Распечатать опись вложения в ценное письмо: Опись вложения. Форма 107

Содержание

Опись вложения. Форма 107 | Образец — бланк — форма

Опись вложения ф.107 – документ, который описывает данные о количестве и стоимости почтового отправления и применяется Почтой России. При использовании описи вложения отправление квалифицируется как ценное. Форма описи может быть заполнена от руки или распечатана на компьютере и вкладывается в почтовое отправление (письмо посылку, бандероль и т.д.).

В описи вложения перечисляются все позиции, которые включены в отправление, с указанием их количества и стоимости. Опись вложения перед запечатыванием отправления должна быть завизирована штампом почтового отделения и подписью работника Почты России.

Ниже приложен бланк описи вложения в формате pdf с возможностью заполнения.

Порядок заполнения описи вложения ф.107 в 2020 году

Отправитель перед запечатыванием заполняет два бланка описи вложения со следующими данными:

Наименование предметов в списке описи отправления (ценное письмо, посылка, бандероль и т. д.)
Количество предметов построчно
Объявленная ценность построчно с точки зрения отправителя
Итоговое количество и объявленной ценности (указывается цифрами)
Наименование или ФИО отправителя

Указанная стоимость с одной стороны влияет на сумму компенсации, которую вы получите в случае утери отправления, с другой стороны увеличивает страховой сбор за отправление (примечание Бланкер.ру).

При отправке налоговых деклараций опись является доказательством своевременной отправки декларации, ценность можно указать минимальную.

Далее, указывается наименование отправителя или ФИО отправителя, для частных отправлений. После заполнения отправитель ставит свою подпись на каждом бланке. В случае, когда среди пересылаемых предметов имеются предметы без оценки, то в графе «объявленная ценность» напротив их в строке ставится прочерк на каждом бланке.

Затем работник почтового отделения выполняет следующие действия с заполненной описью вложения:

сравнивает записи в обоих экземплярах описи вложения;
сопоставляет данные отправителя, указанные в описи и на адресной стороне почтового отправления;
сопоставляет отправляемые предметы с наименованиями в описи;
проверяет соответствие построчной суммы вложений, из описи, итоговой сумме объявленной ценности почтового отправления;
ставит на обоих экземплярах описи вложения оттиск календарного штемпеля и свою подпись;

первый экземпляр описи вложения вкладывается поверх вложения в почтовое отправление и упаковывается, второй экземпляр выдается отправителю вместе с кассовым чеком.

Услуга проверки описей вложения посылок и почтовых отправлений с объявленной ценностью, сдаваемых отправителями, в почтовом отделении является платной.

Опись вложения ценного письма, посылки (форма 103, 107)

Акт приема-передачи почтовых отправлений
Доверенность на получение и отправку почты ЭК
Опись вложения ф.107
Реестр, список почтовых отправлений
Форма 103

Вам необходимо надлежащим образом уведомить ответчика? Вы не знаете как лучше направить дополнительное соглашение о расторжении договора или уведомление? Вам нет нужды быть почтовым специалистом и «изобретать велосипед»! Все мы люди, прекрасно понимаем, что на вашей ответственности совершенно другие задачи, оставьте формальности специалистам! Для нас это любимая работа, получить ваше задание, переслать и доставить почтовое отправление! Мы знаем, как надлежащим образом уведомить и вручить почтовое отправление с подтверждением факта вручения. Наша компания вручает почтовые отправления (заказные письма с уведомлением) в день обращения! Для вашего удобства работает сервис для мониторинга отправления.

С нами Вы можете отправить документы в:

пенсионный фонд;
налоговую инспекцию;
министерства;
другие государственные учреждения;
банковские структуры;
страховые компании.

Если Вам требуется подтверждение опись вложения отправленных документов, с нашими услугами Вам не обязательно знать, как заполнять документы. Наши специалисты помогут оформить почтовую форму № 107 (опись вложения).

Опись вложения – почтовый бланк, используемый при отправке регистрируемых почтовых отправлений (ценных писем, бандеролей, посылок), заполняется в двух экземплярах, один остается у отправителя, второй отдается получателю. Заполненный бланк Вы можете выслать нам на электронную почту

[email protected]. Мы проверим, поставим отметку календарного штемпеля, оформим ценное письмо на вашей территории. Вам не потребуется терять время на дорогу и стоять в очередях в объекте почтовой связи!

Ценные письма принимаются в открытом виде с проверкой вложения и с описью всех отправляемых предметов.

Опись вложения ф. 107 составляется отправителем в двух экземплярах с обязательным указанием почтового полного адреса и наименования получателя. Пересылаемое вложение записывается в опись поименно с указанием суммы оценки по ее действительной стоимости, определенной отправителем. Оба экземпляра описи подписываются отправителем.

По желанию отправителя на первом экземпляре описи, вкладываемой в ценное письмо (бандероль), оценка предметов может не указываться. Если в ценном открытом письме (бандероли) среди ценных пересылаются предметы без оценки, то в графе «объявленная ценность» против их записи делается прочерк. При пересылке в ценном открытом письме авансовых и бухгалтерских отчетов, а также относящихся к ним документов разрешается вносить их в опись общим количеством листов с указанием общей суммы оценки. Облигации государственных займов, лотерейные билеты и другие денежные документы записываются в опись ценного письма с указанием номеров, серий и их номинальной стоимости, а по облигациям и билетам, на которые выпали выигрыши, вместо номинальной стоимости указывается сумма выигрыша.

В отделении почтовой связи есть бланки почтовых форм. У нас вы найдете образец заполнения бланка описи документов ценных вложений. Вы можете заранее подготовить опись вложения в письмо, а наши специалисты помогут Вам в этом. При оформлении (приеме) отправления специалист проверяет правильность заполнения бланка описи вложения, цельность оболочки и просматривает ценность. После чего один экземпляр бланка возвращают отправителю с отметками календарно почтового штемпеля, а второй сопровождает письмо.

Для юридических лиц отправка ценных писем (более пяти штук) одновременно осуществляется партийным приемом с одной квитанцией на все отправки. Заполняется реестр (ф. 103 Реестр почтовых отправлений — Пример) — это список, где каждому отправлению присваивается уникальный номер — идентификатор для регистрируемых почтовых отправлений. Реестр содержит общее количество отправлений, категорию отправлений, заверяется именной печатью отделения почтовой связи и печатью датой приема, также подписью ответственного на каждом листе.

Вам необходимо подтверждение о факте вручения, в нашем почтовом отделении скажите об этом, уведомление о вручении письма (бланк 119)

По мнению специалиста простое или заказное уведомление о вручении – информирование с помощью официального почтового документа о том, что посылка или письмо получено адресатом.
Даты отправки и получения важны при судебных разбирательствах или оповещений, когда сроки строго оговорены. Например, уведомление на УСН, бланк которого должен заполняться особо тщательно и быть отправлен до 31 декабря (в случае добровольного перехода).

В нашем отделении почтовой связи найдется образец бланка уведомления о вручении, возможность распечатать документы, сделать копии документов, а также необходимый упаковочный материал.

Оформите заявку, вызвать курьера легко! Вам не понадобится даже выходить из дома или офиса!

Звоните +7(343)266-34-29 или закажите обратный звонок.

Образец описи вложения в ценное письмо

Самой востребованной услугой почты Российской Федерации является возможность осуществления пересылок документации.

Для этого предусмотрены письма с описями.

Чтобы воспользоваться этой услугой необходимо будет пройти несколько шагов. Зная правила оформления, часть этих шагов можно пройти самостоятельно и заблаговременно.

