Как планировать: Как организовать свой день: методики гениев продуктивности

Содержание

как управлять временем, чтобы все успевать

Планирование времени в 21 веке не просто новомодное увлечение. Учитывая скорость современного ритма жизни — это острая необходимость. Многие до сих пор полагают, что самые важные ресурсы — это деньги, золото или акции всемирно известных компаний. Ведь оно невосполнимо. Время невозможно купить, но ежедневно, сами того не замечая, мы расплачиваемся им в магазинах, в кино, в банках и по дороге на работу. В конце концов, время оказывается ценнее всех сокровищ мира. И, чтобы стать счастливее, нужно научиться распоряжаться драгоценными часами и планировать свой день правильно. Ведь люди, которые управляют собственным временем, управляют и собственной жизнью.

Ценность времени в современном мире

В начале 20 века люди боролись за право трудиться не более 10 часов в сутки. К счастью, спустя столетие ситуация кардинально изменилась. Сегодня в Финляндии, Нидерландах и даже в России некоторые компании переходят на четырёхдневную рабочую неделю. Это должно изменить подход не только к работе, но и к отдыху.

В ближайшее десятилетие человеческий труд перестанет измеряться количеством и станет измеряться только качеством. Значит мы должны научиться оптимально распределять ресурсы, чтобы за короткое время качественно выполнить максимум задач.

Но, с другой стороны, отдых и обилие свободного времени тоже могут стать настоящим испытанием для современного человека. Далеко не все знают, как распоряжаться внезапной свободой.

Во вселенной фильма "Время" есть только одна ценность - время, она заменяет её обитателям деньги

Вспомните совсем другой мир будущего, показанный в фильме «Время» («In time»). Герои этой вселенной не стареют и не болеют, не могут умереть от внезапных причин. Но на их руке есть счётчик, и, как только он обнуляется, человек погибает. Несложно догадаться, что основной валютой в этом мире является время, пополнение минут и часов жизни.

Это гипертрофированное, но всё же пугающе точное отражение существующего порядка вещей. И чтобы наш с вами «счётчик времени» не только не обнулялся в конце каждого рабочего дня, но и пополнялся новым ресурсом, необходимо правильно планировать свой день.

Основные правила планирования дня

Увы, нет единого для всех ответа как правильно планировать день. Люди не роботы с заданной программой эффективности: у каждого есть свои особенности, сильные и слабые стороны. Поэтому невозможно сказать, что для вас рецепт планирования своего времени прост: 1 мерный стакан работы, столовая ложка правильного питания, 400 грамм физических нагрузок, 0,6 стакана отдыха, щепотка хобби и общение с друзьями по вкусу. Перемешать, но не взбалтывать и обязательно наслаждаться каждым днём.

Подобных рецептов может быть больше сотни (как и способов приготовления яичницы), а идеально подходящий именно вам придётся всё-таки искать методом проб и ошибок. Но мы собрали 10 правил, с помощью которых будет проще всего «приготовить» свой идеальный день с минимальным количеством ошибок.

  1. Выделяйте достаточно времени для сна. Для успешного функционирования взрослому человеку жизненно необходимо спать по 7-8 часов. Сон влияет на все сферы жизни: от рабочей продуктивности до обмена веществ и появления лишнего веса. Если не придать значения этому пункту, то все остальные просто потеряют смысл.
  2. Планируйте свой день в соотношении 60 — 40. Где 60 — это запланированные дела (и отдых в том числе), а 40 — спонтанные занятия и события, которые не стоит пытаться контролировать. Эти 40 так или иначе ворвутся в ваш график срочными звонками, форс мажором, пробками на дорогах или болезнью няни. Вы не сможете предугадать всё, а попытка планировать 100% своего времени приведёт к тревожности и нервным срывам.
  3. Составляйте план дня накануне вечером. Распределите задачи по мере важности. Во время сна мозг переварит полученную информацию, и к утру вы будете морально готовы свернуть все запланированные горы.
  4. Большая часть дел до обеда. В первой половине дня проще справляться с более сложными задачами. Впрочем, этот пункт можно и нужно корректировать в зависимости от ваших биоритмов, ведь продуктивность и время активности сов наступает только ближе к вечеру.
  5. Не пытайтесь быть сосредоточенным на одной задаче в течение длительного периода времени. Не обманывайте себя такой псевдопродуктивностью. Человек максимально эффективен в цикле работы 50 минут работы —10 отдыха или, как в школе, 45 минут работы и 15 отдыха.
  6. Устанавливайте сроки. Если ограничение по времени не вводит вас в стресс, то постарайтесь определить время начала и время окончания одной задачи.
  7. Планируйте с запасом. Помните про закон Мерфи: «Если какая-то неприятность может произойти, она произойдёт». И, вуаля, часовой перерыв между встречами сокращается до 10 минут, за которые нужно проехать полгорода.Этот принцип касается и дедлайнов. Дедлайн кажется очень соблазнительным и простым средством в борьбе с прокрастинацией, но на самом деле лишь немногие способны работать в стрессовой ситуации. Поэтому не ставьте слишком короткие дедлайны. Планируйте с запасом и не пожалеете.
  8. Не беритесь за несколько дел сразу. Жонглирование множеством обязанностей ещё никого не приводило к спокойствию, продуктивности и моральному здоровью. Несколько дел могут вестись параллельно, только если их можно сгруппировать по общему признаку.Смена деятельности может быть оправдана в качестве отвлечения: порубили часть дров, написали главу романа и вернулись к дровам.
  9. Согласовывайте. Даже идеально выверенное планирование может быть загублено, если не все участники процесса заранее осведомлены о времени и продолжительности совместного дела.
  10. Чётко разграничьте рабочее время и пространство. Натяните колючую проволоку и расставьте пограничников, чтобы ни одна рабочая задача не проникла за рамки, отведённые для её выполнения. Это особенно важно для фрилансеров или тех, кто носит работу домой. Сделайте квартиру территорией, свободной от рабочих дел. Территорией для хобби и отдыха.

Время является главной ценностью: это вы точно знаете в ситуации, когда не успеваете что-то сделать

Помните, основной признак хорошего плана — его выполнимость.

Если вы составляете план и уже который месяц не можете его придерживаться, значит нужно что-то менять. Уменьшать количество целей или увеличивать время на отдых.

Как найти время для отдыха?

«Люди, которые не могут найти время для отдыха, рано или поздно будут обязаны найти время для болезни». (с) Джон Ванамейкер.

Рой Баумейстер в книге «Сила воли. Возьми свою жизнь под контроль» говорит о том, что сила воли — исчерпаемый ресурс. Это прекрасно иллюстрирует эксперимент, проведённый Роем. Он разделил студентов на три группы и пригласил в комнату, где вкусно пахло печеньем. Одна группа получила печенье, вторая — редис, а третьей не выдали ничего. После этого учёный попросил испытуемых справиться с головоломкой. Рой сказал им решать задачу до тех пор, пока они не захотят сдаться. В результате студенты из первой группы сделали 34 подхода и потратили на решение 20 минут. Студенты, которым была предложена редиска, предприняли всего 19 попыток и потратили на них только 8 минут. Испытуемые, которые не получили ничего, сделали 33 попытки за 21 минуту. Этот эксперимент доказывает, что, потратив часть силы воли на отказ от печенья, студентам не хватило упорства для решения задачи.

Наши сила воли и терпения - исчерпаемые ресурсы, и рано или поздно они могут закончиться

Таким образом, если мы долго сдерживаем себя, отказываясь от отдыха, приятного общения и отвлечения на гаджеты, то в конце концов отведённое количество силы воли заканчивается. Это может обернуться стрессом, перееданием или другими вредными последствиями.

  • Запланируйте отдых. Время для отдыха, как и время для работы, должно быть запланировано и легитимно. Даже если один или несколько рабочих процессов не окончены, вас не должна мучить совесть за бездействие. Чёткое планирование рабочего дня поможет сократить стресс, обнаружить чёрные дыры, которые поглощают ваше время и, наконец, распределить его эффективно.
  • Определите, что для вас отдых. Иногда это дневной сон или медитация, а иногда музыка или чтение. Не идите на поводу у общепринятых стандартов, иначе это время будет потрачено впустую.
  • Откажитесь от соцсетей. В поиске времени для отдыха, как и в самом отдыхе, стоит отказаться от бесконечного просмотра соцсетей. Ведь чтобы воспринять этот бесконечный поток информации, мозгу приходится работать с удвоенной силой.
  • Будьте на 100% в одном процессе. Если вы работаете, то только работаете, если обедаете, то только обедаете.
  • Помните, что смена деятельности не равна отдыху.
    Смена деятельности хороша для эффективности, ведь мозгу нравится переключаться, и мы берёмся за новый вид работы с большей охотой. Но в этот момент не происходит расслабления, а усталость только накапливается.

Основные методики планирования

Метод Франческо Чирилло или техника «Pomodoro»

В 80-х годах, будучи студентом, итальянец Франческо Чирилло посвящал всё своё время занятиям, но чувствовал, что этого ресурса всегда не хватает. Он ломал голову, как некоторые преуспевают, уделяя учёбе лишь несколько часов в день, а другие, как и он сам, не могут за неделю освоить простейший материал.

Постепенно Франческо понял, что он почти никогда по-настоящему не был сконцентрирован на процессе и захотел узнать как долго ему удастся не отвлекаться от учёбы. Для проведения эксперимента Франческо взял простой кухонный таймер в виде помидора. Отсюда и пошло название этой техники.

Для проведения эксперимента Чирилло взял простой кухонный таймер в виде помидора.
Метод состоит в том, что весь процесс работы, учёбы или другой активности делится на отрезки по 30 минут — «помидоры», в которых 25 минут отдаётся работе и 5 — отдыху. Каждые 4 «помидора» полагается отдых в 15-30 минут.

Современные исследования доказывают, что деление и на другие временные «помидоры» дают прекрасный результат. Главное, подобрать оптимальный для себя вариант и перед очередным запуском таймера чётко обозначить цель на следующий цикл.

Метод Дэвида Аллена

Дэвид Аллен, бизнес-тренер из Америки, разработал уникальную систему продуктивной работы — GTD (Getting Things Done). Это переводится как «доведение дел до завершения».

Система GTD очень быстро вышла за рамки обычного тайм-менеджмента и стала современной философией планирования. Она подойдёт каждому: и топ-менеджеру, и студенту, и домохозяйке.

Ключевой момент в GTD — это освобождение сознания от целой кучи нерешённых задач, которые сваливаются туда ежедневно, и чёткое представление о следующем шаге. Ведь, согласно исследованиям, мозг не может разделять задачи на «сделать сейчас», например, помыть посуду и «сделать через 2 месяца», например, переехать в новый дом. В понимании нашей оперативной памяти эти две задачи равноценны по срочности и требуют одинакового количества энергии.

Идея Дэвида Аллена основана на исследованиях в области психологии запоминания и нейропсихологии. Он говорит о том, что любые задачи должны быть в обязательном порядке вынесены на сторонние носители: блокнот, записная книжка, программа заметок или календарь.

Согласно современным данным о работе мозга,

многозадачность – это миф. Ведь несколько активных процессов невозможно делать одинаково хорошо. Многозадачность создаёт хаос в голове и приводит к лишнему стрессу.

В своей работе Дэвид подрывает все устои тайм-менеджмента, советуя выбирать приоритетность задач по интуиции. Шестое чувство — ключевой инструмент GTD, так как эта система призвана разгрузить мозг для творчества и новых идей.

Иногда при планировании времени вам может сильно помочь интуиция - не игнорируйте её

Концепция заключается в том, чтобы выполнить задачу, не успев испугаться её невыполнимости и застыть в нерешительности. Акцент на небольшом текущем и выполнимом процессе помогает не задумываться о сложности проекта в целом.

Итак, чтобы продуктивно действовать по GTD, необходимо:

  1. Перенести все задачи из собственной памяти на внешний носитель.
  2. Решить, каким будет следующее конкретное действие в рамках поставленной задачи. Например: не научиться готовить, а записаться на кулинарные курсы или купить книгу рецептов.

Больше о методе GTD читайте в книге Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса».

Метод Айви Ли

История Айви Ли и Чарльза Майкла Шваба стала каноническим примером из всех учебников по тайм-менеджменту. Майкл Шваб, который в начале 20 века был одним из самых богатых людей в мире, обратился к консультанту Айви Ли с просьбой повысить эффективность своей компании.

Айви Ли поговорил со всеми управляющими корпорации по 15 минут и не взял за свою работу ни цента: «Через три месяца вы можете прислать мне чек на любую сумму, которую посчитаете заслуженной».

Чему за 15 минут научил управляющих Айви?

  • Каждый вечер составлять список из 6 задач и расставлять их по приоритетности
.
  • В начале рабочего дня концентрироваться на первой задаче из списка и не переходить к следующей до полного решения предыдущей. И так до конца списка.
  • Если к концу дня в списке остались незавершённые дела, они переносятся в 6 задач на следующий день.
  • Процесс повторяется ежедневно
.

Через 3 месяца использования плана Шваб был настолько впечатлён, что выписал для Айви чек на сумму, сопоставимую с современными 400 000 долларов.

Читайте по теме:

Метод Райдера Кэрролла

Этот метод хорошо подойдёт визуалам, ведь его создал Райдер Кэррол, нью-йоркский дизайнер. Он страдал синдром дефицита внимания, и идеи буквально «убегали от него, стоило только отвернуться». Придуманная им система называется Bullet Journal (от английского «bullet», означающего не только «пуля», но и «пункт»). Она состоит в заполнении таблицы с пересекающимися столбцами дней и строками задач. Законченное дело — закрашенный квадрат на пересечении.

Метод Райдера Кэролла состоит в заполнении таблицы с пересекающимися столбцами дней и строками задач.

Безусловно, заполнение таблицы потребует некоторого количества времени, но для тех, кто любит рисовать и лучше воспринимает визуальную информацию, такое наглядное планирование будет просто незаменимо.

Кроме таблицы в журнал можно (и нужно) вносить мысли и идеи, чтобы в будущем с лёгкостью к ним вернуться. Таким образом, Bullet Journal, в отличие от традиционных ежедневников с чёткой разлинованной неделей, можно настроить исходя из своих целей и задач, а невыполненные — просто переносить изо дня в день, не теряя.

Метод Тима Ферриса

После выхода книги «Как работать по 4 часа в неделю» Тима Ферриса назвали «гуру продуктивности». В своей работе он советует помнить о законе Парето: 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% достижения. Это значит, что перфекционизм является реальной помехой для работы.

Тим Феррис советует не уделять время деталям, а фокусироваться только на действительно важных задачах. Но при этом очень важно планировать день, чтобы работа занимала ровно столько времени, сколько на неё отведено.

  • Создавайте ритуалы для преодоления себя.
  • Фокусируйтесь на 1-2 задачах.
  • Представьте, что произойдет, если вы чего-то не сделаете.

Метод Марка Твена

Марк Твен говорил: «Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади».

Его метод продуктивности прост: самые сложные и неприятные дела нужно выполнять в первую очередь, пока запас силы воли не иссяк. Как только самая сложная задача будет выполнена, остальные покажутся просто приятным отдыхом.

Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади

Метод Бенджамина Франклина

Именно Бенджамину Франклину приписывают знаменитые выражения: «Время — деньги» и «Не откладывайте на завтра то, что можно сделать сегодня». Он явно знал, о чём говорил, ведь преуспел в науке, публицистике, дипломатии, политике и стал одним из отцов-основателей США.

В 20 лет Франклин разработал пирамиду продуктивности, которую позже назвали «пирамидой Франклина».

В 20 лет Франклин разработал пирамиду продуктивности, которую позже назвали «пирамидой Франклина».

В основе пирамиды лежит 13 жизненных принципов («добродетелей»), которые выделял для себя Франклин: воздержанность, молчаливость, любовь к порядку, решительность, бережливость, трудолюбие, искренность, справедливость, умеренность, чистоплотность, спокойствие, целомудрие и кротость.

Базируясь на основных добродетелях, Франклин составил свой способ эффективного планирования. Прежде всего, он определял глобальную цель и составлял генеральный план её достижения. Дальше создавал долгосрочный план, ведь Франклин понимал, что действительно весомые цели требуют усердия и продуманной стратегии. После этого он делил глобальные цели на простые и понятные задачи (краткосрочный план) и создавал расписание каждого дня. Сегодня каждый из нас может выработать собственные добродетели и на их основе повторить путь великого деятеля.

Бенджамин Франклин говорил: «Время — дефицитный и невосполнимый ресурс. Научитесь использовать его с умом».

Метод Стивена Кови

Стивен Кови является экспертом в области планирования и продуктивности. Его основные принципы эффективной работы таковы:

  1. Стремиться к совершенству и искать пути к развитию.
  2. Быть инициативным и открытым к новым возможностям.
  3. Пытаться прежде всего услышать, а уже затем быть услышанным.
  4. Делать сотрудничество выгодным для обеих сторон.
  5. Стремиться добиться в сотрудничестве синергии, т.е. момента, когда результат командной работы превосходит усилия каждого её участника в отдельности.
  6. Просчитывать ситуацию наперёд и понимать, какие действия следует предпринимать первыми.
  7. Обозначать глобальную цель, прежде чем начинать действовать.

Метод Глеба Архангельского

Глеб Архангельский — это «отец российского тайм-менеджмента». Он собрал и переработал множество эффективных методик и аккуратно уложил их в современные реалии:

  • По совету Марка Твена съедайте лягушек по утрам и режьте слона на бифштексы. Идею лягушку вы уже поняли. А что же такое слон? В этой метафоре слон — это глобальная задача, которую невозможно выполнить достаточно быстро. Для этого огромная задача режется на несколько маленьких, решение которых не вгоняет в панику.
  • Выполняйте дела пошагово. В долгосрочном планировании Глеб советует не выполнять более одного шага глобальной задачи. Следует выбрать одну-две задачи и направить все свои усилия на их решение в ближайшее время. Выбранные задачи обязательно должны приближать к выполнению глобальной цели, иначе вся деятельность потеряет смысл.
  • Расширяйте зоны деятельности. После прочного закрепления и «захвата» одной зоны активности, расширяйте зону своих интересов и приступайте к долгосрочному планированию в новой области. А затем и к реализации планов. Такая стратегия позволит развиться в привычных границах, а также выйти из зоны комфорта и попробовать что-то новое.
  • Ленитесь на здоровье. «Творческая лень» очень полезна для организма. В это время мозг не загружен срочными задачами, поэтому в фоновом режиме может перерабатывать уже полученную информацию и генерировать потрясающие идеи.
  • Анализируйте. Глобальный анализ подразделяется на анализ своей деятельности и анализ своих наклонностей. Анализ деятельности направлен на понимание того, куда уходит большая часть времени, и на отлов хронофагов — «пожирателей времени». В этом помогут доказавшие свою эффективность методики тайм-менеджмента: фиксация задач, ведение ежедневника, составление списка выполненных дел и многие другие, о которых мы говорили ранее. Анализ наклонностей призван выявить собственные привычки в области распределения времени.

Чтобы грамотно планировать своё время надо иметь полное представление о своих склонностях и наклонностях

С помощью простых вопросов можно проанализировать своё отношение ко времени и умению планировать. Например:

  • Сколько времени я трачу на выполнение срочных и рутинных дел?
  • Какую деятельность, занимающую более 30 минут в неделю, я могу полностью исключить?
  • Какие дела, на выполнение которых тратится более часа в неделю, я могу выполнить в два раза быстрее?
  • Могу ли я какие-то дела, занимающие более 30 минут в неделю, делегировать кому-то другому?
  • Какая моя деятельность в течение дня оказалась максимально эффективной, а какая – минимально?
  • Сколько времени я затратил на решение каждой из задач в течение дня?
  • Сколько времени я трачу на саморазвитие и самосовершенствование?

Джедайские техники

Бизнес-тренер Максим Дорофеев на основе метода GTD разработал джедайские техники пустого инбокса.

Инбокс — это все входящие цели, задачи и дела, которые требуют активных действий и принятий решений. Когда место, отведённое для них, переполняется, человек чувствует беспокойство, не справляется с ежедневными задачами и находится в постоянном стрессе.

Поэтому инбокс необходимо предохранять от заполнения и периодически чистить:

  • Составлять списки задач и идей.
  • Но не плодить множество сущностей и не составлять несколько списков. Это приведёт к ещё большей путанице. Записи должны храниться в одном месте, чтобы их не приходилось искать или дублировать.
  • Списки необходимо держать под рукой и с определённой периодичностью устраивать их мониторинг.

Джедайский техники построены на основе идеи «мыслетоплива». Это та энергия, которая лежит в фундаменте созидательной деятельности. Максим Дорофеев призывает бережно относиться к «мыслетопливу» и не загружать мозг сложными глобальными задачами, на решение которых уйдёт вся энергия.

Джедайские техники планирования времени не сложнее, чем обращение со световым мечом

Джедайская техника предполагает всего два приоритета для задач – те, которые надо сделать, и те, которые делать не надо. Просто, не так ли?

Пример составления плана на день

У барона Мюнхгаузена был прекрасный распорядок дня:

  • 6 часов утра — подъём.
  • 7 часов утра — разгон облаков, установление хорошей погоды.
  • С 8 утра до 10 – подвиг.
  • 16:00 – война с Англией!

Воевать с Англией мы не будем, но тоже составим примерный план на день, чтобы понять, как распределять время наиболее эффективно:

  • 6:00 – подъём;
  • 6:00-7:00 – душ, зарядка;
  • 7:00-7:30 – плотный завтрак;
  • 7:30-8:00 – время для сборов;
  • 8:00-12:30 – рабочая активность;
  • 12:30-13:30 – обед, небольшой отдых;
  • 13:30-15:00 – завершение рабочих задач;
  • 15:00-15:30 – перерыв на чай/кофе, прогулка на воздухе;
  • 15:30-17:30 – рабочая встреча;
  • 17:30-18:30 – необходимые покупки и дела по дороге домой;
  • 18:30-19:30 – ужин;
  • 19:30-21:00 – время для себя/семьи/хобби;
  • 21:00-21:30 – прогулка перед сном, составление плана на следующий день;
  • 21:30-22:00 – душ, приготовление ко сну
;
  • 22:00-23:00 – чтение/музыка;
  • 23:00-6:00 – сон.

Многие могли бы позавидовать распорядку дня барона Мюнхгаузена

Ошибки при планировании рабочего дня

  • Отсутствие списка дел.
  • Более 20 пунктов в списке дел на день.
  • Задачи не расставлены по приоритетности.
  • Слишком жёсткий тайминг.
  • Не систематическое планирование.
  • Планирование, не предусматривающее особенности биоритмов.
  • Отсутствие анализа и контроля в конце дня.

Программы планирования дня

Вот некоторые программы, с помощью которых вы сможете оптимизировать процесс планирования, сделать его более систематичным и приятным:

  • Todoist
  • Google Calendar
  • Evernote
  • Doit.Im
  • Things 3
  • Any.do
  • Tick Tick
  • Nirvana

Вместо заключения

К сожалению, в сутках всего 24 часа. Невозможно поменять их количество, но можно изменить их качество, просто начав планировать. Ведь только обозначив реальную, видимую на горизонте точку Б, мы наконец-то выдвинемся из точки А и сможем достичь цели.

Автор статьи Елена Лобанова — Психолог

Пока нет комментариев

Как спланировать свой день и успевать не менее 80 % от задуманного

8 февраля 2019

42552 просмотра

Дарья Игнатович
Тренер и консультант по личной продуктивности. Автор онлайн-курса «Формула времени» и онлайн-игры «Удвой свою продуктивность». Опыт работы в роли HR в крупных IT-компаниях (Wrike, Playrix, Яндекс). Уверена, что можно успевать всё — работать и получать результаты, жить, развиваться и отдыхать.
  • how2plan.ru
  • facebook.com/daria.ignatovich2
  • vk.com/dariaignatovich
  • Наверняка вам знакомо чувство вины и сожаления, когда вы не успеваете выполнить все задуманное, и ваши планы так и остаются только на бумаге.

    Сама я не раз пробовала составлять расписание и строго ему следовать. О своих предыдущих попытках планирования я писала здесь, здесь и здесь.

    Каждый раз это был новый виток, который позволял мне внедрить полезные привычки, привыкнуть к планированию и перестать воспринимать его как набор ограничений, с которыми нужно считаться. Ведь по большому счету самоорганизация нужна не только ради результатов.

    Планирование помогает сэкономить время для себя, жить в удовольствие и получить больше свободы. Именно это всегда было для меня основным мотивом для планирования.

    Я любитель систем. Мне нравится внедрять сразу несколько элементов, чтобы все вместе они работали как надо. Например, если это тайм-менеджмент, я использую стратегическое планирование и схемы, которые можно применять не только в работе, но и к разным сторонам жизни.

    Однажды я поняла, что основная причина того, что мои планы остаются на бумаге – это нарушение своих ежедневных обещаний. Даже когда прекрасно знаешь, к чему стремиться, и у тебя нет проблемы выбора.

    Процитировать в Твиттере

    Планирование дня – главный для меня элемент тайм-менеджмента.

    Лучший планировщик на неделю и на день, который мне попадался – американский ежедневник Full Focus от Майкла Хайятта. С ним моя жизнь была вполне удачной, но затем мне захотелось переделать его под себя, причем кардинально.

    Проблема ежедневников (в моем случае) заключается в следующем: когда привыкаешь к формату, начинаешь вести его на автомате, не задумываясь. Если приходят идеи новых разделов, которых нет в планнере, становится непонятным – что с этим делать.

    Тогда я задумалась, что же важно для меня в планировании на день? Ответы получились такими:

    ★ Отсутствие строк. Ничто не должно ограничивать или определять, сколько задач мне нужно выбрать на день.
    ★ Возможность разделить задачи на дела разного калибра – от значимых и сложных к важным, но более простым.
    ★ На листе должно оставаться свободное пространство для фиксирования идей и новых, спонтанно возникающих, разделов.
    ★ Возможность визуализировать свой день и сопоставить его со списком выбранных дел.
    ★ Разделы для планирования утренних практик, вечерних, обучения и покупок.
    ★ Возможность заполнять квадратики сделанных дел.
    ★ Возможность использовать цвета.

    Лучшим решением для меня оказался самый простой инструмент – лист белой бумаги. Именно с него теперь начинается мой день.

    Планирование «больших камней»

    В основу моего метода легла идея Стивена Кови о «больших камнях». Представьте, что у вас есть две банки, в которые нужно поместить набор больших камней, много гальки и песка. Если положить сначала песок, он спрессуется, а галька ляжет сверху. И крупные камни вряд ли войдут, так как все пространство банки уже будет заполнено.

    Если вы сначала положите камни, потом засыплете гальку и песок, то все поместится, как на этой картинке. В тот же самый объем вы сможете вместить гораздо больше!

    Это базовый принцип, по которому можно планировать дела как на день, так и на неделю.

    Люди, которые чувствуют по жизни продвижение и позитивные изменения, как правило, ставят «большие камни» на первое место.

    • «Большие камни» – задачи, выполнение которых приведет вас к лучшему будущему. Однако приступать к ним их порой совсем не хочется, поэтому мы чувствуем внутреннее сопротивление, самосаботаж, прокрастинацию.

    На камни приходятся высокие затраты энергии, но и отдача соответствует. Завершая большие дела, вы испытываете эмоции в духе: «Победа, ура! Я молодец, я все могу!».

    В моем случае большие дела это – написание постов, проведение вебинаров и живых эфиров, новые способы продвижения проекта, внедрение технических решений. Иногда – важная книга, курс или срочная задача.

    • «Галька» – понятные задачи. Они важны, но не сильно продвигают нас вперед, зато занимают время. При равных условиях вы всегда выберете «гальку» – ей проще заниматься, и затраты на нее средние. Однако выполняя эти дела с утра до вечера, вы сильно устаете. Общее у этих задач то, что они понятны, поставлены на поток и не требуют сверхусилий.

    В моем случае «галька» – это встречи, звонки, проверка заданий курса, написание уроков.

    • «Песок» – дела самого мелкого калибра. Например, ответить на сообщение, отреагировать на обновление, сделать какой-то звонок, заказать вещи онлайн. Энергии на такие дела тратится очень мало.

    Мой шаблон Листа на день выглядит так

    Заполнять свой To Do List я предпочитаю от руки.

    Пример одного из моих ежедневных планнеров:

    Как я пользуюсь своим Листом на день

    1. В начале недели записываю большим списком все задачи, что предстоят на этой неделе. Если некоторые привязаны по времени, я вношу их в соответствующий лист.
      Всего у меня листов пять на каждый будний день.
    2. Вечером, после завершения всех задач, я от руки заполняю лист на следующий день.
    3. Распределяю предстоящие дела на три группы: «камни», «галька» и «песок». Затем заполняю остальные графы, в зависимости от контекста дня.
    4. Проделываю упражнение «мой день» и представляю, в какой части дня я могу выполнить те или иные дела.  
      Особенно это касается задач, которые не привязаны ко времени – выше риск, что они не будут сделаны.
      Эта практика помогает увидеть, нет ли проблемы между ожиданием и реальностью, не планирую ли я невозможного.
    5. Утром беру заполненный лист и продумываю порядок действий. Это совсем несложно, когда вы уже проснулись, наметили основные дела и, прежде чем к ним приступить, хотите распределить – что и когда будет сделано.

    Почему Лист удобен и работает в моем случае?

    • Можно придумывать свои разделы, если какие-то из имеющихся потеряли актуальность.
    • Легко подводить итоги – когда смотришь на лист в конце дня, многое становится понятным.
    • Просто оценить, какие привычки преобладают и тормозят. Например, привычка делать  «гальку», брать в три раза больше ежедневных задач, чем в силах выполнить, ставить нереалистичные ожидания на день вроде «создать сайт».
    • Лист заполняется наглядно, хочется завершить как можно больше пунктов. При этом он не становится исчирканным списком, а просто заполняется аккуратными квадратами.

    Совет для тех, кто с трудом оценивает, сколько времени нужно на то или иное дело: приучите себя проставлять часы/минуты, потраченные на уже выполненные задачи.

    Мне в этом помогает хронометр, который я веду больше года и прекрасно осознаю, на что уходит время и сколько займет то или иное дело. Хотя порой все равно ошибаюсь в прогнозах, чаще в большую сторону. Поэтому какое-то дело может занять больше отведенного на него времени. Например, на создание этой статьи я запланировала час, но при написании поняла – мне потребуется больше.

    Как сделать так, чтобы план заработал

    • Упрощать формулировки и следить, чтобы не было задач, занимающих больше часа.
    • Делать хотя бы один шаг в намеченной задаче, это все равно продвижение. Например, почитать десять минут вместо получаса. Писать тридцать минут, а не час, и так далее.

    Что делать, если не удается выполнить даже половину задуманного, несмотря на все планы и расписания? Все просто – взять чистый лист и с предвкушением нового дня заполнить очередную страницу 🙂

    Чтобы применить этот способ планирования в жизни, скачайте «Лист на день». Вместе с листом вы получите инструкцию в виде текста и видео. Напишите мне на email или в личном сообщении ВКонтакте, и я пришлю вам шаблон.

     

    Саморазвитие #Инструменты #Планирование 

    Система Orphus
    Как планировать свой день, чтобы успевать всё и даже больше?

    Прочитано: 5 107

    О! На эту тему уже поломано немало копий. И каждый «спец» дает свои алгоритмы продуктивного дня или же предлагает сразу столько схем, что и выбрать-то невозможно. Мы пойдем другим путем и будем разбирать системы эффективного планирования постепенно. В этой статье рассмотрим, как планировать свой день предлагает А. Парабеллум – блоки и метод «оригами».

    Как научиться планировать свой день?

    Очень просто: начав его планировать!

    Найти оптимальный вариант для формирования собственного дня редко кому удается сразу. Почему?

    1. Каждый тип личности и особенности характера требуют особого подхода. С визуалами лучше срабатывает система блоков, дигиталы – любят повременную точность, а аудиалы нередко выбирают таймеры.
    2. Любая привычка требует времени для внедрения. Поэтому есть и откаты в планировании, и отказ от ежедневных списков, и новые возвраты, и поиски решений.
    3. Польза планов ощущается не сразу. Сначала приходит понимание, как правильно планировать свой день, а уж потом осознается эффект от проделанной работы.
    4. Кому-то подходят симбиотические варианты, когда на основе многих схем создается уникальная «своя», более всего соответствующая потребностям и целям человека.

    Для стимула и в качестве систематизированного опыта предлагаю посмотреть, как планируют свой день успешные люди – на примере А. Парабеллума. Не уверена, что это его постоянный вариант, но именно о такой схеме он рассказывал на одной встрече формата «бизнес-кафе».

    Планирование от Парабеллума: блок-схема и «оригами»

    Для себя внешний вид плана ведущего коуч-тренера нашей страны я назвала «оригами». Есть ли у него какое-то официальное название – сказать не могут. Поэтому пусть остается «оригами»: четко, понятно и отражает суть метода.

    Парабеллум чаще всего рассказывает о двух приемах планирования:

    • блоками – фокусными, буферными, коммуникативными и для отдыха;
    • «оригами» – компактный вариант ежедневного плана для деловых людей.

    Блок схемы для планирования

    В этом методе нет поминутного контроля над делами, но есть перечень дел в «теле» каждого временного отрезка.

    Всего рекомендуют использовать 4 блока, которые объединяют в себе однотипные и схожие дела!

    Буферный – рабочая или домашняя рутина. Те задачи, которые фигурируют в списках дел постоянно и, собственно, формируют весь день. Допускать «победы» буферных блоков над остальными нельзя, поэтому важно ограничивать их: временем и объемом дел.

    Один блок не более 3-4 часов, заполняемость каждого – до 60% временного объема.

    Приоритетность дел:

    • Имеющие четкие границы времени для выполнения.
    • Наиболее важные по любому критерию задачи.
    • Эмоционально-сложные дела.
    • Мелкие вопросы.

     

    Фокусные блоки – развитие и стратегия. Это самые важные участки плана, так как именно они двигают нас вперед. Их не может и не должно быть много – хватает 2-3 в неделю. Ставить фокусные дела нужно только между буферными, чтобы уже была сосредоточенность на работе, структурное мышление и ориентированность на решение задач.

    Важный нюанс – полная отдача поставленному делу. Без отвлечений и внешних воздействий.

    В идеале проводить это время наедине с собой – с выключенными мессенджерами, без телефона и даже без интернета. В условиях изолированного мозгового штурма рождаются лучшие идеи.

    Коммуникативный блок – все виды общения. Это звонки, письма, совещания, встречи – все мелкие задачи, которые отвлекают нас, если не объединить их в один блок.

    Для коммуникаций лучше всего отводить время утром и вечером – это наиболее продуктивно. Сколько выделять? Сказать сложно, так как зависит от интенсивности и качества общения – от получаса до полутора.

    Совет для фрилансеров, которым мессенджеры нужны постоянно. Советую ставить коммуникативный блок короткими получасовыми промежутками – примерно 3-4 в день. Этого вполне хватает для решения даже срочных вопросов.

    Отдых или замедление — 4 блок. Сейчас стало модным использовать слово «замедление». Оно подразумевает, что мы «носимся-носимся», «думаем-думаем», «решаем-решаем», а потом раз и отключили гонку.

    Расслабились.

    Отдохнули.

    Планировать время на отдых важно и нужно, поэтому исключать эти блоки из недельного плана ни в коем случае нельзя.

    Как планировать свой день – пример блок схемы стандартного рабочего офисного дня:

    План-оригами от А. Парабеллума

    Возможно, такую схему использует и кто-то еще. Но я ее встречала единожды и только на тренинге Андрея Парабеллума. Для меня это настоящий лайфхак из серии «советы успешных людей: как  планировать свой день».

    Описываю схему:

    1. Берется лист бумаги формата А4 самой обычной офисной бумаги. Его дважды сворачиваем пополам. Получаем естественные блоки по одной четвертой – формат А6.
    2. Отводим каждому блоку свой перечень дел. Выбор немного иной, чем в предыдущей схеме, так как участков для списков дел получается больше.

     

    Удобно использовать списки «позвонить», «написать», «купить», «чтение», «отдых», а также стандартный формат блок-схемы. Получается блок-схема с расшифровкой и дополнительные дела для неожиданно высвободившегося времени

    1. Выполняем дела по блок схеме и дополнительные из списка.

     

    Пример: буферный блок закончился на полчаса раньше планируемого? Смотрим перечни дополнительных дел. Выбираем оптимальную задачу на текущий момент. В идеале значимое по матрице Эйзенхауера. Делаем. В нужный момент переходим к следующему блоку по плану.

    Вот пока что два варианта. Они помогут понять, как начать планировать свой день. С чего можно начать. Но вариантов составления собственного распорядка дня множество. Постепенно разберу их все.

    До встречи на сайте!

    3 простых шага к достижению целей

    В своей предыдущей статье я затрагивал вопросы, связанные с основными принципами самоменеджмента и теми изменениями, которые могут произойти в вашей жизни, если вы будете им следовать.

    — Скажите, пожалуйста, куда мне отсюда идти?

    — Зависит от того, куда ты хочешь прийти, — ответил Кот.

    — Да мне почти всё равно, — начала Алиса.

    — Тогда всё равно, куда идти, — сказал Кот.

    Льюис Кэрролл

    Планирование является первым шагом к любому полноценному изменению в жизни: будь то борьба с вредной привычкой или работа над отношениями. Многие люди, к сожалению, не придают этому этапу должного значения и в итоге отказываются от своих амбициозных целей. Для того, чтобы пройти этот путь успешно, нужно в первую очередь понимать, что такое планирование и как его использовать.

    Что такое планирование?

    Планирование переносит будущее в настоящее и позволяет вам что-нибудь сделать с ним сейчас.

    Алан Лакейн

    В практике самоменеджмента планирование — это постановка целей и формирование путей для их достижения. Этот этап является ключевым. Если вы смогли спросить у себя, что же делать дальше, то вы положили начало изменениям.

    Планирование помогает не просто выработать порядок действий по изменению себя, но и глубже понять, чего же мы хотим достигнуть на самом деле. Слишком часто оказывается так, что за простым желанием побороть вредную привычку лежит скрытая потребность в признании или понимании. Если её выявить, то можно упростить работу над собой.

    В самоменеджменте планирование включает в себя четыре стадии:

    1. Миссия.
    2. Цель.
    3. Задачи.
    4. План.

    Познакомившись с этой простой схемой, вы сегодня же начнёте движение к своим целям.

    Миссия. Ради чего всё это?

    — Ты не туда идёшь! Огни в другой стороне!

    — Мне всё равно, я зажгу свои.

    С просторов интернета

    Очень часто первым этапом планирования называют целеполагание, что далеко не всегда является верным. Цель подразумевает конкретное выражение внутренних желаний, которые даже при её достижении могут быть не удовлетворены. Первым шагом к планированию изменений должна быть миссия.

    Миссия является нашей внутренней целью, тем самым потаённым призывом, который мы не привыкли озвучивать, когда начинаем стремиться к чему-то.

    — Почему вы хотите бросить курить?

    — Я хочу перестать вредить самому себе.

    — Зачем вам это?

    — Я хочу укрепить своё здоровье и жить долго.

    — Почему?

    — Я хочу увидеть, как растут мои дети.

    За простыми привычками могут стоять большие внутренние желания, которые вы должны обнажить. Таким образом, самоцелью должно стать стремление именно к ним. Прелесть миссии, в отличие от цели, заключается в том, что она недостижима и всегда является стимулом при работе над собой. Так, даже после того, как человек бросит курить, он будет поддерживать здоровье, сможет начать активно заниматься спортом или перейти на более здоровую пищу.

    Шаг 1. Какой бы ни была ваша цель на данный момент, потратьте пять минут на то, чтобы копнуть глубже. Найдите свою истинную миссию. Запиши её как можно проще и понятнее для себя. Пусть она всегда будет у вас перед глазами: поставьте её как заставку на телефон, запишите на стикере и приклейте на видном месте или зафиксируйте на титульной странице своего ежедневника.

    Не забывайте постоянно напоминать себе, ради чего всё это.

    Цель. Куда ведёт миссия?

    Поставь цель, ресурсы найдутся.

    Махатма Ганди

    О целеполагании написано столько книг и сказано столько мудрых слов, что я постараюсь лишь обобщить те знания, которые имеются у меня, и поделиться работающей методикой.

    После определения миссии, которая будет являться вашим основным мотиватором на пути изменений, вы можете вернуться к своей первоначальной цели.

    Самым эффективным инструментом при формулировке целей для меня являются SMART-критерии, в соответствии с которыми цель должна быть:

    • S — точной. В отличие от миссии, ваша цель должна быть выражена в конкретном результате, которого вы хотите достичь.
    • M — измеримой. Выразите свою цель в цифрах. Например, в прошлом году я решил больше читать. Моим желаемым результатом было 30 000 прочитанных за год страниц.
    • A — достижимой. Как понять, достижима ли ваша цель? К сожалению, именно этот пункт чаще всего пугает людей, потому что они боятся не оправдать своих высоких ожиданий. Вам стоит помнить, что ваша работа будет состоять из постоянных и последовательных небольших шагов, поэтому уже результат первого дня не даст вам пасть духом. Не огорчайтесь, если ваша цель будет реализована не на все 100%. Вы в любом случае будете рады тем усилиям, которые приложили для работы над собой (так, я к концу года прочитал только 22 074 страницы, но в этом году уже опережаю график на месяц).
    • R — значимой. Если ваша цель действительно соответствует миссии, не сомневайтесь, что она имеет для вас абсолютную значимость.
    • T — ограниченной во времени. Большой вопрос для людей заключается в том, на какие сроки ставить цель. Я планирую максимум на один-два года. Я так решил, потому что на данный момент реализация моих планов не требует больших сроков, а ограниченные сроки только стимулируют меня.

    Шаг 2. Прямо сейчас под вашей миссией поставьте себе несколько целей на ближайший срок, который составит не более одного года. Лучше, чтобы целей было не больше трёх, иначе ваше внимание может начать рассеиваться. Периодически просматривайте их и не бойтесь вносить корректировки. Ваши цели не должны становиться догмами. Они являются ориентирами, на которые нужно опираться и которые всегда можно пересмотреть.

    Задачи и планы. Когда начинать работать?

    — Если ты совершил действие, то обязательно получаешь результат, хочешь ты этого или нет.

    — Мистика какая-то.

    — Мистика — совершить действие и думать, что ничего не будет.

    Владимир Серкин

    Задачи являются прямым продолжением ваших целей, но они ограничены сроком исполнения. Он должен составлять один-два месяца. Такое дробление необходимо для того, чтобы вы всегда могли увидеть промежуточный результат работы над собой.

    Например, если вашей целью было бросить курить за год, то задачей на текущий месяц будет снизить потребление сигарет на четыре штуки в день. Это звучит не так уж страшно, верно?

    После этого вы можете взяться за составление плана, который является ключевым фактором для достижения успеха. Именно план помогает определить тот первый шаг, который приблизит вас к цели прямо сейчас. Он будет чек-листом того, что вы совершите уже сегодня.

    Большинство из нас ставят грандиозные цели, но, пугаясь их масштаба и не зная, как к ним подступиться, бросают дело, даже не начав. Единственный способ достичь желаемого — прямо сейчас написать план того, что вы сделаете сегодня, чтобы приблизиться к вашей миссии.

    План может включать всего одно действие. Например, сегодня вы посчитаете, сколько выкуриваете сигарет в день, и выкурите на одну меньше. Таков же будет план и на завтра, и на послезавтра, пока первая задача на неделю не будет выполнена. Согласитесь, человеку, который выкуривает пачку в день, проще отказаться от одной сигареты сегодня, чем крикнуть, выбрасывая всю пачку в мусор: «Никогда больше!». А на следующий день купить новую и вернуться к пагубному пристрастию.

    Ваше первое действие — не просто победа одного дня. Это и есть реализация вашей миссии. В этом и заключается весь секрет. Так живут те, кто кажется нам успешными и счастливыми людьми. Они не воспринимают свою жертву сегодня как часть большой цели. Их каждодневная работа над собой и есть та самая цель.

    Шаг 3. Прямо сейчас возьмите листок бумаги и запишите себе план на сегодняшний день, то, что вы должны сделать, чтобы приблизиться к решению первых краткосрочных задач (только не забывайте про свою амбициозную миссию).

    Резюме

    • Всегда ищите источник своего внутреннего стремления к изменениям, задавайте себе вопрос: «Ради чего я хочу измениться?».
    • Ставьте долгосрочные цели, но не делайте из них догм, работайте с ними и отмечайте свои победы.
    • Прямо сейчас составьте план того, что сделаете сегодня, чтобы начать наслаждаться реализацией вашей миссии.

    Вы всё ещё сидите и читаете эту статью? Немедленно вставайте и идите реализовывать свой потенциал! Успехов вам!

    Как начать планировать? — MyPPlanner

    Как часто вы слышите, что планирование это пустая трата времени? Я — постоянно. Мол, зачем создавать лишнюю работу, бери и делай! Увы, это так не работает. Наш мозг не в состоянии запомнить всё-всё, и многие задачи просто вылетают ракетой из головы. Планирование как раз борется с этим и при грамотном распределении очень экономит время.

    Почему важно планировать?

    Планирование, конечно, не панацея, но все-таки отличный пинок и стимулятор. Оно как таблетка, которая заряжает энергией и вносит в твою жизнь систему. Рассказываю почему планировать – это must have:

    • Планирование расставляет приоритеты. Позволяет сконцентрироваться на определенной задаче и не отвлекаться на другие.
    • Ты знаешь, что и когда нужно сделать. С точностью до минуты, а иногда даже секунды.
    • Все планы в одном месте. Что-то забыл – посмотрел и снова уже готов двигаться к своей цели.
    • Планы легко перемещать без потери качества. Когда ты наглядно видишь, что можно сдвинуть, а что сделать без очереди.
    • Появляется больше времени на отдых и саморазвитие. Когда все идет по плану, можно ускорить свои дела и освободиться в нужное время.
    • Когда ставишь цели и задачи самостоятельно, ты более ответственно подходишь к своей жизни, тем самым понимая, чего на самом деле хочешь.

    С чего начинается планирование?

    Всё начинается с выбора идеального инструмента для планирования. Я бы даже сказала: вашего будущего надежного помощника.

    Такого, чтобы с ним было комфортно и хотелось возвращаться к его заполнению каждый день. Это может быть телефон, пустой блокнот или планер. Всё зависит от вашего ритма жизни и ведения планирования.

    Независимо от того, какой планер вы выберите, обязательно начинайте планирование с года, постепенно переходя на месяцы, недели и дни. Это нужно для того, чтобы иметь фокус на конкретный промежуток времени.

    Планируем на год, на месяц, на неделю, на день:

    Планирование на год

    Год — большой промежуток для реализации важных целей и задач. За год можно сделать о-о-очень много. К сожалению мы часто «прожигаем» свой год, из-за того, что не представляем, чего хотим на самом деле.

    Поэтому я настоятельно рекомендую сесть и написать свои «хотелки» на этот год.

    Да, поначалу будет сложно придумать большие цели. Попробуйте сфокусироваться на будущем, расслабиться и постараться услышать себя. Помните, чем чаще вы планируете, тем легче это будет вам даваться.

    Также можно завести стратегическую картонку. Это очень крутая вещь, потому что она всегда находится у вас перед глазами. Как это работает? Нужно вырезать картонку размером со страницу вашего ежедневника/книги, выписать на нее цели на месяц или год и использовать в качестве закладки в ежедневнике или в книге. Также вы можете поставить ее в рамочку на ваш рабочий стол или наклеить на холодильник. На картонке должны быть выписаны ваши цели на год или месяц.

    Цели лучше разбить на 3 категории, например:

    • работа;
    • семья;
    • профессиональное развитие, спорт.

    По каждому блоку напишите ваши цели и то, чего бы вы хотели добиться.

    Думаю, вы заметили, что всё связано между собой: чем больше структуры и глубины, тем проще вам будет подходить к конкретным целям и задачам.

    Представьте, ваша цель — написать большой отчет. Сначала вы даже не знаете за что схватится, с чего начать. Но если сесть и обдумать все этапы, вы не только поймете, что вам нужно будет сделать, найти и написать, но и будете знать примерное время окончания своей работы. Возможно, вы уложитесь не в полгода-год как планировали, а за месяц-два, а то и меньше.

    Кстати, в таких больших задачах вам также может помочь трекер привычек.

    Планирование месяца

    После того, как вы расписали свои планы на год, постарайтесь их разбить по месяцам.

    Месяц — отличный промежуток, чтобы сфокусироваться на чем-то большом, но не глобальном. Здесь мы разбиваем большие цели на подцели.
    Их может быть очень много, но на месяц желательно ставить две или три. Иначе возрастает риск того, что вы не выполните все.

    ПРИМЕР:

    Подготовиться к экзамену по ПДД — наглядный пример крупной цели.

    Теперь дробим ее на задачи, которые потом разобьем по неделям и дням. Цели должны быть понятные и простые, а главное — выполняемые! Не надо пытаться сделать всё разом, Америку вы уже не откроете.

    Пример целей и задач:

    • Прочитать 40 билетов ПДД и пробежаться по каждому вопросу.
    • Скачать и пройти все тесты в приложении ПДД за 2018/2019 г.
    • Проконсультироваться по «слабым» моментам с профи.

    Эти задачи «конечные» — ясно, когда задачу можно считать выполненной. Разбив крупную цель на подцели и задачи вам станет понятно, что нужно делать в этом месяце.

    Также в плане пропишите основные дела на текущий месяц, важные даты, мероприятия и встречи, которые вы точно не хотите пропустить.

    Примеры событий:

    • дни рождения
    • рабочие встречи
    • спортивные тренировки
    • концерты и т.д

    Если вы выбрали для себя бумажный формат (ежедневник, еженедельник или блокнот) – то можно проставить маркировки. Выделяйте крупные цели и самое важное, чтобы не забыть о них! Когда вы четко будете знать, что вам нужно сделать в этом месяце, у вас не будет вопроса «чем заняться сегодня?». Вы просто идете к вашим большим целям.

    Если вам нужно перекинуть некоторые дела с одного месяца на другой, с одной недели на другую — не страшно. Помните, планирование — это не обременение, а инструмент для продуктивной жизни. Не бойтесь переносить дела или добавлять новые, будьте гибкими.

    Планирование на неделю

    Как я говорила выше, на год мы выписываем крупные и важные цели, на месяц – поменьше, которые получены из крупных. А в недельное планирование конкретные, четкие задачи, полученные из целей за месяц.

    ПРИМЕР:
    Если за месяц нам нужно подготовить 40 билетов по ПДД, то на каждую неделю мы планируем подготовку 10 штук.

    В недельное планирование мы также выписываем:

    • важные дела, даты, мероприятия и т.д.;
    • подробно прописанную задачу на каждый день этой недели.

    Еще я советую выделить 1—3 фокус-задачи — то, на что стоит сделать упор в конкретный день.

    Перед каждым следующим днём сверяйте задачи, что-то добавляйте или переносите. Это удобно, чтобы не потерять важные дела.

    Можно закончить на недельном планировании, и вести только его, если вам это удобно. Можно перейти к ежедневному планированию после недельного. Некоторые пропускают недельное и сразу переходят к ежедневному.

    Важно понять, как именно вам удобнее планировать, и выбрать для себя максимально удобный способ.

    Планирование на день

    Планирование на день завязано с годовым и месячным планированием, так как без этого очень сложно быть продуктивным. Обязательно обратите внимание на фокус-задачи (самые-самые приоритетные) конкретного дня. Они подскажут, как расставить акценты сегодня. После этого пропишите основные дела на день.

    Мои рекомендации по ведению задач

    • Пропишите все дела на день, включая мелочи, которые нужно не забыть. Например: «Позвонить маме», «сбросить письмо в ящик», «выкинуть мусор»;
    • Выпишите все дела по времени. Варьируйте промежуток от 15 минут на мелочи до 2 часов на крупные задачи. Это поможет не потерять счет в минутах и не упустить что-то важное. Также этот подход подойдет тем, кому важно уложиться во временные рамки: так вы будете понимать, что перенести на другой день, а что оставить на сегодня;
    • Выделите 1-3 фокус задачи на день. Это должны быть задачи, которые приблизят вас к цели, запланированной на этот месяц.

    Возможно, на первый взгляд, это кажется сложным. На деле – нет. Как только вы начнете прописывать задачи, начиная с года вам сразу станет ясно, что необходимо будет выполнить в каждом месяце, на неделе или в конкретный день. А, главное, вы поймете, что вам действительно необходимо, а без чего – можете легко справиться!

    Как планировать день: 5 главных техник

    планирование дня

    Каждый из нас занимается планированием своего дня, даже если вы не составляете для этого специальный список или не используете приложение. Набор определенных дел, которые нужно выполнить, мы часто воплощаем в жизнь в хаотичном порядке, от чего страдает эффективность. Ведь бывало такое, что в конце дня вы падали от бессилия, а потом осознавали, что толком не сделали ничего важного? Если да, то стоит пересмотреть своей подход и выбрать для планирования одну из этих эффективных техник. 

    Читайте также: 5 приложений, которые помогут стать более организованной

     

     Техники планирования дня: 

    1. Три главных дела

    Большой список дел подходит не всем, потому что из-за огромного количества дел сложно выделить главные цели на день. Даже с психологической точки зрения большой список будет отпугивать, а сконцентрироваться на важном и второстепенном станет непросто. Выход из ситуации есть: попробуйте не писать обычный список, в который вы включаете и мелкие дела, и большие. Выделите среди всех пунктов три главных и выпишите их в отдельную колонку. Мелкие дела, о которых также нельзя забыть, выносите в отдельную колонку или пишите на другой стороне страницы. То, что не успели выполнить в течение дня, не бойтесь без зазрения совести переносить на следующий рабочий день. Главное — три основных дела, которые нужно выполнить в первую очередь. 

    Читайте также: Приложения для тех, кто постоянно отвлекается от работы

    ABC планирование

    2. ABC планирование

    Расставлять дела в списке на день нужно не в хаотичном порядке, а по приоритетности выполнения и важности. Планировать лучше на бумаге и записывать все дела подряд. Следующий шаг — расставление приоритетности. Буквой А помечайте самые важные дела (примерно 15% от всего списка), которые стоит выполнить в первую очередь. В — важные дела, о которых нельзя забыть, но их невыполнение не приведет ни к чему плохому. В эту категорию можно отнести проверку почты, звонок или встречу, которую можно без проблем перенести на другое время. Категория С — дела наименьшей важности, которые могут составлять большую часть списка, но на самом деле их можно без сожалений удалять или поручать выполнить другим. Именно на такие дела мы каждый день тратим много времени, теряя эффективность. 

    Чтобы метод полностью работал, в первую очередь стоит всегда браться за дела из категории А и не приступать к другим пунктам из списка, пока самое важное не будут выполнено. 

    метод планирования Бенджамина Франклина

    3. Метод Бенджамина Франклина

    Метод планирования Бенджамина Франклина глобальный и может подойти не всем, но его эффективность политический деятель доказал на своем примере. Подход, который сейчас называют «пирамидой Франклина», был придуман им в 20 лет. Франклин следовал своему методу на протяжении всей жизни и подходил к планированию очень серьезно. 

    • Суть подхода состоит в том, что нужно выделить для себя жизненные ценности. Франклин называл их добродетелями. Моральные ориентиры для каждого будут индивидуальны, но их нужно придерживаться на протяжении всей жизни.
    • Второй этап — постановка глобальной цели. Чего вы хотите добиться, в зависимости от сферы, в которой работаете? Какой вершины планируете достичь к тому или иному возрасту? Эти вопросы помогут конкретизировать цели и вам станет понятно, как лучше организовывать свой год, месяц, день. 
    • Следующий пункт в «пирамиде Франклина» — генеральный план. В него нужно внести конкретные действия, которые нужны для достижения глобальной цели. Вы буквально прописываете свои шаги: устроиться на работу в компанию N, записаться на курсы английского и тому подобное. 
    • Четвертый пункт в пирамиде — долгосрочный план, в который входят цели на ближайшие 3-5 лет. 
    • Пятый пункт — краткосрочный план. Это цели на ближайший год и месяц.
    • Шестой пункт — план на неделю и день.

    Каждая ступень пирамиды зависит от предыдущей. Из маленьких шагов вырисовывается большая цель, но для ее достижения нужно прописать все детали. 

    Читайте также: Как правильно спланировать свою неделю

    метод Парето

    4. Планирование по методу Парето

    Принцип Парето очень простой: 20% усилий и времени дают 80% результата. Как часто вы делали что-то большое, выкладывались, отдавали много сил и энергии, а в итоге результат получался незначительным? Возможно, все дело было в подходе и неправильном распределении времени. Принцип Парето придумал экономист Вильфредо Парето в 1897 году, но этот метод легко можно применять во всех сферах жизни, а не только в работе менеджера или экономиста. Метод Парето означает, что нужно сконцентрироваться только на важных делах, которые в итоге могут принести значимый результат. 

    Читайте также: Вдохновляющие цитаты успешных женщин: о неудачах, мотивации и деньгах

    5. Техника Pomodoro

    В исполнении техники Pomodoro поможет обычный таймер. На выполнение определенной задачи отводится отрезок времени в 25 минут, после этого нужно сделать перерыв на пять минут, а потом снова приступать к работе. Каждый отрезок — один «помидор». На протяжении 25 минут нужно максимально выкладываться и качественно выполнять задачу. Перерывы нужны для того, чтобы после активной работы восстановить силы и отвлечься. Этот метод придумал студент Франческо Чирилло, который не мог сосредоточиться на учебе и постоянно отвлекался. 

    как правильно планировать день

    Что учесть при планировании:

    • свой стиль жизни и повседневную рутину. Особенно если у вас ненормированный график дня, у вас работа, которая требует чуть ли не круглосуточной отдачи. Метод планирования стоит подбирать исходя из своего стиля жизни и работы;
    • непредвиденные ситуации. Например, болезнь, поручение начальства, которое нужно выполнить срочно, перенесенную встречу и т.д. Если план на день не удается выполнить полностью или даже частично из-за таких ситуаций, переносите их на следующий. Не вините себя за подобное, в это нет вашей вины.

     

    Главные принципы планирования:

    • выберите для себя один метод планирования, исходя из своего графика и стиля жизни. Не бойтесь менять подход и выбирать другую технику, если вам что-то не подошло. Также можно ее видоизменять, добавляя или убирая несколько пунктов;
    • постоянная фиксация. Чтобы наглядно видеть список того, что вы выполнили, а что еще предстоит сделать, заведите блокнот или скачайте специальное приложение для планирования. Не стоит полагаться исключительно на свою память, она часто подводит.
    • четкость и краткость. Не превращайте список дел на мемуары или школьное сочинение. Пишите пункты максимально кратко, а лучше всего — тезисно. 
    • самое неприятное выполняйте в начале дня. Не откладывайте то, что не хотите делать. Такие «лягушки» стоит выполнять быстро и желательно в самом начале рабочего дня, чтобы избавиться от неприятных пунктов и переходить к другим делам из списка. 
    • не откладывайте дела-двухминутки. Что-то мелкое, на что вы не потратите больше двух минут, стоит выполнять сразу. Не накапливайте подобное, но если есть возможность делегировать дело или вычеркнуть его из списка, то смело это делайте. 

    Какие техники для планирования подходят вам?

    Источник фото: unsplash.com

    Понравилась статья? Оцените: Загрузка…

    Как спланировать цели на год и достичь их

    Эту статью можно не только прочитать, но и послушать. Если вам так удобнее — включайте подкаст.

    Бенджамин Харди

    Блогер, доктор философии в Университете Клемсона. Его статьи были отмечены в таких изданиях, как TIME, Psychology Today, Huffington Post, Business Insider, New York Observer, Thought Catalog, и многих других.

    Люди принципиально отличаются от животных

    Эволюция

    Животные — непосредственный продукт окружающей среды. Они реагируют на внешние обстоятельства и подстраиваются под них, так изменяясь с течением времени. Процесс их эволюции протекает медленно и носит случайный характер.

    Человечество — косвенный продукт окружающей среды. Хотя она и является средством, благодаря которому люди адаптировались и изменялись, наш личный выбор во многом определяет окружающую среду. Это и есть принципиальное отличие человека от животного.

    Мы принимаем решение о направлении и силе личностной эволюции, разумно конструируя среду вокруг себя.

    Вы представляете собой сумму пяти людей, с которыми проводите больше всего времени. Вы есть то, что вы делаете. Вашу жизнь можно измерить: она прямо пропорциональна важности проблемы, которую вы стремитесь решить. Поэтому выбирайте с умом.

    Адаптация

    Психологические исследования показывают, что страх ожидания почти всегда воспринимается хуже, чем фактический опыт.

    Меня всегда забавляет, когда люди говорят вещи вроде: «У вас три приёмных ребёнка, и вы смогли получить степень доктора по философии? Я бы так никогда не смог». Или: «Я никогда не смогу пережить смерть любимого человека». Факт в том, что они смогут. Если бы их любимые люди умерли или если бы им пришлось делать что-то трудное (все мы сталкиваемся с трудностями), они бы нашли в себе новые силы, решили бы проблемы и удивили себя. Конечно, иногда жизнь приносит страдания. Но мы проходим через них, становимся сильнее и, надеюсь, умнее, чем были до этого.

    Недавно я встретил женщину, у которой 17 детей, восемь своих и девять приёмных. Она воспитывает их вместе с мужем. Вам может показаться это странным. Но, если вы захотите, сможете справиться с этим так же хорошо. Кстати, их семья процветает, а не просто выживает.

    Независимо от того, с какой трудностью мы сталкиваемся, мы можем адаптироваться ко всему.

    Мы можем вынести куда больше, чем нам кажется. Так что, когда дело доходит до целеполагания, мы намеренно готовимся к чему-то архисложному.

    Хотя большинство людей ищут путь наименьшего сопротивления и таким образом привыкают к лёгкости и праздности, вам следует искать испытания и трудности. Приведу пример: деревья, которые начинают расти в ветреных, требующих силы обстоятельствах, вынуждены пускать свои корни как можно глубже и поэтому становятся неуязвимыми для окружающей среды.

    Призыв к действию

    Не избегайте проблем. Ищите и встречайте их. Вы больше вырастете как личность, если будете решать большее количество проблем.

    Вы можете достичь своих целей через 3 месяца

    Используйте десятикратное мышление

    Перед тем как написать первую главу о Гарри Поттере, Джоан Роулинг спланировала семь лет в Хогвартсе. В результате история Гарри Поттера стала самой читаемой книгой всех времён.

    Перед созданием первых «Звёздных войн» в 1970 году Джордж Лукас запланировал по меньшей мере шесть фильмов и поэтому начал с четвёртого эпизода, а не с первого. В результате практически 40 лет спустя весь мир сходит с ума, когда выходят новые «Звёздные войны». Это было бы невозможно, если бы у Лукаса не было настолько продуманного и масштабного плана.

    Итак, посмотрим на ваши цели на год. Скорее всего, они отражают робкое мышление и нетворческий подход к планированию. Без сомнений, ваши цели не очень сложны и вы можете с ними справиться. Но не забывайте, вы способны вынести куда больше, чем вам кажется. Вы можете адаптироваться ко всему.

    Например, вы поставили себе целью заработать 50 000 долларов за год. Берите выше, измените цель до 500 000 долларов.

    Когда вы умножите все ваши цели на 10, вам придётся приступить к их достижению нетрадиционными, новаторскими методами. Традиционный подход не работает с десятикратным мышлением.

    Но, чтобы достичь запланированного, потребуется не только расширить границы мышления. Должны измениться и прилагаемые усилия. Так же, как свои способности, люди недооценивают время и усилия, которые необходимо затратить, чтобы добиться чего-то. Именно поэтому они часто опаздывают на свидания и не завершают начатые дела.

    Вместо того чтобы ожидать идеальных условий, рассчитывайте на худшее. Вместо того чтобы недооценить, сколько времени и усилий потребует дело, переоцените эти вещи. Приложите ещё больше усилий для достижения своей цели, чем, как вам кажется, необходимо.

    Если вы собираетесь мыслить в 10 раз шире, вам придётся приложить в 10 раз больше усилий. Без усилий совершенно неважно, насколько великая у вас мечта. Но, когда ваше поведение соответствует (и даже превышает) ваши ожидания, мечты быстро станут реальностью.

    Призыв к действию

    Выберите свою главную цель на год и запланируйте достичь её к 1 апреля. Получается, впереди у вас 2 месяца вместо 12. Готовы проявить смелость и креативность?

    Ставьте на всё

    Люди боятся обязательств. Мы скорее предпочтём оставить право выбора открытым. Мы скорее сделаем несколько инвестиций, чтобы снизить риск.

    Но если вы хотите добиться большего, то необходимо поставить всё на один вариант. На самом деле намного проще и менее рискованно сосредоточиться на чём-то одном, нежели на нескольких вещах. И да, неудача возможна.

    После того, как вы поймёте, чего хотите, свяжите себя непосильными обязательствами. Идите ва-банк. Когда вы сделаете это, поймёте подлинный смысл уверенности, которая может прийти только изнутри.

    После осознания, что ощущение безопасности — исключительно внутреннее чувство, а не то, что находится вне вас самих (вроде постоянного дохода или медицинского страхования), вы увидите себя в новом свете. Ваша вера в себя и свои способности значительно возрастёт. Препятствия, которые когда-то сдерживали вас, станут средством для движения вперёд. Ваше внутреннее состояние будет соответствовать вашим внутренним желаниям. Истинная безопасность — духовная, а не материальная.

    Призыв к действию

    То, как вы настроитесь на игру, во много раз важнее того, как вы будете играть. Чтобы выиграть, перед началом давайте смелые обещания, свяжите себя обязательствами — тогда вам поневоле придётся играть на высшем уровне.

    Двигайтесь дальше, заявите о своих целях публично. Пообещайте большего, а затем приступайте к работе.

    Ваши умения всегда важнее ваших желаний

    Известный психолог Андерс Эрикссон ввёл термин «продуманная подготовка». Его исследование стало известным благодаря Малкольму Гладуэллу, который знаменит своим правилом 10 000 часов.

    Как показывает история, в мировую элиту редко попадают люди с врождёнными способностями. Скорее, туда попадают те, кто большую часть времени посвящает своему ремеслу. Например, большинство лучших мировых скрипачей отыграли 10 000 часов на скрипке до того, как им исполнилось 20.

    Вы можете овладеть чем угодно, и это будет нравиться вам всё больше и больше по мере того, как вы будете совершенствоваться в этом.

    Если вы будете тратить три часа семь дней в неделю, целенаправленно занимаясь конкретным делом, вы наберёте 10 000 часов за 10 лет. Если вы будете тратить четыре часа пять дней в неделю, вы наберёте 10 000 часов за 10 лет.

    Если вы продуманно готовитесь к тому же, чем занимаетесь на работе, значит, можно работать всего 3–4 часа в день. Но ваша деятельность должна быть направленной и продуктивной.

    Расстановка приоритетов и исполнение

    Что за дело, после выполнения которого все остальные покажутся лёгкими или совсем ненужными? В чём вы готовы осознанно практиковаться 3–4 часа в день?

    Упрощение

    Чтобы расставить приоритеты на 3–4 часа, на протяжении которых вы будете оттачивать своё мастерство, вы должны упростить свою жизнь. Без сомнения, избавляться нужно от деятельности, поведения, отношений, которые тянут вас назад.

    Избавиться от всего второстепенного трудно. Только вчера я отправил письмо одному профессору, чтобы предупредить его о том, что больше не смогу принимать участие в совместных исследовательских проектах в этом году. Хотя мне очень нравится работать с этим конкретным профессором, проекты отвлекают меня от моих главных приоритетов — моей семьи, блога и личностного развития.

    Возможно, немного страшно отменять проекты, разрывать обязательства или заканчивать нездоровые отношения. Но, как только вы это сделаете, почувствуете невероятное облегчение. Вы свободны! Свободны от оков внутренних переживаний.

    Призыв к действию

    Упростите свою жизнь настолько, насколько это возможно. У всех нас есть только 24 часа в сутках. Как вы проведёте это время, зависит от ваших приоритетов.

    Если вы не можете определить приоритеты на 3–4 часа в день, то не заслуживаете стать первоклассным специалистом в том, чем занимаетесь. Наметьте план для ежедневной практики, если хотите стать профессионалом. Выполняйте его.

    Ваша сила — в способности выходить за пределы банального

    Человек богат пропорционально количеству вещей, которые он может позволить себе оставить в покое.

    Генри Дэвид Торо, американский писатель, мыслитель, натуралист

    Недавно я проводил Рождество в Омахе с родственниками со стороны жены. Меня всегда вдохновляли их жизни и характеры.

    Мой тесть — очень умный и успешный человек. Он один из тех людей, которые могут сделать всё, что придёт им в голову. Он никогда не сдаётся и всегда выясняет, как сделать то, что он пытается сделать.

    Но что поражает меня больше всего, так это его полное пренебрежение к тому, что является ценным для большинства людей. Несмотря на то что он миллионер, они с женой живут в небольшой квартире. Он не носит модную одежду и не водит дорогие автомобили. Его не волнует внешний вид. Его совсем не заботит, какое впечатление он производит на других людей.

    Но сложно встретить более трудолюбивого и более искреннего человека. Он счастливо живёт в соответствии со своими убеждениями, проводит время со своей семьёй и упорно работает каждый день.

    Призыв к действию

    Избавьте себя от необходимости приобретать всё больше и больше вещей. Хранить то, что имеешь, всегда лучше, чем тратить. Избавьте себя от беспокойства о том, что люди могут о вас подумать.

    Важные ритуалы и привычки для личностного развития

    Мы развиваемся, повторяя что-то снова и снова. По данным одного психологического исследования, чтобы сформировать новую привычку, понадобится 66 дней. Следование новым полезным привычкам поможет максимально раскрыть ваш потенциал.

    Учитесь каждый день

    Обычные люди хотят лёгкости и развлечений. Неординарные люди ищут трудностей и новых знаний.

    Настоящее обучение — сложный процесс, который представляет собой не только накопление знаний. Существует разница между знанием и пониманием. Вы на самом деле не знаете чего-то до тех пор, пока не опробуете это опытным путём, пока не сможете просто это объяснить и сделать. Я могу прочитать все книги о сборке компьютера. Но, пока я не соберу компьютер самостоятельно, я не знаю этого на самом деле. Теория и жизненный опыт — две совершенно разные вещи.

    Поэтому не учитесь только по книгам. Применяйте на практике то, что вы узнали из книг, и делайте реальные вещи. Совершайте ошибки. Приобретайте опыт.

    Ведите дневник

    Если вы не делаете дневниковые записи, вы многое теряете. У этого занятия множество преимуществ. И оно не требует серьёзных усилий. На самом деле, рекомендуется заниматься этим 5–10 минут в день.

    И нет правильного или неправильного способа ведения дневника. Вы можете использовать его для записи важных произошедших событий. Или чтобы записывать свои цели и установки. Или использовать для интересных идей и вдохновения. Или просто сбрасывать в него негативные эмоции.

    Что полезно записывать в дневник:

    • Пишите каждый день 15 раз о цели, которую вы хотите достичь. Причём записывайте цели и установки в настоящем времени (например, «Я женат на девушке моей мечты. Я женат на девушке моей мечты. Я женат на девушке моей мечты»).
    • Записывайте и другие свои цели и ведите списки задач. Я обычно записываю цели на неделю, месяц и год хотя бы один раз в неделю. Повторение внедряет эти цели в моё подсознание и позволяет мне находить новые возможности, которые я мог бы упустить без дневника.
    • Пишите о важных событиях, которые вы не хотите забыть.
    • Пишите об экзистенциальных вопросах (о принципах, Боге, Вселенной и жизни в целом).
    • Пишите о самых важных людях в вашей жизни (о жене, детях, родителях, наставниках).

    Упражняйтесь

    Если вы хотите быть здоровым, счастливым и продуктивным человеком, возьмите себе за привычку регулярно делать физические упражнения.

    Занятия спортом снижают вероятность депрессии, тревоги и стресса. Они также влияют на достижение успеха в карьере. Если вы не заботитесь о своём теле, пострадают и другие аспекты вашей жизни.

    Заключение: стройте жизнь, а не только карьеру

    Одна чрезмерно развитая мышца может препятствовать здоровью и силе в целом. Вы наверняка видели парней из зала с огромными руками или широкими плечами и «куриными» ножками.

    Сфокусироваться только на одной области вашей жизни — то же самое, что ходить в спортзал и снова и снова прорабатывать одну и ту же мышцу, игнорируя все остальные аспекты вашего тела.

    Когда будете планировать свой год, думайте о чём-то большем, а не только об успехе на работе. Планируйте отношения и все важные аспекты вашей жизни, например путешествия, опыт, цели, духовность, личностное развитие — в общем, всё, что вас интересует.

    Многие из моих целей на этот год не имеют никакого отношения к работе.

    Читайте также 🧐

    Как написать хороший план проекта за 10 шагов

    Загрузить это руководство

    Ой! Что-то пошло не так при отправке формы.

    TeamGantt Совет: Мы могли бы написать целую книгу только для этой главы … так мы и сделали! Загрузите наше Руководство по планированию проекта для получения дополнительных указаний по этой теме.

    Каждый проект рассказывает историю о своих целях, команде, сроках и результатах — и для правильной истории требуется подробное планирование и управление проектом. Некоторые из этих историй являются короткими и точными, в то время как другие — эпические романы, изобилующие поворотами.Независимо от продолжительности или уровня драмы, каждая история основана на сюжетной линии или контуре — или, как мы называем это в мире управления проектами, плане проекта.

    Что такое планирование проекта?

    Планирование проекта — это процесс определения масштаба и определения целей и шагов для их достижения. Это один из важнейших процессов управления проектом. Результатом процесса планирования проекта является план управления проектом.

    Какой план проекта?

    План проекта, также известный как план управления проектом, представляет собой документ, содержащий объем и цель проекта.Чаще всего он представлен в форме диаграммы Ганта, чтобы облегчить общение с заинтересованными сторонами.

    Изучение, как разработать план проекта, не должно быть сложным. Продолжайте читать, чтобы узнать, какие шаги планирования проекта нужно выполнить, чтобы создать план проекта, который понравится вашей команде.

    Как написать план проекта за 10 простых шагов:

    В крупный кризис времени? Посмотрите наше видео: Как создать план проекта за 5 простых шагов.

    Шаг 1. Понимание масштаба и ценности вашего проекта

    В своей основе план проекта определяет ваш подход и процесс, который ваша команда будет использовать для управления проектом в соответствии с областью действия.План проекта передает жизненно важную информацию всем заинтересованным сторонам проекта. Если вы относитесь к нему как к чему-то большему, чем сухой документ, и сообщаете об этом аспекте по-разному всем участникам, это может и будет рассматриваться как неотъемлемая часть успеха вашего проекта. Дело в том, что план — это больше, чем даты. Это история вашего проекта, и вы не хотите, чтобы это была настоящая история! Как и у любого хорошо написанного рассказа, есть компоненты, которые делают его хорошим. На самом деле, любой твердый план должен ответить на эти вопросы:

    • Каковы основные результаты?
    • Как мы доберемся до тех результатов и сроков?
    • Кто входит в проектную команду и какую роль они будут играть в этих результатах?
    • Когда команда встретит вехи, и когда другие члены команды будут играть роль в предоставлении или обратной связи по этим результатам?

    Если ваш план отвечает на эти вопросы и информирует вашу команду и клиентов о логистике проекта, вы создаете жизнеспособный стратегический план игры для своего проекта.Чувствуете, что вы написали художественное произведение? Используйте эти вопросы в качестве контрольной суммы после того, как вы создали свой план, и продолжайте читать. Есть несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы убедиться, что план вашего проекта вошел в историю, чтобы быть хорошо написанным и намеченным.

    По своей сути, план проекта определяет ваш подход и процесс, который ваша команда будет использовать для управления проектом.

    Шаг 2. Проведите подробное исследование

    Прежде чем приступить к созданию плана проекта, убедитесь, что вы знаете все факты.Погрузитесь в документы и сообщения, имеющие отношение к проекту. Ознакомьтесь с объемом работ и сопутствующими документами (возможно, запрос предложений или заметки из телефонных звонков или встречи с вашей командой клиентов). Будьте внимательны Разберитесь в деталях и задайте вдумчивые вопросы, прежде чем совершить что-либо. Хороший менеджер проекта хорошо осведомлен и методичен в том, как он или она решает написать план проекта. Как минимум, вы будете нести ответственность за полное понимание:

    • Цели проекта
    • Потребности и ожидания вашего клиента
    • Состав вашей клиентской команды и процесс принятия решений (i.например, как они будут проверять и одобрять работу вашей команды), что может ответить:
    • Кто является спонсором проекта и насколько он / она доступен?
    • Кто PM, и будет ли он или она будет в постоянном контакте с вами? (Они должны быть).
    • Кто из дополнительных заинтересованных сторон должен знать ваша команда?
    Уделите время вашему клиенту, чтобы задать ему сложные вопросы о процессах, организационной политике и рисках.

    Шаг 3: Задайте сложные вопросы

    В дополнение ко всем вашим вопросам о вашей клиентской команде и их ожиданиях выделите некоторое время со своим основным клиентским контактом и задайте им некоторые сложные вопросы о процессе, организационной политике и общих рисках перед созданием плана проекта.Это продемонстрирует, что ваша команда имеет опыт работы с любыми сложными личностями или ситуациями, и что вы заботитесь об успехе проекта с самого начала.

    Вопросы, которые могут повлиять на план проекта:

    • Обсудила ли ваша команда, как вы будете собирать отзывы?
    • Кто окончательный выход? Или кому принадлежит проект?
    • Есть ли заинтересованная сторона, которую мы должны рассмотреть, кого нет в вашем списке? (Президент, декан, супруга начальника?)
    • Какой срок выполнения проекта? Какие факторы или события вызывают эту дату? (встреча, рекламная кампания, событие?)
    • Существуют ли даты, когда вы будете закрыты или недоступны?
    • Будут ли в проекте какие-либо встречи или пункты, на которых вы захотите, чтобы мы представили информацию о текущем статусе проекта большой группе (т.е.е. заседание правления)?
    • Прошла ли ваша команда такой проект в прошлом?
    • Как все прошло?
    • Есть что-нибудь, что помешало бы успешной реализации проекта?
    • Есть ли предпочтительный способ общения и инструменты онлайн-планирования проекта?
    • Есть ли какие-то моменты в процессе, которые некоторые заинтересованные стороны могут не понять, что мы можем объяснить?

    Шаг 4. Создайте план своего проекта.

    Получив необходимые ответы, уделите немного времени обдумыванию ответов в свете целей проекта и того, как ваша команда может подойти к аналогичному проекту.Если вы не знаете, с чего начать, посмотрите на вопросы в начале этой главы, чтобы обрисовать, кто, что, когда и как в проекте. Подумайте о задачах, которые обозначены в объеме работ, и попробуйте придумать подход к планированию проекта и управлению, создав схему высокого уровня. Все, что вам нужно, это календарь для проверки дат.

    Первый набросок может быть очень грубым и выглядеть как структура разбивки работ, как отмечено в Главе 4. Убедитесь, что ваш набросок включает в себя:

    • Результаты и задачи по их созданию
    • Процесс утверждения вашего клиента
    • Сроки, связанные с задачами / конечными результатами
    • Идеи относительно ресурсов, необходимых для задач / конечных результатов
    • Список допущений, которые вы делаете в плане
    • Список абсолютных понятий, относящихся к бюджету проекта и / или срокам

    Примечание : Всегда будет несколько способов выполнить работу, которую вы планируете, и легко сфокусироваться на том, как будет выглядеть конечный продукт.Не ходи туда. Вместо этого сосредоточьтесь на механике того, как это произойдет. Привязанность к исполнению только сбьет вас с толку и, вероятно, заставит вас чувствовать себя не впечатленным конечным продуктом, потому что это не то, что вы предполагали. Напомните себе: вы должны планировать и направлять проект, а не создавать его.

    План проекта поможет вам организовать свои мысли, сформулировать, что может работать для проекта, а затем превратить все в дискуссию. Потратьте время, чтобы составить простую схему плана проекта — пока не нужно иметь все детали.Это закладывает основы для прочного, устойчивого плана проекта.

    Шаг 5. Поговорите с вашей командой

    Если вы прочитали главы 1 и 2, вы знаете, что руководители проектов должны постоянно поддерживать связь со своими командами. Начало проекта должно начинаться с четкого информирования о целях проекта и усилиях, необходимых для их достижения. Это приходит с пониманием того факта, что менеджер проекта не может быть единственным, кто пишет план проекта. Конечно, вы можете попробовать — но если вы заинтересованы в командном вступлении, вы не будете.Причина, по которой вы этого не сделаете, заключается в том, что вы не хотите ставить себя или свою команду в неловкое положение, не придя к консенсусу в отношении подхода, прежде чем представить его своему клиенту. Делать это было бы все равно, что нанести удар каждому из ваших коллег в спину. Не очень хорошо для старой репутации.

    Замечательно также использовать окружающих вас супер-умных людей, чтобы узнать их мнение о том, как команда может выполнять поставленные задачи без ущерба для бюджета и морального духа команды. Как менеджер проекта, вы можете выбрать подход к водопаду или гибкому подходу, но когда дело доходит до него, вам нужно знать, что команда может реально выполнить план.

    Вы также можете использовать время проверки плана проекта, чтобы подвергнуть сомнению свое собственное мышление и подтолкнуть команду к новому подходу к работе. Например, если вы работаете над дизайном веб-сайта, могут ли дизайнеры начать создавать визуальные концепции во время разработки каркасов? Будет ли это иметь смысл для этого проекта и для команды? Можете ли вы иметь два ресурса, работающих над одной и той же задачей одновременно?

    Реализация идей в команде и открытый диалог о подходе могут помочь вам не только в разработке плана проекта, но и в том, чтобы все думали о проекте одинаково.Этот тип участия и общения формирует доверие в команде и вдохновляет людей работать вместе для достижения цели. Он может творить чудеса на благо вашей команды и вашего проекта.

    Шаг 6: Напишите свой полный план проекта

    Когда у вас есть вся необходимая информация и вы поговорили со всеми сторонами, вы должны чувствовать себя более чем достаточно комфортно, чтобы составить надежный план проекта, используя любой инструмент для тебя. (Гм, TeamGantt прекрасно работает для многих счастливых клиентов).Любой хороший онлайн-инструмент планирования проектов поможет вам формализовать ваши мысли и изложить их в последовательной, удобочитаемой форме.

    Сделайте его читабельным

    Сделайте ваш план проекта читабельным, используйте некоторые навыки форматирования, чтобы убедиться, что задачи, продолжительность, этапы и даты кристально чисты. Постарайтесь составить простой план проекта — чем проще и понятнее, тем лучше. Независимо от того, какой инструмент вы используете, вы должны включить следующие функции:

    • Включить всю необходимую информацию о проекте:
    • Имя клиента, Имя проекта
    • Номер версии, Дата доставки
    • Разбить этапы и результаты в разделах путем создания заголовков и выделение последующих задач.(Чтение одного длинного списка задач действительно однообразно и может ошеломить даже самых лучших из нас.)
    • Укажите, какая команда отвечает за каждую задачу. (Пример: «КЛИЕНТ: предоставить отзыв»)
    • Добавьте ресурсы, отвечающие за каждую задачу, чтобы не было путаницы в том, кто за что отвечает.
    • Обязательно четко указывайте продолжительность заданий. Каждое задание должно иметь дату начала и окончания.
    • Добавьте примечания к задачам, которые могут показаться запутанными или требуют объяснения. Это никогда не повредит добавить детали!
    • Вызвать зависимости проекта.Это важно, когда вы планируете риск задержек.
    • Включите логотип вашей компании и логотип вашего клиента, если вам нравится.
    • Используйте фирменные шрифты вашей компании, если вы действительно хотите.

    В программном обеспечении TeamGantt для управления ресурсами вы можете назначить ответственных за каждую задачу, чтобы не было путаницы в том, кто за что отвечает.

    В дополнение ко всему этому вы должны быть максимально гибкими, когда дело доходит до представления плана вашего проекта.Когда вы представляете свой план, не существует абсолютного, если вы и ваша команда понимаете, что входит в один план. Помните, что люди воспринимают информацию по-разному; в то время как некоторые люди предпочитают просмотр списка, другие могут предпочесть просмотр календаря или диаграммы Ганта. Вы можете заставить все эти варианты работать, если вы предприняли шаги для создания надежного плана. Если ваша команда в настоящее время предпочитает традиционную диаграмму Ганта в Excel и еще не готова использовать TeamGantt, попробуйте наш бесплатный шаблон Excel.

    Вы должны быть максимально гибкими, когда дело доходит до того, как представлен ваш план.

    Шаг 7. Выполните свой план в TeamGantt

    TeamGantt, онлайн-инструмент планирования проекта, дает вам возможность быстро и легко построить план проекта с использованием большинства из перечисленных выше советов, а также упрощает его настройку с помощью простого перетащить функцию. Создание диаграммы Ганта на основе шагов, которые вы наметили для своей команды, легко и забавно. Кроме того, после того, как вы создали свой проект, вы можете быть спокойны, зная, что вы думаете заранее, и иметь план, который будет сопровождать вас по ходу дела.Попробуйте и создайте диаграмму Ганта совершенно бесплатно!

    Шаг 8: Опубликуйте свой план

    Вы почти закончили! Вы провели исследование, обрисовали свой подход, обсудили его со своей командой и составили официальный план проекта. Сделайте себе одну быструю услугу и попросите кого-нибудь из вашей команды проверить его, прежде чем передать его своим клиентам. Нет ничего более неловкого, чем быть руководителем проекта и представить план с ошибкой, например, с неправильной датой. Это займет у кого-то 10 минут, и вы будете спокойны.

    Шаг 9: Поделитесь своим планом с командой и убедитесь, что он ее прочитал!

    После того, как вы вложили всю эту работу в создание этого важного документа, вы хотите убедиться, что он действительно проверен. Когда вы предоставляете свой план проекта, убедитесь, что вы предоставили его резюме в прозаическом формате. Краткое сообщение, которое охватывает общую методологию, ресурсы, предположения, сроки и связанные с ними сроки проверки, поможет вам донести, что план проекта означает для проекта и для всех участников.

    Не стесняйтесь об этом: объясните мысль, которая вошла в процесс составления плана проекта, и откройте его для обсуждения. Это может быть хорошо, чтобы настроить вызов для просмотра плана построчно с клиентом. Это гарантирует, что ваш клиент поймет процесс и что означает каждый шаг в плане. Конечно, вам, возможно, придется объяснить это несколько раз, но, по крайней мере, вы прилагаете усилия, чтобы помочь установить хорошие стандарты планирования проектов по всем направлениям и обучить своих клиентов тому, как работает ваша команда.И снова, это показывает, что вы заботитесь.

    Шаг 10. Подготовка к планированию

    Некоторые проекты гладкие и простые в управлении, а другие — полный кошмар, который будит вас в 3 часа ночи каждую вторую ночь (это происходит). Независимо от этого, планы изменятся. С хорошей командой и четким объемом работы вы на пути к созданию надежного плана, который будет управляемым и хорошо продуманным. Наличие надежного плана проекта — ваша лучшая защита от проектного хаоса.

    Если вы спокойный руководитель проекта, который может адаптировать ваш подход и ваш план, чтобы идти в ногу с указанием соответствующих рисков, вы будете счастливы.В противном случае ежедневные изменения омрачат ваше видение, и вы сосредоточитесь на вещах, которые не помогут вашей команде, вашему клиенту или проекту. И помните: руководители проектов тоже могут повеселиться! Так что выбирайте масштаб своего проекта, копайтесь в собственных исследованиях и начинайте писать свой следующий шедевр.

    Планируйте свой проект за считанные минуты

    Узнайте, насколько простым может быть планирование проекта с TeamGantt. Создайте свой первый график Ганта бесплатно!

    10 советов для планирования вашего мероприятия

    В тот момент, когда вы решаете организовать и провести мероприятие, вы вступаете в цикл управления событиями, который можно разделить на пять этапов:

    1. Планирование мероприятия : от идеи до плана действий.
    2. Организация мероприятия : от плана действий до исполнения.
    3. Продвижение мероприятия : Распространение информации и продажа билетов.
    4. Проведение мероприятия : Обеспечение бесперебойной работы в течение дня.
    5. После мероприятия : Спасибо и последующие мероприятия.

    Это называется «цикл», потому что он имеет тенденцию начинаться заново: вы используете результаты последнего события для планирования следующего (если, конечно, вы планируете только одноразовое мероприятие).

    В течение пяти статей мы более подробно рассмотрим каждый из этапов. В каждой статье мы дадим вам конкретные шаги «сделайте это сейчас», которые вы можете выполнить сразу.

    Сегодняшняя глава посвящена планированию вашего мероприятия. Пошли!

    Планирование вашего мероприятия

    Вот где это начинается. Может быть, у вас уже есть очень конкретная идея для события. Или, может быть, вы только знаете, что вы хотите организовать один и нужно немного вдохновения.

    В любом случае, отлично! Пришло время выяснить, как спланировать мероприятие с нуля.

    Эта стадия посвящена изложению основ и ответам на следующие ключевые вопросы:

    Какова цель моего мероприятия?

    Это даст вам четкую направленность на предстоящие этапы и поможет вам расставить приоритеты.

    Кто является целевой аудиторией?

    Это повлияет на вашу стратегию общения, какие каналы вы используете, ваш тон голоса и так далее.

    Как ты это сделаешь?

    Речь идет о составлении плана будущих шагов. У вас есть команда, или вы будете делать все самостоятельно? Что нужно иметь и что приятно иметь?

    Вы должны выйти из этой стадии с твердым планом действий и четким представлением о том, что делать дальше.

    10 вещей, которые вы можете сделать прямо сейчас

    Вот 10 шагов планирования событий, которые вы можете выполнить немедленно.

    1. Нужно вдохновение? Начни разговор!

    Безусловно, лучший способ выбраться из своего пузыря и найти массу свежих идей — буквально попросить их. К счастью, Интернет делает это невероятно простым.

    Поиск сообществ организаторов мероприятий. В Facebook и чатах Twitter есть множество сообществ для мероприятий (см. #EventProfs).Нажмите на разговор или начните новый.

    Это проще, чем может показаться. Взять хотя бы Quora.com. Задать вопрос действительно так просто, как 1, 2, 3:

    1. Зарегистрировать аккаунт (это займет минуты, если не секунды)
    2. Задайте свой короткий вопрос. Как насчет: «Я хотел бы организовать [вставить тип события]. Не могли бы вы поделиться некоторыми идеями по темам и интересным мероприятиям, которые я мог бы рассмотреть?»
    3. Подождите, пока откликнется.

    Вы почти гарантированно получите хотя бы несколько ответов, которые могут привести к дальнейшим вопросам и идеям. Этот подход работает так же хорошо на Facebook, Twitter и в других местах. Попробуйте!

    2. Поместите цель в бумагу

    Когда у вас есть четкое представление о том, о чем идет ваше мероприятие, запишите одно предложение, описывающее его цель. Что-то вроде:

    «Я организую это [конкретное событие], потому что [причина]» или «Моя цель с этим [конкретным событием] состоит в [цели].»

    Продолжайте редактировать, пока предложение полностью не укажет вашу истинную мотивацию. В идеале, это должно быть чем-то, чем вы действительно увлечены.

    Напечатайте предложение большими жирными буквами и креативным шрифтом, если вам нравится. Повесьте его где-нибудь, где вы увидите это ежедневно. Это поможет вам сосредоточиться и даст вам энергию для продолжения.

    3. Откройте для себя своего «идеального» гостя

    Какой твой идеальный гость? Что он / она делает, и почему они посещают? Точное знание того, кто идет на ваше мероприятие, является ключом к созданию отличного сообщения и привлечению большего количества людей.

    Итак, как вы находите этого неуловимого «идеального» гостя? Почему вы становитесь так называемой «персоной мероприятия»!

    Представьте себе типичного человека, посещающего ваше мероприятие. Дайте им имя, которое отражает их личность (например, «Вечеринка Пит»). Запишите их возраст, пол, мотивы, ключевые черты и краткую биографию. Вы можете получить карту, похожую на этот пример из SEO Savvy:


    Предоставление вашим гостям лица и «жизни» поможет вам вспомнить, что вы организуете мероприятие для реальных людей с настоящими надеждами и ожиданиями.

    Персона может быть настолько подробной или простой, как вам нравится. Важно то, что это дает вам внимательного гостя, чтобы сосредоточиться на. Вот фантастический инструмент, который позволяет вам создавать персонажей — совершенно бесплатно.

    Этого должно быть достаточно, чтобы начать, но если вы хотите совершить глубокое погружение, вот отличное руководство по созданию персонажей.

    4. Найдите идеальный хэштег

    Нет, хэштег не просто трюк. (Даже если это часто бывает так.)

    Отличный хэштегом в краткой и запоминающейся форме будет отражена суть вашего мероприятия. Это будет:

    1. Помочь вам сосредоточиться при планировании вашего мероприятия.
    2. Мгновенно расскажите своим гостям, для чего они.

    Как вы увидите в следующих главах, вы можете многократно использовать свой хэштег на этапах «организовывать» и «продвигать».

    Застрял? Попробуйте что-то вроде этого супер простого инструмента.

    Он преобразует введенное вами предложение — название события, слоган или броскую фразу — в несколько различных форматов хэштега. Не совсем ракетостроение. Но он также сканирует Twitter на наличие текущих упоминаний о хэштеге, чтобы убедиться, что вы не придумали что-то, что уже используется. Вы не хотите соревноваться за внимание с другими событиями и действиями.

    5. Составьте список мест проведения мероприятия

    Хотя вам пока не нужно останавливаться на месте, самое время составить короткий список.

    Загрузите выбранную вами электронную таблицу — Excel, Google Sheets или другую — и запишите все места, которые вы считаете подходящими. Теперь, чтобы помочь вам сузить список, добавьте следующие столбцы для каждого из них:


    • Стоимость . Сколько стоит само место проведения? Какова плата за любые потенциальные дополнительные услуги, которые могут вам понадобиться?

    • Расположение . Насколько легко для ваших посетителей найти и добраться до места.Могут ли ваши исполнители и провайдеры общественного питания добраться туда без особых хлопот?

    • Услуги . Некоторые заведения предлагают свой бар или услуги общественного питания. Хотите воспользоваться этим? Если ваше мероприятие включает музыкальные выступления или презентации: как обстоят дела с акустикой и звуковым оборудованием? Как насчет страхования и вариантов парковки?

    • Вибе . Вы лучший судья здесь. Некоторые места просто не созданы для определенных событий.Вы бы не дали инди-концерт в конференц-зале отеля, верно?

    • Вместимость . Сколько гостей вы ожидаете? Проверьте максимальную вместимость помещения и любые ограничения, чтобы убедиться, что он не слишком душный или слишком воздушный.

    Этот удобный инструмент поможет вам быстро оценить, сколько человек вы можете разместить в помещении, основываясь на разной планировке помещения. Он идеально подходит для конференций и торговых выставок, но также может помочь со многими другими типами мероприятий.Если вы находитесь в Соединенном Королевстве, это может даже помочь вам найти конкретное место для ваших нужд!

    6. Составьте быстрый бюджет

    Мы дадим вам это не самое гламурное задание. Но наличие бюджета имеет важное значение для определения приоритетов ваших расходов, выяснения того, сколько вы можете инвестировать в продвижение по службе, и определения того, сколько нужно брать за билеты.

    Опять же, простая программа для работы с электронными таблицами проходит долгий путь. Начните со следующих полей:

    • Позиция : Удельный расход.
    • Описание : Еще несколько подробностей о расходах.
    • Поставщик : Поставщик товаров или услуг.
    • Ориентировочная стоимость : Что вы ожидаете потратить на это.
    • Фактическая стоимость : После того, как вы определились с окончательной ценой, это поможет вам понять, продолжаете ли вы идти по пути.

    Вы можете добавить дополнительные поля для заметок и других подробностей позже, но сейчас это будет сделано.

    Возможно, самая трудная часть — это помнить каждый отдельный расход. Хотя окончательный список зависит от вашего мероприятия, вот несколько типичных для начала:

    • Кейтеринг
    • Украшения
    • Оборудование
    • Развлечения
    • Страхование
    • Маркетинг
    • Транспорт
    • Место проведения

    Мы также рекомендуем составлять бюджет на непредвиденные расходы, чтобы потом вас не застали врасплох.Вы получите что-то вроде этого:


    Теперь у вас есть исчерпывающий обзор вашего бюджета и рекомендации по будущим усилиям по планированию. Если вы застряли, Microsoft предлагает несколько онлайн-шаблонов для составления бюджета.

    7. Согласитесь на свидание

    Это важно. Это поможет вам установить предельные сроки для планирования деятельности и даст вам веху для достижения цели.

    Чем раньше вы начнете планировать свое мероприятие, тем больше у вас шансов получить желаемое место и максимально использовать продвижение событий.

    Что нужно учитывать при выборе даты события:

    • Главные праздники . Если ваше мероприятие не связано с праздниками, вы не хотите, чтобы оно совпадало с основными государственными праздниками. Подумайте о том, что ваша личность, скорее всего, будет делать во время этого праздника. (Они могут пойти домой на Пасху, но любят выходить на вечеринку в День Св. Пэдди.)

    • Другие события . Сделайте поиск в Google для крупных местных событий.Есть ли фестиваль, на котором ваши потенциальные гости могут присутствовать вместо вашего мероприятия? В вашем районе проводятся крупные спортивные соревнования, которые могут заблокировать доступ к выбранному вами месту?>

    После того, как вы выбрали дату, отметьте ее в своем календаре. Попробуйте распечатать его и повесить рядом с вашим мотивационным предложением. Вот и все: ваше событие действительно происходит!

    8. Визуализируйте день вашего мероприятия

    Представьте себе идеальный день, когда все проходит без сучка и задоринки.Сделайте своего рода мысленное прохождение того, как этот день пройдет. Какова повестка дня? Какова атмосфера? Есть ли спектакли, выступления, веселые мероприятия, еда и напитки?

    Если это поможет, напишите на листе бумаги график событий высшего уровня с основными моментами дня. Вот так:

    • 7:00 Прибытие экипажа.
    • 8:00 Столы накрыты.
    • 8:30 DJ выходит на сцену.
    • 9:00 Двери открыты.
    • … и так далее

    Мельчайшие детали уже не так важны. Скорее всего, вы будете менять этот план много раз, поскольку некоторые вещи встают на свои места, а другие проваливаются. Суть в том, чтобы придать ощущение реальности вашему предстоящему событию.

    Этот вид умственных упражнений также неоценим для косвенной ловли чего-то, что вы пропустили. Когда вы представляете, как ваши гости танцуют в приподнятом настроении, вы можете внезапно забыть проверить, есть ли на местах в вашем списке даже танцевальные площадки.

    9. Собери свою команду

    Теперь у вас есть список мест, бюджет и примерный план на день. Здесь возникает важный вопрос: кто помогает вам сделать все это?

    Некоторые из вас могут летать в одиночку, и это просто модно. Другие захотят, чтобы основная команда людей помогла им организовать и провести мероприятие.

    Начните вводить названия для различных мероприятий, которые вы уже запланировали и записали. Кто будет нести ответственность за переговоры с местом проведения? Кто отвечает за питание? В день мероприятия кто будет обслуживать двери и сканировать билеты?

    Как мы уже упоминали, на объектах часто будет кейтеринг и другой персонал, который поможет вам с вашим мероприятием.Это может быть преимуществом в день — они знают все входы и выходы и привыкли к проведению всевозможных мероприятий.

    Еще один отличный вариант — собрать пакет, который может помочь вам найти добровольцев. Люди, интересующиеся основными докладчиками вашего мероприятия или выступающей группой, часто будут рады помочь в обмен, скажем, на бесплатные билеты.

    Знание вашей команды и сотрудников мероприятия заранее сделает процесс более гладким.

    10. Возьмите пошаговый контрольный список планирования

    Теперь пришло время собраться и подготовиться к следующему этапу. Вы должны наметить шаги отсюда.

    Угадай что? Нет необходимости изобретать велосипед. Вы не первый человек, задающийся вопросом, как спланировать мероприятие. Вы найдете бесчисленное множество контрольных списков, которые проведут вас через важные этапы планирования и управления вашим мероприятием. Вот один из нас, чтобы вы начали.

    Отложите всего на 10-15 минут.Просмотрите все пункты контрольного списка и выясните, как они относятся к вашему мероприятию. Если вы работаете с командой, соберите всех вместе, чтобы пройти контрольный список. Добавьте другие соответствующие элементы и удалите те, которые вам не нужны.

    Вы сделали!

    Теперь у вас есть план на игру. Пришло время воплотить это в жизнь. Как именно? Это тема следующей главы.

    Хотите еще?



    Планируете новое событие? Billetto — это платформа для билетов на мероприятия, которая позволяет любому человеку за считанные минуты создать красивую страницу события.Легко вставляйте видео, добавляйте изображения и стилизуйте свою страницу так, как вам нравится. Каждая страница события в Billetto разработана для того, чтобы отлично выглядеть на всех устройствах — мобильных, планшетных или компьютерных.

    С Billetto вы можете продавать оплаченные билеты, регистрировать гостей, принимать пожертвования или предлагать товары и ваучеры на еду. Заинтересованы? Начните ниже или узнайте больше о возможностях Billetto.

    ,

    Как написать план проекта за 8 простых шагов

    Пятница. Вы зарегистрировались в своей команде, ваши проекты намечены, и вы готовы к следующей неделе. Ваши выходные выглядят ярко.

    Внезапно ваш начальник приходит к вам с интересными новостями. Вы будете возглавлять следующий крупный многопрофильный проект с ключевым клиентом, и его запуск состоится на следующей неделе. Это хорошая новость, но теперь этот призрак вырисовывается в выходные. Вам нужно организовать проект как можно скорее, но с таким количеством заинтересованных сторон, с чего вы вообще начнете?

    Процесс планирования проекта может быть сложным, особенно когда проекты становятся более сложными.По данным Forbes, 25% технологических проектов проваливаются, что является мрачной статистикой для руководителей проектов. Хорошей новостью является то, что вам не нужно быть экспертом по управлению проектами — или жертвовать своими выходными — чтобы спланировать успешное начало проекта за короткий промежуток времени. Вам просто нужно понять 8 простых шагов, как написать план проекта.

    Как написать план проекта за 8 простых шагов …

    Шаг 1. Объясните проект ключевым заинтересованным сторонам, определите цели и получите первоначальный бай-ин

    Первый шаг в любом проекте — определить «что» и «почему».Ключевые заинтересованные стороны имеют влияние и полномочия определять, является ли проект успешным, и их цели должны быть выполнены. Даже если проект исходит от самого генерального директора, вам все равно нужно их участие.

    Используйте этот начальный разговор, чтобы выровнять, определить цели и определить ценность проекта. В этой части процесса планирования проекта обсудите потребности, ожидания и установите базовые показатели для масштаба проекта, бюджета и сроков. Это создает прочную основу для вашего рабочего плана проекта.Для начала рассмотрите возможность использования шаблона плана проекта. Venngage предлагает более 30 шаблонов плана проекта для визуализации вашей стратегии и обеспечения успеха вашего проекта.

    Вопросы, которые вы должны рассмотреть с заинтересованными сторонами:

    • Как составить план проекта, соответствующий целям компании?
    • Чего ждут заинтересованные стороны? Что от них ожидать?
    • Как вы будете измерять успех?
    • Какие у вас ресурсы?
    • Какие активы или результаты ожидаются от этого проекта?

    Шаг 2. Перечислите цели, выровняйте ОКР и наметьте проект

    По словам руководителей, отсутствие четких целей является причиной 37% провалов проекта.Без четких целей вы обнаружите, что требования, задачи и сроки, установленные вами для рабочего плана проекта, никак не связаны с ними. Но теперь, когда у вас есть список основных потребностей заинтересованных сторон и их участия, начните назначать их целям и ОКР. OKR — это метод планирования и постановки целей, прославленный Intel и Google. Ваш проект должен соответствовать ОКР вашей команды и компании.

    Попробуйте записать цели проекта на доске плана проекта и связать их с требованиями заинтересованных сторон, которым они соответствуют.Оттуда выстроите структуру, основные этапы и задачи, необходимые для достижения этих целей. Вехи могут определять точки регистрации на протяжении всего проекта, так что всем ясно, как выглядит прогресс, каковы ожидания и когда они будут измерены.

    Шаг 3: Создать документ по проекту

    Теперь, когда у вас есть набросок проекта, ваши задачи приведены в соответствие с целями и заинтересованность команды, пришло время создать документ о проекте, подробно описывающий элементы проекта, которые вы перечислили на шаге 2.

    Посмотрите на каждый результат и определите ряд задач, которые должны быть выполнены, чтобы выполнить каждый. Для каждой задачи определите, сколько времени потребуется, необходимые ресурсы и кто будет отвечать за ее выполнение. Доработайте и запишите детали проекта, чтобы у всех был единый источник правды. Сделайте документ легко доступным, как в вашем инструменте управления проектами, чтобы уменьшить вероятность дорогостоящего недопонимания.

    При подготовке документации о масштабах проекта и расчете заработанной стоимости это должно быть стандартной практикой, 1 из 4 руководителей проектов, опрошенных в рамках обследования состояния управления проектами в Веллингстоне, сказал, что они «никогда» или «иногда» готовят стандартные аналитические документы.Создание одного гарантирует, что вы выделяетесь из толпы и помогает всем оставаться на одной странице.

    Шаг 4. Составьте подробный график проекта

    С вашими целями, задачами и вехами, уже намеченными для вас, пришло время начать включать ваш проект в график. Диаграмма Ганта — это удобный инструмент, который поможет вам легко визуализировать график проекта. Это интерактивная временная шкала, которая дает вам полное представление о ходе проекта, объеме работ и зависимостях.

    Зависимости — это задачи, которые необходимо выполнить перед началом других задач.При планировании задач используйте подзадачи, чтобы разбить большие задачи на более мелкие. Это может упростить создание отчетов (вы можете прочитать наше руководство о том, как написать отчет по управлению проектами!) И управление ресурсами. Давайте определим каждый:

    • Задачи: Индивидуальные задачи, которые люди должны выполнять для достижения ваших целей.
    • Подзадачи: Не дольше, чем на несколько дней, это поможет вам выполнить задачу и разбить ее на более мелкие этапы, которые завершат большую задачу.
    • Вехи: Основные фазы или события в вашем проекте, которые помогают разбить проект. Используйте вехи в качестве точек регистрации на протяжении всего проекта.

    Pro tip: Хотите узнать маленький секрет? Когда вы их настраиваете, добавьте подушки к ключевым задачам, чтобы у вас было место для маневра для пожарных учений или неожиданных узких мест — например, если клиенту требуется дополнительное время для проверки или член команды вызывает больных. В идеальном мире некоторые задачи могут занять день. Так что, может быть, вы делаете это два в вашем плане.Не нужно придавать каждой задаче подушку. Взвесьте риски и добавьте их там, где это имеет смысл. Будущее тебя поблагодарит.

    Шаг 5. Определите роли, обязанности и ресурсы

    Ресурсы — это люди, оборудование или деньги, необходимые для завершения проекта. После того, как вы выбрали свои инструменты и получили бюджет, не забывайте о своих людях. Даже люди, которые уже знают, как написать план работы над проектом и сделали это сто раз, могут недооценивать свои трудовые потребности.

    Диаграмма RACI помогает вам точно определить, кто будет делать то, что для вашего проекта. Это матрица всех задач проекта, в сочетании с тем, кто несет ответственность (назначен для выполнения работы), подотчетен (имеет право да / нет / имеет право вето), консультируется (нуждается в утверждении или содействии) и информируется (должен знать о действии или решение). Здесь вы найдете все, что вам нужно знать о графиках RACI.

    Когда вы начнете назначать задачи, убедитесь, что вы учитываете пропускную способность. Разъясните обязанности и ожидания каждого человека.Помните, что 95% работников сообщают, что работают в более чем одной команде или проекте одновременно, и если проекты не согласованы, рабочие нагрузки становятся слишком напряженными для команд. Согласно нашему недавнему докладу об эпидемии стресса, из-за стресса около 50% работников начинают искать другую работу, а 25% — вообще увольняются со своей нынешней работы.

    Планируя свой проект, подумайте, как вы будете фильтровать входящие запросы, которые влияют на график или бюджет проекта. Знание того, как рассчитать заработанную стоимость для мониторинга уровня выполненной работы над проектом, является обязательным условием.Для менеджеров проектов такие инструменты, как Wrike Resource, могут помочь вам визуализировать задачи для вашего проекта с точки зрения рабочего процесса команды, предоставляя вам наглядность и гибкость для балансировки рабочих нагрузок.

    Шаг 6: Определите процесс связи и регистрации

    Согласно McKinsey, сотрудники тратят почти 20% рабочей недели на поиск и сбор информации. Кроме того, неэффективное общение и сотрудничество являются двумя основными причинами стресса на рабочем месте.Когда заинтересованным сторонам приходится копаться в страницах электронных писем или постоянно запрашивать обновления, они получают разочарование и провалы в мотивации.

    Уменьшите разочарование, разместив все элементы проекта — например, активы, разговоры, задачи, сроки выполнения, обновления, отчеты — в одном месте, например, инструмент для совместной работы. Это позволяет легко отслеживать прогресс, делиться обновлениями и вносить изменения. Определите, как каждый должен общаться на протяжении всего проекта, и держите его в одном инструменте, чтобы каждый мог получить доступ к информации.

    Шаг 7: Запланируйте, что все идет не так, как планировалось

    Даже если вы являетесь экспертом и уже знаете, как написать план проекта, правда в том, что все проекты имеют изгибы и повороты — вот что делает их забавными.Вы дали себе некоторое пространство для дыхания во время процесса планирования, вы убедились, что все знают свою роль, и вы установили связь.

    Но прежде чем приступить к работе, сядьте и определите потенциальные проблемы, такие как предстоящие каникулы для членов команды, праздники или внешние команды, которые могут быть вовлечены. Установите четкую цепочку команд и перечислите ключевые контакты в проекте. Информируйте заранее о рисках, чтобы вся команда могла быть готова решать их вместе.

    Шаг 8: устроить вечеринку!

    Каждый успешный проект нуждается в запуске.Установить быструю встречу с ключевыми заинтересованными сторонами и иметь четкую повестку дня. Ваша цель должна состоять в том, чтобы все были на одной странице с целями, ролями, процессом и сроками. Ваша повестка дня должна включать в себя все, на чем вы сосредоточены в вышеуказанных шагах:

    • Определите цели проекта и ценность, которую они приносят.
    • Перечислите активы, которые проект должен доставить.
    • Нарисуйте связь между требованиями заинтересованных сторон и задачами проекта.
    • Покажите временную шкалу (диаграмму Ганта) проекта, чтобы каждый мог видеть зависимости и знать ожидаемые даты.
    • Опишите роли и обязанности каждого участника.
    • Узнайте, как и где все будут общаться на протяжении всего проекта, куда они могут обратиться за информацией — например, документом вашей области применения — и к кому обращаться с вопросами.
    • Обсудите риски и убедитесь, что команда подготовлена.
    • Получи это последнее обязательство!

    Бонусный совет: Вам не нужно каждый раз начинать с нуля! Теперь, когда вы знаете, как написать план проекта, совместимый с вашей командой, вы можете скопировать план проекта в шаблон для использования снова и снова.По мере роста вы можете создавать несколько шаблонов для конкретных типов рабочих планов проекта. Давайте начнем прямо сейчас с этими бесплатными примерами шаблонов планов проектов.

    Как добраться до конца

    Похоже, ваши выходные сохранены! Пожалуйста. Теперь вы наделены полномочиями в процессе планирования проекта, и после этого у вас будет простой шаблон плана проекта, который поможет вам привести ваш следующий проект к успеху — и следующий после этого. На самом деле, все эти сложные проекты станут такими простыми, что, возможно, вы начнете чувствовать, что находитесь в отпуске.Правильно?

    Теперь, когда вы освоили, как написать план проекта, вот несколько советов по управлению проектами, которые помогут вашей команде работать более эффективно.

    ,

    Как спланировать приложение | 7 Little

    Есть многообещающая идея для приложения на уме? Большой! Это 20% от того, что вам нужно сделать, чтобы создать процветающий продукт, уже сделано!

    Далее следует более сложная часть, где вам действительно нужно превратить свою идею во что-то, что работает.

    Мы собираемся углубиться в визуальную стратегию, которая поможет вам ускорить процесс разработки вашего приложения. Читайте дальше, чтобы узнать, как планировать приложение, используя простые в использовании инструменты визуализации.

    1.Сначала определите спецификации

    Есть несколько спецификаций, которые вы должны определить, прежде чем приступить к разработке своего приложения.

    Эти спецификации подпадают под ваш бизнес-план — какие документы вы хотите сделать и как вы планируете это сделать.

    Узнайте, как визуально улучшить ваш бизнес-план здесь.

    целей для приложения

    В процессе планирования мобильного приложения поставленные цели помогут вам решить, какие функции добавить, и как следует разрабатывать и проектировать мобильное приложение.

    Теперь поставленные цели могут варьироваться от того, что вы хотите, чтобы ваше приложение делало, до того, как вы будете продавать его людям. Важно сесть и определить, что это такое. Задай себе вопрос

    • Какова цель вашего приложения?
    • Как это поможет упростить жизнь своим пользователям?
    • Как это поможет решить проблемы своих пользователей?
    • Как вы планируете продавать его своей целевой аудитории?

    Ответы на эти вопросы помогут вам наметить цели, на которых вы должны сосредоточиться.И как только вы согласитесь с ними, расставьте приоритеты для своих целей, чтобы вы знали, с чего начать.

    Совет. Обычно рекомендуется поддерживать максимальные значения 1-2, чтобы ваше приложение было целенаправленным и простым в использовании.

    Кто ваша целевая аудитория?

    Понимание вашей целевой аудитории жизненно важно для разработки вашего приложения.

    Среди информации, такой как возраст, пол, карьера, местоположение и другие количественные данные, вы также должны узнать о требованиях, проблемах, потребностях и обязанностях вашего пользователя.

    Другая качественная информация, которую вы должны иметь в виду — это технологии, которые используют ваши пользователи, с какими платформами (Android / iOS) они знакомы, какие функции приложений они предпочитают и т. Д.

    Например, используя диаграмму Венна, вы можете определить, каким функциям приложения вы должны отдавать приоритет, учитывая различные типы клиентов, которых вы бы привлекли.

    Example of a Venn Diagram

    Нажмите на шаблон, чтобы отредактировать его онлайн

    2. Мозговой штурм Решения

    Теперь, когда вы знаете, какая ваша целевая аудитория и какие у них проблемы, пришло время выяснить, как использовать ваше приложение для решения этих проблем.

    Это требует мозгового штурма идей в вашей команде. Чтобы облегчить сеанс, вы можете использовать визуальный инструмент, такой как карты разума. Что особенного в интеллектуальных картах, так это то, что они повышают производительность, помогая вам лучше структурировать или организовать свободный поток идей.

    Заполненная карта разума, построенная вокруг одной темы — в данном случае, проблемы, с которой сталкивается ваш пользователь — даст вам краткий обзор того, как вам следует подходить к ситуации и принимать быстрые решения.

    Совет: Цветовой код — используйте разные цвета для представления каждой из ваших основных ветвей — ваши карты разума для лучшей организации идей.

    Example of a Mind Map

    Нажмите на шаблон, чтобы отредактировать его онлайн

    3. Нарисовать пользовательские потоки

    Чтобы определить, какие функции добавить в ваше приложение, вам нужно знать, как пользователи будут проходить через него. Это зарегистрированный пользователь, который хочет редактировать информацию в своей учетной записи, или это новый пользователь, который хочет создать учетную запись?

    Все виды взаимодействий, которые пользователь будет иметь с вашим приложением, можно визуализировать с помощью диаграмм вариантов использования, которые в основном используются для описания того, что делает система.

    Это самый простой способ сообщить разработчику, на какие функции приложения следует обратить внимание, и показать заинтересованным сторонам, какие проблемы вы пытаетесь решить.

    Example of a Use Case Diagram

    Нажмите на шаблон, чтобы отредактировать его онлайн

    Или вы можете нарисовать блок-схему, чтобы объяснить, как пользователь делает что-то через приложение. Это действительно поможет вам понять, как должно работать приложение.

    4. Начните делать наброски своего приложения

    Теперь, когда вы определили, как разные пользователи могут взаимодействовать с вашим приложением, пришло время конкретизировать его.Это означает превращение вашей идеи в картинки, которые будут преобразованы в навигационные экраны на последнем этапе.

    Здесь вы можете решить, сколько будет экранов и как они будут выглядеть. А их логическое построение поможет вам понять, как это будет работать.

    Данные

    Большинство приложений будет иметь какие-то данные, которые они должны собирать и использовать. Отличный способ визуально разбить его — использовать диаграмму отношений сущностей (ER). Это позволит вам определить ключевые вещи, которые вы хотите захватить и как они связаны друг с другом.

    Диаграммы

    ER — действительно простой инструмент для этого, даже если поначалу это может показаться сложным.

    Example of an Entity Relationship Diagram

    Нажмите на шаблон, чтобы отредактировать его онлайн

    Каркасы

    Исходя из ваших пользовательских потоков и потребностей в данных, определенных ранее, пришло время определить, как приложение выглядит и работает.

    Каркасные модели — это линейные наброски интерфейса вашего приложения. Они показывают, как это должно работать, не беспокоясь о цветах, размещении и других деталях стиля. На данном этапе это больше о функциональности по сравнению сстилизации.

    Совет. Свяжите каркасы вместе, нажимая кнопки, чтобы показать навигацию в приложении. Средство просмотра Creately позволяет плавно перемещаться от одного связанного каркаса к другому.

    Traveling Guide App Wireframe

    Нажмите на шаблон, чтобы отредактировать его онлайн

    Архитектурные схемы

    При описании работы вашего приложения для посторонних, таких как заинтересованные стороны, вы можете использовать диаграммы архитектуры, такие как блок-схемы или сетевые диаграммы (пример ниже).Они упрощают сложные процессы, которые неопытный человек может найти смущающим.

    Example of an IT Infrastructure Diagram

    Нажмите на шаблон, чтобы отредактировать его онлайн

    5. Запланируйте свою рекламную стратегию

    Сколько пользователей вы привлекаете к своему приложению, зависит от того, как вы продвигаете его.

    Ваше приложение против приложения вашего конкурента

    Прежде чем планировать свою стратегию, вам необходимо выяснить, где вы находитесь по сравнению с вашими конкурентами. Это означает анализ сильных и слабых сторон вашего приложения по сравнению с конкурентами, а также возможностей и угроз, с которыми вам, возможно, придется столкнуться на рынке.

    Простой SWOT-анализ поможет вам получить краткий обзор этих факторов.

    Example of a SWOT Analysis Template

    Нажмите на шаблон, чтобы отредактировать его онлайн

    Опишите процесс своей кампании

    Используйте блок-схемы для поэтапного планирования своей рекламной или маркетинговой кампании. Получите вклад вашей маркетинговой команды.

    Example of a Flowchart

    Нажмите на шаблон, чтобы редактировать его онлайн

    И если вы изначально хотите провести мозговой штурм для новых идей, используйте интеллектуальную карту для создания идей рекламной кампании.

    6. Соединяем все вместе

    Как вы можете видеть, есть ряд аспектов, которые входят в создание приложения. Отличной идеей является разумное объединение этих блок-схем, карт разума, ER-диаграмм и каркасов. Таким образом, каждый сможет по-настоящему пройти через всю концепцию приложения и точно знать, как все будет работать.

    Мы гарантируем вам, что эта ясность сэкономит вам массу денег и времени, когда дело доходит до разработки мобильных приложений.

    7. Совместная работа

    Создание приложения обычно не является работой одного человека. У вас будут ваши разработчики, потенциальные клиенты / клиенты, партнеры, которые хотят высказать свое мнение о том, как все должно работать и что нужно делать.

    Использование совместной работы в режиме реального времени, когда вы находитесь на конференц-связи или даже в одной комнате, для обновления и изменения диаграмм при принятии решений — отличный способ убедиться, что все находятся на одной странице.

    Если вы используете Creately, вы также можете использовать офлайновое комментирование, чтобы вы могли легко обсуждать различные части вашей карты ума, каркасной схемы или блок-схемы с каждым в вашей команде.

    Теперь вы знаете, как спланировать приложение. Готовы ли вы спланировать свой?

    Визуализация облегчает общение, будь то между вами, вашей командой разработчиков или заинтересованными сторонами.

    Поскольку они упрощают сложные процессы, помогают организовывать и обмениваться идеями, подобные визуальные инструменты делают планирование приложения — ну, ладно!

    ,

    Comments

    No comments yet. Why don’t you start the discussion?

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *