Как проводить тендер: с чего начать работу пошаговая инструкция для начинающих

Содержание

Проведение тендеров на закупку в 2021 году

Сейчас проведение тендеров на закупку является методом оптимального и приемлемого решения, которое ставит для себя любая крупная компания или организация. Такие мероприятия за последние годы стали популярными и востребованными услугами.

Каковы основные причины для организации тендера на закупку:

  1. Корпоративные требования, которые являются основополагающими в любой компании. Основная сфера исследования – политика закупок на предприятии.
  2. Огромное стремление компании или заказчика провести торги, чтобы в итоге получить оптимальное решение за хорошую стоимость.

Многие организации и компании принимают решение о выборе компании-поставщика. Сегодня существует закрытый и открытый тендер на закупку. Ко всем государственным организациям предъявляются аналогичные требования по заказам. Стоимость таких закупок может достигать больших показателей.

Организационные работы по проведению тендера

Процедура проведения тендера государственных закупок подразумевает под собой ряд основных задач и этапов. Организацию и подготовку торгов должен обеспечить заказчик. Если он сам не в состоянии провести мероприятие, то может поручить свои обязанности организатору, который сформирует специальный тендерный комитет. Он может действовать постоянно или временно. В такую группу могут быть включены представители заказчика, специалисты из профильного министерства, центрального органа исполнительной власти, местные государственные администрации, общественные или проектные организации, независимые эксперты. Этот список может дополняться по собственным пожеланиям заказчика.

Председателем комиссии по организации конкурса в любом случае становится руководитель предприятия или организации, то есть любое должностное лицо, которое выбирает заказчик.

Организатор/заказчик проводит много подготовительных работ. К ним относятся:

  1. Публикация объявлений о проведении торгов, а также приглашение подрядчиков в случае проведения закрытого конкурса.
  2. Регистрация и принятие заявок от подрядчиков на участие торгах.
  3. Разработка необходимой документации по предварительной информации, квалификации претендентов, а также направлениям деятельности.
  4. Подготовка и анализ конкурсной документации и отправка ее претендентам.
  5. Организация посещения участниками закупочных площадок.
  6. Предоставление ответов на интересующие вопросы от участников по поводу уточнения информации, которая содержится в тендерных документах.
  7. Внесение изменений и дополнений в тендерную документацию.

Тендерный комитет выполняет возложенные на него обязанности и должен обеспечить проведение предварительных мероприятий по квалификации претендентов, а также регистрацию и хранение предложений или оферт.

Он должен оценить конкурсные предложения и по итогам принять оптимальное решение, оформить все документальные бумаги по итоговым результатам и процедуре проведения, подготовить отчет о проведении торгов, а также определить единственного победителя.

Чтобы определить, как проводить тендер на закупку, необходимо обратить внимание на действующее законодательство Российской Федерации.

Как организовать тендер на закупку

Многие задают вопрос специалистам о том, как организовывать тендер на закупку. Чтобы максимально точно и правильно провести мероприятие, необходимо сначала составить план. К тому же, стоит принимать во внимание важные моменты:

  1. Решения тендерного комитета должны приниматься только на закрытом заседании. Во время встречи может присутствовать не меньше половины его основного состава. Решение принимается путем голосования.
  2. Если члены конкурсной комиссии проголосуют поровну, то голос главного председателя будет заключающим и решающим.
  3. Любое решение тендерного комитета должно быть официально оформлено при помощи специального протокола. Его подписывают все присутствующие члены тендерного комитета, принимающие участие в голосовании.
  4. Заказчик должен контролировать весь процесс работы, связанной с организацией и проведением мероприятия по закупке. Также он решает основные вопросы, возникшие во время аукциона. Заказчик утверждает выдвинутые протоколы заседания тендерного комитета, проверяет тендерную документацию и рассматривает поступившие жалобы от участников.

Заказчик является главным лицом при проведении любого конкурса по закупке товаров. Он может принимать участие на любом подготовительном и организационном этапе.

Тендеры на строительные работы, как проходят аукционы и конкурсы

«Результатом выполненной работы по контракту, предметом которого являются строительство, реконструкция объекта капитального строительства, является построенный и (или) реконструированный объект капитального строительства, в отношении которого получено заключение органа государственного строительного надзора о соответствии построенного и (или) реконструированного объекта капитального строительства требованиям технических регламентов и проектной документации».


Особенности строительных тендеров

Строительные тендеры имеют несколько отличий от обычной закупки.

 

Например, в таком контракте надо прописать условие о поэтапной оплате выполненных подрядчиком работ, исходя из объема таких работ и цены контракта. То есть, работа оплачивается не разом после исполнения, а согласно срокам и размерам, установленным графиком.

 

Если закупка строительных работ осуществляется у единственного поставщика, заказчик обязан привлекать специальные организации к проведению экспертизы выполненной работы.

Исключение — когда объект закупки проектная документация или результаты инженерных изысканий.

Чтобы претендовать на роль поставщика услуг и выиграть строительный тендер, фирма должна отвечать некоторым требованиям:

  • Если цена заключаемого контракта больше 3 млн. руб, то участник закупки должен иметь членство в СРО в области строительства. Выписка из реестра членов СРО должна быть выдана не ранее, чем за месяц до даты окончания приема заявок.

  • У организации-подрядчика должен быть опыт строительных  работ. Это нужно подтвердить количеством сданных и введенных в эксплуатацию объектов.


Строительные закупки со стороны заказчика

С 1 октября 2020 года Минстрой стал единым госзаказчиком для строительных работ. Соответствующее постановление было подписано в августе 2020.

 

Стоит подробно составить техническое задание для выполнения работ. Чем больше заказчик укажет данных — приложит проектную документацию и предоставит ведомость с готовыми замерами территории, подробную карту и информацию о коммуникациях, находящихся на территории будущих строительно-монтажных работ — тем проще потенциальному подрядчику будет составить свое техническое предложение.


Как участвовать в строительных аукционах

Подрядчику стоит подробно изучить предоставленную документацию. При необходимости запросить разъяснение к ней. После этого необходимо подготовить первую и вторую части заявки на участие в строительном тендере. Первая часть будет включать в себя так называемую “форму 2”: конкретные показатели материалов и товаров, которые будут применяться при строительстве.


Как участвовать в строительных конкурсах

С июля 2020 года вступило в силу постановление Правительства №921, которое исключило обязательное проведение строительных закупок в виде аукциона. Это означает, что у Заказчиков появилась возможность проводить строительные закупки с помощью электронного конкурса.


Конкурс на строительные работы отличается от аукциона тем, что победитель будет определяться не только по предложению наименьшей цены, но и по ряду критериев, которые устанавливает Заказчик в тендерной документации. Т.е. заявка участника будет оцениваться по ценовому и неценовому критериям. За каждый из них начисляется определенное количество баллов по 100-бальной системе. Участник, набравший большее количество – становится победителем.

 

Заявка на конкурс состоит из согласия участника, формы 2 и качественных характеристик, которые используются для оценки. 

В соответствии с постановлением правительства №1085, для выполнения работ по строительству, реконструкции, капитальному ремонту, сносу объекта капитального строительства установлено, что вес ценового критерия не может быть меньше 60%, а вес не стоимостного критерия не может превышать 40%.

Стоимостной критерий оценки конкурсной заявки на участие в строительном тендере

Это ценовое предложение, сделанное участником. В случае, если заявка не является единственной, после рассмотрения первых частей участники могут подать окончательное ценовое предложение. Т.е. у участника есть шанс снизить предложенную цену.

Нестоимостной критерий оценки конкурсной заявки

В качестве не стоимостных, Заказчик может устанавливать критерии: квалификация участников закупки (в который может включаться подкритерий опыт работы, квалификация сотрудников), могут быть установлены критерии качественных, функциональных и экологических характеристик объекта закупки и критерий расходы на эксплуатацию и ремонт товаров, использование результатов работ.

Чаще всего из перечисленных используется критерии опыта работ и трудовые ресурсы.

Участник, который предоставит максимальное количество сведений и документов, удовлетворяющих требованиям критерия получает больший бал и увеличивает свои шансы на победу.

 

Одной из главных особенностей проведения конкурсов на выполнение строительных работ является то, что в составе заявки заказчик может требовать предоставление выписки из СРО на право выполнения работ в области строительства, реконструкции, капитального ремонта. В такой выписке должно быть указано, что участник вправе заключать не только договоры подряда с юрлицами, но и договоры подряда с использованием конкурентных способов заключения договоров. При этом уровень ответственности (предельный размер обязательств по таким договорам) должен соответствовать начальной максимальной цене заключаемого контракта или превышать её.

Обратите внимание, что выписка должна быть получена не ранее, чем за 1 месяц до даты окончания подачи заявок.

Второй особенностью проведения конкурсов на выполнение строительных работ является то, что такие конкурсы могут проводиться в форме конкурсов с ограниченным участием.

 

Это значит, что к участникам также предъявляются обязательные требования, которые в 44-ФЗ называются дополнительными.

 

Если закупка соответствует условиям, установленным в Постановлении правительства №99 (сумма контракта, вид работ), то к участникам предъявляются соответствующие этому постановлению требования, а именно определённый опыт работ.

В случае несоответствия опыта участника конкурса с ограниченным участием постановлению правительства №99, такой участник до дальнейшего участия не допускается. А в случае отсутствия таких документов такая заявка и вовсе не может быть подана.

Соответственно, для участия в таких конкурсах на площадке, где проходит закупка должен быть аккредитован определённый опыт.

Подготовка заявки любой сложности

на строительные тендеры

Заказать

Помощь в участии в строительных тендерах

  1. Подготовьтесь
    Получите ЭЦП, аккредитуйтесь на площадках. Например, у нас есть комплексная услуга по подготовке участника к закупкам: от аккредитации до профессионального обучения. 
  2. Накопите опыт
    Не стоит пытаться участвовать в больших закупках без опыта. Заказчик Вас просто не пропустит туда. Начните с субподряда.
  3. Получите членство в СРО
    В соответствии с частью 2 статьи 52 ГК РФ, работы по договорам о строительстве должны выполняться юрлицами или ИП, которые являются членами саморегулируемых организаций в области строительства. Выписка из реестра членов СРО должна содержать сведения о наличии у участника права выполнять работы, являющиеся предметом закупки по договорам, заключаемым с использованием конкурентных способов заключения договоров. И сведения об уровне ответственности члена СРО, который не должен быть меньше НМЦК.
  4. Подготовьте подтверждение опыта
    Внимательно изучите ПП №99, для проведения конкретных работ в сфере строительства, реконструкции и т.д. могут потребоваться предоставить различные виды исполненных контрактов.

    Документами, подтверждающими соответствие участника закупки указанному дополнительному требованию, являются:
    — копия исполненного контракта;
    — копия актов выполненных работ;
    — копия разрешения на ввод объекта капитального строительства в эксплуатацию.

  5. Найдите закупку и подайте заявку
    Строительные тендеры, как и прочие закупки, можно найти на официальном сайте госзакупок или в специальных поисковых системах, например – поиск закупок от РусТендер.

  6. Позаботьтесь об обеспечении исполнения контракта
    Заказчик устанавливает в извещении требование обеспечения исполнения контракта. Обратите внимание на часть 2 статьи 37 в 44-ФЗ, в которой говорится об антидемпинговых мерах: если в аукционах и конкурсах с НМЦК 15 млн руб и менее, участник снижает цену больше, чем на 25%, он должен предоставить увеличенное в 1.5 раза обеспечение исполнения ИЛИ информацию, подтверждающую добросовестность такого участника и стандартный размер обеспечения исполнения.

  7. Будьте внимательны
    Даже когда Вы выиграли тендер, еще раз внимательно изучите всю документацию перед тем, как подписать контракт. Обсудите и при необходимости перепишите с заказчиком все спорные моменты, чтобы в процессе работ не возникло каких-либо проблем.

©ООО «РусТендер» 
Материал является собственностью tender-rus.ru. Любое использование статьи без указания источника — tender-rus.ru запрещено в соответствии со статьей 1259 ГК РФ


Статьи по теме:

Изменения в законе о саморегулируемых организациях (СРО)

Начальная максимальная цена контракта

Коммерческие тендеры

Поделитесь ссылкой на эту статью

Тендер на рекламные услуги и условия его проведения

Рекламный рынок — это, прежде всего, рынок рекламодателя, поэтому рекламодатель имеет множество вариантов выбора нужного ему рекламного агентства. Одним из наиболее популярных на рынке рекламы инструментов выбора рекламодателем рекламного агентства является тендер — конкурентная презентация, которую рекламодатель предлагает провести нескольким рекламным агентствам. По результатам презентаций рекламодатель делает свой выбор в пользу того или иного агентства и заключает с ним контракт на рекламное обслуживание.

Тендер — конкурентная форма отбора предложений на оказание услуг или выполнение работ по заранее объявленным в документации условиям, в оговоренные сроки на принципах состязательности. Контракт на рекламное обслуживание заключается с победителем тендера — участником, подавшим предложение, соответствующее требованиям документации, в котором предложены наилучшие условия. Тендеры подразделяются на открытые и закрытые, и могут проводиться в один или два этапа, в форме конкурса, на получение отдельного заказа или всего рекламного бюджета целиком.

Как показывает практика, конечная эффективность работы рекламодателя с рекламным агентством определяется не столько абсолютной стоимостью услуг, сколько способностью агентства качественно решить поставленную перед ним задачу. На рынке рекламы стоимость услуг агентств с сопоставимым качеством работы примерно одинакова. Поэтому тендеры на рекламное обслуживание проводятся не в целях поиска наиболее «дешевого» предложения, а в целях выбора рекламного агентства, способного максимально качественно решить бизнес-проблему, стоящую перед заказчиком-рекламодателем. Так, просчеты в позиционировании продукта, креативной стратегии, медиапланировании могут нанести компании несопоставимо больший ущерб, чем сумма, сэкономленная за счет получения дополнительных скидок и урезания агентской комиссии.

Ниже представлены рекомендации по условиям проведения тендеров для рекламодателей и рекламных агентств, разработанные в Ассоциации коммуникационных агентств России (АКАР) на основе анализа рекомендаций, действующих на наиболее развитых западных рекламных рынках, а также опыта работы крупнейших российских рекламных агентств и рекламодателей.

Этапы проведения отбора рекламных агентств

Тендеры могут проводиться в один или два этапа. Тендер в один этап проводится в том случае, когда у рекламодателя существует шорт-лист, то есть список агентств, с кем у него уже были деловые отношения. Тендер в два этапа проводится в том случае, когда рекламодателю необходимо формирование шорт-листа и выбор агентства на основании предложений.

1. Предварительный отбор агентств

Участие в том или ином тендере является для любого рекламного агентства прежде всего бизнес-решением, основанным на анализе затрат, рисков и возможной прибыли. Поэтому во избежание возможных недоразумений важно, чтобы все потенциальные участники тендера еще на ранней его стадии получили одинаковый объем информации по процедуре и условиям его проведения. Главными моментами также являются максимально прозрачные условия для всех участников и постановка реальных сроков выполнения тендерного задания.

На предварительном этапе отбора агентств заказчику тендера целесообразно определить, какой тип рекламного обслуживания ему необходим, исходя из сектора рекламного рынка, типа рекламных услуг и специализации агентств. Далее необходимо определить количество агентств, удовлетворяющих указанным критериям, собрать информацию об отобранных агентствах и разослать им приглашение на проведение презентации агентства. Как показывает российский и международный опыт, на презентации имеет смысл приглашать 5-7 агентств.

