первом абзаце. Последний заключительный абзац завершит переписку и, возможно, расскажет о следующих шагах.

4. Закрытие и подпись. После того, как вы написали текст письма, вы должны приложить короткое выражение признательности получателю. Обычно это короткое предложение с благодарностью читателю за потраченное время и, возможно, с призывом к действию, если вы делаете запрос или спрашиваете о чем-то.

   Закончите письмо подходящим заключительным приветствием. Что-то вроде «С уважением», «С уважением» или «С уважением» должно помочь. Наконец, напишите свое полное имя внизу письма.

Если вы включаете другие документы вместе с этим письмом, обязательно приложите заявление о приложении после вашей подписи.Просто введите «корпус» или «корпус». сопровождаемый прилагаемыми документами.

Как только вы поймете основы, написать отличный бизнес — простая задача.

Как писать основные абзацы письма (что включать)

Основные абзацы — это основные моменты вашего письма, и они имеют нечеткую структуру, которой следует придерживаться.

Начальный абзац должен быть кратким и по существу. Четко и кратко укажите, почему вы пишете в первом предложении. Не забудьте также дать краткое представление о себе в первом абзаце, и если вы никогда раньше не встречались и не разговаривали с этим человеком, вы также можете указать, кто предоставил вам свою информацию или как вы ее нашли.

В следующем абзаце или абзацах углубитесь в основную мысль первого абзаца. Помогите читателю понять вашу цель и / или приведите примеры, подтверждающие вашу точку зрения. Излагайте столько деталей, сколько считаете нужным, но максимально кратко, чтобы не утомлять читателя.

Если ваша цель написания письма состоит в том, чтобы каким-то образом убедить читателя или заставить его предпринять какие-то действия, обязательно используйте абзацы в основной части текста, чтобы создать убедительные аргументы.

Ваш заключительный абзац должен резюмировать вашу главную мысль в последний раз и, при необходимости, включать призыв к действию или указание на следующие шаги.

Советы по написанию профессионального письма

Вот некоторые из лучших практик написания профессионального письма:

• Вычитайте свое письмо. Убедитесь, что ваша мысль ясна и нет орфографических или грамматических ошибок.

• Будьте лаконичны. Уважайте время вашего читателя, добавляя только релевантную и необходимую информацию.

• Используйте одинарные пробелы с пробелом после каждого абзаца. Это стандартный формат букв, который, как правило, наиболее удобен для чтения.

• Печать черными чернилами на белой бумаге. Напечатайте письмо на стандартной белой высокосортной бумаге, а не на цветной бумаге или канцелярских принадлежностях.

Что не следует указывать в профессиональном письме

Официальные письма должны иметь профессиональный тон, иначе их не воспримут всерьез или не поймут.По этим причинам вам следует избегать всего следующего:

• Неполные или повторяющиеся предложения.

• Слишком подробные или слишком сжатые абзацы.

• «Мисс» как знак почета.

• Рисунки или графика (кроме логотипов)

• смайликов.

• Неформальный язык.

• Слишком формальный язык, кажущийся скованным.

• Неформальные канцелярские товары (например, открытки).

• Все, что вы не хотели бы записывать в официальном документе.

Шаблон делового письма

Вот примерный шаблон для заполнения пробелов, в котором используются все эти советы и требования:

[Ваше полное имя]
[Ваш адрес]
[Ваш город, штат и почтовый индекс]
[ваш номер телефона]
[ваш адрес электронной почты]

[Сегодняшняя дата]

[полное имя получателя]
[должность получателя]
[компания получателя]
[адрес компании]
[город, штат и почтовый индекс компании]

Уважаемая госпожа/ Г-н / Мисс / Д-р. [Имя получателя],

[Абзац первый — представьтесь и укажите цель написания]

[Параграф второй — более подробное описание вашей точки зрения с указанием причин или примеров]

[Последний абзац — завершите письмо, выразите благодарность и укажите, что делать дальше]

[Заключительное приветствие],
[Ваше полное имя]

Приложение: [документы, которые вы прикрепили]

Пример делового письма

Вот пример, следующий за шаблоном выше:

Джейн Смит
8761 Canal Drive
Columbus, Ohio 43034
(777) -765-4321
janesmith89 @ gmail.com

23 сентября 2020

Лиза Мерфи
Менеджер
Программное обеспечение XYZ
1234 Cedar Street
Колумбус, Огайо 43035

Уважаемая г-жа Мерфи,

Я пишу, чтобы официально уведомить вас о моем решении оставить должность старшего графического дизайнера в XYZ Software. Последний день моей работы будет 7 октября 2020 года.

Я ценю возможность поработать с такой невероятной командой в XYZ Software. Было очень приятно создавать инновационную графику и помогать укреплять эстетику визуального дизайна XYZ Software.Я так много узнал о профессиональном дизайне и глубоко благодарен за личный рост, который способствовала эта должность.

Сообщите мне в ближайшие недели, как я могу лучше всего помочь в этот переходный период. Я приложил график завершения моих текущих проектов, и я рад обучить всех членов команды брать на себя мои обязанности, если это необходимо. Я желаю вам и команде XYZ Software всего наилучшего и надеюсь, что мы продолжим оставаться на связи.

Спасибо за уделенное время.

С уважением,
Джейн Смит

Приложено:
График завершения проекта

Никогда не упускайте возможность, которая подходит именно вам.
Начать

советов по формату деловых писем • WriteExpress

При создании деловых писем используйте бумагу без линованной бумаги размером 8 ½ на 11 дюймов. Хотя 24-фунтовая бумага с яркостью 100+ немного дороже, она произведет лучшее впечатление, чем обычная копировальная бумага.Используйте поля размером 1 дюйм со всех четырех сторон. Используйте шрифт с засечками, например Times Roman (12 пунктов) или Georgia (11 пунктов). Деловое письмо должно быть через один интервал и, по возможности, напечатано на компьютере. Напечатайте письмо на Только одна сторона бумаги. Сложите письмо по горизонтали втрое. Отправьте письмо в защищенном конверте № 10 (4 1/8 «на 9 ½»).

Существует несколько форматов деловых писем, но все они могут быть разделены на две основные группы: блочный формат и различные форматы с отступом.Хотя блочный формат несколько более распространен (возможно, потому, что он проще), любой из них приемлем. Все стандартные форматы содержат одни и те же функции:

1. Обратный адрес составителя письма.
1600 Main Street
Springfield, Канзас 12345

2. Дата письма.
Обычно набирается одним из двух способов:

(начинается с дня, без запятой) 15 января 2015 г.

или

(Начните с месяца; используйте запятую) 1 декабря 2019 г.

3.Полное имя, должность и адрес получателя.

Используйте «Mr.» для получателя-мужчины. Если вы не знаете, как адресат-женщина предпочитает, чтобы к нему обращались, лучше всего использовать «г-жа».

Г-жа Анна Браун, председатель
Департамент лингвистики
Правый государственный университет
1415 University Drive
Felicity, OH 45434

4. Приветствие через двоеточие.

Уважаемая г-жа Браун:

5. Тело письма.

Начальное деловое письмо лучше всего делать коротким.Деловые люди заняты и им некогда читать длинные письма! В одностраничном письме обычно требуется всего три или четыре абзаца с одинарным интервалом. Используйте двойной интервал между абзацами. См. Примеры ниже.

Самый простой способ написать основную часть делового письма — использовать заранее подготовленное деловое письмо.

6. Закрытие.

Наиболее частое закрытие — «С уважением». После этого поставьте запятую. Пропустите четыре строки после закрытия и введите свое имя.Подпишите свое имя в поле над своим именем.

С уважением,

Джонатан Уилсон

7. Корпус.

Если вы прилагаете к письму дополнительную информацию, например, резюме или биографию, пропустите две отдельные строки после вашего имени и введите «Вложение» или «Вложения». Если вы используете множественное число, у вас есть возможность указать количество вложений в скобках.

Корпуса (2)

Формат блока

Печатайте каждую строку заподлицо с левым полем (начинайте с верхнего поля)

1600 Main Street Springfield, Канзас 12345

(четыре одиночных пробела) 1 декабря 2019 г. (двойной пробел) г-жаАнна Браун, председатель Кафедра языкознания Правый государственный университет 1415 University Drive Фелисити, Огайо 45435

(двойной пробел) Уважаемая г-жа Браун: (двойной пробел)

Я хочу, чтобы вы знали, что в вашем отделе поддержки есть выдающийся сотрудник, Джейн Доу.Ее спокойное, терпеливое поведение очень помогло мне, когда мое разочарование было на рекордно высоком уровне. Ее знание программного обеспечения и ее замечательные способности решать проблемы действительно редки. Если качество сотрудников фирмы является показателем будущего успеха, то у Doe Corporation очень светлое будущее.

(двойной пробел) С уважением, (четыре одиночных пробела) [Подпись] Джон Доу (двойной пробел) Корпус

Пример формата с отступом 1

Сделайте отступ в обратном адресе, закрытии, напечатанном имени и дополнительном корпусе примерно до центра страницы (позиция 4.От 25 дюймов до 4,5 дюймов). Начните с верхнего поля:

1600 Main Street Springfield, Kansas 12345

(четыре одиночных пробела) 1 декабря 2019 г. (двойной пробел) г-жа Анна Браун, председатель Кафедра языкознания Правый государственный университет 1415 University Drive Фелисити, Огайо 45435

(двойной пробел) Уважаемая госпожаКоричневый: (двойной пробел)

Я пишу, чтобы поблагодарить вас за организованный вами обучающий семинар, и особенно поблагодарить вас за то, что вы направили мистера Доу в качестве нашего основного инструктора. Он хорошо выполнял домашнее задание и был более осведомлен о наших потребностях, чем любой из наших предыдущих инструкторов. Мы ценим время, которое он потратил на предварительное изучение образцов нашей работы, поэтому его комментарии были немедленно применимы.Мы бы снова приветствовали его наставления Пожалуйста, передайте нашу благодарность мистеру Доу.

(двойной пробел) С уважением, (четыре одиночных пробела) [Подпись] Джон Доу (двойной пробел) Корпус

Пример формата с отступом 2

Сделайте отступ в обратном адресе, закрытии, напечатанном имени и дополнительном корпусе примерно до центра страницы (позиция 4.От 25 дюймов до 4,5 дюймов). Кроме того, сделайте отступ в каждом абзаце примерно на пять пробелов. Начните с верхнего поля.

1600 Main Street Springfield, Kansas 12345

(четыре одиночных пробела) 1 декабря 2019 г. (двойной пробел) г-жа Анна Браун, председатель Кафедра языкознания Правый государственный университет 1415 University Drive Фелисити, Огайо 45435

(двойной пробел) Уважаемая госпожаКоричневый: (двойной пробел)

Как менеджер нашего компьютерного отдела, я благодарю вашего сотрудника, Джона Доу, за быстрое и вежливое обслуживание, которое он оказал нам на прошлой неделе.