Бизнес по организации праздников и мероприятий с чего начать: Организация праздников как бизнес. Полная инструкция

Содержание

Как открыть агентство по организации праздников с нуля + бизнес план

Каждый человек хоть раз слышал о фирмах, предоставляющих подобного рода услуги. Основным направлением их деятельности является организация праздников. В современном мире ассортимент предоставляемых услуг по организации праздников отличается оригинальностью и разнообразием и они пользуются очень большой популярностью.

В спектр хлопот, которые берет на себя фирма, может входить как полная организация торжества с комплексом сопутствующих работ (поиск банкетного зала, развлекательная программа, составление праздничного меню), так и отдельные услуги, к примеру, предоставление тамады. Потребители таких услуг, как правило, делятся на две категории:

частные лица, заинтересованные в организации личных праздников и торжеств для своих близких. Это может свадьба, юбилей и любой другой семейный праздник;
юридические лица, заказывающие преимущественно корпоративные мероприятия, связанные с основными календарными праздниками, такими как Новый год, юбилей предприятия, 23 февраля или Международный женский день и т.д.

Популярность подобных услуг можно объяснить тем, что-торжественные минуты и праздничные мероприятия люди хотят сохранить в памяти исключительно в положительном ключе, чтобы в будущем вспоминать пережитое было тепло, легко и приятно. Разумеется, профессиональные музыканты, ведущие, артисты никогда не испортят торжество. А юридическим лицам просто-напросто не хватает свободного времени для того, чтобы вплотную подойти к вопросам организации торжеств. Поэтому лучшим выходом являются услуги профессиональных агентств, спрос на которые всегда есть.

Анализ рынка, регистрация фирмы, аренда офиса

Итак, с чего начать бизнес по организации мероприятий? Конкуренция в этой сфере не так велика, поэтому, в первую очередь, нужно проанализировать рынок. Прежде всего, необходимо узнать количество подобных фирм в Вашем населенном пункте, ознакомиться со спектром их услуг, основными преимуществами и недостатками. Четко выяснить для себя необходимо следующее:

сможете ли Вы составить конкуренцию действующим агентствам при Ваших определенных возможностях и вложениях;
в каких аспектах Вы будете превосходить Ваших конкурентов, и каковы Ваши особые преимущества. Необходимо знать наверняка, что постоянные клиенты обязательно будут наработаны. Только в таком случае придет понимание того, стоит ли заниматься организацией бизнеса.

Наряду с анализом конкуренции стоит и анализ особенностей спроса и этнического состава населения. Благодаря этому Вы сможете добавить в свой ассортимент услуг узкоспециализированные варианты, которых не будет у конкурентов. В Вашем городе имеется итальянская община? Тогда Вы можете тщательно изучить культуру этого народа и заняться организацией праздников в соответствии с их особенностями, традициями и датами.

В случае, если делать шаг назад нет оснований, можно смело приступать к своей деятельности. В этом бизнесе необходимо регистрироваться как юридическое лицо. Самой удобной организационно-правовой формой является ООО – общество с ограниченной ответственностью – прежде всего, из-за тесного и активного сотрудничества с другими фирмами.

Следующим этапом является аренда помещения для офиса. Конечно, можно начать и без него, однако в таком случае не избежать определенных сложностей с ведением бизнеса: деловые переговоры придется проводить в общественных местах либо территории клиента. Общение с Вашими сотрудниками также придется проводить в неформальной обстановке. Поэтому аргументов для поиска помещения предостаточно. Не нужно акцентировать внимание на помещениях больших площадей, ведь основным предназначением офиса является проведение переговоров и обсуждение рабочих моментов с сотрудниками.

Обратите внимание: Вы можете скачать готовый бизнес-план организации праздников у наших партнеров с гарантией качества!

Количество рабочих мест в фирме может быть любым и зависит от многих нюансов. К примеру, тамада и музыканты далеко не всегда будут находиться в офисе. Первая может заняться разработкой развлекательных программ и в домашних условиях, а музыкантам там и вовсе делать нечего. Подводя итоги, следует отметить, что офис выгодно подчеркнет солидность фирмы и Ваш серьезный подход к ведению бизнеса.

Как открыть агентство праздников: персонал и оборудование

Бизнес, связанный с организацией праздничных мероприятий, напрямую зависит от персонала фирмы. Для начала нужен один помощник, который окажет поддержку в ведении переговоров с клиентами, заключении договоров с ресторанами и кафе, поиске нужного персонала и прочих рабочих вопросах. Необходимо подобрать тамаду и музыкантов, а также компетентного и общительного ведущего развлекательных программ. Это тот необходимый минимум профессионалов, которыми Вы должны располагать.

Среди услуг агентства стоит выделить сопровождение индивидуальных заказов клиентов: к примеру, клиент может потребовать проведения особого фаер-шоу, салюта или экзотических танцев. К выполнению подобных заказов Вы должны всегда быть готовы. И для этого совсем не обязательно нанимать на постоянную работу танцовщиц или пиротехников, достаточно иметь своих людей в определенных сферах деятельности, которые время от времени смогут любезно оказывать Вам свои услуги. Разумеется, в самом начале бизнес-пути вопрос может показаться сложным и запутанным, ведь клиентские желания часто отличаются необычностью и креативом, однако с течением времени к Вам обязательно придет понимание того, в каком количестве сотрудников нуждается Ваш штат, а также, сколько сторонних работников потребуется для успешного ведения дела. Главное – сотрудничать только с ответственными и серьезными людьми, которые никогда не подведут.

Читайте также о том, как открыть брачное агентство.

Помимо всего прочего, для ведения бизнеса необходимо современное оборудование для торжества: акустическая техника, костюмы действующих лиц и т. д. Не нужно спешить закупать все и сразу. Всем необходимым можно обзаводиться постепенно, закупая необходимые атрибуты на каждый отдельный заказ. В результате со временем Вы будете обладать полезными и нужными вещами. Также необходимо закупить всевозможные мелочи: воздушные шарики, украшения для банкетных залов, разнообразные плакаты и т.д. Целесообразным решением будет найти постоянных и надежных поставщиков, с которыми в случае постоянных крупных закупок можно договориться о скидках, выгодных для обеих сторон.

Внешний облик агентства по организации праздников

Немаловажным шагом является создание портфолио фирмы – для этого нужно собрать фото и видео с результатами Вашей работы, т.е. уже проведенные праздники и торжества. Благодаря этому потенциальные клиенты смогут убедиться в качестве Вашей работы и сделать выбор в пользу той или иной программы ведения торжества.

Если нет опыта работы, соответственно, нет и портфолио. Его Вы будете составлять в процессе работы Вашего предприятия. Заменить портфолио возможно. Потенциальным клиентам можно предоставить исчерпывающий каталог, в котором будут представлены предлагаемые им банкетные залы, места для проведения мероприятий, то есть то, что наглядно иллюстрирует Ваши услуги.

Некоторая доля расходов уйдет и непосредственно на продвижение бизнеса. Чем больше материальных средств будет вложено в рекламу, тем успешнее будет развиваться Ваше дело. Как подтверждает большинство экспертов, лучшим эффектом обладает “сарафанное радио”. Не исключается также реклама через СМИ, радиовещание и местное телевидение. Все люди, которые услышат Вас – это и есть Ваши потенциальные клиенты.

Не стоит недооценивать такой вид рекламы, как промо-листовки. Их следует размещать в местах появления Ваших потенциальных клиентов — детских развлекательных центрах, ЗАГСах и даже роддомах, ведь выписка из последнего должна быть запоминающимся событием. Поскольку Ваша целевая аудитория широка, можно использовать рекламу в транспорте и возле касс супермаркетов. Последний вариант может быть дорогостоящим. Если реклама в супермаркетах Вам не по карману, можно попробовать договориться с владельцами небольших магазинов — они тоже посещаются немалым количеством людей.

В предпраздничные периоды Вы можете делать рекламную рассылку для корпоративных клиентов по электронной почте. Организация бизнес-мероприятий всегда оказывается выгоднее — Вы имеете шансы получить постоянного клиента и больший доход за счет немалого количества человек на мероприятии. Раздача визитных карточек и листовок в это время тоже будет особенно эффективной.

Читайте также о еще одной интересной, а главное прибыльной бизнес идее — открытие ночного клуба.

Какое именно количество материальных средств нужно вложить в агентство по организации праздников, чтобы оно окупилось в кратчайшие сроки, сказать сложно. Ведь здесь играет роль множество нюансов: например, конкретный случай и внешние условия бизнеса. Но как показывает практика, чтобы подобное дело было успешным вкладывать огромные суммы совсем не обязательно. Самое важное – это высокий уровень качества услуг и оригинальные организаторские способности. Нужно завоевать хорошую репутацию, ведь с довольным клиентом никогда не будет проблем, следовательно, материальных сложностей тоже.

9 полезных советов о том, как создать свое event-агентство

Что такое «правильный офис», кого взять в штат и почему корпоративные клиенты жизненно важны

9 полезных советов о том, как создать свое event-агентство

Полина Event-агентство – один из самых распространенных видов бизнеса в России. В каждом городе-миллионнике найдется с десяток таких компаний, которые специализируются на организации событий и производстве сувениров и подарков. BIG DAY – региональная компания как раз из этой отрасли. Ее владелица дала 9 советов о том, как создать и развивать event-агентство.

BIG DAY – региональная event-компания, созданная в Красноярске 3 года назад. Ее руководитель Надежда Пинчук поделилась советами с теми, кто только зашел в отрасль и еще мало понимает, что делать в нише, где кругом одни конкуренты:

Во-первых, сделайте упор на привлечение корпоративных клиентов, чтобы их стало больше на 50%. Я уделяю особое внимание налаживанию контактов в бизнес-среде в нашем городе, и личная дружба с представителями многих компаний переросла в крепкие деловые отношения. Корпоративные мероприятия – основной доход, который нужен любому агентству. Поскольку главной бедой нашего бизнеса является сезонность, то вопрос круглогодичной загрузки решается как раз за счет крупных компаний — у корпоративных клиентов свой график праздников и мероприятий, никак не привязанный к температуре воздуха за окном.

Во-вторых, нельзя замыкаться на одном направлении

, например, свадебном, потому что рынок свадебных услуг подвержен застоям в плане идей больше, чем какой-либо другой. Но и отвергать
сегмент организации свадеб и частных праздников тоже нежелательно, не смотря на то, что конкуренция здесь самая высокая, и битва за клиента напоминает скачки. Поэтому нужно искать в каждой нише новые идеи для проведения праздников. Стоит ориентироваться не на местных конкурентов, а на опыт столичных и зарубежных коллег, где event-индустрия ушла невероятно далеко. Если конкретно, то сотрудников нужно отправлять на обучение в Москву, заказывать профильные издания из США, показывать фильмы, проводить семинары и рассказывать о новых тенденция, обсуждать, куда двигаться дальше.

В-третьих, важно завязать партнерские отношения со всеми возможными командами, которые позволяют сделать мероприятие лучшим: с концертными агентствами, распорядителями, стилистами, местными артистами, ведущими, фотографами и видеографами.

При этом стараться быть максимально гибкими в отношениях с коллегами по цеху и предлагать им выгодные условия сотрудничества.

В-четвертых, необходимо привлечь внимание клиента и заслужить его доверие. В этом смысле PR – это спасательный круг, а ежедневная социальная активность – залог успешности. Нанять хорошего SMM-менеджера не так сложно, причем платить ему баснословных денег не придется. В нашей сфере для продвижения своих услуг подходит именно интернет и социальные сети, в частности. В соцсетях нужно формировать положительное отношение клиентов с помощью хорошего контента, планировать публикации, готовить промо-съемки, одним словом, заниматься созданием мотивирующей и вдохновляющей атмосферы вокруг твоего бренда. И чем больше красивых картинок, вдохновляющих идей и мастер-классов ты будешь генерировать и отправлять в сеть, тем больше внимания ты будешь привлекать. Например, наши основные клиенты — невесты — всегда открыты к восприятию такого продукта. Они постоянно в поиске. И чем чаще их поиск будет наталкиваться на нас, тем лучше, поэтому жизненно необходимо быть на виду и делать красивый визуальный контент. Даже если мы станем полезны через месяц, полгода, год, все равно мы должны первыми приходить на ум. Часто к нам приходят сначала за организацией и оформлением свадьбы, а затем направляются со всем возможными личными и корпоративными праздниками как к проверенным людям.

В-пятых, нужен правильный офис. В условиях организации работы подобного агентства необходимо очень четко представлять своего клиента. Кто он? На чем он передвигается: на личном или общественном транспорте? В какое время он чаще всего будет приходить на встречи?
Можно снять офис на окраине и объявить, что рабочий день у вас с 9 до 18.00, а потом долго удивляться, почему нет клиентов. Не новой будет и мысль о том, что офис нужно снимать там, где есть и парковка, и близко находятся остановки общественного транспорта, клиенту не придется объяснять таксисту, какими дворами лучше к вам пробраться и т. д. Удобнее всего разместить офис в центре города, потому что клиенты готовы встречаться в вечернее время, а дороги вечером «стоят» как раз из центра к периферии. В офисе должен быть отдельный вход без проходных, консьержей и вахтеров. Офисные центры лучше исключить сразу, ведь на мероприятиях часто используются довольно крупные элементы декора, в том числе создаваемые вручную, а таскать их даже со второго этажа на первый довольно проблематично. Кроме того, в офисе должна царить вдохновляющая атмосфера праздника: никаких скучных обоев и серой стандартной мебели! Больше деталей и креативных образцов работ, но важно не перегрузить пространство и не сделать его похожим на склад барахла.

В-шестых, организовать склад и мастерскую. Поскольку данный бизнес связан с постоянным производством декора и использованием крупногабаритных элементов (свадебные арки, стулья, стойки, посуда), придется позаботиться о просторной и хорошо оборудованной мастерской, а также о сухом чистом складе. В нашем случае мастерская находится в соседнем помещении с клиентской зоной, а под склад мы снимаем гараж. Расходы на его содержание тоже обязательно нужно учитывать. Организуя производство, нужно позаботиться о технике безопасности.

В-седьмых, укомплектовать штат сотрудников и сделать сетку заработной платы. Основной костяк команды обычно выглядит следующим образом: менеджер по работе с клиентами, менеджер проектов, декоратор, графический дизайнер для полиграфии, разнорабочий. Самое трудное – подбор надежных специалистов, не подверженных творческим кризисам и т.д., но при этом заинтересованных в развитии компании, легко вовлекающихся в творческий процесс. Этаких математиков-лириков, но очень легких на подъем. Но а зарплата диктуется общими условиями рынка труда в городе.

В-восьмых, найти выгодных подрядчиков. Тут, как и в любом другом деле, необходимо найти баланс между качеством предоставляемых услуг и их ценой. Например, на рынке цветочного бизнеса у нас несколько партнеров. Найти оптимальную компанию довольно трудно, хотя фильтры предельно просты: у кого-то вам может не подходить график поставок, у кого-то регулярно хромает качество, у кого-то слишком высокая цена на товар. Если в вашем городе есть идеальный поставщик, то вы узнаете об этом без труда. Но для начала вам придется поработать с разными компаниями. Как показывает практика, идеальных нет. Нам приходится периодически заказывать то у одних, то у других. В том числе чаще всего из-за графика поставок, который не всегда удобен для организации каких-то мероприятий.

В-девятых, определить для себя приоритеты в работе с подрядчиками. Что важнее: быстрый «навар» или имидж и долгосрочные перспективы работы на рынке? Для меня важней всего, чтобы клиент оставался доволен и потенциально мог привести мне новых. Оформляя праздник, мы работаем по принципу «сделай круто и не навреди ни клиенту, ни себе». Это касается в первую очередь подрядчиков. Быть может, у кого-то самая низкая цена на необходимые нам товары, но сильно хромает качество. Поверьте, руководствоваться мыслью «клиент не заметит в пылу празднования» не стоит. Даже если не заметит он, то заметят гости и уже никогда не обратятся к вам в качестве клиентов. Кроме того, в нашей сфере огромную роль играет «сарафанное радио». Всегда необходимо следить и за ним. Обычно все недобросовестные, как и хорошие, подрядчики — на слуху.

Бизнес план организации прадзников с расчетами
Самым действенным способом привлечения клиентов на рынке праздничных услуг является сарафанное радио

. Поэтому качество проведенных мероприятий всегда должно быть одинаково безупречно. А для того, чтобы о положительных отзывах узнало как можно большее количество новых клиентов, необходимо запустить свой сайт, на котором будут выкладываться текстовые либо видео — отзывы. Кроме того, на сайте новый клиент сможет оставить онлайн-заявку. Таким образом вы будете пополнять клиентскую базу.
Также одним из способов продвижения является сотрудничество с агентствами по организации праздников, которые будут включать ваш номер в программу мероприятия. Комиссия таких агентств составляет от 10 до 20% от стоимости услуги.

Хорошим способом продвижения может стать размещение на сайте treda.ru. Это единый портал, объединяющий артистов, ведущих и музыкантов выбранного региона, и публикующий отзывы. Продажа услуги клиенту, который обратился к вам через этот сайт, обойдется вам в 20% комиcсионных от стоимости заказа.
На каждое мероприятие нужно в обязательном порядке брать с собой визитки. Обмениваться визитками можно не только с заказчиками, но и с представителями смежных услуг, которые также работают на данном мероприятии.
Публикация рекламы в специализированных печатных изданиях тоже может обеспечить вас клиентами. К числу таких изданий относятся свадебные каталоги или журналы светских новостей.
Если вам посчастливилось выступить на мероприятии с участием ярких известных личностей, необходимо обязательно разместить на сайте подтверждающие фотографии и видео. Это очень быстро повысит ваш рейтинг и позволит увеличить цены.
Что касается работы с существующими клиентами, то здесь необходимо разработать акции, которые будут увеличивать количество предоставляемых услуг на одно мероприятие. Например, при заказе двух шоколадных фонтанов, 2 кг фруктов в подарок.
Услуги, предоставляемые компанией не являются разовыми. Попробовав шоколадный фонтан однажды, клиент уже не захочет организовывать праздник без вкусного и эффектного дополнения к основному столу. Следовательно, чрезвычайно важно с самого начала сформировать и тщательно вести клиентскую базу.
Если вы начинаете бизнес без привлечения сотрудников, то организованно заполнять базу вам будет удобно с помощью программы Microsoft Excel.
Если же список ваших клиентов значителен, а ваша команда насчитывает несколько человек, в т.ч. менеджеров по продажам, то вам будет удобнее завести CRM-систему.
Важно заранее поздравлять клиентов со всеми значимыми для них событиями, а также напоминать о своих услугах, предоставляя скидки за несколько услуг или акции.
Как открыть фирму по организации праздников, вложения: от 1000 руб.
Интервью с успешной бизнесвумен Юлией Ибрагимовой
Юлия Ибрагимова
Наш собеседник – Юлия Ибрагимова, хозяйка сети салонов цветов и студии праздника «Джули» в Астрахани. Всего за три года существования бренд «Джули» стал одним из лидеров на рынке эвент-индустрии города. Сегодня Юлия – успешный руководитель своей фирмы, которая проводит мероприятия самого высокого уровня. Как ей удалось этого достичь?
Тезисы:
Вид деятельности: event-индустрия (фирма по организации бизнеса)
Местонахождение бизнеса: г. Астрахань
Дата начала предпринимательской деятельности: 2010 год
Организационно-правовая форма ведения бизнеса: ИП
Количество работников: 8
Источники инвестиций: собственные средства
Здравствуйте, Юлия! Расскажите нашим читателям о том, чем вы занимаетесь?
Здравствуйте! Я являюсь владельцем сети цветочных салонов и фирмы по организации торжеств «Джули» в Астрахани.
Как давно вы открыли эту фирму?
Организацией мероприятий мы занимаемся уже три года, но как отдельную фирму и направление своей работы я зарегистрировала это год назад.
Что вы можете отнести к успехам за время существования организации?
Наш успех – это все те праздники и мероприятия, которые мы делали. За эти годы их было очень много! Успехом я могу назвать то, что сегодня наши клиенты – это самые влиятельные и богатые люди города Астрахань. Мы занималась оформлением эстафеты Олимпийского огня и других значимых для города мероприятий.
Здание Дворца бракосочетания, в нем находится офис фирмы
Почему вы решили работать именно в сфере организации праздников?
Началось все с того, что я открыла салон цветов и начала делать флористическое оформление свадеб. Когда начала этим заниматься, то поняла, что могу не только красиво оформить, но и по сути, организовать все мероприятие в целом. Я сказала себе: «А почему бы и нет?» и попробовала. В итоге все получилось.
Какие услуги вы предоставляете своим клиентам?
Касательно свадеб студия «Джули» предлагает торжество «под ключ» в полном смысле этого слова: от подбора свадебного платья и костюма жениха до свадебного торта и салюта. Под конкретную пару, под их желания и представления о своем незабываемом и счастливом дне мы находим других специалистов, которые воплотят их мечту.
То есть по сути, к нам могут придти жених и невеста, сказать, чего они хотят и больше ни о чем не думать – все хлопоты мы берем на себя. Максимум 5 раз пара посещает нас для окончательной проработки плана торжества и утверждения места его проведения, консультации и обсуждения различных вариантов и т. д. И во время самой свадьбы мы также все контролируем, так что молодожены и их родители могут просто наслаждаться праздником.
Тоже самое касается и других мероприятий – юбилеев, презентаций и так далее.
Кто и как придумывает концепцию мероприятия?
Придумываю я сама, прислушиваясь к тому, чего хочет заказчик.
Появление невесты на регистрацию на байке – почему бы и нет? Оформление свадьбы «Персиковая нежность».
С чего вообще начинается процесс подготовки, например, свадьбы?
Может это покажется странным, но когда ко мне приходят молодожены, я сначала определяю их цветотип как пары. Отсюда вытекает цветовая гамма оформления торжества. Отталкиваясь от подобранной цветовой гаммы выбирается уже конкретно их палитра и стиль оформления. В-основном, это выбираю я сама, но с учетом их пожеланий.
Бывают, но редко, дотошные клиенты, которые приходят уже с конкретно выбранным цветом. Зачастую бывало, что он им совсем не подходил, и мне удавалось переубедить их. Главное, правильно аргументировать свое предложение об изменении палитры и стиля оформления и клиенты в 100 % слушают меня, и в итоге получается действительно круто.
У вас есть своя команда, или вы сотрудничаете с другими фирмами? Сколько человек у вас работает?
Официально в моем коллективе работает 8 человек. С остальными мы сотрудничаем по договорам, ведь, например, было бы очень накладно держать в штате фотографа, кондитера и т. д. Нужно обязательно иметь секретаря или администратора.
Совсем недавно мы стали заключать так называемые продюсерские договора с ведущими, фотографами, оформителями и так далее.
В чем отличие продюсерского договора от обычного, которые вы заключали раньше?
Отличие принципиальное – по такому договору мы имеем эксклюзивное право на этого специалиста, то есть он не может работать у других заказчиков, только у нас. У нас уже есть команда таких мастеров и естественно, они получают за свои услуги хороший гонорар.
С какими трудностями вы столкнулись при открытии бизнеса и в первое время работы?
Никаких трудностей не было, так как я уже давно была знакома с этой сферой, оформляя свадьбы цветами. Когда я начинала, то уже знала все «подводные камни» и ошибки, слава Богу, не допустила.
Одно из помещений офиса студии праздника «Джули»в Центральном ЗАГСе Астрахани и вывеска.
Какой суммой нужно располагать, чтобы открыть такую фирму?
Это тот бизнес, который можно начать, не вложив ни копейки! Если начинать работать серьезно с самого начала, то первоначальная сумма нужна только на аренду офиса, визитки и рекламу, а здесь разброс цен очень велик! Я начинала без офиса и рекламы, и только спустя два года сняла помещение во Дворце бракосочетаний Астрахани.
Нужен ли офис такой фирме?
Офис иметь желательно, но не обязательно. Можно встречаться с клиентом на нейтральной территории и работать по телефону. Но когда у вас есть офис, куда приходит клиент, это дает посетителю ощущение надежности.
Еще важно иметь свой сайт в сети Интернет – сейчас без этого никуда. Многие клиенты находят студию «Джули» через социальные сети, например, через мой профиль в Одноклассниках- https://ok.ru/yuliya.ibragimova1. Там потенциальные клиенты видят примеры наших работ и комментарии заказчиков. В социальной сети они могут он-лайн задать вопросы о цене и других деталях. Я всегда оперативно стараюсь всем отвечать.
Важен еще и красивый и запоминающийся номер телефона, особенно если вы планируете начать работать без офиса.
Как вы нашли необходимую сумму для открытия бизнеса?
Повторюсь, я ничего не вкладывала! Офис открыла только год назад, рекламу тоже особо не давала. Сделала первую шикарную свадьбу у постоянного клиента нашего цветочного салона «Джули», а дальше помогло «сарафанное радио». А так реклама, конечно, нужна обязательно. Но сумму назвать затрудняюсь – здесь все зависит от того, на какого клиента ориентирован ваша фирма.
Юлия в процессе оформления «яблочной» свадьбы и торжество в стиле «Черничный взрыв».
Какова организационно-правовая форма вашего бизнеса: ИП, ООО …
Я зарегистрирована как индивидуальный предприниматель – это удобнее всего.
Какие налоги вы платите?
Работаем по упрощенной системе налогообложения, платим 6 процентов с прибыли.
Примечание от Фабрики манимейкеров: Хотите узнать об оптимальном способе ведения налогового учета для фирмы по организации праздников? Тогда читайте нашу статью интернет-бухгалтерия «Мое дело».
В чем специфика этого бизнеса? Что самое главное?
Первое – это хорошая, надежная партнерская база, то есть список тех людей, чьи услуги вы будете продавать – фотографы, прокат автомобилей, ведущие, ди-джеи, артисты, кондитеры, видеооператоры, оформители и так далее. Это самое сложное и самое главное. Далее вы заключаете с ними договора и работаете. Подавляющее большинство тех, кто является моими партнерами, стали моими друзьями. С ними работать намного легче, в них я уверена на 100 %.
Вообще самое главное в этом бизнесе – иметь навыки продаж. Грамотно поставленная речь, ораторские способности и умение убеждать, коммуникабельность, презентабельный внешний вид – здесь важно все! Если вы неопрятны, неприятны в общении – в этом бизнесе вам нечего делать! Ты должен так понравиться заказчику, чтобы он доверил свое мероприятие именно тебе.
Есть ли у него сезонность? Как вы проходите «мертвые» сезоны?
Сезонности, как таковой, практически нет, так как рождаются, женятся и что-либо празднуют люди круглый год! Конечно, летом и осенью, например, свадеб немного больше, чем зимой. Но зимой есть новогодние корпоративы, весной – юбилеи и деловые мероприятия и так далее. Так что мертвых сезонов у нас нет, всегда много работы!
Вспомните первое мероприятие, первый заказ. Что вы чувствовали?
Первое мероприятие прошло идеально, и я до сих пор помню его в мельчайших деталях. Это была свадьба племянника очень высокопоставленного чиновника в Астрахани. Этот чиновник был постоянным клиентом моего салона цветов, и я была приглашена обсудить оформление церемонии цветами. Во время разговора я предложила и свои услуги по всей организации торжества. Так как отношения с клиентом были доверительные, он с радостью согласился.
В итоге мы организовали эту свадьбу «от А до Я», кроме платья невесты, костюма жениха и обручальных колец, которые они выбрали самостоятельно.
Оформление фуршетного стола на корпоративном празднике компании «Лукойл» и подготовка к эстафете Олимпийского огня в Астрахани.
А какой праздник для вас был самым запоминающимся?
Не буду называть фамилию заказчика, но до сих пор помню ту свадьбу, которую мы организовали для него. В это мероприятие было вложено очень много сил – всей командой мы работали круглосуточно несколько дней, но результат превзошел все ожидания – и наши, и самого клиента. Сейчас заказчик – наш большой друг, на все праздники мы получаем от него дорогие подарки и прекрасно общаемся.
Это было шикарное торжество на базе отдыха за городом. И одним из главных показателей успеха было то, что остался доволен даже папа, за реакцию которого боялись молодые.
Свадьба была сделана «под ключ» в прямом смысле: мы размещали гостей в гостинице, организовывали их трансфер, проводили выездную регистрацию, банкет и так далее…Эта свадьба вызвала массу откликов, она стала одной из самых крутых в нашем городе и ее вспоминают до сих пор.
Бывает ли такое, что клиент недоволен результатом? Как вы разрешаете споры?
За все время работы недопонимание с клиентом у меня было всего один раз – оно касалось оформления зала. Заказчица прямо перед приходом молодых в банкетный зал решила внести свои коррективы в оформление.
Я всегда лояльно отношусь к замечаниям клиентов. Моя позиция такова – лучше я потеряю деньги, останусь в минусе, но заказчик должен остаться доволен. Если что-то клиента не устраивает, я предлагаю пути решения проблемы или предлагаю ему самому определить какой-то бонус или услугу как компенсацию. В нашем деле репутация – это все. Я могу смело сказать, что у нас нет ни одного недовольного клиента – мы со всеми находим компромисс.
Все ли моменты организации мероприятия можно прописать в договоре?
Вообще, чем четче все будет прописано в договоре, тем лучше. Обязательно прописывается перечень услуг, сумма задатка и то, когда, как и какую сумму клиент должен оплатить.
Задаток – отдельная история. В договоре должно быть именно это слово, так как по закону задаток вы имеете право оставить себе, если будет написано «залог», вам придется вернуть сумму, если вдруг клиент передумает и захочет расторгнуть договор.
С артистом на одном из мероприятий и оформление банкетного зала для юбилея.
Как вам удается выдерживать конкуренцию? В чем ваше преимущество?
А мы не смотрим на конкурентов. У нас свой путь, стратегия и видение и меня, если честно, вообще не интересует, что предлагают и как развиваются конкуренты. У нас есть свой клиент, нас знают в городе, и мы не оглядываемся по сторонам и смотрим только вперед.
Что самое главное в бизнесе?
Нужно знать, чего ты хочешь. Например, вы спросили у меня про конфликты с клиентами. Знаете, почему у меня их не было? Потому что перед началом работы я села, детально продумала и составила портрет своего идеального клиента. Я описала подробно, каким он должен быть – состоятельным, приятным в общении и так далее. Знаете, это работает – ко мне приходят именно такие люди.
Поставьте себе цели, запишите их, думайте о них, делайте шаги навстречу своей мечте.
Чтобы вы отнесли к плюсам и минусам бизнеса лично для вас?
Плюсы в том, что я занимаюсь любимым делом, я счастлива! Делая свадьбу под ключ, юбилей или какую-либо церемонию, и я вижу результат своей работы – это чувство не передать.
Минусы, конечно же, тоже есть. Я занята и думаю о своем деле практически 24 часа в сутки, а так как я еще жена и мама, совмещать образ жизни бизнес-вумен и хранительницы домашнего очага очень трудно, почти невозможно. Тех женщин, кто собирается открывать свое дело, хочется предупредить об этом.
Реклама студии, визитки и альбомы с примерами оформления
Как вы считаете, тяжело ли быть бизнесменом в России? Есть ли какая-то помощь от государства?
Помощи никакой нет. Бизнесменом быть достаточно тяжело, ошибки обходятся дорого и нужно рассчитывать только на себя.
Примечание от Фабрики манимейкеров: С данным высказыванием героя интервью мы несколько не согласны, начинающие предприниматели могут получить грант на открытие бизнеса (размер которого зависит от региона проживания). Чтобы понять, что получение субсидии на начало бизнеса это вполне реально и под силу всем желающим предлагаем ознакомиться с рассказом Петра Татаринцева, о том, как он получал средства на организацию своего дела.
Какие у вас планы на будущее?
Стать монополистом на рынке праздничных услуг в городе Астрахань.
Какой совет вы можете дать тем, кто хочет начать свой бизнес в сфере праздничных услуг?
Обучаться. Если вы не читали литературу, не посещали семинары или курсы по эвент-индустрии – у вас ничего не получится. Нужно все время учиться! Если вы ведущий, оформитель, свадебный распорядитель – обучайтесь, чтобы быть лучшим, рынок праздничных услуг стремительно растет, и вы рискуете остаться за бортом.
В настоящее время я планирую поездку в Москву на обучение руководителей агентств по организации праздников. Из всех прослушанных мной многочисленных тренеров по этой тематике я выбрала близких мне по духу, и постоянно читаю их книги, слушаю семинары. Так советую поступать и тем, кто хочет заниматься организацией мероприятий.

Организация и проведение праздников в Омске. Агентство «Авега»
Event-агентство «Avega» – это команда талантливых, творческих, профессиональных людей, которые готовы взять на себя организацию любых мероприятий под ключ. Мы пять лет работаем в этой сфере и знаем, как при помощи корпоративных событий продвигать бренды, услуги, продукты и даже идеи! Мы придумаем и проведем для вас мероприятия различного масштаба.

Как работает наше агентство
Мы создаем программы для корпоративных праздников, тренингов, презентаций, тематических встреч и других мероприятий. Занимаемся проведением праздников для администраций городов, дирекций коммерческих компаний и гарантируем, что участники получат радость и удовольствие от шоу, а заказчик – благодарность и комплименты гостей.
Мы твердо убеждены: успех любого события складывается из нескольких факторов. Вот они:
идея;

продуманная стратегия;

профессиональная команда организаторов;

внимание к мелочам;

индивидуальный подход.
Наша команда готова предложить клиентам множество креативных решений для мероприятий всех форматов. Сотрудничество с заказчиком строится по следующей схеме:
Заявка (на сайте или по телефону).

Первая встреча для обсуждения формата и тематики. Внимательно выслушиваем пожелания к мероприятию и обсуждаем все детали предстоящего события.

Заключение договора о сотрудничестве.

Подготовка. Разрабатываем праздничный сценарий, подбираем подходящие развлечения для гостей, уточняем детали.

Координация в день торжества. Менеджеры проекта будут следить за тем, чтобы все прошло так, как было запланировано.

Подготовка фото- и видеоотчета.

Почему выбирают нас
Event-agency «Avega» предлагает услуги по организации праздников и мероприятий в Омске. Мы берем на себя хлопоты по организации и проведению, придумываем для каждого клиента новый формат, оттачиваем детали.
Пять преимуществ, за которые нас ценят постоянные клиенты:

Творчество во всем

Несколько вариантов организации события на выбор

Опыт, требовательность к себе, стремление к развитию

Масштабы. Мы работали со многими крупными компаниями в Омске и области и знаем, как сделать крупное событие запоминающимся

Контроль на всех этапах подготовки. Для нас нет мелочей!
В нашем распоряжении талантливые сценаристы, интересные ведущие и актеры, знающие свое дело технические специалисты и декораторы, внимательные к деталям организаторы и координаторы.
Ищете профессиональное ивент-агентство организации праздников и корпоративных событий? Оставьте заявку на нашем сайте или по телефону – и мы подготовим мероприятие, которое вы будете вспоминать с восторгом и гордостью!
Бизнес-идея – праздничное агентство
Организация праздников на сегодняшний день довольно прибыльное дело, так как наметился стабильный рост на услуги данного рода. Всего несколько лет назад все ограничивалось приглашением ведущего, но с появлением праздничных агентств, данная ниша выросла на новый уровень.
Даже наличие огромного спроса на услуги данного рода не может гарантировать успешного старта, так как на рынке организации праздничных мероприятий присутствует жесткая конкуренция. Для успешного выхода на рынок необходимо разработать и внедрить несколько уникальных, так сказать «фишек», что позволит сосредоточить внимание на своем агентстве.

Так же рационально будет сузить список предоставляемых услуг. Что может показаться на первый взгляд странным, но практика показывает рациональность данного подхода, так как клиент испытывает больше доверия по отношению к агентствам с узким профилем.
Не стоит пытаться реализовать идею, если нет минимальной суммы в размере 5 000 долларов. В потенциале бизнес способен окупится в течение полугода, но в некоторых случаях все может затянуться на не определенный срок.
Этапы реализации бизнеса – ивент-агентство:
Первый этап – это процедура регистрации в органах налоговых. В зависимости от формы регистрации в частности будет зависеть сложность и длительность процедуры регистрации.
Разработка различных программ для проведения мероприятий. Сюда входят: свадьба, юбилей, день рождение, помолвка и т.д.
Помимо различных программ необходимо позаботиться о проведении мероприятий в кафе, ресторанах, банкетных залах на льготных условиях с владельцами заведений. Где основанием для льгот будет долгосрочное и постоянное сотрудничество в данной области.
Покупка праздничной атрибутики.
Подбор помещения для офиса.
Рассчитывать на «плоды» в виде клиентов, имеет смысл после проведения полномасштабной акции рекламного характера.
Как вариант, договориться с владельцами кафе о том, чтобы у входа повесить табличку с описанием видов предоставляемых услуг и оставить флаеры на барной стойке, чтобы каждый желающий смог ознакомиться с информацией. Но не обойтись без рекламы посредством СМИ.
Бизнес идея с нуля-открываем еvent агентство праздников
Организация праздников – востребованная услуга, потому что праздники и радость любят все — люди с низким и средним уровнем достатка, зажиточные бизнесмены, крупные руководители. Разница между ними лишь в том, сколько каждый из них готов платить за праздник и какой уровень его организации потребуется. Все любят красочные шоу.
При этом, всё большее количество людей понимают, что сделать праздник по-настоящему ярким, необычным и запоминающимся могут только профессионалы. Но можно ли взять старт и открыть агентство праздников с нуля – без кредитов.
С чего начать?
Как и в бизнес-идеях по открытию франшиз мобильной автомойки «Fast&Shine» и агенства в области такси «ETAXI24», для того чтобы начать заниматься организацией праздников профессионально, нужна клиентская база. Пока её нет, не стоит регистрировать ИП. Прежде чем рекламировать свои услуги, нужен продуманный бизнес-планс чёткой стратегией действий, договоры с подрядчиками. Ведь агентство может приносить прибыль от выездной торговли надувными шариками, оформлением помещений для праздника, продажей сладкой ваты, карамельными яблочками на палочке, сдачей в аренду ростовых кукол или костюмов. Кстати, костюмы агентству не обязательно иметь свои. Можно их и арендовать, например, в театрах. Но самое главное – качественное портфолио. Для этого в послужном списке должно быть ни одно успешно проведённое мероприятие. Они то и принесут первых клиентов. Другими словами, сначала нужно наработать клиентскую базу.
Стартовая материальная база
Начинать бизнес в организации праздников не удастся без наличия вместительного микроавтобуса или автомобиля. Ведь ездить придётся много и возить с собой оборудование, декорации и, возможно, аниматоров. Офис поначалу не понадобиться, но место, где будет храниться инвентарь, необходим.
Со временем это помещение может выполнять функцию офиса, где будут проводиться переговоры с заказчиками. Украсить такой офис важно фотографиями ваших довольных клиентов и снимками с лучших праздников. Сам офис с порога должен говорить о празднике и выглядеть презентабельно, потому что бизнесмены предпочитают заказывать шоу в успешной компании.
Где искать кадры?
В любом бизнесе не удастся обойтись без профессионалов. Для агентства праздников понадобятся харизматичные творческие личности, способные ещё и совмещать обязанности, например, менеджера или водителя. Но и зацикливаться на этом не стоит. Гораздо удобнее приглашать фрилансеров на разовые проекты. Благо, что таких предложений со стороны соискателей огромное множество. Поддерживая связь с театрами, в том числе и кукольными, можно в любой момент найти всех необходимых персонажей для любого мероприятия.
При этом, не стоит экономить на заработной плате творческим людям. Они в любой момент могут вас покинуть. Хороший тамада, аниматор или ди-джей – это гарантия успеха.
Замахиваться на предоставление абсолютно всех услуг по организации праздников сразу не стоит. Для этого можно воспользоваться услугами субподрядчиков. Например, флориста можно пригласить для выполнения отдельных заказов.
Сколько стоит бизнес?
В творческом бизнесе, как и в любом другом, есть основные и непредвиденные расходы.
Основные:
— Транспортные расходы
— Аренда офисного помещения
— Приобретение звуковой аппаратуры

Звуковая аппаратура не должна стать форс-мажорным обстоятельством. Поэтому планируйте приобретение качественного звукового оборудования.
Непредвиденные, неопределённые расходы:
— Полиграфические (изготовление пригласительных билетов, буклетов, всевозможных карточек для тематических вечеров)
— Написание индивидуальных сценариев
— Оплата услуг наёмного персонала
Бюджет организации агентства по проведению праздников может варьироваться от 10 тыс. $ до 100 тыс. Всё зависит от масштаба бизнеса: разовые заказы, или агентство праздников.
Как привлечь внимание клиента?
— Сайт
— Горячая линия
— Визитки
— Личные контакты
Сайт агентства существенно облегчит поиск новых клиентов. К тому же, он позволит сделать рекламу максимально полной, отвечающей на все вопросы потенциальных заказчиков организации праздника или праздничной церемонии. А чтобы сайт был удобным и функциональным, привлекать для его разработки нужно исключительно профессиональных программистов и дизайнеров.
Горячая телефонная линия должна работать постоянно.
Визитки нужно распространять регулярно, чтобы в нужный момент люди знали, куда стоит обратиться. Раздавать их можно, например, гостям на тех праздниках, которые проводите вы же.
Непредвиденные обстоятельства
«Праздничный бизнес» имеет сезонный характер. Чтобы избежать сезонности, нужно осваивать разные направления: свадьбы, юбилеи, корпоративные мероприятия, детские праздники, PR акции, профессиональные праздники. Но не стоит сразу хвататься за всё. Провалы недопустимы. Осваиваться лучше постепенно.
Организация праздников – непредсказуемый, креативный бизнес. Не получится взять кредит и спокойно работать. Чтобы развиваться, нужно мыслить нестандартно, всё время что-то изобретать и придумывать, удивлять и поражать. Это и есть залог успеха. Успешного вам нового бизнеса!
Составление календаря на праздники
Избавьтесь от стресса и сделайте свой праздничный сезон снова счастливым
Праздники приносят много общественных мероприятий, расходов, связанных с подарками, и праздничных вечеринок. Однако каникулы могут быть довольно напряженным сезоном. Но хорошая новость в том, что они не должны быть такими! Вот как организовать календарь на праздники:
Начните с организации семейного собрания за столом, где вы все сможете сразу увидеть свой календарь на месяц.Попросите всех по очереди поделиться тем, что для них наиболее важно в предстоящем праздничном сезоне.
Они также должны упомянуть любые события, которые должны быть включены в процесс планирования. Выделите время для особых семейных занятий, таких как катание на коньках, зажигание света и выбор дерева. Праздники могут растянуться на несколько месяцев, поэтому вы можете загрузить этот календарь на 6 месяцев. Здесь вы можете получить доступ ко всему хранилищу печатных форм.
Как только вы получите лучшее представление о том, что происходит в течение месяца, организовать свой календарь в этих трех областях станет несложно! Сначала мы рассмотрим организацию вашего бюджета, затем ваше время, а затем любые изменения в ваших распорядках, которые вам могут потребоваться, чтобы соответствовать всем мероприятиям.
Деньги и советы по составлению бюджета
Покупка рождественских подарков может легко стать непосильной задачей, поэтому вот простой совет, чтобы не тратить деньги на слишком много подарков в этот праздничный сезон. Начните с написания списка всех, для кого вы делаете покупки, или возьмите The Ultimate Holiday Planner.
Затем, имея в руках список покупок подарков, выберите бюджет для каждого человека. Выделяя определенную сумму наличных для каждого человека и намеренно заглядывая в каталоги и онлайн-магазины заранее, вы можете избежать большой части праздничной суеты в последнюю минуту.
Советы по управлению временем
Когда вы планируете свой месяц, уделите несколько минут тому, чтобы узнать, в какое время почта закрывается каждый день и когда продуктовые магазины начинают действительно загружаться. Планируя намеренно избегать длинных очередей, вы не будете тратить время на спешку или ожидание в очереди!
Советы по работе с изменениями в повседневной работе
Помимо того, чтобы спросить членов своей семьи, какие события будут для них наиболее значимыми во время курортного сезона, перечислите основные праздничные обязанности и выясните, кто больше всего интересуется какими из них.
Это может быть украшение елки и дома, выпечка и приготовление пищи для гостей, покупка подарков и их упаковка! Предоставляя каждому члену семьи возможность выбрать те обязанности, которые ему больше всего нравятся, вы даете им возможность проявить инициативу в отношении традиций, которые им больше всего нравятся.
Более того, вы можете создавать контрольные списки конкретных задач, необходимых для выполнения каждой работы, чтобы никто не упускал из виду важную деталь.
Делая свой отпуск простым, вы можете сосредоточиться на проведении времени вместе всей семьей.Вместо того, чтобы напрягаться, составьте свой календарь, чтобы убедиться, что работа сбалансирована, найдите время для себя и сосредоточьтесь на духе сезона этого года.
Хотите мгновенный доступ ко всем нашим печатным формам сразу? Подпишитесь, чтобы получить мгновенный доступ к хранилищу!
10 бизнес-задач перед праздниками
Организуйте свой бизнес перед праздниками, чтобы вы могли хорошо провести свободное время
by Crystal Sabalaske | Featured Contributor
Хаос праздников сам по себе может вызывать стресс.Когда вы объединяете покупки, планирование вечеринок, приготовление пищи и путешествия с ведением бизнеса, весьма вероятно, что ваш уровень стресса возрастет из-за того давления, которое вы чувствуете, чтобы все это сделать, особенно когда вы заняты Ваша семья и клиенты тоже довольны.
То, что вы хотите в сезон отпусков, просто — несколько выходных, которые можно провести с семьей и друзьями. После напряженной работы в течение всего года это не слишком большой вопрос, не так ли?
Лучший способ создать такую возможность — это организовать некоторые из ваших деловых обязанностей сейчас –, как сейчас, , недели непосредственно до и после Дня Благодарения.Пришло время провести предпраздничных мероприятий с этими 10 простыми задачами.
Запланируйте публикации в социальных сетях на неделю до, во время и после запланированных выходных. Если вы не большой поклонник планирования публикаций в социальных сетях (как и я), то, по крайней мере, напишите контент для своих сообщений в социальных сетях заранее, чтобы вам не пришлось изо всех сил придумывать идеи в 5 утра, когда вы готовить индейку или упаковывать подарки в последнюю минуту.
Если вам нужно запланировать встречи или телефонные звонки с клиентами или потенциальными клиентами на свидания в январе, сделайте это сейчас. Предположительно, в ближайшие недели они будут очень заняты или в отпуске. Сэкономьте время, играя в электронную почту или голосовую почту, и расслабьтесь, зная, что любые нерешенные вопросы будут обсуждаться на январских встречах.
Сообщите своим клиентам о планах на отпуск по крайней мере за две недели. Спросите, есть ли у них невыполненные запросы. Установите ожидания относительно того, каково будет ваше время ответа на запросы, сделанные в то время, когда вы отдыхаете. Вы не хотите, чтобы клиенты интерпретировали отсутствие немедленного ответа от вас как повод усомниться в вашей способности удовлетворить их потребности.
Соберите все коммерческие квитанции за текущий налоговый год. Если у вас нет времени систематизировать их по месяцам, типу или клиенту, храните их в надежном конверте или коробке, чтобы вы могли отсортировать их, прежде чем составлять налоговую декларацию.
Отсортируйте электронную почту по отправителю. Если у вас перегруженный почтовый ящик, разделяйте и властвуйте. В течение трех дней отсортируйте электронные письма от отправителей, имена которых начинаются с A – K. Затем поработайте над L-S и, наконец, T-Z. Удалите или заархивируйте электронные письма, не относящиеся к текущим или предстоящим проектам.
Оплатить все коммерческие расходы текущего налогового года. Вы же не хотите просыпаться 1 января ^st и понимать, что вы упустили возможность заявить о некоторых своих расходах в качестве налоговых вычетов.
Очистите свои бизнес-файлы. Если вы обнаружите документы, которые не нужны для целей налогообложения, гарантий, записей клиентов или будущих проектов, переработайте или уничтожьте их. Настроить новые файлы на предстоящий год.
Организуйте свой рабочий стол.
Настройте автоответчик и измените голосовую почту непосредственно перед отпуском. Четко укажите, насколько вы будете доступны по телефону и электронной почте, если вообще будете доступны, в выходные дни и когда люди могут ожидать от вас ответа.
Не забудьте поблагодарить своих клиентов за их бизнес с помощью карты, персонализированного электронного письма или предложения скидки / купона для будущих покупок продуктов или услуг.
Когда у вас, наконец, появляется время расслабиться, вы действительно хотите тратить время на размышления о встречах, которые необходимо запланировать, и о кипах бумаг на вашем столе? Разве вы не предпочли бы есть яблочный пирог, гулять с семьей, спать допоздна или читать хорошую книгу?
—————————————————————————–
Кристал Сабаласке , профессиональный организатор и владелец Cluttershrink, помогает людям организоваться в их дома и офисы с 2002 года.Она появилась в нескольких эпизодах сериала HGTV « Миссия: Организация », а ее советы по организации опубликованы в национальных изданиях, таких как журналы Family Fun , Parents и Women’s Health .
Философия Crystal в отношении организации предполагает внесение простых изменений в зависимости от индивидуальных потребностей на работе и дома. Несмотря на то, что она стремится выполнить свою работу, она совсем не серьезна и пытается внести в процесс организации немного веселья.
Организованность экономит время, деньги и отношения, а когда вы максимизируете потенциал в этих аспектах своей жизни, у вас появляется больше времени, чтобы сосредоточиться на делах, которые действительно делают вас счастливыми. Для Кристалл эти занятия включают пение, чтение, прогулки, времяпрепровождение с семьей, сочинение искаженных мелодий, мозговой штурм о своей следующей бизнес-идее и питье холодного чая.
В дополнение к практической организации дома и офиса, Кристалл разделяет свою страсть к организации, предлагая виртуальный коучинг для отдельных лиц и семинары для бизнеса и социальных групп.Она также предлагает услуги по организации переезда и думает, что, переехав 18 раз, она знает, что нужно для правильного выполнения работы. Если вы действительно хотите разжечь Кристалл, просто попросите ее рассказать об организации вашей кухни от пищевой аллергии. Она помогает своей семье управлять 19 из них!
Crystal всегда с энтузиазмом делится советами и стратегиями по организации через Twitter, Facebook, Pinterest, Google+ и LinkedIn.
42 совета для малого бизнеса по планированию мероприятий
Запоминающихся событий не бывает просто так.Организация и проведение мероприятия требует планирования. Будь то конференция, семинар или день признательности клиентов, есть ли у вас три недели или целый год, успех вашего мероприятия кроется в деталях. Мы собрали 42 совета по планированию мероприятий для малого бизнеса от экспертов, имеющих опыт планирования мероприятий для малого бизнеса.
Планирование мероприятий для малого бизнеса: что делать в первую очередь
1. Прежде всего определитесь со своей целевой аудиторией. Первый шаг — прежде чем делать что-либо еще — должен состоять в том, чтобы четко определить, кто ваша целевая аудитория.Отсюда все остальные решения встанут на свои места. Формат, содержание, цены, местоположение и т. Д. Будут зависеть от первого решения. Этот структурированный подход также поможет вам сосредоточиться на достижении конкретных целей. Таким образом, вы с меньшей вероятностью позволите охвату стать слишком широким или размытым.
2. Составьте список деталей — все, включая освещение и общественный транспорт, содержимое и прохладительные напитки. Когда вы решите устроить мероприятие, все имеет значение.От содержания программы и освещения до транспорта и парковки — все имеет значение. И ваша аудитория будет все приписывать вам и… вашему бренду. Составив список, вы не упустите ничего из виду.
3. Иметь четкую бизнес-цель проведения мероприятия. Прежде чем вы начнете планировать успешное мероприятие, сначала четко определите, зачем вы это делаете. Почему? Потому что каждое последующее решение должно поддерживать вашу главную цель. Это лидогенерация? Ваша цель — повысить осведомленность о вашей компании или конкретном продукте? Вы видите главную цель в том, чтобы развивать лояльность клиентов? Или вы просто хотите зарабатывать деньги (что тоже нормально)? И убедитесь, что команда осведомлена о цели, чтобы у вас не было «сползания».”
4. При планировании следите за другими отраслевыми событиями. Проверьте календарь. Убедитесь, что вы не планируете свое мероприятие слишком близко к праздникам или популярным временам отпуска. Не менее важно проверить наличие других мероприятий, на которые могут пойти ваши целевые участники.
5. Будьте гибкими при изменении размера, местоположения и других деталей. По мере того, как вы приступите к процессу планирования мероприятия, вы можете обнаружить, что ваше мероприятие изменится по размеру, месту и многим другим причинам, чем вы изначально предполагали.Это естественно и прекрасно до тех пор, пока вы не упускаете из виду причину, по которой вы делаете всю эту работу. Необходима некоторая гибкость.
6. Знайте свои ограничения. Мы все знаем, что цель — провести отличное живое мероприятие. С этой целью мы также должны знать, что мы можем или не можем реально сделать — будь то бюджет… или время. Если вы решили устроить прямую трансляцию через неделю, запланируйте более интимный роман. К большому мероприятию следует готовиться на несколько месяцев вперед.Если бюджет небольшой, вам, возможно, придется уравновешивать творчество и много делать своими руками.
7. Создавайте УМНЫЕ цели. Всегда начинайте со стратегии. Как и создание любого бизнеса, великие события начинаются с сильной, продуманной и измеримой стратегии. Прямые трансляции — отличный способ рассказать о своем бренде, установить связь с целевым рынком, получить отзывы о вашем продукте (и многое другое!). Но вам нужно знать, чего вы пытаетесь достичь. Придерживайтесь целей SMART и обозначьте, к чему вы стремитесь.Затем убедитесь, что вы действуете в соответствии с этими целями.
Бюджет: как заплатить за ваше мероприятие
8. Разработайте «план финансирования» для вашего мероприятия и оцените цифры. Знайте, как вы собираетесь платить за мероприятие. Большинство мероприятий финансируются за счет спонсорства, продажи билетов, бюджета внутреннего маркетинга или комбинации всех трех. Создавая бюджет для мероприятия, вам нужно будет оценить, сколько денег вы можете реально получить от каждой области.Прежде чем бронировать место проведения мероприятия или подписывать какие-либо контракты, рекомендуется сначала подписать спонсоров. Или начните продавать билеты заранее, чтобы убедиться, что ваша идея вызывает достаточный интерес для ее финансирования.
9. Составьте смету расходов — и сэкономьте деньги за счет спонсорских пожертвований «натурой». Мероприятия, как правило, обходятся дороже, чем думает средний владелец малого бизнеса. — в первую очередь в отношении места проведения, еды и напитков. Не забудьте также оценить все разрешения и лицензии, которые вам понадобятся.(Здесь организатор мероприятий может помочь вам избежать головной боли.) Составьте исчерпывающий список всех расходов, а затем выделите области, в которых, по вашему мнению, спонсоры могут сыграть роль, чтобы предложить что-то «натурой». Чем больше вы работаете с другими брендами и партнерами над организацией мероприятий, тем больше вы можете сэкономить.
10. Рассмотрите краудфандинг как новую возможность собрать деньги на мероприятие. Если вы впервые проводите мероприятия, используйте краудфандинговые платформы, чтобы снизить риск. Публикуя свои мероприятия на этих платформах, участники должны будут внести залог за билеты на мероприятие, которое состоится.Если минимальное количество участников не соблюдается, мероприятие не состоится.
Маркетинг: привлечение людей к участию
11. Вам понадобится ПОДРОБНЫЙ маркетинговый план. Создайте маркетинговый план для мероприятия. Чем более вы организованы, тем более профессиональным будет ваше мероприятие.
12. Будьте неутомимы в своих усилиях, иначе ваше мероприятие не удастся. Если вы не хотите быть на мероприятии в одиночестве… тогда рынок, рынок, рынок, рынок… и еще немного.
13. Определите веские причины, по которым люди приходят. Что привлекает посетителей? Вам необходимо определить, ЧТО вы делаете на мероприятии, которое приведет этих целевых посетителей к двери. Для потребительского продукта это может быть вечеринка с развлечениями, демонстрациями продуктов и бесплатными подарками. Для деловых людей это может быть образовательный контент или увлекательный, хорошо известный экспертный докладчик. Как бы то ни было, не теряйте связи с тем, почему вы хотите, чтобы эта конкретная аудитория требовала участия.
14. Изложите в письменной форме, почему ваш целевой рынок должен присутствовать — не думайте, что преимущества очевидны. При продвижении мероприятия обязательно сообщите целевой аудитории, что они узнают, с кем встретятся и почему они должны быть там. Не думайте, что ваши друзья расскажут своим друзьям. Если вы используете ораторов, дайте им рекламную копию, чтобы они могли рассказать о мероприятии своей аудитории.
15. Научитесь общаться со СМИ. Журналисты очень заняты и всегда в срок.У них нет времени, чтобы выслушать коммерческое предложение. Сообщите им, что информация существует и — для будущих историй — что вы являетесь экспертом в этой области. Включите эту информацию при обращении к вам.
16. Используйте хэштеги Twitter и Instagram. Twitter отлично подходит для продвижения событий и создания ощущения онлайн-сообщества вокруг события. Установите уникальный хэштег на ранней стадии. Сначала выполните поиск в Twitter, чтобы убедиться, что он еще не используется. Поместите хэштег прямо на веб-сайт мероприятия, и если вы используете кнопку Tweet для публикации на сайте, вставьте хэштег прямо в заранее составленное словоблудие.Когда люди пишут в Твиттере, событие автоматически продвигается в Твиттере. Вы можете сделать что-то подобное с Instagram, чтобы люди могли делиться фотографиями о мероприятии.
17. Используйте предварительные социальные мероприятия в Интернете для продвижения главного события . Чтобы заинтересовать ваше мероприятие, попробуйте провести Google Hangouts или чат в Twitter за несколько недель до основного мероприятия. Пригласите нескольких из ваших спикеров принять участие в социальном онлайн-мероприятии. Сделайте предварительный просмотр того, что будет на главном мероприятии. Другими словами, обсудите, что будут говорить ораторы, или выделите мероприятия.Это вызывает ожидание.
18. Покупайте рекламу в социальных сетях. Покупка рекламы в социальных сетях часто упускается из виду из-за небольших мероприятий. Платформы социальной рекламы (прежде всего Facebook, LinkedIn и Twitter) предлагают расширенные возможности таргетинга, которые могут значительно помочь в достижении нашей целевой аудитории в нашем географическом местоположении. Хорошая новость заключается в том, что не требуется больших бюджетов, а продажи билетов можно легко измерить.
19. Используйте YouTube для продвижения своего мероприятия. YouTube — вторая поисковая система в мире после Google. Загрузка видео с наших предыдущих мероприятий или интервью с нашими спикерами / исполнителями — отличный способ убедить потенциальных посетителей нажать на кнопку «Купить». Видео предоставляет важные визуальные подсказки, что сильно влияет на наш процесс принятия решений. С событиями мы всегда чувствуем риск не знать, что произойдет, видео снимает это напряжение.
20. Создайте потрясающий малобюджетный рекламный ролик . Немного креативности с рекламным щитом, бесплатным музыкальным клипом и хорошей видеокамерой на смартфоне позволит создать забавное видео, которое поможет рассказать о том, что будет дальше.
21. Привлекайте местных блоггеров. Будьте умны с блогерами. Привлечение местных блогеров к участию в мероприятии обычно является отличной стратегией для привлечения аудитории до, во время и после мероприятия. Блогеры обычно рассчитывают на широкий охват и обычно не следуют традиционным правилам СМИ.
22. Используйте платформы регистрации событий, такие как Meetup. Используйте существующие платформы. Если это ваша первая попытка провести мероприятие и вам не хватает навыков для его продвижения, загляните на Meetup.com. Meetup не только предлагает пакет для управления событиями в Интернете, но и является отличным реферером для соответствующей аудитории в вашем регионе. Он также имеет возможности регистрации и управления RSVP, которые особенно удобны, если у вас нет опыта.
23. Воспользуйтесь онлайн-регистрацией. Более простой способ отпугнуть людей — иметь аналоговую регистрацию (факс, банковский перевод или только у двери). Предложите онлайн-регистрацию, чтобы как можно скорее привлечь как можно больше участников, что поможет спрогнозировать числа и опубликовать бюджет в ближайшее время.
24. Зарегистрируйтесь на сайтах, обслуживающих вашу группу. Когда вы знаете, кого хотите посетить, следующий шаг — поставить себя перед ними. Существуют веб-сайты, которые специализируются на перечислении событий на национальном уровне (например, Meetup) и на местном уровне, поэтому начните с них и исследуйте, какие из них наиболее подходят для включения в список.
25. Предложите местным партнерам стимулы для продвижения по службе. Пресс-релизы, отправленные в соответствующие СМИ, помогут создать новостной шум. Вы также можете рассмотреть вопрос о привлечении средств массовой информации (онлайн и офлайн) в качестве партнеров.Они получают рекламу на вашем мероприятии в обмен на его рекламу. Если они не хотят участвовать на этом уровне, предложите им устроить соревнование для их читателей, чтобы выиграть билеты.
26. Сделайте так, чтобы вашим ораторам было проще известить своих подписчиков. Если у вас есть эксперты или докладчики, предложите им рассказать о своем посещении своим подписчикам в социальных сетях. Или попросите их разослать что-нибудь своим подписчикам по электронной почте.
27.Создавайте стимулы для ранних пташек. Билеты для раннего бронирования по более низкой цене — отличный способ получить раннюю регистрацию, поскольку у людей есть стимул действовать сейчас, а не ждать и забыть.
Команда: Кто собирается помочь?
28. Делегируйте обязанности. Независимо от размера вашего бизнеса, всегда старайтесь делегировать обязанности. Когда за каждую деталь отвечает один человек, обычно не получается. По возможности позвольте людям взять под контроль те области, которые им больше всего нравятся.Например, позвольте гурману в вашей компании заняться организацией питания. Чем больше кто-то наслаждается своими обязанностями, тем больше вероятность, что они успешно их выполнят.
29. Последующие действия — и последующие действия снова. Заезжайте рано и часто. Хотя никто не хочет, чтобы им управляли на микроуровне, убедитесь, что сотрудники и поставщики выполняют свои обязанности на мероприятии. Если люди знают, что вы время от времени ожидаете обновлений, они с меньшей вероятностью будут разочарованы, когда вы позвоните или напишите по электронной почте.
30. Спонсоры — члены королевской семьи — убедитесь, что они этого хотят. Если у вас есть спонсоры — относитесь к ним как к королям. Они финансируют ваше мероприятие и позволяют вам это делать (если это ваша бизнес-модель). Перед мероприятием четко определите, что они получат как спонсоры.
31. Всегда недооценивайте явку спонсоров. Если вы думаете, что сможете привлечь 100 участников, основывайте свое спонсорское предложение на более низкой оценке — , особенно если это ваше первое мероприятие.Лучше преподнести спонсорам приятный сюрприз, чем разочаровывающий.
32. Спрашивайте людей, что они думают, и будьте готовы к хорошим или плохим отзывам. Просите критику. Если вы проделали половину приличной работы, вы получите много похвалы. Скажите спасибо, но затем попросите КРИТИК и будьте к нему готовы.
33. Попросите квалифицированную команду социальных сетей осветить ваше мероприятие . Не забывайте о команде социальных сетей. Хотя это не обязательно для каждого мероприятия или отрасли, все больше и больше мероприятий сосредоточены на использовании вирусной силы своей аудитории.Если ваша аудитория пишет в Твиттере, Facebook и фотографирует в Instagram — , вам следует делать то же самое. Для выполнения вам понадобится обученная команда.
34. Ищите поставщиков, которые обслуживают вашу нишу и готовы принять участие . Лучшие поставщики, с которыми вы можете работать, — это те, кто знаком с культурой малого бизнеса. Ищите поставщиков, которые часто работают с малыми предприятиями или которые будут участвовать на более высоком уровне, чем их роль.
Событие День: Успех
35.Тщательно устанавливайте ожидания — затем выполняйте. Убедитесь, что у аудитории ВЕЛИКОЛЕПНЫЙ (не очень хороший) опыт; и что вы даете им то, чего они ожидали от посещения.
36. Отношение заразительно. Ваши гости во многом будут играть на вашем настроении и динамике во время мероприятия. Подавайте пример и хорошо проводите время.
37. Пусть реакция толпы станет вашим барометром . Читают аудиторию во время мероприятия. Спросите людей, как у них дела. Если дела пойдут хорошо, а если нет, вы узнаете.
38. Всегда спрашивайте себя: какое отношение это имеет к участникам? Убедитесь, что вы предлагаете контент, который актуален более чем для 80% аудитории. Аудитория должна уйти с осязаемой тактикой, чтобы улучшить свой бизнес и карьеру … и они должны почувствовать энергию докладчика. Говорить о своем бизнесе и о том, чем вы занимаетесь, — не предлагая аудитории того, что ОНИ нужно, — пустая трата времени и денег для всех.
39. Как ведущий или оратор — практика. Вы знаете свое дело, но не предполагаете, что умеете делать презентации. Практикуйтесь в проведении презентации, отвечая на вопросы и обращаясь с трудными и конфронтационными членами аудитории. Чем лучше вы подготовитесь, тем лучше.
40. Выглядите как можно лучше . Смотри со стороны… будь удобен, но модно. Даже если вы бухгалтер или юрист, выберите свой самый узнаваемый костюм или галстук. Люди помнят, насколько комфортно вам в собственной шкуре.
План действий в чрезвычайных ситуациях: что делать, если что-то пойдет не так
41.Представьте себе событие, шаг за шагом, и составьте список из двух столбцов: что может пойти не так в одном столбце, а ваш план действий в чрезвычайных ситуациях — во втором. Будьте готовы к неожиданностям. Может быть, не работает звуковая система. Может быть, ваш основной докладчик поручает. Сможете ли вы справиться и двигаться дальше?
42. Будьте готовы протянуть руку, чтобы заполнить любые пробелы . Хотя планирование вперед — отличная формула успеха, его никогда не бывает достаточно. Всегда случается что-то неожиданное. Таким образом, стоит добавить немного дополнительной смазки для локтей для смягчающих обстоятельств.Это относится к организации питания, требованиям к печати, размещению гостей, прогнозу погоды, развлечениям и многому другому.
Большое спасибо экспертам, внесшим свой вклад в приведенные выше советы по планированию мероприятий для малого бизнеса:
— Мэтт Телфер, менеджер по маркетингу Heart Internet и блогер Marketing Nerd Советы 1, 24, 25 , 26, 27
— Бет Сильвер, управляющий директор, Doubet Consulting Советы 2, 11, 14, 15, 38, 39, 40
— Лаура Лейтес, организатор и владелец, L2 Event Production Советы 3, 4, 5, 8, 13, 31
— Joy Go, менеджер по интернет-маркетингу и партнерским программам, печать на 2 дня Советы 6, 28, 29, 36, 42
— Лиз Кинг, генеральный директор, главный специалист по мероприятиям, Liz King Events Советы 7, 9, 33, 34
— Джулиус Солярис, спикер индустрии мероприятий и редактор блога Event Manager Советы 10 , 18, 19, 21, 22, 23
— Рамон Рэй, технологический евангелист и редактор Small Business Technology Советы 12, 30, 32, 35, 37, 41
— Анита Кэмпбелл, основатель и генеральный директор Small Business Trends Советы 16, 17, 20
Shutterstock: план, бюджет, пустой, банкет, команда, смущение
Подробнее в: Event Marketing
Советы по организации корпоративных пикников и корпоративных праздничных вечеринок
Один из лучших способов поднять боевой дух и заставить сотрудников вашего офиса работать вместе как команда — это организовать индивидуальное корпоративное мероприятие.Вечеринки, собрания и различные развлекательные программы могут помочь даже самой разобщенной группе сотрудников начать работать вместе как единая команда. Налаживание отношений в офисе важно, поэтому не стоит просто бросать что-то дешевое и думать, что это поможет. Подумайте о сотрудничестве со службами планирования мероприятий в Fun Services, чтобы предоставить вашим сотрудникам увлекательный опыт.
Как это работает?
С 1968 года Fun Services помогает компаниям, группам и другим организациям планировать мероприятия и проводить сборы средств, призванные вдохновлять, создавать положительную энергию и вызывать энтузиазм.Это может быть важным ключом к успеху ваших сотрудников. Совместное веселье на корпоративных пикниках, праздничных вечеринках и специальных мероприятиях, таких как наша программа Fun Fairs, может разрушить барьеры и помочь сотрудникам лучше общаться друг с другом или, по крайней мере, получить некоторое представление о коллегах по работе как о личности.
Организация питания, расходные материалы, развлечения и развлечения — все это может стать частью вашего индивидуального мероприятия с помощью наших профессиональных услуг по планированию мероприятий. От карнавальных игр до интерактивных надувных лодок, механических аттракционов до восхитительной еды — ваши сотрудники смогут по-настоящему повеселиться на этом особом мероприятии.Позвоните нам по телефону 1-800-333-2434 или воспользуйтесь нашей поисковой программой на веб-сайте, чтобы найти ближайшего к вам местного представителя. Fun Services — это общенациональная компания, состоящая из местных филиалов владельцев и операторов, которые могут помочь вам в достижении ваших целей с помощью праздничных вечеринок, корпоративных пикников и специальных мероприятий в рамках наших программ.
Где провести ваше мероприятие?
После того, как вы выберете место проведения мероприятия, вы сможете лучше спланировать такие вещи, как список гостей и то, сколько места у вас будет для развлечений, питания, игр и аттракционов.Наши программы могут проводиться в помещении или на открытом воздухе, на лужайке с травой или на парковке — там, где вы считаете, что это даст вам наибольшее преимущество и создаст атмосферу, которую вы желаете для своих сотрудников. Помните о традиционных идеях оформления праздничных вечеринок по сравнению с нестандартными корпоративными пикниками, а также о том, устраиваете ли вы вечеринку или используете это как возможность для сбора средств на благотворительность с помощью нашей программы Fun Fairs.
Кого вы пригласите?
Конечно, вы будете приглашать своих сотрудников, но как насчет их супругов, друзей и родственников? Некоторые группы используют подход приглашения семьи, позволяя сотрудникам брать с собой детей, расширенную семью или даже близких друзей и значимых людей на мероприятия, чтобы еще больше разрушить барьеры и вовлечь всех.Если вы проводите мероприятие по тимбилдингу, вы можете убедиться, что ваши услуги по планированию мероприятия приглашают только сотрудников и проводят мероприятие только для сотрудников. Кого вы пригласите, будет зависеть от целей вашего мероприятия.
Выберите развлекательные мероприятия
Когда вы работаете с представителем Fun Services в вашем районе, вы можете выбрать, какие аттракционы, игры и мероприятия вы хотите включить. Если вы устраиваете индивидуальные корпоративные пикники, убедитесь, что в этом месте есть место для столов для пикника и других удобных мест для приема пищи.Выбирайте из множества вариантов развлечений, а также завершите дневные мероприятия для всех участников.
Создайте лотерею или программу розыгрыша призов
Все любят получать призы. Включение программы розыгрыша призов или розыгрыша призов в корпоративные пикники и праздничные вечеринки заставит людей прийти на ваше мероприятие с радостью, если вы раздаете отличные призы. Подумайте о своих сотрудниках и о том, что они хотели бы, от денежных призов до подарочных карт, от игрушек до электроники — вещей, которые люди хотят выиграть, а не просто кучу подарков, оставшихся после корпоративной конференции или обычных стимулов для сотрудников.Вы также можете использовать розыгрыш или раздачу призов в рамках программы Fun Fairs, чтобы собрать деньги на благотворительность или другие организационные цели — спросите нас, как!
Выберите забавную тему для мероприятия
Типичной темой для такого мероприятия является атмосфера старинного карнавала или цирка. Когда вы работаете с Fun Services, вы даже можете нанять акробатов, клоунов, маляров и других профессиональных артистов, чтобы действительно продать вашу тему своим посетителям. Также можно использовать другие темы, такие как темы, связанные с бизнесом, сезонные темы или, в случае праздничных вечеринок, праздничные темы.Начните использовать тему в первоначальном приглашении и пронесите ее через украшения, мероприятия и призы для мероприятия.
Создайте крутой и запоминающийся опыт
Ваше дело очень важно для нас в Fun Services. Наша основная задача — предоставить вам все инструменты и поддержку, необходимые для проведения успешных мероприятий по сбору средств. Позвоните нам по телефону 1-800-333-2434 или посетите наш веб-сайт, чтобы использовать наш инструмент выбора штата и найти местного владельца и филиал оператора в вашем регионе.
Как организовать виртуальную праздничную вечеринку и объединиться с вашей командой
На протяжении всей моей карьеры я работал в полностью удаленной компании, частично удаленной компании и в нескольких организациях, работающих с личным участием.
Каждая компания подходила к праздникам по-разному. Фактически, большинство удаленных организаций даже не предлагали мероприятия по объединению команд.
Хотя мы все, вероятно, участвовали в различных праздничных вечеринках и мероприятиях по объединению команд, возможно, они не были виртуальными.
Организация виртуальной командной встречи или праздничной вечеринки может показаться сложной задачей. Как вы можете планировать занятия в Интернете? Какая логистика задействована?
Если вы планируете виртуальную праздничную вечеринку в этом году, не переживайте.
Давайте рассмотрим несколько советов удаленных сотрудников HubSpot о том, как организовать виртуальную праздничную вечеринку.
8 советов по планированию виртуальной праздничной вечеринки
Используйте электронную таблицу для организации своей деятельности.
Сделайте его интерактивным.
Включите еду.
Поощряйте людей одеваться.
Всегда руководите с инклюзивным мышлением.
Планируйте заранее.
Отправьте что-нибудь физическое.
Выберите цель.
1. Используйте электронную таблицу для организации своей деятельности.
Для организации виртуальной праздничной вечеринки требуется много логистических усилий.Вот почему вам следует использовать электронную таблицу, чтобы оставаться организованным.
Кара Коросец, удаленный старший менеджер по работе с клиентами в HubSpot, говорит: «Раньше я координировал работу Secret Santa в моей последней компании, 100% удаленной компании. Я создал электронную таблицу, в которой каждый перечислял некоторые из своих интересов, затем мы использовали генератор случайных чисел для назначения секретных Дедов Морозов. У каждого был бюджет в 50 долларов, и они использовали электронную таблицу как источник вдохновения для того, что получить. После того, как подарки были отправлены по почте, у нас был Zoom, где мы делились нашими подарками и догадались, кто был наш секретный Санта.«
Независимо от того, чем вы занимаетесь, важно оставаться организованным, чтобы было ясно, кто выполняет эти действия и когда наступают сроки.
2. Сделайте его интерактивным.
Виртуальные события могут автоматически казаться «невмешательством». Однако эти события могут быть интерактивными. В примере с секретным Санта-Клаусом Коросека они открыли подарки во время прямого звонка Zoom.
Цель здесь — проявить творческий подход.
Эймер Марринан, директор по культуре HubSpot, говорит: «Есть масса замечательных удаленных поставщиков и предприятий, принадлежащих меньшинствам, с которыми мы сотрудничаем в команде по культуре.Они делают потрясающую работу. Если ваш бюджет позволяет это, рассмотрите возможность привлечения экспертов. Я видел несколько ярких событий: Ski Chalet Experience, Рождественские ярмарки, коктейли в зимней стране чудес! »
Есть несколько онлайн-игр и занятий, которые вы можете использовать для виртуальной праздничной вечеринки. Ниже приведены некоторые из наших любимых интерактивных удаленных занятий:
3. Включите еду.
Когда у вас мероприятие лично, обычно вам предоставляется еда. При удаленных праздничных вечеринках не забывайте об этом элементе.
Эмили Тонг-Санчес, специалист по удаленным операциям с доходами в HubSpot, говорит: «Пусть люди сами рассчитывают свою еду!»
Это дает людям повод отпраздновать и получить удовольствие от вечеринки.
Марринан добавляет: «Задавайте вопросы, если вы включаете еду. Есть ли аллергия или предпочтения? Если вы устраиваете коктейльный час, все ли употребляют алкоголь?
Если вы отправляете еду, важно знать о любых ограничениях, чтобы ваше мероприятие охватило всех участников.
4. Поощряйте людей одеваться.
Праздничные вечеринки — это обычно веселые мероприятия, на которых каждый может нарядиться и отпраздновать. Удаленность не должна этого изменить.
Тонг-Санчес говорит: «Поощряйте людей одеваться. Нам нравится иметь причину надевать модную одежду!»
5. Всегда руководите с инклюзивным мышлением.
Основным препятствием для удаленных встреч является то, что трудно чувствовать себя включенным.
Марринан отмечает: «Сейчас мы работаем в распределенном и удаленном мире, поэтому, продумывая праздничное мероприятие для вас и вашей команды, думайте масштабно и мыслите глобально.Будет ли часовой пояс работать для всех в вашей команде? Получили ли «Праздники» резонанс во всем мире? Убедитесь, что вы планируете что-то веселое и инклюзивное, в котором может принять участие каждый! »
6. Планируйте заранее.
Если вы планируете виртуальную праздничную вечеринку, важно спланировать ее заранее.
Марринан говорит: «Конец года очень занят. Очень занят! Предупредите людей заранее и забронируйте время заранее. Многие люди сейчас жонглируют, поэтому важно беречь время! ваша команда или кто-либо, кто мог заблокировать время в свой день.«
7. Отправьте что-нибудь физическое.
Тот факт, что ваше мероприятие является удаленным, не означает, что вы не можете включить физический элемент в свою виртуальную праздничную вечеринку.
«Можете ли вы отправить что-нибудь команде заранее, чтобы вызвать волнение? Это не обязательно должен быть физический подарок — может быть, это рукописная открытка или записка с благодарностью», — замечает Марринан. «Праздничное мероприятие не обязательно должно быть большим, большим событием. Иногда людям важны простые добрые поступки.«
8. Выберите цель.
Когда вы планируете праздничную вечеринку, важно решить, какова ваша цель. Например, сложно играть в игру, одновременно узнавая друг друга.
Кэролайн Мериэтер, менеджер по стратегии и операциям в HubSpot, говорит: «Самый важный вывод — это выяснить, идет ли речь больше об углублении отношений или игре».
Одним из любимых мероприятий Мереэтерс, организованных ее командой, был опыт Airbnb, представлявший собой виртуальную квест-комнату.
«Было весело заняться чем-то другим, и это был забавный психологический сдвиг. Но это было не очень хорошо для знакомства с людьми, потому что мы пытались разгадывать подсказки. Для нашей следующей вечеринки мы хотели поддерживать диалог между нами, «она добавляет.
На следующую виртуальную праздничную вечеринку ее команда отправит международные конфеты, которые станут отличным поводом для разговора в комнатах для переговоров. Затем они проведут конкурс костюмов и проведут онлайн-викторины.
Джефф Боултер, руководитель инженерного отдела HubSpot, решил совместить интерактивную деятельность со способом познакомиться друг с другом с помощью интерактивной викторины.
Для начала Боултер разослал Google-форму со множеством ледокольных вопросов. Включено несколько примеров:
Какой у вас был первый онлайн-дескриптор или адрес электронной почты?
Какой курс у вас был хуже всего в колледже?
Какая самая странная работа у тебя когда-либо была?
Какая твоя наименее любимая песня?
Какая ваша любимая теория заговора?
Какой у вас необычный навык?
Звездные войны или Звездный путь?
Янни или Лорел?
Если бы вы могли совершить любое преступление и избежать наказания за него, что бы это было?
Какой самый худший подарок вы когда-либо получали?
Кого бы съели первым, если бы мы все застряли в лифте 1С?
Затем они воспользовались бесплатным онлайн-сайтом MyQuiz.Здесь ответы были либо на выбор одного человека из своей команды (например, песня «It’s a Small World» наименее любимая), либо на выбор правильного ответа среди 3 других выдуманных ответов. В итоге они получили 54 вопроса. На картинке ниже показано, как это выглядело.
В конечном счете, планирование виртуальной праздничной вечеринки требует некоторого планирования. Но после небольшого исследования у вас может получиться веселая интерактивная игра.
В качестве удаленного руководителя ваша праздничная вечеринка может быть такой же веселой и интерактивной, как и личное мероприятие.Чтобы узнать больше, рассмотрите возможность пройти обучение удаленному лидерству HubSpot.
12 эмоциональных этапов организации корпоративного праздника
Поздравляем! Вы решили устроить корпоративный праздник. Это фантастическая новость. Коллеги поблагодарят вас, начальник поблагодарит вас, вы поблагодарите. В конце концов, ежегодный корпоративный праздник — это не мелочь. Хэллоуин может быть Золотым глобусом в мире корпоративных вечеринок, но зимние праздники — это Оскар.Зимние праздничные вечеринки обладают способностью вытягивать из такой обширной пушки: Рождество, Ханука, Кванза, пряники латте с пряностями, искусно завернутые подарки, снег, фильмы с глиняным покрытием и горячее какао. К тому же ты можешь нарядиться.
В Bizzabo мы недавно устроили собственную праздничную вечеринку. Я объединился с Рэйчел Руджиери (директор по работе с клиентами / экстраординарный планировщик офисных вечеринок), чтобы разобраться в 12 эмоциях, связанных с организацией праздничной вечеринки в офисе.
1.Бюджет
Первая часть начала вашей группы — это выяснить, сколько денег в вашем распоряжении. Ваш босс может дать вам фиксированную сумму денег, чтобы вы потратили его, или вы можете направить свой внутренний Акулий Танк и поторговаться за бюджет своей мечты. Как только вы выясните, сколько денег у вас есть, чтобы поддержать вашу группу, вы можете переходить к Этапу 2.
2. Даты и время
Это сложная вечеринка. Мероприятие состоится в будний или выходной день? Также вам предстоит пройти минное поле дней рождений, свадеб и, конечно же, зимних праздников.Если вечеринка слишком близка к графику зимних отпусков вашей компании, вы потеряете много потенциальных участников из-за путешествий. С другой стороны, есть такая вещь, как корпоратив, о котором еще рано.
3. Количество гостей
Пришло время получить более точную оценку количества участников. Вы будете неформально опрашивать офис и узнавать о близких. Только после того, как вы разгадаете следующий шаг головоломки, вы сможете отправлять ответы.(Мы использовали наше собственное программное обеспечение для регистрации на мероприятиях, чтобы заранее определить численность персонала).
4. Расположение
В зависимости от размера вашей команды, чей-то дом, бар, ресторан или даже сам офис могут стать идеальным местом для вашей вечеринки. В большинстве случаев о Северном полюсе не может быть и речи, но если бы вы захотели выбрать Багамы, я не думаю, что многие люди стали бы жаловаться … при условии, что их расходы были покрыты благодаря очень умелому направлению вашего внутреннего акульего резервуара ( см. этап 1).
5. Еда и напитки
Если ваша вечеринка проводится не в ресторане, а в другом месте, вам, вероятно, придется организовать кейтеринг и барменшу. Вам также стоит подумать о меню (не забудьте о своих коллегах-вегетарианцах, безглютеновых или других диетах с ограничениями). Бургеры, барбекю, спринг-роллы, суши, мини-бургеры, печенье, пирожные, флан? Так много говорят о планировании еды, но не о еде на самом деле. Пора переходить к следующему этапу.
6. Развлекайся!
Праздничная вечеринка — это не праздник без легкого шика. Как вы можете сделать эту праздничную вечеринку не только предыдущей? Есть шанс, что в игру войдет какая-то тайная схема Санты. Будет ли музыка? Какие мероприятия будут? Караоке? Игры? Может, просто много болтовни? Оооо! Может быть, ты сможешь заставить своего босса нарядиться как Санта и доставить подарки? Это слишком много?
7.Логистика
Вау. Вы только что придумали столько идей. Пришло время собрать их все вместе. Вы составите их по порядку и подумаете, как на самом деле можно заставить их воплотиться в жизнь. Вам также нужно подумать о расписании: когда приедет поставщик, когда людям нужно будет уйти. Как будет выглядеть показ? Какой реквизит нужен?
8. Делегация
Кто за что отвечает? Конечно, вы не берете на себя всю вечеринку? Если нет.В этом случае мы даем вам безумную репутацию.
9. День подготовки
Другое название — схватка. Если это рабочий день, кому-то, скорее всего, придется уйти пораньше, чтобы убедиться, что все в порядке. Вы убедитесь, что все украшения на месте, и что поставщик / ресторан готов помочь вашей вечеринке взлететь к звездам. Если есть тайный Санта-Клаус, напомните всем, что если они не получили подарков, то им действительно стоит перед началом вечеринки.
10. Все идет точно по плану

11. Работа после мероприятия
Любимая деталь! Вы должны позаботиться о том, чтобы каждый получил набивку для чулок и секретный подарок Санты, а каждый кусочек оберточной бумаги был помещен в мешок для мусора.

12. Вы вернетесь в более счастливый и веселый офис

В вашей жизни есть организатор мероприятий? В таком случае вы можете сделать что-то лучшее, чем подарить им один из подарков, представленных в нашем Руководстве по подаркам на праздник для Планировщика мероприятий .Что ж, может быть, вы могли бы сделать что-то лучше, подарив им дар знания! Подпишитесь на наш блог, чтобы получать последние новости индустрии событий, советы и развлечения, нажав кнопку ниже.

Как спланировать увлекательную вечеринку в честь праздника виртуальной компании
Соучредитель и руководитель отдела творческой стратегии в Game Agency и The Training Arcade — увлекательная, увлекательная и обучающая аудитория.
getty
На протяжении многих лет я работал в различных компаниях, в некоторых полностью лично, в некоторых частично и в некоторых полностью удаленных.Все эти компании объединяет то, что они ставят корпоративную культуру во главу угла, независимо от того, где работают сотрудники.
В одном из недавних опросов 250 руководителей предприятий, проведенного Intermedia, 94% владельцев малого и среднего бизнеса ответили, что личные встречи сыграли важную роль в развитии их бизнеса за последние два года. С Covid-19 на переднем плане и в центре 84% используют видеоконференцсвязь для облегчения личного общения. Эта тактика будет постоянно расти, поскольку 57% сообщили о планах расширить возможности удаленной работы для сотрудников в долгосрочной перспективе.
В 2020 году мы поняли, что как никогда важно оставаться на связи друг с другом и по возможности отмечать достижения друг друга. Сейчас, когда больше сотрудников, чем когда-либо, работают удаленно и чувствуют себя отключенными от офиса, компании ищут уникальные способы привлечь своих сотрудников, наладить связи между членами команды, создать ощущение нормальной жизни и сохранить корпоративную культуру.
Вовлеченность сотрудников должна происходить 365 дней в году, но праздники дают особенно хорошие возможности напомнить нашим сотрудникам, насколько они важны для нашего бизнеса.Ниже приведены несколько советов и несколько мероприятий для корпоративной виртуальной праздничной вечеринки, которые помогут повысить вовлеченность, моральный дух и производительность сотрудников.
Советы по планированию корпоративных виртуальных праздничных вечеринок
Если команды привыкли к большой личной праздничной вечеринке, в этом году будет что-то новенькое: празднование с безопасного расстояния. Важно создать четкие правила и разумные ожидания для вашего мероприятия. Прежде чем приступить к разработке идей для корпоративных виртуальных праздничных вечеринок, примите во внимание следующие советы, которые помогут вам начать процесс планирования:
• Выберите главную цель праздничного мероприятия.
• Укажите виртуальное местоположение. К настоящему времени ваши сотрудники могут быть уменьшены, поэтому подумайте о новом месте назначения, таком как Google Hangouts, Houseparty или FaceTime.
• Получайте удовольствие от электронных приглашений. Независимо от того, доставляется ли ваше приглашение через Интернет или по почте, вы можете задать тон и взволновать своих сотрудников.
• Одевайтесь для успеха. Ваша вечеринка будет веселее, если все переоденутся. Это не значит, что они должны быть формальными. Это может быть уродливый свитер, любимый зимний костюм или что-то особенное для вашей культуры.
• Поощряйте сотрудников как можно раньше. Кому не нравится хороший приз? Постарайтесь сделать мероприятие максимально полезным. Включите игры, конкурсы (костюмы и подписи) и призы. Множество призов.
Три разных вида деятельности для корпоративных виртуальных праздничных вечеринок
Праздничные вечеринки — важная часть корпоративной культуры, позволяющая нам вознаграждать наших сотрудников за всю работу, которую они проделали в течение года. Хотя многие могут подумать, что виртуальная праздничная вечеринка будет незаметной, вы можете включить интерактивные геймифицированные элементы, чтобы сделать ее более увлекательной и веселой.Вот несколько мероприятий, которые можно включить в виртуальную праздничную вечеринку.
1. Миксология или кулинарные классы: Ничто так не сближает команды, как еда и несколько напитков. Во время удаленной праздничной вечеринки подумайте о том, чтобы провести виртуальную миксологию или кулинарные курсы как развлечение для всех. Чтобы упростить задачу, вам нужно будет заранее спланировать ситуацию и отправить посылки с необходимыми ингредиентами для еды и напитков. По окончании урока все будут расслаблены, чтобы вместе поиграть в игры и посмеяться.
2. Командообразующие игры: использование игр на праздничной вечеринке — отличный способ привлечь ваших сотрудников к работе, а также создать здоровый уровень конкуренции. Вот несколько интерактивных игровых идей для виртуальной праздничной вечеринки:
• Общая информация: создавайте категории, основанные на ваших достигнутых целях, отрасли или культуре компании, и задавайте каждому правильные ответы.
• Награды: раздайте своим сотрудникам глупые награды, например «с наибольшей вероятностью попадут в Zoom первым» или «чемпион в многозадачности».”
• Охота за мусором: дайте всем подсказки, например «найдите предмет, который что-то для вас значит» или «найди самую странную вещь в своем холодильнике», чтобы помочь людям лучше узнать друг друга.