Распространенной практикой является создание в том или ином виде тендерного комитета рекламодателя. Состав его участников должен включать всех лиц, реально участвующих в принятии решения о выборе рекламного агентства и не должен включать других представителей заказчика. Соблюдение этого условия гарантирует объективный выбор лучшего предложения, соответствующего целям и задачам планируемой рекламной кампании. Вместе с тем, для отдельных узкоспециализированных направлений тендерный комитет может не создаваться. Еще до объявления тендера все члены комитета должны быть ознакомлены с полным пакетом документов, предлагаемым потенциальным участникам, включая тендерное задание, и выразить свое согласие с ним. В противном случае возможна ситуация, когда некоторые члены комитета будут иметь особое мнение о задачах рекламной компании, в результате чего работа участников тендера окажется заведомо несоответствующей ожиданиям. Члены тендерного комитета должны также согласиться с процедурой и критериями выбора победителей, едиными для всех участников тендера.

2. Первый этап тендера. Презентации агентств

Презентация агентства — это лучший способ получить информацию об агентстве из первоисточника, понять философию агентства и познакомиться с его специалистами (наличие взаимопонимания и личного контакта с сотрудниками агентства — крайне важно для последующей совместной работы). Подготовка такой презентации может занять у агентства от 5 до 10 дней. По результатам встреч с агентствами и анализа собранной информации рекламодателю целесообразно отобрать 2-3 агентства, которые проходят во второй этап тендера.

В отношении всех участников процесса требуется полная осведомленность:

  • основные планируемые условия контракта, включая срок, территорию действия, объем работ и другие условия, могущие повлиять на формирование ценового предложения;
  • все участники первого этапа должны быть проинформированы о критериях отбора;
  • все участники первого этапа должны быть проинформированы о результатах отбора;
  • агентствам, прошедшим во второй этап, следует разослать список участников второго этапа и его задание, а также срок и форму предоставления предложений;
  • в случае изменения в составе участников, появления дополнительных конкурсантов, обязательно извещать всех участников;
  • важным моментом является определение и обнародование принципов и способов вознаграждения участников и победителей тендера.

3. Второй этап тендера. Предложения агентств

Оставшиеся после первичного отбора наиболее квалифицированные агентства допускаются ко второму этапу, причем нередко им высылается более полная и эксклюзивная информация, конфиденциальность которой отдельно оговаривается в регламентирующих документах.

Второй этап тендера рекомендуется проводить на платной основе и объявлять об этом на стадии приглашения агентств в тендер. Во время тендера агентства-участники несут достаточно большие ресурсные затраты и прямые финансовые расходы. Особенно это касается второго этапа тендера, который предполагает подготовку основной презентации и связанных с ней попутных расходов. Организация, готовая взять на себя покрытие небольшой части расходов участвующих во втором этапе агентств, демонстрирует серьезность своих подходов к выбору партнера, стимулирует агентства к еще более качественной и творческой подготовке тендерного предложения, а также способствует улучшению общего климата рекламной отрасли в целом. Размер компенсации должен быть равным для всех агентств-участников тендера.

Известно множество случаев, когда ряд известных агентств, не желая тратить рабочее время своих ведущих специалистов впустую, без коммерческой отдачи, настаивает, чтобы в приглашении обязательно было указано, готова ли организация, объявившая тендерный конкурс, оплатить интеллектуальные разработки (хотя бы в минимальном размере) всем участникам тендера, представившим свои предложения. Наличие такого подтверждения, по мнению многих агентств, является дополнительным свидетельством подлинной заинтересованности заказчика в цивилизованном получении оригинальных разработок, а не сбором и бесплатным заимствованием чужих творческих идей.

На втором этапе тендера от агентств требуется детализированное предложение по решению маркетинговых задач клиента. Основная задача тендера — выбрать лучшее предложение, максимально соответствующее объявленным на начальном этапе целям. Представившее это предложение агентство и является победителем тендера.

Качество подготовки предложений напрямую зависит от качества постановки задачи. Чтобы максимально быстро и точно определить потенциал агентств-участников уже на начальном этапе, минимизировать затраты на создание и рассмотрение нерелевантных предложений как со стороны агентства, так и со стороны рекламодателя, необходимо большое внимание уделить составлению задания на тендер. Чем более точным, конкретным и полным является задание на тендер, тем на более качественные, продуманные и релевантные поставленным задачам предложения можно рассчитывать. Задание на тендер следует составлять таким образом, чтобы агентства могли наиболее полно раскрыть свои возможности. Для этого имеет смысл выставлять на тендер одну-две наиболее важных для данного периода задачи. Также на этапе разработки задания следует уделить внимание иерархии задач, стоящих перед маркетинговым отделом организации, и выносить в задание разработку именно стратегических компонентов предстоящей рекламной кампании.

В отношении к тендерным заданиям на разработку творческих концепций и рекламных материалов на проектной основе необходимо учитывать следующее:

  • необходимо обеспечить всем агентствам-участникам одинаковые условия: сроки получения задания, исходные данные, сроки предоставления проекта и так далее;
  • стороны должны утвердить бюджет и сроки сдачи проекта;
  • необходимо предусмотреть компенсацию рекламодателем затрат рекламного агентства;
  • сумма компенсации, одинаковая для всех агентств-участников, устанавливается заранее.

В зависимости от поставленной рекламодателем задачи, срок подготовки агентств-участников может варьироваться. Так, если необходима разработка стратегии и креатива, то время подготовки может занять 3-6 недель; если это предложение по механике проведения мероприятия, то время подготовки может сократиться до 7 рабочих дней. Рекламодателям рекомендуется придерживаться именно этих сроков при планировании второго этапа тендера, поскольку меньшие сроки могут существенно понизить качество предлагаемых агентствами разработок.

По получении условий проведения второго этапа тендера, агентства должны письменно подтвердить свое согласие на участие в нем и подписать двустороннее соглашение с клиентом о соблюдении конфиденциальности и авторских прав. Перед проведением презентации рекламодателю и агентству следует согласовать друг с другом максимальное отведенное для презентации время, а также состав участников презентации с обеих сторон. Крайне важным представляется участие в презентации руководителей высшего звена организации-рекламодателя, принимающих окончательные решения в вопросах маркетинга и рекламы.

4. Объявление результатов тендера

Все агентства, принимавшие участие во втором этапе тендера должны быть проинформированы заказчиком тендера о результатах в течение 7-10 рабочих дней после проведения последней презентации.

Результатом тендера могут быть:

  1. Выявление победителя.
  2. Отсутствие победителя.
  3. Продолжение тендера на дополнительно определенных условиях.

Проигравшие агентства обязаны, в соответствии с соглашением, вернуть рекламодателю предоставленные материалы, а рекламодатель — вернуть агентствам материалы презентаций. В целях установления атмосферы взаимного доверия на рынке, а также сохранения хороших отношений между всеми участниками тендера в будущем, рекламодателю рекомендуется указывать в письме оранизацию, победившую в тендере, а также причины, по которым предпочтение было отдано именно другому агентству.

Требования к составлению задания на тендер

Исходя из традиций делового документооборота, агентства при работе с клиентом используют ряд стандартных документов. Ключевым типом документа в практике взаимоотношений рекламного агентства и рекламодателя является «бриф» (от англ. Brief — короткий, сжатый) — задание, которое используется для постановки задачи агентству в целом или его подразделениям (например: Media Brief — задание на разработку медиастратегии и медийной кампании, Creative Brief — задание на разработку креативной стратегии и рекламных материалов, и другие). В нем раскрываются идеи рекламодателя, его видение особенностей предстоящей работы, указываются требования, пожелания и советы.

Целесообразно представлять агентству задачу в формате, привычном для рынка рекламы, что, помимо целостности информации, способствует экономии времени со стороны персонала рекламодателя. Использование более или менее стандартизованных форм снимает ряд вопросов относительно того, что следует включать в задание, а что не следует. В приложении к настоящему документу представлены типовые формы заданий для нескольких наиболее распространенных случаев: Creative Brief — бриф на разработку рекламных материалов; Media Brief — бриф на разработку медиа-плана; BTL Brief — бриф на разработку BTL-коммуникаций.

Обязательной составной частью любого задания является, помимо необходимой для разработки предложения исходной информации, наличие четко определенных критериев (качественных либо количественных) оценки выполнения тендерного задания. При отсутствии либо невозможности применения балльной системы оценки предложения, необходимо максимально четко обозначить ряд качественных параметров (например: ясность, соответствие выбранной аудитории, оригинальность, новизна), по которым будут впоследствии оцениваться презентации агентств-участников.

Иногда в заданиях, особенно со стороны крупных компаний, отводится специальное место для краткого описания условий и порядка заключения будущего контракта с победителем конкурса. Это делается для того, чтобы подстегнуть интерес агентств-участников и заставить их подключить к разработке лучших специалистов. Тем самым агентствам посылается своего рода сигнал: проект реальный, у него есть бюджет и сроки реализации, заказчик настроен серьезно и не занимается сбором креативных идей впрок для своих рекламных кампаний.

Задание на тендер должно быть подписано уполномоченным лицом, участвующим в процессе принятия решения по проводимому тендеру. Заполненные формы должны быть разосланы агентствам-участникам, которым должна быть предоставлена возможность задать вопросы, если таковые появятся. Лицо, ответственное за проведение тендера со стороны рекламодателя, должно обеспечивать получение ответов от соответствующих служб своей организации, если вопрос выходит за рамки компетенции ответственного лица.

Соблюдение авторских прав и конфиденциальности при проведении тендеров

Для того, чтобы все участники тендера, а также его заказчик имели общее понимание процедуры и ключевых условий проведения тендера, рекомендуется заключение специальных договоров на участие в тендере, регламентирующих такие моменты, как сроки, объем задания, вознаграждение, потенциальные условия контракта по итогам тендера, авторские права и так далее.

Рекомендации и идеи, использованные агентством при подготовке презентации, являются его собственностью и защищены авторским правом. Рекламодатель не имеет права использовать в своей дальнейшей работе идеи и разработки проигравших тендер агентств. С другой стороны, агентство, которому были сообщены фундаментальные элементы технической, маркетинговой и коммерческой стратегий рекламодателя, должно считать их строго конфиденциальными и не использовать их для других проектов или клиентов, даже если это агентство не будет выбрано рекламодателем.

В целях упрощения процедуры обмена конфиденциальной информацией, перед вторым этапом тендера между агентством и рекламодателем может быть заключено двустороннее соглашение о конфиденциальности, закрепляющее основные положения и права по использованию агентством информации по фундаментальным элементам технической, маркетинговой и коммерческой стратегий рекламодателя во время подготовки предложения. Этот же документ может содержать положения, регламентирующие и закрепляющие дальнейшее неиспользование рекламодателем идей и разработок агентства в случае его проигрыша в тендере.

Участникам тендера рекомендуется обеспечить полное и точное правовое сопровождение всех тендерных процессов, так как это позволяет избежать спорных ситуаций, как в процессе, так и по окончании тендера. Оптимальной формой для этого служит полноценное тендерное соглашение, являющееся юридическим документом, обязательным для исполнения обеими сторонами.

Срок заключения контракта и периодичность проведения тендеров

Заключаемый после подведения итогов тендера контракт на рекламное обслуживание целесообразно делать на продолжительный период, рекомендуемый срок — не менее двух-трех лет. Это даст возможность клиенту по-настоящему интегрировать агентство со своей маркетинговой структурой, а, значит, добиться результативной совместной работы. Слишком частое проведение тендеров приводит к тому, что клиент и агентство руководствуются краткосрочными целями, теряют стратегическое понимание бизнес-задач и решений.

Правила проведения тендеров компании «АльфаСтрахование»

1. Основные понятия и термины
  • Закупки — приобретение товаров, наем подрядчиков для выполнения работ и исполнителей для оказания услуг для обеспечения основной деятельности Страховой Группы «АльфаСтрахование» (далее по тексту — «Группа»).
  • Договор закупки — договор, предметом которого является закупка.
  • Конкурс — способ выявления поставщика (подрядчика, исполнителя), обеспечивающего наилучшие условия предполагаемого к заключению договора закупки.
  • Организатор конкурса — тендерная комиссия Группы в лице рабочей группы, включающей представителей подразделения Группы, обеспечивающего конкретную закупку в силу возложенных на него задач, и членов тендерной Комиссии.
  • Конкурсная документация — комплект документов, содержащих сведения об условиях конкурса, в т. ч. о порядке, времени и месте его проведения, о требованиях к участникам, об основных условиях заключаемого с победителем конкурса договора закупки, о критерии определения победителя и т. д.
  • Претендент — потенциальный поставщик, подрядчик или исполнитель, тем или иным способом изъявивший желание принять участие в открытом конкурсе (в частности, запросивший конкурсную документацию, проходящий процедуру предварительного отбора), или определенный организатором конкурса для участия в закрытом конкурсе.
  • Участник — претендент, передавший в соответствии с правилами проведения конкурса свое конкурсное предложение.
  • Конкурсное предложение — документ, содержащий предлагаемые участником условия заключения договора закупки, составленный и переданный в соответствии с требованиями конкурсной документации организатору конкурса для осуществления процедуры определения победителя.
  • Комплексная оценка — количественная характеристика конкурсного предложения, полученная в результате применения к нему установленного критерия определения победителя.
2. Общие положения
  • Настоящий Порядок регулирует отношения, возникающие между организатором конкурса, с одной стороны, и претендентами и участниками, с другой стороны, в процессе подготовки и проведения конкурса.
  • Особенности проведения конкурсов, связанных с отдельными видами закупок, могут определяться решениями Тендерной Комиссии.
  • Общий контроль, координация и методическое руководство за подготовкой и проведением конкурсов осуществляются тендерной комиссией Группы.
  • Затраты на подготовку конкурсных предложений участникам не возмещаются, если иное не предусмотрено условиями конкурса.
  • Плата за получение конкурсной документации не взимается, если иное не предусмотрено условиями конкурса.
3. Требования к участникам конкурса
  • Участником конкурса может быть только поставщик (подрядчик, исполнитель), имеющий необходимые ресурсы и соответствующий опыт деятельности.
  • Организатор конкурса вправе устанавливать дополнительные требования к участникам.
  • Организатор конкурса вправе требовать от претендентов предоставления сведений об их соответствии требованиям, установленным организатором конкурса для его участников.
  • Организатор конкурса обязан отстранить претендента (участника) конкурса от участия в конкурсе на любом этапе его проведения в случае предоставления последним недостоверных сведений о его соответствии установленным организатором конкурса требованиям к участникам.
4. Обмен сведениями
  • Обмен сведениями между организатором конкурса и претендентами (участниками) конкурса осуществляется в той форме и тем способом, которые установлены конкурсной документацией и (или) объявлением о проведении открытого конкурса.
  • Обмен сведениями между организатором конкурса и претендентами (участниками) конкурса может осуществляться в электронной форме с помощью соответствующих каналов связи.
5. Виды конкурсов
  • Организатор конкурса осуществляет его проведение в форме открытого конкурса и закрытого конкурса. Наиболее предпочтительной формой конкурса является открытый конкурс.
  • В случае проведения открытого конкурса организатор открытого конкурса вправе проводить предварительный отбор участников открытого конкурса (далее — предварительный отбор) в целях выявления тех претендентов, которые соответствуют установленным требованиям к участникам.
6. Протокол проведения конкурса

При проведении конкурса организатор конкурса обязан вести протокол проведения конкурса, в котором содержатся:

  • Сведения о виде проводимого конкурса.
  • Наименования поставляемых товаров (работ, услуг).
  • Наименования и адреса участников конкурса, краткое содержание их конкурсных предложений и комплексные оценки, полученные их конкурсными предложениями в соответствии с установленным критерием определения победителя.
  • Перечень претендентов конкурса, которые не прошли предварительный отбор (в случае проведения такого отбора).
  • Сведения о принятых организатором конкурса решениях об отклонении конкурсных предложений в соответствии с настоящим Порядком.
7. Предварительный отбор участников открытого конкурса 8. Проведение открытого конкурса 9. Разъяснение положений конкурсной документации
  • Претенденты вправе потребовать от организатора открытого конкурса разъяснения положений конкурсной документации.
  • Организатор открытого конкурса обязан ответить на запрос претендента в части разъяснения положений конкурсной документации, полученный заблаговременно, до окончания срока подачи конкурсных предложений.
  • Организатор открытого конкурса должен направить претендентам разъяснения положений конкурсной документации в сроки, позволяющие им своевременно подать конкурсные предложения. Любые разъяснения доводятся до всех претендентов одновременно.
10. Подача конкурсных предложений
  • Срок подачи конкурсных предложений не может составлять менее пяти дней со дня размещения объявления о проведении открытого конкурса, если иное не определено условиями конкурса.
  • До наступления срока подачи конкурсных предложений организатор открытого конкурса может доводить до сведения претендентов разъяснения положений конкурсной документации или проводить с ними обсуждение конкурсной документации. В этом случае срок подачи конкурсных предложений может быть продлен с соответствующим уведомлением, рассылаемым немедленно по завершении таких разъяснений (обсуждений) всем претендентам одновременно.
  • Конкурсное предложение подается тем способом и в том порядке, которые предусмотрены Организатором открытого конкурса в конкурсной документации. Организатор открытого конкурса выдает подтверждение о получении конкурсного предложения от участника.
11. Срок действия, изменение и отзыв конкурсных предложений
  • Конкурсные предложения действительны в течение срока, установленного конкурсной документацией
  • В случае, если конкурсной документацией не предусмотрено иное, участник открытого конкурса вправе изменить или отозвать своё предложение до истечения срока его подачи.
  • Извещение об изменении конкурсного предложения или его отзыве должно быть направлено организатору открытого конкурса до истечения установленного срока его подачи.
12. Рассмотрение, оценка и сопоставление конкурсных предложений
  • Организатор открытого конкурса осуществляет рассмотрение, оценку и сопоставление конкурсных предложений в целях определения победителя открытого конкурса в соответствии с требованиями конкурсной документации.
  • Организатор открытого конкурса вправе потребовать от участников разъяснения положений конкурсных предложений.
  • Организатор открытого конкурса вправе отклонить конкурсное предложение, если:
    • участник открытого конкурса не соответствует требованиям, установленным организатором открытого конкурса;
    • участник открытого конкурса отказался дать разъяснение положений своего конкурсного предложения;
    • конкурсное предложение не отвечает требованиям, предусмотренным конкурсной документацией.
13. Определение победителя открытого конкурса
  • Победителем открытого конкурса признается участник открытого конкурса, в предложении которого содержатся лучшие условия закупок по комплексу показателей, в том числе по ценам, срокам, качеству, платежным условиям, гарантийным, сервисным обязательствам и другим оцениваемым параметрам, предусмотренным критерием определения победителя.
  • Если после объявления победителя станут известны факты несоответствия победителя открытого конкурса требованиям к участникам открытого конкурса, которые ранее невозможно было установить, конкурсное предложение победителя может быть отклонено и новый победитель открытого конкурса определяется в соответствии с пунктом 13.1 настоящего Порядка из числа остальных участников открытого конкурса.
  • Если победитель открытого конкурса отказался от подписания договора закупки, тендерная комиссия определяет нового победителя в соответствии с пунктом 13.1 настоящего Порядка из числа остальных участников открытого конкурса.
  • В трехдневный срок с даты принятия тендерной комиссией Группы решения об определении победителя открытого конкурса объявление об итогах конкурса должно быть опубликовано тем же способом, которым было опубликовано объявление о его проведении.
14. Особенности проведения закрытого конкурса
  • Организатор конкурса вправе проводить закрытые конкурсы в соответствии с настоящим Порядком в случаях, если предметом договора закупки являются поставки товаров (выполнение работ, оказание услуг), связанные с обеспечением безопасности Группы и ее подразделений, технически сложные товары (работы, услуги), поставляемые ограниченным числом претендентов, а также если информация о приобретении Группой некоторых товаров, работ или услуг является коммерческой тайной.
  • При проведении закрытого конкурса приглашение принять участие в закрытом конкурсе направляется каждому претенденту в отдельности и всем из них одновременно.
  • К проведению закрытых конкурсов применяются положения предыдущих разделов Порядка, если они не противоречат положениям настоящего раздела.

Полный текст Антикоррупционной Политики АО «АльфаСтрахование» размещен в свободном доступе на корпоративном сайте в сети Интернет — в соответствии с положениями п.8.16 Политики.

Информирование о фактах нарушений, спорных ситуациях, предвзятом отношении, иных обстоятельствах, позволяющих предположить наличие коррупционной составляющей или коррупционных проявлений, реализуется с помощью направления обращений с описанием ситуации на адрес электронной почты: [email protected]

Как провести тендер на разработку сайта / Хабр

Все чаще и чаще к нам обращаются с приглашением принять участие в тендере на разработку сайта. Причем львиная доля запросов выглядят так: “Сколько стоит разработка такого сайта: fb.com. Письмо разослано на 69 веб-студий. Поэтому решил поделиться своим опытом в тендерах. А опыт у меня есть. С 2010 года работаю на стороне заказчика: Медицинское оборудование, фармацевтика, туризм. Сейчас занимаюсь маркетингом и развитием Веб-студии IT4U и Клуба туристов Кулуар. Знаю о тендерах и участии в них не по наслышке с разных сторон. В этой статье вы прочитаете на что на самом деле стоит обращать внимание, а чем можно пренебречь.


Тендеры — говно

Именно такого мнения о них большинство разработчиков сайтов. Часто это действительно так, иногда из-за отсутствия опыта участия и незнания специфики заказчиков, их процедур.

Это мнения основывается на следующих убеждениях:


  • Тендеры купленные — “в них невозможно выиграть, мы участвовали в трех и везде получили формальную отписку или тишину в ответ.”
  • На подготовку приличного коммерческого предложения нужно потратить несколько десятков часов специалистов. Если сумму стоимости подготовки ко всем тендерам, например за квартал разделить на количество выигранных, может получиться очень приличная сумма, сравнима с прибылью по выигранным. Студиям нужно думать участвовать ли в тендере.
  • Результат непредсказуем. Так и есть, когда в тендере непонятно сколько участников, не понятно кто они и не понятно по какому принципу выбирается победитель.
  • Не все студии соглашаются принимать участие в тендерах. Кто-то не хочет тратить свой ресурс на это, кто-то не проходит по квалификационным требованиям, кому-то не выгодно финансово.
  • Часто приходят действительно неадекватные запросы, которые вроде бы и от серьезной компании, а сформулировано как будто сайт делает пирожковая.

Никита Семенов
CEO, SECL Group



Мы участвовали в тендерах много раз. Больше всего заполнился тендер одного крупного украинского банка, где отдали заказ «своему» подрядчику за откат, хотя наше предложение было в разы лучше и тендер большой телекоммуникационной компании, с той же историей. В обоих тендерах мы не только делали голый просчет, мы вкладывали деньги в исследования, презентации и даже делали наработки прототипов.
Конечно, после таких историй и значительных затрат нам не очень хочется участвовать в тендерах. Сейчас мы принимаем участие только в действительно больших и интересных проектах и обязательно «пробиваем» клиента через знакомых. Если хоть кто-то говорит нам, что в этой компании есть откаты — мы даже не пытаемся. И это уже правило, которое менять мы точно не планируем. А откаты я никогда не давал и не буду этого делать. Мои моральные ценности не позволяют, не хочу переступать через себя ради набитого кармана какого-то недобросовестного менеджера.

Виды тендеров

Открытые тендеры — заказчик объявляет тендер и участвовать в нем могут все желающие. Тендер объявляется на тендерных площадках, у себя в фейсбуке или массовой рассылкой по всем веб-студиям. Инструмент не важен.

Закрытые тендеры — компания заказчик предварительно для разработки своего сайта выбирает подходящих по портфолио и цене разработчиков. Обычно до 10 веб-студий. Такой тендер более эффективен.

Лжетендеры — когда компания объявляет тендер, по которому не будет разрабатываться сайт или разработчик уже заранее выбран а тендер нужен формальный.

Скажу одно — в закрытых тендерах с публичным списком участников подрядчики изъявят большее желания принять участие.

Для того, чтоб ваш тендер не сочли за фиктивный — приглашайте компании личным письмом, опишите максимально детально какой результат вы хотите получить и какую задачу решаете. Наперед определите критерии выбора победителя. Дайте достаточно срока на подготовку предложений. Если есть специфические или избыточные требования к исполнителю либо проекту — поясните зачем они.


Кого приглашать в тендер на разработку сайта?

Перед объявлением тендера обязательно определитесь что вы хотите получить на выходе. Выбирайте разработчиков в соответствии с желаемым результатом. Каждая компания специализируется на чем-то своем. Вот начало списка:


  • Дизайнеры — специализация компании: креатив, дизайн, визуал, вау эффекты.
  • Технари — хороший, качественный код, сложные системы, интеграции.
  • Маркетологи — стратегия, цифры, аналитика, проработка и упаковка продукта.
  • SEOшники — продвижение сайта в органической выдаче.
  • SMMщики — продвижение бренда в социальных сетях.

Напишите в комментариях какие специализации вы еще знаете, добавлю их в статью.

Не нужно сводить технарей с маркетологами в одном тендере и отбирать лучшего по креативу. Если вам нужен имиджевый одностраничный сайт — выбирайте компании, которые сильны в дизайне. Если проект со сложным функционалом, множеством функций — технарей. Ну вы поняли

Иногда, если качество важнее сроков и денег, стратегию, аналитику, проектирование заказывают у одних, дизайн — у других, а разработку — у третьих. Так качество действительно будет лучше. Но сроки и усилия на координацию умножаются на 3.

Еще один фильтр компаний, которые нужно приглашать — качество портфолио. Вам должны нравится их работы. Смотрите на работы за последние несколько месяцев.

Ну и куда же без цены. Определите 2 цифры. Первая — средняя цена похожего сайта на рынке, вторая — максимальный бюджет, который вы готовы потратить на проект. Этот диапазон добавьте в описание тендера, чтоб отсеять компании, которые вам не по карману с одной стороны и тех, кто не дотягивает до вашего уровня с другой. Также этот диапазон покажет компаниям насколько “разгоняться” в коммерческих предложениях. Фантазии у разработчиков достаточно, и ее нужно ограничивать.

Не скрывайте список участников тендера, пригласите в тендер до 6 компаний с одинаковой специализацией и в одном ценовом диапазоне. Таким образом вы получите достаточное количество качественных предложений из которых сможете сделать выбор.


Идеальный тендер

Дальше напишу небольшой чек лист что нужно сделать для проведения тендера на разработку сайта.


Механика, критерии принятия решения продуманы заранее

Пример таблицы для оценки участников. Определитесь для себя что вам важнее и составьте на основании важности критерии. Такая таблица поможет вам выбрать идеального подрядчика не на основании эмоций а на основании фактов и цифр. А также покажет участникам тендера вашу открытость. Это увеличит количество желающих принять участие.

Таблица сравнения участников тендера


Критерии оценки Максимальное количество
баллов
Участник 1 Участник 2
Креатив 5    
Стратегия, аналитика 10    
Цена 5    
Наличие проектов с похожим функционалом 10    
Наличие проектов для клиентов в той же отрасли 5    
Субъективная оценка предложения Ивановым 5    
Субъективная оценка предложения Сидоровым 5    
Возможность личных встреч 5    
Итого 50    

Людмила Богуш-Данд
Учредитель тренинговой компании BogushTime, Киев



Когда вы работаете с подрядчиком, необходимо использовать два подхода, эмоциональный и технологический. Эмоциональный подход нужен владельцу компании — оценить подрядчика с позиции рапОрта, понимает он нашу суть или не понимает. Я не трачу времени на уговаривание, я выбираю тех, кто сам хочет с нами работать и любит нас, как клиента. И этого достаточно для принятия решения.

Но потом в дело вступают ваши сотрудники, и вот для них необходимы все Технические Задания, все детали и правила, чтобы никто, ни заказчик, ни подрядчик, не мешали друг другу работать, не срывали друг другу сроки и пр. Поэтому заранее запастись техническими документами с точным описанием критериев, результатов и сроков — это необходимость. А когда есть понимание процесса — то результат всегда лучше и предсказуем.


Данные по проекту в виде брифа подготовлены заранее

Подготовьте необходимый минимум в описании тендера:

Требования к подрядчику — я бы сосредоточил внимание на команде. Но иногда действительно бывают требования к компании подрядчика. Поверьте, опыт компании и уровень портфолио влияют на вероятность успешного проекта значительно больше чем наличие юридического лица и статус плательщика НДС.

Требования к проекту — очень важный пункт. Опишите что вы хотите увидеть в результате. Какой процесс для вас приемлем. Пишите только то, что действительно имеет значение для вас. Каждый пункт потенциально увеличивает сроки и цену проекта. И точно усложняет оценку.

Вилка стоимости — о ней уже писал выше.

Контакты ответственного лица для уточняющих вопросов — емейл отличный способ связи, его достаточно. Если вам удобнее общаться по телефону, можете добавить и его. В любом случае просите участников резюмировать договоренности на почту.

Техническое задание на разработку сайта. Это отдельный пункт. Если вы не сильны в технической части лучше не пишите ТЗ. Опишите детально ваши проблемы, задачи, которые хотите решить. От них и будет формироваться предложение на разработку сайта.

Публичные ответы на вопросы. Интересный пункт, который даст возможность участникам получить одинаковую информацию. Можно сделать гугл док с вопросами от участников и вашими ответами на них. С одной стороны это уменьшит количество одинаковых вопросов, с другой — все будут владеть одинаковой информацией.

Скорее всего каждая компания вышлет вам свой бриф. Не нужно заполнять все, они примерно одинаковые. Заполните первый и разместите его в документе с вопросами. Остальные компании пусть читают ответы там. А если есть вопрос на который ответа нет — пусть именно этот вопрос и зададут. Минимальное уважение к вам

Дайте достаточно времени на подготовку предложения. Как минимум 1-2 недели. Это не значит, что участники будут 2 недели готовить предложение. У них есть текущие проекты и они не обязаны их бросать для подготовки предложения.

Если вы хотите, чтоб участники тендера на разработку сайта подготовили макеты, написали техническое задание или требования, развернули тестовую площадку — будьте готовы что некоторые попросят оплатить эти работы. Это нормально и встречается все чаще и чаще. Часть компаний принципиально вовсе не готовят макеты. Считаю это правильной позицией потому, что нарисовать креатив для тендера это одно а нарисовать дизайн основанный на аналитике, продукте, рынке, учитывая сценарии поведения пользователей — это большой кусок работы. В лучшем случае тот креатив по которому выбирали пойдет в мусорку а его заменит качественная работа. В худшем придется к нему привязываться и пытаться вытянуть то, что действительно сделает проект качественным. Если вам для выбора подрядчика нужна визуальная составляющая — смотрите примеры предыдущих работ. Или дайте маленькую задачу по которой сможете оценить уровень дизайна.

Тарас Поздний
руководитель Клуба туристов Кулуар



Чаще всего проводим тендеры для творческих заданий, таких как дизайн или написание текстов. У меня свое видение на все вещи и очень важно, чтобы видение исполнителя было максима близко к моему. Если говорить о примерах, то последний раз проводили тендер для отрисовки нового сайта по восхождениям в горы. Дело было так. Сначала попробовали без тендеры. Выбрали на фрилансе дизайнера и попросили отрисовать главную. Не буду говорить, что отрисовали плохо, но совершенно не так, как я это видел. Пришлось отказаться, оплатив работу. Далее было принято решение провести тендер. На первом этапе Антон отобрал около 20 лучших дизайнером с лучшими рейтингами. Потом я просмотрел их работы и выбрал 5. Им было отправлено одинаковое ТЗ на отрисовку главной. Конечно, мы сразу предупредили, что это тендер, выберем одного, но работу оплатим.

Два дизайна мне не подошли сразу, остальный три понравились. И уже среди них я выбрал лучший. Всем участникам тендера мы оплатили работу, а победитель отрисовывал весь сайт.
Считаю, что мы потратили немногим больше денег, но сэкономили кучу времени и сил.


Очная презентация предложений

Так вы сможете познакомиться с ключевыми людьми веб-студии и понять с кем лучше сработаетесь. Лучше выбирать подрядчика, который говорит о себе меньше а больше вникает в вашу задачу и проект.


Полноценная обратная связь после каждого этапа

Давайте сразу понять переходит участник на следующий этап или нет и почему. Это важно для вашего имиджа а также, чтоб веб-студии понимали над чем работать. Рано или поздно вы захотите провести еще один тендер и сможете обратиться к тем же компаниям.


Советы

Уточните кто будет работать над сайтом, например: проектировщик, дизайнер, разработчики, проектный менеджер, тестировщик. Попросите взять проектного менеджера на встречу. Зачастую продажами и разработкой занимаются разные люди и красноречивость продажника не гарантирует адекватность менеджера проектов. Потому пообщайтесь с командой.

Попросите рассказать детально о этапах разработки сайта. Это даст вам понять степень проработки предложения и вы поймете насколько оно вам подходит.

Уточните свое участие и когда оно требуется. Если проект больше чем 2-3 месяца есть смысл поделиться графиком отпусков, чтоб они не стали неожиданностью.

Сформулируйте цель разработки и сроки, которыми обладаете. От этого зависит состав команды и цена.


План проведение тендера на разработку сайта пошагово

Формируете задачу. Именно задачу, а не ее решение.

Отбираете до 6 разработчиков, которые вам нравятся по портфолио из одного ценового и профессионального сегмента.

Отправляете выбранным разработчикам с диапазоном цены объявление о тендере.

3-5 компаний отпишуться и предложат устраивающе вас сроки/цены. У них и запросите более детальный просчет, задайте вопросы, которые вас интересую, остальным напишите причину отказа.

По желанию попросите нарисовать концепцию. Но будьте осторожны, уважающие себя компании не всегда готовы рисовать бесплатно.

Оцените предложения компаний по формуле и выберите 2 победителя.

С ними пообщайтесь и выберите окончательного победителя.


Итого

Следуя рекомендациям вы сможете провести тендер на разработку веб-сайта качественно. Выбрать оптимального для вас подрядчика и быть уверенным, что он правильно понял задачу. Но никто не отменяет здравый смысл и опыт.

Все же я считаю, что тендер это не самый лучший способ выбрать подрядчика на разработку сайта. Веб сайт продукт не стандартный, как “щебень м1200” и сравнивать его по цене, как это зачастую делается — в корне не верно. Надеюсь эта статья поможет навести порядок.

Успешных вам проектов!

Оригинал статьи на сайте веб-студии IT4U

Опыт участников рынка

Мы попросили несколько участников рынка поделиться своим опытом участия в тендерах и высказать свое мнение относительно статьи. Три комментария вы уже видели выше, мнение остальных ниже.

Фомин Д.А.
Начальник службы ИТ ООО «Истерн Беверидж Трейдинг» (ТМ MEDOFF, Longmixer, Arctica, Koktebel, Хуторок).


Последний раз ИТ служба тендер на выбор разработчика сайта проводили 5-7 лет назад. Это был честный, но совершенно обычный закрытый тендер т.е. сами организовали, сами пригласили, сами оценили. Сегодня в нашей компании функции: формулировки ТЗ на разработку сайтов, проработки его концепции и в том числе выбор подрядчика на разработку сайта полностью переданы на откуп отделу Маркетинга — это их зона ответственности, мы контролируем только домены и хостинг.

В последний раз тендер по выбору разработчика проводился по классической схеме: 1) было сформулировано техническое задание (ТЗ) на разработку сайта, где были сформулированы основные требования к структуре сайта, его наполнению, средствам администрирования, поддерживаемым клиентам и т.д. в общем всё то, что влияет на корректно отображение сайта на различных платформах. ТЗ было разостлано десятку потенциальных подрядчиков, портфолио работ которых нам казалось наиболее симпатичным или близким по замыслу. Собрали коммерческие предложения, тех кого заинтересовало наше ТЗ. Произвели их оценку по нашей шкале ценностей. Выбрали подрядчика и через 2 месяца получили готовый результат. Сотрудничеством все остались довольны и позже выбранный на тендере подрядчик осуществлял поддержку некоторых старых сайтов для наших ТМок.

Владислава Рутицкая
Вице-Президент SigmaBleyzer Investment Group и Agrogeneration. Член Национальной Рады Реформ.


Во избежание коррупции и создания комфортного рабочего климата для обеспечения прозрачных конкурсных торгов в агросфере были созданы национальные электронные торговые площадки. Многие компании адаптировали систему с учетом своих особенностей или заказали аналогичное программное обеспечение у специалистов. Мы активно используем тендерные площадки для прозрачных, максимально эффективных закупок материально-технических ценностей и услуг для AgroGeneration – от семян, СЗР и удобрений до запчастей, техники, IT. Задача всех тендерных процедур компании состоит в получении максимальной эффективности. В наших тендерах побеждают подрядчики, которые могут предоставить наиболее выгодное сочетание цены, качества, критериев поставки и системы расчета.

Для того чтобы начать участвовать в торгах, например, на площадке agrogeneration.aps-tender, поставщику необходимо зарегистрироваться по тем категориям, по которым он готов сотрудничать. При регистрации нового поставщика на площадке Agrogeneration.aps-tende холдинг получает адрес человека или нескольких, которые будут участвовать в торгах со стороны компании-поставщика. Программа делает автоматическую рассылку тем компаниям, которые зарегистрированы по указанным в тендере позициям, иногда служба поставок AgroGeneration приглашает компании, в сотрудничестве с которыми заинтересован сам агрохолдинг. За полтора года работы электронной системы тендерных закупок нашей компании удалось сэкономить миллионы гривен.

Людмила Богуш-Данд
учредитель тренинговой компании BogushTime, Киев


Я — счастливая, мне всегда везло с разработчиками сайтов, мне удавалось найти самых-самых. И каждый раз мой сайт не просто выделялся на рынке, он задавал тренд и становился образцом для подражания. Откуда я знаю? А мне довольно часто сами разработчики сайтов об этом говорят: вот получили от клиента заказ “сделайте сайт, как у BogushTime”. Последний раз, например, это было в декабре 2017 года, когда парень, когда-то работавший в студии, которая создала мне нынешний сайт, а сейчас работающий в другой крупной компании, позвонил и сказал, что опять услышал наше имя в новом заказе.

Наверное, умею я выбирать подрядчиков, поэтому готова поделиться.

Конечно же, мы объявляем тендеры, а потом выбираем. Самый первый мой критерий — это отношение разработчика ко мне. Я до сих пор помню мой “волшебный шок”, когда я выбрала подрядчиков для моего первого сайта: ребята начали презентацию со слов “мы все про вас в интернете собрали, выяснили, какая вы и что вы любите, чем вы увлекаетесь и что вы для людей делаете — и вот, что мы вам предлагаем…” А потом развернули передо мной чертежи, украшенные цветочками и глобусом Земли. Все это совершенно точно соответствовало моим все-планетным устремлениям в сочетании с романтизмом и гламуром. Сомнений не было ни на минуту — они меня, как мы говорим, воспроизвели, то есть, полностью вписались в мою реальность. И хотя сайт был абсолютно бизнесовый, его гламурность невероятно привлекала клиентов и партнеров.

Второй мой критерий — молодость разработчиков. В данном случае я имею ввиду стаж на рынке. Как ни странно, но я люблю начинающих — им нужно себя показать, а я — отличная площадка, потому что моя компания не только известна на рынке, но еще известна и своей инновационностью, поэтому нас легко вовлечь в новые решения, в эксперимент, в уникальность. И для начинающих это отличный старт, чтобы всем нос утереть, и для нас отличный рывок, чтобы опять вызвать разговоры и интерес.

Как клиент, моя компания очень лояльна к подрядчикам, поэтому мы меняем подрядчика в двух случаях: или сильно-сильно косячит, или ушел с рынка. С моими первыми разработчиками мы работали долго, приходилось стоять иногда в очереди, потому что старт с моего сайта дал им очень сильный резонанс в репутацию. Но потом ребята выросли и уехали из страны. А нам пришлось искать новых, объявили тендер и опять выбрали тех, кто в первую очередь продемонстрировал мне полное понимание меня, как владельца, и всей компании, как клиента. И смог предложить не только полное соответствие моим ожиданиям, но и прогрессивный подход во всем, от технических до дизайнерских решений. Еще раз повторяю, что я легко вовлекаюсь в идею инновационности, меня она завораживает.

Выбранный подрядчик предложил новый подход ко всему, и когда я впервые открыла прототип, меня словно током ударило, настолько это было по-другому, совершенно свежее и необычное решение на рынке. Через год я, кстати, стала часто встречаться с такими решениями в США, а тогда это было что-то совершенно революционное. И решившись на это, я абсолютно не пожалела, потому что этот сайт продолжает оставаться актуальным сейчас и решать почти все наши запросы, настолько хорошо он он был предусмотрен со взглядом в перспективу.

В следующем году мы запланировали поиск нового подрядчика для сайта, и критерии не изменились: понимание меня, как идеолога компании, понимание компании как игрока рынка, стратегический подход к решениям, инновационность в реализации.

Как провести тендер для ивент-агентств?

Как провести тендер для ивент-агентств?

В наше время, в поисках подходящего ивент-агентства, клиент сталкивается с проблемой выбора, так как с каждым годом рынок развивается и становится сильнее. Поэтому одним из самых эффективных способов в данном случае является проведение тендера. У заказчика появляется возможность оценить и рассмотреть различные варианты и выбрать именно то, что ему нужно, а агентствам заявить о себе и обрести новых потенциальных клиентов.

Стоит начать с того, что при проведении тендеров, как клиент так и компания-участник стремятся к единому win-win результату, ведь никто не хочет попусту тратить время. Для ивент-агентства важно четко видеть и понимать условия, требования, точные сроки, а также иметь представления о конкурентах, и к чему стремится заказчик. А последний, в свою очередь, ставит цель выбрать не лучшего из худших, а профессионалов своего дела.

Давайте рассмотрим главные критерии при выборе ивент-агентства и какие существуют подводные камни пресловутых тендеров. 

1. История и возраст компании

При выборе ивент-агентства для организации мероприятия, стоит учитывать его историю и количество лет на рынке. Опыт, количество реализованных проектов и территория покрытия являются немаловажными факторами и должны всегда учитываться.

2. Универсальность проектов

Каким бы ни был ивент, при выборе людей, которые будут осуществлять все начиная от первичной концепции до заключительного дня проведения, клиенту нужно учитывать какие проекты числятся в портфолио выбранного агентства. Их универсальность и разноплановость являются показателем того, что команда готова работать с абсолютно непохожими проектами, подбирая каждый раз новый, уникальный подход для достижения максимальных результатов. 

3. Бюджет или креативный подход

Важно понимать, чем является тендер — конкурсом идей или бюджетов. Ведь хорошие ивент-агентства вряд ли захотят состязаться с начинающими за место под солнцем, а чего-то хорошего из идеи, загнанной в ограниченный бюджет, не выйдет.

4. Открытость

Чем больше информации о заказчике и его проекте, тем выше вероятность, что тендер привлечет достойных участников. Никто не хочет работать с «темной лошадкой», которая не дает качественного брифа, где не хватает четкости и детализации. Event-агентства должны понимать с чем имеют дело. Это правило относится как к открытым, так и закрытым тендерам. Неважно, приглашаете вы участников или проводите тендер для всех желающих — условия должны быть изложены максимально ясно. 

5. Профессиональные награды

Если в портфолио event-агентства есть признание экспертов индустрии, для клиентов это большой плюс. Во-первых, наличие наград отличит от конкурентов и даст возможность выделиться. Во-вторых, это существенно экономит время при выборе и, априори, вызывает высокий уровень доверия к агентству. 

6. Клиенты и их рекомендации

Репутацию event-агентства, помимо вышеупомянутых наград, выгодно дополняют существующие клиенты компании и их непосредственные отзывы и рекомендации. Их наличие позволит больше узнать о компании и сделать правильный выбор.

7. Компромисс

Почему многие агентства по организации мероприятий опасаются тендеров, а некоторые и вовсе обходят их стороной? Причины могут быть разные: отсутствие детальной информации о проекте, об участниках-конкурентах, нечеткие условия, скудный бюджет. Чтобы участники тендера чувствовали себя относительно в безопасности, им необходимо знать возможности компании-заказчика, а также ее готовность встретиться с потенциальным исполнителем, что докажет серьезность и «прозрачность» намерений. Не многие клиенты готовы исполнять подобные пожелания, но если нужен результат — без компромиссов не обойтись. 

Говорят, что богатство выбора, в нашем случае, во время тендера, может поставить в тупик. Но есть очевидные плюсы — возможность получить самые разноплановые предложения, почерпнуть креативные  идеи и открыть новые имена на ивент-рынке. Как говорит директор ивент-агентства Lioncom Антон Садыков: «Тендер — это всегда новые возможности: заявить о себе, узнать о конкурентах, познакомиться с клиентами, и, конечно, возможность его выиграть. You never know.»

вся актуальная информация на портале Goszakupka.Uz

В данной статье мы разберем, что такое тендеры, какие есть требования для проведения тендеров и как лучше организовывать тендеры государственных закупок в Узбекистане.

Давайте для начала разберем, что же такое тендер. Это конкурентная форма отбора предложений на поставку товара, оказание услуг или выполнение какой-то работы по заранее установленным условиям и срокам на принципах состязательности и справедливости.

В Узбекистане в части, не противоречащей Закону о государственных закупках, действует постановление № 456 Кабинета Министров, которое регулирует организацию и проведение тендерных торгов в стране. Более подробно с постановлением можно ознакомиться, перейдя по ссылке.

Теперь перейдем непосредственно к тендерам государственных закупок.

В законе Республики Узбекистан №472 от 09.04.2018 «О государственных закупках» говорится, что тендер – это конкурентный способ определения исполнителя госзакупки, который проводится в два этапа. В результате победителем тендера признается тот участник, который предложил лучшие условия по исполнению договора.

Информация о проведении торгов государственным заказчиком сообщается неограниченному кругу лиц посредством размещения объявления о проведении тендера и предоставления всей тендерной документации на специальном информационном портале.

Для определения победителя тендера создается закупочная комиссия, которая на основании заранее объявленных критериев, определяет исполнителя, который предложил лучшие условия выполнения договора.

Важный момент! В состав закупочной комиссии обязательно должно входить не менее 7 человек с обязательным включением в состав комиссии представителей Министерства инвестиций и внешней торговли и Республиканского проектного института «УзИнжиниринг».

Требования для проведения тендера

Государственная закупка через тендер может быть реализована только при одновременном выполнении следующих условий:

  • критерии оценки победителя торгов должны состоять из денежной, количественной и качественной оценки товара, работы или услуги;
  • для корпоративных заказчиков стоимость одного контракта составляет более чем 25 000 МРЗП;
  • для бюджетных организаций стоимость одного договора должна превышать сумму 6 000 МРЗП.

Порядок разработки документации и размещения объявления о проведении тендера

Как только организация — заказчик принимает решение о проведении тендерных торгов, ответственные лица должны разработать проект тендерной документации, договора и объявления.

Готовый проект передается «Центру комплексной экспертизы проектов и импортных контрактов» для экспертизы всей тендерной документации.

Посте того, как все документы утверждены, заказчик определяет дату проведения тендера госзакупок и размещает документацию на портале не менее чем за 30 и не более чем 45 дней до даты окончания приема предложения.

Важно знать! Объявления можно размещать не только на специализированном портале, но также на веб сайте заказчика или в средствах массовой информации.

Заказчик может внести изменения в тендерную документацию не позднее чем за 3 дня до окончания срока подачи заявок. Если же было принято внести изменения во время окончания срока подачи заявки, то срок проведения тендера государственных закупок в Узбекистане должен быть продлен на 10 дней. Запрещается вносить изменения в предмет закупки, т.е. наименования, ассортимент, количество товаров, услуг или работ.

Этой информации должно быть достаточно для того, чтобы понять, что такое тендеры, как с ними работать и когда можно проводить тендер госзакупок. За более подробной информацией вы можете обратиться к первоисточникам: Закону Республики Узбекистан № 472, а также к приказу Национального агентства проектирования при президенте № 3016, в котором утверждены положения о порядке проведения и организации закупочных процедур.

Тендеры и торги — Тендеры обычно проводятся в четыре этапа: …

Предварительная квалификация

Предварительный квалификационный отбор — это средство выявления подрядчиков, которые указывают, что они обладают квалификацией и будут заинтересованы в участии в тендере по потенциальному проекту. Предварительный квалификационный отбор не является торгами; он не всегда используется, и не всегда необходимо его использовать. Большинство контрактов публично объявляются для участия в торгах без предварительного квалификационного отбора. Предварительный квалификационный отбор в первую очередь применяется для крупных и сложных проектов, требующих специальных технических знаний.Предварительный квалификационный отбор также позволяет «вовлечение подрядчика на раннем этапе» (ECI) обеспечивает эффективные средства разработки и планирования инфраструктурных проектов в рентабельной, более эффективной и менее состязательной структуре, в которой квалифицированные подрядчики могут предложить свой опыт до начала проекта.

Преимущества предварительной квалификации

Предварительный квалификационный отбор экономит время и деньги владельца проекта, устраняя неквалифицированных подрядчиков с самого начала. В нем краткий список подрядчиков, которые обладают необходимой компетенцией для соблюдения условий контракта, а также финансовыми и техническими возможностями для выполнения работ.
В случае использования предварительного квалификационного отбора только подрядчики, прошедшие предварительный квалификационный отбор, имеют право участвовать в торгах по контракту. Руководство по подходящим формам для предварительного квалификационного отбора дает FIDIC.

Выдача тендерной документации

Независимо от типа используемой тендерной процедуры, владельцы проектов должны понимать, что самая низкая тендерная заявка или цена не обязательно могут быть наиболее выгодными. Также важны методы работы, включая воздействие на окружающую среду и оценка рисков.
Вообще говоря, торги по контрактам на дноуглубительные работы идентичны торгам по контрактам на гражданское строительство, т. Е. В форме конкурентных торгов на основе тендерных документов, предоставленных потенциальным работодателем и составленных работодателем или инженерами-консультантами, назначенными работодатель.

Тендерная документация

В тендерной документации обычно подробно излагаются различные условия, применимые к самой тендерной процедуре, и условия контракта, которые будут регулировать отношения между работодателем и победителем тендера в отношении выполнения работ, которые являются предметом тендерной процедуры. .В результате проектирования необходимо предоставить достаточную информацию, чтобы четко описать элементы работ и представить участникам тендера данные и информацию, необходимые для подготовки ответственного тендера.

Оценка риска

Вообще говоря, чем более подробная техническая информация доступна и указана, тем меньше риска, который подрядчик должен включить в цену для выполнения работы. Это может привести к снижению стоимости проекта за счет перекладывания рисков и первоначальных инженерных затрат на клиента или владельца.При запуске тендерных процедур работодатели и инженеры-консультанты должны знать, что чем меньше деталей приводится и чем более расплывчаты спецификации и информация, содержащиеся в приглашении для потенциальных участников тендера, тем выше риск участия безответственных участников тендера. Чем меньше риск, который несет подрядчик, тем лучше может быть проведено сравнение различных участников торгов.

Прием, рассмотрение и награждение тендеров

Процедура приема и рассмотрения тендерных заявок должна соответствовать строгим срокам и руководящим принципам, установленным работодателем.Эти методы должны быть определены, задокументированы и понятны всем сторонам. Работодатель рассмотрит тендеры и решит, какой подрядчик имеет возможности и ресурсы для выполнения установленных требований.
В этом обзоре будут рассмотрены риски и их распределение, включая экологические риски. Работодатели должны опасаться, что, если риски трудно оценить, некоторые подрядчики с невысокой квалификацией могут предложить более низкие цены, поскольку они не предвидели некоторых рисков. Однако, если эти риски материализуются, подрядчик может оказаться не в состоянии их нести, что может привести к непредвиденным убыткам для работодателя.
В этом контексте сбор наиболее обширной и полной информации о почвенных условиях может быть дорогостоящим, но он окупается и часто приводит к наиболее экономичной цене контракта с наименьшим количеством неожиданностей и рисков.
Поскольку дноуглубительные работы подвержены влиянию внешних факторов, таких как климатические условия или навигационные требования, которые могут препятствовать непрерывному использованию дноуглубительного оборудования, предусмотрены условия ожидания и простоя (см. Синюю книгу FIDIC).Затраты на простой из-за погодных условий обычно включаются в расходы на дноуглубительные работы как риск подрядчика.

Присуждение контракта

Мы надеемся, что при присуждении тендера конкретному подрядчику будет учтена оценка и распределение рисков. Мы надеемся, что награда также будет направлена ​​на заключение контракта с лучшей стоимостью. Такой контракт может быть дороже в краткосрочной перспективе, но даст лучший результат в долгосрочной перспективе. При рассмотрении контракта с наилучшей стоимостью принимаются во внимание такие факторы, как качество, возможности и стимулы, текущее обслуживание и / или более длительный срок реализации проекта, а не только самая низкая цена.

Определение тендера

Что такое тендер?

Тендер — это приглашение принять участие в торгах по проекту или принять официальное предложение, например предложение о поглощении. Тендеры обычно относятся к процессу, при котором правительства и финансовые учреждения приглашают заявки на крупные проекты, которые должны быть представлены в установленные сроки. Этот термин также относится к процессу, при котором акционеры представляют свои акции или ценные бумаги в ответ на предложение о поглощении.

Ключевые выводы

  • Тендер обычно относится к процессу, при котором правительства и финансовые учреждения приглашают заявки на крупные проекты, которые должны быть представлены в течение определенного срока.
  • Тендерное предложение — это публичное обращение ко всем акционерам с просьбой выставить на продажу свои акции по определенной цене в течение определенного времени.
  • Запрос на тендер (RFT) — это официальное и структурированное приглашение поставщикам подавать конкурентные заявки на поставку сырья, продукции или услуг.
  • Термин тендер также относится к процессу, при котором акционеры представляют свои акции или ценные бумаги в ответ на предложение о поглощении.

Как работает тендер

Что касается проектов или закупок, то у большинства организаций есть четко определенный тендерный процесс, а также процессы, управляющие открытием, оценкой и окончательным отбором поставщиков.Это гарантирует, что процесс отбора будет честным и прозрачным. Когда дело доходит до тендерных предложений для попыток поглощения, условия предложения четко перечислены и включают цену покупки, количество запрошенных акций и крайний срок для ответа.

Запрос на тендер (RFT) — это официальное и структурированное приглашение поставщикам подавать конкурентные заявки на поставку сырья, продукции или услуг. Поскольку это публичный и открытый процесс, были приняты законы, регулирующие этот процесс и обеспечивающие честную конкуренцию между участниками торгов.

Например, без законов могут процветать взяточничество и кумовство. Тендерные услуги доступны для потенциальных участников и включают широкий спектр тендеров из частных и государственных источников. Эти услуги включают разработку подходящих предложений, координацию процесса для обеспечения соблюдения сроков и соблюдение применимых законов.

В частном секторе запросы на торги называются запросами предложений (RFP), что позволяет потенциальным участникам торгов реагировать на определенные потребности эмитента.

Особые соображения

Тендерное предложение — это публичное обращение ко всем акционерам с просьбой выставить на продажу свои акции по определенной цене в течение определенного времени. Чтобы побудить акционеров выпустить определенное количество акций, предложение обычно превышает текущую рыночную стоимость акций. В США тендерные предложения тщательно изучаются и подлежат всестороннему регулированию.

Поскольку сделка нацелена непосредственно на акционеров, она эффективно удаляет высшее руководство из процесса, если только эти члены руководства не являются существенными акционерами.Если компания, стремящаяся к поглощению, уже имеет заметную долю в целевой компании, называемую опорным блоком, меньшинства оставшихся акционеров может быть достаточно, чтобы позволить компании, делающей предложение, стать мажоритарным акционером.

Однако, если запрошенные акции не выпускаются к установленному сроку, сделка часто считается недействительной, что позволяет акционерам заблокировать сделку.

Конкурс подряда

Подача тендера — обычное дело для предприятий, поставляющих товары или услуги другим предприятиям или государственному сектору.

На базовом уровне вы ожидаете, что процитирует за работу или напишет письмо, в котором объясняется, почему вам следует отдать бизнес.

Но более официальных тендеров часто применяются к более крупным работам или к контрактам на поставку, распределенным по времени. В частности, работа с государственным сектором требует определенных тендерных процедур. Это относится к клиентам, начиная от местного правительства или больницы до центрального правительственного департамента.

Даже если вы не выиграете работу на этот раз, составление тендера может прояснить ваши цели, сильные и слабые стороны, и вы можете узнать о них в следующий раз, запросив отзыв о своем предложении.Это повышает ваш профиль в глазах клиента и помогает узнать о потребностях клиентов.

В этом руководстве объясняется, как определять потенциальные контракты, что включать в тендер и как составить его для достижения наилучших шансов на успех.

Узнаем о договорах

О контрактах с частным сектором можно узнать по телефону:

  • налаживание контактов с потенциальными клиентами
  • объявления в местных и национальных газетах
  • рекламы в торговых и профессиональных журналах, посвященных вашей сфере деятельности
  • изучает контракты за пределами вашего бизнес-сектора, которые могут дать вам вторичные контракты, e.грамм. если будет построен новый офисный блок, ему потребуются столы, ковры, вывески, канцелярские товары, уборка и стирка
  • отслеживание сообщений в прессе и других сообщений — компания может расширять или отдавать на субподряд часть большого заказа
  • создание сетей и получение информации от других предприятий

Вы можете идентифицировать контрактов государственного сектора по:

  • отслеживание объявлений о контрактах, опубликованных в газетах и ​​отраслевых журналах
  • отслеживает онлайн-объявления о государственных тендерах.См. Информационный бюллетень «Продажа правительствам».

Более подробную информацию о подготовке тендеров можно найти на веб-сайте buyandsell.gc.ca.

Стоит ли участвовать в тендере?

Подготовка тендеров может помочь вам выиграть крупные заказы, но также может занять много времени, денег и лишить ценные ресурсы. Если вы не получите контракт, потраченные деньги и время обычно теряются, поэтому вам нужно тщательно взвесить, стоит ли участвовать в тендере.

Ключевые моменты для рассмотрения

  • Получите тендерные документы и проанализируйте их.
  • Убедитесь, что вы соответствуете техническим требованиям, навыкам и опыту.
  • Сколько будет стоить подготовка заявки?
  • Будет ли работа соответствовать вашей стратегии и позиционированию вашего бизнеса?
  • Оцените затраты на выполнение контракта и получите ли вы достаточно денег, чтобы его оправдать.
  • Оцените, как контракт повлияет на вашу другую работу, укомплектование персоналом и способность заниматься другим новым бизнесом.

Также необходимо учитывать, насколько важен клиент для вашего бизнеса.Это хороший потенциальный клиент или тот, которого вы не хотите обидеть, не участвуя в торгах? Попытайтесь понять вещи с точки зрения клиента.

Более подробную информацию о подготовке тендеров можно найти на веб-сайте buyandsell.gc.ca.

Узнайте, чего хочет клиент

Чтобы получить более четкое представление о требованиях потенциального клиента, подумайте, можете ли вы организовать с ним встречу или телефонный разговор, прежде чем начинать работу над тендером. Вы всегда должны задавать вопросы по телефону или электронной почте, если тендерные документы неясны — от крайних сроков до того, как вам будут платить.

Убедитесь, что клиент настроен серьезно, и что вы не собираетесь придумывать цифры или тестировать рынок. Иногда клиенты просто ищут идеи, которые затем используют для себя. Вы можете предотвратить это, попросив клиентов подписать соглашение о неразглашении до представления вашего тендера. Но не забывайте, что многие клиенты искренне хотят, чтобы вы сделали творческий вклад и предложили идеи.

Более подробную информацию о подготовке тендеров можно найти на сайте buyandsell.gc.ca сайт.

Что положить в тендер

Убедитесь, что вы соответствуете заявке, и ответьте на все вопросы.

Обобщите вашу ставку и объясните, почему она отвечает потребностям клиента. Напишите это последним, но поместите в начале вашего тендера.

Важнейшие правила тендерной документации

  • Ориентируйтесь на клиента — расскажите о его потребностях и о том, как можно решить их проблемы. Когда вы пишете о себе, это делается для того, чтобы доказать, что у вас есть навыки, опыт и организация, необходимые для выполнения требований клиента.
  • Помогите клиенту, предложив идей — от альтернативных способов ведения дел до того, как решить возможные проблемы с будущим обслуживанием и последствиями для персонала.
  • Если клиент предоставил квалификационный документ , убедитесь, что вы охватили все в документе.
  • Соотношение цены и качества , а не только цена, решает большинство заявок. Внесите в работу то, что не могут сделать ни заказчик, ни ваши конкуренты.Подчеркните преимущества для бизнеса, улучшение обслуживания, снижение рисков, низкие эксплуатационные расходы, качество, надежность, предыдущие довольные клиенты, затраты на весь срок службы и т. Д.
  • Проанализировать все факторов стоимости и ценообразования контракта. Не игнорируйте фиксированные затраты, такие как заработная плата сотрудников, которые могут заниматься чем-то другим.
  • Рассмотреть возможность раскрытия определенной информации, поданной в связи с тендером, в соответствии с Законом о доступе к документам государственных органов и защите личной информации.
  • Управление контрактами — покажите, что у вас есть ресурсы для выполнения работы экономичным способом, чтобы удовлетворить потребности клиента, уложиться в сроки и гибко реагировать на меняющиеся ситуации.
  • Покажите, что вы обдумали и можете управлять потенциальными финансовыми, коммерческими и юридическими рисками , которые могут привести к срыву контракта.
  • Расскажите о вашей команде . Подчеркните сильные стороны — резюме должно подчеркивать успехи в аналогичных проектах, а также квалификацию и опыт.

Более подробную информацию о подготовке тендеров можно найти на веб-сайте buyandsell.gc.ca.

Написание тендера

После того, как вы решили сделать ставку, вам нужно решить, как вы будете управлять ставкой:

  • Кто собирает информацию и проводит исследования?
  • Кто координирует весь необходимый вам материал?
  • Кто пишет черновики?
  • Кто их проверяет?
  • Как будет выполняться остальная часть работы вашей фирмы?

Хорошей отправной точкой является составление списка всех вопросов, которые вы задали бы, если бы компания подала тендер на предоставление вам продукта или услуги.

Клиенты ожидают от вас:

  • указать цель и происхождение заявки
  • кратко опишите вашу работу в качестве подрядчика, прошлый опыт и полномочия для этой работы
  • скажите, как вы будете выполнять работу, и как и когда будут достигнуты цели клиента.
  • объясните преимущества и соотношение цены и качества вашей заявки
  • подробно описывает, когда и как должны быть доставлены товары и услуги, и предоставляет график
  • продемонстрируют навыки вашей команды, опыт аналогичной работы и их обязанности, если вы выиграете контракт
  • объясните, как вы будете управлять проектом
  • предоставьте подробную информацию о ваших ценах и возможностях послепродажного обслуживания в пределах цены
  • будьте практичны и выявляйте потенциальные проблемы, не обещая того, что вам явно невозможно доставить

Включите сопроводительное письмо , которое отвечает на приглашение к участию в торгах, резюмирует ваше основное сообщение и объясняет, как организованы документы.

Вы также должны знать, что информация из вашего тендера может быть раскрыта в будущем в соответствии с Законом , касающимся доступа к документам государственных органов и защиты личной информации . Это дает всем, включая ваших конкурентов, общее право просматривать информацию, находящуюся в распоряжении государственных органов, включая информацию, указанную в вашем тендере.

Более подробную информацию о подготовке тендеров можно найти на веб-сайте buyandsell.gc.ca.

Советы по редактированию тендера

Стоит потратить некоторое время на ознакомление с презентацией вашего тендера.Вот несколько советов по редактированию и подаче заявки:

  • Делайте предложения и абзацы короткими, яркими и деловыми.
  • Используйте маркеры и заголовки, чтобы разбить текст.
  • Выберите шрифт, макет и размер шрифта — не слишком мелкий — и придерживайтесь их.
  • Убедитесь, что все стандартизировано. Все ли резюме представлены одинаково?
  • Будьте осторожны при вырезании и вставке копии, чтобы убедиться, что формат не изменился.
  • Убедитесь, что вы разработали логичный аргумент и что все взаимосвязано.
  • Прочтите все еще раз. Затем попросите коллегу прочитать его — на предмет смысла, опечаток и упущений.
  • Используйте приложения для получения дополнительной информации.
  • Сделайте обложку с названием проекта, датой, названием организации, запрашивающей тендер, и вашей собственной фирмы.
  • Включить страницу содержания.
  • Пронумеруйте абзацы и обеспечьте страницу с содержанием, чтобы можно было легко найти материал.
  • Подумайте о профессиональной печати и переплете.

Прежде всего, убедитесь, что тендер доставлен вовремя — маловероятно, что организации рассмотрят ваш тендер, если он поступит после даты закрытия. Вы можете доставить его самостоятельно, чтобы обеспечить его безопасность. Или свяжитесь с организацией, чтобы убедиться, что они ее получили.

Более подробную информацию о подготовке тендеров можно найти на веб-сайте buyandsell.gc.ca.


Исходный документ, Тендер на заключение контракта , © Crown copyright 2009
Источник: Business Link UK (ныне GOV.UK / Business)
Адаптировано для Квебека предпринимателями Info


Тендерный процесс: от начала до конца

Тендеры, закупки, подходы к рынку, выражения заинтересованности, предложения, расценки — все это слова, которые часто используются при проведении тендеров, но не всегда ясно, как эти процессы сочетаются друг с другом. Как поставщик, тендеры — это процесс, с которым вы, вероятно, наиболее знакомы: вы видели тендер, отреагировали на него и, надеюсь, получили контракт.Однако, чтобы успешно проводить тендеры, вы должны знать весь процесс от начала до конца.

Процесс закупок

Вы можете быть удивлены, узнав, что тендеры — это не полный процесс, а, скорее, тендеры — это всего лишь один элемент процесса закупок. «Процесс закупок» включает в себя все действия, связанные с получением товаров или услуг, и отличается для каждой организации. Закупки — это процесс, через который проходит покупатель, который включает выявление потребностей перед выставлением на тендер, а также действия после тендерного процесса.Окончание процесса закупки обычно отмечается оплатой подрядчику. «Тендерный процесс» — это этапы 5 и 6 процесса закупок: подход к рынку, оценка и выбор поставщиков. В блоге этого месяца мы подробно рассмотрим каждый этап тендерных процессов закупок и .


Шаг 1. Идентификация потребности

Первым шагом в закупке является то, что организация определяет потребность или требование, которые в настоящее время не выполняются их организацией.Они решают, что не могут сами удовлетворить эту потребность (или больше не хотят восполнять потребность).

Рассмотрим для примера компанию. Сара работает в компании, которая сдает в аренду офисные помещения другим компаниям. Недавно они приставили траву в общей зоне отдыха в здании; Однако теперь Сара определила необходимость: им понадобится подрядчик, чтобы косить газон.

Шаг 2: Планирование на ранних этапах

Затем организация начинает планирование на ранних этапах процесса закупок.Это включает в себя постановку их целей, определение конкретных требований для удовлетворения потребностей и консультации с заинтересованными сторонами в процессе.

Если мы подумаем о Саре, на этом этапе она начнет консультации со своим отделом, установит цели и получит одобрение для начала процесса закупок. К счастью, ее босс соглашается, и она может начать подготовку их подхода к рынку.

На этом этапе также может быть определен бюджет закупок. Ряд организаций публикуют свои бюджеты и даже публикуют график будущих закупок (также известный как «конвейер»).Типичным примером этого является трубопровод государственных закупок Квинсленда.

Шаг 3: Определите метод закупки

Чтобы подготовиться к выходу на рынок, организация должна определить объем и требования (если они еще не определены). После этого пора определиться со способом закупки. Есть 6 способов выхода на рынок:

  1. Открытые торги (или «конкурентные торги»): на предложения можно отвечать в открытом конкурсе, возможность является общедоступной, и любой может ответить.
  2. Торги с ограничениями (или «приглашенные тендеры»): покупатели будут приглашать поставщиков подавать заявки на тендер. Только люди из этого списка приглашений могут отвечать.
  3. Запрос предложений (RFP): Более широкий метод закупок, который позволяет респондентам подробно описать решение проблемы покупателя. Запрос предложений может не иметь четкой спецификации и фокусироваться на предложении решений.
  4. Двухэтапные торги: В этом методе есть два подхода к рынку: первый в формате запроса информации (RFI) или выражения заинтересованности (EOI), а второй — в виде полного технического предложения (обычно в виде ограниченный тендер теми, которые были частью первого этапа)
  5. Запрос цен (RFQ): Для товаров или услуг с более низкой стоимостью это наименее сложный метод закупки.
  6. Единый источник: Неконкурентный метод закупок, при котором только один поставщик связывается для предоставления товаров или услуг.

Шаг 4. Подготовьтесь к выходу на рынок

После выбора метода закупок организация должна сама начать составление соответствующих документов запроса или привлечь для этого специализированную консалтинговую фирму. Эти документы прилагаются к объявлению или приглашению, когда организация подходит к рынку и сообщает поставщикам, что ищет покупатель.

Сара решила провести открытый тендер для удовлетворения своих потребностей в кошении, чтобы дать любому бизнесу возможность откликнуться и гарантировать, что она получит лучшую цену. Теперь она должна составить тендерную документацию, чтобы выйти на тендер. Она указывает, что для участия в тендере ей необходимы следующие документы:

  • Спецификация : которая должна четко определять потребности и критерии, определять отраслевые стандарты и любую необходимую информацию о проекте.
  • Критерии оценки: Описание метода, который организация будет использовать для оценки ответов на тендер.В рамках этого должна быть выбрана модель оценки с указанием того, как критерии будут оцениваться / измеряться.
  • Шаблон / расписание ответа на тендер: Форма для прикрепления к документации, где поставщики могут заполнить информацию, необходимую для оценки.
  • Политики: Любые соответствующие политики (будь то политика этой компании или уже существующие)
  • Проект контракта : Создайте первый проект контракта, готовый к присуждению тендера.

Сара затем соберет все эти документы и любые другие необходимые коммуникации, чтобы они были готовы выйти на рынок!

Шаг 5: выход на рынок

Это первый этап «тендерного процесса»! Покупатель подходит к рынку на основе определенного им метода закупок. На этом этапе поставщик отвечает на объявленный тендер. Подробнее о тендерном процессе мы поговорим ниже.

Если мы оглянемся на Сару, то здесь она обратится к тендерным платформам, таким как Australia Tenders, и начнет рекламировать свои возможности.

Шаг 6: Оценка и выбор

Здесь покупатель (или «эмитент») собирает ответы на тендерные предложения и оценивает предложения на основе своей модели оценки и критериев. На этом этапе закупок мы все еще находимся в рамках «тендерного процесса».

В государственных тендерах обычно используется комиссия для оценки ответов на тендеры. Обычно они начинают с определения того, какие ответы на тендеры являются «соответствующими» или «несоответствующими». Например, если вы не предоставили всю информацию, запрошенную в тендере, ваш ответ может быть классифицирован как «несоответствующий» и никогда не будет полностью оценен.

После того, как они отсеивают несоответствующие ответы, соответствующие ответы оцениваются на основе критериев, указанных в тендерной документации. Иногда покупатель обращается к поставщику, чтобы получить разъяснения или задать вопросы — как поставщик; это будет ваш шанс выделиться среди конкурентов. После того, как все ответы будут тщательно оценены, комиссия / оценщик создаст короткий список или определит «успешного участника тендера». После подписания контракта объявляется тендер.Это конец тендерного процесса.

Шаг 6: Передача товаров / услуг

Поставщик начинает работу по предоставлению товара или услуги. Здесь начинается удовлетворение потребности. Покупатели будут контролировать предоставление товара или услуги, и процесс закупки завершится, когда обе стороны будут удовлетворены выполненными работами и подрядчик получит окончательный платеж.

Тендерный процесс

Тендерный процесс — это этапы 5 и 6 процесса закупок.Обычно это начинается, когда покупатель подходит к рынку.

Шаг 1: Объявлена ​​тендерная возможность

После подготовки тендерной документации покупатель официально оформляет тендерную документацию и запрашивает ответы.
Последний срок для ответов —
, обычно в течение нескольких недель после объявления тендера
. Этот поворот
может быть очень коротким, если вы ранее не знали о тендере.
Вот почему тендерные платформы, такие как Australian Tenders, могут помочь, поскольку вы
можете узнать о тендерах до их выпуска
, используя нашу функцию «Будущие тендеры», или как только они будут опубликованы
с нашими уведомлениями о тендерах
.

После объявления тендера поставщик
зарегистрируется у эмитента
тендера и загрузит тендерную документацию
. Этот процесс регистрации позволяет эмитентам прислать вам
дополнений и связаться с вами
после того, как вы отправите свой ответ на тендер
.

Возьмем, к примеру, Даниила. Дэниел владеет местным бизнесом по стрижке газонов и последние несколько месяцев искал новые возможности для работы. Дэниел получает уведомления о тендере на стрижку газонов от Australian Tenders и уведомлен о новом тендере «Предоставление услуг по стрижке».Это тендер Сары!

Шаг 2: Делать ставки или не делать ставки?

Один из наиболее важных вопросов, которые поставщик может задать себе во время тендерного процесса, — это делать ставки на конкретный тендер или нет. Поставщики должны определить, являются ли они ценным кандидатом на эту возможность и стоят ли времени и ресурсов, затрачиваемых на тендерный процесс. Подробнее о торгах читайте здесь.

Шаг 3. Подготовьте ответ на тендер

В начале публикации тендера у вас будет возможность задать покупателю вопросы об этой возможности.Вас могут пригласить на брифинг или посещение объекта. Эти занятия могут быть или не быть обязательными, но вам всегда рекомендуется их посещать. Знания, полученные во время этих посещений, бесценны, и вы получаете возможность встретиться с покупателем и определить конкурентов. Период для вопросов и брифингов очень короткий, а сроки строгие, поэтому еще важнее быть в курсе раскрывающихся тендерных возможностей.

Написание ответа на тендер может быть трудоемким, сложным и дорогостоящим процессом, но у нас есть так много ресурсов, чтобы помочь вам подготовиться к торгам.Загляните в другие наши блоги, если вам нужна помощь в написании вашего тендерного ответа. Важно, чтобы у вас было достаточно времени на подготовку и вычитку ответа.

Даниэль решил, что он хочет участвовать в этом тендере, и приступает к составлению своего тендерного ответа. Поскольку Сара приложила к документам шаблон / график тендера, все, что нужно сделать Дэниелу, — это ответить на все вопросы в шаблоне и приложить все запрошенные дополнительные документы.

Шаг 4. Отправьте ответ на тендер

После того, как ваш ответ будет составлен, вы должны подать свои документы до даты и времени закрытия, убедившись, что вы используете метод, указанный в тендерной документации. Очень важно подать ответ в запрошенном формате и учесть время загрузки. Отличная работа! Вы закончили свой ответный документ на тендер, и теперь пора подождать.

Шаг 5: Оценка тендера

Покупатель начинает оценивать все ответы на тендер и выбирать предпочтительного покупателя (это соответствует шагу 5 процесса закупок).

Держите под рукой свой телефон и электронную почту, так как у покупателя могут возникнуть вопросы по поводу вашего ответа или он хочет предложить вам интервью или возможность презентации. Поэтому при загрузке тендерной документации необходимо зарегистрироваться на портале покупателя. Это означает, что вы получите доступ к любым форумам или покупатель может связаться с вами напрямую, чтобы задать эти важные вопросы.

Шаг 6: Конкурс выигран

Если вы добьетесь успеха, покупатель свяжется с вами и сообщит, что он принял ваше предложение или включил его в короткий список.На этом этапе вы классифицируетесь как «Успешный участник тендера» или «Предпочтительный участник тендера». Если тендер был объявлен публично, теперь он будет отображаться как «закрытый» или «присужденный».

Отличные новости! Сара выбрала Дэниела как «успешного участника тендера» за предоставленную ей возможность. Она дает Дэниелу кольцо и дает ему знать. Сара и Дэниел теперь вступают в «стадию переговоров по контракту».

Шаг 7: Согласование контракта

Даже несмотря на то, что тендер «присужден», в большинстве случаев контракт будет включать в себя некоторые переговоры.На этом этапе поставщик и эмитент проверяют элементы контракта перед подписанием. Общие пункты переговоров:

  • Условия оплаты
  • Гарантии и гарантии
  • Срок сдачи
  • Техническое обслуживание / Уровни обслуживания
  • Ремонт или послепродажное обслуживание

Шаг 8: Подпись контракта
Последним шагом в процессе является подписание контракта, что должно быть простой формальностью. Контракт, который вы должны подписать, обычно предоставляется как часть тендерной документации, которую вы внимательно прочитали и полностью понимаете.Теперь вы заключили обязывающий договор и теперь являетесь подрядчиком на поставку товаров или услуг. Поздравляю! Это конец тендерного процесса. Как успешный подрядчик, вы теперь обязаны поставлять товары и услуги в соответствии с вашим контрактом.

После согласования условий оплаты и графика работ Дэниел подписывает контракт с Сарой, и он может приступить к оказанию услуг по сенокошению ее компании.

Что дальше?

Теперь вы знаете больше о том, как торги вписываются в процесс закупок, что дальше? У Australian Tenders есть ряд ресурсов, которые помогут вам в процессе тендера.Если вам нужна помощь с составлением тендерных предложений или вы хотите поговорить с консультантом по тендерам, ознакомьтесь с нашими ресурсами.

Готовы начать торги? Ознакомьтесь с нашими планами подписки, чтобы начать получать уведомления о тендерах и получить доступ к нашим будущим тендерам прямо сейчас.

Что такое тендерный процесс?

Процесс тендера может показаться очень сложным и трудоемким, и понятно, что это заставляет некоторые компании избегать проведения тендеров на работы в государственном секторе.Это не означает, что вы всегда можете избежать заполнения тендера.

Executive Compass может помочь вам на самом важном этапе тендерного процесса и заполнить документ приглашения к участию в тендере . Мы можем помочь вам понять, что именно влечет за собой этот документ, что покупатель ищет в процессе закупок и процедуры, которым вы должны следовать, чтобы подать успешное тендерное предложение на продукт или услугу.

Что такое тендер?

Прежде всего, что такое тендер? Тендер — это документ, который необходимо заполнить при проведении торгов на заключение контракта; тендерный документ — это то, как покупатель оценивает вашу пригодность для рассматриваемого контракта и задает вопросы, на которые вам необходимо ответить.Читайте ниже для получения дополнительной информации о полном процессе тендера и о том, как он работает.

Тендерный процесс

Тендер — это официальное предложение или тендерное предложение для окончательного обеспечения контракта.

Один из ваших существующих клиентов может попросить вас объявить тендер на работу и, следовательно, заполнить тендерную документацию, или, для развития вашего бизнеса, вам может потребоваться подать заявки на контракты в государственном секторе. Тендеры — это наиболее распространенный способ, с помощью которого покупатель находит кого-нибудь для поставки товаров или услуг. Тендерный процесс — это структурированный процесс, который должен быть справедливым и прозрачным; включая строгий процесс отбора, выражения заинтересованности со стороны участников торгов, вплоть до запроса тендера и процесса оценки.

Каждый тендерный процесс отличается в зависимости от рассматриваемого контракта и того, как покупатель должен оценивать участника торгов.

Тендерный документ (или ITT, или тендерное предложение) — это этап процесса торгов, на котором необходимо объяснить, как вы будете выполнять контракт, включая ваши технические решения и предложения по ценам.Ваша компания должна предоставить качественные, убедительные повествовательные ответы, чтобы продемонстрировать, почему вы лучше всего подходите для контракта. Это возможность выделиться среди конкурентов и продемонстрировать, почему вы подходите для выполнения контракта. Затем покупатель составляет список наиболее подходящих участников, прежде чем окончательно выбрать победивший тендер.

В рамках процесса закупок вы будете оценены как по цене, так и по качеству, чтобы покупатель мог принять обоснованное решение в процессе выбора о том, кто лучше всего выполнит контракт.Здесь нет права на ошибку, и вы должны правильно провести тендер. Обратите внимание, что ваши тендерные документы оцениваются не только по самой низкой цене, и вы также будете оценены по качественному описательному разделу приглашения к участию в тендере.

Чтобы узнать, как структурировать ваши повествовательные ответы в тендере и что именно включать, см. Информацию о том, как написать тендер.

Тендер — конкурс

Также важно помнить причину тендерной документации и процесса торгов: чтобы закупающая организация определяла наиболее экономически выгодный тендер.Проще говоря, компания, которая представит ответ высочайшего качества по лучшей цене, — это компания, которую компетентный орган включит в короткий список, а затем присудит контракт. Или, если это рамочное соглашение, 5, 10 или более участников торгов получат место в рамочном соглашении; это очень распространено в определенных отраслях, например в строительных проектах. Вы должны убедиться, что ваша компания выделяется среди конкурентов в процессе торгов. Изучите своих основных конкурентов, а затем подчеркните, чем ваша компания отличается от других, чтобы получить как можно больше оценок, например за счет инноваций, добавленной стоимости и цены.

Тендерные примеры и референции

На этапе тендера, когда покупатель отправляет запросы предложений, вам необходимо включить примеры и ссылки, чтобы продемонстрировать, что вы делаете. Покажите, как вы используете передовой опыт и службу поддержки клиентов при управлении текущими контрактами, желательно в долгосрочной перспективе. Обычно покупатель просит вас предоставить тематические исследования и примеры как часть вашего ответа на тендер. Если у вас нет библиотеки задокументированных примеров и ссылок для использования в тендерах и котировках, Executive Compass поможет вам создать ее на основе вашего бизнеса и ваших клиентов, чтобы помочь вам выиграть максимальное количество баллов за PQQ и тендерные заявки.Если вы чувствуете, что не можете предоставить подходящие примеры и ссылки, возможно, это не тот контракт, на который вы подаете заявку, и это решение следует принять на ранней стадии тендерного процесса.

Сертификаты и членство

Если есть этап предварительного квалификационного опроса (PQQ) в процессе торгов по государственным контрактам, часть процесса потребует от вас представления любых сертификатов, которые являются обязательными для контракта, и это действует как первый этап. Однако, если нет предквалификационной анкеты, а есть только тендерный документ (т.д., одноэтапный процесс или открытый тендер) сертификационные требования будут включены в тендерный документ. Сертификаты, такие как ISO и Investors in People, и членство, например CQC, CHAS и Constructionline — все это примеры требований, которые могут быть включены в тендерную спецификацию и направлять вопросы в описательных ответах.

Внимательно проверьте спецификацию тендера и критерии оценки на предмет любых требований, прежде чем начинать процесс написания тендера и перед тем, как подавать тендер на работу.

Процесс оценки тендера

После того, как вы подадите заявку на участие в тендере закупающей организации, она проверит ваши финансовые и качественные элементы на соответствие критериям оценки, а также вместе с предложениями ваших конкурентов в короткий список. Каким бы ни был результат вашей заявки, вы должны запросить обратную связь, чтобы использовать ее в качестве постоянного улучшения или определить, почему вы потеряли оценки. Как правило, орган составляет оценочную карту всех ответов на тендер, чтобы вы могли видеть, какое место вы заняли в процессе оценки.Если есть определенные темы, которые вы получили высокие оценки в заключенных вами контрактах, сохраните эти ответы в библиотеке предложений, чтобы помочь в управлении будущими тендерными процессами.

Если вам требуется помощь по любому из вышеперечисленных вопросов, наша команда экспертов по составлению заявок всегда готова помочь и дать совет на любом этапе тендерного процесса, в том числе после процесса оценки.

Контракт и тендерный процесс

В этом видео мы объясняем, как работает тендерный процесс и какую выгоду от него может получить ваша компания:

20 этапов ускоренного тендера

Тендерный процесс используется для определения затрат, связанных с конкретным типом работ, которые клиент требует выполнить.Тендеры выпускаются как «тендерные пакеты» для компаний и консультантов, которые будут иметь команду инженеров и геодезистов для оценки информации, чтобы понять требования и ожидаемые сроки выполнения работ, тем самым представляя стоимость в форме предложения.

В этой статье будет рассмотрен тендерный процесс, используемый для того, чтобы позволить менеджеру / агенту по вводу в эксплуатацию получить право на выполнение работ по управлению вводом в эксплуатацию на строительном проекте, и он будет охватывать:

  • Как долго длится тендерный период
  • Каковы основные этапы тендера
  • Что такое тендерный пакет и как он создается
  • Запрос информации или тендерные запросы
  • Оценка предложений
  • Тендерные интервью
  • Полное и окончательное предложение

Содержание товара

Сколько длится тендерный период?

Если честно, это будет зависеть от нескольких факторов:

  • Насколько велик проект, очевидно, чем больше, тем дольше.
  • Насколько сложен проект, чем сложнее, тем дольше.
  • Сколько времени может занять заказчик, у некоторых клиентов может быть очень долгий трудный процесс закупки, который может занять месяцы, чтобы утвердить и подписать работы.

    В RFP должен быть график проведения тендера; это поможет спланировать.


    Каковы основные этапы торгов

    Мы используем 20-шаговый тендерный процесс, чтобы обеспечить внедрение достойного тендерного процесса в качестве стандарта для всех проектов.Ниже представлена ​​общая таблица, за которой следует более подробное объяснение каждого шага

    .
    Номер шага Требование Ответственный
    Шаг 1 Изучите требования проекта в отношении использования CxA. Клиент
    Шаг 2 Создайте список участников торгов, которые могут изначально соответствовать требованиям Клиент
    Шаг 3 Проведение предтендерных интервью Клиент
    6 Шаг 4 участники тендера Клиент
    Шаг 5 Создание тендерного пакета Клиент
    Шаг 6 Запрос предложений и SOW Клиент
    Шаг 7 участник тендера для подтверждения тендера Участник тендера
    Шаг 8 Запросите инструктаж, если считаете необходимым. Участник тендера
    Шаг 9 Проведение брифингов Клиент
    Шаг 10 Тендеры для подачи любого запроса информации [RFI] или технических запросов [TQ]. Участник тендера
    Шаг 11 Клиент отвечает на RFI / TQ Клиент
    Шаг 12 Участник тендера представляет предложение и затраты Участник тендера
    Шаг 13 предложения Клиент
    Шаг 14 Ответить участникам торгов Клиент
    Шаг 15 Собеседование после тендера Клиент
    Шаг 16 Оценка предложения на втором этапе клиента 906
    Шаг 17 Выдано полное и окончательное предложение Участники торгов
    Шаг 18 Написать письмо победителю торгов Клиент
    Шаг 19 Напишите письма 906 клиентам, не прошедшим тендер
    Шаг 20 Команда интеграции в проект Участник тендера

    Шаг 1 — Рассмотрите требования проекта в отношении использования CxA

    Чтобы клиент понял, кому должен быть выдан пакет CxA, будет проведен быстрый обзор информации о проекте и ожиданиях, чтобы увидеть, есть ли что-то необходимое, что помешало бы определенным консультантам участвовать в торгах.

    Шаг 2 — Создайте список участников торгов, которые могут изначально соответствовать требованиям

    Будет составлен список консультантов, обычно составляемый из предварительно утвержденных компаний или людей, с которыми клиент имел дело в прошлом. Иногда будет добавлена ​​новая компания, чтобы держать всех в тонусе, и, возможно, предоставить другой вариант, кроме использования тех же компаний, чтобы освежить ее.

    Шаг 3 — Проведение предтендерных собеседований / предквалификационного отбора

    Тендер может быть очень трудоемким и дорогостоящим процессом, поэтому перед его проведением или отправкой какой-либо документации и информации консультантам клиенту необходимо будет понять, кто лучше всего подходит для проекта, который они строят, и услуг. они пытаются добыть.

    Нет смысла рассылать информацию и тратить время на компании, которые могут не пройти второй этап из-за отсутствия времени, навыков или способности завершить работы.

    Самый лучший и наиболее эффективный способ выполнить это — провести «предтендерные интервью» или «предквалификационный опросник».

    Предтендерное интервью

    Повестка дня предтендерного интервью должна охватывать следующее:

    • Информация о консультанте
    • Дата интервью
    • Время
    • Место
    • Вопросы, которые необходимо обсудить / представить

    Интервью обычно проводится лично или удаленно через Microsoft Teams / Zoom и т. Д.

    Интервью обычно длится 60 минут и должно дать приглашенным сторонам достаточно времени, чтобы заполнить и обсудить все пункты, указанные в повестке дня.

    Предварительная квалификация

    Предварительный квалификационный отбор был бы еще одним способом понять способности участника торгов.

    Каждому участнику конкурса будет разослан предквалификационный опросный лист. Участник торгов заполнит документ и отправит его на рассмотрение заказчику.

    Шаг 4 — Список участников тендера

    Короткий список участников тендера будет составлен на основе собеседований перед тендером.Ожидается, что 1-2 компании не будут участвовать в окончательном отборе для получения тендерных пакетов от первоначально выбранных 5-6 компаний.

    Шорт-лист будет использован для отправки тендерных пакетов.

    Шаг 5 — Создайте тендерный пакет

    Что такое тендерный пакет?

    Тендерный пакет состоит из набора документов, выдаваемых участникам тендера, с подробным описанием требований, которые должны быть выполнены для выполнения работ и объема.

    Типы документов, которые составляют часть пакета, будут включать:

    • Запрос предложений [RFP] и объем работ [SOW]: Для обеспечения того, чтобы Орган ввода в эксплуатацию разрешил и затраты на доставку и управление процессом ввода в эксплуатацию правильно и в соответствии с требованиями клиента, запрос предложений [RFP] и Объем работ [SOW] будет написан и выпущен.
    • Руководство по вводу в эксплуатацию клиента [CCG] — редко доступный документ. Тем не менее, иногда клиенты будут настаивать на их создании или использовании, поскольку они могут сыграть важную роль в определении объема работ и обеспечении стандартной доставки. Документ предоставляет CxA подробную информацию и информацию об ожидаемом процессе ввода в эксплуатацию клиентом и действиях, которые должны быть выполнены. Обычно в портфолио клиента используется стандартный документ.
    • Внутренние инструкции для клиентов: некоторые клиенты, обычно более крупные, с портфелями из многих зданий, будут иметь набор стандартных внутренних руководящих принципов, касающихся систем MEP & F, которые подробно описывают ожидания от проекта.Их можно использовать для создания документа требований к проекту владельцев [OPR] позже. Они могут предоставить участникам тендера большое количество деталей с самого начала проекта.
    • Спецификации проекта [PS]: как правило, не должно быть много спецификаций, так как Заказчик должен создать тендерную документацию CxA до стадии предпроектной подготовки проекта. Это будет означать, что дизайнера на борту не будет. Если это не так и спецификации доступны, они должны быть включены, включая любые другие спецификации / объемы от Архитектора.
    • Чертежи проекта [Dwg]: компоновки зданий, схемы системы, схемы системы, логика управления и т. Д. Как и в спецификациях выше, чертежей может быть не так много из-за стадии проекта. Обычно мы ожидаем, что будут чертежи схем, которые могут предоставить достаточно деталей для продолжения.
    • Программа проекта [PP]: обычно представляет собой подробное описание основных этапов основных плановых сроков проекта. Затем CxA необходимо будет создать свою собственную программу внутренних ожиданий, чтобы разрешить ценообразование и т. Д.

    Шаг 6 — Запрос предложений и SOW

    После создания тендерного пакета и определения окончательного списка консультантов клиент отправляет запрос предложений [RFP] и объем работ [SOW].