Для того чтобы подготовиться к отправке такого письма, необходимо не так много:

Как оформить опись вложения в ценное письмо

Для начала приобретается бланк формы 107. Его можно скачать с различных сайтов. Кроме того, он предоставляется в любом почтовом отделении. Нужно сделать два экземпляра данного бланка. Один вкладывается в конверт, второй храниться у отправителя. Вот этот второй экземпляр в обязательном порядке заверяется печатью. Вместе с тем экземпляром, который отправляется, необходимо вложить сопроводительное письмо.

Второе, что нужно сделать – это заполнить опись почтового отправления. В ней перечисляются все ценности, которые будут отправлены адресату.

В перечне, напротив каждого пункта, необходимо указать цену. В случае утраты, можно будет возместить эту стоимость. Но необходимо понимать, что от этой суммы зависит и плата за пересылку.

Третьим шагом является написание сопроводительного письма. В нем можно еще раз привести перечень всех документов. Лучше также указать их цену. Кроме этого, в сопроводительном письме описывается цель отправки. Данный документ заверяется подписью. В нем указывается дата его написания. Будет не лишним прописать в тексте просьбу о подтверждении получения. Для этого можно указать контактную информацию для обратной связи.

Теперь переходим к конверту. На нем указываются реквизиты получателя. Имеются в виду адрес и данные лица, которому оно направлено. Эти требования касаются гражданских лиц. В случае если письмо адресовано предприятию (организации), указывается его название и адрес. Важно указать фактический адрес нахождения, а не юридический. Суммарную стоимость отправляемых документов тоже лучше написать на конверте. Сумма прописывается сначала цифрами, а затем прописью (в скобках). На данном этапе конверты не запечатываются.

После совершения всех вышеизложенных шагов письмо необходимо принести в почтовое отделение. Его сотрудник должен проверить вложения, сверить их наличие с приведенной описью, подписать опись и заверить ее оригинальной печатью. Бланк с печатью передается отправителю. Ему же вручается квитанция на уплату за услугу. На этой квитанции будет написан идентифицирующий номер. С его помощью можно будет отслеживать транспортировку письма на официальном сайте почты России.

Ниже расположен типовой пример и образец описи вложения в ценное письмо, вариант которого можно скачать бесплатно.

Почтовый бланк

1. Политика использования и взаимодействия с сервисом.

1.1. При использовании «Почтовый Бланк РФ» (далее — «ПБРФ», «Сервис»), расположенного в сети Интернет по адресу https://pbrf.ru, условия, изложенные ниже, вступают в силу автоматически.

1.2. Условия могут изменяться без какого-либо специального уведомления. Новая редакция вступает в силу с момента ее размещения в сети Интернет.

1.3. Начиная использовать Сервис, Пользователь считается принявшим условия в полном объеме. В случае несогласия Пользователя с какими-либо из положений, в том числе с учётом каких-либо внесённых без оповещения изменений, Пользователь не вправе использовать Сервис.

1.4. Пользователь самостоятельно несет ответственность перед третьими лицами за свои действия, связанные с использованием Сервиса, в том числе, если такие действия приведут к нарушению прав и законных интересов третьих лиц, а также за соблюдение законодательства при использовании Сервиса.

1.5. Для использования расширенного функционала Сервиса, Пользователю требуется пройти процедуру регистрации. При предоставлении неверной информации, при использовании недействительного адреса электронной почты, при массовой автоматической регистрации аккаунтов, при повторной регистрации аккаунта с целью использования бесплатного периода платного тарифа, администрация ПБРФ вправе по своему усмотрению заблокировать либо удалить учетную запись Пользователя и отказать в использовании Сервиса.

1.6. При регистрации в Сервисе, Пользователь устанавливает пароль. Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность (устойчивость к угадыванию) выбранного им пароля, а также самостоятельно обеспечивает конфиденциальность своего пароля. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервиса под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервиса под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем.

1.7. После регистрации в Сервисе, Пользоватлю подключается бесплатный период платного тарифа (триал), расширяющий функционал сервиса: убирается реклама на второй странице, появляется доступ к шаблонам для сохранения данных об отправлениях, добавляется возможность подключения к Сервису по API. Срок действия бесплатного периода и подключаемый тариф указываются в личном кабинете Пользователя и устанавливаются администрацией Сервиса в частном порядке. Актуальная информация по тарифам и их расширенному функционалу доступна по адресу: https://pbrf.ru/тарифы/выбрать-тариф

1.8. По окончанию бесплатного периода, тариф Пользователя автоматически переходит в категорию «Бесплатный», функционал платного тарифа отключается. При этом деньги с пользователя за использование бесплатного периода не списываются.

1.9. Пользователь становится Клиентом Сервиса, если по окончанию бесплатного периода решает оплатить любой тариф, доступный по ссылке: http://pbrf.ru/тарифы/выбрать-тариф

2. Политика возврата денежных средств.

2.1. ПБРФ гарантирует полный возврат средств за неиспользование Сервиса по первому требованию Клиента. При оплате за тридцать (30) дней и инициирования возврата на первый (1) день, Клиент получает оплаченную сумму без учёта комиссии платёжной системы в полном размере. В иных случаях происходит перерасчёт использованных дней тарифа и их вычет из суммы возврата.

2.2. Для инициирования возврата денежных средств за использование платных функций Сервиса, требуется обращение в техническую поддержку по адресу электронной почты [email protected], с указанием в качестве темы письма «Возврат денежных средств», а в теле используемое имя пользователя в Сервисе, текущий тариф, сумму оплаты и дату оплаты.

2.3. Все поступившие заявки рассматриваются в течении 24 часов. Возвратных платёж гарантированно осуществляется в течении 30 календарных дней после принятия положительного решения.

2.4. Возврат денежных средств осуществляется путём перевода необходимой суммы на электронный кошелёк Яндекс.Деньги, WebMoney, на карту VISA/MASTERCARD в рублях. При достижении договорённости, допустимо использование иных методов возврата денежных средств, удобных Клиенту.

2.5. Комиссия за возврат денежных средств ложится на Сервис. Длительность транзакции зависит от выбранного метода возврата и составляет от 1 до 5ти рабочих дней.

3. Политика Конфиденциальности

3.1. При регистрации в Сервисе, Пользователь предоставляет следующую информацию: фамилия, имя, адрес электронной почты, номер мобильного телефона (опционально), пароль для доступа к Сервису (опционально), промо-код (опционально).

3.2. Предоставляя свои персональные данные при авторизации/регистрации в Сервисе, Пользователь соглашается на их обработку в течение неопределенного срока администрацией Сервиса.

3.3. При обработке персональных данных Пользователя и Клиента, ПБРФ руководствуется Федеральным законом «О персональных данных» и локальными нормативными документами.

3.4. Только Клиент вправе получить информацию, касающуюся обработки его персональных данных (в т.ч. о способах и целях обработки, о лицах, которые имеют доступ к его персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании федерального закона).

3.5. Использование информации предоставленной Клиентами и Пользователями и получаемой ПБРФ.

3.5.1. ПБРФ использует предоставленные Пользователем данные в течение всего срока регистрации Пользователя в Сервисе в следующих целях:

для регистрации/авторизации Пользователя;
для обработки запросов, связанных с функционированием ПБРФ и выполнения своих обязательств перед Пользователем;
для уведомления Пользователя об изменениях в Сервисе;
для перехода Пользователя в статус Клиента.

3.5.2. ПБРФ использует предоставленные Клиентом данные в течение всего срока регистрации Клиента в Сервисе в следующих целях:

для регистрации/авторизации Клиента;
для обработки запросов, связанных с функционированием ПБРФ и выполнения своих обязательств перед Клиентом;
для уведомления Клиента об изменениях в Сервисе;
для осуществления деятельности по продвижению товаров и услуг ПБРФ;
для анализа покупательских особенностей Клиента и предоставления персональных рекомендаций;
для улучшения уровня качества и удобства взаимодействия с Сервисом;

3. 6. Предоставление и передача информации.

3.6.2. Не считается нарушением предоставление ПБРФ информации агентам и третьим лицам, действующим на основании договора с ПБРФ, для исполнения обязательств перед Клиентом и Пользователем и только в рамках договоров.

3.6.3. Не считается нарушением обязательств передача информации в соответствии с обоснованными и применимыми требованиями законодательства Российской Федерации.

3.6.4. ПБРФ вправе использовать технологию «cookies». «Cookies» не содержат конфиденциальной информации и не передаются третьим лицам.

3.6.5. ПБРФ собирает информацию и сведения об IP-адресе Пользователя и Клиента ПБРФ только в рамках систем “Яндекс.Метрика” и “Google Analytics” с целью улучшения внутренних характеристик Сервиса и общих показателей ранжирования в поисковых системах.

3.6.6. ПБРФ при обработке персональных данных принимает необходимые и достаточные организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного доступа к ним, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных.

Опись вложения в ценное письмо

В нашей стране для того, чтобы завизировать все позиции, которые мы отправляем по почте письмом или бандеролью, необходимо заполнить бланк описи вложения. Это довольно простой документ, который можно составить от руки или на компьютере. Бланк описи включает в себя наименование, а также количество и стоимость отправлений. Почта России использует бланк описи по форме 107 и каждое почтовое отделение ставит на данном документе свой штамп.

Опись вложения по форме 107 используется для трех видов отправлений:

опись вложения в ценное письмо;
опись вложения в посылку;
опись вложения в бандероль.

Рассмотрим более подробно порядок заполнения документов описи вложения в любых почтовых отделениях. Во-первых, необходимо заполнить два бланка, в которых указываются: ФИО и почтовый адрес адресата, наименование, количество предметов и сумма их оценки с точки зрения отправителя. Здесь важно учесть, что данная стоимость с одной стороны влияет на сумму компенсации, которую вы получите в случае утери почтового отправления, с другой стороны увеличивает страховой сбор за отправление.

Во-вторых, на каждом заполненном бланке отправитель ставит свою подпись. Если среди пересылаемых предметов имеются предметы без оценки, то в графе «объявленная ценность» напротив их в строке ставится прочерк на каждом бланке. При этом по желанию отправителя на экземпляре описи, вкладываемом в почтовое отправление, оценка предметов может не указываться.

Далее уже идет непосредственно работа почтового работника. Он сопоставляет записи в обоих экземплярах описи вложения, сравнивает соответствие адреса и наименование адресата, указанные в описи и на адресной стороне оболочки (адресном ярлыке) почтового отправления, сравнивает отправляемые предметы с записями в описи, проверяет соответствие общей суммы вложений, из описи, сумме объявленной ценности почтового отправления (естественно, эти суммы должны быть тождественны).

На всех экземлярах описи ставится отметка календарного штемпеля, роспись почтового работника, первый экземпляр вкладывается поверх вложения в почтовое отправление и упаковывается, второй экземпляр выдается отправителю вместе с квитанцией.

Перечисленные услуги работников почты могут быть платными.

Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации

В соответствии со статьей 2 Закона о почтовой связи к услуге почтовой связи относятся действия или деятельность по приему, обработке, перевозке, доставке (вручению) почтовых отправлений, а также по осуществлению почтовых переводов денежных средств.

В соответствии со статьей 16 Закона о почтовой связи услуги почтовой связи оказываются оператором почтовой связи на договорной основе. По договору оказания услуг почтовой связи оператор почтовой связи обязуется по заданию отправителя переслать вверенное ему почтовое отправление по указанному отправителем адресу и доставить (вручить) их адресату.

Таким образом, оператор почтовой связи осуществляет только пересылку почтового отправления, а вид почтового отправления и способ его пересылки определяется отправителем самостоятельно в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации № 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» от 31 июля 2014 года (далее — Правила оказания услуг почтовой связи).

В связи с тем, что действия операторов почтовой связи осуществляются именно с почтовым отправлением, а не с товарами, пересылаемыми в почтовых отправлениях, почтовые отправления принимаются от отправителей и вручаются получателям в закрытом виде.

Вскрытие почтовых отправлений с наложенным платежом при выдаче почтового отправления производится при поступлении такого почтового отправления в дефектном состоянии в порядке, установленном оператором почтовой связи, в соответствии с пунктом 41 Правил оказания услуг почтовой связи.

По желанию пользователей услуг почтовой связи оператор почтовой связи может предоставлять дополнительную услугу по приему и вручению почтовых отправлений в открытом виде для проверки содержимого вложения.

Оказание такой услуги регламентировано пунктом 20 Правил оказания услуг почтовой связи, в соответствии с которым почтовые отправления с описью вложения принимаются от отправителя в открытом виде.

Таким образом, в случае необходимости проверки содержимого вложения при получении почтового отправления рекомендуем при заказе товаров посредством дистанционной торговли обращаться к продавцу товара для осуществления отправки почтового отправления с описью вложения.

Другие вопросы по теме

Как составить опись вложения в заказное письмо, образец

Физические и юридические лица часто вынуждены отправлять по почте заказные письма с описью вложения. Правильно заполненная форма позволит исключить вероятность допущения ошибок со всеми вытекающими последствиями. По этой причине целесообразно рассмотреть правила составления необходимой описи вложения в заказном письме подробнее.

Услуга «Опись вложения» на Почте России

Возможность составить опись вложения в заказное письмо позволяет охарактеризовать отправления.

Это связано с тем, что в документе подробно указывается:

полное название вложения;
количество;
оценочная себестоимость.

Во время формирования описи потенциальный отправитель перечисляет содержимое конверта и описывает характеристику.

После этого представители почтового отделения принимают открытый конверт для проведения визуального осмотра и заверяют отправку путем проставления печати и подписи.

Благодаря этому, Почта России берет на себя ответственность за вверенный груз. Только после этого могут наступить уже материальные обязательства, непосредственно за целостность и сохранность письма, посылки, бандероли во время всего маршрута следования.

В случае случайного вскрытия либо повреждения груза на одном из пути следования, представители почты берут на себя обязанность по начислению материальной компенсации за нанесенный ущерб.

По этой причине рассматриваемая опись вложения в ценное письмо гарантирует компенсацию в случае необходимости.

Чтобы опись при отправке разных документов принесла преимущества, крайне важно сохранять квитанцию об оплате услуг.

Среди основных положительных сторон выделяют:

присвоение отправлению трек-номера – можно отслеживать маршрут следования;
гарантия получения компенсации в случае частичной либо полной утраты вложений;
исключение вероятности возникновения недопонимания между отправителем и получателем;
низкая тарифная ставка.

Все это делает рассматриваемую услугу достаточно популярной, причем не только среди физических, но и юридических лиц, которые на постоянной основе вынуждены совершать пересылку различной юридически значимой документации.

Как это работает

Представители почтового отделения во время принятия письма должны проставить на бланке заполненной описи вложения штамп с проставленной датой.

Важно! При отправке отчетности в налоговый орган датой принятия письма считается момент их передачи в налоговый орган.

Таким образом, если предприниматель по разным на то причинам не в состоянии своевременно передать документацию в налоговую инспекцию, то в последний отведенный для этого день можно отправить ее по почте. Благодаря этому можно избежать начисления штрафной пени.

Образец заполнения описи вложения (ф. 107)

Опись вложения формируется по форме 107 в нескольких экземплярах:

один из них пересылается совместно с письмом конечному адресату;
второй, с проставленной соответствующей отметкой остается у отправителя.

Образец заполнения описи по форме 107 включает в себя следующие строки:

таблицу вложенной документации;
присвоенный порядковый номер;
полное наименование;
количество единиц;
объявленная стоимость отправления – исключительно в рублях, вне зависимости от того, по России осуществляется пересылка или за границу;
суммарное итоговое количество предметов в конверте и полная объявленная стоимость;
полные инициалы отправителя. Если им выступает юридическое лицо – название компании;
персональную подпись отправителя.

Если по разным причинам остаются пустые строки, допускается возможность указывать в них прочерки. Если же строк, наоборот, не хватает, можно продолжить указание данных на втором листе бланка, причем проставление пометок в таком случае обязательно (к примеру, ЛИСТ 1 из 3 и так далее).

Итоговое количество и сумму следует проводить общим – на всю вложенную документацию.

Категорически запрещается делать исправления и допускать опечатки, неверно указанные реквизиты.

Доступна ли услуга для международных отправлений

Допускается возможность формирования описи в случае международной пересылки, однако в таком случае нужно составить ее по форме CN 07. Бланк выдается в почтовом отделении.

Преимуществом заказного письма является присвоение ему трек-номера, с помощью которого можно с легкостью через официальный сайт не только отследить маршрут следования, но и узнать предварительную дату получения.

Более того, письмо вручается получателю исключительно лично в руки и только под его роспись, что исключает вероятность возникновения различного недопонимания между отправителем и адресатом.

Возмещение стоимости недостающих предметов

Почта России берет на себя обязанность по выплате материальной компенсации, в случае утраты и повреждения исключительно ценных отправлений. Сумма начислений приравнивается к ранее объявленной ценности и установленной тарифной сетке за услуги по транспортировке. Уплаченный комиссионный сбор в счет не берется.

В случае оформления описи вложения, представители почты начисляют компенсацию в сумме ранее объявленной ценности, причем только за недостающие либо испорченные части самого вложения, которые фигурируют в составленной форме.

В случае отправки письме без предварительного формирования описи вложения, представители Почты России могут начислить денежную компенсацию только в размере доли объявленной ценности, причем пропорционально отношению объема недостающей либо испорченной части вложения в отношении суммарного размера (вес упаковки не учитывается во время проведения расчетов).

В том случае, если Почта России не произвела необходимую пересылку по указанному адресу, к примеру, денежных средств, компенсация начисляется в сумме утраченного капитала и уплаченной суммы за предоставляемые услуги.

Рассчитывать на получение компенсации в удвоенном размере можно только в случае:

утраты;
порчи;
повреждения оформленного почтового отправления.

В размере установленной тарифной сетки можно рассчитывать на компенсацию в случае частичной:

утраты;
порчи;
повреждения оформленного почтового отправления.

Каких-либо других вариаций не установлено правилами Почты России. Каждый потенциальный клиент перед оформлением отправлений должен помнить о том, что в процедуре формирования описи вложения отсутствуют какие-либо сложности, из-за чего оптимальный вариант станет воспользоваться такой дополнительной опцией и исключить вероятность возникновения различного недопонимания.

Распечатать вложения, полученные в сообщениях электронной почты.

Вложения в сообщения электронной почты можно распечатать, не открывая файл. Вложения можно распечатать из открытого окна сообщения или из области чтения. Если в сообщении есть несколько вложений, вы можете распечатать одно или все вложения.

Распечатать вложение

Чтобы распечатать вложение из открытого сообщения или из области чтения, выполните следующие действия:

Щелкните значок вложения под заголовком сообщения, а затем щелкните Вложения
В группе Действия щелкните Быстрая печать .

Чтобы распечатать вложения при печати сообщения, сначала убедитесь, что выбран параметр Печатать вложенные файлы . После включения этого параметра он остается включенным, пока вы его не отключите.

В списке сообщений щелкните сообщение с вложениями, которые нужно распечатать.
Щелкните вкладку Файл .
Щелкните Печать .
В разделе Принтер щелкните Параметры печати .
В диалоговом окне Печать в разделе Параметры печати установите флажок Печать вложенных файлов .

Примечания:

Вложения печатаются только на принтер по умолчанию.Например, если принтер A используется по умолчанию, и вы решили распечатать сообщение с вложением на принтере B, сообщение будет распечатано на принтере B, а вложение — на принтере A. Если вы хотите отправить вложение на конкретный принтера, дважды щелкните вложение, чтобы открыть его, а затем в программе, открывающей вложение, используйте команду печати.
Некоторые прикрепленные файлы необходимо открыть перед печатью. Для этих типов файлов Outlook предложит вам открыть или сохранить вложение перед его печатью.Выберите Открыть . После печати вам нужно будет закрыть прикрепленный файл вручную.

Верх страницы

Как оформить письмо с приложением

В течение своей карьеры вам, возможно, придется писать письма клиентам, коллегам, начальству или даже потенциальным работодателям. Когда вы пишете профессиональные письма, важно использовать соответствующее форматирование и обозначения.Например, если вы включаете какие-либо документы в свою переписку, вам необходимо научиться правильно упоминать свои вложения. В этой статье мы обсуждаем, как указать вложение в письме, и приводим примеры для справки.

Почему важно использовать определенный формат письма с вложениями?

Когда вы переписываетесь с другими людьми в профессиональном контексте, вам может потребоваться отправить больше, чем стандартное письмо. В некоторых случаях вам может потребоваться приложить дополнительные документы, такие как резюме или график, вместе с письмом.Эти дополнительные документы делятся на две категории:

Вложения: Это материалы, которые являются частью письма, например график, иллюстрирующий ваши выводы.
Приложения: Это документы, не зависящие от письма, например, ваше резюме.

В дополнение к добавлению этих документов к вашему письму, вы всегда должны ссылаться на их включение и кратко указывать их цель и объем. Следуя этой передовой практике форматирования, вы предупреждаете получателя о дополнительных материалах и гарантируете, что они их заметят.Вы также убедитесь, что получатель понимает содержание и его объем, тем самым устанавливая соответствующие ожидания.

Хотя эта практика изначально началась с традиционных писем, она также применима к электронной переписке. Это означает, что вы должны соблюдать эти правила форматирования писем, отправляете ли вы обычное письмо или отправляете электронное письмо профессиональному контакту. Когда вы отправляете электронное письмо, все файлы, которые вы включаете, считаются вложениями, поэтому вы можете использовать этот термин даже для документов, которые вы обычно называете вложениями.

Связано: Как правильно отформатировать деловое письмо (с примерами)

Как отформатировать деловое письмо с вложением

Вот шесть шагов, которые помогут вам отформатировать письмо с вложением:

1. Начните с пустой буквы.

Сначала откройте текстовый редактор по своему выбору. Начните с пустого документа или используйте формат делового письма для переписки.

2. Примените основные правила форматирования

Затем используйте основные правила форматирования деловых писем для структурирования документа.Вверху страницы введите свое полное имя и адрес. Затем пропустите одну строку и введите сегодняшнюю дату. Пропустите следующую строку и введите полное имя и адрес получателя. Оставьте следующую строку пустой, а затем введите приветствие, например «Уважаемый доктор Смит», и запятую.

После пропуска следующей строки напишите тело письма. Используйте стандартное форматирование абзацев, чтобы письмо было максимально легким для чтения и понимания. Оставьте еще одну пустую строку в конце тела письма.Затем завершите его завершающей строкой, например «С уважением». Оставьте две пустые строки и введите свое полное имя и профессиональную должность.

3. Упомяните дополнительные материалы

В письме кратко укажите дополнительные документы, чтобы обратить внимание получателя на приложение. Например, вы можете указать: : «Как видно из моего резюме, у меня есть 10-летний профессиональный опыт в этой области».

4. Обратите внимание на приложения

Под своим именем и титулом введите «Приложение:» или «Приложение:» , чтобы указать, что вы включили дополнительные документы.В следующей строке дайте краткое описание содержания. В типичном письме с приложением вы можете указать «Curriculum Vitae», например . Если ваше письмо содержит несколько вложений, отметьте каждое в отдельной строке. Если у вас их несколько, вы можете сказать «Вложения:» или «Вложения:» , чтобы термины стали множественным числом.

5. Распечатайте и подпишите письмо

Затем распечатайте письмо и подпишите его в области подписи между закрытием, вашим именем и титулом.

6. Добавьте материалы

Наконец, добавьте материалы и подготовьте пакет для отправки по почте. Поместите письмо поверх любых вложений. Перед запечатыванием и отправкой посылки убедитесь, что вы приложили все дополнительные материалы.

Связано: Формат и пример делового письма

Как отформатировать профессиональное электронное письмо с вложением

Вот пять шагов, которые помогут вам написать электронное письмо с вложениями:

1.Начните с пустого адреса электронной почты

Сначала войдите в свою учетную запись электронной почты. Начните составлять пустое сообщение.

2. Соблюдайте простые правила форматирования.

Начните письмо с приветствия, например «Уважаемая мисс Джонс», после запятой. Оставьте пустую строку и введите текст сообщения. Как и в деловом письме, профессиональное электронное письмо следует заканчивать заключительной строкой, например «С уважением». Затем введите свое имя и титул в последующих строках.

3. Укажите вложения.

В своем электронном письме сделайте ссылку на прикрепленные документы. Например, можно написать «Как видно из прилагаемого резюме, я занимаю текущую должность пять лет».

4. Обратите внимание на вложения

Под своим именем и должностью введите «Вложение: », чтобы привлечь внимание читателя к дополнительным пунктам. Например, вы можете отметить « Resume », если вы подаете заявление о приеме на работу.

5. Добавьте вложения

Перед отправкой электронного письма убедитесь, что вы добавили указанные документы.

Связанный: Как написать профессиональный адрес электронной почты

Примеры форматирования писем с вложениями

Прочитав образец письма и пример электронного письма с вложениями, вы сможете точно увидеть, как настроить свою профессиональную переписку . Взгляните на эти примеры, чтобы помочь вам составить собственное письмо:

Пример 1: Деловое письмо с вложениями

Ханна Ли
Tiger Marketing
123 Elm Street
New York, NY 10123

2 января 2021 года
Генри Джеймс
Фирма Эдисон
321 Мэйпл Авеню
Нью-Йорк 10132

Уважаемый г-н.Джеймс,
Наша команда завершила анализ эффективности маркетинговой кампании Edison Firm за предыдущий период. В целом кампании показали себя лучше, чем ожидалось, и мы рекомендуем увеличить маркетинговый бюджет на будущие месяцы. Мы рады представить полные результаты в прилагаемом отчете.

С уважением,
Ханна Ли
Цифровой аналитик, Tiger Marketing
Приложение:
Отчет о зимней маркетинговой кампании

Пример 2: Профессиональная электронная почта с вложениями

Уважаемый господинДжеймс,
По запросу наша производственная группа подготовила графику для фирмы Edison, чтобы использовать ее в маркетинге вашей новой линейки продуктов. К этому письму прикреплены 10 изображений продуктов. Пожалуйста, свяжитесь со мной с любыми вопросами или запросами на редактирование.

Спасибо,
Ханна Ли
Цифровой продюсер, Tiger Marketing
Вложения: 10 изображений продуктов

Как указать вложение в деловом письме

Деловое письмо может содержать вложения, которые содержат резюме информацию в письме или предоставьте дополнительные сведения для лучшего понимания.Термин «приложение» часто заменяется термином «приложение». Несмотря на их сходство, это не одно и то же. Понимание различий между ними и того, как цитировать их в деловых письмах, сделает их более профессиональными и даже даст вам конкурентное преимущество.

TL; DR (слишком долго; не читал)

При цитировании вложения или приложения в деловом письме обратите внимание на имя прикрепленного файла или документа в круглых скобках.

Приложение vs.Корпус

Во-первых, убедитесь, что вы понимаете разницу между вложениями и корпусами. Хотя оба позволяют предоставить больше информации и дополнительных ресурсов, они представляют разные вещи.

Как следует из названия, вложение — это документ или файл, прикрепленный к письму. Он считается частью письма, поскольку подчеркивает ключевые моменты, предлагает дополнительную информацию или поддерживает ваше утверждение. При написании письма обращайтесь к приложенным документам. Например, вы можете прикрепить договор и упомянуть его в письме вместе с соответствующей информацией о том, что он влечет за собой.

Вложения, напротив, являются отдельными документами. Например, если вы отправляете деловое письмо потенциальному новому партнеру, вы можете приложить брошюру, исследование рынка или сравнительную таблицу. Ссылаться на этот документ в письме не обязательно. Выбор остается за вами.

Вложения в тексте

При цитировании информации из другого документа в тексте используйте круглые скобки в почтовой или электронной переписке. Обратите внимание на имя прикрепленного файла или документа в круглых скобках.Предполагая, что письмо относится к телефонной жалобе, цитата будет включать название документа жалобы, например: (Приложение: Журнал обслуживания клиентов, 05.01.2017).

Цитаты в тексте добавляют дополнительную информацию к содержанию письма. Цитата может относиться к данным электронных таблиц, стенограммам или другим письмам. Используйте легкие для чтения имена файлов, описывающие документ. Если документ напечатан, дайте ему название таким же образом. Также допустимо обозначать вложения буквенными буквами, например «Приложение А.«

Как сослаться на несколько вложений

Помимо цитирования вложений в тексте, напомните читателю о вложениях в конце письма. Под подписанным именем в нижнем левом углу введите« Вложения ». Не обязательно указывать имена всех вложений в конце письма, но это хорошая практика, особенно если их много. Это даст получателю лучшее представление о том, чего ожидать и какие файлы ему нужны больше всего. .

Как использовать корпуса

Корпуса не часто упоминаются в тексте, но это не жесткое правило. Если приложения цитируются в деловом письме или служебной записке, используйте тот же метод, который описан для вложений. Примеры приложения включают резюме или приложение. Эти файлы указаны в конце письма под напечатанным именем подписывающего лица вдоль левого нижнего поля.

Используйте «Корпус» для одного корпуса и «Корпуса» для более чем одного.Также допустимо добавить общее количество включенных элементов, таких как Приложения: 4. Если документ цитируется в письме, но фактически не прилагается к нему, отметьте это как «без приложений».

🧨 Попытка получить свойство ‘id’ не-объекта

 ErrorException: Попытка получить свойство id не-объекта в файле / var / www / listo / app / Http / Controllers / SearchController.php в строке 87

# 0 /var/www/listo/app/Http/Controllers/SearchController.php(87): Illuminate \ Foundation \ Bootstrap \ HandleExceptions-> handleError ()
# 1 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Routing/Controller.php(54): App \ Http \ Controllers \ SearchController-> search ()
# 2 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Routing/ControllerDispatcher.php(45): Illuminate \ Routing \ Controller-> callAction ()
# 3 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Routing/Route.php(239): Illuminate \ Routing \ ControllerDispatcher-> dispatch ()
# 4 / var / www / listo / vendor / laravel / framework / src / Illuminate / Routing / Route.php (196): Осветить \ Routing \ Route-> runController ()
# 5 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Routing/Router.php(685): Illuminate \ Routing \ Route-> run ()
# 6 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Pipeline/Pipeline.php(128): Illuminate \ Routing \ Router-> Illuminate \ Routing \ {closure} ()
# 7 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Http/Middleware/SetCacheHeaders.php(22): Illuminate \ Pipeline \ Pipeline-> Illuminate \ Pipeline \ {closure} ()
# 8 / var / www / listo / vendor / laravel / framework / src / Illuminate / Pipeline / Pipeline.php (167): Осветить \ Http \ Middleware \ SetCacheHeaders-> handle ()
# 9 /var/www/listo/vendor/spatie/laravel-responsecache/src/Middlewares/CacheResponse.php(42): Illuminate \ Pipeline \ Pipeline-> Illuminate \ Pipeline \ {closure} ()
# 10 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Pipeline/Pipeline.php(167): Spatie \ ResponseCache \ Middlewares \ CacheResponse-> handle ()
# 11 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Pipeline/Pipeline.php(103): Illuminate \ Pipeline \ Pipeline-> Illuminate \ Pipeline \ {closure} ()
# 12 / var / www / listo / vendor / laravel / framework / src / Illuminate / Routing / Router.php (687): Осветить \ Pipeline \ Pipeline-> then ()
# 13 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Routing/Router.php(662): Illuminate \ Routing \ Router-> runRouteWithinStack ()
# 14 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Routing/Router.php(628): Illuminate \ Routing \ Router-> runRoute ()
# 15 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Routing/Router.php(617): Illuminate \ Routing \ Router-> dispatchToRoute ()
# 16 / var / www / listo / vendor / laravel / framework / src / Illuminate / Foundation / Http / Kernel.php (165): Осветить \ Routing \ Router-> dispatch ()
# 17 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Pipeline/Pipeline.php(128): Illuminate \ Foundation \ Http \ Kernel-> Illuminate \ Foundation \ Http \ {closure} ()
# 18 /var/www/listo/app/Http/Middleware/HttpsRedirect.php(22): Illuminate \ Pipeline \ Pipeline-> Illuminate \ Pipeline \ {закрытие} ()
# 19 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Pipeline/Pipeline.php(167): App \ Http \ Middleware \ HttpsRedirect-> handle ()
# 20 / var / www / listo / vendor / fideloper / proxy / src / TrustProxies.php (57): Освещение \ Пайплайн \ Пайплайн-> Освещение \ Пайплайн \ {закрытие} ()
# 21 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Pipeline/Pipeline.php(167): Fideloper \ Proxy \ TrustProxies-> handle ()
# 22 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Foundation/Http/Middleware/TransformsRequest.php(21): Illuminate \ Pipeline \ Pipeline-> Illuminate \ Pipeline \ {closure} ()
# 23 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Pipeline/Pipeline.php(167): Illuminate \ Foundation \ Http \ Middleware \ TransformsRequest-> handle ()
# 24 / var / www / listo / vendor / laravel / framework / src / Illuminate / Foundation / Http / Middleware / TransformsRequest.php (21): Освещение \ Пайплайн \ Пайплайн-> Освещение \ Пайплайн \ {закрытие} ()
# 25 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Pipeline/Pipeline.php(167): Illuminate \ Foundation \ Http \ Middleware \ TransformsRequest-> handle ()
# 26 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Foundation/Http/Middleware/ValidatePostSize.php(27): Illuminate \ Pipeline \ Pipeline-> Illuminate \ Pipeline \ {closure} ()
# 27 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Pipeline/Pipeline.php(167): Illuminate \ Foundation \ Http \ Middleware \ ValidatePostSize-> handle ()
# 28 / var / www / listo / vendor / laravel / framework / src / Illuminate / Foundation / Http / Middleware / CheckForMain maintenanceMode.php (63): Освещение \ Пайплайн \ Пайплайн-> Освещение \ Пайплайн \ {закрытие} ()
# 29 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Pipeline/Pipeline.php(167): Illuminate \ Foundation \ Http \ Middleware \ CheckForMainastedMode-> handle ()
# 30 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Pipeline/Pipeline.php(103): Illuminate \ Pipeline \ Pipeline-> Illuminate \ Pipeline \ {closure} ()
# 31 /var/www/listo/vendor/laravel/framework/src/Illuminate/Foundation/Http/Kernel.php(140): Illuminate \ Pipeline \ Pipeline-> then ()
# 32 / var / www / listo / vendor / laravel / framework / src / Illuminate / Foundation / Http / Kernel.php (109): Осветить \ Foundation \ Http \ Kernel-> sendRequestThroughRouter ()
# 33 /var/www/listo/public/index.php(55): Illuminate \ Foundation \ Http \ Kernel-> handle ()
# 34 {main}

Что такое обозначение в приложении в деловом письме?

Вы знакомы с обозначениями в приложении к деловому письму? Если вы владелец бизнеса, так и должно быть.

Понимание правильных форматов деловых писем, не говоря уже о частях делового письма, может помочь обеспечить четкость и эффективность вашего делового общения.

Правильное составление делового письма также помогает убедиться, что вы преодолеете препятствие на пути к серьезному профессиональному восприятию, а обозначения в приложении — стандартная часть делового письма, которую стоит знать.

Что такое приложение к деловому письму?

Обозначение вложений на самом деле играет важную роль: оно напоминает получателям, что в письмо были включены дополнительные элементы (и что это были за элементы, если вы включите такой уровень детализации).

Даже если вы отправляете электронное письмо, а не печатное письмо, все равно было бы полезно включить обозначение вложения, чтобы прикрыть ваши вложения электронной почты.Кроме того, если вы собираетесь прикрепить файл, а затем забыли это сделать, обозначение вложения предупредит получателя о том, что не все было приложено.

Пишете ли вы стандартное деловое письмо или что-то другое, например служебную записку, стиль обозначений на вложении, как правило, один и тот же.

Обозначение в приложении идет в нижней части письма, на три строки под вашей подписью или на одну строку под инициалами машинистки, в случае обычного делового письма.

Из семи основных частей делового письма обозначение в приложении является последним. Адрес отправителя, дата, адрес получателя, приветствие, тело и закрытие / подпись — все это предшествует обозначению в приложении.

Какое сокращение означает вложения в деловом письме?

Используйте этот стиль, если, например, вы хотите указать, что есть два корпуса:

Корпуса (2)

Если вы хотите перечислить каждый отдельный элемент, используйте этот стиль:

Приложение: проспект продукта (1), фотографии продукта (2)

Прил.также является допустимым сокращением для «корпусов».

Не перегружайте получателя слишком большим количеством вложений. И убедитесь, что вложения действительно улучшают отправляемое вами сообщение.

Если вы отправите конверт, набитый вложениями, занятому руководителю бизнеса, велика вероятность, что он попадет в его корзину для бумаг или на переработку офисной бумаги.

Что такое CC в деловом письме?

Не так давно люди клали кусок копировальной бумаги между двумя листами, чтобы получить копию письма или документа, написанного сверху.Хотя «копирование» и использование копировальной бумаги для копирования писем в настоящее время является устаревшей технологией, «CC» жив и процветает в мире электронной почты. В нем перечислены дополнительные получатели, которые также получают сообщение.

Аббревиатуры «cc:», «c.c.:», «CC:» или «Copy to:» можно использовать в печатных деловых письмах.

Дело в том, чтобы предупредить человека, получившего письмо, о том, что на нем были скопированы и другие лица, непосредственно связанные с письмом.

В печатном письме строка CC может идти до или после строки вложений.Что бы вы ни выбрали, оно должно быть ниже линии подписи.

Что означают инициалы внизу буквы?

Инициалы, указанные в нижней части делового письма, называются инициалами машинистки. Некоторые компании требуют, чтобы они знали, кто на самом деле напечатал письмо, а не кто его написал, чтобы определить, кто несет ответственность за опечатки, орфографические ошибки и другие ошибки, имевшие место при составлении письма.

Опущенные детали в деловом письме могут иметь значение, поэтому важно знать, кто напечатал письмо, если элемент, который отправитель хотел в письме, не попадает в готовый документ.

Инициалы машинистки — один из последних элементов делового письма. Они включают инициалы автора письма заглавными буквами, за которыми следует косая черта или двоеточие, а затем инициалы машинистки в нижнем регистре. Например, если Уильям Шекспир напечатает письмо своему менеджеру Вирджинии Вульф, инициалы машинистки будут выглядеть так: VW / ws.

Инициалы машинистки, конечно, не являются обязательным элементом, если их напечатала и подписавшая письмо.

Что означает компьютер в деловом письме?

В некоторых местах принято использовать аббревиатуру PC для «фотокопии» вместо аббревиатуры CC.Как бы то ни было, обе аббревиатуры включают в себя старые методы копирования корреспонденции.

В дополнительной строке также может отображаться BCC или BC, что означает «слепая копия». В строке BCC перечислены третьи стороны, которые не упомянуты в письме, но которые получают копии письма. Вы используете скрытую копию, когда хотите включить других в переписку, не предупреждая исходного получателя о том, что другие были включены. Например, возможно, вы пишете в местный городской совет, чтобы пожаловаться на новое строительство рядом с местом вашего предприятия.Вы можете включить в список соседей вашего предприятия, отправив им копии BCC, о которых городской совет не будет знать.

Деловые письма можно форматировать самыми разными способами, но примечания на вложениях — это элемент, о котором нужно знать при работе со многими из них. Эта статья была предназначена для того, чтобы помочь вам лучше познакомиться с этой иногда непонятной частью делового письма, а также с другими элементами, такими как строки CC (или BCC) и инициалы машинистки, которые могут стоять в конце.

Многие из этих элементов не только полезны в печатном письме, но также могут применяться при написании электронных сообщений.

Обозначения в приложении могут быть действительно полезны для вашего читателя — как в деловых письмах, так и в других типах общения, которые вы используете.

Как владелец малого бизнеса, вы тоже являетесь экспертом. Мы хотим узнать, как вы относитесь к деловым письмам. Сообщите нам — и вашим коллегам по бизнесу — об этом, поделившись комментарием ниже.

Этикет по электронной почте при отправке сопроводительного письма и резюме

Когда вы отправляете сопроводительное письмо по электронной почте, важно следовать инструкциям работодателя о том, как отправить сопроводительное письмо и резюме, и убедиться, что сопроводительные письма электронной почты написаны так же, как и любая другая корреспонденция, которую вы отправляете.Несмотря на то, что отправить электронное письмо быстро и легко, это не значит, что вы должны написать что-то меньшее, чем подробное сопроводительное письмо, сосредоточенное на том, почему вы подходите для той должности, на которую претендуете. Прежде всего, когда вы отправляете электронное письмо работодателю, вы должны проявлять такое же уважение и вежливость, как если бы вы встречались с ним лицом к лицу. Таким образом, чрезвычайно важно продемонстрировать правильные манеры или этикет в своих письмах.

Как написать электронное письмо незнакомому человеку?

При составлении электронного письма следует помнить несколько важных моментов, особенно когда получатель электронного письма является вышестоящим и / или кем-то, кто вас не знает.

Не забудьте указать содержательную строку темы;

Как и в письменном деловом письме, обращайтесь к аудитории с надлежащей формальностью.

Начните письмо с приветствия или приветствия:

Уважаемый доктор Джонс, или
Г-жа Смит:

Используйте стандартные орфографические, пунктуационные и заглавные буквы.

Не использовать язык текста
НИЧЕГО НЕ БОЛЬШЕ, ЧЕМ ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА С СООБЩЕНИЕМ ВСЕМИ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ.

Ни при каких обстоятельствах не используйте смайлики:

Запрещено использовать что-либо вроде J или L

Пишите четкие, короткие абзацы, говорите прямо и по существу.

Работодатели рассматривают свои учетные записи электронной почты как бизнес. Не пишите излишне длинные электронные письма и не тратьте время работодателя иным образом

Будьте дружелюбны и сердечны, но не пытайтесь пошутить вокруг

Остроумные замечания могут быть не востребованы и, как правило, не могут быть должным образом отправлены по электронной почте

Включите сопроводительное письмо и резюме в соответствии с указаниями работодателя

Как отдельные приложения, или
Как вставлено в тело письма

Тема сообщения

Убедитесь, что вы указали вакансию, на которую претендуете, в строке темы вашего адреса электронной почты, чтобы работодатель четко понимал, на какую работу вы претендуете.Это помогает прояснить, о чем ваше сообщение, а также может помочь работодателю расставить приоритеты при чтении вашей электронной почты. Обязательно укажите код должности, если он был указан в объявлении о вакансии.

Уровни формальности

Уровень формальности, с которой вы пишете, должен определяться ожиданиями вашей аудитории и вашей целью. Например, если вы пишете сопроводительное письмо для работы, вы должны писать в формальном стиле. Если вы пишете письмо другу, пишете что-то личное, вы должны использовать более неформальный стиль.

Вот пример:

Официально (написано для неизвестной аудитории):

Я подаю заявку на должность помощника по обслуживанию клиентов, объявленную в Denver Post . Я являюсь отличным кандидатом на эту должность благодаря моему значительному опыту работы в розничной торговле, хорошим языковым навыкам, а также чувству вежливости и уважения. Я приложил сопроводительное письмо и резюме, как вы просили в своем объявлении о вакансии.

Неофициальный (Неверно):

Привет !!!!!! J Мне нравится читать, что ты искал помощника или что-то в этом роде.Я думаю, что я хорош для этой работы, потому что я делал такие вещи, как эта b4, хорошо говорю и умею не проявлять неуважение к людям и тому подобное. Напиши мне, если хочешь 2 с моим рез. Спасибо!!!! J

Отправка сопроводительного письма по электронной почте

Есть два основных способа, которыми работодатели хотят получать резюме и сопроводительные письма:

вставлено в тело письма и
как отдельные приложения

Отправка отдельных вложений

Если работодатель специально не попросит вас включить сопроводительное письмо и резюме в тело письма, отправляйте их как отдельные вложения к электронному письму. Всегда нужно писать настоящее сопроводительное письмо и прикреплять его к электронному письму. Ваше письмо может передаваться от одного менеджера к другому, а распечатанное или фотокопированное электронное письмо, используемое в этой ситуации, выглядит непрофессионально; похоже, ты не удосужился написать письмо.

Отправьте сопроводительное письмо и резюме в виде отдельных PDF-файлов или отдельных документов Word, потому что эти две формы электронных документов являются наиболее распространенными.

Вставка сопроводительного письма и резюме в текст сообщения электронной почты

Некоторые работодатели не принимают вложения электронной почты.В таких случаях вставьте свое резюме в сообщение электронной почты. Используйте простой шрифт и удалите причудливое форматирование. Не используйте HTML. Вы не знаете, какую программу электронной почты использует работодатель, поэтому старайтесь писать простые сообщения, потому что работодатель может не видеть отформатированное сообщение так, как вы.

Но как же тогда использовать электронную почту?

Ваша электронная почта должна содержать достаточно информации о вас и о цели вашего общения, чтобы с вами можно было связаться — даже без вложений.

Всегда используйте информативную подпись при приеме на работу. Используйте информативную подпись. Включите свое имя, адрес, телефон и профессиональный адрес электронной почты.

Например

Мистер Смит:

Я недавний выпускник средней школы McLain Community High School, подаю заявку на должность обслуживания клиентов в вашем магазине. Я приложил запрошенное вами резюме, сопроводительное письмо и стенограмму к этому электронному письму.Если у вас есть вопросы или вам нужна дополнительная информация, вы можете связаться со мной по указанному ниже номеру телефона или электронной почте.

Я с нетерпением жду вашего ответа,

Ваше имя
Ваш адрес
Ваш телефон

Ваш электронный адрес

Отправить тестовое сообщение
Сначала отправьте сообщение самому себе, чтобы проверить, работает ли форматирование. Если все в порядке, отправьте работодателю.

Дважды проверьте свое письмо
Убедитесь, что вы проверяете орфографию, а также грамматику и заглавные буквы.Они так же важны в сопроводительном письме по электронной почте, как и в бумажном сопроводительном письме.

Какую информацию нельзя присылать по электронной почте?

Большинство людей не осознают, что электронная почта не так конфиденциальна, как может показаться. Без дополнительной настройки электронная почта не шифруется; Это означает, что ваша электронная почта «открыта» и может быть прочитана посторонним лицом, поскольку оно отправлено вашему читателю. Помня об этом, никогда не отправляйте по электронной почте следующую информацию:

Логины и пароли
Кредитная карта или другая информация об учетной записи

Кроме того, избегайте конфиденциальной информации, жалоб или сплетен, которые могут потенциально нанести ущерб чьей-либо карьере и / или репутации, включая вашу собственную.Помимо общего отсутствия безопасности и конфиденциальности электронной почты, ваш получатель всегда может случайно нажать кнопку «Переслать», оставить свою учетную запись электронной почты открытой на компьютере или распечатать и забыть, что он распечатал копию вашего электронного письма.

Когда писать памятку, а не электронное письмо

До того, как электронные письма требовали всеобщего внимания, люди общались внутри через средство, называемое межведомственным меморандумом — меморандум. Мы напечатали и распечатали его, подписали или поставили инициалы и разослали по внутренней почте людям, которые читали его, чтобы принимать решения, действовать или располагать важной информацией.

В наши дни мы заменили записки безудержными электронными письмами. Мы зашли слишком далеко в электронной почте, ожидая, что она будет передавать длинные, сложные и важные сообщения всем. Наши почтовые ящики переполнены, а важные сообщения не читаются.

Пора снять напряжение с электронной почты. Если вы хотите, чтобы люди прочитали ваши важные идеи и информацию, вам нужно оживить памятку. Рассмотрим эти предложения:

1. Определите, как лучше всего использовать электронную почту. Электронная почта выигрывает для быстрой, временной связи, которую читатели быстро читают, действуют и удаляют.Электронные письма выделяются краткими запросами и ответами, быстрыми обновлениями, короткими напоминаниями или проверками, своевременными объявлениями и аналогичными краткосрочными сообщениями. Они идеально подходят для краткого представления вложений, например заметок.

2. Используйте памятку, когда пишете долговечное сообщение. Если ваше сообщение представляет собой подробное предложение, важный отчет, серьезную рекомендацию, техническое объяснение, протокол собрания, новую политику или что-то еще, с чем читатели будут консультироваться более одного раза, сделайте это памяткой.Ваши читатели смогут сохранить документ, прочитать его и найти, когда информация понадобится снова.

3. Используйте памятку при форматировании. Если фрагмент содержит маркеры, жирные заголовки, столбцы, таблицы, график или даже хороший баланс белого пространства, памятка поможет вам сохранить это форматирование. Чтобы гарантировать форматирование, сохраните заметку в формате PDF. Если ваша аудитория читает электронные письма на своих телефонах, вложение может быть единственным способом сохранить желаемое форматирование.

4. Если люди будут распечатывать ваше сообщение, используйте памятку, а не электронную почту. Если ваше сообщение размещено на доске объявлений — например, в комнате отдыха сотрудников — напишите памятку. Если люди будут обсуждать ваши идеи на встрече, напишите памятку, чтобы облегчить им распечатку задуманного вами документа.

5. Для формального общения выберите памятку. Заметки предоставляют место в верхней части сообщения для вставки названия и логотипа компании, а также профессиональных титулов отправителей и получателей.Эти включения делают сообщение более формальным. Кроме того, хорошо отформатированное сообщение передает значение.

6. Если вы беспокоитесь, что ваше сообщение слишком длинное, как электронное письмо, напишите заметку. Невероятно длинные электронные письма часто получаются, когда вы пытаетесь включить в них важную и длительную информацию. Но записки работают лучше всего, когда люди будут возвращаться к вашему сообщению за информацией. (См. Пункт 2.) Например, если вы сообщаете детали четырехэтапного строительного проекта, используйте памятку.Чтобы передать плюсы и минусы важного решения о покупке, изложите свое исследование в памятке.

Прикрепите заметку к электронному письму, которое дает вашим читателям краткое изложение ее содержания. Некоторым читателям этого резюме будет достаточно. Те, кому нужна информация, прочитают и сохранят памятку.

7. Чтобы передать сложную информацию людям за пределами вашей организации (клиентам, гражданам и т. Д.), Рассмотрите записку или письмо. Письмо — это традиционный формат для внешней переписки, особенно с людьми, которых вы обслуживаете, такими как клиенты и пациенты.Но вы можете выбрать памятку для написания поставщикам, консультантам, участникам, клиентам, профессиональным коллегам и другим лицам, которые сотрудничают с вами для достижения результатов.

8. Чтобы отправить памятку, просто прикрепите ее к короткому электронному письму. Или отправьте печатную копию по внутренней почте, если такой подход имеет смысл.

Я смотрел фильм «Мир юрского периода» на прошлой неделе. Речь идет о динозаврах, процветающих сегодня, в то время как эти существа не принадлежат им. Вы можете думать о записках как о динозаврах, но подумайте еще раз. Памятка поможет сделать ваши сообщения профессиональными, актуальными и имеющими непреходящую важность.

***************

Эта статья изначально появилась в нашем ежемесячном электронном журнале Better Writing at Work. Подпишитесь, чтобы ежемесячно получать практическую статью на ваш почтовый ящик.

Lynn
Обучение синтаксису