    Шаг 7 — Участник тендера подтверждает свое намерение провести тендер

    После получения тендерной документации подрядчики должны ответить заказчику, отметив, что они намерены провести тендер. Стандартный формат можно использовать по этой ссылке на нашу статью.

    Если некоторые участники тендера не уведомят клиента о том, что они не будут участвовать в тендере, это может вызвать проблемы с закупками клиентов и требованиями о том, сколько предложений следует запросить.

    Если клиент проинформирован, он может планировать и выдавать дополнительные тендерные пакеты другим консультантам, которые не вошли в короткий список.

    Обычно участники тендера подтверждают во время предтендерного собеседования, если они предвидят какие-либо проблемы.

    Шаг 8 — Запросить инструктаж, если считаете необходимым

    Если участник тендера считает, что информация, представленная в тендерной документации, неясна, он может запросить «информационное совещание» с командой клиента.

    Шаг 9 — Проведите брифинги, если требуется выше

    Если был запрошен инструктаж, клиент предоставит дату, время и место.

    Участник тендера будет вести сессию, и команда клиента ответит на вопросы / вопросы.

    Инструктаж будет задокументирован и протоколирован, а после него команда клиента должна выпустить протоколы для всех участников торгов. Это гарантирует, что в брифинге не будет информации, которая дает преимущество одному консультанту.

    Шаг 10 — Участники тендера направляют любой запрос на информацию [RFI] или технические запросы [TQ]

    После получения всех тендерных пакетов и завершения брифингов участники тендера должны задать любые другие вопросы или замечания через форму запроса информации [RFI] или технического запроса [TQ].

    Чтобы обеспечить совместное использование всей информации в рамках проекта и ни один участник тендера не имел преимущества, команда клиента объединит все запросы в один график, а ответы будут возвращены всем участникам тендера.

    Шаблон листа запроса включен в конце этой статьи.

    Шаг 11 — Клиент должен ответить на RFI / TQ

    Как отмечалось выше, чтобы обеспечить совместное использование всей информации в рамках проекта, команда клиента объединит все запросы в один график, а ответы будут возвращены всем участникам тендера.

    Шаг 12 — Участник торгов представляет предложение и оплачивает

    После того, как вся информация будет понята и в соответствии с графиком запроса предложений, участники тендера должны представить свои предложения Заказчику для оценки Этапа 1.

    Шаг 13 — Этап 1 оценка предложений

    После того, как все участники тендера вернут свои предложения Заказчику, заказчик завершит оценку Этапа 1.

    Обычно оценка состоит из двух частей с использованием скоринговых матриц, основанных на коммерческих и технических деталях предложения.

    Коммерческая оценка будет сосредоточена на:

    • затраты
    • любые упущенные области, которые могут увеличить затраты, если они не будут покрыты, и
    • графики укомплектования персоналом.

    Техническая оценка будет сосредоточена на:

    • предложение против требований проекта
    • способ доставки,
    • квалификация,
    • опыт,
    • команда и
    • любые инструменты, которые участник торгов предложил и намеревается использовать.

    После завершения клиент переходит к следующему этапу ответа участникам тендера.

    Шаг 14 — Ответить участникам тендера

    После анализа Этапа 1 клиент отправит любые вопросы и замечания, касающиеся предложений, каждому консультанту / участнику тендера и уведомит их, когда собеседования после тендера с повесткой дня будут завершены в соответствии со следующим этапом.

    Они также использовали бы этот этап, чтобы удалить из процесса всех, кто не соответствовал ожиданиям проекта.

    Шаг 15 — Проведение тендерных интервью

    Собеседования после тендера обычно проводятся в офисах клиента или после Covid через Zoom / удаленно и проводятся в заранее оговоренные дату и время.

    Интервью используются для того, чтобы предоставить участникам тендера время, обычно не более 90 минут, чтобы представить свои предложения и дать клиенту понять, что они лучше всего подходят для проекта.

    Чтобы произвести хорошее впечатление, участники тендера должны обеспечить следующее:

    • Одевайтесь элегантно
    • Пригласите с собой наиболее важных членов команды, которые будут задействованы в проекте
    • Убедитесь, что презентация ясна и лаконична
    • Убедитесь, что предложение соответствует именно тому, что требуется проекту
    • Покажите, что команда прочитала и понимал проект и требования, это не обязательно должно быть подробно, но клиент будет признателен, если команда потратит время на подготовку.
    • Убедитесь, что несколько членов команды представят часть предложения, не хуже, чем в качестве клиента, сидя, слушая одного парня и наблюдая, как все остальные прячутся под столом.
    • Создайте несколько вопросов, которые можно задать для дополнительного разговора.

    Мы создали отдельную статью о пост-тендерных интервью, так как после ее исследования мы обнаружили, что есть о чем написать… Вот ссылка

    Шаг 16 — Этап 2 оценка предложения и собеседование

    После собеседований по окончании тендера заказчик запросит проработку любых разъяснений, а повторно представленные предложения оценивают все его примечания и наблюдения, сделанные на сегодняшний день.

    Они будут использовать информацию о тендерных собеседованиях и процедуру оценки Этапа 1 для проведения окончательных проверок

    Шаг 17 — Выдано полное и окончательное предложение

    «Полное и окончательное предложение» может быть частью тендерного процесса; Здесь Клиент предоставит всем участникам торгов, которые представили соответствующее предложение, возможность дисконтировать свои затраты.

    Обычно это быстрый процесс, который используется, чтобы выжать некоторую экономию из пакета управления вводом в эксплуатацию.

    В 90% случаев это будет означать, что самая низкая стоимость выиграет проект.

    Шаг 18 — Напишите письмо победителю тендера

    После завершения заключительных этапов и оценок заказчик напишет победителю тендера, подтверждая, что он получит проект.

    Шаг 19 — Напишите письма проигравшим участникам тендера

    Всегда досадно, когда нам не присуждают проект, и тендеры могут быть очень дорогими, но только одна компания обычно может быть успешной в конце дня…

    … Итак, чтобы смягчить удар, для Заказчика будет хорошей идеей признать неудачливых участников тендера и написать каждому письмо или электронное письмо, объясняя, почему они не были выбраны для работ.

    Это поможет обеим сторонам следующим образом:

    • Показать участнику тендера, что он действительно был частью процесса; К сожалению, они не выиграли, и не только для проверки цены.
    • Поддерживайте хорошие отношения между клиентом и участником тендера для любых будущих сделок.
    • Предоставьте участнику тендера обратную связь, которая поможет ему оценить стоимость следующего проекта.
    • Позвольте клиенту на любых следующих этапах или проектах получить более выгодные и конкурентоспособные предложения.

    Шаг 20 — Интегрируйте команду в проект

    Наконец, как только от клиента получено подтверждение о продолжении, агент по вводу в эксплуатацию должен объединить свою команду с клиентом и другими консультантами.


    Шаблон запроса информации


    20 этапов тендерного процесса Инфографика


    Автор

    Если вы хотите узнать больше об авторе, нажмите ниже…, вот моя личная учетная запись в Linkedin


    Перед тем, как отправиться

    Вы можете прочитать следующее.

    Как написать запрос предложения для агента по вводу в эксплуатацию Нормы отбора проб при вводе в эксплуатацию Этап ввода в эксплуатацию 1

    Тендерные процедуры | ЕС-Япония

    Процедуры открытых торгов

    ippan kyousou nyuusatsu

    Процедуры открытых торгов являются наиболее распространенной процедурой, используемой правительственными организациями Японии. В рамках этой процедуры закупающая организация публикует в официальном бюллетене «Канпо» или его аналогах на местном уровне уведомление о приглашении квалифицированных поставщиков для участия в процедурах торгов.Контракт присуждается участнику торгов, который сделал лучшее предложение с точки зрения предложенной цены. Если закупающая организация считает это необходимым, также используется (техническая) оценка в сочетании с ценой.

    Процедуры выборочных торгов

    shimei kyousou nyuusatsu

    Процедура выборочных торгов используется, когда процедура открытых торгов не требуется, поскольку в торгах может участвовать лишь небольшое количество поставщиков процедуры из-за характера или цели контракта или когда процедура открытых торгов считается неуместной.В рамках процедуры выборочных торгов закупающая организация из числа квалифицированных поставщиков определяет тех, кто считается способным выполнить контракт, и приглашает их принять участие в тендерных процедурах. Контракт присуждается участнику торгов, который сделал лучшее предложение с точки зрения заявленных цен. Однако в настоящее время эта процедура встречается редко и в основном используется в контрактах на общественные работы для сложных проектов. Министерство земли, инфраструктуры и туризма (MLIT) применяет ряд вариантов этой процедуры, см. Ниже.

    Уведомление публикуется в официальном бюллетене «Канпо» или его эквивалентах на местном уровне, как в Процедуре открытых торгов, и поставщики, которые не были назначены, но желают участвовать в тендере, могут сделать это при условии, что они пройти квалификационную процедуру.

    Ограниченные (одиночные) торги

    zuiikeiyaku (gentei nyuusatsu)

    В рамках процедуры ограниченных торгов контракт присуждается без проведения конкурса (процедуры открытых и выборочных торгов).Ограниченные торги чаще всего встречаются при заключении контрактов на обслуживание, которые часто связаны с ИТ. Его можно использовать только на условиях, предусмотренных в Соглашении о государственных закупках, таких как отсутствие участников торгов в ответ на публичное уведомление или необходимость защиты исключительных прав, таких как патенты, которые не допускают конкуренции.

    Наиболее частыми причинами проведения ограниченных торгов (в 2011 году) были:

    • Смена поставщика повредит взаимозаменяемость с существующим оборудованием,
    • Защита исключительных прав, техническая совместимость
    • Отсутствие тендеров на открытых или выборочных торгах

    Другие причины использования ограниченных процедур торгов перечислены здесь.(См. Приложение 2)

    [1] Министерство иностранных дел, Предложения по доступу на рынок государственных закупок Японии 2014

    Открытый счетчик (Котировка)

    Oopenkauntaa (mitsumori) Метод открытого счетчика используется государственными учреждениями для относительно небольших закупок. Поставщикам предлагается представить расценки ( мицумори), на конкретный товар или услугу, и выбирается самая низкая.Он отличается от открытых торгов по ряду аспектов:

    • Победившие заявки, как правило, ниже;
    • Период между уведомлением и торгами короче;
    • В основном это ограничивается покупкой расходных материалов или полиграфических материалов.

    В большинстве случаев поставщикам все равно потребуется необходимая квалификация поставщика. Однако на региональном уровне, если компания присутствует в регионе, квалификация поставщика не всегда необходима. Универсального порога для применения этой процедуры не существует, максимальное количество составляет от 10.От 000 до 20 000 евро за контракт.

    Обратный (голландский) аукцион

    serisage houshiki

    Эта процедура экспериментально использовалась государственными закупочными организациями с 2010 года и является (до сих пор) очень редкой. Это влечет за собой процедуру, при которой потенциальные поставщики размещают все более низкие ставки в последовательных раундах, пока не останется один поставщик.

    [3] Ликл Грик, Государственные закупки в Японии.Препятствия и возможности для европейских малых и средних предприятий

    Тендерные процедуры, связанные с контрактами на общественные работы

    Из-за масштаба и сложности общественных работ используются разные производители, участвующие в торгах.

    Открытые торги: Тип оценки плана реализации

    Sekikou kikaku shinsa kei

    Применяется в случае очень сложных проектов, потенциальные участники торгов должны заранее представить свои планы реализации для проекта, чтобы быть возможность ознакомиться с техническими достоинствами предложений.Использование этой процедуры было ограничено в последние годы.

    Выборочные торги: Конкурсные торги, назначенные для публичного приглашения

    Kouboukei shimei kyousou nyuusatsu

    В открытых конкурсных торгах, назначенных для участия в конкурсе, организация, вводящая в эксплуатацию, в первую очередь определяет, для каких фирм она будет запрашивает представление технической документации, а затем публикует краткое описание проекта и квалификацию фирм, у которых организация запрашивает представление технической документации.Фирмы, заинтересованные в торгах по проекту, представляют свою техническую документацию. Затем организация изучает представленные документы и назначает фирмы для участия в торгах. Причины, по которым конкретная фирма не была выбрана для участия в торгах, обычно сообщаются по запросу. Министерство земли, инфраструктуры и транспорта (MLIT) обычно применяет этот метод для проектов с контрактной стоимостью 200-730 миллионов иен.

    Выборочные торги: Регистрация интересов в проекте Назначенные конкурсные торги

    Kouji kiboukei shimei kyousou nyuusatsu

    В рамках регистрации интересов проекта Назначенные конкурсные торги для подачи заявок на участие в тендерах во время регистрации для участия в торгах попросите каждую строительную компанию указать, на какие типы строительных проектов она предпочитает участвовать в торгах.Когда приходит время для проведения торгов с использованием этого метода, организация рассматривает предпочтения каждой компании и просит 10 или 20 зарегистрированных компаний представить техническую документацию («предварительный отбор»). После изучения представленных документов выбираются окончательные кандидаты для подачи заявок. Причины, по которым конкретная фирма не была выбрана для участия в торгах, обычно сообщаются по запросу.

    Например, MLIT обычно применяет этот метод для проектов со стоимостью контракта от 100 до 200 миллионов йен.Многие другие организации применяют этот метод для проектов меньшего размера, чем те, в которых используются публичные приглашения и назначенные конкурсные торги.

    Выборочные торги: другие назначенные конкурсные торги

    В назначенных конкурсных торгах, кроме двух вариантов, упомянутых выше, организация, вводящая в эксплуатацию, выбирает строительные компании, которые она желает пригласить к участию в торгах, на основе послужного списка каждой работа компании и ее оценка в рейтинговой системе строительных компаний.Обычно за отбор отвечает отборочная комиссия на предприятии, вводящем в эксплуатацию.

    Этот метод торгов широко используется для небольших проектов. Например, MLIT обычно применяет эту систему торгов для проектов стоимостью менее 100 миллионов йен. Местные органы власти также используют этот метод для средних и малых проектов. Кроме того, этот метод подходит для строительных работ, требующих нестандартной технологии строительства.

    Техническое предложение Интегрированная система оценки

    Gijutsu teian sougou hyouka houshiki

    В Интегрированной системе оценки Технического предложения для конкретного проекта общественных работ заказчик призывает участников торгов представить технические предложения в дополнение к ценовым заявкам.Затем организация оценивает заявку с учетом цены и технического предложения, анализируя такие факторы, как качество, скорость, дизайн и безопасность исполнения. Этот метод тендера, при котором оценивается техническая сложность в сочетании с ценой, используется довольно часто, особенно в случае тендеров на проектирование строительства и консультационные услуги.

    Система торгов «Дизайн-сборка»

    Sekkei chikou ikkatsu hachuu houshiki

    Этот метод более распространен за пределами Японии.В Японии тендеры на проектирование и строительство обычно публикуются отдельно и проводятся разными компаниями. Пока что только ограниченное количество проектов было подано с использованием этой системы.

    Система Value Engineering (VE)

    VE houshiki

    Система VE была введена как средство повышения качества и снижения стоимости проекта. Он принимается либо на этапе торгов, либо на этапе после заключения контракта.В VE на постконтрактной фазе половина экономии, достигнутой за счет использования VE, часто возвращается подрядчику. MLIT и местные жилищные корпорации использовали эту систему в некоторых проектах, а некоторые местные органы власти тестируют и используют ее. Это все еще довольно необычный метод проведения торгов.

Comments

No comments yet. Why don’t you start the discussion?

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *